時(shí)間：2023-06-02 09:22:15
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的問(wèn)題及措施，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1電子檔案管理中出現(xiàn)的安全問(wèn)題
1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質(zhì)的壽命長(zhǎng)短、質(zhì)量?jī)?yōu)劣以及其更新?lián)Q代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代，過(guò)時(shí)的檔案介質(zhì)，造成電子檔案信息無(wú)打開(kāi)利用，從而可能會(huì)造成檔案信息的損害和丟失，嚴(yán)重?fù)p害了信息利用者的利益。
1.2病毒的危害性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各種病毒木馬不斷的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行攻擊與入侵，使得一些機(jī)密的電子檔案在傳輸過(guò)程中可能會(huì)被病毒等感染，電子檔案系統(tǒng)也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。
1.3電子檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。由于紙質(zhì)檔案可加蓋單位公章，領(lǐng)導(dǎo)簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無(wú)限修改復(fù)制的功能，如果不加以技術(shù)處理，則無(wú)法辨認(rèn)其原稿的真實(shí)性，從而造成信息的失真。
1.4電子檔案安全不容忽視。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，由于互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性，使得數(shù)據(jù)被他人盜取、篡改的事件時(shí)時(shí)發(fā)生，這對(duì)機(jī)密電子檔案的管理提出了很大的挑戰(zhàn)。
2解決電子檔案安全問(wèn)題的措施
2.1技術(shù)安全處理措施
2.1.1加密處理。數(shù)據(jù)加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過(guò)加密處理，使得數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過(guò)程中可采用非對(duì)稱(chēng)式或雙密鑰碼進(jìn)行加密。發(fā)方可使用收方的公開(kāi)密鑰發(fā)文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過(guò)公開(kāi)密鑰向收方發(fā)文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護(hù)電子文件的機(jī)密性。
2.1.2電子簽名技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子簽名技術(shù)被人們廣泛應(yīng)用起來(lái)，電子簽名可分為證書(shū)式數(shù)字簽名和手寫(xiě)式數(shù)字簽名。主要作用是在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者，確保其內(nèi)容沒(méi)被他人改動(dòng)。通過(guò)證書(shū)式數(shù)字簽名可有效檢驗(yàn)文件確實(shí)來(lái)自發(fā)方，內(nèi)容沒(méi)有被人改動(dòng)。手寫(xiě)式數(shù)字簽名則是將專(zhuān)門(mén)的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計(jì)算機(jī)屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫(xiě)輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質(zhì)文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實(shí)性、合法性。
2.1.3權(quán)限的使用與監(jiān)控。檔案管理者應(yīng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)用戶(hù)設(shè)置身份驗(yàn)證，只有通過(guò)身份驗(yàn)證信息的人才可進(jìn)行訪問(wèn)。此外還要根據(jù)訪問(wèn)人身份、電子檔案的秘密等級(jí)，來(lái)確定其訪問(wèn)權(quán)限。目前可使用的監(jiān)控技術(shù)為防火墻技術(shù)，防火墻具有很好的保護(hù)作用，入侵者想要接觸目標(biāo)計(jì)算機(jī)，必須先穿越防火墻的安全防線(xiàn)，因此可將防火墻配置成許多不同保護(hù)級(jí)別，使數(shù)據(jù)庫(kù)的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。
2.2制度安全管理
電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過(guò)程中都有可能出現(xiàn)信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實(shí)行必要的制度管理是必不可少的?？筛鶕?jù)需要制定相應(yīng)的制度，如只有電子信息管理人員才能進(jìn)入相關(guān)操作系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)要設(shè)置密碼，專(zhuān)人專(zhuān)用，其他無(wú)關(guān)人員不得打開(kāi)或使用其計(jì)算機(jī)，更不得非法進(jìn)入或操作該系統(tǒng)。同時(shí)，對(duì)電子檔案生命周期的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，造成信息丟失或失真現(xiàn)象發(fā)生。
2.2.1明確電子文件制作傳遞的責(zé)任。電子文件要由專(zhuān)人制作，制作完成定稿后要進(jìn)行加密處理，如需要參考或利用時(shí)，只能以只讀形式進(jìn)行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。
2.2.2及時(shí)收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進(jìn)行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態(tài)，容易發(fā)生失真現(xiàn)象。電子文件一旦定稿就應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)使用電子筆等進(jìn)行簽發(fā)，如條件不允許，可在紙制文件上簽發(fā)，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書(shū)檔案管理者進(jìn)行管理，不得擅自修改。如需修改，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。同時(shí)對(duì)電子文件要進(jìn)行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。
2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時(shí)要進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實(shí)可靠，是否是最終稿本，其與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致。然后將電子文件放入計(jì)算機(jī)指定的位置，或者備份到相應(yīng)的介質(zhì)中。歸檔時(shí)要注意標(biāo)明相應(yīng)的保密級(jí)別，注明了保密級(jí)別的電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對(duì)應(yīng)放置。電子文件可按紙質(zhì)文件的要求劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質(zhì)檔案一樣，是獨(dú)立的檔案門(mén)類(lèi)和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實(shí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子檔案要進(jìn)行統(tǒng)一保管，檔案管理者應(yīng)熟練的掌握計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來(lái)更加方便與及時(shí)。檔案管理者應(yīng)對(duì)存放電子文件的介質(zhì)進(jìn)行不定期的健康檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的電子文件要采取維護(hù)措施，及時(shí)修復(fù)，防止文件的丟失與破壞。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新與發(fā)展，要對(duì)歷史電子檔案介質(zhì)進(jìn)行同步更新、復(fù)制和備份。
2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應(yīng)條件，管理者可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，無(wú)關(guān)人員不得借閱、操作該電子文件，同時(shí)對(duì)管理者提出相應(yīng)的紀(jì)律要求，要遵從保密管
理規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案，一旦發(fā)生屬于秘密的檔案出現(xiàn)泄露與丟失要嚴(yán)格追究檔案管理者的責(zé)任。2.2.6不可忽視紙質(zhì)檔案的管理。雖然目前提倡力行節(jié)約，實(shí)行無(wú)紙化辦公，但由于電子檔案安全性、真實(shí)性等受到很多制約，因而紙質(zhì)檔案的管理依然顯得重要，紙質(zhì)檔案具有保存時(shí)間長(zhǎng)、真實(shí)可靠性強(qiáng)、可信度高等特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案在當(dāng)今檔案工作中仍發(fā)揮著重要作用，因此我們不可忽視紙質(zhì)檔案的管理與保存。檔案領(lǐng)導(dǎo)者及管理者仍要把紙質(zhì)檔案工作做為重要工作來(lái)抓。
組成部分。實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)人力資源管理的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供良好的人才管理保障。
關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；現(xiàn)狀；優(yōu)化措施
0 引言
科技水平發(fā)展促進(jìn)我國(guó)社會(huì)發(fā)展速率進(jìn)一步提升，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用廣泛程度，促進(jìn)我國(guó)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用程度。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展能夠促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)分析管理更加科學(xué)化、明晰化發(fā)展，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理準(zhǔn)確性。
1 現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
檔案管理是我國(guó)人力資源管理應(yīng)用的重要管理途徑，實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是促進(jìn)人力資源可吸毒而管理的重要措施。檔案管理隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)步不斷深入發(fā)展，但現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中依舊存在一些問(wèn)題，成為我國(guó)檔案管理發(fā)展中的障礙。
一方面表現(xiàn)為檔案管理的內(nèi)容科學(xué)化水平較低。目前我國(guó)大部分企業(yè)或單位對(duì)檔案管理依舊采用傳統(tǒng)人工管理辦法開(kāi)展檔案管理，造成檔案管理的內(nèi)容不科學(xué)，資源劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案形式多樣，造成檔案管理停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，檔案的內(nèi)容管理科學(xué)化程度較低；另一方面，我國(guó)檔案管理的管理人員和規(guī)范性較低[1]，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程度較低。檔案管理不能為企業(yè)發(fā)展提供直接經(jīng)濟(jì)收益，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中對(duì)企業(yè)檔案管理的人員分配和管理上缺少一定的規(guī)范性，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人員工作積極性較差，管理形式創(chuàng)新能力低，影響企業(yè)檔案管理，同時(shí)檔案管理的管理人員的計(jì)算機(jī)水應(yīng)用水平較低，是企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度較低，造成企業(yè)人才檔案管理與企業(yè)總體發(fā)展之間出現(xiàn)嚴(yán)重的管理脫節(jié)。
2 實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的措施
2.1 實(shí)施檔案管理電子檔案與傳統(tǒng)檔案同步實(shí)施
實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)當(dāng)矜持傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理同步實(shí)施。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)檔桿管理主要是針對(duì)檔案管理中“歷史遺留問(wèn)題”中檔案殘缺不全，檔案資源信息程度較低[2]，或檔案存放時(shí)間較長(zhǎng)的休息資源進(jìn)行傳統(tǒng)管理措施，保障了檔案管理的基礎(chǔ)信息性，避免大量的檔案錄入增加檔案管理人員的工作量；另一方面，近期檔案適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性發(fā)展，促進(jìn)檔案管理的效率性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)檔案管理體系進(jìn)一步完善健全。此外，這種傳統(tǒng)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)管理相結(jié)合的法管理措施也增加了檔案管理的安全性，避免檔案丟失。
2.2 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理手段進(jìn)行檔案管理
實(shí)施網(wǎng)絡(luò)詩(shī)句管理手段進(jìn)行檔案管理。隨著社會(huì)科技水平的進(jìn)一步提高，檔案管理數(shù)據(jù)化應(yīng)用程度也進(jìn)一步提升，實(shí)施檔案管理自動(dòng)化軟件，結(jié)合OA辦公自動(dòng)化和MIS信息管理相結(jié)合實(shí)施軟件管理檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展[3]，提高檔案管理自動(dòng)化程度的進(jìn)一步提高，提高了檔案應(yīng)用、管理的專(zhuān)業(yè)化和信息準(zhǔn)確程度，促進(jìn)我國(guó)檔案管理程度的進(jìn)一步發(fā)展。例如：我國(guó)某企業(yè)實(shí)施人力資源檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種管理措施企業(yè)人力資源分配管理的合理程度進(jìn)一步提高，間接地為企業(yè)人發(fā)展創(chuàng)造財(cái)富。此外，網(wǎng)絡(luò)化中云盤(pán)使用為檔桿管理提供了廣闊的檔案儲(chǔ)存空間，不僅增強(qiáng)了檔案管理的效率，同時(shí)也避免了傳統(tǒng)檔案管理儲(chǔ)存空間的問(wèn)題，節(jié)約了檔案管理的應(yīng)用空間。
2.3 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力
提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力是開(kāi)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化程度的重要基礎(chǔ)保障。對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理水平，促進(jìn)檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用程度進(jìn)一步提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人員的專(zhuān)業(yè)性。
3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)
3.1 檔案信息管理可靠性增強(qiáng)
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展促進(jìn)資源管理的重要體現(xiàn)，其優(yōu)勢(shì)其一檔案信息管理的可靠性增強(qiáng)[4]，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展主要依托互聯(lián)網(wǎng)檔案自動(dòng)化管理軟件和虛擬空間實(shí)現(xiàn)檔案管理，檔案管理系統(tǒng)的登錄需要相應(yīng)賬號(hào)和管理密碼，使檔案管理的信息可靠性增強(qiáng)，避免檔案資源泄露等信息資源管理不善等問(wèn)題。
3.2 檔案管理的準(zhǔn)確性提高
其二，檔案管理的準(zhǔn)確性提高。檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)化管理使檔案管理分類(lèi)采用電子檔案自動(dòng)分類(lèi)管理，依據(jù)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。自動(dòng)化檔案管理能夠智能化對(duì)更新檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理中檔案人員對(duì)接不當(dāng)影響檔案管理準(zhǔn)確性問(wèn)題。
3.3 檔案管理的工作效率提高
其三，檔案管理工作效率提高，網(wǎng)絡(luò)化管理措施使檔案管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理中解放出來(lái)，檔案管理水平和管理手段都逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，保障了檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性，同時(shí)也提高率檔案管理人員的工作效率。例如：某單位對(duì)培訓(xùn)人員的檔案分配按照培訓(xùn)人員工作管理性質(zhì)不同，運(yùn)用電子檔案管理將人員檔案分發(fā)到不同管理部門(mén)，提高了單位檔案收發(fā)和應(yīng)用的效率性[6]。
3.4 檔案管理科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展
其四，檔案管理實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化使檔案管理科學(xué)性，規(guī)范化發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，管理范圍復(fù)雜，檔案管理主要依靠人工分配形式進(jìn)行檔案管理，容易造成檔案丟失或損壞，影響檔案管理的正常進(jìn)行，造成檔案資源管理專(zhuān)業(yè)會(huì)程度較低，影響了檔案管理的質(zhì)量性；實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化采用電子管理措施實(shí)現(xiàn)了檔案管理，分配數(shù)字化管理，從而提高了檔案管理的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，規(guī)范化發(fā)展。
4 結(jié)論
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是現(xiàn)代化科技手段應(yīng)用于社會(huì)資源管理發(fā)展中的體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資源應(yīng)用，管理，分發(fā)的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和效率性，促進(jìn)我國(guó)資源檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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摘 要：工會(huì)檔案管理工作是工會(huì)工作不可或缺的部分，能否確保工會(huì)檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性是衡量工會(huì)管理工作水平高低的組成部分。為了提高工會(huì)檔案管理工作水平，本文就工會(huì)檔案管理工作的重要性、工會(huì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題、工會(huì)檔案管理工作中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：工會(huì)檔案管理；問(wèn)題；措施
一.工會(huì)檔案管理工作的重要性
在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，社會(huì)景象日新月異，工會(huì)作為社會(huì)生活不可或缺的一部分，其重要性也日益彰顯，而工會(huì)檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性要求與日俱增。工會(huì)檔案管理工作的重要性不言而喻，能夠保存完整的工會(huì)檔案資料，對(duì)以后的文獻(xiàn)整理工作會(huì)起到舉足輕重的作用，若是保管失職，造成資料的丟失，則對(duì)以后的文獻(xiàn)資源來(lái)說(shuō)將是一個(gè)很大的損失。所以，要想做好工會(huì)檔案管理工作，就要及時(shí)發(fā)現(xiàn)工會(huì)檔案管理工作中的問(wèn)題，并尋找有效的解決措施，不斷提高工會(huì)檔案管理工作水平。
二.工會(huì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
經(jīng)過(guò)對(duì)日常工會(huì)檔案管理的分析調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)如今的工會(huì)檔案管理還存在著某些問(wèn)題，我們可以大致將其歸納為以下幾點(diǎn)：
1.人們對(duì)工會(huì)檔案管理工作重要性的忽視。
工會(huì)檔案管理工作一直處在被人們忽視的位置，究其原因是人們對(duì)其的了解不夠全面與透徹，在大部分人的認(rèn)知里，工會(huì)檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的記錄整理會(huì)議流程，然后將其歸置于固定位置封存，并不具備什么技術(shù)含量，也沒(méi)有什么難度可言，因此很容易忽視工會(huì)檔案管理工作的重要性。久而久之，工會(huì)檔案管理人員便也習(xí)慣了被忽視，不再追求高效率的工作水準(zhǔn)，因此很難提高工會(huì)檔案管理的水平與工作質(zhì)量，這是目前工會(huì)檔案管理工作的一個(gè)很?chē)?yán)肅的問(wèn)題。
2.工會(huì)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的短缺。
在人們對(duì)工會(huì)檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)下，越來(lái)越多的人覺(jué)得工會(huì)檔案管理工作簡(jiǎn)單至極，并沒(méi)有什么可研究與提升之處，故而使鉆研工會(huì)檔案管理的人才越來(lái)越少，工會(huì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人員極其短缺。一方面是由于檔案專(zhuān)職人員配置不足，往往都是由快要退休或者其他崗位人員兼職負(fù)責(zé)工會(huì)檔案管理工作，另一方面工會(huì)檔案管理人員流動(dòng)性較大，往往都是緊著業(yè)務(wù)工作開(kāi)展，開(kāi)展檔案檢查時(shí)才安排一定人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案查漏補(bǔ)缺和完善，加上缺乏必要培訓(xùn)，檔案管理極不規(guī)范。越是人才短缺，越是不利于檔案管理知識(shí)的傳播，無(wú)法因材施教，就無(wú)形中喪失了一大批工會(huì)檔案管理方面的人才。因此，就目前的現(xiàn)狀來(lái)看，工會(huì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員還是有待增加的。
3.目前工會(huì)檔案管理制度不夠完善，設(shè)備不夠先進(jìn)。
經(jīng)過(guò)大量的對(duì)比研究發(fā)現(xiàn)，我們的工會(huì)檔案管理的設(shè)施相對(duì)比較落后，不夠先進(jìn)，整體上以簡(jiǎn)單模式的文檔記錄為主，不能夠全面具體的記錄工會(huì)舉行的整體細(xì)節(jié)。并且工會(huì)檔案的管理制度不完善，管理不妥當(dāng)，在工會(huì)檔案被查閱的過(guò)程中難免造成丟失損壞，很難形成檔案管理的完整系統(tǒng)。
4.對(duì)工會(huì)檔案管理資金投入經(jīng)費(fèi)不足。
很多工會(huì)都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案，有的只是一些活動(dòng)記錄，即便有檔案，對(duì)檔案管理資金投入經(jīng)費(fèi)不夠，沒(méi)有配置專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，往往是將工作人員和檔案管理室合并在一個(gè)辦公室，這樣既影響了檔案管理的規(guī)范性，也影響了工會(huì)人員工作效率?，F(xiàn)代化檔案管理要求應(yīng)配置專(zhuān)門(mén)的檔案室、檔案管理等各項(xiàng)規(guī)范制度、流程要上墻、檔案管理登記制度要完善、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也要按照現(xiàn)代化檔案管理室相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配齊相關(guān)設(shè)施及檔案管理工具等，這方面資金投入不夠，與現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范化、信息化、系統(tǒng)化要求還存在一定的差距。
三.工會(huì)檔案管理工作中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施
工會(huì)檔案管理工作中確實(shí)存在很多問(wèn)題，但是在面對(duì)問(wèn)題的時(shí)候，我們不能坐以待斃，而是要積極尋找一些解決辦法。通過(guò)認(rèn)真分析研究，對(duì)于工會(huì)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題我們可以采取下列應(yīng)對(duì)措施：
1.提高人們對(duì)于工會(huì)檔案管理工作的重視程度。
工會(huì)檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題歸根結(jié)底是人們對(duì)于工會(huì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠全面，重視程度不夠高。所以我們要加大對(duì)工會(huì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，提高人們對(duì)于工會(huì)檔案管理的認(rèn)知，使人們認(rèn)識(shí)到工會(huì)檔案管理的重要程度。比如我們可以舉行一些公益演講或者手繪等活動(dòng)，將工會(huì)檔案管理工作的知識(shí)傳達(dá)給人們。只有普及人們對(duì)于工會(huì)檔案管理的了解程度，在意識(shí)層面引起重視，得到人們對(duì)于工會(huì)檔案管理工作的認(rèn)可，才能推動(dòng)工會(huì)檔案管理工作有效率的進(jìn)行。
2.培養(yǎng)工會(huì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)型人員，引進(jìn)技術(shù)性人才。
對(duì)于工會(huì)檔案管理的工作，不僅僅要提高人們的認(rèn)識(shí)程度，還要加大對(duì)專(zhuān)業(yè)人士的培養(yǎng)力度，提高工作人員的整體知識(shí)水平。同時(shí)還要提高工會(huì)檔案管理人員的整體素質(zhì)，激發(fā)工作人員對(duì)于工會(huì)檔案管理工作的熱情，使每個(gè)人都能盡到自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，盡自己所能保護(hù)好工會(huì)檔案資源。還要引進(jìn)外來(lái)技術(shù)型人才，學(xué)習(xí)借鑒外來(lái)管理技術(shù)，將其與我們的工會(huì)制度相結(jié)合，適應(yīng)我國(guó)的工會(huì)檔案管理的發(fā)展水平。此外，還可以通過(guò)提高工會(huì)檔案管理人員的待遇，來(lái)鼓勵(lì)人們積極研究工會(huì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)。
3.完善工會(huì)檔案的管理制度。
制度是一個(gè)組織進(jìn)步不可缺少的準(zhǔn)繩，要想推動(dòng)工會(huì)檔案管理工作水平的健康快速提高，完善的工會(huì)檔案管理制度是不可或缺的。工會(huì)檔案管理要建立完善的部門(mén)制度，使管理專(zhuān)業(yè)化，專(zhuān)門(mén)化，此外還要細(xì)化各自的工作，明確分工與責(zé)任，無(wú)論是會(huì)議記錄，檔案保管，檔案封存，還是負(fù)責(zé)管理查閱等工作，都要細(xì)化到每個(gè)人，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。完善工會(huì)檔案查閱翻看制度，在翻閱的時(shí)候必須保證資料的完整性，要實(shí)行資料毀損懲處制度，盡最大可能保護(hù)好工會(huì)檔案。
4.引進(jìn)工會(huì)檔案管理的先進(jìn)設(shè)備。
要解決工會(huì)檔案管理中存在的設(shè)備落后的問(wèn)題，需要我們引進(jìn)現(xiàn)代的高端發(fā)展技術(shù)。如今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，各行各業(yè)都在科學(xué)技術(shù)的影響下取得了突破性進(jìn)展。工會(huì)檔案管理工作也要積極利用現(xiàn)代化設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案管理的技術(shù)，在工會(huì)舉行過(guò)程中采用電子記錄、攝影、錄音等多種記錄方式和方法，多方面、全方位的記錄工會(huì)舉行的過(guò)程。對(duì)于影視、錄音等檔案的保管，也要運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)其加以?xún)?chǔ)存和維護(hù)，以免造成不必要的丟失。
總結(jié)：工會(huì)檔案是一種非常重要的檔案資源，它詳細(xì)的記錄了會(huì)議舉行的流程、重要事項(xiàng)以及各種細(xì)節(jié)之處。所以，工會(huì)保留的檔案有時(shí)候會(huì)成為一種珍貴的歷史資料，讓后人可以在需要的時(shí)候去翻閱。并且工會(huì)檔案記錄的會(huì)議方式也可能成為后人去借鑒學(xué)習(xí)的途徑之一，是我們創(chuàng)新如今會(huì)議模式，取得理想會(huì)議效果的基礎(chǔ)。所以，即使工會(huì)檔案管理過(guò)程中遇到很多問(wèn)題，我們也要盡力找到解決措施，不斷提高工會(huì)檔案管理工作的水平，在這些解決措施的基礎(chǔ)上，盡我們所能，保o工會(huì)檔案的完整性。
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關(guān)鍵詞：檔案管理 主要問(wèn)題 應(yīng)對(duì)措施
事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問(wèn)題及原因分析
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也有了一定的發(fā)展，但仍然存在一些問(wèn)題，以下就是事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問(wèn)題以及相關(guān)的原因分析。
1、現(xiàn)代電子辦公的思想動(dòng)搖了紙質(zhì)檔案的管理。隨著當(dāng)今時(shí)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，辦公的自動(dòng)化也隨之而產(chǎn)生，例如：一份文件的擬稿、審核、編號(hào)、簽章等程序都能在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中快速完成，這標(biāo)志著無(wú)紙辦公的模式已經(jīng)建立。相比紙質(zhì)檔案管理，電子文件的檔案管理具有一些優(yōu)點(diǎn)，表現(xiàn)在以下幾方面：首先，電子文件的歸檔整理遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件的歸檔簡(jiǎn)便、快捷；其次，電子文件的檔案的管理對(duì)諸如檔案室、檔案柜等大型硬件設(shè)施的要求較少。因此，相比紙質(zhì)檔案管理而言，人們更愿意接受電子文件的檔案管理，這樣一來(lái)，事業(yè)單位的檔案管理不再受到人們的重視。
2、事業(yè)單位不夠重視檔案管理，其檔案管理的力量相對(duì)薄弱。目前，對(duì)于一個(gè)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其是由許多部門(mén)組成的，但是許多事業(yè)單位并不會(huì)單獨(dú)設(shè)置檔案部門(mén)，對(duì)于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書(shū)檔案以及案卷等多種檔案的管理，沒(méi)有幾個(gè)專(zhuān)職的檔案管理人員進(jìn)行管理，即使有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)，那也大多只是其他部門(mén)兼職管理。從這里可以看出，我們事業(yè)單位不夠重視檔案管理?？上攵?，這些兼職人員由于本身的事務(wù)繁忙，而對(duì)檔案管理的工作投入的精力不足，對(duì)于日常的檔案管理事項(xiàng)沒(méi)有及時(shí)地整理歸檔，這樣一來(lái)，事業(yè)單位檔案的管理水平受到了嚴(yán)重的影響。
3、檔案管理人員的素質(zhì)不高。目前，許多事業(yè)單位的正式的重大的檔案歸檔工作主要依賴(lài)于外聘的檔案歸檔的專(zhuān)業(yè)人士，而事業(yè)單位日常的檔案管理工作也只是在前輩的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)下工作，總之，檔案的管理沒(méi)有一個(gè)高技能高學(xué)歷且是專(zhuān)業(yè)檔案管理的人才，甚至在少數(shù)的事業(yè)單位管理檔案的人員只是兼職的，他們一般都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)的培訓(xùn)，其對(duì)檔案管理的重要性、對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不是很了解。檔案管理的意識(shí)比較淡薄。不管是外聘的專(zhuān)業(yè)人士，還是事業(yè)單位內(nèi)部中兼職檔案管理的人員，他們的素質(zhì)一般都不是很高，這是事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中存在的主要問(wèn)題之一。
事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建中所存在的主要問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施
1、提高事業(yè)單位檔案管理工作的重要性的意識(shí)。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理有利于提高事業(yè)單位日常工作質(zhì)量和工作效率。檔案是人類(lèi)活動(dòng)的記錄，其不僅有利于維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；另外，它也為人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律提供了重要依據(jù)。而檔案管理的科學(xué)規(guī)范是衡量事業(yè)單位管理水平與業(yè)績(jī)的重要標(biāo)尺。因此，我們要提高檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，重視檔案管理。
2、改革檔案管理的體制，建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)。隨著當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代的到來(lái)。為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理也面臨著由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向著以全方位的檔案信息管理、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變。這是時(shí)展的必然選擇，在事業(yè)單位檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化的結(jié)合是當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，因此，在事業(yè)單位可以在自己的信息中心建立檔案信息的管理項(xiàng)目，建立網(wǎng)上檔案的管理系統(tǒng)，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
3、保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。鑒于檔案管理工作的性質(zhì)，事業(yè)單位必須確定專(zhuān)人進(jìn)行管理檔案工作，雖然檔案工作比較簡(jiǎn)單，但是其所要知道的東西還是很多，而其交接事項(xiàng)也比較繁雜，因此我們要控制檔案管理工作的人員流動(dòng)，以便更好地開(kāi)展檔案管理工作。
4、提高檔案管理人員的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)本單位的檔案管理的工作的好壞有著重要影響，因此，針對(duì)管理人員素質(zhì)較差的情況，根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，事業(yè)單位要積極選送有關(guān)檔案管理工作的人員參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，熟悉檔案工作業(yè)務(wù)的流程，努力掌握科學(xué)的、規(guī)范的、實(shí)用的管理的方法，以提高檔案管理工作的效率，確保檔案管理工作的質(zhì)量，尋找更科學(xué)規(guī)范的檔案管理模式。
總結(jié)
近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建也有了一定的發(fā)展，但是其在發(fā)展過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，我們也應(yīng)該要重視，并積極找出問(wèn)題的所在，任何事物都是在曲折中前進(jìn)的，發(fā)展過(guò)程中的問(wèn)題是可以克服的，只要我們事業(yè)單位意識(shí)到檔案管理的重要性，并且對(duì)問(wèn)題的存在去找出相應(yīng)的措施，我想我們是可以探索出更科學(xué)、更規(guī)范、更實(shí)用的檔案管理模式的構(gòu)建的。相信經(jīng)過(guò)我們的努力，檔案管理模式的構(gòu)建將會(huì)越走越好的，從而也更好地為事業(yè)單位的工作所服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：離退休人員；紙質(zhì)檔案；電子檔案；保護(hù)技術(shù)；聯(lián)系
計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向縱深深處的發(fā)展，辦公自動(dòng)化正在普及應(yīng)用，檔案管理也不例外。傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，如管理效率低、差錯(cuò)率高、管理成本大等特點(diǎn)，不利于檔案管理的規(guī)模化、高層次發(fā)展。辦公自動(dòng)化向檔案管理領(lǐng)域的滲透和發(fā)展，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了機(jī)遇，但檔案管理的信息化也面臨著不少的挑戰(zhàn)，如信息化投入成本高、信息安全難以保證。離退體人員檔案管理面臨著復(fù)雜化的情況，面臨著新情況、新問(wèn)題，如何破解檔案管理難題，引導(dǎo)檔案管理合理發(fā)展，是一個(gè)值得深思的問(wèn)題。
1 離退休人員檔案管理面臨的形勢(shì)和基本情況
離退體人員檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。由于離退體人員的檔案多是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案對(duì)檔案工作環(huán)境，如溫度、濕度、條件等要求比較高，外界環(huán)境容易對(duì)檔案的材料等產(chǎn)生影響。此外，由于紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中也容易發(fā)生變質(zhì)、損壞的現(xiàn)象。這些都對(duì)檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的深入發(fā)展，檔案管理信息化進(jìn)行在不斷加強(qiáng)。信息化的檔案管理系統(tǒng)作為一種信息管理系統(tǒng)，為檔案管理的信息化、自動(dòng)化和系統(tǒng)化提供了有效的措施和手段，同時(shí)電子檔案能夠克服紙質(zhì)檔案保存過(guò)程中存在的問(wèn)題和缺陷。因此，不少地區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)都開(kāi)展了檔案管理信息化，從而提高效率節(jié)省成本。但由于離退休人員檔案管理的特殊性，檔案信息化中面臨著不少的困難。如信息量大、信息化成本高等特點(diǎn)，但作為未來(lái)發(fā)展主流，電子檔案在檔案管理中有著廣闊的發(fā)展前景。
2 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的區(qū)別
電子檔案與紙質(zhì)檔案從實(shí)質(zhì)上來(lái)看，它們之間還是有差異的。紙質(zhì)檔案實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案載體的保護(hù)，通過(guò)不斷的完善、優(yōu)化措施、修復(fù)等物理環(huán)境或物理實(shí)體的保護(hù)從而確保檔案信息的安全。紙質(zhì)檔案的管理并不需要特別的技術(shù)手段和措施，檔案的保護(hù)主要是對(duì)環(huán)境的控制、調(diào)整，確保檔案室的環(huán)境能夠滿(mǎn)足檔案實(shí)體的基本要求。在紙質(zhì)檔案的保護(hù)過(guò)程中，注重對(duì)檔案信息的完整性、安全性的保護(hù)。相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的管理成本比較高，人工管理費(fèi)、檔案紙質(zhì)、環(huán)境控制設(shè)備等都占用了大量的費(fèi)用。而電子檔案由于管理信息方式的不同，它主要是對(duì)計(jì)算機(jī)及軟件技術(shù)的依賴(lài)性較強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息系統(tǒng)的功能不斷增強(qiáng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案管理的真實(shí)模擬，通過(guò)對(duì)信息系統(tǒng)的完善，功能設(shè)計(jì)增加、界面設(shè)計(jì)的優(yōu)化等從而促進(jìn)檔案管理的技術(shù)水平的提升。與紙質(zhì)檔案最大的不同在于對(duì)技術(shù)的依賴(lài)較強(qiáng)，在投入成本方面，雖然一次性投入成本大，如信息系統(tǒng)的購(gòu)買(mǎi)、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購(gòu)置等這些都需要較大的投入，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的革新和進(jìn)步，信息化的成本在不斷降低，信息系統(tǒng)的功能也在不斷完善，信息安全措施也在不斷提升，這些都為電子檔案的發(fā)展提供了巨大的機(jī)會(huì)。此外，電子檔案管理節(jié)省了大量的人工成本，有利于檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
3 離退休人員紙質(zhì)檔案與電子檔案之間保護(hù)技術(shù)的聯(lián)系
紙質(zhì)檔案與電子檔案是檔案管理中的主要形式，也是未來(lái)檔案發(fā)展的兩種主流趨勢(shì)。從檔案管理的原則、方法和技術(shù)情況來(lái)看，紙質(zhì)檔案與電子檔案有著顯著的關(guān)聯(lián)性。它們的目的是一樣的，都是確保檔案的完整和安全。紙質(zhì)檔案能夠克服電子檔案在管理中存在的信息脆弱現(xiàn)象，也能夠保證檔案信息的安全；而電子檔案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特點(diǎn)，電子檔案能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案的管理提供支持和借鑒，紙質(zhì)檔案管理方式和手段的創(chuàng)新，有助于為電子檔案的管理和開(kāi)展提供支持，電子檔案是紙質(zhì)檔案管理的模擬和再現(xiàn)。紙質(zhì)檔案管理方式的創(chuàng)新有助于電子檔案管理的優(yōu)化和發(fā)展。從歷史進(jìn)程來(lái)看，紙質(zhì)檔案的管理具有悠久的歷史，在管理經(jīng)驗(yàn)、管理方式、管理措施等方面具有很強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，并形成了一整套完整的管理體系，技術(shù)措施等都比較成熟。而電子檔案管理技術(shù)在一定程度上必須依賴(lài)和借鑒紙質(zhì)檔案的管理措施和技術(shù)。紙質(zhì)檔案能夠彌補(bǔ)電子檔案在管理中存在的不足，提升檔案管理的效率和水平，為檔案的科學(xué)化和合理化提供了幫助。紙質(zhì)檔案與電子檔案間的關(guān)聯(lián)性將會(huì)改進(jìn)檔案管理的模式，為檔案信息的權(quán)威性、真實(shí)性、安全性提供巨大的支持和幫助。所以，電子檔案與紙質(zhì)檔案是相互聯(lián)系的，不存在一種方式對(duì)另一種方式的替代。正是電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的相互作用、相互依存，才能夠有效保證離退休人員檔案的安全性和客觀真實(shí)性。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之，離退體人員紙質(zhì)檔案與電子檔案保護(hù)技術(shù)是相互聯(lián)系，相互作用的。本文在對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的兩種形式的分析中，認(rèn)識(shí)到檔案管理一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存將會(huì)對(duì)完善檔案管理，優(yōu)化檔案管理措施和手段提供支持和幫助。同時(shí)，紙質(zhì)檔案與電子檔案是有區(qū)別的，紙質(zhì)檔案是電子檔案管理中的良好補(bǔ)充。而電子檔案的存在和發(fā)展，也大大提高了檔案管理和檢索的效率和水平。因此，合理調(diào)整和平衡電子檔案與紙質(zhì)檔案的比例，加大離退體人員檔案管理力度，促進(jìn)檔案管理水平的提升。
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關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；效率
中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，在運(yùn)作的過(guò)程中必將需要涉及諸多要素，同時(shí)也必將存在一系列的問(wèn)題。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中客觀地存在著一系列的問(wèn)題，這些問(wèn)題都需要我們不斷地加以解決與處理。在解決問(wèn)題的途徑與策略上必須要堅(jiān)持科學(xué)、合理、有序的原則，同時(shí)國(guó)家的主管部門(mén)要統(tǒng)籌兼?zhèn)?，?qiáng)化引導(dǎo)，構(gòu)建交流平臺(tái)，從而有效地推動(dòng)檔案管理工作的高效發(fā)展。
一、檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
1、檔案管理制度缺失。關(guān)于建筑工程檔案管理的工作，我國(guó)政府在2001年的時(shí)候就頒布了兩部政策性文件，然而，有很多的建筑企業(yè)并沒(méi)有將檔案管理工作重視起來(lái)，政府所規(guī)定的一些利于規(guī)范項(xiàng)目建設(shè)的措施，很多企業(yè)并沒(méi)有照此實(shí)施，通常都是根據(jù)自己的想法開(kāi)展工作的，檔案管理工作比較隨意，在施工建筑的過(guò)程中就容易出現(xiàn)混亂的情況。
2、檔案內(nèi)容質(zhì)量不合格。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案管理中出現(xiàn)的一些常識(shí)性錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容質(zhì)量不過(guò)關(guān)，主要體現(xiàn)在，第一，檔案材料的收集不齊全，很多施工項(xiàng)目上一些需要記載的信息和蓋章，經(jīng)常會(huì)漏下；第二，檔案整理不規(guī)范，在日常工作中對(duì)檔案的不重視，就會(huì)出現(xiàn)文件遺失的情況，在后期的工作過(guò)程中需要用到的時(shí)候，就會(huì)用其他的類(lèi)似文件去代替，用這種方式來(lái)逃避文件丟失的過(guò)錯(cuò)，使檔案內(nèi)容的質(zhì)量嚴(yán)重下降。
3、檔案管理人才匱乏，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊。很多的檔案管理人員由于自身的專(zhuān)業(yè)水平不到位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，缺少相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項(xiàng)目組完全就沒(méi)有設(shè)立檔案管理這項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人，所以嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)熟練的專(zhuān)業(yè)人才。目前已有的檔案管理人員的綜合素質(zhì)大都不一致，且對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)過(guò)于傳統(tǒng)，并沒(méi)有跟上現(xiàn)代管理的節(jié)奏，導(dǎo)致工作責(zé)任心的缺失，自然工作效率也不高。
4、歸檔完整率、真實(shí)性有待提高。大多數(shù)的施工企業(yè)沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)家規(guī)定的程序，對(duì)檔案的操作程序進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保存，同時(shí)還出現(xiàn)一些為了使項(xiàng)目看起來(lái)更加完善，很多工作人員采取美化問(wèn)題的工作方式來(lái)編制管理檔案，這種做法嚴(yán)重的影響了檔案的完整性和真實(shí)性，降低了檔案本身存在的價(jià)值。
二、檔案管理的原則
首先，質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門(mén)要對(duì)成為檔案相應(yīng)的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計(jì)等方面提出相應(yīng)的要求、標(biāo)準(zhǔn)，一定要運(yùn)用科學(xué)管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制檔案的質(zhì)量。
其次，檔案管理的真實(shí)性控制是指我們?cè)谶M(jìn)行管理過(guò)程中一定要注重真實(shí)性的控制，尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案的有效監(jiān)督與控制。
最后，全程控制就是指在管理的過(guò)程中應(yīng)將文件的鑒定、整理、歸檔及檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標(biāo)。
三、如何規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率
1、加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度
檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識(shí)、管理水平、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識(shí)素養(yǎng)，學(xué)會(huì)結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢(shì)，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，將建筑工程檔案管理的工作做的更完善。另外，檔案管理人員要時(shí)刻關(guān)注國(guó)家政府以及相關(guān)部門(mén)制定的政策，將其運(yùn)用的現(xiàn)實(shí)工作中。
2、加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作
依照標(biāo)準(zhǔn)的施工檔案材料的編制方法，是建筑企業(yè)最基礎(chǔ)的工作能力。一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)在編制工程項(xiàng)目材料上出現(xiàn)問(wèn)題，他就不具備承包工程的條件。工程檔案的真實(shí)性和完整性就在于編制過(guò)程中是否專(zhuān)業(yè)。施工企業(yè)應(yīng)該要充分明確自己身上肩負(fù)的責(zé)任，提高檔案編制的規(guī)范性，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的檢查和監(jiān)督，嚴(yán)格依照建筑工程檔案管理的真實(shí)性和完整性編制，為后期工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展
案卷質(zhì)量的高低將會(huì)直接影響到檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進(jìn)。實(shí)踐證明，案卷在材料的收集過(guò)程中能否做到準(zhǔn)確、具體及系統(tǒng)性，都將影響我們檔案管理工作有效性的提高。隨著，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)都試圖利用這種新技術(shù)推動(dòng)自身的發(fā)展。檔案管理工作也同樣如此，未來(lái)的檔案管理必將是以信息化模式為主體。目前，越來(lái)越多的案例已經(jīng)證明傳統(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整編、管理與查閱上呈現(xiàn)出的工作量大、效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。相反，實(shí)施信息化的檔案管理之后，我們的工作人員就可以從繁重的工作中脫身，而不在充當(dāng)打字員與保管員的角色了。
結(jié)束語(yǔ)
在進(jìn)行建筑工作檔案管理的時(shí)候，需要結(jié)合建筑工程檔案的真是情況以及管理人員的需要，主動(dòng)的去整理和歸納一些需要的信息，這些都是需要在檔案中完整的呈現(xiàn)的，需要將這些信息整理統(tǒng)計(jì)成一份科學(xué)完善的報(bào)表，提供給管理決策人員作出科學(xué)的判斷，為項(xiàng)目工作的實(shí)施提供有力的保障。
參考文獻(xiàn)
[1]王振華.建筑工程檔案資料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.
關(guān)鍵詞：中國(guó)人民銀行；會(huì)計(jì)檔案；現(xiàn)狀
當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，主要包含了會(huì)計(jì)、事后監(jiān)督和檔案管理等部門(mén)：對(duì)于會(huì)計(jì)部門(mén)而言，主要是按照會(huì)計(jì)制度的要求裝訂會(huì)計(jì)檔案、辦理有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱及銷(xiāo)毀工作以及將達(dá)到某一時(shí)限的會(huì)計(jì)檔案移交到檔案管理部門(mén)；對(duì)于檔案管理部門(mén)，主要是接受會(huì)計(jì)部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理；事后監(jiān)督部門(mén)，主要是按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，由各分層行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。
一、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析
自《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來(lái)，我國(guó)有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。
當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會(huì)計(jì)以及基層國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門(mén)，對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門(mén)，實(shí)現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門(mén)，由縣支行綜合檔案管理部門(mén)來(lái)實(shí)施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢(xún)以及事后監(jiān)督中心對(duì)賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對(duì)于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問(wèn)題。一是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒(méi)有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對(duì)于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動(dòng)化程度不高，難以對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對(duì)于一些保管期滿(mǎn)的檔案沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個(gè)別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對(duì)于個(gè)別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒(méi)有實(shí)施異地的存放等管理模式。
對(duì)于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的查詢(xún)、借閱以及檢查等程序方面。首先，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的查詢(xún)，會(huì)計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會(huì)計(jì)檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的登記、審批等制度，實(shí)現(xiàn)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的查詢(xún)工作的嚴(yán)格辦理，其次，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會(huì)計(jì)管理中，為保證會(huì)計(jì)檔案能夠在有效的時(shí)間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對(duì)郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀，基層人民銀行的銷(xiāo)毀工作的主要對(duì)象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷(xiāo)毀管理工作的疏忽，對(duì)于一些諸如會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀。
二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及原因探究
當(dāng)前，人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國(guó)人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》，這一管理制度并為專(zhuān)門(mén)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理制定專(zhuān)門(mén)的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對(duì)于銀行會(huì)計(jì)電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對(duì)于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。
(一)會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)分散，統(tǒng)一管理流于形式
當(dāng)前，基層人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門(mén)的集中化管理與監(jiān)督，盡管實(shí)施檔案管理的部門(mén)沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問(wèn)題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會(huì)造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí)，存在檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)；二是由于內(nèi)部人員對(duì)于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問(wèn)題，造成有關(guān)檔案資料的歸類(lèi)以及登記存在失真、不完整等問(wèn)題；三是由于會(huì)計(jì)檔案資料主要實(shí)施的是各部門(mén)分散化管理，這就給有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料的保存與監(jiān)管帶來(lái)了管理?xiàng)l件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行管理，這就給會(huì)計(jì)檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會(huì)計(jì)檔案存在影響會(huì)計(jì)檔案安全性的問(wèn)題，就很容易帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的“四防”“四無(wú)”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。
與此同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案管理與核算系統(tǒng)的升級(jí)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對(duì)于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中，一些磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級(jí)、更新，對(duì)于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理的有效使用
(二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會(huì)計(jì)檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)
為防止會(huì)計(jì)檔案在管理中造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失或者泄密，中國(guó)人民銀行頒布了《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理明確作出“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)?！边@一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度，與行政司法管理中的公開(kāi)化、透明化監(jiān)管之間存在沖突，這就導(dǎo)致在實(shí)施的過(guò)程中存在執(zhí)行難度大、實(shí)施效度不充足等問(wèn)題。比如對(duì)于司法部門(mén)執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時(shí)，就會(huì)要求基層人民銀行出具有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)比較大的困難。與此同時(shí)，由于基層會(huì)計(jì)檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)欠缺等問(wèn)題，導(dǎo)致對(duì)于一些會(huì)計(jì)檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人的保管，內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格，就導(dǎo)致在會(huì)計(jì)檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。
(三)會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督不到位
在目前運(yùn)作的會(huì)計(jì)檔案管理模式中，全轄市、縣兩級(jí)行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門(mén)和綜合檔案管理部門(mén)共9個(gè)部門(mén)參與會(huì)計(jì)檔案管理工作。對(duì)于會(huì)計(jì)工作檢查而言，會(huì)計(jì)檔案屬于其中一項(xiàng)最為基本的內(nèi)容，但是部分人民銀行在實(shí)際的會(huì)計(jì)工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對(duì)于一些檔案的入檔是否及時(shí)以及檔案的歸類(lèi)是否正確等問(wèn)題，實(shí)施檢查的比較少，結(jié)果就造成會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。
會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善，主要表現(xiàn)在：一是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管期限不明確。在《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中，涉及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)、貨幣發(fā)行會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國(guó)人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對(duì)事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒(méi)有明確、具體的規(guī)定，基層人民銀行在實(shí)施有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)出現(xiàn)真空和時(shí)緊時(shí)松現(xiàn)象，造成會(huì)計(jì)監(jiān)管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督形成的資料歸類(lèi)不明確。新的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》明確了事后監(jiān)督部門(mén)的會(huì)計(jì)監(jiān)督職能，由于分別隸屬會(huì)計(jì)序列和政工序列的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒(méi)有明確歸屬哪一類(lèi)會(huì)計(jì)資料。
三、提升基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的建議
(一)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理，明確管理部門(mén)責(zé)任劃分
針對(duì)當(dāng)前存在的檔案管理部門(mén)分散帶來(lái)的問(wèn)題，就應(yīng)在制定與實(shí)施相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，依據(jù)各部門(mén)之間存在的差異有效地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)的職責(zé)。首先，為徹底解決基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問(wèn)題，建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督，集中管理”的會(huì)計(jì)檔案管理模式。通過(guò)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案資料的異地保管，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制，由事后監(jiān)督部門(mén)對(duì)監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料以及會(huì)計(jì)核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個(gè)管理部門(mén)，因此各部門(mén)要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會(huì)計(jì)檔案制度管理方面的學(xué)習(xí)，在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，嚴(yán)厲杜絕會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問(wèn)題。再次，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案交接、歸檔操作，嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)，庫(kù)房設(shè)施要滿(mǎn)足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實(shí)際，不斷地對(duì)本行的內(nèi)控制度中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的修訂，明確自身職責(zé)，積極地將有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的工作落實(shí)到人，對(duì)于檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。
(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案的檢查力度
為切實(shí)的強(qiáng)化基層人民銀行的日常管理，對(duì)于人民銀行的基層管理，就應(yīng)積極的強(qiáng)化自身的制度建設(shè)。首先，針對(duì)《中國(guó)人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見(jiàn)》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，這一管理弊端，應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會(huì)計(jì)資料的管理范疇中，并及時(shí)的對(duì)事后監(jiān)管部門(mén)在實(shí)施監(jiān)管的過(guò)程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時(shí)的明確；其次，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的檢查，應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類(lèi)的正確性以及入檔的及時(shí)性等方面著手，對(duì)于銷(xiāo)毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對(duì)司法部門(mén)調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案審批制度進(jìn)行有效的完善，不僅要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的安全、保密教育，還應(yīng)對(duì)其在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中的保密與安全意識(shí)進(jìn)行有效地提升，以積極的確保會(huì)計(jì)檔案的不泄密和信息的絕對(duì)安全；最后，為有效防止會(huì)計(jì)信息的安全管理，就應(yīng)加強(qiáng)與司法部門(mén)之間的溝通與聯(lián)系，積極的就基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案信息的管理措施，進(jìn)行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。
(三)盡快制定人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，明確會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)
為確保會(huì)計(jì)檔案資料管理的安全性，中國(guó)人民銀行總行應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、財(cái)政部和國(guó)家檔案局印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況制訂科學(xué)、合理、規(guī)范、操作性強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，并切實(shí)貫徹實(shí)行。還應(yīng)應(yīng)在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，盡可能的減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。
切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實(shí)地盤(pán)查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類(lèi)的正確性、入檔及時(shí)全面性、簿實(shí)核對(duì)是否相符、銷(xiāo)毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查，確保會(huì)計(jì)檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。針對(duì)磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱可能受到特定應(yīng)用環(huán)境的限制，可通過(guò)積極的改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)等措施，以及強(qiáng)化有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理資料的調(diào)閱、備份等管理方式，實(shí)行雙備份，異地保管，避免因會(huì)計(jì)檔案的磁化、老化造成會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)效等問(wèn)題。
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關(guān)鍵詞：檔案管理服務(wù)；下崗職工；作用
檔案是個(gè)人職業(yè)生涯總體情況的總結(jié)與記錄。檔案管理有著重要的社會(huì)價(jià)值。其中下崗職工的檔案管理成為了重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)。從上世紀(jì)八十年代起，我國(guó)開(kāi)始出現(xiàn)下崗職工到現(xiàn)在，下崗職工雖然有所減少，但是面臨的問(wèn)題依然非常嚴(yán)峻。在下崗職工的管理當(dāng)中，檔案成為管理的重要依據(jù)，面對(duì)下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，各級(jí)政府與部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)下崗職工檔案的管理，發(fā)揮其對(duì)下崗職工再就業(yè)所產(chǎn)生的作用。
一、新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀
下崗職工檔案管理重視程度有所提高，下崗職工的檔案管理問(wèn)題越來(lái)越多地受到了各級(jí)部門(mén)的重視。一些單位對(duì)下崗職工的檔案管理，指定專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)與管理人員，明確職責(zé)，從為下崗職工的生活利益著想的角度出發(fā)，建立了比較完善的下崗職工檔案。同時(shí)，為了增強(qiáng)管理的實(shí)效性，還擴(kuò)大了下崗職工檔案內(nèi)容范圍，除了個(gè)人的基本資料之外，還包括個(gè)人建立、與原單位簽訂的合同材料、參加政府舉辦的下崗職工再就業(yè)活動(dòng)材料等。一些單位還積極開(kāi)展的檔案管理服務(wù)活動(dòng)，利用掌握的下崗職工檔案材料，采取推薦、舉辦招聘會(huì)等形式，促進(jìn)下崗職工的再就業(yè)。
但是，受到體制、觀念等多方面因素的影響，現(xiàn)在的檔案管理服務(wù)工作當(dāng)中還存在不少的弊端，比如說(shuō)相關(guān)部門(mén)對(duì)下崗職工的檔案管理工作的不重視，沒(méi)有應(yīng)有的管理人力資金的投入，將其作為企業(yè)的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，一些企業(yè)沒(méi)有按照規(guī)定建立完善的職工檔案制度，檔案材料不健全，影響到下崗職工檔案管理水平的提高。例如破產(chǎn)兼并的企業(yè)管理調(diào)動(dòng)頻繁，調(diào)動(dòng)下崗員工檔案流失、檔案殘缺的情況時(shí)有發(fā)生，甚至有一些企業(yè)讓下崗職工自存檔案的現(xiàn)象。在這種情況下，企業(yè)就無(wú)法為下崗職工管理機(jī)構(gòu)提供完善的檔案材料，也就無(wú)法針對(duì)下崗職工的現(xiàn)狀，采取針對(duì)性的促進(jìn)其就業(yè)的措施。
二、檔案管理服務(wù)對(duì)下崗職工再就業(yè)作用發(fā)揮
針對(duì)新時(shí)期下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀，為了發(fā)揮檔案管理服務(wù)對(duì)下崗職工再就業(yè)的作用，提出如下建議：
1.強(qiáng)化宣傳、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
當(dāng)前，各級(jí)政府及企事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于下崗職工再就業(yè)的重要作用和意義，在工作當(dāng)中加強(qiáng)檔案管理宣傳，讓用人單位能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，從思想上重視起檔案管理工作，為檔案管理配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，強(qiáng)化檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。從各級(jí)政府及勞動(dòng)部門(mén)的角度來(lái)講，應(yīng)把檔案工作當(dāng)做透視社會(huì)現(xiàn)象、掌握社會(huì)就業(yè)信息的主要渠道，展開(kāi)具體深入的領(lǐng)導(dǎo)宣傳活動(dòng)。例如，在相關(guān)就業(yè)市場(chǎng)開(kāi)設(shè)宣傳專(zhuān)欄，張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)，并積極利用各界媒體的力量，讓社會(huì)認(rèn)識(shí)與接收檔案工作管理與服務(wù)，提高人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)下崗職工檔案管理作用的發(fā)揮。而勞動(dòng)者在工作當(dāng)中，要主動(dòng)配合用人單位，完善自己的檔案管理資源，下崗以后要積極的向勞動(dòng)部門(mén)提供檔案，并按照勞動(dòng)主管部門(mén)的要求對(duì)檔案材料進(jìn)行完善，在提高下崗職工檔案管理水平的基礎(chǔ)上，為檔案管理服務(wù)的發(fā)揮創(chuàng)造條件。
2.推動(dòng)下崗職工檔案管理的社會(huì)化
下崗職工再就業(yè)不只是勞動(dòng)部門(mén)的職責(zé)，而是全社會(huì)面臨的一項(xiàng)重要社會(huì)問(wèn)題，這就要求在下崗職工檔案管理工作當(dāng)中，不要局限在勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)，而是要實(shí)現(xiàn)下崗職工檔案管理的社會(huì)化。同時(shí)，伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理職能呈現(xiàn)社會(huì)化的特征，在職工檔案管理當(dāng)中，開(kāi)始有社會(huì)機(jī)構(gòu)的參與，這說(shuō)明檔案的社會(huì)功能不斷的凸顯。這就要求在下崗職工檔案管理當(dāng)中，要推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)社會(huì)化。勞動(dòng)就業(yè)部分應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前下崗職工檔案管理社會(huì)化的現(xiàn)狀，積極采取針對(duì)性的措施，提高社會(huì)化管理水平，使檔案能夠更好的發(fā)揮其服務(wù)作用。比如對(duì)無(wú)力交納管理費(fèi)用的下崗職工可以采取減交或者免交。對(duì)于一些滯留原單位的“死檔案”，應(yīng)積極派相關(guān)人員收繳。另外，政府部門(mén)應(yīng)當(dāng)適當(dāng)投入資金解決一些“死檔案”所存在的問(wèn)題，避免檔案的流失，同時(shí)解除檔案對(duì)下崗職工的束縛，讓檔案服務(wù)于社會(huì)，從而對(duì)促進(jìn)再就業(yè)產(chǎn)生積極的推動(dòng)。
3.強(qiáng)化用人單位與勞動(dòng)就業(yè)部分的檔案管理配合
工會(huì)是“職工娘家”，解決下崗職工再就業(yè)的問(wèn)題，與各級(jí)工會(huì)的配合顯得非常重要。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)與工會(huì)與就業(yè)機(jī)構(gòu)合作交流，挖掘檔案深層次的就業(yè)信息，為下崗職工服務(wù)，并努力進(jìn)行對(duì)檔案的加工。協(xié)同工會(huì)部門(mén)為下崗職工協(xié)調(diào)工作接收單位，積極配合就業(yè)部門(mén)宣傳以及對(duì)檔案與人才的發(fā)掘，及時(shí)向其提供下崗職工的檔案及相關(guān)資料。完善整個(gè)再就業(yè)的系統(tǒng)。同時(shí)，在再就業(yè)檔案管理當(dāng)中，用人單位與勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)要保持積極的溝通與交流，原單位必須根據(jù)勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)的要求，完善自身的檔案管理制度，并對(duì)下崗職工會(huì)的檔案進(jìn)行完善，及時(shí)提交給勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)，同時(shí)根據(jù)要求提供其他與下崗職工檔案有關(guān)的檔案材料，以完善的下崗職工檔案。下崗職工的再就業(yè)接納單位，也要按照檔案管理的要求，做好再就業(yè)職工的檔案接收及管理工作，以更好的對(duì)再就業(yè)的職工進(jìn)行管理。
總之，下崗職工檔案管理對(duì)于新時(shí)期的下崗職工再就業(yè)工作具有重要意義，勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)及用人單位要重視職工檔案的完善，認(rèn)真做好下崗職工檔案管理。在管理的過(guò)程中，要從幫助下崗職工再就業(yè)的角度出發(fā)，對(duì)其進(jìn)行積極科學(xué)的管理，通過(guò)分析職工檔案，查找下崗職工勞動(dòng)就業(yè)上的不足，開(kāi)展針對(duì)性的再就業(yè)培訓(xùn)，提高下崗職工的勞動(dòng)就業(yè)能力，使檔案管理在下崗職工再就業(yè)當(dāng)中發(fā)揮更大的作用。
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【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；管理檔案；問(wèn)題；措施
引言
現(xiàn)如今，隨著我國(guó)工業(yè)化和信息化的不斷深入發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案已經(jīng)成為了檔案管理工作的重要技術(shù)支撐。但是，從目前我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案還不成熟，存在很多的問(wèn)題，比如，數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)缺乏、檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏等。因此，相關(guān)的檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化建設(shè)與管理，從而推動(dòng)計(jì)算機(jī)檔案管理走上可持續(xù)發(fā)展的軌道。
1運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中存在的問(wèn)題
1.1數(shù)字檔案的準(zhǔn)確性受到挑戰(zhàn)
我們都知道，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中涉及到的內(nèi)容非常多，其中包括檔案資源的上傳、下載、共享等，由此可見(jiàn)，這在很大程度上給檔案管理提出了更高的要求。要想真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案，就必須要以數(shù)字檔案作為基礎(chǔ)，但是，從目前計(jì)算機(jī)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，對(duì)于數(shù)字檔案管理很難進(jìn)行有效把握，在檔案進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、處理的過(guò)程中，很容易受到計(jì)算機(jī)病毒的影響，從而給檔案原貌造成嚴(yán)重破壞，影響檔案的真實(shí)性和完整性。
1.2檔案管理人員缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，需要進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、處理、輸出等順序，但是，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，目前在檔案管理方面缺乏專(zhuān)業(yè)人才，相關(guān)的檔案管理人員沒(méi)有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。同時(shí)，一部分檔案管理人員缺乏對(duì)數(shù)字檔案文件“保存”和“歸檔”意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案文件在計(jì)算機(jī)管理檔案中的重要性，從而使得數(shù)字檔案文件缺乏完整性。除此之外，還有的檔案管理人員為了節(jié)省自身的時(shí)間，認(rèn)為只要有原始紙質(zhì)檔案，就不用對(duì)數(shù)字檔案文件進(jìn)行管理。1.3檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)缺乏目前，我國(guó)檔案管理軟件系統(tǒng)種類(lèi)繁多，但是沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有國(guó)家檔案管理部門(mén)制定的指導(dǎo)性意見(jiàn)，從而影響了計(jì)算機(jī)檔案管理的進(jìn)程。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)檔案管理有在線(xiàn)檢索、數(shù)據(jù)交換、資源共享等功能，但是檔案管理軟件沒(méi)有實(shí)行“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”，從而影響了計(jì)算機(jī)檔案管理的功能發(fā)揮。
2運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的有效措施
計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案現(xiàn)代化管理先進(jìn)技術(shù)手段的核心，因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)理論知識(shí)，從而提高計(jì)算機(jī)檔案管理的水平。具體做法如下：
2.1加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
為了提高計(jì)算機(jī)檔案管理水平，就必須加強(qiáng)數(shù)字檔案的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在檔案管理中，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該重視計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提高數(shù)字檔案信息的可靠性、準(zhǔn)確性和安全性。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該改變以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理手段，不斷使用數(shù)字檔案管理方法。除此之外，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的投入，把所有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，從而提高計(jì)算機(jī)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
2.2推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化建設(shè)與管理
推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化建設(shè)與管理也屬于運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中的一項(xiàng)重要措施。檔案管理部門(mén)應(yīng)該加大對(duì)計(jì)算機(jī)檔案資源管理力度，提高檔案管理的質(zhì)量，不斷整合各類(lèi)檔案信息資源。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該建設(shè)多層次共享平臺(tái)，堅(jiān)持公開(kāi)原則，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而保證檔案信息的共享性。建立完善的檔案管理長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，從而提高計(jì)算機(jī)檔案管理的利用率。除此之外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)數(shù)字檔案管理的共享要求，不斷規(guī)范檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)和共享，最終推動(dòng)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化建設(shè)與管理。
2.3完善計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)章制度
在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案中，完善計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)章制度顯得非常重要。只有完善了計(jì)算機(jī)檔案管理規(guī)章制度，才能保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)于那些涉及到數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的重要檔案信息應(yīng)該根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，并妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等。同時(shí)，還要禁止閑雜人等進(jìn)入檔案管理室，要保證檔案管理信息、文檔、數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。
3結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案符合我國(guó)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)管理檔案的重要性，不斷積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，妥善存放檔案中的重要信息、密碼、資料、文檔等，從而保證計(jì)算機(jī)管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]王新鳳.檔案計(jì)算機(jī)管理工作存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施[J].中國(guó)管理信息化，2012，14：96~97.
【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；計(jì)算機(jī)管理；優(yōu)點(diǎn)；問(wèn)題；策略
文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的實(shí)現(xiàn)，是信息時(shí)展下的必然趨勢(shì)，滿(mǎn)足檔案管理工作的實(shí)際需求。為全面提高文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理水平和管理效率，為社會(huì)群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書(shū)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)與不足，并采取科學(xué)化措施實(shí)施文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理，推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。
一、文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)
（一）文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的快捷性
文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理具有諸多優(yōu)勢(shì)，其中最明顯的一點(diǎn)就是快捷性，在實(shí)際檔案管理工作中，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理手工操作中的不足，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件完成文書(shū)檔案相關(guān)資料的收集、儲(chǔ)存、分類(lèi)以及查閱等操作，文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的效率更高。尤其是計(jì)算機(jī)檢索主題詞的利用，為檔案人員查找文件提供了極大的便利，在實(shí)際應(yīng)用中，檔案人員只需要將相關(guān)主題詞進(jìn)行組配后輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，能夠很快得出結(jié)果，使得檔案管理的有效性明顯提升。文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的實(shí)現(xiàn)，一定程度上避免了漏寫(xiě)、漏抄等管理失誤情況的發(fā)生幾率，文書(shū)檔案管理更具清晰性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了人力物力資源優(yōu)化配置和合理利用。
（二）文件和文字信息得到充分交流與共享
文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理方式下，檔案管理工作效率明顯提升，文件與文字信息實(shí)現(xiàn)了有序交流與共享，有效的解決了手工管理方式下信息閑置問(wèn)題，提高了文書(shū)檔案資源的利用率，從而提高檔案管理工作中資金使用的有效性，信息與文件的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。在文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理方式下，文書(shū)檔案管理的方式以及深度也不斷發(fā)生變化，由以往的案卷級(jí)管理逐漸深入到文件級(jí)管理，由傳統(tǒng)模式下的單途經(jīng)管理逐漸發(fā)展為體系化管理，由檔案外部特征管理逐漸發(fā)展為內(nèi)外部特征合并管理，此種情況下，文書(shū)檔案管理效率明顯提升?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中逐漸得到廣泛應(yīng)用，檔案信息能夠與其載體實(shí)現(xiàn)分離化利用，并能夠與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，最大程度上提高文書(shū)檔案利用的質(zhì)量，便于信息資源的適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，提高查準(zhǔn)率，降低所屬空間的限制，基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步了解其它檔案工作部門(mén)的工作情況，準(zhǔn)確把握最新的文書(shū)檔案管理信息，實(shí)現(xiàn)文件與文字信息實(shí)現(xiàn)交流共享，切實(shí)提高檔案管理工作的科學(xué)性和可靠性。
（三）文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)保存的穩(wěn)定性
文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的順利實(shí)現(xiàn)，一定程度上提高了文件信息保存的穩(wěn)定性與管理的可靠性。傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理方式下，紙張耐久性不穩(wěn)定，其中的纖維素在高溫、高濕或氧化劑條件下極易疏導(dǎo)破壞，甚至發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，嚴(yán)重影響文書(shū)檔案信息資源的安全。而文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代電子技術(shù)的有效利用，能夠依據(jù)文書(shū)檔案不同的管理需求，選取適宜的電子載體，包括VCD、DVD以及小容量閃存U盤(pán)等。此類(lèi)載體在文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理中具有便于讀取、易于傳遞等優(yōu)勢(shì)，所受環(huán)境影響較小，不易損壞，在文書(shū)檔案保存與管理上具有良好的穩(wěn)定性。
二、文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理存在的問(wèn)題
文書(shū)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理后，內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢?nèi)容易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。
隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，文書(shū)檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可靠性等問(wèn)題會(huì)日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)數(shù)量按算術(shù)級(jí)數(shù)增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性均以幾何級(jí)數(shù)增加。文書(shū)檔案管理存在的網(wǎng)絡(luò)及信息安全問(wèn)題，已成為制約文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的主要問(wèn)題。
三、應(yīng)對(duì)策略
（一）提高文書(shū)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度
計(jì)算機(jī)在文書(shū)檔案管理應(yīng)用中涉及的每個(gè)問(wèn)題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。所以，應(yīng)進(jìn)一步加緊制定有關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件生成的數(shù)量已很驚人，而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大，目前多數(shù)檔案工作者對(duì)其特性還很陌生，這不能不說(shuō)是很大的隱患。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題必須在如下幾方面做出艱苦的努力：一是進(jìn)一步研究各類(lèi)電子文件的特性，對(duì)從生成機(jī)制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行剖析，在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實(shí)性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。二是提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長(zhǎng)久保存之間的矛盾等問(wèn)題。
（二）提高文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的網(wǎng)絡(luò)信息安全性
在內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類(lèi)型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
四、結(jié)束語(yǔ)
為促進(jìn)文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的實(shí)際應(yīng)用應(yīng)用價(jià)值得到最大發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持具體問(wèn)題具體分析的原則，積極采取有效措施揚(yáng)長(zhǎng)避短，提高文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，從而全面提高檔案管理水平，為社會(huì)群體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
一、當(dāng)前信息技術(shù)在城市軌道交通工程檔案管理運(yùn)用中存在的問(wèn)題
（一）檔案數(shù)據(jù)兼容性問(wèn)題。
當(dāng)前大多城市軌道交通工程的檔案是先經(jīng)過(guò)市檔案館掃描后，再統(tǒng)一納入辦公網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)也是檔案查閱使用的途徑。但是當(dāng)前城市軌道交通工程的檔案數(shù)字化建設(shè)的指標(biāo)未健全、檔案統(tǒng)一管理的軟件缺乏，因而當(dāng)前使用多種檔案管理系統(tǒng)，從而在管理時(shí)出現(xiàn)數(shù)據(jù)無(wú)法兼容性的問(wèn)題，造成檔案數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接、批量處理，嚴(yán)重影響檔案管理的工作效率。
（二）工程竣工圖數(shù)字化問(wèn)題。
在城市軌道交通工程檔案管理中，當(dāng)前主要通過(guò)掃描紙質(zhì)版的竣工圖方式對(duì)竣工圖進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化的處理，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，需要掃描的竣工圖數(shù)量多，且在掃描到電腦后，還需要對(duì)每張電子圖進(jìn)行后續(xù)處理，因而工作量繁重，并且其專(zhuān)業(yè)性要求非常高。此外，在掃描過(guò)程中因受到操作人員不當(dāng)、紙張質(zhì)量等因素的影響，其圖像的掃描結(jié)果也不一樣，有的因?yàn)椴僮魇д`，導(dǎo)致竣工圖在數(shù)字化處理后無(wú)法使用了。
（三）信息化工程檔案安全性問(wèn)題。
工程檔案通過(guò)信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的形式，而數(shù)字信息化具有不穩(wěn)定性、流動(dòng)性的特征，因而容易出現(xiàn)數(shù)字信息丟失、遺漏、受損、被更改的問(wèn)題，從而引起城市軌道交通工程檔案安全問(wèn)題。
二、提高城市軌道交通工程檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用
（一）完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。
完善檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，首先從政策和制度上去規(guī)范。因此要建立一套統(tǒng)一的、全面的城市軌道交通工程數(shù)字化檔案管理的制度以及移交標(biāo)準(zhǔn)。這套制度和標(biāo)準(zhǔn)中包含的內(nèi)容有：對(duì)工程項(xiàng)目的數(shù)字化建設(shè)有一個(gè)明確的范圍；對(duì)檔案資料有一個(gè)統(tǒng)一的的數(shù)據(jù)格式、掃描軟件格式、著錄標(biāo)準(zhǔn)格式；要結(jié)合城市軌道交通工程的檔案特點(diǎn)，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)程序編制，從而確保檔案在移交的過(guò)程中，能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行批量的處理及快速的掛接。
（二）通過(guò)信息技術(shù)探索竣工圖數(shù)字化處理措施。
當(dāng)前，在城市軌道交通工程檔案信息化的管理中，很多施工單位對(duì)竣工圖管理一般是將DWG格式的設(shè)計(jì)圖直接轉(zhuǎn)換成竣工圖。這種方式雖然簡(jiǎn)單方便操作，但是此類(lèi)型的竣工圖缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章，因此這類(lèi)竣工圖是不符合要求的。但是對(duì)竣工圖采用圖紙掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化處理的方式花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)，物力大。因此結(jié)合兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，采取以下措施：依舊將DWG格式的設(shè)計(jì)圖，對(duì)于缺失竣工相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字及竣工圖章的問(wèn)題，通過(guò)掃描技術(shù)處理。先把圖像放入可以用于竣工圖的CAD電子圖中，再把DWG格式的圖形文件轉(zhuǎn)變?yōu)镻DF格式的圖像文件，從而解決此類(lèi)問(wèn)題。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。
要實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效利用和信息安全，需要提高檔案管理人員的素質(zhì)。具體措施是：對(duì)全市的城市軌道交通工程檔案管理人進(jìn)行信息技術(shù)數(shù)字化管理方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容為信息技術(shù)的使用和網(wǎng)絡(luò)安全。通過(guò)培訓(xùn)，使相關(guān)檔案管理人員掌握并加強(qiáng)檔案數(shù)字化處理的方法、檔案管理軟件的應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全的技術(shù)性手段。此外，還需開(kāi)展城市軌道工程基礎(chǔ)性知識(shí)的培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠儲(chǔ)備一定的軌道交通工程專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而對(duì)一些專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的軌道交通工程檔案能夠準(zhǔn)確地把握，提高管理的專(zhuān)業(yè)性。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：檔案管理，數(shù)字化，措施
一、什么是數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案，是指將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀或者數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等數(shù)字載體上并能被計(jì)算機(jī)處理的圖像或文本，以實(shí)現(xiàn)檢索準(zhǔn)確快捷方便、信息資源共享、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便安全等功效（如下圖所示）。
二、實(shí)施數(shù)字化檔案管理的必要性
1.是順應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的需要
隨著信息化社會(huì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)及通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展越來(lái)越普及，由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化環(huán)境對(duì)我們影響越來(lái)越大。社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求量不斷增加，如學(xué)生檔案、醫(yī)院檔案等等，人們對(duì)信息共享的迫切性也越來(lái)越明顯。數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查詢(xún)自己需要的檔案信息，不受時(shí)間和空間的限制。在這種形勢(shì)下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，逐步成為加快國(guó)家信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。
2.能夠進(jìn)一步提高辦公效率
傳統(tǒng)的檔案材料都是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。而數(shù)字化檔案管理可以使檔案管理業(yè)務(wù)更加方便高效快捷，檔案能夠及時(shí)歸檔，迅速得到整理，更快提供運(yùn)用，還能夠準(zhǔn)確反應(yīng)檔案當(dāng)前的情況。通過(guò)數(shù)字化檔案進(jìn)行查找不僅能準(zhǔn)確反映情況，而且可保證查詢(xún)檔案的準(zhǔn)確方便快捷，而且用戶(hù)不用受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。它可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。簡(jiǎn)而言之，數(shù)字化檔案管理就是將原來(lái)紙質(zhì)材料保存的檔案資料變成了提供信息的數(shù)字化控制中心。
3.能夠使檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
檔案是社會(huì)信息資源的重要組成部分，已逐步成為國(guó)家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)的重要資源。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個(gè)方面。在積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源時(shí)，檔案工作者應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)方面規(guī)范化為重點(diǎn)為之提供有價(jià)值的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供更好的服務(wù)目標(biāo)。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，便于制定統(tǒng)一且易操作的檔案標(biāo)準(zhǔn)，從而抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。
三、數(shù)字化檔案管理存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施
1.存在的問(wèn)題
1.1 領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
檔案工作往往引不起企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為工作業(yè)績(jī)要靠業(yè)務(wù)工作及經(jīng)濟(jì)效益來(lái)體現(xiàn)，檔案管理僅僅是簡(jiǎn)單收存材料，對(duì)企業(yè)或單位發(fā)展沒(méi)有太大的作用。這種思想上的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理的水平及檔案信息的整合。尤其數(shù)字化檔案管理，需要投入一定的財(cái)力進(jìn)行電子設(shè)備的配備，領(lǐng)導(dǎo)不重視就不能有效配齊配全電子設(shè)備。設(shè)備不全就無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。
1.2 缺少數(shù)字化檔案管理專(zhuān)業(yè)人才
數(shù)字化檔案管理需要大量的數(shù)字化管理專(zhuān)業(yè)人才，而從事數(shù)字化檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才少之又少。在整個(gè)數(shù)字化檔案管理工作中，人才總量不足、結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象比較突出，特別是高層次、高領(lǐng)域、高技能的創(chuàng)新復(fù)合型人才比較短缺，這些都嚴(yán)重制約了數(shù)字化檔案管理水平的提高。
1.3 數(shù)字化硬件配備更新不及時(shí)
隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化硬件設(shè)備更新?lián)Q代非常頻繁。而檔案工作往往引不起足夠重視，硬件配備也就跟不上時(shí)代步伐及現(xiàn)代檔案形勢(shì)的發(fā)展變化，影響了數(shù)字化檔案管理的全面開(kāi)展。而且有些檔案管理軟件功能比較單一、參差不齊，跟不上時(shí)展需求，自動(dòng)化水平低下也影響了數(shù)字化檔案管理水平的進(jìn)一步拓展。同時(shí)設(shè)備更新不及時(shí)，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒等的沖擊，導(dǎo)致檔案管理體系不能正常運(yùn)行。
2.應(yīng)對(duì)措施
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作的地位及認(rèn)識(shí)水平。要不斷強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視，進(jìn)一步深化檔案管理在整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要意義，關(guān)心檔案工作者，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步提高檔案管理的整體水平。
2.2 加強(qiáng)數(shù)字化檔案人才培養(yǎng)
檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接影響著數(shù)字化檔案管理水平，因此要加強(qiáng)數(shù)字化檔案工作者的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，要針對(duì)不同層次人群進(jìn)行因材施教，通過(guò)舉辦講座、參觀學(xué)習(xí)等有效進(jìn)行檔案知識(shí)的更新，進(jìn)一步提高數(shù)字化管理能力。要加強(qiáng)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，確保能夠了解和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及數(shù)據(jù)通訊技術(shù)等，并能夠?qū)⑦@些知識(shí)熟練運(yùn)用到實(shí)際的數(shù)字化檔案管理工作中。
2.3 進(jìn)一步加大資金投入
要逐步加大對(duì)數(shù)字化設(shè)備的資金投入。目前，我國(guó)檔案管理普遍存在基礎(chǔ)硬件設(shè)施陳舊、配備不足等問(wèn)題。只有加大資金投入，配齊專(zhuān)門(mén)用于數(shù)字化檔案管理的計(jì)算機(jī)、掃描儀及復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，才能將文字檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化保存。此外，企業(yè)或單位還應(yīng)該不斷投入資金進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)先進(jìn)的管理軟件，進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，加大信息開(kāi)發(fā)程度從而實(shí)現(xiàn)資源共享。
四、結(jié)語(yǔ)
總之，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對(duì)獲取信息的時(shí)效、范圍、深度與廣度也不斷提高，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足人們的需求，數(shù)字化檔案管理是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求，要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)更好的掌握信息技術(shù)從而為檔案工作服務(wù)，進(jìn)一步提高工作效率。
參考文獻(xiàn)：
