時(shí)間：2023-06-07 09:21:47
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案信息化管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]人事檔案資源 信息化 管理
中圖分類號(hào)：F249.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）11-0205-01
隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中得到廣泛的使用，為進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展帶來(lái)技術(shù)性的革命并對(duì)各行業(yè)的快速發(fā)展及行業(yè)水平的提高起到重要的推進(jìn)作用。人事檔案是對(duì)職工的思想、作用、業(yè)績(jī)及經(jīng)歷等進(jìn)行記載的重要資料，因此，信息化技術(shù)的管理在促進(jìn)人事檔案管理的工作中具有重要的作用，使人事檔案管理的工作更加簡(jiǎn)潔和有效。
1. 人事檔案資源信息化管理的優(yōu)勢(shì)
1.1 輸入簡(jiǎn)捷及信息化數(shù)字的處理及時(shí)
信息化數(shù)字處理功能應(yīng)用，可以快速及時(shí)的對(duì)人事檔案資源進(jìn)行處理并有效保證人事檔案信息的連續(xù)性和動(dòng)態(tài)性，應(yīng)用數(shù)字化的處理功能，還可自動(dòng)對(duì)人事檔案的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理[1]。在人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以減輕管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行傳統(tǒng)管理的勞動(dòng)強(qiáng)度并在人事檔案產(chǎn)生變動(dòng)時(shí)及時(shí)進(jìn)行有效的記載，快速登錄變動(dòng)職工的信息，保證人事信息的準(zhǔn)確性與全面性，有效避免使用傳統(tǒng)人事檔案信息管理進(jìn)行記載時(shí)出現(xiàn)斷檔和缺檔的情況。
1.2 信息化的搜索與痕跡功能
應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可實(shí)現(xiàn)信息化快速查詢功能，這有利于人事部對(duì)職工的管理。領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人事處理和人事決策時(shí)，可快速有效的對(duì)職工信息進(jìn)行全面了解，進(jìn)而有利于單位對(duì)職工績(jī)效管理及員工培訓(xùn)等方面提供信息依據(jù)并實(shí)現(xiàn)人才配置的合理化。應(yīng)用信息痕跡處理功能，可有效的推動(dòng)職工合同法律化的進(jìn)程。因信息化技術(shù)的痕跡處理功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)所需信息人的資料進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)的采集，而在人事需變動(dòng)調(diào)整時(shí)，信息化痕跡功能可以為人事檔案的調(diào)整提供巨大的幫助，可有效的避免傳統(tǒng)人事檔案管理中出現(xiàn)的疏漏、問題，進(jìn)而提高人事檔案管理的工作效率。
1.3 信息化的保密功能
管理人事檔案時(shí)要有較強(qiáng)的保密意識(shí)，在人事檔案的管理中應(yīng)用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行密碼設(shè)置，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案進(jìn)行保密，有效的防止人事檔案信息對(duì)外泄漏。管理人事檔案的工作人員，不僅要具備相關(guān)的信息化技術(shù)知識(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)密碼的保護(hù)，避免給單位帶來(lái)不必要的損失。
2. 人事檔案信息化管理的強(qiáng)化途徑
2.1 加強(qiáng)人事檔案管理信息化的功能建設(shè)
現(xiàn)今，人事局對(duì)人事檔案的使用頻率逐漸增加，人事檔案在日常工作中的作用越加明顯，而信息化技術(shù)的發(fā)展為人事檔案的建設(shè)提供著先進(jìn)的科技手段和科技知識(shí)，以加快對(duì)人事檔案管理相關(guān)信息系統(tǒng)的架構(gòu)。信息系統(tǒng)的建立，可實(shí)現(xiàn)人事檔案的三大功能，即干部信息的查詢系統(tǒng)、信息綜合的開發(fā)系統(tǒng)及檔案的檢索管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)干部信息的分析、預(yù)測(cè)和統(tǒng)計(jì)功能，體現(xiàn)人事檔案的信息質(zhì)量對(duì)人力資源管理的作用[2]。一是動(dòng)態(tài)信息具有時(shí)效性，它能快速的處理突發(fā)性、緊急性事件所產(chǎn)生的信息。二是基礎(chǔ)信息具有準(zhǔn)確性，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查。三是經(jīng)驗(yàn)信息具有指導(dǎo)性、超前性和探索性，以強(qiáng)化檔案的編輯能力。四是政策信息具有針對(duì)性，確保信息為執(zhí)行和決策服務(wù)。
2.2 完善人事局人事檔案信息化管理體系
人事檔案的信息化管理是當(dāng)今時(shí)展的需求，人事局應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案資源管理模式的創(chuàng)新，建立完善的人事檔案信息化管理體系。因此，完善信息化檔案管理的同時(shí)，需抓好三方面工作：一加強(qiáng)管理層對(duì)人事檔案管理的重視并推進(jìn)人事檔案管理工作的運(yùn)行，作為人才信息庫(kù)的人事局人事檔案，是人事局管理重要的組成部分，因此，人事局管理層應(yīng)重視檔案信息化管理，并為其創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化管理工作的有序開展。
二提高人事檔案管理職工的責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平，人事檔案管理工作是一項(xiàng)涉及職工重要個(gè)人信息的資源庫(kù)，因此，要求檔案管理員提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。平時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)和進(jìn)修工作，建立一支思想素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)水平較硬的人事檔案管理隊(duì)伍。三科學(xué)地應(yīng)用人事檔案管理軟件；四制定規(guī)范的人事檔案管理機(jī)制。管理人事檔案就應(yīng)制定相關(guān)的管理機(jī)制并在工作中不斷地健全和完善規(guī)章制度，充分發(fā)揮管理職能并重視對(duì)人才檔案信息的更新和維護(hù)工作[4]。
2.3 加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
人事檔案的信息化數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)繁雜而長(zhǎng)期的工作，隨著人事檔案管理工作的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)的資料需要跟進(jìn)更新。將復(fù)雜繁瑣的人動(dòng)通過信息化的加工變?yōu)楹?jiǎn)潔明了、量化真實(shí)的數(shù)字表格，為人事檔案更精確的管理提供有力的依據(jù)。要落實(shí)工作，需從四方面著手：一創(chuàng)建人事檔案最基本的信息資料庫(kù)。包括職工的性別、學(xué)歷、姓名、出生年月、職務(wù)、政治面貌、專業(yè)技術(shù)職稱、工作簡(jiǎn)歷和年度考核等全面的信息資料；二建立人事檔案資料的目錄查詢數(shù)據(jù)資料庫(kù)。依據(jù)姓氏和參工年限等方式對(duì)所有職工的信息進(jìn)行歸類，制定相關(guān)目錄表并依此為根據(jù)對(duì)職工信息進(jìn)行有序的編號(hào)，方便人事資料的快速查找；三對(duì)職工的工資可建立工資數(shù)據(jù)資料庫(kù)。將全部職工的績(jī)效工資和基礎(chǔ)工資等進(jìn)行詳細(xì)的整理，以便快速查看；四建立人事檔案相關(guān)材料目錄的數(shù)據(jù)資料庫(kù)。將全部職工的檔案信息用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔、儲(chǔ)存和分類，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)據(jù)化。
3. 結(jié)束語(yǔ)
人事檔案信息技術(shù)化管理對(duì)人力資源的管理具有重要的作用，創(chuàng)建檔案信息化管體系是實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化、電子化高效管理的重要途徑。加強(qiáng)人事檔案管理的信息技術(shù)化，不僅能避免傳統(tǒng)檔案管理模式中出現(xiàn)疏漏，還能提升人事局人事檔案的管理水平，使人事檔案管理向管理科學(xué)化和現(xiàn)代化的道路發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]張玉雙，田云，肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會(huì)論壇，2015，21（1）：79-80.
[2]卓雅媚.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013，（16）：173.
【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；文檔一體化
計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息及留存信息的方式發(fā)生了變革，從紙質(zhì)文本時(shí)代進(jìn)入電子文本時(shí)代，時(shí)代的變化催生了近代檔案學(xué)理論的誕生，直接影響著檔案工作模式和管理觀念發(fā)生了變化。我國(guó)人事檔案信息化管理就是這一時(shí)代變革所引發(fā)的產(chǎn)物，。目前我國(guó)人事檔案信息化管理已經(jīng)取得了一定的經(jīng)驗(yàn)，但仍有必要從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面予以更深入的探討，畢竟計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展態(tài)勢(shì)依然迅猛，人事檔案管理中的新情況和新問題也在不斷出現(xiàn)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案信息化管理的理論和實(shí)踐的目的，就是為與時(shí)俱進(jìn)地、高質(zhì)量高效率第做好這項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。
一、人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與作用
1.人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵
“檔案信息化建設(shè)”的第一次正式提出是在2000年全國(guó)檔案工作會(huì)議上， 隨后檔案信息化建設(shè)便在全國(guó)蓬勃開展起來(lái)。《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書將“檔案信息化”定義為： 在國(guó)家檔案行為管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下， 在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)， 對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。也就是說(shuō)，各高校要在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門的高度重視下， 統(tǒng)一組織和規(guī)劃，采取一切有效措施和途徑，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)，對(duì)潛在于高校人事檔案中的信息資源（ 非保密性的人事檔案信息） 進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)， 實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會(huì)效益和人才效益的轉(zhuǎn)化，它具有整體性、動(dòng)態(tài)性、條件性等基本特征。人事檔案信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容很多， 而且會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷豐富和變化。
2002年國(guó)家檔案局中央檔案館頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出檔案信息化建設(shè)一般包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)六個(gè)部分，這對(duì)全國(guó)檔案信息化建設(shè)提出了具體的要求，人事檔案信息化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中的重要組成部分，人事檔案信息化建設(shè)自此被指明了方向，全國(guó)人事檔案信息化管理實(shí)踐全面開展。
2014年人事檔案管理新規(guī)范及加強(qiáng)干部選拔任用工作監(jiān)督等規(guī)定出臺(tái)。為當(dāng)前人事制度改革以及檔案信息化建設(shè)打下了更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2.人事檔案信息化建設(shè)的作用
人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，是單位人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對(duì)單位考察和識(shí)別干部選拔優(yōu)秀人才，加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位干部隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)工作、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效率。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改，并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本。
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人事檔案信息化的重要性日益凸現(xiàn)出來(lái)。人事檔案事業(yè)的發(fā)展只有朝著信息化的發(fā)展目標(biāo)邁進(jìn)，才能改變?nèi)耸聶n案利用的種種局限，使人事檔案管理從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，也只有實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，才能不斷發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，提高人事檔案工作的社會(huì)地位，實(shí)現(xiàn)人事檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
二、在加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)人事檔案信息化管理
1.完善文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范人事檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要投入相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力。鑒于系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)密集、資金密集、勞動(dòng)密集的工作， 檔案管理部門要建立信息系統(tǒng)并非易事， 因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要確保字段設(shè)定嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是文檔一體化和資源共享的基礎(chǔ)，也是今后在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的根本保證。從文書處理用紙、文件傳閱單，到立卷的卷皮、卷盒及各種裝具， 一律采用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)格產(chǎn)品，同時(shí)要統(tǒng)一編號(hào)。
2.加強(qiáng)文檔一體化軟件的統(tǒng)籌規(guī)劃
對(duì)于文檔一體化軟件的開發(fā)，首先必須樹立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各個(gè)階段的管理要求放在文件設(shè)計(jì)階段予以考慮。在文檔一體化的軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，要推廣使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性好、智能程度高的辦公信息系統(tǒng)， 使文件與檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、處理、管理以及開發(fā)利用更加方便快捷， 形成一個(gè)滿足現(xiàn)代化辦公環(huán)境的文檔一體化協(xié)調(diào)發(fā)展的技術(shù)保障體系。其次依據(jù)各部門的職能， 按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求， 調(diào)整、制定適應(yīng)于文檔一體化管理的分類方案與保管期限， 并使之代碼化， 對(duì)各種表明檔案信息內(nèi)容特征的著錄與標(biāo)引加以統(tǒng)一。
高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率。
目前，很多高校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)僅局限于統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無(wú)法對(duì)人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計(jì)，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了在高校中，大量涉及教職工和學(xué)生的統(tǒng)計(jì)工作只能依靠手工完成，造成大量的重復(fù)勞動(dòng)和人力資源的極大浪費(fèi)。
針對(duì)我國(guó)該校人事檔案存在的諸多問題，我認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾點(diǎn)進(jìn)行解決：
一、高校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要轉(zhuǎn)變和更新觀念。一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，加大投入，為人事檔案信息化管理提供財(cái)力支持。另一方面，檔案管理人員要樹立人事檔案信息服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)、及時(shí)地為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，學(xué)習(xí)和研究現(xiàn)代化管理技術(shù)，適應(yīng)人事檔案信息化管理的需要。
二、政府和立法機(jī)構(gòu)要修改和完善人事檔案管理制度。人事檔案信息化建設(shè)，需要健全的規(guī)章制度和相應(yīng)的法律保護(hù)，因此，要加強(qiáng)法律法規(guī)和規(guī)章制度的建設(shè)。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規(guī)的重要性。高校相關(guān)部門必須及時(shí)按照國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》，根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的需求，結(jié)合自身工作的需要和特點(diǎn)制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學(xué)規(guī)范。
三、開展人事檔案信息的數(shù)據(jù)化，要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理高校人事檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)強(qiáng)大的存儲(chǔ)、檢索、匯總、統(tǒng)計(jì)等功能，我們可以將人事檔案中關(guān)鍵的信息作為數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)中，通過成熟的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、檢索和分析。隨著條件的成熟，我們可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)出具有B/S架構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)整個(gè)學(xué)校的人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、統(tǒng)一的管理。各類管理人員只須維護(hù)好與自己工作對(duì)應(yīng)的部分人事檔案信息，統(tǒng)一存儲(chǔ)在服務(wù)器上提供全校范圍內(nèi)的信息利用。要以檔案的原始材料為依據(jù)，信息錄入要完整、準(zhǔn)確，培養(yǎng)時(shí)時(shí)更新意識(shí)，要派專門檔案管理人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新和核準(zhǔn)。運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，高校要采取積極有效的措施，構(gòu)建通信穩(wěn)定、數(shù)據(jù)傳輸快速、可靠性高的校園局域網(wǎng)，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)；保證計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代。
四、要做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密和安全工作。在對(duì)各種信息資料進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，一方面，要建立規(guī)范、嚴(yán)格、科學(xué)的信息化管理制度，從制度層面杜絕泄密及數(shù)據(jù)丟失的可能性。另一方面，要嚴(yán)格分配管理權(quán)限，定期備份，及時(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)，從技術(shù)手段上保證數(shù)據(jù)的安全性及保密性。
五、提高高校人事檔案管理人員的素質(zhì)。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，就必須有一批高素質(zhì)的檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員，不但要有較高的政治素質(zhì)和人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，而且，要有掌握現(xiàn)代技術(shù)、熟練運(yùn)用高新設(shè)備管理的能力。
（作者單位：河南省開封人民警察學(xué)校學(xué)生處來(lái)稿日期：2011-08-11）
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案 信息化 管理
醫(yī)院人事檔案管理是二項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院人員個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績(jī)等的重要反應(yīng)，也是重要的人事信息資源。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理，才能促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源。促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要舉措。實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理，提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。
1.醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
1.1從根本上來(lái)講。
醫(yī)院人事檔案材料具有專業(yè)性、機(jī)密性、政治性三大特點(diǎn)，因此，人事檔案材料需要進(jìn)行單獨(dú)存放，而且要求有專人進(jìn)行保管。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式比較落后，而且長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒有給予足夠的重視，使人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理，歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，還嚴(yán)重增加了很多工作量，使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)，節(jié)省時(shí)間，提高工作效益，對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
1.2利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，有利于材料的完整保存。
除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長(zhǎng)了檔案的壽命。
1.3利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。
按傳統(tǒng)的和理模式。要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫(kù)房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投人大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化的途徑
2.1建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)
①完善人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息收集網(wǎng)絡(luò)、傳遞方式，制定人事信息收集內(nèi)容。②建立人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確，隨時(shí)更新。③建立數(shù)字檔案庫(kù)，借助多媒體設(shè)備（如電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)）將人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，刻錄光盤。④完善和建立辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案管理口常的辦公業(yè)務(wù)均列為辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)范圍。
2.2建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度
在制定信息化建設(shè)的規(guī)章制度時(shí)，參照國(guó)家和有關(guān)部委頒發(fā)的檔案信息化建設(shè)法規(guī)，研究制定以下幾種制度：計(jì)算機(jī)人事檔案信息管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案的安全與保密制度等條規(guī)，確保各項(xiàng)條款的實(shí)用性。
2.3培養(yǎng)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍
人事檔案管理工作需要高素質(zhì)，復(fù)合型人才，具備良好的個(gè)人素質(zhì)、較高的文化知識(shí)、有一定外語(yǔ)水平，懂得人事檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和維護(hù)知識(shí)，全面了解和自覺執(zhí)行人事檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，在工作中具有較強(qiáng)的適應(yīng)性、穩(wěn)定性和創(chuàng)造性，能夠下功夫研究并解決當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中遇到的一些實(shí)際問題，還要善于探索未來(lái)人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展思路。
2.4加大安全保密工作力度
要經(jīng)常組織人事檔案工作者開展計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的教育活動(dòng)，如業(yè)務(wù)講座、經(jīng)驗(yàn)交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強(qiáng)廣大人事檔案工作者安全保密意識(shí)，逐步提高安全防范的工作能力；要結(jié)合人事檔案信息的利用情況，嚴(yán)格確定利用對(duì)象、方式和時(shí)間，避免信息利用無(wú)序狀態(tài)。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口部位安裝監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)。為防止計(jì)算機(jī)病毒侵入人事信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要經(jīng)常用有關(guān)清毒軟件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做好清毒，確保人事信息萬(wàn)無(wú)一失。
3.醫(yī)院人事檔案信息化的意義
3.1提高人事檔案的利用率
應(yīng)用計(jì)算機(jī)查閱檔案，一是可替代現(xiàn)有手工查閱檔案，為查找檔案提供方便；二是能夠完成檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、借查閱；三是自動(dòng)生成各種人力資源管理、勞資變動(dòng)等報(bào)表；四是可以完成檔案、花名冊(cè)、報(bào)表等資料輸出。為檔案管理節(jié)省了大量成本，提高了工作效率。
3.2降低人事檔案材料管理成本
人事檔案材料實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理后，原則上不能隨意查閱，只有較少人員可以接觸原件，從而使檔案原件使用次數(shù)減少，確保檔案安全和完整。另外，傳統(tǒng)檔案管理硬件設(shè)施除專用庫(kù)房以外，需設(shè)立專職檔案管理人員。實(shí)現(xiàn)信息化管理后，現(xiàn)有管理人員足可以兼任，除數(shù)據(jù)錄入和升級(jí)外，不需要單獨(dú)設(shè)立機(jī)構(gòu)及人員，管理成本和資源大大降低。
3.3提高了人事管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度
干部選拔任用、調(diào)整配備和交流等工作中，可利用信息庫(kù)直接產(chǎn)生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊(cè)等，大大提高了人事管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。
3.4實(shí)現(xiàn)了人事資源的共享
加強(qiáng)與社會(huì)各方面的橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為社會(huì)各界提供全方位的、迅速快捷人事檔案信息化服務(wù)，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
總之，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有深遠(yuǎn)影響，我們要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，切實(shí)做好人事檔案信息化建設(shè)工作，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]樊曉宇.對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的思考[J].陜西檔案，2009（6）：44
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)問題對(duì)策
伴隨著事業(yè)單位的人事制度改革，人事檔案管理工作也日益顯得重要。事業(yè)單位的人事檔案是人才信息的重要存儲(chǔ)器，能記載人才的重要信息，反映人員的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)獎(jiǎng)懲情況、工資薪酬、職務(wù)職稱、歷史背景，還是組織部門選拔任用干部的重要依據(jù)。管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開發(fā)人力資源有著重大的意義。下面就結(jié)合自己的工作談?wù)勈聵I(yè)單位的人事檔案管理存在的問題及對(duì)策。
一、人事檔案管理工作中存在的問題
1、不重視對(duì)人事檔案管理
人事檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，整日里面對(duì)的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績(jī)。正是這樣的靜默，使得社會(huì)及相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，且都存在一些誤區(qū)。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰(shuí)都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項(xiàng)最容易被忽視的工作，提到日程上來(lái)的機(jī)會(huì)幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”的局面。人員素質(zhì)不高，工作積極性不高，被動(dòng)應(yīng)付，便是檔案管理工作的寫照。
2、缺乏有效的檔案管理
現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后，管理制度不完善的弊端，尤其在管理上，一些單位管理水平不高，管理手段落后。人事檔案工作只看重以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。一部分人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，檔案收集意識(shí)淡薄。所以工作中對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性；對(duì)于應(yīng)該歸檔的材料沒有及時(shí)整理歸檔，檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，整理檔案靠小作坊式加工，檔案材料的檢索基本靠手工完成。如此種種嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
3、檔案的搜集管理意識(shí)不強(qiáng)
檔案管理工作的主要內(nèi)容便是材料收集和保管。但現(xiàn)實(shí)情況卻是有些檔案員檔案意識(shí)淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，輕視了這項(xiàng)工作的重要性，導(dǎo)致部分人事檔案材料跟不上個(gè)人經(jīng)歷的變化，給檔案的使用帶來(lái)諸多不便。
人事檔案材料不健全。現(xiàn)存人事檔案內(nèi)容單一，選拔任用干部時(shí)，只能從干部人事檔案中得到如年齡、主要經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)歷、工資調(diào)整等一些基本信息。檔案缺乏動(dòng)態(tài)管理，人事的繼續(xù)教育、德能勤績(jī)、收入、經(jīng)濟(jì)審計(jì)、組織考察等重要內(nèi)容幾乎沒有資料可查。
干部人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，單位應(yīng)當(dāng)配備專職人員管理，單獨(dú)存放。但實(shí)際情況卻不盡如人意，有些單位還是有人兼職管理，或者非專業(yè)人員管理。
4、人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，快捷的微機(jī)技術(shù)還沒有被一些單位采用。很多人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)沒有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號(hào)。一些單位雖然配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索。微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，跟不上時(shí)展對(duì)檔案工作管理的要求。很多人事統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
二、做好人事檔案管理的措施
1、健全制度
人事檔案管理是單位管理工作的重要組成部分，首先領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案管理工作給予一定的重視，做到對(duì)檔案工作及時(shí)檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用，并能同步于人事制度的改革。結(jié)合檔案工作實(shí)際，建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，干部檔案工作人員職責(zé)、干部檔案查借閱制度、干部檔案保管保密制度、檔案材料的收集制度等。把檔案的管理工作責(zé)任落實(shí)到人，獎(jiǎng)懲分明，確保檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)行。
2、加強(qiáng)信息化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)就是最好的整合。建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī)，利用干部人事檔案信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷，為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時(shí)通過計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，突出個(gè)人特色，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。實(shí)現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要添置必要的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，這是需要資金做基礎(chǔ)的，加大對(duì)檔案管理的資金投入，使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
同時(shí)要注意電子檔案的安全保密工作，因?yàn)殡娮游淖中薷暮笫遣涣艉圹E的，電子檔案的安全保密是檔案信息化管理的前提工作。
3、配備專職檔案人員管理
事業(yè)單位的人事檔案管理有其自身的特點(diǎn)，其工作性質(zhì)是專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。涉及到個(gè)人的隱私和一個(gè)人的成長(zhǎng)、工作、遵紀(jì)守法的記錄。具體的管理人員必須使具備一定政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)，才能做好人事檔案材料管理和存放。但目前一些單位的情況是人員緊張，檔案管理人員多是兼職。把一些非專業(yè)人員安排到這個(gè)崗位上。對(duì)于人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜的實(shí)際，難以應(yīng)付，造成檔案管理質(zhì)量的下降。所以新時(shí)期的檔案管理人員必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、電腦操作知識(shí)、一定的軟件應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。
4、提高人事檔案利用水平
事業(yè)單位的人事檔案作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)，首先是在干部的考核、提拔和任用上，沒能發(fā)揮出人事檔案的考核作用。人事檔案管理的收集整理、鑒別、保管，都是為了組織部門用人、選人、調(diào)人、獎(jiǎng)懲做材料證明，檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)。其次是其社會(huì)服務(wù)功能需進(jìn)一步加強(qiáng)，人事檔案作為人員各段時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長(zhǎng)久以來(lái)，事業(yè)單位人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。所以，要進(jìn)一步改善和開發(fā)檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變簡(jiǎn)單的基本情況查詢?yōu)槿耸滦畔⒌娜娌樵儯浞职l(fā)揮檔案的作用。
1.實(shí)行人事檔案信息化管理，大大減少了以往紙質(zhì)文檔管理的工作量，精簡(jiǎn)了人員構(gòu)成和工作內(nèi)容，提高了管理效率。
2.信息化管理實(shí)施改變了以往建立簡(jiǎn)單使用困難的局面，實(shí)現(xiàn)了一次錄入管理、多次反復(fù)使用，更利于單位對(duì)人才情況有一個(gè)綜合了解，提升人才資源的合理化配置利用效率。
3.人事檔案信息化管理使全國(guó)的人才信息和資源實(shí)現(xiàn)了更大程度的共享和人才流通，提高了單位選用的人才與崗位的匹配度，滿足了現(xiàn)代眾多行業(yè)個(gè)性化和多元化的人才選用需求。因此，也在另一方面對(duì)人事制度的改革具有重要作用。
4.以往有對(duì)人事檔案進(jìn)行傳動(dòng)、調(diào)閱的時(shí)候，都要把紙質(zhì)文件調(diào)出，容易造成紙質(zhì)文件實(shí)物的損壞或丟失，而信息化管理的實(shí)施，無(wú)疑保護(hù)了紙質(zhì)檔案文件的完好，有利于人事檔案事業(yè)建設(shè)。
二、人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)
由于人事檔案是一項(xiàng)存在歷史較久、管理思維和模式形成了較為穩(wěn)固的方式等原因，對(duì)信息化投入人事管理的使用形成了一定的挑戰(zhàn)，具體有以下幾點(diǎn)：
1.以往的人事檔案管理模式較為單一、陳舊，需要的人力勞動(dòng)量也很大，而且由于工作量繁雜細(xì)瑣經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的差錯(cuò)，因此管理的效率也不高。一方面人事檔案一旦封存若再想調(diào)閱或流轉(zhuǎn)就很難，或需要一定的翻找時(shí)間，降低了檔案管理的及時(shí)性、方便性和準(zhǔn)確性；另一方面人事檔案的庫(kù)存式管理使各單位很難對(duì)人才信息有一個(gè)綜合的了解，降低了社會(huì)人才資源的配置和利用效率。
2.以往的人事檔案管理人員接受的都只是與傳統(tǒng)檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)能技能培養(yǎng)，對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的操作比較陌生，在主觀上直接制約了人事檔案信息化管理的推進(jìn)和實(shí)施。人員要素往往也是進(jìn)行一項(xiàng)革新或改革時(shí)需要考慮的第一基本要素。
3.人事檔案信息化管理強(qiáng)調(diào)的是對(duì)信息化手段的運(yùn)用，因此在實(shí)施過程中信息化的軟硬件設(shè)備是必不可少的。但是目前我國(guó)人事檔案管理的設(shè)備現(xiàn)狀就是管理軟件或平臺(tái)落后、缺乏先進(jìn)的硬件設(shè)施，不能適應(yīng)現(xiàn)代的人事檔案管理和使用需求，也不能滿足現(xiàn)代化辦公操作的要求，這些也都從物質(zhì)條件上限制了信息化管理的轉(zhuǎn)變實(shí)施。
4.信息化的人事檔案管理對(duì)人事檔案和信息文件的處理方式改變了以往紙質(zhì)檔案的方式，而是更多地利用電腦信息存儲(chǔ)形成網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)的方式。但是由于傳統(tǒng)的人事管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工序都不能與現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)操作相匹配，因此存在信息化方式難以實(shí)施阻礙信息化管理進(jìn)程的挑戰(zhàn)。
5.有一些大的企事業(yè)單位，意識(shí)到了人事檔案信息化管理的重要價(jià)值，也實(shí)行了信息化管理方式的改革。但并沒有進(jìn)一步制定一個(gè)規(guī)范的實(shí)施要求并嚴(yán)格落實(shí)，因此在具體的實(shí)施過程中，經(jīng)常出現(xiàn)信息錄入不完整、人事信息不準(zhǔn)確、更新不及時(shí)等問題，這些都違背了人事檔案信息化建設(shè)的初衷，也限制了信息化管理的有效開展。
三、應(yīng)對(duì)人事檔案信息化管理挑戰(zhàn)的對(duì)策
針對(duì)上文所述的人事檔案信息化管理實(shí)施中所面臨的一些挑戰(zhàn)，具體可以從以下幾項(xiàng)措施入手來(lái)迎接應(yīng)對(duì)。
1.提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。一方面引入既對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)技能熟練精通、又了解相關(guān)法規(guī)、并且能夠操作使用信息化設(shè)備的專業(yè)復(fù)合型人才，另一方面加強(qiáng)對(duì)老員工在工作技能方面的提升，尤其是對(duì)信息化設(shè)備的認(rèn)識(shí)和操作學(xué)習(xí)，使他們能夠在最快的時(shí)間內(nèi)完全獨(dú)立熟練地進(jìn)行信息化操作，能夠勝任現(xiàn)代化人事檔案管理的工作要求。此外，也要加強(qiáng)管理人員的職業(yè)操守提升，提高他們?cè)诠ぷ髦械募?xì)致度和責(zé)任心，增強(qiáng)他們的工作服務(wù)理念。
2.升級(jí)人事檔案管理的軟硬件設(shè)備。首先應(yīng)該適當(dāng)增加資金投入采購(gòu)一批適應(yīng)現(xiàn)代化人事檔案管理要求的信息化設(shè)備，其次應(yīng)該對(duì)老的、落后的管理軟件和平臺(tái)實(shí)行更新?lián)Q代，使其能夠滿足現(xiàn)在的管理工作需求，為人事檔案信息化管理的實(shí)施和發(fā)展提供物質(zhì)保障。
3.制定完善的信息化管理體制。企事業(yè)單位應(yīng)該在做好人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的人員和設(shè)備準(zhǔn)備時(shí)，更應(yīng)該針對(duì)自身的經(jīng)營(yíng)策略和特點(diǎn)，制定一套完善的實(shí)施規(guī)范并嚴(yán)格落實(shí)，促使人事檔案在錄入時(shí)的準(zhǔn)確有效完整、在流動(dòng)中的合法規(guī)范合理，確保人事檔案管理的高質(zhì)、有效開展，為自身的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供高質(zhì)的人才資源。
4.根據(jù)信息化人事檔案管理的流程和要求，優(yōu)化原油人事管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工序規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠最大化地與信息化檔案管理實(shí)施相匹配，為人事檔案信息化管理的推進(jìn)提供有力的保障。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；信息化管理；人才
進(jìn)入新世紀(jì)之后，信息技術(shù)被大幅度引入到各級(jí)醫(yī)院人事檔案的日常管理之中。隨著當(dāng)代人才流動(dòng)性的日益增強(qiáng)，檔案這種記錄員工重要活動(dòng)歷程的信息資料，對(duì)于保證人員的合理流動(dòng)具有難以估量的價(jià)值。尤其是近年來(lái)，檔案記錄的誠(chéng)信度越來(lái)越高，規(guī)范化也日益增強(qiáng)，為我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供了極大的助力。
一、提升醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要意義
加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理，不僅能夠科學(xué)提高人事檔案管理的效率，還能夠在極大程度上節(jié)約資源。眾所周知，過去的檔案管理主要采用的是紙質(zhì)檔案，醫(yī)院?jiǎn)T工隨著工作歷程的增加，檔案也必然隨之加厚。調(diào)查統(tǒng)計(jì)，年齡在50周歲以上的員工其檔案平均頁(yè)數(shù)都在100頁(yè)以上。不僅厚重，而且還需要時(shí)刻注意防火、防水、防蟲，翻閱時(shí)也費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而隨著信息化管理的推廣，個(gè)人信息只需要錄入到信息終端中，系統(tǒng)就可以對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)的分類，在信息提取和閱覽過程中也更加便捷。
二、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題
雖然信息化管理對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理的巨大促進(jìn)作用已經(jīng)得到了認(rèn)可，但是在具體實(shí)踐中，仍舊存在著一些比較嚴(yán)重的問題，其能否得到有效的解決對(duì)于提高信息化管理的效果至關(guān)重要。
（一）對(duì)于信息化管理的理解存在不足。醫(yī)院人事檔案的信息化管理是檔案管理發(fā)展中的一項(xiàng)重大變革，其同傳統(tǒng)的人事檔案管理有著極大的不同，是從工作方式、方法到管理目標(biāo)的全方位革新。“重投資、輕管理”的觀念仍舊沒有得到改變。在耗費(fèi)巨大資金投入購(gòu)買了硬件設(shè)備和最先進(jìn)的管理軟件之后，就將其交由醫(yī)院原有的人事檔案管理人員進(jìn)行操作，而對(duì)于這些人員是否能夠發(fā)揮信息設(shè)備的功用則不聞不問，對(duì)待設(shè)備提供公司組織的培訓(xùn)也缺乏熱情，導(dǎo)致信息設(shè)備的多種功能被白白浪費(fèi)，無(wú)法在檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（二）醫(yī)院“各自為戰(zhàn)”。大力推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化管理工作，是為了更好地實(shí)現(xiàn)信息的閱覽和交流，而實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的基礎(chǔ)是建立一個(gè)統(tǒng)一的公共管理平臺(tái)。可是從現(xiàn)階段的情況來(lái)看，我國(guó)各醫(yī)院在人事檔案信息化管理方面有著很大的“自”，其在管理軟件的購(gòu)買方面缺乏統(tǒng)一的籌劃和行動(dòng)。受此影響，各個(gè)醫(yī)院在進(jìn)行檔案?jìng)鏖啎r(shí)經(jīng)常會(huì)因?yàn)楸４娓袷降牟煌鴮?dǎo)致文件損壞，這給我們的工作帶來(lái)極大不便。
（三）管理人才的素質(zhì)有待提升。檔案管理人員是醫(yī)院人事檔案信息化管理工作最直接的參與者和實(shí)踐者。他們信息處理能力的高低對(duì)于這項(xiàng)變革的深入發(fā)展有著重要作用。現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院絕大部分人事檔案管理人員的年齡都在45歲以上，他們對(duì)于信息化的接受能力比較差，而且信息輸入的速度和準(zhǔn)確率也相對(duì)較低，這已經(jīng)成為當(dāng)前制約醫(yī)院人事檔案信息化管理改革走向深入的一個(gè)重要因素。
三、提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的建議
針對(duì)上文提出的問題，筆者經(jīng)過深入研究，提出以下幾點(diǎn)解決的建議。
（一）加強(qiáng)教育，加深對(duì)于信息化管理的正確理解。深化對(duì)于人事檔案信息化管理內(nèi)涵的科學(xué)理解是提高的關(guān)鍵。這就需要醫(yī)院的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)積極轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)悟在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下人事檔案管理的全新發(fā)展理念和管理模式。將前期投資和后期維護(hù)、更新等等都納入到信息化工作的重點(diǎn)進(jìn)程中來(lái)，使信息設(shè)備的作用能夠得到最大限度的發(fā)揮，避免資源的閑置和浪費(fèi)。
（二）推動(dòng)醫(yī)院人事檔案管理平臺(tái)的建立。建立統(tǒng)一醫(yī)院信息管理平臺(tái)，已經(jīng)成為我們醫(yī)院人事改革的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。在此基礎(chǔ)之上，各個(gè)醫(yī)院不僅能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的一體化，還能夠還推進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生工作方面向前邁進(jìn)一大步。這個(gè)問題的解決，單純依靠醫(yī)院自身的能力是難以實(shí)現(xiàn)的，它需要各個(gè)相關(guān)行業(yè)的共同努力。醫(yī)院主管部門可以根據(jù)本單位人員的實(shí)際情況提出管理軟件設(shè)計(jì)的具體構(gòu)想，上級(jí)部門匯總之后將意見傳達(dá)給軟件設(shè)計(jì)單位，并由軟件設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)統(tǒng)一平臺(tái)的維護(hù)和各下屬醫(yī)院軟件的升級(jí)等工作。
（三）大力提升管理人員的素質(zhì)。各地區(qū)醫(yī)院人事主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)，以促進(jìn)各下屬醫(yī)院的人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。在培訓(xùn)中要注重思想教育與業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)并重的策略，并在培訓(xùn)中滲透終身學(xué)習(xí)的思想，因?yàn)楫?dāng)代信息技術(shù)的發(fā)展可謂一日千里，單靠上級(jí)部門的培訓(xùn)顯然是無(wú)法跟得上時(shí)代需求以及工作實(shí)踐之需求的，這就必須要通過提升他們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)能力來(lái)緩解這個(gè)矛盾。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，信息化管理是當(dāng)代醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的必由之路。沿此前行，或許會(huì)給我們帶來(lái)短期的陣痛，這種陣痛即來(lái)自已成習(xí)慣的工作模式與理念之改變，也來(lái)自于自身能力與工作需求不匹配之間的矛盾。但是只要我們堅(jiān)持下去，就一定會(huì)獲得喜人的成果。
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企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類資源的收集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價(jià)值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時(shí)間，方面快捷，節(jié)省時(shí)間，同時(shí)保證人員檔案的有效性和真實(shí)性。企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節(jié)約環(huán)保的同時(shí)還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行查看。此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲(chǔ)量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。
1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求
如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無(wú)紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。
1.2建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案
傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時(shí)間，有效減少了檔案的翻查工作，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無(wú)限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。
1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求
通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。
2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端
2.1人事檔案管理手段落后
目前，我國(guó)雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡(jiǎn)陋，沒有嚴(yán)格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。同時(shí)檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對(duì)人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無(wú)法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。
2.2電子檔案管理意識(shí)淡薄
很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲(chǔ)備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時(shí)整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強(qiáng)，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。
2.3思想上不重視檔案管理工作
很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對(duì)提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來(lái)的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。
2.4信息化管理技術(shù)更新較慢
目前，我國(guó)部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢(shì)，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國(guó)的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。
2.5工作人員綜合素質(zhì)有限
企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來(lái)的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。
3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理
3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)
要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)
人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。
3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)
在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。
3.4企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)
企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。
4結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化管理系統(tǒng) 應(yīng)用
人事檔案信息管理系統(tǒng)管理技術(shù)主要包括安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長(zhǎng)、保密性好、存儲(chǔ)量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優(yōu)點(diǎn)。這樣不僅對(duì)檔案管理效率有了很大的提高，而且還實(shí)現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并針對(duì)應(yīng)用過程存在的問題提出了改進(jìn)措施。
一、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用
（一）人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)
人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。只有認(rèn)真建設(shè)好人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)才能進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)包括檔案材料的發(fā)文、收文、統(tǒng)計(jì)、刪除、復(fù)制、查閱、借用、轉(zhuǎn)出、接收等活動(dòng)的登記和執(zhí)行。人事檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行日常的備份、維護(hù)、管理工作。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是將業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理融合到一個(gè)工作平臺(tái)，從而從根本上改變了人才信息資源的服務(wù)方式、管理方式、儲(chǔ)存方式。
（二）認(rèn)真做好人事檔案材料的收集工作
檔案材料的收集工作對(duì)于檔案工作是非常重要的，要認(rèn)真全面地收集需要?dú)w檔的材料。人事檔案室應(yīng)當(dāng)建立登記、催要、遞交、聯(lián)系制度，并且要認(rèn)真做好進(jìn)一步完善工作。將收集到的材料的接收人、送交人、姓名、時(shí)間、名稱等項(xiàng)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，做到檔案材料的接收工作更加科學(xué)有序、管理規(guī)范。為了避免數(shù)據(jù)的錄入錯(cuò)誤，在大量錄入數(shù)據(jù)信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。
（三）人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫(kù)的建立
1、建立人事檔案分類數(shù)據(jù)庫(kù)的意義
人事檔案分類信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，也是信息化系統(tǒng)的核心部分，數(shù)據(jù)庫(kù)集中了人事、組織部門需要的全部數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)建立好以后，數(shù)據(jù)可以重復(fù)利用，這樣數(shù)據(jù)的利用率得到了提高，減少了數(shù)據(jù)的冗余，避免了重復(fù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，是一個(gè)功能比較完善，結(jié)構(gòu)更加合理，人才信息可以共享的資源庫(kù)。
2、數(shù)字化檔案
對(duì)于一些個(gè)人檔案中比較重要的紙質(zhì)材料，可以進(jìn)行數(shù)字化處理形成檔案，這樣就有利于材料的完整保存，便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱。實(shí)行數(shù)字化檔案，很少接觸檔案原件的，只是在信息的錄入時(shí)會(huì)用到原始檔案，這樣對(duì)檔案的壽命有延長(zhǎng)作用。檔案的利用者和工作人員可以很方便地通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱，但是人事檔案也應(yīng)當(dāng)注意保密性問題，因此需要對(duì)不同分類信息進(jìn)行相應(yīng)的密級(jí)設(shè)置，不同的用戶權(quán)限級(jí)別可以查看相應(yīng)的人事檔案信息。
3、電子檔案
近年來(lái)，我國(guó)已基本全面實(shí)施電子政務(wù)，這樣在人事檔案中也就形成了各種各樣的多媒體文件、電子文檔、電子表格等電子檔案。
4、檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)
檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)，例如終身碼、養(yǎng)老保險(xiǎn)、公積金、醫(yī)療保險(xiǎn)、年度考核、工資、入黨團(tuán)、職務(wù)、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、出生年月、性別、職工姓名等信息。根據(jù)職工的編號(hào)錄入人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用該數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)人事信息的檢索非常方便，為單位的領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策和管理提供了確切、快速的信息。
（四）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化安全保密技術(shù)
人事檔案信息由于涉及個(gè)人一些機(jī)密，因此對(duì)于安全保密設(shè)計(jì)工作要做好。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字簽名機(jī)制，保證接受信息的確定性和真實(shí)性。為了更好地管理用戶訪問數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶，可以采用用戶審計(jì)和防火墻技術(shù)功能。為了保證信息在傳輸?shù)倪^程中不被修改和竊聽，就需要對(duì)信息進(jìn)行加密處理，從而保證了信息的安全性。
二、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的改進(jìn)
（一） 應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)管理
人事檔案信息化管理系統(tǒng)不但要對(duì)當(dāng)前的人事檔案信息進(jìn)行管理，要對(duì)能夠?qū)θ藛T的培訓(xùn)情況、學(xué)歷、工作履歷、職務(wù)變動(dòng)等數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，使人力資源管理更加科學(xué)有效，使管理的信息由平面向立體轉(zhuǎn)變。
（二）應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部與外部的數(shù)據(jù)共享，做到數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)管理
應(yīng)當(dāng)通過硬件的支持實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)的共享，通過職務(wù)變動(dòng)管理、職稱變動(dòng)管理、學(xué)歷變動(dòng)管理能夠同時(shí)將人員檔案卡片的一些個(gè)人信息進(jìn)行自動(dòng)的更新，做到實(shí)時(shí)提示，并聯(lián)動(dòng)到相應(yīng)的卡片中，這樣就有效地避免了重復(fù)維護(hù)人員數(shù)據(jù)信息。
（三）實(shí)現(xiàn)方便的報(bào)表和智能化辦公管理
可以將各種可能用到的統(tǒng)計(jì)表格式和各種報(bào)表固化到軟件中去，達(dá)到一鍵可以生成統(tǒng)計(jì)結(jié)果，既增加了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時(shí)也對(duì)繁瑣的統(tǒng)計(jì)過程進(jìn)行了優(yōu)化，確保了統(tǒng)計(jì)靈活快捷，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以共享。
人事檔案信息化管理系統(tǒng)不僅是一個(gè)很好的工作平臺(tái)，而且還是一個(gè)方便交流的平臺(tái)，從而使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)了智能化辦公管理。
（四）加強(qiáng)批量數(shù)據(jù)的處理能力
要加強(qiáng)批量數(shù)據(jù)的處理能力，例如對(duì)于大量數(shù)據(jù)的備份，大數(shù)據(jù)量的修改工作目前的人事檔案管理系統(tǒng)還不易實(shí)現(xiàn)，還存在網(wǎng)絡(luò)速度慢的現(xiàn)象。目前的系統(tǒng)對(duì)多斷網(wǎng)、防火墻等問題的解決還不是很方便，對(duì)網(wǎng)絡(luò)底層協(xié)議有較大的依賴性。
參考文獻(xiàn)：
[1]袁新華.人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].洛陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，27（5）
所謂軍休干部主要是指一些由曾經(jīng)在軍隊(duì)，通過軍隊(duì)向各地的地方政府定向轉(zhuǎn)移的退休干部，移交過程中，軍休干部的人事檔案相關(guān)信息等資料也需要一同進(jìn)行轉(zhuǎn)移，因此，軍休干部人事管理的相關(guān)工作不容忽視，做好管理工作可以更好的使軍休干部繼續(xù)為社會(huì)發(fā)揮余熱，同時(shí)也能最大程度上為軍休干部的退休生活提供一定的保障。
一、軍休干部人事檔案信息化管理的重要性
當(dāng)前我國(guó)的軍休干部人事檔案管理部門缺乏一定的科學(xué)性和規(guī)范性，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的今天，很多軍休干部管理部門依然沒有應(yīng)用信息化管理模式進(jìn)行管理，這在一定程度上不僅制約了整個(gè)軍休干部檔案管理的發(fā)展，同時(shí)也不利于對(duì)于軍休干部相關(guān)信息的查詢和在處理，筆者認(rèn)為軍休干部人事檔案信息化管理工作是十分重要的，未來(lái)軍休干部人事檔案管理相關(guān)工作部門可以從三個(gè)方面進(jìn)行完善，首先要擁有專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)人才，掌握對(duì)軍休干部管理的相關(guān)技術(shù)和專業(yè)知識(shí)，并且具備創(chuàng)新精神，擁有良好的責(zé)任心和工作態(tài)度；其次，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代中軍休干部檔案管理工作需要融合信息技術(shù)，建立一套完善的信息系統(tǒng)來(lái)改變以往的傳統(tǒng)管理模式，更好的為軍休干部提供服務(wù)；最后，對(duì)于軍休干部的資料的整理工作不能馬虎，要融合大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，通過對(duì)現(xiàn)有軍休干部的相關(guān)數(shù)據(jù)的研究挖掘出軍休干部的真實(shí)需求，更好的完善自身服務(wù)。
二、軍休干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀
1.投入的資金不多，重視程度不夠
因?yàn)閭鹘y(tǒng)的思維已經(jīng)根深蒂固，因此相關(guān)部門的資金投入有限，并且很多檔案管理的工作人員對(duì)于軍休干部人事檔案管理工作并不重視，工作內(nèi)容也只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的整理和錄入，絲毫沒有創(chuàng)新和服務(wù)意識(shí)。
2.管理缺乏規(guī)范性
當(dāng)前很多地方的軍休干部人事管理部門都缺乏一定的規(guī)范性，對(duì)于干部的檔案搜集和整理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，所提供的咨詢和查詢服務(wù)品質(zhì)隨之下降，同時(shí)對(duì)于軍休人事檔案管理部門的相關(guān)管理制度和法規(guī)也并不完善，很多檔案在整理過程中遺失了也不會(huì)對(duì)工作人員采取任何的問責(zé)措施，因此管理方面十分疏松。
3.人事檔案資料完整度不高
由于檔案管理部門本身存在很多缺點(diǎn)和不完善的地方，再加上很多干部在退休后會(huì)出現(xiàn)頻繁調(diào)動(dòng)的情況，因此在人事檔案資料的完整性方面很難做到盡善盡美，但是作為檔案管理部門，保障人事檔案的完整度是其工作職責(zé)之一，很多人事檔案資料丟失了會(huì)造成很大的損失，其造成的損失是不可逆轉(zhuǎn)的。
4.服務(wù)不完善且效率低下
由于當(dāng)前軍休干部人事檔案管理工作的制度比較滯后，因此造成了其提供的相應(yīng)服務(wù)的效率很低，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的今天很多管理部門仍然沒能將信息技術(shù)融入到人事管理中，可以說(shuō)與時(shí)代嚴(yán)重的脫節(jié)，而效率低下也是必然的結(jié)果。
三、軍休干部人事檔案管理的信息化發(fā)展對(duì)策
1.加快檔案管理信息化進(jìn)程
相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極開展軍休人事檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定工作，開發(fā)一套專屬于軍休干部的個(gè)性化人事檔案管理信息系統(tǒng)，并加以推廣，對(duì)于退休干部的檔案信息做好電子存檔和備份工作，并設(shè)立國(guó)家級(jí)的公共服務(wù)器，將各地的零散的檔案信息資源工頭匯集到國(guó)家的公共服務(wù)器上，供管理部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，同時(shí)還要搭建一個(gè)全國(guó)范圍內(nèi)的軍休干部信息化網(wǎng)絡(luò)，方便各個(gè)地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)共享和傳遞資源，逐步的將軍休干部的人事化管理帶入正規(guī)化信息化的道路上，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)老舊觀點(diǎn)，使之更好的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化的發(fā)展和完善。此外這樣一來(lái)還會(huì)使軍休干部人事管理部門提供的服務(wù)質(zhì)量得到一定的提升。
2.管理部門要統(tǒng)籌兼顧，尋求長(zhǎng)久發(fā)展
檔案管理部門所管理的檔案信息屬于歷史資料，軍休人事檔案的管理也是如此，其檔案管理中體現(xiàn)的數(shù)據(jù)和干部地區(qū)分布等資料都是未來(lái)研究軍休干部的最有價(jià)值的參考資料，因此檔案管理部門需要統(tǒng)籌兼顧，明確檔案工作的主導(dǎo)思想，針對(duì)軍休干部檔案這種特色資源要給于一定的重視，爭(zhēng)取將其對(duì)未來(lái)發(fā)展的作用發(fā)揮到最大化的程度。此外人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)放眼未來(lái)，將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，制定出適合長(zhǎng)久發(fā)展的戰(zhàn)略策略，充分的對(duì)不同時(shí)期出現(xiàn)的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加以應(yīng)用，盡可能的融入到軍休人事檔案的管理工作中，提高軍休干部檔案管理部門的工作效率。這樣一來(lái)還能夠?qū)娦莞刹咳耸聶n案管理部門未來(lái)的發(fā)展提供一定的指導(dǎo)。
3.制定相關(guān)法規(guī)，完善管理制度
當(dāng)前我國(guó)的軍休干部人事檔案管理制度并不完善，或多或少的都存在一些問題，然而我國(guó)對(duì)于這方面出臺(tái)的法律法規(guī)政策也很好，這在一定程度上無(wú)法促進(jìn)其制度的完善，筆者認(rèn)為當(dāng)下最重要的就是有關(guān)部門制定出一套相對(duì)全面的法規(guī)，在這個(gè)法規(guī)的指導(dǎo)下，軍休干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)研究出一套適合軍休干部人事檔案管理的規(guī)章制度，統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，使軍休干部人事檔案的管理有法可依，有規(guī)可循。只有這樣才能最大限度的保障管理部門的工作效果和軍休干部的利益。
4.提高管理人員的專業(yè)化水平
一個(gè)機(jī)構(gòu)的好壞很大程度上取決去工作人員的能力和水平，軍休檔案管理部門一直都不受到足夠的重視，因此其工作人員的專業(yè)化水平也十分有限，知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一，甚至有很多工作人員無(wú)法熟練的掌握信息化軟件的使用，這些對(duì)于未來(lái)軍休檔案管理部門的發(fā)展是十分不利的，因此筆者認(rèn)為提高管理人員的專業(yè)化水平是很重要的，針對(duì)于招聘方面，可以將準(zhǔn)入門檻提高，盡量招聘一些技術(shù)性強(qiáng)的工作人員，此外還可以重點(diǎn)招聘一些跨專業(yè)的復(fù)合型人才，而針對(duì)于在職人員相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)舉辦適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，使其能掌握信息化辦公軟件的使用，只有人才的配備得到了滿足，才能使整個(gè)軍休干部人事檔案管理部門得到發(fā)展，工作得到優(yōu)化，適應(yīng)時(shí)代的腳步和發(fā)展的要求。
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；人事檔案；信息化；管理
中圖分類號(hào)：D630.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）29-0206-01
人事檔案是對(duì)事業(yè)單位中工作人員詳細(xì)信息的一項(xiàng)綜合匯總，具有真實(shí)性和完整性。對(duì)于單位了解各階層工作人員提供了重要的依據(jù)，關(guān)系到眾多職員的前途命運(yùn)和自身利益。加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理是對(duì)職員負(fù)責(zé)的重要表現(xiàn)，有利于提高單位的工作效率和工作質(zhì)量。然而，在長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)際應(yīng)用過程中，人事檔案信息化管理的問題也逐一呈現(xiàn)出來(lái)，針對(duì)其出現(xiàn)的問題對(duì)管理方式進(jìn)行改良也是如今事業(yè)單位需要面臨的一個(gè)重要問題。
1、 事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義
1.1 使檔案管理趨于科學(xué)化、數(shù)字化
當(dāng)前社會(huì)逐步走入信息時(shí)代，為跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，人事檔案管理的信息化勢(shì)在必行。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，才能應(yīng)對(duì)冗雜繁多的檔案信息，保證事業(yè)單位的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理工作，工作環(huán)境封閉，缺乏與外界的溝通，不利于檔案信息的整理與更新。為此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)不容有怠。人事檔案的管理工作也應(yīng)以實(shí)際情況為依據(jù)，主動(dòng)面向社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)，加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。換句話說(shuō)，事業(yè)單位人事檔案信息化管理的出現(xiàn)使檔案管理工作在當(dāng)下信息社會(huì)擁有了非常廣闊的發(fā)展前景。
1.2 提高人事檔案管理水平
相對(duì)于傳統(tǒng)的手工操作，檔案的信息化管理極大的提高了檔案的管理水平。人事檔案信息化管理摒棄了手工操作的繁重工作量，使管理工作變的簡(jiǎn)單快捷。運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，通過對(duì)計(jì)算機(jī)的簡(jiǎn)單操作便可完成對(duì)信息的整理分類，在很大程度上提高了檔案管理的工作效率。另外，相對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式，人事檔案信息化管理也更加便于查詢和變更，有效的實(shí)現(xiàn)了信息的快速傳遞，提高了人事檔案的管理水平。
1.3 增加了人事檔案信息的安全性
信息化管理的人事檔案不單具有存儲(chǔ)快捷，提取方便的優(yōu)點(diǎn)，在信息保存方面也具有很大的優(yōu)勢(shì)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，計(jì)算機(jī)操作下的檔案管理可以將信息存于檔案資料庫(kù)中，不僅方便工作人員在繁多的資料中提取有用信息，而且可以實(shí)現(xiàn)資料的長(zhǎng)久保存，提高了資料存儲(chǔ)的安全性。
2、 事業(yè)單位人事檔案信息化管理出現(xiàn)的問題
2.1 時(shí)間信息模糊不清
在一些人事檔案中，對(duì)于時(shí)間部分的記錄模糊不清。其一是部分出生年月不認(rèn)真填寫，與實(shí)際情況相差懸殊，難以真實(shí)確定員工的工作年齡，不利于對(duì)其退休時(shí)間的判定和工齡所帶來(lái)的某些利益獲取。其二是入職、入黨、入團(tuán)等時(shí)間填寫隨意，造成檔案信息多處不符，影響對(duì)員工真實(shí)信息的有效認(rèn)定。究其原因，是檔案管理人員忽視了人事檔案的重要性，沒有足夠的重視。另外，人事檔案不問也沒有對(duì)員工填寫完表格后進(jìn)行嚴(yán)格審核，難以發(fā)現(xiàn)問題，并及時(shí)解決問題，放任其錯(cuò)誤的存在，導(dǎo)致人身檔案中時(shí)間信息與現(xiàn)實(shí)不符，無(wú)法達(dá)到人事檔案的實(shí)際功用，不能如實(shí)反映人員的真實(shí)信息。
2.2 檔案材料不足
在人事檔案信息化的管理下，經(jīng)常存在缺失檔案信息的情況，其中各項(xiàng)考核表、履歷表、職稱表等資料不全。造成這一問題的主要原因仍然是人事檔案管理人員不能充分認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，而員工在填寫表格時(shí)不認(rèn)真，認(rèn)為某些基本信息沒有必要填寫的，還有部分員工認(rèn)為一些資料在其他表格上已經(jīng)填寫過，故而沒有重復(fù)填寫。另外，有的材料缺少相應(yīng)的簽名蓋章，而有的表格資料則在部分個(gè)人手中，缺乏上交的意識(shí)，使本應(yīng)存儲(chǔ)于檔案中的東西滯留在自己手中，影響單位的審查。還有一部分信息被檔案管理人員誤放，沒有及時(shí)整理到檔案中，導(dǎo)致材料信息丟失或缺少，致使檔案內(nèi)容不完整。
2.3 人事檔案材料雜亂
由于檔案管理人員的失職，一些本不應(yīng)存于檔案中的材料被誤存，而一些需要進(jìn)檔的文件資料則在檔案中缺失。另外，檔案裝訂存在錯(cuò)誤，沒有嚴(yán)格按照人事檔案要求的目錄裝訂，造成查找資料時(shí)不方便的問題。對(duì)于一些填寫表格的人員來(lái)說(shuō)，材料表格填寫格式不規(guī)范，不按照要求使用筆，造成檔案內(nèi)容雜亂，不易審查核對(duì)，嚴(yán)重影響了工作效率。
2.4 人事檔案管理工作人員素質(zhì)較低
在事業(yè)單位中擔(dān)任檔案管理工作的人員往往是年紀(jì)較大的臨退休人員，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，不具備創(chuàng)新能力，難以很好的處理檔案管理過程中發(fā)生的一些意外事件，各事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度較低，導(dǎo)致工作人員難以與其他崗位進(jìn)行溝通交流，缺乏工作積極性，無(wú)法得到全面綜合的鍛煉，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的有效進(jìn)行，在很大程度上影響了單位的工作效率。
3、 針對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)的問題所采取的措施
3.1 加強(qiáng)工作人員及單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理信息化的重視
對(duì)于人事檔案管理信息化在檔案管理工作中的重要意義，單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員都應(yīng)對(duì)其具有足夠的重視。充分的了解檔案管理的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在單位中的重要位置，真正的將檔案管理工作當(dāng)做單位中不可或缺的一部分。通過各方面途徑使工作人員了解當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)下檔案管理工作的重要地位，并令其認(rèn)識(shí)的自己崗位的優(yōu)越地位，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感和工作積極性，使他們認(rèn)可自己的崗位，主動(dòng)的為這個(gè)工作付出，敢于打破陳規(guī)，提高檔案管理工作的工作效率。
3.2 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化
大部分事業(yè)單位的檔案管理工作往往過于封閉，缺少與社會(huì)的交流，不能與時(shí)代相融，充分發(fā)揮檔案管理工作的職能。然后在當(dāng)前的信息化時(shí)代，檔案管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，摒棄傳統(tǒng)的管理方式，學(xué)習(xí)新觀念，使人事檔案管理信息化。利用計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，使人事檔案管理真正的向信息化邁進(jìn)。
3.3 增強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)
在享受網(wǎng)絡(luò)快捷方便的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)使檔案管理出現(xiàn)了不安全因素。缺乏安全意識(shí)，極易造成檔案信息的泄露，而部分資料在存儲(chǔ)過程很容易因?yàn)槟承﹥?nèi)在或外在因素導(dǎo)致文件損壞或丟失，對(duì)單位造成非常不好的影響。所以，檔案管理人員應(yīng)具有足夠的安全意識(shí)，且具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。
另外，在事業(yè)單位人事檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該熟悉檔案管理相應(yīng)的法律法規(guī)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理工作，強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)，使一切工作都有章可循，有據(jù)可依。
3.4 提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)
隨著信息化的到來(lái)，檔案管理工作不斷革新，同時(shí)，對(duì)于操作檔案管理的工作人員的要求也相應(yīng)提高。雖然人事檔案管理信息化具有許多傳統(tǒng)管理方式不具有的優(yōu)勢(shì)，但是操作人員仍然是工作的主體。這就要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的管理能力，掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，可以熟練的實(shí)施人事檔案管理工作。因此，單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠真正做到對(duì)檔案管理工作了如指掌。
4、 小結(jié)
事業(yè)單位人事檔案信息化管理是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的新形勢(shì)，科學(xué)改良檔案管理方式，使檔案管理職能可以發(fā)揮更大的作用。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理的工作水平，從而進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的根本變革，為檔案管理提供了巨大的發(fā)展前景。
參考文獻(xiàn)
[1] 張凱軍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理淺探[J].科技視界，2013，7（29）：58-59.
關(guān)鍵詞:流動(dòng)人員；人事檔案；信息化管理
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4117（2012）01-0079-01
檔案信息化源于現(xiàn)代檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要，檔案信息化推動(dòng)檔案管理的深刻變革。加快我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)重要的方面。 人事檔案具有真實(shí)性、全面性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和保密性等特點(diǎn)，有很高的保存價(jià)值和使用價(jià)值。本調(diào)查報(bào)告所稱的人事檔案，專指各類人才的檔案，包括黨政干部的檔案、專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的檔案。流動(dòng)人員人事檔案是人事檔案的一個(gè)重要的組成部分，為進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、完善人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，國(guó)家的現(xiàn)代化水平和人們生活質(zhì)量不斷得到提高，精神文明和物質(zhì)文明不斷獲得進(jìn)步。
一、流動(dòng)人員人事檔案管理中信息化應(yīng)用探討
（一）流動(dòng)人員人事檔案管理中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可行性分析
1、檔案管理在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的支持。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是從1990年代中期發(fā)展起來(lái)的新技術(shù)，它把互聯(lián)網(wǎng)上分散的資源融為有機(jī)整體，實(shí)現(xiàn)資源的全面共享和有機(jī)協(xié)作，使人們能夠透明地使用資源的整體能力并按需獲取信息。資源包括高性能計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)資源、數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識(shí)資源、專家資源、大型數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)、傳感器等。網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)瀏覽器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)操作平臺(tái)的出現(xiàn)證明網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用在技術(shù)上已經(jīng)成為可能使在流動(dòng)人員人事檔案及時(shí)管理。
2、檔案管理在網(wǎng)絡(luò)實(shí)踐上的可行性。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算在我國(guó)有了很多工作性應(yīng)用，并且在企事業(yè)單位中網(wǎng)絡(luò)取得了一定的績(jī)效。比如在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也已經(jīng)在生物醫(yī)藥、鐵路運(yùn)輸、電子政務(wù)、資源勘探以及農(nóng)、林、水利、航空、金融等行業(yè)得到應(yīng)用。另外，目前我國(guó)的人才機(jī)構(gòu)大部分已經(jīng)擁有了信息化建設(shè)的基本設(shè)施，其原有的內(nèi)部技術(shù)為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供了實(shí)踐上的可能。
（二）流動(dòng)人員人事檔案管理在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中分析
檔案管理中存在的問題需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在過去的網(wǎng)絡(luò)管理中，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理雖然有了一定的成績(jī)效果，但是也存在不少的問題，缺乏統(tǒng)一的戰(zhàn)略規(guī)劃，各個(gè)部門的應(yīng)用軟件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫(kù)、平臺(tái)、接口等各方面千差萬(wàn)別，相對(duì)孤立的應(yīng)用軟件體系無(wú)法適應(yīng)需整體協(xié)作的管理運(yùn)作體系，隔離的檔案網(wǎng)絡(luò)形成了檔案資源流通的障礙，造成個(gè)管理部門檔案資源開發(fā)分散、綜合利用共享程度低、信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能很好地解決這些問題。
二、建立適合本地的流動(dòng)人員人事檔案管理信息化系統(tǒng)
在流動(dòng)人員人事檔案管理工作中首先要加大檔案信息化的力度。檔案管理的信息化同檔案管理的社會(huì)化是息息相關(guān)、互相促進(jìn)的。當(dāng)前人事檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)“死檔”、“棄檔”的現(xiàn)象問題，也從另一個(gè)側(cè)面反映了人事檔案管理方式已經(jīng)滯后于社會(huì)進(jìn)步，說(shuō)明了人事檔案應(yīng)當(dāng)以資源形態(tài)進(jìn)入信息領(lǐng)域，通過信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，通過開發(fā)利用檔案信息資源，體現(xiàn)人事檔案的使用價(jià)值。我們一定要抓住正在構(gòu)建“數(shù)字浙江”、“數(shù)字杭州”的有利時(shí)機(jī)，加快人事檔案管理的現(xiàn)代化步伐，盡快把每個(gè)人的基礎(chǔ)信息制成電子文檔，每人一個(gè)代碼，做到只要在內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)上輸入個(gè)人代碼，就能夠查閱到可以公開的相關(guān)信息資料。在此基礎(chǔ)上，要積極創(chuàng)造條件，同全國(guó)各地聯(lián)網(wǎng)，形成覆蓋全國(guó)追蹤性極強(qiáng)的個(gè)人電子檔案網(wǎng)絡(luò)，從根本上克服傳統(tǒng)人事檔案管理神秘化、分散化、低效化等弊端。
三、確保流動(dòng)人員檔案的真實(shí)性，完整性。
在工作中為了保證流動(dòng)人員人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)各企事業(yè)單位人才合理流動(dòng)時(shí)流動(dòng)人員人事檔案的完整性、真實(shí)性，必須加強(qiáng)對(duì)其的管理，認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)。加大宣傳教育的力度，營(yíng)造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳流動(dòng)人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理水平。完善流動(dòng)人員人事檔案管理政策法規(guī)一是對(duì)過去不合時(shí)宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國(guó)統(tǒng)一的法律法規(guī)，杜絕各地區(qū)各部門各自為政的現(xiàn)象，以適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。二是加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的力度，規(guī)范對(duì)人才中介機(jī)構(gòu)的管理，不準(zhǔn)民營(yíng)和合資人才中介機(jī)構(gòu)從事人事和人事檔案管理以及人事調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)，促進(jìn)我國(guó)人才中介機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展
四、流動(dòng)人員人事檔案管理未來(lái)規(guī)化
近幾年，流動(dòng)人員人事檔案管理正逐步走向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化，而網(wǎng)格技術(shù)作為一門新興的研究領(lǐng)域也正在逐步走向成熟化、開放化，并逐步進(jìn)入實(shí)際生產(chǎn)應(yīng)用階段。將網(wǎng)格技術(shù)應(yīng)用到流動(dòng)人員人事檔案管理中，它不僅能彌補(bǔ)不足而帶來(lái)的人事檔案管理中存在的問題，而且有利于檔案的查閱、異地更新以及單位、部門間的互動(dòng)，為流動(dòng)人員人事檔案管理改革和發(fā)展提供新的環(huán)境和廣闊的前景，為其信息化建設(shè)帶來(lái)新的契機(jī)，對(duì)促成新的管理模式起著不可估量的作用。
作者單位：通化市精神病醫(yī)院
參考文獻(xiàn):
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