時間：2023-06-04 10:47:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的建議和意見，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞 檔案管理 重點工程 角色定位
新時期企業發展速度加快，重點工程建設項目接二連三。企業檔案館在重點工程項目建設中機遇和挑戰并存。企業工程建設項目檔案是企業檔案館檔案信息資源建設的重點，通常也是個難點。收集難、歸檔難、整編難、數字化難……
江西銅業集團公司__冶煉廠（以下簡稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬噸銅冶煉等國家重點工程建設緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環再利用等多項技改工程穿插其間。貴冶工程建設檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設同步進行、同步發展，既建了一流工程，又創了一流檔案。這些成績的得來，有賴于該企業檔案部門在重點工程檔案管理中的準確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發主動服務，開創出重點工程檔案管理的全新局面。
一、制度化管理的推動者
制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設過程中應該始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《國家重點建設項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰來制定、誰來執行、誰來監督呢？企業重點工程建設單位工作重點肯定在工程建設本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業知識方面一般不太豐富。企業檔案部門與重點工程建設單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業但一般沒有直接的隸屬關系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執行。企業檔案部門在工程建設項目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導者，從而推動工程建設項目檔案管理實現制度化。
《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責任制》、《關于做好二期工程隨機資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細則》、《三期項目經理部工程項目建設檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬噸銅冶煉工程檔案管理細則》等一系列具有較強針對性的項目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導和介入下得以及時制定、頒布執行和發揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項工程建設初期均及時與建設單位溝通，對工程項目檔案管理制度建設提出建議和指導，并積極參與項目檔案管理制度的制定和完善。建設初期檔案部門建議和指導檔案管理制度建設，避免了工程建設熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學性、專業性和針對性，提高了執行效果。
二、程序化管理的堅持者
工程項目檔案管理是工程建設的重要組成部分，將檔案工作與建設程序有機地結合起來并與時俱進對工程項目檔案的規范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對全廠38個機關科室258項管理制定了工作程序。__項目經理部也制定了工程招標、設計及設計變更管理、施工現場簽證管理、隱蔽工程驗收管理、試車管理、工程項目竣工驗收管理、文件資料管理等38個工作程序，涵蓋外事、辦公、財務、計劃、設備、工程等建設領域所有工作環節。廠檔案部門要求這38項工作程序的最后一環均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運行為貴冶工程項目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導。同時針對新情況，及時在相關程序中增加了工程監理環節，并將工程監理作為工程建設中的重要環節加以強調，此舉為工程質量和檔案的準確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎上增加了檔案數字化管理工作程序，為工程檔案實現網絡化管理提供了有效的作業指導。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長期不懈地堅持程序化管理并保持管理程序與時俱進的努力結果。
三、數字化管理的耕耘者
檔案管理數字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數字化是工程檔案管理的一項重要內容。當前，紙質檔案依然是工程項目檔案的主體。貴冶工程項目檔案絕大部分為紙質，要實現數字化絕大部分需要通過掃描或數碼成像等設備進行轉化。貴冶工程項目檔案在建設單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項目檔案的最終歸屬。指望工程項目建設單位開展紙質檔案的數字化轉換既不現實，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項目檔案數字化管理的主力軍。
貴冶檔案部門在管理好工程建設項目紙質檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設的一項重要工作。1999年廠領導和工程建設項目經理部大力支持檔案現代化管理，為檔案部門配置了部門級網絡服務器、網絡光盤庫、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺pc機網絡工作站、普通掃描儀、打印機等一系列網絡設備，配置了thams20__檔案管理、圖紙處理等多種軟件，建成了貴冶檔案信息系統。此后檔案現代化管理設備設施和管理軟件得到不斷更新和升級。貴冶檔案管理信息系統通過fddi光纖環網接入貴冶主網，是貴冶主網的一個重要子網。在開展檔案管理網絡化建設的同時，不斷加強檔案管理。他們首先對工程紙質檔案采取了一序列優
化管理措施。工程建設過程中，檔案館工作人員多次深入建設單位檢查應歸檔文件的完整、規范情況，對不規范或不耐久文件材料提出整改意見，對整改不合格的文件材料不予接收進館。對已歸檔進館的文件材料，嚴格按國家檔案局頒發的《科學技術檔案案卷構成一般要求》進行科學分類、組卷。在分類組卷的同時完成案卷條目信息錄入和文件級條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統自動生成案卷封面、卷內目錄、卷內備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實現計算機打印。目前貴冶一、二、三期工程項目檔案都實現了案卷級和文件級條目錄入。對二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉換成電子圖像，再經工程圖紙處理軟件凈化壓縮后全文存入檔案管理網絡服務器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數據庫成功掛接。貴冶工程檔案管理實現了紙質檔案整編與檔案網絡化管理有機結合，完全改變了人抄的傳統管理方式，工作效率大幅提高，紙質檔案案卷質量得到大幅度優化。貴冶工程項目大部分檔案成功實現了數字化轉化，可多途徑檢索，廠內部局域網內用戶均可網絡瀏覽檔案全文。四、關口前移式管理的創新者
按照da/t28-20__《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的相關規定，建設單位負責工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發現，等發現后又錯過了最佳補救時機，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關口前移非常重要。所謂關口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設全過程，將重點工程檔案意識強化、制度化管理、標準化管理、收集整編等質量控制關口前移到工程設計、施工、建設、監理等工程建設整個過程之中。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數量、形式還是內容方面都有了較大的變化，現代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經無法滿足現代檔案管理的需要了，也不利于開發檔案的信息資源。為此，人們必須創新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。
1 學校檔案分類中存在的問題
在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現代化以及信息化發展，也影響了檔案庫的建設。
2 增強學校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變為主動服務的觀念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。
2.3 增強檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強學校檔案管理的方法
3.1 應用計算機信息檔案管理技術
計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩定有序。簡化套裝檔案的數量，并建立一個統一的系統參考編號，并通過檢索系統，將歸檔的同一主題的檔案聯系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進行實體檔案管理
學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規律的。由于近些年各個學校規模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。
一、專門檔案管理的現狀
專門檔案是一種針對具體業務提出了檔案管理模式，其專業性更強，在操作的過程中，需要多個部門配合，而且需要做好檔案的收集與整理工作，檔案管理人員需要明確分工，優化工作流程，提高工作的效率。專門檔案是將檔案收集以及檔案管理交由不同的人處理，所以，工作人員需要做好銜接工作，對工作人員的專業性要求比較高。在我國很多檔案管理單位中，工作人員熟悉業務，但是對檔案管理知識卻不了解，很多工作人員缺乏專業性知識，由于工作的模式具有多樣性以及變化性，而檔案的數量在不斷的增加，所以，檔案管理工作的難度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人員對工作流程不夠熟悉，沒有實現科學的管理，則不利于提高檔案的利用率，也不利于保證檔案保管的安全性，容易造成檔案缺失等問題，會給國家帶來較大的損失。我國很多政府機關以及檔案館，都已經應用了專門檔案數字共享體系模式，對專門的檔案進行了收集與整理，但是檔案管理還是存在不規范的問題，工作人員缺乏資源共享的意識，單位的管理力度也不強，沒有對檔案進行深度的開發，這樣不利于滿足社會的要求，無法使檔案資源發揮出最大的價值。在專門檔案管理體系中，很多軟件的靈活性差、可擴展性也不高，只有不斷的優化管理體系，才能促進檔案管理工作更好的發展。
二、專門檔案數字共享體系的構建
專門檔案數字共享體系是一種新的檔案管理方式，其主要是利用數據集成以及遠程查詢兩個模塊發揮檔案管理與共享的功能。數據集成中有4個板塊，分別是標準體系支撐、全過程管理、跨門類檢索以及安全保障。標準體系支撐平臺中又包括檔案分類、標準模板以及政策法規。政策法規體系是對檔案法律以及法規的整合，在構建專門檔案平臺時，需要設置國家管理標準，并且嚴格按照這一標準執行。全過程管理是由項目管理、數據錄入以及項目構成的，在創建新的項目時，可以對同一類目下新的項目進行刪減，可以對檔案的收集進行指導。在數據錄入的過程中，需要做好目錄索引、文件附件等工作。項目是利用B/S模式，將相關數據在信息查詢平臺，該平臺可以實現遠程操作。跨門類檢索平臺的設置，可以提高檔案的利用率，而安全保障平臺可以實現檔案利用的安全性，在檔案開放性管理的模式可以實現數據的遠程查詢。當檢索平臺中，還具有權限管理的模塊，其可以實現對數據的備份存儲，有效避免了數據丟失等問題的發生。
三、專門檔案數字共享體系的優勢與特點
1、實現了檔案的全過程管理
專門檔案數字共享體系，利用全過程管理平臺，實現了從傳統檔案管理向全過程檔案管理的突破。檔案管理的工作重心是對檔案的收集以及管理兩個方面，但是缺乏對檔案的全過程的監控與指導。檔案數字共享體系的模塊軟件實現了對檔案的采集、跟蹤以及指導，使檔案管理更加程序化、規范化，工作人員可以洞察檔案收集到管理的各個流程，可以對檔案材料更加熟悉。專門檔案數字共享體系可以保證檔案資源收集與業務同步進行，可以保證檔案的完整性。
2、將檔案管理從后期的被動管理轉向前期的主動控制
常規的檔案工作在項目結束后才開始，處于所有工作的后期階段，對于因工作人員前期失誤造成檔案不完整的現象不能有效控制，損失難以彌補。專門檔案數字共享體系中的全過程管理平臺，以規范性標準作為業務指導依據，將檔案工作的著眼點提到整個專業工作的前端。通過前期主動控制，使檔案的收集、整理工作伴隨業務進展逐層深入。檔案人員在與專業人員互相配合中，前者逐漸熟悉專門的業務知識，后者也逐漸提高檔案專業知識。檔案人員對檔案工作提出意見、建議和要求，指導材料逐步積累，當業務人員收集檔案疏忽時，可以及時、主動地提醒工作人員，避免事后難以補救。專門檔案數字共享體系打破了檔案管理常規的“給什么，收什么”的被動局面，從后期到前期，由被動變主動，通過對專門檔案進行前端控制，實現整個業務流程的跟蹤指導管理，使檔案收集時更加便捷、全面。
【關鍵詞】監理；檔案；問題；對策建議
城市建設工程檔案是工程建設活動的真實記錄，它直接反映了項目工程建設活動的過程和成果，建設工程檔案質量也像建筑工程質量一樣日益受到人們的重視，隨著對建筑工程質量和工程檔案質量要求的不斷提高，監理工作在建設工程檔案材料收集整理過程中所起的作用也日益顯著。
建設工程監理檔案是建設工程監理活動中直接形成的真實記錄，是監理工作質量的反映，是總結、評價工程質量和處理工程責任事故的重要依據。因此，加強對監理檔案的管理是監理單位一項非常重要的工作。監理文件檔案資料的管理是把監理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件進行統一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。
一、目前監理資料檔案中存在的問題
（一）監理人員檔案意識淡薄
目前，監理單位的檔案管理人員大多為兼職，普遍由現場監理人員兼任，兼職檔案管理人員缺乏檔案基礎理論知識，檔案意識不強，收集、整理工作馬虎。而現場監理部從總監到一般監理人員往往都以實體質量控制為監理工作的中心，偏廢了監理檔案的編制管理工作，對施工單位工程資料監督管理也不到位。施工資料與監理資料銜接不夠緊密且漏洞百出。
（二）監理檔案整理層次不清、內容繁雜
監理檔案貫穿于整個建設工程監理的全過程，施工周期長，參與的主體較多，普遍存在監理檔案與建設單位、施工單位工程資料重復交叉的現象，導致監理檔案收集內容缺乏系統性，層次不清，排序混亂、內容繁雜，復印件較多。報送移交時一團亂麻，很難理清，給查詢利用檔案帶來麻煩。
（三）監理檔案制作材料不規范
監理檔案的編制大多由兼職檔案員來完成，一般未經過正規培訓上崗，且對檔案資料重視程度不夠，造成監理檔案制作材料不規范、不統一。目前還有的監理部“監理通知”、“工作聯系單”、“旁站記錄”等監理文件使用手寫填表，且使用的公文紙各式各樣，與檔案規定公文（A4，297mm×210mm）規格不一致。監理工程師簽署工程資料所涉及的欄目簽字不全，有的只有姓名，無簽署日期。分部、分項工程驗收表無現場監理驗收后簽署的結論性意見，簽名、日期書寫均不規范。甚至有對資料進行涂改、偽造、隨意抽取或損毀的現象發生。
（四）監理檔案報送滯后
建設單位組織建設工程檔案預驗收，施工單位提供的檔案資料相對完整，且系統性較高，而監理單位負責整理的監理檔案資料往往質量不高，內容不全，報送滯后，影響工程竣工驗收的組織。
二、針對監理資料檔案中存在問題的對策
（一）加強城建檔案法律、法規宣傳
進一步增強全社會的城建檔案意識和城建檔案法制觀念，建立健全監理檔案管理責任制，層層分解，各負其責，責任到人。培養一支有一定專業基礎，經過專門培訓上崗的檔案管理隊伍，從組織、制度、業務上提供保證。
（二）監理檔案的收集、整理、編制要遵循監理檔案的自然形成規律和內在聯系
監理檔案是建設工程全過程監理活動的真實記錄，有其自身的專業特點和特定的專業程序。因此，記錄著監理活動全過程的監理檔案，一方面要反映整個建設工程質量、進度、投資的控制情況；另一方面要反映監理單位本身技術管理、經濟管理、合同管理、組織管理及工作協調等監理活動的情況。就監理檔案而言，它是自成體系的有機整體，有它的內在聯系和完整性。因此，在整理編制監理檔案的時候，千萬不能人為地分散或打亂，要科學地分類、排列，做到：歸檔文件材料不凌亂，自成體系；檔案內容不繁雜，整理有條理；檔案排列不顛倒，用表類別層次清楚；歸檔文件資料收集不重復、不交叉，保持聯系有規律。
（三）監理檔案要具有專業性、科學性、公正性的特征
監理檔案是監理單位依據法律、法規及技術標準規范、施工合同、監理合同等對工程建設實施的專業化監理的真實反映，具有科學性、可靠性、公正性的特點。它既是總結評價工程質量的依據，又是檢查監理工作的依據，同時也是探索、完善監理制度的重要參考。因此，監理檔案的編制要做到“三個絕對”：絕對真實可靠、絕對規范標準、絕對公正科學。
（四）明確檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質量要求
監理檔案的編制要按照《建筑工程資料管理規程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎設施工程資料管理規程》（DB11/T 808-2011），明確監理檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質量要求。準確把握卷內文件資料的排列方法，始終保持監理檔案的內在聯系，真實全面地反映監理工作的全過程和工程項目的質量。
（五）要加強監理檔案規范化、標準化的管理
監理檔案的表式應統一使用《建筑工程資料管理規程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎設施工程資料管理規程》（DB11/T 808-2011）中的樣表，表式涉及的內容應認真填寫完整，實行計算機輔助管理，表格的內容為機打，監理審核意見有明確的結論，簽字為手寫，簽章齊備。
（六）建立監理檔案責任制
《建設工程監理規范》（GB50319-2000）規定，總監理工程師“主持整理工程項目的監理資料”，專業監理工程師“負責本專業監理資料的收集、匯總及整理”。工程監理項目部資料管理實行項目總監負責制，由總監指定專人進行監理資料管理，具體完成所監理項目資料的收集、整理和歸檔工作。項目部負責人對本項目部所形成資料的完整性、準確性、系統性負責。鑒于上述規定，建設單位與監理單位在簽署工程項目委托監理合同中應設立監理檔案專門條款，注明監理檔案歸檔的套數、移交時間、質量要求及違約責任追究等內容，做到職責明確，制度健全，管理到位。
（七）完備的監理檔案是竣工驗收的重要條件
《建筑工程質量管理條例》（國務院第279號令）第十六條規定，建設工程竣工驗收應當“有完整的技術檔案和施工管理資料”，“有勘察、設計、施工、工程監理等單位分別簽署的質量合格文件”。第十七條規定“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門或其他有關部門移交建設項目檔案”，工程檔案（包括監理檔案）預驗收不合格，不得進行竣工驗收。所以，監理單位在建設工程竣工驗收合格后，應及時組織監理人員整理檔案，一式四套，建設單位應當在規定時限內將其中的一套監理檔案（原件）會同建設單位、施工單位的檔案一并向工程項目所在地的城建檔案館報送歸檔，辦結相關移交手續。
三、就目前監理資料檔案中存在問題的建議和意見
（一）建立監理機構內部責任制和工作制度
監理資料是在工程監理過程中逐步形成的。而整個工程監理過程環節繁雜，專業各異，不論總監理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理資料產生與監理過程的特點，制定“誰監理、驗收，誰負責”的監理資料管理原則是適宜的。因此監理機構內部必須明確分工，劃分監理工作范圍，建立內部責任制。專業監理工程師負責本專業的原材料、分項工程的驗收及有關監理資料的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整、真實的監理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責監理資料的驗收、分類整理。為了保證監理資料管理工作的有序進行，項目監理部還應建立內部工作制度，確定工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度。工作有人做，資料有人管，監理日志有人記，確保監理資料的連續性、完整性。
監理人員在要求施工單位的施工技術資料與施工進度同步的同時，一定要做到監理資料與施工進度同步，并隨時真實地記錄現場監理情況。總監理工程師在檢查監理人員工作時，也應同時檢查其負責的監理資料。從監理資料的質量可評估該監理人員的工作質量。
（二）要重視對施工資料的監理
在施工監理的全過程中，還必須重視對施工資料的管理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格文件，監理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質量就無從談起。我們對工程實體的質量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質量控制也應從工序、分項、分部工程做起。細分目標，步步把關。對施工資料的監理是監理工程師的一項重要工作內容。
施工資料也是日后分清施工單位質量責任的依據。施工單位必須做好施工資料的管理。為了促使施工單位對工程資料管理的重視，在第一次工地會議上就要強調施工資料的重要性，要交代有關施工報驗工作的程序和基本條件。特別是在施工準備階段一定要嚴格把關，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的監理例會上也要多次重申。
（三）加強與建設單位的溝通
監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與建設單位的溝通，爭取建設單位的理解和支持。監理資料中的施工合同文件、勘察設計文件、施工圖紙、設計變更、工程定位及標高資料、地下障礙物資料等，都由建設單位提供。平時工作的來往信函、會議紀要、監理工作聯系單等也和建設單位有關。工程計量和工程款支付、工期的延期、費用索賠等工作也要與建設單位溝通。對施工資料的嚴格要求也需要爭取建設方的理解和支持。
（四）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對監理檔案管理現狀，檔案管理部門要加大對監理檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、檢查的重點內容。同時，針對不同現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。注重業務培訓，全面加強對資料檔案人員專業知識和技能的培訓，為保管好監理檔案奠定良好的基礎。
一建設項目檔案工作制度建設
為使檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化。結合本公司實際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。
二、工作措施
（一）領導重視，將檔案工作納入企業管理。
為了切實加強對檔案管理工作的組織領導，公司成立了由分管工程的副總經理為組長，辦公室主任為副組長，各處室負責人為成員的檔案管理領導小組，有人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項重要的內容納入公司的建設和發展規劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以分管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各處室協助抓的四級檔案管理網絡。
工程檔案是工程建設的真實記錄，是基本建設項目管理工作的重要組成部分。籌建處高度重視工程檔案管理工作，并隨著工程建設的推進初步建立了**水電工程檔案管理體系，成立了竣工辦，并在綜合辦公室配備了1名專職檔案管理人員，其它設計、監理、施工單位也都配備了34名專、兼職檔案管理人員，負責工程檔案資料的管理工作。
（二）改善硬件設施。
為保證工程檔案管理工作的順利開展，籌建處先后制定了《竣工檔案驗收工作規定（試行）》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定、銷毀制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案設備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室，其中，檔案庫房面積386m2；配備檔案密集架91列，其中，基建檔案50列，文書檔案16列，會計檔案15列；配備計算機3臺，復印機1臺，空調11臺，除濕機7臺。
（三）積極參加檔案管理專業培訓
在日常檔案管理工作中，監理單位每月按期組織相關單位對施工單位的歸檔資料進行檢查，對存在的問題要求進行整改并在下月檢查落實整改情況，確保歸檔資料檢查工作形成閉環。同時，認真開展檔案管理培訓活動，不斷提高檔案管理工作水平。2008年，舉辦基建檔案培訓1次，清華紫光檔案管理系統培訓2次，參加培訓人員共計264人次。
三取得的成績
做好歸檔工作，確保案卷質量。檔案整理由辦公室專職檔案員負責完成，做到嚴謹細致地對待每一份材料，對檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設同步進行，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等6道工序，進行分類整理，使檔案資料達到分類科學，排列有序，編號統一，目錄規范的標準。截至目前，**水電工程完成94個籌建期合同項目的歸檔工作，入庫案卷5170卷；主體工程正在建設，尚無歸檔案卷。歸檔后的檔案門類齊全，結構合理，為我檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。
四存在的問題
在省檔案局和公司辦公室的大力支持幫助下，**水電工程檔案管理工作不斷得到加強，在檔案管理機構、庫房設施、人員配備和制度建設、業務水平等方面都取得了新的進步，但也存在各單位對檔案管理重視不夠，存在重工程建設、輕資料整理的現象，資料管理與工程建設不同步，檔案管理工作人員業務素質和水平有待進一步提高，工程資料的完整性、系統性和準確性不高等問題和不足，需要我們在今后的工作認真加以克服。
關鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統
1 引言
電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統檔案學的理論基礎與管理實踐，無論是作為一種獨立的管理領域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機制、體制，開發和制定了相關的應用系統、標準規范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發現，盡管二十多年來人們對電子文件認識不斷深化，管理內容在不斷擴展，但在電子文件及電子文件管理領域中，名詞術語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規范、不統一的現象，甚至由此引發“語言缺陷”，嚴重影響了電子文件管理理論研究、實踐發展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實踐廣泛應用的三個核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統，似乎都沒有一個統一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔并完成的國家電子文件管理部際聯席會議辦公室課題――《電子文件管理術語規范》 ，在中外有關資料的分析和有關專家的建議基礎上，對于這三個核心概念作一個探討，以明確其概念的內涵，以及概念關系。
2 關于“電子文件”概念
中外關于電子文件的用語及解釋比較復雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機讀文件”、“數字文件”，也有“數字文檔”、“電子文檔”、“計算機文檔”等似是而非的同類名稱。個中關系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關標準規范、術語表、論著中的定義表述不一。
其中，國內的主要類型列舉如下：
（1）電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。[1]
（2）電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。[2]
（3）電子文件是指機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]
（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。[4]
而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：
（1）電子文件也稱“數字文件”，它是用電子設備傳遞和維護并具備以下特征的文件：
i）結構：電子文件和附件或其他相關文檔任何鏈接的格式。
ii）內容：在電子文件的結構中傳遞交易證據的信息。
iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關，包括創建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結構和內容中。[5]
（2）電子文件是在自動化系統中已被捕獲和固定以實現存儲和操作的數據或信息，要求使用這個系統呈現這些數據或信息能被人們所理解。[6]
（3）電子文件是用電子設備創建或維護的文件，包括模擬格式（另見數字文件）。[7]
（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計算機系統的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態。[8]
以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強調電子文件本身的形式特征與技術特征。而我國有關定義，尤其是規范（包括近兩個規范的征求意見稿）中的定義表達，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認識。事實上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關聯起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實踐進展，尊重現實情況，在本文研究中，我們認為，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術語（征求意見稿）、電子文件元數據基本集（征求意見稿），具備規范的基本要求，因而，就實際規范的制定而言，這三種定義表達，可以作為電子文件的定義基礎。同時，比較起來看，電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強調的是電子文件形成的技術環境，這跟國際檔案理事會與發達國家的電子文件認識相一致；而后兩者強調的是電子文件的形成主體與形成環境，這跟我國檔案管理標準規范銜接比較好。
因而，本文關于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達：
“電子文件是機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并可通過通信網絡進行交換和傳輸的各種形式的信息記錄。”
這一定義的內涵如下：
第一，電子文件的形成主體是機關、團體、企事業單位、其他組織或個人（“國家機構、社會組織或個人”、“機關、團體、企事業單位以及其他組織或個人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。
第二，電子文件是在各主體履行其法定職責或處理事務過程中形成的。
第三，揭示電子文件的技術屬性是：利用計算機等電子設備形成、辦理、存儲和利用，并要以通過通信網絡進行交換和傳輸。
第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數據庫、視頻、音頻等形式的電子信息。
3 關于“電子文件管理”概念
電子文件管理，目前國內沒有明確定義，相關國家的術語規范也沒有將其作為獨立術語，但一般術語規范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進行解釋，比較權威的有國際ARMA協會2006年和2007對此進行的解釋：
（1）是根據文件管理原理和方法，運用計算機設備和軟件對信息系統中的電子文件和非電子文件進行的電子化管理。[9]
（2）A.文件管理原則在電子文件中的應用。B.使用電子系統來應用文件管理原則的文件管理。[10]
仔細分析一下，發現以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認為，電子文件管理，首先應該是覆蓋電子文件整個運動過程的，如同我們在理論上強調的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業務一樣。因而，在本文中，我們認為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：
“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個過程進行有效且系統控制的管理活動。”
在這個定義表述中，需要突出兩點理解：
一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點作為電子文件管理的基礎，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。
二是注重電子文件的全程管理的特點，即對于整個運動過程實施有效且系統的控制。
這個概念的定義基礎，有以下兩個方面：
一是基于電子文件整體運動的理解。電子文件整體運動可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運動的一般規律，前者的優勢在于理論說明簡練、跟傳統的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環節（電子文件運動有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環節），但難以解釋電子文件某些特殊運動現象；后者的優勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時空運動的特點，但是對于實踐部門來說，理解這種復雜和抽象的概念比較困難。
在本文中，我們認為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個運動階段與對應的管理系統EDMS、ERMS、TDR，作相對應的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運動階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實踐。
二是基于我國電子文件管理法規文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運動劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎上，加上交換、傳輸、處置三個環節。
在本文研究中，我們把電子文件管理運動階段、管理系統、管理需求作以下層次關系表示（見圖1）：
這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點，同時比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機構、管理系統及功能需求。
4 關于“電子文件管理系統”的系列概念
電子文件管理系統，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關聯起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時存在，因而，我們還需要區分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進館后的電子文件在概念運用上的不同，而之所以用不同的概念，是因為這三個階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見，電子文件管理系統，實際是需要區分三個階段，因而，也獲得三個名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數字倉儲”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環節，是在現行機關的辦公室自動化系統、業務系統中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統，是有本質區別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運用的系統區分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統，跟EDMS相對應；而后者稱為電子文件歸檔管理系統，跟ERMS相對應。
4.1 電子文件處理系統的釋義。鑒于與EDMS相對應，對于電子文件處理系統的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：
（1）用以支持創建、使用和維護電子文檔的自動化系統，其目的是提高組織的工作流程。這些系統不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報價值而非證據價值（如文檔可能不是文件）。[11]
（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，可以自動實現電子文件的起草、組織、追蹤和分發。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]
（3）使用自動化的技術、根據既定的政策和程序，恰當地分配、使用、存儲、檢索、保護和保留以數字格式存儲的信息的軟件應用。[13]
在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件處理系統的釋義，作如下表述：
“機關、企事業單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計算機信息系統，注重電子文件的業務流傳、版本固定與現行效力，包括辦公自動化系統和各種業務系統。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4.2 電子文件歸檔管理系統的釋義。電子文件歸檔管理系統的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內外ERMS有以下幾種釋義：
（1）基于局域網絡和信息數據庫而運行的計算機管理系統，它能夠對電子文件的錄入、校對、審核以及數字化加工等流程進行管理，可以實現從檔案紙質化管理向數字化管理的轉變。[14]
（2）為了滿足業務對電子文件管理需要而設計的系統，用以捕獲、保存、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。電子文件管理系統包括：檔案工作者和文件使用者；授權政策、責任分配、權力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準和頒發政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統；軟件、硬件、其他設備、必要工具等。[15]
（3）用以管理電子文件創建、使用、維護和處置的自動化系統，其目的是提供業務活動的證據。這些系統維持適當的結構信息（元數據）和文件之間的聯系，以支持它們的證據價值。[16]
（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統，不考慮載體形式如何，自動起草、組織、追蹤和分發文件的系統。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]
在本文中，根據我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統的釋義，作如下表述：
“為了滿足機關、企事業單位對歸檔電子文件管理需要而設計的計算機信息系統，用以捕獲、保存、維護、提供獲取業務處理過程中產生的有證據價值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4.3 可信數字倉儲的釋義。鑒于中外都將進館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數字倉儲”一詞，中外基本上可以統一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：
可信數字倉儲是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統，它按照普遍接受的協議和標準設計并運行，具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制，能夠對數字資源提供者和用戶長期負責，其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務，如，數字檔案館。
5 結束語
電子文件的內涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統的功能要求，在我國都會因需要處理電子文件歸檔前后的關系，而有不同的觀點和聲音。這一點，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實上，這也是電子文件管理術語規范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實踐的需要，也同時兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學者的注意，以期有更多的討論與交流。
注①：2011年12月下達由浙江省委辦公廳承擔，浙江大學、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯席會議辦公室任守信副主任、姚思遠處長，國家檔案局技術部蔡學美副主任，中國人民大學趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學張照余教授等專家教授的指導。
注②：參考中國人民大學，電子文件管理百科。“TDR 是負責數字資源長期、可靠的管理以及維護的系統， 它按照普遍接受的協議和標準設計并運行， 具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續穩定的財政支持和規范的評價機制， 能夠對數字資源提供者和用戶長期負責， 其使命和目標是長久地為用戶提供可靠的數字資源訪問服務。”
參考文獻：
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[2]國家檔案局.電子檔案管理基本術語.（征求意見稿）.
[3]國家檔案局.電子文件元數據基本集.（征求意見稿）.
[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國人民大學出版社 2001：1.
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[7][11][16]澳大利亞（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.
[8]（美國密蘇里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.
[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.
[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.
[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.
[14]國家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見稿）.
先行者的探索
先走一步，也代表著沒有可以效仿的案例。在這種情況下，青島市財政采用了一種穩扎穩打的辦法。該人士表示，青島市財政局的預算評審工作是從2007年政府投資基建項目開始起步的，2009年進行專項資金評審試點，至2010年全面鋪開。
2010年，按照“績效優先，科學決策”的原則，青島市采取專家評審、委托中介機構評審、財政直接評審及專家與中介機構評審相結合的方式，對市本級涉及促進青島市經濟社會發展的5大類37項專項資金進行了事前預算評審，共評審項目1065個，涉及資金50.28億元，審減不合理資金6.88億元，審減率達13.7％，初步實現了“先有評審、后有預算、擇優安排、滾動管理”的專項資金管理模式。
那么各單位的績效目標能否達到呢？該人士說：“那要看評價結果。上半年，我們按照客觀公正，科學規范，實事求是，分類實施的原則，對29.3億元財政資金實施了績效評價。對2009年實施評審試點的7項財政專項資金進行了績效評價，共涉及財政資金8.7億元，項目352個。評價工作采取抽調相關處室處工作人員、聘用中介機構組成項目評價小組的方式進行。通過績效評價，共披露相關問題45個，主要集中在項目管理、資金執行、項目實施進度、績效目標完成、檔案管理、資金政策等方面，提出合理化建議和意見共計50條，為今后加強專項資金管理、優化預算安排提供了重要參考依據。”
這項創新思路運用到實際工作中，有沒有阻礙呢？該人士表示：“對于財政這項新的改革工作，各部門都需要有一個認識過程。現在我們搞培訓，組織學習。從中央到省里再到我們市，按照財政改革的要求，給部門的財務處長們做培訓。讓他們知道財政改革的內容，要他們跟上改革的步伐。大部分部門都是比較配合的。”
該人士說：“預算編制就要有績效目標，我們既要審核各部門提出的依據是否充分，還要考慮項目是否為中央和省里要求做的事情，再按照事情的輕重緩急排序。財政在事權和財權上是要充分結合，在安排預算時才能有的放矢，才能安排得更合理更科學。這實際上就是財政部預算績效目標管理的第二階段的財政預算審核，財政部要求是財政審核，單位出績效目標。但是我們是在單位報項目以后，就進行審核。我們審核的方式就是預算評審，等于我們在貫徹財政部的政策時，往前先走了一步。”
最重要的制度建設
青島市政府十分重視預算績效管理工作，先后出臺了多項政策。
一是2009年市政府出臺了《關于加強市級財政專項資金績效預算管理的意見》，作為加強預算績效管理方面的指導性文件，明確了“先有評審后有預算，科學規范注重效益”的專項資金績效預算管理的原則；規定凡是由財政資金安排用于支持經濟和社會發展的專項資金都必須納入預算績效管理的范圍；確定以實行預算評審和績效評價為手段的預算績效管理的方式，以建立獎懲約束機制、信息公開制度、責任追究制度為內容的和工作措施。
二是市政府2009年和2010年相繼印發了《青島市市級財政投資資金監督管理暫行辦法》、《關于進一步規范市級財政專項資金管理的意見》，重點從項目評審、績效評價、科學決策、預算公開和資金整合等五個方面進一步強化專項資金管理。規定專項資金中，除有明確規定對人、對物等特定對象的補助外，所有用于促進經濟和社會發展的專項資金，均應納入評審資金范圍。
三是2011年6月政府辦公廳出臺了《關于進一步加強財政資金預算評審的意見》，目前青島市財政局正在代政府擬定《關于進一步加強財政資金績效評價的意見》，力爭在年內出臺。
上述五個文件，構成了青島市預算績效管理的市級層面的基本制度框架。另外，青島市財政局圍繞著預算績效管理著力構建實施層面的制度體系。
一是制定三個《規程》。包括《預算評審工作規程》、《績效評價工作規程》、《決算審查工作規程》。二是著手研究兩套體系。包括《預算評審指標體系》、《績效評價標準體系》。三是制定若干制度辦法。包括《關于社會中介機構和專家參與項目評審工作和績效評價的管理辦法》、《關于預算評審和績效評價質量控制風險防控辦法》、《預算評審和績效評價廉政風險防范管理暫行辦法》、《預算評審和績效評價檔案管理辦法》等。
而在實踐中，青島市財政局也設計了一套嚴謹的制度。
該人士介紹，青島市財政局在做預算編制時，先是各部門把項目申報上來，各個業務處室收了預算之后，把涉及項目資金的這部分，送到預算評審管理處，預算評審管理處就要組織評審。單位如果想得到預算批復，在提報項目時，必須附上可行性論證報告。參加評審的項目主要指沒有具體標準的項目，有標準的就不用經過評審了。沒有標準的項目都要納入評審。預算評審的結果才能作為預算批復、預算編制的依據。
領導重視是關鍵
青島市財政績效工作能夠順利開展，關鍵在于市領導的直接推動。
青島市財政局預算評審管理處是2010年10月份成立的，這個部門兼有績效評價、評審和審查三項職能。該人士說：“我們市里領導一直關心財政管理和財務管理工作。從市委到市政府再到市人大財經委對我們的預算評審和績效評價工作特別重視。政府把這項工作作為考核財政的一項創新工作。預算績效管理也是我們財政局今年唯一一項創新工作。”
“今年年初，青島市人大在做審查決議的時候，對財政局的預算評審工作提出了相當高的要求。要求做到民主理財，公開評審、建立制度、逐步擴大范圍。所以市委把這項工作列為今年的工作要點之一，市政府把我們的工作納入考核目標，人大財經委專門對預算評審做了高要求。市里這幾大班子都很重視這事。”
院領導的正確領導下，于年2月擔任醫院行政辦主任。一年來。各兄弟科室的支持下，認真履行職責，恪盡職守，帶領全科人員扎扎實實地開展工作。現對工作情況總結匯報如下：
一、思想政治立場堅定。自覺遵守醫院的各項規章制度。始終和黨委保持高度一致。有團結協作精神和較強的事業心、責任感。能做到講政治、講學習、講正氣，作風扎實，辦事公道正派。工作中，時刻以醫院利益為重，顧全大局，保證政令暢通。
二、領導能力與管理水平
積極學習相應的管理知識，熟悉、掌握國家相關的衛生工作政策和法律法規。運用于實際工作，經常深入臨床一線科室，掌握第一手資料，積極為醫院發展出謀劃策，當好領導的參謀助手。能夠擺正位置，配合領導做好工作，堅持“位不越位，分工不分家”原則下，堅持了兩條，這就是大事要報告，小事不推諉。對于原則性、政策性強的大事，多報告，多請示。至于一些事務性的工作，則責無旁貸，絕不推諉。工作中，敢于提出自己的觀點和建議。辦公室不同于臨床醫技科室，不能直接產生效益，但通過對一線科室工作的管理、監督和提供服務，也同樣可以為醫院發展做貢獻，對管理等環節均制定了相應的制度規定，既為醫院精打細算節約支出，又為科室提供滿意優質的服務。
三、科室建設與發展
職能和作用是非常特殊和重要的許多工作都要和相關科室配合、協調才能完成。與兄弟科室的合作中，院辦作為醫院溝通上下、協調左右、聯系各方的樞紐。擺正位置，甘為人梯，從而贏得了兄弟科室對我工作的支持與合作，創造了寬松、和諧的工作環境。一年來，辦公室較好地完成了各項工作任務。
做好醫院各項規章制度的落實監督工作。對醫院制定的各項制度，一是抓好執行力建設。積極配合協助主管部門進行監督檢查，進行督促，檢查落實完成情況，保證醫院工作的順利開展。
規范程序，二是完成了醫院文件的起草、公文處理和醫療統計、匯總等工作。為領導提供真實完整的統計數據。做好醫院各類檔案管理工作。使檔案管理工作初步規范。
三是做好醫院的接待服務工作。
已經著手開始了醫院內部管理辦法的撰寫與修訂工作，四是領導的支持幫助下。目前大部分的文字錄入工作已基本完成。
共同做好醫院宣傳工作。宣傳材料的寫作、醫院廣告的制作、電視廣告的等方面，五是與相關科室同志密切合作。努力發揮自己的能量，圓滿地完成了各項宣傳任務。
努力做好領導的參謀助手。做上令下達，六是充分發揮服務職能。下情上報工作，積極收集整理有關信息，進行調查分析，為領導決策提高參考，協助領導處理好日常事務。
四、專業技術能力與水平
工作中敢闖敢試，有創新精神和一定的組織協調能力。對辦公室日常管理工作積累了一定的實踐經驗。
愛崗敬業，五、有強烈的事業心和責任感。工作投入。遵守醫院有關反對商業賄賂方面的紀律規定，廉潔自律，加強自身醫德醫風修養，堅決抵制行業不正之風。所參與的經濟活動中，牢筑道德底線，堅持秉公辦事。
對職工實行人性化管理，六、落實醫院“以人為本”管理理念。經常與科室成員交換意見，認真聽取對工作的建議和意見，不斷改進自身工作。科室成員關系融洽，相互配合，支持，團結協作，圓滿完成了各項工作任務。
七、存在不足和問題：
不夠大膽果斷。一、處理重大問題時。
對科室人員生活關心不夠。二、工作方法簡單。
缺乏檢查落實。三、辦公室內部管理制度不夠健全。部分規章制度流于形式。
八、任職后的目標和工作計劃
將注意發揮好五個作用：以上問題或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
為領導決策提供信息。一是科學的決策中進一步發揮參謀助手作用;積極學習醫院管理的新方法和新理論。
院領導的正確領導下，于年2月擔任醫院行政辦主任。一年來。各兄弟科室的支持下，認真履行職責，恪盡職守，帶領全科人員扎扎實實地開展工作。現對工作情況總結匯報如下：
一、思想政治立場堅定。自覺遵守醫院的各項規章制度。始終和黨委堅持高度一致。有團結協作精神和較強的事業心、責任感。能做到講政治、講學習、講正氣，作風扎實，辦事公道正派。工作中，時刻以醫院利益為重，顧全大局，保證政令疏通。
二、領導能力與管理水平
積極學習相應的管理知識，熟悉、掌握國家相關的衛生工作政策和法律法規。運用于實際工作，經常深入臨床一線科室，掌握第一手資料，積極為醫院發展出謀劃策，當好領導的顧問助手。能夠擺正位置，配合領導做好工作，堅持“位不越位，分工不分家”原則下，堅持了兩條，這就是大事要報告，小事不推諉。對于原則性、政策性強的大事，多報告，多請示。至于一些事務性的工作，則責無旁貸，絕不推諉。工作中，敢于提出自己的觀點和建議。辦公室不同于臨床醫技科室，不能直接發生效益，但通過對一線科室工作的管理、監督和提供服務，也同樣可以為醫院發展做貢獻，對管理等環節均制定了相應的制度規定，既為醫院精打細算節約支出，又為科室提供滿意優質的服務。
三、科室建設與發展
職能和作用是非常特殊和重要的許多工作都要和相關科室配合、協調才干完成。與兄弟科室的合作中，院辦作為醫院溝通上下、協調左右、聯系各方的樞紐。擺正位置，甘為人梯，從而贏得了兄弟科室對我工作的支持與合作，發明了寬松、和諧的工作環境。一年來，辦公室較好地完成了各項工作任務。
做好醫院各項規章制度的落實監督工作。對醫院制定的各項制度，一是抓好執行力建設。積極配合協助主管部門進行監督檢查，進行督促，檢查落實完成情況，保證醫院工作的順利開展。
規范順序，二是完成了醫院文件的起草、公文處置和醫療統計、匯總等工作。為領導提供真實完整的統計數據。做好醫院各類檔案管理工作。使檔案管理工作初步規范。
三是做好醫院的接待服務工作。
已經著手開始了醫院內部管理方法的撰寫與修訂工作，四是領導的支持協助下。目前大部分的文字錄入工作已基本完成。
共同做好醫院宣傳工作。宣傳資料的寫作、醫院廣告的制作、電視廣告的等方面，五是與相關科室同志密切合作。努力發揮自己的能量，圓滿地完成了各項宣傳任務。
努力做好領導的顧問助手。做上令下達，六是充分發揮服務職能。下情上報工作，積極收集整理有關信息，進行調查分析，為領導決策提高參考，協助領導處置好日常事務。
四、專業技術能力與水平
工作中敢闖敢試，有創新精神和一定的組織協調能力。對辦公室日常管理工作積累了一定的實踐經驗。
愛崗敬業，五、有強烈的事業心和責任感。工作投入。遵守醫院有關反對商業賄賂方面的紀律規定，廉潔自律，加強自身醫德醫風修養，堅決抵制行業不正之風。所參與的經濟活動中，牢筑道德底線，堅持徇私辦事。
對職工實行人性化管理，六、落實醫院“以人為本”管理理念。經常與科室成員交換意見，認真聽取對工作的建議和意見，不時改進自身工作。科室成員關系融洽，相互配合，支持，團結協作，圓滿完成了各項工作任務。
七、存在缺乏和問題：
不夠大膽果斷。一、處置重大問題時。
對科室人員生活關心不夠。二、工作方法簡單。
缺乏檢查落實。三、辦公室內部管理制度不夠健全。局部規章制度流于形式。
八、任職后的目標和工作計劃
將注意發揮好五個作用：以上問題或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
為領導決策提供信息。一是科學的決策中進一步發揮顧問助手作用；積極學習醫院管理的新方法和新理論。
[關鍵詞]博物館庫房管理；方法措施
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.038
[中圖分類號]G269.23[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0069-02
博物館庫房工作由許多方面構成，其中文物的管理是十分重要的一個環節。時代在進步，社會在發展，在博物館庫房工作中也出現了許多新型的、亟待解決的問題，這些都對博物館庫房工作者提出了非常嚴峻的挑戰，博物館庫房工作者只有不斷堅持與時俱進、開拓創新的科學的管理制度才能使博物館的庫房工作適應時代的挑戰，日臻完善，為保護文物這個作為中華民族博大精深載體的精神符號象征做出應有的貢獻。
1 博物館庫房管理工作的作用和內容
博物館庫房作為博物館內的重地，可以說是整個博物館的心臟部分。博物館庫房管理工作的嚴謹與否以及管理深度直接決定了文物在博物館得到保護和看守的力度。
在博物館庫房管理工作中，包括眾多的方面，大致可以分為內在和外在2個方面，外在及博物館庫房的安全系數，包括庫房鑰匙的歸屬，庫房內應設立登記制度，閑雜人等非經允許不得隨意進入庫房內，也包括制訂庫房人員應當遵守的安全操作規程和必要的庫房內安全檢查制度，還包括整個庫房的整潔程度，這些是比較外在的方面，而內在的方面主要就是博物館庫房內檔案的管理制度，重點是文物檔案管理制度，如果說前述的外在方面是硬件，那么博物館庫房管理的檔案工作就是軟件。
2 博物館庫房管理工作存在的問題
2.1 博物館庫房面積普遍較小，文物藏品柜架不足
隨著社會的進步和博物館業務范圍的擴大，博物館中存放的文物數量越來越多，而文物的保護不是零零碎碎的隨意擺放即可，文物的放置是一項科學和系統的工作，它對博物館的面積提出了很高的要求，博物館必須保證每件文物都有特定的存放地點，尤其是易碎和易破的文物種類，否則不利于文物的保護，但是現在的事實是大部分博物館的面積有限，大部分偏小，文物被堆放在博物館內，物理和化學的變化都非常明顯，因而文物庫房管理工作的重點應該是解決文物被損壞的可能性和對博物館面積的要求之間的矛盾。
2.2 博物館庫房管理的設施，尤其是基礎設施有限
由于博物館庫房管理工作的特殊性，它需要一批經過專業訓練的人才進行博物館庫房管理。同時對文物保管場所的環境和基礎設施都有一定要求，這主要體現在文物保護基礎設施缺乏，缺少管理，尤其是庫房的防蟲害、防塵、防潮、防火、防盜，庫房的溫濕度等問題，博物館庫房工作包括方方面面。
2.3 博物館庫房的硬件設施有限
在影視劇中，博物館的庫房通常都是作為機密重地出現的，出入要有指紋認證，甚至還有人臉掃描，但是在現實的博物館庫房，尤其是文物檔案室，硬件條件卻和影視劇中的形象相去甚遠。
在實踐中，由于信息技術的局限和科技的有限性，我國有相當一部分的博物館庫房條件并不能達到標準，整體對硬件設施的投入力度很不夠。
3 關于提高和改進博物館庫房管理工作的幾點思考
針對前述的幾點在博物館庫房管理工作中存在的問題，筆者在經過思考后，提出如下幾點建議和意見。
3.1 工作人員加強安全意識
物質決定意識，意識反作用于物質，只有博物館的工作人員有一個良好的保護意識，他們才能按照博物館庫房管理的要求來行為，并且在發現安全隱患以后積極采取彌補措施，而不是聽之任之，在平時的工作當中也將更加仔細，而不是大而化之，粗而放之。
3.2 注意博物館庫房的安全性
博物館庫房作為館內的安全重地，博物館工作人員必須加大文物保管的安全意識。庫房內外不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品及其他有礙文物安全的物品。庫房鑰匙分別交由兩名保管人員，并妥善保管，庫房鑰匙不得隨意轉交他人。庫房工作人員進入庫房須有2人以上；非庫房工作人員未經主管領導同意，不得擅自入內，經許可者，須由庫房工作人員陪同。進出庫房人員一律不許帶包，嚴禁在庫房內吸煙。創立庫房出入登記制度，非本館人員入庫須在保衛科認真填寫《入庫人員登記表》，并由館領導或保管部負責人簽字。庫房人員須遵守文物安全操作規程，做到嚴肅認真，細致周到。庫房工作人員須遵守文物安全出庫手續，未經主管領導同意，不得擅自提取文物。創立《庫房工作日記》，由專人記錄進出人員、時間、工作內容等情況，同時妥善保管好賬冊檔案，嚴守庫房機密。創立按時的安全檢查制度，由保衛科迎賓保管部對庫房安全按時檢查，如防火、防盜等，如發現情況，須保護好現場，立即向館領導和上級有關部門匯報。保持庫房的整齊清潔，注意防潮、防塵、防蟲、防光等。工作人員離開庫房應做到柜門上鎖、門窗關嚴、拉閘斷電。
3.3 加強博物館庫房基礎設施建設
鑒于現在博物館的面積普遍偏小的問題，應當在條件允許的情況下適當擴大博物館的面積，至少不能讓文物雜亂無章地擺放在一個地方，而要在其固定的有一定面積的位置有序存放，以免發生文物之間相互影響或者不慎被摔壞等意外。
3.4 加強博物館的信息化基礎設施建設
3.4.1 博物館信息化基礎設施建設的意義
針對當前博物館庫房管理硬件基礎設施落后，軟件基礎設施不足，尤其是科技水平較低的情況，在博物館庫房管理中運用信息化的方法有必要性。信息化不等于數字化，它能夠為博物館庫房管理工作提供一個良好的工作平臺和工作環境、工作模式，博物館庫房管理的信息化有助于構建一個世界一流的文物存放環境，克服博物館存在的設施落后、對文物保護不力等問題。
3.4.2 采用數據處理能力強、效率高的網絡傳輸設備
在博物館的建設當中，除了實在的文物保護環境以外，博物館的網站建設和虛擬展示手段，如多媒體技術的應用也是一個很重要的部分，要保證圖片以及視頻的高清性和數據傳輸流利性的要求，必須采用數據處理能力強、傳輸效率高的網絡傳輸設備。有條件的博物館最好能夠采用千兆骨干或者萬兆骨干的桌面。
3.4.3 無線網絡和有線網絡相結合，實現博物館全館網絡覆蓋
從博物館內大大小小的會議到對博物館內存放文物的調檔和庫房資料的查詢和核對，都離不開網絡，值得注意的是隨著智能手機和信息化的發展，網絡在博物館的建設中也將發揮越來越大的作用。而信息點的分布也必須保證網絡的寬而廣，要全面覆蓋，否則資源配置的不合理會間接導致人力或者物力資源的浪費，而且，有線網絡管道的安裝可能會導致博物館庫房的美觀受到一定程度的影響，造成庫房存放文物一定程度的不便利。
3.4.4 建立博物館專業的中心機房
博物館庫房中的設備占了很大一部分資金，資金的不足是導致博物館庫房設施落后的主要原因，而中心機房的建設就能夠很好地解決這個問題，可以節省博物館庫房購買設備的成本，而且還有利于博物館庫房后期設備的維護，對設備維護成本的減少也大有裨益。專業中心機房的建設可以保證博物館網絡的穩定性和數據傳輸的安全性，其中要注意博物館的空調系統要采用專用的機房空調，最好能安裝2臺，互為備份，切忌用家用空調代替專用空調；機房要配備自動滅火和自動報警系統，預防博物館文物失竊以及在失竊以后可以第一時間發現并及時挽救。
3.4.5 建立和完善和博物館庫房管理及文物檔案管理有關的國家文博信息專網
在信息時代，網絡具有不容忽視的作用。利用網絡，可以最大限度地實現資源的共享和快速的傳達。在博物館庫房管理工作和文物檔案管理中建立一個構架文博信息專用網可以使博物館的庫房管理工作人員和檔案的保管人員在第一時間獲得準確的信息，如此一來，工作人員可以以最快的速度了解到文物檔案被損壞的一般規律，便于及時作出正確和適當的反應，也方便未雨綢繆。
4 總 結
總之，博物館的庫房管理工作是一個紛繁復雜的過程，近年來，隨著我國經濟、社會的全面進步與發展，提高國家軟實力，加強文化建設已成為政府當前工作的一個重要組成部分，國家和地方財政給予了文化產業大量的支持，成為文化遺產的一個重要載體，文化建設的重要組成部分。博物館建設近年來正迎來一個黃金發展的期，一大批原有省級以上博物館大多完成或正在進行改擴建或新建，并且在其中運用了新型的信息化和高科技的手段進行博物館庫房的管理，但是在實踐當中，仍然存在一些不足。
針對我國當前博物館庫房管理中存在的諸多問題，提出了一些粗陋的意見。在我國現今博物館庫房面積偏小，基礎設施薄弱以及管理工作秩序較為混亂的狀態下，如何改善博物館庫房的基礎設施環境建設，如何依托高度發展的信息科學技術，如何通過建立一個完整和高效的信息網絡，提高管理的主體——博物館庫房管理工作人員尤其是文物檔案管理工作人員的管理水平和管理方法，是我國博物館事業發展的一個重要組成部分，同時也在一定程度上確保了我國文物的保護力度和安全系數，最終目的是要全力推進我國文化事業的大力發展。
主要參考文獻
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[2] 張舉亮. 淺談如何做好博物館管理工作[J]. 大眾文藝，2012（17）.
非常感謝公司給我這次參加競職演講的機會，我競爭的崗位是綜合辦主任一職。下面是我的基本情況以及我對綜合辦工作的認識、規劃設想，現在向各位領導做一下匯報。
一、個人的基本情況
我叫DDD，28歲，大專學歷，DDD專業在讀，1998年參加工作，來公司7年多的時間里，我一直負責DDD的經營管理工作。
二、對綜合辦工作的規劃設想
辦公室是一個重要的綜合協調部門，綜合辦工作的目標是：把綜合辦工作建設成為精干、高效、協調有序的團結勤奮的辦事部門，充分發揮它的參謀、助手作用、協調作用、樞紐作用和保障作用。根據這一目標，我將對綜合辦工作做以下設想。
1、為領導當好參謀、做好助手。綜合辦要及時準確地掌握公司主要工作的進展情況，做到心中有數，從而能夠及時、準確地向領導反饋各種信息，同時也將工作中的某些問題向領導提出合理化建議和意見，從而使領導的決策更加準確、更加合理。
綜合辦負責人還應具備良好的協調能力，配合各科室制訂好各項管理制度，處理好各科室之間的關系，堅持做到不推諉、不扯皮，團結協作,開拓進取，不斷取得更大的工作成績。
2、充分發揮辦公室的窗口作用，做好對外接待工作，處理好對外各方面的關系，為公司樹立良好的外部形象。
在來人來訪接待工作中，我認為要做到不卑不亢、有節有禮，但是在牽扯到公司利益的時候要做到據理力爭，確保公司的利益不受侵害。在處理對外各方面關系的時候，能單獨處理的事情，不要再給領導添麻煩，自己處理不了的事情要及時向領導匯報，爭取盡早處理。
3、做好文秘檔案、合同管理工作，對于文件要按正確的處理程序進行流轉，檔案要按照管理要求，及時、準確歸檔。
文秘工作是綜合辦工作非常重要的一項。公司每年要收到大量的來文、來函，這就要求綜合辦要做到對來文、來函依據公文處理的有關規定快速處理，并按照要求督辦來文、來函中所要辦理的各項工作，檢查落實情況，將辦理情況及時、準確地反饋給領導從而使領導心中有數。
對公司的檔案管理要依據檔案管理的有關規定規范管理，要及時歸檔，防止資料遺失，任何部門借用資料必須經過領導的批準。
4、正確傳達集團總部對安全工作的要求、指示，并及時地認真落實,積極的配合集團總部進行安全檢查，且做好隱患整改工作，并及時上報隱患整改結果。把隱患、整改情況，系統地納入到微機管理中，我認為這樣便于我們監督整改并及時了解情況，更迅速的處理情況，為領導提供第一手資料。
5、做好各種辦公用品、辦公用具的購買和發放及各種物品的管理臺帳工作。做好登記并統計好辦公用品的消耗，嚴格控制辦公用品的支出，降低辦公費用的開支。
6、認真做好印鑒的使用工作，印章要專人負責，未經領導同意，任何人不得隨意使用印章，做到印章的使用有制度，有登記，確保在印章方面不出問題。
7、做好DDD系統的管理工作，每天及時登陸公司郵箱及辦公平臺，并下載與本單位有關的文件，按照DDD的要求及時錄入有關的信息，堅決做到一項不漏。
8、做好內部會議的籌備工作并做好會議記錄。會議結束后對會議的決定要協助領導和有關部門做好督辦工作。
三、個人的優勢與不足
從事綜合辦工作，要有強烈的責任感，還要有有較強的工作能力和工作藝術。我認為自己具備擔任綜合辦主任的素質和能力。
我在DDDDD獨立工作多年，由于DDD管理工作的實際，需要和許多人打交道，從而鍛煉出了較強的人際溝通能力。在實踐中，也積累了一定的管理經驗。
我業余時間通過自學，現能熟練使用各種辦公軟件，并有一定的網絡知識。
在思想方面，有服從領導、團結同事、嚴于律己、誠信為本的良好品質。并有吃苦耐勞、默默無聞的敬業精神。
不足：由于自己年輕，工作時間相對較短，經驗還不夠豐富，在今后的工作中還應向領導和同事們多多學習，使自己的知識不斷得到充實。
一、基本情況
（一）建立了城市地下管線綜合信息管理系統。1999至2001年，由市政府組織、市建委牽頭、市城建檔案館具體承辦，開展了城區地下管線普查工作，并以此為基礎建立了城市地下管線綜合信息管理系統，各種管線的平面位置、埋深、走向、規格、材質、管徑及地上建筑物、道路、綠地等情況的數據、圖表，全部輸入數據庫，并由二維平面顯示提高到三維立體顯示，地下管線排列的層次從各個角度清楚可見。至2008年7月，城市地下管線綜合信息管理系統共錄入地形圖2400多幅，共形成地下管線圖2600幅，共錄入地下管線總長2497公里，其中：電力125公里、熱力230公里、天然氣200公里、供水400公里、雨水230公里、污水250公里、路燈230公里、交警30公里、網通450公里、聯通100公里、有線電視252公里。
（二）健全了城市地下管線探測和動態管理機制。2000年，市城建檔案館組建了專業測量隊伍，并取得國家丁級測繪資質，配備了靜態全球定位儀、全站儀、水準儀、探管儀等設施設備以及專用車輛，對城市地下管線信息進行收集、整理、標準化、動態更新資料入庫、系統運行與維護。近10年來，堅持對城市規劃區內新建、改建、擴建的電力、熱力、天然氣、供水、雨水、污水、路燈、交警、網通、聯通、有線電視等11種地下管線進行跟蹤探測。目前，動態探測范圍覆蓋市中心區和兩個開發區，并向東至延伸華能電廠、向南由江家寨立交橋延伸到溫泉鎮大部，向西南延伸到鹿道口，向西延伸到張村鎮駐地以西。協調接收了供水及天然氣兩種地下管線的檔案資料。堅持及時更新城市地下管線綜合信息管理系統數據，較好保證了地下管線數據信息的完整、準確。
（三）完善了地下管線檔案管理的法規依據和程序。2000年12月31日，市政府頒布《市地下管線工程檔案管理辦法》，明確由市建委負責本市地下管線工程檔案的監督管理工作，由市城建檔案館負責具體管理工作。市城建檔案館制定了與之配套的工作程序，即新建、改建、擴建地下管線工程，建設單位在開挖前必須與市城建檔案館簽訂地下管線工程資料移交協議；在地下管線敷設后、覆土前，建設單位應通知市城建檔案館進行竣工測量；地下管線工程竣工后，建設單位應當在15日內向城建檔案館移交竣工檔案。并專門印制了《城市地下管線工程檔案移交協議》和《地下管線工程開工登記》等工作文本。2005年1月，建設部以第136號令頒發了《城市地下管線工程檔案管理辦法》，城市地下管線檔案管理開始有了全國性的管理依據。同年5月，市建委出臺了《關于加強城市道路挖掘管理的意見》，將市城建檔案館列為聯席會議成員單位，加強了對城市道路挖掘的監督管理。市城建檔案館還組織開展了一系列執法檢查，督促有關單位的地下管線檔案移交工作。
（四）積極為社會提供信息查詢和利用服務。自2000年開始，市城建檔案館充分利用收集的地下管線檔案信息，積極為城市規劃、重點工程建設、路網布局和管網改造等提供真實可靠資料和數據支持。并專門建立了《地下管線資料查詢登記》，購置了繪圖儀、大型復印機、掃描儀等專用設備，方便社會查詢、利用。在市區城南河改造、青島路改造、國際展覽中心、恢復改造大操場、世昌大道改造、悅海公園和悅海花園小區等重點工程建設中，先后為相關設計、建設和施工單位提供了大量地下管線綜合圖、斷面分析圖、電子數據圖等地下管線信息資料，為設計、施工、管理等各環節提供了可靠依據和快速便捷的服務，節省了大量人力和開支，避免了不必要的事故發生和財產損失。至2008年7月，共接待社會各界查詢人員825人次，利用各類管線圖4500多張。
二、當前存在的主要問題
（一）地下管線專業管理單位私下建設工程較為嚴重。目前，大多地下管線專業管理單位（以下簡稱管線單位）未到市城建檔案館進行開工登記、簽訂地下管線工程檔案移交協議和提請竣工測量，導致市城建檔案館無法獲得地下管線開工、竣工時間和工程進度等信息，使動態跟蹤測量處于十分被動狀態。特別是部分材質（橡塑等）管線鋪設后，無法使用探管儀進行探測，造成地下管線數據庫信息資料部分缺失。各管線單位廢棄地下管線，也未按規定向市城建檔案館報送相關資料。造成許多新建、改建地下管線工程和廢棄地下管線不能及時錄入地下管線管理系統，直接影響了地下管線數據的完整性和準確性。
（二）管線單位不按規定向市城建檔案館移交地下管線工程檔案資料。目前，除市水務集團和港華燃氣公司向市城建檔案館移交自來水和天然氣兩種管線工程部分檔案外，其余10種地下管線工程檔案均未按規定移交。而且，在各管線單位中，除市水務集團和港華燃氣公司具備地下管線探測技術外，其他單位均不具備地下管線空間位置探測能力，管線檔案也無統一管理，造成管線單位對自身“家底”不清。
（三）建設單位不按規定查詢地下管線現狀資料。目前尚未形成對調閱資料的強制性措施，在大多管線工程和一般工程建設中，建設單位在申領建設工程規劃許可證前、施工單位在地下管線工程施工前，未按規定向市城建檔案館查詢施工地段的地下管線現狀資料，而采取盲目施工、探點試挖等手段，不僅造成大量經濟和時間損失，而且導致地下管線挖斷、爆裂等各種安全事故時有發生。
（四）相關法規體制建設與宣傳亟需加強。《市地下管線工程檔案管理辦法》和建設部《城市地下管線工程檔案管理辦法》頒布后宣傳力度不夠，建設單位、施工單位和管線單位對有關法規規定認識不足，了解不多，理解也不深。同時，《市地下管線工程檔案管理辦法》出臺較早，尚未制定處罰條款，建設部《辦法》雖然制定了相關處罰規定，但在實際管理中，對未移交地下管線工程檔案的建設單位、未辦理相關手續或違章建設的管線工程，尚未采取相應的措施進行處理，無法保障地下管線工程檔案的接收和已經形成事實的管線工程的竣工測量。
（五）管線探測和動態管理的范圍、手段和措施跟不上。隨著城市建設步伐的加快，建成區范圍不斷擴大，城市地下管線建設不斷擴展，而市城建檔案館在技術力量、探測設備、軟件系統、交通工具等方面還存在不足，特別是隨著工業新區、新區等園區的開發建設，未能將其及時納入探測和動態管理范圍。
三、加強城市地下管線探測和動態管理的對策與建議
（一）強化管理程序建設。建立和完善科學、合理、可操作性強的城市地下管線檔案信息管理程序，加大地下管線工程檔案接收力度，確保地下管線信息管理系統數據更新及時、完整準確。1、城市規劃區范圍內新建、改建、擴建地下管線工程，建設單位應先到市城建檔案館進行開工登記，并簽訂地下管線工程資料移交協議。2、地下管線工程覆土前，建設單位應當委托具有相應資質的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術規程》（GJJ61）進行竣工測量，形成準確的竣工測量數據文件和管線工程測量圖。3、地下管線工程竣工驗收前，建設單位須提請市城建檔案館對地下管線工程檔案進行專向預驗收。4、地下管線工程竣工驗收備案前，建設單位須向市城建檔案館移交相關檔案資料，管線單位須向市城建檔案館移交地下專業管線圖。5、管線單位應當將更改、報廢、漏測部分的地下管線工程檔案，及時修改補充到本單位的地下管線專業圖上，并將修改補充的地下管線專業圖及有關資料移交市城建檔案館。6、工程測量單位應當及時向市城建檔案館移交有關地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。7、市城建檔案館依據地下管線專業圖等有關的地下管線工程檔案資料和工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，及時修改城市地下管線綜合圖，并錄入城市地下管線綜合信息管理系統。
（二）強化動態探測能力和綜合信息管理系統建設。要充實專業技術力量，并加強培訓學習，全方位提高專業探測能力與水平。要完善有關設施裝備，在原有靜態全球定位儀基礎上，添置目前國內外廣泛使用的動態實時全球定位儀，提高測量精度和野外作業效率。要升級改造綜合信息管理系統。鑒于目前的城市地下管線綜合信息管理系統更新換代迅速以及地下管線數據獲取量增大，原系統對地理空間數據的處理、分析、管理功能明顯不足，因此要抓緊對現有系統進行必要升級改造，并根據城市發展需要，樹立超前意識，增加地形圖錄入，提高系統適應能力。通過強化動態探測能力和綜合信息管理系統建設，解決地下管線檔案動態管理范圍與城市發展速度不相適應的問題，逐步將工業新區、新區、工業區等新開發區域納入地下管理檔案動態管理范圍。
（三）強化檔案信息查詢管理。建設單位在申請領取建設工程規劃許可證前，必須到市城建檔案館查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得施工地段地下管線現狀資料。施工單位在地下管線工程施工前須取得施工地段地下管線現狀資料。避免因盲目施工而引發停水停電、通訊中斷、燃氣泄露、財產損失、人身傷亡等事故發生。建設單位和施工單位未按規定查詢和取得施工地段的地下管線資料而擅自組織施工、損壞地下管線給他人造成損失的，要依法承擔賠償責任。
