時間：2023-06-05 09:54:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇英語寫信格式，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
英文書信通常由下列五個部門構成:
信頭包羅寫信人地點和寫信日期,通常寫在信箋的右上角。在比力熟識的朋儕之間的通訊,寫信人的地點常可略去。本課的信頭就只寫了寫信日期,而沒有寫信人的地點。日期通常有下列兩種定法:
(a)月、日、年:如August 一五, 二零零__
(b)日、月、年:如一五th august, 二零零__
地點的寫法通常是由小到大,如:門牌號、街道名、市(縣)名、省名、國名(郵政編碼通常寫在都會名之后)。這同中文書信的地點寫法完全相反。地點可以寫一~三行,日期寫在地點的下方(見信箋款式)。
地點的寫法通常是由小到大,如:門牌號、街道名、市(縣)名、省名、國名(郵政編碼通常寫在都會名之后)。這同中文書信的地點寫法完全相反。地點可以寫一~三行,日期寫在地點的下方(見信箋款式)。
稱謂指寫信人對收信人的稱謂,如Dear Xiaojun,寫在信頭的下方和信箋的右邊。稱謂一樣平常用Dear…或My dear…掃尾,稱謂后一樣平常用逗號。
地點要由小到大。
b.朋儕間的信函無需加上寫信人地點和收信人地點。
c.稱謂語用Dear+姓(正式),Dear+名(朋儕間)。十分任意的函件可直呼其名。
d.末端語或竣事語可憑據現(xiàn)實環(huán)境用:
Looking forward to hearing from you.
Looking forward to seeing you.
(With)best wishes/regards!
All the best!
Good Luck!
Give my best wishes/regards to……!
e.題名也分正式與非正式兩種:英語作文寫信格式
正式:“Yours sincerely,”、“Yours faithfully, ”或“Sincerely yours,”、“Faithfully yours. ”
非正式,朋儕間等:“Love, ”大概“Yours ever, ”
【摘要】本文對外貿商務英語信件寫作中的幾個問題進行了分析,供廣大同學參考。
一、函電寫作的用詞與格式商務英語書信是指交易時所使用的通信手段。
在美國,常用Businesswriting,它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異,比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結尾客套語等均有所不同。一般來說,英國書信較為保守,許多英國人喜歡用老式書信體,用詞較為正式刻板,而美國書信語言非常有生氣、有活力,格式也較為簡便。因此當我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時,要使用標準式英語Queen’sEng-lish;如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區(qū)時,就要用美國英語。商業(yè)英文書信,一般都要求用打字機或電腦整齊地打印,左邊各行開頭垂直的,稱為垂直式或齊頭式(Blockstyle),美國常用這種格式;每段的第一個詞縮進去,稱為縮進式或鋸齒式(indentedstyle),英國常用此格式。垂直式的職務及簽名都在左邊的邊欄界線,這種格式,在極度重視工作效率的美國公司,已普遍采用。正式的商業(yè)英語書信要在稱呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務及地址,稱為信內地址(Insideaddress)。信內地址的寫法也有垂直式或縮進式之分,垂直式或稱美國式將各行并列,縮進式或稱英國式將各行依次退縮。
二、函電寫作的禮貌原則禮貌原則在對外領域中的作用主要是幫助交流雙方建立一定的社會聯(lián)系,作出禮節(jié)性的表示,扮演交際協(xié)調溝通的角色。
外貿英語有其自身獨有的詞匯、用法和習慣表達方法.因此。要熟練自如地進行翻譯,很大程度上取決于能否掌握其語言特點和習慣.下面介紹禮貌原則的一些語言特點和翻譯方法:
1信函套語多中外信函中,凡向對方提出某種要求,常用“請”字,中文只用一個字.外貿英語中,僅用please是不夠的,習慣用其他更親切、客氣的詞語“.請”字表達主要有下面幾種結構:(1)使用Weshall(should)begrateful/can/will/could/would?結構.請告你方市場詳情.Weshallbegrateful/obligedifyoucanprovide118withallpos-sibleinformationonyourmarket.請迅速寄來備有存貨的中、上品質棉花樣品與價格表,不勝感激.Weshallbegladifyouwouldsendusbyreturnpatternandpricesofgoodandmediumqualitycottonavailableforstock.(2)使用“Wewouldappreciate?”,“Itwouldbeappreciated+clause”結構.請報50t花生實盤.Weshallappreciateitifyouwillmakeusafirmofferfor50tonsofpeanuts.請寄貴公司圖解目錄一份.Itwouldbeappreciatedifyouwouldsend118anillustratedcata-logueofyourmanufactures(3)使用“kindly”.請將兩份提單分別郵寄,同時開來30天匯票以便承兌.KindlysendUS2BillsofLandingbyseparatemall,togetherwithyourdraftat30daysforacceptance.
2突出對方本位(youattitude)為體現(xiàn)禮貌原則,在人稱上少用第一人稱(I,we)作主語,采用第二人稱或第二人稱物主代詞+名詞,以突出“youattitude”.漢譯時,多采用謙辭,如稱對方為“貴公司”,稱自己一方為“本公司”,“我公司”,“敝公司”等?.Yourearlyofferwillbehighlyappreciated.早日發(fā)盤為感.Foryourconsiderationandthat。yourend-users,wehavetakenthisopportunity0fenclosingtwosetsofourliterature.借此機會附上兩套資料,供貴方和用戶參考.Ifyouarenotinterestedintakingadvantage0ftheofferingsonthelist,pleasebegoodenoughtoforwardittosomeofthefirmswithwhichyouhaveestablishedbusinessrelationships.如果貴方無意購買我方產品,煩請將貨單轉寄給與貴公司有業(yè)務往來的其他商行。
三、措詞婉約、語氣緩和外貿語言講究婉轉,遣詞用字含蓄.即使是貿易開展不利,或雙方分歧較大,也不宜用生硬的、討伐式的語言。
須知外貿中婉轉的語言比強硬的措詞更有力量,句型上常選用:(1)用“it”作形式主語,強調客觀性.Itisgenerallyconsiderednotadvisabletoactthatway.這樣做一般認為是不妥的.Itisselfunderstoodthatanydelayinshipmentwouldcausefinan-cialloss.不言而喻,遲誤發(fā)貨勢必會造成經濟損失.(2)用被動語態(tài)指出對方錯誤.Wearecompelledtoexpre88oursurpriseanddisappointmentatfindingthegoodscontainedinyourlastshipmentnotuptotheagreedstandard.我們必須要向貴方指出:貴方最后一批裝運的貨物與所簽協(xié)議標準不符合.我們對此感到驚訝與失望.Theagreementhasbeenkeptonourpartbutnotontheirpart.我們這方面遵守了協(xié)議,而他們那方面卻沒有遵守.(3)用讓步從句表示拒絕、分歧、妥協(xié).Whileweappreciateyourorder,weverymuchregretthatwecannotentertainanyfreshbusinessinthislineowingtoheavycommitments.感謝貴方訂單,然而由于我方供貨任務重,非常遺憾,我們不能在承受新的業(yè)務。WemanagedtosqueezeforyouoneshipmentofDaqingcrudein10,O00metricctons,whenwehavebeencommittedwith0ldeIsfromourregular雖然我們把貨都賣給了老客戶,我們還是設法給你擠了一船舶萬噸大慶油.
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寫作答題技巧
書信的格式
書信是重要的交際工具。英文書信分為兩大類：公務信件和私人信件。公務信件是單位與單位或單位與個人之間的書信來往，可能是推薦信、謀職信、入學申請書、邀請信或詢問、答復、反映意見等等信件。私人信件是指親朋好友之間的通信。這兩類書信各有自己的格式。一般來說，私人信件不拘形式，信文多用手寫，也可打印；公務信件要求比較嚴格，必須遵循一定的格式，信文一定要打印。
英文信件一般由以下六部分組成：信頭、信內地址、稱呼、正文、結尾、簽名。
1．信頭（Heading）
信頭是發(fā)信人的地址和日期，通常寫在第一頁的右上角，行首可以齊頭寫，也可進行縮進去寫。行尾可用也可不用標點符號。地址由小到大：門牌號碼、街道、城市、省(州)、郵編、國名，最后寫發(fā)信日期。私人信件一般只寫寄信日期就行。學生寫信，按班級名稱、系科名稱、學校名稱、市、省、國名的順序。 例：Shahe Road
Caiyuan Town
Shengsi, Zhejiang, 202450
China
April 19, 2007
2．信內地址(Inside Address)
信內地址要寫收信人的姓名和地址。在公務信件中要寫明這一項，在私人信件中，這一項可常常省略。該項寫在寫信日期下一行的左上角，格式與寄信人地址一樣。
3．稱呼(Salutation)
稱呼是對收信人的稱謂，應與左邊線對齊，寫在收信人姓名、地址下面1-2行處。英國人稱呼后用逗號，美國人常用冒號。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公務信件中一定要寫收信人的姓，大部分信件在稱呼前加“Dear”。
如：Dear Professor/ Prof. Smith:
Dear Dr. Stein:
Dear Ms. Santos:
對不相識的人可按性別稱呼：Dear Sir：或Dear Madam：Dear ladies： 如不知性別可用Dear Sir or madam：
對收信人的婚姻狀況不詳，可用Ms．稱呼等。
4．正文(Body)
正文是書信的主體，書信的選詞造句要準確、嚴謹，語言規(guī)范、簡潔。書信正文的開頭往往要說明寫信人的身份及寫信的宗旨，然后提出寫信人的情況、想法或要求，加以必要的解釋或說明。
5．結尾(Complimentary Close)
公務信件的結尾包含兩部分：發(fā)信人的結尾套語與署名。結尾套語寫在簽名上面一行，第一個字母要大寫，套語結尾后面要加逗號。在公務信件中，發(fā)信人常用的結尾套語有：“Yours truly”, “Yours sincerely”, “Sincerely yours”, “Cordially yours”或“Yours cordially”等。在私人信件中，發(fā)信人一般用“Yours sincere1y”，“Yours truly”或“Yours faithfully”。親密的人用“Yours lovely”或“l(fā)ovely yours”，“Yours affectionately”, “yours loving son/ daughter”。對上級或長者用“yours respectfully”, “Yours gratefully”等。
6．簽名
簽名一定要寫清楚，寫在致敬語下面2---3行稍偏右處，也可與其對齊。
附：書信開頭常用語：
1. How’s everything with you？你一切都好嗎？
2. I hope everything is all right with you. 我希望你一切都好。
3. How are you？ 你好嗎？
4. I often think of you. How have you been recently？我常常想起你，你近來好嗎？
5. How are you getting along these days? I miss you very much.你近來過得如何，我十分想念你。
6. I am very glad to receive your letter of May 1st. 我很高興收到你5月1日的來信。
7. Thank you for writing to me. 謝謝你給我寫信。
8. Your letter came to my hand yesterday.我是昨天收到你的來信的。
9. It’s a long time since I got your last letter. 我收到你的信已經很長時間了。
10. I have been so busy recently that I could hardly find any time to write.我最近很忙，未能抽出時間給你寫信。
11. I am so sorry for not having written to you for such a long time.十分抱歉，好久沒有給你寫信了。
12. Many thanks to you, my dear friend, for the wonderful present you have sent to me.親愛的朋友，謝謝你送給我那么好的禮物。
英語書信結尾常常寫一些祝愿、問候他人，盼回信等話語。常用的語句有：
1．With best wishes.致以良好的祝愿。
2．Please write to me as soon as possible.請盡快給我寫信。
3．Please write to me when you have time.有時間請給我寫信。
4．I’m looking forward to hearing from you soon.盼望早日收到你的來信。
5．Thank you for an early reply. 承蒙早復，不勝感激。
6．I’m afraid I have to stop now, but I’ll write to you again soon. 我恐怕得停筆了，但不久我會再給你寫信。
7．Please send my best regards to your parents. 請代我向你父母問好。
8．With every kind wish for you and your family. 向你和你的家人表示良好的祝愿。
9．Please remember me to your sister. 請代問你姐姐好。
10．Hoping you will have a good trip. 祝你旅途愉快。
范文模式
Test 1（有關個人情況）
Dear Li Xiaoming,
It has been 10 years since we graduated from high school. What did you do during these years? What’s your job? Are you married? Have you got a child?
I work for I got married on . Myis a . We have a lovely . I live in ’ll be very glad if you and your wife can come to visit my home.
I look forward to receiving your E-mail.
Yours,
Wang Fang
Test 2（有關旅游）
Dear Ding Yan,
How are you doing these days? I’m very glad to receive your E-mail.
I am going to . I’ve never been to But I have heard of there? How many places of historic interest and scenic beauty are there in besidesI likevery much. Would you like to go swimming with me?
Could you help me reserve a single room? Thank you very much.
Looking forward to your E-mail. See you next week!
Yours,
Tom
Test 3（有關聚會）
Dear,
How are you doing these days?
Have you got a new job?
We are going to hold a party on classmates. I think we'll be very happy because we haven’t met each other for a long time. We will have a lot of activities in the party, such as,’ve reserved a meeting room in to join us?
I’m looking forward to receiving your . See you!
Yours,
***
Test 4（有關目前學習情況）
Dear,
I’m glad to receive your E-mail yesterday. How are you? Have you passed the final examination?
Now I study at Shengsi TV University. I major in。I have passed 12 courses, but I’m afraid of my weak English. Though I like singing English songs, I find it difficult for me to study grammar by myself./but I find it difficult for me to remember so many new words. I look forward to your E-mail! See you!
Yours,
***
Test 5（有關英語學習）
Dear,
I’m very glad to receive your E-mail. How are you doing?
I’m not bad, but I’ll take an English test next week. You know my English is very poor. I can’t remember the new words quickly. And it’s difficult for me to study grammar. You have passed Could you give some advice to improve my English? By the way, could you help me to buy a grammar book? Thanks a lot! I’ll try my best to learn English.
If it’s convenient for you, please come to my home at any time.
I look forward to your E-mail.
Yours,
***
Test 6（有關英語學習）
Dear
I received your E-mail yesterday.
I’m fine, but I’m busy in learning English now. There is an English test next month. You know I’m weak in English. Could you give me some advice to improve my English? Shall I buy a vocabulary book and a grammar book? How many words shall I remember? What’re the most important language points? Oh, my god! I’m worried about my test!
Could you borrow me some English books? Or could you recommend a list of test books? Thank you very much!
I look forward to receiving your E-mail.
Yours,
關鍵詞： 正式信函 英文公函 商業(yè)信函 信頭 信內地址
英文信函分為私人信函和正式信函兩種，其中正式信函包括英文公函和商業(yè)信函。英文公函和商業(yè)信函是政府間或企業(yè)間、企業(yè)與廠商以及企業(yè)與顧客間進行業(yè)務交往的重要途徑之一。目前涉外活動中英文信函一般都要求用電腦整齊地打印。 因此從事涉外活動的人員必須熟悉英文公函和商業(yè)信函的格式和用語，對信件內容要精心安排，使格式整齊美觀。在英文信函中信頭和信內地址提供了發(fā)信人和收信人的詳細信息，是英文公函和商業(yè)信函的重要組成部分，掌握它們的格式和用語就能對涉外工作起到良好的促進作用。
英文公函和商業(yè)書信通常有三種格式，分別是縮進式（Indented Style，英國人常用，現(xiàn)已漸不使用）、齊頭式（Blocked Style，美國人常用）、混合式（Modified Style，使用頻率較高）。采用不同格式，信頭和信內地址的位置也有差異。下面便詳細介紹公函和商業(yè)信函中信頭和信內地址的格式和用語。
一、信頭
信頭的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，便于復信和查閱，包括機關或企業(yè)名稱、地址、電話、傳真、電傳號碼等，西方國家中有些信箋上的信頭甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。
1.信箋。政府機關的公函和企業(yè)單位的業(yè)務信函一般都使用公用信箋，信頭印在信箋的正上方居中或左對齊的位置。
（1）政府機關公函的信箋，一般指包括單位名稱、地址和電話號碼等。外交機構和政府高級官員信函的信箋通常還印有國徽。如：
（2）商業(yè)信函的信箋的信頭內容較細，除單位名稱、地址、電話、傳真、電傳號碼和電掛等外，有時還包括董事長的姓名、使用密碼和其他相關細節(jié)。如：
注意：一些企業(yè)還加印業(yè)務標志和業(yè)務范圍。
2.普通信紙。如果不是用印有信頭的信箋，用一般的信紙寫信時，可將發(fā)信單位名稱、地址和日期打在信件的右上角，有時也將發(fā)信人姓名打在發(fā)信單位名稱的上面。若字數(shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數(shù)較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。如：
注意：英文公函和商務信函只有第一頁需要信頭，其他續(xù)頁只用與尺寸相同的空白箋上或一般信紙上， 打上收信單位名稱或收信人姓名、頁碼和日期。如：
二、信內地址
英文書信一般除在信封上寫明收信人姓名、地址外，信箋上仍要重復一遍上述收信人姓名和地址，打在信箋的左上角，一般低于寫信日期的1―6行處，最多不能超過12行，從左邊的邊緣打起，第一行的長度不能超過信箋的中央。但有些政府機構特別是外交機構，多把信內地址放在信箋的左下角。
收信人的姓名應使用全名，前面加上適當?shù)念^銜或一般稱呼語。收信人如系機關、企業(yè)，名稱較長時，可分為兩行，第二行縮進兩格。
收信人地址必須完整精確，并必須按照收信國家慣用的次序排列。通常使用的英語國家地址的排列順序為：門牌號、街名、城市名、郵區(qū)號(美國常打在州名后)、國名；給美國公司去信時，必須寫上州名。如：
注意:
1.發(fā)信時信內收信人姓名和地址必須要與信封上收信人的姓名、地址保持一致。
若為復信，信內收信人姓名、地址應與來信的信頭一致，不得任意更動，這是商務禮貌。
2.信內地址中收信人姓名前的稱呼、職務和頭銜也有一些規(guī)則可以遵循。
（1）稱呼通常用縮寫。Mr.，Esq.，Messrs.，Mrs.，Ms.，Prof.，Rev.等通常只用縮寫，而不用全稱；其中Mr. 與Esq.均為“先生”的意思，但用法不同。首先，兩者不能同時并用，其次Mr. 用在姓名之前，如Mr. T. H. Ting; Esq.英國人常用，在姓名之后，如T. H. Ting，Esq.。稱呼女士時，Mrs.和Ms.必須要慎重選擇。 Miss（小姐）只用全稱，不用縮寫。
稱呼縮寫的結尾字母若與全寫字母的結尾字母相同，則縮寫后面可以不加點。如Mr.與Mister，Dr與Doctor的結尾都是r，Mrs.與Mistress的結尾都是s，所以Mr，Dr，和Mrs等可以不加點，即：Mr. 或Mr，Dr. 或Dr，Mrs. 或Mrs。
（2）職務和頭銜不可縮寫。如Chairman（主席 ）， Secretary （秘書），Manager（經理）等。即使使用職務或頭銜，稱呼也不可以省略，要放在姓名之前。如：Mr. James，President（總裁詹姆斯先生），而不可以寫成President James（詹姆斯總裁）。如果職務或頭銜很長，則放在稱呼和姓名的下一行。如：
Mr.James E. Lambert――稱呼+姓名 （信內地址的第一行）
Marketing Manager――職務（信內地址的第二行）
三、信頭和信內地址的共同點
1.姓名、地址都有兩種打法。
(1)并列式（Blocked Style）：每行均從左邊邊緣打起，上下呈左對齊。如：
上述兩種打法中，以第二種打法較為常見。但請注意，信內收信人地址行末標點符號一定要與信頭（即發(fā)信單位地址）保持一致。
結語
信頭和信內地址在政府公函和商務信函中的地位顯著。作為涉外工作人員，在寫公函或商務信函時一定要注意，千萬不能將信頭和信內地址混淆，而且要根據與之來往的機構或公司所處國家，按照其寫作習慣，選擇恰當?shù)男蓬^和信內地址的格式和用語，使所寫信函達到最佳的信息傳遞和溝通效果。
參考文獻：
［1］謝恩娟.英文打字教程［M］.上海外語教育出版社，1984年9月第1版.
［2］陸墨珠.英語外貿應用文［M］.對外經濟貿易大學出版社，1995年5月第1版.
［3］胡文仲，吳禎福.實用英語寫作［M］.外語教學與研究出版社，1997年3月第1版.
關鍵詞:拒信;言語行為;對比研究;跨文化
中圖分類號:H0-0 文獻標識碼:A文章編號:1005-5312(2010)05-0072-02
一、引言
言語行為理論首先由奧斯汀提出,經塞爾修正發(fā)展成為語用學研究的重要理論(何兆熊,1999)。塞爾在奧斯汀的基礎上區(qū)分了五種言語行為類型:斷言式言語行為(assertives),指令式言語行為(directives),承諾式言語行為(commissives),表態(tài)式言語行為(expressives),宣告式言語行為(declarations)。(施兵,2006)
跨文化的對比分析(cross-cultural analysis)著重于不同社會文化中語言應用的對比分析,目的在于揭示不同文化背景中語言應用的相同和差異之處,解釋在跨文化交際中語用失敗的原因(俞如珍,1997)。
本文從言語行為和語篇的角度出發(fā),對兩封英漢拒信進行跨文化的對比分析。旨在發(fā)現(xiàn)英漢拒信中言語行為的差異并對此從跨文化角度作出解釋。
二、實例分析
英文拒信來自聯(lián)合利華,中文拒信則來自華為慧通。
Dear Mr. xx,
(1)Thank you for giving us the opportunity to review your resume and qualification.
(2)We regret to advise you that your application has not been successful on this occasion, due to keen competition as well as the high and precise selection standard associated with this management trainee recruitment.
(3)Please understand that this is not a negative evaluation of your accomplishment, but rather a reflection of our unique hiring needs.
(4)Thank you very much for your interest in Unilever.
(5)We wish you every success with your future career.
Best Regards,
Management Trainee Recruitment
Unilever China
November, 2005
尊敬的##同學:
(1)首先感謝您積極參加華為慧通的招聘活動。(2)我對您審批未通過表示遺憾。(3)干部部有一個審批的標準,我建議您仔細考慮一下在您應聘過程中的每一個環(huán)節(jié),可能就是因為一句話講得不好,或是簡歷中一個細節(jié)您沒有注意到,而導致您審批沒有能通過。(4)其次,這次沒有進來,也不見得就是壞事,塞翁失馬,焉知非福。(5)我相信以您的能力,在任何一家公司都會工作地很出色。(6)我建議您第一份工作去一家規(guī)范一點的公司,學一些過硬的技術,不要過多地考慮薪水和勞動強度的問題。 (7) 最后,如果您將來有意,還可以再次應聘。(8)HW的大門永遠向優(yōu)秀的人才敞開! (9) 再次感謝您對我公司的信賴!(10)祝您新年快樂!學業(yè)有成!
華為慧通人力資源本部
05校園招聘組
2006-01-27
(一)分析
1. 英語拒信的分析
(1)言語行為:該拒信實施了一項言語行為,即宣布一件事情。信中表情行為3個(語句1,2和4),表述行為1個(語句5),指令行為1個(語句3)。
所選策略:表示感謝時采取陳述句,句式是Thank you…。表示拒絕時也采取了陳述句,句式為We regret to…。接下來的輔助行為語解釋了不能錄取的原因。輔助行為語里采取了客觀策略,這樣的策略使被拒絕者不感到尷尬。請求諒解采取了祈使句。祝愿采用了陳述句。
(2)基調:正式,禮貌,真誠
所選策略:采取了語言和非語言的兩種表現(xiàn)形式。
語言形式:稱呼語:Mr. xx。這一稱呼語經常在商業(yè)信函中使用,使信函顯得正式,公事公辦。
人稱:這封信里主要用了第一人稱代詞we 和第二人稱代詞you。“we”的使用讓收信人感受到企業(yè)直接的道歉和祝愿,使信函顯得真誠。同時“we”是用于指稱整個企業(yè),一方面有利于加強拒絕行為的客觀性,降低寫信人因為拒絕他人而可能給自己帶來的麻煩,另一方面也使收信人和企業(yè)之間產生一種距離感,感到自己和企業(yè)界限分明。
詞語選擇:通篇信函都沒有使用情態(tài)動詞。沒有情態(tài)動詞使語氣顯得堅決和肯定,同時也使信函顯得更加公事化。
句式選擇:該信的句式都顯得非常地程式化,并且直截了當。
非語言形式主要體現(xiàn)在信函的格式上。該信嚴格遵守商務信函的格式,商務信函所要求的部分全部包括。
2.漢語拒信的分析
(1)言語行為:該拒信實施了兩項言語行為,即宣布一件事情和提出建議。具體來說,信中表情行為4個(語句1,2,9,10),表述行為4個(語句4,5,7,8),指令行為2個(語句3和6)。
所選策略:所有的言語行為都選用了陳述句來實現(xiàn)。語句2表面上是表情行為,其言外之意是告知應聘者他已被拒絕接收。采取這樣的策略比采用直接表述更能使語氣委婉,充分考慮到應聘者的心情。在語句3中,寫信人提出了被拒的原因,其中包括客觀原因和主觀原因,在這里寫信人更偏向于采取善意的批評教育策略來進行拒絕。這種策略主要用于上級對下級的拒絕。
(2)基調:禮貌,謙恭,親切,教導性強
所選策略:采取了語言和非語言的兩種表現(xiàn)形式。
語言形式包括采用了以下一些策略:稱呼語:尊敬的XX同學。一方面,由于“尊敬”二字,使該信顯得禮貌。而“XX同學”又使語氣顯得親切。
人稱:這封信也是使用了兩種人稱代詞,即“我”和“您”。“我”使收信人覺得該信是由企業(yè)中的某個人寫來的,而非企業(yè)。“我”的使用使該信變得更私人化,使該信顯得親切。而“您”這一敬語的使用則充分體現(xiàn)了禮貌和謙恭。
詞語選擇:該信的詞語如熟人談話般娓娓道來。并且信中安慰部分還引用了一則典故讓應聘者寬心,使信函的基調變得親切。在信中還用到了“可能”這一表示不確定的詞。該詞的使用更降低了信件的商業(yè)性質,使信函變得親切。
句式選擇:除了表示感謝的語句較為程式化外,其它部分,尤其是提出建議和安慰應聘者時顯得隨意。
非語言形式主要體現(xiàn)在信函的格式上。該信采用了商務信函的格式。
(二)英語拒信和漢語拒信的對比
言語行為方面的差異。英語拒信實施了一種言語行為,漢語拒信則實施了兩種言語行為,多了提出建議這一內容,指令行為也比英語拒信多了一個。
為實施言語行為所采用的策略方面也有差別。英語拒信中使用了陳述句和祈使句,而漢語拒信中只使用了陳述句。英語拒信中的拒絕行為采取了客觀策略,而漢語拒信中則采取了善意的批評教育策略。在表述拒絕行為時,在英語拒信中直接給出拒絕,而漢語拒信則婉轉地表達出來。
基調方面的差異表現(xiàn)為:這兩封信的基調都表現(xiàn)出禮貌。但是英語拒信更表現(xiàn)出正式和公事公辦的基調,而漢語拒信表現(xiàn)出親切的基調。但字里行間也透露出一種上對下的教導。
從所選的語言策略來看,這兩封信也存在著許多不同之處。第一,稱呼不同。英語拒信中使用的是Mr. xx。這一稱呼語使信函顯得正式。這一稱呼也把應聘者當作一般的社會人看待。而在漢語拒信中使用的是“尊敬的xx同學”。“同學”這一表示身份的稱謂顯出親切但同時也把應聘者當作非一般的社會人看待。第二,人稱不同。在英語拒信里使用的第一人稱是“we”,而在漢語拒信里使用的是“我”。“我”比“we”更有利于拉近寫信人和收信人的距離。在漢語拒信里還用了“您”來表示尊敬。第三,詞語選擇的不同。在英語拒信里所選擇的詞語都比較正式莊重。而漢語拒信里的詞語都比較口語化。并且漢語拒信里還使用了“可能”這一表示不確定的詞語。第四,句式選擇不同。英語拒信的句式都顯得非常地程式化,直截了當。漢語拒信則比較隨意。
從所選的非語言策略來看,這兩封信都是相同的,都采用了正規(guī)的商務信函的格式。
(三)跨文化角度的解釋
文化的差異引起了語言使用的差異。因此在解釋英語拒信和漢語拒信的異同時要考慮文化的因素。
首先,中華傳統(tǒng)文化非常崇尚“集體主義”的道德觀念。“集體主義”最突出的表現(xiàn)就是注重人與人之間的關系和諧。在中華民族的傳統(tǒng)文化中,“拒絕”別人或多或少含有對他人不禮貌的含義。因而中國人在拒絕他人時都非常注意言語措辭。如在漢語拒信中使用了敬稱“您”,并且委婉地傳達出拒絕的信息。基調方面漢語拒信多了“親切”也是由這種文化觀念決定的。
其次,“集體主義”文化另一個突出的表現(xiàn)是人們普遍承認較大的權力距離。這些都有別于“個人主義”社會所崇尚的人人平等。這一文化差異在兩封信件中體現(xiàn)了出來。例如在漢語拒信中指令行為較英語拒信多。在基調方面,漢語拒信也帶有教導的語氣。而“同學”的稱呼更是預先設定了地位的不平等。英語拒信中的“Mr.XX”的稱呼則把應屆畢業(yè)生置于平等的地位。
最后,商業(yè)文化的差異也導致信件出現(xiàn)異同。商業(yè)在西方社會的成熟發(fā)展使其更注重效率。因此在英語拒信中,從格式到詞語選擇的正式程度比漢語拒信高。
三、結束語
以上的對比分析揭示了兩封信函所遵循的不同的語用規(guī)則。要使交際順利進行,雙方必須跨越文化的障礙,傳達比較一致認同的語用規(guī)則,同時也帶著文化的觀點來理解不同的語用規(guī)則。
參考文獻:
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關鍵詞:外貿英語函電;課程特征;教材
中圖分類號:H319文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)23-0222-03
外貿英語函電是一門融國際貿易業(yè)務知識與英語知識為一體的高層次的應用語言課程,它涉及商務信函的格式和寫作原則,以及進出口業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。它的任務是培養(yǎng)學生運用英語解決國際貿易活動實際問題的能力,使學生了解國際貿易活動中的各個環(huán)節(jié)及其特點,學習和掌握英語在各業(yè)務環(huán)節(jié)中的應用。它要求學生不僅掌握國際貿易的基本原理、基本知識、基本技能和方法,而且能夠撰寫格式規(guī)范的外貿書信。
一、外貿英語函電的課程特征
外貿英語函電作為一種特殊的文體,有著不同于其他文體的特征。傳統(tǒng)的商務信函屬于正式文體,體現(xiàn)在格式規(guī)范、要素完備、專業(yè)特征明顯等方面(隋思忠,2007)。隨著國際商務的發(fā)展,現(xiàn)代商務信函已經出現(xiàn)了非正式化的趨勢,表現(xiàn)在詞語選用簡明通俗、樸素無華,句子簡練、言簡意賅,語氣上越來越接近口語表達方式。
作為一門英語寫作與外貿實務相結合的綜合型課程,外貿英語函電在語篇、詞匯、文體、實用性及學科交叉性等方面都有自己獨特的特征。
(一)語篇特征
外貿書信最大的特征就是格式規(guī)范。具體來說,外貿書信的格式有全齊頭式(full-blocked format)、齊頭式(blocked format)、半齊頭式(semi-block format)和縮行式(indented format)。由于全齊頭式的信函各部分內容都從左邊空白處寫起,用起來方便省事、快捷高效,是目前使用最廣的書信樣式。
外貿書信的內容格式也比較嚴格。外貿書信的組成部分可分為必備部分(standard parts)和任選部分(optional parts)。 必備部分是任何一封外貿書信所必須具有的,包括:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾套語、簽名。任選部分是根據具體的商務活動需要添加的部分,包括:信函編號、事由、經辦人代號、附件、抄送、附言。
(二)詞匯特征
外貿英語書信有別于其他英文書信的一個特點就是它涵蓋了大量的專業(yè)詞匯,從而增加了教師和學生在教學兩方面的難度。撰寫外貿英語信函要求言簡意賅,切忌模棱兩可。學習該門課程應該準確把握詞語的含義及使用背景。
外貿英語書信針對不同的對象,采用的開頭方式各不相同。具體如下:
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Wang, 表示寫信人知道收信人的姓名和性別
Dear Sir,/ Dear Madam, 表示寫給一位有具體職銜的人,而且寫信人知道收信人的性別
Dear Sir or Madam, 表示寫給一位有具體職銜而且寫信人不知道其性別的人
Dear Sirs, 表示寫給一家公司,沒有明確的收信人
(Bilbow, G.T.,2001:3)
由于外貿英語屬于一種公文函電性質,行文時為了避免個人主觀色彩,言辭之間杜絕使用第一人稱代詞單數(shù),第二三人稱代詞的單數(shù)形式也基本不用,而且與之相對應的名詞也多用復數(shù)。這樣,可以突出公函中“公”的意義(孟廣君,2000)。如: We have seen your advertisement in the Trade Dictionary No.2.
(三)文體特征
一份好的商業(yè)書信應體現(xiàn)出語言自然精煉、行文流暢、可讀性高的文體風格(Bilbow, G.T.,2001)。在撰寫商業(yè)書信時,除了要注意格式規(guī)范外,還應注意所使用的語言必須自然精煉,同時避免語言的單調,力求使語言結構富于變化。
(四)實用性特征
外貿英語函電是一門實用性很強的課程。前文提到,外貿英語函電是一門融國際貿易業(yè)務知識與英語知識為一體的高層次的應用語言課程,這就要求學生不僅要有扎實的語言基本功,還應該通過具體操作來熟悉進出口業(yè)務的各個環(huán)節(jié),理解相關的業(yè)務知識,訓練英語表達的技能(隋思忠,2007)。
(五)學科交叉性
外貿英語函電不同于其他課程的一個特點是其不僅涉及英語和進出口業(yè)務的各個環(huán)節(jié),還涉及到與進出口業(yè)務有關的保險、銀行業(yè)務、經濟法等。這在一定程度上增加了教師和學生在教學兩方面的難度。
二、外貿英語函電教學中的主要問題
雖然外貿英語函電課程是商務英語專業(yè)、國際貿易、國際金融、涉外文秘、國際商務(國際郵政通信方向)等專業(yè)的一門重點課程,然而,目前的外貿英語函電課程教學效果卻令人很難滿意。具體來說,主要有以下問題影響了該課程的教學效果以及學生的學習效果:
(一)教師因素
外貿英語函電這門課程的性質和語言特點決定了教師必須首先具備以下兩種素質:一是擅長普通英語寫作教學,具有扎實的英語基本功;二是熟悉外貿業(yè)務。合格的英語教師應將教學與實踐相結合,既能傳授學生語言知識,又能針對外貿業(yè)務的各個環(huán)節(jié)講授外貿知識。然而,目前的外貿英語函電教學卻存在兩個極端:一是將外貿英語函電作為英語精讀課或者英語泛讀課進行講授,在課堂上全部用英語講課,對外貿業(yè)務各個環(huán)節(jié)的知識卻語焉不詳或者一知半解;二是將外貿英語函電看作純粹的專用英語(English for Special Purposes,簡稱ESP),由熟知外貿業(yè)務及知識的老師上課。這些老師在課堂上注重對外貿知識的講解,而忽略了對學生英語基礎的了解以及對英語基礎知識的鞏固。
(二)學生因素
外貿英語函電是英語寫作與外貿知識相結合的一門綜合性、高層次的應用語言課程,對學生的英語基礎要求很高,同時要求學生了解外貿知識。因此,一旦學生英語基礎差,對外貿知識一無所知,就容易對外貿英語函電這門課程產生畏懼心理,進而嚴重影響他們學習的積極性以及學習效果。
(三)教材因素
目前,國內關于外貿英語函電方面的書籍種類繁多,內容各異。他們的一個共同點是大多以英語講解為主,漢語譯文或者注釋不多。對于中國學生來說,全英文的書籍固然有利于提高英語學習的效果,但無形中也增加了學習的難度,也就很難激發(fā)學生學習的興趣和積極性。對專科生而言,教材的選擇應該堅持“學了有用、學了夠用、學了能用”的原則。
三、建議與對策
要擺脫外貿英語函電課程目前面臨的問題,筆者依據對外貿英語函電課程的教學實踐,提出以下建議和對策以供探討。
(一)提高教師的綜合素質
作為外貿英語函電課程教學活動的組織者與實施者,教師自身的素質對這門課程的教學效果及學生的學習效果起著至關重要的作用。具備扎實的英語基本功是對教師的基本要求。同時,由于外貿英語函電是一門專業(yè)性很強的課程,具有學科交叉性,因此,承擔外貿英語函電課程的教師應該對經濟、市場營銷、保險、金融、國際貿易、組織行為學等領域的知識有所了解,清楚各領域的理論結構,熟悉商務活動的程序及需要注意的問題(王伶,2008)。具體來說,教師應該從以下幾方面提高、拓展自身素質。
1.充分利用網絡資源,豐富教學內容
隨著計算機技術日趨成熟,當今社會已經進入網絡不斷普及、信息日新月異的全新時代。網絡也為教師提供了豐富的教學資源與學習資源。就外貿英語函電課程而言,筆者在教學過程中就通過網站查閱了大量的相關資料,如國際貿易網(http: //省略/)、世貿人才網(http: //class.省略/class322_16579.shtml)、學習電子商務(http: //省略/)、外貿(http: //省略/)、中國英語網(http: //省略/)等。通過上網,筆者不僅加深了自己對外貿知識的掌握,同時也豐富了教學內容,提高了教學效果。
2.視野開闊
由于外貿英語函電自身的特點,承擔外貿英語函電課程的教師不僅應該熟悉商務英語專業(yè)的專業(yè)教學計劃,了解學生外貿知識水平,與商務英語專業(yè)其他課程老師進行交流溝通,以人之長補己之短。同時,應該了解相關的法律法規(guī)以及國際貿易中的一些通行做法。比如,《跟單信用證統(tǒng)一慣例――2007年修訂本,國際商會第600號出版物》(簡稱“UCP600”)、SWIFT信用證(cf. 徐美榮,2007:152)、《2000年國際貿易術語解釋通則》、形式發(fā)票、補償貿易等。
就教學內容來說,教師不應該只著眼于外貿英語函電、商務英語函電、涉外經貿函電、對外商務函電之類的書,同時也應參考外貿英語口語、英文書信、外貿知識等方面的書。筆者在教學過程中,以隋思忠的《外貿英語函電》(第二版)為教材,同時參考了田翠欣與張付憲(2007)編著的《外貿英語口語》以及外語教學與研究出版社2001年引進的Grahame T Bilbow 的《朗文商務致勝英文書信》。
3.提高對語言的駕馭能力
承擔外貿英語函電課程的教師不僅應該有扎實的英語基本功和外貿知識以及流利的英語口語,還應該不斷提高自己的漢語表達能力。教師應該能夠熟練地用英語和漢語表達自己的思想,在課堂上努力做到駕輕就熟、深入淺出、旁征博引,激發(fā)學生學習積極性,提高學習效果。
4.提高自身的文化素養(yǎng)
學習一種語言,不僅要學習它的詞匯和語法,還應該學習它的文化。作為一門語言課程,外貿英語函電必然要求老師準確把握詞匯的文化內涵,理解外貿過程中的文化差異,并引導學生認識到這種差異,從而用地道的英語從事外貿業(yè)務。
5.不斷改進和豐富教學方法
筆者在教學過程中采用了理論講解與模版分析相結合的辦法。具體來說,就是首先講解理論知識,然后分析相應的外貿英語書信。比如,在講解“建立業(yè)務關系”一章時,首先講解建立業(yè)務關系的步驟、途徑和方法,然后講解相應的書信。建立業(yè)務關系的完備步驟有:告知對方如何得知其情況;自我介紹;表達與對方建立業(yè)務關系的愿望;期待對方早日回復。同時,在信中要充分表達自己的誠意,講明自己的優(yōu)點。下面一封信講述的是貿易雙方的初次接觸。
Gentlemen:
Being one of the largest importers of Chinese arts and crafts in this city and shall be pleased to establish business relations with you.
At present, we are interested in your products, details as per our Inquiry Note No. 618 attached, and shall be glad to receive your keenest quotation as soon as possible.
Yours truly,
該書信開頭介紹自己,講明自己是當?shù)刂袊に嚻返闹饕鰠^(qū)商之一,然后告知對方愿與對方建立業(yè)務關系,最后表示期待對方早日復函。
教師在實際教學過程中,還可以利用現(xiàn)代化教學手段,如多媒體教學、網絡教學等。同時,教師在有條件的情況下,還可以強化實踐性教學。
(二)完善學生知識結構,提高學習效果
1.轉變學習方式,學會自主學習
學生要積極發(fā)揮自身主動性,提高自學能力,加強對各類相關知識的收集、消化與吸收,豐富自己的知識體系,完善自己的知識結構。教師要促進學生自主學習,使學生能夠自己去探究、研討,使他們的身心全部投入到學習活動之中。學生要轉變觀念,由“要我學”變?yōu)椤拔乙獙W”。
2.擴展學習場所,豐富學習資源
隨著網絡的發(fā)展與普及,網絡資源已成為教材之外教師與學生獲取知識的最重要的來源。因此,學生在學習過程中,應該充分利用網絡資源,實現(xiàn)學習場所由課堂延伸到網絡,學習內容由教材延伸到網絡資源,積極主動地上網查詢各類與自己專業(yè)發(fā)展相關的信息。
3.打好英語基礎,加強外貿知識的學習
英語基礎較好的學生可以從閱讀英漢對照的外貿知識入手,看懂外貿英語書信,然后逐步寫出格式規(guī)范、語言自然簡練的外貿英語書信。英語基礎較差的學生可以從閱讀漢語的外貿知識入手,然后在看懂英漢對照的外貿知識和外貿英語書信的基礎上,嘗試寫作外貿英語書信。總之,學生應在打好英語基礎的同時,加強外貿知識的獲得與學習,逐步掌握外貿英語寫作的特點,最終寫出格式規(guī)范、語言自然簡練的外貿英語書信。
(三)改編現(xiàn)有教材,滿足教學需要
1.完善現(xiàn)有教材體系與內容
教材的編寫非一日之功。因此,以現(xiàn)有教材為基礎,對其進行改編理應成為青年教師的基本能力。教師可以結合自身教學實踐,依據教學大綱,從學生實際水平出發(fā),參考國內各類外貿英語函電類書籍以及其他一些相關書籍,以某一本教材為基礎,對其進行必要的修改與補充。筆者在教學中使用了隋思忠(2007)編寫的《外貿英語函電》。該書的優(yōu)點在于對常見的外貿術語及外貿英語書信中的常見句子給出漢語注釋,同時從實用角度出發(fā),設計了大量練習題,以提高學生的實際動手能力。該書的不足在于對外貿業(yè)務的各個環(huán)節(jié)所列書信偏少,學生難以深入全面地理解外貿業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。因此,筆者將徐美榮(2007)編寫的《外貿英語函電》中關于外貿業(yè)務各個環(huán)節(jié)的書信打印出來,分發(fā)給學生。在講完每一個外貿業(yè)務的環(huán)節(jié)之后,對這些書信予以講解,并結合隋思忠的《外貿英語函電》中的練習進行鞏固,力求使學生深入全面地理解外貿業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。
2.英漢語結合
教材的選取與編寫都應該考慮到教材的對象是母語為漢語的中國學生。母語對外語的學習有很大影響,因此,外貿英語函電類的教材及書籍應該提供一定的漢語介紹與評注。筆者認為,在編寫教材時應該用漢語對外貿知識進行必要的介紹并對外貿英語書信進行必要的漢語注釋。這樣做可以激發(fā)學生的學習興趣,有效降低學習的難度,從而提高學生的學習效果。
3.理論與實踐相結合
外貿英語函電是一門實用性很強的課程,因此在講解每一個外貿環(huán)節(jié)時,除了理論知識之外,還應該有足夠的實踐練習,讓學生學以致用,掌握每一個外貿環(huán)節(jié)及其對應的信函的寫作。比如,“銷售合同”一章,隋思忠編寫的《外貿英語函電》除了對合同的每一條款給出漢語注釋外,還專門設計了填制合同練習,讓學生切實掌握銷售合同的撰寫。
四、結語
外貿英語函電課程內容豐富,特征鮮明,對教師、學生、教材都有很高的要求。作為新時代的教師,尤其是青年教師,應該充分利用網絡及其他媒體豐富自己的專業(yè)知識,提高自身的文化素養(yǎng)。在實際教學中,積極改進教學方法,完善教學模式。同時,應該結合自身教學實踐,對現(xiàn)有教材進行改編,逐步形成自己的教學體系。教師應該突出實用性應用能力和專業(yè)性技能的訓練,致力于培養(yǎng)具有熟練專業(yè)技能、較強實踐能力和良好職業(yè)素質的高等應用型外貿人才(馬列展、徐娜,2007)。
參考文獻:
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關鍵詞:商務英語函電 5C’s原則寫作
中圖分類號:G64文獻標識碼:A 文章編號:1007-3973 (2010) 03-167-02
1引言
當前全球一體化和經貿全球化的進程日益加快,中國與世界各國之間的交流和經貿活動日益頻繁,英語作為國際商務的主要工作語言的使用頻率也越來越高。商務英語函電作為與外商溝通與談判的書面方式,在對外經貿活動中具有非常重要的作用。專業(yè)的商務英語函電能夠有效地促成成功的經貿交流和合作。因此,培養(yǎng)學生商務英語書面溝通與交流的技能、寫出專業(yè)的商務英語函電,在商務英語函電的教學中至關重要。
2專業(yè)的商務英語函電的語言特征
要指導學生寫出專業(yè)的商務英語函電,首先要讓學生了解一封出色專業(yè)的商務英語函電具有的特征。目前,學生們在進行商務英語信函寫作時存在以下幾個方面的問題和誤區(qū):第一、書寫信函時長篇大論,在擬寫商務英語信函時用很長的篇幅和復雜的句式進行寫作。第二、信函的重點不清晰,沒有將主要事項凸顯出來。第三、用詞用句不準確,產生歧義甚至誤會。第四、格式不規(guī)范,沒有通過信函樹立專業(yè)高效的形象。第五、沒有注重信函寫作的禮貌原則,不能在信函中體現(xiàn)尊重和誠意。上述五個方面制約了學生們擬寫出專業(yè)的商務英語函電,難以實現(xiàn)與外商有效的溝通與交流。商務英語函電不同于普通的信函,一封出色的商務英語信函主要具有以下五個方面的語言特征:Clear (清楚的)、Concise (簡潔的)、Courteous (禮貌的)、Complete (完整的) 和Correct (準確的)。
3按照5C’s Principles (5C’s原則)擬寫專業(yè)的商務英語函電
上面所提到的專業(yè)的商務英語函電的五個方面的特征,可以提煉為商務英語信函寫作的5C’s Principles (5C’s原則)。在教學中不僅應解釋說明每一條原則的特點,而且要通過具體的例句采用比較對比的方法讓學生理解如何在實際寫作中運用這五條原則并且掌握寫出高效的商務英語函電的方法。
(1)5C’s原則之一:Clear (清晰的)
書寫商務英語信函,語言要清晰才能確保信息被對方成功接收,取得交流的成功。語言清晰是指在寫作時應避免籠統(tǒng)、模糊的詞語或句子,寫作的意思表示應清楚明白。
[原稿] Does wholesale have a positive impact?
[修改稿] Does wholesale increase our profits?
[原稿] This will give us enough time to reach some meaningful conclusions.
[修改稿] This will give us enough time to determine our budget.
(2) 5C’s原則之二:Concise (簡潔的)
用詞方面,應采用簡單的或少的詞語來表達;用句方面,如果可以用一句話就能表達清楚的句子,在商務英語函電中就不應用兩句話來表達。
[原稿] At this point of time
[修訂稿] At this time
[原稿] Although it is our policy to accept returned merchandise that is in good condition, returned merchandise that is not salable cannot be accepted.
[修訂稿] We accept merchandise that can be sold.
另外,在商務英語函電的寫作中應避免使用華麗的詞句或夸張的詞句。
[原稿] Cogitate upon
[修改稿] Think about
[原稿] The contract enclosed herewith requires your signature before it can be executed and should be directed to the undersigned.
[修改稿] Please sign the contract enclosed and return it to me.
此外,在寫作中還應注意避免重復冗長字句的使用。
[原稿] Consensus of opinion
[修改稿] Consensus
[原稿] Fiscal financial year
[修改稿] Fiscal year
(3) 5C’s原則之三:Courteous (禮貌的)
要通過商務英語函電進行成功的交流與談判,就要注意禮貌原則的應用。雖然與收信人通常無法見面,但寫信方能通過信函的語言樹立彬彬有禮的形象,有利于雙方的溝通和交流。在寫作中應多使用“Thank you”、“Will you please…”、“…will be highly appreciated” 等禮貌用語。
[原稿] You are requested to ship our order without any delay.
[修改稿] Your prompt shipment of our order will be highly appreciated.
[原稿] You should send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday.
[修改稿] Would you please send the copy of the Letter of Credit to us by next Tuesday?
另外,應注意避免使用不信任、指責對方或居高臨下的句子, 如:“If what you said is correct…”、“You neglected”、“You forgot”等。
[原稿] If the commodities were damaged in transit, as you alleged, we will be responsible for them.
[修改稿] As you mentioned the commodities were damaged in transit, we will be responsible for them.
[原稿] In a company as big as ours, we never take an order of less than 3,000 items.
[修改稿] Please notice that it is our common practice not to take an order of less than 3,000 items.
此外,遵循信函寫作的相關禮儀如及時回信等也是禮貌原則的重要方面。
(4) 5C’s原則之四:Complete (完整的)
商務英語信函應該符合簡潔的原則,但是在使用簡潔用語的同時應注意信函的意思表示應該是完整的。當談到一個具體問題的時候,應該將與該問題相關的已知信息在信函中描述完整。
[原稿] We have established through our bank a L/C in your favor.
[修改稿] We have established through our bank a L/C in your favor.
The copy of L/C will send to you by fax tomorrow morning and the L/C will remain valid until June 8.
上文是以書寫給客戶開辦信用證的函電為例,我們不僅應該告知對方信用證已經開好,而且應該在信函中告知對方關于信用證的相關信息,將已知信息完整地表達。
在實際寫作中我們可以按照5W Rule(5W規(guī)則)來驗證是否將一個具體問題描述完整。5W Rule 包括了What(什么事件), When(時間), Where(地點), Who(人物), why(原因)五個方面,在寫作時應進行完整地描述。
(5) 5C’s原則之五:Correct (準確的)
商務英語函電是通過信函進行書面的表達,準確的用詞和用語能夠在客戶面前樹立良好的專業(yè)形象。反之,由于不能準確的使用詞句,將影響寫信人的良好形象。在實踐中,書寫商務英語信函容易犯的錯誤有以下方面。
1) 百分數(shù)、小數(shù)和分數(shù)
在商務活動中,數(shù)值往往是最核心的內容。因此,準確地在商務英語信函中表達數(shù)字是十分重要的。
A 用數(shù)字結合完整拼寫的單詞Percent(“百分數(shù)”)在商務英語函電中表達百分數(shù)。
[原稿] The output value of our company this year has increased by seven %.
[修改稿] The output value of our company this year has increased by 7 percent.
B 當數(shù)值大于1,000時,要使用逗號。正確的使用方法是每隔三位用逗號分隔數(shù)字。
[原稿] The success rate was 98.62 per 1000 units.
[修改稿] The success rate was 98.62 per 1,000 units.
C 如果一個數(shù)值既包括整數(shù)又包括分數(shù),整個數(shù)應該用數(shù)字表示。
[原稿] Our employees worked five and 1/2 days last week.
[修改稿] Our employees worked 5 and 1/2 days last week.
2) 縮寫詞(Abbreviation)
縮寫詞在商務英語函電中出現(xiàn)的頻率很高,要準確使用縮寫詞,不僅要明確如何縮寫而且應知道何時能采用縮寫詞。
A 正式的商務英語信函中, 當星期、月份用于句子中時,不應縮寫。
[原稿] The sample products will be sent to you by the 2nd Tues. in Dec.
[修改稿] The sample products will be sent to you by the second Tuesday in December.
B 計量單位的縮寫詞,如果沒有與數(shù)值連用,不能單獨使用。
[原稿] The $ amount of the budget has been approved.
[修改稿] The $10,000 budget has been approved.
在進行商務英語函電教學時,除了上文所述的5C’s原則,還應注意講授寫作的結構、格式、語氣等方面的知識和技巧,以指導學生擬寫出專業(yè)的商務英語信函。
參考文獻:
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關鍵詞 高考書面表達 題型分析 教學啟示
中圖分類號：G424 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdkx.2017.03.049
Abstract This article mainly from the context setting， proposition form， theme and content， genre characteristics are analyzed in terms of 2007-2016 years of college entrance examination in ten years the National English written expression volume I main characteristics test. Then， according to the requirements of the new curriculum standard for English writing and the concept of English teaching， the author puts forward some suggestions on the teaching of English writing in senior high school.
Keywords written expression of college entrance examination； analysis of question types； teaching enlightenment
0 引言
英Z書面表達作為一種重要的語言輸出形式，它不僅能很好地反映英語語言學習者的語言水平，還能折射出學習者的思維方式、情感態(tài)度和人生價值觀。因此，英語書面表達歷來都是高考必考的內容。
《全日制普通高中英語課程標準》（教育部，2003，以下簡稱《新課標》）對高中學生的英語書面表達能力有六到九個級別的具體的要求。本文主要分析2007-2016年近十年高考英語全國卷I書面表達題型的主要特點，然后根據《新課標》對英語寫作的要求及英語教學的理念提出高中英語寫作教學的建議。
1 2007-2016全國卷I書面表達命題特點
英語書面表達作為語言產出性測試，主要測評學生的英語綜合運用能力。它不僅考查受試者對詞匯、語法、句式結構等語言要素的綜合表達能力，同時也測試他們的語篇組織能力以及邏輯思維能力等。
縱觀近十年的高考書面表達測試題，高考英語全國卷I的書面表達試題通常采用控制性寫作和半控制性寫作。 控制性寫作是指試題對書面表達的內容、文體（主要為應用文）、長度（100字作用）等作了一定的要求和限制，同時又采用半控制性寫作給考生留有充分發(fā)揮的空間，讓考生在所限范圍內適當增加細節(jié)，以使行文連貫豐富。
1.1 情景設置的真實性
從上面的表1可看出近十年的全國卷I都設置了一定的情景。都假設考生是“李華”這個身份，對方要么是外籍教師Peter；要么動物工作人員；房東Mrs. Wilson；大學的Smith； 筆友Peter等等。情景包括：請外籍教師Peter找一個英語筆友；寫給動物工作人員一封信了解美國動物園出生的大熊貓的生活狀況；給房東寫一留言條；邀請某大學的Smith女士來當英語演講比賽評委；在英國學校學習暑期課程，遇到困難，寫一封信書面預約輔導中心幫助；校英文報“外國文化”欄目擬刊登介紹美國節(jié)日風俗和中學生生活的短文，給美國朋友彼得寫信約稿；暑假想去一家外貿公司兼職，已寫好申請書和個人簡歷，給外教寫信，請她幫你修改所附材料的文字和格式等等。這些情景的設置具有一定的真實性和交際性。所設計的情景都有可能考生在將來的工作或生活中會遇到的真實情況。這種試題情景的設置可測試出考生在有限的時間范圍內應該掌握的英語寫作能力，從而保證試題的較高效度。
1.2 情景設置的跨文化交際性
根據交際語言測試理論，交際性試題應當使考生像在真實的語境中那樣進行信息溝通并完成交流任務。因此情景的設置必須具有一定的交際性。說明雙方交際的對象或身份關系、緣由、目的等。并且這十年的書面表達題都涉及到跨文化交際。這種試題情景設置的交際性非常明確，讓考生一目了然，明確各自的身份特征，明確交際的內容，確定用什么樣的語言口氣或語言風格來進行寫作。
1.3 命題形式和內容的規(guī)范性和開放性
縱觀上面的表1可見近十年全國卷1書面表達的命題形式大多數(shù)以提綱的形式出現(xiàn)。規(guī)范性主要體現(xiàn)在書面表達的材料規(guī)定了考生所要表達的主要內容，其語言提示充足而不繁瑣，圖表、提綱、畫面清晰明了，考點簡潔明確。這為考生在有限的時間范圍內規(guī)范答題提供了很好的保證。除此之外，每套試題還有一條詞數(shù)100左右的要求，這些要求在某種程度上保證了評分的信度。
除了其規(guī)定的主要內容外，考生可以圍繞話題情景進行綜合對比、觀察、分析、判斷，充分表達自己的思想、發(fā)揮已有的語言水平，從而保證了試卷的區(qū)分度。
1.4 題材與體裁的相對穩(wěn)定性
從表1中不難看出近十年的全國卷I書面表的命題形式都是嚴格按照考綱來命題的，用漢語提綱或者圖畫等形式提供情景。無論是請外籍教師Peter找一個英語筆友；或者寫給動物工作人員一封信了解美國動物園出生的大熊貓的生活狀況；或是給房東寫一留言條；還是邀請某大學的Smith女士來當英語演講比賽評委；在英國學校學習暑期課程，遇到困難，寫一封信書面預約輔導中心幫助；校英文報“外國文化”欄目擬刊登介紹美國節(jié)日風俗和中學生生活的短文，給美國朋友彼得寫信約稿；暑假想去一家外貿公司兼職，已寫好申請書和個人簡歷，給外教寫信，請她幫你修改所附材料的文字和格式等等。這類寫作難度較低，便于學生在較短的時間內構思成文，突出了寫作的實用性。
1.5 緊扣教學大綱和課標要求
2003 年《普通高中英語課程標準（實驗）》指出：“（1）能用文字及圖表提供的信息進行簡單描述；（2） 能寫出常見體裁的應用文，例如：信函和一般通知；（3） 能描述事件和人物，并進行簡單評論；（4）能填寫有關個人情況表格，例如，申請表等”。近十年的高考英語書面表達題在文體、命題方式、內容和篇幅上都呈現(xiàn)相對穩(wěn)定的命題思路。
2 英語寫作教學啟示
2.1 重視語境教學
語言最本質的功能是交際功能，而書面表達作為語言交際功能的一種形式也必須在真實的的社會情境和文化語境中進行語言信息交流。我國尤其是為了應對高考的英語教學更是長期以來都看重語言形式的學習而比較忽略語境學習的重要性。而語境是掌握英語寫作技能、發(fā)展英語綜合能力的重要環(huán)境。所以在平常的英語寫作教學中應該創(chuàng)造充分的語境，讓語境教學貫穿整個單元的教學中。促使學生創(chuàng)造性的運用所學英語語言進行書面表達或解決問題。最終提高學生的綜合運用語言的能力。
2.2 重視體裁意識的培養(yǎng)
英語寫作的提高除了加強詞匯和句法的基本功訓練外，還應從語篇著手，訓練多種題材和體裁的話題，鼓勵和指導學生多寫多練，突出學習內容的實用性，把寫作當作常規(guī)教學的書面交際活動，使各種應用文體的寫作（如記日記、寫便條、寫信等）成為一種寫作習慣。
2.3 注重跨文化交際的培養(yǎng)
英語作為一門語言學科，是以實現(xiàn)語言交際為最終目的，而高考寫作題型也正是體現(xiàn)了這一目標。所以在平時的寫作教學中要盡量創(chuàng)設各種較為真實的語境，讓學生在模擬現(xiàn)實生活中的各種跨文化交際中不斷提高自己的英語寫作能力。
3 結束語
總之，作為二語習得的一種書面語言輸出形式，高考英語書面表達不僅反映學習者的英語語言水平，還反映了學習者的思維能力、跨文化交際能力以及學習者的價值觀等。具有導向性的高考英語書面表達題型緊扣教學大綱，體現(xiàn)了《新課標》的教學理念。其語言情景設置的真實性、跨文化交際性；主題內容的日趨社會化和開放化；題材和體裁的穩(wěn)定性等都為平常的英語寫作教學提供了很好的指揮棒。教師在平常的英語寫作教學中除了有意識地開展相應的寫作訓練和針對性的寫作指導外，還應注重跨文化交際的培養(yǎng)。
參考文獻
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隨著經濟的發(fā)展，商務英語信函也發(fā)展成為一種交際手段，在商務活動中起著互換信息、商談業(yè)務、傳遞友誼等作用，其撰寫的成功與否對商務活動的順利開展有著極其重要的影響。但是由于商務活動雙方利益存在沖突，因此，有策略地運用委婉得體的語言以體現(xiàn)寫信者對收信者的友好、尊重、體諒等態(tài)度就成為了學習禮貌原則及其運用在商務英語信函中的充分理由。
一、委婉語與禮貌原則
（一）委婉語的含義與功能
委婉語（euphemism）一詞源自希臘語euphemisos，意思是“good speech”(優(yōu)雅動聽的言語)，指用溫和的語氣和含蓄的詞語替代直接冒昧的表達，減少交際雙方的沖突，從而保持良好的人際關系，使交流雙方達到最佳交際效果。
在商務英語信函寫作中，特定語言環(huán)境中的委婉語能避免直接矛盾，為交際雙方留出更多的選擇余地。此外，委婉語在商務信函中的使用能巧妙地表達真摯的感情與由衷的歉意等態(tài)度。因此，委婉表達在商務信函中的使用能使交際達到最大限度的和諧，進而促進貿易活動的順利進行甚至建立長期友好的商務關系。
（二）禮貌原則
“禮貌”是一種普遍的社會現(xiàn)象，它本身是日常生活行為中具有道德或倫理意義的一項行為準則，包括人們?yōu)榫S護和諧的人際關系所做出的種種努力。從理論發(fā)展的角度來看，當以英國語言學家Leech提出的禮貌原則最有影響力。
Leech的禮貌原則是建立在Grice的合作原則基礎之上的。合作原則是指談話雙方在言語交際過程中，為了能互相理解、配合而共同遵守的一些基本原則。Grice將其進一步劃分為四條準則。可是Leech認為人們在言語交際中會故意違反合作原則，以求達到禮貌的目的。于是，他提出在言語交際中要遵守禮貌原則，并效仿Grice將禮貌原則分為六個準則：
①策略（得體）準則：它是指交際雙方的言語要盡量少讓別人吃虧，減少對別人不利的信息。
②慷慨準則：指交際雙方的言語要盡量少讓自己受益。
③贊譽準則：指在言語交際行為中要盡量少貶低別人，盡量多贊譽別人。
④謙遜準則：指在言語交際行為中要盡量少贊譽自己，盡量多貶低自己
⑤一致準則：指在言語交際行為中要盡量減少雙方的分歧，盡量增加雙方的一致。
⑥同情準則：它是指交際雙方應盡量減少雙方的反感，盡量增加雙方的同情。
在這六條準則中，策略準則是最根本的一條，它體現(xiàn)的是使自身受惠最小（受損最大），使他人受惠最大（受損最小）。
禮貌原則從語用角度對語言交際中的禮貌現(xiàn)象進行了深入的研究，它不僅適用于口頭表達，對書面語言的使用也有重要的指導意義。得體的商務信函應該重視對方的觀點，尊重對方的需要，能讓人擁有愉悅的感覺。因此，禮貌原則在商務信函寫作中的應用尤為重要。
二、商務信函的分類
商務英語信函是公文文體的一個實用分支，有其自成一體的風格特征。一般來說，商務信函格式規(guī)范，措辭得體，通常一封函件只討論一個事項，或者是要求建立貿易伙伴關系，或者是推銷本公司的產品，亦或是對對方公司的服務進行投訴與索賠等等。在所有信函中，每個函件作為一個言語行為單位，傳達的信息本身與禮貌的關系各不相同，如在感謝函中，傳達的內容本質上就和禮貌是一致的，而在催款函中，傳達的內容本質上是不禮貌的，要避免正面沖突，取得較好的表達效果，對禮貌策略就有較高的要求，但其最終的目的是激發(fā)對方的交際意愿，確保交際順利進行，以達到發(fā)信方的交際目的。按照Leech對言外行為的分類，可把商務信函相應的分為四類：合作類商務信函、競爭類商務信函、和諧類商務信函和沖突類商務信函：
（一）合作類（Collaborative）
言外行為與禮貌無關聯(lián)，多見于宣布、報告中。適用內容：確認訂貨信、形式發(fā)票、開證通知、裝運須知等。
（二）競爭類（Competitive）
言外行為與禮貌競爭，多見于請求、要求中。適用內容：建立業(yè)務關系、詢價、報盤、還盤等。
（三）和諧類（Convivial）
本質上禮貌，多見于提供、承諾、致謝中。適用內容：接受報盤、續(xù)訂函、道歉函、感謝函等。
（四）沖突類（Conflictive）
本質上不禮貌，多見于威脅、指責、拒絕中。適用內容：拒絕還盤、催款函、索賠函、抱怨及投訴函等。
三、委婉表達在商務英語信函中的應用
根據Leech對商務信函的分類，可以看到：在合作類與和諧類信函中，前者側重于信息的和傳達，后者的言外行為本質上與禮貌是一致的，因此這兩類信函對禮貌原則的順應度比較高，寫信人在撰寫此類商務英語信函時會順應禮貌原則的準則使用委婉表達。而競爭類和沖突類商務函電的言外行為與禮貌是相斥的或在本質上是不禮貌的，這兩類信函對禮貌原則的順應度比較低，更需要寫信人在撰寫信件時注意禮貌策略的使用和委婉表達的應用。以下重點從三個方面對委婉語在幾類商務英語信函中的應用進行舉例分析。
（一）換位思考(You-attitude)用語
商務英語信函中的You-attitude就是讓自己從對方立場出發(fā)，站在對方的角度思考問題，盡量照顧對方的感受，滿足對方的需求，繼而根據對方的需要表達自己的意見。這一標準體現(xiàn)了禮貌原則中的慷慨準則，語言內容使得收信人得益。因此“you”和“your”這兩個第二人稱代詞在商務英語信函中的使用率往往高于其他類代詞。例如：
（1）You will get special offers if you order more than 100 dozens at a time.
（2）a.We can not offer you any refunds for the goods you returned are dirty.
b.You could get a refund if the goods you returned had remained clean.
（2）a句雖合情合理，但是沒有完全采取對方立場。用“I/we attitude”強調“我方”，以自我為中心標準，令對方感覺自己的利益被忽視。而（2）b句則以對方為中心，充分肯定了對方的積極參與，體現(xiàn)了禮貌原則的應用，也是委婉表達法在商務英語中運用的主要方式和特點之一。
當然，采取換位思考的觀念并不是指在所有的場合都使用第二人稱代詞。它的本質是貫穿于商務信函中理解、體貼、尊重對方的態(tài)度體現(xiàn)。因此如果能恰當?shù)厥褂玫谝蝗朔Q，第三人稱甚至非人稱結構同樣也可以表達換位思考的內涵。在拒絕對方請求或是回復對方的投訴或索賠要求時，同樣可以表達出對對方的歉意，顯得禮貌委婉。例如：
（3）We apologize about the delay and will have our shipping department.
此句中第一人稱得到了靈活的運用，該句也體現(xiàn)出了誠摯地為對方著想，將對方利益放在首位的態(tài)度，顯得十分禮貌與體貼，呈現(xiàn)出合作的姿態(tài)。
（4）This is the lowest price and any further reduction is out of the question.
（5）A thorough exam presented that the broken bags were due to improper packing for which the supplies are definitely responsible.
例（4）和例（5）運用了非人稱結構（it，one，etc.），句子的主語既不是寫信人，也不是收信人的第三方。在表達拒絕或指責等態(tài)度時，非人稱結構能將重點轉移到寫信人或收信人所造成的錯誤或后果之上，這樣就避免了人稱代詞的直接指向，減少了雙方的分歧與反感。
（二）虛擬表達的應用
在索賠、拒絕等沖突類商務英語信函中，寫信人通常會避免直抒己見，而是使用虛擬手法，采用客氣、委婉的語氣去表達自己的意愿、請求或建議，把不滿的情緒間接地轉化為遺憾或驚訝，淡化了直接陳述句里的否定、批評等含義。常用情態(tài)詞should，would，could，might代替shall，will，can，may。如：
（6）We should be thankful if you would help us with your ideas.
（7）a.We would suggest that for this particular order you let us have a D/D.
b.We want you to let us have a D/D.
在例（7）a中，動詞suggest引導的賓語從句采用虛擬語氣為收信方提供了很好的意見，其溫和的表達方式給對方留下了美好的印象。而（7）b中的表達語氣過于強硬，暗含不管對方接不接受都必須那樣做的意思，這樣會使對方不高興，感覺受到要挾，最后要達成貿易也就比較困難了。
此外，if引導的假設條件狀語從句會使主句表達的內容呈現(xiàn)出試探性，因此使用if引導的條件句在向對方提出要求或是建議時會顯得非常客氣,從而要求也會容易為收信方所接受。例如：
（8）We shall be pleased if you investigate the case as urgent and let us know the reason.
而if引導的虛擬語氣句子多用于表達主觀愿望和虛擬假想的情況，因此多用于表達要求、建議或是命令，這樣的運用會使語氣婉轉含蓄。例如：
（9）We shall be much obliged if you would keep the packages until called for by the local agents of Pacific Transport Ltd.
（三）被動式語句的采用
在商務英語函電的寫作中，當寫信方想要指出對方的某些不當或欠妥之處或希望對方為其做某事時，往往會采用被動句的表達。因為用主動表達常有譴責對方的感覺，而用被動句，由于動作的執(zhí)行者或施為者已經弱化到可以忽略不提的地位，因此顯得溫和禮貌得多，使收信方更容易接受。正因為如此，寫信方經常使用被動式語句來含蓄地強調收信方應該按合同或協(xié)議所承諾的義務和職責等。例如：
（10）We are compelled to express our disappointment at finding the goods contained in your shipment not up to the agreed standard.
（11）A very careless mistake was made during the course of shipment.
（12）a.Upon inspection，it was found that the total content had been short-delivered by 2 tons.
在索賠、理賠的交易過程中，商務信函多用被動式語句來呈現(xiàn)事實，這樣既巧妙地避免了對對方直接的指責，又減輕了收信方的利益損失，也減少了雙方的分歧與反感。如果把上述句子中的意思表達成：
b.Upon inspection, we found that you had short-delivered the consignment by 2 tons.
這樣一來，站在收信方的角度，寫信方明顯是在指責其出了錯。因此，為了雙方的長遠合作，這種表達顯然是非常不合適甚至是不禮貌的。
四、小結
通過分析禮貌原則在上述四類商務信函中的運用，我們發(fā)現(xiàn)，委婉表達在商務信函中的恰當運用能減少交際雙方的沖突，對建立及促進融洽的商務合作關系起著舉足輕重的作用。因此在商務英語信函的教學中我們要注重結合語言學理論，尤其是其中的語用學原理，使學生意識到將禮貌原則應用在不同類別的商務英語信函寫作中的必要性。使他們不僅能掌握好專業(yè)的英語知識，還能注重完善語言的表達技巧和方式，從而寫出地道、得體的商務英語信函，切實地提高其專業(yè)的實際應用能力。
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文章中心句是整個文章的主題和寫作圍繞的中心，通常應該放在段落的開端，這樣一方面能夠讓閱卷老師一眼看出文章表達的主旨意思，起到開門見山的作用;另一方面可以使文章條理層次更加清晰，邏輯性強，文章的整體結構合理。中心句在作文中可以起到承接上下文的作用，放在段尾也可以起到總結全文的作用。這一方法對于寫作初學者來說還是有一定困難的，因此在六級考試中，為了減少不必要的錯誤和損失，大家盡量將中心句放到文章的
開頭以保萬無一失。
關鍵詞要具體
文章的中心句一般是通過關鍵詞來表現(xiàn)和限制文章的主旨思想的，所以為了突出主題，關鍵詞需要盡量寫得具體些。這里對“具體”的要求主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是要具體到能限制和區(qū)分文章段落層次的發(fā)展;另一方面是要具體到能說明段落發(fā)展的方法。精確仔細地突出關鍵詞是清楚地表達文章主旨、寫好段落中心句的重要前提之一，這對考生來說有一定難度。
設問擴充內容
中心句及關鍵詞確定后，文章的大概框架已經清晰了，這時候就需要選擇和主題有關的信息和素材來填充這個框架。實質上，針對關鍵詞測試每一個所選擇的素材就是一個分類的過程。有一種常用的行文方法就是句子展開前加以設問，然后解答，即設問-解答(why-because)的方法，利用問題引出自己需要的話題再加以解答表現(xiàn)自己的觀點，同時緊緊圍繞主題。
審題時
注重“讀”、“看”“發(fā)揮”等技巧
因為不同的寫作題材，人物、時間、寫作重點也不相同。趙娜老師就結合常見的四類題型，介紹了寫作時的注意事項及技巧。
以圖表提供情景的，要以“讀”為主。讀懂圖表中的數(shù)據、時間、編碼、序號以及相互間的變化關系，并對信息分析、推斷、篩選、概括;注意內容的準確性，尤其是數(shù)據、時間不能錯。
以圖畫提供情景的，要以“看”為主。細心觀察圖中的人物、景物、文字、環(huán)境、數(shù)字等，弄清寫作意圖，通過分析把握邏輯聯(lián)系，找出主題并借助所給文字，把圖中信息轉化成文章。“但要注意，文章不能停留在圖畫的淺層表面，要表達出提供情景的意圖和內涵。”趙老師提醒。
以提綱提供情景的，重在“發(fā)揮”。寫作時把這些提綱加以發(fā)揮，注意遣詞造句的靈活性和語法規(guī)則的正確性，文章要覆蓋各個提綱的要點。
以書信格式提供情景的，注重“格式”。要明白英文書信格式與中文有所不同。正確的格式是：信紙右上角是寫信人的地址和日期，地址按從小到大順序排列，左邊頂格寫收信人姓名，然后寫正文、祝愿、寫信人簽名。
動筆前
審題、圈要點、列提綱、定基調一個不能少
“在動筆做題前要心里有數(shù)，這樣才能不至于走彎路。”趙娜說，尤其要在審題、圈要點、列提綱、定基調這幾方面，做足功課，然后才能事半功倍，易得高分。
審題目要切中題意。審題要審格式、體裁、人物關系、故事情節(jié)、主體時態(tài)、活動時間、地點等。看清題目要求后，在腦中構思框架或畫面，確定中心思想。
圈要點防止遺漏要點。要點是給分的重要因素。要充分發(fā)揮觀察力，把情景中給出的要點逐條列出。
列提綱為寫作做好準備。根據短文的中心思想，將主要句型、關鍵詞語記下，形成提綱。
定基調。即定出時態(tài)、人稱、順序、開頭、結尾。
寫作中
做好“七要素”準能得高分
“做好兩大方面的準備后，就可以寫作了。”趙老師說，即使成績一般的學生，只要熟練把握以下七點，一般可得高分。
避免使用漢語式英語。盡量用自己熟悉的句型。幾種句型可交替使用，避免重復和呆板。
多用有變化的簡單句型。可多用陳述句、一般疑問句、祈使句和感嘆句。不用或少用非謂語或情態(tài)動詞等復雜的句型。
靈活運用語法、句法知識。語態(tài)、時態(tài)要準確，主謂語一致，注意人稱代詞的賓格形式，注意冠詞用法、拼寫、標點、大小寫等。
描寫人物生動具體。如：外表特征tall，short，fat等;服飾顏色red，yellow，blue等;內心境界glad，happy等;感情描寫love，like等;動作描寫come，get等。
上下文連貫。這是評分的一條原則。要把寫好的句子根據故事情節(jié)，事情發(fā)生的次序，使用表示并列、遞進等過渡詞，使文章連貫、流暢。(表示過渡的詞如：并列關系的and，as well as等;轉折關系的but，yet等;時間關系的when，while;因果關系的so，as a result等;目的的in order to，in order that等;列舉的for example，such as等;總結性的in general，in all等。
關鍵詞：初中生；英語成績；興趣教學法
中圖分類號：G633.41文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2012）06-0144-01
1.要深化興趣教學法
托爾斯泰說：“成功的教學不是強制，而是激發(fā)學生的興趣”。
1.1 情境教學法是興趣教學法的最好體現(xiàn)。比如在學習一些實際事物詞匯的時候，如牛奶、橘汁、梨汁、香蕉、面包之類的詞語，就可以設計多個場景來講解和練習。場景一即顧客與商家的買賣過程，場景二即就餐者與餐廳侍者之間的服務與被服務過程。通過類似的對話練習，可以使學生輕松掌握詞匯，并掌握相關會話。
1.2 游戲教學是興趣教學法中的經典之作。比如教授詞匯知識的時候，可以用比劃猜詞的游戲來鞏固學生對詞匯的掌握，又如講授課文知識的時候，可以用小組競爭游戲來促進學生之間的合作與競爭。在平時小測驗的內容上，也可以適當有興趣題目的出現(xiàn)，比如填字游戲或者猜謎游戲等。
2.鼓勵合作
2.1 互學互用。教師設計了amapof our classroom，讓學生展開小組討論，找出有幾條從學校通向電影院的路，每組至少找出2-3條路線，不可有重復，有人負責設計路線，有人負責記錄，有人負責表演，做到人人有事做，個個成為課堂上的主人。這是在一定情景下的意義性操練，學生在競爭和合作中活用語言，提高語言的感悟力，使學生在不知不覺中實現(xiàn)知識和能力的轉變。互學互助環(huán)節(jié)通過多層次、多梯度的練習，全方位地提高學生的語言技能，從而使學生能夠更好地模仿、體驗、實踐和運用語言。
2.2 導學導練 ①出示一份請柬或邀請函，問學生是否知道這種文體的格式，鼓勵學生思考或討論寫信的目的，不同的目的有不同的文本格式。②教師總結邀請函的書寫格式以及可能包括的附件：開始語、結束語、正文、簡略地形圖、附加路線指南。
3.科學記憶單詞
一般地說，理解越深刻，記憶越牢固。為此，我們在英語教學中必須把單詞的音、形、義、用法等內容全面告訴給學生，使其在理解的基礎上記憶，從而提高記憶效率。同時，教師還可以通過對同義詞、近義詞、反義詞的辨析，同音異形詞、詞類轉換、單詞的比較歸納等方式，加深學生對單詞的理解，以此來提高記憶效率。
3.1 發(fā)散記憶法。也叫多元記憶法、聯(lián)想記憶法，就是利用多元思維方法，全方位認知單詞，實現(xiàn)初次記憶，然后在腦海中多角度多層次地立體再現(xiàn)單詞，從而實現(xiàn)“二次記憶”，通過聯(lián)想記住本詞根相同、相近的各種單詞、詞組或短語。英語單詞一般平均有三個左右的派生詞，如果我們記住了一個常用單詞，就可以通過發(fā)散記憶法記住3~4個英語單詞，從而提高記憶效。
3.2 分解單詞記憶法。就是利用單詞構成知識對單詞的組成部分進行分解，找出其組成規(guī)律，按其組成規(guī)律記憶單詞。如對于單詞indifferent，可以分解為in(前綴)+ dif(前綴)+ fer(詞根)+ ent(后綴)。通過分解，找出了單詞的組成規(guī)律，從而加深了對單詞的記。
3.3 歸納詞根記憶法。就是按照構詞基本知識，把具有相同詞根的單詞歸納到一起來記憶，如acting、action、active、actor、actress、activity、actively、activist.也可把同一前綴或后綴的詞歸納在一起。
4.注重評價的激勵作用
4.1 評價換角色。可以讓學生自評，小組間互評，教師批改，不同的批改對象帶給學生多樣的反饋信息，增加了學習的興趣。
4.2 評價變溫馨。在課堂上說幾句教師想對該學生說的話，如：這次你做得很棒，加油等等，讓學生感到的不再是冷冰冰的一個“對”或“錯”。
關鍵詞： 國際貿易 外貿英語函電 寫作技巧
外貿函電又稱商業(yè)書信，包括外貿書信、傳真和電子郵件等形式。英語函電的使用貫穿對外貿易交往的各個環(huán)節(jié)，是互通商業(yè)信息、聯(lián)系商業(yè)事務及融洽貿易關系的重要橋梁。隨著國際間的商務活動往來更頻繁，商務交際進入一個全新的發(fā)展階段。質量上乘的函電能幫助商家達到有效交流的目的，促進貿易雙方的相互理解和長期合作，有利于規(guī)避風險，取得雙贏效果。
一、商務函電寫作注意要點
寫信時要記住：內容要清晰、有效、完整，采用專業(yè)的、對話式的語氣;要使用常用的、簡單的詞語以便讀者輕松讀完;刪除任何與主題無關的信息;確保回答讀者的所有問題;語氣友好客氣，就像你與客戶進行面對面交談一樣。要注意避免冗長地說明寫信意愿這樣的常見錯誤。很多信函不能直接切入正題，否則既浪費讀者的時間，又增加讀者遺漏或誤解文中要點的可能性。因此，讀者應該在開篇兩句話匯總就了解到必須閱讀這封信的原因。
二、如何寫好商務函電
外貿函電的寫作具有專業(yè)性、結構性和靈活性。針對外貿函電的這些本質，筆者從以下方面談談如何寫好商務信函。
（一）稱呼語。
1.問候語中不要縮寫對方的頭銜，且全部名稱和頭銜都要拼寫正確。名稱后可以加上一個冒號或逗號，但是逗號顯得更溫和，更友好。如“Dear Senator Collins，/Governor ballam”。
2.“親愛的先生或女士”和“致有關人員”的表達方式現(xiàn)在已經不使用了。
（二）過渡語。
1.過渡語向讀者表明觀點之間的相互聯(lián)系，有助于增強寫作連貫性，這樣使讀者流暢地讀完所有信息，如“Furthermore，also，similarly，equally significant”。
2.當過渡詞語或詞組出現(xiàn)在句首時，其后經常（盡管并非都是如此）要跟隨一個逗號。如“In addition to those changes，we also ...”
3.注意選用正確的過渡語。例如“不是所有人都能參加，而且我們總是會見面”表達不恰當，因為該句中“而且”一詞表示對兩種觀點給予同等的重視。“但是”或“然而”用在這里更合適，它們表達轉折含義。如果不能確定某個詞或詞組是過渡性詞語還是其他詞性，請記住過渡性詞語的一個特點，即過渡性詞語總是可以放到句子中的另一個位置且不改變句子的含義。
（三）結束語。
結束語應該反映信函的性質、你與讀者的關系和你的個性。正式用語有“Cordially，Sincerely，Respectfully”，專業(yè)但更友好的表達方式如“Regards，Yours truly，With warm regards，Kind regards”，友好的結語有“Best wishes，All the best，Warmest wishes，Thanks for your help”。“sincerely（真誠地）”和“kind regards（致意）”是最常用的結束語，它們適用于任何情況。
（四）自我介紹。
1.不要試圖討好讀者以便給對方留下好印象，這樣會違反職業(yè)道德。不要寫成自傳，有關你本人和你的背景方面，只要向讀者說明重要、相關的細節(jié)即可。
2.快速提出自己的觀點。如果想與讀者會面，在開篇頭兩句就應該明確提出。如“I would like to learn more about ...”。
3.如果是雙方共同的的熟人把你介紹給讀者，應該提及該介紹人的名字。如“Judy Palmer，an acquaintance/colleague，passed along your name”。
（五）介紹他人。
1.你是在請人給自己幫忙，可能會占用對方的時間。所以要禮貌地提出請求。如“I would appreciate it if you would take a few minutes to talk with ...”。
2.對這個人的背景或者他在社會上的杰出地位表示贊揚。這是一種良好的姿態(tài)，可以使自己的請求更有說服力。如“Your years of expericence will provide significant insight.”
（六）宣布政策變動。
1.清晰地描述相關政策、解釋其必要性。如“The new policy will take effect on ...”或“The reason for the new change is ...”。
2.如果政策有變，就明確指出新舊政策之間的差異。
3.向顧客說明他們如何從中獲益。如“The new policy will provide customers with ...”。公司客戶的疑問可以在哪里得到解答，如“If you have questions，please call ...”。
（七）宣布價格上漲。
1.價格上漲前寫信告知客戶是一種禮貌，會讓對方感到受到重視。如“We regret that we must ...”。
2.解釋漲價的原因。如“Because of rising costs ...”。有可能的話，要樂于幫助因漲價而遇到問題的客戶。如“Pls call us or write with questions.”。
3.有時提及漲價的背景可以緩和這一消息的影響。如“We have seen a significant rise in the cost of our key raw materials.”
（八）邀請出席。
1.并非所有活動都需要正式的要求。在比較隨意的活動中，用便箋卡或者信紙手寫一份邀請函即可。
2.提供活動的具體細節(jié)，包括時間、日期、地點和得體的著裝。要知道出席人數(shù)的話，就附上回執(zhí)函和一個貼好郵票并寫好地址的信封。
3.在寫信封或信里的稱謂時，可以不按傳統(tǒng)的“福蘭克?史密斯先生和夫人”格式。可選的方式有：“福蘭克和朱迪?史密斯”、“朱迪和福蘭克?史密斯”，以及“朱迪?約翰遜和福蘭克史密斯”。
（九）詢問價格信息。
1.提供任何必要的細節(jié)以使讀者清楚地了解你的需求。
2.告訴讀者你需要相關信息的原因。如“We are in the market for ... And would appreciate a catalog and price list.”
3.仔細編輯信件，確保其中包含所有你需要的信息。
（十）回應要求。
1.開篇明確表達您做出的回應和能提供的服務。如“Last week，you wrote asking for ...”或“Here is the information you asked for.”
2.提供任何必要解釋以確保對方能清楚地理解。如“Let me clarify the enclosed information”。
3.回復信件是一個展示優(yōu)質客戶服務的機會。由此可以塑造良好的形象。采用禮貌、專業(yè)、對話式的語氣，如：“Please let me know if I can help in some other wey.”
（十一）感謝信。
1.感謝信的基本內容要提及對方的禮物或表態(tài)，可以講述一些細節(jié)。要說明你對禮物用途的打算，對方的表態(tài)帶來的幫助，或者你從會面中得到的收獲。如“Thank you for your gift （name it）/help/contribution/participation/strong effort.”
2.商務上的感謝函往往有助于建立忠誠，做出承諾，表達熱情。如”My deepest thanks for ...”。
3.感謝函通常僅限于表示謝意及與此相關的情況。其他信息和你的近況不在此列。
三、外貿函電寫作技巧
（一）表達清晰。
商務信函最重要的質量要求就是表達清晰。文章缺乏調理、句子結構混亂、用詞不準確、拖沓冗長等各種寫作問題糾結在一起，浪費公司大量的時間和財力。為了幫助讀者順暢地讀完你的文章，可嘗試采用以下技巧。
1.選擇合適的格式。大多數(shù)內容應該按重要性從大到小敘述，以一個概括性的段落開篇，其中包含讀者必須了解的基本內容，隨后敘述相關細節(jié)。
2.控制段落的篇幅以適于閱讀。每段只專注一個主題，句子之間使用連接詞以便觀點之間的過渡。多數(shù)段落都應控制在2到4句話之內，或者是5行文字之內。冗長的段落對于讀者來說難以對付。可以考慮在段首使用主題句概括本段的主旨，便于讀者閱讀。
3.打造清晰、直接的句子。句子結構和長度各不相同，但是絕大多數(shù)句子都要圍繞以下關鍵點構造：主語、謂語和賓語（如果謂語動詞有賓語的話）。如果讀者不明白主語和謂語，就無法理解整個句子。如果你把主語和謂語放在句子前部，讀者就能很快理解句子。多數(shù)句子長度都應該在12個到20個詞，但是有的會長一些，有的會短一些。
4.恰當使用被動語態(tài)。雖然主動結構更加直接簡短，但有時被動結構更適宜。如：We have a new benefits policy.It was approved yesterday by the CEO.“It”（它）是個代詞，指代“policy”（政策）。將“It”放在第二句的句首，可以保持意義的連續(xù)，使讀者把第二句和第一句聯(lián)系起來。如果將第二句改為主動語態(tài)，主語是“首席執(zhí)行官”，這樣就沒有連貫性。這種句子之間的邏輯連貫比主動結構更重要。
5.言簡意賅。刪除那些無助于表達思想的詞語。
錯誤用語：on a monthly basis（按月），various kinds of projects（各種類型的方案），in the near future（在不久的將來）
正確用語：monthly（每月），projects（方案），soon（不久）
6.注意形容詞和副詞。要特別注意以“l(fā)y”結尾的詞。刪除修飾詞或者表現(xiàn)力更強的詞取而代之。
錯誤用語：really upset（相當煩惱），highly unusual（非常不同尋常），ultimate goal（最終目標）
正確用語：angry（惱火），rare（罕見），goal（目標）
7.使用具體的詞匯。使用流行術語是懶惰的表現(xiàn)。不要使用陳詞濫調，而要選擇那些更熟悉、更具體的詞匯，有助于讀者“一目了然”。
錯誤用語：initiative（措施）、functionality（功能性）
正確用語：program（計劃）、plan（規(guī)劃）、project（項目）、goal（目標）、tactice（戰(zhàn)術）、campaign（活動）、capability or features（能力或特點）
8.把修飾性短語改為單各的修飾詞。提高效率的方法之一是將前置性短語縮減為單一的形容詞。
錯誤用法：We have a directive form management to consider the opinions of employees.我們得到管理方面的指示，要求考慮員工的意見。
正確用法：We have a management directive to consider employees’ opinions.我們有考慮員工意見的管理指示。
9.避免在其他詞語前面堆積過多的修飾詞，這樣顯得句子笨拙。
錯誤用語：The Defense document security service marking guide國防文件保密服務標記指南。
正確用語：A guide to marking classified Defense documents標記指南―用于國防文件分類。
提示：避免這種結構的方法是找出訪在句尾的名稱（“指南”），將其移至句首，把修飾詞放在它的后面。
10.避免在主語和謂語前放置冗長的介紹性的詞語。讀者讀到主語和謂語的時間越晚，越可能跳過開頭部分而急于尋找主題。
錯誤用法：Recognized worldwide by the advertising industry for his creative influence on the Chrysler Corporation’s successful brand advertising，and for his vision behind the most creative commercials in the world，Gary Topolewski earned the award.由于加里?托普萊溫斯基在克萊斯勒公司成功的品牌廣告上發(fā)揮的創(chuàng)造性影響及其對世界上最具創(chuàng)造力的廣告的遠見卓識，他獲得了全球廣告界的認可，贏得了這一獎項。
正確用法：Gary Topolewski earned the award.He has been recognized worldwide by the advertising industry ...加里?拖普萊溫斯基贏得了這一獎項。他獲得了全球廣告界的認可……
提示：此句的主要意思包含在主句“加里?托普萊溫斯基贏得了這一獎項”。將其移到段首成為獨立的句子，這是一種重塑句子結構的方法。
11.主語和謂語之間不要放置過多詞語。
錯誤用法：The report about the company study that was done to determine the relationship of dollars spent on employee education to improved performance is summarized below.這份報告將公司所做的用于確定員工培訓的成本與業(yè)績改進之間關系的研究總結如下。
正確用法：The report summarizes the study that was done to determine ...本報告總結了一項研究，是為了確定……
提示：讀者需要確定主語和謂語，以理解句子含義。原句中，讀者看到“報告”之后要在主謂之間的大量信息中跋涉，急于找到報告的具體內容，然后不得不回頭重新閱讀本句。
（二）注意語氣。
1.要婉轉、坦率。要理解讀者，不要進行尖刻的批評或譏諷。人們喜歡誠實和真摯，尤其是對于管理者來說，要勇于道歉。
2.正確使用代詞。常規(guī)的或正面的信函中可以采用“您”和“您的”，但是涉及紀律或分歧的信函中一定要盡量使用“我”或“我們”。
3.要有建設性。你的態(tài)度越積極，就越有可能得到想要的結果。對方閱讀你的信件，就是在字里行間觀察并傾聽你的人格。你想要給讀者留下什么樣的印象？
4.措辭恰當。詞語的解讀因人而異。你認為無害的詞或詞組，讀者可能對此會有完全不同的聯(lián)想。諸如“失敗”、“疏忽”、“邋遢”、“粗心”、“你怎么能……”等措辭都可能引起對方的憤怒。
（三）確定恰當?shù)奈捏w。
1.對話式的寫作顯得更自然。你所寫的句子應該就像你在大廳里或是在電話里和對方談話時所用的句子一樣。如果你在寫作中使用呆板的措辭，就會顯得乏味和做作。
2.注意不要急于“留下好印象”。通常讀者的印象來自作者付出額外的努力而使得信件令人難忘，而非逢迎討好所能做到。
3.避免使用呆板的陳詞濫調。這些詞語會疏遠你和讀者的關系，此類句子“謹此逢高會議延期”可改為“會議延期”即可，你并不是在提供建議。“請在附件中看到”可以轉換為“內附”、“以下有”、“附件是”，詞組“應您的要求”在你談話時絕對不會使用，在書面信息中不必以此開頭。
4.禮貌而簡短地結尾。不要在結尾部分包含無用的信息，結尾處只需要簡單的話語，諸如“您如果有疑問，請隨時來電或致函”即可，不必寫“在您方便時”。
四、結語
目前外貿英語函電教學還處于發(fā)展和完善階段，需要各高校英語教師不斷探索和實踐。因此，必須根據本課程的特點，不斷完善課程體系設置，促進函電理論教學和實踐教學的協(xié)調，努力改進教學方法，精選教材，提高師資水平，使外貿英語函電教學趨于完善。
參考文獻：
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