時間：2023-06-04 10:46:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1制訂規章制度,強化基礎工作管理
會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規范細則》、《ERP會計業務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。
2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理
漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人專科控制管理。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業排名21名。
3統一采購付款,加強明細帳管理
漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。
4規范憑證制作、傳遞,保障原始單據完整、真實
漣鋼在ERP系統中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。
5利用計算機信息系統,規范報表
在現代企業中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區域信息網絡,規范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。
6完善檔案體系,保障會計核算成果真實性、完整性
會計基礎工作貫穿整個核算過程,從原始數據、票據取得到報表報出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數據獲取人員、基礎數據錄入員、成本費用會計、資金收付會計、報表會計等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會計基礎工作有始有終完成。
一、基層央行集中采購工作中的現狀及存在的風險
（一）基層央行集中采購工作中的現狀
1.集中采購工作作程序周期較長。基層央行于每年年都將提出下一年度的采購需求，并經過逐級審核后向上級行管委會上報采購計劃，以便于及時掌握各基層行的采購需求量并進行審核。但是，目前采購計劃審核指標下達都在次年的6月份左右，而且《中國人民銀行集中采購工作規程》（以下簡稱“工作規程”）規定“采取公開招標、邀請招標方式采購的，應在35個工作日內確定中標供應商”；《招標投標法》規定“自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于二十日”。從采購申請立項、論證、計劃、申報、實施和驗收，至少需要近八個月時間，極大地影響了集中采購工作任務的完成，使一些急需、特殊的需求將無法按時得到滿足。
2.存在年底采購量“井噴”現象。目前基層央行集中采購工作存在年末特別是12月份采購量激增的現象。主要是部分基層央行由于多種原因。很難提前半年甚至一年結合全年業務發展情況，全面考慮、準確估計本年需求，并提供商品質量、數量、金額等完全準確的采購計劃。預算和采購計劃的準確性難以保證。集中采購預算編制水平不高。采購計劃編制“頭輕腳重”一方面增加年末集中采購的工作量，另一方面因受到時間、供貨、發票開具等因素的制約，難以充分體現集中采購的規模效應。
3.集中采購法規制度尚待明確。集中采購工作是一項新業務，無論是法律本身還是配套制度、保障措施等都還不夠健全和完善。經過幾年的探索和研究。人民銀行雖然出臺了部分與之配套的采購制度和措施，但在實際操作過程中，還存在法規和制度上尚不明晰的問題。如《管理辦法》第二十九條“采購機構（部門）應自覺接受監督檢查，如實反映情況，提供有關資料”，但并未規定對違反上述的行為處罰。第三十三條處罰內容不具體。如違反第三十三條第二款“將應集中采購的項目化整為零或采取其他手段規避集中采購的”，按規定是“應依法追究直接負責的主管人員和其他責任人的經濟、行政責任”，實際操作中，具體追究誰，承擔何種經濟、行政責任都不明確。首先是經濟責任的種類不明確；其次是承擔經濟責任的金額不明確；最后是行政責任的種類不明確。
（二）基層央行集中采購工作中存在的風險
1.集中采購管理制度執行不力。一是基層央行組織機構行使職權不均衡。有的采管會沒有能很好的履行職責，對采購計劃外的臨時急需性以及追加預算的采購事項，沒有履行審核的職責。二是制度建立不完整。部分基層央行在制度建立方面重視不夠，不同程度的缺少《管理辦法》和《工作規程》中規定的應建立的相應的管理制度。三是沒有嚴格執行總行集中采購項目及限額標準規定，部分項目未納入集中采購范圍。四是管采未徹底分離，難以有效制約。部分基層央行未嚴格執行“財權與事權分離、管理與操作職能分離”的內部控制制度，導致集中采購各環節之間職責不分、權責不明，協調機制不順，給采購工作帶來了摩擦。
2.采購操作程序存在不規范現象。一是采購預算編制不完善。對集中采購工作缺少預見性，采購預算編制過于粗糙，導致臨時性采購需求增加，給規范集中采購工作帶來了一定難度，而且也容易滋生腐敗問題。二是采購方式選擇不符合規定。三是公開招投標、邀請招標時采購單位不足規定數量，邀請、詢價招標過程簡單。四是合同簽定不夠規范。
3.集中采購的監督管理不到位。一是采購監督機制不夠完善。《管理辦法》對內審、紀檢的監督檢查職責作了相關規定，但這些都是原則性規定，沒有明確內審、紀檢等部門各自的監督重點，檢查的方式方法也不明確，缺乏可操作性。二是集中采購監管部門參與具體操作環節多，從宏觀上進行政策指導和監督管理的少。三是集中采購部門與會計、紀檢監察、內部審計等相關部門缺乏經常的、穩定的溝通機制，協調配合不夠密切，沒有形成監督合力。四是民主監督渠道不夠暢通。職工的民主監督意識不強。大部分基層央行在集中采購活動中，一般只注重對結果的公示，而對采購過程和重要環節公示的渠道單一、范圍有限，以會議通報形式在中層干部范圍公示為主，一般職工對采購工作知曉程度不高，無法起到監督作用。
4.集中采購檔案管理有待加強。目前，基層央行集中采購程序相對規范很多，但是對檔案管理工作重視不夠。一是采購檔案歸集不完整，對相關采購程序性資料收集不齊，不同程度的缺少中標通知書、定標文件、補充合同等資料。二是檔案保管不合規。采購過程結束后，集中采購文件未納入全行檔案管理范圍，部分采購資料分散在其他相關部門的現象依然存在。
關鍵詞：藥檢機構 預算管理 內控體系 信息化
2012年，財政部出臺了行政事業單位內部控制規范，2015年底又出臺全面推進行政事業單位內部控制規范的要求。在此形勢下，藥檢機構作為國家事業單位，進行內部控制是時不我待。
按照《行政事業單位內部控制規范（試行）》要求，建設內控體系，有單位層面和業務層面之分。業務層面包括，預算業務控制，收支業務控制，資產控制，政府采購業務控制，合同控制，建設項目控制六大方面。對于Z藥檢機構，預算、收支業務由財務部門管理。資產、采購、合同、工程都各有歸口管理部門，且各有管理軟件。因此進行內控體系信息化建設的過程中，主要以預算管理為核心，給資產、采購、合同、工程等內控業務做了接口。
一、建設過程
（一）梳理業務流程，明確業務環節，分析經濟活動風險，確定風險點
1.梳理業務流程，明確業務環節
根據單位新三定結果，對單位的預算業務、收支業務進行梳理，對業務特點進行總結和歸納，確定業務管理的組織構架。
（1）預算業務。Z藥檢機構的預算業務主要包括預算編制、預算批復、預算執行、決算和績效評價等環節。預算業務可分為收入預算與支出預算，也可分為財政預算與內部預算。
預算編制階段的業務流程主要是各部門按照自己歸口管理范圍進行預算編制，各部門將預算上報到財務部門，財務部門進行匯總后，交單位負責人審批后，再上交上級單位。預算批復階段的業務流程是上級單位將批復后的預算下達到單位，財務部門連通業務部門將預算指標進行分解。預算執行階段的業務流程是各業務部門進行收支，財務部門進行會計記賬。決算階段的業務流程是財務部門對會計結果進行匯總，將財務報表上報。績效評價階段的業務流程是各業務部門對各自執行的項目進行績效評價，財務部門出具經濟績效評價結果，并匯總結果上報。
（2）收入業務。Z藥檢機構的收入業務主要包括檢驗收費、技術服務收入、貨款等。收入業務的業務流程主要是單位收款后，各部門確認收入，開具發票或匯繳證明，記賬。
（3）支出業務。Z藥檢機構的支出業務的業務流程主要是各部門先申請資金支付（借款或報銷業務），會計記賬，最后出納進行資金支付（支票、匯款、公務卡還款、無現金報賬、現金支出）。
完整的收支流程還應包括銀行對賬、會計報表出具、會計檔案保存。
2.分析風險，確定風險點
（1）預算業務。在預算編制階段的主要風險是：業務部門和財務部門缺乏溝通，預算編制不合理，導致業務活動與財務支持脫節，影響后續預算執行。預算編制階段風險點：各部門溝通協調是否充分；預算編制與資產配置是否相結合；預算編制與具體工作是否相對應；預算編制與項目完成時間是否相一致。
在預算批復階段的主要風險是：按照程序批復的預算在單位內部沒有進行指標分解，單位預算調整和追加程序不規范。預算批復階段風險點：預算批復指標分解是否下達到具體工作部門；預算調整程序是否規范；預算追加程序是否規范。
在預算執行環節的主要風險是：不按照預算規定的范圍和標準開支，導致預算執行與預算指標不符，產生無預算支出、超預算支出，預算執行進度慢。預算執行環節風險點：是否在預算批復額度和開支范圍內執行預算；預算執行是否符合國家政策；預算執行進度是否合理。
決算階段的主要風險是：決算編報與單位原始數據不一致。決算階段風險點：決算編報是否真實、完整、準確、及時。
（2）收入業務。收入業務的主要風險：未按收費許可規定的項目和標準征收；上繳國庫的收款收入到非國庫銀行賬號；合同收入的合同簽訂不準確。收入業務的風險點：收入是否實現歸口管理；是否按規定時間向財務部門提供收入有關憑據。
（3）支出業務。支出業務的主要風險：支出事前審核不嚴；原始票據審核不嚴，存在使用虛假票據套取資金的風險；借款不還款，往來款變壞賬；支出資金安全性；支出特殊項目科目是否合規安全。支出業務的風險點：支出是否與預算相符；是否符合國家要求的支出標準；原始票據是否真實、合法；支出是否與合同一致；往來款能否及時催收；支出大額資金是否有審批；支出特殊項目是否有歸口管理部門管理。
（二）設計具體內部控制方案，采用相應的風險控制方法
1.不相容崗位相分離
Z藥檢機構在財務部門內部將出納崗與會計核算崗剝離，出納崗與印章保管崗分離，會計核算崗也與會計檔案保管崗、銀行對賬崗相分離。
在業務部門內部將業務申請人與業務審批人相分離。
紀檢監察部門作為內部監督與各部門相獨立。
2.內部授權審批控制
Z藥檢機構對資金支出的管理是以項目管理的模式進行管理的。按照項目區分，每個項目設定項目負責人，項目支出由項目負責人審批。涉及歸口管理部門的由歸口管理部門負責人審批。涉及大額資金的，嚴格按照管理權限進行審批。
如果授權人無法實施審批，需要授權給他人的，必須將授權人本人簽字的授權書在財務部門備案。
3.歸口管理
Z藥檢機構成立預算管理委員會，由財務部門牽頭組織預算工作；對財務的審計監督，由紀檢監督部門負責；政府采購由后勤服務部門負責辦公用品和實驗材料集中采購，由儀器設備管理部門負責辦公儀器和實驗儀器的集中采購，召開會議和培訓由各組織部門按照政府采購名錄自行抉擇，但要提前一年上報會議計劃，提前一個月上報會議預算；資產管理由儀器設備管理部門負責規章制度的制定，綜合管理，實盤；合同管理由業務部門綜合統管，負責參與合同的簽訂和相關活動，統一管理合同專用章和授權委托書，對合同履行實施有效控制。
4.預算控制
Z藥檢機構加強預算管理，實現過程控制。
完善內部預算管理，設立預算管理工作小組，健全預算論證審批組織架構；制定《預算管理辦法》，規范預算管理職責，明確預算編制內容，嚴格預算審批程序；專項預算實行歸口管理、指標控制。
建立財務分析體系。按月預算執行簡報，建立預算執行季度分析、年度財務分析制度，及時提供會計信息。
要按照預算批復的額度和規定的開支范圍辦理資金支付業務，對資金的使用形成了預算約束。政府采購也要先上報預算后計劃再采購的流程，形成了預算對單位資產購置行為的約束。
實行會議費、培訓費年度有計劃，舉辦前要提交預算、執行中不得突破預算。
5.會計控制
Z藥檢機構梳理現有財務制度，建立健全財務制度，制定財務部門服務公約；加強會計機構建設，配備相應資格能力的會計人員，從事會計記賬工作的人員必須有從業資格證書；合理設置財務崗位，主要分為預、決算崗位，出納崗位，支出核算崗位，收入核算崗位，銀行對賬和會計檔案管理崗位，科研管理崗位，工資薪酬核算崗位；實行崗位責任制，確保各崗位權責明確，不相容崗位相分離；制定會計基礎工作規范手冊，明確工作責任，加強財務審核；每周固定一個下午的工作時間，專門拿出來對會計人員進行培訓，將培訓日常化，著力提高會計人員的職業道德和業務水平。
6.單據控制
預算、決算方面主要通過留存領導審批簽字、蓋章后的報表；收入方面通過開具發票實現；支出方面，除勞務費、專家費要提交勞務費、專家費表由領取人親筆簽字領取外，都需要報銷人提供原始發票；其中，材料費和辦公費需要附明細；差旅費的報銷需附出差審批單和會議通知；會議費的報銷需附會議預算表、報銷發票、舉辦地點提供的流水單，會議通知、簽到表、會議現場照片等。
在單據控制中，會計檔案保存是內部控制尤為重要的一環，按照新會計檔案管理辦法的要求和未來云審計的需要，對會計檔案進行掃描，存儲在網絡，對目前的會計檔案保存的安全性提出了新的挑戰。
7.信息內部公開
Z藥檢機構在內網搭建了財務信息平臺，既國家財經政策也機構內部制定的財經制度，這些制度既對廣大職工有培訓宣傳的意義，也同時作為收支業務控制的依據。財務信息平臺還能提供銀行收款情況供各部門認領收入，也提供項目經費查詢功能和支出審批功能。項目負責人可以在平臺上進行網上審批，也可以在平臺上查詢自己負責的項目的收支情況，與預算框架進行對比，了解項目經費執行進度和項目經費余額。
（三）根據國家有關規定建立健全單位各項內部管理制度
根據本單位實際和近期國家要求的重點進行了內部管理制度梳理，包括財務管理總制度，經費支出管理辦法，出國經費管理辦法，差旅費管理辦法，會議費管理辦法，公務接待費管理辦法，公務卡管理辦法，票據管理辦法，暫借款管理辦法，會計檔案管理辦法，固定資產管理辦法，政府采購管理辦法，基本建設項目財務管理辦法等。
（四）信息系統架構，實現內控體系信息化
1.信息系統基礎
鋪建信息系統首要是綜合考慮信息系統網絡運行環境，包括對硬件的要求，對操作系統的要求，對瀏覽器的要求等。
2.信息系統的主要模塊
采用網上預約報賬系統實現網上報賬；采用檔案管理系統實現單據掃描上傳和對電子單據的管理；采用無現金系統實現報銷款項直接支付到經辦人卡內；采用物流化報賬系統實現報賬單據的分配和狀態記錄，還可通過綜合信息平臺實現短信通知。
3.在信息系統中固化流程
將網上審批歸口管理部門梳理清楚，對大額資金審批進行限定，按照一般報銷申請，借款申請，出國費申請，差旅費申請，勞務費、專家費申請，會議、培訓費申請分為六類。
網上填報的業務在后臺進行實時校驗，根據業務流程實現相關部門的網上流程審批，保證申請通過的業務在財務核算系統中切實可行。
經辦人選擇報銷業務類型，選擇經費使用項目，填寫報銷金額，掃描上傳原始單據，進入審批流程，經項目負責人審批后，系統自動凍結相應的項目額度。還需要歸口管理部門審批的，進入歸口管理負責人審批流程，需要大額資金審批的，進入大額資金審批人審批流程。審批完成的報銷單，財務人員在財務系統可以讀取并生成全部或部分會計憑證。
通過審核后，出納人員可以進入無現金系統進行支付，報銷款項直接支付到經辦人卡內。綜合信息平臺可以將經費使用情況，往來催款，經費到款，項目執行進度，工資發放通知，報銷流程進度發送到相關人員處。
二、建議
（一）自上而下，領導的支持是關鍵
內部控制很復雜，涉及到多個歸口管理部門，不單單是財務一個部門的事情。建設單位內部控制，執行單位內部控制，對單位內部控制進行評價的過程，涉及預算業務、收支業務、政府采購業務、資產管理、建設項目、合同等各項經濟業務，需要各部門進行溝通，協調，形成動態控制，長效機制。這些跨部門的協調溝通與合作，關鍵在于單位領導的重視和支持。
（二）解決信息孤島問題是基礎
完善的內部控制應建設一個覆蓋全部門全流程，從預算審批到決算報表的信息系統。事業單位內部往往各部門各有信息系統，信息孤島問題無法徹底解決。在這種情況下建造信息系統時首先要注意系統的運行環境，該信息系統與操作系統的適應度，與掃描儀、打印機、高拍儀的適應度，與銀行系統的銜接情況。同時，建設系統時不但要滿足現有業務需要，還要注重面向未來發展，給各個管理模塊都留下未來可接入的端口。
（三）制度完善是支撐
相關制度中其實早有內部控制的要求，比如出國經費管理辦法中對團組和預算審批的要求，以及開支控制的要求，但這些內控要求都分散在各個制度中。內部控制制度的建立健全及完善，既是對現有的一些制度的梳理、整合，也是對缺失或模糊脫節部分的明晰完善，實現管理制度的整合，銜接業務部門和財務部門的工作環節。
基金項目：中國食品藥品檢定研究院中青年基金項目“以預算管理為核心的中檢院內控體系信息化研究”（2014A1）
參考文獻：
[1]行政事業單位內部控制規范（試行）[EB/OL].
[2]財政部會計司.行政事業單位內部控制規范講座[M].北京：經濟科學出版社，2013-9.
醫療設備檔案的特點主要有醫療設備檔案的多元性特點、醫療設備檔案的動靜結合特點、醫療設備檔案的高素質性特點。
1.醫療設備檔案的多元化特點
醫療設備管理檔案從設備的需求、采購、安裝、使用，一直到醫療設備的報廢進行全程的記錄，醫療設備管理檔案能夠直觀、細致的展現醫療設備使用過程中的具體要求和各類細節。同時，醫療設備檔案的形成也是多樣化的，它既可以是利用圖紙進行的數據、文字記錄，也可以是音頻、視頻等電子載體，還可以是利用計算機技術進行的高尖端操作，能夠滿足各種需求，保證醫療設備的正常運行和管理[2]。
2.醫療設備檔案的高素質特點
在醫院的醫療設備檔案管理的過程中，由于醫療設備檔案管理是從醫療設備的采購到報廢的整個過程，這個過程的涉及面較廣，需要醫院的采購人員、醫療設備的維護人員、醫療設備的操作人員等各環節的工作人員進行全面配合管理，共同協作，才能更加高效率、高質量的完成醫療設備管理工作，保證醫療設備檔案管理的完整性。
3.醫療設備檔案的動靜結合特點
在醫療設備檔案管理的過程中，主要是通過動靜結合的方式進行檔案管理。靜態檔案管理的方式主要是對醫院中醫療設備的前期采購計劃、驗收、說明文件等材料的靜態收集，用時較短而簡單便捷[3]。動態檔案收集的方式主要是對醫療設備的運行及維修過程的整理性材料。
二、醫療設備檔案在醫院管理中的作用
醫院的相關領導和醫療設備檔案管理人員要加強對醫療設備檔案管理的重視，真正發揮醫療設備檔案管理的作用，提高醫院的管理的科學性和穩定性。
（一）監督醫院采購工作，促進醫院資金的合理運用。醫療設備檔案工作的開展有利于監督和制約醫院的采購工作，保證醫院采購工作的合理性。在設備的采購過程中，設備檔案能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據。醫療設備的價錢較高，而醫療設備檔案管理能夠對醫療設備采購過程中的各個細節進行細致的分析和研究，然后向領導及衛生廳申請。在醫療設備檔案采購分析的過程中，一般要經歷設備論證申請、招標、儀器管理委員會討論等過程。論證的內容主要是對醫療設備的使用價值、能夠創造的價值等內容進行論證。建立醫療設備檔案，能夠為醫院同類設備的更新做出有效的參考，避免重復的購買為醫院帶來的經濟損失，也為患者病情的有效治療提供有力的保障。同時，也能夠有效避免某些醫院中，一些自控能力較差，素質較低的人員由于利益驅使，醫療設備購買不當、醫療設備功能性問題所帶來的糾紛，通過調閱設備檔案，進行效益分析，最大程度的發揮醫療設備檔案的作用，促進醫院資金的合理、高效運用。
（二）提升設備維修水平，促進醫療水平的全面發展。醫療設備的長期運轉可能會使醫療設備出現性能失靈、零件磨損等情況，導致醫療設備的無法運行，所以醫院必須要定期對醫療設備進行維護和保養。醫療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件，是臨床醫生和維修工程師工作的有力助手，能夠將設備的使用情況、維修情況等內容進行具體的記錄，為醫療設備的維修做出參考貢獻。一旦發生設備故障，能夠及時的查找相關資料，最快的解決問題，避免因為長時間找不到設備故障原因而帶來的一系列經濟損失，不斷提升醫院的設備維修水平，促進醫院醫療衛生水平的全面發展。例如在2012年，吉林省某家醫院的一臺進口CT機發生故障，這種大型的醫療設備突發故障在維修的過程中，是十分麻煩的，難以及時查找出問題，而如果請外來的維修人員進行修復，維修費用至少要30萬元，這個時候醫療設備檔案就能夠發揮他的價值和作用，為維修人員提供有效的數據和維修參考，最后醫院內部人員根據醫療設備檔案在最快的時間內自主完成了維修，為醫院節省了大量金錢，也積累了一定的技術經驗。
（三）維護醫院合法權利，保證醫院正規化日常運營。在醫院運營的過程中，時常會出現由于醫院的醫療設備儀器的原因而產生誤診、漏診等情況而產生醫院與家屬之間的醫療糾紛，這時就需要醫療設備檔案提供原始憑證，保證責任的明確性。例如在2010年，云南市某家醫院接收一位高血壓引發的腦出血患者在吸氧的過程中，氧療機出現故障導致吸氧行為中斷，嚴重影響了患者病情的穩定性，家屬極為不滿。這種問題實際上在各類醫院中，都發生過類似想象，如果利用醫療設備檔案管理辦法，就能夠及時、有效的解決這一問題。醫療設備檔案是檢驗醫療設備合法性、有效性的重要依據，在為病人檢查的過程中，如果出現故障，而設備廠家不予受理的情況下，醫院可以憑此檔案依法維護自身權益，保證醫院的正規化日常運營。
三、結束語
[論文關鍵詞]高等學校；采購；檔案管理
根據《政府采購法》相關規定，高校在一定規定金額和范圍之內可以自主招標，招標涉及貨物、工程、服務等項目，招標過程中會產生招投標文件、評標資料以及合同等相關檔案，種類繁多，數量會因投標單位的數量而變化，總量龐大。招標檔案是學校的建設過程中的重要資料，是后期的項目實施、驗收的依據，也是高校權益的重要保障，是反腐倡廉的重要信息資源。因此，招標檔案的科學管理對高校的規范管理和全面發展有著舉足輕重的作用和重大意義。
一、高校采購檔案管理中存在的問題
（一）檔案機構與采購職能脫節
目前大多數高校單位的文書和檔案管理是兩個相對獨立的部門，檔案工作在高校不受重視，加之高校招標項目量小、時間較分散、階段性的工作，從職能角度上講，工作的交叉性使招標工作和管理存在諸多問題。檔案管理部門通常認為招標結果產生后即表示招標工作已經完成。而各級領導、項目負責人及工作人員的檔案意識都不強，對招標檔案工作缺乏足夠重視，沒有把招標檔案工作實質性地列入專項管理，招標檔案沒有被作為一種重要信息來認識和保護，致使招標工作形成的檔案在歸檔、保存、查閱上存在很大困難。
（二）采購檔案的信息化程度不高
由于編制、開發計算機管理檔案軟件的大多數是計算機專業人員，他們對檔案管理中的一些特殊規律缺乏明確的認識，而檔案管理人員對計算機技術的掌握又缺乏深度，因此實際工作中所用軟件功能還比較單一，僅局限于檔案的編目和檢索，許多工作還得靠手工來完成，信息化程度很低。招標工作形成的檔案資料種類比較多，這些資料最大的特點就是，紙質資料量大、保存年限較長，事后查閱頻率較高。招投標文件都講究權限和時效性，在規定的時間和要求下必須作出有效的承諾和保證，而這些均以紙質形式反映，保證公平、公正和公開。在信息技術高速發展的今天，有些學校甚至還未使用計算機進行相關數據錄入，更談不上專業軟件管理。
（三）采購檔案管理目標不明確，缺乏配套的管理制度
有的高校對反采購檔案要達到什么沒有明確目標，不能根據現有的軟、硬件條件和單位實際工作的需要提出合理的工作目標，也缺乏相應的規章制度。招標項目往往涉及的人員多，檔案收集不規范。同時會涉及貨物、工程、服務等多方面，項目管理人員檔案的整理水平差異很大，沒有按照統一標準和制度進行整理歸檔，檔案的收集也不完整，遺漏現象等。但高校對這方面工作也缺乏相應的責任制度。另外由于招標工作人員及項目負責人多是兼職，沒有額外的報酬和獎金，也沒有相應的管理制度，責任心不強，工作不重視，工作中缺乏溝通配合等，直接造成檔案質量不高。
（四）采購檔案保存存在安全隱患
與紙質檔案載體相比，電子文件的存儲材料的壽命要短很多，一般僅為5- 15年，而很多采購檔案保管期限都達15年以上。在信息化程度比較高的學校，會形成大量電子數據。電子文件的存儲材料容易受材料變質和外來磁場的影響導致數據被破壞，造成數據的丟失。由于計算機系統出錯造成數據庫系統和文件系統故障；錄入或更新的數據不滿足格式條件或要求；人為地、有意識地破壞活動，對數據非正常修改，對軟、硬件的蠻力破壞等都會導致數字化檔案的缺失，并且無法修復的可能性比紙質檔案大的多。
二、改進高校采購檔案管理的建議
（一）重視采購檔案管理工作，明確專職專業管理人員
招標檔案工作對于高校的權益保障有著至關重要的作用，高校應加強重視此項工作。鑒于招標檔案的重要性，應建立學校招標檔案工作領導小組和明確檔案管理專職人員，并且應保證一定的穩定性。專職工作人員應利用現有的資源，采取科學的方法和手段從各方面及時、廣泛地搜集現有招標相關檔案，并對照歸檔范圍進行系統的整理、檢查分析，確保招標檔案符合原始、完整、準確的要求。
（二）加大采購檔案的信息化程度
檔案是一種信息產品，要合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用并獲得最佳效益，必須通過軟件開發編制檔案檢索管理系統。此外，在服務技能上要有自動控制技術等手段的支持，對檔案進行全方位、多角度、高效和安全的改造，保證電子文件的管理與監控。高校招標工作的階段性和時效性特點確定單獨開發編制檔案檢索系統的成本太高，但人工檢索管理存在較大的難度，工作效率低。因此，系統檢索方法的實現可利用學校資源，比如在校檔案室管理軟件的平臺上進行再次開發利用或者利用學校人才資源開發簡易檢索工具，這一檢索方法的存儲量大，檢索效率高。另外，各高校檔案管理機構需要在其外部與高校圖書、情報等其它信息系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，通過構建網上檔案服務平臺，為更多的用戶提供服務。
（三）完善采購檔案的專項管理制度
高校招標檔案資源建設涉及學校貨物、工程、服務等各方面，也是一項系統工作。做好招標檔案管理工作的重要基礎和保證就是建立健全檔案管理規章制度。
建章立制，完善各項招標檔案管理辦法，并認真貫徹實施。根據學校設置招標組織的情況制定招標檔案管理規章制度，明確招標檔案管理人員的具體職責，按照問責機制原則進行管理和監督，同時設定一定的獎懲制度，提高工作人員的責任心和積極性，保障招標檔案的連續性和完整性，使招標檔案工作進一步制度化、規范化。
（四）構建采購檔案的保密及安全防護體系
招標過程中每一個信息對于招投標雙方的公平都是至關重要的。關系著招標后項目合同的簽訂、項目的實施驗收以及糾紛處理。隨著招標的結束，合同的簽訂、項目的實施及驗收陸續進行，包括可能出現的糾紛事宜，招標檔案是這一切工作的基礎，學校合法權益的重要保障，是具有重要價值的原始資料。這就要求檔案專職管理人員要做好招標檔案的保管和保密工作，確保檔案的安全性和完整性，不能違反相關的操作程序。同時，根據電子檔案特點和網絡結構的特點，其安全防護也應綜合使用各種安全防護措施，構建立體化的安全防護體系。包括設立防火墻和安裝殺毒軟件，防止未授權系統的侵入；安裝加固軟件，防止對系統安全構成的威脅。檔案信息網絡主要是學校內部局域網，其網絡上運行有大量的密級信息，除安裝各種網絡安全防護軟件外，還應對網絡的安全運行情況進行檢測。為了確保信息的完整、準確，必須進行數據備份，并脫機保存到其他介質上，以防止數字信息的丟失或更改。
關鍵詞：企業合同；合同檔案；檔案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現今社會大環境下，企業為了維護自身的權益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關系的重要紐帶，不僅成為了企業進行經濟活動的重要文件，也是解決各種事務糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業合同檔案的管理，發揮其在現代企業管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據此，本文根據合同建立的必要性，結合目前企業合同管理中存在的問題對企業合同檔案的管理進行闡述。
2 企業合同檔案建立的必要性
企業合同是指該企業合同承辦部門為了實現某種經濟目的，依照合同法及其有關法規和規定，代表該企業與平等民事主體之間簽訂的設立、變更、終止民事權利與義務關系的書面協議。企業合同檔案是企業在經濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業合法權益，防范法律風險。作為一家核電企業集團下的二級子公司，涉及的合同大多數是以核電技術服務合同為主，與核電廠的運行和服務工作都密切相關。因此，做好本企業的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環境的影響
隨著經濟的迅速發展，全球大環境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發展核電，對本企業的發展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務的本企業，管理層在順應時展潮流，尊重客觀規律，增強法制法律觀念，處理國際關系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規則，增加自身合同風險化解能力，提高企業核心競爭力。而企業為維護自己的利益， 在生產經營，提供技術服務時會簽訂許多合同協議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產生合同檔案， 因此，企業需建立完善科學的合同檔案管理機制③。
2.2 內部發展的需求
企業每一項經濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數方根據國家法律和行政法規，遵循平等互利、協商一致的原則，為實現一定的經濟目的和明確相互間的權利義務而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業的合同主要以技g服務為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業要發展，要保持穩定，遵照合同規章履行相應條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業合同中技術服務合同是由負責商務活動的部門進行管理，而采購合同是由業務需求部門自行負責。基本上，合同審批流程是由合同承辦人負責，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經過一系列復雜的環節。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現文件遺失或保管不全等現象，從而導致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發生兩年后才歸檔的情況出現。
3.2 合同檔案的管理不規范
現國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規范和辦法，也就是說，對企業的合同檔案的管理缺乏相應宏觀性的依據文件和具有指導性的工作指南。企業對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發利用工作等沒有形成明確的規章制度，企業現僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔保書、抵（質）押書、資質證明書、法人授權委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉讓、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。
3.3 合同檔案質量有待加強
現階段，企業對文件的管理沒有專門的機構進行把控，雖然企業有設置質量管理機構，但其職責并不對企業的文件模板、格式、內容進行負責。部門里設置的質量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責范圍和工作要求企業沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規范、格式不齊全，合同編號出現重復等現象，也使得合同文本生成質量大打折扣。
4 深化企業合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業合同檔案管理是企業生產、經營和管理等各項活動正常運轉的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業根據檔案相關規定，需制定一套與本企業相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構建和完善企業檔案管理體系，提高合同檔案管理的規范性。合同檔案管理規定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業合同檔案收集完整性、規范性和準確性。
按照國家對檔案工作實行“統一領導、統一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業的寶貴財富，是體現企業技術水平、經濟實力、資質、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規范。
4.2 規范企業合同檔案科學管理
現企業里的合同檔案是作為企業檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質量把控，明確文本格式和歸檔符合規范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關的附屬內容，以確保合同檔案的成套性、內容完整性和準確性。
在需要得到企業領導大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規范，并能有效利用，使管理層認識到企業合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發生事務糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發揮出來，能為企業在維護自身權益時起到關鍵性的重要作用，也就能讓領導管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結果會大不相同。為此，需要企業檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設，提升合同檔案管理的網絡化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。”在信息化快速發展的今天，通過檔案信息化建設，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、檔案利用網絡化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網絡連接手段提高資源利用率，實現信息資源共享。同樣，在企業合同管理工作中，采用先進的信息化技術，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現網絡平臺的在線處理和管理，完成實現合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發和利用合同檔案⑨。
企業在辦公平臺上納入了合同管理系統，從合同準備、訂立、執行和合同關閉等都實現了文件追蹤查詢，但其基礎信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓力度，但對企業合同檔案方面的培訓相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關的法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感；另一方面加強業務部門經辦人員的檔案意識和法律意識，為企業合同檔案的管理奠定良好的基礎。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關系
《合同法》規定：當事人在訂立合同中知悉的商業秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當地使用該商業秘密給對方造成損失，應當承擔損害賠償責任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業秘密、技術秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據法律法規或交易規則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎上大力開發合同檔案資源，服務于企業的各項工作⑩。
5 結束語
在經濟快速發展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業經驗合同檔案的管理水平，最終提升企業業務糾紛法律抗風險能力。如果糾紛一旦發生，我們可以及時運用合同檔案記載的內容和原始依據，依法維護企業的合法權益，將企業發展壯大。
參考文獻
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基層疾控中心實驗室通過計量認證／認可后，實驗室的檔案建立和完善在工作中有著重要的意義，實驗室檔案的規范化和科學化，能正確、全面反應實驗室建設的歷史，實驗室的檔案建設和管理水平是衡量單位實驗室質量控制效果的重要標志，實驗室檔案是實驗室管理中不可缺少的一部分10。本文就如何根據實驗室檔案、實驗室自身的特點以及屬性和行之有效的運行機制來建立起實驗室檔案，進而更好的利用實驗室檔案，規范實驗室各方面的管理工作。
1 實驗室檔案管理的重要性
1.1 實驗室檔案是實驗室創新及提高質量的主要依據：實驗室檔案如實驗項目、實驗內容、使用方法、檢測依據、實驗室的質量控制檢測最終結果等實驗體系及實驗室工作人員結構、專家審查督導情況、上級檢查反饋的意見和建議，每年都將通過文字記錄歸類整理后保留下來。這些意見和建議有助于我們不斷改進實驗室的工作質量、工作方法和提高工作成效，從而不斷提高實驗室的整體質量。
1.2 制定新的實驗室工作計劃：對歷年的實驗室項目、使用方法、實驗手段的記錄進行分析研究，總結實驗室檢測工作的經驗，發揮優勢項目，克服工作中出現的差錯。有助于實驗室在實際工作中探索一套更為合理的實驗方法。
1.3 實驗室檔案是疾病預防工作的重要保證：實驗室的工作是單位創新提升疾控中心立足于社會的一項重要工作，實驗室工作又離不開儀器設備，特別是大型精密儀器，即大型精密儀器的安裝、調試、使用方法及故障排除措施的詳細記錄以檔案的形式保存下來，如：同一類型而型號不同的儀器其性能、準確度、靈敏度都不一樣，使用過程中的這些詳細記錄給后期的實驗室日常工作和科研工作帶來很大的參考性和選擇性。
1.4 實驗室檔案有利于合理運用精密儀器及儀器設備的合理配備，更好地為單位創兩個效益服務：利用實驗儀器的使用記錄，可以得出儀器的使用效率，也就可以分析出哪些儀器是實際工作必備儀器，哪些儀器是在條件具備時才可購置的儀器，這樣就可優化利用單位投入的有限設備經費，從而避免盲目采購儀器設備給單位造成浪費；另外，以前的使用記錄會詳細記錄操作者在使用每一臺儀器的運行情況，如各種技術指標是否符合使用情況，維修率的大小、維修是否方便等，以此為單位實驗室提供儀器使用的基本信息，也為今后單位在購置儀器設備時選擇合適的廠家提供重要的參考。
2 疾控中心實驗室的檔案建設范疇
疾控中心實驗室的檔案歸檔內容不同于單位的整體檔案管理，在參考
3 做好實驗室檔案的保管工作
做好保管與利用的有機統一工作，是檔案工作的重要組成部分。要讓實驗室工作人員認識到檔案保管工作絕不是階段性和過渡性的工作而是一項長期保持性、常規性的工作，只有如此，才會避免出現在如遇資質評審時便加大力度突擊整理。審評結束便束之高閣、無人間津的現象真。由于疾控中心檢驗工作的檔案有其自身的特點，包括：微生物檢驗、理化檢驗、臨床生化檢驗及免疫學檢驗、臨床基礎檢驗、寄生蟲病原體檢驗等多個專業，因此對各實驗室收集的基礎資料，均需要事先進行分門別類的歸納整理，從而提煉出有價值的檔案材料進行歸檔。對檔案材料的保管，原則上絕大部分檔案材料不具有保密性，需要做的工作是采取措施預防有可能發生損壞和丟失檔案的各種因素。在平時實際運用工作中，堅持立足長遠，保證當前，不僅強調保護檔案而且更重要的是考慮利用方便。采取半開放式管理辦法，即單位有專人保管，實驗室設立專門場所放置，每時每刻均可方便查閱或借閱，配合好疾控中心管理員進行定期檢查與整理以防損失和丟失，井按時補充新的檔案材料。為此我們特制定檢驗實驗室檔案借閱辦法，并對借閱的檔案進行登記，隨時追蹤檔案的使用情況。對于不能集中管理，而平時又需要用的資料，采取實驗室有關人員自己保管，由疾控中心檔案管理人員建立文檔目錄并實施跟蹤監督。
4 檔案的運行規苑管理
檔案的建立和運用，必須建立切實可行的各種規章制度，目前檔案管理的制度很多，上至國家檔案法，下至單位檔案管理都有一個明確的規定。在建立檢驗實驗室檔案的過程中，按照疾控中心現有的各類檔案管理制度。如《機關檔案工作業務建設規范》、《歸檔文件整理規則》、
工作檔案管理制度》、《疾控中心實驗室工作管理辦法》等相關文件進行有效的管理結合檢驗實驗室的歸檔特點。從歸檔、分類、排列、編號裝盒、編制檢索等方面加以規范。在管理方法上，既兼顧手工管理的傳統技術，又運用現代化的技術手段，實行文檔一體化管理，實行紙質檔案、電子檔案的雙重管理辦法，并逐漸將紙質檔案數字化，實行電子文件的集中統一管理，疾控中心實驗室有其自身的特色，作為一個疾病預防提供準確科學信息的中心，其技術含量高、設備精良、人員家質要求高，因此具有工具材料的資料整理在管理上力求要準確、完整、連續性、可溯源性和統一性，搞好實驗室檔案建設，其目的就是為了利用檔案。只有高效發揮檔案資料的重要性，才能將疾病預防工作做得更準確更完善。因此，在逐步搞好檔案收集保管的同時。更加注重做好檔案的利用工作，為實驗室各項工作的規范化管理服務。其具體做法是充分發揮檔案的現實作用和長期作用，現時作用即為規范當前各項工作服務，發揮在收集檔案時促使相關人員進行相應的工作，來支持檔案建設，從而完成相應的內容。長期作用即主要為制定建設規劃服務。利用檔案對已做事情質量進行分析和比較，找出問題與差距，提出改進意見和措施，為制定建設規劃和指導今后工作服務。通過兩方面的作用，最終目的是規范實驗室各方面的管理工作。
5 實驗室檔案管理存在的問題及對策
公立醫院是以醫療服務為中心的公益型事業單位，核心是“治病救人”。醫改中，公立醫院改革是一項難點和重點工作，改革的最終目的是實現更好的管理醫院，更好的救治病人，滿足人民群眾就診需求。為此，應調動和利用醫院檔案管理在內的一切積極因素來實現這一目標。在醫改新形勢下，公立醫院檔案管理工作如何加強和發展，才能更好的服務醫療業務，助推醫院提升管理水平和“治病救人”能力，是一個值得思考和探索的課題。
一、公立醫院檔案管理存在的問題
（一）重要性認識不足，檔案意識不強，檔案收集不完整
對檔案重要性認識不足，認為與醫療中心工作相比微不足道，可有可無，涉及到相應工作時不主動、不積極、不用心。檔案意識淡薄，認識不到檔案是一種信息資源，是一筆不可再生的財富，對檔案敏感度不夠，造成該收集的檔案不收集，該完善的檔案不完善，該歸檔的檔案不及時。
（二）管理制度不健全，監督獎懲不到位，利用率不高
管理制度不健全，特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細，無具體的細化標準，使歸檔出現不應有的遺漏和空白。在執行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時，沒有建立起良好的監督檢查和獎懲機制，造成檔案管理各環節中有不規范、不嚴密、隨意性和出差錯的現象。
（三）人員配備不合理，經費投入無保障，硬件條件不達標
很多醫院都沒有專職管理人員，多為兼職，造成管理人員精力不夠，責任心不強。特別是檔案管理專業出身的人員更是鳳毛麟角，人才缺乏導致管理技能不高，不能支撐和滿足醫院檔案管理水平的提升和檔案管理發展的需求。同時由于認識不到位，必要的經費投入無保障，造成硬件不達標，不能滿足檔案保管的“八防“要求，為檔案管理埋下嚴重的隱患。
二、加強公立醫院檔案管理要抓好的重點工作
（一）加強宣傳，講清作用，形成領導重視、職工參與的強大工作合力
高水平的檔案管理，是需“全民”參與的一項系統工作，領導重視與否是抓好公立醫院檔案管理的關鍵，領導知道檔案管理在醫院建設和發展中的重要意義，讓職工知道檔案在科研、教學、業務技能提升等個人發展上的積極作用，只要主要領導重視，就會在人員配備、經費投入、軟硬件建設等方面形成良好的寬松環境，各部門收集檔案的人員積極參與，就會形成強大的工作合力。
（二）加強建設，保障投入，形成人員配備合理、硬件條件達標的堅實工作基礎
要重視檔案管理的軟硬件建設，檔案人才建設是抓好檔案管理的核心，達標的硬件條件是抓好檔案管理的基礎，科學的信息化手段是現代檔案管理必須借助的先進工具。這些都需要醫院認同并保障投入，把經費納入醫院預算，檔案人才培養納入醫院人才建設規劃，檔案信息化納入醫院整體建設方案，為建設醫院高水平的檔案管理打下堅實的軟硬件工作基礎。
3.完善制度，狠抓落實，形成職責分工明確、各環節運行流暢的高效工作機制。
要根據《檔案法》等法律法規，結合各自實際，完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規章制度，制定檔案綜合管理辦法，明確職責分工、監督到位、對應獎懲，讓相關人員清楚怎樣工作，減少檔案管理隨意性，保證檔案管理各環節工作高效流暢的運行。同時醫院自身檔案管理有其局限性，需加強與上級檔案管理部門的溝通和聯系，定期和不定期的邀請上級部門專家指導、幫助，對檔案管理有關最新動態、發展方向、人員技能提升等都有積極作用，是提高檔案水平的有力手段和有效措施。
三、注重以下幾方面的檔案價值利用，助推醫院提升管理水平和治病救人的能力
（一）利用好醫療、人事檔案，助推醫療業務和人才建設水平的提升
要注重利用好病歷、影像等醫療檔案，讓其在科研、教學、學術、治療、新技術新項目引進等方面發揮積極作用，體現應有價值，以此助推醫院整體醫療技術能力和水平的提升;利用好人事檔案，善于從人事檔案結合實際找準醫院人才隊伍的優與劣、長處與短板，有的放矢以發展的眼光做好人才規劃，提升醫院人才規劃和人才隊伍建設的水平。
（二）利用好基建、設備檔案，助力醫院基本建設、設備采購的科學規劃和合理維修的高效實施
要注重基建、設備檔案的完善和利用，要明確所有基建、設備資料必須收集完整并歸檔，特別是基建中的設計圖、施工圖、各種“管線”圖，設備中的說明書、廠商聯系方式、各種維修保養資料等。樹立基建、設備檔案對基建、設備維修保養非常重要的理念，注重其檔案在維修保養以及醫院基建規劃、設備采購計劃中的價值和利用。
（三）利用好財經檔案，以數據助升醫院經濟運行水平
撰寫人：___________
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期：___________
xx年公司物資采購部工作總結
xx年，政府采購辦在旗委、旗政府的正確領導下，各相關單位和部門的大力支持與配合下，全面貫徹落實《政府采購法》和自治區、市、旗有關文件精神，繼續以擴大政府采購規模為中心，以規范采購行為為重點，以促進社會經濟健康發展為目標，緊緊圍繞“依法采購、優質服務、規范操作、廉潔高效”的服務宗旨和“重服務、重效率、重規范”的工作思路，按照“規范采購行為，提高資金效益，維護國家利益，促進廉政建設”的目標要求，堅持“以人為本，規范運作，文明服務，公正立業”的工作理念，不斷拓寬采購渠道,規范采購行為，積極認真地完成各項采購任務。現將采購辦xx年工作運行情況總結如下：
一、強化服務，高效完成政府采購任務。
采購辦緊緊圍繞全旗經濟建設大局，全方位拓展政府采購范圍，著力培育公開、公平、公正的競爭機制和市場環境，不斷強化服務意識、誠信意識，全力做好旗鄉行政事業單位的采購服務，積極認真地完成各項采購任務，服務質量和公信力不斷增強。
xx年任務完成如下：全旗實際采購規模達到64739.18萬元，節約資金xx.54萬元，資金節約率為3.27
%。其中：貨物類采購金額為2132.62萬元,節約資金256.99萬元，資金節約率為6.99%;工程類采購金額為6xx.56萬元，節約資金1735.85萬元，資金節約率為2.86%;服務類采購金額為609萬元，節約資金25.7萬元，資金節約率為4.06%。公開招投標采購額62307.56萬元;詢價和談判采購額365.55萬元;競爭性談判采購額1629.18萬元;邀請招標采購額436.89萬元。有效地降低了財政支出，最大限度地發揮了資金使用效益，為維護國家和社會公共利益、保護政府采購當事人合法利益、促進黨風廉政建設以及構建公開、公平、公正、和-諧的政府采購環境作出了積極貢獻。
二、完善操作規程，確保政府采購公開、公平、公正。
一是做細做好采購前的準備工作。
對采購單位提出的采購申請嚴格把關及時審核、登記，提出采購方式建議，并根據批準的采購方式下達給采購中心或采購單位進行采購。
二是做好政府采購信息公開工作。
堅持《達拉特旗采購信息公告管理辦法》的有關規定，在中國采購與招標網、鄂爾多斯政府采購網，“達拉特之窗”，《達拉特報》等媒體上招標公告、中標結果和采購信息等，并確保招投標、采購信息的真實、準確、可靠。
三是嚴肅采購程序。
采購中繼續邀請旗審計局、檢-察-院預防職務犯罪科和采購單位代表等參與全過程監督，采購過程公正、透明。
三、實施標準化政府采購檔案管理。
xx年,對實行政府采購過程中形成的包括招標文件、評標資料、采購合同、驗收報告等大量資料，按《政府采購法》規定，需要長期保存的文件，今年采勸專人保管、登記造冊”的辦法，管理現有的政府采購資料。對以前的文件資料重新整理裝訂，有效地防止資料的散失。
四、充實政府采購評審專家庫
原有的評審專家數量少，技術力量薄弱，專業單一，已無法適應規模日益擴大，操作逐步規范的政府采購工作，因此我們擴充了專家的數量，截止xx月份，全旗共有各類專家450人。針對一些專業性、技術含量高的設備采購，我們與自治區或市一級的專家庫實行資源共享。如：旗人民醫院采購的醫療設備請市里專家進行評審;規劃局對城市規劃設計、城市的總體規劃請自治區一級專家評審。通過本機專家庫的擴充和自治區、市級的專家實行資源共享，現基本能滿足旗級政府采購工作的需要。
五、大力抓好制度建設。
建立健全了《達拉特旗政府采購管理暫行辦法》、《達拉特旗政府采購供應商資格認定管理辦法》、《達拉特旗集中采購機構監督考核管理辦法》、《達拉特旗政府采購信息公告管理辦法》、《達拉特旗政府采購評審專家管理辦法》、《政府采購工作人員工作紀律》、《政府采購工作流程》等制度。
六、抓學習、抓服務、抓干部隊伍建設，塑造政府采購的良好形象。
(一)抓服務
采購就是服務，服務必須付出，我們把為機關服務，為供應商服務作為自己的天職，真心實意搞好優質服務，努力塑造政府采購的良好形象。
(二)抓學習
一是采用自學與集體學習相結合方式，學習財政知識、政府采購法、采購操作程序等方面的知識;
二是今年征訂了《政府采購法使用手冊》、《政府采購報》及《政府采購法規則制度造編》等與政府采購相關的報刊雜志，為學習提供物質基礎;三是積極參與市里相關知識的學習和培訓。
(三)抓干部隊伍建設
認真學習反腐倡廉的相關知識，嚴格執行政府采購辦人員的“八不準規定”。
在街道辦事處的正確領導下，在街道領導的親切關懷和大力支持下，行政辦公室的各項工作，都發生了明顯的變化。并開始逐步走向制度化和規范化的正確軌道，為了總結經驗、找出差距、制定今后的發展思路,現將今年以來的工作情況匯報如下：
一、 今年第一季度的工作情況
今年第一季度, 街道行政辦公室主要抓了以下幾項工作:
一是，在文書管理方面，文件來了之后都由行政辦公室進行存檔，然后進行登記，在登記時，分類處理，分類保管，分類存檔。同時，還要把她們規范化的保管好。
二是，在檔案管理方面，我們按照區有關部門的指示精神，分別在北厚社區、鋼南社區建立了基礎性檔案，在今年3月的初級檔案檢查過程中，區檔案局等有關部門，經過檢查都比較滿意，從而為下步在其他社區開展這項工作，不僅奠定了良好的基礎，而且還起到了積極的示范作用。
三是，在文件管理方面。凡是上級下發的各項文件，我們都首先進行登記，然后送給有關領導進行批閱，領導批示后，由行政辦公室負責進行催辦、查辦，最后進行歸檔。由于，文件批閱制度的建立，從而使文件收發制度日趨完善，文件運行更加規范，歸檔工作比較及時。
四是，在制度建設方面。今年年初，街道領導為了完善部門管理職能，要求各部門分別制定了科室管理工作制度，按照領導的要求，我們行政辦公室制定了《行政工作管理辦法》。
五是，在檔案管理方面。為了加強對街道檔案的管理工作，我們行政辦公室的兩名工作人員，都能夠按照上級有關部門的要求，定期對街道檔案室進行衛生保潔和文件歸檔檢查工作，從而使檔案管理實現了制度化、規范化和經常化。
六是，在食堂管理方面，過去是食堂把錢全部交給炊事員進行管理，由炊事員安排食譜，為了改善伙食狀況，現在，我們將伙食費分成四份，每星期支付一份給炊事員，在這種情況下，可以節約資金，還可以使伙食越辦越好。另外，在伙食的管理方面，現在，無論是買米還是買面都由行政辦公室具體操作，并且能夠在每星期對一次帳。總之，在這方面我們加大了管理力度。
七是在物品管理方面，由過去隨意管理變為科學管理，具體做法是: 物品入庫要進行登記，物品發放也要進行登記, 這樣不僅控制了物品的使用周期, 而且還實行了節約的原則, 在某種程度上還節約了辦公經費。
2006年上半年，xx地稅局辦公室結合工作職能，突出重點，狠抓落實，主要做了以下工作：
1、認真做好2006“管理年”活動組織協調工作。“管理年”活動是今年全局工作的重點，辦公室作為牽頭部門，根據局黨委的工作部署和要求，協調相關科室，就“管理年”活動的組織實施做了大量基礎性工作，先后制定了《xx地方稅務局2006“管理年”活動實施意見》、《xx地方稅務局2006年基層單位目標管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《機關目標管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《xx地方稅務局機關日常考核及“管理年”活動檢查評比項目和標準》、《星級管理辦法》等一系列規范化管理考核辦法，確保了我局“管理年”活動的順利開展。
“管理年”活動中，按照局黨委的要求，堅持高標準，組織協調相關科室結合我局實際抓亮點，搞突破，并積極主動地做好與市局管理年活動辦公室的工作聯系，及時提報我局的亮點工作，我局的星級管理考評制度、重點稅源企業納稅申報直通車管理、稽查提醒制度、干部隊伍建設等工作均被市局管理年活動辦公室列為創新性工作項目，受到xx市局領導的關注和肯定。結合“管理年”活動的開展，牽頭對以前的涉稅事項、工作流程及制度、辦法進行梳理整合和修訂完善，完成了《xx市地方稅務局崗責工作規范（試行）》初稿撰寫工作。原創：《崗責規范》共分六大類，內容涵蓋納稅申報、稅務登記、發票管理、納稅服務、減免稅管理、納稅評估、社會綜合治稅、重點稅源監控等稅收工作各個環節，共六十余個崗位，對每個崗位的工作程序和工作標準、工作要求都進行了明確和規范。
2、做好星級管理考評工作。根據局黨委的要求，創新管理考核體系，牽頭制定了《星級（崗位明星）管理暫行辦法》、《崗位明星評選辦法》，明確星級單位和個人的考核評選標準及程序。上半年，結合目標管理考核，先后組織了三批星級單位考評，并下發了通報。通過單位推薦、考試選拔、公示等程序，組織評選了二季度崗位明星。
3、強化政務督查工作。為使督查工作走上規范化、制度化的軌道，進一步充實完善了《督查工作制度》。從督查工作任務、督查工作程序、督查方式及權限、督查組織實施等五方面進行了詳細的規范和明確，建立健全了督查立項登記、督辦、反饋和檢查制度、督查專報、通報等一系列督查工作制度和辦法，有效地保障了政務督查工作的順利開展。今年以來，圍繞全局工作重點、每月份重點工作、局務會確定的重點工作事項、局黨委的重大工作部署和決策等，加大督查廣度和深度，全面做好日常督查、目標督查、專項督查及領導交辦的重要事項的督查催辦。半年共下發督查通報12期，督查專報1期，有力地促進了各項工作的落實到位。
4、進一步完善目標管理考核工作。根據局黨委要求，明確分工，專人負責，結合實際，在廣泛征求局黨委和各單位意見的基礎上，對目標管理考核辦法進行了修訂完善，使我局的目標管理考核工作與青島市局考核辦法更加科學合理，切合市局考核要求。同時，把目標管理考核與“管理年”活動考核相結合、日常管理考核和上級各項考核相結合、單項考核和綜合考核相結合，認真做好全局日常管理考核和“管理年”活動考核，努力做到全面細致，規范周到，以考核管理促進各項工作的落實。
5、加強檔案管理和資產管理。在檔案管理上，立足高起點，堅持高標準，繼續加強了對全局各類檔案資料的收集整理工作，進一步提高了我局的檔案管理工作水平。
在資產管理方面，根據市局《財務管理辦法》，修訂完善了我局的固定資產管理辦法，嚴格控制固定資產購置、大項固定資產處置等審批程序，嚴把入口、出口關。建立了固定資產管理動態流程，杜絕管理上的漏洞。同時，加強后勤行政管理，按照高效、節約的原則，積極做好車輛管理、衛生管理、辦公用品采購、政務值班等服務工作，為全局各項工作的開展提供了后勤保障。
6、發揮參謀助手作用，搞好信息調研工作。圍繞局黨委中心工作，發揮辦公室在信息調研工作中的主導作用，加強對全局信息調研工作的指導和協調。上半年，組織召開了信息調研工作會議，邀請市局信息調研工作人員，以以會代訓的形式，對全局信息調研員進行了培訓。制定了《信息調研新聞宣傳工作管理辦法》，調整充實了兼職信息調研員隊伍，及時做好全局信息調研文章的篩選、整理和上報工作。特別是加強了對全局經驗性、創新性工作的對上提報力度。上半年，xx市局、省局等信息簡報先后對我局星級管理、重點稅源管理、干部隊伍建設“六子工程”、稽查提醒制度等重點、亮點工作進行了介紹。上半年共上報各類稅務信息80多條，被省局、市局、xx市政府及xx市委、市政府等上級部門采用30多條，采用調研文章8篇，比去年同期增加6篇。
7、加大稅收宣傳力度，不斷提升平度地稅社會形象。主動加強與有關媒體的聯系配合，積極主動的做好全局稅收宣傳工作，上半年全局在各級各類新聞媒體發表宣傳稿件50余篇。在人民日報、中國稅務報等中央級媒體發表稅收宣傳稿件四篇。五月份，在《人民日報》發表了《xx地稅局以“三化”促進稅收管理》的稿件，較好地宣傳了我局“管理年”活動，在社會上產生了良好反響。
二、存在的問題及不足
一、主要工作內容
2010年1月1日至2010年4月30日，負責公司行政及后勤管理工作，其工作重點是進行公司規章制度的建設；2010年5月1日至2010年8月31日，全面負責總經理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，該階段的工作重點是人力資源工作規范性建設；2010年9月1日至2010年10月31日，全面負責總經理辦公室的行政、后勤及人力資源管理工作，同時負責項目部的全面管理工作，該階段的工作重點是項目部規范管理的建設；2010年11月1日至今，負責公司行政及后勤管理工作。本人實際上是從事了12個月的行政、后勤管理工作，6個月的人力資源管理工作，2個月的項目部管理工作。
二、主要工作業績
(一)行政管理工作
1.完成了公司規章制度建設工作。主持制定了17套規章制度，其中親自主筆編寫11套，這些制度基本上滿足了公司目前的管理需求，從而使公司的各項管理有章可循，員工有“法”可依，為公司實現企業現代化規范管理奠定了良好的基礎。
2.公文管理工作實現了制度化、規范化。建立了各種內、外公共文書的管理流程，使公文的收、發、送、閱、審、存、借有了嚴格的管理程序，確保了公文傳送的及時性、公文執行的有效性及公文使用的安全性，從而對提高公司的工作效率起到了促進作用。
3.檔案管理工作實現了規范化。建立了公司專業的檔案室，并實行了專人管理，對公司檔案進行了分級、分類、編號登記管理，對檔案的歸檔、保管、調閱、借用實行了嚴格的審批管理，并實行了紙質版和電子版同時保存的管理方式，確保了檔案管理的安全性及延續性。
4.完成了前臺接待的標準化管理。公司現有三個前臺，均進行了統一的形象布置，并對前臺接待員的崗位進行了全面培訓，統一了公司的接待流程及工作要求，為樹立公司良好的企業形象起到了積極作用，為公司各部門的業務接待起到了模范作用。
5.會議管理基本上實現了標準化。公司對內、對外的會議，從會前準備到會中服務及會后跟蹤，都能全面完成，無論是會議接待、資料制作、會場布置都能較好地完成，保證了各項會議的成功召開。
6、印章管理工作基本規范。嚴格按照《印信管理辦法》執行印章使用審批制度，對印章的啟用、保管、使用均進行詳細的登記管理，確保了印章使用的合法性和安全性。
總之，公司的行政管理工作，在海南企業中已達到了上等水平，我們的公司也跨入了現代化規范管理的企業行列。
(二)信息管理工作
1.加強了網站的管理工作，對網站內容進行了嚴格審核，并不斷充實網站內容、更新網頁，及時上傳新信息、搜集外來信息，為企業建立了一個良好的宣傳窗口，并對網站后臺進行了分析、匯總，及時掌握網站使用動態。
2.建立了企業信息庫，完成了公司信息的統一管理，規范了公司信息的使用流程。目前已建立客戶信息、通訊信息、項目信息、新聞信息、資訊信息五個子庫，并完成了通訊信息、客戶信息及資訊信息三個子庫的信息收集，共收集信息515條。
3.加強了信息收集與信息傳遞工作，增大了公司的信息量及信息流，按照公司領導要求進行了《資訊周報》編制，并提供給公司中、高層領導學習與運用，方便了領導的工作，同時也提高了工作效率。
(三)人力資源管理工作
1.制定并實施了《人力資源管理細則》，規范了招聘、錄用、轉正、離職等人事工作流程，明確了人才選聘標準。
2.完善了人事檔案管理工作。制定了人事檔案規范內容，健全了人事檔案，規范了人事檔案管理流程。
3.企業文化建設初具規模，先后組織了項目開工典禮、周年慶典、抗震救災捐款、新年聯歡晚會等大型活動，組織了大、小六場培訓活動，并組建了籃球隊，開展了多場籃球比賽，以及印發《項目簡報》41期、參展冬交會、參展海洋漁業博覽會等多種宣傳活動，不斷地提高了企業知名度，有效地塑造了企業文化。
(四)后勤管理工作
1.資產管理工作規范化。對公司資產在進行徹底清查的基礎上，依據公司《資產管理辦法》分別按部門對資產進行了分類、編號登記，并將管理責任落實到具體的使用人或保管人，規范了資產采購、驗收、入庫、領用、回收、調撥等管理流程。
2.車輛管理工作得到了加強。對公司車輛的調度審批、調配使用、維修維保、行車安全、違章處理、費用控制、車輛保管等方面進行了嚴格管理，并嚴格執行了派車審批制度，達到了有效地使用車輛和有力地控制費用的雙重效果。
3.辦公用品管理工作規范化。實行了辦公用品月計劃制度，并結合以舊換新的節約措施，既保證了工作需要，又避免了不必要的浪費，有效地控制了辦公成本。
(五)總經理辦公室管理工作
1.以創建先進集體為目標，加強本部門的團隊建設與管理，使本部門具有較強的凝聚力和榮譽感，且具有很好的團隊精神。本部門在公司的重大活動中均取得了最好的成績。
2.本著嚴要求、勤指導的方式，以樹立模范、培養骨干為目的，加強本部門員工的教育和培養。
三、主要工作經驗
1.做人原則：做員工表率，為下屬老師，當同事朋友。
2.做事原則：原則堅定，獎罰分明；身先士卒，帶頭實干。
3.管理原則：理論上高度，實踐到深度；分工要明確，責任必到人。
四、工作中的不足
1.行政管理力度欠佳，行政監督職能不強。
2.規章制度執行不嚴，執行制度時有寬松之短、仁慈之弊。
3.考核制度還待進一步完善。
五、新年工作愿景
1.為總經理分憂解難，與員工一道艱苦創業，為實現公司的宏偉目標而奮力拼搏。
2.不斷學習、不斷創新、不斷提高，努力成為一名優秀的職業經理人。
3.務實敬業、勇擔重任，希望有機會為企業做出更大的貢獻。
六、新年工作設想
(一)行政管理工作
1.在對現行規章制度執行進行調查研究的基礎上，進一步修正和完善現行規章制度，并加大各項規章制度的執行力度；
2.新建《合同管理辦法》、《保密管理制度》、《會議管理制度》、《辦公場所管理規定》、《員工行為規范》、《工服管理規定》等規章制度，以滿足公司發展的需要；
3.建立企業危機管理機制，有效預防或應對企業經營危機；
4.建立規范的行政監督機制，加強行政管理力度。
(二)后勤管理工作
