時(shí)間：2023-06-02 11:34:01
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇客戶合同管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
（一）加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)在經(jīng)營過程中面臨著諸多風(fēng)險(xiǎn)，但最直接的風(fēng)險(xiǎn)來自確定買賣雙方權(quán)利義務(wù)的經(jīng)濟(jì)合同，例如，企業(yè)未對(duì)違約責(zé)任進(jìn)行認(rèn)真審核，如果無法按期交貨，則將面臨巨大的經(jīng)濟(jì)損失；再如，企業(yè)對(duì)于一些老客戶，在銷售過程中未與其簽訂經(jīng)濟(jì)合同，當(dāng)客戶無法償還貨款時(shí)，企業(yè)則面臨舉證責(zé)任難等問題。企業(yè)通過加強(qiáng)合同管理可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同中隱藏的潛在風(fēng)險(xiǎn)、減少由于工作人員馬虎使企業(yè)面臨風(fēng)險(xiǎn)、提醒企業(yè)按時(shí)、按量履行合同、提高對(duì)企業(yè)合同保管重視程度，最終可以有效地降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
（二）加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理提升企業(yè)信譽(yù)度。
在市場競爭不斷加劇的今天，企業(yè)若想生存并發(fā)展，不光應(yīng)有合格的產(chǎn)品、誘人的價(jià)格，而且應(yīng)有良好的商業(yè)信譽(yù)。加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理可以保證企業(yè)與良好信譽(yù)的客戶簽訂買賣合同，可以對(duì)簽訂合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，保證按時(shí)交貨，在企業(yè)面對(duì)違約、合同變更中，能夠按照法律規(guī)定及時(shí)進(jìn)行處理，減少客戶及自身的經(jīng)濟(jì)損失，并給客戶留下守信用的形象，利于今后與客戶長期合作，健康、持續(xù)地發(fā)展。
（三）加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。
規(guī)范、合理的經(jīng)濟(jì)合同可以保證企業(yè)不斷提高自身經(jīng)濟(jì)利益，但由于企業(yè)對(duì)于合同條款的漠視，將導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)違約時(shí)承擔(dān)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，可以促使企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理性做出正確的判斷，并通過對(duì)合同條款的實(shí)時(shí)跟蹤，不斷降低企業(yè)成本，保質(zhì)保量地完成合同義務(wù)，正確地處理合同變更、糾紛，使企業(yè)創(chuàng)造更多財(cái)富。
二、企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理中存在的問題
（一）企業(yè)法律意識(shí)淡薄，對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理重視程度不足。
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一味追求經(jīng)濟(jì)利益最大化，將主要精力放在擴(kuò)大產(chǎn)品銷量、降低產(chǎn)品成本上，對(duì)于簽訂的經(jīng)濟(jì)合同重視不夠，甚至在發(fā)生買賣行為時(shí)未與客戶簽訂經(jīng)濟(jì)合同，無法保護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，使企業(yè)面臨巨大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
（二）企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同行為不規(guī)范，易導(dǎo)致企業(yè)承受巨大經(jīng)濟(jì)損失。
由于企業(yè)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理重視不夠及工作人員法律知識(shí)的匱乏，在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，未將交貨地點(diǎn)、違約責(zé)任、自然災(zāi)害免責(zé)條款等內(nèi)容列入合同中，甚至缺少必要的法人簽章或企業(yè)公章，一但發(fā)生法律糾紛時(shí)，則面臨復(fù)雜的法律訴訟過程。
（三）缺乏有效的經(jīng)濟(jì)合同管理手段，降低合同風(fēng)險(xiǎn)管理效率。
企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理方式落后，對(duì)合同編號(hào)管理不嚴(yán)，經(jīng)常造成合同丟失，當(dāng)發(fā)生法律糾紛時(shí)，無法向法院提供有效憑證；未能根據(jù)自身經(jīng)營特點(diǎn)，合理使用合同管理軟件等網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，合同簽訂、修改、變更存在隨意性，合同條款的修改及管理無專人負(fù)責(zé)，合同管理工作效率低下，給企業(yè)帶來巨大的違約風(fēng)險(xiǎn)及人、財(cái)、物的浪費(fèi)。
三、加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理的措施
（一）提高企業(yè)法律意識(shí)，防范潛在經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)。
目前，我國企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同糾紛產(chǎn)生的原因主要是由于企業(yè)缺乏法律意識(shí)，未能按照合同法律規(guī)定條款進(jìn)行合同簽訂、履約，最終導(dǎo)致企業(yè)間產(chǎn)生合同糾紛，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失及喪失商業(yè)信譽(yù)。企業(yè)應(yīng)提高法律意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)、更新法律知識(shí)，以法律武裝頭腦，充分利用法律武器爭取最大利益及避免發(fā)生違約行為，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。例如，企業(yè)在簽訂經(jīng)濟(jì)合同前可由法律咨詢部門或聘請(qǐng)法律中介機(jī)構(gòu)對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)針對(duì)本企業(yè)存在的潛在不利條款，并對(duì)合同中擔(dān)保人及資產(chǎn)抵押物價(jià)值、資信情況進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，保證客戶違約時(shí)企業(yè)利益得到足額補(bǔ)償。
（二）建立健全企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理制度，規(guī)范企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同行為。
一是建立科學(xué)有效的合同管理制度。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)制定本企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理制度，使企業(yè)在簽訂、履行、歸檔過程中能夠按照制度執(zhí)行，降低企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)合同管理水平。制度的內(nèi)容不僅應(yīng)涵蓋合同簽訂等全過程，包括對(duì)合同的洽談、審核、終止等全部程序。例如，在與某客戶簽訂合同前，由銷售人員對(duì)客戶的資信情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查、取證，如果選擇賒銷方式進(jìn)行銷售，還應(yīng)取得客戶的資產(chǎn)抵押或擔(dān)保，并對(duì)抵押資產(chǎn)進(jìn)行評(píng)估，避免企業(yè)由于客戶無法支付貨款面臨巨大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。而且應(yīng)該詳細(xì)規(guī)定各個(gè)業(yè)務(wù)部門在經(jīng)濟(jì)合同管理中的職責(zé)范圍，給予合同管理部門一定的配合、支持。同時(shí)，制度中應(yīng)體現(xiàn)部門、員工合同管理獎(jiǎng)罰制度，督促、鼓勵(lì)員工重視合同管理工作，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理工作順利開展。二是在企業(yè)內(nèi)部成立法律咨詢機(jī)構(gòu)，由該部門專職負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同涉及的法律事項(xiàng)。同時(shí)，該部門應(yīng)與合同管理部門聯(lián)合制定合同審核、歸檔、糾紛處理等制度，保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同符合現(xiàn)行法律法規(guī)規(guī)定，并通過采取事前審查、事中跟蹤、事后監(jiān)督手段對(duì)經(jīng)濟(jì)合同管理全過程進(jìn)行監(jiān)控，保障企業(yè)合法利益不被侵害。三是合理使用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)合同審核、簽訂、履行跟蹤、變更、終止全過程進(jìn)行監(jiān)控，避免由于人為因素造成惡意篡改合同行為的發(fā)生。
（三）錄用、培訓(xùn)合同風(fēng)險(xiǎn)管理專業(yè)人才，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理水平。
關(guān)鍵詞：電力公司；合同管理；措施
Abstract: with the increase of the number of users and customers legal consciousness enhancement, electric power company ready to power supply contract management appear increasingly urgent. This paper first to electric power company power supply contract management process are analyzed optimized, and then proposes some measures of total management, practical and scientific, for reference.
Keywords: electric power company; Contract management; measures
中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
近年來隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平和用電量的不斷增加，電力企業(yè)與客戶建立的供用電需求呈現(xiàn)出迅猛增長的勢(shì)頭，同時(shí)其他類型的對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來也更加頻繁。在此背景下，合同對(duì)于電力企業(yè)經(jīng)營管理基礎(chǔ)工作的重要性日顯突出。因此，電力企業(yè)有必要結(jié)合實(shí)際，通過合同管理流程優(yōu)化，提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，有效地防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康有序發(fā)展。
1供電合同管理流程分析
按照“統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)、依法規(guī)范、公平公正、廉潔高效”的方針，以規(guī)范合同垂直管理體系為重點(diǎn)，以理順合同管理流程為突破口，以提高合同管理水平為目標(biāo)，從合同的簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督3方面進(jìn)行全過程管理流程優(yōu)。
1.1明確和完善合同管理的職能部門
明確電力公司各部門對(duì)全局的計(jì)劃、資產(chǎn)、招投標(biāo)、合同管理、工程驗(yàn)收等進(jìn)行統(tǒng)一管理。這種管理方式可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施的集約化、專業(yè)化管理，強(qiáng)化成本控制。
1.2建立科學(xué)合理的合同簽訂程序
供用電合同分為居民供用電合同和高壓供用電合同，針對(duì)其合同數(shù)量多，簽訂簡便易行，法律糾紛發(fā)生率低的特點(diǎn)，可直接使用上級(jí)部門制定好的格式合同，同時(shí)電力公司法定代表人授權(quán)各供電分局或營銷部門的負(fù)責(zé)人代表電力公司在各自經(jīng)營范圍內(nèi)的供用電合同上簽字，合同簽訂以后的歸檔工作由各部門分別負(fù)責(zé)管理。
供用電合同應(yīng)采取科學(xué)分類、簡化手續(xù)、嚴(yán)格監(jiān)控的規(guī)范措施進(jìn)行管理。
1.3切實(shí)重視和加強(qiáng)合同履行
對(duì)于很多合同，合同的簽訂只是一個(gè)良好的開端，合同的履行才是真正重要的環(huán)節(jié)。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，均會(huì)影響合同的正常履行，產(chǎn)生不必要的法律糾紛。而項(xiàng)目合同往往履行過程較長，期間需要合同雙方或者多方的配合，這更需要合同歸屬部門根據(jù)實(shí)際情況以及合同的約定作出補(bǔ)充或者修改。對(duì)于其它合同，同樣存在這些問題。因此，為保障合同能夠順利履行，合同歸屬部門應(yīng)當(dāng)在合同簽訂后即指定專人負(fù)責(zé)履約管理，包括妥善保管合同以及履行過程中所形成的任何文件，針對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商解決方案并形成補(bǔ)充協(xié)議或者備忘錄，簽收對(duì)方送達(dá)的函件或者其他書面文件并作出相應(yīng)的回應(yīng)，對(duì)方出現(xiàn)違約情況時(shí)及時(shí)制定對(duì)策并出具相應(yīng)的函件。這樣不僅能及時(shí)處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，保障合同如期、順利履行，實(shí)現(xiàn)合同的目的，而且在處理合同糾紛時(shí)能夠有理有據(jù)，避免陷于被動(dòng)。
1.4加強(qiáng)檢查監(jiān)督
首先將合同審核的外延適時(shí)擴(kuò)大，在可能的范圍內(nèi)在合同簽訂前，對(duì)合同相對(duì)方的資信和履約能力進(jìn)行調(diào)查。在合同簽訂過程中，要求合同相對(duì)方提供其企業(yè)類型、注冊(cè)資本及資信情況的簡要說明。必要時(shí)，在一些標(biāo)的較大，而對(duì)合同相對(duì)方履行能力了解不深的情況下，主動(dòng)進(jìn)行調(diào)查，在合同簽訂之初就最大程度地確保合同履行的可靠性。
其次將合同審核的內(nèi)涵適當(dāng)縱向延伸，時(shí)刻對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，要求合同承辦部門填報(bào)合同履行報(bào)告書。在合同履行過程中，對(duì)合同相對(duì)方的經(jīng)營狀況、財(cái)產(chǎn)狀況和商業(yè)信譽(yù)等情況，隨時(shí)有一個(gè)良好的把握或監(jiān)控，若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明合同相對(duì)方有經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金以逃避債務(wù)、喪失商業(yè)信譽(yù)或者可能喪失履行債務(wù)能力等情況時(shí)，合同應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)上報(bào)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，由法律事務(wù)機(jī)構(gòu)提出法律風(fēng)險(xiǎn)防范意見書，行使不安抗辯權(quán)，情節(jié)嚴(yán)重的要立即采取財(cái)產(chǎn)保全措施。
2加強(qiáng)合同管理幾點(diǎn)措施
在合同管理流程優(yōu)化完成以后，電力公司應(yīng)健立健全配套制度，繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，對(duì)現(xiàn)有的流程執(zhí)行人員特別是關(guān)鍵合同的執(zhí)行人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，以期對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行更好的維護(hù)，使優(yōu)化后的合同管理流程成為企業(yè)的基本運(yùn)行制度，不斷地鞏固流程優(yōu)化的成果。
2.1建立健全合同管理制度
要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度人手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。必須根據(jù)我國的《合同法》和《電力法》等相關(guān)法規(guī)，同時(shí)結(jié)合電力公司的實(shí)際情況，建立和健全電力公司的合同管理制度。
2.2加強(qiáng)合同管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)
以局域網(wǎng)為載體，組織企業(yè)員工及時(shí)學(xué)習(xí)相關(guān)配套法律法規(guī)、司法解釋，把處理過的與合同有關(guān)的案例，及時(shí)向廣大干部職工反饋，通過舉辦與合同管理流程優(yōu)化相關(guān)的培訓(xùn)班及相關(guān)法律等方面知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，提高各單位(部門)合同管理人員的綜合素質(zhì)。
2.3統(tǒng)一合同范本和編號(hào)管理
依據(jù)國家合同范本，并結(jié)合電力公司實(shí)際，制定統(tǒng)一格式的合同文本，方便各基層單位的操作和管理。此外，由經(jīng)營管理策劃部門以年度為單位進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)歸檔，合同承辦部門或相關(guān)部門需要使用時(shí)，可以填寫合同借閱單借用，雖然一定程度上增加了合同專責(zé)人的工作量，卻可以真正確保合同文本保存的連續(xù)性、安全性，而且一旦發(fā)生法律糾紛，便于法律事務(wù)部門及時(shí)取證提起或參加訴訟，同時(shí)也為檔案工作提供一定的基礎(chǔ)和保障。
隨著客戶法律維權(quán)意識(shí)的提高，電力企業(yè)更應(yīng)強(qiáng)化《供用電合同》簽約的管理，提高管理人員的法律意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到《供用電合同》對(duì)客戶供用電管理、安全用電、電費(fèi)回收等方面的現(xiàn)實(shí)意義和法律效力。電力公司應(yīng)深入研究合同條文，避免出現(xiàn)明顯免除自身責(zé)任、加重用戶責(zé)任的條款。同時(shí)要切實(shí)履行簽約中提請(qǐng)注意和答復(fù)說明義務(wù)，完善簽約管理制度。電力公司應(yīng)建立可靠的提請(qǐng)注意通知和答復(fù)說明制度，能制成標(biāo)準(zhǔn)文本，以書面形式履行法定義務(wù)，一式兩份，在用戶簽收后，電力公司留存在合同檔案中存檔。
2.4推行合同管理的信息化
積極推廣合同管理信息化，實(shí)現(xiàn)管理流程和手段的新突破，通過合同管理信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)合同在網(wǎng)上的起草申報(bào)、審查審批、簽訂管理、履行管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析匯報(bào)等功能，以信息化技術(shù)鞏固提高企業(yè)合同管理水平。
2.5適當(dāng)使用合同擔(dān)保的規(guī)定
電力公司要深入了解欠費(fèi)企業(yè)的生產(chǎn)狀況和經(jīng)營狀況，運(yùn)用信號(hào)傳遞原則，發(fā)現(xiàn)其經(jīng)營狀況下滑的情況，應(yīng)迅速采取措施，避免后續(xù)出現(xiàn)的損失。電力企業(yè)應(yīng)吸取教訓(xùn)，運(yùn)用《合同法》中提及的擔(dān) 保手段，避免出現(xiàn)贏了官司，卻造成了壞帳損失的被動(dòng)局面。在今后的供用電合同管理中，能應(yīng)用擔(dān)保合同與供用電合同同時(shí)簽定，并作為供用電合同的附件；若已簽訂的供用電合同未設(shè)定擔(dān)保的，也能事后補(bǔ)簽，特別是針對(duì)曾經(jīng)出現(xiàn)過欠費(fèi)的客戶。
2.6建立欠費(fèi)客戶檔案庫
電力公司應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化欠費(fèi)客戶的檔案管理，對(duì)此類客戶進(jìn)行電費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)管理，并實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)客戶應(yīng)對(duì)措施，減少電費(fèi)回收的風(fēng)險(xiǎn)。
3結(jié)術(shù)語
本文結(jié)通過對(duì)管理理念的超前思考、經(jīng)營方式的創(chuàng)新，理順合同管理流程，規(guī)范合同管理體系，實(shí)現(xiàn)了合同管理流程的優(yōu)化和體系的完善，為電力公司樹立法制經(jīng)濟(jì)新觀念，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)秩序健康穩(wěn)步運(yùn)行，從而全面提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提供了有益的嘗試和借鑒。
參考文獻(xiàn)
［1］關(guān)于供電所對(duì)于電費(fèi)管理工作的分析研究［J］.中國科技財(cái)富，2009，（18）．
關(guān)鍵詞：企業(yè)合同管理;法律風(fēng)險(xiǎn);防范
企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范，歷來是廣受關(guān)注的實(shí)踐要點(diǎn)與研究熱點(diǎn)，有效的合同管理和法律風(fēng)險(xiǎn)防范，不僅有助于幫助企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn)成本，更是企業(yè)健康運(yùn)行的重要保證。筆者結(jié)合文獻(xiàn)資料和具體實(shí)踐，對(duì)當(dāng)前企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范的基本現(xiàn)狀進(jìn)行了總結(jié)和梳理，旨在為后續(xù)研究提供基礎(chǔ)和參考。
一、企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范的基本現(xiàn)狀
當(dāng)前階段，有關(guān)企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范的研究較多，且涌現(xiàn)出諸多嶄新舉措，因而促進(jìn)了企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范。總體而言，企業(yè)在管理中較為注重合同管理及其法律風(fēng)險(xiǎn)的防范工作，在行動(dòng)和理念上均給予了充分保障和支撐，并有不少企業(yè)成立專門的機(jī)構(gòu)處理此方面事宜。因此，在這種情況之下，企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范獲得了長效進(jìn)步和有力提升，呈現(xiàn)出總體局面良好情勢(shì)。但是，不可否認(rèn)，當(dāng)前企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范領(lǐng)域仍舊存在諸多問題。筆者通過進(jìn)一步聚焦現(xiàn)狀，進(jìn)行了總結(jié)和提煉，發(fā)現(xiàn)問題主要表現(xiàn)在五個(gè)方面：一是合同管理的初始環(huán)節(jié)合同簽訂工作重視度不夠，合同履行管理方面亦未細(xì)化。二是部分企業(yè)缺乏相應(yīng)的法律事務(wù)機(jī)構(gòu)、完善的合同審批機(jī)制。三是專門針對(duì)員工的法律培訓(xùn)需要進(jìn)一步加強(qiáng)，客戶誠信方面亦缺乏相應(yīng)依據(jù)。四是授權(quán)或的保障機(jī)制不完善，且各部門、各專責(zé)之間職權(quán)交叉現(xiàn)象嚴(yán)重，風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任界限有待進(jìn)一步梳理和明確。五是過于強(qiáng)調(diào)靜態(tài)管理，執(zhí)行過程的管控亦有待加強(qiáng)。這些都是企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范中存在的問題，在一定基礎(chǔ)上造成了企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范的現(xiàn)實(shí)困境。
二、企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范策略探析
1.重視合同簽訂工作，細(xì)化合同履行管理。合同簽訂工作是合同管理的初始環(huán)節(jié)，從一定程度上直接決定著后續(xù)工作的有效性和合理性。因此，要想有效降低法律風(fēng)險(xiǎn)，必須充分重視合同簽訂工作，緊抓開頭，嚴(yán)格規(guī)范。具體可從兩個(gè)方面給予保障：一是注重合同簽訂的程序和內(nèi)容，要按照科學(xué)合理、高效有序的合同簽訂程序進(jìn)行，并且對(duì)于合同內(nèi)容的措施、表述進(jìn)行充分論證，保證其不存在或盡可能消除法律風(fēng)險(xiǎn)。二是注重合同簽訂過程中的態(tài)度，要秉承謹(jǐn)慎態(tài)度，對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行精準(zhǔn)度、合法度的判別，不可因粗心大意導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)的驟增。同時(shí)，要注重合同履行方面的精細(xì)管理，進(jìn)一步細(xì)化合同履行程序，并將這些融入到合同內(nèi)容中，貫穿于合同管理整個(gè)過程，以保證法律風(fēng)險(xiǎn)的最低性。本部分以筆者所在單位的下屬企業(yè)對(duì)外投資為例，結(jié)合合同簽訂環(huán)節(jié)需要做的工作，進(jìn)行簡要說明。在企業(yè)對(duì)外投資進(jìn)行合同簽訂時(shí)，需要注重用戶主體資格的精確審查，要根據(jù)其實(shí)際情況出具說明書，以明確該用戶是否具有簽約資格、履約能力，并視情況決定是否需要請(qǐng)專業(yè)法律人士或稅務(wù)、銀行等部門對(duì)用戶進(jìn)行信用評(píng)定，以全面了解用戶信用情況為原則。此舉意在最大限度保障合同簽訂環(huán)節(jié)的有效性、合同履行的管控性，并通過充分的準(zhǔn)備工作降低法律風(fēng)險(xiǎn)，保證自身經(jīng)營效益，防止風(fēng)險(xiǎn)成本增大。2.建立法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，完善合同審批機(jī)制。法律風(fēng)險(xiǎn)的防范，需要了解其基本規(guī)則，在此基礎(chǔ)上制定有針對(duì)性的舉措，有效降低法律風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)內(nèi)部建立法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，可作為舉措之一。國資委曾在文件《國有企業(yè)法律顧問管理辦法》中強(qiáng)調(diào)，大型國企尤其是國有重點(diǎn)企業(yè)應(yīng)設(shè)立總法律顧問制度，這種部委層面出臺(tái)的政策顯示了法律事務(wù)機(jī)構(gòu)的重要性。本研究認(rèn)為中小型企業(yè)亦需踐行。在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，可組建一批懂法律、懂經(jīng)濟(jì)的優(yōu)秀企業(yè)管理人才，從而為企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范提供組織保障，保證合同管理的合法性有利于轉(zhuǎn)換“事后防范”為“事前防范”。合同審批機(jī)制的進(jìn)一步完善，需要從合同會(huì)簽方面著手、落實(shí)，以進(jìn)行合同法律風(fēng)險(xiǎn)的事先預(yù)防。合同會(huì)簽制度，需要將不同業(yè)務(wù)部門、分公司或下屬部門視為共同責(zé)任主體，負(fù)責(zé)合同審批。有關(guān)業(yè)務(wù)部門需要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特性，從專業(yè)角度對(duì)“是否同意合同簽訂”做出明確闡釋，或?qū)贤绾芜M(jìn)行修改作出說明。其他子公司或下屬部門亦需如此。3.加強(qiáng)員工法律培訓(xùn)，建立誠信客戶檔案。《勞動(dòng)法》第三條中有明確規(guī)定，員工有接受職業(yè)技能培訓(xùn)的權(quán)利。職業(yè)技能培訓(xùn)又包括崗前培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)等。從員工角度而言，法律培訓(xùn)作為崗前培訓(xùn)的一種，是員工理應(yīng)享有的權(quán)利。從企業(yè)角度而言，員工通過接受法律培訓(xùn)可有效提升其法律意識(shí)，從而降低企業(yè)合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)，間接節(jié)省風(fēng)險(xiǎn)成本。具體來講，要做到兩點(diǎn)。一方面，需要結(jié)合不同員工的具體職務(wù)，進(jìn)行有針對(duì)性的法律培訓(xùn)，以增強(qiáng)其法律風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)和能力。另一方面，要強(qiáng)化員工在合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)抵御能力，如及時(shí)記錄已經(jīng)履行的合同義務(wù)，若對(duì)方違約，要注重證據(jù)收集和整理等。為更好地提升合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防能力，需要建立誠信客戶檔案，將已經(jīng)有過合作的客戶進(jìn)行信息收集和分析，用檔案形式予以記錄，尤其是要注重“白名單”與“黑名單”的設(shè)定，前車之鑒，供后續(xù)決策參考。誠信檔案中應(yīng)至少包括但不限于三個(gè)層面：履行能力與實(shí)際行為分析、信用評(píng)價(jià)記錄、生產(chǎn)能力分析。對(duì)于尚未有過合作的客戶，可采取委托機(jī)構(gòu)調(diào)查、直接訪談交流等方式收集信息。4.健全授權(quán)保障，厘清風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任界限。大多數(shù)企業(yè)尤其是大型企業(yè)的合同簽訂，不可能完全由法定代表人簽訂，多由企業(yè)對(duì)部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行授權(quán)，由其簽訂合同。這種情況之下，倘若授權(quán)制度不規(guī)范、不合法，很容易出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致合同管理出現(xiàn)嚴(yán)重問題，甚至影響企業(yè)健康運(yùn)營。這就需要進(jìn)一步健全授權(quán)保障制度，要將“授權(quán)”設(shè)定為一種制度，同時(shí)用書面委托書的形式予以授權(quán)，使被授權(quán)人履行權(quán)責(zé)，同時(shí)做好委托書的嚴(yán)格管理工作。對(duì)于不同的部門或人員，需要進(jìn)一步明確其職責(zé)，厘清風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任界限。《合同法》第一百二十七條明確規(guī)定：“工商行政管理部門和其他有關(guān)行政主管部門在各自的職權(quán)范圍內(nèi)，依照法律、行政法規(guī)的規(guī)定，對(duì)利用合同危害國家利益、社會(huì)公共利益的違法行為，負(fù)責(zé)監(jiān)督處理;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任”。這一“法律武器”為企業(yè)提供了依法根據(jù)，可借助工商等相關(guān)部門的力量，有效保護(hù)自身權(quán)益，并對(duì)合同承辦人員、財(cái)務(wù)部門等不同主體進(jìn)行法律約束，從而降低法律風(fēng)險(xiǎn)。5.推行動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制，強(qiáng)化執(zhí)行過程管控。要在企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范中，推行動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制，以彌補(bǔ)靜態(tài)管理的不足。各相關(guān)部門應(yīng)按照合同管理不同環(huán)節(jié)的實(shí)然狀態(tài)，實(shí)行定期和不定期相結(jié)合的監(jiān)管檢查，對(duì)合同執(zhí)行情況等方面進(jìn)行有力度的審查，并針對(duì)檢查結(jié)果采取不同的獎(jiǎng)懲措施，以深化成果應(yīng)用和效能。同時(shí)，在動(dòng)態(tài)監(jiān)管機(jī)制中要融入突發(fā)事件的應(yīng)急機(jī)制，預(yù)防和及時(shí)處理在監(jiān)管過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件。執(zhí)行過程管控的進(jìn)一步強(qiáng)化，有利于企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)的防范。要依據(jù)法律程序簽訂合同，在此之后由于當(dāng)事人按照合同內(nèi)容的規(guī)定，履行相關(guān)責(zé)任和義務(wù)，這一過程需要全程管控，切實(shí)抓好履約效果。同時(shí)，在管控過程中，要注重細(xì)節(jié)工作、重點(diǎn)工作的處理，如合同變更、合同糾紛、合同賠償、合同結(jié)算等。在全方位、全過程視角下強(qiáng)化執(zhí)行過程管控。
三、結(jié)語
企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范要想取得進(jìn)一步突破，必須關(guān)注并積極重視管理技能提升和法律意識(shí)增進(jìn)，這是本研究篤信之取向。企業(yè)合同管理與法律風(fēng)險(xiǎn)防范，需要立足管理根基，強(qiáng)化法律思維，注重過程環(huán)節(jié)配套，促進(jìn)現(xiàn)實(shí)困境的有效突圍。
參考文獻(xiàn)：
[1]帥進(jìn).以信息化手段提升企業(yè)合同管理水平[J].中國管理信息化,2015,18(2):54-55.
Abstract： The power supply and consumption contract is the only effective legal document of relationship between power supply enterprises and users， timely and correctly signing a power supply and consumption contract with users is a important way to protect the interests of the power supply enterprises. This paper analyzed various problems existing in the power supply contract management process， on this basis， according to the actual situation， proposed the corresponding countermeasures.
關(guān)鍵詞： 供用電；合同管理；問題；對(duì)策
Key words： power supply and consumption；contract management；problem；countermeasures
中圖分類號(hào)：F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）32-0145-02
作者簡介：任紅梅（1971-），女，四川漢源人，本科，企業(yè)法律顧問，研究方向?yàn)楣┯秒姾贤?/p>
0 引言
供用電合同是指供電企業(yè)向用戶提供電力資源，用戶支付一定費(fèi)用的合同。從合同性質(zhì)角度分析，這種合同屬于特種商品的買賣合同，屬于轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)所有權(quán)合同中的其中一種。供用電合同一方的主體是特定的，是依照法律規(guī)定被授予供電營業(yè)資格的企業(yè)。合同的標(biāo)的物是電力，電力的供應(yīng)和使用都是連續(xù)的，故合同履行方式一直處于一種持續(xù)狀態(tài)。供用電合同通常采用的是格式或者半格式條款的方式訂立，且電力企業(yè)對(duì)電力資源與電網(wǎng)的管理具有特定的強(qiáng)制標(biāo)準(zhǔn)。供用電合同自從雙方訂立合同時(shí)生效，不以電力資源的實(shí)際供應(yīng)時(shí)間為合同生效的條件。下面本文對(duì)供用電合同管理過程中存在的問題進(jìn)行簡要分析。
1 供用電合同管理中存在的問題
1.1 供用電合同的簽訂率較低，合同變更不及時(shí) 現(xiàn)階段，供用電合同簽訂的成功率較低，除了因?yàn)橛脩粲秒姾贤枰匦潞炗喌遣⑽春炗喼猓约昂贤^規(guī)定期限需要重簽卻并未簽訂的合同以外，符合供電企業(yè)要求的合同簽訂有效率僅為37%[1]。而合同簽訂率比較低的主要原因之一就是從事簽訂合同的專業(yè)人員配備不足，用電檢查人員較少，數(shù)量嚴(yán)重不足。在供用電合同中，各種電氣設(shè)備的產(chǎn)權(quán)分界關(guān)系到用戶的接電桿號(hào)，但是現(xiàn)階段有關(guān)供電饋線的改建變更事情主要由配電口管理，待事情結(jié)束以后用戶接電桿號(hào)的變更信息不能第一時(shí)間傳達(dá)到營銷口，致使負(fù)責(zé)管理簽訂合同的營銷人員不能及時(shí)了解相關(guān)信息的變更，不能及時(shí)地變更合同，致使供用電合同與真實(shí)情況相沖突。
1.2 供用電簽訂合同的質(zhì)量較低 首先，由于供電分局的供電方案通常是由供電方案專門規(guī)劃管理的，供電方案多數(shù)非常重視電源部分，通過配電口分管領(lǐng)導(dǎo)組織開會(huì)決定，營銷人員沒有參與其中，導(dǎo)致在用電檢查簽訂合同過程中，根據(jù)省公司的產(chǎn)權(quán)分界相矛盾，在制定供電方案時(shí)未顧及用戶產(chǎn)權(quán)分界問題，在某種程度上，損害了用戶權(quán)益。其次，在簽訂供用電合同時(shí)，由于考慮不全面，供用合同不能正確簽訂[2]。現(xiàn)階段，供電分局對(duì)一些供電線以及設(shè)備的投資屬于非用戶投資，在正式供電時(shí)多采用臨時(shí)供電線路，為用戶提供的是非常規(guī)電力資源。供電線路或者設(shè)備由用戶個(gè)人投資建設(shè)，原來供電分局應(yīng)有的產(chǎn)權(quán)和重要負(fù)荷的用戶，在確定供電方案時(shí)，沒有和用戶針對(duì)配電設(shè)施投資、設(shè)備耗損歸屬，是否配置多種電源等相關(guān)內(nèi)容在供用電合同上未達(dá)成書面協(xié)議，嚴(yán)重影響到供用電合同的質(zhì)量。最后，和用戶簽訂的供用電內(nèi)容不能很好地滿足用戶要求，且相關(guān)產(chǎn)權(quán)問題表述不清晰，容易出現(xiàn)法律糾紛。
1.3 合同管理部門缺失 由于電力事業(yè)是具有公益性質(zhì)的事業(yè)，它涉及到整個(gè)社會(huì)的公共安全以及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。而電力這種特殊的商品自身又具有網(wǎng)絡(luò)性、壟斷性的特點(diǎn)，這就要求電力企業(yè)對(duì)電網(wǎng)、電能管理中必須依據(jù)一定的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，供電企業(yè)的壟斷地位，導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中形成了重視生產(chǎn)、輕視營銷的現(xiàn)象，故供用電合同的管理也只是被當(dāng)作供電企業(yè)電力營銷工作中一個(gè)特殊專業(yè)來對(duì)待[3]。在簽訂合同時(shí)主要通過營銷部門檢查，企業(yè)的法律檢查、紀(jì)委部門都未參與進(jìn)來，只是合同中有關(guān)條款是否合法、安全責(zé)任是否明確以及電價(jià)收費(fèi)是否存在商業(yè)賄賂等各項(xiàng)工作都非常缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)管。在管理合同過程中未成立一種良性的審核監(jiān)督制度，一旦發(fā)生合同糾紛，合同自身不可避免地就會(huì)受到挑剔、苛責(zé)。
1.4 供用電合同管理不均衡 一般情況下，供用電合同關(guān)涉到所有的用電客戶，簽約的數(shù)目龐大，如果長時(shí)間忽視供用電合同的管理，那么在實(shí)際工作過程中很容易就會(huì)發(fā)生重視修簽率、輕視修簽的質(zhì)量；重視高壓供電合同管理，輕視低壓供電合同管理；重視城鎮(zhèn)地區(qū)供電合同管理，輕視農(nóng)村地區(qū)供電合同管理的不良現(xiàn)象。如果一味地追求修簽率，那么簽訂合同的質(zhì)量就不能得到有效保障，也不能發(fā)揮合同應(yīng)用的法律效力。
1.5 供用電合同相關(guān)管理制度不完善 在供電電合同管理過程中，缺乏有效的獎(jiǎng)懲考核制度，且企業(yè)營銷部門的合同管理意識(shí)淡薄。在營銷部門管理業(yè)務(wù)過程中僅僅重視考核營銷指標(biāo)，對(duì)供用電合同的管理也只是當(dāng)成一項(xiàng)很普通的業(yè)務(wù)對(duì)待[4]。因此，由于供用電合同修簽質(zhì)量產(chǎn)生的經(jīng)營損失，缺乏規(guī)范的考核制度，基層營銷部分對(duì)供用電合同管理的重要性也缺乏認(rèn)識(shí)，忽視了供用電合同的管理。
2 加強(qiáng)供用電合同管理的對(duì)策
2.1 加大對(duì)簽訂人員的培訓(xùn)力度，有計(jì)劃完成供用電合同簽訂工作 針對(duì)原來應(yīng)該簽訂合同而還沒有簽的供用電合同，要有計(jì)劃、分步驟地完成；對(duì)于已經(jīng)到期的合同，供電企業(yè)把這部分合同進(jìn)行合理分類、按月列出科學(xué)的時(shí)間表，提前通知有關(guān)供電營業(yè)單位與用戶，對(duì)于到期限仍舊不簽訂續(xù)簽合同的用戶，分別采用電話通知、發(fā)送電子郵件以及手機(jī)短線等方式，提醒用戶按時(shí)續(xù)簽合同。增強(qiáng)對(duì)簽訂人員的培訓(xùn)力度，提高供用電合同簽訂質(zhì)量[5]。對(duì)于現(xiàn)階段各個(gè)電力企業(yè)負(fù)責(zé)供用電合同簽訂的人員業(yè)務(wù)能力較低的現(xiàn)實(shí)情況，合理組織相關(guān)人員到省公司參加上崗取證。然后在企劃部的協(xié)助下有計(jì)劃地開展供用電合同簽訂人員的培訓(xùn)工作，提高供用電合同簽訂人員的工作能力。
2.2 改造配網(wǎng)計(jì)劃，制定長效管理制度 針對(duì)因?yàn)楣╇姺桨覆缓侠硪鸬目蛻舢a(chǎn)權(quán)界定不清晰的各種問題，需要納入配電網(wǎng)的改造計(jì)劃。從一個(gè)用戶的進(jìn)線柜環(huán)網(wǎng)供電到另一個(gè)用戶，由各個(gè)分局進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，然后納入配電網(wǎng)改造計(jì)劃的項(xiàng)目進(jìn)行整體修改，重新簽訂相關(guān)的供用電合同，把供電企業(yè)與客戶之間的產(chǎn)權(quán)劃分清楚，以最大限度減少和用戶之間的產(chǎn)權(quán)糾紛[6]。同時(shí)，為了確保因?yàn)楣╇娖髽I(yè)的因素導(dǎo)致客戶接電桿信號(hào)或者供電電源變更等信息在第一時(shí)間傳達(dá)到各個(gè)供電分局的營銷部門，各個(gè)供電分局必須依據(jù)自身實(shí)際情況制定切實(shí)可行的工作程序與管理制度。保證用戶變更以后的配電信息及時(shí)傳送到相關(guān)營銷部門，各個(gè)電力分局負(fù)責(zé)營銷的人員對(duì)用戶的用電合同應(yīng)該進(jìn)行及時(shí)變更，使供用電合同的內(nèi)容與實(shí)際情況保持一致。
2.3 規(guī)范供用電合同管理制度 嚴(yán)格控制用戶業(yè)擴(kuò)工程送電環(huán)節(jié)，保證在送電之前結(jié)束供用電合同的簽訂工作，為了切實(shí)提高供用電合同簽訂的工作效率，各個(gè)供電分局必須加強(qiáng)與工程施工單位協(xié)調(diào)，重視對(duì)業(yè)擴(kuò)工程的檢查，必須規(guī)定新裝的用戶在送電之前完成供用電合同的簽訂工作。此外，為了保證供用電合同的信息和營銷部門留存的信息相符，在每個(gè)月開出專變清單以后，供電企業(yè)專門負(fù)責(zé)把所有的用戶信息逐一和營銷部門的信息核實(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)簽訂合同上面的信息和營銷信息不一致，立刻通知供電營業(yè)想場所到現(xiàn)場進(jìn)行信息核對(duì)，以現(xiàn)場信息為依據(jù)，判斷用戶的正確信息。
2.4 完善供用電合同管理制度 要想保證供用電合同修簽工作順利開展，必須完善供用電合同管理體系。加強(qiáng)對(duì)供用電合同修簽工作的研究，成立分管營銷組長，把相關(guān)科室的負(fù)責(zé)人定為工作小組，形成供用電何榮管理的人員系統(tǒng)。其次，完善合同管理體系，重新補(bǔ)充供用電合同管理方法，明確各位合同管理人員的工作職責(zé)，建立健全合同分級(jí)管理模式，規(guī)范合同的管理臺(tái)賬、報(bào)表等，明確合同的存放位置，檔案盒外觀以及標(biāo)簽格式等內(nèi)容，把專變用戶的合同和原始檔案一起存放[7]。最后，要多和用戶溝通，及時(shí)了解用戶經(jīng)營概況，掌握用戶的用電情況，通過各種途徑取得用戶的理解、支持。針對(duì)不配合工作的用戶，加大宣傳力度，比如：利用正反案例的對(duì)比，加深“電是商品”的宣傳力度，提高用戶遵守法律的意識(shí)。如果有些用戶對(duì)合同條款不甚明白，要做好合同條款的解釋說明工作，通過合理的解釋，讓用戶從原來的不理解轉(zhuǎn)變?yōu)橹С峙浜稀４送猓€要多和用戶聯(lián)系，當(dāng)關(guān)于合同內(nèi)容達(dá)成一致以后，通過走訪用戶或者電話聯(lián)系等方式，和用戶保持良好的關(guān)系，促使用戶盡早簽訂供用電合同。
2.5 健全供用電合同的審核、會(huì)簽制度 完善供用電何榮的審核、會(huì)簽程序，明確列出供電經(jīng)營場所合同修簽人員的審核部分，制定出供用電合同內(nèi)部會(huì)簽、流轉(zhuǎn)分級(jí)的核實(shí)責(zé)任，控制合同簽約的質(zhì)量，杜絕出現(xiàn)修簽錯(cuò)誤，或者遺漏相關(guān)內(nèi)容，提高合同修簽質(zhì)量[8]。其次，可以定期召開客戶座談會(huì)，為用戶發(fā)放評(píng)議卡片，加強(qiáng)對(duì)用戶合同履行監(jiān)督，依據(jù)法律規(guī)定進(jìn)行供電，進(jìn)行誠信服務(wù)。通過適時(shí)的調(diào)查、回訪，發(fā)現(xiàn)合同管理過程中存在的典型問題，改進(jìn)合同管理過程中的不足之處，掌握企業(yè)合同簽訂、用戶履行合同條款的動(dòng)態(tài)情況，確保用戶進(jìn)行知情消費(fèi)、自主消費(fèi)。
3 結(jié)束語
總而言之，供用電合同作為供電企業(yè)和用戶之間相互聯(lián)系的紐帶，在供電企業(yè)中扮演著非常重要的角色。且供用電合同的管理是一項(xiàng)涉及面廣、事項(xiàng)繁雜、需要多個(gè)部門進(jìn)行密切配合的工作，對(duì)相關(guān)合同管理人員的業(yè)務(wù)技能有較高的要求。因此，在管理過程中，要不斷提高管理人員的綜合能力，盡最大程度減少經(jīng)濟(jì)利益方面的糾紛，杜絕違法行為，不斷完善供用電合同的管理。
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)事前監(jiān)督 合同管理 應(yīng)用分析
隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入發(fā)展，企業(yè)獲得了比較多的發(fā)展空間，但因?yàn)槭袌鲎陨淼娜毕荩彩沟闷髽I(yè)自身的經(jīng)營過程中出現(xiàn)了很多風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)監(jiān)督是確保企業(yè)能夠健康發(fā)展的重要途徑。但是會(huì)計(jì)的事前監(jiān)督則一直都是會(huì)計(jì)監(jiān)督中的盲區(qū)，很多企業(yè)沒有重視其作用的發(fā)揮。事實(shí)是很多的會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)都是發(fā)生在事前，如果在事前，企業(yè)的會(huì)計(jì)人員沒有能夠有效的參與，企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)就很難得到有效的控制。企業(yè)每年都有一大批合同在訂立、履行，以及變更或在解除、終止，合同管理的重要作用也愈來愈明顯。所以，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)的事前監(jiān)督在企業(yè)的合同管理中具有十分重要的作用，這也是本文研究的重點(diǎn)。
一、會(huì)計(jì)事前監(jiān)督對(duì)于企業(yè)合同管理的必要性探討
（一）開展會(huì)計(jì)的事前監(jiān)督符合國家財(cái)經(jīng)法規(guī)的相關(guān)規(guī)定
企業(yè)開展各種經(jīng)營活動(dòng)，都必須要遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，如果企業(yè)所簽訂的這些經(jīng)濟(jì)合同不符合法律法規(guī)的要求，很有可能會(huì)使得合同的簽訂無效，或者產(chǎn)生其他的一些不利后果。企業(yè)的會(huì)計(jì)事前監(jiān)督，能過對(duì)企業(yè)準(zhǔn)備簽訂的合同是否符合國家相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行有效評(píng)估，從而最大限度的減少可能存在的一些合同風(fēng)險(xiǎn)。
（二）會(huì)計(jì)事前監(jiān)督可以給企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂提供比較準(zhǔn)確的經(jīng)濟(jì)信息
經(jīng)濟(jì)合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)中主要的來源之一，所以加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的科學(xué)管理對(duì)于企業(yè)提升自身的風(fēng)險(xiǎn)能力有著十分重要的作用。企業(yè)的財(cái)務(wù)部門在長期的工作中應(yīng)當(dāng)具備風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和控制的能力，在企業(yè)簽訂相應(yīng)的合同之前，首先就是要對(duì)簽訂合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效識(shí)別，同時(shí)依據(jù)各種方式提出相關(guān)的建議和意見，從而降低合同風(fēng)險(xiǎn)。通過這種方式可以使得簽訂合同的決策層獲得較為準(zhǔn)確的信息，進(jìn)而依據(jù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)信息判斷是否需要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，或者是對(duì)合同進(jìn)行修改，以達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目標(biāo)。
（三）開展企業(yè)的會(huì)計(jì)監(jiān)督，能夠較為有效的提升企業(yè)的合同管理水平
企業(yè)的合同管理是企業(yè)管理的重要組成部分，包括了事前、事中和事后幾個(gè)比較重要的管理環(huán)節(jié)，而事前管理則往往是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)的會(huì)計(jì)監(jiān)督如果在合同管理的事前可以做到位，就可以在很大程度上減少風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，從而很好的維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益，對(duì)提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益也會(huì)有一定的促進(jìn)作用。
二、會(huì)計(jì)事前監(jiān)督在企業(yè)合同管理中的具體應(yīng)用分析
（一）會(huì)計(jì)事前監(jiān)督注重全過程、全合同的參與
企業(yè)簽訂經(jīng)濟(jì)合同是一個(gè)較為復(fù)雜的過程，對(duì)于對(duì)方企業(yè)的財(cái)務(wù)信息的識(shí)別，財(cái)務(wù)部門則更加專業(yè)。憑借財(cái)務(wù)部門的獨(dú)立性，可以有效的增加在談判過程中的話語權(quán)，最大限度的保障合同簽訂的公平性。如果企業(yè)的財(cái)務(wù)部門有足夠程度的參與合同的風(fēng)險(xiǎn)管理，那么對(duì)于企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別都會(huì)有十分積極的意義。所以，在簽訂合同時(shí)，除了組織法律、技術(shù)人員外，財(cái)務(wù)人員也要全過程、全合同參與到合同談判中。會(huì)計(jì)的事前監(jiān)督在企業(yè)的合同管理中一定要發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，進(jìn)行全過程、全合同的參與，這樣才能收到比較好的效果。
（二）會(huì)計(jì)事前監(jiān)督要重視對(duì)于銷售訂單的動(dòng)態(tài)管理
有些企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營過程中，雖然每月都編制生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，確保生產(chǎn)與銷售的匹配，但在具體操作中，銷售、生產(chǎn)和倉儲(chǔ)等部門之間由于缺少及時(shí)溝通，到時(shí)會(huì)出現(xiàn)由于企業(yè)發(fā)不出貨而造成客戶當(dāng)月訂單執(zhí)行不完的情況。若在價(jià)格下降通道中，客戶會(huì)提出終止未執(zhí)行完的訂單；而在價(jià)格上升通道中，客戶勢(shì)必要求公司在次月繼續(xù)履行訂單，造成企業(yè)非常被動(dòng)，該賺的錢賺不到，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成不利的經(jīng)濟(jì)影響。為此，會(huì)計(jì)事前監(jiān)督要重視對(duì)于銷售訂單的動(dòng)態(tài)管理，換句話說，銷售訂單也應(yīng)納入合同管理及會(huì)計(jì)事前監(jiān)督的范疇。
（三）會(huì)計(jì)事前監(jiān)督應(yīng)納入公司制度考核
企業(yè)管理制度是實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的有力措施和手段。為加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)應(yīng)制訂合同管理制度，會(huì)計(jì)的事前監(jiān)督也應(yīng)納入合同管理制度范疇，按制度進(jìn)行規(guī)范及有效落實(shí)。同時(shí)企業(yè)也可引入相應(yīng)的考核機(jī)制及問責(zé)機(jī)制。如一個(gè)合同因條款有誤或市場變化等因素產(chǎn)生糾紛，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，在合同匯簽單上應(yīng)追究相應(yīng)簽字人的責(zé)任，做到有獎(jiǎng)有罰，讓企業(yè)有據(jù)可依。有力的制度可以使會(huì)計(jì)事前監(jiān)督更加注重學(xué)習(xí)成長，更好的為企業(yè)服務(wù)。
三、小結(jié)
企業(yè)的合同管理對(duì)于企業(yè)有效的規(guī)避和識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)有著比較重要的意義，會(huì)計(jì)事前監(jiān)督能夠有效的降低企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)，可以有效的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂提供科學(xué)的經(jīng)濟(jì)信息，從而有利于提升企業(yè)合同管理的水平。將會(huì)計(jì)的事前監(jiān)督有效的應(yīng)用到合同管理過程中，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，使得會(huì)計(jì)事前監(jiān)督可以全過程以及全合同的參與。會(huì)計(jì)事前監(jiān)督也要重視對(duì)于銷售訂單的動(dòng)態(tài)管理。同時(shí)，會(huì)計(jì)事前監(jiān)督應(yīng)納入公司制度考核，讓企業(yè)有據(jù)可依。會(huì)計(jì)事前監(jiān)督在進(jìn)行應(yīng)用的過程中，需要注意和企業(yè)的相關(guān)部門之間的分工協(xié)調(diào)，不斷提升會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)，這樣才能夠使得會(huì)計(jì)事前監(jiān)督能夠在企業(yè)合同管理中發(fā)揮更大的價(jià)值。
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1.建立完善的內(nèi)部控制制度，提供風(fēng)險(xiǎn)控制保障從事前、事中到事后，全流程的管理才是完善的風(fēng)險(xiǎn)管理，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的缺失，都有可能給企業(yè)造成損失。而企業(yè)各環(huán)節(jié)的控制需要完善的內(nèi)部控制制度作為保障，內(nèi)控制度包括客戶管理制度、信用管理制度、合同管理制度、資金管理制度、應(yīng)收賬款管理制度、法務(wù)管理制度等業(yè)務(wù)關(guān)鍵點(diǎn)的控制制度，以及風(fēng)險(xiǎn)管理制度、內(nèi)部審計(jì)制度、業(yè)績考核制度等保障性制度體系。從全流程各環(huán)節(jié)進(jìn)行控股，提高信用風(fēng)險(xiǎn)管理的完整性和有效性。企業(yè)在經(jīng)營業(yè)務(wù)開展過程中，做業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析，分別制定風(fēng)險(xiǎn)控制策略。要安排專門部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，排查、化解、有效控制業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，避免造成損失。具體來說，企業(yè)可安排經(jīng)營管理組從貿(mào)易模式、客戶資信、經(jīng)營效益、進(jìn)銷存風(fēng)險(xiǎn)防范等方面進(jìn)行審核；企業(yè)管理組或法律事務(wù)組可負(fù)責(zé)從法律風(fēng)險(xiǎn)角度進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核經(jīng)營合同是否存在重大隱患和漏洞；財(cái)務(wù)組（包括資金結(jié)算組）主要負(fù)責(zé)從資金使用、防范資金風(fēng)險(xiǎn)、資金籌措等方面進(jìn)行審核。在內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)上，企業(yè)應(yīng)建立崗位責(zé)任制，明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，切實(shí)做到不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。
2.有效利用國內(nèi)貿(mào)易信用保險(xiǎn)國內(nèi)貿(mào)易規(guī)模的迅速擴(kuò)大，對(duì)貿(mào)易規(guī)則的規(guī)范化和信用保障服務(wù)提出了更高的要求。內(nèi)貿(mào)險(xiǎn)具有保障國內(nèi)貿(mào)易安全的作用。國內(nèi)貿(mào)易信用保險(xiǎn)主要承保買家信用風(fēng)險(xiǎn)，包括因買方破產(chǎn)、無力償付債務(wù)以及買方拖欠貨款而產(chǎn)生的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，可緩解企業(yè)因資金鏈條斷裂帶來的風(fēng)險(xiǎn)。國內(nèi)貿(mào)易信用保險(xiǎn)的基本功能就是當(dāng)上述風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，在企業(yè)難以收回貨款，造成應(yīng)收賬款損失時(shí)，提供損失補(bǔ)償。2012年，商務(wù)部發(fā)文五成補(bǔ)助力推國內(nèi)貿(mào)易信用保險(xiǎn)，同時(shí)確定補(bǔ)助項(xiàng)目承辦機(jī)構(gòu)的七家保險(xiǎn)公司。企業(yè)可以在內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)中，有效地利用國內(nèi)貿(mào)易信用保險(xiǎn)，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
二、信用風(fēng)險(xiǎn)的事中防范
1.加強(qiáng)合同管理，把好風(fēng)險(xiǎn)防范的之門業(yè)務(wù)合同是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范最為重要的手段之一，完善、有效的合同，可以有效對(duì)各方權(quán)力和責(zé)任進(jìn)行約定，也是解決糾紛的最為重要的依據(jù)。企業(yè)所有商品貿(mào)易業(yè)務(wù)均要簽訂書面合同，并按合同管理辦法及法律風(fēng)險(xiǎn)防范的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)做好合同的簽訂和履約，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)權(quán)益不受損害。因此，簽好合同，按規(guī)范操作，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范和規(guī)避能起到非常重要的作用。在合同管理中，要注意以下幾條：（1）加強(qiáng)合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，充分運(yùn)用信息化手段，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)措施，促進(jìn)合同有效履行，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。（2）簽訂合同，內(nèi)容一定要完整、準(zhǔn)確，要件不能有遺漏。對(duì)合同格式和文本擬定，爭取主動(dòng)，應(yīng)盡量采用本企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)版本，如果使用對(duì)方格式合同，應(yīng)用本企業(yè)的版本加以對(duì)照，從差異中尋找對(duì)我方不利的條款并加以修正，爭取增加對(duì)我方有利的條款。這樣就能夠在很大程度上防范和規(guī)避以后環(huán)節(jié)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。嚴(yán)禁簽訂顯失公平、存在重大風(fēng)險(xiǎn)隱患的合同。（3）企業(yè)簽訂合同，應(yīng)履行必要的基本審查，重點(diǎn)關(guān)注工商營業(yè)執(zhí)照、法人代表證件、授權(quán)委托書、特殊商品的經(jīng)營許可證等。特殊情況下，還應(yīng)征求法律顧問的意見。（4）企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同履行的監(jiān)控，強(qiáng)化合同履行情況及效果的檢查、分析和反饋。在合同履行中發(fā)現(xiàn)條款有誤、對(duì)方有欺詐行為，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定程序及時(shí)報(bào)告，并經(jīng)對(duì)方協(xié)商一致，按照管理權(quán)限辦理合同變更或解除事宜。協(xié)商不成，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，將風(fēng)險(xiǎn)降至最低。應(yīng)特別注意，在合并履行中，對(duì)同一客戶同一品種的大宗商品貿(mào)易實(shí)行單結(jié)單清，在上一合同未履行完畢之前，嚴(yán)禁新開信用貿(mào)易合同，防止用新合同掩蓋舊合同存在的不足，造成更大的風(fēng)險(xiǎn)。
2.加強(qiáng)客戶信息跟蹤，及早識(shí)別突發(fā)信用風(fēng)險(xiǎn)定期拜訪重要客戶，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和資信變動(dòng)情況。進(jìn)行信用等級(jí)評(píng)估，對(duì)信用等級(jí)偏低和資信異常的客戶，及時(shí)采取收緊信用等措施，防范信用風(fēng)險(xiǎn)，保障貨款的及時(shí)回籠。企業(yè)應(yīng)制訂客戶信用額度制度，根據(jù)客戶信用檔案記錄、市場情況等，區(qū)別不同客戶類別，合理確定客戶的信用額度和信用周期。對(duì)單一客戶應(yīng)設(shè)置賒銷總額限制，每一客戶的信用額度應(yīng)與其支付能力相對(duì)應(yīng)，嚴(yán)禁對(duì)客戶超額放大財(cái)務(wù)杠桿。及時(shí)調(diào)整客戶的信用額度，調(diào)整應(yīng)收賬款的狀態(tài)，做好應(yīng)收風(fēng)險(xiǎn)與客戶資信相匹配。
3.加強(qiáng)信息化建設(shè)，固化內(nèi)部控制制度流程完善業(yè)務(wù)風(fēng)控信息化系統(tǒng)。加快推動(dòng)各成員公司優(yōu)化完善業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)流程中識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)嵌入ERP系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)運(yùn)行中實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)提示和及時(shí)處置。最好讓技術(shù)公司在ERP管理系統(tǒng)中增加“國內(nèi)貿(mào)易”、“境外貿(mào)易”兩個(gè)模塊，使其反饋的內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)信息更加及時(shí)準(zhǔn)確，切實(shí)消除了人為風(fēng)險(xiǎn)因素。
三、事后信用風(fēng)險(xiǎn)防范
1.加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理企業(yè)應(yīng)制定和完善應(yīng)收款項(xiàng)管理制度，實(shí)行應(yīng)收款項(xiàng)責(zé)任管理，做到每筆應(yīng)收款項(xiàng)有專人負(fù)責(zé)。銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收款項(xiàng)的催收，催收記錄應(yīng)妥善保管，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理資金結(jié)算并定期與銷售部門、客戶對(duì)賬，督促款項(xiàng)回收。要定期通過函證等方式，與客戶核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)和預(yù)收賬款等往來款項(xiàng)。企業(yè)要建立銷售考核責(zé)任制，明確業(yè)務(wù)人員的銷售考核包括應(yīng)收賬款的回收、賬齡以及追收額度與銷售績效獎(jiǎng)懲掛鉤，形成銷售業(yè)績和貨款回籠并重的管理模式。
2.加強(qiáng)法務(wù)管理與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立逾期賬款管理辦法，根據(jù)客戶的最新情況，及時(shí)采取催收、資產(chǎn)保全、法律訴訟等管理程序，根據(jù)信用風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)和程度，及時(shí)啟用相關(guān)程序，甚至法務(wù)程序，以便及時(shí)做到風(fēng)險(xiǎn)管控，從而最大程度減少信用損失。在確認(rèn)無法收回時(shí)，也及時(shí)與相關(guān)保險(xiǎn)公司進(jìn)行索賠，通過信用保險(xiǎn)，降低信用損失。
3.加強(qiáng)內(nèi)部控制執(zhí)行檢查與考核內(nèi)部控制制度的執(zhí)行是風(fēng)險(xiǎn)防范的手段，只有按照企業(yè)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行，才能有效防范信用風(fēng)險(xiǎn)、及早識(shí)別信用風(fēng)險(xiǎn)，及早應(yīng)對(duì)信用風(fēng)險(xiǎn)，防范信用損失。因此，需要定期檢查分析業(yè)務(wù)流程過程中的薄弱環(huán)節(jié)，完善內(nèi)部控制措施，優(yōu)化內(nèi)部控制制度，提高內(nèi)部控股效果。同時(shí)，考核是內(nèi)控執(zhí)行的保障，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度執(zhí)行的考核，在企業(yè)內(nèi)做好有法必依，違法必糾的法制文化，提高內(nèi)部控制制度的執(zhí)行效果。涉及較大損失還應(yīng)查明原因，落實(shí)追究責(zé)任。
關(guān)鍵詞：合同; 管理風(fēng)險(xiǎn) ;形成原因; 控制措施
合同是市場經(jīng)濟(jì)主體通過協(xié)商就有關(guān)民事權(quán)利、義務(wù)達(dá)成的一致約定，是企業(yè)參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的外在表現(xiàn)形式。企業(yè)合同管理是企業(yè)以自身為當(dāng)事人依法簽訂、履行、變更、解除、審查、控制等合同行為規(guī)范的總稱。對(duì)企業(yè)來講，加強(qiáng)合同管理可以控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化資源配置，提高經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)內(nèi)部控制管理工作的重要內(nèi)容。
一、合同管理風(fēng)險(xiǎn)形成原因
企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)源來自兩方面：一是來自企業(yè)外部，如法律、政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化形成的風(fēng)險(xiǎn)；二是來自企業(yè)內(nèi)部管理形成的風(fēng)險(xiǎn)。本文重點(diǎn)就后者的成因進(jìn)行分析，主要有以下幾方面：1.合同管理主體責(zé)任不明晰。合同管理主體責(zé)任不明晰是形成內(nèi)部合同管理風(fēng)險(xiǎn)的主要原因。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，明確部門、崗位職責(zé)劃分，才能做到責(zé)權(quán)利有機(jī)結(jié)合。企業(yè)沒有完善的合同管理制度，是造成責(zé)任劃分不清，出現(xiàn)問題無法追責(zé)的根源。2.未經(jīng)授權(quán)或超出授權(quán)簽訂合同。合同簽訂人出于自身或者他方利益需要，未經(jīng)授權(quán)或超出授權(quán)簽訂合同，這些合同企業(yè)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)并作出處理，可能會(huì)對(duì)企業(yè)不利，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益受損。3.當(dāng)事人對(duì)有關(guān)法律不熟悉或誤讀誤解。由于合同簽訂當(dāng)事人對(duì)《合同法》及相關(guān)法律法規(guī)不熟悉，導(dǎo)致合同違反法律法規(guī)規(guī)定，形成無效合同，讓企業(yè)錯(cuò)失良機(jī)，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益損失；由于合同簽訂當(dāng)事人對(duì)合同條款誤讀誤解，造成合同條款遺漏或顯失公平，帶來履約違約風(fēng)險(xiǎn)。4.合同簽訂前未做資信評(píng)估調(diào)查。企業(yè)在合同簽訂前，沒有對(duì)合同另一方進(jìn)行了解、調(diào)查、評(píng)估，出現(xiàn)合同主體資格不合法，資信狀況差，履約能力弱。甚至出現(xiàn)不法分子利用客戶信息，編制虛假證照，進(jìn)行合同詐騙。5.履約過程監(jiān)控不利。在合同履約階段，企業(yè)未關(guān)注合同的履約進(jìn)度，對(duì)履約階段出現(xiàn)的問題不能及時(shí)調(diào)度、監(jiān)控，導(dǎo)致標(biāo)的物質(zhì)量、收發(fā)貨方式和時(shí)間等與合同約定不符，結(jié)算發(fā)票開具不規(guī)范，不符合稅法規(guī)定，雙方責(zé)任人溝通交流少，形成履約風(fēng)險(xiǎn)。6.履約糾紛未能有效處理。企業(yè)因自身資源或外部環(huán)境變化不能履約時(shí)，未能通過溝通取得對(duì)方諒解，化解企業(yè)不利因素，減少違約賠償帶來的經(jīng)濟(jì)損失。出現(xiàn)履約糾紛，未能通過有效法律手段追究違約方責(zé)任，賠償企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。
二、合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制措施
眾所周知，如果企業(yè)對(duì)合同管理不善，會(huì)加大企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益受損，信譽(yù)下降，甚至有可能錯(cuò)失發(fā)展良機(jī)。嚴(yán)重者，還會(huì)影響企業(yè)生存。為強(qiáng)化合同管理，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下控制措施：1.制定嚴(yán)密的合同管理制度，實(shí)行責(zé)任追究制。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同管理應(yīng)予以高度重視，制定嚴(yán)密的合同管理流程，將合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，責(zé)任明確，各司其職，全過程動(dòng)態(tài)監(jiān)控，出現(xiàn)瀆職行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.落實(shí)企業(yè)合同管理流程制度，實(shí)施事前預(yù)判、事中控制、事后分析全過程動(dòng)態(tài)管理。2.1授權(quán)簽約。企業(yè)授權(quán)合同簽約部門、簽約人，明確授權(quán)范圍，便于授權(quán)責(zé)任人開展前期調(diào)研工作。授權(quán)簽約人接受授權(quán)后，分析企業(yè)自身資源分布、需求、時(shí)限等因素，進(jìn)行市場調(diào)研，形成市場調(diào)查報(bào)告，以供決策者參考。2.2確定合同對(duì)方當(dāng)事人。確定前應(yīng)充分了解、調(diào)查并評(píng)估對(duì)方資質(zhì)、信用狀況，履約能力。具體包括：A審查對(duì)方提供的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明及其他經(jīng)營資質(zhì)，委托人簽訂合同的，還需審查人的法定授權(quán)委托書、人身份證明，及其他足以證明主體資格有效的文件；B必要時(shí)進(jìn)入現(xiàn)場，查看對(duì)方企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力，分析評(píng)估對(duì)方所處該行業(yè)的水平，預(yù)判其履約能力；C獲取對(duì)方經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、銀行機(jī)構(gòu)出具的資信證明，也可以咨詢對(duì)方的上下游客戶，充分了解其履約能力和信用狀況。2.3合同簽訂。簽訂過程中，審查合同條款是否齊全，是否有漏項(xiàng)。合同內(nèi)容包括：當(dāng)事人的名稱和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)、方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。合同原稿經(jīng)過內(nèi)部部門流轉(zhuǎn)審核后，法人或授權(quán)人簽字，加蓋合同專用章和騎縫章。2.4合同履約。履約階段，注重標(biāo)的物質(zhì)量及收發(fā)貨情況，做到事中控制。合同履行過程中遇到一方違約，通過協(xié)商來追收合同權(quán)利，協(xié)商不成的，獲取足夠證據(jù)，通過法律手段追收。2.5總結(jié)分析。合同履行結(jié)束后，及時(shí)進(jìn)行總結(jié)分析，以便更好地維護(hù)企業(yè)權(quán)益。3.健全企業(yè)內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制，落實(shí)責(zé)任獎(jiǎng)懲制度。建立內(nèi)部考核責(zé)任制時(shí)，與合同管理流程制度對(duì)接，對(duì)企業(yè)合同管理中作出重大貢獻(xiàn)的人員，予以重獎(jiǎng)；因責(zé)任人不當(dāng)行為引發(fā)的企業(yè)損失，按一定比例同工資、獎(jiǎng)酬掛鉤，重大損失，還可通過法律程序追索償付責(zé)任。4.加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)教育，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。
企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理人員的培訓(xùn)教育，促進(jìn)對(duì)《合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。企業(yè)受自身培訓(xùn)資源限制，可適時(shí)參加一些外部培訓(xùn)。同時(shí)應(yīng)加大內(nèi)部宣教力度，必要時(shí)聘請(qǐng)專家到企業(yè)講課，強(qiáng)責(zé)任、增素質(zhì)、辨風(fēng)險(xiǎn)，爭取以最小的風(fēng)險(xiǎn)控制成本獲得最佳的風(fēng)險(xiǎn)防范效果。
作者:辛崇花 單位:山東山水水泥集團(tuán)有限公司日照分公司
參考文獻(xiàn)：
[1]劉寶發(fā).淺談企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施.遼寧職工報(bào)，2012；11.
一、合同管理的要點(diǎn)
企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同及合同管理有密切關(guān)系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。
二、合同管理的誤區(qū)
案例一重視合同簽訂環(huán)節(jié)，輕視合同履行環(huán)節(jié)
一般情況下我們的企業(yè)對(duì)合同的簽訂環(huán)節(jié)很看重，建立了合同審批辦法和流程，但是往往輕視合同在履行（包括合同的變更、轉(zhuǎn)讓和解除等）環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險(xiǎn)控制。其實(shí)合同簽訂的目的是為了實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值，但是合同簽訂不等于經(jīng)濟(jì)行為已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，合同的全面履行才是關(guān)鍵所在。現(xiàn)在不少企業(yè)沒有建立合同履行法律風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，也沒有必要的證據(jù)意識(shí)，導(dǎo)致對(duì)方違約時(shí)不知道即將面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)，更不知道應(yīng)如何妥善應(yīng)對(duì)。
A企業(yè)質(zhì)量索賠案，因B企業(yè)交付的貨物有質(zhì)量問題，A企業(yè)業(yè)務(wù)人員曾用電話方式告知B企業(yè)，后來又采取傳真方式通知對(duì)方，但是未取得對(duì)方有書面回復(fù)。結(jié)果在法庭上B企業(yè)聲稱沒收到質(zhì)量異議通知。由于雙方的合同約定：“如有質(zhì)量異議，須在收到貨物后15天內(nèi)提出，否則視為驗(yàn)收合格。”結(jié)果A企業(yè)沒有證據(jù)證明曾提出了質(zhì)量異議，結(jié)果直接導(dǎo)致案件敗訴。其實(shí)我們只要建立相對(duì)完善的合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，即能有效化解法律風(fēng)險(xiǎn)。以質(zhì)量索賠為例，我們必須建立完善的索賠流程，及時(shí)保全相關(guān)證據(jù)，才能有效地向違約方索賠損失。
案例二合同管理等同于“合同書”的管理
合同管理應(yīng)是企業(yè)各部門共同參與，而非僅僅是法律部門的工作。
但還是有不少企業(yè)誤認(rèn)為合同管理就是對(duì)合同（即合同書）的管理。“具體工作是按公司內(nèi)部簽約授權(quán)等級(jí)對(duì)商談中的合同進(jìn)行審查、會(huì)簽和蓋章，然后對(duì)已簽合同進(jìn)行備份、分類歸檔和保管。”這種合同管理模式將合同管理的本質(zhì)視為合同訂立過程的流程管理，不能真正有效防范企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的目標(biāo)，屬于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的傳統(tǒng)思路。
從靜態(tài)管理的角度，這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理，動(dòng)態(tài)過程則表現(xiàn)為業(yè)務(wù)部門擬定合同樣稿，法律部門對(duì)合同的法律問題進(jìn)行把關(guān)審核，最后由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字后交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細(xì)節(jié)，包括當(dāng)事人背景資料、前期談判的焦點(diǎn)、合同履行的技術(shù)細(xì)節(jié)等問題。
事實(shí)上企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)存在于經(jīng)營交易的全過程之中，包括從合同商談，客戶是否已在“庫內(nèi)”，（在庫外的客戶還須對(duì)其進(jìn)行考察）、簽訂合同與履行合同必須設(shè)定相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)條款（包括交付期、貨物驗(yàn)收、退貨條款與認(rèn)定、貨款支付條件）等各階段都要規(guī)避相應(yīng)的法律風(fēng)險(xiǎn)。目前中國企業(yè)面臨最大的合同法律風(fēng)險(xiǎn)是：能否按時(shí)保質(zhì)保量交付標(biāo)的物，能否及時(shí)回籠應(yīng)收賬款。
因此，企業(yè)要從“合同文書管理”的誤區(qū)中走出來，取而代之的是“合同的全過程管理”。
案例三重視事后訴訟補(bǔ)救，忽視訴訟前的預(yù)防。
不少企業(yè)往往把關(guān)注點(diǎn)放在完善法律糾紛的訴訟解決機(jī)制上，并不關(guān)注事前的預(yù)防即法律風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，認(rèn)為合同管理只是為了便于解決糾紛的制度設(shè)計(jì)，以至于身處糾紛纏繞時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己已深陷法律風(fēng)險(xiǎn)之中，有的即使案件勝訴了卻發(fā)現(xiàn)被告無償債能力。經(jīng)案例分析統(tǒng)計(jì)，其實(shí)預(yù)防訴訟所花費(fèi)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于案件的訴訟費(fèi)用，且效果明顯。
根據(jù)以往案例分析告訴我們，建立完善的法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制可以從四個(gè)方面做起，即：證據(jù)預(yù)警、質(zhì)量預(yù)警、時(shí)效預(yù)警和償債預(yù)警。
證據(jù)預(yù)警是指避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致證據(jù)鏈條斷開，造成無法充分舉證或舉證不能的情形出現(xiàn)而采取的措施。
質(zhì)量預(yù)警是指在合同約定或法定檢驗(yàn)期間內(nèi)，或在質(zhì)量保證期間內(nèi)，對(duì)貨物質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的檢驗(yàn)，如發(fā)生質(zhì)量問題應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并保留相關(guān)書面證據(jù)的措施。
時(shí)效預(yù)警主要是指距最后一次付款接近兩年、此后無書面催收記錄也未達(dá)成書面還款協(xié)議時(shí)，法律部門應(yīng)通過書面催收等手段中止或彌補(bǔ)時(shí)效的措施。
償債預(yù)警是指負(fù)債方逾期償還貨款，或遇負(fù)債方有改制、合并、分立、破產(chǎn)、隱匿財(cái)產(chǎn)等情形，可能影響到貨款正常清償時(shí)，法律部門應(yīng)及時(shí)向企業(yè)相關(guān)部門匯報(bào)情況，及時(shí)采取法律措施以保障企業(yè)債權(quán)的安全性。
企業(yè)應(yīng)建立全過程的合同管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)將來可能產(chǎn)生于訴訟不利的法律風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)采取預(yù)警措施，避免或減少不必要的經(jīng)營損失。
案例四誤將合同管理視為專屬公司法務(wù)部門的工作
不少企業(yè)認(rèn)為合同管理是專屬于公司法務(wù)部門的事，其他部門只是配合法務(wù)部門的工作，甚至不少中小企業(yè)根本就沒有法務(wù)部門，也沒有專人負(fù)責(zé)合同管理的專職人員。筆者認(rèn)為合同管理是專屬公司法務(wù)部門的事這種認(rèn)識(shí)是片面的。因?yàn)榉▌?wù)部門只是參與合同管理的一個(gè)職能部門，公司的很多部門皆與合同管理密切相關(guān)。
以合同審查環(huán)節(jié)為例，現(xiàn)行的合同審查機(jī)制基本上是業(yè)務(wù)部門將合同文本交法律部門進(jìn)行形式審查，由于法律部門不了解合同背景資料，無法掌握合同締約過程的細(xì)節(jié)，無法對(duì)合同的合法性、合理性和可行性進(jìn)行有效的審核，進(jìn)而無法對(duì)潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的識(shí)別。為保證合同目的的順利實(shí)現(xiàn)，合同審查應(yīng)當(dāng)不僅僅就擬定的紙上條文進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)審查，更需要對(duì)合同的整個(gè)商談、磋商過程有所了解，追溯合同反映出的每個(gè)問題的淵源，并了解交易背景和自己一方的立場及所關(guān)注的主要內(nèi)容，并會(huì)同財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的效益性進(jìn)行會(huì)審。而在合同履行階段，傳統(tǒng)模式是法律部門是不主動(dòng)參與的，而事實(shí)上企業(yè)各管理部門是需要分工合作的，法律部門則應(yīng)成為合同履行的協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者。
例如財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)是開票、對(duì)賬、結(jié)賬和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析等；業(yè)務(wù)部門（包括采購和銷售）的主要職責(zé)是進(jìn)行客戶開發(fā)、資信調(diào)查、合同商談和簽訂合同，聯(lián)系品保（包括采購和生產(chǎn)部門）部門安排生產(chǎn)，聯(lián)系倉儲(chǔ)部門交貨，協(xié)助財(cái)務(wù)進(jìn)行貨款回收等；品保部門的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)打樣，安排生產(chǎn)進(jìn)度，監(jiān)督產(chǎn)品品質(zhì)，參與產(chǎn)品安裝、調(diào)試和技術(shù)培訓(xùn)等；物流部門（包括報(bào)關(guān)、倉儲(chǔ)和運(yùn)輸部門）的主要職責(zé)是安排發(fā)貨（包括退換貨），核對(duì)交接貨清單，辦理物流保險(xiǎn)等。在合同履行過程中，通過與其他各部門進(jìn)行定期會(huì)商、不定期的走訪交流、合同月報(bào)制度和重點(diǎn)領(lǐng)域采取的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，企業(yè)法務(wù)部門可以掌控合同履行過程的動(dòng)態(tài)情形，并對(duì)可能引發(fā)重大法律風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié)和項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，可以有效控制合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)。
三、點(diǎn)評(píng)
1、合同的簽署只是該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開始，合同的履行環(huán)節(jié)才是具體落實(shí)合同的關(guān)鍵。
【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；建設(shè)工程項(xiàng)目；合同管理方法
施工企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目的合同管理是施工過程中的最高的行為標(biāo)準(zhǔn)和行為準(zhǔn)則，合同管理是施工企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目的核心部分。施工企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目加強(qiáng)合同管理，首先要牢固樹立企業(yè)形象，本著依法治理企業(yè)的要求，對(duì)于合同管理要牢固樹立其法制觀念、對(duì)于合同管理義務(wù)要自覺進(jìn)行履行和熟知、對(duì)于合同管理方面的法律風(fēng)險(xiǎn)要提出一系列避免措施，并制定相關(guān)方案，從而應(yīng)對(duì)企業(yè)在市場中所面對(duì)的一系列競爭，有力保證企業(yè)的應(yīng)變能力，保護(hù)施工企業(yè)建設(shè)工程的合法權(quán)益。其次，從施工企業(yè)的管理角度層面上講，定期組織一系列有效的檢查指導(dǎo)工作、監(jiān)督管理措施等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，以保證合同管理游走于企業(yè)施工建設(shè)工程項(xiàng)目的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，且在施工和結(jié)算正常運(yùn)行的過程中不出現(xiàn)任何差錯(cuò)和漏點(diǎn)，合同管理也是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最為有效的措施，它保證了企業(yè)在激烈的市場競爭中占有一席之地。
一、強(qiáng)化全員的管理意識(shí)
作為一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)管理工作的合同管理，它的管理水平在很大程度上影響著施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，作為如此重要的管理工作，它的設(shè)計(jì)面比較廣，因此要將合同管理工作營造良好的氛圍，即人人都重視、人人都有著強(qiáng)化管理的意識(shí)。施工企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目的主要負(fù)責(zé)人和經(jīng)濟(jì)管理部門要將管理意識(shí)進(jìn)行規(guī)范化，確保合同管理的高度重視性，并且在全員范圍內(nèi)形成合同管理的強(qiáng)化意識(shí)和人人參與意識(shí)。各級(jí)相關(guān)管理部門要實(shí)行管理落實(shí)到位的措施，緊密銜接好合同管理全過程，做到落實(shí)到位、控制有效、檢查到位、反饋及時(shí)，將合同管理工作全過程進(jìn)行規(guī)范和管理好。
二、抓好合同管理的簽約和履約
合同管理過程必須保證是規(guī)范化管理的，并且管理措施貫穿于全過程中，規(guī)范管理主要應(yīng)該做好：
1.訂立合同前的管理。施工企業(yè)建設(shè)工程在進(jìn)行合同簽訂前的合同管理針對(duì)方主要是工程建設(shè)方，即對(duì)發(fā)包人的工程項(xiàng)目信息進(jìn)行相關(guān)評(píng)審，且與經(jīng)濟(jì)效益相掛鉤。施工企業(yè)要定期組織好對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理、合同管理人員等的相關(guān)培訓(xùn)工作，開展合同管理法的法律和法規(guī)教育，可以邀請(qǐng)合同管理的職能部門做此方面的培訓(xùn)工作。同時(shí)，施工企業(yè)要進(jìn)行合同法律法規(guī)內(nèi)部宣傳工作，將重合同守信用工作進(jìn)行到底。
2.合同談判簽訂的管理。發(fā)包人所對(duì)應(yīng)的程序是施工企業(yè)建設(shè)合同談判和簽訂，由于發(fā)包人是企業(yè)談判的對(duì)象，所以發(fā)包人也是合同簽訂的對(duì)象。施工企業(yè)建設(shè)工程合同談判本著平等一致、協(xié)商一致、互惠互利的原則與發(fā)包人進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的合同談判，并且在談判之前，對(duì)于發(fā)包人是做過調(diào)查和了解的，即認(rèn)定其的項(xiàng)目工程承擔(dān)能力方進(jìn)行談判。施工企業(yè)逐條研究發(fā)包人的招標(biāo)文件要求，確定承諾性。鑒于施工企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目的合同繁多的內(nèi)容，大多情況下對(duì)于發(fā)包人的合同條款都是經(jīng)過談判的。在與發(fā)包人談判時(shí)，在依據(jù)通用條款的條件下，結(jié)合協(xié)議書和專用條款進(jìn)行，對(duì)于承包人所承擔(dān)的義務(wù)條款項(xiàng)，應(yīng)該引起充分重視。談判后，如果雙方對(duì)于合同管理的各項(xiàng)條款沒有見解，并且達(dá)成一致意見，合同文件便可立即簽訂。
3.合同履行中的管理。企業(yè)施工建設(shè)工程項(xiàng)目中的合同管理貫穿于施工的全過程，所以在進(jìn)行施工合同的履約方面，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作必須包含在內(nèi).合同履行過程中，雙方要明確各自的權(quán)力和責(zé)任，對(duì)于合同管理必須依法實(shí)施，依法行使權(quán)力和履行義務(wù)，為確保合同管理的圓滿完成而依法實(shí)施。（1）執(zhí)行合同交底制度。施工企業(yè)建設(shè)部門應(yīng)該建立合同管理制度，明確合同管理的各項(xiàng)目標(biāo)、任務(wù)、權(quán)力和義務(wù)等，對(duì)于合同的執(zhí)行情況，施工方應(yīng)該定期對(duì)項(xiàng)目部進(jìn)行反饋內(nèi)容：招標(biāo)文件、圖紙、招標(biāo)資料和合同文本等。對(duì)于變化的合同文本，必須在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行工程洽商記錄的辦理工作，收集有關(guān)雙方的變更資料。對(duì)于項(xiàng)目部所反饋的信息，經(jīng)營處和法規(guī)處要及時(shí)分析其原因，找出解決問題的措施和方法，如果出現(xiàn)大的誤差，必須第一時(shí)間向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，收付工程款情況、合同重要內(nèi)容等也要及時(shí)進(jìn)行匯報(bào)，對(duì)于出現(xiàn)的合同違約情況是由于非施工方造成的，必須及時(shí)報(bào)送建設(shè)規(guī)劃部門，研究原因，找出責(zé)任人，具體內(nèi)容將落實(shí)到具體部門和責(zé)任人。（2）合同履約過程管理。一是項(xiàng)目部要做好合同規(guī)定的進(jìn)度、質(zhì)量和資金方面的控制工作，切實(shí)履行好施工方的義務(wù)。要按照合同所規(guī)定的工期時(shí)間，制定施工計(jì)劃方案、組織好有關(guān)進(jìn)度的工作，如果中間出現(xiàn)延誤，必須采取切實(shí)有效可行的趕工措施，以確保合同工期的順利進(jìn)行。要嚴(yán)格依據(jù)合同管理規(guī)定的質(zhì)量要求，進(jìn)行質(zhì)量檢查制度的執(zhí)行，以應(yīng)對(duì)發(fā)包人、建立的質(zhì)量檢驗(yàn)工作，材料和設(shè)備的供應(yīng)工作要保質(zhì)保量進(jìn)行供應(yīng)，確保工程質(zhì)量。對(duì)于施工項(xiàng)目的預(yù)付款和進(jìn)度款要嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，并辦理工程的竣工結(jié)算，工程款進(jìn)行結(jié)清。同時(shí)，還要按照合同的規(guī)定提供相關(guān)竣工資料并參與竣工驗(yàn)收工作，此外，對(duì)于質(zhì)量保修期必須履行到位。二是對(duì)于履約期間產(chǎn)生的一系列動(dòng)態(tài)管理，必須嚴(yán)格加強(qiáng)和管理，以防違約事件的發(fā)生。項(xiàng)目部在做好各項(xiàng)工作的同時(shí)，必須對(duì)合同的實(shí)施和進(jìn)行狀態(tài)進(jìn)行跟蹤對(duì)比，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，本著效益為先的原則，提高經(jīng)濟(jì)效益。在這種情況下，才能夠向施工單位提出承包價(jià)格，做到有理可依。三是加強(qiáng)合同履約期索賠與反索賠管理。承包商為了減少項(xiàng)目損失，依據(jù)合同條件的變化提出索賠要求；客戶根據(jù)合同管理規(guī)定將工期的拖延、質(zhì)量問題無法彌補(bǔ)的和責(zé)任人事故進(jìn)行反索賠。對(duì)于項(xiàng)目管理工作施工方必須在簽約后及時(shí)進(jìn)行，對(duì)于一些技術(shù)資料等及時(shí)進(jìn)行歸檔管理，重要性的資料必須經(jīng)監(jiān)理工程師和客戶代表進(jìn)行簽證，變更性的重要內(nèi)容必須經(jīng)雙方簽訂，為索賠和反索賠提供重要的保證依據(jù)。
三、建立健全網(wǎng)絡(luò)管理
將合同管理機(jī)構(gòu)、制度和人員落實(shí)到位，以層層建立合同領(lǐng)導(dǎo)小組的方式進(jìn)行，確立相關(guān)管理部門，如歸口管理部門（公司經(jīng)營處）、配合部門（法律處）。研究的可行性內(nèi)容是：首先，做好調(diào)查工作，即施工方主題資格性的合法調(diào)查。主要調(diào)查內(nèi)容為：是否具備法人資格、是否依法注冊(cè)和登記。其次，做好施工方資信和履約調(diào)查工作，即施工方應(yīng)該具備一定的社會(huì)信譽(yù)度和資金保障。再次，做好施工活動(dòng)的合法性調(diào)查工作，施工單位在進(jìn)行施工前，必須具備施工許可證，方可施工進(jìn)行。
合同的簽訂過程漏洞是避免不了的，所以要減少合同談判和簽訂過程的漏洞，確保嚴(yán)密性、合法性和可行性的合同管理，采取施工合同的三權(quán)相對(duì)對(duì)立（洽談權(quán)、審查權(quán)和批準(zhǔn)權(quán)）：企業(yè)經(jīng)營處人員在辦理合同談判和形式洽談權(quán)前要依據(jù)所授權(quán)的范圍，進(jìn)行辦理合同權(quán)限辦理以內(nèi)的合同談判；對(duì)于洽談所形成的的合同文本，施工處法規(guī)人員和顧問要進(jìn)行審查，然后交由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，最后由企業(yè)經(jīng)濟(jì)處人員進(jìn)行對(duì)外簽訂合同手續(xù)的辦理工作。
總之，加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施過程中的合同管理是施工企業(yè)工程項(xiàng)目管理的核心。合同管理，就是施工企業(yè)從上向下建立起的一支專業(yè)管理隊(duì)伍。在全球經(jīng)濟(jì)一體化的今天，施工企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目的合同管理勢(shì)必要求更加規(guī)范化和合理化。作為建設(shè)方和發(fā)包方而言，要嚴(yán)格按照合同管理進(jìn)行實(shí)施項(xiàng)目建設(shè)工作，確保合同管理方法得當(dāng)，措施切實(shí)有效可行，嚴(yán)格化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行運(yùn)作合同管理法，確保建設(shè)施工期間不必要事件的發(fā)生，使得施工企業(yè)建設(shè)工程項(xiàng)目順利進(jìn)行下去。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]劉爾烈，劉戈.項(xiàng)目采購與合同管理.天津大學(xué)出版社，2010.（5）
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機(jī)構(gòu)
高校合同管理涉及的多個(gè)部門，如基建工程與修繕項(xiàng)目（含設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產(chǎn)出租出借、對(duì)外投資牽涉到后勤管理處；物資設(shè)備采購、大宗物資采購、低價(jià)易耗品的定期采購牽涉到資產(chǎn)設(shè)備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學(xué)牽涉到招生就業(yè)管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對(duì)外簽合同，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰都不承擔(dān)責(zé)任，誰都負(fù)不起責(zé)任，最后由學(xué)校承擔(dān)責(zé)任，同時(shí)多部門對(duì)外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學(xué)校財(cái)務(wù)管理帶來了風(fēng)險(xiǎn)和損失。如我校僅中國移動(dòng)的捐贈(zèng)合同就分別與學(xué)工處、團(tuán)委、招就處、后勤與產(chǎn)業(yè)處、信息中心簽訂六個(gè)不同內(nèi)容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學(xué)校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內(nèi)部牽制不到位
合同管理是全過程的系統(tǒng)，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個(gè)方面的管理，流程管理又分為合同準(zhǔn)備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現(xiàn)對(duì)對(duì)方單位資質(zhì)和履約能力審查不夠；合同簽署中出現(xiàn)合同沒有經(jīng)過承辦部門、財(cái)務(wù)、基建審計(jì)等部門聯(lián)合會(huì)簽，重大金額沒有經(jīng)過律師對(duì)合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現(xiàn)沒有部門能監(jiān)督合同的履行情況，如合同是否按時(shí)完成，完成的質(zhì)量如何，是否有合同糾紛發(fā)生等；合同履行結(jié)束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料等等，結(jié)果給學(xué)校造成不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規(guī)范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機(jī)構(gòu)，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業(yè)性差，往往忽視違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定，導(dǎo)致最終給學(xué)校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協(xié)議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應(yīng)付管理部門的審查,對(duì)于同一個(gè)項(xiàng)目,往往還要簽訂 “正規(guī)合同” 和“私下合同”兩份,“正規(guī)合同”形式正規(guī),內(nèi)容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實(shí)際上屬于不平等合同,會(huì)給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規(guī)范化的具體措施。
（一）加強(qiáng)法制觀念，重視合同管理人員的培養(yǎng)
1、高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視學(xué)校的合同管理，加強(qiáng)對(duì)合同的宣傳和教育力度，強(qiáng)化全校教職工的合同意識(shí)和法制觀念，舉辦關(guān)于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標(biāo)法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等一系列法律法規(guī)講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規(guī)，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規(guī)章制度。
2、合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面寬、法律法規(guī)意識(shí)要求高、需要豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的管理工作，因此對(duì)合同管理人員的選擇和培養(yǎng)顯得尤為的重要。學(xué)校可以根據(jù)實(shí)際情況，定期或不定期組織合同管理人員進(jìn)行合同相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養(yǎng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使高校合同管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，保證合同的簽訂質(zhì)量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設(shè)
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對(duì)各類合同的簽訂、履行和管理工作的規(guī)范，是全面推進(jìn)依法治校，切實(shí)維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益內(nèi)部合同管理的基本準(zhǔn)則。在制度中對(duì)合同管理的機(jī)構(gòu)以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責(zé)任等每一個(gè)工作環(huán)節(jié)均做出明確規(guī)定，明確對(duì)于涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合同，達(dá)到規(guī)定金額的項(xiàng)目必須經(jīng)過正常的招投標(biāo)程序后，才能進(jìn)入合同簽訂程序，規(guī)范簽訂主體，嚴(yán)禁以職能部門或院系名義對(duì)外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對(duì)合同運(yùn)行全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致、深入的規(guī)定，使每個(gè)步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調(diào)查制度和信用管理制度、合同授權(quán)委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎(chǔ)事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺(tái)賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制
1、合同準(zhǔn)備階段。首先簽約前要對(duì)初次簽約主體資格進(jìn)行調(diào)查，所有合同在簽訂前需要重點(diǎn)調(diào)查合作方有無簽約主體資格，了解其資質(zhì)、履約能力、既往的履約信譽(yù)等。重大合同在簽訂前需要聘請(qǐng)專業(yè)人才進(jìn)行詳細(xì)的專項(xiàng)調(diào)查并制作調(diào)查報(bào)告。其次對(duì)有過合作關(guān)系的單位，平時(shí)要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對(duì)列入不良記錄名單的應(yīng)限制其參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過對(duì)客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規(guī)范合同文本。盡量采用國家相關(guān)部門統(tǒng)一印制的格式合同或合同示范文本，規(guī)范合同文本，有利于明確合同主體的責(zé)任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規(guī)范合同審批流程。每項(xiàng)合同的簽訂應(yīng)由承辦部門提出，合同承辦部門應(yīng)就合同主要條款、可行性及風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面審查，合同的審批流程分別經(jīng)過財(cái)務(wù)處、紀(jì)檢審計(jì)處、學(xué)院辦公室等部門審核合同的相關(guān)條款，建立合同會(huì)簽制。重大合同還需經(jīng)學(xué)校法律顧問審閱，主要對(duì)合同文本進(jìn)行合法性、規(guī)范性審查。實(shí)行合同會(huì)簽審批流程，對(duì)每份合同的簽訂，層層把關(guān)，責(zé)任到位。再次規(guī)范法人授權(quán)委托制度。高校對(duì)外簽訂合同, 應(yīng)由作為法定代表人的校長或其委托人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán), 任何人不得以學(xué)校名義對(duì)外簽約,杜絕職能部門或二級(jí)院系以本部門、本單位名義對(duì)外簽約。
3、合同履行階段。對(duì)合同實(shí)施動(dòng)態(tài)化全程監(jiān)控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同履行過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗(yàn)收到結(jié)算及時(shí)跟蹤、管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。其次合同管理的核心內(nèi)容就是抓好執(zhí)行環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)控制，財(cái)務(wù)部門應(yīng)該嚴(yán)格按照合同的條款辦理結(jié)算手續(xù)，把好合同結(jié)算關(guān)，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎(chǔ)事物管理，進(jìn)行日常的合同臺(tái)賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時(shí)進(jìn)行合同評(píng)價(jià)分析。合同簽署后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，實(shí)現(xiàn)合同檔案的信息化管理，同時(shí)適時(shí)引進(jìn)合同的軟件化管理、使其能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化審核，規(guī)范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲(chǔ)、處理、分析和使用。其次紀(jì)檢監(jiān)督部門要檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，每年對(duì)合同進(jìn)行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發(fā)現(xiàn)問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對(duì)性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規(guī)范化管理，實(shí)際上是把經(jīng)濟(jì)監(jiān)督關(guān)口前移，用合同管理的方式去規(guī)范、約束經(jīng)濟(jì)行為，避免了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中由于缺乏法制觀念給學(xué)校造成的不必要損失，由于校內(nèi)各職能部門全方位的參與，形成了監(jiān)督的機(jī)制，增強(qiáng)了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強(qiáng)了黨的廉政建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把依法治校與加強(qiáng)學(xué)校管理、提高學(xué)校競爭力和維護(hù)學(xué)校自身合法權(quán)益有機(jī)結(jié)合起來。建立和完善合同管理，加強(qiáng)法制教育，提高法律意識(shí)，是高校完善合同管理，依法治校的必然產(chǎn)物。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：合同檔案管理
前言
合同是體現(xiàn)平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點(diǎn)問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發(fā)利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進(jìn)一步提升。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個(gè)普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關(guān)。從辦理程序看,在一個(gè)法人單位,不同性質(zhì)和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié);從合同成立看,合同送交所有責(zé)任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內(nèi)外因素的影響,合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質(zhì)量和開發(fā)編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章時(shí)合同成立。”而依目前國內(nèi)慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(zhǔn)(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)登記,作為追索合同文本的憑據(jù),有助于提高合同收集歸檔率。
對(duì)一個(gè)全宗單位而言,較為科學(xué)有效的方式是實(shí)行統(tǒng)一格式的合同審批單。審批單記載合同內(nèi)容、責(zé)任者、金額、經(jīng)辦部門等相關(guān)信息,由合同經(jīng)辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(zhuǎn)(一式三聯(lián),格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯(lián)供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯(lián)存財(cái)務(wù)部門,作為記賬憑證;第三聯(lián)可由合同部門作為專項(xiàng)資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號(hào),并留下第一聯(lián)備案存查,督促合同經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。使用合同審批單既可以真實(shí)直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。
合同審批單
二、合同檔案管理模式
在國家機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據(jù)其性質(zhì)、類別和承辦機(jī)構(gòu)等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學(xué)性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進(jìn)行歸檔有助于保持設(shè)備檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案的成套性與系統(tǒng)性。但是,隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調(diào)用以及合同信息資源的深層次開發(fā),傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對(duì)合同進(jìn)行集中查詢、綜合統(tǒng)計(jì)以及編研開發(fā)的需要,與當(dāng)前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業(yè)務(wù)工作考慮,往往指定合同部門或財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風(fēng)險(xiǎn)性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識(shí)有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業(yè)務(wù)部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機(jī)構(gòu)或工作人員發(fā)生調(diào)整變動(dòng),往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會(huì)信用體系的構(gòu)建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業(yè)認(rèn)證工作。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況,加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制能力,使動(dòng)態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認(rèn)為合同檔案的管理模式須分層次進(jìn)行。第一層次,實(shí)現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由檔案綜合管理部門對(duì)合同檔案文本實(shí)行集中管理,統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 負(fù)責(zé)及時(shí)記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時(shí)收集相關(guān)交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護(hù)各類檔案的系統(tǒng)完整;另一份提供合同部門(或財(cái)務(wù)部門) 建立合同執(zhí)行信息記錄。為了便于統(tǒng)計(jì)查詢和開發(fā)利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,列為專項(xiàng)業(yè)務(wù)資料保管。當(dāng)然,機(jī)構(gòu)規(guī)模較小的單位也可結(jié)合本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
三、合同檔案保管的劃分
對(duì)于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認(rèn)為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實(shí)上這兩種做法在認(rèn)識(shí)上都存在誤區(qū),不利于合同檔案的科學(xué)管理和有效利用。劃分合同保存期限時(shí),要聯(lián)系合同價(jià)值進(jìn)行綜合分析。
例如,對(duì)一般經(jīng)濟(jì)合同而言,合同標(biāo)的、履行期限是重要參考指標(biāo);合同作為技術(shù)文檔時(shí),它所依附的設(shè)備儀器、土地不動(dòng)產(chǎn)等使用年限應(yīng)作為考慮因素;有的合同具有深遠(yuǎn)的社會(huì)影響(如反映重大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)意義的合資合作協(xié)議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經(jīng)濟(jì)糾紛案件呈現(xiàn)上升之勢(shì),因此合同爭議的訴訟時(shí)效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價(jià)值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運(yùn)用經(jīng)濟(jì)的、法律的眼光和動(dòng)態(tài)觀點(diǎn)看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
四、對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理
對(duì)變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點(diǎn),容易被忽視。事實(shí)上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對(duì)其變更與解除也應(yīng)慎而處之。
《合同法》規(guī)定,當(dāng)事人協(xié)商一致的,可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)(解除) 登記手續(xù)的,依照其規(guī)定。因此,對(duì)已簽訂或生效合同進(jìn)行變更、撤銷或解除時(shí),要參照法律規(guī)定辦理有關(guān)審批程序和登記手續(xù),并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統(tǒng)一辦理變更或銷毀。必要時(shí)還需對(duì)履約執(zhí)行情況作出相關(guān)書面說明,雙方確認(rèn)后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經(jīng)濟(jì)糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發(fā)
長期以來,合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統(tǒng)的分類統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)匯總、比較分析等方式對(duì)合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結(jié)合社會(huì)利用需求,發(fā)掘其獨(dú)特的信息內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)注意到,伴隨世界經(jīng)濟(jì)一體化和中國加入WTO ,構(gòu)建各個(gè)層次的信用管理體系已逐漸成為社會(huì)以及企業(yè)界的共識(shí)。積極開發(fā)合同檔案資源,找準(zhǔn)切入點(diǎn),是檔案編研領(lǐng)域新的增長點(diǎn)。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應(yīng)當(dāng)與信用體系互動(dòng)互惠,從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實(shí)意義。
關(guān)鍵詞：合同管理；機(jī)制；評(píng)審；責(zé)任
合同管理可以說是企業(yè)管理的生命線，是保障交易安全的基石。國有企業(yè)的在國民經(jīng)濟(jì)中的特殊地位更要求其應(yīng)具有較為成熟可控的合同管理模式。
一、要建立合同管理運(yùn)行機(jī)制
國有企業(yè)的合同管理應(yīng)當(dāng)施行有領(lǐng)導(dǎo)主管，有機(jī)構(gòu)統(tǒng)管，有人員專管，有制度保障的二級(jí)合同管理運(yùn)行機(jī)制。1.人員落實(shí)首先是領(lǐng)導(dǎo)到位。按照責(zé)任明確的原則，應(yīng)當(dāng)設(shè)立一名分管生產(chǎn)經(jīng)營的副總經(jīng)理為合同管理負(fù)責(zé)人，機(jī)關(guān)職能部門有專門抓合同管理的人員，下屬分公司、子公司等單位應(yīng)當(dāng)成立由經(jīng)理或主管副經(jīng)理親自任組長、有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人參加的合同管理小組形成集體研究、民主決策的工作制度。其次是合同管理機(jī)構(gòu)要配備合格的合同管理員，實(shí)行持證上崗要求。2．機(jī)構(gòu)落實(shí)按合理分工、相互制約、便于協(xié)調(diào)的原則建立具有縱向管理層級(jí)關(guān)系的合同管理體系。公司作為一級(jí)管理機(jī)構(gòu)，除分管生產(chǎn)經(jīng)營的副總經(jīng)理作為合同管理負(fù)責(zé)人外，機(jī)關(guān)企業(yè)管理部等職能部門組成的合同管理機(jī)構(gòu)，對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、考核、獎(jiǎng)懲，以有效地約束公司下屬單位的合同行為，保證合同管理按規(guī)范運(yùn)行。3.制度落實(shí)市場經(jīng)濟(jì)從某種意義上講是法治經(jīng)濟(jì)。在企業(yè)內(nèi)部搞好制度建設(shè)是國有企業(yè)管理的基石。國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)和工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范合同評(píng)審、合同責(zé)任、合同檢查、合同考核、合同培訓(xùn)等管理行為和管理程序。合同簽約人是把好合同質(zhì)量關(guān)的關(guān)鍵。對(duì)合同簽約人應(yīng)進(jìn)行有效的控制和約束防止簽約范圍太寬太廣，并便于集中管理，對(duì)不具備法人資格的單位、部門對(duì)外簽訂合同實(shí)行法人授權(quán)委托制度。
二、執(zhí)行合同評(píng)審制度要嚴(yán)格規(guī)范
合同評(píng)審，就是每一份合同必須經(jīng)過由相關(guān)部門組成的合同評(píng)審機(jī)構(gòu)按一定的程序進(jìn)行審查、評(píng)定后才能正式簽約。我們對(duì)合同評(píng)審制定了一套比較科學(xué)、嚴(yán)格、規(guī)范的運(yùn)作程序。合同管理機(jī)構(gòu)會(huì)同相關(guān)職能部門對(duì)合同的主要內(nèi)容進(jìn)行審查。合同評(píng)審的工作程序中首先明確的是合同評(píng)審的內(nèi)容包括合同對(duì)方的主體資格、履約能力、合同合法性、經(jīng)濟(jì)可行性、條款完整性。其次是明確各職能部門的分工責(zé)任如合同管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)審查合同的合法性、完整性、嚴(yán)密性財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同的結(jié)算、付款方式、保險(xiǎn)條款等工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)審查涉及工程、技術(shù)方面的條款。重大合同應(yīng)當(dāng)成立有技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)和法律人員參加的合同項(xiàng)目組。且合同必須報(bào)公司級(jí)合同管理部門審查。其程序是合同起草（合同承辦人員）—合法性審查（合同管理機(jī)構(gòu)）—財(cái)務(wù)審查（財(cái)務(wù)部門）—技術(shù)性審查（專業(yè)技術(shù)部門）—把關(guān)審查（合同管理部門）。應(yīng)當(dāng)將合同對(duì)方的資信審查，特別是對(duì)初次接觸的單位的資質(zhì)情況、資金實(shí)力、與主要客戶的交往情況、營業(yè)趨勢(shì)、資產(chǎn)負(fù)債、經(jīng)營損益、銀行的信用評(píng)價(jià)、歷史背景、業(yè)務(wù)范圍、業(yè)績及未來發(fā)展等等作為合同審查的前置程序。審查業(yè)務(wù)人員采取各種措施，將資信審查的結(jié)果寫成書面材料交合同小組決策。對(duì)其中的具體問題進(jìn)行宣講和指導(dǎo)安排公司法律人員結(jié)合公司發(fā)生的實(shí)際案例進(jìn)行分析。做到有的放矢有目的的進(jìn)行培訓(xùn)。國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡量做到每年定期對(duì)直接操作合同人員至少培訓(xùn)一次。合同培訓(xùn)中應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持這樣一個(gè)原則，注重實(shí)效，不搞形式主義。為了達(dá)到培訓(xùn)效果，可以將培訓(xùn)與任職上崗資格掛鉤對(duì)合同管理員實(shí)行考核上崗的任職資格制度，不能取得培訓(xùn)合格證將不能在本崗位繼續(xù)工作。這樣能夠在很大程度上改善合同管理人員法律意識(shí)淡薄、業(yè)務(wù)能力不能達(dá)到合同操作的實(shí)際需要、責(zé)任心不強(qiáng)等情況。通過培訓(xùn)各級(jí)合同管理人員不但加深了對(duì)法律法規(guī)的理解能依法經(jīng)營而且運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的意識(shí)大大增強(qiáng)。
三、執(zhí)行合同責(zé)任制要一絲不茍
制度制定，重在執(zhí)行。國有企業(yè)在合同管理方面應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的責(zé)任制度。在簽訂或履行合同的過程中由于管理工作失誤、失職、違反合同管理規(guī)定等主觀責(zé)任原因，而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或惡劣影響的要視情節(jié)輕重追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任和給予適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)處罰。另外，在合同管理的考評(píng)方面公司對(duì)所屬單位的合同管理工作應(yīng)當(dāng)實(shí)行年度檢查考評(píng)制度。每年度結(jié)束，公司應(yīng)組織以合同管理部門牽頭，各有關(guān)部門參加的檢查小組對(duì)所屬各單位的合同管理工作進(jìn)行年度檢查，檢查以公司合同管理規(guī)章制度和專業(yè)管理要求為依據(jù)，重點(diǎn)是對(duì)9項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行檢查，包括合同管理“三落實(shí)”情況、印章管理、合同文本、合同審查、履約、合同報(bào)表、合同檔案管理、年終總結(jié)、合同管理員的素質(zhì)等等。設(shè)立相應(yīng)的排名及獎(jiǎng)懲，以調(diào)動(dòng)合同管理人員的積極性。
四、結(jié)束語
