時(shí)間：2023-06-06 09:02:02
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇企業(yè)檔案管理規(guī)章制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：技改技措檔案 完整規(guī)范 管理
隨著我國社會主義市場體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，面對市場競爭愈加激烈的嚴(yán)峻形勢，很多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應(yīng)不了企業(yè)發(fā)展的需要。為了解決這個問題，企業(yè)只有對現(xiàn)有設(shè)施進(jìn)行技術(shù)改造，通過采用新技術(shù)、新工藝、新設(shè)備、新材料努力提高產(chǎn)品質(zhì)量，促進(jìn)產(chǎn)品升級換代，降低能耗和原材料消耗，加強(qiáng)資源綜合綜合利用和治理污染等，提高社會綜合經(jīng)濟(jì)效益和實(shí)現(xiàn)以內(nèi)涵為主的擴(kuò)大再生產(chǎn)。 這個生產(chǎn)建設(shè)活動過程中產(chǎn)生的檔案便是技改技措檔案。
技改技措檔案管理是指國家對企業(yè)投資的基礎(chǔ)能力建設(shè)項(xiàng)目、研保條件建設(shè)項(xiàng)目和批生產(chǎn)能力建設(shè)項(xiàng)目等專項(xiàng)技改項(xiàng)目以及本企業(yè)自籌資金建設(shè)的技改技措項(xiàng)目從立項(xiàng)到國家以及本企業(yè)驗(yàn)收過程中所形成檔案的全過程管理。企業(yè)技改技措項(xiàng)目檔案是企業(yè)技改技措工程建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對于加強(qiáng)技改工程質(zhì)量控制，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等具有重要作用。
技改技措項(xiàng)目檔案由于投資大、建設(shè)工期長、工種多，檔案資料多種多樣，管理難度很大。如何確保技改技措檔案管理的規(guī)范、完整，筆者認(rèn)為只有明確部門和人員的職責(zé)范圍，制定嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案收集歸檔、整理組卷等各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項(xiàng)目檔案的完整規(guī)范。
一 、 技改技措項(xiàng)目檔案工作的基本原則
企業(yè)的技改技措工程是一項(xiàng)復(fù)雜的企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)活動，它所產(chǎn)生的項(xiàng)目論證、立項(xiàng)、報(bào)批、批復(fù)等文件；各項(xiàng)設(shè)備儀器的招標(biāo)采購，調(diào)試運(yùn)行維修等文件；工程建設(shè)審批，勘察設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收過程中形成的文件；以及以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件等等，檔案種類繁多，牽涉到企業(yè)內(nèi)部計(jì)劃部門、設(shè)備部門、儀器部門、基建部門、 科技信息部門、檔案部門等眾多部門，如何才能管理好這些檔案，筆者認(rèn)為最重要的就是要有一個牽頭單位實(shí)行自上而下的責(zé)任保證體系和監(jiān)督管理體系，這就是企業(yè)技改技措檔案工作的基本原則。
企業(yè)的技改技措項(xiàng)目檔案管理應(yīng)該實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的管理體制。技改技措項(xiàng)目檔案包括科研檔案、設(shè)備儀器檔案、基建檔案和電子檔案等。其管理工作要納入到企業(yè)計(jì)劃部門所牽頭的技改技措項(xiàng)目檢查、協(xié)調(diào)、考核、組織驗(yàn)收等全過程的管理工作。企業(yè)檔案部門應(yīng)對其它部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。
為確保技改技措項(xiàng)目檔案歸檔工作的及時(shí)有序，企業(yè)計(jì)劃部門應(yīng)在下達(dá)技改技措項(xiàng)目計(jì)劃的同時(shí)，向各有關(guān)檔案管理部門通知相關(guān)內(nèi)容，比如此次技改技措項(xiàng)目所牽涉的設(shè)備儀器的名稱、數(shù)目，基本建設(shè)工程的內(nèi)容等，檔案人員心中有數(shù)，檔案管理從收集開始就有序進(jìn)行，切實(shí)做到檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同時(shí)起步。
技改技措項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作是工程驗(yàn)收中很重要的一項(xiàng)內(nèi)容。計(jì)劃部門通知各部門驗(yàn)收時(shí)間后，各相關(guān)部門的檔案管理人員應(yīng)按時(shí)間節(jié)點(diǎn)對其管理的檔案進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)，然后向企業(yè)檔案部門提交報(bào)告，檔案部門進(jìn)行匯總后，向計(jì)劃部門提交本次技改技措項(xiàng)目檔案管理總結(jié)報(bào)告，各相關(guān)單位檔案管理人員接受審查組對技改技措項(xiàng)目檔案的現(xiàn)場驗(yàn)收。
二 、確保企業(yè)技改技措項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的對策
1． 建立完善的歸檔制度。技改技措項(xiàng)目檔案中最讓人頭疼的問題就是技改技措工程實(shí)施期間所歸檔案不夠完整規(guī)范。比如在設(shè)備儀器檔案的管理中，由于相關(guān)技術(shù)人員的不重視，經(jīng)常會出現(xiàn)前期招標(biāo)文件、合同以及后期檢測運(yùn)行維修過程中技術(shù)報(bào)告的丟失和遺漏等，都是檔案歸檔的不夠完整規(guī)范的具體表現(xiàn)。
針對這個問題，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況制定切實(shí)可行的技改技措項(xiàng)目檔案管理制度，作為指導(dǎo)監(jiān)督技改技措項(xiàng)目檔案管理的執(zhí)法依據(jù)。使相關(guān)技術(shù)人員在工程管理的每一個環(huán)節(jié)中能夠有法可依，有章可循，杜絕部門和人員之間的推委扯皮，從而保證技改技措檔案歸檔的完整規(guī)范。 其次，結(jié)合工程項(xiàng)目施工進(jìn)程所涉及的內(nèi)容和單位，制定相關(guān)單位人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)及考核措施，加強(qiáng)對相關(guān)技術(shù)人員的考核，將檔案管理納入每一位員工的績效考核范圍，增強(qiáng)工作責(zé)任心，也便于監(jiān)督、檢查和管理。
2．加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的檔案管理培訓(xùn)。由于企業(yè)技改技措工程量大、施工時(shí)間長、所涉及的部門和人員多等特點(diǎn)，如果技術(shù)人員的檔案意識不夠強(qiáng)，自覺性、主動性較差，對國家及行業(yè)關(guān)于技改技措工程檔案的相關(guān)要求了解不深，就會直接影響技改技措檔案的規(guī)范管理。要解決這一問題，企業(yè)的檔案部門應(yīng)該組織本企業(yè)與技改技措工程相關(guān)的專、兼職檔案員以及設(shè)備、基建、科技部門相關(guān)技術(shù)人員參加技改技措項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，使相關(guān)人員進(jìn)一步理順技改技措項(xiàng)目檔案管理的工作思路和方式方法，對于與技改技措工程檔案相關(guān)的管理規(guī)定、編制規(guī)范等技改技措項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有進(jìn)一步的理解和認(rèn)識，提高全員的檔案意識，為技改技措項(xiàng)目檔案工作的全面展開打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3．加強(qiáng)各基層單位檔案管理人員對技改技措項(xiàng)目檔案認(rèn)識，強(qiáng)化管理，加強(qiáng)工作責(zé)任感。技改技措項(xiàng)目檔案在企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著非常重要的作用，檔案管理人員在項(xiàng)目建立之初，就要重視檔案的收集歸檔工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)企業(yè)技改技措項(xiàng)目制度，對工程管理的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)識和了解，這樣才會在檔案收集方面變被動為主動，為檔案的完整規(guī)范打下基礎(chǔ)。其次，在檔案整理方面嚴(yán)格按照技改技措項(xiàng)目檔案管理制度執(zhí)行，比如整理組卷時(shí)封面、標(biāo)簽的填寫，頁碼的打印，裝訂的規(guī)格，目錄的制作等，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，切實(shí)做到技改技措項(xiàng)目檔案的齊全、完整、規(guī)范。
三、結(jié)語
總之，技改技措項(xiàng)目檔案作為近年企業(yè)檔案重要的組成部分，如何加強(qiáng)規(guī)范管理，直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)和再生產(chǎn)。只有制定嚴(yán)格的管理規(guī)章制度，明確企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，加強(qiáng)檔案收集、歸檔、整理、提供利用等各個環(huán)節(jié)的管理，才能確保技改技措項(xiàng)目檔案的完整規(guī)范，使技改技措項(xiàng)目檔案在企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目；招投標(biāo)；檔案管理
城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是指經(jīng)市人大會議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，在招標(biāo)投標(biāo)交易活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案是招標(biāo)投標(biāo)過程中的真實(shí)記錄，是招標(biāo)投標(biāo)管理工作的重要依據(jù)，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目因?yàn)橐?guī)模大，既有勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機(jī)械設(shè)備的采購安裝，形成周期長，招投標(biāo)文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時(shí)間長的特點(diǎn)。作為檔案工作者，應(yīng)當(dāng)建立健全市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案工作，認(rèn)真研究思考，采取積極的措施，保證招投標(biāo)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為建設(shè)項(xiàng)目中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。
目前，城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件主要存在以下幾個問題：
首先，工程招投標(biāo)檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目往往參加單位多，招投標(biāo)文件數(shù)量龐大，沒有中標(biāo)的單位招投標(biāo)文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標(biāo)文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目往往工期長，查閱頻繁，招投標(biāo)文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標(biāo)檔案管理工作機(jī)制，與招標(biāo)簽訂合同后，招標(biāo)給什么就接收什么；一些單位對重點(diǎn)工程招投標(biāo)檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標(biāo)文件隨意堆放，沒有分類標(biāo)準(zhǔn)，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計(jì)工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標(biāo)文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標(biāo)檔案的目錄管理，不能與評標(biāo)管理軟件實(shí)現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案管理實(shí)際存在的一些問題，下面從管理職責(zé)、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點(diǎn)改進(jìn)建議：
1、明確招投標(biāo)檔案管理分工協(xié)作機(jī)制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責(zé)明確。重大建設(shè)項(xiàng)目工程招標(biāo)委托招標(biāo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的，由招標(biāo)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)招標(biāo)投標(biāo)檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負(fù)責(zé)立卷、歸檔、集中保管。招投標(biāo)交易活動結(jié)束后，中標(biāo)通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費(fèi)用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實(shí)現(xiàn)集中管理。
2、建立健全招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度。在實(shí)際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法實(shí)施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，條例中并沒有對招投標(biāo)檔案的管理做出詳細(xì)規(guī)定。因此，細(xì)化各地現(xiàn)行的工程招投標(biāo)檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作。另外，要與交易中心加強(qiáng)聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對報(bào)送人的文件嚴(yán)格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。
3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細(xì)化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標(biāo)文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實(shí)際工作中，筆者認(rèn)為，市重點(diǎn)項(xiàng)目招投標(biāo)檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項(xiàng)批文復(fù)印件、招標(biāo)協(xié)議、招標(biāo)申請等。2、過程階段：招標(biāo)公告、投標(biāo)申請人匯總名單、投標(biāo)資格預(yù)審、招標(biāo)文件、招標(biāo)答疑、工程量清單、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)、投標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等；3、簽約階段：評標(biāo)委員會名單、開標(biāo)記錄、符合要求的投標(biāo)一覽表、廢標(biāo)情況說明、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、中標(biāo)通知書、合同副本、未中標(biāo)人投標(biāo)文件等。其次，在精簡招投標(biāo)檔案方面，招投標(biāo)辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標(biāo)人，以后的投標(biāo)項(xiàng)目資審文件和投標(biāo)文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績、人員資歷材料等復(fù)印件。這樣，不但減少投標(biāo)單位的重復(fù)工作量，同時(shí)也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標(biāo)，中標(biāo)單位投標(biāo)文件一正三副，不中標(biāo)單位一套正本就可以了，改變以往招標(biāo)將所有招標(biāo)過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復(fù)，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目招投標(biāo)文件劃分為永久、三十年、十年，中標(biāo)單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標(biāo)單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標(biāo)檔案的組卷。招標(biāo)各階段的勘察設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當(dāng)分別組卷。招投標(biāo)文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個項(xiàng)目分階段招標(biāo)的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復(fù)歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。
5、提高招投標(biāo)檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標(biāo)管理系統(tǒng)的接口連接，實(shí)現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標(biāo)項(xiàng)目匯編，包括錄入項(xiàng)目名稱、中標(biāo)單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總、分析，對各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進(jìn)行整合，各類分析報(bào)表的進(jìn)行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標(biāo)單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化、科學(xué)化、信息化，充分發(fā)揮招投標(biāo)檔案價(jià)值。
【關(guān)鍵詞】高校會計(jì)檔案管理;問題;對策
會計(jì)檔案管理工作是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財(cái)務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會計(jì)檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，高校會計(jì)檔案管理人員要積極主動學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該建立行之有效的管理制度。
1高校會計(jì)檔案定義
高校會計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動情況，也體現(xiàn)了高校在一會計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計(jì)期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計(jì)檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:①高校會計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。②會計(jì)檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計(jì)核算的過程中所產(chǎn)生的會計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等。③電子會計(jì)檔案也屬于會計(jì)檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。
2高校會計(jì)檔案管理工作中的問題分析
①高校財(cái)務(wù)部門往往覺得會計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會計(jì)資料，所以，高校對于會計(jì)檔案的管理沒有做到同會計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對會計(jì)檔案的工作流于形式。高校會計(jì)檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計(jì)檔案管理工作人員。②高校財(cái)務(wù)部門對會計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。③高校會計(jì)檔案管理制度不健全。高校會計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計(jì)檔案管理制度，會計(jì)檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。④高校會計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。
3解決高校會計(jì)檔案管理工作中存在問題的一些對策
①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會計(jì)檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個流程。針對高校會計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會計(jì)檔案管理人員工作能力，使會計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對會計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。②提高高校會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對會計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個整體，會計(jì)檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會計(jì)檔案管理知識，更新觀念，提高會計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對會計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財(cái)務(wù)管理的水平。③建立健全有效的高校會計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門也應(yīng)該制定會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會計(jì)檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門還應(yīng)該把會計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來，目標(biāo)就是規(guī)范高校會計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會計(jì)檔案管理制度確保高校會計(jì)檔案資料及時(shí)歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據(jù)相應(yīng)的“會計(jì)檔案管理辦法”，對會計(jì)檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會計(jì)檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時(shí)進(jìn)行銷毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會計(jì)檔案的鑒定工作，根據(jù)“會計(jì)檔案管理辦法”對本單位的會計(jì)檔案給予正確的定位，確保各種會計(jì)檔案的保管期限，對于保管到期的及時(shí)銷毀，高校會計(jì)檔案工作者要對有價(jià)值的會計(jì)檔案保管妥當(dāng)，對按規(guī)定可以銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊的備注欄內(nèi)標(biāo)注。在會計(jì)電算化高速發(fā)展的今天，高校會計(jì)檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，會計(jì)檔案管理工作者通過不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會計(jì)檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會計(jì)檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會計(jì)檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。
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關(guān)鍵詞:事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；對策
當(dāng)前形勢下,社會得到高速發(fā)展,信息化程度越來越高,我國不斷改革和完善事業(yè)單位的檔案管理工作。雖然在事業(yè)單位檔案管理工作中,信息化技術(shù)和管理手段得以運(yùn)用,并且獲得一定成效。但是,隨著管理方式的不斷創(chuàng)新,導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了一定問題。下面就分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀和問題,提出相應(yīng)的解決問題的對策。
1事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題
1.1檔案管理信息化水平低
伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展,各個事業(yè)單位和政府部門均采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備,運(yùn)用信息化系統(tǒng),這從本質(zhì)上提升了事業(yè)單位和政府部門自身的工作效率。縱觀事業(yè)單位檔案管理工作,我們不難發(fā)現(xiàn),很多事業(yè)單位的檔案管理工作正在向信息化轉(zhuǎn)化。但是,一些事業(yè)單位僅僅運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檢索、排序以及錄入,沒有真正實(shí)現(xiàn)資源共享。這從本質(zhì)上降低了事業(yè)單位檔案資料利用率,很多檔案管理工作的效能無法發(fā)揮出來。
1.2檔案管理制度存在缺陷
規(guī)矩是一切企業(yè)良好運(yùn)行管理的基礎(chǔ),任何職工做任何工作都需要遵循規(guī)章制度和道德規(guī)范,事業(yè)單位檔案管理工作更是如此。然而,很多事業(yè)單位并沒有健全的檔案管理制度,這從本質(zhì)上降低了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。如案卷標(biāo)題信息模糊,檔案序號繁亂,檔案卷內(nèi)目錄不全等,甚至有些事業(yè)單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護(hù)、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業(yè)單位雖然存在檔案管理制度,但是管理人員并沒有根據(jù)規(guī)章制度開展工作,導(dǎo)致檔案管理規(guī)章制度成為一種擺設(shè),喪失了檔案管理規(guī)章制度的效能。
1.3檔案管理缺少經(jīng)費(fèi)
事業(yè)單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個部門、十分復(fù)雜的工作,想要做好檔案管理工作,必須要對多方面要求進(jìn)行滿足。首先,事業(yè)單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備,并且經(jīng)費(fèi)充足。但是,當(dāng)前形勢下,很多事業(yè)單位根本無法滿足這些要求。近些年來,辦公系統(tǒng)越來越完善,紙質(zhì)檔案材料和電子檔案共同存在。但是,有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視,資金欠缺,很多事業(yè)單位并沒有完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施,沒有建設(shè)規(guī)范的檔案材料庫房,檔案管理的條件很差,沒有控制濕度和溫度,導(dǎo)致一些紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變。
2解決事業(yè)單位檔案管理問題的對策
2.1運(yùn)用信息化方法
伴隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展,人們工作和生活的各個領(lǐng)域中均大量運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù),檔案管理工作也要走向信息化。相關(guān)實(shí)踐表明,現(xiàn)代化的檔案管理方式,能夠從根本上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平、質(zhì)量以及效率,更可以準(zhǔn)確、及時(shí)反饋檔案信息,人們通過信息技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速查找檔案,并且借閱檔案。正因如此,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層必須要充分重視檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,加強(qiáng)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù),組織職工開展信息化管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn),學(xué)習(xí)十分先進(jìn)的檔案管理技術(shù),如聲像技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等。除此之外,還要學(xué)習(xí)、參考和借鑒國外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。由于當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰(zhàn)和新的機(jī)遇,因此,事業(yè)單位加強(qiáng)自身檔案管理的信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程,能夠促進(jìn)檔案管理最大程度發(fā)揮自身的職能。此外,還可以對信息社會發(fā)展需求進(jìn)行滿足和適應(yīng),更可以從本質(zhì)上為社會提供服務(wù),為事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
2.2提升檔案管理工作者素質(zhì)
由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復(fù)雜性特征,檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì),檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識,還要有很高的責(zé)任心和政治素養(yǎng),可以說,檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此,事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動,使檔案管理隊(duì)伍具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。此外,事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育,促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),所以,事業(yè)單位對工作者進(jìn)行培訓(xùn)和考核,促使工作者對原有知識進(jìn)行不斷總結(jié)和更新,注重提升工作者的職業(yè)道德,提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽(yù)感,這些均能夠從本質(zhì)上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。
2.3健全和完善相關(guān)制度
管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ),所以,檔案管理部門必須要有完善和健全的規(guī)章制度,促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此,事業(yè)單位不僅要加強(qiáng)宣傳檔案管理工作的意義,促使事業(yè)單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料,還要高度完善檔案設(shè)施,嚴(yán)格考核和督查檔案管理工作,將事業(yè)單位檔案管理設(shè)施納入到事業(yè)單位資金預(yù)算之中,實(shí)施年底考核。此外,檔案管理工作者還要對事業(yè)單位項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、人事勞動、行政管理等過程中所產(chǎn)生和搜集的文件材料進(jìn)行移交,建全獎懲制度和移交制度,保證各個門類的檔案能夠搜集全面,包括實(shí)物、圖片、文字、聲像等。
2.4加大檔案管理資金投入
想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量,不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作,還要在物質(zhì)上對檔案管理工作進(jìn)行支持。因此,事業(yè)單位必須要加大資金投入,促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善,更加有序、安全以及科學(xué)的存放檔案資料。首先,要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理工作,對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進(jìn)行高度重視,為檔案管理部門撥放充足的資金,逐漸完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。促使檔案管理部門建設(shè)檔案庫房,做到防火防潮,還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進(jìn)行妥善的保存,杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次,要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的檢查,包括檔案柜、空調(diào)、滅火設(shè)施等,一旦設(shè)施出現(xiàn)損壞,必須要及時(shí)上報(bào),申請維修。
3結(jié)語
縱觀當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢,事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此,要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要充分重視檔案管理工作,檔案管理人員還要主動、積極投身于工作中。并且及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題和總結(jié)問題,杜絕問題再次出現(xiàn),不斷豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn),通過采取各種具有很強(qiáng)針對性的措施和方案,逐個擊破和解決問題。此外,檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養(yǎng),堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí),真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化。
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地方高校成人教育提供了成人接受高校學(xué)習(xí)的機(jī)會和平臺，檔案管理為保障地方高校成人教育的開展提供了基礎(chǔ)保障，在社會發(fā)展新格局下，地方高校成人教育檔案管理面臨新的轉(zhuǎn)型時(shí)期。通過對轉(zhuǎn)型時(shí)期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢和新要求的詳細(xì)分析，總結(jié)了當(dāng)前各地方高校開展成人教育時(shí)，檔案管理工作的現(xiàn)狀，解析了其存在的不足和困境，從而提出了優(yōu)化檔案管理的對策建議。
［關(guān)鍵詞］
轉(zhuǎn)型時(shí)期；地方高校成人教育；檔案管理
1轉(zhuǎn)型時(shí)期地方高校成人教育檔案管理面臨的新形勢與新要求
在科技技術(shù)廣泛運(yùn)用的今天，各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展日新月異，但同時(shí)面臨社會發(fā)展資源瓶頸、環(huán)境約束、人才資金困境，行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展面臨新的要求，需要克服新形勢的挑戰(zhàn)，做好總體布局。對于地方高校的成人教育而言，檔案管理工作在轉(zhuǎn)型時(shí)期面臨著嚴(yán)峻的新形勢和新要求。
1.1檔案管理內(nèi)容更加復(fù)雜多樣
對于地方高校而言，成人教育的檔案管理工作涉及的內(nèi)容越發(fā)復(fù)雜，轉(zhuǎn)型時(shí)期衍生的新的檔案管理工作，給長期使用的檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。轉(zhuǎn)型時(shí)期，地方高校成人教育檔案管理內(nèi)容將涵蓋更加復(fù)雜多樣的內(nèi)容，既包括傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理、考務(wù)檔案管理，還將需要對學(xué)科建設(shè)和相關(guān)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的檔案管理、日常課堂教學(xué)的材料檔案管理納入進(jìn)來，既記錄接受成人教育學(xué)生的學(xué)籍信息，還記錄學(xué)生考試、課堂學(xué)習(xí)和學(xué)校硬件實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等檔案信息［1］。
1.2檔案管理材料來源更加多元
在地方高校不斷創(chuàng)新成人教育模式的帶動下，成人教育所涉及的檔案管理信息來源就越發(fā)豐富，因此轉(zhuǎn)型時(shí)期，地方高校成人教育檔案管理材料來源將更加豐富［2］。從來源來看，一是文書檔案資料，來源有相關(guān)教育主管部門的法規(guī)政策，地方高校開展成人教育的規(guī)章制度，成人教育學(xué)生的學(xué)籍資料，教務(wù)教學(xué)計(jì)劃、教材等，畢業(yè)學(xué)生檔案等等；二是電子檔案資料，在電子信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理后，地方高校成人教育的檔案管理資料也包括了電子檔案資料，包括學(xué)生電子檔案學(xué)籍信息等。
1.3檔案優(yōu)化管理難點(diǎn)多
在電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用帶動下，地方高校成人教育檔案管理工作的信息化程度逐步提高，在工作效率、工作質(zhì)量上都有明顯的提升，但是總的來看，實(shí)現(xiàn)更高水平的檔案管理，仍然面臨眾多的難題。這些難點(diǎn)的存在阻礙了地方高校高效地開展成人教育檔案管理工作，也滿足不了日益擴(kuò)大的檔案管理需求，是必須高度重視，并加以改善的［3］。
2地方高校成人教育檔案管理現(xiàn)狀
在成人教育普及率逐步提高的大背景下，地方高校廣泛開展成人教育工作，為社會輸送了數(shù)量龐大的人才隊(duì)伍，提供了成人接受教育的機(jī)會和平臺。為了更好的提高地方成人教育工作的質(zhì)量，做好成人教育的檔案管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。總的來看，當(dāng)前地方高校開展成人教育檔案管理工作現(xiàn)狀如下：
2.1管理分散、利用率低
在很多地方高校，進(jìn)行成人教育的檔案管理，管理十分分散，行政部門中，多頭管理的現(xiàn)象十分普遍，比如一些地方高校的成教處、學(xué)生處，乃至院系教務(wù)處都在旅行成人教育的檔案管理職能，經(jīng)常有重復(fù)管、漏管的現(xiàn)象出現(xiàn)，再加上各職能部門之間的信息交流不暢通，讓一些成人學(xué)生的檔案信息無法及時(shí)的形成系統(tǒng)資料［4］。另外，當(dāng)前地方高校所形成的成人教育檔案相關(guān)資料的利用率普遍偏低，不達(dá)70%的率用率是對檔案管理工作成果的不利。
2.2規(guī)范化、信息化程度偏低
在很多地方高校，進(jìn)行成人教育的檔案管理工作，遵循的是學(xué)校檔案管理規(guī)章制度、國家檔案管理法律法規(guī)，并沒有針對成人教育的特殊性設(shè)立單獨(dú)的檔案管理制度，因此在很多情況下，成人教育的檔案管理更容易失序，從而造成檔案信息的流失、管理紕漏［5］。
3轉(zhuǎn)型時(shí)期地方高校成人教育檔案優(yōu)化管理對策措施
成人教育是為成人提供繼續(xù)學(xué)習(xí)機(jī)會的重要平臺，各地方高校將繼續(xù)擴(kuò)大成人教育范圍，開設(shè)更多的符合社會發(fā)展需求的成人教育專業(yè)，越來越多的成人將到地方高校中接受成人教育，因此未來成人教育的檔案管理工作量將更大、涉及范圍也將更廣，必須在優(yōu)化檔案管理上采取特定的對策措施。
3.1創(chuàng)新檔案管理模式
要應(yīng)對當(dāng)前地方高校中，成人教育檔案管理的分散形式，首先要在職能部門設(shè)置上進(jìn)行強(qiáng)化，避免當(dāng)前多頭管理的現(xiàn)象出現(xiàn)，一方面要在成人教育學(xué)院設(shè)置專門的檔案管理崗位，形成專人專崗，避免檔案管理的漏管、重復(fù)管，另一方面要形成成人教育檔案的動態(tài)管理，需要在學(xué)生接受學(xué)習(xí)的長時(shí)間內(nèi)，對所有檔案進(jìn)行動態(tài)管理；其次提高檔案的使用效率，提供更加方便的檔案查詢和使用途徑，供學(xué)生、企業(yè)查詢。
3.2提高規(guī)范化和信息化程度
提高地方高校的成人教育檔案管理的規(guī)范化程度，就是要從規(guī)章制度上進(jìn)行規(guī)范，一方面國家行政管理部門，要針對成人教育的特殊性，從檔案管理的角度制定法律法規(guī)，供地方高校實(shí)際操作參考，另一方面各地方高校需要針對學(xué)校開展成人教育的特色，在學(xué)校規(guī)章制度中體現(xiàn)成人教育的檔案管理制度。
3.3加強(qiáng)對檔案管理的重視
管理層對地方高校成人教育檔案管理工作的不重視，是造成現(xiàn)狀困境的直接原因，因此要加強(qiáng)對地方高校成人教育檔案管理的重視，是緩解困難、進(jìn)行優(yōu)化的重要前提。首先是要不斷的提高對地方高校成人教育檔案管理的重視意識，從思想上正視成人教育檔案管理，從行動上制定成人教育檔案管理的相應(yīng)制度，從模式上進(jìn)行不斷的創(chuàng)新突破；其次要不斷加大對成人教育檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，要進(jìn)行設(shè)備的更新、專業(yè)系統(tǒng)的開發(fā)、人才的引進(jìn)、制度的創(chuàng)新，是要有更多的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)為保障基礎(chǔ)的，因此教育局要設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，供專家團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)研究，從而保障地方高校成人教育檔案管理的能力和水平。
作者：林曉 單位：賀州學(xué)院
主要參考文獻(xiàn)
［1］訾燕.對普通高校成人教育檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的思考［J］.淮海工學(xué)學(xué)院學(xué)報(bào)：人文社會科學(xué)版，2016（5）.
在建項(xiàng)目檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，牽涉到項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)人員的設(shè)置、項(xiàng)目檔案歸檔制度的建立、國家有關(guān)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的實(shí)施及建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)等工作。在實(shí)際工作中凡遵循這一規(guī)律的，其項(xiàng)目檔案管理工作就能得心應(yīng)手有條不紊地開展，其項(xiàng)目檔案分類組卷合理、整理編排規(guī)范、移交歸檔順利，否則不然。因此，單位在進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的同時(shí)，一定要重視項(xiàng)目檔案管理工作，在項(xiàng)目建設(shè)完成后，保證項(xiàng)目檔案達(dá)到“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”的歸檔要求。具體要從以下方面著手：
1.要建立檔案管理組織體系。一個稍具規(guī)模的工程項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)到完工這一過程將形成一定數(shù)量的項(xiàng)目檔案，對這些檔案如何管理是項(xiàng)目各參建單位、檔案管理部門不容忽視的問題。筆者認(rèn)為，要做好這個時(shí)期項(xiàng)目檔案管理工作，主要有由上至下的組織機(jī)構(gòu)作保證。一是項(xiàng)目業(yè)主單位要設(shè)立相應(yīng)的機(jī)構(gòu)。比如，設(shè)立項(xiàng)目部，由項(xiàng)目經(jīng)理總負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部下設(shè)施工組、質(zhì)量組、計(jì)劃組、設(shè)備組、物供組等，配備相關(guān)的技術(shù)負(fù)責(zé)人，在負(fù)責(zé)完成項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)分別對項(xiàng)目檔案的形成、匯集情況進(jìn)行檢查和監(jiān)管。有條件的應(yīng)配備項(xiàng)目檔案專（兼）職管理員負(fù)責(zé)集中管理項(xiàng)目檔案。二是施工承包單位要有技術(shù)負(fù)責(zé)人分管項(xiàng)目檔案工作，也可配備資料員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理。三是檔案業(yè)務(wù)主管部門要協(xié)調(diào)各部門做好項(xiàng)目檔案形成、收集、整理、歸檔工作，在協(xié)調(diào)做好這些工作的同時(shí)還要履行檔案的檢查指導(dǎo)監(jiān)督職能。在實(shí)際工作中，凡建立了合理的組織體系的企業(yè)或部門，并進(jìn)行有效地運(yùn)作，各負(fù)其責(zé)各把其關(guān)，其項(xiàng)目檔案管理工作開展就有聲有色得心應(yīng)手。
2.要建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度。項(xiàng)目檔案管理既然是一個系統(tǒng)工程，那么就需要有相應(yīng)的措施來管理，有相應(yīng)的規(guī)范和制度進(jìn)行約束。日常工作中，項(xiàng)目檔案管理需要建立的制度主要有：有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)制；項(xiàng)目技術(shù)人員負(fù)責(zé)制；項(xiàng)目檔案歸檔范圍與分類標(biāo)準(zhǔn)；檔案移交制度；交工文件分類整理編制規(guī)范；檔案保管利用制度等。建立健全項(xiàng)目檔案管理的規(guī)章制度，既是項(xiàng)目建設(shè)管理工作的要求和重要內(nèi)容，也是項(xiàng)目檔案管理有章可循的有效保證。要讓所有參加工程建設(shè)項(xiàng)目的工作人員懂得，在工程項(xiàng)目施工建設(shè)、安全質(zhì)量控制的過程中，不可忽視項(xiàng)目檔案材料的形成、積累、歸檔工作；因此，要求各參建單位應(yīng)針對本單位本部門在工程建設(shè)項(xiàng)目中承擔(dān)的角色認(rèn)真負(fù)責(zé)，并制訂切實(shí)可行的工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度，真正做到把工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理“納入到企業(yè)管理工作的重要議事日程；納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；納入財(cái)務(wù)預(yù)算；納入合同管理之中”。使工程項(xiàng)目檔案管理工作更加規(guī)范和科學(xué)，達(dá)到項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目施工建設(shè)同步進(jìn)行的目標(biāo)。實(shí)際工作中，凡是工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作計(jì)劃性強(qiáng)，管理科學(xué)，制度落實(shí)，程序規(guī)范的單位和部門，其項(xiàng)目檔案管理工作也相應(yīng)規(guī)范，否則不然。
3.要依據(jù)國家項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)范。目前，項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)范主要有：《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》，除此之外，還有各行業(yè)或地方政府頒布的有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理等規(guī)范性文件也需要了解和熟悉。參建單位只有針對性地去學(xué)習(xí)和了解，才能較好地管理項(xiàng)目建設(shè)檔案，保證項(xiàng)目建設(shè)檔案的收集齊全、完整歸檔。一談到檔案管理規(guī)范，有的人尤其是施工單位片面地認(rèn)為這只是檔案管理部門及檔案人員應(yīng)知曉的事情，于己關(guān)系不大。其實(shí)，一個工程項(xiàng)目建設(shè)從立項(xiàng)到完成中間有許多環(huán)節(jié)，主要包括：項(xiàng)目立項(xiàng)的可行性研究、立項(xiàng)審批、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、中交驗(yàn)收等等。完成這些過程少不了設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、施工承包單位、工程質(zhì)量監(jiān)理等單位的參與，同時(shí)也負(fù)責(zé)本部門形成的項(xiàng)目技術(shù)文件按要求整理移交歸檔。檔案管理部門在項(xiàng)目檔案管理方面是以國家或行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)去履行檢查指導(dǎo)職能。在實(shí)際工作中我們得知，由于有的參建單位先前對國家或行業(yè)有關(guān)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范不甚了解，因此，在做具體項(xiàng)目檔案時(shí)臨時(shí)抱佛腳或我行我素隨意亂套標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果在檔案移交時(shí)過不了關(guān)，常常使工作處于比較被動的局面。項(xiàng)目檔案只有在國家有關(guān)規(guī)范有效約束之下去操作去管理，才能滿足或達(dá)到歸檔要求，因此，對國家項(xiàng)目建設(shè)檔案管理規(guī)范的認(rèn)識學(xué)習(xí)、熟悉了解是參建單位不容忽視的問題。
4.要建立項(xiàng)目檔案管理流向網(wǎng)絡(luò)。檔案工作者的任務(wù)就是要保證檔案的“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”。“完整”是指項(xiàng)目全過程的文件收集齊全有序；“準(zhǔn)確”是真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的概況，準(zhǔn)確非常重要，如果檔案的準(zhǔn)確性出了問題將會起誤導(dǎo)作用或造成不必要的損失；“系統(tǒng)”是指各專業(yè)類別的項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系。有了完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，才能在項(xiàng)目日后改進(jìn)工作中主管部門作參考決策以及項(xiàng)目后期維護(hù)保養(yǎng)提供可靠的憑證依據(jù)。如何保證項(xiàng)目檔案的“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”呢？一般大中型及重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目大都是規(guī)模大、周期長、點(diǎn)多線長，且施工隊(duì)伍流動性強(qiáng)，這給項(xiàng)目檔案的收集歸檔帶來一定的困難。針對這種情況，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)顯得非常必要：一是建立項(xiàng)目檔案管理人員信息網(wǎng)絡(luò)。一般情況下，參加項(xiàng)目建設(shè)的單位都會有一名專職或兼職人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案文件管理工作，要求項(xiàng)目主管部門建立好這些人員相關(guān)聯(lián)絡(luò)信息，有利于針對他們所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目檔案情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤聯(lián)系，看檔案是否收集齊全完整、是否達(dá)到歸檔要求。二是建立項(xiàng)目檔案流向網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)均由建設(shè)方向施工承包方提供設(shè)計(jì)施工技術(shù)文件，因此建設(shè)方在發(fā)放施工技術(shù)文件時(shí)一定要建立項(xiàng)目技術(shù)文件流向登記，并且有受發(fā)方簽名備案，這樣在項(xiàng)目建設(shè)完工時(shí)就知道該項(xiàng)目是由誰承包施工的，項(xiàng)目技術(shù)文件是否按相關(guān)規(guī)范整理移交了，責(zé)任非常明確。這也是項(xiàng)目建設(shè)單位在多年實(shí)際工作中總結(jié)出的一條行之有效的好方法。
（作者單位：中石化長嶺分公司）
一、建立離職管理規(guī)章制度體系
人力資源管理規(guī)章制度是人力資源管理行為的表現(xiàn)形式。在樹立“以人為本”管理理念的同時(shí)，以制度為形式來體現(xiàn)管理的理念、保障管理行為中勞資關(guān)系雙方的權(quán)益是必要的。“離職”是員工脫離企業(yè)的程序環(huán)節(jié)，是員工與企業(yè)利益、權(quán)益即將終結(jié)的環(huán)節(jié)，在此環(huán)節(jié)，企業(yè)更應(yīng)著力于規(guī)范運(yùn)作，從離職手續(xù)辦理的各個方面來建立健全相應(yīng)的管理規(guī)章制度體系。
我國法律未對人力資源管理規(guī)章制度生效要件做出明文規(guī)定，根據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)、司法解釋及其體現(xiàn)的法律精神及基本法理，企業(yè)制定離職管理規(guī)章制度須符合以下條件：(1)必須合法，包括內(nèi)容合法和程序合法。(2)不得違反勞動合同和集體合同的約定。若企業(yè)與員工的勞動合同中就離職有相關(guān)的權(quán)利與義務(wù)約定，應(yīng)按其執(zhí)行。企業(yè)不可通過規(guī)章制度在員工離職時(shí)增加員工的義務(wù)，除非員工認(rèn)可，否則無效。(3)要向員工公示。公示也就是讓員工在制度實(shí)施時(shí)知悉，未經(jīng)公示而在員工離職時(shí)才交予員工閱知的規(guī)章制度，對員工不具有約束力。《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。
通過建立離職環(huán)節(jié)的管理規(guī)章制度體系，企業(yè)得以加強(qiáng)自身管理離職行為的規(guī)范性，杜絕隨意辦理離職手續(xù)情況的出現(xiàn)，在程序上管理、約束企業(yè)與員工離職事務(wù)的處理。
二、加強(qiáng)員工離職商業(yè)秘密的保護(hù)
對于掌握企業(yè)商業(yè)秘密(含經(jīng)營信息及技術(shù)信息)的關(guān)鍵崗位的重要管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的離職，企業(yè)不僅要在離職辦理中注意防范問題的出現(xiàn)，而且應(yīng)在勞動合同等法律文書中做出約定。
脫密期約定。所謂脫密期，是指對負(fù)有保守企業(yè)商業(yè)秘密義務(wù)的員工，企業(yè)在勞動合同解除或終止前的一定期限內(nèi)，使其脫離涉及商業(yè)秘密的崗位。在企業(yè)與關(guān)鍵崗位的
核心員工簽訂的勞動合同中，可以對員工要求解除勞動合同的提前通知期做出約定，在這個期限內(nèi)，企業(yè)可以讓了解、掌握企業(yè)商業(yè)秘密的員工脫離原工作崗位一段時(shí)間或變更其工作內(nèi)容，同時(shí)企業(yè)應(yīng)采用適當(dāng)?shù)谋Ｃ茉O(shè)施及其他合理的脫密措施，使企業(yè)的商業(yè)秘密得到進(jìn)一步的保護(hù)。
競業(yè)避止約定。 企業(yè)在員工入職、工作期間可與員工簽訂競業(yè)避止協(xié)議，也可以在員工離職時(shí)與員工簽訂。需要注意兩個問題，一是競業(yè)避止期限；二是競業(yè)避止補(bǔ)償。原勞動部(關(guān)于企業(yè)職工流動若干問題的通知)規(guī)定：“用人單位也可以規(guī)定掌握商業(yè)秘密的職工在終止或解除勞動合同后一定期限內(nèi)(不超過3年)，不得再生產(chǎn)同類產(chǎn)品及有競爭關(guān)系的產(chǎn)品或經(jīng)營同類業(yè)務(wù)，但用人單位應(yīng)當(dāng)給予該職工一定數(shù)額的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。”
因此，對于掌握商業(yè)秘密員工的離職，企業(yè)應(yīng)從員工在職時(shí)即通過與員工簽訂相應(yīng)的法律文件來約束其離職行為，依據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行企業(yè)權(quán)益的自我保護(hù)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。
三、離職工作交接事務(wù)處理要點(diǎn)
員工離職時(shí)需將其負(fù)責(zé)的工作事項(xiàng)向企業(yè)做一交接對此，員工所在的工作部門及HR部門應(yīng)認(rèn)真處理。
歸還所領(lǐng)用的辦公物品。在實(shí)踐中，常發(fā)生員工帶著辦公設(shè)備(如筆記本電腦等易攜帶物品)擅自離職而不回公司辦理離職手續(xù)的情況，給企業(yè)正常工作造成一定負(fù)面影響與財(cái)產(chǎn)損失。針對此情況，一方面企業(yè)在辦理員工入職手續(xù)時(shí)即應(yīng)要求提供并核實(shí)清楚員工的相關(guān)證件材料，以備追查員工線索；另一方面，在日常管理中應(yīng)建立起相關(guān)工作制度與物品管理制度，對于辦公物品的管理與使用實(shí)行可行的登記備案；第三，企業(yè)應(yīng)掌握一定的技巧，分析員工的離職心理，找到員工離職的動機(jī)，若因企業(yè)原因致使員工不信任企業(yè)不辭而別，企業(yè)應(yīng)在法律規(guī)范內(nèi)履行必要的義務(wù)，要求員工辦理正常的離職手續(xù)；第四，員工帶走公司財(cái)物，數(shù)額較大的，將構(gòu)成侵占公司財(cái)產(chǎn)的犯罪行為，企業(yè)應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案以維護(hù)企業(yè)利益，而不可拖延，貽誤了處理事件的時(shí)機(jī)。
工作內(nèi)容的交接。在本文第二點(diǎn)中，我們已經(jīng)介紹過離職員工若掌握一定的商業(yè)秘密，企業(yè)應(yīng)針對其工作內(nèi)容采取一定的包括簽署法律文件的措施。對于其他員工，工作內(nèi)容的交接同樣是離職中必須履行的程序。如《會計(jì)法》第四十一條規(guī)定：會計(jì)人員調(diào)動工作或者離職，必須與接管人員辦清交接手續(xù)。根據(jù)此規(guī)定，若離職會計(jì)人員不予配合辦理工作交接手續(xù)，企業(yè)有權(quán)暫緩給其辦理離職手續(xù)。
四、離職中的薪資處理
勞動糾紛的發(fā)生常由員工離職時(shí)勞動關(guān)系雙方?jīng)]有就工資、補(bǔ)償金數(shù)額等問題達(dá)成一致意見引起。對此，筆者認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)從以下幾點(diǎn)來考慮如何正確處理，以防范法律風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。
1．關(guān)于工資結(jié)算。勞動關(guān)系雙方依法解除或終止勞動合同，企業(yè)應(yīng)在解除或終止勞動合同時(shí)，即員工離職時(shí)，一次付清勞動者工資。員工向企業(yè)提供了勞動，有取得勞動報(bào)酬的權(quán)利，企業(yè)不得克扣或者無故拖欠勞動者的工資。需要說明的是，企業(yè)向離職員工結(jié)清工資應(yīng)是離職手續(xù)中的一項(xiàng)，這是規(guī)范的做法。有些企業(yè)習(xí)慣于要求離職員工在企業(yè)下月正常發(fā)薪日來領(lǐng)取工資而不是離職時(shí)予以結(jié)清，這樣辦理容易留下隱患。例如，員工張某在公司任平面設(shè)計(jì)人員，從D公司辭職時(shí)，D公司未向其支付當(dāng)月工資，張某擔(dān)心D公司扣減其工資，于是將其在公司所使用的計(jì)算機(jī)配件外置MO及整套設(shè)計(jì)圖庫光盤在交接中隱瞞并帶離公司。后公司發(fā)現(xiàn)缺少物品，拒絕向其發(fā)放工資。之后，經(jīng)勞動爭議仲裁及法院一審、二審審理，判決要求D公司足額向張某支付工資，但對D公司要求返回物品的主張不予支持。從本案例可以看出，企業(yè)有必要建立離職薪資結(jié)算制度，以防范可能出現(xiàn)的糾紛。
2．關(guān)于經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金和賠償金。在員工離職時(shí)，勞動關(guān)系雙方應(yīng)依據(jù)勞動法律法規(guī)、政策及雙方的勞動合同約定，明確企業(yè)是否需要向員工支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金及存在勞動關(guān)系一方是否有向另一方支付賠償金的義務(wù)。不論是法定義務(wù)還是約定義務(wù)，企業(yè)都不應(yīng)推脫，應(yīng)切實(shí)保障離職員工的正當(dāng)合法權(quán)益，否則，容易導(dǎo)致勞動糾紛的發(fā)生。
3．其他薪酬福利事項(xiàng)的處理。員工在企業(yè)工作期間，企業(yè)為員工繳納各項(xiàng)社會保險(xiǎn)及住房公積金等，在員工辦理離職時(shí)，企業(yè)應(yīng)與員工協(xié)商確定轉(zhuǎn)移手續(xù)的辦理時(shí)間及雙方如何配合辦理等。
五、規(guī)范人事檔案轉(zhuǎn)移程序
員工因與企業(yè)解除勞動合同或其他原因而離職，企業(yè)有義務(wù)為員工辦理必要的相關(guān)手續(xù)，包括向員工出具離職證明、轉(zhuǎn)移員工個人人事檔案等。在實(shí)踐中，經(jīng)常有企業(yè)以員工在離職時(shí)不向企業(yè)交付培訓(xùn)費(fèi)用、違約金、賠償金等為由扣留員工的個人檔案，也不給員工辦理有關(guān)離職手續(xù)，以為這樣就可以制約員工，限制其離職，實(shí)際上企業(yè)是以非法的手段維護(hù)自己的利益、糾正員工的違法或違約行為，這是錯誤的。
勞動部、國家檔案局在《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中規(guī)定：企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。
通過上述規(guī)定可知，企業(yè)無權(quán)以任何理由來扣留已離職員工的檔案。企業(yè)只有依法處理事務(wù)才可以防范可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)：若員工拒絕承擔(dān)違約責(zé)任或賠償責(zé)任不辭而別，企業(yè)應(yīng)通過提起勞動爭議仲裁申訴這種法律途徑來維護(hù)自己的合法權(quán)益。
六、對離職手續(xù)文件的要求
準(zhǔn)備齊全的離職手續(xù)文件。在員工離職時(shí)，企業(yè)應(yīng)要求離職員工簽署這些文件手續(xù)。
在制作文件手續(xù)時(shí)，應(yīng)著重考慮將勞動關(guān)系雙方的權(quán)利義務(wù)的履行情況，在相關(guān)文件中得以明確表述。文件手續(xù)內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：工作材料、工作內(nèi)容交接的確認(rèn)；離職薪資結(jié)算的確認(rèn)；離職時(shí)雙方簽訂的協(xié)議文書；依具體情況需離職員工簽署的其他文件手續(xù)。
[關(guān)鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系
中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01
職工退休一直是企業(yè)職工關(guān)心的熱點(diǎn)話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據(jù)。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報(bào)、辦理工作，是關(guān)系到職工切身利益，保障職工退休隊(duì)伍穩(wěn)定，已成為當(dāng)前企業(yè)極為重視的一項(xiàng)工作任務(wù)。
一、職工退休申報(bào)與人事檔案管理的關(guān)系
按照國家有關(guān)退休政策以及退休辦理流程對職工達(dá)到法定退休年齡，符合退休政策的職工進(jìn)行退休申報(bào)和審批，并計(jì)算養(yǎng)老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報(bào)手續(xù)過程中，出生日期、參加工作時(shí)間、職稱、工作履歷等重要信息的認(rèn)定需要從職工人事檔案中進(jìn)行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據(jù)，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現(xiàn)狀，人事檔案由原始資料構(gòu)成，包括職工歷年工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、人事調(diào)動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調(diào)整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關(guān)系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內(nèi)容記載的是否清晰、準(zhǔn)確也關(guān)系到職工的退休申報(bào)和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個有機(jī)的整體，二者不可分離，同步發(fā)展。
二、辦理職工退休申報(bào)過程中出現(xiàn)的問題
（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認(rèn)定。尤其是職工入職或計(jì)算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現(xiàn)象，這就給企業(yè)的退休申報(bào)和社保機(jī)構(gòu)經(jīng)辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時(shí)間。
（2）檔案資料不全，參加工作時(shí)間等退休信息不好認(rèn)定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應(yīng)的資料。 從目前企業(yè)的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時(shí)歸檔，有的檔案里有聘任手續(xù)資料，但變?yōu)楣と藣徫粫r(shí)，無解聘等手續(xù)，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質(zhì)材料及相關(guān)手續(xù)，還有的檔案記載是當(dāng)兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉(xiāng)的，但沒有下鄉(xiāng)工齡認(rèn)定材料和下鄉(xiāng)證明材料，由于檔案內(nèi)容不完整，不能反映其本人的真實(shí)情況，不能客觀地反映一個人的全貌。也不能確定職工的參加工作時(shí)間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計(jì)算等問題，給職工造成不可彌補(bǔ)的損失。
（3）人事檔案中的紙質(zhì)材料與企業(yè)管理系統(tǒng)上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術(shù)的進(jìn)步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項(xiàng)管理均利用計(jì)算機(jī)管理復(fù)雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而ERP系統(tǒng)沒有維護(hù)到位，或是ERP系統(tǒng)有信息而缺少相應(yīng)的紙質(zhì)檔案。動態(tài)管理工作水平有待于進(jìn)一步提高。
檔案管理工作是關(guān)系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務(wù)，現(xiàn)在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現(xiàn)出它的效果。
三、申報(bào)退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業(yè)并沒有對人事檔案設(shè)定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態(tài)，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導(dǎo)致了檔案的審查工作變得非常的困難。
（2）本質(zhì)原因。職工在辦理退休手續(xù)的時(shí)候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規(guī)范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時(shí)候都是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為主要的工作內(nèi)容來進(jìn)行管理，因此對于人事檔案的關(guān)注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規(guī)范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的差異也讓檔案管理工作質(zhì)量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業(yè)的重要工作來開展，檔案丟棄也是因?yàn)楣芾硎杪?dǎo)致的，因此這一現(xiàn)狀是比較嚴(yán)重和主要的問題，目前這一狀態(tài)還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。
四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。
（1）強(qiáng)化檔案管理認(rèn)知能力。職工檔案作為企業(yè)職工退休的一個重要依據(jù)，是每一個職工都需要的重要資料，當(dāng)這個資料沒有獲得妥善的管理和保護(hù)的時(shí)候，其企業(yè)職工的權(quán)益就會收到損害。所以加強(qiáng)企業(yè)各部門對于檔案管理的認(rèn)知能力是提升檔案管理工作質(zhì)量的首要任務(wù)，讓檔案管理的軟硬件設(shè)施能夠符合規(guī)范要求，制定出相應(yīng)的管理制度來確保檔案的質(zhì)量和安全性。
（2）組建檔案管理隊(duì)伍。檔案管理工作需要由專人來執(zhí)行，那么組建一支高效、高水平的管理隊(duì)伍就是非常有必要的事情，當(dāng)前的檔案管理隊(duì)伍正是因?yàn)槟芰Σ蛔恪⑺讲桓撸艜菀壮霈F(xiàn)檔案管理問題，因此企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該對其員工進(jìn)行培訓(xùn)或者引入新的高新技術(shù)人才，讓檔案管理工作能夠規(guī)范、嚴(yán)格，這樣企業(yè)職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。
（3）增加企業(yè)檔案管理培訓(xùn)項(xiàng)目。單位檔案部門的人員素質(zhì)高低不齊，因此為他們開展專項(xiàng)培訓(xùn)，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質(zhì)通過培訓(xùn)項(xiàng)目有有針對性的培養(yǎng)和強(qiáng)化，能夠讓他們在不影響自身經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，增加業(yè)務(wù)能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)職工的檔案管理提供了保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關(guān)機(jī)制，建立人事檔案監(jiān)督檢查機(jī)制。人事檔案管理工作非常的紛繁復(fù)雜，涉及的內(nèi)容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個多層面、立體的監(jiān)督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質(zhì)量，通過定期或不定期對檔案資源進(jìn)行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范，滿足時(shí)效性和規(guī)范性的要求。
（5）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度。人事檔案管理工作要順利的進(jìn)行，需要有一套嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度來保障檔案收集、鑒別、轉(zhuǎn)移、查詢等一系列工作的有效運(yùn)行，因此應(yīng)當(dāng)建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權(quán)限轉(zhuǎn)移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴(yán)格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。
企業(yè)退休職工的申報(bào)和檔案管理之間的聯(lián)系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個基礎(chǔ)，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項(xiàng)福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認(rèn)識，放在一個高度上來對待，加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)，提升檔案管理工作質(zhì)量，能夠讓企業(yè)退休職工的申報(bào)工作更加順利。
參考文獻(xiàn)
現(xiàn)代化社會的發(fā)展，對高速公路的需求量在不斷增大，公路建設(shè)項(xiàng)目在逐漸開展，在公路項(xiàng)目實(shí)施與建設(shè)的過程中，會涉及到大量的資料和檔案材料，且資料具有很高的存在價(jià)值，檔案管理工作一直都是一項(xiàng)重要的工作。為了強(qiáng)化對高速公路檔案的管理，應(yīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，注重管理的全面化與系統(tǒng)化，將精細(xì)化管理模式應(yīng)用其中是正確之選。為此，本文就高速公路檔案的精細(xì)化管理進(jìn)行了分析與探究。
關(guān)鍵詞：
高速公路；檔案管理；精細(xì)化管理
在高速公路檔案管理工作中，其中涉及大量的資料內(nèi)容，包含項(xiàng)目合同、成本、設(shè)計(jì)圖紙以及諸多的項(xiàng)目資料等，都屬于檔案管理的重要內(nèi)容。為了提高檔案管理水平，應(yīng)實(shí)現(xiàn)對檔案的精細(xì)化管理，旨在對檔案資料的綜合性管理，借助信息化、網(wǎng)絡(luò)化平臺開展數(shù)字化管理，無論在檔案歸檔、整理和調(diào)閱方面都相較于傳統(tǒng)有了明顯的提升，保證公路項(xiàng)目建設(shè)的全面性和系統(tǒng)性，進(jìn)而提高管理效率。首先，對高速公路檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析。
一、精細(xì)化管理概述
精細(xì)化管理是一種全新的管理理念，注重管理“精”與“細(xì)”，以此來提高管理的效率和質(zhì)量，是在原本常規(guī)管理的基礎(chǔ)上而開展更為深度的管理，管理更具全面性與系統(tǒng)性。精細(xì)化管理旨在強(qiáng)調(diào)管理責(zé)任的明確設(shè)定，做好社會分工，同時(shí)要求服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，管理模式的開展，應(yīng)最大程度上的降低管理所消耗的資源和成本，既要降低成本，也要控制管理質(zhì)量，是精細(xì)化管理的重要目標(biāo)，在各個領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。新時(shí)期，高速公路建設(shè)項(xiàng)目逐漸增多，會產(chǎn)生大量的檔案資料，管理起來難度較大，資料冗雜，針對此類問題，應(yīng)注重公路檔案管理工作的明確分工，實(shí)現(xiàn)管理責(zé)任的明確劃分，各司其職，各自做好自己的本職工作，保證管理的效率和質(zhì)量，能夠全方位、無死角式的對檔案資料予以管理。
二、高速公路檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.對檔案管理的重視不夠。
在高速公路檔案系統(tǒng)中，所保存的資料和資源都是企業(yè)的重要資料，是項(xiàng)目開展的重要借鑒，是積累經(jīng)驗(yàn)的見證。但是，部分領(lǐng)導(dǎo)由于對檔案管理缺乏正確的認(rèn)知，將企業(yè)經(jīng)營的重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)推進(jìn)方面，往往忽視了檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理屬于后勤部的工作，當(dāng)需要檔案資料時(shí)，檔案資料管理相對混亂，甚至部分重要資料丟失，會對企業(yè)帶來巨大的損失，已經(jīng)為時(shí)已晚，若想加強(qiáng)檔案管理工作，強(qiáng)化對檔案管理工作的重視程度，從思想上予以重視。
2.管理模式相對滯后。
傳統(tǒng)的高速公路檔案管理模式相對滯后，大都會設(shè)置小型的項(xiàng)目管理部，由2-3個人進(jìn)行管理，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的記錄與登記，管理模式信息化建設(shè)缺失，未意識到信息化建設(shè)的影響力和功能，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，且高速公路項(xiàng)目涉及的材料和檔案資料較多，為管理工作帶來難度。另外，檔案資料的表現(xiàn)形式眾多，包含文書資料、影像資料、錄音文件等多種類型，若管理模式不當(dāng)，會導(dǎo)致檔案的歸檔與整理工作不到位。
3.缺乏高素質(zhì)管理人才。
人才是開展一切工作的重要條件，其專業(yè)性的發(fā)揮，決定著檔案管理的質(zhì)量和效率[3]。但就目前形勢來看，企業(yè)為降低人力資源成本，會選擇非專業(yè)類或兼職類人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，其在檔案管理上的專業(yè)性有所缺失，在檔案收集、歸檔和整理等方面缺乏專業(yè)技能，缺乏檔案管理資質(zhì)，是當(dāng)前亟待解決的重要問題。
三、高速公路檔案精細(xì)化管理的措施
1.完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對檔案管理的系統(tǒng)性約束。
通過對高速公路檔案管理現(xiàn)狀的分析，了解到其在檔案管理方面存在著多種問題，管理質(zhì)量和效率不高。為轉(zhuǎn)變當(dāng)前的現(xiàn)狀，應(yīng)完善檔案管理制度，嚴(yán)格約束管理人員的管理行為，制定嚴(yán)格檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)調(diào)制度編制的詳細(xì)程度，重視對檔案的收集、分析、歸檔與清點(diǎn)等重要工作，按照項(xiàng)目的類型或重要度予以分類。在檔案系統(tǒng)中，其中涉及的都是項(xiàng)目的相關(guān)重要資料，如施工合同、設(shè)計(jì)方案與圖紙、成本協(xié)議、人力資源方面的合同與協(xié)議等多項(xiàng)內(nèi)容，其中當(dāng)屬合同最為重要，其在起初項(xiàng)目承包時(shí)發(fā)揮重要作用的前提下，在最后的項(xiàng)目驗(yàn)收過程中會發(fā)揮重要作用。驗(yàn)收過程中，會對工程量的完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，要與相關(guān)的合同材料予以核對，公路企業(yè)應(yīng)出示相關(guān)的合同證明材料，以表示施工隊(duì)已經(jīng)完成工程量，其決定著高速公路企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為此，應(yīng)成立項(xiàng)目管理的專項(xiàng)小組，制定科學(xué)的管理規(guī)章制度，若出現(xiàn)違規(guī)操作或檔案管理不到位等行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重性給予相應(yīng)的處理與懲罰。
2.建設(shè)精細(xì)化的管理團(tuán)隊(duì)，為檔案的全面管理提供條件。
管理團(tuán)隊(duì)是實(shí)施公路檔案管理的執(zhí)行者，必須加強(qiáng)對專業(yè)人員的篩選，必須具備檔案管理的專業(yè)化證書，規(guī)定持證上崗，淘汰非專業(yè)類或兼職類人員，發(fā)揮專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化優(yōu)勢，可大大提高檔案管理的質(zhì)量，為檔案的全面化管理提供條件。高速公路企業(yè)應(yīng)及時(shí)吸引新一代的高素質(zhì)人才，能夠?yàn)槠髽I(yè)注入新的活力，能夠在檔案管理中具備創(chuàng)新性的觀點(diǎn)與方法。同時(shí)，選擇新一代的年輕人來加入管理團(tuán)隊(duì)，主要是覬覦其專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作能力，不僅僅要具備檔案管理專業(yè)技能，還要具備計(jì)算機(jī)操作技能，滿足檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的需求。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)管理團(tuán)隊(duì)人員的精細(xì)化，要從多個方面予以考慮，要具備公路交通、項(xiàng)目工程施工、環(huán)保、信息技術(shù)與檔案管理技能等多項(xiàng)技能，對后續(xù)的檔案管理工作會構(gòu)成積極影響。
3.創(chuàng)新檔案管理開展模式，以實(shí)現(xiàn)對檔案的全方位的管理。
傳統(tǒng)的檔案管理模式對信息技術(shù)的應(yīng)用力度不夠，對檔案的收集、分類與整理效率較低，為緩解當(dāng)前的現(xiàn)狀，應(yīng)創(chuàng)新檔案管理開展模式，以實(shí)現(xiàn)對檔案的全方位的管理，創(chuàng)設(shè)企業(yè)專屬的檔案信息化系統(tǒng)，將公路項(xiàng)目相關(guān)的項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料、工程量、經(jīng)典工程設(shè)計(jì)等內(nèi)容設(shè)置多個專欄，將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部分享。建立內(nèi)部檔案信息化系統(tǒng)，應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)或重要人員設(shè)置專屬賬號，旨在保護(hù)檔案資料的安全性，項(xiàng)目檔案資料屬于企業(yè)的商業(yè)機(jī)密不容他人窺探，對信息化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，提高檔案信息的安全性。檔案管理團(tuán)隊(duì)要定期的檔案信息化系統(tǒng)中的資料進(jìn)行清點(diǎn)，如若有領(lǐng)導(dǎo)來調(diào)閱檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，或?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)設(shè)置人臉識別技術(shù)，建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)，保證對檔案資料的全方位管理。檔案信息化系統(tǒng)的建立，在具備諸多優(yōu)勢的同時(shí)，也存在著諸多的弊端，如信息錯刪、誤刪現(xiàn)象，亦或是信息化系統(tǒng)被黑客、病毒軟件襲擊等，會對信息的安全性與完整性構(gòu)成威脅。因此，檔案信息管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行信息的備份，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)對系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的保護(hù)，提高信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定性，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的精細(xì)化管理。
四、結(jié)語
綜上所述，通過對現(xiàn)階段高速公路檔案管理現(xiàn)狀的分析，了解到其在管理意識、管理模式等方面還有所欠缺，檔案管理缺乏全面性，檔案管理意識不強(qiáng)，制約著高速公路檔案管理工作的開展。實(shí)施精細(xì)化管理模式，應(yīng)從不同方面著手，強(qiáng)調(diào)檔案管理的精細(xì)化，其主要表現(xiàn)為檔案管理制度、檔案管理形式、管理人員等多方面，通過精細(xì)化的管理，以獲取足夠的檔案管理效能，為公路項(xiàng)目的實(shí)施提供保障。
作者：王志紅 單位：吉林省高速公路管理局長春分局
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1.與時(shí)展相匹配。在我國現(xiàn)代化信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，教育領(lǐng)域已經(jīng)充分引入了這項(xiàng)技術(shù)，學(xué)校不僅已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)、電化教學(xué)、辦公自動化等，而且也在積極推進(jìn)電子檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理在一定程度上能夠與現(xiàn)代化教學(xué)管理節(jié)奏相匹配，更好地滿足時(shí)展要求。2.為學(xué)校制定正確的發(fā)展決策奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。發(fā)展決策是否正確會直接對學(xué)校穩(wěn)健運(yùn)營造成一定影響，而正確發(fā)展決策的制定離不開正確的數(shù)據(jù)信息。若是一個學(xué)校在面對機(jī)遇和挑戰(zhàn)的時(shí)候?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)正確的數(shù)據(jù)信息對現(xiàn)有的發(fā)展決策做出適當(dāng)調(diào)整或制定出新的發(fā)展決策，那么就能夠?qū)W(xué)校未來穩(wěn)健發(fā)展起一定的促進(jìn)作用。在學(xué)校信息數(shù)據(jù)管理中檔案管理是重要內(nèi)容之一，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠充分實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)快速整合，進(jìn)而能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學(xué)校在開展日常教學(xué)、科研以及管理等工作過程中難免會產(chǎn)生大量的文書檔案、教學(xué)檔案、教務(wù)檔案以及學(xué)籍檔案等，其中有相當(dāng)一部分檔案都具有重要的保存價(jià)值和使用價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發(fā)掘，而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過計(jì)算機(jī)被提取出來，進(jìn)而使檔案管理的效益得到充分發(fā)揮，對學(xué)校事業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展起著重要的促進(jìn)作用。4.全面實(shí)現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙張為載體，相關(guān)人員在使用檔案時(shí)復(fù)制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理之后管理載體由紙張變?yōu)橛?jì)算機(jī)，相關(guān)人員要想使用某一檔案時(shí)不再需要通過復(fù)印、抄錄等方式進(jìn)行使用，只需要被授權(quán)后通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)取相關(guān)信息，使不同地點(diǎn)的人們進(jìn)行自由交流、信息傳遞和協(xié)同工作，全面實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
二、學(xué)校檔案管理工作開展過程中應(yīng)用電子檔案的優(yōu)勢與要求
1.電子檔案管理的優(yōu)勢。相對于傳統(tǒng)檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點(diǎn)，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內(nèi)存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時(shí)，學(xué)校還可以根據(jù)自身實(shí)際情況對電子檔案管理平臺進(jìn)行修改，使系統(tǒng)更能夠滿足檔案使用需要，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理并未對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平提出一定要求，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案是紙質(zhì)的，檔案管理人員只需要具備基本的素質(zhì)做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理之后單純具備基本素質(zhì)已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要，不僅需要具備計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統(tǒng)計(jì)、法律等相關(guān)知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學(xué)校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點(diǎn)問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學(xué)校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的重要性，對此項(xiàng)工作的進(jìn)展不太關(guān)注，沒有對如何全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時(shí)，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)定位在對檔案進(jìn)行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進(jìn)全面實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規(guī)章制度有待完善。現(xiàn)階段各級學(xué)校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構(gòu)建一套較為完善的檔案管理系統(tǒng)，并制定了相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是很多學(xué)校現(xiàn)有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實(shí)際工作需要，有的學(xué)校存在著管理員權(quán)限責(zé)任不明的情況，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、篡改等情況難以落實(shí)到個人。還有的學(xué)校在電子檔案規(guī)章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監(jiān)管力度不夠。一些學(xué)校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實(shí)現(xiàn)電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監(jiān)管，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，學(xué)校沒有安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時(shí)進(jìn)行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導(dǎo)致一些人員不認(rèn)真開展工作，難以確保電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮；第二，有的學(xué)校管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應(yīng)的懲罰措施，不能夠切實(shí)改變一些工作態(tài)度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導(dǎo)致電子檔案管理工作難以順利推進(jìn)[2]。4.電子檔案管理設(shè)施有待進(jìn)一步優(yōu)化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設(shè)備上的優(yōu)化。但目前我國很多地區(qū)的學(xué)校在電子檔案管理設(shè)施上的投入不夠，有的雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，一些系統(tǒng)已經(jīng)被淘汰不能滿足實(shí)際工作需要，而學(xué)校方面沒有安排專業(yè)技術(shù)人員對系統(tǒng)進(jìn)行升級和完善，進(jìn)而使電子檔案管理工作效率低下。同時(shí)，一些學(xué)校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。還有的學(xué)校雖然能夠在電子檔案管理系統(tǒng)上下功夫，但是硬件設(shè)備存在著老化的情況，難以帶動系統(tǒng)運(yùn)行，如果不及時(shí)對這些設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險(xiǎn)。5.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在這個現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，學(xué)校實(shí)現(xiàn)電子檔案管理對相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是一些學(xué)校的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，不能掌握和運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行錄入、分類、處理及歸檔，嚴(yán)重影響了此項(xiàng)工作效率。同時(shí)，學(xué)校也沒有加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，致使一些工作人員對于新升級系統(tǒng)的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務(wù)[3]。
四、對學(xué)校開展電子檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對此項(xiàng)工作進(jìn)展情況的關(guān)注力度，加強(qiáng)對相關(guān)人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實(shí)檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調(diào)動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。建立健全電子檔案管理機(jī)制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區(qū)學(xué)校應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研讀國家相關(guān)部門頒發(fā)的《全國檔案信息化實(shí)施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎(chǔ)上完善自身電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，給予相關(guān)人員管理員權(quán)限，一旦在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題能夠責(zé)任落實(shí)到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發(fā)生。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)完善電子檔案規(guī)章制度中的內(nèi)容，對一些新增的電子檔案類型進(jìn)行準(zhǔn)確定位，使較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案準(zhǔn)確歸檔，進(jìn)而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監(jiān)督力度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時(shí)進(jìn)行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務(wù)進(jìn)行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學(xué)校電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和共享性，使電子檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮；其次，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)針對電子檔案管理工作制定相應(yīng)的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴(yán)懲，從根本上杜絕其工作態(tài)度不認(rèn)真情況的發(fā)生，進(jìn)而提升電子檔案的管理效率。4.優(yōu)化電子檔案管理設(shè)施。學(xué)校應(yīng)當(dāng)投入一定資金用于電子檔案管理設(shè)施的優(yōu)化。在軟件方面，應(yīng)當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和完善，使系統(tǒng)能夠緊跟時(shí)展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時(shí)，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)重視自身電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施建設(shè)，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。在硬件方面，學(xué)習(xí)應(yīng)當(dāng)對一些已經(jīng)老化和淘汰的設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際需要購進(jìn)一些先進(jìn)的硬件設(shè)備，使硬件設(shè)備能夠與系統(tǒng)相匹配，為學(xué)校電子檔案管理工作順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視對電子檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，邀請專業(yè)人士采取講座或?qū)嵉刂笇?dǎo)等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統(tǒng)功能的認(rèn)識、運(yùn)用能力并普及檔案管理相關(guān)法律知識。同時(shí)，學(xué)校在檔案管理人員的選聘上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，不能只看其學(xué)歷，更應(yīng)當(dāng)通過面試及實(shí)習(xí)等方式考察其實(shí)務(wù)能力，盡可能地選擇一些業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員擔(dān)任相應(yīng)職務(wù)，為學(xué)校電子檔案管理工作全面推進(jìn)提供一定保障。
參考文獻(xiàn)
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[3]劉敏.論高職院校電子檔案的管理與保護(hù)[J].東方企業(yè)文化,2013(14).
【關(guān)鍵詞】高效檔案；服務(wù)工作；理論研究
一、高效檔案管理
高校的檔案工作對于大學(xué)生來說是關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，個人檔案直觀的反應(yīng)一個人在學(xué)生生涯中的成長以及重要的信息數(shù)據(jù)，比如該學(xué)生在高校中，形成的學(xué)習(xí)信息以及在學(xué)習(xí)生活中的各種獎勵、表現(xiàn)等，均可以在人事檔案中表現(xiàn)出來，隨著學(xué)生步入社會，檔案中涵蓋的內(nèi)容也大大增加，記錄的內(nèi)容也更加詳細(xì)與細(xì)致。因此檔案的全面反映一個大學(xué)生全部學(xué)習(xí)履歷，對步入社會進(jìn)入工作單位都具有非常重要的意義。高校對大學(xué)生的檔案管理要提高重視，改善目前的管理現(xiàn)狀與水平。
二、高校檔案管理意識薄弱
隨著社會的快速發(fā)展，高校中對于學(xué)生檔案管理的制度、體制以及人員編排都不到位，沒有把檔案管理當(dāng)做一件重要的事看待。每年面對眾多的畢業(yè)生，檔案工作不僅毫無秩序而且錯誤百出，甚至有檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生，這給學(xué)生造成很大的麻煩，也給學(xué)校管理帶來負(fù)擔(dān)。由于檔案管理工作的隨意性，很多畢業(yè)生的檔案中缺乏重要資料、登記表格等信息，管理人員仍然會將這些有缺失的檔案進(jìn)行簽收備案，這樣就會使畢業(yè)生的參考價(jià)值大打折扣，嚴(yán)重的會影響到工作單位對畢業(yè)生的招收問題。
（一）高校檔案管理水平較低
在我國存在的普遍情況就是高校中負(fù)責(zé)管理檔案的人員不僅僅專業(yè)知識不過硬，工作也不盡心盡責(zé)，這對學(xué)生檔案管理方面帶來了很大的弊端。尤其是我國偏遠(yuǎn)的落后地區(qū)，對于檔案管理的信息化技術(shù)缺乏，檔案管理人員業(yè)務(wù)不專業(yè)等因素，導(dǎo)致學(xué)生的檔案信息更新速度滯后、查找困難。并且對著歷年學(xué)生的增加和累，非信息化的手抄式檔案管理已經(jīng)無法與社會進(jìn)步接軌，不僅信息不能與其他院校同步，檔案管理的質(zhì)量與水平也與社會大環(huán)境的水平相差較遠(yuǎn)。很多畢業(yè)生的檔案中除了歷年的學(xué)習(xí)成績之外其他獲獎以及社會實(shí)踐的信息全無，導(dǎo)致應(yīng)聘工作時(shí)，工作單位需要考核員工綜合實(shí)力時(shí)，學(xué)生的素質(zhì)與個人能力無法得到真實(shí)的反應(yīng)，對畢業(yè)生的個人發(fā)展帶來一定的影響。
（二）高校檔案管理人員的素質(zhì)問題
高校管理學(xué)生檔案的人才服務(wù)中心，對于大學(xué)生檔案管理這件長期性的工作，要充分做好為大學(xué)生服務(wù)的內(nèi)容，認(rèn)真完成招聘企業(yè)以及畢業(yè)生需要的檔案等咨詢服務(wù)。高校檔案管理工作是需要很強(qiáng)的專業(yè)知識和良好的工作態(tài)度，才能在每年高校畢業(yè)季繁忙的工作中耐心的為畢業(yè)生提供服務(wù)與指導(dǎo)。部分高校人才服務(wù)中心在處理檔案問題時(shí)工作效率較低，工作態(tài)度不積極，畢業(yè)生會因?yàn)闄n案的問題得不到及時(shí)的解答而一次次奔走于人才中心，不僅降低了辦事效率還給畢業(yè)生增添了不必要的麻煩。檔案管理人才目前比較缺乏，在偏遠(yuǎn)落后的地區(qū)更甚，人才服務(wù)中心缺乏專業(yè)的檔案管理服務(wù)人員，對檔案管理的知識與技能并不嫻熟，對于畢業(yè)生的資料哪些需要入檔存放、那些資料需要蓋章等處理方法模糊，直接降低了高校檔案管理的水平與質(zhì)量。
三、高校檔案管理發(fā)展的方向
隨著科技的快速發(fā)展和社會的不斷進(jìn)步，檔案管理勢必要提高專業(yè)度才能更好的配合社會的人才需要，更好的為培養(yǎng)人才而服務(wù)。
（一）高校檔案管理信息化
高校的規(guī)模隨著教育改革的開展在一天天壯大，每年招收的新生人數(shù)也在不斷的遞增，檔案數(shù)量也在快速增長，檔案的形式也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式逐漸向電子信息文檔、多媒體格式發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作量巨大的現(xiàn)狀，并且紙質(zhì)的檔案保存與保管都需要更多的資源，因此信息化、數(shù)字化是檔案管理發(fā)展與進(jìn)步的必然趨勢。
檔案管理信息化就是利用電子計(jì)算機(jī)把檔案原件掃描并存儲到計(jì)算機(jī)，然后以文檔的形式保存、管理，這樣不僅僅避免了龐大的紙質(zhì)檔案存放的繁復(fù)性，還大大降低了檔案的破壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)性，還便于招聘畢業(yè)生查檔、調(diào)檔。在存儲學(xué)生檔案的時(shí)候也要注意對文檔進(jìn)行保密處理，因?yàn)闄n案中多存儲的是高校的學(xué)生以及在校職工的個人詳細(xì)資料，如果不妥善保管發(fā)生遺漏、丟失、泄密等事情發(fā)生，尤其是在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，都會在不同程度上對學(xué)生與教職員工造成不良的影響。因此檔案管理人員在掃描、存儲過程中要格外留意文檔的保密工作，防止對檔案工作造成不必要的影響。
（二）高校檔案管理制度化
要想提高高校檔案管理的水平與質(zhì)量，就必須將檔案管理工作走向制度化、法制化，大學(xué)生檔案管理在高校檔案管理中占據(jù)著重要的地位，因此必須建立相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行管理，這樣可以速進(jìn)大學(xué)生檔案管理工作完善、有效的進(jìn)行。在遵循國家規(guī)定的相關(guān)檔案管理法律法規(guī)為前提，并建立符合高校檔案管理的管理制度，并要求管理檔案人員嚴(yán)格遵守。只有規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度建立起來，才能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量、效率，并且檔案管理人員也會加強(qiáng)對工作的認(rèn)識度，從根本上促進(jìn)檔案管理工作越來越規(guī)范、越來越完善。
四、結(jié)語
高校檔案管理對于當(dāng)前社會人才的培養(yǎng)與管理都有比較重要的意義，人才服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理人員也應(yīng)明白其重要性并加強(qiáng)服務(wù)意識、端正服務(wù)態(tài)度，利用高科技、信息化的便利把高校學(xué)生檔案管理質(zhì)量提高一個新層次。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳書琴.新時(shí)期深圳市高校檔案管理信息化建設(shè)研究[D].陜西師范大學(xué)，2016.
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 發(fā)展趨勢
人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著人們對人才管理重要的認(rèn)識的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強(qiáng)人事檔案管理，使管理部門對人才有更全面、詳細(xì)、正確的了解和評價(jià)，是正確使用人才的重要依據(jù)，它能夠促進(jìn)人才的合理使用、合理流動和合理配置，是保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要手段。
1人事檔案管理中的問題
1.1思想認(rèn)識不夠
目前，在我國普遍存在管理部門對于人事檔案管理重視程度不夠，認(rèn)識不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒能使人事檔案發(fā)揮出其人才調(diào)控作用，所以對于人事檔案管理工作的關(guān)注度不夠，導(dǎo)致檔案室由于經(jīng)費(fèi)不足其設(shè)施建設(shè)和配置都不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的良性發(fā)展。
1.2人事檔案管理工作效率低
我國雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實(shí)際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過程相對緩慢，新技術(shù)手段并沒有在檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，還無法實(shí)現(xiàn)真正意義上的現(xiàn)代化人力資源管理。在資料匯編時(shí)，由于外部信息少，不能及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地反應(yīng)人員的實(shí)際信息情況，不能滿足人力資源管理形勢發(fā)展的需求，嚴(yán)重影響了人事檔案的利用率。而且在對人事檔案查詢和使用時(shí)，受到諸多因素的限制使其仍需要通過手工的形式來查閱資料，即費(fèi)力又耗時(shí)。
1.3人事檔案管理不夠規(guī)范
在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識較差，經(jīng)常會將檔案資料放在臨時(shí)存放處，使其不能及時(shí)歸檔，有可能導(dǎo)致檔案資料不完整、不系統(tǒng)、連續(xù)性差等情況的出現(xiàn)。而且由于人才競爭非常激烈，單位對人才的招聘大都依靠人力資源開發(fā)中心，對于人事檔案的管理有些單位也會通過人事的方式進(jìn)行。在人才發(fā)生流動時(shí)，由于檔案在轉(zhuǎn)遞和交接的過程中沒有第三方參與審查監(jiān)管，經(jīng)常會發(fā)生檔案資料損壞或丟失的現(xiàn)象。
1.4人事檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢
通過計(jì)算機(jī)可以完成檔案的收集、開發(fā)、傳遞、查詢等工作，即節(jié)省了管理人員的時(shí)間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現(xiàn)代化管理手段。但在實(shí)際工作中，雖然多單位都已經(jīng)開發(fā)了人事檔案管理系統(tǒng)，但開發(fā)者并沒有從本單位的實(shí)際需求入，使其不能發(fā)揮其方便、快捷、高效的優(yōu)點(diǎn)，以至于出現(xiàn)信息歸類不嚴(yán)謹(jǐn)、輸入困難、搜索結(jié)果不匹配等問題，使其很難得以運(yùn)用，影響了人事檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展速度。
2人事檔案管理策略
2.1從思想上提高認(rèn)識
管理部門要認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，并通過有效的手段引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，并將人事檔案管理納入到發(fā)展計(jì)劃之中，除了要在思想上提高認(rèn)識還要給予一定的資金支持，成立專門的人事檔案管理部門，并保證相關(guān)設(shè)施建設(shè)，建立規(guī)范化的檔案室，對于檔案的保護(hù)、維護(hù)和搶救待方面要有預(yù)留經(jīng)費(fèi)，有條件的單位還可以配備掃描儀等設(shè)備，以提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平，確保檔案室的檔案安全和完整。
2.2建立健全的信息化人事檔案管理體系
要想建立建立健全的信息化體系，首先要保證硬件配套設(shè)備齊全，保證能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的處理，還能夠?qū)D片、視頻等各種形式的檔案進(jìn)行保存和錄入處理。要要按統(tǒng)一的國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)的資源共享。另外，要重視信息安全保安系統(tǒng)的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)可以為工作帶來方便，同時(shí)也存在很大的安全隱患，一定要重視人事檔案信息的安全保密問題，對于數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息要做好備份，以防由于意外或人為手段造成檔案信息的破壞或丟失。
2.3提高檔案管理人員的素質(zhì)
人事檔案管理對于工作人員的要求比較高，這主要取決于由人事檔案管理工作的特殊性。人事檔案管理工作是一項(xiàng)原則性、政治性較強(qiáng)，保密性較高的工作。所以人事檔案管理工作人員不僅要具有較高的業(yè)務(wù)水平，還需要有一定的政治覺悟和道德修養(yǎng)。新時(shí)期人人事檔案管理工作人員必需要有高度的政治責(zé)任心、紀(jì)律性和敏銳性，同時(shí)要熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理方法。
2.4加強(qiáng)制度建設(shè)，使管理更加規(guī)范
嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化的基本條件和重要手段，同時(shí)各單位還需要根據(jù)自己的實(shí)際情況建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，從檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等各方面都做出詳細(xì)的規(guī)定，使人事檔案管理工作有章可循。
3人事檔案管理的發(fā)展趨勢
3.1現(xiàn)代化人事檔案管理
雖然很多單位已經(jīng)實(shí)行人事檔案信息化管理，但其中還存在很多的缺陷和弊端。堅(jiān)持信息化管理方針，檔案的收集、歸檔、查閱等各階段都徹底地脫離紙質(zhì)檔案的手工管理模式，全面實(shí)行電子化運(yùn)行，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷提高人事檔案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理體系，將成為人事檔案管理發(fā)展的主要方向。
3.2對人事檔案實(shí)施“三化”管理
“三化”管理即對人事檔案實(shí)行現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)化是人事檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，是加快檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重點(diǎn)，而規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必要手段。其根本在于要徹底地改變檔案不規(guī)范、材料不統(tǒng)一、裝訂不整齊、內(nèi)容不完整等問題，通過健全的規(guī)章制度對人事檔案管理工作實(shí)施有效的約束，以形成人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，即有利于我國檔案事業(yè)的健康、持續(xù)的發(fā)展，又能夠有效地促進(jìn)和提升人力資源管理工作，從而提高企事業(yè)單位的核心競爭力。
參考文獻(xiàn)：
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