時間：2023-06-05 09:54:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案館檔案管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1、提升檔案管理人員素質
提升檔案管理人員素質是信息時代加強檔案安全管理工作的首要因素。檔案管理人員素質的高低與檔案安全管理工作有著直接影響，檔案管理人員只有具有較強的專業知識和管理技術，才能保證檔案管理的安全性。因此，檔案館首先要不斷提高檔案管理人員的素質。一方面要不斷加大檔案管理人員的培訓力度，通過信息技術、網絡安全管理、電子檔案的接收、保存等方面知識的培訓工作，使檔案管理人員具備較強的檔案管理專業知識，同時提高了檔案管理人員對檔案管理工作流程的熟悉程度，具備了各類檔案的具體管理方法；另一方面檔案管理人員要積極改變錯誤的思想觀點，不斷提高自身的安全意識。檔案管理工作具有服務性特征，檔案管理人員除了具備優良的工作作風之外，還要不斷增強安全意識和法律意識，有效降低由于操作不規范而造成檔案管理信息嚴重外漏現象的發生，避免造成不必要的損失。
2、加強檔案的安全管理
加強檔案的安全管理是信息時代加強檔案管理工作的重要舉措。在當前信息化時代，檔案主要以紙質檔案和電子檔案兩種形式保存，只有不斷加強這兩種檔案形式的安全管理，才能保證檔案信息的安全性。
2.1加強紙質檔案的安全管理
在檔案管理的實際工作過程中，工作人員通常需要對于一些具有保存價值的文件材料進行收集與整理形成紙質檔案，上交檔案館進行管理，檔案管理人員對于上交的紙質檔案要不斷加強安全管理，切實保證文件材料的安全。一方面檔案館要建立檔案調歸卷制度和檔案、人員出入庫制度，有效地規范檔案的借閱、歸還程序，確保檔案管理的安全性。另一方面檔案管理人員要定時對檔案館的紙質檔案進行核對檢查，檢查登記賬目與實際檔案是否有出入，同時對于由于各種原因造成受損的紙質檔案，要根據實際情況進行修復或復制等補救措施。另外，檔案管理人員根據檔案材質的不同進行分類存放，對于特殊的檔案要運用符合其特性的器具進行保存，對于珍貴的檔案在平時使用時要用復制品，而對于特別珍貴的檔案可以放入特藏室進行專門管理。
2.2加強電子檔案的安全管理
電子檔案是相對于紙質檔案而言的，是檔案管理工作發展到信息化時代的重要產物，是檔案管理人員把檔案信息放在計算機磁盤中進行儲存，并主要依靠計算機進行閱讀、處理和傳輸信息的一種檔案保存形式。隨著網絡技術的不斷發展，檔案館要不斷加強電子檔案的安全管理。一方面要在電子檔案整理和歸檔過程中實行安全管理，采用科學的歸檔制度，在歸檔時要運用統一的保存格式。另一方面在電子檔案的保管和利用過程中實行安全管理，努力保證電子檔案載體的安全性，定時對其進行檢測和維護，詳細記錄和保存電子檔案的軟件升級和更新狀況，適時轉換電子檔案格式，并且妥善管理電子文件的利用活動。
另外，檔案管理人員要積極采取各種措施，保障電子檔案辦公自動化管理系統的安全。例如檔案管理人員可以在與檔案信息管理有關的辦公系統中，采用設置權限、登錄密碼、借閱期限、密級程度等措施，對于查閱文件的內容要設為PDF格式，防止文件內容被隨便復制，同時要注意安裝并定時更新防毒軟件。而對于儲存在軟盤、磁盤的電子檔案也要做好安全防護措施，從而保證電子檔案信息的安全。
3、完善檔案安全管理制度
完善檔案安全管理制度是信息時代加強檔案安全管理工作的重要保障。當前許多檔案館并沒有專門的檔案安全管理制度，許多的管理制度都是借鑒《保密法》、《檔案法》等一系列法規。隨著信息技術的不斷發展，檔案館要緊跟時代的步伐，努力建立一套符合時展需要的檔案安全管理制度，對于檔案管理的具體職責、要求內容等方面進行明確界定，從而為檔案安全管理的順利進行提供保障。一方面檔案館可以制定文件材料歸檔制度，對于文件材料的查閱權限、審批手續以及查閱要求等方面做出具體規定，從而有效提高歸檔質量。另一方面檔案館要積極制定檔案管理保密制度和保管制度，對于檔案的形成者、管理者以及利用者應該承擔的保密責任提出具體要求，同時明確規定保管工作的基本原則、保管條件、保管方法，同時對于檔案進出庫房和受損檔案的處置提出具體要求。另外，檔案館可以制定電子檔案管理操作制度以及庫房管理制度等各項透明的檔案安全管理制度，從而保證檔案安全管理工作的順利實施。
4、構建計算機網絡安全系統
保證計算機網絡安全是是信息時代加強檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運行主要依靠計算機網絡系統，而當前計算機網絡系統中存在物理安全問題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統等多種不安全因素，這就嚴重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計算機網絡安全，實現電子檔案運行環境的安全管理。一方面要積極構建檔案信息網絡安全的保密系統，使網絡系統能夠安全連接，網絡信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數據信息的安全性；另一方面要建立檔案信息資源的恢復備份系統，能為檔案信息提供可靠的系統、應用以及數據備份，可以在突發性事件發生時，對檔案信息及時進行系統恢復；另外，要在檔案館內安裝監控、報警等基礎設施，不斷加強檔案信息的安全技術防范管理。同時，要注意對檔案管理網站進行定期檢查、維修和更新工作，并且要對計算機系統的防病毒軟件進行適時更新和升級，不斷提高計算機網絡的安全，從而進一步提高運行環境的安全性。
尊敬的各位領導、親愛同志們：
大家好!在全國人民為實現中國夢而努力奮斗的日子里，我作為檔案館的一名檔案員，能夠參加“中國夢夢”為主題的演講會，心情十分激動，感到無比榮幸。今天，我作“實現中國夢，奉獻情”的演講，講述我們檔案工作人員愛崗敬業、服務人民群眾的感人故事，激勵大家勤奮工作，優質服務，創建人民滿意檔案，促進武漢經濟社會又好又快發展。
為了實現中國夢，為了奉獻情，我們檔案館從領導到員工，從黨員到群眾，每一個職工雖然有著不同的工作分工，但都抱有一個共同的信念——“選擇檔案就是選擇了奮斗”，誓將自己的人生獻給檔案事業，促進檔案事業發展；都擁有一個共同的目標，那就是戮力同心、埋頭苦干、攻堅克難、銳意進取，以飽滿的工作熱情，執著的敬業精神、嚴謹的工作作風，真誠的服務態度，為人民群眾全面做好檔案工作，充分發揮檔案的作用，服務地方經濟社會建設。我們檔案館全體職工一個個鮮活的生命，一張張質撲的笑臉，盡心盡職，兢兢業業工作，象“春蠶吐盡青絲，蠟燭燃為灰燼”，在平凡的檔案工作崗位上干出不平凡的業績，書寫新時期檔案工作者的一曲曲時代贊歌。
在平時的檔案工作中，我們檔案館干部職工認真學習《中華人民共和國檔案法》和相關檔案工作的法律、法規和政策，充分認識檔案工作的重要性，意識到檔案是各項工作的決策依據，是做好各項工作的基礎，要切實做好檔案工作，提高檔案的使用效率。為推進檔案工作發展，提高檔案管理的工作效率和工作質量，我們檔案館干部職工認真學習、自覺遵守《檔案法》、《保密法》和檔案工作的方針政策，對檔案實行目標管理，不斷提高檔案管理的標準和要求，確保實現檔案管理規范化和標準化。我們檔案館定期召開工作會議，根據形勢發展和工作需要，及時研究、部署、檢查檔案工作，解決工作中的困難和問題，促進檔案工作科學發展。
我們檔案館充分認識到做好檔案管理工作，發揮檔案的作用和效能，關鍵在于有一套健全的制度，以制度管人管事，做到檔案管理制度化和規范化，為此始終加強檔案管理工作的制度化和規范化建設。在健全檔案管理制度中，我們檔案館下力氣、化功夫，組織干部職工對已建立的《檔案管理暫行辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》等檔案管理制度，定期進行檢查梳理，去掉陳舊過時內容，增加補充新的內容，使各類檔案管理制度體現時代特色，符合當前檔案管理工作的要求。在檔案管理規范化上，我們檔案館堅持保密、安全的原則，檔案室配置空調、除濕機、防盜、防高溫、防火、防鼠、防蟲、溫濕度計等設施，確保檔案安全；檔案排放規范整齊，有資料存放示意標記，每季定期檢查檔案，保證檔案完整齊全。與此同時，我們檔案館加強檔案信息化建設，按照檔案信息化建設規劃，配置了檔案所用的電腦，建立機讀目錄，安裝了檔案管理軟件，使檔案管理步入信息化軌道，有效提高檔案管理的工作效率，實現檔案管理現代化。
檔案工作是平凡枯燥的，沒有驚天動地的戰斗場面，沒有激情燃燒的歲月，但需要持之以恒的工作意志，需要嚴謹細致的工作精神，需要熱忱真誠的服務態度，甘為人梯，默默無聞工作。為了做好檔案工作，讓人民群眾滿意，我們檔案館全體干部職工無論是酷暑盛夏，還是寒冬臘月，抑或刮風下雨，每天總是準時上下班，盡心盡職，兢兢業業，把自己的一切都投入到檔案工作中，在大家的眼中，只有檔案工作而沒有自己，都把自己的一切奉獻給檔案事業。某同志是一位老職工，從事檔案工作數十年，長年累月的辛勤工作，患下了腰痛頸椎病，但他從不請假，始終堅持工作。有一天，同志頸椎病復發，又加上腰痛，坐在椅子上臉色蒼白，領導勸他請假休息，他一口回絕，深情地說：“既然組織上讓我從事檔案工作，我就要出以公心，不計私利，兢兢業業，全力做好工作，不辜負組織的期望；做到愛崗敬業，履行職責，率先垂范，嚴以律己，吃苦在前，享樂在后，努力成為作風優良、業務精通、熟悉各項檔案工作的行家能手，干出優異工作成績，助推地方經濟社會發展。怎么能為一些小毛病，離開工作崗位呢？”我們檔案館還有一些女職工，她們上有老下有小，是家中的頂梁柱，但為了不影響檔案工作，堅持早起晚睡，做好家務事，準時到檔案館上班，充分體現中華民族婦女賢妻良母的崇高品質和優良作風。
各位領導，同志們，十以后，我國進入了開拓創新，創造輝煌的偉大時代，為了實現中國夢，為了奉獻情，我們檔案館全體干部職工把自己的工作崗位作為揮灑激情，成就夢想的廣闊舞臺，牢記自己的莊嚴使命，承擔自己的神圣職責，振奮精神，鼓足干勁，以全新的面貌、全新的姿態，全新的步伐，投入到各項檔案工作中，在平凡的工作崗位上干出不平凡的業績，充分發揮檔案的效能和作用，為全面建成小康社會，實現中華民族的偉大復興，作更大的貢獻。
我的演講完了，謝謝大家！
關鍵詞：檔案；數字化
一、檔案數字化的意義
1、檔案數字化的含義
檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會化的進程。同時，該檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。
2、檔案數字化的主要內容
（1）檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫； （2）載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；（3）檔案專題信息的采集與建庫。
3、檔案數字化的主要作用
（1）檔案數字化是檔案信息化建設重要內容，而檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。（2）檔案數字化能有效地保護檔案原件。代替原件使用，保護檔案原件；數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。（3）檔案數字化能改善檔案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享；數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案； “時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。（4）檔案數字化能充實各檔案館網站的內容。對我國大多數已上網的檔案館網站來說，普遍存在網上信息資源貧乏、簡薄的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。（5）檔案數字化是傳統檔案館走向數字檔案館的必經之路。數字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數字化特征是肯定的，傳統檔案的數字化將是其“館藏”的重要組成部分。
二、檔案數字化建設中存在的問題
1、觀念問題
檔案管理意識薄弱，對建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多地方雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；
⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；
⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；
⑷數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
1.1電子檔案缺乏標準化管理
在現代檔案館中,應用了很多的計算機技術以及先進的設備,但是檔案管理制度卻缺乏規范化的管理標準約束,這不利于提高檔案管理的質量。也有一些經濟比較落后的地區,檔案館的管理制度比較落后,一些管理措施存在滯后性,這使得檔案管理發展進程比較緩慢。有的檔案館中并沒有應用計算機技術,使得電子檔案管理的效用無法得到最大的發揮。針對不同地區檔案館的發展現狀,必須采用因地制宜的方式優化管理機制。在檔案館中很多管理人員缺乏電子檔案的相關知識,而且沒有接受系統的教育,對電子檔案管理技術沒有很好的掌握,無法熟練的使用電子檔案管理軟件,這不利于提高電子檔案管理的效率。
1.2電子檔案信息安全存在很大問題
電子檔案管理措施具有較大的先進性,其提高了檔案管理的效率,而且提高了工作人員的工作質量,應用計算機技術以及互聯網技術,可以實現檔案信息的共享,可以使檔案資料發揮更大的價值,利用因特網技術,可以使檔案資料在因特網中自由的與傳輸。這項技術在帶來便利的同時,也帶來了一定安全問題,使得檔案信息很容易被竊取,一些網絡黑客可以潛入檔案傳輸平臺中竊取重要信息,還可以對檔案資料進行篡改與偽造,對電子檔案管理造成了較大安全威脅。
2針對電子檔案管理中出現的問題提出對策與建議
2.1建議統一的接收檔案數據格式
建立電子檔案管理中統一的接收數據格式,推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統一的電子檔案模板,采用通用、統一的文件格式,形成統一的接收數據格式,并推廣應用到各個單位和各個地區,從而保證電子檔案管理建立的統一性,減小電子檔案統一化管理的難度,保證電子檔案的長期可讀。
2.2保證電子檔案管理的完整性
采用有關的技術措施,保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性,提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有:使用背景信息和元數據,作為檢驗電子檔案管理的原始性、真實性和完整性的依據;使用簽署技術,如光筆簽名、數字簽名;實行消息認證和身份驗證,存儲該用戶的相關資料,在使用時必須進行認證;推行一種訪問控制技術———防火墻技術,在本機構和其它系統網絡之間設置障礙,防止非法訪問,盜竊機要信息和專利信息;使用加密技術和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實性和完整性,增加人們對于電子檔案的信任,使其能夠為更多的人、更多的單位有效利用,并且放心使用。
2.3實現電子檔案的標準化管理
提高檔案工作者的素質與能力加快培養精通計算機技術的檔案管理的專業人才,并且重視和加強對現從事電子檔案管理工作人員的培訓。培養人才時,加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業知識和思想素質的學習,使他們精通計算機技術、熟悉檔案管理專業知識、熱愛檔案事業、素質高、責任性強,為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎。對現從事電子檔案的工作人員進行培訓,增強他們的檔案管理專業知識,提高他們的素質,同時讓他們與時俱進,熟悉和使用計算機進行檔案管理操作,做到檔案管理現代化。
2.4保證電子檔案管理的安全性
建立健全維護電子檔案文件真實和安全的法律法規,制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范,使各單位、各地區統一使用,推進電子檔案管理的標準化進程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節,信息都有可能被更改或者丟失,所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標準進行規定,使人們能夠自覺地遵守這些規定,建立健全相關的法律法規和管理制度,者有利于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全性。同時在各地區、各單位,電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個環節用標準和規范確定下來,使電子檔案得以科學、有序、規范地管理,為電子檔案的統一化管理奠定基礎。
3結論
關鍵詞： 信息化； 教學檔案管理； 電子文檔； 措施
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0094-02
隨著信息技術的迅猛發展，信息化從思維觀念和工作實踐上都深刻影響著高校檔案管理事業的發展。“十一五”建設期間，各高校檔案館（室）的信息化建設引起了領導的高度重視，并取得了較大成績，但高校院（系）教學檔案信息化管理建設還不容樂觀。目前各高校正在制定“十二五”建設規劃，在此之際筆者就院（系）教學檔案信息化管理建設作些探討：
一、高校院（系）教學檔案信息化管理建設的重要性
（一）高校檔案信息化管理建設的主體和核心
教學檔案是教學管理和教學活動過程中直接形成的，具有保存價值的教學文件材料總稱。目前隨著辦學規模的擴大，各高校教學管理重心下移，院（系）不僅是實施教學活動的主體，也成為教學管理的主體。教學檔案材料主要由院（系）負責收集、整理、歸檔、保管，其中需永久保存的檔案移交給學校檔案館（室）保管。因此，院（系）教學檔案是高校檔案的主體和核心，院（系）信息化管理建設程度直接影響學校檔案信息化管理建設的發展[1]。
（二）推進院（系）教學信息化管理的迫切需要
隨著高校教學管理重心的下移，院（系）教學管理包含的內容越來越多，如課堂管理、學籍管理、專業建設管理、教研管理等等。為了提高管理效率和管理水平，大都院（系）使用了教務管理系統、實現了辦公自動化、教師授課用多媒體等等。在現代化、信息化的教學管理中會產生大量、形式多樣的電子文件，如文字、圖表、錄音、影像等等，這些電子文檔需要做到及時、科學、高效的收集、整理、匯總、編目、歸檔，靠傳統的手工操作已無法適應，需要采用現代信息管理技術，提高管理效率。另一方面，現代教學及管理中也需要檔案管理者為其提供高效、全面、準確的服務。因此信息化時代下的教學管理正呼喚著信息化的教學檔案管理的出現。
（三）網上教學評估和項目申報、評審的重要依據
院（系）教學檔案承載著大量的教學、管理、研究的信息，通過教學檔案材料可以對院（系）的各項工作做出比較客觀全面的評價。隨著教育改革及教育信息化管理的深入發展，高校教學水平評估、專業（學科、課程）建設申報驗收等都將采用信息化和網絡化管理，如：國家級、省級精品課程建設現在已經采用網上申報和網上評審。專家和有關主管部門在網上評估、評審主要通過看申報單位在網上提供的數字化的真實的檔案信息材料。而齊全、完整、系統、科學的教學檔案材料才能全面、真實、系統地展示自己的工作情況，是獲得專家好評的重要依據。因此，加強教學檔案信息化管理建設已成為迫切需要。
二、高校院（系）教學檔案信息化管理建設的現狀
檔案管理信息化是指檔案部門運用現代信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用，實行檔案信息化存儲、標準化管理、網絡化利用等等。高校院（系）實現教學檔案信息化管理是一個系統工程，目前還存在許多問題：
（一）無明確的領導和業務管理部門
院（系）教學檔案管理往往只作為教學行政管理工作的一部分，沒有引起領導的高度重視，在領導分工中，沒有指定負責人，也無明確管理職責。教學檔案信息化管理是一個業務性很強的工作，而院（系）從行政領導到檔案管理人員都不是業務出身。大都高校沒有確定對院（系）教學檔案信息管理進行業務指導的管理部門，即使有的指定了管理部門，但管理職責也不具體，導致院（系）教學檔案信息化管理處于不規范的、自成一體的自然發展狀態。
（二）無科學的管理手段
目前，各高校院（系）大都配備了計算機設備，引進或自行開發了教務管理、實驗管理、論文管理等多個應用系統，逐步在推進辦公自動化，這些使教學管理在信息化建設方面取得了較好成績。但是檔案管理沒有專門的管理系統，卻還停留在傳統的手工處理階段，沒有實行網絡化管理，辦事效率低，與正在發展的院（系）信息化教學管理不相適應。
（三）無統一的管理規范和標準
教學檔案管理是獨立于行政管理之外的一門專業性學科，從文件的收集、整理、鑒別、歸檔、編目、保存、檢索等都應有專門的管理規范，大都高校只對檔案館（室）制定了管理辦法，但對院（系）教學檔案管理沒有制定相應的規章制度。另外隨著信息技術應用于教學檔案管理，各院（系）檔案管理者面對形式多樣的電子文檔，沒有統一的標準，導致保存的電子檔案從形式到內容都各不相同，即使實現網絡化管理，也無法實現檔案信息資源共享。
三、高校院（系）教學檔案信息化管理建設的措施
（一）加強組織領導，完善管理建設
目前部分高校院（系）檔案管理處于一種既無具體領導管理，又無業務部門指導的不規范、自然發展的狀態。導致院（系）檔案管理工作停滯不前，跟不上學校和院（系）教學、科研、管理的發展需要。
首先，成立學校檔案信息化建設領導小組，組長由學校管教學的副校長負責，成員由各院（系）主管教學的領導組成，辦公室設在學校檔案館（室）。領導小組負責整個學校的檔案信息化管理建設，檔案館（室）負責院（系）教學檔案管理的監督和管理。這樣院（系）檔案信息化建設既有統一領導，又有業務部門指導業務和監督檢查工作[2]。
其次，制定一套科學、合理、嚴密的管理制度。很多高校教學檔案管理不完善，特別是對院（系）教學檔案管理還沒有具體管理辦法，另外隨著教學信息化管理建設的發展，如電子文件、多媒體文件、聲像文件等信息資料不斷出現，對于它們的管理還沒有制定規范、科學的管理制度等等。學校檔案信息化建設領導小組應該組織相關人員和部門制定操作性強、管理明確的管理制度。如《XX學校教學檔案管理辦法》、《XX學校檔案管理人員管理辦法》《XX學校檔案信息化標準》，還有具體的《文檔一體化制度》、《查閱利用制度》、《網絡安全管理制度》、《電子檔案備份制度》、《監督管理制度》、《院（系）檔案管理職責》等等，做到從學校檔案館（室）到院（系）檔案信息化管理都有具體的管理制度、責任明確。
（二）加大經費投入，開發或引進相應的系統
首先，引進或開發檔案信息化應用系統。檔案信息化應用系統應與辦公自動化系統在功能上做到有機對接，使文書處理與檔案管理工作融合起來，即從文件的撰寫、修改、簽發、接收、批閱、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，能在應用系統上按統一標準順利進行，即實現文檔一體化管理[3]。院（系）檔案管理人員大都是教學秘書兼任，采用檔案信息化應用系統，將大大減輕他們的工作量，并且使他們工作得心應手，同時應用系統操作中產生的各種信息資料是實現檔案信息化管理的前提基礎。
其次，建立統一的檔案管理平臺和網絡系統。真正實現檔案信息化管理還要建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現檔案信息利用的網絡化。隨著高校信息化建設的推進，學校建立了校園網，各院（系）也建立了自己的網站。但是院（系）還要建立自己的檔案管理系統網，上與學校檔案館（室）相連，下與院（系）各教研室、實驗室、學生工作辦公室等相連，左右與其它院（系）和職能部分相連，實現檔案信息上下左右貫通，建立起學校檔案系統網絡。不過開發建立統一的檔案管理平臺和網絡系統是一個系統工程，需要靠學校和院（系）共同努力才能完成。
（三）加強檔案管理的規范化建設
檔案管理的規范化建設是實現檔案信息化管理的迫切要求。只有把檔案管理規范化、標準化，才可能實現檔案網上整理、存儲、檢索、利用等。院（系）檔案管理要做到規范化、標準化，首先要建立專門的檔案信息化管理室。管理室配有專門的電腦、網絡系統、電子存儲設備、檔案柜、檔案盒等等，實行專人管理。只有這樣才能使分散在系辦公室、系學生工作辦公室和各個專業教研室、實驗室的檔案材料實行集中統一管理，才有可能做到專業化、規范化管理[4]。其次，紙質文檔和電子文檔過程管理實行規范化、標準化。如教案、試卷、實習材料、開課計劃、畢業論文等，這些檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作都在院(系)完成，各院（系）檔案工作者應該遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律，嚴格按照學校的《檔案管理辦法》、《檔案信息化標準》等要求去管理。否則，不僅嚴重影響院（系）檔案信息化管理建設，也阻礙學校檔案館（室）的檔案信息化管理建設。如：新生錄取名冊、在校生名冊、畢業生名冊是學籍檔案的一部分，如果有的院（系）長期保存，有的短期保存，甚至有的不保存等，這不符合檔案管理的完整性、統一性、科學性的原則，檔案信息資源也難以實現網絡共享。
總之，院（系）檔案信息化管理建設是一個系統工程，需要領導高度重視，也需要第一線的每個檔案管理工作者與時俱進，開拓進取，充分應用現代信息化技術，提高院（系）檔案管理和利用水平。
參考文獻：
[1] 黃春.本科高校系級辦公室檔案管理之規范化[J].安徽職業技術學院學報，2006（2）.
[2] 魏麗平.高校檔案網絡化建設與管理的幾點思考[J].云南檔案，2008（2）.
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態
。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管
部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（六）建議檔案主管部門參與全區各類重大活動
針對地區重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
試想，隨著未來相關政策的出臺，改革措施的步步推進，必將會對我國事業單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產生深遠的影響。那么，如何快速、有效地適應高校人事檔案管理工作發展的新要求，充分發揮人事檔案的作用，以便更好的服務和促進高校各項工作的發展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰。
1 未來高校人事管理制度必將改變
由于目前各地還在對取消編制這一政策進行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國正處于政治體制改革和經濟體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應社會主義市場經濟體制。事業單位更是各項體制改革的重點區域。事業編制必將會逐漸縮小，直至消失。
盡管這一過程也許會很漫長，但是這是未來我國事業體制改革的必經之路和最終目的。一旦真正取消現有的編制管理制度，將會帶來一系列的人事制度改革。現有的體制會被完全打破，人事檔案的管理模式也會隨之改變。
2 目前高校人事檔案管理的主要模式
我國高校現階段的人事檔案，主要分為事?I編制內和事業編制外兩大類。事業編制內的人事檔案由各個高校直接管理，負責人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業編制外的人員統稱為人事（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事機構保存和管理。
這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個單位的人事檔案，被人為地割裂開來進行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。
3 取消編制后高校人事檔案管理
如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應該分為兩個階段，第一階段是事業編制和非事業編制共存階段，基本等同于現在的階段。但和現在也有所不同，那就是事業編制所占比重會逐步縮小，慢慢低于非事業編制人員。第二階段是完全取消事業編制。這兩個階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。
3.1 共存階段
在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事機構管理。但這兩個機構之間應保持密切聯系，共同協作。因為高校的人員主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構成。日常工作中必然因為職稱評定、鑒定考核等等原因要產生大量的檔案材料。同時這些材料還會在日后的工作中因為各種各樣的原因，被不斷的重復利用。
然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內人員的人事檔案，在上交到人才交流服務機構后，各類事務都需要去服務機構辦理，例如上交材料、職稱評審等等，有些需要經過繁瑣的審批手續。[2]顯而易見，這種情況無論是對檔案管理還是相關聯的人事以及高校其他方面工作，都會不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事機構對其所保管的人事檔案，并非免費的管理，而是有償服務。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費。
因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事機構要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環節。最大化的減少因為管理機構的割裂造成的不利局面，共同促進人事檔案的管理工作。
3.2 完全取消事業編制后的人事檔案管理
高校、公立醫院等事業單位完全取消事業編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會是一個全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進行一下簡單的分析，以拋磚引玉。
3.2.1全部由高校統一管理
作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應當的。首先，人事檔案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產生，比如職稱評定、業務考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對于人事檔案的查詢利用工作，比如出國、財產繼承、親屬關系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。
目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業編制后，各個高校應成立綜合檔案館。由檔案館統一對人事檔案進行管理。早在2008年，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。這也從法律層面對高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。
3.2.2全部由第三方機構管理
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
1. 聲像檔案管理混亂，問題復雜。
1.1管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
1.2檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20%的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
1.3保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
1.4收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
1.5區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，本文由收集整理檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸 檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
2. 加強聲像檔案管理工作的對策及建議
2.1加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
2.2加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
2.3加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
2.4結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
2.5全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
2.6建議檔案主管部門參與全區各類重大活動
【關鍵詞】檔案管理，電子檔案，高校檔案，數字檔案館
一、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足現代的新形勢需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。
高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設是檔案開發利用，在服務中實現方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。
二、高校檔案館數字化建設中存在的問題
現在各高校檔案管理的意識還較為薄弱，對建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。雖然一些高校已經有專門的檔案機構，也制定了一定的檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也較為淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦力度不夠。
高校學生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計劃，有貫徹有檢查和督促。對高校學生檔案造假，無論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實的檔案也就沒有了其作為參考和依據的價值。由于現在現實社會情況較為復雜社會不正之風的影響或者是由于工作中出現的馬虎，高校學生檔案造假情況時有發生。為了不影響畢業生的考研究生、考公務員、和就業，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時有發生。有的甚至到私造獎勵內容，在應聘會上同一班級出現很團支書、班長的現象更是家常便飯。這種情況的出現不僅造成了用人單位對高校學生檔案真實性的懷疑，使得真實的高校學生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對畢業生的誠信度受到影響。如學生在畢業時所填寫的高等院校畢業就業推薦表中，有各個科目成績，有鑒定，有組織評語等，很多時候學校、院系的鑒定意見并非來自學校和學院的只能鑒定部門的管理人員，而是學生們相互之間互相鑒定意見。所以有些問題都是缺乏相應的監督制約機制。
三.改善高校學生檔案管理意見
隨著信息網絡技術的日益深化，高校學生檔案管理工作信息化、網路化格局逐漸形成，高校學生檔案管理工作也應不斷適應科技快速發展的趨勢，提高現代化管理水平。隨著計算機技術在各個領域中的廣泛應用，高校在新生錄取、學生畢業等多個環節逐步信息化和網絡化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎。
電子檔案的歸集與管理已經形成了未來高校檔案學生管理的主要方法。充分的利用電子計算機的現代技術手段為核心，有計劃，有步驟的把高校學生檔案分類歸檔，進一步實現高校學生檔案的數字化網絡管理。有效的利用成熟的計算機技術，將高校學生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進一步的信息化管理，制成高校學生電子檔案，從而建立高校學生檔案信息數據庫，實現檔案信息化和網絡化。因此，高校應根據其需要有效的建立紙質檔案和電子檔案相結合的學生檔案管理模式。
加強制度化建設對學生檔案管理具有十分重要的作用。根據學生情況、辦學特點、管理要求等，建立適應網絡教育的規章制度，使網絡教育學生檔案管理規范化、制度化。使學生檔案管理部門擺脫日常的事務性工作，采取學分制和柔性管理相結合的學生檔案管理方式，充分調動學生在學習過程中的積極性、主動性，學分制是學生檔案管理制度改革中的難點，需要有一個富有彈性的教學計劃和一套靈活的管理體制、運行機制，才能使學習者變被動為主動學習，更好地培養出適應工作需要且綜合素質較高的應用型人才。
學生檔案管理是一項具體細致、繁瑣復雜而且原則性和服務性很強的業務管理工作，政策性強，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，而且必須要有強烈的事業心和高度的責任感。網絡教育學生檔案管理區別于普通高校學生檔案管理，它主要體現在管理方式更加多元化，管理人員具有很強的信息素養和溝通協調能力，要能熟練掌握現代信息技術，可以通過網絡與學生、教師進行全方位的交流，能夠指導學生在學期間通過網絡遠程交互通訊方式完成如選課、查詢、報考等，這就要求學生檔案管理人員要轉變思想、提高工作效率、有較強的服務意識。
總之，在這個高度信息化的時代,信息技術無疑為檔案管理,特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網絡資源化建設,充分利用信息高速路的優越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻：
[1]《普通高等學校檔案管理辦法》
就如其它事物的改革是為了適應時展的要求一樣，檔案管理的信息化也是為了適應社會信息化的發展，這是時展的必然要求，檔案管理信息化是要求檔案管理員在工作中拋棄原有的紙張記錄載體，而選擇高科技含量的計算機作為新的記錄載體，在記錄，收藏和管理檔案的時候，通過一系列的網絡技術與操作，來完成工作。這大大的提高了工作的效率和質量，統一了檔案形式，便于檔案的保存和提取。方便了工作的同時，也為檔案工作者節約了大量的時間，檔案工作者可以在工作中學習，以學習來促進工作，做到工作與學習的相統一，面對檔案事業信息化建設中的各種問題，可以積極應對，合理的解決，這才是新時代的檔案管理人員應該具有精神面貌。
二、檔案管理信息化建設所面臨的問題
（一）重視程度不足
當前，檔案管理信息化建設的現狀為應用軟件雜亂、標準化和規范化程度較低，嚴重影響著檔案管理整體水平的提高。究其根本原因在于，領導的重視程度不足、經費投入有限、硬件條件偏差、設備使用不全、管理模式守舊造成的，從而導致檔案工作者在檔案信息化建設中面臨著巨大阻礙。
（二）標準和規范不統一
檔案管理體制具體包括行業整體規范、行業的增效制度、行業的激勵機制與行業的績效評估。作為檔案事業這一整體，在機構設置上首先應有一套合理的層級關系和管理規范，以理順專業檔案館與同級綜合檔案館的關系，從而遏制綜合檔案館功能“弱化”的勢頭，增強其在檔案資源社會共享中的核心地位。針對目前的檔案館管理體制，建議在一個地區或一個城市設立一個中心檔案館，把現有的省市級綜合檔案館做大做強，成為真正意義的中心檔案館，才能有效地克服資源分割、政出多門，各自為政的管理模式，提高檔案館的輻射力、影響力、凝聚力。加強國家檔案資源建設，調整、整合檔案資源布局和結構也是一項重要的舉措。
（三）安全問題
檔案管理信息化建設所面臨的最重要問題是安全問題。檔案信息系統的安全主要表現在電子檔案數據和電子文件的安全以及檔案信息在網絡利用中的安全等方面。同時，檔案管理信息化建設也會受到人為因素和存儲介質的影響而產生安全問題，進而影響信息化建設進程。
（四）人員素質不高
檔案管理制度的信息化建設，是以人為主體進行的變革，合適的人才能夠以最快的速度掌握先進的技術，并能夠將其學以致用，舉一反三，避免了技術與管理流于形式。目前的檔案信息化建設，最缺少是能夠將檔案管理與計算機應用相結合的復合型人才，這樣，如果在檔案管理中出現問題，就只能求助于專業的計算機技術人員，給檔案工作帶來很大的不便。
三、完善檔案管理信息化建設的對策
（一）模式的轉變
在傳統檔案管理模式下，一般以紙質、錄像、照片、錄音等載體作為檔案管理的實體，并以手工操作的方式完成對檔案的編目、收集、保管、鑒定、統計、編研、利用等，導致檔案管理的工作量較大、工作程序繁瑣、信息資源被浪費。利用現代化信息技術對檔案信息資源進行系統化管理，可以實現信息資源的重復利用和多平臺共享，從而提升檔案資源信息的使用價值，提高檔案管理的綜合水平和服務質量。
（二）體系規范化
標準化和規范化是檔案管理信息化建設的基礎，由于檔案管理信息化具備跨國界、跨地域、跨領域等特點，且技術性要求高，所以在構建規范化體系時必須遵循以下原則：以標準化管理為核心，建立健全相應制度，使檔案管理信息化建設步入制度化、標準化的管理軌道。先考慮采用國際標準，再考慮采用行業標準和地方標準。加強檔案信息數據的安全管理，制定相關制度標準，從軟件管理、監督、操作等各個方面著手，確保檔案管理的安全性。
（三）建立完善的檔案數據庫
由于檔案管理信息化與傳統的檔案管理存在明顯差別，加之新一代的檔案學體系尚未建立健全，所以在處理原有檔案管理制度與檔案管理信息化創新之間的矛盾上，必須要以現有檔案資源利用為基礎，加大檔案學理論研究。檔案不僅擁有豐富的歷史信息，而且還包括重要的公文信息，同時也在不斷拓展、擴充和延伸館藏信息種類，因此必須加快館藏檔案數字化建設進程，建立檔案系統中心，豐富檔案數據儲備，建立完善的檔案數據庫，為建設檔案管理信息化提供技術支撐。
（四）提高檔案管理人員素質
檔案工作者應當具備多元化的知識結構。信息技術在檔案管理中的廣泛應用，要求檔案工作人員必須與時俱進，掌握相關理論、文化和管理等方面知識，尤其是數學、計算機、管理學等學科知識，這些知識對于實現檔案管理信息化、現代化具有重要作用；檔案工作者要全面掌握檔案專業知識，具備檔案管理學、檔案學、目錄學、文書學、檔案自動化管理以及檔案編研、著錄、檢索、標引、復制、修裱等專業知識和基本技能。為了適應檔案管理，實現信息化的發展趨勢。檔案工作者必須掌握現代化技術、檔案信息研究與分析、高層次檔案信息服務等能力。上級要為檔案工作者創造培訓和教育的機會，采取以老帶新、互幫互學的形式，培養復合型人才。隨著現代化設備的引進和更新，檔案管理部門應當建立人才引進機制，優化現有人才的專業結構、知識結構和年齡結構，使人才隊伍既具備專業知識、精通業務，又擁有豐富的實踐經驗。
[關鍵詞] 基層；鄉鎮；檔案管理；策略
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 097
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）07- 0207- 02
鄉鎮基層檔案管理對于社會主義精神文明建設具有重要作用，可有效促進鄉鎮各方面工作的順利進行。特別是十以來提出的中國夢理念，對基層黨員干部的工作提出了更高要求。但是長久以來，基層鄉鎮檔案管理工作一直是不受重視的弱項，而要想做好檔案管理工作則必須從內部尋找原因，進而才能真正解決基層檔案管理工作，促進基層鄉鎮建設。
1 完善鄉鎮檔案管理規章制度
認識到檔案管理的重要性，是健全和完善檔案管理制度的基礎和前提。想要實現檔案的規范化管理，需要從以下幾個方面做起：一是根據《檔案法》的要求，從實際出發，做好檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等各方面工作，從而制作出一套完善的檔案管理制度，實現檔案的規范化管理。二是引進先進的電子檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準。隨著科學技術的發展，互聯網給我們的工作帶來了極大的便利，檔案管理工作開始向自動化轉變，最終實現電子檔案和紙質檔案的一體化管理。明確的分類是電子檔案和電子文件的前提，借助先進的技術，完善檔案管理的各項規章制度，促進檔案管理事業的進一步發展，實現檔案的規范化管理。三是加強檔案宣傳培訓工作。做好宣傳工作，使工作人員認識到檔案管理工作的重要性，并且檔案管理工作要真正落實到實處；新時期檔案管理工作要一切從實際出發，具體問題具體分析，根據不同層次的需求進行培訓，培養工作要定期開展，使更多的人明白檔案管理工作的重要性，提高檔案管理水平，從而更好地為基層建設服務，促進基層經濟的發展。
2 提高鄉鎮檔案管理信息化水平
以多媒體技術為主體的現代科學技術逐漸滲透到我們的生活和工作中的方方面面。近年來我國鄉鎮檔案管理制度發生了極大的變化，由以前紙質檔案為主轉變為紙質與磁盤、光盤、以及縮微共存的局面，特別是新型信息載體的應用，不但增加了檔案信息的儲存量，而且具有速度快、直觀性、選擇性、以及易操作性的特點。現代鄉鎮檔案管理制度具有以下特點：鄉鎮檔案信息載體的多元化、檔案信息儲存與處理的數字化、以及檔案內容收集與傳遞的網絡化。這就為我們檔案管理工作提出新的要求，規范檔案管理工作，使其更好地為鄉鎮基層建設服務。檔案管理工作的信息化大大縮短了工作人員的手工時間，為檔案研究節省了大量時間和精力，不斷提高檔案管理水平，促進鄉鎮基層建設，促進鄉鎮經濟進一步發展，實現鄉鎮的整體提升。檔案管理制度信息化為我們提供了很大的便利，多種查詢手段為政府提供了決策依據，使我們更好地為人民服務。
提高信息化管理水平是為了更好發揮檔案的作用。新時期檔案的利用不能只是被動被利用者接受，而應當做好檔案的開放和編研工作。同時還要注意做好監督工作，尤其是保密工作，正確利用檔案，同不當利用檔案的行為作斗爭，這樣才能既充分利用了檔案，又做好了檔案保密工作，使我們的檔案完整且安全。科學管理和利用檔案，才能更好地服務基層建設，促進鄉鎮整體管理水平的提高，促進鄉鎮經濟發展水平，使大多數鄉鎮達到小康水平，遵循和諧社會的理念，實行農村反哺城市，促進全國經濟發展，早日實現中華民族的偉大復興，使中國在激烈的國際競爭中占據有利的位置。
3 提升鄉鎮檔案管理人員素質
鄉鎮檔案管理制度的發展和變化為我們的管理工作提出了新的要求，原來的業務技能已經無法更好地為人民服務了。新時期檔案管理人員不但需要專業的知識和實際操作能力，而且還需要樹立檔案管理信息化意識，能夠熟練操作計算機，掌握網絡信息技術。我們需要高素質的專業人才，這就要求工作人員學習檔案管理知識，掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件，從而逐步提高其業務水平和綜合素質。學無止境，要認識到檔案管理工作的重要性，增強工作人員的責任感，以此作為終身事業，在工作崗位上兢兢業業，勇于創新，促進鄉鎮檔案管理工作的規范化，提高鄉鎮管理工作水平，實現鄉鎮工作的整體進步。
