時間：2023-06-07 09:11:20
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇單位檔案管理工作總結，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
這一年以來，我們有得也有失，有苦也有甜，但是不論歡笑或淚水，都將會是我們每個人在愛心社彌足珍貴的珍藏。下面小編給大家分享一些檔案管理個人年終工作總結，希望能夠幫助大家，歡迎閱讀!
檔案管理個人年終工作總結1一、機關檔案工作
根據市檔案局推進檔案立卷改革工作的進一步要求,在市檔案局業務指導科的精心指導下，我鎮機關綜合檔案室20x年文書檔案仍然以“件”為單位，保管期限以“永久、30年、10年”整理歸檔。通過檔案進一步立卷改革，我們體會到，利用檔案方便快捷，而且規范安全，方便查找、借閱，提高了檔案管理工作效率。同時完善了實物檔案、聲像檔案、科技檔案等專業檔案的歸檔立卷工作。做好黨委、政府文件匯編，檔案利用效果匯編，各類案卷目錄和有關資料匯編。為領導提供決策依據、為部門提供憑證依據，不斷提高檔案的利用價值。目前我鎮機關綜合檔案室共有檔案總數1305卷/2261件，其中本年度整理歸檔20x年度26卷/295件;文書檔案676卷/2003件，其中本年度整理歸檔20x年度292件;科技檔案86件;專門檔案{會計檔案}180卷;聲像檔案2冊;文書資料447冊，其中本年度整理20x年度26冊;實物檔案177件，其中本年度登記歸檔20x年度5件;實物檔案177件中印章類登記65枚，獎牌類登記112件。
二、基層檔案工作
我鎮村、居委會檔案工作緊緊圍繞“五有”工作部署，即有分管領導、有檔案工作員、有檔案裝具、有各門類檔案、有檔案管理制度。按照鎮委分管領導張利民委員要求的“四個心”，即做到熱心、恒心、耐心和細心，不斷完善檔案制度，加強檔案業務建設，不斷探索創新，使村委會和居委會檔案工作邁上了新的臺階。
1、完善管理制度。
制訂了檔案工作的領導與檔案人員崗位責任制，制定和完善了檔案工作管理目標制度，狠抓薄弱環節，使我鎮村、居委會檔案工作逐步納入規范化、制度化。
2、加強檔案業務建設。
為確保村、居委會檔案建設工作有序發展，我鎮采用“請進來”的辦法，加強村、居委會檔案業務培訓，專門邀請市檔案局業務指導科來我鎮舉辦檔案業務培訓班，提高業務素質，不斷增強檔案意識。
3、重點指導、培育了++村、++村、+++居委會等三個“檔案管理”示范點，并在此基礎上組織村、居委會檔案干部，分成四個組進行了一次互查、互評活動，總結經驗、取長補短。
工作的實踐使我體會到，作為一名檔案工作者，要想做好檔案工作，首先就要愛崗敬業，從心底里熱愛檔案工作，同時還要有一定的社會責任感和腳踏實地的奉獻精神，認真學習和掌握一些相關的專業知識，掌握檔案工作的內在規律，這樣工作就會游刃有余，處于主動地位，忙而不亂，有條不紊。
三、存在不足
1、檔案意識較淡薄，思想未到位。
部分人員對檔案工作仍不夠重視，個別同志根本就沒有檔案意識，一定程度上影響了檔案工作的開展。
2、基礎設施較差。
檔案裝具、材料等設施達不到上級部門對檔案工作的要求，使檔案保管利用受到影響，隨著社會發展，辦公自動化技術的應用、電子文件應運而生，傳統的歸檔方式已不能滿足社會需要，但受到經濟制約，我鎮的.檔案工作只能依據傳統的方式進行歸檔。
3、檔案收集不夠齊全。
各辦公室形成的文件材料，各自存放，一些專業檔案和照片檔案易散落在各個辦公室，收集、整理它們也就很難，造成檔案收集完整率、歸檔率低。
四、整改措施
1、進一步加大《檔案法》的宣傳教育工作，使全鎮干部樹立“依法治檔”的意識，把檔案法制化建設抓好做實。
2、把檔案工作列入全鎮整體工作考核的目標責任，統盤安排，認真落實。
3、加大對檔案治理的投入。
積極向上級各部門爭取資金改善檔案硬件設施，配齊配強檔案工作人員，逐步使我鎮的檔案工作走上規范化、制度化軌道。
4、進一步開發和利用好檔案。
積極主動為現實工作提供參考、借鑒、憑證。同時積極對檔案信息資源加以開發，使之為領導決策提供依據。
5、加強自身檔案知識修養，提高業務水平。
積極參加市檔案局組織的培訓，認真學習有關檔案方面的知識，勇于創新，注重工作實效。
6、充分發揮計算機互聯網的作用，注重做好涉及廣大群眾切身利益的人事編制法規、規章和有關政策的公開工作，全心全意為人民服務。
五、20x年度檔案工作計劃
通過20x年度工作回顧，檔案管理工作確實存在著很多不足，決心在新的一年里，在市檔案局以及鎮黨委政府的正確領導下，結合實際，切實改進工作作風，樹立進取爭先的意識，使檔案工作不斷趨向規范化、標準化、日常化，保證檔案材料完整和齊全。
明年檔案工作思路著重分為三個方面：即：重點、熱點和亮點。
重點：深入開展業務指導，在做好機關檔案工作同時，抓好基層檔案工作管理。進一步深化計算機輔助檔案管理，實現檔案管理工作的現代化。
熱點：深化基層檔案工作，舉辦一次學習檔案法律、法規、業務知識等競賽活動，赴先進單位學習取經，不斷提高完善檔案管理的業務素質。
亮點：創新檔案工作機制，進一步重點培育++村為“++市行政村檔案工作規范化管理合格村”，著力打造居委會成為“++省二級檔案”示范點。并總結經驗加以推廣，充分發揮典型示范作用，為我鎮基層檔案工作樹立榜樣。
檔案工作是整體工作不可缺少的重要部門，因而與鎮展望未來經濟發展水平相適應，檔案工作要站在新的起點和高度、不斷加強檔案意識完善檔案制度建設，把檔案的資源充分利用起來，確定檔案服務重點方向，創造更多的服務方式，開拓收集范圍，不斷提高檔案利用率，積極主動地為各行各業服務，努力實現檔案工作新發展，為檔案事業貢獻智慧和力量。
檔案管理個人年終工作總結2今年我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。20x年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室;撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，20x年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，20x年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印;文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
三、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
20x年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，20x年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷;20x年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》;與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
四、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。20x年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基矗
五、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。
由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
2、加大資金投入，強化檔案現代化管理。
隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。我們將進一步加強檔案現代化管理，有效發揮檔案的信息功能。加大資金投入，做好各項基礎工作，加強檔案的規范化管理，不斷提高檔案管理的現代化水平，充分發揮檔案的作用，為推進全市文化事業繁榮發展做出積極的貢獻。
3、加大檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質。
今年，要邀請檔案局專業人員，適時舉辦全市文化系統檔案管理人員培訓班，加大培訓工作力度，提高檔案管理專業人員的素質，以帶動全市文化系統檔案管理水平的提高。
檔案管理個人年終工作總結3檔案整理工作已快尾聲，現從幾方應對自我工作進行總結：
一、近兩個月來做了哪些工作
二、在整理過程中存在哪些問題，是如何解決的
三、分析問題產生的原因，探索人事檔案工作將來如何開展
四、本次檔案整理工作的好處
從20x年3月1日來總部報到，至今已歷時50天時間，期間在張志英同志的傾力協助、支持、關心下，我們把公司本?a href='//xuexila.com/yangsheng/kesou/' target='_blank'>咳嗽薄⒄牡?a href='//xuexila.com/chuangye/zhucegongsi/fengongsi/' target='_blank'>分公司、河津分公司、寧夏、華澤等單位副處以上人員的檔案共計72本進行了審核、補充、整理歸檔。
同時，對其它單位的檔案管理人員進行了培訓、指導、具體幫帶、輔助整理等工作。受培訓人員達10多人，培訓時間貫穿整個整理過程，隨來隨培訓。
在整理過程中，每份檔案都有不一樣程度的缺短材料，我們補充完善了1200多份材料，復印800多件原件，補做《干部任免審批表》400多份，在作表時查找相關文件資料400多件，補蓋公章1200多個。(審批表、復印件需加蓋公章，張工親自多次去北京或到原單位補蓋，或找人順帶等等，千方百計做這些工作)。
在補充完善了歸檔材料后，透過準確分類、裁剪修補、認真書寫分類號和頁碼，打印目錄、整齊裝訂，使近80份檔案完美上架。一份檔案，不經過10次以上的反復是上不了架的，我們就利用周末或晚上加班，使工作時間有了保障。
在整理過程中發現存在共性的問題有以下7個方面：
1、年齡出現多個版本，隨意更改;
2、姓名隨意更改，多用同音字;
3、《干部履歷表》多年不填寫，填寫了的缺照片，缺本人簽字，缺機關蓋章，不規范;
4、在應審計的崗位上工作過的干部，沒有審計報告或結論性的審計材料(普遍沒有歸檔);
5、掛職人員、培訓人員、出國人員所需的鑒定、成績、審查表等普遍缺少歸檔;
6、受獎干部缺少登記表、審批表，只是帶給了獎狀復印件;
7、《干部任免審批表》缺的程度很嚴重，有的干部已是副處甚至以上，竟沒有一張任免表，有的離開原先單位十多年了，職位多次變動，任免表還停留在原單位僅有的幾張。
對以上存在的問題我們是怎樣解決的?
①、對年齡的確認，我們依據檔案里最早出現年齡的那份材料(一般是《入團志愿書》)，再參考本人身份證，如若相差但是2個月，就與其身份證持續一致，盡量不給其以后的生活造成麻煩。對于相差一年或兩年的，嚴格依據最早的那份材料來確認。
②、對姓名中出現多音字的，請其出示“更改姓名證明”，或不曾更改的，只是自我隨意寫，就在檔案目錄前填寫《檔案中存在的問題》。
③、對于《干部履歷表》短缺的，已無法重新組織填寫的，只能成為遺憾。缺照片、本人簽字的，我們盡量找本人索要相近時代的照片補貼上去，需補蓋審查機關公章的，去原單位補蓋。并指導規范填寫新的履歷表。
④、對參加過培訓，受過獎勵的人員索要培訓證書、獎狀等原件進行復印，并對復印件加蓋人資部公章，填寫復印人姓名。
⑤、對《干部任免審批表》的補做，我們在人資及黨群部門配合下，查找當年的文件，依據其文號、時間、任免資料，并查找出本人的簡歷，重新制作相應的任免表，并補蓋相關部門的公章。
總上所述問題，分析存在的原因有以下幾方面：
①、出生日期的前后不一致，有陰陽歷、采用虛歲等不一樣習慣造成的，也有筆誤，也有個人為滿足入學、參軍或參加工作所務必的年齡條件而有意所為。
②、姓名出現同音字，是歷史原因造成的，在沒有居民身份證的年代，人們對自我的名字隨意換用與其同音的字，總之，沒有確定名字的觀念和意識。
③、對于《干部履歷表》的缺失及不規范、審計報告、培訓成績、鑒定表、獎勵人員登記表、出國人員審查表、干部任免審批表等等材料的缺失，我認為主要原因在于人事檔案管理部門沒有及時組織填寫、收集歸檔所造成的。
為什么這么說呢?因為一般員工、干部不了解人事檔案，沒有歸檔的意識。那么及時收集歸檔是人事檔案管理人員責無旁貸的工作。
然而目前的現狀是，各單位人事檔案都是兼職，沒有時間精力來分管這塊，而且這塊的制度也不健全，以致造成不能對應歸檔的材料及時、完整歸檔，使人事檔案雜亂無章地塵封在鐵皮柜里，多年無人問津。
我們在整理檔案的過程中，感到最費時、費力的就是補充、收集缺的材料，一旦材料齊全，那整理工作就是既快又簡單的。
針對存在這么多的問題及目前人事檔案工作的現狀，我有以下不成熟的想法及推薦：
1、首先設崗，設專人負責人事檔案管理工作，制定、完善檔案的收集、歸檔、整理制度;
2、檔案管理人員組織員工、干部開展講座，提高大家的歸檔意，變被動為主動;
3、管理人員跟蹤、收集，構成網絡管理，比如在人資登記的參加培訓人員，參加資格、職稱考試人員、出國人員、受獎勵人員，檔案人員要首先獲取這些人員的名單，然后跟蹤，一一收集歸檔，這樣就不會有紕漏。
(訂制度：參加以上的人員務必及時上交相關資料，且與報銷差旅掛鉤等)。
如果檔案管理部門能按制度及時收集就應歸檔的材料，而且廣大員工、干部都具備了歸檔的知識及意識，那出現缺失的檔案材料的幾率就會大大降低，甚至不會出現這樣的狀況。
透過這次檔案整理，以及對各分公司檔案人員的培訓，使公司本部及各分公司的檔案整理工作全面展開，把以往塵封多年的檔案進行了審核、補充、整理，使遺留的所有問題得到了全面解決，從中找到了存在的問題，總結經驗教訓，為以后人事檔案工作步入正軌，打下堅實基礎!
檔案管理個人年終工作總結4一、提高服務質量，做好電腦及其外設的維護工作
日常工作中，我們的電腦維護工作量比較大。主要原因有三：一是工作量大、人員少;二是基層檔案室多且分散在各二級單位;三是我館辦公自動化設備多。但大家齊心協力、團結協作、認真負責，努力做好電腦及其外設的維護工作：
1、快速排除系統故障。
工作中我們堅持履行與處里簽訂的工作目標責任書的承諾，做到隨叫隨到，及時解決各檔案室上報的電腦系統故障問題。半年來，通過電話指導排除的突發故障大約110多起，現場排除故障70多起。
2、不定期對電腦設備進行維護，提高設備的完好率。
3、與基層檔案室聯系，征求服務意見，在此基礎上不斷改進工作作風，明確工作定位和服務承諾，明確工作目標。
二、加強檔案管理的現代化建設工作
1、繼續完善單機版文檔案數據庫建設工作
2、設計開發了普光檔案管理數據庫
3、做好電子文件上傳的系統的后臺監控
4、做好兩個網絡版數據庫的后臺監控和系統使用指導工作
5、作好數據庫備份工作
三、加強檔案館內部網絡管理工作
1、做好檔案樓內網絡的維護、管理工作，保證樓內各單位網絡的正常運行。
2、認真做好各檔案室計算機的安全防護工作，保證每臺電腦都在安全狀態下運行，全年沒有一臺電腦因安全防護不到位而影響工作，確保上網檔案數據的安全。
3、及時更新檔案信息網站動態信息、數據庫信息和各靜態版信息
四、做好網絡版及單機版數據庫應用的業務指導工作
1、到檔案室直接答疑解難，解決檔案人員提出的數據庫及計算機方面的有關問題。
2、配合處里舉辦的相關業務培訓班對全員進行培訓工作;
3、通過電話及qq及時解答業務問題。
五、強化制度，規范內部管理
今年我們加強了內部管理工作，實行面各個人的'業務考核，對個人工作量及工作進度進行考核，提高了工作效率及質量，同時加強機房管理，保證設備安全正常運行。
六、存在的問題
一是業務技能還不能完全到位，對數據庫的高層次開發應用還有待于進一步的提高;
二是沒能按計劃完成單機版科技檔案數據庫的設計工作。
在今后的工作中還要不斷學習，不斷的提升業務能能力，斷續做好本職工作，為我處檔案現代化管理工作提供有力的技術支持。
檔案管理個人年終工作總結5今年以來，我局檔案工作在上級業務主管部門的監督和指導下，全面落實科學發展觀，深入貫徹執行《檔案法》，嚴格按照《省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》的要求辦事，在嚴格管理、加強組織領導、提高業務技能等方面真抓實干，做到了檔案工作規范化、制度化。現就我局來檔案管理工作總結如下：
一、組織管理
1、局領導高度重視檔案工作，今年重新調整了局檔案管理領導小組和檔案鑒定小組。
明確了一名局領導分管檔案工作，配備了專職檔案工作人員，健全了由全局各科室兼職檔案員組成的檔案管理網絡;同時保證了資金的投入，落實了檔案業務工作所需經費。
2、制定了司法局檔案工作目標考核辦法，將各鄉鎮司法所的檔案工作列入目標考核資料，并要求各鄉鎮司法所嚴格執行，認真落實。
3、建立健全檔案管理制度，制定并落實了《文書檔案綜合管理辦法》、《檔案管理人員崗位職責制》、《檔案管理制度》、《保密制度》等一系列檔案管理制度，落實專人管理，明確了職責，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現了制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。
檔案構成永久1件、長期3件、短期1件。
4、安排專人對電子文件進行歸檔管理，使我局檔案管理逐步走向電子化。
二、檔案業務建設工作
1、有適宜保管檔案的專用庫房，能容納近20年來檔案資料，檔案專用庫房門窗堅固、位置適當，不潮濕、不漏雨，備有溫度計、干粉滅火器、空調、電腦等設備保護檔案，以確保檔案資料無安全隱患。
2、有數量充足、質量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴格按照國家標準要求裝訂。
3、歸檔文件嚴格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，貼合有關規范要求。
4、將文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建(災后重建、重點建設項目)檔案、實物檔案、電子檔案分門別類整理歸檔，并且歸檔文件資料齊全，貼合規范要求。
5、根據我局實際狀況，建立了檔案借閱和利用登記制度，完善了
《借閱檔案文件登記薄》，做到了查閱登記、退檔注銷等手續齊備。
檔案管理利用率得到明顯提高，個性是公證檔案，在帶給證據、查找合同依據等方面，為當事人帶給了快捷、方便的服務。
6、嚴格按照上級業務主管部門的要求在規定的時間內報送紙質文件目錄及電子文檔目錄。
三、檔案管理工作
我局辦公室集中保管本機關各種門類和載體的檔案，檔案保管安全，設施設備到位，無安全隱患。
文章編號：1004-4914（2016）05-221-01
一、研究意義
生產檔案作為基層研究所產品科研生產過程中的真實記錄，不僅代表著產品生產過程的歷史，也代表著我們單位生產運營的歷史過程，更是促進我們單位事業持續有效發展的重要依據。生產檔案管理工作已成為基層研究所基礎性管理工作不可或缺的一部分，做好基層研究所生產檔案管理工作意義非凡。
二、檔案相關定義與分類
（一）定義
檔案是指企業在研發、生產、經營和管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。
檔案是指反映企業在研發、生產、服務、經營、管理等各項活動和基本歷史面貌的，對本企業各項活動、國家建設、社會發展和歷史研究具有利用價值的文件材料。
本文所指的檔案是橡膠與密封研究所批量或小批量生產密封劑、橡膠膠料和橡膠制品以及非金屬試驗室檢測過程中形成的、具有保存價值的合同、原材料質量證明、生產流程卡、生產記錄、檢測記錄等具有保存價值的文件材料。
（二）分類
目前基層研究所涉及檔案按檔案性質分，可分為科研生產檔案和產品生產檔案；按體系劃分，可分為質量體系檔案、宇航體系檔案、實驗室體系檔案，本文研究的是產品生產檔案和非金屬試驗室檢測記錄。
三、目前基層研究所檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案意識薄弱
生產檔案管理作為基礎性管理工作往往引不起高度重視。一般情況下，基層研究所大部分人員致力于科研、生產的發展工作，生產檔案工作最為基礎性管理工作，往往不受重視，認為檔案管理工作可有可無，這樣容易導致歸檔不及時甚至檔案缺失的問題。
（二）檔案管理缺乏有效培訓體系
目前基層研究所從事檔案管理工作的均是兼職人員，絕大部分沒有專業的檔案管理知識背景，且人員流動性較大，而歸檔任務繁重，往往都是進行簡單的檔案管理過程培訓，沒有統一的檔案管理相關知識培訓，對于檔案收集人員往往存在檔案收集不全、整理不到位的問題，對于檔案管理人員容易存在歸檔資料檢查不全面、歸檔流程不清晰的問題。
（三）信息不對稱
基層研究所目前歸檔范圍主要包括生產檔案和試驗室檢驗檔案，生產檔案一般依據合同歸檔，兼職檔案管理人員對實際應歸檔數量和合同履行率情況不了解，缺乏統一的信息檢索平臺，只能電話或郵件實時告知及時歸檔，對于實際應完成情況無法考核，這樣容易導致部分合同未歸檔的情況。
四、如何做好基層研究所檔案管理工作
（一）加強領導和員工重視程度
要想持續做好產品檔案管理工作，必須提高領導和員工意識，領導的重視程度直接決定了檔案管理工作的地位。首先，可以成立基層研究所檔案管理小組，由研究所領導為組長，兼職檔案員和各班組長為組員；其次，檔案管理小組對每年檔案管理工作進行部署，年初有計劃、年底有總結，每季度各班組根據實際合同任務進行檔案管理工作總結，并根據獎懲制度進行考核，提高檔案管理工作的重要性；第三，定期組織各班組歸檔人員的溝通交流會，讓從事檔案管理工作的人員感受到該項工作的重要性和價值性，同時也能就實際檔案管理工作中遇到的問題進行交流，切實提高檔案管理從事人員的工作積極性和工作熱情；第四，落實檔案管理工作相關考核激勵制度。通過考核激勵，不僅能夠起到約束作用，同時也能有效調動員工的主動性，提高工作成就感。
（二）建立檔案管理工作培訓體系
基層研究所檔案工作細致、繁瑣，檔案管理工作人員的素質和業務水平在很大程度上決定了檔案管理工作的質量和效率，針對目前基層研究所檔案管理工作人員的設置情況，建立一個有效的培訓體系至關重要。首先，加強崗前培訓。基礎研究所人員流動性大，但交接工作未必做到及時有效和全面，因此對于從事檔案管理工作的人員必須進行崗前培訓，讓其熟悉檔案業務流程。第二，加強檔案管理知識（業務）培訓。這個不僅要針對兼職檔案人員，也要對全員進行宣貫，檔案主管部門可以定期對基層研究所兼職人員進行相關知識培訓，拓展兼職檔案管理員的理論知識和業務水平，同時由兼職檔案人員對其研究所各部門兼職歸檔人員進行知識宣貫，分層逐級提高全員檔案管理意識。第三，不定期組織向外單位先進檔案管理部門學習，了解先進檔案管理經驗和做法，并結合自身工作思考借鑒之處。
（三）運用管理工具進行檔案管理工作
關鍵詞：公路檔案；管理制度；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-01
一是公路檔案管理思想認識不能適應新時期要求。當前，很多單位的公路檔案管理思想不開放，思路不開闊，在檔案收集、整理的范圍中還只停留在上級文件、人事任免、會議記要、工作總結、工程竣工報告等一般性材料上，而對于新時期為適應公路系統改革而出現的新領域，如養護中心、產業開發等部門的檔案資料卻收集得很少，對于在現代化工程施工中產生的新材料、新工藝、新方法等高科技檔案資料的整理、歸檔也很欠缺。
二是公路檔案管理人員不能適應新時期要求。目前，很多單位的檔案管理工作人員年齡老化，檔案專業知識貧乏，特別是檔案現代化知識掌握極少，遠不能適應時代要求；部分年輕檔案管理人員工作能力差，專業水平低，綜合素質不高，不能完全駕馭和適應當前的公路檔案管理工作；檔案人員更換頻繁，同樣也是制約檔案發展的因素，為什么文化素質不高的同志任檔案人員而且還時常更換呢？這主要是領導頭腦中有一種思想上認識偏差，認為做檔案工作量小、要求低，不需要太高素質的工作人員，認為差不多就可以了。
三是公路檔案管理設施不能適應新時期要求。隨著公路事業的發展，公路檔案的門類、載體也日趨多樣，由原先單一的紙質，發展到現在的電子文件磁性載體，檔案資料日趨豐富起來。而目前不少公路單位的檔案管理設備還停留在七八十年代的水平上，缺少現代化辦公設備對這些新型檔案材質進行整理、歸檔、保管；有些單位雖然配備了微機等設備，也發揮不出真正的檔案保管實質性作用。
其實這樣認識是非常不正確的。公路檔案的收集、整理、歸檔、管理和檔案室與時俱進的發展，有著十分重要的作用和意義。公路檔案是公路部門現代化、科學化發展的歷史記錄，是促進全面工作、開創新局面的幕后保障，是領導科學、正確決策的參考依據，是生產建設的查考憑證，是科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材。公路檔案管理工作還是創建文明行業的重要內容，是衡量一個單位綜合文明程度的重要標志。因此，我們必須重視公路檔案管理工作的發展。
那么怎樣做好新時期的檔案管理工作呢？
第一，提高認識，加強領導。單位主要領導要充分認識公路檔案管理工作的重要性，將其納入發展規劃，列入工作議事日程，加強學習，定期召開會議，安排研究部署落實。建立健全檔案管理網絡體系，明確各部門職責，形成黨政工青婦團齊抓共管，使檔案管理工作成為“聚焦點”，為各項公路業務工作目標管理提供可靠的全方位服務。
第二，提高公路檔案工作隊伍的綜合素質。提高公路檔案管理工作人員的綜合素質，是提高檔案管理水平的“關鍵點”。檔案人員應該熱愛自己的本職工作，刻苦鉆研，不斷提高自己的專業知識和業務素質，適應新形勢下檔案工作的需要，有的放矢做好檔案工作。要及時調整充實檔案管理隊伍，推動隊伍年青化，提高隊伍專業水平，及時舉辦公路檔案現代化專業知識培訓班，不斷加強檔案人員的職業道德，提升管理技能，培養一批政治信念強、專業水平高、愛崗敬業的新時期公路檔案管理人才。
第三，更新觀念，開拓創新。當今社會從計劃經濟轉化為市場經濟，而市場經濟就意味著效益經濟、法制經濟。公路檔案工作人員要從指令性經濟思維方式的桎梏中解脫出來，跟上新形勢，樹立起效益觀念和法制觀念，配合單位的經濟活動，積極開發檔案中的有用信息，采取一切可以采取的方式為公路的建設服務，這樣就一定受到領導的重視和支持，檔案室在單位中就會有影響，有地位，就能得到發展。
第四，加大資金投入，增強基礎建設。在推動檔案管理人員年青化、專業化的同時，要積極投入資金，加強基礎設施的建設，購置現代化檔案管理設備，實現電子文件信息化管理程序辦公，使公路檔案管理在硬件跟上時展步伐，在軟件上適應新時期要求。
第五，確立目標管理，狠抓制度建設。實行目標化管理是保證檔案材料齊全完整，提高管理水平，為公路現代化建設服務的一項重要工作。規范化目標管理分為詳實的短期目標和可持續的長遠目標，只有確立規范化目標管理，公路檔案管理才“有奔頭”。目標管理確立后，要參照檔案管理法規，結合單位實際，建立健全崗位責任制，各種檔案的收集、立卷、歸檔、統計、編目、保管、保密、借閱等配套制度。在工作中對照執行，規范運行，任務到口，責任到人，各司其責，分頭把關，使公路檔案管理工作有序開展。
第六，倡導學習之風
學習是干好檔案的基礎。一方面，當今的社會，知識更新的速度越來越快，特別是以現代科技知識為基礎和核心的知識經濟即將到來，向我們提出了更高的要求，更嚴峻的挑戰；另一方面，知識沒有窮盡，學習永無止境。面對日益變化的社會，我們不能落伍。我們原有的知識結構、知識層面、知識寬度與深度以及我們對新舊事物的理解、認識等等都要發生深刻的變化，要不斷“充電”，不斷補充“能量”，以求適應。如果說，檔案在建國以來有了很大的發展，是因為我們努力學習和掌握了專業和相關的豐富知識與理論，善于總結和升華了檔案事業的發展規律；當然，學習的內容和范圍是很豐富的，要不斷學習各項法律、法規、規章、制度和標準；要不斷學習檔案學專業知識和技能；要不斷學習現代科學的新知識、新觀點和新理論。同時，除了書本知識之外，還要虛心向老同志學習，虛心向實踐學習。這樣，在我們積極倡導的學習之風蔚然興起之時，檔案的發展在跨世紀的歷史時刻才會有一個新的突破與飛躍。
第七，加快人才培養
根據文明單位創建的有關規定，為了進一步加強我局文明單位創建工作的日常管理，規范創建工作的文書檔案，促進文明單位創建資料歸檔工作的標準化、規范化、制度化，不斷提高文明單位的創建水平，特提出如下意見，請貫徹執行。
一、加強領導，切實提高認識
創建文明單位檔案資料，是我局在創建文明單位工作過程中直接形成的對本單位和社會具有保存價值的各種文字資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是綜合、全面地反映我局創建文明單位過程中的主要成績、經驗等情況的重要文獻資料。加強文明單位創建資料的規范化管理，是精神文明創建的一項基礎性工作，不僅有利于反映創建工作取得的成果，更有利于經驗總結、進一步提升促進創建工作。
為加強對創建文明單位檔案資料工作的領導，區局創建文明單位領導小組辦公室下專門成立檔案資料管理工作小組，由分管文明單位創建工作的局領導任組長，辦公室、人教科、監察室以及機關黨委、工會、團委、婦委會負責人任組員，具體負責創建文明單位檔案資料管理規范的制訂、資料鑒定等工作。
二、文明單位創建檔案資料的種類
根據我局文明單位建設的實際要求，創建檔案分為三大類：
（一）文字資料。文字資料可分:思想建設類；工作成績類；環境衛生類；道德風尚類;文化教育類;榮譽類；創建活動類等。
（二）圖片資料。主要包括我局獲得的榮譽標志、組織開展的各類具有余杭國稅特色的重大活動照片，用影集或專門圖片欄、檔案冊分類存貯，并配備必要的文字說明。
（三）音像資料。是指文明單位創建活動過程中形成的具有保存價值的信息資料，通過錄音、攝像的形式記錄下來的載體，這類資料較文字、圖片更為直觀、生動形象、感染力強，更能準確地反映文明單位創建活動的原貌。
三、文明單位創建檔案資料內容收集及具體歸檔范圍
（一）思想建設類。
1.省、市、區（含上級主管部門）關于精神文明建設文件（通知、信息、簡報），文明單位管理辦法、文明單位評比通知，申報文明單位事跡材料，上級審批表、表彰決定。
2.本單位兩個文明建設長期規范(目標)、年度三個文明建設計劃（要點），創建文明單位規劃（目標）、相應考核辦法（措施）和文明創建方案，實施過程中檢查考核記錄資料，半年和全年三個文明建設工作總結，單位在三個文明建設中獲得上級獎勵的證件、證書資料。
3.組織機構建設：精神文明建設領導機構和辦事機構文件，責任分工及工作人員名單。
4.班子建設：理論學習、政治教育、黨建工作計劃、學習教育內容資料、黨委中心組學習記錄、民主生活會記錄、黨支部“”資料、學習黨的方針政策論文、學習心得體會等。
5.黨風廉政建設：中央、省、市、區關于黨風廉政建設條規、工作計劃（措施）、責任制度、檢查情況通報，有關事跡材料、經驗交流、表彰決定等材料。（責任單位：監察室）
6.思想政治工作：思想政治工作教育計劃、工作責任制度（網絡表圖）、開展思想政治工作情況反映、經驗材料、論文匯編、學習英模活動資料、申報先進（個人）表格，表彰決定等。
（二）工作成績類。
1.工作目標：年度隊伍建設和業務工作計劃(目標)文件。
2.制度建設：各項工作管理制度、各類崗位（人員）工作責任制度、安全管理制度等。
3.完成工作目標情況分析通報、工作報表等。
4.行政工作管理：局務會議記錄、工作總結、工作質量檢驗記錄、行政效能檢查記錄等。（責任單位：辦公室、監察室）
5.職工福利事業、后勤保障工作資料、辦實事情況反饋等。（責任單位：辦公室）
（三）環境衛生類。
1.環境建設:創“三優”（優美環境、優良秩序、優質服務）工作計劃，綠化、美化、亮化情況，“門前三包”制度，衛生責任區制度，衛生工作制度。
2.創建衛生先進（單位）活動:省、市、區創建衛生先進單位文件、單位創建衛生先進單位各項指標達標情況、除害滅病工作達標情況、檢查評比記錄和工作總結等。
3.環境保護：市、區和上級有關環境保護工作文件、單位環境保護（節能減排）情況、環境保護工作資料、獲得上級表彰證件和證書、工作總結等。（責任單位：辦公室）
（四）道德風尚類。
1.社會公德建設：市民守則、“六不”行為規范文件、單位開展教育和實踐活動工作計劃、開展活動情況反映、培訓人員情況、教育材料、考試成績表、表彰決定和工作總結等。（責任單位：人教科）
2.職業道德建設:職業道德教育規劃、干部職工崗位培訓情況、規范服務內容、服務承諾制度、崗位規范、教育成績表、社會監督情況反映材料和工作總結。（責任單位：人教科）
3.主旋律(三愛、社會主義榮辱觀)教育:教育計劃、開展教育活動情況反映、(三愛、社會主義榮辱觀)教育先進事跡材料和工作總結。（責任單位：人教科）
4.干群關系：干部職工隊伍管理規定、民調工作情況反映材料。（責任單位：人教科、辦公室、監察室）
5.社會治安綜合治理：普法教育規劃、考核考試成績表、工作總結；社會治安綜合治理工作計劃（要點）、責任書、規章制度（措施）、工作網絡圖表、檢查考核記錄資料、工作總結；禁“黃、賭、毒”工作情況、目標管理措施、情況反映和工作總結材料。（責任單位：辦公室、人教科）
6.計劃生育工作：計劃生育工作情況反映材料。（責任單位：婦委會）
（五）教育培訓類。
1.人力資源管理目標與規范：工作規劃、人員結構統計表、有關情況反映材料。（責任單位：人教科）
2.教育培訓實施：教育培訓規劃；學歷教育、職稱（技術資格）教育、專門業務培訓情況；學習成果反映、獎勵規定、活動記錄和工作總結材料。（責任單位：人教科）
3.文體活動：文體活動組織機構、工作安排、投資計劃、文體器材統計表、國稅文化活動資料，體育（競技）比賽活動資料、文體活動總結。（責任單位：工會、團委、婦委會）
（六）其它創建類。
1.齊抓共管：工會、共青團、婦委會工作情況反映。（責任單位：工會、團委、婦委會）
2.參與共建工作:文明單位結對共建、文明社區共建、軍民共建等活動情況反映材料。（責任單位：人教科、辦公室）
（七）榮譽類。
反映三個文明建設的各種圖片匯編、新聞報道資料匯編、錄像資料等。（責任單位：辦公室、人教科、監察室及相關活動的組織科室）
關鍵詞：醫院 檔案管理 規范化 可行性 探究
一、傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用
傳統管理檔案的方法主要是指在次年的第一個季度對前一年醫院工作中的全部檔案信息資料進行科學的整理，并且對其進行分門別類的立卷和歸檔。然而，醫院全年工作總結中的各項具體數據主要還是來源于各科室的各種總結報告和統計方面的報表，并且只能從眾科室的眾多材料中將所需要的各種數據信息提取出來。造成這種復雜情況的原因主要與以下幾方面有關：第一，醫院檔案管理的方法仍然采用的的傳統的管理方法，檔案管理尚未形成一個完整的規范制約。第二，醫院各科室的主任大多都是專業性非常強、技術水平高超的干部，一般在業務管理方面肩負著重要的責任，并且還肩負著對各科室進行行政管理的重要使命，但是部分主任對于行政方面的管理工作不熟悉的情況普遍存在，相應的便對檔案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身與和各科室的業務工作聯系并不密切，便使得科室內的主任在行政管理工作中的狀態是十分的被動，檔案的管理工作也就更難形成科學的體系。因此，在醫院檔案的管理中對信息收集不全面、重復利用信息等現象經常出現。為確保能夠更好的利用醫院檔案信息資源，更好的為人民服務，醫院就必須對新的管理檔案的方法和有效途徑進行深入的探究，從而保證醫院檔案信息的不會流失，并且不斷充實醫院在衛生方面的信息，從而能夠最大限度的保證醫院檔案信息資源使用價值的有效發揮。
二、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上
為更好的適應社會主義市場經濟的發展需要，和基于一切為了病人的服務理念，醫院逐漸形成了以各科室的龍頭管理模式，并且將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上面。同時為保證更好的為臨床一線服務，醫院檔案收集工作就必須有所改變和提高，通過更上一個全新的臺階，來實現信息資料的系統化、科學化、完整化的收集和整理，并且醫院的檔案管理工作朝著更加規范化和科學化的方向發展。利用這種方法不僅可以將各科室的具體情況系統化的反映出來，并且還能通過報表中的具體數據及時的發現問題，并采取針對性的措施進行及時的整治，從某種意義上講這非常有利于科室主任全面掌握各項情況，是做好總結性報告和提高報告水平的重要依據。
三、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試
根據醫院的實際發展情況和經濟條件，可以建立專門的檔案室評審，不僅與目前醫院所進行的醫療衛生條件改革相應，并且將檔案工作的管理工作在每個科室內滲透，從而最大限度的發揮重要作用。一方面，它完全不需要動用科室大量的人力、物力以及時間去進行各項資料的整理和收集，也不需要專門人員去進行管理，只需要制定科室內的一個技術人員在規定時間內不耽誤自己工作任務完成的同時，花費少量時間在表格內容和要求的提示下，將科室工作中的各項數據通過文字記載的方式真實的記錄下來。另一方面，表格的填寫對于推動科室的工作的進展、主任的管理、新業務新技術的科學研究以及行政管理等具有非常重要的作用。
四、有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑
醫院科室的檔案管理工作對管理整個醫院都起著非常積極的作用，但是任何新事物的出現和發展的過程都不是一帆風順的，都是在艱y困陷中逐漸成長和發展起來的，醫院檔案的管理也不例外。因此，相關的檔案管理者要積極的開動腦筋，使檔案管理的工作在大多數人的支持、理解中獲得不斷的發展。第一，要得到醫院領導和各科室主人的理解和大力支持，通過采取各個擊破的方式，并將實踐付諸于行動中，使他們都能夠對這項工作有所了解，明白其中所蘊藏的重要意義和目的，并將具體的實施辦法講解清楚，在此基礎上對他們進行一定的動員，確保其能夠積極主動的接受這項工作。第二，在非常具有代表性的醫院進行試點，并與其他未采用這種方法科室在年終的評比活動中進行科學有效的對比，從而將其本身的對醫院管理發展的重要作用凸顯出現，為檔案管理工作在醫院整個管理的正常實行打下牢固的基礎。
五、結語
隨著社會經濟的快速，以計算機為載體的電子信息技術獲得了巨大的進步。檔案作為醫院管理中的至關重要的組成部分，是醫院得以正常運行和發展的重要保障。為適應社會發展和醫院的實際需要，必須加強對醫院檔案的管理，使其能夠根據管理工作的重心，有針對性的展開工作，通過重點分析隱藏在其中重點問題，做出科學的決策以此來有效促進醫院檔案管理工作朝著科學化的管理方向發展。綜上所述，本文通過對醫院檔案管理工作的重要性進行了仔細、科學的分析，并在此基礎上經過深入的分析和考慮，從傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試以及有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑等方面對醫院檔案管理規范化的可行性進行了科學有效的探究，從而為醫院檔案管理水平的有效提升和新時期醫院的健康發展具有非常重要的意義。
參考文獻：
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[3]徐淑娟.關于醫院檔案管理規范化可行性的探討[J].中國科技投資，2016，（03）.
一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環保
利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
關鍵詞：水利工程；檔案管理；問題
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前言
水利工程項目檔案管理就是在工程建設、管理真實的記錄，其具有相關的憑證以及依據的作用。工程項目檔案的資料在工程的建設、維護、管理、改造等都具有極其重要不可替代作用，是水利工程技術管理人員勞動智慧結晶，是維護水利工程真實面貌重要的工作，它是貫穿整個水利工程項目建設全過程的。
一、水利工程項目檔案的管理重要性
不同階段形成的不同技術人員收集歸檔的水利檔案，不管是在檔案文件信息的形成過程中還是在檔案形成之后長期的管理和使用的過程中，出現任何的一個小紕漏均會給水利工程帶來安全隱患，甚至有可能引發重大的責任事故。因此，加強水利檔案管理工作是保證水利工程運行安全的前提。此外，水利工程的檔案資料是其正常運行最基本的保障，可靠完善的水利檔案對于水利工程的管理單位和相關技術人員熟悉工程的一般狀況，搞好水利工程的維修和改造，提高對水利工程的管理水平也有著重要的意義。總之，加強水利檔案管理工作能夠確保水利工程的安全運行和正常效益的實現。
二、水利工程檔案管理工作中存在的問題
1、工程檔案管理人員業務水平不高
在水利工程建設過程中，檔案工作人員一般都是工程技術人員多，有的是臨時抽調，且身兼數職，沒有經過業務培訓，缺乏工程檔案專業知識，對水利工程檔案管理相關法律和制度不熟悉，有些檔案工作人員不直接參加工程的施工管理工作，缺乏水利工程管理的經驗，這些都可能使水利工程檔案案卷質量差、不規范，影響歸檔質量。
2、缺乏專業的檔案管理人員，缺乏實際經驗
任何檔案的管理工作都需要專業的管理人才，否則很難管好檔案，對于水利工程檔案管理來說更是如此。但在實際的檔案管理過程中，由于一些項目是臨時動工，項目部的人員都是臨時組成的，普遍專業素質差，管理水平低，沒有經過專業的水利工程檔案管理培訓。檔案管理人員一般都是學習文秘、人力資源管理、中文專業出身，不是水利工程專業畢業，對水利工程專業知識了解少，因此，缺乏水利工程檔案管理的經驗，在進行檔案的接收過程中，由于自身知識的缺乏，只接收了工程項目負責人員提交的資料，根本無法考察資料是否齊全，保存的是否完整，因此，就會導致一些不規范的現象發生，常常會發生水利工程檔案的資料內容缺項、漏項、簽章手續不齊等。
3、對工程檔案管理的不夠重視
水利工程項目的檔案管理是屬于一項服務性并且專業針對性非常強的一項工作，應該高度重視。不過現實里通常建設單位和主管單位往往忽視了其重要性，沒有專業技術的檔案管理工作人員，或者有專職管理人員但也只限于一種形式，沒有發揮其真正的作用，由此直接影響到工程檔案的質量，到最后無法形成完整無誤檔案資料，也因此帶給水利工程建設管理重大的負面影響。
4、水利檔案管理規范存在一定的缺陷
水利檔案的檔號不規范、案卷標題不規范、大量的案卷沒有卷內目錄以及組卷混亂等等。水利檔案的檢索效率不高。我國水利檔案的檢索方式以手工檢索為主，雖然在手工檢索途徑上做了不少改進，但是新開發的檢索工具存在求多不求精的問題，不能有效緩解檔案資源利用不充分、檢索效率不高的難題。缺乏對水利檔案保密工作的重視。我國水利檔案管理部門對檔案信息的保密工作重視不夠，在信息化日益深化的今天。加大了水利檔案的泄密、失密的風險。
三、做好水利工程檔案管理工作的有效措施
1、努力提高管理人員知識水平
一個管理人員的自身知識水平需要不斷的進行提升、進步，這對做好檔案管理工作來說是相當重要的。因此，作為一名檔案的管理人員來說，應該努力提高自身的素質和理論水平，不斷去完善自我和超越自我。可以多利用業余時間進行多學習，理論知識和實踐技能都要提高。管理人員可以在假期休息時，去參加檔案管理方面相關的培訓或者高級別的學術研討會，還可以參加管理方面的研討會，這些對提高管理人員自身的知識水平是非常有益的。
2、提高工程檔案的歸檔意識，建立完善的檔案管理制度
檔案行政管理部門和工程建設管理部門要采取多種形式加大宣傳力度，組織參建單位領導、職工認真學習《檔案法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等相關的法律、法規，提高大家對水利工程檔案工作的認識。把檔案工作納入水利工程建設的總體格局之中，明確具體責任，實行統一領導，專人負責。在工程建設初期就制定本工程檔案的收集、整理、保管等一系列制度，并嚴格執行；在建設過程中建立健全涉及建設、設計、施工、監理等部門的檔案網絡管理機制，做到檔案工作各個環節都有章可循、有法可依。理
3、明確水利工程技術資料的歸檔范圍
《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規定，劃定一定的范圍，可以規范各級管理人員收集、分類、整理、立卷、編目、鑒定等歸檔行為。以大中型水庫除險加固工程為例，大體包括以下范圍：工程建設前期文件材料：項目立項、勘測設計、可研報告、初設報批及審批文件等。工程建設管理文件：開工報告、建設征地及其申批文件；重要合同、會議紀要等。施工文件材料：組織設計；設計變更文件；各種監測、隱蔽工程記錄；施工總結等。監理文件材料。設備開箱檢驗記錄、圖紙等。工程概算、預決算、審計等文件；工程竣工驗收文件：各類工程竣工總結及報告；全部竣工圖。有關工程的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。工程所獲得的榮譽資料（獎杯、獎牌、證書等）。其它需要收集、整理的資料。
4、要嚴格注意水利檔案的保密
因工作需要必須對水利檔案進行復印的，要經該類檔案的主管部門的領導的簽字同意的并經過上級主管領導批準方可復印。對于設計本單位保密性的技術類水利工程檔案，在加蓋保密印鑒的同時，原則上不得復印，切實保證檔案的不泄密、不失密。在出現水利檔案失盜、丟失、泄密等緊急情況是，要采取必要的措施妥善處理。
5、注重工作反思與借鑒
對于一個合格的檔案管理工作者來說，不斷地進行工作反思是很必要的。管理人員的這種反思，可以有效的進行工作總結，找出檔案管理工作中一些做的不夠完美的地方，然后進行改進，重新再認識工作工程中的表現。一名優秀的管理人員更應該做好反思工作，通過這樣的反思，不斷認識自己，提高自身的管理水平和管理能力，找出自身和工作過程中存在的缺點與不足，找到產生不足的原因，好好總結，把經驗教訓記牢，以避免以后出現類似的情況。除此之外，管理人員應互相學習，在工作之余進行有效的交流，互相借鑒和學習，加深對檔案管理工作的體會。經過長時間的借鑒和學習，自身的素質和管理能力一定會得到較大的提高，別人的先進經驗就會轉化為自己的技能。
6、完善水利檔案使用的完備手續
不同的單位和人員因工作需要，必須查閱和借閱水利工程檔案的，要求按照單位的關于文件查閱的相關規定和工作流程辦理相關的手續。使用水利工程檔案的經辦人要負責保證檔案資料的完整、不丟失、不損毀、不泄密。檔案管理人員要及時催促檔案借閱者歸還水利檔案并對借出的文件進行驗收。因工作原因，不能及時歸還的，經辦人要以書面形式說明原因并辦理續借手續。
結束語
鑒于水利檔案信息共同反映了水利工程施工的全過程，需要對不同階段形成的不同類別的檔案信息均做到有效管理。
參考文獻
[1] 宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011，6，67-69.
200*年9月初，本人通過應聘進入__x單位檔案管理工作崗位，主要負責__x單位檔案性質方面的工作。當我進入__x單位第一天起,我就給自己立下目標,要努力做到“眼勤、耳勤、手勤、腳勤、腿勤”,努力做好單位檔案管理工作。入職以來，我主要從多方面實踐著自己的諾言，力爭做到更高、更強、更優。在__x單位工作的這段時間里，我始終以高度的責任感和事業心來為企業服務，把自己多年來學習和實踐的經驗用在工作中，嚴于律己，克盡職守；在單位領導支持及同事的配合下，較圓滿地完成了所承擔的任務，下面就我一年多以來的情況作以下述職：
一、履行職責及工作情況
認真做好單位檔案管理、信息報送、存檔等工作，及時組織完成領導、單位需要的一些材料，并及時將我站各項工作情況存檔、整理，確保我站各項工作有文字性的東西有檔案可查。在做好本職工作的同時，我充分發揮自己年輕、接受新事物能力強、受過微機售票知識培訓等優點，當單位人員崗位出現空缺時，我都放下手頭工作，及時替補，協助單位做好生產工作。
二、學習及遵章守紀情況
1、在__x單位工作一年多來，為了做好單位的各項檔案工作，我積極參加單位里組織的各項學習，在黨支部的帶領下，我認真學習了《勞動合同法》《就業促進法》等各項法律知識和業務知識，我還自學了《道路運輸管理條例》《汽車客運站管理規定》等與客運相關條例，可以說在這一年里，我本人不論在思想上還是在知識上都有了很大收獲。
2、在這一年中，我團結同事，能通過溝通的方式解決工作中存在的問題；工作期間，我認真遵守單位的各項規章制度，無違章違紀現象，不做有損單位利益的事情。
三、個人存在的不足：
一年多來，雖然作了一些應該做的工作，但我深知這與站領導的正確指導和同事們的大力支持是密不可分的，細想起來，仍然存在一些問題，主要是：
1、由于個人水平能力有限，我本人也是第一次接觸客運工作，所以在整理單位的檔案過程中，有時就搬抄過去的檔案，存在懶惰和拿來主義的思想。
2．在工作中，當有些檔案上級急需要時，自己工作特別多時，偶然會情緒化，有急于求成的現象，導致上報的文件質量不是很高。
今后我將努力改正我的缺點，發揚優點，將工作做的更好，以上是我一年來對自己工作總結，難免存在不完善之處，望領導和同志予以指正、批評。
關鍵詞：高校；檔案管理；問題；對策
中圖分類號：G648 文獻標識碼：B 文章編號：1672-1578（2013）12-0015-01
科研檔案是科學研究活動的一種真實記錄，是科學技術儲備形式，是重要信息資源。高校科研檔案是指高校在科學研究過程中所形成具有保存價值的文字、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，真實地記述了科研活動的過程和成果及有關科研人員的科技思想、方法和經驗，具有原始記錄基本屬性。
1.高校科研檔案管理歸檔范圍
1.1 科研準備階段。項目在獲準資助之前，大多數項目申請人都要必要的準備，如查閱有關文獻或做一些簡單的預備試驗，在此基礎上再提出項目申請，查新檢索資料及積累的有關資料、項目申請書 、經費使用預算表、合作協議書以及項目獲準后的計劃任務書、專項總合、專項年度合同等都同屬于這個階段形成的材料 。
1.2研究實驗階段。包括項目實施方案，試驗過程中的各種原始記錄，如各種載體（光盤、紙質檔案記錄本等）實驗報告、階段總結、年度進展及執行情況報告、現場鑒評材料等，若是申請專利項目，還必須提供專利申請文件。
1.3 總結驗收階段。包括工作總結、科研技術報告已發表或待發表的論文、專著、參加研究人員名單、科研投資情況等材料，以及課題完成后由項目下達部門組織驗收一整套的材料。
1.4 成果鑒定和申報獎勵階段。包括科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、成果應用的經濟效益和社會效益證明等一套材料，以及成果獲準后獎勵證書，這些材料在鑒定和申報成果時都明確規定，一般由科研管理人員妥善整理后統一交檔案室歸檔。
2.目前高校科研檔案管理存在的問題
2.1 科研人員歸檔意識淡薄，《檔案法》中規定，對國家規定立卷的材料，必須按照規定，定期向單位檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。每項科研項目完成后，項目負責人要對科研文件材料系統整理，經審查驗收后歸檔，但是，目前普遍存在科研檔案意識淡薄現象，沒有認識到科研檔案工作重要性，將自己科研成果視為私有財產，許多珍貴資料，如專利證書、論著等材料不愿上交，則認為自己科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔，如此一來，導致收集高校科研檔案不完整直接影響科研檔案內在質量。
2.2 缺乏行之有效科研檔案管理制度和制約手段。由于是借鑒常規性的檔案管理辦法，缺乏相應科研檔案管理制度，導致檔案歸檔工作難以順利進行，管理部門只能要求負責人把項目相關材料歸納完整、上交齊全，但交與不交根本無法控制，檔案管理人員又不能做硬性要求，歸根結底是沒有相應的制約手段和管理措施，缺乏相應制度，因此檔案管理工作困難重重。
2.3 科研檔案管理人員配備不足，工作任務重，據了解高校科研檔案管理人員中，專職管理人員不多，多是兼職檔案管理人員，大多沒受過檔案工作相關培訓，對檔案缺乏規范性管理；科研檔案管理人員兼做其他業務工作，沒有充足時間和精力從事檔案管理。近年來，由于各類科研項目增多，每年申報獲準驗收的項目數量加大，歸檔工作任務重。人員不可能懂得太多專業的相關知識，加上管理人員的信息意識不強，工作手段落后、開發能力差、檢索落后等，導致檔案一旦歸檔就束之高閣、無人問津，沒能發揮檔案為科技轉化提供有價值信息的作用，嚴重影響高校科研工作整體發展水平的提高。
3.完善高校檔案管理工作的幾點建議
3.1 首先要樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識。高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。隨著科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體也發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發現有檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率。
3.2 完善高校檔案管理體制，建立健全檔案管理規章制度。根據相關檔案管理要求，高校要設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立檔案管理網絡體系，實行檔案現代化專業管理模式，并制定檔案各項規章制度，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理。檔案工作涵蓋了學校發展的各個階段，檔案業務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。同時要加強檔案的集中收集，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，要提前制定檔案收集范圍、歸檔質量要求。檔案人員要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法，加強服務工作，貫徹落實檔案工作的規定和措施，確保檔案歸檔移交順利。
一、農業科研院所檔案管理現狀
我國農業科研院所一般在50年代成立，已擁有60年左右發展歷程，檔案管理涉及范圍廣，包含科研、財務、文書、人事、基建、音像、實物等相關資料，內容繁雜，傳統的檔案管理模式和工具，已經難以滿足科研院所發展需求，無法適應信息化發展環境。目前，農業科研院所的檔案管理仍然存在許多問題。
1.檔案管理仍然采用傳統管理辦法。一些農業科研院所雖然對歷年檔案進行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。在機構檔案資料少的情況下，這種傳統歸檔方法對日后工作利用無可置疑。但隨著農業科研事業的日益發展，不斷開拓業務范圍，業務量逐日逐年增長，應歸檔資料也大量增加。如果還是采用傳統歸檔方法，已經不適應科研院所不斷擴大業務發展的利用需求。檔案量大，利用起來不方便，查閱一份文件如大海撈針。
2.各類檔案未統一管理。農業科研院所涉及綜合辦公、人事、財務、科研管理、行政管理、業務一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書、人事、會計、基建、影像、實物等檔案。這些類別的檔案在相關部門分散管理，沒有由辦公室統一管理，文件零散，沒有按照檔案管理質量標準歸檔，有些文件到了要用時才發現不知在何處，甚至遺失。這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。
3.檔案管理庫房設備落后。科研院所檔案管理部門沒有規劃專門用于存放保管檔案的庫房，即使有也是設備落后，沒有鐵皮柜或密集架，沒有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調、溫濕度儀等基礎設施設備，達不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲等存放檔案最基礎的要求。檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎條件，導致檔案管理實現不了檔案質量控制標準。
4.檔案管理員流動性大。科研院所檔案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒有安排檔案管理人員，一般是由身兼數職的人員兼任檔案員。這類人員由于承擔了其他工作職能，崗位變換與調整的概率很大。對檔案知識剛開始有點熟悉就面臨輪崗，新來的接班人因也是半路出家，無法系統、完整管理檔案。總之，檔案管理員的流動性不利于檔案管理工作的穩定性、延續性、科學性與系統性。
5.檔案管理員綜合素質不高。科研院所檔案管理人員一般是由其他專業技術人員兼任，不是檔案學專業人員，屬半路出家。同時，由于身兼數職，工作繁忙，沒法參加檔案類專業技術培訓，沒法及時更新檔案專業技術知識。由于檔案整理與保管等專業知識的欠缺，導致整理檔案流程不規范、不標準，出現文件資料缺失現象，達不到檔案歸檔質量控制標準。由于整理不規范、不標準，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現惡性循環。
二、農業科研院所檔案管理意義
做好文書、會計、科研項目、音像、基建、人事檔案的規范管理，對農業科研院所的內部規范管理起到重要作用，對農業科研院所的長遠發展具要重要意義。
1.有利于科研業務發展。一是有利于促進農業科研項目的研發力度。由于每一項科研項目的立項、可行性報告、項目進度、驗收、鑒定、績效評價等資料得到了完整歸檔，為開發新項目提供了借鑒與參考。二是有利于農業科研院所對科研項目的統計與匯總。三是有利于實驗室建設，促進基礎研發。四是有利于知識產權保護。
2.有利于人力資源管理。由于人事檔案的規范管理，有助于農業科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業情況特點、專業技術水平，及時摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。對本單位人員有一定的清晰了解與認識，有幾方面好處：一是有助于職工培訓與職業生涯規劃，利于干部培養與鍛煉；二是有助于合理調整人員崗位，實現人盡其才，使人的潛能發揮到最大化；三是有助于有目的有計劃地培訓高層管理人員；四是還能更好地定位引進人才的需求設置，招聘到更加適用的專業人才；五是有利于干部隊伍建設。
3.有利于內部規范管理。由于各類檔案規范管理，一方面，有助于農業科研院所內部流程的控制管理，及時掌握單位內部規章制度運轉情況，淘汰不適用的，根據最新情況制訂和修訂一批適用性強、可行性高、可操作性強的規章制度，使各項運轉流程更加規范、合理、順暢、高效；另一方面，也有助于滿足單位因面對各項檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀檢的各項審計檢查，本單位及上級主管部門負責人的任中和離任審計，本單位年度財務審計，各類項目審計，其他項目檢查、績效考核檢查，等等。
4.有利于品牌建立與宣傳。第一，由于檔案規范管理，各類資料得到規范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內外信譽度提高，形成高效而內涵豐富的農業科研機構企業文化。第二，音像檔案的有效、高質量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農業科研院所的品牌建設，有利于產品宣傳，提升農業科研院所的內外部形象。5.有利于各項業務的順利開展。農業科研院所各部門開展業務的資料及上級和同級部門的來文通過規范整理后，使單位能夠更進一步總結以往年度所開展的各項業務完成情況，找出創新點、亮點以及需要突破的瓶頸項目，列出下一步的主要工作清單，制定未來重點工作任務計劃，從而更加有條不紊地推進各項工作。
三、提升農業科研院所檔案管理水平的建議
針對農業科研院所檔案管理存在的問題，結合農業科研院所的業務職能特點，可從以下幾方面提升農業科研院所的檔案管理工作水平。
1.增強檔案管理意識，重視檔案管理工作。農業科研院所領導層要重視檔案管理工作，安排具體分管領導，對檔案工作統一規劃和部署，把檔案工作與業務工作放到同等位置，列入每年工作重點，年初制定每年檔案工作重點計劃，年終做好每年檔案工作總結。同時努力強化全員檔案管理意識，具體到每個部門、每個崗位、每一位業務經辦人都要樹立檔案整理意識，認識到檔案管理的重要性，每經辦一項業務就完成該項業務資料的整理，按照事項、時間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時間移交檔案管理部門統一歸檔。只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來，提升檔案管理工作的整體水平。
2.完善檔案管理制度。農業科研院所根據國家《檔案法》、檔案管理質量控制標準及相關政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點的檔案管理制度，包括庫房管理制度，文書、會計、人事、基建、科研、音像等檔案整理標準或整理工作指引、管理細則。有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項。農業科研院所各部門不僅是負責檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財務管理部門、科研管理部門及業務部門，都要統一意識，遵從本單位檔案管理制度，強化檔案管理的意識和基本知識，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個部門每個人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規范性，使單位檔案管理規范、統一、整齊。
3.設立檔案統一管理部門。農業科研院所的業務范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書、會計、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會因業務不交叉或相互間有隔閡而不會資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長期下來有可能導致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長期管理。農業科研院所要設立職能部門，如綜合辦公室，統一管理文書、會計、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統一規劃庫房，統一按規范、標準整理，使檔案整齊劃一。統一管理和利用，包括整理歸檔、維護、查閱、借閱、復印、掃描等，迎接審計和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。
4.使用現代檔案管理軟件。農業科研院所要結合數字農業發展形勢，順應現代辦公軟件的使用形勢，結合現代化計算機科技，安裝和使用現代檔案管理軟件，運用現代化管理手段，簡化檔案管理辦法，改善檔案管理條件。使用現代檔案管理軟件有幾方面的優點：一是簡化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率；二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率；三是在檔案管理系統上直接調取需要的文件掃描件以及相關數據，減少了翻閱紙質檔案的幾率，紙質檔案也因此不易受損，一定程度上保護了紙質檔案的完整性；四是有利于推進檔案管理數字化建設，迎合數字農業的發展需求，助力農業科研事業發展。
5.完善檔案管理設備。農業科研院所要規劃一個統一存放檔案的庫房，按照檔案管理標準安裝防盜門窗、空調，配備除濕器、溫濕度儀、滅火器等，安裝具有防潮、防塵、防火、防蛀的密集架或檔案柜，使檔案存放在安全的環境中，有足夠容量的柜子，滿足檔案長期存放要求。
檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，不僅在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，而且隨著信息時代技術的快速發展，檔案信息資源受到人們的重視。醫院衛生技術科技檔案是醫學科技成果的產物，是醫院衛生技術人員在長期的醫療實踐和科研活動中，積累了大量的技術資料，是衛生技術人員經過創造勞動所取得的，有醫學科學價值和經濟、社會效益的科學技術研究結果。這些資料微觀上記載了衛生技術人員業務發展的過程和德能勤績，宏觀上反映著醫院的整體醫療水平和科研能力，也可以說是醫院的重要財富。因此，在市場經濟時代如何搞好專科醫院衛生技術人員科技檔案，加強衛生技術人員科技檔案管理，已成為每個衛生管理者的首要任務之一。
強化管理，制度落實
領導重視，增強檔案意識。這是做好衛生技術科技檔案管理工作的重要因素和條件。科技檔案是醫院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫院衛生科技事業發展的歷史見證。 醫院領導在思想上要充分認識到其重要性，切實重視抓好這項工作，關心本單位的檔案室建設，支持檔案人員的工作。
要把科技檔案工作納入科技管理軌道：檔案部門要與醫教管理部門互通信息，密切配合，協助醫教管理部門將科技檔案的歸檔工作納入管理中去。
增強科技人員檔案意識，確保科技檔案的完整性、準確性。要向檔案人員宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識，增強他們的工作責任心，樹立嚴謹的科學態度，把材料歸檔工作作為自己的職責。
加強自身建設，提高檔案人員的業務水平。強化業務指導職能，是做好醫學科技檔案管理工作的重要保證。檔案人員要指導、監督、檢查和協助科技人員做好醫學科技材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合規定與要求。檔案人員要重視學習專業知識，不斷更新知識，積極主動地為醫學技術的發展服務。
對衛生技術科技檔案實行部門分級管理存在不少困難。一是技術檔案信息量大，收集面廣，建檔難；二是工作范圍不同，搜集資料難；三是專業不熟，歸檔難。為了實行檔案集中統一管理，使檔案管理工作科學化、標準化和規范化，使衛生技術檔案更好地為衛生技術人員發揮作用，必須建立檔案工作領導小組和檔案工作管理網絡，針對技術檔案的內容和管理工作中各個環節的不同，制定相應的規章制度和措施，并嚴格按規定執行。保證檔案資料的延續和完整性，實現醫院技術人員檔案管理的科學化、規范化、制度化。
充分發揮技術檔案的作用
充分發揮技術檔案的作用，利用好這部分檔案信息資源，不斷地擴展應用領域，為醫院各項工作服務。將計算機應用于技術檔案管理上，將專業技術人員技術科技檔案的全部信息建立關聯，集中表達在一個窗中的各頁面內，直觀地展示個人的基本信息、技術信息，最終達到技術檔案管理自動化的目標。有利于院領導隨時了解各科室各系列人員力量、醫療能力、學術水平等方面的情況，從而測估醫院的整體實力，以便進行宏觀控制和決策。
加強衛生人員技術科技檔案收集工作
圍繞醫院中心做好技術檔案的集中收集。首先把好專業技術職稱評聘材料關。衛生技術人員科技檔案大部分是技術職稱評聘過程中形成的，它比較全面地反映了衛生技術人員在專業技術工作中的經歷、品德、業務專長、工作能力和管理水平。其次是業務報告、年終工作總結，國內外各種刊物發表或會議交流的論文等材料，醫學科技成果，都屬于收集的范圍。
結合日常工作做好技術檔案的平時收集。技術檔案是針對衛生技術人員建立的，只有他們才最了解自己，對自己的資料保存最完整。對每個衛生技術人員收集的論文、成果等個人技術材料，要建立嚴格的登記手續，同時，對散失在外沒有登記的文件材料，各有關科室要集中收到檔案室進行統一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門之間通力合作，共同完成。
確定檔案業務信息管理范疇
基本信息：檔案號、姓名、科室、最高學歷、畢業時間、第一學歷、畢業時間、第二學歷、畢業時間、工作時間、職稱、任職時間。
論文信息管理：檔案號、題名、出版時間、責任者、級別、(標有ISSN或CN)收錄、數量、歸檔時間。
論著信息管理：檔案號、書名、出版項、出版時間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數量、歸檔時間。
參加科研工作情況信息管理：檔案號、項目名稱、合同編號、課題來源、類別、經費、研究起止時間、承擔單位、負責人、參加者名次、歸檔時間。
科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、科室、負責人、參加者名次、歸檔時間。
獲獎情況信息管理：檔案號、獲獎名稱(科技成果、醫療成果、優秀論文、專利證書、榮譽證書)、授獎單位、授獎時間、級別(國家、省、部、市)、證書號、歸檔時間。
學術會議情況信息管理：檔案號、會議內容、參加地點、會議時間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時間。
培訓、進修情況信息管理：檔案號、起止時間、專業內容、進修單位、參加者、培訓鑒定歸檔時間。
學術職務情況信息管理：檔案號、學術團體、職務、任職時間、聘任單位、科室、受聘者、歸檔時間。
論文摘要:高校科研檔案反映了一所大學的學術水平和實力。科學有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續發展和促進地方經濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。
（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。
三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解
（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。
（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。
(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。
參考文獻：
1、關月英.高校科研檔案管理工作初探[j].新疆醫科大學學報，2007.10.30（10）
