時間：2023-06-06 09:39:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一，當(dāng)前國庫會計檔案管理現(xiàn)狀
（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大
國庫會計檔案因不同時期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時的各類檔案，國債實(shí)物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。
（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高
根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號文件印發(fā)的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進(jìn)行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會計檔案的持續(xù)性、完整性不高。
（三）部分紙質(zhì)檔案時間久遠(yuǎn)，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長期保管
國庫會計檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時間久遠(yuǎn)，受當(dāng)時手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認(rèn)難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項(xiàng)目的實(shí)施，國庫會計檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機(jī)構(gòu)及時修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。
（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念
國庫會計紙質(zhì)檔案收集了每個工作日及決算時打印的預(yù)算收支日報、月報，原始憑證、機(jī)打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費(fèi)了大量紙張、打印機(jī)及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費(fèi)大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費(fèi)模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。
（一）新檔案管理辦法對加強(qiáng)電子會計檔案提出了明確要求
新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會計應(yīng)用系統(tǒng)中電子會計檔案的保管期限，根據(jù)會計應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際情況制定補(bǔ)充規(guī)定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應(yīng)的會計資料。這為國庫會計實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。
（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會計檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)
2000年《國家金庫會計核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點(diǎn)成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運(yùn)行，各級國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲，國庫會計業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進(jìn)，為會計檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。
（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行
隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。
三、推動紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議
（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)
國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，使各級國庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。
（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理
電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。
（三）建立檔案電子化管理制度
電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進(jìn)行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會計檔案時，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核并報單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。
遼寧新華教育網(wǎng)注冊_新華中學(xué)2017屆高三年級管理工作分工新華中學(xué) 2017 屆高三年級管理工作分工 一、基本思路 年級工作是系統(tǒng)工程，需要協(xié)調(diào)學(xué)校各部門,聯(lián)合全體高三教師共同完成。
在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理之下，年級組科學(xué)有序地開展各項(xiàng)工作，年級工作分工 不分家，具體工作由牽頭人負(fù)責(zé)，其他管理人員協(xié)助完成。
二、具體分工 校長總負(fù)責(zé)，分管校長具體負(fù)責(zé)，年級組認(rèn)真執(zhí)行、高效落實(shí)。
蔣選榮：年級主任，負(fù)責(zé)教務(wù)、課務(wù)和教師工作；統(tǒng)籌安排年級教師會、學(xué)科 分析會；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校各部門、學(xué)科組，協(xié)調(diào)管理藝體和文科組合。
負(fù)責(zé)年級宣傳報道。
華 芳：年級主任，負(fù)責(zé)學(xué)生工作、常規(guī)管理和年級大型德育活動策劃，廣播 操或跑操的進(jìn)出場、站隊(duì)等。過程性資料的收集、整理；早讀、晚自習(xí) 值班表；協(xié)調(diào)管理理科組合。
李慶國：年級組長，負(fù)責(zé)理科組合。具體工作包含年級工作量統(tǒng)計；考場布置、 監(jiān)考、閱卷、分?jǐn)?shù)統(tǒng)計、考試用準(zhǔn)考證、條形碼的制作，網(wǎng)上閱卷的 試卷掃描、切割等，視頻安排（聯(lián)系張晶、王斌、陳元） 。聯(lián)系教務(wù)處。
侍海霞：年級組長，負(fù)責(zé)文科組合。具體工作包含包含告家長書的設(shè)計、印刷， 活動橫幅和戧牌的布置、落實(shí)，各種會議、活動的安排、落實(shí)；負(fù)責(zé) 教師閱卷等活動的后勤保障和學(xué)生就餐、宿舍衛(wèi)生管理等。聯(lián)系學(xué)工 處、總務(wù)處。
沈 軍：年級組長，負(fù)責(zé)藝體組合。具體工作包含年級課表；監(jiān)考、周六和周日課表；藝體教學(xué)整體安排和藝體生管理工作，藝術(shù)和體育考試的組織、封卷、 閱卷、登分以及質(zhì)量分析。2016.07
遼寧新華教育網(wǎng)注冊_2017年新華會計網(wǎng)會計繼續(xù)教育-新《會計檔案管理辦法》試題及答案新《會計檔案管理辦法》 一、單項(xiàng)選擇題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。單項(xiàng)選擇題 (每小題備選答案 中，只有一個符合題意的正確答案，請選擇正確選項(xiàng)。） 1.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D2.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)當(dāng)牽頭會計檔案鑒定工作的機(jī)構(gòu)是（ ）。
A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會計機(jī)構(gòu) C．審計機(jī)構(gòu) D．紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)構(gòu) A B C D3.下列各項(xiàng)中，屬于當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時 保管的期限是（ ）。
A．1 年 B．2 年 C．3 年 D．4 年 A B C D4.下列會計檔案中，保管期限是 30 年的是（ ）。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對賬單 C．納稅申報 D．分類賬 A B C D5.下列各項(xiàng)中，屬于銷毀的會計檔案時，單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制的清冊是（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D6.下列會計資料中，屬于其他會計資料的是（ ）。
A．固定資產(chǎn)卡片 B．其他輔賬簿 C．納稅申報表 D．以上都不對 A B C D7.下列會計資料中，屬于會計賬簿的是（ ）。
A．原始憑證 B．固定資產(chǎn)卡片 C．月度財務(wù)報告 D．銀行對賬單 A B C D8.下列各項(xiàng)中，屬于單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案的最長年限是（ ）。
A．不超過 2 年 B．不超過 3 年 C．不超過 4 年 D．不超過 5 年 A B C D9.下列各項(xiàng)中，屬于單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)編制的清冊是（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D10.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D11.下列各項(xiàng)中，屬于單位定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定所形成的會計資料是 （ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D12.下列各項(xiàng)中，適用《會計檔案管理辦法》的資料是（ ）。
A．預(yù)算 B．計劃 C．制度 D．會計報表 A B C D13.下列各項(xiàng)中，屬于有權(quán)批準(zhǔn)推遲移交當(dāng)年形成的會計檔案的機(jī)構(gòu)是（ ）。
A．董事會 B．管理層 C．單位檔案管理機(jī)構(gòu) D．以上都不對 A B C D14.下列會計檔案中，保管期限是 30 年的有（ ）。
A．會計憑證 B．銀行對賬單 C．納稅申報 D．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 A B C D15.下列各項(xiàng)中，屬于單位從外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，形成電子 會計檔案應(yīng)當(dāng)附有的簽名是（ ）。
A．符合《中華人民共和國合同法》規(guī)定的電子簽名 B．符合《中華人民共和國電子商務(wù)法》規(guī)定的電子簽名 C．符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名 D．以上都不對 A B C D二、多項(xiàng)選擇題（本類題共 10 小題，每小題 4 分，共 40 分。每小題備選答案中，有兩個或 兩個以上符合題意的正確答案，請選擇正確選項(xiàng)。） 1.下列關(guān)于會計檔案借出的表述中，正確的有（ ）。
A．單位保存的會計檔案一般不得對外借出 B．確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù) C．會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案 D．會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還 A B C D E2.下列關(guān)于會計檔案移交的表述中，正確的有（ ）。
A．單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔 案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù) B．紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝 C．電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國 家檔案管理的有關(guān)規(guī)定 D．特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交 E．單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用 性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收 ABCDE3.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)當(dāng)列明單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案的會計資料有（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D E4.下列各項(xiàng)中，屬于會計檔案定期保管期限有（ ）。
A．10 年 B．20 年 C．30 年 D．40 年 A B C D E5.下列各項(xiàng)中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》適用范圍有（ ）。
A．國家機(jī)關(guān) B．社會團(tuán)體 C．企業(yè) D．事業(yè)單位 E．其他組織 A B C D E6.下列各項(xiàng)中，屬于應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見的人員有（ ）。
A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 C．會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人 E．會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人 A B C D E7.下列會計檔案中，保管期限是 10 年的有（ ）。
A．月度財務(wù)報告 B．季度財務(wù)報告 C．半年度財務(wù)報告 D．年度財務(wù)報告 A B C D E8.下列各項(xiàng)中，屬于主管全國會計檔案工作的機(jī)構(gòu)包括（ ）。
A．財政部 B．國家稅務(wù)總局 C．國家檔案局 D．中國人民銀行 ABCDE9.下列關(guān)于單位之間交接會計檔案的表述中，正確的有（ ）。
A．單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù) B．移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷 號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容 C．交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙 方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。
交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交 清冊上簽名或蓋章 D．電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一 并移交。
檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)， 確保所接收 電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全 A B C D E10.下列關(guān)于單位發(fā)生合并或分立事項(xiàng)時會計檔案保管方的表述中，正確的有（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管 B． 單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案 管理的有關(guān)規(guī)定處置 C． 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后 的單位統(tǒng)一保管 D．單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管 A B C D E三、判斷題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。請判斷每小題的表述是否正確，認(rèn) 為表述正確的請選擇“對”，認(rèn)為表述錯誤的，請選擇“錯”。） 1.單位對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定后， 對于仍需繼續(xù)保存的會計檔案， 應(yīng)當(dāng)重新劃 定保管期限。
對 錯2.單位可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。
對 錯3.單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
對 錯4.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。
對 錯5.預(yù)算、 計劃、 制度等文件材料， 應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定， 不適用 《會計檔案管理辦法》 。
對 錯6.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 對錯7.單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會計管理機(jī)構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷會計檔案銷毀工作。
對 錯8.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶， 其會計檔 案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。
對 錯9.單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的， 應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中， 明確會計檔案的管理要求 及相應(yīng)責(zé)任。
對 錯10.會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
對 錯11.單位內(nèi)部形成的電子會計資料和從外部接收的電子會計資料在滿足一定條件時可以僅以 電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
對 錯12.《會計檔案管理辦法》規(guī)定的會計檔案保管期限為最高保管期限。
對 錯13.會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事 項(xiàng)的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、 傳輸和存儲的電子會計檔案。
對 錯14.監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；發(fā)展
一、我國檔案管理行業(yè)的系統(tǒng)化管理問題，主要存在以下幾個方面
1、檔案管理人員對于檔案管理的系統(tǒng)化規(guī)整意識有待加強(qiáng)。首先就是管理人員的管理意識需要進(jìn)行加強(qiáng)，人員的崗前培訓(xùn)做的不到位。導(dǎo)致有些資料的擺放和歸置存在不合理狀況，給調(diào)查人員的查閱造成一定的困難。因?yàn)槊總€企業(yè)和行業(yè)對于檔案規(guī)整情況的要求不同，比如，影視和文化行業(yè)這種歷史性比較強(qiáng)的單位和企業(yè)，對于檔案管理的要求標(biāo)準(zhǔn)更加嚴(yán)格。
2、建立和完善我國關(guān)于檔案管理的法制。雖然我國的檔案管理行業(yè)早有《檔案管理辦法》等法制頒布，起到了一定的管理作用，但是效果仍然不顯著，這說明我國的檔案管理辦法仍然需要完善。要做到有法可依，有法必依，這不是單純的制定法律法規(guī)就能了事的，還要進(jìn)行法律的宣傳和講解，落實(shí)到基層檔案管理行業(yè)和有關(guān)部門，做到各個檔案管理部門都能按照法律的規(guī)定進(jìn)行檔案的歸置和管理。
3、檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)不到位。檔案的管理工作不是一蹴而就的，應(yīng)該從細(xì)節(jié)做起，認(rèn)真做好檔案的管理工作，而現(xiàn)階段，我國檔案管理行業(yè)的工作并不細(xì)致，首先就是太籠統(tǒng)，沒有細(xì)致的分類，導(dǎo)致檔案管理不到位，歸置分類不合理。各種資料如果沒有按照科學(xué)合理的進(jìn)行分類，容易發(fā)生重要資料丟失的情況，到時候可能造成無法估計的損失。其次就是，檔案歸置不到位。檔案的歸置，檔案管理人員往往忽視這個環(huán)節(jié)，可是這個環(huán)節(jié)才是基礎(chǔ)性的工作，如果第一步做不好，下面的工作就會變得很難很復(fù)雜，相反，第一步基礎(chǔ)的檔案如果歸置的合理，接下來的工作也會得心應(yīng)手。
4、檔案管理行業(yè)的管理模式應(yīng)該及時更新。科技發(fā)達(dá)的今天，各個行業(yè)都應(yīng)該緊緊跟隨時代的步伐，檔案管理行業(yè)也不例外，現(xiàn)在社會離不開網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字時代的到來，使得信息的傳播迅速而全面，檔案管理行業(yè)應(yīng)該抓住數(shù)字媒體的優(yōu)越性，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案的管理，使得檔案的管理更方便快捷，更加信息化的同時還節(jié)約了人力的損耗。
二、未來的檔案管理行業(yè)更應(yīng)該做好以下幾個方面
1、制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格做到有法必依。對于國家制定的檔案管理辦法應(yīng)該放到綱領(lǐng)性的位置，以國家制定的有關(guān)法律為根本，制定適合自己未來發(fā)展的規(guī)章制度。
2、合理規(guī)劃分配檔案的管理工作。嚴(yán)格遵守《規(guī)定》中提到的文字規(guī)定，這對于工作的分派也具有指導(dǎo)性的作用，我們國家的檔案管理辦法在條款中，明確總局的檔案管理工作的管理方法以及管理制度。各個人員對于檔案的管理工作不應(yīng)該重復(fù)，文檔的備份建立，檔案的歸置，檔案的信息化管理以及外借等工作內(nèi)容應(yīng)該分配的有條不紊。
3、加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督機(jī)制。很多檔案都是從單位以外人員的外借中出現(xiàn)差錯的，很多檔案的管理工作出現(xiàn)問題也是對于檔案外借和歸檔工作做得不到位。這就要求各個單位的相關(guān)部門通力合作，僅僅檔案部門自己的自我監(jiān)督遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案外借應(yīng)該有上級領(lǐng)導(dǎo)作出批示或者由授權(quán)人進(jìn)行批示才能進(jìn)行。對于歸檔工作，應(yīng)該有專門的人員進(jìn)行整理和放置，這樣的雙層監(jiān)督制度可以有效地防止檔案的丟失和損壞。
4、建立檔案管理的專業(yè)部門。有些大單位對于檔案的管理工作足夠重視，會建立自己的檔案管理部門，但是，有些小單位認(rèn)為不必有專門的人員來整理檔案，忽略了這個環(huán)節(jié)。其實(shí)，對于一個單位來講，檔案的科學(xué)管理是非常必要的，管理應(yīng)該從細(xì)節(jié)抓起，如果檔案資料的處理非常繁雜，極有可能對于單位的整體文化有所影響，一些重要檔案如果沒有得到及時合理的處理，很有可能對未來的發(fā)展造成無法彌補(bǔ)的損失。
5、培養(yǎng)高素質(zhì)的專門人才進(jìn)行檔案的管理。盡管我國現(xiàn)在人才濟(jì)濟(jì)，已經(jīng)進(jìn)入到了人才的爆發(fā)期，但是，檔案管理類的高素質(zhì)人才仍然是需大于求的，所以，有關(guān)部門應(yīng)該和高校等教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)聯(lián)系合作，進(jìn)行檔案管理類人才的培養(yǎng)，高素質(zhì)人才專門管理檔案并不是大材小用，而是對于新崗位的尊重
三、轉(zhuǎn)變陳舊思想，加快數(shù)字化檔案管理
盡管我們的科技已經(jīng)相當(dāng)發(fā)達(dá)，但是有些地方和企業(yè)，仍然在應(yīng)用陳舊的檔案管理方法。我們應(yīng)該注意到電子時代的到來，已經(jīng)改變了人們對于圖書檔案的看法，傳統(tǒng)的檔案管理辦法--只停留在紙質(zhì)和管理室這些詞匯上是不夠的。我們應(yīng)該意識到，這樣的管理模式，不僅浪費(fèi)建筑和辦公空間，而且對于紙質(zhì)的需求也是非常大的，這和保護(hù)樹木又是相矛盾的。所以，一個生態(tài)環(huán)保的電子檔案管理體制應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案的管理不僅方便快捷，而且節(jié)約空間和時間，需要哪個檔案進(jìn)行查閱，可以輸入關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，這樣不到幾秒種時間，就能找到自己想要的資料。同時，也不用擔(dān)心資料的污損問題，因?yàn)橛须娮拥膫浞荩梢赃M(jìn)行重新打印。
總之，我國的檔案行業(yè)的管理現(xiàn)狀是在探索中發(fā)展的，有曲折，有突破，對于陳舊的管理思想模式我們應(yīng)該及時剔除，與時代接軌，與高素質(zhì)人才接軌，建立檔案行業(yè)管理的新數(shù)字時代。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：電子會計檔案；法律依據(jù)
隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞，形成大量的電子會計檔案。及時規(guī)范管理電子會計檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴(yán)格規(guī)范會計檔案管理的各個環(huán)節(jié)，還能為電子政務(wù)的健康有序發(fā)展提供重要支持。
1電子會計檔案提出的法律依據(jù)及內(nèi)容
1.1電子會計檔案的法律效力
新《會計檔案管理辦法》最大亮點(diǎn)就是肯定了電子會計檔案的法律效力。一是明確將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式；有利于推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。
1.2電子會計檔案接收管理過程真實(shí)有效
新《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案接收管理過程提出了如下要求：形成的電子會計資料來源真實(shí)有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。
2電子會計檔案管理的發(fā)展趨勢
2.1電子檔案將成為財務(wù)檔案管理的主要形式
隨著財務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累起來的大量財務(wù)管理文件必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財務(wù)電子檔案將是財務(wù)數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實(shí)時更新和共享，及時、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)。
2.2電子會計檔案的真實(shí)可靠性得到保證
在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。
3.3電子會計檔案的移交和接收職責(zé)清晰
電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案接收分為單位內(nèi)部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全”。
3做好電子會計檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
3.1加強(qiáng)電子會計檔案管理政策宣傳培訓(xùn)
各級財政部門、檔案行政管理部門要充分運(yùn)用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道，切實(shí)加強(qiáng)對電子會計檔案有關(guān)政策的宣傳，做好政策解讀和引導(dǎo)；各單位財務(wù)部門、檔案部門要加強(qiáng)對從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引導(dǎo)從業(yè)人員正確理解電子會計檔案內(nèi)容，全面掌握《會計檔案管理辦法》關(guān)于電子會計檔案生成、管理等有關(guān)要求。從傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理模式逐步過渡到電子檔案階段，單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計檔案管理的重視程度對會計電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識到電子會計檔案的重要意義，我國長期以來形成的紙質(zhì)檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個逐步發(fā)展的過程。在前期應(yīng)該注重掌握電子化的專業(yè)技能，跟上現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的步伐，慢慢接受新知識和新理念，逐漸實(shí)現(xiàn)過渡。會計電子檔案管理并不只是某個人的工作，而應(yīng)該是全體成員的共同責(zé)任。
3.2加大配備軟硬件設(shè)施投資力度
電子會計檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現(xiàn)代化硬件設(shè)施，基本的如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換器、系統(tǒng)軟件等，并不斷完善和應(yīng)用系統(tǒng)軟件。因此，盡可能地爭取把更多的資金投入于硬件配置中，同時要加大培訓(xùn)資金的投資，讓檔案管理人員積極地設(shè)計和開發(fā)各類符合本單位實(shí)際的會計檔案管理系統(tǒng)平臺，從實(shí)踐角度對完善系統(tǒng)軟件提出反饋建議，更好地保證電子會計檔案的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
3.3建立電子會計檔案管理系統(tǒng)
為規(guī)范和加強(qiáng)電子會計檔案的管理，要建立涵蓋財務(wù)經(jīng)營管理全過程的財務(wù)管理體系。對照國家《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》要求，及時升級會計核算系統(tǒng)，實(shí)施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。一是合理地構(gòu)建電子會計檔案信息管理系統(tǒng)。單位檔案管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計，有選擇性劃出主次。利用計算機(jī)系統(tǒng)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，及時跟進(jìn)更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識。檔案信息的安全性問題是關(guān)乎社會穩(wěn)定的重要因素，必須嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用實(shí)名制、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保電子檔案信息的安全。
3.4提高全體干部職工的綜合素質(zhì)
針對大多數(shù)干部職工檔案管理知識欠缺的問題，要通過定期培訓(xùn)使全體干部職工不斷掌握檔案專業(yè)知識，不斷拓寬知識面，重點(diǎn)掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，做好電子會計檔案信息的整理、保管和維護(hù)工作。積極開展學(xué)習(xí)與研究活動，多走出去和引進(jìn)來，組織工作方法與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行交流，取長補(bǔ)短，積累電子會計檔案收集管理的經(jīng)驗(yàn)。加大培訓(xùn)力度，有計劃、有目的地對檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)不斷更新的電子化模式。必須了解現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識等以確保會計管理活動記錄的完整性與信息的安全性。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：會計電算化檔案 問題 對策
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）02（a）-0188-01
現(xiàn)代電子信息技術(shù)飛速發(fā)展，會計電算化取代手工記賬已成為會計工作發(fā)展的必然。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)代替人工記賬、算賬、報賬等會計信息處理，在現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行工作中已廣泛應(yīng)用，從而形成了大量會計電算化檔案。如何做好電算化會計檔案的管理工作，使其發(fā)揮更大作用，是擺在檔案工作者面前的新課題。該文就電算化會計檔案的特點(diǎn)，分析電算化會計檔案管理工作中存在的問題，提出了幾點(diǎn)改進(jìn)措施。
1 電算化會計檔案的內(nèi)涵及特點(diǎn)
電算化會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動中形成的記賬憑證、賬簿、財務(wù)報告等真實(shí)歷史記錄和重要憑證，它包括存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。具有嚴(yán)格的平衡性、時序性和嚴(yán)肅性，不能隨意篡改。《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電算化進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存紙質(zhì)打印的會計核算材料。具備使用磁盤、光盤等電子信息技術(shù)保存會計數(shù)據(jù)的單位，應(yīng)按照國家業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，報財務(wù)部、國家檔案局備案。電算化會計檔案與紙質(zhì)會計檔案不同，有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)為：（1）存貯范圍廣泛。電算化進(jìn)行會計核算產(chǎn)生的檔案存貯范圍廣，它不僅要保留傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，還必需保留存貯在計算機(jī)硬件上的會計數(shù)據(jù)以及存儲在磁性介質(zhì)上的會計信息，如程序開發(fā)設(shè)計說明書、用戶操作規(guī)程、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式等，即會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）載體形式多樣。電算化會計檔案的載體形式發(fā)生了改變，經(jīng)濟(jì)管理活動中形成的會計憑證、帳簿、報表等數(shù)據(jù)，不但以電子信息的形式存貯于光盤、硬盤等載體上，還要以打印輸出的紙質(zhì)載體形式存在。磁性存貯介質(zhì)在會計電算化工作中的運(yùn)用，使會計檔案管理工作更加方便、快捷、高效。（3）安全存貯嚴(yán)格。電算化會計檔案以紙質(zhì)文件材料與電子文件材料并存的形式存在，檔案內(nèi)容不僅有打印輸出的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還有以磁性介質(zhì)或光盤為載體的電子檔案，而這些磁性介質(zhì)、光盤極易受磁場、有害氣體、灰塵等外部環(huán)境的影響，加之，具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時又受載體質(zhì)量、存儲信息有效期等條件的影響，對會計電算化檔案的安全存貯嚴(yán)格，要求存放空間具有防火、防潮、防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應(yīng)措施。
2 電算化會計檔案管理工作中存在的主要問題
（1）對電算化會計檔案管理工作不夠重視。目前，大部分單位領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對有效管理電算化會計檔案缺乏經(jīng)驗(yàn)，重視程度不夠，只將打印出的紙質(zhì)會計文件材料歸檔，沒有將電算化會計工作中形成的電子信息備份存儲在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的系統(tǒng)性、完整性。（2）對電算化會計檔案管理缺乏技術(shù)方法。電算化會計檔案不具備紙質(zhì)會計檔案的直接利用性，對其進(jìn)行歸檔、保存、數(shù)據(jù)利用等必須在特定的計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)環(huán)境中進(jìn)行，可是，許多企、事業(yè)單位缺乏利用電算化會計檔案的技術(shù)、方法和意識，沒有將會計系統(tǒng)軟件及版本很好地保管，造成會計系統(tǒng)軟件升級后，會計數(shù)據(jù)丟失、損毀甚至不能被利用。（3）對電算化會計檔案管理缺乏資金投入。按照會計電算化工作規(guī)范、辦法，運(yùn)用電算化進(jìn)行會計核算的單位及部門，應(yīng)保存打印出的紙質(zhì)檔案和電子檔案。可是，一些單位對電算化會計檔案管理缺乏資金投入，硬件設(shè)備不足，沒有電子信息存貯設(shè)備、沒有高清打印機(jī)，致使會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保管期限，電算化會計檔案管理“雙軌制“難以實(shí)現(xiàn)。（4）對電算化會計檔案管理存在安全隱患。雖然電子信息技術(shù)便捷高效、功能強(qiáng)大，但存在安全隱患。
由于計算機(jī)技術(shù)對會計數(shù)據(jù)非法修改可以不留痕跡，這種通過現(xiàn)代技術(shù)手段實(shí)施偽造、篡改及銷毀會計檔案數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，具有很強(qiáng)的危害性、隱蔽性，利用計算機(jī)舞弊發(fā)現(xiàn)的難度大。加之，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，網(wǎng)絡(luò)信息容易被泄露、竊取、非法篡改。所以，沒有健全的電算化會計檔案管理制度，又不配備專門的管理人員，極易造成會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象。
3 改進(jìn)電算化會計檔案管理的對策
（1）加強(qiáng)電算化會計檔案管理的宣傳力度 。要提高社會及領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化檔案管理的意識，需要通過廣播電視、報刊、設(shè)置宣傳欄等渠道，宣傳電算化會計檔案管理的法規(guī)、規(guī)章及國家的財經(jīng)紀(jì)律等，并積極主動地爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對電算化會計檔案管理的認(rèn)識，切實(shí)其列入工作范籌，增加設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入、制定管理制度、配備專職人員，不斷改善軟硬件設(shè)施及環(huán)境，確保電算化會計檔案管理工作有序開展。（2）加強(qiáng)電算化會計檔案管理的信息化建設(shè)。首先，應(yīng)加大資金的投入，購置適用的軟、硬件設(shè)備。由于使用不同的系統(tǒng)軟件形成的會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，致使利用會計檔案時產(chǎn)生不能被調(diào)閱或者意想不到的失誤。因此，應(yīng)用電算化進(jìn)行會計核算的單位，除了保存各種版本的會計檔案和備份數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存相應(yīng)版本的會計電算化系統(tǒng)軟件。為了確保會計電算化檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，使打印出的紙質(zhì)會計檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限，應(yīng)配備高清打印機(jī)，作為輸出紙質(zhì)會計檔案工具。另外，應(yīng)配置適宜安全保存檔案的專用庫房，并配備防盜、防磁、防火、防潮、防有害生物危害的必要設(shè)施，以便及時監(jiān)測、調(diào)整、保管利用。（3）加強(qiáng)電算化會計檔案的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)。由于存貯在磁性介質(zhì)或光盤上的電算化會計檔案信息易損毀且不可恢復(fù)，在未打印成紙質(zhì)會計數(shù)據(jù)材料前，應(yīng)進(jìn)行“雙備份”，并及時打印輸出，要定時進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止因磁性介質(zhì)損毀造成會計數(shù)據(jù)的不完整，及時歸檔設(shè)立備查登記簿，以便利用查考。
對電算化會計檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)要規(guī)定不同的使用權(quán)限，同時要建立嚴(yán)格的立卷、歸檔、保密、保管、借閱、利用、網(wǎng)絡(luò)安全等審批制度，確保檔案齊全完整、安全妥善保管。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]稅務(wù)；電子檔案；管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.096
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02
當(dāng)前納稅人的生產(chǎn)經(jīng)營方式呈現(xiàn)多樣化特征，稅務(wù)部門的稅收征管工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。魍車乃拔竦蛋腹芾硪丫無法適應(yīng)當(dāng)前的社會需求，稅務(wù)檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術(shù)進(jìn)行稅務(wù)檔案管理是今后稅務(wù)檔案管理工作的必然趨勢。然而稅務(wù)部門間的程序缺乏聯(lián)系，難以做到信息共享，這給稅務(wù)檔案的收集、整理帶來了困難。
1 稅務(wù)電子檔案管理的特點(diǎn)及意義
電子檔案管理是指利用數(shù)字信息化的形式進(jìn)行電子文件的記錄。它相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，具有連續(xù)不斷復(fù)制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持良好的整潔度和標(biāo)準(zhǔn)性。電子檔案是依托于計算機(jī)系統(tǒng)完成的，它可以利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質(zhì)文件需要分類整理的弊端，它根據(jù)用戶的不同需求進(jìn)行自由組合分類，并且突破了紙質(zhì)檔案的時空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據(jù)的空間很少，解決了無限增長的紙質(zhì)檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。
把電子檔案管理方法應(yīng)用到稅務(wù)檔案管理工作中，有效減輕了稅務(wù)檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，促進(jìn)了稅務(wù)檔案信息的流通與共享，使稅務(wù)檔案的收集、整理、建檔、服務(wù)一體化，同時也解決了征納雙方信息不對稱的問題。稅務(wù)部門還能及時掌握稅源動態(tài)，為稅收計劃的制訂提供可靠依據(jù)，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發(fā)揮出了其應(yīng)有的價值。
2 稅務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
雖然近幾年來電子檔案已廣泛應(yīng)用于我國各級稅務(wù)機(jī)關(guān)之中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現(xiàn)的許多問題也阻礙了電子檔案在稅務(wù)部門中的應(yīng)用效率。因此，必須總結(jié)稅務(wù)電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并進(jìn)行認(rèn)真分析、探討，找出相應(yīng)的對策和方法，切實(shí)讓稅務(wù)檔案在稅收工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2.1 稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善
稅務(wù)機(jī)關(guān)要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統(tǒng)支持。但是由于經(jīng)費(fèi)和技術(shù)的限制，我國多數(shù)基層稅務(wù)部門稅務(wù)檔案設(shè)施還比較落后。電子檔案管理所需的相關(guān)設(shè)備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設(shè)備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務(wù)檔案數(shù)字化與稅收征管信息化建設(shè)脫節(jié)，嚴(yán)重影響了稅務(wù)檔案管理的性能。
2.2 稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位
在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代社會，做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保密措施是第一位的。在稅務(wù)電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務(wù)電子檔案管理有效性及科學(xué)性的重要保證。當(dāng)前稅務(wù)電子檔案的數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)安全措施還不到位。稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務(wù)部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好安全保密工作。
3 稅務(wù)電子檔案管理改進(jìn)對策
3.1 加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)信息化技術(shù)研究
當(dāng)前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國各級稅務(wù)部門試點(diǎn)推行，這進(jìn)一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有助于對系統(tǒng)的流暢性和安全性進(jìn)一步改進(jìn)、提升。此外，在對稅務(wù)檔案的六大系統(tǒng)模塊管理、應(yīng)用的基礎(chǔ)上，要把每個模塊功能加以細(xì)化，加強(qiáng)高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設(shè)，使納稅人的業(yè)務(wù)辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務(wù)部門還要拓展檔案應(yīng)用模塊，把稅務(wù)電子書、檔案統(tǒng)計查詢、電子文件展示等納入檔案應(yīng)用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務(wù)。另外，稅務(wù)部門要提高稅務(wù)檔案工作人員對計算機(jī)的應(yīng)用水平，努力使稅務(wù)檔案管理人員做到既懂計算機(jī)又精通稅收知識，成為稅務(wù)電子檔案管理的復(fù)合型人才。稅務(wù)部門還要對計算機(jī)專業(yè)人才加強(qiáng)稅收專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其能夠更好地從事計算機(jī)的開發(fā)管理工作。要加強(qiáng)對稅收干部進(jìn)行計算機(jī)知識培訓(xùn)，強(qiáng)化信息數(shù)字化技術(shù)在稅務(wù)檔案管理工作中的應(yīng)用。要協(xié)同相關(guān)技術(shù)部門加強(qiáng)信息化技術(shù)的相關(guān)研究，解決稅務(wù)檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術(shù)問題，切實(shí)做好稅務(wù)電子檔案管理工作。
3.2 規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式
國家稅務(wù)總局應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實(shí)可行的辦公自動化流程，并根據(jù)當(dāng)前各稅務(wù)部門的工作軟件實(shí)際情況，開發(fā)出能夠綜合各項(xiàng)稅務(wù)工作的應(yīng)用程序，使稅務(wù)電子檔案管理工作更加規(guī)范，提高稅務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。稅務(wù)部門要在規(guī)范和統(tǒng)一的征管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺統(tǒng)一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業(yè)務(wù)積累不受影響的情況下，在同一省內(nèi)努力實(shí)現(xiàn)稅務(wù)系統(tǒng)軟件開發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。另外，稅務(wù)部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構(gòu)建稅務(wù)部門的電子檔案管理模式，制定出適合稅務(wù)部門自身實(shí)際情況的稅務(wù)電子檔案管理辦法。
此外，稅務(wù)部門應(yīng)該完善稅務(wù)電子檔案管理的考核制度，讓稅務(wù)電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務(wù)檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負(fù)責(zé)人，由其負(fù)責(zé)電子檔案校驗(yàn)、監(jiān)督工作，并對工作中出現(xiàn)的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結(jié)合稅務(wù)系統(tǒng)的績效考核模式，明確檔案管理責(zé)任制，對電子檔案的采集、整理、w檔、開發(fā)有明確的獎懲考核指標(biāo)，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質(zhì)。
3.3 完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，重視電子檔案信息的保密工作
在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護(hù)電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當(dāng)前能夠保護(hù)電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是防火墻和病毒查殺系統(tǒng)。它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權(quán)限控制法，以及數(shù)字時間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印法是利用特殊技術(shù)把作者自己設(shè)置的花紋、印鑒等標(biāo)志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復(fù)制、拷貝時，這些標(biāo)志無法復(fù)制，這就保證了文件信息的唯一性。數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī)律，對沒有加密的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數(shù)據(jù)，以此來保護(hù)電子檔案不被竊取。數(shù)字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實(shí)性不會受到破壞。如果已經(jīng)歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時間不可改變。
然而一切安全保護(hù)措施都是相對而言的，當(dāng)前的電子文件保密技術(shù)和解密技術(shù)都在不斷地升級和發(fā)展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，任何時間都不能有半點(diǎn)松懈。另外，一些脫機(jī)方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。
4 結(jié) 語
電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務(wù)部門的工作效率。然而，稅務(wù)電子檔案管理存在著稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善，稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務(wù)部門加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式，完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，從而使稅務(wù)電子檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
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摘 要：電子學(xué)籍是以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化方式全程管理的學(xué)生學(xué)籍。教育部頒布了《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》，啟動實(shí)施了
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主要內(nèi)容
《規(guī)劃》由商務(wù)部牽頭，與中央網(wǎng)信辦和國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“四、專項(xiàng)行動”的“（一）電子商務(wù)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作”中，分別為“1.電子商務(wù)綜合管理平臺建設(shè)行動”和“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺發(fā)展行動”。
其中，“1.電子商務(wù)綜合管理平臺建設(shè)行動”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺建設(shè)。完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設(shè)國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務(wù)平臺。在符合國家法律法規(guī)前提下，實(shí)現(xiàn)各級平臺互聯(lián)共享，依托國家電子商務(wù)示范城市，面向各類電子商務(wù)交易與服務(wù)平臺，發(fā)揮電子會計檔案對電子商務(wù)的促進(jìn)和保障作用”。
“3.電子商務(wù)商業(yè)信息服務(wù)平臺發(fā)展行動”提出，要“支持電子商務(wù)交易平臺研發(fā)數(shù)據(jù)產(chǎn)品。支持企業(yè)依托大數(shù)據(jù)及統(tǒng)一編碼技術(shù)，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務(wù)交易平臺海量交易數(shù)據(jù)信息，提供合法合規(guī)的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品，提高電子商務(wù)經(jīng)營效率與水平”。
《實(shí)施方案》由國家發(fā)展改革委牽頭，與商務(wù)部、中央網(wǎng)信辦聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“二、主要任務(wù)”的“（一）電子商務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)專項(xiàng)行動”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。
其中，“4.電子印章管理及電子合同應(yīng)用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及制度，建設(shè)電子合同公共服務(wù)平臺，為各類電子商務(wù)市場主體提供規(guī)范化電子合同相關(guān)服務(wù)”。
“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度；推進(jìn)電子會計檔案管理”。
有關(guān)背景
新一輪的科技革命孕育出了電子商務(wù)，并已成為當(dāng)今我國經(jīng)濟(jì)下行壓力中逆勢增長的新亮點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及信息技術(shù)深入廣泛的應(yīng)用，電子商務(wù)可謂是如日中天。受到人們熱捧的網(wǎng)上購物，極大地提升了國家信息消費(fèi)需求的層次。然而，縱觀其流程，從進(jìn)貨、存儲到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)如何促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
在財務(wù)會計領(lǐng)域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案以幾何級數(shù)量增長。特別是不少企業(yè)為應(yīng)對日益增大的風(fēng)險而采取了財務(wù)共享模式，這導(dǎo)致財務(wù)會計工作由分散走向了集中，以前分散的會計檔案全部集中至區(qū)域中心，使財務(wù)共享中心紙質(zhì)的會計檔案管理不堪重負(fù)。
在此背景下，各企業(yè)強(qiáng)烈要求會計憑證、賬本和報表等會計檔案電子化，以應(yīng)對《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》出臺帶來的需求，并通過電子文件歸檔，解決電子商務(wù)發(fā)展過程中對電子文件管理的需求，這既可以促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展，又可以拉動居民消費(fèi)，從而促進(jìn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的轉(zhuǎn)型升級。
2012年2月6日，國家發(fā)展改革委聯(lián)合
12個部委共同下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步促進(jìn)電子商務(wù)健康快速發(fā)展有關(guān)工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動電子商務(wù)企業(yè)會計檔案電子化試點(diǎn)工作。財政部會同有關(guān)部門，組織開展會計檔案電子化管理試點(diǎn)工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進(jìn)電子會計檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域中的應(yīng)用，充分發(fā)揮電子會計檔案在電子商務(wù)領(lǐng)域會計信息數(shù)據(jù)管理、利用等方面的作用，推動電子商務(wù)領(lǐng)域會計信息化，提高會計信息質(zhì)量。”
2015年5月4日，國務(wù)院下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟(jì)新動力的意見》，專門要求財政部、稅務(wù)總局、國家檔案局、國家標(biāo)準(zhǔn)委等部門逐步推行電子發(fā)票和電子會計檔案綜合試點(diǎn)工作，完善相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。
為此，國家檔案局做了大量的工作來落實(shí)這兩個文件。2013—2014年，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)展改革委、財政部、審計署、稅務(wù)總局批準(zhǔn)中國聯(lián)通、中國電信、中國人保開展會計檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點(diǎn)。試點(diǎn)單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、銀行回單和內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對此，國務(wù)院給予高度關(guān)注，第一時間在國務(wù)院門戶網(wǎng)上予以報道；與此同時，與財務(wù)會計有關(guān)的各大網(wǎng)站也紛紛報道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財經(jīng)新聞同樣也予以報道。一項(xiàng)電子文件管理試點(diǎn)政策能夠取得如此反響，是因?yàn)殡娮訒嬑募囊?guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務(wù)企業(yè)經(jīng)營的成本，推進(jìn)了可信交易的環(huán)境建設(shè)，為助推國家電子商務(wù)的發(fā)展提供了有力支撐。據(jù)統(tǒng)計，僅一家中央二級企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費(fèi)用600多萬元。
基于國家檔案局卓有成效的工作，各有關(guān)部門認(rèn)識到了電子檔案管理在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用。2016年，國家發(fā)展改革委牽頭成立“促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組”時，國家檔案局也成為其中一個成員單位。在隨后促進(jìn)電子商務(wù)發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組制定《規(guī)劃》和《行動方案》的過程中，國家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會計檔案試點(diǎn)的成效，強(qiáng)調(diào)電子檔案管理對電子商務(wù)發(fā)展的重要作用，得到了有關(guān)部門的認(rèn)可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個文件之中。
落實(shí)中長期規(guī)劃有關(guān)措施
為落實(shí)《規(guī)劃》和《行動方案》，國家檔案局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，制定了“十三五”期間落實(shí)的具體措施。
一是推進(jìn)電子商務(wù)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)，每年遴選一定數(shù)量的電子商務(wù)企業(yè)作為試點(diǎn)單位參與數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。
二是大力推進(jìn)企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)工作，與國家發(fā)展改革委共同開展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點(diǎn)。“十三五”期間分期推進(jìn)企業(yè)參與試點(diǎn)，在驗(yàn)收通過后，選出典型示范企業(yè)并向全國推廣。
三是探索電子商務(wù)電子檔案信息開發(fā)利用的新方式，探索采用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務(wù)電子檔案資源，建立電子商務(wù)電子檔案資源開發(fā)成果轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品的機(jī)制，會同稅務(wù)主管部門推進(jìn)電子發(fā)票檔案公共利用平臺建設(shè)，形成電子發(fā)票檔案查詢利用新機(jī)制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數(shù)據(jù)的電子發(fā)票大數(shù)據(jù)產(chǎn)品推廣利用機(jī)制。
四是加強(qiáng)企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設(shè)，制定電子商務(wù)平臺電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺數(shù)據(jù)歸檔指南。
五是推進(jìn)新《會計檔案管理辦法》的實(shí)施，會同財政部編制電子會計檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會計檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會、培訓(xùn)班，推進(jìn)新《會計檔案管理辦法》的宣傳與實(shí)施。
六是對電子商務(wù)平臺電子文件歸檔與電子檔案管理難點(diǎn)技術(shù)進(jìn)行攻關(guān)，開展電子商務(wù)企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務(wù)系統(tǒng)電子檔案的思路，盤活海量交易數(shù)據(jù)信息。
七是鼓勵電子商務(wù)企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協(xié)作組、組織專家組，為制定政策、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等提供咨詢，就工作中的技術(shù)難點(diǎn)開展攻關(guān)。
有關(guān)工作納入《規(guī)劃》的意義
1.有利于通過服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)提高檔案工作的地位
近年來，電子商務(wù)發(fā)展風(fēng)起云涌，在經(jīng)濟(jì)增長中比重越來越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務(wù)規(guī)劃，通過電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場。這是貫徹檔案工作服務(wù)中心和服務(wù)大局的重要措施，也是檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的具體體現(xiàn)。
2.有利于加強(qiáng)檔案資源建設(shè)
電子商務(wù)作為人類社會活動的一部分，與人類其他社會活動一樣，會產(chǎn)生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務(wù)活動高度電子化，較少形成傳統(tǒng)載體的檔案，所以容易導(dǎo)致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國家電子商務(wù)規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務(wù)活動，保證電子商務(wù)活動形成的檔案資源應(yīng)收盡收，有利于維護(hù)電子商務(wù)檔案資源的安全。
3.有利于推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理工作
電子商務(wù)活動的一大顯著特點(diǎn)便是交易活動和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導(dǎo)致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國家電子商務(wù)規(guī)劃，將促進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理技術(shù)難點(diǎn)的解決，將促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過電子商務(wù)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應(yīng)，推動全國電子文件歸檔和電子檔案管理工作。
4.有利于將檔案融入國家大數(shù)據(jù)行動
一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義
檔案的信息化管理有別于傳統(tǒng)的管理模式，利用信息化管理辦法，可以對非常龐大且復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效、可靠的管理，信息化管理模式可以對檔案進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的分類，在需要查閱檔案時可以進(jìn)行快速、精準(zhǔn)查找，不僅提高的工作的效率，同時也降低了工作的錯誤率。由于信息化管理辦法依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，除了對檔案的保存和操作更加方便之外，還大大降低了運(yùn)營成本，并且其創(chuàng)造的效益相較于以往傳統(tǒng)的檔案管理方式也大大提高，交通部門檔案管理信息化建設(shè)是科技發(fā)展的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代社會發(fā)展的必然趨勢，如果現(xiàn)在不重視信息化建設(shè)，那么必定會被時代所淘汰，所以進(jìn)行交通部門檔案管理的信息化建設(shè)對于交通行業(yè)的發(fā)展都有巨大的意義。
二、檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
（一）檔案的基礎(chǔ)建設(shè)
由于檔案的信息化建設(shè)依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以要把加快局域網(wǎng)的建設(shè)放在首位，這也是所有工作的基礎(chǔ)，通過計算機(jī)上軟件和硬件的開發(fā)來實(shí)現(xiàn)對檔案進(jìn)行管理的目的，構(gòu)建完整的網(wǎng)絡(luò)體系以確保對檔案信息的存儲和傳輸。
（二）檔案的數(shù)字化建設(shè)
通過有效的手段將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲn案信息通過分類等方法進(jìn)行存儲，為了以后便于檔案的管理和查閱，必須建立完整、準(zhǔn)確的檔案查找電子目錄，這也是數(shù)字化建設(shè)的必要手段，最終使檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。
（三）檔案信息安全保障建設(shè)
相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，數(shù)字化檔案信息將會面臨新的安全威脅，在首要保證檔案信息的真實(shí)性和可靠性之外，還必須建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)墻，避免檔案信息遭受到病毒或外來人員的惡意入侵，為做到對檔案信息的安全防護(hù)，還應(yīng)該建立一支專業(yè)的信息化保障隊(duì)伍，通過技能培訓(xùn)使工作人員對業(yè)務(wù)更加熟悉，同時也可以做好對檔案信息的安全保障工作。
三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理建設(shè)的辦法
（一）檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)
檔案信息的查詢必須通過一個可視化窗口，那么就應(yīng)該建立一個相應(yīng)的交通檔案信息管理網(wǎng)站，不僅可以實(shí)現(xiàn)對檔案的存儲，客戶也可以通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器對需要的檔案信息進(jìn)行實(shí)時的查詢，了解到有關(guān)交通運(yùn)輸資料的最新信息，客戶可根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行信息的檢索來實(shí)現(xiàn)對所需信息的快速準(zhǔn)確查詢，另外在網(wǎng)站上設(shè)立專門的人工咨詢窗口以便對客戶提供問題的解答或者其它的幫助；為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，應(yīng)盡量采用國內(nèi)外較為先進(jìn)、成熟的軟硬件設(shè)備，不僅可以吸引更多的客戶加入，也對檔案信息化管理的正常運(yùn)營提供了保障。
（二）檔案信息的規(guī)范化建設(shè)
交通運(yùn)輸部門的檔案信息管理也應(yīng)遵從一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，也可與自身實(shí)際情況相結(jié)合，建立起適合自己發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，在之后的發(fā)展運(yùn)營當(dāng)中不斷的查漏補(bǔ)缺，將標(biāo)準(zhǔn)體系不斷進(jìn)行完善；檔案內(nèi)容的格式和存儲也應(yīng)遵從國家的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，另外兼顧檔案信息存儲的快捷性和高效性，利用開發(fā)使用的軟硬件實(shí)現(xiàn)對檔案信息的安全管理；對于已經(jīng)在網(wǎng)站進(jìn)行存儲的電子信息，為避免遭人修改，可將文件的格式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)定，從而保證檔案信息的真實(shí)性，這些存儲的電子文件需與紙質(zhì)文件具有同等的效益。
（三）創(chuàng)新檔案管理辦法
公路工程作為交通運(yùn)輸部門檔案管理資料中的一大方面，而公路工程資料眾多，管理較為復(fù)雜，為合理安排管理資源，避免出現(xiàn)管理資源浪費(fèi)的情況，必須采取合理的辦法對這種類型的檔案資料進(jìn)行管理，從而促進(jìn)交通檔案管理的全面發(fā)展。
（四）檔案管理人才資源的培養(yǎng)
在當(dāng)代信息化發(fā)展的潮流下，要主動培養(yǎng)出一批具有高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，在擁有先進(jìn)軟硬件的基礎(chǔ)上，使這些技術(shù)人才能夠?qū)@些資源進(jìn)行充分的利用；檔案管理人員要主動去學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代化的技術(shù)管理手段，要勇于面對工作中出現(xiàn)的一系列問題，并及時通過研究找到解決問題的辦法。
文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開展，文書工作的職責(zé)也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時代的需求，很難滿足當(dāng)前社會快速發(fā)展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)在社會的各個領(lǐng)域、各個行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過計算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用
就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學(xué)系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導(dǎo)致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實(shí)現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對檔案管理的作用。第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對檔案管理缺乏專業(yè)意識，所以并沒有設(shè)定專門的管理崗位來實(shí)施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)對文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。
3文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計
文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開發(fā)出對應(yīng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實(shí)現(xiàn)對檔案的等級工作。同時，在系統(tǒng)中需要添加針對檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。基于上述考慮，在設(shè)計文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷毀圖1文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個最為基本的功能。
3.1文書檔案管理模塊
文書檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設(shè)計和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書檔案的文件級著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。7）年鑒銷毀：針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時之需。
3.2文書檔案借閱與歸還
文書檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當(dāng)前所有的文書檔案進(jìn)行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對文書檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對文書檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實(shí)現(xiàn)對文書檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統(tǒng)計表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對借閱人的管理以及文書檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。
4總結(jié)
文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，主要是以實(shí)際的文書檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計了檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書人員的基本工作需求，提升文書檔案管理的工作效率與質(zhì)量。
作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室
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關(guān)鍵詞：制定；數(shù)碼照片；管理：規(guī)范
中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-8631(2010)05-0147-01
隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，攝影技術(shù)依托計算機(jī)為后盾，各種設(shè)計靚麗、品質(zhì)高的數(shù)碼相機(jī)新品迭出，給攝影業(yè)帶來了滿園春色。形成了處理快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久為優(yōu)勢的數(shù)碼照片，也為照片檔案的管理帶來新的挑戰(zhàn)。數(shù)碼相片的載體是以電子文件形式歸檔保存的，在保管、利用上本身就存在安全隱患。因此對數(shù)碼照片檔案的形成、收集、歸檔、整理、保管、利用等在技術(shù)上提出了更高的要求。但目前國家沒有專門針對數(shù)碼照片檔案的管理出臺新標(biāo)準(zhǔn)，使得有些檔案管理人員在新事物面前有些無所適從。
目前對于是否制定、出臺數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范有兩種明確的觀點(diǎn)，一個是不需要制定，另一個是需要盡快制定。
一、不需要制定新標(biāo)準(zhǔn)的理由
數(shù)碼照片檔案的管理雖然沒有出臺專門的標(biāo)準(zhǔn)，但這并不等于數(shù)碼照片檔案的管理沒有可依據(jù)的規(guī)范。數(shù)碼照片檔案既是照片檔案又是電子文件，數(shù)碼照片檔案的管理實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)部分按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T11821)執(zhí)行，數(shù)碼照片部分按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894)執(zhí)行。數(shù)碼照片就是電子文件，數(shù)碼照片特性實(shí)質(zhì)就是電子文件的特性，是電子文件中的圖像電子文件。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》不僅對電子文件管理各個環(huán)節(jié)進(jìn)行了較為具體的規(guī)定，而且推薦了圖像電子文件的通用格式。強(qiáng)調(diào)了各類電子文件元數(shù)據(jù)管理的重要性，規(guī)定了電子文件的操作方式和要求。目前除國家標(biāo)準(zhǔn)外，各個地方、行業(yè)及其機(jī)關(guān)企事業(yè)單位也都制定了電子文件管理方面的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或者實(shí)施細(xì)則。這些也都是數(shù)碼照片檔案管理所要執(zhí)行的規(guī)范。所以，《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》兩者結(jié)合使用能夠滿足工作需要。
二、需要制定新標(biāo)準(zhǔn)的理由
數(shù)碼照片是電子文件沒錯，但數(shù)碼照片檔案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于數(shù)碼照片來源渠道廣泛。元數(shù)據(jù)信息五花八門，收集內(nèi)容真實(shí)性較難把握，收集難度也加大；歸檔時數(shù)碼照片的檢驗(yàn)操作復(fù)雜；整理時相比較紙質(zhì)照片要求更高，數(shù)碼照片不但要有紙質(zhì)照片六要素要求，還要標(biāo)明保管數(shù)碼照片的軟、硬件技術(shù)環(huán)境，元數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容。這些都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范，各行其道，這為數(shù)碼照片檔案今后的利用造成很大的影響。雖然數(shù)碼照片是電子文件中的圖像電子文件，但《電子文件歸檔與管理規(guī)范》只是電子文件的通用標(biāo)準(zhǔn)，對于照片檔案這種專門、特殊檔案，不能完全滿足工作需要，需要制定新的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范。
因?yàn)閿?shù)碼照片的管理要結(jié)合兩個標(biāo)準(zhǔn)使用，不方便，不具體。太籠統(tǒng)。才促使地方的數(shù)碼照片管理規(guī)范陸續(xù)出臺。雖然各地規(guī)范不盡相同，但也各有千秋，使當(dāng)?shù)氐臄?shù)碼照片檔案管理做到了統(tǒng)一規(guī)范。能夠出臺是基于現(xiàn)實(shí)工作需要，所以國家在這方面滯后了，應(yīng)該盡快出臺新標(biāo)準(zhǔn)是正確的。
三、分析與討論
1.先明確電子文件與數(shù)碼照片的涵義
電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。
定義文字描述不同之處在于“數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中”和“用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備”、“傳送的文件”和“傳送的靜態(tài)圖像文件”。掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備就是數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境。能夠傳送的電子文件包含：文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻或多媒體、音頻文件等等，數(shù)碼照片是圖像電子文件，已包含在電子文件的內(nèi)容中。所以在定義上沒有本質(zhì)的差異。是一致的。
2.電子文件與數(shù)碼照片的特性
優(yōu)點(diǎn)：處理快、編輯快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久。
缺點(diǎn)：依賴性、易改性、可分離性。
在歸檔和利用中都需要保證的是：真實(shí)性、完整性、有效性、兼容性。
從上面分析看電子文件與數(shù)碼照片的特性是一致的。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件的定義、范圍、基本術(shù)語作了詳細(xì)描述，對電子文件的收集與積累、歸檔與整理、保管與利用都作了詳細(xì)規(guī)定，符合數(shù)碼照片檔案管理全過程。規(guī)范中為了保證電子文件收集積累的真實(shí)性、完整性、有效性及兼容性。對電子文件的收集在前端提出要求，將電子文件檔案化工作提前到形成階段。對電子文件形成階段的軟、硬件技術(shù)環(huán)境、元數(shù)據(jù)信息、收集操作方法等等作了具體的規(guī)定，圖像電子文件規(guī)定要以JPEG、TIFE為通用格式。這樣為數(shù)碼照片歸檔后的整理、存儲、保管打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。更便于數(shù)碼照片檔案的利用。所以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》完全適合數(shù)碼照片管理。
3.數(shù)碼照片檔案管理可以在本部門細(xì)化管理
有人提出《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對于圖像電子文件有些技術(shù)指標(biāo)沒有明確規(guī)定，不好操作，比如：分辨率、像素等等。青島出臺的數(shù)碼照片管理規(guī)范規(guī)定了掃描件線數(shù)不低于600dpi，像素數(shù)應(yīng)在300萬以上。但目前看300萬的像素已不可使用了，這種相機(jī)在市場都已經(jīng)淘汰。如果是重要的、永久的或作為宣傳廣告使用的照片掃描件可以將線數(shù)提高，但作為一般使用也可不必。所以像素還是線數(shù)是根據(jù)實(shí)際情況和用途來確定，而不能硬性統(tǒng)一。
[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理
檔案管理，是對文件從產(chǎn)生到最終銷毀或移交檔案部門的全過程的管理活動，其主要目標(biāo)是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個適當(dāng)?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無用文件信息的干擾，簡化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進(jìn)文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當(dāng)?shù)奶幹茫⑼ㄟ^經(jīng)濟(jì)地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。
一、電子管理模式的特點(diǎn)和分類
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國文件、檔案管理的一般原則和方法對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類型文件的特點(diǎn)，在其管理活動中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國家指定或授權(quán)的機(jī)構(gòu)、組織（通常為國家檔案部門）集中保存，該類機(jī)構(gòu)對其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對其入館檔案進(jìn)行實(shí)體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱分散式保管，是指各組織、機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門，而將其留存于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部（庫房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。
二、檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹
1.檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱檢務(wù)檔案）包括報檢單及所附單證、檢驗(yàn)檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗(yàn)檢疫工作流程的最后一個環(huán)節(jié)，即歸檔人員對通過CIQ2000出入境檢驗(yàn)檢疫綜合業(yè)務(wù)計算機(jī)管理系統(tǒng)（以下簡稱CIQ2000系統(tǒng)）報檢的檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報檢類別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對符合歸檔條件的報檢號逐批進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號分類立卷存檔。由于CIQ2000系統(tǒng)自動將歸檔號與報檢號一一對應(yīng)，通過報檢號即可根據(jù)歸檔號所在的卷宗來快速調(diào)閱需要查詢的報檢單檔案，所以，大多數(shù)檢務(wù)部門都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗(yàn)檢疫工作的全過程，為檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗(yàn)檢疫原始記錄、了解檢驗(yàn)檢疫簽證流程、確認(rèn)檢驗(yàn)檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計收費(fèi)情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門的訴訟調(diào)查舉證、國內(nèi)外有關(guān)部門的來函查詢等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長，檢務(wù)檔案管理中歸檔過程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問題日漸突出。
三、目前檢驗(yàn)檢疫部門檢務(wù)檔案管理的做法
1.參照企業(yè)分類管理方式，對企業(yè)進(jìn)行分類建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對信譽(yù)好、進(jìn)出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進(jìn)行分類后實(shí)行簡便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報檢號而實(shí)行批量歸檔。檢務(wù)部門對這類報檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門、單位注冊號等條件進(jìn)行待歸檔查詢后，對符合歸檔條件的報檢號進(jìn)行批量歸檔；對這類報檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱、報檢日期簡單地建檔立卷。在條件成熟時，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗(yàn)檢疫部門和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類管理與電子監(jiān)管有機(jī)結(jié)合的優(yōu)勢，使資源得到合理配置和利用。
2.根據(jù)出入境貨物的報檢類別，貨物的不同特性、不同風(fēng)險度對不同貨物進(jìn)行分類建檔。例如：對電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗(yàn)證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報檢日期、主施檢部門等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時可根據(jù)報檢號查找通關(guān)單流水號及對應(yīng)的換證憑條。而對涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進(jìn)出口敏感貨物，實(shí)施衛(wèi)生注冊登記、質(zhì)量許可管理等憑證報檢的貨物，或檢驗(yàn)周期較長的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細(xì)地按貨物分類或主施檢部門分類建立檔案。
3.適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限。《出入境檢驗(yàn)檢疫簽證管理辦法》（國檢法[1999]386號）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗(yàn)檢疫檔案為3年；入境檢驗(yàn)檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)一類有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存。”在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動地存放3-4年后銷毀，檔案利用率較低。
四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析
1.據(jù)粗略統(tǒng)計，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門的來函查詢等幾個方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫房占用量較多的問題。
2.由于檢驗(yàn)檢疫流程都經(jīng)過CIQ2000系統(tǒng)進(jìn)行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡的方向轉(zhuǎn)變，通過分類管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強(qiáng)檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化設(shè)計過程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊的檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)。并對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，設(shè)定檔案密級，按部門按專業(yè)按用戶級別設(shè)定訪問權(quán)限，日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作，同時在系統(tǒng)中持續(xù)管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機(jī)結(jié)合，既能管理文書檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
