時間：2023-06-04 10:49:02
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司檔案管理流程，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：城市軌道交通；會計檔案；檔案管理
一、會計檔案管理的內容
根據最新的《會計檔案管理辦法》【中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號】，下列會計資料應該歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。從該管理辦法可以看出，會計檔案管理內容非常廣泛，涉及日常會計工作全過程，包括出納、會計、稅務、報表等全部會計人員產生的會計資料，給會計檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會計檔案管理現狀及原因分析
目前，全國各城市軌道交通企業，除北上廣深等幾個大城市建設時間較長，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設與開通進行，能把日常工作做好，已經疲于應付。受建設工期影響，一線業務部門工作重點在現場，確保工程質量安全與進度。據筆者調查研究，目前各城市軌道交通企業連建設檔案管理尚無完善的制度與流程，會計檔案管理雖有國家法律規章規定，但實際執行情況及效果并不容樂觀。銀行余額調節表因為事務所審計，情況相對較好，會計報表，納稅報表，增值稅進項發票底聯等非日常用會計檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規定，憑證與會計報表都能完成，但時間有所滯后，延長兩三個月是常態，半年后裝訂憑證也非少數。至于辦法里規定的其他會計資料，基本無暇顧及，最終嚴重影響項目竣工財務決算與國家驗收。會計檔案管理現狀不理想，其完善程度與國家要求甚遠，經過綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內部因素影響。(一)內部原因1.領導不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規定，公司應設立專門的會計檔案管理機構，但現實情況是很多公司因各種原因，財務人員編制比較緊缺，很少設立專門的會計檔案管理人員，一般由部門文員兼會計檔案管理員。財務部門資料很多，特別是各種收款付款單據、票據量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會計檔案管理。只有會計師事務所審計、政府審計要求提交各種資料或者積壓太多時，才進行憑證裝訂等工作。這也從側面說明領導對會計檔案管理工作尚不夠重視，覺得沒必要投入專門人力資源開展會計檔案管理工作，等其他工作完成后，再來整理會計檔案也來得及。2.根據財務部門內部分工慣例，會計檔案管理一般都設有財務部會計核算模塊。會計核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業務與財務制度流程不太完善，會計核算也不太規范，財務人員平花費大量時間與業務部門進行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項溝通，如會計師事務所審計、政府審計、稅局稽查等，也需要大量溝通協調工作。這種工作現狀造成會計檔案管理工作也難以按時開展。3.大多數企業對于財務信息化投入較大，沒有信息化建設，財務管理無法有效進行對于會計檔案管理信息化建設，停留在手工時代水平。會計檔案都是各種紙質材料，包括各類憑證、原始出入庫單、發票、收據、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個月按時把憑證收集完善、整理、入盒、編號，然后做個檔案臺帳記錄，由會計檔案管理員放在個人電腦進行共享，供大家使用。整個檔案管理過程，幾乎全手工操作，很少借助現代信息技術，所以，這么多年會計檔案管理水平一直沒有很大發展與進步，越來越跟不上公司與時展。(二)外部原因1.會計師事務所審計對公司財務管理有較大約束力，但更多關注于會計報表層面，并不會過多關注會計管理細節，特別是會計檔案管理。在年報審計中，公司只要能提供會計憑證及事務所要求的會計資料即可，事務所并不會檢查會計檔案資料是來自于具體經辦會計手里，還是來自于會計檔案室。這就造成會計檔案管理沒有硬性外部約束。2.對于城市軌道交通項目，建設項目最后一環就是項目竣工驗收。目前，根據國家驗收標準有十三項專業驗收，其中就有一項檔案驗收，如果檔案驗收通不過，即整個項目竣工驗收通不過。需要關注的是，項目竣工驗收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關的招標、合同、圖紙、變更資料等，會計檔案并不是檔案驗收關注的重點，正是這點恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會計檔案管理。
三、會計檔案管理不完善造成的影響
會計檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對日常財務管理及最終項目驗收均有重要影響，具體如下：（一）會計日常工作中，由于各種原因經常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時，就會造成憑證在經辦會計或出納手中積壓，時間越長、積壓越多，這時查找憑證往往需要耗費更多的人力物力進行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會計檔案不及時裝訂、歸檔，且分散在不同會計人員手中，造成憑證丟失的風險大大增加，且有些重要資料如原始發票等資料一旦丟失，給公司、個人造成的損失會更加巨大。（二）軌道行業投資巨大，是政府關注重點。所以，各種政府審計、專項審計層出不窮，為了應對各項審計，會計檔案管理不到位、不完善，就會導致提供各類資料時手忙腳亂，一來效率很低，提交資料時間較長；二來造成外部審計人員對公司不滿意，甚至認為公司不配合審計工作，故意不提供相關資料。（三）城市軌道交通項目作為關系國計民生的重大工程項目，通過國家項目竣工驗收是對國家對人民最好的答復。如果日常會計檔案管理沒有規范，到項目竣工決算時資料不全或難以查找，會極大影響項目竣工財務決算。
四、關于完善會計檔案管理的建議
針對會計檔案管理工作不完善，結合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領導重視，加大資源投入公司領導重視是做好會計檔案管理工作的重要前提，只有領導重視，這項工作開展就會順暢很多，投入到這項工作的資源將會大大加強。（二）會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化由于會計檔案管理工作是整個會計管理工作最后一個環節，所以，有必要把會計檔案管理工作制度化、流程化、標準化，把流程做細，工作分配到人，前置環節定到具體時點。當然，要想把這些工作落實到具體工作來，還需要做好會計檔案管理宣傳與培訓，讓會計檔案管理思想深入每個會計人員之心。將會計檔案管理當作會計工作的最終目標，然后按流程倒推給每個環節設置時間節點，且這個時間節點作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號收齊所有銀行對賬單，每月10號收齊所有銀行余額調節表，每月15號收齊上月會計憑證等。（三）加強全過程管理，從事前規劃、事中執行跟蹤、事后檢查反饋因為會計工作日復一日，年復一年像大氣循環一樣重復，從不間斷，所以，只有把會計檔案管理工作當作標桿，上個月完成這項工作，下個月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來越重，最終會被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點，因為會計檔案涉及人員較多、環節較多、流程較長，設計一個良好的制度流程特別重要，且要有專人監督實際執行情況，把監督工作制度化、流程化、規范化，及時向領導反饋問題并及時跟蹤解決，方能做到萬無一失。（四）加大信息技術資源投入，利用信息技術手段提高會計檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時代，會計檔案管理工作也要跟上時代步伐，如上所述，如果技術手段還停留在紙質層面，進行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來實現。目前，全球發展趨勢是財務共享中心，其會計檔案管理是基于IT技術發展，引入了影像系統、報賬系統、ERP系統、銀企直聯系統等一系列業務財務系統，利用大數據、云存儲平臺等技術手段來提高會計檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內部、外部人員檔案使用滿意度，為項目竣工驗收打下堅實基礎。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團有限公司
參考文獻：
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一、檔案信息化管理的內涵
企業檔案信息化管理是指以檔案為基礎，利用信息技術將企業內各相關部門業務流程打通，利用計算機網絡技術實現檔案信息共享，從而有效提高檔案存儲及查詢利用效率，以此提升檔案管理工作水平。企業檔案管理信息化建設的實質就是在企業提升檔案管理工作水平的過程中，運用的信息技術及解決方案的總和。例如：使用計算機系統完成檔案歸集、整理以及借閱利用，建立數據庫編制數字化索引目錄等，通過上述方法打通企業內部檔案信息交流途徑，提高檔案利用效率。
二、民營企業檔案管理現狀
民營企業在法律允許的范圍內擁有完全的經營自，相比較于國有企業，民營企業與政府機關不存在管理與被管理關系。民營企業自負盈虧，對自身資產具有完全的處置權。在檔案管理方面，民營企業同樣擁有完全自。民營企業可以根據自身實際情況自主選擇適合的檔案管理方法。
1.民營企業更注重檔案的應用價值及開發價值
民營企業生產經營活動在法律框架下具有完全自，企業所有資產包括企業檔案均為企業私有，在檔案管理方面企業將更多的注意力集中在具有應用價值及開發價值的檔案上面，如企業專利、注冊商標等。民營企業在產品研發、生產過程中形成的技術資料，如有需要民營企業甚至于可以出借其使用權乃至出售其所有權。如江西景德鎮市“景德鎮華御瓷業有限公司”建立的基礎就是一份估價為800萬元的“琺瑯彩瓷器生產工藝”檔案。
2.民營企業對于檔案管理重視程度有待提高
民營企業的生產經營活動是以追求利益最大化為目的，這就決定了民營企業對于各部門在崗位設置、人員安排上更多考慮投入產出比。對于直接創造利潤的部門盡可能多的配置資源，而對于諸如檔案管理之類的不能直接創造效益的部門，往往不受決策者的重視，許多企業尤其是規模較小的民營企業甚至不設專門檔案管理機構，而將企業檔案交由其他部門代為保管。以民營經濟比較發達的浙江省為例，2009年浙江省調查統計，年銷售收入500萬元以上民營企業開展檔案工作的僅占總數的50%，而對于1074家規模以上民營企業的調查數據顯示，已開展檔案工作的占81.2%，建立了檔案管理制度的占72.8%。
三、民營企業檔案管理信息化建設目標
民營企業檔案管理信息化建設是一個系統性工程，在推進的過程中不僅要考慮如何提高檔案管理部門運行效率，還要兼顧與企業內其他信息系統的兼容合作，更要顧及到檔案利用部門的實際需要，共同提升企業的管理水平從而提高企業的競爭力。作為檔案管理部門，應當主動參與企業運作流程的塑造，通過及時改變檔案管理模式、管理制度來適應企業需要。針對民營企業檔案管理現狀及信息化條件下檔案管理實際需要，民營企業檔案管理信息化建設應達到如下目標：①檔案信息化建設應與本企業信息系統建設同步，檔案信息化管理系統必須與其他信息化辦公系統兼容；②制定統一的檔案信息化標準，實現各門類檔案信息化管理制度統一規范；③實現檔案資源的數字化存儲，實現諸如紙質檔案、音像資料等實物檔案的數字化轉換，進而將新生成的具有統一格式的數字化檔案統一存儲于專用服務器內；④實現檔案信息系統網絡化，在企業內部形成共享的知識庫，挖掘潛在的集體知識，提高檢索利用效率；⑤實現檔案資源開發智能化、利用普及化，打破門類限制，在整個企業范圍內形成統一的檔案信息數據庫，強化知識的積累；⑥提高管理自動化程度，節約資源并提升安全管理水平。
四、民營企業檔案信息化管理的實現途徑
1.在信息化背景下理順檔案業務流程
在網絡信息技術高度發達的背景下，傳統的檔案管理流程已不能適應當前民營企業提高管理效率的需求，企業應對原流程進行全面分析，融合信息網絡技術，對流程中不合理的部分進行改造，設置新的流程并配置適當的組織架構、人力資源并制定管理規范。檔案工作業務流程主要指移交部門與檔案管理部門之間的交接、檔案管理部門內部對于檔案的處理以及檔案管理部門與檔案利用部門之間的銜接。為了理順檔案業務流程，應從以下幾方面著手：①明確各相關業務部門工作內容、工作流程及業務分工；②根據信息化管理的需要，約定檔案交接工作的技術規格，如檔案格式、歸檔標準及歸檔時間等；③根據本企業實際情況確定檔案的數字化保存形式及利用機制；④根據實際需要，確定檔案開發利用的范圍、形式，并建立安全規范。
2.實現各門類檔案信息資源整合
傳統以紙質檔案為主的檔案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了檔案庫房內大量檔案信息“沉睡”，利用效率較低，同時由于缺乏交流也造成了檔案工作重復建設。在檔案信息化改造過程中，為了實現檔案信息資源有效整合，應將企業檔案信息化建設納入民營企業經營管理信息化體系內，使檔案信息系統建設與企業其他業務信息化建設同步推進、實現無縫對接，從而實現信息資源有效整合。
3.拓展檔案服務能力
民營企業自誕生之日起，就面臨著激烈的市場競爭，企業想要發展壯大不被市場拋棄，就必須要有自己的核心競爭力。對于企業內部各個部門也有相同的要求，想要在民營企業內存在進而發展壯大，就必須服務于企業的中心工作，能夠促進企業提升核心競爭力。就檔案部門來說，想要在民營企業內得到重視，就必須要為企業積累更多的有形或無形的知識儲備，并提高知識儲備轉化為實際生產力的效率，這就要檔案管理部門主動拓展檔案服務能力，主要體現在以下兩個方面：①拓展服務內容，數字化信息時代要求信息提供者能夠根據客戶的需要提供個性化定制服務，就檔案服務來說必須改變傳統的被動服務模式，改變等檔案利用部門上門來查閱檔案的服務模式，主動根據企業發展需要整合數據，針對具體用戶的具體需要提供經過加工整理的信息資源，實現精準服務。②拓展服務方式，傳統的檔案服務方式一般包括提供檔案閱覽、檔案借出、檔案復印及開具檔案證明等，往往需要投入較多的固定資產，且比較耗時而效率較低。民營企業對于檔案工作的重視程度一般不夠，上述工作往往不能有效展開。在數字化信息化時代，檔案管理部門應當依托信息化優勢，主動拓展服務模式，向相關部門主動宣傳新的高效檔案利用方式，并根據實際情況開展相關操作培訓，使各部門充分掌握信息化檔案利用方式，從而提高檔案信息利用效率。
4.根據本企業實際情況建立適合的檔案信息化管理系統
一、國有企業檔案管理工作機制及其存在的問題
第一，國有企業檔案管理工作運行機制。國有企業檔案管理工作由于企業特性、管理規章等原因會有所差異化，但是檔案管理工作內容主要是以下幾點：將企業接收和使用的相關檔案資料進行分類整理及妥善保存，及時記錄企業工作實施進程并進行總結以便推進企業管理，進行檔案管理工作人員技能培訓并建立人員考核激勵制度，檔案分類保存后建立高效率的檔案檢索系統，積極利用現代信息技術與網絡技術推動檔案管理工作進步。以上就是國企檔案管理工作的大致內容，這種工作方式容易受到國企內部管理情況約束，在當前我國進入經濟中高速發展的經濟新常態后，國有企業檔案管理制度也應該及時轉變管理觀念進行機制創新。第二，目前國企檔案管理工作存在的問題。隨著信息技術進步、信息量劇增以及經濟形勢變化等情況的出現，國有企業檔案管理工作模式中的弊病開始不斷暴露出來，只有深入探究出現問題的原因才能尋找問題解決途徑。首先，部分國企檔案管理工作不到位、員工隊伍不專業。傳統國有企業在公司管理方面側重于經濟效益，對檔案管理工作往往敷衍了事，進行檔案管理工作的工作人員往往是外聘人員或者退休人員，這些人缺乏專業檔案管理知識與技能，進行工作缺乏創新意識與進取心，導致檔案管理工作長期停滯不前，國有企業對檔案管理工作的忽視又進一步加重了這種現象。其次，國企檔案管理工作缺乏制度規范與硬性約束。檔案管理工作往往沒有強制、科學的工作規范進行工作指導，管理人員主觀能動性對工作質量影響嚴重，導致一些重要檔案資料沒有記錄下來甚至遺失。在檔案管理過程中沒有統一檔案管理、保存標準，檔案檢索是內容與目錄不符、檢索效率低下等問題頻頻出現，國企檔案管理缺乏強制性規范與連續性規劃導致工作效率低下。最后，國有企業檔案管理工作技術水平落后。很多國有企業的檔案管理往往采用簡單計算機軟件輔助工作，這種信息管理手段雖然操作簡單但管理效率低下，隨著國有企業資料信息量逐漸加大已經不能適應國有企業發展，當出現較為復雜的檔案信息時往往不能及時記錄在檔，導致新經濟形勢下國有企業檔案管理工作開始落伍。綜合以上分析，目前國企檔案管理工作內容簡陋、操作簡單，出現經濟形勢新變化時工作弊端會阻礙國有企業創新改革，需要加快國有企業檔案管理工作創新性改革步伐。
二、國有企業檔案管理工作創新措施研究
進行國企檔案管理工作創新性改革要求國企各個部門積極配合，檔案管理的工作宗旨、工作技術、工作隊伍三個方面都要跟隨時展進行創新。第一，加強對檔案管理工作的重視與管理。國企領導應當加強對檔案管理工作的重視與支持，幫助改善目前檔案管理人員簡陋的工作環境，投入更多專項資金與先進技術支持檔案管理工作進步與創新。國有企業要加強對檔案管理工作人員的培訓與管理，首先要建立一支素質較高、結構合理、知識全面的復合型并且相對穩定的人才隊伍；其次要對工作人員實行考核制度與獎懲激勵制度，對工作考核不合格的工作人員及時進行懲罰措施，并定期組織企業員工參觀先進企業檔案管理流程，學習目前流行的檔案管理工作經驗并積極推廣，讓公司員工能夠在學習中養成檔案管理規范意識。第二，提升國企檔案管理工作水平。國有企業倡導建立合理、科學的檔案管理制度約束管理行為，在檔案收錄、檢索等工作方面進行創新性變革，檔案管理工作可以實行“三位一體”管理制度，這種管理制度要求管理方法與管理流程進行對應，信息收集嚴格符合檔案管理流程要求，各個環節相互牽制、相互輔助、相互呼應，能夠合理化國企檔案管理平臺建設，提升國企檔案管理信息實用度，對國企進行企業改革起到推動作用。在進行檔案管理時也應該注意收錄檔案的質量與信息的完整性，在進行檔案收集后需要對檔案信息進行挑選，將不符合收錄要求的檔案信息重新修改，將繁雜、冗長的檔案信息進行刪減后收錄。真正能夠收入國企檔案的應該是能夠反映國企人事狀況、經濟發展狀態的真實信息，能為國有企業發展提供更多經驗與參考信息，有效幫助提高國有企業檔案質量。相關工作人員應該及時更新檔案信息防止信息遺漏，保證及時、準確將企業信息計入檔案，不能貪圖數據美觀就迫于壓力私自修改信息，要保證國有企業檔案信息的真實客觀性。第三，結合現代信息技術創新國企檔案管理工作。普通電腦軟件的信息收集與處理能力已經不能適應新常態下的國企檔案管理需求，檔案管理應該及時進行信息技術革新才能保證檔案管理工作效率。國企可以將計算機、掃描儀等現代設備進入檔案管理系統，讓公司報表、文字檔案能夠高效轉化為可視化電腦數據，能夠減少人工數據抄錄可能出現的紕漏。大型國有企業可以與軟件公司合作開發自身檔案管理操作系統，在軟件設計時充分考慮本企業檔案特點實行個性化設計，保證檔案系統能夠為企業其他系統提供穩定、高效的檔案信息，公司還應該做好檔案管理系統的信息安全工作，防止外部人員鉆空子盜取企業內部信息。利用網絡信息技術實現檔案管理系統與企業經營決策系統協同互動，提升企業管理經營科學性與正確性，實現國有企業現代化創新管理。
根據以上分析可以發現，目前國有企業對檔案管理工作缺乏重視與支持，檔案管理隊伍水平與技術運用能力都較為低下，為使國有企業在新一輪的改革重組中有效的參與市場競爭，實現國有企業自我發展和經濟效益的最大化，必須加快國企檔案管理工作信息化改革與隊伍建設，讓國有企業檔案管理工作為國企創新改革更好服務。
作者:宋玉芬 單位:天津渤海輕工投資集團有限公司
參考文獻：
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一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建
1.利用會計電子檔案管理系統整合會計檔案信息
以會計電子檔案管理系統為基礎平臺，整合SAP系統、共享報賬服務平臺、銀企直聯系統、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調閱其它業務財務管理系統數據的能力，全方位提供會計檔案電子信息。
2.利用會計電子檔案管理系統管理全生命周期紙質會計檔案
通過電子檔案管理系統和影像子系統管理紙質檔案制作、接收、流轉、出入庫、調閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質會計檔案對應，使電子檔案管理系統成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。
3.形成統一的電子會計檔案信息管理平臺
形成1個門戶、2個子系統、3個應用層面構成的統一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統與影像子系統統一按門戶、集中存儲、統一管理、統一安全規則，影像子系統數據在紙質檔案歸檔完成后轉移至電子檔案管理系統統一管理。
二、形成基礎會計檔案影像化整體方案
1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化
通過掃描前置到報賬發起環節直接對報賬類原始憑證影像化，為后續管理和業務審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環節發生的勞動耗費。
2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化
直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉固和預轉固、資產、省代、稅費、收入等業務及相應業務管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數據的直接生成。
3.通過現有業務管理流程改造引入影像化
對基于紙質檔案流轉的業務管理模式進行改造，在業務管理流程初期引入影像化操作，使業務管理模式由基于紙質流轉的處理模式轉變為基于紙質檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對直聯銀行回單進行電子化對接
取得工行、招行、農行、建行等主要直聯銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯系統取得經過稽核確認的完整銀行電子回單支付數據，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關聯，支持后續電子會計檔案信息利用。
2.建立資金業務稽核機制，保證資金支付安全性
考慮到銀行業目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數據完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業務安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數據完整性。
3.與第三方支付公司合作實現非直聯銀行回單電子化
除主要直聯銀行外，剩余非直聯銀行全部采用直聯方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉移到第三方支付公司、交易最終結果直接進入主要直聯銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會計檔案“去紙質”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應用模式
提出基于紙質原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎上實現取消打印保管紙質記賬憑證，僅保管紙質原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統保管記賬憑證完整的電子信息。
實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統及紙質檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關系表管理卷內紙質原始憑證。
2.推動賬簿及銀行回單電子化應用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎上取消紙質的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統中保管對應電子信息；利用電子會計檔案管理系統的電子數據合成相關檔案信息滿足各項調閱需求。
五、開展業務協作，簡化會計檔案相關操作流程
1.完善流程
通過與法律、檔案管理部門協作，將現有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環節，形成合同閉環管理。在此基礎上將報賬過程直接應用電子合同，節省合同報賬過程中反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購、工程等部門合作，在業務管理流程中引入影像化模式，通過業務環節掃描提升業務管理流程審批效率，通過自動獲取業務管理系統數據生成影像化原始憑證，減少基于紙質收集和流轉的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質原始憑證流轉和保管打好基礎。
六、精心打造立體式會計檔案信息質量管控模式
對電子會計檔案信息產生和處理過程的責任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質量予以控制，并通過相關制度體系予以落實。
1.依托報賬流程建立多元化信息質量責任體系
明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務共享服務中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責任關系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責，形成三位一體的信息質量責任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性
建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風險、健全內部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質的長效機制。
3.形成各業務管理系統數據交換與校驗機制
統一電子會計檔案管理系統與各業務管理系統數據界面，建立標準化的系統間數據交換模式，設置系統間數據交換后的校驗復核機制，保證檔案數據獲取過程的一致性、完整性和安全性。
[關鍵詞]檔案管理；理念；制度
一、檔案管理工作改革的困難和重點
1.大多數人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。檔案管理工作是整個單位工作的基礎和根基，正是這項工作有條不紊的進行，才為整個單位工作的順利進行提供了有力保障。檔案記錄了單位以及公司工作人員的基本情況和相關個人資料，還記錄了單位和公司的相關工作數據和大量重要信息，所以加強對檔案工作的重視程度是十分有必要的。
2.檔案交接制度不嚴謹。現如今，大多數單位的檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，因為檔案一旦錯亂和丟失就代表著檔案管理工作失去了大半意義，而且檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。檔案管理工作者更應該負起重要責任，告知調取和變動檔案的人員相關規定，敬告擅自調取或是刪改檔案的嚴重后果和所應負起的法律責任，做到完成本職工作的基礎上，時刻以單位利益為重，重視檔案交接工作。加強檔案交接工作的規范性，增強檔案交接制度的嚴謹性，改善檔案交接工作的實效性，在當今的檔案管理工作中變得越來越重要。
3.當前的檔案管理工作不夠現代化和信息化。這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質作為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。檔案的存儲需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的檔案發霉或發潮，導致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力物力，而且對于檔案的準確性也很難保證，當前的檔案管理工作急需引進現代化和信息化較強的技術來應帶這種局勢，比如電子信息技術的應用。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網絡技術為先導，能夠有效地提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術可以省去檔案室的存在，將大量數據和檔案存儲在電腦中，保存完好，節省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。
二、檔案管理工作的對策及思考
1.強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化每一名檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強檔案信息化發展，應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統。與此同時，應提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質，調動其工作主動性，從根本上確保檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內容真實可靠。只有這樣，才能滿足當今檔案管理工作的需要，從容面對龐大復雜的檔案材料和一系列檔案補充調取工作。
2.檔案交接嚴格按程序進行。檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。
3.健全檔案管理制度。健全檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性和科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應不同單位對不同的檔案管理的需要。第二，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。第三，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用，實現人性化管理和簡單快速的操作目標。
4.建章立制，有章可循，規范操作。現如今，不同的單位在檔案管理工作上的規定和標準各不相同，甚至許多單位缺乏規定和標準，這大大降低了檔案管理工作的標準化程度，造成工作效率低、檔案質量參差不齊的現象，這大大減弱了檔案的存取與調配的效率，也影響了檔案管理信息化發展進程，更降低了檔案的應用。大量低水平的重復作業與建設由此產生；同時，相關制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上，一直無法繼續向前發展，沒有更高的突破。所以，建立相關制度規范檔案管理工作迫在眉睫，加強制度的建設和章程的規范需要提出標準化的檔案管理工作流程，這個流程應符合實際工作的需要。統一了規范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認真遵守，規范其操作流程，認真細致的工作。做到有章可循。在調取、更新和存儲檔案時更應該加強規范性，避免錯誤的發生。
總而言之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強對其管理，更新檔案管理的理念，實現其科學化、制度化、規范化。每一位檔案管理工作者應自覺肩負起自身的責任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應該加強宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應加強自身的文化水平，能熟練地掌握電子信息技術，將電子信息技術有效地應用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的改革路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強信心，不斷進取，總結經驗，提高水平。
1 納入企業管理，形成合力，加強核心檔案資源建設
隨著集團公司現代企業管理的不斷加強，檔案工作越來越成為企業基礎管理、專業管理、資產管理和風險管理的重要組成部分，把檔案工作納入企業管理制度和業務流程是必要趨勢。
河南油田的做法是，把加強核心檔案資源建設納入企業管理制度和業務流程。主要體現在：把檔案管理制度的制定納入生產經營的每個環節、每個流程，只要有人為因素存在的地方，都必須有相應的檔案管理制度，突出流程管理、突出核心業務和主營業務，以流程決定配套管理。通過界定各部門、各單位的業務范圍和職責，樹立企業員工人人都要管檔案、利用檔案、保護檔案的意識。
在重點建設項目管理中，實現檔案管理與項目管理四同步，檔案專業驗收是項目管理流程的最后一個環節；在科研鑒定、評審中，把完成檔案歸檔作為鑒定、評審的首要條件；在設備管理中，明確規定設備開箱驗收，必須有檔案人員參加和隨機資料歸檔交接；在OA辦公自動化文書處理中，必須辦理歸檔流程；在油氣勘探開發項目管理中，也明確了檔案資料的歸檔，比如，在物探工程項目管理、探井鉆井工程項目管理、錄井、測井、試油等工程管理中，在項目竣工驗收中，都對提交原始資料提出了要求，制定了原始資料評分標準；在境外項目管理中，明確提出了檔案資料管理。
另一方面，檔案工作納入企業考核體系。要讓這套管理制度落實、可行，考核是關鍵。因此，把建設檔案管理制度體系與建設檔案工作考評體系有機結合起來很有必要。為此，按照中石化檔案工作的總體評價排序，建立評價通報制度，對各單位檔案工作實行量化考評，并把檔案工作的考評結果納入企業的年終效績考核體系，有力推動檔案工作的發展。
2 納入企業信息化建設，整合各類檔案信息資源
要把檔案信息化建設納入企業信息化建設中，一同規劃、一同發展，在建設各專業系統時，要征求檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進去。目前，河南油田基本完成中石化檔案信息化建設的試點工作，檔案管理系統已在河南油田局機關檔案館及26個二級單位檔案室實施完畢并運行。通過依托檔案信息化管理系統，建立與其他各專業信息系統在線歸檔接口，OA接口、ERP接口、浪潮財務接口已部署完成并正常運行。實現了部分專業系統形成的電子文件實時在線歸檔。
3 通過檔案信息化建設，促進檔案標準化管理
通過檔案業務流程分析與優化，使企業檔案關鍵業務和關鍵流程與信息系統相融合；按照標準先行、保障安全的原則，制定檔案管理制度與數字化檔案館技術規范標準；利于加快檔案信息化基礎工作和監督檢查細節上設置條款，有效地履行檔案監督、檢查、指導職能。
1.系統開發。根據提升檔案信息化建設的業務需求，經過調研、立項、招標、調查等建設步驟，最終確定系統開發公司，系統開發堅持開放性、完整性、易用性、可擴展性、安全性、先進性、規范性、可靠性、高效性等原則，確定公司需求的檔案管理系統方案，依據系統方案開發檔案管理系統。
2.應用架構。建設規劃包含公司總部和所屬單位，系統設計考慮了公司總部和所屬單位的檔案系統應用問題，采用統一規劃、分級管理、按單位分布應用、數據集中存儲、實體屬地管理、數據逐級移交的總體管理模式，應用架構如下圖所示：
3.系統功能。根據業務需要總共設置為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發、系統維護等五大功能模塊，實現文檔管理業務的全過程、全方位的計算機管理，包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。
4.數字化建設。檔案數字化建設包括電子文件接收、傳統載體檔案數字化裝換、資源整理加工、建立資源庫等內容，公司檔案室采取三種方式進行數字化處理：第一是借助接口管理將收發文管理系統和項目管理系統中的電子文件進行接收管理，經整理形成可用電子文件；第二是采取自主加工與委托方式，利用數字化加工設備對所需要數字化檔案進行加工，形成電子文件；第三是將積累保存的電子文件與檔案管理管理系統進行鏈接，有效地滿足檔案數字化需求。
5.保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統安全的軟硬件設施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權限管理、水印加密、網絡控制等措施實現在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。
6.平臺接口。平臺接口就是采用開放的數據格式標準、統一的數據轉換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統架構，無縫集成于OA平臺、項目管理系統以及各項業務系統中，通過WEBSERVICE，實現人員CA身份認證、數據檢索、數據傳輸和資源共享。
7.檢索利用。檔案管理系統全文檢索系統內嵌快速OCR技術，可以無須人工干預，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務網站之中，受到檔案權限的管理和控制，與檔案管理系統融為一體，利用者根據需求，調取利用文件，如需原件，可進行網上預約借閱，檢索利用。
二、成效與創新
截至目前，檔案信息化建設穩中求進，綜合檔案管理系統運行正常，所屬各單位及各部門反應良好，檔案管理網頁年均瀏覽量28012次/人，現場調閱年均5166次/人，年均借閱18617于件（卷），有效地服務于公司生產經營、安全運營和品牌建設，各個階段性成果受到上級單位及本單位領導的認可，特別是公司特級資質申報過程中受到國家住房建設部領導認可與好評。檔案信息化建設中探索適合于新形勢下檔案工作特點和需求的現代化檔案管理模式，結合項目檔案建設的自身特點和發展需要，開展檔案管理和利用模式的創新、理念創新和技術創新，建設成果體現了檔案信息存儲簡便、利用上不受時間和空間限制的優勢，同時，檔案工作者也在信息化建設過程中創新了管理。
1.新的技術成果廣泛利用。系統管理開發過程中，充分利用在線OCR技術、XML技術、圖像處理技術、檢索技術、數據交換技術、流數據文件瀏覽技術、高壓縮比技術和系統接口技術等前沿的新技術、新方法、新模式，體現了檔案信息化建設水平上的提升。
2.傳統借閱方式的改變。基于數字標簽識別技術的電子文件跟蹤系統的開發和應用，使得檔案管理系統能夠實現智能化的條形碼打印，檔案人員在檔案整理中，將檔案號和條形碼通過打印設備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時，檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取，系統將自動讀取條碼信息，進行系統借閱，檔案利用者可以通過檔案網頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統管理方式，改變了傳統的紙質簽字手續方式，體現先進的管理水平。
3.靈活適用的系統開發。檔案管理信息系統靈活便捷體現在完善的定制工具功能上，系統采用結構化思想開發，各項功能采用積木式組合與集成，流程發生變化時可組合出新的需要管理平臺。可定義各種類型檔案的數據結構、屏幕顯示布局、打印格式、數據完整性限制要求、數據正確性限制要求、輔助組卷規則、快速輸入輔助信息等。通過定制工具，可以定制適合各自業務需求的檔案管理信息系統。
公司檔案管理總體目標：構建和完善公司檔案分類體系；加強檔案制度建設，完善工作流程；強化檔案指導、培訓、檢查工作，確保重要資產項目檔案及時移交；加快檔案管理現代化建設，充分開發檔案信息資源，滿足公司各項工作需要；加大培訓力度，培養一支高素質地檔案管理隊伍；實現檔案規范化管理。
現將公司檔案管理有關情況及建議報告如下：
一、做好我公司檔案工作的重要意義
企業檔案是企業進行生產、經營、管理等活動的重要依據，國有企業檔案是國有企業全部活動的真實記錄和寶貴財富，是企業資產的依據和憑證。收集和管理好國企檔案對促進國有企業生產、經營和管理具有重要的意義。
我公司檔案是公司經營活動的原始歷史記錄，是以后工作的考查憑據，為以后明確責任，對歷史負責，為現實服務，有及其重要的作用，必須要對我公司檔案進行規范的、持續性管理。
二、我公司檔案管理現狀
在新__公司組建以來，檔案管理主要做了一下工作：
1、根據公司做大做強的需要，制定了《成都__資產經營管理有限公司檔案管理暫行辦法》，使公司檔案管理基本做到有“法”可依。
2、根據公司檔案管理暫行辦法，明確了公司各部門兼職檔案管理人員，初步建立了公司檔案管理網絡體系。
3、在基本設備方面，購置了縫紉機、裝訂機、打碼機、市檔案局監制的標準無酸檔案盒等檔案用具；在檔案軟件方面，購買了市檔案局參與編寫的“紫晶文檔一體化管理系統”軟件ams增強版。
4、在檔案實體方面，目前已經完成公司歷年文書檔案的立卷工作。全部文書檔案已按永久、定期30年、定期10年進行了分類，目前正在進行文書檔案目錄的電子錄入工作及校對、補充完善工作，下一步將對公司資產項目檔案進行規范化整理。
5、在人員培訓方面，20__年1月25日，邀請了市檔案局的謝老師對我公司及子公司專職、兼職檔案管理人員進行了檔案管理基礎知識的簡短培訓，通過這次培訓增強了公司檔案管理人員收集各類檔案的意識。
三、現階段我公司檔案管理存在的主要問題
自老鼎力公司成立以來，就沒有對公司檔案進行規范化要求及整理立卷，也沒有相應的檔案管理辦法及制度，導致公司檔案管理方面一直比較薄弱。公司部分員工在檔案的歸集方面比較隨意，借出公司檔案不及時歸還、長期占有，沒有樹立良好的檔案歸檔意識，部分子公司檔案管理存在較多問題。具體表現在：
1、經過對公司歷年檔案的清理，發現少部分文件只有文件主體，文件附件不全。主要原因在于立卷歸檔部門不注重公司檔案的平時收集、歸檔工作，部分員工歸檔意識薄弱，對自己經手的外送文件沒有存檔留底習慣。
2、公司重要會議的原始記錄缺失，公司人員外出考查學習及公司組織的員工活動的檔案資料嚴重欠缺，公司聲像檔案資料及公司各部門形成的已正式報送文件的電子檔案至今還是一片空白。
各部門兼職檔案管理人員應加強這方面資料的收集，根據檔案內容整理好并向公司檔案室進行移交。
3、涉及公司保密的檔案資料歸檔有一定難度，比如公司人事檔案，獎懲考核方面檔案、薪酬方案檔案等。這部分檔案由于涉及公司內部管理的保密問題，是歸檔立卷還是由當事人作臨時保存不歸檔，都是個難題。
4、在總公司范圍內，其他未正常經營又具有法人主體資格單位的檔案歸檔問題，不好解決。如蓉海公司檔案管理問題，金達通公司檔案管理問題，成都市市級機關處置領導小組的檔案問題及其已處置完畢的浣花山莊的檔案問題，即將處置的萬和公司的檔案問題。這部分檔案比總公司的檔案還多、還亂，一是沒有專門的檔案管理人員，二是沒有進行規范化整理立卷，僅文件的清理及文件目錄的電子錄入工作就是一個較大的問題。
隨著公司業務量的增多、業務范圍的擴大，處置單位（資產）的增多，這部分問題將會越來越多，越來越嚴重。如總公司將子公司檔案集中存放，檔案庫房及檔案管理人員將嚴重不夠，如分別存放，誰又來負責檔案管理責任問題。
5、公司代管的市信托檔案問題
根據原鼎力公司與市信托公司簽訂的有關協議，市信托注銷后，其檔案存放于我公司位于西安中路1號房產的地下金庫，由我公司代保管30年。現由于地下金庫密不透風，潮濕嚴重，保存檔案條件惡劣，部分檔案已有發霉跡象。
以上檔案管理方面存在的問題，在公司領導的重視下，已經有了初步改善，特別是公司本部檔案在分類整理及立卷上，有了較大改觀。
四、做好公司及子公司檔案管理工作的建議
檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，需要大量的時間和精力才能做到標準化、規范化。
1、領導重視是做好檔案管理工作的關鍵，公司同仁精誠團結，勇于奉獻是做好檔案管理工作的基礎
檔案管理工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的起依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。要能很好地完成檔案管理工作，必須有公司領導的重視及大力支持，還要靠公司同仁同心協力、相互支持、勇于奉獻，更需要各立檔部門的大力支持，規范整理，做好資料的歸檔工作。
根據四川省企業檔案工作規范化管理要求，檔案工作要做到“三納入”、“四參加”、“四同步”。“三納入”即檔案工作納入領導議事日程，納入有關工作程序、計劃，納入有關人員崗位責任制；“四參加”即檔案部門參加
基建工程竣工驗收會，參加設備開箱會，參加科研課題鑒定會，參加產品定型會或有關業務工作會；“四同步”即下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求，檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況，評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題歸檔情況證明材料。2、加強繼續教育，提高檔案管理人員業務素質
檔案管理人員要加強學習，與市檔案局保持聯系，爭取其業務指導。公司應適時組織參加檔案管理的專業培訓，學習其他單位管理檔案工作的先進經驗，力爭公司專職檔案管理人員都持證上崗。
在提高檔案管理人員素質的同時，要健全檔案管理制度，建立檔案管理的新模式，最重要的是改變重管輕用的現狀，多途徑地開發利用檔案信息資源。
3、建立一支穩定、專業的檔案管理隊伍
要建立公司檔案管理網絡體系，建立專、兼職檔案管理隊伍，保證公司檔案管理工作的良性發展。應根據公司業務的發展情況適時增加檔案管理人員，以利于公司檔案日常編研工作的開展，有利于公司檔案管理的連續性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲備。要做好檔案管理工作，需要較多的基礎投入和人才建設。
4、強化全員檔案意識，調動員工參與檔案建設的積極性
根據公司新的檔案管理暫行辦法，公司實行“統一管理、分部負責、人人參與”的檔案管理體制。公司員工要在以后的工作中逐漸強化歸檔意識，要知道檔案的收集、歸檔不僅僅是檔案管理員的事情，人人都是公司檔案的產生者、責任者，人人都必須對公司的檔案負責。公司應營造上下一心，全員參與的檔案管理氛圍，以適應檔案管理工作的需要。
要使公司檔案管理達到一定水平，而且使公司檔案管理工作保持長期穩定，公司的檔案管理應統一納入公司發展規劃和年度計劃，部門及個人檔案工作的管理和考核應納入部門及個人績效考核管理體系。
5、完善檔案保管基礎設施，實現檔案管理現代化
根據檔案管理有關要求，庫房建設要符合保管要求，檔案庫房、辦公室、閱覽室應實行三分開，檔案庫房要為以后檔案的歸檔預留10年的發展空間。
隨著時間的推移，公司規模逐步的擴大，人員不斷的增多，日常檔案查閱及維護工作量的增加，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題。諸如檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后將直接影響檔案的使用質量，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。檔案管理現代化，不僅要設備配置現代化，還要管理標準規范化，管理技術及管理思想現代化。
6、20__年爭取達到省三級檔案管理標準，促進公司檔案規范化建設
以四川省檔案局目標管理評定標準為指標，以達省檔案管理三級標準為目標進行準備工作，公司本部檔案管理在年內爭取達到四川省三級檔案管理標準。通過升級達標活動，促進公司檔案管理科學化、規范化發展。
7、對子公司檔案管理
（1）待公司檔案管理基本規范化后，組織力量摸清子公司檔案管理現狀。
（2）督促制定相應管理制度，根據各自情況制定相應整改措施。
（3）對普遍存在的問題，邀請專業人士對檔案管理人員進行集中授課。
關鍵詞：檔案管理；現代化；質量管理體系
中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）16-0190-02
在檔案管理工作體系中，融入ISO質量管理體系標準，無疑使其工作更加具備系統性與專業性，所以這就需要現代檔案管理工作從業工作者能夠具備高度從業素質與社會責任感，有著踏實的工作上進心以及務實的工作態度，以此才能在ISO質量管理體系理論支持下發揮出檔案管理工作的實踐能力及工作水準。此外，處在目前國內產業化經濟逐步提高及其自動化領域技術的愈發完善的趨勢下，也無時無刻不在要求著檔案管理工作必須結合深刻的理論及基礎方法作為指導其工作順利進行的衡量標準。而ISO質量管理體系標準則正是新時期下檔案管理工作的重要執行依據與理論基礎。
一、ISO質量管理體系標準理論基礎簡述
ISO9001質量管理體系標準理論基礎主要包括：為客戶服務著想、組織管理、強調集體參與、基本方法及原則、基本體系標準、應用管理、實踐改革、以及決策安排等。也就是說，ISO質量管理體系主要強調的是以執行文件及其實踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務，逐步通過體系標準的改革、應用實踐區展現其現代化全面、周到的服務，以滿足質量管理基本標準，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執行原則是深化改革及持續應用。如，根據產品提出一些質量要求，就完全可以通過質量管理體系的不斷深化改革、實踐來贏得客戶的一致好評與滿意。
二、質量管理體系主要內涵探究
ISO質量管理體系標準的內容側重點強調的是質量方面涉及的質量控制、質量管理、質量服務以及組織指揮等活動的管理體系實踐應用。同時，通過標準在內的聯系要素的實踐及改革，可不斷完善質量控制方針，進而達到質量生產與質量服務，使客戶及產業雙方都能滿意。
ISO質量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規范、完整、穩定，并且相關標準文件具備程序化性質。因此，質量管理體系能夠實踐的重要標志則是體系文件程序規范與完善；其主要體系構成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發揮作用時，這需要質量體系認證以及年度審核，進而才能決定企業產品生產的質量成果，是否利于其品牌效應擴張。
三、質量管理體系和檔案管理的密切關系研究
（一）體系內容緊密關聯
檔案是直觀反映組織機構單位的活動情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來源自然是組織單位的一切活動作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質載體與電子載體。因此，質量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關系緊密相連且不可分割。
（二）職責劃分有區別及關聯
檔案管理和質量管理工作的各自職責范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質量管理體系涉及的相關工作也包括檔案管理。當然，兩者在職責范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認，ISO質量標準程序文件與檔案管理工作在專業名詞、學術用語等方面有很多內容也極為相似。所以，文件與記錄的相當一部分工作流程實則也屬于“檔案”范疇。
（三）深化管理方法或管理手段
檔案管理工作和質量體系標準有著重要銜接與工作業務上的交叉，兩者之間正確實踐應用，可起到良好的制約效果，達到兩者體系內容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質量管理體系標準，加強程序文件及資料資源的整合至關重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統一格式等工作改進之處，使其更利于保全文件資料的真實性和可靠性。
四、應用質量管理體系標準對檔案管理的重要促進作用
檔案管理體系工作內容本身具備嚴格的操作性、專業性以及系統性，而應用質量管理體系執行標準能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現代化從業要求，真正提高檔案管理工作的實踐效率，保證其執行成果完全實現有章可循與有據可依，進而能夠使從業工作者責任明晰，更具高度社會責任感，逐步形成一套權責利清晰的現代化作業模式，不斷促進從業水準與作業質量的大幅度提升。具體而言，在現代化檔案管理中應用質量管理體系標準具備的主要作用彰顯在以下幾方面。
（一）服務意識及質量觀念的促成
憑借質量管理體系標準及其理論、執行原則、方法等的不斷深化與實踐應用，能夠使現代化檔案管理更能滿足內業工作需求，同時能夠按照指導原則全面完成質量服務，把服務工作重心對象前移，即強調面向大眾，客戶最終評價服務標準是否能夠達到滿意需求。
當然，處在當前新時期下，檔案工作者自身也要正確樹立從業觀念，把質量服務工作做好，以此才能在服務工作實踐開展過程中，對客戶群體的服務滿意程度做到知根知底，心里有數，挖掘出主要信息資源，利于內部體系工作內容的決策實現及改革。而現代化檔案管理工作配合質量管理體系標準內容，可進一步提高自身工作范疇內的資源優勢，建設客戶關系網，并利于工作者或員工的服務觀念與意識的提高。
檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進程執行力度、開發質量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發展建設需求，并使得檔案工作的建設思路更加暢通，從而才能高效地開發檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務于市場經濟與社會各組織主體。
（二）促進工作規范化
檔案管理工作于ISO質量管理體系產業相關工作的服務宗旨及理念，必須具備超強的服務意識、工作責任觀、以及先進的管理模式，這樣才能使質量管理等一系列服務性第三方產業或者企事業等有關組織機構實現正規運作。以往，檔案管理工作流程要經過繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續籌劃及歸檔等都需要紙質載體。而經過現代質量管理體系標準配合現代信息化產業技術的強力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統計籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實現高度自動化。因此，質量管理體系工作標準的實踐開發運用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業成果與質量。
（三）應用ISO質量管理體系標準，保證信息資源完整可靠
信息資源是公司或者相關其他產業單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機構的正常運轉，這樣才能使自身組織單位保持良好競爭優勢，利于企業資產的保全，使管理機制的實踐性更加突出。同時，在檔案管理業務工作方面，通過質量管理體系標準作為方法、理論的技術支持，能夠利于信息安全評估，降低決策不當造成的風險損益，實現全程控制化動態管理，保全信息資源的可控性與真實完整性。
五、為提高檔案管理工作成果應用ISO質量管理體系標準的主要措施探討
（一）加強信息化建設，保證工作執行成果
信息產業技術盛行的時代，檔案管理的內需建設尤為重點，即檔案管理內涵與外延服務強度逐步提升，信息屬性已經成為時代反映檔案實質的基本特征。光盤、刻錄、計算機信息技術對檔案管理系統工作的輔助作用很大。也就是說，信息產業技術已經成為了現代化檔案管理工作各項作業執行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統僵化、桎梏的觀念及意識，要具備科學的現代化從業思想觀。而推行質量管理體系標準，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準接軌，逐步更新觀念及充實體系知識內容等，以此才能提高質量管理體系標準內容的執行質量與效率。
（二）在檔案管理中制定執行標準
檔案的收入過程、啟封、登記時間、包括借閱操作、歸檔審核等多個流程都要以質量管理作為依據與憑證。其目的是為了更好的結合質量管理體系標準進行檔案從業工作，使檔案管理更具現代化、專業化與系統化。
（三）提高檔案管理質量與效率，需強化從業人員工作素質
對檔案管理工作而言，其工作人員必須要結合工作流程、自身職業判斷能力、服務意識、社會責任感、管理思想、管理手段等進行效率化工作。否則，在應用質量管理體系標準進行實踐時，影響的是整個檔案管理工作進度。因此，為保證從業人員的素質及工作水準的提高，必須要加強信息化建設、自身專業深化、以及掌握各項產業資歷技術等，以此才能不斷提高理論水準，更好地將檔案工作管理的職責、應用到實踐中去。
六、結語
ISO質量管理體系標準的不斷深化改革、實踐應用對檔案管理工作而言，所具備的現實作用和指導意義非常重大。因此，如何加強檔案工作者及相關從業人員的組織能力、從業素質，不斷提高基礎專業技能顯得異常重要。也就是說，檔案管理工作人員應堅持“加強領導、上下聯動、整體推行、積極創新”的基本執行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎與參與作用，最終獲得高效成果。
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一、健全檔案管理的制度和組織架構
系統建立在制度的基礎上，檔案管理有很強的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對檔案管理有明確的要求。財務檔案管理是比較特殊的一種，《會計法》規定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料應當建立檔案，妥善保管。”財政部的檔案局也制定了會計檔案管理辦法，對各類財務憑證保管期限都有具體的相關規定。因此，企業制定檔案管理制度至少要明確部門職責、流程、保管期限、銷毀、監控、懲罰等內容。
檔案管理組織架構是系統管理的重要內容。一般來講，具體單位都設有檔案管理機構，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業技術部門是檔案管理的職能部門，主要是技術部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責主要有負責安排和協調檔案部門工作，配備與任務相適應的專職檔案人員。同時，有檔案儲存的各有關部門及企業分廠設相應的兼職檔案員，業務受檔案部門指導，按時完成檔案部門所交辦的有關檔案工作。
二、完善檔案管理部門的工作內容和責任
做好檔案管理的系統性工作，要明確相關部門的工作內容和責任。企業檔案工作堅持實行集中統一管理的原則。承擔負責檔案管理的職能部門要負責本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。企業要設置檔案室，檔案室的專職檔案人員負責企業檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財務會計類檔案的管理有其獨特的地方，會計類檔案按會計檔案的歸檔范圍進行歸檔，財務部門負責整理，立卷裝訂成冊，在年度終了后，一般由財務部保管一年后，再編造清冊，歸集到專門的檔案室。財務檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴格執行國家有關檔案工作的法規、法令和政策，維護檔案的完整與安全。
對于檔案管理人員來講，職責和責任很重要，檔案工作是企業管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務，應列入檔案工作的職責范圍，并有相應的經濟責任制作保證。同時要不斷提高檔案人員的素質，積極開展業務培訓。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業財務憑證、報表、其他財務相關資料；本企業內部形成的文件材料有利用或保存價值的；本企業引進項目、外購設備等帶來的文件材料；本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件材料并有保存和使用價值的；本企業執行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。分類是可以設置二級分類科目，二級科目可以按時間進行分類。
對于檔案歸檔時間，不同企業有不同的要求，主要根據檔案的時效性來確定歸檔時間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進行歸檔；財務類的檔案一般在下一年再進行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時間性很強的資料可以隨時歸檔；基建項目文件材料一般在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。檔案歸檔手續一般要簡潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內部各部門的兼職檔案員負責。凡屬應歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統一。
財務類的資料比較特殊，做好財務檔案管理工作必須對財務檔案做合理的分類，從財務角度來講，可以分為會計憑證、賬簿、報表報告、其他資料等。檔案部門接收保管的會計類檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如果發現需要重新裝訂時，一般應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
四、細化檔案的使用、復制及銷毀管理
資料歸集后，調取和使用是經常發生的事情，特別是經常要復制一些圖紙和復制財務數據和資料，這種情況下，應由申請部門填寫申請單，經有關部門負責人審核后方能復制，需出檔案庫房復制的文件應由責任檔案管理員負責監督復制。
檔案保管期限的確定和銷毀環節也很重要。原則上講，對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存，對企業在一定時期內有利用價值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實行標時制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會計檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
檔案的銷毀要有專門的流程，必要時要成立鑒定小組，對保管期限已滿，并確定無保存價值的檔案，經過鑒定小組鑒定寫出鑒定報告，由公司負責人批準后，即可銷毀。
確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執行，銷毀時應指定專人（一般兩人以上）銷毀和監督，以防發生意外。會計檔案的銷毀按會計檔案管理制度執行。
其他方面，企業要對檔案要經常檢查、清理，并做好統計工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關好門窗，確保檔案管理房間的安全。
關鍵詞：檔案管理；實施；應用；措施
前言
檔案工作是企業管理的重要組成部分。隨著信息技術的發展，原有的檔案系統在管理和應用等方面存在著諸多問題。例如檔案借閱只限于紙質文件，數字化程度很低；檔案檢索效率不高，檢索結果質量不佳；檔案管理人員綜合素質不高等。這些問題制約了企業的檔案管理，無法滿足企業長遠發展的需要。因此建立一個統一、規范、完備的檔案管理系統是必須之舉。檔案管理系統是中石油統一推廣的檔案管理平臺。通過該系統能夠實現公司檔案管理的規范化、數字化，促進公司檔案管理水平的提升。
1 系統簡介
檔案管理系統是由整合收集、科學保管和開發利用三個方面構成，實現了檔案業務的收集、整理、保管、鑒定、檢索和利用等功能。公司現有包含文書類、會計類、建設項目類、設備類等全部歷史檔案將全部電子化進入系統。實現了電子檔案和實體檔案的雙軌管理。用戶根據自身的權限登錄系統，即可實時瀏覽檢索其所需的電子檔案，改變了以往只能借閱實體檔案的限制，實現了對檔案內容的整合和利用，真正實現了檔案的數字化。
2 系統實施和應用
2.1 數據整理
基礎數據整理。按照統一要求，檔案部門對本單位組織機構、用戶權限、操作流程及業務數據等基礎數據進行收集整理。信息部門配合檔案部門把用戶信息和組織機構導入到系統環境中。
歷史數據整理。信息部門協助檔案部門把歷史數據從舊系統中導出并整理成樣例表的格式。檔案部門根據檔案管理規范，按要求對檔案進行數據整理，對于有錯誤或不規范的內容進行修改，并按照類別進行分類梳理，確保檔案遷移和數字化的質量。
2.2 系統配置
信息部門把用戶信息和組織機構導入到系統環境中。兩個部門共同檢查確認用戶權限和單位設置。檔案部門設置好系統流程、檔案類型、著錄項等項目。信息部門再配置電子公文系統與檔案系統接口。經過測試，系統實現了中油電子公文系統內已辦結公文自動流轉至檔案系統，再由檔案管理人員操作后，實現了檔案的借閱，系統具備了上線條件。
2.3 系統培訓
公司積極做好系統推廣工作，派人參加關鍵用戶培訓班。關鍵用戶學成后，對檔案部門管理人員進行了包括系統功能、系統管理、應用管理及系統操作等方面的培訓，使檔案管理人員熟悉系統的使用。針對下屬各單位的檔案最終用戶也對其進行包括制度在內的系統操作培訓。
2.4 數據遷移
數據遷移前，按照誰產生誰定密的原則由原歸檔部門進行定密。定密后再進行數據遷移。歷史數據遷移是系統應用的基礎，是一項非常繁重而綿長的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序進行。
2.5 應用中存在的問題
目前，檔案管理系統已在公司內部得到廣泛應用，成為企業管理的重要系統之一。但是在檔案管理和應用方面還存在一些不足，主要體現在下屬單位檔案收集整理不及時；缺少即懂檔案業務又熟悉信息技術的骨干；檔案的數字化進度緩慢；已辦結電子公文自動流轉至檔案系統，有時存在數據不暢等問題。這些問題制約了檔案系統的應用，因此如何改善成為檔案管理人員的重要工作。
3 檔案管理的幾個改善措施
3.1 建立健全公司內部檔案制度，規范檔案管理。
按照中石油統一的檔案管理標準，結合本單位實際情況，建立健全企業內部檔案制度，完善檔案管理業務流程和技術規范，細化檔案工作的各個環節和步驟，同時劃清各類管理人員的職責，使各項工作做到有章可循，促進了檔案管理工作的規范化、制度化，確保了檔案工作的及時、準確和完整。公司下屬單位的檔案管理人員按照公司要求及時做好檔案的收集整理和歸檔，避免材料遺失。公司檔案部門的管理人員，則嚴格按照統一的檔案規范，做好實體和電子檔案的收集、整理等工作。
3.2 加強系統安全的監管和維護，做好信息安全。
檔案是企業最重要的材料之一，反映了企業不同時期的生產經營和管理情況，因此保證檔案數據的安全是重中之重。檔案管理系統在設計和開發時就做好了系統內安全防護，檔案數據在系統內的安全由總部統一部署和保證。各下屬單位在使用檔案系統過程中，也要注意信息安全和保密。
配備專用計算機，通過專網保障數據的安全運行。用作檔案管理的計算機應專機專用，專人管理。禁止該機器上互聯網或安裝其它非信息系統。定期做好操作系統的優化和升級，經常清除系統垃圾，清除惡意軟件。安裝可靠的防火墻、防病毒軟件。嚴格U盤使用制度，關閉無用的端口。系統賬戶、口令的設置必須符合規范。切斷一切與計算機有關的風險因素，通過中油內部網和統一的身份認證平臺登錄系統，就可以確保數據的應用安全。
強化意識，加強系統用戶的監管力度。隨著檔案管理系統的逐步深化應用，系統用戶將大幅增加，系統安全運行的風險將加大。只有通過制度約束，加強對系統用戶的監管，才能防患于未然，確保系統的安全、可靠。強化表單管理，細化用戶權限表單內容。公司屬各單位用戶權限變更，由各單位領導做好把關工作。檔案管理人員收到用戶服務申請表時，做好用戶信息核對和審批，必要時可進行電話核對，確保系統中用戶信息和權限的真實有效。下屬各單位還要明確檔案工作的職責分工，由專人負責，明晰檔案的各項制度和規范。禁止多人使用同一用戶名和密碼登錄，禁止使用他人用戶名和密碼進行系統操作。
3.3 建立健全應急機制，提高處置突發事件的能力。
結合檔案工作特點，建立健全應急機制。制訂符合客觀實際又具有操作性的應急預案，預防突發性事件的發生，做好應對突發事件引起危害的應急措施準備。規范應急管理機構，加強應急隊伍建設。明確職責，確保發生突發事件時，能夠有效組織、快速反應共同應對和處置。檔案管理員更要提高自身的業務水平，特別是負責借閱的工作人員要十分熟悉館藏，保證在不利用計算機檢索的情形下，找到用戶所需檔案。同時對檔案管理人員開展應急培訓和演練，保證其在面對突發事件時，能夠快速反應、有效控制和妥善處理，提高處置突發事件的能力。
4 總結
檔案管理系統在該公司已上線運行一年多的時間，目前系統運行平穩有序，取得良好的效果。檔案工作人員還應充分利用系統功能，完善檔案信息化基礎設施，加大檔案數字化的力度，同時配合總部做好系統深化應用工作，力爭通過系統的應用更好地提升公司管理水平，為用戶提供更實用、更有效、更準確的檔案服務，實現檔案管理工作向新高度邁進。
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作者簡介：
關鍵詞：凈化廠工程；項目檔案；質量控制
1 概述
萬州天然氣凈化廠工程是中國石油西南油氣田分公司和重慶市重點建設項目。該工程位于重慶市萬州區，廠區占地面積63753m2，設計規模為日處理高含硫原料天然氣200萬m3，是一座綜合配套齊全、技術先進、自動化程度高的天然氣凈化廠。該工程共分為31個單位工程，于2008年10月正式開工建設，2009年5月完工交接，6月6日一次進氣試生產成功。開工建設到裝置投產僅用了7個多月時間，創造了同規模凈化廠工程建設史上又一新紀錄。由于在短時間內產生大量的資料，給檔案管理帶來很大的困難。為了搞好工程項目檔案的質量控制，我們注重學習國內外工程項目檔案管理的先進理念，結合國內優質工程項目檔案管理的經驗，建立了從項目文件到檔案的管理模式和質量控制體系，提出了提前介入，全程控制，直線責任，屬地管理，橫向到邊，縱向到底的管理方式，使項目檔案管理取得了很好的效果。
2 檔案管理提前介入為建設項目檔案質量控制提供保證
2.1 逐項理順歸檔流程，確保歸檔環節暢通。建設項目的檔案是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、無損檢測、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等全部文件。主要由可行性研究、任務書、設計基礎文件、設計文件、管理性文件、施工文件、監理文件、無損檢測文件、工藝設備、環境保護、職業衛生、消防、水土保持、安全設施文件、生產技術準備、試生產、財務、器材、項目竣工驗收文件等組成。要確保上述文件的完整性，必須加強協同管理、理順歸檔流程，從項目各類文件形成的源頭進行控制。
項目文件的歸檔工作涉及建設單位相關管理部門，也有參加項目建設的設計、施工、無損檢測、監理單位。而追溯源頭，理順流程，明確責任、提前介入控制，是建設項目檔案質量的最有力保證。為此，重慶天然氣凈化總廠檔案部門特別編制了《萬州天然氣凈化廠工程竣工資料收集整理歸檔規定（試行）》，從源頭控制建設項目檔案質量，為確保萬州凈化廠工程項目檔案的完整性奠定了基礎。
2.2 進場前培訓指導，提高項目文控歸檔人員的檔案質量意識。建設項目檔案的最終成果是竣工文件，而竣工文件的完整性、準確性對今后裝置檢修、技術改造、擴建和設備維護有著重要的作用。竣工文件的編制涉及建設、施工、無損檢測、監理等參建單位，而大量的資料在施工單位；因此，我們始終把對各施工單位的培訓指導視作控制源頭的一項重要工作來抓，在項目建設之初對所有參建單位竣工文件編制的相關內容進行培訓指導，將竣工文件編制規范、審核及歸檔流程印刷成冊分發到參建單位，并通過專題培訓，讓竣工文件的編制、審核和簽署人員能正確理解建設單位對竣工文件編制和歸檔的專業性的具體要求，能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的重要性，從而為建設項目檔案的完整性和準確性打下良好的基礎。
2.3 加強協同管理，確保資料規范化管理不漏項。萬州凈化廠建設項目管理，除項目部外，還有總廠相關部門參與管理。建設項目檔案方面的要求通過總廠管理機制來制約。設計、施工、無損檢測、監理、設備供應商等檔案管理則通過納入合同管理來制約，從而使參建單位的資料交付處于受控狀態，檔案的質量有了一定保障。
項目各參建單位按照《中國石油天然氣股份有限公司油氣田建設工程（項目）竣工驗收手冊》和《西南油氣田分公司建設項目檔案管理細則》有關建設項目檔案管理要求，理順項目建設各階段資料收集單位職責，并收集整理相應的檔案資料。建設單位項目部及相關管理部門負責收集歸檔項目立項、可研、設計、施工圖、項目管理性文件、涉外文件、招投標、合同、物資采購、工藝設備、環境保護、職業衛生、消防、安全設施、水土保持、完工交接、生產技術準備、試生產、工程預驗收、竣工驗收、竣工決算審計、竣工報告書、單項總結、質量監督報告、竣工驗收鑒定書等資料，并包括相關資料電子版本（只讀光盤）；各單位及部門應對其移交資料的完整性和準確性負責。通過直線責任，屬地管理的方式將責任落實到位，確保文件歸檔環節暢通[1]。
3 檔案質量過程控制是建設項目檔案管理的關鍵
3.1 過程控制為項目檔案的完整性奠定了基礎。項目檔案人員在對所有技術資料接收、分發的同時，保存一套作為對竣工資料完整性核實的記錄，整個項目建設過程中設計圖紙發生設計變更、版本升級等檔案人員均有記錄。同時，檔案人員定期參加項目領導主持的施工、監理等例會，及時掌握設計、施工等信息，根據建設進度，把好資料形成、編制、歸檔等工序質量關，為實施過程監控創造條件，使檔案的完整性得到充分的保障。
3.2 竣工文件編制過程的檢查可提高檔案內在質量。重慶天然氣凈化總廠檔案部門抽三人負責對竣工文件的編制單位進行指導和過程檢查，為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。對過程檢查中發現的問題，如原件未歸檔、圓珠筆書寫、漏簽字，竣工圖劃改、圈改，以及卷內文件排列等問題要求立即整改，同時，對案卷題名準確性、簽署責任人等方面也作了具體的規定，通過過程質量的檢查，盡量將發現的問題提前整改，為建設項目內在質量把關。
3.3 項目竣工圖的編制要求。竣工圖是竣工文件的重要組成部分，施工單位在項目竣工后必須按檔案管理要求用最終版的施工圖編制竣工圖。
3.3.1 竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位，做到與設計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。3.3.2 施工圖沒有變更的，在原施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”。
3.3.3 凡施工中有部分變更的，可在原施工圖進行修改，并在修改部位或圖紙空白處加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋簽署“竣工圖章”。
3.3.4 凡結構形式、工藝、平面布置改變，以及其他重大改變及圖面變更面積超過35%的，不宜在施工圖上修改、補充，應重新繪制竣工圖。重新繪圖并按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署“竣工圖章”。
3.3.5 文字、數字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。
3.3.6 有關施工技術要求或材料明細表等文字有更改的，應在修改變更處杠改，當變更內容較多時，可采用注記說明的辦法。
3.3.7 已做了修改的設計變更單應加蓋“已執行章”，并注明修改圖紙的出處，簽署姓名、日期、參見頁號（指被修改的圖紙案卷的頁號），做到原圖與設計變更單互標注與參見[2]。
4 高質量的竣工資料是建設項目檔案質量控制的最終體現
4.1 檔案自檢工作強化了參建單位質量控制的責任。建設項目檔案自檢是檔案專項驗收的前提，責任主要落在監理和建設單位管理部門，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能部門負責對項目前期文件、竣工文件的完整性、準確性檢查，設計單位配合檢查，使檔案自檢工作責任落實到位。自檢發現的問題必須及時整改，由建設單位職能部門和監理單位共同把好建設項目檔案質量控制關。
4.2 項目檔案專項驗收體現了檔案管理在項目管理中的重要地位。按《中國石油天然氣集團公司建設項目檔案管理規定》的要求，項目檔案專項驗收是竣工驗收的必備條件之一，檔案驗收的竣工文件應按照GB/T 11822-2008《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和DA/T 28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》歸檔；國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合頒布的《重大建設項目檔案驗收辦法》則明確規定“項目檔案驗收不合格的項目，不得進行竣工驗收”，檔案專項驗收是檢查檔案管理是否與建設項目同步，確保項目檔案的完整性、準確性、安全性的最有效的手段。項目檔案專項驗收不僅僅是驗收檔案管理工作，更是從側面檢驗企業各項基礎管理是否扎實，項目管理是否規范。由于前期工作扎實，資料收集全面，本工程共整理歸檔匯編竣工檔案2004冊，隨機設備資料520冊，工程圖片38冊，電子光盤25張。驗收組專家在聽取匯報的基礎上采取查、看、議的方式，現場查驗了該項目的檔案，認為檔案收集齊全、完整；歸檔率、完整率、精確率都高于檔案管理要求，所有應該收集的原件均已收入檔案中，該工程的檔案工作得到了專家的一致好評[3]。
由于該項目檔案工作有超前意識，并運用了檔案管理的多載體形式管理，圖像、音像資料齊全；項目檔案資料齊全、完整、準確為項目順利通過驗收提供了有力的保證。目前，中石油萬州凈化廠工程已獲得中國石油天然氣集團公司建設項目金獎，并推薦參加國家優質工程的評審。2012年8月7日，中石油萬州凈化廠工程接受了國家優質工程現場復查。
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