時間：2023-06-06 09:31:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案和畢業(yè)檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、高校畢業(yè)生人事檔案信息化的現(xiàn)狀
要搞好高校畢業(yè)生人事檔案的信息化管理工作，必須掌握當(dāng)前高校畢業(yè)生人事檔案信息化的現(xiàn)狀，這樣才能有的放矢的采取有效措施，搞好高校畢業(yè)生人事檔案信息化工作。
（一）解決高校畢業(yè)生人事檔案管理信息化意識
在高科技時代，加速實現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理，是一項繁重的任務(wù)，也是時代賦予的任務(wù)，這些工作任務(wù)的順利進行，必須得到人才交流主管部門的高度重視和大力支持，才能切實的把高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前看，各省、市對高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r來看，由于各級領(lǐng)導(dǎo)對高校畢業(yè)生的人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，對人事檔案管理工作投入的財力及人力不足，由此，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些各方面問題，例如，會限制人事檔案信息化發(fā)展的速度，使之與信息現(xiàn)代化發(fā)展無法適應(yīng)，也使高校畢業(yè)生的人事檔案，在管理與改革中無法發(fā)揮積極作用，也使用人單位陷于兩難之中，難以得到人才，更難于得到優(yōu)秀人才。
（二）檔案管理信息化的法規(guī)體系與業(yè)務(wù)規(guī)范
對于人事檔案的記載來說，它的信息非常豐富，時間跨度也比較長，但在改革開放以來，由于主觀和客觀方面的各種原因，有些人事檔案中的信息，常常會出現(xiàn)這樣或那樣的不同或差錯，例如，數(shù)據(jù)的前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄在檔案中出現(xiàn)，如何能讓這些問題，能在信息化建設(shè)中得到順利的解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時解決標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的問題，這就要求我們對人事檔案的管理，要有一個完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，這樣才能使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員，在信息化建設(shè)中，既得到政策上的支持，又能在方式方法的得到指導(dǎo)，使人事檔案管理工作，形成一個統(tǒng)一的、規(guī)范的、科學(xué)的、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫，有利于高校畢業(yè)生的就業(yè)困難，也有利于企業(yè)的人才需要和流動的需要。
（三）缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍
人才是人才交流中心檔案信息化建設(shè)的重中之重。目前人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術(shù)能力和水平較差，不適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)的需要。
二、人才交流中心對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理對策
人才交流中心是一個人才的中介橋梁，它要為高校畢業(yè)生和企業(yè)對人才的需求解決雙方的需求，因此對于人事檔案信息化的管理，要真實可靠，并要做到適時提供，這樣就可以為雙方解決問題。
（一）人事檔案信息化建設(shè)的重要性
在社會主義市場化的發(fā)展中，隨著人事制度改革的不斷深入，要充分認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國家政策的引導(dǎo)下，人才交流部門，要積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設(shè)進程，要從政策上，不斷加大財力及人力的投入，同時要加強人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為人事檔案信息化建設(shè)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把人事檔案信息化建設(shè)，作為人事工作中的一個重要的組成部分來進行建設(shè)。
（二）人事檔案管理的規(guī)章制度與業(yè)務(wù)規(guī)范
人事檔案信息化建設(shè)，是新時期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務(wù)，所以無法再依據(jù)傳統(tǒng)的手工管理階段的制度，必須結(jié)合高科技時代的技術(shù)，要利用信息化建設(shè)的進度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進人事檔案管理工作發(fā)展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是高校畢業(yè)生的人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。
（三）檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是相互關(guān)聯(lián)的命題，人事檔案信息化建設(shè)，它的一個關(guān)鍵因素，就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實踐經(jīng)驗，同時具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。要把檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣與管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力結(jié)合起來，要在管理人員的意識上與時俱進，不斷更新服務(wù)觀念，善于運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、新理念的習(xí)慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。
關(guān)鍵詞：大學(xué)畢業(yè)生；棄檔；原因及對策
中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）27-0256-02
檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。個人人事檔案是個人真實的履歷材料，它是個人工作、學(xué)習(xí)、生活經(jīng)歷的重要證明材料。同志曾經(jīng)指出：借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。同志也說過：人事檔案有它的特點，就是平時不起眼，也不引人注目，但是，一旦你需要時，如果平時工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣。近年來隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和傳統(tǒng)社會的急劇轉(zhuǎn)型及社會流動性加大，越來越多的人變成了“社會人”，人事檔案被一些人看作是“可有可無”的身外之物。對其隨意處置甚至遺棄。特別是很多大學(xué)畢業(yè)生走向社會后，自己的學(xué)生檔案并沒有隨著自己的流動而流動，要么放在學(xué)校保管，要么被轉(zhuǎn)遞到本人的戶籍所在地或人才交流中心，而自己卻不管不問，最終成了無人認(rèn)領(lǐng)的死檔或棄檔。2002年人事部全國人才流動中心以及各省市人才交流服務(wù)中心。根據(jù)有關(guān)方面的統(tǒng)計，全國范圍內(nèi)高校畢業(yè)生大約有60萬人棄檔。例如武漢市人才服務(wù)中心所的5萬余檔案中就有1.5萬份無人過問和領(lǐng)取。四川省人才管理部門初步估計，全省范圍內(nèi)沒有理會的廢棄檔案超過20萬份，成都市人才中心代管的人才檔案中就有■成為沒有人要的死檔案。《新華網(wǎng)》2009年12月3日報道：記者從貴州省人才交流中心與貴陽市人才交流中心了解到，人事托管的10余萬份人事檔案中，多年無人問津的占到■，有近7萬份。據(jù)了解，這些檔案90%以上的“主人”大部分都是這兩年畢業(yè)后暫時找不到接收單位，而把檔案留在學(xué)校，隨后一直都置之不顧的大學(xué)生。其余只有少部分為企業(yè)普通職工或其他辭職、辭退人員的檔案。貴州省人才交流中心畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)中心相關(guān)負(fù)責(zé)人更是無奈地告訴記者，他們這里無人問津的檔案最長達到了13年之久，許多檔案從放進之日起，就成了“死檔”，但人才中心又不得不對這些檔案進行保存。
一、大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的影響
廢棄檔案對于大學(xué)生本人而言，一方面可能會影響大學(xué)畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、工齡計算等。大學(xué)畢業(yè)生在一年見習(xí)期滿后轉(zhuǎn)正定級在我國幾乎是約定俗成的，初次認(rèn)定技術(shù)職稱及確定工資級別，作為干部身份的依據(jù)。“轉(zhuǎn)正定級”的時間是一項確定工資核定及工齡長短的審核標(biāo)準(zhǔn)，影響著退休后的工齡計算。部分大學(xué)畢業(yè)生到單位上班后，沒有及時將檔案轉(zhuǎn)移到單位，工作后發(fā)現(xiàn)檔案還是學(xué)生檔案，人事檔案不完整，影響了自己的轉(zhuǎn)正定級、工齡工資以及退休金的發(fā)放。另一方面耽誤職稱評定、工作調(diào)動等。職稱評定是我們國家一直在進行的對專業(yè)技術(shù)人員的考評定級，不僅涉及自身的榮譽、成就感，關(guān)鍵是涉及工資收入。職稱的申報是要根據(jù)個人轉(zhuǎn)正定級的時間，工作年限及以往的工作成果來綜合評定的。有些大學(xué)畢業(yè)生工作后在評職稱時往往由于棄檔而沒有評上。在單位上班后要求調(diào)動時，發(fā)現(xiàn)需要辦理上班后的人事手續(xù)，接收單位需要在轉(zhuǎn)正定級后才能正式調(diào)動。三是影響大生辦理個人證明、個人公證、社會保險、購房等，有的甚至丟掉了干部身份。由于現(xiàn)行的許多政策，涉及個人利益的證明都離不開人事檔案，如辦理社會保險、領(lǐng)取失業(yè)金、退休金等，都需要個人檔案記錄。考研、報考務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等，都需要人才市場開具相關(guān)證明，這些都需要檔案。其四，影響畢業(yè)生的戶籍檔案。畢業(yè)生走向社會后自然要購買房屋，在銀行辦理房貸手續(xù)時必須出具貸款人的戶口證明當(dāng)，也需要出具檔案。棄檔對于單位而言，有些單位有檔無人，再需要進人的時候受專業(yè)、學(xué)科構(gòu)成、學(xué)歷層次等限制，導(dǎo)致人事調(diào)配不能科學(xué)合理進行。而有些單位有人無檔，在績效考核時沒法對工作人員進行有效的考核。對于社會而言，大批的棄檔，一方面造成大量社會管理資源浪費，另一方面也不利于充分發(fā)掘社會人才信息資源，達到人盡其才、才盡其用。
二、大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的原因探析
1.大學(xué)生就業(yè)多元化、社會流動頻繁的主要體現(xiàn)。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，參加經(jīng)濟活動的主體也日趨多元化，勞動用工制度也隨之發(fā)生了變化，人才流動已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象，傳統(tǒng)人事檔案管理辦法正在經(jīng)受市場經(jīng)濟條件下多元就業(yè)方式和自主擇業(yè)觀念嚴(yán)重影響，檔案的有于無越來越不為大學(xué)畢業(yè)生所看重，這是社會進步的表現(xiàn)。
2.反映了我國傳統(tǒng)人事檔案管理制度的缺陷。過去我國人事檔案是多頭管理，對人才的管理除了組織人事部門外，還有職能管理部門下屬的職業(yè)介紹機構(gòu)、行業(yè)成人才管理機構(gòu)、外企人才管理服務(wù)機構(gòu)等，在多頭管理體制下導(dǎo)致一些人事檔案流失，造成“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。還有就是人事檔案內(nèi)容單一，檔案信息可用性、可信性低。現(xiàn)存檔案內(nèi)存放的還是個人家庭背景、生活經(jīng)歷、學(xué)歷情況、政治面貌、職稱、獎懲等程式化、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容，很少有個人的特殊才能、個性特點、交往能力、協(xié)調(diào)能力、創(chuàng)造能力等方面內(nèi)容。人事檔案的轉(zhuǎn)遞死板、僵化。有些單位為吸納高層次人才和特殊人才擅自為引進的人才重新建檔，而有的單位為了挽留人才、阻止人員調(diào)扣壓檔案，不按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)交檔案，一些大學(xué)生索性就放棄檔案，形成棄檔和死檔。
3.與部分單位、企業(yè)和個人不重視檔案有關(guān)。隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)軌，就業(yè)的多樣化，一些外企、鄉(xiāng)企、區(qū)街企業(yè)、民營企業(yè)、私營企業(yè)等自身沒有人事檔案管理權(quán)，其人事檔案只能依托有關(guān)人事部門代管，這些單位在錄用大學(xué)畢業(yè)生的時候為了減少工作量、簡化手續(xù)，對檔案要求不高，甚至不強調(diào)檔案辦理手續(xù)。特別是外企、私營企業(yè)的人事管理方式不一樣，提職、加薪考核的是個人的能力和績效，對員工的約束和管理主要靠合同，檔案不作依據(jù)，漲工資無須歷史記錄，實行普漲。對于個人而言，現(xiàn)在證明自己能力的途徑很多，職稱不再是唯一的標(biāo)準(zhǔn)。檔案對自己的求職所起的作用已經(jīng)在在弱化，是可以隨便丟棄的“身外之物”。甚至有人說檔案不適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展變化，應(yīng)該取消了。還有就是檔案存放在人才服務(wù)中心或原單位，即使個人不管，任何單位和個人也不敢毀掉，或許正因為這一點，存檔的大學(xué)生也懶得去給自己找麻煩。
三、處理大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”的對策
首先是改革現(xiàn)行的檔案管理制度，加強人事檔案的服務(wù)功能，豐富檔案內(nèi)容。我國的人事檔案制度的改革應(yīng)該加強人事檔案的開發(fā)利用，加強其服務(wù)功能，淡化其社會控制及憑證功能。豐富檔案的信息和內(nèi)容，提高靜態(tài)信息的準(zhǔn)確化和簡潔化，補充動態(tài)信息如個人的業(yè)績和個人的信用等。建立以國家檔案行政機構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各級區(qū)域人事檔案中心分級負(fù)責(zé)的人事檔案管理體制，節(jié)省人力、物力、財力，方便服務(wù)社會。健全人事檔案傳遞機制，保證人事檔案傳遞的頻率和速度及安全，避免“有檔無人、有人無檔”現(xiàn)象的出現(xiàn)。檔案管理要逐步實現(xiàn)社會化，開放化，加強人事檔案管理的服務(wù)功能。其次是加強檔案宣傳工作，培養(yǎng)大學(xué)生的檔案意識。大學(xué)生檔案意識的提高應(yīng)該從在校就開始抓起。大學(xué)可以以辦展覽、辦校史館、甚至作為一門公共選修課納入高校教學(xué)計劃等形式加強對大學(xué)生的檔案教育使其深刻認(rèn)識檔案，加強檔案意識。有的學(xué)者認(rèn)為可以“利用新生入學(xué)教育的機會對學(xué)生進行檔案基礎(chǔ)知識教育和檔案信息運用技能培訓(xùn)”、“與圖書館聯(lián)合開設(shè)一門有關(guān)信息綜合運用技能的公共課”。從檔案、圖書情報一體化的角度看，開設(shè)一門信息綜合運用技能的公開課是可行的。課程可開在大學(xué)一年級的第一學(xué)期，這時新生剛?cè)雽W(xué)，樂于接受新事物、新知識，因此是對他們進行宣傳教育的最佳時機，或者開設(shè)在大學(xué)四年級的第四學(xué)期，這時大學(xué)畢業(yè)生馬上就要進入社會，對他們講清楚檔案的作用及重要性，棄檔會對個人的利益產(chǎn)生哪些方面的消極影響，檔案轉(zhuǎn)交的流程等。這樣可以最大程度上減少大學(xué)生的棄檔。在教學(xué)過程中可以利用檔案館與圖書館的人力、物力資源，多樣化的課堂教學(xué)，提高大學(xué)生檔案意識。再者要加大推進人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，建立人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。傳統(tǒng)、單一的紙質(zhì)載體已無法滿足現(xiàn)實需要。隨著社會數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，人事檔案也可采用磁盤、光盤等大容量的載體，建立電子檔案，更快更好地為相關(guān)部門和人員提供人事檔案信息。在網(wǎng)絡(luò)化的條件下，可以把不的人事檔案信息實現(xiàn)全社會共享，實現(xiàn)人事信息的充分利用。
大學(xué)畢業(yè)生大量的棄檔，從根本上反映了我們計劃體制下檔案管理模式與我國社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展的嚴(yán)重脫節(jié)。大學(xué)畢業(yè)生個人應(yīng)該重視自己的學(xué)生檔案和人事檔案，國家和社會也應(yīng)該不斷進行檔案管理制度的改革，以適應(yīng)社會的快速發(fā)展，也可逐步改變大學(xué)生的棄檔現(xiàn)象！
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【關(guān)鍵詞】 聘用制；人事檔案；檔案管理；現(xiàn)狀；對策
1 聘用人員人事檔案管理現(xiàn)狀
1.1 管理的體制相對落后，對聘用人員人事檔案重視程度不夠：努力提升各方面的醫(yī)療技術(shù)水平，為廣大患者提供優(yōu)質(zhì)、精湛的醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院的中心工作。所以大部分管理者都非常重視醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平的提升，對其他方面卻相對輕視，包括人事檔案管理，這就導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作停滯不前，始終處于采集、整理及保存等這些基礎(chǔ)層面上，無法真正發(fā)揮人事檔案的積極作用[1]。與此同時，許多醫(yī)院在聘用制人員的人事檔案管理方面也存有誤解，認(rèn)為外聘人員只是醫(yī)院的臨時工，具有很大的流動性，檔案可有可無，單位只管用人即可。由于思想認(rèn)識上的誤區(qū)，再加上管理欠缺，導(dǎo)致醫(yī)院聘用人員的檔案資料缺失和不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴(yán)重。
1.2 各方對聘用制人員人事檔案的重要性認(rèn)識不夠：很多畢業(yè)生畢業(yè)后只顧著找工作，很少人知道人事檔案的作用，于是大部分畢業(yè)生不理不顧其人事檔案的去向。為了省卻到人才交流中心辦理麻煩的人事手續(xù)和繳交高額的人事費，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一走了之，甚至學(xué)校將其檔案轉(zhuǎn)回生源地的人才交流中心，畢業(yè)生也不去辦理相關(guān)的手續(xù)；更甚者，有些學(xué)校竟然畢業(yè)時就把檔案交由學(xué)生個人帶走，根本不指導(dǎo)學(xué)生該如何正確處理，造成有的學(xué)生自攜檔案，有些還私自拆閱自己的檔案；有些單位招聘聘用制員工，也只是管“用人”，至于其人事關(guān)系在哪里，人事檔案在哪里，一概不管，反正是合同管理。
1.3 存在多方面的材料收集問題：通過對醫(yī)院外聘人員的檔案資料進行調(diào)閱后發(fā)現(xiàn)，他們的原始檔案資料不完整甚至遺失，這樣在確定這些人的工作時間及工作經(jīng)歷時存在一定的困難，也就給人事審核及工資審批帶來了麻煩。在醫(yī)院人事檔案管理中，檔案資料缺失現(xiàn)象普遍存在。從檔案材料收集來看，大部分人事檔案資料中很少有真正反映個人特點的，且對檔案資料描述缺乏科學(xué)性[2]。因為用人單位和檔案管理單位是兩個獨立的單位，用人單位如果不及時的對這些外聘人員的檔案資料歸集到其檔案所在的人才交流中心，對于反映個人信息的資料，收集往往都是不完善的，因而也就無法對個人情況進行客觀公正完整地評價。
1.4 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施相對落后：在醫(yī)療設(shè)備及器械等方面，醫(yī)院投入了大量的資金，而在人事檔案管理方面，投資數(shù)額卻相去甚遠。
2 提高醫(yī)院人事檔案管理水平的對策
2.1 健全檔案管理制度，實施科學(xué)規(guī)范的檔案管理：檔案管理作為人事管理不可或缺的重要組成部分，必須建立健全規(guī)章制度，對其加強規(guī)范化管理，從而確保檔案管理工作順利開展。對于外聘人員的人事檔案管理，檔案管理人員既要認(rèn)真遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度，還要與人事管理工作的實際情況相結(jié)合，對本部門的工作制度進行規(guī)范和細(xì)化，制定出完善的外聘人員檔案資料收集、檢查核對及保密保管等制度。目前，醫(yī)院外聘人員的人事檔案是由市人才交流中心保管，而這些人員的個人業(yè)務(wù)檔案則由用人單位保管，這就要求用人單位要及時的把外聘人員的業(yè)務(wù)檔案存歸集到人才交流中心，這樣，不但可以確保人事檔案的完整性，也能給員工檔案資料的完整管理和查閱帶來方便。
2.2 各方均要提高對人事檔案重要性的意識：首先各地的人才交流中心相應(yīng)部門要規(guī)范檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案機要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設(shè)；另一方面，用人單位也要充分認(rèn)識到員工個人人事檔案是雙方勞動關(guān)系中不可缺少的組成部分。因此，在進行聘用前必須嚴(yán)格查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予錄用，既避免將來可能出現(xiàn)的勞資糾紛，也提醒應(yīng)聘者必須重視個人檔案。再者，學(xué)校更要切實擔(dān)負(fù)起學(xué)生的教育和指導(dǎo)的職責(zé)，幫助學(xué)生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。
2.3 科學(xué)、規(guī)范地進行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作：在進行檔案資料收集過程中，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把檔案資料質(zhì)量關(guān)，確保收集的資料真實、可靠、有效。在進行個人檔案資料收集時，必須全面、詳實地對其不同時期的工作經(jīng)歷進行真實的記錄。另外，對于不同崗位人員的檔案管理，要有針對性地采用與之相匹配的檔案管理模式。
2.4 引進新型網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實行科學(xué)的信息化管理：當(dāng)今社會是網(wǎng)絡(luò)信息化社會，計算機、互聯(lián)網(wǎng)已成為人們生活工作不可或缺的組成部分。利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對檔案資料進行收集、整理及保管等工作，能夠大量節(jié)約人力、物力和財力，從而能大幅度地提升醫(yī)院檔案管理部門的工作效率。同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建完善的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)?shù)量巨大的檔案信息資料進行統(tǒng)計、分析及預(yù)測，從而及時準(zhǔn)確地為醫(yī)院提供符合其招聘要求的專業(yè)人才及其詳細(xì)資料[3]。
3 結(jié)論
對于醫(yī)院來說，人事檔案管理工作是基礎(chǔ)性工作。對醫(yī)院聘用人員實施科學(xué)有效的人事檔案管理是醫(yī)院選人、用人的主要參考依據(jù)，它有助于醫(yī)院人力資源的合理調(diào)配，也有助于醫(yī)院制定出行之有效的人才發(fā)展規(guī)劃。與此同時，科學(xué)有效的人事檔案管理也有利于醫(yī)院樹立良好的社會形象，使醫(yī)院在獲得經(jīng)濟效益的同時贏得更多的社會效益。
參考文獻
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[關(guān)鍵詞] 聘用制人員；人事檔案；管理現(xiàn)狀；分析
[中圖分類號] R197.322 [文獻標(biāo)識碼] C [文章編號] 1674-4721（2012）02（c）-0161-02
The analysis and ideas of the personnel file management current situation of the employed staff
ZENG Xuelan XIE Guangming LIU Shujun ZOU Xin
People's Hospital of Huizhou City in Guangdong Province, Huizhou 516001, China
[Abstract] In order to explore the new situation of employed personnel files management, the personnel file management current situation of the employed staff in our hospital since 2000 were analyzed. The extensive implementation of employment system, and the social management of personnel files bring new problems while they effectively improve the hospital staffing situation and the limitation of talent, such as management of personnel files. Combined with the nowadays status improvement is offered: Establish the social public management of personnel files for employment; build a talent information network，implement the sharing of human resource information.
[Key words] Employed staff; Personnel files; Management situation; Analysis
2000年以來，根據(jù)國家人事制度改革要求開始實施“單位自主用人，個人自主擇業(yè)”的用人機制后，聘用制人員的人事檔案就推行“人事”的模式進行管理，自此，人事檔案就成為了人力資源管理工作中的重要內(nèi)容。目前，本院聘用制員工已有876人，其人事檔案采用委托第三方服務(wù)機構(gòu)即人才交流服務(wù)中心管理，原有的在編人員1 008人仍采用傳統(tǒng)的管理模式管理。在多年的人事檔案管理的實際工作中，人事檔案在發(fā)揮其優(yōu)勢的同時，也存在一些不可避免的問題。
1 聘用制人員人事檔案管理中存在的問題
1.1 人員流向與人事檔案脫節(jié)
人事帶來的醫(yī)院用人上的人檔分離，最大的優(yōu)點就是醫(yī)院使用人才不再受到現(xiàn)有人員編制限制，給醫(yī)院人才引進提供了極大方便。但是，這也造成了聘用制人員檔案管理的一些新問題，最突出的就是“棄檔”、“死檔”、“斷檔”、“假檔”、“自揣檔”[1]現(xiàn)象普遍，造成人員流向與人事檔案脫節(jié)。究其原因，主要有三方面：（1）用人單位和當(dāng)事人存在一種認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為聘用關(guān)系就是“聘用期間我發(fā)工資你干活，合約結(jié)束停發(fā)工資你走人”的關(guān)系，均忽視了人事檔案管理的重要性。從用人單位角度看，在招聘人員時，擬聘人員即使不帶檔案，只要專業(yè)對口，人才適用照樣接收，這樣造成干部自動離職、停薪留職甚至被開除時，原單位出現(xiàn)了“有檔無人”，新單位出現(xiàn)“有人無檔”的人檔分離現(xiàn)象，使得有些干部的來歷不明，假學(xué)歷、假文憑、假政績的情況時有發(fā)生。從個人角度來說，很少有人知道人事檔案的作用，更沒有積累和保護檔案的認(rèn)識。有些畢業(yè)生出于好奇心，私自拆開檔案看里面究竟有什么，結(jié)果形成了“開口檔案”，也有人更是“遺忘”了自己的檔案，抱著一種“走到哪里干到哪里”的無所謂態(tài)度……按照人事檔案的規(guī)定，這些情況都將給個人今后權(quán)益糾紛、學(xué)歷證明、社會保險等方面帶來很多不必要的麻煩，甚至影響到未來發(fā)展。（2）學(xué)校的就業(yè)指導(dǎo)缺位。個別學(xué)校尤其是大中專學(xué)校是指導(dǎo)不到位甚至不負(fù)責(zé)任的。從到本院應(yīng)聘的人員來看，有部分人員從學(xué)校畢業(yè)后就一直自己拿著檔案，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)后就直接將其個人檔案交與個人，讓其將檔案交應(yīng)聘單位，根本不知道還有人事檔案這樣的管理，更不知道檔案的重要性。（3）各地政策的差異性導(dǎo)致。各地區(qū)的人事檔案規(guī)定不同，致當(dāng)事人被動棄檔或斷檔。如個別地方制定了大中專生不予辦理人事的規(guī)定；有地方畢業(yè)1年內(nèi)沒辦理人事檔案的只能“托管”的規(guī)定；如畢業(yè)多年沒在正規(guī)人才交流中心辦理人事的，本市也無法接收其個人檔案等等。
1.2 人事檔案多頭管理，信息更新及利用難
目前本院人事檔案管理部門較多，有的由組織部門管理，有的在衛(wèi)生主管部門管理，工人檔案在醫(yī)院管理，其他聘用制人員則在人才交流中心人事，或在各自生源地或托管，也有極少的“自揣檔”，造成了管理難的局面。一些人事檔案信息的提取、傳輸和交流環(huán)節(jié)較難，更是導(dǎo)致人事檔案信息老化，難以保證人員檔案信息的及時更新和即時利用。目前，本院對于在政府部門管理的檔案尚能交接歸檔，但還有不少聘用制人員的檔案分流在各地，需歸檔的信息資料如年度考核、各類資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料，只能讓其每年到本院人事管理部門簽收取回，自行到本人檔案所在地歸檔以保證檔案完整。從人事檔案管理的角度看，人事檔案多點流向存在極大不便甚至存在隱患：（1）單位還留存大量人事檔案散頁，以備有人取回歸檔，既增加了單位的管理難度，同時由個人取走歸檔資料也不利于保證信息的真實性、及時性和安全性；（2）人事檔案利用困難。目前本院對調(diào)入單位的人員，仍采取到各處“借檔摘抄信息”的辦法了解情況和進行工資計算，大大增加工作量和工作難度；（3）檔案利用價值低，功能弱化。由于難以及時收集信息歸檔，檔案不能滿足用人單位了解和掌握一個人全部信息的要求，不能滿足新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展相關(guān)領(lǐng)域?qū)€人資信材料的需求，不能有針對性地提供有權(quán)威的證明材料，尤其在任用提拔、計算工齡、出國政審等方面甚至容易出現(xiàn)失真情況。
1.3 存檔費用高，“廢棄檔”清理難
經(jīng)了解，各地的檔案管理收費按每月20～50元不等。若以每年250元計算，如果某人才市場托管2萬份檔案，一年收取的管理費為500萬元。高額的存檔管理費使得不少人放棄檔案，而清理“死檔”已經(jīng)成為存放檔案單位和中介機構(gòu)非常頭痛的事。如本院近年來解除人員或自動辭職的人事檔案，由于本人一走了之，既不取回轉(zhuǎn)至相關(guān)機構(gòu)，也不調(diào)入其他單位，本院又不能丟棄或銷毀，導(dǎo)致積累的“棄檔”和“死檔”，至今不知如何處理，只能在檔案柜里繼續(xù)存放。
2 聘用制人事改革背景下的人事檔案管理的幾點設(shè)想
2.1 建立聘用制人員人事檔案管理社會化公共管理服務(wù)新模式
面對實施聘用制的大環(huán)境，人事檔案的管理也要適應(yīng)新形勢，要尊重人才流動，增強信息意識，樹立主動服務(wù)意識，積極探索新的人事檔案管理手段，為組織人事工作參考利用提供服務(wù)。
2.1.1 增強人事檔案的規(guī)范化管理意識 隨著聘用合同制的普及，越來越多的人從“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕薄Ｒ虼耍魅耸陆M織和勞動部門、學(xué)校、用人單位都要順應(yīng)形勢要求，更新觀念，聯(lián)合管理，針對聘用制人員流動特點，變管理為服務(wù)，變監(jiān)督為指導(dǎo)，加強人事檔案的規(guī)范化管理。一方面人事組織部門要規(guī)范檔案管理的制度建設(shè)，完善檔案機要轉(zhuǎn)遞程序的管理，注重各個環(huán)節(jié)的管理制度建設(shè)。另一方面，用人單位也要充分認(rèn)識到個人檔案是勞動關(guān)系運行中不可缺少的組成部分，對離職者或解聘者的任用和重新就業(yè)的勞動權(quán)益有直接影響。因此，在進行聘用前必須查檔，對沒有人事檔案或不按政策進行人事檔案的人員不予接收，既避免后續(xù)的勞資糾紛，也使得應(yīng)聘者重新重視個人檔案。當(dāng)然，學(xué)校更要切實擔(dān)負(fù)起學(xué)生的教育和指導(dǎo)的職責(zé)，幫助學(xué)生樹立珍惜檔案觀念，了解檔案管理知識，避免“棄檔”、“自揣檔”現(xiàn)象發(fā)生。
2.1.2 建立統(tǒng)一機構(gòu)，集中管理 要改變目前多頭管理的現(xiàn)狀，設(shè)置專業(yè)化的人事檔案社會化管理機構(gòu)，將國有單位、獨資、合資和私營企業(yè)等非國有單位員工的人事檔案[2]，還有暫時沒有找到工作的畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一管理起來，尤其各地人才交流中心應(yīng)該互動互通起來，這對于保障人事檔案的完整性和安全性顯得尤為必要，甚至可以大大減輕用人單位和個人的負(fù)擔(dān)。
2.1.3 強化聘用制人員檔案材料的收集整理機制建設(shè) 要建立提供檔案有關(guān)材料的管理機制，規(guī)定單位集體存檔和個人存檔提供材料的責(zé)任和義務(wù)。與此同時，要進一步更新和完善材料收集的內(nèi)容，擴大歸檔內(nèi)容和范圍，將業(yè)績能力和誠信記錄納入信息歸檔范圍，為資源共享建設(shè)提供信息基礎(chǔ)。
2.2 建立人才信息網(wǎng)絡(luò)，實行人事檔案信息資源共享
只有人事檔案信息資源成為人才流動和使用的堅實平臺，才成真正實現(xiàn)人才資源共享，推動各行業(yè)的競爭和發(fā)展。這就需要探索建立流動人員人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密制度的前提下，提供人事檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，同時對檔案信息進行網(wǎng)上收集、整理、完善，形成人事檔案的精品，實實在在服務(wù)于用人單位，真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢。
2.2.1 實行信息化管理手段與技術(shù) 按管理權(quán)限逐層逐級建立流動人員檔案局域網(wǎng)，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)[3]，實行人才流動檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，建立流動人員人事檔案信息庫，作為開放式的人才信息網(wǎng)絡(luò)平臺和主要信息源，將不屬于保密范疇和不具有知識產(chǎn)權(quán)的流動人員人事檔案信息實行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。
2.2.2 明確職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范管理程序 在人事檔案信息管理中，要進一步明確人才中心和用人單位之間對人事檔案的收集、整理和移交工作職責(zé)和管理程序。要給予用人單位一定的管理權(quán)限，由用人單位專人對人員信息進行更新維護，人員信息實行動態(tài)化管理，確保聘用制人員信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。這樣既可保證流動人員與流動檔案同步，使個人檔案信息更具連貫性，讓用人單位利用檔案更具時效性和全面性，也可避免檔案的人為涂改，減少“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象。
2.2.3 建立健全網(wǎng)絡(luò)人事檔案查詢管理制度 人事檔案社會化管理機構(gòu)將有資質(zhì)的用人單位納入網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)管理，用人單位在新人進入時可憑單位的資質(zhì)申請，被認(rèn)證后給予人員信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。人事檔案社會化管理機構(gòu)同時要建立和其他社會部門廣泛聯(lián)系，把保存在不同機構(gòu)的關(guān)于同一個人的所有檔案都建立關(guān)聯(lián)，利用身份證的唯一性作為代碼重新編號，使人事檔案的社會化管理的編號方式可以形成新的體系，人和檔案相互對應(yīng)，實現(xiàn)個人檔案社會一體化，從而使人事檔案發(fā)揮資源整合功能[4]，在為社會各機構(gòu)和部門提供信息的過程中，能全面展示一個人的工作經(jīng)歷和工作狀態(tài)。
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我國流動人才人事檔案管理在組織部、人社部的相關(guān)政策指導(dǎo)下，在機構(gòu)設(shè)置、崗位職責(zé)、人員結(jié)構(gòu)、歸檔范圍、檔案數(shù)量等各面都取得了較大進步，促進了人才的選拔錄用和合理流動，為流動人才的工齡計算、社保繳費、職稱評審、權(quán)益保障等提供依據(jù)，維護了流動人才檔案的真實性和嚴(yán)肅性。但是隨著人事制度改革的深入，流動人才人事檔案管理制度、管理模式、管理手段及人員結(jié)構(gòu)等都已難以適應(yīng)新形勢的工作需要，在實際工作運作中表現(xiàn)出了諸多問題，亟待解決。現(xiàn)階段基層流動人才人事檔案管理中存在的問題具體如下:
1．1個人“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象較嚴(yán)重
“棄檔”就是流動人才把檔案放在人才服務(wù)中心或其他人事檔案管理機構(gòu)后，長時間不與存放單位聯(lián)系。我國每年有6百至7百萬的大中專畢業(yè)生流入社會，除極少部分進入機關(guān)事業(yè)單位或大型國企就業(yè)并接收檔案外，其余大部分流動人才的檔案管理意識比較淡薄，還未深刻認(rèn)識檔案管理價值，常常是學(xué)校把檔案放在相關(guān)機構(gòu)后流動人才本身卻置之不顧，一些無人問津的檔案最終成為“死檔”。目前，我中心就存有歷年大中專畢業(yè)生和辭職人員檔案5100多份無人問津，最早的競是1983年的中專畢業(yè)生，另外每年還以700多份的畢業(yè)生檔案遞增，這其中絕大部分若干年后也將成為“棄檔”、“死檔”。
1．2人事檔案過于注重管理
在人事制度改革過程中，不少人才服務(wù)中心或其他人事檔案管理機構(gòu)在流動人才管理與服務(wù)上做了一些相應(yīng)調(diào)整，但是管理模式和手段依然處于較原始的層面上。以我中心看，本中心流動人員檔案管理基本上只關(guān)注流動人才檔案的接收、分類、保存、裝訂、傳遞流程，忽視了檔案的收集、鑒別、開發(fā)和利用。由于受人員和涉及面廣、情況復(fù)雜等原因限制，對用人單位的一些不良行為不太重視也沒有辦法主動去收集和介入，影響了流動人才檔案管理與服務(wù)能力。如，一些用人單位經(jīng)常在無檔案、無黨團組織關(guān)系、無原單位證明情況下用人，即使有檔案，也不太重視檔案審閱、整理、甄別、歸檔工作，造成個人檔案內(nèi)容不完整、時間中斷等，對養(yǎng)老保險、權(quán)益保證等都產(chǎn)生不利影響。
1．3流動人才人事檔案與人員流動存在“脫節(jié)”情況
一些地區(qū)或用人單位為吸引人才實行“三不”政策，其中一條就是接受不帶人事檔案的人員，造成原單位有檔無人，新單位有人無檔，“人檔分離”的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，在我中心這樣情況十分常見。由于這些情況的存在，新用人單位對人員的學(xué)歷、背景、能力、原單位工作情況等了解不足，可能在崗位安排上存在偏差，甚至出現(xiàn)違法違紀(jì)人員被重新任用到重要崗位而出事故，降低了人事檔案利用率，影響了人才挖掘與利用成效。比如，我縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)一罪犯逃往外地，重新就業(yè)后又違法，在外地司法機關(guān)追查到原單位后才被發(fā)現(xiàn)是逃犯。
1．4檔案材料收集欠佳，缺乏補充
人事檔案內(nèi)容包括各種履歷表、登記表、學(xué)歷背景、工作表現(xiàn)等一系列內(nèi)容，但是由于對檔案材料收集工作不夠重視，補充更新不及時，使得人事檔案資料不完整。比如，有的人在非公有制企業(yè)工作，且該單位與存檔管理單位無隸屬關(guān)系，企業(yè)對流動人才在工作中形成的檔案材料收集不夠，形成不了完整的“經(jīng)歷鏈”。我中心一些人事檔案在以上情況影響下，檔案材料因為長時間的無更新、無補充，使得檔案價值貶值、功能退化。
1．5流動人才檔案管理規(guī)定與制度未落實到位
從現(xiàn)實的人才檔案管理情況看，上級文件所提出的規(guī)定、制度等并未得到徹底的貫徹落實，出現(xiàn)多頭管理，一些社會中介參與管理的情況，造成流動人才檔案管理較混亂。有的大學(xué)生畢業(yè)后直接把檔案存放在人事檔案管理機構(gòu)，由這些機構(gòu)管理檔案;有的大學(xué)生畢業(yè)后進入企事業(yè)單位后，把檔案轉(zhuǎn)到工作單位的檔案管理機構(gòu)，由用人單位管理檔案。比如，石化、廣電、銀行、衛(wèi)生、教育等單位都有專門的流動人才人事檔案管理機構(gòu)，而有的大學(xué)生對檔案管理價值認(rèn)識不到位，直接由自己保管檔案，導(dǎo)致檔案成為“死檔”，檔案價值得不到充分發(fā)揮。
1．6檔案管理手段匱乏，管理人才缺失
就目前而言，基層流動人才檔案管理的創(chuàng)新力嚴(yán)重不足，管理模式、管理手段一直停留在過去，缺少對檔案的有效管理。特別是在管理手段上，尚未完全實現(xiàn)信息化，電子檔案較少，還處于手工編輯、檢索層面上。我們知道檔案管理是一種較枯燥的工作，人員流動較頻繁，造成檔案人才緊缺。而且，人事檔案管理機構(gòu)在職工培訓(xùn)上偏重于理論講解，實訓(xùn)操作訓(xùn)練不足，部分管理人員實踐能力與服務(wù)能力不高。
2、基層流動人才人事檔案管理中問題的應(yīng)對措施
2．1加強宣傳教育，使流動人才認(rèn)識到檔案的重要性
檔案是一個人背景與經(jīng)歷的一個原始記錄，與養(yǎng)老保險、職務(wù)晉升等息息相關(guān)，它的管理工作是一件非常重要工作。為增強畢業(yè)大學(xué)生的檔案意識，各檔案管理單位應(yīng)與轄區(qū)內(nèi)各高校建立合作關(guān)系，舉行檔案宣傳活動，并在就業(yè)指導(dǎo)教學(xué)中應(yīng)積極宣傳檔案的重要性，提高畢業(yè)生對檔案管理的重視程度，加強檔案的維護、管理與追蹤，絕不允許學(xué)生自帶檔案，應(yīng)把檔案轉(zhuǎn)至用人單位的流動人才人事檔案管理中心或直接寄回生源地人事人才服務(wù)中心等部門，以免檔案成為“死檔”或“棄檔”。
2．2提高對流動人才人事檔案開發(fā)利用的重視程度
檔案管理，既要注重檔案保管，更要重視檔案的開發(fā)與利用，只有這樣才能發(fā)揮出人事檔案的真正價值。所以，檔案管理機構(gòu)應(yīng)提高對流動人才人事檔案開發(fā)利用的重視程度，確保檔案的真實性和完整性，提高檔案的利用率。在檔案開發(fā)利用上，切實落實“三齡一歷”審核工作，促進檔案升級達標(biāo)。同時，是否如銀行個人征信系統(tǒng)一樣，加快建設(shè)全國流動人員人事檔案通用信息庫，形成以電子檔案為主的檔案體系，實現(xiàn)全國流動人才人事檔案信息化，便于檔案的查詢、開發(fā)與利用。
2．3堅持落實集中統(tǒng)一、歸口管理原則
根據(jù)我國的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》內(nèi)容，我國在流動人才人事檔案管理上遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，任何用人單位都要嚴(yán)格按照這一原則進行流動人才人事檔案管理，可減少“人檔分離”現(xiàn)象。比如，我縣規(guī)定流動人才檔案由縣級以上(含縣級)公共就業(yè)、人才服務(wù)機構(gòu)及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他無授權(quán)單位無權(quán)接受流動人才檔案，進一步規(guī)范了流動人才檔案歸檔行為。或者，成立“檔案管理服務(wù)中心”，集中統(tǒng)一管理本轄區(qū)所有的人事檔案，既能精簡檔案管理機構(gòu)，又能減少用人單位卡檔現(xiàn)象，確保檔案安全。
2．4實行規(guī)范化的檔案管理
在流動人才人事檔案管理中實行規(guī)范化管理，確保檔案材料收集齊全、內(nèi)容真實準(zhǔn)確。在檔案材料收集上要堅持“求深、求廣、求精”，加強材料內(nèi)容鑒別，提高檔案內(nèi)容深度與廣度。收集過程中應(yīng)做到“口勤、手勤、腳勤”，擴大收集范圍，拓展收集渠道。在檔案材料收集上，除了傳統(tǒng)手段之外，可以利用現(xiàn)代化技術(shù)。如，流動人才服務(wù)中心與各組織單位建立聯(lián)動機制，檔案人員主動和檔案材料形成部門取得聯(lián)系，及時把能反映業(yè)務(wù)水平、職務(wù)變動、工作變動、考核培訓(xùn)、工資調(diào)整等的最新材料收集歸類，整理后歸檔，以充實人個人事檔案內(nèi)容。
2．5加強與公、檢、法、紀(jì)檢、保衛(wèi)等部門的聯(lián)系
加強與公、檢、法、紀(jì)檢、保衛(wèi)等部門的聯(lián)系，收集流動人才違犯黨紀(jì)國法而形成的處分材料、個人檢查材料以及甄別復(fù)查結(jié)論和判決書等方面的材料，然后整理入檔，提高人事檔案的完整度。同時，建立人才誠信檔案信息系統(tǒng)，作為人事檔案的補充，為用人單位提供所用人員的個人誠信評估報告和誠信查詢服務(wù)。如，我縣在現(xiàn)行中就建立了公、檢、法、紀(jì)檢等部門與相關(guān)檔案管理部門的定期聯(lián)席會議制度，各單位有存在相關(guān)人員的違法違紀(jì)情況互相通告并將形成的處分材料、個人檢查材料以及甄別復(fù)查結(jié)論和判決書等相關(guān)文件、材料送交一份給人事檔案管理部門存入個人檔案。
2．6加強培訓(xùn)力度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平
抓住人事制度改革的契機，不斷提高流動人才人事檔案管理的改革與創(chuàng)新力度，實行開放式管理模式，借助信息技術(shù)創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化服務(wù)能力，適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需要。同時，完善激勵機制以積極吸引優(yōu)秀人才，加強在職人員知識更新和實踐操作培訓(xùn)，如存貯、防護、掃描、微縮照相等方面，熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)辦公和現(xiàn)代科技工具，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。根據(jù)上級規(guī)定從事檔案管理人員每年必需完成相應(yīng)課時的在職繼續(xù)教育學(xué)時，才能從事檔案管理工作。
3、結(jié)束語
一、人事檔案管理的作用
人事檔案作為人員個人綜合信息的有效載體，其所承載的個人信息量巨大，其中翔實記載每個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作軌跡、技術(shù)職稱及家庭信息。對此，應(yīng)對人事檔案進行有效的管理，加??人事檔案管理，不僅可以有效促進人力資源的開發(fā)，而且其為人事管理提供了最為真實的個人信息數(shù)據(jù)。同時，人事檔案管理還對于企事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，具有積極的促進作用。通過人事檔案管理，規(guī)范檔案管理存在的不足，使醫(yī)院職工的檔案信息資料得到長時間的留存，從而便于個人信息的查找以及各類數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計與利用。
二、醫(yī)院非編人員人事檔案管理問題分析
人事檔案的建立及管理工作相對繁瑣，不僅需要個人資料的收集與保管，而且還涉及到人員的分類與調(diào)動等。由于非編人員的穩(wěn)定性較差，且具有較大的流動性，因此醫(yī)院非編人員人事檔案的建立與管理難度增大。
（一）人事檔案管理權(quán)限誤區(qū)。現(xiàn)階段絕大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作，采用的是分級管理模式。即在編人員檔案管理部門是由上級管理機構(gòu)負(fù)責(zé)，醫(yī)院自主招聘的非編人員的檔案管理由本級醫(yī)院自行管理，且醫(yī)院自主招聘人員中的全日制本科學(xué)歷畢業(yè)的醫(yī)學(xué)生的檔案管理又納入人才交流中心管理。由于人員檔案管理的機構(gòu)不一，造成管理不便，使許多醫(yī)院未進行有效管理。
（二）醫(yī)院對非編人員檔案管理重視度不夠。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)絕大部分醫(yī)院對非編人員人事檔案的管理工作重視度不夠，大多數(shù)醫(yī)院將工作重點放在提高醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全以及醫(yī)療服務(wù)方面。對非編人員的人事檔案編制與管理工作重視程度不足，乃至根本不納入醫(yī)院管理，這也使得醫(yī)院的人事部門對于非編人員缺乏足夠的關(guān)注度。
（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足。由于醫(yī)院對非編聘用人員的檔案管理不夠重視，因此在人、財、物的投資上難免會大打折扣，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位現(xiàn)象非常普遍。在該種情況下，醫(yī)院檔案室無法擁有各類軟硬件設(shè)施，以致于各項軟硬件配備過于簡陋。比如，只有用于數(shù)據(jù)錄入的計算機，人事檔案管理工作中只有其保管作用的檔案柜等。不僅不利于人事檔案的存檔備份，而且會影響人事檔案的保存。
（四）專職檔案管理人員配置不到位。在眾多醫(yī)院及醫(yī)療機構(gòu)中，進行人事檔案管理工作的人員，大多數(shù)是由人事科相關(guān)人員來負(fù)責(zé)，而這部分人員均未進行專業(yè)化的培訓(xùn)。同時，由于現(xiàn)階段各大高校中人力資源及企業(yè)管理專業(yè)中，涉及到檔案編制與管理的內(nèi)容較少，且選擇此專業(yè)方向的人才較少。并且，受科技體制改革的影響，致使具有豐富工作經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人員極度缺乏。進而導(dǎo)致醫(yī)院無法配置專職的人事檔案管理人員進行非編人員人事檔案的管理。
（五）檔案材料規(guī)范不統(tǒng)一。在對非編人員人事檔案進行建立及整理工作中，發(fā)現(xiàn)存在檔案材料缺乏統(tǒng)一規(guī)范，檔案材料缺失嚴(yán)重。比如，學(xué)籍檔案中，應(yīng)有大中院校學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)生登記表（或鑒定表）、畢業(yè)證及學(xué)位證等；黨員材料中，必須有入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等。
三、加強醫(yī)院非編人員人事檔案管理的有效措施
（一）建立專項檔案管理部門。為有效改善和解決醫(yī)院非編人員人事檔案管理中存在的問題，進一步提升醫(yī)院管理水平，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部建立專項的人事檔案管理部門。對檔案室人員進行及時的補充，有效加強人事檔案管理。同時，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度，比如根據(jù)需要采購人事檔案管理專項軟件、掃描儀等設(shè)備。
（二）對檔案管理人員及職工加強專項培訓(xùn)。由于醫(yī)院人事檔案編制與管理的人員相對匱乏，因此，在對相關(guān)人員進行補充的同時，更要做好職工檔案的收集、培訓(xùn)工作。通過檔案收集培訓(xùn)，使人事檔案管理人員的工作能力進一步加強。如檔案的收集范圍、方法、歸檔制度以及征集方法與接收制度等的培訓(xùn)。此種培訓(xùn)活動能夠加強人事檔案的真實性與準(zhǔn)確性，并使非編人員與在編人員的人事檔案利用率得以顯著增強。
（三）樹立服務(wù)意識，重視非編人員檔案管理工作。在眾多醫(yī)院中，應(yīng)積極進行非編人員人事檔案管理的宣傳工作，并可通過各種培訓(xùn)、會議等形式，加強部門與人員間的互動交流，創(chuàng)造出積極的人事檔案管理環(huán)境，使人事檔案的編制人員與管理人員等，都能夠?qū)Ψ蔷幦藛T的人事檔案管理工作給予足夠的重視。同時，還應(yīng)使人事檔案的編制與管理人員，從大局觀入手，為促進醫(yī)院工作人員間的和諧化，應(yīng)在積極進行非編人員人事檔案管理的同時，提升自身的服務(wù)意識，以此來促進人事檔案管理部門的效用。
（四）保證檔案質(zhì)量及其安全可靠性。在對醫(yī)院非編人員人事檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)進一步加強檔案材料的收集與歸檔，對于模糊不清或存在不一致等現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)及時明確告知非編人員；同時，還要對他們講解人事檔案的重要性，使其能夠再進行完善的信息填寫。為確保人事檔案的安全可靠性，應(yīng)當(dāng)采用專人專項管理方法，并盡量采用信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，對人事檔案進行錄入及保管，且需要通過特定人員的制定密碼方可查看人事檔案信息。
高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計算機通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。高校人事檔案雖然是個人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無法適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門的工作提供系統(tǒng)、有序、及時的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)資源共享，進一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。
2地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析
2.1人事檔案意識薄弱
一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只在干部晉升、人員調(diào)動或?qū)W生畢業(yè)時才會被人想起。這種認(rèn)識直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個管理盲區(qū)。
2.2人事檔案管理制度不完善
大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國家、省市的文件進行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法加以落實，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
2.3地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實現(xiàn)信息化支撐，難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享
有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。
2.4人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，無法達到科學(xué)管理要求
由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業(yè)軟件等，無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、存儲、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進程。
3地方高校人事檔案管理信息化實施途徑探索
3.1地方高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提
首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個宣傳陣地，開展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專業(yè)知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業(yè)知識，關(guān)心并積極參與到單位和個人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識，擴大檔案工作社會影響力，推動高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。
3.2建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵
在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理條例》等的法律法規(guī)文件，同時根據(jù)國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。
3.3以信息技術(shù)做支撐，努力實現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實現(xiàn)資源共享
地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實踐中及時引入前沿的信息技術(shù)加以改進。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門應(yīng)對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫。同時加緊系統(tǒng)平臺建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅持安全保密的原則下，建立訪問查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫化，形成數(shù)據(jù)庫群，進而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。
3.4加強地方高校檔案管理工作信息化人員隊伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障
首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻的精神，扎實的檔案管理知識和科學(xué)知識。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進的檔案管理專業(yè)技能。三是，加強地方高校人事檔案信息化隊伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動運用為主動開發(fā)，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅實的基礎(chǔ)。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：人事檔案 檔案管理 體制管理
1.引言
人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的重要依據(jù)，在人力資源開發(fā)、人才預(yù)測和人才政策制訂方面具有十分重要的作用。在當(dāng)前的信息化時代，對人事檔案信息的開發(fā)利用程度也不夠，種種現(xiàn)象說明，當(dāng)前的人事檔案管理已經(jīng)跟不上時代的要求，迫切需要與時俱進，進行創(chuàng)新與變革，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。
2.人事檔案管理新問題
伴隨社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，人員流動性使現(xiàn)行檔案管理體制顯現(xiàn)了新的弊端。加之人事制度改革的深入，企事業(yè)單位的優(yōu)勝劣汰，畢業(yè)生自主擇業(yè)和出國熱潮的沖擊，這些人的檔案編交由人才交流服務(wù)機構(gòu)進行代管，而產(chǎn)生的弊端也越來越明顯。
2.1棄檔現(xiàn)象
“棄檔族”主要由以下人群組成：一是部分跳槽人員，與原單位有勞動合同沒有解除，又不履行違約責(zé)任棄檔而去；二十應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生，他們?yōu)榱搜线m自身發(fā)展的舞臺，也未了解到檔案的重要性而放棄了檔案；三是因為代管人事檔案費用太高，部分人認(rèn)為收費不合理而不愿意繳納費用而放棄檔案；四是出國人員，無暇顧及檔案；五是移民人員，檔案無所用處。
2.2擅自扣檔
隨著知識經(jīng)濟的到來，絕大多數(shù)用人單位都認(rèn)識到人才是決定一個單位興衰的關(guān)鍵，部分單位為了留住人才，也為了減少自己培養(yǎng)人才的損失、或為了把業(yè)務(wù)交代清楚，就會用檔案來扣留人才，來阻止或降低自己的損失。單位以擅自扣檔的方式來阻止人員流動，與現(xiàn)代市場經(jīng)濟社會中的資源配置的原則是相背離的，人力資源的自由流動收到限制，從而使人力資源市場缺乏活力，有礙效益原則的實現(xiàn)。
2.3擅自建檔
人事檔案的一個重要特點就是原始性、唯一性。很多城市尤其是沿海地區(qū)經(jīng)濟發(fā)達城市中的許多單位，為了吸引眾多優(yōu)秀人才，改變了過去的人才調(diào)動一些做法，可以不要當(dāng)事人的人事檔案，并且有些單位還許諾可以為其重新建檔[1]。從一定意義上說，重建檔案能夠加速人才流動，更加符合市場經(jīng)濟的需要，因為它是與扣留檔案行為的反戈一擊，有利于資源的整體優(yōu)化與合理配置。但是擅自建檔與我國人事檔案制度一再強調(diào)的嚴(yán)肅性、唯一性是相違背的，會造成一人多檔放的混亂局面，長期如此，會導(dǎo)致檔案的真實性會受到嚴(yán)重的沖擊。
2.4檔案丟失
企業(yè)檔案管理人員觀念淡薄，人事檔案工作制度、機構(gòu)不健全，沒有嚴(yán)把人事檔案接收和調(diào)出關(guān)，檔案人員調(diào)動時工作交接不清，檔案不知去向。或者由于個人對檔案認(rèn)識不強，認(rèn)為人事檔案已經(jīng)沒用，人事檔案在哪里根本不在意。
3.對現(xiàn)有人事檔案遇到問題的對策
針對我國人事檔案管理的不斷改革以及現(xiàn)有人事檔案管理存在問題，結(jié)合當(dāng)前管理水平與實際，可以采取下列對策對人事檔案的內(nèi)容、管理方法、管理制度等進行改革與完善。
3.1努力提高人事檔案材料的質(zhì)量
檔案工作中出現(xiàn)的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認(rèn)識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，是解決當(dāng)前人事檔案工作中存在的問題，提高工作質(zhì)量和水平的根本途徑。同時在檔案內(nèi)容千人一面的陳舊模式下建立新的個性檔案，針對不同的人不同時期的發(fā)展情況及時更新檔案內(nèi)容。對不同的工作崗位的個人而言，具體業(yè)務(wù)考績的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有明顯不同。
3.2人事檔案對相對人有條件的適當(dāng)公開
“只有揭開人事檔案的神秘面紗，才能提高檔案當(dāng)事人對本人檔案的認(rèn)同度和信賴度，珍惜和善待自己的個人檔案”[2]，使當(dāng)事人對自己的檔案有適當(dāng)?shù)闹闄?quán)，避免相對人的合法權(quán)益受到侵害，同時也可以更有效地確保人事檔案的質(zhì)量。當(dāng)發(fā)現(xiàn)個人信息有誤時，可以及時提出更正，有利于人事工作程序的公正，同時相對人也會認(rèn)識到檔案的重要性，發(fā)揮檔案的重要作用，將檔案作為向社會證明自己的重要信息，使人事檔案充滿活力。
3.3確定人事檔案的所有權(quán)及取消檔案管理的收費制度
我國人事檔案的所有權(quán)不應(yīng)該屬于個人、單位或人才流動中心，而應(yīng)當(dāng)屬于國家，這一點是有相應(yīng)法律和現(xiàn)實的根據(jù)的。在現(xiàn)實管理當(dāng)中，由國家通過法律或政策的規(guī)定，授權(quán)有關(guān)國家機關(guān)、國有企事業(yè)單位的檔案室、相關(guān)的人才流動服務(wù)中心等部門一定的管理權(quán)，所有權(quán)的一部分權(quán)能(占有、使用權(quán))發(fā)生暫時轉(zhuǎn)移，但其所有權(quán)整體仍屬于國家，并在公民死亡后歸國家所有。
3.4嚴(yán)厲打擊假檔案的現(xiàn)象
要加大對《檔案法》的宣傳力度，通過宣傳教育，進一步增強公民的法制觀念，提高政治覺悟，認(rèn)清制假危害。人事檔案是當(dāng)事人一生的真實寫照，是企事業(yè)單位對當(dāng)事人了解的有效途徑，對假檔案和私自建檔的行為要嚴(yán)肅處理。對那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為，不管是什么人，都要本著法律面前人人平等的原則，要毫不猶豫地繩之以法，予以堅決打擊。
3.5建立數(shù)字電子化人事檔案系統(tǒng)平臺
實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的管理是當(dāng)今電子時代保證人事檔案安全唯一性的最為有效的手段。首先，數(shù)字化檔案不再需要大量使用檔案原件，可以避免對原件造成損害，同時大大減少了檔案丟失或涂改的可能性，便于管理;其次，檔案經(jīng)過數(shù)字化可以形成數(shù)據(jù)索引，從而提升了信息檢索的可操作性；再次，數(shù)字化檔案可以進行產(chǎn)品二次開發(fā)和信息整合，通過有針對性的編研工作將收集到的檔案材料形成編研成果提供給相關(guān)部門，為宏觀管理和決策帶來極大方便。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：人事檔；案信息失真；原因及對策
[中圖分類號]G275 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-9646（2012）3-0087-02
一、人事檔案信息失真的主要表現(xiàn)形式
一是學(xué)生檔案材料失真。學(xué)生時期形成的檔案材料可以說是一個人最早形成的檔案材料。這些材料集中反映了一個人在學(xué)習(xí)階段的思想、特長愛好、實踐技能和專業(yè)特點及家庭成員、社會關(guān)系等真實情況。按檔案制度要求，這些材料不得偽造、涂改、隱瞞，由本人和組織如實填寫。但是，學(xué)生檔案材料造假時有發(fā)生，主要表現(xiàn)在學(xué)習(xí)成績和學(xué)位等方面造假。把不及格或成績差的課程改為及格和高分?jǐn)?shù)；把“不授予學(xué)士學(xué)位”的“不”字刮掉，改為“授予學(xué)士學(xué)位”等。還有的畢業(yè)生檔案袋中有重復(fù)的大學(xué)四年的各科成績單，不僅各門課的成績有懸殊，就連設(shè)置的課程也增加了門數(shù)，更荒唐的是重復(fù)的材料形成時間竟然在畢業(yè)時期的下一年。學(xué)生時期檔案材料不真實，從而導(dǎo)致人事檔案信息失真。
二是履歷類檔案信息失真。一個人的履歷材料是人事檔案信息的重要組成部分，是正確反映一個人德、能、勤、績的主體。但在某些人的履歷類檔案信息中存在虛假不真實成分，如同一個人的檔案中出現(xiàn)不同的出生年月、不同的參加工作時間。在重復(fù)出現(xiàn)的材料中，年齡越填越小，工齡越填越早，致使一個人的履歷不盡一致，真假難辨。
三是鑒定、考核、考察材料失真。人事檔案中鑒定考核考察材料內(nèi)容空洞貧乏，往往是粗線條的、概括性的記錄，從表面上看是對一個人做了充分肯定、高度評價，但實際上卻沒有如實地反映每一個人的工作實績、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平、思想表現(xiàn)，給人一種你好我好他也好，不管小生花旦都是一個臉譜的感覺，看不出每個人的個性特點，難以對每個人產(chǎn)生全面的主體印象。
四是學(xué)歷證明、職稱晉升材料失真。近幾年來，通過電大、夜大、函大等學(xué)習(xí)形式取得學(xué)歷的人越來越多，有些人乘機鉆營，通過不正當(dāng)手段獲取學(xué)歷材料塞入個人檔案；另外，在職稱晉升過程中，弄虛作假，以假亂真。
二、人事檔案信息失真的原因分析
一是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強，檔案管理人員不穩(wěn)定。由于一部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作缺乏足夠認(rèn)識，總認(rèn)為檔案管理工作不過是收收、裝裝而已，誰都能干，特別是對基層檔案管理人員安排比較隨意，從而導(dǎo)致人事干部換來換去，工作無連續(xù)性，業(yè)務(wù)水平低下，素質(zhì)參差不齊，使人事檔案管理混亂，加劇了人事檔案信息的失真。
二是缺乏監(jiān)督機制，人事干部監(jiān)督力度不夠。由于缺乏監(jiān)督機制，在檔案材料的形式與補充過程中，個別人出于某種目的，在填寫檔案材料時，弄虛作假；或者給他人下評語、寫鑒定時，摻雜個人情感；或者出于打擊報復(fù)，有意對存檔內(nèi)容進行歪曲等。明知與原檔案材料不一致，也不把關(guān)，就是檢查也是流于形式。
三是檔案人員素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)水平差。按檔案法要求和有關(guān)文件規(guī)定，檔案人員必須具備政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，持證上崗。但在實際工作中，檔案人員很難達到上述要求，也加劇了檔案信息的失真。
四是社會法律治裁不嚴(yán)。一些部門制造假檔案，手續(xù)完備，材料齊全，應(yīng)有盡有，對于這些制假現(xiàn)象，沒有嚴(yán)格的法律制約。
三、治理人事檔案信息失真的對策
一要加大宣傳力度，增強法制建設(shè)。不僅領(lǐng)導(dǎo)干部、人事部門、人事檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)人事檔案管理的方針政策，而且還要加大學(xué)習(xí)、宣傳力度，讓廣大干部群眾了解人事檔案政策法規(guī)，以增強法制觀念和檔案意識，提高遵守執(zhí)行黨和國家人事檔案政策法擊劍的自覺性。首先要加大立法工作。由于現(xiàn)行的人事檔案法律法規(guī)和規(guī)定過于籠統(tǒng)，缺乏硬性配套措施，不易操作。為此，各級組織、人事部門應(yīng)根據(jù)人事檔案工作的現(xiàn)狀及未來發(fā)展趨勢，依照有關(guān)法律規(guī)定，合理規(guī)劃，有步驟的協(xié)同有關(guān)部門制定或修改相關(guān)的人事檔案工作法規(guī)，使人事檔案工作有法可依，有章可循。其次要加強執(zhí)法力度。人事檔案部門歷來偏重政治性、機密性，而忽略法制手段，在職能活動中，重業(yè)務(wù)指導(dǎo)，輕依法監(jiān)督，造成了人事檔案工作執(zhí)法力度不夠，阻礙了人事檔案工作的健康發(fā)展。因此，要加強人事檔案法制建設(shè)，增強法制觀念，強化人事檔案行政執(zhí)法主體建設(shè)，使人事檔案行政部門勇于執(zhí)法，善于執(zhí)法，真正做到有法必依，違法必究，確保人事檔案工作法律法規(guī)的貫徹實施。
二要做好學(xué)生檔案工作，從源頭堵住人事檔案信息失真。學(xué)生檔案是人事檔案的原始材料，為了確保原始材料的真實性，應(yīng)把好“三個口”。即把好入口。在新生入學(xué)時，先將每人的原始材料歸納分類入檔，如家庭狀況、政審材料、學(xué)習(xí)成績冊、體檢表、獎懲記錄、特長愛好等情況。從中做出盡可能科學(xué)、準(zhǔn)確、詳細(xì)地分析與歸納，將所歸納、分析的情況及時歸檔；把好通道口。隨著學(xué)校素質(zhì)教育的進行，檔案工作人員及時地對各種情況進行登記，如學(xué)生的考試成績、各類獎項的評比結(jié)果、各類處分情況等，加以匯總，分類、分析，及時將各類數(shù)據(jù)、情況歸檔；把好出口。在學(xué)生畢業(yè)離校之際，將所有材料細(xì)致準(zhǔn)確地分類、登記、整理、入檔，確保檔案材料齊全、完整、真實。
（一）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，僅僅只是充當(dāng)一個保管員的身份，對于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進行編號和分類，也沒有認(rèn)真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
隨著社會的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強計算機在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強了對檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
（一）加強畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識、完善學(xué)生檔案管理制度
高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認(rèn)識到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時將檔案送達學(xué)生就業(yè)單位,對于暫時未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時的將學(xué)生檔案送達相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要創(chuàng)新管理模式，要根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的制度，改進管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動的各個環(huán)節(jié),合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)
由于目前的就業(yè)機制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時間來考慮就業(yè)的問題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個人，還應(yīng)該對畢業(yè)生實行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內(nèi)容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。總而言之,積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。
（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全
［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院； 人事檔案； 信息化； 管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055
［中圖分類號］ G275 ［文獻標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02
1 引 言
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院管理更趨向科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，醫(yī)護人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復(fù)雜的人員構(gòu)成醫(yī)院管理工作，尤其對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設(shè)逐步提速，醫(yī)療部門、財價、設(shè)備管理等主干網(wǎng)絡(luò)也相繼實現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案管理也必須由傳統(tǒng)的管理手段向信息化管理轉(zhuǎn)變，這是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢。
2 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
目前大多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理仍然基本上沿用傳統(tǒng)的人事檔案基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信息狀況。在信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，其局限性日益明顯。
2．1 檔案管理意識淡薄
長期以來由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因而在實際工作中出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識，意識不到檔案在人事管理工作中的重要性和必要性，只見直接，不看間接。
2．2 人工操作歸檔，費時費力，準(zhǔn)確性難以保證
醫(yī)院人事檔案主要記載著工作人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、工資變動、職稱晉升及獎罰等方面的原始記錄。我院現(xiàn)有工作人員2 000余人，由于檔案資料的增加或更新（如晉升工資、年度考核、學(xué)習(xí)進修等），許多材料需要同時歸檔，出現(xiàn)此類問題，不可避免地會發(fā)生歸檔錯誤。這樣就需要將上千卷檔案重新整理，牽涉大量的人力、物力。
當(dāng)前的人事檔案所涉及的許多材料如果未能及時歸檔，遇到檔案信息查詢時，則檔案信息的準(zhǔn)確性不高。同時在個人考查、核定工資、家庭調(diào)查等情況時需調(diào)閱個人檔案對原始資料進行查閱，多次查閱原件，難免發(fā)生檔案損毀的情況，致使出現(xiàn)檔案的準(zhǔn)確性難以保證的情形。
2．3 檔案資料管理困難，利用率低下
目前的檔案管理，因為還沒有完全實行信息化管理，大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，缺乏對檔案出、入庫記錄和檔案變更的管理。遇到檔案的查找、編輯、分析等工作時，要用人工方式完成，致使人事檔案在使用過程中不能以最快、最簡捷的方式查找相關(guān)人事資料，極大地影響了工作效率。
2．4 檔案管理人員自身素質(zhì)較低
人員配備不齊，在有些領(lǐng)導(dǎo)眼里，認(rèn)為檔案管理工作是照顧老弱病殘的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些資料，據(jù)了解我省從事醫(yī)院檔案管理工作的專職管理人員有70多人，但沒有一人是專業(yè)研究生畢業(yè)的，本科生專業(yè)畢業(yè)的也僅有幾人，大部分都是半路出家，知識結(jié)構(gòu)及其不合理，兼職人員多，變動頻繁等現(xiàn)象在各單位普遍存在，這樣勢必影響檔案管理工作的質(zhì)量和利用。
3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的特點
3．1 檔案信息化管理的優(yōu)點
（1） 提高檔案管理工作的效率。由于計算機的運算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)，使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案，在查詢、統(tǒng)計時既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可減輕人事管理人員的勞動量，節(jié)省時間，提高工作效率，數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
（2） 提高檔案信息的利用率。醫(yī)院是人才密集型產(chǎn)業(yè)，其人事檔案在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者知人、認(rèn)人、用人過程中有著重要作用。使用信息化管理醫(yī)院的人事檔案，其速度快、精確度高、貯存量大、功能多、通用性強的特點，可以及時給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、全面的人事信息，為醫(yī)院的人員編制、人員調(diào)整、人才的中長期規(guī)劃等諸多方面提供可靠、詳細(xì)的資料，極大地提高人事檔案的利用效率。
（3） 延長檔案原始材料的壽命。人事檔案材料實現(xiàn)信息化管理后，檔案信息的查詢，以計算機查詢?yōu)橹鳎瑴p少了因重復(fù)調(diào)檔、閱檔、摘抄等工作所造成原件磨損，有利于原始材料的完整保存，有效地延長了人事檔案的壽命。
3．2 檔案信息化管理的不足
醫(yī)院檔案信息化管理能為人事部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識檔案信息電子化好處的同時，我們也認(rèn)識到檔案管理信息化也有一些不足：① 檔案信息的原始性及真實性問題。由于原始信息是經(jīng)管理人員錄入系統(tǒng)，所以形成的電子文件可能因為錄入過程中的手誤而出錯，也可以被他人改動后而不留痕跡。② 檔案信息資源的安全保密性問題。檔案信息有很強的機密性，所以信息資源共享必須嚴(yán)格執(zhí)行安全保密的規(guī)定，必須賦予權(quán)限，只有檔案管理人員和主管領(lǐng)導(dǎo)能夠查閱個人檔案材料。增強人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護意識，提高安全防護的技術(shù)水平，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。③ 憑證價值問題。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
4 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息化管理體系
4．1 建立健全醫(yī)院人事檔案管理體制
（一）有益于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革
隨著信息時代的到來，計算機應(yīng)用技術(shù)在現(xiàn)代管理中的應(yīng)用越來越廣泛，醫(yī)院管理也不例外。為了實現(xiàn)醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)全覆蓋、醫(yī)療資源共享的目標(biāo)，深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，實現(xiàn)醫(yī)院的數(shù)字化管理已成必然。然而，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，由于人們對于人事檔案管理重視程度不夠，管理方式和手段落后，人事檔案丟失、檔案內(nèi)容不完整、檔案更新不及時等現(xiàn)象時有發(fā)生，給醫(yī)院人事檔案信息化管理增加了很多難題，阻礙了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的進程。因此，加強醫(yī)院人事檔案管理，對于轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理模式，加快醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進程具有促進作用。
（二）有益于醫(yī)院人力資源的合理配置
醫(yī)院人事檔案記述和反映了個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)。是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與各方面社會活動的記載和個人自然情況的真實反映。加強醫(yī)院人事檔案管理，可以使醫(yī)院全面掌握工作人員的基本情況，合理有效的配置人力資源，推動醫(yī)院人事制度的改革，從而促進醫(yī)院各項事業(yè)的長遠發(fā)展。
二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題
現(xiàn)階段，人們已經(jīng)認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案管理的重要性，并緊跟醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和信息化普及的步伐，加快醫(yī)院人事檔案管理變革的進程，但由于管理手段、從業(yè)人員素質(zhì)等方面的原因，使得醫(yī)院在人事檔案管理方面還存在一些問題，具體表現(xiàn)在：
（一）醫(yī)院人事檔案管理手段和方式落后
信息技術(shù)突飛猛進，管理手段日新月異，原有的醫(yī)院人事檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代化管理的需要，具體表現(xiàn)在：第一，信息化程度不夠，雖然計算機在醫(yī)院人事檔案管理中已經(jīng)普及，但由于沒有專門的檔案管理軟件，只能簡單用于目錄的存儲和檢索，信息存儲量少，且不能進行檔案的復(fù)雜管理；第二，管理方式單一，目前醫(yī)院仍然采用手工的方式進行檔案的編輯和檢索，導(dǎo)致人事檔案資料更新速度慢，歸檔不及時，檔案資料不完整的情況。落后的管理手段，單一的管理方式不僅影響醫(yī)院人事管理的效率，而且已經(jīng)阻礙醫(yī)院人事制度變革的進程，因此，加快轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案的管理手段和方式迫在眉睫。
（二）醫(yī)院人事檔案管理效率低，信息利用率差
目前，大部分醫(yī)院人事檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，主要依靠人員記錄、整理，檔案整理難度大，更新不及時，容易造成檔案的遺失，加上專門的醫(yī)院人事檔案管理電子系統(tǒng)開發(fā)不完善，檔案管理人員對于現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用不熟練、不成熟，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率低下。而且，醫(yī)院人事檔案管理具有專業(yè)性、政治性和機密性，是醫(yī)院內(nèi)部員工考察、升級依靠的主要標(biāo)準(zhǔn)，如果醫(yī)院人事檔案不能提供真實有效的信息，那么其也就失去了存在的必要性。現(xiàn)階段，人們對于人事檔案的利用僅僅停留在了解員工的基本情況，而沒有將其發(fā)展成為了解員工各時期表現(xiàn)的資料庫，沒有對檔案的利用價值進行深入挖掘。
（三）醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
醫(yī)院最重要的工作任務(wù)就是醫(yī)療，醫(yī)療水平一流的醫(yī)院才是好醫(yī)院，在固有觀念的影響下，導(dǎo)致醫(yī)院工作人員只注重提高醫(yī)療水平、對于醫(yī)療科研的投入，而忽視了醫(yī)院人事檔案管理以及醫(yī)院文化的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理人員工作熱情不高，對于工作敷衍了事，甚至出現(xiàn)員工檔案丟失、檔案內(nèi)容不完整的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了醫(yī)院對于人力資源的合理配置。另外，由于醫(yī)院檔案管理專業(yè)性較強，對于管理人員檔案資料收集鑒別、整合能力提出了較高的要求，但由于部分員工非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，專業(yè)基礎(chǔ)知識薄弱，不能迅速掌握電子文件管理、電子檔案歸檔等新技術(shù)。甚至部分醫(yī)院存在兼職管理人事檔案的現(xiàn)象，也使的醫(yī)院人事檔案人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平提升存在一定難度。
三、改善醫(yī)院人事檔案管理的有效策略
針對醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，提出應(yīng)對策略如下：
（一）引入信息技術(shù)手段，加強醫(yī)院人事檔案管理
醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，為醫(yī)院的發(fā)展注入了新的活力，也使的醫(yī)院之間人才的流動更加頻繁，而傳統(tǒng)的人事檔案管理制度常常造成檔案傳遞不及時現(xiàn)象，影響了人才的流動，因此，加強人事檔案的管理，引進先進的技術(shù)管理手段至關(guān)重要。一方面，更新硬件，提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。加強硬件投入是必不可少的管理條件，引進專門的檔案管理軟件，增強檔案歸類、檢索、查詢、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、保管的便利性，由于檔案涉及個人隱私，所以還需加強檔案防火、防盜系統(tǒng)。另一方面，增加醫(yī)院人事檔案管理的資金投入，促進人事檔案的深層次開發(fā)，建立完善的醫(yī)療人才信息共享平臺，對于促進醫(yī)療事業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，同時可以為醫(yī)療科研、醫(yī)療統(tǒng)計工作提高更多的便利，為創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理提供更多的新思路。
（二）提高醫(yī)院人事檔案管理效率及信息利用率
醫(yī)院人事檔案管理效率及信息利用率的提升對促進醫(yī)院人事制度改革、人力資源的合理配置有積極的促進作用，但由于人事工作人員計算機應(yīng)用水平不高、檔案管理軟件技術(shù)不成熟等多方面的原因，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率低下，尤其對人員檔案的調(diào)入、調(diào)出等工作影響嚴(yán)重，因此，積極實現(xiàn)人事檔案的信息化管理至關(guān)重要，要積極落實檔案信息化建設(shè)、檔案信息與其他信息的綜合、檔案信息的開發(fā)利用，以提高醫(yī)院人事檔案管理效率。另外，要將檔案管理的工作進一步細(xì)致化，實現(xiàn)人事紙質(zhì)檔案信息資料的分類化、單元化，并同時進行檔案的數(shù)據(jù)化處理，以方便工作人員及時進行檔案的補充完善，保持檔案的精確性和完整性，為醫(yī)院人員職稱評定、人力資源配置提供合理依據(jù)，進一步提供人事檔案信息的利用率。
（三）增強醫(yī)院人事檔案管理意識，優(yōu)化管理隊伍
人事檔案真實反應(yīng)了醫(yī)院的人才結(jié)構(gòu)體系，建立健全的醫(yī)院人事檔案管理體系，有助于醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置，有利于醫(yī)院的長遠發(fā)展。但大部分醫(yī)院重醫(yī)療、輕檔案管理的現(xiàn)象依舊存在，為此，扭轉(zhuǎn)人們對于醫(yī)院檔案管理的認(rèn)識，加強醫(yī)院對檔案管理的重視乃當(dāng)務(wù)之急。首先，加強檔案管理人員的思想教育，使其認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度，不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平，以飽滿的熱情創(chuàng)新檔案管理工作，并督促醫(yī)院其他人員配合做好檔案管理工作；其次，給予資金的支持用于檔案管理硬件的更新、軟件的配置以及工作人員技能培訓(xùn)經(jīng)費，使檔案管理人員不斷更新專業(yè)知識，提高專業(yè)技能；最后，采用參加座談會、外出交流訪問等方式開擴檔案管理人員的視野，增強其創(chuàng)新能力，同時吸納檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，為醫(yī)院檔案管理注入新的活力，并相應(yīng)提高檔案管理人員的福利待遇，以不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍，為其他各項工作的開展踏實基礎(chǔ)。
