時間：2023-06-06 09:31:36
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理指導思想，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】文書 檔案 林業 生態建設
一、林業文書檔案管理工作的種類
（一）國有林場森林資源檔案管理工作
國有林場承擔著國家天然林保護、三北防護林建設和生態公益林建設等重大項目的建設任務，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著林場的建設和發展。森林資源檔案是森林資源管理的一項重要基礎工作，它記錄了整個森林資源消長變化的全過程，把準確數據反映到簿、表、卡、冊、圖上。為進一步加強森林資源檔案管理工作，有效地發揮森林資源檔案在林地權屬中的重要作用，要不斷提高森林經營水平，保證森林資源檔案管理的科學性。
（二）林權改革檔案管理工作
集體林權制度改革正在各地全面推進，為確保改革成果，提高改革質量，國家林業局、國家檔案局近日出臺《關于加強集體林權制度改革檔案工作的意見》，就林改檔案管理工作作出進一步部署。意見指出，檔案管理是林改過程中一項極其重要的基礎工作，完整、準確、系統的林權改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證，是鞏固改革成果、維護林地權利人的合法權益及穩定完善農村林地承包關系的重要保證。
（三）退耕還林檔案管理工作
退耕還林工程是一項政策性強、涉及面廣、群眾參與度高、費用巨大的生態工程，檔案管理工作非常重要。要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識，把規范建檔工作與工程建設同步進行，切實為工程順利實施提供可靠依據。完善檔案管理的各項規章制度，每個鄉確定專職檔案管理員1名，負責退耕還林資料的收集、整理。按照工程實施流程，編制退耕還林檔案全宗示意圖，并按工程建設環節將規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個不同期限，為退耕還林檔案整理提供具體的依據。縣級與鄉鎮分別建立專門的退耕還林檔案室，配備微機，實行紙質檔案和電子檔案雙向管理，做到文字、電子和實際工程操作相對應，規范圖、表、卡、證、合同5類資料管理，既保持原始資料的完整，又為檔案查閱提供便利，基本實現檔案管理的現代化。
（四）林業生物災害檔案管理工作
林業生物災害管理是一個有效地組織協調可利用一切資源、應對生物災害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災害進行系統的監測和分析，進一步改善災害應急管理周期中減災、準備、響應和重建等方面的措施，以盡最大可能通過有效的組織協調來保障生態安全，并將經濟財產損失降到最低程度。就林業生物災害管理而言，具體內容包括監測預警、檢疫御災、應急救災，災害發生前的各種計劃、物資資金準備等備災措施，災害發生后的救災工作和災后恢復工作，以及避免和減少災害發生的促進森林健康的措施。
檔案管理要做到規范，按時歸檔，應從以下4個方面認真開展工作：一要提高對檔案工作的認識。檔案是歷史的真實反映，檔案管理工作是一項十分神圣的事業，任何社會形態、任何單位、個人都離不開檔案，一定要增強檔案工作的責任感和使命感，努力把檔案工作搞好。二要加強對檔案工作的管理。檔案工作就是服務，“規范、完整、優質、便捷”是檔案工作的指導思想，要按照這一指導思想，加強檔案管理工作，重視檔案的上等升級，提高檔案管理水平。三要加強學習，不斷提高檔案管理人員素質。四要加強對檔案工作的組織領導。各單位要明確分管領導抓檔案工作，幫助解決檔案管理工作中存在的問題，要穩定檔案工作隊伍，為檔案工作創造良好的條件，逐步實現檔案工作的規范化、現代化管理。
（五）林業檔案管理工作中的保密工作
林業檔案保密工作包括林業檔案管理過程和林業檔案利用過程中的保密工作，林業開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到4：在經過主管領導的同意后，對所借閱的檔案進行認真細致的登記造冊，注明借閱的時間、檔案的具體信息、借閱人以及歸還時間；未經主管領導同意不能擅自調閱相關檔案，尤其是財務檔案的管理，必須經過主管領導、財務人員及檔案管理員的共同在場才能調閱，其他工作人員不得擅自進入檔案室，不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，不得涂改、偽造檔案，不得擅自出賣或者轉讓檔案，不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人，不得攜運或者復制檔案出境。如果違反以上規定之一的，若情節構成犯罪的則依法追究刑事責任。
二、加強文書檔案管理的基本途徑
（一）提高文書檔案管理人員的政治素質和業務素質
由于文書工作直接與文件打交道，在有效范圍內必須遵守和執行，因此，黨政領導要加強對林場文書人員的管理和教育，建立健全保密制度，促使文檔管理人員從政治的高度來認識文書檔案管理的嚴肅性和時效性，熱愛檔案管理事業，樹立科學發展觀，對事業負責。通過自學、參加培訓、實地參觀等形式，學習《文書學》《檔案管理學》《檔案法》《機關檔案工作業務建設規范》等，對基礎理論知識和檔案管理規則有比較系統地掌握，堅持崗位實踐，熟悉業務技能，適應新時期文書檔案管理工作需要。
（二）運用比較先進的手段及時處理文件，分類歸檔
計算機技術已經廣泛應用于檔案管理，其高效快捷、靈活檢索的特點為立卷改革提供了新的可能和方向，檔案管理的計算機化、自動化、文書檔案工作一體化5，對歸檔文件整理工作提出了新的要求，文檔管理人員必須依照國家檔案局頒發的《歸檔文件整理規則》，結合林業部門的工作特點，熟悉并廣泛應用計算機技術，一事一卷，分類歸檔以備查考，以適應檔案管理現代化的需要。
隨著信息時代的發展，人類的知識和信息量在急劇增長，而檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動方式的轉變。檔案管理要適應社會的快速變化就得轉變觀念，摒棄舊的思想、舊的習慣，在思想上、作風上有一個全新的轉變，觀念的創新引領著檔案工作各個層面的創新。觀念創新是檔案管理工作靈魂，學習是發展的動力，是創新的源泉，檔案工作人員要站在更高的角度審視檔案管理工作，采取各種有效可行的辦法，最大化地利用檔案現有資源，全方位地宣傳檔案工作的重要性，使更多的人能夠了解檔案是什么，能夠認識到檔案的價值。不斷豐富館藏檔案資源，特別是加強與民生相關的檔案收藏，例如醫療衛生、收入分配、衣食住行、教育、科技、土地等方面檔案的收藏。
二、科技創新
科技創新是動力，實現檔案管理的創新是檔案工作跨越式發展的支點。現代化的檔案管理要求必須以科技創新的思想和觀念來開展，檔案信息數字化是檔案管理事業發展的趨勢。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式鏈接，具有可共享、動態易控、可變依賴等新型載體的特征。傳統的紙質檔案信息與載體不可分割。未來的檔案管理必然是運用高科技知識型的，那么科技創新必然是動力。在今后的檔案管理過程中，技術創新將成為最直接的動力。
三、管理創新
在檔案的管理模式當中，要適應社會發展的需要，創新是檔案管理工作的重中之重，它不僅在政策制度、指導思想、工作模式上體現出來，還體現在檔案人員業務素質上，只有結合自己的崗位邊學習邊操作才能有效地實現管理創新。檔案管理工作是一項具有管理性、服務性和政治性的工作，從收集、整理、鑒定、保管、檢索到利用，都有著自己的管理對象、管理手段、管理理論和管理原則。當前隨著數字化、信息化的飛速發展，利用現代化設備管理檔案已成為一種趨勢。為適應現代化技術的需要，國家檔案局于2000年6月頒布了《歸檔文件整理規則》，在傳統檔案管理的工作方式上，兼顧了計算機管理和手工管理兩種方式，這是檔案管理的一種創新。檔案管理越來越需要創新，需要及時按照上級的一些新思想、新要求及時修訂完善檔案工作方面的管理規則。
四、管理體制創新
管理體制是規定各部門的管理范圍、權限職責、利益及其相互關系的準則，管理體制創新是檔案管理工作的保障，它對管理效率有著直接的影響，是實現檔案管理創新的有效途徑，對檔案管理事業蓬勃發展起著決定性的作用。所有創新活動都有賴于制度創新的變革和持續激勵，并最終以制度化的方式長久地發揮自己的作用。建立健全檔案管理的各項規章制度，明確檔案工作的發展方向、目標，定期對檔案人員進行業務培訓，統一業務指導，充分發揮檔案人員的組織協調溝通能力。
五、服務創新
服務創新是檔案管理的核心，也是檔案工作的橋梁。受舊的工作理念的影響，很多檔案工作者安于現狀，觀念保守，缺乏民主意識，認識不到檔案信息的重要性，“重藏輕用”、“看攤守業”的心態較重，工作重心只是圍繞如何保管和收藏檔案資料。提供檔案利用服務是檔案部門的職責，這就要求我們檔案工作者緊跟時展，改進工作作風，寓管理于服務中，不斷提高自身素質，努力具備廣博的知識，熟練掌握現代化科技手段和先進管理技術，開發具有特色的信息，提前作出有目的的選題，制成形式各樣的編研文獻，讓利用人能夠最快捷的得到最有價值的檔案信息。轉換服務角色，完善服務方法，主動服務，及時、準確、熱情、全面地為檔案利用者提供服務。
六、總結
為什么管的服務思想比較
國際國內對科研檔案的認識存在廣義與狹義之分，國際上廣泛采用的是廣義的科研檔案概念，即科研檔案的來源可以是自然科學研究活動和社會科學研究活動。我國采用的是狹義的科研檔案概念，即科研檔案的來源限于科學與技術研究活動。
國外有文件管理和檔案管理之別，科研文件管理的目標是基于證據的科研決策支持與科技項目治理和科技創新支持，而科研檔案管理的目標是維護科學家、科研機構或基金會和學科科學史和科技活動記憶；前者強調服務于形成者和形成機構及現實，后者強調服務于社會和未來。檔案管理是文件管理的重要內容之一，文件管理是檔案管理的基礎和前提。被國際社會廣泛推薦的文件管理思想是ISO 15489-2001，科研文件管理也不例外3。根據ISO15489第四條，文件管理可以給機構帶來以下的受益：文件是重要的機構資產，為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構活動證據存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持；保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率，促進績效的提高；滿足法律和規章在檔案化、審計和監督活動方面的要求；保護機構的利益，保護員工、客戶和當前及未來受益人的權利；維護機構記憶、個人記憶或社會記憶。
我國也有文件管理和檔案管理之別，科研文件的管理目的是文件的形成和流轉及支持日常業務活動；科研檔案管理的目的是維護檔案的歸檔保存，保存的目的和用途并不明確?？蒲袡n案管理的指導思想是服務于科研管理，為科研管理服務和為形成者及形成機構保存備查，很少考慮如何服務于現實業務活動，對政府外的公民利用限制重重，極少提供對外利用，這在計劃經濟時代對控制科研檔案的歸屬與保存十分有效，但對于市場經濟和知識經濟時代的科研檔案管理與利用而言，為管理而管理的指導思想卻不再有效，由于缺少從科研業務活動需求出發的客戶服務意識，檔案的收集困難重重；由于缺少對文件全生命過程質量的控制，檔案的質量難以保證。
什么是最優化模式比較
國外在管什么的認識上將科研文件和檔案看成是機構的資源與資產，歸檔文件的質量標準包括其真實性、完整性、可靠性、長久可用性。廣泛采用的文件連續體模式具有多元化和集成化的管理視角，有利于過去、現在和未來的科研活動數字資源與資產的最大限度共享和利用。對科研檔案來源的認識存在多元的視角，有多種多樣的來源認識。
國內在管什么的認識上已開始從管理數據和資料轉向將文件和檔案看成科技管理的信息資源和科技資源，歸檔紙質文件的質量標準是完整、準確和系統（DA/T2-1992《科學技術研究課題檔案管理規范》4.4.3.1），電子文件歸檔的質量標準是真實性、完整性和有效性（GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》，7.2.1）。廣泛采用的是文件生命周期模式，僅從檔案視角出發為文件歸檔而進行管理，缺少對正在形成和將要形成的科研文件的管理規劃，缺少將科研文件的形成與捕獲納入科研活動資源配置及其優化管理中，無系統和全面的文件管理規劃，難以適用于電子化環境下的電子文件和數字檔案的管理與利用，收集難，歸檔質量保證難。對科研檔案和科研文件來源的認識比較單一，只有科學技術研究活動來源，而不包括社會科學研究活動的來源。
如何管的最佳實踐比較
國外在如何管方面的最佳實踐經驗是檔案化管理，將文件、檔案管理納入社會法制體系建設、民主化與信息化社會建設戰略框架之中，科研文件和檔案的管理成為科研活動規范化、科學化、信息化建設的內容及其有機組成?？蒲形募囊幏痘芾硎菍W術規范與學術道德規范的要求，被納入基于證據的科研項目治理與科研機構治理，科研檔案的利用被納入科研資源長久保存與網絡化共享的數字化工程建設內容。
國內在如何管方面采用歸檔管理規定，仍然以傳統的行政管理手段為主，由于檔案在各行業及各種管理活動中的需求不同，有關檔案歸檔的政策法規各自為政，甚至相互矛盾。
國際檔案化管理的方法與中國歸檔管理的方法有本質的區別，前者與文件處置規劃相聯系，在文件形成之前就將應該記錄什么的要求納入業務活動過程，參與規定應該形成什么和保存什么及如何支持業務活動反映業務活動者的社會責任，后者與檔案保管期限相聯系，僅關心對已經形成的文件的歸屬，關心的本不是業務活動者對其活動的社會責任性，而是文件形成管理機構管理者的社會記憶。前者采用的將檔案看成具有可持續價值的文件，建立文件全生命期動態管理機制，后者則將檔案看成是歷史記錄，采用非文件全生命管理的階段生命周期靜態管理機制。
國外針對數字化工作背景下文件鑒定采用的宏觀鑒定法和職能鑒定法。宏觀鑒定方法的特點是價值判斷的標準是背景而不是內容。職能分析強調的是政府治理而不是政府管理與領導，強調公民與政府間的對話及相互關系，各種因素和各個方面的記錄及記憶。鑒定的結果實施文件處置計劃，滿足法律、信息、財務、責任、證據、文化等機構內外服務的需求。文件處置計劃需要考慮為什么保管、保管給誰用、什么地方用、什么時候用、保存多長時間合法等問題，進行保存什么和不保存什么的風險分析和成本核算，文件處置過程及保管期限表的制定與實施要進行質量控制、文件記錄、跟蹤管理和審計。文件保存的目的有三方面：（1）業務需求；（2）法令規章對機構的責任要求；（3）文化目的。
國內采用傳統手工工作環境下處理紙質檔案的直接鑒定法和內容鑒定法。鑒定的結果為實施歸檔保存期限規定，滿足管理者和社會的歷史和文化需求。保存的用途主要在兩個方面：（1）證據作用；（2）信息作用。沒有對文件處置過程的質量管理與成本核算和審計。
國外采用文件處置規劃管理手段比國內檔案歸檔保管期限管理手段具有以下優點：采用統一的集成化的文件處置規劃管理文件包括檔案，不管文件在生命周期內的存在形式如何，不管文件的生命是長或是短；文件概念包含具有可持續價值的文件，可持續價值強調文件對事務處理、憑證和記憶的作用，這一價值觀統一了文件檔案化及其保存的方法，不管文件是保存一剎那，還是保存千年。
國外科研檔案管理經驗的借鑒
國外科研檔案管理的經驗在三個方面值得我們學習借鑒。
在為什么管的服務思想上，應該吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理概念和廣義科研檔案概念。這一指導思想的優勢在于科研文件和檔案管理易于被納入整個社會學術民主化、法制化與信息化建設的框架。
在管什么的最優化管理模式上，應該采用多元視角，采用文件連續體模式，以有效地保證各類文件在其全生命期內各種價值的實現。
現如今，醫院在社會快速發展的影響下，人事檔案管理工作也要與時俱進地進行創新，打破以往單一的工作對象限制，不斷擴大服務范圍。因此，思想政治工作也具有了開展的重要性和必要性，它能極大地提高人事檔案管理工作者的素質，提升管理能力和水平。由此可見，本文探究思想政治工作與醫院人事檔案管理具有一定的現實意義。
一、思想政治工作與人事檔案管理間的關系分析
檔案以歷史資料的形式進行記錄，其歷史性較為明顯，檔案管理作為檔案作用充分發揮的重要手段，它有利于促進醫院有序發展?，F如今，大多數醫院對檔案管理尚未形成規范認識，并且工作人員的專業水平較低、責任意識較弱，導致檔案管理工作一直處于無序的發展狀態，因此，急需人事檔案管理工作者加強學習思想政治知識。
醫院在社會發展的新階段，進行人事檔案管理時，要強化思想政治工作，有針對性地對管理人員進行新知識和優秀文化傳授。與此同時，創新管理模式，加強思想政治教育，以此提高管理工作者的思想政治素養，為人事檔案管理工作有序開展提供高素質人才支持。
二、人事檔案管理中滲透思想政治工作的具體措施
（一）健全醫院領導機制。要想實現思想政治工作的良好滲透，首先要健全醫院領導機制，以黨的正確思想為工作指導思想，以黨政工作為基本的工作依據，日益提高思想政治工作的重要地位。與此同時，重視黨政工作者的崗位選拔，完善選拔機制、規范選拔流程、健全考核制度。擴大宣傳范圍，以此提高醫院員工對人事檔案管理的關注度以及重視程度，在此基礎上，健全領導機制，為思想政治工作的順利進行給予有力保障。
（二）完善規章制度。完善醫院各項規章制度是建立健全領導機制的前提和保障。規章制度頒布后，思想政治工作能夠有章可循，一定程度上能夠避免出現無序的工作現象。此外，當人事檔案管理工作者發生思想變化時，要視情況進行工作調整，這不僅能夠加強制度的全面性，而且還能促進思想政治工作規范運行。醫院完善規章制度以后，人事檔案管理中滲透思想政治工作會減少阻礙，并且員工能夠依據制度規范工作行為，優化工作質量，此外，員工會增加對醫院的認同感，為醫院發展積極貢獻才智。
（三）創新工作理念。醫院內部開展思政工作時，檔案管理者要堅持人本理念，充分、全面了解工作者的思想變化以及實際情況，當工作者在生活中或者工作中遇到現實困難時，管理者要積極主動地給予關心和幫助，及時解決工作者的困惑，這不僅能夠增進雙方友誼，而且還能促進工作者端正工作態度。在傳統工作理念要求下，管理者與工作人員間要明確上下級關系，各部門間獨立運行現象顯著，缺乏系統性的思想政治工作嚴重制約了檔案管理工作的順利進行。創新工作理念，注重觀察員工的思想變化，提高員工的工作能力，這不僅能夠營造良好的工作氛圍，還能促進管理工作可持續開展。
（四）豐富培訓形式。人事檔案管理工作要想提高管理水平、優化管理結果，務必豐富培訓形式，以此促進思想政治工作有效滲透、提高工作人員的工作能力、提高醫院的經濟效益。首先，可以通過聘請專業人士來本院進行思想政治引導，使檔案管理人員形成規范的思想意識和政治認識。其次，醫院為檔案管理人員組織系統性思想政治培訓，鼓勵思想政治意識和行為端正的老員工對新員工進行培訓，這不僅能夠減少新員工和老員工的距離感，還能優化培訓效果。然后，定期舉行講座，為管理人員提供充足的交流空間和學習時間，從而能夠調動員工工作的積極性，并且員工能夠及時發現自身存在的不足，積極借鑒和學習先進的思想政治經驗。最后，在學習理論的同時，及時進行實踐檢驗和指導，這不僅能夠為員工奠定堅實的理論基礎，還能增加員工的工作經驗，促進檔案管理價值充分發揮。
（五）落實工作責任制。醫院經營管理的順利進行，離不開人事檔案管理工作的建立和發展。管理人員之所以能夠在醫院管理中發揮不可替代的重要作用，主要得益于管理人員強烈的工作責任感，因此，管理人員在實際工作中要不斷加強自身的思想政治修養，以此提高自身的責任意識，增強自身的工作責任感，實現檔案管理資源的充分開發和應用。為此，還要相應地落實工作責任制，該制度不僅是醫院改革持續進行的關鍵，而且還是醫院健康發展的主要制度保障。一經發現檔案管理人員中出現責任不明現象，就要利用此制度給予一定制裁，從而促進這類工作人員意識到工作的重要性，提升工作人員的責任感。
1.我國檔案管理體制改革重點思路
為順應時展，促進社會穩定發展，需對我國當前的檔案管理工作進行有效的改革創新，在進行創新的過程中需要對當前檔案管理中的幾個重點當面進行分析，確定具體的改革思路。
1.1檔案管理需要同我國政府角色與職能轉變相適應
當前我國的經濟體制主要為計劃經濟體制下特色市場經濟，我國政府在經濟的宏觀調控中扮演的角色進一步被削弱。在傳統經濟體制下的檔案管理職能逐漸與社會經濟體制相脫離，為促進我國檔案管理工作的有效運行，政府部門需逐漸放手檔案管理工作，提高檔案管理工作的靈活性。
1.2同現代化公共行政運作形式的轉變相適應
建立在傳統制度下的行政管理工作能夠在其基礎上不斷進行行政功能的拓展，實際運行中能夠借助與系統的管理職能發揮其功效。傳統行政運作形式已經無法適應當前社會的發展需求，對于當前公共行政而言缺少的是分權和間接運作。
1.3同政府觀念轉變相適應
中國特色市場經濟體制能夠有效促進我國社會經濟的流通，有利于激發納稅人的積極性，政府部門通過納稅人的稅收進行國家的管理及調控。當前我國社會經濟的發展變化多端，因此必須提高國家宏觀調控及管理的效率及服務理念等。
2.檔案管理體制改革的難點分析
2.1實現黨政合一
當前我國對于檔案管理工作由各個管理部門共同執行，從大的方面來說就是黨和國家。黨和國家對于檔案的管理因為彼此職能的不同導致管理目標存在一定差異。大多數人都認為當合國家在檔案管理過程中直接對檔案管理工作負責，這只是表面上的，很多人其實不理解這二者在職能上存在的差異，因此在很多人眼中檔案管理看似是一件比較神秘的事情，即一般人難以捉摸。因此導致企業及社會相關部門難以通過檔案管理中心獲得有效信息，檔案管理工作的職能無法得到發揮。
2.2轉變后的滯后性
隨著社會人才資源總量的不斷提升，檔案管理機制需要與時俱進，適應社會的發展。從某種意義上來說，檔案管理工作體制的科學轉變有利于我國檔案管理事業的健康發展，但這種促進作用并非立竿見影，而是需要一個漫長的持續性過程。因此檔案管理體制革新后其作用相對滯后，導致很多創新工作難以展開，這也是造成我國檔案管理工作比較混亂的原因之一。
2.3實現政、事分開
當前各項系統為提高其效率及功效，首先提高系統的功能性，通過系統的多功能性推動系統的全面發展，因此在我國檔案管理過程中常常會出現對管理系統具有政、事部分的情況，管理系統能夠在多方面展開管理。隨著社會經濟的發展以及人才總量的不斷提升，政、事部分的管理系統已經難以適應當今的檔案管理模式，甚至會造成我國檔案管理工作創新的停滯、檔案管理服務質量下降以及人才資源的浪費等。
2.4防止集權過度
在現有的經濟體制模式下，當今企業經營模式分工都十分明確，對各項工作都會進行有效的統籌規劃，檔案管理工作也會有比較科學的方案。這種管理模式在根本上提高了企業管理效率，但該種管理模式比較落后，管理方法過于單調，嚴重束縛了管理人員的工作行為，更加不利于檔案管理工作的創新，阻礙了管理人員的創新思想，不利于管理工作的發展。
3.我國檔案管理體制改革重點及建議
3.1加強檔案資源的整合統一管理
我國檔案管理的主要指導思想為建立集中化管理體制，對我國的檔案實行統一管理。實踐已經證明通過加強檔案資源的整合統一管理能夠有效解決我國檔案管理工作過程中出現的各自為政、管理混亂的狀況。在檔案管理過程中必須加強對檔案管理人員的思想教育，使其在管理過程中能夠堅持統一管理的基本思想，確保檔案管理過程中的完整性，提高檔案管理的安全性。在檔案管理過程中加強對我國檔案資源的開發管理，并對各檔案資源進行有效整合，構建成大檔案，逐步優化檔案資源管理配置，使得檔案資源能夠被社會有效共享。
3.2推動檔案管理體制的多元化發展
市場經濟的發展推動了我國檔案管理的多元化發展，對我國檔案實行集中管理后即滿足了檔案所有權情況，同時也保證我國檔案管理的完整性和安全性，對于我國當前的非國有企業來說其檔案管理工作應該針對管理中存在的問題進行針對性分析，在法律允許的范圍內可以對檔案進行一定的自由管理，選取與相適應的管理模式，從根本促進管理多元化發展。
［關鍵詞］大學城高校檔案管理現代化信息化
教育部《面向21世紀教育振興計劃》提出之后，全國掀起了教育強省、教育興市浪潮，各省市充分利用優勢資源興建大學城，一個個以高等院校為紐帶，輻射周邊地區，集教學功能、產業功能、生活服務功能為一體的大學城區迅速崛起，北有上海大學城、東方大學城，南有廣州大學城、深圳大學城、珠海大學城，以及正在籌建中的合肥大學城、西部大學城、北京吉利大學城、福建大學城和南京江寧大學城等。就我國大學城高校檔案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速發展這一大好歷史機遇和大學城高校優勢，適應社會和高校自身的發展需要，加速高校檔案管理工作的現代化和信息化進程，為高校自身建設和社會相關領域提供科學、準確、快速的信息服務，成為高校檔案工作“十一五”規劃的主題和中心任務。
一、我國大學城高校檔案管理工作的現狀
通過對部分大學城高校的調查了解發現，由于受到各高校辦學模式、進入方式選擇、階段推進程度以及原檔案管理水平等諸多因素影響，大學城高校檔案管理工作的現狀是不容樂觀的，是與各大學城快速發展的現代化和信息化步伐不相協調的，具體表現在以下三個方面：
1．機構過于簡化，職能過于弱化。這一現象尤以一些新機制新模式運行的（民辦）高校、非整體進駐大學城高校和一校多區型高校表現突出。這些高校，檔案管理機構有的被精簡或并入其他部門，有的干脆把原校區檔案部門作職能上的簡單延伸，人員采取兼職聘任并實行一人多崗，制度上有的也只是作為文字復制而已。機構的不完善、制度的不健全、人員工作的不規范和職能的人為弱化，使得大學城各高校的檔案管理工作從建校初期起就沒有落到實處，一大批具有較高價值的檔案材料沒有得到及時收集和歸檔，即使被臨時收集的材料也類別混雜，造成了一些不必要的損失。
2．工作相對滯后，手段相對落后。由于種種原因，大學城一些高校檔案管理工作出現了“一套人馬，奔跑幾處”的被動局面，工作上難免顧此失彼和相對滯后。同時，大學城高校多處于初創階段，學校工作重心的相對偏移和長久以來對檔案管理工作認識不夠，經驗豐富的工作人員苦于在多校區間穿梭，致使許多日常工作嚴重滯后；兼職人員又受知識水平所限，看著現代化的先進設備也不會用，仍停留在傳統方式和傳統手段的管理狀態。雖然個別高校檔案部門也已利用計算機進行檔案管理，初步實現了檔案的計算機輔助立卷、目錄檢索、統計和借閱管理等工作，但仍處于單機運行狀態，沒有結合異地辦學、多校區辦學的特點建立校內網、（校）區際網，致使高校很難從檔案部門獲得快、全、精、準的信息服務，無法實現全面的信息資源共享，無法實現數據資料、工作流程及檔案檢索三方面的信息化。
3．網絡協調統一性差，檔案標準化水平低。受不同高校隸屬關系不同等原因，大學城高校檔案管理仍處于條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自謀發展的相對封閉局面。投入現代化信息化建設的軟硬件購置和數據庫建設等也存在一定程度的重復和浪費現象，同時各高校選擇的軟硬件五花八門，標準化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影響了大學城高校檔案管理的現代化、信息化和標準化進程。
二、加快我國大學城高校檔案管理工作現代化和信息化的優勢所在
1．辦學模式優勢和精英聚集效應。
我國的大學城普遍采用的是極具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和廣州模式，初步的實踐證明，這些模式總體上較傳統模式更有利于高校辦學水平、管理水平的進一步提高。加之進駐大學城的可謂是高校中的精英，如進入深圳大學城的清華大學、北京大學、哈爾濱工業大學等；進入珠海大學城的中山大學、北京師范大學、北京理工大學等；進入東方大學城的北京工業大學、中國地質大學、北京航空航天大學等。這些211重點院校和產學研綜合性院校中的精英在大學城極易形成一種效果明顯、威力巨大的聚集效應，在相應辦學模式的指導下大膽創新，開拓進取，勇于卸包袱，敢于抓弱點，敢于在高校檔案管理等基礎性工作的現代化和信息化實踐中取長補短，相互激勵，探索新路子和新方法，起到先鋒示范作用。
2．資金投入優勢。
資金投入是制約高校檔案管理現代化發展進程的一個關鍵的客觀因素。長期以來，一般高校因受到歷史、經濟等條件制約，在經費上很難得到必要的充分的保證。在大學城，調查發現，這里的高校具有強勁而明顯的資金投入優勢。僅以廣東佛山大學城為例，據不完全統計，佛山市南海區政府2001年為進駐佛山大學城的華南師范大學南海學院第一期建設（占地510畝）就投入資金3．7億元，加上學院自籌資金1．3億元，合計達5．0億元。在這些經費中，學校擬訂了明確的用于綜合檔案室高標準基建、現代辦公設備、網絡設備、管理軟件、人員招聘、人員培訓等各種經費的投入比例，這些經費無論從總量上還是最終到位額（率）都遠遠高于普通高校，使得大學城高校檔案管理工作的現代化和信息化有了切實的資金保證。
3．人才吸引優勢。
大學城以其優越的區位優勢、環境優勢、政策優勢和資金優勢凝聚形成其強有力的人才吸引優勢，吸引了一大批德才兼備、創新能力強、適應時代需要的高校檔案專業人才來到大學城這塊樂土開創美好事業。這對于大學城高校率先實現檔案管理工作的現代化和信息化創造了源源不斷的新鮮血源和高素質的人力資源保證。
三、推進大學城高校檔案管理現代化和信息化工作的幾點措施
1．確立科學指導思想和奮斗目標。
今年是“十一五”規劃的啟動之年，大學城高校要在檔案事業發展的宏觀性、前瞻性和針對性上下大功夫，要抓住大學城率先發展的歷史機遇，解放思想，按照檔案工作信息化、現代化和社會化建設的要求高起點、高水平、高標準、高質量地開展工作。要在實踐中發揮先鋒示范作用，抓住大學城信息化建設和全面推進電子校務的契機，充分利用先進的網絡技術、數據庫技術和多媒體技術，率先實現檔案電子化、存儲數字化、檢索自動化，實現信息資源共享；確立室藏檔案數字化、文檔處理一體化、信息傳輸網絡化、管理系統智能化，工作人員知識化、專業化和人本化的奮斗目標。
2．發揮領導網絡、隊伍網絡、校園（區）網絡三大網絡功能。
（1）領導網絡。我國大學城（園區）起步較晚，大多處于初創階段，要在檔案管理的現代化和信息化方面走得更快、更穩、更堅實，就必須從組織上給予充分的保證和重視，并形成“主管領導－黨政辦公室主任－各辦（中心、系）主任”的分級領導網絡，全面負責對檔案管理工作的領導，形成多方面、多層面對檔案管理工作的關心、過問、督促和檢查。
（2）隊伍網絡。工作水平的高低，根本上取決于工作者和工作隊伍水平的高低。堅持以人為本的科學發展觀搞好隊伍網絡建設，構建一個學歷、專業、知識、年齡、性別、層次、類型協調發展的隊伍網絡；堅持物質鼓勵與精神鼓勵相結合的激勵機制，營造一個寬松、愉快的工作和成長環境，使隊伍網絡中出現講學習、重業務、爭上游的良好氛圍，以便更好地適應新形勢、新任務和新要求，全面為檔案管理的現代化和信息化建設服務。
（3）校園（區）網絡。完善的校園網絡是大學城高校的優勢，并已成為各類信息的傳遞中心。在推進大學城高校檔案管理現代化和信息化的實踐中，關鍵是充分利用高校的各種有利條件，利用校園網絡逐步實現由傳統管理型向現代化管理型的轉化。高校檔案部門應配備齊全的現代化設備，實現檔案計算機管理，建立檔案編號系統、姓氏排列系統、科學的歸檔系統。應廣泛采用計算機開發更多更好的檔案管理軟件，達到信息交流網絡化、咨詢業務智能化、檔案管理標準化、檔案工作程序化，使檔案館能更好地為學校改革、建設和發展服務。
3．把檔案工作全面納入電子校務建設，積極推進檔案管理的現代化和信息化。
電子校務系統雖然在我國起步較晚，但是我國各大學城憑借著政府資金的支持、先進技術的引進和自身研發的成果，已經具備了較為成熟和較強安全防御能力的電子校務系統。這為大學城高校檔案管理工作的現代化和信息化提供了強有力的系統支持。把高校檔案管理納入到大學城高校的電子校務既有利于高校檔案價值的實現，又有利于高校檔案管理的網絡化和規范化。但是，在納入電子校務的建設中，要注意解決好以下幾個方面的問題：完善信息系統，使檔案管理的業務過程信息化；實行電子與紙質文檔雙軌并行的同時，盡快完善電子檔案的效力性問題；針對操作系統、硬件設備和網絡黑客等因素，攻克電子檔案模塊安全性問題；加強檔案隊伍綜合素質以適應全新環境下的檔案工作問題。
一、對人事檔案信息化建設形成正確的認識
（一）人事檔案的信息化建設是我國信息社會發展的必要要求。伴隨著電子技術和信息技術的快速發展，我國社會信息化建設步伐越來越快，信息逐漸成為一種重要的社會發展資源，人們越來越意識到信息的獲得就意味著資源的獲取，這個觀念正受到越來越多人的認可與認同，信息資源已經成為人類經濟活動和社會活動的公認戰略資源。人們先前之所以重視人事檔案的管理工作，是因為人們普遍認為其是一種原生的信息資源，在生產力由人才決定的觀念中，人們對人事檔案管理工作的重要性形成了非常明確的認識。信息技術和網絡技術的持續發展，極大的改變了人們的生產、生活方式，使人事檔案管理逐漸朝著開放化、社會化的方向發展，這給人事檔案管理工作帶來了新的機遇，使得人事檔案管理信息化建設逐漸被提上了新的日程。
滿足社會民眾的客觀需求是認識檔案管理工作的基本初衷，服務社會是人事檔案管理工作的基本目的，人事檔案管理信息化建設是我國政務信息化迅速發展的表現，而檔案管理工作信息化建設的發展要求又會反過來推動我國人事檔案管理的改革，順應了我國人事管理工作和政務信息工作的民主化潮流，體現了新的社會發展要求。
（二）人事檔案的信息化建設對工作質量和勞動效率提升具有非常積極的作用。隨著社會的發展，現代信息改變了傳統意義上的人事檔案管理方式，在人事管理的操作過程中，多媒體網絡系統的信息共享能力、系統信息能力、直觀能力和綜合能力能夠給人事管理提供全方位、立體化的人事信息?；谶@一技術，管理人員能夠對人事簡歷信息、人事素質、自然狀況、人員優勢和人事道德情況等信息進行準確、快速的提取，還可以基于電子檔案對人事生活、學習和工作方面的影響和聲音信息進行快速地查詢和提取，實現即時化、動態化的人事檔案管理，使得全方位人事信息的獲取變得非常的方便、快捷。
人事檔案信息管理中互聯網和局域網的應用的優點在于其能夠有效避免不同部門對同一信息的重復錄入，大幅降低勞動重復現象的產生，進而能夠提升工作效率。同時，由于信息化檔案的電子特點，實踐操作中產生的即時新信息，各部門完全可以根據自身的職責即時進行信息更新，確保人事檔案信息資源的第一時間更新與收集，為其他部門和領導提供第一手的最新重要信息，這會在很大程度上提升工作信息的時效性。在共享人事檔案信息后，管理人員可以通過局域網對一個人進行多角度、多部門的交流，從不同的角度去了解特定人員的局限性。人事檔案管理的信息化建設能大幅提升對人事了解的廣度和深度，進而能在有效的時間內高水平、高質量地完成人事檔案管理工作。
二、新時期人事檔案管理信息化建設的指導思想
在信息化建設受到越來越多關注的當下，體現人事管理的便捷性、即時性和動態性是人事檔案管理自動化、信息化系統的主要管理目。想要更好地實現信息化的人事檔案管理。我們必須要不斷強化檔案管理工作的指導思想，對檔案信息化建設的重要作用形成清楚的認識。第一，人事檔案管理工作人員必須具有強烈的進取心，上進好學，具有優良的創新精神和創新意識，敢于創造條件，具有一定水準的先進技術掌握和利用能力。第二，全體工作人員必須具有良好的檔案認識和檔案意識，盡最大努力做好檔案管理的統一性、體系性和綜合性工作，綜合考慮，統籌兼顧，積極調動各方有力力量。第三，實事求是，一切從實際出發，積極探討和研究怎樣切實有效地進行應用水平的提升，對信息化管理的變化趨勢和變化內容進行深入地分析，分析總結現存問題，積極探索新的問題解決途徑。
三、人事檔案管理信息化建設的主要內容
當前，我國人事檔案信息化建設還不成熟，完全意義上的檔案信息化管理仍未實現，因此，我們需要不斷改變傳統的人事檔案管理模式，積極推進信息化建設的進程，開展人事檔案建設和管理中的“面”的人事檔案管理模式，向實體檔案管理為“線”的檔案管理模式轉變，有效推進檔案信息網絡化和數字化變革，將服務社會作為人事檔案管理的重心，提升服務思想，逐漸提升檔案管理的服務水平和管理效率，為人才任用和人才晉升提供切實可靠的人事檔案信息。具體來講，其內容主要包括下列幾個方面：
（一）變更傳統的檔案儲存模式。在人事檔案管理過程中，我們應妥善處理那些利用頻率較高、內容載量較大和損壞相對較為容易的重要檔案信息。通過先進技術的應用，將檔案信息進行網絡化和數字化處理，為后續的提取和保管提供方便。
人事檔案中所承載的信息往往是與企業員工切實利益密切相關的信息，對于員工職稱的評定和職位的選報具有重要的法律性和證據性。人事檔案在職員考核、工資晉升和職稱評定以及人事糾紛方面具有法律意義，發揮著關鍵性的參考和證據作用。
（二）構建人事檔案目錄數據庫。從時間上來說，人事信息檔案的管理是一個漫長的過程，一般來說每個人的檔案信息都需要保管幾十年，甚至時間更久，特別是對于那些身份比較特殊的人來說，他們的信息具有一定程度的史料作用，對此需要做好數據庫。人事信息復雜而且變動較大，傳統的紙質版信息檔案，需要占用相當大的數量和空間，給檔案的查閱和管理帶來了很大的難度，這就需要我們積極推進檔案信息管理的信息化建設，加大建設力度，用先進的電子化檔案取代傳統的紙質檔案，以實現檔案管理工作水平和效率的大幅提升。
（三）人事檔案管理信息化的作用。人事檔案管理信息化建設具有十分重要的積極作用，信息化檔案管理方式會對企事業單位的組織和人事工作產生非常重大的影響，主要表現為：第一，服務領導的決策。干部任用和干部選拔是人事檔案信息的一個非常重要的作用，做好人事檔案的管理工作能夠在一定程度上為人事組織部門的“用人”“選人”提供有利條件，檔案管理信息化的實現有利于人事信息的調取和共享，將使得上級領導和人事組織部門對各級干部的考察工作變得更為快捷、更為直觀，在考察現職干部中具有不可估量的作用。第二，可以準確及時地進行信息更新。傳統的紙質檔案管理方式，盡管具有一定的優點，但是弊端也同樣非常明顯，例如，紙質版的檔案使得檔案轉遞相對困難，數據庫資源和檔案信息內容具有延時性，檔案信息的更新和補充工作相對較為耗費精力，數據承載具有一定的誤差。而檔案管理實現網絡化后，檔案信息本人便可以根據自身的權限對自己的基本信息進行了解，一旦發現誤差或者錯誤，便可以及時地提出建議，進而讓人事檔案更為完整、豐富和準確。
一、現行醫院檔案管理中存在的問題
隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫院管理的一個重要組成部分，醫院檔案工作仍無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應，主要表現在:
1、檔案意識不強，檔案利用率不高。具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
2、管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。
3、檔案管理人員素質參差不齊。目前從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業發展。
4、重管輕用，檔案開發利用率低。由于檔案系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，許多檔案工作者仍然停留在“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了醫院檔案開發利用工作停滯不前。
5、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。
二、改善醫院檔案管理的對策
1、加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
2、健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
3、加強培訓，提高檔案管理人員素質。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率。檔案管理不能只停留在收集整理和保管
[關鍵詞]城建；檔案；管理
一、從改變管理思想上進行變革
（一）改變傳統管理思想。傳統城建檔案管理仍是圍繞紙質實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。由于現代化社會是一個網絡信息化社會，我們只有通過具有特色的館藏來提升競爭力，強化收集力度，才能夠擴大信息源。所以，我們要改變傳統思想，要確立以利用、服務為中心的城建檔案指導思想，重視研究提高城建檔案為城市建設與發展服務的效益，要逐步改變傳統思想，主動適應新形勢不斷開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，為城市建設整體發展提供借鑒和參考。
（二）從根本上真正改變管理方式。如今，檔案理論也沖破傳統的檔案學的束縛，擺脫了傳統的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統領域。隨著我國社會經濟的快速發展，城市化的進程也在加速。而城建檔案在城市建設中起著越來越重要的作用，已經成為城市建設與發展的重要資源。信息化是城建檔案管理現代化的現實目標離開城建檔案工作，建設工作跨行業協調的行政成本將顯著增加，工作效能將顯著下降，建設工作將打亂仗。特別是基層建設管理工作如建設工程質量和安全監督、區縣建設管理等工作將無法落實，出了質量和安全問題將無據可查。
（三）強化城建檔案宣傳。城建檔案管理工作從原來的無到今天的有，從以前的單一到現在的全面，從原本的簡單到現代的復雜，大部分人都能夠對城建檔案管理工作有所了解。因此，我們要加強城建檔案管理宣傳力度，城建檔案宣傳工作是檔案工作的重要組成部分。我們要在“立足檔案、面向社會、增強社會檔案意識，為發展城建檔案事業服務”方針的指引下，以新思路、新觀念、新方法來加大城建檔案宣傳工作。但是依然存在部分人員無法全面的認識與了解城建檔案，這就需要我們在宣傳、教育工作上加以強化，要讓人們明白假如檔案社會意識過于薄弱，就會導致建設管理工作與利益之間出現脫節的現象。因此，面對機遇與挑戰，城建檔案如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。
二、加強新形勢下城建檔案管理的改革與創新
（一）適應社會需求，開拓創新。首先，將城建檔案館的工作納入到建設事業發展的具體規劃中，明確具體的分管領導，制定出各類相關的政策措施，并且加以完善，并且做好城建檔案管理機構的建立健全，賦予其管理與保管的職能。其次，開展業務工作創新。我國城建檔案工作是檔案實體管理與業務工作管理并舉，而以業務工作管理為重，已與建設行政程序融合在一起，創新形成了諸如建設工程檔案編制報送“一書兩證”制度、與工程質量和安全監督工作融合的工程檔案備案制度、工程檔案編制現場業務檢查和監督制度等工作制度，通過抓建設工程檔案的真實性、系統性、完整性，保證了“高水平、可操作”的建設行政管理，。第三，城建檔案管理實行統一領導、分級管理的原則，建立以城市建設檔案館（室）為中心，各有關單位檔案館（室）為基礎的城建檔案工作網絡。凡形成城建檔案的部門或單位，均須按規定移交城建檔案及有關資料，維護城建檔案的完整統一與安全，確保城建檔案的準確、系統和有效利用。
（二）提升創新能力。首先，檔案管理工作是帶有研究性的服務工作，檔案管理人員只有真正理解自身的責任，才能適應社會的需求，才能做到愛崗、敬業、奉獻。創新是促進檔案事業進步的必然要求，也是檔案事業發展的永恒主題。要善于從工作中、學習中、其它專業的知識中吸取有益的經驗，應用在檔案管理工作中，檔案管理人員只有具備了創新能力，才能在檔案管理工作當中開創出新局面。其次，創新模式。新的管理模式將采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環節進行優化，實現城建檔案資源的合理配置，積極營建城建檔案資源共享的策略與環境。在信息技術日益發展的今天，將城建檔案管理進行信息化、數字化的處理，已成為一種必然，是適應當今國際競爭的趨勢。電子文件的大量產生和應用，使得城建檔案實體的表現形式迅速向數字化方面發展和積累。因此，這對于加快促進城建檔案服務機制的創新，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。
（三）提高檔案人員管理素質。城建檔案管理人員的素質提高是時代的呼喚，檔案管理工作者在檔案管理崗位上必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案管理人員綜合素質的高低直接會影響著檔案業務工作的效率、質量和水平。城建檔案管理人員的整體素質如何，是做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的決定因素。因此，盡快建設一支高素質和具有創新精神的檔案人才隊伍至關重要。因此，需要檔案部門的高度重視和統籌規劃，更需要檔案管理工作人員的高度自覺和勤奮鉆研，不斷加強自身理論知識和業務技能的學習，開拓進取，開創檔案管理工作的新局面。
三、結束語
總之，我國城建檔案工作源自建設事業發展，服務于建設事業發展，離不開建設事業管理體制。因此，我們要進一步加強城建檔案工作法規制度建設穩定城建檔案工作隊伍，，健全城建檔案工作機構，充實城建檔案工作專業技術力量，才能不斷提高城建檔案工作現代化管理水平。
參考文獻：
[1]康莉.優化檔案管理人員知識結構提高檔案管理隊伍能力素質[J].科技資訊，2010，22.
一、新的發展形勢對檔案的管理提出更高要求
在當前知識經濟快速發展，信息化管理不斷更新的今天，檔案管理對于管理人員提出了更高的要求。這要求管理者具有信息分析能力，準確把握高度專業化的檔案技能，需要檔案管理人員掌握現代化的信息處理職業技術，忠于檔案職業，掌握現代管理技能、法律制度、檔案開發和利用信息資源。
二、對檔案管理人員的綜合素質進行提高的主要策略
（一）轉變觀念，敢于對檔案管理不斷創新
檔案工作屬于一門管理的科學，是一項業務性、政策性極強的工作，逐漸確立的市場經濟的體制開辟了檔案工作的前景，客觀上決定了檔案工作一定要積極地和市場經濟相接軌。檔案管理人員要對其舊的形象加以改變，從而樹立起市場的意識與現代化的科技知識等的優質高效、快捷的綜合性的服務檔案管理理念。在檔案管理中，檔案管理人員要在埋頭苦干和默默奉獻時，具有更多的睿智和敏捷、膽魄和果斷。通過不斷轉變自身的思想觀念，促進其提高認識，不斷地盡可能地將知識豐富起來，擬定出學習來掌握業務知識技能等的計劃，提高學習的針對性和目的性。
此外，針對部分人覺得檔案工作的相對平穩、競爭較弱而造成的工作較為散漫等的現象，建立并完善檔案管理的競爭機制和質量考核的體系，對其工作加以規范，盡可能提高檔案管理人員的綜合素質。
（二）重視并嚴把檔案管理人員的進入關
在選擇檔案工作需要的人才之時要優先那些具備多方面的專業背景的復合型的人才：學歷高、專業心理較為堅定、能力較強和實踐經驗較為豐富的相關人才。此外，要注意他們的不斷努力，保持注意力，不斷提高自己的業務能力；應該明確了解檔案管理的專業技術，要注意不斷學習，注重平時的積累。通過不斷的培訓和學習途徑，以提高通過自學質量，和其他人溝通，有效地擴大自身的知識范圍，注重探索和積累的研究將理論與實踐相結合。
（三）強化檔案管理的服務意識，進一步將檔案管理的效率加以提高
新形勢之下，檔案管理的工作作為政府工作有機的組成部分，政府轉變職能，致力于服務型政府的建設，檔案部門也要承擔為社會、人民群眾提供全面可靠檔案信息的責任，成為溝通人民群眾和政府間信息的紐帶和政府為人民服務的窗口。檔案管理人員要在具體工作中，牢固地樹立起主動服務的意識和具有默默奉獻的精神，既要對工作原則加以堅持，又要能夠按照規章辦事，還要具備改革創新的意識。只有這樣，才能在具體的檔案管理工作的實踐中把工作的效率提高、將良好的形象樹立起來。
（四）將以人為本作為修訂檔案考核標準的指導思想
從檔案管理工作特點出發，因為檔案管理工作自身時限彈性較大，這使檔案工作在很多情況下，具有濃重的“干良心活”的特點。此外，因檔案管理工作效益具有較為隱蔽性以及在時間上具有滯后性等特點，這就增加了對其評定考核標準的難度。很多舊的檔案的考核評估的標準體系暴露出過時或者不合時宜的弊端，當前最需要完成的是依照任何檔案的和諧統一原則，盡快制定出兼具人性化與切實可行的檔案工作的量化和細化的考核法，并將檔案管理人員職業道德的評判標準適時制定出來，使其職業素質的評定能有理可循和有據可依，將原先的為了評估而評估和為了檢查而檢查的應付性的走過場的浮于表面的考核法拋棄掉，以避免考核評估結束后便萬事大吉，又回復到原狀，進而使檔案管理人員的工作積極性受到挫傷的不良現象，主動提倡并推行人性化管理法，堅持以人為本等管理思想，兼具合理性和可操作性的優點，將重視檔案工作的程度、材料齊全的完整性、“三納入”和“四同步”的執行情況、部門立卷、案卷質量、按時歸卷并上交等的檔案管理工作等難點設定為對檔案管理人員工作考核的主要內容，盡量探索到一條既符合實際情況又切實可行的管理法和考核的標準，從而促進檔案管理人員綜合素質的有效提高。
目前，各地的稅務檔案在初期一般采取分散和粗放式管理。各稅務分局、稽查局的業務檔案分開管理，缺少統一的部門協調，檔案種類多、載體多、管理雜亂，給稅務檔案的查閱和利用帶來了諸多不便。如今，這種管理方式已經不適應稅收事業發展的需要。要想維護稅務檔案的安全性和完整性，最大限度地提高檔案的利用率，必須對稅務檔案進行集約化管理，實現檔案管理效能的最大化。
一、檔案集約化管理的優越性
為了有效解決稅務檔案的粗放式管理，更加科學的服務稅務工作，集約化管理是一條必經之路。對檔案進行集約化管理，具有以下優越性：
（一）檔案集約化管理有利于提升檔案管理水平。檔案集約化管理使稅務各種檔案門類更加齊全，運轉更加有序，基本實現了檔案管理的制度化、規范化、標準化和信息化。最大限度地發揮稅務檔案在征收管理、納稅評估、稅務檢查等方面的積極作用。檔案集約化管理是對稅務檔案工作管理體制、機制的創新，對于整合檔案資源，拓展服務領域，提升檔案管理水平，有效推進稅務檔案工作的發展有著不可估量的作用。
（二）檔案集約化管理有利于檔案資料的開發利用和保護修復。檔案集中管理增加了檔案資料的存儲量和系統性，提高了檔案資料的傳遞和交流速度，可以更好地為領導決策和其他人員服務。檔案進行集約化管理后，檔案管理部門可以對系統的征管資料信息進行嚴格篩選、綜合、歸納和提煉，為決策者提供決策依據。對檔案進行集中管理，還有利于用戶方便及時地檢索到完整準確的資料。
（三）檔案集約化管理有利于各類檔案密級的執行。只有由檔案管理部門的檔案專業人員實行統一管理、專業化管理，才能準確把握檔案的密級，有效掌握檔案機密遞減規律，確保檔案的保管和利用。
（四）檔案集約化管理有利于更好地實施信息管稅。稅務檔案反映了稅務部門征管工作的動態和工作成績，是最重要的信息資源之一。根據信息論的觀點，信息具有系統性、序列性和傳遞性，稅務部門的信息化建設要求快速、準確的信息檢索、提取、傳輸和顯示，進而構建整個信息系統。對檔案進行集約化管理，不但有利于檔案工作的信息化，也有利于信息管稅的實施。
（五）檔案集約化管理有利于發揮檔案主管部門的業務指導、監督和管理作用。實行檔案集中管理，檔案資料、管理人員和管理部門相對集中，便于檔案主管部門對檔案管理工作進行業務指導、監督和管理，從而提高檔案管理人員的業務水平和工作積極性，提升檔案的質量和管理水平。
（六）檔案集約化管理有利于實現檔案的“六個統一”?！傲鶄€統一”即統一資源管理，統一質量標準、統一管理系統、統一開發利用、統一技術服務、統一檔案管理制度。
二、完善檔案集約化管理的應對措施
檔案管理是稅務部門的重要基礎工作之一，必須克服局部觀念、封閉觀念，樹立整體觀念、開放觀念，實現檔案的規范化、科學化管理，為稅收事業發展提供保障。筆者認為，主要可以采取以下幾個方面的措施加強檔案集約化管理：
（一）全面規劃、整體控制。相對獨立的檔案管理中心成立以后，逐步將原來分散在各稅務分局、稽查局的檔案全部移交入檔案管理中心。力求將檔案管理中心成為檔案的保管基地和利用中心，實行集約化管理，實現對檔案的整體控制，促進稅務各類檔案從專業化管理到綜合化管理的轉變，逐步實現檔案管理的科學化、規范化和集約化。
（二）科學管理、制度規范。為了使稅務檔案管理工作有章可循、有法可依，在檔案管理中心成立以后，必須著手建立起一整套統一的規章制度，作為整個系統開展檔案管理工作的規范和標準。檔案管理不僅應當執行上級制定的各項規章制度和國家標準，還應依據本單位具體情況，制定本單位切實可行的檔案管理標準及制度，包括檔案室工作職責、檔案人員工作守則、檔案材料收集、管理制度等，從制度上保障稅收檔案的集中化管理，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔、依法用檔。
（三）結合分類、集中保管。檔案集中管理以后，可能會出現“貌合神離”的現象，即形式上集中，實質上仍然維持原來的檔案管理板塊，各自為政。要從整體優化的指導思想和便于利用的工作原則出發，把檔案在實體上構成一個統一的、科學合理的類別體系。為此，需要采用一種既能反映單位稅收征管活動、又能滿足各方面利用需要的綜合分類法，使檔案資料構成緊密聯系的有機整體。另外，在接收各稅務分局、稽查局實體檔案的同時，還要將分散在各單位的檔案電子數據庫統一集中到檔案管理中心的檔案管理系統中，對檔案電子數據進行再整合，規范錄入格式和檔號規則，實現全系統檔案信息資源的高度集中。同時，在集中全系統檔案實體資源和電子信息資源的基礎上，還要實現服務方式、服務手段的高度集中，并依托現代信息技術，完善檔案信息資源推送服務方式，最大限度地發揮稅務檔案在征收管理、納稅信譽評估和稅務稽查等方面的積極作用。
（四）全面開發、信息共享。檔案集中管理后，一方面可以集中人力、物力，更有效地全面利用開發檔案信息資源；另一方面，要逐步建立健全檔案管理的網絡體系，并作為檔案信息系統納入單位信息系統予以管理，實現信息共享，更好地服務稅務事業發展。在具體工作中，一要搞好檔案的編目和檔案檢索工具的編制，完善檢索體系，實現多渠道、多角度檢索；二要探索檔案信息資料開發利用的手段和形式；三要積極開展檔案資料的編研工作。
（五）加強培訓，提高素質。檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質、強烈的事業心和高度的責任感，還要掌握檔案學基礎理論和稅收業務專業知識以及計算機應用、辦公自動化、信息管理等技能，能夠適時、全面地提供稅收征管信息，為稅收事業發展建言獻策。為適應這一變化，必須對檔案管理人員進行培訓，培養檔案管理復合型人才?？梢詫n案管理中心的專職檔案員以及分散在各稅務分局、稽查局、機關各部門的兼職檔案員進行全面培訓、統一管理，提高全體干部職工的檔案管理意識，營造關心、支持檔案工作的良好環境。
關鍵詞：高職院校 檔案管理 對策 措施
中圖分類號：G717 文獻標識碼：C DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.134
檔案管理工作是高職院校重要的基礎工作之一，在高職院校的整個發展過程中，具有不可替代的重要作用。當前，各高職院校正在進行新一輪改革，這也為檔案事業的發展帶來了新的挑戰和契機。筆者認為，高職院校檔案管理部門應該抓住機遇，解放思想，更新觀念，實施新的行之有效的對策與措施，提升檔案管理綜合水平，努力為學校的教學、科研、管理做好服務。
1 檔案工作的內涵及其重要作用
《高等學校檔案管理辦法》第二條指出：“本辦法所稱的高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！睂W校的檔案真實地記錄了學校教育教學工作中呈現的內容、方法、途徑及效果，揭示了教育工作的全程，是衡量學校教學工作質態的標志。我們可以用學校檔案信息，在促進教育教學深入改革、全面提升學生綜合素養、有效推動學校決策評估、充分發揮檔案查詢效能等方面，充分發揮檔案得天獨厚的資料作用。
2 高職院校檔案管理工作的總體現狀和存在問題
針對目前高職院校是合并組建或者由中專學校直接升格而成的，內部情況比較復雜，而且建校時間較短的現狀，筆者經過調查研究，認為存在以下幾個方面的問題：
2.1 全員檔案意識不強
當前有少數高職院校對檔案工作在學校整體工作中的地位認識不夠，甚至在基本建設方面都沒有充分的保障。比如沒有專用檔案庫房，有的檔案室狹窄、潮濕，更談不上購置現代化檔案管理設施設備。沒有認識到做好檔案服務性的重要作用，使檔案工作處于十分尷尬的境地。
2.2 檔案管理需要加強和完善
當前，很多高職院校設立綜合檔案室為檔案管理部門，歸屬學校辦公室領導，檔案室配備一至二名專職或兼職檔案工作人員。在實際工作中，辦公室由于日常工作繁多，對檔案工作難免有所“冷落”，而兼職檔案員本身就是教學或者行政工作骨干人員，參與其他工作較多，在必要的檔案工作方面精力就十分非常有限。眾所周知，檔案管理工作的政策性、專業性、 技術性要求都是很高的，而現實工作中忽視檔案人員力量的配備和提高卻是常見的現象。
2.3 檔案保護方面缺乏保護意識，弱化檔案管理作用
檔案保護的要求是細致、細心，定期檢查，隨時反省，防患于未然，這是做好檔案工作的必要條件。而目前高職院校檔案管理工作人員的工作比較被動，缺乏檔案保護意識，出了問題相互推諉，界限不清。缺乏基本的工作要求，得過且過，不求工作質量。除此之外，隨著檔案管理現代化的發展，檔案資料多采用硬盤、光盤，磁盤等現代化手段精心保管，新材料對保管條件也有了新的要求，比如紫外線、陽光對有些檔案材料都有害，所以對不斷發展的新情況都要及時學習，及時更新保管條件，定期復制，延長電子文件的壽命。使檔案管理真正實現養兵千日，用兵一時，在關鍵時刻為教學、科研及社會服務。
3 改進和提升高職院校檔案管理水平的對策與措施
3.1 加強對檔案工作的宣傳力度
在實際工作中，多種形式加大檔案宣傳是提高思想認識，形成全員重視檔案工作的重要手段：①采用展覽、會議、廣播、撰寫體會以及舉辦晚會等方式，大力宣傳國家有關檔案工作的法律法規及檔案工作的相關知識。②利用簡報和目錄索引，通報檔案室所藏檔案內容，介紹多種檢索途徑和編撰研究成果。③選編檔案利用效果實例，向社會展示利用檔案所取得的社會效益和經濟效益等等，以增強人們的檔案意識，樹立利用檔案的觀念。
3.2 創建高素質的檔案管理隊伍
在人才入口關方面，引進有專業知識、專業技術、技能的人才充實到檔案隊伍。與此同時，加強檔案在編人員繼續教育，不但提高業務知識的學習，還要掌握現代新技術。當前高職院校的發展與改革正處于快速發展時期，對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。檔案管理人員要拓寬視野，及時了解高職院校檔案工作的特點、現狀及發展動態，不斷提高自身素質，與時俱進。
3.3 嚴格執行檔案管理制度
首先，構建與完善各項規章制度，把檔案工作制度建設作為完成檔案工作任務的前提，這是做好學校檔案工作的基礎和保證，使學校檔案工作有章可循，有據可依，照章辦事 。其次，在制定檔案工作規章制度和相應的配套考核制度的同時，要把檔案工作任務分解落實到人，明確規定檔案工作人員職責。此外，創新檔案管理模式，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。隨著社會的進步和高職院校的發展，傳統的檔案管理模式已經滯后，遠遠不能適應形勢發展的需要，要根據實際情況不斷調整和更新管理制度。
3.4 大力開發信息資源，提高檔案開發利用率
檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料提供給社會，實現資源共享。強化現代化技術在檔案工作的應用和技術含量，不斷改進管理手段。
