時間：2023-06-02 09:59:00
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案系統管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
福建省檔案局高度重視檔案信息標準規范建設，將檔案信息標準建設納入檔案事業發展的“十五”計劃，組織力量、加強研究，以指導全省檔案基礎數據庫建設。2002年福建省第九屆人大第三十六次會議通過的《福建省檔案條例》中規定：省人民政府檔案行政管理機構應當按照國家有關規定，統一檔案信息化建設的數據標準，規范檔案信息化管理。2002年11月，“福建省分布式檔案基礎數據庫”項目建設正式立項啟動，項目建設總體目標是：以省、設區市、縣（市、區）94個綜合檔案館館藏檔案為對象，以分布式檔案數據庫建設為核心，重點建設“福建省分布式檔案目錄數據庫”、“福建省分布式重要檔案數據庫”、“福建省館藏多媒體檔案數據庫”三個全省性、規范化、可共享的基礎數據庫以及相配套的基礎網絡系統和應用系統，實現全省館藏檔案信息資源的社會共享，同時為接入全省政務信息網的各立檔單位提供電子檔案存放和調閱服務。在項目建設過程中，檔案信息標準和規范的研究制定作為一個子項目納入了整體建設的可行性研究報告和實施方案中，提出要“通過制定各項標準，確保檔案數據的通用、共享與交換，確保在軟、硬件環境變化時檔案數據的完整、安全和有效利用”。幾年來，結合項目建設和管理的需要，制定了一系列相關的標準和規范。
1、檔案數據庫建設標準與規范。近幾年，福建省檔案局為保證檔案數字化的工作規范和數據產品質量，先后制定并下發了有關檔案數字化的標準與規范。
1998年，全省國家綜合檔案館啟動建國后檔案目錄數據庫建設，制定了《福建省各級綜合檔案館文件級檔案目錄數據庫結構與著錄要求》和《福建省國家綜合檔案館檔案目錄數據庫建設前處理規范》，確保了檔案目錄數據庫的質量。
2000年開始，省檔案局組織實施對全省檔案目錄數據庫的規范和檢查，在此基礎上起草了《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》和《福建省綜合檔案館檔案目錄數據庫建設操作規范》。
2002年3月，《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》（DB35／T161－2002）作為福建省地方標準由福建省質量技術監督局實施，為館室之間一體化檔案信息數據移交、交換和共享打下了基礎。
2003年，為配合“福建省分布式檔案基礎數據庫”項目建設，制定了《照片檔案掃描系統操作規范》與《照片檔案掃描人員崗位職責及產品驗收標準》與《縮微檔案轉換系統操作規范》、《縮微檔案轉換系統人員崗位職責及產品驗收標準》《紙質檔案掃描系統操作規范》與《紙質檔案掃描系統人員崗位職責及產品驗收標準》、《視音頻檔案轉換系統操作規范與產品質量標準》等標準和規范，明確不同載體檔案數據的采集要求，嚴格各種產品生產操作的程序。
2、檔案信息管理標準與規范。電子檔案是電子政務發展的必然產物，也是今后信息化環境下檔案的主要載體形式，明確電子文件形成與歸檔的要求以及規范電子檔案的管理，是解決今后電子檔案交換與共享的基礎，也是實現館室一體化的一個重要前提。
2003年5月，福建省委辦公廳、省政府辦公廳聯合印發了由省檔案局起草的《福建省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）》。
為配合項目建設中的應用平臺―――數字檔案信息管理系統的開發與應用，省檔案局組織技術人員研究制定了《基于XML在線應用平臺數據交換規范（試行）》和《檔案數據管理安全要求（試行）》，為在WEB環境下電子檔案數據交換傳遞提供了先進、規范的應用方式和強有力的數據安全保障。
建立和健全檔案信息日常管理標準與規范是完善檔案信息標準體系的一項重要內容。
2002年，福建省檔案館、局局域網相繼建成使用，為確保檔案局域網和檔案網站的正常管理和維護，相繼制定了《福建省檔案局（館）計算機局域網及信息系統管理規定（試行）》，《福建省檔案局（館）計算機局域網管理使用暫行規定》，明確了檔案局域網管理和使用要求。
2001年10月出臺了《福建省檔案網站管理辦法（試行）》，在管理辦法中，規定了檔案網站信息服務的內容范圍，建立了檔案網站信息服務備案制度和年檢制度，進一步明確了檔案數據上網的審批程序。在日常管理過程中，還制定了“網站信息采集制度”、“檔案信息制度”、“欄目內容責任制度”、“網頁更新制度”、“電子郵件與留言及時回復制度”等，以加強網站的規范管理。
3、檔案信息安全標準與規范。檔案信息安全的保護不單純是技術問題，還需要通過更為規范嚴格的安全管理來彌補和解決。因此，通過制定檔案信息安全標準和規范來加強檔案信息安全顯得尤為重要。
2001年為了確保全省各級國家綜合檔案館計算機管理系統的安全可靠運行，下發了《福建省國家檔案館計算機管理系統安全要求》，要求各級綜合檔案館建立健全管理制度，嚴格采取各項管理措施，確保系統環境、設備、檔案載體等安全。
2002年，福建省檔案局制定了《福建省檔案局（館）計算機局域網及信息管理系統安全規定》，按照這一規定要求，相應制定了《計算機設備維護管理辦法》、《檔案機房管理制度》、《檔案安全備份管理辦法》《檔案數據庫安全管理辦法》、《系統管理員崗位職責》、《網絡管理員崗位職責》、《網站管理員崗位職責》等一系列制度和崗位工作規范要求。
為了確保及時發現和解決信息網絡安全存在的問題，防止和減少突發事件的發生所造成的影響，保障檔案網絡與信息安全，福建省檔案局還專門制定了《網絡安全與信息應急處置預案》，一旦事件發生，立即啟動預案的處置程序，堵塞漏洞、消除隱患，確保檔案網絡和數據庫的安全。
成立了人行縣支行內控安全管理專項檢查領導小組，組長由行長擔任；副組長由副行長、副行長擔任；領導小組成員由支行各部門負責人擔任；同時指定副行長為本次專項安全檢查聯絡員。
二、自查情況
（一）會計業務方面
1、會計制度健全完善。建立了完善的會計內控制度，將會計內控制度匯編成冊，并根據工作要求和實際需要，制定了《人行縣支行會計國庫人員業務差錯責任追究辦法》、《人行縣支行財務費用管理辦法》等規章制度，形成了一整套健全、完善的會計內控制度。
2、會計人員配備合理。根據會計集中核算系統人員配備要求，配備了會計主管崗、會計記賬崗、復核崗、綜合崗等業務崗位，崗位設置合理，達到了相互制約的要求，對重要崗位人員實行了強制休假制度，會計人員離崗、加班等事項均按規定進行了審批。
3、印章管理安全合規。對會計印章、密押卡、重要空白憑證實行了嚴格的分管和分用制度，個人名章由各自保管，操作員密碼由各操作員密封并交會計主管保管，確保了印、押、證的安全。
4、賬務核對全面及時。對網點接收、發出業務進行了與憑證的逐筆勾對，每月打印余額對賬單與開戶單位進行對賬，每季上門與開戶單位進行面對面對賬，確保了內外賬務的一致。
5、賬務處理準確無誤。嚴格按《中央銀行會計集中核算系統操作規程》辦理會計核算業務，做到賬務及時記載，換人復核，杜絕業務處理“一手清”的現象，確保了賬務處理的真實性和準確性。
6、會計憑證真實合法。會計憑證使用正確，要素填寫完整，傳遞手續合規，憑證印鑒真實齊全。
7、重要空白憑證管理合規。在印、證分管分用的基礎上，對重要空白憑證實行了專人專柜管理，并全部納入表外科目核算，會計主管、分管行長定期開展對重要空白憑證保管、使用情況的檢查，確保了重要空白憑證的安全。
8、會計檔案管理符合要求。會計檔案分類準確、裝訂及時，并指定了專人管理，查閱、調閱履行了登記審批手續，檔案銷毀符合程序。
（二）國庫業務方面
1、國庫內控管理嚴密。建立了國庫內控制度及崗位責任制，根據國庫核算系統要求設置了相應的崗位，配備了相應的人員，崗位人員之間做到了相互制約、相互控制的要求，國庫印、證實行了分管分用，重要空白憑證保管合規，重要事項實行了國庫主管和分管行長審批制度，國庫內控管理全面到位。
2、國庫會計核算規范準確。建立了健全的國庫會計賬表體系，賬務處理準確及時，按正確的預算收入級次和分成比例及時收納、劃分和報解各級預算收入，各項預算支出、收入退庫合法合規，同城提入、提出資金安全及時，內部往賬發送準確無誤，賬務核對全面真實。
（三）貨幣金銀業務方面
個人身份數字證書盤由各自保管，密碼設置合規，申領、發放程序符合《中國人民銀行貨幣金銀管理信息系統管理規定》。
（四）計算機安全管理方面
1、計算機安全管理制度健全。結合支行實際，先后制定了機房管理制度、網絡安全管理制度、各重要業務系統管理制度等28項，應急預案4項，并匯編成冊。
2、在安全防范監控管理上，充分利用網絡系統，安裝了總行統一推廣的symentec計算機防病毒系統，對支行內聯網計算機有效進行了病毒監控和清除；其次，利用了支行保衛部門的安全監控系統對支行機房實施了安全監控。
3、崗位職責落實到位。制定有完善的崗位職責，對行科技人員、各重要業務系統的系統管理員、技術支持人員、業務主管、操作人員制定了相應的崗位職責，并能認真落實到位。工作中能嚴格要求計算機操作人員按照計算機操作要求和各電子化業務操作規程進行操作，特別對重要業務系統，要求各業務操作人員按要求定期更改用戶口令和密碼。
4、在各業務股室指定了1名計算機操作人員負責本股室計算機的日常維護與計算機的管理工作，確保各業務的正常運行。
5、制定了電子設備管理制度，建立了支行電子設備登記薄。對支行的電子設備實行了實時跟蹤管理。
為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及安全、在會計信息處理和保存中的效用，根據財政部的有關規定，結合本公司具體情況制定本規定。
（一）財務部應在每年或上年末建立新的會計年度的完整的帳務文件根據現行財務制度，運用當前在用系統的規則正確地設置全部級次的會計科目，會計年度中間可以任意追加新的會計科目，但以制單或記帳的會計科目不得介紹修改或刪除（帳務的修改工作由系統管理員執行）。
（二）轉換會計年度時，應在新的會計年度開始后的20天內，完成結轉各帳戶的年初手續，并保證數據檢驗平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調整，只能通過填制記帳憑證進行。
（三）任何登記入帳的經濟業務都必須填制記帳憑證，摘要區規范填入，在機上填制的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。
（四）記帳憑證必須經過復核人員簽字后，才能根據其登記帳薄，復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進行復核簽字，同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一人。
記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。
（五）總帳及現金帳和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂，出納人員根據審核人員審查并準許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現金處理收支較多可根據需要自設輔助帳。
單位每天必須將當日發生的現金收支數據輸入計算機并據以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。
（六）單位根據機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業務全部登記入帳。至少每月核對一次總帳，每季度核對一次明細帳。
（七）必須將儲存在機器內的帳簿數據打印輸出為書面帳簿，會計帳簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的帳簿數據，但每年年末必須將全部帳簿數據打印輸出。
《會計電算化操作管理制度》
為了加強會計核算軟件的操作使用管理，確保會計核算軟件的正常運行及會計信息的全面、準確與安全特制定本制度。
一、操作使用人員：
操作使用人員是指有權使用會計核算軟件完成職責范圍內會計電算工作的財務人員或財務部門工作人員。
根據會計電算化工作要求財務部門配備以下操作使用人員；
（一）系統管理人員：負責所有會計核算軟件數據的初始化、數據備份與恢復、系統運行錯誤的登記與排除工作；負責系統操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權限，并設置操作使用人員的保密字。
（二）數據錄入員：按照操作規程錄入憑證數據，并負責錄入數據的正確性校驗，對操作中出現的問題作詳細記錄并及時報告系統管理員。數據錄入人員無權修改原始憑證或手制憑證上的數據，不得進行憑證復核操作。出納人員，系統維護人員不能擔任數據錄入人員工作。
（三）數據復核員：負責對已錄入計算機的憑證編號及數據的完整性、正確性審核，確保入帳數據的完整與正確。
（四）數據管理人員：負責已復核數據的入帳、入帳后憑證、帳頁的打印輸出工作，協助系統管理員定期做好數據備份工作，負責程序軟盤、存檔數據軟盤、輸出憑證、帳頁及其他資料的保管工作，做好軟件數據擴資料的安全保密工作。
（五）系統維護人員：負責對會計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會計電算化工作的正常運行。
二、操作使用人員的操作權限：
（一）系統管理員必須根據用友財務軟件的特點和本單位會計電算體系與核算方式。會計科目的設置必須符合會計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門和財政主管部門要求。
（二）數據錄入員進行數據錄入操作時應嚴格按照憑證內容輸入數據。不得擅自修改憑證數據，如發現憑證數據錯誤立即通知憑證編制人員或系統管理人員，并根據修正后的憑證修改錄入的數據。數據錄入人員除可以進行數據錄入操作外，還可以進行數據查詢工作，但不得進行數據復核操作，復核人員亦不能進行數據錄入操作，復核時發現憑證錄入錯誤，必須通知數據錄入人員進行修改，復核人員不得進行已錄入數據的修改操作，待數據錄入人員修正錄入數據后再進行復核簽字操作。
（三）系統維護人員除實施數據維護時，一般情況下不允許隨意打開系統數據庫進行操作。實施維護時不準修改數據庫結構。其他操作人員一律不允許實施數據庫操作。
（四）用于會計電算化的硬件和會計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員一律不允許上機。操作人員必須經過培訓并經系統管理員認可合格后方可上機。
（五）操作使用人員上機操作前后必須填寫“上機操作登記簿”，如實填寫操作人員姓名、上機時間、操作內容、下機時間、操作期間系統運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現問題，操作人員和系統管理人員有不可推卸有責任。
（六）出納員、維護人員、程序人員均不準實施數據錄入操作。
（七）備份數據軟盤和存檔數據軟盤、帳頁、憑證、報表及其他資料由數據管理人員按規定統一復制、核對、存放、保管。
三、會計憑證的審核與管理：
會計憑證是計算機處理會計核算業務的依據。必須保證入帳前錄入計算機的會計憑證準確、可靠，因此應從以下幾方面嚴格把關：
（一）業務作主的審核：
財務部門收到業務人員編制的業務憑證后首先由稽核人員審核業務發生的真實性和準確性，確認無誤后再審查業務作主有無業務負責人，業務主管的簽章，如確認無誤則上機制單依此手工編制記帳憑證。
（二）手工記帳憑證的審核：
制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數據錄入人員錄入。稽核人員必須認真審核憑證摘要的規范性、清晰性；憑證分錄和數據的合法性、準確性。如無誤再檢查憑證科目的平衡關系，最后審查制單人是否簽字。
（三）機制憑證的復核數據錄入人員錄入憑證數據后，由數據復核人員對錄入的憑證進行復查，確保與手工作主的一致性和復核人員復核無誤后簽字。
（四）復核后的憑證必須打印輸出、并經有關人員（稽核員、制單人員、出納、數據錄入員、數據復核人員、會計主管等）確認簽字后方可進行記帳操作。
《會計電算化檔案管理制度》
為了加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全，特制訂本規定：
（一）單位應根據帳簿數據準確編制或由機器正確生成會計報表，報表格式由會計主管部門統一設計或認可。
（二）報表的編制要求做到數據真實，計算正確，內容完整，手續齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應將所屬單位的報表數據輸入機器進行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書面報表必須由分管帳務的領導，會計主管和制表人簽名蓋章。
（三）單位的會計檔案包括存儲在磁盤（硬盤和軟盤）上的會計文件和以書面形式存放的會計作主會計帳簿和會計報表。
存儲在磁盤上的會計文件必須按規定及時打印輸出書面形式，末打印之前不得抹去。
由機器打印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上繁體字或蓋章注明，由系統管理員簽字蓋章認可。
磁盤形式的會計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會計科目和總由數據（包括年度和月度匯總數據）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數據資料在兩年后可根據需要決定存毀。
（四）必須經常對硬盤上的會計數據建立軟盤備份。備份是通過對硬盤的會計數據建立軟盤副本來實現信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤上的會計數據和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數據進行任何非法操作，如要對磁盤會計數據進行加工，必須使用備份羅盤的副本，不得刪除硬盤和軟盤的數據。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。
（五）必須妥善保管好會計數據的備份軟盤，備份軟盤應貼上寫保護標簽并用印章或封條簽封，或由專人保管。備份軟盤應裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場所，并定期進行轉儲。硬盤和正式備份軟盤不得隨便知心亂放和外借。
（六）會計數據的備份軟盤及自行開發原程序的備份分別在三個地點以上，應根據數據量和硬盤空間的大小情況，每隔一定時期（如半年或一年以上）清理一次硬盤，刪除硬盤上以前年度的會計數據，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒有做過備份的硬盤數據不得清理刪除（三個存放地點分別為機房、檔案室、財務室）。
（七）磁盤會計檔案的管理工作，包括數據備份，數據恢復和清理硬盤等，由系統管理員專職執行并對磁盤會計檔案的安全的正確負責。
《計算機上機操作記錄制度》
《會計核算軟件管理的幾項規定（試行）》中對會計核算軟件的使用單位有明確要求──要有必要的上機操作制度。為了更好地完成系統維護的任務，了解故障發生的原因、地點、時間，以及如何處理和處理結果等情況，并作為下結段合理調整機時分配的依據，嚴格財務微機管理制度，現規定如下：
一、計算機操作人員必須登記當天所有上機操作情況。要求填寫日期，操作員姓名，操作內容，運行時間和運行情況。
二、操作過程中沒有問題則在運行情況及備注欄填寫運行正常字樣，若有問題發生則應及時登記記錄并向系統管理員報告。
三、不得進行末作登記記錄的任何軟硬件維護工作。
四、系統管理員在維護過程中發現的異常現象和處理方法，處理結果都應有所記載，對于重大運行故障，除按規定登記外還須另行填寫故障報告單。
五、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。
六、要真實完整地填寫操作記錄，發生總是不登記者，按經濟責任制有并條款處理，以上規定由系統管理員監督執行，請所朋操作及維護人員遵照執行。
《會計電算化崗位經濟責任制》
隨著我公司會計電算化進程的不斷加快，電算化的應用在財務會計核算管理方面無論在范圍上還是在層次上都有很大的發展，為了使我公司會計電算化工作沿著健康嚴謹的軌道繼續鞏固提高，確保此項工作的合法性、科學性、準確性、安全性，特制如下會計電算化崗位經濟責任制。
一、會計電算化管理崗位：
根據本企業的管理核算特點及上級對會計電算化管理崗位設置的要求，為了穩妥地進行以計算機替代手工帳的過渡，在總會計師領導下，本著財務會計崗位圍繞電算化開展工作，更好地發揮會計電算化為財務管理，核算服務的原則，以計算機替代手工帳后本公司設置如下管理崗位：
崗位：會計主管、崗位主管、系統管理、稽核、底稿制作、計算機操作、傳票復核、軟件開發、出納、內勤、成本管理、內部銀行管理、往來帳管理崗、專用基金管理、銷售管理。
二、崗位職責：
（一）總會計師：對企業會計電算化發展方向、規模及重大硬件、軟件的使用及應用項目進行決策，保證會計電算化工作的健康發展。
（二）會計主管：制訂會計電算化發展規劃，為總會計師提供重大硬件、軟件使用，應用項目和決策依據，根據企業特點合理的設置電算化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員工作情況。嚴格執行責任制對各崗位人員經濟現任的約束條款。
（三）會計電算化管理崗：
1.參與制訂本廠會計電算化發展規劃及電算化管理制度。
2.執行對操作人員的管理和計算機檔案管理職責，對會計軟件進行日常維護運行。保證計算機軟件及硬件的財產。
3.報告計算機故障并采取相應的處理措施，遇重大的系統運行故障必須根據故障的發生，自理情況填寫報告單并及時報予電算化主管。
4.正確分配系統操作人員的使用權限，參與軟件開發的管理。
5.保證各種電算化管理規定的正確實施。
（四）崗位主管：
1.電算化、成本、計劃崗位主管：
＊協助會計主管制訂電算化發展規劃及總會計師提供重大硬件。軟件使用及應用項目的決策依據，負責軟件開發的管理。
＊協調系統管理與會計管理崗位工作，保證計算機輔助財務管理工作的正常過渡及協調發展，保證各級電算化管理制度的正確執行。
＊本公司成本管理及財務計劃的制定、預測。
＊組織各崗位對公司經濟活動進行準確及時的分析。
＊為會計主管提供崗位經濟責任制考核依據。
2.資金、專用基金崗位主管：
＊負責銀行、現金出納崗、銷售崗、往來崗、專用基金崗的日常管理。
＊上繳利潤、稅金、留利及貨款的管理。
＊流動資金的日常核算管理。
＊配合電算化主管使本主管崗位的電算化應用不斷完善。
＊為會計主管提供崗位經濟責任制考核依據。
（五）系統操作崗位：
1.執行系統管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。
2.及時準確地輸入及生成各種會計憑證、帳簿、報表。
3.通過系統管理員及時準確地為領導提供所需的查詢數據。
4.系統管理員給本崗位設置的口令不得告知其他任何人。
5.正確執行電算化管理規定中有關操作、使用、備份等條款。
（六）軟件開發崗：
1.執行系統管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。
2.末經電算化主管、系統管理員核準的開發項目不得上機。
3.開發的軟件應充分利用本公司已經應用信息系統、報表系統的功能并應易接受、掌握。
（七）檔案管理崗：
1.執行系統管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。
2.對存儲在磁盤（含硬盤及軟盤）上的會計文件、憑證、帳、報表等要及時備份。備份軟盤要編號及加蓋印章歸檔，對企業會計核算結果的歷年資料要備份三份，分別存放在不同地點。
3.對購置或自行開發的會計軟件的軟件文本要人作為會計檔案永久妥善保存，并負責督促計算機憑證、帳簿、報表的裝訂歸檔。
4.對硬盤上的會計數據和作為正式的備份軟盤上的會計數據不允許任何人進行非會計系統許可的任何操作。
5.注意保管查看計算機操作記錄，發現問題及時向系統管理員報告并負責操作記錄的整理裝訂，歸檔。
（八）稽核崗：
1.審核原始憑證的合法性及是否有經辦人、驗收人、主管領導簽字。
2.審核憑證制作底稿是否規范，運用會計科目是否合理，借貸是否平衡。
3.發現不合理的原始憑證及傳票制作底稿，及時退回業務發生崗位進行合格性處理。
4.簽于業務處理時間問題至少一周內對所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次，確保憑證制作質量。
5.稽核后的憑證要加蓋崗位人名的印章，并對所有因人為因素造成又無及時稽核發現的憑證制作質量問題負責。
（九）復核崗：
1.保證計算機記帳前憑證制作質量起到把關的作用。
2.復核計算機憑證與作主制作底稿的一致性，配合稽核人員及時發現原始憑證，憑證底稿的質量問題。
3.按日整理當日所有原始憑證、憑證底稿及計算機憑證，完整的交付裝訂人員進行裝訂。
4.按日進行每筆經濟業務憑證的復核，發現問題后屬于操作問題通知操作人員進行處理，屬于系統維護問題通知系統管理進行處理。
5.負責審核計算機操作人員的操作結果并對審核結果負責，復核后的憑證要加蓋崗位人員印章。
（十）其他業務崗位：
1.其他業務崗位按原經濟現任制規定內容開展工作，發生問題按原條款處理。
2.其他業務崗位要全力配合電算化工作，執行領導對各崗位指定的有關電算化管理方面的要求。
3.末經系統管理人員允許，不得私自上機操作。
4.現金及銀行出納崗協助檔案管理員暫時負責每日憑證的裝訂工作并負責憑證封面要求內容的填寫。
5.各崗位要及時發現本崗位不適于計算機管理方面的問題，并努力提出有利于會計電算化發展的建議。
三、關于各崗位工作的獎懲規定：
各崗位的職責條款與當期的獎金掛鉤，實行百分制考核，每崗位的五條職責共一百分（每條款二十分），如果崗位人員有違反本崗位職責的問題，經會計主管、崗位主管、系統管理員認定，按職責的內容扣除相應的分數。計獎實行活分活值考核。
計算公式：
獎金分值＝部門獎金總額／各崗位得分總和崗位人員得獎額＝各崗位實得分數＊獎金分值
會計工作實行電算化申請
南京市財政局會計處：
關鍵詞：廣電系統；會計電算化；管理
中圖分類號：F230
文獻標識碼：A 章編號：1006-4311(2012)02-0152-01
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會計電算化是把以電子計算機為代表的現代化數據處理工具和以信息論，系統論，控制論，數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術，科學地應用于會計核算和財務管理工作中。來提高財會管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的管理現代化。會計電算化管理制度的建立是保證單位會計工作有序進行的重要措施，也是電算化會計工作的成功基礎。
1 建立廣電系統電算化的崗位責任制度
隨著廣電系統會計管理的操作形式等變化，其會計工作的分工、各崗位的職責與權限也跟著發生了根本的變化，原有會計崗位的分工已不適應目前電算化工作。廣播電視系統如不及時地調整并建立起與之相適應的會計電算化工作崗位制度，使廣播電視會計崗位分工、職責更具規范性和科學性，就無法保證會計工作的正常進行，會計電算化就不能充分發揮在管理中的整體優勢，同時也不利于提高財會人員的業務素質。所以在會計電算化下科學、合理地設置會計工作崗位，明確各崗位的職責和權限十分必要。實現會計電算化，是會計工作現代化的重要組成部分，也是會計改革的重要內容，如果不及時地調整并建立起與之相適應的會計電算化崗位制度，使會計崗位分工，責任盡可能地比較規范，科學，就無法保證會計工作的正常進行，會計電算化在管理中的整體優勢不能充分發揮，因此，在會計電算化下科學地設置會計崗位，明確各崗位的責任是十分有必要研究的。在電腦網絡環境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全，要求單位對內部職能進行分工。按內部牽制原則合理分工，從而可以在工作中互相制約，互相監督，防止工作差錯或舞弊現象的發生。
2 完善計算機操作與維護管理制度
廣播電視系統實施會計電算化后，會計人員進行會計核算工作必須操作計算機才能完成，如操作不正確，則有可能造成系統內數據的破壞和丟失，影響系統的正常運行。因此，為了保證系統的正常運行，完成工作任務，保證系統信息的安全與完整，應制定嚴密的計算機操作管理制度，包括會計軟件的操作工作的內容和權限等，預防會計數據未經審核而登入機內賬簿，對計算機加強日常使用管理，營造一個良好的運行環境，保護機內程序和數據的安全。
3 為保證資料真實合法.必須嚴格授權控制、修改限制制度
為防止系統非法介入，篡改或發生舞弊行為，必須實行嚴格的授權控制，利用財務軟件權限控制功能，通過對不同人員權限的分配，設置密碼等手段對上機操作和動用系統資源加以控制，在財務軟件中會計資料輸入計算機并經審核記賬后，不能修改，如需修改則需要重新輸入一張正確憑證和一張紅字沖銷憑證，再按據記賬。這種處理方式對修正內容，修正理由及相關責任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會計信息的質量和可信度。因此，按照《會計核算軟件基本功能規范》嚴格修改并限制操作權限，嚴謹反記賬與反結賬，進而保證會計信息和會計資料的真實性，合法性。
4 計算機的硬件、軟件和數據管理制度
對用于計算機會計系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，并能夠正常運行。出現硬件故障時，及時進行故障分析，并做檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統維護人員安裝和調試。會計軟件的升級與更換，必須統一規劃，單位統一管理，在獲得會計軟件的同時必須做軟盤備份，同時存儲在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份，根據《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定，應加強會計數據的安全維護管理。確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除。賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立，備份次數每月不得少于一次。
5 加強廣播電視系統電算化會計的檔案管理
主要是指打印出的各種憑證賬簿，報表存儲會計數據和程序的軟盤等，以磁性介質或光盤存儲會計數據與信息，局有磁性化和不可見的特點應根據這些特點和手工會計條件下《會計檔案管理辦法》的要求制定本單位會計檔案管理的立卷，歸檔，保管，調閱和銷毀管理制度，做到科學管理，安全保密，查找方便，嚴防損失，同時為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。廣播電視系統會計檔案管理的做法是：①由計算機打印輸出對由原始憑證直接錄入或手工錄入計算機的會計憑證，記賬憑證上應有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管；②應保留現金、銀行存款訂本式日記賬，手工登記賬簿與計算機生成賬簿并行：③對一般賬簿可根據實際情況和工作需要按月、按季或按年打印，發生業務少的賬簿可滿頁打印；④總分類賬可用”總分類賬本期發生額及余額對照表”替代：⑤對存有會計信息的磁性介質改其他介質，在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本，以便在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存；⑥會計電算化系統開發的全套文檔資料，視同會計檔案保管。推行會計電算化，加強廣播電視系統會計電算化管理，充分顯示了計算機的時效性，優越性，可以提高會計的質量，加速會計信息的傳遞，及時編制各種報表，保證會計數據的準確性，及時進行業務查詢，加強會計信息的反饋工作，最大限度的發揮會計工作的職能作用。
總之，廣播電視系統會計電算化是單位信息化的重要組成部分，它使事業單位財務管理再上一個臺階。但現階段我國會計電算化水平還不是很高，要使它發揮最大作用，還得在技術制度上加以改進，使之能更好的為企業管理服務。
參考文獻：
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【關鍵詞】財務檔案；管理工作；高校
高校檔案管理作為高校內部反映經濟業務最為重要的參考資料，同時也是保存高校歷史發展以及記錄高校實際經濟情況的重要證據，是整個高校檔案重要的組成部分之一。對于高校而言，其檔案的全面性、真實性以及準確性直接左右這高校教育事業前進的步伐，隨著二十一世紀我國經濟社會的逐步發展，高校的財務檔案管理工作也逐漸成為了高校檔案管理中的一大重點。如何才能完善高校財務管理，并且有效提高相應的管理效率，是目前所有高校面臨的一大重點問題。
一、高校財務方面檔案管理工作的具體內容
我國財務管理的會計檔案主要包括了以下幾大常規類別：a、會計憑證類；b、會計賬薄類；c、財務報告類；d、其他類；e、電算方面會計檔案；同時還包括了一些非常規類檔案，分別是：a、在每年都會做出一份數據庫的備份資料；b、在進行財務管理軟件（系統）升級時所留下的老數據庫備份資料；c、由財會系統管理員做出的系統管理維護方面的記錄信息；d、其他被存檔的相關數據資料以及有關數據信息。
二、就目前財務檔案管理中所出現的問題分析
（1）對于財務檔案管理方面的意思還有待加強
前文中曾經提及財務管理工作的具體意義就在于為現實服務，為歷史記錄，但是由于目前高校財務管理相關的工作人員數量較少，同時所需要負責的任務量相當繁重，當進行財務檔案有關資料的手機或是整理時，常常得不到應有的重視，高校對于財務管理工作重要性的認識還極為低下，工作意識還有很大的上升空間，所以導致一部分的檔案被無故損毀或是缺失。
（2）財務檔案管理方面的工作人員業務水平較低，達不到具體工作要求
就目前而言，各高校基本上沒有財務檔案管理工作的專業性人才，基本上是由會計人員進行兼任，他們沒有受過檔案相關的業務知識培訓，同時在經驗上，也有極大的缺乏，這些根本原因導致他們在進行財務檔案管理工作時對于檔案相關工作標準以及要求不清楚，更不懂得檔案有關的操作規程，經過整理得出的檔案案卷整體質量低下、分類不具備科學性以及不具備復查的意義。這樣不但使得財務檔案在以后的尋找中極為不方便，同時也使得這些資料在以后可能會隨其他資料而被無故處理。
（3）財務檔案相關機構設置不夠嚴謹，不具備基本的規范性
所謂的財務檔案方面的管理機構，其意義在于：是對整個檔案管理工作的有效保證，同時也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市場而言，許多學校在實際工作中并沒有對此機構進行詳細有效地設置，在對于類似工作的同時，仍然是由其他部門的人員兼任處理。由于財務檔案管理工作中的不具體，機構設置方面的不規范，使得財務檔案方面的管理工作受到極大地影響。
三、相應的解決辦法概述
（1）對高校進行檔案管理方面的教育，使其認識檔案管理的基本性質以及重要性
對于財務檔案相關的領導階層而言，必須使其提高對財務檔案的認識，并且對財務檔案管理的有關工作提高重視程度，積極著手與建立完善、健全的財務檔案管理系統。同時必須依照本高校的實際規模對高校檔案管理機構進行一定詳細的設置。并且制定出詳細有效地管理目標，明確各部分間的具體責任內容，處理好檔案管理工作的大事小事。
（2）提高相應的管理人員綜合素質
對高校財務檔案管理相關工作人員而言，其必須具備一定的素質涵養以及工作能力，同時還必須具備一定程度的法律意識以及法律認識。在對于相關工作人員的選擇上，必須選擇綜合素質突出、個人工作能力極強的人員來進行相關的檔案管理工作。對已有工作人員，進行一定的財務檔案管理方面的教育培訓，提升工作水平，增強他們的檔案管理保密意識以及責任意識。
（3）必須設立針對性較強的財務檔案方面的管理機構
如果擁有了高素質以及高能力的管理人員之后，就必須建立一套具備一定規范性以及針對性的財務檔案方面的管理機構，合理實施管理目標責任制，并且將相關的管理標準歸納到對工作人員的年度考核標準之中。通過一系列的賞善罰惡的獎懲措施來提高工作人員的積極性。
（4）建立專門的資料保管庫房
對于財務檔案的存儲，必須按照國家有關規定建立專門的庫房進行儲存工作，如果某些高校不具備單獨興建庫房的能力，那么也必須將庫房與辦公室、閱覽室有效的區分開來。同時加強對檔案管理相關的硬件設施，進行庫房建設的同時，必須保證建成后具備一定的防范措施：防火、防盜、防塵、防霉等具體防范內容。并且制定出相關的庫房管理政策，禁止與相關管理工作無關的人進入其中，有效的保證庫房內檔案的安全，同時對財務檔案可能受到的自然損害進行防范，以保證資料的完整性。
（5）建立一定完整的信息化管理系統
隨著時展，必須將信息化與與財務檔案方面的管理工作有機的結合在一起，必須將財務檔案方面的管理工作重心逐漸向信息化靠攏，建立一套具備一定獨立性以及精確程度的信息管理系統。實現財務檔案相關信息有網可查、有網可存，這樣即方便了對于檔案的歸類、儲存，同時對于日后的查找也帶來的極大程度的方便性。
四、小結
總而言之，為了順應二十一世紀高速發展的市場經濟，各高校必須對自身財務檔案管理工作進行一定程度的強化，對相應的管理辦法、手段進行一定的優化，努力培養出一批具有高素質、高能力的財務管理人才，提升本校整體的財務檔案方面的管理水平，增強相關的憂患意識，對財務檔案的潛在左右以及具體內容進行充分的發揮，使其可以更好的為高校服務。
參考文獻：
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關鍵詞:會計電算化檔案;管理;途徑
中圖分類號:D922.26文獻標識碼:B文章編號:1009-9166(2009)011(c)-0046-01
會計電算化是把以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中,并用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬等, 完成對會計信息的收集、整理、輸出、分析、預測、決策等,進而實現會計工作的現代化。會計電算化檔案指存儲在計算機中的會計數據(以磁性介質或光盤存儲的會計數據)和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計電算化檔案作為會計檔案的一部分,與傳統紙質載體形式的會計檔案相比,有著自身的形成特點和管理要求。切實加強會計電算化檔案管理工作,是信息時代會計檔案工作發展的必然要求。
一、會計電算化檔案的特點
1、內容的廣泛性。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上紙質的會計檔案,還應保存記錄了會計資料的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片、軟盤、硬盤等磁性介質,更重要的是應保存會計電算化系統中所有系統軟件、應用軟件財務軟件及其開發文檔等內容。2、表現形式的特殊性。會計電算化檔案的載體不是傳統的紙張而是存儲介質,因而具有體積小、質量輕等特點。傳統的會計檔案具有直觀可視性,人們可以不借助任何技術手段就可以直接查看到會計信息。而存儲在磁性介質上的會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以閱讀使用,也才具有生命性。因此,實行會計電算化的時間越長,財務會計檔案軟件和其他相關軟件的版本數就越多,科學管理電算化檔案非常重要。3、存放條件要求更高。會計電算化檔案中保留的大量磁性介質、軟件及文檔資料,因其材質的特殊性具有易遭破壞,難留痕跡的特點,同時這些電子數據又受載體質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等因素的影響,因而對會計電算化檔案存放的安全性、完整性要求更高。4、信息處理的便易性。會計電算化檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享。
二、會計電算化檔案管理的主要環節
1、會計電算化檔案的收集。財務部門應將財務數據的備份文件保存好,以防計算機因病毒感染或其他原因造成硬件系統損壞后,能以最小的損失在最短的時間內恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,同時還應收集計算機財務軟件的銷售與維護公司名稱、地址、電話與聯系人的信息,以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。2、會計電算化檔案的保存。會計電算化檔案的載體是磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片、軟盤、硬盤等磁性介質,系統軟件、應用軟件財務軟件及其開發文檔等。根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據備份,存放在兩個不同的地點,在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案信息的丟失,造成無法挽救的損失。3、會計電算化檔案的調閱。隨著軟件系統的不斷升級,會計檔案在調閱中會有下面兩種情況:一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;二是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時需要在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,才能進行調閱。不管采用哪種方法的調閱會計檔案,都必須嚴格遵守會計檔案管理的規定,不得違反規定,隨意調閱會計檔案。
三、加強會計電算化檔案管理的主要途徑
1、加大會計電算化檔案管理的投入力度。要選擇質量高、性能好、存期長的材料作為磁性介質產品。接收入庫的會計電子檔案要裝入特制的軟件盒中,軟件盒須放入特制的防磁檔案柜[1]。存放電子會計檔案的場所,應具有防磁、防潮、防熱、防火、防塵等必備的硬件條件。在不斷加大對會計電算化檔案管理硬件投入的同時,應培訓和配備一些既懂得會計檔案管理的專業知識又熟悉會計電算化基礎知識的檔案管理人員,盡快購買或開發先進的會計電算化檔案管理數據庫軟件,實現會計電算化檔案管理軟硬件投入并重。2、注重會計電算化檔案的歸檔與保存。電子檔案備份可采用“AB備份法”,即在歸檔時準備雙份的電子數據,并且在每份上都作好歸檔記錄,如:會計數據內容、數據生成時間、備份人、歸檔人、歸檔時間、軟件名稱等,再將其分開存放在不同的地方,這些檔案的保存應注意防潮、防塵和遠離磁場。對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計電算化檔案丟失造成無法挽回的損失。對于各類會計電算化檔案資料,都應按照《會計檔案管理辦法》規定存檔期限。3、建立嚴格的借閱審批制度。通過建立嚴格的借閱審批制度,可防止會計電算化檔案資料特別是磁性介質檔案資料在借閱過程中泄密、受損和遺失。對于會計電算化檔案資料在借閱過程中被借閱人泄密、損害和遺失的,應由借閱人賠償經濟損失,并追究相關責任。4、防范會計電算化檔案管理的事故風險。
由于目前會計核算系統多采用局域網,病毒容易通過外來渠道進入系統。為保證會計電算化檔案信息的安全,必須制定防范計算機病毒的措施,防止計算機病毒造成電算化信息的重大損失。因此,高校要加強計算機系統管理,所有需安裝的軟件都必須由系統管理員執行,從根本上解除病毒的威脅。另外,還要安裝最新的防毒軟件并要及時升級。另外,對于易遭破壞且難留痕跡的磁性介質檔案,應具有以下相應的安全保密措施:(1)用戶識別控制,防止非法用戶接觸會計檔案。(2)數據權限限制,對安全保密程度不等的數據,賦予不同的使用人員不同的操作權限,防止越權使用。(3)操作日志管理,系統自動進行操作登記,建立加密的機內操作日志,監督系統操作,留下審計線索。
作者單位:湖南人文科技學院
1吉林省高速公路機電系統維護管理現狀
吉林省高速公路機電系統，伴隨著高速公路的誕生已經走過十余年的歷程，經過機電系統管理部門不斷的探索，已經積累了較豐富的維護管理經驗，可以說已經走上了一條健康的發展之路。
1.1建立了符合自身特點的維護管理模式吉林省高速公路機電系統維護管理是由高速公路管理局通信處———管理分局通信科———收費站機務室，統一領導三級自維管理模式。局通信處負責制定政策、法規和管理制度，對各管理分局進行業務指導。各管理分局，在省局指導下負責轄區路段機電系統日常維護管理。收費站機務員負責路段機電系統的日常性、簡單性維護和保養。通過三級自維管理模式，使機電系統管理，層次分明、責權清晰，基本滿足了路網實際運營需求。
1.2建立了完善的機電系統維護管理制度近年來，為提升機電系統的維護管理水平，吉林省高速公路管理部門，從上到下建立了一套包括《機電系統維護范圍》、《機電系統專項工程及專項維護管理辦法》、《通信部門快速反應預案及流程》等相對完整的制度和方案。從而規范了業務流程，細化了管理內容。促進了高速公路機電系統維護管理的標準化、精細化。
1.3建立了機電系統預防性維護管理體系為了最大限度降低機電系統的故障率，確保機電系統運行正常，吉林省高速公路機電系統管理部門，借鑒高速公路路面需要進行經常性、周期性、預防性養護的做法，根據機電系統的使用環境，定期對系統進行預防性保養和調整。（1）對那些趨向老化、故障率高的機電設備加大維護頻率，及時維修和更換。（2）注意選拔招聘一批高學歷、高素質、年輕化的專業技術人才充實到維護一線，實現了可持續發展的人力資源配置。（3）明確劃分維護范圍，在進行全省范圍內機電設備普查的基礎上，為機電設備辦理“身份證”并為機電設備建立了電子檔案。
2高速公路機電系統維護管理工作中存在的主要問題
吉林省的高速公路機電系統維護管理工作，經過機電管理部門多年的努力，已經取得了良好的成績，但機電系統的維護管理工作，畢竟還處在一個不斷探索和嘗試階段，因此還存在差距和不足，主要表現在以下幾個方面。
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2.1分散式維護管理模式帶來的效率低下由于高速公路特定的發展歷史、地理位置、系統技術現狀，以及機電維護管理部門受傳統管理體制等因素的影響，吉林省高速公路多以分散式的設備維護管理體制為主。實踐證明，這種分散式運作模式，在高速公路營運初期，對于整體業務的展開是有幫助的，但是隨著高速公路路網的基本形成，通車里程的日益增加、機電工程缺陷責任期的結束以及機電設備的逐年老化，整個運營維護體系就需要龐大的人力資源來支持，從而帶來了維護成本的增加、人員的浪費、整體運維效率下降、區域維護力量不平衡等一系列問題。
2.2缺少統一、規范的機電系統維護管理評價標準與高速公路建設速度相比，吉林省高速公路機電系統維護管理體制和手段相對滯后。高速公路管理部門對路面的養護一般都有一套相對完整、規范的養護評價指標和體系，但在機電設備維護管理方面缺少統一的維護管理評價標準和規范。致使機電維護管理部門很難從量化指標上，去評價各路段機電維護系統的維護、維修和保養情況，這樣既不能讓機務員對自己的工作有一個客觀、中肯的評價，也不能讓機電管理部門清晰地從量化角度去分析和評判機電維護系統工作的優劣，進而演變成模糊的管養，模糊的評價。
2.3專業技術人員匱乏高速公路機電系統設備、設施的良性運轉，是保證高速公路正常運營的重要手段，一般情況下機電系統故障的發生都是突然性的，這就要求不能完全依賴于專業維護人員，而是需要各收費站配置的機務員，要基本掌握解決機電系統突發事件的能力。而現在的情況是各路段配置的機務員不但人數少，而且缺乏相應的專業技術培訓和實踐經驗。一旦設備出現大面積癱瘓或高難度問題時無法及時有效的排除故障，解決問題。
3解決機電系統維護管理問題的對策
3.1盡早實現高速公路機電維護管理資源共享為最大限度地發揮有限的技術資源，降低運營管理成本，高速公路機電系統維護管理部門，應根據企業運營的長遠戰略目標，結合管理路徑相對集中、機電系統龐大、技術資源相對優越等自身特點，應選擇適應現階段發展的維護管理模式，并遵循整體運營要求，開展專業能力盤點，有針對性的組建一支全新、高效的“機電系統快速搶修120”保障體系，實現區域資源共享，確保高速公路機電系統應急快速反應機制。為打造暢通、平安的吉林高速公路提供技術保障。
3.2制定統一的機電系統維護管理評價標準和技術規范目前吉林省高速公路機電系統維護管理尚處于探索階段，還沒有形成一套成熟、規范、高效的運作模式。因此，迫切需要一部具有可操作性、針對性強、集成程度高的機電維護評價標準及維護技術規范。該標準和規范要做到切實、完整、合理、科學。方便機電系統管理部門在年度考核中利用量化指標，對機電維護工作進行評價，真正使機電系統維護管理有章可循，有據可評。使機電系統維護管理從被動管理向主動管理轉變，由經驗管理向智能管理發展。
3.3培育一支技術精良的機電維護隊伍高速公路機電系統的維護管理，是一個相對具有挑戰性的工作。由于高速公路機電系統所處的位置是相對比較分散，設備故障發生的頻率比較高，一旦相關故障發生了，要給予及時處理和解決，不然后面造成的經濟損失和社會不良影響是很大的。因此，高速公路機電管理部門，必須抓緊培育一支專業能力強、工作責任心好、技術精湛的機電維護隊伍。
4結束語
一、會計電算化對會計內部控制的影響
1.內部控制的范圍擴大
在傳統會計的條件下,會計內部控制主要針對經濟業務處理,通過憑證傳遞程序,規定每個工作點完成的任務,并在傳遞程序中選擇控制點進行內部控制。由于電算化信息系統的開發、運行、維護是一個復雜的系統工程,所以電算化會計下的內部控制還要包括系統開發過程的控制、軟硬件環境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統使用過程中的數據輸入、處理、輸出的正確性控制等,會計電算化擴大了會計內部控制的范圍。
2.內部控制制度發生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制,會計工作組織和崗位發生了很大變化。原來根據會計事務的性質設置的各業務核算組已經被撤銷,與之相聯系的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發生了改變或不復存在。大中型企事業單位新設置的會計部門由總會計師、數據準備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統開發組等組成。其中,財務管理組是電算化會計系統的核心部門,崗位劃分比原來更細,并提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下,必須構建內部牽制制度。
3.內部控制的形式和重點發生了變化
會計電算化使會計內部控制的形式發生了變化,一些傳統的內部控制形式已無存在的意義,如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成,整個處理過程分為數據輸入、處理和輸出三個環節,從輸入會計憑證到輸出會計報表,可以一氣呵成。如果系統安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現象的,所以數據正確性控制的重點轉移到了數據輸入環節。同時,計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術,使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制,如數據正確性的校驗、操作權限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性。總之,在電算化會計條件下,會計內部控制方式已部分被計算機所取代,由人工控制轉移為人機控制。
4.網絡財務的應用和發展給會計內部控制提出了新問題
隨著網絡技術的發展及其在經濟領域的應用,網絡財務也迅速發展起來。網絡財務不僅使會計核算從事后變為實時,而且使財務管理從靜態走向動態,從財務部門走向整個企業,走向企業外部,極大提高了財務管理效率。目前的網絡財務軟件的功能主要包括網上采購、網上銷售、網上支付、網上結算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調度、異地轉賬等。網絡財務使會計介質全面發生變化,出現各種電子單據,如各種發票、結算單據等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。
二、建立電算化會計信息系統的內部控制制度
會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度失去作用,它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統的正常進行,預防、發現和糾正系統所發生的錯誤、舞弊和故障,及時提供正確可靠地會計信息,這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統的內部控制制度,以保證會計信息真實、準確、完整和安全。
1.電算化會計信息系統的開發和維護控制
電算化會計信息系統的開發是一項復雜的系統工程,一般來說投資較大,對整個企業的影響也較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發前必須進行可行性分析,從經濟上、技術上、組織上論證開發新系統的必要性和可能性,進行資本預算和效益評估,必須經過領導和專家的批準和認可。在軟件的開發過程中,必須認真執行國家和地方頒布的有關標準和規范,包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《商品化會計核算軟件評審規則》等。在新系統使用的準備階段要加強對有關人員的培訓,提高系統操作和系統管理人員對新系統的認識和理解,以減少系統運行后出錯的可能性。在新舊系統轉換過程中,要采取有效的控制手段,做好各項準備工作,如人員從新配置、清理賬目、準備初始數據、規范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據本單位的情況選擇合適的轉換方法,一般可采取并行轉換,新舊系統并行一段時間,以檢驗新系統的正確性。如果會計軟件在使用過程中發現問題,或者由于企業經營活動及經營環境發生變化,需要對會計軟件進行維護,就必須對會計軟件的維護進行嚴格的控制。一般來說,如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護,由系統管理員提出申請,如果需要擴充系統功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請,由會計部門負責人、總會計師和企業領導對會計軟件維護申請進行審批。批準后由專職會計軟件維護人員進行修改維護,其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護,應事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收,驗收通過并正式下達使用通知后,修改后的軟件才能投入正式運行。
關鍵詞：行政事業單位；會計檔案管理；問題；對策
會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。主要有：會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿；財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。行政事業單位會計檔案作為記錄單位經濟業務的重要史料和證據，既是重要的經濟檔案，又是單位檔案的重要組成部分，它在加強單位財務管理、開展績效評價、實施責任審計等方面具有不可替代的作用。2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局對《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)進行了修訂，修訂后的新《會計檔案管理辦法》（2016年1月1日實施）對會計檔案管理又進一步作了明確具體的規定，但由于一些客觀條件和主觀因素的影響，行政事業單位的會計檔案管理還存在一些問題。
一、會計檔案管理存在的主要問題
（一）對會計檔案管理的思想認識不夠第一，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作不夠重視。第二，許多單位檔案管理人員沒有經過專業培訓，缺乏檔案管理工作基本知識，不懂得檔案的基本操作規程，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，整理出來的會計檔案達不到要求，不便于查閱；還有一些單位沒有配備專（兼）職檔案管理人員，各業務部門或科室都只負責保管本部門或科室的檔案資料，會計檔案一直都是由單位會計直接負責保管。在舊版的《會計檔案管理辦法》中規定“未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。”但新修訂的《會計檔案管理辦法》明確指出:“當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不得超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。”第三，一些行政事業單位沒有根據國家規定結合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務管理制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有及時根據國家政策進行更新，更沒有嚴格執行。
（二）電子會計檔案管理不完善在傳統的會計檔案管理中，大多數單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等紙質會計專業資料的歸檔，卻忽視了對電子會計檔案數據及軟件讀取平臺及時、有效、完整的備份和存儲。有些雖然備份了，卻忽視了對文件格式的轉換和對磁存儲介質的保管，使存儲在其上的信息丟失或無法讀取，造成數據庫丟失。新《會計檔案管理辦法》明確指出：電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
（三）會計檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規范在立卷和歸檔上，有些單位不按保管期限分別立卷歸檔，導致分類、立卷和歸檔混亂；在查閱上，主要是手續不齊全、程序不規范，造成查閱困難；在銷毀上，主要是鑒定銷毀難，大有無人來銷，無人敢銷的局面，即使超過保管期限年數，也不愿銷毀，導致積案過多、毀損嚴重。
（四）會計檔案管理監管力度不夠在單位接受的各項會計業務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規范化管理作為檢要事項的情況。在單位內部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財務管理工作的全過程，作為單位財務管理的固有環節來對待，很少建立各環節相互制約、相互促進的會計檔案監管機制，影響了會計檔案的質量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
二、規范會計檔案管理的對策與建議
（一）提升會計檔案人員素質，規范會計檔案管理首先，單位領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，切實把會計檔案管理列入領導工作議事日程，使會計檔案管理走上法治化的軌道。其次，加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員和會計檔案管理人員的崗前培訓的重要內容，同時還要搞好后續教育，增強責任心和執行力。再次，健全會計檔案管理制度。要根據財政部2016年修訂的《會計檔案管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》等法規的規定，結合自身實際，建立和健全一套會計檔案管理制度。包括財務檔案歸檔制度，要明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；檔案保管、安全保密制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密；建立和落實檔案保管工作責任制，明確各人職責，使會計檔案收集、歸檔、保管工作落到實處。
（二）加強電子會計檔案的管理第一，要建立電子會計檔案備份制度，及時做好電子會計檔案的備份，特殊格式的網絡財務檔案應當與其讀取平臺一并備份并做好存儲磁盤的防火、防水、防盜、防塵的保護工作。第二，要使用能夠準確、完整、有效接收和讀取的電子會計資料；能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料；設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序的會計核算系統，并配備具有高清晰度打印功能的打印機，作為輸出紙質會計檔案的工具。第三，要使用能夠有效接收、管理、利用的電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案檢索關系的電子檔案管理系統。第四要強化系統的安全防護功能，定期進行補丁維護。同時要利用計算機技術完善相關內控制度，比如電子簽名，禁止未經授權的訪問，防止篡改，建立災后恢復的應急方案。
（三）規范會計檔案的整理歸檔一是及時規范整理會計檔案。日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封貼、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入憑證盒，會計賬簿、財務報表和其他類會計檔案逐卷裝入檔案盒，并逐項填寫檔案盒上的內容。二是規范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規定交由綜合檔案室保管。沒有建立的單位要盡快建立，會計人員交接會計檔案時，要認真辦理交接手續。三是嚴格執行會計檔案查閱審批制度。未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；同時利用借閱登記手續，做到借出、送還、移交各個環節都有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚。四是要嚴格執行會計檔案銷毀規定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規進行檔案銷毀。單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。在銷毀會計檔案時，單位檔案管理機構要編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應嚴格執行相關部門監銷制度。對于保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止，并應在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
（四）強化會計檔案管理的監督管理財政、審計等部門在進行各項業務檢查時，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容，促使單位規范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發揮會計檔案的重要使用價值。單位內部應將會計檔案監管作為內部控制的重要內容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。
參考文獻：
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關鍵詞：會計電算化 會計電算化檔案
當今，隨著計算機信息技術的飛速發展，將計算機應用到會計的實務中，實現會計數據處理的電算化，對會計核算工作走向管理的現代化轉變起到了積極的促進作用。到目前為止，我國已有數百萬家企事業單位使用了計算機和會計軟件來處理會計的核算工作，有效完成了會計日常工作的記賬、算賬、報賬等任務，使廣大財會人員從煩瑣的手工會計工作中解脫出來，極大地提高了工作效率。實行會計電算化后的會計檔案管理工作是會計基礎工作的一個重要組成部分，因此也應該引起高度的重視。
一、會計電算化后檔案的新特點
傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。各級機關、企事業單位實行會計電算化以后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成，隨之而賦予會計檔案許多新的特點。
(一)檔案的范圍比傳統的會計檔案更廣。會計電算化后檔案不僅保留了傳統意義上的會計檔案，即紙質檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數據和其他磁性介質上的會計信息。
(二)會計電算化檔案需要一定的軟硬件環境支持。傳統的會計檔案不需要軟硬件的支持，而且比較直觀，可以一目了然地看到會計信息，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境支持下才可以使用。
(三)擴大了會計檔案的保管的范圍。由于會計電算化檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料等。
(四)對會計電算化檔案的安全性、完整性提出了更高的要求。會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的升級的版本越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。
(五)電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。
二、會計電算化后檔案管理存在的問題
(一)會計電算化后檔案資料收集不完整。會計檔案收集的不完整直接影響著會計檔案的內在質量，有的單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，使得會計電算化檔案不夠完整。
(二)缺乏有效的管理制度和制約手段。會計電算化后多數單位在歸檔工作中，沒有制定出一些切實可行的制度、辦法和相應的管理措施。單位將會計信息存儲在磁盤、光盤等磁性介質上后就萬事大吉了，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，從而容易造成會計信息的丟失。由于會計電算化軟件的升級換代很快，在不同版式本下的會計數據結構有可能不同。許多單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱，不能充分發揮電算化會計檔案的作用。
(三)會計人員的電子檔案管理意識較弱，計算機操作能力較低。由于會計人員的電算化操作能力較低，對電算化檔案的重視不足及操作人員的時間觀念不強等原因，以致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲中保存，有時又不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，使磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象時有發生，一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。
(四)會計電子檔案尚未真正納入會計檔案管理范疇。《會計檔案管理辦法》第十二條：采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。然而受企事業單位規模條件等限制，大多數已實施會計電算化的單位并未將存儲會計資料的磁盤、光盤等資料作為會計檔案予以保存，而會計電子備份數據一般由系統管理人員自行保存，電子檔案處于一種無序的、不連貫的管理狀態，未形成有效的管理機制，隨著會計崗位的調整，電算化資料大都無檔可查。
三、加強會計電算化檔案管理的對策
(一)建立健全會計電算化的檔案管理制度。電算化會計檔案是會計核算的信息及資料，是重要的會計基礎工作。各單位的領導必須加強對電算化檔案管理工作的重視，建立和健全會計電算化檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀制度，并由專人負責管理。由于實行會計電算化會計檔案具有磁性化和不可見的特點，原來的《會計檔案管理辦法》中有關規定沒有包括這方面的內容，因此必須根據會計電算化的特點和《會計檔案管理辦法》的要求，修訂本單位會計檔案管理的制度。對采用計算機打印輸出的書面會計憑證、賬簿、報表應符合國家統一的會計制度的要求，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。
(二)加強對電算化會計檔案的存放管理。存儲在計算機中的會計數據(以磁性介質或光盤存儲的會計數據)是在會計電算化情況下的新的會計檔案形式，在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本。為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至會計信息完全過時為止。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，由于具有磁性化和不可見的特點，作為會計檔案保存，其保存期限應同《會計檔案管理辦法》中規定的會計數據(書面形成的會計賬簿、報表)一致。對于電算化形成的磁性介質檔案保管，要做到遠離磁場，注意防火、防潮、防塵，應定期對磁性介質檔案進行檢查工作，防止數據的丟失。對重要的會計檔案應進行雙份備份后存放在兩個不同的地點。總之，對會計檔案的存放管理應做到存放有序、查找方便、妥善保管。
(三)經常進行會計數據的備份工作。由于會計電算化的會計數據都存放在計算機中，為了避免計算機意外故障和人為錯誤引起會計數據的丟失，要定期把計算機系統中的所有
會計資料拷貝到磁性介質或光盤上，從而形成了脫離于原計算機系統的會計檔案，財務部門應把會計數據的備份文件保存好，并且在每份上要注明檔案形成的時間、會計數據的內容和時間、操作員的姓名。對備份的數據資料要定期進行檢查，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。以防意外事件導致單位整體會計資料丟失與不可恢復性，給單位會計檔案管理工作造成無法挽救的損失。凡業務量較多、財務比較集中的財務部門應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
(四)加強會計電算化后軟件的管理和計算機的維護。會計軟件是會計電算化運行的重要程序及資料，對會計軟件的全套文檔資料及會計軟件應視同會計檔案保管，保管期限截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。但一般情況下，單位如遇到會計軟件升級、更換以及會計軟件運行環境改變的情況時，舊版本會計軟件及相關的文檔資料應與該軟件使用的會計資料一并歸檔。會計電算化的系統維護人員要經常對設備進行維護保養，保持機房和設備的清潔，使計算機有良好的運行環境。健全必要的防治計算機病毒的措施，預防、檢測、清除計算機病毒，防止病毒和意外事故因素導致計算機工作終斷，影響財務工作的正常開展。健全計算機硬件和軟件故障排除的管理措施，保證會計數據的完整性。在日常工作中還應注意收集計算機硬件、軟件及操作系統等方面的資料，關注軟件更新換代、升級等方面信息以便為本單位財會電算化管理水平的進一步提高做好充分的準備工作。
(五)做好會計檔案的日常管理工作，充分利用好會計檔案。會計檔案記錄著會計核算全過程的重要信息和資料，必須做到內容正確、資料完整、字跡清楚。對年終會計電算化形成的憑證、賬簿、報表等要按照會計檔案管理要求進行整理、立卷或裝訂成冊，對進行歸檔的會計資料要檢查有關人員的簽名、蓋章是否齊全。檔案管理人員應嚴格執行會計檔案的安全保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀壞、散失和泄密。對各種會計檔案未經領導同意，不得外借和拿出單位。經領導同意調閱的會計檔案，應按規定辦理有關手續，調閱人員不得擅自復制會計檔案，對調閱的會計檔案在歸還時，還應認真檢查，防止感染其他的病毒。
［關鍵詞］海事行政單位；會計基礎工作；規范化；建議
隨著全面深化改革的不斷深入發展和“一帶一路”戰略的提出，中國海事越來越發揮出不可替代的重要作用。海事行政單位必須不斷夯實會計基礎工作規范化、強化財務管理，才能更好的適應當前的新常態、新形式，更好發揮自身功能。海事行政單位會計基礎工作是海事行政單位會計工作的基本環節，也是做好行政事業單位財務管理的重要基礎。海事行政單位會計基礎工作主要包括：會計機構和會計人員的配備及管理、會計核算的基本要求、會計檔案的管理、會計資料的基本要求、單位內部會計管理制度的建立和執行等。規范就是按照一定的標準予以程序化、標準化、模式化。會計基礎工作規范化就是將會計工作標準化和程序化。隨著會計職能的拓展，會計基礎工作也發生變化，必須不斷夯實會計基礎工作規范化，才能夠適應社會發展的需要。
一、會計基礎工作存在的問題
（一）會計憑證基礎工作不規范
有的單位存在會計憑證填制或取得不規范、審核不嚴密的問題。例如憑證摘要填寫過于簡單，記賬憑證所列張數與原始憑證不一致；其次是對原始憑證審核把關不嚴，報銷手續不完善，存在沒有經辦人、證明人簽字報銷現象，甚至對應該蓋章的發票，其蓋章印跡模糊缺少印章的發票進行報銷。
（二）票據管理不規范
票據管理不規范會給會計核算和財務管理造成很大的漏洞，個別單位沒有建立有效的票據管理辦法，有的單位收款收據和已用完的收據長期放在經辦人手上，未能及時到財務部門辦理繳銷登記手續。
（三）內部控制體系不完善
內控體系建設是否完善直接決定著單位其他控制能否實施及實施效果，有的單位對《中華人民共和國會計法》的規定了解不夠，沒有按照《交通運輸部部屬企事業單位會計基礎工作規范化實施辦法》的要求，授權審批的金額界限不明，授權審批制度有待改進。
（四）財務管理制度不健全
目前，在不少海事行政單位會計核算工作中，缺少完善的財務會計管理制度，制度的缺失導致會計核算工作缺乏相應的制度依據，會計管理工作受到人為因素影響較大，影響了會計核算的效率和質量。尤其是海事行政單位會計核算工作的規范性文件較少，導致相關管理制度建設相對滯后，致使會計核算工作無法更好地發揮應有的功能。
（五）會計信息化管理存在問題
會計信息化是傳統會計與信息技術的有機融合，行政單位會計信息化的運用大大提升了會計核算的效率和質量。但是當前海事行政單位會計信息化管理是存在突出問題的。一方面是信息技術存在安全隱患，例如硬件設備隱患、網絡安全隱患和應用軟件隱患；另一方面是信息系統功能不完善，例如信息系統輔助決策能力弱、會計與業務管理不同步、信息資源無法交互共享等。
二、夯實會計基礎工作規范化的相關建議
（一）加強培養會計人員的職業道德和專業技能
新常態下，會計人員必須樹立新觀念，熱愛本職工作，具有高度的事業心和責任感，勇于堅持原則，自覺維護會計工作秩序。會計人員要有屬于自己的職業操守與道德底線，對他人做出的違規操作不能坐視不管，一定要承擔起會計人員監督與管理的職責。單位要對在職會計人員加強業務培訓，每年保證會計人員能夠接受一定時間的在職培訓，以增進會計人員對新法律新法規的了解和掌握，持續提高會計專業技能。會計人員要努力學習，積極參加培訓，要保證國家財經制度的貫徹和實施，保護國家財產的安全，不斷加強業務素質培訓，更新會計知識，提高會計工作技能，從而使各項工作都能符合會計工作規范。
（二）規范會計核算工作，加強對原始憑證、會計檔案的管理
海事行政單位財務部門應嚴格按照《交通部部屬企事業單位會計基礎工作規范化實施辦法》進行會計核算工作，會計人員要嚴格審核會計憑證，對記載錯誤、不完整、不符合規定的憑證應及時補填或更正，使得會計信息準確性得到有力保障，會計核算工作更加規范。海事行政單位財務部門要加強財務票據管理，這就需要逐步完善票據管理制度，加強日常票據管理，對于行政單位的票據相關人員來說，要不斷提高相關人員綜合素質，規范管理，防患于未然。要加強財務票據的審核稽查與監督，根據票據管理和使用情況定期組織檢查，做好財務票據回收的審核工作。加強會計檔案管理，理順會計檔案管理機制，按照《會計檔案管理辦法》規范會計檔案保管。同時要嚴格規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續。加強會計檔案監管力度，在各項會計業務檢查中，將會計檔案規范化納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
（三）強化內部控制，嚴肅財經紀律
一是要改善內部控制環境，增強內控意識。單位領導要高度重視，真正確立起單位負責人內部控制建設的“第一責任主體”意識，培養良好的內部意識和內部控制環境。二是要建立風險評估體系，完善內部控制制度。按照《財政部關于開展行政事業單位內部控制基礎性評價工作的通知》和《財政部關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》構建內部控制框架體系，確立控制目標，增強風險意識和應對能力，建立和完善單位層面和業務層面的各項規章制度，保證各項業務順利開展。三是要規范資產管理，確保國有資產保值增值。嚴格執行清查盤點制度，成立負責資產管理的專門小組，落實資產歸口管理，加強部門間的溝通協調，同時細化政府采購預算，認真落實政府采購法有關規定，做到應采盡采，管控好增量資產。
（四）完善財務管理制度的修訂和落實工作
一是及時修訂、完善財務管理制度。近幾年國家先后修訂、出臺了《中央和國家機關差旅費管理辦法》、《中央和國家機關培訓費管理辦法》、《中央和國家機關會議費管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《中央行政事業單位固定資產管理辦法》等財務管理制度，各基層海事行政單位要在保證遵從國家財經法規制度的前提下，結合本單位實際情況，制定并完善符合本單位特點的相關財務管理制度，做到“以制度管人，用制度說話”，為財務管理工作的規范化開展提供強有力的制度保障。二是要切實有效的落實財務管理制度。單位領導帶頭遵守執行，不搞特殊化，給其他工作人員樹立榜樣，上行下效，充分調動全單位工作人員的積極性、創造性和主觀能動性，全面梳理明確當前最新的財務會計基礎工作規范要求，鞏固財務基礎工作取得的成果，使財務管理制度的落實工作不走過程、不流于形式。
（五）提高會計信息化水平
一是要加大會計信息化的認知程度。海事行政單位財務部門負責人與財務人員一定要適應新常態下的發展需求，跟上時代的步伐，從現代信息化管理的重要性與緊迫性出發，加大宣傳力度，做好對財務人員的培訓工作，加快信息化管理的進程。另外要加大資金的投入，購買適合本單位的財務軟件，以全面實現會計信息化。二是要加強信息系統的維護與控制。建立健全會計信息化操作管理制度，并監督會計部門實行，以保證會計軟件的正常、安全運行，免遭外界干擾破壞。應建立嚴格的系統維護、控制、設定數據輸入與輸出權限、批準、復核、文件備份、儲存與保管、網絡安全等方面的控制。同時，設置專門的系統管理員對系統進行日常的維護與管理。定期、不定期對硬件和軟件的運行情況進行檢查，并對系統軟件及殺毒軟件及時進行升級，使會計管理系統處于最佳狀態。三是整合資源，使會計信息化管理一體化。會計管理信息系統的建設應與社會信息化發展高度保持一致，會計管理信息系統應同信息系統的其他系統有機的融合在一起，應用統一的電算財務管理軟件，對整個財會管理實行一體化控制，對整個生產經營過程中所產生的信息流及資金流集成，實現數據共享，更好地服務財務管理工作，實現財務管理工作的規范化。新常態下海事行政部門必須夯實會計基礎規范化，追求標準化、正規化，真正在財務管理上詮釋海事“三化”建設，更好的服務局機關和基層海事處。
參考文獻
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一、“三分一化”精細注水管理內涵
“三分一化”精細注水管理的“三分”是指分對象、分環節、分層級，制定政策抓好運行明確責任；“一化”是指規范化管理，提升注水的整體水平。“三分一化”的內涵可分別從“三分”、“一化”兩方面來解讀：
“三分”的內涵。分對象指的是按照精細注水的要求，逐步細化對象過程，是分油藏類型分開發區域分水井分小層的過程；分環節指的是按水源流動方向，分別對水源井供水站注水站配水間注水井狠抓注水運行；分層級指的是按照管理層、技術層、操作層對注水進行不同層次的管理，管理層對整個注水系統負責，技術層對技術政策負責，操作層對單井配注量負責。
“一化”的內涵。“一化”指的是注水規范化管理。根據政策、運行、責任建立規范化管理，重點是完成各項注水管理制度的建立和落實。
二、“三分一化”精細注水具體做法
1.分對象定政策
分對象定政策是根據油藏類型、地質特征、流動單元、層內小層系逐步細化有效注水的過程，目地是提高有效注水量，精細注水，保障油田持續穩產開發。
分對象定政策結果圖
1.1分油藏類型
通過動態分析、數值模擬和油藏工程研究，將7個地質區塊劃分為3大類，分開發晚期侏羅系老區、開發中期梁長6油藏、開發早期陜92延9新區。針對油藏不同的開發階段、不同的油藏部位、不同的動態響應特征逐步優化注水開發技術政策，確保油藏整體開發穩定。
1.2分開發區域
通過對油藏不同部位采用不同注采比進行油藏動態預測，分析不同區域注采比下綜合含水及產能變化等趨勢，尋求油藏分區域最佳注采比、注水強度，并制定、完善、優化了梁油田分區域的注水開發技術政策。
1.3分流動單元
通過儲層沉積組合厚度、儲層巖性物性對比，在平面上，選取注水井為判識標準，選取各項參數相同或相近油井建立關系，再通過注采動態驗證對應關系，確定了“主流線型”、“對稱型”、“不對稱型”、“裂縫型”等水動力受效單元模型，精細平面注采調控。
1.4分開發層系
在流動單元內，按照開發層系，利用油藏剖面圖及產出、注入剖面，精細小層注水量，提高主力層有效注水量，兼顧非主力層，提高油藏水驅儲量動用程度。
1.5分單井小層
在精細小層注水的基礎上，由深到淺、先堵后分不斷調整注水政策。2013年將持續堅持“單點分注、局部擴大、區域連片”的工作思路，全面實施“深部調剖+分層注水”注水政策，提高有效注水、精細小層注水。
2.分環節抓運行
2.1分環節層層監控
為確保注好水、注夠水，按照“水”的流動方向，分清水、污水兩大系統、8個環節進行層層監控，確保油田注水平穩有效開展。
2.2“一主兩保”抓注水
通過開展注水管理年活動，不斷完善《梁采油作業區注水系統管理制度》，探索出了以“供、注、配”為主線，以“質”、“量”為保障的精細注水管理辦法。
一是以“供、注、配”為主線，抓好各環節精細管理
水源井管理。從資料錄取、檔案入庫、數據監測及管理考核入手，抓好水源井管理，為油田精細注水奠定良好的基礎。
注水站管理。以強化培訓為手段，加強運行監控、設備管理，抓好注水站管理，保障注水平穩運行。
注水井管理。加強維護巡查，實現注入水保質保量的進入地層，平衡地層壓力保持水平，順利完成生產任務。
二是以“質”為重點，確保水質質量。從水質監測、系統改造及井筒治理三方面入手，提升回注水質標準，不斷改善井筒注水環境，強化注入水水質管理，提升水循環健康運行。
三是以“量”為重點，確保水量達標。抓好“量”的監測，是整個注水系統的基礎，梁作業區從自主研制、自主維護、自主引進出發，完善計量體系，確保注水精確監控，平穩運行，重點是完成水源井、注水站、注水井三個關鍵部位的檢測和管理，通過關鍵數據的連續檢測實現有效控制。
3.分層級明確責任
成立以作業區領導、技術管理室及生產單元為成員的注水管理小組，明確各自不同的職責，分解注水任務，同時管理人員上繳注水管理風險抵押金，任務完成雙倍返還，反則全額扣除，實現責利共擔，確保注水任務的完成。操作層重點完成技術層制定政策的落實，技術層的政策是通過操作層來實現的，管理層對技術層的政策進行審核把關，對操作層的執行情況進行監督，三者之間相互關聯、相互制約、相互監督。
4.規范化管理
4.1抓“水量”監控，保證“有水注”
通過對管理制度落實與經驗總結，逐漸形成“一體兩翼”的注水管理模式。崗位員工嚴格執行單井配注水量，及時進行資料錄取，平穩注水，稱為右翼；測井班成員及時進行液面測試，稱為左翼。生產單元技術員對注水資料及時審核，落實月度水表標定制度，技術管理室成員嚴密監控注水系統運行，確保系統壓力互補平衡，制定注水消欠措施，作業區領導對管理措施及時審核把關。相關成員各司其職的同時，通力合作，實現了注水管理人人抓，人人管的局面，營造了良好的注水氛圍。
4.2抓“消欠”管理，保證“注夠水”
隨著技術理念“注水不到位、油上出問題”深入人心，“注好水=采好油”已經成為梁油田管理的核心理念。本著“發現一口、落實一口、治理一口”的原則，逐步形成了梁“系統優化、單點消欠、提前預防、日常監控”的注水專項治理體系。
4.3抓“注水”考核，保證“有人管”
作業區先后出臺了《梁作業區注水井水表標定制度》、《梁作業區注水井洗井管理辦法》、《梁作業區陜92侏羅系油藏注水系統管理制度》、《梁作業區注水井洗井執行方案》、《管線自行更換獎勵辦法》、《注水管理年實施方案》等一系列有效的管理制度，使注水管理更加規范，同時基層生產單元也相應的制定了注水巡回檢查、資料錄取、現場作業監督、考核獎勵等一系列的管理制度，確保注水管理工作的有效執行。
三、“三分一化”精細注水效果
梁采油作業區通過“三分一化”精細注水管理，油田開發管理及技術指標取得了較好效果，達到了“注夠水，注好水，有效注水，精細注水”的油田注水要求，夯實了老油田穩產基礎。
油藏水驅狀況得到有效改善。通過持續實施以化學堵水、酸化調剖為主的剖面治理，油藏水驅狀況得到有效改善。
注水系統效率顯著提高。梁油田注水系統2010年通過現場測試分析、計算驗證系統效率只有35-37%，注水單耗**kw·h/m3。經過幾年的精細管理，2012年注水系統效率達到**%，注水單耗降到了**kw·h/m3，注水系統保持高效運行。
