時(shí)間：2023-06-07 09:26:58
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇數(shù)字化檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)檔案來(lái)作為管理的主要對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行收集、分類和存儲(chǔ)，利用的時(shí)候進(jìn)行檢索調(diào)用，加上平時(shí)的維護(hù)，這些就是對(duì)檔案工作的全部，而檔案信息化改變了這一局面，首先是檔案的介質(zhì)發(fā)生的變化，再來(lái)就是管理模式出現(xiàn)了變化，很多的人工步驟都由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替，最后增加了檔案的利用，讓檔案的價(jià)值得到發(fā)揮[1]。
一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理的主要問(wèn)題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，我國(guó)制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理存在較多的問(wèn)題，加上目前的檔案流動(dòng)性比較大，因此檔案內(nèi)容和個(gè)人之見(jiàn)出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識(shí)檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項(xiàng)基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見(jiàn)失去了聯(lián)系，就會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價(jià)值自然就沒(méi)有了，因此檔案必須要和實(shí)際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。
（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開(kāi)始定期公示“長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過(guò)5年且被公示又無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門(mén)的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過(guò)一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過(guò)60萬(wàn)的“棄檔族”[3]。自從90年代以來(lái)，我國(guó)的新用工制度就讓流動(dòng)人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對(duì)檔案的管理也開(kāi)始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開(kāi)始產(chǎn)生了變化。加之，我國(guó)自九七年開(kāi)始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開(kāi)始與人事檔案脫鉤。
目前社會(huì)的流動(dòng)性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣檔案就會(huì)逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒(méi)有用的“死檔”，而檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于這些聯(lián)系不到本人，無(wú)法收取檔案費(fèi)用的部門(mén)也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門(mén)只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來(lái)越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價(jià)值的喪失，其實(shí)檔案在我國(guó)來(lái)說(shuō)，因?yàn)閲?guó)企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。
二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望
（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)個(gè)人的過(guò)往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會(huì)有問(wèn)題，增加了風(fēng)險(xiǎn)性，而且遺失后的補(bǔ)辦也是比價(jià)困難的，這是目前檔案管理比較常見(jiàn)的問(wèn)題。我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門(mén)對(duì)于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實(shí)際的情況卻并不樂(lè)觀，并沒(méi)有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問(wèn)題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開(kāi)展各類“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過(guò)進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢單位開(kāi)設(shè)證明。
（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國(guó)的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國(guó)的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會(huì)是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對(duì)檔案?jìng)€(gè)人進(jìn)行了解的一個(gè)窗口，實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值比較大。
三、總結(jié)
信息化和網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用讓人事檔案管理成為了必然的結(jié)果，而如何的利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行改變，提供更多個(gè)性化的服務(wù)，將是檔案發(fā)展的另一個(gè)階段，檔案一直都是非常重要的信息資源，在以前我們因?yàn)榧夹g(shù)不夠，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行良好的利用，而今，技術(shù)已經(jīng)不再是問(wèn)題，因此利用和服務(wù)將會(huì)是我們發(fā)展的主要方向。
一、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)
（1）經(jīng)濟(jì)效益高。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來(lái)解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。
（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對(duì)象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如工人進(jìn)廠，退休，流動(dòng)性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計(jì)這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過(guò)數(shù)字化檔案管理變得十分簡(jiǎn)單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)沒(méi)有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時(shí)間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作的影響力頗高，所以對(duì)檔案的管理工作各級(jí)檔案管理部門(mén)還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財(cái)力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時(shí)還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢(shì)，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動(dòng)意識(shí)，提高自身對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)及服務(wù)意識(shí)。
（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門(mén)應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，單位還要積極向社會(huì)各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對(duì)在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。
（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門(mén)之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個(gè)檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級(jí)檔案管理主管部門(mén)要及時(shí)制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)代和信息科技的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動(dòng)性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開(kāi)發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。
本文作者：肖瑞婷工作單位：神華陜西國(guó)華錦界能源有限責(zé)任公司
關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式
中圖分類號(hào)：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價(jià)值鏈中，以此建立自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場(chǎng)革命性變革。
1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別
電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無(wú)妨，但如果深究這兩個(gè)概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實(shí)體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過(guò)某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。
檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過(guò)程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實(shí)體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實(shí)現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒(méi)有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過(guò)程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時(shí)代后，對(duì)于檔案全過(guò)程管理的要求就越來(lái)越迫切，能否對(duì)檔案全過(guò)程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。
我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)企業(yè)在設(shè)計(jì)手段上實(shí)現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開(kāi)展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計(jì)企業(yè)利用綜合信息管理平臺(tái)開(kāi)展工作；在公文管理上使用OA。可以說(shuō)多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對(duì)企業(yè)各個(gè)過(guò)程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說(shuō)的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級(jí)邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。
2 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究
2.1 設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個(gè)較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項(xiàng)目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對(duì)于處于競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來(lái)說(shuō)，尤為重要。我國(guó)很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實(shí)際效果也不盡相同，大致可分為部門(mén)檔案管理、項(xiàng)目組檔案管理和部門(mén)/項(xiàng)目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)模或檔案管理理念的不同，在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析
（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺(jué)應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類，存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。
（2）從管理實(shí)體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來(lái)龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。
（3）為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)。知識(shí)管理是未來(lái)信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡(jiǎn)單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過(guò)渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^(guò)一個(gè)入口進(jìn)去后，通過(guò)各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。
（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來(lái)，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們?cè)诳吹綌?shù)字地圖后，會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_(kāi)始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。
3 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式
3.1虛擬化。“虛擬”源于計(jì)算機(jī)技術(shù)，是指用計(jì)算機(jī)來(lái)虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤(pán)、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計(jì)算機(jī)中，而是計(jì)算機(jī)通過(guò)相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實(shí)事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實(shí)踐活動(dòng)從過(guò)去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過(guò)程。
從本質(zhì)上講，虛擬化實(shí)際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實(shí)物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說(shuō)是計(jì)算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計(jì)算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計(jì)算機(jī)具備所有這些功能時(shí)，才能夠說(shuō)虛擬時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。
由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無(wú)論從安全考慮，還是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來(lái)設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。
3.2遠(yuǎn)程化。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢(shì)，這也符合數(shù)字化未來(lái)發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動(dòng)辦公的要求越來(lái)越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計(jì)企業(yè)未來(lái)數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的主要功能之一。
3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識(shí)管理等各功能模塊串起來(lái)的一根紅線，數(shù)字化將會(huì)形成設(shè)計(jì)企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。
3.4數(shù)字化可能會(huì)使設(shè)計(jì)企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計(jì)企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對(duì)企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計(jì)人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的記者，實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的信息。
4 .結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)越來(lái)越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開(kāi)放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)往往顯得很被動(dòng)，必須把同經(jīng)營(yíng)過(guò)程有關(guān)的多方面資源納入一個(gè)整體的企業(yè)價(jià)值鏈中。基于價(jià)值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來(lái)建立企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn) ：
[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國(guó)物價(jià)出版社，2001.9
1數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
所謂數(shù)字化檔案管理是指對(duì)具有高度價(jià)值的圖像、文本、語(yǔ)音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管并實(shí)施電子存取服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)，是檔案館建設(shè)在信息時(shí)代的必然要求。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新一代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
2數(shù)字化檔案管理的重要性
檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計(jì)算機(jī)的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時(shí)歸檔，盡快提供利用。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事，從而提高了辦公效率。
數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。
檔案資料經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工后，社會(huì)公眾（開(kāi)放檔案）和各職能部門(mén)都能通過(guò)檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對(duì)檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)造成的時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率。
檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅。而檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，可通過(guò)電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全。
3實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
3.1管理人員的素質(zhì)需提高
隊(duì)伍素質(zhì)的提高是有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的必要準(zhǔn)備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長(zhǎng)，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一項(xiàng)非常重要的工作。沒(méi)有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，更要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。堅(jiān)持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式進(jìn)行培訓(xùn)，在短時(shí)間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，同時(shí)，堅(jiān)持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對(duì)性地對(duì)廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識(shí)的再培訓(xùn)、再教育，使廣大檔案工作者加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)的更新，樹(shù)立檔案數(shù)字化工作是第一要?jiǎng)?wù)的思想。從基本知識(shí)入手，全面細(xì)致掌握檔案工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)和知識(shí)點(diǎn)，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)管理檔案，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
3.2正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系
正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤(pán)、光盤(pán)上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。
3.3數(shù)字化管理中需要個(gè)性化服務(wù)
數(shù)字化管理不能局限于單個(gè)檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會(huì)的資源構(gòu)成強(qiáng)大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動(dòng)態(tài)性檔案管理服務(wù)。檔案管理要求根據(jù)用戶的實(shí)際任務(wù)搜集選擇各種信息，檔案管理強(qiáng)調(diào)利用自己獨(dú)特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價(jià)值，通過(guò)幫助用戶解決他們自身難以解決的問(wèn)題來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)值；通過(guò)直接介入用戶課題的最關(guān)鍵部分來(lái)提高服務(wù)價(jià)值。檔案工作人員通過(guò)發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務(wù)，做好個(gè)性化服。
3.4實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息相聯(lián)結(jié)
要建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁(yè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系?y的前提條件和核心內(nèi)容之一。
0 引 言
隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理模式暴露出許多問(wèn)題，難以滿足新時(shí)期的檔案管理工作需要。在信息時(shí)代背景下，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理已經(jīng)逐漸實(shí)行數(shù)字化管理模式，提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。以下主要圍繞現(xiàn)如今檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題展開(kāi)簡(jiǎn)單分析與探討。
1 新時(shí)期檔案管理數(shù)字化存在的主要問(wèn)題
1.1 檔案管理人員的素質(zhì)有待提升
我國(guó)檔案管理人員隊(duì)伍主要存在的問(wèn)題是檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)有待提升，且檔案管理人員隊(duì)伍老齡化問(wèn)題嚴(yán)重。由于檔案管理工作對(duì)年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會(huì)選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊(duì)伍的老齡化問(wèn)題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應(yīng)數(shù)字化管理，在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計(jì)算機(jī)。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時(shí)代背景下缺乏創(chuàng)新意識(shí)，忽視對(duì)檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。
1.2 缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備
軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，然而，受到資金限制，企業(yè)無(wú)法配齊各種數(shù)字化設(shè)備，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序過(guò)于陳舊，阻礙檔案管理的工作質(zhì)量與效率提升。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)設(shè)備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進(jìn)各種先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新陳舊的設(shè)備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實(shí)性提供重要保障，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案資料的長(zhǎng)久保存，充分挖掘檔案資料的價(jià)值。
1.3 檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險(xiǎn)
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，在給人們帶來(lái)許多便利的同時(shí)引發(fā)了信息安全問(wèn)題，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過(guò)程中，檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導(dǎo)致管理人員無(wú)法在第一時(shí)間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要意義
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國(guó)事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門(mén)中應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，該模式存在的主要問(wèn)題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長(zhǎng)，阻礙檔案管理工作有效開(kāi)展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間，滿足用戶檔案資料的需要，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢(shì)。
2.1 提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益
隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理。基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費(fèi)用與人員，這必然會(huì)增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費(fèi)。
2.2 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時(shí)空限制，用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
2.3 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對(duì)象，包括職工入廠、調(diào)動(dòng)以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對(duì)檔案歸檔后才可以查詢，而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢(shì)是可以簡(jiǎn)化資料查詢，便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。
3 檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施
3.1 文書(shū)處理以及歸檔開(kāi)展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書(shū)工作，而文書(shū)工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件，催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀，在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。
3.2 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤(pán)備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會(huì)利用磁盤(pán)陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描，并通過(guò)光盤(pán)與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問(wèn)題。
3.3 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
3.3.1 系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤(pán)陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過(guò)擴(kuò)展模塊應(yīng)用，可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。
3.3.2 系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤(pán)陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤(pán)等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì)，避免存在單點(diǎn)故障，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外，就磁盤(pán)陣列而言，需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別，滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
3.4 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時(shí)期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識(shí)，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
3.5 加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。
4 結(jié) 語(yǔ)
［摘要］數(shù)字化檔案的信息安全，是檔案數(shù)字化建設(shè)中的重要方面，也是檔案管理人員的重要職責(zé)。就檔案信息數(shù)字化實(shí)施中存在的信息安全問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化安全對(duì)策，以確保檔案信息數(shù)字化安全。
［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容
檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對(duì)象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患
（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開(kāi)展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對(duì)制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒(méi)有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過(guò)程中責(zé)任主體不明，無(wú)章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國(guó)外技術(shù)和產(chǎn)品帶來(lái)的安全隱患。目前我國(guó)大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒(méi)有實(shí)現(xiàn)國(guó)產(chǎn)化。我國(guó)數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國(guó)外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對(duì)隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無(wú)法完全保證檔案信息的絕對(duì)安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來(lái)的安全隱患。俗話說(shuō)：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來(lái)我國(guó)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長(zhǎng)足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無(wú)論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過(guò)程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對(duì)數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成威脅。
三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施
（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長(zhǎng)，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對(duì)備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國(guó)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國(guó)產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的非法訪問(wèn)。（4）應(yīng)長(zhǎng)期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門(mén)認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問(wèn)控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案?jìng)鬏敯踩刂疲ňW(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無(wú)論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過(guò)定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過(guò)程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。
作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站
參考文獻(xiàn)：
項(xiàng)文新.檔案信息安全保障體系框架研究［J］.檔案學(xué)研究，2010（2）.
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問(wèn)題
中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來(lái)看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無(wú)論是民主自由的西方國(guó)家還是中庸重禮的東方國(guó)家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來(lái)一直流傳著檔案記錄，是因?yàn)闀r(shí)間可以改變，但是記錄不會(huì)改變，它會(huì)清清楚楚記錄著發(fā)生過(guò)的一切。由此可見(jiàn)，檔案的存在是一種符合人類社會(huì)需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國(guó)發(fā)現(xiàn)的古代文字中時(shí)代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡(jiǎn)版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過(guò)研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對(duì)于如今這個(gè)科技發(fā)展縱橫的新時(shí)代。人們對(duì)于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無(wú)疑問(wèn)成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來(lái)記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時(shí)查找的磁盤(pán)、光盤(pán)等載體來(lái)記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會(huì)的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時(shí)展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢(shì)。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤(pán)可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤(pán)可貯存650～700M字節(jié)；移動(dòng)硬盤(pán)的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個(gè)單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤(pán)內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的。再說(shuō)大家現(xiàn)在的實(shí)踐活動(dòng)的范圍相當(dāng)廣，勞動(dòng)對(duì)象相當(dāng)復(fù)雜，實(shí)踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來(lái)取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時(shí)間的影響，需要長(zhǎng)期花費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會(huì)很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會(huì)方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲(chǔ)較多信息，實(shí)體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無(wú)法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時(shí)會(huì)出現(xiàn)查找不便的問(wèn)題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來(lái)，大大提高了人們的工作效率；同時(shí)，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)多且方便的優(yōu)點(diǎn)，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位正在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實(shí)驗(yàn)階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢(shì)，這樣就不可避免地會(huì)形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個(gè)新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認(rèn)知度
從歷史的發(fā)展來(lái)看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時(shí)期。由于當(dāng)時(shí)技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時(shí)期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時(shí)間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問(wèn)題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會(huì)覺(jué)得紙質(zhì)記錄是最安全的；對(duì)于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問(wèn)題
數(shù)字檔案作為一種通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備記錄儲(chǔ)存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過(guò)程，縮短了檔案搜索時(shí)間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會(huì)使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無(wú)法正常安裝，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對(duì)于不同人群來(lái)說(shuō)，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對(duì)于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會(huì)去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來(lái)記錄，一旦形成再去修改便會(huì)有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計(jì)算機(jī)的環(huán)境下完成的，就有了一種無(wú)形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無(wú)法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問(wèn)題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們?cè)絹?lái)越重視、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦校瑢?duì)于其存在的不足之處，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手予以解決。
首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使人們對(duì)數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取更多的有效信息，而對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的力量。通過(guò)使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門(mén)檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時(shí)，加大數(shù)字檔案的運(yùn)用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢(shì)被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)行業(yè)、軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個(gè)行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強(qiáng)的文件儲(chǔ)存格式。
再次，各檔案管理部門(mén)在利用數(shù)字檔案的過(guò)程中，要注重檔案存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，在長(zhǎng)期運(yùn)用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時(shí)，相關(guān)管理部門(mén)要根據(jù)檔案密級(jí)為社會(huì)提供服務(wù)。
最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門(mén)也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。
由上述可知，時(shí)代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過(guò)去，然而它在人們實(shí)際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問(wèn)題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時(shí)展的必然趨勢(shì)，也許數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中會(huì)出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時(shí)展的一個(gè)新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來(lái)的發(fā)展中，這些不足之處會(huì)被大家一一克服，而它，也將會(huì)在數(shù)字化時(shí)代中為社會(huì)提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化城市管理檔案; 管理; 以人為本; 數(shù)字化檔案建設(shè)
Abstract: digital urban management files inheritance city is a carrier of human civilization, is the whole process of construction projects original, truly record, completes the digital urban management files management work is key, and give full play to the potential of the people, so that it can better for the digital city archives management service.
Keywords: digital urban management files; Management; People-oriented; Digital archive building
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、數(shù)字化城市管理檔案管理的意義
數(shù)字化城市管理檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的原始、真實(shí)記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識(shí)寶庫(kù)，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)中起著非常重要的作用。 1.1數(shù)字化城市管理檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段，是城市建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動(dòng)的成果不外乎兩個(gè)方面：一是建筑物實(shí)體，一是數(shù)字化城市管理檔案。數(shù)字化城市管理檔案真實(shí)地記錄了建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。對(duì)一個(gè)城市、一個(gè)地區(qū)來(lái)說(shuō)，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的數(shù)字化城市管理檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會(huì)遇到很多困難。
1.2數(shù)字化城市管理檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對(duì)城市或城市中各種要素，根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色、各方面的動(dòng)態(tài)變化因素進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想。通過(guò)論證、編制規(guī)劃方案付諸實(shí)施。《中華人民共和國(guó)城市規(guī)劃法》明確規(guī)定，城市規(guī)劃的編制，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點(diǎn)統(tǒng)籌兼顧，綜合布置。在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的數(shù)字化城市管理檔案，而且數(shù)字化城市管理檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。
1.3數(shù)字化城市管理檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。現(xiàn)代化城市是一個(gè)綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容很廣泛、很復(fù)雜。由于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在的小城鎮(zhèn)，幾年、十幾年后將建設(shè)成為初具規(guī)劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，各種矛盾也將呈現(xiàn)出來(lái)，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來(lái)越高，地下、地上空間利用率越來(lái)越高，除現(xiàn)有的各種管線外，地下建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來(lái)越多，而對(duì)這些工程的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建，單靠所謂的活檔案——人的記憶是不行的。人會(huì)變化，要調(diào)動(dòng)、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而數(shù)字化城市管理檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以數(shù)字化城市管理檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。
二、 如何做好數(shù)字化城市管理檔案的管理
數(shù)字化城市管理檔案的重要性要求我們必須做好數(shù)字化城市管理檔案管理工作。做好管理工作首先要從管理本身的四個(gè)基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維持一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系，而人是管理的第一要素。
“以人為本”，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好數(shù)字化城市管理檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化城市管理檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。信息社會(huì)對(duì)信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報(bào)刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時(shí)將數(shù)字化城市管理檔案的有關(guān)信息傳播出去，特別是建立網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)——數(shù)字化城市管理檔案專業(yè)網(wǎng)站，明確相關(guān)的法律、法規(guī)以及各自的職責(zé)，讓大家都來(lái)了解它、關(guān)注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，并通過(guò)人機(jī)互通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時(shí)溝通信息，完善數(shù)字化城市管理檔案的管理工作。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。現(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開(kāi)現(xiàn)代化的人才，高水平的數(shù)字化城市管理檔案管理也離不開(kāi)具有綜合素質(zhì)的管理人員。這就要求對(duì)內(nèi)，數(shù)字化城市管理檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對(duì)外，定期舉辦數(shù)字化城市管理檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。實(shí)踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好數(shù)字化城市管理檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時(shí)間短、見(jiàn)效快、針對(duì)性強(qiáng)、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)數(shù)字化城市管理檔案的管理能力，對(duì)數(shù)字化城市管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到了積極的促進(jìn)作用。三是深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國(guó)計(jì)民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。在主動(dòng)做好對(duì)重點(diǎn)工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，還要對(duì)登記在冊(cè)的重點(diǎn)工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底，分析研究，積極探索，創(chuàng)出新路子。四是注重對(duì)數(shù)字化城市管理檔案信息的反饋。城市建設(shè)日新月異，對(duì)數(shù)字化城市管理檔案的管理也必須與城市建設(shè)相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實(shí)際，了解工程狀況，及時(shí)掌握最新動(dòng)態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時(shí)又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時(shí)將相關(guān)的信息從基層反饋到管理層，并通過(guò)匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對(duì)數(shù)字化城市管理檔案的管理。
三、做好數(shù)字化檔案建設(shè)。
檔案界對(duì)電子政務(wù)建設(shè)的積極回應(yīng)也已進(jìn)入了項(xiàng)目規(guī)劃階段。列入檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃的三大重大項(xiàng)目之一的“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”建設(shè)的總體目標(biāo)是：“以3127個(gè)國(guó)家綜合檔案館為建設(shè)對(duì)象，以分布式檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為核心，重點(diǎn)建設(shè)涵蓋全部館藏檔案的全國(guó)性、超大型、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；建立適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展需要的檔案信息資源共享體系；建立適應(yīng)各級(jí)黨委政府電子政務(wù)建設(shè)需要的電子文件歸檔管理和電子檔案接收管理系統(tǒng)。”“數(shù)字化檔案信息開(kāi)放利用原則”的及時(shí)提出和確立能夠?yàn)闄n案部門(mén)融入電子政務(wù)信息建設(shè)和服務(wù)提供指導(dǎo)性意見(jiàn)。
未來(lái)利用需求的趨勢(shì)分析和積極應(yīng)對(duì)。 “檔案工作一直把用戶的需求放在第一位，但主要是到閱覽室進(jìn)行利用的用戶。”“在線用戶可能永遠(yuǎn)也不會(huì)造訪檔案館”，“親自到檔案館的用戶只是用戶的一種，而且在我們的用戶中所占比例將越來(lái)越小。”英國(guó)曼徹斯特大學(xué)的檔案同仁對(duì)于檔案用戶類型和需求趨勢(shì)變化的論述也正好揭示了我國(guó)檔案信息利用者的未來(lái)需求走向：越來(lái)越多的檔案利用者可能是檔案網(wǎng)站的在線用戶，越來(lái)越多的檔案信息服務(wù)將通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的形式從實(shí)體檔案館搬到了數(shù)字檔案館。
綜上所述，做好數(shù)字化城市管理檔案的管理工作關(guān)鍵在于人，充分發(fā)揮人的潛力，使之能更好地為數(shù)字化城市管理檔案事業(yè)服務(wù)。通過(guò)對(duì)數(shù)字化城市管理檔案的管理、編研、開(kāi)發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展，為社會(huì)創(chuàng)造更多的財(cái)富。
參考文獻(xiàn)：1.趙培慎;要想有地位必須有作為[J];檔案管理;1994年02期
關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，要發(fā)展就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。
一、檔案信息時(shí)展的要求
首先，數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中，面對(duì)浩如煙海的信息，對(duì)人們來(lái)說(shuō)，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對(duì)過(guò)剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)，其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開(kāi)展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時(shí)查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次，使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔，盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見(jiàn)，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。
二、高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果
首先，高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。
三、數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題
事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式，多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在：首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。
四、高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1、缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)
由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén)，這種分散管理體制無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。
2、標(biāo)準(zhǔn)化水平低
由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。
3、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后
經(jīng)過(guò)多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問(wèn)其主頁(yè)，根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。
【關(guān)鍵詞】城建檔案管理；數(shù)字化；信息技術(shù)；城市化
自我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立以來(lái)，新時(shí)期社會(huì)進(jìn)步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來(lái)越快。城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動(dòng)有序開(kāi)展，需要全面開(kāi)展城建n案管理數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲(chǔ)，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動(dòng)城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來(lái)，加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開(kāi)展具有一定參考價(jià)值。
一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，仍然有許多缺陷和不足有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，需要人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時(shí)，由于檔案資料自身具有分散性特點(diǎn)，所以對(duì)信息資源的整合和查找只能依靠人工實(shí)現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲(chǔ)空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問(wèn)題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享和存儲(chǔ)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題
城建檔案管理中，主要工作內(nèi)容在于如何長(zhǎng)期地保存和查閱。伴隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的快速提高，越來(lái)越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用在城建檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效、安全和長(zhǎng)期存取。城建檔案信息數(shù)字化主要是在物質(zhì)載體上記錄，物質(zhì)載體性能越好，存儲(chǔ)時(shí)間越長(zhǎng)。所以在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息存儲(chǔ)物質(zhì)載體直接影響到數(shù)字信息的存取期限，保證物質(zhì)載體的穩(wěn)定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質(zhì)較為特殊，所以除了記錄城建的相關(guān)信息以外，還具有一定的法律價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息存儲(chǔ)載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對(duì)于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數(shù)據(jù)信息的丟失和不完整，法律價(jià)值需要在長(zhǎng)期驗(yàn)證中才可以肯定其原有價(jià)值。
數(shù)字檔案資源共享，首要前提是建立一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享。但是就當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀來(lái)看，仍然缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策
（一）做好全面規(guī)劃。城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項(xiàng)十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對(duì)檔案館內(nèi)部的信息資源儲(chǔ)藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點(diǎn)，根據(jù)檔案類型有針對(duì)性地開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)。
（二）建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對(duì)數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說(shuō)明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。
（三）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)字化管理不僅僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展工作，還需要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，利用相配套的設(shè)備和軟件，搭建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時(shí)展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過(guò)程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問(wèn)題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]袁志海.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.
關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息；醫(yī)院；人事檔案管理
數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了醫(yī)院人事檔案管理工作的進(jìn)展，并為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展的同步對(duì)接。下面，筆者就針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理對(duì)數(shù)字化信息的應(yīng)用情況發(fā)談一談自己的體會(huì)。
一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的情況
1.人工操作效率低下
醫(yī)院的人事檔案主要用于對(duì)醫(yī)院工作者的基本情況進(jìn)行記錄，能夠真實(shí)全面地反應(yīng)醫(yī)院工作人員在學(xué)習(xí)、工作以及生活等方面的真實(shí)情況。在人事檔案管理的人工操作模式當(dāng)中，必不可少進(jìn)行轉(zhuǎn)抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風(fēng)險(xiǎn)，一旦在轉(zhuǎn)抄過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，后續(xù)就需要通過(guò)多個(gè)復(fù)雜的程序來(lái)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)償，這樣又降低了管理效率。此外紙質(zhì)檔案具有易損壞性，對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化具有極大的不利影響。
2.對(duì)人事檔案管理資料的利用率較低
大部分醫(yī)院并沒(méi)有真正意識(shí)到人事檔案管理的重要性，雖然對(duì)其進(jìn)行妥善保管，但是卻沒(méi)有真正利用起來(lái)，而紙質(zhì)人事檔案的管理需要巨大的場(chǎng)地空間，這就在很大程度上提高了醫(yī)院的管理成本。再加上醫(yī)院需要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理或清理，這也會(huì)對(duì)紙質(zhì)化人事檔案產(chǎn)生損害。
3.檔案管理信息化水平不高
縱觀我國(guó)醫(yī)院人事檔案管理情況來(lái)看，大部分醫(yī)院并不具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件資源，相對(duì)于臨床科室來(lái)說(shuō)，檔案科在硬件以及軟件方面的設(shè)施情況都更為落后。信息基礎(chǔ)也不夠牢固，無(wú)法與現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展步伐相適應(yīng)，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展的一大要因。
二、如何基于數(shù)字化信息技術(shù)完善醫(yī)院人事檔案管理工作
1.提高醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理意識(shí)
醫(yī)院必須保持全院上下員工思想上的統(tǒng)一性，提高人事檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，構(gòu)建并完善醫(yī)院人事檔案管理機(jī)制，在醫(yī)院內(nèi)部推行三層管理模式，從根本上調(diào)動(dòng)起醫(yī)院人事檔案管理的積極性以及靈活性。
2.充分運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)促進(jìn)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的完善
數(shù)字化信息技術(shù)中所涉及的一切技術(shù)都是基于信息科學(xué)理論以及方法而實(shí)現(xiàn)的，是一種對(duì)人類信息處理功能進(jìn)行拓展而形成的功能。醫(yī)院在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中充分運(yùn)用人力資源，可以刺激服務(wù)能力的提升，從而提升醫(yī)院人事資源技術(shù)應(yīng)用方面的可操作性。
3.創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)模式
對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，對(duì)所管理的檔案資料進(jìn)行利用是其最終的目的。醫(yī)院在開(kāi)展人事檔案管理的過(guò)程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調(diào)取等服務(wù)，還應(yīng)在堅(jiān)持保密原則的基礎(chǔ)上登錄相關(guān)網(wǎng)站完善檔案數(shù)據(jù)信息，并進(jìn)一步提升人事檔案信息的共享性。
4.加大隊(duì)伍建設(shè)力度
醫(yī)院的人事檔案管理工作始終都無(wú)法脫離高質(zhì)量人才隊(duì)伍的支撐作用。醫(yī)院應(yīng)定期組織人力資源科進(jìn)行業(yè)務(wù)相關(guān)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)以及實(shí)踐等活動(dòng)，以此來(lái)提高他們的理論水平以及實(shí)踐能力；此外，還應(yīng)優(yōu)先分配一些熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能、具備高度工作責(zé)任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過(guò)程中還應(yīng)關(guān)注的是，醫(yī)院應(yīng)控制人事檔案管理人員的流動(dòng)率，確保該崗位工作人員的穩(wěn)定性，不要輕易變更崗位。
三、數(shù)字化信息對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的重要意義
1.提升醫(yī)院工作效率
電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)更新、修改以及作廢，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中無(wú)人問(wèn)津的尷尬局面，賦予醫(yī)院人事檔案資料更高的時(shí)效性，提升醫(yī)院整體的工作效率。
2.保存難度降低
傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時(shí)間推移很容易出現(xiàn)損壞、遺失等現(xiàn)象，而數(shù)字化電子檔案能夠通過(guò)電子文檔的模式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，保存時(shí)間極長(zhǎng)，且不容易被損壞。
3.信息儲(chǔ)存內(nèi)容覆蓋面更廣
電子儲(chǔ)存媒介具有空間大的特點(diǎn)，因此醫(yī)院在儲(chǔ)存人事檔案信息時(shí)不必再因?yàn)閮?chǔ)存場(chǎng)所不足而出現(xiàn)選擇性保存的現(xiàn)象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學(xué)習(xí)以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲(chǔ)存的全面性。
4.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性
紙質(zhì)檔案在閱讀的過(guò)程中需要耗費(fèi)極大的經(jīng)歷，因此在閱讀考核內(nèi)容時(shí)往往不會(huì)進(jìn)行全面閱讀。數(shù)字化電子檔案具有公開(kāi)、透明的特征，任何與員工考核有關(guān)的評(píng)價(jià)結(jié)果都是通過(guò)數(shù)據(jù)形式來(lái)呈現(xiàn)的，可以讓查詢者一目了然，從而促進(jìn)了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實(shí)、可靠。
5.信息獲取速度加快
在紙質(zhì)人事檔案管理模式下，人事檔案的調(diào)取需要花費(fèi)較多的時(shí)間，而數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則有效地解決了這一問(wèn)題，使這些辣手的問(wèn)題得到了充分解決。在電子人事檔案系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所儲(chǔ)存的人事檔案自動(dòng)生成查詢目錄，查詢者只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。
四、在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)需要注意的安全防范對(duì)策
1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識(shí)
數(shù)字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優(yōu)勢(shì)，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過(guò)程中應(yīng)加大防范力度，提高此方面的嗅覺(jué)能力。醫(yī)院也應(yīng)加大相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的培訓(xùn)力度，要求員工具有高度的保密意識(shí)，對(duì)于一些機(jī)密性檔案文件必須加大保護(hù)力度，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
2.完善人事檔案管理制度
要想全面確保數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行，就必須制定完善的規(guī)章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責(zé)任制，明確每一名工作人員的職責(zé)與義務(wù)，將具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。此外，還應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)及升級(jí)處理，對(duì)于其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)做好備份工作。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；數(shù)字化
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1.檔案管理數(shù)字化概述
所謂的數(shù)字化信息技術(shù)實(shí)質(zhì)上就是一種集電子技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等諸多先進(jìn)技術(shù)于一身的綜合性技術(shù)。受科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這就要求我們應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化信息技術(shù)有效地應(yīng)用到電子檔案管理當(dāng)中，以此來(lái)提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來(lái)完成， 這不僅費(fèi)時(shí)而且費(fèi)力，工作效率也相對(duì)較低，而通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)之后，借助計(jì)算機(jī)這一平臺(tái)作為檔案管理的基礎(chǔ)，管理人員便可以隨時(shí)隨地借助計(jì)算機(jī)的多種功能對(duì)各式各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納、檢索，這樣一來(lái)便無(wú)需在翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案，從而能夠節(jié)省大量的時(shí)間，工作效率自然會(huì)獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。
此外，與傳統(tǒng)的資質(zhì)檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠全部存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)當(dāng)中，從而并不會(huì)占用較大的空間，管理起來(lái)也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過(guò)對(duì)一些檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用電子信息技術(shù) 進(jìn)行檔案管理的人員要比仍采用手工作業(yè)的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見(jiàn)，電子信息技術(shù)值得大范圍推廣使用。
2.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的突出問(wèn)題
2.1檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數(shù)字化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問(wèn)題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2.2缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。同時(shí)，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來(lái)源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過(guò)程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來(lái)順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，城市建設(shè)檔案管理部門(mén)是主體、是基礎(chǔ)。
2.4缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級(jí)檔案管理部門(mén)現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
2.5傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無(wú)論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的障礙。
3.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
3.1建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案的真實(shí)性可靠性。首先，通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。其次，通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。
3.2 建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門(mén)必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲(chóng)以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國(guó)家出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理數(shù)字化提供法律依據(jù)。
3.3加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，儲(chǔ)備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底、較好的學(xué)術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛瑸樗麄兲峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，使之有所作為。對(duì)已經(jīng)確定并不斷成長(zhǎng)起來(lái)的人才，要加強(qiáng)培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，變被動(dòng)坐等為主動(dòng)出擊，積極引進(jìn)有信息專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.4加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
自建設(shè)部《全國(guó)城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》頒布實(shí)施以來(lái)，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來(lái)越多的城建信息資料，從而解決了許多實(shí)際問(wèn)題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開(kāi)展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)城市建設(shè)檔案利用的需求。
3.5積極開(kāi)展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開(kāi)展專題宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)，增強(qiáng)大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺(jué)性和積極性，強(qiáng)化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好機(jī)制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。
3.6要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)決策落實(shí)力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動(dòng)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，落實(shí)責(zé)任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開(kāi)拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門(mén)合力，進(jìn)一步提高科學(xué)決策、政策對(duì)接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中遇到的各種問(wèn)題，確保圓滿完成任務(wù)。
4.結(jié)語(yǔ)：
在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理是發(fā)展的大趨勢(shì)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。
參考文獻(xiàn)：
