時間：2023-06-06 09:29:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理概念，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
浙江省象山縣第三人民醫院 315711
[摘要]隨著互聯網技術的發展，計算機管理已經被應用于各行各業的各項管理之中，檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分對促進醫院發展起到不可替代的關鍵性作用，同時，檔案管理情況也側面反映了醫院的整體建設和風貌，信息環境下，醫院檔案的現代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現代化管理的概念和意義做了詳細闡釋，并深入探討了醫院檔案管理的現代化路徑，以期為醫院檔案管理提供更有效的理論指導。
[
關鍵詞 ]醫院；檔案管理；現代化；構建策略
一、醫院檔案管理的現代化概念闡釋
檔案現代化管理指的是利用計算機技術、云存儲技術、互聯網技術等現代化工具進行檔案信息管理，檔案現代化管理是以傳統檔案管理為基礎而發展起來的。
檔案現代化管理可以通過計算機錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節省了操作時間，并有效提高檢索準確率；檔案現代化管理實現了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯網和網絡存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現代化管理實現了資源共享，進一步提升了檔案資料的開發和利用率。
信息化時代背景下，人們對信息的需求量和時效性要求越來越高，同時，隨著各單位工作開展，檔案的數量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經無法滿足新時期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實現檔案管理現代化和檔案工作的數字化已經是各大企事業單位的唯一選擇。
二、醫院檔案管理的現代化構建策略
（一）電子策略運用
1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統。隨著計算機技術的發展，多種多樣的檔案管理軟件被開發出來，這些軟件各有特點，在選擇時，單位要優先考慮經過國家鑒定的正規化軟件，然后再根據自身需要，在原有軟件基礎上進行二次開發，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統，檔案管理軟件系統既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統相連接，實現檔案的材料搜集、報送、接受、管理、修訂等的全程數字化管理，逐步實現檔案管理的規范化、標準化、自動化和網絡化。
2.利用計算機輔助檔案管理。檔案現代化管理要循序漸進地推進，首先在傳統檔案管理的基礎上，利用計算機工具實現檔案目錄信息的數據化，建立檔案目錄數據庫，然后再實現全文信息的數據化。單位中所有部門均要求利用計算機進行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負責管理和保存單位所有檔案資料，并為各個部分提供檔案查詢借閱服務，通過計算機輔助，檔案管理工作效率大大提升。
3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設的不斷推進，無紙化辦公早已由概念逐漸實踐應用到各個領域中。電子檔案的誕生，也引領檔案管理工作進入了新時代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續檔案管理工作中的鏈接應用及長久保存問題。
（二）管理環境構建
1.更新觀念，實現管理理念現代化?？茖W理念意識對于檔案現代化管理具有現實的指導意義。面對新的技術、新的管理模式，檔案管理人員必須轉變觀念，走出封閉概念誤區，不斷學習，提升自身檔案管理專業水平和計算機技術應用水平，實現檔案管理人工操作向智能操作的轉變，建立資源優勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應該提升對檔案管理的認識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。
2.加強軟、硬件建設，促進管理技術現代化。傳統人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現代化檔案管理正在各大企事業單位中深入開展，在推進現代化檔案管理時，先進的基礎設施和硬件工具是最基礎的物質條件。首先，要依據檔案室建設標準配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現代化檔案管理工作所必須的計算機、掃描儀、服務器、硬盤、光盤、打印機、交換機等硬件工具，這些硬件工具是實現檔案數字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護檔案時，要注意配置空調、消防器、除塵器、監控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統，并對檔案管理人員進行統一培訓，教予其掌握檔案管理的各項應用技術，提高檔案現代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科學統一的現代化檔案管理標準和規章制度。執行檔案信息的規范化、統一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環節都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現材料丟失、漏記、誤記現象。同時，檔案材料的內容、分類以及編號等項目也都要求統一標準，并設置密碼，安全存放?，F代化檔案管理的方式、手段與傳統檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現代化檔案管理運行機制的全新管理制度和使用規則。
2.加強安全技術的開發和應用。現代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優勢，但同時，相對于紙質檔案，電子檔案也容易出現人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存傳輸中的信息失控等安全問題，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數據的丟失或污染，檔案內容真實性難以確保。檔案管理部門和技術部門應重視檔案管理安全技術的開發和應用。如，防火墻技術、反病毒技術、數據備份技術等。
三、結論
目前，社會各行業的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰和機遇，如何高效管理，做好服務是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯網信息系統，開拓多種渠道，開發多種技術，有效借鑒社會其他領域和相關信息，放開眼光，創新發展，不斷加快檔案現代化管理進程。
參考文獻
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[2]曾永輝.新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究[J].中國當代醫藥，2013(11).
關鍵詞：設計企業;數字化;檔案管理;生產模式
中圖分類號：S611 文獻標識碼： A
引言
在面臨更加激烈的市場競爭中，設計企業的數字化檔案管理是以市場需求為導向的管理思想，將客戶要求、企業內部資源、上游的原材料供應商和下游的客戶等整合到企業整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優勢。數字化檔案管理超越了企業原有的檔案管理框架和運作模式，是對企業現有的組織結構、管理觀念、管理方式等管理系統的一場革命性變革。
1 .數字化與電子化的區別
電子化的概念與數字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關的產品，主要是指實體性的產品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數字化則更傾向于管理和使用規范有序后的電子信息，主要指對整個過程進行管理和使用的一種方法和手段，如 “數字城市、數字生活、數字校園、數字管線、數字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數字化的內涵更深，專業性更強。在更大眾的領域通常使用電子化，在更專業的領域通常使用數字化。
檔案工作的發展歷程經歷了從“電子化”到“數字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進入數字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進行管理是衡量數字檔案館的重要標志。所以，從“電子化”到“數字化”是檔案管理方式質的改變。數字檔案館是電子檔案工作發展到一定階段必然產物，它的內涵更深，專業性更強。
我們現在提出的數字化，是各方面 “電子化”工作發展到一定階段的必然要求。目前國內設計企業在設計手段上實現了CAD，三維技術開展的如火如荼；在管理手段上很多設計企業利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA。可以說多方面的電子化工作都得到較大發展，但是要對企業各個過程進行更專業有效地管控，就需要引入“數字化”的概念。如果說的更形象一點，“數字化”就是從最底層的“0,1”進行管控，是最精準全面的管控。所以“數字化”的概念應孕而生，這是管理手段向更高層級邁進的必然要求，是管理方式從大眾化走向專業化的必然體現。
2 .設計企業數字化檔案管理模式的研究
2.1 設計企業數字化檔案管理現狀
檔案管理學科已經成為一個較為成熟的領域，它不僅是管理技術和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運用到各行各業，對于處于競爭環境中的現代企業和高技術行業來說，尤為重要。我國很多企業已經全面引入并推行了數字化檔案管理，但在企業實際的數字化檔案管理過程中，檔案管理學科被運用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據企業規?；驒n案管理理念的不同，在實際的數字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。
2.2數字化檔案管理模式的分析
（1）內容豐富，數據量大。與電子化相比，數字化給人的第一感覺應該是海量數據，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內容更豐富多彩，應能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進行管理，所以各種中間數據量比較大。
（2）從管理實體到關系管理。關系管理是數字化最突出的特點，要實現精準全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關系進行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠對拔出蘿卜后帶出的泥土進行研究，從而全面掌握關于蘿卜的各種信息。
（3）為知識管理提供基礎。知識管理是未來信息系統提供利用的主要模式。數字化最終的實現目標應該是從簡單的查詢、瀏覽、統計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統一的標準模式，它的概念正在形成，內涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變為利用者通過一個入口進去后，通過各種關系映射關聯，實現對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。
（4）全面電子化的產物。數字化是一個單位多個方面全面電子化后的產物，從信息的輸入、到生產、管理、提供利用等各個方面實現電子化后，數字化才有了實現的基礎。如果一個環節掉了鏈子，那么整個流程就運轉不起來，數字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數字地圖后，會驚訝于它的精準和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經達到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質量的產品。
3 .設計企業數字化檔案管理生產模式
3.1虛擬化?！疤摂M”源于計算機技術，是指用計算機來虛構和模擬現實世界中的客觀事物和環境，如虛擬磁盤、虛擬網絡等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機中，而是計算機通過相關信息的處理，仿造出和現實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機和網絡技術，人們的實踐活動從過去的以物質和能量為基礎的物理空間向以網絡為基礎的電子空間轉化的過程。
從本質上講，虛擬化實際上是一種概念的產物，是真實物理載體抽象化的體現，可以說是計算機和信息通訊技術發展的最新階段。在虛擬化實現的過程中，數字化、電子化、網絡化都是虛擬化的前提和基礎，虛擬化集成了計算機和通訊技術的絕大多數功能，例如數字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網絡通信的功能等等。只有當計算機具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經到來。
由此看出，虛擬化是數字化、電子化和網絡化發展到一定階段的產物，并且虛擬化是迄今計算機和通訊技術發展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機技術的發展趨勢考慮，虛擬化都應該成為未來設計企業數字化的主要技術實現手段。
3.2遠程化。計算機及網絡技術發展呈現出遠程化的趨勢，這也符合數字化未來發展的特點。隨著設計企業業務領域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠程化應該是設計企業未來數字化實現的主要功能之一。
3.3數字化應是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統、數字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數字化將會形成設計企業最大的數字信息資源，涵蓋企業絕大部分的信息資源，對于企業的發展具有至關重要的作用。
3.4數字化可能會使設計企業的某些職能發生改變，產生類似“數字化生產中心”這類機構。數字管理中心是設計企業所有數字化信息的管理中心，這類機構的人員有點類似于網站的編輯和運維人員，主要對企業內信息進行加工處理并提供利用。設計人員是信息的生產者和制造者，有點類似于網站的記者，實時產生大量的信息。
4 .結束語
企業越來越發現在日趨分工細化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經營過程有關的多方面資源納入一個整體的企業價值鏈中?；趦r值鏈的數字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導向的管理思想，除了注重產品的研究開發、營銷擴張和售后服務等之外，還要將客戶、企業內部資源以及上游供應商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業的競爭優勢?，F代企業管理強調對物流、資金流和信息流的監控，以達到系統的規范化管理。
參考文獻 ：
[1]《數字化管理》，張繼焦，中國物價出版社，2001.9
【關鍵詞】信息；檔案管理；中小企業
我國近年市場化經濟發展過程中，大批的中小型企業如雨后春筍不斷涌現，這些企業規模不大，人數不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎上演變和發展起來的企業，另一部分是從新興產業發展起來的具有現代化和國際化特征的企業，如高新技術產業領域的企業。對于從手工作坊演變過來的企業，一般最初的組織領導者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設的檔案管理機構。對于新興的中小企業，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設，但由于檔案管理人員、技術和制度的嚴重缺乏，許多中小企業面臨檔案管理明顯落后?？傮w來看，中小企業普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業的現代化發展，甚至成為企業發展的瓶頸。本研究系統分析了中小企業檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時代進行現代化檔案管理的思路，為促進企業的現代化、國際化和長遠發展具有非常重要的意義。
一、中小型企業檔案管理的特點
我國雖然很早就有檔案管理的概念和實踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業中得到重視。一般中小型企業的發展早期很少注重檔案管理的基礎建設，也舍不得投入大量資金進行現代化的檔案管理，造成了其在發展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：
1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業的負責人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實際上，現代企業的檔案發展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設檔案、財務檔案和業務檔案等。實際情況是大多數中小企業的檔案內容中，距今越遠、案卷越薄、內容越少，有些內容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。
2．不重視文秘人員的重要性和規范檔案管理的作用。中小企業發展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續性；同時文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業的文秘訓練，對文件價值的認識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時導致僅存的文件中不規范。如會議記錄的格式不一致，內容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統，甚至無編號、批示及處理結果。企業沒有檔案管理，如同沒有企業歷史，更無從談起企業文化和企業長遠發展。企業發展的歷史記錄不全，如廠區舊址無照片；老產品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。
3．沒有獨立的文秘檔案辦公機構。中小企業的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關文件內容具有權威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實記錄最多，廠領導一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當年各類現行文書，如各類上級文件、批復，行政會議記錄；制定的各項規章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業執照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業往來，客戶資料、市場信息等重要的關系企業發展的檔案沒有統一和有效的管理。
二、中小企業檔案管理現狀及存在的問題
1．檔案管理滯后。企業發展的早期，中小企業的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業文件。當企業發展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應現代企業的高節奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經大大落后于企業的發展，并制約了企業的進一步發展。企業的高層管理人員應該意識到檔案管理不僅要為企業保存有價值的各種的原始記錄以供查考利用，同時應重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優化企業發展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強信息利用，以避免企業不必要的經濟損失。對過去的工作進行分析總結，努力降低成本和提高產品質量，維護企業品牌和知名度，為企業規?；l展和市場產品占領率的提高做出貢獻。
2．檔案管理人員的素質及業務水平低下。中小企業檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個獨立的管理部門，檔案人員不應滿足于上崗培訓的最低標準，應全面掌握檔案管理的理論知識和實際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應時代的發展和利用現代科學技術的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質和實際管理水平。
3．檔案管理服務功能缺失。檔案是一個龐大的信息庫，如果能夠將相關有用信息服務于企業的發展，將能夠發揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進行技術機數據庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發展要求檔案管理人員把相關信息系統地、規范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業相關人員提供參考，發揮檔案的信息作用和價值，為企業發展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發現問題，變被動為主動服務。例如，通過綜合國內外新技術資料和發展狀況，了解本行業最新市場動態等。
4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業的安全，如新的設計技術，企業的合同，規劃等資料是企業發展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個方面、各個環節。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責。要從人員、制度、設施、和信息保護技術等各個方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實體和檔案信息的安全。
三、企業檔案信息化檔案管理的發展過程及途徑
企業檔案信息化已成為企業信息化的重要部分，網絡信息化技術也為檔案信息開發提供了技術支持。隨著計算機網絡信息技術的蓬勃發展，檔案信息載體的形態正在發生變化，檔案信息正在向數字化發展。企業檔案部門要抓住企業信息化建設的機遇，根據檔案管理的要求，對企業信息化規劃和建設提出檔案管理需求。從中小企業檔案管理的發展來看，必須遵循如下發展途徑。
（一）不斷創新檔案管理，提高信息服務質量
檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發展，也為檔案信息資源的開發利用提出了挑戰。如何有效利用檔案資源是一項長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業服務，充分體現其作用和價值。企業檔案部門要把握企業信息化帶來的企業管理的新思想、新模式，樹立創新愈識，運用先進的信息技術手段，實現企業檔案制度創新和管理方法創新。此外，在服務方法上要逐步實現與計算機聯網，采用以數據庫為核心的現代信息處理技術和網絡信息利用技術形成高效的網絡查詢和信息更新模式。
（二）規范企業信息的數據庫管理，實現信息共享
數據庫是檔案信息資源共享體系建設的核心，用數據庫技術組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數據庫是網絡信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數據經合理分類和規范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。數據庫技術與網絡技術的融合極大地方便了檔案信息資源的開發利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數據庫建設，逐步實現各部門檔案信息化。同時企業檔案信息化建設要認真執行國家相關技術標準，建立統一的信息采集、交換標準，維護數據的一致性、安全性，實現企業信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發揮企業檔案信息化的作用?，F代企業可通過建立檔案網頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務。隨著企業內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。同時建立電子文件數據管理中心，使檔案部門與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。
（三）健全檔案管理制度，加強信息安全
信息化環境下，企業必須通過技術創新、制度創新和管理創新等方式，改變傳統落后的企業管理模式，建立科學的現代企業管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應企業信息化環境下的檔案管理例度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下有序地發展。規范檔案管理、企業信息化也是建設科學、規范和嚴格的企業基礎管理的過程。因此，企業檔案部門應積極參與國際質量認證體系的達標活動，實現對文件、檔案的制度化、規范化管理。同時加強對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個環節以及計算機系統、存儲介質等各個方面的保密防范，嚴防電子文件被竊密。加強機關內部管理，層層落實檔案安全責任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發生后可以進行追溯性檢查甚至追回檔案。
（四）強化檔案人員的素質和管理水平
隨著現代化技術在檔案部門的應用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質，掌握熟練計算機和應用軟件的專業技術，不斷提高現代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時，重視檔案人員的繼續教育工作，普及現代檔案科學技術知識，讓檔案工作者具有現代化的發展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續發展的需要。
綜上所述，中小企業檔案部門應樹立全新的檔案管理工作理念，加強企業檔案信息的管理開發和利用，不斷加強提高企業檔案管理人員的素質，才能應對信息化給企業檔案管理帶來的巨大變革。
參 考 文 獻
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傳統的數字檔案館是采用基于元數據的關鍵詞檢索方式，早已不能滿足用戶多元化的需求。因此，本文嘗試建立一種基于本體論的數字檔案館知識檢索模型。通過本體知識、分析理解、概念提取與匹配等方法，從而實現信息檢索的智能化。
一、本體論概述
本體（Ontology）屬于哲學方面的概念，從哲學的角度來說，它是對客觀存在的一個系統的解釋或說明，關注的是客觀現實的抽象本質。1993年，Gruber對此進行了新的定義，認為“本體是概念模型的明確的規范說明”。后來，Borst在此基礎上對本體理論進行了完善，認為它是指共享概念模型的形式化規范說明。Studer對此進行研究與總結后提出“本體是共享概念模型明確的形式化規范說明”?！案拍钅Ｐ?、明確、形式化、共享”是這一概念中的4大特征，它們是在計算機人工智能方面有知識表達的意思。我們將本體理論運用到數字檔案管理信息系統建設中，對檔案資源進行描述，并統一數據采集模式，從而實現信息資源的共享與提取。數字檔案館管理系統的主要功能包括借閱管理、檔案錄入、檔案檢索、檔案備份與恢復等。
二、數字檔案系統利用本體建模流程
檔案管理系統中的本體是檔案范疇內的專有概念，用于表示某個專門領域范圍內的全部知識。領域本體是專業性范疇，可詳細描述出某個學科內的關鍵詞條與這些詞條間的關系。有時描述的內容還涉及到該學科內頗有影響力的理論成果。具體來說，檔案領域本體就是針對查詢功能的檔案領域建模的結果。通過充分挖掘將與檔案有關的所有查詢操作均抽象為同一組概念。檔案本體對現實活動中檔案的解釋，是基于概念結構與抽象空間兩個方面的，屬于一種系統化過程。創建本體的方法不是唯一的，但能保證本體構建的正確性與完整性。本體構建流程包括四步：確定需求分析、創建共享詞庫、表示本體、客觀評價本體。
本體中最基本的概念就是類，定義本體中的類實際上就是明確類之間的層次關系，并明確類的屬性以及類之間的約束關系。對于概念層次的分析主要有3種方式：分別是自頂向下法、自底向上法、綜合法。自頂向下法是指在某一領域中從最大的概念開始，逐步添加子類，從而將概念細化。自底向上法則相反，是從最小的類定義開始，逐步向上將這些相似的類組織在一起形成更大的概念。綜合法是將上述兩種方法結合起來運用的方法。不管采用何種方法，均是從定義類開始。比如，以檔案本體為例，采用自頂向下的方法，其中，最基本的類有檔案與檔案信息兩個。在檢索檔案信息時，用戶可將題目、檔案號、分類號、責任者、關鍵詞等作為檢索條件。因此，頂層概念就是OWL Thmg，中間層概念包括檔案與檔案信息，底層概念中檔案對應的是檔案類別，包括文學檔案、歷史檔案、科技檔案等；檔案信息對應的是卷宗號、案卷編號、題名、文號、文種、密級、保管期限等信息。
三、利用Protege構建檔案領域本體
根據目標客戶的具體需求來建設檔案管理信息，以提高檔案管理的工作效率。Protege是基于面向對象的JAVA的一種開發工具，支持類、元類及屬性的OKBC兼容。在利用該工具構建本體時共有4個步驟，包括需求分析、確定類與所屬層次、明確屬性，添加實例。在設計檔案檢索領域中的本體時，借助該工具生成OWL文件，達到檢索目的。
當需要輸入實例時，必須先確定類與屬性的結構。比如，要將一個有序的子類插入到已排好序的父類中，可選用數據結構算法描述其中的任何一種插入算法，包括直接插入、兩路順序插入、表插入等。若要添加實例，還需利用Individuals標簽內的5個面板，涉及到的屬性內容主要有類的思想、實例名稱、性能復雜性等。下面，我們以直接插入為例進行闡述：Individual：直接插入排序算法。轉化為具體文字描述：某個有序序列[1...，i-1]，共有i-1個元素，若要插入r[i]，那么，序列的元素個數就變為i個，新序列為r[...i]。在插入時必須注意存放序列的數組不準越界，可采用順序查找算法，在r[0]的地方設立一個“監視哨”，任何插入操作均是從“i-1”向前挨個搜索，記錄能在查找過程中順序往后移動一個位置。簡而言之，排序的過程需完成的插入操作有（n-1）次。將序列中的首個元素作為最簡單的有序序列，并從第二個記錄開始依次添加到該序列中，直到全部記錄均入到序列當中。這里的序列是采用關鍵字進行排序的。
四、結語
隨著社會的發展，檔案數字化的進程進一步加快，數字化檔案建設取得了一定的成效，但仍存在不少問題。因此，本文以本體構建論為基礎，利用本體的思想與方法，對檔案領域的知識進行組合與整合，并通過規范的形式化語言進行描述，以進一步提高數字檔案管理效率。
[關鍵詞]高校檔案管理;現狀;對策
一、高校檔案的基本概念及目前現狀
（一）高校檔案的基本概念
高校在教學、科研、學生學習、管理過程中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。作為歷史的記錄、知識的載體之一，它包括文件資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校師生員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程，是學校重要的信息資源，對學校具有重要的推進作用。
（二）高校檔案管理現狀
隨著高校近幾年的規?；l展，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰，其主要問題表現在：
1.檔案管理工作地位低、領導重視不夠。隨著高校在“十一五”期間的規?；?、跨越式的發展，各種大型重要的會議活動、重大的實驗實訓建設、科研項目與改革等重要的工作內容與日俱增，相應高校的檔案管理工作也愈發顯得重要。但由于受到傳統觀念的影響，很多院校沒有明確的思考，只是簡單的把檔案工作看成一項基礎性工作，提供查閱等服務，而沒有看出這項看似基礎的工作卻對學校長遠的決策提供最有價值的依據，在實際工作中沒有給予檔案工作足夠的重視。
2.檔案管理機構設置不健全。目前許多高校甚至沒有配備專職的檔案工作人員，只是把檔案工作作為辦公室工作的一項職能，而辦公室工作繁多，對檔案工作必然會有所“輕視”，特別是各部門的兼職檔案人員身兼數職，他們最大程度上也只能按照歸檔范圍收集檔案資料，而具體的分類、錄入、利用等工作無力為之，更難以專心致力于檔案管理工作的鉆研。
3.資金投入不足、硬件條件差。由于投入的經費不足，一些高校的檔案管理部門檔案信息化建設所需的設備、館舍等基礎設施不夠健全，信息化程度不高，計算機管理功能未能發揮作用，還不具備高效的檢索體系。另外還存在著一些學校受辦學用房的限制，連基本的檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，都很難實現。
4.檔案工作的管理方式落后。在信息化時代的今天，手工還運用于文書的整理立卷、歸檔等檔案管理工作中。這樣就造成立卷程序和方法還有點傳統，即根據文件的主要特征或文件的類型，把所形成的全部工作文件進行區分和初步組合，然后檢查、調整卷內文件，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現不同的形式。
二、高校管理發展趨勢
（一）樹立科學發展理念，用觀念創新助推檔案管理
觀念創新是推進高校檔案管理工作的前提，重點要樹立三種觀念。一是“以人為本”的檔案工作觀念。一切工作都應該圍繞如何服務和促進人的全面發展，特別是教師隊伍教學水平的提高和學生整體素質的提升。二是全面發展的檔案工作理念。堅持高校檔案建設與院系、職能部門二級檔案建設的全面發展，并通過宣傳，使全體師生員工增強檔案意識。三是協調發展的檔案工作觀念，加快高校檔案工作發展步伐，促進檔案工作與高校各項工作全面協調發展，更好地為學校的發展服務。
（二）推動檔案信息化建設，提高現代化水平
首先要求檔案工作人員要解放思想、樹立信息化意識，熟練掌握信息化管理工具的使用。目前由于軟件的限制和辦公條件的約束，很多學校只是實現了檔案的目錄級管理，并沒有實現全文存儲，更談不上計算機輔助管理等。所以在保障了人員條件外，還要加大對檔案管理信息化建設的投入。制定出詳細可行的檔案信息化、數字化得標準。充分發揮校園網在檔案信息化建設中的作用，為查詢者提供網上查詢服務。
（三）立足于法，搞好建章立制工作
法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。
（四）引進、培養人才，加強檔案人才隊伍建設
關鍵詞：云計算；高校；檔案管理；研究
隨著信息化技術的不斷發展，高校的檔案管理技術也面臨著由傳統的管理技術向信息資源現代化和共享化轉變的巨大機遇和挑戰，尤其是近年來新興的云計算技術給高校檔案管理技術的發展帶來了新的機遇、提供了新的思路。云計算作為一項具有時代性的新生產物以其強大的功能在某些領域得到了基本應用。高校檔案管理工作涉及到人事信息、圖書資料和設備等諸多方面信息安全和保密問題。隨著互聯網絡信息化不斷推進，高校檔案管理工作中需要處理的檔案信息成幾何級高速倍增，因此檔案管理正面臨前所未有的壓力。這不僅要求檔案管理者熟練掌握業務本領，更要求檔案管理平臺能夠滿足對龐大數量且多元異構的訪問信息進行存儲和管理。現結合高校檔案管理工作實際情況及遇到的問題，通過對“云計算”技術的剖析和解讀，對高校檔案管理平臺進行了初步探索和研究，并針對在其應用實際中可能遇到的問題進行了分析。
一、云計算概述
云計算理念是Google首席執行官Eric Schmidt在搜索引擎大會上首次提出的[1]。云計算是基于現有互聯網技術發展起來的一種基于互聯網的數據信息及相關服務共享模式，是一種新興的共享架構方法。云計算的基本原理是用戶所需錄入、引用和處理的數據信息是存儲在互聯網大規模服務器集群的數據中心中，并非在用戶的個人電腦和個人移動終端設備上運行和存儲。由數據中心的管理者負責其正常運轉和維護管理，保證其有快速的計算能力和充足的存儲空間來供用戶使用，用戶可以在任意的地點和任意的時間沒有任何限制的情況下接入互聯網的終端設備。就如同家庭用電由電廠統一供電和家庭自己用發電機單獨供電一樣，統一供電的成本和便捷程度遠勝于單獨發電，同樣云計算相比傳統的網絡服務優勢也是如此。也可以這樣講，云計算技術應用中，任何基于互聯網的信息資源、網絡服務和數據處理都可以像電廠統一提供用電一樣方便快捷。
二、云計算的發展現狀
在網絡科技高度發達的今天，云計算技術發展極為迅速，基于云計算的各種實踐和應用也不斷增加。微軟、IBM等世界知名公司從2006年就開始紛紛推出了自己的云計算平臺。國內的云計算技術的應用與發展也呈現激增態勢，各政府職能部門也相繼推出并實施基于云計算技術的各類管理平臺。
在實踐應用方面，云計算在高校檔案管理領域還沒有成功的應用案例。而在理論研究方面，國內檔案領域早在2009年就有研究人員開始關注云計算的相關理念與技術。但是云計算的理念在高校檔案管理方面的應用和研究還處于摸索階段，有關云計算對高校檔案管理產生的巨大影響、以及對檔案信息存儲、使用處理和共享等方面的研究涉及很少。
三、基于云計算高校檔案管理平臺的特點
高校檔案管理平臺涵蓋人員、圖書資料、設備等各個方面的信息，信息量大?；谠朴嬎慵夹g的高校檔案管理平臺是由基于互聯網絡的服務器集群來實現。數據信息的存儲、管理和使用無須在本地計算機或者服務終端上執行，而是存儲在網絡計算機集群的數據處理中心中，并通過一定的網絡協議來保證數據的安全性和便捷?；谝陨戏治觯谠朴嬎愀咝n案管理平臺有如下特點：
1.云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高檔案服務和管理水平
隨著高校事業的發展，各類數字檔案信息數量快速增加，高校檔案管理和服務水平亟待提高。云計算技術以相對獨立的應用軟件為載體，將各類零散存儲的檔案信息加以整合，為使用者提供通用統一的登入方式，將各類應用服務最大限度進行集成，提供一站式服務，將傳統的數字化檔案檢索方式拓展至服務云端，大大的提高數字檔案館的管理和服務水平?；谠朴嬎愕母咝底只瘷n案管理平臺能夠充分發揮自身優勢，提升數字化檔案服務和管理能力，使高校數字化檔案管理最大程度發揮自身功效。
2.云計算能提高高校檔案信息服務的可持續性
傳統的檔案信息往往存儲于某臺固定的服務器上，一旦服務器遭遇病毒或惡意程序的攻擊，檔案信息資源就無法實現網上利用。而在云計算模式中有強大的服務器集群做支撐，用戶的數據信息和程序分布在不同的物理服務器上，即使某臺服務器出現故障。其他服務器也可以快速便捷的將出現故障的服務器中的數據信息快速備份到其他服務器上，繼續來提供服務。
四、基于云計算高校檔案管理平臺面臨的問題
云計算作為一項新興的網絡技術，在高校檔案管理上的應用還處于探索和研究階段，還面臨諸多問題。
（1）信息安全問題?；谠朴嬎愕母咝n案管理平臺主要依托互聯網來對信息的存儲和使用進行管理，而互聯網上的各種安全問題也與之相伴。傳統的檔案信息存儲在本地存儲設備，安全性有很大的保障。而云計算模式下的檔案信息將會不可避免的遇到諸如網絡病毒、惡意程序的攻擊。因此如何確保檔案管理平臺數據信息的安全是合理應用云計算技術的關鍵性問題。
（2）執行標準問題?；谠朴嬎愕母咝n案管理平臺目前國內乃至國際上沒有通用的執行標準，而通用的標準對于一項新興技術的發展有著至關重要的作用。怎樣的“云”才是統一標準的計算云，目前云計算應用領域尚無定論，在高校檔案管理應用領域需要更加積極和努力的探索和研究，制定利于該技術理念順利普及和推廣的執行標準。
在信息網絡化和資源全球化的今天，云計算技術的出現打破了傳統的數據信息存儲、處理和共享的模式，形成了一個全新的信息管理與服務體系。但是，目前云計算技術的應用還處在初級探索階段，各種與之相關的技術和配套設施還在不斷的完善中。而云計算概念的出現及應用給高校檔案管理帶來了新的發展機遇。高校在檔案管理過程中，需要積極應對現有的各種問題，改變傳統的數字化檔案使用和管理模式，充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高數字檔案管理的整體業務能力和服務水平，這對于高校檔案管理模式和應用服務方式等方面都具有積極意義。
參考文獻：
一、當前企業檔案管理中的主要問題
（一）檔案管理信息化的意識薄弱在實際情況中，部分企業僅僅是簡單的將其看作是檔案存儲、使用方式的改變，沒有認識到這是企業管理理念的轉變，沒有考慮到建立一個綜合性檔案管理信息化系統。有一些企業錯誤地認為檔案難以給企業帶來經濟效益,盲目的把資金投入到其他建設項目,對檔案事業疏于建設和管理,對檔案信息化建設所需設備和配備不予以重視。
（二）管理人員素質有待提高在檔案信息化建設中，管理人員的綜合素質較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業管理能力，而且必須掌握信息技術處理能力，同時也要對企業的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現有的企業檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質，難以滿足信息化檔案管理的高要求。
（三）信息化建設尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎數據技術的標準化無法滿足企業的需求,嚴重影響了檔案信息的及時性、準確性和規范性,令企業遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點問題外，還有許多細節方面的問題也需要企業時刻關注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設依靠的是信息技術，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業內部資料的集合，要加強安全管理工作。
二、完善檔案管理信息化的策略
（一）從企業內部強化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設,領導者要把檔案信息化概念和期許轉變成實踐及現實,正視檔案管理建設的艱巨性和復雜性,在資金、人才、設備等方面進行合理和準確的投入,針對內部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關注，更要在具體操作上予以支持。
（二）引進優秀管理人員信息化管理建設對于企業來說是發展的必要歷程，企業的檔案管理信息化需要引進優秀、專業的管理人才，在工作中對其教育和培養，完善企業的檔案管理工作，促進企業實現檔案管理信息化，推動企業進一步發展。企業針對管理工作需要引進科學的管理方式和管理體系，為企業檔案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企業信息化建設企業應針對檔案管理的信息化投入設備、人力和資金支持，為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業檔案的特點,建立健全企業檔案信息數據庫。譬如企業項目數據庫,能夠集合企業在項目規劃、項目立項、項目建設以及企業資料等有關信息,為進一步開拓市場和技術創新提供參考。
三、總結
實現檔案管理信息化是企業發展的重要方向，企業的檔案和信息是企業建設和發展的見證依據和發展保障，在現如今的信息化時代，信息化建設是大勢所趨，健全的信息化檔案管理能夠給企業的發展帶來巨大的幫助。相信隨著信息化的發展，不僅是檔案管理，在更大更廣的范圍內，信息化建設都會成為企業發展的推動力。
作者：鄒玉玲單位：海南省建設項目規劃設計研究院
關鍵詞：計算機技術；檔案管理；企業管理；階段
中圖分類號：G27文獻標識碼：A
根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
2 現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
3 電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢?，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
4 結語
綜上可見，從機讀文件到電子文件概念的發展演變，體現著管理信息和科技信息、現行信息和歷史信息、動態信息和固態信息的高度集合。隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。
參考文獻
關鍵詞：高校檔案；6S管理；標準
檔案是包含大量知識和各類信息的文獻。高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。作為高校檔案管理人員，在工作中，應盡可能將科學的管理方法與管理思路引入這一工作領域，將高校檔案這一重要工作規范化，從而更好地發揮高校檔案在高校發展中的重要作用。
1 68管理的概念
6S管理起源于日本的5S管理?！?S”是指整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Setketsu）、素養（Shit suke）等5個項目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱為5S。我國企業在導入5S的實際運用中增加安全（Safety）這一新的要素，形成了現在所謂的“6S管理”。
5S管理在日本企業的現場管理中經常被采用?！?S管理”的精髓是通過“現場管理”來提高企業的效率和提升勞動者的素質，從而形成企業自身的管理文化?！?S管理”的理論基礎就是運用“系統”的概念以及辨證的觀點，科學地處理現場各元素之間的關系，從而形成一種科學、高效的管理方法。
2高校檔案管理工作的意義
首先，高等學校檔案管理工作是高校教育事業發展的重要基礎。高校無論從管理的角度還是從系統建設的角度，都需要一系列檔案作為工作的考查憑證，提供必要的參考數據。為教學和管理的各方面評估提供素材與數據，為學校的校史撰寫提供材料和資源。
其次，高校檔案管理工作作為一個專項、有序、長期的重點工作，能將校內分散的、無序的各類檔案資源科學管理，集中統一，分門別類，為高等學校的評估、建設、管理、科研等提供詳實、準確、豐富的信息儲備。
最后，透過高校檔案管理的工作情況，能看出高校管理工作的水平。優秀的檔案管理體系能提升高等學校自身的形象。高校在常年的各項管理工作中會形成一系列的文字檔案、管理文件。這些文件材料的歸檔科學性、規范性以及質量的高低，都是高校檔案管理工作賴以生存和發展的基礎。
3高校檔案管理工作中存在的問題
3.1高校檔案數量龐大，類型復雜
隨著高校各項建設及改革的不斷深入，高校檔案的數量驟增。檔案的種類也越來越復雜。這些新的變化對于檔案管理提出了更高的要求。不僅各級各類黨政管理文件需要經常歸檔，而且諸如教務管理文件、教學日志以及在教學活動中形成的材料和數據，也同樣具有留存價值。在當今電子信息化時代，出現的電子檔案更是種類繁多，如何科學地歸檔，都是需要研究的課題。除此之外，競賽中的獎狀、獎杯、錦旗等，數量繁多，類型復雜，都需要在檔案管理中全面考慮。
3.2部分學校檔案管理工作制度需進一步完善
目前，許多高等學校已經把檔案管理作為一項重點工作，但仍存在檔案管理制度不健全的現象。比如，各個院系文件管理各自為政，沒有統一、標準的管理制度和原則。檔案管理現場混亂，檔案查詢不便。檔案的擺放也很隨意，借閱及返還沒有相應的制度，經常出現文件的流失。檔案的保護措施欠缺。管理工作制度等方面投入力量不足，制度不健全，致使檔案管理工作效率低下。
3.3檔案管理人員隊伍建設缺乏，業務水平有待提高
目前，很多高校檔案管理人員對于檔案管理的專業知識比較缺乏。檔案管理工作由其他人員兼職，沒有專門的檔案管理員，人員流動也比較大。而檔案管理工作是一個時間周期較長的工作，只有長期從事該工作，才能對檔案的歸檔位置、原則甚至具體內容有所了解?！安环€定”使檔案管理工作的持續性難以保障，檔案管理工作的隨意性太大，為規范檔案管理工作帶來了難度。
3.4檔案管理基礎設施不到位
許多高校由于長期的投入不足，檔案管理基礎設施建設明顯匱乏。經常出現檔案管理場所面積太小、環境臟亂、安全隱患眾多、技術水平有限等問題。這些對于檔案管理工作的進一步開展都帶來了極大的限制?；A設施不到位，檔案管理工作疲于應付，不能真正為高校發展提供有效資源，嚴重影響了高校檔案管理水平的提高。
3.5檔案管理手段落后，檔案信息利用率不高
有些高校檔案管理沒有利用現有的科學技術對能夠信息開發的內容進行開發利用。各院系檔案管理沒能相互借鑒和交流，比較封閉，導致信息內容不一致。現在高校計算機網絡已普遍應用，但是高校的檔案管理工作還沒有充分實現網絡信息化，導致許多高校檔案管理沒能充分發揮作用。
4“6S管理”在高校檔案管理中的可行性分析
“6S管理”應用于高校檔案管理，是學校實施戰略管理和品牌建設的必然。本文對其在高校檔案管理中的適用性作如下分析。
4.1整理
有意識地培養管理者的文件整理習慣，逐步培養效率、節約方面的素養。明確區分“要”與“不要”，清除無效的檔案文件。無用的文件徹底丟棄，而不是簡單地收拾后又整齊地放置。學校行政管理通過整理、無紙化辦公等，降低檔案管理的材料成本，提高管理效率。
4.2整頓
確定文件檔案的放置場館，明確各類檔案的歸檔位置。文件歸檔要定點、定容、定量，劃線定位，做好標識。明確統一的歸檔原則，歸檔位置和檔案要一對一表示，表示的方法要全校統一。校內各院系要建立二級檔案記錄，歸檔工作要嚴格按照校級歸檔原則和表示方法。校級檔案管理部門加強管理，進一步提升檔案管理的能力，提高工作效率。
4.3清掃
培養管理者良好的環境保護意識，養成在文件檔案館的良好的清掃習慣，保障各類設施設備正常運行。將崗位變得無垃圾，無灰塵，干凈整潔，創造干凈整潔的檔案存放環境。檔案管理部門要制定清掃標準，作為規范張貼在顯著位置。優化檔案管理整體工作環境，促進工作績效提升，保證學校檔案管理事業持續健康發展。
4.4清潔
將之前整理、整頓、清掃后取得的良好成果維持下去，將持續科學的檔案管理制度化、習慣化，在此基礎上進一步提高工作效率。
4.5安全
樹立檔案安全高于一切的檔案管理思想，把工作現場的每一步工作步驟羅列出來，分析每一步工作是否可能造成安全隱患，保證檔案文件的文本安全和信息安全。
4.6素養
養成好的習慣，人人依規定行事，做事簡潔明了，從而提高全員檔案管理水平。在“6S管理”工作中營造團體精神，強化教職員工和管理層各方面的安全責任意識和安全措施的落實。
5“6S管理”高校檔案的實施
實施推行“6S管理”，要以實為本，實學，實做，不放過任何一細節，全體人員全力以赴地將科學的管理方法落實到位。高校檔案6S管理可按照以下6步實施。
5.1合理搭建“6s管理”的機構框架
組織機構的健全是“6S管理”有序開展和持續推進的組織保障。因此，“6S管理”在高校檔案管理工作的推進過程中，必須建立有明確負責人的組織指揮機構。各項工作都要配備專門的人員負責，真正做到全員參與，上下齊心，著力推進。
5.2相關人員強化培訓
推行“6S管理”首先要對相關人員進行培訓。有組織、有計劃地開展教育培訓工作，以此推動全體檔案管理人員掌握“6S管理”的科學管理理念、原理、工作內容、程序和注意事項。
5.3對現場的情況進行調查分析，找出存在的問題，提出整改方案
管理者需深入到檔案管理的現場，調查分析，找到管理中存在的問題，針對問題討論研究，并依據“6S管理”模式，提出整改方案。
5.4進行現場設計，繪制定置圖
根據現場情況，確定文件檔案的放置場館，明確各類檔案的歸檔位置。定點、定容、定量，劃線定位，做好標識。明確統一的歸檔原則，歸檔位置和檔案要一對一表示，表示的方法要全校統一。
5.5“6S”高校檔案管理的展開
“6S”活動在高校檔案管理展開的過程中，要密切關注每個環節，及時發現管理和設計中出現的問題，并給予糾正。
5.6“6S”高校檔案管理重在堅持
“6S”高校檔案管理并不是什么高深莫測的理論，關鍵在于根據既定的要求，持之以恒地貫穿到日常的工作中。既然開始了，就要堅持執行下去，并把工作的要求落實到管理的每一個細節。只有做了，堅持了，做好了，才能使高校的檔案管理水平得到提升，才能為高校其他工作的開展提供一個良好的資源和信息平臺。
一、來源原則在電子檔案時代對電子檔案管理的意義和作用
1.來源原則體現了電子文件形成的相互關系
檔案實體根據來源原則的要求進行劃分，為了保證檔案實體之間的相互關聯，證明檔案之間并不是孤立存在的個體，就需要明確該檔案產生的來源，是由何人在何種環境下產生的，遵循來源原則才能將上述的問題搞清楚，每份文件之間或多或少都存在某種聯系，要想弄清其中的關系，我們必須要以來源原則為依托，保留相關的歷史文件，不能將檔案工作看作是雜亂無章的，毫無頭緒的管理工作。當前的檔案管理人員已經普遍認識到這點問題，所以在實際的工作中，注重關聯性，將相似的、存在聯系的檔案規放在一起，這樣不僅能夠便于查找，也在無形之中體現出了檔案管理的來源原則。
2.來源原則仍是現代電子文件管理應遵循的基本原理
來源原則曾經深受美國相關工作者的重視，他們認為來源原則在所有檔案管理原則中的地位不可動搖，究其原因，是由于來源原則具有一般原則不具備的優勢。其一，文件的完整性在該原則的幫助下得以保留；其二，更加體現出文件的重要性，使得文件的證據性得以保留；其三，為相關檔案工作者在整理、編目檔案的工作中提供可行性更強的指導方針。雖然來源原則在各個國家的應用方面存在差異，但是總的核心思想是一致的，即“來源”。其承載著檔案管理的理論與實踐。在來源原則發展的過程中，并不是一帆風順的，其同樣承受過大眾的不認可，眾多批評性的指責，但是這些批評的聲音并不是針對來源原則本身的，而是涉及到如何應用這一原則的。
3.來源原則在電子文件檢索系統設計和應用上具有無可替代的指導作用
我們認識到在過去的檔案管理發展歷程中，來源原則只應用在實際的檔案管理中，并沒有涉及到電子化的管理，所以我們并不清楚來源原則是否同樣能夠應用于電子檔案管理中。在1988年的國際檔案大會中提到了這樣的一個觀點，即檔案管理的進步并不會影響到傳統檔案管理中的某些原則，這其中就包括來源原則。在后一階段的大會中還指出，來源原則經過了眾多考驗才成為檔案管理的基本原則，所以電子檔案的管理中依然適用來源原則，并且還能保證信息的完整與可靠性。其中具有兩個相對重要的原則，其一是外在的方面，其二是內在的方面，也就是要正確分析檔案的內容。
4.來源原則在電子文件時代仍是基本原則
雖然電子時代的到來為來源原則帶來一定沖擊，但是仍然不能撼動其核心地位。相關人員可以將電子信息管理作為一項新的挑戰，檔案管理的發展不僅局限在同一個地區，在歐洲、美洲等眾多國家均有發源地，無論在哪個國家，來源原則都能夠輕易地應對檔案管理工作中遇到的挑戰與難題，他們在不同的角度印證了來源原則的價值，并且將其發展下去，賦予檔案管理工作嶄新的生命力。所以在電子時代到來的這一階段，仍然可以適用來源原則，檔案管理人員積極的將文件進行保管，進而對其編目與使用。此時，同樣不能忘記來源原則的性質，它并不是一個抽象的概念，而是在特殊的工作中所產生的某一實際概念。
二、來源原則在電子檔案運行和管理中應用
1.同一“來源”等同于文件的形成者及其組織機構。但在電子文件大量出現并迅猛發展的情況下，隨著“重新組合”的概念和“海量處理”的操作日益普及和簡便，文件形成結構、文件發生和流轉權限乃至文件信息經常被重新組合，特別是那些來源不再嚴格對應于現存的機關或組織機構的大量電子文件，如何正確判定其來源變成為亟待解決的現實問題。
2.將“來源”等同于制發文件的資格權限。然而現實工作中往往存在著“授權”現象，比如跨部門之間需要授權制發機關名義的公文等，如果電子文件系統不對這種權限加以辨別，便難以劃分來源。
3.鑒定電子文件的來源和證據價值，須保存文件的所有原始信息。計算機輔助文件管理計劃以原文本為基礎，要求每份文件都配有簡介說明，并要求著錄項目覆蓋所有的相關信息。加拿大國家檔案館在這方面進行了有益的嘗試：該館將館藏電子檔案分為兩類，電子純文本信息（如電子郵件、文字處理文件、備忘錄）和非純文本信息（數據庫、圖標、記錄單等）。并根據文件的不同來源，制定了不同的整理著錄規則，主要內容包括：其一，關于文件形成者的信息，如組織機構、文件存放地點、成文日期及接收、存貯文件的日期等數據；其二，關于自動化系統結構的信息，包括數據的目標準則和使用工具等；其三，關于數據內容的信息，即數據的編目與相關聯系，現有的檢索工具、代碼一覽表等；其四、關于電子文件結構的技術著錄：文號、硬件與應用軟件、利用的狀況等。至此，我們不難發現，只有遵守來源原則，才能保持文件之間固有的歷史聯系。否則，檔案工作就會是任意的、主觀的和缺乏原則的。要確定電子文件和檔案的來源，不可僅要求完整地保護全宗與文件系列和按照原始順序進行分類歸檔。要使電子文件及其運行遵循來源原則，必須正確說明電子文件及其之間的原始聯系。同時，在分析文件形成者職能的基礎上對電子文件進行管理是遠遠不夠的，運用來源原則意味著檔案工作者要識別和保護電子文件的原始結構，了解其在整個生命周期中文件組合的變化。
關鍵詞：智慧檔案 信息安全 檔案管理
隨著社會進程的不斷向前推進，人類正逐漸從檔案管理的傳統時代走入數字時代，并在數字管理模式不斷推行和普及的過程中慢慢走向智慧時代。但是對于檔案管理這項工作而言，無論具體采取什么樣的模式、使用如何的管理方法，檔案信息安全問題都是其無法繞開的關鍵性一環。
一、何謂智慧檔案
智慧的一個重要表現特征是“獨立”，而“智慧檔案”的概念從根本上延續了這樣一種特征，成為能夠實現獨立管理和運行的，基于智慧時代、智能化兩大背景所提出的概念，是伴隨著云計算、互聯網+以及大數據分析等技術逐漸被應用于檔案管理領域而生成的一種智能化的檔案管理模式和手段。從其所呈現出的基本特征來說，智慧檔案具有強烈的開放性，是基于多樣化技術的融合而展開服務與管理的技術集合；也是能夠打破檔案擁有者或所屬管理區域、地域和時空上的界限，進行高度共享和信息傳輸的資源整合機構；更是一種能夠不斷吸收新資源、整合舊資源，依靠對外在形勢和信息內容不斷吸收、整合來實現自我更新和模式遞進的可持續發展系統。而且從其展開服務的對象，以及生存與發展的必然性來說，所呈現出強烈的以人為本的特征，即意味著其一切發展、規劃、細節設置和戰略選擇都必然基于社會大眾對于智能化、服務性的心理需求，也意味著其管理必然更加具有針對性。
二、智慧檔案的信息安全范疇
（一）信息傳輸安全
智慧檔案之所以會給人們生活帶來一定的便捷、給所有檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，一旦云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。所以說，智慧檔案的信息安全首先包括的是傳輸安全。
（二）信息介質安全
檔案信息之所以會面臨危險，除卻上文所提到的傳輸漏洞外，還有諸多來自客觀環境及人為的介質因素。當網絡和計算機技術成為智慧檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。舉例來說，檔案存儲的外在介質，當遭遇到不可抗力災害（地震、火災或其他類型的自然災害）時，其固有的信息數據很有可能隨著外在介質的被破壞，或遭到嚴重的損害；再比如進行信息數據維護的工作人員一旦出現擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，便極容易造成智慧檔案獨立運作系統的全盤崩潰。鑒于此，智慧檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作就成為維護其檔案安全的重要因素和環節。
三、智慧檔案的信息安全提升路徑
檔案管理的信息化、數字化和智能化進程是其不斷發展并實現自我更新的必然趨勢，但如何在延續和秉承這樣一種發展歷程的基礎上，維系其信息安全，實現智慧與安全的和諧與平衡，是長久以來我國眾多業內專家和科研工作人員始終專注于探討和研究的重要議題。筆者認為“安全”是一個相對概念，就如同意識形態中的正確與否并不是某一種絕對值，是基于一定的參照對象而產生的一種評判標準一樣，所以“安全”也是一個相對而生的概念。因此，對于智慧檔案的信息安全，只能在原有管理模式上不斷提升其安全指數，無法實現絕對安全、一勞永逸。
（一）重視智慧檔案信息安全內涵，加強相關安全業務培訓
基于上文中所提到的智慧檔案的信息安全范疇，故而加強對于智慧檔案信息安全的維護主要就是保障信息內容的完整性、可用性以及嚴密性。同時相對于傳統紙質檔案只限于紙質載體媒介的客觀形式，智慧檔案則將存儲介質擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數據的電子化載體，這就使得對其的安全性維護變得更加復雜與艱難；同時現階段電子設備更新換代的頻率日趨增高，在軟硬件設備交替的過程中，其固有的用于存儲電子信息和數據的載體是否能夠完整地保留到下一個時代卻是一個未知數（無數年前用于聽取音樂的磁帶因為錄音機的停產和消失，已經推出了歷史舞臺，而且近年來傳統CD和DVD隨著數字影像的傳播也開始呈現出消退的趨勢）。
鑒于此，相關檔案管理部門務必及時展開有關檔案信息安全的業務培訓，重視安全內涵、強化安全意識。從理論和實踐兩個角度出發，在提升其理論素養、促使廣大工作人員從理論上了解我們當今社會技術和科技的發展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強其基本的業務技能，提升其有關計算機網絡應用技術、云端、大數據等的操作使用本領，強化自身的技能水平。此外，檔案管理人員個人的職業道德、敬業態度也是檔案安全鏈條中的重要一環，如果不加強對于自我嚴謹性的要求，那么人為原因造成的檔案管理疏忽，所帶來的損失亦是巨大的。
（二）打造互聯網+物聯網的安全監控體系
所謂的物聯網就是物物相連而形成的網絡，近年來頻繁出現在生活中的“二維碼”就是一個簡單的物聯網形式，是能夠讓任何物品都能夠有效地和網絡發生關聯，快速實現定位、監控和管理的重要方式之一。那么將其與檔案管理相結合，就能有效實現對于檔案信息的追蹤定位、對于維護其安全、生成具體的安全監控體系具有十分重要和直觀的作用。而要想完善智慧檔案的整個監控網絡還需要從以下兩個角度來開展和推進。
首先，對檔案管理機構進行全方位立體監控，包括人口密集區、重要進出口通道以及檔案借閱和查詢大廳、微機室等。監控攝像頭的設置要以靈活性和流動性為主，重要場所要實施多重控制，將指紋、門禁以及電子信息警報器等通過有效的程序設置，開發出對于安全隱患出現的警報功能。其次，構建重點檔案網絡，現階段國內的很多檔案都是“斷本”產品，一旦被損壞或丟失后果不堪設想。因此針對重點檔案要著重采用互聯網標簽和物聯網系統，在維系日常的監控設施基礎上，應善用網絡進行追蹤管理，使其不游離于檔案管理的網絡，一旦出現非常規走向，便可立刻在網絡系統中做出警告和提示。
（三）云端分級，劃分共享和安全指數
檔案云端雖然是能夠實現網絡共享和平臺公用的非常有效的檔案管理方法，但是其所埋伏的有關信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔憂的。作為智慧檔案的重要操作平臺，為了維護其內部的信息安全，需要將傳統的政務專網與物聯網和互聯網相結合來進行管理，通過彼此間的相互獨立運作，來保障檔案信息的安全、獨立、不為外界所竊。而要想實現這一點，則要構筑嚴格的云端分級系統，將其內部所置檔案信息的可共享程度、安全指數進行一定程度的劃分，核心程度和密級要求越高的信息內容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺進行存儲和管理；而對于安全要求和密集程度較低的非核心性檔案則可以利用普通的云端進行管理。這樣將有助于實現檔案管理過程中云端共享和安全維護的所能融合共生的最大化。
（四）適時安全備份，降低風險指數
非人為的不可抗力因素，是能夠對檔案信息安全造成重大損害的癥結之一。計算機網絡硬件故障、各類自然災害和不可預估性事故一旦出現對于檔案，尤其是“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到檔案信息本身的完整性，更會影響其使用價值以及日后可用性，所以在提高智慧檔案的信息安全性同時，還要適時做好數據安全備份工作，以備不時之需。筆者建議檔案工作者可對檔案信息進行多重備份，并定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。備份至云端的數據需要及時構筑防火墻藝術、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼。同時為了避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現，數據的備份還要充分考慮到原始數據所處地區可能會誘發的各類自然災害或是其它會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時需要增加一定的資金和設備投入，來完善對于兩地同其檔案的備份與數據更新，以備突發事件下的特殊需求。
綜上所述，智慧時代的檔案信息呈現出一系列的優勢與特點，但其中也存在著如何提升其安全性的問題。筆者認為，智慧檔案是從原始管理到數字時代，再由數字時代進化到智能時代這種必然發展趨勢下的必然產物，要想維護其安全性，就要在理解其內涵的條件下，從數據備份、云端分級和物聯網監控等多重角度打造共性的安全系統維護網絡，從而讓檔案建設事業不斷發展的同時，進一步實現進步與安全的平衡，為我國的現代化檔案管理事業提供更多的發展可能性。
參考文獻：
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一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
