時間：2023-06-02 09:57:27
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理投標方案，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘 要 ：在建筑工程設計中，檔案管理具有其重要的意義，直接關系到建筑工程的質量評定等。所以在本文之中對建筑工程設計檔案管理的特點進行全面的分析，結合建筑工程設計檔案管理的特點，提出現(xiàn)代化建筑設計管理的策略，建立一個健全的現(xiàn)代建筑工程設計檔案管理體系，從而實現(xiàn)對建筑工程質量的有力保障，推動建筑工程的發(fā)展。
關鍵詞 ：建筑設計；檔案管理；問題；解決對策
中圖分類號：TU2文獻標識碼： A
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體系的進一步深化改革，建筑行業(yè)的市場競爭越發(fā)激烈，對于一個建筑設計單位來說，如何有效地利用科技檔案信息, 使其在實際的生產(chǎn)中發(fā)揮潛在的作用從而壯大本單位的可持續(xù)的科研力量，提高本單位在競爭市場中的優(yōu)勢，成為了各項工作中其中一項最重要的工作。另外，隨著計算機、網(wǎng)絡等技術的發(fā)展，檔案管理信息化也為檔案利用提供了一個更科學更有效率的平臺。然而，關于科技檔案利用的所有工作都離不開一個前提――科技檔案歸檔材料的收集工作。
檔案的收集與利用工作要為本單位的中心任務和職能工作做好服務必須抓好幾個方面，首先,要解放思想,更新觀念。檔案人員要把自己從過去那種過分強調保密、坐等守攤的舊思想中解放出來,確立服務思想,增強服務意識、竟爭意識、效益意識。其次,要做好基礎工作,為開發(fā)利用創(chuàng)造條件。檔案是重要信息資源,要提高檔案內在質量,抓好規(guī)范化管理,檔案管理工具要系統(tǒng)配套。第三,要主動圍繞本單位中心任務跟蹤服務。及時掌握重要工作進展動態(tài),心中有數(shù),明白工作進展到哪個階段哪個環(huán)節(jié),需要收集什么檔案材料,將要利用什么檔案，早做準備,根據(jù)對檔案材料利用數(shù)據(jù),利用方式、利用主次,搞好服務。
科技檔案歸檔材料的收集工作,是科技檔案工作的基礎和起點,也是歸檔工作的難點。為使科技檔案材料達到“完整、系統(tǒng)、齊全”的要求，我院相關管理部門經(jīng)過幾年的摸索與實踐,形成了一套較可行的、較系統(tǒng)的管理辦法。即:明確一條原則、抓好三個環(huán)節(jié)的管理措施。提高了科技檔案管理工作的質量。具體做法是:
明確一條原則,就是在執(zhí)行、貫徹和制定有關科技檔案管理規(guī)章制度工作中,始終明確堅持執(zhí)行集中統(tǒng)一管理的原則。按照有關管理要求,結合我院實際,把處于分散狀態(tài)的設計資料集中統(tǒng)一起來,維護檔案的完整和安全,健全建筑設計專業(yè)資料歸檔制度。如何在工作中貫徹和實現(xiàn)這一原則,我們具體抓了三個環(huán)節(jié)。
一、建筑設計項目完成投標階段后，抓好招投標階段環(huán)節(jié)。我院以往的檔案資料管理一直很重視報建、施工圖、施工服務等階段的資料，卻往往忽視招投標階段和方案階段的資料收集，認為招投標階段的資料都是形式的，以后的利用價值不大，然而，隨著近年建筑設計行業(yè)競爭的越加激烈，招投標階段的工作對單位的產(chǎn)值、品牌等起到的作用越來越重要。另外，建筑設計的市場細分越來越具體，如醫(yī)院、學校、廠房等各類型功能建筑的投標工作都需要充分地參考與借鑒以往同類型項目的投標經(jīng)驗，包括中標與不中標的經(jīng)驗。除此之外，之前的中標項目的中標材料也是之后的項目投標中很重要的業(yè)績證明，所以必須收集整理好我院的招投標階段資料，為以后的投標工作做好準備。在實踐中，我院檔案資料室主要通過兩個手段抓招投標階段環(huán)節(jié)的歸檔工作：1、組織項目負責人學習招投標階段檔案歸檔的重要性,了解歸檔范圍；2、通過行政手段以及經(jīng)濟手段促使項目負責人進行歸檔，如歸檔情況與投標補償款的劃撥掛鉤等。
二、施工圖審查完成后，抓好報建、初步設計、施工圖階段環(huán)節(jié)。建筑施工圖是整個項目檔案的核心，必須作為中心環(huán)節(jié)來抓。每個建筑項目都涉及建筑、結構、設備、人防等幾大專業(yè)，而各專業(yè)的設計工作又分散在不同設計部門的設計人員手中。根據(jù)這種情況，我院實行由項目相關負責人主持材料的收集整理工作，把零散的材料集中起來，使其具有系統(tǒng)性，這樣做，為檔案項目準備了充足的原始數(shù)據(jù)和資料，也為檔案材料的系統(tǒng)歸檔做好了充分的準備。
三、項目進行完，抓好驗收環(huán)節(jié)。歸檔的科技文件材料要進行全面的審查,這是保證歸檔項目質量的關鍵。一個設計項目完成后，項目負責人要向檔案管理部門提交全面的科技材料清單。我們根據(jù)項目歸檔范圍，逐一檢查每個階段的材料是否收集齊全，否則，不予驗收；再從電子文件規(guī)范、設計文件規(guī)范等方面進行把關。實踐證明，這樣做很有必要。
經(jīng)過幾年的努力，我院目前在建筑設計檔案管理工作方面做到了項目專人收集材料責任明確，項目負責人認真把關，檔案管理部門專人負責審查，形成了比較合理的檔案管理系統(tǒng)。隨著建筑設計項目的日益增多，我們正在加強管理力量，把檔案工作做得更具規(guī)范化。
1 政府采購檔案管理工作所面臨的問題
1.檔案收集周期長，影響歸檔完整性
所收集檔案的完整性關系到檔案歸檔工作的順利度，在實際工作中，部分政府由于沒有規(guī)范科學的進行采購，致使在收集采購資料時出現(xiàn)問題，資料收集不齊全，延誤了資料的歸檔，影響了采購檔案管理工作的順利進行[1]。影響資料完整性的情況有以下幾種，第一，缺乏健全的投訴機制，投訴人往往在投訴時選擇當?shù)刂饕I導或紀委，直接略過了政府采購部門和采購中心，致使由領導的政務批示決定采購的結果，但是實際情況是，相關領導政務繁多，對于相關部門提供的材料不能及時處理，增加了得到結果的時間。第二，采購人沒有出示驗收證明、拒絕簽訂相關合同、中標人遲遲不履行合約、中標供應商確定后采購人要求退貨等行為都會影響采購資料收集的完整性。第三，部分采購中心將工作重心放在日常開標事物上，無暇處理積累的檔案，導致檔案管理缺乏規(guī)范性。
2.缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理是一項長期復雜的工程，對于檔案管理工作人員的素質要求較高。對于檔案管理工作各地政府持有不同的意見，有相當大一部分政府對檔案管理工作的重視不足。主要表現(xiàn)如下，一些地方采購中心因為各種各樣的原因沒有設立專職的檔案管理人員，在實際開展檔案管理工作時，工作人員之間互相推諉，逃避責任，缺乏敬業(yè)心，導致檔案管理工作無人可管，工作效率低。一些采購部門沒有對采購檔案管理工作的工作難度進行正確的評估，所安排的檔案管理人員缺乏專業(yè)性，要么根本不懂檔案管理，要么業(yè)務水平較低，采購檔案管理工作開展較為困難，達不到預期效果[2]。還有一些基層部門沒有制定嚴格的獎懲制度，對一些不良現(xiàn)象采取得過且過的態(tài)度，懲罰力度不到位，這種負面影響比較惡劣，大幅度的降低了工作人員的積極性，影響了工作效率。
3.檔案管理的保密工作不到位
之所以進行采購信息的收集歸檔，就是因為這是該政府獨有的能夠推動其發(fā)展進步的資料，這是一把雙刃劍，利用的好可以改進不足，謀求發(fā)展。利用的不好就會被別有用心的人利用做一些違法的事情，所有檔案資料信息的保密性非常重要。但是在實際管理工作中，多數(shù)是采用電子檔案的形式，電子檔案是依托于計算機信息技術而發(fā)展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發(fā)送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關資料信息被泄露的情況頻頻發(fā)生，帶來了一定的隱患。另外，工作人員泄露資料、崗位設置不合理、檔案管理存在漏洞等也同樣會導致資料信息的泄露。
4.沒有進行合理檔案開發(fā)利用
檔案收集管理的目的就是為了使用，要與實際情況相結合，充分發(fā)揮檔案管理的原始功能。制作評分辦法和標書需要參考相關的供應商投標技術方案和技術參數(shù)，售后服務承諾、財務狀況等方面的資料。供應商登記資料證明了其資質水平，記錄了供應商的資信等級、履約能力、技術水平，能夠為中標候選人產(chǎn)生、投標名單確定提供一定的依據(jù)。但是，有些采購中心過于重視資料的保密性，嚴禁檔案資料的借閱，使檔案僅僅成為了一堆無用的材料，導致資源的浪費。
5.檔案室軟硬件設備配備不足
一些采購中心所配備的檔案室容量較小，使用的是簡單的檔案柜，所收集的資料都一股腦的堆積在里面，缺乏檔案密集架的使用。還有些采購中心連檔案室都沒有配備，所收集的資料多是胡亂放置。增加了資料尋找的難度。還有部分的采購中心沒有將采購信息電子化，缺乏計算機設備的配備。
2 加強政府采購檔案管理的措施
1.建立健全相關的規(guī)章制度
建立健全政府采購檔案的各項規(guī)章制度，實施高效、科學、規(guī)范的管理，讓采購檔案管理走出無序化狀態(tài)。現(xiàn)有的采購檔案之間缺乏聯(lián)系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發(fā)利用采購檔案，發(fā)揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善檔案的管理制度。詳細規(guī)定檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環(huán)節(jié)，并且各部門要協(xié)調配合，加大對采購檔案的監(jiān)督、檢查力度。檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，有利于規(guī)范工作人員的行為，實行檔案的統(tǒng)一集中管理。
2.提高工作人員的專業(yè)水平
現(xiàn)階段的采購檔案管理人員，不僅要具備檔案管理的知識和經(jīng)驗，還要能夠熟練的操作計算機。首先，要加強對于工作人員的培訓，讓其學習采購檔案管理的專業(yè)知識，了解采購檔案管理工作的作用，加強對采購檔案管理工作的重視，增強責任心。同時，提高計算機的操作水平。其次，在錄取人員時要偏向專業(yè)性，能夠滿足檔案管理的基本需要。各部門人員要加強交流，多聽取意見，優(yōu)化采購檔案管理方案。最后，要設立專門的檔案管理人員，在采購項目完成后，及時將資料整理好，上交保存。
3.提高檔案管理的安全性
檔案的安全是檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據(jù)檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障采購檔案的保密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子采購檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控和自動記錄功能，防止檔案的外流。
4.加強信息化建設，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫
根據(jù)統(tǒng)一的信息化建設標準，建立數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)采購文檔的共享提供基礎。通過數(shù)據(jù)庫的建立，實現(xiàn)檔案資料的資源共享，降低人工出錯的幾率，在最大程度上保證人們的信息查詢。同時，數(shù)據(jù)庫的建立可以讓工作人員及時更新檔案資料的內容，保障采購檔案信息的準確性和完整性。另外，建立采購檔案信息系統(tǒng)，利用計算機信息技術實現(xiàn)案卷的重新整合，規(guī)范檔案的標號、標題，提高檔案的檢索功能，提升檔案管理工作水平。
5.完善采購檔案管理的工作設備
首先，要設立獨立的采購檔案管理工作間，如陳列室、閱覽室、檔案庫房、辦公用房等。其次，配備統(tǒng)一的數(shù)字化信息設備，如計算機等，實現(xiàn)采購檔案的自動識別、上載、轉化、存儲等。最后，建立強大、專業(yè)的采購檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購檔案的統(tǒng)一化管理。
關鍵詞：水利工程；投標施工方案；投標報價
在水利工程的投標施工建設中，投標施工方案是指導水利工程投標施工建設的重要途徑，因此，有關投標方案的制定在無形中影響著水利工程投標施工的質量，為此，水利工程的管理者應一切從工程的實際情況出發(fā)，制定出符合工程投標施工方案的投標報價，并要注重先進技術在工程投標施工階段中運用。
一、水利工程投標中施工方案的注意事項
在水利工程投標施工階段，投標施工的方案是工程施工組織中的主要環(huán)節(jié)，施工方案要從工程的實際出發(fā)，并且要全面考慮影響施工方案的各方面因素，為此，要想保證水利工程投標施工方案的有效性，應明確水利工程投標施工方案的注意事項。其中，關于投標施工方案的注意事項主要表現(xiàn)在以下幾方面：
1、施工方案的專業(yè)性。在工程投標施工方案的制定中，方案制定者的專業(yè)素質與技能都在無形中影響著投標方案的合理性，因此，要想保證施工方案的質量，方案的制定者不僅要具備專業(yè)的技術知識，同時也要熟練掌握施工所需的機械設備，并且能在很短的時間里及時的制定出合理的施工方案，以便提高制定投標施工方案的效率。可見，在水利工程投標施工的階段中，應加方案制定者的專業(yè)知識技能，以便提高投標施工方案的先進性。
2、施工方案的多樣性。與其它的工程建設相比，水利工程的投標施工方案有著獨特的多樣性，由于水利工程的項目受客觀條件的制約，因此，不同環(huán)境下的水利工程投標施工模式具有一定差異性，同樣的施工模式不能在不同的地區(qū)套用，并且要根據(jù)水利工程的實際環(huán)境制定施工方案。由此可見，水利工程在投標施工階段應注重施工方案的多樣性，以便制定出符合實地環(huán)境的投標施工方案。
3、施工方案的關聯(lián)性。在水利工程的投標階段中，施工方案與工程各個項目都是密切相關的，并且在一定情況下是相互影響的，因此，要想提高施工進度與質量，應有注重施工方案的質量與效率。由此可見，施工方案的關聯(lián)性不僅關系著施工組織的投標報價，同時也在一定程度上影響著水利工程質量目標的順利完成。因此，要想保證水利工程項目的質量，工程管理者應注重施工方案與其它個項目的關聯(lián)性。
二、完善投標實施方案與投標報價的對策
在水利工程的投標階段中，由于實施方案與投標報價存在著一定的不合理性，因此，針對于水利工程的投標狀況，工程管理者應適時制定出完善投標實施方案與投標報價的對策，以便提高水利工程投標的質量與效率。其中，關于完善投標實施方案與投標報價的對策主要包括以下幾個方面：
1、安排合理的編寫時間。由于投標施工組織的內容不僅復雜，而且所涉及到的內容也非常廣泛，因此，要想保證施工方案的質量，招標單位應給予方案編寫者充足的時間，以便編寫者能夠綜合考慮到投標施工方案的各項工作。在以往的方案編寫中，由于編寫的時間短，而且所要求的施工方案還要面面俱到，這在無形中就增加了施工方案編寫的難度，從而嚴重影響了施工方案的質量。因此，招標單位應從水利工程的實際情況出發(fā)，制定出合理的編寫時間，以便確保投標報價的準確性。
2、加強招標文件的規(guī)范性。在水利工程的投標實施方案中，招標文件的規(guī)范性嚴重影響著投標施工方案的制定，有些招標文件沒有添加關于對施工組織設計的評分制度，這就導致施工組織無法對重大施工方案進行及時的論述。因此，要想提高投標施工方案的準確性與合理性，應嚴格制定合理的招標文件，其中不僅要包括對施工設備的合理配置，同時也要涵蓋關于勞動力的數(shù)量以及配置的詳細分析。
3、加強商標對項目單價的控制。隨著招標市場的不斷深化與發(fā)展，商務標對工程投標項目造價的影響越來越明顯，在水利工程的施工方案中，不僅投標的總價需要商務標的控制，各個項目的單價也需要一定的評分標準，這在無形中提高了工程投標報價的準確度，而且也加強了商標對項目單價的有效控制。因此，招標單位應在加強商標對項目單價控制的基礎上，促進超標市場的健康發(fā)展。
4、加大施工組織的高度重視。施工組織是水利工程投標施工中的重要環(huán)節(jié)，同時它也是制定投標方案的重要組織者，可見，投標施工方案的制定與其有著密切的關系。因此，工程的管理者應加大對投標施工組織的高度重視，并按時對施工組織者進行培訓，在提高組織者專業(yè)素質的基礎上，注重有關投標先進技術的運用。這樣，不僅能夠強化工程管理者對施工組織的重視，同時也在一定程度上促進了工程投標階段的合理性。由此可見，加大對施工組織的建設，不但可以保證水利工程投標施工方案的準確性，而且也提高了投標報價的合理性。
三、完善投標實施方案與投標報價的重要性
1、提高了水利工程的施工質量。在水利工程投標工作的環(huán)節(jié)中，施工組織的設計不僅包括施工進度規(guī)劃、工程概況，同時也涵蓋施工的質量控制等，可見，工程投標施工方案的合理與否關系著水利工程的施工的質量，合理的投標實施方案在一定程度上提高了水利工程施工的質量，相反，不合理的投標實施方案在無形中降低了水利工程施工的質量，因此，完善投標實施方案與投標報價，對提高水利工程施工的質量有著不可替代的重要性。
2、加快了水利工程的施工進度。投標單位在接到投標任務后，要根據(jù)投標文件以及工程量的實際狀況進行編寫，整個方案的制定要經(jīng)過詳細的探討與分析，并要適時借鑒以往的實踐經(jīng)驗，對工程投標方案進行合理的編寫。通過參照合理的施工方案，不僅減少了水利施工的環(huán)節(jié)，同時也縮短了水利工程施工的時間。由此可見，完善投標實施方案與投標報價，對加快水利工程施工的進度有著不可替代的重要性。
總結：
綜上所述，隨著水利工程建設的逐步改革，水利工程的投標施工方案與投標報價都面臨著新的要求與挑戰(zhàn)，為此，水利工程部門應加強投標施工方案與投標報價的管理，這樣不僅保證了水利工程投標施工方案的質量與投標報價的合理性，同時也促進水利工程施工的順利完成，因此，作為水利工程的領導者，應在保證施工質量的基礎上，加強對水利工程投標階段的有效管理，以便提高工程投標施工方案與投標報價的有效性。
參考文獻
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摘要：通過對項目生命周期理論的分析，結合近年來規(guī)劃院檔案管理工作的實踐情況，指出城市規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展階段特征。以規(guī)劃院城市規(guī)劃檔案業(yè)務管理流程為例，以協(xié)同辦公系統(tǒng)主線，探討了基于流程化檔案管理信息系統(tǒng)集成的特征與方法。
關鍵詞：檔案服務；城市規(guī)劃；項目生命周期理論
一個城市規(guī)劃項目從立項到完成所經(jīng)過的各個階段，由于項目的側重點發(fā)生改變，對應的檔案管理工作也會發(fā)生變化。基于項目生命周期理論，城市規(guī)劃項目可以分為四個階段，分別是立項期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項目編制過程的真實情況，更好地服務后續(xù)其他規(guī)劃項目，具有重要的意義。基于項目生命周期理論的城市規(guī)劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規(guī)劃設計室（以下簡稱設計院）的協(xié)同辦公系統(tǒng)為例，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊在實際工作中運行情況進行分析。
一、城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段特征
隨著城市規(guī)劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準確化、規(guī)范化、信息化、精細化、安全化的要求更加明晰，城市規(guī)劃管理工作大致可以分為三個發(fā)展階段。第一階段，以項目結題、歸檔為導向。檔案管理主要工作是收集規(guī)劃最終成果，包括紙質成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數(shù)設計院在初期發(fā)展時期都采用這一模式。設計師根據(jù)新的項目需求，自行搜索設計院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學習設計院已經(jīng)完成的規(guī)劃成果。第二階段，以項目回溯為導向。在第一階段收集最終成果的基礎上，加強項目立項和項目編制中間成果的收集歸檔。項目立項包括項目建議書、項目招標文件、項目投標文件、項目開題報告等等項目在立項期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設計院規(guī)模變大，業(yè)務量上升，對檔案管理的要求更加規(guī)范化，檔案管理工作在項目立項期就已經(jīng)開始介入，跟蹤管理項目編制全過程。第三階段，以項目流程、品牌延伸為導向。隨著信息化技術手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細化，由最初的成果管理轉變?yōu)槿鞒痰墓芾恚罱K成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續(xù)品牌管理成為新的任務。這一階段，檔案管理的內容包括項目立項、基礎資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯(lián)網(wǎng)信息技術，詳細記錄項目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節(jié)點對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節(jié)點，甚至是項目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現(xiàn)，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產(chǎn)圖1城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段生積極作用，讓工程師快速了解項目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項目的品牌管理，打破以往項目管理的最終目標是一份份厚厚的紙質文檔，而是將報獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規(guī)劃方案檔案管理的范疇。
二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊設計
設計院的協(xié)同辦公系統(tǒng)中集成了項目管理模塊。項目管理模塊是基于項目生命周期四個時期來進行設計的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項目的全過程。項目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項目完成、退件、一覽、統(tǒng)計六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設計人員協(xié)同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項目信息、項目參與人、項目工作日志、項目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目檔案管理為例，項目信息的字段包括了：項目編號、項目年份、歷史編號、項目名稱、保密日期、項目來源、項目類型、合作項目、委托單位、承接單位、地址、項目合同、項目規(guī)模、項目負責人等信息。項目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項目啟動期主要完成該子模塊的信息內容。《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目工作日志，詳細記錄了該項目工作每個節(jié)點所面臨的問題和完成工作，項目工作日志的文字內容可以實現(xiàn)超鏈接，直接鏈接到文字內容所提及相關規(guī)范文件、基礎資料、階段成果等，從根本上實現(xiàn)了檔案管理工作由結果管理轉變?yōu)榱鞒坦芾怼?/p>
三、目前協(xié)同辦公系統(tǒng)存在的主要問題
（一）項目后期延續(xù)、品牌管理等環(huán)節(jié)缺失。設計院的城市規(guī)劃檔案管理在協(xié)同辦公系統(tǒng)的支持下，基本實現(xiàn)信息化管理，也較好地實現(xiàn)了從項目立項到最終成果的流程管理。但是，對于品牌延伸等方面的系統(tǒng)集成還處于空白，需要單獨的模塊或者其他媒介來支撐。（二）項目文檔儲存方式單一。項目文檔資料的上傳格式是以單一文件為主，不能直接用設計院服務器的項目文件夾。常規(guī)性的城市規(guī)劃成果由多個文件組成，如果不采取壓縮包的形式無法完成上傳。但是，采取了壓縮包的形式，又不便于快速瀏覽。（三）資料收集不全。協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊需要工程師和檔案管理的密切配合才能達到較好的效果。但是，常規(guī)的設計院工程師的數(shù)量遠遠超過檔案管理人員，一對多的形式，往往產(chǎn)生資料的缺失，加大了檔案管理人員的工作強度。未來項目檔案智能化管理將成為主要趨勢，根據(jù)設計院的實際模式建立企業(yè)級信息檔案庫，可以對電子檔案（各類格式）、紙介質檔案或其他形式（音像、多媒體等）檔案資料進行收集、管理、存儲、借閱、檢索與管理。系統(tǒng)中內嵌功能強大的文件瀏覽器，對大多數(shù)格式文件可以瀏覽及下載，并可與其他子系統(tǒng)（綜合辦公、市場經(jīng)營管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、協(xié)同設計平臺等）進行無縫集成。檔案管理系統(tǒng)嚴格遵循國家制定的檔案標準和有關檔案工作的行業(yè)標準、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式；實現(xiàn)項目自動歸檔，將項目管理、協(xié)同設計、圖紙收集等系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與圖文檔系統(tǒng)自動對應、關聯(lián)，達到文檔自動收集功能；系統(tǒng)提供分類模版、可根據(jù)案卷和檔案信息自動創(chuàng)建分類目錄；系統(tǒng)提供按照編目結構或者標準規(guī)范文件兩種方式進行查詢；所有查詢支持多條件組合模糊查詢。工程師可按照標準類別、專業(yè)或標準規(guī)范名稱查詢，點擊后將會出現(xiàn)全文或目錄。打開的標準規(guī)范只是可讀文件，須經(jīng)審批后方可打印或下載；與設計院的項目地圖集成，項目查詢結果在地圖內顯示，同時可以顯示同一地域的其他項目。點擊項目可查看項目相關的經(jīng)濟指標、圖紙、效果圖等。綜上所述，實現(xiàn)檔案管理的智能化、信息化、精細化、安全化，才能真正實現(xiàn)跨越式發(fā)展。
作者:黃美琪 鐘曄 單位:增城市城市規(guī)劃設計室
【關鍵詞】公路檔案管理；工程建設；同步管理
近幾年來，伴隨社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和穩(wěn)步前進，城市化建設也呈現(xiàn)出突飛猛進的發(fā)展狀態(tài)，檔案公路管理工作在此階段發(fā)揮出十分重要的地位。檔案公路的管理工作不僅是詳細記錄工程的建立、審批以及招投標等前期問題。同時，還涵蓋了施工、建立以及質量驗收等各項環(huán)節(jié)的具體情況，是詳細記錄工程建設和最終成果的主要依據(jù)。因此，做好檔案管理工作與工程建設的同步管理十分重要。
一、檔案管理的重要性
公路工程在竣工后，將會形成工程檔案和建筑實體兩個部分，通常情況下，施工單位與其他建設單位將會注重施工項目的整體質量，但是，在此階段將會嚴重忽視施工方案的收集和管理工作。因此，做好公路檔案管理工作與整體工程之間的同步管理十分重要。近幾年來，我國為了進一步極強對于重點項目的檔案管理工作，通過發(fā)放《建筑法》《規(guī)劃法》等法律條例，對于檔案管理工作的操作原則做出了明確規(guī)定。為了能蚪一步規(guī)范我國公路建設的檔案管理工作，積極發(fā)揮出公路工程檔案建設和管理在我國城市化發(fā)展過程中的積極作用，并根據(jù)城市的實際發(fā)展狀況，制定針對性的檔案管理管理方案，對于檔案管理與工程建設的同步管理十分重要。
二、同步管理的應對措施
1.落實管理辦法
在公路工程的管理和建設過程中，施工單位和檢驗單位將會來自于公路、水利以及電力等不同工作部門，構成部分十分復雜和繁亂，施工單位對于公路建設的施工難點、重點以及相關行業(yè)規(guī)范工作難以做到統(tǒng)一規(guī)劃和合理分布。因此，積極建立一系列符合公路工程以及國家規(guī)定的相關施工標準十分重要，可執(zhí)行性的檔案管理標準能夠在一定程度上形成規(guī)范化的文件資料，并進行詳細的收集和歸檔，進而形成規(guī)范性的管理工作。為了能夠更好的做好公路工程的檔案管理工作，需要確保檔案在建設過程中的完整收集和總結，在公路工程建設前，需要基于《檔案法》為參考依據(jù)，并按照相關驗收標準，結合公路工程的管理特點，形成明確的檔案收集資料和質量評定標準。同時，積極落實上述管理原則和模式，實現(xiàn)統(tǒng)一標準、合理劃分的檔案管理工作。
2.妥善保管資料
公路建設的檔案管理工作是對公路整體施工和建設過程中真實情況的詳細記錄，包括：施工記錄、隱藏記錄、質量檢驗、施工測量等。將真實而又詳細的施工資料記錄在檔，將會為整體施工質量的評定和查詢提供可靠而又便捷的相關信息。檔案管理的形成應該起始于公路施工的原始記錄，將某一時間段、某一地點所發(fā)生工程和工序詳細記錄，充分體現(xiàn)出檔案資料的真實性。檔案中將會詳細記錄下分項工程以及跨度的時間分布，并對現(xiàn)場的施工情況進行詳細記錄，妥善保管，不得進行私自修改和涂抹。同時，還需要嚴格遵循公路建設的本身規(guī)律，充分結合施工項目的建設原則，并在具體的施工過程中，對于全新出現(xiàn)的工程項目進行及時補充和修正，進而滿足施工建設的順利執(zhí)行。同時，使得竣工文件形成統(tǒng)一劃分的形式。
3.加強法律構建
合同是具有法律效益、明確權利與義務之間明確分布的一種協(xié)議，在公路工程簽署合同之際，應該充分明確各個施工范圍的方案管理職責和任務，并按照相關的管理辦法與竣工檢驗標準，明確各個施工單位的管理材料和歸檔文件，提出檔案管理工作的質量標準，使得公路工程的承包商能夠充分重視檔案管理工作。想要積極發(fā)揮工程監(jiān)管單位的職責和任務，需要將已經(jīng)形成的驗收工作再次進行檢驗和管理。在施工質量檢驗過程中，需要加強檔案資料的查驗，緊抓公路建設的重點內容，充分了解工程的施工進步和流程，派發(fā)監(jiān)理人員深入到具體的施工現(xiàn)場中，進而加強每一階段施工工作的監(jiān)督和管理，做到及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。
4.加強檔案檢驗
檔案資料的合格和驗收是確保公路建設的重要指標，項目建設、和監(jiān)督部門以及檔案管理部門需要做好自身的驗收工作。尤其是檔案歸檔的工作階段，應該加強管理工作的規(guī)范化和科學化，注重檔案管理與公路工程建設的銜接問題，積極解決檔案資料的收集和整理與相關規(guī)定的統(tǒng)一性。與此同時，需要針對日常工作中所出現(xiàn)的歸檔失誤、資料缺乏真實性等問題，進行詳細的補充和完善，進而形成統(tǒng)一而又規(guī)范的檔案資料。尤其是在整個工程的竣工驗收階段，檔案資料的驗收人員與技術人員之間需要密切配合，嚴格按照施工規(guī)定檢驗施工竣工圖以及施工報告，重點審查具有隱蔽性特點的施工工作，積極落實施工報告的和驗收記錄的真實性，特別是對于設計工程的變更部分，需要認真審查檔案資料和竣工圖的準確性和完整性，并指導檔案工作編制人員進行資料的正確歸檔和整理，進而確保竣工檔案的準確性。
三、結語
綜上所述，伴隨我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和進步，公路項目所覆蓋的專業(yè)性越來越廣泛，檔案數(shù)量逐漸增加，檔案資料與其他項目資料存在一定差異，公路檔案的管理工作將會直接影響整個工程項目的安全運行。通過將建設工程與檔案資料的同步管理，將會在一定程度上為公路項目的維修、養(yǎng)護以及后期檢查等工作提供最為有效的檔案資料，利于我國現(xiàn)代經(jīng)濟的建設和發(fā)展。
參考文獻：
[1]王剛.淺談塔河綜合治理項目檔案與工程建設的同步管理[J].新疆水利，2015（04）.
【關鍵詞】建筑工程，檔案 ， 監(jiān)控，措施
【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.
【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure
中圖分類號：K826.16文獻標識碼：A 文章編號：
前言
建筑工程中會形成各種各樣的文檔材料，有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，對建筑工程中檔案的管理及監(jiān)控加以重視十分必要。
1、 建筑工程項目中檔案資料監(jiān)控及管理中的常見不足
對建筑工程中的檔案資料進行管理，實際上即對工程施工整個過程中涉及到的相關資料進行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動態(tài)管理而使人員流動性高，相關責任較難落實。
1.1資料收集不夠全面
例如，某些工程上的設計有變更，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續(xù)等。
1.2資料不夠準確
資料上的隨意性比較嚴重，對相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內，害怕數(shù)據(jù)受到質疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)。
1.3資料收集與整理不夠及時
對建筑工程相對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀錄以及開工報告等。對于施工過程，根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標準，每一個環(huán)節(jié)都應當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。
2、 建筑工程項目中檔案管理應關注的要點
2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價值性和工程檔案完整性、連續(xù)性等特點決定的。
2.2注重收集設計基礎資料
設計基礎資料中的地質、地形、水文、氣象以及各種技術咨詢服務等是設計、施工和工程實施過程的重要依據(jù)，具有實用價值大、份數(shù)少、利用率高的特點，應列為檔案管理的重點。
2.3注重完整、準確的竣工圖紙
竣工交付階段是整體或局部結束的階段，施工單位在這一階段要嚴格按照國家規(guī)定編制竣工圖紙，按照工程歸檔規(guī)范及立卷標準進行整理后向檔案管理部門移交。檔案管理部門須對移交來的工程檔案文件特別是對竣工圖紙的完整性進行審核。竣工圖的完整性和準確性具體體現(xiàn)在真實的反映項目竣工時的實際情況和過程、圖物相符、技術數(shù)據(jù)準確可靠、簽字手續(xù)完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專業(yè)，對竣工圖紙與現(xiàn)場實際情況進行比照核對，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準確性和歸檔的質量。
2.4注重收集先進、大型、精密設備安裝調試形成的記錄資料
機器設備在安裝調試過程中受客觀環(huán)境的影響，許多技術參數(shù)的實際值與設計值會產(chǎn)生差異。因此，設備儀器在安裝調試過程的記錄數(shù)據(jù)資料是非常珍貴的。設備儀器檔案不僅要收集產(chǎn)品說明書、配件手冊操作、維修手冊、產(chǎn)品合格證等隨機文件資料，也要對其安裝調試數(shù)據(jù)記錄提高重視。
2.5注重收集培訓資料
為正確的對設備進行操作、維修、管理，廠家會對用戶的操作管理人員進行專業(yè)技術培訓，培訓資料往往會分散到個人手里。由于參加培訓的人員不一定全部直接從事設備的操作、維修，因此，要對培訓資料進行收集，再次分發(fā)和歸檔備查。
3、 建筑工程項目中檔案資料管理及監(jiān)控措施
3.1與工程建設同步，進行全程監(jiān)控
3.1.1及時對相關人員進行培訓，提高工作質量
一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規(guī)定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應檔案管理相應的要求及標準，樹立檔案意識等都會對檔案的質量產(chǎn)生很大影響。
3.1.2立項時應當加強資料監(jiān)控
工程項目在立項、審批、勘察之前，相應的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散，同時，招投標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導致文件丟失。所以，在工程項目立項的前期，就應當及時介入檔案的收集以及整理，由專人負責。
3.1.3對新設備的檢驗加強監(jiān)控
新設備到貨后，隨之會有相應的圖紙資料，值得注意的是，進口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置，而國產(chǎn)設備所提供的使用手冊又不足，這些環(huán)節(jié)時常會出現(xiàn)漏洞。缺乏細致認真的態(tài)度，就可能丟失設備資料。所以，必須建立合理的設備開箱檢驗制度并貫徹執(zhí)行，對開箱權限予以明確。
3.1.4發(fā)揮合同的法律效應
檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款，明確要求竣工文件材料相應的驗收時間、質量以及份數(shù)、副本內容、歸檔范圍，使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。
3.2建筑工程檔案的管理措施
3.2.1建立現(xiàn)場辦公制度
工程檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進行現(xiàn)場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現(xiàn)的問題，能夠及時查出參考資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動做好對建筑工程業(yè)務指導、現(xiàn)場跟蹤服務，檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現(xiàn)場進行業(yè)務指導，而且還與建設單位就工程的有關特殊事項進行現(xiàn)場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作。
近年來，國家檔案局高度重視檔案信息化工作，先后制定和了《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》《數(shù)字檔案館建設指南》《數(shù)字檔案室建設規(guī)范》等相關標準和規(guī)范，通過試點建設、示范應用、測試評價等方法和措施，推動檔案信息化建設，促進電子檔案管理能力的全面提升。然而，從電子檔案全面質量管理角度來看，電子檔案管理系統(tǒng)建設的質量仍有待提高；其中，系統(tǒng)功能實現(xiàn)的精細化、檔案相關法規(guī)制度和標準的系統(tǒng)化嵌入等方面尚存在較大提升空間。因此需要從系統(tǒng)建設的源頭明確質量目標，從系統(tǒng)建設過程中強化質量管控。
系統(tǒng)建設的質量治理框架
檔案機構開展信息化工作的質量目標是高效率、低成本地建設一個能夠支持現(xiàn)代檔案管理業(yè)務開展的應用系統(tǒng)。而電子檔案管理系統(tǒng)建設能否按照預期計劃高質量建成，與參建人員綜合能力、基礎設施環(huán)境、現(xiàn)行法規(guī)制度，以及建設過程的規(guī)范性和科學性有很大關系，所以從系統(tǒng)建設之初就要明確影響質量的關鍵要素和質量控制框架。電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中所依賴的法規(guī)政策標準、系統(tǒng)建設需求、建設過程監(jiān)管、軟硬件設施支撐環(huán)境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統(tǒng)建設質量的關鍵要素，如圖所示。從圖中可見，電子檔案管理系統(tǒng)建設質量不僅要從最終輸出的檔案管理系統(tǒng)角度進行衡量，還需要追溯到建設過程中支撐、控制、輸入和監(jiān)管等環(huán)節(jié)的質量。這是因為電子檔案管理系統(tǒng)建設并非一次性的成品輸出，而是一個滾動建設和持續(xù)完善的過程。此外，多個立檔單位與檔案保管單位之間的業(yè)務協(xié)同和數(shù)據(jù)共享等特點，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設的復雜性和特殊性。由此，需要從系統(tǒng)建設的支撐環(huán)境、需求輸入、制度控制、過程監(jiān)督、功能實現(xiàn)、系統(tǒng)運行和建設成效等方面進行全過程管理，最終形成一個滿足檔案機構實際需求的高質量電子檔案管理系統(tǒng)。1.環(huán)境建設質量治理軟硬件基礎設施及其網(wǎng)絡環(huán)境、建設項目資金等，是電子檔案管理系統(tǒng)建設的基礎支撐和電子檔案管理系統(tǒng)賴以生存的生態(tài)環(huán)境，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設成果能否得以使用。網(wǎng)絡與軟硬件設施，及其運行管理機制，直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的功能使用、數(shù)據(jù)訪問和業(yè)務開展。當前，網(wǎng)絡技術、中間件、存儲設施、服務器等基礎設施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎設施的更新?lián)Q代需要保障檔案系統(tǒng)的功能穩(wěn)定、安全可用和業(yè)務的連續(xù)性，環(huán)境基礎設施的質量治理能力亟待改進。2.需求分析質量治理檔案機構及其人員是電子檔案管理系統(tǒng)建設的主體，決定了系統(tǒng)建設的方向和目標。檔案部門人員根據(jù)實際業(yè)務需要，提出信息化環(huán)境下開展檔案服務工作的目標，最終形成系統(tǒng)建設需求，而需求的準確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的設計和實施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關重要。通常，需求分析由檔案管理業(yè)務人員和系統(tǒng)建設的專業(yè)技術人員協(xié)同完成，而雙方在系統(tǒng)建設過程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統(tǒng)建設的重難點，由此各方人員在分析系統(tǒng)需求時，不僅應充分理解現(xiàn)有業(yè)務活動流程、范圍和要求，還應具有前瞻性思維，以發(fā)展的眼光來開展需求調研和分析設計，確保系統(tǒng)建設需求能夠在較長的一段時期內保持有效。3.制度嵌入質量治理法規(guī)政策遵從性是電子檔案管理系統(tǒng)建設區(qū)別于其他類型信息系統(tǒng)建設的重要特點之一。檔案管理機構在開展各類活動時，需要在外部制度的基礎上，提煉出本單位應遵循的條款和工作實施的具體要求。而后在電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中，將具體化的制度要求嵌入到系統(tǒng)中，盡可能實現(xiàn)系統(tǒng)自動化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執(zhí)行各項法規(guī)、政策、規(guī)范和標準。這就要求電子檔案管理系統(tǒng)建設的相關人員熟悉并深刻理解各個層級制度中約定的各項要求，研究其應用場景及其間的關聯(lián)關系，制定切合本部門業(yè)務活動的各項制度。同時還應借助監(jiān)管手段和各種技術方法加強制度執(zhí)行的質量，督促和檢查制度執(zhí)行過程中的漏洞與風險，并持續(xù)改進。4.過程監(jiān)管質量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設是一項復雜的信息化系統(tǒng)工程，對其建設過程的監(jiān)督和管理是保障質量的重要措施。檔案信息化建設工作通常會采取政府招投標和政府采購等方式來選擇供應商，并委托第三方機構（承建方）來完成電子檔案管理系統(tǒng)建設的具體任務。承建方負責方案設計、系統(tǒng)開發(fā)、環(huán)境部署與集成調試；建設方負責全局規(guī)劃、整體設計、資金籌措、明確需求等重要工作。對于電子檔案管理系統(tǒng)建設的可行性研究、方案論證、系統(tǒng)設計、設備采購、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)測試等各個階段，承建方和建設方均應采取過程質量控制方法，檢驗各自承擔的任務，同時監(jiān)督對方的工作。必要時還可引入第三方監(jiān)理公司來協(xié)助建設方對電子檔案管理系統(tǒng)建設的進度、成本、目標、任務、范圍，以及合規(guī)性和有效性等進行檢查。由此監(jiān)理方的質量檢查、風險控制、發(fā)現(xiàn)問題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統(tǒng)建設質量的重要因素。5.功能實現(xiàn)質量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設的一個重要的顯性成果就是將檔案業(yè)務融入信息系統(tǒng)的電子檔案應用軟件系統(tǒng)，作為檔案部門及其人員開展業(yè)務活動的網(wǎng)絡化工作平臺，其功能的完整性、流程的合理性、數(shù)據(jù)的規(guī)范性是助力檔案人員開展各項業(yè)務工作的重要保障。與一般的應用軟件系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)的質量除了實現(xiàn)基礎的系統(tǒng)管理功能以外，還具有檔案業(yè)務的法規(guī)、政策和相關標準強執(zhí)行性等特點，需要有標準符合性的質量檢查。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)需要深入了解檔案業(yè)務事項、辦理流程及其政策、規(guī)范要求，才能保證系統(tǒng)功能完整、流程合理且數(shù)據(jù)規(guī)范。6.運行維護質量治理以往的煙囪式、自給自足的建設模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統(tǒng)基礎設施部署的共性特點。許多省級綜合檔案館統(tǒng)一建成了區(qū)域性的數(shù)字檔案館基礎設施運行服務平臺，采取了海量存儲、云計算的虛擬服務模式。云計算的IT集約化服務模式在統(tǒng)一規(guī)劃、資源租賃、平臺支撐和應用共享等方面具有較高的統(tǒng)籌性、規(guī)范性和專業(yè)性，但對各檔案管理機構而言幾乎是個“黑盒子”，即檔案人員只需規(guī)范地按照操作規(guī)程使用，無需關注其背后復雜的技術方案和實現(xiàn)原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業(yè)務、提升檔案信息服務；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術知識，對外包服務的監(jiān)管和控制將成為提升電子檔案管理系統(tǒng)質量的一項重要任務。7.應用成效質量治理按時完成建設工作，并順利通過項目驗收、保障檔案人員能夠基于應用系統(tǒng)開展檔案工作，是電子檔案管理系統(tǒng)建設的標志性成果。系統(tǒng)建設不僅要保障建設方獲得一個高質量的電子檔案管理系統(tǒng)，而且還需要承建方能夠在建設成本范圍內取得良好的信譽，積累經(jīng)驗和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統(tǒng)建設質量，需要從建設工作成效多方面進行檢查評估。近年來，“以評促建，以建促用”的電子檔案管理系統(tǒng)治理理念和方法已經(jīng)在我國各級各類檔案管理機構得到很好的推廣和應用，使建設方、承建方、監(jiān)理方均能各盡其責、獲得最大的收益和顧客滿意度。
結語
系統(tǒng)建設的質量目標是最大限度地滿足電子檔案管理系統(tǒng)建設的利益相關方的所有要求，使各方都能夠從中獲得最大化的收益。對于電子檔案管理系統(tǒng)的建設方即檔案管理機構而言，其關注的重點在于系統(tǒng)建設的交付物即電子檔案管理系統(tǒng)是否滿足其檔案工作的業(yè)務要求，是否能夠安全、可靠地保障檔案管理人員基于系統(tǒng)高效地履行檔案保管職能、開展檔案利用服務，是否能夠將檔案管理業(yè)務過程中的憑證、數(shù)據(jù)安全地記錄和保存下來等；其質量目標重點定位于電子檔案管理系統(tǒng)的功能、性能、安全性，及其對檔案部門軟硬件基礎設施的合理利用等方面。檔案管理機構中不同崗位的人員，關注的質量重點也不完全一樣。管理者更為關注檔案系統(tǒng)建設的進度、計劃和成本，檔案系統(tǒng)使用的成效；檔案管理業(yè)務人員更為關注檔案系統(tǒng)的功能全面性、界面友好性和便捷性；運行維護人員更為關注檔案系統(tǒng)的技術架構靈活性、技術先進性、系統(tǒng)可靠性、過程記錄的真實性和數(shù)據(jù)保存的安全性等。對于電子檔案管理系統(tǒng)建設的承建方而言，其關注的重點則在于如何低成本、高效率、保質保量地完成建設任務，規(guī)避潛在的風險。總而言之，在檔案信息化建設過程中，各方不僅要明確自身的質量目標，還需要充分了解對方的質量方針和具體要求，才能從系統(tǒng)的環(huán)境、架構、功能、性能、合規(guī)、安全和運維等方面，最大限度地保障電子檔案管理系統(tǒng)的質量。
作者：趙紫毫 薛四新
關鍵詞:基建項目檔案;管理;信息技術;措施
Abstract: The construction project archives as an important part of the management, must keep pace with the pace in the thought and management mode, so as to ensure that the file called query facilities and the implementation of the project smoothly. In this paper, combined with the author's work experience, function and significance of archives management in construction project is analyzed in detail, and strengthen to talk about his own views on the current construction project archives management improvement.
Key words: construction project archives; management; information technology; measures
中圖分類號：TU45 文獻標識碼： A文章編號：2095-2104（2012）01-0020-02
基建項目檔案管理與其他類別的檔案管理性質不同，作為項目實施的根本依據(jù)，從建設項目的立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收及后評價等項目管理過程，每一步都要進行詳盡的檔案記錄。傳統(tǒng)的記錄形式包括文字、聲像、圖表等等，而其載體則是以紙張、磁帶、膠片為主。公司基建項目檔案管理以單項工程為管理單位，收集保存從項目立項直至竣工投產(chǎn)、評優(yōu)及項目后評價的全套基建項目檔案資料。按項目檔案管理過程分為項目文件管理前期準備、項目文件收集、項目文件整理、項目文件中間檢查、項目文件歸檔審查、項目文件移交歸檔、項目檔案驗收七個方面的內容。對于資料的保存管理工作的加強，是我們一直追求的目標。檔案信息的完整、精確是管理體系的幾項基本要求，為了使得工程進展更為順利，基建項目檔案管理工作的加強是當下不容忽視的重點。
基建項目檔案信息管理施行的基本作用
1.1全面控制并完善工程的施行狀況
我國電力體系的基建項目所采用的都是責任承包制的管理方式，項目實施過程中的安全、質量和進度都由項目經(jīng)理全權負責，進而保障工程實施的經(jīng)濟效益和工作質量。由此，筆者認為，在制定項目承包合同時，應該將基建項目檔案的管理工作也劃分到項目管理部門中，使得工程施工的整個階段都能夠有據(jù)可循，避免出現(xiàn)信息文件的缺損丟失，保障基建項目文件的完整和系統(tǒng)程度，進一步使得工作效率有所提高。
1.2項目審核和實施階段的重要指導
基建工程的立項檔案對項目工程的選擇、審核、批準和確定的過程進行了詳細且真實的記錄，也就是說，記錄的起點在項目施工之前就有了一定的累積內容。這一階段的檔案記錄被定義為前期準備文件，它主要作為工程項目預算、招投標設計以及經(jīng)費落實的關鍵依據(jù)和憑證，而項目預算、招投標設計時所記錄下來的項目文件直接決定了項目勘查和項目設計細節(jié)，也就是說，這個階段的檔案文件記錄的過程如果被忽略，那么整個基建項目的實施根本無從說起。小到基建項目所涉及到的電纜、鋼托架等基本材料的質量檢測，大到工程實施過程中電纜型號的選擇、簡便快捷且安全的正確安裝方案，以及整個實施過程中的監(jiān)督檢查和調度安排都是要以工程信息檔案為根本依據(jù)的。
1.3基建項目實施質量的直觀反映
基建項目的實施質量決定了電力輸送過程的安全和效益，對于電力企業(yè)來說，這兩點是決定企業(yè)運營是否穩(wěn)定的關鍵，而工程實施檔案的管理也對此有所影響。基建項目的數(shù)量隨著時代的發(fā)展而逐漸增多，我們對于電力基建項目的質量要求也有了更高規(guī)格的要求標準。實施過程的檔案記錄中，各項技術指標都要達到國家制定的相關標準，項目驗收文件中必須由管理負責人的簽字蓋章，用最為直觀的方式反映了工程實施質量。
加強檔案信息管理的措施
2.1基建項目實施前，相應準備工作的鋪墊
很多技術人員缺乏對檔案管理的基本認識，并且感覺到基建項目檔案的信息管理的存在是比較多余的，從而不配合項目實施過程中的檔案記錄。所以，筆者強調，在基建項目實施以前，要對項目所涉及到的單位和部門進行檔案交底工作，讓他們對檔案記錄和管理的重要性有所認知，從而秉持配合態(tài)度，有利于檔案管理工作的順利進行。筆者強調的重點之所以是“各個”部門和單位的原因在于，電力基建項目所涉及到的范圍較廣，且不同部門和單位所進行記錄的檔案類別都不相同，所以要將檔案記錄的責任落實到位，保質、保量并按時的將項目文件資料收集全面。在必要的情況下，可以將檔案搜集的工作細節(jié)在承包合同中加以明確，從而保障相關檔案管理工作的順利施行。
2.2基建一體化信息管理系統(tǒng)的完善
基建一體化信息系統(tǒng)的完善是檔案信息管理的根本所在，同時也是基建項目業(yè)務流程和業(yè)務表單統(tǒng)一、規(guī)范的基礎保證。筆者認為，符合現(xiàn)代化的基建一體化管理系統(tǒng)應該符合以下幾點標準：1.鼓勵管理工作人員進行高效率的檔案整理和維護工作，保障整體檔案管理的工作效率；2.弄清基建項目檔案信息管理的基本需求，爭取實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理目標；3.保證企業(yè)管理層對信息獲取的快捷性和有效性，落實“集團化管理模式、一體化管理制度，加強公司的有效管理控能力”，從而推進檔案管理工作的改進和完善。4.基建項目檔案信息管理系統(tǒng)應建立統(tǒng)一的信息化平臺、固化全網(wǎng)基建項目管理業(yè)務流程和業(yè)務表單、提升基建項目在安全、質量、造價、進度等核心領域精細化管理水平三大建設目標。
2.3管理范圍有所明確，工作重點有所突出
項目準備、實施、監(jiān)察和完工是基建項目過程管理的幾大基本步驟，而在這幾大步驟進行和完成的階段都必然會進行相關的記錄資料。幾個重要階段的文件范圍可劃分為：1.項目準備階段。項目確立資料文件、項目審核批注文件、項目管理機構審批文件、招標投標文件、預算管理文件等等；2.項目實施階段。基建項目文件、安裝工程文件、材料檢測文件和施工記錄文件等等；3.項目監(jiān)察審核階段。監(jiān)督規(guī)劃文件、進度督查文件、質量管理文件以及監(jiān)察總結文件；4.項目完工階段則有驗收管理文件、項目結算文件、完工總結文件等。而由于基建項目規(guī)模的大小、地域限制的條件以及電壓等級的高低都有所不同，所以管理人員要結合項目實際情況，對管理重點進行把握，從而保證檔案信息管理工作的順利進行。
2.4管理人員素養(yǎng)的提升
當下的基建項目檔案管理工作在系統(tǒng)管理方面是比較穩(wěn)定的，而作為管理系統(tǒng)的中心人物——管理人員，其基本認識則關系到了檔案信息管理工作的質量。筆者建議，加強對管理人員的培訓管理，讓其對檔案管理工作的認識有所提高。同時，要將服務精神要強化到個人思想當中，并提升個人工作能力。建立明確的責任追究制度，完善檔案管理工作的構建。
總結
綜上所述，我們不難看出，電力企業(yè)的基建項目檔案管理與一般的檔案管理有所不同，不管是在專業(yè)程度上還是系統(tǒng)層面上，基建項目檔案管理所要求的標準都較為嚴格。由于檔案管理在項目實施中所占比例較大，同時對項目實施起到了控制管理的作用，因此，我們要重視基建項目檔案的管理工作，從而使得基建項目的全過程管理更為完善。
【參考文獻】
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關鍵詞：工程檔案；管理；措施
中圖分類號：TU726 文獻標識碼：B 文章編號：1674-3954（2013）21-0190-02
1 工程檔案管理的階段任務
1.1 工程招標階段
工程招標階段的主要任務是根據(jù)合同確定的，隨著合同的簽訂而產(chǎn)生的。工程招標階段的主要內容就是收集關于工程的資料，保證準確合理的檔案，從而更好的為施工合同服務。尤其是一些重大工程的建設施工更是需要工程檔案的有效服務，不管是工程設計、施工、監(jiān)理等階段都需要招標競爭來承攬，只要承包合同一簽訂就可以開始工程施工。注意在簽訂工程合同時要秉著謹慎細致的態(tài)度對合同中的每一項條款進行嚴格審查，確定合同規(guī)定的雙方的權利和義務。合同的規(guī)定可以有效的對施工工程進行預檢、質檢，成立工程施工專門的檔案資料。在對進行合同管理的過程中會形成大量的檔案資料，比如：監(jiān)理方和供應商、承包商與業(yè)主、承包商之間的合同變更、現(xiàn)場簽證、業(yè)務信函等，另外還有施工材料的選購、施工機械設備、施工人員、施工質量、工程投資、工程監(jiān)理的管理等檔案資料，這些工程中的資料形成了檔案管理工作的范圍。并且，合同中還記錄著工程施工的很多原始的資料，可以為施工中出現(xiàn)糾紛提供解決依據(jù)。
1.2 工程設計和施工階段
工程設計和施工階段是工程施工最重要的階段和組成部分，同時也是構成檔案管理的重要資料。要想保證工程檔案資料收集工作的順利進行就必須先做好工程和工程檔案的同步管理工作，這不但顯示了工程檔案管理的水平和質量，而且還顯示了工程對于施工建設的質量要求。負責工程檔案管理的工作人員要定期到達施工現(xiàn)場進行勘察，積極參加工程的設計交底會、技術討論會、工程調度會等，了解施工的實際情況，根據(jù)施工設計圖紙和施工進度計劃等相關規(guī)定制定檔案資料，并確定檔案資料的范圍和主要內容等，另外還要協(xié)同工程技術人員進行對整個施工過程進行監(jiān)控，保證施工環(huán)節(jié)、記錄環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)等階段的相關資料，并根據(jù)實際情況進行不斷完善。
工程設計和和施工階段必須嚴格按照施工設計與圖紙進行施工，施工過程中可能會出現(xiàn)設計變更的情況，出現(xiàn)這種情況的原因多種多樣，比如：設計人員設計好施工圖紙之后發(fā)現(xiàn)與施工實際情況不符、或者是與施工現(xiàn)場條件的限制、施工材料、施工技術等不符，因此必須對設計圖紙進行變更。施工設計圖紙的變更加大了對工程檔案管理的難度，因此就要求負責工程檔案管理的人員必須嚴格工作，提高工作的質量和效率。
檔案管理人員在工程設計和施工階段要加強對于檔案的檢查和管理工作，并對檔案的準確性進行校對，保證檔案的完整性和準確性。比如：檔案管理人員在整理《建筑工程質量保證資料》時要對施工使用的鋼材進行分析，要根據(jù)鋼材的出廠合格證、出廠試驗報告、機械性能試驗報告等進行檢測；如果是進口鋼材還要對其化學成份進行檢測并進行焊接試驗；施工單位不但要檢查鋼結構的出廠合格證，還要對鋼材進行隨機取樣檢測，檢測好之后根據(jù)鋼材的級別進行排序并標號。
另外，檔案管理人員還要注意收集施工隱蔽工程的資料，便于工程之后的維護和運行等。
1.3 工程竣工交付階段
工程竣工交付階段主要是對工程檔案資料進行完善，這也是影響工程檔案資料完善性和準確性的關鍵。工程竣工檔案的質量要求：完整、圖物相符、齊全、統(tǒng)一規(guī)格、優(yōu)良紙質。工程經(jīng)過招標和設計之后已經(jīng)初見工程檔案的雛形，這時候要注意謹慎，認真審核每一個竣工資料（檢查資料的完整性、準確性等）。如果工程檔案資料不符合要求則要提出書面建議進行整改，對于驗收中的問題要及時進行復查和整改，最后要有各個部門的簽字確認再進行歸檔即可。
2 工程檔案管理的具體操作
2.1 統(tǒng)籌部署，健全管理體系
工程施工時要結合檔案管理工作建立健全的企業(yè)檔案館、項目檔案室、施工資料員三級管理體系，保證檔案管理工作和項目建設工作的同步進行。工程項目申請之后要開始對檔案資料進行收集和整理，驗收工程項目時要根據(jù)檔案資料進行驗收，提高歸檔的質量。
2.2 加強工程檔案管理隊伍建設
工程檔案管理隊伍的建設要注意以下幾個方面：①培養(yǎng)工程檔案管理隊伍中的工作人員要具備一定的專業(yè)水平、專業(yè)技術、專業(yè)素質等。⑦不要隨便的變動隊伍中的人員。尤其是工程規(guī)模比較大，施工時間比較長的工程更要保證檔案管理隊伍中工作人員的穩(wěn)定性。另外，要定期開展對于工作人員的培訓，不斷提高工作人員的專業(yè)素質，利用計算機網(wǎng)絡信息管理等現(xiàn)代技術進行管理，增強工作人員的現(xiàn)代化意識，現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)準確、快速的查詢施工信息，更好的為工程管理服務。
2.3 建立現(xiàn)場辦公制度
企業(yè)要建立健全的現(xiàn)場辦公制度，工程檔案管理人員要在施工現(xiàn)場進行辦公，根據(jù)現(xiàn)場調查不斷收集資料，定期開展技術例會，隨時掌握施工的進度情況，對施工情況進行詳細記錄等。針對檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，工程檔案管理人員要及時根據(jù)參考資料、施工情況等及時處理好問題。
2.4 建立資料歸檔會簽制度
建立健全的資料歸檔會簽制度，工程檔案部門建立的資料歸檔會簽制度，主要有以下幾個方面：驗收會簽制度、考察培訓資料會簽制度，建立相應的資料歸檔會簽制度可以有效的防止檔案資料的流失，便于工程后期的維護和使用等。
2.5 拓寬新領域，擴大收集范圍
工程檔案管理人員要根據(jù)施工的實際情況、施工特點等不斷擴大工程合同、監(jiān)理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等資料的收集范圍，加強施工竣工檔案資料的完整性、連續(xù)性、準確性、客觀性等，從而使檔案資料能夠有效的顯示出工程施工的整個過程。
3 工程檔案管理的關注要點
3.1 注重收集未被采納的方案資料
沒有被采納的方案資料具有連續(xù)性、完整性等特點，一般在工程正式立項之后要具備可行性分析、施工設計、工程招投標文件等，雖然這些都不能作為工程設計的基礎資料，但是每一個文件和方案對于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和財力，所以這些文件和方案都具有一定的參考價值和意義，這些文件和資料對于工程的后期改造、擴建、新項目建設等都具有重要的作用和影響，有利于保證工程檔案的完整性和連續(xù)性等。
3.2 注重收集設計基礎資料
工程檔案管理工作要加強對設計基礎資料的收集工作，這些基礎資料主要有：施工場地的地質條件、地形、地貌、水文條件、氣象條件、施工技術等，這些基礎資料的收集對于工程設計和施工都具有重要的價值和意義，并且這些資料具有份數(shù)少和利用率高的特征，所以應該作為檔案管理中的重點進行管理點。
3.3 注重收集準確的竣工圖紙
竣工圖紙的交付是工程最后一個環(huán)節(jié)，竣工圖紙的繪制要嚴格根據(jù)國家對于竣工圖紙繪制的相關要求和規(guī)定進行設計，設計好之后要根據(jù)工程歸檔規(guī)范和立卷標準進行整理工作，整理好之后要移交給檔案管理部門。檔案管理部門要對竣工圖紙進行嚴格的審核，尤其是竣工圖紙的準確性（其準確性主要表現(xiàn)在該圖紙是否反映了施工的實際情況、是否與實物相符、數(shù)據(jù)是否準確、簽證手續(xù)是否齊全等），因此負責審核竣工圖紙的工作人員必須熟悉相關的專業(yè)知識，將竣工圖紙和施工現(xiàn)場的實際情況進行對比，保證竣工圖紙的準確性和歸檔的質量。
3.4 注重收集設備安裝調試形成的記錄資料
施工使用的機械設備在安裝調試的過程中因為各種客觀環(huán)境的影響，所以可能導致其技術參數(shù)的實際值和設計值不同。所以，機械設備在安裝調試的過程中記錄的一些數(shù)據(jù)顯得尤其重要。使用的設備儀器檔案要具有產(chǎn)品說明書、操作手冊、維修手冊、產(chǎn)品合格證等資料，另外要重視機械設備的安裝調試數(shù)據(jù)。
3.5 注重收集培訓資料
因為施工開始之前還會一些負責操作機械的工作人員和施工人員等進行培訓，這些培訓資料中有很多設備操作、維修、管理的資料，但是這些培訓資料一般都分散在個別人手中。因為參與培訓的人員不一定都參與了工程施工，所以要將這些培訓基礎也都收集起來，然后再次的分法并進行歸檔。
4 總結
綜上所述，我們了解到建筑工程檔案的階段管理的相關知識，并對施工各個過程中的資料收集進行探討，利用計算機等高科技管理手段和技術提高管理的質量。
參考文獻
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[關鍵詞] 公路施工；安全生產(chǎn)檔案；管理路徑
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 073
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0149- 03
1 前 言
現(xiàn)階段，為了提高人民的生活水平，促進國民經(jīng)濟的進一步發(fā)展，加強公路事業(yè)的建設是社會發(fā)展的必然趨勢。在公路建設的過程中，施工作為重點階段，該階段工作直接影響工程質量，但是施工過程中存在諸多風險因素，極易引發(fā)安全事故，所以施工企業(yè)應當提高對于安全管理的重視，樹立正確的管理意識，將施工檔案的管理作為重點工作。現(xiàn)階段，我國了一系列安全檔案管理條例，明確指出安全檔案管理工作應當貫穿在公路施工的整個過程中，這對于公路施工安全生產(chǎn)檔案管理提出了新的要求。
2 公路工程施工生產(chǎn)檔案的基本特征
2.1 檔案內容及其形式的多樣化
就公路施工來說，檔案管理貫穿于施工全過程，在公路項目招標、設計、施工及其維護階段，均會產(chǎn)生大量檔案資料，尤其是某些工期較長的公路工程而言，檔案資料內容涉及面較廣，且形式趨于多樣化發(fā)展。一般來說，常見的公路施工檔案主要包括招標文件、施工方技術文件、工程調整檔案、會議文件、質量檢測文件及其驗收檔案等。所以，在公路工程施工中，檔案的形式多種多樣，且內容較多，這進一步增大了檔案管理的難度。
2.2 檔案的專業(yè)化及其利用價值
在公路施工的過程中，施工技術通常較為先進，在此基礎上最終形成的施工檔案的專業(yè)性及其技術性也較為突出。同時，為了保障各項工序的標準化、統(tǒng)一化開展，實行檔案管理具有更大的利用價值。需要明確的是，由于施工檔案屬于真實的、客觀的文件資料，可以全面反映施工企業(yè)的管理質量及其施工水平，管理檔案在其投標過程中具有十分關鍵的作用。
3 公路工程施工生a檔案的主要問題
3.1 檔案資料編號不連貫
在公路的建設過程中，大部分施工人員來自不同的部門，通常來說，施工管理人員能夠統(tǒng)一分類不同的檔案資料，并對其進行編號，這也是提高檔案日后查詢便捷性的必要途徑，在編寫檔案編號的過程中，一般依照分類號、項目號或者案卷號進行制定及分類。但是在實際的工作過程中，檔案資料編號的連貫性較差，難以依據(jù)檔案資料做出完整的判斷，這對檔案管理造成了極大的負面影響，難以及時發(fā)現(xiàn)遺漏的檔案，甚至存在檔案缺失的情況，影響竣工階段的結算[1]。
3.2 工程檔案資料質量較差
逐步提升檔案資料的管理質量是當前檔案管理應當重視的一大問題，只有在保障檔案質量的情況下，才能全面發(fā)揮檔案資料的根本價值，提升檔案管理的管理水平。但是就我國目前的公路施工檔案管理來說，大部分檔案的質量無法滿足施工單位的基本要求，檔案質量的影響因素較多，例如難以按照標準化模式整理及其收集案卷資料，工作人員依照個人主觀意志開展檔案管理工作等均極大的降低了工程檔案資料的質量。
3.3 檔案管理同公路施工不同步
在公路檔案的管理過程中，只有保障檔案管理同公路施工進度的一致性，才能保障檔案數(shù)據(jù)的準確性及其有效性，如果二者不同步，不僅會影響公路施工工程的正常進行，同時也不利于檔案管理工作的開展。就目前來說，導致施工同檔案管理不一致的主要原因即人員緊張以及檔案管理難度及其工作量較大，加之施工單位并未制定相關管理體制造成了管理人員的滯后性，難以激發(fā)工作人員的工作熱情。另外，檔案管理人員通常較為重視公路施工質量、成本方面的檔案管理，未樹立安全生產(chǎn)檔案管理的意識，這一情況不利于施工單位施工的安全進行，且容易增大風險。
4 公路工程施工生產(chǎn)檔案的完善策略
4.1 完善檔案管理制度體系
目前，公路在社會經(jīng)濟發(fā)展中的作用更加突出，同時公路建設項目的范圍不斷拓寬，在公路項目的施工過程中，通常會產(chǎn)生大量的施工資料，為了實現(xiàn)施工檔案的有效管理，施工企業(yè)應當完善檔案管理的制度體系。一方面，施工企業(yè)應當在內部建設檔案管理體制，改變傳統(tǒng)的管理方式，引進先進的管理技術，創(chuàng)新管理手法，實現(xiàn)檔案的標準化管理。另一方面，隨著社會的發(fā)展，精細化管理是各個領域管理中不可或缺的管理方案，公路檔案的精細化管理是提升管理質量，保障檔案管理同施工進度一致的主要手段[2]。
4.2 實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理
如果公路工程量較大，就應當在編制檔案資料之前，同相關管控機構進行溝通與交流，明確檔案管理的重點，需要指出的是，不同的建設項目應當統(tǒng)一化編制檔案，盡可能避免出現(xiàn)多種管理標準這一情況，以此才能保障檔案管理工作的合理進行，保障檔案的質量，為公路施工期間或者工程竣工期間的質量檢測工作創(chuàng)造良好條件，也為管理人員的查找提供便捷性。
4.3 強化安全生產(chǎn)管理檔案
由于公路施工的技術性較強，所以公路施工檔案具有一定專業(yè)性，在施工檔案的管理過程中，管理人員應當保障檔案的分類整理及其高效利用。施工單位應當意識到管理人員的素質直接影響檔案管理的水平，并且在招聘期間將人員的專業(yè)水平納入重點考察范圍，同時強化檔案管理人員的培訓力度。同時，作為檔案管理人員自身應當樹立正確的思想觀念，正確、積極面對自身工作，重視個人管理，重點建設安全事故檔案資料管理數(shù)據(jù)庫，尤其是針對施工過程中的安全事故，應當進行事先分析，并針對存在的風險提前制定安全檔案管理的應對方案。在實際工作過程中應當將以下幾點作為切入點。
首先，針對公路施工過程中已經(jīng)發(fā)生的安全事故，檔案管理人員應當依據(jù)事故發(fā)生的地點、原因、時間等詳細記錄，并制定為專項性的專題目錄。檔案管理人員應當強化對于安全事故信息的采集工作，將以往本單位或者其他單位發(fā)生的重大安全事故整理為文件，并依據(jù)其具體形式進行劃分以目錄形式呈現(xiàn)，然后依據(jù)檔案目錄制定專題，比如機械事故、運輸事故、基坑事故等，為公路建設過程中不同安全事故資料的查找奠定基礎，保障自身安全生產(chǎn)檔案管理的有效性[3]。
其次，針對施工企業(yè)或者相關公路施工單位所進行的公路施工安全檔案，檔案管理人員應當將全面收集資料并納入專題管理中。需要提出的是，檔案部門的管理人員應當參與事故處理的全過程，一方面，主動收集安全事故的發(fā)生原因，并協(xié)助分析有效的理方案，避免偶然事件的發(fā)生阻礙施工的正常開展。另一方面，檔案管理人員應當在了解安全事故的基礎上準確記錄，避免主觀意念，同時依據(jù)先后順序將其編制入庫，形成完善的檔案管理庫。
最后，檔案管理人員應當強化其同相關監(jiān)管部門的聯(lián)系，向其了解安全生產(chǎn)檔案管理的要點，并向管理機構提交本單位安全生產(chǎn)管理檔案。然而，僅僅依靠公路施工單位安全生產(chǎn)檔案管理部門的管理，并不能達到實際要求，施工企業(yè)應當積極建設檔案信息庫，將信息采集工作納入重點考察范圍，通過系統(tǒng)化的管理模式發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案管理在公路施工過程中的積極價值，并將其作為企業(yè)管理水平的評價標準之一。
4.4 安全專題檔案教育作用
通過多種宣傳模式凸顯安全管理檔案的基本作用，一方面，組織員工開展安全生產(chǎn)法制講座，在安全檔案學習之后，使其明確安全生產(chǎn)的重要性，在不斷規(guī)范自身行為的同時，也能輔助相關檔案管理人員開展檔案管理工作。另一方面，全員員工應當以安全生產(chǎn)檔案作為依據(jù)，開展安全知識教育，明確事故隱患、安全的施工技術等，使工作人員明確安全生產(chǎn)的基本常識，全面凸顯安全專題檔案的教育作用，這也是促進安全生產(chǎn)檔案管理的長遠發(fā)展的必要途徑[4]。
5 結 語
一般來說，公路工程施工跨越周期較長，施工工程各個工序的也較為復雜，在實際的施工過程中，也容易出現(xiàn)工程變更的情況，所以公路施工對于檔案管理的要求較高。另外，在不同的施工階段，檔案資料的管理重點也不同，檔案管理的內容較為廣泛，形式復雜，為了達到施工檔案管理的根本目標，管理人員應當不斷提升自身水平，明確檔案管理中存在的問題，并逐步完善，以此全面發(fā)揮檔案管理在公路安全施工中的價值，促進我國公路建設事業(yè)的健康發(fā)展。
主要參考文獻
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【關鍵詞】施工企業(yè)；檔案管理；信息化；對策措施
隨著我國經(jīng)濟建設的快速發(fā)展，城市建設規(guī)模不斷擴大，施工企業(yè)數(shù)量日益增加，檔案信息化管理作為企業(yè)管理工作中的關鍵環(huán)節(jié)，對施工企業(yè)的決策效率和經(jīng)營水平有著重要的影響。施工企業(yè)的檔案管理內容十分復雜，包括聲像檔案、會計檔案和科技檔案等，其中科技檔案的管理任務是最為艱巨的。傳統(tǒng)的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已經(jīng)無法滿足當前施工企業(yè)檔案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企業(yè)檔案信息化管理工作就成為了工程界和檔案部分面臨的難題之一。本文通過分析檔案信息化管理目前存在的一些問題，提出合理的解決方法，以期提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。
1.施工企業(yè)檔案息化管理現(xiàn)狀分析
（1）目前施工企業(yè)基本都有資料管理軟件系統(tǒng)，可以完成一些技術資料的填寫和保存功能，而且已輸入了大量的內容。施工企業(yè)由于施工作業(yè)的范圍大、專業(yè)多等特點，暫時無法形式統(tǒng)一的企業(yè)規(guī)范標準，存在的問題較多。尤其是完成項目工程檔案管理的要求，具有通用性卻無專業(yè)性，基本不能完成企業(yè)綜合檔案管理的要求。
（2）企業(yè)機關檔案管理方面也有一些檔案管理軟件的應用，但基本都是以文書檔案管理為主，企業(yè)在檔案管理方面的思路也同樣接近用文書檔案管理的方法和思路來管理其他類別的檔案，尤其是工程檔案。
（3）企業(yè)檔案管理部門對于工程檔案“不建檔”。目前很多施工企業(yè)的檔案管理部門鑒于工程檔案的專業(yè)性強或庫房容積以及其他因素對于建設項目的工程檔案不接收或不敢接收。
（4）施工企業(yè)在具體施工工程結束后按規(guī)定需向建設單位移交竣工檔案，而企業(yè)承建的項目多，面向的建設單位多，建設單位的要求基本不同，加之工程專業(yè)多，對于建設工程的文件的分類、檔案的分類和案卷的組卷方法基本不能統(tǒng)一。
（5）施工企業(yè)的組織機構復雜。那么實物檔案移交、管理模式也同樣復雜，信息化系統(tǒng)的建設使用會隨檔案管理的模式、載體類型的不同也會同樣復雜。
（6）施工企業(yè)檔案多樣化，專業(yè)性極強，所以要求檔案管理部門人員必須懂工程也需熟悉檔案專業(yè)知識，從目前來看人才很難保障，要想實現(xiàn)信息化管理難度很大。
（7）檔案編研的面窄同時難度大。檔案的價值在于利用。施工企業(yè)在經(jīng)營活動中需要對企業(yè)檔案進行編研，以獲取一些專業(yè)的工藝施工方案以及投標經(jīng)營信息和企業(yè)內部定額修編的資料。但目前施工企業(yè)的實物檔案的管理方式和管理的思路遠不能滿足企業(yè)管理過程中對于檔案利用的需求。
（8）目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：
一是對原始紙制檔案文件進行掃描，要求各單位提交紙制檔案的同時提供一份掃描件，此方式的優(yōu)點有：
①兼容性好，凡是紙制檔案都能夠掃描成電子文件；
②管理成本較低，基本上是統(tǒng)一的格式；
③易于利用，可以通過免費的軟件打開查看。
但同時也存在一些局限性：掃描形成的電子檔案基本上是圖像格式，丟失了很多電子文件本來具有的信息；文件一般比較大，占據(jù)較大的存儲空間，而且需要現(xiàn)有紙制檔案，并沒有減少檔案制作單位的成本，因而會影響檔案提交單位的積極性。
二是要求提交原始的電子文件，包括DWG、Word、Tiff等各種格式文件。此方式的優(yōu)點是提交成本低廉，能夠很快提交，因為各種電子文件都是現(xiàn)成的，而且文件信息全面，不會丟失任何信息。但這種方式也有缺點：
①不能有效地保證電子文件的真實性、完整性和可靠性；
②管理和利用成本高，因為各種各樣的電子檔案文件需要相應軟件的相應版本才能打開，這樣施工企業(yè)的檔案管理部門要儲備各種軟件，這顯然是不現(xiàn)實的；
③這種方式缺乏對電子文件知識產(chǎn)權的保護，如設計文件是設計院的知識產(chǎn)權，設計院更愿意提供曬圖而不是DWG文件。
（9）企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式會多樣化，同時數(shù)據(jù)庫會很大，如何統(tǒng)一格式并管理大數(shù)據(jù)是目前企業(yè)檔案信息化管理的另一難點。
從目前來看，要更好地實現(xiàn)建設企業(yè)檔案信息化管理，企業(yè)所需的資源還比較困乏，技術力量還比較薄弱。傳統(tǒng)的手工方式已遠遠不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理和企業(yè)檔案信息化管理的要求。如何實現(xiàn)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，最終實現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務為目的的服務模式是企業(yè)檔案管理的前景目標。
2.對策措施
2.1 在借鑒前述兩種電子檔案的接收和歸檔方法各自優(yōu)點的基礎上，電子檔案文件格式必須統(tǒng)一。文件格式統(tǒng)一須考慮以下問題：
①兼容各種格式的電子文件。工程項目包括勘察、設計、施工、驗收等多個環(huán)節(jié)，在每一個環(huán)節(jié)都可能使用各種不同的應用軟件。
②必須保證了電子檔案的有效性、原始性和不可更改性。
③矢量內容清晰、真實、美觀，并支持全文檢索。
④必須降低電子檔案生成成本。
⑤文件本身與著錄信息、元數(shù)據(jù)信息需渾然一體。
⑥易于存儲、管理、分享利用。
⑦提供全文批注、標注功能。
⑧可接收各種掃描文件。目前有些批文是多部門蓋章，沒有電子文件；有些設計院還不提供電子文件。這部分內容，可以通過掃描文件進入到本系統(tǒng)，系統(tǒng)應自動進行保真壓縮處理，保證各種支持不同手段的電子文件獲取方式。
⑨良好的知識產(chǎn)權保護措施。要求各相關單位提交電子文件，可能會引起各單位知識產(chǎn)權保護方面的顧慮，可根據(jù)生成者的設置達到只能查看使用，不能被再次修改、復制等其他方式的利用，達到保護知識產(chǎn)權的目的，從而降低收集電子檔案的難度。
⑩支持技術認證機制。要求支持數(shù)字簽名，使用數(shù)字簽名被多種操作系統(tǒng)和硬件平臺支持。數(shù)字簽名的全部信息完全包含，包括簽名日期、摘要算法、簽名算法、簽名值、證書信息等。數(shù)字簽名必須視覺呈現(xiàn)。呈現(xiàn)數(shù)字簽名的電子印章、手寫簽名等必須自包含。因此，建議電子檔案的格式選擇PDF文件格式。
2.2 企業(yè)建設項目電子檔案管理的要求和目標
施工企業(yè)承建工程項目部需根據(jù)企業(yè)檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設單位竣工檔案管理部門的要求實現(xiàn)項目工程文件錄入、分類、著錄、電子化及工程竣工檔案資料的編制。
工程建設中的現(xiàn)場文件、資料、竣工檔案信息化管理要求達到以下目標：
①實現(xiàn)工程現(xiàn)場文件、資料管理的規(guī)范化管理，將工程規(guī)范和工程劃分（WBS）、工程表格直接掛鉤，簡化施工、監(jiān)理單位工程資料表格的填報程序，提高工程現(xiàn)場資料填寫的準確性和規(guī)范性，節(jié)約管理時間。
②建立一個較完整的現(xiàn)場文件和資料的管理體系，將現(xiàn)場資料的產(chǎn)生和工程進度計劃及文件檢查結合起來，采用事前計劃，事中控制，事后檢查的方式進行管理，形成一套現(xiàn)場文件、資料填報、審批、檢查的信息化系統(tǒng)，指導和控制現(xiàn)場文件的形成。
③使用文件、資料的自動編制和自動導入系統(tǒng)，達到工程竣工檔案的自動編制，保證編制的規(guī)范和準確，提高竣工檔案的編制效率，減少竣工驗收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時間。
④在以上的基礎上實現(xiàn)工程文件、資料的網(wǎng)絡化審批和計算機智能化審查，提高文件、資料審查的準確性、完整性和系統(tǒng)性，提高資料、文件的審查效率并能及時對工程過程中資料數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析。
⑤在項目竣工檔案驗收完成后通過標準數(shù)據(jù)移交給城建檔案管理部門和施工企業(yè)檔案管理部門。
2.3 企業(yè)檔案信息化管理的要求
企業(yè)上下應統(tǒng)一標準，采用一致軟件，實現(xiàn)多室一體化，多項目一體化，有利于促進企業(yè)檔案信息化管理和服務的進程。
①加強培訓。根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的實際情況，有針對性的進行計算機、網(wǎng)絡與應用系統(tǒng)的相關知識、操作的培訓。同時根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點，有針對性的進行檔案業(yè)務基本知識和檔案信息化知識培訓。加強企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)維護人員培訓，包含：數(shù)據(jù)管理，各業(yè)務模塊使用權限的控制，以及意外事故的處理等。
②檔案移交、管理分類方案的確立。集團公司檔案管理部門對工程項目竣工檔案的形成、收集整理及移交形成一套規(guī)范。對企業(yè)和企業(yè)分、子公司的檔案的分類、文件的分類、組卷規(guī)則，以及檔案的管理模式要有統(tǒng)一的要求。3、業(yè)務管理規(guī)定和檔案管理制度的建立。企業(yè)應建立企業(yè)檔案管理和信息化管理方面的制度建立，加強業(yè)務數(shù)據(jù)檢查、提交管理辦法和業(yè)務銜接的要求。
2.4 企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)軟件結構需求特點
根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點，軟件系統(tǒng)的選擇或開發(fā)目標和原則，結合不同業(yè)務的特點，整體方案宜采用C/S（客戶端/服務器）加B/S的混合模式體系結構來滿足目前和以后的業(yè)務需求。C/S結構具有執(zhí)行速度快、使用維護方便等優(yōu)點。檔案管理部門采用C/S（客戶端/服務器）結構運行模式。檢索系統(tǒng)采用目前流行的B/S（瀏覽器/服務器）模式，整個系統(tǒng)在邏輯上分為三層，第一層為表示層，提供用戶和系統(tǒng)之間的交互；第二層是應用服務器，實現(xiàn)具體的業(yè)務邏輯；第三層是數(shù)據(jù)庫服務器，負責數(shù)據(jù)的存儲、訪問及其優(yōu)化。根據(jù)檔案數(shù)字化管理將來開發(fā)的信息系統(tǒng)要求，系統(tǒng)應可以提供XML標準數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)庫也可以遷移到其他數(shù)據(jù)庫上。
3.結語
施工企業(yè)檔案信息化管理水平?jīng)Q定了企業(yè)的管理效率和未來的發(fā)展。因此，檔案管理人員必須重視企業(yè)檔案信息化管理工作，結合企業(yè)檔案的特點，在實踐中不斷豐富檔案信息化管理的技術知識。同時采取合理的方法解決好當前檔案管理信息化存在的問題，以此提高檔案信息化管理水平，從而促進企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻：
關鍵詞：市政工程；檔案管理；市政建設；服務職能
市政工程檔案真實地記錄和反映了城市建設中智力創(chuàng)造和勞動的全過程，對市政設施建成使用后的管理、維修、養(yǎng)護、改建、擴建等技術工作的決策、設計都起著重要的憑證和依據(jù)作用，且對其他城市建設項目的開展發(fā)揮著重要的借鑒作用。做好城市工程檔案管理工作，對于更好地輔助和支持城市建設活動，提升城市建設檔次和質量，美化城市環(huán)境和提升城市基礎設施服務性能有著重要的意義。
一、市政工程檔案管理對城市建設的服務職能分析
市政檔案管理工作對城市建設的服務職能主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.市政工程檔案管理是城市建設規(guī)劃的基礎
不論是新城建設活動，還是舊城改造工程，都需要在全面掌握城市現(xiàn)有基礎設施、交通路線、地下管線情況的基礎上進行，而市政工程檔案是這些信息的主要來源，因此只有做好市政工程檔案管理工作，才能為今后的城市建設互動提供詳實、可靠的基礎信息，才能保證城市建設規(guī)劃的科學性和城市建設活動的可行性。
2.市政工程檔案管理是保障城市建設質量的重要基礎
建設部頒發(fā)的《城市建設檔案管理規(guī)定》明文規(guī)定：“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設單位在組織竣工驗收前應當提請市政檔案管理機構對工程進行預驗收。預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件。”可見，市政工程檔案是城市建設工程質量保障日系中不可或缺的重要組成部分，嚴把市政工程檔案管理關，對于維護城市建設秩序，保障建設質量至關重要。
3.市政工程檔案管理為城市建設活動提供了科技資源儲備庫
市政工程檔案中記錄著市政工程建設活動中的技術使用、施工方法、材料、設備等重要信息，記載著新材料、新設備、新技術應用方法、應用過程和應用成果等極具價值的科技信息資源。在城市建設活動中，通過查閱和參考這些檔案，可更好地指導新建工程的開展，使之工藝、方法等更具經(jīng)濟技術可行性。
二、市政工程檔案管理服務職能發(fā)揮對策
為充分發(fā)揮自身對城市建設活動的服務職能，市政檔案管理人員應從以下幾個方面做出改進：
1.強化市政工程檔案規(guī)范化、標準化建設
《城市建設檔案管理規(guī)定》及省、市市政檔案管理部門，為市政工程檔案管理活動提供了明確的標準和原則，市政工程檔案管理人員應予以認真貫徹和落實，這是減少市政工程檔案管理失誤和發(fā)揮其服務職能的重要基礎。除此之外，市政工程檔案管理部門還應全面貫徹規(guī)范化、標準化理念，采取全過程檔案管理法，針對城市建設工程的設計階段、招投標階段、施工階段、竣工驗收階段分別制定細致可行的檔案收集、整理方案，以保證檔案的完整性和可靠性。
2.提升市政工程檔案的延續(xù)性
隨著我國城市化進程的不斷推進，城市人口、城市建設規(guī)模均不斷擴大，因此市政工程的建設規(guī)模、功能、數(shù)量等也發(fā)生著相應的變化，這導致許多陳舊的市政工程檔案中的信息與實際情況產(chǎn)生偏差。為保障市政工程檔案管理工作能夠持續(xù)、可靠地為城市建設活動發(fā)貨服務職能，市政工程檔案管理部門就必須確保檔案管理的延續(xù)性和檔案信息的時效性。例如：當市政基礎設施的布局、數(shù)量等發(fā)生變化時，市政工程檔案管理人員應及時對建設部門進行咨詢，必要時開展實地考察活動，以確保變動信息的可靠性，并將新的布局、數(shù)量等信息錄入相應的工程檔案，以保證市政工程檔案信息的時效性，為今后其他城市建設工程的開展提供更可靠的依據(jù)。
3.提升檔案管理信息化水平
提升市政工程檔案管理工作的信息化水平，對于豐富服務方式，提升服務效率有著重要的意義，當前市政工程檔案管理信息化水平的提升應注重以下幾點：（1）積極轉變檔案管理工作方式，全面借助計算機、網(wǎng)絡等媒介開展市政工程檔案的收集、整理、保存、開發(fā)活動；（2）不斷提升當那管理人員的信息化素質，引導檔案管理全員積極學習信息化知識和技術，并結合檔案管理信息系統(tǒng)的不斷升級、改造，開展相應的技術培訓和知識講座活動，使檔案管理全員的信息素養(yǎng)的提升跟得上檔案部門的信息化建設速度；（3）應與各級市政檔案管理部門進行積極溝通，在此基礎上通過信息化手段實現(xiàn)市政檔案系統(tǒng)內的信息資源共享，為城市建設部門查閱、調用檔案資源提供方便，同時為市政工程檔案部門開展社會打下良好的基礎。對此，市政工程檔案管理部門，應注重并不斷強化檔案管理信息化建設，在加大信息化設備、技術投入的基礎上，有意識地減少紙質檔案數(shù)量，強化數(shù)字化檔案資源的建設與開發(fā)利用，進而提升市政工程檔案管理工作的成效，以為城市建設活動提供更快捷、更方便、更全面的支持。
三、 結語
綜上所述，市政工程檔案對城市建設活動有著重要的服務職能，對城市建設工作的開展有著重要的參考價值，做好市政工程檔案資源的收集、整理、開發(fā)與利用工作，是市政工程檔案管理部門的重要職責，為城市建設部門提檔案資源和檔案服務是市政檔案部門的重要職能。鑒于此，市政工程檔案管理人員應在認真遵守和貫徹市政工程檔案管理規(guī)定和政策的基礎上，從規(guī)范性、延續(xù)性、自動化等方向入手，不斷提升市政工程檔案管理效率，并主動發(fā)揮對城市建設工作的服務職能。
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