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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案一體化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2016）02-133-001
早在1985年6月，國家教委和國家檔案局聯合印發《關于發展和改革檔案學教育的幾點意見》中，就提出了“檔案、圖書、情報一體化”問題。信息資源是要為社會服務的，實現資源的共享是信息化時代必須要解決的問題。因此，圖書情報和檔案管理這兩個原本獨立的工作最終走向了聯合，成為新的符合市場經濟發展的信息產業。
一、圖書情報檔案一體化管理涵義
圖書、情報、檔案一體化管理指的是把三者原本“獨自為政”的系統整合為一個整體的管理方式。一體化管理圖書情報檔案，就是努力找尋或選擇三者的最佳功能點，突破三者之間的種種界限，增強圖書、情報、檔案工作之間的合作與協調，利用遠程存取、網絡互建、分布式收藏、資源共享等策略，達到信息、信息標準、信息相關工作人員、信息設備設施與技術等因素相互間的磨合與適應，給予圖書館使用人員一體化的集成式服務。
二、圖書情報檔案管理一體化的必要性分析
1.圖書情報和檔案管理的一體化是大數據時代的必然要求
資源的整合造成了現代商業的繁榮發展，信息的全球化開始對商業的發展走向產生巨大影響。在現實的商業環境中，各家公司都十分注重商業信息的收集，越多的信息就意味著在做決策時能夠考慮的更加全面，對于決策的合理性和前瞻性都有很好的幫助。圖書情報和檔案管理正是由于這樣的特點，大量的信息和數據在這兩個系統中進行體現，成為信息快速傳播和掌握的重要平臺。
大數據時代要求的是將盡量多的信息在一個平臺上進行提取和整合，使決策者全方位多角度進行事物的判斷，目前這個正在快速發展的系統叫作“云系統”。因此，圖書情報和檔案管理這兩個同屬于一類的信息系統合并起來，就成為了一個必然。
2.圖書、情報、檔案一體化是經濟和社會發展和信息技術發展的需要
隨著知識經濟時代的迅速發展，知識、技術等要素在經濟增長中的作用不斷增強。社會組織之間的依存度增強，社會各界對信息資源需求質量不斷提高，并且呈現多元化的趨勢。將檔案、圖書、情報集為一體，實行一體化管理，形成綜合性信息網絡，有利于檔案、圖書、情報資源的融合與集成，進而為社會提供多維的、綜合的、一體化的信息服務，以滿足社會主義現代化建設各項事業的需要。
3.圖書情報和檔案管理的聯合成就了一個新的行業
并不只有資本才能成為資源，隨著經濟發展的演進，獲取信息的重要性甚至超過了資本在商業運行中的地位。在以圖書情報和檔案管理這兩個系統進行合并的典型案例背后，是一個新興行業的迅速崛起，那就是通過對信息的收集、分析和提供行業咨詢的信息咨詢行業。信息咨詢公司通過對某一領域的信息進行全面收集，并且進行專業的分析，再將這些分析結果提供給自己的客戶，通過這種方式從信息流中衍生出了新的先進的生產力，不僅使經濟的發展更具合理性，并且避免了很多因為重復投資帶來的浪費。
圖書情報和檔案管理作為兩個典型的信息系統，走向聯合能夠為現代經濟的健康有效發展提供很大的幫助，同時二者的聯合本身就是一個經濟產業，參與到經濟發展中，使發展和決策變得更加合理。
三、實現圖書情報檔案一體化管理的有效途徑
1.整合資源，搭建一體化網絡平臺
以網絡為平臺，建立以國家圖書館、情報中心、檔案館為節點，以省市圖書館、情報中心、檔案館為網點，以各基層單位圖書館、情報中心、檔案館為成員，最大限度地實現圖書、情報、檔案三大系統之間的文獻資源的交流與共享。各系統以其所擁有的信息資源的組織、轉換與開發為主要任務，共建電子信息資源體系。這樣圖書、情報、檔案所包含的信息都可以融入到一個虛擬的世界之中進行一體化管理。這個共建的一體化電子信息資源體系在實現一體化管理的同時，還能實現圖書、檔案信息資源的統一檢索和利用，更好地為用戶提供服務。
2.加強宏觀管理，統一制度標準，政府出臺相應的法律法規
從全局出發，加強統一的規劃和管理，制定統一的規范，對工作中的各種行為加以控制和約束；改變三個獨立的工作系統各自相對封閉、孤立的狀態，理順專業系統和各方面關系；加強三者橫向聯系，盡快實行檔案、圖書、情報實體的相互交叉管理。只有制定了統一的、權威的機構和系列的規章制度，實現了管理制度的一體化，才能使三個獨立但本質上又相同的工作系統在統籌安排、全面規劃下互相溝通、互相補充、互相協調、互相配合、協調發展。行業內部應該出臺統一的業務標準，為不同機構不同地域制定相同的游戲規則，以保證其于未來能夠統一接入到一體化的網絡當中。只有有了法律法規和業務標準規范的支持，圖書情報和檔案管理的一體化才有更好的實施空間。
3.鼓勵各部門進行二者一體化實踐探索
針對我國一體化建設過程中的種種辯論和現實情況，國家應該在出臺相應法律法規的基礎上，鼓勵各圖書館、檔案館及相關機關、單位參與到信息一體化的實踐中來。加大信息一體化的宣傳力度，從宏觀和微觀兩個角度分別從國家和個人的層面對信息一體化的各項優點進行闡述和宣傳，樹立起現代化的信息一體化管理理念。另外，政府應該主導一些論壇類的活動，鼓勵各圖書館、檔案館及相關機關、單位建立起立體多層次和廣維度的一體化管理和協調組織，探索出一條符合中國經濟發展現實情況的一體化管理模式。
參考文獻：
[1]辛楊.我國圖書、情報、檔案一體化管理研究[D]濟南：山東大學，2012
隨著醫療體制改革的不斷深入發展，我國醫院在管理制度與管理模式上進行了重大變革，特別是在醫院的檔案與圖書管理工作上。對圖書檔案的管理雖然已逐漸獨立成醫院管理中的兩個相對獨立的體系，但其管理上卻有一定程度上的相似點，通過一體化管理工作的研究，能夠真正促進醫院管理工作的優化與發展。
一、圖書檔案一體化管理的優點與可操作性
（一）一體化管理的優點。經過傳統醫療機構的改革變遷，使醫院的管理工作中將圖書管理與檔案管理區分開來，形成兩個相互獨立的體系進行管理，而其中缺乏良性互動，導致嚴重的資源和信息浪費，而在管理層面，又因為兩者之間的密切聯系，使之經常出現管理交叉和重復管理的現象。在醫院的圖書檔案信息，應服務于醫院的各級醫療人員和管理人員進行實時查閱，并確保信息的準確性和全面性。但相對獨立的管理使其在實際工作中無法滿足對信息查閱的需求。因此，對圖書檔案的一體化管理，能真正增強兩者之間的良性溝通，將醫院的相關信息管理形成網狀數據庫，使其涵蓋醫院工作的全局內容，實現醫院內部的實時資源共享。比如，在醫院中進行的醫療科研項目中，申請課題、堅定立項、開發到結尾中的相關工作，都可依賴醫院的圖書檔案信息進行。不僅如此，課題研究后對相關材料進行的整理歸檔工作，能為今后的相關課題研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循環利用與保管。
（二）一體化管理的可操作性。科技的不斷發展為人們的生活和工作帶來了更多選擇，特別是在信息化技術的幫助下，信息化管理能真正滿足社會工作中對信息的及時性、廣泛性需求，醫院管理中的信息管理亦是如此。作為信息管理中兩個重要組成學科，圖書館學與檔案學不論是基礎知識理論、認識論和方法論上都存在著很大程度的相同，甚至一些研究領域已逐漸實現了認知上的統一。因此，在醫院的管理中，將圖書檔案進行一體化的管理能幫助醫院形成涵蓋更加全面信息網絡，從而為醫院各項醫療和科研提供服務。
二、醫院圖書檔案一體化管理工作的展開
（一）提升信息資源有效利用率。圖書和檔案，其真正價值在于被使用，為醫院的相關工作提供參考。由此可見，在醫院圖書檔案一體化管理中，信息數據的優化尤為重要。網絡信息技術的接入能改變醫院館藏結構上的單一、彌補數據信息上的缺失、提升整個信息處理和調取速度。一體化管理能確保數據信息資源的最大化利用，提升其有效利用率，服務于醫院的相關醫療活動與項目。
（二）在圖書檔案管理的各自體系中獲取改革靈感。在傳統管理辦法的影響下，一體化管理在開展之初難免受到非議。要想將一體化管理的優點進行傳播，讓更多人理解，就要對圖書和檔案管理體系的特點進行不斷整合，進而推動管理工作的發展。對醫院的檔案來說，大多數的館藏檔案內容相對時間較為久遠，其珍貴程度也相對較高，而相對來講，圖書與資料的信息數據則相對較為新穎，在實踐層面，兩者都具有不可替代的參考價值。檔案管理主要為醫院的各級部門管理人員、維修人員和財務人員服務，而圖書管理則針對醫療、研究、醫護、技術人員。由此可見，兩者都具備相對獨立的特點，但在一體化管理下并無實際沖突，反而因其管理范圍涵蓋面較廣，成為一體化管理的改革基礎。在一體化改革中，圖書和檔案是數據信息的主要來源，需要進行整體上的分類、整合與管理，才能對信息數據進行深刻的了解和運用，真正發揮圖書和檔案的使用價值。
（三）提升配套服務工作質量。對數據信息進行利用的過程，就是根據圖書或檔案資料的幫助，進行相關研究產生新數據信息的過程，在醫院的研究和建設中，這種新數據具備更高的使用價值，這種本質也體現了知識經濟時代的數據信息管理特點。在醫院簡稱圖書檔案館后，工作人員應注重配套服務工作的完善與優化。比如，創辦醫院內部的《醫學快訊》，介紹醫療上相關方面的最新指示，帶領醫院各個科室主任參加座談會或交流會等，針對醫院圖書檔案館的管理與臨床醫療運用之間聯系的加強進行了解與溝通，幫助院方實習醫生更加便捷的獲取館藏資源中的信息數據進行論文的撰寫和創作。
（四）專業化人才的引進和培養。在醫院的圖書檔案一體化管理改革中，專業復合型人才隊伍的打造十分必要，它不僅是對檔案、圖書管理專業化的保障，也是對管理工作的現代技術人才支撐。具體可通過在醫院內部培養和從外部引進兩種方式進行隊伍的構建。在醫院內部，定期組織相關科室之間的溝通與交流，促進在醫院內部進行臨床與實踐知識的再教育，同時，從現代管理知識方面、現代化設備運用方面和外語方面引進專業化人才進行具有針對性的培養，在此過程中培養既了解圖書管理又能勝任檔案管理的綜合性人才，能夠充分利用網絡信息技術進行信息的整理和優化運用，真正實現醫院檔案圖書信息的一體化管理。
關鍵詞：醫院 圖書檔案 一體化管理
近些年來，隨著我國醫療機制的改革與深化，醫院的管理模式發生了重大的轉變，對于醫院圖書與檔案的改革工作也進行得如火如荼。本文首先對于醫院圖書檔案一體化管理的優越性與可行性做出歸納與表述，其次對于如何進一步做好醫院圖書、檔案一體化管理工作做出相應探討，希望經過摸索與實踐，醫院圖書館檔案一體化管理工作能夠得到進一步發展和完善。
一、醫院圖書檔案一體化管理的優越性、可行性
1.醫院圖書檔案一體化管理的優越性。以前圖書、檔案管理是兩個單獨的體系，各立門戶，無往來以及通信，因此浪費掉不少資源與信息，且在提供的信息中存在重復與交叉現象。對于醫院信息資料，要求醫院各級管理人員以及醫療人員能夠及時、準確、全面地提供，但是圖書和檔案的各自獨立性使得實際工作難以滿足以上要求。但是，如果對醫院圖書、檔案進行一體化管理，便實現了兩者的融合與交流，有效轉變信息管理的單一模式，更使得工作人員對于全局觀念的統一意識有了進一步的提高，有利于實現資源共享。例如：醫療科研項目，從課題的申請、立項、開發到結尾的鑒定，都能夠有圖書和檔案的信息提供利用。此外，在課題研究結束，科研材料歸檔之后，能夠方便再次立項課題重新利用，有利于形成信息保管、開發的良性循環。
2.醫院圖書檔案一體化管理的可行性。隨著科學技術的不斷進步與發展，基于社會廣泛、迫切的需求，對于圖書、檔案的利用日益要求公開化。另外，由于圖書館學、檔案學是知識信息管理的兩大學科，兩者之間在認識論、基礎理論、方法論上幾乎相同;甚有某些區域已將兩者實現統一。由此可見，圖書、檔案事業的發展必然走向一體化，通過一體化的管理，能夠使得其形成綜合信息網絡。
二、進一步做好醫院圖書、檔案一體化管理工作
1.圖書、檔案管理一體化，確保信息的充分利用。不管是圖書還是檔案，因為被利用，所以才能體現其價值。因此，應當在信息的優化上下一番功夫。首先，經過網絡以及計算機的技術，將館藏結構的單一性、信息不全、提供速度緩慢等問題進行解決。其次，圖書、檔案管理一體化使得圖書、檔案信息在其有效期內能夠更大化地發揮出利用價值，及時為醫院各項目提供服務，確保信息能夠被充分地利用。
2.根據圖書、檔案各自特點促進一體化管理的健康發展。在圖書、檔案一體化管理的建設初期，勢必無法得到多數人的接受。因此，若想要突出兩者一體化的優勢，就需要針對兩者各自的特點整合資源，互幫互助，進一步做好管理工作。由于館藏檔案所記錄的大多是歷史，越久越珍貴，而圖書以及文獻資料所提供的大部分是較新的信息資料，兩者從時間上可以反映出其價值與取向。醫院職能部門的管理人員、后勤基建部門的維修人員以及財務人員是檔案管理所服務的對象;醫療、醫護、研究、技術人員則是圖書管理所服務的對象。因此可以看出，兩者都有其自身特點，但對于一體化的管理來說并沒有沖突，反而是一體化管理的基礎。圖書、檔案作為信息資源，在管理上需要整合與配置，進行信息深層次的加工，方能突出其共享優勢。
3.圖書檔案館成立之后，做好綜合服務工作。無論是圖書還是檔案，在通過利用之后產生的新信息更加具備價值，同樣這也是現代知識經濟時代信息的管理本質。對于此方面，圖書檔案的管理人員應當主動地做好其工作。例如：院內自辦《醫學快訊》，對于網上的新知識進行介紹，召開學科領域帶頭人、科主任進行座談會等，對于圖書館檔案與臨床科室兩者之間的聯系進行主動地探討與溝通，了解院內對于圖書館檔案的利用需求，對學術論文進行講評，使得實習醫師撰寫論文時能夠充分利用館藏資源和文獻進行創作。
綜上所述，圖書與檔案雖然屬于不同的文獻資源，但是都有自身的特點以及各自的理論體系，同樣也呈現出不同的價值形象，但是作為客觀的存在，兩者之間不但有著相同、相似的載體，且管理手法以及服務方法也高度吻合。所以，圖書與檔案的一體化管理是信息社會發展必然的趨勢。但是一體化建設是長期、艱巨、復雜的任務，需要相關部門以及政府、醫院的共同努力，才能更好地實現一體化的發展。由此可見，醫院圖書館檔案一體化管理需要經過不斷摸索與實踐，醫院圖書館檔案一體化管理工作才能夠得到進一步發展和完善。
參考文獻
[1]羅瑩.醫院圖書檔案一體化管理分析探討[J].計算機光盤軟件與應用，2013（12）
藥品和其它企業的產品有所不同，藥品的特性決定了藥品的質量必須合格，藥品質量直接關系到人的生命安全，因此藥品的質量是其特性的根本所在。藥品從研發流程、注冊、批量生產一直到上市銷售，都必須具備嚴格的程序以控制其質量。
藥品生產企業從對藥品進行研發開始，目的就是為了將其標準化、批量化帶入市場，以滿足患者治療需求，同時收獲一定的經濟效益。而上述從藥品雛形到銷售，都是一個系統性的、緊密聯系的過程，該過程就是藥品的一體化。因此可知，藥品生產企業中藥物檔案的設計以及研究檔案的出現，都是以藥品為中心進行的工作，研究檔案和藥物檔案最終都是對藥品的一個整體性反映，也屬于一體化的完整工作流程。
藥品從研發階段開始，到注冊、生產，最終進入市場銷售，這一過程是新型藥物誕生的完整過程。以此而言，與藥品相關的資料和文件也會及時記錄在案，并歸類至檔案中，該檔案就成為了相對完整的、具有新意義的檔案，也就是藥品注冊檔案。藥品的注冊檔案是藥品生產企業的研發標準、生產技術等相關重要項目的綜合體現，因此其重要性不言而喻，藥品企業的管理者也應該對其進行高度的重視。
二、探索藥品生產技術檔案的新管理模式
我國頒布的《藥品GMP認證檢查指南》以及《藥品生產質量規范》中，對藥品企業的質量管理部門進行了硬性要求，即這些部門建立藥品檔案時應該以其種類為依據，能夠隨時調出藥品的質量變化和種類審批流程，同時，安排專人對其進行管理。
通過了解，藥品生產技術檔案的內容有以下幾點：第一，對藥品進行介紹，例如藥品名稱、規格、配方、生產工藝和流程等方面；第二，申請和審批藥品的相關文件，如注冊藥品的證書、藥物使用標準、藥物的不良反應和禁忌等相關內容；第三，生產質量標準以及藥品主要原料和成品的質量標準。
上述質量檔案是對多種藥品檔案的歸納。我國目前藥品生產企業有如下問題：藥品的科研、注冊、質量等方面的檔案管理沒有明確的責任分工，且沒有明確的管理標準和名稱統計，檔案之間互相重疊，對企業的檔案管理帶來了嚴重的負面影響，最后導致藥品生產企業陷入了管理雜亂、無序的泥潭中。藥品生產企業不同一般企業，比較特殊，如果希望促進其檔案管理進一步完善，那么就必須將相關規定修訂得更加切實，藥品生產企業對于檔案的一體化分類管理應該更加熟練，將藥品的注冊、科研、質量檔案進行有機綜合，最終形成獨立運營的檔案類別，通過不斷完善和科學化的手段對檔案進行管理，推動藥品生產企業效益的穩步提升。
更重要的一點，是令藥品具有源頭的可追溯性。這也是GMP的基本要求。
三、建立完善的檔案一體化管理模式
我國一直實行的是GMP藥品認證管理制度，而該制度的不斷實施，對我國藥品生產企業帶來了創新和變革。相關企業在發展潮流中，遵循藥品檔案統一管理的原則，及時建立檔案管理部門，對所有藥品檔案進行一體化管理。該一體化檔案的內容應該有以下幾類：藥品注冊時所登記的信息、在批量生產時的所有記錄、GMP檢查和系統數據、藥品不良反應測試結論、藥效穩定性測試結果、藥品質量文件等相關資料。
一、方便管理，讓資料具備完整性
基建和設備之間是互相關聯的，設備將基建作為依托的對象，基建是設備主要的承載體。通常情況下，醫院中的大部分診斷類設備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關診斷設備。這些設備不論在場地方面還是環境方面都有明確的標準，而且設備的資料也是有相關要求的。基建部門會依據廠家的技術需要進行針對性的施工，在設備完成以后就可以投入使用。在定期的維護或者是改造環節中，不僅要對設備檔案做好檢查，同樣還應當根據基建檔案的相關內容進行合理的維護以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進行保存是較為方便的。在工程設計單位中，在對特殊醫療設備設計過程中，應當需要專業人員對其進行設計，由于專業設計公司是依據不同設備技術內容以及相關標準要求進行設計的，是單獨完成的基本建設。
（一）制定設備檔案資料收集歸檔制度。在進行設備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯系，從科室的使用申請流程一直到上級的批準，在進行采購、招標等環節的實施，期間需要經歷的環節較多，而且時間花費很長，手續也繁瑣，尤其是在采購進口醫療設備時，手續不但復雜而且也存在時間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應當和有關的科室、設備采購方面制定恰當的方案，從而能夠在短時間里面將設備采購所需要的資料都收集齊全。
（二）提前介入設計、施工過程，收集完整的基建設計和建設資料。對于醫療設備中的采購和基建工程的實施，兩者是同時進行的，相關人員在對設備進行采購的前期階段中，設備應當具備一定的實用性，人員是否具備使用資格，是相關人員首先要考慮的問題。所以，在設備建設的準備過程中，檔案管理人員應當參與進來，制定恰當的檔案資料內容，并且與相關人員之間進行交流，確保工程進度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時出現資料不合理的現象，應當第一時間進行處理，從而確保檔案的完整性。
二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式
醫療設備作為醫療衛生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個原則不斷地更新發展。在這個醫療設備維修維護、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設備和基建的相關資料。而在醫院管理中，一般基建部門和設備部門是分開的兩個獨立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時，兩個部門根據各自的要求，分類整理，單獨排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時帶來了不便，有時既要調閱基建檔案，又要查詢設備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時還查詢不到需要的資料。基建檔案和設備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節省利用者的時間。原來在上級行政管理和質量監測部門檢查時，每次都要兩個科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節省人力，利于政府部門的檢查。對無法進行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設備配套的工程設計單位設計的施工圖及竣工圖復制一份藍圖存入設備檔案，以供設備在維修維護、改造更新時使用，也不失為一種好的方法。
三、基建和設備檔案一體化管理，可以方便后續形成的檔案歸檔
因設備屬固定資產，在有些非醫療單位，將設備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設備安裝完畢，設備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會有大量的維護、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動中，會形成大量檔案資料，特別是設備更新改造過程中需要對場所設計變動形成的資料進行歸檔，而這時設備與基本建設已經脫鉤，想把基建變動的資料加入基建竣工的檔案中已經不可能，這些資料單獨存放容易丟失且不利查詢。基建檔案和醫療設備檔案一體化管理可以解決這些問題。設備檔案一臺一檔，按件編號，變動的資料可以隨時添加進檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發，實行一體化管理也是必要的。
四、從利用實際出發，在基建和醫療設備檔案卷內目錄中設置互見號
因醫療設備使用管理上不斷變更，有的同類設備有多臺，因工作需要有些醫療設備會在不同科室間調撥使用，有些科室也會搬遷。而在整理醫療設備檔案編制案卷目錄時，為便于分辨查找，會在分類號內加入科室代碼，經過調撥的醫療設備無法重編分類號，給案卷的查找帶來了一定的困難。一般互見號設置在卷內備考表內，但有時一個基建案卷內保存幾個項目的資料，互見號在備考表中查找不便，而在基建檔案和設備檔案卷內目錄內分別設置互見號欄，把匹配的基建或設備案卷號填在欄目內，這樣在查詢時就可一目了然，便于分辨，縮短查找時間，提高查詢的準確度。
關鍵詞 檔案 圖書 聯系 管理模式
檔案與圖書產生和發展的過程，檔案與圖書同宗同源，它們之間有著密切的內在聯系，歷史發展至今天的信息社會，檔案、圖書實行一體化管理，建立“二位一體”的文獻、信息中心，實現部門之間的橫向聯系和協作，最大范圍地發揮信息資源的作用，這是檔案、圖書事業發展的必然趨勢。
一、檔案與圖書工作間的聯系
由于檔案與圖書兩學科間的密切聯系，所以也就由此產生兩者工作間的密切聯系。檔案工作一般包括8個環節，即收集、整理、保管、鑒定、統計、編研、檢索和提供利用；圖書館工作的4個環節是收集、整理、保管和利用。兩者雖然在工作環節上有所不同，但歸納起來，都包括兩個方面：即基礎工作和提供利用工作。另外檔案工作與圖書工作的目的、意義，甚至在工作方式上也都有相同之處。
（1）檔案和圖書的收集和整理都是做好檔案工作和圖書館工作的基礎。1）檔案和圖書都是做好檔案工作和圖書館工作的物質基礎和先決條件。檔案館和圖書館之所以稱其館就是因為都收藏了豐富的檔案和圖書，作為開展檔案館工作和圖書館工作的物質基礎。為了工作的需要對檔案和圖書的收藏都有明確的要求。檔案館工作要求把檔案收集齊全，為社會做出更多的貢獻；圖書館工作要求建設一個科學的高質量的藏書體系，來滿足讀者的需求。2）檔案和圖書的整理和保管都是做好檔案工作和圖書館工作的關鍵。要想做好檔案和圖書的利用工作就必須對檔案和圖書進行有序地整理，科學地管理起來。檔案和圖書在分類、編目及保管等管理程序上基本相同。
（2）檔案館工作和圖書館工作的最終目的都是為了把檔案和圖書提供利用。檔案館和圖書館所收藏的檔案和圖書就是為了提供利用的，這是檔案館和圖書館的職能決定的。檔案館和圖書館在為利用者和讀者服務的內容上有很多共同點。第一，可以利用檔案和圖書為領導層決策服務。領導要熟悉情況，總結經驗，制定計劃等，常常需要從檔案中查考過去的記錄，以避免決策的失誤。第二，可以利用檔案和圖書為生產活動服務。檔案中記載了豐富的科研生產成果，經驗和教訓。可以為四化建設提供豐富的歷史資料。圖書可以為生產提供新技術、新工藝、科學管理等信息，促進生產發展。第三，可以利用檔案（特別是技術檔案）和圖書為科學研究服務。任何一項科學研究，如果沒有檔案和圖書資料，就沒有辦法進行。
二、檔案、圖書一體化管理的必然性
（1）順應學科發展趨勢。當今學科的發展趨向，是以高度綜合為主的整體化。其結果，引起了學科間的相互交叉、相互滲透，產生了一些橫斷性、交叉性學科。在網絡環境下，圖書、檔案一體化的趨向日益明顯，為學科的“整合”奠定了理論基礎，同時也為檔案、圖書一體化管理創造了條件。
（2）順應管理改革的趨勢。由于檔案、圖書專業內核的近似，將檔案、圖書實行一體化管理，不僅是改革綜合化的趨向使然，本來圖書、檔案就源于一體，它們在發展過程中，將經歷從一體走向獨立，又從獨立走向一體化的過程。因為隨著社會的不斷發展進步，分化獨立的縱向發展缺乏橫向聯系，封閉守舊的局限性越來越大。尤其是在如今的信息社會，世界經濟走向了一體的大趨勢下，計算機技術、通信技術、信息數字化技術推動著圖書館、信息和檔案事業走出地域的限制，走向全球范圍的一體化。因此，圖書、檔案一體化管理也就成為必然。
（3）現實需要。圖書、檔案一體化管理不僅是當前圖書、檔案工作研究的重要內容，也是圖書、檔案工作適應改革開放，創效益求生存的現實需要。實現圖書、檔案一體管理，探索出一條符合精簡、效能、統一原則的新路子，使圖書、檔案工作在新的歷史時期發揮更大的潛能，既是現實的需要，也是圖書、檔案事業自身發展的需要。
三、檔案、圖書管理的新型模式――體化
（1）檔案、圖書一體化管理的概念。所謂一體化管理，是指建立一個集圖書、檔案等文檔資料綜合開發、利用、服務于一體的新型信息服務體系，實現圖書、檔案的資料共享，形成規模化、系統化、網絡化服務。以改變過去分散的、小規模的信息處理和服務方式。
（2）組織管理。建立一個由圖書館和檔案館組成的聯合體，保留原有職能和內部機構，但要統一建庫格式和服務模式，將原館內實施的封閉管理和獨立體系轉變為開放性的網絡結構，面對信息服務用戶形成一個整體，以達到資源的合理支配。聯合體領導負責制定檢索、分編、建庫及服務規則，統一訪問標識和索引。此外，還要負責協調館際關系，合理調配技術力量，科學管理綜合信息資源。這樣，既增強了圖書、檔案工作的互補性，又不會影響各部門內部的規范管理。
（3）結構形式及服務方式。利用計算機網絡技術和現代通信技術組建聯合信息網絡，把分散的圖書、檔案信息資源聯成一個集成信息網。該信息網由信息資源采集、信息產品庫、用戶服務器及用戶終端等部分組成，用戶可通過與網絡終端相連的綜合信息目錄瀏覽器查找所需的信息。其服務方式，首先，圖書館和檔案館要在聯合體的組織協調下，根據部門特點，制作出自己的網頁，為用戶提供濃縮信息服務。其次，建立用戶信息使用檔案，實行追蹤服務。
四、檔案、圖書一體化管理的優勢
（1）先進的管理理念。檔案、圖書一體化的管理方法不是簡單的行業增加，而是在強調分工合作的基礎上，實現行業資源要素全方位優化，提高管理活動的效果和效益，實現要素間的互補匹配，使集成后的整體發揮更大的作用。系統論里有一條著名定律，即整體（系統）的屬性和功能大于孤立部分（小系統）的總和。圖書、檔案系統的屬性和功能之和，并不等于圖書、檔案這兩者所組成的信息系統的屬性和功能。信息系統的屬性和功能必然大于圖書、檔案兩個子系統的屬性和功能之和。因為圖書、檔案融為一體后，減少了重復檢索的環節，縮短了信息生產周期。尤其是建立了統一的現代化的圖書、檔案網絡之后，信息數據庫可相互檢索利用，便于圖書、檔案部門之間的橫向聯系和協作，實現更大范圍的資源共享。
（2）服務與管理提升到新的層面。在一體化管理中，圖書、檔案工作應為了確保建庫質量，我們應從基礎抓起，兢兢業業，不懈努力，遵守基本原則，保質保量把特色數據庫建設好。
檔案、圖書的一體化管理，有利于現代科學技術迅速應用，在現代信息社會中，生產建設和科學技術的發展日新月異，它的明顯特點是速度快、成果多、知識產量大，隨之而來的知識老化的速度也加快了。科研人員在進行一項科學技術研究，開展新產品試制時都必須利用大量的科技檔案、科技圖書、科技情報資料。因此，對檔案、圖書等在提供利用方面提出了更高的要求，建立綜合的一體化管理體系勢在必行。
（作者單位為白山市檔案局）
參考文獻
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【關鍵詞】教學檔案 教研室 管理體系 一體化
引 言
教學檔案是指在教學、科研以及教學管理等工作中直接形成的、具有保存價值的各種形式的文件資料。它全面地反映了高校教學管理、教學實踐和教學研究等工作的全貌，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，也是學校教學評估的重要內容之一。教研室作為學校教學與科研的基層組織，其教學檔案是反映教學思想、教學管理與實踐、教學改革與研究等教學相關活動的第一手資料，具有獨特的地位和作用。隨著高等教育改革的不斷深入，以及國家和各級政府對教學質量評估工作的重視，各高校對基層教研室檔案的建設也越來越重視。但是，由于歷史遺留和時展的原因，高校專業教研室層次的教學檔案建設存在一些共性的問題，嚴重制約了其效用的發揮。為了進一步規范教研室教學檔案管理工作，充分發揮教學檔案在教學管理、教學改革與建設中的作用，必須在全面分析問題成因的基礎上，制訂和完善相應的管理措施，建立起比較完備的教學檔案管理體系，也為正在實施的專業課一體化教學提供重要的保障。
教學檔案存在的主要問題
從筆者調研的情況來看，高校教研室檔案在建設方法、建設內容、管理制度和效用發揮方面均存在許多亟需解決的問題。
1.教研室檔案管理人員的專業素質有待于進一步提高，教學檔案的建設方法有待于進一步改進
教研室作為學校最基本的教學單位，一般并沒有專職的檔案管理人員，所有的檔案建設和管理工作均是由沒有經過專業培訓的普通教員承擔。因此，在檔案建設和管理的具體工作中，往往在材料收集、分類編目、保管維護等方面存在著隨機性、非科學性、非專業化的特征。另一方面，很多教研室雖然平時開展了大量的工作，但由于沒有一個明確的教學檔案建設方案，許多經驗沒有總結提煉，許多資料沒有以妥善的形式進行分類管理，時間久了，很多重要的資料遺失，許多好的經驗沒有得到傳承和推廣；同時，由于缺乏專業的管理、分類編目以及專人管理，在需要資料時，往往難以找到，從而使教學檔案的利用功能大打折扣。
2.教學檔案的內容不齊全，不規范
由于教研室檔案管理普遍起步較晚，制度不夠健全，檔案建設的內容不明確，造成一些歸檔材料無章可循，從而導致檔案材料內容不齊全，缺乏規范性和整體性。
3.教學檔案的管理制度不夠健全，管理方法和管理手段比較落后
首先，多數教研室的教學檔案是教員兼職管理，教員既承擔著艱巨的教學任務，又有科研的壓力，能夠用在檔案管理上的時間非常少，加上教研室一般沒有明確的檔案管理制度，從而造成檔案的管理比較混亂。其次，多數教研室的檔案管理還采用比較原始的手工操作方法，主要以紙質的形式進行檔案的收集和歸檔，還未將比較先進的數字化技術引入到檔案管理中，嚴重影響了檔案管理的效率。此外，一些領導對檔案管理存在誤區，對檔案工作的重視不夠，資金投入不到位，也是造成檔案管理比較落后的原因。
4.教學檔案的利用率比較低，服務教學的功能沒有得到充分發揮
在實際的工作中，檔案管理人員更加注重檔案的完整性，以檔案的完好保存作為終極目標。因此，他們特別注重保護檔案不受損壞，對合理利用檔案考慮得較少。這也就造成了檔案借閱比較困難，甚至一般人員根本無法借閱。據統計，高校檔案的利用率一般在20%以下。
為了進一步規范教研室的教學檔案管理，充分發揮其在教學管理、教學改革、教學研究和學科評估等各項工作中的作用，逐步實現教學檔案管理的規范化、標準化，筆者結合自己的工作實際和體會，從教研室教學檔案建立的方法、教學檔案應涵蓋的內容、教學檔案的管理制度和教學檔案利用價值最大化的途徑等幾個方面進行探討，希望能夠為建立起比較完備的教研室教學檔案管理體系提供一些有益的建議。
教學檔案管理體系建設的若干問題
1.教學檔案建立的方法與途徑
由于教學檔案建設工作量非常大、過程繁雜，要確保教研室教學檔案的真實性、完整性和準確性，就必須尋找行之有效的建設方法。根據筆者多年從事教學管理的經驗體會，我們認為應采用以下措施，以保證教研室教學檔案建設的標準化和規范化。（1）強化全體教員的檔案意識，全員建檔。由于教研室沒有必要也不可能設立專職的檔案管理人員，這就要求在檔案建設的過程中充分調動全體人員的積極性。教研室要把檔案建設列入教研室工作計劃，員思想，讓教員認識到教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學工作的重要組成部分，是每個教員的義務。（2）結合教研室的實際，制訂合理的規章制度，使得教學檔案的收集、整理、保存和歸檔有章可循。有條件的可以建立專門的檔案室對教學檔案進行保存。（3）堅持檔案材料的及時歸檔，確保教學檔案的實時更新。設立時間節點制度，每周由值班員負責收集整理各位教師本周內的工作，交檔案員分類保存。
2.教學檔案的建設內容
為了最大限度地符合教學規律和教學管理的需要，在調研一些高校做法的基礎上，我們認為教研室教學檔案的內容應該主要包括：①綜合性文件；②師資培養；③專業與課程建設；④教學條件與利用情況；⑤教學管理和質量資料；⑥特色類材料。同時，為了保證教學檔案的完整性、準確性、系統性和連續性，還應該配備教學檔案的相關目錄和保存時間。
3.教學檔案的管理制度
為了更好地發揮教研室教學檔案的作用，就必須從檔案建設的觀念、管理措施和管理制度等方面加強建設。事實上，完善教研室的檔案管理制度，加強教研室的教學檔案管理，是高校的重要基礎建設之一，也是加強高校管理、深化教學改革的重要體現。筆者在調研院系有關檔案管理的規章制度的基礎上，結合教研室的實際情況，認為應從以下幾個方面加強教研室的教學檔案管理：（1）建立教學檔案管理責任人制度。根據教研室的實際情況，教研室主任應為教研室教學檔案的責任人，同時明確一名教員擔任兼職檔案員，負責做好以下各個方面的工作。一是做好本教研室教學文件材料的收集工作；二是將收集的材料定期組卷裝訂，進行規范化和標準化處理；三是做好平時的保管工作，對教員借用檔案材料作好登記，并注意按時催繳歸還。（2）實行教學檔案定期檢查制度，形成規范教學檔案管理的長效機制。教研室每學期對現有的檔案材料進行一次集中整理、分類歸檔，然后由系和學校組織兩個層面的專項檢查，提出整改意見，教研室按照意見進行整改，做到“以檢促建，以檢促改，檢建結合，重在建設”。（3）實行檔案員定期培訓制度，不斷提高檔案管理人員的業務素質。由于教研室沒有專門的檔案管理員，檔案的收集和管理方面往往存在非專業性、非科學性的特征。因此，檔案管理員要不斷提高自身的業務素質和管理水平，不斷學習與現代檔案管理相關的理論、技術和方法，以提高教學檔案的利用價值。另外，高校教研室教學檔案有其自身的特點，檔案管理員要解放思想、更新觀念，不斷尋求高校教學檔案與一般檔案的異同，同時針對這種特點尋求適合教研室檔案管理的新方法和途徑。
4.教學檔案的作用最大化途徑
建立教學檔案的目的是充分利用教學檔案，為各類教學活動服務，提高教學水平。教學檔案利用程度的高低，關鍵在于能否制訂一套合適的方案，便于教學檔案的查閱使用。筆者認為，在實際工作中應采取以下措施，以發揮檔案資源的應有價值。一是要提高教學檔案建設的信息化水平。隨著現代科技的發展，檔案建設也要與時俱進，充分發揮現代科學技術的作用。在重視傳統紙質檔案的同時，逐步加強電子檔案的建設，實現檔案管理的現代化、科學化和網絡化。二是要在檔案管理中，充分體現“以人為本”的思想。在不破壞檔案的保密性和完整性的同時，對盡可能多的人員進行開放。同時要根據不同人員的具體需求，制訂有針對性的開發計劃以及查閱、借閱相關制度，提高借閱人的利用效率。三是檔案管理人員要“走出去”，及時有效地利用反饋信息。分析借閱人的反饋信息并加以整改，是提高檔案利用價值的有效手段。因此，檔案員要及時主動地了解教學檔案的使用效果，對反饋回來的信息進行分析研究，及時發現存在的不足并加以改進。
結 語
總之，建立教研室的教學檔案一體化管理體系，目的是為了使教學檔案更加全面、及時、準確地反映各項教學活動，更好地為教學科研服務，為提高人才培養質量服務。為此，必須不斷創造性地發展教學檔案管理體系，使之成為一種與時俱進的力量，在服務教學的過程中不斷煥發出新的活力。
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[關鍵詞] 企業檔案 知識管理 管理體制 生命周期
一、新時期企業檔案管理體制、模式的建構背景
隨著數字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，歷經單機數據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產生和發展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
二、新時期企業檔案管理體制模式――信息一體化管理模式
1.信息一體化管理
信息一體化管理，其實就是指企業的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業，這種綜合性信息管理機構一般稱為信息中心。信息中心在為企業服務的過程中，既要注意提供歷史的信息和現時的信息，又要注重超前性、預測性信息的采集、篩選、提供。一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業發展歷程、企業文化、科技成果等編研成果，為展現企業的輝煌歷史、提高企業的市場信譽和增強企業的社會效益提供詳實、可靠、生動的憑證;另一方面，還可以依托現代信息技術和網絡技術，在網上采集與企業業務有關的信息，并進行篩選、匯編，為企業的科學決策和管理提供含量較高的有價值的信息。這種圖、情、檔一體化管理模式主要適用于一些信息技術基礎較好的大型企業，在原有圖書機構、檔案機構或情報機構的基礎上構建統一的信息管理實體機構。這種管理模式便于建立計算機管理系統，實行現代化管理，同時也有利于實現對信息資源的聯合開發利用。
2.檔案一體化管理
檔案一體化是我國文件和檔案工作發展的內在要求。文件、檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，借助計算機和網絡技術，從系統論的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，從而發揮各自以及總體的最大效能，確保從企業現行文件到檔案管理的高效和優化。具體來說主要包含以下幾個方面：
(1)檔案一體化的目標
實現從現行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學管理。科學的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎，在文件從產生到最終轉化為檔案的過程中，既加強企業內部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機構的業務銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。
(2)檔案一體化的原則
在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：全程管理原則，電子文件環境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合；集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關作業密度，減少重復而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、檔案一體化管理的具體內容
文件、檔案一體化管理的具體內容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統設計階段，就應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求;流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。
(4)文件、檔案一體化管理的技術保障
文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。檔案一體化管理不只是理論上設想的一種管理思路和模式，更多是實踐中需要實施的一種管理方法和手段，它需要強大的技術支持。首先，數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。其次，網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實現的技術基礎。
參考文獻：
[關鍵詞]企事業單位；文檔一體化；管理
隨著信息技術的廣泛應用，文檔一體化管理不再只是一種管理思路，更多的是在實踐中實施的一種管理方式和管理手段。實現文檔一體化管理，保證了文件信息不會被遺失或損耗，簡化了文檔管理的工作程序，提高了文檔管理的效率，更重要的是改變了文件的生成方式和載體特點，實現了對文件處理的前控性。文檔一體化管理通過先進的計算機系統對文件進行篩選、立卷、整理、編目、檢索，利用網絡技術，有利于檔案信息資源的開發利用，發揮信息資源的經濟效益和社會效益。
一、充分認識做好文檔一體化管理工作的重要性
文檔一體化是企事業單位日常工作的重要基礎工作，是企事業單位自身建設的重要組成部分。做好文書檔案管理工作，對于夯實工作基礎，推進各項工作的科學化、規范化建設以及可持續發展，都具有重要的現實意義和歷史意義。企事業單位的有關部門應充分認識做好文檔一體化工作的重要性，認識存在的差距和不足，切實增強責任感和緊迫性，堅持以科學發展觀為指導，積極開展等級評定活動，全面加強文檔一體化管理工作，為各項工作的全面、協調、可持續發展提供工作基礎和技術支撐。
二、文檔一體化管理工作的現狀
1.文書、檔案工作的標準化程度較低。標準化是實施文檔一體化的前提和關鍵。企事業的各部門由于職能分工不同，使得各自形成的文件、檔案類別也不盡相同。缺少統一的標準、制度，在文書處理過程中，文件格式錯亂，文件載體不耐久而造成文件的殘缺不全，字體難以規范，制約了檔案業務工作質量的提高；文件部門的成果不能被檔案部門直接采用，要重新進行編目、著錄、標引等項工作，重復勞動浪費了大量的人力、物力。
2.軟件應用規范化程度較低，不能實現資源共享。目前，市場上有很多的文檔管理軟件，功能的側重點不同，而且國家也沒有統一的標準。很多企事業在對軟件功能不了解的情況下，隨意購買軟件。而軟件廠家只對檔案管理人員進行簡單的指導。因此，管理人員對軟件的功能應用單一，不能很好地發揮軟件的作用。此外，應用軟件之間沒有共同的通用平臺，不能實現資源共享，甚至所應用的軟件只適用于文件管理，對圖像、聲像等特殊載體的科技資料管理缺乏實用的管理方法，影響了檔案系統整體水平的提高，制約了文檔一體化的進程，也使得企事業檔案資源不能很好地發揮應有的價值。
3.文檔人員素質普遍偏低。文檔一體化管理是一項融文書學與檔案學、管理學、計算機科學等多知識、多技術為一體的科學。而現行企事業所從事這項工作的人員，缺乏相應的專業知識和技能，尤其是檔案、信息處理的復合型人才更是少之甚少，大部分文檔管理人員辦公室自動化水平偏低，只是簡單地做文字處理，盡管引進了現代化設備，但不能發揮作用，就更談不上檔案信息化了。
三、實現文檔一體化管理的主要措施
1.理順管理體制，完善組織機構
傳統的檔案管理體制已經不適應時代的要求，檔案管理費時費力，開發利用困難，無法優質、高效地提供保障服務。現行的文件和檔案管理流程實行分塊管理，割裂了文件運轉的聯系性和連續性，制約了文檔一體化的實現，檔案管理體制不改革，文檔一體化就無法實現。首先要建立統一的管理機構，負責管理文書工作和檔案工作，在體制上解決文檔同步管理問題。規范部門職責，同時要賦予檔案部門一種新的職權，統一協調和指導從文件到檔案的各環節的工作。確保檔案管理職責滲透到各部門，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統一監督指導下有機銜接。
1文檔一體化是機關實現行政管理信息網絡化的內在要求文件與檔案是同一事物的兩個不同發展階段，文件與檔案同源一體。文書工作是檔案工作的基礎，文書工作的質量關系著檔案工作的質量，沒有文書工作就沒有檔案管理工作。檔案產生于文書部門，是將具有保存價值的文件資料經過立卷歸檔轉化來的，它們是檔案的前身和源泉。檔案是文書的變體、精華和歸宿。所以，文件管理和檔案管理的物質對象是一致和統一的，二者具有內在的密切聯系，是文件與檔案實現一體化管理的理論基礎。
文檔一體化歷來是檔案界改革的熱門話題，特別是八十年代以來，檔案工作者立足于系統理論的應用，借鑒西方文件與檔案一體管理的模式，從理論上明確提出了文檔一體化的可行性發展思路，并且斷言:文檔一體化是機關行政管理信息網絡化的發展趨勢。這種預言正隨著二十世紀九十年代中期以來迅猛發展的機關行政管理信息網絡化逐步成為現實，不斷為人們所接受。這是因為以往的文件管理與檔案管理的分流，已不能適應機關信息共享和管理信息網絡化的要求。比較而言，文檔一體化的管理方法更具有科學性和可操作性，同時，機構改革后機關在減員增效的要求下，人們只能去尋求科學的管理方法，以提高工作效率。今天，人們正從機關網絡信息共享和效能建設的視角，再次關注文檔一體化和機關行政管理信息網絡化的發展趨勢。
2文檔一體化與機關行政管理信息網絡化互為條件互為補充
所謂“文檔一體化”就是將文件管理與檔案管理納入一個網絡化辦公系統，特別是計算機管理系統，一次輸入，多次輸出，從公文產生到運轉的每個環節上，尤其是在公文向檔案轉化的關鍵環節上，都能體現檔案工作的要求，使文檔實體一體化、管理一體化、利用一體化、規范一體化，實現文秘工作與檔案工作規范化銜接和信息共亡當毛矜。
2.1文秘工作與檔案工作規范街接是提高檔案質量的基礎
文秘工作是辦公室的主要工作之一，機關行政管理信息網絡化對文秘工作的規范化提出了更高要求，文秘工作和檔案工作銜接的主體是公文，公文是文秘工作的主要產品，檔案來源于公文，高水平的檔案管理工作是建立在規范處理公文的基礎上的，文秘工作是檔案工作的前提性、基礎性工作，它們是既緊密聯系又相對獨立的兩個基本方面。
《國家行政機關公文格式》規定，公文用紙一般用60克每平方米至80克每平方米的膠板印刷紙或復印紙，型號為國際通用的A4型。裝訂要求左側汀，不掉頁、漏頁、壓字等，釘腳整齊，否則就會影響公文的嚴肅性、美觀性和檔案的完整性。版記是文書部門和檔案部門相互銜接、川頁利實現“文檔一體化”的一個重要標識，尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編，更會給文件歸檔擬寫案卷標題造成困難，增加“文檔一體化”的操作難度。《國家行政機關公文處理辦法》規定公文有13種，但實際應用時“決定”和“意見”不分，“請示”和“報告”不分，“通知”和“通告”混用現象等時有出現，這不但削弱了公文的作用，而且也為檔案管理留下了后患。此外，底稿不齊，編號不規范，歸檔原件是傳真紙不經過復印就歸檔，撰寫文件材料及領導簽字不用碳素或藍黑墨水筆等，都使檔案的真實性受到威脅。
2.2保護電子文件安全是檔案館(室)的新課題
隨著機關行政管理信息網絡化的逐漸完善，電子文件將成為檔案的主體，保護其安全自然成為擺在我們面前的新課題。電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節都有信息更改、丟失的可能性，建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分必要。維護電子文件真實性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔到電子檔案的保管、利用的全過程。
電子文件形成后即成為電子文件檔案，應及時進行積累，以防止在分散狀態下發生信息損失和變動。機關辦公活動中形成的公文性電子文件，一經定稿就不得進行任何修改，CAD電子文件的更改要經過必要的批準手續。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案，對收集積累起來的電子文件要有備份，歸檔時要進行全面、認真的檢查:查看內容是否齊全完整、真實可靠;相應的機讀目錄、伺服軟件、其他說明是否一同歸檔;歸檔的電子文件是否為最終稿本;電子文件與相應的紙制或其他載體文件的內容及相關說明是否一致等。在技術方面，應查有無病毒，讀出信息的準確性等。
歸檔的電子文件應使用光盤作為存儲介質，對所有歸檔的電子文件應做寫保護處理，使之處于只讀狀態。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發現載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，進行修復或拷貝。電子文件存檔后不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止無關人員對電子文件系統的非法訪問，防止利用過程中的泄密和損歷信息。科學有效地保護電子文件是文檔一體化管理的主要內容之一，能否科學有效地進行管理，將直接影響在機關行政管理信息網絡化條件下的文檔一體化進程。
2.3機關行政管理信息網絡化推動文檔一體化進程
在美國等發達國家，政府機關中沒有“文件”與“檔案”的界限，按照文件生命周期理論，所有機關現行保存的是文件而非檔案，從某種意義上講，機關行政信息系統中文件與檔案本來就是一體化管理的信息，也無一體化的說法。在我國機關，文件管理與檔案管理同屬國家行政信息管理系統范疇，是行政信息管理系統中互相銜接的工作階段和環節，是兩個密切聯系的管理子系統。
文檔一體化無疑將促進機關文件和檔案管理水平的提高，這是因為它采用的是科學的系統理論和先進的技術手段，是以機關行政管理的網絡化為依托。機關行政管理信息網絡化將從根本上消除各自為政、工作脫節和重復勞動對管理水平帶來的負面影響，建立相互協調、相互合作的新關系。對于檔案部門來說，不僅能緩解檔案庫房的擁擠狀況，而且能使檔案工作者擺脫大量的重復勞動，{足進檔案管理水平的提高。文檔一體化要求采用計算機等現代化的技術手段，為文件和檔案實現由手工管理向現代化管理提供保證，進一步促進機關文件與檔案管理水平的提高。
3文檔一體化是機關行政管理信息網絡化改革的重要方向
目前，機關文件和檔案管理工作存在的主要問題是，文件和檔案管理低水平、工作低效率和信息低利用，解決這些問題的根本出路在于機關文件和檔案工作的徹底改革。文檔一體化管理正是這些改革的一劑“良藥”，是今后機關文件與檔案改革的重要內容，是辦公自動化改革的重要體現。
3.1文檔一體化有利于提高機關文件和檔案孺索與戴踐工作效率
文檔一體化離不開辦公自動化這一強大體系的支撐，因為它需要利用計算機強大的信息存儲、檢索、數據處理、網絡傳輸等功能，實現行政管理信息的有效共享。在文件、檔案的各個管理環節，其效率都將比傳統的手工管理有顯著提高。同時，文檔一體化也要求從系統管理理論出發，組織和協調文件管理與檔案管理的各個環節的運行，充分運用系統的整體效能，發揮系統最佳的管理效益，以提高機關文件和檔案管理的能力與效率。因此，無論是從技術手段還是管理方法上，文檔一體化都將提高機關文件和檔案管理的工作效率。
3.2文檔一體化有利于最大限度地開發文件和檔案信息資源
一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。
最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。
二、文檔一體化與文件中心比較
文檔一體化與文件中心是有區別的對其分別進行研究是目前檔案工作改革的兩條思路同時二者又是有聯系的但這種聯系并不是將文件中心簡單地作為文檔一體化實現的一種方法模式。
一文檔一體化與文件中心比較
從文件生命周期理論角度來分析文檔一體化是將文件生命運動階段中相對分離的第二、三階段統一起來將以前分離的兩個工作環節作為一個整體系統有序地結合起來使文件在生命運動的各個階段都能得到連續的、統一的、標準化的管理。文檔一體化要求在一個統一的行政管理體制下、在一個統一的組織機構內有統一的制度、統一的互相銜接的工作程序和方法有統一的控制中心。把現行文件和半現行文件納入統一的管理體系將原本相對獨立的、具體環節互相雷同的兩種管理體系揉合在一起加強文件的超前控制走信息開發一體化的道路不僅適合于紙質等載體形式的實體檔案也適應電子時代信息化的需要。就現在而言機關檔案室的職能從收集、整理、鑒定、保管、統計、編目、編研利用等8個環節來說都有其實際工作內容實行文檔一體化以后檔案工作獨立的職能將滲入到文件的第一、二階段形成一個不可分割的整體，加強了對文件整體宏觀的控制它的功能將更側重于信息的開發利用而非保管。
而文件中心的建立是堅持將文件生命運動的第三個階段作為獨立環節對多個單位處于暫時保存階段的文件進行集中管理從文件生命運動的整體性來說它使文書處理和檔案管理更加分散獨立。近年來我國在永靖等地進行了建立文件中心的具體實踐探索取得不少成績但有些作法也值得進一步研究和完善。其中有兩個很明顯的問題一是文件中心人員沒有深入各機關工作獨立于各機關之外在對各機關文件形成不太了解的基礎上進行整理分類組卷勢必影響案卷質量。本來由于一個機關文書與檔案成為兩個相對獨立分散的環節而致使文檔一體化迫在眉睫而今將一個機關內部的兩個相對獨立分散的環節擴大到更大范圍的機關外這勢必對文檔一體化提出更高的要求。這也要求研究工作者不能把文檔一體化和文件中心作為兩條平行的思路來研究在研究文件中心管理方式的時候要更多地考慮到應適應文檔一體化的要求。其次可能增加更多的賬外文件。一個機關內部就已出現很多檔案部門收集不到的賬外文件當檔案集中到文件中心后由于交通、距離、通訊等方面條件的限制機關歸檔時會將使用頻繁、價值較高的文件留待自用而拒不歸檔。由于文檔的分散文件中心又對各機關具體工作辦理不了解，因而會出現機關不交文件而中心又不知的情況會形成更多的賬外文件造成重要價值檔案的流失造成國家檔案財富的損失。
通過分析我們也可以看出目前一些文章中將建立文件中心作為文檔一體化實現的一種方式是不正確的。文檔一體化強調的是文件生命運動的第二、三階段文件管理和檔案管理實現統一有序強調文件在其生命運動各階段應保持連續統一將相對獨立的、環節雷同的兩種管理體系交融起來關注檔案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命運動第三階段即暫時保存階段文件的存放與管理方式二者是有區別的。只有當文檔一體化的研究涉及到文件保管與存放的時候文件中心才能作為除機關檔案室外的一種有益補充形式出現。文件中心的研究始終是研究文件生命運動的一個階段與強調研究文件整個生命運動過程整體統一協調的文檔一體化相比較文件中心只是文檔一體化總棋師手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文檔一體化思路進行改革時選擇半現行文件管理地點和管理方式時的一種選擇它不能取代文檔一體化也不是其一種模式簡單建立文件中心并不能解決文檔一體化問題文件中心只是文檔一體化模式中的一個環節。而文件中心的建立也應在文檔一體化的思路指導下進行不能簡單地在第三階段即暫時保存階段建立文件中心要注意聯系文件的第一、二階段研究文件中心如何與機關文書工作相結合避免一個機關內的文檔分離擴大到更大范圍的機關外。
二文檔一體化與文件中心的適用范圍
對文檔一體化與文件中心如何銜接文件中心如何成為文檔一體化的有益補充的問題筆者認為文檔一體化是總趨勢是全方位無范圍限制的是任何單位都應該推行的，而文件中心適合在檔案工作薄弱的基層和特定的范圍內實行具體為
現行大中型機關具有健全的檔案管理機構當務之急是進行文檔一體化。內部檔案機構健全規模較大人員和管理條件、管理設施等配備齊全檔案管理制度化、規范化的大中型企事業機關單位機關檔案室工作穩定成熟日趨完善沒有必要撤銷重建文件中心當務之急是在機關內推行文檔一體化以克服文檔分離的現狀。從法律法規、規章制度管理標準、行政管理體制、組織機構、工作環節原則程序和工作方式等方面加以改革同時研究使用成熟的文檔一體化軟件使檔案工作及時介入文件形成之始并且在網絡化電子文件方面深入研究文件檔案的連續性和一體化管理以迎接非傳統載體形式虛擬檔案對文件管理的挑戰。
在傳統的手工管理檔案時代，一個社會的政治制度、歷史文化、管理體制，往往成為檔案機構建立的重要影響因素。而在進入信息化的新時代，技術因素也日益成為影響檔案機構發展的重要因素之一。隨著全球現代化步伐不斷加快特別是現代信息化浪潮的撲面而來，文件中心的生存與發展不可避免地面臨著一系列新的問題和挑戰，甚至會從根本上削弱文件中心建立的基礎和優勢。
首先，電子文件的大量產生，改變了傳統文件載體的結構。隨著現代辦公自動化的廣泛應用，文件的載體結構正逐步發生變化，紙質文件比例下降，光盤、磁帶等電子類介質的比例增加。電子類介質具有存儲量大、體積小的優點，是紙介質所無法比擬的，科技的更新使電子類介質的壽命、性能和容量不斷得到提高，這些因素在很大程度上削弱了文件中心賴以存在的基礎―――節省空間的優勢。同時，計算機技術的廣泛應用，提高了文檔管理的效率，從而也使文件中心節省人力的優勢不再突出。
其次，文件與檔案一體化的實現，也對文件中心的建立產生影響。文檔一體化包括兩個層面的一體化，一是在一個機關內部文件與檔案管理的一體化，二是在機關與檔案館之間文件與檔案管理的一體化。在現代辦公自動化出現前，在一個機關內部，紙質的文件和檔案，先后存放于機關文秘部門（或業務部門）與機關檔案室，在時空上是分離的。但隨著電子文件的產生，文件和檔案在形式和內容上，比紙質文件和檔案更難以去分，甚至完全“合二為一”，隨著網絡技術的應用，機關文秘部門（或業務部門）與檔案室的文件和檔案管理，才真正走向了一體化。機關內部文檔一體化的實現，無疑模糊了傳統文件的運動軌跡，模糊了傳統的文件產生部門和檔案管理部門之間的界限，這就使機關專門的檔案管理部門的獨立性下降、地位被削弱，而文件中心這種作為過渡型的機關檔案管理部門，其建立的必要性也因此被削弱。
第三，數字檔案館的建立，同樣也削弱了文件中心存在的必要性。數字檔案館作為現代信息技術環境下應運而生的一種新型檔案館，具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
數字檔案館的出現，為實現上述所說的第二個層面的文檔一體化創造了條件。盡管文檔一體化并不是數字檔案館出現后才提出的新問題，多年前檔案界就已開始了研究和實踐。但是，在數字檔案館、傳統檔案館兩種不同的環境條件下，文檔一體化的實現卻是有區別的。對于傳統檔案館，館藏來源主要是接收機關移交的檔案，而且主要是紙質形態檔案，按有關規定，其進入檔案館的流程是，在機關文秘部門或業務部門產生后，到了第二年通過立卷歸檔進入機關檔案室，直至10年或20年后才進入同級檔案館。可見，文件轉化為檔案在時空上是分離的，也就是說文件產生以后還不能馬上轉化為現實的檔案館藏資源。因此，對傳統檔案館而言，文檔一體化管理，只是兩者管理方法、標準的一體化，它主要強調檔案部門要提前介入文書工作，實行前端控制，但由于政策規定和技術局限（未實現網絡化），還難以實現真正意義上的文檔管理完全一體化。
而數字檔案館所具有的虛擬性、網絡化特點，不僅能把所有的檔案館聯結在一起，而且同時還把各機關的文秘部門、檔案室聯結在一起，在文件（電子文件）形成辦理后立即給予鑒定、歸檔，成為數字檔案館的館藏資源，瞬間實現了文檔一體化管理。可見，數字檔案館的建立，同樣模糊了各階段文件的界限，模糊了文件形成部門、檔案管理機構之間的界限。因此，隨著現代信息技術的應用，文件轉化為檔案的流程將日益縮短，檔案管理的中間層次（部門）將逐步精簡，這是大勢所趨。由此可見，在網絡化時代，文件中心這種過渡型的檔案管理部門，其存在的必要性就要大打折扣。
雖然從長遠的角度看，隨著現代信息技術的發展，文件中心存在的必要性被削弱，發展前景不容樂觀，但這并不意味著在目前我國沒有必要建立文件中心。文件中心和機關檔案室都有各自存在的理由和基礎，可以取長補短，相互依存。只是對在我國是否普遍興建文件中心這一事關我國檔案管理體制的重大問題上，務必三思而行，切不可盲目行事。
（作者單位：電子科技大學人文社科學院， 成都610054）
