時間：2023-06-07 09:34:30
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案資料管理措施，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：電力工程；檔案資料；案卷質量；信息化
1電力工程檔案資料管理現存問題
1.1重視度不夠，信息化意識不強
信息化建設，尤其是電力工程檔案信息化建設沒有受到足夠的重視，信息化意識不強是影響檔案信息管理的關鍵因素。一些電力企業沒有意識到電力工程檔案信息化建設的重要性，對其信息化建設以及信息技術的管理缺乏全面深入的研究。只注重檔案數字化，而忽略了相關發展配套技術。這種信息化建設只是流于形式的存在，不能適應電力企業工程建設的需要。
1.2缺實用、有價值的電力檔案編研成果
電力檔案的編研工作是主動地、廣泛地、系統地開發利用電力檔案信息資源，使其盡快轉化為生產力的一種有效方式。就目前情況看，缺少實用、有價值的檔案編研成果。過去，檔案部門也搞過一些初級編研成果，但隨著計算機應用于檔案管理，這些編研成果已經遠遠跟不上電力檔案資料管理發展的需要。
2加強電力工程檔案資料管理措施
2.1重視電力工程檔案資料管理
在電力會議上，必須強調檔案工作的重要性，同時要求各部門及參建單位積極配合檔案工作，并經常深入檔案室了解檔案整理情況，對檔案人員的辛勤工作提出表揚和鼓勵。電力工程檔案與項目建設是緊密相連的，工程形成的檔案隨著項目建設的推進而逐步增加。由于文件形成與收集部門太多，為了保證工程檔案的完整和齊全，檔案人員明確有關部門人員的職責，從工程開工就注重收集檔案，堅持檔案工作與項目建設同步進行，并遵循工程檔案形成的規律，及時敦促相關部門移交檔案，確保檔案工作穩步有序開展。
2.2構建檔案管理的網絡體系
電力檔案工作是電力工程管理的一項基礎工作，是保障該工程一系列生產、經營活動的合法權益，以及見證各階段歷史真實面貌的維護工作。針對基建期間電力工程檔案資料的要求，為了加強工程竣工文件的管理，確保工程竣工之后能按時、準確、完整、系統地做好竣工文件的移交、驗收工作，檔案室要求各參建單位按照文件規定及相關評價標準，規范表格，規范施工過程中形成的文件，并加強與施工、監理、設計、調試等單位的工作聯系，對電力工程項目進度及時跟蹤，對各單位項目所形成的文件材料隨時抽查，做到心中有數，同時對各單位工程檔案的收集、整理、歸檔等過程進行監督和指導，不合規范的，及時反饋給各參建單位整改，避免事后不必要的返工。
2.3嚴格制定并認真履行檔案管理制度
要把項目公司的管理方針真正貫徹落實到電力工程的檔案資料管理工作中。在工程一開始，就結合電力企業檔案管理標準及上級有關項目管理文件，業主單位檔案部門編制了《項目管理體系文件》等11個檔案管理相關標準，收集、整理了主要檔案法律法規。結合電力工程的實際情況，實施細則明確各參建單位在電力工程竣工檔案形成、歸檔、移交等方面的各自職責及工作要求，規定了竣工檔案的移交范圍、內容、時間、組卷編制規范等具體要求，并明確提出電力工程的竣工檔案應符合有關檔案法律法規及基建達標和專項驗收標準的要求。
2.4提高專業技能，提升業務水平
檔案資料管理是一門專業性較強的工作，同時也是一門藝術。它不僅僅要求檔案人員確保文件收集的齊全、完整，更要求檔案人員做好檔案的科學分類、整理和立卷工作。為此，檔案人員除了要熟悉和了解電力工程建設和生產的流程，還必須了解電力工程所涉及各專業的部分知識以及各專業、各單位工程竣工文件形成的過程、內容和范圍。檔案人員的業務水平直接影響檔案工作的優劣，特別是各參建單位的檔案人員流動大，業務能力參差不齊，大大影響整個工程的檔案資料管理水平。電力工程檔案工作始終堅持全過程的檔案培訓教育與業務指導，檔案管理委員會采用多種形式對電力工程檔案網絡人員進行業務培訓和指導。在工程檔案管理過程中，檔案管理部門經常性地利用各種機會對施工單位資料管理人員進行業務上的指導工作，并組織各施工單位之間進行現場交流與互相取經活動。根據工程進展情況，配合監理方有計劃地組織對各施工單位形成的施工文件包進行檢查和指導，確保在單位工程竣工驗收后案卷質量處于受控狀態。
2.5全面做好工程檔案的歸檔工作
嚴格審查各參建單位的檔案，從其是否完整、齊全、準確，案卷質量及規范性等方面逐卷、逐頁進行。尤其是原材料出廠證件及現場復試報告，檔案人員要花大量的時間，對原材型號、規格、復試報告與跟蹤記錄一一核對，對不合格的案卷提出整改意見并限期完成。在竣工文件正式移交前，執行文件編制方（施工單位）、監理公司、建設單位質檢部門（工程部、檔案室）三方會審，做好竣工檔案的交接工作。做好施工圖接收和管理。檔案室負責接收全部施工圖，了解施工單位所承擔的施工項目，按照合同要求，分發給施工單位和相關部門，并填寫分發領用記錄，同時也提供施工圖的查、借閱，并對施工圖進行整理立卷。設備文件的收集和整理比較復雜，檔案人員應做大量細致的工作：①及時掌握設備到貨和安裝時間，并深入現場了解、核對每一臺設備的型號、規格及出廠編號。在盡量將設備的合格證、出廠試驗報告、說明書、圖紙等收集齊全的前提下，做到與現場標識一一對應，以便機組投產后開展大小修和技術改造時設備文件的查閱。②對不熟悉或分類拿捏不準的設備文件，虛心與各專業專工溝通，廣泛聽取各專工的意見，使設備檔案分類合理，便于查閱和利用。③對于不符合歸檔要求和缺少的文件材料，與物資部配合，一一催促有關廠家進行整改并補充齊全。
3結束語
綜上所述，電力工程檔案資料管理工作達到了齊全、完整、準確和系統，案卷質量符合要求，能夠真實地反映電力工程建設的全過程和面貌，而且適應市場經濟需要，能夠利用現代化手段進行檢索，并在生產運行、維護和經營管理方面發揮了比較顯著的作用。
參考文獻
關鍵詞：土地開發；檔案資料；管理
1土地開發整理項目檔案資料的意義
為了能更好的監督項目的進程，能讓日后項目的管理更容易，就需要管理好土地開發整理項目檔案資料，因為這樣才能全面并及時的了解整個項目管理的過程和項目建設的進度情況，能夠及時發現建設中的問題并進行處理，還能提供一些項目建設管理的信息。土地開發整理項目檔案資料是非常重要的，主要從以下幾個方面體現出來：(1)整個項目建設過程的資料信息等都包括在土地開發整理項目檔案資料當中，日后接受各級部門審查等也都是要把這個作為依據的。(2)根據土地開發整理項目檔案資料可以整治項目建設中的不良行為。(3)要根據土地開發整理項目檔案資料對項目進行質量檢測，日后出了問題也需要用到這些資料進行追查。(4)在建設其他項目時也可以參考這些土地開發整理項目檔案資料。(5)土地開發整理項目管理規范化的要求土地開發整理的管理模式有了一定的轉變，國家也開始重視土地開發整理,只有不斷完善土地開發整理項目管理，才能讓國家投入的資金不浪費，讓土地開發整理項目有好的效益，而在土地開發整理項目管理中，土地開發整理項目檔案資料是很重要的。整個項目管理活動的記錄都在土地開發整理項目的檔案中，這其中保存和積累著項目的工作成果和工作經驗，項目中有些關鍵地方的施工記錄也在其中。由此看來，在項目管理中，項目檔案管理是必不可少的。
2土地開發整理項目檔案資料管理存在的問題
我國實施土地開發整理項目比較晚，很多方面的管理都不完善，存在著許多的問題，土地開發整理項目檔案資料管理方面也是漏洞百出，而且也只是有一些零散籠統的文件并沒有統一的標準。在土地開發整理項目檔案資料管理方面的問題也有很多，主要體現在以下幾個地方：(1)填寫的一些資料內容不準確。有許多原始資料在項目進行的時候不能及時填寫，從而造成了土地開發整理項目檔案資料內容與施工事實情況不相符，進而就導致了有些建筑材料沒有完整的合格證和質保書等，最終就不能知道項目工程質量的具體情況，達不到符合要求的項目工程資料檔案管理的質量。(2)沒有完善的檔案資料管理制度。許多企業都沒有完善的項目檔案管理規章制度，甚至有的企業就沒有建立這個制度。在項目工程建設過程中不在乎檔案資料的管理工作，只偏重于質量等方面的問題。(3)檔案資料管理不規范。在施工過程中，檔案資料的格式各式各樣、內容不符合要求，不容易裝訂，這都是由于施工單位和相關部門沒有統一檔案資料的格式而造成的。資料的內容方面，有的資料是因為檔案員在編輯的時候不了解施工的進度和相關情況，導致了編輯的資料和事實情況不一樣，還有的是因為不清楚施工的操作過程在填寫表格的時候造成了多填、漏填的現象。還有的資料中有錯別字，內容敘述的沒有邏輯關系，有的資料沒有領導簽字、蓋章等，資料中出現的這些問題都會在很大程度上影響后期竣工資料的編制。(4)沒有專門的人負責管理檔案。目前，很少有企業設立了專門管理項目檔案資料的職位并由專門的人員進行管理，大部分的項目檔案資料管理人員都不是專職人員，都只是身兼多職的人，這些人員都沒有受到過專業的培訓，不了解檔案業務，而且他們平時還有原本的職務工作要做，就沒有了時間去深入的學習了解該如何進行檔案管理，這樣他們就很難管理好。資料越來越多，他們又沒有辦法跟上節奏整理，漸漸地需要整理的資料越堆越多，也就越來越難整理，再加上取閱檔案資料時不進行手續登記，最終就導致了檔案的丟失。所以，項目檔案資料一定要有專門的人進行管理，而且管理人員一定要有相關的專業知識。
3項目檔案資料管理建議
結合上述項目檔案資料管理中存在的問題來看，想要土地開發工程建設有快的進度，就一定要重視項目檔案資料管理。具體措施如下：
3.1增強項目檔案資料管理的意識
在土地開發整理項目中，有很多重要的圖表、文字、影像、圖片等資料可以為其他的土地開發項目提供經驗等。所以，加強對項目檔案資料管理的意識是很有必要的，這樣就能夠讓那些檔案資料完整的保存下來了，而且還能對檔案進行妥善的管理，從而避免發生資料丟失的情況。所以，一定要讓檔案資料管理人員有充分的項目檔案資料管理的意識，認真學習相關的管理知識，認真對待工作。
3.2制定項目檔案資料管理制度
在建設性工程當中，土地開發項目是具有很大規模的，而在土地開發項目中，最重要的就是有完善的檔案管理制度。把項目檔案資料的內容進行準確的分類整理，并進行統一的規劃是完善檔案管理制度的基礎。在整個土地開發項目中，有許多方面的需要都要與其他企業進行交易等，交易過程中就會有許多的報告、文件等，要把這些資料進行劃分歸類，進而再統一的進行存檔，這樣在日后查詢資料時就會更方便。
3.3加強管理人員的技能學習
整理、規范項目檔案資料是需要非常認真嚴格的，所以具備專業的知識技能和認真的工作態度是對土地開發整理項目檔案資料管理人員的硬性要求。牢記土地開發整理的政策法規，了解項目工程中需要的所有的資料，能認真準確的把檔案資料進行分類整理等，能完好的保存完整的資料，這些都是這些管理人員需要具備的知識技能。
3.4建立專人負責制度
管理人員需要具有一定的專業知識技能，管理過程中必須要遵守政策,土地開發整理項目檔案資料的管理工作是很復雜的，而且時間長,項目資料的內容也很復雜,因此想要能夠保證這個工作有效率的進行，就一定要讓專門的人對其進行有效的管理，而且還要讓這些人員進行專業技術培訓等，提高他們相關的管理知識和技能，進而更好的保證檔案管理的進行。
4結束語
關鍵詞：工程檔案 管理 基礎工作
1存在主要問題及原因
1.1工程檔案資料管理制度不健全， 職責沒有落實到位
目前，某單位的部分工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設立工程檔案管理組織，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些建設單位雖然制訂有，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規范管理工作落到實處上，造成具體管理人員缺少責任感。這主要是因為某些建設單位領導檔案意識不強，對檔案工作認識不足引起的，日常工程建設管理中只注重抓工程施工建設，抓“形象工程”，只注意安全生產、工程質量，而忽視了屬于內勤服務范疇的檔案資料管理工作，某些檔案工作人員，因沒有工作壓力，往往處于一種應付狀態。
1.2管理經費投入不足，保管條件較差
在各建設項目單位中，只有少數幾個單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實，特別是防盜、消防措施大部分建設單位，沒有獨立資料室，往往是和工程人員辦公室合二為一進行使用，這樣雖然看起來查找利用檔案資料很方便，也節省了房間，其實上是很不利檔案資料的安全保管的。主要因為受工程所具有的建設時間緊、協作參與單位多、管理復雜、機構臨時性等特點影響，部分建設單位是臨時抽調人員組成臨時機構，他們的辦公用房也是臨時租用，房子緊張，很難落實專用房間作為檔案資料室。也有部分建設單位是基于工程結束竣工驗收后檔案資料的歸宿考慮，認為工程檔案資料遲早是要移交給單位綜合檔案室保管的，沒有必要投入經費去購置設施用于檔案資料的安全管理，只要表現上能應付過去就行了，沒有從思想認識上去重視。另有一些工程建設單位卻是因工程資金緊缺，辦公費用緊張，盡量能省則省，往往不愿拿出足夠的資金用于檔案管理，改善保管條件。
1.3管理人員專業知識不強，管理欠規范
目前，某單位工程檔案資料管理人員只有少數幾個是專職人員，并經過檔案部門的業務培訓，而大部分檔案資料管理人員是臨時調抽，并身兼數職，有的由負責施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規的檔案業務知識培訓，平時又忙于應付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業務學習上花時間、下功夫，檔案業務知識欠缺，管理很難做到規范。往往出現工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設進度相脫節情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規范管理，呈現零散狀態，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。因而，有些建設單位檔案資料管理人員有時為了找一張圖紙或一份技術資料要忙上一段時間，甚至半天。還有的管理人員對檔案資料提供利用管理不嚴格、隨用隨拿，也沒按規定辦理利用登記手續，往往容易造成工程資料損壞遺失。鑒此，可以看出建設單位的工程檔案管理人員業務水平高低、能力強弱，在很大程度上影響檔案資料管理規范化、科學化水平。
2工程檔案管理的對策及建議
2.1加強法制建設，完善工程管理制度應監督檢查工程檔案資料的形成、收集、整理和移交歸檔工作，擬制工程檔案資料管理制度標準。各單位落實上級要求，將檔案工作納入本單位總體發展規劃和年度計劃設立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據工程檔案資料管理有關法規制度，制定本單位工程檔案資料的實施細則，用于管理檔案歸檔工作。與參建單位簽署《責任書》，對工程檔案歸檔中獎勵與處罰機制進行具體明確，使參建單位領導和技術人員重視工程檔案的歸檔工作。
2.2注重業務培訓，指定專人負責
檔案管理人員應提前介入，直接參與工程的調查、施工、驗收等過程，較快、較全面的掌握第一手資料。為加強工程檔案管理人員的專業水平，提高他們對檔案管理的責任心，應對工程檔案管理人員進行業務培訓，階段性地組織檔案業務知識培訓班。并在工地現場至少設1名-2 名檔案員，負責現場攝影、錄像、收集和整理現場檔案資料，并配合工程技術人員完成相關任務； 按照《細則》要求，結合本單位實際，制定本單位陣地工程檔案資料管理制度和辦法，在強調質量，抓住環節，注重落實上下功夫。
2.3重視聲像檔案的收集，擇優保留
首先應進行已完工程的聲像資料的搶救性收集，早期工程建設圖片在單位的老同志那里基本都有保留，可通過電話或寫信的方式聯系求得圖片，將其掃描到電腦里永久保存。也可由老同志回憶工程中主要技術指標及工程重要點位技術數據，如管線的埋深及走向等，方便今后對工程的維護。對現有資料應擇優保留，區分類別存檔。如對圖片進行整理，保留主要圖片，確保圖片能反映整個工程即可，將多余的、重復性的圖片刪除節省存儲空間，對音像資料進行必要的剪輯后刻盤保存。每個工號結束后可制作一本畫冊用以記錄工程中各個階段工程情況，并將刻盤存于畫冊之中，方便對施工情況的查閱。
2.4創新發明，有效利用工程檔案歸檔軟件
為方便今后檔案管理工作，本單位發明了一個工程檔案整理歸檔軟件。首先將每盒檔案資料錄入電腦，便可自動生成每盒檔案卷內目錄和備考表，將一個單項工程的案卷輸入完成后可生成整個單項工程內各工程的資料情況，各部門將所整理數據進行保存備份后傳到上級單位便可完成對整個工程的資料匯總，最后根據錄入資料實際情況完成檔案盒的移交工作。此外，可通過電腦查詢所需資料在資料室中位置并按索引找到案卷盒，查閱卷內資料，有效地提高了檔案查閱的效率。
3結語
工程檔案管理看似無所謂，但是它的重要性是潛在的，它記錄了整個工程實施的全過程，可以直接反映施工過程中存在的一系列問題，通過工程檔案中的設計資料和圖紙，還可方便有效地進行工程的維護工作。筆者針對自己在工程檔案整理過程中發現的問題，結合《中國人民檔案條例》《軍隊基建營房檔案技術管理辦法》提出了個人的幾點意見和建議，旨在加強工程檔案管理工作，并希望為今后工程檔案人員整理檔案提供借鑒和依據，使工程檔案管理形成一整套體系。
參考文獻：
【關鍵詞】工程檔案、管理、控制
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
【正文】工程檔案資料是指工程項目竣工時形成的反映施工過程和項目真實面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工圖和監理文件組成。工程檔案資料管理是工程管理的一部分，工程檔案資料管理的過程控制是非常重要的，在檔案管理中起著重要的基礎作用。
工程項目檔案資料的概念和熱點
工程項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設項目檔案主要包括基建文件、監理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建設單位在上述項目建設全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監理文件主要是監理單位在工程建設監理過程中形成的監理管理資料、施工監理資料、竣工驗收監理資料等向建設單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術文件、施工物資資料、施工測量監測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質量評定資料、竣工圖等向建設單位移交的檔案。竣工文件包括工程規劃驗收、消防驗收、人防驗收、環保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。
工程項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：
（1）成套性。它記載和反映建設活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業內容銜接，構成項目完整的成套性整體；
（2）專業性。不論是生產性建設項目檔案，還是國防性建設項目檔案還是民用工程，它都是專業技術活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設計、施工、竣工到建成使用的全過程；
（3）現實性。它具有較強的現實使用性，是全面考核建設工作設計質量、工程質量的重要環節，是竣工驗收的依據，是工程建設、使用維護和技術改造的不可缺少的現實性依據。
二、工程項目檔案資料管理的過程控制的三部曲
1. 工程檔案資料管理的事前控制
事前控制，是指工程檔案資料的質量管理關口前移，建立工程檔案資料質量控制機制。要從工程檔案資料材料形成開始，把好檔案檔案資料來源即檔案資料的質量關。把好檔案資料材料的質量關，其關鍵是建立健全質量控制機制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進行。
加強工程檔案資料的前期管理控制
（1）首先要做好工程項目編碼的劃分和編碼系統編制，確定本合同工程項目中單位工程、分部工程、單元工程的劃分。
（2）編制統一的工程質量驗收及評定有關信息記錄表格，工程信息記錄表格格式一經確定，就不要輕易更改，以免給工作造成不必要的麻煩。
（3）編制工程項目檔案資料歸檔范圍、要求、以及檔案資料的收集與整理辦法。
建立檔案管理機構和工作制度
（1）建立檔案管理機構，即檔案管理工作領導小組，制定檔案管理工作制度，加強對工程檔案業務工作的統一領導和管理。
（2）建立檔案管理網絡。明確專兼職檔案管理人員，并將工程文件材料、檔案資料質量管理納入相關人員的崗位職責，明確工程檔案管理工作程序和各部門在檔案資料收集、整理、立卷、審核、歸檔、移交過程中的工作職責，并建立考核獎罰制度。
（3）建立崗前培訓制度，將工程檔案資料管理技能培訓作為檔案人員上崗前的必修課。
2．工程檔案資料管理的事中控制
事中控制，是指對工程正在進行過程中的檔案資料的形成進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的全過程跟蹤管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設過程中，依據前期制定的各項檔案管理標準對相關單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進行監督指導。
施工檔案資料是施工過程的記錄，是每一工序、單元工程、分部工程的實體質量合格的檔案資料。事中控制就是要根據工程實際進度對工程項目資料進行同步檢查和經常檢查。
所謂同步檢查就是要求檔案資料檢查與工程建設同步，尤其要抓住工程建設的幾個重要環節和階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等等，檢查工程原始資料是否真實、齊全、完整、準確、系統，質量是否規范，滿足業主要求。
所謂經常檢查就是工程檔案資料質量檢查要進行經常性檢查。每周或每月檢查一次，能夠及時發現問題，進行及時糾正。
3．工程檔案資料管理的事后控制
事后控制，是指在工程建設完工后，對工程竣工檔案資料的整理、組卷、移交進行同步檢查，實施工程檔案資料質量的最終管理。就是監理檔案或資料管理人員在工程建設結束后，依據前期制定的檔案整理細則對承包商的工程檔案整理、歸檔、移交工作進行監督指導。
在工程竣工驗收時，工程檔案驗收要同步進行，為確保工程竣工檔案順利通過驗收，應對工程竣工檔案進行初驗，檢查各項合同項目檔案是否完整準確，整理是否符合規范和業主要求，對所存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結果，提出驗收意見。對于在工程檔案驗收中發現的問題要進行收集整理，造成檔案丟失或不按時按質進行移交的要進行處罰，同時要及時糾正。 檔案資料編制與檔案整理組卷需要和業主統一標準和要求，對工程施工檔案資料的嚴格要求也需要爭取業主的理解和支持。否則工程檔案資料的管理工作很難開展。
關鍵詞：圖書館；檔案；文件資料；管理；利用
Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.
Keywords: the library; File; File material; Management; use
中圖分類號：G250文獻標識碼：A 文章編號：
一、前言
檔案及文件資料的特殊之處在于其法律上和行政上的效能，它們因自身具有憑證價值而被保存，在實際利用中，作為辨別事非的原始證據，它們不可或缺。而圖書館工作離不開有關圖書館檔案及文件資料的咨詢參謀作用。在制定和完善規章制度、決策某方面重大問題、搞好總結等工作中，常需要查找參閱有關圖書館的檔案及文件資料，而有時由于這方面工作管理不規范，致使急需的材料找不全，嚴重影響了工作的順利進行，因此加強圖書館檔案及文件資料管理的研究，不斷提高其管理水平，充分發揮其作用，適應當前圖書館創新發展，優化圖書館工作效果，就顯得非常重要。文章對加強圖書館檔案及文件資料管理的重要意義，工作內容及管理方法進行了論述。
二、加強圖書館檔案及文件資料管理的重要意義
圖書館檔案及文件資料管理工作相對還不是很被大家重視，目前圖書館檔案及文件資料管理實踐和經驗相對較少。圖書館工作要不斷改革，提出有效的創新發展措施，以提高工作質量和工作規范化水平。要實現其目標，就不可能離開檔案及文件資料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整個圖書館工作管理水平的高低。因為在制定圖書館工作計劃，圖書、期刊采購征訂計劃，實現網絡系統管理、電子圖書期刊借閱制度、館員隊伍建設以及搞好某方面工作的總結等等，需要經常參照同行的有關做法等資料，為圖書館評估、決策某項事情和工作做重要的參考依據。筆者認為，圖書館本身每年積累的重要工作資料更十分珍貴，圖書館工作可以通過這些資料看到以往工作的成績和所存在的問題，結合當前新形勢發展和任務提出改進措施，制定新的工作方案和有關規章制度，切實可行地搞好圖書館工作。因此，對圖書館檔案及文件資料的科學有序管理，充分發揮它的重要性及作用，對提高整個圖書館工作的管理水平和效果有著重要的實際作用。
三、圖書館檔案及文件資料管理的內容
圖書館檔案及文件資料管理的內容十分豐富，面較廣泛，而且性質、類別、層次較為復雜，但彼此又是相互聯系、互為補充的統一體，都在為完成圖書館工作任務發揮重要的咨詢作用。應該根據圖書館工作的內容要求以及所要達到的目標確定圖書館文件及檔案資料管理的具體內容。筆者認為有以下幾點：
（1）上級有關部門下發的方針政策方面的文件和有關圖書管理工作的文件材料。如：關于專業技術職評聘的有關規定及圖書館工作暫行規定，圖書館評估標準。
（2）上級或兄弟單位發的各種來函文件、有關各學會學術研討、交流的會議通知及交流的有關資料。包括省內外各圖書館建設發展的前景、群體工作總結、經驗匯編、圖書館學術論文報告會的論文等。這些對于溝通兄弟圖書館工作信息，取長補短，互相學習，完善改進提高本單位的工作，起著十分重要的作用，也是我們文件及檔案資料管理的重要內容。
（3）圖書館本身制定的一系列的計劃、規劃、規章制度是圖書館檔案及文件資料最基本的內容。它應包括：首先是圖書館的總體規劃和近期計劃，檢查評估要求，以及館員業務進修和研討活動等有關規定；其次是圖書館管理人員的有關規定，例如：職務晉升考評要求，崗位責任制的規定等等；再次就是圖書情報、期刊及設備器材征訂預購函件的歸檔，也是不容忽視的，它對溝通信息、掌握學術動態、圖書動態及設備器材的發展趨勢，銷售行情，避免時間和經費的浪費有著重要的作用。
（4）本單位制發的有關圖書管理工作的文件材料；本單位圖書館發展概況、館藏圖書目錄；圖書經費的使用情況及每年度購進的圖書目錄；高校圖書管理工作的年度工作計劃及總結和在圖書管理工作中形成的重要實物資料（包括各種獎勵證書及獎牌等）。
（5）本部門自己制訂和下發的通知要求及有關信息資料等。
上述幾點是圖書館檔案及文件資料管理中不容忽視的內容，對完善改進提高圖書館的工作，有積極影響和促進作用。
四、加強圖書館檔案及文件資料的管理措施
（1）要及時制定有關圖書館文件檔案資料的具體管理規定和措施。圖書館檔案及文件資料的管理是一項專業性很強的工作，圖書館應建立健全文件材料歸檔制度，將各工作環節中所形成、積累的各種文件材料收集齊全。為了便于檔案及文件資料的管理，必須制訂了一系列有關檔案工作的規章制度和責任制，建立了全引目錄、分類目錄、總目錄、移交清單、借閱登記等制度。工作人員按照檔案及文件資料管理的要求，認真做了檔案及文件資料防火、防光、防潮、防霉、防盜、防高溫、防有害氣體侵蝕和防止機械磨損的八防工作,以最大限度地延長檔案的壽命，更好地為圖書館工作和國家文化建設服務。
（2）健全圖書館檔案及文件資料管理人員的崗位責任制，并安排有事業心強、熟悉檔案資料管理業務及有一定工作經驗的人員來做此項工作。隨著管理者檔案及文件資料管理意識的增強，全館人員都會進一步重視檔案及文件資料管理工作，關注檔案及文件資料的收集和利用，檔案作用亦因此而得以發揮。反之，檔案及文件資料管理意識薄弱，不了解檔案及文件資料的用處，即使有檔案及文件資料也不知道使用，勢必影響檔案及文件資料作用的發揮。
（3）管理人員要優選本圖書館文件及資料的存檔內容。筆者認為應該遵循下述原則：首先選擇中央、省市下發的有關文件，因為層次超高文件相對越少，而且是越重要；其次是選擇和我們圖書館工作管理最為密切的文件資料；再次是要選擇近期的內容；最后就是根據文件資料的歷史價值、發揮作用的時間，不斷更新、取舍或按要求向有關部門進行移交部分檔案及文件資料。
（4）要按文檔資料發放單位的層次、按圖書館各項工作的任務和性質分類、編號、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開。有關圖書館工作、群體管理工作、業務研究工作、職稱評定的文件及評估材料都要有條理地分類、歸檔。
（5）要創造必要的文檔管理條件，也就是要有文檔管理室及堅固可靠的文檔管理卷柜，特別對保密文件同、材料要重要妥善保管。
（6）要有嚴格的文檔資料管理借閱制度，這一點是最為重要的，要發揮文檔管理人員的職權作用，在聽取群體人員意見的基礎上制定文檔管理借閱制度。決不能因為出借手續不健全或借閱者不負責任而造成某些檔案及文件資料特別是重要資料的遺失及損壞。此外增強圖書館工作人員對檔案及文件資料管理的意識，處理好與圖書館本身工作的關系，圖書館管理工作繁多，容易忽視對文件檔案資料的收集和積累，時間一長，對立卷工作帶來困難。尤其當前圖書館工作不斷向現代化、科學化、社會化發展。信息的交流、辦公自動化的提高及資源共享的實現，更離不開各種檔案資料及文件的支撐。實踐證明，只有重視圖書館文件檔案資料的收集和保存，處理好圖書館正常工作與檔案管理的矛盾，及時積累素材，節約時間，存檔有序，才能使圖書館管理工作產生更大的經濟效益和社會效益。同時還要注意到應該遵循的宗旨就是充分發揮文檔資料的作用，能使這些死的文件及檔案資料變成活的財富，充分發揮它的參謀咨詢作用。方便大家查閱及使用，要提高文件及檔案資料的使用效率，為搞好圖書館全面工作服務。
五、圖書館檔案及文件資料的利用
加強圖書館檔案及文件資料管理的最終目的在于利用，只有積極主動地開發利用檔案信息資源，為圖書館和其他各項工作服務，圖書館檔案才富有生命力。筆者認為，圖書館檔案的利用工作可從以下三個方面開展：第一，配合領導決策，及時準確地提供檔案信息，迅速為領導提供必要的服務。這樣，領導決策和制訂計劃及總結工作時就有了可靠的參考和依據。圖書館工作活動的不斷開展，一方面使其檔案的內容不斷得到豐富和完善；另一方面，在滿足領導利用檔案需求方面,也有取之不盡的信息資源，這無疑會大大促進圖書館工作的有序運轉和正常運行。第二，配合館內各項工作，積極提供檔案資料，要做到檢索便捷、傳輸快捷，為圖書館工作打開新局面起到積極的推動作用。第三，完整的圖書館檔案資料,也為圖書館爭創榮譽提供了必要的參考依據。
六、結束語
總之，隨著科學的發展及進程，圖書館文件及檔案資料的管理顯得越來越重要和突出，在圖書館管理工作中，我們應按照國家檔案法的規定和要求，把更多的新內容充實歸檔，確保檔案質量和齊全；在新的實踐中不斷加以研究和探索，積累經驗，充分發揮其文件和檔案資料的效益，為圖書館的管理工作再上新臺階。
參考文獻：
[1]馬蓮娜.數字化檔案館建設的幾點思考[J].檔案與建設，2004（55）：18－21.
關鍵詞：水電站工程；檔案管理；優化措施
中圖分類號：C29
文獻標識碼：A
文章編號：1674-1723（2012）06-0076-03
由于大中型水電站工程具有技術難度高、工程規模大、工程施工單位多、專業復雜、人員流動大、時間跨度長等特點，這些特點決定了大中型水電站檔案工作的重要性、復雜性和艱巨性，如何做好大中型水電站檔案工作是企業面臨的一大難題，也是企業檔案工作者面對的一項挑戰。筆者從事水電站工程項目檔案管理工作多年，談點體會和感受。
一、水電站工程項目檔案管理的重要性
水電站工程項目檔案是指在工程項目設計、施工、竣工等活動中形成的具有保存價值的各種文件材料、技術圖紙、聲像等檔案資料，其涉及面廣，涵蓋了工程設計、建設、施工、監理各參建單位提交的檔案資料；內容繁雜，包含了從立項審批、招投標、勘察設計、施工、設備安裝調試、生產準備、竣工驗收等全過程中形成的歷史資料；形式多樣，具有紙質、磁介、光介等載體的檔案資料。這些珍貴的檔案資料是企業在電力生產和經營管理活動中必不可少的信息資源，具有非常重要的經營管理和科學研究價值，對今后的安全生產、運行管理、法律糾紛、專項審計等工作具有極其重要的參考利用價值。因此，做好水電站工程項目檔案管理工作尤為重要。
二、當前水電站工程項目檔案管理存在的主要問題
當前大中型水電站工程建設項目實行項目法人制、招投標承包制、建設監理制，形成了以建設單位為業主負責，設計、施工、監理單位配合的運行機制。由于各參建單位繁多，其檔案管理機制和管理模式與建設單位不一致，同時，建設單位對各參建單位的監督力度不夠，各階層人員的綜合素質參差不齊，對檔案工作的認識不到位，極容易導致水電站工程項目的檔案管理不夠完善，離國家、行業主管部門對檔案工作的標準有些距離，主要體現在以下幾方面：
（一）建設單位對各參建單位和業務部室檔案工作的監督、檢查、服務力度不夠
建設單位在工程建設期間往往重視工程建設進度、質量安全和電力生產，對檔案工作重要性的認識不夠，導致自上而下、由內而外檔案管理意識差，對各參建單位和公司內部業務部室缺乏應有的監督檢查力度，沒有制定相應的檔案管理制度和措施，或者有制度和措施但并未將其宣傳、落實到位，造成兩頭脫節，許多珍貴的工程項目原始資料收集不齊全、整編不規范、歸檔不及時、竣工圖審查不到位，給企業經營管理和發展帶來不可估量的損失。
（二）設計單位對設計資料的歸檔意識不到位
設計是龍頭，同時它也貫穿于整個水電站工程建設的全過程，從工程建設一開始設計單位就產生設計資料，在施工期間對工程設計變更進行監督和管理，會產生設計聯絡資料和設計變更資料，在竣工階段其設計圖目錄為施工單位是否完整歸檔提供依據性作用，可以說設計資料管理的好壞決定著工程項目的建設質量。但目前設計單位對設計資料的歸檔意識不夠，沒有按要求向建設單位提交全套設計資料（圖）和完整的目錄清單，存在設計圖歸檔不完整，目錄清單不系統、不完整，簽署不完整、不規范，給工程建設帶來隱患。
（三）施工單位缺乏專業人員管理檔案
施工單位是施工建設的主體，承擔著工程建設的重任，因此施工單位往往會配備豐富的、專業技術強的土建、機電專業人員，而忽視對檔案專業人員的配備，其檔案工作要么由技術人員兼顧，要么由完全不懂水電專業的資料員管理，致使施工單位的資料管理往往存在收集不齊全，遺漏原始資料和變更資料；整編不規范，存在復印件和簽署不完整現象；組卷不系統，沒有按分部、分項進行科學、合理的裝訂成冊；歸類不準確。這些施工資料管理無序的現象給以后的運行管理造成嚴重的影響。
（四）監理單位未全面履行監理職責，忽視對檔案資料的管理
監理單位對工程建設的質量管理應該是全面、全過程、全員參與，它不僅僅要對工程質量進行監理，同時還要對檔案資料進行監督管理。監理單位除對自己產生的資料進行收集、整編外，還要對施工單位提交的方案進行審批、質量進行簽證、竣工圖的修改進行審核等。但目前有些監理單位沒有對施工檔案資料的監督管理職責履行到位，出現審批手續不全、簽證不真實、竣工圖修改不進行審核簽字等現象，嚴重影響施工檔案資料的收集、整編質量。
三、加強大中型水電站工程檔案資料管理的優化措施
（一）充分發揮建設單位對檔案工作的領導、監督、檢查職能
建設單位是工程項目檔案管理工作的責任主體，不但要對設計、施工、監理單位的檔案工作進行監督、指導，同時也要對內部業務部室的檔案工作進行檢查指導，強化每一個環節，形成一個完整的檔案管理網絡。建設單位可從以下幾方面加強檔案管理工作：一是對檔案工作的各個業務環節都制定有相應的管理制度和措施，并宣傳、貫徹落實到位；二是強化檔案管理意識，要求各參建單位和內部業務部室將檔案工作納入議事日程和年度工作計劃，讓各層次人員充分認識到工程項目檔案的重要性和迫切性，做好日常的資料收集工作；三是加強對檔案工作的監督和指導，對各參建單位和業務部室各個階段產生的檔案資料的收集、整編工作進行專業輔導，發現問題及時糾正，并督促整改，確保工程項目檔案資料完整、準確、系統和規范。
【關鍵詞】檔案資料；有效管理；教學質量
一、前言
筆者走訪了紹興地區部分高中、初中，就如何組織順利開展體育新課程教學的問題進行了調查。模塊工作開展中各體育備課組聯系不夠，缺乏交流，對模塊教學研究深度、資料積累、總結、反思都存在一定的問題，加強檔案資料管理來提升學校體育教學質量重要性的問題就擺在教學工作者的面前。
究其原因：
（1）課程指導組沒有明確的指導方案的資料；
（2）理論上無導向依據的資料；
（3）學校體育與健康教科研開展較為滯后，缺少資料的結累；
（4）基層學校體育教師缺少經驗，在實施《體育與健康》學科模塊教學中沒有較高價值的資料可供參考。
二、加強檔案資料管理措施
1.成立相對應檔案資料管理小組
為了順利的檔案資料管理，成立了檔案資料管理小組，確定人員與內容，建立年段檔案組，檔案組按老、中、青的年齡結構配備，由經驗豐富、愛崗敬業的體育教師任組長，配合體育教研組長開展工作。
2.高中學校體育檔案管理的調查
從2007年起，對紹興市部分高中學校體育組教師進行問卷調查，樣表如下：
紹興市學校體育檔案管理是否必要問卷表
（表一）
3.調查結果數據收集、分析
（1）2007--0年在100份有效問卷中，男教師60人、女40人。
問卷調查表（1）
--------------------------------------------
年份 支持檔案管理 不支持檔案管理 無所謂
2007 60（35、25） 39（24、15） 1
2008 80（47、33） 20（13、7） 0
2009 87（45、32） 11（13、8） 2
--------------------------------------------
備注：括號內前為男教師，后為女教師。
問卷調查表（2）
--------------------------------------------
年份 電腦檔案管理 文件檔案管理 二者均備
--------------------------------------------
田徑資料 98（58、40） 99（59、40） 100（60、40）
球類資料 95（55、40） 97（57、40） 100（60、40）
體操資料 96（56、40） 98（58、40） 98（58、40）
理論資料 98（58、40） 94（56、38） 96（56、40）
教案備案 99（59、40） 90（51、39） 99（59、40）
其它資料 96（56、40） 92（52、40） 100（100、40）
--------------------------------------------
備注：括號內前為男教師，后為女教師。
數據的調查、核計為檔案資料管理提供了操作層面的依據，發現一個很奇怪的現象，二者均備的調查基本全部同意，但與前發生一個矛盾，可能是怕麻煩，但有希望有檔案為自己的教學提供方便，總體為檔案的合理操作創造了條件，有利于檔案資料管理組合的優化與外在因素的分析。
4.按檔案內容進行編類制作
整理、分析回收有效問卷分析后，根據統計數據整理，檔案資料的管理可根據體育教學的內容進行編類管理。
5.制定學年、學期教學計劃、教研計劃的編類管理
根據每學年的班級、年段教學、學生情況，檔案管理小組根據體育教研計劃，結合進行模塊組合設計特點，制定好的學年的教學計劃、模塊單元，準備課時計劃進行歸類、分析，可供下個周期參考。
檔案管理小組要求每個年段檔案管理小組每周不定時、定點開展三次教研活動，作好文字積累，加大學法、教法的研究力度，每周上交到檔案管理組進行匯總、歸類保存。
6.建立意見反饋機制
學期中、未進行座談會、意見征求調查，開展專題調研，在意見反饋與檔案資料的對照分析的基礎上合理調整下階段的模塊教學開展教學計劃。
7.健全資料系統
建立資料庫，及時統計分析、研究，作好系統、完整的文字積累，在前一學年基礎上，三個檔案小組認真總結、反思一年的得失，完成一個階段教學實踐報告，為下一個階段的模塊教學提供依據，以便模塊的合理設計與安排保存好檔案資料。
三、建議
1.進行加強檔案資料管理來提升學校體育教學質量的研究，是開展新課程實驗體育與健康模塊教學的切入點，雖然沒有具體標準的操作方法，但我們不能放棄對它的研究與實踐。俗話說，良好的開端是成功的一半。作為一線的體育教師，不能站在圈子外面看熱鬧，說什么研究是專家的事，我們等別人的方法出臺了，“復制”、“粘貼”一下就可以；或者站在圈外杞人憂天，怨這怨那，對課改處處不滿意，埋怨學校不重視，責備領導不支持，卻沒有去想為什么自己不努力，須知，課改需要一線的經驗，需要基層的體育教師共同參與。
2.進行加強檔案資料管理來提升學校體育教學質量，研究不是一蹴而就的，必須經過持之以恒的積累，長時間的論證、實踐，方能取得行之有效的操作方案。雖然，處在探索、嘗試起始階段，但只要大家把進行加強檔案資料管理來提升學校體育教學質量的研究放到議事日程上來，相信我們的新課程實驗體育與健康模塊教學會趨向于完善與成功。
關鍵詞：水利檔案；資料利用；管理；對策
水利局作為水利項目整改活動的主管部門，應當結合水利建設實況采取必要的管理措施，強化項目施工的調控與監管力度。作為水利部門展開工作的參考依據，水利檔案在各項工程建造活動中具有指導作用，必須要考慮水利檔案資料內在的利用價值，為水利人員工作提供可行性指導。
1 水利工程建設作用
水資源是社會生活生產中必不可少的資源之一，按照國家用水標準處理水資源是環境改造的重要內容，對社會可持續發展具有先進的引導價值。因此，水利局在規劃地區變革歷程中，要充分考慮水資源整改機制建設，對水電站工程實施多樣式管理方案，確保地區水資源的綜合利用。興建水利工程意義與問題：
1.1 水利工程作用
地表水和地下水是自然饋贈的資源，也是國家可持續發展必須注重的資源形式，發揮水利工程在資源調度中的利用價值，這是水利工程建設的根本目標。水利工程由不同建筑物構成，涉及到壩、堤、溢洪道、水閘、進水口、渠道、渡漕等，依據水工建筑物功能以實現水資源的最優化配置。水利工程建設對自然水源調度具有多方面的利用價值，既能夠滿足地區生活用水的調控要求，也可帶動區域水資源調配的最優化發展。隨著我國用水需求量的持續增多而造成水資源利用問題日趨顯著，為了擺脫傳統水資源形成的污染危害，必須要發揮水電站工程的調控價值。
1.2 工程建設難點
水利工程建設并非簡單的設施改造，其要求施工單位做好各方面的統籌工作，確保水工建筑區物按照預定的方案建造。但是，從現場建設情況來看，水利項目整改依舊存在著多方面的問題，影響了水利設施工作的正常發揮。例如，水工建筑物遭遇地質條件變化后，易出現不同程度的受損情況，裂縫、滲漏、沉降等層出不窮，嚴重減弱了建筑物的結構性能。此外，施工單位缺乏足夠的建設經驗，水利工程潛在問題未及時發現，這些也都給項目施工帶來了困難。
2 水利檔案資料利用價值分析
水利工程建設涉及到多方面的內容，水利局應根據地區用水調度要求，對水電站工程建設活動擬定綜合性的管理方案。決定水利工程建造方案前期，應當對現有檔案資料展開相關分析，研究出檔案中存在的有價值信息，實現了檔案資料結構的優化配置，促進了水利工程檔案室管理的優化改進。水利檔案資料利用價值體現在風險控制、指導施工、資源配置等方面。
2.1 風險控制
項目投資是市場經濟活動最常見的形式之一，資金持有者根據個人投資意向參與交易活動，并且在一定周期內獲得較為理想的經濟收益。水利檔案記錄了多種類型的投資方案，利用檔案資料對水利項目投資給予參考，有助于水利局擬定針對性的風險控制方案，降低了各種風險造成的經濟損失。例如，參與水利項目投資過程中要考慮風險的客觀性，借助檔案資料做好應對投資風險的準備工作，才能提高項目投資的收益水平。
2.2 指導施工
我國水資源長期以來處于利用率偏低局面，大量水資源流失影響到了能源利用分配機制的有序進行，從而約束了社會現代化發展進程。新時期國家對水利工程整改活動給予了足夠的重視，并且增大項目投資額度以創造更加優良的工程設施。參照水利檔案資料內容是優化水利工程建設的有效方式，其有助于提升整個水利項目的工作效率，保證區域用水調度的可持續性。
2.3 資源配置
水資源是社會可持續發展的保障性資源，也是自然界可利用率較低的資源之一，為了實現水資源高效配置與利用，必須要做好資源結構的優化配置。在充分利用水利檔案資料前提下，新時期應加強水保護工程的建設與改造，為現代用水提供良好的作業環境。例如，結合水利檔案資料中記錄的地質信息，水資源保護工程需堅持綠化設計方法，從多個方面構建生態化水資源利用模式。
3 水利檔案資料管理改革的綜合對策
近年來環境問題已經嚴重影響到社會發展的和諧性，并且對人們日常生活狀況造成了諸多危害，這些都使得人們開始關注于水利工程改造及發展狀況。水利檔案資料是項目建設的指導性文件，作為水利局日常工作不可缺少的一部分，檔案室館員需按照國家相關規定，嚴格執行檔案資料管理計劃，保證水利資料得到最優化利用。
3.1 意識方面
水利檔案是指水利系統水利局，在從事水利工作及相關活動中直接形成的，對國家、社會和本單位具有保存價值的不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。水利局應加強檔案法規宣傳，提高檔案意識。水利檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。水利局把檔案工作列入發展規劃和工作計劃，統籌安排檔案工作所需經費，為維護檔案的完整與安全創造條件，為檔案的科學管理和檔案信息的開發利用提供保障。
3.2 監督方面
水利部直屬單位和省級水行政主管機關應建立專門機構或配備專職檔案人員，具體負責本機關各門類檔案的集中統一管理和對所屬單位檔案工作的監督和指導；各級水行政主管機關，在檔案業務工作上接受上級水行政主管機關和同級檔案行政管理部門的監督和指導。檔案室負責本流域應進館檔案資料的收集、管理和提供利用工作，并履行流域機構機關檔案管理職能，對所屬檔案工作進行監督和指導。
3.3 人員方面
檔案工作人員應具備檔案專業知識和相關的專業技能，愛崗敬業，忠于職守。檔案工作人員的職務、職稱的晉升或評定，按國家有關規定執行，并享有專業技術人員的同等待遇。檔案工作人員應保持相對穩定。定期對檔案室館員展開職業培訓，從思想、技能、技術等方面提升其管理能力。經過培訓之后，管理人員工作效率得到全面提升，檔案資料利用價值也會得到充分體現。
3.4 制度方面
水利局必須建立健全檔案工作各項規章制度，明確相關人員的崗位職責與要求，確保各門類檔案的集中統一管理和有效利用；檔案保管條件應符合國家規范要求，保證檔案安全；實現檔案管理現代化、規范化、標準化。水利局需根據檔案資料管理工作需求，調整原有的資料管理體制，參照法律規定及局內工作需求，全面實施檔案管理制度，實現有價值資料的合理應用。
4 結論
水利工程是現階段改造的主要項目之一，科學規劃水利設施有助于提升水資源利用率，為社會主義現代化建設提供保障措施。檔案資料是水利局現代化建設的重要內容，強化水利檔案管理是提升內部工作的有效方式，也是擺脫傳統工程建設不足的可行性對策。水利局不僅要加強檔案資料管理體系的改革力度，也要對檔案室館員實施一系列的培訓方案，這些都是水利檔案資料管理不可缺少的。
參考文獻
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[3]楊孝春.充分發揮檔案在績效管理中的服務功能[J].鎮江高專學報2009年04期
[4]張輝，呂廓.淺談如何做好新時期水利檔案工作[J].黑河學刊2007年01期
摘 要 青銅峽水電站技改工程項目檔案是青銅峽水電站科技檔案的重要組成部分，是全面鑒定工程質量，對設備進行運行和維護的重要依據。本文從技改檔案存在的共性問題，建檔控制措施、竣工檔案資料編制中需注意的問題進行了闡述。
關鍵詞 銅峽水電站 工程 檔案管理
青銅峽水電站是一座以灌溉、發電為主，兼有防洪、防凌功能的綜合性水利樞紐工程。青銅峽水電站技術改造工程于2010年全面啟動。改造后，電站灌溉、防汛防凌、設備自動化水平等都將大大提高。目前我公司已經順利完成了伍臺機組的全面技術改造工作。本公司形成的技術資料已全部組卷完畢。現對工作中存在的問題進行簡要闡述。
一、技術改造檔案管理存在的共性問題
1.建設單位往往強調抓工程建設而忽視資料的整理工作，在技改過程中，由于工程建筑物是實體，屬于硬件，因此參與技改各方都積極關心工程建筑物的質量，進度等，不論是領導，員工目光都聚焦到實體工程上！而工程資料是一個軟件，往往被忽視，往往都是到了最后竣工驗收的時候再加班突擊各項資料，補充各種文件等，因此，分公司以及有關部門領導，技術管理人員等，對竣工資料的整編的態度和重視程度是能否做好資料的關鍵。
2.日常的資料管理不規范，在施工過程中，對于平常的資料管理單位一般也花費了一定的人力、物力和財力，也做了相當一部分的工作，但這些工作都是側重于滿足日常工作需要，由于資料管理的深度不夠，依據規范程度較低，在最終整理資料歸檔時，很多資料都需要重做，還要找當事人辦理簽字，再一次造成了時間，人力和財力的浪費。
3.檔案管理制度不健全，目前，寧電分公司雖然建立一些關于檔案管理方面的制度，但是，一般都不系統不健全，阻礙了資料整編工作的有效開展，給后續歸檔工作造成了很大困難。
二、技術改造檔案資料整編和歸檔工作對策
1.建立檔案管理網絡，配備專、兼職檔案工作人員，落實項目檔案工作的組織保證體系；配備保證項目檔案工作正常開展的設備、設施，以及實現現代化管理的必要條件。施工階段是檔案資料形成、積累和歸檔的關鍵時期，作為建設單位首先要主動與上級檔案管理部門取得聯系，在檔案業務上及時請上級檔案管理部門的人員進行現場指導和工作協調，同時在上級檔案管理部門的支持與配合下，對監理施工、安裝等單位的專兼職檔案員及相關技術人員進行檔案短期崗位培訓。
2.堅持檔案工作于技改工程建設同步進行。堅持同步管理就是要求技改文件的收集整理歸檔和技改檔案的驗收，要與技改項目的立項準備、勘察設計、建設施工和竣工驗收同步進行。特別要做好技改文件的收集工作，它是技改檔案工作的基礎，必須從源頭開始就抓好。在工程建設各階段中，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上；技改工程項目竣工驗收前，一定要首先進行技改檔案資料的專項驗收；工程竣工驗收時，提交合格的竣工檔案要與竣工驗收同步進行。
3.技改項目施工及安裝文件的管理。為保證工程施工和安裝資料在工程竣工時順利移交，應狠抓平時資料積累工作。項目建設單位檔案管理人員要做好監督、檢查、指導工作，積極協助指導施工單位實行文件包制度，加強施工記錄、資料的及時收集。并且定時組織施工、監理單位工程質量管理及資料管理主要負責人進行文件包制度執行情況的檢查。發現問題，及時向施工單位下發整改通知。并監督整改落實情況，從而可以確保施工過程資料及檢驗文件齊全、完整。
三、對施工單位歸檔工作的建議
1.建立完善的資料管理制度，施工單位的資料整編應當從工程施工開始就設置專門人員在施工的整個過程負責收集、整編和移交所有相關資料，同時，按照國家和相關部門的有關規范和標準制定相應的管理制度，不但設置專人負責還要把責任落實到人，資料的形成，日常管理，收集整編一直到移交保管應當是一套完整的制度，在整個施工過程中，由于情況不斷發生變化，資料的整編工作還應當根據工程的具體情況及時的補充或調整資料管理制度。
2.加強人員學習培訓，為了切實提高資料人員和管理人員綜合水平，在施工過程中，施工單位應當對工程技術人員和行政管理人員進行重視資料管理和整編方面的培訓和學習，通過對檔案知識、歸檔范圍進行系統培訓，使他們變成即懂技術又懂檔案管理的復合型人才，只有懂得檔案方面的相關技術和要求，才能在平常的工作中高標準的做好基礎資料。
3.嚴格過程管理，定期開展檔案專項檢查，定期率相關處室到各監理施工單位，對其檔案資料整理情r進行檢查，聽取檔案資料整理過程中的問題和建議，尤其在單項工程能夠竣工驗收進入高峰時，要每月到各單位現場檢查指導，通過檢查，一是提高各單位對檔案整理工作的認識，督促各單位落實檔案整編人員，二是掌握各單位檔案整理情況，規范了檔案整編要求，加快了整理進度，三是檢查各施工單位檔案資料編制規范性，及時制止弄虛作假現象，催促整改不符合要求的地方。
四、結語
通過幾年來對水電站技改工程資料整編的具體實踐，深刻體會到工程項目竣工檔案必須從工程項目開工之初抓起，實行“三同步”；建立相應的竣工檔案管理制度是做好工程檔案工作的基礎；加強檔案意識宣傳教育工作，把工程項目竣工檔案工作列入施工的全過程。只有這樣才能完整、準確、系統地收集和編制電站技改工程竣工檔案資料.
參考文獻：
[1] 劉翠霞，李連生.淺談小型水電站技術改造要點及施工管理[J].工程技術：全文版，2016（8）.
關鍵詞：建筑工程資料；工程質量監督管理；“三同步”管理；“全過程”管理
中圖分類號：TU5 文獻標識碼：A
引言：
我國的社會生產力不斷的得到發展，科學技術也在不斷的進步，建筑工程的質量監督管理在此基礎之上也跟隨人們的要求不斷地規范化、系統化。工程質量作為建筑企業的生命，是決定整個工程成敗的關鍵因素。建筑工程質量問題隨著建筑施工建設量的增多已經引起社會各階層的普遍關注。因此，加強建筑工程質量監督管理成為當前提升建筑工程質量的必然要求之一，也是監管模式創新的重要舉措，是堅持建筑行業全面協調發展的具體表現形式之一。
建筑工程資料的重要性
1.明確工程資料與工程質量的關系
工程資料是工程質量的依據，工程質量離不開工程資料，二者相互依存。工程質量管理包含工程資料管理，工程質量監督管理是對包含工程資料在內的監督管理。從建設工程質量的監督模式來說，任何一個建設工程都有立項、可行性論證、勘察、設計、材料供應、施工、監理、驗收的過程，每一個步驟和環節都有它的記錄。工程記錄、竣工圖等經過整理、立卷、歸檔、形成建設工程資料，工程資料是反映工程內在質量的重要依據，所以工程資料質量與工程施工質量同等重要。也是追溯工程質量責任的重要依據之一。
2.建筑工程資料管理的作用
《建設工程質量管理條例》于2000年由國務院頒布施行，把建設項目文件資料的管理納入到建設工程質量管理的范圍，明確規定建設單位應嚴格按照國家有關檔案管理規定，及時收集和整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門移交建設項目檔案。
工程資料是工程建設的一個縮影，工程建設期間各個環節都會形成大量的文件、圖紙和資料，它們是工程建設的真實記錄和重要組成部分；是展示工程項目管理水平和體現規范標準的載體；是項目成果的重要展示形式；是工程建設及檢查驗收的主要內容和依據，也是對工程進行竣工驗收、交接、維護、管理、使用、改擴建、項目后評價和質量事故調查的重要原始憑證。由于檔案具有完整性、一致性、及時性、有效性以及可追溯性的本質屬性和職能，同步收集積累和整理編制好建設全過程產生的圖紙、文件資料，對工程建設有著重要的歷史價值和現實意義。
建筑工程資料管理中存在的問題
1.工程管理人員對工程資料作用的認識還需加強
隨著建筑業的迅猛發展，建設工程資料發揮著越來越重要的作用。但工程管理人員特別是施工單位項目管理人員對工程資料在工程建設中的重要作用還沒有十分清楚的認識，并存在職責不明、分工不清、管理混亂、閉門造車、收集及時性不強等現象。
2.工程質量管理人員業務素質及責任心還有待提高
建筑工程基層施工組織中的資料員肩負著重要的職責，資料員的工作在很大程度上制約著工程項目施工現場能否有序、高效、高質量的按期完成任務。但是目前建筑工程資料管理水平極不平衡。資料員對現行標準規范的了解程度不夠，缺乏必要的工程資料管理經驗；并且混崗現象較多，對種類繁多、數量巨大、來源廣泛、用途不一的工程資料無法科學的分類整理等，使施工技術資料的檢索和利用增加了難度。
3.地方性工程資料管理制度缺失
雖然國家有關建設工程技術資料管理的規范和標準不斷推陳出新，但結合建設工程中施工資料整理的標準或規范目前尚屬空白，許多建設單位或施工、監理單位都只能按照對國家規范規程的個人理解來開展工作。施工現場容易造成施工資料收集不全、歸類不清的現象，難以保證施工資料的規范完整。工程竣工驗收時，對竣工資料整理進行重復性、繁瑣性的拆卷、組卷工作，資料返工不僅造成大量的人力、物力和精力的浪費，也破壞了施工過程的原始性并降低了工程資料的真實性和有效性，不利于將來的檢索使用，也不利于保證工程檔案質量。更不利于工程后續發展的重要保證。
規范建筑工程資料管理及改進工程資料管理措施
1.提高認識，加強前端控制
提高工程管理人員對工程資料管理重要作用的認識，明確工程建設中形成的工程資料內容，掌握工程資料分類標準。從建設前期就對施工資料整理，分類設置歸類，保障將來收集施工資料的完整性，按照“三同步”的管理原則，保證施工資料管理與工程建設“同步收集、同步整理，同步竣工”，提高各參建單位資料員的工作效率和竣工資料整理的進度，避免因竣工資料整理不及時而影響工程竣工的現象。
編制《建筑工程資料管理規程》，提高各參建單位工程資料管理水平
《建筑工程資料管理規程》將密切結合施工過程的各種工藝工序要求，以及工程質量驗收要求，為廣大資料員提供切實可行的指導性條文，使資料員明確理解在工程建設中應該“做什么、怎么做”。通過提高資料員工作能力，保證工程資料的真實性和有效性，減少因工程資料不真實、不齊全，而不能真實反映工程建設實際情況的現象。
3.實現“工程項目文檔一體化”的工程資料管理模式
這是近年來國際先進工程公司普遍采用的項目文件控制理念。其核心思想是加強項目工程資料管理的前端控制，通過“資料形成、收集整理、編目歸檔”的3個階段管理，從“三同步”到“全過程”，加強資料員的工程技術知識和檔案管理知識，通過各種層次的檢查整改后，最后達到竣工資料直接歸檔入庫的標準。這樣，可以實現對工程質量的實時控制，提高了工作效率。
1）配備高素質的資料管理人員
①要定人定崗，勘察設計、檢測監測和施工、監理單位要明確資料管理隊伍，必須由項目總工或總監代表親自負責資料工作。資料管理人員應對工程整個過程有全面了解。
②要有專項資金安排，配備工作設備設施，確保資料管理人員能夠有效地開展工作。
③要加強業務培訓，落實工程資料管理工作責任制。
2）堅持“三同步”管理原則，實施分階段整編計劃
工程資料要按要求填寫，分類存放，施工原始資料要及時收集、專人保管，對設計圖紙和設計變更加強管理，做好登記，同時要實施每月、每周的分階段整理編目，甚至每天的工作都應詳實記錄收集。做到資料收集積累、整理移交與工程建設同步，使工程建設進展到哪一個階段，資料收集整編就完成到哪一個階段。
3）堅持全過程管理，竣工資料整編要列入施工進度計劃
結合施工進度安排，每個分部分項工程竣工文件質量檢查整理工作均應列入該項工程進度計劃中，并將其作為重要的時間節點來完成。發現問題，要及時研究給予解決。對不符合標準的文件要拒收，從源頭上保證整編資料的質量。確保工程竣工檔案資料質量，避免因竣工檔案質量而影響工程竣工驗收。
4）加強督促檢查，確保痕跡管理落到實處
要加大監督檢查力度，嚴格要求，規范參建單位切實做好工程資料管理工作。要保證工程資料管理工作與項目建設同步進行；要設專人負責、專門保管；要特別防止工程檔案的損壞和遺失，保證重大建設項目工程資料符合“檔案資源體系、檔案安全體系和檔案利用體系”三個體系中的安全保管要求。
結束語:
總而言之，工程建設過程中應高度重視工程檔案資料管理工作，確保實現工程檔案資料管理工作制度化、規范化和標準化。政府質量監督部門應該對工程檔案資料管理進行嚴格的監督，嚴把審查驗收關，確保竣工檔案資料的真實性和準確性，使竣工檔案資料真正發揮憑證作用。從而留下一套真實有效、系統和有價值的工程建設資料。
參考文獻：
【關鍵詞】工程項目；檔案管理；措施
建筑設計是一個動態的過程，從項目的勘察、設計到施工、竣工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。建筑設計的檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好建設項目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設計的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分工作人員不重視。為了解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，擺正檔案和建設項目的關系，確保建設項目的收集歸檔工作的正常有序進行。
1 建設建筑設計檔案管理中存在的問題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時間的關系，有的非常重要的文件，在下發或轉發時就是復印件，難以滿足檔案資料管理規定中“竣工資料中不允許出現復印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業技術人員，在資料移交時又把關不嚴，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現象
隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現場驗收后，沒有按照國家行業標準規定要求辦理書面簽字，結果，等驗收小組解散后，找不到當事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規范
有些施工單位不能按照有關竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或對原圖修改過多，或使用計算機圖的復印件，或劃改不當，以上種種現象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規范
施工過程中形成的資料格式不統一，不規范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動。
1.5 施工原始資料書寫不規范
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗收簽證資料填寫不規范
交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。
2 建筑設計檔案管理的措施
2.1 施工圖設計文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時間，搶進度實施“先上車，后買票”，邊施工、邊設計、邊辦手續，造成返工、停工，嚴重影響了工程質量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預報審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報送工程竣工檔案責任書》的同時，將工程施工圖報送城建檔案管理部門，經城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設計邊施工。同時，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進度，從而增強業務指導的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個良好的基礎。
2.1.2 要加強施工單位檔案人員業務培訓，提高業務素質，依法管理工程檔案意識
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規章，嚴格依法管理，堅決禁止無施工圖先施工、邊設計邊施工的現象，要及時做好工程圖紙、資料收集。及時把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時間送到施工人員手中，并經常深入施工第一線，了解施工進度，了解施工工程圖的實施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內容，包括設備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產和進口之分。資料本身復雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務合同及其技術附件會對廠家應提交的資料有一個要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時，核實其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分（即甲方采購）及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領取及驗核，并結合經驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協議的情況下，對照設計圖紙，了解采購情況及應提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業務人員重新重視，對照合同或協議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，要監督廠家按合同匯總移交，EPC單位質檢人員要認真把關，保證隨機資料歸檔齊全并且不影響歸檔時間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應從工程項目立項做起
設立工程項目資料管理機構和管理人員應從工程項目立項開始，負責工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責對施工單位竣工資料的指導、監督。竣工資料編制工作應實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項目管理部門在工程建設初期就應結合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規定，明確建設單位、施工單位、監理單位在工程資料形成過程中各自的職責和應承擔的責任，做到分工明確，責任明確。工程項目管理單位和監理單位，在項目開始之初就應制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規范性。只有加強工程建設各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范，才能保證施工技術資料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠。
2.3.3 加強過程控制是保證竣工資料真實有效的手段
建筑設計的相關單位、工程管理人員、工程技術人員要切實負起責任，做到建筑設計與資料整理同步進行，避免設計施工與資料分離，切忌先完成施工任務，而后補資料的現象發生，負有管理職責的檔案資料管理人員要經常深入施工現場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規范性進行檢查。
2.4 結語
建筑設計檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作的順利進行，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設計檔案的驗收和移交工作。
參考文獻
[1]藺湘：《施工企業應重視工程項目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。
【關鍵詞】建設項目；工程檔案；管理
Project file in engineering construction influential role
Liu Jian
【Abstract】The project file is directly in construction activities in the formation of conservation value of the text, drawings, graphics, audio, data and other historical data records, but also to carry out project planning, surveying, design, construction, management, operation, maintenance, research, disaster and other important basis for different jobs. Project archives shall complete, standardization, standardization, systematic requirements for finishing the preparation, including technical documentation and completion of drawings and construction projects carried out simultaneously in the project completion and acceptance, the contractor to submit a qualified Archives and complete construction drawings, as a condition of final acceptance for future maintenance, management and reconstruction provide the basis for good project file management is essential.
【Key words】construction project; project files; Management
1.建立檔案管理網絡，確保管理規范化、標準化加強對檔案工作的集中統一管理是工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。
一是確定檔案工作負責人，統一協調檔案管理工作，由專職檔案人員，在各項目部門指定專門人員擔任兼職或專職檔案員。二是要設計出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數字檔案信息進行分類排列和編目，實現檔案數字化，信息組織與管理的有序化。三是建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明。四是建立科學的歸檔制度，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。
2.轉變觀念，科學管理
長期以來，我們對于各級各類檔案的管理工作沒有一種科學的管理意識，沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致建設部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了使工程的檔案管理更加規范化、標準化，我們必須提高認識，轉變觀念，制定一系列措施，對工程檔案進行科學管理，并根據工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道。
從實際情況看，工程建設是比較復雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務難完成；臨時機構解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解工程建設工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上，采取以下收集方法：
（一）追蹤收集
適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質量也比較高。
（二）分階段收集
適用于建設周期長的工程。某些大型工程及某些跨年度的工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續性、完整性。
（三）強制性收集
適用于對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項工程開工在建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。
3.明確檔案資料管理的范圍和要求
3.1 工程檔案資料管理的范圍
工程建設項目立項報告、可行性報告、設計、決策、施工、質檢、監理、過程中驗收、竣工驗收、試運行等工程在建設過程中形成，并應歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。
3.2 檔案資料管理的要求
一是工程檔案工作應與工程建設同步管理；二是檔案應完整、準確、系統，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續完備，圖片、照片等要附情況說明；三是竣工圖應反映實際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測記錄、交接驗收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應有完整的文字說明，同時要詳細地填寫檔案資料情況登記表。
4.強化檔案人員的業務培訓
為了提高檔案管理水平，工程檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與工程相關的一些專業類別檔案。
因此，為達到工程檔案整理規范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化，作詳細的講解，使大家對檔案內容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。
5.工程檔案信息的開發和利用
通過開發利用工程檔案信息，促進檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發檔案信息。工程檔案的形成是項目建設工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給更多的項目建設工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給建設部門和相關的技術工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。
