時(shí)間：2023-06-04 10:50:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理方案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
(一)工作程序缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)難以形成制度化
1.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容
高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容導(dǎo)致電子檔案無法歸檔；另外目前高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)種類繁多，高校與其二級(jí)學(xué)院的檔案管理相對(duì)獨(dú)立，因此許多關(guān)于檔案管理的應(yīng)用程序均由二級(jí)學(xué)院自行設(shè)計(jì)與維護(hù)。這樣就導(dǎo)致在高校內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，高校間可以公開的檔案材料的共享與交流更無從談起。
2.高校檔案管理中可以公開的檔案材料無法實(shí)現(xiàn)開放管理
通常高校珍貴的檔案材料是不允許查閱及復(fù)印的，但是對(duì)于那些可以公開的檔案材料(如科研項(xiàng)目、學(xué)校發(fā)生的具有歷史意義的重大事件等)由于缺乏相關(guān)的機(jī)制無法向其他高校及全社會(huì)開放，導(dǎo)致許多有價(jià)值的檔案材料無法共享。
(二)高校檔案管理中工作程序方面弊端的解決方案
1.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)與其檔案管理系統(tǒng)相互兼容
高校二級(jí)學(xué)院在自行開發(fā)與設(shè)計(jì)檔案管理的應(yīng)用程序時(shí)一定要兼顧學(xué)校相關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)前由檔案管理者上下協(xié)調(diào)、充分溝通，使兩者能夠兼容互不沖突，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部檔案材料的共享及其管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
2.對(duì)高校檔案管理中可以公開的檔案材料實(shí)現(xiàn)開放管理
高校檔案管理人員首先要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類管理，如按照科研課題、建筑工程項(xiàng)目、人事檔案、高校重大事件等分類保存；然后再把上述檔案材料分成可以開放使用與不可公開使用兩大類；最后把它們按照日期順序進(jìn)行排列，便于日后檢索。另外要對(duì)可以對(duì)外開放的檔案材料的獲取資格做出相關(guān)規(guī)定：(1)申請(qǐng)獲取相關(guān)檔案材料的單位或個(gè)人必須持相關(guān)證明并且說明原因，經(jīng)本校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行檢索、復(fù)印高校檔案中可以對(duì)外公開的相關(guān)材料；如果想出版上述檔案材料必須經(jīng)檔案部門上報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。(2)對(duì)于不能對(duì)外開放的相關(guān)檔案材料，未經(jīng)授權(quán)任何單位或個(gè)人不得擅自使用。
二、高校檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的弊端及解決方案
(一)高校檔案無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理
隨著多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字影像技術(shù)的高速發(fā)展，很多單位實(shí)現(xiàn)了文檔資料數(shù)字化管理。但是高校檔案管理遠(yuǎn)沒有達(dá)到數(shù)字化管理的水平，目前就高校檔案管理形式來看，通常是利用某種檔案管理軟件對(duì)檔案文件材料進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、排序等簡(jiǎn)單操作。
(二)高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的方案
高校檔案管理應(yīng)該采取電子化方式，把各種載體形式的檔案文件材料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息形式，然后把結(jié)構(gòu)化的檔案信息存儲(chǔ)到關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備進(jìn)行管理；利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行鏈接，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部、外部檔案信息資源共享。這樣有效避免了紙質(zhì)檔案文件容易丟失的弊端，節(jié)省了大量的存儲(chǔ)空間；由于建立了檔案數(shù)據(jù)庫，所以檢索相關(guān)檔案材料更加便捷，提高了高校檔案管理工作效率。
三、高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題及解決方案
(一)高校檔案管理進(jìn)程中的安全問題
目前高校檔案材料的保存主要有紙質(zhì)版本與電子版本兩種方式，兩者除了需要穩(wěn)定、安全的檔案管理環(huán)境外，對(duì)于電子版本的檔案材料來說還面臨著其它的安全問題，如電子數(shù)據(jù)在傳遞、接收過程中容易失真，電子數(shù)據(jù)極容易丟失，電子檔案材料容易被竊取，互聯(lián)網(wǎng)易被病毒攻擊等安全問題。
(二)高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案
高校檔案管理進(jìn)程中安全問題的解決方案主要包括以下四項(xiàng)內(nèi)容：1.首先要有一個(gè)安全、穩(wěn)定的檔案保管環(huán)境，另外檔案庫房還要滿足防潮、防強(qiáng)光、防盜、防高溫、防火、防蟲、防塵、防鼠等“八防”要求。2.電子檔案?jìng)鬏斨袝r(shí)常利用E-mail，其安全解決方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等幾十種，它們可以在很大程度上保證E-mail傳輸內(nèi)容的安全。3.建立安全的電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，利用專業(yè)的安全工具發(fā)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的漏洞，及時(shí)修補(bǔ)漏洞，解決安全隱患。4.高校檔案管理者的計(jì)算機(jī)必須進(jìn)行相關(guān)身份認(rèn)證后才能使用，對(duì)于不能公開的檔案信息必須通過授權(quán)才能獲取，對(duì)需要傳遞的檔案材料必須采用加密技術(shù)。
四、展望
檔案管理者應(yīng)順應(yīng)時(shí)展的潮流，正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，使人類社會(huì)原始?xì)v史記錄在信息時(shí)代得以真實(shí)、完整、可靠地保管。
【關(guān)鍵詞】
電子文件；檔案管理；新挑戰(zhàn)
一、電子文件檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性
（一）打破場(chǎng)所限制，拓展服務(wù)領(lǐng)域。
電子文件檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)快速地分享傳遞到任何地方，以前的檔案開發(fā)利用工作，基本只是向本單位領(lǐng)導(dǎo)、同事提供檔案資料信息，利用價(jià)值沒有完全展現(xiàn)出來。而現(xiàn)在檔案資料的開發(fā)利用，已拓展到其他單位、其他部門，通過電子文件的傳輸，方便快捷。我校每年開發(fā)利用檔案400多人次，其中通過網(wǎng)絡(luò)等借閱參考的檔案文件資料占了三分之一，兄弟學(xué)校、相關(guān)部門都通過網(wǎng)絡(luò)向我校借閱相關(guān)電子檔案資料，為他們的創(chuàng)建、驗(yàn)收、評(píng)比等活動(dòng)提供了很大的幫助，由此凸顯了電子文件檔案的重要性。
（二）開拓利用空間，推進(jìn)資源共享。
在電子信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，所有的復(fù)制、打印、匯總以及統(tǒng)計(jì)和分類等工作都更加便利。當(dāng)圍繞一個(gè)專題對(duì)檔案進(jìn)行匯編時(shí)，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。近年來，我市教育事業(yè)發(fā)展迅速，檔案內(nèi)容不斷豐富，因此利用需求也不斷提高。全市教育系統(tǒng)檔案員充分利用檔案信息網(wǎng)站、QQ群、討論組、郵件等先進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息形式，推進(jìn)了檔案信息資源共享，讓全體檔案工作者能及時(shí)查詢了解檔案文件信息和政策，進(jìn)一步拓寬了檔案公共服務(wù)的內(nèi)涵。
（三）降低能源消耗，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)環(huán)保。
相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案而言，電子文件檔案對(duì)于能耗的消耗需求更低。例如，我校實(shí)行績效工資改革，制訂了《新區(qū)小學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)性績效工資考核分配方案》，其中包括教職工獎(jiǎng)勵(lì)條例、教學(xué)質(zhì)量獎(jiǎng)獎(jiǎng)勵(lì)辦法、教師考勤與勞務(wù)補(bǔ)貼規(guī)定、筆記本電腦使用考核要求、教師學(xué)期綜合考核辦法等相關(guān)規(guī)定，長達(dá)20多頁。方案的最后實(shí)施首先需要反復(fù)聽取全體教職工的建議意見并不斷修改，學(xué)校教職工有90多人，如果每人一份的話，需要大量的紙張，學(xué)校通過現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)，傳到了每個(gè)教職工的電腦里，然后通過電腦網(wǎng)絡(luò)，聽取大家合理的建議和意見，最后順利完成了績效工資改革方案的制訂并加以實(shí)施。電子文件的利用，提高了工作效率，既節(jié)省了紙張，又減輕了文檔人員的工作負(fù)擔(dān)。
二、電子文件檔案管理自身的難題
第一，電子檔案在存儲(chǔ)過程當(dāng)中所用到的介質(zhì)容易受到外部影響，從而造成數(shù)據(jù)信息丟失。例如磁帶和光盤等，雖然他們可以在有限的物理空間內(nèi)存儲(chǔ)非常多的電子檔案文件，但是這些文件卻容易被覆蓋、刪除，甚至是發(fā)生缺損，可以導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。第二，在當(dāng)前的信息化技術(shù)條件下，電子文件檔案的安全性還不能完全得到保障。由于一些主觀或是客觀的因素，都可能導(dǎo)致文件被竊取、銷毀或是修改。第三，電子檔案的儲(chǔ)存和顯示都需要一定的格式和軟件。但是不同的電腦和使用的版本都會(huì)存在一定的差異，而互不兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，使得同一個(gè)電子檔案在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。
三、提高電子文件檔案管理水平的對(duì)策
（一）檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式更新觀念適應(yīng)時(shí)代的需要。
檔案管理工作人員要樹立起新的認(rèn)識(shí)，要認(rèn)清電子文件檔案是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，要建立起新的工作思路與工作模式，擺脫紙質(zhì)檔案管理工作下的種種思想束縛，順應(yīng)電子文件檔案給檔案管理工作帶來的轉(zhuǎn)變。
（二）檔案人員要重視和加快電子文件管理的技術(shù)培養(yǎng)。
一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)教育，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
（三）檔案人員要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的集中統(tǒng)一管理。
電子文件檔案的靈活度非常之高，可操控屬性也非常之多，它們都對(duì)檔案的管理有著極大的影響。在電子文件檔案管理工作當(dāng)中，為了確保電子文件檔案的一致性、規(guī)范性，我們必須要合理控制電子文件檔案的各種屬性，或根據(jù)其屬性對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的組織。例如，電子文件檔案應(yīng)當(dāng)要根據(jù)格式來進(jìn)行分類存儲(chǔ)，與此同時(shí)又要具有時(shí)間順序性，不能顧此失彼，這樣才有利于查找和利用。還有就是應(yīng)當(dāng)要采用固定的文件格式來存儲(chǔ)同一類別的檔案信息，不能混亂處理，否則會(huì)給后期的檔案管理與利用工作帶來極大的難題。再一個(gè)就是要做好對(duì)相關(guān)硬件的維護(hù)工作，完善環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)與硬件條件，保障電子文件檔案管理工作穩(wěn)定開展。
（四）檔案管理部門要規(guī)范電子文件管理和健全檢查審核制度。
為了規(guī)范、有序、高效地推進(jìn)電子文件檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)建立、健全專門的管理制度與審核制度，要在一定的規(guī)范之下進(jìn)行各種管理操作。要從各個(gè)技術(shù)環(huán)節(jié)出發(fā)，提出規(guī)范要求，不能盲目地進(jìn)行檔案管理，否則就會(huì)使工作陷入混亂。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案管理工作的監(jiān)督審核，從而真正確保電子檔案文件管理規(guī)范化運(yùn)行。
作者：俞志英 單位：江蘇省常熟市虞山鎮(zhèn)教衛(wèi)文體辦公室
【參考文獻(xiàn)】
一、檔案管理信息系統(tǒng)通用需求
結(jié)合實(shí)際調(diào)研結(jié)果及我國的相關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的概念進(jìn)行描述，滿足和幫助檔案機(jī)構(gòu)建立需求分析框架，其中總體業(yè)務(wù)需求描述了檔案部門及相關(guān)人員對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的總體或者說是高層次的目標(biāo)及要求。在信息時(shí)代，隨著現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，檔案部門建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的原因是因?yàn)闄n案部門的手工管理及利用方式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況，另外由于檔案部門已經(jīng)有檔案管理信息系統(tǒng)多種原因不能滿足現(xiàn)在的需求，必須加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的目標(biāo)一定要與本單位實(shí)際相結(jié)合，在辦公自動(dòng)化的前提下實(shí)現(xiàn)歸檔自動(dòng)化，并帶有一定前瞻性且性價(jià)比高的系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的文檔一體化，是檔案價(jià)值體現(xiàn)之所在，形成電子檔案的電子文件歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)更加便捷、完善的檔案現(xiàn)代化利用，防止信息“孤島”的出現(xiàn)。結(jié)合實(shí)際工作中遇到的實(shí)際功能需求，捕獲與歸檔功能，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備如下捕獲功能：可以捕獲來自于多種外部系統(tǒng)的文件，不同單位可以根據(jù)本單位實(shí)際選擇外部系統(tǒng)的類型；必須能夠捕獲各種類型電子文件，捕獲各種類型的子文件的能力是作為電子文件管理系統(tǒng)所必須具備，如：博客、壓縮文件、多媒體文檔。保持各組件間的有機(jī)聯(lián)系，具有自動(dòng)捕獲電子文檔及盡可能多的相關(guān)元數(shù)據(jù)的功能，確保各個(gè)組件結(jié)構(gòu)上的完整，而且數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性也得到提高；系統(tǒng)設(shè)計(jì)前要確定各種數(shù)據(jù)類型的獲取方法，根據(jù)系統(tǒng)的配置規(guī)則和初始文號(hào)，可以批量捕獲外部系統(tǒng)的文件，批量導(dǎo)入過程中，文件和元數(shù)據(jù)需要一并導(dǎo)入，并能及時(shí)修正導(dǎo)入過程中的錯(cuò)誤，可以將原有文件轉(zhuǎn)換格式后捕獲，并保留格式間的聯(lián)系，系統(tǒng)應(yīng)該告知用戶進(jìn)行處理，檔案管理信息系統(tǒng)必須具有預(yù)歸檔的功能。分類功能是檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)與核心，系統(tǒng)應(yīng)確保設(shè)置分類方案不打亂電子文件形成時(shí)的有機(jī)聯(lián)系，應(yīng)該基于對(duì)機(jī)構(gòu)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的分析；系統(tǒng)應(yīng)允許授權(quán)用戶的分類方案進(jìn)行相關(guān)變動(dòng)，系統(tǒng)應(yīng)該允許授權(quán)用戶對(duì)原分類方案進(jìn)行相應(yīng)操作；在分類方案的不同類目、案卷下允許存在相同的名稱或編碼，系統(tǒng)應(yīng)該允許存在相同的名稱或者編碼。鑒定和處置功能，對(duì)檔案的鑒定工作非常重要，系統(tǒng)可以設(shè)置電子檔案的保管期限表，具有進(jìn)行保管期限定義、修改、維護(hù)的能力。系統(tǒng)可以自動(dòng)檢索出過期檔案，并加入待銷毀列表，經(jīng)過鑒定后發(fā)現(xiàn)其并無保存價(jià)值需要銷毀；系統(tǒng)具有復(fù)審功能，檔案管理員根據(jù)銷毀審批單；系統(tǒng)必須具有轉(zhuǎn)存與遷移的功能，需要我們及時(shí)更換軟、硬件載體；銷毀時(shí)要保證該電子文件的徹底銷毀，必須確保已銷毀的文件已經(jīng)從系統(tǒng)中徹底清除，檔案管理系統(tǒng)必須為轉(zhuǎn)移或銷毀的文件保留元數(shù)據(jù)存根。檔案管理信息系統(tǒng)的控制功能，系統(tǒng)必須具備阻止非法操作行為的功能，使授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作。系統(tǒng)必須具備審計(jì)跟蹤功能，以保證文件的真實(shí)性和完整性；系統(tǒng)可通過審計(jì)跟蹤功能記錄用戶的活動(dòng)，如檢查用戶的行為是否存在濫用權(quán)限；系統(tǒng)管理員可自行確定用于審計(jì)跟蹤的行為，應(yīng)允許管理員選擇并決定審計(jì)跟蹤；系統(tǒng)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行監(jiān)視并形成審計(jì)跟蹤報(bào)告，系統(tǒng)應(yīng)具備訪問控制功能，系統(tǒng)應(yīng)具備安全類別的劃分功能，系統(tǒng)應(yīng)該支持一個(gè)訪問控制機(jī)制配置選項(xiàng)，系統(tǒng)應(yīng)允許系統(tǒng)管理員定義用戶角色，維護(hù)權(quán)限管理；系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)重要文件進(jìn)行特別的保護(hù)。查找與檢索功能，其系統(tǒng)檢索模塊應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)則，系統(tǒng)應(yīng)支持多途徑的檢索方式，系統(tǒng)可以選擇支持網(wǎng)絡(luò)化檢索方式，系統(tǒng)應(yīng)支持直觀、靈活的檢索結(jié)果及輸出方式，允許同時(shí)進(jìn)行查看、傳輸和打印等。系統(tǒng)報(bào)表設(shè)計(jì)和制作功能，系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計(jì)功能，如根據(jù)其實(shí)際業(yè)務(wù)需求自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表的格式；系統(tǒng)必須具備根據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容生成內(nèi)容、形式豐富的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。另外管理功能是系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)處理功能，系統(tǒng)應(yīng)具備存儲(chǔ)保管功能，系統(tǒng)應(yīng)具備備份和恢復(fù)功能。
二、通用性能需求
它是檔案管理信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮的，包括信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，即系統(tǒng)數(shù)據(jù)在傳遞過程中吻合程度；系統(tǒng)的及時(shí)性是指系統(tǒng)對(duì)用戶的請(qǐng)求可以在很短的時(shí)間內(nèi)就得到響應(yīng)；檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該具備穩(wěn)定且靈活的體系結(jié)構(gòu)，其功能設(shè)計(jì)也應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)規(guī)范的要求；系統(tǒng)的友好性，體現(xiàn)為以用戶為中心，系統(tǒng)的先進(jìn)性保持其最合理、最經(jīng)濟(jì)的先進(jìn)性水平。
作者：王洪雁 單位：白山市職業(yè)技能中心
一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作必不可少的部分，檔案管理工作做的好與壞直接影響事業(yè)單位的工作質(zhì)量和工作效率。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，要想及時(shí)、全面掌握單位整體情況、分析單位運(yùn)行情況必須從檔案管理入手。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不能滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，上級(jí)單位、本單位及有關(guān)部門的文件、通知、報(bào)表等大都以電子文件的形式進(jìn)行傳達(dá)，電子檔案的收集、存儲(chǔ)、管理、利用等都需要現(xiàn)代化的技術(shù)支持。再有，隨著現(xiàn)代檔案管理工作的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理中存在的諸多問題，如對(duì)檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足、檔案檢索及利用率低等問題已嚴(yán)重制約了檔案工作的發(fā)展，所以事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。
二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑
（一）根據(jù)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問題，確定檔案管理的工作方向。
針對(duì)檔案管理工作中存在的諸多問題，如對(duì)檔案管理工作不夠重視、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足等，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對(duì)檔案管理現(xiàn)狀及問題進(jìn)行了具體的調(diào)研與分析，認(rèn)識(shí)到電子檔案替代紙質(zhì)檔案是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，樹立起檔案數(shù)字化意識(shí)。在數(shù)字化檔案意識(shí)下，變革檔案管理模式，因?yàn)殡S著信息化技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理將逐漸普及，大量電子文件的出現(xiàn)，勢(shì)必對(duì)電子信息技術(shù)管理提出更高的要求。為此首先把檔案工作列入議事日程，與其他各項(xiàng)工作并重，從財(cái)力、物力、人力上給予支持。日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題。安排工作時(shí)要求檔案工作人員參與，同時(shí)要求各相關(guān)部門及時(shí)跟進(jìn)，積極配合檔案工作。高度重視檔案人員的任用，2014年選派德才兼?zhèn)洹⑽幕潭雀叩?名大學(xué)生充實(shí)到檔案管理人員隊(duì)伍中，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化信息檔案的管理。
（二）利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用率。
傳統(tǒng)的檔案管理嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。為提高檔案工作的利用率和檔案管理工作的質(zhì)量，我們?cè)跈n案管理中創(chuàng)新服務(wù)手段，與現(xiàn)代社會(huì)信息化接軌，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，通過網(wǎng)絡(luò)管理、檢索和使用信息，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，服務(wù)大眾，提高檔案管理的服務(wù)水平。同時(shí)，建立和完善了內(nèi)部辦公平臺(tái)，細(xì)化檔案管理環(huán)節(jié)，統(tǒng)一電子文件格式，明確電子文件處理、歸檔管理流程，文件的收發(fā)、傳閱、借閱等都清晰可查，提高了單位工作效率和檔案管理的科學(xué)性。2012年利用室藏檔案編纂完成1818千字的《平山縣志》（1992-2010）于2012年10月正式出版發(fā)行；2009-2015年，完成《平山年鑒》2008卷、2009卷、2010-2012卷、2013-2014卷，即總第六、七、八、九卷的編纂。
（三）強(qiáng)化培訓(xùn)事業(yè)單位檔案管理人員，創(chuàng)新培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理能力。
檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這是檔案管理創(chuàng)新途徑中的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的必然選擇。針對(duì)檔案管理工作人員大多數(shù)并沒有掌握專業(yè)化的信息技術(shù)的實(shí)際情況，單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理人員的素質(zhì)特別是計(jì)算機(jī)素質(zhì)的提高，根據(jù)檔案管理工作的現(xiàn)狀以及檔案管理工作的時(shí)間問題，采用了以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，同時(shí)輔于實(shí)體培訓(xùn)的靈活培訓(xùn)方式。首先從思想、工作、生活等各方面關(guān)心檔案管理人員，鼓勵(lì)和支持檔案人員利用網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和英語學(xué)習(xí)。輪流把檔案管理人員派往上級(jí)檔案管理部門，參加檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和各項(xiàng)活動(dòng)，聘請(qǐng)專業(yè)人士傳授數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)，普及計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、數(shù)字加工、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化知識(shí)。檔案管理人員還經(jīng)常參與兄弟部門單位的檔案評(píng)審及聯(lián)查工作，不斷指導(dǎo)下級(jí)及各企事業(yè)單位的檔案管理，在實(shí)際工作中提高了安全防范意識(shí)，加強(qiáng)了對(duì)登錄帳號(hào)的保護(hù)，開始熟練使用殺毒軟件等。數(shù)字檔案工作管理水平和管理能力有了提高，避免了過去因?yàn)椴欢娔X而出現(xiàn)的一個(gè)簡(jiǎn)單的操作失誤就導(dǎo)致整個(gè)信息系統(tǒng)崩潰情況的發(fā)生。
（四）加強(qiáng)信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力。
隨著當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，個(gè)人、企事業(yè)、行業(yè)乃至國家、世界對(duì)信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)需要，這就要求實(shí)現(xiàn)檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實(shí)現(xiàn)多方位一體管理，豐富檔案數(shù)據(jù)庫，滿足不同用戶需求，實(shí)現(xiàn)資源共享，不再受時(shí)間和距離的限制，提高檔案管理工作的效率及工作質(zhì)量。同時(shí)，可以通過在事業(yè)單位間建立聯(lián)合目錄的方式以滿足各事業(yè)單位的需求，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各單位之間信息的互通，充分了解檔案資源的存貯情況，以便更好地利用檔案資源，提高檔案管理服務(wù)能力。
（五）創(chuàng)新保密制度，做好檔案保密工作，確保事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。
由于檔案管理工作在某些方面是具有保密性的，所以做好檔案管理創(chuàng)新工作，首要解決的問題便是利用數(shù)字化、信息化的檔案管理實(shí)現(xiàn)其本身的保密職能。現(xiàn)代化檔案管理工作已經(jīng)全面進(jìn)入了數(shù)字信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)中存在的不安全因素如木馬、病毒等會(huì)嚴(yán)重威脅到電子檔案的安全。事業(yè)單位必須跟隨檔案管理工作的變化建立相應(yīng)的安全保密機(jī)制。我們通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，加強(qiáng)安全意識(shí)，防止信息拷貝傳輸過程中數(shù)據(jù)泄露等安全漏洞，在實(shí)際工作中還采取了一系列措施，如設(shè)置訪問權(quán)限，及時(shí)查殺病毒，將歸檔電子文件改為只讀文件以保護(hù)文件的原始狀態(tài)，明確電子檔案系統(tǒng)管理人員，由專人負(fù)責(zé)等來降低和減少風(fēng)險(xiǎn)。
三、建立事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系，保障檔案管理工作有效開展。
事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新勢(shì)在必行，但是選擇恰當(dāng)?shù)膭?chuàng)新途徑才能起到事半功倍的效果，才能切切實(shí)實(shí)地促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)有效開展，才能提高事業(yè)單位的檔案管理能力。因此，為了避免不合理的創(chuàng)新方案以及不合理的創(chuàng)新內(nèi)容對(duì)檔案管理工作的開展產(chǎn)生不良的影響，我們需要對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等進(jìn)行評(píng)測(cè)分析，建立事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系，以確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內(nèi)容的科學(xué)性及適用性。同時(shí)，為了確保檔案管理及使用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，保障評(píng)測(cè)體系的建立，還需要各事業(yè)單位組織與檔案相關(guān)的檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評(píng)測(cè)體系能夠?qū)?chuàng)新方案進(jìn)行全面而有效的評(píng)測(cè)。另外，為激發(fā)事業(yè)單位基層檔案管理人員創(chuàng)新的主動(dòng)性，還應(yīng)建立創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以獎(jiǎng)勵(lì)刺激事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，基層檔案管理人員的參與，會(huì)使創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內(nèi)容更加貼合實(shí)際，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。
結(jié)語
關(guān)鍵詞：醫(yī)院門診 檔案管理 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)的不斷加快，人民生活水平不斷提高，各項(xiàng)社會(huì)服務(wù)設(shè)施不斷健全，醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展逐漸成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)。我國醫(yī)療困難的問題相對(duì)嚴(yán)重，如醫(yī)務(wù)人員分配不均衡，醫(yī)療資源配置不平衡問題突出，醫(yī)療水平和服務(wù)水平參差不齊等。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)流動(dòng)人口增多，各地區(qū)外來人口迅速增加，這又給醫(yī)療行業(yè)發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。門診病歷檔案可以作為醫(yī)療方案制定的重要依據(jù)，建立完善的門診檔案體系有利于節(jié)省醫(yī)療資源，提高醫(yī)療效率，推動(dòng)醫(yī)療水平和服務(wù)水平的提高。現(xiàn)有的門診檔案流動(dòng)性差、記錄保存困難，這造成了在醫(yī)療過程中，就醫(yī)患者和醫(yī)療機(jī)構(gòu)都難以提供完整病歷信息的問題，患者往往需要重新進(jìn)行全面檢查，造成醫(yī)療成本的增加和醫(yī)療資源的浪費(fèi)；醫(yī)生也難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)患者健康隱患和其他健康問題，從而造成醫(yī)療方案的不夠科學(xué)。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院門診檔案的重要作用和建立可行性
（一）建立醫(yī)院門診電子檔案是社會(huì)發(fā)展的需求
建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的醫(yī)院門診檔案是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然需求。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，社會(huì)人口的分布發(fā)生了巨大改變：一是農(nóng)村人口大量進(jìn)入城市，城市內(nèi)外來人口增加；二是就業(yè)崗位多樣化，流動(dòng)辦公人員、因公外出人員迅速增加；三是交通條件的改善和人們消費(fèi)觀念、健康意識(shí)的轉(zhuǎn)變，使外地旅游、遠(yuǎn)地度假現(xiàn)象普遍，人口流動(dòng)性在全國范圍內(nèi)進(jìn)一步擴(kuò)大。而我國醫(yī)療業(yè)發(fā)展并不完善，醫(yī)療資源的分布并不均衡：首都、省會(huì)、沿海城市等經(jīng)濟(jì)政治較發(fā)達(dá)地區(qū)醫(yī)療資源相對(duì)集中，邊遠(yuǎn)地區(qū)、農(nóng)村郊縣等經(jīng)濟(jì)發(fā)展較慢、各項(xiàng)制度不完善的地區(qū)醫(yī)療資源較為欠缺；同時(shí)疾病發(fā)生具有偶然性和隨機(jī)性，人口流動(dòng)性的擴(kuò)大，給醫(yī)療資源的配置提出了更高的要求；另外，各地區(qū)不平衡的醫(yī)療配置、差距明顯的醫(yī)療水平，也逐漸引起了整個(gè)社會(huì)的關(guān)注。門診病歷作為醫(yī)療方案制定和實(shí)施的重要依據(jù)，建立統(tǒng)一、完善的門診病歷檔案系統(tǒng)對(duì)提高醫(yī)療效率、應(yīng)對(duì)流動(dòng)人口醫(yī)療困難等具有重要意義。
（二）建立醫(yī)院門診電子檔案能夠了解疾病變化和用藥歷史
將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院門診檔案的建立和管理，對(duì)應(yīng)對(duì)流動(dòng)人口中患者的就醫(yī)、治療具有重要意義。現(xiàn)有的門診病歷系統(tǒng)相對(duì)封閉，患者異地就醫(yī)或更換醫(yī)療單位時(shí)，很難提供準(zhǔn)確完整的就診資料；手寫式的病歷資料可能因書寫習(xí)慣的差異造成醫(yī)務(wù)人員識(shí)別困難。而醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者信息掌握不全面，將造成醫(yī)療方案制定的困難。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下門診病歷可以不受地域和就醫(yī)單位的限制，準(zhǔn)確快速地提供患者疾病變化和用藥歷史，節(jié)約患者診斷時(shí)間和醫(yī)療成本。建立網(wǎng)絡(luò)門診檔案，可以進(jìn)一步提高醫(yī)療效率，節(jié)約醫(yī)療資源，最大限度減少醫(yī)療過程中人為因素造成的醫(yī)療事故。并且，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的門診檔案管理體系，不僅是降低醫(yī)療壓力的重要手段，同時(shí)也能夠提高整體的醫(yī)療效率，加強(qiáng)各地區(qū)醫(yī)療單位的聯(lián)系，促進(jìn)醫(yī)療水平的整體提高。
（三）建立醫(yī)院門診電子檔案能夠掌握疾病動(dòng)態(tài)
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立統(tǒng)一的門診檔案，為各類疾病信息的匯總提供了更為便利的條件。醫(yī)院能夠通過門診電子檔案及時(shí)掌握門診疾病動(dòng)態(tài)、了解疾病發(fā)生情況，這對(duì)疾病預(yù)警信息的提供具有重要意義。傳統(tǒng)醫(yī)院門診檔案查詢過程較為困難，信息匯總速度慢，各項(xiàng)信息的掌握、預(yù)警信息的都存在滯后現(xiàn)象。而網(wǎng)絡(luò)電子檔案為信息查詢提供便利，對(duì)各類疾病的爆況一目了然，為醫(yī)院制定醫(yī)療方案、實(shí)行整體控制提供了信息基礎(chǔ)。另外，建立電子檔案可以為醫(yī)院了解疾病暴況、醫(yī)療方案選擇、藥品使用和醫(yī)療器具消耗情況提供更便捷的途徑。
由于各地區(qū)醫(yī)療水平發(fā)展的不平衡，疾病治療情況的復(fù)雜多變，有時(shí)患者疾病的治療需要更換醫(yī)療單位，需要兩個(gè)甚至多個(gè)醫(yī)療單位的配合和協(xié)作。傳統(tǒng)的門診記錄在轉(zhuǎn)移過程中可能會(huì)造成資料缺失，這對(duì)醫(yī)療方案的制定將造成困難，甚至耽誤患者的治療。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下門診病歷檔案信息能夠完整保存，醫(yī)務(wù)人員的交流也更加方便，這為多個(gè)醫(yī)療單位展開協(xié)作醫(yī)療提供條件。另外，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，對(duì)疾病信息遠(yuǎn)程溝通、異地會(huì)診和醫(yī)療技術(shù)指導(dǎo)提供了便利條件，對(duì)改善偏遠(yuǎn)地區(qū)醫(yī)療水平，提高專業(yè)技能水平具有重要作用。對(duì)于患者來說，實(shí)現(xiàn)門診病歷資料的共享可以大幅度降低醫(yī)療成本，節(jié)省診療時(shí)間，減輕經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，在一定程度上緩和醫(yī)患關(guān)系。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院門診檔案管理應(yīng)注意的問題
（一）保證患者病歷信息的唯一性
醫(yī)院門診病歷資料應(yīng)與患者的個(gè)人身份信息一一匹配，病歷信息應(yīng)具有唯一性和專用性。這就要求在檔案管理過程中，門診電子檔案系統(tǒng)要解決不同醫(yī)療單位和地區(qū)診所中出現(xiàn)的重復(fù)記錄和同名誤用問題。另外，對(duì)個(gè)人信息識(shí)別卡的損壞、丟失、偽造、盜用情況的應(yīng)對(duì)和解決也是保證個(gè)人病歷信息準(zhǔn)確、唯一的重要因素。
（二）防止病例內(nèi)容被篡改
患者在進(jìn)行治療之前，特征資料更為客觀真實(shí)，病歷記錄的借鑒性和可信性更強(qiáng)，醫(yī)務(wù)人員在此時(shí)對(duì)疾病信息匯總尤為重要。醫(yī)務(wù)人員不能根據(jù)治療結(jié)果和治療手段，修改和刪除已有的病歷資料，人為地對(duì)病歷信息進(jìn)行篡改而造成信息失真。另外，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟v信息錄入和保護(hù)制度，對(duì)保證患者門診病歷原始資料信息的準(zhǔn)確可靠有重要作用。
（三）隱秘信息的保護(hù)
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)從產(chǎn)生時(shí)就伴隨而來的信息保護(hù)問題，也是醫(yī)院門診病歷信息電子檔案的建立和管理面臨的重要問題。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為信息傳遞、知識(shí)普及、資源共享提供了極大的便利，但同時(shí)也為隱秘信息保護(hù)、信息妥善保存造成了極大困擾。間諜軟件、木馬程序等電子病毒的出現(xiàn)也為網(wǎng)絡(luò)安全管理敲響警鐘。醫(yī)療信息對(duì)患者的健康恢復(fù)、疾病治療，甚至生命安全具有重要意義，個(gè)人隱秘醫(yī)療信息的泄露可能造成嚴(yán)重的后果。所以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立門診病歷信息檔案，不僅需要對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行及時(shí)升級(jí)和維護(hù)，而且在信息交流過程中也要時(shí)刻注意信息安全問題。
（四）特殊病患群體的檔案管理
特殊病患群體主要包括智力障礙、精神障礙、語言障礙、休克或昏迷、無民事行為能力人等特殊人群。醫(yī)療過程殊群體患者存在識(shí)別困難，或無法直接準(zhǔn)確地識(shí)別身份的問題。在檔案建立過程中可以借鑒和使用更廣泛的個(gè)人信息識(shí)別技術(shù)，如DNA驗(yàn)證、指紋驗(yàn)證、眼角膜驗(yàn)證等。檔案錄入和整理過程需要專業(yè)人員對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行耐心詢問和認(rèn)真核實(shí)，確保病歷信息的真實(shí)性和可靠性。
（五）資料存儲(chǔ)和維護(hù)制度
醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)門診病歷檔案管理系統(tǒng)建立之后，如何對(duì)資料進(jìn)行妥善保存和定期維護(hù)也是現(xiàn)階段檔案管理面對(duì)的重要問題。醫(yī)務(wù)人員尤其是門診病歷資料錄入人員，要熟悉電腦操作，具備基本的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力。建立信息錄入和檔案存儲(chǔ)的統(tǒng)一格式，是實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)間信息交流的基本條件。患者門診病歷檔案有很大部分需要長期保存，隨著患者檔案的逐漸增多，信息存儲(chǔ)和維護(hù)也是檔案管理的重要內(nèi)容。
三、建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院門診檔案管理的實(shí)際意義
（一）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在門診病歷檔案管理中的應(yīng)用效果
當(dāng)前，我國普通的市級(jí)醫(yī)院每年門診部接待人數(shù)高達(dá)80萬人次，咨詢?nèi)藬?shù)約100萬人次，門診部接待處和問診臺(tái)工作繁重，員工工作壓力極大。隨著電子檔案的建立，醫(yī)院通過開啟自助查詢、機(jī)器掛號(hào)等服務(wù)，幫助患者更快進(jìn)行會(huì)診，這大大降低了門診部門的工作壓力，提高了患者的就診速度。電子檔案的建立，促進(jìn)了整個(gè)醫(yī)院就診環(huán)節(jié)的非紙質(zhì)化辦公，從診斷到制定醫(yī)療方案、開具處方、進(jìn)行治療，逐漸實(shí)現(xiàn)電子化辦公。這對(duì)形成完整的患者資料，對(duì)個(gè)人病歷的整理、保存和借鑒使用都有重要意義。另外，通過對(duì)病歷資料進(jìn)行整理，相關(guān)人員可以對(duì)醫(yī)院用藥、醫(yī)療設(shè)備使用情況進(jìn)行初步分析。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)門診檔案進(jìn)行整理和保存，能夠有效提高信息查詢速度，實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)患者信息的及時(shí)有效交流，便于醫(yī)院對(duì)疾病信息進(jìn)行掌握和匯總。
（二）新型檔案管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院建設(shè)的重要作用
新型醫(yī)院門診檔案管理系統(tǒng)的建立，能夠有效緩解門診部門工作壓力，幫助醫(yī)院提高整體服務(wù)水平。新型檔案管理系統(tǒng)建立后，資料收集和調(diào)查更加方便，這為大量患者信息的橫向、縱向比對(duì)提供了可能，從而便于疾病發(fā)展階段的觀察和研究；患者間個(gè)體差異更加明顯，診斷更加方便，同時(shí)為多方會(huì)診提供交流平臺(tái)。新型檔案管理系統(tǒng)的建立能夠加強(qiáng)不同地區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的聯(lián)系和交流，能夠有效推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)療水平的提高。另外，新型門診檔案管理系統(tǒng)還能夠?yàn)榛颊咴\療記錄查詢提供便捷條件，一旦有醫(yī)療事故發(fā)生，檔案信息也可以為責(zé)任判定提供資料依據(jù)。并且，通過原始圖像資料存儲(chǔ)和查詢，便于對(duì)疾病個(gè)案情況進(jìn)行資料收集和匯總。另外，通過網(wǎng)絡(luò)，還能實(shí)現(xiàn)各類檔案的交流，進(jìn)行醫(yī)療知識(shí)培訓(xùn)、多方會(huì)診、遠(yuǎn)程醫(yī)療協(xié)助等醫(yī)療活動(dòng)，這便于國家整體醫(yī)療水平的提高。
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2011年度
中國檔案信息化標(biāo)桿企業(yè)獎(jiǎng)
中國檔案信息化最佳解決方案獎(jiǎng)
光典數(shù)字檔案館整體解決方案在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則下，立足先進(jìn)信息技術(shù)和全新發(fā)展思路，逐步建立檔案數(shù)字資源的收集、存儲(chǔ)、加工、管理、利用的過程體系和政府、企業(yè)、事業(yè)、社區(qū)、家庭等檔案管理模式，構(gòu)建基于各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上并覆蓋一定區(qū)域的超大規(guī)模檔案信息資源共享總庫。
上海中信信息發(fā)展股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中信”）光典數(shù)字檔案館整體解決方案是在檔辦【2010】116號(hào)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的指導(dǎo)下，在對(duì)公司數(shù)字檔案館建設(shè)成功經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提煉的基礎(chǔ)上，參考國際通行的開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型，面向區(qū)域性綜合檔案館信息化建設(shè)的整體解決方案。它在“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則下，立足先進(jìn)信息技術(shù)和全新發(fā)展思路，逐步建立檔案數(shù)字資源的收集、存儲(chǔ)、加工、管理、利用的過程體系和政府、企業(yè)、事業(yè)、社區(qū)、家庭等檔案管理模式，構(gòu)建基于各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上并覆蓋一定區(qū)域的超大規(guī)模檔案信息資源共享總庫。
該解決方案的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)為：一、符合檔辦【2010】116號(hào)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》要求；二、遵循開放檔案信息系統(tǒng)OAIS參考模型；三、充分體現(xiàn)國家檔案局關(guān)于數(shù)字檔案館“五大職能”的定義；四、引入國內(nèi)外數(shù)字檔案館最新研究成果，貫徹電子文件連續(xù)體理論；五、在國內(nèi)首次提出數(shù)字檔案館“六大體系”建設(shè)，兼顧軟、硬環(huán)境；六、針對(duì)電子文件的“三性保證”提出可行的解決方案；七、“五位一體”、“四網(wǎng)并進(jìn)”、“十大應(yīng)用”確保數(shù)字檔案館建設(shè)取得實(shí)效；八、“利用驅(qū)動(dòng)”的理念推動(dòng)檔案部門從被動(dòng)保管走向主動(dòng)服務(wù)。
上海市檔案局館“城市數(shù)字記憶工程”項(xiàng)目是上海市檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃中的一個(gè)子項(xiàng)目，擬通過縱貫檔案專業(yè)條線、橫跨部門與行業(yè)的電子公文和電子檔案的數(shù)據(jù)資源整合，以及各類專業(yè)的電子文件與檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)整合，為全市電子政務(wù)的開展提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)平臺(tái)，安全、可靠、永久地解決電子文件、電子檔案以及各政府部門、各市級(jí)機(jī)關(guān)在電子政務(wù)中產(chǎn)生的電子信息的歸宿問題。該項(xiàng)目建設(shè)周期長、建設(shè)難度大，極具代表性和挑戰(zhàn)性，公司作為上海市檔案局信息化建設(shè)的長期合作伙伴，全程參與了該項(xiàng)目的建設(shè)。目前部分子項(xiàng)目（館藏資源管理系統(tǒng)、上海市電子公文歸檔管理通用軟件、兩館信息系統(tǒng)整合及雙鏈路建設(shè)、信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)項(xiàng)目等）已相繼完成。
天津市電子文件中心暨數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目是天津市檔案局貫徹落實(shí)“十一五”規(guī)劃的重要舉措。2009年初，公司承接該項(xiàng)目，目前完成了項(xiàng)目各應(yīng)用子系統(tǒng)的開發(fā)工作，并經(jīng)過系統(tǒng)測(cè)試、修改完善和試運(yùn)行階段，于2010年10月通過專家驗(yàn)收，系統(tǒng)運(yùn)行情況和相關(guān)技術(shù)成果得到高度認(rèn)可。
關(guān)鍵詞：電子信息；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)；有效控制；方法
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為單位辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜，所以，我們?cè)谑褂眯畔n案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1、積極引進(jìn)最新技術(shù)。
計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2、制定一些制度。
為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以我們要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3、及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。
為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，我們尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4、及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。
為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解？目前，很多單位開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，我們都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給我們檔案管理造成損失，那么那些使用電子信息n案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)的措施
企業(yè)電子文件的組織結(jié)構(gòu)
1.電子文件的管理已成為衡量各企業(yè)信息管理水平的標(biāo)志，而在檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)中存在的異質(zhì)平臺(tái)、異質(zhì)環(huán)境、異質(zhì)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一訪問、統(tǒng)一存取等問題是急需研究和解決的問題。應(yīng)該看到，信息技術(shù)為企業(yè)構(gòu)筑了技術(shù)創(chuàng)新的神經(jīng)系統(tǒng)，數(shù)字檔案和電子文件新載體材質(zhì)的變化，已引發(fā)了現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理的深刻變革。信息技術(shù)下的電子文件管理，無論是本質(zhì)上還是形式上都要發(fā)生程度不同的改變。現(xiàn)代企業(yè)的組織變化已朝著以信息為基礎(chǔ)，結(jié)構(gòu)扁平化，管理層次少的模式轉(zhuǎn)變。所以，企業(yè)電子文件的組織管理相應(yīng)可分為歸檔管理和保管利用兩層。
歸檔管理層實(shí)現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了確保電子文件隨時(shí)歸檔的運(yùn)行機(jī)制及技術(shù)措施；建立了嚴(yán)密的歸檔電子文件原始性、完整性檢驗(yàn)技術(shù)；建立了電子文件歸檔組織實(shí)施環(huán)境、處理技術(shù)；創(chuàng)建入庫檔案的原始性、完整性檢驗(yàn)文檔及下載固化保存技術(shù)。
保管利用層實(shí)現(xiàn)的基本要求和主要標(biāo)志是：建立了一套電子檔案數(shù)據(jù)原始性、完整性檢驗(yàn)報(bào)告，即《電子文件生命周期表》；建立了接收檔案原始性、完整性的驗(yàn)收技術(shù)；建立了嚴(yán)密的檔案數(shù)據(jù)遷移、入庫控制技術(shù)；建立新接收檔案原始性、完整性檢驗(yàn)文檔及下載固化保存技術(shù)。
2.在目前實(shí)踐中，電子文件歸檔有兩種傾向方案：一是由企業(yè)計(jì)算機(jī)管理部門來管，二是由檔案部門來管。兩者都有優(yōu)勢(shì)也都存在缺陷；一般計(jì)算機(jī)管理部門是控制著單位的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器或多終端系統(tǒng)的主機(jī)及單位數(shù)字設(shè)備的管理，有利于對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行登錄、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、共享等技術(shù)處理。同時(shí)計(jì)算機(jī)管理部門都配有專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員，有利于解決計(jì)算機(jī)應(yīng)用中復(fù)雜的技術(shù)問題，有更多的機(jī)會(huì)接觸、跟蹤、應(yīng)用計(jì)算機(jī)的最新技術(shù)。當(dāng)然，歸檔電子文件管理有著復(fù)雜的技術(shù)問題，但同時(shí)也存在著方法問題和檔案的集中統(tǒng)一管理原則，這正是計(jì)算機(jī)管理部門缺少的專業(yè)知識(shí)。所以一種互補(bǔ)型的管理模式成為最佳方案――信息中心下的兩個(gè)部門。
3.電子文件的組織是以信息的流向?yàn)榛A(chǔ)的，要實(shí)現(xiàn)電子文件流向過程的控制與管理，貫穿其整個(gè)生命周期，包括形成、使用、歸檔、利用各個(gè)階段。因其涉及的部門、崗位、人員及種類多，控制會(huì)有一定的難度。所以，在一單位和企業(yè)必須編制一個(gè)規(guī)定，來正確全面地進(jìn)行劃定電子文件格式和內(nèi)容，也是當(dāng)前確保本單位歸檔電子文件完整齊全的關(guān)鍵。電子文件的收集工作體系，要求采用文檔一體化管理方式，只有這樣才可以保證電子文件的內(nèi)容。檔案部門應(yīng)根據(jù)電子文件的生命周期的不同而采取必要的技術(shù)、規(guī)范標(biāo)程及保護(hù)措施。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已實(shí)現(xiàn)了對(duì)掃描、光盤刻錄、模擬數(shù)字合成、模擬影像與數(shù)字影像的雙向轉(zhuǎn)換技術(shù)。
4.電子文件與紙質(zhì)文件的雙軌制管理。企業(yè)電子文件的雙軌制管理，使IT技術(shù)的發(fā)展沒有形成相對(duì)穩(wěn)定的過渡時(shí)期。電子文件至少在以下三個(gè)方面是未知的：一是電子文件載體的保管壽命；二是電子文件格式的通用性還沒有定論；三是對(duì)軟硬件環(huán)境的依賴性。
電子文件的管理方式及技術(shù)支撐
雖然電子文件從根本上改變了企業(yè)內(nèi)、企業(yè)間及企業(yè)與市場(chǎng)之間的溝通方式，但電子文件管理的基本原理、職能任務(wù)與責(zé)任并沒有改變。
電子文件的管理應(yīng)與企業(yè)信息化發(fā)展同步。整個(gè)企業(yè)信息化的進(jìn)程中，很少有檔案部門參與企業(yè)信息化工作，至于電子文件管理工作被動(dòng)，這就要求檔案部門要利用自身在企業(yè)信息化建設(shè)中的重要作用，充分認(rèn)識(shí)自己的優(yōu)勢(shì)和實(shí)力，去爭(zhēng)取自己應(yīng)有的地位，發(fā)揮行業(yè)專家優(yōu)勢(shì)，積極為企業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定及相關(guān)軟、硬件的配備選擇出謀劃策。在企業(yè)信息化總體建設(shè)中，應(yīng)推廣在檔案部門設(shè)立現(xiàn)代化技術(shù)室，參與企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和大型的數(shù)據(jù)庫選購，做好咨詢服務(wù)和促進(jìn)工作。
研究分析本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)狀，由檔案部門會(huì)同計(jì)算機(jī)中心和各業(yè)務(wù)部門，按照本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的范圍，具體確定各部門電子文件的歸檔類目，凡目前尚未應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的信息，暫不列入歸檔類目。隨著本單位計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷擴(kuò)展，對(duì)該歸檔類目逐步修訂和補(bǔ)充，直至較為完善。
建立電子文件的“無卷”歸檔組織實(shí)施環(huán)境、處理技術(shù)。制定一個(gè)科學(xué)合理及符合我國企業(yè)實(shí)際情況的統(tǒng)一的電子文件管理及電子文件歸檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，是目前企業(yè)全面實(shí)施電子文件管理及電子文件歸檔的首要問題。例如，檔案管理位于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的一個(gè)支系統(tǒng)，和本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處于相同的工作平臺(tái)及軟件環(huán)境時(shí)，如何符合文檔一體化要求。
加強(qiáng)對(duì)電子文件的前端控制。對(duì)電子文件的形成流轉(zhuǎn)、處置加強(qiáng)監(jiān)控，確保電子文件信息的完整性、真實(shí)性，為發(fā)揮數(shù)字檔案庫作為企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源庫的作用打下基礎(chǔ)，檔案部門必須由過去被動(dòng)接收、保管各部門的各類電子文件，為實(shí)施參與、控制、監(jiān)督電子文件的誕生、流轉(zhuǎn)和移交。
檔案管理軟件要適應(yīng)企業(yè)的辦公自動(dòng)化建設(shè)。目前，各用戶單位辦公自動(dòng)化的水平不同，對(duì)檔案管理軟件的要求則不一樣。過去，有的系統(tǒng)只是把檔案管理作為一個(gè)單一的模塊“嵌入”辦公系統(tǒng)中，僅適用于檔案室的工作，沒有真正融入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理；有的系統(tǒng)在編制檔案管理的模塊時(shí)，沒有充分考慮到檔案管理在無紙辦公的環(huán)境下如何開展，因此使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的方法。檔案管理軟件如何與不同的辦公系統(tǒng)連接，這是一個(gè)復(fù)雜的問題，也是檔案管理軟件所必須面對(duì)的問題。隨著電子文件的大量形成，檔案管理軟件如何管理電子檔案將是迫在眉睫的問題，也是檔案管理軟件如何使檔案工作貫穿于整個(gè)辦公系統(tǒng)中的問題，這也使傳統(tǒng)的檔案工作理念發(fā)生變化。
關(guān)鍵詞 基層體育教學(xué) 教學(xué)檔案 信息化建設(shè)
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期學(xué)校檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是學(xué)校檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。但是一些基層體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)滯后于其他學(xué)科或業(yè)務(wù)檔案工作，與辦公自動(dòng)化不能同步和協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案人員要如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，顯得無從下手。本文結(jié)合工作實(shí)際，介紹基層教育部門體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施方法。
1制定體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)方案
根據(jù)實(shí)際情況，基層教育部門應(yīng)建立一個(gè)全面的、系統(tǒng)的、有效的、適合體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)方案。方案是以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，加快推進(jìn)體育教學(xué)檔案資源數(shù)字化、信息管理規(guī)范化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，從而提高體育教學(xué)檔案工作效率，拓寬體育教學(xué)檔案工作服務(wù)領(lǐng)域，全面提升體育教學(xué)檔案管理的整體水平。建設(shè)方案要闡述體育教學(xué)檔案信息化的意義和當(dāng)前的行業(yè)背景，確立信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、基本原則和發(fā)展目標(biāo)，分析本部門或下屬學(xué)校體育檔案工作的實(shí)際情況，改善的主要措施和條件保障等。通過本方案的具體實(shí)施，爭(zhēng)取教育部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和單位全體教職工的配合，提高體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的可行性和實(shí)效性。
2推進(jìn)體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的工作流程
2.1購置檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)
檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)是面向整個(gè)單位，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部檔案管理工作的系統(tǒng)化、快捷化，為各部門能夠全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地收集和利用檔案信息提供強(qiáng)力的技術(shù)支持。考慮到人員和技術(shù)等方面的因素，基層教育部門最好借助外力，直接購買成熟的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，再根據(jù)本部門或下屬學(xué)校實(shí)際情況，推進(jìn)體育教學(xué)檔案管理系統(tǒng)與單位內(nèi)部其他學(xué)科管理系統(tǒng)對(duì)接與整合，實(shí)現(xiàn)體育教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)的收集、交換、歸檔、管理和利用，為體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。
2.2目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
加快體育教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。完成室藏體育教學(xué)檔案文件級(jí)、案卷級(jí)目錄的錄入，全部檔案門類100%建立電子目錄。同時(shí)，制定體育教學(xué)電子文件收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)應(yīng)用的業(yè)務(wù)流程，實(shí)施部門立卷信息化管理，最終實(shí)現(xiàn)全部室藏檔案目錄計(jì)算機(jī)檢索和管理。
2.3全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)
加強(qiáng)對(duì)單位體育教學(xué)電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔工作的監(jiān)督指導(dǎo)，各部門兼職檔案員在移交整理年度檔案文件資料時(shí)，須同步移交紙質(zhì)文件和電子文件，實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件“雙套制”歸檔。對(duì)以往紙質(zhì)檔案則進(jìn)行數(shù)字化掃描，照片、錄音錄像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，建立相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫。
2.4備份管理
檔案部門定期對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份管理，確保電子文檔的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。如果有條件，可多套備份，實(shí)現(xiàn)異地備份，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保存。
2.5體育教學(xué)檔案利用與宣傳
在體育教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)取得階段成效后，可深化檔案管理軟件系統(tǒng)的二次開發(fā)和利用，開展網(wǎng)上體育教學(xué)檔案檢索利用服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)體育教學(xué)檔案信息資源共享。同時(shí)，依托單位網(wǎng)絡(luò)制定檔案工作專欄，使之成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口，多渠道發(fā)揮體育教學(xué)檔案信息資源的服務(wù)作用。
3體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的保障措施
3.1經(jīng)費(fèi)保障
檔案部門要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，將體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入單位預(yù)算，邊投入，邊建設(shè)，從部分信息化到全部信息化。購置與信息化建設(shè)相配套的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備；保證體育教學(xué)檔案信息化專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。
3.2制度保障
嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，依照《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，制定具體的操作辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)學(xué)校體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行、管理和維護(hù)工作；保障學(xué)校體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化；加強(qiáng)對(duì)體育教學(xué)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。
3.3業(yè)務(wù)培訓(xùn)保障
加強(qiáng)檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)內(nèi)容的培訓(xùn)。專兼職檔案員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理的觀念，積極參加檔案信息化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，加強(qiáng)和其他單位的交流和學(xué)習(xí)。
4結(jié)語
體育教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作任務(wù)，需要教育部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各方面保障，全體相關(guān)人員的積極參與和配合。當(dāng)然，基層體育教學(xué)檔案部門也要克服困難，根據(jù)實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的方案和對(duì)策，做到總體規(guī)劃、分步實(shí)施、注重實(shí)效，使體育教學(xué)檔案信息化與檔案事業(yè)大發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。
參考文獻(xiàn)
[1] 朱俊民.體育課程考核背景下的體育檔案信息化建設(shè)[J].當(dāng)代體育科技，2014，32（4）：39-40.
【關(guān)鍵詞】電子信息技術(shù)；電力企業(yè)；檔案管理
當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)也已普及到千家萬戶，并廣泛應(yīng)用于不同行業(yè)及領(lǐng)域，因而檔案管理行業(yè)也在其中，因正因?yàn)槿绱耍瑢㈦娮有畔⒓夹g(shù)與檔案管理相結(jié)合，不斷優(yōu)化檔案管理，是當(dāng)前廣大企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中立于不敗之地的重要條件之一。本文將從電力企業(yè)入手，探討電子信息技術(shù)在其中的具體應(yīng)用，旨在不斷加強(qiáng)檔案管理信息化，切實(shí)提高檔案管理水平。
一、電子信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的重要性分析
隨著信息技術(shù)的不斷革新，對(duì)檔案實(shí)行信息化的管理已然日益成為企業(yè)信息化經(jīng)營當(dāng)中的一個(gè)部分之一。近幾年，我國對(duì)于信息產(chǎn)業(yè)的具體發(fā)展情況相當(dāng)關(guān)注，并針對(duì)當(dāng)前實(shí)際，提出了一項(xiàng)重要戰(zhàn)略即以信息化手段帶動(dòng)工業(yè)發(fā)展。
長久以來，由于電力企業(yè)本身情況以及科學(xué)技術(shù)水平的限制，我國廣大電力企業(yè)并在自身檔案管理的過程當(dāng)即中并沒有進(jìn)行徹底的電子信息技術(shù)革新。然而，隨著信息化體系的不斷加強(qiáng)，對(duì)于社會(huì)與企業(yè)發(fā)展而言，檔案所起功能越發(fā)強(qiáng)大，因此，廣大企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理模式的重視力度。筆者認(rèn)為，電子信息技術(shù)作為無紙化辦公的一種，在當(dāng)前企業(yè)管理當(dāng)中引入信息化，不但能夠達(dá)到提高工作效率的目的，還可以實(shí)現(xiàn)信息即時(shí)共享，提高了辦公速度。除此之外，信息化企業(yè)檔案管理的引入，可以將信息技術(shù)的嚴(yán)密邏輯性與快速運(yùn)算性有機(jī)結(jié)合，在提高資料輸出效率的同時(shí)也可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)排列，有效降低了傳統(tǒng)管理模式的時(shí)間性。
二、電子信息技術(shù)在電力企業(yè)自身的檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用闡述
電力企業(yè)作為企業(yè)的一部分，電子信息技術(shù)在其中的運(yùn)用大體于其它企業(yè)相一致，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
首先，從具體應(yīng)用層面來看。為了提高檔案管理的工作質(zhì)量與效率，可在電子企業(yè)管理體系當(dāng)中引入信息化的管理模式，目前，其主要運(yùn)用表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，企業(yè)檔案目錄復(fù)制、檢索與存儲(chǔ)；第二，內(nèi)容的檢索與存儲(chǔ)；第三，文件的匯總、統(tǒng)計(jì)經(jīng)及編目；第四，關(guān)鍵詞自動(dòng)索引；第五，文書管理以及立卷；第六，信息數(shù)據(jù)備份；第七，工作情況的具體統(tǒng)計(jì)及分析；第八，數(shù)據(jù)傳統(tǒng)以及系統(tǒng)維護(hù)；第九，相關(guān)文件打印等等。
其次，從信息管理系統(tǒng)的具體構(gòu)建層面上來看。我們知道，檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)其實(shí)則是一種先進(jìn)的管理體系，集多種現(xiàn)代化新型技術(shù)于一身。因此，在構(gòu)建系統(tǒng)的環(huán)節(jié)當(dāng)中，可引入信息技術(shù)，比如建立數(shù)據(jù)庫后臺(tái)可引入SQLServer2003等。檔案信息化的先進(jìn)管理系統(tǒng)大多都是許多模塊構(gòu)成，在許多模塊的設(shè)計(jì)之初，其也不能脫離信息技術(shù)，在運(yùn)行的過程當(dāng)中，其還能夠借助信息技術(shù)進(jìn)而達(dá)到自身功能，此外，還可借助當(dāng)前信息技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)手段，將不同模式連接到一起，進(jìn)而達(dá)到完整系統(tǒng)的構(gòu)建，以便為信息化的檔案管理提供更為科學(xué)與完善的技術(shù)支撐。
最后，從檔案信息恢復(fù)及備份當(dāng)中來看。任何事物是不完善的，電子檔案也不例外，其最為明顯的不足就是容易丟失或者損壞，此種情形一旦產(chǎn)生，那么后果將非常嚴(yán)重。因此，對(duì)電子檔案必須采取備份形式，在這個(gè)過程當(dāng)中，信息技術(shù)功能可以將其實(shí)現(xiàn)。一般來講，科學(xué)完整的數(shù)據(jù)恢復(fù)及備份方案包含了許多因素，比如硬件、恢復(fù)計(jì)劃與軟件等等。如需對(duì)管理系統(tǒng)采取備份，則必要因素為系統(tǒng)軟件、驅(qū)動(dòng)程序、應(yīng)用軟件等。當(dāng)前，我國在備份硬件方面的選擇大體有硬盤、光盤等幾種。在這幾種存儲(chǔ)性文件當(dāng)中，屬硬盤成本最高，但相應(yīng)其儲(chǔ)存量也最大；而就光盤來講，雖其成本較低，然而容量及訪問次數(shù)等都不盡完善，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的過程當(dāng)中，如若信息量大且要保存較長時(shí)間，那么就整體而言，其可靠性及安全性就有待商榷。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們一直試圖找尋容量及價(jià)格方面的平衡性，在這方面也取得了較大進(jìn)步，當(dāng)前，許多大容量的存儲(chǔ)產(chǎn)品也然出現(xiàn)。
三、從電力企業(yè)的角度來剖析提高檔案信息管理的具體方略
就電力企業(yè)而言，由于其起步稍晚，筆者認(rèn)為，要想盡量提高電子信息技術(shù)在其檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用力度，必須做好以下幾點(diǎn)：
第一，加強(qiáng)對(duì)檔案信息工作的使用及開發(fā)力度。對(duì)于電力企業(yè)信息化管理而言，不僅只是開發(fā)新的內(nèi)容與技術(shù)，同時(shí)也包含了在管理過程當(dāng)中所遺留的各類知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，由于這些技術(shù)的遺留可為相關(guān)研發(fā)者提供一定的指引及借鑒，因而從很大程度上來講，可以引發(fā)新的創(chuàng)新思路。再者，從研發(fā)層面上來講，光盤以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素都要加大力度將其與檔案信息管理技術(shù)開發(fā)相結(jié)合，在對(duì)其它信息技術(shù)進(jìn)行借鑒的同時(shí)，還在確保相關(guān)的開發(fā)技術(shù)持有充分的先進(jìn)性。
第二，電力企業(yè)在加強(qiáng)對(duì)檔案管理的投資力度。對(duì)于任何一種管理方案，資金支持都是必不可少的，信息化建設(shè)作為一項(xiàng)極具現(xiàn)代性及科學(xué)性的新技術(shù)更是如此，如果缺乏資金的供給，不僅會(huì)對(duì)信息開發(fā)構(gòu)成不利影響，同時(shí)也會(huì)嚴(yán)重阻礙后期的檔案管理工作。除此之外，還要加大力度不斷吸引優(yōu)秀人才參與，這也需要強(qiáng)大的資金作后盾。
四、結(jié)語
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的體制之下，我國電力企業(yè)面對(duì)的挑戰(zhàn)也是前所未有的，為了切實(shí)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，先進(jìn)管理之法的引入勢(shì)在必行。而基于信息背景這個(gè)條件之下，對(duì)電力企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的模式，不但可以有效提高工作質(zhì)量與效率，而且也還能提高檔案信息的利用率，因此，強(qiáng)化電力企業(yè)的信息化檔案管理體系，是當(dāng)前廣大電力企業(yè)的大勢(shì)所趨與必經(jīng)之路。
參考文獻(xiàn)
[1] 章劍軍，胡祥培.電力企業(yè)數(shù)字檔案系統(tǒng)選型評(píng)價(jià)方法研究——以華能大連電廠為例[J].科技和產(chǎn)業(yè)，2013年06期.
【論文摘 要】目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷，導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端，針對(duì)這個(gè)問題，企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低。基于此，本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實(shí)施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法如下：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過，只要及時(shí)且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素，其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險(xiǎn)降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前，許多企業(yè)開始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解，電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是，在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn)，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理，這才是最為關(guān)鍵的。
三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，一般而言，能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如：修改配置模式、購買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施
當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險(xiǎn)的概率，危險(xiǎn)帶來的后果有多大，危險(xiǎn)的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險(xiǎn)性，在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案，這對(duì)于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施，力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。
簡(jiǎn)而言之，管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí)，一定要有這樣的意識(shí)，即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險(xiǎn)，所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重，積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻(xiàn)
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在無紙化辦公（又被稱為協(xié)同辦公系統(tǒng)）環(huán)境下，電子檔案管理方式具有諸多優(yōu)點(diǎn)。除了傳統(tǒng)檔案管理的基本功能以外，以e-office軟件為例，可以看出還存在著以下幾項(xiàng)特點(diǎn)：具備優(yōu)秀的可規(guī)劃、可擴(kuò)展和可維護(hù)性；強(qiáng)大的文件處理能力；安全性要高度可靠；科學(xué)的解決方案與快速；功能強(qiáng)大的用戶自定義架構(gòu)；文件修改痕跡保留功能；支持移動(dòng)、異地辦公。在功能方面，其具有以下幾項(xiàng)功能：文件管理；發(fā)文管理；收文管理；文件督辦；文件統(tǒng)計(jì)；文件歸檔；流程管理；文檔管理；溝通平臺(tái)和綜合事務(wù)等。所有功能均能夠覆蓋企業(yè)管理應(yīng)用各方面，提供方便靈活的工作流套件，適合在知識(shí)化、智能化管理的趨勢(shì)下，為企業(yè)提供跨平臺(tái)、移動(dòng)應(yīng)用、信息整合等諸方面的信息支持。
二、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
（一）歸檔管理的區(qū)別。
與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理的差異在于歸檔方式和歸檔時(shí)間的不同。電子文件的歸檔方式為邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔可以保證電子文件的完整性，還可以使電子文件方便檢索。物理歸檔指將電子文件備份放在檔案管理的庫房內(nèi)，防止計(jì)算機(jī)發(fā)生問題而導(dǎo)致文件丟失。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間為文件形成后的第二年上半年進(jìn)行歸檔，或者是在項(xiàng)目結(jié)束后立刻歸檔。而電子文件的歸檔時(shí)間則為定期歸檔和分實(shí)歸檔，其原因在于電子檔案管理的快速性和便捷性。
（二）保管方式的區(qū)別。
由于電子文件受到計(jì)算機(jī)技術(shù)的不安全因素影響，因此難以進(jìn)行長期保存，但是其具有操作簡(jiǎn)單和存儲(chǔ)所需空間較小的優(yōu)點(diǎn)。但是，如果缺乏硬件和軟件，則難以對(duì)電子檔案進(jìn)行修改和讀取，這對(duì)其管理存在一定的影響。在紙質(zhì)檔案方面，需要對(duì)其進(jìn)行防霉防蛀保存，必要時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和微縮等處理。總體來講，傳統(tǒng)檔案和電子檔案的保管方式各有優(yōu)缺點(diǎn)。
（三）利用方式區(qū)別。
在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱方面，查閱紙質(zhì)檔案需要審查相關(guān)的借閱手續(xù)，可以為客戶提供檔案原件、復(fù)印件和檔案信息加工產(chǎn)品。所有的檔案都是可以通過人體直接識(shí)別的。而電子檔案則可以通過檢索等方式，直接查閱，簡(jiǎn)單快捷。用戶只需要得到一定的權(quán)限，通過賬號(hào)和密碼登入計(jì)算機(jī)平臺(tái)。電子檔案可以做到跨時(shí)間和跨區(qū)域，任何時(shí)間和地點(diǎn)，用戶都可以登入計(jì)算機(jī)客戶端進(jìn)行檔案閱讀或者檔案下載。
三、電子檔案管理過程中存在的問題
（一）管理人員的計(jì)算機(jī)意識(shí)不夠。
部分檔案管理人員的計(jì)算機(jī)檔案管理意識(shí)不夠。在電子檔案創(chuàng)立階段，檔案可能只是以一個(gè)草稿的形式存在，而沒有受到應(yīng)有的重視。在后續(xù)過程中，對(duì)電子檔案保管不當(dāng)，不為電子檔案提供一個(gè)合適的保管地點(diǎn)并配備相應(yīng)的保管人員，任電子檔案自生自滅。
（二）電子檔案的法律效應(yīng)尚不完善。
紙質(zhì)檔案的法律效力是社會(huì)公認(rèn)的的，尤其強(qiáng)調(diào)檔案原件才具有法律效應(yīng)。而對(duì)于電子文件，由于缺少固定的載體，因此制定相應(yīng)的法律條文對(duì)其進(jìn)行控制則較為困難，電子文件的法律地位始終難以達(dá)到認(rèn)可。如果電子檔案一直無法得到應(yīng)有的法律地位，則電子檔案無法具有真正的“檔案”資格，發(fā)揮檔案的作用。
四、電子檔案管理過程中問題的對(duì)策
（一）聘用具有計(jì)算機(jī)意識(shí)的檔案管理人員。
實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須要聘用擁有相應(yīng)技能的工作人員，工作人員應(yīng)該具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，尤其需要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。當(dāng)今社會(huì)進(jìn)步速度很快，軟件開發(fā)日新月異，必須有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力才能在逐漸變化的社會(huì)中不斷掌握新知識(shí)新技能。具有計(jì)算機(jī)意識(shí)的檔案管理人員不僅對(duì)計(jì)算機(jī)操作熟練，且具有學(xué)習(xí)意識(shí)和實(shí)踐能力。
（二）完善電子檔案的法律建設(shè)。
對(duì)于整個(gè)社會(huì)和立法機(jī)構(gòu)，應(yīng)該完善電子檔案的法律建設(shè)。可從三個(gè)方面確定電子檔案的法律問題：第一，明確電子文件管理在檔案館中的地位，電子檔案也應(yīng)該承擔(dān)其檔案館內(nèi)保管檔案的責(zé)任。第二，明確電子檔案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客戶獲取賬號(hào)和密碼的權(quán)限，應(yīng)該采用與傳統(tǒng)檔案相似的辦法。第三，在保管方面，必須明確保管方式、位置和保管人員的聘用方式。
五、總結(jié)
