時間：2023-06-05 10:30:27
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案規(guī)范化管理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療活動中形成的文件、簿冊、圖表、音像、磁盤等不同種類和載體的信息材料。檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,加強檔案管理,對醫(yī)院領導科學決策和醫(yī)院管理現代化有著極為重要的意義。
1 提高全員檔案意識是實現檔案規(guī)范化的前提
醫(yī)院要做到檔案規(guī)范化,就要通過多種渠道加強對檔案重要性的學習與宣傳,使領導與職工認識到檔案的重要性,給予關心、支持與理解,將檔案工作提到重要工作議程,并使檔案管理逐步走向規(guī)范化,成為醫(yī)院管理工作中的一個重要組成部分。
2 建立科學的管理體系是檔案規(guī)范化的保證
(1)明確職能。由于醫(yī)院檔案工作具有其內容繁多復雜,部門眾多而又分散,專業(yè)性技術性強、檔案保管程度有差異等特點。因此,醫(yī)院每個科室都要從檔案服務于全院工作的大局出發(fā),加強檔案意識,積極上交有價值的資料歸檔,確保檔案資料的齊全完整。
(2)建立檔案工作網絡。檔案從資料收集、立卷、歸檔、開發(fā)利用都離不開全院干部、職工密切配合,因此應建立醫(yī)院檔案管理網絡組織建設。綜合檔案以機關職能部門為主,包括行政、黨群、基建、設備儀器和財務、科技檔案管理。業(yè)務管理以臨床科室為主,包括門診、病房、醫(yī)技等。各部門明確兼管檔案工作責任人,形成較完整的醫(yī)院檔案工作網絡,使網絡中的各個部門收集和接收所轄范圍內具有保存價值的檔案資料,并做初步的檔案整理工作,做到檔案完整與安全。
3 完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉
在抓好檔案管理基礎建設的同時,更要努力提高檔案工作的內在質量,在實際工作中應把檔案管理做到制度化。建立檔案管理的歸檔和收集制度、檔案利用制度、檔案借用制度、銷毀制度、保管制度、歸檔范圍等規(guī)章制度,并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責任制中,真正做到檔案工作各環(huán)節(jié)的運行有章可循。同時把好立卷質量關,重點抓好立卷歸檔范圍、卷內文件材料排列順序及保管期限的劃分。
4 做好醫(yī)院檔案的開發(fā)利用是檔案規(guī)范化管理的最終目標
醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是為了讓檔案信息資源從存放在檔案柜中的冰冷的資料變?yōu)樽叱鰴n案柜,具鮮活的有生命的活檔案,直接為醫(yī)院的建設和發(fā)展服務。醫(yī)院應重視做好檔案的開發(fā)利用工作:醫(yī)院組織機構沿革、醫(yī)院院志編纂、本地區(qū)流行病學、多發(fā)病資料匯編等,為醫(yī)院的改革發(fā)展、科室設置、編史修志、歷史遺留問題解決均提供了史料。而且通過檔案還可以為醫(yī)院挽回不必要的經濟損失,保證大型建筑物的及時修繕,尤其對大型知用設備的及時維修,確保臨床工作的正常運轉及解決醫(yī)療糾紛。
5 加強醫(yī)院檔案工作者素質是保障醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的根本
檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作,尤其是醫(yī)院檔案的特殊性。培養(yǎng)檔案人員高度責任感和責任心,成為較高精力素質,較深的專業(yè)技能,確保隊伍的穩(wěn)定性。加強對檔案管理人員業(yè)務素質等各項素質培訓,同時各級檔案行政部門和衛(wèi)生行政部門加強對醫(yī)院檔案管理的業(yè)務指導,監(jiān)督和檢查。同時醫(yī)院檔案管理人員,要深入臨床一線調查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求,不斷研究和探索檔案管理工作新思路,提高檔案管理水平。
【關鍵詞】醫(yī)保檔案；規(guī)范化；檔案分類
一、三明市醫(yī)保檔案的現狀與特點
自2012年以來，三明醫(yī)保事業(yè)在不斷探索中前行，通過“三醫(yī)聯(lián)動”，醫(yī)保事業(yè)迎來了新格局。截至目前，三明市醫(yī)保基本情況如下：全市共有參保人數263.52萬人，其中城鎮(zhèn)職工42.27萬人，城鄉(xiāng)居民221.25萬人，生育保險參保人數22.65萬人。2019年市中心檔案室共收集、整理、分類、歸檔各類業(yè)務檔案330卷。全市檔案從業(yè)人員均為兼職人員，共有11名，其中中級職稱3名，初級職稱1名。
（一）醫(yī)保檔案涉及人員范圍廣。醫(yī)保檔案自每個人出生之日起，伴隨其一生，因此，對個人而言，醫(yī)療保障部門檔案是否全面對參保單位和參保人員影響較大。參保種類可分為城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險、生育保險、城鄉(xiāng)居民基本醫(yī)療保險、靈活就業(yè)人員基本醫(yī)療保險。醫(yī)療保險基本待遇享受分為干部保健、門診特殊病種、住院報銷、異地就醫(yī)、異地安置、特殊用藥備案等。醫(yī)療保險稽核類有現場稽核、有對手工報銷材料進行審核、復核等等。因此，醫(yī)療保障部門的檔案在其他社會保險類檔案中是與人民群眾聯(lián)系最多、利用最廣，與人民生命健康關系最密切的檔案類型。
（二）醫(yī)保檔案的組成類型多。組成醫(yī)保檔案的有醫(yī)保中心形成的文書檔案及相關的合同協(xié)議；參保人員的信息登記表、相片、身份證復印件，與單位簽訂的合同等相關材料；住院患者報銷的各種發(fā)票、住院清單、疾病證明書等相關憑證；醫(yī)院、藥店、診所等定點醫(yī)療機構的開通申請書、信息變更表、賬目沖銷報告等相關附件；生育保險參保人員的信息登記及待遇申請表等相關資料；駐醫(yī)院服務站辦理業(yè)務時收集的新生兒登記表、門診特殊病種登記表、特殊用藥備案表、異地就醫(yī)申請表等；醫(yī)療保險稽核科到定點醫(yī)療機構現場稽核記錄本、稽核人員到外傷參保人員事故發(fā)生所在地和就醫(yī)地進行稽核的筆錄本、對待遇審核科工作人員手工報銷材料進行審核、復核的反饋單等。
（三）醫(yī)保政策的不斷深入。醫(yī)保政策的制定是隨著經濟社會的發(fā)展與參保人員的需要而不斷發(fā)展變化的，因此，不同時期的醫(yī)保檔案有著不同的特點和側重點。具體表現為：每年住院報銷目錄與比例的調整與變化，參保單位及靈活就業(yè)人員的繳費基數基本上是每年一調，以及個人賬戶劃撥比例的調整，城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險每年的繳費也在逐年增加（從最初的每年每人20元到2020年每人280元），審批材料的報送等進行不斷更新，還有辦理業(yè)務所提供的材料也在不斷發(fā)生變化（以人民為中心，讓群眾少跑路，最多跑一趟為前提，醫(yī)療保障部門時常調整提供材料的種類），這些政策上的調整，導致醫(yī)保檔案材料在不同時期有不同的側重點。
二、三明市醫(yī)保檔案存在的問題
（一）對醫(yī)保檔案規(guī)范化管理工作重視程度不夠。醫(yī)療保障部門的檔案承載著與醫(yī)保相關的一切信息，與參保單位、參保人、定點醫(yī)療機構、醫(yī)保中心關系密切，也是地方政府制訂醫(yī)保政策依托的基礎數據與材料的主要來源。從醫(yī)保檔案業(yè)務人員的配備、檔案室建設的水平及年度檔案工作的考核等情況看來，醫(yī)療保障部門的業(yè)務檔案與三明醫(yī)改差距較大。
（二）信息化建設水平不高。檔案管理的日常工作都是以紙質檔案為主，檔案軟件只用簡單的“陽光文檔”軟件，僅能對檔案進行錄入和自動生成案卷目錄、卷內目錄及簡單查詢等功能。檔案室的硬件設備未及時更新，室內只是簡單配備了檔案柜、打印機、計算機、滅火設備、溫度計。從檔案室建設標準要求來看，檔案室還應配有相應的密集架、防磁柜、溫濕度調控系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)等。
（三）檔案從業(yè)人員素質不高。沒有檔案專業(yè)的人從事醫(yī)保檔案管理工作，市中心與管理部都沒有專職的檔案管理人員，都是兼職人員，平時以其他工作為主，檔案工作為輔。
三、三明市醫(yī)保檔案管理規(guī)范化路徑
針對三明市醫(yī)保檔案內容多、變化快、利用多等特點，為保持三明市醫(yī)保檔案的統(tǒng)一性與可持續(xù)性，必須制定統(tǒng)一規(guī)范的管理制度、檔案鑒定及銷毀制度、檔案人員崗位責任制度、檔案設備的維護和使用制度、業(yè)務檔案管理流程制度、業(yè)務檔案立卷工作流程制度等。各項制度既要體現檔案管理的專業(yè)特點，又要保持醫(yī)保業(yè)務開展的方便，且做到最大化服務參保人員。
（一）建立統(tǒng)一的醫(yī)保檔案歸檔辦法。各科室及各管理部要按照各自工作情況，以方便檔案查閱、利用為前提，根據《福建省社會保險業(yè)務檔案管理辦法（試行）》《福建省醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理若干制度》，制訂《三明市醫(yī)療保險管理中心業(yè)務材料歸檔工作流程操作規(guī)程》，規(guī)定由業(yè)務科室在第二年度上半年對本科室上一年度的材料進行收集、分類、整理、組卷、打碼，然后移交給檔案室，對其進行編寫卷內目錄、填寫備考表、擬寫案卷題名、歸檔驗收、編制檢索工具、編制案卷目錄、裝盒、填寫檔案盒、上架。
（二）建立檔案借閱與利用制度。為了提高醫(yī)保檔案提供利用水平，也為了更方便服務參保單位和人民群眾的查閱，醫(yī)療保障部門要加強檔案的日常管理，每一份檔案的借閱和利用都要進行登記，特別是服務效果好的、利用率高的檔案要及時讓借閱者對其進行評價，確保醫(yī)保檔案有借有還，防止醫(yī)保檔案的遺失及損壞。
（三）加強醫(yī)保檔案的電子信息化建設。醫(yī)療保障部門需不斷提升醫(yī)保檔案的信息化管理水平，以信息技術對醫(yī)保檔案收集、整理、歸檔、利用全流程進行改造升級。電子檔案與紙質文檔相比，具有易保存、方便借閱和歸檔，存儲空間大、物理條件要求低的特點，在調閱和檢索等方面有很強的便利性。利用“e三明”“微信”“云閃付”等平臺搭建“城鄉(xiāng)居民醫(yī)保繳費”平臺，利用“閩政通”網上辦事大廳平臺，方便參保人員在線辦理業(yè)務。
（四）提升檔案從業(yè)人員素質。應加強檔案從業(yè)人員的檔案管理知識培訓及檔案專業(yè)知識培訓，加強檔案管理崗位責任意識和道德修養(yǎng)培養(yǎng)，促使其認真學習醫(yī)學、法律和信息化技術等相關知識。讓醫(yī)療保障部門的工作人員充分認識到醫(yī)保檔案工作的保密性、重要性，確保醫(yī)保檔案的真實性、完整性、安全性、可用性，認真將檔案管理工作做好，使醫(yī)保檔案工作有序進行。醫(yī)療保障部門要形成醫(yī)保檔案工作和崗位責任管理相結合的考評機制，提高醫(yī)保檔案管理效率。
（五）加強檔案庫房建設。建立醫(yī)保檔案專用庫房，嚴格檔案室?guī)旆康慕ㄔO標準，要求配備必要的防火、防水、防盜、防霉、防潮、防塵、防光、防高溫紫外線、防有害生物以及照明等設備，并將各項指標落實到位。
四、三明市醫(yī)保檔案分類的探討
三明市醫(yī)療保障部門的業(yè)務檔案分類是在國家、省有關社會保險業(yè)務檔案管理要求的基礎上，根據三明市醫(yī)保檔案利用與科室工作方便的原則，將醫(yī)保檔案分為七大類：一是社會保險管理類，保管期限分為永久、100年、50年、10年，其中基本醫(yī)療保險單位登記材料期限為永久、基本醫(yī)療保險參保關系轉入申請材料及附件期限為100年、基本醫(yī)療保險關系轉出材料期限為100年、職工醫(yī)療保險個人賬戶資金繼承審批材料期限為100年、職工醫(yī)保退休人員審批表及附件材料期限為100年、參保單位基本醫(yī)療保險變動月報材料期限為100年、居民基本醫(yī)療保險參保人員匯總表期限為100年、參保人員放棄補繳申明材料期限為50年、參保人員異地聯(lián)網申報材料期限為50年、基金購買健康保障服務協(xié)議、合同協(xié)議審批單期限為10年。二是醫(yī)療保險費征繳類，如退休人員補足25年醫(yī)療保險費審批表及附件材料，保管期限為100年。三是醫(yī)療保險待遇類，如門診特殊病種確認表和疾病診斷證明書，保管期限為10年。四是生育保險待遇類，如生育保險待遇登記表及相關附件材料，保管期限為10年。五是醫(yī)療保險稽核監(jiān)管類，保管期限為30年，其中定點醫(yī)療機構、零售藥店信息更改申報材料期限為永久、定點醫(yī)療機構功能新開通審批材料期限為永久、定點醫(yī)療機構退出或暫停醫(yī)保定點申請材料期限為永久、定點醫(yī)療機構開通全省聯(lián)網定點的申請材料期限為永久、稽核情況匯總表期限為30年、醫(yī)療機構變更結算、沖銷費用的申請、報告材料期限為30年。六是醫(yī)療保險耗材類，保管期限為30年，其中公立醫(yī)療機構第四批醫(yī)用耗材采購現場議價、專家意見及配送承諾書期限為30年、單位耗材產品信息調整材料期限為30年、藥品（耗材）聯(lián)合限價采購品規(guī)調整登記表期限為30年。七是醫(yī)療保險業(yè)務統(tǒng)計報表類，保管期限為10年、30年、永久，其中城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險、生育保險、居民醫(yī)療保險年報表期限為永久、城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險、生育保險、居民醫(yī)療保險季報、月報表期限為10年。
【參考文獻】
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一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的重要性
首先我們來看圖書規(guī)范化管理的重要性。醫(yī)院固然是以醫(yī)療衛(wèi)生活動為主的場所，但是它需要醫(yī)生、護士乃至管理人員具備較強的理論知識。醫(yī)學不斷在發(fā)展，人們不斷探索出新的技術，不斷豐富著當前的醫(yī)學理論體系。誠然，當前計算機技術和網絡技術的發(fā)達，很多資料都能夠從計算機上直觀地進行了解，但是醫(yī)生不可能隨時翻看計算機進行查看，并且電子設備在醫(yī)院很多區(qū)域會對醫(yī)院的醫(yī)療設備產生影響，所以圖書是必不可少的。另外，醫(yī)院還保存著過去大量的書籍，這些書籍絕大多數至今仍然能夠使用，并且某些書籍上還有珍貴的筆記，對于醫(yī)生進行醫(yī)學研究有巨大的助益。由此我們看出對醫(yī)院圖書進行規(guī)范化管理很有必要。
其次我們分析檔案規(guī)范化管理的重要性。前文所述，圖書的管理重要性就在于它是醫(yī)院進行創(chuàng)新和向前發(fā)展重要條件，而檔案則是醫(yī)院的基礎。檔案資料分兩種，一種是人事檔案，一種是醫(yī)學檔案。人事檔案關乎醫(yī)院工作人員的職業(yè)發(fā)展，重要性自不必說。醫(yī)學檔案則是在醫(yī)院的各種智能活動中形成的，這些檔案具有真實性、準確性、指導性等特點。例如，醫(yī)生對疑難雜癥進行開會研討并進行臨床試驗記錄的檔案，就對醫(yī)生掌握新的治療方法很有幫助；而舊的患者的資料則對患者病患復發(fā)時診治活動提供了依據，使醫(yī)生的治療更為科學。
二、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的制約因素
首先是醫(yī)院管理者和檔案管理者對于圖書檔案管理的不重視。當前絕大多數醫(yī)院只看眼前，以看病救人為主，這本沒有問題，但是醫(yī)院往往僅僅看中看病救人，而忽視內部的管理和對資料的整合與總結，眼下對于醫(yī)院的發(fā)展沒有明顯的影響，對醫(yī)院的未來發(fā)展是極為不利的。醫(yī)院本身的不重視也就導致了圖書和檔案的管理者對此也不重視，這些部門的人往往沒有將這項工作當做重要的事情來做，有需要時，才會花費大力氣尋找相關資料，浪費的大量的人力、物力，也浪費了寶貴的時間。
其次是檔案管理人員的素質問題。檔案管理人員的素質偏低，其根本原因還是在于醫(yī)院對圖書和檔案的管理工作并不重視，不會專門引進具有先進管理常識和檔案管理專業(yè)知識的工作人員，而僅僅是從其他部門轉崗過來。這樣以來，檔案的管理人員不論是工作積極性還是文化水平和專業(yè)知識都有所欠缺，并且絕大多數的檔案管理工作交給年紀較大的不適宜在其他崗位工作的人員，這些人員無論在知識架構還是接受新鮮事物的程度上都遠遠不夠，給醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理敲響了警鐘。
再次是醫(yī)院圖書檔案管理結構混亂，使用率低、投入低。圖書資源還好說，醫(yī)院往往會統(tǒng)一進行管理，但是對于各種醫(yī)療資料來說，醫(yī)院一般都各自保存在各個部門與科室，沒有進行統(tǒng)一的管理，這樣以來，在醫(yī)院內部，形成了重復管理的局面，并且部門之間的資料互通產生障礙，不利于醫(yī)學資源的交流和促進。正是因為這種情況的存在，導致醫(yī)院對檔案的使用率很低，檔案僅僅起到了記載的作用，沒有發(fā)揮其真正核心的作用。進而來說，使用率低就導致醫(yī)院對其的投入低，進入了一個惡性循環(huán)，嚴重影響醫(yī)院圖書檔案治療規(guī)范化管理。
最后是與現今較為先進的科學技術對接不暢，不能充分發(fā)揮科學技術對于檔案管理的存進作用。當前計算機技術和網絡技術的發(fā)達和廣泛應用，使各個領域的管理和工作效率有了極大的提升，但是當前醫(yī)院的圖書檔案管理還沒有進行科學的編排、檢索和管理。
三、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理有效措施探討
首先，實現醫(yī)院圖書和檔案管理規(guī)范化的前提條件是要對其重視。我們上文中所分析的各種原因，歸根究底還是醫(yī)院的管理者對這方面的不重視。對著科學技術的發(fā)展和人們對健康越來越高的要求，醫(yī)院的圖書和檔案只會越來越多，如果不對其進行規(guī)范化管理，遲早有一天會產生極為嚴重的后果，圖書和檔案也會完全無法發(fā)揮自身的作用。醫(yī)院的管理者應當充分注意到醫(yī)院圖書檔案管理的重要性，將其視為醫(yī)院正常工作中的重要組成部分來開展工作。
其次，應當適當地加強相關的軟硬件的更新。先進的圖書和檔案管理需要依托于先進的技術和先進的硬件，需要改變以前無序的管理手段，購置先進的管理器械，并進行分類、檢索、借閱和歸還登記等軟件的設置。另外，要開辟專門的空間進行圖書和檔案的管理，存放圖書檔案的房間應當做到干燥防潮、放火防水、防盜等工作較為完備，為圖書檔案的規(guī)范化管理提供必要的場所。要實行現代化的管理，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中起到的作用，利用計算機收集和傳遞信息、數據計算較為嚴謹和迅速的特點，節(jié)省大量的人力物力，配合掃描系統(tǒng)，將檔案管理人員從大量的人工錄入工作中解放出來，投入到現代化的管理工作中去。
再次，應當建立健全相關的管理制度和體系。醫(yī)院作為行使公共服務職能的事業(yè)單位，要明確檔案管理工作的重要性和目標，必須將檔案的管理工作看做是自身的職責之一，嚴格按照《檔案法》的規(guī)定和上級部門的要求做好檔案分類歸檔工作；另外，醫(yī)院要根據自身的情況建立健全一系列的管理制度和實施細則，明確分管的部分以及其職能范圍，對圖書和檔案進行統(tǒng)一的管理并進行必要的監(jiān)督，是整個圖書檔案的規(guī)范化管理有章可循。
然后要對相關的檔案管理人員進行必要的培訓。因為管理人員是直接的圖書檔案規(guī)范化管理的實施者和操作者，是整個工作的核心。應當對管理人員進行培訓，全面提升其綜合素質，要求圖書檔案的管理人員必須具備最基本的醫(yī)學常識和扎實的檔案管理知識，在檔案的保存管理上能夠做到井井有條，在檔案的調取和歸還上能夠做到清清楚楚，并且要讓這些圖書檔案的管理者意識到自己工作的重要性，提升其工作積極性，開發(fā)這項工作的社會效益和經濟效益。
關鍵詞：食品安全；監(jiān)管檔案；規(guī)范化；管理；對策
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的內涵及意義
1、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內涵
在了解食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內在之前，我們必需要明確食品安全監(jiān)管檔案管理的深刻內在。食品安全監(jiān)管檔案指的是我國實施食品安全監(jiān)管的有關負責單位，在實行其監(jiān)管職能的進程中所構成的一系列的文字和聲像等記錄資料。這些文字和影響資料真實反映了全部食品監(jiān)管進程和食物安全狀況，是總結上一階段食品安全監(jiān)管狀況，施行下一階段食品安全監(jiān)管作業(yè)的重要依據。規(guī)范化管理指的是檔案記載要完好、全面，不能望文生義、不能存在模糊不清的記載，要保證所記載的各項信息的精確真實，要保證檔案中各項記載的完好性和全面性，要詳細反映平常監(jiān)管作業(yè)的真實狀況。
2、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的作用
檔案規(guī)范化管理的施行，可以保證檔案中所記載的各項信息的真實，可以保證將食品安全隱患消滅在未然狀態(tài)，也可以保證在食品安全事件發(fā)生的第一時間對相關單位進行處理，防止事態(tài)擴大化。同時，檔案規(guī)范化管理的施行，可以讓社會民眾及時了解有關食品企業(yè)的信息，有利于發(fā)揮社會民眾的監(jiān)督效果，保證食品安全監(jiān)管作業(yè)的順暢施行。可以穩(wěn)步推進食品監(jiān)管作業(yè)的推行。
二、我國目前食品安全的現狀及影響
1、我國目前食品安全問題的現狀
近年來，我國接二連三的爆出社會食品安全問題。“蘇丹紅辣醬”、“紅心鴨蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接連發(fā)生，已嚴重地危害了廣大民眾的身體健康和生命安全。2008年發(fā)生的國家馳名品牌、免檢產品“三鹿嬰幼兒奶粉事件”更是讓世人震驚。有網友無奈的嘲笑“中國人是要把元素周期表吃個遍啊”。據國家有關部門對水果、大米、嬰幼兒配方乳粉、水產品、蔬菜、鮮肉等10種關乎百姓日常生活的食品的檢測，發(fā)現不合格率接近10%。導致食品不合格的因素很多，有些因素直接威脅到我國的食品安全。如：食品添加劑不符合規(guī)定、成分含量不符合要求；衛(wèi)生指標不合格、包裝類食品標簽不規(guī)范、水產品重金屬超標問題比較嚴重。
2、目前食品安全問題對我國的影響
食品安全問題直接影響著我國公民的生命和健康安全。食品安全是人類生存和發(fā)展的基礎，關系到每個食品消費者的切身利益和社會的穩(wěn)定，是關系到我國國計民生的一件大事。近年來，我國食品安全事故不斷曝光，食品安全問題愈演愈烈，嚴重影響了我國公民的生命健康，降低了廣大消費者對食品安全的信任程度，已經成為每個消費者的“心頭大患”。同時，食品安全問題也對我國食品產業(yè)的發(fā)展造成了重大阻礙。不僅我國的公民對于食品行業(yè)的信任度降低，而且國外的許多國家也加強了對中國出口食品的檢測，一些國家和地區(qū)甚至禁止進口中國食品。這給我國造成了巨大的經濟損失，破壞了我國食品制造業(yè)在國際市場上的信譽和形象。
三、加強食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的具體對策
1、加大宣傳力度，為規(guī)范化管理營造積極良好的氛圍
當時，在食品安全監(jiān)管檔案的管理工作中，存在這樣一種表象，即工作人員對檔案的認識不深入，對檔案管理的重要性認識不足，因而，在食品安全監(jiān)管檔案管理工作中對各種資料的搜集和整理等不夠認真負責，使得檔案歸檔內容不一致，歸檔方式不一致，而且由于不注意保管，使得檔案遺失和損壞表象嚴重。因而，必需要加大宣揚。能夠通過當地的各種平面新聞媒體和電視新聞媒體進行宣傳，為食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的言論氛圍和條件，加大對檔案管理中典型的宣傳，讓食品安全監(jiān)管部門的管理人員和職工充分認識施行規(guī)范化管理的重要性。這樣一來，就能強化有關人員對檔案管理工作的認識，讓他們自覺遵守檔案管理有關規(guī)定。
2、實施一戶一檔，為規(guī)范化管理奠定基礎
食品安全監(jiān)管部門肩負著對一切食品出產商和運營商施行監(jiān)管的重任，為了保證每個出產商、運營商都歸入到管轄的范圍以內，對其施行直接監(jiān)督，也為了響應規(guī)范化的管理模式，必需要施行一戶一檔。其指的是將每一個擁有行政許可的單位作為一戶。將該戶的監(jiān)督次數、結果、投訴等資料進行匯總，構成獨立的案卷目錄。這樣便于隨時了解食品出產和運營商的實踐運營狀況，便于為其監(jiān)督提供有針對性的材料。可以保證食品安全監(jiān)管檔案的統(tǒng)一和完整，是施行規(guī)范化管理極為要害的一步。
3、對監(jiān)管檔案文書進行統(tǒng)一印制，保證檔案規(guī)范化
為了防止部門檔案管理的紊亂，要印制統(tǒng)一的檔案文書，并明確文檔內容，讓各監(jiān)管部分依照統(tǒng)一的文書進行檔案記載。因而，應該依照我國現有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)需求，擬定有針對性的檔案管理辦法，包含食品生產加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記載表，包含食物生產公司的安全承諾書等。并需求相關食品企業(yè)仔細填寫這些表格和檔案文書，然后由監(jiān)管部門做好存檔處理，保證食品安全監(jiān)管有據可依、有跡可查。
4、明確檔案內容，確保檔案完整統(tǒng)一
為了讓食品安全監(jiān)管檔案更統(tǒng)一和完整，應該對檔案的內容進行明確規(guī)定，規(guī)定每份檔案都要包含以下內容：各公司的食物生產或運營許可證的復印件、各公司的營業(yè)執(zhí)照復印件等各種基本證件。還要包含日常安全監(jiān)管部門的普查和記錄情況，包含平常檢查的有關文書資料和處理資料，以及各種舉報資料、違法亂紀資料等。要將這些資料具體的記錄到檔案內，才能夠保證檔案的完好和統(tǒng)一。
5、明確檔案歸檔程序，提高其管理質量
在食品安全監(jiān)管部門的檔案管理工作中，還存在部分監(jiān)管人員不能夠依照歸檔程序進行一致歸檔的做法，影響了檔案標準化管理。因而，必須要進一步清晰檔案歸檔程序，對檔案管理人員進行培訓，讓他們把握準確的歸檔程序。督促他們在實際的工作中依照程序進行操作。要堅持以下程序：初步了解公司信息――填寫公司食品安全情況普查表――填寫日常巡檢登記表（假如發(fā)現有食品質量問題，要下達有關的責令改正通知）――填寫復查登記確認表（如沒有質量問題，則無需填寫復查表）。這是檔案歸檔的一般程序，假如在監(jiān)管部門的實踐監(jiān)管工作中呈現了涉及重大問題的安全問題，要編撰相應的質量監(jiān)督重要情況報告上報上級有關部門，并督促公司自查，然后還要仔細填寫各公司質量安全主體職責核查情況表。要確保歸檔程序的規(guī)范，提高歸檔質量。
6、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。
職業(yè)素養(yǎng)是檔案管理人員必須具備的基本素質之一，所謂的職業(yè)素質更多的是指職業(yè)精神。對檔案管理人員來說，必須要對檔案管理工作保持高度的熱忱，只有這樣，才能全身心的投入到工作中。為了培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)精神，應該做到以下幾個方面：
6.1應該引導檔案管理人員正確認識檔案管理工作
檔案管理工作有其特殊性，長年累月的工作會讓很多檔案管理人員喪失工作的熱情，在工作崗位上產生松懈心理，會呈現工作不積極，不愿意積極學習檔案管理新知識的情況。為了克服這一現狀，要加強宣傳和培訓，讓檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性，讓他們清醒認知本身所從事的工作對全社會的重要意義，讓他們建立高度的責任感和使命感，從而鼓勵他們認真對待本身工作，不斷加強自身學習。
6.2加強教育
要經常對檔案管理人員進行職業(yè)精神教育，讓他們樹立愛崗敬業(yè)的精神，在自己的崗位上腳踏實地的工作、仔仔細細的做事。此外，應該充分發(fā)揮模范帶頭作用，要在檔案管理人員中積極尋覓先進個人，以其崇高的職業(yè)情操感染其他檔案管理人員，在檔案管理部門構成互助互學的良好氛圍，努力提高檔案管理人員的職業(yè)精力層次。
結束語
食品安全一直是心系我國民眾的大事，特別是近些年，隨著毒餃子事件和紅心鴨蛋等突發(fā)食品安全事件的爆發(fā)，在社會上造成了極其惡劣的影響，嚴重擾亂了正常的社會秩序，給社會民眾造成了精神和身體上的雙重傷害。因此，必須要注重食品安全監(jiān)管檔案的管理，克服當前檔案管理中存在的不足，實現其規(guī)范化管理，為食品安全工作打下堅實的基礎。
參考文獻
[1]胡占坤.淺析我國食品安全的監(jiān)管問題[J].赤峰學院學報(漢文哲學社會科學版),2014,06:156-158.
[2]孫琰.食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理探析[J].辦公室業(yè)務,2014,05:173-174.
隨著我國經濟的高速發(fā)展。我國的人們對社會的要求也是越來越高，這也使得人們對關于自己的身心健康的東西是越來也在乎，其中首當其沖的就是對我國的旅游行業(yè)的發(fā)展水平要求也是不斷的提高。而隨著我國醫(yī)社會文明的不斷提高和科學信息技術的不斷發(fā)展，我國的全民旅游的思維已經逐漸得到人們的認可，這也使得我國的旅游行業(yè)檔案的管理在旅游行業(yè)健康發(fā)展中占據的地位越是越來越大。近年來，隨著我國的旅游行業(yè)政策的全面實施，以及人們物質生活的逐漸提高，使的我國的旅游行業(yè)范圍擴大同時，旅游行業(yè)的參與人數劇增，這就勢必導致我國旅游行業(yè)檔案大量產生。不僅如此，由于我旅游行業(yè)檔案管理對象具有廣泛性和我國的旅游行業(yè)人員具有流動性等特點，這為旅游行業(yè)檔案工作帶來更大的難度，必須對旅游行業(yè)檔案加以規(guī)范化管理，這也是我國旅游行業(yè)發(fā)展的需要
一、我國的旅游行業(yè)檔案管理的現狀和問題
（一）我國旅游行業(yè)檔案管理的現狀
我國的旅游行業(yè)檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進展的不同步。由于地域經濟的發(fā)展問題，我國在各地的旅游行業(yè)進程不統(tǒng)一，同時由于經濟地域的問題我國各地區(qū)的旅游行業(yè)人員的旅游行業(yè)檔案管理的素養(yǎng)不高，以致于在旅游行業(yè)檔案管理的工作進展是沒有達到同步平衡的。其二就是旅游行業(yè)檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理。由于對旅游行業(yè)檔案的認識不高，導致有些地區(qū)仍把旅游行業(yè)的檔案管理當做旅游中的附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對旅游行業(yè)的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對旅游行業(yè)檔案的管理工作不重視不規(guī)范，這也就是的對旅游行業(yè)的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
從目前我國的旅游行業(yè)檔案檔案的管理要進行規(guī)范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理建設的艱巨性和復雜性認識不夠。我國由于幅員遼闊，旅游資源眾多，使得旅游行業(yè)檔案的管理的規(guī)范化首要的就是任務繁多，涉及面廣，這需要多個部門的共同參與和建設而且這也關乎各個部門的利益。其次那就是我國的旅游行業(yè)政策制度的制定和實施過多依賴于信息化管理系統(tǒng)，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進安全的計算機系統(tǒng)來支撐，這對于規(guī)范化的管理還是有影響的。最后那就是從業(yè)旅游行業(yè)檔案的人員素質不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化管理有重大的影響。
二、我國的旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化的四個方面
我國的旅游行業(yè)檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個方面來對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理作一個簡單分析和闡述：
第一，對旅游行業(yè)檔案進行信息化管理。對我國的旅游行業(yè)檔案信息化那就是要利用計算機的數據庫技術、數據壓縮技術以及高速掃描技術等現代的技術手段，將我國的紙質的傳統(tǒng)介質的旅游行業(yè)檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結構的電子檔案信息庫同時也能做到不依賴于計算機信息庫，這樣又能做到旅游行業(yè)檔案的現代化管理模式，而做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第二，明確旅游行業(yè)檔案職責任務，強化旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務建設。要建立我國的全民旅游行業(yè)檔案這是一件極其復雜的工作，而且這項工作的質量水平的也關系著我國的旅游行業(yè)檔案價值作用。因此，我國的政府以及旅游行業(yè)的相關單位必須運用科學的原則和方法，強化對相關單位對我國的的旅游行業(yè)檔案工作的監(jiān)管，而能夠為我國的旅游行業(yè)檔案工作服務以及為我國的和諧社會建設提供業(yè)務保障。這也就是說在旅游行業(yè)檔案管理上，首先那就要明確我國的旅游行業(yè)檔案的職責的任務，其次就是強化我國的旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務的建設，去做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第三，堅持面向“三個服務”，做好旅游行業(yè)檔案的管理和利用。所謂的三個堅持服務那就是第一要堅持為旅行社和旅客服務。這是作為旅游行業(yè)檔案規(guī)范管理的核心，做到這個才是檔案管理的意義。第二堅持那就是為決策服務。這是旅游行業(yè)檔案的重要作用之一，這也是檔案規(guī)范管的重要點。第三那就是堅持為旅游行業(yè)的穩(wěn)健運行服務。這個是旅游行業(yè)檔案管理的根本任務，所以，要堅持這三個服務，做好我國的旅游行業(yè)檔案管理和利用，也只有做到這個才能算是真正的做到了旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化。
第四，加強設備的建設，提高從業(yè)人員的素質。旅游行業(yè)檔案的管理歸根結底還是由人和設備兩個重要點構成。為此，首先我國的旅游行業(yè)中檔案的管理部門在旅游行業(yè)檔案的設施配置要完備的建設，這也是我國的旅游行業(yè)檔案管理現代化的重要基礎。其次，那就是由于我國的旅游行業(yè)檔案工作其專業(yè)性強而且對旅游行業(yè)的業(yè)務要求高特點，所以，在我國的旅游行業(yè)工作方面，那么就應該要加強我國的旅游行業(yè)檔案人員隊伍的素質的培養(yǎng)，也就是要注意搞好我國旅游行業(yè)從業(yè)人員培訓，增強旅游行業(yè)檔案管理道德干部隊伍的整體素質，以適應我國日漸昌盛的旅游行業(yè)檔案管理的新的要求
三、結術語
關鍵詞：文書檔案；管理規(guī)范；措施
中圖分類號：G275.2文獻標識碼：A 文章編號：1000－8136（2012）09－0115－02
隨著社會科學技術的進步，檔案工作的管理方式發(fā)生了變化，管理手段也日趨先進，但仍離不開人的操作。因此，提高檔案工作者素質，是推動檔案工作創(chuàng)新的基礎，是加速檔案科技進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。作為檔案的管理部門，如何對檔案進行規(guī)范化管理，以使檔案得到充分利用，為知識創(chuàng)新、經濟發(fā)展和社會生活服務，成為檔案管理工作者必須認真思考的一個重要問題。
1文檔一體化的必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構。國內學者一致認為，它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們，文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。
依據文件生命周期理論，文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所。其中暫時保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀；有的一段時間內有價值然后再銷毀；有的具有永久保存價值將來需要進館保存。因此，需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生
了。國內外學者對文件中心的實踐范圍說法不一，但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據，在理論上是成立的。在實踐中是否切實可行、是否確有必要呢？回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端，造成大量失控的、具有重要價值的賬外文件。檔案部門由此館藏質量降低，進而導致不能發(fā)揮參考服務作用，導致檔案部門信息服務功能降低，也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發(fā)展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復，將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制，保證了檔案的質量，從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎，這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的，也是解決現實文檔分離的根本辦法。
2從公文制發(fā)規(guī)范化抓起
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先，公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。其次，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)、是否符合審批權限、公文標題是否準確、主送單位和抄送單位是否準確、落款是否與公文一致、有無日期等。再次，公文字跡要清晰。不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。最后，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
3嚴格立卷歸檔原則
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規(guī)范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把好全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
4提高案卷質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索；另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
5實現文書檔案管理工作的規(guī)范統(tǒng)一
5.1強化文檔一體化意識
文檔一體化的實質是把文秘工作和文書檔案管理工作從組織制度到具體程序真正結合起來，加強文書檔案部門對文件管理的超前控制，使文檔工作流程科學合理。文秘人員必須具有較強的文書檔案意識；文書檔案材料是歷史的折射和縮影，可以說沒有文書檔案就沒有歷史。對一個單位來說，要維護其歷史的真實性，靠的是文書檔案大量的文件材料，今天的文件，就是明天的歷史。文秘人員要站在對歷史負責的高度，規(guī)范辦理好每一份公文。
5.2強化全過程管理工作
第一，要樹立質量管理意識。不論是文秘工作，還是文書檔案工作，都要確立質量第一的觀念。第二，要嚴格遵循公文處理的基本原則、格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定。第三，要理順管理體制，完善組織機構，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。文秘工作和文書檔案工作都具有較強的專業(yè)性和技術性，要建立一支人員素質高、相對穩(wěn)定的工作隊伍。第四，要建立細化有效的管理制度和工作程序，按照規(guī)范程序辦理公文。要執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發(fā)文稿紙簽”等填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍。第五，要依靠先進的裝備和技術。要與單位的現代化發(fā)展同步，配置性優(yōu)良的設備和工具適應檔案法律法規(guī)的要求，并強化其操作的熟練性和規(guī)范化。
5.3強化文秘部門立卷工作
文秘部門立卷是檔案法早已明確的一個基本制度。公文辦完后，由文秘部門及時整理、立卷、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，是文書檔案工作的開始。辦理完畢的文件材料，要由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據立卷的原則和方法，在文書檔案工作人員的指導和幫助下，編寫“案卷目錄”，使文件的立卷工作日常化。
6結束語
檔案管理作為傳承人類知識信息資源的一項工作，對社會的發(fā)展和進步有著舉足輕重的作用，檔案管理的規(guī)范化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。做好檔案的規(guī)范化工作，需要有相應的法律法規(guī)、完善的管理制度以及規(guī)范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素質的檔案管理隊伍。只有這樣，檔案管理工作才能向著科學化、規(guī)范化的方向快速發(fā)展。
參考文獻：
關鍵詞：檔案；不動產登記；不動產登記檔案
2018年，新組建的中華人民共和國自然資源部，開始對不動產登記檔案實施集中管理。不動產登記檔案是指在不動產登記工作中形成的具有保存價值的各種形式各種載體的原始性憑證和材料。不動產登記檔案客觀、全面、真實記錄了工作過程中的各種活動，對于不動產各項工作的開展具有重要的參考價值和指導意義。
1不動產登記檔案的特點
1.1復雜性。不動產登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內容多。從不動產登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產權利來看，《不動產登記暫行條例》中明確了十大類適用不動產登記的權利，包括集體土地所有權、建設用地使用權、地域權及宅基地使用權，等等。可以看出，不動產登記工作本身就比較復雜，而從不動產登記的具體運行來看，各項工作的程序也十分復雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內容和數據。而我國疆域遼闊且人口眾多，不動產登記工作十分復雜，相對應檔案管理工作也具有復雜性，管理難度大。1.2動態(tài)性。市場經濟快速發(fā)展，不動產交易成為市場交易的一種普遍形式，最為常見的即商品房交易。有交易就會涉及不動產產權的變化。不動產登記工作是動態(tài)發(fā)展的一項工作，需要即時更新相關的信息，以確保信息的準確性，從而確保產權人的合法權益。基于此，不動產檔案同樣需實時更新，真實客觀地反映不動產交易的各項活動，檔案管理工作要求及時、全面、客觀、真實。1.3專業(yè)性。從專業(yè)性的角度來看，不動產登記檔案具有其獨特性，是一種特殊的專業(yè)檔案，2016年，《不動產登記暫行條例實施細則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產登記檔案的具體內容：一是不動產登記簿等不動產登記結果；二是不動產登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。［1］可以說，不動產登記檔案存儲了權利人的所有登記信息，能夠為相關職能部門和個體用戶提供不動產登記信息、出具相關證明，相比于一般的文書檔案，不動產登記檔案具有較強的專業(yè)性。
2不動產登記檔案管理的問題分析
2.1管理難度比較大。不動產登記檔案管理難度大主要源于三點原因：一是檔案意識薄弱。不動產登記檔案以法律的形式明確了物權所有者的權利，能夠保護物權所有者的合法權益。但在檔案管理的實際工作中仍存在意識不強的問題，部分單位并未出臺符合工作實際的配套管理制度，檔案管理缺乏規(guī)范性。二是配套設施不完善。互聯(lián)網+時代，檔案的信息化建設、數字化管理成為發(fā)展趨勢，但由于資金問題，部分基層管理部門仍存在基礎設施和設備不健全的問題，這不利于檔案的規(guī)范化管理。三是檔案數量與日俱增。隨著市場經濟的繁榮發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴大，房地產市場十分活躍，不動產管理活動在社會生活中發(fā)揮著越來越大的作用，也造成了各種不動產檔案資料的不斷累積。［2］發(fā)達省份的市級單位產生的不動產檔案存卷可能多于100萬卷且資料分散保存在各個不同的部門，難以實現檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理。2.2信息更新不及時。前文已經提到，不動產登記檔案工作具有較強的動態(tài)性，隨著我國房地產市場的繁榮發(fā)展，不動產交易的數量和頻次與日俱增，房產權屬的變更成為普遍現象，這就要求不動產登記檔案管理工作做到信息的即時更新，以確保信息的準確性和真實性。但從不動產登記工作的實際運行來看，全國范圍內每天的交易次數多，可能存在應發(fā)生變更的不動權屬，但不動產檔案尚未緊隨權屬的變更而即時更新數據，這樣就可能造成后期產生法律糾紛問題。此外，隨著經濟和社會發(fā)展的需求，國家的土地政策也歷經了多次改變，由于檔案意識薄弱或者專業(yè)人員不足等原因，不動產登記檔案信息更新不及時，從而產生系列后續(xù)問題。2.3管理格局不成熟。不動產登記檔案涉及的內容十分廣泛，既包括自身各檔苑論壇類業(yè)務工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農業(yè)部門、林業(yè)部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動產檔案管理工作主要由自然資源和規(guī)劃部門負責，能夠有效解決城鎮(zhèn)化建設中住房拆遷安置補償問題和市場經濟中房地產交易問題。但不動產登記檔案涉及多個部門，部分領域不動產登記檔案工作機制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規(guī)范等問題，這就給不動產登記檔案的規(guī)范化管理帶來了不良影響。如何進一步完善管理格局，逐步實現不動產登記檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理值得探究。2.4數字化管理不健全。“互聯(lián)網+”時代，信息技術快速發(fā)展，“互聯(lián)網+不動產登記”大大提升了不動產登記工作的效率，但給不動產登記檔案管理帶來了沖擊，主要體現為三個方面：一是不動產登記機構更加注重精簡流程，業(yè)務部門完成登記后，未即時與檔案管理部門完成有效對接，由此造成業(yè)務工作與歸檔工作脫節(jié)。二是“互聯(lián)網+不動產登記”，此種工作方式能夠實現“不見面審批”，推行“無紙化辦公”，但部分機構忽視電子文件的歸檔，只是在業(yè)務系統(tǒng)中完成信息的相關登記，并未完整保存好業(yè)務過程中形成的各類電子文件，導致登記材料缺失影響正常歸檔。三是“互聯(lián)網+不動產登記”形成的檔案資料包括紙質和電子兩種載體，相比于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，檔案管理的手段和方式均需進行調整。［3］
3不動產登記檔案規(guī)范化管理探析
3.1參照相關標準，完善管理制度。完善的管理制度能夠為不動產登記檔案的規(guī)范化管理提供執(zhí)行依據，為實現檔案管理的規(guī)范化、科學化、現代化，各省市職能部門均結合自身不動產登記工作實際出臺了相應的管理規(guī)范。譬如，2019年，湖南省不動產登記中心制定的《不動產登記檔案管理規(guī)范》正式，立足湖南省不動產登記工作實際，明確了不動產登記檔案的分類標準、歸檔范圍及保管期限等相關規(guī)范，［4］對于推動省內不動產登記檔案的管理具有重要意義。職能部門出臺的相關管理規(guī)范在檔案管理方面發(fā)揮著重要作用，完善相關管理制度要參照相關的標準，如《中華人民共和國檔案法》《不動產登記暫行條例》《不動產登記暫行條例實施細則》等，這些是開展不動產檔案管理工作的重要參照標準，在遵循法律法規(guī)的前提下，要以上述規(guī)定標準為主要指導依據。3.2理順工作機制，實施動態(tài)管理。不動產登記檔案具有較強的實時性，需要進行動態(tài)管理，保障產權人的合法權益。實施動態(tài)管理需關注三點內容：一是實現業(yè)務工作與檔案工作的無縫對接。不動產登記工作本身就具有動態(tài)性，任何環(huán)節(jié)的變動、任何信息的更改均會影響檔案，檔案管理工作要緊隨業(yè)務工作的進度適時更新相關信息。二是明確各職能機構的職責。不動產登記檔案管理工作涉及多個部門，各部門之間應強化交流，對檔案管理工作進行統(tǒng)一規(guī)劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實各項工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強化檔案意識。通過宣傳教育進一步強化產權人、業(yè)務辦理人員和檔案管理人員的檔案意識，各參與人員意識到檔案的重要性有利于實現各方的良性溝通，有利于做好檔案數據的更新工作。3.3掌握核心技術，推進數字管理。“互聯(lián)網+”時代，不動產登記檔案面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的模式需要進一步完善以適應不斷變化的形勢。不動產登記檔案管理機構應充分運用大數據、云存儲等先進技術，實現檔案的智能化管理。推進數字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進傳統(tǒng)載體檔案的數字化建設。將以前遺留的紙質載體檔案進行數字化處理，采用OCR識別技術將數字化形成的圖像文件轉化為文字文件，實現檔案的全文檢索。二是建立不動產登記檔案管理系統(tǒng)，實現各業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，用大數據思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項工作均實現在線辦理。三是注重信息化人才的引進與培養(yǎng)。不動產登記檔案的數字化管理是一項系統(tǒng)工程，是一個持續(xù)性發(fā)展的工作，需要專業(yè)的人才作保障。
在人才引進階段，注重考察人才的專業(yè)技能、信息技術及職業(yè)素養(yǎng)。此外，注重人才的培養(yǎng)，系統(tǒng)開展專業(yè)技能、信息技術、知識結構和服務理念等方面的培訓，以更好地適應不動產登記檔案管理工作出現的新變化和新需求。
參考文獻：
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Abstract： Provident Fund loan file as a special file from scratch to growing， plays a decisive role in the risk management of the provident fund loans. Through the analysis of the provident fund loans archives normalized of management and the problems in the management， the paper puts forward the way of management of provident fund loans file specification.
關鍵詞： 公積金；貸款檔案；規(guī)范化
Key words： provident fund；loans archives；standardization
中圖分類號：F830.58 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）13-0274-02
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作者簡介：張海妍（1984-），女，黑龍江黑河人，助理館員。
0 引言
隨著我國住房公積金制度的不斷完善，個人住房貸款力度的不斷加大，公積金貸款檔案實現了從無到有到不斷增長的壯大過程，成為專門檔案的一種。公積金制度的建立，離不開公積金貸款檔案的支撐，公積金貸款檔案是國家檔案系統(tǒng)的重要構成部分。有效的監(jiān)控著個人住房貸款業(yè)務的活動情況，客觀的向市民展現了當今國民、社會、企業(yè)、時政、市場的發(fā)展狀況和趨勢。建設一個具有公平公正原則，能夠客觀系統(tǒng)的處理的公積金制度。而第一要解決的問題是如何有效的強化公積金貸款檔案的系統(tǒng)性和科學性。因為公積金貸款檔案主要包含的是住房公積金管理中心給個人住房抵押貸款的詳細記錄，直接影響辦理和管制貸款事務的查詢、證明和相關數據參考。
由于公積金制度本身比較復雜，涉及面太廣，收入支出資金的龐大性以及相關政策的約束就決定了公積金必須建立一個規(guī)范、科學的管理系統(tǒng)。而貸款檔案的管理是這個管理系統(tǒng)中的基礎構成部分。只有先建立和完善貸款檔案管理系統(tǒng)才有可能達到科學、規(guī)范管理公積金的目的。
1 公積金貸款檔案規(guī)范化管理的必要性
1.1 貸款檔案規(guī)范化管理是加強公積金貸款管理規(guī)范化的需要 公積金制度是一項政策性強、涉及面廣、項目紛繁、收支龐大的復雜工程。
在這個龐大的工程中，必須需要一個正確、科學的管理方法，貸款檔案管理不僅是公積金貸款工作的重要組成部分，而且還是住房公積金各項工作的基礎，因此，要實現這項事業(yè)的科學化管理，就需要一個前提性的條件——健全的制度和規(guī)范化的檔案管理。
1.2 只有科學、正規(guī)的貸款檔案管理才能有效展現公積金制度的優(yōu)越性和公積金的保障性，保障基金運行的安全性 將公積金事業(yè)軟成果整合形成一個科學規(guī)范的貸款檔案，可以有效的體現出公積金的保障性，同時也更科學的起到了檔案系統(tǒng)本身所固有憑證作用以及參考查詢作用，使得貸款檔案管理系統(tǒng)的權威性得到更好的體現，更好的保障了基金的安全運行。
貸款檔案是具有法律性及數據真實性的，是住房公積金管理系統(tǒng)在貸款業(yè)務的運行中最基本的有效證明資料。應當在信息收集、支取、計息、貸款等事務的運營過程中都有一個規(guī)范科學的管理。
2 公積金貸款檔案管理現狀
2.1 檔案管理制度不統(tǒng)一 近期產生了一種專門針對住房公積金的檔案管理。其原因是以前沒有這種檔案的存在。但是目前的管理制度還存在著很大的不足。沒有一個普遍性的規(guī)范。有一些地方根據自己當地的情況建立了針對這種檔案管理的制度和辦法。但是地方性的制度有很大的局限性。它是不全面的、缺乏一個整體性、沒有一個衡量的標準。所以對住房公積金的檔案管理有其明顯缺陷存在。
2.2 貸款檔案的數據來源審核不嚴 在數據來源存在的問題中，主要有幾個方面的問題，沒有蓋上應該有的印章，不管資料是不是真實都記錄在案，記錄的東西不清楚，沒有借據或其要素不完整。
2.3 沒有完整的貸款檔案收集和把檔案歸入檔案庫 沒有一個統(tǒng)一的針對性管理，沒有一個標準去依靠，每一個地方都存在著自己的系統(tǒng)管理著檔案。沒有統(tǒng)一的檔案管理部門。貸款檔案的數據整理，入庫都沒辦法去規(guī)劃，這樣導致的后果是，檔案收集片面，完整性不夠。
2.4 過于傳統(tǒng)的整理方式，沒有很好的保管對策 由于貸款檔案的管理有著其獨特性，沒有將其錄入數據庫中，沒有系統(tǒng)可以查詢和分析貸款，這樣數據太過龐大。收集方面必然有不足存在。保管沒有在一起。對于工作的進行帶來了困難。
3 公積金貸款檔案管理的建議
3.1 細化分區(qū)，加強建設 建立起有效的檔案管理體系。怎么樣去完全的保障住房體系建設，怎么樣去規(guī)避風險式的貸款，怎么樣去建設一個更加有信用的社會，我們要做的是做好貸款檔案管理，使其更加規(guī)范化。各級部門要明確自己的職責所在，把它當做重點來抓。把做好這個事情當做考核。在管理中出現的問題我們要落實，要想辦法解決。同時來講，細化責任區(qū)域，分攤各塊責任。檔案收集工作也要受到足夠的重視。構建檔案網絡，找專人負責檔案，把工作落到實處。保證檔案工作的進行。
3.2 使管理檔案變得有制度可循、標準化、規(guī)范化 每個地方都有自己的特色和自己的不同點，要具體問題具體分析。結合當地的切實情況，完整的出臺一套關于檔案管理的各步驟操作流程。讓檔案管理變得規(guī)范。有力的讓貸款檔案向有一樣的制度和有一樣的規(guī)定轉變。保證公積金檔案的有效性、完全和得到應有的作用。
3.3 遵守檔案與貸款工作的一致性 檔案和貸款的一致性主要是指貸款檔案的信息采集、整理歸納以及貸款事務的立案、資金支取、資金回籠都同時進行。尤其是其中的信息采集工作的進行。因為信息的采集在檔案中扮演著一個基礎、系統(tǒng)的角色。只有從根本上按相關規(guī)定準則去辦事，才能更好的完成貸款檔案的信息采集環(huán)節(jié)。在貸款工作中經常出現把幾個同時期的貸款事務資料分不清的現象。為了避免此類現象各部門應該及時、準確的采集貸款的相關人物的詳細資料，做好相關的法人簽字、蓋章等法律行為的執(zhí)行監(jiān)督。確保手續(xù)的真實性以及完備性。
3.4 完善住房公積金貸款檔案信息的采集，規(guī)范貸款事務與檔案的管理，做到貸款檔案管理的科學化 現在公積金管理部門已經在貸款事務的立案和貸款的申請審批、支取、還款以及后續(xù)的追蹤管理都實現了獨立的信息管理。在管理系統(tǒng)中保存了很多的相關信息。貸款檔案的管理需要了解立案項目及相關人員的詳細信息。在進行貸款檔案的建檔時，為了避免因為貸款系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的不協(xié)調性導致的重復錄入信息的情況出現，應當充分的思考怎么實現信息數據的同享性，實現檔案與貸款工作的一致性以及相關數據的提取的便捷性。
3.5 遵循信息保管和利用的統(tǒng)一性 應當建立獨立的檔案保存室，實現檔案的統(tǒng)一管理和存放。并且有專業(yè)人員對檔案進行相應的分類擺放和存檔，把還在進行的項目用已完成的項目區(qū)分開來。特別是要做好信息資料的保密工作，維護檔案的完備和安全。公積金貸款在住房金融中的主體地位決定了其對城市居住環(huán)境的建設、群眾住房問題的解決、住房環(huán)境的改善以及住房的消費水平都有很大的影響。而公積金貸款的各個環(huán)節(jié)又必須有合同、文字信息、數據信息、賬戶等相關信息的證明。貸款檔案如果不完備，就會使貸款資金不受法律維護。所以，只有科學、系統(tǒng)的管理貸款檔案，才能有效的防止公積金出現類似的情況。
參考文獻：
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[3]張迪.住房公積金檔案管理工作存在的問題與對策[J].山東檔案，2010（5）.
一、事業(yè)單位檔案管理的特征
事業(yè)單位的檔案管理具有保密性。事業(yè)單位是我國的重要信息管理機構，一般是由國家設置的，雖不屬于政府機構，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機關提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進行檔案管理，履行參與社會事務管理的職責，涉及教、科、文、衛(wèi)等各個方面，包括國家各個行業(yè)機密文件的保存，具有保密性。事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務的特性。事業(yè)單位是由國家出資設置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各行業(yè)的信息收集匯總。這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調配，需要借用事業(yè)單位進行檔案管理。這些事業(yè)單位不具備盈利性質，無條件給國家機構和社會提供相關信息查詢、咨詢和借閱等服務，以為社會服務為宗旨，具有公共服務的特性。
二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性
檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對事業(yè)單位而言，首先，檔案是檔案人一生的真實記述，是第一手參考材料。其次，它是事業(yè)單位本身的成長記錄，是單位信息最基礎、最集中的記錄，完整地反映了單位發(fā)展變化的歷程。檔案可以對事業(yè)單位的業(yè)績及管理水平進行科學合理地評價。檔案記錄著單位發(fā)展的整個歷程，記錄著每一階段單位的業(yè)務發(fā)展情況和資金運轉情況，記錄著每階段發(fā)展的優(yōu)秀成果。單位管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進行總結，做出科學合理的分析，從而制定出最有利于單位發(fā)展的政策。檔案可以提供便利的查詢服務。這是近年來事業(yè)單位檔案的一項重要用途和事業(yè)單位登記管理機關的一項新服務內容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務，在事業(yè)單位涉及各類訴訟情況時會發(fā)生，但是檔案查詢業(yè)務必須要有嚴格的法定程序，以確保事業(yè)單位的合法權益，充分發(fā)揮現代技術和管理的作用，始終把做好各種載體檔案的利用服務作為宗旨，加強檔案信息資源建設，才能促進檔案工作的發(fā)展。
三、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施
1.加強領導，提高認識，強化服務。隨著時代的進步，社會各界與檔案管理工作接觸密切，對檔案工作的重視程度愈來愈高。應該加強組織領導、落實管理責任，明確領導分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導和督促。結合本單位檔案管理工作實際，建立有效的考核機制，完善管理體系，推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。2.注重對檔案管理人員進行培訓，建立高素質的檔案管理隊伍。加強檔案管理人員的培訓，具體的培訓內容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復技巧和檔案管理制度的培訓。有必要加強對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。強化檔案管理從業(yè)人員的服務意識及敬業(yè)奉獻精神，加強檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關知識的學習，從根本上提高業(yè)務水平。3.加大資金投入，提升檔案工作保障力度。我國檔案管理已進入電子化時代，實行電子化管理是必然的發(fā)展趨勢。檔案管理中應用計算機能夠提高管理水平，加快辦事效率。因此，各單位要配置專門的檔案室、檔案柜、照相機、專用微機、打印機等設備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等，防止檔案丟失和損壞，維護檔案的完整性和安全性，提高檔案工作保障力度。4.完善檔案管理制度，推進科學信息化管理。檔案信息是社會信息資源的重要組成部門，有著不可替代的原始性、真實性等特點，充分利用網絡的資源優(yōu)勢，將信息化、科技化與檔案管理工作相結合，能夠提升檔案管理工作效率，準確、及時地傳遞信息，通過信息化建設，才能達到真正意義上信息共通共享，提高檔案管理工作效率和工作質量，提升檔案工作現代化和信息化程度。檔案信息化建設是檔案工作向現代化邁進的必由之路。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，就必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理。首先，要加強電子檔案歸檔管理，要通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現紙質檔案與電子檔案并存。其次，要充分利用網絡技術進行檔案管理創(chuàng)新。通過網絡，將不屬于保密范圍的檔案信息向社會共享，向社會提供優(yōu)質高效的檔案信息服務，從而大大提高檔案信息的利用率。
作者:孟凡秀 單位:吉林日報社
摘要：教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料。本文從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
關鍵詞：高校；教學檔案；規(guī)范化；教學檔案管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
一、系部教學檔案的內容
（一）綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件；學院規(guī)劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料；學院制定的各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學工作的文件；教改項目的立項報告；教學工作的數據統(tǒng)計、分析資料；每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
（二）教學管理類:教師教學有關規(guī)程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
（三）教學業(yè)務類:重點課程及一般課程建設的規(guī)劃、實施方案、總結等有關材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業(yè)論文及評審意見;學生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業(yè)務檔案;教學儀器設備材料等。
（四）教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學研究論文目錄。
二、教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
（一）內容廣泛:一方面學校辦學規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業(yè)不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
（二）材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發(fā)的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
（三）歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
（四）高校的教學檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
三、教學檔案管理中存在的問題
（一）材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
（二）系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關聯(lián)性。
（三）資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
（四）人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
四、加強教學檔案的規(guī)范化管理
（一）從系部教學檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業(yè)務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
（二）檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
（三）完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。
（四）歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業(yè)論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
（五）收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
（六）利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻：
[1] 鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年。
[2] 倪慧敏,柯友良,黃文卿:高校評估檔案管理規(guī)范化的探索.檔案學研究,2006年第5期。
[關鍵詞]工程檔案；規(guī)范管理；工程質量
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.048
[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0084-02
1 建設工程檔案的重要性
建設工程檔案是指產生于工程建設的活動中，以文字、圖表、圖像、聲音等為表現形式的原始記錄，具有一定的儲存收藏價值。隨著經濟的迅猛發(fā)展，城市建設的日新月異，建設工程的數量日漸增加，而形成于工程中有價值的記錄資料也日益累積：有形成于工程建設前準備活動中的批文、巖土勘察、設計文本、施工圖、投投標文件、施工合同；形成于建設活動中的工程竣工驗收資料、審核資料；竣工后相關單位的驗收資料、工程結算資料、竣工圖及后期附加服務的記錄資料等等。這些檔案記錄了工程建設的方方面面，是最原始最真實的文獻資料，在建設工作中有著極其重要的功能。
（1） 一個建設工程完工后必須要接受驗收，而要檢驗工程質量是否合格，其最重要的依據之一就是建設活動中形成的真實檔案和施工管理記錄文件。這從側面體現出工程建設不是兒戲，是要遵循科學，經受考驗的，這也成為了工程質量等級評價機制的一項評判指標[1]。
（2） 工程施工過程中難免會出現一些問題，而當問題日益凸顯、隱患漸漸形成甚至于工程事故突發(fā)，調查人員要對問題出現的原因，事故發(fā)生的原因進行調查時，則必須從查看工程檔案開始，進而提出正確的處理措施。
（3） 在工程竣工驗收通過后，建設單位還要履行今后的維修、保養(yǎng)、管理服務，因此，建設工程檔案的儲存就是工程享受后期服務的重要參考依據。
（4） 一個建設工程檔案價值不僅僅限于對本工程的貢獻價值，它還能成為其他同類工程建設的“教材”，具有很高的參考價值，一個高水準的工程建設所形成的全面規(guī)范的工程檔案將會是同種工程建設的指明燈，其中展現的經驗、可參考的數據，可借鑒的技術水平是新工程建設中收獲的一大筆財富，因此建設工程的檔案是為更大的經濟效益服務的，它潛在的價值是不可估量的[2]。
（5） 如今城市現代化的發(fā)展不斷向周邊農村滲透，城市建設步伐日益加快，而城市的科學規(guī)劃則需要建設工程檔案提供相應參考依據。一個城市擴建方案的確立、決策的作出都需要從建設工程檔案中獲取原始資料進行參考，有效地利用檔案可以避免城市建設的盲目規(guī)劃，減少不必要資金的流失，把資金用在刀刃上，合理配置人員和物資，達成社會效益和經濟效益的統(tǒng)一。
2 加強建設工程檔案規(guī)范化管理的建議
（1） 提高認識，建立健全檔案管理制度。工程的建設周期一般需要好幾年，操作復雜，相關聯(lián)的部門設置也繁多，每個程序之間幾乎都有聯(lián)系，如果檔案記錄過程中相關人員沒有認真的工作態(tài)度，那么很多細微的環(huán)節(jié)會出現紕漏，甚至被忽略，這樣便使得檔案記錄的資料缺少完整性。由此可知，建立一個規(guī)范的檔案管理制度是十分有必要的。完善現存檔案管理制度，① 應該設置專業(yè)性較強的專業(yè)管理員； ② 以甲方代表作為每個工程點一手檔案的形成和收集，確保歸檔材料的完整性； ③ 人員的配置要優(yōu)先選擇專業(yè)性強職業(yè)素養(yǎng)高的人員，并且對其做好培訓工作。
（2） 加強業(yè)務培訓，落實檔案工作責任制。工程建設的檔案人員和技術人員都必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務水平，因此加強檔案工作的業(yè)務培訓是推動檔案規(guī)范化管理建設的重要一步，要培養(yǎng)這些人員的法律意識，在專業(yè)知識培訓外，要讓他們清醒地認識到工程檔案與工程質量的緊密聯(lián)系。要提高工程檔案管理的地位，引起有關部門和人員的高度重視，如若忽視檔案文件的管理就要承擔相應責任，在建設單位和工程承包方簽訂的合同中明確承包法人違反檔案管理規(guī)定應付的責任，收集整理檔案材料的各個環(huán)節(jié)要保證全面到位[3]。
（3） 參照標準，使檔案整理更規(guī)范化。一套有價值有完整意義的建設工程檔案通常包括以上級的工程審批文件為前提進行立項，通過合法程序征地、對施工地進行勘察測量，繪制圖表、設計施工方案，有關施工的技術和完工后工程質量檢驗的資料記錄等等。為了方便甲方整理檔案資料，加強檔案管理，統(tǒng)一檔案合格標準，建設部根據實際情況制定了《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》，這一規(guī)范的內容涉及了可歸檔的資料的范圍、檔案符合歸檔要求的質量標準、檔案進行移交和驗收等，規(guī)定詳細明確，給檔案工作者今后的歸檔工作提供了便捷和統(tǒng)一的標準，因此，作為檔案管理人員必要牢記此規(guī)范，一切工作活動以規(guī)范的要求為出發(fā)點，同時要發(fā)動思維根據具體情況對檔案管理工作進行完善。
（4） 努力實現檔案工作與工程建設的協(xié)調發(fā)展。工程項目具有持續(xù)時間長、涵蓋面廣等特點，因而為了更好地進行工程項目管理，確保工程項目能順利早日完成，作為工程項目的總負責人，要在項目管理時重視工程檔案的管理，努力實現檔案工作與工程建設的協(xié)調發(fā)展，從而完善工程項目的管理體系。① 工程監(jiān)理貫穿于工程項目建設的始終，即從建設項目立項開始到建設項目竣工的所有文件材料、例會資料都需建檔備案； ② 將工程文件材料的歸檔工作納入施工單位日常監(jiān)理范圍，從制度層面確保工程檔案的管理工作更加完善。
（5） 提高效率，加強工程檔案的信息化建設。現代科技日新月異，市場競爭激烈，傳統(tǒng)的工程檔案管理顯然已經無法適應如今的經濟發(fā)展，因此，我們必須把注意力轉移到建設工程檔案的信息化建設上，我們要實現信息收集的迅速化，保證儲存的安全，不斷開發(fā)更新更先進的管理手段。比如：在各不同檔案信息的交流共享方面，充分應用網絡的優(yōu)勢，把各個部門納入統(tǒng)一網絡管理體系，實現信息的快速交換、共享，這既可以節(jié)省時間也可以獲得大量精華信息。
3 結 語
建設工程檔案是最原始的記錄，包含著豐富的資源信息，是建設工程領域的重要資料文獻。只有不斷地更新加強工程檔案管理的相關制度，制定管理規(guī)范，引進先進的檔案管理技術水平，才能順應發(fā)展潮流，符合科學的建設標準，促進現代化城市的建設。
主要參考文獻
[1] 賀遠程. 工程檔案管理對促進建設工程質量作用的研究[J]. 中外建筑，2010（11）：89-90.
（一）院系教學檔案管理的要點
院系根據自身的教學檔案的特點以及需求，主要分為以下幾類。
1.行政管理類。這一類主要包括來自上級教育主管機關的指導性文件以及指令；學校對發(fā)展教育事業(yè)的規(guī)劃、計劃以及通知；學校以及各院系自身指定的規(guī)章、制度以及章程。
2.教學管理類。日常教學活動中的輔助資料、日常書本、以及學生考試相關資料等。
3.師資隊伍建設類。包括老師的課堂教學、教學計劃以及科研成果等相關的材料；外聘、兼職、返聘等相關教職；院系教師業(yè)務檔案等。
4.學科建設與課程建設類。課程建設、學科建設的申報材料；重點學科以及相關專業(yè)的建設情況；企業(yè)學校的聯(lián)營資料等。
5.學生管理類。包括學生在校期間的有價值材料以及其個人檔案；學生學籍的相關資料。
6.輔助材料類。教學過程中輔助資料、院系圖書資料等。
（二）院系教學檔案管理特點
院系教學檔案的管理在內容上比較繁雜、門類比較眾多，與其他檔案相比不僅具有“自然形成”“歷史記錄”“利用價值”等一般特點，同時它還有具有不同于文書檔案和科技檔案的自己專業(yè)性的特點，注重對教育活動的客觀放映和總結。所以，從院系教學檔案的特點入手是實現院系教學檔案規(guī)范化管理的基礎，然后在此基礎分析，才能確保教學檔案準確、完整、系統(tǒng)、安全更好的為教育教育服務。院系教學檔案管理以下幾個主要特點。
1.形成的成套性、周期性。由于檔案管理是根據時間特性，在具體的管理中一般是按照自然年份來劃分、排列和管理的，因此院系的管理也不例外，但是院系教學檔案的管理也要根據院系教學活動的目的來安排，在具體劃分上，按照每一年度的縱向管理之下還應該橫向結合學生本人入學學年中的具體表現，所以在同一學年中教師的教學工作應該與其是形成一個有機的整體和一整套材料。
2.內容的原始性、專業(yè)性。在院系教學工作中的教學內容、教學方法、教學活動、教學效果、教學方法的變遷，歷史狀況等都可以從院系教學檔案中找到詳實的記錄，同時教學管理水平以及教師的情況都能找到詳實的記錄。另外，不同的教學人員針對同一專業(yè)所開展的教學活動也會有不同的特點，在這個過程中教學人員相互討論、共同配合，促進教學活動的完善，在這個過程中的專業(yè)性就能得到很好的體現。
3.收集來源的分散性、多樣性。在整個高職教學檔案的形成中，各個院系根據其自身的人才培養(yǎng)方案設定教學計劃，同時教師根據具體的教學情況不斷調整教學計劃，因此，院系教學檔案是在上級領導機構的基礎上結合實際形成的。諸如成績表、實習報告、畢業(yè)論文等所涉及范圍十分廣泛，而且教學資料十分豐富。
（三）院系教學檔案管理現狀
1.教學檔案收集難。由于院系教學自身的實際情況不同，在具體收集情況中會存在不同難度，這是由實際情況決定的；另一方面，院系領導在對待教學檔案的管理過程中并沒有十分重視這一項工作的意義，并且認為這一項工作的主體應該由相關的檔案管理部門去做而不是作為教學工作的主體單位去實施。但是，由于有相當一部分的實際檔案資料就是老師的教輔或者備課，因此，在收集教學檔案資料時還存在一定的困難性以及復雜性。
2.教學檔案管理制度不完善。根據相關文件，學校應該制定一系列的檔案歸檔規(guī)則和制度，但是從現實情況來看，院系檔案在實際的管理過程中存在管理不當的問題。首先是學校并沒有制定行之有效的歸檔要求，對于教學歸檔的內容并沒有進行細致分類，其格式也沒有進行統(tǒng)一，而對于歸檔的時限沒有具體的時限，所以在這個歸檔的過程中會出現漏歸、重歸、未歸等情況；同時，即使有十分完善的檔案管理制度，在人才的使用上雖然許多院系辦公室都設有專門檔案管理人員，但是由于這些人員并非是科班出身，一方面缺乏專業(yè)的知識技能和培訓，另一方面，管理人員還有自己的本職工作，這必然會導致檔案在歸檔的過程中時效性的缺乏，所以這樣的常規(guī)性工作是對檔案工作人員的一個挑戰(zhàn)，而這些都或多或少的影響了院系檔案管理水平的管理效率。
3.教學檔案管理手段缺乏系統(tǒng)性和先進性。計算機技術的快速發(fā)展為高職院校的管理提供了穩(wěn)定的技術支持，信息化可以大大提高管理的效率，但是由于具體實際的教學檔案管理過程中依然采用的是傳統(tǒng)的手工模式進行管理，并且檢索的形式單一，計算機高效快速的優(yōu)勢并沒有得到最好的發(fā)揮。另一方面，院系檔案管理人員并非是專業(yè)人員，由于其自身專業(yè)素質不夠，其服務意識薄弱，對于教學檔案的管理依然停留在建檔、管檔上，許多有價值的教學檔案并沒有發(fā)揮出其應有的作用，所以在實際中檔案的作用并沒有發(fā)揮到最大。
二、院系教學檔案規(guī)范化管理的對策
（一）提高認識，健全管理
發(fā)揮教學檔案管理體系的優(yōu)勢在與高效合理的開放使用教學檔案，因此必須提高對規(guī)范化的教學檔案作用的認識，這是首要問題。根據《檔案法》和《普通高校檔案管理辦法》相關規(guī)定，首先要提高相關領導對檔案管理的認識，制定相關的檔案管理辦法，加強對教學檔案的收集、整理、立卷、歸檔等，同時監(jiān)督檔案的管理工作，及時處理工作過程中存在的問題，并且能夠將檔案管理工作列入到院系的教學管理工作中；積極宣傳教學檔案管理的作用，營造良好的氛圍，提高檔案管理在人們心目中的地位，積極引導教學檔案的管理。
（二）加強業(yè)務基礎管理，提升管理人員素質
首先，科學化、規(guī)范化管理教學檔案。教學檔案的整理是一項具有目標性、政策性以及時效性的管理工作，在制定時需要根據具體的合乎本院系專業(yè)教學特點以及管理規(guī)律的教學檔案整理特點，這要求它服務于教學同時也能指揮教學。由于教學檔案在收集的過程中有很大的復雜性，所以應當對教學檔案進行科學分類、整理分卷，最大限度地發(fā)揮教學檔案資源的作用，完善教學，提高教學質量。其次，創(chuàng)造各種條件提升院系教學檔案管理人員的綜合素質，增加其現代化管理技能的培訓，使管理人員能夠與時俱進，不斷提升自我意識以及創(chuàng)新意識、信息意識、參與意識、競爭意識形成一個專業(yè)素質過硬的現代管理團隊。
（三）改變傳統(tǒng)管理意識，推進院系檔案管理現代化
根據教育部相關文件精神，高職專科學校以及成人高等學校管理中應該充分使用現代化的管理手段。信息技術的產生大大減少了人類的工作量，在這個過程中產生大量的電子文件，而傳統(tǒng)的文件管理方法并不適用與電子文件的管理，所以相應的檔案管理手段也應該隨著管理的對象不斷改變。信息技術的運用，讓全程管理理論以及前段控制技術更為重要，“前段控制”是指檔案工作者應該在電子文件形成之間根據自己管理者的身份積極將電子文件的管理方式融入系統(tǒng)設計之中，這樣可能在檢索的時候情況更好，而不是像傳統(tǒng)的檔案管理一樣，收集分類，存檔就行。例如，電子文件有著海量文件數，并且不易保存，所以在文件生成之前或者受到文件的時候就應該對其進行前段鑒定和實時歸檔，在預先設定的電子文件、管理系統(tǒng)中設定相關的參數，如范圍，時間、期限等。“全程管理”是指從電子文件的產生到電子文件的銷毀整個過程中都應該進行監(jiān)控和管理。
三、結語
