時間：2023-06-06 09:33:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司的檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
一、供電公司增強檔案管理的重要性
企業文化的養成在一定程度上有賴于檔案管理體制的完善模式，企業文化作為一種人文環境，對每一位員工，對每一個公司都有著不可忽視的重要作用，通過對員工檔案進行管理分析，我們可以對員工的文化背景、生活習慣有一個較為全面的了解，并在此基礎上，將相同文化背景，相似生活習慣的人組織在一起，能夠促進團隊成員之間的和諧相處，從而形成了一種和諧向上的企業文化環境，這種企業文化一旦形成，又促進了員工自身的發展。可以說檔案管理在供電公司的日程管理與發展方式上扮演著舉足輕重的角色，發揮著越來越重要的作用。
二、檔案管理對于基層電力公司的作用
基層電力公司在檔案管理工作的實際操作中，要將檔案管理制度化，將檔案管理的責任落實到個人，采用科學的管理手段，利用財務審核、管理經營、資料整理等方式，建立起一個高效的檔案管理體系，并將檔案管理作為日程工作考核的一項重要內容，并不斷提出新的要求，在新的目標的促進下，刺激自身的發展，保持企業健康發展的勢頭。貫徹落實國家關于檔案管理的各項規定，結合基層工作的實際，制定出貼合企業自身的檔案管理方法，保證了檔案管理的高效性與科學性，實現檔案管理的制度化。科學技術的迅猛發展，計算機技術的持續更新，互聯網不斷普及，我們可以借助網絡對檔案進行更加高效的管理，根據實際情況，對檔案進行持續的更新，大大增強了基層電力公司檔案管理工作的時效性，并在此基礎上，對檔案進行分類管理，企業能夠根據自己的需要，從檔案中對員工進行分類管理，有利于人才的選拔與培養，發掘出每一位員工的潛能，在促進員工自身發展的同時，提升了整個公司的實力，實現了員工的個人價值與企業的社會價值。依法治國作為我國法律建設的基本方針，在此基礎上，我國不斷加大立法力度，建立起較為完善的社會主義法律體系，近些年來，國家逐漸重視檔案工作，加強了對檔案管理工作的立法。在這一背景下，要求基層電力公司在檔案管理的工作中，遵守國家法律法規，以法律來規范檔案管理工作，在法理上，為基層電力公司管理的重要性與規范性提供了法理依據，同時也為普通公民維護自身的合法權益提供了法律依據，保證了我國檔案管理工作的持續穩定的發展。檔案管理工作絕不像我們認為的只是將個人信息與成長經歷、生活環境簡簡單單的記錄下來，而是在對檔案進行合理保護的同時，對檔案進行科學的使用，使檔案成為公司選拔人才，發掘員工才能，實現其人生價值的重要手段。
三、增強檔案管理的策略分析
基層供電公司檔案的管理要立足于企業實際，著眼于企業發展的前沿，采用合理、科學的檔案管理方式，對基層電力公司的檔案進行有效地管理。檔案的管理首先應將檔案的安全儲存放在首位，充分做好檔案管理工作的防火、防水等保護工作，在安全的環境中，對檔案進行保存，由于檔案管理的周期較長，在檔案管理的過程中，面臨著諸多突況與偶發因素。為了排除外在因素對基層供電公司檔案管理工作中的影響，必須為檔案管理提供一個安全穩定的外在物質環境，使得檔案存儲環境能夠抵御各種自然災害與人為的破壞，基層供電公司在進行檔案管理是要充分考慮到地震、洪水、臺風等自然災害的發生，保存檔案的外在物質環境，要有效的抵御地震、洪水、臺風的能力。同時加強防火、防電的措施準備，尤其是加大防火力度，盡快的降低火災發生時對檔案的危害，盡量降低人為因素對檔案管理帶來的危害，保證員工檔案的安全。檔案管理的最終目的是科學的使用檔案資料，因此基層供電公司在管理檔案的過程中要建立起科學有效地檔案檢索與查閱機制，通過科學合理的檢索與高效的目錄設計，幫助檔案管理人員能夠對檔案做出簡單、明了的分類，使得公司的領導者在需要檔案時，能在較短的時間內找到需要的檔案，并且能夠通過檔案信息及時了解各個員工工作的基本狀態與職業素質，縮短了了解的時間，保證了了解的可信度，從而能夠從多個層次上全方面的了解員工的狀態，加深對員工的理解，從而發掘與培養出企業發展需要的人才，促進企業的發展，從人才的選撥與培養上幫助企業找到一條適合自身發展的道路，實現基層供電企業管理體制的進步。
四、結語
檔案管理作為基層電力公司日常管理工作的重要組成部分，對其科學發展、持續進步有著重大的影響。因此，基層電力公司必須重視檔案管理工作，發掘檔案管理的重要意義，在對檔案進行安全保管的基礎之上，充分發揮檔案的作用，培養企業文化，發掘員工的天賦，不斷培養員工能力，提升員工的整體素質，從而保證了企業的發展勢頭，促進企業的健康發展。
作者:吳華羽 單位:青神縣供電有限公司
隨著現代科學技術的不斷進步，信息化成為繼工業化之后生產力發展的一個新階段,它對社會經濟的發展乃至整個人類文明產生巨大影響。目前,信息化已涉及到社會生活的各個領域,并對產業結構、就業結構、社會組織以及個人行為方式產生重大影響，作為經濟發展領頭人的集團公司更是信息化潮流的必然波及者，全面加強信息化建設才能跟上時代的潮流，才能始終走在科技的前沿，才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。作為一個有著復雜機構、眾多員工的集團公司，檔案管理的信息化無疑對企業運作效率有著重大的影響，因此加強對集團公司檔案管理信息化的研究，完善集團公司檔案管理的信息化建設有著重大的現實意義。
一、檔案管理信息化的相關概念
檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。它主要包括五個方面：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設。
其中，檔案信息資源建設是檔案管理信息化建設的基礎和核心。它的主要任務：一是館藏檔案的數字化，二是現有電子文件的歸檔工作。后者指的就是您在各項公務活動中形成的有查考和利用價值的電子文件，要按照有關要求及時歸檔，而且要做到齊全完整，真實有效。
檔案信息化建設最終將要實現四個方面：一是檔案信息的數字化、網絡化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息高度共享；四是將引發檔案管理模式的變革。
進行檔案信息化建設時，必須遵循的原則是：文檔一體化，歸檔雙軌制和確保網絡安全。
文檔一體化，要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。這是檔案信息化建設的前提。
歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則，就是按照我國國家檔案局的要求，將電子文件與相同版本的紙質文件一同歸檔。因為盡管電子文件已經大量產生并在日常工作中應用，但是它的法律作用和憑證作用仍然還沒有取代紙質文件的地位。在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存著。
確保網絡安全，這是在檔案信息化建設過程中我們所不能忽略的重要問題。首先機密檔案信息的安全保密問題，應設置訪問權限、身份識別等；其次計算機系統運行的安全問題，應采取相應的措施，如安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件，對歸檔信息定期進行下載備份等；同時還包括公共設施的安全管理等多項措施。
對檔案管理信息化建設的認知有助于明確檔案管理建設的目標，明確檔案管理建設發展的方向。檔案管理信息化建設目前還有很長的路要走，包括政府、企業都要不斷地適應社會發展的潮流，實現高效率的檔案管理運作。
二、我國集團公司檔案管理信息化發展現狀以及存在的問題
集團公司是企業集團中居絕對控制地位的控股公司，在企業集團中起主導作用，通過多種連接紐帶決策、影響、引導眾多企業的經營方向、發展戰略、產品類型、市場定位乃至對一個國家、地區、產業的經濟發展起到重大影響的作用。集團公司本身的特點就決定了它的檔案管理信息化建設的必要性，龐大的機構必須依賴高科技水平的信息化來提升效率。
但是目前我國的集團公司檔案管理信息化建設還存在著一些問題：
一是集團公司檔案管理信息化的理論落后。這主要是檔案信息管理理論的發展跟不上檔案信息管理實踐工作的現實需要,檔案信息管理理論雖然來源于檔案信息管理實踐,但它同時又指導檔案信息管理的實踐活動。所以，檔案信息管理理論必須面向應用研究和工作實踐,能給檔案信息管理事業的發展指明方向,同時，工作人員也應注重檔案信息管理理論的研究,以便增強檔案信息管理理論指導實踐的適應性。而一些集團公司常有這樣的觀念：檔案信息管理工作的工作經驗還是管理技術甚至管理理論,都是在具體實踐形成的，即使沒有理論基礎,只要較好的模范前人的做法,工作也能夠繼續進行,而理論研究則是理論工作者的任務,但是在從事此理論研究的很多人中,很少或者無法聯系檔案信息管理活動的實際狀況來充實自己的理論發展,從而使檔案管理信息化的理論研究在很大程度上成為純理論的演繹和歸納。
二是集團公司對檔案管理信息化不夠重視。一些集團公司的檔案管理工作一直沿用傳統的手工操作模式和服務手段，有些檔案工作者對這種原始工作程序的相對熟練，再加上一些領導者對于檔案信息現代化管理的緊迫性、必要性認識不足，因此，在政策上和管理上也不夠重視。
三是部門之間缺乏合作，低水平重復運作。集團公司本身的機構龐大，甚至很多部門之間還有空間上的距離，因此作為管理檔案信息資源的各下屬機構之間，容易缺乏有效的溝通機制和合作意識，對于共同的問題各自為戰，導致低水平的重復開發和運作，造成人力、物力、財力的巨大浪費。另外，在很多企業中，檔案管理部門與其他信息管理部門合作也很匱乏。
四是檔案管理信息化建設質量不高，缺乏規模性。很多集團公司為了宣傳效應也建立了一些象征性的網站，網站上也上載開放一些檔案目錄，并部分開放檔案原文、照片、錄音、錄像等，但是往往是缺乏一定規模，能產生一定影響的更是微乎其微，而且各類檔案信息的不平衡，某些信息貧乏而某類信息過剩，通常一些檔案信息在加工處理和流通過程中失真；檔案信息加工遲滯，使信息價值受損，甚至失去價值；信息服務缺乏針對性和預測性。
五是檔案管理信息化建設現代化基礎條件不足。檔案信息管理體系是一個由先進設備和技術、管理、數據和人所組成的結構性綜合體。盡管大部分集團公司掌握或者開發著先進的科學技術，但是在檔案管理上的應用卻不夠，這主要與企業高層的重視有關。同時也缺乏相應的人才，目前許多單位檔案管理操作人員沒有受過專業訓練，專業素質低，缺乏對現代化管理科學和計算機功能的高層次認識，大多數單位還存在檔案人員兼職或身兼數職的情況，使檔案管理人員的結構產生了嚴重的不合理的現象。
除了以上問題之外，集團公司在檔案管理信息化建設方面也具有一定的優勢，比如集團公司的人力、資本、技術水平等決定它們都有進行信息化建設的條件和實力，所以相對與小企業來說建設成本較低。
總之，集團公司的檔案管理建設還存在著很多的問題，但是由于它引領著其他企業的發展方向，因此必須也應該引起相關部門的重視。
三、對集團公司檔案管理信息化建設的建議
從以上的分析中我們可以看出集團公司檔案管理信息化建設的一些現狀以及存在的一些問題，針對這些問題我們提出以下建議：
1.首先從思想上認識檔案管理信息化建設的作用，明確檔案管理信息化建設的目標。集團公司的檔案是其重要信息資源，檔案管理的信息化建設是企業信息化建設的組成部分，也是企業檔案管理創新的重要方面。因此集團公司應將檔案管理信息化建設納入企業整體信息化建設的規劃和方案，檔案管理信息化建設要適應企業信息化的要求，建立科學、適用的文件歸檔、保管和利用管理系統，正確處理循序漸進與整體提升的關系，保證企業檔案信息化建設健康有序發展。
2.在戰略上，集團公司的行政管理部門應加強對企業內部檔案管理信息化建設的引導，同時應加強對所屬及控股子公司檔案信息化建設的規劃和指導，保證企業檔案信息化建設順利進行。其次，集團公司的檔案管理信息化建設要與企業改革與流程再造相結合，與企業檔案管理模式創新相結合，要積極開展對企業檔案信息化的研究，及時交流和推廣先進經驗。
3.在管理上，建立健全集團公司檔案管理信息化建設的相關規章制度，并建立適應企業信息化要求的檔案管理系統。根據國家有關檔案信息化建設的規范和標準，建立健全電子文件的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。切實落實各項制度實施的保障措施，根據電子文件的特點，執行相關技術標準，規范電子文件的數據格式，實現電子文件、電子檔案的全程管理。
重視檔案信息管理系統的設計和管理軟件的選擇與開發。企業檔案管理系統應與企業有關管理系統(如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等)相銜接，確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。依據國家有關檔案信息化建設的規定、規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯網及內聯網檢索功能，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入(輸出)及格式轉換的控制與管理，滿足集團公司文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。
4.在技術投入上，要做好對計算機系統及數字設備中形成的電子文件（數據）的采集、歸檔、存儲和管理工作，做好對已有紙質、照片及聲像檔案進行數字化處理工作，為企業提供檔案信息網絡化服務。企業應采取有效措施，加大投入，確保企業檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用，全面推動企業檔案管理現代化。要堅持技術與管理并重，以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。企業檔案管理理念、方法、技術和手段要充分考慮信息技術的發展和最新成果的應用，信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。
檔案中介公司是檔案中介機構發展分化而產生的一種類型。我國檔案中介機構最早的形式是1992年6月沈陽市成立的沈陽市檔案信息開發服務中心[1]。此后十年，國內陸續出現了檔案事務所、檔案寄存中心、檔案信息咨詢中心等檔案機構。其中檔案中介公司通常以檔案信息技術有限公司、檔案管理有限公司的名稱出現，以出售檔案用品、檔案業務服務為支撐。
鄭州地區檔案中介公司這些年發展迅速，為了更好地了解該地區檔案中介公司的現狀，本文選取鄭州10家檔案中介公司作為樣本，采取實地調查與網絡調查相結合的研究方法進行研究。實地調查法主要對鄭州地區10家檔案中介公司現場走訪，并通過工作參與的方式掌握第一手信息資料，了解了研究對象的工作環境、公司規模、員工數量以及工作內容等直觀情況。網絡調查主要針對調查對象的人事選聘情況展開。
通過調查，筆者對檔案中介機構的定義以及鄭州檔案中介公司的現狀與問題有了更全面、更深入的了解。
2 檔案中介機構的定義
學術界主要出現了兩種檔案中介機構的定義。第一種以“中介組織”為屬概念，將檔案中介公司定義為檔案行政管理部門和社會之間溝通橋梁、聯系紐帶。如黃力、李圭雄認為：“檔案中介機構是專門提供檔案管理服務的社會中介組織，是社會化檔案管理的’商’”[2]；宗培嶺認為：“檔案中介機構是介于檔案行政管理部門與社會之間提供檔案業務服務的社會中介組織”[3]。第二種以“服務公司（經濟組織）”為屬概念，強調檔案中介機構的法人地位，認為檔案中介公司是提供檔案業務服務的獨立組織。如劉勤認為：“檔案中介機構，是依法運用檔案專業知識，按照一定的業務規則或程序為委托人提供檔案事務、檔案業務培訓、檔案技術咨詢服務、檔案工作標準認定等服務的經濟組織。”[4]
因此，基于對鄭州檔案中介機構的實地調察以及相關文獻的研究，筆者認為檔案中介機構定義有宏觀和微觀之分：宏觀的檔案中介機構是指聯接檔案行政管理部門與社會，提供檔案信息咨詢服務的社會中介組織；微觀的檔案中介機構是指依靠軟硬件、人才、管理以及技術優勢，面向企事業單位、機關團體、社會組織和個人，提供實體檔案整理與寄存、檔案信息咨詢與加工、檔案管理信息系統開發和檔案人才培訓的檔案服務機構。
本文采用檔案中介機構的微觀定義，并提出檔案中介公司是以盈利為目的、具有獨立法人地位的檔案中介機構，符合鄭州地區的檔案中介實踐。
3 鄭州檔案中介公司現狀調查
本研究選取的10家檔案中介公司名稱有三類，如表1所示，主要調查的是公司發展規模、服務內容、服務對象以及人才狀況。
表1 十家檔案中介公司名稱
3.1 檔案中介公司的發展規模。“從業人員數”是重要的企業規模劃型指標，它具有簡單、明了的特點。因此筆者對鄭州檔案中介公司的人員規模進行了調查，結果（見圖1）顯示，有60%的公司人員規模處于1-49之間，20%的處于50-99人之間，另外有20%的處于100-499人之間。
圖1 鄭州檔案中介公司人員規模
根據《企業規模劃分標準》，從業人員10人及以上，100人以下的為小型企業，從業人員10人以下的為微型企業，鄭州檔案中介公司大部分屬于小微型企業。
3.2 檔案中介公司的服務內容。調查研究發現，鄭州檔案中介公司服務內容主要分為以下三類：
一是檔案信息技術類。主要內容是檔案信息化建設，包括數字檔案軟件開發、檔案數字化加工與處理、電子文件管理系統設計與維護等。
二是檔案勞務工作類。主要指檔案領域的勞務性工作，包括檔案人員管理與培訓、檔案實體整理與托管、檔案制度建立、檔案管理咨詢等。
三是檔案用品售賣類。主要指出售檔案活動中的各種耗材如檔案盒、卷皮等，檔案設備如裝訂機、除濕機、號碼機等。
3.3 檔案中介公司的服務對象。調查結果顯示，鄭州檔案中介公司的服務對象包括兩個方面：
第一，服務于政府、機關及事業單位。這些單位內部設有專門的檔案業務部門、明確的檔案規章制度、規范的檔案辦理流程，但由于力量有限，往往需要檔案中介公司的輔助。
第二，服務于企業、組織和個人。企業對象涉及能源、電力、建筑工程等行業，主要是大型企業。它們能夠意識到檔案管理帶來的巨大價值，同時有能力支付檔案業務外包的費用。組織和個人則是因為偶有出現檔案管理需求但無力實現，可以求助于檔案中介公司。
3.4 檔案中介公司的人才狀況。人才狀況是衡量一個公司實力的重要指標。通過研究鄭州檔案中介公司員工學歷的分布狀況，可以直觀地判斷企業資質優劣。
圖2 鄭州檔案中介公司招聘要求學歷層次情況
調查結果如圖2，50%的公司要求最低學歷中專以下水平，40%的要求為大專以上，10%的要求為中專，沒有公司要求最低學歷為本科。這反映出目前鄭州檔案中介公司的人才構成結構缺乏合理性，高素質檔案專業人才不足。
4 鄭州檔案中介公司發展中存在的問題
4.1 業務同質化嚴重，缺乏特色服務。檔案中介公司可以提供檔案管理任一環節乃至整個流程的服務，但鄭州檔案中介公司服務內容的調查顯示，目前業務開展的情況是同質化現象嚴重，小型公司多從事檔案勞務工作，大型公司著眼于檔案數字化、信息化開發工作。公司沒有令人耳目一新的亮點，作為用戶很難根據自己的需求挑選最合適的公司；作為商家，也難以在競爭激烈行業內凸顯自己的核心競爭力，特別是中小型公司無法實現持續發展。
4.2 企業規模較小，行業規模不足。從業人員數量的調查，顯示出鄭州檔案中介公司在規模上存在兩個方面的問題。一方面，鄭州八成的檔案中介公司從業人員數量都不足百人，缺乏一定的規模，既無法滿足消費者各種檔案管理的需求，也無法為公司帶來更高的經濟效益；另一方面，鄭州檔案中介行業規模不足，相關企業數量少，從業人員總量低，同時缺乏規模相當的企業作為領軍人，沒能形成規模經濟，發揮行業性的規模優勢。
4.3 高水平、專業型人才匱乏。從調查的情況來看，鄭州檔案中介公司的人才構成模式往往是“專業領導+非專業員工”，即少數檔案專業出身的高級人才居首，統籌公司規劃，負責業務開展；底層雇傭大量非專業的廉價勞動力，經過簡單的上崗培訓從事一些基礎性、重復性的勞務工作。這導致了三個問題：缺乏專業背景人才，人才水平低和“唯技術主義”傾向嚴重。首先，許多檔案中介公司的大多數員工都不是檔案科班出身，難以站在專業的角度審視自己的工作，阻礙了企業的升級與發展；其次，低水平人才在學習新技術、新知識，掌握新技能方面都具有一定的劣勢，效率偏低；最后，大型檔案中介公司在招聘中更加偏向IT、編程等計算機專業出身的人才，一如檔案學理論研究領域出現的“唯技術主義”，偏離了檔案的本質。
4.4 宣傳營銷工作薄弱，社會影響力有限。市場推廣是現代企業發展必不可少的手段，但是在調查中，筆者發現鄭州檔案中介公司中存在大量不重視宣傳營銷工作，導致社會影響力十分有限的情況。首先，以“檔案中介”為關鍵字在互聯網中通過Bing、Baidu等搜索引擎檢索，命中相關網站極少，而且有些網站設計粗糙、數據更新滯后，無法吸引訪客。其次，檢索已知的檔案中介公司，發現大多數公司沒有官方網站，即使個別公司建立了主頁，其也被大量招聘信息所湮沒而難以找到。
5 鄭州檔案中介公司發展對策的思考
5.1 著力打造優勢服務項目，增強核心競爭力。創新是落后者超越領先者的唯一途徑[5]，打造優勢項目就是這種創新。在行業同質化的背景下，首先，小型檔案中介公司應側重特色項目，提升該項目的服務水平，獲得效率以及價格優勢，打造一張獨具特色的企業名片，同時依靠優勢技術推動企業的全面發展。其次，一定地域范圍的中小檔案中介公司可以結成聯盟，發揮各自的優勢技術，優化重組結合成前后緊密相連的整體，為客戶提供“一站式”服務，獲得集聚效應，實現部分功能相加大于整體的效果。
5.2 優化公司運營，拓展服務領域。基于“檔案利用”為核心，筆者提出兩種檔案中介公司發展模式。按照中介連接對象的不同，分為“企業-決策者”和“檔案館-公眾”兩種模式。
（1）企業-決策者模式。目前主流的服務模式是公司單向面對企、事業單位提供檔案服務。本模式設計將企業檔案信息同企業決策者相對應，檔案中介公司居中處理、加工檔案信息，再將具有價值的內容反饋給決策者幫助決策，提升企業效益。這一模式流程的關鍵變化在于，中介公司的業務重點從檔案管理流程的前端轉移至后端，從側重實體整理與保管，轉移至側重檔案信息的開發與提供利用。這對檔案中介公司也提出了新的要求：專業的信息分析、深度的信息開發以及清晰的信息表述。信息的價值是巨大的，該模式下檔案中介公司的社會價值、認可度都將得到提升，必然有著更光明的發展前景。
（2）檔案館-公眾模式。這一模式是為了解決文件數量指數級的增長規模與公共檔案館管理能力有限之間的矛盾。該模式分為兩個階段。第一階段，檔案中介公司可以承擔一些基礎性的勞務工作，減輕檔案館的負擔，推動檔案館轉變職能，更好地開發檔案信息資源，為公眾提供檔案服務；第二階段，中介公司可以承擔一些不涉密檔案的編纂開發工作，承包檔案陳列展、城市記憶展等檔案展覽，參與檔案有關紀錄片、宣傳片的拍攝，與檔案館共同向公眾提供更加優質、及時的檔案信息。既提升了檔案事業在人們心中的地位，也提升了檔案中介公司在社會上的影響力。
5.3 完善人才結構，提升服務水平。人才是企業發展的關鍵要素。針對鄭州檔案中介機公司現有的人才結構，筆者提出三點措施：一是加強在職人員業務培訓。公司應定期開展培訓，聘請大學教授、檔案局（館）專家授課，指導在職檔案人員系統學習國家有關檔案法規和規章制度，掌握檔案業務標準，用理論指導檔案工作實踐。二是重視新員工上崗培訓。上崗培訓不僅要注重講解實踐操作方法，也要兼顧理論知識講解；既要學習單項具體操作，也要熟悉整個業務流程。做到理論與實踐相結合，整體與部分相結合。三是引進高學歷專業人才。信息化時代，檔案與計算機網絡技術的融合是大勢所趨，計算機網絡知識是每一個檔案專業人才所必備的，既要滿足信息化時代對檔案從業者計算機水平的要求，又要以檔案知識作為主體。因此，企業可以招聘高學歷的檔案專業人才，他們專業知識豐富，又掌握一定的計算機知識，是發展檔案事業的主力。
5.4 重視宣傳工作，挖掘潛在需求。檔案中介公司的業務開展不能局限于政府、企事業單位，在數量上處于絕對優勢的公眾也是主要的服務對象。因此，鄭州檔案中介公司應該拋棄忽視宣傳工作的錯誤觀念，積極宣傳公司業務，開發新的客戶群體，挖掘潛在需求。
（1）多渠道宣傳企業業務與服務。多渠道包括平面廣告、多媒體廣告以及網絡途徑。企業通過這些渠道宣傳公司的發展歷史、業務內容、服務優勢，提升知名度，擴大影響力。
（2）重視客戶反饋，挖掘客戶潛在需求。鄭州各檔案中介公司在服務過程中應當注重和顧客的交流，及時了解顧客的反饋信息；在平時可以開通微博、微信公眾號及網站留言等媒體服務，搜集社會大眾的反饋意見，分析不同的需求方向，挖掘服務對象。
一、上市公司會計檔案的屬性和特征
會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業性、時序性、平衡性、規范性、責任性、公開性等。其中，專業性主要源于會計專業活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。
1．規范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關法規已經對其會計檔案生成和管理的規范性作出了具體的規定。實行會計電算化以后，監管部門一般采用強化生成和修改權限、限定統一軟件或文件格式、指定權威媒體等方式來規范電算化會計檔案的管理。
2．責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內容方面都必須嚴格符合相關法規和客觀事實，它直接關系到成千上萬投資機構和個人的利益，間接關系到證券市場的穩定乃至整個國家的經濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關管理制度、明確目標責任、完善內控系統等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務部門對會計檔案內容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關違法行為均將受到嚴懲。
3．公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉而公開你的會計檔案，接受公眾(不論是否股東)的監督。一般來說，對于公眾應公開會計報表，而對于審計和監管部門則公開全部會計檔案。
二、我國上市公司會計檔案管理的主要問題
自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數量不多且證券市場管理極不規范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發展，問題的嚴重性越來越凸現出來。近年來，我國上市公司中發生的與會計檔案有關的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。
1．上市公司對會計檔案管理態度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現象形成鮮明對比的是，上市公司在財務造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設備融資租賃合同、材料和產品購銷合同、進出口發票和海關印章等手段，于1997年虛構利潤0．4億港元，1998年虛構利潤0．38億港元，1999年虛構利潤0．13億港元,2000年虛構利潤0．93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。
2．會計檔案的保管期限不當。關于會計檔案保管期限的問題應該區別對待：有的上市公司存在無意或有意(掩蓋違法犯罪事實)提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1．1億元的二號發電機組被公安機關確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發電機組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關于收購該發電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調的是，現有的會計檔案最低保管期限(會計憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效(20年)，而過早地銷毀會導致相關司法取證的困難。
3．會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構的相對獨立性兩部分。它們理應是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內部人及利益關聯者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現象。這種現象發生在會計檔案收集――保管――利用的各個環節上，甚至影響到上市公司的監事會、獨立董事以及公司外的審計機構和監管機構。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構交易對象、偽造銷售合同及出口報關單、虛開增值稅發票、偽造免稅文件和金融票據等手段，虛構巨額利潤達7．45億元。深圳中天勤會計師事務所卻出具了無保留意見的審計報告，關聯利益機構肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。
4．會計檔案信息開發利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，具體體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值，具體包括證據價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創造財富。而對于第二價值來說，證券法規禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現均不佳，主要原因既有管理素質的問題也有道德和法律責任的問題。
三、完善上市公司會計檔案管理的措施和建議
1．更新認識，推進制度建設。加強學習和調研，認識會計檔案對公司、公眾和監管部門的重要作用，嚴格按照法律法規的規定進行會計檔案整理和保管。在公司內部，應設立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當的法律和經濟資質外，還應具有適當的檔案監管素質，再強化監事會的監督職能，以此制衡財務和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經理、董事會秘書也應納入會計檔案責任人的行列。
在公司外部，首先建議改由證監會或證交所委托會計師事務所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務所和上市公司之間的畸形委托關系，保證會計師事務所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監管部門統收統支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應適當增加證監會法律、財會和檔案專業人員數量，強化人員專業素質，并充分發揮各級財政部門和檔案行政部門的監督指導作用。最后，還應該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應以立法形式嚴厲追究責任。
2．保證會計檔案適當的保管期限。《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內和保管清冊的相關欄內列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。
3．加強會計檔案的信息資源開發利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現，除傳統的查閱、展覽、制發副本及證明、目錄信息、咨詢等服務方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態分析、趨勢分析和同業對比等財務分析技術，深入進行數據挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發現一些隱藏較深的問題。根據電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統，不斷提高會計檔案利用的服務效率和質量，并強化相關網絡信息資源的開發利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監管。
參考文獻：
①符少華，淺析新時期的會計檔案管理，《湖北財稅》，2003．12
關鍵詞：油田公司；社保工作；工作優化
大港油田公司自成立社保管理中心以來，養老保險、醫療保險、工傷保險、生育保險和失業保險各大類社會保險的運行不僅降低了大港油田公司的負擔，還保障了職工的基本生活，在穩定大港油田公司正常運行方面取得了較大的成效。但是，隨著我國保障制度的不斷改革，大港油田公司的社保管理工作在開展過程中，仍存在很多問題。本文就大港油田公司社保管理工作中存在的問題進行探討，進而提出相應的優化措施。
一、油田公司社保管理工作中存在的問題
（一）無法有效監督異地退休職工
大港油田公司的職工有很多，呈現遍布我國各地的現象，很多退休職工都會返回戶籍地養老。但是，大港油田公司社保管理工作受自身條件的限制，無法及時的對異地退休職工人員進行實際調查，每年都需要依據退休職工人員的生存證明和相關報銷票據支付較高數額的保險金，對異地退休職工人員的真實健康、生存狀況無法進行有效監督，甚至無從得知異地退休職工人員病故等信息，存在退休職工人員保險金冒名報銷和冒名領取的現象。
（二）部分職工對養老金賬戶知之甚少
大港油田公司的養老賬戶卡都是由社保管理中心的工作人員經手辦理的，每年年初經辦人員將賬戶中的金額核對后，由職工確認簽字蓋章，進行養老保險職工卡的存放管理。很多職工很少接觸養老賬戶卡，對養老賬戶中的內容知之甚少，不知道自己繳納養老金的數額，公司繳納養老金的數額，甚至不知道自己養老金賬戶中已存數額。這種情形下，說明大港油田公司部分職工對養老金賬戶不甚了解，一旦社保管理中心的工作人員操作失誤，丟失養老金存檔數據等，就會造成較大的麻煩，帶來損失。
（三）嚴重浪費醫療資源
大港油田公司醫療保險報銷存在資源浪費的現象，如有的醫院醫生不能嚴格按照相關醫療制度看病，出現職工一個人生病，全家人都吃藥的現象，醫生為了收受回扣為職工開具很多不在報銷范圍內的醫藥；有的醫院為了創收，甚至為職工出具高額醫療檢查項目，甚至存在職工和醫院合作作弊的行為，為職工出具收費高的項目和冒名住院現象；有的醫院為職工醫療多記亂記收費項目；有的醫院將不能直接結算的醫療事項也按照一般住院情況結算，如職工打架、自殘等。這些情況都說明，我國醫療改革存在較大的漏洞，也造成了大港油田公司醫療保險的浪費，管理工作的困難。
（四）社保檔案管理需強化
目前我國和天津市還沒有實行統一的規范化社保檔案管理辦法，但是隨著社保制度的深化改革，我們可以看到將來退休職工人員的社保檔案會轉向社會化服務管理，單位性的職工要變成社會性的職工檔案管理，這樣大港油田公司的社保檔案管理就會轉向國家相關保險部門，這樣如果沒有較好的社保檔案管理體系的支撐，勢必會帶來較大的工作量，對油田公司的社保檔案管理工作帶來困難。
二、油田公司社保管理工作優化措施
（一）參考先進做法，實施照片說話調查
針對異地退休職工退休金的領取問題，大港油田公司社保中心可以參考新疆生產建設兵團的做法，實施照片說話調查。具體內容為：要求異地退休職工人員每年于第一、三季度送交五寸近期免冠彩照兩張，否則就停止對其退休金的發放。異地退休職工五寸近期免冠彩照照相的辦法可以采取以下兩種：第一，使用帶有日歷照相的相機拍攝五寸近期免冠彩照，即退休職工人員的彩照上面帶有拍攝時間，否則認定照片無效；第二，異地退休職工人員手持當日掛歷拍攝五寸近期免冠彩照。照片送交公司社保檔案管理中心后，由工作人員組建原工作老職工對照片進行對照，確認異地退休職工人員的真實信息。
（二）妥善保存社保數據，做好社保數據備份
建議大港油田公司就職工養老保險賬戶卡參考借鑒天津市住房公積金的管理辦法，實施雙份打印管理制度，一份職工簽字蓋章確認后，交由公司社保中心保管，一份自己保存，這樣既有利于公司保護社保數據，做社保數據的備份，還有利于職工清楚知道自己社保金額的多少，自己繳納金額和公司繳納金額，自己未來領取金額等，做到心里有數，對社保數據的保管有雙保險作用。
（三）合理提高職工看病負擔比例
大港油田公司嚴重浪費醫療資源存在的問題，需要各主體進行積極配合改革。第一，實行醫療保險制度的微調，合理提高職工看病負擔比例，讓職工自己負擔看病部分比例，讓其自覺減少多余醫療行為，降低不必要醫療現象；第二，實行醫改解決回扣現象和高額檢查項目，降低醫療收費標準，降低高技術檢查項目，合理提高醫療技術勞務收費標準等；第三，加強對醫療部門的監管，針對亂記亂收醫療項目，應該堅決予以扣除，無法直接扣除的項目，實行職工、物價監管部門和相關行政部門的三方檢查，限期整改高額檢查項目，實行收費標準規范化管理，針對逾期不改的醫院，給予相應處罰或取消其定點資格。針對冒名住院報銷的情況，執行相關處罰辦法，如若有醫務人員參與，加重處罰力度。
（四）強化社保檔案管理工作
社會保險業務自身具有較強的政策性和業務性，因此處于其自身業務的需求也要加強社保檔案管理工作。眾所周知，社會保險的參保職工從最初的保險辦理、失業到最后退休涉及到很多社保管理環節，只有做好所有環節的工作處理才能及時享受社保待遇。在參保職工辦理社保參保手續之初，需要將個人相關檔案（保險卡和個人詳細情況登記表）以原始資料進行存檔，其次，在參保后，參保職工要及時繳納社保費用，計算社保利息及時劃撥社保賬戶，但是隨著社保制度的改革和人才流動的需要，有時候還需要對社保繳納比例、繳納基數和發放標準進行微調，需要對職工社保關系和社保基金進行轉移承接處理。參保職工的社保檔案都是職工后續享受社保待遇的重要依據。但是，隨著我國社保制度的不斷改革，大港油田公司職工參保范圍越來越廣，社保檔案管理工作的效率直接影響著職工社保待遇的親身利益。因此，針對大港油田公司職工的社保檔案管理應該盡快構建專門化、專業化的高效運行管理系統。
參考文獻：
[1]呂桂珍.淺析社保檔案數字化的重要性[J].活力，2011（2）.
一、人事檔案管理信息化建設的應該注意的問題
人事檔案是國家機關，事業單位和企業的核心資源，通過文字，圖片，圖標和各種形式保存下來的單位歷史記錄，是一種非常重要的信息資源和單位無形財富，對于檔案的信息化管理直接會影響這公司的發展和進程。很直觀的記錄單位和公司的發展歷程，系統化的記錄檔案，使得各種公司業務發展都可以有章可循，條例清楚，分門別類，以便于更好的記錄公司的隨時發展狀況，隨時可以查詢公司的各種數據和詳盡的人事資料。但是目前人事檔案的管理工作，還存在很多問題，比如，管理的制度的滯后性，也是制約和阻礙檔案管理信息化發展的重要問題；另外還有就是不夠重視對與人事檔案的管理工作，沒有更加系統和全面的記錄保存和歸納，管理的科學化和信息化的程度不夠，沒有很高的技術手段，對于檔案進行系統和規范的管理，缺乏詳盡的記錄和載入檔案，沒有實施無紙化閱檔；最后一個問題就是檔案管理人員，不是專業的檔案學專業人員，沒有對檔案進行很系統專業的管理，也是檔案信息化管理的一個很大的缺陷和問題。
二、如何實現人事檔案管理信息化建設
要做好人事檔案管理的信息化建設，可以從很多方面入手，加強人事檔案體系的管理和規范，從硬件上講，應該配備非常完備和統一的管理設備，進行計算機檔案的儲備和記錄，對檔案進行分類，編號整理和信息檢索處理，一邊更好快捷的查詢，采用高容量的儲存載體，提高檔案信息的絕對精確記載和分類整理；利用光盤存儲系統進行記錄，使得檔案工作更加快捷和條理化；同時，建立比較完備的檔案管理機制，明細相關責任，保障數據的安全和權威，使得檔案管理業務流程技術更加細化，每個環節都進行安全措施的保障，對于電子文件也是一樣的進行處理和加密保護；最后，建立非常專業的復合型管理人員，不僅熟悉檔案的電子文件信息著錄，歸檔，傳遞和安全利用，同時加強管理人員學習意識，積極參與信息化培訓，加強專業知識也業務水平，提高工作技能，即使的了解檔案工作的應用，提高工作技能，高水平的完成完成對于檔案工作地記錄，歸納和查詢業務。總是，人事檔案的信息化管理最重要的就是三個方面，基礎設備，專業人員技能和管理體質，這三個方面提問也只是檔案工作中最重要的載體，直接影響著檔案工作進程。
三、人事檔案管理的重要性
人事檔案的工作在日常的工作和生活非常的重要，可以證明一個人的從上學到工作地各個階段的不同發展軌跡，工作經理的記錄，它能直接反映一個員工的最基本的信息和詳盡的個人情況，是非常重要的記錄，可以直接看出一個人的人生發展情況，也是用人單位審核一個人的最基本的材料和信息，也是能直接了解一個員工的詳盡職業情況。所以人事檔案的管理是一個單位行政人力資源中，最重要人才儲備記錄。隨著時間的推移和社會的發展，檔案的存在形式也在發生很大的變化，為了保留集體和個人的最全面，最原始和最真實的歷史全貌，檔案的發展狀況也在不斷的更新和變革中，不僅要求檔案的保存要系統和全面，同時要求管理必須詳盡和真實完整，不能有分散，混亂，泄漏和損失。貫徹以人為本的思想理念也是檔案學管理的很重要的一個環節，專業高素質的管理習題，可以更好的發揮檔案在企事業單位的價值和功能，有利于加大對復合型人才的培養力度，加強用人考核機制的管理和提高員工的信息技能培訓。加強人事資源信息管理，可以充分的調整人力資源在單位中的職能劃分和工作考核查詢，為公司和員工的發展都起到很非常直觀清晰的記錄，在信息化發展飛速的當今社會中，一個公司人才的儲備是直接關系一個公司的前途和發展，最重要的問題，人才是公司最核心的力量，人才的分類，細致和精確的記錄是公司最重要的無形資產。
四、針對人事檔案管理信息化出現問題的應對之策
面對人事檔案管理中很多弊端和問題，應該選擇怎么樣方法，第一，應該進行檔案規范化管理，完善管理體制的全面性，將檔案工作融入管理工作的日常生活中，加強管理工作在制度上，人員上都能得到很好的管理力度，實行非常規范化管理，把管理工作提高單位很高層次上，加強管理人員專業素質。提高管理人員的管理水平，對各個部門的人事檔案進行歸檔，審查和登記，聘請高學歷的人事管理人員，提高安防意識，加強檔案部門完全措施，即使進行防火，防盜，使得檔案管理室更加有保障；要求管理人員要主動手機整理員工的個人資料，不斷的深化經濟和政治體質的變革，認真的整理和細致的鑒別檔案的真實性，對于不真實的檔案進行刪除，保證檔案的絕對真實有效；最后對檔案進行現代化的數據庫整理，數據分析，不論是紙質還是電子版的都要進行分類整理和詳盡的記錄，充分地利用網絡技術手段，對于檔案進行管理。
五、總結
檔案學是一種很非常有時效性和歷史性的學科，注重的是對人才的各方面的記錄和審核，是企業發展中必不可少的一個運營部門，所以人事檔案的完備，資料的詳盡情況，直接關系單位的經營和利益的盈虧，人事檔案的儲備是相當重要，需要非常重視。
作者：李精武 單位：山西省呂梁市文峪河水利管理局
關鍵詞：房企；檔案管理系統；建設；分析
中圖分類號：F293.33文獻標識碼：A 文章編號:
1、建設背景
房地產企業的檔案管理是企業諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內容涵蓋了企業內的文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業開發項目由于其規模大、工期長，在開發過程中形成的資料多；特別是其關聯和涉及的專業、部門和單位環節眾多，因此使企業對工程檔案的有效管理成為必要。
《建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號）文中指出，工程檔案是工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強工程質量控制，追究工程質量責任，懲治工作領域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用。
工程檔案包含了項目初期的報建資料、工程預算；項目中期的施工現場記錄；項目后期的竣工資料、工程結算以及項目的銷售合同等。
目前常規的操作方式是，施工方的資料員在項目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對工程建設中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個部門各個技術人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對資料不熟悉，一些需要相關負責人簽字的單證，終因難以召回當事人，拖延資料整理的進度。
鑒于上述原因，我們引入房地產企業檔案管理系統，并對每個項目委派檔案管理員，對工程檔案進行實時整理，實時歸檔，使得房地產企業的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。
2、房地產企業檔案管理系統的搭建構想
從2010年起，試圖構建一個以工程檔案管理為主，覆蓋房地產企業內部所有類型檔案，縱向是從工程立項開始直到項目竣工銷售結束為止的，綜合檔案管理的系統。做到所有數據由一線資料員實時錄入，由公司檔案管理員進行組卷入庫的管理操作。同時入庫的檔案資料對公司各級人員按權限進入開放利用。
3、什么是房地產企業檔案管理系統
房地產企業檔案管理系統是建立在企業局域網內，提供數據訪問、交換與互操作能力，并通過這個平臺，為企業內部檔案建設、管理利用提供支撐、保障、服務的應用系統。
3.1房地產企業檔案管理系統主要包括：
3.1.1文件管理：此平臺提供給一線檔案管理員，實時錄入已形成的工程資料；可實現多客戶端同時錄入。
3.1.2保存價值的資料在此平臺上，進行組卷。
3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號入庫服務。
3.1.4檔案利用：根據員工所在職位的權限，瀏覽對應開放的檔案，并提拱利用服務。
3.2實現的目標
該系統的應用就是要改變工程檔案傳統的管理模式，實現工程檔案資料的實時整理，實時歸檔，保證了工程檔案的真實性、準確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。
3.2.1在系統的“文件管理”，各部門一線的資料員根據工程施工的進度，時實的將施工資料按項目名稱及標段進行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統。
3.2.2 公司的檔案管理員對“文件管理”中一線資料員錄入的數據進行鑒定，對于具有保存價值的資料進行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。
3.2.3在每個施工結點，如一個標段結束時，一線資料員將紙質檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質檔案與系統中“檔案管理”內的數據進行逐一核對，帳實統一后，進行檔案的入庫管理，為紙質檔案進行編號入庫，同時在系統中“檔案保管”內為每條數據錄入紙質檔案在檔案庫房內的存放位置。
3.2.4經過入庫管理的檔案可以開放給公司內部人員利用，公司人員根據自己的崗位、級別擁有不同的利用權限，因工作原因需要超出自己權限利用檔案的，可以通過系統的“檔案利用”向公司檔案員申請檔案使用，利用申請會經過該檔案所屬部門領導審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據審批意見，對該檔案進行開放使用。
3.3效益分析
3.3.1以往房地產企業對檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動權，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補齊資料，而影響了工程的竣工驗收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結算問題，施工方常常扣壓工程檔案，影響檔案移交，導致無法竣工驗收。現在，使用了檔案管理系統，房地產公司從工程初期就有資料員介入，對檔案進行實時管理，增強了主動性。
3.3.2過去由于房地產公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業務時總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統，多數資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時間。
3.3.3檔案系統中文書檔案及會計檔案管理的應用
房地產企業除了工程檔案外，還有企業內部的文書檔案以及會計檔案，因此該系統還附加了另外兩個端口，提供給行政及財務部門使用。
文書檔案可以通過系統對企業的收發文、合同進行掃描上傳，方便查詢利用。會計的憑證、帳本、報表等檔案，也可通過系統進行管理及利用。
4、 結束語
關鍵詞：集團企業；集中管控；檔案管理系統
中圖分類號：TP399
1 集團型企業的檔案管理方面所存在的不足
1.1 運維與管理需求
建設檔案的信息化，是完善和持續漸進的流程，集團企業的檔案管理系統是要進行統一規劃建設的，一定要提出不同的需求、問題和意見。此外，人員流動、機構重組以及崗位調換等問題，會造成檔案的人員會頻繁調崗或者一人身兼數職，在運維工作以及管理檔案信息方面帶來較大的壓力。
1.2 分析檔案系統的部署模式
對檔案系統進行子公司的分散管理，不能夠將集團型檔案的統一領導和集中管控實現，對企業檔案中的整體優勢不能夠有效發揮，對利用和開發方案信息資源有所制約。
1.3 利用和共享需求較為困難
在跨企業間的檔案資源利用和共享方面有效實現，能夠將集團公司的檔案資源整體價值有所提升，讓企業能夠在激烈的市場競爭中獲得優勢。所以，被動服務的檔案系統要改變，檔案服務方面要進行多種形式的更改，將借閱檔案資源得以實現。
2 檔案管理系統中的建設目標
在檔案管理系統中的建設目標包含：對原文分散、目錄集中的網絡架構妥善解決，還要將共享利用檔案信息、較多的歸檔業務系統以及不同的數據結構等問題解決。那么，將知識管理替代檔案管理能夠將建設的總體目標實現。也就是建立運維隊伍、制度體系以及內容管理平臺。讓企業內容的管理得以實現，最大程度的將企業中的不同文件材料適當保存，對企業內容的管理平臺有所構建，還能夠將信息資源的共享實現。具體的工作可以分為以下幾個方面：
（1）對檔案中進行利用、開發的水平要提升，對檔案利用的效率要進一步增強。
（2）對標準規范的檔案信息化建設統一制定，這一方式能夠將企業中檔案管理的業務流程進行系統性管理，讓流程保持一致。
（3）業務系統和檔案系統的有效銜接要相應實現，在線接收財務系統、ERP、OA等系統。
檔案系統要對內容的管理平臺合理依托，可以在線接收財務管理系統、公文管理系統以及ERP系統等外部業務系統而產生的文件，同時要將此電子文件歸檔。在一定程度上還具有開發利用的功能，便于知識管理，總體的系統功能架構圖如下：
2.1內容管理平臺
（1）基礎服務層。對電子文件的管理平臺充分利用，將全文的檢索以及文檔存儲等功能實現。
（2）公共組件。內容管理平臺較為成熟，能夠將文檔的管理便利性、安全性實現，對Lucene的使用，可以實現全文檢索，實現用戶的檔案檢索便利性。
2.2、業務模塊
（1）業務應用。持久層應用架構的采用，能夠將B/S的便利性以及C/S的架構性能有所發揮，對Web服務和AJAX技術的使用，能夠將用戶體驗和頁面無刷新的功能實現。還能夠對檔案業務密切的融合，開發檔案系統管理、利用、統計以及收集整編等功能。
（2）客戶訪問。能夠采用瀏覽器和專業的客戶端，對系統中的不同業務功能進行訪問，包含：借閱、查詢、保管以及歸檔等。同時，還具備信息、文檔協作以及交流討論等功能。
2.3 歸檔接口
（1）基礎服務層。文檔的管理服務可以通過電子文件的管理平臺來實現。
（2）在線接收。能夠在線接收財務、ERP、OA等系統而形成的文本型數據，以及結構型數據，同時能夠把這一系列的數據衍變成標準格式，此格式是通用的，能夠在檔案系統中存儲。統一形式的數據交換接口SOA是對數據交換總線服務的，XML、SOAP能夠將消息格式統一。
3 檔案管理系統在集中管控模式下的網絡架構
集團型的企業進行檔案信息管理的過程中，要將技術性手段放在首位，使用這樣的方式才能夠將分級管理、集中管控的管理模式成立。需要在集團的內部對檔案管理平臺統一建立，將流程、類別、視圖、制度以及規范等統一形式的管控實現。個性化的定置需要在子公司中進行，為公司的不同檔案管理需求給予一定的滿足。
集中管控的情況下，分布式的存儲架構要在檔案資源中使用，可以將單純的存儲設備問題解決，對總部和企業之間受到的網絡條件限制有效規避。檔案管理平臺若實現統一形式，能夠將集團型企業的共享檔案資源平臺實現，在一定的程度上，這種安全性質的管理模式，能夠讓每一個子公司之間進行共享檔案資源的過程中得到滿足。
4 總結
根據以上的論述，想要將集團型檔案管理系統建立健全，一定要對檔案資源的價值和定位、基礎物理設施以及檔案管理模式多方面考慮，將分級的檔案管理充分實現。要力求將業務較復雜、分布廣泛的地域以及子公司較多的整體檔案管理建設順暢進行。
參考文獻：
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中冶賽迪集團有限公司（以下簡稱“中冶賽迪”）是一家多元化經營和專業化發展相結合的特大型央企，以鋼鐵工程為主業。隨著“股份制改造”、“建立現代企業制度”等改革措施的推進，中冶賽迪的規模也擴展到22家子/分公司和19個職能部門。雖然在組織機構上實現了集團化管理，但集團化檔案管理存在檔案管理體制不健全、配套制度不全且效力不足、歸檔范圍不清等問題。實行有效的集團化檔案管理，對其實現健全、成熟的檔案工作運行體系具有重要意義。
1 集團化檔案管理的動因
1.1 理論依據
無論是傳統的實體管理還是現在的電子文件管理，來源原則、有機聯系原則、檔案價值理論、文件生命周期理論在集團化檔案管理中依舊適用。
來源原則始于檔案實體管理，但在電子文件管理時代，其“來源”的含義拓展到了文件的形成目的、形成活動、過程、處理程序等。集團各子/分公司或職能部門都無法脫離集團來運行，都不是獨立的實體，其產生的文件材料也是集團的一個組成部分。彼得?瓦爾納認為“如不遵循來源原則，全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。
對于以科技檔案為主的中冶賽迪，不僅要關注項目的來源單位，還要關注研究主題和研究過程的完整性，保證其從立項、研究開發到結項完成的全過程各類文件的完整齊全。這是有機聯系原則的重要體現，而中冶賽迪產生的文檔以圖紙等設計交付物為主、注重現行利用和設計參考，正是檔案價值理論應用的真實反映。中冶賽迪產生的設計交付物，從系統給出文檔號、上傳系統、歸檔質量檢查、各級審批、簽發、文印到最終的，是一個完整的過程。同時，部分檔案也有一定的保管期限，定期銷毀符合文件生命周期的規律。
1.2 實踐意義
首先，符合全宗原則。對于集團公司，使用全宗原則管理檔案，既能維護歷史本來面貌，又能讓分類更加簡便易行。
其次，切合集團公司協同運作的核心理念。協同是集團公司的價值訴求和自身組織優勢，而集團化檔案管理能提高資源的利用率和利用信息“搭便車”，也有助于發揮學習效應和技術創新。例如，將檔案進行集中管理，可以節省人力并便于利用；同時資源共享有助于激發靈感設計出讓用戶更滿意甚至眼前一亮的作品。
最重要的是，它是解決當前中冶賽迪檔案管理實踐困境的迫切需要。集團化檔案管理在中冶賽迪尚處于雛形階段，檔案管理體制、配套制度、歸檔范圍等方面問題日益突出，檔案部門面臨有心無力、進展不佳的尷尬局面。為此，在中冶賽迪中完善集團化檔案管理勢在必行。
2 困境
2.1 檔案管理體制模式不合理
一般并沒有一種通用的最佳檔案管理體制模式，多數都是結合本企業檔案管理的實踐和檔案工作的運行規律來設計的。簡單來講，《企業檔案工作規定》中檔案工作組織一章，能基本反映出檔案管理體制模式的基本要點，即檔案工作領導和專兼職檔案人員。
在中冶賽迪，檔案管理體制模式基本由企業分管領導、企業檔案部門負責人、單一子/分公司檔案管理委托管理者構成，其中委托的管理者包括股份公司及檔案管理專員、其他子/分公司或職能部門、項目管理部及其兼職檔案管理人員。
經調查發現，在該管理體制中，企業分管領導是單人負責；不少子公司的檔案管理工作是委托給股份技術支持部；不少子公司都沒有檔案管理人員，都是分散保存，職責不明確。
2.2 相關配套制度不健全
檔案管理制度，從大的方面離不開“三合一”制度，但這些只是業務標準的一部分，還應包括檔案工作管理辦法或規定、檔案業務管理辦法、其他業務標準、操作細則。
就中冶賽迪而言，當前主要制定了《檔案管理規定》、《會計檔案管理規定》、《檔案及圖書利用管理辦法》、《員工人事檔案管理規定》、《合同文件歸檔管理辦法》、《工程設計文件資料管理及歸檔規定》，目前公司也建立了自己的內容管理系統。從名稱和具體內容上可知，一是缺少了工作考評、工作數據統計、內容系統等方面的業務管理辦法，二是缺少各類文件材料歸檔、文件的登記與積累、保管期限等方面的操作細則，三是沒有建立分類、歸檔范圍等相關的業務標準。
2.3 歸檔范圍模糊不清
歸檔范圍不清主要體現在兩個方面：一是不清楚各子/分公司實際產生的哪些文件、哪些需要歸檔，二是沒有制定出與歸檔范圍有關的、具有法律效力的操作細則。
2016年股份技術支持部對部分子/分的檔案管理工作進行了首次檢查，主要是了解其產生了哪些文件，并通過雙方領導的協商最終確定了需要歸檔的文件。例如，對首次檢查的施工圖審查公司來說，主要產生的有科技檔案、合同、文書檔案等，根據檔案的本質屬性和實際工作需要，確定合格書、合同需要移交檔案室進行管理。另外，管控權的限制和缺少諸如文件登記與積累、各類文件材料歸檔方面的細則，導致企業形成的文件數據類型、數量、歸檔權責模糊，不僅難以確定企業核心文件數據的流動情況、最終歸屬，而且歸檔文件的齊全性和完整性也難有保障。
3 建議
3.1 優化檔案管理體制模式
由股份公司的檔案部門來負責全集團的檔案管理工作，并與其中不少子/分公司尚處于委托與被委托的關系，在合法性和強制性上缺乏說服力，尤其是部門名稱模糊了其實際的職責。
一方面，可以考慮成立企業檔案館，以明確其職責并增強權威。按照《中央企業檔案工作規定》，中冶賽迪符合可成立公司檔案館的條件，即“資產規模大、檔案數量多”，而有檔案專業背景的人員高達15人造了另一有利條件。
另一方面，可考慮將集團化檔案管理的最高領導者由個人拓展成團體，并將專兼職檔案工作納入考核范圍。前者可通過成立檔案工作領導小組實現，工作開展建議實行聯席會議制以便于風險分擔和高效執行；后者能更好確保文件材料積累的及時性和完整性，進而方便歸檔范圍的確定與細化。
3.2 健全檔案管理配套制度
檔案管理規定，為集團化檔案管理提供了根本方向；而業務管理辦法、業務標準、操作細則的建立和健全，能讓中冶賽迪的集團化檔案管理實現系統化、精細化、有序化的目標。
首先，可建立檔案統計、檔案工作考評方面的管理辦法。其次，可以借助數據梳理的相關流程和方法工具，對各子/分公司和職能部門部門的數據進行梳理，明確產生的文件材料類型、數量，并通過價值鑒定和實際工作需要確定出歸檔范圍和保管期限，并使之制度化。此外，對文件材料的登記、積累要素和要求進行細化，形成相應細則；特殊載體的歸檔要求也要形成條文，以便于有據可依。
3.3 細化文件材料歸檔范圍
歸檔范圍的確定與細化，是以文件材料清理工作為前提，也是做好歸檔文件材料鑒定的重要基礎。中冶賽迪目前的進行流程化管理的文檔主要有工程項目文件、合同、會計檔案，而大多數子/分公司和職能部門的管理性文件材料或合同等尚未進行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和積累基礎上的，其關鍵在于確定核心數據。
首先，可以通過中冶賽迪官網、實地調研、當面或電話溝通、問卷調查等方式，獲取子/分公司和職能部門的職能屬性、文件形成記錄、文件積累情況。其次，以同時滿足崗位收到或發出或辦理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料兩大條件為標準，形成核心文件材料數據表，不符合條件的進行剔除。最后將所有核心的文件材料數據表進行匯總，召集各子/分公司負責人、各職能部門負責、項目管理部負責人進行協商，形成最終的匯總表，并確定細化的歸檔范圍。
參 考 文 獻
[1] 宮曉東.企業檔案管理體系的建設與運行[M].北京：中國工商出版社，2014.
[2] 王英瑋，陳智為.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2015.
【關鍵詞】檔案信息化；數字檔案管理系統
一、項目背景
近年來隨著精細化管理的全面推行，公司各項業務得到了細化與完善，檔案門類也日益增多。公司檔案室自2006年成立以來，已接收保存了大量的圖紙、合同、文書、會計檔案，截止目前室藏檔案已達到3萬余卷，5萬余件。運用傳統手工管理模式，檔案信息利用率低，查準率、查全率不高，極大的浪費了公司的寶貴資源，難以適應現代化企業的發展要求。因此通過信息化手段開發好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于公司的發展具有重要的現實意義。
二、項目建設總體目標
檔案信息化建設工作主要是充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發并提供利用，從而達到為公司各項工作提供服務的目的。
總體目標：一是實現檔案信息的數據化處理和保存；二是實現檔案管理現代化，提高辦公自動化程度；三是實現檔案信息專業化、標準化管理；四是實現檔案信息人才專業化。
三、軟件選型
軟件的選型要考慮諸多因素，包括行業匹配度、產品成熟度、產品特點、系統功能、系統性能（包括開放性、可擴展性、配置能力等）、方案水平、典型用戶、實施團隊、公司實力、本地化服務能力等方面。
為了保證項目軟件的使用率和可操作性，公司專門成立檔案信息化項目組，由公司IT人員與檔案人員共同組成，負責項目前期的考察、調研。首先邀請國內知名的檔案軟件公司做技術交流，使項目組成員全面掌握每家公司檔案軟件的功能以及優缺點。其次為了更加直觀的了解軟件的應用效果，我們選擇了幾家在信息化建設方面做的比較超前的檔案館以及與公司生產性質相仿的企業進行了參觀，了解檔案信息化建設實施的主要內容，建設規劃、軟件的使用情況等，結合公司實際需求，最終確定選用北京量子偉業的PDE綜合數字檔案管理系統。
四、項目建設思路及內容
（一）檔案信息化建設的理論依據
系統的搭建以公司的檔案建檔要求為指導原則，以信息化平臺建設為手段，實現檔案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以協同運營取代獨立開展，優化了業務流程，保證檔案信息的齊全、完整、準確，解決了公司檔案資料孤立、儲存分散、移交責任不明等問題。
（二）系統搭建的框架、結構
圖1 聚銀公司檔案系統架構
系統采用B/S架構和C/S架構結合的方式，分三層架構，底層為Oracle數據庫，中間層為應用層，上層為展示層。建立多全宗的二級管理平臺，統一規范業務和流程管理，保證數據采集的完整性和管理的規范性，涵蓋了檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、銷毀和利用等業務環節，自定義分類存儲，集中控制，多途徑查詢。如圖1所示。
（三）信息資源庫建設
1.目錄數據庫
對館藏的歷史檔案目錄（案卷級、卷內級）進行集中統一收集、錄入，一般的檔案管理系統都能兼容excel格式的電子表格，可將電子目錄一次性導入檔案系統。并要求資料形成單位在以后資料移交時必須移交電子目錄。
2.全文數據庫建設
全文數據庫建設一方面是對館藏紙質檔案的數字化處理，即利用平板掃描儀、高速掃描儀等設備對存量檔案數字化。文件格式一般為TIFF、PFD、JPEG等，若要實現全文檢索功能，還要進行OCR識別進行文字抽取。掃描時可采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為單色文字、字跡清晰、不帶圖片的紙質檔案，宜采用前者進行掃描；頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，可采用后者掃描。因化工企業館藏圖紙多，在掃描的過程中切記不能只追求清晰度，將分辨率設置太高，導致圖像太大而影響傳輸效率。在沒有特殊要求的情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi；另一方面是利用辦公軟件直接形成的電子文件的接收即增量檔案數字化，例如OA系統形成的公文、合同，可直接與檔案系統做接口實時導入。對列入歸檔范圍的，檔案部門應督促各單位及時做好電子文件積累、鑒定、編目，實現電子文件實時歸檔。同時要堅持紙質檔案和電子檔案同時保管的“雙套制”，以此作為檔案接收的硬性條件。
2011年項目實施時，聚銀公司檔案室組織人員對室藏檔案進行了有序分類，對重要的、查閱率高的檔案進行了數字化掃描、加工，共建成36000余條檔案條目數據庫、12萬頁原文數據庫，并實現條目與原文100%掛接。
（四）檔案信息安全保障體系建設
1.制度建設
公司信息部門建立信息安全制度，加強對檔案管理系統的維護管理，實施可靠安全的數據備份，做好電子檔案信息的保管，全文、目錄、多媒體（照片、影片、錄像）數據庫采用光盤等方式同步備份。檔案局域網與互聯外網實行物理隔離，嚴格管理權限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網。采取數據備份和異地存放管理措施，確保檔案信息數據安全。檔案部門加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實完整。建立嚴格的檔案交接制度和安全保障措施，嚴防檔案數字化加工過程中失、泄密事件的發生。
2.智鎖文檔加密軟件的應用
針對檔案信息的特殊性，公司同時配套使用智鎖文檔加密系統。該系統可以根據文檔特性分級加密，合法客戶端可以根據系統授權自由查閱檔案加密文檔。該軟件還提供對移動硬盤，U盤的多種控制選項，如只讀、自動加密等。智鎖文檔的合法流通范圍是聚銀公司內部局域網，一旦資料脫離內部網絡環境，將無法打開，有效保證了檔案信息的安全性。
（五）檔案管理系統硬件設施建設
1.ORACLE數據庫服務器1臺（內存不低于8G，硬盤不低于240G）、應用服務器、文件服務器、WEB服務器合用1臺硬盤不低于1T（硬盤大小根據歷史數據情況具體定），內存不低于4G。
2.建立檔案原文數據庫需要的A0、A3、A4平板掃描儀，快速掃描儀等設備。
五、“數字檔案管理系統”的特點及主要功能
該系統具備符合國家檔案管理相關規定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環節，還具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規程等其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還能提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供快速的查詢、統計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。
（一）OA系統、合同系統、公文系統的對接功能
與辦公OA集成，達成業務系統間的貫通。經檔案管理系統提交的借閱申請、移交申請等按照設定好的審批流程，通過OA辦公系統進行流轉，并且申請者可以隨時對流程跟蹤。由合同系統、公文系統形成的電子公文、合同實時推送至檔案管理系統歸檔，真正實現文檔一體化，使得信息數據在系統間完成正向循環。
（二）檔案管理功能
該系統具有強大的檔案整理功能，適合于各種歸檔方式，大大減輕企業檔案管理員的工作負擔。
1.針對化工企業技改、技措項目多的特點，該系統對檔案進行三級管理，分別是項目級、案卷級、文件級，這樣便于日常文件、資料的積累與查找。對于每年實施的項目，兼職檔案員先在項目庫新建項目，然后在新建的項目庫內添加日常積累的文件，稱為“未整理文件”，最后根據工作需要對“未整理文件”進行組卷、歸檔。
2.所有進入系統的數據將默認按照先后次序排列位置，檔案員可以根據檔案實體情況，通過“上/下移”、“對調”、“插入”、“按著錄項刷新流水”自由調整電子條目的順序，或在普通狀態下直接使用表格列頭排序。通過各種“檔案分組方式”，可以將數據按照升序或降序模式分門別類進行展示，配合“模糊檢索”或“高級檢索”快速過濾和定位目標檔案數據。
3.在“傳統立卷”、“工程項目”等多級歸檔方式的檔案庫中，檔案員可以使用豐富的“組卷”向導，如：“組新卷”、“組已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、準確地生成合適的案卷和項目條目。同時對二級條目進行“位置調整”、“生成序號”、“頁數頁次轉換”等微調操作。
4.使用“批量自動關聯”與“批量自動組卷”，將分離的案卷與卷內條目通過配置著錄項快速綁定；或者配合“公式計算”快速生成案卷條目，對于需要解綁的數據可以使用“解除關聯”。
5.使用“按選擇”或“按歸檔分組”的方式，快速生成檔號，系統將反饋準確的操作報告，方便快速定位問題所在。輔助“查找重復檔號”、“查找中斷檔號”，可以即時、妥善地處理問題數據。
（三）數據利用功能
對公司局域網內的各用戶（包括領導、專業技術人員）提供分層次、智能化、方便快捷的檔案、文件綜合信息訪問查詢、檔案庫存（借閱）狀態顯示。在進行檔案文件全文檢索時，系統要對檢索用戶的權限審核，擁有查看權限的用戶可以查看文件文本的部分預覽，沒有權限的只能查看文件名稱。
（1）對查看權限的控制
將檔案按照重要程度分別設為A、B、C三個級別，并在每條著錄項中，將受控別設置為必錄項。檔案級別不同，借閱、在線查看的審批流程各不相同。當借閱者在檔案庫查找到所需檔案條目后，點擊在線查看，系統自動進入身份認證程序，確定是否有查看權限，若有，可以直接查看，反之則進行提示走借閱流程。
（2）全文檢索功能
通過全文索引模塊將檔案管理系統中索引電子文件進行文本抽取，同時對文本進行索引，建立用于全文檢索的索引文件庫，確保全文檢索的精確性。在建立索引文件的基礎上，進行全文檢索，對于系統內的電子文件進行亞秒級高速檢索，提高檔案文件利用率。在顯示的結果上進行高亮顯示，突出檢索內容的一目了然。
（3）數據管理功能
為了有效實現利用目的，對各類電子檔案實行系統化管理，實現分類、排序、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等，并運用權限分配、訪問控制等技術，確保電子檔案信息的安全及合理利用，有效地維護整個電子信息系統的安全。
六、推廣應用
通過本次“數字檔案管理系統”的建設，實現了公司檔案業務流程的全面自動化，提升了不同門類的檔案的科學化、規范化管理水平，提高了檔案工作的效率和質量。系統運行期間，多次組織工程技術人員、兼職檔案員對該系統檔案在線查看、實體與電子檔案的網上借閱、網上審批、移交等業務進行培訓、指導，并編制《聚銀公司數字檔案管理系統使用手冊》分發到給各單位；為了方便下載使用，還將使用手冊電子版上傳到公司網站首頁。
數字檔案管理系統上線運行兩年來，利用檔案系統辦理查檔審批、查閱業務的已有600余人次，涉及檔案文件約1000余件，得到了廣大員工的一致好評。聚銀公司數字檔案系統的成功應用，是檔案管理模式的一項重要改革，標志著公司在基礎管理方面邁上了一個新臺階。
參考文獻
