時(shí)間：2023-06-06 09:33:46
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子化檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
［關(guān)鍵詞］ 檔案管理； 電子化； 信息技術(shù)； 思考
［中圖分類(lèi)號(hào)］ G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專(zhuān)業(yè)配合、多部門(mén)協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書(shū)檔案處理信息系統(tǒng)，2009年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設(shè)，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標(biāo)推進(jìn)。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開(kāi)始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對(duì)檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：
（1） 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對(duì)紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率。
（2） 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個(gè)人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開(kāi)發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動(dòng)成果利用較難的現(xiàn)象。
（3） 檔案信息電子化，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化應(yīng)注意的問(wèn)題
本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問(wèn)題，談一些粗淺的看法。
2．1 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
在推進(jìn)檔案管理電子化的過(guò)程中，主要問(wèn)題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問(wèn)題，對(duì)整體應(yīng)用水平的提高帶來(lái)了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
2．2 電子化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)注重系統(tǒng)整體水平的提高
檔案信息電子化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)注重整個(gè)系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個(gè)子功能模塊都應(yīng)周密考慮，特別應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個(gè)重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應(yīng)用水平的低下。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成后，應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試，針對(duì)單位的實(shí)際應(yīng)用，逐一檢測(cè)每個(gè)功能模塊，通過(guò)不斷細(xì)致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。
2．3 重視檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
檔案電子化管理的核心和基礎(chǔ)是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是指在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的相互關(guān)聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中一定要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，軟件開(kāi)發(fā)人員同檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來(lái)源，針對(duì)不同的來(lái)源和類(lèi)型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)，要面向應(yīng)用，充分考慮計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。
2．4 應(yīng)制訂切實(shí)有效的技術(shù)方案
在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)本單位的情況，實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進(jìn)技術(shù)的未來(lái)發(fā)展，制訂出切實(shí)可行的方案，追求經(jīng)濟(jì)與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標(biāo)準(zhǔn)高檔次，造成系統(tǒng)設(shè)備購(gòu)置后不能充分利用，投資浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。
要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護(hù)電子文檔的安全。通過(guò)采取技術(shù)手段，將已歸檔的電子文件進(jìn)行安全處理，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問(wèn)題。要根據(jù)不同存儲(chǔ)介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場(chǎng)等對(duì)電子文件的影響，加強(qiáng)防護(hù)，同時(shí)做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存。
2．5 根據(jù)單位實(shí)際加強(qiáng)管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應(yīng)用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題。通過(guò)電子化的推進(jìn)，使用不方便的問(wèn)題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問(wèn)題，因許多檔案信息歸類(lèi)到單位內(nèi)不同的部門(mén)，由各自管理，未歸入檔案部門(mén)進(jìn)行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費(fèi)，另一方面也影響了信息的使用。
2．6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實(shí)，要通過(guò)檔案管理人員的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應(yīng)用效果。對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，有針對(duì)性地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員其基本掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，熟練系統(tǒng)的操作；檔案管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新知識(shí)，努力鉆研業(yè)務(wù)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用，離開(kāi)推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，利用先進(jìn)技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，通過(guò)深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑，以達(dá)到提高檔案管理水平的目的。
主要參考文獻(xiàn)
所謂檔案管理電子化是指以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。
一、檔案管理電子化的優(yōu)點(diǎn)
檔案管理電子化具有以下優(yōu)點(diǎn)：1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；2.縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性；3.檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高；4.檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。
二、電子檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題
由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，導(dǎo)致其內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。所以，電子檔案管理中容易出現(xiàn)以下問(wèn)題：
（一）原始性問(wèn)題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子形式生成的虛擬的檔案，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說(shuō)既是原始的，又是復(fù)制的；
（二）真實(shí)性問(wèn)題。電子檔案極易失真。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡；
（三）完整性問(wèn)題。電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；
（四）安全性問(wèn)題。電子檔案的易更改性為非法操作提供了便利，檔案人根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
三、電子檔案管理的對(duì)策及建議
為了幫助大家做好電子檔案的管理工作，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，我提出以下一些對(duì)策和建議：
（一）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理軟件，由當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)建立統(tǒng)一的電子檔案模板，統(tǒng)一文件類(lèi)型，統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)也應(yīng)定期派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)的接收和管理；
（二）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性；
（三）及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性，當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀；
（四）加強(qiáng)電子檔案的保管。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，電子文件本身還易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專(zhuān)用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案，配備專(zhuān)業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備；
（五）做好電子檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作。備份技術(shù)是一種安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個(gè)非常重要的技術(shù)手段。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，確保關(guān)鍵信息能在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)；
（六）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過(guò)驗(yàn)證用戶(hù)信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問(wèn)、閱讀權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來(lái)防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改；
（七）處理好檔案管理的投入問(wèn)題。電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，然后現(xiàn)代化的辦公就要求有現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作要適應(yīng)新的形式、滿(mǎn)足計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公條件下的信息接收、處理、存儲(chǔ)和利用，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化的設(shè)備投入；
（八）采取“雙軌制”歸檔法。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全；
【關(guān)鍵詞】 采供血機(jī)構(gòu)；檔案管理，電子化；發(fā)展
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，社會(huì)各行業(yè)的檔案資料從原有單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為包括紙張、電子文件、聲、像、視頻等各種類(lèi)型的多媒體檔案。對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化綜合處理、電子文件網(wǎng)絡(luò)化歸檔、文檔密級(jí)管理、授權(quán)管理及網(wǎng)上安全查詢(xún)利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。各級(jí)采供血機(jī)構(gòu)的檔案管理也伴隨著當(dāng)前新的形勢(shì)發(fā)生著新的變化，檔案管理的電子化趨勢(shì)日益明顯。如何適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，使檔案管理工作更好的為采供血機(jī)構(gòu)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，這對(duì)檔案管理工作提出了更高要求。
1 數(shù)字化綜合處理
首先要建議統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)傳輸。其次，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過(guò)對(duì)各類(lèi)型載體檔案的數(shù)字化工作，使檔案資料實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化、存儲(chǔ)海量化，以便于檔案資料更方便的服務(wù)于采供血事業(yè)的發(fā)展。第三，嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和國(guó)家檔案局6號(hào)令《電子公文歸檔與管理規(guī)范》的要求，實(shí)現(xiàn)采供血機(jī)構(gòu)檔案管理的電子化發(fā)展。
2 電子文件網(wǎng)絡(luò)化歸檔
局域網(wǎng)內(nèi)每個(gè)用戶(hù)的工作記錄、聲像文件等數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸，實(shí)時(shí)歸檔。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件上傳，檔案管理人員可通過(guò)軟件對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定和檢查，對(duì)于符合要求的文件做歸檔處理，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向文件發(fā)出人員作出確認(rèn)歸檔的通知。
3 電子檔案的保密措施
電子檔案的易復(fù)制和易改動(dòng)性使得檔案的原始性無(wú)法得到充分保障，這就要求要有充分的保障技術(shù)來(lái)確保電子檔案的安全性。
（1）加密技術(shù)。加密技術(shù)是電子文件檔案的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技術(shù)手段把重要的數(shù)據(jù)變?yōu)閬y碼（加密）傳送，到達(dá)目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。由于加密和解密使用不同的密匙，是的第三者很難解出原文，使得電子檔案的原始性真實(shí)性得以保障（2）簽署技術(shù)。簽署人在電子文件上留下的“印記”， 證實(shí)該份文件確實(shí)出自于特定的作者，同時(shí)將文件內(nèi)容加以“固化”，簽署后對(duì)文件施加的任何改動(dòng)都將被發(fā)現(xiàn)。（3）身份驗(yàn)證。給每個(gè)合法的用戶(hù)一個(gè)通行字，代表給用戶(hù)的身份。（4）風(fēng)火墻。一種控制訪問(wèn)技術(shù)，防止非法用戶(hù)進(jìn)入，防止電腦黑客侵襲。
4 電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的保護(hù)技術(shù)。
采供血機(jī)構(gòu)的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備通常為計(jì)算機(jī)信息中心，其計(jì)算機(jī)硬件、軟件及系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要經(jīng)受火災(zāi)、地震、工作環(huán)境惡劣等各方面考研。為保證信息中心的正常工作，是系統(tǒng)連續(xù)可靠正常的運(yùn)行，需做好以下幾方面的工作：
（1）場(chǎng)地安全。信息中心控制室要求專(zhuān)人專(zhuān)管，無(wú)關(guān)人員一律不得入內(nèi)。空調(diào)和防靜電設(shè)施齊全，室內(nèi)溫度控制在14-24攝氏度，相對(duì)濕度控制在45%-60%.鋪設(shè)防靜電地板。
（2）信息修復(fù)技術(shù)。是指電子檔案一旦受到破壞和污染后的恢復(fù)和搶救措施。包括計(jì)算機(jī)病毒的查殺、數(shù)據(jù)庫(kù)的修復(fù)技術(shù)以及光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)的破損修復(fù)等。使電子信息保持長(zhǎng)期可讀性。
（3）電子檔案的備份。電子檔案具有易復(fù)制性的特點(diǎn)使電子檔案的備份技術(shù)成為電子檔案保護(hù)有效而又重要的手段。有條件的采供血機(jī)構(gòu)，可使用雙服務(wù)器的手段，兩臺(tái)服務(wù)器同時(shí)存儲(chǔ)、互為備份，使電子檔案保存的安全系數(shù)大為提高。
采供血機(jī)構(gòu)檔案管理電子化相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔模式，電子檔的優(yōu)點(diǎn)在于便于儲(chǔ)存，不占實(shí)物空間，而且方便查詢(xún)等優(yōu)勢(shì)，值得堅(jiān)持和發(fā)展。當(dāng)然，電子化在帶來(lái)優(yōu)勢(shì)的同事亦會(huì)有新的問(wèn)題的出現(xiàn)，所以說(shuō)，要取得采供血機(jī)構(gòu)檔案管理工作的更進(jìn)一步發(fā)展亦需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期的足夠的重視，以及專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員共同的努力。
參考文獻(xiàn)
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［關(guān)鍵詞］單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類(lèi)號(hào)］G275［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2016）10-0162-02
在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國(guó)單位檔案管理工作均面臨重要的改革問(wèn)題，對(duì)于單位檔案管理人員來(lái)講，必須結(jié)合當(dāng)前時(shí)展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。
1檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性
檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對(duì)于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項(xiàng)重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲(chǔ)信息，顯著降低信息存儲(chǔ)占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過(guò)程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時(shí)可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來(lái)，并能及時(shí)依照實(shí)際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。最后還能隨時(shí)進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。
2我國(guó)單位檔案管理中的弊端
我國(guó)當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過(guò)程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員只會(huì)上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來(lái)看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識(shí)，加大對(duì)檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問(wèn)題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個(gè)原因則是技術(shù)問(wèn)題。一些單位不能與時(shí)俱進(jìn)，電子存儲(chǔ)設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)破壞問(wèn)題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，沒(méi)有及時(shí)更新軟件，也會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對(duì)電子檔案管理中存在的各種問(wèn)題，一方面需要提高管理人員的安全意識(shí)，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時(shí)更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。
3單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略
信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。
3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)
檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對(duì)檔案管理工作人員實(shí)際情況開(kāi)展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對(duì)于單位來(lái)講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時(shí)在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對(duì)于單位來(lái)講，則需要實(shí)現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。檔案管理工作不僅涉及管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還涉及很多其他學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識(shí)，因此，在培訓(xùn)過(guò)程中不僅要重視對(duì)工作人員的管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還要注重對(duì)其他學(xué)科知識(shí)的攝取，促進(jìn)其知識(shí)面的更新。另外，新形勢(shì)下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識(shí)學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對(duì)工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿(mǎn)足新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。
3.2通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案資料庫(kù)房
在檔案資料管理中，可以加大計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫(kù)房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫(kù)房管理的安全性。
3.3實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢(xún)的電子化和現(xiàn)代化
在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫(xiě)檔案已無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代需求，在日益增長(zhǎng)的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于工作人員來(lái)講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來(lái)越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時(shí)間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使整個(gè)檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢(xún)均實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過(guò)程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無(wú)誤后即可錄入，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過(guò)程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時(shí)還能提高檔案資料的查詢(xún)速度。
3.4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
在檔案管理工作中，想要有效實(shí)現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動(dòng)態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。
4結(jié)語(yǔ)
單位需要對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿(mǎn)足時(shí)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開(kāi)展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。
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關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案； 信息電子化應(yīng)用 ；存在問(wèn)題； 應(yīng)對(duì)方法
Abstract: Archives is an important part of archives work, the historical process which records the development of the society, objectively reflects the aspects of processing, decision-making, construction, research and development of process and outcome. This paper discusses the advantages of archives management information electronic applications and problems and coping methods.
Keywords: Archives; electronic information application; problems; Solutions
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： 文章編號(hào)：
引 言：隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿(mǎn)足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案工作的新課題，從而文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
一、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴(lài)于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類(lèi)、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用信息電子化的文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷模腋膭?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法
文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門(mén)間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
四、結(jié)束語(yǔ)
文書(shū)檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們?cè)诔浞窒硎芫W(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時(shí)，更要時(shí)刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻(xiàn)：
企業(yè)辦公自動(dòng)化形勢(shì)的日益發(fā)展，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，無(wú)論是對(duì)檔案信息資料的收集、分析和整理，還是對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，都需要提高工作效率，與企業(yè)的日常辦公方式相適應(yīng)。所以檔案管理電子化是新的時(shí)代背景下對(duì)檔案管理工作的新要求，也是提高檔案管理效率的重要途徑。通過(guò)檔案管理電子化，檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，不僅能夠有效地提高檔案管理的效率，而且有助于對(duì)檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)利用，從而提高檔案信息的利用價(jià)值，為企業(yè)制定各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策提供有利的依據(jù)。
二、檔案管理電子化的現(xiàn)狀
在現(xiàn)代化辦公的時(shí)代背景下，檔案管理電子化是對(duì)檔案管理工作的一項(xiàng)創(chuàng)新。通過(guò)電子化辦公，能夠優(yōu)化檔案管理的流程，加速信息資源的更新，對(duì)檔案信息資源的分析整理以及開(kāi)發(fā)利用有了全新的方式。但是由于檔案管理電子化是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的一種顛覆，所以無(wú)論是在理念上還是在工作流程的運(yùn)轉(zhuǎn)上，都存在很大的不同，在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中，還存在諸多的問(wèn)題，影響到檔案管理電子化建設(shè)的進(jìn)程。在檔案管理軟件的使用方面，目前還沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)企業(yè)的檔案管理軟件在功能以及形式上都存在很大的差異性，所以導(dǎo)致檔案信息資源的傳遞和溝通存在一定的障礙。由于電子化的實(shí)施，需要將以往紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容全部錄入到電子系統(tǒng)中，這是一項(xiàng)非常龐大的工程，并且在信息錄入的過(guò)程中會(huì)面臨各種問(wèn)題，以前在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期對(duì)于信息檢索和分類(lèi)等都具有很強(qiáng)的差異性，所以在信息錄用各個(gè)項(xiàng)別之間可能存在一定的沖突。檔案管理電子化的全程操作都需要經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)來(lái)完成，對(duì)于檔案管理人員而言，這是一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，需要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，才能夠熟練運(yùn)用各種軟件和功能。同時(shí)，檔案管理電子化節(jié)省了工作人員大量的時(shí)間，使其能夠?qū)⑹Ｓ嗟臅r(shí)間利用在對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用方面，能夠進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案信息資源的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展提供更加全面的信息。
三、增強(qiáng)檔案管理電子化服務(wù)手段
第一，電子文件的自動(dòng)上傳收集。檔案信息的收集和錄入是檔案管理電子化建設(shè)的首要問(wèn)題，而在辦公自動(dòng)化的工作形勢(shì)下，可以充分利用現(xiàn)代化辦公的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳功能，由此可以有效地提高檔案信息的收集錄入效率。在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)檔案信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，檔案管理部門(mén)與其他各個(gè)部門(mén)之間可以形成聯(lián)網(wǎng)模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速傳遞，簡(jiǎn)化辦公程序，提高管理效率。
第二，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”檔案管理部門(mén)與企業(yè)信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”該中心設(shè)在企業(yè)檔案管理部門(mén)，是企業(yè)信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各部門(mén)的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件的查詢(xún)、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享，發(fā)揮檔案信息電子化的最大社會(huì)作用。
第三，開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù)。檔案部門(mén)可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專(zhuān)題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案管理部門(mén)利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象關(guān)于檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢(xún)，提供查詢(xún)和資信服務(wù)。
第四，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案管理電子化模式的開(kāi)展，不僅是對(duì)檔案信息收集和處理效率的提升，更加重要的是在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，所以應(yīng)該建立檔案信息資源共享平臺(tái)，加強(qiáng)橫向和縱向的資源拓展。加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就必須打破過(guò)去企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間在信息資源方面各自為政的局面，同時(shí)應(yīng)該借助于檔案管理電子化的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，從檔案信息的收集整理，到檔案信息資源的傳輸利用，提高其時(shí)效性、實(shí)用性以及可靠性，從而提高檔案信息資源的利用效率，為企業(yè)各個(gè)部門(mén)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供及時(shí)有效的信息，從而促進(jìn)整個(gè)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。
第五，注重反饋評(píng)價(jià)機(jī)制的建設(shè)。為了進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案信息資源的價(jià)值，應(yīng)該更加注重企業(yè)信息反饋評(píng)價(jià)機(jī)制的建設(shè)，對(duì)企業(yè)產(chǎn)品銷(xiāo)售后客戶(hù)的評(píng)價(jià)信息進(jìn)行收集整理，然后經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的分析，能夠詳細(xì)地了解客戶(hù)在使用企業(yè)產(chǎn)品后的感受以及相關(guān)的建議。企業(yè)在對(duì)這些信息進(jìn)行綜合判斷后，能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展方向進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，從而更加適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展需求，有利于企業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展，這對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用具有重要的意義。
四、結(jié)束語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學(xué)校
檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展，學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理各類(lèi)信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件，面對(duì)繁多的電子文件，如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。
一、正視困難，客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時(shí)共享，制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度，有效利用率不高。
1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問(wèn)題
（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時(shí)間單位，按保存期限的長(zhǎng)短分長(zhǎng)期檔案、短期檔案、臨時(shí)檔案進(jìn)行分類(lèi)保存。計(jì)算機(jī)主要被用來(lái)將檔案資料的電子版歸類(lèi)放入相應(yīng)的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說(shuō)主要應(yīng)用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。
（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門(mén)分管，相關(guān)資料由所屬部門(mén)分類(lèi)保存。
（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實(shí)際工作中，文書(shū)檔案不對(duì)外，進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評(píng)優(yōu)時(shí)用到，學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查、考核。真正使用時(shí)，由于檔案歸類(lèi)不是按照事務(wù)而是按時(shí)間和時(shí)限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。
2.學(xué)校檔案電子化管理存在問(wèn)題的原因
（1）思想認(rèn)識(shí)沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來(lái)，檔案管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過(guò)程中轉(zhuǎn)變了一些觀念，但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好，用時(shí)能拿出來(lái)，檢查時(shí)能通過(guò)，就是做好了檔案管理工作。
（2）電子化管理沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位，電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣，實(shí)行管理人員建檔，電子保存保管，紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對(duì)檔案管理沒(méi)有進(jìn)行完整的探索研究，導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。
二、科學(xué)創(chuàng)新，積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法
學(xué)校教育教學(xué)方式的變革，也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤(pán)不足以保存，所以檔案管理電子化勢(shì)在必行。而且，只有在管理創(chuàng)新上下功夫，才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。
1.科學(xué)思考，探索學(xué)校檔案電子化管理的思路
（1）加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個(gè)重要課題來(lái)研究，要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，全面認(rèn)識(shí)檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區(qū)分信息的有效性。對(duì)檔案的管理不能僅停留在一個(gè)收集、整理的階段，而要通過(guò)研究思考，對(duì)工作進(jìn)行梳理細(xì)化，總結(jié)出對(duì)學(xué)校真正有用的檔案類(lèi)別，拓展檔案的應(yīng)用深度。
（2）加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理，首先應(yīng)該確立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，厘清分類(lèi)方法，明確各部門(mén)責(zé)任，統(tǒng)一檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作，簡(jiǎn)化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來(lái)，無(wú)論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類(lèi)后通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室，縮短交接時(shí)間，簡(jiǎn)化交接方式，提高工作效率。
2.勇于實(shí)踐，創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法
遵循“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學(xué)校特點(diǎn)的電子檔案管理運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。
（1）確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長(zhǎng)期以來(lái)的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時(shí)間期限要求，以時(shí)間為單位分類(lèi)；每年度的長(zhǎng)期、短期和臨時(shí)檔案中，再按部門(mén)分類(lèi)，分成文書(shū)、財(cái)務(wù)、德育、教學(xué)等類(lèi)別；在每個(gè)小類(lèi)別下，再按事件進(jìn)行分類(lèi)，將學(xué)校內(nèi)的各類(lèi)教育教學(xué)事件條理清晰地歸類(lèi)存檔。
（2）設(shè)定范圍密級(jí)。 檔案的收集范圍是按上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，一般包括反映學(xué)校各項(xiàng)工作的文件通知、計(jì)劃方案、過(guò)程記錄、成果展示等；表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級(jí)的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱，除密級(jí)檔案外，其它檔案對(duì)學(xué)校內(nèi)教職員工開(kāi)放。
（3）確定歸檔方式。以各部門(mén)為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因?yàn)闄n案管理人員不可能完全了解各部門(mén)的工作具體包含哪些內(nèi)容，只有部門(mén)具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。
（4）拓展收集方法。通過(guò)采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺(tái)中調(diào)取資料并形成電子檔案。對(duì)沒(méi)有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案，則掃描成圖片形式存檔。
（5）深層次利用檔案。各部門(mén)負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限，可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案，實(shí)現(xiàn)了各部門(mén)信息共享，滿(mǎn)足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。
三、有效利用，努力提升學(xué)校檔案的利用率
學(xué)校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實(shí)現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個(gè)方面。
1.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)
檔案管理員要提高思想認(rèn)識(shí)，熟記檔案管理的規(guī)范制度，熟知檔案的歸檔時(shí)間和類(lèi)別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級(jí)服務(wù)，千方百計(jì)地滿(mǎn)足利用者的需求，為其找到理想、滿(mǎn)意的檔案。
2.加強(qiáng)宣傳力度
檔案管理員要通過(guò)自身的努力，提高人們的檔案意識(shí)，引導(dǎo)人們利用檔案，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。
3.提升自身素質(zhì)
加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性與重要性，樹(shù)立正確的事業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類(lèi)、檢索檔案的能力，堅(jiān)持原則，愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，結(jié)合工作實(shí)際，積極探索，主動(dòng)思考，盡職盡責(zé)做好工作。
隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問(wèn)題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，在思考中解決問(wèn)題，將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。
參考文獻(xiàn)：
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一、人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀
目前，人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理執(zhí)行的是總行2005年制定、2006年1月施行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》及其附件《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》，各地分支行也結(jié)合實(shí)際情況制訂了會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)施細(xì)則。主要管理的檔案為記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)史料，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四類(lèi)。分別以紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)三種物理形式，保存的主要形式和管理重點(diǎn)仍然是紙介質(zhì)檔案。磁介質(zhì)及光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限與相應(yīng)的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相同；無(wú)明確期限規(guī)定的磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，比照類(lèi)似會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。
人民銀行會(huì)計(jì)檔案的管理涉及會(huì)計(jì)、事后監(jiān)督和檔案管理等部門(mén)，基本職責(zé)分工如下：一是會(huì)計(jì)部門(mén)按照會(huì)計(jì)制度的要求裝訂會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)管員保管，并辦理會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、銷(xiāo)毀工作，將達(dá)到一定時(shí)限的會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)；二是檔案管理部門(mén)接收會(huì)計(jì)部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案并按規(guī)定予以管理；三是按會(huì)計(jì)基本制度的規(guī)定，由上級(jí)行和分管行領(lǐng)導(dǎo)審批，會(huì)計(jì)部門(mén)組織銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的事宜。
二、當(dāng)前人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理模式存在的問(wèn)題
（一）建立會(huì)計(jì)檔案的過(guò)程復(fù)雜，工作量大
人民銀行會(huì)計(jì)檔案的建立，由接收會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)原始憑證開(kāi)始，通過(guò)記賬、復(fù)核、匯總、打印、審核、簽章、裝訂等流程后，交由檔案專(zhuān)管員按照保管期限進(jìn)行分類(lèi)登記、歸檔。整個(gè)過(guò)程要經(jīng)過(guò)記賬崗、復(fù)核崗、事后監(jiān)督崗、檔案專(zhuān)管員崗等各崗位人員開(kāi)展大量工作。整個(gè)會(huì)計(jì)檔案建立過(guò)程手續(xù)繁瑣，且要顧及各環(huán)節(jié)工作是否銜接、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確有效等情況。
（二）檔案保管成本較高
按照《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》的要求，保管場(chǎng)所應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件。因此會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)需要建立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房和庫(kù)房管理制度，還要保證各方面設(shè)備、設(shè)施符合會(huì)計(jì)檔案保管的要求。
（三）查閱及清理效率低，作用發(fā)揮有限
紙質(zhì)檔案的調(diào)閱需要專(zhuān)人對(duì)照目錄查找翻閱。在入檔不及時(shí)、歸類(lèi)不正確或登記不完整的情況下查閱會(huì)計(jì)檔案更是耗時(shí)費(fèi)力。而且，目前縣支行的部分會(huì)計(jì)檔案由上級(jí)中心支行事后監(jiān)督中心集中保管，導(dǎo)致對(duì)縣支行開(kāi)展內(nèi)外部檢查時(shí)該部分會(huì)計(jì)檔案無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，檢查效果受影響。
對(duì)于保管期限屆滿(mǎn)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，按照現(xiàn)行制度進(jìn)行清理銷(xiāo)毀。需要由保管部門(mén)會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)擬銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清理造冊(cè)，逐級(jí)審批，并邀請(qǐng)紀(jì)委、內(nèi)審、辦公室等部門(mén)共同派人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)。由此可見(jiàn)，清理和銷(xiāo)毀流程不但耗時(shí)耗力，還隱藏風(fēng)險(xiǎn)。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理未與核算系統(tǒng)升級(jí)同步，磁介質(zhì)和光介質(zhì)檔案調(diào)閱難度大
人民銀行現(xiàn)階段管理大部分磁介質(zhì)和光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，調(diào)閱磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需要在特定的、舊的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是，隨著應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級(jí)、換代、更新，部分磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案已無(wú)法調(diào)閱，失去了會(huì)計(jì)檔案管理與有效使用的真正意義。
（五）會(huì)計(jì)檔案管理工作的監(jiān)督檢查流于形式
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作檢查的一項(xiàng)內(nèi)容，但基層人民銀行在實(shí)際會(huì)計(jì)工作檢查過(guò)程中，存在只查看登記簿的建立或檔案的裝訂、整理等情況，對(duì)于檔案的歸類(lèi)是否正確，歸檔是否及時(shí)、全面、實(shí)物與賬簿核對(duì)是否相符，是否具備安全措施等檢查得較少，造成監(jiān)督管理的漏洞。
三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)越性分析
所謂會(huì)計(jì)檔案的電子化管理即將會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主的管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)記錄會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各類(lèi)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)電子資料在計(jì)算機(jī)及其媒介質(zhì)上的管理。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式相比較具有更大的優(yōu)勢(shì)，也更能適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)核算發(fā)展的需要。主要體現(xiàn)在：
一是簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)檔案建立和歸檔的流程。當(dāng)前人民銀行的各類(lèi)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)基本上均具有對(duì)憑證或報(bào)表等會(huì)計(jì)資料進(jìn)行匯總、導(dǎo)出和保存的強(qiáng)大功能，以前需要手工編制或打印的會(huì)計(jì)資料可以直接在各類(lèi)系統(tǒng)中進(jìn)行生成并電子化保存，紙質(zhì)的原始憑證也可以通過(guò)掃描儀等電子設(shè)備進(jìn)行電子化。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案建立方法相比較，各類(lèi)電子會(huì)計(jì)檔案資料的建立流程更為簡(jiǎn)捷高效，減少了很多中間環(huán)節(jié)。
二是降低了對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管環(huán)境的要求。會(huì)計(jì)檔案電子化保管后，需要保管是只是存有各類(lèi)電子會(huì)計(jì)檔案的計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)媒介質(zhì)，空間大幅度壓縮，除了便于攜帶和傳輸外，對(duì)保管環(huán)境要求明顯降低，更有利于在防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等環(huán)節(jié)加大投入，提高保管水平。
三是提高了會(huì)計(jì)檔案查閱和清理的效率。電子化管理的最大優(yōu)勢(shì)在于提高了查閱和清理效率。內(nèi)外部檢查人員得到合理的授權(quán)后，通過(guò)對(duì)合理歸檔后的電子會(huì)計(jì)檔案在計(jì)算機(jī)設(shè)備中進(jìn)行操作，調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案變得異常便捷高效，也更便于檢查監(jiān)督。同樣，清理電子會(huì)計(jì)檔案只需要在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行有條件的簡(jiǎn)單檢索，就能夠輕易找到符合保管期限屆滿(mǎn)或其他條件的會(huì)計(jì)檔案，極大的提高清理效率。
四是符合當(dāng)前綠色、低碳辦公的趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案的在形成、收集、整理、查閱等階段需要耗費(fèi)大量的紙張，以及占用打印機(jī)、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備耗材，并且這種投入是持續(xù)的，所需財(cái)務(wù)費(fèi)用在辦公經(jīng)費(fèi)中的比重有不斷擴(kuò)大的趨勢(shì)，加大了央行履職成本財(cái)務(wù)壓力。實(shí)行會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化以后，只需要一次投入，后續(xù)只有零星維護(hù)費(fèi)，具有低碳、綠色、可持續(xù)使用的明顯優(yōu)勢(shì)。
四、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的可行性探討
隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人民銀行的會(huì)計(jì)核算已基本脫離手工處理的階段，各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能日趨完善，為會(huì)計(jì)檔案的電子化管理提供了可能性。
（一）結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)切實(shí)可用的會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)
開(kāi)發(fā)建立人民銀行會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)是人民銀行會(huì)計(jì)檔案電子化的先決條件。會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)應(yīng)具備與管理實(shí)物會(huì)計(jì)檔案同樣的功能，同時(shí)要克服以往磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案未與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)升級(jí)同步，調(diào)閱難度大的問(wèn)題。可以將需要建立檔案進(jìn)行保管的會(huì)計(jì)資料通過(guò)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)類(lèi)似導(dǎo)出、保存或打印接口以文本或電子表格的形式進(jìn)行導(dǎo)出或掃描，再上傳至?xí)?jì)檔案電子化管理系統(tǒng)中，從而解決磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案未與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)升級(jí)同步無(wú)法調(diào)閱的問(wèn)題。對(duì)于外來(lái)的會(huì)計(jì)資料如紙質(zhì)憑證、報(bào)表等，可以通過(guò)掃描設(shè)備進(jìn)行電子化后，再上傳至?xí)?jì)檔案電子化管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。由總行或省會(huì)中心支行集中管理會(huì)計(jì)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，基層行負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)檔案按要求進(jìn)行采集、歸檔。
（二）修訂完善現(xiàn)行會(huì)計(jì)檔案管理制度
隨著人民銀行會(huì)計(jì)管理制度改革和會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，會(huì)計(jì)資料的內(nèi)容、形式也發(fā)生了較大的變化，需要以新的規(guī)章制度予以規(guī)范指導(dǎo)。會(huì)計(jì)檔案電子化管理同以往的會(huì)計(jì)檔案管理模式比較，檔案的建立、歸檔、調(diào)閱、清理等管理方式均發(fā)生了較大變化。要相應(yīng)修改完善人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，并建立會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)內(nèi)控制度、操作流程、應(yīng)急預(yù)案等，以適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的要求。
（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的安全認(rèn)證及保密管理
對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行電子化管理后，一是應(yīng)充分顧及電子設(shè)備的防盜、防磁、防雷電等安全要求。若是電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)由省會(huì)中心支行以上的機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中管理，將可大大降低上述風(fēng)險(xiǎn)；二是要以適當(dāng)方式對(duì)會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行認(rèn)證。可以根據(jù)實(shí)際情況改進(jìn)會(huì)計(jì)資料的確認(rèn)方式，如由相關(guān)人員在系統(tǒng)中通過(guò)電子簽名的方式予以確認(rèn)等；三是提高訪問(wèn)權(quán)限的限制。相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子化檔案泄密和遺失的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任更大。因此不但要做好電子會(huì)計(jì)檔案的安全認(rèn)證、備份保管等工作，還要不斷加強(qiáng)關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案管理方面的人員配備、保密教育、職業(yè)教育等方面的軟環(huán)境建設(shè)。
一、事業(yè)單位人事檔案電子化管理的好處
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平逐漸提高，被社會(huì)中的各行各業(yè)廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中，事業(yè)單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強(qiáng)自身與新型信息技術(shù)的融合，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到事業(yè)單位的人事檔案管理當(dāng)中，注重應(yīng)用創(chuàng)新手段，完善管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化的管理。
人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點(diǎn)。在檔案管理中融入電子化的技術(shù)手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強(qiáng)度，并且使其對(duì)檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應(yīng)用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張限制，都存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并且進(jìn)行檔案的傳遞時(shí)，電子化檔案更加方便快捷，省時(shí)省力。
此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比對(duì)信息的利用率也有極大的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將信息都呈現(xiàn)在紙張當(dāng)中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項(xiàng)，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現(xiàn)代化的事業(yè)單位中得到廣泛的應(yīng)用。
二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案電子化管理的策略
（一）事業(yè)單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業(yè)單位檔案管理實(shí)質(zhì)上是一件比較復(fù)雜的工作，完善對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制是保障事業(yè)單位人事檔案電子化工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，完善人事檔案管理機(jī)制，明確檔案的儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)和管理方法。
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的壯大，事業(yè)單位中各部門(mén)也呈多元化的發(fā)展趨勢(shì)。因此，人事檔案管理部門(mén)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，各部門(mén)之間各司其職，各管其是，對(duì)于不同部門(mén)之間的檔案要分開(kāi)管理，避免混淆。如果兩個(gè)部門(mén)之間需要借鑒人事檔案時(shí)，應(yīng)做到及時(shí)登記注明，以免發(fā)生電子信息錯(cuò)亂或者丟失的現(xiàn)象。此外，事業(yè)單位不要盲目借鑒其他事業(yè)單位的管理方法，要針對(duì)自己?jiǎn)挝坏奶攸c(diǎn)，建立一套屬于本單位特有的事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)制。
（二）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視。對(duì)于人事檔案管理部門(mén)，事業(yè)單位必須要加大重視程度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思維理念，如果高層領(lǐng)導(dǎo)都不重視這個(gè)理念，那么即使人事檔案員有這樣的認(rèn)識(shí)，也會(huì)因?yàn)槿鄙偌夹g(shù)設(shè)備或者相關(guān)人員的支持而無(wú)法實(shí)現(xiàn)合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識(shí)對(duì)人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責(zé)任心，否則容易引發(fā)工作者的懶惰心理。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該建立明確的賞罰機(jī)制，對(duì)人事檔案管理者起到激勵(lì)作用，避免人事檔案管理者出現(xiàn)消極情緒，不利于工作的進(jìn)行，甚至?xí)o整個(gè)事業(yè)單位帶來(lái)不利影響。所以要引發(fā)人事檔案管理者的工作熱情，使他們認(rèn)識(shí)到自己的部門(mén)不是可有可無(wú)的，是對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著重要作用的。事業(yè)單位人事檔案的管理者也應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，成為符合事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門(mén)來(lái)進(jìn)行信息查找時(shí)，能夠迅速找到。在工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)修復(fù)和改正，并給出建設(shè)性意見(jiàn)。
（三）事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的科技創(chuàng)新。對(duì)人事檔案管理進(jìn)行科技創(chuàng)新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進(jìn)行人事檔案管理，將事業(yè)單位內(nèi)部資料采用數(shù)字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案年限過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現(xiàn)象，還可以節(jié)約儲(chǔ)存空間、便于快速查找等，使得事業(yè)單位資料與事業(yè)單位發(fā)展的步調(diào)一致。在運(yùn)用新科技進(jìn)行人事檔案管理的同時(shí)，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)注意人事檔案管理系統(tǒng)的后期維護(hù)工作，要定期更新軟件系統(tǒng)、做好硬件設(shè)備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運(yùn)行。同時(shí)各部門(mén)之間要注重溝通，做到資源共享。
關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；人事檔案；電子化管理；風(fēng)險(xiǎn)
人事檔案管理工作開(kāi)展得好壞，直接關(guān)系到企業(yè)自身發(fā)展情況，開(kāi)展高效的檔案管理工作，能夠促進(jìn)國(guó)企向著更加良好的方向發(fā)展。這一背景下，國(guó)企為了更好地開(kāi)人事檔案管理工作，紛紛引入了信息化手段，以促進(jìn)人事檔案電子化管理方向轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率。但通過(guò)大量實(shí)踐表明，開(kāi)展電子化人事檔案管理時(shí)，很可能出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致整個(gè)工作并未體現(xiàn)出最大的價(jià)值，在一定程度上制約了國(guó)企的發(fā)展。所以，國(guó)企需要針對(duì)人事檔案電子化管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，制定出相應(yīng)的防范措施，降低各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，為國(guó)企更好的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
一、人事檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)
以往階段，企業(yè)開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，通常以人員手工與紙質(zhì)管理模式為主，管理效果較差，不利于企業(yè)對(duì)人事檔案的使用，在一定程度上干擾企業(yè)正常運(yùn)行，而人事檔案電子化管理的出現(xiàn)，則有效改善的這一情況，具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在下述四個(gè)方面：
1.易于分類(lèi)
對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，人員數(shù)量較多，人事檔案信息較為龐大，其中涉及很多方面的信息，如人員姓名、聯(lián)系方式、薪酬待遇、以往工作經(jīng)驗(yàn)、所處崗位等，對(duì)于這些檔案來(lái)說(shuō)，需要分門(mén)別類(lèi)地管理，只有這樣，才會(huì)使檔案發(fā)揮出最大的作用。以往階段，通過(guò)人員手工管理時(shí)，由于檔案信息龐大，導(dǎo)致管理人員難以準(zhǔn)確掌握檔案的真實(shí)情況，影響檔案的分類(lèi)，使檔案雜亂無(wú)章的堆放到一起。而應(yīng)用信息化管理手段時(shí)，會(huì)有專(zhuān)業(yè)的軟件設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)出性能良好、功能較為完善的人事檔案管理平臺(tái)。整個(gè)平臺(tái)由多個(gè)功能模塊構(gòu)成，其中包括分類(lèi)功能，將人事資料導(dǎo)入到該平臺(tái)后，只需要簡(jiǎn)單點(diǎn)擊“分類(lèi)功能”，平臺(tái)會(huì)自動(dòng)對(duì)人事資料予以分析，根據(jù)分析結(jié)果，結(jié)合前期設(shè)置的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將人事資料劃分到相應(yīng)類(lèi)型當(dāng)中，操作簡(jiǎn)單，無(wú)需人員過(guò)度參與，使得人事檔案分類(lèi)更加科學(xué)、合理。
2.儲(chǔ)存量較多
紙質(zhì)管理模式是在獲取職工信息后，書(shū)寫(xiě)到紙張上，通過(guò)對(duì)紙張的保管，以達(dá)到人事檔案管理的目的。對(duì)于這一管理模式來(lái)說(shuō)，所用的紙張具有邊界，只能在邊界范圍內(nèi)書(shū)寫(xiě)，因而存儲(chǔ)的信息量并不是很大，若對(duì)大量人事檔案進(jìn)行管理，則需要采用很多紙張，為管理工作帶來(lái)麻煩。以A4紙為例，尺寸為210×397mm，而人正常寫(xiě)字時(shí)，1cm2約為1個(gè)字，也就是說(shuō)，在一張A4紙上僅可書(shū)寫(xiě)600字左右，字符較小一些，書(shū)寫(xiě)字?jǐn)?shù)可增加一些，但相對(duì)于龐大的人事檔案信息來(lái)說(shuō)，這些字?jǐn)?shù)依然僅占其中非常小的一部分。而采用電子化管理模式后，則可改善這一問(wèn)題，大大提升信息的存儲(chǔ)量。在電子化管理模式當(dāng)中，以計(jì)算機(jī)硬盤(pán)為主要的存儲(chǔ)場(chǎng)所。對(duì)于硬盤(pán)的存儲(chǔ)空間來(lái)說(shuō)，是虛擬存在的，無(wú)須將信息記錄到實(shí)物上，因而存儲(chǔ)量非常高。目前，在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域內(nèi)，硬盤(pán)容量最高已達(dá)10T以上，日常常用的硬盤(pán)容量也有數(shù)百G，能夠存儲(chǔ)數(shù)億的文字、數(shù)字信息，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于以往的紙質(zhì)存儲(chǔ)模式。
3.應(yīng)用方便
對(duì)于以往的紙質(zhì)管理模式來(lái)說(shuō)，將人事檔案記錄到紙張之后，會(huì)將其放置到相應(yīng)的位置存儲(chǔ)，在需要使用檔案信息時(shí)，由管理人員從龐大的資料當(dāng)中尋找出來(lái)。這樣需要消耗很長(zhǎng)的時(shí)間，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用并不是很方便。而采用電子化管理模式后，則可有效改變這一問(wèn)題。該管理模式當(dāng)中，主要通過(guò)計(jì)算機(jī)完成信息錄入、存儲(chǔ)以及提取等工作，只需要在電腦管理系統(tǒng)內(nèi)，錄入所需要查找的關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)可以在較短的時(shí)間內(nèi)將所有與該關(guān)鍵詞相關(guān)的信息提取出來(lái)，并展示在用戶(hù)眼前，用戶(hù)只需要根據(jù)具體需求，選擇出最終的檔案信息即可。同時(shí)，在信息檢索時(shí)，錄入的關(guān)鍵詞越多、越準(zhǔn)確，所檢索出來(lái)的檔案信息也會(huì)越少，進(jìn)而對(duì)人事檔案的應(yīng)用提供了方便。
4.提升工作效率
對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式來(lái)說(shuō)，主要是人員管理為主，任何工作的開(kāi)展，均需要由人員完成，如由人員抄錄信息，由人員查找信息等，而人的精力與時(shí)間有限，不僅會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，而且工作效率也不是很高，導(dǎo)致整個(gè)工作效率有待提升。同時(shí)，對(duì)紙張存儲(chǔ)時(shí)，很容易受到外界因素的影響而破壞，如放置到潮濕環(huán)境當(dāng)中，會(huì)加快紙張的腐爛速度，還會(huì)使紙張上的文字變得模糊；若存儲(chǔ)場(chǎng)所出現(xiàn)火災(zāi)，將會(huì)導(dǎo)致資料內(nèi)容完全消失等。受到這些因素的影響，使企業(yè)無(wú)法有效對(duì)檔案資料進(jìn)行應(yīng)用。而應(yīng)用電子化管理模式時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)代替了人員，無(wú)需人工抄錄信息等工作，人員只需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，即可在最短的時(shí)間內(nèi)，完成整個(gè)人事檔案管理工作，大大提升了該項(xiàng)工作的效率。同時(shí)，信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)當(dāng)中，不會(huì)受到潮濕、火災(zāi)等因素的影響，即便硬盤(pán)損壞，也可通過(guò)相關(guān)技術(shù)將其修復(fù)，提升了檔案信息的安全性。此外，電子化管理無(wú)需采用紙張，具有一定的環(huán)保作用，有利于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。
二、國(guó)有企業(yè)人事檔案電子化管理常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)
雖然，相對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理模式來(lái)說(shuō)，電子化管理模式具有較多的優(yōu)勢(shì)，但通過(guò)大量實(shí)踐表明，電子化管理依然會(huì)出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案信息損壞，或者是被不法分子所竊取，不僅對(duì)職工個(gè)人生活與經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)帶來(lái)一定隱患，同時(shí)還會(huì)威脅到國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，國(guó)企人事檔案電子化管理中常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)包括下述幾個(gè)方面：
1.物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
在電子化管理模式當(dāng)中，需要應(yīng)用很多物理硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等，這些硬件設(shè)施性能的好壞，直接關(guān)系到檔案管理的效果。然而在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，這些硬件設(shè)施很可能受到一些因素的影響而損壞，進(jìn)而影響在電子化管理中的作用。具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是自然方面。自然界作為人們生存的主要場(chǎng)所，一些自然事件很可能對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施造成損壞，如在雷雨天氣下，計(jì)算機(jī)未做好避雷措施，由于在短時(shí)間內(nèi)電壓迅速上升，會(huì)將計(jì)算機(jī)芯片燒壞；在地震、暴風(fēng)等天災(zāi)情況下，也可使硬件設(shè)施產(chǎn)生損壞，嚴(yán)重情況下，甚至?xí)霈F(xiàn)毀滅性的破壞。二是人員方面。開(kāi)展電子化人事檔案管理工作時(shí)，雖然無(wú)需人員直接參與進(jìn)來(lái)，但是計(jì)算機(jī)的操作依然由人員完成，若人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)不了解，或是未能正確操作計(jì)算機(jī)，也會(huì)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。如操作人員隨意斷電，可能會(huì)損壞內(nèi)存、硬盤(pán)、電源等原件，對(duì)資料造成破壞。
2.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系當(dāng)中，可劃分成兩個(gè)組成部分，一個(gè)為外部網(wǎng)絡(luò)，另一個(gè)為內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，即局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)運(yùn)行的過(guò)程中，可能受到多方面因素的影響而出現(xiàn)信息安全風(fēng)險(xiǎn)，具體來(lái)說(shuō)，體現(xiàn)在下述幾個(gè)方面：（1）員工安全理念缺失。人員作為局域網(wǎng)的操作與管理者，只有具備較高的安全理念，才會(huì)防止各種安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。但對(duì)于很多國(guó)企來(lái)說(shuō)，并未對(duì)人事檔案電子化管理產(chǎn)生應(yīng)有的重視程度，沒(méi)有聘用高素質(zhì)管理人員，導(dǎo)致人員的安全意識(shí)相對(duì)較低，進(jìn)而經(jīng)常誘發(fā)各種信息安全事件。比如，人員應(yīng)用完計(jì)算機(jī)后，未及時(shí)將系統(tǒng)關(guān)閉而離開(kāi)，為其他人員的觀看提供了機(jī)會(huì)；利用企業(yè)局域網(wǎng)瀏覽一些不健康的網(wǎng)站；未能及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更新等，這些情況均會(huì)導(dǎo)致信息泄露。（2）隨意安裝各種硬件裝置。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)領(lǐng)域，存在很多移動(dòng)硬件，這些移動(dòng)硬件的出現(xiàn)，為人們的工作提供了方便。但是對(duì)硬件使用時(shí)，很可能會(huì)被植入一些病毒，若將植入病毒的硬件插到企業(yè)計(jì)算機(jī)后，這些病毒就會(huì)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)內(nèi)，進(jìn)而對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞或竊取，對(duì)國(guó)企人事檔案管理造成嚴(yán)重影響。
3.外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，通常都有規(guī)定表明，網(wǎng)絡(luò)不可與外網(wǎng)連接到一起，以防止內(nèi)部信息泄露的事件發(fā)生。但職工進(jìn)入企業(yè)后，為了確保職工有效完成本職工作，企業(yè)通常會(huì)賦予職工自主撥號(hào)上網(wǎng)的權(quán)利，所以在實(shí)際當(dāng)中，很難防止員工將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，進(jìn)而對(duì)人事檔案資料帶來(lái)了安全隱患。一方面，在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，會(huì)出現(xiàn)一些漏洞，這些漏洞的存在將計(jì)算機(jī)完全向其他人展示出來(lái)，進(jìn)而為不法人員信息的竊取提供了幫助。另一方面，若在計(jì)算機(jī)中未能應(yīng)用安全防護(hù)措施，則會(huì)在信息管理、傳輸?shù)然顒?dòng)過(guò)程中被各種方式所攻擊，如木馬、病毒等，輕者會(huì)使信息泄露或損壞，嚴(yán)重情況下甚至?xí)?dǎo)致整個(gè)計(jì)算機(jī)癱瘓，無(wú)法正常運(yùn)行，對(duì)整個(gè)人事檔案管理工作造成非常巨大的危害。同時(shí)，需要注意的是，若出現(xiàn)了外網(wǎng)病毒攻擊，危害性巨大，很難在企業(yè)內(nèi)部尋找出根源，因而需要嚴(yán)格預(yù)防這一問(wèn)題的出現(xiàn)。
三、國(guó)有企業(yè)人事檔案電子化管理風(fēng)險(xiǎn)的防范策略
1.提升對(duì)物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)
通過(guò)上述分析可知，國(guó)企人事檔案電子化管理過(guò)程中，很容易受到自然、人員兩個(gè)方面因素的影響，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)安全隱患，進(jìn)而降低整個(gè)工作的開(kāi)展效果，對(duì)國(guó)企發(fā)展造成一定干擾。所以，國(guó)企開(kāi)展該項(xiàng)工作時(shí)，一定要提升對(duì)物理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)力度，具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)從下述兩方面著手：首先，針對(duì)自然因素來(lái)說(shuō)，地震、暴風(fēng)等天災(zāi)人們無(wú)法予以控制，因而只能時(shí)時(shí)關(guān)注自然天氣狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的情況，應(yīng)及時(shí)將信息主要存儲(chǔ)裝置—硬盤(pán)轉(zhuǎn)移到安全位置，待天災(zāi)過(guò)去之后，重新組裝計(jì)算機(jī)，以保證人事檔案的完整性。針對(duì)雷雨天氣，可采用一些避雷措施，如屋頂裝設(shè)避雷針，或采用避雷機(jī)箱等，以降低雷電對(duì)計(jì)算機(jī)造成破壞；其次，對(duì)于人員因素來(lái)說(shuō)，應(yīng)定期開(kāi)展計(jì)算機(jī)相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)這些培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展，使人員了解計(jì)算機(jī)的正確操作方式，避免人員出現(xiàn)隨意關(guān)閉計(jì)算機(jī)等現(xiàn)象，進(jìn)而減少由人員因素而引發(fā)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。
2.強(qiáng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)
內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)作為人事檔案管理的主要管理場(chǎng)所，確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全，能夠直接提升整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，減少檔案信息的泄露與損壞。所以，國(guó)企運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)化職工的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，防止出現(xiàn)由人員導(dǎo)致的內(nèi)部安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，提升職工的安全理念。國(guó)企運(yùn)營(yíng)時(shí)，通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)活動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)教育等多種途徑，向職工傳授內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的理論知識(shí)，轉(zhuǎn)變職工的落后觀念，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全重要性的了解程度，確保其在日常工作當(dāng)中，能夠有效約束與規(guī)范自身行為，使用計(jì)算機(jī)后，能夠按照要求關(guān)閉；在工作時(shí)間內(nèi)，不瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)頁(yè)與網(wǎng)站；利用專(zhuān)業(yè)的技術(shù)手段，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新與維護(hù)等，以保證整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處于健康狀態(tài)下，減少信息泄露的機(jī)會(huì)。其次，在使用移動(dòng)硬件使用時(shí)，也應(yīng)注意規(guī)范性，將生活U盤(pán)與工作U盤(pán)區(qū)分出來(lái)，生活U盤(pán)僅限于企業(yè)外部使用，而工作U盤(pán)僅限于企業(yè)內(nèi)部使用，以防網(wǎng)址、U盤(pán)交叉使用而被植入各種病毒，降低病毒入侵企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的機(jī)會(huì)。
3.加強(qiáng)對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控
除上述兩個(gè)方面之外，國(guó)企還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外部網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管與防控，具體來(lái)說(shuō)，從下述兩個(gè)方面著手：首先，制定出完善的網(wǎng)絡(luò)使用制度，詳細(xì)明確職工不可將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)連接到一起，并針對(duì)這一情況，制定出相應(yīng)的懲罰制度，以約束職工行為，確保職工工作時(shí)不會(huì)主動(dòng)與外網(wǎng)連接，從而減少了外網(wǎng)病毒侵入內(nèi)網(wǎng)的機(jī)會(huì)。其次，在計(jì)算機(jī)中安裝各種安全軟件，如殺毒軟件，自動(dòng)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，確定系統(tǒng)內(nèi)是否出現(xiàn)病毒。若發(fā)現(xiàn)，及時(shí)向工作人員報(bào)告，并將其滅殺；病毒攔截系統(tǒng)，分析想要進(jìn)入企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的所有信息，若發(fā)現(xiàn)信息中存在病毒或不良代碼，直接將其阻攔下來(lái)，禁止其進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)；設(shè)置密鑰，在人事檔案管理系統(tǒng)上，設(shè)置相應(yīng)的密碼，并針對(duì)檔案信息的重要程度，賦予內(nèi)部人員相應(yīng)的查看權(quán)利，不同權(quán)利的職工，僅能查看相應(yīng)的信息，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)人事檔案的保護(hù)力度。
四、總結(jié)
綜上所述，國(guó)企人事檔案電子化管理的應(yīng)用，有效提升了整個(gè)工作的質(zhì)量與效率，為國(guó)企發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，但需要注意的是，受到人員、自然情況、以及黑客等因素的影響，導(dǎo)致電子化管理中經(jīng)常出現(xiàn)一些安全隱患，使人事檔案損壞或泄露，危害國(guó)企發(fā)展。所以，國(guó)企人事檔案電子化管理過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物理硬件以及內(nèi)外網(wǎng)的保護(hù)力度，以降低安全隱患的發(fā)生率。
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【摘要】在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)資源不斷增長(zhǎng)，當(dāng)數(shù)據(jù)增長(zhǎng)到一定數(shù)量時(shí)很可能出現(xiàn)一種規(guī)律，通過(guò)采集大量數(shù)據(jù)，能夠總結(jié)出數(shù)據(jù)的規(guī)律，從而為管理者提供幫助。目前我國(guó)醫(yī)療改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，醫(yī)院作為一種特殊的服務(wù)機(jī)構(gòu)，需要適應(yīng)時(shí)代的變化。這就要求醫(yī)院加強(qiáng)自身的行政管理，利用先進(jìn)的管理方法實(shí)現(xiàn)管理工作的提升。醫(yī)院信息化水平成為評(píng)價(jià)醫(yī)院綜合實(shí)力的重要指標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行行政辦公檔案管理成為醫(yī)院行政管理的發(fā)展趨勢(shì)。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)背景；檔案管理；電子化
一、大數(shù)據(jù)與檔案管理
（一）大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)也被稱(chēng)為海量數(shù)據(jù)，是指一種信息化資源，這種資源通過(guò)分析能夠作為決策的依據(jù)。大數(shù)據(jù)具有大量、快速、多樣、價(jià)值的特點(diǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生，云計(jì)算就是其中的一種。大數(shù)據(jù)技術(shù)是指通過(guò)分析海量數(shù)據(jù)，從而對(duì)其中的規(guī)律進(jìn)行整理與加工，從而為決策者所利用。大數(shù)據(jù)在解決實(shí)際問(wèn)題中具有重要的作用，關(guān)系到民生領(lǐng)域，能夠改善人們的生活，能夠避免過(guò)去由于不了解規(guī)律而產(chǎn)生的錯(cuò)誤，能夠節(jié)省大量的時(shí)間與精力。
（二）檔案管理。檔案是在社會(huì)活動(dòng)中形成的，主要是通過(guò)文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來(lái)的歷史資料。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案的制作與管理進(jìn)入信息化時(shí)代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過(guò)電子化儲(chǔ)存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創(chuàng)新的產(chǎn)物，具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢(shì)，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其具有可復(fù)制的特點(diǎn)，且在檔案制作的過(guò)程中，對(duì)于錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的刪改是非常方便的，能夠制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而便于檢索。電子檔案的應(yīng)用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過(guò)計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)檔案的調(diào)取、整理、歸檔與分類(lèi)。電子檔案最大的特點(diǎn)是數(shù)字化的數(shù)據(jù)，能夠節(jié)省紙張與空間，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別。
二、大數(shù)據(jù)背景下行政辦公檔案電子化管理策略
（一）提高行政辦公檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫(yī)院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平、服務(wù)意識(shí)以及實(shí)際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴(lài)于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平?jīng)Q定了行政辦公檔案管理的質(zhì)量。電子化檔案技術(shù)對(duì)于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛(ài)崗奉獻(xiàn)精神，還需要具備扎實(shí)的信息操作能力，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。這些電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院行政辦公管理提供有效的支持，在現(xiàn)代醫(yī)院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時(shí)為各部門(mén)提供服務(wù)，從而確保醫(yī)院各科室行政辦公管理的有序開(kāi)展。
（二）提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員要不斷提高自身的服務(wù)意識(shí)，從而為行政管理人員帶來(lái)更好的使用體驗(yàn)，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，改進(jìn)自身的服務(wù)理念，拓展新的服務(wù)模式，加強(qiáng)行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學(xué)性。行政辦公檔案是為了更好地服務(wù)于醫(yī)院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，更是要利用信息化技術(shù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)過(guò)往管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹(jǐn)記這一點(diǎn)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，在日常工作中不斷發(fā)現(xiàn)需要改進(jìn)的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務(wù)，讓醫(yī)院行政辦公人員獲得更好的服務(wù)體驗(yàn)。可以從優(yōu)化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強(qiáng)資源共享，從而便于行政管理者的工作。
（三）加強(qiáng)安全管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為現(xiàn)代檔案管理的主流趨勢(shì)，但是由于電子檔案自身的特定決定其具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此采取單一的儲(chǔ)存方式是不可取的。可以通過(guò)采取多種儲(chǔ)存方式，例如硬盤(pán)式儲(chǔ)存、光盤(pán)儲(chǔ)存、網(wǎng)盤(pán)儲(chǔ)存以及備份儲(chǔ)存等多種儲(chǔ)存共同應(yīng)用的方式。通過(guò)多種儲(chǔ)存方式的應(yīng)用，能夠確保行政辦公檔案的安全性，但是這可能增加對(duì)儲(chǔ)存空間的要求，需要采購(gòu)大容量的儲(chǔ)存介質(zhì)。同時(shí)考慮到介質(zhì)的兼容性，需要不斷更新儲(chǔ)存方式，例如光驅(qū)的使用逐漸被淘汰，那么光盤(pán)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)很可能損失，這就需要重新進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，隨著當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院信息化水平成為評(píng)價(jià)醫(yī)院綜合實(shí)力的重要指標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行行政辦公檔案管理成為醫(yī)院行政管理的發(fā)展趨勢(shì)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)資源不斷增長(zhǎng)，當(dāng)數(shù)據(jù)增長(zhǎng)到一定數(shù)量時(shí)很可能出現(xiàn)一種規(guī)律，通過(guò)采集大量數(shù)據(jù)，能夠總結(jié)出數(shù)據(jù)的規(guī)律，從而為管理者提供幫助。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，電子檔案在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中具有重要作用，行政辦公檔案管理要不斷完善電子化管理的建設(shè)，從而為決策提供支持。
0 引言
如今，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，無(wú)形中改變了人們的生活和工作方式，信息通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的整理，越來(lái)越便捷化、電子化，而電子文件的檔案化也應(yīng)運(yùn)而生，越來(lái)越受到人們的青睞。當(dāng)然，在科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展的當(dāng)下，在信息時(shí)代日新月異的今天，電子文件趨于檔案化管理是新型管理模式的產(chǎn)物，實(shí)現(xiàn)了我國(guó)檔案管理工作的規(guī)范化、便捷化。
1 電子文件的檔案化管理
文件檔案管理的電子化發(fā)展有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點(diǎn)，一種新型的管理模式廣泛應(yīng)用推廣，在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)有機(jī)結(jié)合的作用下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一管理、規(guī)范管理，更加清晰化。這種管理應(yīng)用模式在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行存儲(chǔ)，有序分類(lèi)整理，方便快捷性能大大提高，其長(zhǎng)期高效的管理讓檔案管理服務(wù)工作為城市管理的安全穩(wěn)定發(fā)揮了巨大作用。
2 電子文件檔案化管理的優(yōu)勢(shì)
2.1 檔案資源實(shí)現(xiàn)了共享
傳統(tǒng)的檔案記錄由于是紙質(zhì)記錄，在檔案使用時(shí)帶來(lái)了時(shí)間及空間的諸多限制，而電子化的文件檔案管理形式，則彌補(bǔ)了傳統(tǒng)記錄的缺陷，完全不受時(shí)間和空間的影響，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)管理實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共建共享，解決了紙質(zhì)檔案存在的問(wèn)題，而且電子檔案可以在電腦終端進(jìn)行互相傳遞，大大提高了服務(wù)效率，使得檔案資源跨越了地域限制，可以在任何地方查閱，充分發(fā)揮了檔案利用的價(jià)值。
2.2 存儲(chǔ)占用的空間小
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案隨著信息內(nèi)容的不斷增多，在保存和管理工作中相應(yīng)需要占用的人員、空間就相應(yīng)增加，極大的浪費(fèi)了人力物力。而對(duì)于檔案管理的電子化過(guò)程中，工作人員將檔案文件內(nèi)容存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的硬盤(pán)中，并加以分類(lèi)保存，硬盤(pán)的存儲(chǔ)量是非常大的，上萬(wàn)張紙記錄的信息通過(guò)電子化處理后占用的內(nèi)存都能進(jìn)行保存，這正是檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在。
2.3 電子文件檔案化管理操作簡(jiǎn)單
通過(guò)相關(guān)檔案人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，將文件內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)中，檔案文件管理電子化實(shí)現(xiàn)了建立，在增加或刪除相應(yīng)檔案時(shí)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，避免了修改痕跡的工作，讓更改檔案變得容易許多，規(guī)范了檔案管理，在日常查詢(xún)中節(jié)省了大量時(shí)間和精力。
3 電子文件檔案化管理新思維
3.1 工作流程介紹
對(duì)于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行電子文件檔案化管理過(guò)程中，一是對(duì)需要記錄的檔案文件進(jìn)行搜集分類(lèi)整理，同時(shí)借助掃描儀先將內(nèi)容掃描到計(jì)算機(jī)中，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸顯現(xiàn)到工作人員的視野中；二是把需要的內(nèi)容文件集中匯總到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存；三是將分類(lèi)保存整理好的電子檔案信息分享發(fā)送到各個(gè)檔案管理部門(mén)，通過(guò)這種信息共享的方式，各個(gè)檔案部門(mén)對(duì)電子檔案信息結(jié)合本部門(mén)職能進(jìn)行篩選，根據(jù)不同的內(nèi)容在計(jì)算集中進(jìn)行保存儲(chǔ)備，并根據(jù)實(shí)際進(jìn)行修改完善。當(dāng)然，為了提高檔案信息的安全性，防止計(jì)算機(jī)被黑客或病毒破壞，對(duì)于重要的檔案信息要進(jìn)行備份，或者采用更加安全的措施進(jìn)行保管。
3.2 電子化文件應(yīng)遵循順序整理
檔案文件管理通常會(huì)通過(guò)日期進(jìn)行屬性區(qū)別，由于文件在更改或者備份時(shí)，文件中的日期標(biāo)識(shí)是不會(huì)發(fā)生變化的，所以電子化檔案文件管理時(shí)，應(yīng)重視管理的順序排列，無(wú)論在查找、更改或是共享時(shí)，都會(huì)提高服務(wù)的使用效率，避免排序不當(dāng)造成的混亂，或查找的不方便，只有這樣才能保證檔案管理的規(guī)范有效使用。
3.3 電子文件檔案化管理的注意事項(xiàng)
電子文件檔案化管理的安全保障也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，對(duì)于加密和重要的文件資料，在保管過(guò)程中往往要加強(qiáng)安全保障，我國(guó)計(jì)算機(jī)安全網(wǎng)絡(luò)并不能保證檔案文件的絕對(duì)安全，所以通常在保存時(shí)對(duì)于重要文件應(yīng)采取加密隱藏的方式，并使用防止病毒或惡意程序侵蝕的安全軟件進(jìn)行防護(hù)，避免重要文件的竊取、丟失等情況發(fā)生，所以相關(guān)管理人員在日常的電子化檔案信息管理時(shí)，應(yīng)對(duì)重要文件提前備份，確保檔案信息的安全性。
3.4 電子文件檔案化管理的檢測(cè)與維護(hù)
電子文件檔案化管理工作內(nèi)容是不斷增加的，由于其存儲(chǔ)載體通常是硬盤(pán)、U盤(pán)或者是網(wǎng)上云盤(pán)等，這些存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性往往會(huì)受到外界因素的干擾，所以在存儲(chǔ)歸檔的同時(shí)，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)修復(fù)，專(zhuān)業(yè)檔案管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期檢測(cè)，數(shù)據(jù)采集修復(fù)也是不可避免的，只有細(xì)心維護(hù)，才能保證文件檔案電子化的安全管理。總之，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)載體的檢測(cè)和維護(hù)工作對(duì)于保障檔案管理工作的安全性意義重大，及時(shí)檢測(cè)、及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題才能保證存儲(chǔ)設(shè)備的使用效能，針對(duì)檢測(cè)出的問(wèn)題進(jìn)行標(biāo)記研究分析，制定檔案信息化管理技術(shù)方案，是優(yōu)化電子文件檔案化管理的重要途徑。
4 電子文件檔案化管理的應(yīng)用前景
4.1 信息化將進(jìn)一步推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理的變革
隨著檔案信息化的深入推進(jìn)，使得傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，檔案管理漸漸適應(yīng)了從紙質(zhì)環(huán)境向數(shù)字環(huán)境的轉(zhuǎn)變和遷移，檔案信息化使得檔案工作的管理從方法、理念、流程等多方面產(chǎn)生了明顯的差異。信息化、數(shù)字化的到來(lái)，讓以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式淡出了人們的視野，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將歸檔、館藏建設(shè)、目錄、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利快速開(kāi)展，數(shù)字化給電子文件檔案化管理的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫銜接，大幅度提高檔案管理的效率和質(zhì)量是毫無(wú)疑問(wèn)的。新的技術(shù)、新的模式不斷促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化發(fā)展，并激發(fā)檔案保護(hù)的新思路，徹底改變了檔案目錄檢索方式，檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的探索建設(shè)，檔案網(wǎng)站的創(chuàng)新開(kāi)發(fā)，都使得傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作插上了新的翅膀，不斷向更加規(guī)范高效的模式邁進(jìn)。
4.2 促進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的完善
文件檔案的電子化發(fā)展有利于電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善，我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中逐漸健全，但為了適應(yīng)新技術(shù)、新環(huán)境，尚需將部分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，建立新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。
4.3 提供更多的有效資源與服務(wù)
電子文件檔案化管理滿(mǎn)足了當(dāng)代社會(huì)的日益增長(zhǎng)的檔案信息需求，不斷推進(jìn)了檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)利用，信息化的最大優(yōu)勢(shì)就是以先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了最大范圍的信息資源共享，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的真正價(jià)值。正是基于種種新模式帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，有計(jì)劃、分步驟推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，是今后檔案信息化建設(shè)的重要方向。
4.4 推進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展
電子文件檔案化管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展體現(xiàn)了信息技術(shù)應(yīng)用的縱深發(fā)展，以數(shù)字檔案館的應(yīng)用為例，其中就應(yīng)用到信息掃描技術(shù)、識(shí)別技術(shù)、圖像處理技術(shù)、光盤(pán)庫(kù)技術(shù)等諸多數(shù)字化關(guān)鍵技術(shù)，而數(shù)字檔案館的建設(shè)也是現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理深度融合發(fā)展的成功結(jié)晶。
