時間：2023-06-07 09:09:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基本理論，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：高職院校 檔案管理 檔案教學 課程教學
高職院校以培養技術性人才為主要目標，擔負著培養面向生產、建設、服務、管理第一線需要的高技能、應用型專門人才的使命。檔案管理是一門實踐性、應用性較強的課程，旨在培養學生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務。但是從目前的實際來看，高職院校檔案管理課程的教學效果不甚理想，本文對其中的原因進行深入剖析，并就其改進方向提出了建議。
一、當前高職院校檔案管理課程教學存在的問題
1.教學目的偏離，無法實現學生的培養目標。雖然按照教學大綱的安排，將檔案管理課程的教學目標定位為“促使學生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實際教學工作的開展卻多是為了完成教學任務而進行教學，忽略了對學生實踐能力的培養。
2.教學方法單一，無法調動學生的學習興趣。當前，高職院校檔案管理課程的教學主要依靠理論教學，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學方法。根據心理學的研究，乏味的事務會導致厭煩感，長久累積下去，會造成學生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會降低學生的學習效率，還會導致對此門課程的強烈抵觸感。
3.教學條件落后，無法培養學生的動手能力。檔案管理課程的實踐性較強，如果沒有實際的操作經驗，當畢業生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時，會備感茫然，無從下手。
4.師資素質欠缺，無法滿足學校的教學要求。當前，從事檔案管理教學工作的教師主要有兩個來源：一是高校檔案專業畢業生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經歷過碩士或者博士研究生階段的系統學習，已經全面掌握了檔案學專業課程知識，理論基礎較為扎實，卻缺少檔案管理的實踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業出身的，他們較少接受過系統的檔案知識學習，雖然具有豐富的實踐經驗，但是又缺少對檔案基本理論知識進行系統闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學的需要。
5.考核方式死板，無法形成學生的檔案知識。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識點，在這種情況下，學生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導致整門課程結束，學生的檔案知識并沒有明顯提升的不良后果。
二、高職院校檔案管理課程教學改進的方向
1.理順教學目標，把握人才培養方向。高職院校培養的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學目標在于使學生除了掌握必要的檔案理論基礎知識，應該更注重檔案知識的實際應用。因此，在教學過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學生未來的發展，在使學生掌握檔案管理基礎理論知識的同時，側重加強學生職業技能的訓練，力爭合格地培養出“厚基礎、寬口徑、高素質、強能力”的創造性人才。
2.改變教學方法，增強學生檔案素養。改變傳統教師“重教”的課堂教學觀念，轉移到學生“重學”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實踐”的“四步教學法”，逐步加深學生對檔案知識的吸收與消化能力，才能加強人才培養的效果。
第一步，課堂教學法?；A知識的講授是前提，這是學生了解檔案知識的入門課。教師應該深入淺出地為學生講解什么是檔案、檔案的發展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內容，輔以身邊的真實案例，將扎實的理論寓教于樂，變成學生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識。
第二步，參觀教學法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強學生對檔案的直觀性認識，教學系部或任課教師可以與學校檔案室（館）聯系，在條件允許的范圍內，將學生引領到檔案（室）館進行實地參觀，使學生根據所學理論知識，對應了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計，讓學生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統計表等直觀性較強的實體。這樣，經過“眼見為實”，學生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識的消化吸收具有較強的促進作用。
第三步，模擬教學法。僅有參觀的經驗遠遠不夠，因為無法滿足學生動手的需求。鑒于此，模擬教學法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環節，如檔案的查找過程，事先準備一些文件材料，借助學校的計算機機房，讓學生現場模擬根據規定的著錄條目對這些檔案進行著錄，然后根據多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學生有了切身體會，不僅深化了對檔案基礎知識的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。
第四步，實踐教學法。在學生經過模擬階段的操作后，可通過對其工作質量進行評判，針對其不合格的地方進行修正，使學生真正掌握檔案管理的扎實本領。此時，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺，在權限允許范圍內，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實的實踐基礎。
3.改善教學條件，強化課程教學效果。高職院校要為檔案實訓實踐環節的開展搭建良好的平臺，如建立檔案實訓室，購置必要的物品如打孔裝訂機、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學生模擬操作使用；安排學校機房讓學生練習檔案的計算機化管理；協調學校檔案室（館）安排學生參觀學習；通過校企合作建立校外實訓基地，為學生創造頂崗實習的機會等等。
4.注重師資配備，提升教師專業水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進和培養工作。檔案管理是一門專業性極強的課程，必須對任課教師的專業能力與綜合素質進行考量。對于新引進的教師，應要求是檔案專業出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實的理論功底，并具有一定的業務經驗和動手能力，能夠在教學過程中把抽象的理論知識與實際銜接起來并傳遞給學生。同時，要實施繼續教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強的高級人員來校對教師在教學、實踐等方面給予針對性的指導與培訓，并形成長效機制，不斷提升教師的專業水平。
5.調整考核方式，實現預期教學目標。要改變以往僵硬的理論知識閉卷考試方式，采取“理論+實踐”的靈活考查方法，既注重對學生基本理論知識掌握水平的考核，也要對其實際的動手能力進行現場測試。最可行的辦法是在實際操作的過程中進行結構化提問，對操作中所涉及的知識點進行多面考核，這樣就可以將理論與實踐融會貫通，達到理實一體化的效果，最終實現預期的教學目標。
綜上所述，為滿足社會對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學改革已經勢在必行。這是一個逐步探索的過程，需要不斷的創新，高職院校應引起足夠重視，銳意進取， 突破傳統理念與方法的束縛，以期實現檔案管理課程的深入發展。
參考文獻
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1.檔案管理隊伍建設存在的主要問題
1.1對檔案管理的重要性認識不足。
檔案管理崗位地位和待遇偏低，學習進修的機會少，專業自我成長和發展的空間不大，缺乏科學合理的激勵和考核機制。日本文由收集整理常工作得不到領導重視，造成檔案管理人員欠缺工作熱情，被動應付工作，缺乏創新精神。
1.2業務素質和專業技能水平不高。
檔案管理人員專業、學歷、年齡結構和工作能力參差不齊，當前許多單位的檔案干部隊伍，早已是老者無、中者少、青者多的非正常年齡結構。大多沒有系統地接受過管理學、教育學和心理學等方面的基本理論培訓，知識結構不成體系，或者知識面窄，不能強化自我學習促進自身專業成長。
1.3干部培訓急功近利。
檔案業務培訓社會化、效益化，由追求培訓效果的急功近利演變為培訓收費的急功近利。盈利性培訓的檔案業務培訓班使得缺乏管理經驗和基本業務技能的新上崗人員如嗷嗷待哺的嬰兒無人顧及。
2.檔案管理工作者培養的對策
2.1加強重視程度，加大資金投入。
檔案管理隊伍建設主要要從兩個方面抓，一方面要端正和加強對檔案管理必要性和重要性的認識，建立和健全檔案管理培養和考核機制，優化工作者配置結構。另一方面是從事檔案管理的工作者要更新理念，提高自己的科學文化素養和專業技能水平，促進自身專業的成長。各單位要將檔案工作所需經費列入預算，保證檔案工作的需求。促進檔案信息化建設，加快數字檔案館建設
2.2合理調整和優化檔案管理隊伍結構。
檔案管理工作連續性較強，基礎業務和規章制度建設需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗；只有這樣檔案管理工作才會逐步完善和進步。如果人員結構配置不合理或者人員頻繁調動，必然會影響檔案工作的連續性和高效性。因此領導者首先要重視檔案管理人員的作用，避免出現檔案管理人員被邊緣化的可能；其次要適當增加檔案管理人員的工資待遇，使其在外部市場的競爭中處于優勢地位，才有利于引進人才，留住人才。
2.3檔案管理者要加強自我學習。
當前信息技術高速發展的年代，計算機技術在檔案管理中的運用，徹底顛覆了以前檔案材料的傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主的管理方式。這就要求檔案管理工作者結合自己的崗位工作，注重計算機知識的學習掌握。具有計算機、英語、網絡、軟件、數據庫及信息的檢索能力。
同時，檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，以及扎實的檔案管理的理論知識和管理檔案的基本技能。因此，檔案人員應努力學習，開闊視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。
2.4加強培訓，充分發揮檔案工作者主觀能動性。
檔案部門需要制定切實可行的崗位考核標準與措施，引入競爭機制造就激勵人們奮發向上的外部環境，把考核與評優、晉級掛鉤，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下。開展定向對口培訓，或在社會已退休老專家中聘請培訓人才，對現崗人員進行普遍輪訓。使每個檔案人員所擔負的崗位職責適當高于其能力，因人而異安排一些具有挑戰性的工作。這樣就會讓他們產生緊迫感，從而充分調動檔案人員的積極性。
作為現代檔案管理的主要方式，檔案信息化建設已經成為我國未來檔案管理工作不可逆轉的發展方向。隨著我國信息技術的不斷發展與深化，其在我國檔案管理工作中的有效應用，也推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升，為我國檔案信息資源的共享提供了可能與保障。
一、檔案信息化建設的基本理論
檔案信息化指的是將計算機、網絡等現代化的信息技術應用于檔案管理工作當中，實現檔案收集、保存、管理的統一化、和諧化，實現檔案信息共享化的一種模式。
二、檔案信息化建設的特征
在實驗時期，檔案信息化建設的特征主要表現在兩個方面：一是檔案管理向著多元化的方向發展。二是實現了對傳統檔案管理的優化。在普及時期，檔案信息化建設又表現出了其他固有的特點，主要包括：1.對檔案的公布，并實現對檔案檢索的開發與利用。2.計算機的使用逐步得到社會各界的肯定，計算機編目進一步普及，計算機輔助立卷得以實現。在網絡時期，檔案信息化建設的特征主要體現在：計算機已經成為引領檔案管理的中堅力量，多媒體技術和光盤存儲功能已經得到了廣泛的應用。數字檔案時期，檔案信息化建設的主要特征表現在：數字檔案已經成為檔案管理的主流，各檔案數據庫得以建立和使用，同時，電子文件的相關管理網站也逐步建立和完善，數字檔案管理成為檔案管理不可逆轉的發展潮流。
三、檔案信息化建設與檔案管理的措施與方法
（一）不斷推進檔案管理信息資源的整合工作。在日常的檔案管理工作當中，檔案信息資源工作散發著其特有的優勢。首先，要實現檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會歷史發展的宏觀方向，同時，還能夠反映出人們日常生活的點滴細節，將社會當中存在的整個集體與個體的發展都能夠完全展現在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領性的檔案信息管理制度為指導，并結合檔案分級管理制度的相關要求，實現對國家資源的合理配置與高效應用，實現社會資源的共享。此外，實現檔案信息資源管理的整合主要可以通?^兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進行整理的過程當中，檔案的系統化和編目發揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價值，還需要對相關的檔案進行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術方法，對整合的目標進行檔案資源的結構管理，確保信息資源能夠在宏觀角度上實現優化發展。
（二）提升電子文件歸檔管理的信息化水平。在接收到各相關資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進行數字化轉化。而要實現這一點，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進行分類。這主要涉及到以下兩個方面：紙質信息的電子化形式轉化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉化。此外，還需要對不同的信息進行使用價值的鑒別，并在此基礎之上進行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價值信息的真實性、完整性、有效性和可用性。同時，還需要依據國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進行規范，不斷提升檔案信息化管理水平。
（三）提升檔案管理人員的服務意識，拓寬檔案信息管理人員的管理思路。之所以要進行檔案管理工作，主要是為了為社會提供有效的服務。要實現這一點，檔案管理部門以及其內部的相關管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務意識。傳統而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對資料進行充分的“利用”，這制約了檔案資源價值的實現與發揮。因此，需要轉變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價值取向，在檔案信息化建設時期，一定要轉變這一理念，推進檔案信息管理的全面發展，提升檔案管理人員服務大眾的思想意識。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業知識水平和綜合素質能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對檔案的保存，更需要綜合性的人才對檔案信息進行分析和歸納，為社會經濟發展提供信息支持。當然，相關領導也需要立足長遠，充分發揮出檔案對國家發展的積極作用，只有這樣，才能夠順應時代的發展要求。
四、結語
隨著世界范圍內計算機技術的不斷提高，將信息化技術應用于我國的檔案管理工作已經成為不可逆轉的發展方向。檔案的信息化建設能夠有效提高檔案管理的水平，為我國經濟社會的發展提供信息支持。本文從簡要介紹檔案信息化建設的基本理論與特征入手，從不斷推進檔案管理信息資源的整合工作、提升電子文件歸檔管理的信息化水平以及提升檔案管理人員的服務意識、拓寬檔案信息管理人員的管理思路三個方面提出了檔案信息化建設與檔案管理的措施與方法，以期為提高我國檔案信息化建設與檔案管理水平貢獻一份微薄的力量。
由于民辦職業學校起步晚、發展快，其速度、規模、質量、效益，出現了發展不平衡、結構性矛盾突出等現象。根據《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關于《高等院校檔案管理辦法》的明確規定高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發展規劃。因此，民辦職業院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進學院發展的必由之路。
民辦職業院校檔案管理存在的主要問題
調研發現云南省的民辦職業院校檔案工作普遍存在以下幾個方面的問題：
1、民辦職業院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專業人員缺位的現象
當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學校的附帶工作，不影響其長遠發展，因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學校領導身上，更是體現在學校全體教職員工身上。在很多民辦職業學校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業院校存在檔案館和專業人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學秘書或行政秘書兼職，既有日常教學管理工作或者辦公室行政事務性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度
目前，多數民辦職業院校的發展只注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關規章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關的檔案管理制度，導致負責部門不能、不知道如何把在教學、科研等日常工作活動中產生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時、文件材料殘缺不全，不能及時立卷和歸檔;且因為缺乏規章要求，導致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長久保存檔案的考慮，存在檔案材料幾大箱，用時要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學校歷史憑證的作用。
3、經費投入不足，導致不能實現檔案信息電子化建設
目前很多民辦職業學校在檔案管理方面的經費投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術手段如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到民辦職業院校的檔案管理中，導致民辦職業院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業院校的檔案管理以傳統的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現代檔案管理技術的業務培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無法對檔案進行現代化的科學規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設進程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率
一、醫院檔案管理工作存在的主要問題
1、檔案觀念疆化，意識淡薄。眾所周知，醫療是醫院的中心工作，得到重視是無可非議的。本文要闡述的是，在醫院管理工作中重視醫療工作而輕視檔案管理工作的觀念較為普通。這種現象，無論是醫院的領導者還是醫務工作人員均有存在。他們對檔案及檔案工作的重要性缺乏認識，視其可有可無，末得到足夠的重視，使不少醫院的檔案工作滯后于全國檔案事業的發展速度，醫院檔案的作用不能充分得到發揮。醫院領導在工作規劃中往往忽視檔案工作，很難擺上日事議程，對檔案管理及檔案設備等投入較少，以致檔案管理工作水平難以適應信息化建設的需要，也影響了醫院整體管理水平的提高。
2、檔案管理工作制度不健全。按照規定，二級以上醫院均應成立綜合檔案室，實行統一管理全院各種各類檔案。在實踐中，雖然多數醫院都按檔案管理目標的要求成立了綜合檔案室，實行統一管理，但由于檔案管理制度不健全，使檔案在收集、整理、保管、鑒定、統計以及開發利用諸多方面都比較困難。有些部門為使用方便，甚至不愿移交本科室的檔案材料；更有甚者還將日常工作中形成的重要檔案材料據為已有，人為地造成了醫院檔案材料的不齊全完整，檔案信息資源鏈出現嚴重缺陷。
3、檔案管理人員缺乏專業知識和技能。在醫院檔案管理人員中，可分為專職檔案工作人員和兼職檔案工作人員兩種。二者中，檔案專業出身的人員很少。他們當中，相當多的人員未經過系統的檔案專業理論學習，文化程度、理論水平、專業素質等方面參差不齊，缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和基本技能，雖然他們在實踐中得到了一定的鍛煉和提高，但距現代化檔案管理工作的要求還相差甚遠，遠不能適應現代化檔案管理工作的需要。況且許多檔案人員的思想觀念還跟不上時代的科學發展，在管理水平上缺乏創新精神，這也與現代化醫院建設不相適應。
4、檔案管理設施不適應發展的需要。醫院檔案管理設施落后這是一個不爭的事實。因為，醫院的工作重點即醫療，醫院的領導者對此投入不惜代價，而對檔案工作方面的投入是緊上加緊，少得可憐。檔案庫房面積狹小，有的還是辦公室、檔案庫房和閱覽室同間，檔案裝俱陳舊切雜亂不一，數量不足，不符合檔案保管要求，嚴重地制約了醫院檔案工作的進程。
二、做好醫院檔案管理工作的途徑
為適應社會主義市場經濟體制對醫院發展的要求，準確把握新時期醫療發展的特點，做好醫院的檔案管理工作，使醫院檔案更好地為醫院管理及社會醫療服務，是醫院檔案工作者面臨的新任務。
1、依法制檔，提高全員檔案意識。醫院檔案部門（或檔案工作人員）要積極主動行動起來，大力宣傳《檔案法》，提高醫院領導與職工的檔案意識，使其充分認識到檔案工作的重要性，認識到檔案與自已有著密切的關系，以便更好地支持檔案管理工作，從而逐步形成重視檔案意識的氛圍。醫院檔案管理工作能不能得到重視和發展，關鍵是否能取得醫院領導的高度重視和支持。醫院檔案工作作為醫院工作的一個組成部分，其作用在于為醫院領導決策、醫療管理以及社會醫療等各項工作服務。醫院的科學發展，需要檔案部門提供寶貴的檔案信息為依據。這就要求醫院領導要切實加強對醫院檔案工作的組織領導，將其納入醫院工作計劃、管理體系和崗位責任制，使醫院檔案工作得到良性發展。
2、建立健全醫院檔案管理制度，實行規范管理。檔案管理工作作為醫院整體工作的一個組成部分，沒有嚴格的規章制度是難以保其順利開展的。因此，在檔案管理中要建立一整套醫院檔案目標管理考核制度和各種類檔案歸檔制（下轉第60頁）（上接第58頁）度。按規范要求，準確把握立卷的重點，力求做到標準統一、分類科學、組卷合理、編目清晰，實現有序化管理。對醫院各種檔案要分門別類，形成體系，便于保管和利用。移交時，做到交接有手續和清冊，檔案要齊全完整。通過規章制度和規范化管理等手段，使醫院檔案管理工作逐步走向制度化和規范化的軌道。
3、提高檔案管理人員業務素質，確保檔案工作有效開展。醫院檔案工作的科學發展，人才是關鍵。一是要引進檔案專業人才，提高檔案隊伍的整體素質。二是應支持和鼓勵現有從事醫院檔案工作人員的業務培訓，學習掌握現代化檔案管理的新方法和新技術，提高專業水平，適應檔案管理現代化和數字化的需要。
4、積極做好醫院檔案開發利用工作，納入醫院綜合信息實行一體化管理。檔案信息管理系統是醫院綜合信息管理系統中的一個子系統，將這個子系統融入醫院整體信息化工作中，就能夠為醫院管理決策和醫療的參考提供更多的有效信息資源，形成更具有綜合價值的信息源。這就要求檔案部門（或工作人員）在做好檔案收集、整理、保管和提供利用的同時，應積極主動開發檔案信息資源，形成數字化信息，并及時并入醫院綜合信息管理系統，用數字化信息為全院管理服務，為醫療實施服務，為社會醫療服務。通過利用檔案為醫院創造良好的經濟效益和社會效益，提高醫院檔案工作在醫院管理工作中的地位，推動醫院檔案工作的規范化建設與科學發展。
三、幾項保障措施
1、為使醫院檔案工作目標管理有效執行，要成立由分管檔案工作的領導任組長，醫院各部門主任、護士長為成員的檔案工作目標管理領導小組，負責對檔案工作目標的統一領導和組織協調，責任到位，層層落實，以此形成的自上而下、層層抓落實的管理模式。
【關鍵詞】機關檔案；管理工作者；基本素質
隨著黨政機關檔案管理工作規范化建設的深入發展，對黨政機關檔案管理工作者提出了越來越高的要求。目前，我們的黨政機關檔案管理工作中存有少部分同志政治意識、責任意識不高，業務能力不強，創新意識差，更有少部分同志缺乏職業道德，履職不盡職等問題。加強黨政機關檔案管理工作者素質教育十分重要且必要。
1．較高的政治素質是做好機關檔案管理工作的根本要求
黨政機關檔案管理工作者，所接觸的工作性比較強，規范性要求比較多，這就要求檔案管理工作者具備較強的工作責任心和保密意識，要求檔案管理工作者政治上可靠。具體來說，檔案管理工作者要堅持經常性的思想政治教育、黨的路線方針形勢教育，提高自身的政治素質，同時要樹立學習的榜樣，向雷鋒、焦裕祿、孔繁森、郭明義等同志學習，增強愛崗敬業、奉獻社會的意識，堅定理想信念，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，學會用黨的先進理論武裝頭腦，始終保持正確的政治方向，增強政治鑒別力和敏銳性。這是檔案管理工作者必做的功課，是做好檔案管理工作的首要前提和要求。
2.精湛的業務素質是做好檔案管理工作的重要要求
2.1黨政機關檔案管理工作者一定要有豐富的業務知識
黨政機關檔案管理的內容大都僅限于文件、文史資料和人事資料保存。不同內容對檔案管理工作提出了不同的要求，且有些檔案材料形成于不同的時期，與當時的政治、經濟、軍事、外交、科學和文化等方面政策規定有著不可阻斷的聯系，檔案管理工作者在整理保存這些資料的過程，就是對掌握當時政策法規情況的一次檢驗，是運用自身業務知識指導現實工作的過程。這就要求檔案管理工作者要認真廣泛地涉獵科學文化知識，熟練地學習掌握與之相關政策要求，對零散的各種檔案資料等進行處理和整編,進行科學地整理與鑒定，選擇好需要歸檔的材料。同時，檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業務環節有機地構成，這些環節都有一定專業的研究領域。例如，收集工作必須保持原汁原味，不能有主觀原因，整理工作必須遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系，鑒定工作必須依照把當時的要求與現實的需要有機結合起來，保管、檢索工作必須按照現行的制度規定去要求。這就要求檔案工作者必須經常學習檔案管理有關知識，不斷提高檔案工作者綜合知識水平。
2.2黨政機關檔案管理工作者一定要有較高的科學管理水平
當前是知識經濟的時代，現代化、規范化管理已經熔入黨政機關日常工作之中，建立科學的檔案管理機制，必然要求檔案工作者掌握科學的管理手段，不斷更新檔案管理水平。面對新形勢新要求，檔案工作者一要掌握檔案學的基礎理論和專業知識，既要學習好檔案學基本理論，包括公文寫作、檔案文獻編纂、檔案保護技術等，又要及時學習好黨和國家有關檔案工作的法律法規、政策制度，夯實基本業務技能；二要學習和掌握管理學知識，把管理的理念運用到檔案管理之中，對收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業務環節全部做到科技化、規范化、系統化，不斷提高工作效率，使檔案管理工作水平不斷提高。三要理論聯系實際，堅持學以致用的原則，增強創新發展的意識，不斷地總結檔案管理工作的經驗，探索檔案管理工作的規律，使之成為一項指導檔案工作發展的長效機制。
2.3黨政機關檔案管理工作者一定要有較高的自動化辦公操作能力
檔案管理的現代化,離不開科技的投入，特別是計算機技術已經成為機關辦公自動化的重要載體。作為檔案管理工作，信息知識時代，檔案管理工作的信息資料很大一部分來源于網上信息平臺；檔案管理的系統化，更離不開用計算機編程技術開發的檔案管理數據庫。因此說，檔案管理工作者必須具有較強的計算機操作能力，能熟練地操作與檔案管理相關的現代化設備。這也是提高檔案管理工作者業務素質的一項基礎性工作，也是檔案管理工作者必須掌握的基本技能。
3.良好的職業道德是做好黨政機關檔案管理工作的重要保障
政治合格、愛崗敬業、無私奉獻是對黨政機關工作者的精神要求，是檔案工作者理應遵守一項基本工作要求。檔案工作與機關宣傳、服務、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不為外人所知的保密性工作，在外人看來是清水衙門。因此說，檔案管理工作者必須具有良好的職業道德。良好的職業道德反映在以下幾個方面，一是政治素質過關，有良好的思想道德情操，能夠樹立正確的人生觀和價值觀；二是具有強烈的事業感和責任心，把本職工作當事業來作，耐得住寂寞，甘于清貧，不計較個人得失，一心為公；三是遵紀守法意識強，有正確的權力觀、利益觀和地位觀，不為名利所累，不做違紀國法的事，不做有悖檔案管理制度的事，時刻用職業道德約束自己的言行舉止，努力做一個立黨為公執政為民的公務員。
4.良好的工作環境和嚴格的教育機制是提高黨政機關檔案管理工作者素質的重要途經
4.1營造良好的工作環境
檔案工作是一項枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個冷門崗位，很多人不愿意去從事這項工作，但是這項工作是反映一個單位發展過程，詳盡記錄一個單位各方面工作數據的基礎性工作，為調查工作情況、出臺政策法規、核實人事資料等方面提供著重要依據。因此說，黨政機關要學會用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現代化、科技化的要求，設立獨立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復印、傳真、掃描、碎紙機等管理設備和設施，安裝標準空調機，不斷改善檔案保管環境，為從事檔案管理工作的人員創造一個好工作環境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關心檔案管理工作者的政治進步，關心他們的身心健康，提高他們的經濟待遇，為檔案管理工作提供充足的經費，支持他們搞科研創新，加大獎勵的力度，以良好的發展環境，使他們樂于從事檔案工作，進而激發他們工作的積極性和主動性。
4.2加大教育培訓力度
關鍵詞：檔案管理。科學發展觀。晉升發展戰略。
。在檔案管理方面，貫徹落實科學發展觀，就是要堅持以人為本的發展觀，全面貫徹全面發展觀、協調發展觀和可持續發展觀。檔案工作的發展必須以科學發展觀為指導，改革創新檔案管理，以科學發展觀為指導，推動檔案管理科學快速發展。在所有的管理工作中，檔案管理的重要性起著不可替代的作用。搞好檔案管理可以促進其他管理效率的提高。檔案管理能夠維護歷史信息的真實性，具有十分重要的意義。全面有效的檔案管理，可以更科學地評價國家機關、企業事業單位的績效和管理水平，為其他管理工作提供信息依據。眾所周知，檔案記錄了該組織的發展歷史。通過檔案信息，我們可以了解發展過程中的經驗教訓。通過研究相關檔案信息，可以了解組織的發展歷史和成就，判斷未來的發展趨勢，為組織的發展提供重要信息。也就是說，搞好檔案管理，提供高質量的檔案信息資源對于組織來說，管理者可以根據信息總結經驗，在實際工作中揚長避短，為未來的建設和發展提供指導，也可以為社會和組織提供有效的公共信息，更好地為組織決策提供重要的信息支持。檔案管理是組織管理的重要組成部分，需要與組織的其他工作相協調。它對組織管理的順利發展起著非常重要的作用。
。由于人們對過去的信息重視不夠，對其重要作用認識不足，檔案管理在組織中沒有得到應有的重視。在整個組織的管理工作中，它被忽視和忽視，被邊緣化。由于在組織管理上缺乏重視，從事檔案管理的人員也缺乏對自身工作的重視。在具體工作過程中，經常出現這樣的問題：一是忽視檔案管理，工作開展不及時，缺乏相應的制度規范，哪些檔案應該歸檔，哪些檔案不需要歸檔。因此，組織各部門無法及時移交和轉移信息載體，二是缺乏新理念的引導。一些管理者不重視學習,對新媒體的檔案管理方法不合理,檔案管理的形式和思想不適應時代要求,沒有真正落實科學發展觀,導致管理上的許多失誤,，即使是由于檔案管理的失誤，也會影響高層管理者決策的正確性。
。要收集整理各行業的重要信息，對行業的發展起著非常重要的作用。當今社會，人們對檔案信息的需求越來越高。檔案管理者需要認清時展的要求，更新觀念，樹立正確的觀念樹立科學發展觀，把檔案管理從傳統的封閉狀態轉變為開放狀態，把科學發展觀貫徹落實到檔案管理的全過程，實現檔案管理的規范化、程序化、實效化。在此基礎上，樹立現代檔案管理意識，使檔案管理實現網絡化、信息化、網絡化、社會化。在檔案管理中，要運用新的理念，采用新的信息技術手段，創新高效的檔案管理模式。當今時代已經進入知識經濟社會。只有創新才能促進管理的發展，提高檔案管理的智能化、開放化水平。此外，檔案管理者要切實增強發展意識，探索信息技術環境下檔案管理的新途徑、新技能、新方法，不斷提高檔案管理水平，進一步拓展檔案發展的領域和空間。
。這也說明檔案管理是一項服務性的工作，需要貫徹以人為本的原則。以人為本是科學發展觀理論的重要體現。要使檔案管理為社會各部門和相關人員提供服務信息，需要檔案管理部門和工作人員在工作中的密切配合。以人為本是社會發展的重要目標和途徑。在檔案管理中,要特別注意貫徹這一理念,把人的管理作為檔案管理的出發點和落腳點,最重要的是要把檔案管理的目標定位于人的需要,并以此為核心做好檔案管理工作,，更好地體現檔案管理的人性化特征，促進檔案管理的不斷發展。
人們對檔案信息的要求不斷提高，檔案管理者應進行觀念創新和技術進步，充分利用信息環境給檔案管理帶來的廣闊空間，促進檔案管理的協調和可持續發展。所謂檔案管理的協調發展，要求管理理念和管理技術全面進步，而不是局限于一個方面的不平衡發展。目前，檔案管理中的一個突出問題是，檔案管理實現了現代化的硬件建設和現代化的管理技術，但現代技術沒有得到充分利用，有的還處于休眠狀態。主要原因是檔案管理部門和領導對檔案管理工作還缺乏重視，檔案管理觀念還停留在傳統狀態，不能適應當前技術發展的需要和檔案現代化的要求。此外，檔案管理的理念和技術沒有得到及時的跟進，思想和技術與現代運作的要求還存在差距。檔案工作的可持續發展是檔案管理的重點。因此，檔案管理要有科學的長遠規劃，以促進檔案管理的穩定和可持續發展。因此，在規劃檔案管理工作時，應根據科學的管理理論，對檔案工作進行短期規劃和長期規劃。我們不僅要有短期目標，還要有長期目標，著眼于實現長期目標，做好短期目標，促進檔案管理的可持續發展。
。我們應該做好以下幾方面的工作：第一，關注人的發展。檔案管理者應掌握信息管理的基本理論，建立科學的檔案管理體系樹立市場經濟理念，完善價值觀念、法制觀念和大局觀，進一步拓展檔案服務領域，加快檔案信息市場化進程，加快檔案管理社會化步伐。二是學習新技術、新管理手段。通過運用各種現代信息技術手段，提高檔案檢索水平，促進檔案信息系統的網絡連接，掌握檔案信息的網絡管理技能，促進檔案管理系統綜合能力的全面提高。三是提高檔案管理人員的服務能力。檔案信息源于社會活動，通過檔案信息進行規范化管理。檔案管理者必須創新管理模式，進一步擴大檔案服務范圍，為社會提供有效信息。第四，改變傳統的服務狀態，從傳統的被動服務轉向主動服務。以科學發展觀為指導，不斷推進檔案主動服務進程，根據社會和部門的信息需求，積極推進檔案服務信息化，提高服務質量。科學發展觀是指導檔案管理的重要理論基礎。以科學發展觀為指導，可以有效地促進檔案管理的不斷發展。要充分突出以人為本，加快實現檔案管理的學科化和現代化，促進檔案管理的可持續發展。
引用了
[1]賀麗。堅持科學發展觀指導檔案管理[J]。中國石油化工，2016（10）：115-116。
關鍵詞：高職院校;檔案管理
引言高職院校擋案管理是學校各項管理工作中的一個薄弱環節，必須加強?，F在愈來愈多的人認識到這一點。檔案的價值可以從很多方面體現。比如在學校搞教學評估時，就需要很多教學、科研等方面的檔案資料;學校進行樓堂館所維修時，就需要查看基建檔案中的設計圖紙;學校搞校慶時，就需進行校史展覽等。如果我們沒有相關資料，就無法滿足相關方面的需要。盡管學校的檔案部門在收集檔案時，還不能確定哪些是有價值的，哪些是沒有價值的。很多檔案的價值在未來使用時才能顯現出來。學校檔案部門應在力所能及的范圍內，加大收集檔案資料的數量，提高收集檔案資料的質量，使檔案資料符合未來需要。
一、 檔案管理中存在的問題
目前，多數職業技術學院檔案管理工作開始逐步進入規范化管理的軌道。但從整體情況看，都存在一些共性問題，如檔案管理制度不健全，部分領導檔案意識不強，檔案工作的重視程度不夠。其中，檔案工作本身還存在著以下幾方面問題。
1、檔案管理隊伍的整體素質低。有些人對檔案事業的重要性缺乏認識，認為檔案工作是一項附帶工作，好壞無關學校大局，更談不上檔案信息化建設。從目前多數高校來看，尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。一方面，專職檔案工作人員的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理。另一方面，學校各部門的兼職檔案員接受過檔案管理專業的專門培訓較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識、基本技能，而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，又直接制約著檔案信息化建設進程。
2、數字化建設比較落后。由于不少學校的重點在建設與教學、科研緊密相關的項目，無資金投人檔案管理的基礎設施建設，因而很多學校的檔案設施設備相當落后和簡陋。形成沒有計算機的檔案室，檔案數字化管理是一片空白;有計算機的檔案室，檔案數字化管理水平也較低。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在高校管理中廣泛運用，高校管理手段不斷進步。但是，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索和紙質載體、實物存儲階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。
3、檔案管理格局比較混亂。管理機構不健全，管理職能不明確。檔案管理一般由設在學校行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實物檔案等，而科研檔案、財會檔案、人事檔案、設備檔案等分屬各個業務部門、系管理，在一個單位內形成了諸多部門管理檔案的格局，不利于高校及檔案事業的發展。
二、檔案管理工作的措施
要加大對檔案管理經費的投入，為學校檔案管理添置新設備，實現網絡化管理創造條件。新時期高職院校發展迅速，所形成的檔案資料越來越多，沒有足夠的檔案館舍建設，設備更新，是不能夠適應高職院?？焖侔l展要求的。在此方面學校要舍得花錢，建設檔案館，購買計算機、攝像機、照相機、編輯剪裁設備、防盜設施等，對學校檔案管理工作給以足夠的財力支持。
加強計算機網絡化建設，建立電子檔案，注意檔案的合理存儲和有效開發利用?，F代科技的發展為檔案管理提供新的技術手段，計算機技術為檔案管理網絡化建設創造條件。大量的檔案資料可以存放在計算機里，可以節省大量的物理存放空間，便于查閱和利用，也便于進行國內校際間、與國外友好學校間等的對外開放交流。當然要注意信息安全問題，對于保密的檔案信息不能對外開放。在這方面檔案管理人員要具有檔案信息安全責任意識，防止和杜絕學校的商業機密對外泄漏，損害學校的利益。對重要的檔案信息要進行加密處理，防止遭到黑客攻擊，也要進行備份存放，防止遭到病毒入侵而使重要數據丟失。
要著眼于提高檔案管理人員的素質。學校應高度重視檔案管理工作，要選拔任用檔案專業畢業的專職人員從事這項工作。如果安排的是非專業人員，就要加強對他們的培訓，通過培訓讓他們掌握檔案管理知識和計算機知識，使他們成為既懂得檔案管理又懂得計算機技術應用的復合型人材。這樣才能為高職院校發展配備一支素質高、責任心強、業務精、技術過硬的檔案管理人員隊伍，為學校檔案管理未來發展注入強大的生命力。從根本上說，檔案管理人員的素質高低決定了學校檔案管理水平的高低，這是關鍵。學校要搞好檔案管理工作，就要從提高檔案管理人員的素質抓起。
必須拓寬檔案管理的視野以及加大檔案管理工作的力度。檔案管理牽涉到學校的方方面面，孰重孰輕，檔案管理人員要做到心中有數。筆者認為在以下幾個方面應該注意拓寬工作思路：
檔案部門應加大對畢業之后學生的信息收集。畢業生通過學校教育走向社會，經過自身努力打拼取得事業成功。檔案部門可以從中找出若干典型進行信息收集，將他們的成功故事的完整信息留檔保存。他們的成功說明學校教育的成功，應認真加以總結和分析，去發現我們教學的可取之處，以便在今后的教學工作中發揚光大。也可以把這方面的檔案資料在新生入校時進行展覽，讓他們了解學校過去培養出來的優秀人才的事跡，從中受到教育，從中受到鼓舞，以明確今后的學習方向，激發他們的學習積極性，使他們將來畢業走向社會也能取得成功，產生一種成功效應。檔案部門做好這項工作可以說是功德無量的。
校史的收集與整理。校史記錄了學校產生和發展的大概脈絡，這份檔案資料可以在每年新生入校時反復加以利用，把它與學校發展現狀同臺展出，讓新生對學校發展歷史和現狀都有所了解，這樣新生對學校的了解才比較全面和深刻，才能知到學校發展到今天確實不易，它傾注了學校先輩們大量心血和聰明才智，也確實能感受到學校今天發生的巨大變化，從而為學校的發展感到自豪，為學校未來產生美好憧景，更為自己成為這所學校的新生感到驕傲，由此更加珍惜在校的大好時光，更加努力地學習，以報答母校對自己的培養和教育。這時才能體現校史檔案的價值。
參考文獻：
摘要：隨著信息化大時代的到來，用于記錄對象基本信息的載體檔案也越來越顯得重要，如何將這些信息量龐大的記錄存進檔案并安全有效地進行管理是現今信息化時代下需要引起重視的課題。本文通過對檔案管理工作現狀的分析，進一步探討其發展的趨勢，以便對檔案的管理工作有更好的了解。
關鍵詞 ：檔案管理 發展現狀 趨勢 研究
一、檔案管理概述
具有管理性、服務性與政治性的特征就是檔案管理工作的基本性質和主要作用。檔案管理工作不產生物質財富，它是一種用于專門負責管理各部門記錄的歷史文件，因此具有管理性質。由于國家的經濟利益與政治利益與檔案的內容密切相關，所以每個國家對檔案的管理都具備一定的保密措施，且機密檔案不會對外開放，有部分檔案會因需要在規定時期滿后開放。因此機要性是檔案管理工作的性質體現。
檔案管理要遵循國家檔案集中統一的管理、確保檔案完整安全、方便利用的原則。國家會將所有的檔案分配在各個不同部門的檔案保管機構，并進行集中保存，依照制定的統一法規準則進行管理，這就是所謂的集中統一。維護檔案完整性要做到以下兩點：第一，要保證檔案數量齊全，沒有殘缺現象；第二，要保持檔案之間有機聯系，不可隨意分散或隨意堆放。維護檔案安全要做到以下兩點：第一，確保檔案本身完好無損，以延長檔案使用壽命；第二，杜絕惡意破壞檔案行為，防止檔案機密被盜竊。檔案管理工作的最終目的是便于利用，是檔案管理工作質量的衡量標準之一。檔案具有不可修改或篡改性，其反映的是歷史事實，所以檔案的原貌不容破壞。維護檔案的真實性，是檔案管理工作遵循的重要原則之一。
二、檔案管理發展現狀
傳統的檔案是以紙張形式存在的，這樣的檔案在安全保存，保密管理，調閱以及信息便利使用等諸多方面存在弊端，且成本高，查詢工作繁重，提取信息困難，嚴重影響了檔案管理工作的效率。隨著社會現代化的推進，無紙化辦公等事物的出現，檔案的產生方式也發生了很大變化。這一轉變，意味著檔案管理工作人員將要對更多的信息化檔案進行管理。檔案信息內容是廣大使用者所關心的，且來自不同的檔案。檔案工作者需將檔案信息經過綜合并系統地提取出來，及時提供有價值的檔案信息。必須有一個篩選的過程，使得信息化檔案信息具有真實性、系統性、有價值性，才能讓用戶體驗完善的服務。依此看來，檔案信息的電子化將是檔案管理工作發展的趨勢所向。
三、目前檔案管理存在的問題
1.現代化管理缺乏統一性。導致檔案信息管理工作的不協調，無法快速展現信息成果的原因在于檔案部門使用不同型號的計算機，規格不同，管理的軟件直接兼容性差，沒有一個統一性，可供檔案信息檢索與管理的計算機軟件系統，檔案信息電子化的發展進程也會因此受阻。
2.檔案管理基礎工作的標準與規范需改進?；A工作的規范化與標準化是檔案信息管理電子化的前提。在歷史的背景下，館藏檔案的業務沒有基礎，案卷質量低下，尤其是各類檔案之間的相容性太低，系統軟件的兼容性差，移植困難；沒有統一標準的檔案自動化工作，檔案管理系統的單一性，針對性，使其無法全面實施、推廣，這阻礙了檔案信息工作電子化。
3.檔案管理的技術標準有待更新。檔案管理軟件的計算機技術標準沒有得到及時的更新和維護，更多的是依賴于歸檔“文件資料”的是磁盤、光盤，且傳統的分類方法、檔案整理和有關規定已不再適應發展現狀。
4.檔案管理工作者綜合素質需提高。實現檔案信息的電子化，首先要具備現代化的檔案管理人員，管理人員要有較高的知識水平與先進技術水平，不能僅僅滿足于簡單的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才更是人煙稀少，大部分檔案人員現代技術水平不高，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍無法充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
四、管理檔案的發展趨勢
1.發展趨勢分析。第一，只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的各種局限，使檔案管理部門從封閉中走出來，從檔案的保管與利用職能向信息采集、服務與管理職能轉變，實現檔案信息資源的合理分配、科學管理，為社會提供優質、高效的服務。第二，檔案信息化管理可用詳實的檔案信息支持決策和管理。完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力是管理措施得當與決策及時準確的保證。因此，檔案信息化具有獨特的優勢，能夠發揮重要的作用。第三，檔案信息化管理可為知識普及、科學研究等提供智能化服務。檔案信息化，能夠一次投入，并多次利用，遠程服務資源共享；還可縮短編著二次文獻信息的時間，提高檔案信息時效性；可提供充足的具有地方特征的知識等。第四，檔案信息化管理可防止出現“時空黑洞”。隨著計算機與網絡技術的迅速發展和普及，電子政務與電子商務等將大量運用。檔案工作人員要管好檔案，要具備管理電子文件的能力，以管理檔案的方式管理電子文件的有用信息，使信息利用發揮最大的效益。
2.信息化發展方向。檔案管理出現數字檔案館也是發展中的產物，數字檔案館與相對傳統檔案館來講，具有管理計算機化、信息多媒體化、存貯多載體化與信息傳輸網絡化等特點。數字技術的完善充分發揮了檔案館的職能，使檔案原件保護與利用之間產生的矛盾得到妥善解決，提升了珍貴的檔案原件的保存時間；數字檔案檢索系統既方便又快捷，不但大大滿足了利用要求，而且利用者不局限于時間、地點，檔案的查找可以隨時、隨地完成。有了網絡的交互方式，利用者可以通過數字檔案館得到更加專業、更加便捷、更具特色的檔案檢索服務，提高了檔案服務的質量，避免檔案館信息“孤島”的形象。數字檔案館的優勢為檔案工作提高了更加有利的條件，檔案服務質量將得到本質的提高，必將大大強化檔案的信息需求。
3.檔案信息化理論支持。發展至今的檔案信息化建設，由技術引領需求，需要先進理論作為基礎。檔案信息化建設的開始，大家都嘗試把傳統檔案管理的基本理論運用到信息化建設的實踐中，隨著實踐不斷深入、范圍不斷擴大，目前我國在檔案信息化建設遇到的“瓶頸”，由于缺乏相應的基礎理論，導致標準不配套，法規不健全，研究方向著力點不明，管理對象不明確，出現了信息化建設的低水平、重復開發等現象。對于數字檔案館、檔案信息利用體系、電子文件中心、檔案信息服務體系、檔案信息安全保障等檔案信息化建設的前提，都需要基礎理論的支撐。檔案信息化理論研究要立足行業特點、探索規律、借鑒創新、聯系實際，構建系統化、健全的檔案信息化理論體系。
綜上所述，在信息化時代的背景下，檔案工作者要跟緊時代步伐，擔負起時代賦予的光榮使命和責任，不畏懼新的挑戰、牢牢把握機遇，檔案信息化發展將因此跨入一個新的臺階。在數字化理論體系還未完善，相關管理政策未落實到位，信息化技術有待不斷提升的背景下，切實做好檔案的數字化實踐尤為重要。把握其發展特點，順應社會發展需求，充分發揮數字化的優勢，使其技術日趨成熟，實現檔案數字化管理的社會化。在做好檔案數字化的同時，檔案管理工作的效率也會隨著提升。因此，檔案管理要緊跟信息化時代的步伐，朝著更有效、更安全、更規范的方向發展。
參考文獻
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一、辦公自動化系統和檔案管理系統對接的必要性
高校電子文件主要來源就是辦公自動化系統，但是電子文件的多樣多樣性、易更改性、結構的復雜性和對系統依賴性等一些特殊性，使得在對電子文件的管理方面出現了許多不規范的現象。當前，將OA系統與檔案管理流程能夠統一起來不多，特別是早期兩個系統各自發展，許多公司開發的是各自獨立的OA系統和檔案管理系統，很少統一設計，統一建設。辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，電子文件到了歸檔這一步，其原始性、產生的過程、保密性都不能達到檔案管理歸檔要求，導致很多信息的檔案化處理仍然處于手工工作階段，無法實現OA系統數據庫和檔案信息數據庫的共享。所以連接好OA系統和檔案管理能夠通過網絡對電子類的文件進行系統、科學的保持以及記錄，在及時快速的對電子文檔保存、歸檔，保持所有文件的真實性和完整性，使得原始的電子文件不會無緣無故丟失。
二、高校OA系統與檔案信息管理一體化建設需求分析
1.全文對接需求。將OA里的文檔對應掛接到檔案系統目錄的“全文”?！叭摹卑恳淮蔚怯浀奈募恼牡暮灠l稿（或者傳閱登記表）、正本及相關附件和文件的背景信息（流轉信息、簽轉意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件。
2.協同辦公管理需求。通過一體化管理的相關處理可以對OA中的已有數據信息進行提取和重新組合，達到相關規則的要求之后重新生成有用的數據，從而減少冗余操作，提高檔案管理工作的效率和質量，同時也體現信息化校園建設優化設置的目的。在歸檔紙質版資料的打印方面，文件管理員可以直接在OA打印傳閱表或者簽發表、正文所有附件內容、文件辦理情況文檔。打印的效果要求公文涉及的紅頭和落款公章以及領導簽名跟原版保持不變。
3.穩定性和安全性需求。在數據的轉換和傳輸過程中，必須保證OA系統和檔案信息管理系統的穩定性和系統中數據的安全性，既確保兩系統原有數據的安全，不影響原有數據庫的正常工作，又能保證數據傳輸過程中的安全，確保公文信息的準確性，不影響檔案工作的根本屬性。
三、辦公自動化系統與檔案管理系統對接的方法與措施
1.以“文件生命周期理論”作為OA環境中文件與檔案流程設計的指導理論?！拔募芷诶碚摗笔茄芯课募淖畛跣纬傻阶罱K銷毀或永久保存的整個運動過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件―檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。它試圖使文件的整個生命運動過程都得到全貌控制，實現文件管理的高效化，因此也是指導文件―檔案全過程管理的基本理論。事實上，文件與檔案都是文件在生命周期中的某個階段的表現形式，文書流轉和形成檔案的過程中，有許多重復信息和操作環節。文件生命周期理論符合現實工作中對文件和檔案的一體化管理，使OA環境中的文件與檔案管理流程，得到重新組合設計，使辦公信息流得到完整銜接，也保留了文件產生的完整、清晰的過程，有助于提高檔案的完整性和檢索率，充分提高學校檔案資源充分開發和利用的綜合能力，實現了檔案的資源共享最大化。
2.規劃設計一套完善的文件與檔案管理流程。對于學校的電子文件，其數量非常巨大，有關于學生的，有老師教學的，有行政辦公的等等，所以這些文章在各個部門都以不同的形式被管理著，很多都毫無規范，所以對如此雜亂的文件進行整理歸檔很重要。從電子文件的形成、鑒定到保管、利用等每個環節，以制度、工作流程以及各督辦環節建立起一套完整的體系，而且要責任到人，互相制約，進行有效的監督。當中最重要的就是制定好適合本單位使用、具體的可操作的電子文件歸檔與管理標準。在設計辦公自動化系統與檔案管理系統對接，將OA里的文檔對應掛接到檔案系統目錄的“全文”里，“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發稿、傳閱登記表等，正本及相關附件和文件的背景信息（流轉信息、簽轉意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件）。文件在OA系統里流轉完畢后的數據對接檔案管理系統，要抓住以下兩個重點：一是OA系統流轉后，文件本身以及產生過程的數據要完整地轉入到檔案管理系統中，并能夠對著相應字段，放到不同的檔案類型及其相應數據項位置上，實現文檔一體化管理的功能。如所有辦公室形成的公文及其產生過程中擬文、修改、審核、會簽、簽發等等有關數據項共同歸置于行政類的檔案及其相應的位置上，而教務處形成的教學各類文件及二級院系數據項則在教學類檔案及其相應的位置上。二是要將相應的正文完整地轉入到檔案管理系統中。所有OA系統中的應歸檔文件的每一條具有上述數據內容的記錄，都應按排列次序由OA系統自動生成歸檔數據文件，要包括年度、文號、題名、責任者、正文內容、保管期限、案卷號、部門、附件等，就可以將OA系統產生文件及其相關數據實時轉入到檔案系統。
關鍵詞：檔案管理；素質建設；專業技能
一、檔案管理工作的發展對于管理人員的素質需求
（1）檔案管理工作的本質是對人類歷史行為的文字記錄，它能夠真實地反映出社會和歷史的發展走向，他也是對各個行業以及部門工作信息的有效記錄。通過檔案管理工作，能夠有效的將工作中遇到的問題以及解決措施記錄下來，從而推動行業和社會的發展。再加上科學技術的不斷進步，使得檔案管理工作中運用了大量的信息技術，在提升管理工作的效率的同時，也為管理人員的素質提出了更加嚴格的要求。（2）基于當前檔案管理工作的特點，對檔案管理人員的隊伍進行科學有效的建設是一個勢在必行的舉措。在建設的過程中，既要加強管理人員的業務能力的培養，也要注重對管理人員的職業素養和思想道德以及創新能力的培養，讓管理人員能夠為檔案管理工作發光發熱。1.專業技能的需求檔案管理這門學科是一門以管理學為主，涉及多個學科領域的綜合性學科，想要做好檔案管理工作，僅僅依靠工作熱情是遠遠不夠的，還需要管理人員具有扎實的理論基礎和熟練的專業技能。另外，隨著檔案管理技術不斷地信息化和科學化，管理人員必須能夠快速的掌握這些先進的管理技術，例如數字化檔案管理、計算機操作、縮微技術、復印技術、錄像、照相、視聽資料的使用及保護技術等。2.技術互動的需求在管理人員隊伍建設的過程中，既要將重心放在技術層面，也不能忽視管理層面的重要性。當今的檔案管理工作，需要管理人員能夠熟練地應用先進的網絡信息技術對檔案信息進行錄入與更新，同時還需要管理人員對檔案管理系統進行有效的維護。所以說，在進行管理人員隊伍的建設過程中，一定要加強技術人員與管理人員的互動協作，相互搭配，提升檔案管理工作的效率。3.敬業態度的培養相比于其他的工作來說，檔案管理工作不但內容多，覆蓋廣，工作量大，而且具有相當強的保密性。因此對于管理人員的敬業態度有著較高的需求。在檔案整理的過程中，管理人員會接觸到很多工作的檔案信息以及個人信息，必須要做到對這些信息保密；另外，在進行檔案管理的過程中，會涉及到多個部門和單位的檔案，需要管理人員與各個部門做好協調工作；再次是創新能力，當今的管理工作融入了大量的現代信息技術，檔案管理工作不再是過去的不斷重復和機械的工作，而是需要管理人員具有創新精神，能夠將現代技術與檔案管理完美的結合。
二、檔案管理隊伍專業建設要求
（一）科學技術的不斷推動。隨著時代的發展，科學技術已經成為了社會發展和各行各業進步的主要動力。隨著科學技術和信息技術的不斷進步和完善，眾多的信息技術已經融入到了社會的各行各業之中，檔案管理工作也不例外。在如今的檔案管理過程中，涉及到了許多先進的管理技術，例如電子檔案和音像檔案，所以對于管理人員的專業能力有了更多的需求。（二）時展的客觀要求。不論是信息技術在檔案管理工作中的應用，還是檔案管理人員素質的要求的不但提升，都體現了當今檔案管理高效化和便捷化的發展趨勢。檔案管理工作需要便捷化才能更加適合單位發展管理的協調，檔案管理工作涉及單位各方面資料，信息繁多而復雜，如果采用傳統方法對檔案的存儲、提取、利用等，不僅費時費力，還會導致血多珍貴資源無法開發和利用，所以需要對管理人員和設備進行更新升級。
三、提升管理人員綜合素質的有效策略
檔案管理人員是檔案管理工作的基本組成，所以說，檔案管理人員的素質情況能夠反映出檔案管理工作的水平和效率，也是促進檔案管理工作發展的主要切入點。因此，檔案管理相關的單位和部門就應該充分的認識到管理人員素質對于整個檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理人員隊伍建設的必然性，加強對管理人員的素質培養，維檔案管理工作今后的發展奠定扎實的基礎。（一）個人方面。一個合格的檔案管理人員首先要具備基本的職業素養和正確的工作態度。因此，在培養管理人員的素質的過程中，首先就要讓他們明白檔案管理工作對于社會和時展的重要性，培養他們的職業素養和道德意識，甘愿維檔案管理工作貢獻自己的力量。同時要鼓勵管理人員去積極的學習專業知識，熟練地掌握管理技術，還可以定期的舉辦培訓班，提高管理人員的業務能力以及責任意識，對于表現出色的人員，要及時的予以獎勵。，從而提升他們的工作熱情和學習積極性。（二）單位方面。通過定期的集體培訓，為管理人員提供一個共同學習的機會，不但能夠對檔案管理的基本理論知識進行系統的學習，還能夠結合實際的檔案管理工作來進行專業技能的學習，在工作中存在疑惑的地方也可以通過共同交流的方式進行解決。對于培訓的內容以及時間的安排要合理，必須要結合實際的工作情況來制定，既不能耽誤正常的檔案整理工作，也要把我培訓的重點，讓管理人員能夠有所收獲。
四、小結
檔案管理人員的素質高低直接影響到檔案管理工作的效率和水平，如果不能夠檔案管理人員的隊伍進行有效的建設，將會嚴重阻礙檔案管理工作在今后的發展。同時，社會的發展以及科學技術的不斷進步，使得檔案管理工作有了更多的先進管理技術，在提升管理效率和實現檔案管理系統化和便捷化的同時，對于檔案管理人員的綜合素質有了更高的需求。作為相關的單位和部門，要積極的進行信息化檔案管理平臺的建設，同時也要加強對管理人員隊伍的建設，雙管齊下，推動檔案管理工作的蓬勃發展。
作者:林嘉瑜 單位:中山市公安局南區分局
參考文獻
[1]王鵬.我國檔案管理人員職業道德建設研究[D].河北師范大學,2015.
[2]張娟.新時期加強社保行業檔案管理人員隊伍素質建設[J].赤子(上中旬),2015,(15):218.
1. 強化人事檔案管理，是堅持以人為本的基礎工作
人事檔案是人事管理機構依據黨的政策，在工作中構成的記錄個人經歷的材料，是圍繞個人為單位集中留存同時依據相關規定實施整理后構成的一類特殊的專門檔案，其有助于各級組織系統全面地考察掌握和正確提拔使用干部，屬于我黨選擇人才、使用人才及正確利用干部的關鍵依據。人事檔案管理工作屬于組織人事機構的一種具有基礎、服務性質的工作，其工作質量直接關系到黨監督干部原則的具體落實，關系到干部的正確利用與成長，關系到干部工作的質量與效率。
科學發展觀核心即以人為本，反映了歷史唯物論之基本理論，反映了我黨全心全意為人民服務之根本思想與促進經濟社會發展之根本目的。只有深入理解以人為本，方能深入理解與全面掌握科學發展觀，切實將科學發展觀履行到經濟社會發展所有方面。[1]
2. 當前醫院人事檔案管理存在的問題
第一，醫院人事檔案管理意識相對薄弱。因為醫院的中心任務即醫療，給公眾創造高品質、安全之醫療服務，管理者普遍存有注重醫療質量提升與醫院業務發展，主張行政后勤給臨床一線服務而輕視其他方面的需求，制約人事檔案業務的構建與充分利用，歸檔及使用意識均十分薄弱，為醫院的檔案管理工作帶來制約。[2]
第二，醫院人事檔案管理模式與手段相對滯后。人事檔案管理屬于一項專業、政治、機密等性質均較強的工作。人事檔案材料要求專人管理，因為醫院任務繁雜，一般人事檔案管理由別的人事管理者兼管。在檔案管理方法措施上，由于沒有獨立的計算機與檔案管理軟件，管理工作者目前尚為實施手工操作，包括編匯、檢索等，導致人事檔案材料未及時歸檔整理，存有檔案材料欠缺的狀況。
3. 改善醫院人事檔案管理存在問題的有效對策和建議
3.1 健全完善醫院人事檔案管理制度
根據醫院檔案工作實際，應當建構一系列科學、全面、系統與可行的人事檔案管理制度，譬如醫院人事檔案收集制度、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案鑒別歸檔制度、人事檔案轉遞制度、人事檔案保管保密制度等，完善檔案管理規章制度，確立職能，提升醫院人事檔案的歸檔率。檔案管理工作者應當主動整理各科室人事有關材料，及時處理歸檔過程中產生的問題，堅決把好質量關，務必將真實可靠的材料匯集到檔案中，提升工作效率。
3.2 運用信息技術手段，強化對醫院人事檔案管理
醫療衛生體制改革給醫院的發展增添了新的活力，也讓醫院之間人才的流動愈來愈頻繁，而以往的人事檔案管理制度通常導致檔案傳送不及時現象，制約了人才的流動，所以，強化人事檔案管理工作，引入領先的技術管理方法非常關鍵。主要應注重如下兩個方面的工作：第一，更新硬件，提升醫院人事檔案管理的信息化水平。第二，增大醫院人事檔案管理的投入資金，促進人事檔案的進一步開發，構建完善的醫療技術人員信息共享平臺，對于推動醫療事業發展非常關鍵，此外能為醫療科研、統計工作創造愈來愈多的方便，給創新醫院人事檔案管理工作創立愈來愈多的新思路。
3.3 樹立檔案意識，實現信息與檔案一體化管理
醫院全體工作者要牢牢確立檔案意識，讓其全面透徹地了解到醫院人事檔案管理的重要，了解到檔案同自身平時工作與生活的緊密相關，進而越來越好地支持醫院人事檔案管理工作。為了提升檔案管理效率，醫院領導要將檔案管理列為重點工作，納入議事日程，同時當作醫院發展的關鍵點來抓，促使其與醫院壯大同步發展，組建醫院檔案管理委員會，從而實現信息與檔案一體化管理，真正達到信息資源的共享。
3.4 提升醫院人事檔案信息資源利用率
對于給醫院所有工作提供服務的檔案資源來講，開發與利用可謂檔案管理的主要宗旨，提升服務意識，延伸服務范圍確立檔案工作追求效益的理念，也就是確立檔案工作的服務理念、時效理念、價值理念，應明確圍繞利用為中心之業務主導思想，探討如何提升檔案給醫院發展壯大服務的效益，由被動等待模式，逐漸邁入主動發掘檔案信息資源，積極拓寬檔案使用之新渠道，根據醫院人事工作的要求，積極主動服務利用人事檔案。[3]此外，醫院進入醫療衛生市場競爭，最終即人才的競爭，檔案管理者應當確立效率觀念，在檔案服務利用工作中，及時、準確地給利用人員提供檔案，人才即潛在的生產力，若發揮功能，則可為醫院乃至社會創收效益，給醫院競爭提供服務。
3.5 提高醫院人事檔案管理意識，強化管理隊伍建設
由于醫院注重醫療、忽略檔案管理的現象仍然存在，所以，轉變群眾對醫院檔案管理的認識，強化醫院對檔案管理的關注可謂當務之急。主要應注重如下幾個方面的工作：
第一，強化檔案管理工作者的思想教育，讓其意識到檔案管理工作的關鍵性，端正工作姿態，不斷提升自身業務水平，以旺盛的工作熱情創新檔案管理工作，同時督促醫院相關人員協調配合，搞好檔案管理工作。
第二，給予資金支持應用在檔案管理硬件更換、軟件配置以及相關管理者技能培訓費用等方面，讓檔案管理工作者不斷吸收新的專業知識，提升專業技能。
第三，組織交流、互訪等模式開拓檔案管理工作者的視野，提高其創新能力，給醫院檔案管理添加新活力，同時相應提升檔案管理工作者的福利待遇，以進一步創優醫院人事檔案管理隊伍建設，給其他工作的實施奠定堅實的基礎。
