時間：2023-06-06 09:01:55
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇國企檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
前言： 檔案對企業的重要性不僅是為企業發展提供信息和資源，還表現在為企業創造了財富和生命辦，企業想要保持健康穩定的發展就必須要進行有效的檔案管理，國企亦是如此。目前，利用計算機和信息技術的網絡化檔案管理模式成為發展趨勢，需要在各企業得到應用，以提高企業管理效率。檔案管理網絡化實際上就是通過計算機網絡技術對企業檔案資料進行存儲、管理以及利用，不僅可快速便捷記錄企業的各項經濟業務，還能進行及時有效的傳遞，為國企的管理和建設提供基礎保障。檔案管理網絡化具有時代性，檔案工作應與國企管理同步發展，實現檔案管理網絡化模式有利于檔案工作的建設、有利于人才的培養、有利于國企管理建設的發展。
一、 國企檔案管理信息化的重要性
1.提高了國企檔案管理工作人員的工作效率。網絡化必然會節省工作的時間和精力，還大大降低了出錯率，并且方便進行篩選錯誤。通過計算機檔案管理可以實現自動化、實時化，對檔案數據只需一次錄入便可多次利用并實現共享，檔案信息進行自動統計并形成報表，各種報表也是自動打印，節省大量人力。同時還方便了檢索、查詢借閱工作，通過網絡的搜索功能改變了過去要去庫房翻查，不僅費用費力還很可能查無所獲的情況，借閱查詢更是操作方便，通過網絡自動生成催還記錄，對過期不還的借閱者是一種很好的監督。
2.提高了部門的技術水平和管理效率。檔案管理網絡化模式下，管理工作一改過去的繁瑣，解脫出很大一部分工作人員，使他們有更多的精力去進行檔案的收集和編研工作，大大提高了職能部門的工作效率。國企檔案管理網絡化模式下才能符合企業的信息化、數字化發展方向，才不至于成為企業前進道路上的累贅，網絡化提高了部門的技術水平，保證企業能適應不斷變化的外部環境，也為國有企業的科研開發提供了更安全、更便捷的生存空間。
3.保證了檔案信息的完整性。檔案是對歷史活動的一種真實記錄和反映，國有企業每年都會有大量檔案資料要收集、整理和保管，內容涉及文檔、科技、合同等各方面，企業需要保證這些信息的安全性和完整性。網絡模式的檔案管理可以很好實現這一要求，通過計算機無紙化操作記錄每一項重要信息，形成完整的檔案信息網絡，再設上相應的查看權限，不僅提高了檔案信息的利用率，減少了檔案管理的反復查閱性，還很好解決了檔案損壞、丟失的問題。
二、國企檔案管理網絡化模式構建存在的問題
1.檔案管理體制不健全
檔案管理負責整個企業的檔案信息，理應由企業統一管理，但事實上，很多企業的檔案管理卻是各部門具體負責，即各部門負責各部門的檔案資料。這樣一來，不僅造檔案資料的零散和不完整，容易引起丟失，還不方便人們查閱、使用和共享。此外，國家和行業在制度創新上忽視檔案規章的修編也是造成制度失靈，管理體制不健全的重要原因。
2.檔案管理措施落后
國有企業要面對的檔案信息內容廣泛、涉及面多，如何及時有效的處理這些信息需要與之相匹配的管理手段才行。目前，我國多數國企檔案部門只是簡單地配備計算機用于文件的接收、傳遞與保存等工作，對具體的檔案管理措施尚處于半人工操作狀態，信息的收集、整理、歸檔等工作存在一定滯后性，影響了人員業務檔案的利用、編研和開發。
3.檔案管理隊伍水平參差不齊
人才是企業發展的根本，而對檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質則直接決定檔案管理工作的水平。檔案管理人員的技能和綜合素質是實現網絡的基石，如管理人員思想落后、工作缺乏創新、人才隊伍蕭條必須不符合企業的發展要求。目前，我國多數國有企業檔案人才建設處于初級階段，綜合水平有等提高，在利用先進的科學理念和技術構建企業檔案管理網絡化方面還缺乏一些能力。在年齡結構上，青中老工作人員配置比例不協調，既通曉檔案業務又能熟練應用信息技術的全方位人才嚴重不足。實際工作中更是缺乏鉆研精神，理論與實務不能進行有效的結合，為構建檔案管理網絡模式帶來阻力。
三、解決檔案管理網絡化中相關問題的對策分析
1.建立健全檔案管理機制
國有企業在創新發展的道路上也要重視檔案管理工作的重要性，建立健全相關檔案管理制度，如綜合性的規章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛制度等，從根本上加強國企檔案管理制度建設，確保日常管理工作有章可循，有法可依。同時，檔案管理人員也應根據檔案的內容、特點、目的等屬性采用合理的檔案分類方法、整理形式及應用手段對檔案材料進行編目，制定檔案查閱及維護制度使得管理工作能夠做到有章可循。
2.加強國企電子檔案工作建設
信息化時代，各種信息都開始強調無紙化電子化，檔案管理電子化應該無太多技術障礙，應充分利用現代信息技術的優越性提高檔案管理工作。單位檔案數據要有備份保存，并注明形成檔案的時間和操作人，系統也要進行日常和升級，最終形成電子檔案，方便對檔案進行日常管理和查閱。充分運用計算機和網絡技術手段，發揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點建立起符合人員業務檔案信息的管理系統對人員實行全方位、多角度的綜合管理巳成為機關單位業務檔案管理工作發展的必然趨勢。
3.全面提升檔案管理人員的綜合素質
國有企業檔案管理網絡化離不開管理人員的支持，人才才是檔案管理的核心，沒有人什么都做不了，只有先完善檔案管理人員隊伍的建設，才能真正實現檔案管理網絡化。從事檔案管理的人員在思想政治、專業知識、綜合素質等方面都應符合企業檔案工作的要求。首先要轉變觀念， 加強思想建設，做好檔案工作的宣傳教育， 讓人們都認識到檔案管理工作的重要性，才能從根本上重視這一工作，而非敷衍了事。其次，以日常工作為基礎， 依據國企科技檔案管理工作對人才素質的需求，經過論證與討論后增加對計算機檔案建設技術、通訊技術及檔案管理網絡技術等專業知識的培訓，努力讓每一位檔案人員成為綜合協調能力較強、又通曉最新信息技術的全方位人才，為實現網絡化提供人才保障。最后要培養檔案管理人才的創新意識。創新是推動科學技術發展的根本動力，也是提高企業經營效率，增強企業市場競爭力的核心部分，同時還是檔案部門開拓進取的積極力量。檔案人員應解放思想， 開拓視野， 樹立現代化創新理念， 落實理論與實踐相結合，為國有企業檔案管理工作更上一個臺階做出貢獻。（作者單位：義煤集團熱電分公司綜合辦公室）
參考文獻：
[1] 薛松企業檔案網絡化管理層次的構建與優化分析 經營管理者 2014年第1期
關鍵詞：企業;檔案;管理;信息化;建設
1.前言
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。加強檔案管理信息化建設是檔案工作的重中之重，是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎，是做好檔案工作的關鍵。
2.我國企業檔案管理信息化建設的現狀
2.1檔案管理信息化建設的發展概況
20 世紀90 年代中期以來，中國企業的信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統紛紛建成、運行。企業開始建立使用辦公自動化（OA）系統、ERP 系統、財務管理系統、人力資源管理系統等。信息化建設使得企業在各項生產、經營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。許多企業檔案機構和人員面對電子文件的涌現，沒有及時應對，結果造成大量的檔案資源流失。曾經發生企業員工離職時隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實效不高
一些企業檔案機構和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動起來，他們一方面脫機或聯機接收電子文件進館保存，另一方面對實體檔案進行數字化處理。然后，借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。但是，不少企業檔案機構只是盲目地進行檔案信息化建設，缺乏先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效益低下。
2.3檔案管理信息化標準、規范工作不足
早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會在北京召開之后，才開始關注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實踐則更晚。檔案信息管理工作標準尚不完善，這制約了企業檔案信息工作的進程。
2.4檔案信息管理人員的素質有待提高
檔案信息電子化就需要現代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術，不能只滿足于計算機簡單操作。
2.5企業歸檔方式的現狀
2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定：公文發文處理應遵循草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序；收文處理應遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統地體現檔案工作流程，但是隨著政務信息化建設步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網上辦公變成現實，如果運用網上辦公，一個文件可同時發送多個主送單位，一個單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機關公文處理辦法》所規定的收文與發文程序將發生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發文中的繕印、用印以及分發程序將由鍵盤和鼠標來完成。以傳統的紙質材料為載體的檔案工作要應對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉變。
3.加強企業檔案管理的信息化建設
3.1加強企業檔案管理信息化的益處
1．大多數基層檔案室，計算機的應用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發揮現有計算機的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機讀文件的檔案，縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產出的，這樣改變了信息加工受經費限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進行多份拷貝，這樣就拓寬了服務范圍，擴大了社會影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質檔案保管時所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強企業檔案管理信息化的基礎設施建設
針對企業傳統檔案管理問題現狀，企業的檔案管理應建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術的發展和計算機技術的提高以及企業現代化管理和信息化建設的新型高效企業管理模式，企業應建立擔綱管理的信息化模式，從而為企業的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現傳統檔案的電子化和信息化
企業的信息化的檔案管理應在建立了信息化建設的基本設備的基礎之上實現傳統紙質檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎設施建設建立了企業檔案管理信息化建設的管理平臺。信息化的檔案管理建設建立和電子化的企業檔案，通過計算機技術的使用實現了對傳統檔案文件信息載體的轉換、實現了企業檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實現企業信息檔案的網絡化
企業傳統檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應建立企業檔案的共享和利用網絡平臺，實現企業傳統檔案的網絡化和共享化，提高企業檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業還可建立電子檔案的數據庫，即企業檔案庫，通過互聯網的實現了檔案的共享。當前企業的檔案管理系統沒有建立統一的信息管理和網絡建設和共享模式，其共享性和服務性較差，難以適應企業現代化檔案管理的需要。現代企業應建立網絡化和共享化的企業電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復建設，從而建立高效的企業檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識
我們認為文檔一體化的實質是：把現代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現實價值有深刻認識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當前工作服務，更要站在對歷史負責的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經常性對文書工作人員進行檔案業務指導，使其明確歸檔范圍。
4. 加強檔案管理體制的創新
4.1檔案管理機制創新主要在于精簡
任何企業，精干是必然趨勢，企業檔案管理也要跟上企業管理的腳步，檔案管理的方法要創新，要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內涵，將單一的檔案管理擴大成信息集中的企業檔案管理。通過計算機網絡將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進行檔案管理。
4.2檔案管理的機制創新的關鍵是高效
企業就是要創利潤，無論經濟體制改革、轉換機制，都是為了經濟利益和社會效益。檔案管理也應該是以此為目標的，從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業科技創新、技術改造的保障之一。
5.結語
總之，為了適應國家信息化建設和檔案工作可持續發展要求,各企業應以網絡建設為基礎，以檔案信息資源開發為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設納入到公司信息化建設的總格局，把網絡技術應用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實現自動化、數字化、網絡化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。■
參考文獻
[1]郭志敏檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題
【關鍵詞】企事業單位 會計電算化 檔案管理 問題 方略
會計是以貨幣為主要計量單位，應用數學方法，圍繞以創造價值為主要目標的企事業單位（以下簡稱單位）內部所開展的重要管理活動，而會計電算化檔案則是反映和儲存會計資料的一種載體，即將所有與會計有關的信息通過檔案的形式反映出來。當前，會計電算化檔案以其高效、自動、方便、準確、及時等優點正日益受到廣大企業單位的關注，然而，由于這種檔案形式的會計電算化在我國起步較晚，在普及的過程中產生了許多問題。基于此，本文就會計電算檔案在企事業單位普及和應用中存在的問題進行了探討，并針對問題的癥結制定了解決方案，以期為提升我國企事業單位的會計管理效能和提升會計工作質量而獻計獻策[1]。
一、企事業單位在會計電算化檔案管理方面存在的問題
開展會計電算化檔案管理是一項系統工程，其中包含了多個項目的開發與應用，以及一定的成本投入。如硬件平臺的建設、財務軟件的選擇與開發、會計電算化相關人員的素質配置與分工、運行規程以及相關機制的建設與完善，等等。普及會計電算化檔案管理過程中的障礙一部分來自這些項目，同時也受到了人力因素的影響，綜合來說，其主要體現在了以下三個方面。
（一）管理理念問題
我國的企事業單位大都經過了數年乃至數十年的發展歷程，經過企業決策者的艱苦奮斗，才開創了今天的局面。這些優秀的企業家有著豐富的市場經驗，以及獨特的戰略眼光，然而老一輩企業家在當代都不同程度的表現出與時代脫軌的跡象，他們的管理理念是會計電算化檔案管理普及的主要障礙。
（二）形式化問題
受會計電算化檔案管理的成功個案影響，有些企事業單位不結合實際情況，不進行現狀剖析，盲目的投入資本實施會計電算化檔案管理，而在引進項目之后卻受多種因素影響無法發揮其最大功效，最終使得會計電算化檔案管理流于形式。此外，財務軟件被當作打字機、儲存器的現象也較為普遍，會計電算化檔案管理軟件無法為單位提供財務信息方面的數據支撐，造成企事業單位領導班子錯誤的認為其不能為單位發展服務，最終使會計信息化檔案管理逐漸的荒廢，會計管理工作又回到了原始的起點[2]。
（三）財務軟件問題
當前大多數單位應用的會計電算化管理軟件通用性能差，集成化程度低，財務軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶，對行業特征和單位的核算特點考慮不夠，導致不少施行會計電算化檔案管理的會計人員仍要做大部分輔助工作。此外，各核算管理模塊缺乏銜接，總賬固定資產、工資等模塊問數據不能順利地相互傳遞，以實現自動轉賬，相關查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發揮計算機在數據處理和儲存上的先進性。
二、強化會計電算化檔案管理效能的有效對策
（一）加強對會計電算化檔案管理的認識
作為企事業單位的領導班子要讓單位適應瞬息萬變的市場經濟形勢，就必須借助會計電算化檔案管理，以便為及時與準確提供相關信息作出相應的決策。而開展會計電算化檔案管理工作不僅要對會計人員進行宣傳，更重要的是對各級主管部門及單位領導宣傳，使他們正確認識會計電算化檔案管理是一項系統工程，各單位負責人應親自組織領導會計電算化工作，統一規劃，開展會計電算化檔案管理工作，促進其快速發展。
（二）解決形式化問題
各單位在應用會計電算化檔案管理的過程中要結合單位的實際狀況，對單位當前的規模、經濟條件以及發展前景做出正確的分析，避免盲目跟風，重視會計電算化檔案建設的實際效益。基于這樣一個前提開展電算化檔案建設工作，是單位發展戰略中的重要決策。要在手工會計歸檔與電算化檔案管理之間擇取適合當前單位發展狀況的管理模式，正視會計工作對單位發展所起到的促進作用，避免會計電算化檔案管理形式化，使其能夠更好的為單位發展服務[3]。
（三）解決會計人員素質問題
會計電算化檔案管理普及必須要有專業的人員保障，因此，在培養會計電算化人才時，應注重培養“會計――計算機――檔案――管理”的復合型人才，以期提高會計從業人員的綜合素質水平。在對工作人員進行需求調查的基礎上合理的安排會計電算化檔案管理培訓的內容，普及會計電算化檔案管理基礎知識水平和整個理論結構體系，既要使管理人員熟練掌握會計電算化的相關理論知識及實際操作，又要隨時更新其知識儲備，以期跟上時代的發展和要求。其中尤其是作為會計電算化檔案管理實施不可缺少的重要部分――計算機的操作及財務軟件的使用技術以及保養和維護是培訓內容的重中之重。
（四）加強基礎設施建設，強化會計電算化檔案管理效能
傳統的會計電算化數據檔案管理模式具有具有耗時、耗力的缺點，因此，在落實網上預立卷歸檔工作的前提下開展檔案管理，需要首先將有價值的紙質檔案信息轉化為數字信息，采用檔案管理軟件實現檔案歸檔，并在此基礎上加強軟、硬件建設。首先，在硬件建設方面，企事業單位應全面更新現有設施，建立一個以計算機為載體的檔案管理平臺；其次，在軟件建設方面，企事業單位應建立內部局域網計算機組，利用局域網中的文件管理、應用軟件共享、打印機共享等功能，實現檔案管理工作的“機械化”。此外，在管理軟件方面，目前我國應用最為廣泛的檔案管理軟件有易度和金銳，而企事業單位會計部門也可以利用Excel、Foxtable等系統自主制作檔案管理軟件[4]。
三、結語
綜上所述，筆者認為在我國企事業單位普及會計電算化檔案管理要著重依靠人才，對人才的培養尤其重要；其次，單位要健全管理制度，為開展會計電算化檔案管理營造一個良好的環境；最后，單位內部都應該增強對會計軟件的使用意識，加大會計電算化的普及力度。只有這樣，才能切實提升企事業單位的會計工作效能和質量，并讓良好的會計工作推動企業的健康發展。
參考文獻
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[3]吳琴.如何加強會計電算化條件下的檔案管理工作[J].祖國：建設版，2013（8）：336-337.
關鍵字：科技檔案；國企；管理創新
進入信息化社會之后，人們已經認識到科學技術作為第一生產力的地位。國企在提高生產力方面起到了重要的作用，而對國企的科技檔案進行創新管理也成了一項基本的戰略，這樣對企業形成強大的核心競爭力是非常有優勢的。當下黨和政府對科技創新非常重視，并提出具體的要求，構建創新型的國家，增強我國的綜合國力，努力提高我國的國際競爭力。在此背景之下，國企作為重要的經濟發展的力量，就需要審時度勢，不斷的深化創新理念，要求檔案管理與技術都要適應企業經濟的發展，從而全面的提高國企的經濟效益以及競爭力。
1 科技檔案管理現代化的意義
對科技檔案進行現代化的管理是有非常深遠的意義的，首先要在思想上有對檔案進行現代化管理的概念，對檔案的管理與手段要有創新性的思維，在社會科技飛速發展的今天對新的技術要進行大膽的使用，這樣對企業檔案的有效管理是非常有作用的。歸根到底，對科技檔案進行現代化的創新首先還是思想的改變，從人的思想中能夠真正的認識到對檔案管理帶來的巨大的成效，這也是一個企業能夠保持與時俱進，實現檔案管理現代化的目標的關鍵所在。對于現代化，它的內涵是隨著時代的不斷發展而發生變化的，現代化是最新的科學技術與創新理念的一種體現。對檔案進行現代化的管理指的是對檔案的歸類與開發中使用智能檢索與光學掃描以及網絡的遠程傳送、數碼技術等，根據這些現代化的技術對檔案的不同種類進行科學化的管理與規范。
2 我國當前國企檔案管理的現狀
當前我國在企業檔案管理方面還存在一些問題。首先是對待國企電子檔案的管理運用方面還不是很普遍。在我國某些國企單位中還存在一些比較傳統的觀念，比如白紙黑字立此為證，在信息化的今天，在檔案管理中竟然還存在以紙張作為主要的辦公材料。當今社會是信息化的社會，信息化的電子檔案管理體系已經日趨成熟，也變得非常重要。而在我國還存在紙質與電子信息化并存的現象，一些單位對電子檔案的體系建設方面做的并不是很好，應該大力進行改進。
其次是一些單位雖然建立了電子檔案的體系，但是在管理上還存在不小的問題。在一些國企單位中，電子信息對于每個單位的人員的信息、成果與技術信息等當面的記錄并不是非常的完整，在一些流轉的程序方面也存在不足，對檔案管理的創新產生了非常不利的影響，如果不加以改善，很有可能會對企業的生產與競爭力產生不利的影響。
3 對國企檔案創新管理的幾點建議
（一）要對傳統的思想觀念進行創新。企業的領導層需要將檔案的信息化作為企業的發展規劃，將此納入到各個部門的職責范圍之中，以及員工的工作表現中。而檔案部門的主要人員需要對企業中的檔案有組織有計劃的進行信息化的改進。對于改善需要的經費也要劃入年度的財務預算，依據檔案管理的數量進行科學技術與設備以及網絡安全等設備的配置。企業需要加大對檔案管理經費的投入，為檔案管理的的現代化創新提供必要的資金上的支持。
（二）對相關的組織機構進行創新。對檔案管理，需要健全檔案管理部門的機構，需要設立專門的檔案管理辦公室以及專門針對檔案管理的監督部門。對相關的部門或者單位都要配置專業的人才，制定相應的規章制度，保證各部門的正常運行。設立相關機構在一定的程度上可以避免三個和尚沒水喝的弊端，從管理上進行分析，設置相關的機構也是一個企業的組織能力是否能夠發展壯大的一個重大的表現，是一個企業能夠適應容易激烈的市場競爭的重要的前提。而建立科學有效的監督機制則是保證企業組織與執行力的重要保障。因此說，對于企業檔案管理，必須強化監督，保證執行力，對于監督部門，需要有明確的工作責任與工作人員，強化分工，嚴禁推卸責任的事情發生。
（三）加強檔案管理人才隊伍的建設。對與檔案管理的人才的選擇需要從其職業的特殊性等方面來考慮，檔案管理人才需要有高超的技能與綜合素質，還需要具備不斷進取與開拓創新的思想。對檔案管理人才隊伍的建設要建造一支不但具備能夠通曉各類檔案知識，還必須能夠熟練的掌握自動化信息化的管理技術的專業技能。要求人才隊伍能夠使用現代化的技術與自身的能力對檔案進行科學的處理土管理，高效的完成對檔案的收集、整理與鑒定，以及對檔案信息資源的開發與利用，為人們以及企業提高最好的服務。
對檔案管理人才隊伍的建設要加大宣傳教育的力度，將檔案管理人員的社會地位進行提高，以改變社會對于檔案管理人員的認識。在對檔案管理人員的隊伍的建設中，一定要堅持以人為本的原則，使用開拓創新的科學的管理方式對人才隊伍進行管理。對待人才隊伍資源的配置，必須堅持科學化的配置方案，要考慮企業的整體與企業的發展狀況，充分的將服務向企業的生產第一下靠攏，將企業的檔案管理與企業的發展方向與命運有效的結合起來，打造我國國企檔案事業的創新發展的基石。
（四）促進國企科技檔案信息化的建設。企業檔案最主要的業務是對檔案的執行與轉存進行記載，對企業中工作的運行起到很大的促進作用，此外還會對企業的合法權益起到很重要的保護作用。對企業的檔案進行信息化管理可以將大量的檔案資源充實到信息平臺上，這樣就可以最大化的發揮信息資源的優勢。構建制度化與科學化的檔案管理體系能夠節約企業的資源，保證企業的競爭力，更能夠在科技發展與創新方面體現企業的長遠目標，以更優質的面貌的對社會與國家提供服務。
結語
我國的經濟已經與世界開始接軌，這就要求我國要以一種最新的面貌面對世界，要求我國的各項管理體制與水平都要進行一個大的改變，就是要與世界接軌的一種面貌。而國企檔案的管理是國企經濟發展的重要組成，因此需要在管理范圍、管理方式與管理手段等諸多方面進行大膽的更新。這是適應整個經濟工作變化，為提高國企的生產力與競爭力的關鍵所在。
參考文獻
[1]和夢吉.企業檔案信息化建設對策研究[D].山東大學.2012.
對于所有的企業來說，進行檔案管理是企業管理過程中非常重要的工作，它存在于企業的生產以及正常運營等管理情況，一個企業的檔案管理好不好對于企業的發展前景有很大決定作用，檔案管理也對企業的運營和收益起著一定的作用。檔案管理對企業進行的一些活動進行記錄，并且記錄的數據較為原始，在研究企業的管理時具有很重要的作用。
1 企業檔案管理中存在的問題
1.1 企業檔案管理制度的不健全
我國大部分的企業在檔案管理方面沒有完善的管理制度，進行檔案管理時缺少相應的監督力度，同時在一些方面也沒有較為統一的管理要求，致使我國檔案管理陷入一種渙散并且很隨意的管理狀態，沒有一系列完整的檔案管理模式和制度，進行檔案管理的方法比較落后，由于檔案管理手段的不先進和管理的方式落后導致企業的很多重要資料不全。
1.2 進行檔案管理的人員綜合能力水平較低
目前，我國的企業即使正在建設相應的檔案管理措施，比如組建特定的部門進行檔案管理，制定檔案管理的完整制度，協調各部門的工作，但是因為企業中的大多數檔案管理人員沒有專業的檔案管理知識，進行檔案管理的方法也比較落后，導致企業發展過程中相當一部分的情況以及問題都得不到及時的解決。
1.3 普遍缺乏理論研究與政策指導
對檔案進行有效的理論研究是企業檔案管理過程中很重要的過程，但是我國企業在檔案管理方面的研究不多，甚至是非常匱乏，沒有相應的指導措施，這些因素羅列在一塊對企業的管理產生非常不好的影響。我國當前的檔案管理方法與手段都是很多年之前的陳舊理論和方法，面對當前的改革浪潮，再使用這些陳舊的方法進行檔案管理就表現的很乏力。在檔案管理的發展過程中，企業的發展是離不開檔案管理的，但是企業在檔案管理過程中沒有較完善的理論研究，一些相應的國家標準和法規也沒有出臺，缺少具有政策性的指導，由于這些問題的存在，我國企業在進行檔案管理時就表現的不知所措。導致各部門之間不能相互配合，自己做自己的工作，對檔案管理不能進行有效的統一。
1.4 普遍存在信息化程度不高現象
我國企業檔案管理中，每個單位進行檔案管理時還是使用較為傳統的人工模式，缺少相應的網絡信息化管理，沒有先進的管理方法。在當前社會和經濟快速發展的今天，如果還是繼續使用傳統的檔案管理就顯得非常落后，也非常的不切合我國網絡發展的速度，進行檔案管理時不能將現有的資源進行充分的利用。傳統的檔案管理有很多的缺點，比如文件保存很困難，由于是紙質的原因很容易發霉或者發生鼠害，進行的存儲需要很大的地方，需要的管理人員較多等。在我國，進行網絡化的檔案管理模式是企業發展過程中的一種必然趨勢，同時也是企業和檔案管理發展的要求。要對檔案管理給予充分的重視，從現在開始改變現有的檔案管理模式，使之盡快實現現代化。
我國企業檔案管理較為落后主要有以下幾點：第一、企業對大難管理的網絡化和信息化認識不充分，在信息化告訴發展的今天，沒有將檔案的信息化和網絡化放置放到一個正確的位置，導致企業檔案信息化和網絡化建設沒有相應的資金；第二、企業檔案信息化的相關標準和制度等較為缺乏，在檔案管理的實際過程中沒有相應的具體措施；第三、即使有很多企業配備了較為先進的檔案管理設施，但是對這些設備的利用率很低，進行存入的檔案數據非常受限；第四、利用信息化對檔案管理時，沒有進行重組的開發和利用，導致我國大部分企業沒有實現信息資源共享的模式。
2 原因剖析
2.1 對企業檔案管理的認識不足
我國企業中，對檔案管理的認識上有很多的不足甚至是偏差，企業領導往往只重視企業的產量和經濟效益，對檔案管理工作沒有認真對待過，很多時候覺得檔案管理只是拿著一把鑰匙而已，這種想法是非常錯誤的，然而對于檔案管理過程中的檔案填寫、分類直到入庫等全都不知道，甚至對于一些要求和法規也不會問起。由于企業領導的不重視，就使得進行檔案管理的工作人員也人為檔案管理不重要，進行檔案管理時一份沒有輕重的工作，然而當因為檔案管理出現錯誤給企業造成損失的時候，才發現檔案管理工作很重要，這時基本上為時已晚。
2.2 進行檔案管理時的落實不力
當前，在很多企業中沒有較為完善的檔案管理制度，致使檔案管理出現問題時責任落實不到位，對檔案管理沒有相應的標準和規范，對企業的生產和經營造成損失，導致對企業的經濟效益產生直接的作用。
3 企業檔案管理的策略
3.1 轉變傳統的企業檔案管理觀念
檔案管理要緊跟時代的步伐，在當前的時代背景之下，企業檔案管理要采用新的管理模式，對一些較為傳統的檔案管理模式進行有效的改革，要不斷的學習和強化企業檔案管理的理念和模式，要使企業的檔案管理和經濟發展的方向相一致，使企業的發展不斷前進。在我國企業發展中，企業的一些領導對檔案管理工作的理念和態度還很傳統，企業在發展過程中所面臨的整體環境還不是非常清楚，所以沒有認識到檔案管理實行網絡化和信息化的好處和重要意義。因此，企業在發展的過程中要努力學習檔案管理信息化和網絡化的知識，建立較為完善的企業檔案管理信息模式，將檔案分類歸納，對企業的所有人員的權責進行最為有效的落實。
3.2 加強企業檔案管理體系的構建
對企業檔案管理的構建，需要建立起一種自傷而下的管理體系，企業領導妖氣帶頭作用，使企業對于檔案管理在不同的工作之間進行傳遞時很方便，使企業在進行檔案管理時處在一種較為平衡的狀態，并且有一個非常明確的體系。在部門中要建立起企業領導和員工之間的溝通體系，讓企業員工的訴求得到最大成都的滿足，激發起企業員工的積極性，要發揮不同人員的能力進行工作，實現企業的可持續發展，獎勵其長期有效的企業管理機制。建立適合企業特征的管理制度，加強企業檔案管理人員情況的充分掌握，定期對企業檔案管理人員的知識和技能培訓。
關鍵詞：境外企業 檔案 檔案管理
近年來，隨著經濟全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業紛紛“走出去”，在境外開展業務、設立駐外機構、建立海外子公司，從而產生了大量境外企業檔案。這些境外企業檔案是我國企業檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業境外資產的重要組成部分。加強境外企業檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業檔案管理研究文獻進行了調查統計與分析評述。
一、文獻統計分析
筆者于2012年7月22日，以中國知網（）的“中國期刊全文數據庫”、“中國博士學位論文全文數據庫”、“中國優秀碩士學位論文全文數據庫”和“中國重要會議論文全文數據庫”4大數據庫為基礎，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業檔案”、“海外企業檔案”、“跨國企業檔案”5個關鍵詞，分別進行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關文獻33篇。
從文獻發表時間來看，1992年首次有人提出境外企業檔案管理的問題，2001年之前有關境外企業檔案管理研究的文獻較少，2001年中國加入世界貿易組織之后，相關文獻數量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）。可以預見，隨著我國企業“走出去”戰略的逐步推進，有關境外企業檔案管理研究的文獻數量將呈快速上升的趨勢。
二、主要研究成果
（一）境外企業檔案的價值
學者們都認識到，境外企業檔案作為一種原始憑證，是維護企業合法權益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規避合同風險時發揮著不可替代的作用。除此之外，一些學者還認為：
第一，境外企業檔案是企業經營管理的重要基礎。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內部管理和控制的重要基礎，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進企業內部的文化融合，還能為企業總部管理層決策提供重要依據。[2]
第二，境外企業檔案是企業重要的信息資源和知識資產。張斌指出，境外企業檔案“不僅記錄了境外企業經營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業經營管理的經驗，是企業不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認為，境外檔案是境外單位的重要知識資產和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務國際化經營上發揮著重要作用。[4]
第三，境外企業檔案對促進我國境外企業的整體發展意義重大。李向群認為，“加強境外企業檔案管理是加強境外資產管理的重要內容，檔案工作對境外中央企業資產保值增值意義重大。”[5]吳廣平認為，管理好國有境外企業檔案，不僅是國有境外企業自身經營和發展的需要，也是國家政策研究及經濟戰略發展的需要。[6]
（二）境外企業檔案的特點
境外企業在資產屬性、經營模式、管理方法等方面，與境內企業相比存在諸多不同之處，相應地作為境外企業活動伴生物的檔案也有著不同的特點：
第一，形成與保管的分散性。許多學者提到，跨國企業的境外企業或駐外機構點多面廣，涉及多個國家、地區，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經辦誰保管，甚至留存在個人手中。
第二，來源及內容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認為：境外企業在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內主管機關的文件一般不發至境外企業，文件來源比較單一；在文件內容上，主要以商貿往來文件為主，黨群類的文件較少。
第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構檔案材料語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]
（三）境外企業檔案管理現存的問題及原因
學者們認為，目前我國境外企業檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內檔案法規對境外企業檔案管理缺乏有效制約，境外企業檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業務指導，檔案專業人才不足。境外企業檔案的知識產權歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學者們認為主要在于以下幾個方面：
一是國內有關境外企業檔案管理的法規不健全。目前，我國已頒布的有關境外企業檔案管理的部門規章或規范性文件主要有《關于加強境外投資、承包工程、設計咨詢科技合作和勞務合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經濟貿易部1993年）、《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關于加強在境外發行證券與上市相關保密和檔案管理工作的規定》（2009年證監會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關的地方性法規制度，如《廣州市境外企業檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內有關境外企業檔案管理的法規不夠健全，使得境外企業檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達宏認為：“企業‘走出去’戰略實施后，境外國有企業檔案的監管仍缺少明確的法律法規。我國的檔案法規中涉及到關于境外國有企業檔案管理的條款太少，且規定不甚明確。”[12]
二是受所在國家或地區的法律限制。境外企業所在國家或地區對于企業檔案有著不同于國內的法律規定，從而增加了境外企業檔案管理的復雜性。例如，郭潤華論及，英國規定，與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規定，在規定的保管期限內，企業有保管這些檔案材料的義務，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業自己決定；有的國家或地區規定企業形成的財會文件材料須交由當地律師樓保管；香港地區的法律對有裝訂痕跡的證據材料是不承認其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產生的會計檔案要按當地國家稅務審計的要求而存放在境外，接受當地國家定期或不定期的稅務審計和稽查。[15]
三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，實行企業檔案綜合管理。而一些國家的企業檔案大多處于分散管理狀態，沒有統一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業的管理模式或組織設計基本上模仿所在國的企業管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業知識的流失以及國有資產的流失。”[16]
四是跨區域、遠距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認為，由于距離遙遠、境外企業駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業務指導難以開展。張斌指出，跨區域是企業境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業的境外企業往往涉及多個國家或地區，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]
五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風險，同時為提高海外業務國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]
（四）加強境外企業檔案管理的策略
第一，強化檔案意識培養。鄧達宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業的生產、經營、銷售的始終，貫徹到企業的檔案工作中。[21]任鳳仙認為，要將檔案工作列入境外企業國內主管單位舉辦的境外企業管理人員培訓內容，培訓工作應重點提高境外企業專兼職檔案人員的思想素質、業務素質以及語言素質。[22]中石油檔案室認為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓工作成為培養員工檔案意識、規范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應有計劃地實施檔案培訓，對海外項目員工采取“普及”培訓的方式，側重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓的方式，側重檔案工作操作規范和技術標準。[24]
第二，完善檔案法規體系。吳廣平認為，要加強對國有境外企業檔案管理的立法，以法律的規范約束國有境外企業檔案工作行為。[25]鄧達宏認為，要分階段進行立法，檔案行政管理部門要加強調研，研究新情況、新問題，搞好規劃、現行試點，制定地方關于境外國有企業檔案方面的規章制度。[26]
第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應堅持“統一領導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制；應確立駐外機構和境外企業檔案工作由主管單位的檔案部門指導和監督的原則。[27]許多學者提出，境外企業檔案管理應制定專人負責并與領導責任及經濟利益掛鉤。中石油明確了各級領導的檔案業務管理職責，公司建立了以國內總部檔案室、海外單位檔案機構為業務管理主線，以各專業系統和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網絡體系。[28]中國交通建設集團規定由駐外辦事處總經理、項目負責人負責檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構工程項目歸檔情況作為年終獎金發放的依據之一。[29]中原油田對外經濟貿易總公司規定，項目經理為境外項目檔案管理的第一責任人，實行檔案“一票否決”權，將檔案歸檔情況與項目經理工作業績和經濟效益掛鉤。[30]
第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內容加入到對下屬境外企業的內部審計工作中。[31]宋瑩認為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經理負責制’是最好的辦法，以項目經理為主，如何操作則由其根據工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理。”[32]許多企業針對境外企業檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規章制度。例如，中原油田對外經濟貿易總公司修訂了《關于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發有限公司制定了《關于加強海外檔案管理工作的意見》《關于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細則》和《中國石油海外勘探開發公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設集團制定了《駐外機構工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]
第五，創新檔案管理機構。一者建立信息中心。鄧達宏認為：“境外國有企業應建立起檔案信息資料中心，統一、動態地管理本企業的文件信息，并定期地傳送給境內企業總部，以便總部的監督。”[36]任鳳仙認為，要以企業檔案工作為依托，成立海外市場信息服務中心，建立網上檔案管理系統，為企業搜集情報，提供咨詢服務。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當地信譽度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構代為保存。”[38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務性的檔案托管機構保管企業檔案資源。
第六，應用先進信息技術。境外機構與境內機構相距遙遠，使得境內母公司對境外子公司的指導和監督比較困難，互聯網技術的應用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區的中央企業的檔案工作進行調研后，認為要“確立中央企業檔案信息化和企業信息化的關系，將檔案信息化納入企業信息化總體規劃，通過技術手段推動境外中央企業檔案管理的規范化和制度化。”[41]中國中化集團公司在集團公司 IT 部的支持下，通過全集團的局域網，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內外機構的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規、行業標準、檔案知識等方面的內容，并與集團公司檔案部門進行業務交流。[42]中國石油海外勘探開發公司總部機關搭建了檔案資源管理遠程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統，各境外單位可以通過網絡遠程把數據上傳到服務器，實現了檔案信息的網絡管理。[43]中原油田外經貿總公司的檔案人員用內部管理系統登錄公司網站，在“業務往來”中對境外公司進行業務指導。[44]
第七，多種收集方法相結合。田巧玲認為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內主管部門移交當年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應將復印件或備份件報國內主管部門統一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結合的辦法進行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質文件進行接收。[46]楊琦認為，對于境外企業檔案的管理，要有適當的靈活性，重點要求境外企業做到重要文件，如企業注冊登記、業務檔案、法律文書、合同協議、資產權屬證明、業務經營權的批準文件等重要文件予以歸檔。[47]
三、總體評價
（一）研究不足
總體上，國內在本領域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，視野高度不夠。多數學者僅從企業檔案部門的自身業務或者從本行業，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務企業整體經營戰略，促進企業全面發展的角度出發進行研究；亦未能順應全球化趨勢，從國家推進“走出去”的戰略高度出發，立足于維護國家與企業權益和安全進行審視。
第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業檔案管理的現存問題和應對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學有效的境外檔案管理體系。
第三，思想理念陳舊。多數學者未運用現代檔案管理理論來指導實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學理論分析新出現的境外企業檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。
（二）研究方向
筆者認為，將來可從著重以下幾個方面進行探索：
第一，加強境外國家或地區企業檔案法律研究。跨國企業檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區的檔案法律。因此，我國應加強對“走出去”的重點國家或地區檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區對于其管轄范圍內企業的檔案管理有哪些具體的規定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。
第二，運用先進的管理理念。應該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業檔案作為企業核心信息資源、重要知識資產，作為內部控制、國有資產監管重要工具的角度出發開展研究。
第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領域內宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業“走出去”的重點國家或地區的幾家具有代表性的境外企業作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進而探索我國如何建立境外企業檔案管理體系。
本文為國家社會科學基金項目“國有企業境外檔案監管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。
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隨著網絡計算機科學與人工智能的發展，現代國有企業的信息化建設越來越完善，但，在完善的過程中，卻把國有企業檔案管理工作拋到了九霄云外，忽視了國有企業檔案管理在國有企業當中的作用與地位，信息化與網絡化已成為了當今時代的主流。與國外發達國家的優秀企業相比，我國國有企業由于機制不健全、抗風險能力低等特點更需要注重內部檔案管理系統的建立與改革，推動國有企業檔案管理的變革，不斷提高國有企業檔案管理的整體的水平，努力把自身打造成國際競爭力強的具有中國特色的新型國有企業。促進國有企業的可持續發展。
二、現階段國有企業檔案管理工作中存在問題的解決對策
1.提高認識，增強責任感
提高對檔案管理工作的重視程度是開展檔案管理工作的前提。單位領導要加強對檔案工作的重視，充分完善檔案資源和信息的建設。首先；通過開展相關會議、講座和展覽對檔案管理工作加強宣傳，調動全體員工的積極性，及時普及檔案管理工作的基本知識；其次，為了提高管理人員的專業水平和實際工作能力，在工作中，加強對檔案管理人員的培訓，定期組織檔案管理培訓班，鼓勵檔案管理人員學習新的知識，掌握新的技能，提高思想政治覺悟；最后，檔案管理人員也要樹立終身學習的思想意識，不斷加強自身修養，積極參加進修學習課程，不斷總結工作中的經驗，增強責任感，提高自己的專業技能。
2.做好管理活動，創新管理方式
首先，要建立完善的接收、征集制度。國企的檔案管理部門要變革過去等其他部門上門移交文件資料的模式，而要運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到檔案適時收集。其次，還要豐富檔案收集的范圍，不能僅僅局限于以紙質為載體的檔案，而應把與企業生產經營活動有關的各種照片、影像等其他載體以及各種具有保存價值的實物納入其中。最后，要加強信息網絡等先進技術的使用，構筑龐大、便捷的檔案管理信息網，充分發揮信息網絡的輻射作用，實現檔案信息資源共享。
3.提升檔案管理工作人員的綜合素養
首先，選拔檔案管理工作人員要拓寬視野，注重從企業各個部門挖掘人才，尤其是那些學歷高、知識廣、細心勤快、熱愛檔案管理工作的人才，并通過建立嚴格的考試、競爭上崗和審批等程序，從源頭上保證國企檔案管理工作人員的素質；其次，國有企業還應積極創造條件，建立和完善檔案管理工作人員的再教育機制。如可將檔案管理人員送去高校或檔案主管部門進行相關的檔案管理理論學習或業務培訓，使他們在充分拓展現有知識的同時，也能全面提高自身素質，從而在根本上滿足形勢發展和實際工作的需求；最后，采取“請進來、走出去”的辦法。一方面，請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導；另一方面，組織檔案管理工作人員到一些模范企業參觀學習檔案管理先進經驗和業務流程。
4.引進新技術
隨著計算機科學與人工職能的發展，國有企業要在現代企業制度的基礎上，將網絡技術引入國有企業檔案管理的工作中去，從而不斷改進國有企業檔案管理的工作方式與工作形式，使國有企業的檔案管理工作能夠突破時空的限制，不斷提高國有企業檔案管理工作的效率與質量。
三、結語
信息化是當今時代的標志，信息技術為世界經濟的發展都做出了巨大貢獻，更為世界人民創造了財富。雖然信息技術的發展十分迅猛，但是在隨之而來的是大量的文件和檔案，再運用傳統的方法去管理海量的檔案是極其不科學的，也是不符合時展需要的，所以我國要對檔案管理工作進行新一輪的革新，下面就對檔案管理進行深入的探討。
一、檔案管理體制
檔案是對歷史的記載，是企業運行的證據，更是企業內部做出決定是的依據，所以無論是企業運行還是公司決策，檔案資源都對企業起著至關重要的作用。在企業實際運行中，要想讓企業在內部對檔案進行管理工作就必須要按照管理檔案的相關政策來執行。這里所說的相關政策實際上就是管理層內部根據企業實際需求制定出的規章制度，企業內部的相關工作人員要則需要無條件來執行這些制度，以保證企業的檔案管理工作能順利進行。從根本上看，企業管理工作的核心就是對權利進行分配并保證工作中是各項職能可以正常運作。
檔案管理體制是企業內部展開檔案管理工作過程中形成的檔案管理體系，形成這種管理體系的目的就是為了對企業的各種檔案進行管理，使工作中需要檔案時可及時有效的運用所需資料，最大限度提升檔案管理工作的應用。
二、我國檔案管理體制的現狀
根據我國目前檔案管理體制來看，雖然在檔案管理工作中取得了一定的進展，但是與發達國家在檔案管理模式方面相比還相差甚遠。尤其是我國企業在檔案管理運行過程中，其管理體系基本都相同，大多數都采取分級管理的方式，加上集中統一、企業自主和條塊結合為基本原則，使我國企業的檔案管理工作可以達到運行的狀態。其中，統一管理的意識是說企業在運作的過程中需要建立起專門的檔案管理部門對整個企業的所有檔案進行統一的管理，使企業的檔案有序，工作有效。從理論上分析這種管理模式，其運用的管理措施可以在管理過程中產生良好的效果，而且還會為企業工作效率的提升助力，但是與現實進行對比就會發現，由于企業在現代化建設方面經驗不足，再加上技術有限等實際情況，檔案管理工作并不盡如人意。
三、現代化檔案管理的優勢
計算機和網絡等現代化產品已經成為二十一世紀不可缺少的產物，所以現代化信息技術也就隨之不斷發展。各行各業都會在企業的運行過程中產生大量的文件，而這些文件往往對企業來說都具有重要的價值，只有對這些文件進行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時不得不說的就是傳統的檔案管理辦法已經無法，滿足現代化的需求，而且傳統檔案管理方法也滿足不了在信息技術方面的需求，所以我國企業將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰。檔案管理體制的改革也對檔案管理的相關人員提出了更高的要求，認識上要有所提升的同時，在信息技術和專業素質上也要有所提升，從而以最大限度發揮信息化檔案管理的優勢。
（一）解決傳統檔案管理的不足
之所以企業在檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數企業還意識不到企業對檔案管理工作的缺失。首先，現代化進程不斷推進，檔案內容和數據都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數據也就不斷增多，所以更多的現代化技術就應該唄營運到檔案管理工作中，而做到二者的有機結合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數據和文件都出現過被盜、更改和銷毀等現象，為了更好地保存這些材料和數據，就必須要對檔案管理工作人員進行強化。
（二）順應時展
檔案在我國的發展過程中起著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內容和任務的作用，這是一項重要的任務，因為他起到保護文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業。另一方面，檔案管理工作的任務還有為其他行業提供有效的信息資料，這是為現代化建設提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進行，檔案就必不可少，這是時展的必然要求，只有充分發揮檔案的價值才有可能科學有效地對社會的發展風險力量。
（三）檔案管理工作的必然趨勢
在近些年的檔案管理工作中，現代化的技術水平和現代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進展提供了支持。在發展的過程中，一方面，伴隨著現代科學技術、生產工藝和管理理念形成了各種不同結構、不同內容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術的引進和科學技術的發展，檔案管理制度也日趨完善，并且對于各種新技術的實現都起到了重要作用。
尊老愛幼是我國中華民族的傳統美德，尤其是尊敬老人更是重中之重的首要，很多老年人可謂是從年輕時代就嘔心瀝血投身到社會的建設和發展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發蒼蒼，對社會得發展起到了一定的重要性，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮人口得相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業都在進一步的改革退休年齡的問題，進而使得退休老人的檔案和一些列的服務業漸漸被忽略，得不到隨著他們的退休他們的檔案和服務也越來越得不到重視。當我們一味的呵護祖國的希望，未來的花朵的同時，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經為為國家的經濟的建設做出過很大的貢獻，是黨和國家的一支不容忽視的專業力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續服務工作更是十分值得我們是重視的。
二、我國企業退休人員檔案管理現狀分析
我國的社會主義現代化建設自進入21世紀后直線上升，迅速發展，人們生活質量提高的同時對人身權益保障、社會保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
（一）管理制度有待一定的完善
雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是仍有部分退休人員人事檔案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待處理的問題，主要表現為：檔案標準不夠統一，檔案管理發展不夠平衡，細節事項規定不夠明確等等，而且大城市、發達地區的狀況與不發達地區的成鮮明的對比，而一些小縣城、農村和落后地區對于社保機構的建設和管理更是微乎極微，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發展。
（二）交接管理人員的專業性有待提高
由于管理交接的檔案管理人員的專業存在一定的不足，大部分企業的人事檔案管理人員不夠專業，在對于企業退休人員人事檔案的移交接收管理時處理比較混亂，甚至有些企業隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些非專業人員甚至對國家的相關法律規定、社會保險內容及注意事項等等很多問題都根本不了解，以致形成檔案隨意堆放，無法分類整理、材料殘缺不齊等等的現象出現。更嚴重者甚至導致企業退休人員人事檔案的移交接收管理混亂問題而造成許多民事訴訟案件的發生。
（三）意識比較淡薄
企業把更多的經歷投放在經濟效益和財務管理方面，對于企業退休人員人事檔案管理重視度不夠，甚至有些企業認為人事檔案只是企業與員工雇傭關系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應付管理。而退休人員由于對自身權益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關聯，不了解它的價值，沒有對企業的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
三、新時期企業退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業退休人員檔案管理體制
現代企業應建立一個專門的退休人員檔案管理機構部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學、完善的企業退休人員檔案管理機制，專門負責企業退休人員檔案管理工作。
（二）建立現代化的檔案目錄以及檔案檢索
進一步加快檔案管理的現代化建設，是現代檔案管理的重點行動目標，現代企業退休人員的檔案管理應該一改以往傳統的手動記錄管理的模式，應該建立健全的計算機控制系統，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現代化管理程度，以統一的文字、圖形等方式將退休人員的相關資料信息進行更為嚴格的統一管理，直接輸入近電腦系統中，逐漸形成一個標準、規范、嚴格的系統管理模式、輸入到電腦中保存應在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉變傳統的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施
在退休人員檔案管理過程中，現代企業應根據自身發展情況以及退休人員的管理情況建立較為科學、完善的退休人員管理制度，同時應以一定的技術管理控制，進而使退休人員的檔案管理起到一定的有效性，應時時遵循歸類處理原則不斷的改進和提高企業退休人員檔案管理的針對性。對于社會化管理而言，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，不斷完善檔案管理措施，提高企業退休人員檔案管理服務水平。
四、現階段企業退休人員檔案信息話建設分析
1 省管企業檔案管理存在的問題及原因
目前，我省省管國有企業（以下稱“省管企業”）的檔案管理方面出現了檔案管理功能弱化、檔案資料收集不齊全、歸檔不及時、日常管理人員不足等一系列問題，究其原因，企業內部結構的變化，企業內部檔案管理人員的不足，規章制度不夠完善影響企業檔案管理的發展。企業內部對企業檔案的管理手段還不夠先進。對于企業的檔案管理工作來說，首先應該規范好企業內部的經營行為，規范好企業經營行為的有效手段就是應該維護好檔案的嚴肅性。從根本上防范并化解好企業經營風險的前提是應該增強企業內部控制的能力;對企業來說，企業風險防范的第一道防線就是內部控制。
2 省管企業實現檔案規范化管理的途徑
2.1 企業內部應該提高對檔案的管理意識。企業內部的檔案管理部門應該重視宣傳、重視造勢，并且積極探索出全新的企業檔案管理的工作方式。要加大企業對檔案管理的宣傳力度，通過廣大的新聞媒體，不斷地宣傳并推介企業對檔案的規范管理。大力宣傳一些典型實例，如，近年來房地產市場高溫下造成土地價格飆升，某省管企業的二級企業生產礦區附近村民多次上訪并到法院，要求企業按時下價格賠付35年前就占用村民的巨額土地款。該企業的檔案部門及時提供了當年企業賠付村民土地款的合同、收據和村委會、村民簽名等翔實證據，法院依此駁回村民，為企業挽回巨額經濟損失。類似檔案資料為企業經營中產生的法律糾紛提供堅實歷史依據的案例還有很多。再如，部分民營企業在脫鉤改制前為國有企業，改制過程中的所有檔案資料為改制過程是否合規合法、是否造成國有資產流失、是否經得起歷史檢驗提供了真實的歷史依據等。通過大力宣傳，讓企業的領導對企業內部的檔案管理工作引起高度的重視，為企業的檔案管理工作的順利進行營造良好的氛圍。
2.2 確定企業檔案作為重要信息資源的地位，制定相關資源開發利用方案。在信息化社會中，信息已經成為市場一種非常重要的資源和財富，檔案具有高度的可靠性、真實性以及原始依據性，作為能夠視為當前市場上最為權威的信息資源形式之一，是企業進行決策的重要依據，非常有必要對其進行開發和利用。依照開發程度的深淺可以將國有企業檔案資源開發分為三個階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發，處于對檔案信息提示和提出階段的第二次開發，處于對于檔案信息進行加工、處理階段的第三次開發。為了能夠充分地開發和利用檔案信息資源，為企業創造效益，必須重點克服下述幾個問題：首先，重點突破現有檔案管理制度的局限性，根據企業的發展要求和信息化時代的要求進行制度創新;其次，提高館藏檔案的質量和數量，為資源開發和利用奠定堅實基礎;再次，通過制度建設、機制改革來提高企業檔案管理人員的工作積極性;最后，花力氣提高企業檔案管理的信息化水平。
2.3 積極探索新的企業檔案管理模式。企業應該探索創建檔案資產的評估機構，這樣不僅可以把企業的檔案資產作為有形的資產和無形的資產價值放到評估中的原始憑證中，還可以對企業的檔案自身做一個正確的評估，盡可能地做到企業和國家之間的權益不受到影響，嚴格杜絕國有資產的流失。還有邀請新聞媒體適度報道一些企業檔案工作現狀，可以使檔案行政部門得到有關企業檔案工作的客觀準確信息，實現科學決策，及時研究解決企業檔案工作存在的問題。通過新聞媒體將企業檔案工作困境適時適度向社會披露，使企業檔案工作接受社會輿論監督。
2.4 理順企業檔案工作行政監督渠道，加大檔案行政監督力度。國資監管部門是代表政府履行出資人對國有資產的監督管理職責，其主要職能就是深化國企改革，指導企業建立現代化企業制度，確保國有資產保值增值，防范國有資產流失，而檔案工作就是全面記錄國企改革發展的真實歷史依據的載體;檔案行政部門應攜手國資監管部門一起，建立與完善對企業檔案工作的監督機制，加大企業檔案管理的行政監管和執法力度，有效督促企業重視檔案工作，將檔案工作擺到應有位置，保證企業檔案工作的正常開展。企業的行政主管部門也應該加大力度監督對檔案的管理，明確監督管理的范疇，明確檔案管理工作在企業管理工作中的位置。其次，是在企業內部建立一套完整的監督控制制度，不斷提高企業對檔案管理的工作效率。最后，是企業的行政部門對企業的檔案管理工作的方式應該隨著時代的發展而不斷地改革。
隨著經濟科技的不斷進步，現代化的企業管理核心要求產權清晰。省管企業對檔案的管理工作不僅要不斷消除業已存在的問題，還要通過實際行動來改革和完善檔案管理工作做法，為我省經濟戰略性結構調整和省管企業改革發展譜寫新的篇章。
一、知識產權貿易壁壘企圖扼殺中國企業
所謂“337調查”，源于美國《1930年關稅法》中第337條款，旨在限制在對美進行產品傾銷和壟斷貿易等“不公平競爭行為”。現行美國《綜合貿易與競爭法》明確授權美國國際貿易委員會(簡稱ITC)，若美國公司提起請求，可對進口中的貿易行為進行調查和裁處。一旦被判定違反337條款，ITC有權下達排除令或禁止令，即普遍排除侵權產品的生產商、進口商及其下游產品進入美國，或直接命令被控者立即停止所有“不公平”貿易行為。
英國秦萊科技有限公司、美國泰萊三氯蔗糖公司是目前全世界最大的制糖企業，而全球最大的三氯蔗糖消費市場又在美國，為了控制美國90％的市場份額，秦萊公司向ITC遞交申請，要求針對中國三家同行(不包括捷康)和22家中外進出口公司生產的三氯蔗糖及其下游產品侵犯5項專利進行337調查，并申請了普遍排除令。雖然被告名單中沒有捷康公司，但一旦被告的中國企業有任何一家被判定侵權，中國所有制糖企業將普遍被擋在美國市場之外；即使中國企業全部勝訴，市場將優先選擇勝訴的企業，而且三家被告企業的生產工藝與捷康不完全相同，不能代表捷康進行辯護，捷康公司還存在被的風險。不利形勢逼迫捷康公司高層決策：主動加入ITC-337調查，即在訴訟期間以不侵權身份出現在國際舞臺上，進而維護自己的合法權益。
二、企業知識產權檔案奠定了證據基礎
337調查打的是證據戰，而企業平時積累的知識產權檔案成了應訴舉證的關鍵。鹽城捷康三氯蔗糖制造有限公司于2006年在江蘇射陽經濟開發區成立，企業從建立之初就注重新產品新技術的開發，不斷對生產工藝進行創新改造，不斷完善產品標準體系和質量檢測體系。在短短的幾年內，申請了7項中國專利、4項美國專利，完全擁有自主知識產權。由于企業重視將工藝實驗、生產試制和技術發明活動中形成的所有文件材料、技術資料，包括電子文件等都作為檔案，認真收集、嚴密保存，產生了大量的知識產權檔案。企業將這些檔案，特別是專利檔案，提供給全美知識產權領域最知名的專利律師事務所資源律師，與美國泰萊公司的5項專利進行仔細比對，最終得出對主動應訴有利的結論。
在證據遞交過程中，捷康公司將存檔的相關材料，包括電腦存盤的技術資料，都如實提交給美國調查機構法官和原告律師。由于檔案資料完整、充分，證據確鑿，當然也包括證人證言、封樣產品化驗結論及專家認定等綜合因素，美國ITC法官做出裁決：捷康公司的生產工藝不侵犯泰萊公司的5項專利。今年5月，原告方美國泰萊公司主動申請撤訴。6月，ITC裁決正式生效，捷康公司應訴國際知識產權官司取得徹底勝利。這是中國涉外企業在國際知識產權訴訟中取得的標志性勝利，其直接效果就是為企業產品進入美國市場掃清了障礙，而市場機會則是一筆無法用價值衡量的巨大財富。
三、中國企業知識產權檔案管理現狀堪憂
能夠像捷康公司這樣，重視知識產權的檔案管理，利用知識產權檔案取得顯著成果的企業僅僅是少數。總的來看，知識產權檔案與我國的知識產權工作發展還不相適應。有不少企業管理者缺乏檔案意識，將企業檔案管理當作負擔而不是財富；對知識產權檔案更是了解不多，重視不夠，在制訂企業管理規劃和制度時，不能將檔案管理同時納入其中；在知識產權活動中，對檔案收集、歸檔保存沒有具體規定，也沒納入考核檢查體系，造成大量的知識產權檔案資料散落，甚至流失。
知識產權檔案管理的問題往往使涉外企業付出沉重的代價。中國在對美國的出口貿易中遇到知識產權訴訟越來越多，近幾年連續成為337調查涉案最多的國家，因檔案證據缺失等諸多問題，中國企業在調查中極少勝訴，而因官司敗訴受到普遍排除令牽連，導致全行業倒閉或產業鏈斷塌的現象卻經常出現。
四、企業必須重視并加強知識產權檔案管理
捷康的案例啟示我們：重視和加強知識產權檔案管理，是關系企業生死存亡的頭等大事。今年3月，國家檔案局、國家知識產權局聯合印發了《關于加強知識產權檔案管理的意見》，對知識產權檔案工作提出了高標準、嚴要求，是推動全國各地區、各有關單位對知識產權檔案進行規范化、制度化管理的指導性文件。
摘要:檔案是企業重要的信息資源,檔案資料是與企業同步發展的無形資產,在新的經營形勢之下,傳統企業檔案管理模式需要進行發展和改革。本文在分析現代企業制度下檔案管理特點的基礎上,闡述了企業檔案管理模式的構建,包括分布集中管理模式,實現檔案管理的一體化和標準化。
關鍵詞:檔案管理;現代企業制度;管理模式
在信息技術飛速發展的知識經濟時代,信息的重要性日益凸顯,已經變成與有形資產同樣重要的戰略資源。企業管理工作的重要組成部分是檔案的管理,檔案是企業重要的信息資源,是企業科研、技術、生產、經營的一項基礎性工作和真實記錄。檔案資料是與企業同步發展的無形資產,發揮著應有的重要作用。對檔案進行科學化、標準化的管理,是一項基礎性工作。在企業中建立一套體現公司科學管理水平的標準化的檔案管理體系,使檔案工作同步于企業發展,將為企業的各項工作的開展創造必要條件,也為企業抵御和規避經營風險發揮一定作用。應該看到,在新的經營形勢之下,傳統企業檔案管理模式與體制已經顯得滯后,需要對脫離企業實際的檔案管理工作進行發展和改革。
一、現代企業制度下檔案管理特點分析
我國企業隨著改革進程的逐步推進,受到了極大的沖擊,為不斷適應這些變化,檔案的管理也做著相應調整。在這些變化的沖擊下企業檔案管理表現出的變化具體有:
1.集中管理模式向集中-分散結合管理或分散管理轉變
在計劃經濟的背景下,我國企業的檔案管理采用集中統一管理模式。在積累和控制企業檔案資源的要求下,集中統一的管理模式發揮了極大作用。隨著計劃經濟向市場經濟的轉型以及我國社會的改革開放,我國不斷加大腳步融入世界經濟,加上民營經濟的不斷崛起以及國外企業的進入,國內企業受到越來越大的沖擊,傳統的在國家規劃下對檔案進行集中統一化管理的單一模式也變得無法適應企業的實際需求。作為企業管理必不可少的一部分,必須構建更加適合的檔案管理體系以維持企業的高效運行。在這樣的情況下,集中-分散結合管理或分散管理的檔案管理模式逐步得到了發展。作為獨立法人機構,企業自主擁有檔案資源,加之隨著企業管理模式向橫向扁平化管理演進,集中-分散結合管理或分散管理的檔案管理模式更有利于企業效率的提高。
2.由手工管理向計算機網絡化管理轉變
根據實際企業狀況,企業檔案管理模式結合特定思維與特定環境,借助不同手段,遵循不同思路,形成基于計算機網絡的檔案管理方式。基于網絡的集成化檔案管理通過網絡連接起獨立的管理終端,整合企業各類軟資源,融業務知識管理、信息處理、檔案管理于一體,是一種現代化的管理模式。基于網絡的集成化檔案管理有很多優勢,有利于部門間信息交流與分享,有利于分布式的處理數據,也有利于企業統一管理各類資源。因此,網絡化管理是企業檔案工作未來的發展趨勢。
3.企業檔案管理部門由星型結構轉向復合型結構
所謂星型結構,指的是檔案管理部門受公司級檔案管理機關的直接領導,檔案部門與機關之間是領導與被領導的關系。檔案管理部門對公司檔案管理的運作進行負責,在其領導下,各部門進行檔案移交和負責,呈現出典型的直線職能式企業檔案管理模式。而所謂的復合型的網絡結構,指的是分布式的企業檔案管理體系。各個部門對自己檔案管理效力負責,之間沒有行政領導關系,在企業管理向扁平化進展的情況下,復合型結構是適應企業管理發展趨勢的檔案管理方式。
4.加強了企業檔案社會化協作
當前,企業經濟效益是企業的主要關注點,因此企業傾向于外包管理非現行檔案。目前社會上出現了專業型檔案保存中心的機構,為企業檔案的外包提供了可能。社會化協作可以降低管理費用,緩和企業檔案保管的壓力,符合政府轉變職能的需要,實現非行政職能社會事務的分離,有利于集中精力進行宏觀管理。在制定基本目標和標準,政府督導的前提下,企業檔案形成了管理的社會化競爭,由此產生的社會化競爭激勵機制,將使檔案事業充滿活力,促進檔案管理效益的提高。
二、現代企業制度下檔案管理模式的建構
綜上所述,本文作者認為,當前企業在檔案管理方面應當采取的管理體制與模式為:堅持社會化與市場化的有機融合,依照企業自身管理特點,企業自主的管理檔案,并采取分布集中管理模式,實現檔案管理的一體化和標準化。
1.企業檔案的分布式集中管理模式
所謂分布式集中管理企業檔案,指的是企業檔案管理形式采取事實上分散、形式上集中的管理形式。事實上分散,是指由企業檔案形成部門對企業檔案具體事務進行具體管理,企業檔案的利用、保存,制定均由企業各職能部門負責。形式上集中,是說由企業一級管理層總負責完善檔案管理流程、制定企業檔案管理制度、進行企業檔案管理,但是企業一級管理層只對文件形成版本進行授控,而不參與企業檔案具體管理事務。上文所提及的分布式集中管理從核心來講其實還是一種分散管理,不同之處是必須符合法律要求,并遵守企業法規的約束,意即遵循形式上的約束。
2.企業檔案的信息一體化管理模式
企業檔案的信息一體化管理是從系統論的角度出發,借助計算機和網絡技術,以文件生命周期理論為基礎,對檔案進行統籌和管理,使之發揮各自以及總體的最大效能,實現系統化和規范化,企業檔案的信息一體化管理模式是檔案管理與文件管理內在聯系的必然結果。有利于最大限度地對文件和檔案信息資源進行開發。企業檔案的信息一體化管理模式具體內容包括信息利用的一體化、流程管理的一體化和檔案生成控制的一體化。其技術支撐是網絡技術何計算機為代表的信息技術。這些數字化技術的推廣和應用檔案管理的工作效率,簡化了工作程序,改變了檔案的載體性質和生成方式,使得檔案一體化管理有了技術基礎。
3.企業檔案的標準化管理模式
企業檔案管理工作的發展方向就是實現管理標準化,規范化與標準化的管理可以加速檔案工作的發展,把新的先進的管理方法與管理技術引入檔案工作。具體的方面包括:企業檔案工作名詞術語標準化、企業檔案代號代碼標準化、企業檔案著錄標準化、企業檔案標引語言標準化、企業檔案的收集、整理、鑒定標準化、企業檔案的統計、提供利用標準化以及企業檔案編篡及出版格式標準化等。
三、結束語
企業檔案的管理模式與管理體制是動態發展的,需要結合先進理念和具體實際去對其加以充實,從而推進企業檔案管理模式與管理體制研究的不斷深入。
參考文獻:
[1]宗培嶺.試論現代企業檔案管理制度[J]檔案與建設,2008,(08)
[2]宗培嶺.現代企業檔案工作運行機制的建立[J].北京檔案,2008,(09)
