時間：2023-06-02 09:22:32
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
“十三五”期間，我公司在檔案在檔案工作管理方面，大理推動檔案管理工作規范化、標準化，努力提升公司檔案管理水平及標準。
“十三五”期間，我公司未建立數字檔案館，館藏檔案數字化率為零。
公司現建有檔案室三間，每個檔案室面積約20平米，分別儲藏行政檔案、人事檔案、財務檔案。檔案室內消防、安防和檔案裝具齊全，均配有溫濕度計，制定各項管理辦法及檔案借閱辦法。因經費及歷史原因，公司檔案未實施電子備份，重點檔案保護下撥經費為零。
存在的不足：
一、我公司因辦公樓老化及經費原因，未建立數字化檔案室，現檔案室內設施較為陳舊，各項配套設施與數字化檔案室標準還相差甚遠，經費投入不足。
二、專職檔案人員不足。我公司檔案專職人員還兼顧辦公室其他工作，檔案管理水平較為薄弱，各科室兼職檔案管理員未參加過系統培訓，檔案管理水平還停留在基礎階段。
“十四五”期間，我公司將提高專、兼職檔案管理員檔案管理規范化意識。將檔案管理工作納入公司工作重點。同時建議集團公司多組織檔案管理方面業務技能培訓，提升檔案管理工作質量。
第一條 設立目的
為規范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經營與發展，根據《中華人民共和國檔案法》相關規定，并結合公司的實際情況，制定本辦法。
第二條 工作原則
公司的檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統一管理本部門內部的所有檔案。
第三條 檔案范圍
1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同載體形成的材料；
2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規章制度；重要的契約書、協議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術資料、招投標文件；財務會計資料；重要勞動人事資料；其它有關各單位歷史的檔案等。
第四條 檔案管理人員
本公司檔案管理采用集中與分散相結合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業務部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。
第五條 具體管理措施
一、歸檔工作
1．歸檔原則_____原始、真實、合符規定。
（1）歸檔資料必須是公司在生產、經營、管理等活動中形成的原始記錄；
（2）資料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統，反映企業各項活動的真實內容和歷史過程；
（3）歸檔資料應按照國家和公司有關規定、標準和要求，進行整理、編目。
2．歸檔時間
（1）科學技術檔案（科研類、產品類、工程類、基本建設類、設備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。
（2）文書檔案（行政管理類、經營管理類、生產技術管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內歸檔。
（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內歸檔。
3．具體內容
（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內目錄打印_____份。
（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
（3）根據卷內文件之間的聯系，還要進行系統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。
（4）案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
二、管理工作
1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。
2．檔案分類
本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：
（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關系檔案；重要的政府許可證書；有關公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；
（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關檔案，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；
（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；
（4）保存一年檔案，指無關緊要或者臨時檔案。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。
3．管理人員日常工作
（1）公司應配置保存檔案的必要設備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。
（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。
（3）每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和復制，確保檔案的安全。
4．檔案的銷毀
對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。
銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。
第六條 檔案的利用
（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；
（2）一般檔案須經______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關的檔案資料；重要資料須經_____審批；密級檔案資料，須經______和______共同審批。
（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關的檔案資料。須經_____審批。
（4）借閱人員需要復印、摘抄，須經_____批準，未經許可，不得擅自復印、摘抄。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的
四、
七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
一、檔案是指公司各項工作中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料。
二、檔案應有專人統一管理，維護其完整、準確、系統、安全，并便于集團內共享和方便使用。
三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位，對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。
四、處理部門在文件材料辦理完畢后，應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷，并向單位檔案部門移交。
五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。
六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動，有長遠利用價值的檔案，列為永久保存。
七、電子版文件形成后，應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔，并保證兩者內容、形式的一致。
八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理，建立借閱登記和張貼存放登記制度。
九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理，如身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場復印，每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利于保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部，由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。
十、為了便捷工作，公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。
十一 、公司簽收的政府職能部門的批復文件，建設過程中的規劃、圖紙資料，公司下發的文件等必須由行政辦保存原件，并完善借閱手續。
十二、集團存檔管理內容：
1、營業執照辦理或變更;
2、每年的審計報告存檔;
3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);
4、各公司的營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等電子版;
5、員工個人檔案：身份證復印件，戶口本復印件，最高學歷復印件，駕照復印件，獲得的各類證書復印件，在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。
6、員工花名冊電子版(基礎信息，培訓信息，養老醫保信息)
十三、經營公司行政辦檔案管理內容：
1、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理，必須建立借閱登記和張貼存放登記;
2、員工檔案存檔(復印件)
3、營業執照、組織代碼證、稅務登記證、貸款卡等正副本原件，電子版存檔;
4、考慮工作便捷，要求將公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等，做成電子版存檔;
關鍵詞 檔案管理 系統化 策略
一、企業知識管理與檔案工作
企業的生命力在于創新，而創新的關鍵在于對知識的發現、獲取和應用。企業的知識獲取一般有兩條途徑：外部獲取和內部挖潛。從企業發展的過程來看，僅僅依靠“外部來源”獲取知識，往往使企業陷入需求兩難的困境，對企業而言選擇“知識自給”模式，其實際意義則更為深遠。企業知識自給的一個重要源泉就是企業檔案。
企業檔案與各種經濟信息、情報資源一起， 形成的信息資源。企業檔案是企業信息的載體，也是企業經濟、科技、管理信息的重要組成部分。廣義上講，企業檔案主要包括管理性文件、科技文件材料、會計檔案材料、人力資源檔案以及特殊載體檔案。企業的領導決策、人事工資、財務賬目、科技項目、產品開發、科研成果等等都離不開檔案管理工作。做好企業檔案管理工作，可以對企業技術進步和產品生產起到推動作用。一個企業的管理是否成功，生產能否盈利，在很大程度上依賴于企業檔案管理工作的實施。
二、知識管理環境下企業檔案工作面臨的瓶頸及對策
1.中航油新疆公司檔案管理面臨的瓶頸。中航油新疆公司在檔案管理方面雖然做了大量工作，但由于受到企業體制及企業歷史的影響，整個公司的檔案管理水平還有很大的提升空間。隨著知識管理的引入，一些制約公司檔案管理提升的因素也逐漸浮現。
（1）檔案管理本位思想、保密意識根深蒂固。企業檔案管理工作長期以來形成的工作模式、工作意識形成了檔案管理工作的“慣性思維”。這就造成了檔案管理的被動服務，檔案的知識價值得不到合理的發揮和挖潛。知識管理的背景下，檔案信息所占企業各項信息的份額日益突出，但檔案部門并沒有成為企業重點關注的部門，甚至一度形同虛設。從管理體制上看，目前，中航油新疆公司的檔案分別歸屬不同部門管理，各部門協同合作意識淡漠，淹沒了檔案管理合作的優勢和作用。協同合作意識的淡漠體現在兩個方面，一是檔案管理故步自封，不愿接受企業先進的管理理念和管理技術；二是缺乏協作意識，缺乏與其他部門融合的意識。
（2）管理過程中重實體保管、輕知識挖掘。隨著企業體制的改革，企業檔案實體管理歷經歲月洗禮，變的相對成熟。目前公司檔案的保管機制比較健全，保管手段比較先進，保管方式日趨合理。檔案實體管理方面，管理人員理順檔案收集的渠道，并對收集到位的檔案整理、鑒定、保管等也駕輕就熟。然而相對于檔案實體管理而言，企業對檔案知識的挖掘顯得薄弱很多。主要表現為：信息共享機制與知識挖掘機制不健全，忽視隱性知識的歸檔管理、檔案管理業務功能單一，缺乏可兼容性等。另外，企業檔案中出現的一些新興檔案種群，如客戶檔案、競爭情報、知識產權檔案的管理，目前可以說是薄弱環節，既缺乏可規范的操作，也沒有形成可供遵循的一般管理規則。
（3）技術方面，硬件不強，軟件更軟。目前，公司雖有一套硬件平臺建設，檔案管理的硬件設施也基本可以體現現代化建設的宗旨。但是，實施知識管理需要有一套與知識管理體系相匹配的硬環境建設，并將檔案管理納入知識管理體系，則原有的硬件建設就顯現出其薄弱之處。而在公司檔案管理的軟實力方面，制約檔案管理的瓶頸更為突出，管理目標不夠明確，各項配套制度建設緩慢；組織文化建設薄弱；團隊建設和戰略機制建設也不能滿足知識管理的需要等。
2.知識管理環境下中航油新疆公司檔案管理的對策。（1）開放意識，轉變被動管理思維，促進檔案知識產品化。企業檔案人員需要樹立開放意識，摒棄本位思想，培育組織內外的溝通渠道，一方面，及時提供自己的知識成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員有效溝通，掌握動態的、隱性的知識資源，及時歸檔。同時，檔案工作人員應該轉變過去工作中被動的管理思維，不僅僅滿足于檔案實體的安全與責任管理，還要深入探索檔案知識資源的加工，促進檔案知識產品化，促進知識應用于實際生產過程。
（2）實現文檔一體化，促進文檔與其他系統的協同。新疆公司在檔案管理方面取得了一定成績，目前，仍然存在較大的改進空間。在接下來的工作中，進一步對企業的檔案進行梳理和分類，結合公司實際，逐步理順檔案的歸屬關系，抓住重點，突破難點，找準方向，循序漸進。實際管理中，在檔案工作環節和一些具體的操作手段上需找革新點。一方面立足制度創新、工作手段改進，盡量簡化檔案管理長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。另一方面，從只整理保管本企業形成的紙質檔案、科技圖書、標準、期刊、法律法規中解脫出來，實現由封閉的以實體管理為主向開放的電子信息網絡管理轉變，由重管輕用向重用促管轉變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉變，形成輻射企業檔案、標準、圖書、期刊、情報知識綜合管理的知識處理中心和中轉站。同時建立結構合理、種類齊全、質量優化的知識體系，為領導決策、為企業生產經營提供高質量的信息服務。
（3）有效實現檔案知識的挖潛、整合和共享。利用公司現有的設施，逐步建立符合新疆公司發展戰略的檔案管理數據庫，真正實現檔案管理的信息化和現代化，并在此基礎上，進一步借助于計算機和互聯網，對檔案蘊含的隱性知識進行有效的挖潛、整合，實現企業內部信息資源共享，做到檔案工作的全員參與，資源共享，信息互通，逐漸實現檔案管理系統的動態循環（圖1）。知識共享的過程可以包括知識創造，知識吸收，知識交流，知識理解和知識創新。知識共享效果強烈地依賴于企業成員及企業文化，建立開放的、能夠有效傳遞思想和經驗的企業文化是進行知識共享的前提和關鍵。
三、結束語
企業檔案的管理需要在不斷的實踐中摸索前進，只有管理者充分認識到檔案所承載的信息的價值，才會有動力去改變目前檔案管理混亂的現狀。中國航油新疆公司檔案管理工作起步晚、底子薄，抗風險能力差，歷史的傳統及體制的限制，公司長期以來的管理方式都是粗放式管理。因此，在實際工作中，新疆公司需要改變傳統的管理理念，利用創新的頭腦去思考檔案管理的對策，培養或引進具有檔案管理的專業型的人才，逐步建立起企業內部的檔案管理數據庫，充分發揮企業檔案信息價值，為企業的健康發展提供助力。新疆公司的檔案管理工作的優化創新是一個循序漸進的過程，相關工作者只要把握好管理方向，理清思路，理順關系，堅持用創新的理念去改進現有的工作方式，公司的檔案管理工作的系統一體化就會逐漸成為現實。
參考文獻
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關鍵詞：電力企業檔案管理重要性存在問題解決措施
隨著社會的發展、科技的進步，社會的各個領域都在不同程度的發生著變化。就拿電力行業來說，隨著電力體制改革和企業結構的不斷調整，電力的生產和經營正在逐步邁向一個全新的發展階段。相應的，檔案的利用價值也逐漸被凸現出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業服務，已經成為電力檔案工作的核心任務。
一、電力企業檔案管理的重要性
電力檔案在電力事業的發展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業管理工作中的重要環節，它直接關系到電力企業能否贏得市場競爭的主動權。所謂的電力企業檔案就是指電力企業生產經營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應了電力企業的發展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而推動電力企業經濟的快速發展。這就要求電力部門以科技創新為理論基礎，扎住機遇，加快建設和完善電力企業的檔案管理工作，使其更好地適應社會主義市場經濟的管理體制，保證電力企業經濟的快速發展。
二、我國目前電力企業檔案管理中存在的主要問題
1、電力企業的檔案管理得不到高層應有的重視
很多電力企業的高層領導對電力檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和市場占有率、產品的質量、售后服務比起來簡直是微不足道。正式由于高層領導的不重視，導致這些電力企業在檔案管理方面投入甚少，出現檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產生的直接后果就是無法為企業提供高質量、高效能的服務。
2、電力企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責
很多電力企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，相當一部分的電力企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業經濟的發展，還會在一定程度上增加企業的經營成本。
3、電力企業檔案管理的理論研究滯后
在新形勢下，電力檔案的管理工作已經成為了電力企業管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關于這方面的理論研究和政策指導還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應該主要研究哪些問題呢？1）電力企業檔案的產權特征和法律地位問題。2）電力企業在產權變更后檔案的流向問題。3）國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4）電力企業檔案在檔案資源建設中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。
4、電力企業的檔案管理的信息化建設滯后
信息化是檔案管理工作的最終發展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。
其滯后性主要體現在2點。1）管理檔案的計算機配置相當落后，軟件、硬件設備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現場調閱檔案圖紙。
那么導致其發展滯后的原因主要有哪些呢？1）個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，這樣就導致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。2）企業檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。3）電力企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發利用檔案信息資源。例如，有的企業花費了大量的成本來實現企業檔案的數字化，實現了計算機檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內使用，不能實現整個企業信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發和利用。5）電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。
三、強化電力企業檔案管理的措施
1、嚴格規范電力企業的檔案管理制度
電力企業檔案的整理應該按照相應的法規及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》、《歸檔文件整理規則》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等等。
2、爭取企業領導的重視
其實，電力企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。
3、提高檔案管理人員的業務素質
在新形勢下，要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓，不斷地激發和調動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應該怎樣做來提高檔案工作人員的素質呢？其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現場培訓是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓和實際操作結合起來，是受訓人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。最后，還可以通過加強業務研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應新形勢下電力企業檔案管理工作的需要。
4、進一步加強檔案的信息化建設
隨著計算機和信息技術的迅速發展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們仍然要通過借助現代化的信息技術和先進的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業的檔案管理信息化更好地發展，我們還是要盡量爭取企業高層領導的支持，使他們能夠充分認識到企業檔案管理信息化的重大意義，進而支持將檔案管理信息化納入企業整體信息化之中。當然，不同電力企業的檔案管理信息化進程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經濟效益好，現代化管理水平高的電力企業，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設。而對于那些經濟效益不好的企業，我們可以采用分步實施、逐步推進的方式。
關鍵詞：煙草企業；檔案管理；問題；措施
以史為鑒可以知興衰，這一千古名句并不僅僅是針對于國家興亡的大事，同時也對每一家企業，每一個個人的小事所適用。對于我國煙草行業而言，其在市場運作過程中，檔案是記錄企業發展的寶貴見證，同時也是企業進一步發展的指路明燈，對企業發展的重要意義不言而喻。但是就目前的實際情況而言，很多煙草工作在自身的檔案管理工作上，卻存在著觀念、行為等多個方面的不足之處，對煙草公司的進一步發展產生了巨大的影響。基于此，文章圍繞煙草企業檔案管理工作為中心，分問題和對策兩方面展開了細致的分析探討，旨在提供一些該方面的理論參考，以下是具體內容。
一、現階段煙草企業檔案管理工作存在的問題
（一）對檔案管理的重視程度不足
就目前煙草公司檔案管理現狀存在的第一個問題，便在思想層面上對檔案管理工作的整體重視程度不足，沒有將檔案管理工作真正的作為企業基礎工作的一類，繼而在人員配置、設備采購以及機構設置上都難以滿足正常的煙草企業檔案管理工作需要。
（二）檔案管理觀念落后
煙草企業在檔案管理工作思想層面上的問題，除了重視程度不足之外，還存在著管理觀念落后的問題，在管理的方法上過于陳舊。目前在市場中的主要煙草公司在檔案管理工作管理方式上，多采用手工的方式，在信息技術的應用上存在著嚴重不足的問題，在檔案管理工作的質量和效率上也就難以保障。同時在管理的經費編制上，也難以滿足檔案管理工作的切實所需，也導致檔案管理工作難以高質量的開展。
（三）檔案管理隊伍力量薄弱
煙草公司在檔案管理工作上存在的問題，除了在思想層面上存在問題之外在具體的措施上也存在著一些不足之處。其中最為典型的就是檔案管理隊伍力量是分別薄弱、穩定性不足。目前很多煙草公司自身根本就沒成立的單獨的檔案管理部門，都是由其他職位上的人員兼職代為管理。繼而檔案管理隊伍缺乏專業性，也缺乏穩定性，自然管理的質量也就難以保障。
（四）管理和服務脫節
在煙草公司的檔案管理工作管理和服務相脫節的問題上，主要體現在三個方面，其一為對檔案的歸類管理不足，缺少一個完整的管理系統；其二為在歸檔的渠道上不完善，很多公司存在斷代的問題；最后則是重視管理卻不懂如何利用，忽視了檔案的實際價值。
二、煙草企業檔案管理工作存在的問題的有效措施
（一）加強重視，提升責任感
要改變目前在煙草公司檔案管理工作上存在的問題，首先需要在思想層面進行改變。由企業的領導階層主動加強對檔案管理工作的重視程度，繼而在企業的內部形成一個自上而下的良好檔案管理工作氣氛。并將具體的管理責任下方的管理人員身上，提升檔案管理工作的質量。
（二）更新觀念，提升服務意識
在檔案管理工作的管理觀念的更新上，可以從三個方面出發。首先需要將最近的信息技術引入到檔案管理工作中去，進而實現企業檔案管理工作的高質高效；其次需要從現階段出發，加強企業的檔案編纂工作，變檔案管理工作的事后服務為主動服務；最后需要對檔案的服務措施進行改善，突破單一化管理的困境，采用多方式、多渠道的管理方式，提升管理效果。
（三）加強培訓，提升管理人員能力
針對于目前在很多煙草企業中存在的檔案管理隊伍力量薄弱的問題。首先需要在企業內設置專門的管理機構，成為專門的管理隊伍。并持續性的對管理隊伍進行培訓工作，提升管理隊伍的管理素養和專業能力。并采用走出去和請進來的培訓方式，讓企業內的管理人員，到先進企業或高校中去接觸最先的檔案管理工作理念和方式，也請先進企業和高校中的高等級檔案管理人員，到企業內任職，為企業的檔案管理隊伍帶來新的管理理念和提升，整體提升檔案管理人員的管理能力，提升企業的檔案管理水平。
（四）M行開發利用，實現管理和服務向對接
最后在煙草企業的檔案管理工作上需要進行優化處理，即實現對檔案的開發利用，將檔案管理工作和服務工作相結合。將企業檔案所具備的價值充分的開發出來，在企業的發展戰略制定中，提供一定的經驗支持，將死檔案變成活的資料，繼而從客觀上提升煙草企業對檔案管理工作的重視程度，也就提升了煙草企業的檔案管理工作水平。
在市場經濟體制下，對于每一家煙草公司而言，檔案管理也是影響公司市場競爭力的主要因素之一，但是就目前的實際情況而言，很多煙草公司在自身的檔案管理工作上卻存在著對檔案管理的重視程度不足、檔案管理觀念落后、檔案管理隊伍力量薄弱、管理和服務脫節等問題，其已經成為了很多煙草公司進一步發展主要制約因素。而基于這些現存的問題以及煙草公司的市場運作特點，加強重視，提升責任感、更新觀念，提升服務意識、加強培訓，提升管理人員能力、加強管理，提升管理質量、進行開發利用，實現管理和服務向對接是切實有效的提升煙草企業檔案管理工作水平的措施，值得我國眾多的煙草企業在自身檔案管理工作中充分合理的使用，不斷提升自身的檔案管理水平，促進自身的進一步發展。
參考文獻：
[關鍵詞]建設單位；工程檔案管理；相關分析
中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02
檔案管理指的是收集與統計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱，而隨著社會經濟體制以及政治體質的不斷改革，我國的高新科技建設發展也越來越快，建設單位當中的傳統檔案管理也就由此出現了重大的挑戰。本文將對建設單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設單位工程檔案管理現狀分析、促進建設單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。
一. 檔案管理必要性研究
檔案管理工作對建設單位發展具有重要意義，檔案記載著建設單位各類信息，這些信息有的相當重要，關系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關檔案，檔案能夠為建設單位發展提供關鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責任。因此，做好檔案管理工作對建設單位本身的發展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩定的工作環境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創新對公司發展具有重要意義。時代在不斷發展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創新可以促進建設單位整體競爭力的上升，把企業的發展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設單位的有效發展。
二. 建設單位工程檔案管理現狀分析
（一） 檔案管理體制缺乏完善
建設單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復雜的過程，包括很多環節，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現有檔案管理出現了一個非常奇怪的問題，很多企業非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。
（二） 檔案管理方法明顯落后
部分建設單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發展。部分企業檔案管理還采用以前傳統的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發展的必然性，一些企業不順應時代的發展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。
（三） 檔案管理缺乏重視
企業不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學的[3]。還有的企業安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現了漏洞，公司不知道應該向誰追究責任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。
（四） 檔案管理人員素質水平低下
檔案管理人員素質低下。很多企業管理人員的素質沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關鍵部分，如果管理人員的素質遲遲得不到提升，對整個公司的發展都會造成不良影響。
三. 促進建設單位工程檔案管理的有效措施
（一） 充分應用激勵機制
公司應該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應該建立科學責任制，這一點非常重要。科學合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現問題，公司可以依據制度將責任追究到部門或者個人，不會出現不知道找誰追究責任的現象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發展。此外，企業在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業化的培訓。培訓的內容主要包括管理工作的內容、管理工作的方法、管理工作出現漏洞應該才去的應急措施，只有提高管理人員的專業素質，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內容中包括關于檔案管理工作中所特有的專業知識。還有包括一些其它學科種類，比如像管理學以及信息技術等學科專業的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質[8]。
（二） 擺脫檔案人員的不穩定性、流動性
為確保檔案人員穩定性，企業應對現有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關工作人員在分類時應該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業一定要注意檔案室的環境，謹防潮濕，并且，企業一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發生意外，檔案還有備份的可以調出來。最后，企業一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發展。
（三） 以績效管理促檔案管理
績效考核是現代企業管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規矩，不成方圓，公司領導要制定出科學合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現充分結合起來，用數據說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應該廣泛聽取員工意見，并及時做出調整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學的考核方案，對員工工作進行有效反饋。績效管理的一項重要原則是量化，檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監測數據、原始記錄等各種數據資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監測數據等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據，是績效管理有效運行的證據，為績效管理提供了重要的資料信息和有關文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產生重要影響。
檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構建安全的計算機網絡外在系統。檔案的計算機網絡設備一定要保證安全性。另外，網絡信息系統的中心機房選址非常重要，要對多方面的環境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網絡病毒。網絡病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術。防火墻可以檢查網絡傳輸的數據的安全性，監控計算機網絡系統的運行狀態。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網絡系統的安全穩定運行。第三，對計算機網絡系統及時進行維護，以防出現安全隱患。對計算機網絡進行定期維護可以及時地發現計算機網絡中存在的一些不易發現的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。
四. 結束語
檔案管理對于我國建設單位的發展至關重要，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已經無法跟上時代的發展，檔案管理人員必須及時轉變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設單位檔案管理工作效率的不斷提高。
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關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法
2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
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本文對新組建呼和浩特市供排水有限責任公司的集中檔案信息化管理問題加以探討。隨著全市涉水行業行政單位的調整、撤并、整合，而涉及到的原各單位檔案管理問題及總公司組建后的檔案管理信息化建設設想，針對檔案信息化建設方面存在的問題，討論其檔案信息化建設中應注意的幾個關鍵問題，以便為呼和浩特市供排水有限責任公司在城市供排水現代化建設，及其檔案信息化建設中提供參考。
關鍵詞：
供排水有限責任公司；檔案；開放共享；數據庫平臺
一、呼和浩特市供排水檔案信息化建設思考
“供排水行業的網絡數字檔案平臺”，是全市供排水總公司檔案管理部門管理現代化水平的體現，隨著城市規模逐步擴大，新型產業不斷出現，以及市民生活水平不斷提高，城市對供排水建設的要求越來越高，涉水環境要綠色環保，對水資源利用率和經濟性要求越來越高。隨著涉水單位體制不斷改革，全市涉水單位調整，整合一體化管理逐步落實，隨著這樣的機構整合，就給供排水總公司檔案管理部門提出了新的改革創新要求：對過去各行政單位分散的檔案管理體制進行改革，盡快建立適應供排水行業新的統一的數字化檔案管理信息庫，使檔案服務能準確、快速、精準、開放、共享及互動的全新檔案管理數字化網絡信息平臺。本文主要分析呼和浩特市供排水檔案信息化管理建設及其現狀和存在的問題，提出供排水行業檔案網絡信息化建設的構架方案，以期為供排水總公司在檔案網絡信息化建設方面提供參考。
二、全市涉水行業檔案信息管理的現狀和存在的問題
（一）呼和浩特市涉水行業檔案管理現狀從20世紀60年代初期，市內的供排水行業就不同程度地開始了檔案管理科的建設，其檔案采集的主體部門是單位的辦公室主持，幾乎沒有檔案專業人員，僅僅處于單一的粗放的原始資料保管狀態。改革開放以來，隨著國家對檔案管理工作的要求不斷提高，檔案資料的管理機構才開始具備，有了初級規范的檔案專業化管理機構和人員。但是，許多單位的檔案管理還是處初級保管的被動狀態，檔案收集隨意性很大、零亂、缺失嚴重，檔案保管條件原始落后，自然損壞時有發生。近年來，隨著計算機和網絡技術的飛速發展，檔案信息數字化建設被正式提出，對全市涉水行業檔案信息化管理的要求也越來越高。供排水行業以生產管理、管網管理、營業管理、無紙化辦公為主要核心的管理信息系統，已逐步成為呼和浩特市供排水行業工作中不可缺少的工具。目前，很多城市供排水行業的檔案信息化大都采用影印、掃描、文本錄入等數字轉換方法，建立原始檔案數據庫為基礎的數據系統，這種檔案管理數據庫的不足使系統整合分析共享能力差、智能分析差，無法形成實時在網絡中的一體化數據管理平臺，無法全面提高供排水檔案信息化水平。
（二）呼和浩特市供排水行業檔案管理信息化建設存在問題供排水檔案管理信息化建設正處于建設與逐步完善階段，及時學習、收集、分析、借鑒國內同行檔案信息化管理建設好的經驗，分析他們檔案管理系統的優缺點，是建設呼和浩特市供排水檔案管理數字化系統的捷徑，事半功倍，十分必要而又迫切，縱觀國內一些供排水檔案數字信息化建設存在的問題主要表現在以下方面。
1.觀念問題在現有的檔案管理制度方式下，供排水總公司的檔案管理雖取得了較快較規范的發展，但在公司一些二級企業和基層單位還是認為，他們沒有必要趕檔案信息化管理的這個“時髦”。還有些人認為，檔案管理信息化建設僅僅只是一些計算機操作，軟、硬件的單獨配置，認為有這些就意味著信息化建設已完成，沒有意識到供排水檔案信息化建設是一個系統的、復雜的工程，決不僅僅只是建立一個企業網站就算實現了管理的信息化，這種認識制約著行業信息化的健康發展。
2.人才問題供排水檔案管理規模較專業化而零亂，管理業務單一，無法建立自己的IT隊伍，對計算機、網絡人才吸引力有限，單位內部也很少能找到既懂得IT技術又懂檔案管理的復合型人才，大多數單位信息化建設只能借助外來力量完成，由于開發人員不清楚企業內部檔案管理的具體情況，溝通困難則成為信息化建設的軟肋。
三、供排水檔案管理信息化系統的組成和其邏輯關系
1.建立統一的檔案管理信息平臺此平臺建設可使整個公司內部上至高層領導，下至普通員工都可以通過各自的權限在瀏覽器上共享、分析、處理和應用企業內部各種檔案信息的資料，實現查閱自動化、運營智能化、管理決策科學化、相關信息資源化和運作網絡化。
2.建立穩定可靠的檔案核心數據交換中心通過對各個行政，技術等環節檔案信息數據庫的實時全面采集和發送，實現全公司內的各種檔案資料信息的集中存儲，形成一個檔案信息共享體，帶動整個公司內檔案資料流程運作順暢，保證各層級管理系統對各個環節檔案資料的運用。
四、信息化建設應注意的幾個問題
1.信息化建設的原則供排水行業檔案信息化建設應遵守統一規劃，分步實施，先易后難原則；統一標準、互聯互通、信息共享和系統開放原則；技術先進、可靠、實用原則；“以人為本”的服務體系；信息安全原則。其系統設計要先進、可靠、實用。要充分利用成熟可靠的公用網絡，根據其分散和遍布的特點，采用VPN虛擬局域網，保證數據的實時準確傳輸。
2.系統運行的開放性系統必須便于開發、使用、維護、管理和系統升級的支持，應用軟件設計開發要考慮到計算機的普及和應用，使各類數據資源得到共享。供排水檔案管理信息化系統建設是一個長期的、不斷充實和完善的系統工程，呼和浩特市供排水公司必須認識到信息化建設是單位基于信息技術的知識擴散及創新的延伸，認識到檔案管理信息化建設對企業實現現代化管理的重要性，并采取相應的管理措施，建章建制，從而達到通過信息化來提高供排水公司的核心競爭力，保持市供排水公司始終處于競爭的前列。
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近年來，隨著社會科技及信息化的發展，企業檔案規范化管理的要求也越來越高。2009年，國家檔案局頒布了檔案行業標準《企業檔案工作規范》（DA/T42），對企業檔案業務工作、檔案信息化建設和檔案工作設施設備配備等方面提出了方法和技術指南。為更好地貫徹《企業檔案工作規范》，2010年9月福建省檔案局在全省范圍內開展企業檔案規范化管理評估工作，進一步推動企業檔案工作規范化、科學化建設。同時，隨著供電企業信息化建設步伐的加快，辦公自動化系統和檔案管理信息化系統等技術手段在供電企業得到廣泛應用。如何有效提升檔案工作人員的業務技能和素質，適應企業信息化發展和檔案工作規范化的要求，成為企業檔案工作人員需要深入思考和認真面對的問題。
1 加強縣級供電企業檔案專業培訓的必要性
為有效發揮企業檔案信息資源在服務信息化企業建設中的作用，龍巖電業局在檔案“國家一級”標準基礎上，對照《福建省企業檔案規范化管理評估指標體系》要求，緊緊圍繞檔案工作組織與制度、檔案業務、檔案信息化建設、檔案工作設施設備四大基礎工作，率先在全省供電系統內開展企業檔案規范化管理評估工作，通過專業垂管帶領縣級供電企業開展檔案規范化評估工作。如何更好的開展企業檔案規范化管理工作，檔案管理工作如何以新理論、新知識、新技術、新方法為主要內容，緊密結合企業技術創新、技術改造、技術進步和產業升級，從組織建設、制度建設、培訓手段、硬件設施等方面全面開展檔案管理工作，這些都對縣級供電企業檔案管理工作人員的業務能力和專業培訓提出了更高的要求。
面對高標準、嚴要求的企業檔案工作規范，只有高素質的檔案管理從業人員才能夠滿足崗位需求，《企業檔案工作規范》對企業檔案工作人員提出了具體的要求，其中檔案人員應定期接受檔案業務培訓是要求之一。因此，供電企業檔案管理專業培訓要充分考慮現有檔案工作人員結構特點基礎上，注重加強檔案業務培訓教育的針對性和實用性，加強信息技術和網絡技術運用，不斷提高檔案工作人員的業務能力，適應企業信息化發展要求。
2 現階段縣級供電企業檔案管理專業存在的問題
檔案管理專業培訓是企業在職繼續教育的重要內容之一，是把企業相關專業人員培養成為管理專家的一項重要手段，也是加速企業技術創新、技術進步的重要途徑。目前大部分縣級供電企業已認識到企業檔案管理的重要性，客觀上受縣級供電企業檔案管理人員業務技能水平的限制，縣級供電企業檔案管理規范化和標準化建設步伐已遠遠落后于地市公司，也成為影響信息化企業建設的短板之一。
由于縣級供電企業管理較為粗放，以及結構性缺員問題的影響，縣級供電企業的檔案管理存在著諸多問題，主要有：相對于安全生產、電網建設等專業，檔案管理專業并非供電企業的主營業務，在人員配置、培訓安排等方面存在明顯的弱勢；且絕大多數縣公司檔案管理人員身兼數職，檔案管理專業知識掌握不深不透；檔案管理人員素質參差不齊，部分人員年紀較大，學習的積極性和主動性不夠；除上崗取證培訓外，檔案管理人員培訓力度遠遠低于其他專業培訓，造成檔案管理人員很難跟上企業信息技術快速發展需求。面對這些問題，筆者從縣級供電企業檔案管理人員現狀出發，結合多年檔案管理的經驗，提出針對縣級供電企業開展檔案管理培訓的有效途徑。
3 縣級供電企業檔案管理專業培訓的有效途徑
在企業培訓工作總體要求下，檔案管理培訓應結合縣級供電企業檔案管理人員現狀及工作特點，采取靈活的培訓方式，開展實用性、針對性強的培訓，在實踐基礎上學習培訓，使檔案工作人員能克服工學矛盾，有效提供業務技能水平。
3.1 開展專業集中培訓
結合七個縣（市）公司檔案管理工作實際情況，在全省供電系統率先開展檔案專業技術幫帶，采取集中培訓的方式，通過每年定期舉辦檔案管理培訓班，學習和強化各類載體檔案的收集、整理、分類、期限劃分等基礎理論知識，掌握數字檔案的操作與運用，各專職檔案管理人員通過理論培訓與現場實踐相結合的方式，現場學習取長補短互為所用，提高各檔案管理人員業務素質。開展集中培訓，可以合理集中利用人力物力財力資源，一次性將大量人員集中起來統一培訓，在學習培訓的基礎上相互溝通、探討，增強檔案工作人員學習的系統性、專業性。
3.2 采取個別針對輔導
結合集中培訓人員的學習成果情況和新任職檔案管理人員業務盲點的情況，采取一對一的個別指導的培訓方式，組織業務能力強的教師給集中培訓結束后有疑問的檔案管理人員進行單獨答疑和指導，并在后期工作中做好經驗總結。各縣級供電企業新任職檔案管理人員到供電公司綜合檔案室進行跟班培訓，學習國網公司、省公司有關檔案管理標準和各類檔案整編規則，做到手把手的傳幫帶，培訓各類載體的收集、整理、分類、組卷、編目及數字檔案館系統的實踐操作。引導新任職檔案管理人員獨立完成文書、單項基建工程、全宗卷等檔案整編工作。根據整編結果進行點評，匯總存在的問題及改進工作的對策和方法，短而快的提高新任職檔案管理人員的理論和實際操能力。
集中針對全體檔案管理人員進行短期綜合培訓，輻射面廣，但是卻不能兼顧到每一位檔案管理人員，此時，個別指導的培訓方式就顯得尤為重要。同時，當有極少數新任職檔案管理人員參加到工作中時，個別指導比組建業務學習班級來得更高效和更經濟。所以個別指導也是檔案管理專業培訓的一個重要手段。
3.3 實時在線及時答疑
電腦和網絡技術的發展，對檔案管理是一個新的機遇和挑戰。合理利用數字化檔案管理系統來培訓檔案管理人員，是當今檔案管理培訓的必要手段。根據全省供電系統統一采用《國家電網檔案館信息系統》的信息平臺優勢，開展定期和不定期的在線數字檔案檢查、指導和督促，及時解決、梳理縣級供電企業在日常檔案工作存在的難點、疑點、定期通報各公司檔案工作完成情況，在線指導各公司專職檔案管理人員在數檔系統中完成文檔、科檔、會計、照片、實物檔案的整理與歸檔，提高歸檔率、準確率和完整率。
3.4 以查代培整體提升
每年定期組織各縣公司專職檔案管理人員開展檔案互查工作，各專職檔案管理人員檢查兄弟單位各載體檔案年度歸檔整理情況及歸檔及時率，部門立卷制度和檔案月度績效考核執行情況等。通過互查平臺，了解各縣公司檔案管理現狀，協助做好診斷分析，有針對性地開展業務對接指導，發揮基礎較好的縣公司的輻射示范作用，以先進帶落后的方式開展縣公司之間的幫扶，帶動管理基礎較弱的縣公司快速提升檔案規范化管理水平。在檢查基礎上，為檔案管理人員提供溝通交流機會，形成比學趕超、取長補短互為所用的良好氛圍，真正達到以查代培整體提升的效果。
3.5 上下協同夯實基礎
充分利用外部資源，采取“走出去”的培訓方式，組織檔案工作人員參加國家檔案、省市檔案局、省電力公司等上級單位舉辦的檔案業務培訓，通過培訓使檔案工作人員及時了解檔案工作新動態、新方向，掌握檔案規章、標準和規范等，為檔案專業工作奠定堅實的基礎。
一、更新理念，提升檔案管理水平
目前國有企業檔案管理模式仍保持傳統模式，如何能提升檔案管理水平，以最小代價為企業換取最大收益，需要更新理念。檔案管理工作者的管理理念會使他們的行為及決策過程受到直接的影響。很長一段時期以來，國有企業檔案管理部門的檔案業務工作主要是由其檔案管理工作者進行。與此同時，受到檔案保密原則的制約，國有企業的檔案部門一般不會請外部機構、外部人員參與到檔案業務中來。因此，檔案管理工作者就會在管理理念方面產生一定的思維定勢。而國有企業檔案管理外包模式離不開外部力量的介入，需要讓外部力量參與到外包的檔案業務工作中來。受到已經形成的工作理念的影響，國有企業的檔案管理工作者會在一定程度上對于檔案管理外包存在著誤解或者曲解，甚至會不接受檔案管理外包模式，這是非常不利于國有企業檔案管理外包工作的有效開展的。在這樣的形勢下，國有企業檔案管理部門的檔案管理工作者必須切實更新檔案管理的工作理念，努力促進檔案信息數字化業務外包工作的有效開展。只有國有企業檔案管理部門的檔案管理工作者更新理念，才能夠切實提升檔案管理水平，推動國有企業檔案信息數字化業務在最短的時間內完成，最大限度地加快國有企業檔案信息數字化工作的進程，推動國有企業檔案信息化建設與發展。
二、以科技創新助力檔案業務拓展，對外包方進行科學有效的評估
數字檔案館建設及檔案數字化工作外包為檔案業務整體外包帶來機遇。在這樣的大背景下，必須以科技創新助力檔案業務拓展，對外包方進行科學有效的評估。在國有企業檔案管理外包的過程中，國有企業檔案管理部門必須采取有效的途徑來對外包方進行評估。通常情況下，評估主要涵蓋了外包前的評估和外包后的評估兩個部分。其中，外包前的評估就是指對于外包前國有企業檔案管理部門對外包公司的信譽、資質、業績、實力等所進行的綜合評估，通過這種方式，準確地掌握外包公司的綜合實力，從而避免在外包的過程中遇到風險。對于外包之后的評估，就是說，國有企業檔案管理部門對外包公司進行檔案管理工作的成果給予一個綜合性的評估，驗收檔案管理外包的合格情況，并且對于外包公司的外包工作質量的高低給予一個公正、客觀、科學的評價。在評估的過程中，國有企業檔案管理部門必須采取一套較為健全的評估指標體系，同時，結合這些評估體系來有針對性地給予評估，防止出現隨意評估以及根據個人情感進行評估的問題。
三、在檔案管理外包的過程中加強知識產權保護
檔案管理外包需要考慮檔案、擁有知識產權等類型檔案的管理模式。國有企業檔案管理部門進行檔案管理外包工作的過程中，必須高度重視檔案信息的保密工作，切實避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。尤其是對于檔案中所存儲的重要的信息，一定要給予充分的重視，堅決杜絕檔案信息的泄露。因此，國有企業檔案管理部門在檔案管理外包的過程中，必須想方設法做好保密工作，切實加強知識產權保護，具體來說，應該從以下幾方面著手。
第一，國有企業檔案管理部門應要求相關人員尤其是外包方工作人員簽訂保密協議書。在有關信息的泄密事件中，由于人為原因而造成的的信息泄密行為時有發生。國有企業檔案管理部門應盡量使外包方認識到保密的重要性，盡量讓外包公司的業務工作人員簽訂保密協議書，以此作為對工作人員烙守保密性的一個規范措施。
第二，國有企業檔案管理部門應區分檔案和非檔案，使外包方對兩者分別進行數字化的加工處理。國有企業檔案管理部門保存的很多檔案材料都有保密性，有的保密性弱、有的保密強。因此，外包方在進行檔案信息數字化工作時，國有企業檔案管理部門應該區分檔案和非檔案、使外包方對兩者分別進行數字化的加工處理。對于檔案，尤其是記載著關于人事任免、處罰、升遷及黨務等檔案信息的檔案材料，應該與其他檔案材料分開并被單獨數字化加工處理，其工作場所應是經過周密布置的、保密性強的房間并且安排專人負責處理。對于非性的檔案材料，則可以統一在指定的一般工作場所內完成檔案信息的數字化的處理轉換工作。
第三，做好計算機、數據存儲設備等的保密管理工作。檔案信息數字化工作，離不開計算機、數據存儲設備。對于國有企業檔案管理部門等來說，應做好計算機、數據存儲設備等的保密管理工作，保證計算機、數據存儲設備等的安全。
四、進一步建立健全檔案管理外包的標準
檔案管理外包的基礎是工作流程化、標準化，只有完善、明晰的管理標準和操作標準，方可使檔案業務外包范圍明確，管理責任清晰。通常情況下，國有企業檔案管理部門在進行檔案管理外包的過程中，會希望能夠在最短的時間內達到檔案管理外包的目標，并且獲取最多的收益，為了真正達到目標，就要求國有企業檔案管理部門進一步建立健全檔案管理外包的標準，有效地應對檔案管理外包過程中可能會面臨的各種各樣的突發事件，例如，因為在外包過程中的一時疏漏而造成的檔案材料被損壞的問題等等。具體來說，國有企業檔案管理部門必須建立一個具備較強操作性的檔案管理外包工作應急方案，切實科學有效地應對突發事件。國有企業檔案管理部門必須事先詳細、認真地分析和策劃預想到的各種各樣的突發事件，并且給出切實科學的應對方案，從而最大限度地避免檔案被損壞等問題的出現。與此同時，國有企業檔案管理部門也有必要建立健全責任問責制，真正明確責任范圍，保證最大限度地減小問題出現的概率，也能夠在問題出現的情況下及時有效地追究相關責任人的責任。
