時間：2023-06-02 09:19:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[摘要] 當前，在全國進行污染源普查，是一項重大的國情調查，是做好新時期環保工作的重要基礎。而污染源檔案是環保工作極其寶貴的財富，該文論述了污染源檔案管理中存在的問題及對策。
[關鍵詞] 污染源調查 檔案管理 問題 對策
污染源普查作為一項重大的國情調查，是全面掌握我國環境狀況的重要手段，是污染治理和環境監管等一系列環境保護工作的基礎，是貫徹落實科學發展觀，推進資源節約型、環境友好型社會建設的重要舉措。《全國污染源普查條例》規定，今后全國污染源普查每十年進行一次。這意味著，今后在全國范圍內會形成大量的污染源普查檔案，污染源普查檔案在環保檔案中所占的比重將會大幅度增加。因此，科學管理污染源普查檔案，掌握各類污染源的數量、行業和地區分布情況，了解主要污染物的產生、排放和處理情況，建立健全重點污染源檔案、污染源信息數據庫和環境統計平臺，為制定社會經濟發展和環境保護政策、規劃提供依據；有利于改善環境質量，促進經濟結構調整，實施污染減排，構建和諧社會，具有十分重要的意義。為此，國家環保總局和國家檔案局在《全國污染源普查條例》公布僅兩個月后，就聯合印發了《污染源普查檔案管理辦法》，就污染源普查檔案的歸檔、整理、保管、移交等一系列問題進行了規定。國家有關部門在開展此項工作之初，就對其相關檔案管理工作管理辦法，這還是比較少見的，這也充分說明了污染源檔案管理工作的重要性。但是，筆者認為，制定相應的檔案管理辦法固然重要，但更重要的在于它能得到有效執行，嚴格執行檔案法律法規和檔案工作規章制度，才是科學管理污染源普查檔案的前提和關鍵所在。
首先，對于檔案管理工作，《檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規、部門規章和地方性檔案法規規章等本來就有明確的規定，國家檔案局還會同有關部門根據不同行業不同領域的業務特點，制定相應的檔案管理辦法，以便對不同類型的檔案進行科學管理。比如對于環保檔案的管理，國家環保總局和國家檔案局早在1994年就實施了《環境保護檔案管理辦法》，其中第五條規定， “縣級以上各級環保部門應當加強對不同門類和不同載體的環境保護檔案的綜合管理，建立、健全檔案管理制度，保證環境保護檔案的安全和有效利用”。按照中國檔案分類法和環境保護分類表，污染源普查檔案屬于環境污染與防治類目的子類目，也就是說污染源普查檔案是環境保護檔案的一個重要組成部分。在《環境保護檔案管理辦法》出臺之后又頒布《污染源普查檔案管理辦法》，充分表明國家對污染源普查檔案管理的重視，但從另一角度來看，則可以說明原來檔案法律法規規章未得到嚴格的執行，一些單位的檔案管理工作現狀不容樂觀，務必引起我們的高度重視。
其次，現實中，由于社會檔案意識和檔案法制觀念還不是很強，一些單位或部門的領導和干部職工對檔案工作重要性的認識還不夠，因而很多單位的檔案工作規章制度未能得到嚴格執行，成為一種只是停留在紙上和墻壁上制度，形同虛設。大家往往只重視工作本身而不重視工作過程中形成的文件材料的管理。比如一項工程的建設，工程的進度、工程的質量及資金的使用會得到重視，而工程建設過程中所形成的各種文件材料的管理,雖然相關的檔案法律法規早有規定，相關單位也有制度，但卻往往卻被人忽視，以致許多工程項目在竣工驗收后，檔案材料要么殘缺不全甚至下落不明，要么未規范整理隨意堆放。環保檔案的管理也同樣存在這種情況，雖然《環境保護檔案管理辦法》實施已經有十四年，各級環保部門也相應制定了檔案工作規章制度，但仍有一些單位未能嚴格執行檔案工作規章制度，造成檔案工作處于較為混亂的狀態，存在文件材料歸檔不齊全、檔案不完整、檔案保管不安全等問題，甚至出現檔案丟失、損毀、泄密等現象。全國污染源普查涉及范圍廣、參與部門多、技術難度大、質量要求高、工作任務重、時間要求緊，從某種意義上說也是一項宏偉而艱巨的工程。對于污染源普查及普查過程中形成的大量文件材料，要切實做好歸檔、管理工作。污染源普查檔案的可信、真實，是污染源普查的生命。檔案中要真實反映數據，要確保普查數據的準確性，確保普查數據經得起實踐和歷史的檢驗，做好污染源普查檔案管理工作至關重要。
嚴格執行檔案法律法規和規章制度是檔案科學管理的前提，是維護檔案齊全完整與安全的關鍵。污染源普查檔案是我們投入巨大人力物力所形成的第一手材料，是真實反映環境與發展全貌的原始記錄，是環境保護工作極其寶貴的財富。只有嚴格按照檔案法律法規和規章制度進行管理，才能讓污染源普查檔案真正“對歷史負責，為現在服務，替未來著想”。
一、公路工程檔案概述
公路工程檔案主要對有利用價值的文字、圖表、圖紙、聲像、計算等不同載體與形式資料進行保存，主要內容有前期文件、勘測測繪文件、設計文件、監理文件、施工技術文件和竣工驗收文件等。公路工程檔案能夠對工程建設全過程進行記錄，將工程項目實體與管理過程真實反映出來，是公路工程管理不可或缺的部分，其作用主要有三點：第一，公路工程檔案能夠指導公路工程決策與建設規劃工作，監督工程質量，為業務維權提供科學依據。比如在工程竣工驗收中，完整的檔案資料是檢驗工程質量的關鍵，并為工程事故原因分析、責任認定等提出有效的改進措施。第二，準確、規范、完善的公路工程檔案是道路規劃、擴建、改進、維修、管理的依據[1]。比如在對工程管線具置查詢過程中，檔案室可為其提供相關工程竣工圖，并提供準確、快捷的服務。第三，公路工程檔案管理是單位檔案的重要部分，能夠促進事業單位快速穩定發展。
二、公路工程檔案管理中存在的問題
（一）檔案管理意識較為薄弱
1．忽視檔案管理工作的重要性，很多單位都只注重工程建設的進度、質量與資金投入等，認為檔案工作不會帶來直接經濟效益，故而重視程度不高。即使個別單位有專門的檔案管理機構，但是未能在實際工作中落實，如同虛設，整體上表現為說起來重要，干起來次要，忙起來不要的局面。
2．缺少完善的體制機制，激勵保障措施不到位，很難將檔案管理人員的主動性與積極性有效調動起來，導致檔案管理人員工作整體效率不高。
3．忽視對檔案管理工作的學習與宣傳，大多數工程技術人員不能正確認識檔案工作，認為檔案管理工作有專人負責，與自己不相干，從而導致檔案管理脫節于工程項目。
(二)缺少統一收集整理標準
在實際工作中很多項目單位都采用了不同的辦法，具體表現在：
1.執行《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，所收集整理的工程檔案比較規范，符合檔案管理、驗收及查閱的要求[2]。
2.執行交通運輸部的《公路工程竣工驗收辦法》，符合竣工驗收資料整體要求，但不能滿足公路工程文件材料立卷歸檔管理辦法的要求。3.對《文件材料立卷歸檔管理辦法》與《公路工程竣工驗收辦法》實行交叉執行，檔案人員根據自己的理解整理文件材料，這是與公路工程檔案管理、查閱要求不符的。
（三）未能嚴格落實規章制度
1.受到經費、人員等眾多因素影響，很多工程建設單位缺乏專門的檔案管理部門，也未能安排專職檔案人員，并且也沒有建設專門的檔案管理設施與場地，導致很難保證檔案的安全與質量。
2.缺乏健全的制度，檔案缺乏規范的操作流程與管理方法。主管單位檔案管理部分未認真履行指導、檢查和監督的職責，造成檔案資料與工程驗收要求不符。比如因為工程技術人員的頻繁流動，工程檔案資料沒有第一時間歸檔，從而對工程檔案真實性造成嚴重影響。
(四)檔案人員素質急需提高
從具體工作中可知，公路工程檔案管理對人員要求比較高。在公路工程建設時，經常會涉及到填寫施工技術表格、整理竣工圖紙、歸檔往來文件、對資料進行專業分類組卷等工作，這要求公路工程檔案人員不僅要掌握工程專業技術，還要提高檔案業務技能。但是，現階段符合公路工程檔案管理要求的人才十分匱乏。因此，需要不斷提升檔案人員的綜合素質。
三、加強公路工程檔案管理的對策
（一）增強檔案管理意識
提高《檔案法》及其相關法律規范宣傳力度，增強檔案管理意識，創設出良好的檔案工作環境。要加快普及檔案知識，在單位培訓內容中納入檔案知識，讓更多人員認識到做好公路工程檔案管理工作的重要性。單位領導要提高對檔案工作的重視程度，在設施、設備、人員、經費上給予支持。檔案管理人員要具備良好的服務意識，以高效的服務提高檔案管理水平[3]。另外，做好施工、財務、監理、設計等部門的協調溝通工作，通過各部門共同努力配合，營造檔案管理工作齊抓共管的局面。
（二）加強體制機制創新
1.規范工作標準。交通部根據公路工程項目特點與檔案管理要求，制定了《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，全面系統地對公路工程檔案工作職責、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出規定，是公路工程檔案管理的統一工作標準。在實際工作中，必須將該辦法落到實處，從細節處入手，突出重點，有序實施，讓公路工程檔案管理工程更加科學、標準與規范。
2.加強檢查指導。建設單位檔案部門是公路工程檔案的主管部門，應承擔其相應責任，做好對建設、施工等單位檔案工作的指導工作。可以建立檔案管理臺賬，及時了解檔案管理動態信息，并到工程現場開展指導工作，妥善解決檔案管理總存在的問題。另外，要分清重點環節與薄弱環節，細致開展各階段驗收檢查工作[4]。檔案人員要積極參與工程調度會、技術研討會和設計交底會，準確掌握工程整體進度，提高檔案工程的實效性。
(三)實現檔案信息化管理
要積極適應公路工程項目的現代管理模式，將計算機計算充分應用到公路工程檔案管理工作中，并加大檔案管理軟件開發力度，逐步建立起電子檔案管理數據庫，實現公路工程檔案電子化與電子檔案信息共享。同時，還要建立健全的公路工程檔案信息資源體系，并不斷提升公路工程檔案管理的效率與水平。
（四）定期組織業務培訓
項目于2006年5月開工建設，歷時44個月完成了一期建設任務，完成一期總投資179407.01萬元，一期年生產能力達4.0mt／a，一期工程建設有142個單位工程，形成項目檔案2106卷，光盤檔案271件，照片檔案15冊。2010年9月29日，梅花井煤礦項目檔案一次順利通過了寧夏回族自治區檔案局組織的檔案專項驗收。
煤礦建設尤其是井工型煤礦建設項目，不同于地面工程建設，都是在地下幾百米深處作業，危險性大，設計變更多，自然條件復雜，受水文、地質、瓦斯、煤塵等影響大，專業性強，相對于其他建設項目來講，煤礦工程建設具有高風險、投資大、規模大、工期長、單位工程多、參建單位多、人員結構復雜、沒有礦建檔案歸檔標準等特點，這些客觀存在的問題給梅花井煤礦建設項目檔案管理帶來了巨大的困難和挑戰。梅花井煤礦籌建處在沒有前人經驗可借鑒的情況下，面對困難迎難而上，大膽創新，結合煤礦建設工程實際，探索出一條較為成功的煤礦建設項目檔案規范化管理的方法，為國家在煤礦建設領域重大建設項目檔案規范化管理積累了一定的經驗。
優化項目檔案管理組織形式，為煤礦建設項目檔案規范化管理提供組織保障
煤礦建設項目檔案涉及各個部門和環節，需要多個部門的共同協作，因此，在管理上存在著一定的困難，梅花井煤礦項目開工建設初期，就成立了項目檔案管理領導小組，將煤礦辦公室、計劃部、動力部、工程部等形成項目檔案的部門負責人全部納入領導小組成員中，煤礦建設籌建處負責人擔任領導小組組長，選派了一名懂工程專業的責任心強的人擔當專職檔案員。在與各參建方簽訂項目施工合同時，將項目檔案收集、整理、歸擋等要求納入了合同管理中，堅持項目檔案集中統一管理、分工負責的原則，建立了以建設單位為檔案管理核心，以設計、施工單位為檔案管理主體，以監理單位控制為手段的三級檔案管理網絡，一級對一級負責，層層抓落實，真正將項目檔案工作貫穿于項目建設的各單位、各部門、各領域，做到全員參與、全程管理。
部門、參建單位總動員，分工到位、互相配合，形成合力、齊抓共管
建設單位充分發揮檔案管理核心地位作用，在項目建設開始，就制定了《梅花井煤礦工程資料管理規定》、《梅花井煤礦工程資料整理標準》、《國家重大建設項目檔案管理辦法》、《科學技術案卷構成一般格式要求》、《梅花井煤礦工程資料檔案分類大綱》、《梅花井煤礦工程資料檔案管理辦法》等規章制度，明確參建單位在項目建設過程中對項目文件收集、整理、排序、字跡、裝訂、裝具的標準和職責，并下發到各參建單位執行。施工單位采取逐級包干管理責任制，即對于總承包單位，所轄分包單位其形成的項目文件材料由各分包單位負責收集整理編目，在單位工程竣工驗收前，提交總承包單位審核、驗收、簽字，按照單位工程檔案的系統性進行排列，再向建設方移交。監理單位針對礦建工程和設備安裝工程沒有國家和行業檔案管理標準的情況，通過與建設單位、參建單位及參加過大型煤礦建設有豐富管理和實踐經驗的管理、監理、施工等部門人員進行座談、討論、征求意見等形式和方法，結合自身在礦建資料管理方面積累的經驗，依據《煤礦井巷工程質量檢驗評定標準》、《煤炭安裝工程質量檢驗評定標準》、《國家重大建設項目檔案管理辦法》和《科學技術案卷構成一般格式要求》等標準的要求，編制了《煤礦礦建單位工程資料管理規程》、《煤礦機電安裝單位工程資料管理規程》，這兩個規程對監理方、施工方的項目資料收集的范圍、格式、字號、電子格式、份數、簽字等，特別是對礦建施工中形成的工程安全、功能檢驗、測量、水文地質、通風安全設施、設備試運行記錄等文件材料的內容、格式作了詳細、明確的要求，其中，《煤礦礦建單位工程資料管理規程》監理資料有三大項54條內容，施工資料有九大項217條內容；《煤礦機電安裝單位工程資料管理規程》監理資料有三大項54條內容，施工資料有十三大項270條內容；這兩個規程的編制在一定_程度上填補了國家在煤礦工程建設和設備安裝領域資料收集范圍的空白，為系統地收集、整理煤礦工程建設形成的文件材料提供了一定的參考依據。
創新檔案培訓模式，強化檔案人員實際操作能力
有了檔案管理的規章制度，有了煤礦建設文件資料的歸檔范圍，但檔案管理方面的主體一各參建單位的資料員檔案管理水平、資質等參差不齊，為了快速適應、進入項目檔案管理的角色，提高實際工作能力，礦領導決定采取“集中培訓――實踐――再現場答疑、點評”的檔案管理培訓模式，即工程項目一開工，礦領導就組織建設方及所有參建單位項目負責人、檔案員、資料員等相關人員，請其業務主管部門――神華寧煤集團和自治區檔案局專家進行授課，結合煤礦建設工程實際，著重講解《國家重大建設項目檔案管理辦法》、《科學技術案卷構成一般格式要求》、會計、聲像檔案管理辦法等內容，具有很強的針對性和操作性。各參建單位將項目資料整理一個階段后，建設單位組織各參建單位把已整理好的資料帶來，請檔案專家到現場進行檢查、點評，對提出的問題進行耐心、細致地解答。待工程建設進入收尾階段，建設單位再請檔案專家進行把關預驗。經過這種快速、實際、有效的學習，大大提高了檔案人員的實際操作水平，使項目檔案收集整理的質量有了顯著的提高。
強化項目檔案過程監管機制，從源頭把好收集關，確保項目檔案的完整齊全
項目檔案管理是項目控制的重點之一，對項目管理起著支撐和保障作用，煤礦建設是高危行業，其礦建前期的論證階段不同于其他基本建設項目，涉及政府部門多，有規劃、國土資源、消防、安全評價、水利、征地移民、地震、衛生、地質勘查、測繪等，論證時間長，其形成的文件材料多，為了便于管控項目前期形成的文件材料，按照項目檔案集中統一管理、分工負責的原則，梅花井煤礦計劃部負責項目前期文件材料的收集整理，動力部負責設備的采購和開箱驗收整理工作，工程部負責項目的招投標文件的收集整理和工程管理工作，并將項目檔案管理納人到部門的工作崗位考核中，實行獎罰制度，三級巡回檢查和考核制度。一是每月、每旬由建設單位牽頭，組織計劃部、工程部、動力部、監理單位的有關人員對項目檔案形成的參建單位及責任部門進行檢查和考核。二是監理方對土建和安裝工程實行周檢，對礦建工程實行旬檢，對工程質量、安全、進度及項目檔案進行全面檢查，對項目檔案整理存在問題的參建單位在工地例會和旬檢通報會上進行通報，下發會議紀要給各個參建單位，并要求限期整改，由監理方再組織專人進行復查，整改完后，由監理人員在檔案移交清單上簽字確認。如項目檔案整理不合格，監理方拒絕組織工程初步驗收，在項目檔案整理合格后才同意施工單位向建設單位提交竣工驗收報告。三是每個季度由神華寧煤集團相關部門再組織建設方、施工方、監理方人員共同對工程質量和檔案整理進行檢查，真正將項目檔案管理與工程管理同布置、同檢查、同考核。與此同時，對項目檔案整理的質量還采取三級審核的控制措施，即監理單位首先對各參建單位的檔案整理質量進行審核、簽字，然后交建設方工程部審核土建、礦建工程形成的檔案整理的質量；動力部審核設備安裝形成的檔案整理質量，最后交檔案部門進行全面審定后，再正式接收進入檔案室。
建立了檔案安全設施設備投入保障機制
梅花井煤礦一期建設中，礦領導充分考慮了項目檔案的集中統一管理和今后借閱利用工作，在辦公樓的一樓專門設置了80多平方米的檔案專用庫房，實現庫房、查閱室、檔案人員辦公室三分開，一樓設置安裝了監控，投入十幾萬元配備了豪華型密集架、防磁柜、吸塵器、加濕機、溫濕度計、電腦、復印機、打印機、碎紙機等設施設備，滿足了檔案工作的需要和安全保管目的，為檔案工作可持續發展提供了有力的經費保障和支持。
檔案法律，包括《檔案法》和其他法律中涉及檔案的規定。如《刑法》第329條;《會計法》第23條;《野生動物保護法》第15條;《礦產資源法》第14條;《森林法》第14條等。
檔案行政法規，包括《檔案法實施辦法》、《機關檔案工作條例》、《科學技術檔案工作條例》等3件。散見在其他行政法規中的有關檔案法律關系的條款也屬于檔案行政法規的范疇，如《婚姻登記條例》第四章；《建設工程質量管理條例》第17條和59條等。
地方性檔案法規，目前全國有30個省、自治區、直轄市頒布了地方性檔案法規。長春、沈陽、青島、寧波、武漢、濟南、深圳等17個較大的城市也頒布了地方性檔案法規20件。
檔案規章，包括國務院部門檔案規章和地方政府檔案規章，目前國家檔案局單獨或以國家檔案局為主與有關部委聯合制發的現行有效的規章有20件，35個（省、自治區、直轄市以及國務院批準的較大的市和經濟特區）地方政府頒發的檔案規章有59件。另據不完全統計，國務院其他部門制定有專門檔案管理方面的規章（含規范性文件）50余件。
以上這些檔案法律、法規和規章是檔案行政管理部門的主要執法依據。
2007年國家檔案局按照國務院辦公廳的部署開展了系統的規章清理工作，并于2007年12月5日了廢止規章目錄和現行有效規章目錄。
附：由國家檔案局以及以國家檔案局為主與有關部委（局）聯合的現行有效規章目錄和廢止規章目錄。
現行有效規章目錄
1.檔案館工作通則(1983年)
2.各級國家檔案館收集檔案范圍的規定(1986年)
3.開發利用科學技術檔案信息資源暫行辦法(1988年)
4.國家檔案局關于檔案期刊、書籍及音像制品管理暫行辦法(1989年)
5.檔案工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定(1990年)
6.各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定(1991年)
7.各級國家檔案館開放檔案辦法(1991年)
8.外國組織和個人利用我國檔案試行辦法(1991年)
9.檔案執法監督檢查工作暫行規定(1992年)
10 .開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定（試行）(1994年)
11 .開發區檔案管理暫行規定(1995年)
12.城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法(1997年)
13 .國家重點建設項目檔案管理登記辦法(1997年)
14 .檔案專業技術人員繼續教育暫行規定(1997年)
15 .鄉鎮檔案工作試行辦法(1998年)
16 .國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法(1998年)
17 .檔案行政處罰程序暫行規定(2000年)
18 .電子公文歸檔管理暫行辦法(2003年)
19 .檔案行政許可程序規定(2005年)
20 .機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定(2006年)
廢止規章目錄
1.檔案庫房技術管理暫行規定(1987年)
2.國家檔案局科學技術三項費用使用管理辦法(1989年)
3.建設項目（工程）檔案驗收辦法(1992年)
4.國家檔案局科技項目管理辦法（試行）(1996年)
5.關于檔案科學技術研究成果管理的暫行規定(1996年)
6.鄉鎮企業檔案管理辦法(1998年)
關鍵詞:電網建設工程;檔案管理;思考
1電網建設項目檔案管理的重要性
電網建設項目中不可缺少的部分就是電網建設項目的檔案，它切實記錄著工程項目中相關數據，也是公司的重要“財產”。工程項目竣工驗收工作中不可缺少的就是電網建設項目檔案的驗收，在驗收項目時，如果不合格，是不允許進行竣工驗收的，而且對于每項工程，驗收項目以及標準的指標都是統一的。為了我國電網有一個良性的發展的同時整個電網建設的工程從開始到完成都可以安全、毫無差錯的進行下去，對于每一個工程的檔案管理工作必須有一個嚴格的制度約定并且增強。檔案管理工作也在不斷進步，以適應社會的發展和企業的發展。
2新時代下對于電網建設的思考
2．1應加強對電網建設中檔案管理的認識
1)各項項目的重要性。電網建設中的項目管理就是對于整個電網建設工程從開始建立項目一直到完成任務結束包括審批、采購、勘測、設計、施工、調試、監理等一切工作的全部過程中所有應該被保存的圖像、文字以及聲音等所有文件被分類保存。這項工作不僅僅應該由所有檔案管理的相關從業人員所負責并在最大程度上更好地完成，而且還應該讓工作人員都意識到這項任務的重要性，把這項任務歸入到項目管理程序中與“項目法人制、招投標制、合同管理制、工程監理制”等歸納到一起，便于管理。2)提升相關人員工作認識。在每個項目中，檔案管理工作中的所有相關從業人員只有對檔案管理工作有更好的認識才會使得整個項目可以十分順利地進行下去。所以每一項工程中的每一級的檔案管理機構對于推廣檔案管理的意義而且還要對所有相關從業人員，都要進行很多次有強度的訓練，從而使得他們對于檔案管理有著很深的認識。3)加強檔案管理工作。對于企業開展的有關項目檔案管理訓練，必須要側重于以下幾部分內容:《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》《國家電網公司輸變工程達標投產考核辦法》以及《國家電網公司輸為優質評選辦法》等的相關規定。
2．2確定項目檔案歸檔時間的重要性
對于每一個項目的檔案分類時間必須有一個十分準確的標記，不僅僅是國家電網還有企業的相關管理部門在參與工作后的一個月之中都要對項目的法人以及建設的相關部門提供所有有關項目的資料。①在這個項目中所涉及到的相關部門都必須將工作完成以后的每一份文件包括文字、圖像、聲音等都有在歸納整理以后在一個月的時間之內轉交給有關建設管理的部門。②負責設計的部門應該在項目檔案管理與工程的進度相一致的規定下，對于已經經過審批后的包括施工圖資料等文件都轉交給有關建設管理部門。③對于施工中的相關采購以及有關供應單位必須將整個項目中的所有購買的設備以及材料中所簽訂的文件以及協議在一個月之內轉交給有關物資管理單位(招投標管理中心)，然后在該單位進行詳細核查之后在轉交給所對應的有關建設管理部門。
2．3在檔案轉交的過程中必須簽訂相關協議
1)我國有關法律規定。在《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法(試行)》(以下簡稱《管理辦法》)中相要求:“電網建設項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃及合同管理。在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款明確有關提交項目檔案的責任。”我們從這一段話可以很清楚的認識到，在部門與部門之間轉交所有有關項目的設計以及施工中的相關協議時，應該制定嚴格的制度從而使得轉交的文件數目、時間等詳細信息都擁有一定的法律權利。通常情況下來說，合同或者協議都是在多個角度對多方賦予一定法律權利保護的資料，這在市場的經濟交易來說是十分普遍的。只有將檔案轉交到賦予法律權利的合同中，才會使得檔案管理擁有法律的保護。當檔案管理完全走向法制的道路，電網建設項目中檔案管理就會起到十分重大的作用，同時這也屬于“依法治企”的要求。2)合同的重要性。對于合同來說，要使得其在整個項目的建設中起到重要的作用，就必須不僅僅對于項目檔案管理、轉交的過程中相關部門以及所有參與人員都要制定嚴格的規章制度，相關單位還要想方設法使得檔案管理的相關從業人員多加入到有關招投標的合同、協議以及轉交過程中制定的一系列重要方案中去，使得工作人員能夠在很大程度上保證對于檔案管理的有關條件以及規定都與實際相符，還要讓檔案管理的相關單位也參與進來。只有在合同的作用下，項目中的檔案管理才能有條不紊地進行下去，而且還能在最大限度上保證檔案的高效性、高速率等。
2．4確定要求然后做好手中事
項目建設的全過程與電網建設項目檔案管理密切相關，它是項目建設工程中的關鍵，這也就表明檔案管理的全過程就是項目建設的全過程。《管理辦法》提出“統一領導、分級管理、層層負責”的理論，規定了建設管理單位、項目法人以及包含調試、采購、施工、監理、設計等各種與管理職責有關的檔案，明確規定檔案管理機構有嚴格的管理職責，進而，將工作標準與崗位責任制納入有關人員、相關部門的職責范圍內。工程建設全過程的監督、檢查、組織和各種服務型工作都由項目法人全權負責，同時，項目法人還需進行工程建設檔案管理工作。當兩方或多方單位進行項目施工時，項目法人應選擇其中一個單位作為建設管理單位。其他建設單位需配合建設管理單位，負責與自己有關的檔案工作。工程建設項目所有檔案全過程的有關工作都由項目法人負責，同時，還需有關規定實行統一領導、層層負責、各級管理的原則，構建較為完善的管理體系。各部門、各單位及采購人員不僅要做好自身工作，還需要在工作時按照“誰形成，誰負責”的原則進行，并總結與記錄相關數據，保證項目檔案的系統、準確、完整。
2．5構建完善的監管體系
想要保證項目建設與檔案管理工作同時進行，就需要各級領導、各部門認真地實行與自身有關的檔案管理方面的職責，同時，還應該構建完善的監管體系監督檔案管理工作。首先，依據有關規定，建設工程相關單位檔案管理工作的指導、協調和組織工作，都要聽從項目法人的安排，各有關單位的檔案工作還需管理單位進行監督;其次，監理單位需要履行自己的職責，承擔部分工作。例如:施工與設計單位的檔案管理監督工作等。
2．6做好項目檔案最后的驗收工作
項目檔案驗收作為，項目竣工驗收的重要組成部分。如果未進行檔案驗收或驗收不合格，不能進行項目竣工驗收。國家發展改革委員組所驗收的項目是由國家發展改革委向國家檔案局提出驗收申請，在由國家檔案局組織檔案驗收。各個區域的電網公司電力公司組織所驗收的項目，由各區域的電網公司、電力公司的檔案管理部門提出驗收申請。并且由檔案局負責組織項目的驗收，將驗收結果上報國家電網公司備案。項目檔案專項驗收，是由建設管理單位提出申請，申請內容主要有:項目建設體及檔案管理的情況。采取適當措施，保證檔案的完整準確性。項目文件材料的收集整理，歸檔情況。竣工圖的質量情況及編制情況。檔案在建設管理運行中發揮的作用。發現問題以及采取適當的解決方案。
3結語
有關工程竣工驗收備案工作需要結合項目工程檔案管理工作，通過各部門檔案管理機構進行管理，進而，完善電網建設工程管理體系，加強了有關檔案各種工作力度，這對完善工程建設相關的監督體系是非常重要的。
參考文獻:
企業檔案管理工作與該單位的組織機構、管理體制等有著密切的聯系。對于現代企業法人治理結構下的中國商飛公司開創性地進行復雜的大型客機項目研制工作，其檔案管理工作必然有其特點和要求。中國商飛公司旗下的支線飛機ARJ21-700已于2008年11月28日實現成功首飛，筆者借鑒ARJ21-700飛機項目檔案管理的實踐，就大型客機項目檔案工作進行一些研究。
一、大型客機項目檔案管理的主要特點
1 大型客機項目檔案共享程度高
大型客機項目是復雜的系統綜合工程，在中國商飛公司領導下三大中心協同合作進行研制，作為大型客機項目的主制造商。同時涉及國內參與設計的供應商、參與制造的供應商等。國外有材料供應商、系統供應商等。大型客機項目中這些參研單位在工作中形成的相關檔案資料，應該是高度共享，一個參研單位的檔案會是另外參研單位工作的輸入條件，各個參研單位檔案既是本企業大型客機項目工作的最終環節，同時又是整個大型客機項目研制過程中的中間環節。檔案數據即形成即利用，必然相互間共享程度高。
2 大型客機項目檔案信息化程度高
從新支線飛機項目管理和檔案管理的實踐來看，新支線飛機項目建立了基于Wind chill的系統平臺。該平臺的實施范圍涵蓋了ARJ21參研的四廠(上飛、西飛、成飛、沈飛)、一院(原第一飛機設計研究院)、三所(630所、637所、623所)以及近20家的國外供應商，成為了ARJ21飛機研制過程中各個參研單位的協同工作和數據交換、共享及管理的統一平臺。同時該平臺與各參研單位內部的自身的系統管理平臺、設計平臺實現數據接口，數據從形成、歸檔、分發、發放完全實現信息管理。然而對參與國內、國外供應商尚輔助以郵件、移動介質以及紙質等手段進行數據傳遞及交換，尚未納入到信息系統平臺管理，檔案管理并未實現完全的信息化管理，數據在傳遞中存在著一些滯后現象。
借鑒新支線項目管理的經驗，大型客機項目信息管理程度必將更高，檔案管理作為大型客機項目管理的重要組成部分，檔案信息化的程度也必將更高。不僅在中國商飛和三大中心內部會實現統一平臺，數據交換無縫鏈接，充分地按需索取。同時實現對國內外供應商的數據管理有序的、規范的信息管理。因而檔案管理實現數據傳遞過程中的完全數字化，傳遞速度、準確性、效率等有根本的改善。
3 數據多頭傳遞，檔案部門負責數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性
傳統意義上對企業檔案工作的理解可以主要概括為三個字收、管、用。企業檔案部門往往是企業研制資料的最后管理部門。檔案部門在收集到這些資料后進行索引、分類管理，為檔案檢索利用提供便利。因為檔案資料在歸檔后可能很長時間利用一次甚至可能不用，檔案部門的工作往往被企業管理者忽視。檔案工作者在對檔案編研，深層次加工，為企業產品研制提供參考等工作上花較大的工夫。
在大型客機項目檔案管理工作中，各企業檔案部門除了行使好檔案的收、管、用的職能外，還承擔了數據傳遞的重要責任。從新支線飛機項目檔案管理的現狀來看，設計所檔案部門在形成工程數據檔案的同時，通過系統平臺將數據發給生產廠檔案部門。生產廠的檔案部門將數據作為生產依據在企業內部各生產車間進行數據傳遞。由此可以看到檔案部門直接參與型號項目管理工作，進行數據的有效傳遞。從新支線項目檔案管理趨勢以及大型客機檔案管理的特點來看，各企業間工作實質性的、最終的接觸將以檔案部門交換的數據為依據；適航審查、檢查設計、生產符合性將以檔案部門保存數據為準；企業人員工作利用也將以檔案部門發出的數據為準。檔案部門在數據傳遞中將越來越多地承擔數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性的工作職能。為此檔案工作組織結構以及功能行使也在型號項目研制中有所拓展。檔案部門將在大型客機型號項目中發揮更為重要的作用。
4 新增民機特點的檔案門類
民用飛機項目具有其區別于軍用飛機項目的特點。最為典型的民機必須接受適航審查，取得TC證和PC證。民機必須顧客至上，注重售后服務，民機必須加強客戶服務工作。中國商飛公司開創性地籌建了上海飛機客戶服務有限公司。
針對民機特有的工作，檔案管理工作應該摸索出適航檔案管理和客戶服務檔案管理特點，制定新增門類檔案管理辦法及規定，將該部分檔案進行有效的管理和提供利用。
在民機研制中還將產生其他民機特有的工作，檔案工作應該與時俱進，充分適應型號研制的需要，建立、健全民機檔案管理體系。
二、大型客機項目檔案管理的設想
針對大型客機項目檔案管理的特點，筆者認為建立統一的檔案管理制度體系和工作原則，可以為大型客機項目的檔案管理的各項工作順利開展奠定良好的基礎。
1 大型客機項目檔案制度體系建設
沒有規矩，不成方圓。在大型客機項目這個復雜的系統工程中，為了使各項工作協調一致，制度保障就顯得尤為重要。中國商飛公司檔案管理部門將建立大型客機項目檔案制度體系，以指導中國商飛內部、三大中心，甚至供應商的檔案管理工作。
大型客機項目制度體系的建設從型號檔案門類上應包括設計類文件的檔案管理辦法、制造類文件的檔案管理辦法、客戶服務類文件的檔案管理辦法、試驗類文件的檔案管理辦法、試飛類文件的檔案管理辦法、適航類文件的檔案管理辦法等。從檔案業務要求上應包括檔案文件的管理規定、檔案工作程序、檔案控制程序、檔案發放和接收程序、檔案歸檔著錄通用要求、檔案系統平臺管理要求等。
2 大型客機項目檔案管理的原則
變前端控制為源頭控制。前端控制是現代文件和檔案管理的重要理念。前端控制以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久銷毀的不同階段看成一個完整過程。在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體活動是中端，保存、利用或銷毀
是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學規劃，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的功能盡可能在這一階段實現。檔案工作者總是試圖在前端對文件進行控制，就檔案工作實踐來看，往往是事倍功半，收效甚微。
對大型客機項目檔案的管理應走出前端控制的誤區。努力將大型客機項目檔案的歸檔要求貫徹到標準化管理的要求中，進一步規范文件的源頭控制。源頭控制強調在文檔頂層設計框架中對整個業務范圍和流程進行分析、描述和設計，建立信息化的總體架構以實現理論上一致、功能上協調、結構上統一、資源上共享的目標。主要體現在從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，以確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用。檔案部門人員必須在項目前期與標準化管理部門人員充分溝通，將檔案管理要求貫徹到標準化管理的頂層要求，在審簽流程中規范文件的形成過程。進而保證歸檔文件的標準化、規范化，以利于查詢和利用。
將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制。以往的很多情況是檔案工作者往往不知道該型號、該任務會產生哪些資料，會有多少資料需要歸檔。尤其是對于那些不需要檔案部門參與發放等工作的數據、資料。大型客機項目檔案管理工作可與項目的研制緊密結合，將檔案歸檔建立在大型客機項目管理計劃、考核、任務評審等的基礎上，把大型客機項目管理計劃作為檔案的歸檔計劃，做到對型號檔案歸檔的資料有據可查。將歸檔情況上報型號管理部門，作為型號管理考核的依據以督促型號資料的歸檔。參加大型客機型號的各項任務的評審會，既對各類資料有效地歸檔，又充分了解型號研制的進展，為檔案編研、檔案的深加工奠定了基礎。通過多項措施將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制，充分為項目研制工作服務，同時全面地收集型號檔案資料，便于今后的利用。
對大型客機型號檔案的合理組卷。因為飛機設計是一項極為復雜的系統工程，各設計系統之間相互之間有著千絲萬縷的聯系，技術文件之間相互引用，多頭引用，循環引用等，型號檔案的組卷存在一定的困難。
筆者認為可以從飛機的研制階段、具體型號任務等方面對型號檔案進行組卷。飛機研制可以分立項論證階――可行性論證階段――預發展階段――工程發展階段――批生產和產業化階段五個階段。如果需要查找一份設計文件，可能在不同階段的文件描述也是不同的，這樣僅能從文件名稱上作些區分。如果檔案人員能夠在型號研制的不同階段對檔案進行邏輯上的組卷，筆者認為能夠為用戶查詢利用提供便利。同時也整理出型號檔案的脈絡，為民用飛機研制積累有益的經驗。然而，僅靠檔案人員從文件的題目、內容等判斷該文件屬于某個階段，很難判斷準確。從以往的實踐來看，每次飛機的轉階段都將召開評審會，進行系統、全面的評審。可以以評審時間來劃分，做個粗略的判斷，作為型號項目檔案分階段劃分的有效依據。在劃分每份檔案的所屬階段后，應可以再按主題進行組卷。主題可以分類別對待，如外協項目以合同為脈絡，試驗及試驗件以試驗管理流程為脈絡，特殊任務如物理樣機、展示樣機、電子樣機等可以以具體任務的執行流程為脈絡……總之，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰檔案的查找線索。
三、基于大型客機項目的檔案系統建設
1 建立數字檔案館
數字化時代，飛機的研制將全部實現數字化定義、數字化設計、數字化制造，這就對檔案部門提出了更高的技術要求，如何通過信息系統平臺實現異地數據的接收與發放；檔案部門與設計、工藝、質量等部門的信息系統如何進行數據的在線歸檔；檔案部門對原有紙質檔案等傳統載體檔案進行數字化處理的管理利用等問題要達到知識管理目標，都需要通過建設數字檔案館來實現。
大型客機項目是國家投資，型號項目檔案理應歸國家所有，中國商飛公司代表國家對大型客機項目檔案進行管理。中國商飛公司下屬三大中心在大型客機項目中目標一致、職能各異、避免了企業因為知識產權、商業秘密等原因，檔案、資料的交換壁壘，為建立公司統一的數字檔案館奠定了基礎。
中國商飛公司可建立統一的系統平臺，統一的檔案管理制度、統一的數據源，形成共享模式的大型客機項目數字檔案。三大中心的大型客機型號檔案是中國商飛公司大型客機項目檔案的重要組成部分。在中國商飛檔案部門的指導下，搭建大型客機項目數字檔案館的共享功能框架。
在大型客機數字檔案共享功能框架中，其所存儲資源的長期可存儲性是重要前提，因為共享是一個系統，沒有資源的攝入，存儲、利用無疑會成為無源之水和無本之木，所以大型客機項目數字檔案共享框架必須以三大中心數字檔案館的大型客機項目檔案資料長期可存儲性為基石，通過標準接口實現資源共享與服務整合。其中重點要解決的是集成現有各種異構的設計、制造系統，兼容大客研制過程中應用到的CAD、CAE、CAM、EDA及其他軟件設計等工具設計數據，確保這些數據的一致性、有效性、完整性、可追溯性和安全性，并作為大客研制過程中的統一信息中樞和型號的統一數據中心。
2 建立獨立的檔案系統平臺
以上海飛機設計研究所在研制ARJ21飛機項目來看，目前上海飛機設計研究所檔案管理涉及的系統平臺主要有CPC、ECMS、VPM、OA和金航百科檔案管理等系統。
關鍵字：檔案管理應對措施
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
一、公路工程檔案管理過程中存在的問題
公路基礎設施的不斷完善，公路等級的不斷提高，公路建設項目的跨越式發展，對公路建設項目的檔案管理工作也提出了相適應的要求。一般而言，公路工程建設的完成耗時長，公路建設的每個階段 都有各自的檔案，致使公路工程檔案管理呈現復雜性、多樣性和成套性的特點。并且，由于可研、立項、招標、工期和管理等方面原因，工程檔案的收集、整理與歸檔工作總被拖曳滯后，最終有可能導致公路工程建設資料的不完備。目前嘗存在如下亟待解決的問題：
1、公路工程檔案沒有設立專門的檔案管理機構，或將工程檔案由技術管理部門代管，大多是普通辦公室，沒有防盜門窗，沒有報警防火措施，防蟲、防腐、消毒等設施沒有配備，對檔案安全造成威脅。
2、公路工程檔案信息意淡薄，有些單位仍處于封閉的工作狀態，習慣于只管檔案，人求我供，不求不供的被動工作狀態，即所謂的你來借、我來拿，坐門等客、看攤守堆[2],沒有形成檔案信息資源共享的理念。
3、公路工程檔案的收集整理標準不統一，建立統一的檔案整理標準是各公路部門首先要做的。比如以《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》為參考的單位，使其檔案收集整理不斷規范，盡可能使檔案的查閱、管理和驗收達到標準。
4、檔案工作落實不到位，如有些單位的檔案管理，只注重了形式，為了應付上級部門的檢查，使檔案工作不能落實到實處。一是，檔案機構設置及人事安排不到位。二是，相關的規章制度不健全，崗位設置不嚴密、檔案管理方法和操作流程不規范
5、公路工程檔案收錄的內容包含許多工程專業知識，比如施工圖紙、技術系數。這就要求檔案管理員不僅要具備檔案管理的專業知識技能，還要能夠理解公路工程的專業術語并能將相關數據進行基本分析。目前，缺乏能夠滿足兼備公路建設與檔案管理兩個層面專業知識技能的復合型人才。
6、具體操作上還存在規范化的問題，對項目文件字跡、圖樣，各種表格、簽字手續等還仍隨意性很大，有用圓珠筆、鉛筆簽字的現象，不能不引起足夠的重視。
7、所有現場指令、監理工程師通知、工程完成進度月報表、整改和反饋，內容的詳實和完整，都是不可忽視的問題。
二、解決公路工程檔案管理問題的方法
（一）增強管理意識，規范檔案管理
1、從源頭上抓起，首先要提高單位領導的工程檔案管理意識，領導主抓，員工盡力。工程檔案人員要在工程檔案的數據化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應用模式, 早日使工程檔案實現文檔一體化,充分體現出專業水準和與時俱進的創新精神, 為查閱者提供方便、快捷的服務[3]，單位工程檔案管理，應按單位實際建立硬件設施和合適的薪酬獎罰制度，從源頭方向形成有效約束體制，加大檔案管理各環節的指導和監管力度。
2、強化檔案人員的工作意識，努力做到以積極認真負責的態度工作，提高檔案工作的整體質量和效率。檔案人員要加強自身的業務能力，應積極地參加檔案管理、工程技術等業務培訓，全面掌握檔案管理和工程技能知識，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。檔案人員也要加強與一線施工的工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程的檔案工作。
3、檔案管理部門，應經常性深入基層，監督檢查指導。檔案管理部門應經常性地組織人員深入到建設單位和施工工地進行監督檢查指導服務，把監督檢查指導工作貫穿于建設工程的全過程，及時糾正檔案資料收集不齊全，書寫材料不規范等現象的發生，把好檔案管理質量關，才能有效的提高建檔歸檔質量。
（二）從單位實際出發，健全工程檔案管理制度
根據《中華人民共和國檔案法》及其《檔案法實施辦法》、《國家重點建設項目檔案驗收規范》、《公路工程竣工文件材料立卷歸管理辦法》，公路主管部門應結合單位實際，制定出本單位公路工程檔案的管理辦法，使檔案管理人員能切實保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，更好的為公路工程建設項目服。務必確保檔案工作可納入公路工程計劃和崗位責任制中；并且實現檔案工作與公路工程建設進度同步，與公路工程工作檢查同步，與公路工程竣工驗收同步。建立一個切實可行的公路工程建設項目檔案工作監督體系。
（三）推進工程檔信息化管理，充分發揮檔案的服務功能
傳統的工程檔案管理是基于人工的管理過程, 管理效率低下, 檔案檢索、查找和利用十分不便。在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力, 編制周期長、出錯率高, 編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔, 無法提供作為信息化基礎的電子文檔資料, 很多的資料、檔案都成了死資料，以使調閱受限。因此，推進工程檔案信息化管理，是時展的需要。檔案信息資源開發利用必須以一定的信息資源為基礎，因此，在檔案信息資源的開發利用中，必須堅持資源建設與開發利用并重的原則，通過檔案信息資源建設保障可持續性地開發利用[5]。程檔案人員要在工程檔案的數據化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應用模式, 早日使工程檔案實現文檔一體化, 為查閱者提供方便、快捷的服務。
（四）確保工程檔案的完整性，重視檔案信息資源的開發利用
檔案信息資源的開發利用必須以一定的信息資源為基礎，因此，在檔案信息資源的開發利用中，必須堅持資源建設與開發利用并重原則，通過檔案信息資源建設保障可持續地開發利用[4]。目前，我國的檔案信息資源開發利用仍處于起步階段，嘗未形成科學成熟的體系，檔案信息資源的開發利用工作成為一項復雜的系統工程。在管理過程中, 工程檔案頻繁傳遞和變更, 容易使檔案的完整性、有效性發生變化, 因此，工程檔案管理人員要及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄,才可能有效地了解檔案的來龍去脈, 防止其丟失、損毀、失效, 確保檔案的完整性和有效性, 確保各部門獲取及時、有效的檔案資料或信息。[本文轉自：此外，工程檔案的開發利用，是工程檔案管的最終目的。要做好檔案利用工作，發揮檔案的利用效果，就需要編制好檢索工具，完整、簡便的檔案檢索工具是檔案開發利用的基礎。具體做好如下工作：
1、突出服務性，注重工程檔案實用效果。工程檔案可以適當開放，通過科技咨詢、信息交流和科技推廣等業務，才能發揮工程檔案的實用效果。充分發揮工程檔案在工程建設、生產( 使用) 管理、工程維修和改建擴建中的作用。
2、加強工程檔案的編研，不斷探索與創新。圍繞工程項目，重點攻關課題, 對工程檔案中原始資料、數據進行歸納、綜合、計算、分析、篩選及加工, 把零散的信息變成系統的、實用的編研成果, 努力提供優質服務。
參考文獻
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【摘要】本文根據會計電算化檔案的特點，分析了高校會計電算化檔案管理存在的問題，提出了加強高校會計電算化檔案管理的對策。
【關鍵詞】高校;會計電算化;檔案管理
會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料，具有不可再生的特點，它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息，會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源，具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時，不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理，是擺在我們面前的一個新課題，需要不斷深入地研究和總結。
一、高校會計電算化檔案管理存在的問題
(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整
目前大部分高校雖已經實現了會計電算化，但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案，而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級，而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔，隨著時間的推移，不同版本下的會計數據不能被調用，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用，更無法適應會計電算化檔案的改革發展。
(二)會計電算化檔案自身存在的問題
1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等，但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證，內容不完整，責任不明確。
2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統的正常工作。
3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員
會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識，又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進，對檔案的管理不夠重視，有的高校甚至讓非專業人員管理檔案，遇有上級主管部門檢查時忙于應付，檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門，讓財務部門的同志自己查閱會計檔案，有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱，既不符合會計檔案管理的要求，也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。
(四)會計電算化檔案管理制度有待完善
目前，國家關于會計電算化檔案管理的討論，大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件，僅對會計電算化檔案的基本要求而談，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及，會計檔案的內容增多了，對環境的要求提高了，而很多高校沒有認識到這些變化，認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度，沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責，也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出，原有的管理方式陳舊，不能適應會計電算化檔案管理的要求。
二、加強高校會計電算化檔案管理的對策
(一)強化領導會計檔案的管理意識
各類檔案設備的購建，專職檔案管理員崗位的設置以及檔案
管理制度的出臺，都離不開單位領導的積極支持。因此，會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章，增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面，積極主動地爭取領導的重視、關心和支持，強化領導的會計檔案管理意識，將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經費投入，完善硬件環境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進行。
(二)提高會計檔案管理人員的業務素質
會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵，針對目前高等學校檔案管理機構中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才，不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，高校領導應重視會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務素質，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術，不斷提高會計檔案管理水平。
(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系
國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法，以法規制度的形式加以強制，在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作，是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為，目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章，建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:
1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用，并設立備份登記簿，登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。
2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份，并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號，同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出，并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。
3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內，即對所有的會計數據進行雙備份，每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，貼上封簽，存放在兩個不同的地點，并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案，按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管，以明確經濟責任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下，可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址，以相互對照利用。
4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱，必須有檔案管理人員在場監督，根據調閱權限，在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等，不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案，應經會計主管人員同意，由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案，必須持有單位正式介紹信，經學院領導、會計主管人員批準后，由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下，使會計電算化檔案得以充分利用。
5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制
度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理，監督操作系統;要有數據存取權限限制，防止越權使用。對于普通數據，可較大范圍共享;涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時，由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案，均不得銷毀。
7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性，沒有國家政策的調整，一般不予變更。
8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。
9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
當前，我國正處于社會轉型期，面對社會環境的變化，政策、法制的強化以及電網建設的高速發展，電網建設項目檔案在竣工驗收，工程結算、決算，項目審計、稽查，工程達標、創優等活動中的憑證、依據性作用和不可替代性更加凸現，對項目檔案規范化管理和精細化管理的要求越來越嚴格。筆者通過探索和實踐，對項目檔案規范化和精細化管理有一些初淺的理解和認識，期待和同行們相互切磋。
一、湖南電網建設項目檔案管理實踐
1.規范標準。根據國家、行業和國家電網公司有關標準規范及文件要求，湖南省電力公司組織編制和印發了《湖南省電力公司輸變電工程檔案管理標準化指導書》，對電網建設項目歸檔文件材料的類目設置、文件材料內容、工作要求、保管單位、保管期限等進行了規范，并對竣工文件（含竣工圖及數碼照片等）的整理、目錄的編制、檔案的審核程序、運作方式等都進行了明確規定，使各參建單位在輸變電工程檔案管理上具有規范性和可操作性。
2.強化把關。①施工單位加強把關。各項目部均配有專職的檔案管理人員，負責工程資料的收集、整理，專業技術人員負責對工程資料的完整、準確把關；加強了對設備開箱資料的收集和對隱蔽工程記錄的規范，注意了檔案整理中相關文件的銜接和參見；對檔案資料的消缺整改進行了規范和驗收簽證。對歸檔文件材料按照國家電網公司分類標準進行分類組卷，做到分類準確、組卷合理、排列有序。②工程監理加強了對項目檔案的審核把關。竣工檔案的移交一般經過了三級審查，首先是承包單位對各自承包范圍內的竣工檔案進行自檢，然后是監理單位對承包單位整理后應移交的竣工檔案進行復檢；監理檢查通過后進行簽字（含竣工圖）；第三是接收單位檔案管理部門對竣工檔案進行交接前審核。不符合要求的提出整改意見并要求補充完善，最后辦理檔案交接手續。監理工作應移交的監理文件，如監理規劃、監理大綱、監理工作通知單、監理工作聯系單、旁站記錄等，原則上都是原件歸檔及時移交，做到歸檔文件材料與工程建設同步，監理資料與施工資料吻合一致。③設計單位加強把關。竣工圖由設計單位編制，竣工圖的編制要求執行《電力工程竣工圖編制規定》（DL/ T5229-2005）和《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》（國家電網辦[2010]250號）的規定，其編制深度與施工圖的編制深度一致，并編制了竣工圖總說明和分冊說明。竣工圖的提交套數按設計合同執行，設計單位將CAD竣工圖轉換成PDF等版式文件，刻錄光盤同步移交。
二、檔案規范化管理控制措施探討
1.以檔案專業化管理為基礎，強化標準、制度的執行、監督與管控。首先，我們總結了檔案管理同步化、資料標準化、操作精細化的專業管理要點：管理同步化，是指與工程建設同步策劃。包括同步收集資料，質量監督同步檢查、督促資料，中間驗收同步核查資料，竣工驗收同步檢查、要求資料，達標投產同步考核資料等；資料標準化，指工程資料歸檔范圍、文件材料內容、工作表式、載體要求等嚴格執行國家、行業、企業對檔案資料的各項標準要求；操作精細化，指按照湖南省電力公司檔案管理標準化指導書以及優質工程檢查標準等具體標準和要求，在檔案資料收集、整理、編目、歸檔、移交等方面，逐條逐項地進行精細化操作。其次，規范工作流程，加強檔案的專業管控能力。其重點是：工程前期、項目管理、設計、施工、監理、設備、竣工、系統調試及運行管理資料的收集和歸檔范圍是否符合有關規定和要求；歸檔文件材料是否真實、清晰、易辨認，沒有涂改或偽造；各類表式的編制、填寫是否符合要求，并真實反映施工過程的實際情況；施工過程中的資料是否與工程進度同步形成；工程重要文件和重要節點資料之間有關聯時，是否能夠相互間正確銜接、印證；檔案分類、組卷、裝訂以及移交是否滿足檔案管理有關規定等。
2.以工程創優、項目檔案專項驗收等為平臺，全面提升工程檔案管理水平。首先，開展了安全、質量、綜合管理流動紅旗競賽活動。在工程竣工后開展了工程達標投產工作，工程經過投運一年的考驗后又申請優質工程創建，所有的活動或過程管理全部包含了對工程檔案的督促和檢查。國家優質工程“項目合法性證明文件”中將“檔案專項驗收”與“消防專項驗收”、“環保專項驗收”均作為“主控”檢查項，具有一票否決地位。一方面，工程檔案文件材料為各類競賽、評比活動提供了工程建設全過程管理的支撐、印證，另一方面，各類競賽、評比活動又促進了工程檔案歸檔率、文件準確率及案卷合格率的提高。其次，依法管理，狠抓重點建設項目檔案專項驗收。國家檔案局、國家發改委以檔發[2006]2號文印發了《重大建設項目檔案驗收辦法》，《國家電網公司電網建設項目檔案管理辦法（試行）》（國家電網辦[2010]250號），對工程檔案驗收做出了專門規定。湖南省電力公司和各參建單位都對湖南主電網重點建設項目檔案專項驗收十分重視，對項目檔案工作給予了始終如一的支持和關心。每年度檔案專項驗收均順利通過湖南省檔案局和主管部門聯合驗收組的檢查和認可，既積累了檔案管理經驗，又為工程創優打下了基礎。
3.加強檔案現代化建設，為檔案的安全保管和有效利用創造良好的條件。將電網建設項目檔案管理標準化和規范化工作納入到國家電網公司信息化工作考核的關鍵指標。目前，湖南省電力公司檔案全文數據庫建立基本完成，數字化的檔案文件基本實行了數字化歸檔（財務檔案及密級檔案除外）。各參建單位移交歸檔的所有科技檔案都要進行電子文件的掛接，雙軌制歸檔并及時向保管單位移交，這樣既有利于項目檔案的保管又有利于項目檔案的開發與利用。檔案網絡查詢，為領導及專業人員提供了極大的方便與快捷，在保證檔案信息安全的前提下，檔案部門設置查詢權限，各級領導、專業人員和廣大員工在辦公室和工作場所，在本人權限設置范圍隨時查閱、利用檔案信息，更加方便各項工作的開展。
前端控制是建設項目檔案質量控制的首要環節
建設項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件的完整性和正確性，必須加強前端控制，也就是從各類項目文件形成的源頭進行控制，梳理歸檔流程、加強協同管理、超前培訓指導等均為控制源頭的有效措施。
1.梳理歸檔流程，確保建設單位內部歸檔環節暢通
項目文件是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設單位內部有關項目投資、設計、工程、設備采購等管理部門以及生產運營部門，又有外部參加項目建設的設計、施工、監理等單位；既有國內設計、設備制造單位提交的技術資料，又有引進設備、合作制造廠商提供的設備資料。而追溯源頭，梳理流程，明確責任，超前控制，則是保證建設項目檔案質量之根本。因此，建設單位檔案管理部門首當其沖的任務應是根據國家、地方有關建設項目檔案管理辦法，結合本單位實際，逐項理順建設單位內部項目文件的歸檔渠道、制定管理制度、固化業務流程、明確管理職責，確保各類項目文件歸檔環節暢通。其中，對外部參建單位的歸檔責任必須落實到與其簽訂合同的建設單位內部相關職能部門，由相關職能部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤、考核。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》和《建設項目檔案管理辦法》就是兩個從源頭控制建設項目檔案質量的公司管理制度，該制度明確了項目文件的歸檔范圍、管理流程以及歸檔責任，為確保建設項目檔案的完整性奠定了基礎。
2.加強協同管理，確保外部參建單位資料交付受控
寶鋼建設項目管理體系由投資管理、設計管理、工程管理、設備采購、檔案管理、財務管理、審計管理、安全管理、環保管理、消防管理以及生產運營等眾多部門組成。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內有關建設項目檔案管理方面的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設計、施工、監理等參建單位和國內外設備供應商等）有關建設項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協同管理、納入合同來制約。
寶鋼《建設項目技術資料管理辦法》中明確要求相關職能部門在簽訂設計、設備等合同時須將檔案管理部門擬定的公司專業管理標準《國外合同技術資料交付要求》、《國內工廠設計技術資料交付要求》、《國內設備技術資料交付要求》和《技術資料電子文件提供要求》等納入相應的合同或協議之中，若在合同簽訂過程中對資料交付要求（尤其是電子文件交付要求）不理解的，可邀請檔案管理部門參與技術資料交付要求的對外談判，以確保技術資料（包括電子文件）的交付質量。同時，明確相關職能部門負有對合同執行情況的監控責任，檔案管理部門參與監控、協同管理，使外部單位的資料交付處于受控狀態，建設項目檔案的質量也就有了一定的保障。
3.超前培訓指導，提高項目文件歸檔人員質量意識
建設項目檔案的主要組成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和準確性對日后技術改造和設備維護有著舉足輕重的作用，而竣工文件的主要編制單位是施工單位。因此，寶鋼檔案管理部門始終將對施工單位的超前培訓指導視作控制源頭的其中一項重要工作來抓。在每一個重大項目建設初期即開展對所有參建單位竣工文件編制的大規模培訓指導工作，將竣工文件的編制規范、審核及歸檔流程等印刷成小冊子分發到施工、監理單位，并制作成PPT材料，以講座的形式進行全面的培訓和講解，使竣工文件的編制和審核人員不僅能正確理解建設單位對竣工文件編制、審核和歸檔的具體要求，而且能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質量控制的必要性。歸檔人員質量意識的提高為建設項目檔案完整性和準確性的提高打下了基礎。
可見，建設項目檔案質量控制必須從源頭著手，加強前端控制，強化協同管理，超前培訓指導，方能達到事半功倍的效果。
過程控制是建設項目檔案質量控制的重要環節
1.資料檔案一體化管理為過程監控創造了條件
大部分企業建設項目的資料管理與檔案管理分屬兩個機構，資料管理包括國內外各類技術資料的接收、翻譯、復制、分發等建設階段的管理工作，一般隸屬于建設系統；而檔案管理則是對歸檔的項目文件進行分類、整理、編目、保管、統計和提供利用等，一般隸屬于生產系統。寶鋼自20世紀九十年代起將履行資料管理職能的寶鋼指揮部工程資料處和履行檔案管理的寶鋼總廠檔案處合二為一，實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式。這一模式可以說是將檔案管理的職能向前延伸到資料管理，檔案管理部門在對項目所有技術資料接收、分發的同時，留存一套作為日后核對竣工圖完整性的依據，項目建設過程中設計圖紙發生多少變更、升過多少版次，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領導主持的設計、工程等例會，一方面能及時掌握設計、施工等動態信息，根據建設進度、節點，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質量關；另一方面，也將過程管理中的有關問題提請各職能部門協同解決。資料檔案的一體化管理模式為實施過程監控創造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得以很大的改觀。
2.竣工文件編制過程的檢查為檔案內在質量消除隱患
寶鋼檔案管理部門設立專門小組負責對竣工文件的編制單位進行培訓指導，對編制質量進行過程檢查，對歸檔文件進行審核簽證。其中，對竣工文件編制質量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓指導工作的拾遺補缺，也是為后期竣工文件歸檔質量提前把關、消除隱患。過程檢查的形式可以是多種多樣的，檔案管理人員可直接對口施工單位編制人員進行質量檢查和答疑；也可對口施工單位項目部，對某一個單項的竣工文件編制質量進行檢查，隨后將該單項作為樣板在該項目部推廣；此外，檔案管理部門還可同工程管理部門一起進行每季度一次的協同檢查，作為工程質量大檢查的內容之一，納入季度考核。過程檢查中發現的問題也是多種多樣的，除與檔案有關的復印件、漏簽字以及卷內文件排列原則等常見問題外，還有與工程管理有關的表式問題、各類變更文件的完整性、準確性以及閉環問題等。通過過程檢查，將這些問題消除在萌芽狀態，盡量將歸檔審核時發現問題再費時費力地整改現象降到最低程度，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設項目檔案內在質量這一關。
2007年，寶鋼建設管理系統一期工程全面投入運行，也為檔案資料的過程控制提供了便利。建設項目的立項審批、設計管理、工程管理、設備采購、資料交付、竣工驗收計劃、節點等信息全部通過系統流轉，檔案管理部門作為其用戶，可以及時地從中獲取眾多信息為檔案資料過程控制所用，并跟蹤管理。如：單位工程、設備設施的劃分等信息，為檔案組卷提供了依據；立項審批、設計、設備采購合同等信息為完整地收集前期文件提供了便利。該系統二期工程將開發與檔案管理系統的接口，屆時將實現內部管理性文件的電子歸檔，進一步提高管理效能。
3.以終版圖編制竣工圖不失為過程控制的又一創舉
寶鋼從“十五”規劃項目開始提出了采用設計終版圖編制竣工圖的設想并積極付諸實踐。設計終版圖編制竣工圖是指設計單位在項目實物交接后一定期限內，將所有施工過程中發生的設計變更進行匯總后出設計終版圖，其目的在于毫無遺漏地將設計變更反映在最終的一張設計圖紙上，施工單位在此基礎上編制竣工圖，將大大減少對施工圖的修改工作量，同時也大大提高竣工圖的內在質量。這一創舉的推出光靠檔案管理部門的努力是萬萬不夠的，必須有設計、工程等管理部門的大力支持，共同研究實施方案，最后聯合發文、合力推進才得以有效實施。
近兩年，寶鋼在實踐的基礎上又將這一舉措進行了完善，即以升版圖的形式提供設計圖紙，最后一版升版圖即為設計終版圖。這一舉措的推出，主要目的在于縮短編制設計終版圖的時間，將實物交接后最終編制終版圖改為過程編制升版圖，每出一次設計變更即升一次圖紙版次。同時，在升版的圖紙上標注歷次修改記錄，并在修改處標上云線。
這一改革創新之舉為竣工圖質量的過程控制提供了又一條路徑，設計變更通知單、圖紙上標注的歷次修改記錄和云線等均為過程控制檔案質量的依據。此外，要求設計單位最終提供一套電子版的設計終版圖，為檔案資料的數字化提供了很大便利，檔案管理部門只需將電子文件信息和圖像導入檔案信息管理系統，就能為用戶提供實時利用，無須再對紙質圖紙經掃描后再提供利用，在節省人力、物力的同時，更重要的是提高了圖像的清晰度和檔案的內在質量。
后期控制是建設項目檔案質量控制的必要環節
1.歸檔審核簽證給予了檔案管理部門一票否決權
對施工單位實行交工驗收簽證是寶鋼建設項目管理流程中一個必不可少的環節。施工單位必須在實物交接后的規定時間內將編制的施工文件和竣工圖提交監理審核，并提交生產運營單位復核，然后向檔案管理部門歸檔，經檔案管理部門檢查合格后按單位工程辦理交工驗收證書。該交工驗收證書上必須有施工、監理、生產運營單位、檔案管理部門、工程管理部門等簽字、蓋章。施工單位在辦理完所有單位工程的交工驗收證書后該建設項目方能進行財務決算，也就是說檔案管理部門具有影響建設項目財務結算的一票否決權。
這一票賦予了檔案管理部門的權力，同時也給予了檔案管理部門更重的責任。在把這一質量關時，檔案管理部門注重的是竣工文件的完整性和準確性，從起初僅僅是對有關檔案管理范疇內的內容進行檢查，到目前已深入到對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖的核對等，遠遠超出了檔案管理部門的職責，但當一些漏網問題在這一關卡被截住時，其必要性也同時得到了各方面的認同，有人稱檔案管理人員是監理的監理。檔案管理人員在實踐中提高了自身的業務能力，同時也把好了建設項目檔案質量后期控制的第一關。
2.檔案自檢工作進一步強化了各參建單位的責任
建設項目檔案自檢是建設項目檔案專項驗收的前奏曲，這一關的責任主要落在監理單位和建設單位各職能管理部門身上，由建設單位與監理單位共同組織建設項目檔案自檢工作。監理單位負責對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設單位各職能管理部門負責對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準確性以及整個項目系統性的檢查，設計單位等配合檢查，由此將檔案自檢工作的責任落實到位。
建設項目檔案自檢工作的形式與檔案專項驗收基本相同，只是角色的不同。在檔案專項驗收中接受檢查的單位或部門的有關人員，在檔案自檢工作中均是檢查組成員。這些成員集多年參與檔案專項驗收的經驗，對國家有關檔案管理和驗收的要求具有一定的認知度，為此，在檔案自檢工作中均能較好地發揮作用。檔案自檢工作要求，對發現的問題必須舉一反三，全面整改，若在檔案專項驗收中再次發現類似問題，則對檢查組成員單位進行考核。由于分工明確、條理清晰，建設單位各職能部門和監理單位共同把好了建設項目檔案質量后期控制的第二關。
3.檔案專項驗收給予了檔案工作在項目管理中的一席地位
寶鋼建設項目按投資額分為A類項目和B類項目，除由國家、地方檔案行政部門或有關部委檔案管理部門組織的檔案專項驗收項目外，其他A類項目均由公司檔案管理部門組織檔案專項驗收，B類項目則由各單位檔案管理部門自行組織檔案專項驗收。
關鍵詞：檔案工作過程控制規范管理
一、工程概況與檔案驗收鑒定：
寧常高速公路寧常高速公路是江蘇省高速公路網“五縱九橫五聯”的重要組成部分，2007年10月建成通車，起于寧杭高速公路南京市溧水桂莊樞紐，接在建的寧杭高速公路桂莊樞紐，向東經溧水、句容、金壇、武進，止于常州武進區鳴凰鎮東南，與在建的南京至太倉高速公路常州至江陰段相接，并與滬寧高速相交。全長 87.259公里。常州段境內全長59.849公里。寧常高速公路全線采用平原微丘區高速公路標準，雙向六車道，路基寬度35m，計算行車速度120Km/h，設計菏載標準汽－超20，掛車-120。平曲線最小半徑5500m，最小凸型豎曲線半徑2000m，最小凹型豎曲線12000m，最大縱坡2%，最短坡長 420m。主要工點地震基本烈度為Ⅶ度，地震鋒值加速度為0.10g。設計洪水頻率特大橋1/300，其余1/100。寧常高速公路常州段WJ2、WJ3標路線通過區的地貌單元為太湖堆積高亢平原分區與湖淺水湖沼洼地，地勢平坦，略有起伏，局部地段地勢低洼，網狀水系發育。在常州境內設立薛埠、金壇西、金壇東、成章、鳴凰西等五個互通口。全線設立兩大服務區：茅山服務區和湖服務區。
本人在寧常高速公路從事檔案管理工作，我把這一重要工作作為組織上對我的信任，自己感到人生道路上這也是一次難得的鍛煉和提高機會，因此，我依靠領導支持和基層的幫助，積極努力，認真探索，自始至終精心操作和辦理。最終，按省高速公路指揮部、省檔案館的規定要求圓滿完成，整理、匯總、分類、編制出寧常高速公路檔案資料。
2007年8月，交通部檔案館，江蘇省檔案局，江蘇省交通廳聯合組成項目竣工檔案專項驗收組對寧常高速公路常州段（三期）工程項目竣工檔案進行了專項驗收，驗收組分別聽取了南京、無錫、常州高速公路建設指揮部工程項目檔案管理工作的情況匯報后，驗收組專門對常州市高指檔案資料進行了全面查閱檢查。驗收結束，驗收組意見：（華建監理組）工程項目竣工檔案全面反映了工程建設的實際狀況，檔案管理規范、手段科學、在全國高速公路建設項目檔案管理中達到先進水平，一致同意寧常高速公路江蘇段（三期）工程項目竣工檔案通過專項驗收。
二、建立檔案管理體制與規范制度辦法
寧常高速公路自開工建設，我部就圍繞“生態、環保、景觀、旅游”的總體工程要求和“建一流檔案”的目標，并制定了一套完整、系統的檔案管理辦法，從開工起即認真做好各項檔案管理工作，具體情況如下：
（A）建立健全檔案管理體制，做到上、下重視，組織落實。
寧常高速公路項目開工之初，即按照上級有關要求，成立了檔案管理工作領導小組，由市高指常務副總指揮任組長，綜合處處長和項目總監任副組長，指揮部科室負責人及駐地監理組長、項目經理為成員；組織、協調、指導和監督指揮部各部門及各監理、施工單位按照有關要求做好工程原始資料的收集、歸檔；建立起由指揮部、項目辦、監理、施工單位組成的專（兼）職檔案管理網絡，平時不間斷地由指揮部綜合處聯合項目辦對施工、監理單位的檔案管理工作進行督促和檢查，并提出整改意見。
（B）以市高指下屬寧常高速公路來說，由寧常項目辦統一管理檔案工作，實行總監負責制，全面負責工程檔案的形成、收集、積累，及時根據工程進度對各個階段的資料提出歸檔要求，配備了適應現階段工作需要的專（兼）職檔案工作人員，
（C）建立健全各項檔案管理規章制度。
為規范項目檔案管理，確保檔案完整、準確、系統和有效利用。在省交通廳、省高指、省檔案局聯合下發的蘇交辦（2000）41號《關于印發〈江蘇省高速公路建設項目檔案管理規范〉的通知》的基礎上，我部特制定了《工程交工資料整理辦法》，對原始件的形成、收集、整理提出了明確具體的要求，使資料管理工作從一開始即走向正軌。
三、實施過程中的基本做法：
1.制訂統一表格：
為統一全線工程表格的使用，根據“二級監理”新模式的具體情況、具體要求，對原省高指《國道主干線（江蘇線）高速公路工程項目監理基本表格用表說明》41種表式進行統一修改和補充完善，制定了《寧常高速公路工程項目基本表格及用表說明》印發給各施工、監理單位遵照執行。
2.進行專（兼）職檔案人員培訓：
為提高檔案管理人員工作水平，指揮部首先經常組織檔案資料員學習有關檔案管理規范，提高業務水平，并聘請省、市檔案管理專家專門進行業務指導，并且先后兩次專門組織施工、監理檔案人員到寧杭高速公路檔案室進行參觀和學習，吸取先進經驗。然后回來結合省高指文件及寧常路自身實際從下部基礎，左右構造，由下而上進行檔案分類、編號及上、下協調實施，進行明確統一。
3.加強實施過程中的檢查、監督：
高速公路檔案面廣量大，內容繁雜，如果不從一開始就按照省高指文件要求實施，今后如果要返工或重做，后果不堪設想。為此，我們特別注意開始階段的檔案資料收集、整理工作，我們先讓施工單位進行資料的收集、匯總、完善工作，全部按大類劃分好，做到各類資料不缺失。針對施工單位不熟悉資料歸檔內容，又組織了施工單位去檔案室學習一期工程項目檔案，做到心中有數。
4.實行獎優罰劣辦法：
我部按工程建設合同要求，將工程文件編制和整理工作列入階段性目標考核，并采取獎懲措施，以此保證各施工、監理單位高度重視檔案工作。在進行單位、分部、分項工程評定的同時，對驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質量進行考核，資料不全的給予扣分，資料及檔案工作優劣納入“優質優價、優監優酬”作為考核重要內容，檔案工作的好壞還直接影響施工、監理單位評獎等級和獎金數額。工程進行了一個階段后，指揮部邀請省、市檔案專家、組織全線范圍的資料專項大檢查，對檢查中發現的問題，及時督促各單位限期整改。
在整個工程實施過程中，我們進行了十五次大檢查，每次都引起各單位主要負責人對檔案工作的高度重視，因此，檔案經費、設施和設備得到充分保障。各施工、監理單位均能設立檔案室，投入資金購買檔案柜、計算機、激光打印機、攝像機、照相機等設施，滿足檔案室存放要求，確保檔案保護安全無隱患。
5.重視檔案的后期工作：
為了保證檔案的裝訂質量，我們與省檔案局、省高指保持經常聯系，及時向省、市檔案局等有關單位購置檔案用品，聘請專業裝訂人員，對全線檔案資料進行統一裝訂，提高了檔案資料的裝訂質量，做到了整齊劃一，外觀精美。
6.引進檔案軟件的科學化管理：
寧杭高速公路在檔案資料整理過程中，根據省檔案局和我市檔案局的指導，引進了省檔案局開發的永樂文檔一體化通用軟件系統化管理，所有卷內目錄和分類目錄均輸入計算機進行統一管理，為以后的查找和應用提供了極大的方便，也提高了檔案管理的現代化水平。
四、對高速公路檔案工作的幾點體會和認識
1.樹立高度責任性，自身先搞清內容規范
我省、市高速公指揮部十分重視高速公路建設項目檔案工作，并專門匯編了一本《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規范》，規定的質量標準、管理辦法、分類規則、目錄編號、圖表式樣等就達10余萬字，例如檔案分類就分：綜合類、工程設計類、施工類、監理類、決算類、竣工類、工程科研類7個大類。又如工程設計類它又分：勘案設計、總體設計、初步設計、技術設計、施工圖設計、變更設計、現場綠化設計、通用圖設計、設計計算、設計鑒定及審批等11項。整個建設項目檔案共分十四類，471項內容，可見內容繁多，分類極細，且要求很高。
當我接受這項檔案管理工作時，深感責任很重，壓力很大，古訓曰：“天下無難事，只要肯用心”。因此我樹立高度的事業心和責任心。首先自已認真閱讀管理辦法、管理規范，弄清檔案案卷質量標準、檔案分類編號規則、文件材料歸檔范圍及保管期限等基礎內容，參加由省高指和省檔案局組織的檔案管理培訓講座，對于概念不清晰的問題就直接向省高指韓以謙教授求證，虛心向本單位搞過檔案工作的老同志討教，向檔案管理先進單位學習，本著學中干，干中學，并下定要搞好這項工作的決心，努力按省高指要求“建一流高速工程，創一流工程檔案”的目標去奮斗。
2.抓好重點環節，加強過程控制
、高度重視原始資料的收集與保管
工程技術資料檔案與法規案件發生之后一樣，原始憑證、原始資料極為重要，如原材進場時的“材料質量鑒定書”，監理工程師隱蔽工程驗收簽認單等。又如工程設計變更，必須要有設計單位原始設計資料，而實際工作實施過程中，承包人需要不斷完善變更資料，時間久了，可能一整本原件全部變成復印資料；可能變更立項是原件，等到變更報審時都成為復印件。這樣，檔案資料驗收時，專家們就會提出質疑，懷疑檔案資料的真實性。
我們從實踐中進行總結經驗，確定按照誰組卷，誰負責保存原始件的原則，由組卷部門負責保存。以中期計量為例，因為最終是由監理組組卷，故中期計量的原始件完全由監理組保存，這樣一旦追究責任，很容易查清楚。
、檔案人員不能常更換，內容缺乏及時補辦
在寧常高速公路實施過程中，有的項目經理部因工作需要常更換檔案資料員，一項大的工程檔案資料從開始熟悉到熟練很不容易，隨便更換檔案管理人員，新、老交換過程中，新的同志不熟悉，老的同志又不再參與管理，這就容易造成脫節，部分資料收集不及時、匯總就容易造成缺失。所以在整個工程進程中我們要求不能隨意更換檔案管理人員，避免此類問題的發生。
、提前集中整理，不符合規范可早補正
為了寧常高速公路常州段檔案資料能按省高指下達的檔案管理規范和質量標準進行管理，市高指要求我們提前半年把各標段和設計、監理部門的檔案資料員集中起來進行檔案整理，先重溫省、市高指下達的各項檔案管理文件，組織單位互相對照文件、規范和標準進行檢查、對照，互查各單位的檔案資料是否完善、缺欠，特別是是否有原則性錯誤之處，然后把各項問題表列出來，再由各標段要求單位及時進行更正，補充和充實或返工。并做到誰組卷、誰負責。如果不在竣工前結束資料整理，經過了一年的缺陷責任期，施工單位人去樓空，這就會給后續資料完善工作造成了困難。
、要克服檔案資料管理中的幾個常見問題
1、中間檢驗單或者工程檢驗認可書的日期，應是（駐地）監理工程師簽認的日期，而不是承包人報驗的日期。
2、簽字一直是交（竣）工資料驗收時的重點，一些項目監理、總工、監理組長日常比較繁忙，簽字往往不是本人親自簽認，而是由資料員專人代簽，有時候就出現幾種筆跡，嚴格來講，這就是假資料，不符合檔案資料的規范性、真實性原則，因此，一些重要的材料，責令返工讓當事者親簽，因為涉及到責任問題。有些施工單位的工程檢驗認可書，責任者居然還是施工單位本身，這是不熟悉規范造成的。責任者指文件材料的直接編輯部門，而不是負責歸檔的部門。
3、在工程實施過程中，有時出現變換項目經理、總工以及橋梁、結構工程師等情況，我們要求辦理人員變更手續，這樣，在以后備考表中可以注明相關調整情況，以及相關人員簽字的權力范圍，做到簽字有依據，也避免越權簽字的情況發生。
4、規范上明確要求案卷內文件字跡清晰、端正，圖面整潔，但實際操作時候很困難。特別是案卷題名使用激光打印后，存放沒有問題，但經過一系列的檢查（搬動、翻看）后，部分題名會出現模糊現象，有的就必須返工重做，這主要是卷皮材質與激光打印機存在不配套的問題，今后需要事先進行檢驗。
關鍵詞 檔案管理 重點工程 角色定位
新時期企業發展速度加快，重點工程建設項目接二連三。企業檔案館在重點工程項目建設中機遇和挑戰并存。企業工程建設項目檔案是企業檔案館檔案信息資源建設的重點，通常也是個難點。收集難、歸檔難、整編難、數字化難……
江西銅業集團公司__冶煉廠（以下簡稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬噸銅冶煉等國家重點工程建設緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環再利用等多項技改工程穿插其間。貴冶工程建設檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設同步進行、同步發展，既建了一流工程，又創了一流檔案。這些成績的得來，有賴于該企業檔案部門在重點工程檔案管理中的準確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發主動服務，開創出重點工程檔案管理的全新局面。
一、制度化管理的推動者
制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設過程中應該始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《國家重點建設項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰來制定、誰來執行、誰來監督呢？企業重點工程建設單位工作重點肯定在工程建設本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業知識方面一般不太豐富。企業檔案部門與重點工程建設單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業但一般沒有直接的隸屬關系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執行。企業檔案部門在工程建設項目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導者，從而推動工程建設項目檔案管理實現制度化。
《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責任制》、《關于做好二期工程隨機資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細則》、《三期項目經理部工程項目建設檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬噸銅冶煉工程檔案管理細則》等一系列具有較強針對性的項目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導和介入下得以及時制定、頒布執行和發揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項工程建設初期均及時與建設單位溝通，對工程項目檔案管理制度建設提出建議和指導，并積極參與項目檔案管理制度的制定和完善。建設初期檔案部門建議和指導檔案管理制度建設，避免了工程建設熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學性、專業性和針對性，提高了執行效果。
二、程序化管理的堅持者
工程項目檔案管理是工程建設的重要組成部分，將檔案工作與建設程序有機地結合起來并與時俱進對工程項目檔案的規范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對全廠38個機關科室258項管理制定了工作程序。__項目經理部也制定了工程招標、設計及設計變更管理、施工現場簽證管理、隱蔽工程驗收管理、試車管理、工程項目竣工驗收管理、文件資料管理等38個工作程序，涵蓋外事、辦公、財務、計劃、設備、工程等建設領域所有工作環節。廠檔案部門要求這38項工作程序的最后一環均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運行為貴冶工程項目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導。同時針對新情況，及時在相關程序中增加了工程監理環節，并將工程監理作為工程建設中的重要環節加以強調，此舉為工程質量和檔案的準確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎上增加了檔案數字化管理工作程序，為工程檔案實現網絡化管理提供了有效的作業指導。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長期不懈地堅持程序化管理并保持管理程序與時俱進的努力結果。
三、數字化管理的耕耘者
檔案管理數字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數字化是工程檔案管理的一項重要內容。當前，紙質檔案依然是工程項目檔案的主體。貴冶工程項目檔案絕大部分為紙質，要實現數字化絕大部分需要通過掃描或數碼成像等設備進行轉化。貴冶工程項目檔案在建設單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項目檔案的最終歸屬。指望工程項目建設單位開展紙質檔案的數字化轉換既不現實，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項目檔案數字化管理的主力軍。
貴冶檔案部門在管理好工程建設項目紙質檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設的一項重要工作。1999年廠領導和工程建設項目經理部大力支持檔案現代化管理，為檔案部門配置了部門級網絡服務器、網絡光盤庫、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺pc機網絡工作站、普通掃描儀、打印機等一系列網絡設備，配置了thams20__檔案管理、圖紙處理等多種軟件，建成了貴冶檔案信息系統。此后檔案現代化管理設備設施和管理軟件得到不斷更新和升級。貴冶檔案管理信息系統通過fddi光纖環網接入貴冶主網，是貴冶主網的一個重要子網。在開展檔案管理網絡化建設的同時，不斷加強檔案管理。他們首先對工程紙質檔案采取了一序列優
化管理措施。工程建設過程中，檔案館工作人員多次深入建設單位檢查應歸檔文件的完整、規范情況，對不規范或不耐久文件材料提出整改意見，對整改不合格的文件材料不予接收進館。對已歸檔進館的文件材料，嚴格按國家檔案局頒發的《科學技術檔案案卷構成一般要求》進行科學分類、組卷。在分類組卷的同時完成案卷條目信息錄入和文件級條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統自動生成案卷封面、卷內目錄、卷內備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實現計算機打印。目前貴冶一、二、三期工程項目檔案都實現了案卷級和文件級條目錄入。對二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉換成電子圖像，再經工程圖紙處理軟件凈化壓縮后全文存入檔案管理網絡服務器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數據庫成功掛接。貴冶工程檔案管理實現了紙質檔案整編與檔案網絡化管理有機結合，完全改變了人抄的傳統管理方式，工作效率大幅提高，紙質檔案案卷質量得到大幅度優化。貴冶工程項目大部分檔案成功實現了數字化轉化，可多途徑檢索，廠內部局域網內用戶均可網絡瀏覽檔案全文。四、關口前移式管理的創新者
按照da/t28-20__《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的相關規定，建設單位負責工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發現，等發現后又錯過了最佳補救時機，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關口前移非常重要。所謂關口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設全過程，將重點工程檔案意識強化、制度化管理、標準化管理、收集整編等質量控制關口前移到工程設計、施工、建設、監理等工程建設整個過程之中。
