時間：2023-06-06 09:01:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務檔案管理總結，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
財務檔案管理的科學有序對于工作者來說是至關重要的，業務人員通過核查與對證財務檔案，去整理與思考財務在各項學校工程投入中是否合理，從而總結經驗，將每一筆財務發揮出最大的用處，節約成本，提高工程效率。因此本文對于高職財務檔案管理的問題、重要性、目前現狀進行了探討。
一、 高職財務檔案的重要性
財務檔案的重要性可謂是家喻戶曉，國家為了保護與規范檔案管理工作，制定了專門的規定與法律，可以看出財務檔案管理工作在社會生活中占據著重要的地位。在高職學校中，財務檔案管理的科學精確，可以給學校帶來很大的方便快捷，降低成本，提高工作效率。檔案管理中財務檔案作為其中重要的組成部分，包含了各項財務開支、活動計劃、經營管理有關的經濟財務，是工作單位活動計劃的資本，高職財務檔案中涉及學校校園的建設、教學設備、實驗器材等學校規模建設的開支。
（一）高職財務檔案是以往經驗的總結
財務檔案是對以支出財富的記錄，是工作的匯總，財務檔案通過利用賬本將工作中財務支出的賬單記錄下來，供工作人員參考，通過觀看賬務檔案討論各項財務支出是否合理，計劃高職學校工程項目與教學中的資金投入，可以科學合理的使用教學資金，通過科學有序的管理財務檔案，使財務檔案發揮出最大的作用，提高辦理業務的效率。
（二）高職財務檔案是外部人員檢查財務的基礎
現代化進程的加快，帶動著學校的建設規模在不斷擴大，校園基礎設施的不斷完善，使高職學校的建設投入資金也在不斷的增加，拉近了學校與社會的經濟往來，學校在校園的建設、教學設備的引進、圖書館的建造中涉及到國家資金、銀行信貸有關的財政業務，使其國家、銀行公司對于學校的財務情況更加的關注，當國家和銀行公司的業務人員想要了解學校的財務資金支出與收入狀況時，財務檔案起到了重要的作用，它是獲取外界信任的憑證。因此科學的財務檔案管理可以幫助學校加大建設、引進資金，加強與外界的交流往來，從而獲取外界的幫助與信任。
（三）高職財務檔案是以往歷史工作連續性的記錄
在高職財務檔案管理中，會有一部分財政事務是發生在許久之前，跨越了多個年度月份，經手了多個財務人員，例如，學校對于教學設備的投入、教學用品的采集、活動的開支是持之以恒的，財務人員對于這種連續性較強的業務進行記錄時，應該擁有著清晰的思路，規范化的財務檔案管理，這樣不但可以方便快捷的了解到業務的進程而且可以提高了外界的信任，減少工作中的失誤。
（四）高職財務檔案是經濟糾紛的重要憑證
各項工程在實施與調查中，避免不了的會出現經濟糾紛的問題，財務檔案作為經濟糾紛的重要憑證起到著至關重要的作用，它幫助業務人員提供財務證據，解決財政糾紛與項目資金的核對，可以看出財務檔案管理的重要性，當工程中遇到財務問題時，財務檔案可以作為最好的憑證幫助工作人員解決問題，是最好的語言工具。因此財務檔案管理的是否科學、賬務記錄的是否清晰明了、邏輯結構是否合理有序，將直接關系到經濟糾紛的解決結果。
二、 高職財務檔案管理的目前現狀
（一）財務檔案管理意識較弱
財務檔案管理的模式體現在賬目的記錄、數據報表、工程開支預算的管理上，主體體現在文書本冊的使用，而對于網絡傳達的數據文件，財務檔案管理還存在著很大的不足，面對網絡簽到的財務協議，系統的不完善、管理的不恰當，就會導致數據的丟失，從而造成經濟財務問題，引起糾紛。
（二）財務檔案管理流程不規范
雖然財務檔案管理擁有嚴格的管理要求，但是如果財務人員對于這方面了解不足夠，對于財務檔案的管理不科學，順序凌亂，就會導致財務檔案數據冗雜，記錄不清晰，造成財務檔案管理的滯后性，從而使數據缺失、遺漏，造成很大的損失。
三、 加大力度，提高財務檔案管理水平
（一）領導加強管理，提高檔案管理意識
高職財務檔案管理是非常重要的，然而想要提高檔案管理意識，領導應該加強管理工作與調查，及時發現檔案管理中存在的不足，加強改進與監督，制定出促進檔案管理規范的規章制度，通過指導與監督加強檔案管理意識，從而提高工作人員的業務職能，提高檔案管理水平，深入認識，促進檔案管理的科學性和有序性。
（二）財務人員應提高自身素質，加強檔案管理水平
首先，財務人員應該掌握較高的技術職能，面對冗雜的數據財務信息時，保持清醒的頭腦，合理有序進行財務的檔案記錄，從而加強檔案的管理水平，面對網絡的財務數據信息，財務人員應該加大關注力度，培養網絡與文體數據財務記錄相結合的職業意識，把財務檔案管理的更加清晰明確，從而促進學校更好更快的發展。
財務檔案管理的科學有序，不但可以提高業務人員的工作效率，而且可以在與外界發生糾紛時做為重要的憑證，因此業務人員應該加強檔案管理力度，遵循檔案管理的規章制定，提高財務檔案管理水平，促進高職學校不斷發展，校園設施更加完善的建設與不斷的發展。
參考文獻：
[1]李敏. 高等學校檔案管理現代化問題初探[J].山東省青年管理干部學院學報，2004，04：98-99
一、建立并完善電算化會計檔案的合理歸檔制度
年終要將當年所形成的所有財務的檔案信息進行歸類和整理，并且標明備份人的姓名、內容目錄、日期等，將保存檔案的盤片或者其他媒介交由專門負責的工作人員保管；還有，合理的歸檔制度的構建和完善，還需要單位結合具體的發展實際，積極的學習和借鑒其他企事業單位的經驗，并且注重引導和鼓勵財務人員積極的表達自己的想法和建議，以便在集思廣益的基礎上為制度的完善提供更多的活力源泉。
二、采取良好的措施，提高會計檔案的安全性及完整性
會計電算化條件下的會計檔案管理工作雖說有了更多的發展機遇，但同時也面臨著隱性的危機，需要采取合理的手段和措施，不斷地提高其安全性、完整性。具體來說，其一，單位要結合會計檔案管理的實時情況，派遣專業人士對會計電算化系統進行定期的補充與完善，通過構建防火墻系統、密碼登陸、殺毒軟件更新、操作權限設置等合理的手段，進一步提高會計檔案利用和流通的安全性；其二，各種會計資料包括打印出來的相關會計數據，以及儲存會計信息和資料的微縮膠片、光盤以及軟盤等，在沒有獲得單位負責人批準的情況下不得私自挪用或外借；其三，要根據國家檔案局的相關要求和標準，建立電算化會計保管制度，根據一定的順序對電子會計檔案分類著錄和編號，并做好防潮、防腐蝕、防塵以及防壓等必要的工作；其四，要在更大的程度上加大對軟硬件設施設備的投入和建設，結合本單位的發展實際選用合適的電算化會計軟件和硬件設施，最好是具備檔案管理的輔助功能的軟件，并且配備較高清晰度的打印水準的噴墨打印機或者激光掃描儀，為會計檔案的輸出做好準備。
三、提高財務人員的綜合素質
眾所周知，在知識經濟時代到來的今天，人力資源在各行各業中的重要性已經成為不爭的實施，注重提高財務人員的綜合素質，能夠為會計檔案工作的改革與創新提供強而有力的催化劑成效。單位要結合具體情況以及基層會計工作現狀，通過專題會議、主題性的拓展訓練活動、推薦優秀會計人員外出深造、邀請外界專家前來指導等合理的方式，為財務人員提供更加廣闊的參與教育和培訓的平臺，使得財務人員更加從容的面對會計工作中的新任務和新挑戰；還有，要注重提高財務人員的計算機水平，一是要結合自身的經營和管理特點，有重點性的培養一批既熟悉電腦操作又精通會計業務的工作人員，二是要注重通過合理的引進機制，吸引更多的人才融入到會計檔案管理工作中來，不斷地推動單位的財務人員由“核算型”轉向“智能型”，促進他們的全面發展。三是要注重加強對財務人員的考核，考核的內容要包括他們的日常工作業績、工作能力、工作態度以及團隊協作能力等因素，并將考核的結果與他們所獲得的福利待遇、薪酬相掛鉤，從而在進一步提高財務人員工作熱情和主動積極性的基礎上，夯實他們的工作責任感和使命感。
四、結束語
會計檔案總結和記錄著企事業單位所有的經濟業務往來，是企事業單位發展的重要史料記載和保證，電算化條件下的會計檔案管理需要更多的工作努力和總結。同時要不斷地總結實踐經驗和借鑒精華，探索更多的利于提高會計檔案管理水平的良好途徑和方式，使得電算化會計檔案更加規范化、科學化、時代化，在各項會計工作中發揮出更大的作用和價值。
作者：陳娟娟 單位：西安工程大學財務處
【關鍵詞】醫院檔案；醫院管理；價值；地位
隨著社會的不斷發展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識也在逐漸地增強，因此，對于醫院所提供的醫療服務的要求也在逐步地提升。醫院的檔案管理是決定醫院整體醫療水平高的關鍵性因素之一。開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值和地位探究，將先進的信息技術全面應用于醫院檔案管理工作的開展進程中，將為我國醫院的良好發展奠定穩定的基礎和提供強大的推動力。
一、醫院檔案所包含的主要內容探究
醫院的檔案的內容，主要包括醫院的人事檔案、財務檔案，醫保檔案，以及病歷檔案。其中醫院的人事檔案主要是進行醫院內部的各個員工的資料的詳細記載，醫院的財務檔案主要記載醫院的財務流水，而醫保檔案和病例檔案是醫院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據。
二、醫院檔案在醫院檔案管理中的應用現狀
（一）檔案的案卷內容缺乏完善性和系統性。當下我國很多醫院在開展檔案的過程中，缺乏對于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內容的完善性，同時檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細的進行檔案內容的分類，使得部分檔案內容丟失，很多的檔案內容也缺乏系統性，查找起來難度較高，為醫院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內容缺乏完善性和系統性，是當下醫院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫院檔案建設工作的開展缺乏獨立性。很多醫院在開展醫院檔案管理工作的過程中，沒有分類設立檔案管理部門，這便使得醫院檔案建設工作的開展嚴重缺乏獨立性。檔案管理工作的獨立性的缺乏，導致醫院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫院的檔案數目較多，檔案種類也較為復雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據檔案內容順利開展醫院內部各項收入和支出的核算工作，容易導致醫院內部的經濟體系混亂，因此醫院檔案建設工作的獨立性的缺乏，是導致醫院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫院檔案內容更新工作的開展缺乏時效性。醫院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對醫院檔案的及時有效的更新，這便導致很多的醫院檔案管理內容嚴重的缺乏時效性，進而為醫院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時醫院檔案內容不能夠及時更新，也導致檔案內容不能夠真正有效的反映出醫院的經濟運營情況，從而影響了醫院高層人員管理工作的開展，甚至會導致醫院無法得到良好的發展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優質的醫療服務。（四）醫院檔案的效用未得到真正的發揮。當下醫院在開展醫院檔案的管理工作時，沒有將檔案管理工作列為醫院在運行過程中的重要工作環節之一，這使得醫院檔案管理人員以及醫院的高層管理人員也沒有應用檔案進行醫院營運模式的有效調整，沒有真正地為醫院指明經濟的發展方向以及院內資金的應用方向，因此，醫院檔案的效用未得到真正的發揮，使得醫院檔案在醫院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應有的體現。
三、醫院檔案在醫院檔案管理中的價值
在明確了醫院檔案在醫院檔案管理中的應用現狀后，開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值探究，根據醫院檔案在醫院檔案管理中的特點，主要可以將其所存在的價值總結歸納如下：（一）實現醫院財務檔案和財務資料的有效整理。醫院檔案的有效建立，可以進一步實現相關檔案的有效整理。醫院的檔案管理人員，通過完成醫院檔案的整理工作，可以使得醫院的各類資料的日期和類別得到明確的標注，并且按照其內容的重要性進行進一步的分類存儲。由醫院專門的檔案管理人員進行檔案的管理工作，可以有效地提升醫院資料的安全性，防止醫院的資料被不法人員進行篡改，降低了醫院管理的風險性，繼而提升了醫院整體管理的安全性。（二）進一步明確醫院檔案管理的內容和范圍。以醫院檔案中財務檔案為例，其主要包括醫院的總賬、單項賬、日記賬以及醫院的總體資產和其他不固定的財產。因此，醫院檔案的建立可以有效實現醫院財務管理內容和范圍的明確性提升。同時，醫院的檔案中還包括醫院簽署的各項合同，這些合同內容的明確，也可以為醫院管理工作的良好開展提供巨大的推動力，并增強醫院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫院內部人員的資料查看。醫院檔案的有效建立，可以使得醫院的高層人員在進行醫院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫院的醫療用品的采購合同、工程合同、技術合同，以及各項醫療票據，進而實現對于醫院的各種狀況的進一步有效地掌控。醫院的管理人員以及相關的檔案管理人員對于醫院信息及檔案情況的認識更加明確，可以有效地保障醫院管理水平與成效，與此同時，也提升了醫院內部人員對資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫院檔案管理中的關鍵性價值。（四）明確醫院財務檔案的管理期限。醫院檔案可以對于醫院的年度財務情況進行整體的統計，進而使得醫院的財務報告可以被按照其管理期限進行排列，有些財務報告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財務報告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫院會計檔案在醫院檔案管理中的價值若得以充分發揮，則醫院財務管理檔案期限則可以體現出更加理想的明確性。開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值探究，主要可以將其價值總結歸納為：實現醫院財務報告的內容的完整性和系統性的有效保障，同時加強醫院管理工作的開展的針對性，提升了醫院管理人員進行醫院的管理的便捷性，并且明確了醫院財務檔案的管理期限。醫院檔案在醫院檔案管理中的價值的有效發揮，有效地保障了醫院經濟的穩定性以及資源分配的合理性。
四、提升醫院檔案在醫院檔案管理中地位的探究
開展提升醫院檔案在醫院檔案管理中的地位探究，根據當下會計檔案管理工作在醫院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點：（一）實現會計檔案管理人員的技術的專業性的有效提升。醫院在開展管理工作的過程中，應當加強對于檔案管理人員的考核和培訓，為其提供學習與交流的機會，并且根據考核結果建立相應的獎罰制度，以此激發其自主學習的積極性。檔案管理人員的技術的專業性的有效保障和進一步提升，可以使得會計檔案更加體現出其價值性，進而保障了醫院檔案在醫院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設工作。為了實現醫院的檔案的內容完整性以及檔案分類的系統性的有效保障，醫院在開展管理工作的過程中，應當建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應的人員，此外，有關人員要加強對于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫院的各項收入的明確性。（三）著重開展醫院的經濟管理工作。醫院經濟管理工作的開展狀況，無疑是決定醫院的發展前景的重要因素之一。在實踐中著重開展醫院的經濟管理工作，將會計檔案應用于工作的開展進程中，可以體現醫院檔案在醫院檔案管理中的地位的不可撼動性。（四）將先進的信息技術應用于醫院管理工作。隨著科學技術的不斷發展，信息技術在各行各業的開展進程中的應用也逐步地呈現出了普及性特點。將先進的信息技術應用于醫院管理工作的開展進程中，可以有效地提升了醫院檔案管理工作的開展的精確性和時效性，進而使得檔案管理工作的開展為醫院的整體發展提供更大的推動力。通過思考醫院檔案在醫院檔案管理中的地位可知，醫院檔案在醫院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術的專業性的進一步增強，可以有效地提升檔案的真正效用的發揮，同時專門的檔案管理部門的建立以及先進的科學技術的應用，都可以使得檔案在醫院的檔案管理工作開展進程中發揮出更大的功效，實現自身的地位的有效保障，引導醫院獲得更加廣闊的發展空間和更加理想的發展前景。
五、結束語
［關鍵詞］ 高等學校； 財務檔案； 信息化建設； 策略探析
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060
［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02
盡管高校財務檔案管理在信息化建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財務檔案管理信息化建設還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財務檔案管理信息化建設的全面探析。
1 高校財務檔案管理信息化建設的主要內容
高校財務檔案管理信息化建設是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時大量運用現代信息技術，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。那么，對于財務檔案管理信息化建設的主要內容，筆者總結為以下3點。
1．1 加快檔案數字化進程
全面有效地加快檔案數字化進程，我們需要從兩方面逐步進行：首先，建立高效能的信息檔案數據庫，將館藏中的文件目錄建立數據庫，使用掃描、刻錄或數碼相機等現代化信息采集技術和設備，全面將紙質數據文件有效地轉換成數字化文件；其次，檔案信息數據庫的建立需要保障其質量和完整性，主要從以下4個方面著手：① 準確的數據信息； ② 完整的數據項目和內容； ③ 規范的錄入和采集數據信息； ④ 安全穩定的數據庫系統。
1．2 完善基礎設施建設
硬件平臺和網絡平臺的建設是檔案管理信息化建設的基礎設施，信息軟件的建設是直接關系到檔案管理信息化能否成功實施的關鍵。系統軟件是用計算機本身的邏輯功能，為使用者管理和運用計算機系統中各項資源的程序帶來一定的方便和效率，而應用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應用問題的程序。因此，完善基礎設施建設，尤為重要。
1．3 加強應用系統建設
應用系統的建設是開發利用檔案信息資源和建設檔案網絡時所需要的技術支持。對于未來設備的升級和前后的銜接應當充分考慮到應用系統的設計中，將空間和余量提前留好。在應用系統建設的時候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進行完善，盡最大可能做到最好，將網絡安全體系進一步加以健全完善，正確地認識到信息保密和公開之間的相互關系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實現信息的高效利用。
2 高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題
2．1 建設目標不夠明確
目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統一領導、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統的模式，在思想理念上還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領導層，對于此項建設在行動上還略顯滯后遲緩。高校財務檔案的管理工作，需要學校各部門之間相互協調，需要運用網絡資源來進行流程化、數字化和建立數據庫，實際上學校各相關職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協調配合，特別是高校財務檔案管理信息化建設至今仍沒有一個明確目標。
2．2 隊伍整體素質不高
我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少，這一現象并不是說整個財務部門的工作人員缺乏，而是具有財務檔案管理信息化知識技能的專業人員的匱乏。造成這種現象，有以下3個主要因素：①少數人員觀念比較傳統落后，對于檔案管理工作在思想上的認識比較簡單，認為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務；②沒有系統有效的培訓，造成財務檔案管理人員前瞻意識不強；③雖然有專職的財務檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的能夠運用現代化技術手段管理檔案的人員。
2．3 缺乏統一標準
財務檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關部門也出臺過，但是在實際的財務檔案管理工作過程中沒有實際運用。因為任何一所高校在進行財務檔案管理信息化建設的時候都是從零開始，從無到有的一個過程轉變，如沒有一個具體的標準范例，在建設實施的時候會遇到很多麻煩。所以，高校財務檔案管理信息化建設需要有一套完整、詳細、統一的標準作為參考，規范操作，這樣能夠有效地避免在具體實施中遇到更多的困難。
3 高校財務檔案管理信息化建設策略
3．1 加強組織領導
高校管理人員需要在思想上深刻認識財務檔案管理的重要性，財務檔案管理工作在具體的實施過程中需要得到領導的重視和大力的支持推動，分管領導也需要及時地更新檔案管理理念和樹立科學的管理觀念，對于計算機和網絡技術對財務檔案管理的重要性要充分地加以認識，在信息化建設的過程中，加強組織領導，對資金、人才和設施等給予充分而有效的保障，將財務檔案管理信息化納入到工作計劃當中，并進行考核評估。
3．2 提升財務檔案管理人員的信息化素質
財務檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統的檔案管理工作技能，而且對于計算機信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運用。檔案管理信息化的建設能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進行業務技能培訓，能夠更好地讓工作人員適應技術發展所帶來的新要求。在人員配置時，我們應當多引進綜合性人才，讓工作人員結構呈現出科學合理的配置形式，最終形成多層次復合型的檔案管理隊伍，從而全面推進財務檔案管理信息化建設。
3．3 提高財務檔案管理使用效率
完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實現檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財務檔案信息網絡的建立，可以體現出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質檔案全面地進行數字化轉換，全部錄入數據庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強；②可以向對應群體提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，還可以開展利用電子郵件對財務檔案信息的咨詢服務。綜上所述，有效地利用網絡的在線功能對財務檔案進行管理，能夠更加快捷方便地進行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態管理向動態管理進行轉換，將人力和財力資源進行有效的整合，全面有效地提升財務檔案管理的質量和效率。
3．4 建立健全高校財務檔案管理制度
安全是高校財務檔案管理信息化進程中最為重要的內容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進行檔案資源利用，利用當今開放的網絡，增強除保密信息外的財務信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財務檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網絡安全環境，加強對數據庫系統的監控，將重要的數據進行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財務檔案管理信息化建設全面有效地實施。
主要參考文獻
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［3］ 王顥． 強化高校檔案信息化建設的策略分析［J］． 南京審計學院學報，2009（4）．
［4］ 劉迎春． 完善高校財務檔案管理的幾點設想［J］． 廣西民族學院學報：哲學社會科學版，2004（S2）．
1.會計電算化檔案管理觀念的落后
因為會計電算化需要有前提條件的情況下才能實現，有些單位往往會因為對檔案管理的疏忽和不了解，沒有及時保存會計軟件系統和板式，導致在電算化軟件經過升級后會計數據在調用時出現問題。
2.硬件設施落后
由于經濟條件的約束，往往會造成一些硬件設施使用時間過長，不能及時更新的問題，從而導致意外情況的發生。有時會因為未按照專門的保護制度選擇質量優良的磁性介質進行數據備份，造成電子數據的丟失或損壞。
3.對會計電算化檔案的重視不夠
相比較西方的發達國家而言，我國的電算化事業起步較晚，所以人們對于電算化的認識和了解還不夠。企業對于建立完善的會計信息管理系統的意義還不夠明確，導致會計人員提供的信息不能準確、有效地為企業決策服務。而對于歸檔工作的不夠明確也是相關部門應該關注的問題，缺少專業的指導和重要措施也是妨礙工作進行的重要原因。
二、建設財務信息網絡，完善信息化檔案
會計電算化檔案的使用條件是需要特定的計算機硬件和軟件，與傳統財務檔案不同的是電子檔案計算更加便捷、根據統計分析可以快速獲取結果。但財務檔案信息化仍然存在不足之處，例如不具備直觀可視性、易受損壞等，因此應該全面提高會計電算化檔案的安全性和整體性，具體來說，我認為可以從以下幾個方面入手：
1.構建電算化檔案系統，加強管理與建設
在檔案信息化建設中軟硬件等基礎設施是必不可少的基礎條件，而檔案信息網絡是信息技術應用和檔案信息資源開發的核心內容，因此應該從整體環境出發規劃適合的基礎設施建設，完善信息傳遞、使用和資源共用的重要功能，提高會計電算化檔案的使用效率。首先，財務管理部門和檔案組要共同提出建設信息網絡的思路，從多角度分析考慮，以使用效率為主，在最大程度上避免系統在使用期間出現空缺和重復的問題。其次，應該重視財務軟件方面的保密工作，建立完善的財務檔案管理條例，確保安全性和正常使用。技術人員應該致力于網絡系統的開發使用，及時做好升級準備，保證軟件系統的先進性和標準性。
2.及時采集檔案數據，定期整理數據庫
數字化是檔案信息的管理基礎，也是計算機技術和其他一切工作的重要基礎。實現檔案信息化的使用效率首先要將檔案管理數字化，在信息網絡的建設方面要完成數據的存儲、更新、查詢、處理和傳達。計算機錄入過程需要技術人員遵循嚴格認真的工作態度，按照正確的工作步驟進行。會計電算化檔案的使用也應該遵守相關規定，確保做好維護措施，充分發揮可供查閱的功能。
3.優化財務信息網絡，簡化財務管理信息系統
使用功能是檔案存在的最大價值，因此對于檔案信息的充分使用也是檔案管理信息化步入正軌的表現。完善的財務信息網絡不僅可以將業務上級的文檔和同級各單位的有關文件直接或者轉換式輸入到檔案數據庫，還可以利用多種形式完成對檔案信息的查詢。因此，對于檔案信息的完整性和查詢工作的效率而言，關鍵在于充分發揮在線管理的作用，從而使其在最大程度上發揮使用優勢。
三、發揮電算化檔案作用，搞好網絡科學系統
利用科學的手段管理數據信息的定量分析和定性分析，從而發揮財務檔案對于科學決策的輔助作用。通過對信息的分析整理和傳輸總結，最后形成系統以供領導、決策和財務的查閱和運用。信息量大、準確性較高的決策要求僅僅依靠相關人員的經驗是不能解決的，先進的計算機技術是可以選取的輔助決策系統，對于數據的處理分析，查閱判斷功能具有至關重要的作用。制定出有利于企業可持續發展的正確決策需要通過計算機查閱歷年來的相關數據，通過比較和分析為決策者提供建議資料。科學技術發展十分迅速，軟件也不斷更新換代，隨時面臨著升級問題，因此在會計檔案調閱時要把握解決問題的方法：（1）要把握需要通過數據恢復的功能調閱需要的檔案，這種處理方法的前提是會計檔案版本號與現在使用的會計電算化系統版本相同。（2）要掌握安裝和更新系統的能力，因為系統在升級的過程中往往會造成會計檔案和電算化系統出現不一致的情況。
四、提高信息化意識，培養檔案管理人員素質
不斷優化、完善是財務檔案信息化管理的過程，其中檔案管理人員的文化素質和專業程度也是建設具有高素質檔案人才隊伍的關鍵。因此，對于隊伍的管理應該不斷補充具有計算機知識、微電子技術和通訊知識的人才，改善現有隊伍中專業結構比較專一的情況。對于信息化建設工作和信息網絡建設工作的要求，可以加強會計電算化檔案管理人員的知識培訓和深造。在網絡的平臺上進行信息化管理的任務要求員工要會使用新方法在新設備上進行應用。其次，要建立起合理的考核評價制度，對有信息化意識和工作能力的員工進行積極獎勵，而對于從事計算機信息化研究的技術人員也要進行培訓，加深對檔案管理工作和財務管理工作技能的了解。
五、總結
【關鍵詞】衛生單位；會計檔案；策略
對于經濟活動的記錄以及評價來說，會計檔案十分重要的證據和資料，其中包括了會計賬簿、會計憑證和財務會計報告等會計核算資料。在衛生單位中，會計檔案也具備一些特性，我國衛生部頒布的《醫藥衛生單位財務檔案管理辦法》中指出，衛生單位會計檔案的歸檔對象通常是指：“財會管理、經濟業務活動中形成的不同類型的具有長期保存價值的文件材料。”
ξ郎單位檔案保管人員來說，其責任和義務就是要規范衛生單位會計檔案的管理工作，要認真看待會計檔案對衛生機構起到的基礎性作用，要盡可能的通過會計檔案管理提供給對象便利的服務，并且要確保會計檔案查閱便捷、存放有序、銷毀妥當和保管嚴密。
一、衛生單位會計檔案管理現狀
筆者通過在衛生單位多年的工作經驗，總結了目前衛生單位中會計檔案管理工作的現狀和一些誒問題。主要包括以下幾點內容：
1.領導階層不夠重視
衛生單位內的會計檔案工作時從上至下進行的。在現實的工作情況中，衛生單位的領導層，例如上級管理部門和會計主管部門，通常只看重單位的實際經濟效益和財務會計報告，而忽視了會計檔案工作在保障財務系統正常順利運行的重要性和基礎作用，更有甚者根本沒有把檔案管理工作考慮在會計人員評級的范疇之中。
2.檔案管理人員疏于整理
在很多衛生單位中，會計檔案的管理人員往往只是把管理工作簡單的理解為將會計檔案整理入庫，而沒有定期地對已經歸檔的檔案進行整理和清理。長此以往，各種檔案不停的雜亂無章的累積在檔案庫房中，使得某些檔案超過了保管日期而未被人發現，另外，還導致了一部分還沒有了解的債權債務原始憑證沒有提取出來單獨設立管理卷，進而導致衛生單位的財務順勢。實際上，在現實工作中，定期對歸檔檔案進行整理與清理時檔案管理人員應當的更加注重的工作內容。
3.業務工作人員意識不強
除卻衛生單位內檔案管理人員對工作內容理解偏差外，還有一些其他的業務工作人員也缺乏規范使用檔案的觀念。在衛生單位中，往往有一些工作人員僅為了方便，而沒有按照規定在借閱檔案或者資料時進行記錄，使得當檔案遺失時，無法找到責任的承擔人；還有一部分工作人員在借閱資料后沒有主動的歸還，而使得一些檔案在需要時無法及時獲取；此外，沒有按照編號進行歸還也使得之后對檔案的搜查變得困難。這些意識薄弱的體現，都是會計檔案管理雜亂的誘因。
4.電子財務檔案管理失序
隨著科技的發展，數據的云端化在各行各業展開，會計的電算化也逐漸普及到了衛生單位，檔案信息的電子化也逐步變成檔案管理的工作內容之一。但是，在現實中，大部分的衛生單位在進行電子檔案歸檔工作時都缺乏相應的規章制度對工作過程進行規范和控制。在會計電算化的過程中，系統安裝光盤、相關會計電子數據、用戶服務卡和磁盤都由經辦人管理，而如果經辦人調崗或者辭職，這些檔案數據也極容易被遺失。
二、規范衛生單位會計檔案管理工作策略
對于衛生單位檔案管理工作上目前出現的這一些列問題，筆者提出了幾點對應的策略：
1.轉變觀念，增強檔案管理意識
衛生單位主管部門衛生局及業務主管部門財政局、檔案局應切實重視會計檔案的管理工作，這3個部門應當傾力合作，共同把會計檔案管理記入會計人員的業務績效考核的內容之中，要嚴格處罰沒有按照規定使用會計檔案的工作人員。此外，就算在平時工作時，衛生單位各部門的領導也要提高巡視監察會計檔案管理工作的強度。只有領導階層開始認識到會計檔案管理的重要性，主動承擔帶頭的責任，才能更加高效的提高會計檔案管理工作人員的責任意識，提高其他業務工作人員按照規定規范使用借閱會計檔案的意識。
2.建立嚴格的會計檔案管理制度
衛生單位的會計檔案的特征通常包括內容復雜、專業性強、與民生緊密關聯、部門零散以及機密程度強等，這就導致了衛生單位的會計檔案工作管理任務多、管理難度高且管理責任重等困難。所以，雖然在《檔案法》和《醫藥衛生單位財務檔案管理辦法》中提出了規范會計檔案管理工作的相關規定，但每個衛生單位的內部情況存在差異，因此也要結合衛生單位內部的實際情況來制定能夠在該單位具體落實的檔案管理機制，特別是在統一妥善的對電子檔案同紙質檔案進行共同管理這一方面的工作。
3.加強會計檔案管理人員的培訓
衛生單位中，將會計檔案管理規范化落實的事檔案管理工作人員，因此，要確保衛生單位的檔案管理工作規范化順利長期的進行，就要提升檔案管理人員的綜合素質，成立責任意識強、專業素質高的高品質檔案管理團隊。每個衛生單位都應當積極的對會計檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員和其他業務人員的法制意識以及職業道德，加強管理人員的額專業性，規范其他業務人員使用檔案的過程。此外，衛生單位還應該儲備足夠的會計檔案管理人才，這些人才不僅要能夠適應現階段單位的會計檔案工作，最好還能夠對不斷變化的未來發展做出及時的反應。
會計檔案保管工作本就十分單調枯燥，而衛生單位的會計檔案工作更是十分繁雜，所以，規范衛生單位的會計管理工作意義十分重大。而作為衛生單位的會計檔案管理工作人員，則應該不斷的提升自身的責任意識以及專業能力，積極主動的為規范衛生單位的會計檔案管理工作作出貢獻，為建立完善的檔案管理機制奉獻自身的才識。
【關鍵詞】會計檔案；管理
一、會計檔案的內容
1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發現缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。
2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應牢固、平整，封面應齊全、平整，已經實現會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經裝訂成冊的會計憑證應在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。
3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務狀況和經營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。
4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經濟合同、協議及其附件；財務工作計劃，財務工作總結，財務決算資料，財務會議文件；財務分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表；內部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業證照：包括企業稅務登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經辦人在每一項業務完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。
二、會計檔案的保管
（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數據建立備份。每月備份不得少于一次。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數據采取刻錄光盤的形式備份，統一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數據的移動備份硬盤，移動備份硬盤應貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關會計檔案保管年限執行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權限。本單位財務部內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，經財務部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經財務部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，要經財務部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案管理部和財務部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監銷。會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經辦人應在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔備查。
總之，隨著市場經濟的不斷發展，會計檔案管理工作也應不斷創新，以適應會計發展的需要。
參 考 文 獻
關鍵詞：醫院文書檔案 信息化 應用 分析
在現代經濟發展條件下，計算機網絡技術已經成為了人們日常生活中的一部分，因而在醫院里傳統的管理文書檔案的方法已經不適應時代的發展了。因此在醫院文書檔案管理中，就需要根據科技發展的要求引進計算機網絡技術，對文書檔案實行信息化管理，改變傳統的以紙質裝盒為主的檔案管理，而是要借助計算機U盤來對資料進行系統的管理。
一、醫院文書檔案信息化管理包含的內容
首先，對文書的處理以及歸檔需要進行信息化管理。在醫院每天收到的文件都需要登記到計算機上，并且根據批辦次序在醫院局域網內部傳閱。在發放文件時也可以利用網絡來進行，以減輕檔案管理人員的各種負擔。其次是醫院的財務檔案管理需要實現信息化。由于醫院的財務活動對其經濟效益有直接的影響，在管理財務檔案時，就需要運用現代化的手段，來建立并完善醫院財務檔案的信息化，實現對其多功能化管理促進企業的財務管理更加規范，提高醫院的效益。第三，需要對醫院的病例檔案進行信息化管理。可以利用計算機先對病例進行信息加工，之后在反饋到醫院的臨床科室，以方便工作人員可以總結經驗，并在發現問題后采取及時的改進措施，提高醫療服務水平。
二、醫院文書檔案信息化管理的優點
1.有利于對文檔進行查漏補缺
在管理醫院的文書檔案管理時，傳統的管理辦法是對資料進行立卷管理，這樣如果發現資料有遺漏歸檔或者收集不齊全時，就需要拆卷進行重新的整理，但是在拆卷之后由于文件的順序都被打亂了，這樣管理人員就需要重新對資料進行排列和編排，還要進行編抄卷內的目錄，并修改案卷的封面。而在實際工作中利用計算機技術，就可以在資料系統里輸入相關的修改指令系統就可以自動的完成修改，不僅改善了傳統的工作條件，還極大的提高了工作的效率。
2.有利于醫院保存珍貴的文件資料
在醫院傳統的管理文書檔案工作中，在立卷時通常為了裝定美觀而需要對資料做切邊、修邊等工作，但是卻經常會因為不小心而破壞掉資料原有的面貌。但是對文書檔案進行信息化管理，只需要把醫院的資料在計算機上掃描就行，這樣在日常管理應用中直接使用電子文件就可以了，能夠保護好一些珍貴的原始資料，也有利于醫院的信息保存完整。
3.有利于更加快捷準確的利用文檔資料
在醫院傳統的信息管理中，由于是以手工管理資料為主，這樣在實際工作中就會花費大量的人力和物理，同時檔案的信息含量也比較低，在利用信息資料時就容易導致很對問題。但是利用計算機網絡對文書檔案資料進行信息化管理，就可以采用電子目錄對資料進行歸檔，同時也方便對需要的資料進行方便快速的查詢。同時，對資料進行信息化管理還有利于各部門和科室根據需要瀏覽文件，最大限度的實現信息共享，提高對資料的利用率。另外，進行信息化管理還使資料更加直觀、形象，在方便人員檢索利用的同時，還能保障資料的安全備份。
三、采取一定的措施，加強醫院文書檔案管理的信息化建設
1.加強對文書檔案的信息化管理投入
在醫院對文書檔案管理進行信息化管理，首先就需要加強資金的投入，并且配備先進的設備，還要對信息管理人員進行必要的培訓和考核，提高工作人員的業務素質。其次，相關的管理人員需要加強對資料信息管理的詢問和監督，針對其中出現的實際問題要及時的給出解決策略，并且從總體上加強管理，善于利用技術創新。
2.加強醫院文書檔案管理的人才隊伍建設
對醫院文書檔案管理的人才需要具有一定的知識技能和專業技術，因此在實際工作中檔案管理人員就需要掌握現代化的科技信息，并且還要熟練運用各種辦公軟件，學習文書檔案信息化管理的技能和相關知識，具體來說就是檔案的信息管理人員需要在工作中進行科學的管理。另外還需要掌握和文書檔案管理的一些標注化知識，在實際工作中還要掌握信息化管理的應用方式，例如是對檔案的自動編輯、自動索引以及對文書保護環境的自動控制等。針對信息管理人員，還要培養其自學意識，逐漸培養其終身學習意識，以保證檔案管理人員的技能知識可以緊跟時代的發展，并在發展中完善醫院的信息檔案建設。
四、總結
綜上所述，醫院的文書檔案信息是對醫院發展歷史的真實記錄，而文書檔案的管理工作還和醫院的基礎管理有著密切的聯系。隨著信息技術的發展，在醫院里充分的利用各類檔案信息，都將會給醫院的科研、教學、護理、醫療以及對工作質量的評價等打下一定的基礎，而醫院的信息還可以配合相關的科研課題和重點專科等工作順利的開展。因此在醫院的文書檔案信息管理中，管理人員就需要不斷提高自身的業務素質，并且優化知識結構，拓寬知識面，在掌握檔案管理的基礎知識上還可以熟練的掌握處理檔案的方法，使得在現代信息技術迅速發展的情況下也推動醫院的良好發展。
參考文獻：
[1]楊慧安.醫院檔案信息化建設面臨的問題與對策芻議[J].信息技術應用研究.2012，01（14）：67-68
【關鍵詞】財務檔案 電算化 檔案管理 信息化
所謂會計電算化,是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來,更好地參與單位的經營決策,加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是企業會計電算化改革和發展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發展方向。管好用好財務檔案是企業財會工作向高水平發展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數據處理方式發生了變化
在傳統手工會計工作環境下,科目匯總表、資產負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算,使得財務人員的工作量很大,同時也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化會計環境下,只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據需要生成會計報表,這大大降低了財務人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現的錯誤。
2、數據記錄方式和保存介質發生了變化
手工會計方式下,數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數據可能會重復多次記錄。數據保存介質是“紙”介質,保存這些介質需要占用很大的空間,還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環境下,數據保存介質是“磁盤”,磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間,也使數據存取方便,同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外,還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性,不得隨意篡改。在企業信息化建設的過程中,財務保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,是搞好企業財務檔案管理的必然選擇。各級企事業單位實行會計電算化以后,由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件,財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據工作的實踐,總結出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統的財務檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。
第二,傳統的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張,更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
第四,電子財務檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網,通過計算機操作和網絡交流,不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。
第五,電子財務檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點,但也有不足的一面。如具有系統依賴性,即需要一定的軟硬件環境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務軟件的版本數越多,即會計電算化檔案更需要科學的管理。因此,即使實現了財務檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內容
1、搞好數據挖掘和整理,建好數據庫,并及時采集動態數據
檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎,其他的一切工作都建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體,實現檔案管理的信息化,必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地,是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上,必須建立企業財務檔案數據庫,可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫,如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立,立即著手數據的錄入,將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。
2、搞好財務檔案信息網絡建設,提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡,一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務,也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之,網絡財務檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差,實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務檔案管理能力和質量。
3、搞好財務檔案管理輔助決策系統建設,做到定量分析與定性分析相結合,科學管理使用檔案
財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸,最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎,以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段,建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案,并對方案進行比較、分析和優化,最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產物,又是電算化會計活動的客觀表現,在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證,是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證,是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。
1、加強企業財務檔案管理的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊,提高效率。在財務軟件方面,應采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務軟件升級,保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規律的前提下,制定出適合自身發展的行為規范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統,以實現會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程,始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。
五、電算化會計檔案應注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份
根據《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定,賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續;用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉貯;雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患
會計電算化系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。由于硬件系統存在物理易損性,一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因,將導致數據不能被處理,會計工作不能進行。數據處理的準確、高效主要依賴于財務軟件的質量和性能。一旦軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度。一旦程序中出現嚴重的病毒,將會嚴重危害系統的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞,保存的會計數據將會丟失,如果沒有相關備份的話,將給會計電算化系統造成嚴重的損失,嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息,如果數據被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統的實施主體是“人”,但無論軟件質量如何優良,規章制度如何完善,作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用,有制度而不去執行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數據庫中的數據,非法取得口令,都是不行的。因此,企業管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養,增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平,達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。這就要求會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理,并制定相應的管理制度。
4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護
網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系,限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問;采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患,保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。
六、結束語
隨著電子計算機技術、網絡技術的不斷發展,檔案管理信息化代替傳統的手工工作是必然趨勢。目前,檔案管理信息系統已經在各個企事業單位、政府部門廣泛應用。進入WTO后,中國經濟的發展將進入快車道,中國的企業要走國際市場,參與國際競爭和國際分工。加強和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業在財務工作以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的問題,財務檔案管理的好壞將直接影響到企業的管理和效益。我們有理由相信隨著會計電算化事業的蒸蒸日上,會計電算化檔案的管理工作也一定會更出色,我們的工作也將會有條不紊地進行下去。
【參考文獻】
[1] 艾文國:會計電算化[M].北京:高等教育出版社,2003.
關鍵詞：科技期刊；檔案管理；有效利用
引言
在編輯科技期刊過程中，會涉及到很多資料稿件，包括論文原稿、修改稿、抄正稿、介紹信、審稿單、作者與編輯往來信件等資料，在文章發表與推廣后處理的遺留稿外資料非常多。那么，如何有效整理、保存這些資料文件，并挑出沒有價值的資料，對期刊檔案進行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊編排工作順利開展的前提條件。同時，規范的科技期刊檔案管理也為今后的查詢、參考和利用工作帶來了較大的便利性，做好科技期刊管理工作對促進科技事業發展，社會進步都具備十分重要的作用，應該引起我們的重視。
一、科技期刊檔案內容及類別分析
1.技期刊檔案應收集的內容科技期刊檔案內容非常多且復雜，在整理和收錄過程中，主要包括以下幾方面內容：①各種請示與批復文件，包括創刊、停刊和復刊等；②歷屆編輯委員會成員的名單資料；③制定的辦刊方針與章程；④廣告經營許可證和期刊登記證等各類有效證件；⑤出版情況統計報表等資料原件；⑥與其他刊社交換的期刊；⑦編輯委員會會議記錄及定稿會記錄；發行合同、印刷合同和發行計劃文件資料；⑧日常工作中的編輯部大事紀；⑨出版后的發排稿件、出版樣書、校對室校樣資料、作者校樣、每一期的稿外資料，包括原稿、介紹信、審稿單、退修信以及編者作者往來信件等。在復雜多類的科技期刊檔案資料中，工作量最大，最繁瑣的就是稿外資料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、歸檔管理工作，則能大大減少工作量，若一直積壓累計，那么在整理時就要面臨非常浩大的工程量。
2.科技期刊檔案常見類別科技期刊檔案不僅具備復雜、豐富的資料內容，且期刊檔案的管理還需要涉及到期刊報社日常經營管理、全面質量管理的方方面面中。本文針對科技期刊檔案主要內容，將其歸類整理為以下幾個常見的類別：①作者庫、審稿人庫以及編委會檔案；②各項政策法規、法律制度以及相關文件類檔案資料；③各主體之間的往來稿件資料檔案；④學術活動類、學術研究以及人才資料檔；⑤編輯業務檔案；⑥財務檔案；⑦本刊出版物檔案，或者與他刊交換出版物檔案；⑧獲獎資料檔案；⑨宣傳物、評價數據類檔案等等。
二、科技期刊檔案管理的重要性
1.檔案管理是科技期刊發展的重要保障檔案管理是一種常見的文化現象，是對歷史資料、數據的原始記錄與儲存，其在文化層面上反映出經濟物質成分中的精神價值凝聚力，又反映著上層建筑觀念形態。而科技期刊檔案在辦刊過程中記錄了一切歷史數據，全面、真實的記錄并反映出科技期刊在辦刊、經營、發展、管理過程中的具體情況。科技期刊檔案的記錄蘊含非常豐富、深層次的信息資料，在總結日常工作、辦刊經驗教訓的同時，還能成為其指導刊物，從而利用有效的資料數據，研究并開發出有利于自己的信息。同時，科技期刊檔案也可以作為衡量、評價辦刊質量，刊社管理水平的重要指標。此外，從信息資源層面分析，科技期刊檔案還能為刊物可持續發展提供有效借鑒，在保障刊物穩定、長久發展的同時，其資料也具備一定的參考功能、評價功能、服務功能。
2.科技期刊資料是促進科技發展的基礎科技期刊檔案還可作為個人成長歷史的見證資料。一個優秀著名的科學家，個人的成長發展資料以及科技檔案資料必須完整無缺，他的檔案就是自己的真實寫照。珍貴的個人論文和資料還可以用于國內外學術界引用和研究中，例如我國知名傳染病學家李賦京教授，他是國際上首先發現釘螺卵的專家，并在安徽省發現了新的釘螺物種，國內外科學家將其定名為“李氏釘螺”。他的論文資料為國內外學術研究提供了極大的借鑒和幫助作用，為我國消滅釘螺、消滅血吸蟲病做出了非常大的貢獻。此外，科技文獻資料也是促進科技發展的基礎。國家發展科學，構建科學大廈必須要依托堅實的根基，科技期刊資料作為歷代著名科學家辛勤奮斗、累計的資料根基，任何科研工作都需要在根基的基礎上進行深入研究和不斷前進。若科學家和研究學者能有效利用科技文獻資料，不僅能極大促進科技技術的飛速發展，也能為減少人力資源、研究資金和物力資源的浪費發揮出自身的價值。對于科研單位來講，科技期刊資料是對干部任免、職工獎懲、聘任以及出國留學等重要的科學依據。
三、科技期刊檔案管理的主要方式
檔案管理工作需要從多方面、多層次開展，而在時代不斷發展進步的背景下，科技期刊檔案管理方式也必須朝著管理實效性、規范性和科學性方向前進與發展，將傳統的經驗管理轉為科學、動態管理。在對科技期刊檔案進行日常管理過程中，編輯部首先就要做好檔案資料的整理、歸類和保存工作，管理內容一般為日常的文件管理、往來稿件、審稿意見與修改內容等與期刊相關的資料。該階段的科技期刊檔案管理常應用分類管理、按年代管理方式開展，這也是日常稿件和文件的主要管理方式。分類管理則能有效歸類期刊檔案，并按照具體需求高效查找和利用文件資料。現如今，在科技水平和數字化技術飛速發展的背景下，刊社的編輯部門在整理、保存期刊檔案時，也要重視起紙質版檔案資料與電子版檔案資料的協調、平行保存，這種管理方式正是當前數字化時代背景下檔案管理方式的創新。2008年，國家檔案局聯合教育部門制定頒發了《高等學校檔案管理辦法》，并在其中明確提出“高等學校必須對紙質檔案資料以及電子檔案資料同時、平行歸檔，其出版物類型包括高等院校自行編輯出版的學報、本校出版社出版物的審稿單、原稿以及其他學術刊物、樣書出版發行的各項記錄等。在管理電子版檔案資料時，要重點關注檔案資料的安全、保密性，通過在儲存數據資料的計算機上安裝防護軟件和殺毒軟件，設置安全密碼等，并定期對數據進行備份，從最大程度上保障檔案資料的完整、安全性。高校部門的科技期刊檔案管理除了要編輯部進行基礎的整理保存外，還必須向學校檔案室、圖書館提交紙質資料，并加以保存。科技期刊檔案管理資料作為檔案管理基礎內容，其必須積極配合學校檔案管理具體要求，制定科學的檔案管理制度，對其提出詳細、準確的管理要求，以此保障科技期刊檔案管理整體質量。
四、科技期刊檔案工作管理工作
1.對下發文件進行歸檔科技期刊所采用的是審批制度，因此科技期刊是不能由個人隨意辦刊，科技期刊的辦刊人員主要是學會、協會等學術機構所設立的期刊編輯部，科技期刊辦刊過程中需要嚴格遵守出版要求，同時也要嚴格遵從所屬單位的各項工作要求。科技期刊的負責人需要根據文件資料下發的年份、單位以及內容進行分類歸檔，對下發的重要文檔需要進行備份存檔，避免由于留存時間過長出現文件破損問題。對于下發的行政文件需要細細瀏覽，在對其進行全面閱讀了解后，再對文件進行存儲分類。
2.對稿件相關資料進行歸檔稿件相關資料為作者信息、手稿記錄、稿件查收記錄以及專家審稿意見等，對于科技期刊編輯人員而言需要將稿件相關資料進行有效分類歸檔。由于現階段科技期刊主要采用網絡采編系統來進行稿件收稿、外審以及退修等工作，因此能夠有效提升科技期刊編輯工作的工作靈活性，同時也便于稿件相關材料的存稿。管理人員不僅可以借助采編系統對稿件資料進行檔案管理，同時也可借助專業的檔案管理軟件進行材料管道。為了避免電子檔案由于多種因素造成稿件材料丟失，可配備不聯網的電腦對文件進行備份保存，同時也可選用線上數據庫進行保存。
3.對稿件財務工作資料進行歸檔科技期刊中的稿件財務主要是指辦公經費、稿件相關經費及其他費用。涉及到期刊經費的管理工作極為重要，為此需要做好稿件財務工作的歸檔工作。科技期刊負責財務工作的管理人員需要嚴格按照產業規定執行財務紀律，對不同類型的經費材料進行分類管理，對部分重要材料進行備份留檔，在進行工作交接過程中，需要在第三方監督下完成交接工作。
五、科技期刊檔案有效利用的具體建議
1.增強檔案管理與利用意識規范、有效的意識是保障科技期刊檔案充分利用的基礎與前提，意識層面的作用不可忽視。無論是編輯部人員還是部門領導者，都必須不斷提升自身的檔案意識和情報意識，積極主動、大力支持檔案資料收集，并參與進去，發揮自身的作用。同時，提高檔案資料利用效率，最大程度開發科技期刊檔案資料信息價值。總之，在科技期刊檔案管理與應用過程中，作為最基礎的因素，各個人員必須不斷增強服務意識、主動意識、發展意識和共享意識，為提高檔案資料管理與利用工作成效做出不懈的努力。
2.樹立“以人為本”理念，科學開展檔案管理與利用工作刊社編輯部在管理科技期刊檔案時，存在缺乏專門管理人員的問題。檔案人員配置缺失的情況下，編輯人員的壓力就變得非常大，并對他們自身的檔案管理水平提出了嚴格的要求。編輯人員不僅要具備充分的檔案管理意識，還需要在日常中學習各類先進的檔案管理方法與有效利用技能。但由于編輯人員在從事檔案管理工作時大多都是“半路出家”，因此重視專門檔案人員的培養非常重要。將科技檔案管理工作責任到人，要求編輯部門的所有人員都必須樹立起“以人為本”的理念，深入掌握檔案管理工作具體要求、特點和規律，科學開展檔案管理與利用工作，不斷提高檔案管理工作效率。
3.建立完善的機制，創新科學方法開展檔案管理與利用工作科技期刊檔案的管理與利用應形成一個系統的機制，并在不斷更新和完善中服務于日常工作。刊社編輯人員和高校檔案管理人員必須積極創新新的管理方式，更新自己的知識內容，自覺積累、利用檔案資料，探索信息資源獲取新渠道，將檔案的整理工作轉為二次開發利用，變被動服務為主動服務。在創新檔案管理方式時，要將信息資源的收集、整理和優化工序積極與先進技術相結合，使其朝著先進化、有序化前進。例如，應積極實現檔案資料信息化處理與信息化儲存、信息化采集、信息服務的網絡化等。
4.借助檔案積累科技期刊的辦刊經驗科技期刊檔案能夠為期刊編輯部提供各項工作管理需求的檔案材料，同時也是科技期刊進行年終總結以及評刊的重要參考材料。科技期刊檔案作為記錄刊物發展歷程重要載體，能夠為刊物日常管理工作的開展提供有效保證，同時豐富科技刊物的管理人員的管理經驗。對數據檔案進行評價管理，能夠幫助科技期刊找出自身與同類刊物的差距，有效提升科技期刊的辦刊水平。借助數據庫中的相關數據對其進行同類刊物評價比較，借助橫向比較以及縱向比較，找出科技期刊與其他同類刊物的之間存在的變化，對影響科技期刊發展的有利因素以及不利因素進行探究，并提出相應的刊物整改措施。需要保證科技期刊檔案管理資料的完整性，為科技期刊評比材料的提供打下堅實的基礎。科技期刊的獲獎與選擇系統性材料有著極大的關聯性，為此科技期刊編輯部需要重視檔案的收集管理工作，通過對獲獎資料以及宣傳物圖片檔案進行大力宣傳，繼而有效提升科技期刊的知名度，為科技期刊辦刊方式的創新提供參考。辦刊協作單位以及廣告業務檔案是科技期刊經營模式創新的重要信息來源，為了實現對刊物客戶資源的有效穩定，編輯部門需要利用相關檔案與刊物內的業務單位及時進行溝通聯絡，利用科技傳媒的應用優勢為科技期刊發展提供保障。
5.借助檔案對科技期刊辦刊資源維護網絡投稿系統的建立應用能夠給稿子資源的電子化管理帶來便利。對于科技期刊管理者而言，審稿專家、作者以及協作辦刊單位等都是刊物的重要社會資源、學術資源，為此科技期刊管理人員需要不斷更新專家庫檔案資料，對撰稿人的科研動態進行實時跟蹤交流，同時也要對刊物內的審稿隊伍進行優化，實現與行業內專家學生的實時跟蹤交流，實現對科技期刊辦刊資源的有效維護。
關鍵詞：復式記賬原理；本科教學評估；檔案管理
教學檔案是高校本科教學評估的重要依據，各高等院校都根據國家教育部頒布的《普通高校本科教學工作評估指標體系》制定了相應的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規定，但是原始材料的系統性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學士學位授予權的評估，新專業評審等，在根據不同評估指標體系進行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉而發生遺失現象。
一、會計循環與檔案管理流程
通常情況下，企業以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎，以記帳憑證為依據，對財物的進出進行分類登記，全面連續系統地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環往復的過程，這個過程叫做會計循環。它通常包括以下幾個環節：
(一)開設帳戶：根據企業歷史交易情況開設總分類帳戶，設置會計科目。
(二)會計分錄：根據會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。
(三)過帳：將分錄簿記錄的內容過到相應的總分類帳戶中。
(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。
(五)編制財務報表：通過編制財務報表說明本會計年度內會計主體的財務狀況、經營成果和現金流動。
會計循環的具體圖示如下：
與會計循環類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統計、分析等工作環節也是一個連續的動態管理過程，前后繼起，環環相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現象的發生。但和會計循環不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據教學常規工作先編制目錄索引，建立目錄與數字代碼之間的對應關系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，交接和流轉情況。然后開設總分類目錄，根據總分類目錄，設置文件盒。依據內容需要，建立統一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：
二、會計科目與檔案目錄
會計科目是對會計對象的具體內容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內容進行會計核算和監督，就需要根據其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經濟內容有很大不同，在經營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點，還應該根據經濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。
(一)目錄設置必須結合教學主體的特點。即根據教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結果的目的來確定應該設置哪些檔案目錄。
(二)設置檔案目錄必須滿足本科教學工作評估指標體系的要求。一是要符合國家本科教學工作評估指標體系的要求來劃分教學業務檔案的類別，設定分類的標識；二是要符合高校自身教學管理的要求，以便于為高校的常規活動、項目決策及信息管理。
(三)設置檔案目錄要將統一性與靈活性結合起來
由于各高校的教學管理制度和教學活動有一定差別，因此在分類目錄的設置上，需要將統一性與靈活性相結合。所謂統一性，就是在設置檔案目錄時，對指標的設置標準、口徑需要統一。所謂靈活性，就是在能夠提供統一指標體系的前提下，各個單位根據自身的具體情況，設置或者增補反映本高校特色項目的目錄。 轉貼于
(四)設置檔案目錄的名稱要簡單明確，字義相符，通俗易懂
檔案目錄作為分類標識，要求簡單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡單明確是指根據教學活動的特點盡可能簡潔明確地規定科目名稱；字義相符是指按照中文習慣，能夠望文生義，不致產生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數人正確理解，也能夠為高校之間的學習交流提供便利。
(五)設置檔案目錄要保持相對穩定性
為了便于在不同時期分析比較教學評估指標和在一定范圍內匯總各項指標，應保持檔案目錄相對穩定，盡量不要變動目錄的名稱、內容、數量，使分析指標保持統一性和可比性。
根據以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級目錄名稱對照表：
在一級目錄下，為方便查找和管理，還可以下設二級目錄和三級目錄。此外，對于跨連續幾個學期的教學檔案，如 ：專業建設，實踐教學體系創建，實驗教學區，產學研基地等項目可以靈活處理，單獨開設獨立的目錄，突出反映學校的辦學特色，而不必仍以一個學期作為檔案的管理周期。
三、財務報表與文件匯編
會計財務報表是根據日常會計核算資料定期編制的，綜合反映企業某一特定時期財務狀況和某一會計期間經營成果、現金流量的總結性書面文件。它是企業財務報告的主要部分，是企業向外傳遞會計信息的主要手段。我國現行制度規定，企業向外提供的會計報表包括資產負債表、利潤表、現金流量表、資產減值準備明細表、利潤分配表、股東權益增減變動表、分部報表和其他有關附表。會計報表為評價企業經營業績和改善經營管理提供重要信息；為國家經濟管理機構進行宏觀調控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進行決策提供有用信息。
與之相類似的是，本科教學評估過程中通常要求提供三個部分的材料，即：（一）自評匯報材料，也就是《自評綜合報告》。它是在利用原始檔案的基礎上，進行歸納后重新撰寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學工作的基本情況，使專家看了以后能對學校本科教學的整體水平作出價值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的檔案經過統計分析等加工處理而來，作用是支撐自評材料中所反映出的對自身教學工作所作出的正面評價，起到增強說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內各部門所保存的原始檔案直接轉化而來的。其中，備查材料的準備在每學期平時的資料整理過程中已經完成，在迎接本科教學評估的準備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內容的查漏補缺工作。佐證材料部分應在學期末聘請專人對各部分材料進行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內容，裝訂成冊，總結學校在辦學過程中的進步和不足。自評匯報材料起到了會計財務報表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎上進行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報告，是全面反映本科教學水平的總結性書面文件，此部分通常于本科教學評估前一個月內完成。
四、結束語
教學檔案材料內容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據教學規律和教學工作性質并結合學校自身特點建立行之有效的檔案管理辦法，對于整個教學管理工作的組織及日常檔案管理的質量具有重要意義。本文借鑒財務會計賬目處理的方法對檔案管理進行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學檔案管理的有效方法，是學校教學改革與發展的基礎保證，是每一個檔案管理工作者的不懈追求。
參考文獻
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［關鍵詞］ 會計檔案；管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004
［中圖分類號］ F232 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）10- 0008- 02
1 電算化會計檔案的特點
眾所周知，傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級企、事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。筆者根據工作的實踐，總結出會計電算化會計檔案具有以下一些顯著特點：
（1）會計電算化檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據。即會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。
（2）傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
（3）會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤，即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
（4）會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
（5）實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數越多，即會計電算化檔案更需要科學的管理。
2 當前企事業單位會計檔案管理存在的問題
2.1 會計檔案管理法規不完善
有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。
2.2 網絡的安全隱患
首先，計算機系統由許多部分組成，每個部分都有薄弱環節，極易遭到攻擊或破壞，如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統的自身安全和保護功能也非常薄弱，網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用，會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。 2.3 從業人員的業務素質偏低
檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業知識，電子檔案管理意識薄弱，導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。
3 會計檔案管理解決措施
（1）規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作規范會計檔案管理工作，需要做好以下3個方面：①訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。②綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。③各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
（2）確保會計檔案安全。①要完善管理制度，根據相關法律法規和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護措施，根據其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據，保證數據的完整性。③對傳輸、存檔的會計檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施，即使數據丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數據，保證其不會泄密。④對保存有會計檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統內部局域網，與Internet互聯網物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數據被破壞。
（3）加強會計檔案人員知識培訓，提高會計檔案管理人員的綜合素質。綜合素質既包括思想素質、業務素質，又包括職業道德。會計人員是會計檔案整理的第一責任人：①必須做到嚴格自律、廉潔奉公，保持獨立公正的立場正確運用自己的職能和權力；②會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應按照專門檔案進行專業化管理。會計檔案的專業化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學知識，還應具備財會方面的基本知識，能夠熟練使用現代化的管理手段，運用現代化管理軟件。因此，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育。
（4）完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。
（5）加大會計檔案的監管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
總之，企事業單位財務部門要依據會計檔案管理形成的規律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息優勢，提高會計檔案利用效率，更好地為企業事業單位經濟運行提供服務。
主要參考文獻
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［2］李新惠．電算化會計檔案應注意的問題［J］．檔案管理，2002（5）．
