時間：2023-06-07 09:14:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1009-5071(2012)04-0036-02
高校文書檔案真實地反映了學校的教學管理、教學實踐、教學研究、學生管理等全過程,是高校教育管理工作的真實記錄,高校檔案的管理最終是將其再利用于教育管理本身,為高校運行管理與各項改革服務。文書檔案管理是高校管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高校管理水平的需要，因此，做好高校文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文將從以下幾個方面就高校文書檔案管理工作談點看法。
1 高校文書檔案管理中存在的問題
1.1 對高校文書檔案管理的作用認識不夠:高校檔案整理的目的就是為了保存學校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以檔案是否真實、齊全、完整極為重要。絕大多數人沒有把立卷歸檔工作當回事，對其重要性認識不夠。
1.2 對高校文書檔案管理工作重視不夠:文書檔案管理工作是高校管理中很重要的工作之一，受歷史條件的限制，現行高校文書檔案管理主要針對的是校級檔案管理，對校二級檔案的管理沒有做出明確規定，致使教學管理和教學評估中所必須的教學計劃、教學日歷、教案試卷、學生平時成績、畢業實習設計等一系列基本文件和材料，未全納入檔案管理中，或者有些雖然具備，但不完整或不規范，給后續工作造成一定的困難。
1.3 文書檔案立卷質量不高:凡是反映本單位或者部門，工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等均應立卷歸檔，檔案立卷要與時俱進，檔案收集得齊全，就能準確、系統地反映出學校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
1.4 檔案材料歸檔措施不到位:近年來，高校辦公自動化程度不斷提高，電腦、復印機、掃描儀等科技產品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現代化辦公設備形成的一些文書檔案資料，則與傳統的檔案立卷方式產生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。
1.5 管理工作人員積極性不高:有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責任心，或者缺乏相關方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關。
2 解決高校文書檔案管理問題的措施
針對高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對高校文書檔案管理對策的一些看法。
2.1 制定高校文書檔案管理辦法:單位或者部門要根據實際情況實際需要出臺相應的高校文書檔案管理制度，由專人、專崗、專室管理文書檔案，使文書檔案管理日常化、制度化。
2.2 建立覆蓋學校的檔案網絡系統:隨著計算機的應用，電子檔案發展迅速，高校作為科教興國戰略的主陣地，在一定程度上代表了我國先進的生產力，理應充分發揮自身優勢，成為我國檔案系統中新技術和新規則應用的先導，與紙質檔案管理相比，電子檔案的管理需要信息、計算機、網絡等多方面知識、技術和相應的硬件做支撐。根據高校檔案管理實際現有條件，檔案管理的電子化是一個系統、艱難的長期工程，不能一蹴而就。所以，首要任務是規劃、確定學校電子檔案管理的不同階段的發展目標，制定切實可行的計劃。檔案網絡系統健全后也便于大家交納電子檔案材料。
2.3 文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。小、文體格式要做到規范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環節，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開始環節，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2.4 與時俱進，轉變觀念:文書工作人員必須努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，文書檔案管理工作不僅要繼承傳統的優秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進，轉變傳統的檔案觀念，借助現代化手段，使得高校文書檔案管理順利的進入到全盤信息管理工作中。
2.5 提高高校文書檔案管理人員的專業技能:高校文書檔案管理工作人員要不斷加強學習，充實和提高自己的檔案管理業務和計算機應用能力水平，要積極參加檔案業務各種培訓。要自覺學習新知識、新業務，提高應用計算機、外語、網絡技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業人才。
一、電子辦公環境下文書檔案管理的優缺點
與傳統的檔案管理辦法相比較，電子辦公環境下的文書檔案管理工作顯現出較多優勢，但同時也存在一些缺點，以下就對電子辦公環境下文書檔案管理的優缺點進行總結分析。
（一）電子辦公環境下文書檔案管理的優點
1.利用辦公自動化系統對文書檔案進行管理，其實主要是利用辦公自動化中的信息處理能力來實現對文書檔案的高效化管理。傳統的檔案管理，從文件的收發、歸檔、分類到編號、入庫等，要求細心嚴謹，不容出現差錯，一系列的工作環節都需要借助人力來展開，其間需耗費大量人力，花費大量時間。而利用辦公自動化技術來管理文書檔案，可以使檔案的整套管理流程不再繁瑣，檔案收發、歸檔、查閱等程序都可以利用計算機技術來運行，從而使檔案管理變得方便快捷。
2.傳統的文件檔案無論借閱還是傳遞的過程中，紙質文件都容易發生復制、保密內容外泄、遺失等情形，而文件異地傳遞時，因距離、天氣、快遞人員責任心強弱以及其他因素的影響，決定了文件傳送經歷的時長。而電子辦公環境下文書檔案的傳遞只需要在線傳遞即可，過程既安全又省時，使文件傳遞保持較高的安全系數。
3.傳統的文書檔案主要借助紙質來保存，其保存時間受環境、氣候、紙質及查閱次數的影響，一旦紙質文件遭到毀壞，文件的內容信息將不復存在。而電子版的文書檔案受周圍環境因素的制約較小，保存也比較方便，隨著使用需要，文書檔案保存可以借助U盤、網絡云盤及硬盤來進行，保存在此設備中的文書檔案，其毀壞的可能性也比較小，因此，電子版文書檔案的保存比傳統紙質文書檔案的保存具有顯著的穩定性。
4.傳統的文書檔案隨著量的累積，大量的文書檔案陳設在文件柜中未能充分利用，造成了資源的浪費，且查閱和管理都變得十分不易。應用辦公自動化技術對文書檔案實施管理以后，建成了相對完善的文書檔案管理體系，使檔案信息與其他信息實現共聯，可以促使文書檔案合理利用，杜絕了資源的浪費，同時，可以利用廣闊的網絡平臺系統實現與其他檔案部門的信息共享，或者彼此之間相互進行信息交流與經驗借鑒，使信息資源共享變得可行。
（二）電子辦公環境下文書檔案管理的缺點
1.電子版文書檔案與傳統紙質文書檔案相比，其保密性問題是目前的一大隱患。電子版文書檔案比較容易被修改，因計算機中很多預設條件都是通用的，修改者可以根據自己的需要隨意設置字體種類、顏色和大小，電子版文書檔案無法留下親筆簽字和蓋章，即便遭到修改也難辨其究竟為原件或復印件。所以，電子版文書檔案容易被修改的問題是目前電子辦公環境下文書檔案管理面臨的一大挑戰。
2.電子辦公環境下文書檔案管理的另一個缺點是檔案管理人員的素質不能跟現代自動化辦公設備發展相適應。因受傳統檔案管理模式的影響，傳統的檔案管理方式已固化在他們的思維意識里，又因大多數檔案管理員的素質相對來說都不高，并不能掌握電子辦公的技能和技巧，即使引進了用以文書檔案管理的辦公自動化設備，也不能發揮其應有的作用。所以，提高文書檔案管理人員的素質是電子辦公環境下文書檔案管理需要努力克服的另一個困難。
二、電子辦公環境下文書檔案管理存在的問題
（一）未能及時轉變觀念
受信息時代影響，人們逐漸有了要高效開發信息的意識。實踐中，我國電子文書檔案管理起步時間較晚，在很長一段時間內，檔案都處于封閉及半封閉的狀態。對于應用辦公自動化技術對文書檔案進行管理，檔案管理員還沒有足夠的認識，也尚未具備充足的實踐經驗。由于受經費限制，文書檔案管理得不到應有的重視，而文書檔案管理人員缺乏創新精神，缺乏對檔案信息資源開發的服務意識，導致文書檔案管理工作質量長久以來得不到提升。
（二）未能克服電子信息技術阻礙
電子信息技術是實現對文書檔案應用電子化管理的基礎，電子辦公環境下的文書檔案管理對技術要求極高，它需要有專業系統并且嚴格的電子技術來做保障，對計算機領域的知識涉及面廣、技術密集、更新發展速度快等給文書檔案的管理工作帶來了一定難度。另外，保證電子文書檔案的真實性，對于信息安全技術來說極其重要，所以需要借助相關法律來保證電子文件信息的安全，但目前我國關于電子文書檔案管理的法律法規尚未確立，所以電子文書檔案的安全暫時還難以保證。又因電子文書檔案所涉及的個人隱私與公共信息網絡的隔離問題，以及網上信息管理、檢索、數據壓縮及存儲技術的應用都尚未普及，成為電子文書檔案管理中的技術阻礙。
（三）資金不足以及設備落后
對電子辦公環境下的文書檔案進行管理，就需要相關的電子設備做其強有力的后盾。目前的辦公環境下，大部分電子文書檔案管理部門都能配備計算機作為檔案管理的基礎設施，但是受經濟條件限制，其他類似文字掃描、計算機硬件、檔案管理系統之類的文書檔案管理設備得不到配備，所以導致電子辦公環境下的文書檔案管理工作一直得不到進展，效率得不到提高。
（四）未能及時更新電子文書檔案管理標準
要確保電子文書檔案的管理規范統一，其前提是要制定嚴格的電子文書檔案管理標準，我國雖然對文書檔案的管理制定了成熟的標準，但是對電子文書檔案的管理還沒有一個系統成熟的標準和模式，管理質量更是參差不齊。電子文書檔案管理標準的制定，應該以文書檔案的登記、錄入、保存等環節為起始，借鑒其他檔案的管理標準進行制定，文書檔案的管理過程中每一個環節都應該考慮在文書檔案管理標準的制定范圍中， 并且還應該在實際管理工作中，依照實踐不斷總結高效的管理教訓和經驗，使電子文書檔案管理更具科學性。
三、電子辦公環境下文對書檔案進行高效管理的對策
（一）將文書檔案管理觀念數字化
日漸信息化的社會促使文書檔案管理也走上數字化和信息化的道路，不同于傳統紙質檔案，也不再局限于單一用手工整理文檔的方式，信息化時代下的文書檔案管理采用大量的多媒體、數據庫和圖片等數字檔案來代替。想要實現文書檔案管理的高效與創新，就要充分意識到信息的重要性，盡早樹立信息化的文書檔案管理觀念，將文書檔案管理有效融合到現代計算機技術和網絡技術中去，促進文書檔案管理的方式改革和技術創新。
（二）制定適用于文書檔案管理的標準和制度
網絡技術的發展使得電子辦公環境下的文書檔案管理工作逐漸趨向于科學高效，但同時也暴露出一些弊端，文書檔案載體的多樣化發展，為電子辦公環境下的文書檔案管理制定并完善相應的法律法規提供了必要的條件。首先，要嚴格規范鑒定及建立電子檔案的全過程，使其趨于規范、標準。其次，建立完成后還應進行調整，使文書檔案管理與相關的制度相符合，要逐漸促使文書檔案信息的開發走向規范、程序、制度化，以此來保證電子辦公環境下文書檔案管理工作的效率。
（三）需完善文書檔案管理軟件的基礎設施建設
相關文書檔案管理部門要善于借鑒成功的經驗，以局域網文書檔案管理為基礎，逐步完善文書檔案管理軟件的基礎設施建設，同時，完善的文書檔案管理軟件基礎設施建設要以完善的應用系統為基礎，所以，還需要加強文書檔案應用系統的建設，才能使電子文書檔案管理高效化。
一、煤炭企業文書檔案管理流程優化的必要性
1.是提高企業效益的一個重要途徑
企業文書檔案的管理屬于企業內部管理的一個重要組成部分。其本身對企業的眾多信息，發展過程有著詳盡的記錄，對于企業各個方面也有著細致的了解。因此，文書檔案對于企業內部人員對企業的了解，企業領導者根據企業發展史做出正確的決策都有著重要的意義。
文書檔案管理本身是一項極其紛繁復雜的工作，其中涵蓋了大量的數據、文獻。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻的流失，企業信息的殘缺，使得企業本身的內部呈現一種缺失的狀態。而依據哲學“內因決定事物的發展變化”的原理來看，若是一個企業在內部信息的管理上呈現一種混亂的話，很容易使得企業在外部競爭中受挫。
因此，文書檔案管理對于保證企業效益是有著極其重要的作用的。
2.是完善企業精神，豐富企業內涵的重要方法
隨著社會經濟的迅速發展，企業發展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發展。現今的企業競爭，多是依靠良好的企業形象與內涵。而對于煤炭企業，同樣如此，正規、健康、科學的企業形象無疑會使其在國際國內競爭中占據優勢。
而文書檔案管理工作，涵蓋了對企業種種發展階段、企業活動、企業內涵的全方面的整理與歸納。這種活動，對于企業本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。
二、煤炭企業文書檔案管理工作中的不足
1.企業本身沒能引起足夠的重視
不僅在煤炭企業，在當今很多的國內企業都存在著這種現象。這從根本上反映了企業本身對于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業制度日益科學化的同時，文書檔案管理依然是一種傳統、老套的制度。甚至在很多企業，文書管理被視為一種賦閑職業，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護文件的工作，而對于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。
2.文書檔案管理制度不夠健全
企業文書檔案的作用，在于企業內部人員隨時可以方便調取，查閱企業發展信息。然而文書檔案本身紛繁復雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監督，并且修補缺失文獻，致使對企業內部信息流通造成了不便。
3.管理技術落后
在煤炭企業發展過程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實物資料等，對于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會造成信息的大量流失，也會給信息的再次查閱造成極大的不便。
4.管理人員素質較低
現階段，就整體來看，存在著文書檔案管理人才嚴重缺失的現象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對于電子技術了解較少，對于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認識，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創新也造成了阻礙。
三、優化文書檔案管理工作的幾個方法
1.加強宣傳，提高認識
提高文書檔案管理工作的首要措施是企業內部加強宣傳，提高對檔案管理重要性的認識。只有從心里提高了對其重要性的認識，才可能從根本上改善這種狀態。如企業內部可以定期舉行一些學習、辯論活動，學習一些檔案管理促進企業發展的實例或者介紹一些國外的文書檔案管理的工作，使企業本身能夠重新對檔案管理工作形成新的認識，提高重視程度。
2.完善檔案管理制度
煤炭企業在使用科學的企業管理制度改造自身的同時，也應完善文書檔案的管理制度。如定期進行檢查，保證管理人員對于檔案的定期整理，建立監察督促制度，避免一些重要文件因為種種原因沒能及時歸檔，造成流失。
3.積極引進新技術
積極采用各種新的管理技術。如將文檔收錄電腦，進行編輯整理，刻盤收藏，同時，建立網絡數據資源庫，將文檔進行編輯，歸納，分類，使得企業內部人員可以隨是憑借賬號身份對文檔進行查閱，另一方面，完善企業內部網絡，實現電子文檔在線傳遞，提高效率。
4.提高管理人員素質
對于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業的高校大學生，為企業檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強對文檔管理人員的素質培訓，定期舉行學習培訓班，使之能夠熟悉檔案管理新技術，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時俱進。
結語
XX年檔案管理工作總結
XX年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、 積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。XX年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。 由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
【關鍵詞】文書檔案；管理工作；創新
文書檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，其本身所承載的內容對企業單位的發展更具重要性，無論是在問題解決、科學決策還是生產管理等方面都具有很強的指導性作用。因此，對文書檔案管理工作進行優化創新非常重要。所以，我們需要做好相應的創新工作，以保障文書檔案管理工作的順利開展和完成，從而促進企業單位的發展。
1.文書檔案管理工作的重要意義
做好文書檔案工作是機關團體、企事業單位健康發展的前提。文書檔案工作是企事業單位管理工作的一部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。檔案記載著企事業單位發展的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料。文書檔案工作為決策者及時了解本單位整體經營狀況、適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。因此，創新文書檔案工作對于促進經濟社會全面發展、不斷提升企事業單位在市場經濟中的競爭力具有重要意義。
2.新形勢下創新文書檔案管理工作的必要性、迫切性
改革開放以來，我國的經濟水平發生了翻天覆地的變化，在經濟全球化和政治民主化的影響下，人們對檔案服務的要求越來越高。手工管理的落后手段已無法解決當前檔案工作面臨的種種難題，因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務。
2.1 文書檔案管理工作存在的滯后表現
制度創新缺乏，與科學化管理的要求不適應。新的發展形勢下，大部分國企、事業單位制度創新力度很大，大的制度建設有分管領導主抓，而具體到檔案規制修編就很少有人問津，這嚴重地影響了檔案管理的科學化、法制化、規范化。
缺乏大局意識，機制變革遲緩，與新的外部環境不適應；工作手段落后，與高效便捷的時代要求不適應；人才隊伍素質參差不齊，與豐富的人文需求不適應。
2.2 創新文書檔案管理工作面臨的機遇
改革發展使文書檔案工作面臨新的人文環境。瞬息萬變的信息社會，對企事業單位信息的運轉效率提出了更高的要求；國企及事業單位改革破題攻堅，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證；激烈的市場競爭，使得信息的收集、整理和利用比任何一個時期都更加重要，檔案部門理應承擔起這些重任。
3.創新文書檔案管理工作的具體措施
3.1 加強制度建設，保障執行力度
著力推進制度創新，即清理原有規章制度，在合法且不違背主管上級規定的前提下，根據本單位的管理體制、機制、機構變化，甄別廢除完全不適宜的規定，修改完善部分不相宜的規則，建立新興業務的管理辦法，揚棄結合，彌補缺失，反映變化，全面覆蓋。重構制度體系，即梳理檔案領導和管理關系的變化，持續地完善領導體制、管理網絡和責任制，為檔案工作提供強有力的組織制度保障。在此基礎上，制定電子檔案管理標準，同時將這些新的制度與原有制度有機結合，形成橫到邊、縱到底的完整體系。
建立階段性修編檔案規范的制度。在檔案部門環境不斷演進變化的過程中，檔案工作制度建設不可能一蹴而就。為此，我們應定期對現有的規章制度進行評審，組織系統內的管理力量集中進行篩選、修訂或補充，以使我們的制度符合實際和行之有效。
3.2 創新工作機制，順應檔案規律
檔案工作要適應日益開放和注重現實利益的環境，至少需要建立以下三種機制：
自我營銷機制，即根據企事業單位的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動的籌劃、準備階段提出檔案工作的相關要求，以期引起領導重視，為保證檔案生成質量奠定前期基礎。主動參與機制，把上游的生成環節延伸到下游的利用環節，有形有益地參與到中心工作或重大活動中去，這不僅有利于提高檔案工作的質量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位。互動、銜接、協調機制，即通過宣傳和參與，與相關業務或活動的主辦部門就檔案工作要求達成共識，形成良性互動的行動路線；在參與實際活動過程中履行指導、監督、服務職責，使檔案工作的生成加工和利用環節順利對接。
3.3優化隊伍結構，滿足人文要求
合適的體制機制和制度，還必須有合適的人來執行和落實。
把好入口關。根據檔案工作的實際需要引進、招聘有一定文化層次、有相應知識基礎的人員。
要加強檔案管理隊伍的素質鍛煉和培養，提高文書檔案管理人員的業務修養及對文書檔案工作的認識，對現有檔案從業人員本著“缺什么補什么”的原則，從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式、有計劃、有重點地進行繼續教育，更新業務知識，提高綜合素質；還可以組織地域性、行業性的管理業務橫向交流，實行系統內的崗位輪換，增強檔案人員的復合能力。
建立優勝劣汰的用人機制。一方面要公平，保證檔案工作人員在職務晉升、職稱評聘、福利待遇等方面享有與其他崗位平等的權利，保持骨干隊伍的穩定；另一方面，要加強職業危機教育，建立日常的考核機制，充分調動檔案人員的積極性和創造性，促進企業檔案管理工作的良性循環。
3.4 深化管理變革，適應需求變化
面對新形勢下企事業單位改革攻堅的實際，檔案部門要隨時注意企業重組、資源整合、組織結構和隊伍結構的變化，適時調整檔案工作的領導機構，保持健全的專兼職檔案管理骨干隊伍，使檔案工作始終有人管、有人干，有責任制，同時要做好歷史檔案的接轉傳承。
要提高創新意識，從原有的檔案管理等、靠、要的狀況中解脫出來，努力使檔案工作成為企事業單位服務的先行官和創造者，以期形成檔案管理工作由事后的搜集材料變為事前介入、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念。
為適應信息的開放性和對檔案的顯性化需求，檔案管理應該由“閉系統”向“開系統”轉變。在符合保密規定的前提下，檔案部門可定期將庫存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，使大家隨時都能感受到檔案的用處，充分發揮檔案的作用，贏得社會的認可。
4.著力技術創新，提高服務效率
要樹立現代的檔案管理理念，無論是檔案業務工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應以現代化的技術手段作為媒介，充分利用計算機及網絡進行現代化管理，幫助解決問題，提高管理水平和效率。要確立檔案管理網絡化是信息化建設重要組成部分的主流意識，扭轉研發者對檔案管理無效益的片面認識，克服軟件應用者嫌麻煩的思想，轉變管理者認為手工方式可靠的傳統觀念，形成研究新需求、接受新技術、應用新手段的強烈使命感。
要把電子文檔管理系統的研發融入網絡大系統，把檔案管理的計算機化納入企事業單位信息化建設的總體方案，使檔案從收集、整理到檢索、利用與企業物流、資金流、信息流的形成部門資源共享、網上流轉，這不僅關系檔案管理的技術進步，而且事關企事業單位信息化建設的進程和成敗。
抓緊解決歷史問題，根據信息化建設整體需要，對檔案部門先期采用新技術的情況進行排查，解決與整體信息化的系統接口、技術接口問題，使之融入網絡運行環境。同時要著手解決歷史檔案的數據化問題，逐步實現全信息計算機檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務需要。
5.結語
綜上所述，文書檔案管理工作對于事業單位來說意義重大，并且其還能夠體現相關單位、組織的辦公水平。因此，我們要對文書檔案管理工作進行創新發展，只有這樣才能從更廣泛的層面更好的服務于單位、組織的各項工作，促使各個流程順利進行，從而與社會實現同步發展。
【參考文獻】
關鍵詞：檔案鑒定問題 對策 建議
一、企業檔案鑒定工作存在的主要問題
1.檔案數量急劇增長，給檔案鑒定工作帶來壓力。以北京建工集團為例，從1953年北京市建工局成立（北京建工集團前身）到1968年，檔案室保存的文書檔案為1945卷。進入八十年代，各類檔案逐漸完善，截止到1988年，檔案室保存檔案為12942卷，20年里增加了5倍多。到2010年，集團保存檔案達34508卷、10206件。在此期間，已將1988年以前室存永久、長期的5269卷文書檔案移交北京市檔案館。如此龐大的檔案數量，加之企業檔案人員身兼數職，難以投入很大精力開展檔案的鑒定工作。
2.檔案鑒定工作風險大，責任重。檔案具有不可再生性，一旦銷毀，無法挽回。現實中，企業面臨的檔案庫存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責任還是要小得多；只要檔案保存在庫房中，檔案人員就踏實。這不僅代表了一部分檔案人員的心態，也代表了一部分領導的心態。正是這種求穩保守的思想，直接影響著檔案鑒定工作的開展。
3.檔案鑒定標準缺乏可操作性。在工作實踐中，往往感到現行標準缺乏可操作性。一是基建檔案，保管期限分為永久、長期、短期三個檔次，一般以單項工程為一套，一套基建檔案少則幾十卷，多則上千卷。檔案人員很難在成百上千卷的檔案中，挑選到期的檔案進行鑒定，造成基建檔案的鑒定成為一紙空文。二是檔案保管限期表條款概括性很強，使檔案人員理解的隨意性加大，可操作性減少。例如《會計檔案管理辦法》中明確規定了會計檔案的保管期限，但是在執行中，如果只按照保管期限進行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會計檔案可能涉及的債權債務、稅務等問題，勢必造成誤鑒。
4.檔案鑒定工作缺乏監管，無制度約束。在我國現行檔案管理法律規章中，沒有關于過期檔案不開展鑒定銷毀應追究責任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入到檔案管理的計劃之中。
二、北京建工集團檔案鑒定工作的具體做法
1.檔案鑒定工作制度化、程序化。北京建工集團從90年代初建立了檔案鑒定工作制度，檔案鑒定工作納入日常工作程序。每年年初，檔案部門根據室存各種檔案的到期情況，確定需要鑒定的范圍，逐卷、逐件進行清點造冊，分批、分期進行鑒定。對需要延長保管期限的案卷，在有關目錄及案卷備考表中予以注明，繼續保存；對應當銷毀的檔案，編制“銷毀清冊”一式兩份，按程序予以銷毀。
2.成立檔案鑒定機構，層層把關。建工集團自2003年成立了檔案鑒定領導小組，小組成員由主管檔案工作的領導、有關職能部門負責人及檔案機構或專職人員組成。領導小組負責本單位檔案鑒定及銷毀的最終審定，具體工作由檔案部門（或專職檔案人員）和與檔案內容有關的職能部門共同承擔。檔案鑒定機構的成立，有效避免了檔案鑒定工作的主觀性、隨意性，確保了檔案鑒定工作的準確、無誤。
3.制定切實可行的歸檔范圍及保管期限。根據機構變化和職能的調整，北京建工集團檔案部門每年對歸檔的范圍和保管期限進行修訂。對利用價值不高的檔案，不是機械地套用保管期限表，而是采用靈活的方法，降低了部分檔案的保管期限。例如各業務系統的年報，包括干部情況年報、檔案年報等，由過去的永久保管降為長期保存。再如科研檔案管理中，過去集團檔案室一直保存著二級單位獲得集團先進的科研檔案，而此部分檔案在二級單位的檔案部門已有保存，因此，2004年開始，這部分檔案不再列入集團公司的歸檔范圍。另外，在修訂歸檔范圍時，切忌檔案部門一人做主，要廣泛征求意見，由業務部門主管領導、兼職檔案人員共同劃定。
4.選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點。本單位形成的文件材料，直接反映了本單位的經營活動和發展軌跡，應作為歸檔工作的重點。然而在實際工作中，我們發現上級文件往往成為各單位歸檔的重點。近幾年，建工集團一直在糾正這種傳統的認識誤區，要求上級文件需要本單位貫徹執行的，列入短期保存范圍，上級普發性的文件不再納入本單位的歸檔范圍。通過幾年的努力，各單位只注意留存上級文件和本單位“紅頭文件”的做法有所改觀，加強了反映本單位主要經營活動和發展面貌的重要文件的留存，如領導講話稿、各種會議記錄、重要的專題調查材料等，剔除了大量無用文件的保存，提高了歸檔質量。
5.對不同類型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。一是文書檔案的鑒定銷毀工作由檔案部門統一負責，業務部門責任人及兼職檔案人員共同參與，對銷毀清單逐一審查，經鑒定無誤后，簽字確認，按規定程序銷毀。如在鑒定中對個別文件無法把握，則在檔案部門繼續保存，與下一批到期檔案一同鑒定。二是會計檔案的鑒定銷毀工作由財務部門主責，財務總監、財務人員和檔案人員共同參與，按照《會計檔案管理辦法》的規定，同時強調會計檔案涉及的債權、債務及稅務問題必須清理完畢，經鑒定無誤后，簽字確認，按照規定程序銷毀。三是工程技術檔案。作為施工企業的北京建工集團，工程技術檔案的管理不能按照建設單位基建檔案的管理要求進行，如果將集團所有承建工程的檔案都接收進檔案室，勢必造成檔案信息量與檔案庫存的矛盾，不利于企業檔案工作的開展。我們的做法是，充分考慮施工企業的特點，將對施工企業確實有利用價值的檔案，如施工合同、工程結算、工程驗收、施工組織設計、施工方案等納入檔案管理范圍，而將其他工程技術資料保存在企業科技質量部門，由科技質量部門負責其保管和鑒定工作。四是基建檔案。北京建工集團基建檔案劃定的保管期限為永久。近幾年來企業兼并、重組改制工作不斷深入，當基建項目產權發生變化時，基建檔案也隨著資產所有權的改變，移交產權所屬單位。五是設備檔案。將已經報廢的無保存價值的設備檔案，造冊銷毀，只保存設備銷毀目錄。對已經轉讓的設備，根據北京市《破產國有企業檔案處置暫行辦法》，隨資產所有權的改變，將檔案移交給產權所屬單位。六是撤銷企業。集團檔案部門參與對撤銷企業檔案的鑒定、整理、接收、銷毀工作。我們的做法是：第一，鑒定標準依據北京市《破產國有企業檔案處置暫行辦法》，財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》及建工集團的《檔案管理辦法》。第二，提前介入，清點撤銷單位全部檔案。第三，成立由多方專業技術人員參加的檔案鑒定領導小組。第四，召開檔案處置工作會，確定檔案的歸屬、處置辦法。第五，對各類檔案逐一審查、重新鑒定，對具有保存價值的檔案造冊，集中管理，對確無保存價值的檔案造冊銷毀。近幾年，北京建工集團接收了13家撤并單位的檔案，接收文書檔案2953卷，會計檔案17913卷，鑒定銷毀撤并單位文書檔案644卷，設備檔案247卷，產品供應檔案156卷，會計檔案1687卷。
以上種種做法，使北京建工集團的檔案鑒定銷毀工作得以順利開展。近幾年，我們鑒定銷毀文書檔案1345卷，會計檔案1382卷；指導審批二級單位銷毀文書檔案、會計檔案42775卷。
三、做好企業檔案鑒定工作的對策
1.更新觀念，提高認識，創精品檔案。做好企業檔案的鑒定工作，首先應從認識上加以轉變，剔除只進不出、多多益善的思想。在具體工作中，應突出重點，集中主要精力保存最有價值的檔案，樹精品意識，建精品檔案。只有這樣，才能在遭遇突發事件時，使最有價值的精品檔案得到及時穩妥的保管和轉移。
2.完善制度，依法鑒定，定期鑒定。企業檔案鑒定工作不能有任何的等、靠、要思想，要充分依據《檔案法》科學制定企業檔案鑒定工作制度，根據企業發展和變化，不斷進行補充和改進，建立由企業主管領導、檔案人員、專業技術人員三結合的鑒定小組，有組織、有計劃、有步驟地定期開展檔案鑒定工作。
檔案管理主辦和行政助理個人工作總結
在年底，我的工作崗位從文秘主辦調整為檔案管理主辦和行政助理。在2019年，圍繞sxx的年度目標和任務指標，充分發揮崗位職能，不斷改進工作方法，提升工作效率，以服從領導、團結同事、扎實工作、認真學習為準則，始終堅持高標準，較好地完成了各項工作和任務。
在工作方面，我負責了以下工作：
一、做好公司文件收發傳送及文件擬辦、傳閱、會簽、督辦、印發、立卷歸檔等工作，全年及時共處理外部收文1200份，無差錯印發文件700份。同時負責和系統管理，根據公司員工使用反饋，及時跟進解決相關問題，定期檢查OA文件處理情況，督促相關人員及時處理文件。
二、學習并開展公司文書檔案和科技檔案管理。在2019年6月底前，順利完成公司2018年度公司文書檔案和科技檔案的立卷和移交工作。做好檔案室管理，根據公司檔案管理辦法，做好日常登記、修補、整理、保管、利用、借閱。
另外，在本年度5月，因XXX業務調整，檔案室搬遷至4樓。為保證檔案管理工作不受影響，我及時核對檔案，按照新檔案室的尺寸重新規劃和購買檔案柜，除2018年新檔案立卷外，對過去16年的檔案重新整理和標注，并修訂了新的檔案目錄。
三、做好部分文秘工作。接收外單位的日常會議通知并根據領導意見傳達到相關部門；每天按時整理公司會簽紙質文件，確保需領導審閱簽署的文件按時順利流轉。協助部門經理整理每月的總經理辦公會和班子會紀要，落實各部門的完成情況。
四、嚴格按照公司規定管理xx的重要印鑒和公司證照，核對好各用印申請，監督用印過程，保證公司印鑒安全，盡力做到印鑒使用零差錯和低風險。
另外，今年7月開始，因產假，由同事接替我工作至2020年1月。
在工作中仍需提升的地方：
在檔案管理工作方面，我是剛開始接手，對相關工作操作仍不夠熟悉，處理速度和準確率有待提升。在接下來的一年里，我將繼續學習檔案相關工作，在時間允許的前提下，進行檔案培訓并獲取檔案員證書，更好地進行檔案管理工作。
一、與時俱進，認真學習業務知識
能夠認真學習政治理論。時時處處以黨員的標準嚴格要求自己，在檔案管理繁雜瑣碎的工作中，做到了任勞任怨、埋頭實干，時時處處以工作為重，培養起了良好的職業道德。作為中心的一名工作人員，其工作職責就是為領導決策服務、為基層工作提供服務，服務工作最重要的是服務質糧。為了能給領導決策、為集團、為基層提供高質量的服務，使自己的思想和知識能夠適應新形勢發展的需要，在工作中，我始終堅持政治理論和業務知識的學習，不斷充實自己，積極參加政治理論學習，除此之外，我還結合自己的業務工作，認真學習了《檔案法》及相關規定。閱讀了有關檔案管理方面的書籍，在工作中還堅持向實踐學習，向有經驗的同事學習。在實踐中逐步豐富了自己的業務知識，提高了自身素質，為提高工作質量奠定了良好的基礎。
二、強化職責，做好各類檔案材料歸檔與整理
自2008年走上工作崗位后，就一直從事各類檔案材料的整理管理工作。
（一）文書檔案歸檔管理。2008年進入通道街辦事處負責文書檔案管理工作以來，我們依照《檔案法》和國家檔案局第8號令等法律、法規，不斷強化檔案管理工作，2009年開始，我們加大社區檔案建設工作，推進檔案業務指導和監督力度，開展文書立卷“當年清”工作。制定了《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位職責制》、《檔案管理制度》、《保密制度》，等工作制度，檔案室鑰匙由專人管理，查閱檔案需辦理嚴格手續，做到了嚴格管理，規范使用，保證了檔案管理工作的正常運轉。同時，我們堅持社區檔案工作的監督和指導，與社區主任簽訂檔案工作責任狀，堅持“四個統一”，即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案柜，通過這些手段強化社區檔案工作。截至2014年底，檔案室總面積60平方米，配有檔案柜5套、檔案箱12套。檔案室庫存有文書、科技、實物、人事等4個門類和載體的檔案，其中文書檔案66卷，科技檔案25卷，實物檔案25件，人事檔案32卷。
（二）圖片檔案歸檔管理。為進一步完善對單位檔案資料的管理，2011年開始，對記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片按照《照片檔案管理規范》和要求進行了整理歸檔。建立照片檔案管理的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等照片檔案管理制度，保證照片檔案的妥善保管。建立健全照片檔案管理的制度是規范照片檔案管理的基礎，結合實際，從照片檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用等方面入手，制定一套完整的照片檔案管理的制度。如《照片檔案管理工作人員職責》、《事業單位照片檔案閱利用制度》等，制定照片檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、備份、利用和照片檔案管理的安全措施。使照片檔案管理工作有章可循，促進了單位照片檔案管理工作的規范化。
三、立足服務，突出檔案管理兩項作用
保存檔案的根本目的在于信息的查閱服務和開發利用。2010年開始，我們在注重管好檔案的同時，也注重檔案的利用，作為檔案管理員，我堅持為單位和個人提供查閱條件。僅2013年，借、查閱的檔案19人次，共計利用檔案45件。查閱的主要檔案有：一方面是涉及黨政各項方針，政策性、法規性、指令性的文件以及機構設置、人事任免、表彰先進、會議紀要、工作規劃等方面的內容，為單位各項工作的開展提供了大量、真實、可靠的檔案依據，發揮了檔案的憑證作用；另一方面，在街道工作期間，由于街道的特殊性，涉及“五七”廠檔案查閱量很大，提供了原企業職工正當享受相關權利的依據，也為街道妥善處理遺留問題提供保障，為建設和諧社會作了應有的貢獻。
四、做好人事檔案整理工作
（一）做好檔案核查整改工作。2014年進入回民區人才服務中心工作，主要負責人事檔案管理工作。在干部人事檔案審核整理過程中，本著對組織負責、對個人負責的原則，2018年，對中心管理權限范圍的單位的個人檔案進行核查整改，認真檢查、核對每一本檔案。在“三齡兩歷”認定上突出一個“準”字，對收集上來的歸檔材料都要嚴格審查、核對，經過審查凡有疑點的全部以檔案記錄為依據，根據政策進行審核認定。截至目前，已對22家單位涉及1340本人事檔案進行了復核認定。
（二）做好退休人員檔案審核認定工作。為確保全區機關事業單位養老保險待遇發放工作順利進行，2018年，我們對全區508名2014年10月及以后退休的人員的檔案進行了核查，重點對出生年月、參加工作時間以及工齡進行了重新認定。通過檔案工作，大幅度提高了機關事業單位養老保險參保人員參保信息的準確性。
五、樹立良好形象，提供優質服務
進一步完善了檔案利用工作機制，指定專人做好現行文件接收、整理、保管、提供利用等服務工作。在提供利用服務時，注重樹立良好形象，始終堅持“四好”要求，即文明講好每一句話，熱情接待好每一個人，認真調閱好每一份檔案，準確解答好每一個問題，為利用者排憂解難，盡最大努力滿足利用者的需求。
六、加強檔案管理，保護檔案的安全
關鍵詞：檔案管理電子檔案優越性開發和利用規范措施
引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的優越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
二、電子檔案的整理、開發和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
三、規范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。
3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。:
3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
四、結語
電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).
[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).
市人民政府辦公室：
我院在接到X政辦發（2004）102號文件通知后，對檔案執法工作檢查非常重視，迅速組織相關人員按照通知要求的內容，開展檔案執法自查工作，現將自查情況匯報如下：
一、自查基本情況匯報
（一）、領導重視，思想統一，任務明確
我院的檔案工作由院長XXX直接分管，辦公室主任XXX主管，XXX到XX鄉掛職后，又由院志辦主任XXX主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在1998年12月18日經考評驗收已達省C1級標準的基礎上，又有了新的進展。
（二）、增加經費投入，抓緊系統化的檔案管理
我院于1996年12月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于2003年又增加了一人。現有的兩人中，其中一人已于2003年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專業資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業人員管理檔案的歷史。我院現有各類庫存檔案近4萬卷，每年又新增近2千卷。原有的庫房和閱卷室只有66平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發展要求。根據實際情況，2003年我院在經費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達140平方米，比原來的檔案室擴大了74平方米。其中庫房面積100平方米，閱卷室40平方米；新購置密集架5列10組，加上原來的10列30組，現有密集架15列40組；標準檔案柜2組10個、滅火器2個、電風扇一臺、586型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。
經過不懈的努力，完成了1950年至2003年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。2002年至2003年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。
（三）、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《XX市人民法院檔案管理辦法》、《XX市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《XX市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。
（四）、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作
做到歸檔時間早知道，每年12月底前辦公室就以文件通知的形式下達各庭、室、處、局、隊告知歸檔的時間、順序、要求等，使其做好歸檔的準備工作。截止2003年6月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案32064卷、36340冊。其中，訴訟檔案31548卷，35824冊；行政文書檔案516卷；會計檔案382卷；司法鑒定檔案726卷；資料檔案64卷；科技檔案9卷；聲像檔案6卷；實物檔案2件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結構合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。
二、存在的問題
（一）在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。
（二）沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況；有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。
（三）按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設備沒有更換，該配備安裝的設備一直沒有安裝。如586型電子計算機維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態；庫房的溫控設備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時間是處于正常溫度（14℃——24℃）以上，但有時也超過30度以下，不符合檔案管理規定的要求。
（四）檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其外圍，保衛視角差，存在著安全隱患。
三、整改措施
（一）院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。
（二）從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。
（三）加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。
（四）針對自查中存在的問題，不斷完善各種規章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
（五）抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。
（六）做好檔案管理開展利用工作，使檔案資料更好地為法院審判工作服務，為經濟建設服務，為社會服務。
特此報告
一、領導重視，目標明確，責任到位
20xx年底經開區檔案工作已達規范化管理省二級標準，達標后經開區檔案在園區機關建設、基礎建設方面起到了很大作用，利用率很高。
在此基礎上，經開區更加重視檔案工作。年初便成立了20xx年檔案管理領導小組，由黨工委書記、管委會主任何平任組長，黨工委副書記、管委會副主任任明德任副組長，經開區領導班子主要成員為成員。同時制定了20xx年檔案工作計劃，并要求從主任到辦公室都把檔案管理列入工作日程，定期學習《檔案法》和《檔案管理辦法》，檔案人員制定有詳細的檔案管理目標及完成時間。
經開區檔案工作做到了領導重視、目標明確、責任到位。
二、業務認真，目標完成到位
（一）經開區制定了符合國家規定的分類大綱、歸檔和不歸檔范圍及保管期限等業務規章。按規定對20xx年度文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案進行了認真收集、清理，并歸檔完成，共整理檔案1932件/卷（冊）（其中文書檔案985件、工程檔案797盒、會計檔案81卷/冊、聲像檔案60張、實物檔案9件）。以上檔案全部錄入《紫晶文檔管理系統》，并備有《歸檔文件目錄》和《卷內文件目錄》。同時將20xx年經開區黨工委、管委會文件全部進行了全文掛接，還編有20xx年度《文件匯集》。
（二）按照市檔案館的標準和要求，續編了經開區全宗卷，并于6月30日報市檔案局。
（三）按照xxx市委市政府的要求，對經開區2005年（2005年成立）——20xx年城鄉統籌發展中形成的文件進行收集匯總，形成了《經開區城鄉統籌專題檔案目錄》和《經開區城鄉統籌成果匯編》，并在規定時間報市檔案局。
三、檔案室設施、設備配置齊備，做到了檔案安全保管
經開區設立有一間100平方米的檔案庫房，一間檔案辦公室、一間檔案整理室，能容納50年以上的檔案。并安裝了空調、電腦、購置了檔案密集架、縫紉機、除濕機、溫濕度計、檔案柜、消防設施、防蟲藥、避光窗簾等，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件，檔案裝具也符合規范要求，全部使用的印有“xxx市檔案局監制”的各類檔案裝具。所以經開區檔案室功能建設和檔案安全保管情況良好。
關鍵詞：科技檔案；收集工作；檔案管理
科技檔案管理是科技情報機構在生產建設、科技研發、行政管理等工作中形成的具備保存價值的科技材料。這些材料包括圖表、文字、聲音、影像、圖紙、光盤、磁盤等文件資料。科技檔案是對歷史真實客觀的記錄，它在一定程度上還原了客觀事物活動的本來面目。因此科技檔案在基層單位的工程管理、生產經營、設備檢修、技術改造等過程中發揮著巨大的作用。然而，在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用六個工作環節中，收集工作是極為重要的一環，沒有它就談不上之后的任何環節，所以檔案工作者應予高度重視并傾注更多精力搞好收集工作。
一、科技檔案管理的問題分析
目前，很多科技情報機構的科研項目管理還處于部門分管狀態，各有各的辦法，對科技檔案資料的處理很不統一，大多還保存在業務處室和課題組中，也有保存在個人手中，極其分散，損壞和丟失現象較為普遍。科研項目有相當數量是多學科、多部門聯合進行的，課題組往往由多個單位人員組成，屬于臨時性組織，由于編制、經費等方面的原因，很少配有專兼職檔案人員，這很容易造成記錄不準、不全，資料收集殘缺不全，不符合歸檔要求。這就為科技檔案后續加工，實現系統化、規范化設置了障礙。即便有了科技檔案管理機構也是有名無實，形如空殼。從科技計劃項目管理工作中形成的檔案來看，大部分項目內容也很不齊全。有些只有正式公文形成的立項批復、項目指南等文件，而在科技計劃、項目管理過程中形成的調研資料、階段性評審、驗收意見等方面都缺少憑證，正所謂該歸檔的沒歸檔，不該歸檔的倒有一大堆。另外在歸檔手續上也很不完備，大部分材料沒有進行規范化的整理、編目，沒有履行歸檔手續，還處于原始文件狀態，很難受到檔案法的保護。
二、科技檔案整理的方法
（一）以“案卷”為單位整理
以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。以“案卷”為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案的《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》。
（二）以“件”為單位整理
以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內。以“件”為單位文書檔案整理的依據是2006年12月國家檔案局的8號令和2000年12月的《歸檔文件整理規則》。
三、科技檔案整理的對策分析
（一）擴大館藏規模
按科技檔案存放材料的性質， 分不同的密級， 專設保密科技檔案庫，嚴格執行知識產權保護法。對沒有得到當事人授權的情況下發生外泄或丟失機密材料要承擔責任， 嚴肅處理， 要讓科技人員放心歸檔， 方便使用。要努力開拓科技檔案的服務項目， 在管理辦法中要鼓勵計劃外科技檔案、科研系統外的科技檔案自覺歸檔或委托代管， 要讓科技檔案涵蓋更廣的領域， 擴大館藏規模和種類。
（二）進行同步管理
嚴格執行“三納入”制度， 即將科技文件材料的形成、積累和歸檔納入科技管理工作程序， 納入工作計劃， 納入科技人員職責。嚴格實行“四同步”管理， 即下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步； 檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步； 驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。在制度上切實保證按質按量完成科技檔案工作。為了發揮科技檔案的監督作用， 在職稱評定、項目驗收評獎時， 必須要有科技檔案部門出具的證明， 否則不予辦理， 使科技檔案成為科技管理中不可缺少的環節。
（三）建立科技檔案信息平臺
盡快建設適應新疆實際的科技檔案信息平臺， 將其納入到科技基礎條件平臺專項， 同時從經費劃撥、人員編制及相關配套條件等方面予以保證， 逐步實現科技檔案網絡化管理和信息資料共享。眾所周知， 信息化已經成為社會發展的一個重要標志。檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移， 檔案現代化管理和信息化建設， 是檔案工作發展的必然趨勢。而將現代信息手段運用于科研管理工作， 也是提高科研管理的質量和效率的重要途徑。從會議的交流情況來看， 絕大多數省市已開發有自己的數據庫， 有的省份在科技檔案信息化平臺建設方面做得相當成功， 比如福建省、北京市、安徽省等。它們在科技檔案管理的網絡化、信息化開發與建設方面相對成熟一些。
綜上所述， 遼寧應加大推進科研管理的網絡化、信息化建設， 努力建起資料翔實、管理科學的科研檔案系統， 對加強科研人員的橫向聯系， 實現學術資料的科學整理和便捷查詢， 提高科研管理的科學化和透明度， 實現科研管理資料的共享無疑是大有益處的。
參考文獻：
