時間：2023-06-07 09:32:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理數(shù)字化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)檔案來作為管理的主要對象，對其進(jìn)行收集、分類和存儲，利用的時候進(jìn)行檢索調(diào)用，加上平時的維護(hù)，這些就是對檔案工作的全部，而檔案信息化改變了這一局面，首先是檔案的介質(zhì)發(fā)生的變化，再來就是管理模式出現(xiàn)了變化，很多的人工步驟都由計算機系統(tǒng)代替，最后增加了檔案的利用，讓檔案的價值得到發(fā)揮[1]。
一、當(dāng)前我國檔案管理的主要問題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠(yuǎn)的角度來看，我國制度的改革以及社會的發(fā)展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因為傳統(tǒng)檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內(nèi)容和個人之見出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見失去了聯(lián)系，就會出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示“長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統(tǒng)計，當(dāng)年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產(chǎn)生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機構(gòu)以及檔案管理機構(gòu)，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構(gòu)對于這些聯(lián)系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風(fēng)險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門對于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務(wù)”項目，這些項目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容相對應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。
（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對檔案個人進(jìn)行了解的一個窗口，實際的應(yīng)用價值比較大。
三、總結(jié)
信息化和網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用讓人事檔案管理成為了必然的結(jié)果，而如何的利用網(wǎng)絡(luò)來對檔案服務(wù)進(jìn)行改變，提供更多個性化的服務(wù)，將是檔案發(fā)展的另一個階段，檔案一直都是非常重要的信息資源，在以前我們因為技術(shù)不夠，無法對其進(jìn)行良好的利用，而今，技術(shù)已經(jīng)不再是問題，因此利用和服務(wù)將會是我們發(fā)展的主要方向。
一、數(shù)字化檔案管理的特點
（1）經(jīng)濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。
（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。
（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。
（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進(jìn)一步加強檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
本文作者：肖瑞婷工作單位：神華陜西國華錦界能源有限責(zé)任公司
關(guān)鍵詞：設(shè)計企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式
中圖分類號：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場競爭中，設(shè)計企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運作模式，是對企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。
1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別
電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對整個過程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。
檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強。
我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內(nèi)設(shè)計企業(yè)在設(shè)計手段上實現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計企業(yè)利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA。可以說多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對企業(yè)各個過程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。
2 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究
2.1 設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運用到各行各業(yè)，對于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學(xué)科被運用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)模或檔案管理理念的不同，在實際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析
（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。
（2）從管理實體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點，要實現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。
（3）為知識管理提供基礎(chǔ)。知識管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個入口進(jìn)去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。
（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個單位多個方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個方面實現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個流程就運轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數(shù)字地圖后，會驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。
3 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式
3.1虛擬化。“虛擬”源于計算機技術(shù)，是指用計算機來虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機中，而是計算機通過相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實踐活動從過去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過程。
從本質(zhì)上講，虛擬化實際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計算機和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計算機和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計算機具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經(jīng)到來。
由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計算機和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機技術(shù)的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來設(shè)計企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實現(xiàn)手段。
3.2遠(yuǎn)程化。計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點。隨著設(shè)計企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計企業(yè)未來數(shù)字化實現(xiàn)的主要功能之一。
3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會形成設(shè)計企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。
3.4數(shù)字化可能會使設(shè)計企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機構(gòu)的人員有點類似于網(wǎng)站的編輯和運維人員，主要對企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點類似于網(wǎng)站的記者，實時產(chǎn)生大量的信息。
4 .結(jié)束語
企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面資源納入一個整體的企業(yè)價值鏈中。基于價值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、營銷擴張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢。現(xiàn)代企業(yè)管理強調(diào)對物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn) ：
[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國物價出版社，2001.9
1數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
所謂數(shù)字化檔案管理是指對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管并實施電子存取服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實力的體現(xiàn)，是檔案館建設(shè)在信息時代的必然要求。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
2數(shù)字化檔案管理的重要性
檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計算機的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。
而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時歸檔，盡快提供利用。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事，從而提高了辦公效率。
數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關(guān)的計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，社會公眾（開放檔案）和各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對檔案實體多次輾轉(zhuǎn)造成的時間浪費和重復(fù)勞動，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實現(xiàn)資源共享，提高工作效率。
檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護(hù)檔案實體的安全。
3實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
3.1管理人員的素質(zhì)需提高
隊伍素質(zhì)的提高是有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要準(zhǔn)備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，更要努力學(xué)習(xí)掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。堅持用新思路、新體制、新機制、新方式進(jìn)行培訓(xùn)，在短時間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，同時，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對性地對廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識的再培訓(xùn)、再教育，使廣大檔案工作者加強檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識的更新，樹立檔案數(shù)字化工作是第一要務(wù)的思想。從基本知識入手，全面細(xì)致掌握檔案工作中的每個環(huán)節(jié)和知識點，熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
3.2正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系
正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了儲存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。
3.3數(shù)字化管理中需要個性化服務(wù)
數(shù)字化管理不能局限于單個檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會的資源構(gòu)成強大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動態(tài)性檔案管理服務(wù)。檔案管理要求根據(jù)用戶的實際任務(wù)搜集選擇各種信息，檔案管理強調(diào)利用自己獨特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現(xiàn)價值；通過直接介入用戶課題的最關(guān)鍵部分來提高服務(wù)價值。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務(wù)，做好個性化服。
3.4實現(xiàn)檔案信息與社會信息相聯(lián)結(jié)
要建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息與社會信息的聯(lián)結(jié)，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點或網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系?y的前提條件和核心內(nèi)容之一。
0 引 言
隨著時代的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理模式暴露出許多問題，難以滿足新時期的檔案管理工作需要。在信息時代背景下，依托計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理已經(jīng)逐漸實行數(shù)字化管理模式，提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。以下主要圍繞現(xiàn)如今檔案數(shù)字化管理中存在的問題展開簡單分析與探討。
1 新時期檔案管理數(shù)字化存在的主要問題
1.1 檔案管理人員的素質(zhì)有待提升
我國檔案管理人員隊伍主要存在的問題是檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)有待提升，且檔案管理人員隊伍老齡化問題嚴(yán)重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應(yīng)數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計算機。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時代背景下缺乏創(chuàng)新意識，忽視對檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。
1.2 缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備
軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，然而，受到資金限制，企業(yè)無法配齊各種數(shù)字化設(shè)備，尤其是計算機系統(tǒng)與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質(zhì)量與效率提升。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，計算機設(shè)備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。因此，要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進(jìn)各種先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新陳舊的設(shè)備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障，實現(xiàn)對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。
1.3 檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險
隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機技術(shù)在社會各個領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時引發(fā)了信息安全問題，特別是計算機系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導(dǎo)致管理人員無法在第一時間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。
2 實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要意義
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關(guān)部門中應(yīng)用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
2.1 提升企業(yè)的經(jīng)濟效益
隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理。基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。
2.2 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計算機技術(shù)，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
2.3 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進(jìn)行隨時查詢。
3 檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施
3.1 文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進(jìn)行文件閱讀，在完成對文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。
3.2 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
3.3 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
3.3.1 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應(yīng)用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護(hù)功能。
3.3.2 系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護(hù)級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
3.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
3.5 加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。
4 結(jié) 語
［摘要］數(shù)字化檔案的信息安全，是檔案數(shù)字化建設(shè)中的重要方面，也是檔案管理人員的重要職責(zé)。就檔案信息數(shù)字化實施中存在的信息安全問題進(jìn)行分析，提出了加強檔案信息數(shù)字化安全對策，以確保檔案信息數(shù)字化安全。
［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時利用，實現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險和安全隱患。2.計算機網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時要有相應(yīng)的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規(guī)范，及時做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀(jì)意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。
作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站
參考文獻(xiàn)：
項文新.檔案信息安全保障體系框架研究［J］.檔案學(xué)研究，2010（2）.
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實踐活動的范圍相當(dāng)廣，勞動對象相當(dāng)復(fù)雜，實踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實際應(yīng)用時會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機關(guān)、企事業(yè)單位正在實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認(rèn)知度
從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時期。由于當(dāng)時技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題
數(shù)字檔案作為一種通過計算機磁盤等設(shè)備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計算機的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦校瑢τ谄浯嬖诘牟蛔阒帲P者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應(yīng)當(dāng)加強宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計算機獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計算機的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數(shù)字檔案的運用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計算機行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務(wù)。
最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。
由上述可知，時代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實際應(yīng)用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，1988.
[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.
關(guān)鍵詞：數(shù)字化城市管理檔案; 管理; 以人為本; 數(shù)字化檔案建設(shè)
Abstract: digital urban management files inheritance city is a carrier of human civilization, is the whole process of construction projects original, truly record, completes the digital urban management files management work is key, and give full play to the potential of the people, so that it can better for the digital city archives management service.
Keywords: digital urban management files; Management; People-oriented; Digital archive building
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
一、數(shù)字化城市管理檔案管理的意義
數(shù)字化城市管理檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項活動中起著非常重要的作用。 1.1數(shù)字化城市管理檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是數(shù)字化城市管理檔案。數(shù)字化城市管理檔案真實地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟。因此它是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的工具和手段。對一個城市、一個地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的數(shù)字化城市管理檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會遇到很多困難。
1.2數(shù)字化城市管理檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長遠(yuǎn)的預(yù)測和設(shè)想。通過論證、編制規(guī)劃方案付諸實施。《中華人民共和國城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的數(shù)字化城市管理檔案，而且數(shù)字化城市管理檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。
1.3數(shù)字化城市管理檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。現(xiàn)代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上空間利用率越來越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。人會變化，要調(diào)動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而數(shù)字化城市管理檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以數(shù)字化城市管理檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
二、 如何做好數(shù)字化城市管理檔案的管理
數(shù)字化城市管理檔案的重要性要求我們必須做好數(shù)字化城市管理檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計和維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。
“以人為本”，充分發(fā)揮人的主觀能動性，做好數(shù)字化城市管理檔案的管理工作。一是加強對數(shù)字化城市管理檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。信息社會對信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將數(shù)字化城市管理檔案的有關(guān)信息傳播出去，特別是建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺——數(shù)字化城市管理檔案專業(yè)網(wǎng)站，明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé)，讓大家都來了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過人機互通，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時溝通信息，完善數(shù)字化城市管理檔案的管理工作。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍。現(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的數(shù)字化城市管理檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對內(nèi)，數(shù)字化城市管理檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對外，定期舉辦數(shù)字化城市管理檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。實踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好數(shù)字化城市管理檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對數(shù)字化城市管理檔案的管理能力，對數(shù)字化城市管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。三是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作。重點工程建設(shè)項目是城市經(jīng)濟發(fā)展和社會進(jìn)步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國計民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動做好對重點工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進(jìn)行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出新路子。四是注重對數(shù)字化城市管理檔案信息的反饋。城市建設(shè)日新月異，對數(shù)字化城市管理檔案的管理也必須與城市建設(shè)相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對數(shù)字化城市管理檔案的管理。
三、做好數(shù)字化檔案建設(shè)。
檔案界對電子政務(wù)建設(shè)的積極回應(yīng)也已進(jìn)入了項目規(guī)劃階段。列入檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃的三大重大項目之一的“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”建設(shè)的總體目標(biāo)是：“以3127個國家綜合檔案館為建設(shè)對象，以分布式檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，重點建設(shè)涵蓋全部館藏檔案的全國性、超大型、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；建立適應(yīng)國家經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展需要的檔案信息資源共享體系；建立適應(yīng)各級黨委政府電子政務(wù)建設(shè)需要的電子文件歸檔管理和電子檔案接收管理系統(tǒng)。”“數(shù)字化檔案信息開放利用原則”的及時提出和確立能夠為檔案部門融入電子政務(wù)信息建設(shè)和服務(wù)提供指導(dǎo)性意見。
未來利用需求的趨勢分析和積極應(yīng)對。 “檔案工作一直把用戶的需求放在第一位，但主要是到閱覽室進(jìn)行利用的用戶。”“在線用戶可能永遠(yuǎn)也不會造訪檔案館”，“親自到檔案館的用戶只是用戶的一種，而且在我們的用戶中所占比例將越來越小。”英國曼徹斯特大學(xué)的檔案同仁對于檔案用戶類型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來需求走向：越來越多的檔案利用者可能是檔案網(wǎng)站的在線用戶，越來越多的檔案信息服務(wù)將通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數(shù)字檔案館。
綜上所述，做好數(shù)字化城市管理檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為數(shù)字化城市管理檔案事業(yè)服務(wù)。通過對數(shù)字化城市管理檔案的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。
參考文獻(xiàn)：1.趙培慎;要想有地位必須有作為[J];檔案管理;1994年02期
關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個民族進(jìn)步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會，跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。
一、檔案信息時展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟，其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
二、高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件，即電子文件也就應(yīng)運而生。
三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題
事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在：首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進(jìn)行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。
四、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)
由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費，也影響了我國檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循相應(yīng)國家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后
經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實質(zhì)性的資源司共享。
【關(guān)鍵詞】城建檔案管理；數(shù)字化；信息技術(shù)；城市化
自我國社會主義市場經(jīng)濟體制確立以來，新時期社會進(jìn)步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來越快。城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動有序開展，需要全面開展城建n案管理數(shù)字化建設(shè)活動，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來，加強城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對于后續(xù)理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。
一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費大量的人力、物力和財力，需要人工對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時，由于檔案資料自身具有分散性特點，所以對信息資源的整合和查找只能依靠人工實現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)資源共享和存儲技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內(nèi)容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提高，越來越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用在城建檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數(shù)字化主要是在物質(zhì)載體上記錄，物質(zhì)載體性能越好，存儲時間越長。所以在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息存儲物質(zhì)載體直接影響到數(shù)字信息的存取期限，保證物質(zhì)載體的穩(wěn)定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質(zhì)較為特殊，所以除了記錄城建的相關(guān)信息以外，還具有一定的法律價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息存儲載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數(shù)據(jù)信息的丟失和不完整，法律價值需要在長期驗證中才可以肯定其原有價值。
數(shù)字檔案資源共享，首要前提是建立一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，實現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享。但是就當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀來看，仍然缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)對策
（一）做好全面規(guī)劃。城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費大量的時間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對檔案館內(nèi)部的信息資源儲藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點，根據(jù)檔案類型有針對性地開展數(shù)字化建設(shè)活動。
（二）建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過對數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。
（三）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)字化管理不僅僅需要依靠計算機網(wǎng)絡(luò)開展工作，還需要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，利用相配套的設(shè)備和軟件，搭建一個網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享。
四、結(jié)語
綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對性地開展工作。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理
數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動了醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作與社會發(fā)展的同步對接。下面，筆者就針對醫(yī)院人事檔案管理對數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會。
一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況
1.人工操作效率低下
醫(yī)院的人事檔案主要用于對醫(yī)院工作者的基本情況進(jìn)行記錄，能夠真實全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學(xué)習(xí)、工作以及生活等方面的真實情況。在人事檔案管理的人工操作模式當(dāng)中，必不可少進(jìn)行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風(fēng)險，一旦在轉(zhuǎn)抄過程中出現(xiàn)錯誤，后續(xù)就需要通過多個復(fù)雜的程序來進(jìn)行修復(fù)或補償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。
2.對人事檔案管理資料的利用率較低
大部分醫(yī)院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進(jìn)行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對檔案進(jìn)行整理或清理，這也會對紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。
3.檔案管理信息化水平不高
縱觀我國醫(yī)院人事檔案管理情況來看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。
二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作
1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識
醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。
2.充分運用數(shù)字化信息技術(shù)促進(jìn)認(rèn)識檔案管理工作的完善
數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學(xué)理論以及方法而實現(xiàn)的，是一種對人類信息處理功能進(jìn)行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中充分運用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。
3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式
對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進(jìn)行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享性。
4.加大隊伍建設(shè)力度
醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質(zhì)量人才隊伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及實踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計算機操作技能、具備高度工作責(zé)任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。
三、數(shù)字化信息對醫(yī)院人事檔案管理的重要意義
1.提升醫(yī)院工作效率
電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實時更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。
2.保存難度降低
傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機系統(tǒng)當(dāng)中，保存時間極長，且不容易被損壞。
3.信息儲存內(nèi)容覆蓋面更廣
電子儲存媒介具有空間大的特點，因此醫(yī)院在儲存人事檔案信息時不必再因為儲存場所不足而出現(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。
4.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性
紙質(zhì)檔案在閱讀的過程中需要耗費極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時往往不會進(jìn)行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評價結(jié)果都是通過數(shù)據(jù)形式來呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進(jìn)了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實、可靠。
5.信息獲取速度加快
在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費較多的時間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會根據(jù)所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。
四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對策
1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識
數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機密性檔案文件必須加大保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運行。
2.完善人事檔案管理制度
要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責(zé)任制，明確每一名工作人員的職責(zé)與義務(wù)，將具體責(zé)任落實到個人。此外，還應(yīng)定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及升級處理，對于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；數(shù)字化
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
1.檔案管理數(shù)字化概述
所謂的數(shù)字化信息技術(shù)實質(zhì)上就是一種集電子技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等諸多先進(jìn)技術(shù)于一身的綜合性技術(shù)。受科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動，傳統(tǒng)的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這就要求我們應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化信息技術(shù)有效地應(yīng)用到電子檔案管理當(dāng)中，以此來提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎(chǔ)，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案，從而能夠節(jié)省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。
此外，與傳統(tǒng)的資質(zhì)檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠全部存儲在計算機的硬盤當(dāng)中，從而并不會占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對一些檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用電子信息技術(shù) 進(jìn)行檔案管理的人員要比仍采用手工作業(yè)的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術(shù)值得大范圍推廣使用。
2.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的突出問題
2.1檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數(shù)字化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2.2缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在數(shù)字化建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理部門是主體、是基礎(chǔ)。
2.4缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級檔案管理部門現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
2.5傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，由于計算機和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的障礙。
3.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點建議
3.1建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯Α鬟f和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標(biāo)識規(guī)范的方法，等等。
3.2 建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國家出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理數(shù)字化提供法律依據(jù)。
3.3加強人才隊伍建設(shè)，儲備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實專業(yè)知識功底、較好的學(xué)術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛瑸樗麄兲峁┦┱共湃A的舞臺，使之有所作為。對已經(jīng)確定并不斷成長起來的人才，要加強培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進(jìn)有信息專業(yè)技術(shù)特長和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.4加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
自建設(shè)部《全國城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺，積極開展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會各界對城市建設(shè)檔案利用的需求。
3.5積極開展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓(xùn)教育活動，增強大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門做好機制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。
3.6要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，增強決策落實力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，落實責(zé)任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進(jìn)一步提高科學(xué)決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務(wù)。
4.結(jié)語：
在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理是發(fā)展的大趨勢，是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。
參考文獻(xiàn)：
