時間：2023-06-02 09:22:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理提升方案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】高校 檔案管理 創新 數字化問題
創新就是人類社會和國家發展的重要依據。隨著社會經濟的有效提升，科技技術的不斷創新，促使高校的檔案管理工作也出現了一定的改變，并且進入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現的問題，同時滿足了現階段高校學生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數字化的發展，主要是依據數字轉換、掃描、壓縮等網絡技術將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學生、教師以及研究者等進行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創新，從而滿足現階段高校發展的需求。
一、高校檔案管理創新和檔案管理數字化具備的含義
高校檔案管理的創新和檔案管理數字化是依據現代管理方案為依據，全面依據現代管理觀念和形式，結合優質的管理形式和設施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創新觀念，引導高校管理走向科技、數字、系統化的管理形式。
高校檔案管理的現代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質量。高校檔案數量和時間也在不斷地改善。因此，現代化的管理形式是發展的必然方向。
二、高校檔案管理創新和數字化管理中存在的問題
在實際發展的過程中，想要到達創新，進行數字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。
（一）檔案標磚缺少完善性。由于不同高校的發展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據高校來說，其時間的差異性，促使技術也存在一定的不同，從而導致檔案管理工作無法統一，設施應用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。
（二）管理形式缺少創新性。高校的檔案管理發展形勢逐漸向數字化挺進，這是時展的需求，具備一定的連續性。從信息技術的發展初期到現階段，我國越來越關注檔案管理現代化發展，但是隨著科技技術和社會經濟的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時展的需求，缺少一定的創新觀念。科技發展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創新觀念，從而滿足時代和人們的需求。
（三）數據庫構建缺少實用性。現階段，國家在投資高校管理經濟上，依據對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優質的設備，促使大部分構成的檔案數據庫形式較小。大部分的高校檔案數據庫管理都缺少實用性，數據庫模式的減少，標準不完善，形式單一化，同時沒有規范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。
三、高校檔案管理創新和數字化檔案管理的方案
（一）完善檔案管理的系統，減少網絡影響。要想實施高校檔案管理數字化，最先要完善管理系統的軟件，從而奠定有效的基礎，以此高校需要提升軟件的開發工作，開發有效的高校檔案管理軟件。一個優質的檔案管理數字化技術，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網絡技術和平臺的約束。第三，應用技術簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據上述三點實施創新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構建優質的專屬服務器，促使校外的人員可以進行搜查。并且定期更新數據庫信息，確保信息的有效性。
（二）構建數字化檔案管理，促使文書檔案自動化應用。構建數字化的檔案館是科技技術發展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標以及方向等。因此，在實際發展的過程中需要依據信息和網絡形式構建數字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進行數字化管理，有助于校內外的人員進行閱讀和下載。工作者可以依據掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統中。在最開始實施數字化檔案管理工作的時候較為復雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現階段的檔案工作都將實施數字化，需要工作者依據數字化技術和系統的要求將文書工作轉化為數字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進行自動化管理的重要基礎。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉換為數字化的形式，還要將整體的管理工作轉換為數字化的形式。這需要數字管理的構建融入管理，依據系統管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數字化管理工作的質量。
（三）提升數字班培訓，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數字班培訓工作，從而提升工作者數字化管理能力。工作者依據培訓班，可以學習新的知識，優化自身具備的知識系統，并且掌控新的計算機管理能力，滿足檔案數字化管理的要求，提升整體工作的質量和效率。
結束語：綜上所述，計算機技術和網絡平臺的不斷發展，促使人們的生活和學習形式都發生了一定的改變，信息數字化已經是現階段社會發展的重要組成部分，更是創新的重要依據。高校檔案管理是檔案管理數字化管理中組成部分，結合了創新的理念，滿足了現階段時展的人們需求，同時也推動了檔案管理數字化理念的發展和應用。
參考文獻：
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【關鍵詞】服務；檔案信息管理；方案
在經濟高速發展的今天，人們逐漸發現了提高企事業單位工作效率的主要內容，并不完全在于主體內容的完善上，還需要考慮到與之相關的各項工作內容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會的長期實踐當中，很多的企事業單位提出了一些科學有效的改進措施，并創設出了一些新穎的管理方案，但是對于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發現，當前的企事業檔案信息管理雖然不遺余力地引進一些現代化的管理方法和設備，但是理論性質的服務理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當前國內企事業單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內容在于他們都沒有形成良好的服務意識和觀念，工作人員都沒有認識到自己工作的重要性，僅僅認為檔案管理是公司的一個必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動下，很多的工作人員開始出現了懈怠的心理，不愿意積極主動地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現階段的檔案管理，不僅對整體的服務效益有著相當大的影響，而且成為了服務鏈中的一項重要內容，能夠為客戶提供最為直接切實的服務。如果在這個時期，持續保持以往的檔案信息管理狀態，將會直接影響到整體的服務質量，對于企事業單位的工作進程將會產生較多的阻礙。為此，我國國內的企事業單位，需要對當前時代下的檔案信息管理內容進行多方面地完善，秉承單位內部的服務理念，采取最為合理的管理方法，進而推動整體服務質量的提升。
一、分層管理法
在現階段的企事業單位中，存在相當多的信息資料需要進行合理地分類和整理，如果本身的檔案數據資料過于冗雜，將不利于服務工作的開展，查閱資料的速度會顯地十分慢，難以滿足人們的實際工作要求。分層管理方案便是應對這種狀況的最好管理方式，它的特點主要凸顯于針對性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎上，對全部的信息資料加以分類，分類的標準一般被定為服務對象，根據不同的服務對象，進行科學的分類。之后再根據不同的類別，提供最為切實的檔案信息服務。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實踐性相當強，實效性也會更高。需要注意的是，在以往的企事業單位工作中，已然有相當一部分的檔案管理人員對各種資料進行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實際效用已然發揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務對象、信息收集目標、信息資料內容，同時，還有必要在檔案信息管理部門下，分設一些下屬部門，由這些部門分別對自己的工作內容進行管理。此外，對于不同部門所提供的服務內容，也需要有一定的區別。分層管理法的科學性，主要體現在服務理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務內容，最主要的原因在于服務對象的不同上，人們在實際的工作中，所需要的檔案信息服務內容是不同的，對它們進行科學有效地區分，能夠使整體的管理流程更加科學有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對管理主體、管理對象、管理內容的細化，而其中的細化管理，不僅是整體工作開展的基礎，而且是優化服務質量的主要方法。現階段的企事業單位工作，十分注重對工作的細化，而且只有對工作進行細化，只能實現精細化的管理，為人們提供更好的服務，因而企事業單位的檔案信息管理，需要實時地應用分層管理法，以提高自身的工作效益。
除了上述的各種優點以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對其進行分類，將會是畫蛇添足的行為，對于整體的服務質量提升，并沒有太大的作用。而且，在應用分層管理方案的時候，需要對服務內容和服務主體進行一定的分類，而相當多的企事業單位沒有明確的分類標準，導致很多檔案信息，在進行查閱的時候，出現較多的阻礙。同時，在檔案信息管理部門下分設相應的分類部門之后，一旦服務內容和責任出現不明確的狀況，將會嚴重影響到檔案信息服務工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對于管理內容的分類，并沒有明確的分類標準和方向，很多的檔案管理人員，習慣于按時間進行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個下屬部門，以促進整體工作效益的提升。但是，在實際的工作中，這些管理人員又發現了一些嚴重的問題，那就是時間的劃分上，不能確定最為合適的時間標準。大多數的企事業單位在運用分層管理法的時候，將時間的標準設置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內容，兩年以內的屬于較為新穎的資料內容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對檔案不斷地進行更新工作，嚴重影響了正常工作地進行。
二、數據庫結合法
信息時代的到來，人們的生活發生了很大的變化，很多傳統的內容得不到人們的認可，而且不再是當前社會的主題。在現階段的企事業單位管理中，存在一種科學有效的管理方法，即數據庫結合法，將現有的管理設備和管理方法，與數據庫完好地結合起來，雙方進行科學地互動合作，進而使得檔案信息管理的工作內容更加完善科學。數據庫結合法的運用基礎，在于對網絡數據庫的完善，在這個過程中，檔案管理人員需要優先利用網絡技術，創設出獨立的數據庫，并將收集整理到的全部內容，實時地輸入其中，以提高整體的服務效率。數據庫結合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時間內，迅速有效地為客戶找尋到相應的檔案信息，并選取針對性的服務內容進行服務。現階段的企事業單位檔案管理，運用最多的方法都是數據庫結合法，將企事業單位的整體檔案管理與服務，完全地與數據庫結合起來，雙方相輔相成。由于互聯網是該項工作開展的基礎，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學。同時，傳統的檔案管理采用的主要的是紙質資料的收集整理，當前的檔案管理在采用全新的數據庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實的服務，而且信息資料的收藏空間將會變得相當大，不會像傳統的檔案管理那樣，需要對檔案進行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。
數據庫結合法也有著自己的缺點，它的最大缺點在于網絡的特點，即面向的人群是全體的社會人。因而在運用它進行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現在數據信息的直接侵入上。隨著科學技術的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當多的信息技術和網絡手段，而其中不乏存在一些社會的不良分子，他們對于網絡技術的應用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業單位的數據庫建立相對較為獨立，但是始終建立在互聯網的基礎上，于是長期面臨著外界的各種挑戰和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對檔案管理部門的致命打擊，整個部門會趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業素質，高效地操作電腦，并將數據庫的防護措施進行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。
三、自我檔案管理
在新時期的經濟建設發展過程中，企事業單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當前的社會，企事業單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務理念也應該服務于人。為此，一部分企事業單位對現有的檔案管理工作進行了創新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺，由客戶對自己的信息進行更新、完善以及查閱，后臺的服務依舊是由企事業撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現代化的經濟建設進程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當高的可行性。在實際的檔案管理工作中，一旦客戶產生了檔案信息服務的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯系，然后將自己的實際需求內容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進行相應資料的檢索。這個過程相對較為麻煩，而且很多時候容易出現多種失誤的現象，不利于整體檔案管理質量地提升。而在自我檔案管理當中，客戶可以根據自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進行知識體系內容的攫取。
自我檔案管理也存在一定的不足之處。對于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認知基礎和對先進設備的運用能力，如果客戶不具備這些方面的內容，那么自我檔案管理將不會產生實際的效用。而事實上，現階段的國內人群體系，雖然知識人群占據了很大的比例，但是依然有相當一部分人群，缺乏良好的科技認知和使用能力，因而自我檔案管理對這部分人群是不適用的。為此，企事業單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務理念，根據客戶的不同狀況，制定最為切實的服務內容，以獲得人們的支持，進而產生相當大的服務效益。
結束語
新時代的企事業單位檔案管理，在社會經濟發展的重重挑戰下，必然需要進行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴格的服務理念，切實地為公眾提供服務。
參考文獻：
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醫院風險檔案的管理最重要的目的就是降低醫院在進行醫療活動中的風險，最大程度的保障醫療安全。醫院風險管理檔案能夠完全地記錄風險管理的過程，對其進行分析，提升其管理價值。
（一）分析醫療事故的原因。風險檔案管理中，發生了醫療事故之后，需要進行全程的追蹤和調查，從而保證事故問題得到處理，確定事故的發生原因，是解決的基礎，通過對事故資料的研究分析，可以確定事故發生的根本原因，從而確定多種解決方案并實施。
（二）提升風險管理方檔案的管理水平。當醫院進行了風險檔案管理后，醫護人員的風險意識會得到很好的提升，主動的避開自己崗位中存在的醫療風險，認識到風險所帶來的后果，使得風險得到更好的規避。其次可以保證醫療活動的質量，醫療質量是醫院業績的重要體現，而風險管理檔案就是檢驗質量的最好過程，醫院加強風險管理的宣傳，有助于在院內營造很好的管理氛圍。
（三）促進醫院決策更加科學化。檔案的一項基本功能就是為醫院的決策提供科學依據，但是現階段很多醫院的風險檔案管理缺少統一的管理模式，大多采用部門方式的管理方法，不同部門之間的管理方式也不盡相同，缺少完善的考核體系，增加了檔案管理的風險。規范化的風險檔案管理能夠有序的收集檔案，讓內容更加標準和完善。采用專業的人員進行填寫和保存，減少了檔案保存的隨意，從而更好的幫助醫院進行科學化的決策。
二、風險管理檔案的主要內容
（一）管理性文件。管理性文件指的是能夠保持風險管理的有效性，比如法律文件、醫院委員會組成、變動文件、責任授權、管理程序規定、管理目標的制定文件、事故報告、任務表等文件，這些文件使得風險管理中的活動有依據可尋查，過期文件和無效的文件被及時的清除，使得風險檔案的管理更加有效。
（二）操作性文件。第一，檔案中的資料性文件，指的是風險管理人員在醫療過程中的事件報告、風險調查資料、患者資料、安全檢測等與風險管理活動相關的數據性資料，事件包含藥品不良事件、員工傷害事件、物品丟失和暴力事件等；第二是指標檔案，比如醫院的統計、國家統計和文獻中已經確定的風險指標；第三，已經確定的風險和改進的措施，醫院的風險管理部分根據信息對以往風險的分析，確定出預期的改進目標、風險檢測和方案評估等，第四是已經實施的方案，根據資料的評估情況，實施改進措施，確保檔案修正的有效性，第五是評價風險的有效性資料，比如醫院進行評審后確定有效的資料，評審的范圍、預期目標，修正可以減少風險，保證醫療活動的安全性。第六是風險檔案培訓資料，加強培訓，從而保證醫院質量的持續改進。
（三）決策性文件。決策性文件包含風險管理部門進行的溝通和決策，在與部門進行溝通的時候，對于問題的結論、建議和有效性改進等方面進行的資料記錄，定期地向相關科室進行風險報告，呈現出改進報告和評價報告。
三、規范化管理的應用途徑
首先要明確風險檔案管理的責任人，成立以院長為主要負責人的風險管理委員會，負責各種管理制度的制定、實施和協調，定期召開風險評估會議，分析風險問題并且進行改進，確保風險管理方案可以進行規范化的管理。其次是成立專門的風險管理部門，用于負責醫院各項風險事件的管理，比如制定事故原因調查表、報告表、評估記錄和改進方法等，收集、分析、整理各項風險事件的檔案資料，形成報告，定期向風險委員會進行報告。再次是醫院各個部門之間的協調，根據科室的特點，明確其風險任務，制定出風險管理資料，并且定期向風險管理委員會提交規范化的風險檔案資料。最后是醫院全員參與，根據風險檔案中不良事故的資料，向醫院醫護人員講述風險事件，從而提升其風險意識，能夠在各項醫療活動中規避風險。對于已經發生的事件要形成事件報告，按照風險檔案管理的程序進行資料的提交，配合調查，幫助醫院完善風險檔案管理。
四、結語
1.檔案管理信息化建設的重要作用
目前電力單位管理檔案的方式主要包括兩種，即手工管理與電子管理，實施電子管理時需要采用OA系統，OA系統雖然實現了無紙化管理，但存在數據丟失、無法實現數據備份、數據安全隱患大等問題，難以為檔案的共享及高效利用提供有效支撐。對此，應通過采用合理的方法加快檔案管理的信息化建設進程，通過信息化的管理方式充分發揮檔案的重要作用。采用信息化的方式管理電力單位中的檔案不但能夠積極轉變傳統檔案管理模式，提高檔案管理效率，同時能有效節省檔案管理中所耗費的財力、人力，充分保障檔案安全。首先，加快檔案管理的信息化建設進程可以充分利用現代信息傳輸通道高速傳播檔案數據，單位中的各部門與員工可直接利用網絡獲取檔案信息，這就有助于實現檔案的網絡化管理。另一方面，加快信息化管理建設，可以讓檔案的管理者與使用者在不到館的情況下直接利用網絡查詢相關的目錄信息與全文信息，或者是在得到授權的情況下直接整理檔案數據信息，無需通過打印、復印等方式保存檔案[2]。因此可以跳過傳統檔案管理中的多種繁瑣工作步驟，有助于提高檔案管理效率，同時可節省大量的人力及財力。此外，實現信息化管理可以利用電子數據庫取代紙質檔案，避免因紙質檔案受到時間、環境及溫度等影響而出現模糊、遺失等問題，有助于提高檔案管理的安全性。
2.電力單位檔案管理信息化建設分析
2.1加快信息化管理基礎設施的建設進程
電力單位應根據檔案管理要求及自身經營情況對信息化管理基礎設施進行完善，以保證檔案管理工作能夠順利開展。首先，要積極引進新興檔案管理技術，并積極采用現代管理模式提高電力單位內部的工作效率，從而為檔案的信息化管理建設提供有利條件。其次，要注重利用最新信息技術與計算機網絡技術，并在此基礎上提升信息化管理系統的數據存儲能力。還可以通過建立起相對完善的信息管理系統，利用管理系統統一管理檔案數據庫，提高管理系統的查找效率，方便于檔案管理人員及利用人員高速瀏覽檔案信息，并確保管理系統可以及時、順利發送檔案信息，以建立起安全性高、可靠性強的信息化管理基礎設施[3]。此外，應加快電力單位紙質檔案的電子化進程，確保電子數據檔案的全面性，以便為信息化管理構建出相對完善的平臺。在收集與整合紙質檔案時要注重管理好原檔案，及時修正電子化檔案，利用軟件平臺系統化管理電子化檔案。在電子化檔案的應用系統建設方面，可以采用現代管理理論建設檔案應用質量管理系統，規范檔案信息數據接口，采用不同的數據交換分支，包括發電廠等相關單位的數據交換分支等，保證電子化檔案信息管理的標準化。
2.2建立起信息化管理的保障體系
為了確保檔案管理的信息化建設能夠順利完成，則應建立起相應的保障體系。首先，要建立起良好的溝通機制。信息化管理系統建設、信息化管理過程的實施均需要電力單位中的相關人員實現有效配合，溝通是配合的基礎，所以要確保電力單位的檔案管理部門與其他各部門之間實現有效溝通，明確各相關部門在檔案信息化管理中的職責，在實現通力配合的基礎上保障信息化管理建設過程的穩定性與持續性。其次，要建立起安全保障與防護體系。建立起現代化網絡安全防護體系是實現檔案信息化管理的基礎，所有應注重調整或提高信息管理系統的安全防護功能，保證在關鍵時刻信息系統可以實現應急，避免電力領域中的技術科研成果及具有獨立知識產權的檔案信息被非法竊取。第三，應注重建立標準化、規范化管理體系，確保信息化管理系統建設、使用與運行過程均有統一的標準作為約束，從而提高檔案管理效率及有效實現檔案信息共享[4]。標準化與規范化的管理體系應包括系統操作規范體系、安全運行標準體系及技術標準體系等。此外，要加快信息化管理人才的培養與引進工作，為檔案的信息化管理建設提供有力的人才保障。在人才培養方面，可通過建立激勵制度培養素質較高的檔案信息化管理專業人才，從而為信息化管理提供人力資源。
2.3完善檔案信息化管理系統設計方案
相對完善的信息化管理系統設計方案是提高檔案管理效率的重要途徑，結合電力單位檔案管理的實際情況，可以采用以下設計方案。在系統功能設計方面，管理系統應具有全過程化管理功能，包括檔案形成、利用及銷毀等過程，同時應能夠實現檔案資料的編研、專題匯編、查詢與統計功能，可以有效管理圖片檔案及聲像檔案。在設計管理系統所運用的技術方案時，可以采用OAIS系統，OAIS系統可在J2EE平臺中運行，且具有可擴展與標準化的特點，適用于建設數字化檔案館。OAIS系統可支持多種數據庫關系模型，包括MYSOL模型、SYBASE模型、DB2模型、SQLSERVER模型及ORACLE模型等，通訊協議包括SSL、IP、TCP程序等。為了平衡分布計算機網絡中的檔案數據計算、管理功能、數據處理功能及應用程序，在設計系統時可應用RMI技術，該技術能夠使管理系統實現檔案數據的遠程移交，將檔案管理部門下級單位數據傳輸到主管機構所使用的數據庫當中[5]。此外，在采用上述系統管理電力單位檔案時可以采用以下實施步驟：第一，對單位總部與下屬機構所使用的信息系統進行統一建設，保證各個系統之間的文件管理、歷史檔案管理實現無縫對接。第二，應確保單位總部能夠使用統一界面完成下屬機構檔案信息的查閱工作，同時使下屬機構中的檔案資源能夠與單位總部的檔案信息實現互聯互通。第三，在充分利用電力單位各級部門檔案資源的基礎上建立具有分布式、開放性特征的數字化檔案管理系統，確保檔案管理工作實現網絡化、規范化。
【關鍵詞】勝任力 城市建設檔案管理企業 績效考核
勝任力是現代人力資源管理績效考核的主要依據和實施前提，它關注影響員工績效的潛在的深層次特征，能將績效優異者和績效一般者區分開來，甚至可以預測員工未來的工作績效。城市建設檔案管理企業作為城市建設的重要組成部分，其績效考核研究對于規范企業運行、提高企業整體人力資源隊伍素質以及企業經濟效益等有著重要作用和意義。為此，本研究從新興的勝任力研究出發，以期為城市建設檔案管理企業績效考核提供新的方法。
一、勝任力的內涵及與績效的關系
勝任力的概念最先是由美國心理學家戴維·麥克利蘭于1973 年在《測試勝任力而非智力》一文中提出的。他認為組織在人員選拔和甄選中采用的傳統智力測驗、性向測驗、學術測驗以及等級分數等測試手段，不能預測其從事復雜工作和高層次職位工作的績效，以及在生活中能否取得成功；同時這種測試手段對某些特定人群也不盡公平。他認為勝任力是個人的一些潛在特點，它包括動機、個性特點、自我形象、價值觀、知識和技能，這些潛在的特點促成了個人有效或卓越的工作績效。
勝任力具有以下三個重要特征：績效關聯性，與員工未來的工作績效緊密聯系；動態性，與工作情景聯動；可區分性，能夠區分優秀業績者與普通業績者。由此可見，勝任力概念從一出現就和工作績效之間存在著必然的聯系，將勝任力導入城市建設檔案管理企業績效考核管理中，更能從深層次探討個人特質對其業績的影響。
二、城市建設檔案管理企業績效考核存在的問題
由于城市建設檔案管理企業出現得比較晚，人員考評體制相對滯后，員工素質參差不齊，同時由于該類起企業往往依附于城市建設的相關單位，因此使得貴陽市城市建設檔案管理企業的績效考核和指標體系都到受多種體制性因素和客觀性因素的影響，歸納總結起來我國城市建設檔案管理企業員工績效考核存在的問題主要有以下幾個方面。
（一）崗位職責不明確
由于貴陽市城市建設檔案管理企業成立較晚，因此很多企業的崗位說明書不配套，崗位職責不清，不能科學判斷員工和崗位的匹配程度，從而對員工進行績效考核時，缺乏依據。
（二）績效考核方式不科學
目前城市建設檔案管理企業對員工績效考核時由于部門之間溝通少，員工之間相互不熟悉，很難做到公正、客觀；受中國人的中庸思想和內斂的作風，怕矛盾、怕沖突，給對方考評時追求無差別趨同，普遍給高分，使得考核失去意義。
（三）績效管理缺乏相應的支撐
由于缺乏對績效管理重要性和系統性認識，城市建設檔案管理企業績效考核一般沒有專門的考核部門。員工間進行評價時， 只要根據主觀印象打分，草率了事，這樣造成的結果是各部門都不積極配合，使得企業績效考核工作更加困難。
三、基于勝任力的城市建設檔案管理企業績效考核建議及對策
在分析目前城市建設檔案管理企業績效考核存在的問題基礎上，參考相關勝任力和人力資源管理理論以及借鑒國外城市建設檔案管理企業和其他公司基于勝任力的績效考核方案規劃的成功經驗和模式，從以下幾個方面提出了加強和改善目前城市建設檔案管理企業勝任力績效考核規劃方案質量的建議和對策。
（一）確立勝任力導向在企業績效考核體系中的戰略地位
從城市建設檔案管理企業中長期發展戰略規劃的實施要求和業務職能核心競爭力提升的角度出發，并采取相關的輔措施和配套方案，確保該項戰略能夠得到有效的貫徹和實施，以提升其對于城市建設檔案管理企業長期發展戰略和服務戰略的支撐能力。例如將勝任力與員工的薪酬及職位晉升方案掛鉤，將效益機制和效率機制引入到內部考核之中，根據員工的價值創造進行比例性分配，從而激活企業內部人力資源管理的活力和創新機能。
（二）提高對于城市建設檔案管理企業崗位職責和價值創造細分和評價的質量
結合城市建設檔案管理企業工作崗位技術性強、業務綜合優化需求高以及安全性要求高等特點，根據其業務運作流程和機制確定崗位的價值創造流程，以提高服務滿意度為導向細化崗位職責，從而為崗位勝任力的績效考核系統的制定準備堅實的基礎業務數據支持。現代城市建設檔案管理企業的布局優化和輸送策略等等業務崗位對于員工素質的要求非常高，技能也比較綜合化，不同崗位之間的價值貢獻也不相同，因此要對這些崗位業務體系做出相應的定量化考核方案。
（三）根據職位要求確定一般勝任力和特殊勝任力績效標準
基于勝任力冰山模型外顯和內隱部分的勝任力內容制定績效標準，首先。一般勝任力績效標準包括職位必須的各種知識、技能，這些標準隨著個體從事不同工作性質的變化而變化，是完成績效目標的最基本要求，可以通過專業、學歷等確定；其次，特殊勝任力績效標準主要是達到優秀績效目標所具備的價值觀、態度、個性等個體的內在期望和動力，這些標準不應隨工作性質的變化而變化。這些標準的確定可以通過行為事件訪談法，制訂完成績效目標的高績效者的特殊勝任力特征。
當今社會正在創新各種社會服務和信息化的道路上高速前行，檔案管理的電子化已經成為大勢所趨。目前企業管理之中信息管理系統和計算機技術的應用已經十分普遍，這要求檔案管理要盡快進行科學化建設和創新化建設。所以檔案管理工作亟待創新，利用科學規范的檔案管理工作實現其對企業價值的提升，這是當前企業管理者和檔案管理工作者需要解決的首要問題。
一、企業檔案管理存在的主要缺陷
（一）企業對檔案管理重要性沒有足夠的認識。當前很多企業的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學性，造成這種現象的根本原因在于企業往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業的管理者將管理的重點放在經濟效益的獲得上，但是卻沒有意識到檔案管理在提升企業經濟效益上的推動作用，導致了很多企業檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業的不重視導致了企業工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責任感，通常檔案管理工作沒有專人負責。這種企業上下覺得檔案管理無用的觀念導致了企業發展嚴重失衡。
（二）企業缺乏完善的檔案管理制度。企業缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現為以下幾個方面：首先，檔案收集過程不規范。企業沒有專門的檔案收集制度，部分企業雖然設置了相應的規章制度但也只是流于形式。其次，企業檔案收集過程不規范。企業內部一些檔案管理人員專業知識淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應的工作經驗，由于檔案管理人員素質良莠不一，檔案將會在立卷中會出現很大的問題。一次立卷現象的出現不僅僅會影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業檔案管理綜合力度不強。當前很多企業檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報，而上級主管通常并不是檔案管理專業人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導致了檔案綜合管理存在一定的障礙。
（三）企業檔案管理信息化建設不足。雖然很多企業在內部管理上已經大力推行了信息化建設，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導致了檔案管理質量一直難以提升。由于企業沒有建立完善的檔案管理信息系統，難以給予大力的技術支撐和強力的系統保障，這也是檔案管理信息化不足的一個重要原因。一些企業雖然建立了檔案管理信息系統，但是卻和檔案管理工作實際狀況相去甚遠，使得檔案管理效率低下，導致檔案管理科學化、創新化一直受到阻礙。
二、促進檔案管理科技建設和創新的對策
首先，企業要轉變檔案管理理念。企業的領導者和檔案管理工作人員應該意識到檔案管理的重要性，將管理的重點擴展到經營管理之外，把檔案管理工作納入到企業管理體系之中并將之作為管理的重點，充分意識到檔案管理工作對于企業價值提升的重要作用，企業的管理者應該加大宣傳力度，讓員工意識到檔案管理的重要性，各級領導要以身作則，與時俱進，積極運用現代化的管理手段和相應的科學技術來完善企業內部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業應該加大力進行檔案管理的基本設施建設，使得管理設備逐步完善，讓檔案管理體系走向創新化、科學化、信息化和現代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進行專業素質的提升，和其他工作人員進行交流和溝通，吸收先進的工作經驗和方法，在工作中責任感強烈。
其次，企業要建立完善的檔案管理制度。高質量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實現科學化和創新化就必須在管制度的完善上努力。企業應該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規劃》等法律法規，并在此基礎上建設檔案管理相關的制度，檔案管理制度一方面要切合企業實際，另一方面則要達到國家的制度要求，符合國家標準。另外，檔案管理制度要考慮企業生產服務的需求，企業各個部門的領導者和檔案管理人員要切實溝通，商討檔案管理需求和要點，全面討論之后起草檔案管理方案。企業制度好的檔案管理制度應該采取首先試運行，在個別部門進行試點，在運行中發現不足之處可以及時進行針對性修改，使得檔案管理走向創新和科學的道路。
最后，檔案管理應該走電子化道路。網絡化和數字化已經成為當時社會的時代特征，這為檔案管理工作的創新和科學提出了新的要求。檔案管理模式也應盡快從傳統的管理模式轉變為電子管理模式，傳統模式下以可視記錄識別為主，電子管理模式下以機器識別代碼為主，我們通常所說的電子檔案就是機器識別代碼型。電子檔案中的文件是由檔案工作者直接書寫在磁盤之上，文件被錄入或者修改之后，即時存儲到辦公的信息數據之中。在這個過程中檔案人員和技術人員實現了信息的共享，這使得文件和檔案的界限漸漸變得模糊。在企業生產經營的各項管理活動之中，電子文件正在取代紙質文件，以其精確、快捷的特點覆蓋企業管理全過程。即便是復雜的圖紙也可以實現電子化，并且利用計算機和輔助工具設計出的電子圖紙更形象和具體。傳統企業檔案中將檔案劃分為文書、聲像、科技、會計、人事和基建等部分，電子檔案管理模式下企業信息集成系統將信息劃分為各個管理模塊和流程，電子檔案管理使得系統之中各個管理模塊的檔案信息能夠隨時進行調動、調整并設置分類方案。所以，新時期的檔案管理工作應該推行電子檔案和電子文件管理，形成科技化、信息化、數字化和創新化的發展趨勢。
結語：企業高效運作和安全發展離不開良好的檔案管理工作的支持，新時期檔案管理工作要做到與時俱進，向著規范、科學、創新的方向發展。企業應該轉變檔案管理理念，建立科學的檔案管理制度，實現電子檔案管理，促進檔案管理發揮最大效用，實現企業價值最大化。良好的檔案管理能夠促進企業可持續發展，為經濟發展做出巨大貢獻。
關鍵詞：檔案管理;重要性;規范化;措施;
文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01
一、做好檔案管理工作的重要性
檔案管理也稱檔案工作，是文件在實際使用價值消失后的僅有憑證和參考價值，是資料的終端。檔案管理系統在整個社會科學能力的構成中占有較大地位，是社會信息系統的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在于局部單位的工作生產，還存在于整個社會。檔案管理工作是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據。檔案管理工作的規范化，既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，也可以為決策者在制定工作規劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發展規劃。同時，檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。
目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。
二、檔案管理工作存在的不足
（一）整體意識不足。由于在工作崗位中一些工作人員心里沒有大局意識，對檔案管理工作的認識過于片面性，缺乏整體意識，無法把檔案管理與各項建設相互結合，導致業務及自身發展拘泥于單一的形式中。
（二）創新意識需增強。檔案管理工作中的重要環節就是創新意識。深化檔案管理改革對于思想發展的局部性、管理體制過于單一以及工作方式過于傳統老舊，致使現期的發展模式嚴重缺乏創新性。
（三）全面性較低。對于新形勢下的檔案管理工作，從本質上缺乏全面認識，致使一些工作檔案不到位，一些可再生的資源白白浪費，而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結構，無法向社會及時提供準確的服務，影響了檔案管理工作職能的正常發揮。
三、加強檔案管理工作規范化的措施
（一）完善檔案管理工作的規章制度
要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職業素養，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用。
（二）制定出符合時展要求的檔案管理方案
現階段屬于信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創新發展是管理人員現階段的首要達成目標。這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業技能和管理能力的培訓，以現代化的管理方法取代傳統的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現其價值。但是，網絡信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。
（三）采用科學的管理方法，提升檔案管理職能
檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發展的進步，并且對于企業來講，優秀的企業管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規律和發展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續工作進行得更加順利;對于一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。
隨著社會的不斷發展，只有創新、高效、規范的檔案管理工作才能滿足現代社會發展的需求，檔案管理為各個企業單位、機關單位提供著重要的理論依據，加速其合理性、先進性的建設。因此，檔案管理工作的相關人員應該積極抓住發展機遇，迎接挑戰，不斷創新，與時俱進，從而實現檔案管理工作科學化、規范化的目標，開拓檔案管理的新局面，以便更好的促進社會的和諧發展。
參考文獻：
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1 自來水總公司檔案管理的現狀
廣東潮州自來水總公司主要經營供水業務，是一家典型的國有中型企業，承擔著為市區居民供給自來水的重要任務，為潮州經濟的跨越式發展提供了供水保障。自1971年以來，潮州市自來水總公司已經下屬設有三家自來水廠，全市日供水能力由原來的29萬噸增加到44萬噸，有效地解決夏季用水高峰期市區供水緊張的問題，不過由于業務量巨大，要求自來水總公司能對自己的業務有效地管理，因此自來水總公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。
2 自來水總公司檔案管理存在的問題
2.1 檔案資料信息不全面
檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。
2.2 檔案管理信息化程度低且缺少統一管理
自來水總公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，公司下屬的分公司之間的檔案缺乏統一管理，許多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。
3 加強自來水總公司檔案管理的創新策略
3.1 重視自來水總公司檔案管理
自來水總公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。
3.2 提高檔案管理信息化水平
信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水總公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。
3.3 提高檔案管理的使用效率
隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水總公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。
關鍵詞：學校檔案管理；校園文化；管理問題；意義分析
眾所周知，學校檔案管理工作與學校發展息息相關。進入新世紀以來，我國學校檔案管理越來越受到重視，它的管理質量直接影響到校園文化建設水平。高效的檔案管理工作能夠提升學生的發展水平，同時也能夠為教師創建良好的教學環境，調動他們的工作積極性，從而提升學校的教學質量。學校檔案管理作為校園文化的重要載體，它可以為校園文化各項工作提供檔案信息保障，將校園中的制度文化逐漸變為歷史精神文化，并且能夠以物質的形態保存下來，從而不斷豐富學校的校園文化。因此在今后的發展中，學校管理者需要重視檔案管理工作，充分發揮檔案管理對校園文化建設的重要作用，最終達到檔案管理目標。
一、學校檔案管理在校園文化建設中存在的問題
（一）對檔案管理工作認識不足
在學校管理中，人們一般會忽視檔案管理工作的重要性，這樣就導致學校檔案管理質量較差，不能夠滿足校園文化發展的需求。甚至在一些規模較小的學校，他們沒有建立相應的檔案室，沒有將學校的文件和檔案進行規范整理，還有一些學校雖然建立相應的檔案管理室，但是建設水平較低，管理環境較差，不能夠達到對檔案管理的要求，容易導致檔案的丟失或損壞。對檔案工作認識不足是造成這些情況發生的主要原因，工作人員應該認識到自己工作的價值，不是僅僅把資料整理好而已，更重要是認識到這些資料的價值所在。
（二）檔案管理制度不完善
學校在進行檔案管理時需要有比較完善的管理制度進行支撐，規范管理人員的各項工作，這樣才能夠達到檔案管理目標。但是在實際的管理工作中，許多學校的檔案管理制度不夠完善，沒有對檔案管理的各項工作流程做出明確規定，同時也沒有對檔案管理的環境做出要求，使得學校檔案管理制度形同虛設，沒有真正發揮相應的作用。領導對檔案管理工作的不重視，在制定管理制度的時候，只是為了制定而制定，沒有切合實際情況。在制定管理制度中，缺乏檔案管理流程、管理環境的規定，這樣工作人員在執行時隨心所欲，不能好好保護檔案資料。
（三）檔案管理人員專業素質較低
當前我國許多學校的檔案管理人員專業素質比較低，他們大多數是兼職人員，而且負責的任務較繁雜，這樣他們不能夠將精力全身心投入到檔案管理工作中來，從而會降低學校檔案管理的質量，也就不利于校園文化的建設。除此之外，這些檔案管理人員他們大部分沒有經過系統的管理培訓，在歸檔時容易出現問題，最終會降低其為教師和學生的檔案管理服務的水平。檔案管理工作在學校里，就像是一個邊緣化的工作，沒人愿意去做，因為工作多而且看不出成效。學校對于檔案管理也抱著一種可有可無的態度，沒有加強領導和監督，也沒有給予必要的重視。檔案管理工作人員的素質低，檔案管理工作不能到位，檔案資源不能有效利用，造成了檔案資料的浪費。
二、提升學校檔案管理水平的對策
（一）轉變思想，提升校園文化認知
在進行校園文化建設過程中學校要對檔案管理進行強化，要通過檔案資源對校園文化體系進行豐富，由該資源結構構建全方位服務結構，從而保障校園文化建設工作能夠順利開展。
1.首先要轉變思想，加強對檔案管理的認識。轉變思想，充分了解檔案管理內容，將檔案管理資源應用到校園文化建設的各個過程中。在日常工作中，要樹立“用檔”的觀念，而不是僅僅管理檔案。提高人們對檔案的認識，使學校里的檔案資源得到充分的利用。學校要樹立正確的檔案管理理念，要從領導層形成正確的檔案管理認識，充分挖掘檔案管理工作在校園文化建設中的作用，從該資源出發構建對應文化建設體系。要強化自身檔案交流，加大檔案管理人力、物力的投入，對該資源進行充分利用，形成有序化管理，豐富校園文化建設層次。
2.提升自身認識，充分認識到檔案管理的文化作用，提升自身工作的主動性。當前校園文化建設在很大程度上受到檔案管理的影響，檔案管理內容不完善直接造成校園文化建設不到位，嚴重影響了學校發展和學生發展。因此，檔案管理人員要深入挖掘檔案管理內容與校園文化建設之間的聯系，要對檔案管理的服務功能進行全面拓展，形成積極、主動地做好檔案管理建設工作，營造和諧校園服務體系，傳播高品位校園文化活動。
（二）完善機制，優化檔案管理制度
檔案管理是校園文化建設中不可或缺的關鍵內容，其服務質量和服務效益決定著校園文化體系的構建水平。在對檔案管理工作落實時學校要加大檔案管理機制建設，要依照檔案管理需求形成全方位督導評估體系，將制度內容與檔案管理真正融合在一起，從本質上優化管理效益。
在對管理制度進行構建時學校先要把握好檔案日常管理制度、檔案監督制度、檔案評價制度等內容，要依照檔案管理工作要素及檔案管理工作注意事項形成對應制度體系，將制度內容滲透到日常工作的方方面面，從而保證檔案管理過程中人員能夠有章可循、有據可依，實現管理工作的全方位完善。尤其是在檔案管理制度開發方面，學校要加大開發力度，要依照信息化校園需求對制度機制不斷革新，為校園文化建設開發新的資源，從而真正提升管理制度協調效果。其次，要樹立檔案管理典型及榜樣，通過檔案管理優秀案例形成促進作用，對自身檔案管理體系進行督促和激勵，讓檔案管理工作能夠全面、高效地落實。
（三）提升素質，改善組織管理結構
檔案管理人員素質直接影響著檔案管理工作質量，是校園文化環境優化的基礎。只有形成高素質、高水平的檔案管理組織，檔案管理氛圍才能夠得到本質上的提升，校園文化環境才能夠得到根本上的轉變。
學校要加大檔案管理人員培訓，依照學校檔案管理需求對人員技術水平及能力素質進行提升，確保人員能夠真正符合學校檔案管理需求，能夠高質量、高效益地服務于校園文化環境建設。技術培訓過程中要對檔案管理基礎知識、文化知識、計算機知識、管理及文史知識等進行全面滲透，要在培訓過程中提升人員上述知識認知，讓管理人員業務水平能夠得到全方位改善。素質培訓主要包括服務態度、管理態度、責任心等，要提升人員對檔案管理的主觀能動性，改善檔案管理氛圍。與此同時，學校還要依照具體檔案管理需求適當引入新型人才，改善檔案管理人員結構，提升管理工作的協調性和有效性，有針對性地為人員安排外出調研及學習，豐富學校檔案管理工作內容。
（四）利用網絡，提高信息管理水平
在傳統的檔案管理中，大部分采用人工管理的方式，這樣的管理不僅費時費力，而且管理質量也不盡如人意。因此學校在今后的檔案管理中需要提升其信息化水平，充分利用網絡技術，實現檔案的信息化管理，完善學生和教師的檔案信息，從而為他們提供更加便捷的服務，為學校校園文化的發展提供檔案支持，提升學校的人文水平，最終達到校園文化建設目標。學校還要積極完善檔案數據庫，積極開發和利用校園檔案信息資源，實現文化建設和檔案管理的一體化發展。通過這樣的網絡信息建設，相關人員能夠及時檔案信息，讓學生和教師了解自身的狀況，調動他們學習和工作的積極性，為校園文化建設提供更好的檔案資源支持。
綜上所述，學校檔案管理工作與校園文化建設緊密相連，檔案管理人員在今后的管理中需要積極轉變自身的理念，學習更加科學的管理方案，制定完善的管理制度，這樣才能夠達到管理目標，為校園文化建設提供資源保障。除此之外，學校也要提升檔案信息化管理水平，增強檔案管理效率，保證檔案管理服務質量，從而提高學校檔案管理工作水平。
參考文獻：
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關鍵詞：企業檔案管理；問題；措施
檔案管理作為企業管理模式的重要組成部分，在企業管理中具有重要的作用。檔案記錄了企業發展的原始信息，見證了企業的發展，同時檔案管理工作也作為企業參加各項活動的指標而存在。要想提升企業的管理水平、提高檔案的利用率就必須完善檔案管理工作。
一、企業檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理制度不健全
大多數企業檔案的收集、保管、保護、保密等制度都是不健全的。一些企業對檔案的管理建立了一些制度，但執行卻不夠嚴格。如檔案管理工作者工作疏忽、責任心不強、工作懈怠；發生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續，有借無還，還有更甚者檔案長時間借出不知去向。
（二）檔案管理工作不規范
一些企業至今沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對檔案只進行了簡單的分類，有些并沒有設置負責檔案管理的相關部門，各部門的相關資料僅僅只是由各個部門直接負責，如此這般則容易產生檔案不透明的情況，并且嚴重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時不能形成規范的移交流程，極易導致檔案資料的丟失。
（三）檔案管理人員管理觀念薄弱
檔案資料與檔案資源的開發是密不可分的，在檔案資源的開發中具有重要的參考價值，同時檔案資料也作為檔案發展計劃的重要依據和參考資料而存在。然而，現今大多企業經營管理者還沒有意識到檔案管理對與企業發展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業管理者的足夠重視，投入相對較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時，檔案部門工作人員的檔案意識也非常模糊，無法確保企業檔案資料的完整與真實，因此無法很好地實施檔案管理工作的現代化建設。
二、企業檔案管理的優化措施
（一）加強企業檔案管理機制，強化工作責任
建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理工作的關鍵內容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學技術的發展，所以必須建立與檔案管理相適應的科學的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業工作同步考核，同步發展。企業檔案管理必須依照相關法律法規，結合企業的基本情況滿足生產服務等方面的不同要求，制定適合企業的檔案管理體系，遵守“統一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護等檔案管理相關工作嚴格按照檔案管理體系執行，保證檔案資源得到最大價值的利用。
（二）增強企業檔案管理重視程度
對檔案管理工作的重視體現在對檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業經營管理中的實際作用。從企業管理者來講，應該重視檔案管理部門的建設，對檔案管理人員進行相關檔案管理知識培訓，強化檔案管理工作人員對工作的認知，提高管理人員工作素質，在管理中逐步完善檔案管理體系，規范管理流程，以促進企業檔案管理工作的順利開展。
（三）加強檔案管理人員素質
我國從事檔案管理工作人員專業普遍較弱，專業素質的欠缺導致檔案管理工作無法更好地進行。當今社會檔案管理工作變得越來越重要，成為企業良好發展的重要因素，現代化的檔案管理工作開展過程中，專業檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應從雜業型向專業性轉變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業應加大力度對相關工作人員的培訓，從而進一步提高其隊伍的綜合素質。
（四）運用外部環境提升企業檔案管理
向檔案管理工作先進單位學習并與其交流檔案管理工作經驗，以促進和完善本單位檔案管理工作。聯合本地區各個單位開展檔案管理工作經驗交流會，將本企業在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進行交流、討論，通過交流找到科學解決方案。除了與企業交流之外，還可以借助中介服務來進行檔案管理工作。檔案中介服務是快速解決企業檔案管理工作的辦法，將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理，可節約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。
總之，現如今，企業的發展面臨越來越多的挑戰。要保證企業的穩定發展，作為企業發展重要內容的企業檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業穩定發展與檔案管理工作是相互促進的，為保證檔案管理體系的完善，企業應樹立正確的管理觀念，加強對檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統，適應當前現代化建設的要求，從而實現企業的更好發展。
參考文獻：
關鍵詞：病例檔案；管理；問題；改進建議
病例檔案中的數據、資料和記錄對于醫院的科研、教育、診療、護理等各項工作的順利進行尤為關鍵，一旦發生遺失則會給醫院的臨床試驗、事故分析、醫療經驗總結等工作帶來較大困難，同時隨著改革的不斷進行、患者及其家屬維權意識的不斷增強、醫療機構間的競爭日益激烈，提高病例檔案的管理水平也成為了醫院管理中的一項重要內容[1]。本文具體分析了我院檔案管理中的常見問題及其產生的原因，并提出了針對性的改進措施，旨在提升我院的病例檔案管理水平和醫療服務質量，現具體綜述如下。
1 病例檔案管理中存在的問題及產生原因
我院在近年來的醫療配套基礎設施不斷完善、醫療水平不斷提升，然而病例檔案的管理中仍存在以下問題，現將具體的問題及產生原因作如下歸納[2]。
1.1 檔案積壓
（1）具體表現：病例檔案缺乏有效的利用，相關記錄、數據和資料歸檔后直接被捆綁置于相應的分類庫中而長時間擱置形成死檔案，調取非常困難。
（2）原因：管理手段相對滯后、未能建立電子檔案并實現信息化管理、缺乏信息搜索平臺，人工操作導致工作效率低下，資料調取過程費時費力，因此病例檔案的利用率極低，這也在一定程度上限制了醫療服務水平的進一步提升。
1.2 缺乏專業管理
（1）具體表現：管理人員不能勝任檔案管理中的相關工作，如資料收集不全、難以準確分類、無法按照規定編號等。
（2）原因：缺乏專業的管理人才、缺乏對于相關管理人員進行有效的上崗培訓。
1.3 檔案記錄不規范
（1）具體表現：部分檔案記錄的內容缺失、過程簡略、漏填事項，使檔案的可信度、真實性降低；部分診斷記錄中的癥狀記錄不全、判斷依據片面、邏輯不清、語句不通；部分記錄難以辨識、涂改較多、字跡模糊、顏色不一、補記現象普遍，難以確保記錄的同步性；部分文件未嚴格按照規定書寫，漏簽時間、名字情況較多。
（2）原因：一方面是由于記錄者的態度不夠認真、專業知識水平有限，另一方面和缺乏有效的管理、審計體系有關。
1.4 檔案損壞和遺失
（1）具體表現：部分檔案由于存放時間較長、存放環境較差，常常容易出現腐蝕、霉爛、蟲蛀損壞等情況，導致無法使用；而部分資料則在調取后由于各種原因未能歸檔保存而造成檔案的遺失。
（2）原因：檔案室缺乏溫濕度調節裝置、定期清潔消毒，因此使濕度過大滋生細菌、真菌和蛀蟲；由于缺乏專門的病例檔案調閱登記、歸檔管理制度，因此無法記錄調檔人的信息并完成及時歸檔，造成部分資料遺失。
2 如何提升病例檔案的管理水平
上文已經對我院病例檔案管理中出現的相關問題及其產生原因進行了較為全面的歸納和分析，本部分特針對以上問題的產生原因提出了相關的改進建議。
2.1 建立電子檔案和信息搜索平臺，實現病例檔案的充分利用
將相關資料和檔案進行編號后輸入電子表格中建立電子檔案，建立信息化管理體系并搭建信息搜索操作平臺，使調檔人通過搜索編號即可獲取檔案的具體內容、存放位置，從而提高了資料調取的效率，如用C表示腫瘤患者，T表示治療方案，具體日期當天的治療記錄，通過這種搜索、調檔方式可簡化調檔流程、提高醫師調檔的積極性和檔案的利用率，從而使醫院的科研實驗得到更多的數據支持，給臨床的治療和護理提供更多的參考經驗[3]。
2.2 專人管理、專業培訓
加強對于醫療實習人員的檔案管理培訓和專業人才儲備，并規定由專人負責醫院病例檔案的管理任務，在上崗前應對管理人進行較為系統的培訓，內容包括病例檔案管理的重要性、病例檔案管理的主要任務和內容、病例檔案管理人員的職責、管理人員的職業技能（如資料的收集、分類、編號和保存等專業培訓），并在通過醫院領導考核的情況下方能上崗管理，而管理人員還應接受1年/次的定期的考核。
2.3 建立檔案記錄和審計制度、加強醫療人員的職業培訓
（1） 醫療人員的工作態度不夠認真、專業知識掌握水平有限是造成記錄不規范情況的重要原因，在管理層面上應加強對醫療人員的職業培訓（包括職業道德和專業知識兩個方面），通過職業道德培訓，可促使醫療人員了解醫療職業的崇高性和重要性，從而起到端正的工作態度的效果，可有效避免漏寫、簡寫、記錄失誤；而通過專業知識培訓，則能促使診斷醫師對于患者的癥狀、病史等資料進行全面、客觀的評價，并找到可靠的判斷依據，使病例記錄具有可追溯性和可靠性[4]。
（2） 另一方面，由于缺乏統一的記錄標準和審計監管，也使得不規范的記錄情況頻頻發生，將醫院診斷報告、治療方案、護理計劃等的具體記錄格式（如診斷記錄中要求必須記錄患者的病史、癥狀、檢查結果、確診依據等）、記錄要素（日期、記錄人）、書寫要求（及時性、有效性、真實性、同步性等）均作明確的規定并建立病例檔案記錄標準操作規程，并由護士長、院長、主任醫師等組成審計小組1月/次按照規程中的要求對記錄進行審計、檢查、修正，可明顯提升記錄的規范性[5]。
2.4 檔案室良好環境的保持
在檔案室中增加通風裝置并進行溫濕度監控，控制檔案室的濕度在30%～60%、溫度在18℃～25℃間，在此溫濕度條件下則不容易使紙質檔案受潮、霉變；另外也應對檔案室進行周期性的清潔和消毒以避免細菌滋生，清潔劑主要為純化水，而消毒劑則為75%的乙醇，周期清潔和消毒可保證檔案室相對的無菌環境和檔案不受破壞[6]。
2.5 建立檔案調取登記、歸檔制度
為避免檔案遺失情況的發生，通過記錄調取檔案的信息（檔案類型、借閱用途、調檔日期）、調檔人的信息（科室、姓名），規定歸檔日期在3天以內等措施，能夠明確借閱人信息和歸還時間，這樣可以有效的控制檔案遺失情況的出現。
3 總結
在實際的醫院檔案管理過程中，檔案積壓（檔案利用率低下）、缺乏專人管理、記錄過程不夠規范、檔案損壞和遺失等情況較為常見，而通過建立電子檔案和信息搜索平臺、建立專人管理和上崗培訓制度、建立檔案記錄和審計制度、加強醫療人員的職業培訓、建立檔案調取登記、歸檔制度、檔案室溫濕度監控及定期清潔消毒制度等管理措施，能夠有效提升我院對于病例檔案的管理水平，值得實踐。
參考文獻：
[1]宋俊超.優化醫院病歷檔案管理的措施分析[J].中國保健營養（上旬刊），2013，23（5）：2689-2689.
[2]張海燕.淺議新時期醫院病案管理如何進行深化改革[J].中國保健營養（上旬刊），2013，23（2）：918.
[3]達靜云.淺談醫院的檔案管理工作[J].甘肅醫藥，2012，31（10）：783-784
[4]李洛麗.病歷檔案管理問題與對策[J].中國實用醫藥，2013，8（24）：268-269.
1.1人事檔案的內容與特點
人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。對于事業單位來說，人事檔案相當重要。人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門[1]。
1.2人事檔案管理與人力資源的關系
人事檔案管理是人力資源管理在新時代的新要求，也是人力資源管理的組成部分，企業是人事檔案記錄了員工的各種檔案與信息。這是人力資源管理的必然要求。只有充分利用這些信息，在進入人力資源工作的時候我們才能選拔出最優秀的人才，最適合的人選。同時，這些人事檔案的收集和集中，也體現了我國對人才和人力資源工作的重視，同時使部門和企業更好更快地發展[2]。
1.3人事檔案管理的發展現狀與提升意見
我國人事檔案管理的做的技術化水平還是偏低，沒有一套系統的人事檔案管理辦法，而且存在弄虛作假，使用不當等現象，對此我們應該加強人事檔案管理的技術水平，提升保密工作，提升檔案的標準化和系統化升級，運用數字化的專業技術，提升人力資源檔案的管理水平。對此我們給出以下幾點建議，首先，企業和部門應該對人才進行深入的了解，對人才的生活檔案和技術檔案進行一步步的記錄，樹立良好的人事檔案管理理念。其次，明確制度，加強技術支持和投入，使人事檔案管理更加制度化，科技化。最后我們要積極學習國內外的先進理念，融為己用，使得自身人事檔案管理水平得到進步，為人才選拔打下良好基礎。
2.國內外人力資源檔案管理給我們的啟示
2.1國外人力資源檔案管理方法
在美國，人力資源管理一般分成兩類，一類是是公立的人力資源檔案管理，一類是私立的人力資源檔案管理。他們分管著不同的部門，公立人力資源管理主要的管理范圍是政府的公職人員、公務員等國家部門的職員，而私立的人力資源檔案管理主要分管銀行、公司等私人企業的人力資源檔案。在公立的人力資源檔案管理方面，美國有著自己獨特的途徑。凡是在政府內的公職人員，都會經過考核，任命，培訓，退休等步驟。而在美國的各個州也有他們自己不同的管理方案，這些方案都會匯總到一個叫人力資源檔案管理辦公室的地方，對人才進行集中的選拔[3]。
而私人人力資源檔案管理工作則更加的復雜，私人的人力資源管理模式是企業化，私人化的。在這里，它包括了一個員工從入職到離職甚至是死亡的一切過程，這些檔案中還包括員工的社保賬號，身份賬號還有銀行的信用情況，這些檔案與資料可以幫助經理對員工進行深入的了解與考察，而且檔案本身不會接觸到他的所有者，保證了檔案的公平公正。
在法國，這種情況又有所不同，法國的公務員制度是從上到下分級的檔案記錄制度，沒有公共和私人之分，這套人力資源管理檔案系統記錄了公務員甚至是員工從生到死的一切檔案信息，這種集中管理模式也值得我們國家借鑒。
2.2國內人力資源檔案管理的特點
我國人事檔案的存儲由幾方面組成，如任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌[4]。
