時(shí)間：2023-06-05 10:30:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案管理
中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
學(xué)生檔案是每位學(xué)生的第一份社會(huì)檔案，是其人事檔案的重要基礎(chǔ)，所以學(xué)生檔案管理工作的重要性就凸顯出來。學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作之一，是記錄學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)業(yè)狀況的重要資料，不僅對(duì)在校學(xué)生的教育和管理有著重要意義，對(duì)學(xué)生畢業(yè)后的人生發(fā)展也起著十分重要的作用。
一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵與組成
高校學(xué)生檔案真實(shí)地記錄了學(xué)生在校期間的思想政治、學(xué)習(xí)成績、文明道德、遵紀(jì)守法等方面的各種情況，為進(jìn)一步了解學(xué)生、教育學(xué)生，加強(qiáng)學(xué)校的教學(xué)管理提供了豐富、翔實(shí)的參考素材，也是學(xué)生就業(yè)及今后的選拔、任用、考核的重要依據(jù)，是其重要的人生履歷記載。
教育部頒發(fā)的《高校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）明確規(guī)定高校學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。其中，高中檔案指其就讀高中時(shí)的學(xué)籍檔案，包括學(xué)生考試成績登記表、學(xué)年評(píng)語表、體質(zhì)健康卡片、健康檢查表、體育合格情況登記卡、畢業(yè)生登記表、高中畢業(yè)生家庭情況調(diào)查表、中學(xué)生社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)登記表。高考報(bào)考資料指學(xué)生的考生報(bào)名登記表、考生體格檢查表等。高校學(xué)籍檔案指學(xué)生成績表、學(xué)年鑒定表、學(xué)籍登記表及學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)材料。學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄主要指學(xué)生在校期間所獲得的各級(jí)各類榮譽(yù)的審批表及學(xué)生違紀(jì)處分文件。學(xué)生黨團(tuán)組織檔案包括學(xué)生的入黨申請(qǐng)書、入黨積極分子登記表、個(gè)人自傳與思想?yún)R報(bào)、入黨志愿書、團(tuán)員推薦登記表等。
二、高校學(xué)生檔案工作的原則與作用
高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)本著統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)學(xué)生檔案的完整與安全、便于利用的原則進(jìn)行。學(xué)生檔案不僅對(duì)教育和培養(yǎng)、管理與服務(wù)在校學(xué)生有著重要作用，而且在學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)將關(guān)系到其能否順利畢業(yè)和就業(yè)，并將影響學(xué)生畢業(yè)后的長遠(yuǎn)發(fā)展，也是用人單位全面、準(zhǔn)確地了解學(xué)生的重要依據(jù)。
三、高校學(xué)生檔案管理工作的主要依據(jù)
（一）教育部和省教育廳關(guān)于高考招生工作及高校學(xué)生管理中的相關(guān)文件是高校新生入學(xué)時(shí)檔案管理的直接依據(jù)。其文件基本形式為《教育部關(guān)于做好XXXX年普通高等學(xué)校招生工作的通知》及《XXXX普通高等學(xué)校招生工作規(guī)定》等。對(duì)高考學(xué)生報(bào)名條件、思想品德考核內(nèi)容、電子檔案信息內(nèi)容等做了明確的規(guī)范性要求。
（二）教育部和省教育廳、省政府關(guān)于高校畢業(yè)生就業(yè)工作的相關(guān)文件是對(duì)高校畢業(yè)生離校時(shí)檔案管理的重要依據(jù)。其文件基本形式為《關(guān)于做好XXXX年全國普通高校畢業(yè)生就業(yè)工作的通知》等，對(duì)當(dāng)年高校畢業(yè)生檔案作出相關(guān)要求。
（三）教育部頒發(fā)并修訂的《高校檔案管理辦法》、《高校學(xué)生管理規(guī)定》及學(xué)校依此而制定的《XXXX校學(xué)生檔案管理辦法》或《XXXX校學(xué)生管理規(guī)定》是對(duì)在校學(xué)生進(jìn)行檔案管理的重要依據(jù)。
四、高校學(xué)生檔案管理體制
高校學(xué)生檔案管理一般實(shí)行院（校）、系兩級(jí)管理體制，即學(xué)校檔案室――學(xué)生處――院系辦公室。學(xué)校檔案室作為負(fù)責(zé)全校綜合檔案的歸口管理部門，主要對(duì)全校學(xué)生檔案管理進(jìn)行宏觀指導(dǎo)，指導(dǎo)學(xué)生檔案管理制度的制定，并對(duì)學(xué)生檔案管理過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、評(píng)估和服務(wù)等。學(xué)生處作為學(xué)生檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)具體組織管理學(xué)生檔案，其職責(zé)是制訂并完善學(xué)生檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)全校學(xué)生的日常學(xué)籍檔案的建立完善、管理、使用及畢業(yè)檔案的收集整理、郵寄工作，并組織各院系對(duì)學(xué)生入學(xué)檔案的收集、登記、保管、核查工作及對(duì)各院系學(xué)生檔案工作的督促、檢查和評(píng)比。院系辦公室主要通過輔導(dǎo)員、班主任具體落實(shí)學(xué)生檔案的收集、核實(shí)、登記并將裝學(xué)生在校期間形成的檔案材料及時(shí)裝檔，協(xié)助學(xué)生處檔案管理人員整理畢業(yè)生檔案。
五、高校學(xué)生檔案收集及管理
（一）檔案收集。新生報(bào)到時(shí)將自帶的檔案、新生錄取通知書、準(zhǔn)考證統(tǒng)一交給院系輔導(dǎo)員。各院系需檢查檔案是否密封，如未密封，則檢查其中內(nèi)容是否完整，并做記錄告知學(xué)生。大多高校將收集齊的學(xué)生高考檔案（也稱原始檔案）以班為單位附名單排序后交學(xué)生處學(xué)籍室，由學(xué)生處學(xué)籍室負(fù)責(zé)保存。
（二）在校學(xué)生檔案管理。學(xué)生處檔案室將學(xué)生檔案中的相關(guān)表格在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以院系為單位下發(fā)，由各院系組織學(xué)生按要求填寫，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)上交，再由各院系整理后分年級(jí)、分專業(yè)、分班級(jí)進(jìn)行歸檔，并負(fù)責(zé)將學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的黨、團(tuán)組織關(guān)系，各級(jí)各類獎(jiǎng)懲、學(xué)籍異動(dòng)材料等及時(shí)歸檔，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。
（三）畢業(yè)生檔案管理。畢業(yè)生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業(yè)生的重要材料。每年六月各院系把整理好的畢業(yè)生在校檔案送到學(xué)生處學(xué)籍室與原始檔案合并形成學(xué)生畢業(yè)檔案。各院系配合學(xué)生處學(xué)籍室整理完善并由學(xué)籍室審驗(yàn)合格后，履行簽字手續(xù)，移交學(xué)籍室，再由學(xué)籍室負(fù)責(zé)并嚴(yán)格按照學(xué)生報(bào)到證副證轉(zhuǎn)遞郵寄。未落實(shí)就業(yè)單位學(xué)生的檔案由學(xué)校免費(fèi)保存兩年。擇業(yè)期結(jié)束（兩年），學(xué)籍管理室將檔案寄到該生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若學(xué)生申請(qǐng)繼續(xù)保留其檔案，按所在市人才中心的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取保管費(fèi)。兩年內(nèi)如果落實(shí)就業(yè)單位，憑報(bào)到證或用人單位調(diào)檔函到學(xué)校辦理檔案移交手續(xù)。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過郵政局寄發(fā)或遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并做詳細(xì)登記。學(xué)生檔案原則上不準(zhǔn)由本人自帶，但因特殊情況可將檔案密封并履行相關(guān)手續(xù)后自帶。若檔案丟失，由本人負(fù)責(zé)。
六、高校學(xué)生檔案的利用及相關(guān)要求
學(xué)生檔案原則上只限本院系分管學(xué)生工作的負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員查閱。原則上不外借，因工作需要借出使用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，提供有效證件，學(xué)生原始檔案需經(jīng)所在院系以上單位證明，經(jīng)學(xué)生處負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱，院系存檔材料由所在院系主要負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借閱，借閱期不超過三天。若特殊情況需延期的，應(yīng)補(bǔ)辦借閱手續(xù)。檔案借出后必須嚴(yán)加保管，做到檔案齊全、萬無一失。歸還時(shí)，管理人員要逐份核對(duì)檔案材料，出現(xiàn)污損、丟失，由借閱人負(fù)責(zé)。
檔案政審查閱，需持查閱單位的介紹信，經(jīng)由學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批示同意方可查閱。任何人查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換、復(fù)制檔案內(nèi)容。未經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱學(xué)生檔案。各級(jí)檔案管理人員須嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，接收、移交檔案時(shí)必須認(rèn)真清點(diǎn)，核對(duì)登記。不得利用職務(wù)之便違規(guī)操作，否則由其主管部門視情節(jié)追究責(zé)任。
高校學(xué)生檔案有著豐富性、過渡性、周期性、保密性、頻繁性、多樣性等特點(diǎn)，所以要做好高校學(xué)生檔案管理工作，離不開社會(huì)和高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和全過程的貫徹落實(shí)，離不開各級(jí)檔案人員的高度責(zé)任感、政治敏銳性和先進(jìn)的管理理念。
（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）
主要參考文獻(xiàn)：
[1]楊莉.淺淡高校學(xué)生檔案管理工作.云南檔案，2008.1.
為了進(jìn)一步促進(jìn)我校畢業(yè)生畢業(yè)證及檔案管理規(guī)范化,確保畢業(yè)證及檔案及時(shí)有效的發(fā)放。根據(jù)國家教育部及省教育廳有關(guān)畢業(yè)證管理與發(fā)放文件規(guī)定和《甘肅省理工中等專業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》特制訂本辦法。
一、畢業(yè)證書的辦理
1、我校全日制學(xué)生畢業(yè)證的辦理與發(fā)放,嚴(yán)格按照國家教育部及省教育廳有關(guān)畢業(yè)證管理與發(fā)放文件規(guī)定執(zhí)行。
2、凡被我校正式錄取、電子注冊(cè)有效學(xué)籍的學(xué)生,學(xué)完教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的全部課程,考試、考查成績合格者,經(jīng)學(xué)生處、教務(wù)處審核,學(xué)校行政會(huì)議審查通過,由學(xué)生處收集并核準(zhǔn)學(xué)生的基本信息(學(xué)生信息應(yīng)包含學(xué)生姓名、性別、出生日期、學(xué)生身份證號(hào)、政治面貌、民族、專業(yè)、班級(jí)、籍貫、來源地區(qū)等),辦理畢業(yè)證。
二、畢業(yè)證書的發(fā)放
1、畢業(yè)證及檔案的發(fā)放由學(xué)生處統(tǒng)一安排。班主任具體負(fù)責(zé)本班學(xué)生畢業(yè)證的發(fā)放工作。
2、每屆畢業(yè)證辦理完畢后,由學(xué)生處在學(xué)校網(wǎng)站公告信息,通知畢業(yè)生領(lǐng)證的相關(guān)信息
3、凡交清學(xué)校全部費(fèi)用,成績合格,辦清離校手續(xù),并交納畢業(yè)證工本費(fèi)的畢業(yè)生可直接聯(lián)系班主任領(lǐng)取畢業(yè)證、檔案及擇業(yè)通知書。
4、班主任要按學(xué)生處規(guī)定的時(shí)間通知學(xué)生領(lǐng)證,并把畢業(yè)證發(fā)放的手續(xù)按規(guī)定的時(shí)間上交學(xué)生處。
5、未交清學(xué)費(fèi)或未辦理完離校手續(xù)的學(xué)生,只能和學(xué)生處聯(lián)系,辦理完畢所有手續(xù)后方可領(lǐng)取畢業(yè)證、檔案及擇業(yè)通知書。
關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；服務(wù)功能；管理對(duì)策
中圖分類號(hào)：G643 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）34-0005-02
一、高校學(xué)籍檔案的特征
高校學(xué)籍檔案是大學(xué)生被錄入高校后的高考成績、學(xué)籍表、在校學(xué)習(xí)成績、獲獎(jiǎng)情況、畢業(yè)證書登記及畢業(yè)派遣等諸多方面信息的真實(shí)記錄和反映，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的重要個(gè)人信息記錄。學(xué)生學(xué)習(xí)成績表是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績的記錄。學(xué)生畢（結(jié)）業(yè)證、學(xué)位證登記表是對(duì)學(xué)生學(xué)歷學(xué)位教育結(jié)果狀況的信息記錄。上述信息做為大學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的信息記錄，為他們?cè)谖磥淼睦^續(xù)教育、就業(yè)及社會(huì)保障服務(wù)等方面做證明具有意義。高校學(xué)籍檔案具有如下基本特征：
1.高校學(xué)籍檔案具有真實(shí)性特征。高校檔案是由不同的學(xué)生管理單位，根據(jù)高校教育管理規(guī)定，在大學(xué)生入學(xué)的不同階段，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案材料分別整理匯編而成。如招生部門根據(jù)本地區(qū)的招生計(jì)劃及本高校的招生簡章，與本地區(qū)教育部門協(xié)調(diào)共同完成招生工作，在工作過程中形成新生錄取方面的學(xué)籍檔案。學(xué)生成績檔案及畢業(yè)證、學(xué)位證登記表等學(xué)籍檔案是由教務(wù)處、各院系在學(xué)生成績管理過程和畢業(yè)登統(tǒng)過程中形成的關(guān)于學(xué)生成績表、畢業(yè)證登記等方面的學(xué)籍檔案。由于它們是在學(xué)生錄取，學(xué)生成績管理、學(xué)生畢業(yè)登統(tǒng)過程中形成并歸納整理出來的文檔，故具有原始性、真實(shí)性。
2.高校學(xué)籍檔案內(nèi)容具有多樣性特征。高校學(xué)籍檔案內(nèi)容豐富，材料多樣，包含新生錄取登記表、學(xué)生成績登記表、學(xué)生在校期間獲獎(jiǎng)材料、四六級(jí)英語考試成績、學(xué)生畢業(yè)證學(xué)位證登記、畢業(yè)生學(xué)籍等多方面內(nèi)容材料，是記錄學(xué)生高校生活材料的綜合體。
3.高校學(xué)籍檔案形成具有分散性特征。高校學(xué)籍檔案的材料由不同的職能部門分別形成。如招生部門形成：新生錄取檔案，教務(wù)部門形成學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表等檔案，學(xué)生管理部門形成學(xué)生的各種獎(jiǎng)懲記錄檔案，各院系形成學(xué)生學(xué)籍登記等學(xué)籍檔案。校檔案館（室）綜合管理全校學(xué)籍檔案，并提供檔案利用服務(wù)。
4.高校學(xué)籍檔案利用的頻繁性特征。高校學(xué)籍檔案是高校利用頻率最高的檔案。學(xué)生在繼續(xù)升學(xué)、就業(yè)、出國留學(xué)活動(dòng)中需要查閱并出示學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)證中（英）文證明等證明材料。目前在社會(huì)保障活動(dòng)中有些需要社會(huì)化存檔者和一些即將退休人員在整理退休材料時(shí)也需查閱補(bǔ)辦相關(guān)學(xué)籍檔案材料，以提供其相關(guān)畢業(yè)和分派遣證等方面的證明。另外還有一些畢業(yè)證書學(xué)位證書丟失者在評(píng)職稱等需要時(shí)，也要求補(bǔ)辦學(xué)歷學(xué)位證明等等。諸多方面的需求，使學(xué)生檔案得到頻繁利用。
高校學(xué)籍檔案諸多特點(diǎn)中，真實(shí)性是它的首要特征，決定了高校學(xué)籍檔案的其他特征，也決定了它作為信用憑證材料，能夠起到服務(wù)學(xué)校管理和服務(wù)社會(huì)的雙重作用。
二、高校學(xué)籍檔案的服務(wù)功能
概括地講，學(xué)校學(xué)籍檔案具有服務(wù)校內(nèi)外的兩方面功能。高校學(xué)籍檔案服務(wù)校內(nèi)是指：一方面學(xué)籍檔案是供高校內(nèi)部各職能部門查閱關(guān)于學(xué)生學(xué)籍等方面的情況，另一方面是給在校學(xué)生的繼續(xù)升學(xué)、出國留學(xué)時(shí)為相關(guān)單位提供證明。服務(wù)校外是指：為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生提供在高考錄取證明、研究生錄取證明，本科或研究生成績單，畢業(yè)證學(xué)位證證明及畢業(yè)分配或派遣證明等。具體看，學(xué)籍檔案具有以下幾方面的功能：
1.學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門的功能。學(xué)籍檔案是高校教學(xué)管理部門和學(xué)生管理部門對(duì)學(xué)生管理過程中形成的原始材料，是對(duì)學(xué)校學(xué)生在校期間綜合信息的反映。學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門的功能，是指學(xué)籍檔案為學(xué)校職能部門提供查詢服務(wù)的功能。第一，學(xué)籍檔案為教學(xué)管理服務(wù)。學(xué)籍檔案管理與教學(xué)管理工作緊密相連，相互促進(jìn)。一方面，學(xué)籍檔案是學(xué)校教學(xué)與管理工作結(jié)果的詳細(xì)記錄，如歷年成績記載、學(xué)籍變動(dòng)、畢業(yè)證書登統(tǒng)等真實(shí)地記載在學(xué)籍檔案中；另一方面，學(xué)籍檔案中的記錄反過來為教學(xué)和管理工作的提高提供了數(shù)據(jù)支持，學(xué)籍檔案的記錄可以反映出一段時(shí)間內(nèi)學(xué)院教學(xué)水平的來源與去向、學(xué)生的培養(yǎng)層次、學(xué)校教育教學(xué)改革的方向及教學(xué)管理工作的水平。職能部門通過查詢調(diào)取學(xué)籍檔案資料，分析數(shù)據(jù)，為制定新的計(jì)劃、規(guī)劃查詢依據(jù)。如通過教學(xué)質(zhì)量檢查或教學(xué)水平評(píng)估材料，從中隨機(jī)抽取學(xué)生成績做調(diào)查統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工作的不足，及時(shí)調(diào)整制定新的教學(xué)計(jì)劃，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的進(jìn)一步提高。第二，學(xué)籍檔案為學(xué)生管理服務(wù)。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生多方面情況，如學(xué)生年齡、出身，家庭主要成員和所從事的職業(yè)、職務(wù)，家庭經(jīng)濟(jì)情況以及本人成長經(jīng)歷等。學(xué)生管理部門的老師從中可以了解學(xué)生的成長環(huán)境，所受到的影響和成長中可能出現(xiàn)的各種問題，以便及時(shí)加以正確引導(dǎo)，從而促進(jìn)了學(xué)生管理工作的順利進(jìn)行。第三，學(xué)籍檔案為學(xué)校發(fā)展提供信息支持。學(xué)籍檔案的動(dòng)態(tài)形成過程及靜態(tài)實(shí)證材料分析，直接為學(xué)校的改革發(fā)展提供依據(jù)。如畢業(yè)生的畢業(yè)去向，直接反映了社會(huì)對(duì)大學(xué)生的需求狀況，為高校專業(yè)調(diào)整和學(xué)校發(fā)展提供原始信息。
2.學(xué)籍檔案服務(wù)在校大學(xué)生的功能。學(xué)籍檔案是大學(xué)生在校成長全部過程的真實(shí)材料記載。在校大學(xué)生在出國留學(xué)或就業(yè)時(shí)都要向相關(guān)部門提供學(xué)籍檔案材料。如在校學(xué)生在出國留學(xué)時(shí)需提供學(xué)生入學(xué)時(shí)的高考成績、在校學(xué)習(xí)成績單等；用人單位在與畢業(yè)生簽約時(shí)，用人單位要核實(shí)學(xué)生的畢業(yè)證和學(xué)位證，以確認(rèn)學(xué)生身份，避免假學(xué)歷學(xué)位濫竽充數(shù)。學(xué)籍材料的歸檔及未來的信用憑證作用，對(duì)在校生也影響頗深，對(duì)督促和激勵(lì)學(xué)生努力學(xué)習(xí)和鍛煉有積極的意義。
3.學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生、服務(wù)社會(huì)的功能。高校畢業(yè)生在就業(yè)后，對(duì)學(xué)籍檔案也有很多需求。主要表現(xiàn)在如下方面：（1）國外就業(yè)的畢業(yè)生在繼續(xù)求學(xué)時(shí)，要求高校提供他在國內(nèi)高校就讀的學(xué)習(xí)成績，學(xué)歷學(xué)位材料。（2）國內(nèi)畢業(yè)生在就業(yè)后，在職稱評(píng)定時(shí)被要求高校提供畢業(yè)證、學(xué)位證材料對(duì)其畢業(yè)證、學(xué)位證加以認(rèn)證。（3）畢業(yè)生畢業(yè)證結(jié)業(yè)證不慎丟失，補(bǔ)辦相關(guān)證件，要根據(jù)畢業(yè)生的學(xué)籍檔案材料，提取其畢業(yè)證學(xué)位證等材料加以認(rèn)證。（4）畢業(yè)生在辦理退休時(shí)社會(huì)保障部門要確認(rèn)其工齡時(shí)，需要查閱學(xué)籍檔案材料，提取他的畢業(yè)就業(yè)派遣證等方面的證明，對(duì)其畢業(yè)情況加以認(rèn)證。高校學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生的這些社會(huì)功能，對(duì)學(xué)生能否繼續(xù)完成升學(xué)、再就業(yè)、計(jì)算工資工齡等有重要影響。學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的功能在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的條件下，社會(huì)保障日益完善的社會(huì)環(huán)境下，保障個(gè)人合法權(quán)益，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校職能部門、服務(wù)在校生的功能是學(xué)籍檔案的基本職能，學(xué)籍檔案服務(wù)畢業(yè)生是學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的重要內(nèi)容，也是學(xué)籍檔案日益被社會(huì)重視的重要表現(xiàn)。學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的功能要求高校的學(xué)籍檔案管理要立足現(xiàn)實(shí)，重溫歷史，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的整理和補(bǔ)救工作，以期更好地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的社會(huì)化服務(wù)。
三、完善學(xué)籍檔案管理提高學(xué)籍檔案服務(wù)質(zhì)量
學(xué)籍檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，既承上啟下，又繼往開來。在檔案管理中存在舊問題，不利于新時(shí)期學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的新要求；新時(shí)期學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)功能的強(qiáng)化，又要求高校檔案管理不斷創(chuàng)新。
（一）目前學(xué)籍檔案管理過程中存在的問題
學(xué)籍檔案是學(xué)生被高校錄取、在學(xué)校學(xué)習(xí)、從高校畢業(yè)及分配或派遣等一系列個(gè)人信息記錄，作為其為社會(huì)服務(wù)的信用憑證，其內(nèi)容是否先進(jìn)，是否便于查詢，對(duì)于高校檔案能否高效便捷地為學(xué)生提供服務(wù)關(guān)系重大。在高校檔案管理過程中恰恰出現(xiàn)了相關(guān)的問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.受歷史條件限制，學(xué)籍檔案材料內(nèi)容不完整。由于歷史的原因或管理不完善，造成學(xué)籍檔案不完備。缺少學(xué)籍檔案實(shí)證材料。再如由于管理不完善，相關(guān)部門或院系歸檔不全，造成學(xué)籍檔案信息不完備等等。
2.受管理部門的影響，學(xué)籍檔案記錄不規(guī)范。比如，畢業(yè)生成績單，應(yīng)有三個(gè)部門的公章：學(xué)生所在院系，教務(wù)處及院系主管領(lǐng)導(dǎo)的名章。如由于某些部門疏忽，致使學(xué)生成績單會(huì)缺少其中的某個(gè)印章，使學(xué)生成績公信度受到影響。再如，畢業(yè)學(xué)籍表應(yīng)記載學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部信息材料。院系在檔案形成過程中，記錄不規(guī)范，缺少學(xué)生在校的某些信息，使學(xué)生在利用學(xué)籍檔案時(shí)要增加其他部門的附加材料加以佐證，導(dǎo)致服務(wù)水平降低。
3.受計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)限制，學(xué)籍檔案管理手段不先進(jìn)，電子化程度不高。受檔案電子化程度的影響，有些學(xué)校的學(xué)籍檔案沒有進(jìn)入到電子查詢階段，靠人工查詢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于紙質(zhì)檔案的保管，也影響服務(wù)質(zhì)量的提高。
4.受高校檔案館水平建設(shè)的限制，檔案收集和整理不到位。由于有些高校的檔案管理依然是檔案室的水平，檔案員數(shù)量少檔案員自身管理水平限制，使學(xué)籍檔案收集、檔案整理、管理工作不到位，也會(huì)影響學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的質(zhì)量。
發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的前題，研究對(duì)策是解決問題的最好方法，我們要從現(xiàn)實(shí)存在的問題出發(fā)，不斷研究檔案管理的理論和實(shí)踐，提高服務(wù)質(zhì)量。
（二）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，提高高校學(xué)籍檔案服務(wù)社會(huì)的質(zhì)量
1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高學(xué)籍檔案工作人員的素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)高校檔案管理辦法，提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。學(xué)籍檔案管理人員要有定期的崗位素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平；加強(qiáng)檔案管理人員的思想教育，提高對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的地位和作用的認(rèn)識(shí)。
2.建立學(xué)籍檔案管理體系，健全管理制度。實(shí)行實(shí)體化管理體制，高校可根據(jù)實(shí)際情況，明確規(guī)定以學(xué)籍管理部門為依托，建立以院、系（部）單位為支點(diǎn)的學(xué)籍管理體系；明確學(xué)籍管理部門的檔案管理人員，各院系的教學(xué)人員為兼職的檔案員，全力輔助學(xué)籍管理部門完成學(xué)籍檔案的收集、整理、歸檔等工作，為全面管理學(xué)籍檔案提供可靠的組織保證。健全學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)籍檔案制度必須掌握學(xué)籍管理的原則，既要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案的法規(guī)，又要以對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到以事實(shí)為依據(jù)，以管理制度為準(zhǔn)繩，做到有章可循，有據(jù)可依。
3.加快學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化是以信息為基礎(chǔ)的，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。學(xué)籍管理人員要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案工作在市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，以靈活多樣的形式，開展多種形式的服務(wù)。其次，管理方法的現(xiàn)代化。高校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，把計(jì)算機(jī)手段運(yùn)用到學(xué)籍檔案的管理中，建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)查詢、打印服務(wù)系統(tǒng)，提高工作效率。
綜上所述，學(xué)籍檔案管理作為高校檔案工作的一個(gè)組成部分，應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，讓檔案信息真正能及時(shí)有效地為社會(huì)提供服務(wù)，使檔案開發(fā)工作逐步走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道。
參考文獻(xiàn)：
[1]李玉萍.高校學(xué)籍檔案管理的問題與對(duì)策分析[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，29（17）.
一、來華留學(xué)生檔案的內(nèi)容
從檔案載體來看，來華留學(xué)生檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。其中紙質(zhì)檔案主要包括入學(xué)申請(qǐng)表、身份證件（護(hù)照）復(fù)印件、外國來華人員來華簽證申請(qǐng)表（JW202表）、漢語水平考試（HSK）成績單、最高學(xué)歷證書復(fù)印件、成績單、學(xué)籍變動(dòng)申請(qǐng)或?qū)徟砗蛯W(xué)校要求的其他相關(guān)材料等。電子檔案主要是通過“來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”所記錄的外國來華留學(xué)生的基本信息、分班信息、證照信息、住宿信息、獎(jiǎng)懲信息、獎(jiǎng)學(xué)金信息、保險(xiǎn)信息、健康信息、選課信息、活動(dòng)信息、突發(fā)事件、離校信息等數(shù)據(jù)庫信息。［3］
從形成主體來看，來華留學(xué)生檔案包括教育及相關(guān)部門形成的檔案和留學(xué)生形成的檔案。前者包括教育部門在招生、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的檔案；后者包括留學(xué)生在學(xué)習(xí)、工作、生活中形成的學(xué)籍檔案、實(shí)習(xí)檔案、健康檔案等等。
從學(xué)習(xí)階段來看，來華留學(xué)生檔案包括入學(xué)申請(qǐng)、在校學(xué)習(xí)、畢業(yè)離校三個(gè)階段的檔案。入學(xué)申請(qǐng)階段的檔案包括外國留學(xué)人員來華簽證申請(qǐng)表（JW202表）、入學(xué)申請(qǐng)材料、錄取通知書、護(hù)照復(fù)印件、簽證復(fù)印件、留學(xué)生的居住信息和聯(lián)系方式、健康證明材料、居留許可復(fù)印件。在校學(xué)習(xí)階段的檔案包括進(jìn)修生的課程設(shè)置資料、教學(xué)安排資料、考試成績、學(xué)習(xí)證明、學(xué)歷生的培養(yǎng)方案、必修和選修課的具體信息以及相應(yīng)的學(xué)分、學(xué)歷和學(xué)位證書復(fù)印件，以及在校學(xué)習(xí)、生活期間形成的其它的材料，如獲獎(jiǎng)證書、參加某項(xiàng)活動(dòng)后的證書、紀(jì)念品等。［4］留學(xué)生畢業(yè)檔案包括畢業(yè)生就業(yè)檔案、留學(xué)生校友檔案等等。
二、來華留學(xué)生檔案的作用
1.對(duì)留學(xué)生個(gè)人的作用。來華留學(xué)生檔案是留學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活、工作的最原始記錄，可以起到證明其學(xué)習(xí)經(jīng)歷的作用。對(duì)于留學(xué)生個(gè)人來說，在其畢業(yè)離校后，無論是繼續(xù)求學(xué)深造或者求職，其檔案都會(huì)成為證明其資歷的重要憑證。查詢和認(rèn)證是目前留學(xué)生檔案最為頻繁的一種利用方式。留學(xué)生在校表現(xiàn)、成績查詢、學(xué)位認(rèn)證都需要通過檔案這種原始的真實(shí)記錄來完成。［5］
2.對(duì)高等學(xué)校的作用。一是提高留學(xué)生管理水平，通過及時(shí)收集、整理留學(xué)生檔案，有利于全面掌握留學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和居留情況，根據(jù)留學(xué)生個(gè)人情況因材施教，實(shí)現(xiàn)人性化和科學(xué)化的管理。二是通過對(duì)留學(xué)生畢業(yè)檔案、校友檔案的管理，了解離校留學(xué)生的動(dòng)態(tài)。通過建立來華留學(xué)生畢業(yè)生就業(yè)狀況檔案，了解畢業(yè)生就業(yè)狀況，一方面能夠完整地了解畢業(yè)生走向社會(huì)的反饋情況，另一方面又能夠?yàn)閷W(xué)校提供專業(yè)需求狀況，及時(shí)修正人才培養(yǎng)工作的偏差，也為學(xué)校及時(shí)調(diào)整專業(yè)起導(dǎo)向作用。詳細(xì)的留學(xué)生檔案可以為高校在留學(xué)生教學(xué)、科研計(jì)劃，師資、留管干部培訓(xùn)計(jì)劃，招生計(jì)劃以及學(xué)校制定短期目標(biāo)、長期規(guī)劃、地區(qū)留學(xué)生管理政策、國際交流方面等提供有力的信息支持。［6］
3.對(duì)社會(huì)其他機(jī)構(gòu)的作用。社會(huì)上其他機(jī)構(gòu)也需要利用留學(xué)生檔案，如駐外使館、國外學(xué)校、公司經(jīng)常通過電話、電子郵件要求確認(rèn)某學(xué)生身份。［7］在經(jīng)濟(jì)全球化日益成為歷史潮流的今天，國際交流合作在社會(huì)各領(lǐng)域凸顯出越來越重要的作用。國際交流指標(biāo)成為衡量全球化水平的重要指標(biāo)之一，而外國來華留學(xué)生的規(guī)模及發(fā)展?fàn)顩r也成為國際交流指標(biāo)的重要內(nèi)容。因此，在各高等院校和相關(guān)單位的發(fā)展規(guī)劃綱要中常常涉及外國來華留學(xué)生的數(shù)量、分類、國別等信息，來華留學(xué)生檔案可以滿足這一要求。［8］此外，這些檔案也是進(jìn)行其他研究的重要參考資料，如，研究留學(xué)生教育對(duì)輸入國、輸出國以及第三國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，就要以留學(xué)生檔案作為重要資料。［9］
三、來華留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀
1.留學(xué)生檔案管理制度。我國早在1989年就頒布了6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，但是該辦法規(guī)定的外事類檔案主要包括“學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)校會(huì)議（含在國內(nèi)舉辦的），出國考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請(qǐng)的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中、外學(xué)者、著名社會(huì)活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料等?！辈]有明確提及留學(xué)生檔案該如何管理。直到1994年國家教委頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，留學(xué)生檔案才有一個(gè)專門的類目代號(hào)WS15，作為一級(jí)類目“外事檔案”的第五個(gè)二級(jí)類目。2008年教育部頒布的27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》確定外事類檔案包含“學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料”。在這些制度的指導(dǎo)下，我國的留學(xué)生檔案管理工作開始走入正軌。
2.留學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)。由于各高校留學(xué)生規(guī)模不同，每個(gè)學(xué)校都會(huì)根據(jù)各自的實(shí)際情況指定一些機(jī)構(gòu)管理留學(xué)生檔案。有的高校由專門的留學(xué)生部負(fù)責(zé)留學(xué)生的招生和所有管理工作；有的高校由國際合作與交流處負(fù)責(zé)留學(xué)生招生和主要管理工作，把學(xué)歷教育的具體工作放到相應(yīng)的院系；有的高校由國際合作與交流處負(fù)責(zé)留學(xué)生招生，教務(wù)處或留學(xué)生部負(fù)責(zé)教學(xué)等等。可以看出在有的學(xué)校，不同類型的留學(xué)生檔案由不同部門形成和保管。于是留學(xué)生檔案出現(xiàn)了多頭管理的現(xiàn)象。
3.留學(xué)生檔案保存與利用。從保存機(jī)構(gòu)來看，大多數(shù)高校均規(guī)定整理后的留學(xué)生檔案要移交綜合檔案館（室）統(tǒng)一保存，而綜合檔案館（室）需要監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查相關(guān)部門作好留學(xué)生文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作，檢查驗(yàn)收留學(xué)生檔案是否完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。從保存期限來看，很多高校比較謹(jǐn)慎，大部分檔案都是永久保存。例如，廣東商學(xué)院的留學(xué)生檔案就分成9小類，除了3類材料長期保存外，其余全是永久保存：錄取審批材料（永久）；學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片（永久）；留學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定（永久）；學(xué)習(xí)情況、成績及評(píng)語（永久）；學(xué)生名冊(cè)（永久）；留學(xué)生獎(jiǎng)懲材料（永久）；教學(xué)計(jì)劃、大綱、安排（長期）；學(xué)位論文及學(xué)位證書復(fù)印件（長期）；學(xué)生去向及有關(guān)材料（長期）。然而大多數(shù)學(xué)校沒有制定出切實(shí)可行的提供利用的措施。這說明檔案工作中普遍存在的“重保存、輕利用”的現(xiàn)象在留學(xué)生檔案這一領(lǐng)域依然存在。
四、加強(qiáng)來華留學(xué)生檔案管理的對(duì)策
1.完善來華留學(xué)生檔案管理制度。首先，根據(jù)國家的相關(guān)制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的留學(xué)生檔案管理制度；其次，建立留學(xué)生檔案分類體系，明確歸檔范圍?？梢詤⒄崭叩葘W(xué)校檔案實(shí)體分類方法，在原有二級(jí)類目WS15下面增設(shè)三級(jí)類目，并在每個(gè)三級(jí)類目下面列出歸檔范圍，這樣既具體又簡潔，在整理文件材料時(shí)，一目了然。例如江南大學(xué)就增設(shè)了四個(gè)WS15的三級(jí)類目，綜合類、博士和碩士生材料、本科生材料、進(jìn)修性材料。［10］再次，要建立相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制。由于多頭管理的關(guān)系，留學(xué)生檔案來源相對(duì)分散，涉及較多的部門，需要協(xié)調(diào)各形成機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系，包括留學(xué)生處、外事辦公室、院系留學(xué)生管理辦公室、教研室等相關(guān)部門。通過高校檔案館（室）統(tǒng)籌規(guī)劃分工合作，實(shí)現(xiàn)留學(xué)生檔案的全面、全程管理。
2.對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。高校留學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況大都是由檔案館（室）進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而由相關(guān)的職能部門進(jìn)行檔案的收集、整理工作，留學(xué)生畢業(yè)之后再將整理好的檔案移交檔案館（室）。所以留學(xué)生檔案工作的質(zhì)量取決于具體業(yè)務(wù)部門的工作人員。而這些人員大多屬于兼職行使檔案管理的職責(zé)。因此，為了提高相關(guān)職能部門的檔案意識(shí)和工作水平，需要對(duì)負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)。
3.加強(qiáng)來華留學(xué)生電子檔案管理。自從教育部2004年9月1日起在全國各省級(jí)教育行政部門、各接受來華留學(xué)生的高等學(xué)校正式啟用“全國來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)”以來，越來越多的留學(xué)生檔案將以電子檔案的形式存在，這為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展留學(xué)生檔案的利用工作奠定了基礎(chǔ)。該系統(tǒng)涵蓋了來華留學(xué)工作中招生、教學(xué)、生活服務(wù)和管理、留華畢業(yè)生工作等四個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具備日常管理、教育質(zhì)量評(píng)估、留學(xué)生數(shù)據(jù)庫、留華畢業(yè)生檔案、留學(xué)生數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理、利用的需要，還有必要開展留學(xué)生紙質(zhì)檔案的數(shù)子化工作。在數(shù)字化過程中，需要制定著錄標(biāo)準(zhǔn)，建立高素質(zhì)的著錄隊(duì)伍，加強(qiáng)著錄組織工作，提高著錄質(zhì)量。
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由于民辦職業(yè)學(xué)校起步晚、發(fā)展快，其速度、規(guī)模、質(zhì)量、效益，出現(xiàn)了發(fā)展不平衡、結(jié)構(gòu)性矛盾突出等現(xiàn)象。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號(hào)令關(guān)于《高等院校檔案管理辦法》的明確規(guī)定高校檔案工作是高等院校重要的基礎(chǔ)性工作，院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入院校整體發(fā)展規(guī)劃。因此，民辦職業(yè)院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理水平，是提高民辦職業(yè)院校教育水平和管理水平、加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)、促進(jìn)學(xué)院發(fā)展的必由之路。
民辦職業(yè)院校檔案管理存在的主要問題
調(diào)研發(fā)現(xiàn)云南省的民辦職業(yè)院校檔案工作普遍存在以下幾個(gè)方面的問題：
1、民辦職業(yè)院校普遍存在檔案管理工作意識(shí)薄弱、機(jī)構(gòu)不健全、專業(yè)人員缺位的現(xiàn)象
當(dāng)前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對(duì)檔案工作管理重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作屬于學(xué)校的附帶工作，不影響其長遠(yuǎn)發(fā)展，因此忽略了檔案管理建設(shè)。這種認(rèn)識(shí)不足不僅體現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身上，更是體現(xiàn)在學(xué)校全體教職員工身上。在很多民辦職業(yè)學(xué)校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業(yè)院校存在檔案館和專業(yè)人員，由于民辦院校的特殊性，出于對(duì)人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數(shù)職，還要承擔(dān)院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學(xué)秘書或行政秘書兼職，既有日常教學(xué)管理工作或者辦公室行政事務(wù)性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業(yè)院校檔案管理缺乏明確的規(guī)定責(zé)、權(quán)、利的規(guī)章制度
目前，多數(shù)民辦職業(yè)院校的發(fā)展只注重規(guī)模與速度建設(shè)，忽略了內(nèi)涵建設(shè)，這對(duì)學(xué)校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關(guān)規(guī)章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，甚至是缺乏相關(guān)的檔案管理制度，導(dǎo)致負(fù)責(zé)部門不能、不知道如何把在教學(xué)、科研等日常工作活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案按照檔案工作管理規(guī)定要求統(tǒng)一歸檔、集中管理，導(dǎo)致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時(shí)、文件材料殘缺不全，不能及時(shí)立卷和歸檔;且因?yàn)槿狈σ?guī)章要求，導(dǎo)致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮，存在檔案材料幾大箱，用時(shí)要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄現(xiàn)象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學(xué)校歷史憑證的作用。
3、經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致不能實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)
目前很多民辦職業(yè)學(xué)校在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現(xiàn)代化設(shè)備，現(xiàn)代信息技術(shù)手段如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實(shí)應(yīng)用到民辦職業(yè)院校的檔案管理中，導(dǎo)致民辦職業(yè)院校的檔案信息化建設(shè)相比于其他院校相對(duì)滯后。一些民辦職業(yè)院校的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間。此外，因財(cái)力不到位，檔案人員也就得不到現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能，無法對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的科學(xué)規(guī)范管理。而對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設(shè)進(jìn)程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率
1.重視度不夠,思想認(rèn)識(shí)不清。盡管近幾年來,成人高等教育學(xué)生規(guī)模在不斷擴(kuò)大,但在大部分高校,領(lǐng)導(dǎo)只是把成教作為學(xué)校創(chuàng)收的一個(gè)渠道,做為普通教育的附屬,對(duì)于學(xué)籍管理更是沒有當(dāng)作重要的工作來抓,容易出現(xiàn)重普通,輕成人;重校本部,輕函授站;重在校生,輕畢業(yè)生的學(xué)籍管理狀態(tài)。
2.制度不健全,執(zhí)行有偏差。沒有統(tǒng)一的成人教育學(xué)籍管理規(guī)定。有些學(xué)校套用普通高校學(xué)籍管理制度,成教因其與普通學(xué)生有不同的特點(diǎn),往往遇到問題時(shí)無據(jù)可依。有些學(xué)校雖然結(jié)合本校的實(shí)際情況制定出一套學(xué)籍管理制度,因?yàn)榧榷ㄖ贫扰c經(jīng)濟(jì)利益出現(xiàn)沖突,往往使制度的執(zhí)行難以落地。
3.管理人員配備不合理,素質(zhì)有待提高。有些學(xué)校認(rèn)為成教學(xué)生比普通學(xué)生數(shù)量少,管理工作輕松,就將一些家屬、合同工安排在學(xué)籍管理工作崗位上,忽視了成教學(xué)籍管理對(duì)象復(fù)雜和形式多樣的特點(diǎn),造成管理人員流動(dòng)大。有些學(xué)校重招生,輕管理,學(xué)籍管理工作人員得不到重視,往往有“費(fèi)力不討好”的感覺,加之參加培訓(xùn)的機(jī)會(huì)少,理論水平和業(yè)務(wù)能力不能得到應(yīng)有的提高,容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。學(xué)籍工作繁瑣、責(zé)任大,管理人員經(jīng)常陷入繁雜的事務(wù)性工作,而忽略學(xué)籍管理工作的研究,使學(xué)籍管理工作缺乏創(chuàng)新。
4.信息化手段滯后。雖然近幾年很多高校都引進(jìn)或開發(fā)了學(xué)籍管理系統(tǒng)軟件,但是在使用過程中暴露出軟件開發(fā)不合理,操作性不強(qiáng)等問題。有些學(xué)校成人學(xué)籍管理還采用EXCEL等常用辦公軟件,使得部分工作需要人工統(tǒng)計(jì),造成工作效率低。
5.學(xué)籍檔案管理不規(guī)范。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、成長全過程。由于成人高等教育學(xué)生分散廣、對(duì)象復(fù)雜,給學(xué)籍檔案管理工作造成了很大的困難。有些教學(xué)點(diǎn)為了追求經(jīng)濟(jì)利益,會(huì)出現(xiàn)學(xué)籍檔案管理真空現(xiàn)象,而本部由于人員配備不齊,對(duì)于教學(xué)點(diǎn)上報(bào)的學(xué)籍檔案缺乏應(yīng)有的監(jiān)督管理。有些學(xué)校認(rèn)為把學(xué)生的畢業(yè)證書制作發(fā)放后就可以了,對(duì)于畢業(yè)生的學(xué)籍檔案缺乏管理,高校的合并、變更,造成了大量學(xué)生的學(xué)籍檔案丟失。
二、成人高等教育學(xué)籍管理問題的改革思路
1.完善管理制度,提高學(xué)籍管理人員執(zhí)行力。從教育部到各省教育廳,一直強(qiáng)調(diào)學(xué)籍管理工作的重要性,教育部也將學(xué)籍管理工作提升到維護(hù)高校穩(wěn)定和社會(huì)秩序的高度。完善和規(guī)范學(xué)籍管理制度,對(duì)成人學(xué)歷教育工作就顯得尤為重要。各高校必須根據(jù)國家政策和省教育廳的文件,建立健全一套符合實(shí)際需求,切實(shí)可行的人性化學(xué)籍管理制度,并對(duì)執(zhí)行過程中存在的問題及時(shí)修訂,使學(xué)籍管理制度上一個(gè)新臺(tái)階,做到管理有章可循,制度與時(shí)俱進(jìn)。好的制度需要好的執(zhí)行力。再完善的管理制度,沒有執(zhí)行落實(shí)到位,等于形同虛設(shè)。要提高學(xué)籍管理人員執(zhí)行力,就必須要奉行制度原則,秉公處理,不,講究實(shí)效的指導(dǎo)和監(jiān)督,擴(kuò)大執(zhí)行力的實(shí)施效果。
2.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),提升學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)。成人高等教育學(xué)籍管理人員是成人高等教育學(xué)籍管理工作的具體執(zhí)行者,管理人員的素質(zhì)直接影響到成人教育教學(xué)工作的運(yùn)轉(zhuǎn)和質(zhì)量的提高。各高校首先應(yīng)該給學(xué)籍管理工作人員定崗定編,給他們充分的保障。其次,要篩選思想政治覺悟高、責(zé)任心強(qiáng)、有較強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力的人員擔(dān)任學(xué)籍管理崗位工作。對(duì)現(xiàn)有學(xué)籍管理人員要通過各類培訓(xùn),提升業(yè)務(wù)技能,提高職業(yè)勝任度。除安排培訓(xùn)外,可通過交流研討、參觀考察等全面提高學(xué)籍管理人員的工作水平和積極性。再次,要建立考核激勵(lì)機(jī)制,激發(fā)學(xué)籍管理人員的工作熱情,最大限度的發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性。此外,要根據(jù)成教的發(fā)展情況合理配置學(xué)籍管理人員,讓學(xué)籍管理人員可以抽出時(shí)間來做些研究,使管理與研究之間互相促進(jìn),用有價(jià)值的研究來推動(dòng)實(shí)際管理工作。
3.加大軟硬件投入,推進(jìn)學(xué)籍信息化平臺(tái)建設(shè)。從2006年下半年教育部實(shí)施高校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè),以及后來的信息十年回登,成人高等教育學(xué)籍信息化建設(shè)顯得越發(fā)的重要。要樹立現(xiàn)代化管理意識(shí),將信息化的管理模式引入到學(xué)籍管理工作中,把學(xué)籍管理人員從量大、繁雜、重復(fù)性的事務(wù)性工作中解放出來,以信息技術(shù)手段提高管理人員的工作效率。各省教育行政管理部門可通過課題立項(xiàng),聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)專業(yè)人員,由學(xué)籍管理業(yè)務(wù)能手配合,開發(fā)一套與本省實(shí)際相符合的,操作性強(qiáng)的學(xué)籍管理系統(tǒng)平臺(tái)。同時(shí)為了與學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行信息交互,做好系統(tǒng)的兼容性,對(duì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、字段匹配、統(tǒng)計(jì)分析、信息驗(yàn)證等功能加大開發(fā)力度,力求使管理平臺(tái)簡便宜用。另外,要根據(jù)成人高等教育學(xué)籍管理特點(diǎn),建立網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng),實(shí)行遠(yuǎn)端信息錄入與查詢,讓教學(xué)點(diǎn)、學(xué)生可以隨時(shí)隨地查詢到自己的學(xué)籍狀態(tài)、成績等學(xué)籍信息。
4.加強(qiáng)檢查監(jiān)督,規(guī)范學(xué)籍檔案管理。學(xué)籍管理人員首先要端正態(tài)度,認(rèn)清學(xué)籍檔案管理工作的重要性。在日常學(xué)籍電子、紙制檔案整理過程中,要做到材料真實(shí)、完整、規(guī)范。對(duì)畢業(yè)生檔案的管理,要嚴(yán)格按照規(guī)定封袋、傳遞,保證將真實(shí)的信息反饋給社會(huì)。除高校自我管理外,教育主管部門也要對(duì)各高校學(xué)籍檔案進(jìn)行定期檢查,特別要加大教學(xué)點(diǎn)學(xué)籍檔案的審查力度,及時(shí)糾正檔案管理實(shí)施過程中的問題,杜絕“假的”真文憑不良現(xiàn)象發(fā)生。
論文關(guān)鍵詞:開放教育學(xué)籍管理信息化
“學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取，并按規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對(duì)學(xué)生從招考人學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。成人教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，但是又和普通教育不同，成人教育的學(xué)生相對(duì)分布松散，學(xué)生層次差異較大，使得成人教育的學(xué)籍管理較普通教育管理難度更大。正如一些專家所指出的:“重視學(xué)籍管理，明確成人教育學(xué)籍管理的基本原則和內(nèi)容，進(jìn)一步完善管理體制，加強(qiáng)學(xué)籍管理工作，對(duì)于全面貫徹黨的教育方針，保證教育質(zhì)量，具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。
現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新的教育模式，它利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的手段使得傳統(tǒng)教育向教育的開放性、廣泛性和終身性發(fā)展。目前中央廣播電視大學(xué)的開放教育就是現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的一種模式，其本質(zhì)是人人享有終身接受教育的權(quán)利。意味著:教育對(duì)象的開放;教育觀念開放;教育資源開放;教育過程開放。正是由于這些特點(diǎn)電大的開放教育實(shí)行完全學(xué)分制管理，具有允許學(xué)生自主選課，選擇學(xué)習(xí)時(shí)間及個(gè)性化考試等特點(diǎn)，體現(xiàn)了對(duì)學(xué)生個(gè)性化服務(wù)的教學(xué)管理制度。但正是這種教學(xué)管理模式給傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方式帶來了新的挑戰(zhàn)。
一、開放教育學(xué)籍管理主要內(nèi)容
1.新生人學(xué)注冊(cè)管理:學(xué)生人學(xué)參加電大統(tǒng)一的人學(xué)測試，經(jīng)過資格審核后報(bào)教育部學(xué)生司備案，同時(shí)將新人學(xué)的學(xué)生基本信息導(dǎo)入教務(wù)管理系統(tǒng)統(tǒng)一生成學(xué)號(hào)，建立開放教育學(xué)生基本電子學(xué)籍檔案。
2.學(xué)籍異動(dòng)工作管理:所謂學(xué)籍異動(dòng)是指學(xué)生因工作調(diào)動(dòng)，搬遷等原因申請(qǐng)的轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)。學(xué)籍異動(dòng)經(jīng)學(xué)員自己提出申請(qǐng)，經(jīng)過教學(xué)點(diǎn)和省電大批準(zhǔn)上報(bào)中央電大備案同時(shí)建立電子異動(dòng)記錄檔案。
3.課程注冊(cè)管理:學(xué)生人學(xué)后每個(gè)學(xué)期在專業(yè)規(guī)則的指導(dǎo)下根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇本學(xué)期需要學(xué)習(xí)的課程進(jìn)行注冊(cè)學(xué)習(xí)。各教學(xué)點(diǎn)根據(jù)學(xué)生的課程注冊(cè)信息開設(shè)課程并將數(shù)據(jù)匯總上報(bào)省電大，省電大匯總各地市數(shù)據(jù)上報(bào)中央電大。課程注冊(cè)是每個(gè)學(xué)期教務(wù)管理工作的核心，是教材征訂，教學(xué)、考試安排及收費(fèi)的基礎(chǔ)和依據(jù)。
4.畢業(yè)、學(xué)位審核:指學(xué)生修滿教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的學(xué)分后，達(dá)到畢業(yè)年限由教學(xué)點(diǎn)上報(bào)到省電大進(jìn)行畢業(yè)資格審核，省電大審核后將結(jié)果上報(bào)中央電大進(jìn)行終審，最后由中央電大為學(xué)生頒發(fā)畢業(yè)證書，達(dá)到學(xué)位條件的學(xué)生授予學(xué)位。
二、開放教育學(xué)籍管理的主要特點(diǎn)
1.個(gè)性化管理:現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育的特點(diǎn)是教育不受空間和時(shí)間的限制，教學(xué)上利用多媒體和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，教學(xué)形式上由原來以教為主變成以學(xué)為主，學(xué)生根據(jù)自己的情況選擇學(xué)習(xí)方式和學(xué)習(xí)時(shí)間進(jìn)行自主學(xué)習(xí)和個(gè)別化學(xué)習(xí)等。根據(jù)上述特點(diǎn)電大目前的學(xué)籍管理制度實(shí)行的是完全學(xué)分制的管理模式，允許學(xué)生自由選課，淡化了傳統(tǒng)的班級(jí)管理，逐步實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的班級(jí)管理到學(xué)生的個(gè)別化管理。
2.管理的信息化和現(xiàn)代化:為滿足學(xué)生個(gè)性化學(xué)習(xí)需要，電大學(xué)籍管理工作中充分地利用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進(jìn)手段開發(fā)了多個(gè)教務(wù)管理和學(xué)籍管理的系統(tǒng)軟件，提高了工作效率和管理水平，轉(zhuǎn)變了管理觀念、改革了傳統(tǒng)的管理方式實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理手段的現(xiàn)代化和信息化。
三、目前電大學(xué)籍管理中存在的問題
雖然開放教育的學(xué)籍管理使用了先進(jìn)的管理手段，但是由于實(shí)行學(xué)生自主選課，個(gè)別化管理，也給學(xué)籍管理工作帶來了一些問題:
1.入學(xué)注冊(cè)數(shù)據(jù)帶來的問題:人學(xué)的電子注冊(cè)數(shù)據(jù)是學(xué)籍管理中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，教育部實(shí)行學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)后，人學(xué)的電子注冊(cè)數(shù)據(jù)是學(xué)生人學(xué)資格、畢業(yè)審核、學(xué)歷上網(wǎng)的主要數(shù)據(jù)來源和依據(jù)，但是由于招生人學(xué)時(shí)間緊，教學(xué)點(diǎn)分散，操作人員疏忽等原因帶來了人學(xué)電子注冊(cè)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)的不完整、不準(zhǔn)確直接影響學(xué)生畢業(yè)證書的頒發(fā)和學(xué)歷證書的網(wǎng)上認(rèn)證，給后續(xù)的一系列工作帶來了很大的麻煩。
1.自主選課和課程注冊(cè)帶來的問題:完全學(xué)分制允許學(xué)生自主選課打破了傳統(tǒng)的班級(jí)管理的方式，但是部分學(xué)生自主選課時(shí)不根據(jù)專業(yè)規(guī)則要求存在多選、漏選、誤選的情況。另外由于開放教育辦學(xué)層次、專業(yè)和課程的多樣性，同一門課程在不同專業(yè)規(guī)則中的學(xué)分和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的不同給學(xué)籍管理的選課和注冊(cè)工作帶來了很大難度，學(xué)籍管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間統(tǒng)計(jì)、核實(shí)和修正學(xué)生的選課注冊(cè)數(shù)據(jù)。由于課程的設(shè)置和專業(yè)規(guī)則制定的不科學(xué)、不嚴(yán)謹(jǐn)性，使得課程注冊(cè)工作流程過于繁瑣，制約了完全學(xué)分制的實(shí)行。
2.成績和畢業(yè)審核的問題:開放教育的教務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了考試過程和成績管理工作的計(jì)算機(jī)信息化管理，大大減輕了考試工作人員的工作任務(wù)，但是由于辦學(xué)層次和專業(yè)的多樣性，出現(xiàn)部分相近名稱課程的ID(課程代碼，ID不同則代表不同課程)不同但是試卷相同的情況，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)只認(rèn)ID不認(rèn)中文名稱，造成部分學(xué)生考試完后成績得不到認(rèn)證。這給學(xué)籍管理中的畢業(yè)審核工作帶來了麻煩也影響到了畢業(yè)證書發(fā)放的進(jìn)度。
四、通過對(duì)開放教育學(xué)籍管理工作分析，我們從實(shí)踐出發(fā)本著以人為本，一切為了學(xué)生利益的思想對(duì)學(xué)籍管理工作，提出以下改革意見和想法。
1、學(xué)籍管理規(guī)定的詳細(xì)化、公開化和透明化
學(xué)籍管理工作是一個(gè)涉及部門比較多的崗位，涉及的因素也很多，各部門的管理人員教師和學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理制度了解不深，在處理問題的時(shí)候不按管理規(guī)定的要求，使得管理效率低下。因此必須制定一套符合電大成人開放教育特點(diǎn)的詳細(xì)學(xué)籍管理規(guī)定和相關(guān)文件匯編，另外建立專門學(xué)籍管理制度和文件查詢網(wǎng)站供學(xué)生和教師查詢，組織相關(guān)人員以各種形式學(xué)習(xí)文件精神，特別是提高學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理和專業(yè)規(guī)則中的相關(guān)內(nèi)容的了解是減少錯(cuò)誤的必要手段。達(dá)到規(guī)章制度人人熟悉，文件精神深人人心的效果，做到制度的詳細(xì)化、公開化和透明化。
2、規(guī)范課程的設(shè)置和專業(yè)規(guī)則的制定
對(duì)開放教育的課程開設(shè)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，包括必修和選修課，盡量做到能合并的課程進(jìn)行合并，同一課程在不同專業(yè)應(yīng)使用同樣的教材和試卷等，避免引起混淆。規(guī)范課程在不同專業(yè)中的學(xué)分設(shè)置等。對(duì)專業(yè)規(guī)則的制定嚴(yán)格把關(guān)，做到相對(duì)穩(wěn)定。逐步使課程注冊(cè)工作由過去的按年級(jí)專業(yè)制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)過渡到以課程為收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
3、加強(qiáng)學(xué)生選課工作的輔導(dǎo)和檢查制度
完全學(xué)分制后允許學(xué)生自主選課，但是學(xué)生對(duì)專業(yè)課程不甚了解存在先選和誤選情況。應(yīng)該建立完善的選課制度，不是把這個(gè)工作簡單地交給學(xué)生，而應(yīng)在每個(gè)專業(yè)設(shè)立多位專業(yè)教師作為輔導(dǎo)員，公開聯(lián)系方式，在公開網(wǎng)站上對(duì)所有專業(yè)的課程內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，對(duì)課程學(xué)習(xí)的先后順序進(jìn)行說明，使得每個(gè)學(xué)生在詳細(xì)了解本專業(yè)課程設(shè)置以后再安排專業(yè)輔導(dǎo)員指導(dǎo)他們進(jìn)行選課。另外每個(gè)教學(xué)點(diǎn)的管理人員要詳細(xì)核對(duì)學(xué)生的選課結(jié)果，如有錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行修正。
4、加強(qiáng)學(xué)籍檔案資料的管理
學(xué)籍檔案包括個(gè)人檔案和整體檔案。個(gè)人檔案是為每個(gè)學(xué)生設(shè)立的檔案信息如學(xué)生基本信息表、學(xué)籍卡等，整體檔案是針對(duì)某個(gè)年級(jí)專業(yè)的學(xué)生設(shè)立的檔案如錄取花名冊(cè)和畢業(yè)生花名冊(cè)、成績冊(cè)等。學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教務(wù)管理的基礎(chǔ)性和關(guān)鍵性工作，因此保存好原始資料并建立學(xué)生電子檔案庫是學(xué)籍管理的重要工作。在實(shí)際操作的過程中每個(gè)學(xué)期派專人收集學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料并歸類編號(hào)按順序存放，同時(shí)根據(jù)紙質(zhì)檔案通過開發(fā)的系統(tǒng)管理軟件建立和完善電子檔案以方便信息的查詢和。
5、改革畢業(yè)審核工作流程
畢業(yè)審核環(huán)節(jié)處于教務(wù)管理工作的“出口”位置，直接關(guān)系到學(xué)校的聲譽(yù)和教務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。由于中央電大系統(tǒng)學(xué)生數(shù)量龐大，每個(gè)學(xué)期畢業(yè)證書辦理日期都較長，為使畢業(yè)生在最快的時(shí)間拿到畢業(yè)證書，改革畢業(yè)審核工作流程，加快畢業(yè)審核進(jìn)度是學(xué)籍管理的重要工作。
因此每個(gè)學(xué)期考試結(jié)束后，應(yīng)立刻對(duì)當(dāng)期需要畢業(yè)的學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)初審，將名單盡快發(fā)放到教學(xué)點(diǎn)核對(duì)，同時(shí)梳理相關(guān)問題，與考務(wù)和專業(yè)規(guī)則管理部門制定專門的畢業(yè)審核工作流程制度進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，發(fā)揮系統(tǒng)和技術(shù)的優(yōu)勢，對(duì)反映的問題作出及時(shí)有效的處理。開設(shè)專門的綠色通道加快畢業(yè)審核信息的上傳和下達(dá)。
6、不斷開發(fā)管理軟件，加強(qiáng)學(xué)籍管理的信息化建設(shè)
加強(qiáng)信息化的建設(shè)，加大對(duì)信息化建設(shè)的投人。根據(jù)實(shí)際工作的需要組織相關(guān)管理部門進(jìn)行情況的匯總和系統(tǒng)分析，聯(lián)合開發(fā)部門及時(shí)地制作處理相關(guān)任務(wù)的軟件項(xiàng)目，提高管理的工作效率。例如我們專門制作了“教務(wù)信息系統(tǒng)”、“教務(wù)數(shù)據(jù)上傳和下載系統(tǒng)”、“畢業(yè)生信息核對(duì)系統(tǒng)”、“在籍學(xué)生基本信息核對(duì)和修改系統(tǒng)”等。提高工作效率，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的知識(shí)和相關(guān)軟件使用的培訓(xùn)，使每個(gè)部門的管理人員熟悉業(yè)務(wù)流程和軟件的操作流程是提高學(xué)籍管理水平的重要環(huán)節(jié)。
[關(guān)鍵詞] 高校檔案；教學(xué)檔案；三級(jí)管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教學(xué)檔案是指各類教學(xué)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值并歸檔保存的教學(xué)文件材料。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是改進(jìn)教學(xué)工作，強(qiáng)化教學(xué)管理，規(guī)范教學(xué)活動(dòng)、深化教學(xué)改革，不斷提高教學(xué)質(zhì)量必不可少的管理環(huán)節(jié)，同時(shí)也是衡量高校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。隨著高校學(xué)科建設(shè)、教學(xué)科研評(píng)估等重大活動(dòng)的需要，教學(xué)檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作研究，對(duì)于進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)，深化教學(xué)研究以及提高教育教學(xué)質(zhì)量等方面具有重要意義。
1 高校教學(xué)檔案管理概況
1.1 高校教學(xué)檔案的內(nèi)容
高校教學(xué)檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指導(dǎo)性文件；綜合性教學(xué)管理材料（制度、規(guī)定、統(tǒng)計(jì)表等）；招生工作材料、教學(xué)計(jì)劃、大綱、總結(jié)；學(xué)籍管理材料；學(xué)生獎(jiǎng)懲材料；課堂教學(xué)材料；教學(xué)實(shí)習(xí)材料；教學(xué)實(shí)驗(yàn)材料；師資培訓(xùn)、業(yè)績材料；教學(xué)質(zhì)量材料；優(yōu)秀教案；學(xué)位授予材料；畢業(yè)論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學(xué)歷教育、繼續(xù)教育、遠(yuǎn)程教育及各類研討班、培訓(xùn)班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
（1）內(nèi)容廣泛、綜合性強(qiáng)
教學(xué)檔案涉及的內(nèi)容龐雜，僅與教學(xué)緊密相關(guān)的就包括專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)總結(jié)、教材、課程信息、師生信息等。
（2）材料來源分散性較大
有來自上級(jí)主管部門的材料，有來自本校教學(xué)行政管理部門的材料，如學(xué)工處的招生、分配名冊(cè)，教務(wù)處的學(xué)籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導(dǎo)資料聽課評(píng)課記錄、科研成果等；有來自學(xué)生的優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。
（3）多樣性、多學(xué)科性明顯
高校教學(xué)檔案的載體多種多樣，以紙質(zhì)材料為主，同時(shí)還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書、獎(jiǎng)狀等實(shí)物材料。
（4）周期性、層次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓(xùn)班等多層次的教育模式并存，還有聯(lián)合辦學(xué)、跨校辦學(xué)、國際合作辦學(xué)等教學(xué)形式，使得教學(xué)檔案的層次日趨多樣化。由于教學(xué)周期的長短，教學(xué)活動(dòng)的周期性、規(guī)律性，決定了教學(xué)檔案的成套性。
1.3 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式
從管理方法上，現(xiàn)有的高校教學(xué)檔案管理模式主要是分級(jí)、分類管理。分級(jí)管理的教學(xué)檔案管理模式，是指對(duì)教學(xué)檔案實(shí)行兩級(jí)管理：校級(jí)管理和院級(jí)管理，即在校級(jí)主要對(duì)各教學(xué)檔案部門做統(tǒng)一管理，各院系則設(shè)立具體的教學(xué)檔案管理部門。具體分工：校級(jí)管理的重點(diǎn)是對(duì)教學(xué)檔案的總體管理上，主要任務(wù)是制定教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規(guī)定；院系管理的重點(diǎn)是對(duì)教學(xué)檔案的細(xì)節(jié)管理上，主要任務(wù)是保管各院系所產(chǎn)生的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理文件及研究成果等。
分類管理的校級(jí)教學(xué)檔案管理，主要負(fù)責(zé)教學(xué)文件及規(guī)章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務(wù)考務(wù)檔案、學(xué)籍檔案、學(xué)位檔案等。分類管理的院級(jí)教學(xué)檔案管理，主要負(fù)責(zé)教學(xué)建設(shè)檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學(xué)檔案和實(shí)習(xí)檔案；教學(xué)管理檔案，包括教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、課程表、考試安排等教學(xué)過程檔案；教學(xué)成果檔案包括科技制作、畢業(yè)生論文等三大類的教學(xué)檔案。
1.4 高校教學(xué)檔案三級(jí)管理模式
《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。高校教學(xué)檔案分級(jí)管理符合這一原則。模式是指某種事物的標(biāo)準(zhǔn)形式或使人可以照著做的標(biāo)準(zhǔn)樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復(fù)出現(xiàn)的同一問題時(shí)所固定使用的解決方案。建立教學(xué)檔案管理模式目的就是實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的統(tǒng)一和規(guī)范。
2 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)
2.1 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點(diǎn)
（1）組織體系
目前，大多數(shù)高校教學(xué)檔案采用校、院兩級(jí)管理，各職能部門在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的教學(xué)檔案，由相關(guān)職能部門集中統(tǒng)一保管和利用；二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部在教學(xué)管理活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的教學(xué)資料由二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部集中統(tǒng)一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學(xué)部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉(zhuǎn)交給檔案館保存。
（2）規(guī)章制度
健全了相應(yīng)的管理規(guī)章制度。組織體系是管理工作的基礎(chǔ)，有效的管理工作還要以規(guī)章制度為保障。規(guī)章制度由校檔案館統(tǒng)一制訂。通過相關(guān)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行，規(guī)范教學(xué)檔案管理工作行為，使之形成良好的運(yùn)行機(jī)制。
（3）人員素質(zhì)
重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學(xué)檔案管理人員自身素質(zhì)與水平，都加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過各種形式的培訓(xùn)，拓展檔案工作人員的思維、知識(shí)面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。
2.2 高校教學(xué)檔案傳統(tǒng)管理模式的缺點(diǎn)
（1）教學(xué)檔案管理部門權(quán)責(zé)不明
由于教學(xué)業(yè)務(wù)部門與檔案部門是兩個(gè)獨(dú)立的部門，而教學(xué)檔案主要來源于業(yè)務(wù)部門。現(xiàn)實(shí)狀況是，關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案管理工作的忽視，沒有把教學(xué)檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)常規(guī)性的工作來做？，造成了教學(xué)檔案建檔困難，不能做到統(tǒng)一管理，資源共享，統(tǒng)一利用的良好運(yùn)行模式。
（2）教學(xué)檔案管理制度不夠完善
在日常的教學(xué)管理工作中，各二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部缺乏有效的管理規(guī)定和監(jiān)督措施。各二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部教學(xué)辦公室和教師缺乏建立及保存教學(xué)檔案的意識(shí)，不能保證按時(shí)完成建檔工作，相關(guān)的管理制度中對(duì)參與教學(xué)活動(dòng)的全體人員責(zé)任和任務(wù)不明，規(guī)定時(shí)限要求未得到充分執(zhí)行，未輔以相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲措施。并且各個(gè)二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部之間教學(xué)檔案管理缺乏相互借鑒和交流。
（3）教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)欠佳
一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，對(duì)歸檔文件及檔案價(jià)值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學(xué)部門、二級(jí)學(xué)院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余時(shí)間和精力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)；也沒有機(jī)會(huì)接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，致使移交到檔案館教學(xué)檔案材料不規(guī)范，不完整。
3 開展教學(xué)檔案三級(jí)管理模式的對(duì)策和建議
筆者就高校教學(xué)工作的實(shí)際情況，認(rèn)為解決辦法是建立第一級(jí)：檔案館，第二級(jí)：教務(wù)部門，學(xué)務(wù)部門、招生就業(yè)等部門，第三級(jí)：各二級(jí)學(xué)院或教學(xué)部的三級(jí)管理模式，從而優(yōu)化教學(xué)檔案的建檔質(zhì)量。
根據(jù)文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個(gè)完整的過程；根據(jù)文件的價(jià)值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個(gè)不同的運(yùn)動(dòng)階段；在每一個(gè)運(yùn)動(dòng)階段里，文件特定的價(jià)值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內(nèi)在關(guān)系。因此，高校檔案館根據(jù)高校全部教學(xué)檔案的價(jià)值形態(tài)、服務(wù)對(duì)象來劃分保存范圍、場所，采取三級(jí)管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。
3.1 實(shí)行教學(xué)檔案三極目標(biāo)管理責(zé)任制
高校應(yīng)成立 “教學(xué)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，領(lǐng)導(dǎo)小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)和上級(jí)文件，統(tǒng)一制定本校的檔案館工作職責(zé)、檔案館館長工作職責(zé)、各二級(jí)學(xué)院（部門）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)、各二級(jí)學(xué)院（部門）兼職檔案員工作職責(zé)、以及本校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則、教學(xué)檔案工作基本原則，教學(xué)檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學(xué)檔案的部門立卷和歸檔流程，教學(xué)檔案的文件整理等各項(xiàng)規(guī)章制度，并且明確各級(jí)檔案管理職權(quán)的分配，實(shí)行三級(jí)目標(biāo)責(zé)任制，以便各教學(xué)管理部門、各二級(jí)學(xué)院、各教學(xué)部的檔案材料能夠按期保質(zhì)向?qū)W校檔案館移交。
3.2 建立教學(xué)檔案三級(jí)管理的體制
教學(xué)檔案三級(jí)管理是由檔案館、教務(wù)處、學(xué)生處、以及各二級(jí)學(xué)院、教學(xué)部等組成的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。借助這個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系建立一個(gè)良好的合作平臺(tái)，在教務(wù)處、學(xué)生處、各二級(jí)學(xué)院和教學(xué)部設(shè)立專門的教學(xué)檔案資料室和教學(xué)檔案管理崗位，使得學(xué)校、教學(xué)管理部門、教學(xué)人員、各二級(jí)學(xué)院、教學(xué)部的檔案工作能夠遵守統(tǒng)一的規(guī)范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學(xué)檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時(shí)間―類別等分類標(biāo)準(zhǔn)收集、保管有關(guān)教學(xué)和學(xué)生管理方面的檔案材料。定期由各二級(jí)學(xué)院、教學(xué)部將歸檔材料上交到學(xué)校教學(xué)管理部門進(jìn)行信息匯總審核，審核后由學(xué)校教學(xué)管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質(zhì)版和電子版）統(tǒng)一上交到學(xué)校檔案館，最后由學(xué)校檔案館進(jìn)行合理規(guī)劃、統(tǒng)一編目，入庫上架，從而保證了教學(xué)檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，使得高校教學(xué)檔案管理工作走上有序化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
3.3 健全各層級(jí)檔案管理人員約束機(jī)制。
要加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)存在的問題和困難給予指導(dǎo)和幫助，對(duì)教學(xué)檔案材料的積累進(jìn)行督促。采取行政干預(yù)手段，把教學(xué)人員、學(xué)院和教學(xué)管理部門教學(xué)檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)考評(píng)制度和實(shí)施辦法，定期或不定期地對(duì)本校教學(xué)檔案的管理進(jìn)行業(yè)務(wù)考核和評(píng)估，適時(shí)進(jìn)行必要獎(jiǎng)罰。
3.4 提高教學(xué)檔案管理人員的工作能力
加強(qiáng)對(duì)高校專兼職檔案人員進(jìn)行檔案意識(shí)的培養(yǎng)和檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高專業(yè)管理水平。在教學(xué)檔案管理的實(shí)際工作中摸索出一種教學(xué)檔案管理人才培養(yǎng)的新模式，建立管理員的培訓(xùn)上崗制度、健全管理員的考核與激勵(lì)機(jī)制，有計(jì)劃定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業(yè)發(fā)展需求之間的差距，不斷提高終身學(xué)習(xí)的意識(shí)和能力，使其成為具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，較強(qiáng)的技術(shù)技能、管理能力和創(chuàng)新能力的新一代檔案管理者。
主要參考文獻(xiàn)
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成人高等教育學(xué)籍管理表現(xiàn)為成人學(xué)生和學(xué)校之間的隸屬關(guān)系，是對(duì)成人學(xué)生從入學(xué)之日到畢業(yè)時(shí)的全過程加以記載與管理。它對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)高層次全面發(fā)展的合格人才，維護(hù)學(xué)校的正常秩序具有重要的意義。所以成人學(xué)籍管理已經(jīng)成為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，有其自身的特點(diǎn)，突出表現(xiàn)為學(xué)籍管理的復(fù)雜性、變動(dòng)性。
1.1學(xué)籍管理的復(fù)雜性
成人高等教育的學(xué)生來源比較廣泛，系分別來自各個(gè)不同單位的在職人員，涉及的專業(yè)門類多，且年齡層次跨度大，文化水平、個(gè)人素養(yǎng)、思想動(dòng)態(tài)、學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)都有較大的差異。這使得成人高校的學(xué)籍管理呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化的特點(diǎn)，而傳統(tǒng)的學(xué)籍管理工作量大、耗時(shí)長、手續(xù)繁瑣，效率低下，已無法滿足復(fù)雜多變的學(xué)籍信息管理。
1.2學(xué)籍管理的變動(dòng)性
成人教育學(xué)籍具有變動(dòng)性大的特點(diǎn)。成人學(xué)生有別于普通高等教育的學(xué)生，在學(xué)習(xí)的整個(gè)過程中夾雜著家庭生活和工作的瑣事，經(jīng)常出現(xiàn)工作的調(diào)動(dòng)、職務(wù)的升遷、突發(fā)事件等原因要求變更學(xué)籍的狀況，造成成人學(xué)生的流動(dòng)性比較大。采用傳統(tǒng)的管理方式就有可能會(huì)出現(xiàn)學(xué)籍信息的丟失、出錯(cuò)、重復(fù)，或者是學(xué)籍信息的不匹配的狀況?；谏鲜鲈?，與學(xué)籍相關(guān)的信息處理日趨繁重和復(fù)雜，在客觀上必須對(duì)學(xué)籍管理采用信息化管理的方式，以此來實(shí)現(xiàn)成人高等教育學(xué)籍管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，提高學(xué)籍管理的工作效率。
2學(xué)籍管理信息化的實(shí)踐
學(xué)籍管理工作是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)過程進(jìn)行跟蹤管理，主要對(duì)學(xué)生的信息采集、學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍變動(dòng)以及學(xué)生成績和思想品德、各項(xiàng)獎(jiǎng)懲、畢業(yè)生信息采集、畢業(yè)資格審核、證書發(fā)放、歸檔資料等為主要內(nèi)容對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理的一種手段。依照學(xué)籍管理的主要內(nèi)容科學(xué)合理地制定信息管理的方法，是對(duì)成人高等教育實(shí)踐學(xué)籍管理信息化的關(guān)鍵所在。因此，學(xué)籍管理信息化要以實(shí)施電子注冊(cè)為基礎(chǔ)，把加強(qiáng)電子注冊(cè)管理作為學(xué)籍管理的有效手段。將學(xué)籍管理和學(xué)歷證書電子注冊(cè)有機(jī)結(jié)合起來，促進(jìn)成人高校管理學(xué)籍管理的現(xiàn)代化建設(shè)。
2.1嚴(yán)查入口關(guān)，建立電子學(xué)籍檔案
成人教育在每學(xué)年新生報(bào)到入學(xué)后，對(duì)照成人高?！秾W(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》采集新生信息，包括考生準(zhǔn)考證、錄取通知書、身份證、電子檔案照片等要與新生本人填寫的個(gè)人信息表格進(jìn)行詳細(xì)核實(shí)，規(guī)范地采集好新生學(xué)籍信息，嚴(yán)格復(fù)查新生入學(xué)采集的學(xué)籍信息，從招生庫等其他數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入相關(guān)學(xué)生資料，按不同校區(qū)、系、部、專業(yè)、學(xué)制編班編學(xué)號(hào)，建立全校學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)庫。并根據(jù)不同條件設(shè)計(jì)快捷地查詢學(xué)生學(xué)籍情況查詢的信息庫，準(zhǔn)確建立每個(gè)學(xué)生的電子學(xué)籍檔案，確保新生數(shù)據(jù)正確、完整，從源頭上把好數(shù)據(jù)的入口關(guān)，這樣才能有效避免不規(guī)范和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。
2.2加強(qiáng)信息審核，注冊(cè)電子學(xué)籍信息
電子注冊(cè)和學(xué)籍管理是相輔相成、緊密結(jié)合的，電子注冊(cè)工作保證了學(xué)生數(shù)據(jù)真實(shí)而準(zhǔn)確，是學(xué)籍管理工作的重要內(nèi)容和任務(wù)。由于新生學(xué)籍電子注冊(cè)的結(jié)果是學(xué)生畢業(yè)時(shí)學(xué)歷證書電子注冊(cè)的重要審核依據(jù)，所以學(xué)籍管理人員要按照招生規(guī)定認(rèn)真仔細(xì)復(fù)查新生入學(xué)資格，不符合招生條件的，立即取消其入學(xué)資格；對(duì)于符合入學(xué)條件的新生，按專業(yè)、班級(jí)為單位與注冊(cè)電子檔案進(jìn)行信息化比對(duì)，通過學(xué)籍管理信息有關(guān)平臺(tái)傳輸?shù)街鞴懿块T備案，將學(xué)生電子檔案轉(zhuǎn)化為注冊(cè)學(xué)籍信息。學(xué)籍管理人員在整理核實(shí)新生信息時(shí)，要快速、準(zhǔn)確、熟練使用學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，對(duì)新生進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)，并要做到上報(bào)的數(shù)據(jù)格式要正確，同時(shí)要嚴(yán)格按照學(xué)籍管理規(guī)定對(duì)新生學(xué)籍加強(qiáng)管理，將學(xué)籍信息和電子注冊(cè)學(xué)歷管理有機(jī)結(jié)合在一起，實(shí)行同步管理。因此，新生電子注冊(cè)工作是學(xué)籍管理的重要環(huán)節(jié)，是維護(hù)學(xué)歷證書的公正性及保護(hù)畢業(yè)生合法權(quán)益的重要保證。
2.3健全管理制度，實(shí)行學(xué)籍動(dòng)態(tài)管理
成人學(xué)生由于工作等原因提出學(xué)籍變更的情況很多，如轉(zhuǎn)學(xué)與轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)等，對(duì)此要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)更正學(xué)籍信息。同時(shí)按省教育廳有關(guān)精神，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)批，以免出現(xiàn)遺漏或錯(cuò)誤。學(xué)籍管理人員要認(rèn)真規(guī)范地做好學(xué)籍管理工作，對(duì)學(xué)生實(shí)行動(dòng)態(tài)化的學(xué)籍管理，在每一學(xué)期結(jié)束之前，對(duì)學(xué)生個(gè)人電子檔案進(jìn)行補(bǔ)充，及時(shí)完善學(xué)生的基本情況、獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況、學(xué)習(xí)成績、畢業(yè)論文成績等重要材料和信息，同時(shí)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有問題的數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)核，保證學(xué)籍信息正確無誤。強(qiáng)化學(xué)籍管理的剛性約束，不得擅自更改、變動(dòng)、刪減相關(guān)的學(xué)籍信息，如果確實(shí)有誤需要更改，則需上級(jí)主管部門批準(zhǔn)方能修改操作。
2.4嚴(yán)把出口環(huán)節(jié)，審核學(xué)歷電子注冊(cè)信息
學(xué)歷電子注冊(cè)是電子注冊(cè)工作的出口。學(xué)歷證書電子注冊(cè)要保證全面準(zhǔn)確反映學(xué)生學(xué)籍信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。必須嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，嚴(yán)把出口環(huán)節(jié)，審核學(xué)歷電子注冊(cè)信息，明確學(xué)籍、學(xué)歷數(shù)據(jù)核對(duì)、審查、更正、上報(bào)的管理程序，杜絕錯(cuò)報(bào)漏報(bào)、隨意更改、弄虛作假等現(xiàn)象，確保成人高等教育學(xué)籍學(xué)歷數(shù)據(jù)準(zhǔn)確規(guī)范。在學(xué)生臨畢業(yè)之前，要查閱學(xué)生學(xué)籍信息和電子注冊(cè)的信息，在辦理學(xué)生畢業(yè)證書驗(yàn)印注冊(cè)審核時(shí)，核對(duì)提供學(xué)生入學(xué)的錄取審批文件，對(duì)照電子注冊(cè)數(shù)據(jù)庫圖像和其他信息，與學(xué)籍信息進(jìn)行一一比對(duì)和復(fù)查，并與教育部中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)歷查詢系統(tǒng)及學(xué)歷認(rèn)證系統(tǒng)相互對(duì)應(yīng)，以保證學(xué)生學(xué)歷證書、電子注冊(cè)以及學(xué)生學(xué)籍的一致性，提供真實(shí)、完整、無誤的畢業(yè)生學(xué)歷證書注冊(cè)信息。因此，成人高等教育學(xué)籍管理的重中之重，實(shí)行學(xué)歷電子注冊(cè)制度是高等教育學(xué)籍管理改革的重要舉措，在證書管理科學(xué)化、提高工作效率方面產(chǎn)生了積極的效果，對(duì)學(xué)籍管理中其他工作起著有力的借鑒作用。
3學(xué)籍管理信息化的思考
成人高等教育學(xué)籍管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,要實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、程序化和信息化，必須在宏觀層面做出思考和籌劃，因此，如何真正實(shí)現(xiàn)成人高等教育學(xué)籍管理的信息化是當(dāng)前學(xué)分制信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要課題，必須轉(zhuǎn)變成人高等教育學(xué)籍管理的理念，進(jìn)一步完善各項(xiàng)學(xué)籍管理科學(xué)化制度建設(shè)，強(qiáng)化學(xué)籍信息動(dòng)態(tài)化過程管理，探索成人高等教育信息化管理的道路，加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)，使學(xué)籍管理規(guī)范化、制度化、人性化、高效化，以提高學(xué)籍管理的效能。
3.1強(qiáng)化學(xué)籍信息化的過程管理
成人高等教育學(xué)籍管理具有持續(xù)性、復(fù)雜性、繁瑣性的特點(diǎn)，學(xué)籍管理人員要有高度的工作責(zé)任心，明確電子注冊(cè)管理系統(tǒng)操作的要求，熟悉成人學(xué)籍管理實(shí)際操作的流程，嚴(yán)格按照管理流程和規(guī)定進(jìn)行規(guī)范操作。根據(jù)管理流程實(shí)施具體的過程管理，將電子學(xué)籍檔案中的招生錄取、教育教學(xué)、學(xué)籍管理、畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)及授予學(xué)位材料和學(xué)歷證書等有關(guān)材料中的文字、圖表、照片等材料，按照學(xué)籍檔案要求分類歸檔保存，加強(qiáng)檔案管理。學(xué)籍管理人員要定期核對(duì)，按照上級(jí)主辦高校對(duì)辦學(xué)點(diǎn)的要求，對(duì)學(xué)籍進(jìn)行嚴(yán)格管理和規(guī)范操作，實(shí)現(xiàn)全程跟蹤，保證成人高等教育學(xué)籍信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。
3.2加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)
成人高等教育學(xué)籍信息平臺(tái)，是學(xué)籍管理基礎(chǔ)工程。學(xué)籍管理各項(xiàng)工作的實(shí)施，必須依靠學(xué)籍信息平臺(tái)。學(xué)籍信息平臺(tái)以電子注冊(cè)為基礎(chǔ)，要進(jìn)一步探索改進(jìn)學(xué)籍管理的方法，加強(qiáng)信息平臺(tái)建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和校園網(wǎng)以及主辦高校的信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)，建立動(dòng)態(tài)的學(xué)生電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行學(xué)籍管理，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)信息、資源共享,加強(qiáng)辦學(xué)點(diǎn)與主辦高校、上級(jí)主管單位之間的信息交流,以便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和省級(jí)教育部門實(shí)現(xiàn)信息交換和核對(duì)，提高成人教育學(xué)籍管理信息化的成效。
摘 要：加快檔案工作管理規(guī)范化、制度化建設(shè)的進(jìn)程，是依法辦好民辦職業(yè)院校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量民辦職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。本文通過分析民辦職業(yè)院校檔案管理工作中存在的一些突出問題，提出了整改建議和對(duì)策措施，供參考研討。
關(guān)鍵詞：民辦職業(yè)院校 檔案管理 內(nèi)涵建設(shè)
隨著國家大力發(fā)展高等教育事業(yè)的政策機(jī)遇和城鄉(xiāng)居民迫切希望獲得高等教育機(jī)會(huì)的需求劇增以及大學(xué)生就業(yè)形勢的嚴(yán)峻，民辦職業(yè)院校發(fā)展態(tài)勢和前景看好，但是由于民辦職業(yè)學(xué)校起步晚、發(fā)展快，其“速度、規(guī)模、質(zhì)量、效益”，出現(xiàn)了發(fā)展不平衡、結(jié)構(gòu)性矛盾突出等現(xiàn)象。民辦職業(yè)院校的制度管理和內(nèi)涵建設(shè)方面問題較多，尤其是民辦職業(yè)院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發(fā)展的重要瓶頸之一。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號(hào)令關(guān)于《高等院校檔案管理辦法》的明確規(guī)定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎(chǔ)性工作，院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入院校整體發(fā)展規(guī)劃?！币虼?，民辦職業(yè)院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理水平，是提高民辦職業(yè)院校教育水平和管理水平、加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)、促進(jìn)學(xué)院發(fā)展的必由之路。
一、民辦職業(yè)院校檔案管理存在的主要問題
調(diào)研發(fā)現(xiàn)云南省的民辦職業(yè)院校檔案工作普遍存在以下幾個(gè)方面的問題：
1、民辦職業(yè)院校普遍存在檔案管理工作意識(shí)薄弱、機(jī)構(gòu)不健全、專業(yè)人員缺位的現(xiàn)象。當(dāng)前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對(duì)檔案工作管理重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作屬于學(xué)校的附帶工作，不影響其長遠(yuǎn)發(fā)展， 因此忽略了檔案管理建設(shè)。這種認(rèn)識(shí)不足不僅體現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身上，更是體現(xiàn)在學(xué)校全體教職員工身上。在很多民辦職業(yè)學(xué)校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業(yè)院校存在檔案館和專業(yè)人員，由于民辦院校的特殊性，出于對(duì)人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數(shù)職，還要承擔(dān)院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學(xué)秘書或行政秘書兼職，既有日常教學(xué)管理工作或者辦公室行政事務(wù)性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業(yè)院校檔案管理缺乏明確的規(guī)定責(zé)、權(quán)、利的規(guī)章制度。目前，多數(shù)民辦職業(yè)院校的發(fā)展只注重規(guī)模與速度建設(shè)，忽略了內(nèi)涵建設(shè)，這對(duì)學(xué)校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關(guān)規(guī)章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，甚至是缺乏相關(guān)的檔案管理制度，導(dǎo)致負(fù)責(zé)部門不能、不知道如何把在教學(xué)、科研等日常工作活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案按照檔案工作管理規(guī)定要求統(tǒng)一歸檔、集中管理，導(dǎo)致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時(shí)、文件材料殘缺不全，不能及時(shí)立卷和歸檔；且因?yàn)槿狈σ?guī)章要求，導(dǎo)致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時(shí)要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現(xiàn)象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學(xué)校歷史憑證的作用。
3、經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致不能實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)。目前很多民辦職業(yè)學(xué)校在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現(xiàn)代化設(shè)備，現(xiàn)代信息技術(shù)手段如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實(shí)應(yīng)用到民辦職業(yè)院校的檔案管理中，導(dǎo)致民辦職業(yè)院校的檔案信息化建設(shè)相比于其他院校相對(duì)滯后。一些民辦職業(yè)院校的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間。此外，因財(cái)力不到位，檔案人員也就得不到現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能，無法對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的科學(xué)規(guī)范管理。而對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設(shè)進(jìn)程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業(yè)院校成立的時(shí)間短，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠到位，平時(shí)不注意檔案的收集與整理，導(dǎo)致很多院校只存在教學(xué)檔案和行政檔案，黨群建設(shè)和科研建設(shè)等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學(xué)校沒有編研檔案。同時(shí)，由于缺少專職檔案管理人員和對(duì)檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發(fā)揮檔案在院校發(fā)展路程中的作用，檔案的服務(wù)職能處于被動(dòng)狀態(tài)。檔案信息資源的開發(fā)利用渠道單一，僅限于發(fā)展黨員、評(píng)選三好院生、優(yōu)秀畢業(yè)生等方面。在師資培養(yǎng)、人才選拔與考核及推薦院生就業(yè)、擴(kuò)大對(duì)外交流、宣傳教育、樹立學(xué)校良好形象等方面，未能真正發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
二、民辦職業(yè)院校檔案工作建設(shè)的對(duì)策措施
1、加強(qiáng)院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識(shí)。一所學(xué)校能否把檔案館建立起來并制定出規(guī)范、科學(xué)的規(guī)章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學(xué)院發(fā)展服務(wù)，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案建設(shè)，善于用檔案資料來處理和規(guī)劃院校各項(xiàng)工作，是做好檔案工作的根本保證；學(xué)院全體教職工的配合也是關(guān)鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的理解與支持，讓他們意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計(jì)劃和規(guī)劃，納入學(xué)校管理制度，納入學(xué)院工作人員的職責(zé)范圍，同時(shí)還要做到檔案工作的意識(shí)與任何一項(xiàng)工的布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收同步進(jìn)行。 要強(qiáng)化全體教職工的檔案意識(shí)，讓他們能夠真正從思想上和行動(dòng)上意識(shí)到檔案工作對(duì)于學(xué)院和個(gè)人發(fā)展的重要性，自覺配合檔案部門的各項(xiàng)工作，積極參與學(xué)院檔案建設(shè)，在參與檔案建設(shè)過程中，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)， 做到在平時(shí)的工作中自覺收集、整理檔案資料，并交檔案室統(tǒng)一保管，使學(xué)院檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
2、檔案工作管理做到科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。針對(duì)民辦職業(yè)院校實(shí)際，建議制定規(guī)章制度，《民辦職業(yè)院校檔案資料分類編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學(xué)檔案資料分類編目格式及類目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等各項(xiàng)制度要健全。要做到教學(xué)檔案、行政檔案、黨群建設(shè)檔案、學(xué)籍管理檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其它聲像檔案等等及時(shí)歸檔，對(duì)檔案管理實(shí)施細(xì)則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，對(duì)檔案管理者提出明確的工作目標(biāo)和工作要求，從制度上保證檔案資料能長期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。
3、設(shè)置檔案室或者檔案館，配備專職檔案人員并注意對(duì)專職檔案人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。要針對(duì)民辦職業(yè)院校實(shí)際情況設(shè)立檔案室或者檔案館，配備專職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩(wěn)定，即使出現(xiàn)人員流動(dòng)也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動(dòng)便出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象。同時(shí)，要求專職檔案管理人員強(qiáng)化檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，做到職責(zé)明確，歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，在細(xì)節(jié)上保證檔案工作管理的順利進(jìn)行。專職檔案管理人員要順應(yīng)現(xiàn)代教育發(fā)展要求，做好從被動(dòng)的傳統(tǒng)檔案的管理到利用檔案為學(xué)校發(fā)展和社會(huì)發(fā)展服務(wù)的過渡。過去，檔案人員往往以自身為中心來開展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動(dòng)利用檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。針對(duì)社會(huì)發(fā)展和民辦院校的實(shí)際，檔案管理人員不能按照自身的認(rèn)識(shí)、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務(wù)，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀念，重新審視檔案管理的全過程，以適應(yīng)民辦職業(yè)院校的教育教學(xué)，為社會(huì)各界對(duì)民辦職業(yè)院校的教育評(píng)估提供翔實(shí)可靠的檔案資料，在服務(wù)理念、服務(wù)目的、服務(wù)主體、服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)策略、服務(wù)過程等方面進(jìn)行創(chuàng)新、拓展和提升。
4、針對(duì)民辦職業(yè)院校實(shí)際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎(chǔ)，也能直接反映出院校平時(shí)的工作成績。因此，要做到定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；強(qiáng)化文書管理，抓好院校活動(dòng)所形成的文件材料的收集。對(duì)有請(qǐng)示沒批復(fù)或有批復(fù)沒請(qǐng)示的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的完整歸檔。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值、需要?dú)w檔的文件材料應(yīng)留下原件，以備日后歸檔。針對(duì)有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續(xù)性和完整性的問題，應(yīng)建立長效管理機(jī)制，保障檔案資料收集的連續(xù)性和完整性。比如，各系部的教改實(shí)驗(yàn)課題，針對(duì)其周期長的特性，要注意材料收集的連續(xù)性，保證每院期、每院年的階段性實(shí)驗(yàn)報(bào)告和終結(jié)性的實(shí)驗(yàn)成果報(bào)告收集齊全。某項(xiàng)活動(dòng)材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。
檔案工作的基本任務(wù)在于及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達(dá)成這一基本任務(wù)的保證，例如民辦職業(yè)院校教學(xué)、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學(xué)、科研的最新成果，也是師生學(xué)習(xí)知識(shí)的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個(gè)時(shí)期完成的最新研究，許多教師會(huì)把科研成果寫入教案，形成了比書本知識(shí)更新的內(nèi)容，同學(xué)們可以從這些編研檔案中學(xué)習(xí)到最新的知識(shí)。在知識(shí)更新?lián)Q代飛速的今天，編研檔案彌補(bǔ)了書籍知識(shí)傳播速度不快的不足，成為師生學(xué)習(xí)知識(shí)的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實(shí)”的原則，根據(jù)民辦院校發(fā)展要求和教學(xué)評(píng)估要求，做好學(xué)校檔案材料的新編、續(xù)編、開發(fā)等編研工作，編研出《教學(xué)規(guī)章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學(xué)論文集》以及《相關(guān)課題研究匯編》、《特色教學(xué)成果匯編》等資料，以滿足師生對(duì)檔案資料的需求和教育督導(dǎo)評(píng)估對(duì)檔案資料的需求，是民辦職業(yè)院校檔案編研工作的基本任務(wù)。
5、強(qiáng)化檔案建設(shè)信息化的設(shè)施投入與現(xiàn)代化管理水平。要采取切實(shí)措施，把檔案工作需要的經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算；要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便開展工作。檔案館（室）的庫房建設(shè)，應(yīng)列為學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與數(shù)字化校園建設(shè)同步發(fā)展。要設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案建設(shè)信息化所需的設(shè)備實(shí)施，采用先進(jìn)設(shè)備充實(shí)檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規(guī)范工作，編制檢索工具，充分利用網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境，快捷、準(zhǔn)確、廣泛地為院校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。
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1．1關(guān)于學(xué)籍管理的制度、措施和手段不夠完善
各省教育主管部門對(duì)各自管轄的高等學(xué)校出臺(tái)管理制度和管理規(guī)定，在形式和內(nèi)容上，都基本相似，沒有太多根本的差別。與學(xué)籍管理相關(guān)的轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)，轉(zhuǎn)專業(yè)、考試制度、免修免考制度等當(dāng)初制定時(shí)就沒有考慮長遠(yuǎn)，由于各自學(xué)校有自己的特殊性，加強(qiáng)學(xué)籍管理管理制度的制定、措施力度不夠，同時(shí)也存在有制度、措施不執(zhí)行和落實(shí)不到位的現(xiàn)象存在?，F(xiàn)行的成人高等教育學(xué)籍相關(guān)管理規(guī)定都是上世紀(jì)制定的，已經(jīng)無法適合時(shí)代的發(fā)展需要，高等學(xué)校成人高等教育事業(yè)的發(fā)展受到很大的制約。目前，還有不少的高等學(xué)校成人高等教育學(xué)籍管理都是按照過去一貫的手工錄入操作，效率低下，不利于共享和保密，相當(dāng)不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的高速發(fā)展、成人學(xué)生對(duì)成教發(fā)展的需要。學(xué)籍管理的日常工作都包括如招生錄取、新生繳費(fèi)注冊(cè)、教學(xué)計(jì)劃制定、學(xué)生花名冊(cè)的制表、面授通知書的制定、學(xué)生成績登記表等各類有關(guān)學(xué)籍的管理，計(jì)算機(jī)管理只是停留簡單的EXCEL表格的錄入，有相當(dāng)大的一部分仍舊是手工填寫表格，更談不上采用網(wǎng)絡(luò)管理都是單機(jī)管理，主要是受管理軟件的開發(fā)者或者是設(shè)備經(jīng)費(fèi)投入不到位所造成的，因?yàn)殚_放適合各自高校成人教育的學(xué)籍管理軟件，不是所有開發(fā)都了解學(xué)籍管理，他們只是計(jì)算機(jī)高手，編程高手，但是對(duì)學(xué)籍管理還需要我們多與他們交流，在工作中不停改進(jìn)和磨合。由于經(jīng)費(fèi)的不足，許多軟件開發(fā)商就為了經(jīng)濟(jì)效益隨便復(fù)制修改一下其他院校的學(xué)籍管理軟件，這也是制約學(xué)籍管理水平的一個(gè)不可忽視的部分。
1．2對(duì)成人學(xué)籍管理認(rèn)知度不夠
隨著成人高等繼續(xù)教育發(fā)展，取得的成績也是非常巨大，但是很大一部分成人教育管理工作者在固有的思想上，依然把它當(dāng)作是普通高等教育附屬品，況且有相當(dāng)一部分主管成人教育工作的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員把它僅僅作為是創(chuàng)收的渠道之一。在本位思考上不夠重視和認(rèn)知定位不準(zhǔn)確，不能找準(zhǔn)自己的位置，也不知道成人教育是怎么回事，是為誰服務(wù)的，如何服務(wù)好，更不能認(rèn)識(shí)到成人教育學(xué)籍管理工作在繼續(xù)教育管理中重要地位，所以對(duì)學(xué)籍的管理的信息化高效化科學(xué)化也沒有當(dāng)作緊要任務(wù)來做。目前很多高等下學(xué)校只重視主辦院校的學(xué)籍管理，由于缺乏互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)投入，對(duì)函授教學(xué)點(diǎn)學(xué)籍管理疏于管理；認(rèn)為只要在校生才需要學(xué)籍管理，畢業(yè)生就不需要學(xué)籍管理了，殊不知多少結(jié)業(yè)生由于成人的特殊流動(dòng)性等原因，彈性學(xué)制加長學(xué)習(xí)時(shí)間，結(jié)業(yè)后的學(xué)籍管理工作量更大，難度更多；更有大多數(shù)管理人員把學(xué)籍管理簡單的歸結(jié)為是把學(xué)生成績和學(xué)生的紙質(zhì)檔案管理規(guī)整好就行了，而對(duì)相關(guān)學(xué)籍資料的計(jì)算機(jī)錄入、整理和上報(bào)檔案館工作則管理的疏松得多。當(dāng)前，大多數(shù)普通高校成人教育學(xué)籍管理中，都沒有將學(xué)生畢業(yè)后的學(xué)籍工作做好做細(xì)，管理者認(rèn)為，這屆學(xué)習(xí)時(shí)間到了，就草草將學(xué)生的檔案和成績交到檔案館就了事了。畢業(yè)后的學(xué)籍管理不僅僅是學(xué)籍資料的歸檔保存問題，同時(shí)還應(yīng)包括對(duì)學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)）后狀態(tài)，延讀原因、補(bǔ)考信息等一系列細(xì)致復(fù)雜的工作進(jìn)行收集信息、整理和歸檔。
1．3學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)得不到學(xué)校重視
高等學(xué)校成人教育學(xué)籍管理工作不是一項(xiàng)單一的簡單工作而是一個(gè)兼有多種學(xué)科和多種職能交織在一起系統(tǒng)工程，它有很強(qiáng)的技術(shù)性、研究性，同時(shí)要求管理人員要有敏銳的市場嗅覺，原則性和計(jì)劃性是它的必備技能。我國每年要為成人高等教育出臺(tái)許多相應(yīng)的政策，其目的都是為提高高等學(xué)校成人教育的質(zhì)量，這樣我們就必須緊緊圍繞現(xiàn)實(shí)政策，能夠擁有創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的不合時(shí)宜的學(xué)籍管理逐步過渡到科學(xué)、高效、先進(jìn)的管理觀念和理念引進(jìn)學(xué)籍管理這個(gè)系統(tǒng)中來?，F(xiàn)實(shí)中，一部分高等學(xué)校特別是一些?？聘咝６紱]有將學(xué)籍管理工作人員的培訓(xùn)放到工作重點(diǎn)，學(xué)籍管理人員都是兼職，一會(huì)做辦公室工作，一會(huì)兼著教務(wù)工作，總體學(xué)籍管理人員學(xué)歷水平偏低，更談不上專業(yè)結(jié)構(gòu)合不合理，同時(shí)隨著近幾年大量擴(kuò)招，管理人員的名額大有不足。尤其是隨著高等學(xué)校內(nèi)部體制的變革和學(xué)分制的改革實(shí)施，組建和成立一批年輕的學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)十分必要。我們要建立這只隊(duì)伍，首先要有合理的科學(xué)的能力強(qiáng)的人才團(tuán)隊(duì)，加大高學(xué)歷的學(xué)籍管理人才補(bǔ)充，調(diào)整團(tuán)隊(duì)人員年齡結(jié)構(gòu)，多引進(jìn)信息化和計(jì)算機(jī)人員等各專業(yè)方面的特長人才，注重培養(yǎng)人員的服務(wù)意識(shí)、法律意識(shí)和敬業(yè)精神，讓好的服務(wù)理念融入到學(xué)籍管理工作中來。對(duì)管理人員的繼續(xù)培訓(xùn)教育是學(xué)籍管理中重中之重的工作，過去我們繼續(xù)教育學(xué)籍管理人員都是些邊緣的、學(xué)歷很低的人員，高校職工家屬，子女從事這方面的工作很多。每年許多高校表面上也對(duì)學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)，其實(shí)根本沒有重視沒有做好，即使是培訓(xùn)也是出于一種形式，大家做到一起聊天，參觀，甚至一些培訓(xùn)去的是主管領(lǐng)導(dǎo)，干事的一個(gè)都沒有去培訓(xùn)，所以培訓(xùn)根本沒有達(dá)到任何目的。
2加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理的思考
2．1完善管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理
目前很多高?，F(xiàn)在執(zhí)行的學(xué)籍管理規(guī)定還是20世紀(jì)90年代制定的，沿用十幾年來一直沒有對(duì)其進(jìn)行修訂，由于不是為成教學(xué)生量身定做的，都是克隆普通高等教育的，在培養(yǎng)計(jì)劃上存在很多缺陷，已經(jīng)完全不能適應(yīng)高等學(xué)校成人教育事業(yè)的發(fā)展。適當(dāng)合理的修訂學(xué)籍管理制度，要始終帶著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持以“學(xué)生為本”的思想，各高等院校成教學(xué)院要結(jié)合當(dāng)?shù)氐那闆r和成人的畢業(yè)需求，按照自身實(shí)際情況，聘請(qǐng)相關(guān)的成教方面的專家和學(xué)者，以學(xué)生意見為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)現(xiàn)狀，形成一套、一系列與之相關(guān)的管理制度都需要重新修改和制定，使成人高等教育學(xué)籍管理制度建設(shè)日趨健全和完善。例如在學(xué)生剛進(jìn)時(shí)，我們未來完善注冊(cè)管理，由于成人學(xué)生的流動(dòng)性和工學(xué)矛盾的特殊性，就應(yīng)根據(jù)學(xué)生實(shí)際情況對(duì)注冊(cè)和繳費(fèi)期限作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，改變過去開學(xué)務(wù)必幾天內(nèi)注冊(cè)否則取消學(xué)籍的規(guī)定；在考務(wù)管理這個(gè)環(huán)節(jié)中，過去考試就是以閉卷形式，我們?cè)趯?duì)成人學(xué)生的特點(diǎn)進(jìn)過分析后發(fā)現(xiàn)，成人學(xué)生注重的是實(shí)踐，多考慮市場的因素，同時(shí)結(jié)合課程的特點(diǎn)和性質(zhì)，考試形式可以可以采取大作業(yè)形式或者計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上答卷考試等靈活、多樣的形式，而不應(yīng)是停留在傳統(tǒng)的開卷和閉卷兩種形式上。
2．2強(qiáng)化管理意識(shí)、明確管理目標(biāo)
成人高等教育在培養(yǎng)目標(biāo)上，要以培養(yǎng)“創(chuàng)新科技型人才”“應(yīng)用復(fù)合型人才”和“適銷對(duì)路型人才”為目標(biāo)，就是要以提高成人高等教育質(zhì)量為軸心來開展成人高等教育。一切都要圍繞著軸心來來開展工作，因?yàn)閷W(xué)籍管理是其中重要的一環(huán)，一個(gè)學(xué)校學(xué)籍管理質(zhì)量的好壞，成人學(xué)生的認(rèn)同感多少、管理有沒有個(gè)性將直接影響成人高等教育質(zhì)量的優(yōu)劣。學(xué)籍管理終極目標(biāo)就是根據(jù)市場的需要，成人學(xué)生的要求，企業(yè)的要求融入到成人高等教育的培養(yǎng)計(jì)劃中來，學(xué)籍管理配合將這一措施更好的落實(shí)。為達(dá)到這一目標(biāo)，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、用制度去將學(xué)籍管理中的任何一個(gè)細(xì)節(jié)部分做好。
2．3學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)信息共享化
國家衛(wèi)生部《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》、《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》和涉及病案復(fù)制、病案調(diào)閱的配套文件，都明確規(guī)定了患者有查閱、索取自身病案的權(quán)利。病案信息的利用已經(jīng)不再局限于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理，而是走向社會(huì)，為個(gè)人、公安司法部門、醫(yī)保機(jī)構(gòu)等提供證據(jù)。
一、病案的社會(huì)化利用
1. 病案是個(gè)人的健康檔案。不管是門診治療還是住院治療，病案記錄了患者診療的全過程，是對(duì)患者健康狀況的連續(xù)描述，因此，病案是個(gè)人的健康檔案。在患者需要轉(zhuǎn)診醫(yī)療時(shí)，病案提供了具體詳細(xì)的健康記錄，對(duì)患者后續(xù)的治療起著至關(guān)重要的作用。從上表可以看出，個(gè)人利用病案的數(shù)量呈逐年上升趨勢， 2006年病案利用數(shù)量是2002年的9.7倍。
2． 病案在醫(yī)療保險(xiǎn)中的作用。病案在醫(yī)療保險(xiǎn)中的作用主要體現(xiàn)在：①為參保者及核保者兌賠提供原始資料；②為險(xiǎn)種的制定提供科學(xué)依據(jù)；③為制定和調(diào)整單病種醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)；④在醫(yī)險(xiǎn)審核中起監(jiān)督作用；⑤在醫(yī)療質(zhì)量中起監(jiān)控作用。隨著醫(yī)療保障制度在我國的深入發(fā)展, 參加醫(yī)療保險(xiǎn)人數(shù)迅速上升,病案在醫(yī)療保險(xiǎn)理賠中的作用日益突出。根據(jù)歷年《廣東統(tǒng)計(jì)年鑒》，全省參加基本醫(yī)療保險(xiǎn)人數(shù)，2000年為350.34萬人，2005年為1235.3萬人，2006年為1421.08萬人，高居全國首位。從上表也可看出，醫(yī)保病人利用病案的數(shù)量呈逐年上升趨勢，2006年醫(yī)保病案利用數(shù)量是2002年的2.9倍。隨著全民保障具體要求的提出，病案在醫(yī)療保險(xiǎn)中的作用將會(huì)日益突出。
3． 病案在醫(yī)療糾紛案件中的證據(jù)作用。由于長期以來醫(yī)患雙方信息的不對(duì)稱，以及一些媒體的不實(shí)報(bào)道，在涉及醫(yī)療糾紛的案件中，病案內(nèi)容的真實(shí)性成了醫(yī)療糾紛中患者質(zhì)疑的焦點(diǎn)。因此，當(dāng)潛在或存在醫(yī)療糾紛時(shí)，在第一時(shí)間內(nèi)復(fù)印、封存病案成了患者首選的手段。隨著醫(yī)療訴訟案件“舉證責(zé)任倒置”的實(shí)行，醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)自己的醫(yī)療行為與受害人損害后果之間是否存在因果關(guān)系承擔(dān)舉證責(zé)任。醫(yī)療機(jī)構(gòu)訴訟的有效證據(jù)即是醫(yī)療檔案和相關(guān)物品。一份完整的、沒有缺陷的病案，能夠?yàn)獒t(yī)療機(jī)構(gòu)作無聲的辯護(hù)。所以在醫(yī)療糾紛訴訟中，病案是解決醫(yī)療糾紛真實(shí)有效的憑證和判定責(zé)任的重要依據(jù)，它的地位和作用是極其重要、無法代替的。從表中也可看出，自2002年9月開始實(shí)行舉證責(zé)任倒置及《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》實(shí)施以來，個(gè)人和司法部門復(fù)印病案用于醫(yī)療糾紛司法鑒定的明顯增加?？梢姡“甘轻t(yī)患雙方賴以理論的依據(jù)，對(duì)兩者來說，都是至關(guān)重要的。
4． 病案在司法鑒定中的作用。由于病案是病人診治全過程中的原始記錄，因此，病案是公安、司法部門處理工傷鑒定、評(píng)殘、交通事故、人身傷害案件處理等重要的參考資料和依據(jù)，從表中的數(shù)據(jù)也可說明，用于司法鑒定的病案也呈逐年上升趨勢。
5． 病案的其他社會(huì)作用。如用于物價(jià)局藥品費(fèi)用核查、醫(yī)療糾紛時(shí)醫(yī)院的舉證、醫(yī)藥行業(yè)的各類檢查等。
醫(yī)療檔案因其特殊的社會(huì)價(jià)值，廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)方面，其社會(huì)功能和使用范疇日趨擴(kuò)大。但是，病案在社會(huì)化利用過程中也存在一些問題及影響因素。
二、病案社會(huì)化利用存在問題
1． 病案管理人員素質(zhì)不能滿足需要。國外病案管理專業(yè)能夠培養(yǎng)學(xué)士、碩士、博士，而我國主要是中等專業(yè)學(xué)校的畢業(yè)生,大專教育才剛剛開始。很多病案管理人員長期重復(fù)病案管理中某一個(gè)工作流程，對(duì)其他環(huán)節(jié)缺乏了解，也難得有進(jìn)修、培訓(xùn)等提高個(gè)人素質(zhì)的機(jī)會(huì)，更談不上學(xué)習(xí)新的知識(shí)和管理理念。法制觀念也比較淡薄，缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)法律的熱情。目前，病案管理已經(jīng)向衛(wèi)生信息管理發(fā)展，具體表現(xiàn)是電子病案。我國病案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀，尚不能滿足衛(wèi)生信息管理的要求。
2. 過度利用、濫用、違法利用病案。由于病案具有法律效能，它在醫(yī)療糾紛、工傷鑒定、評(píng)殘、交通事故、人身傷害等案件中占有不可替代的重要地位，是司法部門判案的可靠憑證。同時(shí),法制的逐步健全使公民的法律意識(shí)和維權(quán)意識(shí)不斷增強(qiáng)，出于自身利益的考慮，不少患者懂得主動(dòng)采取行動(dòng)來維護(hù)自己的合法權(quán)益。但隨著醫(yī)患關(guān)系的緊張，為了防止萬一出現(xiàn)的醫(yī)療糾紛，很多患者在住院期間或出院后馬上復(fù)印能復(fù)印的病案。當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，患者采取獲取病案的方式往往是錯(cuò)誤甚至過激的，過激的表現(xiàn)是搶奪和盜取病案。因此，當(dāng)潛在或存在醫(yī)療糾紛時(shí)，在第一時(shí)間內(nèi)復(fù)印、封存病案成了患者首選的手段，搶奪、盜取病案的事件也時(shí)有發(fā)生。病案從原來對(duì)外需求封閉發(fā)展到目前的過度利用、濫用、違法利用的狀況。
3.泄露患者隱私的可能性加大。國務(wù)院頒布的《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》中明確規(guī)定，患者有復(fù)印病案的權(quán)利，這是對(duì)患者知情權(quán)的充分尊重和保護(hù)?；颊弑救嘶蚱淙恕⑺劳龌颊呓H屬或其人、執(zhí)法機(jī)關(guān)、衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)、醫(yī)療保險(xiǎn)、衛(wèi)生防疫部門等按規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)后可復(fù)印、查看病案。由于這些人員中大多數(shù)缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)患者的隱私缺乏必要的保護(hù)意識(shí)，泄露患者隱私的可能性加大。隨著公民法律意識(shí)和維權(quán)意識(shí)增強(qiáng)，泄露患者隱私將成為今后新的醫(yī)患關(guān)系的又一個(gè)焦點(diǎn)。
三、病案社會(huì)化利用存在問題的對(duì)策及措施
1． 研究與病案相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章等相關(guān)規(guī)定，明確病案社會(huì)化利用活動(dòng)中的法律關(guān)系和法律責(zé)任。
2． 研究并提出新的病案借閱管理?xiàng)l例，設(shè)計(jì)一套新的、合法的、完善的病案借閱管理制度。
3. 保護(hù)患者隱私權(quán)，病案借閱要設(shè)分級(jí)權(quán)限，要明確醫(yī)療機(jī)構(gòu)的義務(wù)和責(zé)任，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行法制教育。
4． 建立醫(yī)院內(nèi)部的宣傳體系，使病人在建立病案時(shí)就能全面了解病案的價(jià)值并掌握科學(xué)的利用方法，為以后科學(xué)利用病案做好準(zhǔn)備。
5． 延伸病案服務(wù)領(lǐng)域，做好病案宣傳、病案咨詢、用戶教育。向病案需求者宣傳病案與自身的關(guān)系，強(qiáng)化需求者保護(hù)病案的意識(shí)，引導(dǎo)病案需求者合理利用病案各部分內(nèi)容，但不能過度利用病案。
6． 要在病案利用上提出“顧客滿意”的服務(wù)理念。?薈
參考文獻(xiàn)
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