時間：2023-06-01 09:47:28
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇秘書工作，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞 秘書 文書工作 檔案 管理
秘書的“文書工作”工作，即文書撰寫、制作、處理等文書檔案事務，在討論其與檔案的關系時，先看以下幾個定義，一是“文書檔案”，即反映黨務、行政管理等活動的檔案；二是“歸檔文件”，即立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料；三是“歸檔文件整理”，即將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。僅看這三個檔案有關的定義，結合秘書的“文書工作”具體職責和內容，能非常清晰明確地發現秘書在日常工作中，必須按照文件、檔案的形成規律和管理要求開展相關工作，而按照檔案要求做好文書工作，是對秘書基本的要求。
一、文件與檔案的關系
從本質上講，文件與檔案屬于同一種事物，只是表現形式不同。“文件”是機關單位處理事務過程中自然形成的一種管理工具，具有現行效用。一般講，對處理完的文件進行挑選和整理，把對日后工作有查考利用價值的集中保管，這樣，文件便從形成時的處理事務工具轉變成具有原始價值的檔案了?！拔募迸c“檔案”記錄內容相同、物質形態相同，并且都具有原始記錄性，所以，文件與檔案實際上是同一物質對象在不同工作階段的不同稱呼而已。檔案由文件轉化而來，是文件的最后歸一，文件的質量決定著檔案的質量，文件管理是檔案管理的前期工作，檔案管理是文件管理的延伸和發展。
二、秘書工作與檔案工作的關系
由于文件與檔案的關系，作為形成與處理文件的主體，秘書在完成了文書處理程序后，將文件收集齊全，按照日后的利用價值標準進行挑選、重組，形成有機體系的一系列檔案工作，是秘書工作與檔案工作的交叉點，為檔案工作的開展奠定了物質基礎，也為檔案工作的規范化創造了條件。如果文件的內容不準確，勢必影響檔案的價值；如果公文文種混用、行文關系混亂、公文撰制程序不規范，將影響文件的歸檔整理和檔案查找；如果公文載體材料質量差、繕印不清，也會影響檔案的質量和使用壽命。所以說秘書工作和檔案工作的內容和范圍雖然各不相同，但兩者并非截然分離，檔案工作是秘書工作的延續和發展。
另一方面，檔案工作的質量同樣會影響機關工作的效率和質量，會影響秘書參謀作用的發揮以及辦事效率和政績的評價。因為只有健全完整的檔案才足以獲取真實的信息資料，為領導提供可靠的決策依據，而且，健全的檔案工作，齊全完整的檔案資料，有助于機關工作效率的提高。因此，秘書工作和檔案工作之間是相輔相成、緊密聯系的關系。秘書人員應當具有檔案意識，具備相當的工作技能，按照文件管理、檔案管理規律辦事。
三、秘書工作檔案管理的主要要求
秘書工作的檔案要求體現在一個“檔”字上，即要求秘書具有檔案意識，具備檔案專業知識，在工作中自覺地將文書工作與檔案看作一個連續的有機整體，實行一體化的管理，并且要有全局觀念，努力提高檔案工作水平。秘書工作的檔案要求具體有：
（一）檔案收集的要求
秘書應當按照國家法律法規的要求，將公務活動中產生的文件收集齊全，進行整理，按規定移交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理。尤其要建立健全歸檔制度，具有查考利用價值的文家材料必須列入歸檔范圍，在規定的時間內歸檔，并且保證歸檔文件的質量，準確界定歸檔文件的保管期限。準確判斷文件保管價值是做好檔案收集整理工作的關鍵，哪些文件需要歸檔，那些文件無需歸檔，秘書要做到心中有數。那種只要是歷史記錄就必須歸檔的做法是不科學的，不僅浪費人力、物力、財力，而且使有用的檔案信息被淹沒在無用的材料之中，不便查找；相反，只有從檔案查考的角度出發，不考慮文件的科學研究價值，又可能遺漏有價值的材料，最終影響檔案的利用。同樣，只重視紙質文件的收集而忽視其他載體材料的收集也是不夠的。
（二）檔案質量的要求
文件從形成到歸檔保存，都要求秘書具有檔案質量意識。一方面，秘書工作水平的高低直接影響到檔案的質量。有的秘書行文能力差，文件修改、涂抹嚴重，造成檔案整理困難；有的秘書使用文種和格式不規范；有的秘書工作責任心不強，使用書寫工具相當隨便，經常使用易褪色的圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍墨水筆等，對紙張規格、紙質、紙張顏色的選用也缺乏標準，造成文件材料不易長期保存，影響了檔案的使用壽命；有的秘書缺乏檔案保護的基本知識，對文件存藏環境防潮濕、防高溫、防灰塵、防有害氣體和防蟲、防霉、防火等基本要求一無所知。為了保證檔案的長期保存與安全，秘書還應當具備一定的檔案保護保管知識，了解和掌握檔案損壞的原因和規律，采取專門的技術措施和方法，預防檔案損壞。
（三）檔案信息開發利用的要求
有了健全完整的檔案，就能查找到真實的信息資料，為領導提供可靠的決策依據。如果沒有檔案利用意識，沒有健全的檔案工作制度，秘書的參謀服務作用就很難得到充分發揮。同樣，秘書在日常工作中也經常要查找文件、檔案，要利用經過整理的系統化、條理化了的研究成果作為參考。因此，充分認識檔案是一種重要的信息資源，并且科學有序的挖掘、收集、整理和利用好檔案信息資源，是秘書提高工作效率和質量的重要手段。
一、工作特點
1.服務性與協調性
教學秘書不但肩負著把系、學院及教務處所制定的各項規章制度向系部教師宣傳的職責，同時，也負責把教學相關的任務落實到每位學生，確保全校的教學活動正常開展。既下達任務，也廣泛征求和聽取各教師和學生對教學管理工作的意見和建議，及時把信息和意見反饋給相關領導部門。由此看來，教學秘書是上情下達，下情上報的服務者，即為教師教學和學生學習提供支持幫助，也為院（系）領導決策提供參考信息。身為教學秘書，不可能獨自處理所有繁瑣的教學事務，還涉及與多部門進行協調溝通。如何在最短時間內利用手上的資源把問題理解清楚，再采用“取精去糟”的方式，積極地與別的部門聯系，有效地解決問題，這需要教學秘書具有良好的溝通與協調能力。
此外，一旦管理部門所作出的決定和計劃等相關事務和院（系）的教學管理事務上存在差異和矛盾時，這就需要高校秘書及時的掌握相關事務，并起到協調或者依據當時情況結合實際的問題，做出應對的措施，并及時上報于上級。達到協調各部門事務上一體化，從而促使所有教學事務有序進行。
2.繁雜性與嚴謹性
教學秘書協助系主任管理日常的教學活動，內容包括：排課、征訂教材、收集教學資料、教師工作量統計、檢查落實教學計劃執行情況、調課情況、停課情況、學生成績管理、畢業生資格審核、各階段教學檢查、學生評教、教師互評、學生英語四六級、計算機等級考試報名、學籍檔案管理、成績管理、安排考試及監考、各學期考試試卷整理歸檔等。其他方面包括科研資料管理與存檔、教學評估、教學文件的通知與下達及歸檔、教學情況通報、教務系統相關工作等。如此冗雜的工作，卻不允許有一絲錯誤。做得好，理所當然，默默無聞；一旦稍有疏忽，便會造成教學事故，受到各方譴責。這要求教學秘書有高度的責任心，每一件小事都必須考慮全面，親自操作，牽一發而動全身。
3.專業性
教學秘書，顧名思義是指從事與教學工作相關的具有輔質的管理人員，它是教學管理隊伍中的基層工作者。但由于種種原因，部分高校對教學秘書的作用認識不足，認為教學秘書是打零工人員。實際上，教學秘書工作涉及面廣而繁雜，需要復合型人才才能勝任。教學秘書從事業務工作需要掌握口頭表達能力，文書寫作能力，溝通能力、公共管理等基礎知識。此外，由于經常與學生接觸，還應掌握心理學、教育理論知識、本院系專業學術背景、教學規律及教學特點等，并在工作中加以運用，不斷總結提高工作水平。同時，需具有一定程度的計算機操作水平，熟練運用教務管理系統，常用辦公軟件，能精確快速處理教學管理工作，為廣大師生提供快捷服務。
4.應變性
在日常工作中，經常遇到來自學生和院（系）領導、教師的突發性事情，如臨時調課、停課等。這要求教學秘書要時刻保持清醒的頭腦，有較強的分析問題的能力，迅速果斷地處理這些突發性事故，盡可能在最短時間內把問題解決。同時，應變性也同樣運用在處理同事之間和師生之間的關系上，做好溝通的樞紐，使大家能互相理解，成為和諧的整體。
二、教學秘書工作中存在的問題
1.工作繁忙，任務重
教學秘書是教學管理的實施者和組織者，工作內容幾乎涉及院系日常教學管理的各個方面，如課表管理、學生選課管理、教師調停課管理、教學任務安排、考務管理、畢業論文（畢業設計）和學位資格審查、教師工作量核算和教學評估管理、檔案管理等。除此之外，還包括隨時處理突發事件，解答老師和學生的咨詢。據不完全統計，教學秘書的日常事務大概百余項，可謂千頭萬緒。
2.待遇偏低，隊伍人員流動大
一直以來，教學秘書的崗位沒有得到高校領導的重視，普遍認為其工作就是排課、調課、學籍管理、專門負責通知等簡單重復性的工作。一言蔽之，就是什么人都可以做，不同于教師崗位，還有專業學歷的要求。同時，由于工作太繁瑣，以致于都沒有計算教學秘書工作量的體系，甚至是無法計算，無法量化。因此，工作的難度和業績都不易體現出來，導致教學秘書與機關人員一起參加職稱評定時，處于相對劣勢。另外，教學秘書由于工作任務重，很少甚至不可能有機會參與科研項目，缺少科研成果，也是導致職稱評定難得原因之一。教學秘書晉升之路艱難，且工資待遇較低，導致在崗人員想方設法轉崗，也是較普遍現象，還使得該隊伍人員結構參差不齊，整體素質偏低，嚴重影響工作質量和效率。
3.職業聲望較低
教學秘書普遍得不到應有的尊重，部分領導和老師都認為教學秘書就是后勤雜工，可有可無。再加上教學秘書工作屬性多為輔，工作成果不明顯，工作價值模糊，得不到相應的認可和尊重。
4.崗位職責不明
教學秘書既從屬于教務處，接受教務處的任務安排，同時又服從院系領導的安排，是在雙重領導下進行具體的管理工作。這就容易造成同一時間內要接受來自不同上級安排的任務。再加上學校的各個部門、院（系）領導和師生們對教學秘書崗位的不了解，甚至把行政秘書、輔導員、科研秘書等的部分工作或全部工作安排給教學秘書來承擔，導致教學秘書的工作更加繁雜。
5.工作創新能力不夠
隨著高校辦學規模和學生人數的不斷擴大，教學秘書的工作量也隨之猛增，個別院校為精簡人手，一個系部只安排一位教學秘書。繁重的工作任務使得教學秘書處于高壓狀態，時刻準備著處理各種事務，根本沒有時間去接受培訓，知識也根本談不上更新，更別說創新。在現今社會，現代信息技術是提高管理水平的有效手段，例如各種教務系統，這就需要教學秘書需要有嫻熟的計算機理論和網絡技術知識。但由于教學秘書都忙于應對繁雜的事務，因此對科技方面的知識更不上社會的進步，新知識的缺乏，造成工作效率的下降。
三、解決措施
1.改變觀念，重視教學秘書的工作
高校領導與教師應該充分認識和肯定教學秘書的工作，尊重其在教學管理中的地位，提高其職業認同感和成就感。由于教學秘書的工作需要各部門，包括師生和輔導員的配合，學校有必要為教學秘書建立和諧的人際關系環境，保障教學秘書在整個教學體系中的地位。
2.建立明確的崗位制度
首先，健全的體制機制是根本保證，學校應對教學秘書的崗位制定明確的工作職責范圍，并納入學校的規章制度，切實執行。而不得隨意將任何后勤的雜事、瑣事交由教學秘書處理，模糊教學秘書的身份定位。
其次，建立合理的教學秘書晉升制度。目前，很多高校的教學秘書的職稱評定仍是與教師的要求一致，導致出現職稱評定難，薪酬增加難得現象。學校應與實際結合，建立符合教學秘書工作性質的績效評價體系，并且提高其服務對象―學生，在此過程中的參與度。當然，與教學秘書有業務聯系的專職教師、行政同事、直接上級領導也應參與對教學秘書的績效測評，形成360度評估體系，使教學秘書通過綜合評估結果真正地認識到自身存在的不足，加強自身建設，提高其工作積極性。
3.提升教學秘書專業素質
一般高校都會有定期的教師培養計劃，而針對教學秘書的培養支出可謂少之又少，這也是教學秘書缺乏工作熱情的重要原因之一。作為教育管理的前線人員，不斷提升素質和技能是極有必要。一方面，在招聘教學秘書過程中，要注重對高素質人才的選拔，注重對綜合素質的考核，這是教學隊伍質量的有力保障。另一方面，對教學秘書的培訓，學校應加大投入，定期有組織有計劃地進行關于業務技能、服務意識、科研能力、教育心理學等方面的培訓。尤其隨著當今高校國際化的程度逐漸加深，與國內各大高校甚至國外學府的合作交流頻繁，不斷吸取先進的教學管理經驗，提高教秘的整體水平十分必要，且為迎接愈加專業化的教育環境提供有效的保障。
4.個人的提高與鍛煉
客觀條件的改善是保障，而主觀的努力是進步的前提。首先，教學秘書需清楚認識自己的職責，作為教學活動的基層人員，應具備強烈的責任心，服務師生。其次，但又不能滿足于應付一般的教學日常工作，而是應該主動學習，學會思考。對于日常性的工作，能總結方法，創新工作思路。善于發現問題，采用新途徑、新方法解決問題，由于教學秘書的工作涉及面廣，因此還應多學習管理范疇的知識，才能理解相關政策，把理論與實踐相結合，更好地適應時代的發展。最后，教學秘書需熱愛自己的崗位，學會總結工作經驗和不斷自省進步，而不是一直埋怨外部環境的惡劣、領導的不重視。通過自身的努力，獲得師生、學校領導的尊重與認可。
5.鼓勵科研
【關鍵詞】秘書工作；法治思維；運用策略
對于秘書而言，無論是行政事業單位秘書還是企業內秘書，從工作性質上來說均屬于領導日常工作輔助人員，屬于領導工作中的主要助手，在實際工作過程中發揮著十分重要的作用。作為秘書工作人員，在實際工作過程中，應當清楚認識自身工作性質特點，同時在工作過程中應當對法治思維進行有效運用，從而使自身素質及工作水平得到有效提高，使自身得到進一步發展。
一、新形勢下秘書工作性質分析
（一）新形勢下秘書工作具有創新性。對于秘書工作人員而言，其日常工作內容通常都比較復雜，而創新性屬于其基礎及動力。秘書工作人員需頻繁接觸領導，兩者在實際工作過程中有著密切往來，秘書工作崗位主要工作就是對一些重要文件信息進行收集、整理及儲存，為領導決策做好參謀，在實際工作過程中占據十分重要的地位。所以，對于該崗位工作人員而言，要求其必須具備創新能力，在社會發展新形勢下能夠不斷探索，從而有新突破新發現。
（二）新形勢下秘書工作具有前瞻性特點。在新形勢下秘書實際工作過程中，很多相關活動內容均需秘書工作人員進行預測，并且實施相關安排與計劃，因此，對于從事秘書工作的人員而言，其不但要具備敏銳的洞察力，同時也要具備一定的預見性。對于這種預見性而言，是以科學性為基礎建立的，在看待問題方面應當保持發展眼光，在分析事物方面應當依據其過往及當前規律，從而對其以后可能會出現的情況進行判斷，對于秘書工作而言，其科學預測準確性越大，則對其實際工作也就越有指導意義，能夠更好服務于當前發展。
（三）秘書工作具有積極性特點。對于秘書工作積極性特點而言，其所指的是在秘書實際工作過程中應當保證積極上進的工作態度，對于本職工作應當具備較高熱情。在具備較高工作熱情的情況下，在實際工作中也就能夠更加努力，能夠積極進行創新，敢于承擔責任。在新形勢下，秘書工作亟須具有較高工作熱情的人來承擔，這樣才能使得單位整體取得穩定良好發展。
二、新形勢下秘書工作中法治思維的有效運用
（一）秘書工作人員應具備法治思維。對于新形勢下秘書工作而言，法治思維是秘書必須應當積極堅持的思維方式。在實際工作過程中，秘書人員應當起到積極帶頭作用，對相關法律知識進行學習，自身應當先保證做到知法、守法及正確用法，要保證能夠真正懂得法律，并且要能夠真正運用法律。另外，通過法律知識的學習，應當將其在實際工作過程中進行有效運用，應當使相關法律知識與當前社會發展需求相結合，做到知行合一，要使學習過程真正成為認識不斷提高，思想不斷統一的過程，使其成為通過對問題不斷研究逐漸推進工作發展的過程。作為秘書工作人員應當確立法治觀念及法治意識，并且要使法治意識及法治思維得到進一步強化，對于相關法治規范及法治紀律應當積極遵守，做到處事時有據可依。
（二）秘書應當提高自身依法辦事能力。從當前實際情況來看，社會發展形勢十分復雜，作為秘書工作人員，在實際工作過程中各個方面均應當使自身法治思維水平得到進一步提高，同時應當使其通過法治方式實施日常工作的能力得到進一步提高。另外，在實際工作過程中，秘書人員應當依法履行自身崗位職責，要敢于負責，對于自身職責敢于擔當。在實際工作過程中，在出臺重大決策時，應當嚴格遵循相關法定程序，即公眾參與、專家論證以及風險評估與審查合法性等方面，最后集體討論決定，從而使各項決策均能夠實現合法化、科學化及民主化。
（三）秘書對法律監督應當主動接受。在秘書工作過程中，為能夠使秘書人員真正實現依法辦事，健全制度以及完善監督機制是重要保證。政府及企業應當從制度的健全與機制的完善入手，積極構建科學監督機制，應當保證監督機制公正高效、系統完備，還應當保證監督有力，使以制度管理人、事得以真正實現。對與群眾自身利益密切相關的事項，可利用政務公開等方式，使群眾能夠知情，并且使群眾能夠積極參與及評價。秘書工作人員應當嚴格執行相關法律規定及要求，積極踐行群眾路線，在實際工作中做到遵紀守法，不斷增強自身法制觀念，依法用權，依法辦事，在工作過程中嚴格要求自己，使各項工作均能夠依法開展。
三、結語
在當前社會發展過程中，為使秘書工作能夠得到更好開展，秘書工作人員應當在工作過程中對法治思維進行有效運用，真正做到依法辦事，使各項工作的開展均能夠依法進行，從而使秘書工作整體效率得到有效提升。
【參考文獻】
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關鍵詞：高校；教學秘書；思考
眾所周知，教學管理對于高校的健康、穩定、和諧的發展與演進有著重要的意義。高校教學秘書在整個高校管理過程之中發揮著重要的作用，是整個學校管理隊伍之中不可或缺的一環。高校教學秘書具有其特定的職業特征，屬于溝通教學一線的教師（亦或本身就是授課教師）與高校管理各部門之間關系的重要環節，是協助學校、院系的領導對于整體學校進行有效管理的重要的服務型人員，對于高校教育教學新秩序的構建以及教育教學效果的最終實現功不可沒。因此，作為高校的教學秘書，如果能夠對高校教學秘書的職業特征有深入的了解與領悟，則將大大地促進其工作的效率和工作熱情的激發。高校教學秘書的職業特征主要表現在以下幾個方面。
一、作為教育教學基層管理者，高校教學秘書的工作具有煩瑣、繁重等特征
高校教學秘書每天工作所遇到的事情，一般較為瑣碎，是一個“一對多”的工作模式。所謂“一對多”的工作模式是指，高校教學秘書通常要解決大量的關于教育教學活動、各學科教師、學生等所提出的大部分問題。同時，作為高校教學秘書需要解決大量的關于教育教學活動、學校各部門之間的關系協調、教學安排、課程安排、各學科考試安排等等。而且，這些事件的處理一般時效性又較短。例如，大學生的四、六級報名，在較短的時間需要做正確的安排。因此，對于高校教學秘書而言具有煩瑣、繁重等特征，要求高校教學秘書具有強大的心理素質，以及強烈的責任心。
二、高校教學秘書的職業特征還包括具有高強度的學習性
通常人們認為高校教學秘書的主要工作是對于上級的指示進行合理地處理，并且下放到基層教育教學部門，而忽略了高校教學秘書的高強度的學習性。教學秘書在教學主管部門、各學科教師、各年級學生之中，其協調、服務職能直接表現在整體教育教學管理的全過程之中，如果想真正地做好各項溝通與交流工作，則必須加強對于自己素質的提升。而對于自身素質的提升，最有效而直接的措施即是自我教育與自我學習。
三、高校教學秘書工作需要有科學的計劃性與邏輯性
雖然從高校的各項教育教學活動來說，都需要具有科學的計劃性與邏輯性。但是，高校教學秘書工作的計劃性與邏輯性的要求更為強烈。高校教學秘書每天的工作之一即是對于國家政策、領導的指示進行深入的理解與分析。同時，根據教育學、心理學等科學理論的指導，在政策與規定框架允許的條件下，對于學校的教育教學活動的細節進行構建與加工，進而促進學校各項管理活動的有序進行。如果教學秘書不能夠具有科學的計劃性與邏輯性，對于國家與學校的政策等不能夠很好地理解與安排，則教育教學活動就會深陷混亂之中。這無論是對于學校的教育教學管理工作，還是對于學校教育質量的提升方面而言都是十分有害的。
四、高校教學秘書工作具有監督與研究的特征
高校教學秘書作為基層教育教學活動的管理者，其一方面要參與到教育教學過程之中來，另一方面也要對于學校之中的教育教學活動進行合理的監督與研究。其監督與研究的范圍主要包括各科教師對于學校教學計劃的整體執行情況、對于學校教學質量的實際效果、對于具體的教育教學的評估等等。高校教學秘書工作具有監督與研究的特征對于保證高校教學秩序的順利進行和教育教學質量的不斷提高具有重要的意義。
參考文獻：
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[關鍵詞]高職院校 秘書 工作 職責
[中圖分類號]G717.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）03-0190-01
普通高等教育在社會主義市場經濟條件下逐漸趨向社會化和普遍化。高職院校之所以必須配備秘書，就是為了更好地開展教學工作。領導的助手是秘書，向領導提供信息、資料、文件等決策依據。由此可見，秘書工作是十分重要的。
一、秘書的主要職能
第一，要做一名具有協助管理的秘書。系主任的主要參謀助手就是系秘書，而系秘書就要協助系主任做好系里的工作，比如教學和管理。
而此文中所涉及的主要內容，就是系秘書要發揮其管理協調的職能，幫助系主任做好教學管理和組織工作。
我國高職院校辦學體制靈活，學校中的各系對本系的教學管理、教學計劃、學生紀律等方面擁有決定權。具體來講，這些方面都屬于系主任的管轄范圍。系主任根據本系專業教學計劃以及學校下達的教學指令，擬定出本系教學計劃的實施方案，這些都需要秘書協助系主任來完成。秘書還需要抄發本系老師的任課表，方便老師調課事宜，并報教務處備案。另外，本系教師的教學日志、教案、聽課記錄等，教學秘書必須負責發放和收取，起到監督的作用。除此之外，還要發放學生名單、考試成績單給各班輔導員?？荚嚻陂g發放考試安排表，協助系主任維持考試紀律。
第二，學籍的管理和教學也是秘書重要的一項工作。
系秘書必須嚴格辦理學生的休學、退學、復學、轉學手續，做到有規定可依；要及時向教務處上報學生人數流動情況，還要做好離校工作和入學注冊工作；每學期末要及時把本學期的開課程和學生成績輸入計算機，并向教務處備份；期末考試完成后，將補考人員匯總，備份后報教務處；補考結束后，登記補考成績，完成后及時報教務處。另外，秘書要協助系主任做好課程的重修和組織工作，并將畢業班學生成績及時上報，做好各類校外考試的報名工作和校內課程的選修工作，及時上報給教務處。
第三，系秘書還需要做好教學質量的管理工作。
高職院校的人才質量是其立于不敗之地的重要環節，而人才質量關系到教學質量。協助系主任調研本系專業課的教學質量，是系秘書的責任。其內容主要包括：1.教學進度表的實施情況；2.期初期中期末教學檢查及有關總結工作。
二、秘書的主要任務及研究成果
在高職院校中，既然秘書的位置如此重要，那么怎樣才能做一名稱職的高校系秘書呢？我覺得，主要有以下幾個方面：
1.精通高職院校的特點，主要包括：辦學、教學和管理。高職院校教學方法多樣，辦學機制靈活，我們要依據市場的實際需求來培養專門人才。要學習其他兄弟院校的有效辦學經驗和方法，充分利用高職院校的優勢和資源，更好地為教育學生服務。作為一名系秘書，為了能使本系有更好的發展，都要了解這方面的信息，這是義務，也是責任。
2.明確系秘書的角色意識，充分認識系秘書在全系乃至全院中的地位。秘書對其扮演角色的認識正確與否，直接關系著其參謀助手作用能否很好地發揮。系秘書在工作中要努力為領導提供信息，保持“參與、進取”的角色意識，真正發揮其參謀助手作用，還要始終保持“忠實、服從”的意識。
3.要學習領導者的經驗和智慧，學習群眾的優秀品質，還要向一切社會生活學習。各系領導、教務處以及院級領導均是一些領域的專家教授，所以，作為秘書，要努力學習領導的先進經驗和智慧，從而更好地為本系乃至全校服務。
4.系教學秘書要加強自身的修養。秘書作為一種職業，必須時刻學習專業理論，具備較高的業務理論修養，以便更好地工作。主要包括兩方面：一是有關秘書學的基本原理和基礎知識。包括秘書的職能、基本素養、職能環境、心理等幾個方面；二是有關秘書實務知識和實際操作的方法和技巧。包括文書的處理、公文的撰寫、會務工作、督查工作、辦公自動化等內容。只有這樣，秘書才能更好地勝任其本職工作。
三、結論
本人現處于秘書的崗位，在逐漸的工作學習過程中，我對秘書工作有了一些了解和感悟，我覺得要做一名稱職的秘書，首先要了解工作特點和職責，并熟悉高校教學管理的特點，在接受領導交辦的任務時，要搞清楚辦什么事，何時完成，為把事情辦好創造前提條件；在辦事過程中也要趨利避弊，優化辦事成果。我們只有在不斷的學習、實踐與創新過程中，才能取得更大的進步，才能適應新時代高校系秘書工作。
【參考文獻】
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運時藝術、溝通藝術、處事藝術、統籌藝術、保密藝術、應變藝術。
關鍵詞：秘書工作；特點；藝術性。
中圖分類號：J0 文獻標識碼：A 文章編號：
秘書工作是一項具有悠久歷史的職業，它要求從事這項工作的人員具備優良的綜合素質，不但要做好上情下達的工作，還要做好下情上達的溝通；不但要聯系左右，還要溝通各方；不但要能處理辦公室的實務，還要能為領導出謀劃；不但要懂得現代化的管理知識以把握全局，還要能了解各個部門的具體工作進程。秘書工作的特點在于輔、綜合性、機密性、服務性，也可以總結出秘書工作的作用在于助手作用、參謀作用、協調作用、信息樞紐作用、公共關系作用。如何把這些特點作用等理論的東西結合到實際工作中去，那就要認識秘書工作的藝術性。
一、掌握時間的藝術
所謂掌握運用時間的藝術，就是在于巧妙運用時間這個資源。如果能合理運用時間，不但能工作的很輕松，而且還會在很大程度上提高工作效率。在實踐工作中，我們可以經?？吹接邢喈斠徊糠置貢ぷ髡咭惶斓酵恚锩ν?，而且經常加班，最后疲憊不堪，而相對工作業績來說卻是很一般，還給領導和其他同時的工作帶去不好的影響，究其原因，就是因為他們在工作中沒有很好得的利用時間。表現之一在于工作責任心不強，對待工作拖拖拉拉，在正常的工作時間里內無法辦證工作的正常完成，相比之下工作質量也不能保證.。表現二在于很多秘書人員工作沒計劃性，而且缺乏主動性，忙起來就忙得不可開交，閑暇的時候卻又不知道做什么。不能很好得輔助領導工作，工作業績也不明顯，因此也不能得到領導的器重和賞識。掌握運用時間的藝術要包括兩方面得要求。
1、合理使用時間
秘書工作處于被動地位，很多時候領導會交辦一些臨時事務，而秘書工作者又不能打亂原有的工作計劃，但這不等于說領導決定了秘書的工作時間表。秘書工作時忙時閑，加班得時候比較多，這都是正常得，忙就不說了，主要是在閑得 時候我們該怎么樣利用好，來緩解忙得時候得的工作壓力，在規定得時間內完成該完成的任務，并乘著閑得時間做一些日常性得事物從而提高工作效率和工作業績，即提高單位時間的利用價值。
2、善于抓住時機
古人說：“機不可失，時不再來”。比喻做任何事情要抓住機遇，錯過了這個機會就不再等得來。時機就是時間得幾率價值。抓住機遇也要看準形式，摸清底細，了解背景。把握好時機就會獲得事半功倍得效果。作為一個秘書工作者，想要成功的做好每一件事情，不但要在平時打好扎實得基礎，還要善于捕捉來之不易，轉瞬即逝的機會。抓住這個機會也許是一個單位或一個人的轉機，從中也能飽嘗到成功的喜悅。如果機遇來了，當斷不斷，優柔寡斷，很可能坐失良機，甚至失去前進的信心。時機有成熟與非成熟之分，處事就像摘果子一樣，成熟的果子鮮嫩可口，不成熟的果子澀口難嘗。在知識經濟時代，時勢在瞬息萬變，機遇和風險并存，把握機遇就是抓住發展的機遇，注重發展的趨勢變化。乘勢也就是乘發展之勢，秘書工作者要隨時察覺身邊的變化，知道什么在變，自己怎樣去適應變化。成功的秘書通過把握機遇和冒險精神謀求事業的成功。因此，把握機遇就是把握發展趨勢，就要察勢而謀，順勢而變。乘勢就是該出手時就出手，不該出手時不要盲目出手。過早出手，時機不到，未必成功；過晚出手，時機已過，未必有效。
二、溝通的藝術
溝通作為人際交往的方式之一，對于秘書工作者來說至關重要。對于秘書工作同樣如此，秘書工作中許多工作難題的出現，在很大程度上是溝通出了問題。溝通順暢，管理起來如魚得水；溝通不暢，則矛盾重重。溝通的藝術涉及到許多方面的要求，其中效能最明顯的是語言和情感。秘書的語言要簡練明了，既要符合秘書人員的身份，又要達到一定藝術的境界。秘書的語言藝術必須夠體現出強烈的親和力和感染力，將嚴密的邏輯性和堅定的原則性蘊藏在溫和的商洽性和詢問性的口吻之中，做到坦誠而不輕率，委婉而不造作，使自己能夠很快地被對方所接受，從而達到雙方的深入交流。與此同時，情感的投入是打開交流之閘門所必需的。秘書人員與他人接觸，與其靠以理服人，不如靠以情感人。當然，這不是說只需講情，不必講理，而是把理滲透在情感之中，讓對方在情的感受中逐漸地接受理。況且，情感是一種催化劑，情感色彩越濃，雙方交流的欲望就越強烈，溝通的目的也就更加容易實現。提高溝通的有效度，必須掌握一定的溝通藝術。具體而有效的方法有這么幾種：①要知彼知己，事先了解溝通對象的背景 如年齡、喜好、有何民俗忌諱等。②及時解釋，盡快澄清易引起誤解的原因 如，約定時間遲到了，應立即解釋遲到的原因，特別是首次見面尤為重要。
③坦誠有禮。談話時，精神要集中，要看著對方，態度誠懇而積極，不要打斷對方講話，要用商量的口吻有針對性地表示自己的看法 如“這樣做行嗎？”等等。④要控制情緒。即使對方有些蠻不講理，也不可大動干戈，氣惱不止，而應冷靜應付，必要時以不變應萬變。⑤要善于應變。環境在變化，對方是運動多變的，自己應有應變的能力，及時調整對策，善于在變化中把握自己，同時知識面要廣、反應要快，所需的論據和材料能信手掂來。⑥要巧用體語。恰當的手勢、神態、表情能增強講話的可信度和力度，如手掌的揮動、頭部的輕度偏移、掌合胸前、微笑等。必要時應進行個別談話。個別談話使人更覺私人化，也能照顧對方的面子和感受，使對方易于接受。特別是批評對方時，此法有事半功倍之效?？傊_到高效的溝通，還須在實踐中不斷提高自己，培養T型結構素質（即知識面廣、專業知識深），思路要清晰，態度要誠懇，特別是應變能力要強，以便及時調整應對策略。
三、處事的藝術
任何工作都與“事”有關，秘書人員所涉及的事顯然比其他部門的工作人員要多一些，雜一些。采取不同的處理方式和方法，其效果會有很大的差別。秘書人員要注意處事的藝術。所謂處事藝術，主要表現為兩個方面：
1、手段獨特
就是該辦法是別人沒有用過，甚至沒有想到過的；有的辦法則是在原有辦法的基礎上略加變通；而有的辦法看似平淡無奇，但用來卻是恰到好處，一切都顯得那樣淋漓盡致，游刃有余，這就是藝術性。
2、成效顯著
也就是說，事情不僅辦得快，而且辦得干凈利索，不留尾巴，經得起時間的考驗。這就是人們常說的“事情辦得漂亮”。處事通常是與處人聯系在一起的，不能處理好人的關系，也難以處理好事；許多事情之所以辦成，關鍵是做好了人的工作。另外秘書在工作中要分清事物得輕重緩急，那些事情該先處理，那些事情可以暫緩處理，怎么樣處理，用什么樣得方法去處理?？偨Y秘書工作的實踐，為什么同樣辦一件事，有的秘書人員雖然也能應付，但總覺得不是那么得心應手，有時還顯得有些拖泥帶水，原因就是他還沒有邁進甚至靠近處事藝術的殿堂。
銷售秘書工作要求(一)責任心
做任何事情首先要有一個積極向上的心態，對于自己的工作要有責任感、使命感。領導安排的工作對自己是一個考驗同時完成工作也是自己的一種提升。
(二)觀察力
觀察力對于銷售人員十分重要，同時銷售助理也應具備良好的觀察力，這樣能更好的配合部門銷售人員的工作。
(三)良好的人際關系
不管是在公司還是面對我們的客戶，良好的人及關系是非常關鍵的，它能夠提升工作效率。尤其是面對客戶，良好的人際關系能提升客戶對公司的信任度。只有在雙方友好、信任的前提下才能更進一步的發展與合作。
(四)熟悉部門職責及工作日程
作為銷售助理，首先是要了解本部門的職責、和各個項目的具體情況，及配合部門領導協調公司與客戶間的問題與矛盾，日常要協助部門領導做好本部門的工作。
(五)熟悉業務流程及各部門之間配合
要熟練掌握業務流程，如新項目立項、協議的審批，合同蓋章、數據對接、客戶問題的處理等等。部門之間要交流通常，掌握市場運作，醫療資源部的拓展、產品的創新、服務的對接等等。
(六)熟悉部門產品
隨著公司的發展，內部的服務產品也隨之更新，要了解公司與公司的服務產品，這樣能更好的配合部門領導做文案工作。
(七)熟悉公司客戶
熟悉公司已簽約的客戶，尤其要了解本部門的客戶，做好客戶調查工作，掌握客戶的基本信息，了解客戶的實際需求，進行文案的整理以方便銷售人員進行合作的推動。
(八)和部門內人員的配合
配合本門人員做好日常的工作，如會議安排、會議記錄、各部門溝通等事項。
崗位職責
1.負責匯總以客戶為單位的銷售統計數據以便做為客戶市場分析資料
2.負責匯總以營業擔當為單位的銷售數據統計，考核營業擔當業績，并根據統計整理的數據資料，進行分析發現問題，及時向總經理提交參考建議及方案
3.收集匯總各區域銷售人員各類工作總結及計劃，匯報給總經理
4.協助營業擔當做好售后服務工作，及時采集信息并迅速妥善協調處理直至得出結論
5.每月25日之前收集各區域的訂購計劃，用2個工作日的時間匯總，并與庫管和產品工程師共同確認編制出采購計劃提交采購部審核(番禺銷售總監招聘)
6.嚴格執行公司管理的工作流程，積極協調配合好與各部門的工作關系，遇到矛盾和難點時，不得拖延、推諉，要開動腦筋、千方百計的去解決。為公司創造一個良好、和諧的工作氣氛
7.負責公司客戶資料的管理、整理、建檔和保管工作，并定期補充新的信息資料，做好分類管理;客戶資料檔案應提供目錄交綜合管理部備案，綜合管理部有權查閱和監督并提供合理化建議
8.負責特定項目的工作記錄和文件整理，客戶接待以及部門指定的其他各項服務工作
9.應定期向總經理提供客戶資信分析資料以及銷售風險的預警報告
10.負責建立公司技術檔案，按產品分類、收集、歸納，整理來自廠家、市場、展會等各方面的技術資料。并報綜合管理部備案
2010年6月5日進入景森設計公司任前臺秘書一職，不管這是一份什么樣的工作，我都覺得自己需要做一下在這半年以來關于工作以及個人成長的一個總結。
這是一家年輕的建筑設計公司，公司規模也不大，堪稱“小”，廣州總部人稍多些。公司員工相比之前從事過的酒店小4-5倍，我在試用評價上毫不忌諱地說他的小。不論從專業設計水平上還是他的管理上都是相當不成熟的，但小公司的好處在人際關系尚不復雜，人雖年輕沒什么經驗卻單純。我很羨慕那些設計人員，他們不單能設計房子，更能畫漂亮的圖畫。所以每每坐在前臺覺得自己一無是處，更有一無是處的委屈。雖然管理仍待進一步規范，提高，但確能感覺到他在一天天地慢慢成熟，我也相信他會一天天地好起來，業務更加繁忙。
我不能說我最初融入工作時是帶了些許的情緒的，好在我一向對工作都還算認真，情緒還不至于影響到工作，最簡單的文職工作，打印，復印，傳真，這些對我來說是再輕松不過的事情，這是我自工作以來做過的最最簡單輕松的事，完全沒有任何工作壓力。但這種太安逸又迫使我必須得重新找出路。
老總是性情中人，年會中表現得更加淋漓，醉酒中除了高興更多的是辛酸吧。副總更是個性情中人，一看就知道是做行政的，因為脾氣。后勤中都是一幫好友，我突然覺得這些美好的友誼中，怎么總是有那么些不能說明的晦暗在里邊，笑臉背后總隱藏著些不明的東西。但同事還是好的，整個公司一團和氣，大家都和睦相處，小公司的優點就在如此。這是我唯一的收獲，相處了一批完全另一行業的朋友，讓我有了新的感受。但我又總是心中存了些許的疙瘩，讓我不能坦然地去面對個別的同事，這是我迫切地需要做出自我調整的，我相信自己會做好。
年會的餐桌上，老總給我敲了一記警鐘，他說沒報我的名參加演講比賽是他的失誤，認為我應該多表現自己。這是我的歷史問題，什么時候能徹底地根除，我想這是迫在眉睫要解決的事情。
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在現代職業中，總裁秘書一直是許多年輕小姐向往和追求的，個中滋味也是仁者見仁，智者見智。付小姐，香港某公司總裁秘書，在同事和與她打過交道的客人中口碑甚好，在工作中不斷地學習，覺得更多地受到嚴謹思維的訓練是一件對自己很有益的事情。做秘書是我的第一份工作。我是學金融專業的，不是研究生。之所以看起來比較穩重，大概是從工作中鍛煉出來的。一年多前，剛到這里工作時，覺得千頭萬緒，不知從何下手，挺困難的。加上那時年輕，比較氣盛，很多事情想得難免天真，現在則成熟進步了很多。
我覺得這個工作很鍛煉人。直接在總裁身邊工作，一下子接觸到這么多人，這么多事，得到這么好的學習、鍛煉機會，我感到我自己好幸運。做一個合格的總裁秘書，首先要做一個合格的公司職員。在自己的工作崗位上，從小事做起。小事做好了，才能夠做一些比較大的事情。我深切地體會到總裁秘書應該具備良好的溝通協調能力。首先她要理解總裁的工作意圖，思維方式和工作方法，才能及時、準確、完整地將政策、措施傳達給被傳達人，比如部門老總、下屬各營業部、基層職員，也就是很好地做到上情下達。另外一方面，就是與同事之間，與各個部門之間、與各個老總之間溝通協調好，理解他們的工作意圖、思想建議，將其向老總匯報，這可以說是下情上達吧。
做總裁秘書的再一個素質就是嚴謹、細致。因為秘書的工作都比較煩瑣、必須沉下去做事情，才能做到滴水不漏。有時候，我就覺得每天事情多得不得了。就象胡雪巖說的八個壺七個蓋，你要同時保證每個茶壺上都有蓋。當然在所有的素質中，最重要是善于學習。培養敏銳的觀察能力，象溝通的能力、能夠理解總裁意圖，這些能力都是通過觀察、學習得來的。
我就經常對自己說。每天要學一樣的東西。每個人都可能成為我的老師，并不因為我是總裁秘書，就傻地認為有多了不起，因為畢竟我從事的這個工作是服務性質的，而且我的同事，領導們的經驗，為人處事的作風等很多東西都值得我學習。也許有的同事業務跟我現在的工作沒有直接的聯系，也許他們當年走過彎路，但是我通過向他們學習、向他們請教，可以比較快地達到目的。比如這個人比較誠實，做事情比較本分，向他們學習讓我可以避免浮躁。
秘書工作中棘手的事情確實很多，可以說突發事件有時都意想不到，包括業務方面的，待人接事方面的，老總的日常事務方面的。剛畢業的時候，遇到這種情況，腦袋一下就熱炸了，不知道怎辦樣才好?，F在我就知道，遇到突發事件，頭腦一定要冷靜。然后馬上分析這種事情為什么這樣發生，這樣發生有什么后果，有沒有辦法來彌補，我們怎么樣做能夠使損失減少到最小。這就是經濟學上所說的“利潤最大化，損失最小化”吧！
比如昨天，我們老總去上海拜會一位客人，她已經到了機場了，突然發現包里的名片用完了。很多人會認為這是雞毛蒜皮的一件事，但是對于我們來說，這是一件大事，因為大的集團公司領導而且總裁見面的時候，都有一個禮節性的程序，就是相互交換名片。這是表示對對方尊重，也表明自己身份的舉動。她在機場打電話給我，說到了上海馬上就要見客人。怎么辦？大約有幾秒鐘，我也非常著急，不知所措。但很快我就冷靜下來，將名片傳真給上海營業部，告訴他們無論花什么代價，一定要保證老總到了之后就有名片。再有一種棘手的事情就是替老板擋駕。如果擋錯了，肯定要挨罵，如果你不擋，更要挨罵。這就涉及到總裁秘書另外一種很重要的素質，就是在堅持原則的前提下，委婉地靈活應變的素質。
比如，有人沒有提前約好，就直接找老總。你就要出去見人家，首先問清楚客人的身份，問清身份以后，問他的意圖是什么。一般的客人都會詳盡地告訴你，他來找老總有什么事情。
如果老總正在開會，你就要根據他所要談的業務性質，是跟投資業務有關，還是跟研究業務有關，告訴他我們老總正在開會。與其在這里久等，還不如我介紹您見一下我們主管這方面業務的xx副總。當然也有客人情緒比較激動，架子比較大，直接要見老總。這時候，作為秘書，態度一定要好，不管客人做得多么不對，都不是他的錯，你的態度還是要很熱情，很親切。工作中最頻繁的就是接聽電話，每天的電話多得我應接不暇，現在都有點電話衰弱了。大量的電話肯定不能接進去，因為作為秘書，你要保證她有時間來思考一些全局性、長遠性的問題。讓我擋下的電話至少有三分之二，這倒不是我這個人故意刁難誰，而是這樣對老總有好處，對公司有好處。真希望客人能理解我，我相信他們也希望我們公司有良好的發展。
做秘書的工作，很難象業務部的那樣，拉一兩個主承銷，年交易額有多少多少，做出一種很轟轟烈烈的事情。做秘書的可以說無過就是功。你難將各方面的工作做到滴水不漏，讓上上下下的工作順利地進行，就是很大的功勞。即使在最低谷的時候，也能夠自嘲，笑得出來，快樂得起來。常伴在老總身邊難免不加班，我覺得老板加班的時候，我也加班是我作為秘書應該做的事情。她中午一般不休息，在辦公室批文件。剛來的時候，我有時餓得想哭，因為那種饑餓的感覺，對一個身體非常健康的人來說真地很難受。好在我們老板是一位女性，女性的優點就在于她除了個人的魅力和威望之外，她有女性比較細膩的特點，對下屬特別體貼。她經常下了班還在這里加班，但是告訴我可以先走了，讓人感覺特別好。
近期三年內，我的目標還是在本職工作上做好，精益求精。我認為我的個人前途與公司的發展是緊密聯系在一起的，公司能夠發展得好，我自己也才能發展得好，我知道我的學歷不算高，所以我還自費讀在職研究生。我希望能夠朝參謀性，助手性的高級秘書發展。不是說級別，而是說層次。最終我會轉向業務部門，我認為我目前從事的工作是為我以后打下很好的基礎。我見過很多老總，他們從前都是從秘書做起的。
一、個人簡歷及工作職責完成情況
2000年10月份，我被分配到突泉縣杜爾基鎮政府工作，先后從事行政秘書、黨辦秘書等工作。2009年6月份，我通過相關考試被選調到突泉縣政府辦公室從事秘書工作。同年，通過筆試和組織考核，成為副科級后備干部。2010年，通過自治區公務員相關考試考核，于2011年4月份進入烏蘭浩特市統計局工作。按照市統計局領導班子會議研究安排，我負責政務信息、創先爭優信息報送、黨建、檔案管理、電子政務、車輛駕駛等工作。一年來，在局領導班子的關心下，在單位同事的支持下，圍繞全局工作重點，努力增強統計業務素質和能力，著力提升優質服務水平，真抓實干、全力攻堅，較好完成了局領導班子制定的個人年度工作任務和指標。
二、采取主要措施及取得成效
（一）端正學習態度，作好業務培訓。作為統計戰線上的一名新兵，我積極端正學習態度，本著不恥下問的學習精神，以業務學習培訓為抓手，以提高業務上手能力為目標，積極參加盟、市兩級統計業務培訓，強化自學，努力充實提高自己，做到了快速融入，迅速進入工作角色。一是積極向領導和老同志學習，充實見聞，開闊視野，增強本領，努力汲取統計專業知識，認真學習統計方法，進一步提高解決復雜問題的能力。二是主動向書本、網絡學習，每天及時瀏覽自治區、興安盟統計系統網站，努力學習統計專業術語和重要知識點。利用統計業務培訓的契機，及時更新知識結構，進一步提高工作上心上手能力。全程參加8月份盟黨校開辦的公務員初任職培訓課，學習做到滿勤8個學時。通過學習，進一步深化了對公務員職能職責的認識，堅定了努力做好一名統計公務員的信念。三是認真參加業務培訓，重點學習統計法律法規方面的知識。全年共參加盟統計局舉辦的業務培訓2次，參加本單位組織的業務培訓24次。在學習培訓過程上，認真做好學習筆記，并撰寫學習心得體會24篇，進一步鞏固了學習成果。
（二）主動融入集體，強化協調配合。積極融入集體，參加統計各項活動。一是利用報表、開會、培訓等契機，積極與單位領導、同事聯絡，盡快融入到集體當中，得到同事認可。在工作中，注意協調配合，不爭功諉過。立足人秘股工作職能，先后出色的完成了人口普查、牧業普查等各項統計調查工作的接待任務。協助作好勞動力和人口變動抽樣調查、農作物產量調查等督查工作，做到了主動聯系、提前安排，為同事順利開展工作創造良好氛圍。二是協助做好黨風廉政建設工作。協助負責同志做好軟件歸檔工作，完善了相關工作制度，并于11月底完成了資料上報工作。認真開展批評和自我批評，增強了黨性觀念。開展了黨費收繳工作，共收取19名黨員1236元黨費，按時全額上交到市委組織部機關黨委。積極參加單位組織的“博愛一日捐”等愛心活動，為弱勢群體貢獻自己的一份力量。三是做好檔案工作。全力配合負責同志開展檔案歸檔工作，出色完成了檔案移交工作。同時，做好單位公章管理工作，創新管理方法，實行公章使用登記制度，詳細記錄公章使用明細，確保公章使用的高效和安全性。全年為各類企業申請名牌產品提供公章服務10余次。四是做好車輛駕駛工作。無違反交通法律法規現象，做到了安全駕駛。在工作中不私用借用車輛，為單位節約了燃油開支。在車輛維修中，做到了貨比三家，切實用好每一筆經費。積極為領導、同事服務，遇有特殊任務，能夠做到無怨無悔，主動加班加點，努力完成領導和同事交辦的各項任務。
（三）發揮專業特長，提升服務水平。材料服務是人秘股的核心服務，在做好其他常規工作的同時，我積極發揮原來人事過秘書的特長，努力學習統計專業知識，找準材料撰寫與統計專業的契合點，全力攻堅，高質量高標準地完成了各項材料的撰寫工作。一是狠抓辦文的規范化和程序化管理。嚴把公文發放、審核關，努力提高公文質量，保證了公文制作、收發、送批的高效、快捷。全年共撰寫單位公文28份，收發各級文件118份，做到了傳遞及時，落實迅速，確保了政令暢通。二是抓好重點材料的寫作，先后起草了半年工作總結、全年工作總結等重要材料，撰寫匯報材料、會議講話等12件。三是做好信息上報工作。積極捕捉工作亮點，準確總結各項工作。全年共上報政務信息79條，被商務時報、興安日報、烏蘭浩特時訊及市政府網站采用57篇。四是做好政務協同辦公系統維護工作。確保了協同辦公系統全天登錄在線，收發文件做到不漏不重，公文收發及時。一年來，在本職崗位上較好地完成了各項工作任務，但與組織要求和領導期望還有一定差距。業務學習有待進一步深化拓展，理論學習計劃性、系統性有待加強，工作精細化程度還有待提高等等，還有許多不足。今后，我將以更高標準嚴格要求自己，揚長避短，為全局工作順利推進貢獻自己更大的力量。
關鍵詞: 高校; 教學秘書; 教學管理
高校教學秘書是指在高等院校中協助院(部) 領導具體處理本院(部) 中各類教學事務的管理服務人員。由于教學科研型院校和教學型院校是我國高校的主體,這類院校的核心工作或者核心工作之一就是教學工作,從而決定了教學管理在這類高校中的重要地位。教學管理有力地支撐和保證著課內外教學的有序進行,成為高校管理工作的中心內容,在貫徹國家教育方針、穩定教學秩序、提高教學效率、保證教學質量、培養全面發展的合格人才等方面起著重要的作用。教學秘書是教務管理工作中不可缺少的角色,是教學管理的中堅力量[1 ] 。其素質的高低、能力的大小、作用發揮程度、工作質量的好壞,將直接影響教學管理工作水平和人才培養質量。因此,教學秘書必須從新時期教學工作的特點出發,不斷提高自身綜合素質和業務能力,積極創新,發揮助手參謀、組織協調、服務保障等作用,以適應高等教育事業發展的需要。
一、高校教學秘書在教學管理中的作用
教學秘書工作活動范圍寬廣,涉及事務繁雜瑣碎,在工作過程中必須認真仔細,稍有疏漏就可能釀成教學事故,嚴重影響教學秩序,造成不良后果。因此,教學秘書工作舉足輕重,必須加以重視。
(一) 助手參謀作用
教學秘書是教學院長的得力助手。教學院長的教學工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等很多具體事務,都要由教學秘書來協助完成[2 ] 。同時,教學秘書還應該是教學院長的重要參謀,在教學管理工作中,不僅要及時收集、整理各類信息,還應該積極調查并發現新情況、解決新問題,研究新方案、采取新措施,主動為上級領導提供可靠的第一手資料,在必要的情況下提出合理化建議,為領導的決策創造條件[3 ] 。
(二) 組織協調作用
在教務管理工作中,教學秘書負責組織、落實各項教學工作,教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統籌性的,而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學秘書直接管理和落實。如排課、調課、征訂教材、落實教學計劃、安排各類考試、學生成績管理、畢業生畢業資格審查、畢業證書和學位證書管理、核算教師工作量及教學津貼等等,都要由教學秘書組織完成。同時,教學秘書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋梁,具有上傳下達、協調左右、溝通信息、改善關系、互通情況、合理統籌的作用,其協調職能發揮得好壞將對院(部) 的教學活動產生直接影響。
(三) 服務保障作用
管理就是服務。教學秘書從事的工作是教學行政管理即教學管理,是對教學計劃實施過程中的常規管理,其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成[4 ] 。教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色,應該加強與教師、學生的溝通,主動為廣大師生著想,及時反饋教學信息,切實做好本職工作,真正把服務落實于各項教學管理工作中,為日常教學活動的順利進行保駕護航,成為教學秘書工作的重要內容。
二、高校教學秘書工作存在的問題
(一) 對教學秘書工作重視不夠,造成教學秘書隊伍的不穩定
長期以來,人們往往對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價,輕視教學秘書在教學管理中所發揮的作用,認識不到優質的管理能出質量、出效益。有些人甚至認為教務管理是一些簡單的事務性工作,教學秘書是從事這些事務性工作的“勤雜工”,他們的勞動只是簡單的、機械的勞動。因此,在教學秘書人員的配備、業務學習、崗位培訓等方面,重視程度遠遠不夠;在干部聘任、職稱評定、利益分配、評獎評優等方面都受到相對不公正的待遇;加之教學秘書平時工作任務重、責任大、難度高,付出的勞動卻得不到尊重和理解,取得的成績得不到公正的評價和認可,從而造成教學秘書工作積極性不高,思想壓力大,精神負擔重,心里不平衡,很多人不安心教學秘書工作崗位,離崗、轉崗人員相對較多, 教學秘書隊伍呈現不穩定狀態[5 ] 。
(二) 教學秘書綜合素質較低,難以適應新時期高校發展的需要
一方面,教學秘書學歷層次普遍較低,所學專業適合教學秘書工作的不多。當前,從事教學秘書工作的多為本科畢業生,即使有高學歷的,其專業為教育學、教育管理學的也極少,秘書專業畢業的也為數不多,大多為本學校、本院系畢業,其知識結構很難適應教學管理的需要。
另一方面,教學秘書的業務素質和業務能力也普遍較低。長期以來,許多高校對教學秘書人員重使用、輕培養,送出去培訓學習、交流進修的機會很少,而且很不系統、不正規,導致其知識更新嚴重不足,現代信息意識薄弱。面對知識經濟時代的突飛猛進和高等教育的迅速發展,教學秘書得不到現代高等教育管理方面的系統培訓,觀念不能及時更新,更接觸不到新的教育管理理念,大大制約了教學管理能力的提高,以至適應不了新時期高校發展的需要。
(三) 教學秘書工作缺乏活力,開拓創新意識匱乏,科研工作薄弱
教學秘書是高校教學工作一線的組織者和管理者,工作千頭萬緒,看似平常,其實非常繁重而細致,在學校教學管理中處于紐帶橋梁位置,上聽命于學校教務處和學院領導,下服務于廣大師生,所以常常處于各種具體事務的“糾纏”之中,工作缺乏活力,多靠經驗辦事,習慣于按領導指示、文件精神處理問題,主動參與和科學預見性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教學管理改革資料,認真總結經驗、摸索規律,進行教學管理理論研究并形成科研成果,為深化教學管理改革獻計獻策[6 ] 。缺乏開拓意識和創新精神,致使教務管理工作很難提高檔次。 [ Www.LunWenData.Com]
三、關于做好教學秘書工作的幾點思考和建議
(一) 加強思想道德教育,提高教學秘書的服務意識
良好的政治思想素質和職業道德是做好教務工作的基本保障。新時期高校教學秘書應當具有高度的政治覺悟和高尚的道德情操,面對繁雜的事務性工作,還必須有高度的責任感和強烈的事業心。在教務管理工作中,要認真貫徹落實黨的教育方針和相關政策,愛崗敬業,無私奉獻,甘于淡泊,勤勤懇懇,任勞任怨,全心全意為黨的教育事業服務。因此,高校應加強對教學秘書人員的思想道德教育,使其認清自己所從事工作的重要性,明確教學秘書工作的服務宗旨,真正擔負起組織育人、管理育人、服務育人的重擔,出色地完成自己的本職工作。
(二) 引進競爭機制,合理選聘人才,改善教學秘書隊伍的專業知識結構
學校人事管理部門應重視教學秘書的選拔和培養。引進競爭機制,合理調整現有人員,大膽聘用新人,鼓勵管理經驗豐富、業務能力強、管理水平高、敢于開拓創新而又愛崗敬業的優秀青年人才和高學歷的青年教師投身到教學秘書隊伍中來,改善教學秘書隊伍的專業知識結構,切實把教學秘書隊伍建設納入學校整體規劃之中。
(三) 重視教學秘書隊伍整體素質的提高,加強教學秘書人員的繼續教育
在教學秘書人員培訓和知識更新方面,學校要加大投入,并在政策和經費上保證落實。制定切實可行的中、長期培訓計劃,多渠道、多形式加強教學秘書人員的培養。如:定期或不定期地組織他們學習高等教育學、教育心理學、教育管理學、高等教育行政管理學、高等教育法規、社會學、人際關系學、秘書學等專業學科知識,提高其專業素質和理論水平;經常組織教學秘書參加校內外教務管理研討會和經驗交流會,學習先進的管理經驗和科學的管理思想,改進管理方法,提高管理水平;定期不定期組織崗位培訓,尤其是對計算機的運用和操作技能以及對教務管理系統軟件的培訓學習,提高工作效率[7 ] 。除此之外,還應鼓勵教學秘書利用業余時間自學一些與自己的專業工作相關的學科知識,多學科、多角度、全方位地提高認知能力和管理水平。
(四) 通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂,激發其工作積極性和主動性
教學管理工作的開展需要多個部門的關懷和支持,學校各級領導要主動關心教學秘書人員的工作、學習和生活,無論是在獎金發放、職務晉升、職稱評定方面,還是在開展教學管理、科學研究等問題上,都要建立相應的激勵機制,通過多種渠道解決教學秘書的后顧之憂。同時,在教學管理活動中,要充分肯定教學秘書的地位和作用。對于那些責任心強、業務水平高、管理經驗豐富、工作業績突出的教學秘書人員,學校要在適當的時候,給予一定的物質獎勵和精神激勵,激發教學秘書的工作熱情,充分調動其工作積極性和主動性,促使其開拓進取,大膽創新,為高等教育事業的改革和發展,奉獻自己的聰明才智。
參考文獻:
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【關鍵詞】高校綜合秘書 工作效率 工作職責
一、轉變工作觀念，明晰綜合秘書的工作職責
當前很多人對秘書工作依舊持有偏見，覺得就是從事接電話、寫文件等機械性的工作，只有無法勝任高校教W工作的人才會做綜合秘書的工作，因此很多人在綜合秘書的崗位上常常抱有消極工作態度，從而使得工作效率很難得到有效提升，因此，要想提升高校綜合秘書工作就應當首先轉變觀念，認識到綜合秘書在整個高校教育教學過程中的重要性，意識到高校秘書工作雖然很繁瑣很辛苦，但是卻很光榮，要真正意識到自身的責任和價值，從而才能夠全身心投入到工作中來。
其次，高校綜合秘書還應當明晰自身的職責，對于綜合秘書來說，其職責主要有以下幾點：第一，高校文書工作，也是最為基礎性和前提性的工作，比如草擬、校核以及呈送相關文件等；第二，人事工作，即對高校所有教師進行考勤，并對相關獎懲以及職稱評聘等工作負責；第三，會議工作，即包括會前準備、會中調度和會后文件整理等工作；第四，檔案管理工作，對院系檔案進行及時的收集、整理并進行妥善保管；第五，日常事務性工作，協助領導完成其他方面的工作并做好日常的辦公室維護等。只有明晰了綜合秘書的職責才能夠使得工作更加有針對性，工作效率才會得到進一步的提升。
二、不斷學習，加強自身修養
首先，高校綜合秘書死異鄉具有政策性的工作，為了更好地貫徹黨的方針政策，所有的高校綜合秘書都應當有較高的理論修養以及政治敏感性，要對社會主義基本理論有所熟悉，從而使得秘書工作的系統性、原則性、創造性以及預見性得到加強。
其次，當前我國高校很多綜合秘書都不是專業出身，為了提升自身的綜合素質加強自身的修養，應當在工作之余努力學習經濟學、法學、管理學、檔案學、計算機等相關知識，不斷拓展自身知識面，使得自己掌握的知識越來越多，只有這樣在工作的過程中才會掌握主動權，在工作中表現的游刃有余，提升自身的工作效率。
再次，要多向其他優秀教師和領導學習。當前高校的領導和教師都是某一個行業或者是領域中的專家學者，有這豐富的實踐經驗，綜合秘書和領導之間接觸的比較多，有諸多學習的機會，這就要求高校綜合秘書在工作的過程中要多向他人學習，從而在學習的過程中不斷進步，在實踐的過程中使得自身修養得到不斷提升。
三、完善工作方法，學會統籌安排
高校綜合秘書每天面對的工作量之大超乎想象，面對這些工作，行政秘書應當學會分清主次、看得出輕重緩解，決不能眉毛胡子一把抓，在日常的工作過程中注重對經驗進行積累；對領導資源進行靈活的組織和使用，對高校的物力、人力以及信息等資源進行科學的配置；積極主動地制定相關的工作計劃和目標，將所有事情依照輕重緩急進行劃分。比如，如果是要到高校行政樓辦事情，就可以將所有需到行政樓各部門處理的事情都攜帶上，這樣不僅使得秘書工作時間得到節約，工作效率得到提升，還避免因為疏漏出現工作上的差錯。
另外，還應當進一步加強和教學秘書之間的溝通與聯系，高校綜合秘書要積極協助行政秘書相關工作，對其工作要積極配合，只有這樣才能夠從全局出發做好高校教育教學的服務工作。
四、注重協調溝通，積極構建良好的人際關系
由于高校綜合秘書自身處于承上啟下的環節，起到突出的溝通和交流作用，因此人際關系相對比較復雜，這就要求高校綜合秘書在工作的過程中應當積極處理好自身與其他職能部門之間的關系，要做好與其他部門領導的協調與溝通工作。
協調和院系領導之間的關系。因為院系領導層主要是由系主任、系副主任以及總支書構成，因為自身立場存在一定的差異，對問題的看法和態度也就會有所不同，這就需要高校綜合秘書在其中發揮劑的作用，要不搞小圈子，從團結的角度來進行協調和溝通，從而為高校教育教學營造一個良好的氛圍。
加強與高校各職能部門之間的協調。高校綜合秘書要做好和學校教務處、人事處以及財務處等職能部門之間的溝通與協調，在堅持原則性的同時也要做到靈活處理，要將各部門實際遇到的問題及時向領導反饋，真正起到上傳下達的作用。
協調與兄弟院系之間的關系。隨著當前高校規模的不斷擴大，高校中各院系之間的聯系也越來越密切，一些項目和課題的申報往往需要多個院系聯合才能完成，這就需要高校綜合秘書要做好協調溝通工作，在各院系之前搭建紐帶和橋梁，為高校教育教學營造團結友好的氛圍。
五、突出人文關懷，營造良好的外部環境
高校應當積極營造良好氛圍，加強綜合秘書的認同感，通過創新多元化的激勵機制，來積極調動綜合秘書的工作主動性與積極性，使得綜合秘書在工作過程中有更多的認清，能夠更好地投入到工作之中，為高校教育教學進行服務。這就要求高校應當加強對綜合秘書的人文關懷，要為綜合秘書積極創造競爭的平臺和晉升的機會，要真正做到任人唯賢，要加強對綜合秘書的培訓工作，通過培訓深造使得高校綜合秘書工作積極行得到提升的同時，自身的業務素質以及職業技能也到提升，使得自身的工作潛力得到最大限度的挖掘，從而使得工作效率得到進一步提高。
六、結束語
綜上所述，高校綜合秘書是整個高校教育教學過程中十分重要、必不可少的重要組成部分，是院系領導的參謀與助手，是教師與領導進行溝通的橋梁，是院系管理的重要力量，對高校各項事務的有效運轉起到至關重要的作用，正因為如此，應當從多方入手提升高校綜合秘書工作效率，不僅要轉變觀念、明晰責任，同時還要不斷充電學習，提升自身的修養，此外高校還應當積極為綜合秘書的發展提供培訓平臺與機會，使得綜合秘書工作方法能夠得到不斷創新，工作效率得到逐步提升。
參考文獻：
[1]蘇芝蘭. 提高高校院系行政秘書工作效率的對策[J]. 中國信息科技， 2011，（1）.
