時間：2023-06-06 09:33:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案綜合管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]醫院會計檔案 管理 問題 措施
醫院會計檔案管理是醫院檔案管理中重要的一環，這不僅表現在數量上。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計核算專業材料，由于性質不同，需要分門別類進行歸檔。隨著時間的推移，檔案數量與日俱增，尤其是會計憑證，盡管保管期限只有15年，但經過醫院多年的業務發展，數量也是相當可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會計檔案具有一定的原始憑證性、系統性、連續性和規律性，不僅能完整的呈現出醫院經濟活動和組織發展的情況，而且能為醫院管理者提供會計預測、決策、控制的依據，具有十分重要的作用。因此，搞好醫院會計檔案管理對于搞好醫院檔案管理，促進醫院各項業務的發展，具有十分重要的意義。
目前，醫院會計檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問題，成為檔案管理工作中的一個薄弱環節。對于這些問題，筆者進行一下簡單的剖析。
一是會計檔案意識不強。很多人對會計檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到會計檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。
二是會計檔案的管理責任不明確。會計檔案產生于會計業務工作中，財務部門的會計人員是第一責任人，但在實際工作中，會計人員對會計業務非常熟練，而對檔案業務知之甚少，對會計檔案管理責任也不明確。這方面突出表現在兩點：1、把本該由財務部門負責的會計檔案整理立卷、裝訂成冊、編制保管清冊的工作任務全都退給綜合檔案室；2、認為把會計檔案移交綜合檔案室保管后萬事大吉，不用再擔負任何責任。
會計檔案歸檔移交不及時。有些醫院由于忽視會計檔案的管理，或者任由財務部門自己保管，或者在會計年度終了后，由財務部門隨時向綜合檔案室移交。有些醫院已經實行了會計電算化，財務部門向綜合檔案室移交會計檔案時，只移交紙質檔案，而把存儲會計數據的磁介質或光盤保留下來，嚴重破壞了醫院全宗的完整性。
會計檔案的鑒定銷毀不規范。不少醫院擔心原始材料的遺失，把自成立以來的所有會計檔案一直保存至今，沒有及時進行鑒定銷毀。有些醫院即使鑒定銷毀了，也經常出現不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現象，從而影響了會計檔案整體工作的質量和效果。
鑒于以上出現的這些問題，依據筆者多年的工作經驗，認為可以通過以下幾項措施加以改進：
增強會計檔案管理意識?！稌嫏n案管理辦法》第二條規定：“國家機關、社區團體、企業、事業單位、按規定應建賬的個體工商戶和其他組織，應當依照本辦法管理會計檔案?！钡谒臈l規定：“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導，……”按照這些法律法規的規定，醫院領導必須加強會計檔案的管理，要把會計檔案管理當作醫院發展和管理的重要內容來抓，大力宣傳醫院會計檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財務部門的會計人員充分認識會計檔案工作的重要性。
健全會計檔案管理制度。醫院應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規的要求，結合本單位會計檔案工作的實際，逐步完善會計檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使會計檔案工作的每個環節的運行都有章可循。
加強會計人員崗位培訓。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。在這其中最為重要的是明確責任。《會計檔案管理辦法》第六條規定：“各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊?！薄爱斈晷纬傻臅嫏n案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；……”另外，會計檔案產生于會計工作過程中，會計人員對會計檔案歸檔的準確、完整以及檔案的保管負有直接的責任。會計檔案移交綜合檔案室保管后，直接責任也隨著轉移。這時的會計檔案管理責任分成了兩部分，綜合檔案室只負責會計檔案安全保管，提供借閱的責任，雖然會計檔案移交了綜合檔案室，但會計人員對會計檔案內容的準確仍承擔直接的責任。
依法開展會計檔案鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條規定：“保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫院應依照《會計檔案管理辦法》的有關規定，遵照法定的程序定期進行會計檔案的鑒定銷毀工作。
總之，醫院會計檔案對于總結醫院經濟工作，指導醫院經營和事業管理，查驗經濟財務問題，防止貪污舞弊，研究醫院經濟發展的方針戰略都具有重要作用。會計檔案管理既是會計工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財務部門和檔案部門這兩個部門充分銜接好。加強醫院會計檔案的管理，確保會計檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫院會計檔案管理工作。
參考文獻：
[1]張婧.檔案工作指南[M].學苑出版社.ISBN7-5077-0890-X：68-72
[2]王春梅，王新民.淺談會計檔案的作用與管理[J].山東檔案，2009，（5）：40
[3]車兆娟.要依法加強會計檔案管理[J].山東檔案，2010，（3）：26
20xx年安徽省鄉鎮檔案管理辦法
第一條 為加強和健全鄉鎮檔案工作，規范鄉鎮檔案管理，科學開發利用鄉鎮檔案信息資源，更好地為農業、農村工作和農民服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》及有關法律、法規，結合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱鄉鎮檔案是指鄉鎮黨委、人大、政府機關、社會團體及其所屬部門(單位)在工作過程中直接形成的，具有查考利用價值的各種文字、圖表、音像、電子、實物等不同形式的歷史記錄。鄉鎮檔案是國家檔案資源的重要組成部分。
第三條 鄉鎮檔案工作實行統一領導、集中管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。
第四條 鄉鎮黨委和政府應切實加強對檔案工作的領導，依法履行檔案工作職責，將鄉鎮檔案工作納入經濟社會發展計劃，為科學發展鄉鎮檔案工作提供必要的保障條件，創造良好的發展環境，確保鄉鎮檔案的完整、準確、系統、安全保管和有效利用。
第五條 鄉鎮應設立綜合檔案管理機構，主管全鄉鎮檔案工作，集中保管并科學開發利用鄉鎮形成的各種門類和載體的檔案。有條件的鄉鎮宜建立融管理檔案、現行文件、圖書、資料等于一體的檔案信息中心。
第六條 鄉鎮應當確定專人負責檔案工作并保持相對穩定。檔案工作人員應具備大專以上文化程度，并經過縣級以上檔案行政管理部門業務培訓。鄉鎮所屬部門(單位)、村(居)民委員會應當確定人員負責檔案工作。
鄉鎮黨委、政府應當對在檔案工作中做出顯著成績的人員給予表彰和獎勵。
第七條 鄉鎮綜合檔案管理機構及其人員應依法履行下列職責：
(一)宣傳、貫徹、執行檔案工作法律、法規、規章、規范和技術標準，建立健全鄉鎮檔案工作規章制度;
(二)制定鄉鎮檔案工作計劃，并組織實施;
(三)監督、指導鄉鎮所屬部門(包括企事業單位)及村(居)民委員會檔案工作;
(四)收集、整理鄉鎮應歸檔文件材料;
(五)接收并集中統一管理鄉鎮檔案，按規定移交檔案;
(六)開發檔案信息資源，為社會各方面利用提供服務;
(七)接受上級檔案行政管理部門的監督、指導，及時報送鄉鎮檔案工作基本情況及檔案事業統計綜合年報。
第八條 確保鄉鎮檔案安全。鄉鎮應配置適宜安全保存檔案的專門庫房、規范統一的檔案裝具，配備防火、防盜、防霉、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等必要設施設備，定期檢查檔案的保管狀況，嚴格執行保密規定，確保鄉鎮檔案的實體安全和信息安全。
第九條 鄉鎮應科學整合檔案信息資源，加強檔案工作公共服務功能建設。因地制宜開展政府(務)信息公開查閱或現行文件利用服務;利用信息網絡技術，搭建信息共享平臺，為農民群眾提供綜合信息服務。逐步把鄉鎮綜合檔案管理機構建設成為保管鄉鎮檔案的基地，社會各方面利用檔案的中心，政府(務)信息公開的重要場所，農民群眾獲取信息的服務窗口。
第十條 每個鄉鎮為一個獨立的立檔單位，所形成的檔案為一個全宗，鄉鎮名稱即為全宗名稱。
第十一條 縣(市、區)主管機關在鄉鎮設立的直屬機構形成的檔案，根據檔案聯系的緊密程度，并經縣(市、區)檔案行政管理部門同意，可歸鄉鎮全宗或縣(市、區)主管機關全宗，但前后必須保持一致。
鄉鎮所屬企業、事業單位能夠構成立檔單位的，其檔案可以獨立構成全宗，自行管理;不具備安全保管條件的，可由鄉鎮綜合檔案管理機構代管或寄存。不能構成立檔單位的，由鄉鎮綜合檔案管理機構集中統一管理。
暫不具備安全保管條件的村(居)民委員會的檔案，經規范整理后，可交由鄉鎮綜合檔案管理機構代管或寄存。
第十二條 鄉鎮應根據國家檔案行政管理部門的規定，結合實際，制定本鄉鎮文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經縣級檔案行政管理部門審查同意后執行。凡應歸檔的文件材料均應歸檔保存，任何單位和個人不得據為己有。
第十三條 鄉鎮檔案應分類整理歸檔?？傮w要求是：遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
鄉鎮形成的文書檔案按《歸檔文件整理規則》的要求整理歸檔。
鄉鎮形成的會計、基建、設備、科研、專業(門)檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案，按國家有關規定整理(立卷)歸檔。
第十四條 鄉鎮文件材料應及時歸檔。其中，文書檔案應隨辦隨歸，最遲應在下一年度3月底前完成歸檔任務。其他門類和載體檔案的歸檔時間，按有關規定執行。
第十五條 鄉鎮歸檔的文件材料應當齊全、完整、準確，所使用的載體、書寫材料和裝訂材料等應符合檔案保護要求。
第十六條 鄉鎮應根據規定，在鄉鎮分管負責人的領導下，由鄉鎮綜合檔案管理機構和有關職能部門的人員共同組成鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對到期或過期檔案認真審查，提出處理意見，寫出鑒定報告。對確無繼續保存價值的檔案應登記造冊，經鄉鎮負責人批準后按程序銷毀，嚴禁擅自銷毀檔案。鑒定報告和銷毀清冊報縣級檔案行政管理部門備案。
第十七條 鄉鎮檔案應當按照下列規定進行移交：
(一)鄉鎮保管的檔案，按照《中華人民共和國檔案法》等法律法規的規定，定期向縣級國家綜合檔案館移交;
(二)鄉鎮職能部門形成且歸屬鄉鎮全宗管理的檔案，在本部門保管一年后向鄉鎮綜合檔案管理機構移交。上級主管部門有特殊規定的，從其規定;
(三)被撤銷或合并的鄉鎮的檔案，應當及時向縣級國家綜合檔案館移交;
(四)鄉鎮所屬的被撤銷企業、事業單位的檔案，應當及時向鄉鎮綜合檔案管理機構移交;
(五)被撤銷或合并的行政村的檔案，應當及時向鄉鎮綜合檔案管理機構移交。
第十八條 鄉鎮綜合檔案管理機構應積極主動做好檔案資源提供利用工作。編制系統、規范的檔案檢索工具，建立健全檔案利用制度，簡化利用手續，多形式開發檔案信息資源，為社會利用檔案創造便利條件。
第十九條 鄉鎮檔案的利用和公布，應當按國家規定的程序和辦法進行。應當遵守國家保密規定，不得損害國家、集體或者個人的合法權益;涉及知識產權的，必須遵守法律、法規有關保護知識產權的規定。
第二十條 鄉鎮應加強檔案信息化建設，將檔案工作納入鄉鎮信息化總體規劃，推進檔案信息化建設與電子政務、辦公自動化建設協調發展，規范電子文件的歸檔與管理，提高鄉鎮檔案管理和服務水平。
第二十一條 鄉鎮應建立檔案工作責任追究制度。鄉鎮綜合檔案管理機構人員調動時，應辦理檔案交接手續。
第二十二條 鄉鎮檔案工作中有違反《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案條例》等法律、法規的行為，造成檔案損失的，依法追究責任。
一、指導思想
以“三個代表”重要思想為指導，樹立和落實科學發展觀，增強檔案工作意識，強化檔案監督指導職能，實現依法治檔，推動全鎮檔案工作健康有序開展，為我鎮經濟、社會各項事業全面發展提供檔案信息保障。
二、工作目標
認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局第8號令和《省鄉鎮檔案工作管理辦法》等有關精神，努力整合全鎮檔案資源，在鎮機關建立“歸屬明晰、運轉協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案資源管理利用新模式，實現檔案資源集約化、檔案移交正常化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化的目標，開發和實現檔案資源的最大效益。
三、組織機構
領導小組下設辦公室：
四、工作目標和要求
（一）第一階段（5月）：加強領導，精心組織。
1、建立創建工作領導小組，及時調整綜合檔案室成員名單和檔案管理網絡名單，各辦確定一名兼職檔案員。
2、召開動員會議。就創建工作統一思想，形成共識。布置檔案目標管理任務，明確各辦的職責，保證按時保質完成歸檔工作。
3、業務培訓。邀請市檔案局業務人員對各辦兼職檔案員進行一次業務培訓，了解檔案管理業務知識，為收集和整理檔案打下基礎。
4、加強宣傳。開展一次鎮機關工作人員檔案知識競賽，并利用機關會、中層會議等各種形式宣傳檔案工作。
5、完善檔案管理制度。在和各辦充分協商的基礎上，修訂塢根鎮檔案管理辦法和分類方案，并制定各類檔案歸檔范圍、不歸檔范圍、檔案保管期限表等，并以文件形式下發至各辦。
6、按檔案管理辦法和歸檔范圍做好各類需歸檔材料的收集和移交工作。由各兼職檔案員收集本辦需歸檔材料，在5月底之前統一移交到鎮綜合檔案室。
7、確定我鎮編研工作的方向，明確編研材料基礎數字匯編、專題介紹、塢根年鑒、重要文件匯編等的主要內容和具體負責人員，著手收集各類所需材料。
8、根據標準，對照本鎮實際，列出需要配備的硬件和基礎工作用具清單，報主要領導審批（例如：電腦、數碼照相軟件、除濕機、防盜門、玻璃移門、卷盒卷皮、防蟲劑等）。
（二）第二階段（6—8月）：整理歸檔，抓好落實。
1、根據全宗卷管理規范要求，把所有需要歸檔的材料按分類方案分別進行整理，不需要歸檔的材料列一個銷毀清單，請鑒定小組統一鑒定后進行銷毀，由市檔案局同志提供具體指導。如果各辦需要分室獨立保管的檔案，也要根據鎮分類方案，按照檔案整理標準整理好，并上交一份檔案目錄到綜合檔案室。
2、完成檔案目錄的電腦輸入并裝訂成冊，完善近三年來我鎮發文文件的電子文檔。
3、完成編研材料的定稿清樣工作，請有關領導審閱，并提出修改意見并裝訂成冊。
4、對各村居、專業合作社的檔案進行集中整理和指導。
5、各類整理好的檔案按要求進庫房進行排架存放。
6、做好所需有關硬件設施的到位工作。
（三）第三階段（9月）：查漏補缺，準備驗收。
1、對照達標細則，對已完成的工作進行認真檢查，對不足之處進行再完善。
2、邀請市檔案局領導來我鎮初驗。
關鍵詞：高等學?！n案工作 規范化 制度化 程序化 標準化
一、高校檔案工作的地位及要求
高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃[1]。從1987年4月23日原國家教委、國家檔案局的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》（〔87〕教辦字016號）[2]、1989年10月10日國家教育委員會令第6號的《普通高等學校檔案管理辦法》[3]，到現行的2008年8月20日的中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）等一系列直接針對高校檔案工作的法規性文獻，歷來都重視高校檔案管理工作?！掇k法》強調了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項不可或缺的基礎性工作，要與高校整體發展同步。
二、規范高校檔案工作的意義
1、明確高校檔案工作領導體制
《辦法》在總則中明確規定：“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作?！薄皣覚n案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查?！辈⑹状沃该髁恕案咝n案工作由高等學校校長領導”，規范了高校檔案工作行政領導和業務指導體系，健全了高校檔案工作的領導體制，使高校檔案工作的行政管理和業務指導都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國家教育行政部門和省、自治區、直轄市教育行政部門的領導；業務上接受國家檔案局和省、自治區、直轄市檔案局的指導、監督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業務指導的管理體系，有利于高校檔案工作的規范和發展。
2、保障高校檔案機構建設
國家規范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機構設置，如《辦法》明確了高校檔案機構的設置條件，指出未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室，并規范其職責，為開展高校檔案工作提供了組織保證。
3、促進高校檔案人才隊伍建設
專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數量和工作任務相適應的一定數量和較高素質的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進，保持檔案工作不斷發展的活力。針對高校檔案工作人員學歷職稱層次偏低、專業結構不合理、隊伍不穩定、缺乏掌握現代技術的管理人才等問題，《辦法》規范了高校檔案館（室），應當配備具有檔案專業知識、相應科學文化知識以及現代化管理技能的專職檔案人員，并實行專業技術職務聘任制或職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。這些相關條文，規范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國家對高校專職檔案人才隊伍建設的關心和重視，為高校檔案人才隊伍的穩定和提高起到了至關重要的作用。
4、使高校檔案管理有章可循
高校檔案管理相關的規范性法規文件的頒布實施，適應高等教育發展的需要，符合高校檔案工作實際，是推進依法治校、依法治檔，規范新時期高校檔案工作制度化、科學化發展的重要依據。如教育部和國家檔案局為規范高等學校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護和利用檔案出臺的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》，為高校檔案工作規范化管理提供了可靠的法律保障。
5、確保高校檔案工作可持續發展
為了改善高校檔案工作的發展環境，《辦法》提高和強化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領導體制、管理體系、機構設置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經費、檔案庫房建設和檔案設備配置等各方面強化了高校檔案工作有效運行的條件保障。這些相關的法規文獻，既適應了高等教育改革發展的需要，又符合高校檔案工作建設發展的實際情況，有利于高校檔案工作的規范化、檔案管理現代化、檔案資源信息化、檔案利用知識化、檔案傳遞網絡化，能確保高校檔案事業的健康和可持續發展。
三、高校檔案工作規范化管理的有效途徑
1、強化意識，更新觀念——人性化是前提
要規范高校檔案工作首先必須強化法制意識，牢固樹立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。
高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內涵，決定了高校檔案工作具有長期性、連續性、持久性、系統性的特征。時間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動態工作過程中，如果沒有合理的管理制度與政策法規來規范高校檔案工作，其后果不堪設想。同時，規章制度的制定與實施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規范檔案管理行為，又要尊重知識、尊重人才，充分調動與激發檔案人的主動性與積極性；另一方面，要對利用者提供人性化的服務，才有利于高校檔案資源體系建設和檔案服務體系建設。轉貼于
2、專業培訓，科學管理——現代化是手段
高校檔案館（室）是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《辦法》明文規定應配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能，實行專業技術職務聘任制。根據這一對高校檔案機構及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學專業知識和科學文化知識，掌握現代化管理技能，如計算機技術、信息技術、網絡技術、多媒體技術、數據處理技術，這樣才能充分利用現代化管理手段，科學地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動高校檔案工作從傳統管理模式向現代化管理模式轉變?？茖W化、現代化管理，是規范高校檔案工作的重要手段。
要規范高校檔案工作 ，實現檔案工作的現代化管理，人才是核心。然而，根據教育部辦公廳檔案處對教育部直屬高校檔案工作狀況的調查，全國72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業結構上，檔案學專業畢業的459人，非檔案專業畢業的291人，分別占總數的61.2%和38.2%；職稱結構上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊伍很難適應檔案信息化建設和現代化管理的要求，優化專職檔案人員隊伍結構，既是時代的要求，也是高校檔案工作自身發展的需要。因此，要通過多種渠道，如講座、進修、函授、自學、培訓、外派、引進，提高專職檔案人員的專業知識、業務技能與綜合素質。
3、健全規章，嚴格執行——制度化是保障
高校檔案機構是國家檔案事業的重要組成部分，一方面是負責保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會服務的職能，另一方面是負責對高校檔案工作進行業務指導、監督和檢查的管理職能，這兩大方面職責的正確履行，首先要規范行為，明確崗位職責，強化責任意識，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，并以國家相關法律法規為依據，結合本校檔案工作實際，創新檔案管理制度化建設，建立和不斷完善本館的檔案管理規章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設是高校檔案工作規范化管理的保障。
4、過程控制，監督檢查——程序化是關鍵
高校檔案工作規范化管理的有效手段是程序化。要對高校工作系統的各個工作環節進行有效監督和控制，每項工作要設計完整的工作過程，事前有依據、計劃與布置，事中有檢查與監督，事后有驗收、總結、評價與反饋，這樣才能規范整個檔案工作過程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統有條不紊地高效地運行。
5、達標認定，不斷提高——標準化是依據
要實現高校檔案工作規范化管理，最有效的途徑是進行高等學校檔案規范化管理認定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學校檔案規范化管理認定”工作，就是為認真貫徹執行《高等學校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規范化管理辦法》（川辦函[2005]103號）和《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則》（川教[2009]204號），全面提升我省高等學校檔案工作整體水平，不繼推動全省高等學校檔案事業的改革和發展而進行的，其評定標準是《四川省高等學校檔案工作規范化管理考核標準（試行）》，考核的主要內容包括組織管理、基礎設施設備、基礎業務建設、開發利用等四個部分，重點考核、評審其近三年（含當年）檔案工作規范化管理的情況，以開展檔案規范化管理認定工作為載體，使全省高等學校檔案工作逐步達到規范化管理標準，切實提高高等學校檔案管理和服務質量[6]。以上認定目的、指導思想、認定標準與考核內容表明， 四川省高等學校檔案工作規范化管理認定的相關文件及其標準，是保障四川省高等學校檔案工作規范化管理的主要依據。
6、數字存儲，知識服務——信息化是動力
高校檔案是高?？蒲?、教育、教學和日常管理以及各項事業發展的重要憑據，是高校可持續發展不可缺少的信息資源。檔案的本質是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價值。實體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設被提上了議事日程?！掇k法》要求“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。檔案信息化建設的內容，主要包括檔案資源數字化建設、檔案利用知識化建設、檔案信息安全保障體系建設、檔案管理應用系統建設、標準規范體系建設等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個環節和各門類檔案管理業務。因此，檔案信息化建設對高校檔案工作的規范化管理具有強大的推動作用。
參考文獻
[1]、[4]教育部 國家檔案局 高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008.8.20。
[2]國家教委 國家檔案局 關于加強高等學校檔案工作的幾點意見〔87〕.教辦字016號，1987.4.23。
[3]國家教育委員會 《普通高等學校檔案管理辦法》，中華人民共和國國家教育委員會令第6號，1989.10.10。
四川省食品藥品監督管理局
四川省檔案局關于印發《四川省食品藥品安全監管業務檔案管理辦法(試行)》的通知
川食藥監發〔2017 〕35 號
各市(州)食品藥品監督管理局、檔案局：
為進一步規范全省食品藥品安全監管業務檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國藥品管理法》等相關規定，結合食品藥品安全監管業務檔案管理實際，省食品藥品監督管理局、省檔案局制定了《四川省食品藥品安全監管業務檔案管理辦法(試行)》，現印發你們，請認真遵照執行。
四川省食品藥品監督管理局 四川省檔案局
2017年3月23日
四川省食品藥品安全監管業務檔案管理辦法(試行)
第一章 總則
第一條 為進一步規范全省食品藥品安全監管業務檔案管理工作，維護食品藥品安全監管業務檔案真實、完整、準確、系統和安全，充分發揮食品藥品安全監管業務檔案對食品藥品安全工作的規范、引導、督促作用，根據《中華人民共和國食品安全法》《中華人民共和國藥品管理法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規的規定，結合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的食品藥品安全監管業務檔案，是指四川省各級食品藥品監督機構在履行食品藥品安全監管職能(包括行政許可、注冊審批、質量檢測、日常監督檢查、違法行為查處等)過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體和形式的歷史記錄。
第三條 食品藥品安全監管業務檔案是記錄食品藥品安全工作的重要載體，貫穿食品藥品研發生產、經營和監管工作全過程，是國家檔案資源的重要組成部分。
第四條 本辦法適用于四川省、市(州)、縣(區、市)各級食品藥品監督管理機構對食品藥品安全監管業務檔案的管理。
第二章 管理體制、機構及其職責
第五條 食品藥品安全監管業務檔案工作實行統一領導、分級管理原則，為維護食品藥品安全監管業務檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用提供保障。
第六條 各級食品藥品監督管理機構負責本行政區域內食品藥品安全監管業務檔案的統一管理，接受上級食品藥品監督管理部門、同級檔案行政管理部門的業務監督和指導。
第七條 各級食品藥品監督管理部門應當加強對食品藥品安全監管業務檔案的規范化管理工作，將其納入本單位領導議事日程，落實分管領導，定期研究和及時解決檔案工作中的實際問題，在人員配備、經費開支、庫房建設等方面給予保證，確保檔案管理工作需要。
第八條 各級食品藥品監督管理機構應設立綜合檔案室，作為本單位檔案管理工作的職能機構;建立健全檔案工作制度和標準;配備必要的設施設備;配備相對穩定的專兼職檔案管理人員，具體負責檔案工作的監督指導，負責食品藥品安全監管業務檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。
第九條 各級檔案行政管理部門應依法履行對食品藥品安全監管業務檔案工作的監督指導職能，確保應歸檔的文件材料收集齊全、整理規范、保管安全、利用便捷。
第三章 檔案歸檔與整理
第十條 各級食品藥品監管部門應按照誰監管、誰建檔 的原則，將在履行食品藥品安全監管職能過程中形成的，具有保存價值的各種門類、載體的文件材料，進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、準確、系統。
各業務經辦部門和人員均應按照規定，將有關業務檔案收集齊全、規范整理后移交本單位綜合檔案室集中統一管理，任何單位、部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第十一條 食品藥品監管部門形成的食品藥品安全監管業務檔案包括：
(1)行政許可文件材料;
(2)審評檢查文件材料;
(3)監督檢查文件材料;
(4)違法行為查處文件材料;
(5)其他材料。具體歸檔范圍見《四川省食品藥品安全監管文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》(附件1)。
第十二條 歸檔的食品藥品安全監管文件材料應為原件，并做到格式規范、字跡工整、圖文清晰、材料齊全、手續完備。載體材料和書寫材料應當符合耐久性要求和有關技術標準。
第十三條 食品藥品監管部門形成的食品藥品安全監管業務檔案歸入專業檔案，檔案分類應按照業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則進行分類整理。
食品藥品安全監管業務檔案應按卷整理，執行《文書檔案案卷格式》(GB/T 97052008 )標準，采用軟卷皮裝訂并裝盒或硬卷皮裝訂的方式。業務檔案軟卷皮封面(附錄1)、卷內文件目錄(附錄2)、卷盒脊背(附錄3)、硬卷皮封面(附錄4)、硬卷皮脊背(附錄5)、備考表(附錄6)應使用統一式樣，采用計算機打印或使用鋼筆(碳素、藍黑墨水)、簽字筆或毛筆書寫，字跡應工整、清晰。
使用軟卷皮組卷，其案卷各部分按下列順序排列：軟卷皮封面卷內文件目錄文件材料備考表封底，按案卷號依序排列裝入檔案盒保存。
使用硬卷皮組卷，其案卷各部分的排列順序為：案卷封面 卷內文件目錄文件材料備考表封底。
食品藥品安全監管業務檔案中涉及非專業性、成套性材料可納入文書檔案進行管理。
第十四條 食品藥品安全監管業務檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為30 年、10年。各種食品藥品安全監管業務檔案的具體保管期限按照《四川省食品藥品安全監管文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表》執行。整理完成的案卷質量應符合《文書檔案案卷格式》的相關要求。
食品藥品安全監管業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1 月1 日開始計算。
第十五條 食品藥品安全監管工作中形成的電子文件是食品藥品安全監管業務檔案的重要組成部分。各級食品藥品監管部門應切實加強對食品藥品安全監管電子文件的管理，并按要求做好收集歸檔工作。電子文件整理應符合《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894-2002 )等相關要求。
第十六條 各級食品藥品監管部門應加強檔案管理現代化建設，把數字檔案室建設納入本單位信息化建設統一規劃，同步實施。
第四章 檔案保管與利用
第十七條 食品藥品安全監管業務檔案應當由各單位綜合檔案室集中統一管理。各業務處(科、股)室應當在每年6 月底前將上一年度形成的業務檔案按要求規范整理后，移交綜合檔案室統一保管。移交時交接雙方應當按照移交清冊對檔案進行清點、核對，并對需要說明的事項編寫歸檔說明。移交清冊一式兩份，雙方責任人簽字后各保留一份。
第十八條 各級食品藥品監管部門應配備檔案專用庫房、檔案查閱室和檔案工作人員辦公室。檔案庫房應符合檔案管理基本要求，具備防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵、防鼠等功能，配備空調機、除濕機等符合檔案保管保護要求的設施設備。
第十九條 各級食品藥品監管部門應對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計。檔案管理人員應定期對檔案進行安全檢查和清點，并作好相應記錄。
第二十條 各級食品藥品監管部門應對食品藥品安全監管業務檔案的利用權限做出明確規定，建立檔案借出、查閱登記簿，健全借閱登記、審批手續，做好利用效果反饋情況記錄。
第二十一條 查閱食品藥品安全監管業務檔案時須填寫利用審批表，辦理查閱手續。
食品藥品安全監管業務檔案原件一般不得借出檔案室，辦案、審計等特殊情況須經嚴格審批同意、辦理登記手續后方可借出，并須在3 個工作日內歸還。確需延期借閱的，須辦理續借手續。
第二十二條 檔案利用者對所借閱、復制的檔案負有安全、保密責任，不得遺失、污損，嚴禁涂改、抽換、圈劃、批注、污染和損毀檔案，嚴禁轉借或將檔案擅自帶出單位。法律法規規定不宜公開的食品藥品安全監管檔案的查閱利用，應按照有關規定辦理。
第五章 檔案移交、鑒定與銷毀
第二十三條 納入同級國家綜合檔案館收集范圍的食品藥品安全監管業務檔案應按有關規定定期進行移交。
第二十四條 對已超過保管期限的檔案，各級食品藥品監督管理部門應當定期進行鑒定。
鑒定工作應當由分管檔案工作的領導、檔案管理人員及有關業務部門人員組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結束后，提出鑒定意見，對仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限;對保管期已滿確無保存價值的檔案應登記造冊，填寫銷毀清冊，按照相關規定和程序辦理。未經鑒定和批準，不得私自銷毀任何檔案。
銷毀檔案時，應當派兩人以上監督銷毀檔案。監銷人、銷毀經辦人應在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
第二十五條 食品藥品安全監管業務檔案管理人員調離工作崗位時，應清點檔案，并辦理交接手續。
第六章 考核與獎懲
第二十六條 各級食品藥品監督管理部門應按相關規定，對在業務檔案管理工作中成績顯著的單位和個人，給予表彰和獎勵。
第二十七條 對于違反檔案法律法規及有關規定，發生損毀、丟失或擅自提供、抄錄、涂改、仿造食品藥品安全監管業務檔案等行為的，由相關主管部門依據《中華人民共和國檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》的有關規定對相關責任人進行處理。
第七章 附則
本文作者：張玲 單位：新疆維吾爾自治區畜牧科學院檔案室
機制改革，新的科研運行機制下科研檔案收集工作出現的問題
在新形勢下畜牧科研檔案不只限于課題準備階段、研究階段、鑒定階段形成的各種原始記錄，還包括大量在成果轉化中后續實驗、開發、應用、推廣過程中形成的各種材料。這些材料的形成周期長、不定期，歸檔難度更大。難以保證科研檔案的完整性和系統性。新的科研運行機制下，新疆畜牧科學院與高校合作（新疆畜牧科學院與石河子大學合作）、院兵合作（新疆畜牧科學院與新疆農墾科學院合作）、企業合作（新疆畜牧科學院與新疆天康畜牧生物技術有限公司合作），共同研究的項目越來越多，這對檔案的收集產生了極大地影響，其結果是造成一個項目的材料分散在幾個單位。如果僅僅按照過去的辦法只收集本單位形成的檔案材料，必然難以保證科研檔案資料的完整性和系統性，從而給檔案的利用帶來不利的影響。歸檔范圍難制定。新的運行機制是一種動力機制，我院科技工作者在工作之余也在努力從事科研活動，于是產生了相當一部分非職務成果，非職務成果屬于各人所有，其形成的科研檔案理所當然也歸個人所有，按理非職務成果檔案不屬于歸檔范圍，但是由于非職務科研活動與職務科研活動有著密切的聯系，很難將他們截然分開，這給檔案部門劃定歸檔范圍造成了相當的難度。還有由新的特殊機構衍生出來的一些特色優勢產業，像獸用疫苗、生物制劑以及奶牛胚胎性別控制等等科研活動。科研人員為了使自己在競爭中立于不敗之地，將科研過程中積累的資料和獲得的經驗視為本課題組甚至個人財富的一部分，僅限于本課題的主要成員使用，拒絕拿出來與他人共享（這里所說的共享是指允許范圍內的共享）。新的運行機制下，這種現象的存在，導致的直接結果就是科研檔案資料的不完整性。
檔案專業性不強，檔案知識不足
院屬各所（中心）檔案管理人員都是兼職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，檔案業務知識與技能相對不高。從事科研工作的科技工作者不懂檔案收集整理工作；做檔案工作的檔案員不懂畜牧科研技術，跟科技工作者比起來對科研項目的進展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生產活動與歸檔工作脫節。檔案管理人員繼續學習的機會少，自主接受新知識的主動性弱，新的管理辦法、歸檔范圍執行起來總有些許滯后性。各所單位科研項目人對科研檔案歸檔范圍不了解，認為歸檔只是在項目驗收結題時把科研項目大本子直接交到院綜合檔案室就可以了。造成檔案人員想要的科研資料沒有，不用存檔的資料一大堆，而且大本子里大多數都是課題資料的復印件根本沒有保存的價值。這些也是收集工作不完整的一個重要因素。根據科研檔案管理的規范要求，結合畜牧業科研單位的特點，科研檔案工作者應更新觀念，大膽探索，從源頭抓起，以推動畜牧科研檔案工作向更深層次發展?，F根據問題從管理制度和科研檔案管理人員等方面闡述解決問題的措施。
建立健全適應新的科研運行機制的科研檔案管理制度
科研檔案工作要適應新疆畜牧畜科院新的科研運行機制，應該破除各種束縛科研檔案工作發展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進現有的管理方法，使科研檔案工作跟上時展、變化的步伐，適應新的科研運行機制。新疆畜牧科學院根據科研單位的特點，制定《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》，《新疆畜牧科學院科研檔案歸檔范圍》并下發文件，發至院屬各所（中心），由院綜合檔案室組織院屬各單位專兼職檔案人員集中學習科研檔案歸檔范圍?，F將新增科研檔案管理辦法歸納為以下幾點：建立完善的科研檔案工作網絡。針對科研檔案收集工作的全面性、完整性等特性，科研檔案收集工作必要從科研項目的源頭抓起，深入基層廣泛收集材料。所以建立完善的檔案組織工作網絡就很有必要。新疆畜牧科學院根據“統一領導，分級管理”的原則，成立了檔案工作領導小組，組長由院長兼任，成員則是院屬各所（中心）主管業務的所長（主任），各所（中心）的科管秘書則是兼職檔案員，形成院領導掛帥，辦公室、科管處領導分管，檔案人員具體抓，各所領導和兼職檔案人員協助的五級檔案管理網絡體系。在制定科研工作計劃時，提出建檔要求；平時由各研究所（中心）在本單位專業項目立項時，就安排一位本項目人員兼職項目檔案員，參與項目實施檢查、項目考核評比、課題鑒定、驗收，全程跟蹤管理在研項目檔案材料的形成，防止材料流失。并在項目結題時整理立卷，最后由院檔案室檢查，院科管處監督，科研檔案資料不立卷不予結題驗收課題。建立開放式科研檔案管理辦法。由于畜牧科研項目中有相當一部分課題需要與外單位合作，這些涉及多家單位的科研項目的檔案管理方式，可采取開放式的管理形式，即采取檔案的共建共享。即以科研項目為單位收集材料，項目的主要完成單位應將該項目的材料收集齊全，涉及到其他單位的材料，可收集復印件，并在上面加蓋單位檔案部門的印章。在共建的基礎上，除確需保密的科研材料之外，其余的都應在所有參與項目的單位之間實現檔案信息的共享。加強科研成果轉化階段形成材料的補充。原有的科研檔案管理中，檔案部門主要收集項目開始至鑒定期間形成的材料，至于鑒定后成果開發推廣階段形成的材料，很少去收集。檔案部門與科研部門、課題組聯系多，與科研開發部門接觸少。檔案部門很少介入科研產業部門的工作中，也無法向科技開發部門提供有價值的檔案開發產品。新運行機制下，檔案部門要加強科研成果轉化階段形成材料的補充，建立動態的管理模式，應建立科研與科研檔案一體化的管理方式。動用一定的強制措施和經濟手段，加強對難以歸檔的科研文件的監督管理。在提高科研工作者歸檔意識方面，規范科技工作者及檔案工作者的行為，健全完善的規章制度很重要?！缎陆竽量茖W院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入年底各所領導督察工作內容中，直接與年底單位考核制度掛鉤，實行檔案一票否決制，從強制各單位實施《新疆畜牧科學院檔案管理辦法》到現在的習慣自覺規范地完成科研檔案工作。《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入科研管理和科技活動過程中，使科研檔案歸檔工作成為科研項目結題驗收工作的一個硬性指標，不歸檔、不驗收。制定管理目標考核制，與個人崗位責任制掛鉤，變軟指標為硬指標，使每個專業技術人員都自覺地將科研檔案資料按時交給檔案管理人員。最后在全院年底表彰大會中，還新增了科研檔案歸檔優秀單位和優秀個人獎，這樣從先進優秀方面激勵了科技工作者的歸檔積極性。#p#分頁標題#e#
其他輔助辦法
科研檔案收集工作的具體實施者是科研工作者和檔案工作者，在全院范圍內做好檔案知識宣傳工作和普及檔案知識，增加科技工作者對檔案知識的了解，是科研檔案收集工作變被動為主動的最有效的辦法。新疆畜牧科學院通過：“新疆畜牧科學院關于檔案法規宣傳”的櫥窗、“新疆畜牧科學院經典人文檔案、照片”圖片展板、“檔案知識”競賽等多形式多途徑宣傳、學習活動，貫徹《檔案法》和《科研檔案管理實施辦法》等檔案法律法規。看見那些感興趣的圖片展覽，激發了科研人員對檔案管理實現由人治到法治的強烈要求；增強了院職工尤其是科技人員參與、支持檔案工作的意識和依法治檔的自覺性，形成依法治檔、科技興檔、自覺歸檔、規范管檔的良好氛圍。檔案人員要認真學習業務知識，多參加檔案行政管理部門舉辦的檔案業務培訓班和學術交流活動，還可以走出去，參觀考察一下其他類別的科研單位或外地在科研檔案管理方面的一些好的經驗和做法，這樣將有助于檔案人員和專業技術人員在開展科研檔案收集時，正確了解分析材料形成特點，做到心中有數，從而形成了科研管理和科研檔案的雙向人才，完成了科研檔案管理與科研計劃管理有機結合，抓住了檔案的源和流，實現了科研檔案的超前管理和控制。個人認為，各單位還可根據實際情況，邀請檔案行政單位如自治區檔案館的專家做專題講座，這樣效果會更直接些。新疆畜牧科學院科研檔案管理經過近兩年的改革，通過科技工作者和檔案人員的努力，科研檔案工作已經逐步走向規范化，科學化管理。并不斷發揮著借鑒參考和保護知識產權、維護科學尊嚴的作用。
重大活動檔案管理的現狀
縣級重大活動檔案的管理，雖然引起社會的廣泛關注，經過近幾年從上到下的強化，是有所收獲，但現實中還存在許多問題，現狀不容樂觀。
一、重視重大活動的開展，輕視活動完成后資料的收集保管。重大活動的開展，從初步制定方案到活動的圓滿開展，有組織機構，分工明確，活動轟轟烈烈，重視活動的開展與運行。但活動結束后，萬事大吉，資料無人問津，亂堆亂放，分散保管，忽視了資料的收集、歸檔。
二、活動主辦單位怕麻煩，缺乏主動收集、整理、移交積極性。活動主辦單位在開展活動前，積極主動熱情。但活動結束后，需要收集、整理。因為此項工作繁瑣，且特別是涉及到其他部門資料較多，頭緒多，內容雜。有的主辦單位將自己手頭產生的保存起來，對其他相關部門因重大活動產生的資料不主動收集整理。
三、部門之間缺乏配合力度。每個重大活動，涉及到地方黨委、政府、新聞部門、聯合單位，甚至涉及到鄉鎮農村，部門多、資料雜，活動開展期間能積極配合?；顒咏Y束后各自為政、資料分散保管，造成重大活動檔案的肢體分離，形不成一次重大活動的全貌，反映不了重大活動的整體。
四、經費的緊缺也是造成重大活動檔案的收集、整理、移交進館困難的主要因素。由于每個重大活動涉及部門多，如廣播電視部門、新聞報刊部門及其他各相關部門，各單位產生的資料，因主辦單位不能全部付費用，因而其他部門拒絕向主辦部門移交，檔案因而難以集中統一。
加強重大活動檔案管理應采取的對策
重大活動檔案的收集整理、進館在山西芮城縣已基本納入正軌，根據這幾年工作實踐和我們遇到的實際困難，我認為加強縣級重大活動檔案管理應從以下幾方面采取對策：
一、加強領導，制訂重大活動檔案管理辦法?？h級人民政府應當加強對重大活動檔案管理的領導，重大活動檔案涉及部門多，范圍廣，收集、歸檔、移交必須采取行政手段，僅靠檔案部門督促是不行的。政府應加強對重大活動檔案管理工作的監管。制定出本地“重大活動檔案管理辦法”，建立健全檔案行政部門參與重大活動的工作機制，并將重大活動檔案管理工作所需經費列入同級財政預算，保證重大活動檔案有效開展。近幾年來，國家檔案局和地方都出臺了重大活動檔案的管理辦法。但對縣級來說結合地方特色也應制定自己的管理辦法。我們2007年由縣委宣傳部和縣檔案局聯合下發了《芮城縣重大活動檔案管理辦法》，從制度上規范重大活動檔案的收集、整理、歸檔。把重大活動檔案的收集、整理、移交列入部門考評機制，從法律角度引起主辦單位的重視。從重大活動的重要性、建檔的必要性，重大活動的內容范圍，建立重大活動檔案程序等都做了明確的規定。使重大活動檔案有規可循、有制可約，有處可存、有據可查。
二、明確責任者。主辦單位牽頭，主辦單位是第一責任者，相關部門都是責任者。每次重大活動都有一個主辦單位，特別是涉及全縣的政治、經濟、文化建設，一般是由縣委辦和政府辦主辦，有些可能是部門主辦，如：教育、計生、文化活動等由政府職能部門主辦。所以，主辦單位應是重大活動檔案的收集、整理、歸檔、移交的第一責任者，應承擔重大活動檔案管理重任。但每次活動又涉及廣播電臺、報社、通訊組、公安、司法等相關單位。所以每次重大活動開展時，主辦單位應牽頭成立重大活動檔案管理領導組，相關單位都是領導組成員單位。由牽頭單位負責分工，重大活動資料產生單位檔案要按分工及時收集、歸檔、移交。資料收集、整理好后，由牽頭單位統一編號、移交縣檔案館。
三、活動經費統一管理、統一支付。前幾年芮城縣宣傳部門組織的重大活動檔案由于分散保管，在后來一次搞展覽利用原重大活動檔案時，通訊組原拍攝的大量照片拒絕提供利用，最后以5000元的費用才取得原始資料、圖片。縣委宣傳部長對此體會最深，對我們提出開展重大活動檔案的收集、歸檔工作非常支持。2006年聯合下發了《芮城縣重大活動檔案管理辦法》，為順利完成重大活動檔案的收集、整理、歸檔、移交奠定了基礎。筆者認為，重大活動開展費用應統一由主辦單位統一預算、統一管理、統一支付，把重大活動檔案的收集、整理、歸檔工作列入預算，活動結束后，在檔案資料及時移交后才可支付經費。否則，重大活動檔案特別是電臺、新聞、通訊部門的檔案資料縣財政統一已支付或者主辦部門已支付，然而，資料不移交，甚至歸產生單位的承辦人所有，拒絕移交，嚴重影響重大活動檔案資料的完整性，更對以后工作中二次利用無依據可查。
四、檔案部門應加強監管。重大活動檔案是檔案工作的一個重要組成部分，地方檔案部門是主管單位。所以，縣級檔案行政部門應采取提前介入、及時指導、登記造冊、追蹤拍攝、督辦交接、搞好展覽、定期開放等手段，使重大活動檔案得到有效的收集、保管、利用。培養一批精通檔案業務的人員，及時對重大活動檔案進行指導、監督。保證重大活動檔案的齊全、完整、管理規范、及時進館、開發利用，更好地服務地方的政治、經濟、文化建設。
1.檔案局應成立專門機構。成立重大活動檔案管理領導組，納入工作規劃，責成專人負責，及時與主辦單位聯系，召開專題會議，協助主辦單位制定分類方案。
2.縣檔案局應配備攝像機、數碼照相機、錄音機、計算機等。在重大活動開展期間，追蹤主動拍攝，為重大活動收集錄音、錄像、照片、保證重大活動檔案的齊全完整。
3.及時指導。重大活動開展前，檔案局業務人員應指導主辦單位注意收集重大活動檔案；活動開展期間，對重大活動檔案進行登記，隨產生隨登記，以便收集齊全；活動結束后，業務人員要指導主辦單位檔案人員進行整理、編目、造冊登記、移交進館。
4.檔案館要設立重大活動檔案專柜。檔案館應對主辦單位移交來的重大活動檔案單列存放。建立統一目錄、建立臺帳。
關鍵詞：藥檢機構 預算管理 內控體系 信息化
2012年，財政部出臺了行政事業單位內部控制規范，2015年底又出臺全面推進行政事業單位內部控制規范的要求。在此形勢下，藥檢機構作為國家事業單位，進行內部控制是時不我待。
按照《行政事業單位內部控制規范（試行）》要求，建設內控體系，有單位層面和業務層面之分。業務層面包括，預算業務控制，收支業務控制，資產控制，政府采購業務控制，合同控制，建設項目控制六大方面。對于Z藥檢機構，預算、收支業務由財務部門管理。資產、采購、合同、工程都各有歸口管理部門，且各有管理軟件。因此進行內控體系信息化建設的過程中，主要以預算管理為核心，給資產、采購、合同、工程等內控業務做了接口。
一、建設過程
（一）梳理業務流程，明確業務環節，分析經濟活動風險，確定風險點
1.梳理業務流程，明確業務環節
根據單位新三定結果，對單位的預算業務、收支業務進行梳理，對業務特點進行總結和歸納，確定業務管理的組織構架。
（1）預算業務。Z藥檢機構的預算業務主要包括預算編制、預算批復、預算執行、決算和績效評價等環節。預算業務可分為收入預算與支出預算，也可分為財政預算與內部預算。
預算編制階段的業務流程主要是各部門按照自己歸口管理范圍進行預算編制，各部門將預算上報到財務部門，財務部門進行匯總后，交單位負責人審批后，再上交上級單位。預算批復階段的業務流程是上級單位將批復后的預算下達到單位，財務部門連通業務部門將預算指標進行分解。預算執行階段的業務流程是各業務部門進行收支，財務部門進行會計記賬。決算階段的業務流程是財務部門對會計結果進行匯總，將財務報表上報。績效評價階段的業務流程是各業務部門對各自執行的項目進行績效評價，財務部門出具經濟績效評價結果，并匯總結果上報。
（2）收入業務。Z藥檢機構的收入業務主要包括檢驗收費、技術服務收入、貨款等。收入業務的業務流程主要是單位收款后，各部門確認收入，開具發票或匯繳證明，記賬。
（3）支出業務。Z藥檢機構的支出業務的業務流程主要是各部門先申請資金支付（借款或報銷業務），會計記賬，最后出納進行資金支付（支票、匯款、公務卡還款、無現金報賬、現金支出）。
完整的收支流程還應包括銀行對賬、會計報表出具、會計檔案保存。
2.分析風險，確定風險點
（1）預算業務。在預算編制階段的主要風險是：業務部門和財務部門缺乏溝通，預算編制不合理，導致業務活動與財務支持脫節，影響后續預算執行。預算編制階段風險點：各部門溝通協調是否充分；預算編制與資產配置是否相結合；預算編制與具體工作是否相對應；預算編制與項目完成時間是否相一致。
在預算批復階段的主要風險是：按照程序批復的預算在單位內部沒有進行指標分解，單位預算調整和追加程序不規范。預算批復階段風險點：預算批復指標分解是否下達到具體工作部門；預算調整程序是否規范；預算追加程序是否規范。
在預算執行環節的主要風險是：不按照預算規定的范圍和標準開支，導致預算執行與預算指標不符，產生無預算支出、超預算支出，預算執行進度慢。預算執行環節風險點：是否在預算批復額度和開支范圍內執行預算；預算執行是否符合國家政策；預算執行進度是否合理。
決算階段的主要風險是：決算編報與單位原始數據不一致。決算階段風險點：決算編報是否真實、完整、準確、及時。
（2）收入業務。收入業務的主要風險：未按收費許可規定的項目和標準征收；上繳國庫的收款收入到非國庫銀行賬號；合同收入的合同簽訂不準確。收入業務的風險點：收入是否實現歸口管理；是否按規定時間向財務部門提供收入有關憑據。
（3）支出業務。支出業務的主要風險：支出事前審核不嚴；原始票據審核不嚴，存在使用虛假票據套取資金的風險；借款不還款，往來款變壞賬；支出資金安全性；支出特殊項目科目是否合規安全。支出業務的風險點：支出是否與預算相符；是否符合國家要求的支出標準；原始票據是否真實、合法；支出是否與合同一致；往來款能否及時催收；支出大額資金是否有審批；支出特殊項目是否有歸口管理部門管理。
（二）設計具體內部控制方案，采用相應的風險控制方法
1.不相容崗位相分離
Z藥檢機構在財務部門內部將出納崗與會計核算崗剝離，出納崗與印章保管崗分離，會計核算崗也與會計檔案保管崗、銀行對賬崗相分離。
在業務部門內部將業務申請人與業務審批人相分離。
紀檢監察部門作為內部監督與各部門相獨立。
2.內部授權審批控制
Z藥檢機構對資金支出的管理是以項目管理的模式進行管理的。按照項目區分，每個項目設定項目負責人，項目支出由項目負責人審批。涉及歸口管理部門的由歸口管理部門負責人審批。涉及大額資金的，嚴格按照管理權限進行審批。
如果授權人無法實施審批，需要授權給他人的，必須將授權人本人簽字的授權書在財務部門備案。
3.歸口管理
Z藥檢機構成立預算管理委員會，由財務部門牽頭組織預算工作；對財務的審計監督，由紀檢監督部門負責；政府采購由后勤服務部門負責辦公用品和實驗材料集中采購，由儀器設備管理部門負責辦公儀器和實驗儀器的集中采購，召開會議和培訓由各組織部門按照政府采購名錄自行抉擇，但要提前一年上報會議計劃，提前一個月上報會議預算；資產管理由儀器設備管理部門負責規章制度的制定，綜合管理，實盤；合同管理由業務部門綜合統管，負責參與合同的簽訂和相關活動，統一管理合同專用章和授權委托書，對合同履行實施有效控制。
4.預算控制
Z藥檢機構加強預算管理，實現過程控制。
完善內部預算管理，設立預算管理工作小組，健全預算論證審批組織架構；制定《預算管理辦法》，規范預算管理職責，明確預算編制內容，嚴格預算審批程序；專項預算實行歸口管理、指標控制。
建立財務分析體系。按月預算執行簡報，建立預算執行季度分析、年度財務分析制度，及時提供會計信息。
要按照預算批復的額度和規定的開支范圍辦理資金支付業務，對資金的使用形成了預算約束。政府采購也要先上報預算后計劃再采購的流程，形成了預算對單位資產購置行為的約束。
實行會議費、培訓費年度有計劃，舉辦前要提交預算、執行中不得突破預算。
5.會計控制
Z藥檢機構梳理現有財務制度，建立健全財務制度，制定財務部門服務公約；加強會計機構建設，配備相應資格能力的會計人員，從事會計記賬工作的人員必須有從業資格證書；合理設置財務崗位，主要分為預、決算崗位，出納崗位，支出核算崗位，收入核算崗位，銀行對賬和會計檔案管理崗位，科研管理崗位，工資薪酬核算崗位；實行崗位責任制，確保各崗位權責明確，不相容崗位相分離；制定會計基礎工作規范手冊，明確工作責任，加強財務審核；每周固定一個下午的工作時間，專門拿出來對會計人員進行培訓，將培訓日?；?，著力提高會計人員的職業道德和業務水平。
6.單據控制
預算、決算方面主要通過留存領導審批簽字、蓋章后的報表；收入方面通過開具發票實現；支出方面，除勞務費、專家費要提交勞務費、專家費表由領取人親筆簽字領取外，都需要報銷人提供原始發票；其中，材料費和辦公費需要附明細；差旅費的報銷需附出差審批單和會議通知；會議費的報銷需附會議預算表、報銷發票、舉辦地點提供的流水單，會議通知、簽到表、會議現場照片等。
在單據控制中，會計檔案保存是內部控制尤為重要的一環，按照新會計檔案管理辦法的要求和未來云審計的需要，對會計檔案進行掃描，存儲在網絡，對目前的會計檔案保存的安全性提出了新的挑戰。
7.信息內部公開
Z藥檢機構在內網搭建了財務信息平臺，既國家財經政策也機構內部制定的財經制度，這些制度既對廣大職工有培訓宣傳的意義，也同時作為收支業務控制的依據。財務信息平臺還能提供銀行收款情況供各部門認領收入，也提供項目經費查詢功能和支出審批功能。項目負責人可以在平臺上進行網上審批，也可以在平臺上查詢自己負責的項目的收支情況，與預算框架進行對比，了解項目經費執行進度和項目經費余額。
（三）根據國家有關規定建立健全單位各項內部管理制度
根據本單位實際和近期國家要求的重點進行了內部管理制度梳理，包括財務管理總制度，經費支出管理辦法，出國經費管理辦法，差旅費管理辦法，會議費管理辦法，公務接待費管理辦法，公務卡管理辦法，票據管理辦法，暫借款管理辦法，會計檔案管理辦法，固定資產管理辦法，政府采購管理辦法，基本建設項目財務管理辦法等。
（四）信息系統架構，實現內控體系信息化
1.信息系統基礎
鋪建信息系統首要是綜合考慮信息系統網絡運行環境，包括對硬件的要求，對操作系統的要求，對瀏覽器的要求等。
2.信息系統的主要模塊
采用網上預約報賬系統實現網上報賬；采用檔案管理系統實現單據掃描上傳和對電子單據的管理；采用無現金系統實現報銷款項直接支付到經辦人卡內；采用物流化報賬系統實現報賬單據的分配和狀態記錄，還可通過綜合信息平臺實現短信通知。
3.在信息系統中固化流程
將網上審批歸口管理部門梳理清楚，對大額資金審批進行限定，按照一般報銷申請，借款申請，出國費申請，差旅費申請，勞務費、專家費申請，會議、培訓費申請分為六類。
網上填報的業務在后臺進行實時校驗，根據業務流程實現相關部門的網上流程審批，保證申請通過的業務在財務核算系統中切實可行。
經辦人選擇報銷業務類型，選擇經費使用項目，填寫報銷金額，掃描上傳原始單據，進入審批流程，經項目負責人審批后，系統自動凍結相應的項目額度。還需要歸口管理部門審批的，進入歸口管理負責人審批流程，需要大額資金審批的，進入大額資金審批人審批流程。審批完成的報銷單，財務人員在財務系統可以讀取并生成全部或部分會計憑證。
通過審核后，出納人員可以進入無現金系統進行支付，報銷款項直接支付到經辦人卡內。綜合信息平臺可以將經費使用情況，往來催款，經費到款，項目執行進度，工資發放通知，報銷流程進度發送到相關人員處。
二、建議
（一）自上而下，領導的支持是關鍵
內部控制很復雜，涉及到多個歸口管理部門，不單單是財務一個部門的事情。建設單位內部控制，執行單位內部控制，對單位內部控制進行評價的過程，涉及預算業務、收支業務、政府采購業務、資產管理、建設項目、合同等各項經濟業務，需要各部門進行溝通，協調，形成動態控制，長效機制。這些跨部門的協調溝通與合作，關鍵在于單位領導的重視和支持。
（二）解決信息孤島問題是基礎
完善的內部控制應建設一個覆蓋全部門全流程，從預算審批到決算報表的信息系統。事業單位內部往往各部門各有信息系統，信息孤島問題無法徹底解決。在這種情況下建造信息系統時首先要注意系統的運行環境，該信息系統與操作系統的適應度，與掃描儀、打印機、高拍儀的適應度，與銀行系統的銜接情況。同時，建設系統時不但要滿足現有業務需要，還要注重面向未來發展，給各個管理模塊都留下未來可接入的端口。
（三）制度完善是支撐
相關制度中其實早有內部控制的要求，比如出國經費管理辦法中對團組和預算審批的要求，以及開支控制的要求，但這些內控要求都分散在各個制度中。內部控制制度的建立健全及完善，既是對現有的一些制度的梳理、整合，也是對缺失或模糊脫節部分的明晰完善，實現管理制度的整合，銜接業務部門和財務部門的工作環節。
基金項目：中國食品藥品檢定研究院中青年基金項目“以預算管理為核心的中檢院內控體系信息化研究”（2014A1）
參考文獻：
[1]行政事業單位內部控制規范（試行）[EB/OL].
[2]財政部會計司.行政事業單位內部控制規范講座[M].北京：經濟科學出版社，2013-9.
部門檔案管理辦法及實施細則一第一章 總則
第一條 為進一步提高中醫藥科學技術事業單位(以下簡稱中醫藥科技事業單位)檔案管理水平，根據國家檔案局、國家科委、建設部頒布的《科學技術事業單位檔案管理升級辦法》的規定，結合中醫藥工作的實際情況，制定本實施細則。
第二條 本細則適用于縣團級以上(含縣團級)獨立的中醫藥科技事業單位。
第二章 申報、考核與審批
第三條 中醫藥科技事業單位檔案管理分為：國家一級、國家二級和國家中醫藥管理局局級(以下簡稱局級)。國家一級、二級按國家檔案局制定的(科技事業單位檔案管理國家標準及考核內容》進行考評，局級按《中醫藥科技事業單位檔案管理局級標準及考核內容》進行考評。
第四條 中醫藥科技事業單位檔案目標管理申報工作，采取自愿申報、分級考評、審批的辦法。
第五條 各申報單位在按照不同級別的科技事業檔案管理標準及考核內容進行自檢后，按其隸屬關系向主管部門提出申請報告。
第六條 考評工作程序：
(1)聽取申報單位自檢情況的匯報;
(2)對照申報等級標準，結合實際情況逐項考核評分;
(3)根據考核結果進行綜合評議，提出考評意見作出考評結論;
(4)向申報單位公布考評情況，并宣布考評結果。
第七條 中醫藥科技事業單位局級檔案管理的審批工作按隸屬關系進行，局直屬單位報國家中醫藥管理局審批;地方所屬中醫藥科技事業單位報省、自治區、直轄市檔案行政管理部門或國家中醫藥管理局審批。
第三章 考評組的組織
第八條 根據中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的需要設立考評組。國家中醫藥管理局負責直屬單位的考核評審工作;地方所屬中醫藥科技事業單位的檔案目標管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會同地方中醫藥管理部門組織考核評審。
考評組一般由5-7人組成，考核局級檔案目標管理單位時，至少應有3名局級以上評審員參加。
第九條 局級評審員的條件：
(1)能正確理解并執行國家關于檔案工作和科技事業單位檔案管理工作的方針、政策、法規和標準：
(2)能夠熟練掌握中醫藥科技事業單位檔案目標管理標準，工作認真負責，秉公辦事;
(3)具有初級以上專業技術職務或大專以上學歷并有三年以上檔案業務指導或中醫藥科技管理工作經驗。
第十條 評審員的職責：
(1)接受對中醫藥科技事業單位檔案目標管理工作的業務咨詢;
(2)參加目標評審工作;
(3)及時向檔案行政管理部門反映檔案目標管理工作的情況和問題。
第十一條 國家級評審員由國家中醫藥管理局推薦，國家檔案局審核后聘任。局級評審員由中醫藥科技事業單位推薦，國家中醫藥管理局審核后聘任。
第十二條 局級檔案管理評審員任期三年，到期可以續聘，不再從事檔案目標管理工作的應解聘。
第四章 獎勵、監督與檢查
第十三條 檔案管理等級證書是驗證中醫藥科技事業單位檔案管理水平的標志。獲得檔案管理等級證書的單位按國家檔案局升級辦法的規定執行。
國家中醫藥管理局負責印制局級檔案管理證書，不定期公布局級檔案管理達標單位名單。
第十四條 對檔案目標管理工作做出重要成績，表現突出的檔案管理人員，其事跡可作為評選先進工作者或晉升的考核依據。
第十五條 國家中醫藥管理局會同有關檔案部門，定期或不定期地對已達到檔案目標管理的中醫藥科技事業單位進行復查。發現單位的檔案管理水平低于證書等級時要求單位限期整改，到期不合格者，要上報發證機關予以降級并收回其證書。對檔案目標管理工作中不堅持原則的考評組提出批評，并取消不合格單位的局級檔案管理等級資格。
第五章 附則
第十六條 本實施細則由國家中醫藥管理局負責解釋。
第十七條 本實施細則自公布之日起實行。
部門檔案管理辦法及實施細則二一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。
4、下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業知識，貫徹執行檔案法檔案法實施辦法，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合規范要求。
3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3、兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在1424℃，相對濕度要保持在4560%，防止危害檔案的現象發生。
5、檔案庫房內做到八防即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。
3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據保密法的規定，嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。
2、凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。
6、一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
部門檔案管理辦法及實施細則三第一條 為了加強標準檔案管理，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和有關標準管理的規定，制定本辦法。
第二條 標準檔案系指在制定、修訂標準過程中，直接形成的具有保存價值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等)。
標準檔案是國家檔案的重要組成部分。
第三條 標準的制定部門和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進技術，實現標準檔案管理的現代化。
第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長期的兩種。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上級下達任務的文件;
(二)標準報批稿;
(三)標準編制說明及其附件;
(四)意見匯總處理表;
(五)標準審查會議紀要或函審結論;
(六)標準報批公文;
(七)標準申報單;
(八)標準本;
(九)標準正式出版本;
(十)標準修改通知單及其附件;
(十一)標準作廢通知單。
下列文件材料需要長期保管：
(一)論證報告;
(二)調研報告;
(三)試驗驗證報告;
(四)標準征求意見稿(最后一稿);
(五)標準送審稿;
(六)等同、等效采用的國際標準或國外先進標準原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);
(七)標樣。
第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門的規定辦理;長期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經失效的，按保管到期的規定處理。
第六條 國務院標準化行政主管部門負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環境保護國家標準檔案，分別由國務院工程建設主管部門、衛生主管部門、農業主管部門、環境保護主管部門負責管理。
國務院行業標準歸口部門負責管理其主管范圍內的行業標準檔案。
省、自治區、直轄市標準化行政主管部門負責管理本行政區域內的地方標準檔案。
企業單位負責管理本單位的企業標準檔案。
第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：
(一)收集、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案;
(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;
(三)負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷毀;
(四)監督檢查標準檔案的修改、補充和復制;
(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續;
(六)認真執行檔案管理制度。
第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門或單位負責提供。
第九條 標準起草單位、標準化技術委員會秘書單位或標準化技術歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長期保管的要求管理。
第十條 標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、后三個月內，由審批部門或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時補充歸檔。
第十一條 標準檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。
標準文件材料歸檔時，標準檔案管理人員應當檢查、核對;對不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補充、更正。
第十二條 標準更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時歸檔。
第十三條 標準文件材料的立卷、歸檔，按GB/T11182-89科學技術檔案構成的一般要求執行，并應當符合下列要求：
(一)各類標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。
(二)歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。
(三)永久保管和長期保管的標準檔案分別裝訂立卷。
(四)標準文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。
第十四條 保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。
第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每兩年檢查一次，如有破損或變質的檔案應當及時修補或復制。
第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。
標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時，應當經主管領導批準，并限期歸還。
第十七條 任何個人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關人員的責任。
第十八條 對標準檔案的保存價值，應當定期進行鑒定。鑒定工作在有單位主管領導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進行。
對已經超過保管期、失去保存價值的標準檔案，應當編造清冊，經主管領導簽字后銷毀，并注明銷毀時間和處所，由監銷人員簽字后，將清冊歸檔。
第十九條 對標準檔案工作做出顯著成績的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十七條規定執行。
違反有關檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。
【關鍵詞】 會計檔案 管理存在的問題 對策
會計檔案是會計信息系統的產物，也是各單位的重要檔案之一，它包含的會計信息內容具有一定的原始憑證性、系統性、連續性和規律性，會計檔案管理工作作為會計基礎規范的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平，也完整地表現了企業經濟活動和組織發展的過去，因此，會計檔案管理是會計工作的一項重要內容，必須充分重視和加強會計檔案的管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。
1. 企業會計檔案管理中存在的問題：
1.1對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。
1.2有些企業對會計憑證的審核和監督不夠。原始憑證的真偽、經濟信息是否全面等決定著會計信息資料的正確性和準確性。但很多企業缺乏對憑證的客觀認識，會計憑證裝訂后未粘貼，或已粘貼卻未落實責任人，會計憑證封皮項目填寫不全；個別企業的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，造成檔案管理缺乏有序性和合理性，甚至可能直接引起憑證被篡改等現象的發生。
1.3會計檔案內容不合理，不真實，有些企業甚至沒有真正的財務會計檔案，所謂檔案只是為了應付相關檢查而設置，其內容多為編造抄襲而來，檔案紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理亦不規范，電子檔案的存儲更是缺少必要介質的備份建檔。有些企業雖然對立卷工作比較重視，但平時的管理則比較松懈，檔案借閱丟失現象嚴重，歸還后，不能及時歸檔，缺少必要的借閱登記管理及逐級審批報告等制度，大大降低了企業財務會計資料的保密性和安全性，甚至可能直接或間接造成企業的經濟損失。
1.4會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
1.5紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
2. 完善會計檔案管理工作的對策：
2.1統一思想，加強領導，提高認識。各單位要加強對會計檔案管理工作的領導，嚴格執行統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”辦法。對納入會計核算中心集中核算的企業，應根據財務管理自不變，資產所有權不變，資金使用權不變、債權債務不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體為各企業而非會計核算中心
2.2應加強會計檔案的調閱管理工作。調閱時，要嚴格辦理相關手續。本單位人員調閱，需經責任人及相關負責人同意并簽字；外單位人員借閱，要具備相關的調閱手續，同時經本單位相關人等批準后，方可調閱。在調閱過程中，只能調閱與調閱內容有關的資料，原則上檔案原件不得解除，不得拆散，外單位調閱，如遇抄錄復制等特殊要求，需經單位負責人批準并辦理登記手續后，方可辦理。
2.3建立健全會計檔案管理的規章制度。要使會計檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。
2.4規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。
2.5落實會計檔案管理責任人。提高會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練和專業程度，定期舉辦會計人員的知識培訓，將會計檔案整理的工作從基礎學起，使會計人員熟練掌握會計檔案管理的基礎知識和操作技能，從源頭做好會計檔案的整理規范工作。
2.6同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。
結束語：
總之，為進一步規范財務會計檔案管理，財務部和國家檔案局共同了《會計檔案管理辦法》，并隨后進行了修訂，從法律的角度上強調了會計檔案管理的重要性，因此，只有嚴格按照各項法律法規的要求，并結合本單位實際情況，不斷研究新問題，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案工作才會取得不斷的進步。
參考文獻：
[1] 財政部、國家檔案局.會計檔案管理辦法[M].北京：工商出版社，1984.
開封市中心血站，隸屬開封市衛生局，科級全供事業單位。是開封市唯一一家獲得采供血機構職業許可證的專業機構，承擔著全開封市（含五縣）500萬人口的臨床采供血任務。
開封市中心血站系國家二級檔案管理先進單位，近年來，在圍繞血站采供血業務工作，保證輸血安全，提高服務質量方面做了大量工作，取得卓有成效的成績，特別是在處理血站采供血業務工作與檔案工作的關系、血站業務檔案規范與血站質量體系規范的統一性、血液質量與存放檔案的監督檢查結合等方面有一些創新性做法。在“寫基層?說基層”活動中，對我站的檔案工作進行了一次全面調查，基本情況如下：
1 開封市中心血站的設立與檔案機構
開封市中心血站前身是開封市血站，隸屬開封市防疫站（市疾病預防控制中心）。1996年12月，經開封市編制委員會汴編事［1996］11號文件《關于設置開封市中心血站的批復》批準，從市疾病預防控制中心劃出，設立開封市中心血站，隸屬開封市衛生局。目前，年供血量已超過15噸，還在逐年增加，同時，血站還擔負著我市輸血科研、臨床輸血技術推廣、輸血技術培訓、臨床用血醫療機構監督檢查以及對五縣供血庫技術指導和業務監督等工作。
開封市中心血站建站后，1999年，成立了血站綜合檔案室（隸屬辦公室），并配有專職檔案員2名，兼職檔案員4名。遵循《中華人民共和國檔案法》、《血站質量管理規范》、《血站管理辦法》等法規、制度和標準，通過不懈努力，開封市中心血站的檔案管理工作先后取得“省級檔案工作目標管理先進單位”和“國家二級檔案管理先進單位”的榮譽稱號，成為開封市衛生系統第一家的國家二級檔案管理單位。
2 開封市中心血站內設機構變化與檔案工作網絡
隨著采供血量的加大，血站依據《血站質量規范管理》中的第3條“組織與人員”中的要求：“血站必須建立與其業務相適應的組織機構。設置滿足獻血宣傳和獻血者招募、獻血者服務、血液采集、制備、檢測、儲存和供應，質量管理等功能需求的部門?！毖驹谠械目剖壹叭藛T上，不斷進行調整。據統計，從1997年至今，血站科室設置變化情況如下：
由上表可以看出，血站的各科室設置隨著業務工作量的加大在不斷增加，自1997年的6個科室增至目前的15個科室。這些科室增加是隨著血站業務工作的發展設置的，增設科室有：貯發血科、質檢科、成分科、業務科、總務科、信息科等，嚴格按照《血站管理辦法》與血站實際工作需要設置。其中，業務科室的增設是血站開展采供血業務工作的必需科室，但是，業務工作的開展也離不開一些行政科室。如：質管辦（質量體系運行的文件體系就在本科室執行）、監督檢查科（監督檢查血站所有工作開展情況），這些科室設置后所形成的檔案全部歸入血站綜合檔案室歸檔存放，是血站的行政、業務工作開展、業務工作開展過程是否嚴格按照標準執行等一系列工作情況記錄。其完整保存使血站的各項工作都有據可查，全面保證了血站的質量安全。在增加人員時，血站依據《血站管理辦法》中人員配備要求及血站實際工作人員結構情況，從1996年的17人增加到了現有的128人。在這128人中，專業技術人員97人，檔案工作人員22人，其中，專職檔案員3人，兼職檔案員19人。檔案工作人員占血站職工總人數的17.19%。
隨著業務工作的細化與機構的增加，檔案的數量也從1999年的372卷（件）增加到今天的9455卷（件），增加了25倍。必要的檔案機構與完整的檔案管理網絡，既保證了檔案工作的順利開展，也促進了血站業務工作的規范化與精細化，保障了全市采供血任務的圓滿完成。
（作者單位：開封市中心血站 來稿日期：2011-12-16）
企業檔案管理工作與該單位的組織機構、管理體制等有著密切的聯系。對于現代企業法人治理結構下的中國商飛公司開創性地進行復雜的大型客機項目研制工作，其檔案管理工作必然有其特點和要求。中國商飛公司旗下的支線飛機ARJ21-700已于2008年11月28日實現成功首飛，筆者借鑒ARJ21-700飛機項目檔案管理的實踐，就大型客機項目檔案工作進行一些研究。
一、大型客機項目檔案管理的主要特點
1 大型客機項目檔案共享程度高
大型客機項目是復雜的系統綜合工程，在中國商飛公司領導下三大中心協同合作進行研制，作為大型客機項目的主制造商。同時涉及國內參與設計的供應商、參與制造的供應商等。國外有材料供應商、系統供應商等。大型客機項目中這些參研單位在工作中形成的相關檔案資料，應該是高度共享，一個參研單位的檔案會是另外參研單位工作的輸入條件，各個參研單位檔案既是本企業大型客機項目工作的最終環節，同時又是整個大型客機項目研制過程中的中間環節。檔案數據即形成即利用，必然相互間共享程度高。
2 大型客機項目檔案信息化程度高
從新支線飛機項目管理和檔案管理的實踐來看，新支線飛機項目建立了基于Wind chill的系統平臺。該平臺的實施范圍涵蓋了ARJ21參研的四廠(上飛、西飛、成飛、沈飛)、一院(原第一飛機設計研究院)、三所(630所、637所、623所)以及近20家的國外供應商，成為了ARJ21飛機研制過程中各個參研單位的協同工作和數據交換、共享及管理的統一平臺。同時該平臺與各參研單位內部的自身的系統管理平臺、設計平臺實現數據接口，數據從形成、歸檔、分發、發放完全實現信息管理。然而對參與國內、國外供應商尚輔助以郵件、移動介質以及紙質等手段進行數據傳遞及交換，尚未納入到信息系統平臺管理，檔案管理并未實現完全的信息化管理，數據在傳遞中存在著一些滯后現象。
借鑒新支線項目管理的經驗，大型客機項目信息管理程度必將更高，檔案管理作為大型客機項目管理的重要組成部分，檔案信息化的程度也必將更高。不僅在中國商飛和三大中心內部會實現統一平臺，數據交換無縫鏈接，充分地按需索取。同時實現對國內外供應商的數據管理有序的、規范的信息管理。因而檔案管理實現數據傳遞過程中的完全數字化，傳遞速度、準確性、效率等有根本的改善。
3 數據多頭傳遞，檔案部門負責數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性
傳統意義上對企業檔案工作的理解可以主要概括為三個字收、管、用。企業檔案部門往往是企業研制資料的最后管理部門。檔案部門在收集到這些資料后進行索引、分類管理，為檔案檢索利用提供便利。因為檔案資料在歸檔后可能很長時間利用一次甚至可能不用，檔案部門的工作往往被企業管理者忽視。檔案工作者在對檔案編研，深層次加工，為企業產品研制提供參考等工作上花較大的工夫。
在大型客機項目檔案管理工作中，各企業檔案部門除了行使好檔案的收、管、用的職能外，還承擔了數據傳遞的重要責任。從新支線飛機項目檔案管理的現狀來看，設計所檔案部門在形成工程數據檔案的同時，通過系統平臺將數據發給生產廠檔案部門。生產廠的檔案部門將數據作為生產依據在企業內部各生產車間進行數據傳遞。由此可以看到檔案部門直接參與型號項目管理工作，進行數據的有效傳遞。從新支線項目檔案管理趨勢以及大型客機檔案管理的特點來看，各企業間工作實質性的、最終的接觸將以檔案部門交換的數據為依據；適航審查、檢查設計、生產符合性將以檔案部門保存數據為準；企業人員工作利用也將以檔案部門發出的數據為準。檔案部門在數據傳遞中將越來越多地承擔數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性的工作職能。為此檔案工作組織結構以及功能行使也在型號項目研制中有所拓展。檔案部門將在大型客機型號項目中發揮更為重要的作用。
4 新增民機特點的檔案門類
民用飛機項目具有其區別于軍用飛機項目的特點。最為典型的民機必須接受適航審查，取得TC證和PC證。民機必須顧客至上，注重售后服務，民機必須加強客戶服務工作。中國商飛公司開創性地籌建了上海飛機客戶服務有限公司。
針對民機特有的工作，檔案管理工作應該摸索出適航檔案管理和客戶服務檔案管理特點，制定新增門類檔案管理辦法及規定，將該部分檔案進行有效的管理和提供利用。
在民機研制中還將產生其他民機特有的工作，檔案工作應該與時俱進，充分適應型號研制的需要，建立、健全民機檔案管理體系。
二、大型客機項目檔案管理的設想
針對大型客機項目檔案管理的特點，筆者認為建立統一的檔案管理制度體系和工作原則，可以為大型客機項目的檔案管理的各項工作順利開展奠定良好的基礎。
1 大型客機項目檔案制度體系建設
沒有規矩，不成方圓。在大型客機項目這個復雜的系統工程中，為了使各項工作協調一致，制度保障就顯得尤為重要。中國商飛公司檔案管理部門將建立大型客機項目檔案制度體系，以指導中國商飛內部、三大中心，甚至供應商的檔案管理工作。
大型客機項目制度體系的建設從型號檔案門類上應包括設計類文件的檔案管理辦法、制造類文件的檔案管理辦法、客戶服務類文件的檔案管理辦法、試驗類文件的檔案管理辦法、試飛類文件的檔案管理辦法、適航類文件的檔案管理辦法等。從檔案業務要求上應包括檔案文件的管理規定、檔案工作程序、檔案控制程序、檔案發放和接收程序、檔案歸檔著錄通用要求、檔案系統平臺管理要求等。
2 大型客機項目檔案管理的原則
變前端控制為源頭控制。前端控制是現代文件和檔案管理的重要理念。前端控制以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久銷毀的不同階段看成一個完整過程。在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體活動是中端，保存、利用或銷毀
是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學規劃，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的功能盡可能在這一階段實現。檔案工作者總是試圖在前端對文件進行控制，就檔案工作實踐來看，往往是事倍功半，收效甚微。
對大型客機項目檔案的管理應走出前端控制的誤區。努力將大型客機項目檔案的歸檔要求貫徹到標準化管理的要求中，進一步規范文件的源頭控制。源頭控制強調在文檔頂層設計框架中對整個業務范圍和流程進行分析、描述和設計，建立信息化的總體架構以實現理論上一致、功能上協調、結構上統一、資源上共享的目標。主要體現在從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，以確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用。檔案部門人員必須在項目前期與標準化管理部門人員充分溝通，將檔案管理要求貫徹到標準化管理的頂層要求，在審簽流程中規范文件的形成過程。進而保證歸檔文件的標準化、規范化，以利于查詢和利用。
將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制。以往的很多情況是檔案工作者往往不知道該型號、該任務會產生哪些資料，會有多少資料需要歸檔。尤其是對于那些不需要檔案部門參與發放等工作的數據、資料。大型客機項目檔案管理工作可與項目的研制緊密結合，將檔案歸檔建立在大型客機項目管理計劃、考核、任務評審等的基礎上，把大型客機項目管理計劃作為檔案的歸檔計劃，做到對型號檔案歸檔的資料有據可查。將歸檔情況上報型號管理部門，作為型號管理考核的依據以督促型號資料的歸檔。參加大型客機型號的各項任務的評審會，既對各類資料有效地歸檔，又充分了解型號研制的進展，為檔案編研、檔案的深加工奠定了基礎。通過多項措施將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制，充分為項目研制工作服務，同時全面地收集型號檔案資料，便于今后的利用。
對大型客機型號檔案的合理組卷。因為飛機設計是一項極為復雜的系統工程，各設計系統之間相互之間有著千絲萬縷的聯系，技術文件之間相互引用，多頭引用，循環引用等，型號檔案的組卷存在一定的困難。
筆者認為可以從飛機的研制階段、具體型號任務等方面對型號檔案進行組卷。飛機研制可以分立項論證階――可行性論證階段――預發展階段――工程發展階段――批生產和產業化階段五個階段。如果需要查找一份設計文件，可能在不同階段的文件描述也是不同的，這樣僅能從文件名稱上作些區分。如果檔案人員能夠在型號研制的不同階段對檔案進行邏輯上的組卷，筆者認為能夠為用戶查詢利用提供便利。同時也整理出型號檔案的脈絡，為民用飛機研制積累有益的經驗。然而，僅靠檔案人員從文件的題目、內容等判斷該文件屬于某個階段，很難判斷準確。從以往的實踐來看，每次飛機的轉階段都將召開評審會，進行系統、全面的評審?？梢砸栽u審時間來劃分，做個粗略的判斷，作為型號項目檔案分階段劃分的有效依據。在劃分每份檔案的所屬階段后，應可以再按主題進行組卷。主題可以分類別對待，如外協項目以合同為脈絡，試驗及試驗件以試驗管理流程為脈絡，特殊任務如物理樣機、展示樣機、電子樣機等可以以具體任務的執行流程為脈絡……總之，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰檔案的查找線索。
三、基于大型客機項目的檔案系統建設
1 建立數字檔案館
數字化時代，飛機的研制將全部實現數字化定義、數字化設計、數字化制造，這就對檔案部門提出了更高的技術要求，如何通過信息系統平臺實現異地數據的接收與發放；檔案部門與設計、工藝、質量等部門的信息系統如何進行數據的在線歸檔；檔案部門對原有紙質檔案等傳統載體檔案進行數字化處理的管理利用等問題要達到知識管理目標，都需要通過建設數字檔案館來實現。
大型客機項目是國家投資，型號項目檔案理應歸國家所有，中國商飛公司代表國家對大型客機項目檔案進行管理。中國商飛公司下屬三大中心在大型客機項目中目標一致、職能各異、避免了企業因為知識產權、商業秘密等原因，檔案、資料的交換壁壘，為建立公司統一的數字檔案館奠定了基礎。
中國商飛公司可建立統一的系統平臺，統一的檔案管理制度、統一的數據源，形成共享模式的大型客機項目數字檔案。三大中心的大型客機型號檔案是中國商飛公司大型客機項目檔案的重要組成部分。在中國商飛檔案部門的指導下，搭建大型客機項目數字檔案館的共享功能框架。
在大型客機數字檔案共享功能框架中，其所存儲資源的長期可存儲性是重要前提，因為共享是一個系統，沒有資源的攝入，存儲、利用無疑會成為無源之水和無本之木，所以大型客機項目數字檔案共享框架必須以三大中心數字檔案館的大型客機項目檔案資料長期可存儲性為基石，通過標準接口實現資源共享與服務整合。其中重點要解決的是集成現有各種異構的設計、制造系統，兼容大客研制過程中應用到的CAD、CAE、CAM、EDA及其他軟件設計等工具設計數據，確保這些數據的一致性、有效性、完整性、可追溯性和安全性，并作為大客研制過程中的統一信息中樞和型號的統一數據中心。
2 建立獨立的檔案系統平臺
以上海飛機設計研究所在研制ARJ21飛機項目來看，目前上海飛機設計研究所檔案管理涉及的系統平臺主要有CPC、ECMS、VPM、OA和金航百科檔案管理等系統。
