時間：2022-07-28 23:26:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學籍檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
學籍檔案對學生來講極為重要，是學生在本階段學習的重要記錄憑證也是其進行下一階段學習或者工作的重要保障，因此做好中學學籍檔案管理工作就顯得具有較強的現實意義。筆者在本文中首先研究了中學學籍檔案管理中存在的問題，然后提出對學籍檔案管理進行優化的措施，同時還研究了在利用檔案過程中應該注意的相關問問題，以期更好的管理中學學籍檔案。
關鍵詞：
中學；學籍檔案；問題；解決措施
進入新新世紀后，國家對教育教學愈加重視，同時作為學生重要的學習記錄，學籍檔案管理工作異常中重要。學生在中學期間的活動情況主要由學籍檔案進行記錄，是學生升學、工作等重要的依據，科學的管理學籍檔案，是每一位檔案管理人員的首要任務。對學生來講，學籍檔案極為重要，一旦在管理中出現問題，會嚴重影響學生今后的學習和工作。基于學籍檔案管理的重要性，對中學檔案管理中存在的問題進行研究并提出有針對性的解決措施就顯得具有較強的現實意義，筆者在本文中對此進行探討和研究。以期進一步促進中學學籍檔案管理工作。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1、學校管理者的重視力度不足
一般情況下學校配備的學籍檔案管理人員較少，從學生進入中學到學生最終畢業，要經歷很多工作，工作任務量較大，同時由于學生眾多，無形中加大了總工作量，雖然在此背景下，但是學生其他工作部門還會借用檔案管理員協助開展相關工作，導致管理人員過于繁忙，同時學校配備的相關設備陳舊，一些學校的學籍檔案管理人員沒有自己獨立的工作空間，時長出現學籍檔案丟失的情況，繁重的工作，較大的工作量導致檔案管理員具有較大的流動性。
2、管理學籍檔案的模式陳舊
中學學生學籍檔案具有繁多的內容，要想保障服務的準確性，僅僅憑借個人的記憶進行檢索顯得極為不易，不僅效率低下而且容易出錯。所以，筆者建議應該在中學學籍檔案管理中使用計算機，不僅提升檔案管理的工作效率，更能保障其正確性。
3、學籍檔案管理人員銜接不暢
由于學校學籍檔案管理人員艱苦的工作環境，因此造成人員流動較大，對學校持續性的建設、管理和利用學籍檔案造成嚴重的影響。所以，當前最緊迫的就是針對存在的問題，提出有效的解決措施，切實提升學籍檔案的管理質量和效率。
二、提升中學學籍檔案管理質量和效率的措施
1、學校重視
鑒于中學學籍檔案工作的特殊性，作為學校管理人員對該項工作應該加以重視，在硬件、軟件建設上全力支持，給相關管理人員獨立的辦公空間，配備專職學籍檔案管理人員，并加大智力投入，持續培養，保障學籍檔案管理人員具有較高的工作技能。
2、強化意識，明確職責
學校相關部門應該對學籍檔案管理工作人員的工作環境進一步優化，作為學籍檔案管理人員應該自覺學習相關知識和技能，不斷提升工作意識、服務意識，明晰自身工作重要性，嚴格按照相關規定科學的管理學籍檔案。
3、重視培養，構建強隊
要想提升中學學籍檔案的管理質量，擁有一支高水平的管理隊伍極為重要。管理人員不僅政治素養高，還應該具有較強的職業技能，因此這就要求當前在中學從事學籍檔案工作的人員應該不斷深化學習意識，在各方面提升能力，保障具有較高的綜合素質和水平。作為學校，應該對這項工作有清醒的認識，舉辦相關培訓會，提升其專業技能的深度和廣度；建立管理工作激勵制度，在管理工作中表現突出的給予物質、精神上的獎勵；樹立工作典型，強化學習意識并落實相關待遇，為學校學籍檔案管理工作奠定良好的基礎。
4、穩定隊伍，持續發展
學校學籍檔案管理工作的穩定性、連續性和管理隊伍的穩定性、連續性有很大的關系。此工作需要相關人員具有厚重的工作經驗，在實際工作中不斷完善。要是頻繁調動管理人員的工作崗位，會嚴重影響檔案管理工作的持續性。所以，學校相關管理部門要對檔案管理隊伍的穩定性有清醒的認識，健全管理制度，促進連續性的學籍檔案管理工作。
三、結束語
總而言之，檔案管理工作和學生今后的學習和工作息息相關，是學生這一階段學習的必要記錄，更是學生開展下一階段學生的重要保障，事關每一位學生的切身利益，因此我們必須對學生負責，秉承較高的服務意識和責任觀念，把學籍檔案管理工作科學的進行，這也是對一個學校教學質量、綜合實力進行衡量的重要指標之一。所以，這就要求中學學校對本校內的學生學籍檔案管理工作強化重視，不斷完善學生學籍檔案管理辦法，依托學校的實際情況，制定科學的管理體系，嚴格記錄學生在中學的表現。有效的開展此項工作也是為各項工作的開展奠定良好的基礎。
作者：張慧芳 單位：山西榆次八中
參考文獻
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【關鍵詞】高校；檔案管理；對策
檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現歷史原貌的原始文獻，具有重要的歷史價值。高校檔案是學生在校期間學習生活過程的真實記錄，包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學、休學、復學、退學及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。目前我國高等教育飛速發展，檔案管理跟不上高校發展步伐，在一定程度上影響了高校發展。因此，明確高校學籍檔案管理現況，加強學籍檔案管理改進，已成為各高校關注的熱點。
一、高校學籍檔案管理現況分析
（一）對高校檔案管理意識淡薄
很多高校對學籍檔案管理隨意為之，無人監督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學校將學生作為學籍檔案管理的被動管理對象，對學生缺乏必要的教育，很多學生對自己的學籍檔案缺少理解和認識，甚至直到畢業審查時才發現檔案中出現問題或缺少文件，嚴重影響了學校的管理秩序。
（二）高校檔案管理人員不專業
很多高校的學籍檔案都由教務管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓。加之教務管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導致學生的學籍檔案只是入學時收一下，畢業時發一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學籍檔案管理如同虛設。
（三）檔案管理制度不完善
要搞好學籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學籍管理仍以教務處或學生處為主，缺少專門機構和專業人員，學籍檔案也只是學生入學時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規章制度，有的甚至缺乏學籍檔案管理的規章制度。現今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業的辦學模式，在高校其他方面都與時俱進，緊隨改革步伐的時候，學籍管理制度的不健全更加難以適應現在高校的辦學模式。
（四）未采用電子化管理模式
隨著計算機技術和網絡技術的普及，學籍管理采用電子技術手段已勢在必行，很多高校也都引進了教育管理系統軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學籍管理方式后，更加忽視紙質檔案的重要價值，學校在補充電子檔案的時候忽視紙質檔案的補充，導致紙質檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網絡化管理也存在瑕疵，如學籍信息都由學生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。
二、完善高校學籍檔案管理對策
（一）樹立現代化的學籍檔案管理理念
要實現檔案的價值，發揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認識到檔案的重要性。首先，領導要充分認識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構設置到人員配置，到管理機制建設等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設。其次，要提升檔案管理人員的業務素質和責任心，檔案管理人員要認識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認識，提高工作質量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉化為主動的信息服務，將檔案庫轉化為人才信息庫，充分發揮檔案信息的價值和作用。
（二）實現高校學籍檔案管理的信息化、網絡化
教育部從2001 年開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發展，保證高等教育質量，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護高等學校畢業生的合法權益的需要。實施高等學歷教育的高等學校按國家招生規定錄取的學生，所取得的學歷證書均須進行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學歷信息數據庫。高校學籍管理部門應與全國高校學歷電子注冊系統聯網，上下聯動，建立一個完整的高校學生學籍管理信息系統。從新生的錄取開始到學生畢業，動態加入學生在校期間全部信息材料，貫穿學生在校期間的整個學習過程，構建一個完整的高校學生電子學籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學生學籍、學歷管理系統”軟件。該系統從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業證書打印、發放、轉入校友數據庫，貫穿學生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業生完整的電子檔案，學籍管理逐步實現信息化、網絡化。其中“學籍管理庫”是該系統信息管理的核心，是學生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業、學制、入學日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學生在校期間的所有信息，將學生在校期間的學習情況、健康狀況、道德表現、個人愛好以及發展方向等都記錄在內。而“綜合檔案信息”涉及學生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學生入學前中學階段信息、高考信息、在大學期間學習成績信息、畢結業結論、學生目前的家庭經濟狀況、學生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統其他功能配合，構成了完整的學生綜合性電子檔案。該系統的使用規范了全國高校學生管理信息，充分發揮了高校學籍檔案信息資源化管理的優勢。
（三）建立專業化的高素質學籍檔案管理隊伍
很多高校已經開設檔案學專業，培養專門的檔案管理人才。各高校更應該建立專門的檔案管理機構，盡可能的引進專業的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓，提高他們的業務素質，建立高素質的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關心和幫助；學校領導更應加強對檔案管理人員的關心和愛護，調動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進學校的檔案管理建設。
（四）建立健全學籍檔案管理制度
很多高校都是學生入學時接收一下檔案，畢業時統一整理一次，在校四年基本不動，學生受到表彰或出現問題也不及時進行檔案的補充，因此學籍檔案管理需要明確的規章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權責明晰，獎懲分明，用制度去規范管理工作，督促管理人員及時完成學籍檔案管理的各項工作。
總之，學籍檔案是高校和學生的重要信息資料，是學校和學生的寶貴財富，是學校管理工作的重要資料，因此加強學籍檔案的管理和開發利用，才能使高校更好的適應社會發展的需求，更好的將培養的人才推向社會和市場。
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關鍵詞 學籍檔案管理 電子化
高職院校的學籍檔案管理是根據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合各自學校實際所制定的具體的規章制度和實施細則。它對學生從入學到畢業的整個過程有著至關重要的作用，能夠充分全面的反映一個學生在校期間求學質量。它入學注冊、成績考核、紀律出勤、轉專業與留級，轉學，休學、復學與退學以及畢業資格的審核和相應證書發放等都做了詳實明確的記錄和記載。因此學籍檔案管理直接關系著一個學校的教學質量和社會聲望，直接關系著一個學生的人生規劃。如何搞好學籍檔案管理工作，使其切實為教育所用，為教學服務是我們如今首要探討的問題。
一、學籍檔案管理工作現狀
（一）入學教育缺失
一些學生缺乏對學籍管理的正確理解，只被動的被學籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業才發現自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式集中教育來介紹和引導學生對于學籍檔案的理解和重視。
（二）相關人員的職業道德有待提升
高校許多教師視學籍檔案管理為教學管理部門的工作職責，認為與己無關，而同時相關部門的管理人員的責任心、事業心不強，不具備相應崗位應有的職業道德，而有的教師則對學生違紀現象視若不見，不能及時處理、上報，這些都在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。
（三）學籍管理手段不成熟
原始的手工錄制的高校學籍檔案管理已逐步被網絡化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺和能力有待提升的信息錄入隊伍無疑使信息檔案的工作量增加，準確性低。
二、如何實現學籍檔案管理水平現代化
（一）規范管理，樹立服務意識
建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，提升相關工作人員的服務意識則是提升學籍檔案管理水平的重要手段。學籍管理應以各教學院系為主，實行分層管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著社會對高等院校畢業生需求的不斷發展變化以及學校自身發展需要，學籍管理應作為圍繞學校的中心工作的輔助手段，提升服務效果，及時調整管理信息內容，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。
（二）利用信息技術，建立網絡化電子檔案管理
隨著高等院校生源數量的社會性變化，隨著科學技術的時代性變化，隨著教育理念的現代化發展，更高效、更準確的學籍管理信息系統呼之欲出。大量的信息數據已無法也不能夠通過人工管理來完成，應用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息平臺，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中并建立健全相應制度、條例，使各教學部門能充分利用信息，使各級領導和部門及時掌握相關情況并使學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向技術化。
（三）提升人員素質，提高學籍檔案管理水平
現代高等教育對學籍管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍管理干部進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍管理隊伍的整體素質水平。
高等院校學籍檔案管理工作是一項既關乎學校發展聲望又關乎學生人生發展的重要工作，只有不斷創新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，嫻熟的電子信息技術技能，細致的檔案工作態度以及高尚的職業道德和敬業精神。只有具備這些，才能推動高等院校的學籍檔案工作順應時代的步伐，不斷前行。
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作者簡介：
摘要：從高等院校教育人才培養的目標來看，學生管理和學籍管理將有新的內涵。學生學籍檔案管理具有一定的特征，而高等院校的教育也具有特殊性，這也就使得學籍檔案管理工作顯得尤為重要。因此高等院校需要就學生學籍檔案的管理采取一些措施，如：管理人員專業化、管理手段信息化、檔案管理整理規范化、檔案利用規范化、強化領導機制。
關鍵詞：高等院校；學生學籍；管理
高等院校學生在校的各方面情況一般都是記錄在學籍檔案，學生在校時，學校教務處負責整理和保管學籍檔案，學生離校后，學籍檔案的整理和保管工作就交由學生所在單位人事部門負責，也可以交由學生所在地人才中心負責，學籍檔案既記錄了學生在校時的成績考核，又記錄了學生參與各種涉外活動情況，除此以外，還有學生在校遵守的紀律表現以及綜合相關老師的評價等都記錄在案。根據高等院校學籍檔案的內容，學校和各個用人單位不但能掌握學生的基本情況，而且可以了解學生的社會能力。因此，管理好學生學籍檔案，不僅有利于保障學生的身心健康和合法權益，還有利于國家利益的維護以及教育質量的保障。
一、學籍管理的內涵
1.學籍，實際上也可以說是對學生在校時期的整個過程的記錄。而學籍管理的過程，是指建立學生學籍檔案的過程。學籍檔案管理可分為三大過程：第一，招生、學生報到、新生注冊、發放學生證；第二，記錄學生成績和其補考情況，處理學生的休學、退學、轉學以及復學等事宜；第三，獎勵以及處分，進行畢業證書的辦理以及發放。完成學籍檔案管理的整個過程會耗費較長時間，但這個過程能夠客觀并整體反映出學生在校時的各方面表現，包括德、智、體等方面。
2.高等院校學生學籍管理的特性
首先是應用性 。在高等院校里，就其教育人才的培養模式、培養目標以及任務而言，它主要以一線中急需的技能型應用型人才為培養方向，因此，高等院校的學生學籍檔案，不僅要把普通高校學生在校期間的學習生活情況以及成績考核記錄下來，還要記載學生的黨、團材料。另外，在學生檔案里，不僅僅只有學生專業技能檔案和藝術素養檔案具有應用性，還有綜合素質考核檔案等其它學生檔案也具有應用性，綜合來看，學生檔案具有應用性這一特點，這一點是尤為重要的。
其次是多樣性 高等院校的生源復雜，主要有三年制普高生、五年一貫制高等院校生以及“ 3+2”轉入學生。另外，高等院校還有許多來自省外各個地區的優質生源，生源地區的文化以及其它各方面存在差異，導致高等院校的學生檔案也具有多樣性。
最后是周期性 在高等院校里，一批畢業離校學生帶走學生檔案的同時，又會有一批新生檔案注入，因此，學生檔案幾乎每年更替一次。再加上高等院校教育具有學制短、流動性強、穩定性差的特點，學生檔案管理的周期性就尤為明顯。
二、高等院校學生學籍管理的重要性
1.學生學籍管理工作的目的是提供利用。學生在就業、參軍、考級考證、入黨、資助等時候往往需要用到學籍檔案，學籍檔案管理工作的重要性不言而喻，因此有效利用學籍檔案也成了整個工作的重中之重。從某種程度來看， 高等院校教育也可以說是就業教育，對學生就業及創業而言，學籍檔案的管理工作尤為重要。
2.高等院校教育目的在于培養高素質人才，其學院教學與教育的整個過程都被記錄在了學籍檔案中，因此，學籍檔案管理工作對于實現高等院校教育人才培養目標，以及保障教育質量與水平而言具有重大意義。把產學研相結合進行教育當高等院校教育的陽光大道，也是必走之路，把服務區域經濟，凸顯產業特色作為辦學的方向，把工學結合作為教學模式的同時還應結合校企合作模式，通過學籍檔案工作可以把凸顯綜合素質并凸顯技能鍛造的教育過程記載下來。可見，學籍檔案管理對于教學評估有較大的作用，它能夠直觀地反映教學質量和教育水平。
3.學籍檔案記載著一個學生在校時的各方面情況，幾乎就如一張名片，一張好的名片有助于學生的就業，因此，對于促進高等院校的畢業生就業這一程度而言，學籍檔案管理工作也比較重要。再加上目前科技信息化水平已經達到一個高度，用人單位對人才檔案也隨之提出了更高的要求，逐漸轉向于電子信息檔案，用人單位考察畢業學生往往會參考學籍檔案。而于學生而言，就應該不斷完善自己，以通過重重考核。
三、高等院校學生學籍檔案管理工作中的不足
隨著高等院校的擴招，在校學生的增多，高等院校學生學籍管理的問題也越顯得重要。但是遇到的問題也越來越突出。具體主要體現在以下幾點：
1.學籍檔案管理工作人員態度不認真
學生在校期間的各方面情況通通記錄在了學籍檔案中，學籍檔案也因此成為了用人單位用人時的考慮因素。但在學籍管理過程中，會出現相關工作人員工作馬虎的情況，主要表現在填寫太隨意，字跡潦草，內容不統一，評價不客觀等方面，從而導致原始檔案喪失真實性與完整性，實現不了學籍檔案原本的作用。
2.學生對個人檔案的意識性不強
學生沒有意識到個人檔案的重要性，對待個人檔案不認真，在填寫自己情況，字跡不公正，總結不認真，三言兩語地應付完，典型的是在寫思想與生活表現時，不僅內容太片面，而且表述都有問題，甚至還會出現錯別字。另外，在畢業離校后，由于不大在意學籍檔案的保管，可能會造成檔案丟失。
3.電子檔案管理不到位
目前，計算機技術與網絡技術正在快速發展，學籍檔案的管理逐漸傾向于信息化與系統化，因此，對于學籍檔案的管理提出了更高的要求，僅僅利用傳統的紙質學籍檔案顯得比較落后。但是，目前的情形是，相對于電子檔案而言，大多數高校更為傾向于紙質檔案，導致學籍檔案容易丟失。
四、加強高等院校學生學籍管理的具體措施
學生檔案管理具有一定的特殊性，并且是尤為重要的一項工作，為此，可以采取傳遞檔案制度化、管理逐步現代化、檔案人員專業化、檔案材料規范化、強化領導力量和責任意識管理這“五化”對策，從而促進高等院校完成人才培養目標和教育目標。
1.深刻體會學籍檔案的重要性。
學生學籍檔案記載著學生的重要信息，全體師生都應該意識到其重要性。一方面，對于學生學籍管理的工作人員，應該建立相應的考核機制，并提供給他們專業培訓的機會，實現學生學籍管理工作的價值。另一方面，學校應帶動其它各個部門參與管理工作，使得學籍檔案管理工作取得更好的效果。
2.加強學籍檔案工作管理規范化
學籍檔案管理工作主要是整理學生在校期間的各種材料，提供學籍檔案的利用。學籍檔案管理工作是一個動態的過程，要求這個過程標準、規范并科學，為了使得學籍管理工作達到這一水平，實現學籍檔案的價值，確保學生身心健康成長，素質全面發展，需要建立一套完備的學籍檔案管理制度來規范整個工作過程。
3.加強學籍檔案信息化。
如今，網絡與計算機幾乎已經進入了家家戶戶的生活與工作，學籍檔案管理越來越趨向于信息化。學籍檔案管理工作也應與現代靠攏，對學姐檔案信息化管理引起重視，強力支持管理信息化。高校學籍檔案管理部門可以利用網絡來創建一個信息平臺，把學生的學籍檔案整理好并存放在這一信息平臺上，為個人或單位查詢資料提供方便。
4.強化學籍檔案管理人員的素質。
一方面，學籍管理人員自身應該努力完善自己。在業務上，學籍管理人員應該努力加強自己的工作能力，不僅要擅長實踐操作，還應努力學習理論知識，牢牢掌握專業技能，不斷提升自己的業務能力；在思想政治上，檔案管理人員應認真學習黨的路線、方針以及政策，做到愛崗敬業，并認真學習工作相關法律，樹立正確的人生觀與世界觀。另一方面，學校不僅要努力做好學籍管理人員的思想工作，穩定情緒，多給予他們一些生活上與工作上的關心，以使他們能夠專心、踏實的工作，還需要加強對學籍管理人員的業務培訓，進一步提升他們的業務能力，同時提高業務素養。
5.做好學籍檔案管理工作， 提供滿意服務
目前，學籍檔案管理在畢業階段進行得有些雜亂無章。學生在即將離校時，往往需要轉走檔案，新生入校時會轉進檔案，此時工作會顯得比較繁重，因此有一套專門的程序來規范學籍檔案的流動，并不能隨意轉進轉出，盡量在畢業時就安排好檔案的進出，以避免工作扎堆。一方面要服務于學校。學籍檔案有助于學校各項工作的進行，學校辦學離不開學籍檔案管理，做好學籍檔案管理工作有助于學校辦學質量的提高。學籍檔案可以為學校提供查詢服務，學校通過查詢部分學籍檔案，可以大致總結出某一階段的教學水平，從而制定出有針對性的教學檔案，以期辦學水平再上一個臺階。技師院校的學籍檔案還能夠起到招生宣傳的效果，生源的數量以及各專業的招生人數、畢業生分配去向及社會對其給予的評價等在學籍檔案里有所記載，學校在實施招生計劃時，可以適當地借用這些內容，做好招生宣傳，吸收優質生源。另一方面學籍檔案要為學生服務在畢業離校后，學生會經常需要用到學籍檔案，以下是需要利用學籍檔案的幾種主要情況：
一是辦理繼續深造時 如今，就業難問題愈演愈烈，因此，專科學生傾向于升本，本科學生忙著考研或留學。在這種情況下，這些學生申請報名時往往需要用到學籍檔案，因為無論你申請的是哪所學校，它們都需要了解你的相關資料，如：原就讀學校蓋章的高考成績和大學時期的成績，畢業證明以及學位證明。而如果是出國留學，國外的一些學校除了需要以上的資料以外，通常還需要了解學生更為全面的信息，如：學生在原就讀學校的思想政治表現、紀律表現以及學校推薦信，這些都離不開學籍檔案。
二是辦理免修課程 有些學生可能會出國深造，而在國外的學校學習的某些課程可能會與原就讀學校的課程重復，也可能與某些學生自修或自考時的課程相同，這種情況下，學生可以申請免修課程，而申請免修課程需要學生在原就讀學校的該門課程的成績證明，這就需要從學籍檔案里面查詢。
三是補辦畢業證明書。
部分學生未保管好畢業證，導致畢業證丟失時，需要進行重新辦理，而補辦手續需要一些材料，如：錄取證明、成績單、畢業證號。
另外學籍檔案要為社會服務。一方面，社會往往會從學生的政治素質、專業素質以及身體素質來考察他們，而這些考察因素都要通過查詢學籍檔案來了解，而且學籍檔案可以使造假文憑無所遁形，因此，通過學籍檔案可以辨別人才，挑選真正人才。另一方面，對于學生而言，學籍檔案也是學生人際交往與就業的一張名片，以便于學生更好地向社會推薦自己。
五、結語
總之，學生學籍管理就是一項比較復雜的工作。因此，為了提升此項工作的質量，確保學籍檔案的真實性與完整性，從而充分實現其服務價值，工作人員一方面需要不斷創新，不斷改進工作方法，使之與現代化接軌，另一方面，工作人員還應該深刻認識到此項工作的重要性，增強責任意識，明確工作職責，專心、熱情地投入工作。（作者單位：湖南水利水電職業技術學院）
參考文獻：
關鍵詞：學籍檔案；管理；完整性；諸多問題；對策
一、高校學籍檔案管理工作中存在的問題
（一）高校領導的重視度不夠，管理較為分散
雖然學籍檔案在高校檔案中占據著十分重要的地位，但是還有很多高校的領導沒有認識到學籍檔案管理的重要性，將全部的注意力放在教學、學生管理等方面，忽略學籍檔案管理，這就導致該方面的管理較為分散。由于領導不注重學籍檔案管理，所以在日常工作中也不會為教職工強調學籍檔案管理的重要性，教職工以及檔案管理者學籍檔案管理的意識低下，這對于學籍檔案管理工作的更好開展帶來了阻礙。同時，檔案辦公設備老舊不能及時更新，無法為檔案管理部門配備足夠的經費等，都不利于學籍檔案管理效率的提升。
（二）缺乏科學健全的學籍檔案管理制度
近年來，雖然我國政府根據時代的發展變化出臺了一系列高校學生管理方面的規章和制度，為高校更好地開展學籍檔案管理提供了參考，但是學籍檔案的實際管理中仍然存在很多問題。比如學籍檔案材料涉及到招生就業處、學生處、組織部以及各個教學院系等，如何對這些部門的學籍檔案管理工作進行統一，不同部門所產生的學生信息如何歸檔等都沒有進行清晰化規定，這就導致學籍檔案管理不完善，沒有嚴格規范的制度來約束，造成材料缺失、毀損等。同時，很多高校自身也沒有根據實際發展情況制定健全的學籍檔案管理制度，無法對該方面的工作進行約束，如此勢必會導致檔案管理者對學籍檔案管理的重要性認識不足，無法提升學籍檔案管理的效果。
（三）信息化水平較低
高校學籍檔案管理屬于一項系統化、復雜化的工作，涉及到學生生活以及學習的方方面面，是對學生整個大學生涯情況的綜合反映，所以學籍檔案管理者的工作量通常都比較大。而當前還有很多高校沒有積極引入信息化技術，在開展學籍檔案管理的時候還是采用傳統的手工方式，如此勢必會導致學籍檔案管理者面臨著沉重的工作壓力，而且還容易導致錯誤的存在，不利于學習檔案管理水平的提升。還有一些高校雖然引入了信息化技術，但是系統并沒有隨著高校的發展而及時更新，較為落后老化，缺乏有效性，導致檔案管理面臨著重重困難。學籍檔案管理工作并不僅僅是檔案管理部門單方面的工作，其需要其它各個部門的有效配合，而很多高校學籍檔案管理部門并沒有與財務部門、學生處等實現聯合網絡化辦公，這也會導致學籍檔案管理面臨較大困難。
（四）檔案管理者綜合技能有待提升
學籍檔案管理工作具有較強的程序性和專業性，并不是每個人都能夠勝任的，這就要求高校要做好學籍檔案管理人才隊伍的構建，確保管理者隊伍結構較為科學，并做好分工。但是縱觀當前我國高校發現，很多高校領導都不注重學籍檔案管理人員的引入工作，僅僅是隨機分配一些人員來開展該方面的工作，并且不注重對檔案管理者進行培訓，導致他們的綜合素質欠佳。再加之檔案管理工作任務繁重，所以很難形成穩定的專業隊伍，影響了學籍檔案管理工作的良好開展。
二、解決高校學籍檔案管理工作問題的對策
（一）提升重視度，優化管理
高校領導應當認識到學籍檔案管理的重要性，明確學籍檔案的地位，要將該方面的工作納入到重要議事日程中，將各類活動與學籍檔案工作協同部署，并將其列入各級領導班子的重要管理內容中，定期開展該方面的考核，不斷提升各個管理層對學籍檔案的重視度。還要對各個級別管理者的思想進行統一，推動學籍檔案管理工作有規劃、有組織、有紀律地開展，形成齊抓共管的良好局面。同時，還要鼓勵各個級別領導或者院系負責人與檔案管理工作室聯系，定期將自身的檔案信息輸送到檔案室，促進學籍檔案更加完整、全面。另外，為了推動學籍檔案更加全面，還可以補充一些學生學習過程中的資料，比如外語四、六級成績單、學生實踐記錄、實習綜合評定意見以及畢業答辯信息等。如此能夠使檔案資料更加清晰全面地呈現學生的狀況，為用人單位錄用人才提供參考依據。
（二）構建科學化的學籍檔案管理制度
一方面我國政府應當出臺更為詳細化的高校學籍檔案管理規章制度，為高校更好地開展學籍檔案管理提供強有力的參考和借鑒。另一方面高校自身也應當結合國家該方面的規范、綜合自身院校的實際情況制定出學籍檔案管理的運行模塊、工作程序和實施細則，推動學籍檔案管理更加高效，不斷提升管理的針對性。要從制度上入手對學籍檔案管理工作進行把關，全面提升管理質量，制定整理、歸檔以及移交等各個方面的制度。同時，要認識到不同學生的學習能力以及學習目的不同，存在多元化的現象，應當實施超前性和彈性化的學籍檔案管理制度，通過科學化的學籍管理，更好地推動學生發揮自身的個性潛力，激發學生的創造性、積極性和主動性，促進學生綜合素質的全面提升。
（三）加強信息化建設
信息化已經成為了當前時展的重要趨勢，各行各業都逐漸開始向信息化方向邁進，高校學籍檔案管理部門也應當積極引入信息化設備，并做好軟件的購買，推動學籍檔案管理更加科學，跟隨時代的步伐。通過信息化建設，能夠促進高校學籍檔案管理效率的全面提升，增強檔案的完整性，并且還能夠減輕檔案管理者的工作壓力，所以做好信息化建設尤為重要。第一，高校應當結合自身學籍檔案管理的現實情況進行計算機設備以及掃描儀等信息化設備的引入，同時，還要引入與日常學籍檔案管理工作相符合的軟件系統，做好管理模塊的設定，推動檔案管理者利用信息化系統更好地開展檔案管理工作。第二，要定期對檔案管理系統進行更新和維護，確保系統能夠正常運行，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎。第三，可以構建檔案管理信息庫，將高校各個院系以及部門的檔案存放在信息庫中，以便于相關人員進行檔案信息的運用，推動檔案管理更加高效。信息庫中可以存放學生在校期間的表現、學習成績、實踐情況等各個方面的內容，更為完整、全面地反映學生的情況。
（四）不斷提升學籍檔案管理者的綜合素質
學籍檔案管理者的綜合素質高低直接影響了學籍檔案管理的效果，因此對其加強綜合素質培養，構建專業化的學籍檔案管理者隊伍尤為重要。第一，高校應當做好學籍檔案管理者聘用把關，從源頭上加強管理，避免選用綜合素質低的人員開展檔案管理工作。要對應聘人員進行綜合考核，選擇綜合技能高的人員。第二，要定期對現有的學籍檔案管理人員進行培訓。高校學籍檔案管理工作涉及到計算機學、管理學以及統計學等各個方面的知識，管理者應當具有較高的專業化技能，所以高校該方面的負責人應當對其進行教育和培訓，積極灌輸有關知識和技能，提升學籍檔案管理的有效性。比如，可以聘請經驗豐富的學籍檔案管理者到校為本校的學籍檔案管理者培訓管理技能、傳授管理經驗等。還可以聘請計算機專家到校為檔案管理者傳授計算機技能等，促進檔案管理人員更好地運用計算機開展學籍檔案管理工作。第三，要做好工作分配，合理確定工作職責，并根據具體的工作量進行人員配備，避免為檔案管理人員安排過多的工作、打消其工作的積極性。還要定期對學籍檔案管理者進行考核，選擇工作優秀的人員，并對其進行獎勵和表揚，積極調動其它工作者的工作積極性。
三、結束語
高校學籍檔案管理工作是一項細致化、復雜化的工作，要想提升學籍檔案管理的質量和效率，必須要提升該項工作的重視度，制定健全的管理制度，并且還要加強信息化建設，提升學籍檔案管理者的綜合技能。雖然當前隨著社會的快速發展，我國高校領導對學籍檔案管理工作的重視度在不斷提升，但是總體來看，該方面的工作仍然不是十分順利，學籍檔案管理面臨著一些問題，只有對這些問題進行科學化解決，才能夠推動學籍檔案管理走向更加規范的方向。
【參考文獻】
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關鍵詞：學籍檔案 管理工作 思考
隨著我國高等教育大眾化進度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學生人數在不斷增長，辦學規模在不斷擴大，辦學檔次在不斷提升，高校學籍檔案管理作為高校教學管理、學生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強和完善，使其制度化、規范化，科學化，是當前高校學籍檔案管理工作面臨的新問題和新挑戰。
1.學籍檔案管理工作的內涵
學籍檔案管理工作是以學籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學生入學到畢業的整個期間，是對學生的入學資格、在校學習情況及畢業資格的審核與管理；是對學生在校期間直接形成的不同載體的學籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學籍檔案是保存利用價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、信息準確性、可靠性等特點，具有重要的參考價值和憑證作用，它是學生在校期間全過程形成和積累真實地反映，有利于學校、個人及社會了解學生、掌握相關信息。同時也反映了學校各機關、系的教學、科學實驗和管理情況，為學校人才培養、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學生學籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊、新生入學登記表、學生名冊、學籍管理卡片及新生電子注冊、學生學年注冊、學歷電子注冊等。2.學生學籍異動處理和考核違紀處理的管理，如：學籍變更材料(休學、保留學籍、復學、轉專業、退學、開除等)。3.學生在校期間成績的管理，如：學生成績單、外語四、六級統考成績、計算機等級考試成績、職業技能鑒定考試成績等。4.學生畢業信息檔案的管理，如：學歷電子圖像信息采集、畢業資格審核、畢業生登記表、畢業證號、證書發放及補辦畢業證明書等。5.學籍管理制度的建設及校風、學風建設活動等，如：各種獎懲、獎學金、助學金、心理健康教育、社會實踐、黨團組織等材料。
2.學籍檔案管理工作中存在的問題
2.1學籍檔案管理人員隊伍建設問題。多數高校各系由兼職檔案人員負責文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務重，沒有經過專業崗位培訓 , 檔案意識不強，僅靠自身學習、實踐摸索，沒有過硬的專業能力和管理素質，因而在對學生檔案處理和評價時，兼職檔案管理人員自身也認為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開展受到一定的影響。
2.2檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業處掌握著新生錄取的基礎信息，系擁有學生成績的原始記錄，學生處記錄學生獎勵、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協調機制，信息管理缺乏統一的規劃和部署，而且各自的管理制度和標準也不統一，造成學籍管理就難以準確快速地建立學籍信息庫，使學生的信息資源不能共享。另外，學生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導致學生信息材料不完全，檔案內容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監管難度加大。
2.3學籍檔案管理手段落后。當前很多高校學籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復勞動多，準確性不高。計算機管理也僅限于學生基本信息及簡單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒有真正對檔案信息進行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問題。此種管理手段已滿足不了學籍檔案管理現代化發展的需要。
2.4學籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學籍檔案管理是針對每個取得學籍的學生進行的各方面管理，可以說關系到每個學生的切身利益。因為宣傳制度的工作力度不夠，可能導致許多在校學生對學籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認識不夠，給學籍檔案管理帶來了一些不必要的麻煩，例如：新生學籍信息學生本人確認和班主任（輔導員）核查的隨意，導致到學生畢業前進行畢業基本信息校對時才發現信息不準確，才開始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業手續帶來麻煩。
3.切實加強和完善學籍檔案管理工作
3.1健全規章管理制度，嚴格執行學籍檔案管理制度
學籍檔案管理關系到學生切身利益，建立健全學籍檔案管理制度，是開展學籍檔案管理的可靠保證。高校學籍檔案涉及面廣，因此必須嚴格制定各項工作程序，細化工作流程，各相關部門應加強協調，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環節的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉交、保管保密與管理職責等各項規章制度，克服各行其是。如果學籍檔案管理制度不健全，移交手續不嚴格，各部門之間的工作銜接不好，就會導致學籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴格執行學籍檔案管理制度不僅要“有規可循，有規必循”，而且要做到“循規必嚴，違規必究”，有利于實現學籍檔案管理工作的制度化。
3.2加強學籍檔案管理人員隊伍建設
高校學籍檔案管理是一項政策性和業務性很強的工作，學籍檔案管理人員素質的高低、能力的大小，直接影響著學籍檔案的準確性，而各系兼職檔案人員其檔案業務水平將直接影響到檔案收集的質量。因此，為了避免造成工作上的脫節和混亂，學校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓班，加強理論學習，熟悉學籍管理工作的整個流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規范學籍信息采集途徑，確立明確、標準的指標和項目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學籍檔案鋪平道路，避免更多的重復勞動。指導他們明確歸檔范圍，實施動態管理，努力做到即收即歸。充分調動他們的積極性，使其在工作中更主動、更自如，有利于實現學籍檔案基礎業務工作的規范化。
3.3互動式檔案管理體系的建立
《中華人民共和國檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統一領導，分級管理”，加強各部門及人員之間的協調與配合，做到資源共享，是做好學籍檔案管理工作的基本保證。學院各職能部門應加強學生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對、轉遞送交等各項管理工作，建立統一的信息資源庫，使學籍管理信息能夠準確、及時，最終實現資源共享。
在高校學籍檔案管理中，要充分利用現代辦公技術，實現檔案管理的現代化。學籍檔案的內容和數量不斷增加，如果仍沿用傳統的手工方式去處理管理檔案已遠遠不能適應現代化的需要。利用計算機網絡技術，實現學籍檔案的電子化、網絡化管理，將紙質檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實現學生、班主任（輔導員）、檔案部門管理人員等多方信息增補和修正，提高檔案管理工作的效率。
當然，在檔案管理的信息化建設過程中，學籍檔案的檢索、統計和查閱與現代通信技術相結合，可以實現遠程傳遞檔案信息，但保密問題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數據都需要得到妥善的保護，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發揮檔案管理信息化的優勢，有利于實現學籍檔案管理工作的科學化。
4.加強學籍檔案管理宣傳
學院可以在新生入學教育時組織班主任（輔導員）及學生進行《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校檔案管理辦法》的專場教育，并通過宣傳欄、網上查詢等途徑讓師生了解學籍檔案管理制度 、“高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知”、“應征入伍大學生學籍管理辦法”及其他有關的法規政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實配合做好相應的學籍檔案管理工作，有利于實現學籍檔案管理工作的基礎化。
總之，高校學籍檔案管理工作是一項系統工程，需要在探索中求發展、求完善。為此，學籍檔案管理部門及管理人員應始終把握學籍管理為育人服務的方向，關注有關檔案管理新技術，探索新規律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學籍檔案管理工作，使其成為學校人才培養工作的需要，成為服務于學生的需要，成為服務于社會的需要。
一、影響學生檔案管理的因素
1、學生方面
大學生檔案意識薄弱，對檔案的重視度不夠。很大一部分學生對自己檔案內容價值及服務利用認識不清，對檔案材料的填寫敷衍了事，字跡潦草，信息不詳，不積極主動收集體現自己接受教育背景、有利于就業求職的檔案材料。學生對在校期間獲得的各種榮譽證書是否裝入檔案，也不過問。在校期間從未進入過檔案館或使用過檔案，甚至沒聽說過檔案館，對檔案的作用一概不知。
2、學校方面
（1）檔案管理隊伍不夠專業化，缺乏責任心
目前，很多高校檔案管理工作者變動頻繁，沒有專職的檔案管理工作人員。而且沒有系統地學過國家對檔案管理的相關法律法規，檔案意識淡薄，缺乏檔案管理的基礎知識和專業技能，對檔案管理工作認識不到位，認為檔案管理不是什么重要工作，就是抄抄寫寫，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔和轉遞就行。結果導致對檔案管理工作不重視，檔案管理工作較為混亂。另外，多數檔案管理員缺乏必要的責任心。對能夠真實反應學生在校期間各項表現的材料不能及時歸檔，學籍檔案里的材料單一，學生檔案中能夠反映大學生在管理能力、獎懲情況、心理素質、綜合素質等方面的材料不健全。學年鑒定表、畢業生登記表上面的評語老套、雷同，不能真實全面地反映學生情況，不能為用人單位提供有價值的信息。
（2）對學籍檔案管理重視不夠，制度不健全
目前，沒有針對高校學生檔案管理方面的統一法規，因此致使部分高校對該項工作重視不夠，未能建立起一套系統、連續、完整的檔案管理制度，使得學生檔案管理體制較為混亂，缺乏應有的制度化和規范化的管理。有些學校雖然制定了相關規定，但內容空洞缺少細則，缺乏統一標準和操作規范，常在實際歸檔操作過程中出現混亂的錯誤，為后續工作帶來諸多不便。另外，由于學校對該工作的重視度不夠，投入較少，硬件設施不到位，引起檔案材料霉變、蟲蛀等現象。
（3）現代高新技術未能充分應用
隨著高校擴招，學生人數的不斷增加，學生的來源各不相同，龐大的學籍材料收集、整理工作給學籍檔案工作人員增加了很大的困難。現代高新技術未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匱乏。大部分高校還保持紙質檔案管理，有需要查閱學生學籍檔案、或政治審查的單位不能使用網絡技術進行遠程操作，不得不登門拜訪。
二、加強高校學生檔案管理的對策
1、積極做好引導工作，培養學生良好的檔案意識
高校應邀請相關專業人員對學生做關于檔案管理、檔案的作用的講座，輔導員應通過現實案例對學生進行廣泛的宣傳，讓學生了解檔案的用途，明白檔案的重要性。增強學生對檔案的認識，妥善處置好自己的檔案，以免給將來帶來不必要的麻煩。如有的學生由于檔案問題失去讀研的機會、報考公務員的機會，有的影響戶口遷移，有的影響職稱評定等。
2、加強學籍檔案管理隊伍建設
首先，加強兼職檔案員隊伍建設，重視學籍檔案管理人員的業務素質培養。目前，有部分高校缺乏專業的檔案管理人員，學生學籍檔案的工作主要是有兼職人員來完成。因此，學校要重視檔案管理專業人才的引進，同時注重兼職檔案人員的培訓，促使他們盡快掌握檔案管理的相關理論知識和法規，熟悉檔案管理具體工作的方法和流程。同時重視加強相互溝通交流，營造相互配合的良好氛圍，推動發展。其次，注重增強檔案管理人員具體工作的責任心，在建檔過程中嚴格審查、規范歸檔材料細心并注意保密工作，切實履行好自己的職責，為學生提供更優質、更高效的服務，真正發揮學籍檔案的服務功能。
3、完善高校檔案管理規章制度
學生學籍檔案管理工作比較復雜，需要教務、學工等幾個部門的協同工作。高校應制定制訂適合本校實際的制度、辦法、實施細則等相關的規章制度來規范學生檔案管理。對畢業生檔案的具體內容，歸檔材料的收集、整理，以及畢業生檔案的轉遞、留存做統一規范，指導學生妥善解決檔案的存放問題，確保檔案管理工作各個環節的順利開展。
4、推進學校檔案管理的信息現代化建設
技工院校學籍管理走過了若干個發展過程，實行電子注冊可謂新時期技工院校學籍管理的必然途徑。由技術與管理兩個方面探索如何不斷健全電子注冊管理機制，對于促進學籍管理實現現代化有著重要的意義。隨著技工院校招生規模與招生對象領域的不斷增長擴大，大量的檔案信息管理保存也對檔案管理工作提出了新的要求。內容管理技術屬于一種管理信息的穩妥可行的技術模式，并且伴隨信息技術的發展，此技術在學籍檔案管理方面起著愈加廣泛的功能，同時運用范圍領域也愈來愈廣泛。學籍檔案通常指學生的學籍檔案、學生的成績檔案及其在學校的所有表現等有存儲價值的材料，其與學生的一生都相關緊密切的聯系，學籍檔案即學生利用在校時期的學習實踐等諸多活動中構成的，對于個人、對于學校以及對于社會均有證明、儲存、運用價值的背景記錄，是把握學生狀況、規范學生行為、培養有用人才的根據，同時亦是技工院校檔案的重要構成部分之一。所以，所謂學籍檔案管理的過程客觀來講即建制、利用、開發學籍檔案之過程。對于學生學籍檔案，不但對學生本身來說極為重要，對社會擇才選優方面亦是更加發揮了關鍵的作用。伴隨信息技術、認證技術以及管理技術的不斷發展，電子注冊的學籍檔案愈來愈成為可能，本文從主要從內容管理技術及其對信息資源整合的優點入手，對內容技術管理在學籍檔案管理中的有效利用實施了分析。
一、內容管理技術及其在整合信息資源方面的優勢
（一）內容管理技術的涵義
內容管理技術即應把不屬于同一類的內容用數字模式妥善儲存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對所儲存的數字內容實施調閱與檢查，以數據挖掘之技術達到對數字內容之智能分析處置，最后使得此部分數字內容可以獲得最充分的運用。內容管理系統主要包括內容收集、管理、工作流、等四個子系統，綜合具體內容如下。
1.內容收集系統
此系統主要包含對信息的內容實施收集、編匯以及整理進而把其轉化后分發的全過程，同時在此階段中能夠加進元數據進而對內容組件實施定義。
2.管理系統
管理系統主要是針對組件、信息內容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠對內容之版本、工作流程及設定權限方面實施更新處置。
3.工作流系統
此系統主要針對信息資源內容實施采集、存入和，通常來講，學籍檔案管理歸屬資源性網站，由于其結構比較復雜，并且內容繁多屬于文檔資源類之資源等。
4.系統
系統主要是把信息資源內容自動并且快速的依據所建的模板至瀏覽器。
（二）內容管理技術在整合信息資源方面的優點
內容管理技術在資源整合上有著很大的優勢。主要包括如下幾個方面。
（1）內容管理技術把管理的標準實施統一，把數據庫內之內容采取格式處置以及達到標準化管理，如此不但統一了網頁之風格，同時增添了數據庫之拓展能力。
（2）此技術同以往的數據庫相較，負載能力愈加增強，并且借助XMI把訪問接口實施統一，同時借助內容管理技術能夠描述并非規則的數據，所以，能夠借助半結構化之文檔數據把其送至客戶端，如此大幅度節省了效率。
（3）網頁呈現同內核技術、同平時、同系統維護相分離，進而不但讓操作更容易，并且內容管理技術給信息管理創造了開發平臺，大大縮小了開發的難度與維護成本。
二、目前我國技工院校學籍檔案管理的現狀
為順應社會的發展，加大服務地方經濟的力度，近幾年來技工院校出現了辦學模式與生源多元化的轉變，學生學籍檔案的種類與內容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢下，技工院校學籍檔案的管理存在著對學籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對來講，目前有許多學校的學籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢發展之需求。技工院校現行的學籍管理機制缺乏完善和規范。現階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內部檔案管理譬如人事檔案管理、財務檔案管理、校志檔案管理、教育教學（包括教學計劃檔案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學生成績檔案管理、學籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時，從一小部分技工院校大多數基層管理者、教師到技工院校領導均對教學檔案管理工作認知不夠。將學生學籍檔案工作同教學核心內容相對比，注重教學與其他管理工作，可對教學檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學籍檔案管理相關不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關注抑或關注不夠。除此之外，學校不僅缺少學籍檔案管理專業人才，而且檔案管理設備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內容與手段、人才資源培訓與利用之模式仍舊陳舊，制約著學籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時間的推移及學生學籍檔案的進一步增加，原來存儲的學籍檔案之存儲條件業已適宜不了學籍檔案數量日漸增大之需要。具體主要體現在如下幾個方面。
（1）學籍管理文件制度不完善；
（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對滯后；
（3）學籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規范；
（4）檢索手段相對滯后，提供資料缺乏準確性；
（5）檔案材料內容簡單，未能真實體現學生的綜合素質；
（6）檔案利用率低，轉遞比較混亂。
三、內容管理技術在技工院校學籍檔案管理中的運用
內容管理技術的內容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調查報告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內容有著不盡相同的反映模式，就結構化的信息來講，內容于本質方面屬于非結構化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內容等于元數據加數據。具體主要包括如下三個方面的工作。
（一）對技工院校學籍檔案的內容建模
內容管理技術對技工院校學籍檔案之內容建模包含對數據管理之要求和元數據之結構化，對內容主要是設定針對管理對象之元數據信息，此外還包含內容同對象二者之間的相互關系，譬如學歷證書電子注冊制度的建立規范了對其的管理，此管理制度的建立屬于一項關鍵性變革，是對技工院校學籍學歷規范科學管理指出的愈加高的要求，電子注冊制度促進了技工院校學籍管理現代化的進程。從技術方面來看，完整的電于注冊檔案系統至少要包含如下幾項模塊。
1.新生注冊管理模塊
此管理的流程是先把招生機構呈報的招生數據同實際報到學生數據有機融合處置后生成新的數據庫，學生被編輯學號之后即在校生數據錄入教務管理系統，各個系統能夠依據系統中數據同學生實施核實明確后，由院校學生處輸入教務處成績錄入學歷證書管理模塊，依據軟件要求實施數據維護，最后上報勞動局完結學籍注冊工作。[4]此種工作形式達到了信息操作之科學性，并且工作流程嚴謹，數據可靠安全。
2.學歷證書管理模塊
把在校時期適宜畢業條件的學生，生成預畢業的學生名單呈報主管部門審查，經核查后再將預計畢業的學生名單發至各校，實施畢業證書處置。最終自動生成證書利用狀況登記表上批，再由上級下達業已注冊發證的學生名單。經過注冊的畢業生借助互聯網，直接匯總至各級教育行政管理機構。此外，應獨立建立一個換、補證書之學生管理庫。
3.學籍管理模塊
若有學生要求個人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報學生處批復，再由學生處進行系統數據更換同時以學籍異動的模式告知相關機構。依據電子注冊軟件學籍異動管理規律規范技工院校學籍異動管理程序以及系統維護。對學籍異動處置也實施這種手段，應當做到及時處置，隨時發生隨時記錄、維護。
4.綜合檔案信息管理模塊
綜合檔案信息相關學生很多方面的信息。借助同其他功能協調配合，組成了完整的學生綜合電子檔案。此部分檔案均是學生在校時期不斷補充、完善構成的具體檔案材料。
（二）Content Manager v8.3系統的應用
技工院校之學籍檔案管理中含有對電子考卷的儲存保管，此系統能夠依據之前提升的原理實施開發，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內容管理技術應用，現就目前運用比較普及的Content Manager v8.3簡述如下：
1.利用Content Manager v8.3技術對成績實施元數據建模
結合Content Manager v8.3設計，能夠借助此技術可視化之建模工具，如此不僅能夠對成績實施元數據建模，同時針對內容建模，包括設定訪問與版本的控制以及日志管理等。
2.利用接口對學籍檔案實施導入
對學籍檔案實施導入能夠借助接口來達到，如此能夠以內容技術管理的界面達到手工接入，進而能夠把批量的數據實施導入。
（三）內容技術管理同技工院校學籍檔案管理系統的整合
學籍檔案管理能夠把在線的學籍信息給予有機整合，譬如，能夠在目前運用的系統里獨立增添學籍檔案建立模塊，此能夠借助關系型管理系統把學籍檔案信息建立為元數據及電子檔案，然后此時能夠借助內容管理系統之編程接口把信息保存至資源服務器中，如此能夠提升學籍檔案之自動化處置，進而達到節約成本的目的。
四、結語
[關鍵詞] 高校 院系 學籍檔案 規范化
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校院系學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校院系級學籍檔案質量顯得十分必要。
一、院系級學籍檔案管理規范化面臨問題
1.檔案管理規范化存在的問題
（1）院系級學籍檔案管理是一種事后行為，容易被人們所忽視。錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成資料的丟失，這種情況在許多高校中不同程度地存在著。
（2）院系級學籍檔案管理是一種無形勞動，不被人們所重視。由于院系級教務辦公室不是職能部門，是一種為教學和學生服務的管理行為，其檔案管理也成為一種無形勞動，難以用固定形式加以評估，因此人們認為院系級學籍檔案管理很輕松，誰都可以去做，這就導致了在用人上的隨意性，進而影響了院系級學籍檔案管理水平和效率的提高。
（3）院系級學籍檔案管理是一種常規性工作，容易被其他行政事務所取代。由于機構設置方面的原因，院系機構一般都沒有把辦公室行政工作和檔案管理工作分開來，有的院部系級辦公室雖然有專職干事，但由于同在一個辦公系統工作，其職責也經常混淆，常常被其他行政事務所取代，難以全心投入檔案管理工作。因此，院系級學籍檔案管理經常處于不規范的無序狀態。
（4）檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
2.在檔案管理手段方面，最突出的問題表現在管理手段缺乏科學性
按照辦公自動化、管理科學化的要求，在學籍檔案管理方面應當采取現代化手段，而目前有些高校在學籍檔案管理規范化方面仍實行原始的手工勞動方式，特別是在編制目錄索引的方法上，還沒有很好地通過計算機這種現代化手段進行編制《檔案目標索引》，在很大程度上影響了院系級學籍檔案管理效率。
3.在學籍檔案管理信息化方面，最突出的問題表現在
（1）高校由于長期受計劃體制的影響，缺乏市場意識、服務意識和信息意識，在一定程度上導致了信息資源開發、服務與市場需求相互脫節的現象。近幾年來，盡管有些名牌高校加大了管理信息化改革力度，但從整體上看，問題仍然比較突出，不少部門往往只重視設施、裝備、技術的投入，很少關注管理信息化數據庫的建設，使得對信息資源的開發和利用缺乏應有的力度。
（2）不能完全按照市場需求來開發索引信息資源領域，開發系統本身缺少應有的以用戶為目標的價值尺度，更不能及時地掌握用戶的需求及其變化，使管理信息化缺乏針對性和實用性，同時也造成信息資源開發和利用過程中的盲目性和浪費性。
（3）不能嚴格按照時間節約規律的要求，把握信息資源開發和服務的時效性，特別是不能真正地依據現代科技信息網絡來及時、迅速、準確地開發信息資源，難以形成信息資源開發和服務功能的多元化、信息產品的規模化、組織系統的網絡化、操作手段的自動化等立體型體系，難以全面顯示管理信息化在高校管理中的作用。這樣，高校管理在市場經濟日益激烈的競爭中就難以掌握管理主動權，難以獲取最新、最快、最準確的信息。
二、對加強院系級學籍檔案管理規范化建設的幾點建議
1.要提高對學籍與檔案管理規范化關系的正確認識
從高校發展的實踐看,建立和完善院系級學籍檔案管理規范化,是保障教學工作中心地位、促使教學工作順利開展、提高教學質量的根本保證。增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2.按教學環節的不同要求做好學籍檔案收集、整理和歸檔工作
學生學籍有許多環節，都有資料需要收集、整理和歸檔。主要有：一是學生學籍檔案管理。二是考試成績檔案管理。三是凡是歸檔的材料，要寫明材料的目錄，應做到書寫優良，字跡工整，圖樣清晰。四是整理，要在積累的基礎上按檔案材料類型分類整理。建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3.要提高院系兼職管理人員的綜合素質
目前,許多高校院系沒有專職檔案管理人員,一般都是由教師兼職,他們中絕大多數沒有經過專門培訓,檔案管理常識缺乏。因此需要通過多種途徑對他們進行專門培訓，不斷提高他們的綜合素質。根據檔案管理規范化的要求，確定兼職檔案管理工作人員的職責：一是要認真學習、執行檔案工作的政策法規，加強業務學習，增強工作責任性。二是堅持平時分類預立卷歸檔工作，每年初根據文件材料歸檔范圍將本部門形成的不同內容與載體的文件材料，預立卷類目并編號，便于平時歸卷時對號入座，方便查找利用。三是負責本部門文件的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、系統，反映本部門工作情況，維護本部門的歷史真實面貌。四是應按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時做好文件的收發、登記工作。五是做好文件的催辦工作，凡是經承辦人員處理的文件要及時收集，并檢查承辦情況是否已經注明，搞好平時歸卷，使文件材料管理有條不紊，便于查找利用。六是主動接受學校檔案室的業務指導、督促與檢查，提高檔案的案卷質量。
4.要按照信息化檔案檢索系統的要求，建立院系級學籍檔案管理信息化服務網絡
學籍檔案管理信息化服務網絡的建立，不僅要充分利用現代信息技術來開發光盤、聯網檢索和信息查詢服務，而且還要充分挖掘信息資源自身的累積性、綜合性和數據性等優勢，使現有的信息資源被激活、被利用，使相關信息重新得到優化組合，發揮出優勢效益。
5.根據學籍檔案管理規范化要求，建立院系級學籍檔案資料索引的標準化和自動化
我國有關學籍檔案資料索引標準幾乎是空白。其他許多國家都非常重視適應高等教育管理需要的文獻資料索引標準化工作，早就制定了一系列索引編制的出版標準。制定我國索引標準化，已是刻不容緩的問題。
總之，在高校辦學過程中，要重視院系級學籍檔案管理工作，正確分析院系在檔案管理規范化方面存在的問題。同時，要針對問題制定加強院系級學籍檔案管理規范化的若干對策。只有這樣做，才能按學籍規律的要求做好院系級學籍檔案管理工作，不斷提高學籍管理水平和服務質量，從而為學校教學改革與發展提供基礎性保證。
【關鍵詞】高校；學籍檔案管理
高校學籍檔案是指學生在校學習期間成績、思想表現、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學校教務處或者學生處保管，學生畢業后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內容主要包括學生報名注冊登記表、個人基本情況表、學習的課程、考試成績以及學籍異動情況記錄等。學籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學校檢查、審核畢業資格的重要依據。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學生學籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：
一、健全學籍檔案管理制度
戰國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規矩，不成方圓。“沒有規矩不能成方圓”是句俗語，常強調做任何事都要有一定的規矩、規則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學籍檔案管理制度，有的是制定的標準有所不同，缺乏專業的學籍檔案的管理標準和規范。這就導致人員以及部門之間在收集整理數據時相互推諉，特別是出現問題時，更是相互指責。因此健全學籍檔案管理制度、劃分責權就顯得非常重要。
二、必要的專業檔案管理崗前培訓
高校的學籍檔案管理人員大多數人員都身兼數職，普遍缺乏檔案管理的專業知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學習難以迅速達到目前學籍檔案管理標準，對上崗之前管理人員進行專業的扎實的培訓是非常有必要的，如今計算機被廣泛應用到學籍管理中，計算機新技術掌握就顯得非常重要。因此對學籍檔案管理人員進行專業的培訓是非常有必要的。
三、管理工作人員應提高對學籍檔案管理的認識
學籍檔案管理工作人員應該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學習新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術在檔案管理中的應用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領導也應對學籍檔案保存形成規范性的意識，有效的管理機制、人員培養及激勵機制等相關體系，激發學籍檔案管理人員工作積極性。還應利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學籍檔案的意識。
四、及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發展，檔案管理工作者也會出現人員流動，并且人員流動情況比較復雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導致學籍檔案出現偏差或者信息不完整、不準確，有的甚至導致檔案信息丟失。所以及時做好學籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領導牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監收人當場清點數量，核對清楚后交接人、接收人以及監收人應在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執一份。這樣及時的做好學籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學生的學籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學籍檔案的真實性、精準性以及完整性
學生的學籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內容必須真實，不能造假。例如：學生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續，要讓出現錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。
精準性，管理學籍需要準確，更深層次的來說需要的是精準，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴格按照國家招生規定對錄取的新生進行學籍電子注冊，即當年錄取結束后，教育部在網上公布各大高校經省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網核對名單，網上有的學生進行注冊取得學籍，網上沒有的要及時與學生來源省級招辦復核更正。這就需要學籍檔案管理的工作人員核對清楚學生人數，必須做到精準無誤，否則待學生畢業后數據錯誤將會直接導致學生發不了畢業證書。由此給學生以及學校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學生的學籍檔案主要包括下面幾個內容：學生報名注冊登記表、注冊學習專業、學習的課程、考試的成績記錄表以及學籍異動的情況等。學籍檔案作為學校以及各部門查詢、檢查、以及學生畢業資格審核的標準。畢業生畢業后，在其學籍檔案內放入畢業生的報到證，師范的學生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業生進入單位后學籍檔案轉變為人事檔案。因此學生的學籍檔案管理必須要完成，每一個學生一袋，必須完整。
隨著社會的進步，高校學籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學籍檔案管理工作是一項涉及學生切身利益的工作，學生的就業、提干、學歷的認證等都離不開學籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現代管理技術、遵循檔案管理的規律，健全高校學籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業的檔案管理知識。真實、準確、完整的收集整理好學生的學籍檔案資料才能使學籍檔案管理工作適應學校教學發展以及社會發展的需要。
參考文獻
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關鍵詞：學籍管理；網絡化；學分制
高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平成為了當今研究熱點。
一、學籍檔案管理工作現狀
（一）學籍檔案管理工作存在的問題
近年來，高校學籍檔案管理中存在一些問題，如一些學生和教師對學籍管理缺乏正確的理解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關，且有些教學管理人員的責任心、事業心不強，對有關學籍管理的規章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。有些學生在臨近畢業才發現自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學生違紀現象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學生管理等規章制度形同虛設，影響正常的教學秩序。
（二）產生問題的原因
1、入學教育缺失。很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。
2、學籍管理手段落后。高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。
3、學籍管理決策功能不足，支撐力度不夠。高校各級領導和職能部門對學生檔案數據要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學初的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學院和學生都不重視學籍注冊工作。
二、如何提高學籍管理現代化水平
（一）規范管理，樹立“以服務為主”的觀念
建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。
（二）利用信息技術，建立網絡化的學籍管理
現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。
（三）積極探索、推行學分制
學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據學校實際情況，積極探索推行學分制。學分制應依據“拓寬基礎、淡化專業、加強素質教育和注重創新能力培養”的原則，制定切實可行的人才培養計劃。學生只要修滿了學校規定的各項學分，就可以提前畢業。學分制的實行能極大調動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據自身特點構建自己的知識體系。
（四）加強考試管理，提高人才培養質量
課程考核是學籍管理中的重要內容，它可以檢驗教師的教學成果，還可以檢驗學生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學生能否按照教學計劃學習的客觀依據，也是對學生進行學籍處理的重要依據。加強考試管理，制定考試工作職責及處理辦法，對考試各個環節作嚴格規定，還應建立校、院兩級巡考制度，為嚴肅考風、考紀提供保證。
（五）強化服務意識，提高學籍管理人員的自身素質
現代高等教育對學籍管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍管理干部進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍管理隊伍的整體素質水平。
三、結語
學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。
參考文獻：
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在高等職業教育迅速發展的今天，如何運用現存教學資料檔案與學籍檔案為高等職業教育服務，使檔案更好地發揮其作用，這已成為當前急待解決的問題。解決這個問題的關鍵是使檔案工作逐步實現現代化，然而與現代化有關的檔案工作標準化是解決問題的根本所在。在國務院頒布的《中華人民共和國標準化管理條例》中就明確指出：“標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。在社會主義建設中推行標準化是國家的一項技術經濟政策，沒有標準化就沒有現代化，就沒有高質量高速度。”這就清楚地闡明了標準化在教學檔案和學籍檔案管理工作中的重要地位和作用。
學籍檔案是高等職業學院的寶貴財富。檔案工作是一項以提供檔案與教學服務的工作，同其它各行各業一樣，需要制定各種標準，作為開展工作的依據和準繩。檔案工作標準化是實現檔案工作現代化的重要內容，它是指在檔案工作領域內，由上級主管機關或會同標準化主管機關以及各有關部門共同協商對檔案工作的管理、原則、方法、質量、概念、設施等，制定出科學的統一的規定和技術規范，并予以貫徹執行進而修訂的全部過程。目的就是通過科學的制定、貫徹、修訂各科標準，使檔案工作逐步走向規范化、統一化。它的基本內容有：檔案工作名詞術語標準、代號代碼標準、檔案著錄標準、標引語言標準、收集、整理、鑒定標準、檔案統計標準、提供利用標準、檔案編纂及出版格式標準、檔案工作現代化建設標準、檔案裝具、檔案制成材料標準等。這些標準從制定到成熟需要一個相當長的發展過程，而且這個過程是有規律的螺旋式上升，檔案工作現代化的水平也將隨著標準化運動形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標準化。下面對檔案工作化標準化談點粗淺的看法。
一、標準化是實現檔案工作現代化的基礎和前提
檔案工作是高等職業教育事業中的重要組成部分。高等職業教育檔案工作要實現現代化，首先是檔案工作的一系列環節，如名詞術語、檔案著錄、代號代碼等都必須有統一的標準，以便在進行工作時有統一的原則和規范。因為檔案工作現代化是建立在先進的科學基礎之上，如果沒有統一的標準不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實現高等職業教育檔案工作的現代化和學籍檔案管理的現代化，還須建立檔案工作標準化體系，在這個標準下開展工作才能實現現代化。可見實現高等職業教育學籍檔案工作現代化首先是檔案工作標準化，離開了標準化就沒有現代化。
二、標準化是衡量檔案工作質量的尺度之一
檔案工作是一項專業性的服務工作，對高等職業教育服務的效果直接與檔案工作一系列環節中的標準化程序有關。檔案工作中的組卷、分類標引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設備等都必須制定出統一的標準，對質量規格、工作程序以及要求等相應的做出明確的規定，嚴格地按標準進行工作，就能促使各項工作早日走向規范化、統一化，從而提高檔案工作的質量。例如檔案標引工作，它是將文件或案卷的主題內容賦予一定的標識，作為存儲和檢索的依據，利用者查找檔案通過檢索標識去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標準給出的檢索標識準確、恰當，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節約查找時間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標識不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標引工作必須要有標引的規定與規則，保證標引的一致性，使標引工作標準化、規范化。同樣道理，高等職業教育檔案工作的各個環節都達到了一定的標準，實現了標準化，學籍檔案工作的質量才有可靠的保證，才能為發展高等職業教育提供豐富的資料。
三、標準化是提高檔案工作的工作效率，節約人力物力財力的有效措施
標準化能提高檔案工作的工作效率。搞好標準化對節約人力物力財力有重要作用，根據合理地標準化要求，人力物力財力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統一合理的標準，往往把不同歷史時期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應該分割的文件或案卷進行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費了很長時間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費，影響檔案的社會效益。通過制定標準既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時間、內容和形式等幾個方面形成一個有機的整體，查找迅速、方便、節約人力、使檔案工作者省出更多的時間去從事其他工作。在財力方面如能進行裝具的改革、創新、制定出技術先進、 經濟合理的裝具標準，按標準化、系列化集中生產出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價，提高技術水平，節約大量的人力物力財力，加速高等職業教育檔案工作現代化。
四、標準化是實現高等職業教育檔案工作科學管理的重要組成部分
所謂科學管理就是根據檔案形成的規律和特點，運用先進的技術和方法，依據各種科學管理制度對檔案進行管理，開展各項工作，科學管理要求做到的標準是：檔案管理機構高效化，管理方法科學化，管理工作計劃化，管理技術現代化等。要實現高等職業教育學籍檔案管理工作的標準化，只有各業務環節都達到標準化，檔案工作才能按標準化實現科學管理。因此要實現科學管理必須大力推行標準化。
五、標準化是推動高等職業教育學籍檔案管理發展的重要條件
檔案學是社會科學和自然科學之間的一門邊緣科學，是一門綜合性的科學，實踐性強。它既含有檔案和檔案工作的基本理論，名詞術語概念，也包含著實際工作中的技術性和方法性的內容。它的研究成果，經過實踐的檢驗證明是科學的概念、原則、技術和方法，用條紋的形式予以固定化、制度化，作為共同的語言，公認的準則和規范，就是標準。所以標準化本身就是檔案學的一個組成部分，標準化工作的開展，必將推動檔案學理論的發展，一方面檔案學為檔案工作標準化提供了理論指導和科學指導，另一方面，標準的制定與貫徹優勢將檔案理論運用到實際工作中取得保證，以便進一步完善和發展。
