時間：2023-06-07 09:14:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇倉庫檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】檔安 管理系統 數據倉庫
在現階段，各種檔案管理系統主要是采取交易的方式，主要功能是檢索和統計。后期的數據是沒有任何進一步的開發和利用，隨著數據的積累，數據的的丟失情況會越來越嚴重，而且產生了巨額的維護和維修費用，而且容易造成數據丟失更嚴重。為了更好地利用現有的信息和數據檔案，充分反映這些數據的價值，這些數據被充分挖掘隱性知識，并進一步利用已迫在眉睫。數據庫技術現在已經無法達到完成這個任務，要想對數據進行深入分析，充分發揮技術資料的作用，就要建立數據倉庫，來對數據進行深入的挖掘和處理。采用數據挖掘技術技術，不僅能大大的提高檔案的安全性，而且也使檔案保存更加方便快捷。隨著計算機技術的發展，數據存儲量也快速增長，如何才能從這些隨機的，不完整的，模糊的數據中提取隱含的數據的，數據挖掘技術就能做到。
現以學生黨員檔案管理系統為例，建立數據倉庫，來詳細講解應用數據挖掘技術，如何來建立數據倉庫。
1 學生黨員的管理系統，主要是從以下幾個方面逐步實現
首先，由學校組織，進行基層組織調研，分析學生黨員的基本情況，然后取得的一部分的實際數據，對現有的數據庫表進行分析，以了解該每個字段的意義和作用，進行需求分析和專題設計。接下來從數據庫表結構有用的字段中，選擇合理的事字段信息和三維數據。最后通過數據轉換服務來構建數據倉庫，通過SQL Server2005中分析服務器配置工具來配置基于多維的數據集，在這個過程中，數據處理的過程主要是通過微軟的OLAP功能，通過SQL Server7.0中將數據整合進去，接口的可以選擇OLAP的COM的接口，并通過一系列的服務給數據倉庫的應用提供程序支持，開發人員可以使用Vc或其他語言開發用戶前端客戶端，數據透視表服務還允許在客戶在本地上傳地存儲的數據。MMC提供調度、存儲管理、監控、報警和核心管理服務的功能。在本設計中，我們使用SQL Server 2010作為數據倉庫，可以采用Access和Excel可以作為數據展現工具，除了SQL Server還支持第三方數據展現工具。
2 在數據倉庫的設計階段，我們從以下幾個方面來入手
2.1 確定事實表
事實表分為學生黨員目錄信息表，黨員情況登記表，黨員接收情況登記表表，學生黨員注銷登記表等內容，其中黨員的目錄表根據類別，時間等其他情況又可以具體的細分為若干個表格。
2.2 明確事實表的分割方法
我們的檔案資料，例如，最常見的方式是采用全宗劃分，這樣首先將全年的檔案按年度來劃分，一年內的檔案按檔案形成的部門或檔案使用的單位來進行劃分，在這種劃分條件下，檔案庫中的檔案是按以年度的方式的存放的，一般情況下一個單位的檔案文檔有幾十到幾百卷，一年中卷的文件目錄的記錄條數大概有幾千到幾萬條，這樣我們在數據倉庫中儲存這些數據時，就可以以年度的方式來存儲，在對存儲的數據進行數據挖掘時，就可以只通過年度來進行處理，這樣就提高了處理數據的濕度，對數據在進行更新，添加或刪除等操作時，可以更加方便快捷。
2.3 事實表數據的添加、修改和刪除
事實表里面的數據還應該具備追加、刪除、修改等綜合處理功能，在對數據倉庫更新操作中，添加和刪除數據是一個經常性的工作，這些操作使數據倉庫的質量得到可靠地保證。在進行添加操作時，首先要確保數據倉庫中的數據那些是新的，一般情況下可使用通過時間來進行判斷。刪除操作相對簡單，使用起來也更加普遍，只要通過一些搜索語句就可以實現。數據倉庫中的操作做中，修改數據的功能用的比較少，在修改過程中，應當注意表和其他數據之間的關聯性，保證數據的完整性，注意處理表和表之間的關系。在數據倉庫，在基礎數據的上會形成一些綜合性的數據，在對基礎數據進行操作之后，綜合數據也會產生變化，所以對基礎數據進行添加、修改和刪除等操作之后，對響應的綜合數據也要進行對應的修改，以維持綜合數據的準確性和一致性。
2.4 數據倉庫中維的確定及建立，維是同類數據的集合
維的層次結構很清晰，我們可以很容易地指定規則對數據進行運算，在維內，它的層次結構也是很有順序的，利用維的這種特點，我們在對數據倉庫進行數據挖掘的時候，可以很明顯的提高數據挖掘的速度，質量也能得到大大的提高。以檔案數據倉庫為例，我們可以以文件編號，借閱單位，檔案的文類號這三者建立一個三維立方體，要改變三維立體方的大小，就可以通過上卷或者是下鉆的方式，要顯示三維立體方的一面，就可以通過切邊操作來進行。
完成了以上步驟，就可以著手構建數據倉庫，收集和分析有關具體操作的基礎上來構建數據倉庫的模型，基于該模型的試運行情況，來完善設計方案，然后進入到數據倉庫的物理設計階段，在進行物理設計的時候，要注意選擇安全可靠的硬件平臺環境。
參 考 文 獻
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[5]數據倉庫之路，.
[6]Oracle.Oracle 9i/SQL Reference（9.2）[M].Oracle，2002（03）.
針對這種情況，世界各國政府積極采取各項措施，并出臺了相應的法律法規和政策，來保障食品安全。歐盟于2002年78頒布了178／2002號法令，要求從2004年起在歐盟范圍內銷售的所有食品都能夠進行跟蹤與追溯。
美國于2004年5月公布了“生物反恐法案”，將食品安全提高到國家安全戰略高度，要求所有涉及食品運輸、配送和進口的企業要建立并保全相關食品流通的全過程記錄。
在我國，新的《食品安全法》已于09年6月1日開始實施，對于擁有十三億人口的食品消費大國，建立食品的召回制度，采用食品的可追溯系統，逐步建立我國食品安全信息系統，以提高民眾的信心，幫助企業出口到已經實施可追溯性的國家，具有深遠的社會和經濟意義。
2007年12月29日，為認真貫徹黨的十七大精神，全面落實科學發展觀，推動民生檔案工作深入開展，推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系，國家檔案局印發《關于加強民生檔案工作的意見》，要求全國各級檔案部門貫徹實施。
民生檔案工作事關構建和諧社會大局，是關注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要環節。開展民生檔案工作，是檔案部門貫徹市第十次黨代會重民生、解民憂、促民富精神的具體措施，是推動新時期檔案工作發展的新理念和新目標，是民生檔案管理部門和單位的一項重要職責。
在此背景下，中信信息推出了“光典食品安全檔案管理系統”，該系統以數據庫技術和計算機網絡技術為支撐，對食品從“繁殖(育種)～飼養(種植)～屠宰(收購)～加工～冷凍(儲存)
配送
零售一餐桌”全流程，尤其是肉品的屠宰和加工環節，蔬果的批發環節的信息實施電子化數據收集，監督和約束食品生產者，提高食品質量，促進食品安全，引導市民消費健康、放心食品，為最終實現食品追溯體系打下基礎。
系統特點
1、結合農業／畜牧業生產特點
“光典食品安全檔案管理系統”在開發前，對北京、上海、昆1月、重慶，成都、青島等地區的食品生產企業進行了大量實地調查，通過這一過程，對食品生產流通過程有了更加明確的認識。在“光典食晶安全檔案管理系統”的具體設計上也與目前的農業／畜牧業生產相通應，以使該系統得到很好的應用與推廣
2.符合用戶的使用習慣
由于“光典食品安全檔案管理系統”面向的用戶是大多集中在集貿市場、超市、批發市場、屠宰場等流通環節，這部分人員普遍計算機水平不是很高，因此“光典食品安全檔案管理系統”在強調功能的前提下，盡量做到界面簡單、操作容易。
3.注重系統安全特性
“光典食品安全檔案管理系統”主要是對涉農業／畜牧業企業的生產、庫存、運輸、銷售檔案進行管理，這些檔案涉及到企業的保密性。因此本系統為了增加系統的安全性，特別采用光典特有的電子文件三性保證、嚴格的權限管理和數據合法性驗證等措施。
系統功能
“光典食品安全檔案管理系統”涵蓋了食品生產、流通管理的各個環節，包括基礎檔案，生產檔案、質檢檔案、銷售檔案、系統管理。系統的功能主要包括6部分：
(1)檔案瀏覽。用戶可以根據自己的權限瀏覽相關檔案內容，可以進行一般瀏覽和查詢瀏覽。查詢瀏覽是用戶對自己感興趣的信息查詢后瀏覽。
(2)檔案添加。系統按生產、庫存、銷售的不同過程提供各檔案的添加功能，用戶填寫相關字段后確認即可完成檔案的添加，在添加過程中，系統進行相關合法性驗證。
(3)檔案管理。系統的核心是檔案管理，用戶可以登錄相關界面進行刪除、修改等操作，這些操作是對已經存在的記錄進行的，用戶可以修改指定記錄各字段的值；用戶也可將整條記錄刪除。
(4)統計分析。系統提供庫存統計功能，用戶只要選擇倉庫號和統計的起止時間，系統統計相關倉庫某段時間的出入庫和庫存信息。
(5)決策支持。在出入庫的過程中，系統根據各個倉庫的情況，輔助庫管人員做出決策，如若某倉庫庫存不足，系統提示用戶進行庫間調撥。
(6)追溯代碼生成。系統根據產品信息、地塊信息、入庫時間自動生成階段性追溯號。只要系統連接條碼打印程序，即可實現追溯條碼打印。
系統實現關鍵技術
實現“光典食品安全檔案管理系統”的核心在于對食品“身份”的確定，通過數據載體(條碼、RFD)把信息流與實物流聯系起來，實現各個環節的數據交換。而要生成可追溯的條碼，最重要的是要對食品從源頭開始進行合理的編碼。“光典食品安全檔案管理系統”在分析國際通行的EAN，UCC體系的基礎上，在新增產品和產品包裝環節分別實現了自動產生產品標識代碼和產品追溯代碼。
（一）醫院電算化會計檔案的內涵
會計電算化檔案主要指的由存儲在計算機內和通過計算機打印出來的書面文檔形式的財會數據，包括會計文檔、報表和賬簿等，另外還包括財會軟件運行編制的各種資料、文檔和表格等。實行會計電算化檔案管理工作主要內容有：保存會計檔案并保證其安全，按要求生成各種標準文檔和數據，保障財會數據的合理利用等。醫院的會計電算化檔案管理是一項十分重要的管理工作，隨著計算機和信息技術的普遍應用，醫院的會計核算工作從傳統的手工記賬向利用電算軟件進行會計記賬轉變，因此實現會計檔案的信息化管理是實現醫院信息化管理的必然趨勢。
（二）醫院電算化會計檔案管理的特點
1.現代化信息技術為載體。醫院會計電算化檔案不僅包括儲存在計算機內的電子數據，也包括打印出來的紙質財會檔案，如，藥品盤點表、醫院收費管理系統病人預交金額、庫存物資出庫單等。因此電算化會計檔案同時囊括現代化信息技術下的電子財會檔案和傳統意義上的財會紙質檔案。2.軟硬件設施為基礎。和傳統會計檔案不同的是，電算化會計檔案不具有直接可視性，而需要借助計算機的硬件和軟件設施才能查閱、保存和整理。因此電子檔案的管理受到軟件質量、機房物理條件和存儲盤有效期等多種因素的影響。3.工作人員的信息技術操作水平為前提。電算化會計背景下對相關財會人員的現代信息技術操作水平提出了更高要求，檔案管理的相關人員不僅要熟悉財會核算的專業知識，更要掌握必要的計算機和財會軟件操作技能。
二、醫院會計電算化檔案管理的有效建議
（一）提高思想重視程度，創新醫院電算化會計檔案管理理念
新醫院的電算化會計檔案管理工作和醫院領導的重視程度息息相關，醫院領導層應當加強全醫院上下對會計檔案管理的重視程度，依據國家相關法律法規嚴格執行電子會計信息的生成和保存工作，同時財會工作人員應當創新會計檔案管理理念，學習相關的會計和檔案管理法律法規以及專業知識，如《會計法》《會計檔案管理辦法》等。醫院管理層要加強對檔案和會計相關法規政策的宣傳力度，讓財會人員懂法、知法、守法。最后，要提高對財會檔案的安全和保密意識，消除過去重保管輕利用的管理理念，重視會計電子數據的保存，更要重視對電子數據和書面文檔的分析、整理和利用工作。財務部門和檔案部門要結合起來對相關工作人員進行專業知識培訓，一方面強化管理檔案意識，另一方培養信息化意識，提高計算機和電算會計軟件操作水平。
（二）完善財會電子化的軟硬件設施
加大財會檔案管理的硬件投入，加強軟件設施建設。首先，醫院可以提供專用于會計檔案管理的倉庫，保證溫度、濕度和光照等物理條件滿足檔案管理需求，并定期檢查倉庫條件，做好防塵、防潮管理。另外要為財會部門配備高質量的噴墨或激光打印機，選用符合醫院實際需求并帶有檔案管理功能的會計電算化軟件，通過醫院專業的內部局域網絡管理員強化醫院的軟件系統維護，加強電算會計軟件的補丁修補、聯網和網絡安全問題，減少計算機病毒入侵和網絡泄密。
（三）健全檔案管理制度
首先，完善檔案借閱制度，電算化財會檔案的借閱要按照內外有別和嚴格審批的制度進行，任何人不論任何崗位借閱會計檔案都要辦理借閱手續，醫院內部員工如需用到檔案則需要財務部門管理人員的審批，醫院外部人員借閱檔案則需要出具介紹信，并有財會部門，主管領導審批。其次，建立保密制度，對電算化的會計檔案進行分權限調用和多用戶管理制度，不同的電算會計檔案采用不同的保密等級，普通會計數據可以在醫院范圍內共享；涉及到醫院機密的數據，則供小范圍內專業人員使用。另外不管是財務部門的專業人員還是其他部門員工借閱會計檔案，都不得對檔案進行篡改、偽造、涂抹、拷貝和故意毀壞軟盤等行為，一旦發現要根據檔案管理制度采取相應的懲罰措施。最后，對電算化會計檔案的銷毀工作要及時到位，建立銷毀管理條例，對超出管理年限的檔案由檔案管理部門和財務部門聯合鑒定并進行定期銷毀，銷毀后要制定銷毀清單由兩個部門負責人簽字或蓋章。總之，電算化背景下醫院的會計檔案管理工作是醫院財務管理中的重要環節，對提高醫院的財會信息化水平、檔案管理水平都有著積極意義。因此醫院財會檔案管理工作人員應當具備與時俱進的意識，通過技能培訓和制度完善加強電算化會計檔案管理工作的質量。
參考文獻
倉儲模塊，利用條碼技術實現入庫出庫的管理，包括記錄入庫商品名稱、規格、批次、包裝、重量、生產日期、生產機號、入庫單號、入庫時間、貨主等各種單據的處理、打印等，貨物出倉可以采用先進先出的原則或指定方式進行、進行庫存總量遞減。對當前庫存的查詢，各種統計報表，查詢功能。
銷售模塊，統計和分析產品的銷售概括，為企業生產和銷售提供支持，可以提供各種查詢功能，可以按時間來查詢，也可以按照商品的種類進行查詢。
配送模塊，實現配送客戶檔案管理、配送客戶聯絡管理、進行配送登記、配送查詢，通過配送登記實現對配送的訂單中配送信息的登記，通過配送信息的查詢實現對配送的執行單即時及歷史信息的條件組合查詢功能。
帳務分析模塊，幫助用戶分析賬務信息，并得出可能的問題，幫助用戶了解各個客戶的付款狀況。
行車線路分析模塊，行車線路分析依靠最短模型來實現，企業的行車路線經過長期的數據積累后，OLAP能夠經過分析找到最優的行車路線。
統計模塊，統計工作是企業管理的基礎，按照物流行業的標準，對企業的經營管理活動情況進行統計調查，統計分析，為管理者提供決策支持。
數據維護模塊，數據倉庫中的數據來源與聯機事務處理數據庫，由于這些數據在不斷發生變化，因此必須不斷地對數據倉庫中的數據進行更新，此外，一些新的外部數據也需要更新到數據倉庫中，數據維護模塊必須實時完成數據的更新維護。
構建流程
Microsoft公司的SQLServer2008提供了一套完整的數據庫和數據倉庫解決方案，其中集成了OLAP，并提供了擴充的基于COM的OLAP接口。SQLServer2008還通過了一系列的服務程序支持數據倉庫的應用，如其DTS提供數據輸入/輸出和自動調度功能，且能夠完成數據的驗證、清洗和轉換工作，支持在線分析處理。使用SQLServer構建數據倉庫流程如下：
創建數據倉庫，數據倉庫的框架由事實表與維表組成，并在所有表的主要字段上建立索引，可以用SQLServer中的數據庫創建工具和表工具完成。
數據倉庫中的數據從OLTP生成的源數據中獲取，在獲取過程中需要對數據源進行抽取。
抽取后的數據要進行數據一致性協調、格式化處理等清洗工作以及對數據做必要的轉換，才能加載到數據倉庫中。SQLServer提供了Transact-SQL查詢、DTS包、Activx腳本來完成此項工作。
將清洗和轉換后的數據加載入數據倉庫中。主要的工作是確定數據裝入的次序、清除無效或錯誤數據、數據“老化“、數據粒度管理、數據刷新等。SQLServer提供了數據復制技術來完成數據集市的初始加載，并提供了各種加載工具對數據集市進行加載。
數據倉庫用戶通過不同數據集市對數據庫進行訪問。
物流業
一、數據倉庫技術概述
隨著信息技術的飛速發展，企業內部產生了越來越多的數據，但這些數據并沒有產生應用的信息，為此出現了“數據爆炸，知識貧乏”的窘迫局面，數據倉庫技術應運而生。數據倉庫是一個面向主題的、集成的、不可更新的且隨時間不斷變化的數據集合，用來支持管理人員的決策。石化行業中數據倉庫的主題范圍可能是銷售信息、產品產量、原料消耗及工藝信息。數據倉庫是集成的，將采用某種方法消除應用問題中的許多不一致性。例如：關于“性別”的編碼，在業務數據庫中，可能分別用M/F、1/0、男/女等方式表示，在數據倉庫中要將這些表示進行統一，如統一采用1/0進行區別。數據倉庫是非易失的，其數據通常是一起載入與訪問的，但在數據倉庫環境中并不進行一般意義上的數據更新。數據倉庫是隨時間變化的，數據倉庫中的數據時間期限要遠遠長于操作型系統中的數據時間期限，數據倉庫的鍵碼結構總是包含時間元素，數據倉庫中的數據僅是一系列某一時刻生成的復雜的快照。
（一）數據倉庫的體系結構設計
數據倉庫的體系結構設計如圖所示?？梢钥闯觯瑪祿}庫強調一些歷史的數據信息，而且，屏蔽掉了一些操作性的數據，進行了整理和集成。在數據倉庫的基礎之上，可以產生許多的部門級和個體級的信息應用。
（二）數據倉庫技術應用的意義
完成企業內部的各種業務數據整合的工作，為企業的后續業務應用奠定了基礎。在數據倉庫之上進行數據挖掘等分析，才能夠發現許多手工無法發現的信息。在數據挖掘領域中比較著名的“啤酒和尿布”相互關聯的例子，通過手工是很難統計出來的。數據倉庫提高了對用戶數據的利用率、改善了服務水平。通過數據倉庫技術，可以發現用戶的消費習性，進而提供個性化的服務，改善服務水平，提高企業的競爭力。僅僅建立數據倉庫，還無法得出各種結論，要通過分析（例如：OLAP分析、數據挖掘等），才能得出想要的結論。因此建設數據倉庫，僅是開始的第一步。
（三）聯機事物處理分析
OLAP分析（聯機事物處理分析）可以根據用戶的需要，從不同的角度對數據進行切片分析。每個角度，代表了數據分析中的一個“維”，因此也稱“多維分析”。另外，OLAP分析也可以提供鉆取功能，將某一點的數據直接讀取出來。與傳統的統計報表系統相比，OLAP分析能夠提供更多、更豐富的報表和視圖，用戶使用更方便。在企業建立數據倉庫后，就可以進行OLAP分析，為管理人員掌握各種業務情況提供技術手段支持。
二、石化企業業務分析
石化企業都建立了自身的ERP、MES、RTDE、TBM等管理信息系統，積累了大量的企業業務數據。如何利用這些生產數據，通過數據分析為生產提供科學決策依據，是企業十分關心的問題。業務類型和特點分析如下：
石化企業包含許多業務，數據量大且數字化程度比較高的業務有：生產、財務、物資、設備維護、銷售、人事等信息。ERP系統SD模塊為企業提供了銷售訂單管理，動態掌握銷售訂單的執行情況；MRO模塊記錄了供應商、采購、出入庫、庫存等方面數據；MES系統記錄了成品、半成品質量、原料消耗等方面的數據。以上業務都具有建立數據倉庫數據源基礎，具有典型的分析應用價值。
三、數據倉庫在企業業務管理中的應用
在數據倉庫設計中，主要考慮如何設計業務事實表，如何進行業務CULB搭建，然后進行有關的OLAP分析?，F以銷售業務為例進行分析。
（一）銷售業務
1.銷售業務事實表結構
2.銷售業務OLAP分析
OLAP分析包括：客戶分布分析、產品銷售分析、時間段銷售情況分析、客戶類型分析等內容。
根據客戶所在地區的銷售情況，可以分析出各地區的產品需求情況，產品銷售力度。
根據產品銷售情況，可以分析出各種產品的需求情況，進而企業根據需求及時調整生產。
根據各時間段產品的銷售情況，可以分析出產品銷售的淡季、旺季、各產品的生命周期，企業可以根據各級分析結果進行生產調整及新產品的開發、研制。
四、結束語
關鍵詞：檔案管理 管理模式 改進措施
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0228-01
1 我國檔案管理的現狀及存在的問題
1.1 對檔案管理的認識不足
檔案管理是一項極其細致的工作，負責檔案管理的工作人員必須有極強的專業素質和心理承受能力。而在我國的一些事業單位或企業單位，他們大多不重視檔案管理工作，而造成工作的松懈或者失誤。
1.2 管理人員知識結構趨向老化
檔案管理具有很強的專業性，必須隨著知識和信息的日新月異不斷改革換代，檔案管理的模式也必須隨時得到優化。伴隨著信息的網絡化，檔案管理也逐漸走向網絡化的時代，這就要求工作人員知識結構的不斷調整，能夠不斷地跟隨著時代的步伐吸取更多專業性的、高科技的知識和技術。
1.3 機構設置的不合理
我國的《檔案法》對檔案的行政管理作出了嚴格的法律規定，檔案管理機構擁有法律所賦予的某些職能和權利。然而在我國，傳統的執法體系與檔案管理還不能完全協調，行政機構的不健全導致某些檔案管理機構不能成為一個獨立的部門，只能依附于其它部門生存，使得執法監督體系不能得到有效的制約。
2 現當代檔案模式的改革與探討
2.1 檔案管理模式的原則與優化
（1）我國檔案管理模式的現行原則有自主管理原則、效益優先原則和需求一致原則。事業單位和企業都有對本單位的資料進行收集整理，采集利用等權利，這些檔案屬于他們的私有財產，因此他們享有優先的調動、使用和處分的權利。而除了一些少數的科研部門，大部分單位都是以盈利為目的，他們利用檔案的最終目的是促進本企業或單位的長足發展，追求效益的最大化，檔案的作用便是發揮其最大利用價值為企業牟利。這也是市場經濟的客觀要求，能將檔案管理工作做到與公司、企業協調發展，也就符合了供需一致的原則。而目前的檔案管理模式還不能完全做到與這三個原則協調一致。
（2）傳統的檔案管理模式便是指將需要保存和歸檔的檔案及其載體集中保存到檔案管理室中。而隨著文件管理非現行階段的到來，管理檔案文件的職責和內容也得到不斷地轉移。我國應用最廣的是集中化的檔案管理模式。這種模式以網絡為基礎，擁有多個分支節點，將日常工作中的有用資源分攤到各級檔案室，完成匯總再進行集中管理。這種管理模式有利于維護檔案的安全與完整，還能及時發現流失情況，補充檔案的不足。與此相對應的則是一種分布化的管理模式，它將集中與分散兩種模式統一起來，形成“一種制度，多個部門”的集中管理模式。這種模式有利也有弊，在利用檔案更加便利的同時也帶來了更多的安全隱患。經過實踐研究，將檔案中所涉及的信息資源都整合起來，進行綜合地信息開發與處理，從而保證信息的綜合性、多樣性和全面性的一體化管理模式適應了現代信息技術為主導的網絡時代，同時將有效避免信息的泛濫和流失，為企業和單位帶來了福音。
2.2 中外電子檔案管理模式的比較研究
迄今為止，我國還未形成一套完善的檔案管理模式和體系。在主要關注內部機構檔案管理的基礎上，還尚未深入研究某個地區甚至是全國范圍內檔案的管理模式。我國的事業單位和政府部門大多采用集中化的檔案管理模式，而在一些公司和企業中常采用的是分散化的管理模式。在這兩種管理模式下，電子檔案與紙質檔案將在相當長的一段時間內齊頭并進，主要采用的工作方式也是計算機管理和手工操作的結合。這樣的結合帶來的直接影響是需要建立兩個互相獨立又交融的管理系統，有時無法做到兩頭兼顧則喪失了檔案工作的意義。
而在一些發達國家的檔案管理模式中，我們了解到他們主要采用的是檔案館集中管理模式和機構自行分散管理模式。前者是將檔案及其載體集中保存到檔案館，使檔案館和生成機構各謀其職，如果該文件處于現行使用階段，則將之形成新的機構另外保管。對于一些過時的文件，則使用某些職責手段將它們進行控制，然后統一投放到檔案館中以確保其真實性和可靠性。如果割裂了他們共同運作的完整性渠道，則無法履行其保管的責任。對于后者機構自行分散管理模式，有些學者認為要想長久保存電子或者紙質檔案，不一定要全部移交給檔案館，也可以在自行機構中進行保存和維護。該管理模式的目的是摒棄檔案管理和文件管理相分離的弊端，將初始文件到形成檔案的過程聯合起來，形成一個完整融合的連續性體系。這種模式是建立在連續體系思想之上的管理模式，主張從現行階段入手來管理電子檔案，在形成階段通過建立新的分類制度來實現對檔案的控制和利用，從而保存了它們的原始結構。但是這項模式的應用范圍有限，對電子檔案與文件的分類管理也還未進入實質性階段。
通過對以上幾種檔案管理模式的研究與比較，可見無論哪種管理模式都存在著優勢和上升空間，同時也不可避免地存在一些弊端，需要在實踐過程中不斷地進行改進。
2.3 數據庫模式下的檔案管理改革
（1）數據庫技術在檔案管理中的應用。數據庫技術是指通過編排一定的系統和方法，使任何人都能以電子或者其他方式閱覽數據庫中的檔案、資料、作品等。隨著科學技術的發展，數據庫技術也經歷了三個階段的改革，從第一階段的層次、網狀結構到第二代的關系型數據庫，再到現代的第三代成熟的面向對象的數據庫技術。今后，數據庫的發展目標應該是為信息的管理和實現檔案對象化的管理提供平臺。它所采用的模式應該是在數據倉庫中，實現媒體數據的充分利用，提高安全性能，并且支持各種不同版本的信息數據的存儲和管理，從單純的數據管理提升到信息和知識管理層面。
（2）數據庫技術對檔案管理模式的影響。隨著數據庫技術的發展，檔案管理模式進入到了知識管理的高級階段，檔案管理機構也從以單純集中管理資源為中心轉變為以用戶的需求為主要目的的方向遞進。使得數據倉庫中比較重要又獨立的信息能夠與需求對象的意愿協調起來，充分實現各個機構信息之間的交流與傳遞，把各項知識有機地聯系在一起，并能完成和部門之間信息的傳遞和交流，提高了知識管理模式的優越性，從而完成整個社會信息資源的整合與有效利用。
3 結語
當代社會檔案信息管理技術和檔案知識管理模式都伴隨著科學技術的發展而不斷得到改進和優化，使得整個社會的資源得到充分的利用和開發，為我國數字科學技術的發展作出了巨大貢獻。因此，我們需要全方面努力支持數字檔案管理模式的改革和發展，保證這項技術取得更成熟、更具現代氣息的發展成果。
參考文獻
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關鍵詞：精益管理 業務整合 信息系統 設計實現
1 概述
隨著煤炭企業改革發展的不斷深化，傳統落后的管理方式和經營體制，已經不能適應企業快速發展的需要。“精益系統”平臺為“六精管理”的人、物、財的精細、精準、精確、精益、精良管理提供了工具保證。在人力的精益管理方面，圍繞以人為本的管理思想，精益系統平臺實現了人力資源檔案管理、干部能績薪酬二緯度考核管理以及體現團隊業績的內部市場化管理；在物料管理方面，實現了物料的申請、審批、發放、費用控制、預警等方面的精細化與網絡化管理；在設備（包括材料性設備）管理方面，實現了設備檔案、設備的動態跟蹤管理等方面的精細化與網絡管理；在資金與成本控制方面，實現了成本的事前預算，事中動態核算與事后分析的精細化與網絡管理。
2 設計目標
煤礦精益管理信息系統共包括物資管理、設備管理、工程管理、工資管理、績效評價、安全管理等13個功能模塊，對系統分步進行實施和開發。實現物資收發存一體化管理，設備資產準確和精細管理，市場化結算、核算、績效評價、日清日結實現網絡統計計算和透明公開，各項成本費用結算全部實現“一卡通”結算，通過系統的建設能夠有效地規范和支撐市場化精細管理的實施和運行。
3 系統特點
市場化精細管理信息系統集成了強大的遠程應用，實現了跨地域企業市場化精細管理資源數據同步，采用先進的基于框架（Framework）的構件化軟件技術開發，應用B/S結構，具有高靈活性、高可靠性以及可擴展性。通過SQL Server的分布式數據處理技術和強大的Internet/Intranet網絡，適用于煤炭企業地域廣、應用分散的特點，實現了企業資源管理集中化，資源共享、信息暢通、內部物流智能化、績效顯彰的全信息化管理。采取模塊化設計，可根據客戶的需求靈活配置各模塊，極高的數據處理能力，采用本機備份及異地數據備份的雙備份機制，保證數據有效、準確。
4 功能概述
以下面幾個模塊系統為例：
4.1 物資模塊 通過精益管理信息系統實現了材料計劃網上申報、審批、支領發放；實現分單位、班組（工作面）材料日清日結；形成各種材料臺賬。
4.1.1 材料計劃管理包括有年度計劃、月度計劃、補充計劃、臨時性計劃以及緊急用料計劃。各科區材料員申報年、月度計劃以及補充或臨時性材料需求計劃并錄入系統，相關部門審核需求計劃；系統匯總審核過的科區需求計劃形成礦廠的需求計劃。
4.1.2 材料網上審批主要包括申請領料、主管審批、審批領料、打印料單、確認領料、材料交舊、直接出庫等功能模塊組成。
4.1.3 內部物流管理是為了倉管員對倉庫物資的出入庫進行信息化管理所設計。主要用來管理初始庫存登記、倉庫調撥、入庫、庫存預警以及倉庫的材料消耗統計分析。
4.2 人力資源管理子系統 人力資源管理主要包括：職工編碼、籍貫、民族、學歷、職稱、工種、行政級別、專業、證件類型、合同、薪資方式、懲罰類型、獎勵類型、保險項目、醫療保險、人事參數、人事檔案管理、員工獎懲管理、績效考核管理等，協助企業優化人力資源的核心業務流程，提高工作效率，支持戰略決策。
4.3 工資管理子系統 “工資核算”模塊是工資核算系統的核心模塊。在此模塊實現報工管理中錄入各員工各項考核項目的應得和扣除金額?！肮べY審批”模塊實現工資的審批管理。“設置”功能用于設置工資欄目和工資計算公式?！安樵兎治觥蹦K可按照多個統計口徑查詢分析工資、獎金發放情況。工資發放子系統實現了職工工資檔案管理，崗技等檔案工資計算，工資審批管理、津補貼計算，代扣費用管理，個稅計算，工資報表的生成，工資的統計與分析等業務功能。系統能夠自定義工資項目，自定義工資計算公式。
4.4 “三按施工”模塊 主要分為：生產三按與經營三按兩部分，其中生產三按部分包含工程類別、工程屬性、工程類別權限、工程驗收標準、市場主體維護、設備租賃價格、工程文檔結構模板、工程文檔結構權限等，從工程設計開始，根據設計的圖紙資料、工程標準要求，各基層單位初步核對工作面需要設備、人員數據，嚴格按照圖紙和工程標準進行施工，并將每天的工作情況錄入系統，工程完成后，根據驗收標準進行驗收。
該模塊根據煤業公司的要求，主要是為了加強工程質量管理，從嚴格工程設計入手，規范流程，細化內容，著力解決工程設計施工現場粗放管理問題，提高安全技術工作水平，使“規范管理，規范操作”在企業安全、生產、技術管理中得到全面落實，從而全面提升了企業安全生產水平。
5 應用情況
煤礦精益管理信息系統的建立使企業的一切管理與市場經濟要求相對應，將市場機制和價值規律引入企業內部，建立符合生產規律和生產力發展，管理有序、運轉順暢、監控到位、責任權利明確、以市場交易關系聯接內部生產經營活動的企業管理新機制，最大限度地降低各種形式的浪費。
參考文獻：
[1]陳睿，朱漢成.企業生產物流管理信息系統開發策略及應用，武鋼技術，2003年5期.
關鍵詞：煤礦企業 精細化 物資流程
物資管理是煤礦企業經營管理中不可缺少的重要組成部分。對物資的管控是降低支出，也是加強市場競爭力的有效手段。企業的物資管理，包括物資計劃制定、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環節，這些環節環環相扣、相互影響，任何一個環節出現問題，都將對企業的物資供應鏈造成不良影響。由于礦用物資品種多，要求專業質量較高，雖然近些年計算機管理的投入使用，降低了物資管理人員的勞動強度，增強了物資管理中數據統計的準確性。但是物資管理流程還是延續原有的物資審批模式，特別是生產急需物資的管理上，沒有進行嚴格的程序化管理。物資的管理沒有形成“閉環式”管理，以至有些物資在數量和型號上和實際需求差別較大，形成一些物資滯留倉庫的現象。不僅不利于資金的循環利用，而且也會造成物資的損毀性浪費，同時也和我們追求的零庫存管理理念相違背。
1 日常工作中物資管理流程
首先規范物資管理的流程，明確物資申請到物資領用到財務監督各個環節的職責和義務。
①生產單位向物管科申請當月物質需求計劃。計劃申報時要求各申報單位必須規范統一物資名稱、規格型號、計量單位、數量準確、注明使用地點和用途。②物管科落實庫存，平衡利庫。所有申報計劃報倉庫匯總后，由倉庫集中核庫，包括現庫存數量和計劃要求數量缺口。③物管科計劃員編制礦當月物資計劃。計劃員根據物質的庫存數量，再平衡生產單位需求數量，編制當月物質計劃。④報相關業務部門和礦領導審批。以計劃預審會的方式，由供應科、各申報單位負責人、分管領導，以庫存作為參考對物資申報計劃進行商議。⑤向上級供應公司上報。⑥組織貨源。上級供應公司應根據物資申請計劃在價格、質量及貨源穩定性等方面進行調研并組織貨源。⑦物管科驗收小組和上級供應公司聯合驗收。為保證驗收工作及時、準確地進行，提高驗收工作效率，必須做好驗收的準備工作；核實供貨單位提供的質量證明書、材質證明書、產品合格證、裝箱單、過磅單、發貨明細表等手續是否齊全；保管員對實物的質量和數量進行驗收工作。⑧管理員對照需求計劃填寫到貨登記。物資經驗收合格后辦理入庫手續，及時通知使用單位并作好記錄。及時建立健全物資臺賬，做到賬、卡、物三相符，提高管理質量。⑨物資入庫后必須實行“四號定位”、“五五擺放”，標識清楚，合理堆放，做好“五防”等工作，從根本上采取“預防為主，防治結合”的方針，做到早防早治，最大限度地避免和減少貨物損失。⑩區隊材料員網上申請，包括物資編號準確、名稱規范、規格型號準確標準詳細、注明品牌、計量單位統一、數量準確、注明使用地點和用途。{11}物管科網上審批。{12}交舊領新，物資出庫。物資及時準確地發放是物資倉庫管理的最終任務，也是物資部門監督用料部門按定額用料、節約用料的第一道關口，此項工作的好壞將直接影響企業生產和經濟效益。在物資發放時，保管員根據微機出庫單據，如實發放，必須堅持按質按量迅速及時，嚴格執行限額發料制度。{13}保管員網上確認。{14}保管員登記發料建賬。{15}月度盤存。應有一套完善的盤點程序和盤點制度，分定期盤點和永續盤點，依據盤點程序和盤點制度對倉庫的物資進行數量和質量的檢查，做到賬、物、卡三方面的數字相符，將盤點結果逐級上報領導，以便快速準確處理。{16}財務簽收。賬務管理不容忽視，我們應將傳統的檔案管理辦法和信息化手段有機整合，發揮檔案管理的綜合優勢。建立檔案室，把各庫每年的計劃、帳薄、入庫單、出庫單、過磅單、采購批復計劃、申報計劃存根、盤點表、交接記錄等分別存檔，有存檔記錄和查閱記錄；電子版本也應該有專機相應備份留存。
通過以上各環節職責分工，可以明確各環節及相關工作人員的工作內容和具體責任，同時對各環節人員如何工作做了明顯界定，使各環節人員嚴格按照物資流程完成相應工作，同時結合計算機應用數據的統計，為決策和管理提供準確的數據支撐。
2 物資流程精細化分工的效果
我們規范物資管理流程，就是杜絕任何形式的無計劃領取行為，做到所有領取物資有據可查。管理員對庫存物資定期逐條進行整理，全面掌握常用材料、配件的消耗規律。
物資管理流程避免了人為的疏忽和責任模糊造成的物資浪費和損失現象，更加明確各崗位職責分工，界定各崗位的職責和義務，使各崗位人員在工作中更便于把握和操作，利用各崗位把本崗位的工作做實做細。
通過物資管理流程的使用，對物資儲備量實施實時監控，及時將儲備情況向管理層上報，預防超儲現象的發生，切實執行“零庫存”概念，通過實施特定的庫存控制策略，實現庫存量的最小化，降低物資損耗和浪費，大大提升了我單位物資管理水平。
參考文獻：
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關鍵詞：中學檔案；檔案信息化；信息化建設
隨著信息技術的迅速發展，傳統的中學檔案管理模式已經不適應新時代的要求 ，因此中學檔案管理工作的信息化改革迫在眉睫，這不僅是時展的趨勢，也是學校管理工作不斷發展的客觀要求。然而中學檔案信息化建設給我們帶來便捷的同時也帶來了挑戰，如何解決這些困境成為我們思考的重點。
1 中學檔案信息化建設的意義
檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。
檔案信息化建設相對比傳統模式有以下意義：（一）、便于管理，有效提高中學檔案管理的工作效率。檔案信息化建設的過程中，所有檔案信息的存儲都依靠數據庫來實現，存儲形式可以包括文字、圖像、音像等多媒體形式。利用數據庫來進行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中學檔案的利用率。檔案的信息化管理通過數據庫來進行檢索查閱，方便快捷，改善了紙質檔案利用受時間地點限制的缺點，大大提高了檔案的利用率。（三）、便于存儲和共享，有效降低存儲空間和有利于檔案的二次利用。檔案信息化后存儲的時間相對傳統檔案更為長久，從存儲空間上來講，也更加有效降低存儲空間。同時電子檔案也便于共享，促進檔案的二次利用。
2 中學檔案信息化建設過程中面臨的困境
（一）、中學檔案管理觀念落后，對檔案信息化管理的認識程度不足。在學校的日常管理中，檔案管理工作一直是一個無足輕重的角色，目前許多學校雖然有建立綜合檔案室，但是由觀念不強，重視程度不夠，導致檔案室成為一個保管資料的倉庫。學校管理層領導對檔案信息化管理意識更是欠缺，使得檔案利用率不高，成為制約檔案信息化建設發展阻礙因素之一。
（二）、中學檔案管理投入資金有限，硬件設施陳舊落后。檔案信息化建設離不開對硬件設施的大力投入，目前中學管理工作的重心主要集中在教育教學及學校的整體發展，對檔案管理需要的現代化設備投入是相當有限，有些單位連綜合檔案室配備的基本要求都難以達到，更別提要滿足相關設備（比如刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件等）的更新換代。
（三）、高素質檔案管理專業人才匱乏。目前，中學人員編制緊張，檔案管理員多半是“身兼數職”，沒有經過業務培訓直接上崗，兼職管理員的教師日常教學任務繁重，根本無暇關注這個崗位。即使學校招聘專業檔案人員，極少是檔案管理專業，也缺乏業務的實際經驗，同時檔案管理人員也需要兼職其他任務教輔工作，導致檔案管理員這個職位形同虛設。檔案信息化管理人員，首先要具有檔案專業知識和管理經驗，掌握多媒體等信息技術，同時具備以上條件的高素質檔案管理專業人才可謂是少之又少。
（四）、檔案信息存在保密及安全風險。在檔案信息化實現資源共享的同時也面臨檔案信息保密和安全問題的挑戰。一是人為因素，檔案管理人員檔案保密意識和安全意識不強，導致檔案泄密。二是技術因素，檔案管理系統容易出現漏洞，極可能感染病毒或遭受攻擊，存在安全隱患，這對檔案工作造成威脅。
3 加強中學檔案信息化建設的策略構建
（一）、強化檔案信息化管理意識。首先學校管理層領導要加強檔案管理意識培養，意識到檔案信息化建設的意義和重要性。首先要成立檔案建設工作領導小組，并將檔案建設工作納入學校工作計劃和目標管理中。同時，建立檔案建設工作網絡，形成以副校長掛帥，檔案室具體負責，各部門協助抓的三級檔案建設網絡。
（二）、加大對中學檔案信息化管理建設的資金投入。檔案信息化建設需要軟件及硬件設施的大力投入，這需要上級主管政府撥款還有學校管理層領導的大力支持。有了資金保障，學校才能擁有規范的綜合檔案室，才能采購相關的硬件及軟件設備。要實現檔案信息化，不僅僅是基礎的軟硬件設施，還要跟隨電子信息技術的不斷進步，對網絡、檔案管理系統、安全防火墻等進行升級，對電子產品更新換代，使之適應信息化時代的發展。
（三）、引進和培養高素質檔案管理專業人才。學校要設立檔案專業管理人員崗位，招聘引進具有檔案管理專業的人才。檔案管理人員同時要具備強烈的責任心、良好的職業素養和服務意識等職業要求。學校也要提供檔案管理人員外出培訓學習的機會，更新檔案管理理念，掌握多媒體等信息技術，使其不斷提升專業技能和信息化知識，將檔案管理人員打造成具有雙重知識機構的高素質檔案管理專業人才。
（四）、加強檔案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。檔案管理的最終目的是要實現其利用的最大化，實現資源共享。為了杜絕安全隱患，必須制定一套完善的安全管理制度，從每個環節保障檔案信息的安全。第一要建立保密制度，如電子文檔借閱審批制度、檔案管理網絡系統使用權限制度等等。第二要設置電子文件借閱權限。在制作電子文件時要保證借閱人只能以只讀方式查看，以防被篡改或誤操作，造成文件失真或損壞。第三要對定期對電子文件進行異地備份，避免因人為、自然災害等因素造成檔案丟失。第四要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，保持溫度和濕度，防止存儲介質的磁化。第五要升級計算機服務器和數據庫的硬件設施，保證檔案信息數據庫在保存和運輸過程中穩定、安全。
4 總結
綜上所述，中學檔案信息化建設是今后檔案管理的趨勢，要成功推行，需要政府部門、單位擁有高度贊同的態度，相互配合，上下一心，克服困難。逐步實現中學檔案信息化建設的科學發展和創新進步。
參考文獻
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當前音像檔案管理的不足之處
技術落后造成資料缺損。傳統音像檔案以模擬信號存儲在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對保存環境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機構缺少必要的音像檔案存儲設備，沒有防磁防潮設施；倉儲庫房里溫濕度不能有效調控，造成磁帶和錄像變質、變色、發霉，導致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無法使用。此外，音像檔案資料在使用過程中，由于機器的接觸磨損會造成信號不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動、有雪花波紋，視聽質量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前國內音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機構的節目在播出后就存入庫房，成為檔案資料。有些廣電機構設置專門檔案資料室集中管理，隨時形成隨時入庫；有些機構則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機構的音像檔案是由頻道和個人分散保管。目前，國內仍有相當數量的廣電機構音像檔案未能進行集中統一管理，甚至沒有制訂基本的管理制度，對于收集的音像資料，一些機構缺少專業的編號、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續使用造成很大麻煩。
人才不足制約工作開展。與管理制度落后相對應的是音像檔案管理專業人才的缺乏。廣電機構的人事工作，只注重編導、記者、主持人等業務骨干的引進，而忽視了對音像檔案管理專業人才的招錄培養。有的基層廣電機構沒有專門的檔案管理崗位；有的機構音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉崗擔任，很少進行上崗培訓，因而缺少音像檔案編輯、研究、開發所必需的技術和素質。這些做法直接導致音像檔案管理、開發人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開展。
加強音像檔案的規范化管理
廣電機構加強音像檔案規范化管理，既要重視存儲介質、庫房改造等硬件設備建設，又要建立專門的規章制度，改善軟環境，缺一不可。
強化硬件：數字化存儲+網絡化傳輸。與傳統介質相比，數字化技術簡化了音像資料的存儲、檢索和使用，它把音像檔案以數據信號的形態存儲在媒介中，具有存儲量大、安全性高、格式統一等優點，用戶可以通過互聯網隨時隨地調用檔案信息。廣電機構可以將節目管理作為建立統一管理平臺的切入點，整合出節目流轉的最佳工作流程方式，并由此實現資源共享，逐步實現數字化管理。
對于廣播電視機構的生產運營來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為電視節目的生產服務。電視媒體檔案管理系統必須是一個能與節目制作網相關聯、全面的網絡管理體系。在節目的采編過程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統上直接查閱音像檔案，進行直觀的節目采編；另一方面可以利用原有的計算機軟件管理系統檢索、調用所需數字節目素材。數字化存儲和網絡化傳輸，能提高業務部門的工作效率，有利于實現音像檔案的價值增值。如英國 BBC 電視臺在購買紀錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術畫廊”網站上銷售，價格比成品節目高出數倍。
優化軟件：制度建設+規范管理。當前，我國社會處于重大轉型時期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規范化改革，因此，廣電機構檔案管理方式，必須盡快轉變到以依法管理為主的軌道上來。2001年12月25日國務院了修改后的《音像制品管理條約》，這是建國以來專門針對音像制品制定的管理條約，是廣電機構進行音像檔案管理的法律依據。
各級廣電機構必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統計鑒定等方面，建立嚴格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統一的規范標準，根據實際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規可依，對不按規定移交的單位和個人做出必要的處罰。
創新音像檔案管理機制
建立動態管理機制。傳統音像檔案管理以儲存為基本功能訴求，扮演的是倉庫的角色。音像檔案資料在各個臺和頻道分散管理，導致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動使用，難以達到資源共享，影響廣播影視事業產業的長期發展。
隨著“云”計算、視頻流等新媒體技術發展，廣播電視檔案的多種經濟價值、社會價值和戰略資源價值越來越受到廣電機構的重視。中央電視臺原臺長趙化勇認為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開發它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產性、效益性為指導的動態管理機制，深入發掘音像檔案資料的內在價值，形成廣電媒體新的收益增長點，是廣電機構檔案管理部門工作的根本出發點。
建立科學管理機制。音像檔案的科學化管理建立在統一的數字存儲和網絡平臺之上。在軟環境上，需要建設統一的編目標準和科學高效的管理規范，建立一整套完備的音像檔案管理系統。
對于國內的廣電機構來說，音像檔案科學化管理不僅局限于資料存儲，更重要的是為集團日常生產經營提供資源支撐，是內容生產的一個重要環節。音像檔案管理系統跟全臺網無縫連通，形成與節目制作網絡相匹配的網絡體系，理順檔案存儲和使用流程，實現檔案資料邊際效益最大化。美國CNN新聞網就對擁有版權的音像資料進行科學化管理，實現了音像資料存儲、管理、訪問的數字網絡化，音像檔案資料的社會價值和經濟價值被深入發掘。
建立集約管理機制。目前，社會化大生產已經成為廣播影視產業發展的主要模式。隨著產業分工不斷深入，廣電機構必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規律，完善音像檔案管理體制機制。必須建立健全音像檔案管理的長效機制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學管理、合理利用，減少不必要的非生產性損失。采用統一平臺、統一標準進行規范管理，優化音像資源配置，實現集約化管理。
實現音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應產業發展的高水平、專業化的管理人員梯隊。廣電機構設置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過上崗培訓和繼續教育，提高管理人員的業務水準，建立完善的招錄、培訓、上崗、考核機制，并通過多種方式提高檔案管理人員素質。
（作者單位：杭州文廣集團）
欄目責編：黎 莉
參考文獻：
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關鍵詞：房產檔案 信息化 發展趨勢 分步實施
隨著城市建設的飛速發展，房地產業顯現出強勁的發展勢頭，房產檔案的數量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，傳統以手工處理為主的紙質檔案管理模式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難等弊端，無法滿足房產檔案動態管理的需要，如何將先進的計算機技術手段與現代檔案管理理念相融合，提高房產檔案利用價值，成為目前急需解決的問題。通過幾年的探索實踐和不斷改革創新，我們的檔案管理已從傳統目錄式管理，逐步實現了數字化和電子化管理。
1.前瞻考慮，立足實際、順應檔案信息化發展的必然趨勢
1.1加速推進房產檔案信息化建設的重要性。以前我區房產登記發證雖實現了計算機系統管理，但房產檔案管理還采用了人工整理、紙質檔案保存、人工查找與計算機檢索并存的信息條結合目錄管理方式，已落后形勢發展要求。房地產管理部門唯有及時掌握房產檔案信息，確保權屬信息的真實安全，實現房產權屬檔案的數字化，才能真正行使好人民賦予的重責。因此，加速推進房產檔案信息化建設工作，建立起一套立足實際、完善、安全、快速的房產檔案信息系統，是促進我區房地產業持續、健康發展的重要手段。
1.2加速推進房產檔案信息化建設的緊迫性。近幾年來，房地產業已發展成為我國舉足輕重的支柱產業，房地產管理部門在宏觀經濟發展和調控中的地位愈來愈突出，責任也愈來愈重大。房產檔案經常地被查詢、翻閱和復印，對檔案原件人為的觸摸污損和在靜電復印過程中光照帶來的危害及機械損傷，使得原件壽命大大減少，原件的有效保護和公眾服務也迫使檔案的信息化建設加速推進。
1.3加速推進房產檔案信息化建設的艱巨性。實現檔案信息化建設絕不是一個階段性的工作，我們檔案室現有庫藏檔案二十多萬卷，如要建立與紙質檔案（原件）一致、同步更新的電子文件復本，需構成海量存貯的房產權屬電子檔案數據庫。通過計算機網絡，支持房產交易、抵押、登記發證等業務的檔案生成、電子化查詢、檔案調閱， 以及滿足社會各界的檔案電子化查詢，需要我們將歷史資料精心整合成可供利用的信息化資料，來不斷滿足規范管理，服務創新的需求。
2.分步實施，梯次推進，搭建技術先進，通用性強的檔案管理信息平臺
2.1全力以赴完善房產檔案信息采集平臺建設，實現檔案信息數字化
為穩妥做好檔案資料物理形態，符合信息化環境和目標的轉化，我處與臺州市房地產管理處一起研制開發出能充分體現房產檔案原貌的數據采集整理、掃描錄入的數字房產管理共享系統，通過整理錄入至系統內，將實體檔案案卷利用掃描儀進行圖像采集掃描，對歷史久遠、不宜掃描的紙張采用數碼相機拍攝，形成圖像數據保存在計算機中，建立電子影像檔案。實現圖檔有機結合，使檔案信息組織形式發生本質變化，由原先的紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，使檔案“數據倉庫”豐實起來。
2.2穩步推進房產檔案信息存儲處理平臺建設，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化
要實現檔案信息化建設，必須要加強數據庫建設，因為數據乃檔案信息化建設的重要組成部分， 是信息資源之所在。我處數字房產綜合信息數據庫系統采用Browser/Server（瀏覽器/服務器）和Client/Serever（客戶/服務器）相結合的模式，分三層體系架構，分別建立產權產籍綜合業務數據庫、實物影像數據庫、政務綜合數據庫及圖形數據庫。
房產檔案管理系統采用先進的計算機數碼成像技術，采用數碼影像為基礎的全數字化檔案管理、集中管理體系下的檔案網絡化管理手段，實現檔案影像信息共享，無紙化的辦公體系。設有檔案日常入庫、檔案錄入管理、檔案利用管理、檔案查檔管理、檔案注銷管理、檔案后期維護、虛擬庫房管理等七大模塊，通過該系統，把檔案管理所有業務全部納入了微機管理。系統采用簡潔的單窗口方式，人性化設計的人機交互界面，避免用戶糾纏在多窗口中，易于檔案工作人員更能輕松地掌握和維護，使我們的檔案信息化系統軟件應用得心應手，充分發揮出管理數據庫的強大功能。
2.3嚴密布局房產檔案信息傳輸平臺建設，實現檔案信息網絡化
一、基建檔案管理的重要性
到現在為止，我國有很多人已經在基建檔案管理的領域進行了深入的研究。他們認為基建檔案的管理工作是十分重大的，只有管理和保護好檔案，才能夠將這些工程方面的精神文明保存下來，方便人們閱覽。如果管理不當，很有可能會造成基建檔案的損壞，這樣基建檔案的數據就會面臨越來越少的情況，因此，基建檔案的管理人員最重要的任務就是保護好這些檔案。有人認為基建檔案的閱覽對于檔案的完好保存來說會有一定的威脅，這種威?{體現在檔案的搬運過程以及翻閱的過程中，在搬運的過程中，檔案管理人員一定得要清點好，避免檔案的丟落，在搬運的過程中，應該將相同類型的檔案放在一起，既方便基建檔案管理人員記錄和整理，還能夠讓使用者清晰明了。在基建檔案的使用過程中，人們應該對檔案進行愛護和珍惜，因為基建檔案是要長期保存的，當建設項目過程中出現任何問題，基建檔案都需要派上用場，所以基建檔案的保護和保管是十分重要的。在使用基建檔案的過程中，使用者與檔案會進行直接的接觸，檔案管理人員要呼吁使用者進行文明閱覽，在閱覽的過程中不能夠隨意在檔案上亂花，也不能夠折角，不能夠做任何損害檔案的行為，一旦發現這種行為，就要給予嚴肅的警告。總之，基建檔案的保護是檔案管理人員最大的責任，檔案保存完整，我國的精神文明才會一直延續下去?；n案的管理需要引起人民足夠的重視，即將檔案的管理對于加強工程項目的建設力度有很好的作用，對于后人對之前的工程進行調查了解也十分重要，因為基建檔案是我國工程建設的結晶，能夠以直觀的形式呈現給人們完整的數據。
二、現代化管理手段在基建檔案管理建設中的應用策略
1、做好應對緊急事件的措施
利用現代化做好應對基建檔案管理中的緊急事件是十分重要的。人們在對基建檔案進行借閱之前基建檔案的管理部門應該進行詳細的計劃，明確出現意外情況以后檔案的負責人以及承擔后果的人員，做到權責分明。其次，還應該預防一些可能出現的人為傷害，例如有人故意縱火，故意搶劫等等。這些情況都應該進行提前的預測。認為情況是可以預防的，可以做好安保措施，必要的時候要有武警監督，自然災害是不可避免的，應該事先明確責任制度。在進行基建檔案管理之前應該提前檢查所有的設備，例如監控設備，防火設備，電子設備，音響設備等等，如果設備發生了故障，應該有維修人員在場，及時對故障設備進行維修，將影響降到最小。其次溫度和濕度對基建檔案管理的影響也是很大的，必要的時候適當的調節一些溫度和濕度，一方面保證所有的設備正常運行，基建檔案得到好的存放，另一方面還可以保證基建檔案能夠長期的正常存放下去，既然能夠預測到基建檔案的管理過程中所有可能發生的危險，就要有應對這些危險的措施。例如在基建檔案借閱的過程中，會用到電子設備，如果設備出現故障要找到工作人員進行及時維修，如果資料丟失應該用備用的資料庫；每個操作環節都應該有專門的負責人員，當某個環節出現問題，就應該找到負責人的工作人員，進行適當的修復措施；在開始借閱以及結束的時候都會轉移基建檔案管理室，基建檔案在轉移的過程中很可能會發生意外，因此就需要找到正規的運輸公司，這樣能夠在很大程度上保障基建檔案的安全；如果基建檔案在存放的過程中屋內發生滲水情況，就應該及時轉移基建檔案，消除造成滲水的源頭，讓基建檔案受到最小的傷害，修復好后再將基建檔案放回原來的地方，保證相同的情況不會再次發生；當基建檔案被昆蟲及微生物的破壞后，應該先檢查被破壞的基建檔案，然后挑出來，將保存完好的檔案與被破壞的基建檔案分開，防止好的基建檔案被破壞，然后處理受到破壞的資料，等到環境恢復后在進行歸類；如果在基建檔案的管理過程中發生火災，一部分人負責轉移電子設備，因為電子設備如果有火苗靠近，可能會造成更大的傷害，其次應該轉移保存完好的基建檔案，防止好的基建檔案被燒壞，一部分人用滅火器進行滅火，在滅火的過程中應該使用干粉滅火器或者氣體滅火器，不能夠使用液體滅火器，液體滅火器會對基建檔案及檔案造成一定的破壞，因此要用適當的方法來處理特殊的情況，在處理火災的時候要將人們的安全放到第一位。所以人們應該利用現代化管理手段做好應對基建檔案管理中的緊急事件。
2、利用現代化管理手段對基建檔案進行規范化管理
現代化管理手段在基建檔案管理建設中的應用需要得到人們足夠的重視，在我國的工程建設中，每一個參建部門都應該設立相應的檔案室，并且對基建檔案進行規范化管理。為了更好的管理基建檔案，相關部門應該做到以下幾點：
（1）在存放基建檔案時維持適當的溫度和濕度
基建檔案在存放的時候存放地點的溫度不應該超過二十攝氏度并且不高于十五攝氏度，溫度過高會對紙張以及特殊材質的書籍造成一定的破壞，溫度過低容易使紙張發生皺縮現象。基建檔案在存放的時候濕度應該維持在百分之五十到百分之六十之間，濕度過低會使紙張發澀，翻頁的時候容易撕裂，濕度過高會使紙張受潮，嚴重的時候還會發霉。因此保持適當的濕度和溫度是非常重要的。這樣才能夠將基建檔案長期的存放下去。
（2）出借基建檔案及時歸還
在進行基建檔案借閱的時候應該提前對需要出借的書籍進行登記，在出借的過程中借閱人員應該給予最好的保護，借閱完以后應該及時向相關部門歸還基建檔案，最多不能夠超過七天。在歸還基建檔案以后，應該將檔案存放在倉庫中，倉庫中應該配有安全裝置，并且倉庫內的溫度和濕度應該也是適宜的。對于一些特殊材質的基建檔案以及沒有備份的基建檔案，應該盡量減少借閱的次數。
（3）基建檔案目錄應該完整且準確
基建檔案的目錄登記是十分重要的，也是管理過程中必不可少的一個環節，對于基建檔案的管理有重要的意義，因此基建檔案的目錄應該是十分準確的，在進行保管之前要經過反復的確認，其次目錄應該做的精細一些，讓人們看上去更加清晰明了。目錄在保管過程中以及借閱過程中都有很大的作用，因此，目錄的制作一定要十分精細，所有的目錄都要存檔，一方面便存檔，另一方面方便記錄。
