時間：2023-06-04 10:46:27
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的基本要求，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.1多人管理
我國的人事檔案管理部門是建立在計劃經(jīng)濟體制下的,很多的人事檔案管理都是由用人單位來保管的.隨著我國經(jīng)濟體制的建立和改革，流動人口越來越多，很多的單位與個人都不了解人事檔案的基本內(nèi)容，出現(xiàn)了多人管理的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在兩個方面：第一，分散保管.有的人事檔案保存在過去的單位.有的人事檔案保存在當前的單位，有的人事檔案保存在人才交流部門，甚至有的還保存在個人手上，造成一個單位內(nèi)的人事檔案處在分散保管的形式.第二，混亂保管.很多單位的人事檔案不僅隸屬于組織、人事、勞動等部門，還隸屬于很多無權(quán)保管的部門，導致多人管理的現(xiàn)象.這種人事檔案管理的方法不僅阻礙了人事檔案管理工作的進步與發(fā)展，影響其真實與權(quán)威性，還阻礙了人才的流動與人力資源的配置.
1.2檔隨人走
目前我國的人事檔案大多數(shù)呈現(xiàn)檔隨人走的現(xiàn)象,而這樣現(xiàn)象并不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段市場經(jīng)濟對人事檔案的基本要求，嚴重阻礙了檔案管理工作的進步，不利于人事檔案的開發(fā)與利用.當隨人走的管理方式，造成大部分的人事檔案散布于社會的每一個角落.嚴重影響了人事檔案工作的前進方向和發(fā)展.
1.3封閉式管理
目前我國的人事檔案管理的透明度問題受到了很多人的關(guān)注與重視，很多媒體也相繼報道出了一些因人事檔案的不透明而對當事人的利益造成損害的案例，這一問題的出項，說明了改革人事檔案管理的必要性.人事檔案是對當事人的個人經(jīng)歷、工作能力和誠信情況的真實歷史記錄，因此人事檔案應(yīng)公開化、透明化，若人事檔案過于保密，使得公民對人事檔案有一定的畏懼感，會嚴重阻礙了人事檔案的開發(fā)與利用.
1.4手段落后
隨著科學技術(shù)的基部與發(fā)展，我國的人事檔案在在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的推動下,手段明顯落后，并不適合現(xiàn)代化技術(shù)的需求.部分的單位雖然也在運用計算機進行管理，但其軟件的開發(fā)達不到要求，人事檔案管理職員的素質(zhì)不高，很難熟練使用計算機，造成人事檔案管理的發(fā)展并沒有實質(zhì)性的突破，多數(shù)還是手工運行，只是進行簡單的分類，且操作不便，效率低.有的單位只是用計算機進行存儲或是檢索，且存儲量較少，實用性差，對檢索利用的管理有一定的影響，達不到現(xiàn)代化的科學、合理、系統(tǒng)化的管理.
1.5材料、信息不真實
用人單位的人事檔案信息內(nèi)容完整、準確，是人事檔案部門對人事檔案管理的基本要求，但在實際生活中存在很多的不足，如員工的人事檔案必備資料不完整，包括畢業(yè)證書、技能證書等，很多重要的信息找不到，甚至出現(xiàn)鑒別錯誤的問題，將一些手續(xù)不全或是有問題的信息進行歸檔，嚴重影響了人事檔案管理信息的真實性.還有的單位對員工的人事檔案信息沒有及時整理并歸檔，造成人事檔案管理的混亂，甚至有的單位并沒有配套的基礎(chǔ)設(shè)備，且人事檔案資料隨意放置，且管理環(huán)境較為復雜.很多的單位不重視人事檔案管理工作，制度不嚴謹，執(zhí)行力度不足，人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出或是查看都不按照相關(guān)規(guī)定進行，嚴重違反了法律法規(guī).
1.6素質(zhì)低
隨著人力資源管理的不斷加強，其管理手段也得到了進一步的改革和調(diào)整，對管理人員的知識、專業(yè)化等提出了更高的要求.但實際與要求之間存在著很大的差距與不足，如管理人員的配備比不足，出現(xiàn)了兼職管理或是無人管理的現(xiàn)象，人事檔案管理人員的素質(zhì)低，沒有原則性，對人事檔案的認識不足，缺少奉獻的精神，整體的素質(zhì)低.
2改革與創(chuàng)新
單位的決策人員需要高度重視人事檔案管理的工作，全面掌握檔案管理的基本要求.只有最高領(lǐng)導層高度重視其管理工作，各部門才會主動參與到人事檔案管理工作，表現(xiàn)出員工對人事檔案管理工作的積極性，人事檔案管理人員應(yīng)真實詳細的記錄員工工作能力和特長興趣等一些基本內(nèi)容，尤其是職員在單位的工作表現(xiàn)和誠信情況，這對當事人的職業(yè)生涯有很大的影響力，它能夠正確判斷員工的人格品行，因此，單位要建立一個完善的人力資源管理制度，就需要從人事檔案管理的改革與創(chuàng)新做起[2].
2.1宣傳
綜合各企業(yè)或部門的人事檔案管理實際情況，利用各種手段對其加大宣傳力度，如廣告、報紙、電視或網(wǎng)絡(luò)等手段，確定人事檔案在今后工作中的作用和地位.采用宣傳的方法，使公民能夠正確認識到：在市場經(jīng)濟條件下，不論是單位之間的競爭，還是部門之間的競爭，主要是進行人才競爭.若單位或是部門忽視了人事檔案管理工作，或是不了解人事檔案所蘊藏的人才信息內(nèi)容，就不會發(fā)現(xiàn)并使用人才，及不會在競爭中得到進步和發(fā)展.想要增強干部人員的檔案意識，樹立法制、服務(wù)觀念，就要將人事檔案管理的工作加入到日常工作中，時時刻刻進行記錄和把握每一個員工的工作表現(xiàn)和能力.
2.2體制
我國的人事檔案已經(jīng)由“單位檔案”向“社會檔案”的方向轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出人事檔案管理工作的社會化的.因為長時間受到社會的計劃經(jīng)濟制度的約束，人們對人事檔案管理是國家的或是單位的傳統(tǒng)觀念比較根深蒂固，從上學到畢業(yè)工作，個人工作的選擇空間很小，造成人事檔案變成了單位檔案.隨著經(jīng)濟市場的發(fā)展，人的屬性也發(fā)生了實質(zhì)性的改變：人是屬于社會的而不是僅屬于某單位或地區(qū)的.只是在某時間，個人與部門簽有勞動合同法，存在著勞動關(guān)系，若接觸勞動關(guān)系，那么人就屬于社會，個人和社會的共同發(fā)展的主要條件是人才的流動，因此，切實實行社會化管理的人事檔案管理改革創(chuàng)新，是單位檔案到社會檔案最大轉(zhuǎn)變.人事檔案管理的制度應(yīng)以承諾將人事檔案信息與企業(yè)的勞動合同分開，才是發(fā)展個人流動的前提，才能實現(xiàn)社會化的人事檔案管理.
2.3政策
社會化的管理是人事檔案管理的目標，但創(chuàng)新和決策的層次較高，且需要結(jié)合其他的社會創(chuàng)新改革才能夠?qū)崿F(xiàn)，不能獨自完成，因此，在加強人事檔案社會化的管理制度的前提下，要對其進行政策創(chuàng)新.根據(jù)目前的社會發(fā)展形勢而言，確定各區(qū)域人事管理部門對相關(guān)的組織是否對具有人事檔案管理的資格很重要，并進行年審制度，頒發(fā)證書.科學、合理性的規(guī)范人事檔案的信息，盡量少出現(xiàn)長久或是不合時宜的信息，樹立公開、公正的原則，將人事檔案進行透明化，尊重公民的人事檔案知情權(quán)，把人事檔案當作社會信息資料之一,使每一位公民都有維護個人檔案的權(quán)利.只有將人事檔案成為透明化，才能充保障人事檔案的當事人合法權(quán)利.將行政執(zhí)法考核的內(nèi)容加上人事檔案管理歸類，加大考核力度，保證落實各項政策的制度.
2.4真實
人事檔案信息的真實性是對人事檔案的基本要求.人事檔案的真實性主要有兩個方面：第一，客觀性、完整性，這也是最基礎(chǔ)的真實性，人事檔案的客觀完整性，能滿足人事檔案管理人員對職員信息的管理和了解；第二，人事檔案特有的的特性，它不僅能體現(xiàn)人事檔案的價值，還能滿足人事檔案管理人員對職員的選擇和使用.真實性的前提與基礎(chǔ)是第一個方面，第二個方面是對第一個方面的補充和深化.如果人事檔案沒有客觀性與完整性，那么人事檔案就失去了它特有的基礎(chǔ)和權(quán)威；若人事檔案的信息沒有真實的特性就會失去它的存在價值和意義.只有這兩個方面相互依存，相互結(jié)合，才能體現(xiàn)檔案管理存在的必要性.人事檔案真實性管理是要求人事檔案管理人員需具有政策、責任和創(chuàng)新著三個方面的觀念，針對不同類型的管理人員,采用不同的歸檔制度，特別是能夠反映個人能力、素質(zhì)水平的資料.
2.5管理進程
網(wǎng)絡(luò)計算機的存在為現(xiàn)代化人事檔案的管理工作提供了便捷，人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以進行資源共享，加快檔案透明化的速度，方便當事人的查看，還能真正的發(fā)揮人事檔案自身的功能與作用，更好的服務(wù)于單位.所以，人事檔案管理的改革可以實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，但人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的前提，是人事檔案要進行的電子化.首先將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，即將人事檔案內(nèi)容輸入到計算機內(nèi)，利用電子化的方法建立個人信息系統(tǒng).其次在人事檔案電子化后進行網(wǎng)絡(luò)化，在保證檔案信息保密的規(guī)定基礎(chǔ)上，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，將人事檔案內(nèi)容進行資源共享.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是新型的儲存檔案資料的方式，它能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域、單位或是載體的人事檔案的資料，用網(wǎng)絡(luò)化的方式保存下來，利用網(wǎng)絡(luò)形式將信息連接起來，不但能提高人事檔案信息的使用率，還是實現(xiàn)人事檔案信息共享的有效方法[3].
2.6素質(zhì)教育
對人事檔案管理人員的要求必須專業(yè)和知識化，因為這項工作已經(jīng)向向現(xiàn)代化和科學化的方向進行轉(zhuǎn)變.因此不但提高了人事檔案管理人員的敬業(yè)精神與職業(yè)素養(yǎng)，還要求其工作人員必須能夠靈活使用并維護人事檔案當事人的知情權(quán).人事檔案管理人員在工作中不能只聽上級的一面之詞，而隨意錄取或是刪掉某位人力資源管理人員，應(yīng)嚴格考核，通過競爭、擇優(yōu)錄取，選拔出真正的人才.此外，還應(yīng)對管理人員進行相關(guān)的職業(yè)培訓，提高綜合素質(zhì)，對今后的職位晉升或是福利待遇上加大關(guān)注力度.
3結(jié)語
（一）人員問題
工程項目的檔案管理工作人員素質(zhì)不高，專業(yè)的檔案人員緊缺。建筑公司工程項目的文檔保管人員調(diào)動頻繁，有些職員剛熟悉工程文檔工作就被調(diào)走了，或是辭去文檔收集的工作。工程項目施工單位沒有專職檔案保管人員，各種資料由不同部門的人保管，在工程后期，有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，但是這些人很難短時間內(nèi)處理這些事情，延遲了工程文件、檔案整理時間。
（二）管理問題
工程項目的檔案部門長期以來屬于企業(yè)的邊緣部門，企業(yè)不愿意花高薪聘請專業(yè)的檔案管理工作人員，工程項目檔案管理工作發(fā)展進度遲緩。建設(shè)單位對工程項目檔案的管理理念淡薄，認為工程檔案無法為工程建設(shè)產(chǎn)生經(jīng)濟效益。對工程項目檔案的管理僅局限在“被保管好、不丟失”層面，沒有充分認識到工程檔案是工程建筑公司的重要信息資源、知識資源，能夠為公司創(chuàng)造經(jīng)濟效益的價值。
（三）技術(shù)問題
工程項目檔案是建設(shè)公司最寶貴的資源之一，但是當前很多工程項目建設(shè)單位仍然以手工操作為主，只是簡單運用office軟件進行文檔輸入，工作效率低下，對相關(guān)數(shù)據(jù)的查找、分析困難重重，遠不能滿足信息時代的要求，工程檔案管理的信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用已迫在眉睫。工程項目檔案管理不僅需要使用傳統(tǒng)的信息技術(shù)，也要逐步建立具備提供多層次、全方位的數(shù)據(jù)參考的統(tǒng)一平臺。
二、做好工程項目檔案管理的方法
（一）理順工程檔案各參與方的關(guān)系
工程項目檔案管理工作涉及多個單位和部門，做好這一工作必須理順工程檔案參與方之間的關(guān)系。建設(shè)單位要為工程項目的可行性研究準備必要可靠的數(shù)據(jù)和資料，對招投標文件、施工圖設(shè)計、工程監(jiān)理單位委托、工程驗收文件等準備齊全，嚴格執(zhí)行，積極協(xié)調(diào)和設(shè)計單位、監(jiān)理單位與施工單位的關(guān)系以保證工程文件、檔。另外勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理單位都必須在其資質(zhì)等級許可的范圍內(nèi)承攬工程、開展工作。
（二）規(guī)范工程文件、檔案填寫的基本要求
工程項目檔案工作能否做到準確與工程文檔填寫的基本要求及其責任是否明確直接相關(guān)。檔案是否完整是檔案價值能夠充分實現(xiàn)的前提條件。由于建筑行業(yè)的施工是一項長期、繁雜的過程，也是形成工程文件、檔案種類最多、數(shù)量最大的重要時期。工程項目文檔的管理必須明確各自的責任劃分，嚴格審核工作開展情況。
（三）建立工程項目檔案管理文化
建立工程項目組織文化可以從以下方面努力：培育良好的工作氛圍，提高組織向心力，明確崗位分工和職責，建立激勵約束機制，提高職員工作熱情，促使員工提升自我工作能力。充分重視挖掘工程檔案的價值，實時更新文檔，根據(jù)工程項目建設(shè)的進程進行跟蹤服務(wù)，定期、不定期地召開工程檔案管理和工程檔案信息資源開發(fā)會議，采取有力措施完善現(xiàn)有制度的不足。完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并加強維護，保證交流通暢。
（四）加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)
[關(guān)鍵詞]綜合性醫(yī)院，檔案；管理；現(xiàn)代化技術(shù)
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.125
[中圖分類號]R197.323 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-01
0 前 言
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療以及其他各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、錄像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。檔案管理是醫(yī)院管理工作中一個重要組成部分。為適應(yīng)醫(yī)療體制的改革與衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、科學化與現(xiàn)代化的時代要求，當前需要提高醫(yī)院管理者和職工對檔案管理工作重要性的認識。因此，健全檔案管理制度以及培養(yǎng)檔案管理人才，合理開發(fā)利用現(xiàn)代科技技術(shù)是加強醫(yī)院檔案管理的有效措施。
醫(yī)院管理是一個龐大復雜的系統(tǒng)工程，而檔案管理工作是其中的一個重要方面，加強醫(yī)院檔案的規(guī)范化、科學化，對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展有著重要意義。本文通過分析當前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，指出檔案管理中存在的諸多問題，并闡述了加強綜合醫(yī)院檔案管理的措施。
1 綜合性醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
1.1 綜合性醫(yī)院的內(nèi)部情況
綜合性醫(yī)院是集醫(yī)療、教學、科研、預(yù)防、保健于一體，并且為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的機構(gòu)。綜合性醫(yī)院具有專業(yè)性、技術(shù)性、科室眾多、部門分散等特點，因此，勢必會出現(xiàn)檔案材料分散和其他問題，嚴重影響檔案管理工作以及醫(yī)院各項工作的正常運行。
另外，由于醫(yī)院管理評審制度不完備，不少綜合性醫(yī)院檔案管理資料審查不合格，影響了科技檔案的系統(tǒng)保存和完整性。因此，必須實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的評審標準化，采取有效手段解決問題。筆者認為，綜合性醫(yī)院檔案管理者應(yīng)著重了解醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，針對管理中出現(xiàn)的問題進行合理有效地改革。
1.2 綜合性醫(yī)院檔案管理的情況
1.2.1 醫(yī)院管理者不夠重視檔案管理
一些醫(yī)院管理者只注重醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)院的自身經(jīng)濟利益，往往忽視了醫(yī)院的檔案管理?，F(xiàn)今，很多管理者以應(yīng)付審查的心態(tài)對待醫(yī)院檔案管理工作，這樣不僅使檔案管理人員對工作缺乏積極性，導致出現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整、整理效率低等問題，而且也使醫(yī)院工作效率低下。
1.2.2 醫(yī)院檔案管理工作制度尚不完善及管理人員能力不高
我國醫(yī)院以國家對其具體要求為根據(jù)，詳細制定醫(yī)院的管理制度以及各部門工作人員的相關(guān)職責。但是其中涉及醫(yī)院檔案管理方面的制度標準很少，這就導致少部分醫(yī)院在對檔案管理工作人員目標考核中，沒有檔案管理質(zhì)量這一項考核指標。
另外，由于醫(yī)院管理者重視培養(yǎng)醫(yī)療技術(shù)人才，所以檔案管理工作人員較少獲得繼續(xù)教育培養(yǎng)的機會，因此他們在無法獲得學習檔案管理工作的知識和方法的基礎(chǔ)上，漸漸認為檔案管理工作不重要，并出現(xiàn)工作不積極的現(xiàn)象，進而導致醫(yī)院檔案管理工作處理效率低下，無法達到檔案管理工作的基本要求，使醫(yī)院正常工作無法有效規(guī)范地進行。
1.2.3 現(xiàn)代化技術(shù)落后，檔案管理工作效率低
信息化是當今社會發(fā)展的趨勢，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普遍存在于人們的日常生活之中。在醫(yī)院中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更有利于人們的生活，但有很多醫(yī)院還未建立完整的信息化管理系統(tǒng)，仍處于傳統(tǒng)手工檔案階段，由于沒有實現(xiàn)信息的資源共享，通過手工統(tǒng)計和抄寫很有可能出現(xiàn)錯誤，這都會影響檔案內(nèi)容的完整性。
2 綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展對策
2.1 提高醫(yī)院領(lǐng)導對檔案管理的認知
醫(yī)院領(lǐng)導作為檔案管理決策與督促者，其的重視與支持是做好檔案工作的關(guān)鍵。醫(yī)院領(lǐng)導首先要深刻認識到檔案管理的重要程度，根據(jù)醫(yī)院特色完善檔案管理制度并把其歸入醫(yī)院日常管理工作的范疇之內(nèi)。醫(yī)院領(lǐng)導不僅從思想上要認可，也要從行動上付諸行動，與其他醫(yī)院交流檔案管理經(jīng)驗，吸取精華，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范科學化發(fā)展。
2.2 引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，可以更工作人員便捷地查閱和有效利用整個醫(yī)院的檔案，不僅省時省力，而且提高了醫(yī)院工作的效率。這也是實現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的途徑之一。另外，醫(yī)院檔案管理者工作的科學規(guī)范進行，需要檔案管理人員能力和水平的提高，需要其學習新知識、新技術(shù)，掌控檔案管理的綜合技術(shù)。
2.3 建立信息一體化管理模式
醫(yī)院檔案動態(tài)管理的掌控需要信息一體化管理，建立各個醫(yī)院獨特的檔案檢索系統(tǒng)，合理制定相關(guān)標準，保證檔案結(jié)構(gòu)清晰、內(nèi)容完整，系統(tǒng)明確地記錄、存檔，使檔案利用率得到提高。
3 結(jié) 語
由于醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著直接的影響。因此，只有加強檔案管理工作，保證信息內(nèi)容全面、使用方便，才能時刻為醫(yī)院管理者提供直接參考資料，幫助醫(yī)護人員、各個科室得到有效的信息。
主要參考文獻
[1]張浩，魯先群.淺談醫(yī)院檔案管理存在的問題及對策[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學院學報，2013（5）.
關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；特點與途徑
所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃管理指導下，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理實踐活動中去，實現(xiàn)對檔案信息資源的處理、管理以及開發(fā)和利用等服務(wù)項目的過程，它是一個由以檔案實體保管向檔案實體數(shù)字信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當前我國檔案信息化建設(shè)的根本目標?，F(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)是以國家檔案行政管理部門規(guī)劃組織為基礎(chǔ)，通過對現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動檔案信息上網(wǎng)的進程，實現(xiàn)檔案信息資源最優(yōu)化利用。
一、簡述當前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點
（一）網(wǎng)絡(luò)檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流
網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式在實際的應(yīng)用過程中具有一定的優(yōu)勢，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面。首先用戶在使用過程中可以對查詢材料的完整性進行識別，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或者存在問題，用戶會主動向相關(guān)的檔案管理部分進行上報，而檔案材料形成部分部門也會及時的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進而結(jié)合用戶的需求來不斷完善檔案材料內(nèi)容，同時檔案工作人員也可以通過對用戶意見的分析來制定針對性檔案信息管理措施。
（二）網(wǎng)絡(luò)檔案管理對立卷部門和用戶在使用檔案信息資
源過程中的協(xié)作性要求較高在網(wǎng)絡(luò)檔案管理以及資源利用過程中，各個相關(guān)部門地理位置比較分散，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻又將這些部門緊緊的聯(lián)系在一起，實現(xiàn)了“面對面”交流和辦公，形成了一個網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一整體?；诖?，各立卷部門在進行信息采集、錄入和維護的過程中，應(yīng)當加強與相關(guān)檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。
（三）網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以為公眾提供及時的信息查詢服務(wù)
所有檔案管理工作的最終目的就是實現(xiàn)利用價值，尤其是在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，人們對信息的要求越來越高，社會對信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網(wǎng)絡(luò)檔案管理部門應(yīng)當與檔案信息用戶之間形成良好合作的關(guān)系，滿足其對檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實際應(yīng)用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個檔案整理、立卷以及移交的時間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務(wù)，從而影響了檔案信息有效的利用。網(wǎng)絡(luò)檔案管理則不同，它可以實現(xiàn)信息利用和檔案整理工作同步進行的目標，例如用戶在進行檔案查閱時，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關(guān)鍵詞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是將有關(guān)的全部信息顯示出來。
二、探究在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的途徑
（一）建立數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案館以現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用為依托，通過數(shù)字化手段的應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數(shù)字系統(tǒng)的建立提供了基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館建立之前，研究人員對電子檔案館、數(shù)字化檔案館以及無墻檔案館等進行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎(chǔ)，它更為注重單個檔案館對檔案信息資源的服務(wù)；而無墻檔案館則是通過電子網(wǎng)絡(luò)遠程檢索功能，實現(xiàn)對多個檔案館數(shù)字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時網(wǎng)絡(luò)傳輸功能在其應(yīng)用中也具有十分重要的作用。數(shù)字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數(shù)字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經(jīng)數(shù)字化處理過的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過計算機系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件。作為一種科技含量高的數(shù)字檔案系統(tǒng)—數(shù)字檔案館是當前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的基本目標。另外在接受檔案文件數(shù)據(jù)的過程中，可以實現(xiàn)文化流轉(zhuǎn)的自動化管理；利用大數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實現(xiàn)了不同檔案館數(shù)字化館藏的網(wǎng)絡(luò)連接。
（二）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境
以服務(wù)對象和范圍為參考，可以將檔案網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)分為兩個層次，即內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)。而在信息化檔案建設(shè)過程中應(yīng)當將兩種層次的網(wǎng)絡(luò)進行物理隔離，保障其應(yīng)用過程中的相對獨立性。首先，所謂的內(nèi)網(wǎng)就是指以支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，它的主要工作內(nèi)容有以下幾點。第一，對采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進行進一步的組織和存儲；第二，直接想內(nèi)網(wǎng)用戶有關(guān)信息，并未其提供相關(guān)的服務(wù)，如檢索、演示等；第三，為內(nèi)部日常辦公提供支持；第四，為政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供一定的檔案信息資源；第五，對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)信息以及用戶等進行有效的管理。其次，所謂的外網(wǎng)就是指以服務(wù)大眾為基礎(chǔ)的公眾網(wǎng)，其工作內(nèi)容主要包括檔案信息的采集、向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供服務(wù)以及對網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等進行維護和管理。
三、結(jié)語
綜上所述，在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領(lǐng)域中加以利用是當下檔案管理研究過程中應(yīng)當思考的問題，而這也符合當下我國信息化建設(shè)的基本要求，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實現(xiàn)檔案信息資源工程建設(shè)，為檔案信息資源最佳化利用目標的實現(xiàn)打下了堅實的基礎(chǔ)，同時也在一定程度上推動了我國的檔案資源數(shù)字化發(fā)展和進步。
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關(guān)鍵詞 互聯(lián)網(wǎng) 檔案管理 人員素質(zhì) 培養(yǎng)
中圖分類號：G637.2 文獻標識碼：A
1當前中學檔案管理人員的素質(zhì)問題
隨著中學檔案內(nèi)容的日益豐富，檔案信息載體多樣化、檔案管理手段的日益先進，無疑對中學檔案管理人員的素質(zhì)、能力要求越來越高，但目前中學檔案管理人員的素質(zhì)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來革命的要求存在著很大的差距，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（1）檔案人員專業(yè)文化素質(zhì)與信息化技術(shù)要求之間匹配。通過對湖北省境內(nèi)的一些重點中學的調(diào)查情況得知，中學檔案管理人員主要是一些未接受正規(guī)教育的、半路出家的、文化程度不高的人員，這些檔案管理人員基本都是中學畢業(yè)，對于檔案管理所需要的專業(yè)知識嚴重缺乏。有的檔案管理人員雖經(jīng)過短期培訓，但由于文化程度不高，導致培訓對這些檔案管理人員素質(zhì)的提升成效不大。
（2）檔案管理人員缺乏與信息化技術(shù)要求的手段與方式。檔案管理是一項長期單調(diào)而枯燥的工作，有些檔案管理人員在長期的檔案管理中形成了路徑依賴，導致檔案管理的許多工作按部就班，缺乏檔案管理的創(chuàng)新意識，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的變革對傳統(tǒng)的檔案管理工作形成了巨大的沖擊，導致檔案管理越來越需要經(jīng)歷一場新的變革，而這些檔案管理人員由于工作方式與手段的落后，難以適應(yīng)新的技術(shù)變革引發(fā)的檔案管理變革。
2當前中學檔案管理人員素質(zhì)問題的原因分析
（1）中學對檔案管理的不重視。造成中學檔案管理人員素質(zhì)不高的原因在于，我國的中學教育還是應(yīng)試教育，中學的許多工作圍繞中考、高考而展開，而對于重要的檔案管理工作在中學教育中處于弱勢，導致領(lǐng)導對檔案管理的工作重視程度不夠，從而使檔案管理在中學處于邊緣化，檔案管理工作的邊緣化必然導致檔案管理人員的素質(zhì)難以得到提升，并且檔案管理人員的培訓也是走過場，這樣導致了檔案管理人員素質(zhì)的惡性循環(huán)。
（2）對檔案管理人員的認識不夠。檔案管理人員需要各種基本的檔案管理理論編輯能力等技巧，需要現(xiàn)代化的信息技術(shù)，包括微電子技術(shù)、光電子技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、感測技術(shù)、控制技術(shù)、顯示技術(shù)等，且檔案管理信息數(shù)據(jù)庫需要不斷的完善，開拓新的平臺，信息化管理不論是從建立數(shù)據(jù)庫的過程，信息采集過程，還是后期維護，都離不開高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。
3當前中學檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)
（1）領(lǐng)導要高度重視中學檔案管理人員的素質(zhì)。一方面，加強對高層次檔案管理專業(yè)人才的引進，通過引進高層次的檔案管理人員的引進，改變目前中學檔案管理人才匱乏的局面；另一方面，加大對中學檔案管理人員的培訓力度，要求中學檔案管理人員每年參加信息化的檔案管理知識的培訓，通過專業(yè)化的檔案管理培訓，提升檔案管理人員的素質(zhì)。
（2）加大對中學檔案管理的軟件與硬件投入力度。對中學檔案管理的硬件投入主要側(cè)重于信息化改造，通過信息化改造，提升中學檔案管理的信息化程度；對中學檔案管理的軟件投入主要側(cè)重于檔案管理的制度建設(shè)，逐步建立、健全檔案人員考核制度，對檔案工作者各方面工作成績進行綜合量化考核?？己瞬煌ㄟ^者，提出整改。對于自覺參加多種方式學習和提高思想表現(xiàn)好、管理手段先進、成績突出的檔案員進行獎勵。
（3）檔案管理人員應(yīng)具備使用現(xiàn)代設(shè)備的能力。計算機、網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域已廣泛應(yīng)用，要求檔案人員不能只憑借原有的知識、經(jīng)驗、資歷等傳統(tǒng)的管理模式進行管理和工作，只有更新觀念，學會新的思維方式，熟練掌握現(xiàn)代科技設(shè)備，才能結(jié)合專業(yè)知識真正提高檔案工作的效率和質(zhì)量。由于辦公自動化、無紙化的出現(xiàn)，使人們擺脫了傳統(tǒng)的手工管理模式，辦公自動化以系統(tǒng)化、信息化，計算機、網(wǎng)絡(luò)科學為基本應(yīng)用理論和工具，運用以計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技設(shè)備，自動處理、儲存、管理和傳遞信息。檔案人員應(yīng)具備駕馭現(xiàn)代設(shè)備能力，設(shè)備與系統(tǒng)的相互依賴，信息載體的互相轉(zhuǎn)化，文件信息的容易更改，信息多媒體集成性，信息存儲的高密度性等等，這都要依賴具有一定操作能力的工作人員，實現(xiàn)檔案信息資源的共建、共享，才能使檔案管理適應(yīng)新形勢，才能使檔案事業(yè)的發(fā)展具有可持續(xù)性。
（4）要有堅實的系統(tǒng)知識。檔案記錄著人們過去和現(xiàn)在從事各項社會實踐活動的真實軌跡與發(fā)展過程，檔案工作人員在進行收集、整理、鑒定、編研，檔案科學研究等工作中，只有熟悉并掌握檔案形成過程和檔案內(nèi)容涉及的政治、歷史、經(jīng)濟、軍事、天文、歷法、醫(yī)藥、教育、文藝、哲學、倫理、宗教和民俗等諸多領(lǐng)域的系統(tǒng)知識，才能正確判斷檔案的參考憑證價值和社會價值。中國人民，檔案申遺成功，這充分明了檔案工作者所具備堅實系統(tǒng)知識。
（5）檔案人員要掌握現(xiàn)代化管理手段。檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，檔案工作信息來源廣泛，信息載體多樣性、信息使用的現(xiàn)實性與拓展性決定了檔案工作的責任重大，科學技術(shù)的發(fā)展日新月異，創(chuàng)新的科技成果在現(xiàn)代化管理中應(yīng)用越來越普遍。能熟練運用計算機等現(xiàn)代化的管理手段進行檔案管理，已是對檔案管理人員的基本要求。這些手段的運用是檔案現(xiàn)代化的重要標志之一?，F(xiàn)代化的設(shè)備的被利用在檔案管理中，極大地提高了工作效率，給檔案管理工作人員帶來了方便快捷。通過網(wǎng)絡(luò)可以增加檔案信息的傳遞和利用。
參考文獻
1.1完整性要求維護醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對醫(yī)院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標準化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標準和技術(shù)標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構(gòu)經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點
醫(yī)院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務(wù)對象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務(wù)，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。[3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對醫(yī)院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨立的機構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作,醫(yī)院各級部門要嚴格把關(guān),責任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規(guī)范化。
3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進設(shè)備的配置，還包括管理方式的標準化。醫(yī)院檔案的標準化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內(nèi)容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規(guī)定。檔案要做到標準化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
4結(jié)論
檔案從幾千年來的紙質(zhì)載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規(guī)范到質(zhì)量標準等都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。研究知識經(jīng)濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰(zhàn)，針對醫(yī)院檔案管理的特點和要求，探索知識經(jīng)濟時代新形勢下的醫(yī)院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫(yī)院檔案管理水平，強化醫(yī)院的檔案管理，豐富醫(yī)院檔案管理的理論內(nèi)容，促進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，具有重要的理論意義和應(yīng)用價值。
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【關(guān)鍵詞】計算機；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)時代；創(chuàng)新體系
1.前言
隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)被廣泛運用到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、經(jīng)濟、貿(mào)易、科技、國防以及社會生活地各個領(lǐng)域。人類的記憶工程便是檔案事業(yè)，檔案管理攬括了極為豐富的信息資源，在社會信息系統(tǒng)中有著極為重要作用和特殊的意義。為適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要和信息處理的基本要求，必須提高信息時代的檔案管理水平，將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理的應(yīng)用到檔案信息管理中去，以進一步提高網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理水平。
2.網(wǎng)絡(luò)時代中檔案管理存在的問題
2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理機構(gòu)
運行機制和管理體制的相對落后使檔案管理部門缺乏統(tǒng)一的管理機制，造成了各自為政、各成系統(tǒng)、自給自足、自我發(fā)展及條塊分割的不良局面。即使某些檔案管理部門已經(jīng)發(fā)現(xiàn)資源共享是十分必要的，但還是缺乏實際的合作及管理行動。而我國目前也缺少一個權(quán)威性的組織機構(gòu)，來協(xié)調(diào)規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作，也沒能實現(xiàn)資源的共享。絕大部分的檔案館依然采用的是封閉式的辦館模式，不管是在軟硬件的配置，還是在數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建上，都處于相對分裂的原始狀態(tài)，這不僅給人力物力帶來了巨大的浪費,也制約了我國檔案管理的發(fā)展進程，使其與檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動化、標準化的國際管理水平還存在著一定的差距。
2.2數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對滯后
雖然經(jīng)過一段時間的改進，我國的信息化檔案管理已取得了一定的成效，部分檔案館都開始構(gòu)建一個相對規(guī)模的檔案管理數(shù)據(jù)庫，但因為某些檔案室存在各自為政的弊端，數(shù)據(jù)庫的建立在極大程度上是自建自用的。構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫類型單一、規(guī)模狹小、缺乏標準化的管理，而且極大程度上是處于低水平的發(fā)展狀態(tài)，數(shù)據(jù)缺乏規(guī)范化的管理和控制，服務(wù)水平也較差，很多的數(shù)據(jù)庫只提供給單位內(nèi)部使用，嚴重制約了數(shù)據(jù)庫的使用效率。
3.網(wǎng)絡(luò)時代建立檔案信息管理系統(tǒng)的必要性
3.1符合新時期的檔案管理需要
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，目前的社會已經(jīng)邁入了高水平的信息時代，人們對信息、對網(wǎng)絡(luò)也越來越依賴，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)完全融入了人們的生活，成為人們教學、生活、服務(wù)、科研及生產(chǎn)等提升效率的重要手段。用科學化、現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好當代的檔案管理工作，這是新時期檔案管理工作的發(fā)展需要，也是我國信息化工程的必然選擇，也可以更好地符合社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展要求。
3.2符合檔案管理信息規(guī)范化的基本要求
日常的檔案管理工作承載了極多的個人信息，例如：人事檔案、人事統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工資計算、工作績效考核等，這些信息的保管和儲存耗時力且繁瑣，加上是人工處理，就造成信息的分隔，不同的管理部門之間信息不能得到及時的匯總和整合，加上不科學的信息流程導致信息內(nèi)容也極不規(guī)范，這種沿用式的手工操作已經(jīng)適應(yīng)不了新時代的發(fā)展趨勢，難以滿足人們對檔案管理的基本需求。要改變這種不合理的現(xiàn)狀，就必須采用現(xiàn)代化的工具去管理個人信息，就必須得構(gòu)建一套完整的信息管理系統(tǒng)，從而改善信息的規(guī)范程度，提高信息的利用價值。
3.3提升現(xiàn)代化辦公效率的基本需要
目前大多數(shù)企業(yè)都采用了計算機及其它的先進辦公自動化設(shè)備，計算機也得到了更為廣泛的運用，信息化工程也得到了進一步的發(fā)展，但同時也存在著很多問題。如：信息資源不能得到共享，軟件的使用率較低，現(xiàn)有的設(shè)備不能充分發(fā)揮它的價值等，這就要求我們必須建立一套完整的信息化檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮現(xiàn)有資源的使用價值，提高檔案管理工作的工作效率，從而不斷提高企業(yè)的辦公自動化管理水平。
4.應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理的基本方法
4.1思維革新，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識
當今的社會已經(jīng)步入了信息化的網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理工作也隨即進入到了網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展階段。利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)對信息進行采集和管理，已成為檔案管理信息化的必然趨勢。要進行檔案的信息化管理就必須摒棄以往的陳舊觀念,樹立現(xiàn)代化的管理意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式,樹立以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主導的創(chuàng)新思維模式，充分理解電子檔案管理的現(xiàn)實意義，加速提升電子檔案管理的效果和質(zhì)量。
4.2建立一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化管理機構(gòu)
要建立一個網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理機構(gòu)，就必須由某個權(quán)威組織進行牽頭，然后組織協(xié)調(diào)各檔案管理機構(gòu)的加入，從行政和技術(shù)進行統(tǒng)一的指導和監(jiān)督，制定出一整套切實可行、具有約束力的行為準則和規(guī)范，特別是應(yīng)該具體制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的各個階段性目標，以加強對整個地區(qū)的檔案部門進行網(wǎng)絡(luò)化的實質(zhì)性引導,思想統(tǒng)一，行動協(xié)調(diào)，開發(fā)研制出高水平的應(yīng)用軟件,集中人力、物力、財力建設(shè)一個大型的多媒體數(shù)據(jù)庫、文獻數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫，改變那些條塊分割、各自為政及自成一統(tǒng)的不良局面。
4.3有計劃、分階段的建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理系統(tǒng)
首先，確定系統(tǒng)的基本架構(gòu)，包括軟件應(yīng)用設(shè)備的選用及開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立及維護、信息資源的搜集和錄入等。三者可同時開展，其中采集信息是基礎(chǔ)和重點工作，檔案數(shù)據(jù)的采集與錄入必須實行制度化、規(guī)范化、科學化的操作。其次，提高、改進和完善整個應(yīng)用系統(tǒng)，并將可取的經(jīng)驗進行普及和推廣，不斷改善系統(tǒng)的應(yīng)用水平。再則，進一步加大對這方面的投入，不斷對整個系統(tǒng)進行維護和完善，使其適應(yīng)檔案管理工作的全面發(fā)展需要。
4.4加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
隨著檔案管理的數(shù)字化進程不斷向前發(fā)展，檔案管理所面對的對象已擴展到多媒體數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)，其功能和性質(zhì)都將有所改變。也就是說現(xiàn)代化的檔案管理對數(shù)據(jù)庫的容量、功能和安全性的要求會更高。因此，需要在現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫技術(shù)的基礎(chǔ)上進行革新,更為廣泛的應(yīng)用 SQL- server及O racle數(shù)據(jù)環(huán)境，以提高網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理水平。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院?！∪耸聶n案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學宗旨，以加強內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設(shè)中充當著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關(guān)于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準確、真實地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關(guān)系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠發(fā)展戰(zhàn)略的實施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務(wù)于學校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應(yīng)重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應(yīng)付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領(lǐng)導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應(yīng)付上級部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構(gòu)人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應(yīng)該根據(jù)學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業(yè)知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時補充進檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時俱進的引進信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項工作對整個師資隊伍建設(shè)的重要意義，積極引進先進的信息化技術(shù)來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應(yīng)信息化時代的發(fā)展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應(yīng)加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發(fā)給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時對人事檔案管理的相關(guān)知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻：
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作為一個具有開創(chuàng)性、實踐基礎(chǔ)較為薄弱的規(guī)范性文件，《辦法》中的一些要求和條款有多個首次和關(guān)鍵點，需要在貫徹落實中準確理解和重點把握。
電子檔案概念的啟用
信息技術(shù)在各行各業(yè)的普遍應(yīng)用在我國只有十多年時間，作為信息化發(fā)展的重要產(chǎn)物，對電子文件、電子檔案管理重要性的認識及其有效實踐，時間更短，我國相關(guān)部門對電子文件管理的研究和制訂一些規(guī)章標準，大多借鑒歐美信息化發(fā)展較早國家的經(jīng)驗和成果。基于電子文件、電子檔案產(chǎn)生時間短，強調(diào)電子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件檔案管理體制的差異等方面原因，多年來，我國在學術(shù)研究、規(guī)章標準制訂中一直使用全程電子文件、大電子文件的概念，而較少使用電子檔案的概念?！掇k法》首次在國家行政行政管理部門的規(guī)章或標準中使用電子檔案的概念，并給出了定義；“本辦法所稱電子檔案，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。”從定義中可以看出，電子檔案是由電子文件經(jīng)過歸檔環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化而來，其相關(guān)要求和基本屬性跟紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案沒有根本區(qū)別，只不過具有電子屬性，因此，電子檔案的管理一方面要遵從電子環(huán)境下相關(guān)管理的規(guī)律和要求，另一方面，更要遵從檔案管理的一般規(guī)律和基本要求。
檔案移交的時間
檔案移交時間的確定一直是比較敏感和糾結(jié)的問題。過去，為了方便利用傳統(tǒng)載體檔案，立檔單位—直希望將其產(chǎn)生的檔案保留在本單位時間長一些，但是，如果在立檔單位保留時間過長，往往會帶來庫房緊張、安全隱患凸顯等問題?，F(xiàn)在，隨著信息化手段的普遍應(yīng)用，各單位機讀目錄的建立和檔案數(shù)字化工作的推進，檔案利用已經(jīng)不是阻礙檔案及時接收進館的主要問題了。
對于電子檔案而言，如果沿用過去對紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案規(guī)定，15～20年再移交進館，顯然是不合適的，對電子檔案的安全保管和長期可用都是極大的隱患。這是因為，電子檔案的保存和可用特別依賴于計算機等軟硬件環(huán)境，而信息技術(shù)到現(xiàn)在為止，仍處于高速發(fā)展期，3～5年后，其操作系統(tǒng)、格式軟件、讀取設(shè)備、存儲載體等就會發(fā)生較大的技術(shù)變化，如果管理措施不能改進、技術(shù)手段不能更新，就很可能出現(xiàn)綜合檔案館的管理系統(tǒng)不能讀取各立檔單位形成的電子檔案的情況。也有些專家建議電子檔案形成之后，即經(jīng)過歸檔流程后，直接向綜合檔案館移交，也就是一年移交一次。我們認為這樣也不合適，這是因為，一方面，為了保證電子檔案來源可靠，電子檔案在移交時必須履行嚴格的移交接收手續(xù)，如果每個立檔單位每年辦理一次移交手續(xù)，對于一個綜合檔案館來說，面對上百甚至將近二百個立檔單位，每年都履行這樣的手續(xù)，時間和精力都顯得不足；另一方面，因為電子檔案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統(tǒng)，綜合檔案館信息系統(tǒng)所要面對的是不同數(shù)據(jù)類型、不同系統(tǒng)產(chǎn)生的各式各樣的電子檔案，要想達到有效管理各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的目標，綜合檔案館必須要對各立檔單位產(chǎn)生的電子檔案的情況進行調(diào)研，做好接收電子檔案的設(shè)備和技術(shù)準備，才能啟動電子檔案接收工作，綜合檔案館就需要有一定的準備時間。綜合以上考慮，《辦法》規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。電子檔案移交時間另行規(guī)定?！?/p>
移交與接收的流程
檔案的移交與接收，不僅僅是檔案實體和信息的轉(zhuǎn)移，更重要的是檔案管理的責任主體的變更，即從檔案的生成單位——立檔單位，變成檔案的永久保管單位——國家綜合檔案館。對于電子檔案而言，因為其內(nèi)容信息與載體的可分離、存儲和讀取對特定計算機軟硬件設(shè)備的依賴、數(shù)據(jù)復制的便利等特性，電子檔案在移交與接收時更需要遵循嚴格的工作流程，辦理相關(guān)的交接手續(xù)，從源頭上保證電子檔案的可靠和可信。
電子檔案移交與接收可采用離線或在線方式進行。不管采取何種方式，必須遵循《辦法》規(guī)定的工作流程、辦理必須的交接手續(xù)。電子檔案移交與接收的主要流程為：檔案移交單位組織電子檔案數(shù)據(jù)、檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、移交電子檔案數(shù)據(jù)，國家綜合檔案館檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等?！掇k法》規(guī)定：“電子檔案檢驗合格后辦理交接手續(xù)，填寫《電子檔案移交與接收登記表》，由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認?！?/p>
系統(tǒng)實現(xiàn)的難點
電子檔案的移交與接收是必須基于一定的系統(tǒng)來完成的，《辦法》僅僅規(guī)定了電子檔案移交與接收的基本的、原則性的要求，在移交與接收工作中，還需要各級檔案館通過布置系統(tǒng)、配備設(shè)備、安排人員、建立制度來具體落實。
電子檔案移交與接收工作是一項全新的工作，需要將信息技術(shù)融合、應(yīng)用到檔案管理工作中去，面臨許多技術(shù)難題和挑戰(zhàn)。為了切實做好電子檔案移交與接收工作，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室和國家發(fā)展改革委員會聯(lián)合下達了電子文件管理試點工程項目，國家檔案局牽頭承擔電子檔案移交接收和長期保存系統(tǒng)建設(shè)工程項目。工程項目的主要內(nèi)容是，建設(shè)電子檔案接收和長期保存系統(tǒng)，并在上海、福建、重慶、青島、杭州、廣州6個省市檔案館及其對應(yīng)的電子檔案移交單位部署實施。國家檔案局組織力量研究電子檔案移交接收和長期保存的文件檔案管理范圍、管理流程、元數(shù)據(jù)方案、系統(tǒng)接口方案、四性檢測方案等，提出系統(tǒng)的功能需求、設(shè)計方案、技術(shù)、軟硬件配備要求等，并定制系統(tǒng)軟件，由6個省市檔案館運行實施。試點試用一批規(guī)章和標準，形成可操作性的實施方案，驗證規(guī)章和標準的合理性、可行性，提出合理化的建議。研究制訂一批規(guī)章和標準，主要包括電子檔案長期保存管理辦法、重大建設(shè)項目電子文件管理辦法、電子檔案分類方案、電子文件長期保存需求規(guī)范等。在上述系統(tǒng)建設(shè)、規(guī)章和標準試點試用的基礎(chǔ)上，國家檔案局在全國綜合檔案館推廣應(yīng)用該系統(tǒng)，進一步提高全國檔案部門信息化能力。
在電子檔案移交與接收工作和系統(tǒng)實現(xiàn)中，我們認為有以下難點需要組織力量研究解決。
電子檔案移交數(shù)據(jù)構(gòu)成要求。電子檔案數(shù)據(jù)構(gòu)成分兩個方面，一是內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成，比如文書類電子檔案主要包括過程稿、簽發(fā)稿、審批過程信息、元數(shù)據(jù)等，而業(yè)務(wù)類電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)構(gòu)成差異性就比較大，目前還沒有形成統(tǒng)一的相關(guān)要求，需要各行業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點研究提出具體規(guī)定；二是技術(shù)構(gòu)成，技術(shù)構(gòu)成是指電子檔案體現(xiàn)的電子化特征，就是與信息技術(shù)相關(guān)的基本要求，如不同類型數(shù)據(jù)的格式、一“份”或一“卷”檔案內(nèi)容各種數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)方式和組織結(jié)構(gòu)、電子檔案數(shù)據(jù)與源系統(tǒng)或設(shè)備的依賴性或關(guān)聯(lián)性、存儲地址和方式等。
數(shù)據(jù)接口的技術(shù)實現(xiàn)。電子檔案的移交與接收，本質(zhì)上是數(shù)據(jù)從檔案移交單位的檔案管理系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)導出，和數(shù)據(jù)向檔案館信息系統(tǒng)的導入。由于當前信息化發(fā)展的標準化、規(guī)范化程度還比較低，各種辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案，其系統(tǒng)類型、數(shù)據(jù)類型、設(shè)備類型種類多、差異大，如何保證檔案館信息系統(tǒng)能夠接收所有立檔單位的電子檔案，并達到保持原貌、保證準確完整，是接收系統(tǒng)在設(shè)計開發(fā)時必須要重點解決的難題，特別是一些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，既要能夠完整接收，又要保證準確讀取，需要采用高技術(shù)、新手段來實現(xiàn)。
四性測試指標和系統(tǒng)實現(xiàn)方案。《辦法》提出了在移交與接收過程中，交接雙方都要進行四性測試。四性是指電子檔案的準確性、完整性、可用性、安全性，《辦法》里用準確性代替了常說的真實性，主要是考慮真實性涵蓋的范圍太大，具體指標不太好設(shè)定。而準確性主要是指在移交檔案的組織和交接過程中檢驗檔案的內(nèi)容、范圍的正確性及交接前后數(shù)據(jù)的一致性?！掇k法》附件3的填寫說明對四性檢驗的內(nèi)容進行了簡單的解釋，在移交與接收的實際工作中，還需要對四性的具體指標進行細化，并由系統(tǒng)實現(xiàn)自動檢測。
關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 建議
1.檔案管理中存在的問題
1.1檔案管理現(xiàn)代化的意識不強
當前，我們正走向檔案管理現(xiàn)代化的進程中。但是，由于社會上對“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對檔案管理的意識相當薄弱，甚至某些領(lǐng)導對為何與如何加強檔案工作的現(xiàn)代化認識不足，導致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統(tǒng)的工作方法。由此可見，這嚴重的影響檔案管理的現(xiàn)代化進程，降低了工作效率。
1.2現(xiàn)代化的人才不足
要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，跟上時代的步伐，前提是人才現(xiàn)代化。但是縱觀當前人員現(xiàn)狀，在許多企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)的檔案管理人員、文書人員，大多數(shù)還只是停留在收發(fā)與查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識，也沒有具備現(xiàn)代化設(shè)備操作的技能。
1.3基礎(chǔ)工作太差
檔案管理要走上現(xiàn)代化的道路的前提是檔案工作基礎(chǔ)必須要標準化、規(guī)范化。目前事業(yè)單位、企業(yè)、機關(guān)的檔案工作管理仍舊存在著很多的問題：許多部門未能按國家檔案局制定的標準進行規(guī)范的操作。大量的案卷質(zhì)量含量不高 ，有的企業(yè)甚至缺乏完整的檢索工具。
1.4網(wǎng)絡(luò)安全隱患
現(xiàn)在許多的檔案都會在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時間長的麻煩。但是，這同時也引發(fā)了一個重要的問題，那就是網(wǎng)絡(luò)存在著許多的黑客、病毒等等會竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險。
1.5電子檔案管理過程中的問題
檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全的影響。電子檔案通常以光盤、U盤為載體,這類載體成分復雜，性能不穩(wěn)定，常常會出現(xiàn)檔案失真的問題。而且它們對溫度防機械損傷、環(huán)境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會損壞和變質(zhì)，保存年限也低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。傳輸安全性指的是網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案能實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計算機病毒無和孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客也給電子檔案管理帶來了極大的安全隱患。
2.檔案管理問題的建議
2.1堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實好檔案管理制度化。要走到檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化的時代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅持與時俱進，符合時代要求，才能夠適應(yīng)好新形勢，開創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個全新的局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路
2.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進一步的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機的結(jié)合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，同時也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強度大，重復勞動多。而且如果使用計算機等現(xiàn)代化方式去整理復雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進行排列打印，既可以降低因為人為因素導致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計算機的管理的優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。
2.3提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員是檔案工作的直接負責人員，所以，檔案管理人員對不僅對整個的檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強好干部檔案工作隊伍的建設(shè)，選擇作風正派、責任心強的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時刻的注意對他們思想教育的培養(yǎng)，定時的關(guān)心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負責的檔案工作人員。作為一個合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過自學或者是參加培訓等方式，熟悉與掌握各個檔案工作的各個環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極的探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實用、更科學，為不斷發(fā)展進步的社會提供更有利的資源。
2.4加強電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復工作
電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受溫度、濕度、細菌、磁場等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計算機病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個檔案柜、專用庫房來存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機房與安全性較強的電腦設(shè)備。盡量使用一次性的寫入光盤，因為一次性的光盤比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩(wěn)定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度,并能同時滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強烈震動和防機械磨損等條件。要幾十的進行文檔耳朵備份，備份技術(shù)也是是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個非常重要的技術(shù)方法。備份對象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最還是實行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立恢復系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關(guān)鍵的信息能夠在計算機與網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案現(xiàn)狀；檔案管理
【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）08-0666-02
1醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)狀與發(fā)展
醫(yī)院的檔案管理工作是記錄整個醫(yī)院歷史和知識的載體之一，檔案內(nèi)容包括文件所有患者及醫(yī)院內(nèi)部科研的資料管理、醫(yī)院文化建設(shè)、醫(yī)生履歷管理、優(yōu)秀案例及醫(yī)學教學實踐記錄、學習和生活管理、人事關(guān)系檔案管理、工作崗位基本情況及獎懲信息等方面的文字材料、聲像、電子資料。醫(yī)院檔案記載與收錄了全院醫(yī)生和患者的大量最原始和可靠的信息。這些信息能夠客觀真實地反映醫(yī)院的發(fā)展歷程，成為醫(yī)院不容忽視的信息資源，對醫(yī)院的發(fā)展有著舉足輕重的作用。另一方面，醫(yī)院檔案中還匯集了醫(yī)院現(xiàn)有的各種知識成果，是醫(yī)院建設(shè)中最珍貴的財富，有著很高的開發(fā)利用價值。對這些資料進行綜合分析，能夠從全局的角度了解醫(yī)院工作等多方面的沿革和發(fā)展情況，幫助患者對自己的病情有更立體的認識。這能夠為醫(yī)院的進一步建設(shè)提供參考和客觀依據(jù)，促進醫(yī)院形象的建立以及價值觀的引導。
醫(yī)院檔案的內(nèi)容涉及醫(yī)院從招聘醫(yī)生、治療的患者、到科研教學、日常管理等直接形成的對患者和社會有保存價值的各種不同形式的歷史記錄，包括了檔案資源管理和檔案中所包含的信息管理兩部分內(nèi)容。從工作特點的角度來看，檔案管理工作和其他文獻管理工作一樣，包含了信息的錄入、儲存、處理、輸出這樣一個完整的信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。雖然針對不同的檔案類型在管理上有不同的方法，但基本的要求是一致的。如我國醫(yī)院檔案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科學性要求；規(guī)范性要求；經(jīng)濟性要求；現(xiàn)代化要求。
醫(yī)院檔案管理工作在最初采用的是較傳統(tǒng)的人工管理模式。在人工管理模式下，經(jīng)過長期積累產(chǎn)生的大量的信息與資料，會導致文件的歸檔和檢索都非常的繁瑣，當然醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，是一個漫長的過程，它要求對實施的各個環(huán)節(jié)進行深入綜合的分析，做好具體的規(guī)劃。因而，文檔的更新和維護也存在著許多困難，在很大程度上制約了醫(yī)院檔案管理工作人員的工作效率。同時由于在這一過程中檔案會接觸到較多的主題，不利于檔案保密工作的進行。而隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作中開始融入了現(xiàn)代信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行管理的現(xiàn)代化檔案管理模式，通過初步的嘗試和實踐，展現(xiàn)出了傳統(tǒng)的人工管理模式無法與之比擬的明顯優(yōu)勢，例如檢索的迅速、查找的方便、信息可靠性高、資料儲存量大、檔案保密性好、壽命長、成本低等，這些特點可以大幅地提升檔案管理效率及利用工作的水平，降低人力、物力、財力的消耗，是醫(yī)院檔案管理正規(guī)化科學化的重要條件。
2醫(yī)院檔案工作的優(yōu)化措施
目前，現(xiàn)代檔案管理的一個發(fā)展方向是檔案信息資源的共享，這在檔案界已普遍達成共識。要實現(xiàn)檔案信息資源的共享，其關(guān)鍵就在于具體的實施問題。醫(yī)院本身就是一個信息源，而作為這一信息源管理部門的醫(yī)院檔案，應(yīng)該更具有開放的意識，在建立信息網(wǎng)絡(luò)化管理結(jié)構(gòu)的同時，檔案館應(yīng)對搞好檔案專題信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)給予足夠的重視，強化檔案的收集、歸檔等工作，提升檔案資料的歸檔率、完整率、合格率。同時應(yīng)加強醫(yī)院的辦公自動化，使信息化建設(shè)落到實處，從而進一步推動醫(yī)院數(shù)字化檔案館的建設(shè)與完善。
2.1管理層加強檔案意識
醫(yī)院的管理層對檔案管理工作應(yīng)有足夠的重視，成立以院長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領(lǐng)導小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》等工作制度，使工作人員有明確的工作依據(jù)，使檔案管理工作能夠順利開展。
2.2提高專職管理人員的素質(zhì)
啟用檔案專業(yè)或受過培訓的檔案工作人員，除了業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)重視檔案工作人員的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)。加強醫(yī)院檔案工作人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一方面積極參加醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)培訓，學習醫(yī)院檔案專業(yè)理論知識；另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，學習運用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進技術(shù)設(shè)備，提升檔案管理水平。
2.3擴大檔案管理工作的基層宣傳
積極向全體醫(yī)院職工宣傳醫(yī)院檔案管理工作的重要性，通過舉辦檔案法規(guī)和制度的講座、開展檔案知識競賽等措施，來切實提高醫(yī)院檔案工作人員的服務(wù)意識，使醫(yī)院檔案管理工作受到各科室人員的重視和支持。醫(yī)院各科（組、處）室可設(shè)兼職檔案員，積極參與并配合醫(yī)院開展檔案管理工作，進行檔案的收集、整理和歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。
2.4實現(xiàn)現(xiàn)代化的服務(wù)和管理
隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的進步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化的高科技手段提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，使檔案工作從落后的人工管理模式走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將醫(yī)院檔案管理信息及時提供給醫(yī)院領(lǐng)導、各教研組和社會有關(guān)部門，提供便利的查閱和使用，提高檔案資源的使用利用率，使他們切身體驗到檔案信息的利用價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。
3結(jié)語
在知識經(jīng)濟當?shù)赖臅r代，醫(yī)院檔案信息管理和利用事業(yè)作為繼承和保護與開發(fā)人類文明遺產(chǎn)的一小部分，在社會和科技的發(fā)展進步中將產(chǎn)生不容小覷的重要作用，其地位正在日趨升高。然而目前醫(yī)院在檔案管理和利用中任存在諸多問題，沒有得到很好的解決。當然醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，是一個漫長的過程，它要求對實施的各個環(huán)節(jié)進行深入綜合的分析，做好具體的規(guī)劃。這就使得醫(yī)院的檔案管理模式和檔案管理的工作人員都面臨更新更嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院的管理層和各檔案部門應(yīng)當從加強檔案意識，樹立新的檔案觀念入手，以提高檔案管理工作人員的素質(zhì)為根本，實現(xiàn)科學化和現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理，加大開發(fā)檔案信息資源的力度，使其能夠真正為知識經(jīng)濟而服務(wù)，使檔案管理工作充分發(fā)揮其應(yīng)有的社會和經(jīng)濟效益。
參看文獻
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一、科技檔案管理的現(xiàn)狀分析
目前在科技檔案的管理中主要存在以下幾個方面的問題：第一，科技檔案管理模式落伍，信息化時代下的科技檔案管理涉及大量硬件和軟件的投入，尤其是在知識爆炸的背景下，科技檔案的產(chǎn)生、分類、甄別、歸檔等工作量迅猛增長，繼續(xù)采用傳統(tǒng)模式對科技檔案進行管理已經(jīng)無法滿足需求；第二，科技檔案管理手段落后，科技檔案管理的重要內(nèi)容之一就是對科研工作的管理，而多數(shù)科研工作都具有周期性、階段性和長期性等特點，涉及到需求論證、項目申請、科研實施、驗收推廣等諸多環(huán)節(jié)，持續(xù)時間長，涉及內(nèi)容廣，這一情況下，如果缺乏科學管理的手段和制度，往往會造成管理混亂和低效管理的情況發(fā)生；第三，科技檔案管理專業(yè)化水平較低，完整的科技檔案全程記錄了科學研究活動的全程，由于信息化手段在科學研究活動中的廣泛應(yīng)用，因此，科技檔案中涉及大量的設(shè)計圖、工程圖、照片、錄像等新型記錄形式，給管理活動帶來更多的挑戰(zhàn)，對其進行管理要求很高的專業(yè)化水平，但目前的管理水平和能力還存在較大差距。綜合來看，目前在科技檔案的管理中主要存在管理能力不強、投入資源不足、人才隊伍培養(yǎng)滯后以及專業(yè)化水平不高等問題。
二、信息時代對科技檔案信息化管理的做法和思考
科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計算機、數(shù)據(jù)庫等先進技術(shù)，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標準規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅實的基礎(chǔ)，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。
第一，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項為依據(jù)將某方面具有共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內(nèi)文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率?？萍紮n案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內(nèi)容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點涉及內(nèi)容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。
通過利用計算機技術(shù)，還能夠有效實現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案排架進行自動管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現(xiàn)架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監(jiān)測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
三、結(jié)束語
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領(lǐng)域，基于信息化的應(yīng)用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確保科技檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動科技檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平。
作者：任平 單位：中冶賽迪工程技術(shù)股份有限公司
