時間:2023-06-02 09:21:29
開篇:寫作不僅是一種記錄,更是一種創造,它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感,將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同管理風險控制,希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友,陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]合同管理;風險;控制
對于現代企業來說,合同的建立與履行是其經營活動的最直觀體現,企業經濟效益的取得,也必須得到合同保障功能的支持。在企業的合同管理中,合同管理涉及的內容往往較為廣泛,包含的人與機構也較為復雜,這就使企業在合同管理中很容易出現各類風險,而為了盡可能避免企業因合同風險遭受損失,本文就企業合同管理中風險控制措施展開具體研究。
1企業合同管理風險控制的必要性
風險本身具有不確定性、不受人意志控制、必然性、偶然性等多方面的特點,而這些特點的存在,使風險的出現往往與企業初衷背道而馳。隨著經濟發展正式步入新常態的階段,我國也真正進入了產業轉型的關鍵時期,這一社會經濟大變革,雖然為很多企業帶來了進一步發展的契機,但企業所面臨的合同風險的復雜程度也將進一步增加,結合路偉國際律師事務所《中國五百強企業法律風險管理需求調查報告》,不難發現,合同風險控制的排位僅次于公司治理,位于企業風險管理需求的第二位。由此能夠看出,合同管理風險控制對企業的重要性,且企業要想實現可持續發展,也必須得到高質量的合同管理風險控制的支持。
2企業合同管理風險的主要形式
結合相關文獻資料與自身實際調查,本文將企業合同管理風險的主要形式概括為合同主體風險、合同程序風險、合同內容風險、合同履行過程風險4個方面。
2.1合同主體風險
對于企業合同管理風險中合同主體風險來說,這一風險的出現主要是由于我國現行法律對不同行業企業主體資格的要求不同。在我國當下大部分行業中,其主體資格只需要擁有營業執照便能夠獲得,但由于藥品、房地產開發、建筑施工和航空航天等行業,對主體資格的批準較為嚴格,這就使相關企業只有擁有相應的資質證書或是批準證書,才能在允許的范圍內進行經營活動。這雖然使很多行業的規范性由此得到了約束,但一些不具備相應主體資格的企業在簽訂合同后,往往會因自身主體不合格的影響,導致所簽訂的合同被撤銷甚至無效化,企業由此就很容易遭受經濟上的損失。
2.2合同程序風險
除了合同主體風險,合同程序風險也必須引起企業重視。合同程序風險的出現主要是由于我國法律在一些種類合同中,存在較為嚴格的審批程序,這就使很多合同因難以通過審核而被無效化,合同的法律效力由此得不到保障,合同相關的風險自然就很容易大量增加。對于我國當下的中外合資企業來說,其合同簽訂必須得到相關部門的批準方可生效;如果是建筑工程類的合同,則需要得到規劃審批與規劃許可證,這樣才能保證企業運營過程中不會突然出現合同無效、被撤銷的問題,因合同遭受相關部門處罰的問題也能夠得到較好的避免。
2.3合同內容風險
合同本身由合同條款與附屬文件組成,這里的合同條款主要包含數量、質量、違約責任和合同當事人名稱等內容,而附屬文件為雙方約定的各種圖、表、文字資料,這些內容共同組成了合同的主要內容。如果合同內容出現不完整的問題,合同簽訂的雙方就很容易因合同條款不明確等問題引發分歧,合同的執行也會因此受到負面影響,由此可見,合同內容對于合同正常履行的重要性,因此,企業也必須保證各項條款相互之間不存在矛盾與邏輯錯誤。
2.4合同履行過程風險
除了上述幾方面,合同履行過程風險也屬于企業合同管理風險的重要組成。在我國法律規定中,雙方簽訂的合同一旦生效,簽訂合同的雙方當事人就必須遵循誠實守信的原則,嚴格履行合同的要求,這樣才能保證相關合同真正服務于簽訂合同的雙方。但在具體的合同履行過程中,很多意外因素會直接影響合同的正常履行,這時,簽訂合同的雙方就必須通過溝通、協調為合同的履行提供支持,但在實際情況中,很多企業往往會私自修改合同內容,導致合同簽訂的目的往往難以實現,相關企業也很容易遭受經濟損失。
3企業合同管理風險的控制措施
為了能夠盡可能消除企業合同管理所面臨的諸多風險,筆者將結合相關文獻資料與自身實際工作經驗,對企業合同管理風險的控制措施進行詳細論述,這一論述主要圍繞深入研究法律、考慮對方當事人資信情況、防范合同簽訂過程風險、防范合同履行過程風險、實現合同管理信息化等。
3.1深入研究法律
雖然我國《合同法》相較于一些發達國家還存在不少疏漏之處,但《合同法》所規定的合同訂立原則、形式、生效、無效以及合同相關內容,已經能夠滿足我國大多數企業合同管理的需要。為此,相關企業必須深入了解《合同法》及相關法律,對合同做出的各項詳細規定,這樣企業在具體的合同簽訂過程中,才能規避可能造成合同撤銷、無效的風險,很多對企業不利的條款也能夠在法律武器的支持下,最大程度地降低風險。可以說,深入研究法律對降低企業合同管理風險、實現自身長期可持續發展,具有重要的意義。
3.2考慮對方當事人資信情況
為了能夠最大程度降低企業合同管理風險,考慮對方當事人資信情況這一風險控制措施,也必須得到相關企業的高度重視。具體來說,企業必須在合同簽約前,充分了解對方的當事人及企業,一般情況下,企業需要要求對方提供當年年檢的《企業法人營業執照》、生產許可證、授權委托書等證件的原件和復印件,而如果簽訂合同的對象為設計類企業,企業還需要要求這類企業提供資質等級證書等。在完成對合同簽約對象各項資質證書的檢查后,企業還必須對各類證書的復印件進行留存,這樣才能進一步避免企業合同管理風險。值得注意的是,如果企業將要簽訂合同涉及的金額較大、或是過于重要,企業還必須派專人到當事人企業所在地進行實地調查,以通過調查深入了解相關企業的商譽、技術設備、管理水平、財務狀況以及人員構成等信息。只有充分了解這些信息,相關大型合同管理的風險,才能實現最大程度的降低,企業的長期可持續發展,才能獲得更有力的支持。
3.3防范合同簽訂過程風險
在合同簽訂的過程中,企業首先需要對合同中的各項條款擬定與審查予以高度重視,這一環節在某種程度上可以視作企業合同管理風險控制的關鍵環節,為此,筆者建議企業結合合同的擬定實際進行風險防范。在我國實際交易活動的合同簽訂中,合同大多不會出現一起協商、共同起草的情況,乙方提供文本后、甲方進行審核補充,是合同擬定過程的常態,而結合合同擬定的實際情況。企業需要在合同審定過程中,做到用詞準確、約定明確、表達清楚、不存在歧義,由此避免含混不清和模棱兩可的問題,保證合同簽訂過程風險降到最低。
3.4防范合同履行過程風險
除了合同簽訂過程風險的防范,合同履行過程風險的防范同樣屬于企業合同管理風險控制的關鍵環節,在這一環節中,企業必須樹立良好的證據意識、及時簽訂變更協議,保證合同履行過程風險防范真正得以高質量實現。在樹立良好的證據意識中,企業合同管理部門必須在合同簽訂前及履行過程中,做好相關資料的收集與整理。這樣企業才能實時掌握合同履行情況,在合同糾紛發生時,有充足的證據支持,最大程度上保證企業利益不受損害。變更協議多出現于合同出現變更與疑問的情況,而為了保證這一協議的簽訂能夠真正發揮自身效用,變更協議同樣需要采用書面的形式。
3.5實現合同管理信息化
企業還可以通過實現自身合同管理信息化,更好地進行合同管理風險的控制,筆者建議相關企業要建立完善的合同管理系統,以此淘汰傳統的人工合同管理方式,這樣,企業合同管理將實現規范化與流程化,相關風險也將由此實現最大程度的降低。
4結語
本文在企業合同管理中風險控制措施展開的研究中,詳細論述企業合同管理風險控制的必要性、企業合同管理風險的主要形式、企業合同管理風險的控制措施等內容,希望這一系列內容能夠為相關企業合同管理更高質量地開展帶來一定啟發。
主要參考文獻
[1]劉瑋瑋.企業合同管理中風險控制措施探究[J].財會學習,2017(10).
[2]王秀卓.企業合同管理中的法律風險與控制策略探討[J].時代金融,2012(11).
一、企業合同管理中風險的主要表現形式
在企業進行合同管理的過程中,其風險形式主要表現在以下的幾個方面上:
(一)合同主體風險
我國法律之中,對于不同行業的企業主體資格要求也不一樣,對很多行業的企業來講,除了需要獲得營業執照之外,沒有其他特殊的規定。但是對于藥品、房地產開發、建筑施工、航空航天等行業來講,不僅僅是需要取得營業執照,還需要在獲得營業執照之前獲得相應的批準證書或者是資質證書。同時,這些企業只能夠在批準證書或者是資質證書所允許的范圍內進行經營活動。合同簽訂的一個重要的前提條件就是合同主體合格,如果不合格那么就會使得合同無效或者是被撤銷,企業就會因此而受到經濟上的損失。
(二)合同程序風險
我國法律之中,對于某些類型的合同有著較為嚴格的審批程序,如果是沒有經過批準或者是辦理審批手續的合同,同樣不具備法律效力。例如對于中外合資企業就必須要經過主管部門的批準才能夠生效;如果是建筑工程合同就必須要辦理了規劃審批并且獲得了規劃許可證等才具備有法律效力。而如果是沒有辦理批準或者是審批手續,那么就會使得合同無效或者是被撤銷,要想使得合同生效就必須要辦理相應的手續。還有些合同還會因為受到行政主管部門的處罰而額外的多消耗一些費用。
(三)合同內容風險
合同的?熱葜饕?是由合同條款與附屬文件這兩個部分所組成。其中合同條款主要包括了合同當事人的名稱或者是姓名、住所、數量、質量、違約責任等各項內容,附屬文件之中的內容則主要是包括了雙方所約定的各種圖、表、文字等多種資料。合同的內容必須要完備,如果不完備,那么就可能都會因為某些條款沒有約定或者是約定不明確而導致雙方出現分歧,進而導致對合同的履行造成影響。同時,合同條款之間還必須要彼此一致,在合同之中各項條款相互之間不能出現矛盾與邏輯錯誤,否則也會影響到合同的順利履行。
(四)合同履行過程中的風險
當合同生效之后,雙方當事人都必須要遵循誠實守信的原則對合同中所規定的義務進行履行。但是在履行的過程之中會容易因為各種想不到的意外因素對合同的正常履行帶來影響,有的時候也需要對合同進行一定的修改或者是變更。如果沒有經過雙方協商而擅自修改或者變更合同內容,也會導致合同的目的不能實現,帶來損失。
二、企業合同管理過程中風險控制措施
(一)充分了解《合同法》以及相關的法律、法規
《合同法》從定義、合同訂立的基本原則、形式、生效、無效以及合同相關內容等方面都進行了較為系統詳細的規定。此外,在我國就合同關系的法律規定不僅僅是只有《合同法》,此外還有其他的法律、法規等。在對外簽訂合同的過程中,企業需要對相關的法律法規進行充分的了解,才可以避免出現合同無效的情況,規避損失[2]。
(二)簽訂合同之前,需要充分了解對方當事人的各種資信情況
在正式簽約之前必須要充分了解對方當是事人的各種情況,例如要求對方提供當年年檢的《企業法人營業執照》、授權委托書、生產許可證等各種相關的證件的原件和復印件。同時如果是設計等隊伍,還需要對方提供相應的資質等級證書。企業合同管理部門經辦人需要對上述證件的復印件進行留存備查。如果是巨大的合同,有必要派專門的人去進行實地調查,對當事人的資信情況進行充分地了解,包括了對方的商譽、技術設備、管理水平、財務狀況以及人員構成等多個方面。
(三)合同簽訂過程中防范合同風險的方法
首先,在合同簽訂的過程中,需要做好對合同中的各項條款的擬定與審查,這是有效規避合同風險的核心環節。通常情況下,在實際的交易活動中,合同由簽訂雙方一起協商共同起草的情況是比較少見的,很多時候都是乙方提供預先擬好的文本,再由另一方來進行審核補充。如果是乙方自擬合同,那么就可以避免合同條款中的陷阱。而如果是另一方來擬定,那么就必須要對合同的條款進行認真的審核。要爭做到用詞準確、約定明確、表達清楚,不存在歧義,決不能出現含混不清或者是模棱兩可的情況。在涉及到對我方不利的條款,必須要據理力爭,要求對方變更。
(四)合同履行過程中的風險防范對策
在合同履行的過程中,必須要盡可能的減少合同變故,減少風險。為此,需要做好以下的幾個方面:
首先,需要在履行的過程中樹立起良好的證據意識,合同管理部門必須要收集并保存各種資料,并及時掌握合同履行情況,為后期發生合同糾紛時提供更有力的證據。
其次,如果出現了合同變更或者是疑問,必須要及時簽訂變更協議。另外無論是變更協議還是補充協議都必須要采用書面的形式,不能夠以口頭約定作為協議存在。一旦簽訂合同就必須要認真履行合同。同時,合同管理人員需要熟知合同中的內容信息,盡可能的確保可以利用合同中的內容來保證自身的合法權益[3]。
(四)打造完善的合同管理系統,實現合同管理信息化
在過去,企業之中很多都采用手工管理合同的方式,因為所涉及的部門和人員較多,所以費時又費力,并且在在歸檔、合同執行進度、預警機制等方面效率不高,存在很大的管理漏洞,容易出現風險。合同管理系統有效地彌補了手工管理合同的不足,提高了合同管理的效率。通過系統實現對合同的全生命周期管理,即從預算到合同付款的全流程管理。通過完善的合同管理系統規范合同執行,實現業務單位、財務、法務聯合管控,通過實時監控,規避公司違約風險。為了有效規避合同風險,公司結合自身實際情況打造專門的合同管理系統,從而實現對合同的全生命周期管理。該系統綜合運用信息化手段,建立完善的歷史數據庫,為進一步提升公司財務管理水平打下扎實基礎。在系統中還具備有項目談判啟用日志管理功能,合同物資交付、發票的全流程跟蹤功能,并能夠規范合同執行、進行實時監控。提升合同管理的自動化,同時還提升合同相關的會計帳務處理。這些功能的實現有效地規范了合同管理流程,規避了合同風險。
關鍵詞:建筑工程,合同管理,風險,控制。
中圖分類號:TU761文獻標識碼: A 文章編號:
一、明確合同管理的重要性
合同關系就是一種貴、權、利進行規定。通過制定程序性條款,確定雙方的工作程序、制約雙方的不良行為,通過制定責任性條款分清雙方對于工程的工期、質量,造價應負的貴任。這樣一旦出現諸如:實際地質狀況與劫察報告有異,設計單位對設計變更出圖不及時,業主指定的特殊專業施工隊工程進度滯后、材料設備供應商提供的材料設備不合格等情況時,就可以依照合同相關條款做出相應的處理。合同關系明確了就直接增強了合同的可操作性,這樣可進免以后雙方陷于扯皮和矛盾中,有利于建筑企業的工作的材料設備不合格等情況時,就可以依照合同相關條款做出相應的處理。合同關系明確了就直接增強了合同的可操作性,這樣可避免以后雙方陷于扯皮和矛盾中,有利于建筑企業的工作。
二、合同管理職能的要點
1工程項目管理以合同管理作為起點,進入項目首先作合同分析,它控制著整個工程項目管理工作。
2合同管理本身所具有的管理職能和工作過程。它由合同分析、合同資料、合同網絡、合同實施控制和索賠管理等組成。它們構成工程項目的合同管理子系統。
3合同管理與其它管理職能,如計劃管理、成本管理、組織和信息管理等之間存在著密切的關系。這種關系,既可以看作是工作流,即工作處理用序關系,又可以看作是信息流,即信息流通和處理過程。
三、建設工程合同風險的成因
1 合同條文不完整和不嚴密所引起的理解失誤
首先是合同雙方對合同的風險都沒有一個準確的認識,缺乏風險控制意識,沒有預計到在工程施工中會發生的各種情況。這就會導致在建筑市場中的競爭過分激烈,合同的約定與簽署都沒有一個科學完善的流程,最終導致承包企業的損失,或者是由于合同中的條文不清而致使承包方不能清楚的理解合同內容,造成失誤。例如在一些合同中會設置這樣的條款 “承包企業為施工方便而設置的任何設施,均由他自己付款。”這種提法對承包方很不利。
2建設工程合同對工期約定不明及影響工期的合同約定風險
就發包人而言,工期是建設工程合同較為重要的部分,建設工程合同中約定不明必然給發包人帶來巨大風險。《建設施工合同( 示范文本)》對承包人有權順延工期做出相應的規定。因此,發包人必須對此做出詳盡的研究,避免承包人順延工期的風險。比如,開工條件的約定,若對開工條件做出不利于發包人的約定,將導致承包人以施工場地達不到施工條件而要求順延工期的風險。
3發包人違約帶來的風險
一些業主的合同履行能力差,無法支付工程款或者故意拖欠工程款;分包商( 特別是發包人指定的分包商) 違約,不能按質、按量、按時完工;由于發包人駐工地代表或監理工程師的工作效率低,沒有及時解決存在的問題,或者發出錯誤的指令,都有可能給承包商帶來巨大的損失。
四、制定法規以規避風險
政府通過制定法規,對合同的主要內容、鑒定以及合同爭議的解決等進行原則上的規定,如:美國的《建筑統一條例》,日本的《建筑業法》等對工程承包合同的主要內容等進行了原則規定
如由德國建筑工程承發包委員會(DVA)偏制,德國工業標準委員會(DIN)審定作為工業標準頒發,適用于建筑工程的承發包條例(簡稱VOB),是進行工程承發包以及合同管理的依據,雖然它不是建筑法,不屬于正式法律,只是一種條例。但是,它規定一切國家投資的項目必須嚴格遵照此條例。
仲裁或訴訟是解決合同爭端的兩種最終方式,屬于法律最終解決方式。國際仲裁慣例是或裁成審制,即合同雙方只能選擇仲裁或訴訟兩種方式中的一種,且結果具有最終法律約束力。仲裁的另一個特點是仲裁不執行屬地原則,而由合同雙方共同選定某一仲裁機構進行,由法院保證其得以強制執行。
盡管仲裁或訴訟不是合同爭端采用最多、最合適的方式。但由于其具有法律的強制性,它的存在對雙方采用友好解決方式具有很強的造勢作用。在這兩種方式中一般國家都強調盡量采用國際仲裁的方式,且多數標準合同條件都有專門的仲裁條欲,合同雙方會在專用條款中將所選要選擇的仲裁機構給予明確。國際仲裁機構都有一套自己嚴密成熟的仲裁章程、規
則和程序。
五、全過程動態管理,降低經營風險
現在很多工程項目都采用承包方式進行招投標,因為這種總承包方式減少了業主平行發包的數量以及由于平行發包引起的矛盾和問題,所以受到業主的普遍歡迎。但是通過總承包,這些矛盾和問題客觀地又轉移給了建筑企業,對建筑企業而言,需要不斷加強管理以適合變化著的市場。建筑企業在合同管理方面要學會全過程共動態的進行。在早期簽訂合同時要減少合同隱患,中期要加強跟蹤、診斷,后期要進行總結評價。
完警合同文本。在選用合同時人們往往習慣選用一些通用的格式合同,格式合同中的格式條款又稱標準條款,是當事人為了重復使用而預先擬訂,并在訂立合同時未與對方協商的條款。格式合同主耍由《協議書》、《通用條款》和《專用條款》組成。在《協議書》中除了要說明工程概況、質量標準、合同工期、工程造價等主要內容外,還要進一步明確組成合同的所有文件及文件的解釋順序。《通用條款》是遵照法律法規,同時考慮了工程慣例的通常做法,具有較強的通用性。但針對某些工程而言,格式合同中往往有許多通用條款工程是不適應的,提供格式條款的一方會盡量免除己方責任,加重對方責任。甚至可能隱含有對建筑企業不利的因素,這就要求建筑企業不要貪圖使用的快捷,必須詳加分析,在《專用條款》針對不同工程的特點,剔除《通用條款》中不公平的條款,重新對不明確的條款作出具體的約定,對缺少的內容增加合理的專用條款,使合同能得更好的理解。
六、工程擔保
工程擔保是工程風險轉移措施的又一重要手段,它能有效地保障工程建設的順利進行,許多國家政府都在法規中規定要求進行工程擔保,在標準合同條件中也含有關于工程擔保的條款。
國際上常見的工程擔保種類如下:投標擔保(Bid Bond/Tender Guarentee):反行擔保(Perforoence Bond):預付欲擔保(Advance Paymant Guarantee);雄修擔保(I(sintenance Hond):付軟擔保(PaysentBond):業主支付擔保:分包擔保(Subcontract Bonds):臨時進口物資稅收擔保一些國家規定。該國發包的某些工程所用的工程材料和施工機械設備如需進口的,可以免交進口稅。臨時進口物資稅收擔保的主要作用是擔保承包商在工程竣工后應將臨時進口的施工機具設備運出工程所在國,如要求其留下,便應照章納稅。這樣就可以避免承包商借免稅之機,將進口有關物資用于其他非免稅工程或賣掉而牟利。這種擔保是政府要求承包商提供的。
七、結語
合同是工程項目建設管理的核心,是保證工程順利開展首要任務,它貫穿于企業管理的全過程。因此, 必須十分重視合同風險管理,才能提高合同管理水平,確保承包人在激烈的市場競爭中立足于不敗之地。
參考文獻:
[1] 胡季英、關柯、李忠富,建設工程合同管理的國際比較分析[J].建筑管理現代化.2004. 3.
關鍵詞:合同管理;風險控制;動態管理
建筑工程項目合同管理主要包括:合同的簽署、合同的履行、合同的變更、以及合同可能產生的爭議和合同索賠問題。隨著建筑工程行業轉為買方市場,簽訂合同時,處于強勢地位的一方往往提出一系列苛刻的合同條款,同時由于合同文本不規范,合同風險意識防范較差、忽視合同履行中資料的收集等原因,引發了大量的工程合同糾紛案件。
1 建筑工程合同管理風險的控制與防范
建筑工程合同管理中的風險的控制和預防大體上就是合同簽訂前、合同履行和合同履行后三個階段,在這三個階段應該根據不同的階段制定不同的有針對性的防范策略。
1.1 重視合同的策劃和成本分析
合同前期的策劃,包括成本的對比分析、施工方案的經濟分析、分包合同的管理、合同風險的策劃以及資金的統籌和合同中各種關系的協調。
首先,合同策劃要明確公司和項目的發展目標,根據實際情況編寫有操作指導意義的策劃。通過對合同預算收入和投標預算、目標責任成本進行對比分析,找出合同中存在的虧損點,指定相應的措施,保證合同的盈利性。
其次,將投標方案與實際技術方案進行對比,找出合適的施工方案,明確施工過程中的分包,對勞務、指定的分包等進行分包管理,避免產生違法分包。
最后,結合具體的施工方案,進行資金的配置,根據各個崗位的工作性質和需要,進行分工合作,將合同存在的風險進行分解,指定相應的負責人,建立全方位的合同履行方案。
1.2 重視合同簽訂前審查、評估
在建筑工程合同簽訂前要建立企業內部的風險評估機制,施工合同是否合法,業主的審批手續是否完備健全、合同是否完整無誤、合同是否采取了示范文本、與合同雙方責任和權益是否失衡;合同實施會帶來什么后果,完不成的法律責任是什么,如何補救等等。
(1)重視建筑工程項目合同文本的擬定和分析
在合同采用的文本上,要盡可能采用國家建設部統一的合同規范性范本或者是公司經過專業的法務人員反復評審、論證的合同文本。合同簽訂之前要根據合同的內容對合同文本進行修改完善并進行系統化的評審。
(2)重視合同談判人員的專業性
一般來說,有專業知識和經驗的人員會講究談判的策略性,不僅可以有效抵御合同向對方的利益誘惑而且可以在合同條款上進行專業的分析和談判,在公司利益和項目施工技術等條件等綜合考慮下有效降低合同帶來的風險。
(3)重視對擬簽訂合同的評審
待簽訂的合同,一般來說,合同要經過市場部、商務部、法務部、審計部等部門從不同專業領域逐一評審才可以達到最大程度上預防和控制風險。
1)確定是否依照法律、法規的規定進行招標,確定合同方與招投標中選定的是否一致,招標投標過程是否符合法定程序并確定合同雙方是否具有相應資質。因為《中華人民共和國招標投標法》第3條規定,“在中華人民共和國境內進行下列工程建設項目包括項目的勘察、設計、施工、監理以及與工程建設有關的重要設備、材料等的采購,必須進行招標。”在《最高人民法院關于審理建設工程施工合同糾紛案件適用法律問題的解釋》第1條規定,“建設工程施工合同具有下列情形之一的,應當認定為無效:(一)承包人未取得建筑施工企業資質或者超越資質等級的……”
2)對合同中潛在的風險進行分析和預防。進行分析尋找潛在風險的工作需要有公司的法務人員或者具有專業法律知識的人員對擬定的合同進行合法性分析和風險預防分析。通過一系列的分析使待定合同具有預見性,明確合同訂立的時間、對合同中的歧義性條款從法律角度進行分析,提出相應的法律意見。
1.3 提高合同簽署階段的風險管理意識
合同簽署階段最大的風險是對合同簽署時對合同方相關權限的審查。首先,避免無權和表見的出現。其次,注重審查待簽訂合同公司提供的資質材料,明確合同簽署人與招標文件中是否一致,涉及合同的生效時間、價款支付方式、合同可能引起的糾紛方面進行進一步的確定。
1.4 加強對合同履行的管理、監管
合同的履行階段是合同管理的關鍵環節,為了有效的進行合同管理,采取合同交底制度、責任分解制度、工作報送制度、進度款審查審批制度以及動態的合同管理制度是必要的。
(1)及時合同交底、明確責任分解
簽署合同后,合同管理人員應該對各級項目管理人員進行合同交底。如在合同履約風險方面,由法務人員或具有專業法律知識的合同管理人員分解合同雙方的權利義務、合同中的責任和風險,從法律角度結合施工的實際情況提出具有操作性的預防措施或解決辦法。
(2)合同履行中的工作報送制度
合同履行中工作中,要采用多種形式,將項目施工情況進行及時的報送,如采取工程周報、月報的形式,及時將工程進度以及存在的問題對相關部門進行報送。在物資、設備、勞務、工程進度方面的各項進展和變化要符合合同規定的相關情形。
(3)建立動態的合同管理制度
在合同履行過程中,要參照合同交底,分析項目工程的特殊性,進行動態的、靈活的管理。可以利用補充合同,來往函件等多種形式彌補簽訂合同時的不足,改善不利的條件。
1)在合同交底之后,確定合同中責任的分解,要結合合同進一步完善責任分解表,明確各個環節的管理人員。并且根據合同履行中出現的變化及時的更新相關管理人員的責任。
2)建立動態合同管理臺賬,規范資料的收集和整理。項目合同管理要講資料的收集和整理貫穿于整個合同履行當中,提高法律風險防范意識,使合同履約、來往函件、結算付款等形成一條專業化、程序化。
1.5 完善合同履行后的管理、評價
合同管理貫穿于整個項目工作始終,真實、客觀的反映項目上工作的情況。合同管理人員應該做好對合同履行后各種資料的分類、整理、編號、裝訂、歸檔等工作,實現合同管理的規范化。加強合同管理后的資料管理,避免出現資料的丟失、泄密,關鍵是對合同簽訂時至合同履行完畢期間出現的各種問題進行分析、比較,對合同履行進行客觀評價,總結經驗和教訓,找出其中的不足,完善合同管理措施。另外,加強對合同管理人員的進一步培訓,完善合同管理,逐漸建立完善的、系統的項目合同管理機制。
2 結語
總之,建筑工程合同管理是項目管理的核心,在項目所有工作中處于重要的地位。合同的管理不能采取單調的程序式的管理,要建立動態的、靈活的管理,建立系統的、完備的管理體制。此外,在實踐中要不斷地總結方法、改進管理技巧, 重視合同履約后的總結與工作改進,實現科學管理,提高企業合同管理水平,用完善的合同管理帶動項目各項工作的日益規范化、系統化,為企業創造更大的盈利空間。
參考文獻
[1] 胡季英,關柯,李忠富.建設工程合同管理的國際比較分析[J]. 建筑管理現代化,2004(3).
[2] 財政部等五部委.企業內部控制規范―基本規范[R].2008年5月22日,自2009年7月1日起實施.
關鍵詞:經濟合同;風險;風險控制
全球市場經濟的發展和完善,推動企業合同數量顯著增長,合同的形式和內容出現復雜化,多樣性特點。企業經濟合同貫穿于其生產經營工作的全過程,合同的順利簽訂和有效履行,是企業發展的基石。合同管理的好壞,將直接影響企業經營目標的實現,關系企業生死存亡。由于受到市場環境的制約,較多企業在合同管理過程中存在種種問題伴隨著企業業務出口業務及涉外合同的增加,其面臨的風險已顯現出來。
1 企業經濟合同管理面臨的風險問題
企業的經濟合同管理是指從合同的簽訂、履行、變更、違約處理、爭議解決等全過程的管理活動,具有管理周期長、參與管理的機構和人員多、管理手段多樣化特點,合同管理的全過程始終伴隨著一定的風險。如虛假的經濟合同、違法合同、經濟合同的違約問題等。合同管理風險,一般是指公司負責人、相關合同管理部門負責人未能按企業合同管理流程和相關法律制度管理合同,最后可能造成企業經濟利益受損。
①企業合同管理體系和制度不夠健全,存在瑕疵。有的企業合同管理體系和相關合同管理制度未能有效系統建立,即使有某些合同管理程序。但是在具體的執行過程中往往變形,沒有將體系和制度在實踐中加以運用,形同虛設;或者是出于追求短期的經濟利益,貿然不顧風險,心存僥幸,棄制度而不顧從事合同管理工作。
②企業往往只注重經濟合同局部化管理,看重合同的簽訂而缺乏全過程的合同管理。有些企業在簽訂經濟合同前,沒有組織有關專業部門對合同標的、質量,價款、匯率、企業自身能力、付款條件等進行全面綜合有效地評估,而匆忙簽訂經濟合同,結果在經濟合同的履行過程中,往往力不從心,結果導致合同不能順利履行,使企業最終遭受經濟損失。某些企業對經濟合同的相關證據保存不善,當企業經濟合同發生糾紛時,往往有效證據不足,使企業喪失對自身的維權。同時,也沒有很好總結合同全過程管理,對企業今后的合同管理,難以提供指導性意見。
③企業風險意識淡漠,管理人員對控制風險的知識缺乏,不能有效控制風險,造成合同管理失敗。有的企業,在簽訂合同前,沒有對對方資信進行全面調查,而簽訂合同后,致使上當受騙;有的對合同條款缺乏反復推敲、致使在履行合同中,給對方留下空隙可鉆,合同糾紛難以解決,有一些企業雖然對合同風險比較重視,但往往不得要領,企業管理者在處理突發事件中,對合同詐騙和糾紛束手無策,一般以報案和訴訟為作為重要手段,或者自食其果。有的企業為了避免合同詐騙。也采取了一些擔保措施,但具體實施中,往往得不到完全滿意的擔保賠賞。
④缺乏誠信經營理念。有的企業在經營中,不顧企業的長遠發展目標,以丟失信用為代價,追求短期的經濟效益,在合同的執行中,表現為不按合同規定的有關條款執行,或不能按期交付貨物,或不能保證標的質量,或不按期支付貨款等。
⑤企業合同管理人員素質低下難以在合同管理中發揮有效的作用。經濟合同管理工作,是一門綜合性管理工作,需要具備一定的職業道德和外語能力,需要具備經營管理及相關技術方面的知識和技能,需要熟練掌握相關法律條款,而現有很多的企業合同管理人員能力缺乏,對經濟合同的風險管理,缺乏相應的識別和控制能力。
⑥企業合同管理技術水平跟不上時展步伐,有些企業在合同管理上,其水平仍停留在傳統的管理模式上,不能有效的運用現代技術于合同管理之中,合同管理水平落后,管理效率低下,最終影響企業經營目標的實現。
2 企業經濟合同風險控制措施
根據上述我國企業經濟合同管理普遍存在的風險問題,提出如下合同風險管理措施:
①加強經濟合同管理職能,建立完善的企業的合同管理體系,以及符合企業實際情況相適應的合同管理制度。在經濟合同體系及制度的建立上,應注意職責分工明確、授權適度、互相制約、相互牽制等合同管理的內部控制制度。同時,隨著企業經營規模的變化,經營模式的轉化,企業的合同管理規章制度,也應做適當的調整。
②企業應對經濟合同進行系統的全面的管理,提高經濟合同管理的科學技術含量。企業從經濟合同的談判,評估,審核、簽定、履行、歸檔、總結,都需要建立相應的制度、做到層層把關,嚴格控制。如,銷售人員在取得大宗貨物銷售加工意向時,首先應考慮企業是否有能力履約。其次、在簽訂合約前,應按企業9001質量標準控制程序,組織有關部門對經濟合同進行全方位評估,重點是企業設計制造技術是否可以滿足甲方合約條款要求,采購的原材料質量是否能到達產品技術標準、價格是否合理及包括范圍,匯率變動對合同的影響大小、付款條件是否能夠接受等,評估確認后,應將評估意見提交有關合同管理專業人士,從管理和法律角度上,再次審閱確認,直到開始履行合約。
企業應盡可能的采用ERP資源管理平臺,提高合同管理的工作效率和控制力,將合同管理體系融入企業的ERP管理體系中,它可以有效的強化客戶、供應商的管理,實時記錄其交易化過程,有效的控制合同的風險。
③提高合同風險管理意識,強化經濟合同風險控制,最大限度的規避合同風險。企業需要對合同相關人員進行廣泛的風險教育,提高其風險意識和相應工作技能,強化企業經濟合同風險管理。首先是經濟合同過程風險性,重點在于經濟合同簽訂時風險,應引起企業特別重視。其次是對大額經濟合同應重點控制,可以采取投保方式,并由法律部門人員參與其全過程的管理;再次,注重成本與效益的原則,從企業財務角度考慮風險投入產出是否合理,企業應建立一套以最小的風險控制成本達到最佳的風險防范效果機制,以利取得最佳的風險防范效果。
④掌握經濟合同風險控制方法,注意關鍵風險點的控制,建立相應的建立風險管理機制。建立合同風險關鍵點控制制度。首先要對合同他方的資質審查,是否具有法人資格,是否授權簽約,相關的資信情況調查;其次是對經濟合同條款進行嚴密審核,防止合同陷阱,維護自身合法權益;;最后是監督合同的有效執行。
建立經濟合同風險控制機制。首先是企業應建立客戶電子資料庫,如客戶的資格、聯系方式,交易行為過程,信用狀況等;其次建立供方電子資料庫。如供方資質、供貨價格、信用及以往的交易行為等,為企業優選供應商,確保貨物供應暢通,防止供貨渠道風險,提供保證;再次對對風險進行全過程監督。主要是對經濟合同項目的簽訂、評估、審核、保管、風險控制等全過程監督。
⑤運用信用保險方式,規避合同風險。信用保險是一種責任保證保險,是以信用交易中債務人的信用作為保險標的,在債務人未能如約履行債務清償而使債權人遭受經濟損失時,由保險人向債權人提供風險保障的一種保險。目前主要用于進出口業務,隨著法律制度的健全,市場經濟的發展,國內業務必將加以應用。
⑥加強經濟宏觀風險控制。企業要充分認識網絡交易風險,應建立健全電子商務交易的規章制度,國家立法機關應盡快制定電子商務交易的法律法規。相關政府部門應建立健全社會信用管理體制,為企業防范風險,提供有效地支持。
3 結語
企業合同風險控制管理是一種全過程、多角度的綜合性管理,強化合同諸環節的管理,必將降低企業經營風險,有利于是企業健康成長,提高自身經濟效益。
參考文獻
[關鍵詞] 電力企業 合同風險 管理探析
買賣合同是出賣人轉移標的物的所有權于買受人,買受人支付價款的合同。我國電力系統近年來已發生合同糾紛多起,發案環節多發生于電力企業在實施農網改造、房地產開發聯合建設、建設工程施工轉包分包等非主營業務和多經輔業單位購買或者供應材料設備、商品房買賣的過程中。從案件標的額看,最低近萬元,最高達7000多萬元,案件平均標的額約為65萬元。爭議標的額高,會對電力企業的案件管理和經營效益產生重大影響。在買賣合同糾紛中,電力企業多以被告身份出現,并且,電力企業多承擔敗訴結果。一旦被列為被告,最終敗訴承擔全部或者大部分責任的為60%。因此,加強電力企業的買賣合同風險管理已經成為企業生產經營的迫切需要。
一、電力企業買賣合同風險的表現形式
電力企業買賣合同風險通常在以下幾個方面:
第一,合同主體問題。在買賣合同中,由于行為人沒有權以被人名義訂立的合同,未經被人追認,對被人不發生效力,由行為人承擔責任。
第二,合同條款問題。這是決定買賣合同目的實現的最主要的合同條款。當事人應當在合同中明確約定買賣標的物執行的質量標準和檢驗標準條款。如果雙方約定不明確,將會導致嚴重后果。
第三,合同履行問題。買賣合同當事人如果沒有按要求履行合同義務,必然會帶來履行風險。
第四,合同爭議解決問題。買賣合同當事人如果忽視管轄法院的選擇,一旦發生訴訟將會給企業造成維權困難。
第五,合同管理問題。做好合同管理工作可以為糾紛的處理做好證據收集等基礎工作。假若丟失書面合同這―重要證據,就會導致維權不能。
第六,訴訟時效保全問題。超過訴訟時效將導致實體權利的喪失。
第七,以物抵債問題。當事人一定要嚴格控制以物抵債的履行方式。
第八,代為履行和債務轉移問題。《合同法》第六十五條對代履行作出規定:當事人約定由第三人履行債務的,第三人不履行或者履行債務不符合約定,債務人應當向債權人承擔違約責任。《合同法》第八十四條對債務轉移作出規定:債務人將合同的義務全部或者部分轉移給第三人的,應當經債權人同意。
二、電力企業買賣合同風險產生的原因
1.合同管理制度不完善,規范管理程度不高
合同管理制度不完善,造成企業合同管理工作無“章”可尋。首先,買賣合同簽訂的規范性不夠。這一方面體現在合同文字不嚴謹,容易發生歧義、誤解和爭議。另一方面是合同條款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。其次,合同審批過程缺乏管理。同時,缺乏專門的合同管理部門,導致合同只能在各部門流轉審核,由于缺乏專人自始至終的跟蹤和管理,也在一定程度上影響了合同的審批效率。
2.合同風險控制體系不健全
合同管理具有風險控制環節多,參與人員廣泛等特點,需要建立起一個全面、完善、嚴謹的合同風險管理體系,才能對合同風險實施有效的控制。而目前電力企業風險控制體系不夠健全,造成了買賣合同案件此起彼伏。
3.企業對合同管理關注度不夠,風險意識不強
首先,企業對合同管理不夠關注,致使承辦人員起草的合同文本質量不高且沒有被管理層審查發現,導致合同內容存在漏洞。其次,企業重視證據的程度不夠,導致在出現買賣合同風險的時候,案件的敗訴率較高。再次,對買賣合同中的各類風險缺乏合理的評估,在合同執行中,缺乏風險預案與對策。最后,企業對合同風險的崗位培訓往往只進行業務培訓,沒有進行崗位職責教育,致使合同承辦人員和合同審查人員對合同風險意識不強,不能對訂立合同引起足夠的重視。
4.企業的內部控制制度不完善
建立完善的內控制度,對于合同風險的防范是十分重要。首先,合同簽訂過程的監控是十分必要的。其次,合同履行中也需要監控。合同履行是當事人執行合同規定義務的行為。為保證合同的順利履行,實施履行監控,建立相應合同執行的調整和控制制度是十分必要的。
三、構建電力企業買賣合同風險的管理體系
1.完善合同風險管理的流程
風險管理是一個完整的體系,包括了風險識別、風險評價、風險處理、風險監控,這四個環節缺一不可。因此,電力企業應建立起一套科學的風險管理系統,從而能夠及時地對買賣合同中存在的風險進行識別與評價,運用合理的風險管理手段進行風險處理,并進行實時監控已識別和未識別的風險。
(1)風險識別
風險識別是風險管理的第一步,在整個風險管理中占有重要位置,只有全面、準確地發現和識別風險,才能衡量風險和選擇管理技術。進行風險識別的方法很多,常用的有:核對表、問卷調查、德爾菲方法、頭腦風暴法等。主要從五個方面進行風險識別:第一,合同主體風險要素。主要包括主體資格、無權、資信情況和履約能力。第二,條款風險要素。主要包括質量和質量標準、標的物的檢驗標準和檢驗條款、價款的結算、違約責任。第三,履行風險因素。第四,爭議解決風險因素。第五,訴訟時效風險因素。
(2)風險評價
風險評價是風險管理中不可缺少的一環,它的重要性在于使風險分析定量化。主要是采取科學的方法將識別出的風險進行分類,同時根據其權重大小予以排列,為有針對性、有重點地管理好風險提供科學依據。
(3)風險處理
風險處理是指電力企業在充分認識到所面臨風險的基礎上,結合實際,選擇合適的風險管理手段對風險進行處理的過程。風險處理包括風險回避、風險自留、風險控制、風險轉移四種方式。
(4)風險監控
風險監控是對風險處理行為的系統化的追蹤和評估過程,跟蹤已經識別的風險,監測剩余風險并不斷識別新的風險,通過對監控信息的反饋,不斷修訂風險管理計劃,使其適應合同的發展,并評估這些計劃對降低合同風險的效果。
例如,某供電公司與某化工企業簽訂供用電合同。化工企業因經營原因,長期拖欠供電公司巨額電費,于是,供電公司考慮要采取停止供電的措施以維護自己合法權益。但是,因為該化工企業系當地引進的重點項目,因此政府一直協調供電公司繼續供電,希望該企業經營能好轉,再償還電費,哪知拖欠電費越來越多,長期以來陷入惡性循環的矛盾之中。
對于這個供用電買賣合同引發的風險及對風險的管理,見圖3-1電力企業買賣合同案例風險管理圖所示。通過運用這套風險管理流程體系,能夠使電力企業及時發現、處理已存在的風險,實時監控、預測潛在的風險,最大限度地降低買賣合同風險對企業所帶來的損失。
2.建立健全合同風險管理制度
首先,設立企管法規部,作為合同管理的綜合職能部門。企管法規部的職能有:日常合同及合同風險管理、商務事務咨詢、法律事務咨詢。在企管法規部設立法律顧問和合同管理崗,法律顧問、合同管理崗的人員要取得《企業法律顧問執業資格證》或《律師資格證》。這樣由專業人員進行合同管理工作,有利于防范合同風險的產生。其次,建立完善的合同管理制度。合同管理制度,主要包括合同管理機構與職責、合同訂立審批制度、合同履行付款審批制度、合同專用章使用制度、合同檔案制度,以及合同簽約率和履行率考核制度等。
3.建立健全電力企業的合同教育與培訓體系
合同教育與培訓是合同管理中一項基礎的工作,具體的培訓工作應考慮:首先,培訓內容方面。《合同法》是培訓的主要內容,但絕不是照本宣科,而是結合典型案例,通過分析糾紛產生的原因,對照合同法的相關條款找出答案。其次,培訓對象方面。培訓對象包括合同審批層、合同審查層和合同承辦層,即所有與合同訂立、履行相關的人員均應接受培訓。再次,教員選擇方面。對常規性培訓,可以聘請高等院校的教授、具有豐富實踐經驗的律師及本企業內部的法律顧問進行與《合同法》有關的合同知識培訓工作。最后,培訓方式方面。可以采取多種形式相結合的方式。最終培訓的效果還取決于實際工作能力的提高,并且培訓要制度化、經常化。
(四)實施防范合同風險的內部控制
有效進行合同管理內部控制,應做好簽約前、簽約時、簽約后的控制。首先,簽約前詳細了解對方當事人的履約信息應重點了解對方的企業性質、經營范圍、資信狀況以及近期的經營業績、商業信譽等。其次,審查合作方簽約資格和人權限。我國法律對某些特定行業的從業資格做了限制性規定,千萬不能與沒有資格的主體簽訂合同。再次,合同標的符合法律規定和合同約定。買賣合同必須確保標的是法律允許的轉讓物,或者是對方當事人經營或業務范圍內的有權處分物。最后,合同條款應完備規范。企業應做好合同文本起草。合同文稿應當準確表達雙方談判的真實意思。同時,加強過程管理,及時化解履行過程中的風險。第六,將仲裁作為解決買賣合同爭議的首要方法,明確在合同爭議解決條款中進行約定。
參考文獻:
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關鍵詞:工程項目 合同管理 風險識別與控制
一、合同風險管理在項目管理中的地位與作用
風險是指在給定情況下和特定時間內,那些可能發生的結果之間的差異,差異越大則風險越大。它有不希望發生的變化事件、事件概率及事件發生后果三個要素。工程項目合同是保障項目執行中參與方的利益訴求和分配的文件,它具有針對業主的投資少、風險小、周期短、收益高、無遺留的質量與法律問題等項目利益訴求,它明確了項目的總體目標、安全目標、質量目標、費用目標、工期目標及社會目標等,將合同涉及的市場風險、技術風險、生產風險、財務風險、資源風險進行了條款性約定,起到了項目執行中各方利益的分配保障作用,合同管理風險控制在項目執行管理過程中處于首要地位。
二、工程項目合同風險管理的識別
(一)項目承包商的合同利益訴求
項目承包商作為特定項目建設的參與方,首先應將自身的項目利益訴求和承擔相應的義務反映在合同具體條款,并根據相對應的權利和義務進行合同管理中的風險控制。主要利益訴求有:明確的項目工作范圍職責、及時的指令、準確詳盡的設計任務書、清晰正確的施工圖、標準的貨物規格、充分的生產與施工周期、最小限度的變更指令、及時的付款、豐厚的利潤等。同時,承包商應該平衡考慮業主及相關方的訴求。
(二)合同管理過程中的風險識別,包括全合同生命周期的風險識別
1、項目招標及投標階段的風險點
項目信息方面:來源是否準確,中間人人是否可靠,業主資信等級,項目是否落實等;
市場方面:工程所在地風險、市場結構需求預測、競爭格局、業主是否有傾向性等;
報價決策方面:市場物價穩定性、是否存在技術障礙、招標書中有無保值條款、價格調整、有無后續項目等。
2、合同談判和簽訂階段的風險點
工期過短、保護條款過多、罰則苛刻、支付條件苛刻、承包商的合理訴求和權益。
3、合同履約階段的風險點
業主方面:合同變更多、工作效率低下、履約意識不強、現場工作條件與招標條件相差大、支付款項意愿和能力差等;
承包商方面:合同管理能力差、各類資源組織未滿足項目需求、外匯和利率變動大、效益風險等。
三、合同管理過程的風險控制
(一) 投標報價階段的風險控制
承包商市場開發人員搜集項目信息、背景材料及招標書,與合同管理人員一起分析材料,編制初步投標風險備忘錄和建議書,經部門負責人審核后,組織相關部門或人員進行風險評估,結果報分管領導審批,根據授權決定是否投標。
如承包商決定投標,應任命報價經理,編制投標計劃書及估算表,組織相關部門進行審查并編制部門風險備忘錄,報價經理結合市場等因素,確定報價策略,組織編制報價及綜合風險量化備忘錄,報主管領導或報價委員會審核批準。一個有經驗的承包商, 在投標報價時就應考慮將來可能要發生索賠的問題, 要仔細研究招標文件中的合同條款和規范,仔細查勘施工現場,探索可能索賠的機會, 在報價時要考慮索賠的需要。
(二) 合同談判與簽訂階段的風險控制
1、合同談判應關注的要點
(1)確定業主對項目的管理模式,自行項目管理還是聘請管理承包商模式;業主與承包商的責任劃分尤為重要。
(2)工期。承包商一定要重點談定約定工期的變更簽證情形,以免沒有證據而不予認定工期順延。
(3)工作范圍、數量或質量要求的變更。在合同執行過程中往往會發生項目工作范圍、數量或質量要求的變更。由于變更有時會影響工程進度、人工時和費用等,因此合同中應有變更條款,對各種性質或范圍的變更作出具體規定,變更引起費用的變化,需要在合同中約定出處理方法。
(4)對于現場未可預見自然條件的約定,在項目執行過程中往往會遇到與預先提供的自然條件資料有很大出入的情況。一旦確實發生這種情況時,業主另外支付發生的費用對承包商來說可以減少風險,對業主來說只有確定發生了這種情況時才增加費用,而不是預先支付可能發生這種情況的風險費,也比較合理。
(5)項目執行中人為風險、經濟風險和自然風險的約定,也是承包商和業主轉移風險的一種有效手段,合同應根據不同情況約定風險的承擔方。可以由一方承擔,或者雙方共同承擔。
2、合同的會審。合同的會審是指對最終訂立合同(合同成立前)的決定與否進行審查,是合同訂立的最后防線。
(1)合同條款審核。在工程合同中, 承包商的風險貫穿了整個合同的每一個條款和每一份附件。在審核合同條款以及有關附件時, 應該從頭到尾仔細審核, 不遺漏任何一個潛在的風險。明確工程范圍,明確責任界限劃分,明確雙方的權利和義務,明確與其他裝置接口等。特別要對業主開脫責任的條款要注意。
關鍵詞:企業;合同管理;法律風險;識別;控制
引言
企業在多變的市場環境中,遇到法律風險是在所難免的。面對風險,如果企業沒有采取有效的措施處理,就必然會導致嚴重的后果,使得企業蒙受巨大的損失。所以,企業要將良好的管理模式構建起來,合同管理是企業管理工作中的重要內容,對企業的經濟行為能起到一定的約束作用。企業要獲得更高的經濟效益,做好合同管理工作是獲得經濟效益的必要條件。合同法律風險管理要得到強化,發揮其控制作用,就需要對相關的內容詳細分析。
一、企業合同管理法律風險的界定
企業實施的合同管理是指企業經營活動中按照相關的規范制定以及約束的條件體現在合同中的管理模式。合同管理中,對企業的各項對外經濟活動具有了法律效力,同時企業的合同管理中會存在法律風險,即當企業實施合同管理過程中,合同當事方中的一方或是雙方利益很有可能存在潛在的損失。合同管理中會涉及不同的范圍,而且管理的流程復雜,企業要規避風險,風險管控是必要的途徑。合同是否具有合法性、有效性,風險是否能夠得到及時處理,都需要通過合同法律效力做出判斷,對管理的漏洞進行分析,提出相應的控制措施或者防范措施。
二、企業對合同管理法律風險的有效識別
(一)合同管理風險的識別
企業無論是經營中,還是管理工作中,都要高度重視合同管理。企業的經濟效益要有所提高,合同管理的質量是必要條件。合同管理不到位,必然會對企業經營活動產生影響,所以,企業要獲得較高的經濟利益,法律的保證是必要的。如果在企業的管理中,忽視了合同管理工作,而且合同管理出現了問題,就會導致管理中產生不當的行為,配套制定的管理制度以及管理方案的修改不會按照企業的發展軌道進行,甚至導致企業擴大管理背離了法律軌道。一旦企業運行中出現合同管理法律風險,就會造成嚴重的后果。所以,企業在進行合同管理中,要確保合同的法律效應,就需要對合同中所約定的內容存在的風險準確識別,并從法律的角度做出判定。
(二)企業合同管理的流程
從我國的法律形式而言,法律可以劃分為兩個部分,即實體法和程序法。其中的程序法,所強調的是制度的執行,即在執行制度的過程中,將制度作為一項標準,發揮其指導作用,也具有理論導向效果。在企業實施合同管理的過程中,整體的流程就成為企業管理制度落實以及執行中需要嚴格遵循的,企業的管理人員在實施合同管理時,要按照規定的流程展開并加大管理力度,確保合同的規范性,促進其有效落實到具體的管理工作中。如果在管理流程中出現一些問題,就會導致流程不能合理運用,執行合同的時候會產生漏洞,后期的執行增加了難度,而且不能為后期的管理發揮指導作用,企業在合同管理中有可能存在法律風險。從中可以明確,企業實施合同管理對于企業的發展非常重要,也是企業創造經濟利益的關鍵。企業的合同管理制度需要建立科學合理的程序,實施有效管理,且需根據企業的實際運行情況對管理流程予以完善,同時還要對流程的各個環節實施必要的管理。
三、企業合同管理中實施法律風險控制的有效措施
(一)企業要對合同管理制度進一步完善
企業在運行的過程中,合同管理是需要高度重視的,將法律風險工作落到實處,讓企業的經濟利益有保障。企業要從實際出發將相關的管理制度制定出來,發揮制度的指導作用,使得管理工作有據可依,能夠切實地發揮作用。比如,企業為了更好地落實合同管理,可以將法律風險管理機構建立起來,與現代企業管理模式相結合,由專業的法律人員和企業的管理人員合作管理,指導企業的各個部門解決各種法律問題,切實對企業的管理從法律的層面發揮指導作用。法律風險管理機構的運行中,能夠有效對法律風險作出判斷,對于所存在的法律問題提出解決策略。所以,企業要從自身的管理情況出發將法律風險防范措施制定出來,企業的管理人員對于合同管理規范予以完善,積極展開法律風險控制工作,提高識別法律風險的能力,將處理方案制定出來并落實。對于法律風險的執行情況要詳細記錄,并做出評估,根據評估的結果制定防范措施。
(二)企業合同的實施中要采取戰略化的管理措施
企業合同的實施中要采取戰略化的管理措施,就是要對自身工作中所存在的問題明確,并處理好。合同的審核機構對于企業的合同管理要提出更高的要求,對合同規范管理,企業才有可能提高風險預防能力,這也是企業合同發揮實效性的最基本要求。長期以來,企業展開合同管理的工作中,多是采用事務性的管理模式,當出現問題后被動地解決。企業為適應市場環境在管理上轉型,原有的管理模式逐步摒棄,新的管理方法落實,就需要企業的合同管理要具有戰略性,實施規范化管理。企業的戰略管理中,要目標明確,對于阻礙目標實現的因素要剔除,保證企業經濟效益的前提下,對于合同的內容予以完善,發揮合同的法律風險控制效應。企業的具體管理工作中,也可以將信息技術充分運用,實施綜合性的操作模式,統一管理,對于合同管理法律問題采取有效的措施解決,使企業合法經營,更好地發展。
(三)實現合同的信息化管理
現代企業的合同管理中應用信息技術,并實施標準化管理,使得合同管理法律風險得以解決。企業開展合同管理的過程中,要按照規定的原則展開,對于相關的技術合理利用,做好信息的收集和管理工作,基于信息的內容判斷法律風險,并對風險問題進行處理。在合同管理工作中,實施信息化管理,就是改變傳統的管理模式,使得法律風險得以跟蹤并及時解決。在合同管理中實施標準化管理,還可以對合同管理法律風險予以有效控制。
(四)合同管理隊伍的整體素質要加強
只要企業處于運行狀態,合同管理就需要不斷加強。合同管理是綜合性的管理工作,關乎到多方面的內容,管理人員對于相關的管理內容都要充分考慮,并在企業管理的各項內容中體現出來,使得管理更為專業,而且實現了科學化管理。合同管理工作中的主體是管理人員與員工,要讓專業人員干專業的事,這對于管理工作質量起到了決定性的作用。除此之外,企業要不斷強化對管理人員的培訓力度,注重管理人員技術能力的提高,實現管理效能,使企業對風險具有非常強的控制能力。
四、結語
綜上所述,企業合同的管理工作是以市場競爭為基礎開展的,所涉及到的內容不僅包括法律風險的管理,還包括風險的控制。我國目前正處于轉型期,市場經濟呈現出多元化的發展態勢,從法律經濟的角度而言,對企業的發展起到了一定的促進作用,同時會面臨各種風險。對于此,就需要采取相應的解決措施,企業要具備較高的風險管理能力,采用有效的管理策略,對管理風險進行絕對有效的控制。
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【關鍵詞】建筑工程;合同管理;風險系統理論
0 前言
建筑工程行業伴隨著經濟全球化和產業一體化的深入不斷發展壯大。在建筑行業日漸成熟的同時,也面臨著建筑工程中的管理矛盾,尤其建筑工程合同中出現的權利義務不明、勞資糾紛等方面的問題,亟需進行研究和管理。合同是市場經濟中簽訂的一種規范的協議和契約,是建筑工程項目實施的前提條件[1]。
1 風險概念及理論
在國家經濟運行過程發生的非預期的、對居民生產生活帶來潛在威脅的事件,稱之為風險事件,風險帶來的風險損失是指人們非預期發生的,可能會帶來經濟價值減低的一種有形和無形損失,風險的損失具體分為直接損失和間接損失,直接損失是直接的有實質性的致使人員傷亡和財產毀壞損失,然而間接損失主要包括責任損失、收入損失和額外費用[2]。在工程項目合同中,風險管理就是有關的建筑參與主體對工程施工項目合同管理中出現的不確定的合同風險進行發現、分析、研究、探討,并采取可行的行為措施,減小甚至規避工程項目合同中的風險,降低自身的有形損失和無形損失。風險系統理論認為,風險損失不能簡單地歸結為事故造成的后果,而是由自然的、人為的一連串的可預見或不可預見的一系列的相關影響因素所行成的循環的、動態的、螺旋向上的風險分析系統。
2基于博弈論視角的建筑工程合同管理風險分析
根據博弈論的觀點,由于參與者處于信息不對稱的條件下,在進行選擇是會使自己利益最大化,從而引發道德風險和逆向選擇,這時,工程合同管理有不確定的風險因素,也會出現搭便車行為。
建筑業的工程合同是指,發包方與承包方進行工程承包的重要形式,是進行工程進度控制、質量管理、計量支付的依據,施工過程中的一切活動都要按合同辦事,它融環境、技術、經濟、法律及管理為一體,因此,在面臨招、投標簽訂工程合同及履行過程中,存在諸多難以預料或不可能完全確定的問題,這種不確定性就是風險因素[3]。
筆者認為,建筑工程的合同在簽訂時,就面臨著這樣的博弈,簽訂者都在隱瞞自己行為的動機下,盡量使自己交易成本最低、風險最小和利益最大,因此會出現諸如權利不明、責任糾紛、文件漏洞、條款歧義、突發事件、索賠問題等方面的潛在風險和現實風險,而結果是雙方并沒有達到最優且兩敗俱傷,甚至有可能帶來不可估量的損失。
3 基于過程管理的風險體系構建
3.1 事前風險
事前風險分析是建筑工程合同管理的基礎,并主要分為風險因素識別與風險因素預報兩方面。
3.1.1 風險識別
工程招投標階段的風險、合同設計的風險、合同簽訂的風險和合同履行風險的存在,使我們必須識別風險因素,具體分為一些招標方透漏招標信息給競爭對手,合同中發包商、承包商、監理商等主體不明確,合同文字有分歧、合同條款有漏洞,合同的變更、合同簽訂時意識不清晰等方面的風險。風險識別通過盡可能發現不確定的顯著影響工程合同管理的問題,是風險分析管理工作的出發點。這時,可以采用一些包括基于理性分析的決策樹法、工作分解結構法,或者基于專家理論決策的頭腦風暴法。其主要目的是總結出影響工程合同的多種影響因素,通過多環節的分析以提前做足預防的準備。風險識別是風險系統環節的首要的考慮因素,起著至關重要的作用。
3.1.2 風險預報
在對工程合同的風險識別后,風險預報就是接下來的重要工作,一旦識別出風險隱患后,就應該立即啟動風險預報信息系統,使參與單位采取事前行動,對工程合同中出現的例如條款不明、針對突發事件需要增加內容、不可抗力事件等,這些需要參與單位人員利用相關知識和經驗采取一定的措施使風險和損失降到最低,也需要參與單位利用現代網絡優勢和信息管理系統,建立一套適合的、有效的、及時的風險預報系統。風險預警系統需要用開放的、協作的、全面的建筑戰略作為指導,才能完善建筑的基礎網絡設施建設。
3.2 事中風險
當工程合同在設計、簽訂尤其是履行合同時,最容易發生不確定的風險因素,由于建筑行業本身作為高危行業,對其質量要求、安全檢查、施工過程有較高的標準,因此,對工程合同的風險控制就顯得尤為重要。控制風險包括規避確定的風險、消滅可見的風險和減小人為的風險三種類型,控制工程項目合同風險的可行措施有:熟悉和掌握工程施工階段的有關法律法規,深入研究和全面分析招標文件,簽訂完善的施工合同,掌握市場價格動態要素[3]。風險控制是一種處理建筑工程合同履行時的有效方式,主要是對工程項目施工時的現場風險控制,作為建筑項目合同完成的關鍵階段,也是各種風險最易發生的時段,承包商、發包商、監理商、原材料供應商、咨詢公司、中介機構等主體,它們在工程項目合同中所承擔的角色或多或少地都會面臨著潛在的風險,在工程項目的風險因素控制分析中,需要工程建設項目的多個經濟單位在參與工程項目合同的初期籌劃、擬定和設計、對項目合同進行實施以及項目合同完工之后,都要對工程項目中存在的風險因素進行控制,通過這樣才能達到有效控制合同管理中存在的風險因素。
3.3 事后風險
3.3.1 風險因素評價
風險評價是用于度量多種風險因素對項目合同順利完成既定的目標的影響程度的評價。一般包括的步驟有:確定項目合同風險評價基準、確定項目合同評價水平、單個比較和綜合比較。按照這樣的流程進行定量評價分析,也可以建立信用評價制度,通過這種定價分析方法,促進合同的雙方彼此信任、溝通順暢,確保合同的順利簽訂與執行,這個信用評價體系能反映出合同雙方的信用情況,保證雙方信用等級,預防信用風險。
3.3.2 風險因素反饋
風險反饋作為建筑工程合同管理中必不可少的有效環節,從動態的、系統、全面的的角度豐富和完善了風險因素分析系統的理論機理。風險反饋補充了工程合同在存在缺陷和漏洞的情況下,彌補和挽救一部分風險損失的有效手段,與風險預報相互作用、相得益彰。即使在工程管理合同履行過程中,也能在發現問題時及時采取補救措施,從而矯正和調整合同內容。
4 合同風險防范措施
首先應該加強合同法律意識,不論在談判還是簽訂環節,始終堅持“利益原則”;其次,應明確風險責任條款,盡量在合同中限制和轉移風險,承包商應敢于拒絕免除條款,不可輕信口頭承諾;最后應規避工程款支付條款中的風險,拖欠工程款不是施工企業面臨的問題,該問題的出現大多是由于條款不明確導致,除此之外,由于建筑工程復雜程度高,在合同執行時時常出現工程變更問題,未經業主工程師同意不允許隨意變更,應優化變更程序,特別是明確變更審批要求和處理時限。
5結束語
建筑工程合同作為一種外在的、人為的法律表現形式,其設計、簽訂、履行、變更受客觀因素和主觀意志的影響。本文總結了風險系統管理中的特征和可行措施或者理論建議,從而形成完善的、動態的、系統的理論流程,以對建筑工程合同管理的風險理論進行探討,并羅列若干具體措施提供借鑒。
【參考文獻】
[1]丁洪濤.淺析建筑工程合同管理及其風險防范[J].河南建材,2012(5):65-66.
魏文王問扁鵲:“你們家兄弟三人,都精于醫術,到底哪一位最好呢?”扁鵲答:“長兄最好,中兄次之,我最差。”文王再問:“那為什么你最出名呢?”扁鵲答:“我長兄治病,是治病于病情發作之前。由于一般人不知道他事先能鏟除病因,所以他的名氣無法傳出去。我中兄治病,是治病于病情初起之時。一般人以為他只能治輕微的小病,所以他的名氣只及于本鄉里。而我扁鵲治病,是治病于嚴重之時。一般人看到我做的是在經脈上穿針管來放血,在皮膚上敷藥等大手術,因此才會以為我的醫術高明。”
所以,對于法律風險管理工作而言,事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制。事前控制就是企業自身的免疫系統,能夠使企業法律風險防范于未然。通過訴訟挽救危局并非是解決糾紛最好的方式,因為,最好的方式是:未雨綢繆,防患于未然。
以法律風險管理戰略為核心,在穩健經營中樹立風險防范理念
法律風險控制的最終目標并不是單純地追求所有法律風險的最小化。現代企業是一個風險的集合體。對于企業來講,風險與收益往往是相互矛盾和對立的,高收益必然帶來高風險,風險承受度與預期利益之間的矛盾是企業發展過程中經常需要解決的問題。對風險的過度控制將帶來商業機會的喪失和管理成本的增加,企業需要正確處理好業務發展和公司風險承受能力之間的關系,在法律風險可承受的范圍內,使企業利益最大化的同時,實現風險程度和風險控制成本最小化。
因此,企業在進行法律風險控制前需要首先擬定本企業進行法律風險管理的整體戰略,確立企業對整體法律風險進行管理的基本原則,法律風險管理戰略應該是構建法律風險防范體系的“總綱”。法律風險管理戰略首先要考慮企業的整體戰略思想和發展目標,并與其保持一致。其次要分析評估企業法律風險環境,法律風險管理戰略既要包括各項預防性措施,也要包括針對突發性事件的管理預案。再有要根據企業的實際確定法律防范工作的重點。比如生產型企業要注重知識產權的管理以及技術創新與保護,而銷售型企業則要注重合同管理、客戶資料保密和銷售渠道的維護等。最后還要根據企業在不同時期的發展方向和發展重點,對法律風險管理戰略進行適時的調整,使風險管理切合企業自身實際,符合企業不同時期的發展需要。
以建立和優化法律風險控制制度和流程為手段,為法律風險防范提供有利的內部環境
有效的法律風險防范機制應當建立適合企業實際的法律風險管理制度和流程,使其滲透到企業管理的各個方面。首先要搭建包括合同管理制度、知識產權管理制度、商業秘密管理制度、案件糾紛管理制度、授權委托制度、印鑒管理制度等在內的各項適應企業實際的法律管理制度。實施包括編制風險管理崗位手冊,宣傳包括企業風險管理及控制的政策在內的各方面法律風險控制舉措,使企業風險控制管理在制度上得到充分保障,并形成能夠推動制度正常有效運行的工作機制,把企業的一切經營活動都納入法律化軌道,增強企業法律風險控制能力。
其次要不斷拓展法律管理思路,開拓法律工作模式,創新理念,使法律工作從傳統的事務性工作轉變為管理性與操作性并重的工作主旨。強化事前預警意識和防范措施,從研究和發現法律風險的成因入手,盡早識別和消除風險根源,提前對風險進行預防,杜絕簡單的事后補救,建立并完善法律風險預警工作機制。構建風險分析評估、風險控制管理、分析監控更新等法律風險防范工作流程,提高法律風險管理的執行效率。比如在構建合同管理體系時,首先,應當全面梳理企業的合同風險。從客戶分類、業務分類、交易模式分類出發,綜合考慮產業鏈風險、政策法規風險,對企業的合同進行全面梳理,明確從哪一角度出發更適合企業合同的法律風險分類管理。第二,建構合同模板。在對企業不同類型的合同進行歸納總結的基礎上,建立合同模板。第三,建立合同操作指引及風險提示。對合同模板的具體操作和操作過程中的法律風險進一步作出詳細規范。第四,實行合同流程管理。包括:簽訂前管理、簽約管理、履行管理、憑證管理、預警管理、評審管理等。第五,對員工進行合同培訓。經過這些工作,才會逐漸形成一個比較完整規范的企業合同管理體系。
此外,在建立企業法律風險防范各項制度和流程的過程中,也要強調精細化的法律管理手段,形成企業內部上下協調統一、靈活高效的企業法律風險控制管理體系,發揮法律管理對風險控制機制的監督保障作用。
以建立依法決策機制為重點,對企業決策和經營管理全過程進行風險控制
企業應該對重大經營決策提前進行合法性和法律可行性研究,建立重大決策法律論證制度,使企業法律顧問和相關法律專業人員參與企業重大投資決策和經營決策全過程,保證企業重大舉措的風險控制。企業法律風險來源于經常性的經營管理活動,因此不僅要對重點項目進行風險防范,還要從整體上控制法律風險,從關鍵環節入手,點面結合、全程監控,將企業對外合同交易、市場拓展、勞動管理、財務管理等經營管理活動都納入法制化、規范化的軌道,使法律風險控制在更廣范圍內、更高層次上發揮應有的作用。
以搭建法律風險信息化管理平臺為橋梁,保持順暢的信息交流和溝通渠道
企業的法律管理要從傳統的事務性工作脫離出來,實現跨越式發展,就需要借助現代化的信息管理手段。企業可以依托電子化系統,對現有資源進行梳理和整合,搭建統一的法律風險信息和知識管理平臺,構筑一道通暢的信息溝通渠道和信息交流平臺。企業一方面可以通過廣泛、便利、快捷的信息傳遞與更新,實現法律風險的信息化管理;另一方面還可以利用信息化處理方法進行對風險的調查和分析,落實風險控制制度和流程,從而提高整體風險控制效率和效果。
關鍵詞:合同風險 防范 控制
合同風險隨著建筑行業不斷發展,已經成為當今熱門課題,它關系到承包方和發包商之間的利益,隨著社會不斷發展,它越來越受到人們的重視。合同管理水平已經漸漸地成為衡量施工質量的標準,是工程管理水平高低評判標準之一。我國合同管理水平還比較低,相對西方國家而言,需要不斷的完善和探索。合同風險管理總存在一些問題,雖然是細小之問題,但是它對整個施工管理而言,有重要的影響。因此,要提高施合同管理水平,促進建筑建設快速發展。風險類型不一致,應對方法也不盡相同,根據具體合同風險類型,選擇合適的規避風險方法。
一、合同風險防范意識
1.強化風險管理意識
承包商必須有風險管理意識,意識在施工中起到重要的作用,強化意識可以推動工程穩健發展。建立起風險檔案管理,施工中常常出現各種風險,風險類型不一致,定期收集的風險信息,并且對信息進行分析、整理、評估、總結出經驗,學會從風險經驗中提高風險管理方法。進行投標和簽訂合同時,能夠清晰的透析合問題,能夠從招標中查看風險。每種風險在整個施工中都有巨大的影響,因此,施工人員要深入了解這些風險類型,強化風險管理意識,提高風險管理水平。
2.完善合同管理體系
承包商有了風險意識之后,在施工中會履行合同相關規定,會嚴格按照施工合同進行施工。從實踐中發現,風險出現時常跟承包緊密聯系。承包人應建立起科學的合同管理機制,該機制的囊括生產經營各個環節,建立起相關的合同監管部門。這些部門在工作中,明確自身職責和工作范圍,熟悉施工相關規定和工作流程,對施工涉及到的審核、預審、監督等工作內容,合同管理部門要嚴格執行規定,履行相應的職責,切實將施工風險控制住,避免施工出現合同管理風險。形成一套嚴格的體系,從文件解析、文件審查、文件復查、施工方案等等環節進行監督,確保跟蹤、合同變更、施工理賠過程符合施工程序。施工合同管理是個復雜的工程,它涉及到諸多問題,從工程招標開始直到工程竣工,這其中每個環節需要嚴格的執行合同要求開展。施工合同確保施工安全,確保施工質量,因此,建立起的合同管理部門,要履行相關職責,確實將合同管理工作落到實處。
3.完善施工合同
合同是確保發包方和承包方利益的法律依據,制定施工合同最初的目的便是減少施工過程中出現合同風險事件,成為人們依法實施施工的保障。因此,需要完善合同內容,摒棄不符合施工要求的合同,選擇優質的合同方案。完善施工合同的步驟是雙方進行商討,將合同中損害雙方利益的條款更改,補缺合同空缺,落實施工管理工作,避免施工合同出現問題。科學的合同方案,應該體現出雙方利益和責任,這是一對平衡的關系,應該將該關系保持在統一的基礎上。實行合同商討時,承包方應該從自身利益出發,把風險管理和風險分析每個步驟進行詳細研究,減少自身承擔過多的合同風險,施工中盡量的轉移風險,使得自身利益受到保障。合同中一些可以避免的風險,在施工時盡量的不要觸及該問題,做到心中有數的進行施工,保障合同風險不再出現。
二、合同風險應對方案
1.回避合同風險
回避合同風險說的是,風險事件存在時,承包商要分析風險存在的可能性和風險發生的概率,承包方主動放棄施工容易導致風險出現的方案,選用優質方案。回避風險從源頭上杜絕合同風險事件出現,在風險沒有發生之前主動回避風險,可以避免施工風險出現,降低施工損失。在選擇回避風險時,需要考慮到以下幾個因素:風險損失度大時,對該風險要有充足的認識,做到心知肚明;采用風險措施時,最佳效果達不到,成本支出和預算之間有差距,那么可以果斷的采用規避風險。規定風險在規定的壞境內,在特定的范圍中,規避風險作用才會生效。施工中要明確,不是所有的風險都可以使用規避風險來應對,每個風險類型不盡相同。因此,選擇風險方法要根據具體的情況,選擇合適的風險應對類型。
2.合理轉移風險
施工經驗豐富的承包商,在施工中能預測未來風險,對將要發生風險的施工,承包方會在簽訂合同之前,使用風險雙方承擔的方法來轉移風險,或者是降低風險系數。然而,這是針對經驗豐富的承包商而言,實際承包工程中,這樣的承包商數量比較少。而且,很多的風險是不可預測,轉移風險更談不上。因此,在制定合同之初這些風險類型已經植入,合同存在一定的漏洞和缺陷,雙方的利益不可能保障在平衡的水平之上。特別在當今,建筑行業快速發展,承包商成為賣方,建筑市場被發包商占據,承包商相應會承擔更多的風險。這些風險在施工前很難預測,即使是有經驗的承包商對施工未來將出現的風險事故也很難把握,面對該問題最好的解決方法,在合同簽訂之間靈活的轉移風險,確保自身利益不受損害。
3.推廣擔保責任制
擔保屬于合同條款中的分支,它也屬于轉移風險的另一形式。承包方要根據相關的條款執行工作,同時要求發包方依據條款內容支付保函,用這樣的方式降低施工風險出現。施工不確定風險的預測會轉化成具體的賠償數額,目前已經執行的人身保險之外,還應該建立起更多保險類型,例如質量保險、工程保險等等。承包商想更大范圍的維護自身利益,需要詳細的研究合同,完善施工條款。學會風險計算方式,明確風險范圍,做好風險應對措施,切飽風險管理順利進行。
關鍵詞:內部審計 法律風險 控制 價值提升
一、法律風險概念及管理內容概述
法律風險是指基于法律、法規規定或者合同約定,由于公司外部環境及其變化,或者公司及其利益相關方的作為或者不作為導致的不確定性,對公司實現目標的影響。
法律風險管理是公司全面風險管理的有機組成部分,貫穿于公司決策和經營管理的各個環節。對具體的實施流程結合操作步驟進行細化后,分為法律風險識別、風險量化測評、風險分析評價、制訂控制計劃并實施、監督與檢查,法律風險管理采取閉環管理,每一年為一個更新周期。
二、內部審計在法律風險控制中的價值提升實踐
本文以W飛機制造公司的財務專項審計和內部控制審計為例,來具體分析內部審計在公司法律風險控制中的價值提升,進而為企業增加價值的實踐做法。
(一)背景分析
1.填報專業法律法規及法律風險事件,形成公司法律風險事件庫
公司法律風險分類框架包括19個類別,一級法律風險類別51項,二級法律風險類別82項。依據公司“法律風險分類框架”,法律風險管理辦公室最終辯識了562個風險事件,形成了公司的法律風險清單,公司法律風險事件較多的類別是采購生產(76項)、人力資源(74項)、工程建設(68項)、**產品項目(64項)以及財務管理(55項)。
公司重點關注法律風險領域6類,分別為客服管理法律風險、規章制度法律風險、商業秘密法律風險、合同解除及違約法律風險、產品管理法律風險和廉政管理法律風險,涉及35個法律行為。針對這35個法律風險行為,組織責任單位制定風險管控措施,并分階段進行跟蹤、考核。
2.以內部審計強化對法律風險管理的再監督
在建立風險事件庫的基礎上,公司管理層始終強調要強化內部審計對法律風險管理的再監督作用,內部審計作為一種獨立、客觀的監督管理活動,對公司防范法律風險有不可替代的作用,內部審計要深入主業保駕護航,在每年實施一系列財務專項審計和內部控制審計等監督工作的基礎上,積累審計工作經驗。
(二)主要做法
公司內部審計的目標是通過審計檢查評價公司內部各種業務的合理性及其執行的有效性,并對審計過程中所發F的重大問題進行法律風險防控并提出相關改進建議。
1.做好充分的審前調查,評估業務法律風險,確定重點審計領域
在開展對公司各業務領域的審計時,審計人員往往具備充足的會計、審計專業知識,卻缺乏專業的法律知識,這在很大程度上影響了審計工作開展的效率和效果。因此,在開展審計工作前,應做好充分的審前準備,了解與生產經營關系密切的法律法規,為在進行審計工作時保持敏感的法律風險嗅覺奠定基礎。
(1)初步了解七項法律體系,即憲法和憲法相關法、刑法、行政法、民商法、經濟法、社會法、訴訟與非訴訟程序法。
(2)根據內部審計業務范圍,初步確定法律法規依據,基本包括但不限于以下類別:①會計審計類41項規定;②經濟法、民商法類129項規定;③稅法參考法規類190項規定。
(3)公司審計部門加強“審前調查”,查找關鍵業務法律風險領域:一是搜集查看重要業務資料,摸清公司關鍵業務領域、規模及其涉及的重要法律風險;二是訪談關鍵人員,與法律風控人員進行充分交流,了解公司重大風險領域及風險管控情況等信息,與具體業務操作人員交流,了解重要業務交易方式、主要業務流程、關鍵崗位職責等信息;三是審計組根據查看資料和訪談了解到的情況,及時討論審議,評估關鍵業務法律風險、尋找審計切入點、確定重點審計領域,探討審計方法。
2.聯合專業力量,擬訂審計方案,確定審計重點和審計方法
為了有效彌補審計人員法律知識不足的缺陷,聯合公司法律風控專業人員組成審計組,為審計人員在公司重點業務類型、重點法律風險領域、風險管控特點、易出現管控缺陷的環節等方面提供業務指導,與審計人員一起共同擬訂審計方案,確定審計范圍,商討具體的審計方法,并全程參與審計過程。聯合審計組對公司財務專項審計和內部控制審計確定審計關鍵環節為審計重點,具體表現如下。
(1)財務專項審計關鍵業務環節。財務業務循環主要包括以下5個:銷售與收款循環、采購與付款循環、生產與存貨循環、人力資源與工薪循環、投資與籌資循環。除了貨幣資金會計科目以外,這5個業務循環對應了資產負債表和利潤表的所有其他會計科目。
(2)內部控制審計關鍵業務環節。根據集團公司內部控制應用指引,28項內部控制指引均為關鍵業務環節,其中屬于公司內部審計重點關注的19項關鍵業務有合同管理內部控制指引、存貨管理內部控制指引、固定資產內部控制指引、戰略規劃內部控制指引、人力資源內部控制指引等。
3.實施對公司財務專項審計和內部控制審計,有效控制法律風險
(1)財務專項審計。以下以抽取人力資源與工薪循環、銷售與收款循環、投資與籌資循環3個關鍵業務循環為例,說明在審計過程中關注的重大法律風險點并如何實施管控。
公司內部審計部門的年度財務專項審計任務是每年度的審計計劃之一,在2014年度對某集團公司以上三個業務循環的財務專項審計中,審計組確認了以下六個重大法律風險,其中第①項屬于人力資源與工薪循環審計內容,第②和③項屬于銷售與收款循環審計內容,第④、⑤和⑥項屬于投資與籌資循環審計內容。
這6個重大法律風險和整改情況分別如下:①部分職工未按勞動法簽訂勞動合同。C公司與D公司屬于不同的法人主體,無股權控制關系,而法人代表、經理人員等同一套班子成員,兩個公司共計5100人,均與C公司簽訂了勞動合同,其中有850人實際是D公司的人員。審計報告提出后,850人與D公司重新簽訂勞動合同,原合同終止;②其他應收款長期掛賬2,400.00萬元未清理,存在款項回收的法律風險。審計報告提出后,公司制訂了清理計劃,并協同法律部門實施了清欠工作,收回長期掛賬的款項共2,200.00萬元,剩余200萬元于下年度收回;③公司房產稅存在重大涉稅法律風險。公司沒有就房產稅免稅事宜在景德鎮地方稅局進行審批或備案,沒有取得地方稅務局關于軍品生產經營用房免稅的相關手續。審計報告提出后,公司補辦了相關手續,為2014年免交房產稅約400萬元實施了有效防控;④投資管控存在重大管控風險,對15家投資企業年均投資收益率為3.29%,審計報告提出后,公司組織了內部審計部門對被投資單位進行了專項審計,發現審計問題20條并實施了整改,有效實施了對投資法律風險的管控;⑤公司歷年來向已無產權關系的經營業績非常差的A企業提供了經營借款共計700多萬元,并簽訂了借款協議,款項回收存在重大法律風險。審計報告提出后,立即對A企業的經營借款終止,有效地將借款風險轉移給了A企業的母公司B公司;⑥截至2014年末,公司共有**項科研費研制項目超墊支,累計墊支1億多資金。審計報告提出后,針對科研費墊支數額較大情況,公司及時落實責任部門,負責與上級主管部門及時溝通、匯報,將未到位的資金盡快到位,有效降低了公司科研費籌資風險和緩解了資金壓力。
(2)內部控制審計。以下抽取對“存貨管理”和“合同管理”兩個內部控制的審計舉例,說明在審計過程中關注的重要法律風險點并如何實施管控。
第一,存貨管理的內部控制審計。為了進一步加強非正常存貨管理,有效防范非正常存貨的法律風險,2015年6月,審計部門實施了對公司非正常存貨管理情況進行了專項審計。在2014年11月公司年度財產清查填報的非正常存貨基礎上,審計組進行了整理篩選,通過公司信息平臺下發審計通知,要求各單位認真填報非正常存貨形成原因、擬處理建議等,結果如下:積壓呆滯2700萬元,殘損變質640萬元,技術淘汰320萬元,盤虧29萬元,合計3689萬元。
此次非正常存貨專項審計發現以下三項重要法律風險點:①2014年及以前年度公司財務部門沒有對存貨減值計提存貨跌價準備;②對因停產、技術淘汰等原因造成的積壓存貨處理不及時;③對單位內部可調劑使用的積壓存貨調劑態度不積極。
資產使用與監督部門有效實施了對這三項風險的跟蹤監督管控:①2015年12月31日,公司財務部門計提存貨跌價準備5500萬元;②某型號標準件、成附件1310萬元按需調劑給E公司,該積壓存貨均為進口件,質量較好,公司所屬子公司E公司業務范圍中包括對該標準件、成附件使用或銷售,以此盤活資產,減少資金積壓。
第二,合同管理的內部控制審計。為了進一步夯實合同管理基礎,防范合同法律風險,公司規劃部、財務部和紀檢監察與審計部組成聯合審計組,每半年對公司合同管理進行審計考核。考核內容包括合同簽訂、履行、變更及解除情況,合同對方資質審核管理情況,紙質合同歸檔情況,合同臺賬及檔案管理情況,合同發票管理情況,合同信息化系統中合同編制規范性和合同支撐材料上傳規范性等,共包括三個部分,第一部分是合同檔案管理、履行、變更、解除管理現場檢查(80分),第二部分是合同管理信息化系統檢查(20分),第三部分各職能部門會簽審核合同及時性。
2015年下半年針對20個業務單位合同管理審計考核結果,確認了4個重要法律風險:合同臺賬信息要素不全;合同發票管理制度體系不完善;合同付款憑證和資料報送不及時;合同簽訂時間滯后。
各有關單位針對以上風險實施了以下整改,起到了良好的合同法律風險防控效果:統一了合同臺賬模本,增加了合同到貨、報賬、付款等合同履行信息要素;建立了本單位合同發票臺賬;嚴格按照時間節點報送合同付款計劃和資料;嚴格執行先簽訂合同后履行義務。
(三)取得的實效
1.推動企業價值提升
一是公司從上到下法律風險防控意識得到進一步加強;二是推動了財務專項審計和內部控制審計體系的完善。
2.內部審計自身價值得到提升
將法律風險防控滲透到財務專項審計和內部控制審計各個關鍵業務環節,打破了對內部審計只會查查賬、看看表的固有認識,拓寬了內部審計的監督范圍,是對傳統內部審計概念的大膽創新和突破,是內部審計監督職能的有效拓展和延伸,提升了計人員的監督能力,進而提升了內部審計的監督價值。
三、內部審計參與法律風險控制的思考和建議
(一)以法律風險防控為切入點,將內部審計工作全方位并準確滲入到全面風險管理工作中
法律風險只是全面風險管理的一個組成部分,全面風險管理是個系統過程,內部審計在企業風險控制中的作用是不可或缺的,其職能只要體現在對風險管理的再監控活動中,同時進一步鞏固和加強公司全面風險管理體系的建設。
(二)完善審計人員專業結構,充實內部審計人員隊伍
內部審計要想有效參與公司業務風險控制,審計人員還應吸收具有風險管理、信息技術、法律、金融等專業知識背景的人員,充實內部審計人員的專業知識結構,進而能夠有效利用信息技術等手段創新審計方法,拓寬審計思路。