時間：2023-06-05 10:15:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案保管，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
甲方：_________________
乙方：_________________
甲乙雙方經協商達成如下：
一、甲方同意保管乙方委托的人事檔案。
二、協議有效期為_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。
三、乙方每年應向甲方繳交管理費_________元人民幣，協議期內檔案轉至其他單位，其管理費不予退還。
四、甲方僅為乙方托管人事檔案，雙方不存在勞動關系及任何行政上的隸屬關系，乙方的就業、工資、福利、醫療、人身意外、繳交社會保險費、退休申請及退休養老金的領取等均為自理。乙方在托管期間，其本人發生因病及傷亡事故導致的一切責任均由乙方本人自負，與甲方無關。
五、乙方在托管期間，應自覺遵守國家的有關法律、法規，不得以甲方之名義從事任何違法違紀活動，不得違反計劃生育。否則，一經發現，甲方立即單方終止協議，脫離托管關系，托管費不予退回。
六、在托管期間，如乙方由于調動原因需要調閱檔案或轉至其他單位，需由接收單位出具證明，甲方才給予辦理閱檔或轉檔的有關手續。
七、本協議期內，甲方按國家有關規定管理乙方的人事檔案，為乙方出具與檔案有關的證明、材料。
八、本協議期滿后，乙方如不及時交納托管費除按規定交納托管費外，每人每日加收滯納金_________元。
九、乙方如變更地址及聯系電話應及時通知甲方，以便聯系。如不及時，由此造成的責任概由乙方承擔。
十、本協議單方或自動終止時，托管關系自然解除。
十一、本協議未盡事宜，甲、乙雙方應友好協商解決。
十二、本協議一式兩份，甲、乙雙方各執一份，具有同等效力。自簽字蓋章之日起生效。
甲方（蓋章）：_________ 乙方（簽字）：_________
乙方：_____________________
身份證號：_________________
經甲、乙雙方協商，就乙方委托甲方保管檔案達成以下協議：
1.甲方根據《檔案法》和_________部、人事部有關規定，為乙方保管檔案。乙方應在簽訂本協議及繳交檔案保管費后，按有關規定及時將檔案及相關資料轉入甲方，否則甲方不予提供相關服務。
2.經乙方申請，甲方按國家有關規定，只為乙方提供出具檔案保管證明以及借閱檔案的服務，不提供其他服務。此外，乙方的就業及與其他機構的關系、工資福利、社保醫療、人身權益及人身意外等均應自理。
3.乙方應遵守國家及省、市的法律法規，遵守甲方有關檔案及人事管理規定和計劃生育管理的有關規定。
4.本協議期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本協議期滿，乙方應及時與甲方續簽或將檔案轉出;否則，視為乙方繼續委托甲方保管檔案，甲方可依規定的收費標準每年向乙方計收檔案保管費，并保留追收乙方欠費的權力。
5.乙方應于簽訂本協議時向甲方繳交檔案保管費_________元，協議期內如檔案調出，費用不予退還。
6.本協議由甲方代表人簽字，加蓋公章及乙方簽章后生效。甲、乙雙方各執一份，具同等效力。
7.本協議未盡事宜，由甲、乙雙方協商解決。
甲方(公章)：_________ 乙方(簽字)：_________
【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理
學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。
學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。
一、學籍檔案管理中存在的問題
1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。
2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。
4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。
二、完善學籍檔案工作的管理建議
1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。
2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。
3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。
4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。
總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。
【參考文獻】
[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．
會計檔案是指會計核算的專業資料，主要有會計憑證、會計賬簿和會計報表等。其中，憑證類包括：原始憑證，記賬憑證等；賬簿類包括：總賬，明細賬，日記賬，備查賬等；會計報表類包括：會計報表、附表、附注及文字說明等。另外還有其他一些輔助資料，例如銀行對賬單和銀行存款余額調節表、程序文件會計檔案移交清冊等。從會計檔案包括的這些類別可以清楚認定，會計檔案是十分重要的。因為會計檔案是對一個企業各種經營活動的最精確的反映和記錄，企業的會計檔案可以讓使用者了解到各項經濟活動的脈絡；還可以為國家各種政府部門提供該企業全面的的經濟資料，為國家宏觀經濟政策的制定者和企業經營決策者提供非常有力的決策依據。因此，會計檔案的保管不管是日常保管還是應對可能的突發事件都是十分重要的。針對可能發生的地震，要建立相應的機制，尤其是處于地震帶的省份，在日常保管方式基礎上要特別有針對性的設計出預備方案。在我國，地震活動大體分布于五個地區。該五個地區分別是：華北部分地區，包括太行山、陰山、燕山一帶、山東部分地區以及渤海灣周邊；西北部分省份和地區，包括甘肅河西走廊一帶、青海、寧夏；西南部分省份，包括四川西部、和云南中西部；廣東、福建等東南沿海部分地區;臺灣省以及臺灣近海域。因此，建立整套的會計檔案保管方案就尤為重要。
一、會計檔案的日常保管細則
做好會計檔案保管工作首先要把工作做到細處，不能馬虎。日常保管要求要達到如下的標準：（1）不斷完善會計檔案保管人員的責任制，不斷加強會計制度的法律約束力，保證會計檔案的安全與完好。（2）會計檔案的管理要設立專門的房間專門的人員，同時進行系統的分類、和編號，擺放時也要按照既定順序，方便以后查找和翻閱。 存在會計檔案房間應該具有一定標準，符合防火、防盜、防蟲、防潮等要求，同時要建立保密體系，要定期的進行檢查，防止丟失毀損等狀況出現。（3）外單位如果要查閱本單位保存的會計檔案，必須經會計主管及以上的相關同志簽字批準，同時要有正式的介紹信，并有本單位人員在場，對查閱哪些檔案做好記錄。無論本單位還是外單位的人員在查看會計檔案時應該保護好檔案，在檔案文件上作標記是不允許的，更不能更改。如果有會計檔案需要復印的，要有保管人員事先審核簽字后方可進行。本單位會計檔案只能在本單位查閱，一般情況是不能借出的。如有特殊需要，比如公安機關要進行借出取證等情況，必須報告并經上級主管部門批準后方可。
二、針對會計電算化的檔案管理要求
目前大多數企業已經全面實施了電算化系統。所以處了上述傳統保管方式外，還要針對電算化系統的特點進行有針對性的檔案保管工作和要求。（1）會計檔案的匯總。要定期的（如一個季度或一個月）把存在于電腦軟件中的相關會計數據全都備份到其他存儲介質，如光盤、優盤、移動硬盤上，使會計檔案存在于至少兩個完全獨立的計算機系統內。這樣即使一個出現不可恢復的問題，另外一個還可以作為保障。會計人員應把這些會計檔案的備份文件保存好，有朝一日真的出現原系統不可逆轉的數據損失或破壞，則可以在最快的時間內，恢復原始數據。使損失降低到最小。（2）會計檔案的存儲。電算化所形成的會計檔案通常是存儲在電腦硬盤和光盤等介質上的，這些存儲介質都有自己的物理特點，比如說硬盤怕水怕震動而光盤則怕劃傷怕彎折怕磨損，因此沒有任何一種存儲方式是百分百保險萬無一失的。針對此問題，需要對這些檔案存儲時準備雙份的備份，也叫做“AB備份法”來備份相關數據，而且要把各個備份分別存放在不同的地點，這些地點最好相隔足夠的距離，比如A備份存放在總公司檔案室，B備份存放在分公司，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的一起毀滅與系統的不可恢復性。存儲好之后也要定期對各備份保存的檔案進行檢查，定期進行更新，以防存儲介質遭到損壞，使備份失去效果。更新的間隔越短越好，但也要考慮成本問題，可以根據企業業務規模大小，重要性程度制定更新方案和進度，但一旦制定要嚴格實施。還有一個問題是特別需要注意的，就是財務軟件與對應的電算化會計檔案是否是一致的版本。這是由于軟件版本不同情況下形成的檔案數據結構有可能會有不一致性，也就是說在調閱檔案時可能出現問題，或者不可預料的故障。所以要保證他們是相同的版本是很重要的。（3）合理利用財務軟件系統的自動自主備份機制。財務軟件越來越科技化，基本可以不需財務人員操作，或者只通過幾個參數的設定，就可以做到定時定范圍的自動備份，當設定的時機或條件符合時，程序會自主實施備份。這就避免了因為操作人員主觀懈怠或客觀上出現意外忘記備份的情況。一是計算機發展支持了會計檔案的自動備份。第一，計算機硬件的數據處理功能已經較前些年有很大的提升，而且價格也可以接受，這就是企業購買具有快速備份和存儲的計算機的成本下降。目前高速度的計算機在備份會計檔案時，使用者幾乎感覺不到多少滯后，也就是占用系統資源的百分比已經很低，不會對其他程序有多大影響。第二，計算機軟件的技術也在不斷精進，采用智能算法，使自動備份功能變得在邏輯上輕巧很多。故此，在突破了軟硬件以及成本等因素的制約后，自動備份的技術應在會計檔案的保存中發揮更大的作用。當條件或時間等要素達到事先設定的要求時，例如每月的15號或每個星期六財務軟件系統就可以自主的對指定范圍內的會計檔案進行備份。而且在備份的時候，系統會自動將源數據庫與備份數據庫做比對，如果指示信號為源數據庫自己擁有的，則可判定是最近一次備份后產生的新記錄，于是系統會將該數據加入到備份數據庫中。但若是指示信號是一致的但具體數據內容卻不相同，則可以判定源數據庫被改動，系統會提出警告等候操作者輸入指令進行相應處理；如果指示信號對應數據內容都一致，則可判定記錄是正確的，就可以進行下一條記錄的處理了。二是會計檔案自動備份的必要性。鑒于企業財務人員的專業水平和職業素養高低不同，多數會計軟件，特別是用友、金蝶等大型會計軟件，在設計程序時會默認設置間隔很長時間沒有人工手動備份時，系統會自動對會計檔案進行備份。這樣可以降低人為因素導致的備份不及時，當故障出現時，如果沒有人工備份的數據庫，軟件操作者就能啟用系統自主備份的數據，使損失降到最小。
三、針對地震等不可抗力災難的特殊備份機制
一旦地震發生，就算企業日常備份工作做得再好，也可能無濟于事，因為地震發生時整個企業都可能毀滅甚至是一個城市。所以檔案的保管就要由本地保存延伸到異地保存、網絡遠程備份等。遠程備份提供的是一攬子的解決方案，該方案包括軟件和硬件設備兩個構架，例如可以將公司數據復制到遠程數據處理中心，將數據備份到磁盤介質中的工作在數據中心內就可以實施。這種方式的好處是，可以不需要遠程工作場所的備份處理或IT等相應支持，這樣可以很好的做到集中數據管理，數據泄露的可能性非常小，于是安全性會變得更高。 另外，相關廠商所提出的遠程備份解決方法是有針對性的的，比如用友和金蝶都有相關的遠程備份解決方案。而有些公司的方案采用比較先進的軟件方法，如Veritas Software公司的Storage Replicator，先是完整對每個遠程服務器上的直連存儲設備或網絡存儲設備進行備份，然后再以增量的方式通過互聯網等媒介將更新的數據傳送到數據中心。針對網絡遠程備份的速度慢，傳輸容易出錯的情況，某些大型企業有很多分公司，而通常每個公司都有若干臺服務器，這樣的集團型企業可以采用這樣的辦法：先在本地磁盤備份設備中將多個備份合并，然后再在廣域網上復制數據。因為，設備在一個局域網進行服務器備份的速度可以是非常快的，然后再將更新部分的數據通過速度較慢的廣域網發送至數據中心，數據中心則可以其他磁性介質進行存檔，整體時間會節省很多。
檔案保管工作是新時期檔案工作者的一項重要工作,其目的是最大限度地延長檔案的壽命,解決安全留存的要求和檔案可能損壞之間的尖銳矛盾,盡力把更多有價值的信息留給未來。
檔案庫房
檔案庫房建筑為檔案保護提供了最基本的物質條件,庫房建筑的好壞將直接影響到檔案的保護條件和庫房管理措施的效果。
1.基地要求。庫房應遠離易燃易爆物品的場所,處于污染腐蝕源的上風向,避免架空高壓電線穿過,應選擇地勢較高、場地干燥、排水暢通、空氣流通、環境安靜的地段。
2.建設布局與設計要求。檔案庫需獨立建造,與生活區分開,符合運送裝卸和消防疏散的要求。庫的結構、空間、屋頂隔熱、保溫、門窗、各類裝具布置等的設計和建造,根據不同等級、規模符合有關規范、規程的要求。
3.珍貴檔案應設置珍藏庫房。
4.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、防潮、防光、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防霉和隔熱。
檔案庫房溫濕度的控制與調節
檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度密切相關,不適宜的溫濕度不僅可單獨地作用于檔案,而且可加速其他因素對檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度符合檔案管理的要求,需采取措施對檔案庫房的溫濕度進行控制與調節。一般檔案庫(含膠片庫)的溫度標準為14~24℃(晝夜允許波動±2℃),相對濕度45%~65%(晝夜允許波動±5%)之間。控制與調節檔案庫房溫濕度的主要措施包括密閉、通風和采用空氣調節設備。
密閉是防止或減弱庫外不適宜溫濕度對庫內影響,保持庫內溫濕度穩定的一種簡單易行的方法。
通風是指根據空氣流動的規律,有計劃地使庫內外的空氣交換,從而達到調節庫內溫濕度的目的。通風的原則是:庫外的溫度與相對濕度都低于庫內時,可以通風,反之則不行;當庫外的溫度低于庫內,而庫內外相對濕度相同時,可以通風,反之則不行;庫外的相對濕度小于庫內,而庫內外溫度相同時,可以通風,反之則不行。當庫外溫度低于庫內,而庫外相對濕度大于庫內或庫外溫度高于庫內,而庫外相對濕度小于庫內,此時需利用公式進行計算,將庫內外的絕對濕度進行比較,若庫外絕對濕度小于庫內,則可以通風,反之則不能通風。
另外,在通風時還應當注意以下問題:一是通風時,應對庫內外溫濕度進行監測,注意其變化的情況,隨時采取相應措施。二是通風時應防止庫內結露。三是通風時應注意防塵和防有害氣體進入庫內。四是通風后應立即密閉,使庫內適宜的溫濕度狀況得以保持較長時間的穩定。
使用空調主要是使溫度變化盡量趨于平緩。在檔案庫房內,要保持溫度絕對恒定顯然是不可能的,但可以采取措施使庫房溫度變化盡量趨于平緩:一是庫房內外溫差應盡量小,在許可的范圍內,空調庫房中的溫度并非調得越低越好,與人們的一般想象相反,應根據所處環境季節的溫濕特點,采用逐漸變化制冷量。二是空調庫房要求進一步加強密閉隔熱措施,但這里的密閉隔熱措施已具有了新的含義,即減小庫內外的熱量交換速率,從而減小溫度變化速率。三是在空調機功率允許情況下,庫房宜大不宜小,這有利于增大庫房的熱容量,減緩庫內溫度變化速率。四是第二次啟動空調機時,以分步下調為宜,這樣可以使溫度下降幅度趨于平緩。
降濕的方法一般有二:一是使用吸濕劑去濕。常用吸濕劑有:生石灰(CaO)、氯化鈣(CaCl2)、硅膠(SiO2)等,其中硅膠是一種無色半透明的顆粒,吸濕率可達70%,吸水后不溶解,不污染物品,效果較好。二是使用去濕機。
檔案裝具和檔案包裝的選擇
檔案裝具是檔案館、室必需的基本設備。檔案裝具種類很多,各有所長,應根據庫房的特點和檔案的價值及規格的不同,合理選用,靈活配置。目前我國使用的檔案裝具主要有:檔案架、檔案箱、檔案柜。檔案的包裝也非常重要,應既可防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害,又可減少機械磨損。目前包裝檔案的材料一般有三種:卷皮、卷盒和包裝紙。
我們在選用檔案裝具時,要遵循防火、防潮、防塵、耐久、方便、密集的原則。
檔案柜:主要有五節鐵皮柜、旋轉柜和普通木柜。鐵皮柜的優點是防塵、防光、防火、防盜,易搬遷。
檔案架:一是活動密集架,分手搖和電動式兩種,優點是容量大、占地小、可自由組合、防塵防火;缺點是體積大、負重大、庫房須按其負載能力設計和建造,地面還要鋪設小鐵軌,費用較高。這里需要提醒的是大多電動密集架裝有電線、開關等設備,要格外小心檢查,預防火災發生。二是雙面欄架,有單柱式和復柱式兩種,安裝固定,裝載量大;但不易搬遷,安裝時必須充分考慮庫房布局和技術要求,一次定位。
標準檔案盒:檔案盒一般用國家規定使用的無酸紙和紙板制作,并不得使用漿糊。其背脊和邊沿可標明案卷標題和類別、年代等,能豎立放或平放。
檔案卷皮:有軟質和硬質兩種,軟質卷皮不易站立,一般需專制卷盒盛放,再存于柜架內;硬質卷皮類似卷匣,其背脊和邊沿可標明案卷標題和類別、年代等,能豎立放。它既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害,同時也可以減少機械磨損。
建立良好的庫藏秩序
檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地,創造適于保護檔案的條件和環境,建立良好的檔案庫藏秩序非常重要。
庫房內檔案箱柜排放要整齊,編號要科學。編號的總體原則是:整齊一致、空間利用、統一編號。檔案裝具應該排列有序,不同規格不同樣式的柜架分別排列。其排列順序是從左到右、從上到下,柜架排放一致,橫豎成行;與窗垂直,通風防光;距墻10厘米,行距80厘米。柜架號、欄格號應按入門處自左到右的順序編制,欄格號按柜架從上到下依次編制,以便存取檔案。
知識管理模式是一個新型的知識信息管理模式，在這種模式下對檔案產的管理采用后保管范式，能夠解決傳統檔案管理中的一些問題，但是因為這種檔案管理模式和一般的模式大相徑庭，所以本文就向大家介紹什么是基于知識管理背景下的檔案后保管范式，同時對其技術的特點進行相應的特點。
【關鍵詞】
知識管理；檔案管理；后保管范式
計算機為世界的產業變革造成了重大的影響，很多產業都發生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應的沖擊，隨后知識經濟的誕生，知識經濟不斷吸收依賴于信息的一些產業，逐漸形成了一種以知識的生產、分配和使用來創造利益的一種形式。知識管理這種模式下能對知識快速創新，快速認知。另一方面檔案就是一種知識和信息的聚合體形式。所以知識管理和檔案管理相結合能夠使兩個產業的都得到相應的發展。
1檔案后保管范式的特點
檔案后保管范式指導檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內容組成，“新來源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識服務理論”。檔案后保管范式指導檔案管理
1．1檔案知識獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個基礎理論之上建立的，所以檔案管理有三項內容，信息新來源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務工程理論。信息新來源的理論是一個強調來歷的檔案管理體系，在傳統的信息來源上主要就是產生對原始企業信息發展需求，在原始的紙質文件上建立檔案資料庫。信息新來源體系就是在發展的信息的新技術，然后將新技術運用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會形式實體文件，可以采用計算機或者其他技術，將信息轉變為電子數據，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時也可以直接利用員工的頭腦進行信息的儲存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實體文件，轉變為隱形的信息管理工作，同時要將檔案的管理劃分為多種環節，這些環節相互獨立有存在相應的聯系。所以信息和檔案文件被變成兩個不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻資料是，檔案和信息才會一一的對應上，這種模式下文件的安全性更好，進過現在管理作用的價值轉別為不由現在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進行檔案進行保存。但是實際上文件和信息的聯系都是不能被完全切斷的。同時會形成很多相關的歷史聯系，這是在檔案在使用中信息和檔案過程中，歷史聯系會不斷增前，同時形成一種暗示的效應，這種產生的聯系也能夠幫我們掌握信息的內容，因為這些聯系傳遞了很多信息來源、信息發展、以及暗示指令等一系列知識。檔案后管理范式就是加強了檔案和信息之間的聯系，從一個分散式的經營轉變為集成式的，一體化的總體知識綜合管理機制。
1．2檔案知識評價:檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時代的到來，信息處于爆炸化趨勢，所以對于大量的信息來說，一般的傳統檔案鑒定模式以及不能應對檔案管理的新要求，所以按照傳統式的文件形式不能滿足需求。傳統式文件中要對信息的來源、用途、以及內容有一套具體的標準，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因為存儲技術的發展，以及最新的云技術。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲存量機趨近于無限，所以在發展云技術的信息存儲能力，不管好的信息還是沒有價值的信息都收集過來，然后利用大數據的分析模式，采用數據挖掘的技術講有用的數據就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術特點，同時因為數據庫龐雜，不法分子就算能突破系統的防火墻，但是對于大量的無用信息，它是無法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應對信息爆炸的結果，同時對信息的保護上也有自己獨特的優點。
1．3檔案知識服務:檔案服務工作
隨著政務信息公開力度的不斷加強，公民檔案意識逐漸強化，越來越多的人不斷呼吁檔案信息公開化，毋庸置疑，檔案開放與利用這一話題一直是檔案學界探討的熱烈話題。在傳統檔案利用服務中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無章的案卷文件中迅速準確的提取出用戶所需信息這一復雜過程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務方式之下，檔案無法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復雜的變化。
2基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務特點
知識服務的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實體的保管者、整理者，更是引導用戶走進知識庫的領路人，他們的工作重心是以用戶提供知識，提供解決問題的具體方案，以滿足用戶的知識需求為服務目標，個性、靈活、智能地為用戶提供具有針對性、超前性的全過程服務，主動的將服務工作的著眼點調整到知識的探尋、傳播、理解上來，重新審視檔案信息的地位，重點要為知識、信息價值的實現做出貢獻。檔案后保管范式是知識管理理論在檔案學領域中的具體體現，可以說知識管理帶動并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現了知識管理的內在要求。首先檔案知識服務(知識服務)開發文件內容進一步創造了價值。“檔案后保管范式”不僅注重對顯性知識加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識;不僅重視對檔案實體的管理，更注重對檔案內容價值的發揮;不僅重視對文件表面、內容上的文字信息的研讀，更注重對文字背后相關聯的深層的社會記憶的追溯;就檔案學而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結語
基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優秀的檔案管理模式，與傳統檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲方式多種多樣，包括傳統文件、電子文件、以及人腦的知識儲備。所以在這樣的文件方式下，對檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯系，將文件和信息進行獨立，同時又互相聯系。在管理中加強基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務質量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開發流動服務中心
參考文獻:
［1］杜江南．論信息污染［J］．情報探索，2004(04)．
1 文書檔案保管期限改革后，科技檔案繼續保留老的期限劃分法
國家質量技術監督局、國家標準化管理委員會于2000年12月11日批準、2001年5月1日實施的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）第5.2.5條規定“保管期限應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限”、第5.3條規定“保管期限可用色標區分;紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期”。從以上規定可以看出，2000版的科技檔案整理規范要求科技檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
此后，根據國家檔案局2006年9月19日批準、12月18日公布實施的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局第8號令）要求，文書檔案的保管期限率先改革為永久、30年、10年三種，由于保管期限的標時制更利于到期檔案的鑒定處置，多數企業文書檔案保管期限也參照8號令執行了。
國家質檢總局、國家標準化管理委員會于2008年11月13日聯合、2009年5月1日實施的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）第6.2.5條規定“保管期限，應填寫組卷時依照有關規定劃定的保管期限”，由此看來，2008年版的科技檔案整理規范沒有對科技檔案保管期限提出新的要求，按照常規，還應按以往（同一規范的上一版本）的要求來整理，即科技檔案的保管期限仍按照永久、長期、短期來劃分。
2 企業檔案工作規范首次提出科技檔案新的期限劃分法
國家檔案局于2009年11月2日、2010年1月1日實施的《企業檔案工作規范》（DA/T42―2009）第7.7.3條規定“檔案保管期限一般分為永久和定期兩種”、第7.7.5條規定“定期保管檔案的年限可根據其參考利用價值分為30年和10年”。從以上規定可以看出，該規范非常明確地把企業檔案的保管期限確定為永久、30年、10年三種。規范附錄A中，除規定有經營管理類、生產管理類、行政管理類、黨群管理類這些管理性文件（文書檔案）的保管期限外，還規定有產品生產類、科研開發類、項目建設類、設備儀器類這些科技性文件（科技檔案）的保管期限，不管是文書檔案，還是科技檔案，保管期限都是按永久、30年、10年來劃分的。筆者認為，這個規定首次明確提出了科技檔案保管期限劃分為永久、30年、10年的觀點，是對科技檔案保管期限的重大改革。
3 從國家檔案局第10號令條文推斷出科技檔案應按新的期限劃分法
國家檔案局于2012年12月17日、2013年2月1日起施行的第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》第二條規定“本規定所指的企業文件材料是指企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中形成的各種門類和載體的記錄”，根據條文所指，本規定應該包含企業科技檔案保管期限的范疇，第七條規定“企業檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年”，第十二條規定“企業產品生產和服務業務、科研開發、基本建設、設備儀器、會計、干部與職工人事等文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定、標準，結合企業實際執行”。從以上條款內容來看，似乎對科技檔案保管期限規定又有點模棱兩可，讓人們剛剛建立起來的科技檔案期限劃分的概念又有點模糊不清了，結尾也只是附了個《企業管理類檔案保管期限表》。
但在所附的表中規定“建設項目管理、設備管理、產品管理等管理性文件的保管期限有永久、30年、10年三種”，雖然明確說是指管理類文件材料的保管期限，但筆者認為，現在企業檔案的分類是按問題分類的，上述幾類的管理性文件按分類也應屬基本建設類、設備儀器類、產品類等科技檔案的范疇，因此，一個大類內既然管理性文件（一般分類到各個大類的綜合類二級類目里）的保管期限按永久、30年、10年劃分，那么這些大類里的其他技術類檔案，如圖紙、說明書等科技檔案也應按這三種來劃分保管期限，由此可以推斷科技檔案的保管期限應按新的劃分法。
如果按國家檔案局10號令貫徹實施問題解答中所解釋的“管理類外的幾個大類有現成歸檔范圍和保管期限表的可直接參照編制，如基本建設類可參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28―2002）”，那么在同一個大類里（如基本建設類）的保管期限就會出現永久、30年、10年和永久、長期、短期共存的情況，這樣會引起科技檔案保管期限編制的混亂和人為的復雜化。而且，從同為國家檔案局行業推薦標準的DA/T42―2009和DA/T28―2002的執行效力來看，頒布時間較晚的DA/T42―2009即《企業檔案工作規范》似乎更應優先執行。況且永久、30年、10年這種標時制的期限劃分法更容易操作，更利于檔案整理工作的簡單化、規范化和檔案人員對規定的準確把握。
關鍵詞：人事；檔案；保管制度；實施方案
一、檔案和人事檔案的含義
檔案是由相關的文件進行有條件的轉化而逐步形成的。文件是檔案能夠形成的基石，檔案是文件的結合和組成，它是一部只管記錄每個人人生經歷的歷史記錄.。
人事檔案是我國對于公民管理的一項有特色的制度。他是我們每個人身份，學歷的證明。是證明我們存在的證據。這個證據與我們的相關利益直接掛鉤，工資，退休保障，醫療保障等等。
二、人事檔案的特點
人事檔案的管理是一件政策性機密性極強的工作，在現如今這個市場經濟占主導地位的今天，人事檔案的管理能夠對于資源的充分合理配置起到關鍵的作用。
人事檔案有以下特征：
第一，保密性。人事檔案記錄的是有關個人功過的事情，是個人可以向組織交代但是卻不能向他人表明的有關個人的隱私問題。個人檔案一方面記載的是個人的過去，另一方面記載著一個人的品質，是組織認識和了解這個人的最客觀的依據。因此，人事檔案是黨和國家的重大機密，是不能被透漏和公開的，也是不能被個人看到。
第二，動態性。人事檔案是伴隨著一個人的出生，成長，衰老和死亡的。人事檔案記錄的是一個人的一生，是伴隨著每個人的發展而不斷補充的。所以，人事檔案的管理者要及時的填補好檔案的空缺，盡量縮短由于個人經歷的變化所帶來的檔案的變化的時間差。
第三，現實性。人事檔案是根據一個人的現實狀況而編定的，是每一個人現實情況的真實寫照。也是相關部門對個人進行了解的有效地真實的途徑。
第四，真實性。真實性是人事檔案存在的基礎和前提，是人事檔案必須具備的品質。只有做到真實，用人單位才能放心的根據人事檔案的內容去了解一個人的品行與價值，才能更好的幫他去實現它的
價值。
三、人事檔案制度及內容
（一）人事檔案保管制度
第一，對于檔案機密的保存。對于現代企業的競爭情報戰已經是勝負的關鍵，所以，作為對于檔案的管理對于企業來說就十分的重要。它是企業的一個信息資源庫，是一個企業的生命線。所以，要有效的安全的保管檔案。
第二，維護人事檔案的完整性，防止檔案的破壞。人事檔案的完整性是有效的的證明一個人價值的依據。所以在檔案的管理上，人事檔案的完整性就十分的必要。
第三，人事檔案使用的便捷性。人事檔案的管理最終奧歸結到檔案的使用上，因此，可以說人事檔案的管理與人事檔案的利用舊身份的密切。
（二）人事檔案管理的基本內容
對于人事檔案的保管制度的建立應該寓意的是高度的重視。人事檔案管理制度包含著以下幾個方面：材料細分制度、檢查制度、信息傳遞制度、信息保密制度、統計制度。
第一，材料歸檔與細分。根據相關的規定，對于新的信息材料應該及時的歸檔。首相應該檢查，所屬的信息是否真實有效，然后向相關的信息進行有效的細分和歸類，根據其屬性，內容，日期找到其相應的歸放的位置，進行核對后，將相關信息進行歸檔。
第二，檢查制度。對于相關的人事檔案信息，要求準確無誤的同時更加要求能夠有效地進行保管。定時的打開查看信息是否有蟲蛀等損毀現象，并且，做好檔案管理的認識安全工作，防止人事檔案被盜現象的發生。
第三，信息專遞制度。一般由于工作的調動或學籍的調動，人事檔案都要進行進一步的調動，所以，在人事檔案需要進一步盡情調動的情況下，需要進行如下的操作：取出應轉走的檔案，在檔案的抵賬上進行相關的注銷，將檔案密封后轉入新進單位，在收到檔案后進行核對，核對無誤后在回執上簽字并退回。
第四，信息保密制度。對于檔案的管理，應該派專人進行，以防止在檔案的管理過程中出現的任何問題的預防。在企業的管理中也應該制作相關的規定，對于檔案的管理，防止任何人把檔案帶到公共
場合。
第五，人事檔案的統計制度。要求定期對人事檔案進行統計。對于相關的信息進行查缺補漏。
三、如何加強檔案的管理
第一，應該增強管理的意識，增強責任感，加強管理人員的相關素質。
第二，建立健全檔案的管理制度。
第三，掌握相關的科學技術，用科學的手段對于檔案進行相關的管理。
參考文獻
[1] 李多.市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D].合肥：安徽大學，2005.
關鍵詞：檔案職業；發展趨勢；后保管時代
檔案職業是人類社會勞動分工日漸細密化的產物，擔負著特定的社會功能。檔案職業同其他社會職業分工一樣，有著自身發生、發展規律，需要不斷適應社會需求進而不斷調整完善，發展的過程，其過程同時也是一個逐步職業化的過程。檔案職業活動是由其基本形態構成的。這種基本形態包括職業活動的主體、客體、技能和條件等構成要素。
檔案職業活動客體，是檔案職業賴以生存的對象，是檔案職業活動主體的相對物，作為檔案職業主體的“相對物” 檔案職業客體從內容上看， 作是一種“處理完畢的文件”。這種物質資源的多寡和優，在相當程度上決定著檔案職業主體的行為狀況，決定著檔案職業的社會地位及其聲望。
檔案職業主體即檔案管理人員，是檔案職業形態中基本和活躍的因素。在檔案職業形態中，檔案人員的年齡、性別、文化程度等，是職業形態的重要表現形式。未來檔案職業發展具有從關注基本技能的掌握到關注技術含量提高的轉變趨勢，社會發展對于檔案職業主體技術素質與應用能力的要求也必將會越來越高。筆者認為檔案職業的發展，不僅含檔案職業現狀、形成、發展、確立、組織體系以及職業文化建設等基本內容，還須分析研究檔案職業未來發展趨勢，合理規劃檔案職業發展進程，進而實現檔案職業在社會發展條件下的重構。
1 技術含量加大的趨勢下進行全程控制趨勢
隨著現代信息技術的飛速發展和網絡環境下檔案信息開發利用手段的變革，電子文件管理系統對于文件的獲取、鑒定、利用與開發上更加重視文件形成的前端控制，這就促使檔案職業發展呈現出關注檔案文件實施全程控制的變化趨勢。
1、超前監控。傳統的檔案鑒定是指由檔案工作者根據檔案之間的某種客觀聯系（主要為檔案的來源聯系）以及檔案的內容、形式等來判定檔案價值，決定檔案的存毀。而在數字化環境下，檔案鑒定環節發生了變化。由計算機系統自動或者半自動完成檔案鑒定工作。這就決定了必須在文件形成之初就確定其是否需要歸檔保存以及保存期限，并通過相應的技術手段予以準確標識，即通過技術手段監控并實現其自動識別和自動歸檔的功能。
2、過程監控趨勢。檔案整理是檔案管理中最為經典、最具特色、最本質化的業務環節。在以往歷史條件下，檔案職業主體是根據檔案整理的基本原則與要求，運用檔案分類原理與方法，確定檔案實體的排列次序，實現檔案館藏結構的系統化、規范化與有序化。而在現代信息技術條件下，由于電子文件與電子檔案具有動態性，為防止其原始的信息記錄被刪除或覆蓋，必須通過技術手段對其制作使用和信息匯集整理過程進行__全程監控，加大維護其原生性、真實性和完整性，保持檔案信息的原始記錄屬性。
3.檔案利用范圍監控趨勢。檔案普遍具有機密性要求，傳統的紙質檔案是通過劃定使用范圍達到保密要求的。但是，由于電子文件與電子檔案所具有的開放性、易傳輸性和信息資源的共享性等特點，控制其使用范圍不失為一種嚴峻挑戰，尤其是在網絡環境下的檔案信息利用，必須采取相應的管理措施與完善的技術手段進行有效規范，才有可能對檔案信息的使用范圍進行合理監控。
2 社會化、開放化發展的趨勢（檔案職業發展新時代--后保管時代）
在后保管時代，檔案職業角色的含義被賦予了新的內容，也可以說角色叢得到擴大。除傳統的角色釋義外，還被賦予了參與社會記憶、社會文化的構建；積極融入電子文件運行事務；提供數字檔案信息利用、加強與各單位的合作等新釋義角色行為。
主動參與構建社會記憶的新期待：在后保管的社會轉型期，人們開始重新審視檔案職業應承擔的社會職責和應具備的社會功能，而首先被重新審視的是檔案本身：“檔案存在的合法性和公眾對檔案的認可已從一種司法――行政的有機聯系轉變為文化――社會的有機聯系，社會記憶的定義不再僅局限于強大文件形成者留下來的‘記錄殘余’，公眾和歷史的可靠性對檔案和檔案人員提出了更多要求。”可見，檔案成為了社會文化的有機聯系體，社會記憶則從文化和其他更高的角度重新審視。所以，檔案工作者應從社會需求出發，努力構建完整的社會記憶，不再只是單份歷史記錄的保管員。
（一）從單份社會記憶殘余的保管者向社會記憶的構建者轉變
1.主動成為中立、客觀的社會記憶構建者
眾所周知，社會記憶的呈現并不是歷史學家打開檔案盒、利用檔案后的歷史，而是檔案工作者留給歷史學家怎樣的檔案，檔案盒里面裝的是關乎什么的記憶。可見檔案工作者在構建社會記憶時起著至關重要的作用。檔案要保應存的是客觀的實事證據，以完整而真實的形態呈現在人們面前。所以，檔案工作者必須以客觀、中立的態度從事自身的工作，不摻雜個人情感。檔案職業才能給我們的時檔代構建真實而完整的社會
記憶。
2.主動成為社會記憶的呈現者
檔案工作者應主動豐富檔案職業的“產品”形態。第一，打開社會記憶的大門，擴大檔案的開放范圍，增加開放的數量。第二，努力做好編研工作，出版各種檔案資料，方便用戶的利用工作。第三，開展各種檔案展覽活社動，吸引各界用戶前來參觀，拾起一些遺忘的記憶。最后，加強檔案資源的數字化、網絡化，在網站上為社會呈現不一樣的數字化社會記憶。
（二）從檔案館的實體保管者向檔案中央信息中心的構建者轉變
1.主動成為檔案信息中心的構建者
后保管時代是個急需信息知識營養的時代，而檔案館在具備了資源的基礎上，有責任和有義務構建屬于檔案信息的中央信息中心，可以從以下三個方面努力：一是提供資深的參考咨詢服務。二是建立便利的檔案查詢閱覽室。三是檔案工作者應主動做檔案信息編研、組織、統計等工作，再通過各種途徑提供給用戶
2.主動成為檔案館內信息知識的提供者，后保管時代作為電子信息化的時代，賦予了檔案職業新的角色叢，如信息過濾角色、中介性的信息咨詢和參考角色、知識導航員角色等。如今，公民信息需求量越來越大，檔案館也正努力成為檔案信息中心。檔案工作者應努力加快檔案的數字化和數字檔案館建設腳步，利用各種新技術向外界提供檔案信息知識，如提供快捷的信息挖掘技術，組織電子文件利用系統開發，建設內容豐富的檔案網站，開展不同方式的檔案知識宣傳活動等。
3、追求社會共享的趨勢社會進步要求檔案職業在其發展過程中必然要經歷一個由“內向”到“外向”的轉變過程，即實現從關注機構組織內部利用服務向更加重視對全社會不同領域、不同行業進行開放服務的轉變。
參考文獻
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一、醫院管理類檔案的形成和收集
（一）醫院管理類檔案的形成
1.醫院文書檔案
醫院文書檔案，是醫院實施行政管理的重要記錄。主要來源于上級印發或本院制定的各種規定性、政策性、指導性、業務性文件，文書檔案涉及領域寬、種類多、綜合性強，能基本反映醫院的各項活動情況，是醫院檔案室管理類檔案文件的主體。
2.醫院基建檔案
近十幾年來，醫療環境不斷改善，各地市三級甲等醫院的發展十分迅速。在醫院硬件建設的同時，隨之產生了大量的基建檔案，醫院的基建檔案，因具有專業性、成套性、現實性、周期長的特點，在檔案形成初期，由基建部門進行管理，直至基建項目完全竣工后，由相關部門將成套的基建檔案交由醫院檔案部門統一管理。
3.影像音像照片檔案
醫院的影像、音像、照片檔案，主要來源于醫院的宣傳部門。在當前醫療市場競爭激烈的大環境下，各大醫院都希望在社會中樹立良好的公眾形象，探索宣傳新思路，擴大醫院影響力并提升美譽度。醫院影像、音像、照片檔案以其特殊的表現形式，關系醫院建設與發展，點點滴滴以真實場景再現記錄，具有很強的保存查證與參考價值，在醫院建設與發展中發揮著獨特的重要功能。
4.人事檔案
隨著醫院規模的不斷擴大，人員管理模式、人員流動性的變化，給醫院人事檔案管理帶來多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性較強的人事檔案，方便利于醫院相關部門使用，是人事檔案管理部門必須思考的課題。
5.財務檔案
財務票據是醫院財務往來的憑證，財務憑證的管理主要以財務部門為主。
（二）醫院管理類檔案收集
醫院檔案室通過接收和征集等方法，實現檔案的集中統一管理。
1.醫院文書檔案的收集
醫院檔案室保存大量的文書檔案，不是自身形成的，而是向醫院各部門以及個人接收或征集來的。收集工作是檔案工作諸環節中的第一個環節，收集得是否齊全、系統、有價值，對醫院檔案工作其他環節的影響很大。在收集過程中并不是“有文必檔”，應挑選有一定查考價值的文件，即對醫院及社會在當前和長遠都必須有利用價值的文件。在醫院文書檔案的收集過程中，應須注意系統性、完整性，這樣更能夠反映出醫院的歷史面貌和工作特色。多加強與各部門的聯系，掌握醫院在職能活動中的情況，檔案收集質量的高低應依靠建立健全嚴格的歸檔制度。
2.醫院基建檔案的收集
醫院基建檔案資料管理過程中，資料收集是最瑣碎、最麻煩，同時又是最關鍵的一個環節，因為它牽涉面廣、內容繁雜、時間跨度大，是基建檔案資料管理的基礎工作。我們醫院在2012年建設醫院門診、醫技、病房樓期間，在工程施工的各個階段，將工程中涉及的工程準備階段文件、工程管理機構文件、施工階段文件、竣工驗收階段文件以及聲像電子檔案文件等，以醫院基建部門為主，設立文件收集清單，分級別落實到各施工監理單位及相關部門，確保院方在施工竣工驗收階段形成的大量文件資料收集齊全。
3.醫院影像音像照片檔案的收集
因影像照片的直觀性和特殊性，在收集和整理的過程中，我們一般不限制收集范圍，凡是能反映和記錄本單位重大事件和重要活動的影音圖片，我們都盡可能的予以收集。近十年來，數字技術的廣泛引用，在影像、錄音、照片整理過程中，一般以照片加標注事件名稱及時間和電子存儲相結合方式進行收集、整理、存儲。
4.醫院其他檔案的收集
在醫院各職能處室中，還存在著大量的專業性較強的管理類檔案，對于此類檔案的收集，我院主要是以各職能處室為單位，設立專人保管，分別進行收集。
二、歸檔檔案的整理
整理工作是檔案提供利用的前提，對檔案的完整與安全也是十分必要的。首先，通過整理可以進一步了解檔案收集中的問題和質量，并可根據發現的問題及時向文書立卷部門提出要求。如一個會議文件，在整理中發現沒有會議總結，就可以進一步收集，使得會議文件齊全；整理中發現文件有請示無批復、有打印本無底稿等，都可以有的放矢地進行收集。其次，在整理過程中還可對某些不符合歸檔要求的文件材料進行技術處理。如：對墨跡不符合要求的文件進行復印或描寫；對已經破損嚴重的文件進行裱糊修補，還要準備若干復制件來代替原件提供利用。再者，對積存的文件材料一定要及時整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早發現問題，如：是否去除訂書釘或曲別針，是否有被蟲害破壞或發生霉變等。對于專業性較強的管理類檔案的整理工作，如人事檔案、基建檔案、財務憑證、設備檔案、影音照片檔案等的整理，主要以檔案所在科室為主，醫院檔案室每年對相關科室的兼職檔案保管員進行檔案收集整理知識的培訓，規范了各處室檔案收集、整理、歸檔的流程。
三、檔案的保管
（一）檔案的保管意義
檔案保管工作是檔案工作的物質基礎，有完整的檔案，才能有健全的檔案工作。檔案保管工作關系到維護檔案的完整與安全，檔案完好無損地保存下來，才能在其他部門檔案的使用上迅速、準確、及時地提供利用。
（二）檔案的庫房建設
檔案庫房是檔案單位存放各類檔案的保密重地，檔案保存壽命的長與短與檔案庫房有直接的聯系，檔案庫房受溫度、濕度、光線、灰塵、有害氣體等多種外界因素的影響較大，檔案庫房應盡量選擇自然條件影響小，又方便開展工作的地方，其選址應綜合考慮以下幾點：
檔案存儲的（下轉第58頁） （上接第55頁）庫房最好選擇北向的房間，不宜被陽光直接照射利于避光防熱；不宜選擇在最低層或最高層；如：我院在建設時選擇的是西向，夏天陽光直射、溫度比較高。我院檔案采取保溫隔熱補救措施，安裝防光窗簾。
檔案的庫房建設做到庫房、辦公、閱覽三分設，我院根據《檔案法》規定，檔案室做了三分設，檔案室至少保存本單位10年或20年以上的檔案，因此，我院檔案庫房面積能夠滿足保管20年以上檔案的需要。
（三）檔案的安全存儲
檔案保管不宜設在靠近廁所、盥洗室和鍋爐房的地方，以防水患和火災。檔案室庫房必須配備空調、溫濕度計、除濕機、吸塵器、二氧化碳滅火器等。檔案室的位置不宜選擇人員往來頻繁的樓梯口，應建在通道順暢的地方。檔案室應落實“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵柜的安全牢固，安裝防盜監控器。制作庫房內嚴禁吸煙和使用明火、嚴禁堆放易燃物品或與檔案無關的物品的標識標牌，對電源、線路、開關插頭進行定期或不定期檢查，發現有火情隱患情況應立即報告并及時處理。
（四）健全規章制度
關鍵詞：檔案保管及利用；保密工作；現狀；對策
在市場經濟的發展過程中，人才的流動較為頻繁，基于此種背景的檔案保管與利用過程中的保密工作開展存在一定的難度，要想在在檔案的保管及利用環節，做好保密工作，就要及時解決現階段存在的各種問題，要探究合理的方式與策略提高檔案的整體保密性。
1 檔案保管及利用環節中保密工作的現狀
在現階段的檔案保管以及利用過程中，還是存在一定的保密工作不到位的問題，這些問題會直接導致各種檔案泄密問題的出現，對我國社會的穩定與發展帶來直接的影響。具體的問題如下：
第一，檔案管理人員專業素質和能力問題。現階段，我國的檔案管理以及利用過程中的相關管理人員缺乏一定的專業素質能力，在工作的開展過程中專業人員的匱乏導致檔案管理的專業性不足問題的凸顯。在現階段的檔案管理過程中，主要工作人員年齡相對較大，在管理過程中憑借著自己的經驗開展管理工作，利用手工操作形式開展，缺乏現代化的管理觀念與技術手段；在現代化檔案管理的構建過程中，無法適應。這與信息時代的發展趨勢是背道而馳的，在檔案管理信息化構建的過程中，缺乏信心技術的操作能力，勢必會被時代而淘汰。而且傳統的人工管理過程中檔案容易造成檔案保管與利用的漏洞出現，對檔案的保密性帶來嚴重的影響。
第二，檔案立件（卷）歸檔問題過程的保密工作問題。在檔案的管理過程中，對于相關檔案的立卷歸檔主要通過“四分法”開展，這種形式在一定程度上會造成檔案保密工作的漏洞問題出現，在相關技術操作過程中，對于文件以及普通文件無法進行有效的區別，在歸檔的過程中將機密程度不同的文件檔案放在相同的卷宗之中，勢必會導致相關文件的泄露；同時在案卷的標示過程中，相關管理人員并沒有給予保密程度與要求對文件進行嚴格的標示，在表面上對于文件的機密程度無法區分，進而導致檔案的保管與利用過程中各種安全問題的產生。在檔案的管理過程中，雖然使用了一些全新的檔案歸檔方式，但是在實踐過程中，并沒有真正的規范檔案管理與使用涉及的相關文件，導致各種泄密問題的產生。
第三，檔案利用過程中的保密工作問題。在實際的檔案利用過程中，相關檔案管理部門為了提高檔案資料的整體利用率，在進行檔案Y料提供過程中，會通過一些積極的方式與措施開展，使得檔案資料的利用相對較為方便，但是在檔案的提供過程中，缺乏檔案保密意識，造成各種資料的泄密問題產生，進而對檔案資料的整體安全性帶來了影響。
第四，檔案管理過程中的相關保密工作問題。在日常檔案管理過程中，主要存在的問題主要包括一下幾點：
其一，文件資料的實際存放條件尚未完善，相關保險庫房、保險柜以及防盜器材等不健全；一些非檔案管理人員可以隨意進出機密檔案室；
其二，文件資料與一般文件混放，使得檔案資料缺乏機密性；
其三，文件資料在使用、調閱以及銷毀過程中，并沒有按照嚴格的要求開展，相關文件資料在進行使用閱讀過程中，并沒有按照相關要求進行系統清查，一旦出現泄密問題之后，無法探究泄密原因，缺乏系統的不就以及改進措施。
其四，并沒有按照國家的相關規定對保管期極以及保密期限進行系統的區分，導致一些機密文件資料泄密問題的產生。
2 淺談檔案保管及利用環節中保密工作存在問題的對策
針對現階段檔案保管以及利用環節中存在的保密問題，我們要基于實際狀況，進而宏觀統籌，根據具體問題，探究解決對策，全面有效的保障檔案保管以及利用的整體規范性，對此，在實際的工作過程中要基于以下幾點開展工作：
第一，提高對檔案管理人員的素質能塑造與培養，全面提高對檔案管理人員的素質能力優化，對此要做到以下幾點：首先，提高對檔案人員工作責任心的重視，通過教育培養增強檔案管理然預案的保密意識，在國家與法律的角度開展相關崗位培訓，進而增強其工作的嚴謹性與保密性，在檔案管理的全過程中中融入保密意識，彰顯自身的崗位職責；其次，提高對檔案管理人員的現代化管理能力。通過通過專業技術手段的培養與塑造，增強其信息化管理意識與能力，進而保障通過現代化的檔案系統對檔案進行全面的管理，提高檔案的利用與安全性。最后，優化工作條件，完善工作措施，全面提高年輕工作人員對檔案工作的認同感，進而為今后的檔案管理與利用工作的保密管理奠定基礎。
第二，提高對立件（卷）歸檔過程中保密工作的重視。在進行相關檔案的立件（卷）歸檔中，要提高對相關檔案資料的性質與特征的重視，通過精細化的檔案管理工作，對其開展編號管理。在整個過程中，檔案管理人員要基于相關管理工作要求開展，要嚴格按照規定對檔案進行系統的處理，要嚴禁擅自對檔案與資料的密級進行更改以及標示等問題；要在檔案表面對檔案進行清晰系統的標示，在整體上保障檔案管理以及使用過程中相關經手人可以了解檔案的具體狀況，進而避免各種檔案泄密問題的產生。
第三，提高對檔案使用前夕的審查工作的重視，在檔案使用之前，相關管理人員對檔案進行詳細的審查，要保障檔案使用的相關單位以及人員符合使用標準，在具體的審查過程中主要涵蓋了兩個方面：首先，檔案審查工作。要對檔案的機密等級、使用范圍以及開放人員進行詳細了解，保障使用單位與人員符合要求；其次，相關檔案使用單位以及人員的資質審查。要了解檔案的使用單位以及人員是否具有一定的審查資格，然后對具體的檔案使用人員素質能力進行詳細的審查，了解其與國家標準以及相關規定要求是否相符。
第四，檔案管理過程的中的相關保密工作。在現階段的檔案管理過程中，基于檔案管理的過程中存在的問題與弊端，相關人員要起到足夠的重視，對于存在的問題要進行改革與完善。其一，要優化機密文件的保管設置，要增強保險庫房、保險柜以及相關防盜器材的整體安全性能，制定規定，避免非檔案管理人員以及相關人員在機密檔案庫中隨便出入；其二，對于檔案進行嚴格的劃分，避免文件資料與一般非文件的混雜性，要對其進行區分；其三，在相關文件與檔案使用以及銷毀過程中要提高對保密工作的重視，要基于相關規定嚴格開展，相關文件與檔案資料在利用過程中要對其進行嚴格把關；一旦出現泄密以及丟失等問題要探究原因，及時補救完善；其四，要按照相關與要求，遵循嚴檔案保管期限以及保密期限，對其進行嚴格的區分，要基于國家標準開展相關工作，嚴格提高檔案保管以及利用環節中的整體機密性。
3 結束語
檔案文件的保密工作對于國家的穩定與安全有著直接的影響，在對檔案進行保管與利用的過程中，相關檔案管理人員要嚴格按照相關標準進行工作，在整體的檔案保管與利用過程中始終貫穿著保密意識，要在根本上提高管理人員的整體保管意識與能力，進而保障黨和國家的自身利益，為我國的社會穩定與經濟發展奠定基礎。
參考文獻
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關鍵詞：家庭檔案；分類整理；保管
當家庭之舟開始在生活的海洋中遠航之時，真實記錄和反映家庭生活歷史與家庭文化的家庭檔案也就相伴而生。本文就家庭檔案管理具有重要的意義和整理保管談談粗淺看法。
一、家庭檔案管理的作用和意義
1、家庭檔案是社會檔案財富的組成部份
作為社會“細胞”的家庭，它所形成的檔案，不僅較全地記載了一個家庭的社會實踐和家庭事務活動情況，而且也較真實地反映了整個社會局部地區的歷史面貌。這種微觀檔案，是研究本地區的歷史狀況，制定本地區的社會經濟發展規劃、編寫地方史志等難得的素材。鄉鎮企業家、私營企業主以及廣大社會個體的家庭檔案，可以作為研究、對比城鄉經濟發展狀況、社會風貌的典型資料。
2、家庭檔案是處理糾紛的重要依據
俗話說“清官難斷家務事”。原因之一就是因為在家庭糾紛中，當事者多為“口說空話”，拿不出白紙黑字的真憑實據來。譬如，在現實生活中，兄弟分家多年后又為家庭財產分配問題發生糾紛，有的口角不止，有的引訟。假如我們重視了家庭檔案的建設，兄弟分別把分家時的財產分配清單保存下來，那就不致于會發生上述糾紛了，即使發生了糾紛，也不會使“清官”再為難了。
3、家庭檔案是家庭日常生活的助手
隨著社會生產和科學技術的飛速發展，人們的生活水平不斷提高，各種電器已經普及各個家庭，成為大家生活的伴侶。為了日后正確使用和維護這些家電，就需要把有關的圖紙、使用說明書、保修單等歸檔保存起來，否則，一旦出現什么故障會給家庭生活帶來許多不便，以致造成一定的損失。
4、休閑文化的一個重要組成部份
利用家史、自傳、回憶錄和家庭過去與現在的變化情況，可以對家庭成員，尤其是對子女進行教育。節假日或其他空余時間，瀏覽一下家庭中的日記、作品、影集，也能陶冶情操，得到一種精神上的放松與休閑。家庭檔案真實地記錄了長輩們在家庭事務和社會實踐活動中的一些經歷，即使他們與世長辭了，晚輩們還可以看到他們的照片和手跡，聽到他們的聲音，真可謂“音容宛在”。
二、家庭檔案的分類整理與保管
（一）家庭檔案的收集
1、財產檔案――理財、投資的好助手。包括家庭收入、支出賬目，存單、股票等各類投資交易證卡，有價證券、工資條、水電費支出記錄、保險憑據、借條、合同契約、貴重物品清單和發票等。
2、證件檔案――一旦遺失麻煩多。包括房產證、土地證、出生證、學生證、畢業證、學位證、工作證、結婚證、身份證、戶口簿、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證和技術資格等級證書等。
3、說明書檔案――使用、維修不用愁。包括各種家用電器、車輛、防盜門、家具的說明書、保修卡、維修單、電路圖和維修地點、聯系電話等。
4、音像檔案――逝去的點滴成為永久的記憶。包括家庭成員各個時期的照片，結婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄音（錄像）帶、光盤、軟盤等。
5、保健檔案――創造幸福生活的基礎。包括嬰兒出生、保健材料：家庭成員病歷、診斷書、醫療保健卡、B超、x光、cT等檢查結果及片子，心腦電圖、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄及醫院處方、飲食禁忌等。
6、交友聯誼檔案――親情友誼連結的紐帶。包括親朋好友的住址、電話號碼，老師、同事、同學名錄、來往書信、賀卡、明信片等。
7、個人履歷檔案――記錄下人生道路的堅實步伐。包括家庭成員的生日、結婚紀念日及入學、入團、入黨、應聘、升職、喬遷的日期，自傳、簡歷、日記，獎狀、獎牌、獎章，各種考試的成績單。
8、榮譽檔案――熠熠如生、催人奮進。包括各種榮譽證書、獲獎證明、獎狀、獎牌、獎章、獎杯等。
9、珍藏品檔案――陶冶情操、修身養性的載體。包括家庭成員個人愛好、收藏，如：書法、書畫作品、學術論文、專著、在各類報刊發表的文章及作品，名人好友題字題詞；古玩、家譜、票證等物品；郵票及封片等郵品，各類藝術品收藏，書報刊物收藏等等。
10、旅游檔案――開闊視野、愉悅身心。旅游景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。
三、家庭檔案的整理與保管
1、家庭檔案的整理
家庭材料按傳記、證件、憑據、書信、文書表冊和音像等進行分類；根據材料重要程度或時間順序排列組合；逐一進行編號、編目用以固定家庭檔案材料的位置；分門別類裝入檔案盒，填寫檔案盒背脊，方便查找。
