時間：2023-06-02 09:21:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案一般管理方法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞 人事檔案管理 信息技術(shù)
中圖分類號：F207 文獻標識碼：A
一、人事檔案管理現(xiàn)狀
我國現(xiàn)代的人事檔案管理涉及到的信息不斷增多，信息的載體也日益多樣化，造成傳統(tǒng)管理模式越來越不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展需求，出現(xiàn)了諸多問題。
（一）管理理念落后。
企事業(yè)單位工作人員的人事檔案一般都是由企業(yè)或事業(yè)單位的有關(guān)部門直接進行檔案數(shù)據(jù)的更改、補充，很少由當事人參與。當事人的人事檔案管理的知情權(quán)缺失，以致部分材料失實。其次在檔案的管理上，只有國家機關(guān)、事業(yè)單位等才擁有人事檔案的管理權(quán)。私營、民營企業(yè)只能把人事檔案放在人才市場。使企業(yè)不能及時對人事檔案信息進行變更，以致檔案管理落后。
（二）管理方法不健全。
人事檔案管理應(yīng)當實行“檔隨人走”的管理模式，但是現(xiàn)今社會中，企業(yè)間人才流動現(xiàn)象普遍，檔案的管理變成“人檔分離”。 人事檔案多年來采用傳統(tǒng)的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計算機進行輔助管理，但也只是采用電腦進行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質(zhì)的飛躍，造成人事檔案管理效率低。
二、信息化技術(shù)對檔案管理的作用
實現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新，在人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，就是實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。檔案管理信息化是檔案管理專業(yè)化、職業(yè)化的必然之路，是提升自身競爭力的有效手段。因此，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化有著重要意義。
（一）保護重要原件。
通過計算機對檔案原件進行數(shù)字掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件因多次使用而損壞，并降低和避免重要資料丟失的風險。
（二）一體化運作。
所謂一體化運作，是指通過現(xiàn)代信息技術(shù)的計算機互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在企業(yè)、事業(yè)單位以及相關(guān)部門建立人事檔案管理平臺。只要一方進行人事檔案的維護操作，其他各方都可以得到同步的數(shù)據(jù)更新，大大縮短了人事檔案調(diào)用的時間，實現(xiàn)人事檔案管理的一體化運作。
（三）快速檢索。
以往進行人事檔案信息的查詢檢索，主要是通過手動翻閱，經(jīng)常是花費了大量時間，翻閱了大量檔案還是找不到所需資料。而信息技術(shù)利用現(xiàn)代計算機檢索技術(shù)對數(shù)字化的人事檔案進行分類存儲與查詢可以在瞬間找到。
三、人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展
時代是不斷運動和發(fā)展的，人事檔案管理工作也是這樣，不能恪守陳規(guī)，應(yīng)該主動突破舊規(guī)則對檔案工作的限制，探索和分析更適合現(xiàn)如今人事檔案管理的新思路，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。
（一）推進檔案數(shù)字化，提高檔案管理標準化、規(guī)范化水平。
目前，檔案信息化管理的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴重形象了系統(tǒng)整體水平的提高。對這一問題取得共識是檔案管理信息化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個當面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
（二）創(chuàng)新認識檔案管理的理念。
作為人事檔案管理部門，必須要要有強烈的責任心，在掌握檔案管理的基本知識的前提下，更要在管理的過程中引進一下現(xiàn)代化的理念和管理方法，一方面對檔案管理硬件上提高，為人事檔案管理的安全、高效創(chuàng)造條件。另一方面應(yīng)該建立一個系統(tǒng)的檔案管理體系，對檔案管理問題進行系統(tǒng)處理。
（三）人事檔案內(nèi)容的創(chuàng)新發(fā)展。
針對人事檔案的內(nèi)容，也應(yīng)該進行一定的創(chuàng)新，我國企事業(yè)單位的對人事檔案的管理，一般包括政治面貌、工作經(jīng)歷、學歷、職稱等，當時卻很少會涉及人員的工作能力、特點、業(yè)績等，在對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)新的過程中應(yīng)該注重對這方面進行發(fā)展和完善。檔案是一個極具個性化的信息載體，在某些方面存在著很多共性，但更多的差異，這些差異主要體現(xiàn)在工作性質(zhì)、職業(yè)特點、社會評價等等，我們應(yīng)該在信息化的基礎(chǔ)上對人事檔案進行分類，根據(jù)不同的人員屬性，對檔案進行重新定位，提高檔案的價值，更大程度的滿足社會的需求。
（四）管理機制的創(chuàng)新。
人事檔案管理應(yīng)當構(gòu)建以人為本的服務(wù)體制，圍繞這一中心規(guī)范相關(guān)管理制度，并將其作為強化人事檔案管理的重要手段。首先，定期檢查人事檔案管理制度的執(zhí)行情況，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當及時進行處理，確保檔案管理工作的嚴肅性；其次，建立檔案管理人員培訓與考核機制，對人員檔案管理工作情況進行定期考核，充分調(diào)動起他們工作的積極性，確保人事檔案管理進入良性發(fā)展階段。
四、結(jié)束語
人事檔案管理創(chuàng)新不只是管理技術(shù)上的創(chuàng)新，也要從制度上、思想上去創(chuàng)新。信息技術(shù)可以做到管理技術(shù)上的創(chuàng)新，但它也需要制度的維護，思想的重視。文章通過對檔案管理工作的現(xiàn)狀的分析，從而引出檔案管理工作與信息技術(shù)之間的聯(lián)系，并為檔案的創(chuàng)新和發(fā)展提出了看法和建議，相信在全社會的共同努力下，人事檔案管理工作一定能夠?qū)崿F(xiàn)跨越式的發(fā)展，為人們利用檔案提供方便。
（作者單位：河北省滄州開發(fā)區(qū)管委會）
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；人事檔案管理；問題與對策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章編號：1004-7484（2013）-06-3399-02
眾所周知，醫(yī)院人才體系建立起來的過程，也是人事檔案形成的過程。醫(yī)院人事檔案非常寶貴，它真實客觀的記載著醫(yī)院的人才情況，有助于醫(yī)生認清自身的實力。是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。因此，如何對這些寶貴的材料進行儲存和管理非常重要。同時，在當前環(huán)境下，檔案管理已經(jīng)發(fā)展成為一個新的管理項目，已經(jīng)出現(xiàn)了關(guān)于檔案經(jīng)濟時代的說法，為此，醫(yī)院應(yīng)積極采用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)科學管理，從而為醫(yī)院的人才建設(shè)和科學研究提供切實有效的檔案信息保障。
1 醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的主要問題
1.1 檔案材料問題 由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門和個人的有效溝聯(lián)系，容易導致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動材料、評聘職稱相關(guān)材料黨團材料等。同時，許多檔案材料依舊未能規(guī)范，醫(yī)院干部人事檔案材料并非一人一時所形成，而是在不同時期不同渠道匯集到檔案管理部門的，因此材料不規(guī)范現(xiàn)象多有發(fā)生。
1.1.1 使用圓珠筆，或者純藍水筆填寫表格。
1.1.2 材料中應(yīng)完善的各級組織審簽蓋章等手續(xù)不完備。
1.1.3 須經(jīng)本人見面后簽名確認的材料不夠完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映該干部參加工作時間、入黨時間、出生年月等數(shù)據(jù)前后不一致。
1.2 意識薄弱 醫(yī)院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫(yī)院許多部門和個人，但由于大家對干部人事檔案意識欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現(xiàn)象常有發(fā)生，極易造成材料缺失、混亂、不規(guī)范、不完善。
1.3 自動化程度不高 人事檔案管理包括對人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫(yī)院人力資源管理中，紙質(zhì)檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術(shù)都十分落后，嚴重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫(yī)院人事檔案的管理，大多停留在計算機制表、手工填寫、復印機復印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內(nèi)業(yè)人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成大量人力、物力和時間的浪費。
1.4 人力檔案管理人員素質(zhì)有待提高 目前各醫(yī)院從事干部人事檔案管理工作人員專業(yè)化程度尤顯不足，且大多數(shù)從醫(yī)院臨床、護理、輔佐科室等工作崗位上改行而來，兼職為主。
2 癥結(jié)所在
2.1 檔案傳遞不規(guī)范 人事檔案隨著個人的經(jīng)歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時間跨度是相當長的，材料的完善和形成涉及多個單位，如果哪一單位的傳遞中任一環(huán)節(jié)不夠規(guī)范，材料丟失遺漏現(xiàn)象就有可能發(fā)生。
2.2 職工檔案意識淡薄 人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫，填寫內(nèi)容是否準確和規(guī)范直接關(guān)系到本人檔案的質(zhì)量高低。部分員工由于檔案意識淡薄，在填寫干部履歷表時不夠認真嚴肅，對于一些記憶相對模糊的信息不加思考和證實的就隨意填寫，這樣給管理工作帶來很大的麻煩。
2.3 檔案管理者疏忽大意 檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現(xiàn)象與檔案工作者疏忽大意有直接的關(guān)系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時裁剪多份材料時，務(wù)必仔細查看每頁切邊的情況，否則容易把填寫在表格之外的文字剪掉。
3 加強醫(yī)院干部人事檔案管理的建議
3.1 改進管理方法 保持干部人事檔案管理工作的高質(zhì)量，必須要有科學的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。一是改變檔案的常規(guī)管理，歸檔和鑒別的規(guī)范化。二是實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓專業(yè)的管理隊伍，積極主動提供服務(wù)。要在某項工作開始時、進行中和完成后，隨時關(guān)注服務(wù)對象，及時準確的提供服務(wù)。
3.2 檔案的常規(guī)管理 一般在醫(yī)院人事管理中，人力資源檔案的庫房都比較簡陋，在日常檔案保存管理的過程中，要注意庫房環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水和地震等自然災害時，應(yīng)及時將人事檔案和相關(guān)的計算機設(shè)備轉(zhuǎn)移到安全地帶。此外應(yīng)加強人事檔案及相關(guān)計算機設(shè)備，存儲介質(zhì)的保衛(wèi)工作，嚴防任何破壞和盜竊事件發(fā)生。
3.3 檔案的動態(tài)管理 人事檔案的動態(tài)管理是靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)的。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，各級人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內(nèi)容。同時要認真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時間、集中力量、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)格、嚴格把關(guān)。
3.4 積極培訓專業(yè)隊伍 人事檔案管理工作是一項復雜而又繁瑣的工作。在國外人事檔案管理已成為一門專業(yè)學科，并對人事檔案管理人員進行各種層次的教育。世界衛(wèi)生組織對人事檔案管理工作也十分重視，經(jīng)常組織培訓活動。我國對未經(jīng)過正規(guī)醫(yī)學教育和人事檔案專業(yè)系統(tǒng)理論學習的人員應(yīng)注意素質(zhì)培養(yǎng)，樹立良好的工作作風，積極引進現(xiàn)代的管理手段和設(shè)備，以進一步加強人事檔案管理的實踐。醫(yī)院要把人事檔案管理管理列入醫(yī)院的總體發(fā)展目標中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導應(yīng)當為醫(yī)院人事檔案管理部門配備足夠的人力，鼓勵檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實的工作。同時，人事檔案管理部門也應(yīng)該加強與主管領(lǐng)導的溝通，爭取得到足夠的人力和物力支持。
3.5 加強依法管檔的意識 檔案法是檔案工作的法律依據(jù)和行為規(guī)范，醫(yī)院有關(guān)部門應(yīng)當加強對檔案法的學習和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫(yī)院各個部門協(xié)同配合，可利用文件、召開會議培訓兼職檔案員等辦法使醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門、各類干部增強干部人事檔案意識，了解相關(guān)知識，從源頭上避免人們因意識欠缺引發(fā)的問題。
4 結(jié) 語
干部人事檔案是人才的主要信息來源和重要的載體，準確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展的需要。總之，當前我過醫(yī)院干部人事檔案管理機構(gòu)不夠完善，沒有系統(tǒng)的理論支撐和有效的技術(shù)保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫(yī)院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。
參考文獻
1.醫(yī)院人事檔案管理者主動服務(wù)意識相對薄弱。一些人事檔案管理工作人員的思維模式尚未轉(zhuǎn)變，一直沿襲傳統(tǒng)的工作模式，在材料收集工作上缺乏主動性、及時性，只是被動的提供資料，不能與時俱進，對醫(yī)院人事檔案不能及時地進行更新。許多醫(yī)院人事檔案管理人員對醫(yī)院的行政管理工作不熟悉，業(yè)務(wù)上也未進行正規(guī)的專業(yè)培訓，只能應(yīng)付簡單的收集，裝訂等工作，人事檔案專業(yè)知識有所匱乏。這些對人事檔案的管理的質(zhì)量及服務(wù)產(chǎn)生很大的負面影響。
2.醫(yī)院人事檔案資料分析整合少，利用效率低下。醫(yī)院的人事檔案資料是廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理工作者長期從事醫(yī)療實踐活動的結(jié)晶，具有較高的使用價值。而目前，大部分人事檔案僅僅提供了最基本的使用方式，即查閱原始紙質(zhì)檔案資料。其利用領(lǐng)域比較狹窄，檔案信息也處于一種被動落后的服務(wù)狀態(tài)，不能很好地為醫(yī)院的管理提供服務(wù)。
二、醫(yī)院人事檔案現(xiàn)狀產(chǎn)生的原因分析
1.思想認識不到位。在醫(yī)院人事管理工作中，人事檔案處于一種用起來重要，抓起來次要，忙起來不要的尷尬境地。主要原因可以概括為以下兩點：一是領(lǐng)導重視程度不足。醫(yī)院領(lǐng)導對人事檔案管理工作的機構(gòu)設(shè)置、人員配備、和資金投入不研究、不解決。很多醫(yī)院人事檔案管理人員都是兼職，其檔案管理業(yè)務(wù)不精通，處理日常雜事較多，無法集中精力做好檔案管理工作。二是檔案工作者責任意識不強。有些檔案管理者身在其位，不謀其職，既不注重檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學習現(xiàn)代化管理手段。工作中怕麻煩，圖省事，不嚴格執(zhí)行規(guī)章制度。
2.管理機制不健全，制度落實不到位，管理手段不嚴格。人事檔案管理缺少應(yīng)有的生機與活力，沒有形成統(tǒng)一的管理體制。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法重管理、輕服務(wù)，方法繁瑣，不易操作，現(xiàn)代化管理水平不高，已明顯滯后于人事制度改革的進程。雖然醫(yī)院檔案管理部門都有制定檔案管理制度，但在實際操作過程中力度不大，諸如不登記查閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案、不及時回復回執(zhí)單等情況時有發(fā)生，涂改、抽取、撤換檔案材料現(xiàn)象也屢見不鮮。另一方面，隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業(yè)務(wù)的范圍也發(fā)生了變化，部分舊的管理制度不適應(yīng)社會發(fā)展的需求，亟待進一步修訂完善。
3.沒有建立現(xiàn)代化服務(wù)理念。醫(yī)院人事檔案的服務(wù)對象比較單一，一般都是各級領(lǐng)導及組織人事部門。服務(wù)的手段和方法比較落后，一般僅限于查閱檔案原始紙質(zhì)材料，跟不上信息化建設(shè)的要求，更不能實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、微機檢索，無法達到資源共享的目的。
三、醫(yī)院人事檔案管理措施
1.更新觀念，加大投入。近年來，人事制度改革逐步深化，人事檔案在管理工作中發(fā)揮的作用也越來越大，不僅能滿足干部工齡認定、工資制度改革等一般的日常性管理，還能為干部選拔、培養(yǎng)，人力資源的合理開發(fā)利用等方面提供重要依據(jù)。因此，人事檔案作為一項重要的信息資源，醫(yī)院應(yīng)該得到相關(guān)管理人員的高度重視，工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式、工作模式，積極學習人事檔案管理新技術(shù)，挖掘人事檔案潛在利用價值，提高檔案利用效率，加大資金投入，完善配套設(shè)施，配備專業(yè)的檔案信息管理軟件，切實做好人事檔案的管理工作。
2.提高資源利用率，輔助醫(yī)院工作開展。檔案管理的目的即開發(fā)利用檔案資源。因此檔案工作人員在業(yè)務(wù)上要樹立以利用資源為中心的指導思想，努力做好檔案管理工作，為醫(yī)院發(fā)展和業(yè)務(wù)開展作出貢獻，從思想上改變坐等上門的傳統(tǒng)方式，變被動接受為主動開發(fā)，積極開拓利用檔案資源的新途徑，主動為醫(yī)院人事工作需要提供有效的人事檔案。除此之外，醫(yī)院在參與醫(yī)療衛(wèi)生市場競爭的時候要向檔案管理工作要效率，督促檔案人員在提供利用工作中為醫(yī)院以及利用者及時提供準確的檔案資源和信息
現(xiàn)在，人類進入了知識經(jīng)濟時代，人力資源管理也摒棄了傳統(tǒng)的管理方式，在進行人力資源管理的時候也應(yīng)用了新的方法，使人力資源管理能夠符合時代的要求，在這些新的趨勢的影響下，人事檔案的管理也在不斷地完善，也提出了很多新的要求，所以，應(yīng)該對這些新的趨勢進行分析，才能確保企業(yè)中人事檔案管理能夠起到實質(zhì)性的作用。
（一）完善企業(yè)的核心價值體系。
在進行人力資源管理的時候，企業(yè)的文化在人事檔案管理中占據(jù)重要的分量，企業(yè)要根據(jù)自身的企業(yè)文化，制定人事檔案管理的相關(guān)政策。
（二）建立不同層次的價值評估政策。
在進行人事檔案管理的過程中，在傳統(tǒng)的管理中，一般都是定期對人事進行考核，現(xiàn)在，在對人力資源進行管理的過程中，應(yīng)該加大人力資源考核評價的力度，將原本單一的考核體系轉(zhuǎn)變成多元化的考核體系，使考核體系朝著全方位、多領(lǐng)域的角度發(fā)展，在人力資源管理的過程中，不僅僅要分析個人的素質(zhì)，同時也要注重其對企業(yè)的績效做出的貢獻，將個人的成績與企業(yè)的績效結(jié)合在一起，對人力資源的績效進行全方位的考察。
（三）建立以績效為方向的薪酬回報機制。
在企業(yè)內(nèi)部，一定要完善員工的薪酬體系，運用薪酬來激勵人力資源，將人力資源的態(tài)度和能力作為薪酬回報的基礎(chǔ)，強度個人力量與團隊力量，強調(diào)企業(yè)內(nèi)部合作的機制。
（四）將職業(yè)化作為評價人力資源管理水平的重要指標。
職業(yè)化指的是在人力資源管理的過程中，要具有一定的知識體系和專業(yè)技能，管理人員要具備一定的職業(yè)素質(zhì)和道德，能夠自覺地遵守值得規(guī)范，能夠按照職業(yè)規(guī)范的內(nèi)容去管理。
2企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題
現(xiàn)在，企業(yè)在人事檔案管理的過程中還是存在一些問題的，這些問題直接影響到了企業(yè)進行人事檔案管理的效率，限制了企業(yè)的發(fā)展。
（一）企業(yè)的服務(wù)意識薄弱，沒有上進心。
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，其管理思想不能與時俱進，比較陳舊，在人事檔案管理過程中，管理人員不能創(chuàng)新管理內(nèi)容，缺乏開拓進取的精神，沒有從根本上認識到人事檔案管理是一項服務(wù)型的工作。
（二）企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，沒有較強的合作意識。
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，他們都是進行單獨管理的，各個部門沒有加強溝通與合作，但是，企業(yè)的人事檔案管理部門與人力資源管理部門是相對獨立的，二者沒有進行有效地溝通，這就導致了企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，不能全面管理，不能全面了解人力資源的基本情況。
（三）企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中缺乏完善的管理制度的約束。
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中，人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)缺乏制度的約束，導致認識檔案管理比較混亂，而且不能按照一定的順序?qū)崿F(xiàn)檔案管理，檔案不能較為客觀地反映人力資源的基本情況。
3加強企業(yè)人事檔案管理的工作，促進企業(yè)人力資源管理的新要求
（一）企業(yè)內(nèi)部要強化服務(wù)意識
在新時期，企業(yè)人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，要變被動為主動，積極地為人力資源管理部門提供服務(wù)，強化服務(wù)意識。
（二）企業(yè)人事檔案管理要強化合作意識
企業(yè)在進行人事檔案管理的過程中要實現(xiàn)人事檔案管理部門和人力資源管理部門的協(xié)作，實現(xiàn)二者相互聯(lián)系、相互依存，人事檔案管理部門要為人力資源管理部門提供詳實的資料，使人力資源管理部門在工作的過程中有據(jù)可依。
4結(jié)語
人事檔案材料收集與鑒別是人事檔案管理的重點工作，只有及時全面地收集有關(guān)個人的細節(jié)材料，才能真實的反應(yīng)出個人的歷史情況。為了保障企業(yè)可以選拔出有用人才，需要加強人事檔案管理工作，確保人事檔案管理的真實性和完整性。
1.人事檔案材料收集與鑒別的重要性
人事檔案材料收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，也是一項保密性高、涉及廣泛的工作、在材料的收集過程中，要保證人事檔案內(nèi)容的準確性和完整性。這對于公司任用員工和選拔員工具有重要作用，只有全面了解員工，才能針對員工的素質(zhì)去培養(yǎng)和提拔。了解一個員工最好的辦法就是通過人事檔案。所以說只有全面的收集人事檔案材料，才能讓人事檔案管理合理應(yīng)用在企業(yè)對人才的選拔上。鑒別工作也是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，其對人事檔案的管理有一定的重要性，如果收集的材料不規(guī)范，檔案材料得不到及時清理，歸檔的材料不全面就會給人事檔案的使用帶來麻煩，影響人事檔案的正常作用。
2.人事檔案材料收集工作中存在的問題及建議
目前，人事檔案管理一般都采用了集中式的管理方法,設(shè)立專門的材料崗位和檔案整理崗位。主要是幫助公司人事收集材料，移交材料。目前各個單位人事信息管理崗位收集材料后，均移交給人事處進行管理。這種工作方式會存在一些問題。比如說材料收集不及時，不能將聘用人員的相關(guān)審批材料進行收集。公司在職的職員人事活動發(fā)生了很大的變化，相關(guān)材料需要重新收集，但是沒有能夠?qū)υ诼殕T工得到及時的關(guān)注。這些問題都是在人事檔案材料收集工作中經(jīng)常發(fā)生的。人事檔案材料的規(guī)范不足，檔案材料的手續(xù)不齊全。或者業(yè)務(wù)人員的操作不熟練，都會導致人事檔案材料收集工作存在問題。人事檔案材料工作中存在著很多不足，完善人事檔案材料收集工作，針對工作中的存在的不足進行分析，完善人事檔案材料的收集工作。人事檔案材料工作的主要建議有幾點。首先，人事檔案管理制度的工作內(nèi)容要明確，使其真正發(fā)揮對公司人事檔案進行管理的作用，了解最終要完善的人事檔案材料收集網(wǎng)的目的，疏通收集渠道來收集更多的資源，同時，加強各崗位人員情況的了解，重視各崗位人員對人事檔案材料收集的重視。其次，提高人事檔案材料管理人員的素質(zhì)，讓管理人員能夠熟練掌握人事檔案材料收集工作。第三，加強人事檔案材料收集工作，要求人事檔案管理人員加大力度收集材料，所移交的材料必須完整，不能出現(xiàn)缺頭少尾的現(xiàn)象，并按照人事檔案材料移交流程進行材料的移交工作。第四，根據(jù)人事檔案材料的收集和管理情況，建立適合企業(yè)的人事檔案材料收集制度。并對材料的收集進行嚴格的要求，完善材料的登記制度和移交制度。第五，人事檔案工作中需要對管理人員進行統(tǒng)一的考核，提高人員的工作效率。加強人事檔案審核機制的完善，材料的收集過程中確保材料的真實性和準確性。重視人事檔案材料的移交工作和人事檔案材料追繳工作。
3.人事檔案材料鑒別工作中存在的問題及建議
在人事大難材料鑒別工作中也會存在很多問題，需要引起我們的注意，針對問題給出合理的建議。在人事檔案鑒別的過程中，主要的問題出現(xiàn)在移交材料錯誤，檔案管理出現(xiàn)漏洞，和材料手續(xù)不完整等。鑒別過程中，把不屬于人事檔案歸檔范圍的相關(guān)材料移交就屬于移交材料錯誤。如果移交材料正確，但是出現(xiàn)存檔人員同名的現(xiàn)象，也是鑒別工作中出現(xiàn)的問題，說明把同姓名的兩個人的材料混淆了，沒有能夠鑒別出材料的重復。鑒別工作中，沒有鑒別出材料手續(xù)不完全、缺少個人簽名或蓋章等現(xiàn)象。這些問題一般都是人事檔案材料鑒別工作人員的疏忽所造成的。針對檔案材料鑒別工作存在的問題提出建議，首先，加強人事信息管理崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其業(yè)務(wù)水平。其次公司給員工錄入管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)會有員工編號，編號是唯一自增的，保證每個人員檔案不會出現(xiàn)重復混檔的現(xiàn)象。第三，認真核查每個人員檔案的基本信息，防止人員檔案錄入相同姓名，但是資料確不是同一個人的現(xiàn)象發(fā)生。第四，收集的人事檔案材料鑒別是否進行完畢，確保手續(xù)完整，才能將材料歸檔。認真對檔案材料進行審閱，提高鑒別工作的質(zhì)量。總之，要做好人事檔案材料收集與鑒別工作，需要對人事檔案材料工作中存在的問題進行預防和分析，嚴格按照人事檔案管理規(guī)范進行管理工作，材料的收集需細致，全面，不同材料要進行分類處理，嚴格做好材料的歸檔、移交等工作。
4.總結(jié)
人事檔案材料管理工作需要各單位人事信息管理部門高度重視，針對人事材料收集和鑒別工作中存在的不足進行分析，并對分析出的問題進行歸納和總結(jié)，預防問題的再次發(fā)生。同時，加大人事檔案管理的管理力度，特別是人事檔案的材料和鑒別工作，只有重視所做的工作，才能保證檔案管理工作真正作用的發(fā)揮。
作者：謝虹 單位：黑龍江省婦女研究所
人事檔案是人才信息的重要載體,是人才的主要信息源,它能充分反映出個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件,是知人善任、選賢舉能的重要工具。在改革開放的新形勢下，管好用好人事檔案,對安陽市農(nóng)村公路系統(tǒng)的人才資源開發(fā)起著重要的作用。
一、當前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題
目前，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)各單位的人事檔案一般是由組織人事部門管理，或者放在綜合檔案室由專人進行管理，人事檔案大都以紙質(zhì)檔案為主，絕大多數(shù)人事檔案提供利用的最基本方法就是查閱原始的檔案材料。筆者認為，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案管理工作主要存在以下問題：一是人事檔案材料不全。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，平時，僅將檔案材料簡單收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內(nèi)容不全，更嚴重的是當有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。如：干部履歷表沒有或填寫不規(guī)范；年度考核表不全；學歷材料、職稱材料、培訓材料、工資材料、獎懲材料也普遍存在不全情況。二是人事檔案內(nèi)容失真。人事檔案部門對干部職工填寫的個人材料沒有進行嚴格的審核把關(guān)，致使我市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案中的考核鑒定材料只有優(yōu)點和成績，沒有缺點和差錯，不能如實反映本人的真實情況，給人事檔案的利用帶來困難，不利于黨和組織全面歷史地考察和了解干部職工。三是人事檔案管理手段落后。目前，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案信息處于單一的紙質(zhì)檔案信息，有的基層單位甚至還沒有專用的檔案庫房，更談不上構(gòu)建一套完整科學的電子檔案了。同時，整檔工序繁瑣復雜，檔案編研嚴重缺乏，已不能適應(yīng)信息時代對檔案現(xiàn)代化管理的要求。四是人事檔案利用范圍狹窄。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。但是，從我市農(nóng)村公路系統(tǒng)人事檔案工作的現(xiàn)狀來看，人事檔案強調(diào)保密性，利用范圍小，利用頻率低。與此同時，在傳統(tǒng)人事制度下形成的人事檔案，其陳舊的信息內(nèi)容也不能滿足現(xiàn)代社會對人事檔案價值的需求，
二、人事檔案管理存在問題的原因分析
（一）領(lǐng)導重視不夠，人員配備薄弱
一是領(lǐng)導重視不夠。人事檔案管理工作是一項不引人注目、默默無聞的工作。長期以來，相當一部分人員包括領(lǐng)導干部對人事檔案工作的認識不夠，常常看不到這項工作的重要性，有些單位在提拔、考察干部過程中不看檔案，致使有的同志認為“檔案無用”，久而久之，一些單位領(lǐng)導和管檔人員檔案意識淡薄，對建立、保護和利用檔案的意識不強。相反，一些領(lǐng)導還認為人事檔案管理工作既不能為單位爭榮譽，相反還要花人力物力搞投入，因此對人事檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、人員配備、庫房建設(shè)、資金投入不重視，當作可有可無的工作，只要檔案不丟失就行。二是人員配備薄弱。據(jù)調(diào)查，從事人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，沒有經(jīng)過專門業(yè)務(wù)培訓，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，而人事檔案工作的業(yè)務(wù)性和專業(yè)性都比較強，要求管理人員熟練掌握檔案的保管保護知識和技能，而目前從事人事檔案管理工作的人員多數(shù)缺乏檔案管理的專業(yè)知識，上崗后從未經(jīng)過專業(yè)培訓，無法適應(yīng)新形勢的要求。
（二）責任意識淡薄，服務(wù)理念不強
人事檔案管理是個不顯成績但又是一項政策性、紀律性很強的工作。檔案工作者在檔案管理崗位一呆就是十幾年，甚至幾十年，思想上容易產(chǎn)生懈怠、厭煩情緒，久而久之失去了一個檔案工作者應(yīng)有的政治責任感，以至于既不注重人事檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學習現(xiàn)代化管理手段。與此同時，安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)人事檔案管理工作者還普遍存在現(xiàn)代化服務(wù)理念不強的現(xiàn)象。一是服務(wù)對象比較單一。在實際工作中人事檔案服務(wù)的對象一般是各級領(lǐng)導和組織，相對于領(lǐng)導和組織而言，顯得比較權(quán)威，對干部職工個人來說就顯得很神秘。干部要想通過檔案了解自己的情況，還得由所在單位從事組織人事的同志間接了解，否則一般是難以從檔案中獲取信息。二是服務(wù)的方法和手段不夠新穎。由于人事檔案在基礎(chǔ)建設(shè)和管理上不能跟上信息化建設(shè)的要求，思想觀念滯后，不能達到資源共享的目的。人事檔案服務(wù)的方法和手段僅限于查閱原始紙質(zhì)，始終未納入內(nèi)部局域網(wǎng)管理，致使人事檔案服務(wù)水平和效率難以提高，而且經(jīng)常的翻閱也不利于對紙質(zhì)檔案的保護。
（三）信息化進程慢，制度管理滯后
一是信息化進程緩慢。急需改革創(chuàng)新。隨著經(jīng)濟體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作越來越顯現(xiàn)出局限性。例如：傳統(tǒng)的干部檔案工作其服務(wù)方式已無法解決需求信息面大、提供數(shù)據(jù)快捷、準確、系統(tǒng)等諸多方面的矛盾。每一次的干部調(diào)整，都要通過查閱檔案來掌握干部基本情況。新形成的材料內(nèi)容不真實現(xiàn)象存在較嚴重，如出生年月不準確，有的干部甚至根據(jù)需要隨意填寫出生時間和參加工作時間，嚴重影響檔案質(zhì)量。因此實現(xiàn)人事檔案工作的信息化是干部檔案工作改革創(chuàng)新的突破口，勢在必行。二是規(guī)章制度不健全，制度落實不到位。隨著人事制度改革的不斷深入，檔案的整理、保管和利用手段以及業(yè)務(wù)范圍也隨著發(fā)生了變化，舊的檔案管理制度已不適應(yīng)新的社會發(fā)展的要求，需要進一步修訂完善。目前，還有許多基層單位沒有專用的人事檔案庫房，有的檔案就直接堆放在辦公室的柜子里，有的檔案與別的檔案一起放在綜合檔案室里，更談不上形成統(tǒng)一的管理體制了。有的單位雖然制定了人事檔案管理制度，但在實際操作中力度不大，一些職能部門在查借閱和轉(zhuǎn)遞人事檔案的過程中，不出具介紹信、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案等。
三、加強人事檔案管理的幾點思考
面對新時期工作的需要，如何做好安陽市農(nóng)村公路管理系統(tǒng)各單位人事檔案管理工作，筆者認為，應(yīng)從以下幾個方面抓起：
（一）領(lǐng)導重視，加大投入
加強硬件建設(shè)實現(xiàn)人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化、信息化，硬件建設(shè)是基礎(chǔ)，領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。應(yīng)把人事檔案工作列入重要議事日程，制定切實可行計劃、采取切實有效的措施。首先，組織人事部門應(yīng)有一名分管領(lǐng)導主抓人事檔案工作，從組織上保證檔案工作順利開展,真正把人事檔案工作擺上重要位置，當作一件經(jīng)常性的大事來抓。其次，要針對實際，制定目標。結(jié)合本單位的實際情況，提出具體的工作目標，做到有計劃、有部署、有督查、有落實。第三，要加大投入力度，改善設(shè)施，保證檔案工作順利進行而購置必要的硬件所需經(jīng)費。第四，單位要從信息資源的角度管理人事檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新人事檔案工作，加強對人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開發(fā)型服務(wù)轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理部門建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部。
（二）完善制度，創(chuàng)新機制
要想保持人事檔案管理工作的高質(zhì)量，就必須完善制度，創(chuàng)新機制，使人事檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學化，更好地為干部人事工作服務(wù)。
一是要建立健全人事檔案管理制度。按照《條例》和《細則》的要求，結(jié)合單位實際，進一步完善人事檔案管理制度，用制度來規(guī)范人事檔案管理工作，使人事檔案管理中的每個環(huán)節(jié)標準統(tǒng)一、行為規(guī)范、方法科學。首先，要進一步建立人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、檔案質(zhì)量通報登記等檔案管理制度，及時發(fā)現(xiàn)和糾正人事檔案內(nèi)容失真的問題，確保檔案內(nèi)容真實可靠，維護人事檔案工作的嚴肅性。其次，要建立工作聯(lián)系制度和情況通報制度，保證人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時。
二是要建立和完善人事檔案管理機制。首先，要建立和完善人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強組織人事部門內(nèi)部各工作機構(gòu)在人事檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。其次，要對人事檔案內(nèi)容和整理手段進行創(chuàng)新。在內(nèi)容上創(chuàng)新，要積極完善單位人事檔案內(nèi)容，在收集單位職工基本情況的基礎(chǔ)上，建立職工工作業(yè)績檔案和能力檔案。在整理手段上創(chuàng)新，一方面要改變部分材料的歸檔形式。如年度考核表、工資審批表，不進個人檔案，將此類表裝訂成冊歸入文書檔案，把考核結(jié)果、增資數(shù)額直接填入個人檔案目錄。另一方面改書本式檔案為活頁式檔案，這樣既可減輕裝訂檔案的勞動強度，又利于檔案保護。
（三）、利用網(wǎng)絡(luò)，信息共享
計算機和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進入網(wǎng)絡(luò)時代，信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。作為檔案事業(yè)重要組成部分的人事檔案管理工作，在信息化背景下，對人事檔案信息化管理自然也提出了更高的要求。
一是急需建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導和部門提供全方位的干部信息，而且可以隨時準確地記錄干部學歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、教育培訓、職務(wù)晉升等動態(tài)信息，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。目前，急需開發(fā)建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案材料整理輸入微機，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字資料，將人事檔案紙質(zhì)與數(shù)字格式并存，使檔案的查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作實行微機化操作。
二是通過網(wǎng)絡(luò)，進一步使人事檔案信息實現(xiàn)共享。通過在單位局域網(wǎng)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，向需要信息的領(lǐng)導和部門提供最新的第一手資料，以提高信息的時效性。在實現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的同時，要解決好管理權(quán)和使用權(quán)的問題，可以通過確認身份和驗證密碼提供所需信息。另外，必須解決好信息保密問題。只有在管理理念、管理過程和管理手段上不斷創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。
（四）提高素質(zhì)，加強培訓
人事檔案工作者在人事檔案建設(shè)和管理工作中承擔著十分重要的任務(wù)，一名合格的人事檔案工作者應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。要促進人事檔案規(guī)范化，必須提高檔案人員素質(zhì)，抓好隊伍建設(shè)，堅持不懈地對檔案人員進行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度及現(xiàn)代科技知識的培訓,不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。作為一名合格的人事檔案工作者，應(yīng)熱愛檔案事業(yè)，淡泊名利，吃苦耐勞，忠于職守。一是要有較高的政治素質(zhì)。要堅持四項基本原則、認真學習馬列主義、思想和黨的各項方針、政策，不斷提高政治思想水平；堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事，“依法治檔”、“依法用檔”。二是要有較強的專業(yè)素質(zhì)。人事檔案管理工作涉及到人事工作的方方面面，不但要系統(tǒng)學習檔案業(yè)務(wù)知識，還要學習人才、統(tǒng)計等相關(guān)知識和計算機技能，用現(xiàn)代化的管理方法和先進的科技操作手段，最大限度地利用信息資源為人事管理工作服務(wù)。三是要有較強的服務(wù)理念。檔案工作本身就是一項服務(wù)性較強的工作，人事檔案工作的宗旨就是服從和服務(wù)于干部工作。必須加大對人事檔案管理人員的培訓力度，滿足干部人事工作的需要。在培訓內(nèi)容上，突出重點，講究實用；在培訓形式上，采取集中培訓與以會代訓相結(jié)合。同時，可安排外出參觀學習，拓寬視野，全面提高人事檔案管理工作者的綜合素質(zhì)。
參考文獻
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摘要：社會在沿革，人們的工作機遇越來越寬廣，隨之而來的人才流動也相應(yīng)地頻繁，而流動人員的人事檔案管理也面臨雜亂、難規(guī)整的困境。如今社會制度走向開放的局面下，不少人單一地認為傳統(tǒng)人事檔案所體現(xiàn)的價值并不足以受重視，因而隨意對待自己的人事檔案，所謂的“棄檔族”由此產(chǎn)生。“棄檔族”，顧名思義指因為各種原因和片面的自我意識放棄自己人事檔案的一部分人群。“棄檔族”現(xiàn)象的產(chǎn)生主要是因為：一是人事檔案內(nèi)容單一滯后；二是當前各地的人事檔案管理費用偏高；三是“重新建檔”的違規(guī)現(xiàn)象并不少見。“棄檔族”現(xiàn)象體現(xiàn)出我國流動人員人事檔案管理并沒有隨時代改變而進一步完善，存在嚴重問題。基于此，本文主要從“棄檔族”現(xiàn)象展開剖析，深入研究流動人員人事檔案有效管理的方法。
關(guān)鍵詞：流動人員人事檔案管理“棄檔族”改革管理
一、豐富檔案內(nèi)容，提高檔案使用價值
流動人員人事檔案主要內(nèi)容記錄著其以往的社會經(jīng)濟活動中的經(jīng)歷。傳統(tǒng)的人事檔案中主要記錄一些較為固定的內(nèi)容，如流動人員的基本政治面貌、家庭背景、職稱、學歷等，而在社會發(fā)展中比較重要的信息卻鮮有記錄，如流動人員的創(chuàng)新能力、技術(shù)才能、交際能力等。除此之外，流動人員人事檔案中也幾乎缺失綜合素質(zhì)的鑒定及評價。可以由此斷定，現(xiàn)有的流動人員人事檔案內(nèi)容存在陳舊、過時、無法體現(xiàn)變動等問題，其使用價值不高，“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生與此不無關(guān)系。鑒于此，檔案部門有必要隨階段性、遵從事實，豐富拓展流動人員的人事檔案內(nèi)容，使檔案的使用價值有效提升。當今社會，越來越注重一個人的綜合能力。檔案部門可以以此為出發(fā)點增加流動人員能力、業(yè)績、成就等個性化方面的內(nèi)容；同時，也要注重補充流動人員誠信方面的內(nèi)容。總之，流動人員的人事檔案內(nèi)容既要完整真實，又要豐富實際，要能夠真正適應(yīng)現(xiàn)代化的職業(yè)發(fā)展和現(xiàn)實高效的職場需要。
二、規(guī)范管理環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平
流動人員人事檔案管理的一般性工作主要包含：收集與整理、保管、利用與服務(wù)、移交等。這些工作內(nèi)容相互聯(lián)系，各個管理環(huán)節(jié)都非常關(guān)鍵。但就目前而言，流動人員在流動過程中其人事檔案并未表現(xiàn)出有效流轉(zhuǎn)。基于此，檔案管理部門要重視系統(tǒng)性工作程序，應(yīng)主動規(guī)范檔案管理各步驟環(huán)節(jié)，自上而下提高檔案管理水平，總體可從以下幾點展開：一是強化完善流動人員人事檔案的收集。流動性、分散性、復雜性等特點增加了流動人員檔案管理的難度，是需要重點切入的改革方向。管理部門和人員需要創(chuàng)新性地完成材料的收集工作，如改變收集和保存方式、規(guī)范材料收集環(huán)節(jié)等。二是檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的老問題，必須要嚴格化，動態(tài)化進行管理。三是全面優(yōu)化人事檔案內(nèi)容構(gòu)成。可以增設(shè)三類檔案，即業(yè)績檔案、能力檔案和誠信檔案。四是要處理好個人隱私保護和檔案利用的關(guān)系。流動人員的人事檔案內(nèi)容中包含個人隱私，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案管理部門要注重采取安全防范措施，保證信息的安全性，以免受不必要的攻擊。
三、完善檔案法規(guī)，減少違規(guī)現(xiàn)象發(fā)生
目前，“重新建檔”現(xiàn)象非常普遍。“重新建檔”行為對人事檔案的原始記錄性無疑造成了難以修復的破壞，更嚴重的是還降低了信息的可靠性，導致虛假檔案產(chǎn)生。而正是由于“重新建檔”，讓更多的人選擇加入“棄檔”隊伍。檔案管理部門必須意識到，“重新建檔”有著嚴重的危害，如無法保證流動人員檔案信息的真實性、“一人多檔”現(xiàn)象隨著發(fā)生等。在此驅(qū)動下，國家層面必須有意識地完善人事檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。目前，在我國的檔案法中并未找到關(guān)于“重新建檔”條件的規(guī)定，更沒有相對應(yīng)的限制和處罰。因此，很多人利用法律漏洞，“重新建檔”，留下隱患。為此，國家應(yīng)該逐漸完善檔案法。在法律完善之前，人事檔案管理部門也應(yīng)積極尋找對應(yīng)之策，如加大“重新建檔”危害的宣傳。如此一來，可以提高流動人員的人事檔案意識。
四、引進專業(yè)人才，提高管理人員素質(zhì)
與傳統(tǒng)管理相區(qū)別，流動人員的檔案管理工作更為復雜多變，對人才的要求也相應(yīng)地更高。而當前，人事檔案管理部門缺乏真正專業(yè)、全面的人才。特別在信息化管理模式的逐漸替代下，傳統(tǒng)的管理方法早已滯后停頓。而原有的在職人員必須不斷更新人事檔案管理方式，并學習有關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)信息處理、網(wǎng)絡(luò)通訊等方面的知識，才能適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理工作。但整個過程需要花費的時間較長，因而引進專業(yè)的檔案管理人才是最直接有效的途徑。人事管理部門引進的人才既要熟知檔案專業(yè)知識，也要具備計算機專業(yè)知識，還要熟悉關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)。如此一來，流動人員人事檔案的有效管理便不再只是虛空形式，要積極走向檔案資料電子化、檔案庫管理現(xiàn)代化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，讓檔案管理方便快捷。總之，“棄檔”現(xiàn)象的改善是一個長期而艱辛的過程，人事檔案管理部門應(yīng)當深入分析“棄檔”的誘因，重視其現(xiàn)象引發(fā)的消極面，并結(jié)合實際情況，找出應(yīng)對之策，不斷改革管理方式，從而減少“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。
作者：管英哲 單位：扶余市人力資源和社會保障局
企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題
1人事檔案管理意識薄弱
人事檔案管理意識薄弱主要體現(xiàn)在三個方面：①領(lǐng)導不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導注重短期的經(jīng)濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現(xiàn)經(jīng)濟效益，大多沒有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費、配備先進的檔案管理設(shè)備。②檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業(yè)及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領(lǐng)導的不重視，許多民營企業(yè)、中小企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。③員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業(yè)內(nèi)部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現(xiàn)在隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)類型不斷發(fā)展，企業(yè)員工層次的多樣性不斷的發(fā)展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經(jīng)不能與企業(yè)的發(fā)展、員工的發(fā)展、員工的多樣性相適應(yīng)了。另外，企業(yè)檔案保存在內(nèi)部企業(yè)人事部門，過分強調(diào)保密，一般不對外開放，且手續(xù)十分復雜，不能實現(xiàn)各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內(nèi)容質(zhì)量不高
目前部分企業(yè)人事檔案存在以下問題許多不規(guī)范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內(nèi)容不完備。很多企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不符合國家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等內(nèi)容。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。企業(yè)的人事檔案材料多內(nèi)容空洞，反應(yīng)個人經(jīng)歷的多，而缺少細致的，講述員工道德品質(zhì)、能力專長的少。人事檔案造假現(xiàn)象使得人事檔案在對人們職業(yè)信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規(guī)格不符合要求，書寫不規(guī)范，字跡不耐久。很多企業(yè)現(xiàn)存的人事檔案材料規(guī)格大小不一，材料用筆不規(guī)范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認，不利于檔案的利用。
4企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高
良好的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的管理人員是做好企業(yè)人事檔案工作的基礎(chǔ)和保證。由于檔案管理專業(yè)較冷門，全國高校設(shè)此專業(yè)較少，所以很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認識，也沒有受過專業(yè)的訓練，工作以后，參加檔案管理工作的學習交流機會少，再加之企業(yè)人事檔案管理工作人員很多位兼職，經(jīng)常變動，造成了人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質(zhì)量。
完善企業(yè)人事檔案管理工作的對策建議
1加強檔案管理意識
檔案意識已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵，強化相關(guān)領(lǐng)導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領(lǐng)導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質(zhì)量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關(guān)，自覺遵守檔案管理制度。
2建立社會化開放式的企業(yè)檔案管理模式
傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開發(fā)度，限制了人才的流動。建立社會化開放式的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)加強對企業(yè)流動人員人事檔案的管理，建立健全人才流動服務(wù)機構(gòu)。應(yīng)該倡導人事檔案知情權(quán)，檔案管理部門要加強對檔案宣傳工作，使員工正確認識自己的檔案，提高對自己檔案的關(guān)注度，使人事檔案工作向更高水平發(fā)展，提高檔案利用率，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。建立社會化開放式的企業(yè)檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認識自身的價值，企業(yè)也能有機會獲得企業(yè)所需要的各類人才，個人和企業(yè)之間實現(xiàn)雙贏，促進企業(yè)的迅速發(fā)展。
3更新手段，完善內(nèi)容
企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)與時俱進，引入科學的管理理念，采用新的管理手段，建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高人事檔案管理工作的效率，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案科學管理。完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應(yīng)有所側(cè)重地收集人事檔案的內(nèi)容材料，既要反映過去，更要說明現(xiàn)在；應(yīng)遵循“適應(yīng)社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內(nèi)容；應(yīng)與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內(nèi)容，體現(xiàn)個人信用記錄的內(nèi)容。
4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)注重人事檔案管理人才的培養(yǎng)，注重管理隊伍的建設(shè)，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質(zhì)和保密意識，所以應(yīng)該加強人事檔案管理人員的思想學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的企業(yè)人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經(jīng)驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術(shù)能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院 人事檔案 信息化管理 實現(xiàn)
中圖分類號：G21 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）29-0340-02
引言：我們?nèi)缃裉幱谝粋€大數(shù)據(jù)時代下，對社會的經(jīng)濟、政治、文化都有著深遠的影響，基于大數(shù)據(jù)時代人們面臨著新的挑戰(zhàn)與機遇。在現(xiàn)代的醫(yī)院管理中，大數(shù)據(jù)時代對完善目前醫(yī)院的人事管理具有很好的推動作用，在大數(shù)據(jù)時代作為基礎(chǔ)下，運用現(xiàn)代的信息技術(shù)，增強醫(yī)院的人事管理，并且主要完善創(chuàng)新醫(yī)院的人事檔案管理制度。在以下的文中做出了詳細的介紹。
一、大數(shù)據(jù)時代的概念
最早的大數(shù)據(jù)時代是由知名的咨詢公司的麥肯錫提出的，大數(shù)據(jù)在生物學、物理學、環(huán)境生態(tài)等方面都有著重要影響，在金融、通訊等領(lǐng)域的應(yīng)用已經(jīng)存在一段時間了，但是因為信息行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)迅速的發(fā)展引起了人們的關(guān)注。大數(shù)據(jù)作為互聯(lián)網(wǎng)、云計算等高科技以后又一顛覆性的技術(shù)發(fā)展。云計算主要是為數(shù)據(jù)提供訪問的路徑與場所、保管，而數(shù)據(jù)才是具有價值的資產(chǎn)。在企業(yè)的內(nèi)部通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)人與人之間的信息交互，經(jīng)營信息、物流信息屬于互聯(lián)網(wǎng)中的商品，它的數(shù)量遠遠的高于一個企業(yè)的IT構(gòu)架和基礎(chǔ)設(shè)備的承受力，實時性的需求對于已有的計算能力是得不到滿足的。怎樣的把數(shù)據(jù)資產(chǎn)盤活起來，使其為企業(yè)甚至國家的治理上以及個人的生活方面，都是大數(shù)據(jù)的中心議題，也將是云計算內(nèi)在的核心與完善出創(chuàng)新的方向。
二、檔案信息化的意義
醫(yī)院里面的人事檔案是最早的信息資源，對于醫(yī)院的內(nèi)部工作、管理決策工作以及人員調(diào)動方面的管理工作具有著很深的影響。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的信息管理化是促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的前提，也是依據(jù)當今社會對于醫(yī)院發(fā)展的必然需求。伴隨著企業(yè)的人力資源管理思想的不斷創(chuàng)新，國內(nèi)醫(yī)院的醫(yī)療體系在逐漸深入，對于人事檔案管理的重要性逐漸露出鋒芒。加快信息化管理是將人事檔案信息化發(fā)揮到最大作用的基礎(chǔ)條件，推動資源最大化的作用。所以，對于醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案的管理工作的推進具有重大的研究意義。
根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部的局部網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建一體化的工作領(lǐng)域，不僅僅能夠快速的實現(xiàn)檔案資源的傳遞、、存儲、資源共享等，減少工作者的任務(wù)量，同時保證著新的信息內(nèi)容能夠高效進行更新，提高信息的有效性。醫(yī)院借助著構(gòu)建好的一體化系統(tǒng)，運用權(quán)限管理，建設(shè)電子一體化的查詢環(huán)節(jié)，來節(jié)約醫(yī)院的經(jīng)濟成本、人力資源、物力資源等，還可以使醫(yī)院的人事檔案存儲在軟盤、優(yōu)盤、光存儲中，這樣便節(jié)省了檔案所占據(jù)的空間。醫(yī)院在選擇系統(tǒng)時，應(yīng)該要保證該系統(tǒng)的科學、安全、合理的管理系統(tǒng)，來避免對于資源內(nèi)部信息的泄露，來加強醫(yī)院的管理制度。
三、人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)
人事檔案信息化的管理包含著人事檔案的數(shù)據(jù)整理、收集、存儲等，在建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)該注意人事檔案安全化管理等。
（一）數(shù)據(jù)收集
人事檔案的數(shù)據(jù)整理與收集是實施人事檔案信息化建設(shè)的前提條件，也是信息化建設(shè)的中心內(nèi)容。第一，要保證所收集的資料具有準確性，在對于檔案資料錄入之前要保證所錄入內(nèi)容的準確性，可以利用專業(yè)的人員進行該項工作；第二，要對不同法的檔案在錄入時進行分類，對于紙質(zhì)的檔案要進行收集整理采取手工錄入的方式，對于電子的光盤內(nèi)或是優(yōu)盤以及其他的存儲方式里的數(shù)據(jù)都要對數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，在完成轉(zhuǎn)換以后在錄入該系統(tǒng)內(nèi)；第三對已經(jīng)錄入好的數(shù)據(jù)資料進行整理與檢驗，可以將人事檔案依據(jù)級別來進行加密，可以分為不同的類別，其中包含部門、時間、級別，這么做可以有利于以后數(shù)據(jù)的閱覽以及統(tǒng)計等。
（二）系統(tǒng)設(shè)計
對于人事檔案的管理系統(tǒng)設(shè)計要依據(jù)平時的工作流程來設(shè)計人事檔案管理，要明確系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流程和業(yè)務(wù)流程，人事檔案存在的總體任務(wù)在于相關(guān)人員對于檔案的整理與收集、歸還與借閱等行為的操作，其中包含打印查詢、生成報表、統(tǒng)計匯總、系統(tǒng)維護等。
（三）網(wǎng)絡(luò)化的安全管理
關(guān)于人事檔案的存在是會涉及到個人的機密信息的，實施網(wǎng)絡(luò)化的管理可以設(shè)計一個安全性比較高的信息化管理系統(tǒng)，安全作為人事檔案的關(guān)鍵，因此首先應(yīng)建立不一樣的管理權(quán)限，對于人事檔案管理的權(quán)限包括三種：機密、秘密、普通，C密的目錄只會針對于本人開發(fā)，而檔案資料是連本人都不開放的，如果想要查詢一些資料，需要獲得授權(quán)才可以；秘密級別的目錄對所有人開放而檔案的查詢是只針對于本人開放的，如果非本人想要查詢原文，需要獲取賦權(quán)申請；普通信息的目錄對所有人都進行開放，對于檔案內(nèi)容每一人都可以進行查詢。其次，就是保證信息的機密性在傳遞過程里，需要對必要信息進行加密，因為只有這樣做才會使別人在竊取了機密的信息以后，也是無法查看的，以此來對信息安全進行有效的保障。
四、醫(yī)院人事檔案管理信息化現(xiàn)狀
（一）傳統(tǒng)管理方法受到挑戰(zhàn)
如今，長期以來的任用的人力資源分配制度已經(jīng)被聘任制度所代替掉了。對于人員的流動情況越來越多，出現(xiàn)了廣泛的“人檔”分離的狀況。在市場的經(jīng)濟體制的引導下，許多人事單位對于人事檔案的管理越來越薄弱，人事檔案存在的意義漸漸的失去了原本的作用。然而轉(zhuǎn)檔的手續(xù)非常的負責，因此部分工作者會放棄對于檔案的轉(zhuǎn)換。如今，許多醫(yī)院為了納入一些應(yīng)用型人才，一般會采取軟引進的方法，可以不需要有個人的人事檔案，只要簽訂聘用的合同即可，表明雙方的義務(wù)與履行的權(quán)力，就簡單動的確定勞動關(guān)系。在另一方面，存在著防止人才流失的醫(yī)院，在檔案方面設(shè)卡，以扣押人事檔案作為阻止人才流失的方式，因此出現(xiàn)了嚴重的棄檔情況。
（二）檔案的真實性受到質(zhì)疑
對于人事檔案管理的中心是保證所存的材料的合理性、真實性、科學性。而在現(xiàn)在的人檔案的管理上，會出現(xiàn)檔案流失的情況，甚至出現(xiàn)了造假的現(xiàn)象。有一些人或者是部分醫(yī)院為了避免一些沒有必要的麻煩會選擇更改檔案或者是隱瞞事實，作假的材料，把不真實的信息放置檔案中或者是在原有的檔案材料上進行更改，使人事檔案的信息存有缺陷，沒有可信度而言，這肯定會是用人單位處于一個被動的現(xiàn)象。尤其是在醫(yī)院對人員錄用是會發(fā)現(xiàn)有先用人后調(diào)檔的狀況，等到出現(xiàn)問題的時候發(fā)現(xiàn)已經(jīng)晚了，想要在處理時會發(fā)現(xiàn)有很多的問題，不能進行解決。
（三）傳統(tǒng)的人事檔案收集范圍、內(nèi)容與現(xiàn)代人事信息的需求不符
醫(yī)院的人事檔案管理的核心人物是對有價值信息收集，在目前的檔案會留有大多數(shù)陳舊的材料，不再能客觀準確的反映出一個人的綜合素質(zhì)方面的信息。這些既不能作為提升、選拔的條件，也不能成為醫(yī)院廣納人才的參照。在近些年里，人事制度的完善可以真實的體現(xiàn)出工作人員的德行，具有參照價值，例如在競聘、門診、創(chuàng)新以及病人的滿意度等方面，沒有及時的填進人事檔案中。
（四）人事檔案資料的保密性會限制管理與發(fā)展
國家的有關(guān)規(guī)定明確表示不可以對檔案的內(nèi)容進行泄露，任何人都不可以借閱或是瀏覽本人及其直系親屬的檔案資料，要對于檔案資料做到絕對保密，本人也是沒有權(quán)力直接查看的，大部分人在一輩子里也許也不會與自己的檔案見到面，在檔案里存在的問題和保管情況是無從所知的，如果發(fā)生問題，會為當事人帶來很大的麻煩與損失。關(guān)于人事檔案的封閉式管理，會產(chǎn)生一定的局限性的，在某一程度上制約了人事檔案的作用發(fā)揮，在很大的程度上是不會滿足社會化應(yīng)用的需要的。
（五）人事檔案的資料分析整合少，利用率低
醫(yī)院的人事檔案的資料包含了所有醫(yī)務(wù)人員、科研與管理人員的長期參與活動的成果，存在著很高的利用價值。但是在目前，大部分的人事檔案都只提供基礎(chǔ)的應(yīng)用方法，例如對于紙質(zhì)檔案資料的查閱，它的利用領(lǐng)域是比較小的，檔案信息的服務(wù)是處于被動的主動服務(wù)情況，不能有效的為醫(yī)院的教、醫(yī)和管理服務(wù)。只有在提升醫(yī)院的預測研究與綜合分析，這樣才會更多的信息、意見與建議，才能高效的將人事檔案的作用發(fā)揮到最大化。
五、現(xiàn)狀產(chǎn)生的原因分析
（一） 管理機制與管理方法不健全
體系落實的不夠徹底，管理還不夠嚴格，在人事檔案的管理方面依舊缺乏活力與生機，并沒有一個統(tǒng)一的管理制度。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案的管理手段是注重管理，輕視服務(wù)，手段復雜，不易實施，現(xiàn)代化的管理水平比較低下，處于一個滯后的進程里。雖然有很多檔案管理部門有實行一些制度，但是落實在實際中沒有多大效果，例如在查閱時手續(xù)不全、不登記、不回復回執(zhí)單等狀況的發(fā)生，在材料上任意涂改、刪掉的情況多的數(shù)不勝數(shù)。另一方面，依據(jù)人事改革的不斷加深，關(guān)于檔案材料的收集與管理及應(yīng)用上都在發(fā)生改變，一部分陳舊的、不適應(yīng)社會發(fā)展的制度，都是亟待完善創(chuàng)新的。
（二）思想認知不到位
在醫(yī)院的人事管理工作的開展中，人事檔案是屬于一種用時是主，抓時是輔，如果忙起來還會丟掉的情況。有兩方面的原因：一是領(lǐng)導層對其不夠重視。醫(yī)院的領(lǐng)導們對于人事檔案的管理上的人員配置較少，庫房建設(shè)較倉促以及投入的資金較缺乏、不深入研究等。在許多的醫(yī)院對于人事檔案管理的工作都是兼職人員來完成的，對于檔案管理的工作沒有專業(yè)能力，對于處理一些專業(yè)的業(yè)務(wù)不精通，還會存在很對雜事，也無法集中精力的去完成工作。二是檔案的工作人員責任心不強，有很多工作者認為這份工作不重要，經(jīng)常做一些身在其位，不做應(yīng)該做的工作，既不注重存檔，也不將資料規(guī)范的擱置，也不加強自身的管理手段。在工作中圖省事、省時，不按照相關(guān)規(guī)定去執(zhí)行。
（三）沒有建立現(xiàn)代化服務(wù)思想
醫(yī)院的人事檔案所要服務(wù)工作是很單調(diào)的，一般情況下服務(wù)的是領(lǐng)導與管理者。服務(wù)的手段比較陳舊，只限于在紙質(zhì)材料的查閱，跟不上信息化建設(shè)的腳步，更不能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索與建設(shè)，不會達到資源共享的目標。
六、醫(yī)院人事檔案管理信息化的優(yōu)化對策
拋棄陳舊的采用手工處理的模式，運用計算機網(wǎng)絡(luò)進行信息存檔，可以有效的實現(xiàn)信息統(tǒng)計、查詢、存檔、探究。為醫(yī)院的管理者提供準確的信息資源，建立開放式的信息系統(tǒng)，將資源利用發(fā)揮到最大化。
（一）實現(xiàn)計算機管理
因為我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用達到了廣泛的運用，在醫(yī)院打內(nèi)部已經(jīng)在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)開始人力資源管理工作的開展了。運用計算機管理可以減少相對于手工管理的誤差，減少工作人員的任務(wù)量，節(jié)約時間，提高管理的效率，使檔案管理更加的規(guī)范化。將人事檔案的信息保存在現(xiàn)代化的介質(zhì)中，可以提高資料的完整性，并且延長檔案的運用時間，來節(jié)約資源。在某些醫(yī)院里已經(jīng)將人事檔案管理趨向于網(wǎng)絡(luò)微機化了，參照現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺對于資源的輸入可以在網(wǎng)上實現(xiàn)，進一步加大人事信息的管理，除此之外，可以運用遠程技術(shù)對于資源交換，最終達到資源共享的目的。
（二）建立完善的信息系統(tǒng)
醫(yī)院內(nèi)部的工作人員應(yīng)先建立一個基本的體系概況，構(gòu)建一個根本的信息資源的數(shù)據(jù)庫，進行各種人事檔案的錄入，然后在利用發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過建立有序的建設(shè)，完整的系統(tǒng)。資源的收集是建立完善的信息管理系統(tǒng)的核心，要合理化、規(guī)范化的保障醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案處理與信息采集。保證資源的完整性是系統(tǒng)的前提條件，為此醫(yī)院應(yīng)該加強投入力度，促進信息系統(tǒng)功能的提升，將完善的工作制度進行廣泛的應(yīng)用。
（三）建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫
在建設(shè)系統(tǒng)的過程里，不但需要購進好的技術(shù)設(shè)施，還要重視對于資源系統(tǒng)的利用，可以高效的收集信息資源，通過對資源的管理與開發(fā)，來實現(xiàn)運用目標。醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建專業(yè)的人事n案都額數(shù)據(jù)庫，并且增大使用范圍，提供廣泛的服務(wù)。檔案信息數(shù)據(jù)包括包含的內(nèi)容有員工的基本信息、工作經(jīng)歷、薪資待遇等，需要把管理層人員的名字、性別、年齡、職務(wù)等經(jīng)歷全面的、詳細的錄入到計算機管理系統(tǒng)中，在有需要時在調(diào)動該員工的信息與檔案，可以直接的輸入姓名，即可獲得全部的信息資料，可以提升檢索效率。
（四）保證信息的安全
關(guān)于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，不僅要對信息所要應(yīng)用的期限有所保障，還要避免個人檔案信息的破壞或更改。信息化的檔案管理系統(tǒng)是否安全是保證信息安全的關(guān)鍵，醫(yī)院的內(nèi)部在進行人事檔案的分類時一些長期存儲的資料要及時的復制保存，通過介質(zhì)的引用，來避免信息出現(xiàn)丟失的情況；有一些不需要變動的信息只要刻成光盤進行保存即可，避免一些沒有必要的更改。在醫(yī)院資源共享時，含有價值高、保密性大的資源，需要提高它的安全性，比如在設(shè)置系統(tǒng)恢復功能與增加管理等級時。人事檔案信息的管理應(yīng)該利用數(shù)據(jù)備份和防火墻等現(xiàn)代化的技術(shù)。
（五）保證人事信息的準確
在醫(yī)院的人事檔案的信息化管理的最終目的是提供更出色的服務(wù)，為醫(yī)院的長久發(fā)展提供基本保障，可以使醫(yī)院的管理方面更好的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的錄入方式，讓信息查閱的工作可以更加的便利化，檔案數(shù)字化得到全面的應(yīng)用。如今，國內(nèi)的許多醫(yī)院都建立了獨立的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，該網(wǎng)絡(luò)與教育科研網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等進行有效的連接，為醫(yī)院檔案提供對外服務(wù)作用，也是對實現(xiàn)資源共享的關(guān)鍵。使用網(wǎng)絡(luò)化的信息技術(shù)手段，醫(yī)院的內(nèi)部可以構(gòu)建檔案自動化管理系統(tǒng)，使其擁有清晰明了的界面，支持Noverll、UNIX等任何的處理方法，擴增應(yīng)用的功能，為有需要的人員提供便利的服務(wù)，因此提高了醫(yī)院檔案的管理水平，將資源的作用發(fā)揮到最大化，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供保障。
結(jié)束語
在基于大數(shù)據(jù)時代下實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理信息化可以加快對人事信息實現(xiàn)共享的速度，可以提升人事檔案的應(yīng)用價值，可以減少人事檔案的管理費用。因此我們要建設(shè)好人事化信息管理系統(tǒng)，加大人事檔案資源的利用，全面開展對于人事檔案管理者的培訓，加強對醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理的重視，只用這樣使醫(yī)院真正的走向人事檔案管理的信息化，盡可能的使每個人的人事信息能夠保證真實的、全面的、客觀的，積極對人事檔案進行深入研究與利用，將其作用發(fā)揮到最大化，來促進醫(yī)院的蓬勃發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：人事檔案 管理 建議
人事檔案是目前而言，在管理活動過程中，由于相關(guān)保存而產(chǎn)生一定的管理活動出現(xiàn)的一種歷史管理方法。在人事檔案中可以看出人才的相關(guān)經(jīng)歷和個人工作能力等。這也從很大程度上為相關(guān)的保管工作做了提前準備。準確、齊全、完整的人事檔案能反映一個人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具。
1.人事檔案管理工作的重要意義
隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動變得更加頻繁，因而，就目前管理工作來看，人事檔案已經(jīng)逐漸走向社會化。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，很多人對人事檔案的處理有著一定的錯誤理解。其實人事檔案并不是只有手頭上的抄寫工作，很多人認為在相關(guān)的人事檔案工作中，只需要把普通的保管工作做好就行，這樣只是突出了人事檔案管理工作的一小部分。在人事檔案管理工作中，要根據(jù)相關(guān)工作的緊要性來進行排序。目前檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，在一定程度上影響人事檔案的使用價值。現(xiàn)代管理理論強調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。
2.當前人事檔案管理中存在的不足
2.1干部職工所填寫檔案材料不規(guī)范，有些人事部門也未能及時將表彰、處分和年度考核等資料進行歸檔，多年后想收集歸檔就難上加難。甚至相當一部分領(lǐng)導認為只要檔案不丟失就行。因此檔案管理工作的重要性得不到充分的體現(xiàn)。
2.2人事檔案保管的硬性條件不能完全符合檔案安全保管的要求。大部分檔案室檔案安全保管要求差距很大。檔案庫房多是普通辦公用房，而且有的庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用。
2.3檔案管理人員有的甚至沒有參加過專業(yè)知識培訓，業(yè)務(wù)都不熟。又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響檔案管理水平。
2.4人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實不到位。在目前的管理檔案過程中，很多管理工作，并不能做到真正被實施。因而在操作的結(jié)果上往往會有很多不及時的情況發(fā)現(xiàn)，就目前的歸檔材料來看，很多東西都是互相借鑒。因而，給人的感覺就是雷同。并沒有起到之前想要達到的目標，而是在相關(guān)的材料上多采用套話等方式來進行敷衍，不能反應(yīng)每一個人才的相關(guān)真實材料。這就是對于檔案材料質(zhì)量的一大損害，也在目前的檔案使用過程中被立為一種弊端。
2.5目前很多部門的計算機僅局限于打印檔案的目錄，而無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平不高，人事管理效率有待提高。
3.新時期人事檔案管理的幾點建議
3.1提高認識，進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導
干部檔案人事管理工作是人事管理工作的重要組成部分，管好干部人事檔案是直接關(guān)系到管人用人的重要環(huán)節(jié)。一是在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。二是加強人事檔案的宣教工作，切實提高廣大干部職工的人事檔案意識，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。
3.2加大資金投入，夯實檔案工作基礎(chǔ)
就目前的資金投入而言，在檔案工作過程中應(yīng)該投入大量的資金來使相關(guān)的管理工作更為完善。在這一點上可以提高管理工作過程中的一些配備，例如，對于其中的相關(guān)設(shè)備進行添置，空調(diào)，電腦等都是提高相關(guān)管理信息化水平的關(guān)鍵。只有這樣，才能夠使得檔案在更加優(yōu)秀的環(huán)境中被保存，提高檔案管理信息化的工作水平，使得相關(guān)的檔案信息在保存的過程中更加完善。
3.3增加人員配備，不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
提高人事檔案工作人員的素質(zhì)是做好檔案工作的關(guān)鍵。首先，人事檔案部門應(yīng)該指定專人負責，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配足專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作必須熟悉與檔案工作相關(guān)的政策和法律法規(guī)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)。檔案工作者要認真鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高自身的政治思想及業(yè)務(wù)素質(zhì)。
3.4健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理
建立健全人事檔案管理制度，實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。建立健全人事材料遞交制度，收集登記制度，通過人事、黨、團、紀檢監(jiān)察等部門收集人事材料，確保人事檔案的完整齊全。對于相關(guān)的管理工作，必須要把材料統(tǒng)一到檔案室，從而在檔案室的管理過程中，加強檔案保管工作。在相關(guān)的管理過程中，對于其中一些疏忽職守的情況，必須要嚴懲，從而使得管理工作能夠在有條不紊的情況下進行，保證相關(guān)的檔案資料得到充分的管理。
嚴格執(zhí)行人事檔案的查閱規(guī)定，做好人事檔案的安全保密工作。一是，查閱人事檔案的單位必須出具組織介紹信，并填寫《查閱人事檔案登記簿》。二是，人事檔案一般不外借。如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管處領(lǐng)導批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還。三是，查（借）閱檔案要妥善保管，嚴格遵守保密制度和查（借）閱規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。嚴禁涂改、圈畫、抽取、撤換、污損檔案材料。四是，查（借）用檔案的單位或個人，未經(jīng)單位主管批準不得擅自拍攝、復制、復印檔案內(nèi)容。
3.5加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
信息化建設(shè)要求檔案管理部門提高人事信息管理的時效性，不斷提高實行計算機輔助管理。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過建立網(wǎng)絡(luò)平臺，在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
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論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀的企業(yè)變革使它面臨新的挑戰(zhàn)和變革，出現(xiàn)各種各樣的問題。本文通過分析企業(yè)機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業(yè)發(fā)展提供幫助。
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發(fā)揮為經(jīng)濟社會服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。
1當前企業(yè)人事檔案管理存在的問題
企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場經(jīng)濟體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來。具體可以總結(jié)為：
1.1企業(yè)人事檔案單一的管理模式與企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)。
目前，我國企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構(gòu)人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。企業(yè)人事檔案還是要堅持統(tǒng)一由人事部門管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級組織、人事部門根據(jù)自己的管理權(quán)限負責某一級的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點了。
1.2僵化的企業(yè)人事檔案管理體制與企業(yè)靈活的用人機制不適應(yīng)。
隨著市場經(jīng)濟體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業(yè)對員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現(xiàn)了許多員工為求個人發(fā)展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業(yè)人才流動較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機制需要。
1.3企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備。
現(xiàn)代企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內(nèi)容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達到最佳的經(jīng)濟效益作為目標，這跟一般的機關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身管理需求充實一些內(nèi)容。同時，通過調(diào)整企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。
1.4檔案管理人員素質(zhì)薄弱
由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業(yè)規(guī)模不斷擴大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。
1.5檔案利用價值不高
由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進人事檔案管理工作的對策
2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。2.2建立科學的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化進程
人事檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學化。管理手段的科學化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。
2.4引進高素質(zhì)人才，加強人員培訓，提高人員素質(zhì)
人才是企業(yè)前進、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
2.5增強服務(wù)意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。
2.6建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強人事檔案的信息服務(wù)
一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的意義
（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不利于人事信息的采集和檔案的利用效能。
人事檔案包括個人學習與工作的經(jīng)歷、歷史背景、考核獎懲、德能才績等重大事項，而個人的工作調(diào)動、學歷晉升、職稱評聘、職務(wù)任免也應(yīng)在檔案中體現(xiàn)出來。目前，這些材料一般都是紙質(zhì)文檔，由于多是手工制作，從收集、整理、審核到編目、裝訂、保管、使用，不僅費時費力，而且容易在檔案更新的過程中出現(xiàn)破損。比如在裁剪和裝訂時，如果不仔細比量，往往會把紙張上下左右有價值的東西，如標題、落款、蓋章等切割出去，而裱糊之后，想要重新分類排序，也會損壞紙張，從而破壞文獻價值。紙質(zhì)文檔不利于傳遞，不便攜帶，容易遺失，經(jīng)常會出現(xiàn)查不到的死檔案現(xiàn)象，從而會影響人事信息的采集和檔案的利用效能。實行人事檔案管理信息化，可以有效避免此類問題的發(fā)生。
（二）人事檔案管理信息化能實現(xiàn)信息共享，促進資源利用最大化。
人事檔案管理信息化模式是通過對計算機、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，將各種信息資源以數(shù)字信號和磁信號的形式顯現(xiàn)出來，從而對每位員工的人事信息予以完整記錄，包括員工的薪酬管理、業(yè)績考核等，實現(xiàn)人事資源共享。其優(yōu)勢在于：一是可優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)。人事檔案在錄入檔案數(shù)據(jù)庫時，要對諸多檔案信息進行分類、提取、分析、加工，方可建立規(guī)范的檔案信息管理模式，將相關(guān)信息分門別類地進行管理。應(yīng)用檔案時，運用規(guī)范的檔案索引，便能快捷地獲取相關(guān)信息，提高檔案信息查找速度。二是提高檔案應(yīng)用效率。與傳統(tǒng)檔案資料相比，實行檔案信息化管理更便于進行保存、查詢等操作，并可通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，大大提高了檔案的維護與管理效能人事檔案管理信息化能保持檔案數(shù)據(jù)的實效性、完整性和一致性，使檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用實現(xiàn)一體化，有利于各科室、各職能部門、各基層單位實現(xiàn)信息資源共享，促進信息資源利用最大化，規(guī)避傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端。
（三）電子載體保存穩(wěn)定，方便查閱。
與紙質(zhì)檔案在高溫高濕環(huán)境下容易損壞相比，電子文件具有儲存時間長、方便快捷、不易損壞、具有較強的穩(wěn)定性、便于人們查閱等優(yōu)勢。而且，在傳統(tǒng)管理模式下，人事檔案管理工作較為繁瑣，很多都是重復勞動，費時費力，而人事檔案管理信息化能將工作人員從日常瑣碎的事務(wù)中解脫出來，大幅提高工作效率。
二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
隨著人事改革的深化和發(fā)展，高校人事檔案管理向著專門化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，職責范圍日趨明確合理，組織機構(gòu)逐步得到完善和發(fā)展。高校人事檔案管理業(yè)務(wù)主要包含以下幾方面內(nèi)容：建立檔案；收集干部人事檔案材料；鑒別檔案材料、整理干部人事檔案；保管干部人事檔案，轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計干部人事檔案；辦理干部人事檔案的提供利用，做好咨詢工作；登記人員職務(wù)變動、工資變動情況等等。各職能部門都必須建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺，整合在一個高效的信息化系統(tǒng)之內(nèi)，且具有標準、規(guī)范、安全、豐富的數(shù)據(jù)資源，可實現(xiàn)各部門應(yīng)用之間的無縫集成。高校組織、科研、工會等部門要從更好地服務(wù)于學校的總體戰(zhàn)略發(fā)展目標和學校各項工作的順利開展的角度出發(fā)，相互協(xié)作、互通有無，促使人事檔案管理信息化建設(shè)與本單位各職能部門之間的兼容。這樣，高校人事檔案管理信息化建設(shè)可以提升人事工作的透明度，提高人事部門的工作效率。
（一）花名冊的建立。以各個二級學院為基礎(chǔ)來建設(shè)人事檔案管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，每個學院有個統(tǒng)一的編號，而學院下的人員以姓氏字母來排序，在檔案室里的檔案分
（二）人員信息的錄入。在二級學院下的花名冊錄入全體檔案人員的基本信息，包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評定時間、參加工作時間及進入本單位時間、學歷情況等等。這些信息的完整及準確錄入，都有利于人事處各科室的信息采集。
（三）檔案目錄的錄入、修改、刪除。根據(jù)紙質(zhì)檔案按照檔案分類把他們按照順序分別錄入材料名稱，制成時間、份數(shù)及頁數(shù)，這有利于大概了解了此人的檔案內(nèi)容。
（四）職務(wù)和工資變動的登記。紙質(zhì)檔案的最前兩頁就是職務(wù)與工資的變動，此類信息的登記完善，可以使一翻閱到此人紙質(zhì)檔案就可以對他的情況有了初步的了解。
三、高校人事檔案管理信息化建設(shè)對策建議
（一）提高對人事檔案管理信息化建設(shè)重要性的認識。
加強和領(lǐng)導的交流溝通，轉(zhuǎn)化領(lǐng)導對人事檔案管理部門工作的理解和認識，將人事檔案管理工作的信息化建設(shè)納入領(lǐng)導議事范疇。另外，加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，通過會議、廣播、校園網(wǎng)絡(luò)宣傳等方式擴大宣傳范圍、增強宣傳力度。增強領(lǐng)導和教職工對人事檔案管理的重視，正確認識人事檔案管理的重要作用，為檔案管理的信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)。
（二）建設(shè)完整、統(tǒng)一的信息管理體系。
高校部門較多，人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)為多層次、多方位的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，聯(lián)合學校教務(wù)處、科技處等各個部門，促進各部門提供相關(guān)檔案信息，形成資源共享，對各部門數(shù)據(jù)進行整合，形成完整統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源。學校根據(jù)具體情況研發(fā)或者引進統(tǒng)一的人事檔案管理軟件，建設(shè)統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，避免各部門因技術(shù)和數(shù)據(jù)庫軟件的不同而影響檔案信息的共享。在建設(shè)統(tǒng)一完整的信息資源的基礎(chǔ)上，建設(shè)安全有保障、功能完備、技術(shù)先進的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證人事檔案信息保存、查詢、實用的安全性和保密性。對人事檔案信息進行分級保密處理，不同的用戶級使用權(quán)限不同，可查詢的信息范圍也不同。
（三）加大投入為人事檔案信息化建設(shè)提供有力保障。
隨著我國高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，目前我國高校都達到了現(xiàn)代高科技程度，學校的管理、教學、科研、學習都實現(xiàn)了現(xiàn)代信息化，這些為人事檔案管理的信息化建設(shè)提高了物質(zhì)基礎(chǔ)和平臺。人事檔案管理的信息化建設(shè)需要有專門的硬件、軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)當在條件允許的情況下加大資金投入，建設(shè)完整的、可滿足使用的設(shè)備設(shè)施。
（四）建立完備的管理制度。人事檔案信息化建設(shè)是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)，因此，以前傳統(tǒng)管理階段的制度已不適合新時期的要求，需要根據(jù)信息化管理的特點和學校實際情況制定合適的工作流程和規(guī)章制度，使人事檔案信息化管理工作規(guī)范化、制度化、合理化發(fā)展和進行。特別是人事檔案，直接涉及到個人隱私和學校的人才管理核心內(nèi)容，更應(yīng)該制定完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。
（五）建設(shè)高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才隊伍。
