時間：2023-06-07 09:14:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務部檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】財務部門；會計檔案；管理工作
會計檔案指企事業單位以、經濟組織以及相關會計人員對所進行的經濟活動按照一定的制度記錄存儲的會計憑證、賬單、核算材料等等紙質、電子材料。會計檔案可以說是企事業單位第一手重要的經濟檔案，是所有國家檔案的重要組成成分，因此財務部門的會計檔案管理工作具有重要的作用于價值，應該得到政府企事業單位的格外重視，提高會計檔案管理工作的效率，發揮會計檔案的在企事業單位中的重要作用。
1會計檔案的特點與作用
健全會計檔案的管理工作，首先需要對會計檔案的特點以及作用進行具體的了解，根據會計檔案的特點制定相關的管理機制，利用其作用發揮其全部功能。
1.1會計檔案的特點
會計檔案的是國家檔案中最重要的組成成分，具備了原始的記錄功能、信息功能、知識功能等等眾多功能，又由于其針對內容的特殊性，使得其具備了獨特的特征：第一，會計檔案的來源十分的廣泛。對于不同的企事業單位的核算部門，都會形成相應的會計檔案。第二，會計檔案具有一定的專業性，由于會計檔案涉及到會計核算的內容，這就使得核算手段成為了會計檔案獨有的專業技能。通過會計核算，可以有效的反映出企事業單位的具體經濟活動，體現了會計檔案的專業性。第三，會計檔案的形成過程十分的嚴密，由于會計核算需要進行設置賬務、復式記賬、填表審核等等方式對對象進行系統、延續、完整的記錄監督。這就迫使會計檔案的形成過程必須具備一定的嚴密性。
1.2會計檔案的作用
會計檔案對于企事業單位有著十分重要的作用，可以具體分為以下幾個方面：第一，會計分析與核查中會計檔案起到了依據的作用。企事業單位中進行決策以及經濟活動都需要對會計檔案進行大量的參考查閱，會計檔案的嚴密性可以使得覺得準確性大大的提高，為企事業單位提供準確的材料依據。第二，會計檔案具有重要的憑證作用，企事業單位相互進行的經濟活動都需要相關的書面證明，但也會出現一些經濟糾紛問題，會計檔案的對經濟活動的記錄可以在這是起到重要的憑證作用。第三，會計檔案具有一定的歷史借鑒作用，會計檔案是一個動態的檔案，它詳細的記錄了企事業單位內部各個方面的經濟發展狀況。通過對某一段時間的收支情況，制定相關的發展戰略。
2會計檔案管理中存在的問題
會計檔案管理工作在財務部門當中依然存在種種問題，這些問題可以總結為以下幾點：
2.1會計檔案管理制度不健全
企事業單位內部的財務部門一般只重視單位的資金管理，忽略了會計檔案管理工作的重要性，并沒有制定管理會計檔案相關的建檔、歸檔、借閱以及銷擋的措施，沒有一定的制度可尋。
2.2會計檔案的裝訂不合理
企事業單位內的財務部門內負責會計檔案管理的工作人員幾乎很少，繁多復雜的檔案整理裝訂，在一定程度上消磨了管理工作人員的耐心與責任心，使得會計檔案裝訂的過程中出現內容遺漏，檔案開散，檔案內容裝訂錯誤等等嚴重問題，這些問題的出現一定程度上給事業單位的經濟活動造成極大的影響。
2.3會計檔案的儲存方式不妥
大部分的企事業單位對于檔案的管理還沒有進行全面的信息化管理，這就使得單位內部的會計檔案堆積，隨意儲存的現象出現，老舊無人查閱的會計檔案隨著時間的推移損毀殆盡，嚴重的縮短了會計檔案的壽命，喪失了會計檔案的歷史性價值。
3財務部門完善會計檔案的具體措施
3.1完善會計檔案管理機制
針對會計檔案管理制度中出現的問題，首先企事業單位的領導層面必須加強對會計檔案管理的重視程度，從思想上提高財務部門內部對會計檔案管理工作的認識程度，結合單位的具體情況制定相關的檔案管理制度，監督這一制度在實際中的實施情況，使得會計管理工作有章可循。
3.2做好會計檔案裝訂工作
做好會計檔案的裝訂工作，首先財務部門需要對會計檔案管理部門加大人力物力的投入，提高工作人員的思想素質，讓其認識到裝訂工作的重要性，定期抽擦檔案對于出現檔案裝訂錯誤與遺漏的情況需按照相關的制度進行處罰，使得會計檔案管理工作有效科學的進行。
3.3使用信息化技術進行檔案管理
企事業單位應該加大力度在檔案管理上的經濟投入，實現檔案的信息化，告別老舊的紙質檔案，提高檔案管理工作人員的工作效率，減少會計工作人員的工作壓力，實現會計檔案的信息化儲存，延長檔案的壽命，快速有效的擴大化會計檔案的作用。
4結論
圍繞會計檔案獨有的特點，解決企事業單位中會計檔案管理工作中的一系列問題，首先需要領導層面的大力支持，不斷的提升會計檔案管理工作人員的思想水平，制定相關的制度章程，使得會計檔案管理工作可以科學合理的開展。
參考文獻
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[2]曾曉玲.會計檔案管理創新的要點及實踐[J].中國管理信息化,2015,18(16):5.
[3]孫瑩,張立軍,張大川等.會計檔案管理工作分析[J].現代商貿工業,2014,26(22):119-120.
會計檔案管理規定
1范圍
本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核
。
本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業財務通則》。
財政部會第5號《企業會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。
華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內容與要求
4.1基本任務
4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。
4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。
4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批
準銷毀的會計檔案。
4.2歸檔范圍
4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反
映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務報告。
4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔
案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。
4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。
4.3歸檔要求和時間
4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。
4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等
內容。
4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。
4.4會計檔案的管理
4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。
4.4.2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
4.5會計檔案的鑒定與銷毀
4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。
4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
4.5.5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
4.5.7本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內容。
4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計 檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。
4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.6會計檔案的利用
4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。
4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分
管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。
4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
4.7會計檔案的保管
4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在45%～65%之間。
4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
5檢查與考核
（一）醫院電算化會計檔案的內涵
會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數據，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數據，保障財會數據的合理利用等。醫院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術的普遍應用，醫院的會計核算工作從傳統的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉變，因此實現會計檔案的信息化管理是實現醫院信息化管理的必然趨勢。
（二）醫院電算化會計檔案管理的特點
1.現代化信息技術為載體。醫院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內的電子數據，也包括打印出來的紙質財會檔案，如，藥品盤點表、醫院收費管理系統病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現代化信息技術下的電子財會檔案和傳統意義上的財會紙質檔案。2.軟硬件設施為基礎。和傳統會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術操作水平為前提。電算化會計背景下對相關財會人員的現代信息技術操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關人員不僅要熟悉財會核算的專業知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。
二、醫院會計電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創新醫院電算化會計檔案管理理念
新醫院的電算化會計檔案管理工作和醫院領導的重視程度息息相關，醫院領導層應當加強全醫院上下對會計檔案管理的重視程度，依據國家相關法律法規嚴格執行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應當創新會計檔案管理理念，學習相關的會計和檔案管理法律法規以及專業知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫院管理層要加強對檔案和會計相關法規政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數據的保存，更要重視對電子數據和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務部門和檔案部門要結合起來對相關工作人員進行專業知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。
（二）完善財會電子化的軟硬件設施
加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設施建設。首先，醫院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質量的噴墨或激光打印機，選用符合醫院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫院專業的內部局域網絡管理員強化醫院的軟件系統維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯網和網絡安全問題，減少計算機病毒入侵和網絡泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續，醫院內部員工如需用到檔案則需要財務部門管理人員的審批，醫院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權限調用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數據可以在醫院范圍內共享；涉及到醫院機密的數據，則供小范圍內專業人員使用。另外不管是財務部門的專業人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發現要根據檔案管理制度采取相應的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務部門聯合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫院的會計檔案管理工作是醫院財務管理中的重要環節，對提高醫院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫院財會檔案管理工作人員應當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質量。
參考文獻
一、健全檔案管理的制度和組織架構
系統建立在制度的基礎上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。”財政部的檔案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務憑證保管期限都有具體的相關規定。因此，企業制定檔案管理制度至少要明確部門職責、流程、保管期限、銷毀、監控、懲罰等內容。
檔案管理組織架構是系統管理的重要內容。一般來講，具體單位都設有檔案管理機構，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業技術部門是檔案管理的職能部門，主要是技術部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責主要有負責安排和協調檔案部門工作，配備與任務相適應的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關部門及企業分廠設相應的兼職檔案員，業務受檔案部門指導，按時完成檔案部門所交辦的有關檔案工作。
二、完善檔案管理部門的工作內容和責任
做好檔案管理的系統性工作，要明確相關部門的工作內容和責任。企業檔案工作堅持實行集中統一管理的原則。承擔負責檔案管理的職能部門要負責本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。企業要設置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責企業檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務部門負責整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執行國家有關檔案工作的法規、法令和政策，維護檔案的完整與安全。
對于檔案管理人員來講，職責和責任很重要，檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務，應列入檔案工作的職責范圍，并有相應的經濟責任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質，積極開展業務培訓。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業財務憑證、報表、其他財務相關資料；本企業內部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業執行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。
對于檔案歸檔時間，不同企業有不同的要求，主要根據檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內部各部門的兼職檔案員負責。凡屬應歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統一。
財務類的資料比較特殊，做好財務檔案管理工作必須對財務檔案做合理的分類，從財務角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如果發現需要重新裝訂時，一般應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
四、細化檔案的使用、復制及銷毀管理
資料歸集后，調取和使用是經常發生的事情，特別是經常要復制一些圖紙和復制財務數據和資料，這種情況下，應由申請部門填寫申請單，經有關部門負責人審核后方能復制，需出檔案庫房復制的文件應由責任檔案管理員負責監督復制。
檔案保管期限的確定和銷毀環節也很重要。原則上講，對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存，對企業在一定時期內有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責人批準后，即可銷毀。
確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執行，銷毀時應指定專人（一般兩人以上）銷毀和監督，以防發生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執行。
其他方面，企業要對檔案要經常檢查、清理，并做好統計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關好門窗，確保檔案管理房間的安全。
關鍵詞 科學管理 事業單位 會計檔案
上面說到的會計檔案是事業單位中所有檔案管理中的十分重要的一部分，它也反映事業單位的財務狀況的重要資料。對于一個比較完整的會計檔案管理制度，不僅可以對研究事業單位的各個階段的經濟和財務有很重要的作用，還是事業單位在制定相關的政策、研究存在的問題的重要的依據。到目前為止，我國在事業單位中的會計檔案管理工作還不是十分的成熟，還存在很多的問題，所以為了更好的完善事業單位中的會計檔案管理工作，我們還要針對存在的問題，作出具體的解決對策。
一、 建立并且完善會計檔案的管理規章
事業單位是我國的重要的行政管理部門，所以事業單位的所有工作的正常進行，才能保證讓國家后顧無憂。對于事業單位的會計檔案管理工作也是一樣重要的，想要做好會計檔案管理工作，我們不僅需要遵守《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關的法律規定，還要更好的結合事業單位的具體工作，建立并且完善會計檔案的管理規章制度，然后明確檔案的歸檔的范圍、檔案保管的期限、檔案的歸檔程序、知道檔案的整理方法以及檔案在歸檔時的要求等；其次是健全會計檔案的保管制度、安全保密制度等，然后采用比較先進的管理手段和科學合理的保管檔案的方法，這樣才能更好的確保檔案的不丟失、不被損壞、不被泄密等。
二、事業單位的會計檔案要遵循標準化、規范化的管理方針
1、我們要規范好會計檔案的合理立卷。在裝訂會計檔案的憑證時，我們必須保證使用的是規定的會計檔案裝訂的封皮、然后再封裝粘貼裝訂線，一定要注意的是必須在封粘的地方蓋上會計人員的印章，對于封皮的要求就是要保證封皮外要求填寫的內容都要填寫好，然后按照裝訂結束的日期的先后順序進行排序方案會計檔案的保管盒中，并且要認真填寫會計檔案保管盒上面的內容，在每一年的年末都要進行封賬，必須把活頁的空白賬簿拿出來，把已經設置好的會計科目但沒有業務往來的賬頁保存好，然后按照賬頁的編號進行填寫好目錄以及賬簿的使用登記表，將這些都一并與財務賬簿裝訂在一起，然后進行封裝粘貼，由相關的會計工作人員在粘貼處蓋上印章，最后在年末的時候把賬簿按照編號排序，分別貼上會計檔案卷內目錄和會計檔案備考表。
2、我們還應該規范會計檔案的移交工作。事業單位的會計檔案都是有單位的檔案管理部門在做管理工作的，然后再由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在事業單位的財務部門暫時保管1年，在保管期限滿后財務部門會編制會計檔案案卷的目錄，移交到事業單位的檔案管理部門；如果還沒有建立會計檔案管理部門的單位，需要由財政部門暫時的保管，但是必須強調的是需要有專人負責這些檔案的管理.
三、要加強對會計檔案的管理人員的在培訓學習，更好的提高會計檔案管理人員的自身素質
1、我們要更加重視檔案管理人員的培訓工作。現在，隨著我國社會的快速發展和綜合國力的提高，越來越多的單位的財務管理工作已經與時代接軌，不再是原來的手動記賬的方式，而是已經實現了會計電算化，這就意味著事業單位的會計檔案也會越來越多的以電子版的形式所存在著，這也將使得事業單位的會計檔案管理的工作越來越走向正規化、網絡化、信心化，會計檔案的管理工作也迎來了資源共享的美好時代。
2、我們還要重視那些高素質、復合型的人才的引進。會計檔案的管理人員應該具備那些素質呢？我認為他們應該有思想上的素質、業務素質以及職業道德的素質。而且作為會計檔案的管理人員，首先，他們必須要嚴格律己、清明廉潔、奉公執法、能夠時刻保持清醒的頭腦，不被利益所誘惑，有一定的自己的公正的立場，能夠使用好自己手里的權力；其次呢，對于會計檔案的資料是十分廣泛的，這些資料都有很強的專業性、廣泛性和嚴密性。現在作為一個專門的檔案在做管理，那么就不能輕視它，我們還是應該按照專業的管理手段去管理會計檔案。所以，這就要求會計檔案的管理人員不僅要有會計檔案管理的相關專業知識，還應該具備更高的專業素質，這樣才能使得會計檔案的管理工作更好地、更科學的進行。
四、目前會計檔案管理工作存在的問題
由于會計檔案管理部門不夠重視，所以在進行會計檔案的管理工作中還存在著許多的問題，首先是管理人員的編制不充足，文化程度不高，專業素質不高，特別是上級領導認為檔案管理工作不重要，檔案管理得不到重視，這就造成了管理人員的參差不齊，很難適應這樣的工作；其次是檔案管理的方式比較落后，檔案的保管條件比較差，有些地方還在采用手工方式，沒有與現代的高科技技術相接軌，這就導致了檔案保管的比較凌亂，不統一。因此，為了做好會計檔案的管理工作，還需要通過更多的途徑。比如說我們要增強領導對檔案管理工作的重視程度，切實的處理好在會計檔案管理工作中存在的問題。
五、結束語
通過以上對事業單位的會計檔案的管理工作存在問題以及我們研究出的解決這些問題的對策，就是為了更好的做好事業單位的會計檔案管理工作，這樣才能保證事業單位正常的財務運轉，只有做好會計檔案的管理，提高管理人員的素質，加強對檔案管理的監督，才能更好的為我國的經濟發展做好堅實的鋪墊。
參考文獻
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關鍵詞:會計檔案管理問題措施
隨著信息化建設的進行,會計電算化逐步代替傳統手工會計,電算化會計檔案越來越多,傳統的會計檔案管理體制已不適應新形勢,產生越來越多的問題,從而影響到會計檔案的保存和利用。本文就會計檔案的內涵、種類,會計檔案管理存在的問題以及加強會計檔案管理的一些措施進行了探討。
一、會計檔案管理工作的范疇
1、會計檔案的歸檔
《會計檔案管理辦法》規定,原始憑證、合同、上機日志、發票等會計資料應定期按規定整理保存,打印輸出的憑證、賬冊、報表等先經會計主管簽章,然后移交存檔保管。電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,存檔時應將數據進行雙備份。計算機的操作系統、各類應用程序軟件、會計核算系統軟件以及軟件的備份磁盤,也應作為會計檔案保管。
2、會計檔案的保管
根據會計檔案保管制度,會計檔案保管先要建立保管清冊,由會計檔案保管人員負責登記,并定期將財務歸檔的會計資料按順序、類別及編號整理立卷登記。對采用磁性介質保存的檔案,備份軟盤必須貼上保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,還應定期進行檢查,定期進行復制。
3、會計檔案的借閱
各類會計檔案的查閱,必須辦理有關利用手續,一般不得帶出室外。如有特殊情況,必須帶出室外復制時,需經財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規定進行登記,填寫會計檔案調閱登記簿,并限期歸還。外單位查閱會計檔案,要持有單位介紹信,經主管領導、財務負責人批準,檔案管理人員才能接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱人員的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案經年終核算整理裝訂后,由財務部門保管一年,以備隨時查閱。滿一年后,財務部門編造清冊,
4、會計檔案的移交
會計檔案經年終核算整理裝訂后,由財務部門保管一年,以備隨時查閱。滿一年后,財務部門編造清冊,移交檔案部門保管。編制會計檔案移交清冊時,要列明應當移交的檔案名稱、編號、數量、起止年度、應保管期限、已保管期限等內容。移交會計檔案要由單位財務負責人監交,交接雙方經辦人和監交人要在移交清冊上簽字。
二、當前企事業單位內部會計檔案管理存在的問題
1、會計檔案管理法規不完善
企業經營機制不斷轉換,經營方式不斷更新,事業單位改制也在不斷推進中,新情況、新問題不斷出現,而與之配套的會計檔案管理機制并未建立健全。目前,我國會計檔案管理方面的法律、法規與建立現代企事業單位制度的實際不相吻合,缺乏適應現代企業制度的會計檔案管理法規,在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制下,無法滿足推進企事業單位體制改革和建立現代企業制度的要求。
2、會計檔案監督機制不健全
一是會計信息披露進程中的政府監管不足,準則、法規執行的監督不力,缺乏效率;會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善,一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計,又要收取審計費用,對被審計單位依賴性強;另一方面注冊會計師行業還沒有形成有效的監管機制,部分從業人員專業素質差。三是企業內部監督機制不完善,領導不重視,內部制度得不到落實,會計基礎工作薄弱。
3、網絡的安全隱患
首先,計算機系統由許多部分組成,每個部分都有薄弱環節,極易遭到攻擊或破壞,如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次,計算機系統的自身安全和保護功能非常薄弱,網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中,信息易被竊取或泄露、非法增刪改,計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用,會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在,可能存在會計軟件處理功能陷阱,或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。
4、從業人員的業務素質偏低
檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低,缺乏檔案管理專業知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外
存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統的正常工作。
三、加強會計檔案管理的措施
針對會計管理體制改革過程中部分單位會計管理人員的管理方法和對會計檔案管理的認識,會給單位會計檔案管理工作帶來負面的影響,及目前部分單位會計檔案管理人員的對會計檔案管理認識,而產生的問題,筆者認為應強化以下方面工作:
1、建立相應的會計檔案管理體制
實行委派制管理的會計檔案,應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定,明確會計檔案的所有權是委托單位,將委托單位的會計檔案整理規范,按要求在核算中心暫保管一年,期滿后編制會計檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案,向委托單位的檔案機構進行移交。
2、加強會計人員的崗位培訓
會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員崗前培訓,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
3、加大對會計檔案管理工作的監管力度
要結合具體工作實際情況,聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》,進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中,將會計檔案的規范化管理納入其中,加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。
4、嚴格執行會計檔案管理的各項工作程序
實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際,制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符,案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份。
參考文獻:
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一、電子文件管理中存在的問題
1．公文信息網絡的開通，改變了傳統的發文模式，給電子文件的收集工作帶來了困難。公文信息網絡開通后，各單位、處室可直接從網上收、發文件，特別是以各處室名義下發的文件，不再由文書部門統一登記發放，而是由各處室自行辦理，雖然每個部門將網上發送的文件打印一份紙質文件存檔，但形成的電子文件卻分散在各個部門，甚至個人手中，造成這些文件的丟失、損壞或泄密，從而增加了電子文件收集工作的難度。
2．會計電算化形成的電子文件不能及時歸檔。目前不少單位實行了會計電算化，并開始聯網運行。但會計電算化后形成的電子文件并沒有得到很好的管理，有的單位沒有將會計工作形成的電子文件隨會計紙質文件一并歸檔，而是存放在財務部門，由于這些部門沒有專門的保管設施，造成了這部分電子文件的丟失或損壞，不利于電子文件的保管利用。還有些單位的財務部門因設備不到位或領導重視不夠，沒能及時將這些電子文件轉存到軟盤或光盤，而是儲存在硬盤上，而這些電子文件常因病毒感染而破壞或因硬盤空間已滿被刪除，造成了電子文件的丟失。
3．檔案管理軟件與辦公自動化及會計電算化軟件沒有形成有機的結合，給電子文件的利用帶來了困難。在公文信息網絡開發時，由于諸多原因該網絡沒有兼顧到檔案部門，所以造成了現在的公文信息網絡與檔案部門使用的檔案管理軟件不兼容，不能真正實現文檔一體化管理，無法對辦公自動化產生的電子文件進行管理；同時檔案管理系統在功能編制時，沒有考慮到會計電算化的問題，只設計了會計檔案案卷級錄入、查詢功能，不能達到會計檔案數據級檢索。與電算化軟件不銜接，不能檢索會計數據，影響了電子文件的利用，不能很好地發揮電子文件的作用。
4．賬外文件（會議記錄、領導的重要講話稿等）及上級來文等文件材料如何轉化成電子文件這一問題沒有得到很好的解決，這也是影響電子文件管理的主要因素之一。
5．在電子文件管理方面沒有一套切實可行的規章制度，給電子文件的管理帶來被動。
6．人員素質滿足不了電子文件管理的需要。
二、加強電子文件管理的幾點意見
1．加強檔案法規的宣傳力度，提高人們對電子文件的認識，讓他們認識到電子文件與紙檔案同樣重要，要注意保存，按時歸檔。
2．建立健全電子文件管理的各規章制度，包括：電子文件的收集范圍、收集原則、分類編號辦法、保管、利用等規定，做到集中統一管理，并使紙質檔案與電子文件有機地結合起來，使電子文件管理工作做到有章可循。
3．結合本單位實際情況，使檔案管理軟件與辦公自動化系統銜接起來，真正實現文檔一體化管理。同時在編制檔案管理系統時，與財務部門協作，對會計電算化軟件中的數據進行有選擇的利用，在財務部門進行會計檔案交接時，一并將相應的會計數據庫進行轉存，這些數據庫主要包括：會計憑證庫、會計科目庫、報表庫等，然后檔案部門再根據實際工作需要在數據庫結構中添加保管地點、卷號等字段，將會計檔案計算機管理與會計電算化有機地聯系起來，為實現電子文件檢索提供良好的條件。
當前，信息化建設已經成為推進中國特色軍革和完成“雙重歷史任務”的重中之重。軍隊財務檔案管理也要積極探索信息化建設的路子，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率。
一、軍隊財務檔案管理信息化的緊要性
在軍隊信息化建設的過程中以及未來的信息化戰爭中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好軍隊財務檔案管理的必然選擇。
軍隊財務檔案快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁的方向發展，對傳統的財務檔案管理手段和方法提出了嚴峻挑戰。隨著國家和軍隊財政經濟工作的不斷發展，財務法規、標準的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經費標準一年內進行幾次調整；各種指標、標準，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內容，同時要求不但反映當年度經費活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經費活動情況；各種標準劃分越來越細，項目越來越雜，如軍隊干部工資標準1980年前只有24個，而現在猛增了十幾倍之多，各類補助項目也有數十個，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊財務檔案管理工作增加了難度。在財務檔案的查閱方面，總部定期出版《財務標準制度匯編》和《財務文件匯編》，這確實解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續性和時效性，一些標準或制度很快過時而又得不到及時刷新，重新整理出版的周期長，往往是計劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財力。
電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠很好地適應軍隊財務檔案的發展需求。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。
正如上面所述，電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點，但也有不足的一面。如，具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此，即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。
二、軍隊財務檔案管理信息化的主要內容
一是搞好數據的挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都是建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立軍隊財務檔案數據庫，可以按軍隊財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計帳簿、指標文件、工作資料等等，建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。轉二是搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔，以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。
三是搞好財務檔案管理輔助決策系統建設，做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。
三、軍隊財務檔案管理信息化的基本措施
財務檔案管理信息化是一項系統工程，涉及到管理、技術、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統籌考慮。
一是領導高度重視和大力推動。領導是財務檔案管理信息化的真正推動者。領導者的信息化意識的高低決定了信息化建設的力度、進度和深度。領導者要樹立科學的管理觀念，擺脫傳統思維的束縛，認識到計算機和網絡技術應用于財務檔案工作的真正意義。為此，領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把財務檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍；主管財務工作的領導，要經常過問此項工作，了解財務檔案工作情況，提出要求，下達任務，指導財務檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。
【關鍵詞】財務檔案；會計憑證；保管
中圖分類號：D922.26文獻標識碼： A
1.現階段財務檔案管理工作的基本狀況
隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作在我國各個行業也迅速發展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續的大型企業會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。
2.財務檔案的收集與整理
2.1會計憑證類資料
會計憑證類檔案包括原始憑證、記帳憑證、憑證匯總表、其他會計憑證、以及對賬單等等。歸檔時，要求憑證粘貼紙張之間要整齊、均勻，對于超過粘貼紙張的憑證要折疊成要求的尺寸，做到憑證賬本整齊、美觀、有序、不亂疊、不亂粘、易于查看。
2.2會計賬簿類資料
這類資料主要是以賬本為主，包括總財務賬、各分類明細帳、固定資產賬以及輔助賬簿等。在工作中，要及時對這些賬簿按分類整理立卷，分類保管。其中，訂本式賬簿可按本保管。活頁式賬簿按順序整理好分成各冊，并加裝封面、封底和扉頁。計算機導出的總帳、明細賬等要單獨組卷并加裝封面和扉頁等內容。同時，要編寫流水編碼，便于日后查詢。
2.3財務報告類資料
財務報告類資料包括單位的年度財務報告，其中內容比較豐富，如年、季、月會計報表、資責負債表、損益表等各類會計報表以及附注及文字說明和其他財務報告等等。在具體工作中，會計報表一般按月、季、年等分別整理，附注和決算說明等要同時整理裝訂成冊，并編寫流水號碼。
2.4其他會計核算資料
是指除以上資料外其它與財會工作相關的資料，如合同、統計資料、財產清單等。歸檔、整理、儲存方法與以上會計資料一樣。
3.財務檔案的形成與保管
1）以上談到的財務檔案在整理裝盒后，需在盒上填寫上相關內容提示。同時，這些財務檔案的收集整理要按照存檔單位的相關要求進行立卷、成冊、歸檔，并編寫檔案保管目錄。
2）當年形成的會計檔案，可先在財務部門保管使用，到了規定歸檔期限后，再編制成冊，移交檔案管理部門統一保管。如果沒有設立專門的檔案管理部門，可在財務部門中指定專人負責保管。
3）財務檔案按類別和重要程度，其保管的期限可以分為定期和長期兩種。定期的又分為3 年、5年、10 年、20年等，長期的要求一直保存。一般情況下各類會計憑證、會計賬薄等保管期限為15年，銀行、現金日記賬等等保管為25年，財務報告等為一直保存。
4）一般保存的檔案都有規定的保存時限，當到了規定保存時限后，可由檔案管理部門提出銷毀意見，經相關領導批準后，由指定人員到指定地點進行銷毀，并指派財務部門人員進行監督。
4.提高財務檔案管理水平的措施
4.1加強財務檔案管理組織建設
1）單位應高度重視財務檔案管理工作，并把財務檔案管理納入單位組織架構體系，并配備主要領導主抓并負責財務檔案管理的領導工作。
2）根據單位的實際情況，配備專（兼）職人員負責處理日常的財務檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務檔案的日常管理、調閱服務和登記備案工作。
3）提高檔案管理人員的素質，是提高財務檔案管理水平和質量的組織保證，財務檔案管理隊伍人員的素質能力構成要與財務檔案管理工作的要求相適應，并保持人員隊伍構成的相對穩定。
（4）單位應適時的組織相關工作人員的財務檔案管理方面的后續教育，多途徑、多形式的參加各種專業學習與培訓活動，以不斷的更新和提高工作人員專業素質與能力，適應和跟上時展的步伐。
4.2建立并不斷完善財務檔案管理制度建設
1）在嚴格遵守國家的財務檔案管理法律法規的基礎上，建立起一整套適合本單位具體實際的財務檔案管理制度，并在實踐中不斷的完善。
2）單位的領導和相關工作人員，必須依照國家的法律、法規和制度調整和規范自己的行為，任何人不得以任何的理由凌駕于法律之上，違反法律、法規和制度。
3）財務檔案管理工作人員要嚴格按章秉公辦事、不徇私情。
4）推行目標管理責任制，明確相關人員責任、權利與義務，量化財務檔案管理人員的工作質量指標，并與年度考核目標直接掛鉤，做到賞罰分明、獎優罰劣，充分的調動每一個工作人員的工作熱情和積極性。
5）要創建學習型的組織，把財務檔案管理人員的后續教育常態化、制度化，督促每一位工作人員不斷地通過學習有關的知識提高自己的素質和能力。
4.3加強財務檔案管理信息化建設，提高現代化管理水平
在當今，信息化成為推動社會進步、促進社會生產力高速發展的驅動力之一。以電子計算機技術、網絡通訊技術為基礎平臺的電子商務、電子政務、無紙化辦公等信息化管理建設在社會的各個領域迅猛展開，并對人們的工作、學習和生活行為方式日益產生重大的變革與深遠的影響，并業已產生出巨大的社會效益和經濟效益。
財務檔案管理信息化是現代信息管理系統的重要子系統，也是衡量一個單位管理水平的重要標志之一。我們不要把財務檔案管理信息化建設簡單地看做是經濟資源的投入與負擔，財務檔案也是經濟主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據，具有很大的社會價值和經濟價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產生出可觀的效益。
5.財務檔案管理工作的規劃走向
《會計電算化工作規范》規定，電算化會計檔案是指存儲在計算機硬盤中的會計數據以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據。
實現會計電算化后，會計檔案的內容增加了，對保管環境的要求也提高了，而很多單位卻認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案人員的保管職責作出相應的規定；也沒有采取相應的保障措施來改善會計檔案的保管環境等。本文擬針對電算化會計檔案安全提出對策和建議。
其一，建立健全相關法規和制度。建立切實可行的管理制度，如制定細化的《電算化會計檔案管理辦法》、《電算化會設檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案操作管理制度》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等內部管理制度，確保電算化會計檔案的安全。
其二，培養復合型電算化會計檔案管理人才。檔案管理人員既要有豐富的會計業務知識和檔案管理專業知識，又要精通信息技術，能夠熟練應用會計電算化，成為“會計――算機――管理”的復合型人才，為電算化會計檔案的規范、安全、科學管理提供保障。
其三，檔案部門和財務部門應加強對信息時代電算化會計檔案管理重要性的宣傳，認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等，加強電算化會計檔案的安全管理意識。
其四，加強電算化會計檔案收集工作。電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應妥善保存財務數據的備份文件，以便計算機硬件系統損壞后，能夠在最短的時間內，以最小的損失恢復原有的會計電算化系統。
其五，針對電算化會計檔案自身特點所帶來的安全風險，建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全；根據會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成檔案時注意雙份數據的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點；注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失；針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數據加密，設置密碼口令，設置恢復功能、各種操作記錄等控制功能，在源頭上防范問題的產生；針對會計電算化檔案和軟件版本密切相關的特點，除保存各版本的備份數據外，還應保存對應版本的會計電算化軟件系統。此外，電算化會計檔案必須與對應的財務軟件版本一致，因為不同的版本會產生電算化會計檔案不能被調閱或產生某些意外風險。
電算化會計檔案是信息時代的產物，它的存在是必然的。因此加強電算化會計檔案安全管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長期的工作，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案在各項工作中發揮作用。
【關鍵詞】財務檔案；管理；建議
財務檔案，是指機關、企業單位、事業單位等在經濟活動進行過程中，對于財務活動的真實反映和原始記錄。是各個單位對于自身的經濟業務過程的第一手重要資料和研究依據。也是單位發展的重要借鑒資源之一。而在這個健康發展的過程中，財務檔案作為一個單位經營等各項經濟活動的直接記述，對于其的管理、審計和應用也逐漸為各單位檔案工作者們所重視。對于財務檔案的管理，由于其是單位檔案管理和經濟活動的交叉工作。也逐漸成為了財務工作的一個重點難點。
一、現階段財務檔案管理工作的基本狀況
隨著經濟社會和信息技術的發展，檔案管理工作在我國各個行業也迅速發展起來，各個社會機構也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統保存和管理的基礎上，信息技術和網絡管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻。但是在實際情況中，財務檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續的大型企業會對財務檔案管理進行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機構對于財務檔案的重視和正確認識都是不足的。這就導致本單位的財務管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經濟活動的記錄來說是一種嚴重的資源浪費。
二、 財務檔案管理工作中普遍存在的問題
1、 財務檔案的保管分工職責不明確
據實踐中的情況觀察，有相當一部分的單位存在對于本單位財務檔案的工作管理責任分配不明確的現象。就像上文曾經提到過的，財務檔案管理是一種同時需要財務部門和檔案部門協作的交叉性合作性工作，由于對其沒有充分的重視，導致各個相關部門和人員對此互相推諉，檔案亂堆亂放，甚至被賣作廢紙或者直接丟棄，遑論利用。
2、 財務檔案的整理方式不成熟
對于經濟工作中所使用的憑證、報表、賬本等實物資料，通過財務部門流水作業的程序是很成熟的。但是在事后的整理歸檔工作中，這些有用的實物資料沒有按照一定規律歸類保存，導致了存放不當，對使用者造成了極大的不便。
3、財務檔案的管理體制不完善
實踐中可以得知，很多的財務檔案管理負責部門沒有系統的分類，存放，利用制度和規章。有些單位覺得這些文件已經使用，不再具有利用價值。而且對檔案學的最基本知識都毫不了解，憑直覺辦事，使得很多常規的工作都有著很大的內耗。投入大，效率低。
4、從事財務檔案管理的人員不專業
實際操作中，很多財務檔案管理的工作竟然是由后勤來完成了。這些人員基本沒有必須的業務素養和專業的檔案管理和財務工作常識。
三、 對于做好單位財務檔案管理工作的幾點淺見
1、強化財務檔案管理意識
首先，從單位領導到具體檔案工作的操作人員，應該從財務檔案保管意識上著手改變，來對財務檔案管理工作的水平進行提高。財務檔案管理人員首先應認識到財務檔案管理對于單位發展戰略、單位文化建設和單位核心凝聚力起到的重要作用，重視單位財務檔案管理的積極作用。進而使單位領導層對于財務檔案管理對于整個單位生產經營和經濟活動的重要性產生積極認識。由上而下對于檔案意識有著較大提高，能夠把財務檔案管理工作形成財務和檔案管理的日常化工作列入單位工作的短期日程中去。其次，財務檔案管理的工作人員應當對自己的檔案管理意識進行提升并緊跟時展潮流。認識到財務檔案管理工作不僅僅對于檔案保存具有重要作用，而且對于單位財務工作也有著重要的監督作用。把財務檔案作為單位財務工作發展的晴雨表，通過對財務檔案的審核和鑒定，來發揮檔案部門的調查監督、情報獲取和參謀的功能。
2、完善財務檔案管理制度
對財務檔案管理工作的加強，首先應該遵守國家頒布的《會計法》和《檔案法》等法律法規。依法建立財務檔案管理工作的制度。而且要在整個單位的整體工作規劃中納入財務檔案管理規劃，指定具體工作目標。《財務檔案保管制度》、《財務檔案歸檔制度》、《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度應加以完善。以規范日常財務檔案管理工作中的收集、整理、移交、歸檔、保管和利用等環節。
3、定期培訓，提升財務檔案管理人員素質
一個合格的財務檔案管理工作者，應該要求其具有財務人員的從業資格和檔案管理人員的從業資格。只有具有這兩方面的專業知識，才能真正做好財務和檔案兩方面的工作，才能了解工作重心，使財務檔案的真正意義得到充分地挖掘。此外，財務檔案管理人員應注重自身業務技能和水平的不斷提升。定期參加技能培訓。緊跟技術發展步伐。以對財務檔案管理工作的日新月異有所適應。
4、創新財務檔案管理方式
新世紀以來，我國的經濟、文化建設高速發展。在知識爆炸和財富大量創造的前景下，隨著對于文化和戰略的逐步重視，財務檔案管理工作也必須適應社會對于其的嚴苛要求。這就需要財務檔案管理方式的不斷創新。首先，在技術層面上，跟從信息技術的發展，財務檔案管理工作脫離傳統的手動整理、錄入和檢索方式已經是勢在必行。而順應網絡化和信息化潮流，對于財務信息管理工作的工作效率，透明程度和利用的簡便性將是一個巨大進步。使檔案真正能夠走出保存架，發揮其對于文化建設和戰略制定的重要作用。
另外，在管理理念上，應該積極學習西方一些成熟的財務檔案管理制度。管理學在現代企業的發展中起到的積極作用是極其巨大的。配套于先進的生產力，先進的管理理念可以成倍地提高單位的工作效率。在財務檔案管理工作中，對于先進經驗的汲取也必不可少。如著名的美國的文件中心理論等管理方式，以使整個財務檔案管理進程能夠錦上添花。
四、 財務檔案管理工作的規劃走向
隨著信息技術的極大普及和人民對于政治生活關心程度的加強，社會信息也會變得更加公開透明。所以，單位的財務檔案管理信息除了在單位內部公開和利用以外，也應針對社會開放，以接受社會查詢和監督。一方面是社會制度的進步，一方面也是檔案工作和財務工作的進步。在這種潮流的引領下，財務檔案管理工作的制度化、信息化和公開化也必將走向一個新的高度。成為社會文明程度的一個指標。
總而言之，作為一個高度系統化的工作，現階段我國的財務檔案管理制度還不夠完善。隨著市場經濟改革的進一步深化，其中的隱性問題也將逐漸浮出水面。財務檔案管理制度的加強，不僅對于單位檔案的完善有著重要作用，對單位財務的公平、公正和公開也是一個有力的保障。做好財務檔案的研究和分析工作，大到對單位發展大方向，大戰略的制定；小到對一時一事財務工作的監督，都有著不可忽略的重要作用。
【參考文獻】
[l]劉偉.王汝玲.新形勢下財務檔案管理之我見[J].河北水利，2007.06.
關鍵詞：電算化；會計檔案；管理制度
中圖分類號：F232 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）018-000-01
會計檔案是一個單位在經費開支管理中所產生，并作為經濟活動歷史記錄保存起來的會計核算專業資料。作為財務信息的載體，會計檔案可以綜合反映經濟活動的歷史過程，可以成為分析財務收支的重要依據，可以作為調查研究和預測決策的史料依據，可以了解歷年經濟活動的全過程，從中發現業務管理的規律性，從而提高管理水平和經費使用效益。因此，加強對會計檔案的整理和歸檔工作，完善會計檔案的管理制度，是各級財務部門的一項重要工作。隨著一系列財務軟件的開發和投入使用，財務管理實現了電算化，會計檔案的意義發生了變化，內容更多，范圍更大。這使得會計檔案管理比以往更加繁重。完善電算化會計檔案管理制度工作顯得非常重要。
一、會計檔案的內容
傳統的會計檔案，一般都是以紙質的形式存在。財務會計實現電算化后，部分會計檔案還可以以非紙質的形式存儲。
1.紙質會計檔案
紙質會計檔案主要是指紙質發票、收據、結算單等原始憑證、上級下達的指標文件、本級經費開支的請示件等紙質文件和通過各類財務系統打印形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表、會計檔案保管、移交以及銷毀等紙質形式的會計數據檔案
2.非紙質會計檔案
非紙質會計檔案主要是指用U盤、硬盤、磁盤、光盤等移動存儲介質，將傳統紙質會計檔案以電子數據的形式進行介質存儲的數據資料。同時還包括計算機自身的軟件硬件系統和設備類型，財務軟件的數據庫系統名稱、版本號、編程語言及操作程序等相關數據。
二、會計電算化檔案管理的特點
財務會計實行電算化以后，從原始憑證的輸入、財務報表的制作、歷年會計資料的調閱，都可以通過計算機完成，實現數字化輸入和管理。工作方式的變化使會計檔案有了新的特點：
1.電算化后的會計檔案存貯形式更多、范圍擴大
憑證、帳簿、報表等會計資料的存在形式發生了轉變，會計數據不但可以以紙質形式存在，還可以以電磁信號的形式存貯于光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質中。磁性化存貯介質的介入使會計檔案的管理工作更加簡潔、高效。電算化會計檔案除保留了傳統意義上的憑證、帳簿、報表等會計資料外，還存貯了在計算機財務軟件上的數據，如程序開發設計說明書、源程序、會計科目代碼、結轉公式及其他計算公式等。
2.電算化后的會計檔案方便查找和管理
所有的會計檔案都可以通過辦公計算機和辦公網絡計算、查找、分析、統計，從而實現了資源共享，同時避免了紙質會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。在查找某一張憑證時，只需要在計算機程序上輸入需要查找的內容，就可以查出會計憑證的存放地點，甚至可以直接在計算機顯示屏上查看這張憑證的內容，這樣的工作模式大大提高了工作效率。
3.電算化后的會計檔案更加節省存儲空間
在傳統的紙質會計檔案時代，每年都有上千份原始憑證、記賬憑證和各類會計賬簿、會計報表、分析報告需要存儲。如果逐頁打印可能會消耗上千張紙。財務會計實現電算化后，每年的會計檔案除了原始憑證和記賬憑證必須以紙質形式存儲外，其余的會計檔案理論上只需要用一張光盤存儲，這樣大大節約了存儲空間。有些單位原先會計檔案室爆滿，甚至需要好幾間庫房存放會計檔案的狀況可以得到改善。
4.會計檔案存放地的環境要求更嚴格
光盤、硬盤、磁盤等移動存儲介質的使用容易受磁場、溫度、灰塵等因素的影響，因此，相比于紙質會計檔案存放地點需要防火、防潮，非紙質會計檔案存儲地點要有更加嚴密的防塵、防熱、防磁、防凍等措施。
三、對完善電算化會計檔案管理制度的幾點意見和建議
嚴格內部控制，提高服務利用，完善會計電算化檔案管理制度，管好用好電算化會計檔案是財務管理工作向高水平發展的重要前提。
1.進一步加強內部控制
根據權、責、利相結合的原則，嚴格落實崗位責任制，科學界定各個崗位的權限和職責，做好不相容職責相對應工作內容的分離管理。應嚴格落實財務內部控制制度，專設的會計檔案管理員的工作崗位，主要負責會計檔案的管理工作，該工作崗位不得由審核、會計、出納等人員兼任。
2.進一步完善電算化會計檔案的保管制度
和傳統的手工方式一樣，以電算化方式生成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，也應當按照相關規定歸檔保管。對移動存儲介質排序編號，標明存檔的時間和文件內容，并制作檔案管理文件卡片。在會計檔案的存放地點做好防火、防潮、防塵、防光、防壓、防腐蝕工作。創建獨立的內部辦公網，與外部其它的辦公網絡以及因特網物理隔離。完善網絡安全管理，采取安全措施，做好計算機系統的檢測、殺毒工作。嚴格設定電算化會計檔案的使用、查閱權限，對不同種類的信息制定不同的權限，禁止無關人員接觸電算化會計檔案的信息。
3.進一步完善電算化會計檔案的借閱制度
電算化會計檔案未經相關單位領導或財務部門領導同意不得借給無關人員。會計檔案存儲盤不得隨意帶出檔案室，財務人員若因工作需要，要查閱會計檔案，應當由會計檔案管理員陪同查閱；若要借用會計檔案，必須辦理有關借用手續，使用完畢后要及時歸還并放回原處。檔案管理人員應當詳細登記借閱會計檔案的人員相關信息、包括查閱時間、查閱的會計檔案名稱、查閱緣由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查資料是否安全、完整。
4.進一步完善電算化會計檔案定期備份制度
由于U盤、硬盤、磁盤、光盤等信息載體的物理特性，在存放這些會計檔案時應采用“AB備份法”對數據備份，并存放在不同的地點，以防止意外情況下引起的整個會計檔案的損失和不可恢復。
