時間：2023-06-02 09:58:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案歸檔管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、粗放式管理導致工程檔案管理目前存在的問題
（一）粗放式管理模式導致檔案缺失。盡管當前各建筑企業對于工程檔案管理工作的重視程度有所增加，但在大多數建筑企業的工程建設過程中，仍然存在著工程檔案管理工作人員在進行檔案收集和管理的過程中對于這項工作的認識不夠到位、專職檔案管理人才的缺乏、工程檔案管理制度不夠健全以及檔案管理設備落后等問題。這些問題的產生根源在于我國的工程檔案管理工作長期處于一種粗放型的管理模式，這種傳統的檔案管理模式嚴重制約了工程檔案工作的規范化和科學化。在工程施工階段，項目中的施工任務相對來說較重，在工程建設單位中會存在著重建設輕檔案的思想，工程檔案工作不能與工程建設進程實現同步管理，往往會在資料收集階段中造成資料填寫不規范不準確、資料丟失等問題。很多企業為了保障工程可以順利通過各項驗收，往往會在驗收前對工程檔案進行突擊補充及歸檔工作，這就使得工程檔案的質量沒有辦法得到有效的保證。
（二）管理人才缺乏導致檔案管理水平不高。工程檔案管理要求檔案管理人員在工程建設的全過程中，根據工程的進度及時填寫施工技術表格，能夠及時完整地保存工程檔案，按照工程建設中的施工類別不同及上級部門下發的歸檔要求及時地分類、收集、整理及歸檔。另外，檔案管理人員在管理工程檔案的過程中，需要嚴格地按照工程的進度進行記錄并需要同時熟悉圖紙、方案等技術知識和檔案歸檔的專業知識，還需要嚴格地按照歸檔要求進行檔案的整理歸檔。但是就目前來看，檔案管理人員不但對工程技術缺乏了解，檔案管理知識也同樣欠缺，不能真正滿足工程檔案管理工作要求，有些單位并沒有設置專職檔案管理人員，不能保證檔案歸檔的質量。
（三）檔案管理制度不健全導致檔案管理不規范。檔案管理制度的不健全在一定程度上導致了工程檔案管理無章可循。在大多數企業中，并沒有制定完善的工程檔案記錄、收集、整理、歸檔以及保管等制度要求。如：檔案工作崗位責任制、檔案借閱管理制度、檔案保密管理制度、檔案室管理制度、檔案管理制度等制度均不健全。在無制度要求的條件下，加上工程建設的周期相對較長，資料比較分散，在單位中收集資料不夠齊全，整理不規范，檔案編制的質量便參差不齊，這都給以后的檔案的歸檔及保管以及利用帶來不少的問題。
（四）檔案管理設備設施滯后導致檔案管理水平不高。就目前來看，大多數企業對工程檔案的重視程度明顯不夠，資金投入非常不足。一些檔案保管及檔案數字化設備設施，如：直排式密集架、除濕機、柜式空調、打印掃描一體機、數碼攝像機等，由于價格相對較高，領導都覺得沒有必要購置，檔案的重要性還沒有得到領導的認可，往往當檔案出現問題，影響驗收及保存了，才意識到這些設備設施的重要性。
二、工程檔案精細化管理的有效途徑
（一）加強工程檔案組織管理——精細化管理的前提。第一要加強組織領導。工程檔案管理看似容易，實則是一項專業性要求比較高、比較強的工作，需要在領導重視的前提下，配備專職檔案管理人員，制定齊抓共管、各部門配合的政策，這樣才能夠保證檔案的完整、準確、系統、安全，單位要及時運用領導資源進行溝通和布置任務。第二要強化檔案責任。企業中需要分成小組對檔案進行強化監督管理，需要企業中的技術人員積極配合檔案管理人員；
（二）提升檔案管理人員的素質與能力——精細化管理的根本。第一要精心挑選專職檔案管理人員，要保證檔案管理人員的專業技能和工作素養，愛崗敬業，具備出色的工程檔案管理能力。第二要加強培訓。在工程資料收集階段，就要開始對檔案管理人員進行定期的培訓，有步驟分層次地開展培訓工作。第三要確保人員穩定。檔案工作是枯燥乏味的，檔案管理人員往往流動性大，這樣對檔案的收集及歸檔都是非常不利的，設立獎勵機制，確保人員穩定顯得尤為重要。第四要加強工作協調和業務交流，檔案管理工作涉及到的業務范圍比較廣，需要其他部門做好輔助和配合工作，在相關制度的支持下，協調與各個部門的關系。
（三）嚴格檔案管理制度——精細化管理的重點。第一要建立健全檔案管理制度。制度建設是做好工作的前提，明確各人員的責任，各負其責，按照制度執行，才能有條不紊地搞好檔案管理工作。制度建設需要按照工程建設目標為基礎，按照上級部門相關檔案管理制度結合本單位的實際情況，制定切實可行的檔案管理制度。第二需要完整、準確、系統的歸檔。在進行工程檔案管理過程中，前期需要將歸檔的資料及時收集，確保不會遺失，之后嚴格按照分類標準進行分類，并依據本單位檔案的歸檔要求做好歸檔工作，這樣才能夠有效地確保工程檔案的完整性、準確性、系統性。第三是要加強設備設施建設。加大工程檔案管理工作的資金投入，對原有老舊檔案保管及檔案數字化設備設施進行更新，為工程檔案的安全保管及數字化創造基礎條件。
三、結束語
(一)管理依據的特殊性
歸檔管理的會計檔案材料是財務管理工作中直接產生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統性和連貫性，成為可以作為法庭證據的依據性材料。為了保證會計檔案管理的合法有效，國家不僅在《會計法》中對會計檔案的管理做出了明確規范，并且專門制定、頒布了《會計檔案管理辦法》予以規范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎上，各個大型國有企業包括我公司在內都制訂了專門的會計檔案管理制度，使會計檔案成為企業檔案管理中最為規范、明確、高效的門類之一。
(二)來源的特殊性
由于企業的自身特點，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時移交，成為檔案管理中最難以規范化管理的階段。因為歸檔材料的形成主體成分眾多，素質參差不齊；歸檔材料產生的時間、處所及環境條件各異，所以歸檔材料質量的可控性較難提高，會計檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會計檔案歸檔材料是由專業的會計機構及會計人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進行過審查，但是會計憑證來源各異，數量繁多；會計賬簿專業性強，分類嚴格；其他會計資料種類繁雜，難以準確分辨，這些特點在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對于會計檔案歸檔材料積累、整理方法、質量及歸檔時間界定等要素均有明確、嚴格的規定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時間上，當年的會計檔案在會計年度終了后由財務部門自行保管一年，待下一個年度才移交歸檔；在整理方法上，會計檔案歸檔材料是由會計人員而不是檔案人員負責組卷及裝訂，以確保卷內文件材料的有機聯系。
(三)管理的特殊性
會計檔案是經濟活動的直接憑證，與企業經濟活動的聯系非常緊密。因此，會計檔案歸檔范圍必須涵蓋經濟活動的全過程，必須如實反映經濟活動各環節之間的客觀聯系，這就要求會計檔案管理人員必須對企業財務部門和會計人員的業務工作有一定程度的了解并積極配合；會計檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個檔次，這是會計檔案獨有的特點；由于會計檔案數量多，特別是短期保存的數量大，需要經常進行價值鑒定和及時銷毀。在我公司，只有會計檔案能夠做到定期組織進行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區別。
(四)利用的特殊性
由于會計檔案涉及企業的經濟利益，具有明顯的經濟價值和嚴格的保密要求，必須依法依規嚴格管理，無關人員不應當接觸。因此要求企業檔案部門做出適應會計檔案自身特點的專門規定，對利用會計檔案的主體、時間、地點及管理要求做出明確、細致的要求。要對利用者的資格進行限制和審查，采取措施保證在利用會計檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規定明確的利用程序并對整個利用過程實行嚴格有效的監督管理，在確保館藏會計檔案完整與安全的前提下，積極開發館藏會計檔案信息資源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司檔案信息化建設起步以來，由于各門類檔案信息化建設難度不一，因此進展步伐也各不相同，而會計檔案信息化就是其點比較鮮明的一類。可以說，會計檔案信息化建設的速度是最快的，又是最慢的。所謂進度最快，即會計檔案是最先完成案卷目錄數據庫建設的門類；所謂進度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會計檔案卷內目錄數據庫的建設，更不用說檔案全文數據庫建設了。事實上，會計檔案本身的特點已經決定，后兩個數據庫的建設既沒有必要性也沒有可行性。這個特點與其它門類檔案數據庫建設工作日新月異的局面形成鮮明的對比。
二、企業會計檔案管理的實用方法
(一)企業會計檔案管理制度的建立和實施控制
會計檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅持“照制度辦事，按程序操作”的要求。
1.在制度建設方面應當抓好三個層次的工作：一是制訂專門的會計檔案管理制度；二是在國家相關法規修訂、企業實際情況變化等情況下，應及時對會計檔案管理制度進行修訂；三是在實際工作中，應逐步建立健全會計檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會計檔案的管理真正處于有規可依、有章可循的良性環境。
2.在制度落實方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實施和閉環控制，確保管理制度落到實處。應當做到三個納入：一是將檔案管理制度（包括會計檔案管理制度）納入企業的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內容納入職工培訓課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實施納入企業的經濟責任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實執行。
(二)企業會計檔案材料的歸檔前控制
歸檔前控制是檔案管理工作的一個重要環節，也是一個容易被忽視的環節，在會計檔案管理工作中同樣如此。因為會計檔案在歸檔之前都是由專業會計人員管理，往往使檔案人員產生“會計檔案是歸檔前管理最規范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對會計檔案材料的歸檔前控制。我們在長期的管理實踐中認識到，會計檔案管理人員必須提高對歸檔前控制這個環節重要性的認識，必須采取有效手段確保檔案歸檔環節的質量和效率。會計檔案材料的歸檔前控制主要包括三個方面的內容。首先是對歸檔材料進行現狀調研，切實掌握歸檔單位分管領導及責任人是否有變化，弄清應歸檔材料的數量及保管現狀，以及可能影響歸檔工作進度與質量的其它情況，做到心中有數；其次是要與歸檔單位的領導及責任人保持溝通，建立經常、及時、良性的信息交流；第三是針對調研中發現的問題進行有的放矢的業務指導，包括宣傳會計檔案管理法規與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責任人員發生變動后，這項工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時、主動、細致，會計檔案材料的接收歸檔工作就會越順利。
(三)企業會計檔案材料的接收歸檔
會計檔案的接收歸檔工作是會計檔案規范化管理不可缺少的基礎環節，必須按照“規范、明確、高效”的要求有序進行。從上世紀九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協商的基礎上制訂印發當年的會計檔案歸檔計劃，確定各單位的歸檔次序、時間安排、歸檔材料內容、歸檔手續以及聯系方式，當然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計劃的可執行性。然后就是為歸檔材料的進館做好必要的準備，包括柜架的規劃安排、位置調整、裝具準備等各項工作，在此期間往往還要關注與指導歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進度與質量。會計檔案歸檔材料的接收工作既是技術活也是體力活。按照交接清單逐卷清點，核對名稱、編號、數量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續將幾千卷檔案在短時間內進行清點、搬運、消毒、上架，不僅要求有較強的手腦協調能力，還要求有較好的身體素質。
(四)企業會計檔案的安全保護
會計檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環節的工作已由會計人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進入，消毒時間不需要太長；而會計檔案是已經裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當降低檔案的擺放密度，適當延長消毒時間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會計檔案的裝具即卷盒種類多、規格多。會計憑證、會計賬簿和會計報表的外形尺寸各不相同，因此除了會計報表與其它會計材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會計憑證與會計賬簿量身定做了不同規格的卷盒。第三，會計檔案的保護、保密管理要求高。我公司于2013年為會計檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統，改進了防盜實時監控系統，進一步提高了會計檔案的安全防護水平。此外，還有會計檔案案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經常進行倒架調整，比其它檔案管理頻繁得多；會計檔案的數量最多，庫房面積最大，日常清潔衛生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。
(五)企業會計檔案的利用管理
利用會計檔案最重要的就是要把握好開發檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關系。首先，利用會計檔案的主體必須是持證上崗的專業會計人員，因此檔案部門應當掌握本企業的持證會計人員名單，并且定期與財務管理部進行溝通，對名單進行更新；其次，利用會計檔案必須事先經公司財務部領導書面批準，并有檔案部門領導簽字確認，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會計檔案必須在檔案部門設置的專用閱檔室內進行，必須有會計檔案管理人員現場服務，閱檔室內還應當配備監控攝像頭、電話等必要設施；第四，如果需要復制檔案，必須在審批手續中明確說明，并由會計檔案管理人員在檔案部門內部進行。
(六)企業會計檔案的鑒定及銷毀
到期會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理的最終環節，也是考驗一個檔案工作者素質的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學家巴克先生曾經告誡我們：“人類的檔案遺產具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個人類的損失。”這句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會計檔案鑒定銷毀工作的質量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業總會計師擔任組長，財務部門、檔案部門領導及相關工作人員參加。其次應由檔案人員制作案卷級鑒定清冊，并確保清冊的內容與提交鑒定的檔案在順序、數量、內容各方面準確對應。第三，采用逐卷鑒定的方法對到期的會計檔案進行價值鑒定。在鑒定前，應要求參加鑒定的會計人員事先做好相應準備，對提交鑒定的檔案是否涉及未辦結的債權債務，是否涉及正在辦理的違法違紀案件等內容要心中有數，以免造成珍貴證據的滅失。第四，鑒定工作結束后，檔案管理人員要按照鑒定結論，將經過鑒定的檔案分為兩個部分，對應當繼續保存的檔案重新標識、消毒、回庫；對應當銷毀的檔案建立銷毀清冊，辦理審批手續后，送到有資質的銷毀單位，采用化紙漿的方式進行銷毀。最后，將銷毀清冊等鑒定工作資料完成簽字手續后，及時歸檔，永久保存。
(七)企業會計檔案信息化建設要點
我們必須清醒地認識到，無論會計檔案有什么樣的特殊性，信息化建設都是會計檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉移的客觀規律。首先，扎實的檔案管理基礎工作是信息化建設不可缺少的前提條件；其次，會計檔案信息化建設應當是企業檔案信息化建設的有機組成部分，并且應與整個企業的信息化建設同步進行；第三，會計檔案信息化建設應當適應企業財務會計信息化建設的實際情況，遵循其自身的客觀規律，實事求是地進行。我們的設想是，對于會計賬簿類，數據庫建設到案卷級；在其他三個類別中，對于已經歸檔的檔案，數據庫建設到案卷級，對于今后歸檔的檔案，在財政部下發的《企業會計信息化工作方案》正式實施后，根據實際情況，可能直接建設全文數據庫。因為這個方案將對現行的會計檔案形成方式和載體形式做出重要調整：除會計憑證類繼續采用紙質載體外，其它三類材料即會計賬簿類、會計報表類和其它會計材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質載體。這必將會使會計檔案管理工作發生相當大的變革，我們應當盡早做好相關準備工作，以適應形勢發展的需要。
三、結束語
關鍵詞 施工企業 會計檔案 管理制度 改善
一、引言
會計檔案工作是我國目前構建社會主義和諧社會中一項重要的任務。但是在現實中，會計檔案并沒有得到企業的重視，所以檔案保管和整理很容易出現問題。如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內容不斷深化。下文是對會計檔案管理工作在施工企業中重要性的簡單敘述。
二、會計檔案管理工作在施工企業中的重要性
會計檔案對部門和單位有著非常重要的促進和支持作用，會計檔案也可以將部門經營管理的信息和資源完整地反映出來，能起到監督的作用。會計檔案工作是我國目前構建社會主義和諧社會中一項重要的任務，其可以將管理規劃和決策過程中的信息傳遞出去，這對于解決經濟糾紛有很大的幫助，同時可以有效維護活動雙方的權益，為其提供合理、有效的法律證據。會計檔案的信息化可以將會計檔案的質量及時地反映出來，可以適當減少錯誤發生的概率，提升會計檔案的現代化管理水平，所以，我們要充分認識到會計檔案的重要性（會計檔案是非常重要的信息資源）。除此之外，我們還需要了解部門發展和會計檔案的關系，這兩者之間的關系非常密切，兩者的結合對部門形象的維護有重要的作用，甚至關系到活動雙方的合法權益和切身利益。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業中的各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內容不斷深化，將會計檔案的作用充分發揮出來，為我國現代行業的發展增添助力。
三、施工企業會計檔案管理存在的問題
（一）會計檔案管理制度滯后
會計檔案歸檔制度的不完善和會計檔案保管制度的落實不到位是會計檔案管理制度滯后的主要原因。如今，對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，再加上會計檔案管理制度的管理對象主要是會計核算專業材料，所以會計檔案歸檔制度起著至關重要的作用，需要我們進行完善。會計檔案歸檔制度的不完善，主要體現在不少基層單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有作出具體的規定，沒有將會計檔案管理納入會計人員的崗位職責中，也沒有配備專人管理會計檔案。而會計檔案的保管制度落實不到位主要體現在對檔案隨意擺放和翻動，在這種情況下檔案很可能出現泄露信息和丟失的現象。
（二）會計檔案管理工作不到位
會計檔案管理工作不到位，主要包括檔案管理意R落后、缺少網絡和計算機維護人才、工作人員不固定、現代化的投入不足、相關表格整理的不完整和鑒定銷毀工作不嚴謹等。其中，檔案管理意識落后的主要原因是領導對會計檔案管理存在不重視的心理，缺乏對工作人員的現代化技術的培訓，這也就直接導致企業缺乏這方面的人才。如今，計算機軟件和硬件技術隨著科技的發展不斷趨于成熟，我國的檔案管理已經逐漸向數字化和電子化的方向發展，但由于缺乏重視，直接導致了施工企業對現代化投入的不足，這對于計算機會計檔案工作的發展有不利影響。
（三）沒有充分利用會計檔案
會計檔案利用不充分，主要包括利用范圍和方法的限制、利用者范圍的限制。隨著市場經濟的不斷發展，施工企業面臨的競爭更加激烈，但由于傳統計劃經濟對部門資金管理利用的影響，使得對會計檔案資源的利用重視不夠。檔案制度中存在一些保密限制，這就使會計檔案人員的身份有了嚴格的管理和限制，導致很多會計檔案用戶無法進入，這也為會計檔案的發展造成了阻礙。
四、施工企業會計檔案管理制度的改善和加強
（一）會計檔案管理中各項制度的建立和完善
在建立和完善會計檔案管理制度時，首先要根據相關規定建立完善的歸檔制度，其次是根據規定建立檔案安全保管制度。除此之外，我們要對保密制度進行合理的運用，選擇一些專業技能強的管理人員，將檔案更妥善地保管起來。在會計檔案管理中要尤為注重會計檔案的銷毀，所以我們在銷毀一些失去保存價值的檔案時必須認真嚴謹。
（二）會計檔案管理中業務工作的加強
對于會計檔案管理業務工作的加強，我們首先需要做的就是明確會計檔案歸檔的要求，對具有保存價值的信息進行保存，對會計報表數據等重要性材料進行打印裝訂保存，在移交時一定要將表格目錄填寫完整，做好會計檔案的立卷工作。電子會計檔案的數據保存時間比較長，所以我們要建立電算化會計檔案收集制度，選取優質的材料，做好整理工作，從而達到會計檔案管理業務工作的加強。
（三）管理事故風險的防范，加大投入
在加強對傳統紙質文件的保管力度之后，要對電算化會計檔案進行保管，首先我們需要選擇防塵、防潮、防磁的場所進行儲存，并且要定期進行檢查，以免文件損壞。除此之外，我們要將軟件版本和數據進行一致性保存，并對計算機病毒采取一定防范措施，以此保證電子會計檔案信息的安全保存。另外，部門要進一步加強對計算機系統的管理，預防病毒的侵入。
（四）會計檔案管理水平的不斷提高
在對施工企業會計檔案管理制度進行改善和加強時，我們要加強組織領導，提高會計檔案的管理水平。要想做好施工企業的會計檔案管理，最關鍵之處就是領導的重視，所以我們要明確企業人員的職責，將財務部門和檔案部門兩者聯系起來，保證會計檔案歸檔的工作質量。另外，對于儲存會計檔案信息的盤片也要進行檢測，防止出現檔案信息丟失和損壞的現象。
五、結語
如今，我國對于會計檔案的重視程度隨著我國經濟實力的不斷提升而增加，我們要順應時代的要求，將施工企業中各項基層管理抓嚴、抓好，將信息服務的層次和內容不斷深化。隨著我國綜合實力的不斷提升，國家經濟實力飛速增長，我國的科技水平也在不斷提高。我們要明確會計檔案管理的各項特點，了解會計檔案管理中存在的不足之處，制定相應的解決方案，不斷完善管理制度，為施工企業會計檔案的管理增添助力，同時為我國強國夢的早日實現貢獻一份力量。
（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）
[作者簡介：何慶紅（1973―），本科，檔案館員，主要從事會計檔案管理。]
參考文獻
[1] 朱慶英.基層施工企業會計檔案管理現狀[J].山西焦煤科技，2006（9）：24-25+29.
[2] 陳梅.基層施工企業會計檔案管理現狀[J].合作經濟與科技，2004（2）：35-36.
一、組織管理
今年重新調整了局檔案管理領導小組和檔案鑒定小組。明確了一名局領導分管檔案工作，1局領導高度重視檔案工作。配備了專職檔案工作人員，健全了由全局各科室兼職檔案員組成的檔案管理網絡；同時保證了資金的投入，落實了檔案業務工作所需經費。
將各鄉鎮司法所的檔案工作列入目標考核內容，2制定了司法局檔案工作目標考核方法。并要求各鄉鎮司法所嚴格執行，認真落實。
制定并落實了文書檔案綜合管理方法》檔案管理人員崗位責任制》檔案管理制度》失密制度》等一系列檔案管理制度，3建立健全檔案管理制度。落實專人管理，明確了責任，文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環節實現了制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學、歸檔及時。檔案形成永久1件、臨時3件、短期1件。
使我局檔案管理逐步走向電子化。4安排專人對電子文件進行歸檔管理。
二、檔案業務建設工作
能容納近20年來檔案資料，1有適宜保管檔案的專用庫房。檔案專用庫房門窗堅固、位置適當，不潮濕、不漏雨，備有溫度計、干粉滅火器、空調、電腦等設備維護檔案，以確保檔案資料無安全隱患。
檔案裝訂嚴格依照國家規范要求裝訂。2有數量充足、質量較好的檔案專用柜架。
符合有關規范要求。3歸檔文件嚴格依照檔案立卷歸檔制度整理歸檔。
并且歸檔文件資料齊全，4將文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建（災后重建、重點建設項目）檔案、實物檔案、電子檔案分門別類整理歸檔。符合規范要求。
建立了檔案借閱和利用登記制度，5根據我局實際情況。完善了
借閱檔案文件登記薄》做到查閱登記、退檔注銷等手續齊備。
特別是公證檔案，檔案管理利用率得到明顯提高。提供證據、查找合同依據等方面，為當事人提供了快捷、方便的服務。
6嚴格依照上級業務主管部門的要求在規定的時間內報送紙質文件目錄及電子文檔目錄。
一、企業改制后檔案工作所面臨的主要問題
1.檔案利用情況發生轉變。通過對利用的分析可以看出，由生產、科研、工程、建設資料轉化而來的檔案利用率高，會計、合同、土地、招投標檔案利用率也逐年提高。
2.檔案現代化管理滯后于機關辦公自動化。大部分單位檔案現代化管理水平有待提高，不能適應企業檔案信息化發展要求。
3.從源頭上不能保證歸檔的齊全完整。管理制度不落實，歸檔又沒有納入網點兼職檔案人員的崗位責任制，沒有對不歸檔人員進行有效的處罰，出現部分檔案歸檔困難的現象。
4.各單位檔案工作發展水平不均衡，出現了強者越強，弱者越弱的兩級分化現象。通過對以上問題的分析可以看出，為了適應市場經濟的需要，就要用信息產業來改造國企傳統企業，提高資產運營效率，實現經濟效益的明顯提高，而檔案工作是企業管理的基礎工作，在國企的重組改制中，檔案工作也必須進行改革，實現與企業同步發展。
二、企業改制后檔案工作發展趨勢分析
1.正視現實，轉變觀念，拓寬檔案信息資源開發利用工作的服務范圍。觀念是行動的先導，要有效地開發利用檔案信息資源，首先必須轉變過時的觀念，確立全新的觀念，即新形勢下檔案工作者應確立以下五個觀念：（1）主動服務觀念。服務性是檔案工作的根本屬性，只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動，從而使檔案工作者在進行檔案信息資源開發利用工作中發揮出應有的作用。（2）開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，參與社會，并了解、把握普通公民的檔案利用需求，才能增強應變能力，有效地開發和傳遞檔案信息。（3）競爭觀念。現代社會是競爭的社會，檔案工作者必須增強憂患意識，在檔案部門之間、檔案部門與其他信息部門之間廣泛地開展競爭，由此才能產生“時不我待”的緊迫感，從而產生開發提供檔案信息的強大動力。（4）協作觀念。“廣、精、快、準”是信息化社會人們利用信息的基本要求，要滿足這一點，單獨的檔案部門已難以做到。因此，檔案工作者必須確立協作觀念，走整體化協調發展之路，以實現檔案信息資源的共同開發。（5）市場觀念。在市場經濟條件下，一切必須以市場需求為導向。因此，檔案工作者確立市場觀念十分必要。
2.切實加強現代高新信息技術研究，努力造就新型檔案專業人才。筆者公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，包括激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖像，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。公司在內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。2014年1月24日，公司圖形信息系統已在公司內部網頁上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室兩臺1000MW發電機組檔案的電子文件。
在現代企業檔案人員中，既有檔案專業知識，又懂生產專業知識，又具有計算機、網絡等方面知識的人才奇缺，從而制約和影響了檔案事業的發展。如何適應時代需求，積極應對社會競爭，全面創新檔案服務體系，滿足社會、企事業單位不同層次的檔案需求，是當前檔案事業發展中的重要課題。
3.企業檔案的收集與歸檔范圍需要優化。收集是檔案工作的起點，是發揮檔案作用的前提。歸檔制度是企業檔案收集工作的規范和標準，制定科學合理的歸檔制度和歸檔范圍，是做好收集工作的基本保證。制定相應的歸檔制度，并在實踐中對各職能部門的歸檔工作予以監督執行，是檔案部門的基本職責，也是做好檔案收集工作的重要前提。在企業管理制度與歸檔制度健全的情況下，接收企業檔案的移交歸檔是企業檔案收集工作的主要方法。文件材料歸檔制度，應明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施，文件形成、歸檔責任。
制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，公司著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，我們將檔案管理進行指標分解，納入我廠各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，我們根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，廠本部均專門行文，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。
近年來，我們制定并實施的檔案資料管理制度主要有：（1）檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發催交催辦通知書，限期上交，愈期進行考核。（2）機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規定設備異動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原圖進行修改。（3）設備技術資料歸檔制度。規定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出進行技術收資人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。（4）工程項目資料管理。規定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。
目前，我廠已建立了14種1.3萬字的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個環節都做到了有章可循，職責明確。這些制度的實施，有效地保證了歸檔資料的及時、完整。我廠檔案的歸檔率、準確率、查全率、查準率均為100%，資料完整率達99%。
關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；電子化
一、基層檔案管理工作現狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術的飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統已逐步代替以往手續繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認識，相應的配套管理措施和有效的技術支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現在：
一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認識上的誤區，認為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認為拍攝完成、看完用完就算完成任務了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業務部門內部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了電子檔案的長久保護和開發利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規范。基層央行雖然健全了相應的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執行不嚴，歸檔不及時，交接無手續，保管不規范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現象，基礎設施建設相對滯后。由于部分領導存在思想認識和管理理念上的偏差，認為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統檔案管理，輕電子檔案管理"的現象，使檔案管理電子化建設進程發展滯后。
四是管理人員專業素質不高，缺乏現代化檔案管理專業知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關檔案管理規定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環節和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標準化、電子化的專業知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設勢在必行
一是加強領導，提高認識。基層央行檔案管理工作的電子化建設是順應潮流、適應形勢發展的新舉措、新要求，是實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為人民銀行中心工作任務提供高效、優質服務的有效措施，是推進基層央行工作全面協調可持續發展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設要堅持以科學發展觀為指導，緊密結合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統籌規劃、科學謀劃，為長遠發展打下良好基礎。
二是著力實現檔案管理標準化、規范化，大力提高檔案管理基礎工作水平。加強基礎工作是實現檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發、銷毀等各個環節要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環節認真加以規范。然后按照標準化、規范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現標準化和規范化，為檔案管理電子化提供了充分準備。
三是建立健全相關管理制度，保證檔案管理電子化沿著標準化、制度化、規范化的軌道發展。要依據《檔案法》、《機關檔案業務建設規范》等有關規定，結合基層央行工作實際，進一步充實完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規程》，建立電子化檔案管理措施，規范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個環節都要做到有章可循。同時進一步明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發、存檔、銷毀等各個環節工作程序，做到定期或不定期監督檢查和考核評價，發現問題，及時整改，以確保各項制度落到實處。
食品衛生、食品安全建設是我國的重點民生項目之一，是我國特色社會主義建設的重要組成部分，隨著我國基礎食品衛生監督、管理工作的逐年開展，它已逐漸融入人們生活的點點滴滴之中。食品衛生監督管理中的檔案管理工作是我國職責部門進行有關食品監督工作的重點部分，是后續基礎監督工作的前期保障。
食品衛生監督檔案管理的意義
它是指在有關職責部門在開展針對食品衛生監察工作時，將對科研成果宣傳、培訓，對違法違紀的食品安全處理結果，對食品相關企業的安全評價以及與上述有關的食品衛生法律、法規等政策、規章以記錄的形式留存的一種綜合性記錄形式。它記載著我國食品衛生監督管理的發展歷程，為我國未來的食品監督工作的開展作出前期指導。同時，肩負相關管理職責的人員可以通過行政執行人員記錄的食品衛生現場監督、檢查的情況，來考核該人員的綜合素質，所以將食品衛生檔案管理規范化、是我國發展健全的食品安全衛生監督管理體系的必經之路，同時也為后續的發展打下夯實的基礎、提供理論依據。
檔案管理的具體實施做法
制定合理方案，將標準統一化。方正市食品衛生管理局剛組建，經驗較少，工作中需要管理的檔案并不十分繁雜，但同樣，由于組織部門新成立相關管理人員經驗不足等問題比較嚴重所以，針對這一問題，我們可以進行優化。
制定適合的立檔方案，將歸檔標準統一化。由于地方特性，方正食品安全管理局其下屬地的商戶流動性較強，變動較為頻繁等原因缺乏統一的管理，由此針對該地區監管工作很難及時、規范的進行。所以，地方職責部門制定了一系列的立檔方案，通過食品生產、經營單位等的行業特性等制定了“一戶雙檔案管理制度”，即為同一商戶同時設立綜合信息卡片及分戶檔案管理，與此同時，將相關檔案的填寫、使用規范、食品衛生檢查制度等相關管理明細在檔案管理者等職責部門，用以規范未來工作進程。同時，增設“食品抽樣檢測”“行政案例處理分析”的地方特色模塊，以期為后續統計、分析工作打下基礎。
對檔案資料做到及時收集、整理歸檔。在食品衛生監督管理的檔案管理中，對檔案中所需的資料做到及時、規范的整理尤為重要，及時將生產、經營個體的各項基礎信息、量化測評鄧相關資料做備查準備，使得檔案與實際情況溝通密切，避免發生“檔實分離”。
加強管理，提高存檔人員的工作質量。檔案管理人員的基本素質是保障相關檔案管理妥善進行的重點，如果想要提高檔案管理的質量就必須對檔案管理人員進行較為嚴格的業務技能培訓。采取定期組織高級檔案管理人員進行專業技能的培訓、定期組織有關檔案管理制度的宣講，通過提高檔案管理人員的綜合素質，從而提升整體食品衛生管理檔案管理的水平。
食品衛生檔案管理的體會
首先，領導層的重視程度是進行一起管理體系改善的前提條件，直接影響檔案管理相關工作能否妥善的進行。有了領導層的支持，建立妥善的檔案管理制度更容易被落實、實施。從而實現“上下齊心，共同監管，橫縱制約”的健康管理體系。
其次，準備較為充分的資料準備是檔案管理體系正常進行的基礎，存檔資料的不細致、不全面直接導致了食品衛生檔案管理的無意義。所以檔案管理人員在進行檔案歸檔管理的同時需要尤為注意歸檔資料的真實性。
一、新時期檔案管理工作的問題
新形勢下，雖然數字化檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，婦幼保健檔案管理仍然面臨以下問題。
（一）婦幼保健檔案的原稿管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視文件管理。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非。
（二）婦幼保健檔案的?w檔管理不被重視。傳統紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員管理。紙質檔案使用時間長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度較成熟，有利于提升婦幼保健檔案管理水平。而數字化檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于數字化檔案生成環境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案方式進行，婦幼保健檔案歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。
（三）婦幼保健檔案的安全管理不足。數字化檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致婦幼保健檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施沒有嚴格執行。
二、新時期檔案管理工作的創新對策
為彌補婦幼保健檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優化和創新策略。
（一）加強婦幼保健檔案的原稿管理。數字化檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重文件收集，與紙質檔案完全不同的是，數字化文件收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免檔案丟失。
（二）完善規章制度，加強婦幼保健檔案的歸檔管理。完善婦幼保健檔案管理規章制度，推動管理工作制度化和規范化。明確相關人員職責和權限，讓他們有效適應檔案管理需要，嚴格落實制度措施。重視檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。婦幼保健檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。
（三）重視婦幼保健檔案的安全管理。重視軟件維護，確保婦幼保健檔案安全有效運營。完善安全管理措施，預防安全隱患發生，明確管理人員職責和權限，讓他們有效開展安全管理工作。加強軟件和系統更新維護，確保婦幼保健檔案存儲設備安全。落實專機專用制度，保證檔案存儲設備處于良好性能和運營狀態。注重婦幼保健檔案備份，避免出現安全隱患。加強網絡防火墻建設，重視安全密鑰的使用，合理設置密碼，防止受到攻擊和破壞。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對婦幼保健檔案的有效管理，確保其安全可靠。
（四）提高婦幼保健檔案管理人員的素質。建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實管理責任制，讓每個管理人員有效開展管理工作。這樣既能預防安全隱患，還能推動檔案管理規范化和制度化，保障檔案管理效率提升。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對婦幼保健檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習理論和前沿知識，促進婦幼保健檔案管理效率提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展婦幼保健檔案管理工作。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，增強動手操作能力，提升婦幼保健檔案管理水平。
（五）優化婦幼保健檔案管理服務方式。綜合利用多媒體技術、光盤制作技術、信息技術，為用戶提供個性化服務，促進婦幼保健檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務，完善婦幼保健檔案咨詢平臺，嚴格各項操作，優化管理服務方式。
【關鍵詞】網絡時代；肇慶市；公路工程；檔案管理
一、公路工程檔案管理信息化的重要性
公路工程檔案是將在公路工程建設中所形成的文字、圖紙、圖標、聲像等各種載體文件材料信息化，在企業或者單位中建立一個專門供檔案存檔的信息平臺，方便企業和單位將所有公路工程建設的相關信息都歸檔存入到統一信息平臺中，再輔以信息技術化的管理，保障歸檔檔案資料的安全性，并確保檔案資料方便相關管理者、領導者的檢索與查看。目的是吸收以往良好的建設經驗和吸取以往建設存在的安全問題教訓，以便在日后公路工程工作開展中做得更好。
二、網絡時代下肇慶市公路工程檔案管理的難點
（一）檔案管理制度不夠完善。當前，肇慶市公路局城區分局目前初步形成了檔案管理制度，但還未形成較完整統一的公路工程檔案管理辦法及規章制度，這主要源于該單位對工程檔案及檔案人員的不重視。公路工程檔案管理制度的不完善，將導致公路工程檔案管理工作無章可循，工作人員的相互推諉責任或者對工作敷衍了事，導致許多文件資料在施工建設完成后都找不到原始記錄，影響項目建設信息的歸檔與管理。由于缺乏檔案管理制度的約束，可能出現檔案管理人員只懂得上傳檔案信息卻不懂得加強檔案信息保護的情況。網絡時代下最重要的就是保障檔案信息的安全，但由于檔案管理制度中缺乏該條規章制度，導致檔案管理人員只開展基本的工作，即忽略對檔案的信息化管理。
（二）檔案管理人員信息素質不高。信息素質是指一個人的信息需求、信息意識、信息知識、信息道德、信息能力方面的基本素質。近幾年來肇慶市為完善公路網規模建設做出許多努力：肇慶市在2016年計劃投資123億元加快以高速公路、與核心區對接的快速路建設，還改造縣鄉公路100公里、建設農村公路硬底化300公里。在此過程中，檔案管理重要性日益突出，對檔案管理人員的信息素質要求就更高。但肇慶市公路局城區分局檔案管理人員的信息素質并不高。主要表現在：缺乏信息意識；信息道德不夠強；對計算機軟硬件技術應用級網絡維護等信息知識了解不夠。而這都是因為該單位缺乏對負責工程檔案的人員進行針對性培訓所導致的。
（三）網絡安全影響公路工程檔案管理的安全性。網絡平臺的開放化，導致檔案管理的安全性和保密性受到威脅。尤其是在當前互聯網+時代下，檔案泄密事件時有發生，比如企業或單位的檔案信息受到漏洞攻擊、木馬攻擊等。網絡安全同樣給肇慶市公路局城區分局帶來一定困擾，城區分局目前建立了檔案信息管理平臺，也對平臺做一定技術維護，但在缺乏對工程檔案負責人員的針對性培訓之下，這些檔案人員的技術維護技能未能跟上漏洞、木馬等的升級速度，最終也有可能導致建立的檔案信息管理平臺缺乏安全保護作用。
三、網絡時代下肇慶市公路工程檔案管理難點的解決路徑
（一）完善公路工程檔案管理制度。肇慶市公路局城區分局及其他相關單位都應在內部建立一個完善的公路工程檔案管理制度，在建設中要結合肇慶市實際情況進行制定。一是要制定工程檔案管理辦法。明確建設資料的歸檔范圍及保管期限，要求項目建設負責人負起保障建設資料完善的責任，以確保所有項目建設的原始資料能在建設后順利歸檔。二是建立溝通聯系機制。越是龐大的工程，其檔案資料越是復雜，如果要在建設完成后才進行檔案資料收集，肯定無法保障原始資料的完整性。故而應建立起施工相關負責人與檔案管理人員的隨時溝通機制，使檔案管理人員能隨時跟進項目進度，并將檔案資料及時歸檔。
（二）提高檔案管理人員信息素質。第一，加強對檔案管理人員的信息意識、信息道德培訓。針對肇慶市公路工程檔案管理人員信息意識、信息道德不強的問題，肇慶市公路局城區分局應組織相關人員參加肇慶市檔案局或相關單位、機構組織的信息意識和信息道德的培訓。其中，信息意識主要是加強檔案管理人員學習計算機知識、提高檔案管理安全意識等方面培訓；信息道德即培養檔案管理人員形成保障單位檔案安全的責任，以及具備不泄露和變賣檔案資料的高素質。第二，加強對檔案管理人員信息能力的培訓。這方面主要是培訓加強對檔案管理人員的計算機軟硬件技術應用、網絡技術維護、建立防火墻等計算機方面的能力培訓，使得檔案管理人員不僅具備檔案管理知識，而且還具備計算機知識，成為一個復合型的高素質檔案管理人才，以保障檔案管理的安全。
（三）增強公路工程檔案管理安全性。檔案管理要起到此作用，就要保障檔案信息的長久保存，這就需要增強公路工程的那個檔案管理的安全性。針對肇慶市公路局城區分局已經建立的公路工程檔案管理系統，其還應在檔案信息管理計算機或者平臺中安裝殺毒軟件，以防黑客的入侵，對于外來文件還應該一一進行殺毒，以防文件攜帶病毒破壞檔案資料。
四、結論
企業和單位做到公路工程檔案管理這個核心工作，對提高企業及單位在更新、改造和大項目處理中的工程管理經濟效益是無可替代的。網絡時代下，肇慶市公路局城區分局及其他單位更應做好公路工程檔案管理工作，將檔案管理信息化，并確保標配高信息素質的檔案管理人員，提高檔案管理安全性。
【參考文獻】
[1]范小莉.網絡環境下工程檔案存在的問題及解決對策[J].陜西檔案,2013(6):44-45.
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
長期以來，多數水利單位沒有把水利檔案管理工作與現代化工具有機的結合起來，檔案管理計算機信息化軟件與檔案發展不同步，缺乏完備的目錄和索引，這樣就造成了檔案管理工作的周期長、工作量大、效率低。檔案歸檔材料不完整，質量不高。由于檔案管理與水利科技活動相互脫節，歸檔的水利檔案材料缺少關鍵性技術材料等核心技術內容，不能體現水利檔案的價值。如有些水利檔案保存的材料太少，查閱檔案的人無法從中得到有用的水利技術信息；有些檔案多數為復印件，缺少原始資料，使檔案材料真實性、可靠性大打折扣，不利于水利檔案價值的發揮。檔案保管環境差。由于受經濟、技術條件的限制，大多數地方水利單位所建立的檔案庫房都達不到相關規定標準要求，缺乏必要的設備和安全設施，這將不利于檔案的安全保管，直接影響水利檔案的存放時間。
水利檔案的有效管理是充分發揮水利檔案作用的前提和重要保證，為了適應新時期水利檔案管理要求，提高水利檔案現代化管理水平，必須從以下幾個方面入手。2.1健全水利檔案管理制度。管理制度對水利檔案管理實施起到規范性、指導性的作用，針對目前水利檔案管理制度建設現狀，首先，加強水利檔案的宣傳。在水利單位內部定期開展信息咨詢、講座舉辦、科學普及等活動，讓水利工作者認識到水利檔案管理的重要性。其次，健全保密管理制度。許多水利科技成果都有其專有性、完整性、保密性，出于保護水利科研人員知識產權的目的，不僅要將水利科研關鍵性技術資料歸檔，還要防止專有技術的失密。再次，落實檔案管理崗位責任制。檔案管理崗位責任制是增強檔案管理人員責任心最直接、最有效的方法，按“誰主管，準負責”和“分級管理，分級負責”的原則，在整個水利系統和水利工程建設全過程中實施。水利檔案是一個緊密聯系的有機體，如果實行分散管理，不僅人為地分割了這種有機聯系，而且還造成了人力、物力、財力上的浪費。需要轉變目前分散化的水利檔案管理模式，實行集中型管理，這也是檔案工作的基本原則和要求。因此，各級水利部門應根據自己的規模、層次、設備條件等實際情況，建設和完善綜合檔案館，集中統一負責文書檔案、工程技術檔案、科技檔案、會計檔案及其他檔案的管理，履行水利檔案館對水利資料的收集、加工、歸檔、傳遞等職能。
檔案管理信息化是現代化進程的一個重要方向，也是現代技術應用的重要體現。水利檔案管理信息化具有收藏數字化、操作電腦化、傳遞網絡化、信息存貯自由化、資源共享化等重要特征。結合以上特征在水利檔案管理信息化建設過程中需要注意以下幾個方面的問題。一是嚴格執行電子文件制作程序；二是統一電子文件處理格式；三是合理選用檔案信息化管理軟件；四是加強電子檔案安全存儲。對于原始檔案資料的收集，要綜合運用追蹤收集、分階段收集、強制性收集等多種科學收集方法，以保證資料的完整性，還要注意關鍵性技術資料的歸檔，作好切實可行的檔案資料歸檔、分類和編目程序與方法。在歸檔過程中保證歸檔文件原始性要求，在原件尚未收集到的情況下，才考慮用復印件替代；對字跡清晰可供利用的復印件暫時收集歸檔，并積極收集原始資料，原件到后馬上替換，以保證檔案材料的準確性，真實地記載和反映科研生產活動的過程和結果。水利檔案管理環境是水利檔案管理工作有效實施的重要條件，主要通過軟硬件基礎設施的建設來優化。首先是改善硬件設施，然后逐步建立起檔案專用庫房，配備必需的滅火器、吸塵器、空調、除濕機、加濕機、紫外及臭氧滅菌裝置等設備。另外，還應加強檔案信息化硬件的配置，要補配電腦、復印機、掃描儀、電子檔案防磁柜以及專業檔案管理軟件等信息化軟硬件設施，以促進檔案管理信息化發展。總之，水利檔案現代化管理是一個綜合性的過程，在實踐過程中，除了制度、方法、技術、設備等需要考慮的因素外，最重要的還是人的因素，這就需要檔案管理人員不斷提升自身的思想政治素質和業務素質，為提高水利檔案管理質量打下基礎。
本文作者：邢琳工作單位：黃河檔案館
文書檔案是醫院工作的一個重要環節，是反映醫院整體管理和衛生事業發展水平的一個關鍵指標。本文從辦公室文書檔案管理的特點出發，結合個人實際工作，分析辦公室文書檔案在實際工作中需解決的問題，并提出改進方法。
【關鍵詞】
文書檔案；檔案管理；辦公室
醫院文書檔案是醫院長期行政管理的歷史記錄，其內容囊括了醫護管理、黨務管理、醫政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫療、教學、科研、公共衛生等各種工作的實施和開展情況；保存著醫院的規章制度、發展規劃、統計資料、會議記錄等重要內容，對于醫院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。
一、辦公室文書檔案管理特點
（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進行的。文書檔案內容豐富，涉及面廣。包括來自上級或本單位制定的文件、協議、合同、電子檔案、責任書、往來信件記錄及其他材料。
（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質量直接影響到了檔案質量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上的，是文書工作的終點。
（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。
（四）文書檔案管理的相對保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責任就是維護檔案的安全。而醫院文書檔案具有很強的專業性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫患關系，需要相對較高的保密要求。
二、文書檔案管理現狀中出現的問題
（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。
（二）辦公室文書與檔案工作認知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。
（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業素養。由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。
三、辦公室文書檔案管理工作的有效實施途徑
（一）完善文書檔案管理制度。單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫院形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。
（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。
（三）實施“自動化”文書檔案管理。在自動化環境下，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易與規范。文檔管理數字化、信息化能更加迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
（四）加強在職教育，強化管理文員培訓。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質量，因此需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學習并參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓。2.要進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。3.加強制度建設，建立長效培訓機制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內容。
四、結語
文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴格控制每個工作細節，可從文書檔案整理到建立健全規章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認真搞好文書檔案與其他工作的銜接。
作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院
【參考文獻】
