時間：2023-06-02 09:57:25
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇行政公文寫作格式，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：公文寫作；不規范現象
黨政機關公文是政府各部門間以及政府與企事業單位間進行溝通交流的一種重要工具。然而，在日常工作中，公文寫作的不規范現象依然時有發生，不僅會損害公文的效力，還給公文制發機關的公文管理工作帶來麻煩，甚至造成惡劣影響。通過對資料的查閱與整理，我將公文寫作中的不規范現象歸納為以下幾種：
一、公文文種錯用
通常來講，公文的文種由發文機關的行文目的以及發文機關和收文機關間的行文關系來決定。在我國，國家行政機關公文的文種共有13個，分別是：通知、通告、公報、命令（令）、公告、請示、批復、會議紀要、函、意見、議案、報告、決定，每種公文都有其特定的適用范圍與功能，如果在公文寫作過程中濫用公文文種，將會失去制發公文的目的和意義，甚至擾亂各行政部門間正常的工作秩序，對政府工作造成負面影響。然而，在公文寫作實踐中，文種使用不規范現象仍然存在。比如，某鎮人民政府維修道路需要資金，要向縣交通局行文申請維修資金，擬標題為“某鎮人民政府關于道路維修資金的報告”，這就是將報告與請示誤用了。需要上級機關答復或批復，應該使用請示，而非報告，因此正確的做法應該是將題目擬為“某鎮人民政府關于道路維修資金的請示”。除此之外，一些制發機關亂造公文文種，如將“關于……的請示”寫成“關于……的申請”等，為行政工作帶來了很多不必要的麻煩。
二、公文標題不簡要
公文標題的作用主要在于概括公文的內容，因而，公文標題應該簡要、明了，言簡意賅，能夠突出主旨，并使用簡潔的文字，盡量不要使用較長的句子。而在實際行文過程中，我們經常會發現一些公文的標題拖沓冗長，尤以轉發性通知較為常見。舉個例子，如上海市財政局與上海市國家稅務局轉發國家財政部與國家稅務總局關于軟件產品增值稅政策的通知時，以“關于轉發財政部與國家稅務總局關于軟件產品增值稅政策的通知的通知”為標題，這樣的題目就既復雜又冗長。通知是上級機關要求下級機關辦理事項、執行事務，或上級機關向下級機關傳達事項，任免人員以及下級機關轉發上級機關或不相隸屬的機關的公文時使用的文種。而下級機關在轉發上級機關的通知時，正確的做法應是去掉開頭的“關于”和最后的“通知”，因此，題目應擬為“轉發財政部與國家稅務總局關于軟件產品增值稅政策的通知”，這樣處理使得公文標題簡潔了許多。
三、公文格式不規范
公文內容的權威性、嚴肅性要求行政公文的格式必須具有規范性。但是，在如今的公文寫作實踐中，公文寫作格式不規范問題卻頻繁發生。筆者將公文寫作格式不規范問題大致分為這樣幾類：一是公文發文字號的年份自2000年1月起由原來規定的方括號[ ]括起改為用六角括號〔 〕括起，而在實際中有很多單位依然在使用方括號；二是在文件編號前加“0”和“第”字，如在“長春市電業局文件編號：長電（86）第067號”中，應去掉“0”和“第”字，改為“長春市電業局文件編號：長電〔1986〕67號”；三是成文日期的阿拉伯數字與漢字的混用問題。需要我們注意的是，對于成文日期，黨的機關與政府機關要求有所不同，黨的機關要求對公文的成文日期用阿拉伯數字進行標注，而行政機關要求對公文的成文日期用小寫的漢字進行標注。另外，把“”與“零”混用也是不規范的用法，經常有一些政府機關單位將漢字數字與阿拉伯數字混合使用，如將“二一六”寫成“二0一六”。雖然只是區區一個“零”的誤用，卻使公文寫作失去了其應有的嚴肅性、權威性。
四、公文用語不嚴謹
公文的語言是各機關單位在進行公文活動所運用的書面語言，公文用語應是規范的現代漢語，具備嚴謹、精簡、準確等特性。公文用語不當將直接對政府形象造成損害，并對行政工作的開展造成不良影響。但在際寫作過程中，我們卻經常能見到公文語言搭配、贅述等不規范現象。舉例來說，“應當承認，黨的搞活農村經濟政策給農民帶來了經濟實惠，嘗到了甜頭”這句話中，“應當承認”就應當刪去，“嘗到了甜頭”與“帶來經濟實惠”語義重復，也應當刪去；再如，“各級領導機關要從文山會海中解放出來，就要少發不必要的文件，少開不解決問題的會議”這句話中，“少發不必要的文件“與“少開不解決問題的會議”是對第一句話不恰當的修飾，應改為“少發文件，少開會議”。
除了公文語言嗦、重復外，主語、謂語、賓語搭配不當，句子成分殘缺、語序混亂，乃至標點符號的錯用，都是在公文寫作中容易發生的錯誤。因此，我們必須要在寫作中時刻注意，避免錯誤的發生。
五、結語
為了加強公文寫作的規范化，公文撰寫人員必須提高對公文規范化問題的重視，在平時注重知識的積累，培養公文寫作思維，加深對政策的理解，不斷提高自身業務水平和理論知識，在寫作過程中堅持實事求是的原則，以確保公文發揮其在行政管理工作中的應用價值，努力促進行政公文規范化邁向新高度。
參考文獻：
[1]鄭林峰.思維形式細推敲――邏輯規律在公文寫作中的運用[J].秘書，2012（01）.
XX街道社區工作人員綜合知識專題講座，在工作人員的認真組織和精心籌劃下，在街道領導的大力支持下，在全體社區工作人員的積極參與下，于XX年XX月XX日如期開辦了。
第一講為《公文寫作基礎知識》，由XX同志講授。講座內容分為基礎知識和實際應用兩部分，通過XX同志由淺入深的生動講解，我對公文寫作有了更深層次的體會，具體如下：
一、注重積累
1. 要養成積累資料的良好習慣。積累盡可能多的素材是撰寫文稿的前提和基礎。素材的積累是一個長期的過程，只有時時處處做有心人，才能積累到諸多適用、可用的優質素材。還必須廣泛涉獵各個領域的知識，聚沙成塔。我們生活在信息社會，互聯網為我們搭建了學習積累的廣闊平臺。因此，要善于運用互聯網積累材料，拓展視野，增長知識。除此之外，還要多整理、多歸納、多總結，加強自己對公文寫作的了解，培養自己對公文寫作的興趣。
2. 要關心國家大事。關心大事，心中有全局。機關公文，無論向上匯報和請示工作，還是向下部署下達任務，都應當講政治、講大局，與中央和地方政府的重要方針政策相一致，與時展的新精神、新提法、新要求相一致，做到與時俱進。
二、注意特性
1. 公文寫作一般（除了個人總結）是要站在某一群體、某一組織的位置上，它所傳達的是被代表的單位的發出的信息，接
受者也往往是集團性質的或者眾多個體的。所以在寫作時不要總想著自己，而要多考慮文中所代表的單位的立場。
2. 公文的寫作格式和要求都有明確的規定，具體情況各不相同。對于這些規則，靠死記硬背是不行的，而且往往不能靈活應用。最好的方法是找來一些標準范文來看，對照規則，多思考、多理解。之后，可以不看規則寫一兩篇相同文體的，再對照規則和范文檢查。在反復實踐中理解記憶比較好。
3. 由于公文和人們的社會生活結合得非常緊密，它是一種應用文體，是為了實際工作而使用，是傳遞交流信息、商洽處理問題的一種工具。因此，公文寫作要“實”，即避免以為追求辭藻的華麗和語句的粉飾雕琢。
4. 主題要突出，觀點要鮮明，防止模棱兩可、自相矛盾； 層次要明確，主要觀點、次要觀點之間的從屬關系不能顛倒，不能把與主題無關的一些觀點放到一起；主題和內容之間要符合正確的邏輯關系。
5. 注意格式和語句。正確的格式是公文的基礎，而流暢的語句則是公文的靈魂。公文寫作時不能任意發揮，要按照既定的規則書寫，否則就違反了公文的規范性要求。
公文是行使政府行政職能，部署和開展各項活動的最重要的載體、工具和基礎性工作。政府所有的活動，都要通過各種不同形式的公文予以記載、表述和傳達。公文代表著一個集體的形象，因此，搞好公文寫作，提高公文質量，是每一名工作人員必須具備的基本素質。
遴選自古就有，如王安石在《辭男雱說書札子》：“一介之任,必欲因能；講藝之臣,尤為遴選。”雷紹性的《名說》：“其遴選代表，為國民任事，較今統領之任期為尤短。”陸游《代乞分兵取山東札子》：“以十分之一，遴選驍勇有紀律之將，使之更出迭入，以奇制勝。”等。可見遴選考試通俗一點說就是“針對公務員的公務員考試。”
第一種：公文寫作類，這個無需多解釋，公務員的基本技能甚至是主要技能。第二種：案例分析類，這種題型有點像公考的面試，主要是考察考生對某一個社會問題的看法，還有就是考察在工作中遇到一些突發事件怎么辦，還有一種無非就是活動組織和安排等。第三種：類申論型，類似于申論的客觀題，主要有概括類和提出對策類，比如概括某一社會現象或者問題的原因、存在的問題，提出相關的對策等。第四種：文章寫作，類似于申論的大作文寫作，但是也不完全等同。
兩者的不同則體現在申論的作答必須完全依據材料、實現答題內容、答題形式、答題次序和申論材料的有機統一，還有辯證使用“原詞原文的抄”“歸納的抄”“創新的抄”。而遴選的作答則不一樣，比如2014中央機關遴選考試中第一題公文寫作類就和申論的公文寫作區別很大，申論的公文寫作類基本上就是一道概括題、而且對答題格式的要求也不強。一道20分的題格式分最多也就是2-3分。而我們遴選的公文寫作呢，基本沒有素材，只是簡單的說一個事，讓我們自由發揮、完成答題。材料基本沒有太大用，這樣是遴選考試和申論考試的不同，前者更關注于實際操作能力，因為遴選的對象畢竟都是工作2-3年以上的公務員，而申論面向的對象則大多是應屆生或者是沒有行政機關工作經驗的。再就是遴選最低也是市級機關招錄，對考生的文字處理能力要求更高、更多的是考察我們的歸納和提純能力、考察透過現象看本質的能力，而公考的申論主要考察的則是發現問題和概況問題的能力，兩者還是區別的。所以，遴選和申論既有聯系也有區別，我們在作答時候不能將兩者等同，但是也不能完全割裂，后續我們會詳細講解，更多詳細的說明可以去看看QZZN悟空老師寫的《悟空遴選大魔笈》，好幾百頁的資料說的非常非常清楚。去那里找呢，一是可以去搜索，而是可以馬云哪個站搜一下。
（來源：文章屋網 ）
《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱新《條例》）已經自2012年7月1日起開始實施。新《條例》的施行，使得公文處理有了新的“國標”，為機關公文處理規范化提供了制度保障，對推進黨政機關公文處理工作規范化必將發揮重要作用。
近年來各級機關公文處理總體上規范化程度在逐年提高，公文運行的嚴肅性和時效性也在不斷加強。但也有不少單位和部門沒有嚴格按照有關規定和要求去做，制發公文存在很大的隨意性，不僅影響了公文的嚴肅性，也影響了行政效率和對外形象。因此，各級黨政機關都要認真學習新《條例》，進一步強化公文規范的理念，采取有效措施，促進辦文水平和質量、效率的提高。
首先，要提高認識，切實增強做好公文規范化工作的自覺性。各級領導干部不僅要在思想上高度重視公文處理工作，而且要在實踐中帶頭自覺遵守公文處理的相關規定和辦法，注重加強對公文處理工作的領導和檢查，切實維護公文的嚴肅性和權威性；另一方面，具體從事公文辦理的人員，要以高度負責和精益求精的態度，認真做好公文規范化工作。要經常通過各種有效形式，學習宣傳公文處理的有關規定和辦法，及時掌握公文規范化的要求，積極推進公文規范化工作。
第二，要加強學習，提高公文辦理人員的整體素質。要通過學習加強思想政治建設。公文辦理人員要刻苦學習黨的路線方針政策和有關法規政策，不斷提高理論素養和政策水平，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，從理論上認識公文寫作的規律，本著對黨、對事業高度負責的態度，做到干一行、愛一行、鉆一行、精一行。要通過學習加強業務能力建設。要認真學習公文處理的有關知識，系統了解各類公文的格式和特點、具體規范和要求。同時要勤學苦練，虛心借鑒消化，取長補短，不斷提高公文寫作的質量和水平。
第三，要完善制度，保證公文規范化建設取得實效。各地各部門要結合工作實際，制定出具體可行的規范公文運行的制度辦法，使公文運行有章可循。要積極建立公文規范化的目標管理和崗位責任制，突出“崗位”，強化“責任”，使公文處理人員任務具體，職責清楚，獎懲分明，使公文制發的每一個環節都井井有條，環環相扣，推動公文運行向著規范化、制度化、標準化的方向發展。
第四，要嚴格要求，加強對公文規范化的管理。一要照章辦事。從公文的起草到審核、審簽、印發，都必須嚴格按制度和規范辦事，明確各環節的權限和責任，嚴格運行程序，定期不定期地對本地區本部門公文運行情況進行檢查和通報，著力改變過去只重視公文內容而忽視公文格式的做法，把公文格式是否規范作為審核的重要內容。二要強化審核。在公文審核中，從內容、文種、格式到運行程序，都要按照職責范圍，層層把關，一級對一級負責。特別是承辦單位的負責人，要以身作則，對公文文稿要認真對待，仔細推敲，絕不能有等、靠、要的思想，絕不能匆匆過目，草率簽發，要切實負起第一審核人的審核責任，嚴把公文運行的質量關。
一、課程性質 公文寫作是我們經常碰到的工作難題之一，雖然網上有許多通用的公文寫作模版和現成的范文，但關鍵是如何提高自身的公文寫作水平，寫出既符合規范又符合領導意圖的高質量的公文，這是每位員工特別管理人員的必備技能之一。
《企業公文寫作與處理》是公司每位員工勝任公司崗位的必修課，是適應21世紀數字化、信息化時展要求和應對日益激烈的社會競爭而專門設置的一門實用性、操作性、應用性很強的課程，它以黨和國家有關規范性文件為指導，主要研究與闡釋國家機關、企事業單位及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中所形成的公務文書的寫作與處理的基本規律與方法，其內容具有政治性、綜合性、規定性與應用性的特點。
《企業公文寫作與處理》有利于提高員工的政治素養、知識水平和實踐能力，可以幫助員工成為具有專業知識、訓練有素的公文寫作與處理者。
二、課程目的和要求
1、了解公文。使員工比較全面系統地掌握企業公文寫作與處理的基本理論、基本知識與基本技能，認識公文形成與處理的基本規律，了解和掌握我國國家機關、社會組織現行的公文文種及其使用范圍，公文的體式與稿本，公文的行文規范，機關法定公文和主要常用文書的寫作要領、寫作要求，以及公文辦理、公文立卷與歸檔的原則、程序與方法等。
2、會寫公文。培養和提高撰寫公文和處理公文的能力，熟練掌握使用不同的文種發揮不同的作用，在符合公司及領導意圖的前提下，寫作簡介有力、邏輯嚴密、條例清晰的較高質量的公文，在公司日常工作中和進行行政等公務活動中掌握和使用好公務文書這一重要工具。
3、利用公文。公文的作用不僅僅表現在它作為一種特定文體的獨有功能上，而且能夠發揮出“文本”意外的力量，可以鍛煉人的邏輯思維，提高語言能力，提升寫作水平，切實發揮公文的以文輔政、文以載道的功能。
公文寫作大綱：企業公文寫作與處理課綱概括。
第一部分：公文基本標準
一、 文件名稱要與內容的標題一致，一般寫上20110910 前面寫上大唐魯檢修辦 人 工﹝2011﹞
4號等。
二、 標題：簡明扼要 概況行文內容。除了法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點，標題2 1
號小標宋簡體 加粗 居中 空一行。一行寫不開 寫兩行 斷句最好選擇容易讀。
三、 正文：
（1） 3號仿宋GB2312 ，每段段前縮進兩位，
（2） 一級標題，一、 （一）、1. （1）。
（3） 時間書寫沒有幾月幾號必須寫幾月幾日 ，號是不能在文章里面出現的。
（4）
四、附件：在正文之后，距離正文空一行，要求加書名號，兩行寫不開，第二行文字要在附件冒號之后。成文日期之前 注明附件。
成文日期：右空4字，加蓋印章上距正文 2-4MM居中下壓成文時間，成文日期以簽發人簽發的日期為準。2011年9月27日，或者是二〇一一年九月二十七日，不能為2011.9.27.
四、 主題詞：文件末頁下端、抄送上方，詞匯之間空一格（全角），主題詞: 用3號黑體，居左 頂
格， 詞目 3號小標宋簡體 詞目之間空1字。一般不超過五個詞匯。
五、抄送：前空一個字符，冒號后 抄送單位用逗號隔開，第二行與冒號對齊。
六、頁面基本設置：
A4（210MM*297MM），
頁邊距：上下3.5，左右2.7，頁眉2.5，頁腳2.5，
每行26個字，每頁21行，左側裝訂。
頁眉 頁腳 小四號 黑體 加粗
段落固定值28磅。
七、文件保存格式，03-07兼容版
第二部分：
一、 善用詞匯，突出重點。關于公司周例會匯報內容要求的通知，關于規范公司周例會匯報內容
的通知，關于強調公司周例會匯報內容的通知。
注意詞組的前后順序。制定安全交通措施，并認真落實學習。應該是學習落實。
去掉口語化。納入春季安全大檢查里面，去掉里面。
分清關系。積極與省公司溝通、協商，盡快簽訂維保合同，溝通、協商屬于平級之間的關系，請示 減少不必要的詞匯。工作的組織部門、會議的負責人、每一個項目，去掉“的”“一”。
二、 職工利益再小也是大事，在和再 ，傳達、轉發、下發 、傳發。今天晚上，本月完成，不符
合規定。
三、 關于文章結構的問題。第一大部分 第二大部分第三大部分每一段第一句一般為總結句
子。
四、 公文內引用各部門、會議名稱要完整，如人力資源部、教育培訓中心，不能寫人資部、教培，
正式文件里面涉及的會議、單位等名稱，必須核實準確，寫全稱 。人名、地名、數字、引文必須準確，人資、財務、計劃經營的數據慎用，引用公文完整標題，家書名號，引發文字號并加括號。
五、 大唐山東電力檢修運營有限公司、檢修運營公司，不能為檢修公司，關于有限責任公司的解
釋，可以直接寫為有限公司。
六、 文章一個篇幅和段落中盡量避免用詞重復，同時要保證整篇文章里面所有稱呼要對應，經常
出現的問題 如：以創先爭優為主線 文章后邊經常出現以創先爭優為抓手 以創先爭優為載體，避免出現前后不一的說法，團結一心，精誠團結，齊心協力。
七、 注意標點符號使用，全角 半角區別，文章分條說明時 數字后邊用點或是頓號時，整篇文章
要一直使用點或頓號，莫要此頁使用點，后幾頁變成頓號。標點符號的應用，尤其是逗號、頓號、分號的應用。五六個字一個標點符號整個文章會看著很散。
八、 寫文章最主要的就是嚴謹，尤其是在忙碌的時候寫東西，更要嚴謹，經常因為不注意出現錯
別字 ，或是句子不通順的現象，每一個句子寫完后，認真分析一下句子主、謂、賓，一些句子經常忘掉賓語或是用錯賓語。
九、電腦打字經常出現同音但是字不對的現象，比如公關和攻關 以及需要和須要，以至于 以致于等詞或字的用法，一定要分清楚，正確使用。做出和作出、簽訂和簽定、家具和家俱、截至和截止等詞區別
須要：客觀情況要求一定要須要耐心
需要：對事物的欲望或要求可見性 需要一個團結隊伍
以至于+延續 以致于+結果
正確區分“的 得 地”的使用方法，
的用法前面是 形容詞 后邊是名詞高大的建筑
地同法前面是形容詞后邊是 動詞飛快地跑 認真地讀書
得用在動詞后面跑得真快 飛得高
簽訂和簽定，法律承認簽訂，很少出現簽定
一、關于公文問題
當前，隨著社會主義市場經濟的發展，隨著決策科學化、民主化進程的加快，隨著各級領導干部知識水平、理論修養和業務素質的提高，文秘工作在辦公室的地位更加重要、作用更加突出。多年來，市市各單位、機關各部門從事文秘工作的人員，不斷加強學習研究，增加知識儲備，提高理論素養，拓寬工作視野，提高文稿的思想水平和政策水平；不斷深入了解三個文明建設情況、基層工作情況和職工生活情況，切實感受實際工作，確切把握社情民意，增強文稿的實在感、厚實感和針對性、指導性；切實把上級精神與本地實際結合起來，把黨委總的要求與領導同志在具體工作上的思路結合起來，全面體現黨委的工作意圖，準確闡發領導的主要觀點，做到文短意豐、義明理達。市辦公室在公文處理上有著較好的基礎，每年起草、審核、傳閱、呈閱和辦理的公文不少于1500件次，基本沒有出現差錯。各單位也是一樣，公文辦理質量在不斷提高。可以說，我市的文秘工作隊伍建設力度大，工作經驗豐富、專業知識扎實，為市單位的發展建設做出了一定的貢獻。但是在總結成績和經驗的同時，也暴露出存在的問題和與要求之間存在的差距。
(一)公文格式不規范。各單位、部門報送市委、市委辦公室和市、市辦公室的公文中，格式缺項丟項仍占一定數量。公文的文頭、正文、文尾加起來一般由16個部分組成，其中發文機關標識(紅頭)、發文字號、標題、主送機關、正文、成文日期、印章、主題詞、印發機關和印發日期等組成部分是必不可少的。如果是上行文，還必須注明簽發人、會簽人姓名。但是我們的公文中，有的沒有正式文頭，或者文頭沒有套紅；有的公文沒有加蓋印章；有的“請示”、“意見”不注明簽發人、會簽人姓名，有的不標注主題詞。有的行政公文用紙沒有統一采用國際標準A4型。
(二)行文不規則。主要表現是:一是上行文直報。將需要市委或市審批的事項，以部門或部門負責人的名義，越過辦公室，直接報送市領導個人。二是上行文多頭主送。一個請示，同時報送多位領導同志。這就造成公文脫離正常運轉渠道體外循環，形成了一些“倒流文”和“帳外文”，增加了公文處理的難度，降低了辦文的效率。三是屬于主管部門職權范圍內的具體問題，不是直接報送主管部門處理，卻報送市審批或要求辦公室轉辦，增加了公文旅行的時間。四是未經市同意，有些部門向下一級單位正式行文，有的還責令下一級單位向部門報文，有些部門甚至要求下一級單位必須轉發部門下發的文件。5.部門下屬單位和一些與市沒有行文關系的企業事業單位越級向市行文。
(三)文種混用。在上行文中，經常混用的文種是“報告”、“請示”、“意見”。主要表現是在報告中夾帶請示事項，或者本應使用“意見”的卻寫成了“報告”。“報告”是閱件，我們如果把“報告”作為閱件處理，報告中夾帶請示事項，就很可能造成誤時誤事。部門之間相互請求批準和答復審批事項應當用“函”這個文種，但是，部門之間請求批準用“請示”，答復審批事項用“批復”的現象仍然存在，這也是不符合規定的。
我們公文處理工作目前存在的這些問題，雖然不是普遍現象，但必須引起我們高度重視，采取有力措施，盡快扭轉一些部門存在的文件多、質量差、效率低、程序亂的現狀。
二、關于信息督查問題
近兩年來，各級領導對信息和督查工作非常重視，給予了高度關注。各單位突出發展主題，拓展思路，創新方法，主動出擊，認真開展信息和督促工作，在服務大局、促進落實、推動工作上發揮了重要作用。
一是強化責任，突出重點，決策信息和決策督查獲得新突破。各單位的信息和督查工作始終圍繞市市中心工作，保持與市委重大決策部署的實施同步推進，上報和督查領導之所需，想領導之所想，辦領導之所急，充分發揮了職能作用。
二是把好關口，提高質量，專項信息上報和專項查辦取得新成效。堅持重大事項和重要工作信息定期上報，努力提高市委和市領導批示件的辦結質量，以嚴肅的態度和極端負責的精神，努力做好專項信息上報和專項查辦工作。
三是轉變作風，注重實效，信息調研和督查專報工作有了新提高。從服務黨委決策、協助黨委抓好落實的高度出發，各級辦公室和部門在市辦公室的督促下能夠及時上報調研信息和督查專報，特別是有的單位加強了“問題”類信息和督查專報的報送工作，對發現的問題如實上報，讓市委全面了解決策的落實情況，更好地指導工作。市辦公室也加大了這方面的工作，堅持每天上報信息，定期上報督查專報，今年共刊用信息816條，督查專報采用325期。
三、關于文秘工作的幾點要求
(一)公文寫作和處理要引起高度重視。熟練掌握公文和公文處理的基本知識，是機關工作人員特別是辦公室工作人員的一項基本功，也是一個領導干部具備的基本素質。公文寫作和處理必須做到以下幾點：
一是要符合政策法律。一份公文的內容，包括觀點、措施、要求等，都要與黨和國家的方針、政策和法律、法規的精神相吻合，代表行政機關的意志和職工群眾的利益，這是公文寫作必須堅持的原則。公文的名稱、形式和內容結構、文字表達等都要規范化。各市單位、各單位行政公文用紙必須推行和使用統一國際標準A4型。
二是要遵循邏輯規則。公文的內容、結構要注意邏輯聯系。如公文中的各條各款之間，前后之間，過去的公文和現在的公文之間必須嚴格注意它們的邏輯聯系，不能自相矛盾，前后抵觸。
三是要反映客觀事實。公文寫作要實事求是，不能夸大，不能縮小，更不能失真。下行文的回復要有針對性，回復的內容要解決提出的問題。業務性公文，尤其是指導工作的公文，如意見、紀要、決定等，要符合我們上級單位工作的基本規律，提出切實可行的措施要求。上行文提出的要求，特別是公文反映的情況，列舉的事例，引用的材料，提供的數據，都應做到準確無誤。
四是要文風端正質樸。公文的文風，要力求體現簡、樸、直、暢四個要求，力戒文牘主義，不嘩眾取寵，力求用簡潔的語言表達深邃的思想，用短小的篇幅承載豐富的內涵。
五是要轉變文風，提高文字綜合水平。文稿是辦公室的主要“產品”，是參謀服務的基本載體，是衡量服務水平的重要標尺。提高文稿起草水平，要求我們準確把握領導意圖，凡是領導關心的工作都要盡量了解，凡是領導考慮的問題都要深入思考。要突出單位工作的特點，把上級方針政策和本地實際結合起來，把文稿的主題主旨和職工的所思所想結合起來；文字綜合工作要把為上級黨委和領導提建議、謀思路作為首要任務，提高文稿的質量和指導基層工作的實效。
(二)調查研究要多出成果。調查研究是謀事之基、成事之道，是我們為黨委決策出好點子、當好參謀的重要環節，是我們做好文秘工作的基礎。今后，我們要重點圍繞市委制定的發展戰略和發展思路開展的各項工作為重點，深入調查研究，多出精品力作，使我們的調研成果更多地進入領導的決策視野，為推進工作、宣傳市單位發揮應有的作用。
(三)信息報送要講求實效。古人講：言當其時，一字千金；言背其時，一文不值。因此，信息報送要做到“四快”，即發現問題快，采編撰寫快，送閱審批快，反饋落實快。要真實準確。真實主要是反映事件的全貌，一是一，二是二，這是信息的生命。準確主要是定量要客觀公正，定性要邏輯嚴密。要可靠有用。我們報送的信息要能夠進入決策層次，能夠指導和推動工作，真正解決實際問題。要喜憂兼報。對那些負面信息和緊急信息，要嚴格按照程序迅速上報，報實、報準、報全，決不能遲報、漏報、瞞報、謊報。?
(四)督查工作要突出重點。要發揮好督促檢查作用，必須把工作重點放在發現和解決決策落實過程中的問題上來。一要緊緊依靠黨委開展督查，形成領導抓、抓領導的督查機制，樹立督查權威。二要突出決策督查。緊緊圍繞市委的重大決策部署及中心工作，及時將重要文件、會議、決策部署分解立項，明確責任單位、責任領導和具體要求，定期或不定期督查通報。三要繼續抓好專項督查。對領導同志批示件的辦理要制定嚴格的制度和程序，建立查辦工作領導責任制，明確承辦單位、承辦領導的責任。對領導及上級機關交辦的專項查辦件，要做到事事有結果，件件有回音，并且要嚴把案件辦理質量關，做到事實清楚，定性準確，處理符合法規政策。
(五)日常運轉要高效規范。要建立健全辦文、辦會、辦事的各項制度和程序，嚴格執行各項工作責任制和工作程序，形成規范高效的工作運行機制。要嚴格公文處理程序和辦法，從文件的起草、審核、簽發、傳閱、催辦等各個環節，都要嚴格按程序辦理，規范運作，嚴格把關。要精簡、壓縮文件數量，盡量避免層層轉發文件，減少發文數量，防止公文橫傳倒流。加強公文審核工作，杜絕政策上的漏洞和技術上的差錯。要落實各種大型會議服務規范，嚴格會議報批制度和領導活動呈批制度，統籌安排好領導公務活動，保證領導集中精力和時間深入基層調查研究。辦會要精心組織，在人員通知、會場布置、會標字體、座位排序、會議簽到、討論情況收集、交通警衛、新聞報道等方面做到嚴密細致，保證會議的順利召開。
保密工作要以落實領導干部保密工作責任制為龍頭，以提高保密人員特別是領導干部的保密意識、加強黨政機關要害部門保密管理為重點，以推進保密管理規范化、保密技術現代化為手段，堅持依法行政，強化保密執法。黨史工作要注重黨史資料的搜集整理和著手撰寫，完成剩余志書的編審和出版工作，協助做好《上級單位年鑒》等資料的整理上報工作。檔案工作要走依法治檔的路子，切實加強各級各類檔案室建設，突出抓好檔案升級達標工作。
一、《條例》和《格式》存在的疑難問題及處理辦法
問題一：份號、密級和保密期限、緊急程度。企業文件一般不涉及份號、密級和保密期限和緊急程度，涉及密級的根據企業的規定定級。如《中國建筑第二工程局有限公司保密工作規定》和《中國建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。
問題二：發文機關標志。《格式》中規定：“發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。”《格式》并未對字體大小作出明確規定，這給企業在實際操作中造成了一定困惑。
在企業文件中，當機關標志為一排時用小標宋體小初字，如“中國建筑第二工程局有限公司文件”；當機關標志為兩排時，機關名稱字體采用小標宋體一號字，“×××文件”采用小初字，兩行居中排版，如“中國建筑第二工程局有限公司辦公室文件”。企業根據機關名稱字數的多少確定排版格式，原則上標志大小不超過上級機關標志。
問題三：發文字號。《條例》規定：“發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。”《條例》并未對發文字號的代字作明確的規定，這給企業在實際操作中帶來新的問題。如，是否采用“發、字、函”等字？是否統一由發文單位名稱規范化縮寫和文種縮寫組成？
企業為了統一標準，筆者所在單位中國建筑第二工程局有限公司規定，代字應由發文單位名稱規范化縮寫和文種縮寫組成，以簡潔、明了、不產生歧義為原則，不采用“×××發、×××字”等代字；年份、發文順序號用阿拉伯數字標注（3號仿宋GB2312）；年份應標全稱，用六角括號“[]”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。
問題四：頁碼。《格式》規定：公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。
但企業在實際應用中，由于大部分都采用微軟公司制造的辦公軟件，在一個文件中編頁碼是統一設置，最后空白頁和版記頁均不編排頁碼，只能單獨再做文件，最后將有頁碼的頁面和沒有頁碼的頁面合并。給排版人員造成了很大工作量。
此外，在公文處理過程中容易出錯的地方。當附件與正文一起裝訂時，版記應在附件最后一頁：當附件不與正文一起裝訂時，版記應在正文后、在附件前。
二、公文寫作的技巧
一是要正確領會領導意圖。領導意圖是指領導在布置工作、發出指令時的本意及其希望達到的標準或目標。獲取領導意圖的途徑：從主動詢問中獲得；從領導批示中領會；從平時言談中捕捉；從講話材料中把握；從積零為整中綜合。把握領導意圖的要求：一方面要準確、全面、提煉、增強“貼近度”。另一方面要善于換位思考：從現實角度看問題（當前企業發展的主要問題），從全局角度看問題（與其他企業的主要差距），從未來角度看問題（對企業發展的獨到見解），從實踐角度看問題（怎樣立即解決問題），從上下結合角度看問題（與上級要求相銜接），從理論和政策高度看問題（提升眼界與格局）。
二是要遵循公文寫作流程。明確公文主題。在把握領導意圖后，確定公文文種，動筆之前，要做到胸有成竹。收集相關材料。根據主題收集真實、準確、新鮮、典型的，能反映事物本質特征的資料。
很多長期在辦公室給領導寫材料的人，都有過“江郎才盡”的體會。的確，給領導寫文章是一項有較高難度的工作。一是知識更新非常快。二是一個好的企業，管理行為是持續的，不會有太多創新和變化。但是，作為秘書每次給領導寫材料不能雷同。還要不斷變化，爭取給人耳目一新的感覺。這就需要秘書想盡辦法搜集材料（本人更趨向搜集，而不是收集），平時決不能“偷工減料”，一定要有竭澤而漁的魄力。總之，搜集資料越多越好。
擬定寫作提綱。確定公文內容的組成情況，表達順序，安排公文的首尾和銜接過渡。做到條理清晰、層次分明、銜接緊密、總體和諧。
正式起草成文。注意時效性，注重文字規范、字號、排版等要求。起草材料的時候，切忌主觀臆斷，憑空編造。文字材料中，每一個觀點、每一個意見、每一種思想都要有據可依，一定要在收集的資料中找到出處。所謂文以載道，載的不是秘書個人的思想，而是領導集體的智慧。在起草的過程中，一定要做到忘我的境界。這樣才能更好地領會領導的意圖，把握領導的思想。
首先介紹述職報告的定義。根據國家有關公文寫作的規定，報告是向上級機關陳述事項的上行文，屬于行政公文中議案、報告和請示三個上行文之一。《國家行政公文處理辦法》規定“報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。述職報告可以說是工作報告中的總結性報告，是社會組織機關和部門的負責人向上級管理機關陳述自己某一階段工作情況，進行總的回顧，找出內在規律，以指導未來實踐的履行職務情況的口頭報告。作為綜合性較強的公文，屬于報告的一種，又與總結和講話稿相似。
安全工作述職報告的特點
(一)個人性。安全生產工作述職報告是積極安全生產責任人自身所負責的組織或者部門在某一階段開展安全生產工作的全面回顧，按照上級規定在一定時間進行，要從安全工作實踐中去總結成績和經驗，找出不足與教訓，從而對過去的工作做出正確的結論。與一般報告不一樣的是，述職報告特別強調個人性。個人對本崗位，或所管理范圍內的安全工作負有職責。自己親身經歷或者督查的材料必須真實。這就要在寫作上更多地采用敘述的表達方式。還要據實議事，運用畫龍點睛式的議論，提出主題，寫明層義。講究擺事實，講道理;事實是主要的，議論是必要的。在寫法上，以敘述說明為主。敘述不是詳敘，是概敘;說明要平實準確，不能旁征博引。
(二)規律性。述職報告要寫事實，但不是把已經發生過的事實簡單地羅列在一起。它必須對搜集來的事實、數據、材料等進行認真的歸類、整理、分析、研究。通過這一過程，從中找出某種帶有普遍性的規律，得出公正的評價議論，即主題和層義以及眾多小觀點(包括了經驗和規律的思想認識)。議論不是邏輯論證式，而是論斷式，因為自身情況就是事實論據。如果不能把感性的事實上升到理性的規律性的高度，就不可能作為未來行動的向導。當然，述職報告中規律性的認識，是從實際出發的認識，實踐理性很強，其目的在于總結經驗教訓，使今后的工作能在前期工作的基礎上有所進步，有所提高，因此述職報告對以后的工作具有很強的借鑒作用。任何一項工作都不可能是憑空而來，必須進行“揚棄”，即必須具有一定的繼承性與創新性。而繼承性，就是要繼承發揚以前工作中好作風、好的方法，去掉不好的方面，不斷創新，工作才會有進步。策略性也是規律性的一個方面。策略即今后工作計劃，是安全工作述職報告的重點內容。
(三)通俗性和專業性。安全工作既面向群眾，又必須有相當的專業性、學術性，因此要在保持相當的專業性的同時，又不失通俗性內容要盡可能明晰準確，結構是格式化的。如果需要在面對聽觀宣講，則必須口語化，適應受眾的接受心理，拉近講話者和聽眾的心理距離，這就特別講究語言的大眾化、口語化。
(三)藝術性。述職報告的藝術性是魅力所在，直接影響著整個報告這一藝術生命體。這樣，寫作述職報告必然聯系整體的講話活動特點來進行。“述職報告”一詞，可以分為兩部分來看待：“述職”，是主體的實質性道理。“報告”，是呈現表像而又整體的藝術生命體。報告者要兩者并重。寫作述職報告，最好從上述總的認識出發。
安全述職報告的主題
述職報告是帶有藝術性的論說文，正如所有科學文章如議論文、說明文一樣，一定要明確樹立一個鮮明的主題，即一個判斷句，還要在報告中反復突出。主題要概括全文內容即對社會組織公務情況的深刻認識及辦事意向。工作的“主張”、目標，在報告中就是“主題”。確定主題，這是寫作首要而且最為重要的工作。要總結出一個集中議論的句子即主題句——口號、標語、廣告語，深入人心，作為標題并貫穿全文、反復突出。當然，安全工作述職報告離不開“安全”這兩個字，其他如“以人為本”、“科學發展”等應該也相當時髦。
安全述職報告的一般結合和格式
*市公務員申論考試的題型變化很大。從題目的數量上來看，由最初的兩道題目變成三道題目，又由于學習中央國家機關和山東、浙江等地的命題結構，變為四道題目，一直到20*年保持不變。
從具體的題目要求來看，更注重分析問題能力的考核。從20*年*市公務員的申論考試可以發現，第一題沒有太大的變化，依舊是概括主要內容或概括主要問題。變化的主體是第二題和第三題。第二題是針對材料所反映的主要問題提出對策或建議，第三題是結合給定的某一個或幾個材料所反映的問題談看法，說觀點。20*年的與20*年的相比沒有太大的變化。
二、注重對部分給定材料的理解
*市公務員考試把一部分題目的作答不再定位在對全部給定材料進行總體的把握上，而是對部分材料進行深刻把握。20*年*應屆生申論考試的試題雖然不像20*年那樣具體指出哪則材料，但就具體問題而言，與20*年命題方式沒有質的區別。
例如：
20*年*市應屆畢業生申論考試第三題：
請從行業協會的角度談談如何提高“中國制造”在世界上的地位。要求：簡要明確，合理可行;字數不超過400字。
20*年*市應屆畢業生申論考試第二題：
針對給定材料所反映的目前聽證會存在的問題，試擬出具體可行的解決措施。要求：條理清楚，字數不超過300字。
20*年*市應屆畢業生申論考試第三題：
結合“給定材料5”、“給定材料6”和“給定材料9”，談談在現階段用網上聽證的方式召開價格聽證會是否可行，要求：簡要明確，字數不超過300字。
三、公文型題目有可能成為*市公務員考試的題目
近年來，申論題目的要求往往是處理行政機關中的日常事務，因此公文寫作一直是申論考試的重要題目。在2014年、2014年和20*年中央國家機關公務員申論考試，以及20*年四川省、20*年浙江省和20*年江蘇省公務員考試的申論考試中都出現了公文型題目。
例如：
20*年四川省公務員考試申論第二題：
假設你是某市政府調研室工作人員，通過對本市外來人口各項狀況的了解，擬進行一次本市外來人口管理模式的調研，請撰寫一份調研提綱。要求：符合調研提綱的相關要求，條理清晰，具有針對性和可行性，限500字內。
關鍵詞 檔案管理工 作現代化 檔案管理 創新
一、檔案管理工作現代化的背景
1.進入21世紀，隨著時代的飛速發展，科學技術的進步要求必須實現檔案管理工作現代化。現代科學技術在世界范圍內的迅猛發展，計算機、網絡、電子通訊等新技術、新手段的廣泛應用使得辦公自動化和無紙辦公成為現實。檔案工作順應新形勢逐步實現檔案管理工作現代化成為必然選擇。
2.傳統的手工管理檔案方式勞動量大， 查詢速度慢， 工作效率低， 嚴重影響檔案的利用。辦公自動化， 帶來電子檔案的大量產生， 要求我們必須通曉電子檔案的特性， 把握電子檔案的運動規律， 積極開發電子檔案信息資源， 提高工作效率。辦公自動化迫切需要檔案管理工作自動化， 提高工作效率， 實現檔案管理工作現代化。
3.加強對檔案的利用率和保密性，要求實現檔案管理工作現代化。傳統的檔案管理模式，伴隨著檔案存儲年份的延長， 由于檔案的載體材料質量差， 保護手段落后等客觀原因， 將會出現了褪色現象， 嚴重的甚至出現“無字”現象。傳統檔案管理工作信息利用共享性差，不能與他人同享檔案信息， 這都迫切需要采用現代化管理手段以提高管理質量。
二、檔案工作創新助推檔案管理工作現代化的實現
1.要樹立現代化的檔案管理理念。“思想是行動的先導。”要進行檔案管理工作現代化，檔案工作人員的檔案意識形態最先需要“現代化”。不引進先進、科學的檔案管理理論作為指導， 整個檔案管理的發展便會受到影響， 也就談不上檔案管理的現代化。檔案從紙質檔案向電子檔案演進，突破了由于紙質載體的時空局限性。同時，電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質輕巧等優勢受到人們的厚愛。檔案工作人員應著眼科技發展的趨勢， 運用科學的眼光看待檔案管理， 積極思考解決檔案新載體方面的問題。
2.檔案隊伍要創新。進人信息時代， 檔案工作要適應新時期經濟社會發展的需要， 檔案工作者就必須作為創新主體， 主動迎接挑戰，樹立創新意識。檔案工作的創新來自對檔案管理的創新想法和欲念，沒有創新的認識， 檔案創新無從談起。培養檔案工作者知識的創新能力， 使之成為適應時代要求的復合型人才， 是檔案工作現代化所必需。
3.開發檔案信息資源要創新。檔案信息資源是信息開發利用的基礎， 也是創新工作的前提。現代化技術手段的應用， 既能把檔案管理工作從繁重的手工勞動中解放出來， 又能使大力開發和科學合理有效地利用檔案信息資源成為現實。在檔案的保護、存儲、信息的檢索、編目和參考查詢服務中， 廣泛應用現代科學技術， 加大技術更新和現代化投入， 是實現檔案資源開發利用工作根本變革的必由之路。
4.創新服務機制， 改變服務方式是創新檔案工作的目的。按照“堅持創新， 突出服務” 的思路， 不斷加強檔案部門的業務建設， 改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式， 是創新服務機制的前提之一。在實際工作中，要做好兩方面工作. 首先， 檔案開發利用要向深層次服務轉化， 根據工作的需要有針對性地編研科技水平高、利用價值高的開發利用成果。其次， 要向多種服務轉化， 除做好上門利用服務外， 還要主動與科研、經濟部門聯合， 建立咨詢服務等。
三、實現檔案管理現代化的基本措施
1.要學會運用現代化的管理技術。目前， 計算機和網絡技術的應用已深入社會的各個領域和角落， 輕輕地點擊鼠標就把我們迅速地帶入到多媒體信息高速路， 通過計算機網絡傳輸檔案信息， 可以廣泛地實現檔案信息資源共享， 而實現檔案的信息資源共享， 就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎知識和業務工作能力， 又要掌握與信息技術相關的計算機應用和管理知識， 這樣才能做到相輔相成、互相促進、互為轉化， 適應信息社會發展的需要。目前隨著科學技術的發展， 檔案載體已呈多樣化趨勢， 由單一的紙質檔案向電子檔案轉化， 電子檔案除具有方便、準確、高效等優勢外， 在收集、歸檔、鑒定、利用和保密等方面給檔案管理工作帶來新的課題， 檔案管理人員要學會運用計算機和網絡知識， 通過技術處理， 采取必要的手段加以控制， 管好用好檔案， 以達到兩者的完美結合， 以適應科學技術、信息技術、網絡技術的發展和社會各方面對檔案利用的需要。
2.理順關系， 健全制度， 拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系， 健全檔案管理的規章制度是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高， 必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案管理部門， 明確職能， 將企業各個類型的檔案統一管理， 統一考核， 使檔案管理與企業核心業務同步考核評價， 同步發展。同時， 要拓展檔案的范圍。如企業經營方面， 所進行租賃、承包、核算的方案、協議、合同也應進入歸檔材料之中。
3.重視人才培養， 提高人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案管理人員培養納入企業人才培養計劃， 通過專業培訓、知識更新、進修學習等， 提高業務水平， 適應檔案業務發展， 推動檔案管理水平的提高。
4.開發檔案資源， 為企業管理工作服務。檔案資源的開發利用是企業檔案管理的主要目的， 通過檔案深層開發， 提高檔案的使用價值為企業自身管理及客戶服務。同時， 通過利用檔案為企業創造良好的社會效益和經濟效益， 提高檔案在企業管理中的地位和作用， 促進檔案建設。
. 培訓目的：使受訓人員了解公文的基本特點和一般格式，掌握常用快速的寫作方法及其變化提高日常公文的寫作能力。
．培訓內容：
1、公文的概念
2、日常公文的分類
3、公文擬寫的步驟與方法
4、電子公文
5、公文范例
6、嘗試寫作
．課程長度：6時
．培訓方式：講解法+范文欣賞+模擬練習
．教材內容：
引言
在科學技術突飛猛進，經濟競爭日趨激烈，人類社會快步走向信息時代的今天，公文在為黨政機關、人民團體和企事業單位實施領導、處理公務、溝通信息、聯系事務、傳達企業決策中發揮著越來越重要的作用，公文的寫作也正在從舊模式中解放出來，逐步走向科學化、規范化、制度化。
什么是公文？
所謂公文，它是公務文書的簡稱，它是國家機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式制作的書面材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。
在各類企業中，所指的公文一般為商務公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀要、工作計劃要點、公司及產品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結、市場調查報告、說明等
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行：
一、 明確發文主旨
任何一份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1、文件的中心內容是什么？比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。
2、根據文件內容，準備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級來文所反映的問題，是寫一個指示或復函，還是一個帶規定性質的通知等。
3、明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。
總之，發文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草。
二、收集有關資料，進行調查研究,
發文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調查研究當然，這也要根據具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調查研究工作，在明確發文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結、起草規章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關材料和進行進一步調查研究工作。
怎樣為擬寫公文搜集材料和進行調查研究呢？一是收集和閱讀有關的文字材料；二是到實際當中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閱去年的工作計劃及工作總結，以及參考有關先進企業的同類工作計劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢，今年的中心任務上級要求等。
總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閱的提綱除外。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前后重復、脫節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草、擬寫正文
結構安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：
1、 要觀點鮮明，用材得當。也就是說要用觀點來統帥材料，使材料來為觀點服務。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統一。
在寫作當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發文的意圖 ，特別是情況匯報、工作匯報介紹。
2、 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。
五、反復檢查，認真修改
初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經過反復修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能通過。
1、 關于主題的修改。看主題是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。
2、 關于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。
3、 關于材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過適當的材料表現出來。
4、 關于結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，使全文更加嚴謹。
5、 關于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規范的字及標點符號。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。
請示
請示是下級向上級請求決斷、指示或批準事項所使用的呈批性公文。
請示的特點 一、針對性。只有本單位權限范圍內無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用"請示"行文。請示上級給予指示、決斷或答復、批準。因而"請示"具有很強的針對性。二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領導對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的"批復"回文。三、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個受文領導，即使需要同時呈送其他領導，也只能用抄送形式。四、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現的情況和問題，求得上級單位指示、批準的公文，如能及時發出，就會使問題得以及時解決。
請示的分類
根據內容、性質的不同，請示分為以下三種：
一、 請求指示性請示。二、 請求批準性請示。三、 請求批轉性請示。
請示的結構、內容和寫法
請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內容和寫法如下：
一、 首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內容。
1、 標題。請示的標題一般有兩種書寫方式：一種是有發文機關名稱、事由和文種構成。如《***組關于********的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于*******的請示》
2、 受文領導。每份請示只能寫一個受文領導，不能多頭請示。
二、 正文，其結構一般由開頭、主體、結語構成。
1、 開頭。主要交代請示的理由。
2、 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關提出的具體請求，這部分內容要單一，只宜請求一件事。
3、 結語。另起一段，其習慣用語有"當否，請批示"、"妥否、請批復"、"以上請示，請予審批"、"以上請示，呈請核準"或"以上請示如無不妥，請批轉各部門予以執行"。
三、 尾部，其主要結構為落款與成文時間兩部分。
請示應注意的問題
一、 一文一事的原則。
二、 材料真實，不要為得到領導批準而虛構情況。
三、 理由充分，請示事項明確。
四、 語氣平實、懇切，以引起上級的重視。
報告
報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復詢問的陳述性上行公文。"報告"是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內容，以概括敘述為主要的表達方式."報告"是行政公文中的上行文種，撰寫"報告"的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領導能及時給予支持，為上級機關處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據。"下情上達"是制發報告的目的。所以報告的內容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。
報告的特點：
一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復等，它不直接請求上級機關正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區別之一。二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關批轉到有關部門貫徹執行，報告一經批準，便作為批轉文件的附件下發，其權威性依賴或附屬于批轉機關。三、報告在內容上不像"請示"那樣有"一文一事"的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結構比較復雜。四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關縱向聯系的一種重要形式。向上級及時匯報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關必須履行的一項工作制度。
報告的種類
報告從種類與內容上分主要有：匯報性報告、答復性報告、呈報性報告、例行工作報告。寫法
報告的結構一般由標題、受文領導、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法
一、 匯報性報告
匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：1、 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內容大體包括工作進展情況，成績或問題，經驗或教訓以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。2、 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。
二、 答復性報告
這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問什么答什么，不涉及詢問以外的問題或情況。
三、 呈報性報告
呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或物件的根據或目的以及與文件、物件相關的事宜。
四、 例行工作報告 例行工作報告是下級向上級因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務報告、費用支出報告等。
公告
公告是用于對企業內、外宣布重要事項的公文。
公告的寫法
公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。
一、 標題。
公告標題有三種：一種是完全標題，包括發文機關、事由、文種；二是發文機關和文種以上兩項，多用于政府機關；有的只有文種，如《公告》，標題之下，有時可依公告單獨編號。
二、 正文
正文一般由主旨與說明構成。
主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內容。
說明寫出公告依據、公告事項。結尾一般用"特此公告"作為結語。
三、 落款及日期
公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結尾處。重要的公告落款處除注明發文單位外，還應標明發文地點。
會議紀要
會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于各機關、企事業單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。
會議紀要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者統一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據。同時"會議紀要"是可以多向行文，具有上報、下達以及同級單位進行交流的作用。
會議紀要的寫法
會議紀要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：
一、 首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內容。會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《*****公司******會議紀要》
二、 正文。會議紀要正文結構由前言、主體兩部分組成。
1、 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果。
2、 主體。它是會議機要的核心內容，主要記載會議情況和會議結果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文時間兩項內容。
電子公文
隨著網絡化的發展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統的辦公模式正在發生著革命性的變化，但現在國內缺少實現網上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業的辦公方式還無法真正實現無紙化。
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題。相當與公文的標題，如《關于***請示》、《關于****報告》。
四、 事項。公文的主要內容，包括發文目的，事項等（與日常公文協作方法一致），若提供相關文件或報告等，可以附件方式發送（注明）。
關鍵詞：農業；文秘；檔案；一體化
中圖分類號：G27
文獻標志碼：A
文章編號：1000-8772（2012）11-0087-02
新時期文秘工作處于單位中樞的重要位置，具有綜合情況、協調關系、信息調研、督促檢查、辦事服務的職責。文秘工作涉及文書處理、信息綜合、新聞宣傳、交辦督查、公務接洽、活動安排、會務準備、檔案立卷等多項基本任務。作為農業科研單位，2012年農業部啟動了“科技進村入戶，助力增產增收”的全國農業科技促進年活動，并且繼續進行了事業單位績效管理試點工作，文秘人員面對新一輪的工作要求，更應該聯系實際需要，從系統、科學的角度全面理解并落實文秘工作。那么新時期農業科研單位文秘人員應該具備什么樣的素質呢？
一、新時期農業科研單位文秘人員應具備的素質
按人們通常的直觀印象，科研單位的文秘工作不外乎抄抄寫寫、跑跑腿、忙忙碌碌，做些不起眼的小事，誰都能勝任。其實不然，在新的政策環境要求之下，科研單位的文秘人員首先要有高度的責任心。要有不怕吃苦、不厭煩瑣、高度負責的敬業精神，敬業才會樂業，才能滿腔熱情地投入本職工作。其次， 必須具備扎實的科技基本功。科研單位的文秘人員也必須具備基本的農業科研常識，針對水產科研單位，文秘人員必須認真學習現代漁業科技知識， 跟蹤水產研究領域的最新科技信息，不能浮在表面，說外行話，要深入實際做行家里手。例如，近期隨著媒體對“天價刀魚”的報道，全國政協副主席王志珍、江蘇省省長李學勇分別視察了刀魚的養殖情況，作為文秘人員，就必須思想覺悟起來，詳細了解相關新聞報道，了解事情進展情況，如此，再有接待來訪人員問詢起刀魚的情況，便可以侃侃而談，不至于一問三不知。第三， 必須具備良好的業務能力，全面綜合的素質。必備的組織管理能力和溝通技巧，熟練的外語口語、基本的計算機操作能力以及規范的公文寫作常識、文件歸檔整理知識是科研單位文秘文員工作得心應手的秘訣。如此才能做到政令暢通，上情下達，真正成為適應時代需要，又紅又專的人才。
二、科研單位文秘與檔案管理工作的規范銜接
沒有規范化的文書基礎，難有標準化的案卷質量。同樣，沒有標準化的檔案提供利用， 文秘工作也易受阻。抓檔案必須從文秘工作抓起， 抓文書必須從文、檔一體化抓起[1]。
《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文格式》和《國家行政機關公文處理辦法》是文秘與檔案工作的準則。文秘工作面對的是公文起草、核稿、登記、印發和立卷等工作，跟蹤公文的全流程運轉；檔案管理面對的是公文的整理、著錄、保管、查閱、利用、檢索和編研等工作，是對公文的后續追蹤和反饋。公文是文秘工作的產品，同時又是檔案資料的來源，因此，文秘工作與檔案工作是公文運轉流程中的先后環節，二者緊密相連，密不可分。實行文秘工作與檔案工作一體化管理，既有利于歸檔文件從源頭上進行質量控制，規范管理，又有利于強化歸檔意識，方便追蹤公文流向，充分發揮公文、檔案的利用價值[2]。
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上承下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦，歸檔，會直接影響整個單位的工作效率，能夠使單位更好地貫徹落實好上級領導部門的精神。因此說，文秘工作的優質服務起著不可估量的作用。以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能有效推動文秘工作規范有序的健康發展。
三、利用現代信息技術促進文秘檔案電子一體化
所謂文檔一體化管理，就是把文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，在公文生成制發到歸檔管理的全過程，都體現文秘工作和檔案工作的具體要求，使文檔工作流程科學化、規范化，充分發揮公文、檔案應有的價值。自古以來就有“文檔不分家”一說，雖說信息化時代，辦公現代化使得分工越來越細，但文秘檔案一體化管理已是大勢所趨[2]。
加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎，硬件的建設合理與否，直接關系到文秘和檔案工作的成效。“文檔一體化”的計算機管理系統是科研單位做好檔案工作的前提。依靠這一系統，一次輸入，多次輸出，從公文產生到運轉的每一個環節上，特別是在公文向檔案轉化的關鍵環節，都能體現檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化， 管理一體化，利用一體化，規范一體化，信息化真正實現了文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高了檔案的質量[3]。
利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞和開發利用是目前最重要、最根本的現代化管理手段之一。在具備一定的檔案硬件建設之后，軟件建設也不可輕視[4]。筆者走訪了多家國家級水產科研單位，在向辦公系統的文秘工作者詢問文檔一體化相關工作時都發現，因為科研單位始終以科研為本，對文檔工作較為忽視，人員配備方面也存在不足，只能做到兼職檔案員，造成兼職檔案員無暇顧及、不受重視檔案工作，同時也不納入績效考核的范圍。農業科研單位也很難做到集中對兼職檔案員定期進行計算機管理系統軟件的學習和培訓，文檔一體化在農業科研系統內部沒有形成統一成熟的體系，即使有好的管理軟件，沒有懂業務知識的人才，農業科研單位的文檔一體化也只能是一紙空談。
因此我們要強化系統思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當前工作服務，更要對歷史負責，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎性工作。實行文秘工作與檔案工作一體化管理，必將加速辦公自動化和檔案管理現代化進程[5]，從而提高農業科研單位辦公效率。
綜上所述，文秘工作是做好檔案管理工作的重要基礎，檔案管理是發揮文秘工作價值的延續和升華。實行文秘工作與檔案工作一體化管理，不是文秘和檔案部門一家之事，農業科研單位的員工因工作需要都有可能是公文和檔案的經辦人，因此，強化經辦人規范的公文處理意識和歸檔意識更是文秘檔案管理的重中之重，農業科研單位人員整體檔案意識的加強才是保持文檔規范科學的關鍵所在。
參考文獻：
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