時(shí)間：2023-06-05 09:54:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇學(xué)校人事檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應(yīng)對措施
中圖分類號：G632文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B文章編號：1672-1578（2017）05-0013-01
桂林市第一中學(xué)是一所歷史悠久的學(xué)校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學(xué)"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學(xué)生，著名文史學(xué)家、詞曲學(xué)家、教育家任中敏先生于1937年在南京創(chuàng)辦了漢民中學(xué)，并擔(dān)任校長。抗戰(zhàn)爆發(fā)后，學(xué)校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數(shù)千里，輾轉(zhuǎn)永福壽城，最后到貴州榕江繼續(xù)辦學(xué)，1945年抗戰(zhàn)勝利后再度遷回桂林重建學(xué)校。現(xiàn)屬于桂林市教育局直屬單位。現(xiàn)擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。
1.人事檔案管理的重要性
人事檔案是黨政軍群機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。
2.人事檔案管理與利用存在的問題
2.1干部人事檔案改版，改版工作時(shí)間緊任務(wù)繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關(guān)于干部人事檔案培訓(xùn)的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發(fā)《關(guān)于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時(shí)間要求在2014年12月31日前完成學(xué)校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時(shí)間緊、任務(wù)重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術(shù)加工，規(guī)范整理就有相當(dāng)大的工作量。
2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實(shí)現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。
2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學(xué)校辦公室人事工作人員兼職監(jiān)管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統(tǒng)一完成干部人事檔案改版工作的時(shí)間，雖然兼職人員也經(jīng)常參加市局關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)，但是學(xué)習(xí)不夠系統(tǒng)完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、管理水平培訓(xùn)與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展都受到限制。
2.4單位人事部門檔案意識不強(qiáng)。為規(guī)范各學(xué)校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發(fā)了由桂林市檔案監(jiān)督指導(dǎo)科唐志紅科長編寫的《小學(xué)校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時(shí)候辦公室事情繁雜，未能認(rèn)真對照制度，及時(shí)將需要?dú)w檔的人事材料及時(shí)更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。
2.5信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容，包括檔案信息的開發(fā)利用等。目前，我們學(xué)校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續(xù)、工資變動審核、干部考察、發(fā)展黨員等方面，未能真正起到應(yīng)有的作用。
2.6檔案管理手段落后。現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個(gè)人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。
3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施
3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，尤其是分管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，充分認(rèn)識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報(bào)，切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠(yuǎn)期規(guī)劃和實(shí)施方案，做到有計(jì)劃，有部署，有檢查，有落實(shí)；要主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。
3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件。要將人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位財(cái)務(wù)計(jì)劃，保證經(jīng)費(fèi)落實(shí)；改善人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機(jī)、加濕器、溫濕度表等硬件設(shè)備。
3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)。為切實(shí)做好"干部人事檔案改版"任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進(jìn)人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期國家教育發(fā)展事業(yè)對人事檔案管理的新要求；同時(shí)，也要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)。
3.4完善、落實(shí)人事檔案管理制度。在本校現(xiàn)有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎(chǔ)上，根據(jù)單位人事檔案工作實(shí)際情況，繼續(xù)制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。
在制定制度的基礎(chǔ)上，更要關(guān)注制度的貫徹落實(shí)情況。要按照規(guī)章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實(shí)執(zhí)行情況，督促其按照制度要求，及時(shí)將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)，保證人事檔案工作逐步制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案"見證歷史"的作用。
3.5提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，把現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段如：存貯技術(shù)：微機(jī)、縮微照相；防護(hù)技術(shù)：原子能處理、空調(diào)器、吸塵器；復(fù)制技術(shù)：復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)；裝訂技術(shù)；自動打眼機(jī)等應(yīng)用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。
關(guān)鍵詞：學(xué)校；人事檔案；管理
學(xué)校人事檔案管理工作記錄了學(xué)校教職工的工作履歷、思想道德情況、獎(jiǎng)勵(lì)處分、教學(xué)成果等內(nèi)容，不僅是教職工平時(shí)工作、生活的記錄，更是學(xué)校合理調(diào)配人力資源、選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)。但是我國當(dāng)前的學(xué)校中，對于人事檔案管理工作不重視、管理手段落后、缺乏完善的管理規(guī)范和管理人員綜合素質(zhì)差等問題都制約著學(xué)校的發(fā)展。所以如何加強(qiáng)學(xué)校的人事檔案管理是我們當(dāng)前必須要思考的問題。
1 人事檔案管理的定義及其重要性
1.1 人事檔案管理的定義
人事檔案管理是國家檔案事業(yè)與組織人事工作的重要工作，它能夠真實(shí)、客觀的記錄單位職工及其干部的個(gè)人社會經(jīng)歷、思想品格、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等。就學(xué)校的人事檔案管理工作來說，除了包括上述內(nèi)容之外還包括對教師的個(gè)人履歷、年度考核、教育經(jīng)歷、職稱、學(xué)歷等專業(yè)技術(shù)職務(wù)的記錄，也包括對其聘用、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、退休、工資變動表等其他組織參考材料的記錄和整理。
1.2 學(xué)校人事檔案工作的重要性
首先，人事檔案管理工作可以說是教職工工作情況的重要體現(xiàn)，因?yàn)樗宄挠涗浟私搪毠兊脑敿?xì)信息。人事檔案是通過組織認(rèn)可的個(gè)人材料、更是一種對個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、思想素質(zhì)、教學(xué)能力的詳細(xì)記錄，最能反映出一個(gè)人的真實(shí)水平。其次，學(xué)校人事檔案管理有助于學(xué)校進(jìn)行準(zhǔn)確、科學(xué)的人動和選擇，反映著組織對教職工的教育培訓(xùn)過程，所以也是學(xué)校用來考核干部、培養(yǎng)干部的重要依據(jù)，在學(xué)校的人力資源配置和人才培訓(xùn)過程中發(fā)揮著重要的作用。
2 學(xué)校人事檔案管理中存在的問題
2.1 對人事檔案管理工作不夠重視
目前，大多數(shù)學(xué)校由于對人事檔案管理工作缺乏重視，所以人事檔案的管理人員多半為兼職，一般還兼帶有其他學(xué)科的教學(xué)任務(wù)，所以將精力主要集中在了教學(xué)工作上，所謂的人事檔案管理工作也就是簡單的當(dāng)一個(gè)檔案室的保管員，偶爾到檔案室查詢一下需要的資料。對于人事檔案管理的本職工作――人事檔案的收集、分類、歸檔、整理無法做到及時(shí)完整，導(dǎo)致學(xué)校的人事檔案資料短缺，無法為學(xué)校的人事考核和變動提供幫助。
2.2 人事檔案的管理手段落后
目前，大多數(shù)學(xué)校的人事檔案管理工作還在使用紙張對資料進(jìn)行登記和管理，沒有采用電子數(shù)據(jù)庫管理。隨著社會的發(fā)展，學(xué)校對人事檔案管理工作的質(zhì)量要求越來越高，如果不借助現(xiàn)代化的電子數(shù)據(jù)庫管理，那么很難快速、準(zhǔn)確的將全體職工的信息資料進(jìn)行全面、完整的記錄，所以目前以紙筆為主的人事檔案管理手段相對比較落后，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需求，也不利于學(xué)校人事制度的改革和發(fā)展。
2.3 人事檔案管理人員能力欠缺
人事檔案管理工作具有較高的專業(yè)性，需要管理人員對檔案材料具有一定的識別、分類、歸納、鑒別能力。很多學(xué)校由于人數(shù)不足，所以都選擇的一些年齡比較大或者即將退休的老職工來對人事檔案進(jìn)行管理，后續(xù)也沒有相應(yīng)的培訓(xùn)，所以導(dǎo)致人事檔案管理人員工作水平差、材料分類混亂等，無法為學(xué)校提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。
2.4 缺乏詳細(xì)的管理規(guī)范
當(dāng)前眾多學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀是缺乏一個(gè)詳細(xì)的管理規(guī)范，導(dǎo)致收集檔案材料不齊全、紙張規(guī)格不一致的情況時(shí)有發(fā)生。人事檔案管理工作雖然難度不大，但是比較瑣碎，像一些個(gè)人自傳、思想報(bào)告、申請書、個(gè)人材料等這樣瑣碎的資料比較多，這些資料大多都是職工用手寫的，大小、規(guī)格不一，在入檔的時(shí)候，很容易造成遺失、缺頁或者褶皺，不利于保管和查詢。
3 如何做好學(xué)校的人事檔案管理工作
3.1 加強(qiáng)人事組織部門對檔案管理工作的重視
人事檔案管理工作能夠反映出學(xué)校的成長經(jīng)歷和發(fā)展情況，更是學(xué)校選賢舉能、調(diào)動人事的重要依據(jù)，做好學(xué)校的人事檔案管理工作對學(xué)校的人力資源開發(fā)和學(xué)校的全面發(fā)展具有非常重要的意義。因此，我們必須走出傳統(tǒng)思想的誤區(qū)，將人事檔案管理工作提升到一定的高度，重視人事檔案管理、提高人事檔案管理的工作質(zhì)量，才能最大限度的開發(fā)和利用學(xué)校的有效資源，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。
3.2 改進(jìn)人事檔案管理方法
電腦和互聯(lián)網(wǎng)使我們進(jìn)入了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。學(xué)校作為一個(gè)教書育人、傳授知識的地方，應(yīng)該在各方面做到與時(shí)俱進(jìn)，人事檔案管理工作也不能例外。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是當(dāng)前最熱門的技術(shù)，所以我們應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)將人事檔案管理工作和數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，比如說可以將零散的資料碎片經(jīng)過掃描、打印上傳至某一個(gè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，也可以將職工的個(gè)人履歷、教學(xué)成績、績效考核通過網(wǎng)絡(luò)的形式上傳到網(wǎng)上，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的幫助，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效管理和充分利用，提高學(xué)校人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
3.3 規(guī)范學(xué)校人事檔案管理制度
要想使得學(xué)校的人事檔案管理工作正常有序的進(jìn)行，必須要有一個(gè)規(guī)范的人事檔案管理制度。學(xué)校可以從《人事檔案工作條例》入手，結(jié)合學(xué)校的實(shí)踐制定出一套規(guī)范、完善的人事檔案管理規(guī)范，對人事檔案的接收、獲取、轉(zhuǎn)讓、存儲等步驟做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定，進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。
3.4 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
人事檔案管理除了要學(xué)校的監(jiān)督、網(wǎng)絡(luò)的幫助之外，還必須要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能確保其正常有序的展開。首先要提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)校可以通過集訓(xùn)、培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)等多種方式，加強(qiáng)人事檔案管理人員對專業(yè)知識和技能的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理能力；第二要提高檔案管理人員的職業(yè)道德，確保管理人員在工作的過程中能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鞅M職盡責(zé)，富含責(zé)任心和耐心，才能夠?qū)W(xué)校的人事檔案管理工作做好。
4 結(jié)論
學(xué)校的人事檔案管理工作準(zhǔn)確的記錄了教職工的個(gè)人簡歷、工作經(jīng)歷、思想道德、業(yè)務(wù)能力、績效考核等多項(xiàng)內(nèi)容，在學(xué)校的人動和考核中發(fā)揮著重要的作用。學(xué)校只有加強(qiáng)人事組織部門對檔案管理工作的重視；改進(jìn)人事檔案管理方法；規(guī)范學(xué)校人事檔案管理制度；提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能夠切實(shí)有效的提高學(xué)校人事檔案管理的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
[1]烏吉木.學(xué)校人事檔案管理工作探討[J].語文學(xué)刊，2011（13）
[2]孫麗蘭.學(xué)校人事檔案管理工作的對策及思考[J].學(xué)周刊，2011（30）
[3]王曉云.淺談中專學(xué)校人事檔案管理中存在的問題及對策[J].黑河學(xué)刊，2013（05）
一、學(xué)校人事檔案管理模式存在的主要問題
現(xiàn)階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進(jìn)的地方，一是多頭管理，存在著嚴(yán)重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門。二是管理體系上仍為傳統(tǒng)干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三大類構(gòu)成。三是管理模式上實(shí)行封閉式管理，從維護(hù)人事檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數(shù)公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學(xué)校人事檔案作為一種信息源，在學(xué)校人才管理中有著它的特殊作用。學(xué)校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統(tǒng)觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應(yīng)存在以下幾個(gè)主要問題：
一是學(xué)校人事檔案內(nèi)容信息量少。
學(xué)校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、職務(wù)職稱工資材料等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性較差，不能適應(yīng)現(xiàn)階段人才開發(fā)的要求。反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，反映個(gè)人工資變動、職稱評聘、黨團(tuán)組織的材料比較齊全，而反映個(gè)人的德才表現(xiàn)、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個(gè)人人才類型、技術(shù)專長、心理素質(zhì)等個(gè)性特點(diǎn)的內(nèi)容更微乎其微，因此人事檔案在利用時(shí)，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實(shí)際要求。
二是學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化。
體現(xiàn)在各個(gè)學(xué)校沒有統(tǒng)一由上級主管部門進(jìn)行人事檔案集中管理，各個(gè)學(xué)校還通常根據(jù)各管理部門職能的不同，將教師的有關(guān)材料分散在幾個(gè)部門管理。例如，教務(wù)部門管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發(fā)、、教科研立項(xiàng)的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學(xué)校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學(xué)校人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。四是學(xué)校人事檔案管理投入不足。體現(xiàn)在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴(yán)，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現(xiàn)代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，少數(shù)有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)；兼職人員也無法保證有足夠的時(shí)間和精力對人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。五是學(xué)校人事檔案過度實(shí)行內(nèi)向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學(xué)校很難對人事檔案進(jìn)行信息開發(fā)，更談不上與其他單位實(shí)現(xiàn)人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制
我們應(yīng)該從具有個(gè)性的人事檔案材料入手，加大學(xué)校人事檔案管理投入，建立一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，努力提高人事檔案材料的質(zhì)量。同時(shí)，要緊緊抓住學(xué)校人事檔案管理的難點(diǎn)問題，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理中心，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發(fā)提供更有價(jià)值的信息，讓人事檔案更好地服務(wù)社會。
一是建立具有個(gè)性的學(xué)校人事檔案材料。針對人事檔案內(nèi)容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內(nèi)容建設(shè)上注意補(bǔ)充能反映當(dāng)事人個(gè)性的檔案材料。以教師檔案為例，應(yīng)補(bǔ)充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業(yè)方面的基本情況。(2)教師教育教學(xué)情況資料，可反映出教師的教育教學(xué)態(tài)度和水平以及教育教學(xué)工作量。(3)科學(xué)研究和學(xué)術(shù)活動情況資料，可反映出教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位和學(xué)術(shù)研究的歷史。(4)業(yè)務(wù)進(jìn)修情況資料，可反映出教師繼續(xù)教育的狀況。(5)獲獎(jiǎng)和榮譽(yù)情況，可反映出教師在社會和學(xué)術(shù)界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎(chǔ)上，能及時(shí)地補(bǔ)充上述材料，就能較全面地、動態(tài)地反映教師的教學(xué)、科研水平，它有助于學(xué)校開展定量化、科學(xué)化工作，有助于師資隊(duì)伍建設(shè)工作的科學(xué)決策，有助于提高教師評價(jià)的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價(jià)的延續(xù)性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵(lì)機(jī)制。
當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調(diào)配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。我院教師編制復(fù)雜，更應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在人事檔案管理方面的應(yīng)用，使計(jì)算機(jī)為人事檔案管理工作發(fā)揮更大作用。
1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用
1.1什么是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨(dú)立計(jì)算機(jī)的集合。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理軟件及通信協(xié)議的管理和協(xié)調(diào)下，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源，信息傳遞指對共享數(shù)據(jù)資源集中處理及管理和維護(hù)。
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最大貢獻(xiàn)是實(shí)現(xiàn)了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進(jìn)了辦公自動化的發(fā)展，因此這個(gè)當(dāng)前最活躍的高新技術(shù)，被廣泛應(yīng)用于政府、機(jī)關(guān)、學(xué)校等不同部門。
1.2什么是人事檔案管理
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)本文由收集整理系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會方方面面活動的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。
1.3計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用
1.3.1提高管理效率
單位人事檔案儲存著員工個(gè)人履歷、德能勤績、人事關(guān)系變動、工資、獎(jiǎng)懲等重要信息，是日常工作中領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門需要經(jīng)常查閱的材料。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使這些信息共享變得輕松容易，增強(qiáng)了實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性，節(jié)省了時(shí)間，提高了管理工作效率。
1.3.2節(jié)約成本
人事信息屬性繁多，各單位因性質(zhì)不同而情況復(fù)雜程度不一。比如我單位是二級學(xué)院，包含了高校、中專和中小學(xué)編制三種，其中高校編制又包含三年制高專和三加二五年制初專兩種，人事信息除涉及履歷、自然信息等基本情況外，還包括不同編制下的工資統(tǒng)計(jì)、編制歸屬情況、老干部情況統(tǒng)計(jì)等方面，其涉及的面之廣，數(shù)據(jù)量之大可想而知，若利用手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力等。多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們就可以快速準(zhǔn)確調(diào)取信息，信息一經(jīng)錄入，便可以共享，而且利用專業(yè)輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節(jié)省了成本。尤其是，利用計(jì)算機(jī)存儲的電子信息，使紙質(zhì)稿檔案可以減少翻閱次數(shù)，從而降低了原稿的磨損度，進(jìn)而降低成本。
1.3.3多媒體信息的擴(kuò)充
信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時(shí)代科技的發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術(shù)采集聲、像、視頻等方式進(jìn)行擴(kuò)充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進(jìn)一步拓寬。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。
1.3.4減少失誤率
由于計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、存儲容量大、計(jì)算精度高的特點(diǎn)，在管理工作中使用計(jì)算機(jī)就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。
2.我院人事檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化乃大勢所趨。我院應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的情況總結(jié)如下：
2.1建立了基本信息查詢數(shù)據(jù)庫
只要輸入某種類別關(guān)鍵字，如“姓名”或“職務(wù)”等，就可以快速查閱到信息。
2.2建立了材料接收登記數(shù)據(jù)庫
人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計(jì)算機(jī)錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據(jù)。
2.3建立了與上級管理部門關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，各級人事管理部門統(tǒng)一了信息管理系統(tǒng)，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交互。
2.4建立了人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫
人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關(guān)鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。
3.我院需要解決的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題
我院在人事檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)了基本的存儲和查詢等操作技術(shù)，但仍有許多問題需要解決。
3.1思想觀念較落后
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作由手工化轉(zhuǎn)
為自動化、網(wǎng)絡(luò)化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發(fā)生轉(zhuǎn)變，仍固守于原有的手工化處理的習(xí)慣，使這項(xiàng)現(xiàn)代化進(jìn)展緩慢。在管理工作中，墨守成規(guī)的思維方式?jīng)Q定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計(jì)算機(jī)的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復(fù)工作。所以提高管理人員的素質(zhì)，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變很重要。
3.2軟硬件建設(shè)跟不上
由于思想觀念的落后，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)投入不夠，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)備不夠先進(jìn)、管理人員的操作技術(shù)水平不受重視、技術(shù)培訓(xùn)跟不上等問題是我院檔案管理現(xiàn)代化的阻礙。
3.3資源無法實(shí)現(xiàn)更大范圍的共享
由于我院網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級和同類部門之間，我院需進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫軟件，使信息資源實(shí)現(xiàn)全院范圍內(nèi)的共享，使領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。
關(guān)鍵詞：新升格高職院校 人事檔案管理 存在問題 解決路徑
近年來，隨著國家對職業(yè)教育重視力度的加大，各地職業(yè)院校辦學(xué)規(guī)模和質(zhì)量普遍得到長足發(fā)展，相當(dāng)部分中職學(xué)校升格為高職院校，從高中階段教育跨越到高等教育行列。學(xué)校的升格不僅是形式上的升級，更要求內(nèi)涵質(zhì)量上的提升，各項(xiàng)工作均要相應(yīng)跟進(jìn)，以適應(yīng)高等職業(yè)教育的要求。
學(xué)校人事檔案管理工作與教職員工切實(shí)利益密切相關(guān)，是學(xué)校人力資源管理和利用不可或缺的部分。筆者作為一名長期從事學(xué)校人事檔案管理的工作人員，也經(jīng)歷了所在學(xué)校由中職升格為高職的轉(zhuǎn)型時(shí)期，在具體工作中有如下思考和見解。
一、新升格高職院校人事檔案管理存在的主要問題
學(xué)校人事檔案與教職工的工資、社保、職稱、組織關(guān)系等切身利益掛鉤，具有很強(qiáng)的政策性和嚴(yán)肅性。新升格高職院校人事檔案管理人員要充分認(rèn)識到本職工作的重要性，結(jié)合升格后學(xué)校的新形勢，找到學(xué)校人事檔案管理工作與高職院校不相適應(yīng)之處，即存在的主要問題。
1.人事檔案管理工作存在四個(gè)“不到位”
受中職學(xué)校慣性思維影響，新升格高職院校普遍未能將人事檔案管理工作列入重要議事日程，存在四個(gè)“不到位”。一是認(rèn)識不到位。單位對人事檔案管理工作重要性認(rèn)識不足，未看到它的長期效益和隱性貢獻(xiàn)，致使其處于邊緣地位。二是人員不到位。升格以后，隨著教師隊(duì)伍的擴(kuò)大和教師信息的采集要求提高，檔案信息量驟增，原有的人事檔案管理人員明顯無法應(yīng)對。此外，對人事檔案管理人員也缺乏檔案管理政策法規(guī)、專業(yè)知識和信息化手段應(yīng)用等的培訓(xùn)。三是硬件不到位。按照檔案管理要求，人事檔案要配備專用的檔案室，室內(nèi)要達(dá)到 “六防”要求，并且要求配備專用設(shè)備和專用檔案柜。但部分新升格高職院校甚至還沒有專用人事檔案室，人事檔案和其他辦公場所共用，人員來往頻繁，不便于整理檔案，而且還存在安全隱患。四是協(xié)調(diào)不到位。升格以后，部門設(shè)置改變，教師數(shù)量增加，歸檔材料類別也發(fā)生變化，檔案材料收集和審核非人事檔案管理人員一己之力可為，需全院聯(lián)動，整體協(xié)調(diào)。
2.分散管理增加了人事檔案工作的復(fù)雜性
在目前我國高等職業(yè)教育管理體制下，對學(xué)校的管理仍然以行政化為主導(dǎo)。高職院校有些屬于副廳級，而另一些則屬處級建制，歸學(xué)校所在地級市教育部門主管。無論哪種情況，學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案都由上級組織部門管理。對于前者，學(xué)校具有管理其他教職工檔案的權(quán)限，而對于后者，干部檔案管理權(quán)限卻在上級主管部門。工人身份人員的檔案管理情況更為復(fù)雜，有的由勞動部門管理，有的由學(xué)校自己管理。這種情況對高職院校檔案管理工作帶來一定的復(fù)雜性，很容易造成“管用分離”的矛盾。
3.人力資源組成結(jié)構(gòu)變化對人事檔案管理提出新要求
新升格的高職院校為保障教育教學(xué)工作盡快步入正軌，人力資源組成發(fā)生了變化。教師系列中，有在編教師、外聘教師（含已在其他院校退休的教師），還有流動性的兼職教師，有些學(xué)校還有人事身份的教師；工人系列中，有在編人員，還有臨時(shí)人員，并且隨著升格后學(xué)校的發(fā)展，臨聘人員數(shù)量會逐年增加。如果按照慣例，只做好在編人員的檔案管理工作，那么其他不同身份的教職工，他們之前人事檔案的歸宿，以及到校后工作履歷、社保記錄、獎(jiǎng)懲情況、組織關(guān)系如何延續(xù)？職稱如何晉升？如何在人事檔案方面切實(shí)保障他們的利益，從而解決他們的顧慮，調(diào)動工作積極性？這都為新升格高職院校的人事檔案管理工作提出新的要求。
4.經(jīng)驗(yàn)性管理特點(diǎn)突出，制度化規(guī)范化不足
目前新升格高職院校人事檔案管理還普遍沿襲過去中職辦學(xué)階段的經(jīng)驗(yàn)化手段，缺乏相應(yīng)的制度機(jī)制。首先，缺乏制度規(guī)范。檔案查閱、借閱、收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、保管、保密等制度不完備，且未形成系統(tǒng)，臺賬登記制度未能落實(shí)到位，統(tǒng)計(jì)制度流于形式。其次，檔案內(nèi)容缺乏規(guī)范。文件格式、紙張大小不一，填寫項(xiàng)目隨意性強(qiáng)，重點(diǎn)不突出，且重要項(xiàng)目遺漏情況嚴(yán)重。再次，工作流程缺乏規(guī)范。檔案查閱、借閱未能嚴(yán)格履行程序，轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)不符合保密性要求，檢查核對不嚴(yán)格。最后，監(jiān)督機(jī)制不健全。由于學(xué)校尚未對人事檔案管理制定工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加之具備檔案管理專業(yè)知識的人力缺乏，所以檔案管理工作往往是工作人員自己說了算，做好做差往往取決于工作人員的責(zé)任心和工作態(tài)度，缺失了外在的檢查監(jiān)督。
5.數(shù)字化信息化手段嚴(yán)重滯后
隨著學(xué)校升格，高職院校對師資培養(yǎng)和教學(xué)、科研工作的重視力度明顯加大，教師教學(xué)和科研成果、培訓(xùn)進(jìn)修等信息量徒增，人事檔案材料的收集內(nèi)容明顯增加。并且因教學(xué)評估、項(xiàng)目申報(bào)、職稱評審等原因，人事檔案利用率也成倍提高。傳統(tǒng)檔案管理模式弊端逐漸顯露，重復(fù)性工作多，工作效率低。
二、新升格高職院校人事檔案管理工作升級的路徑
當(dāng)前，職業(yè)教育已經(jīng)由規(guī)模發(fā)展轉(zhuǎn)向規(guī)模、質(zhì)量并重的發(fā)展階段，教育“去行政化”的呼聲亦愈加強(qiáng)烈。在此大背景下，高職院校的內(nèi)涵提升工程和現(xiàn)代大學(xué)制度建立提上了議事日程，人事檔案管理工作也迎來了發(fā)展的新機(jī)遇。在檔案管理工作中，必須克服固有思維，主動適應(yīng)新形勢，通過以下六個(gè)方面來開創(chuàng)人事檔案管理工作新局面。
1.提高認(rèn)識，加大投入，使人事檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展同步
新升格高職院校要從學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展、內(nèi)涵發(fā)展的角度提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，將其寫入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中，保證充足的財(cái)力、人力和物力。在經(jīng)費(fèi)方面，首先要將檔案管理所需經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行和發(fā)展需求。在人力支持方面，增加人事檔案管理工作人員，最好設(shè)有固定的專職人員。同時(shí)，要注重對人事檔案管理工作人員的培養(yǎng)。在物力支持上，要保障人事檔案管理工作用房，逐步做到查閱、庫存、辦公“三分開”；配備消防器材、排濕裝備等“六防”設(shè)施，確保人事檔案的安全存放和使用；配備電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等電子器材和管理軟件等信息化工具，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化數(shù)據(jù)化創(chuàng)造充分的條件。
2.擴(kuò)充人事檔案功能，服務(wù)教育教學(xué)
高職院校教師除過教學(xué)之外，還擔(dān)負(fù)科研、企業(yè)實(shí)踐等任務(wù)，只有將它們及時(shí)全面收集，才能真實(shí)、全面反映教職工的整體情況。此外，近年來，各級教育部門對高職院校教職工的信息數(shù)據(jù)采集要求越來越高，要求項(xiàng)目多，覆蓋面廣。以廣東省為例，僅2013年，就開展了“教育部高等職業(yè)教育高職專業(yè)建設(shè)與職業(yè)發(fā)展管理平臺”“廣東省教職工基礎(chǔ)信息平臺”的數(shù)據(jù)采集工作，每位教師對應(yīng)的欄目達(dá)到40多項(xiàng)，并且這些信息每年都要更新。信息的準(zhǔn)確性最終要由單位人事檔案管理部門審核把關(guān)，如果平時(shí)收集材料不及時(shí)、不全面，很難應(yīng)對這些新工作。所以加強(qiáng)日常檔案工作的主動性，將能有力推動學(xué)校教育教學(xué)工作。
3.適應(yīng)發(fā)展形勢，堅(jiān)持以人為本，服務(wù)教職員工
外聘專職教師在來校之前的檔案一般寄存在當(dāng)?shù)鼗蛲獾厝瞬沤涣髦行模永m(xù)他們的“檔案生命”，就要將其在來校之后工作的情況及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地記錄，這樣才不至于影響他們未來評聘職稱、社保等方面的切身利益。對于臨時(shí)工，他們大多分布在后勤服務(wù)崗位，具有服務(wù)周期短、流動性大等特點(diǎn)。盡管如此，為他們建立檔案，也是維護(hù)他們權(quán)益的體現(xiàn)，通過檔案不但可以證明他們的工作經(jīng)歷和表現(xiàn)，而且成為他們辦理和享受社會保險(xiǎn)、重新就業(yè)等方面的重要依據(jù)。學(xué)校人事檔案管理人員只有切實(shí)做好該項(xiàng)工作，才能尊重他們的權(quán)益，調(diào)動他們的工作積極性。
4.以制度化促進(jìn)規(guī)范化，以規(guī)范化實(shí)現(xiàn)科學(xué)化
做好人事檔案管理工作，制度化是基礎(chǔ)，規(guī)范化是目標(biāo)，標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理要求。首先要建立健全人事檔案各項(xiàng)管理制度，明確工作人員職責(zé)，并將制度和職責(zé)上墻，便于教職工了解相關(guān)內(nèi)容，并能起到監(jiān)督作用。在此基礎(chǔ)上，制定接收檔案、材料鑒別、分類歸檔、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、入庫排架等各環(huán)節(jié)流程。流程僅僅表明了工作的順序，對每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制才是關(guān)鍵。例如在材料鑒別環(huán)節(jié)，哪些文件可以歸檔，哪些不符合規(guī)定要剔除，這里面更多的蘊(yùn)含著專業(yè)人員的規(guī)范化意識。有了制度和規(guī)范化流程，但落實(shí)的情況如何，最終要靠監(jiān)督評價(jià)機(jī)制來完成。為此，新升格高職院校要建立起相關(guān)機(jī)構(gòu)，或賦予學(xué)校已有部門權(quán)力，履行對人事檔案管理監(jiān)督評價(jià)的職能，這樣才能使得人事檔案管理制度不會成為空文，流程不會成為擺設(shè)。
5.以信息化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，以數(shù)據(jù)化實(shí)現(xiàn)高效化
隨著高職教育管理和人事管理的信息化進(jìn)程加快，人事檔案管理的信息化已經(jīng)不可回避。目前要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，首先要解決的是將易變質(zhì)、易損壞的紙質(zhì)材料通過電子信息手段實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，這不僅具有備份和安全意義，更重要的是維護(hù)了人事檔案材料的原貌；其次，教職工越來越多的材料以圖片和聲像形式呈現(xiàn)，必須將其按原始格式保存。在人事檔案信息化成果的利用上，最大的好處就是方便檢索，且可快速與各類人事信息數(shù)據(jù)庫互通；為克服人事檔案多頭管理的不足，可利用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)施分級管理，通過局域網(wǎng)按照管理權(quán)限共享檔案信息。其實(shí)人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理在國外早已鋪開，國內(nèi)支持者也不鮮見。不過基于保密原則，在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中，網(wǎng)絡(luò)安全體系的構(gòu)建顯得非常重要。
新升格高職院校人事檔案管理工作在面臨各種挑戰(zhàn)的同時(shí)，也迎來發(fā)展的重要機(jī)遇。在工作中，要主動學(xué)習(xí)、借鑒和創(chuàng)新，既要寄希望于政府和學(xué)校政策的支持，也要不斷提升自身工作水平；既要充分發(fā)揮人事檔案的傳統(tǒng)作用，也要開發(fā)它在服務(wù)教育教學(xué)上的價(jià)值功能。
參考文獻(xiàn)：
1.對員工管理實(shí)現(xiàn)了分工合作
高校與員工通過簽訂相應(yīng)的合同實(shí)現(xiàn)了學(xué)校與員工之間的合同關(guān)系。高校和其員工也必須依照合同履行相應(yīng)的責(zé)任和義務(wù)。人事制度使高校對員工的管理實(shí)現(xiàn)了社會化，那么高校員工的人事檔案也就相應(yīng)地歸人事機(jī)構(gòu)管理。一般情況下，高校人事檔案的機(jī)構(gòu)是人才服務(wù)中心。在合同期內(nèi)，學(xué)校可以依據(jù)相關(guān)內(nèi)容對員工檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，一旦合同關(guān)系解除，員工的個(gè)人檔案就會轉(zhuǎn)到人才中心。這樣的人事檔案管理機(jī)制能夠減輕高校在人事管理上的壓力，實(shí)現(xiàn)自主用人。
2.部門和高校共同協(xié)作
高校人事檔案管理主要包括教職工檔案和進(jìn)行人事的人員檔案。教職工檔案是學(xué)校聘用教職工的傳統(tǒng)基本信息，由學(xué)校檔案室或相關(guān)的人事部門進(jìn)行管理。而實(shí)行人事的人員檔案則是與學(xué)校簽訂相應(yīng)合同以后的員工的一系列檔案信息，由相應(yīng)的人事機(jī)構(gòu)代為管理。與此同時(shí)，人事機(jī)構(gòu)應(yīng)該對人員的人事檔案進(jìn)行良好的保管、傳遞，為高校人事部門提供方便快捷的相關(guān)服務(wù)。高校人事部門也應(yīng)及時(shí)將聘用人員的檔案資料進(jìn)行收集、整理，及時(shí)轉(zhuǎn)交給人事機(jī)構(gòu)，以方便其進(jìn)行統(tǒng)一管理。
二、高校人事檔案管理中存在的問題
1.檔案管理不規(guī)范
一些機(jī)構(gòu)在對相關(guān)的人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，往往只是簡單地進(jìn)行一些檔案接收和檔案存放等流程性工作，而對檔案的審查、歸類、裝訂、錄入等方面的工作則十分欠缺。這就導(dǎo)致所的人事檔案存放比較散亂，不能通過一些現(xiàn)代化的手段進(jìn)行有效的查找，甚至存在導(dǎo)致檔案丟失等現(xiàn)象的隱患。一些高校檔案管理部門對員工的人事檔案管理也不是很重視，沒有嚴(yán)格按照流程對員工檔案進(jìn)行審核、歸檔等。
2.人事檔案的日常利用不方便
由于檔案管理規(guī)定比較嚴(yán)格，使得高校或個(gè)人在查閱或應(yīng)用相關(guān)檔案時(shí)需要經(jīng)過一系列的流程，這就給人事檔案的利用帶來了諸多不便。高校各部門由于各種需要而對其代管人員的檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，往往需要由高校人事管理部門的相關(guān)人員到機(jī)構(gòu)進(jìn)行借閱，高校員工需要使用相關(guān)檔案信息時(shí)，必須要通過用人單位開具相關(guān)證明之后自己才能前去查閱。
3.人事檔案完整性缺失
人事檔案需要進(jìn)行不斷的補(bǔ)充和完善，才能更好地體現(xiàn)出相關(guān)人員的信息和人事檔案的價(jià)值。然而一些機(jī)構(gòu)的管理工作在這方面則顯得比較被動，往往不能及時(shí)對被人員的相關(guān)信息進(jìn)行收集和補(bǔ)充。在檔案內(nèi)容上，由于一些管理人員的管理素質(zhì)和管理水平有限，導(dǎo)致被人員的檔案內(nèi)容往往存在呆板、單一的情況，使一些能夠反映出被人員能力的檔案不能全面地呈現(xiàn)出來。此外，一些高校員工的進(jìn)修、學(xué)歷學(xué)位變化、職位調(diào)動等情況在人事檔案中存在缺失的情況。
4.人事檔案存在重新建檔和遺棄檔案的現(xiàn)象
重新建檔本來是針對那些人事檔案丟失或者查找不出相關(guān)信息的情況而采取的一種人事檔案補(bǔ)救的辦法。但隨著聘用制的實(shí)施，高校為了防止人員流失情況的發(fā)生而采取扣留人事檔案的措施，有些高校為了引進(jìn)人才就對那些被扣留人事檔案的應(yīng)聘者采取重新建檔的辦法。雖然重新建檔能夠吸引一些人才，但也直接導(dǎo)致了“一人多檔”、“有檔無人”等情況的產(chǎn)生，違背了人事檔案管理原則。而有些高校的員工為了職業(yè)發(fā)展，尋找更適合自己的崗位，往往會主動放棄自己的檔案。高校不但不能將這些檔案處理掉，還得花費(fèi)很多的時(shí)間和人力、財(cái)力對這些檔案進(jìn)行相應(yīng)的清理和管理，這就給高校造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。
三、完善高校人事檔案管理制度的對策
1.提高對人事檔案管理工作的重視程度
良好的檔案管理意識有助于推動高校人事檔案管理的發(fā)展。因此，人事機(jī)構(gòu)人員和高校人事管理部門人員都應(yīng)該樹立正確的檔案管理意識，充分認(rèn)識到人事檔案管理工作在高校人事檔案管理中的重要性。人事機(jī)構(gòu)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，重視被人檔案的收集、整理、分類等工作，并及時(shí)對這些檔案信息進(jìn)行電子錄入，以方便查閱利用。同時(shí)，高校人事管理部門人員應(yīng)重視人事檔案，并及時(shí)將相關(guān)員工的人事檔案材料送交人事機(jī)構(gòu)補(bǔ)充留存。
2.提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
一些人事機(jī)構(gòu)和高校人事檔案管理人員由于自身素質(zhì)不高，不能夠完全掌握人事檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和技能，從而導(dǎo)致不能高效合理地管理人事檔案。因此，應(yīng)加強(qiáng)對人事機(jī)構(gòu)和高校人事管理部門相關(guān)人員的培訓(xùn)與考核，使他們能夠充分掌握人事工作的相關(guān)流程和操作技能。此外，高校或人事機(jī)構(gòu)在對人事檔案管理人員的聘用上也應(yīng)加強(qiáng)對人員綜合素質(zhì)的考察，聘用合格的高素質(zhì)人才從事人事檔案管理工作。
3.推進(jìn)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理
標(biāo)準(zhǔn)化操作就是指在人事檔案管理的過程中實(shí)現(xiàn)各個(gè)步驟的標(biāo)準(zhǔn)化操作，使人事檔案管理更加規(guī)范化。人事機(jī)構(gòu)在對被人員檔案進(jìn)行收集、審核、整理、裝訂、錄入等流程時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化操作模式進(jìn)行，使每份人事檔案的整理都達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，高校在對員工人事檔案材料進(jìn)行收集、整理時(shí)也要進(jìn)行相應(yīng)的核實(shí)和規(guī)范化整理，保證人事檔案真實(shí)可用。
4.建立健全人事檔案管理制度
關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；思考與建議
一、引言
隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，學(xué)校的管理水平也在發(fā)生非常大的變化，而人事檔案管理作為其中的重要一員，當(dāng)然也不能落后，制約學(xué)校的管理建設(shè)水平，不能保障學(xué)校的權(quán)益不被損害。為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理建設(shè)的快速增長，我們需要逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與自動化等，讓檔案管理進(jìn)行一體化發(fā)展，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案材料的歸檔、存放、保存、備份等，不能把人事檔案管理分開討論。為此，我們需要構(gòu)建完善的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，對檔案進(jìn)行安全存放、合理歸檔。
二、新時(shí)期人事檔案管理的簡單敘述
人事管理是學(xué)校教職工信息的重要載體，全面記載教職工的基本情況，反映他們的個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才綜合表現(xiàn)，是學(xué)校全面考察了解、正確評價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會各方面的快速發(fā)展，人事檔案管理不斷向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化發(fā)展。
三、新時(shí)期人事檔案管理的重要作用
隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、管理建設(shè)、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生非常大的變化，以期適應(yīng)逐步發(fā)展的社會的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄。企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)非常重要的地位，為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要漸漸地加強(qiáng)對企業(yè)的人力資源檔案管理，促進(jìn)其不斷壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。
四、研究與分析人事檔案管理的優(yōu)化方法
1.把人事檔案進(jìn)行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理。學(xué)校檔案管理人員對檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，需要對學(xué)校的人事檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質(zhì)、不同價(jià)值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，使用不同的檔案管理箱對他們進(jìn)行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，便于統(tǒng)一管理，進(jìn)而保障學(xué)校的權(quán)益。2.對人事檔案需要采取備份管理，以備不時(shí)之需。對人事檔案需要采取備份管理，針對紙質(zhì)檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質(zhì)等特點(diǎn)及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時(shí)的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時(shí)準(zhǔn)備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時(shí)使用，以這樣的方式進(jìn)行檔案管理，可以有效減少資源的損耗、丟失。3.對人事檔案需要進(jìn)行不定時(shí)檢查，對人力資源循環(huán)了解。對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對學(xué)校的人事檔案進(jìn)行不定時(shí)檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價(jià)值的人力資源材料等，做到對人力資源的循環(huán)了解、調(diào)查，保證檔案管理的安全，盡量保護(hù)學(xué)校的人力檔案資源完整而沒有外泄，以免引發(fā)一些損害學(xué)校利益的事情。4.對人事檔案進(jìn)行定期地修復(fù)完善，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源體系。對人事檔案需要進(jìn)行定期修復(fù)完善，為其正常的工作進(jìn)行做準(zhǔn)備，特別需要注意的是：對于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進(jìn)行檢查、查看；對電子信息技術(shù)的檔案材料，需要及時(shí)地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構(gòu)建一個(gè)完善的人力資源檔案管理體系。5.對于不同類別的人事檔案，需要分門別類進(jìn)行安全存放。學(xué)校在發(fā)展過程中，需要分門別類，將不同載體的、不同類別的、不同材質(zhì)的檔案材料進(jìn)行不同的歸檔、安全存放。需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學(xué)校有重大價(jià)值的檔案，進(jìn)行特別保護(hù)。一定要嚴(yán)格地保存完整，并保證時(shí)間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失，處理起來就會相當(dāng)麻煩。在此過程中，還需要逐步地建立較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進(jìn)行分別存放，以期對各行各業(yè)的信息資源進(jìn)行分類管理，便于工作需要資源的時(shí)候順手拿出來，使得學(xué)校的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。6.對于一些特別珍貴的人事檔案，需要進(jìn)行特別的保護(hù)與儲存。學(xué)校在對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學(xué)校有重大價(jià)值和意義的檔案，并對這些特別的檔案材料，需要進(jìn)行特別保護(hù)，專門設(shè)置一個(gè)特別的檔案管理中心，對他們實(shí)行重點(diǎn)保護(hù)與儲存，以防在需要資料的時(shí)候，翻遍所有資料庫都找不到需要的資料。那樣的話，既浪費(fèi)了不必要的時(shí)間，又浪費(fèi)了人力資源，更不能達(dá)到預(yù)期效果，得不償失。
五、結(jié)語
在學(xué)校的發(fā)展過程中，人力資源的發(fā)展對其起著非常重要的作用，為了保護(hù)人力資源安全、不外泄，我們需要對人事檔案進(jìn)行管理，對檔案實(shí)行歸檔、存根、備份等，運(yùn)用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進(jìn)行保護(hù)，為學(xué)校的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的第一手人力材料資源，從而確保學(xué)校的正常開展而不被影響。
參考文獻(xiàn)：
［1］羊建國.對當(dāng)前人事檔案工作的幾點(diǎn)思考［J］.湖南社會科學(xué)，2007（04）.
關(guān)鍵詞：高職院校；干部人事檔案；管理與利用
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問題。
一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問題
許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來，原來的學(xué)校對干部人事檔案沒有自主管理權(quán)，長期以來不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問題。
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏
合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動式管理向主動式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒有配備專用的檔案庫房，沒有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢必影響了組織人事部門其他工作的順利開展，而且這種管理模式，缺乏對管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。
（三）信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低
干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。
（四）升級達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重
很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過了上級部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級，二級或三級標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過，為了達(dá)到同一個(gè)等級或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。
二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問題的途徑
（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表揚(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高校干部人事檔案管理的新要求。
（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。
（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能
干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò) （下轉(zhuǎn)第51頁）（上接第43頁）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。
（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍
為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。 【參考文獻(xiàn)】
[1] 周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問題及解決途徑[j].黑龍江檔案．
[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[j].檔案與建設(shè)，2003，（7）．
[3] 劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案
管理[j].浙江檔案，2004，（1）．
[4] 陳蓉，羅迎芬.從學(xué)歷學(xué)位清查中淺談高校干部人事檔案的管理利用問題與對策[j].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，（1）．
1.高校人事檔案管理員工教育與培訓(xùn)的重要作用
通過對高校人事檔案管理人員進(jìn)行有效的教育培訓(xùn)，并對培訓(xùn)中的各個(gè)環(huán)節(jié)的利弊和得失進(jìn)行針對性的改進(jìn)和嘉慶，可以有效的評估培訓(xùn)的成效，有助于切實(shí)提高高校檔案管理人員的整體水平。并且員工培訓(xùn)可以提高管理人員的思想認(rèn)識，使管理人員學(xué)習(xí)更多先進(jìn)科學(xué)的理論知識和管理理念，也可以通過技術(shù)教育培訓(xùn)提高管理人員的技術(shù)水平。而且在組織員工進(jìn)行教育培訓(xùn)的過程中，不僅可以提高管理人員的思想水平以及業(yè)務(wù)能力，同時(shí)也有利于培養(yǎng)管理人員形成自主學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣，這也是現(xiàn)代社會對人才的一項(xiàng)基本素質(zhì)要求。其次，通過員工教育培訓(xùn)有利于培養(yǎng)人事檔案管理人員形成良好團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，提高人事檔案管理人員的向心力以及凝聚力，進(jìn)而提高高校人事檔案管理水平。
2.提高高校人事檔案管理員工隊(duì)伍水平的建議
2.1加強(qiáng)員工教育培訓(xùn)的宣傳
目前，很多高校人事檔案管理人員參與員工教育培訓(xùn)的積極性不高，導(dǎo)致培訓(xùn)單位的效能低下，很難有效提高人事檔案管理服務(wù)水平。高校應(yīng)該全面調(diào)查、了解、分析人事檔案管理人員的實(shí)際需求，并且充分明確培訓(xùn)對象、員工培訓(xùn)需求，制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)課程。同時(shí)應(yīng)該建立一個(gè)有效的“問答”雙向溝通平臺，客觀的評估員工培訓(xùn)成效，研究擬定相關(guān)的員工培訓(xùn)計(jì)劃。高校應(yīng)該采用多元選擇、高質(zhì)量的方式建立自己的特色課程，吸引更多的人事檔案管理員工參與到培訓(xùn)中。
2.2激發(fā)人事檔案管理員工的學(xué)習(xí)熱情
想要提高高校人事檔案管理員工培訓(xùn)效果，應(yīng)該激發(fā)他們的培訓(xùn)學(xué)習(xí)熱情。在員工培訓(xùn)的過程中，鼓勵(lì)人事檔案管理員工能夠積極、主動發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，并且討論問題，和培訓(xùn)師共同研究、探討，爭取能夠找到新的論點(diǎn)，獲得關(guān)于業(yè)務(wù)方面的新知識，培養(yǎng)人事檔案管理員工的創(chuàng)新意識，促進(jìn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。其次，為了確保高校人事檔案管理員工培訓(xùn)效果，應(yīng)該選擇具有專業(yè)態(tài)度，同時(shí)能夠熟練掌握人事檔案管理工作內(nèi)容以及員工培訓(xùn)課程的培訓(xùn)師。
2.3加強(qiáng)高校人事檔案管理員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
提高高校人事檔案管理員工的業(yè)務(wù)技能是做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵，高校應(yīng)該組織人事檔案管理人員到專門的教育培訓(xùn)教育接受系統(tǒng)的專業(yè)化人事檔案管理教育課程，學(xué)習(xí)更多關(guān)于人事檔案管理的專業(yè)知識。同時(shí)，應(yīng)該鼓勵(lì)人事檔案管理員工定期進(jìn)行交流活動，比如經(jīng)驗(yàn)交流活動、研討會或者培訓(xùn)班等，使人事檔案管理人員在相互交流的過程中學(xué)習(xí)、借鑒其他人的經(jīng)驗(yàn)，不斷豐富自我、完善自我。其次，高校應(yīng)該采用相應(yīng)的措施激勵(lì)人事檔案管理人員不斷鉆研人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力以及創(chuàng)新能力，進(jìn)而提高高校人事檔案管理員工隊(duì)伍的整體水平。
2.4穩(wěn)定高校人事檔案管理員工思想
關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)；高等院校；人事；檔案管理；信息化
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）08-0258-02
一、高校人事檔案管理的重要性
高校的檔案管理中的干部人事檔案是研究本校發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的有價(jià)值的資料，涉及本校教職工德、能、勤、績等人才管理歷史信息記錄。對于研究本校的學(xué)術(shù)價(jià)值、推動高校的教育可持續(xù)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮著重要的作用。高校人事檔案是高校相關(guān)部門對干部給予考查和任用的第一手材料。工作直接影響著本校的發(fā)展方向和價(jià)值取向。可見高校抓好人事檔案管理工作有著極其重要的作用。
二、目前高校人事檔案管理中暴露出的顯性問題
1.工作人員的準(zhǔn)入門檻普遍偏低，工作水平相差較遠(yuǎn)。多年來，部分高校對與人事檔案管理工作缺乏足夠的評價(jià)和正確的認(rèn)識。將人事檔案管理工作，偏激地認(rèn)為不過是簡單的裁剪、裝訂與保存。相對于專業(yè)學(xué)科上的教學(xué)與醫(yī)學(xué)上的科研，幾乎被忽視。原因就是認(rèn)為不重要，與教學(xué)聯(lián)系不大，更不能給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以在標(biāo)準(zhǔn)上就會自然地降低要求了——檔案不丟失、信息不被泄漏，人事上的調(diào)動升遷查檔屬實(shí)足矣。認(rèn)為人事檔案管理工作誰都能干，誰都會干，所以在人員準(zhǔn)入上大大地降低了要求，只要是人踏實(shí)，大專以上文化程度就給予考慮和錄用，從上到下對人事檔案管理在理解與重視上存在極大的偏差，最后也就造成了人事檔案管理工作的重要性只停留在口頭上，真的操作起來根本不被重視，聯(lián)查時(shí)能不要的就省略掉的狀況經(jīng)常出現(xiàn)。
2.人事檔案管理制度存在但不健全，難落實(shí)到位。由于部分高校，在準(zhǔn)入機(jī)制上就存在底線的降低，在重視程度上大打折扣，在管理人員的崗位職責(zé)的制定上模棱兩可，顯得很不明確。在檔案管理的規(guī)章制度上，制定得不系統(tǒng)，一些院校在人事檔案管理上，只存在相關(guān)的借閱制。部分高校制定了人事檔案管理制度，也沒有教學(xué)科研的規(guī)章制度完善和規(guī)范。沒有規(guī)范的制定作保障，人事檔案管理在工作中就會出現(xiàn)很難開展落實(shí)的境地，就會制約高校檔案管理工作的長遠(yuǎn)、有序發(fā)展。
3.管理隊(duì)伍需要充斥，人員配備急需解決。高校生源的擴(kuò)招，這樣高校的師資隊(duì)伍也相應(yīng)地在壯大，使得高校人事檔案數(shù)量隨著教職工人員的增多而增加，教職工的進(jìn)檔劇增，增大了高校檔案管理工作量。由于重視度欠缺，專職人員配備不足，該具備的檔案專業(yè)知識和技能不夠，高校專項(xiàng)培訓(xùn)資金投入疲軟。多數(shù)的高校還是存在人事檔案管理人員兼職的現(xiàn)象，這就造成沒有充足的時(shí)間和飽滿的精力從事人事檔案管理。最后的結(jié)果就出現(xiàn)高校人事檔案滯后性，管理水平低下。對高校的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生不利影響。
4.檔案保管硬件設(shè)施的安全性不達(dá)標(biāo)。高校檔案管理庫房多與普通辦公室無差別。安排的環(huán)境給檔案在保管的安全性上帶來很大的危險(xiǎn)性，因?yàn)闄n案需要長期保留的，在這樣的環(huán)境下容易受到高溫和潮濕的損壞，給檔案造成不必要的麻煩。門窗防盜措施欠缺，即使安置了防盜門，在光照和庫房濕度上的注意也很欠缺，沒有按照教育部2003-2007年下發(fā)的《教育振興行動計(jì)劃》規(guī)定配置檔案安全保管的“八防”，使得檔案保管安全性上無保障。
5.管理缺乏現(xiàn)代信息化。據(jù)調(diào)查，高校人事檔案管理對象普遍還是紙質(zhì)檔案的實(shí)體管理。人員的增加帶來工作上壓力大。沒用隨著信息化發(fā)展，啟用高校電子化人事檔案。
按照上級的要求，每所高校都為人事檔案室配備了電腦，但是并沒有很好地加以利用和用于工作上的改進(jìn)。多數(shù)院校用來打印文檔和目錄使用較多。如果要進(jìn)行本校人事信息檢索查詢，很繁瑣，需要多人，翻閱大量的紙檔案查詢。在人事上出現(xiàn)信息排序篩選、匯總分類上，多數(shù)靠人工動筆動手地逐個(gè)查對，造成人力的浪費(fèi)和時(shí)間上的浪費(fèi)。可見在高校人事檔案管理方面實(shí)施信息化管理，勢在必行。具有高效的信息化管理，才能保證高校人事制度改革朝著縱深方向發(fā)展。
三、助力醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理水平提高的可操作性措施
1.加強(qiáng)宣傳力度，從上到下提高檔案意識。從高校的主要負(fù)責(zé)人就要重視本校的人事檔案管理工作，加強(qiáng)宣傳的力度，在思想上，從上到下提高教職工的人事檔案意識。贏得廣大教職工在工作上給予支持和搞好協(xié)助工作。主管領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)率先垂范，對本校的檔案管理的工作開展情況不定期進(jìn)行詢問，及時(shí)了解現(xiàn)實(shí)中存在的問題，并積極與學(xué)校主動溝通，求得最佳解決方案。在人員隊(duì)伍的組織上，在制度上的建立和健全上給工作的開展以確實(shí)的保證。高校在人員配備上，在檔案管理的專業(yè)度上給予保證，在檔案管理的物力和財(cái)力上給予一定的傾斜，確保人事檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。加深檔案管理意識，在高校的人才引進(jìn)和晉升的制度改革中，積極協(xié)助學(xué)校提出決策意見，為學(xué)校的改革和發(fā)展提出可參考的、富具前瞻性的建議，增強(qiáng)高校人事檔案管理的綜合信息服務(wù)職能。為高校的穩(wěn)步發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。
2.建立健全人事檔案管理制度，貫徹落實(shí)到位。高校建立本校特色的人事檔案管理制度，力爭將本校的人事檔案管理工作，發(fā)展為制度化和規(guī)范化。已經(jīng)建立的制度，由于時(shí)展高校的擴(kuò)招導(dǎo)致人數(shù)增多，在管理上難免出現(xiàn)新問題，這就需要認(rèn)真研究《干部檔案工作條例》，以人事檔案管理略助力高校穩(wěn)步發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，對已經(jīng)形成的各項(xiàng)人事檔案管理制度進(jìn)行完善和修訂。比如在教職工檔案的接收上，對教師調(diào)動檔案的傳遞上，對在校職工檔案的安全保管上，在相關(guān)部門對高校職工人事檔案的查閱與檔案材料的收集上，在上級部門聯(lián)查對人事檔案管理的審核上等，分環(huán)節(jié)分步驟地做出詳細(xì)的規(guī)定，使高校的檔案管理工作有章可循，在真正地貫徹和落實(shí)中做到有章可依，使高校在管理上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
3.保證人事檔案管理人員素質(zhì)，提高準(zhǔn)入門檻。高校人事檔案案管理人員專人化，確保歸檔、建檔工作人員在時(shí)間和精力上的全身心地投入。由于人事檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在人員準(zhǔn)入上提高標(biāo)準(zhǔn)，確保工作人員素養(yǎng)到位并做好培訓(xùn)和考核。
4.充分利用現(xiàn)代化科技手段，實(shí)施人事檔案信息化。精選適合本校檔案信息管理的軟件，更新系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限，使人事檔案信息公開網(wǎng)絡(luò)化。為提升高校發(fā)展服務(wù)。
5.醫(yī)學(xué)高校人事檔案管理急需人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)。由于醫(yī)學(xué)高校與其附屬醫(yī)院聯(lián)系緊密，一些學(xué)校編制的教師在醫(yī)院上班，而這些教師平時(shí)的管理考核也在醫(yī)院，這就需要我們在人事檔案管理時(shí)要加強(qiáng)與附屬醫(yī)院人事科的聯(lián)系和合作。隨著醫(yī)學(xué)高校的不斷發(fā)展，學(xué)校人員編制類型也進(jìn)一步細(xì)化，有教師編制、科研編制、黨政管理編制和實(shí)驗(yàn)教學(xué)編制等。復(fù)雜的人員構(gòu)成給人事檔案管理帶來挑戰(zhàn)，急需開發(fā)醫(yī)學(xué)高校人力資源信息系統(tǒng)來增強(qiáng)實(shí)踐性。總之，高校人事檔案管理意義深遠(yuǎn)，需要在管理層面上迅速轉(zhuǎn)型，變實(shí)體檔案為虛擬檔案進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，將檔案管理者發(fā)展為高校信息管理員，助力高校健康穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]教育部.教育振興行動計(jì)劃[Z].
[2]羅紅秋，李偉時(shí).事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行[J].黑龍江科技信息，2008，（15）.
[3]賀焱.改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008，（3）.
關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理 ABC管理法 計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
1、利用ABC管理法管理人事檔案
隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革。與此同時(shí)，相關(guān)的人事檔案管理工作若繼續(xù)沿用黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案的一種模式來管理所有類別的檔案，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的要求。就高校來說，多數(shù)高校最近10多年來都進(jìn)行了合并或升格，有的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合，有的弱弱聯(lián)合，甚至有的本科院校與中等專業(yè)學(xué)校合并，人員來自不同層次的學(xué)校，原來人事檔案管理的水平差異較大。由于管理模式不統(tǒng)一，尤其是一些原來層次較低的學(xué)校普遍存在人事檔案材料收集不全、歸類不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范等問題，急需用新標(biāo)準(zhǔn)來統(tǒng)一。
合并高校人事檔案管理可以嘗試采用ABC管理法。ABC管理法最早源于巴雷特曲線圖，美國通用公司的狄凱于1951年將其應(yīng)用于庫存管理，并命名為ABC管理法。這種管理法是運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)的分法，對構(gòu)成事物的影響因素按主次進(jìn)行分類排列，以抓住事物的主要矛盾進(jìn)而對它們實(shí)行分別控制的一種科學(xué)分類管理技術(shù)。它是按照分析的需要，將事物或管理對象的影響因素或所占比重的大小劃分為A、B、C三部分，并對其分別進(jìn)行“重點(diǎn)“”次要”和“一般”3種不同程度的控制和管理，以便最經(jīng)濟(jì)、最有效地使用人力、物力、財(cái)力獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。正因?yàn)槿绱耍雮€(gè)多世紀(jì)以來，該分法被廣泛地應(yīng)用于企業(yè)的各項(xiàng)管理工作中，如今在圖書、檔案等文獻(xiàn)資料管理領(lǐng)域也得到了應(yīng)用［2］。所以，合并高校人事檔案無論原來隸屬于那所學(xué)校，只要按照組織人事部門統(tǒng)一的新要求，根據(jù)ABC管理法，將在職的干部教師檔案作為“重點(diǎn)”，將在職的工人檔案作為“次要”，將離休、退休、離職和死亡的職工檔案作為“一般”，進(jìn)行分類管理，就能收到事半功倍的效果。
根據(jù)有關(guān)規(guī)定，人事檔案可以建立正本、副本。正本內(nèi)容豐富，能全面反映員工的情況；副本內(nèi)容比較概括，是正本材料的備份或復(fù)制件，主要在領(lǐng)導(dǎo)干部檔案中建立，一般人事檔案只建立正本。正本由一個(gè)員工的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料所構(gòu)成，包括履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、職稱、政審、獎(jiǎng)勵(lì)以及職務(wù)、工資等方面的10類材料。根據(jù)ABC管理法，應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)在職人員材料的收集與鑒定工作；應(yīng)建立學(xué)校各單位、各部門專人負(fù)責(zé)的收集制度，定期收集、定向收集、隨時(shí)收集、追蹤收集，并根據(jù)事實(shí)準(zhǔn)確、材料完整、手續(xù)完備的要求，對各類人員的材料進(jìn)行統(tǒng)一的甄別和審核，根據(jù)其真?zhèn)魏蛢r(jià)值決定取舍。工人檔案內(nèi)容應(yīng)突出評定崗位技能和學(xué)歷、勞動合同、工資、保險(xiǎn)福利待遇等重點(diǎn)部分，對政審和參加黨團(tuán)材料可從簡處置。而離職和死亡人員檔案可以先收集、不整理，以后根據(jù)需要再整理。
2、建立人事檔案計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
隨著人事檔案管理制度的改革，弱化了人事檔案政治化、神秘化的程度。與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展改變了人事檔案管理和服務(wù)方式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享和信息交換，從傳播學(xué)的角度講，徹底改變了空間對人的約束。檔案計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息數(shù)字化或電子化是高校檔案工作高效發(fā)展的必然趨勢。南京大學(xué)檔案館目前已經(jīng)能夠提供網(wǎng)上信息檢索“南京大學(xué)、院士簡介、中青年專家簡介、南大學(xué)籍、中大學(xué)籍、教授簡介、校友檔案、職稱評聘、研究生論文、科研成果”等內(nèi)容，使人事檔案管理更加社會化，成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會公信平臺。南京大學(xué)檔案館的做法值得學(xué)習(xí)和推廣。
建立干部人事檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是國家信息化和新時(shí)期組織的迫切需要。采用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個(gè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，因此，要采用先進(jìn)的應(yīng)用軟件。目前，高校干部檔案適宜采用中央組織部《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍信息共享、按照人員管理機(jī)構(gòu)及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。
高校在人事檔案信息計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機(jī)檢索、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實(shí)現(xiàn)檢索信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過計(jì)算機(jī)管理，對檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作的效益，提高勞動效率與工作質(zhì)量，使人事檔案管理更加科學(xué)化。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字檔案更易于保存、查詢和修改，而且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。當(dāng)然，由于電子文件保存中存在著更新版本的不兼容性和不可識讀性，所以，儲存材料及載體的易損問題都不能忽視，處理不當(dāng)會造成寶貴的人事檔案信息資源丟失。另外，還要正確運(yùn)用加密功能，在嚴(yán)格界定檔案材料密級的基礎(chǔ)上對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，防止信息丟失泄密，給單位和個(gè)人造成不應(yīng)有的損失。
3、重視人事檔案信息資源的開發(fā)與利用
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的一個(gè)方面。檔案是人們在各種實(shí)踐活動及思維活動中自然形成的歷史記錄，一般說來，其內(nèi)容比較真實(shí)，譽(yù)者不過其實(shí)，抑者不損其真。正因?yàn)槿绱耍瑱n案的憑證作用和參考作用在各種文獻(xiàn)中居于首位，這是我們應(yīng)大力開發(fā)和利用人事檔案的主要原因。
現(xiàn)在許多高校正在或準(zhǔn)備采用計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人事檔案，在人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用過程中要重視信息資料的采集、開發(fā)與利用，不能為了購置先進(jìn)的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。當(dāng)前高校可以將不屬于個(gè)人隱私部分的內(nèi)容材料上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。只有堅(jiān)持以人為本，適度開放個(gè)人社會公信平臺，才能保障當(dāng)事人的知情權(quán)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實(shí)現(xiàn)共贏，為大學(xué)研究性學(xué)習(xí)服務(wù)，促進(jìn)高校教學(xué)的改革和發(fā)展，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。這是高校人事檔案管理政策的必然趨勢。
參考文獻(xiàn)：
［1］王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué)［M］.青島：青島出版社，2002.
【關(guān)鍵詞】信息化；高校人事檔案管理；創(chuàng)新
在這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，高校的建設(shè)越來越重要，對人才的需求量也與日俱增，人事檔案管理工作在高校人事管理工作中就顯得尤為重要。近年來，高校人事管理工作在進(jìn)行著改革，但在人事檔案管理工作上還是有很多不足與缺陷。因此，高校應(yīng)該采取新的相關(guān)措施來增強(qiáng)人事檔案管理者的素質(zhì)與能力，提高人事管理工作的質(zhì)量。
一、信息化背景下做好高校人事檔案管理工作的必要性
隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化已逐漸成為衡量一個(gè)國家綜合國力的標(biāo)志，也是社會發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在這種信息化背景下，高校人事檔案管理工作有著極其重要的作用。它主要的內(nèi)容包括：將使用頻率較高的、重要的人事檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化保存，以方便日后的查閱和使用。增加人事檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量。使高校人事檔案信息的存儲更為方便。此外，它能為高校的人才聘用提供有效的信息和依據(jù)。
（一）為高校人才的選拔提供參考。
隨著高校的建設(shè)發(fā)展，人才的流動量加大，檔案信息也更為復(fù)雜。高校人事信息檔案的信息化，能夠使領(lǐng)導(dǎo)更為直接快捷地了解到相關(guān)人員各方面的信息。如對員工最基本的業(yè)務(wù)能力、興趣愛好、目標(biāo)追求、專業(yè)特長等做一個(gè)全方位的了解。
（二）高校人事檔案管理工作能有效促進(jìn)檔案信息的完整與準(zhǔn)確。
在信息化背景下，做好人事檔案管理工作可以及時(shí)更新各種數(shù)據(jù)、檔案信息，以確保信息更為準(zhǔn)確、完整。能夠快速地統(tǒng)計(jì)分析出各類人事檔案信息，提高工作效率。
二、高校人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理工作的認(rèn)識不夠、重視程度不夠。
在人事檔案管理工作中，很多工作人員認(rèn)為這只是一項(xiàng)輔的工作，并不能為高校的發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。而高校也沒有對人事管理工作引起重視，忽視了其對人才選拔任用的重要性。或者有的管理員認(rèn)為，人事檔案只要沒有損壞、丟失、泄密，對工作造不成多大影響，這就從一定程度上降低了工作人員對它的重視度。并且由于認(rèn)識上的不足，管理者并不重視對人事檔案管理工作，淡化了其地位和作用。
（二）管理模式還很落后，效率較低。
許多高校人事檔案管理仍舊在使用傳統(tǒng)的管理模式，也就是檔案的提供和儲存以紙質(zhì)為主。它也具有一定的優(yōu)勢，如利用范圍廣、適應(yīng)性較強(qiáng)、還可作為原始憑證。但紙質(zhì)文檔的利用效率很低，并且容易丟失和損壞，儲存起來不方便等。很多高校并沒有對此引起重視，沒有制定相關(guān)的崗位，明確管理人員的職責(zé)，缺乏完善的制度。而在材料的真實(shí)性等方面，工作人員也沒有進(jìn)行嚴(yán)格審查，造成了檔案的不完整以及失實(shí)等，對日后的各項(xiàng)工作的開展帶來很大的麻煩。
（三）缺乏統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)及管理人員。
在部分高校的人事管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視、資金的缺乏等種種原因，對專門的人事管理部門的設(shè)置及管理人員的培養(yǎng)上存在著很多缺陷。高校沒有形成科學(xué)專業(yè)的人事管理隊(duì)伍，也不設(shè)置專門的管理部門和專業(yè)的人事檔案管理員，而是隨便任用其他部門的人員兼職此項(xiàng)工作，這就造成了人事管理不規(guī)范，管理過程中出現(xiàn)各種問題。
三、信息化背景下高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新
（一）提高對人事檔案管理的重視，認(rèn)識到檔案管理工作
的重要性。要了解到人事檔案管理的工作關(guān)系著高校對人才選拔的重要性，它對學(xué)校的發(fā)展有著重要作用。人事部門可通過各種方式進(jìn)行傳播，加大宣傳的力度，提高學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及教職工對它的重視。
（二）提高管理人員的素質(zhì)，改進(jìn)管理模式。
人事檔案管理人員自己要先重視這項(xiàng)工作，認(rèn)識到檔案管理工作在高校發(fā)展中的重要性，不能產(chǎn)生消極心理。積極提高自身的管理能力，加強(qiáng)對工作的責(zé)任感，掌握現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，跟上時(shí)代的發(fā)展。
（三）加大對人事檔案管理工作的人力物力投資。
對檔案管理工作給予物質(zhì)上的支撐，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，保證人事管理工作順利進(jìn)行，解決檔案管理工作中財(cái)力方面的問題。
四、結(jié)束語
總而言之，在信息化背景下，高校人事檔案管理工作對于高校的發(fā)展有著重大意義。做好人事檔案管理工作，有利于學(xué)校選拔優(yōu)秀人才，提升工作人員的質(zhì)量。因此，高校應(yīng)利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)，整合資源、提高認(rèn)識、創(chuàng)新管理方式，使人事管理工作的進(jìn)行更加科學(xué)合理。這樣才能更好地促進(jìn)高校和社會的進(jìn)步與發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
[1]高小麗.信息化背景下高校人事檔案管理創(chuàng)新研究[J].中小企業(yè)管理與科技,2013(28):64-65.
[2]陸冬梅.高校人事檔案管理創(chuàng)新之我見[J].才智,2012(29):334.
[3]張翀.高校人事檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺世界,2013(17):73-74.
