時間：2023-06-06 09:00:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案資源管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
政府檔案信息資源管理是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著國家的出現(xiàn)而出現(xiàn)。國家出現(xiàn)以后，在進(jìn)行行政管理的過程中，便不可避免地要頒布各種各樣的政策以及傳達(dá)一系列的信息，記錄這些政策及信息的文字便是政府的檔案信息資源。例如國家在制定法律、政策的過程之中，會產(chǎn)生多種多樣的文字記錄以及檔案資料。
在早期，紙張多充當(dāng)文字記錄的載體，隨著科技的日益發(fā)展，光盤、軟盤等大容量儲存介質(zhì)得到廣泛的應(yīng)用，逐漸成為信息記錄的載體。隨著政府職能的不斷演變，管理活動越來越多，致使政府檔案信息資源越來越多，政府檔案信息資源管理逐漸成為政府部門的負(fù)擔(dān)。為了快速高效地對政府檔案信息資源進(jìn)行管理，有效地降低政府檔案信息資源管理的成本，美國制定了一系列的信息管理法規(guī)，成立了專門機(jī)構(gòu)對政府檔案信息資源管理進(jìn)行監(jiān)管。美國的政府檔案信息資源管理以法律為支撐，對于檔案信息資源管理過程中出現(xiàn)的任何問題，都會通過法律來解決。美國的這些舉措在促進(jìn)了政府檔案信息資源管理迅速發(fā)展的同時，也成為政府檔案信息資源管理的開端，為此后政府檔案信息資源管理的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
二、政府檔案信息資源管理的現(xiàn)狀
伴隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，政府管理范圍的增大，政府作為信息主體的同時也成為信息資源管理的主體，因此政府在信息社會化過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了適應(yīng)信息時代的到來，政府檔案資源管理運用通訊技術(shù)、信息技術(shù)等手段進(jìn)行信息化，使得傳統(tǒng)的信息檔案管理得以改造，極大地提高了政府檔案資源管理的效率，最大程度上滿足了社會發(fā)展的需要。美國等國家最早提出了社會信息化，發(fā)展中國家為了經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，也把加快信息化作為社會建設(shè)的重點。政府檔案資源管理信息化的過程是對政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息技術(shù)改造，對政府檔案信息進(jìn)行規(guī)范化、數(shù)據(jù)化處理的過程，這對政府檔案資源的管理有著很大的作用。
三、政府檔案資源管理的措施
由上述可知，政府檔案信息管理是在社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中逐漸產(chǎn)生的，并且政府檔案管理信息的產(chǎn)生符合社會發(fā)展的自然規(guī)律，是社會發(fā)展所需要的。但是，隨著我國社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，政府職能的不斷轉(zhuǎn)變，當(dāng)下政府的政府檔案信息資源管理雖然有了一定的發(fā)展，但是，我們在承認(rèn)發(fā)展的同時，也必須要承認(rèn)當(dāng)下的管理還存在著一定的欠缺，所以，加強政府檔案資源的管理是十分有必要的。筆者在此對加強政府檔案信息資源管理進(jìn)行了一定的探索，希望能夠為政府在該方面的提高而獻(xiàn)計獻(xiàn)策。
（一）電子政務(wù)環(huán)境下的政府檔案信息資源管理
政府的檔案信息資源管理主要是與政府有關(guān)的計劃、預(yù)算、組織、指導(dǎo)、培訓(xùn)和控制活動記錄的管理。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在政府工作中的廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致了信息載體發(fā)生了革命性的變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)在政府中所占的比重越來越小，而電子信息則占越來越重要的地位，電子檔案也隨之逐漸增多。因此，加強對電子檔案信息資源的管理已經(jīng)上升到政府信息工作的重點。據(jù)統(tǒng)計，目前各級政府部門大約集聚了全社會信息資源總量的百分之八十，這些信息還常常比一般的信息資源更有價值，質(zhì)量和可信度也較高。因此，如何加強管理、綜合開發(fā)利用這些資源，已經(jīng)成為各級政府工作的當(dāng)務(wù)之急。但是我國政府的信息資源管理水平比較低，這將會影響檔案的有效開發(fā)與利用。
（二）將檔案管理工作做強、做細(xì)
在建設(shè)電子政務(wù)的過程中，各級政府部門應(yīng)該設(shè)立專門的檔案信息資源管理機(jī)構(gòu)，以保證政府檔案信息資源管理工作的有效進(jìn)行。有關(guān)檔案部門要做好政府檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源管理平臺，通過檔案信息資源的共享交換平臺來進(jìn)行管理活動。政府檔案信息化建設(shè)是推動我國電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，充分利用計算機(jī)技術(shù)，把政府檔案信息按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化處理，加快政府檔案信息化建設(shè)，推動各級政府部門之間的有效溝通，實現(xiàn)政府檔案資源共享，方便相關(guān)資源的查詢檢索，降低信息管理成本，提高政府檔案資源管理的效率。要正確處理好政府檔案信息資源利用和保密之間的關(guān)系。要按照相關(guān)的規(guī)定，對相關(guān)的文件進(jìn)行甄別，哪些文件可以公開，哪些文件不可以公開，應(yīng)在什么時候公開。加強政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)。如今，對政府信息公開的呼聲越來越高，為了保證公民的知情權(quán)，各級政府都做了很多嘗試，其中定期的新聞會是主要的形式。加強政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)可以從法律方面對政府檔案信息資源管理給予保證。加強政府檔案息資源管理人員隊伍建設(shè)。
人事檔案制度的建立，讓醫(yī)院的管理模式出現(xiàn)了問題，同時也存在不足。例如：醫(yī)院進(jìn)入新員工以及部分員工調(diào)動或者辭退等因素，我們應(yīng)該把這些員工的人事檔案區(qū)分開來，把一個人的檔案從一開始到最后的過程進(jìn)行統(tǒng)一管理。還有一些在編或者不在編的人員，在人員管理上，我們應(yīng)該把這些模式劃分，讓人事檔案的管理變得更加嚴(yán)格和準(zhǔn)確。減少人力資源管理的工作量，提高工作效率。
2人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用
2．1有利于挖掘人才
人事檔案信息的建立，可以清晰的看見人才的教育背景以及工作經(jīng)歷，可以及時發(fā)現(xiàn)新人，培養(yǎng)新人，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供了良好的平臺，有針對性的培養(yǎng)和配備。同時為人才建立激勵制度，調(diào)動員工的積極性，提高員工的工作效率，在最大程度上，激發(fā)他們的潛能，發(fā)揮人才作用。2．2讓醫(yī)院各項制度變的更加完善醫(yī)院人事檔案信息的建立，讓醫(yī)院各項制度變得更加完善，例如：員工工資制度發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。員工工資不僅是通過財務(wù)報表進(jìn)行核算，還要根據(jù)個人的工齡工資、學(xué)歷以及在崗職位這些綜合因素進(jìn)行核算工資。因此，人事檔案信息的實施，對工資核算有著重要的意義。它不僅確保了工資結(jié)算的準(zhǔn)確性，更方便快捷的核算出工資。工資的變化之后，在建立激勵制度，不僅讓醫(yī)院的工作人員積極性有所提高，在激勵制度的影響下，工作人員也能嚴(yán)格約束自己，更加投入工作中，從而為患者提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3人力資源管理中應(yīng)用人事檔案信息的措施與策略
3．1提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
作為檔案管理人員，他們的綜合素質(zhì)直接影響人力資源管理工作的質(zhì)量，因此，我們必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，我們必須建立一個專業(yè)人員的隊伍，其次對這些人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)。眾所周知，人事檔案這一項工作，是具有機(jī)密性的工作，也就是說，不僅記錄了人員的基本信息，同時也記錄了個人隱私問題，因此我們必須加強培訓(xùn)，在原有的基礎(chǔ)上，提高人事檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)。
3．2針對醫(yī)院的人才進(jìn)行合理分配
人事檔案信息的建立，對人才的選拔提供了良好的環(huán)境。通過人事檔案信息的記錄，根據(jù)人才的自身能力，在醫(yī)院里進(jìn)行合理分配，找到適合自己的崗位，充分發(fā)揮自己的潛能與能力，實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；人力資源
在現(xiàn)代企業(yè)的管理中，如果人事檔案管理工作無法和人力資源管理工作的發(fā)展相適應(yīng)，就會在很大程度上對人力資源管理，甚至整個公司的人才管理產(chǎn)生巨大的負(fù)面影響。筆者根據(jù)自己在人事檔案管理工作中獲得的經(jīng)驗，總結(jié)出了關(guān)于人事檔案管理在人力資源管理中的地位和發(fā)展對策，本文將就此問題進(jìn)行重點討論。
一、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理，是指通過科學(xué)的管理方法對該企業(yè)、單位或組織中的人力進(jìn)行培訓(xùn)和教育，并同時對人力進(jìn)行組織、調(diào)動和科學(xué)配置，從而保證管理范圍內(nèi)的人力能夠處在最佳的協(xié)調(diào)狀態(tài)。通過對人的觀念、心理和行為的控制和引導(dǎo)，正確發(fā)揮人的主觀能動性，達(dá)到真正的人盡其才。由于人力資源管理的核心在很大程度上是“人”，所以人事檔案管理工作就是通過對人事活動中逐步形成的材料進(jìn)行集中和整理，構(gòu)建出可以集中反映個人的各項內(nèi)容。加之人事檔案管理工作同時具有客觀、動態(tài)和保密等特點，因此成為了人力資源管理乃至整個企業(yè)客觀、全面和及時地了解和考察人才，并對人才進(jìn)行選拔以及任用的重要參考依據(jù)。
二、人事檔案管理在人力資源管理中的地位
1.人事檔案管理有效提高企業(yè)工作效率
在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，最重要和基本的原則就是要實現(xiàn)“人”和“檔”的統(tǒng)一。在實踐中我們不難發(fā)現(xiàn)，人力資源本身具有固定和靜止性，并且人事檔案并非永久地、固定地保存在某個企業(yè)、單位或勞動部門的。隨著時間的推移，以及人員的流動、崗位的更迭和其他的動態(tài)原因，檔隨人走也成為了人事檔案管理中的重要特征。所以加強人事檔案管理的工作，可以讓企業(yè)有效地提高人力資源的應(yīng)用價值，從而實現(xiàn)人力資源的統(tǒng)籌優(yōu)化與合理配置。
2.人事檔案管理可以促進(jìn)人力資源開發(fā)
人事檔案管理的有效執(zhí)行，可以在最大程度上發(fā)揮對于人力資源的效力和配置方面的價值。而這個價值主要表現(xiàn)在兩個方面：第一個方面，人事檔案管理可以對員工的個人經(jīng)歷、能力特長、教育狀況和綜合表現(xiàn)進(jìn)行全面的記錄，客觀真實地記載員工成長的歷史。這對于未來的發(fā)展可以起到一定程度的預(yù)測作用。企業(yè)還能以此為依據(jù)進(jìn)行人才的發(fā)掘和使用，從而避免出現(xiàn)人才的埋沒、浪費和壓制狀況的發(fā)生。另一個方面，完善人事檔案可以在最大限度上了解員工的信息，從而有效促進(jìn)對員工實行科學(xué)化的管理。企業(yè)可以根據(jù)不同類型的人才結(jié)合崗位特征，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行合理的調(diào)動，從而將最合適的崗位留給最合適的人，達(dá)到人力資源的最優(yōu)配置。
3.人事檔案管理能夠提供重要參考依據(jù)
在人力資源管理或人力資源計劃進(jìn)行的過程之中，任何的企業(yè)都需要組成一支由一定數(shù)量人數(shù)所構(gòu)成的高質(zhì)量、高水平的人才團(tuán)隊。這要求企業(yè)必須考慮到人才的需求和擁有量，并使其進(jìn)行相互匹配。在作出決策之前，企業(yè)和單位的人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)配合人力資源管理部門事先對相關(guān)人員的人事檔案進(jìn)行了解，并由此進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的綜合考察與測評。在形成最終意見之后，及時提交管理層進(jìn)行研究和決策的制定，并同時保證決策的科學(xué)、合理與可行性。
三、人事檔案管理在人力資源管理中的發(fā)展對策
1.提高人事檔案管理人員素質(zhì)
在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)和發(fā)達(dá)地區(qū)，隨著當(dāng)?shù)厣a(chǎn)力的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化人力資源管理的要求。這要求人事檔案管理部門在進(jìn)行建設(shè)和發(fā)展的過程中，不僅要加強相關(guān)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才引進(jìn)，同時也要對現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行綜合性、有效的培訓(xùn)，做到“打鐵還需自身硬”。隨著全體檔案管理人員的綜合素質(zhì)的整體提高，可以有效地讓從業(yè)人員適應(yīng)在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對于檔案管理人員的更高要求和標(biāo)準(zhǔn)。
2.確保人事檔案材料完整準(zhǔn)確
人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考和依據(jù)，必須確保檔案的準(zhǔn)確、客觀與完整，這也是人事檔案發(fā)揮其自身價值的最根本條件。倘若人事檔案無法做到完整和準(zhǔn)確，那么就會失去其價值和全部意義。所以在人事檔案管理的過程中，管理人員必須在原有基礎(chǔ)上定期清查人員信息，并且做到實時地、不斷地擴(kuò)大存檔范圍，對個人信息進(jìn)行分類保存。
3.建立人事檔案管理制度規(guī)范
在人事檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求下，對于無法滿足新形勢和新特征的人事檔案管理制度必須進(jìn)行及時和有效的改革。人事檔案管理必須建成一套符合當(dāng)?shù)睾彤?dāng)前人力資源發(fā)展趨勢的人事管理制度，以確保人事檔案的管理工作可以實現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。這種制度的變革可以是全面的改革，也可以是針對具體情況進(jìn)行部分的修改。但是無論怎樣更改，都要通過嚴(yán)格的規(guī)章制度確保人事檔案在收集和保存過程中的及時、客觀與完整性，同時也保證材料的真實性，做到披沙揀金。
4.加強人事檔案管理的時效性
在人事檔案管理的工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)時代特征、自身特點和當(dāng)?shù)匾螅訌妼τ谌耸聶n案的動態(tài)管理。這要求人事檔案管理人員通過收集變化資料，及時更新人事檔案信息，以便于人力資源管理部門及時準(zhǔn)確地了解和把握個人的真實情況。同時，還要實現(xiàn)對人事檔案管理的合理開發(fā)，為企業(yè)提供質(zhì)量更高的服務(wù)。對于檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)從信息資源的角度看待人事檔案，并實現(xiàn)在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作模式，強化檔案信息分析，將人事檔案管理工作建設(shè)成人力資源工作和企業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大過程中的堅強后盾。不僅如此，企業(yè)在進(jìn)行人事檔案的開發(fā)和信息利用時，還必須做到個人信息的保護(hù)不受侵犯，徹底杜絕信息濫用和擴(kuò)散、公開、買賣等違法現(xiàn)象發(fā)生。總的來說，由于人力檔案管理在人力資源管理中的重要地位，管理人員必須樹立創(chuàng)新理念和正確的人才信息觀，從而推進(jìn)人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)和高效，達(dá)到發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中重要作用的目的。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳雅霜.人力資源管理中人事檔案管理重要性探析.經(jīng)營管理者.2016.13
[關(guān)鍵詞]人力資源 人事檔案 作用 管理
[中圖分類號]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2015）12-0091-01
一、人力資源和人事檔案兩者的分析
人力資源管理是與一定物力與人力有效進(jìn)行結(jié)合，用最為合理的方式去安排調(diào)控、合理培訓(xùn)，能夠使物力與人力實現(xiàn)協(xié)調(diào)一致，能做到唯才是用。人事檔案為人力資源管理提供基本信息，人事檔案管理能夠直接影響人力資源管理的工作效率。
二、人事檔案管理對人力資源管理會產(chǎn)生負(fù)面作用
人事管理方面的資料的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。一些人對于自己個人信息的完整性并不重視，由此或者出現(xiàn)信息偏差，或者出現(xiàn)基本資料失真的情況，內(nèi)容可能前后不一，也可能對于年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷方面的信息并未確定，只為應(yīng)付而填滿。在現(xiàn)實生活中也出現(xiàn)過很多這樣的現(xiàn)象：某些干部或者職員的工齡越填越大，年齡卻越填越小，或者某些資料不夠完整、細(xì)致，在進(jìn)行資料考核的時候，普遍出現(xiàn)了只有優(yōu)點卻沒有缺點的問題。
現(xiàn)代化的檔案管理工作，是在網(wǎng)絡(luò)上建立一個完整規(guī)范的檔案資料庫，讓人可以及時了解檔案的動態(tài)，并及時更新信息。運用現(xiàn)代化的技術(shù)對檔案進(jìn)行分類規(guī)范與調(diào)整，使歸檔、查詢、變更、存檔等工作能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)來體現(xiàn)，在相關(guān)資料的查詢方面有著系統(tǒng)性與高效性，改變了傳統(tǒng)的只能夠運用紙張與書本記錄的方式。
三、人事檔案管理對人力資源管理的正面作用
人事檔案記錄了員工一生的個人經(jīng)歷及發(fā)展過程，企事業(yè)單位通過人事檔案，能真正了解一位員工的過去，從而通過檔案來衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿ΓM(jìn)而有效避免人才被埋沒。企事業(yè)單位還可以通過人事檔案中的有效信息，最大限度地了解人才能否為自己的企業(yè)效力。
人力資源對于企事業(yè)單位的發(fā)展所起的作用日益明顯。現(xiàn)階段的人才流動非常頻繁，促進(jìn)了人才質(zhì)量的提高。而隨著政治體制的改革與深化，人事檔案的社會化開發(fā)式管理模式將更加普及與通用。
四、人力資源管理需要完善的人事檔案管理
應(yīng)該努力實現(xiàn)檔案的搜集，保證查詢工作的系統(tǒng)性。相關(guān)的管理人員的職責(zé)與工作分配等制度應(yīng)該完善并且上墻細(xì)化，要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕凑障嚓P(guān)制度和程序來完成管理工作。當(dāng)有人需要查詢或者查閱完整的檔案資料，必須出示相關(guān)證件以及相關(guān)許可，缺少程序的人員，堅決不可以隨意查找、翻閱檔案。只有正規(guī)黨員才有對相關(guān)檔案材料翻閱的資格，如果查找的資料中有涉及本人的部分，亦不能進(jìn)行查詢，牽涉到與本人先關(guān)的親屬人員時候，查詢行為也要被禁止。遵循“三不轉(zhuǎn)”的基本工作要求。
對于已經(jīng)進(jìn)行收集的個人材料，不僅應(yīng)該規(guī)范細(xì)致地安排與歸類，還要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選與校對，必須做到細(xì)致分類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。整理的過程中要用心核對與篩選，認(rèn)真研究，并且根據(jù)內(nèi)容加以適當(dāng)?shù)姆诸惡驼{(diào)整。及時將那些出現(xiàn)破損或者有內(nèi)容缺失的檔案資料進(jìn)行規(guī)范與完善。保證裝訂的規(guī)整，文字要完整，不可以被遮擋，材料的內(nèi)容不可以隨便加以變動，要保證原版的內(nèi)容。只有這樣，才能最終達(dá)到對檔案整理工作的終極目標(biāo)，即為檔案的完整、細(xì)致、分明，從而實現(xiàn)檔案工作體系的完整化與規(guī)范化。
人事檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德，要拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好地適應(yīng)全新的檔案管理方式。同時，我們要提高檔案管理人員的服務(wù)意識，更好地為人力資源管理和高層決策提供有效的服務(wù)。
五、人事檔案管理對于提高人力資源管理的作用分析
一、問題：企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)
當(dāng)前，我國企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
?穴一）檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認(rèn)識
現(xiàn)在，仍有大部分企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認(rèn)識仍停留在“檔案就是歷史記錄”，“檔案就是保密材料”，“檔案只要被保管好、不丟失就行了”，“檔案就是寫在紙上的書面材料”的層面上，而沒有充分意識到作為企業(yè)重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有服務(wù)于企業(yè)現(xiàn)實的重要價值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺是企業(yè)檔案信息管理和服務(wù)的新舞臺。
（二）企業(yè)實施組織結(jié)構(gòu)扁平化，檔案機(jī)構(gòu)何去何從
當(dāng)前，許多企業(yè)實行組織結(jié)構(gòu)扁平化，精簡機(jī)構(gòu)，削減管理層次，從而提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率。企業(yè)推行組織結(jié)構(gòu)扁平化后，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)如果發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，沒有獨特的價值，就會成為被精簡的對象。甚至一些企業(yè)干脆撤銷了專門的檔案機(jī)構(gòu)。檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中的地位下降，制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，也影響了檔案工作人員的工作熱情。在新形勢下，如何明確檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)中的定位和角色，成為我們必須思考的問題。
（三）企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程加快，“實體檔案保管”模式難以為繼
現(xiàn)在，絕大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)識到了信息化的意義和價值，并且不斷通過建立辦公自動化（OA）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、企業(yè)資源計劃（ERP）等應(yīng)用系統(tǒng)加快企業(yè)信息化進(jìn)程。企業(yè)在各項活動過程越來越多地形成數(shù)字化的信息，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案“實體保管模式”難以為繼。而在很多企業(yè)中，由于沒有實施管理或管理不當(dāng)，導(dǎo)致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業(yè)“記憶”面臨丟失的危險。
（四）企業(yè)檔案信息資源分散，無法提供系統(tǒng)服務(wù)
隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團(tuán)公司。這些公司或集團(tuán)公司的下屬機(jī)構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。
自20世紀(jì)80年代以來，人們一直在倡導(dǎo)圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質(zhì)性進(jìn)展。即便一些企業(yè)將圖書情報機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息服務(wù)。
二、思路：以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作改革
對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作進(jìn)行細(xì)枝末節(jié)的改進(jìn)，已經(jīng)于事無補，只有對其進(jìn)行根本性的變革，才能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求。任何改革實踐都需要一種先進(jìn)的理論作為指導(dǎo)。在知識經(jīng)濟(jì)時代，指導(dǎo)企業(yè)檔案工作改革的理論應(yīng)該是知識管理思想。
知識管理是指為了提高企業(yè)競爭力而對企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識進(jìn)行有效的識別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運用；并且通過促進(jìn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。
知識管理的內(nèi)容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術(shù)管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側(cè)重于企業(yè)知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個知識管理提供資源平臺。知識技術(shù)管理側(cè)重于現(xiàn)代信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、知識挖掘技術(shù)等的應(yīng)用，為整個知識管理提供技術(shù)支撐。知識員工管理，側(cè)重于激發(fā)知識型員工的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，鼓勵他們向企業(yè)貢獻(xiàn)個人的隱性知識，提高他們的知識創(chuàng)新能力，為整個知識管理提供人員保障。其中知識資源管理是知識管理的基礎(chǔ)工作。知識管理一般從知識資源管理起步。
⒈ 企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內(nèi)容
根據(jù)1996年聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織?穴OECD?雪的《以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》報告，知識包括四大類：“知道是什么”的事實知識（know－what）；“知道為什么”的原理知識（know－why）；“知道怎樣做”的技能知識（know－h(huán)ow）；“知道是誰”的人際知識（know－who）。在此基礎(chǔ)上，我們可以進(jìn)一步將知識分為“顯性知識”（Explicit Knowledge）和“隱性知識”（Tacit Knowledge）。顯性知識是指“知道是什么”和“知道為什么”的知識，也即是記錄于在一定物質(zhì)載體上的知識。隱性知識是指“知道怎樣做”和“知道是誰”的知識，是存儲于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗、技巧、訣竅、靈感等尚未公開的秘密知識，或者是只可意會難于表達(dá)的知識。例如，我國一些企業(yè)進(jìn)口零部件，并利用外國企業(yè)同樣的儀器設(shè)備和操作方法來組裝產(chǎn)品，產(chǎn)品質(zhì)量卻明顯不如外國企業(yè)的原裝產(chǎn)品，這就說明我國企業(yè)工人沒有掌握外國企業(yè)工人的隱性知識（操作技巧、訣竅等）。
企業(yè)的文件、檔案作為企業(yè)活動的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項活動過程中獲得的認(rèn)識、體會、經(jīng)驗和教訓(xùn)，是企業(yè)最主要的顯性知識。正如IBM Lotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中所說的：“文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業(yè)的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標(biāo)。” 美國Delphi咨詢集團(tuán)的一項調(diào)查表明，在組織所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。
企業(yè)的顯性知識實際上主要包括兩個方面：一是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的文件、檔案，二是從企業(yè)外部收集而來的圖書、情報。圖書、情報是公開的，可以為所有企業(yè)利用，而文件、檔案是本企業(yè)自身產(chǎn)生的，是企業(yè)所特有的，其他企業(yè)無法獲取。因而文件、檔案構(gòu)成企業(yè)具有競爭價值的核心顯性知識。企業(yè)的隱性知識存在于員工個人的大腦之中，只有固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能被有效地管理。可見，某種意義上，企業(yè)檔案是企業(yè)最重要的知識資源。
既然企業(yè)文件、檔案是企業(yè)最重要的知識資源，那么，企業(yè)檔案管理實質(zhì)上是一種重要的企業(yè)知識資源管理活動，企業(yè)檔案管理應(yīng)該成為整個企業(yè)知識資源管理重要的有機(jī)組成部分。
⒉ 檔案管理應(yīng)以知識資源管理為發(fā)展方向，知識資源管理應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容
一方面，檔案管理是知識資源管理的重要內(nèi)容，使得檔案管理以知識資源管理為發(fā)展方向成為可能；另一方面，知識管理是21世紀(jì)的企業(yè)管理模式，作為企業(yè)重要管理工作之一的檔案管理，以知識資源管理為發(fā)展方向是其必然的選擇。
知識資源管理是一項長期的、艱巨的系統(tǒng)工程，必須從易到難、有步驟地開展。當(dāng)前，許多企業(yè)的檔案管理已經(jīng)具有良好基礎(chǔ)，特別是一些企業(yè)已經(jīng)開始檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，知識資源管理可以從檔案管理入手來逐步開展。企業(yè)檔案是企業(yè)最重要的知識資源，檔案管理是企業(yè)知識資源管理的重要內(nèi)容，因此，知識資源管理也應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容。
綜上所述，企業(yè)檔案工作改革的方向就是實行知識資源管理。
三、對策：構(gòu)建知識資源管理平臺
實行知識資源管理的基礎(chǔ)和前提是構(gòu)建一個“知識資源管理平臺”。
（一）知識資源管理平臺的功能
“知識資源管理平臺”是企業(yè)知識資源管理的基礎(chǔ)平臺。它是企業(yè)整個信息流、知識流的載體和媒介，是企業(yè)知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務(wù)系統(tǒng)。借助于這個平臺，使企業(yè)任何部門和員工，可以在任何時間和地點，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實現(xiàn)企業(yè)知識的價值，從而提高企業(yè)的生產(chǎn)效率、經(jīng)營管理水平和創(chuàng)新能力。
（二）知識資源管理平臺的結(jié)構(gòu)
“知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統(tǒng)”、“知識資源服務(wù)系統(tǒng)”三個部分組成：
⒈知識資源庫。“知識資源庫”是集中存儲企業(yè)各種信息、知識的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)來源于三個方面：
―――企業(yè)內(nèi)部的顯性知識，主要是企業(yè)各部門形成的各種文件、檔案；
―――企業(yè)外部的顯性知識，主要是企業(yè)各部門購買、收集而來的各種圖書、情報、資料；
―――企業(yè)內(nèi)部的隱性知識，主要是企業(yè)員工個人的工作經(jīng)驗、技巧、訣竅等，以及企業(yè)的精神文化，這些隱性知識需要借助于一定的制度和技術(shù)，固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能進(jìn)入“知識資源庫”，被有效管理。
⒉知識資源整合系統(tǒng)。“知識資源整合系統(tǒng)”的功能是：
―――及時、全面收集企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識；
―――對其進(jìn)行科學(xué)加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，使之有序化、系統(tǒng)化；
―――將加工整理后的企業(yè)知識資源存入知識資源庫。
⒊知識資源服務(wù)系統(tǒng)。“知識資源服務(wù)系統(tǒng)”的功能是：為企業(yè)各部門利用“知識資源庫”中各種的信息、知識，提供一個便捷的數(shù)據(jù)出口、檢索途徑和服務(wù)窗口，同時也接受知識資源服務(wù)的反饋信息。
（三）管理機(jī)構(gòu)
⒈機(jī)構(gòu)設(shè)置。“知識資源管理平臺”的建設(shè)、運行與維護(hù)，需要有專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)。根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模、內(nèi)部管理體制的不同，可以選擇不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置：一是企業(yè)檔案館（室）；二是企業(yè)圖書、情報、檔案一體化機(jī)構(gòu)，如檔案信息中心、情報信息中心或信息中心等；三是設(shè)置新的管理機(jī)構(gòu)，這個機(jī)構(gòu)可取名為“知識資源管理中心”。該機(jī)構(gòu)可以在企業(yè)原有的檔案機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上改建而成。在建設(shè)之初，根據(jù)企業(yè)原檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系的位置，“知識資源管理中心”既可成為企業(yè)下設(shè)的單獨的二級機(jī)構(gòu)，以充分發(fā)揮其積極性，也可以掛靠總經(jīng)理辦公室下，以充分利用辦公室作為一個綜合性、協(xié)調(diào)性部門的優(yōu)勢。在知識資源管理實施一段時間之后，“知識資源管理中心”以獨立為二級機(jī)構(gòu)為宜。
⒉ 基本職能。該管理機(jī)構(gòu)的基本職能是：
―――知識資源整體規(guī)劃，即根據(jù)企業(yè)對信息、知識的利用需求，對企業(yè)知識資源管理進(jìn)行整體規(guī)劃；
―――知識資源建設(shè)，即全面收集企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識，對其進(jìn)行加工、組織、整合，以規(guī)范的形式存入企業(yè)知識資源庫。
―――知識服務(wù)，即基于知識資源庫，通過知識資源服務(wù)系統(tǒng)，提供增值信息、知識服務(wù)。
（四）構(gòu)建知識資源管理平臺的條件
更新觀念。構(gòu)建知識資源管理平臺，是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容。知識管理是適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的一種管理思想、理念和方法，對于我國大多數(shù)企業(yè)特別是國有企業(yè)來說是全新的。因此，要成功地構(gòu)建企業(yè)知識資源管理平臺，就必須更新現(xiàn)有的企業(yè)管理理念，應(yīng)使企業(yè)管理層到一般員工都要樹立知識管理、知識資源管理理念。
[關(guān)鍵詞]人事檔案；人力資源；管理中重要性
[中圖分類號]C962 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）38-0059-02
1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理就是對與一定物力相結(jié)合的人力運用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會對人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。
2 人事檔案管理對人力資源管理的促進(jìn)作用
2.1 人事檔案為人力資源開發(fā)提供真實可靠的信息和數(shù)據(jù)
人事檔案是現(xiàn)代社會人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長歷程，可以說，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚長避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事檔案對人力資源開發(fā)有促進(jìn)作用
（1）利用人事檔案有助于動態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿ΑＲ罁?jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
（2）利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對其進(jìn)行科學(xué)管理。
2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據(jù)
人事檔案為企事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
2.4 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置
隨著信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化加速和國內(nèi)法制體系的健全，以知識、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時代對傳統(tǒng)人事檔案管理實施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時間的推移、內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳配置。
2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規(guī)劃
近年來，學(xué)界對人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問題與對策、人力資源需求，并且對人力資源的預(yù)測更科學(xué)、規(guī)范，從而制定出合理的管理規(guī)劃。
2.6 使人力資源的管理水平得到提升
人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因為人事檔案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動的展開都是圍繞人事檔案信息來的，所以人力資源的管理水平相應(yīng)的也得到應(yīng)有的重視，相應(yīng)的管理水平也有所提升。
3 人事檔案管理不善對人力資源管理的阻礙作用
雖然隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理較之以前有了很大的進(jìn)步，然而，人事檔案管理不善的問題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負(fù)面作用主要表現(xiàn)在如下幾個方面：
（1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時掩蓋了其真實性，如果沒有了真實性，人事檔案也就失去了利用價值。如今造假學(xué)歷、防偽學(xué)士學(xué)位證及個人簡歷的偽造、虛報年齡事件等層出不窮，導(dǎo)致人事管理混亂重重，出現(xiàn)了許多不必要的麻煩。諸多不對稱的信息對未來人力資源配置的預(yù)測造成了重大的影響，并將使企業(yè)失去更多的人才。
（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無法體現(xiàn)個性特色，這種人事檔案對企業(yè)的選人、用人失去了真正意義上的參考價值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會導(dǎo)致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業(yè)的管理成本。
（3）檔案材料管理手段落后，缺少時效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)不斷更新，人事檔案也在不斷地產(chǎn)生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發(fā)展，降低管理效率。如果不加強制度和技術(shù)更新，日新月異的社會，加上人員的流動性巨大，將跟不上人事管理規(guī)劃的腳步，會浪費大量的時間和人力，工作效率低，只能被動地接收信息。
4 完善人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)組織人力資源管理、促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強人事檔案的動態(tài)性和真實性
人事檔案管理的活動中，應(yīng)該及時對不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理和考核，運用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時對遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率
人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。運用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。
5.1 充實人事檔案的內(nèi)容
在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。
5.2 增強人事檔案的真實性
真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。此外，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。
6 加強人事檔案的時效性
人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
7 加強人事檔案的現(xiàn)代化管理
人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺，形成資源共享。
8 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)
關(guān)鍵詞：政務(wù)檔案資源；管理；開發(fā)；電子政務(wù)建設(shè)
電子政務(wù)是通過對現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)等進(jìn)行科學(xué)化應(yīng)用，并共同多種技術(shù)之間的協(xié)調(diào)配合，來實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化以及工作流程的規(guī)范化，在超越時間、空間等限制上，促進(jìn)高效、廉潔且公平的政府運作模式的建立，從而更好的向社會提供優(yōu)質(zhì)且規(guī)范的管理與服務(wù)。政務(wù)檔案資源是政務(wù)工作中的重要內(nèi)容，因此將政務(wù)檔案資源積極融入到電子政務(wù)建設(shè)過程中，促進(jìn)政務(wù)檔案資源開發(fā)與管理的順利開展，對于提高政務(wù)檔案子資源的實際應(yīng)用價值具有重要的作用。
1 政務(wù)檔案資源管理開發(fā)對電子政務(wù)建設(shè)的重要影響
1.1 政務(wù)檔案資源的存在形式?jīng)Q定政務(wù)運行效率
電子形式存在的政務(wù)檔案資源憑借現(xiàn)有信息技術(shù)，可以方便地進(jìn)行報表整理、圖形輸出等。利用計算機(jī)應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以即時傳輸、采集、存儲、檢索和分析所有相關(guān)數(shù)據(jù)，快速把數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果、模型分析結(jié)果上報作為科學(xué)的決策依據(jù)，或?qū)崟r對外以提高政務(wù)的運行效率。
1.2 政務(wù)檔案資源的管理制度決定電子政務(wù)建設(shè)的創(chuàng)新能力
從中國政府的管理與服務(wù)職能上來看，政務(wù)檔案資源管理的體制與政府組織機(jī)構(gòu)的劃分和業(yè)務(wù)內(nèi)容密切關(guān)聯(lián)，政務(wù)檔案資源的支配權(quán)與政府機(jī)構(gòu)權(quán)力劃分緊密結(jié)合，合理的權(quán)力劃分意味著政務(wù)檔案資源的合理分配。整合政務(wù)信息資源、建設(shè)政務(wù)數(shù)據(jù)庫，必須打破政府部門之間對公共信息資源的壟斷和封閉，加大政府機(jī)構(gòu)之間、政府與企業(yè)、政府與個人之間信息資源的共享開放程度，共同對信息資源進(jìn)行開發(fā)、更新和維護(hù)。
1.3 政務(wù)檔案資源響應(yīng)速度決定政務(wù)服務(wù)滿意度
社會公眾對政府服務(wù)滿意度的評價依據(jù)不僅包括政府的服務(wù)質(zhì)量，也包括與政府打交道所花費的成本，如時間、精力等。電子政務(wù)的積極意義在于提高政府對企業(yè)和公眾的管理服務(wù)效率。合理的數(shù)據(jù)管理機(jī)制、數(shù)據(jù)管理信息化、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)分析結(jié)果等方而也間接影響政務(wù)服務(wù)滿意度。
2 電子政務(wù)建設(shè)環(huán)境下開展檔案資源管理與開發(fā)的有效方式
2.1 積極強化對電子政務(wù)建設(shè)的認(rèn)知，自覺參與到電子政務(wù)建設(shè)中
現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，一定程度上推動了電子政務(wù)的發(fā)展，這就對政務(wù)檔案資源的管理與開發(fā)提出了更為嚴(yán)格的要求，在此種情況下檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)中，是當(dāng)前電子政務(wù)建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的實際需求，是檔案部門所面臨的一項重要任務(wù)，是加強電子政務(wù)信息資源管理，推進(jìn)政務(wù)系統(tǒng)持續(xù)發(fā)展的重要條件，對于檔案信息資源的實際應(yīng)用價值的發(fā)揮存在著密切的聯(lián)系，有助于促進(jìn)檔案專業(yè)的自身發(fā)展。就實際情況來看，檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過程中，是檔案部門融入社會的重要機(jī)遇，是檔案部門實現(xiàn)跨越式發(fā)展的一個重要條件，若不能夠牢牢把握住機(jī)遇，就會拉大檔案專業(yè)與同時期的其他專業(yè)的差距，從而陷入到被動處境當(dāng)中，對于未來發(fā)展造成不利影響，因此檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過程中，具有一定的緊迫性。與此同時，檔案信息是現(xiàn)代社會信息管理領(lǐng)域中的重要組成部分，檔案工作的性質(zhì)屬于信息管理，那么在電子政務(wù)信息資源的管理過程中，信息的采集、著錄、分類、整理以及利用等，都與檔案管理工作之間存在著一定的共性，因此檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過程中具有高度的可行性。
2.2 嚴(yán)格遵循電子檔案建設(shè)的規(guī)律，確保政務(wù)檔案資源管理開發(fā)的積極參與并善于參與到電子政務(wù)建設(shè)中
在電子政務(wù)建設(shè)過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極對政務(wù)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一性的規(guī)劃，嚴(yán)格按照國家辦公廳關(guān)于加強系統(tǒng)信息化建設(shè)的相關(guān)文件的精神內(nèi)涵來開展政務(wù)檔案資源的管理與開發(fā)工作，各地區(qū)檔案部門積極將檔案館納入到當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)總體規(guī)劃當(dāng)中。就宏觀層面來看，將檔案館納入到電子政務(wù)總體規(guī)劃中，能夠促進(jìn)黨委、政府部門機(jī)關(guān)文件的生成，并促進(jìn)電子檔案的形成，從而更好的為社會提供檔案信息資源服務(wù)。
在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)積極實現(xiàn)黨委、政府檔案工作部門以及檔案館之間的協(xié)調(diào)配合，積極加強對電子文件的生成以及流轉(zhuǎn)過程中的管理，促進(jìn)電子文件更加真實、完整的歸檔，從而保證政務(wù)檔案信息資源的準(zhǔn)確性和可靠性。就檔案資源開發(fā)與管理的實際情況來看，明確檔案部門在電子政務(wù)中的工作職責(zé)和工作位置并加以深化，能夠在積極推進(jìn)檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)上，為數(shù)字化檔案館的建立奠定堅實的基礎(chǔ)。
當(dāng)前檔案資源的管理開發(fā)過程中面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何更好的實現(xiàn)與電子政務(wù)建設(shè)的同步改革和發(fā)展，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是當(dāng)前檔案部門所面臨的一項重要課題。那么在此種情況下，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變并更新檔案資源的管理及開發(fā)理念，真正實現(xiàn)跨越式發(fā)展，加強職能改革，從而更好的為社會公眾服務(wù)。
2.3 創(chuàng)造條件，主動服務(wù)
技術(shù)更新，改善基礎(chǔ)條件：參加并服務(wù)于電子政務(wù)需要一定的前期工作和物質(zhì)環(huán)境，因而有必要加緊進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)宇化檔案館建設(shè)。信息系統(tǒng)建設(shè)包括計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和紙質(zhì)檔案的數(shù)宇化工作。數(shù)宇檔案館建設(shè)則更為復(fù)雜，包括工作模式、流程、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，甚至包括責(zé)、權(quán)、運行機(jī)制和經(jīng)費等問題。
繼續(xù)教育，加快人才培養(yǎng)：電子政務(wù)工作的實施，需要大量的復(fù)合型技術(shù)人才，必須通過繼續(xù)教育培養(yǎng)人才和引進(jìn)技術(shù)人才并舉，以適應(yīng)不斷更新的新技術(shù)對人才的需求。
機(jī)構(gòu)調(diào)整和經(jīng)費支持：隨著電子政務(wù)體系建設(shè)的發(fā)展，檔案館有可能需要調(diào)整內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，以適應(yīng)黨委、政府有關(guān)部門的工作。同時，由于電子檔案管理需要電子系統(tǒng)環(huán)境支持，而且隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展而不斷更新，電子政務(wù)系統(tǒng)往往會追求新技術(shù)的應(yīng)用，這有可能迫使檔案館更新設(shè)備，取得穩(wěn)定的經(jīng)費支持。
科研工作為政務(wù)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)：由于電子政務(wù)工作是新事物，沒有經(jīng)驗可循。因此，有必要依托有關(guān)科研單位和檔案館，有計劃、分步驟、系統(tǒng)地開展研究工作。特別是針對電子政務(wù)工作引發(fā)的一系列改革和變化，研究電子文件的完整、真實的收集、整理，研究長期或永久性地保管電子文件，研究安全、有效地提供利用服務(wù)等等。
結(jié)束語
就整體情況來看，在電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境下，積極加強檔案資源的管理與開發(fā)是當(dāng)前檔案部門所面臨的一項重要課題，如何更好的實現(xiàn)檔案資源管理開發(fā)的改革和跨越式發(fā)展，并保持與電子政務(wù)建設(shè)的高度同步，從而更好的為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)人士所面臨的一項重要客體，仍然有待積極進(jìn)行探索。■
參考文獻(xiàn)
[1]冉朝霞.電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案資源整合的開發(fā)利用[J].檔案管理，2014.
關(guān)鍵詞：人事檔案管理 學(xué)校 人力資源管理
中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（a）-0232-01
人事檔案是記錄和反應(yīng)個人的學(xué)習(xí)和工作情況以及德才表現(xiàn)得情況，學(xué)校的人事檔案由學(xué)校人力資源管理部門進(jìn)行收集、整理和保管，以備查閱。在現(xiàn)代化的人力資源管理中，人事檔案是人力資源管理活動的信息基礎(chǔ)，同時是人力資源管理的重要組成部分。
1 人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用
1.1 信息的保存和提供
人事檔案的首要目的既是對學(xué)校人力資源管理提供信息的記錄和保存。人事檔案記錄著學(xué)校教職工的基本信息，如職稱、專業(yè)、學(xué)歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學(xué)活動的教學(xué)成果、科研成果、獎懲情況、福利待遇、職位變動等教學(xué)信息。這些基本信息一方面可以幫助人力資源管理部門根據(jù)其基本信息進(jìn)行行政職務(wù)的評定，一方面可以幫助可以進(jìn)行教學(xué)科研技術(shù)性職務(wù)的評定。完整的人事檔案，不論是對于人事部門、教師管理部門和科研部門，都可以為其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。
1.2 人事關(guān)系變更的憑證
人事檔案，還是學(xué)校人員流動時重要的人事關(guān)系變更憑證。當(dāng)學(xué)校的教職工出現(xiàn)工作的變遷時，需要把人事檔案同時帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動人員工資等待遇關(guān)系的重要依據(jù)。人動時，新的工資待遇等關(guān)系的落實，都需要以人事檔案所記錄的時間、年齡、單位和工作年限等信息為依據(jù)，是關(guān)系到流動人員切實利益的重要文件，如果出現(xiàn)人事檔案丟失或者不完整的現(xiàn)象，新的單位就無法兌現(xiàn)對流動人員的工作職責(zé)和待遇，直接對教職工產(chǎn)生很大的影響。
1.3 人員素質(zhì)的證明
學(xué)校人力資源管理具有學(xué)校的特殊性，學(xué)校招聘教師、輔導(dǎo)員、職工，特別是招聘學(xué)院院長、新專業(yè)的帶頭人、技術(shù)性強的專業(yè)教師等，是學(xué)校人力資源管理的常規(guī)任務(wù)。學(xué)校招聘對人員的素質(zhì)要求很高，在進(jìn)行人才的選擇時，人事檔案既是重要的依據(jù)。如在招聘專業(yè)的技術(shù)人員時，在經(jīng)過考試等選拔后選出初選名單，但對于一個人是否具有職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心等很難考察，這就需要人力資源管理部門根據(jù)人事檔案記錄的任職情況、教學(xué)情況、科研成果、獲獎證書以及原單位領(lǐng)導(dǎo)的評價等情況進(jìn)行判斷。人事檔案雖然存在一定的弄虛作假成分，但還是可以較為準(zhǔn)確的反應(yīng)一個人員的素質(zhì)水平，是學(xué)校選人用人的重要依據(jù)。
1.4 教職工信息的核實
在高效的人力資源管理中，常需要進(jìn)行教學(xué)評價、職務(wù)晉升和資格評定等任務(wù)，這些人力資源管理活動都對教職工的年齡、工作時間、學(xué)歷等要求嚴(yán)格，常會出現(xiàn)有的人因為記憶不清楚、填寫錯誤、人員流動頻繁甚至故意的弄虛作假，導(dǎo)致檔案在年齡、教學(xué)科研成果等環(huán)節(jié)與實際的情況不相符。做好人事檔案管理，既是對這些信息進(jìn)行確認(rèn)和鑒別，保證教職工信息的準(zhǔn)確性，為人力資源管理提供有效、可靠的管理信息。
1.5 人事檔案有助于學(xué)校進(jìn)行人力資源的科學(xué)預(yù)測
有效的人事檔案管理可以為學(xué)校的人力資源管理提供科學(xué)數(shù)據(jù)的支持，可以分析學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)是否合理，人力資源的引進(jìn)和培養(yǎng)等是否符合學(xué)校的教育改革與發(fā)展。通過人事檔案的分析，可以對學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)做出全面的了解，對人才的需求進(jìn)行預(yù)測，從而加強相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，制定科學(xué)的人力資源計劃，優(yōu)化學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)。
2 當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施
2.1 單一性向多元性轉(zhuǎn)變
人事檔案是對人力資源進(jìn)行評價的重要的依據(jù)，其收集的信息不僅要包括教職工的姓名、年齡、工作經(jīng)歷等基本信息，還要包含有有助于人力資源開發(fā)和利用的多元化信息。如收集其個人才能、價值取向、學(xué)術(shù)觀點等，為學(xué)校進(jìn)行人才錄取、崗位設(shè)置和競爭上崗等提供信息支持。在現(xiàn)代學(xué)校建設(shè)發(fā)展的環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容以難以滿足形勢的需要，學(xué)校要根據(jù)不同的教職工崗位進(jìn)行認(rèn)識檔案的編制。如對教學(xué)人員，要注重對其教學(xué)成果的記錄；對于教輔人員，要注重對其管理水平的記錄；對于科研人員，要注重對其科研項目、科研成果的記錄。此外，多元化的人事檔案甚至可以包括對教職工能力特長、思想心理活動等方面信息的記錄，滿足新時期的學(xué)校人力資源管理。
2.2 人事檔案信息化管理水平低
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息化也成為現(xiàn)代人力資源管理的有效手段。傳統(tǒng)的人事檔案管理靠紙質(zhì)的檔案和檔案室等進(jìn)行管理，工作重復(fù)、效率低、容易出現(xiàn)人為操作失誤。信息化的人事檔案管理，可以實現(xiàn)將人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，對于人事檔案的保存、檢索、轉(zhuǎn)移等提供高效可靠的服務(wù)。現(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，還可以對學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)和需求在大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出分析和預(yù)測，為高校人力資源管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。
2.3 人事檔案管理制度有待加強
人事檔案在學(xué)校人力資源管理中起到重要的作用，直接關(guān)系到教職工的切身利益，但在實際的工作中并沒有收到足夠的重視，人事檔案管理制度不完善，出現(xiàn)了檔案造假、錯誤、泄露甚至丟失等問題。因此，要完善人事檔案管理制度，完善人事檔案的收集、整理、編目和保存制度，建立檔案保護(hù)、借閱和保密制度，建立檔案的分類、統(tǒng)計制度，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度是發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中作用的有效保證。
3 結(jié)語
人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理的重要部分，其改革要與學(xué)校的教育改革等同步進(jìn)行，才能在新形勢下發(fā)揮人事檔案的作用，促進(jìn)人事制度改革和人力資源管理，為學(xué)校的發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】人事檔案；重要性；信息化
傳統(tǒng)的人力資源管理效率較低，對檔案的分析與整理不夠，管理方式采用模糊管理，不利企業(yè)發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，在企業(yè)人力資源管理過程中，人們更加重視其重要性，逐漸將管理模式向著精細(xì)化的方向發(fā)展，發(fā)揮了人力資源管理的重要作用，為企業(yè)的發(fā)展注入動力。很多企業(yè)對人力資源中的人事檔案管理不夠重視，沒有意識到人事檔案在人力資源管理中的作用，這使得檔案保管不夠規(guī)范，檔案利用率低，對于員工的入職、升職、退休等工作沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，這些都是需要解決的問題。
一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系分析
現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對人才的合理開發(fā)、配置和利用等方面進(jìn)行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的價值，促進(jìn)企業(yè)完成生產(chǎn)、銷售等任務(wù)。人力資源管理，會涉及很多的學(xué)科，如管理學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)等。企業(yè)在用人的時候，會對人才進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對人才進(jìn)行職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并對人才的業(yè)績進(jìn)行考核與評估，滿足企業(yè)對人才的需求和要求。在企業(yè)發(fā)展過程中，人才的支撐是基礎(chǔ)，也是企業(yè)人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業(yè)人才的流動性不斷加強，人才流失越來越嚴(yán)重，對于企業(yè)發(fā)展不利，因此應(yīng)重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進(jìn)行管理，從而更好地考察員工，對員工進(jìn)行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據(jù)，在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著非常重要的作用，可以發(fā)揮人力資源管理的職能，推動人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進(jìn)行預(yù)測。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。
二、加強人事檔案管理的重要性分析
首先，人事檔案是企業(yè)在人才的選用、用人非常重要的依據(jù)，是人力資源開發(fā)的重要工具。通過人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對這些人才有更深刻的認(rèn)識，可以詳細(xì)掌握每個人才的優(yōu)點和缺點，優(yōu)化人力資源管理機(jī)構(gòu)，使得人才結(jié)構(gòu)可以更合理。另外，通過利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進(jìn)行分析，在人才利用過程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)有非常好的促進(jìn)作用，使得人才可以快速地適應(yīng)企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務(wù)，成為企業(yè)需要的人才。新形勢下需要整合人力資源，保證各項工作都可以正常開展，企業(yè)的各種業(yè)務(wù)和工作也逐漸細(xì)化，這些都對人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強對現(xiàn)有人才的培訓(xùn)工作，使得人才具有更多能力，可以適應(yīng)企業(yè)對不同工作開展過程中的需求，提升人才的綜合能力。在對人事檔案統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析過程中，可以了解人才的各種優(yōu)點和缺點，有針對性地提升人才的素質(zhì)。人事檔案的利用，可以促進(jìn)人才合理的流動，調(diào)動員工的積極性。因此，在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，是人力資源管理的重點。最后，人事檔案管理的有效利用，人事檔案管理的規(guī)范性，有利于對企業(yè)中的人才需求進(jìn)行預(yù)測。在實際應(yīng)用中，通過對人事檔案信息的整合，為企業(yè)人才利用提供有效的信息，使得管理人員可以更清楚地認(rèn)識到企業(yè)的人才缺口，人才如何配置，提升崗位設(shè)置的科學(xué)性，提高人力資源管理的效率。一方面，企業(yè)中環(huán)境的變化，對于人才的需求也發(fā)生了非常大的變化，企業(yè)利用人事檔案進(jìn)行分析，可以對企業(yè)中人才缺口進(jìn)行掌握，這樣可以更好地從外部招聘，或者從企業(yè)內(nèi)部盡心培養(yǎng)。另一方面，通過人事檔案的利用，可以更好地進(jìn)行人力資源發(fā)展規(guī)劃，在引進(jìn)和儲備人才過程中可以防止成本浪費，保證人才的引進(jìn)是企業(yè)發(fā)展所需求的。
三、人事檔案管理問題分析
（一）人事檔案管理重視度不足。當(dāng)前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認(rèn)識，認(rèn)為人事檔案管理不夠重要，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴(yán)重影響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的價值，不能有效地服務(wù)于人力資源管理。
（二）人事檔案管管理手段落后。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設(shè)施比較落后，信息技術(shù)利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工；另一方面，一些單位數(shù)字化管理效率低下，采用的是紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。
（三）人事檔案利用價值不高。檔案管理的目的最終是要服務(wù)企業(yè)，要合理地利用這些檔案才能發(fā)揮出其重要的價值。然而當(dāng)前在很多單位中沒有重視到對檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經(jīng)歷等基本信息，沒有詳細(xì)了解人才的素質(zhì)、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實情況，因此沒有發(fā)揮人力資源管理的合理配置作用。
四、人事檔案管理在人力資源管理中的運用
（一）建立完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細(xì)化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的安排，重視引進(jìn)高素質(zhì)人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進(jìn)行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復(fù)，工作效率低等問題，檔案管理人員應(yīng)該提升服務(wù)意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進(jìn)行詳細(xì)的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。
（二）規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)。當(dāng)前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內(nèi)容與以往有非常大的差別。在管理工作中應(yīng)做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過程中，需要對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當(dāng)前在人事檔案管理中需要及時補充已有的信息，刪除重復(fù)信息和無意義信息，通過整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽稱號、反映工作業(yè)績以及保險與職稱評定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應(yīng)不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。
（三）完善人事檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)字信息時代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機(jī)，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應(yīng)建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運用。其次，通過先進(jìn)的信息技術(shù)強化人事檔案信息化建設(shè)，加強人事檔案工作人才的交流與服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。最后，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準(zhǔn)確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。
（四）提升人事檔案的利用價值。企業(yè)不權(quán)要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容，增加人事檔案價值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，在人事檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務(wù)。
五、結(jié)語
關(guān)鍵詞:人力資源管理;人事檔案管理
由于長期受到傳統(tǒng)人事檔案管理思維和管理方式的影響，目前我國人事檔案管理工作存在許多不足。
一、人力資源管理視角下的人事檔案管理工作存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾方面
(一)檔案資料缺乏真實性和完整性
近年來，許多企事業(yè)單位頻頻出現(xiàn)人事檔案資料造假事件，人事檔案資料的真實性以及檔案信息的完整性表現(xiàn)出許多問題。這給單位的各項人力資源管理工作造成巨大的負(fù)面影響，不能正確匹配人力資源信息，有時甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常經(jīng)營。多數(shù)企事業(yè)單位制定的員工檔案信息表比較簡潔、內(nèi)容一致，缺乏針對性。其中員工的人口學(xué)信息、家庭成員關(guān)系是私營企業(yè)和事業(yè)單位的必備內(nèi)容，但是有關(guān)個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷的介紹卻要求較少，員工只要提供時間和地點就可以，不需要具體闡述專業(yè)學(xué)習(xí)情況和工作成就。信息缺乏實質(zhì)性，不能直接反映出員工的工作能力，降低了人力資源工作效率，增加了管理成本。以上這些問題嚴(yán)重?fù)p害了人事檔案資料的真實性和完整性。
(二)人事檔案的利用率較低
企事業(yè)單位管理層和人事管理者對人事檔案資料的重視程度不夠，日常工作中很少花費時間和精力對人事檔案資料進(jìn)行分類、整理、分析，對人事工作的長遠(yuǎn)發(fā)展缺少規(guī)劃和設(shè)想。其實，做好人事檔案統(tǒng)計分析工作可以節(jié)約管理成本，提高企業(yè)工作效率，增加效益，如分析生源地、性別、學(xué)歷、性格等因素對單位的人才流失率的影響，確保招聘工作有針對性，可以減少人才流失。
(三)人事檔案更新滯后
多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案資料缺乏時效性，更新嚴(yán)重滯后或者沒有更新。員工入職時填寫的人事檔案到離職時沒有任何補充，人事資料內(nèi)容陳舊，多是入職登記表、工資表、季度（年度）考核表等。人力資源管理者從這些資料中無法獲知員工的最新動態(tài)，如職業(yè)規(guī)劃、崗位期待、崗位職責(zé)、工作建議等。可見，企事業(yè)單位要定時更新人事檔案資料，根據(jù)工齡、崗位等增加相應(yīng)的資料內(nèi)容，要不斷充實和豐富檔案資料，了解員工的實際需求，提高員工工作積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。
(四)人事檔案管理方式落后
多數(shù)企事業(yè)單位沒有及時更新管理手段，不能滿足時代需求，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏科學(xué)性，降低了工作效率。另一方面，多數(shù)單位對科學(xué)管理人事檔案沒有正確認(rèn)識，重視度不夠，沒有配備足夠的人力、物力、財力，各項設(shè)施不能同步，多數(shù)人事檔案還是在紙堆里打轉(zhuǎn)。經(jīng)營狀況不佳的企事業(yè)單位沒有專門的人力資源管理部門，分配的庫房較小，人事工作由一人負(fù)責(zé)或者其他員工兼職，工作人員不能全力開展工作。這樣的工作理念、工作方式更加劇了人事檔案資料弄虛作假的程度、時效性更差，人事工作的效率不能保障，給企業(yè)效益造成一定程度的影響。
(五)人事檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)較低
部分企事業(yè)單位的人事檔案管理者專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏理論知識，對人事工作的開展沒有足夠的認(rèn)識，對人事檔案工作的理解過于簡單化、片面化，認(rèn)為人事檔案就是員工的入職登記表，人事工作就是招人。這主要是因為企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人力資源管理工作人事模糊，對人事檔案工作者的專業(yè)性要求不高，對人事工作的重要性沒有足夠的認(rèn)識。人事檔案管理工作者的工作態(tài)度不端正，檔案資料“有”就行、“不全”沒有關(guān)系。并且這些工作人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏職業(yè)道德精神、法律觀念淡薄，導(dǎo)致人事檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營過程中不能充分發(fā)揮作用。
二、人力資源管理視角下加強人事檔案管理工作的幾項措施
(一)加強人事檔案管理專業(yè)隊伍的建設(shè)
人事檔案規(guī)范化管理的根本保障是工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先是人事檔案和人力資源理論知識的深入認(rèn)識。領(lǐng)導(dǎo)者和員工必須意識到加強人事檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。其次是與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。這是與行業(yè)接軌、同步前行的基本條件。三是人事檔案管理的操作技能。人事檔案信息化建設(shè)、現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等，先進(jìn)的管理知識和管理方式要積極運用到實際工作中。四是增強工作者的服務(wù)意識，積極與各部門協(xié)調(diào)、溝通，了解他們的需求，更好地為單位的人力資源管理和領(lǐng)導(dǎo)層決策服務(wù)。
(二)完善人事檔案管理制度
要提升人事檔案管理工作的質(zhì)量必須建立健全人事檔案管理制度。許多企事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)定比較陳舊，與國家相關(guān)政策有出入，因此，深化人事檔案管理制度的當(dāng)務(wù)之急是根據(jù)新時期、新情況、新目標(biāo)制定更為科學(xué)化、合理化的人事檔案管理制度，修改落后的管理措施、增加新的管理方法、刪掉陳舊的管理模式。日常工作中，人事檔案管理者要定期整理、歸檔檔案資料，對資料信息進(jìn)行統(tǒng)計分析，為其它相關(guān)工作和相關(guān)部門服務(wù)，促使人事檔案管理工作再上一個新臺階。
(三)豐富人事檔案信息
人事檔案資料不完整、不準(zhǔn)確、過于簡單片面是多數(shù)企事業(yè)單位面臨的難題。不斷收集、補充檔案信息，擴(kuò)大信息資源是必須做好的基礎(chǔ)性工作。資料內(nèi)容要凸顯職員的工作能力、誠信、專業(yè)特長、工作建議、任職情況等方面的內(nèi)容，最大限度地為人力資源管理者提供更有價值的信息。隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，人力資源管理是許多優(yōu)秀企事業(yè)單位的核心，而做為其中的重要部門之一，人事檔案管理也逐漸受到人們的重視。因此，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員必須提高自身素養(yǎng)、積極采取措施、緊跟時代步伐，努力提高人事檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
作者:張烏蘭格日勒 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市疾病控制中心
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：人事檔案管理 企業(yè) 人力資源管理 作用
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）11-0045-01
人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。
一、人事檔案管理對于人力資源管理的重要性
1.人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人力資源的科學(xué)有效性使用
企業(yè)在任用職員的時候往往以人事檔案中的信息作為參考。企業(yè)在選擇人才、使用人才、開發(fā)人力資源的時候，往往會以人事檔案中的基本信息作為基礎(chǔ)，了解人才的基本信息，同時還可以了解到人才的專業(yè)特長、職業(yè)技能。人事檔案的科學(xué)管理可以是企業(yè)在用人和委任職務(wù)前充分了解人才，安排合適的任務(wù)，讓人力資源得到恰當(dāng)?shù)氖褂谩？茖W(xué)的人事檔案管理，能讓企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)人才，讓員工在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，提高企業(yè)自身的核心競爭力。
2.有利于人力資源的合理配置
人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項目班子領(lǐng)導(dǎo)及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導(dǎo)及員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析。
3.利于企業(yè)人力資源的需求的科學(xué)化和規(guī)范化
影響企業(yè)人力資源的需求因素主要來自企業(yè)的內(nèi)部，科學(xué)有效的人事檔案管理可以讓企業(yè)人力資源管理人員了解企業(yè)的人力資源情況，確保企業(yè)的正常發(fā)展和改革。制定科學(xué)有效的人力資源管理計劃中，人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預(yù)測，避免了不必要的人才流失。這樣人事檔案就對人力資源管理起到了科學(xué)和規(guī)范化作用。
二、人事檔案利用的現(xiàn)狀和困惑
雖然人事檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用情況卻不相同。主要表現(xiàn)為以下幾點：
1.企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料幾乎空白。
2.人事檔案意識淡薄。我國的人事檔案不注重檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，填寫表格時不夠用心，沒有在規(guī)定時間內(nèi)更新材料，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，重要材料不能及時歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息，造成反映當(dāng)事人近期動態(tài)情況的材料不全面。
3.人事檔案內(nèi)容真?zhèn)舞b別。近幾年，人事檔案個人信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)比較頻繁，面對真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學(xué)歷等，檔案管理人員只能被動接收信息，往往很難進(jìn)行有效的鑒定工作。而虛假的信息導(dǎo)致人事部門無法正確對職工做出評價。
4.管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發(fā)揮，人事檔案材料齊全，內(nèi)容充實，整理科學(xué)，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優(yōu)質(zhì)服務(wù)狀態(tài)，他發(fā)揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內(nèi)容老化，零散雜亂，利用事無處查尋，或不能提供一個人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實現(xiàn)管理科學(xué)化，手段現(xiàn)代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業(yè)發(fā)揮其作用。
從事檔案管理的人員既不能獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應(yīng)有的價值肯定。所以，在企業(yè)機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
三、人事檔案管理的改進(jìn)方法
1.加大對人事檔案的投入，增加管理人員的素質(zhì)
注重對于人事檔案管理中人員的素質(zhì)，任用有人事管理方面具有專業(yè)能力的人才，加大對于人事檔案的投入，配置先進(jìn)的設(shè)備和充足的資金。
2.在企業(yè)建立健全的認(rèn)識檔案管理制度
制度對于人事檔案非常重要，有了健全的制度，人事檔案才具有參考價值。在人事檔案管理中，拋棄傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，加入現(xiàn)代豪華的手段，運用外國成熟的人事檔案管理方法，在檔案的收集、鑒別和保存上嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，確保檔案的真是可靠性。
3.加強人事檔案的時效性
人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，加強人事檔案的動態(tài)性管理，及時收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
4.合理開發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)
人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理服務(wù)向研究開發(fā)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫和參謀部。同時，人事檔案在信息開發(fā)利用中必須保護(hù)個人的隱私與權(quán)力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴(kuò)散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；人力資源；管理
人事檔案管理工作作為每一個企業(yè)管理體系中的重要組成部分，能夠發(fā)揮很大的作用，對人力資源管理的發(fā)展有著非常重要的影響。在人力資源管理體系不斷發(fā)展的背景下，越來越多的人開始關(guān)注人事檔案管理的問題。但是，現(xiàn)行制度下不論是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是公共管理部門，在人事檔案管理方面都存在不同程度的問題，不同的企業(yè)受到單位類型不同影響產(chǎn)生的問題也不盡相同。本文將從不同的方向?qū)@些問題進(jìn)行分析。
一、人事檔案在不同單位中的常見問題
（一）政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位。在政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位中，人事檔案主要存在的問題是：首先，內(nèi)容單一不全面。人事檔案一般是人事管理中長期形成并記載的，包括了員工個人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個人的特殊才能、工作表現(xiàn)、道德品行和主要經(jīng)歷等，通過所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內(nèi)容就是個人才能和工作表現(xiàn)的內(nèi)容，但是在很多政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡單的人員簡歷及自然情況。很多人事檔案對人員的工作表現(xiàn)、個人特點、業(yè)績情況等都沒有詳細(xì)的記錄，無法從檔案中看出個人特長和特點，這樣的人事檔案無法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據(jù)。其次，人事檔案的管理手段相對落后。在近些年現(xiàn)代化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人事檔案也有著規(guī)范化和科學(xué)化的要求。但是很多單位現(xiàn)階段對人事檔案的管理仍然處在傳統(tǒng)的管理方法中，檔案收集和管理不當(dāng)?shù)膯栴}時有發(fā)生，很多檔案分散甚至丟失，對人事考察的整體性有嚴(yán)重的影響，這樣的現(xiàn)狀無疑降低了人力資源的使用效果，無法適應(yīng)當(dāng)前的人力資源管理發(fā)展現(xiàn)狀。（二）中小企業(yè)。一是人事檔案真實性差。與政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位不同的是，中小企業(yè)的人事檔案存在嚴(yán)重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發(fā)展，檔案造假更為便利，個人信息內(nèi)容偽造等問題更為嚴(yán)重。假學(xué)歷、假工作經(jīng)驗、假年齡、假身份等問題在中小企業(yè)的人事檔案中頻頻出現(xiàn)。造成這種失真情況的原因主要有兩個，其一是中小企業(yè)的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態(tài)度存在問題，對審查不夠細(xì)致和嚴(yán)格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經(jīng)驗少，管理水平有限，對信息的真?zhèn)纬潭入y以有效辨認(rèn)，面對虛假信息沒有有效的渠道進(jìn)行鑒定或驗證，只能夠被動的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴(yán)重影響了中小企業(yè)人力資源管理工作，不僅影響員工評估工作，更給企業(yè)發(fā)展帶來安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業(yè)的人事檔案缺失問題比較嚴(yán)重。受到市場經(jīng)濟(jì)的影響，終身雇傭制在中小企業(yè)中很少施行，頻繁的人員流動使得員工用工時限縮短，對人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現(xiàn)。部分企業(yè)受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現(xiàn)狀使得企業(yè)在用才、選才、識才方面存在安全隱患，亟待改善。（三）大型國有企業(yè)。一是人事檔案時效性較差。受到我國國情的影響，我國的大型國有企業(yè)中，人事檔案管理方式與事業(yè)單位類似，管理內(nèi)容往往集中在對人員經(jīng)歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動表格和績效考核表格，材料程式化嚴(yán)重，能夠反映人員現(xiàn)狀的材料較少，難以為企業(yè)管理者提供足夠有價值的信息。二是人事檔案管理技術(shù)水平相對落后。我國的大多數(shù)國有企業(yè)普遍沿用了傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，以紙質(zhì)的方式存放和管理，依然沒有形成數(shù)字化的管理模式。這些企業(yè)受到其自身特點影響，全國各地的分公司較多，人員崗位變動較多，很多人員需要跨城市調(diào)配，當(dāng)人員離開所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問題給檔案的查找和存放帶來嚴(yán)重困擾，也浪費了很多財力物力。（四）外資企業(yè)。一是忽視人事檔案管理。外資企業(yè)也是當(dāng)前各類企業(yè)中的龐大分支，外資企業(yè)與其他企業(yè)不同，其對人員的考核往往更注重績效，因此更多的關(guān)注人員招聘和培訓(xùn)，對人員的人事檔案沒有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質(zhì)為主，有些企業(yè)甚至沒有紙質(zhì)檔案，直接將人員檔案委托給有關(guān)機(jī)構(gòu)保存。由此可見，外資企業(yè)的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業(yè)當(dāng)前還普遍存在的問題是，盡管其對人才和人力資源比較重視，但是卻對從事檔案管理的人員沒有足夠的關(guān)注，在外資企業(yè)從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門中最低層次的人員，在企業(yè)發(fā)生重組或重大變動時，會被最先裁減。因此，外資企業(yè)中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動性對其工作積極性和整體工作水平產(chǎn)生了影響。
二、解決人事檔案管理問題的策略
（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業(yè)中出現(xiàn)人事檔案管理問題時，往往都是受到思想觀念的影響，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰(zhàn)略層面上，便可以通過人事檔案為企業(yè)決策者提供更加客觀的依據(jù)，幫助管理者對員工能力、素質(zhì)及特點進(jìn)行更為綜合的分析。（二）加強時效性和真實性。傳統(tǒng)的人事檔案普遍將重點放在對個人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時間較長，因此出現(xiàn)失真的可能性很大。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)徹底改變這一現(xiàn)狀，縮短檔案整理的時間間隔，不斷增加個人近期情況和綜合評定，合理拓展存檔范圍，將個人可公開的信息進(jìn)行分類，存儲并補充最新信息，確保檔案得到及時的更新。同時，還應(yīng)當(dāng)盡可能保證檔案內(nèi)容的真實性，在進(jìn)行檔案錄入時嚴(yán)格審核內(nèi)容的可靠性，不能讓檔案形同虛設(shè)。（三）采取先進(jìn)手段進(jìn)行現(xiàn)代化管理。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，陳舊的管理模式對人事檔案管理工作產(chǎn)生著嚴(yán)重的影響，因此應(yīng)當(dāng)盡可能的采用最先進(jìn)的科技手段，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動化和一體化，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介人事檔案，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，在企業(yè)內(nèi)部開發(fā)數(shù)據(jù)平臺，形成資源共享。
三、結(jié)論
人事檔案作為我國人才的重要信息來源，是整個社會公共信息的重要組成部分。它通過社會載體，對國家人才進(jìn)行分門別類，是國家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動力。在企業(yè)競爭日益激烈的今天，企業(yè)人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業(yè)發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障，進(jìn)而推動企業(yè)人力資源發(fā)展。
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