時間：2023-06-01 09:46:31
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理具體流程，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞：文書處理；檔案管理；策略
中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻。
二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理
良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經(jīng)營規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進各個工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進行處理流程的科學(xué)設(shè)計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。
三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理
公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國公文格式相關(guān)要求，針對行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機構(gòu)、秘密級別、文號、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機構(gòu)、時間以及附件等。同時應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經(jīng)過幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對于字號的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時不應(yīng)編制字號虛位。對于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進行選擇，對于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號進行清晰標(biāo)識。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時期進行編制。作為正文內(nèi)容的有效補充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。
四、人性化實施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)
現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時應(yīng)實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價值與具體形式的有效劃分，進而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟發(fā)展形勢明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價值化文檔信息的不良丟失，進而科學(xué)實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。
五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率
為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺、計算機、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計算機系統(tǒng)、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲。再者，可引入多媒體實踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現(xiàn)自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計與快速打印，進而令工作人員可由機械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價值。
六、結(jié)語
總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】檔案管理 基層工作 現(xiàn)狀 對策
基層檔案工作真實的記錄了社會各個行業(yè)的變化與發(fā)展，是社會發(fā)展積累下來的財富，具有一定的歷史與參考價值。
一、基層工作中檔案管理具有的缺陷
（一）檔案管理制度不具備力度性與規(guī)范性
對于基層工作中的檔案管理工作來說，存在許多管理制度的不規(guī)范。第一，不規(guī)范的檔案收集程序，使得檔案工作人員在收集相關(guān)檔案資料時，缺乏規(guī)范化和完善性。其制度沒有落實到相關(guān)工作，使得檔案管理人員在收集資料時，其收集到的檔案資料缺乏全面性與有效性。第二，不規(guī)范的檔案整理程序。檔案工作人員在實施立卷工作時，沒有嚴(yán)格參照相關(guān)卷宗內(nèi)的文件目錄，使得其在對文件排序?qū)嵭薪M卷工作時，出現(xiàn)卷內(nèi)相關(guān)文件資料的錯失問題，不利于以后文件檔案的查詢工作。第三，不規(guī)范的檔案使用管理。管理檔案資料的相關(guān)人員在管理檔案的借閱工作時，沒有實施規(guī)劃化的管理，使得部分借閱出去的檔案資料無法及時的歸還，檔案工作人員沒有對檔案在被借閱出去之后加以跟蹤管理，使得檔案文件出現(xiàn)遺失情況。
（二）檔案工作設(shè)備缺乏時代性與先進性
目前，對于部分的檔案管理工作來說，依然采用的是傳y管理手段，這嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作實現(xiàn)科技化與信息化。傳統(tǒng)的人工記錄工作，不僅加重了工作人員的工作強度，而且對于檔案管理人員來說，容易出現(xiàn)人為的錯誤。此外，有些檔案管理人員對于自動化管理系統(tǒng)的具體操作不了解，使得即使使用了先進的自動化管理系統(tǒng)的有關(guān)單位來說，也無法將先進設(shè)備的優(yōu)勢發(fā)揮出來。
（三）缺乏具備檔案管理的長遠(yuǎn)性意識
對于基層工作的檔案管理工作，存在有些單位對檔案管理不夠重視，其檔案工作只是為了能夠應(yīng)付有關(guān)部門的檢查工作，在檔案資料被檢查之后，就將這些資料棄之不管，沒有意識到檔案資料對其未來發(fā)展的重要性，缺乏長遠(yuǎn)性意識，使得其檔案管理只是個擺設(shè)，并沒有發(fā)揮出應(yīng)有的價值。
（四）檔案管理工作人員綜合水平有待提高
檔案管理工作需要具備一定的建筑知識、計算機技術(shù)以及文員素質(zhì)，這就要求其工作人員不僅能夠具有寫作水平和較強的計算機技術(shù)，而且要求工作人員能夠具備有些專業(yè)領(lǐng)域的知識。但是對于許多基層工作中的檔案管理來說，其檔案管理工作人員并不具備這些綜合素質(zhì)，造成檔案管理水平的不足。此外，因為檔案管理是一項相對比較枯燥的工作，因此可能存在人員身兼數(shù)職的情況。而且因為工作枯燥性的存在，使得有些人員無法長期在此崗位工作，造成這個崗位人員的流失性高，而新來的工作人員因缺乏系統(tǒng)和專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平偏低。另外，也可能存在人員長期在此崗位工作多年，不具備先進的管理觀念與管理技術(shù)，也導(dǎo)致檔案管理水平偏低。
二、提升檔案管理水平的方法
（一）提高檔案管理流程和制度的力度性與規(guī)范性
應(yīng)對基層工作中檔案管理存在的檔案收集、檔案整理以及檔案使用等問題，有關(guān)單位應(yīng)該加強檔案管理的基礎(chǔ)性工作，建立關(guān)于檔案的收集、整理以及使用等方面的流程規(guī)定與制度要求，嚴(yán)格要求檔案工作人員在實施檔案收集工作時，能夠確保收集到的資料具備完善性與有效性。檔案工作人員在整理檔案資料時，必須按照相關(guān)整理目錄來實施，確保后期查詢工作的便利性。此外，應(yīng)該對檔案的借閱情況進行跟蹤管理，確保檔案資料歸還的及時性。最后，應(yīng)該建立起檔案相關(guān)人員的責(zé)任管理制度，明確各檔案管理工作人員的相應(yīng)職責(zé)，將其在檔案資料的收集、整理以及使用等各個工作流程上的責(zé)任明確，確保工作人員能夠?qū)⑵涔ぷ髀鋵嵉綄嵦帲岣咂鋵n案管理工作的重視度。此外，為了確保管理的力度性，應(yīng)該將其工作責(zé)任制度與相應(yīng)的獎懲制度相聯(lián)系，即能夠?qū)⒕唧w責(zé)任落實到實處，又能夠起到激勵員工工作積極性的作用，確保檔案管理制度的有效實施。
（二）改善檔案管理設(shè)備水平，提高管理工作的時代性與科學(xué)性
檔案工作其最終的目的就是能提供有效的服務(wù)。針對有些單位中存在的檔案設(shè)備水平偏低而導(dǎo)致的服務(wù)水平的低下問題，必須采取有效的措施來避免檔案管理問題的存在。相關(guān)單位應(yīng)該使用先進的檔案管理系統(tǒng)來對檔案的日常工作進行管理，通過使其管理設(shè)備辦公的自動化來改善其管理水平，讓檔案工作人員利用先進管理設(shè)備，及時的管理檔案的收集、整理、利用以及銷毀工作等工作。確保資料的有效性、完整性以及正確性，提高檔案資料的質(zhì)量水平。此外，在引進先進的檔案管理設(shè)備時，應(yīng)該對檔案管理人員實行相關(guān)設(shè)備操作知識的培訓(xùn)，使其能夠熟練的使用相關(guān)設(shè)備，確保設(shè)備的使用效率。
（三）提升檔案管理意識水平
對于部分單位的管理領(lǐng)導(dǎo)層來說，沒有對檔案的管理工作引起足夠的重視，使其檔案工作流于形式，并沒有對相關(guān)檔案資料管理實行長遠(yuǎn)性的規(guī)劃，只是完成了資料的儲備工作。為了提升檔案資料的利用價值，必須提高檔案管理的意識水平。應(yīng)該建立起檔案管理與單位相聯(lián)系的業(yè)務(wù)檔案體系，將單位的發(fā)展變化與檔案記錄管理相結(jié)合，使檔案資料能夠全面的反應(yīng)單位的成立、建設(shè)以及發(fā)展歷程。使單位領(lǐng)導(dǎo)層意識到檔案資料能夠為其發(fā)展提供參考資料與數(shù)據(jù)的利用價值，提升檔案的重要性以此來提升領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識水平。
（四）提升檔案管理工作人員的綜合水平
針對檔案管理工作人員水平偏低的情況，相關(guān)單位應(yīng)該加強對檔案管理人員水平的重視。為了避免人員流失性造成的檔案管理工作人員水平缺乏的情況，應(yīng)該對此工作崗位的人員實施一定的激勵措施，有效降低崗位人員的流動性。此外，在招聘檔案管理人員時，不僅應(yīng)該重視人才的專業(yè)知識水平，而且也應(yīng)該重視人才與崗位的適合性，在人員入職后，應(yīng)該及時的對其加以培訓(xùn)，使其清楚的了解工作崗位的職責(zé)與工作流程。此外，對于工齡較長的檔案管理人員，應(yīng)該更新其專業(yè)知識與管理水平，確保檔案工作人員具備先進的管理水平。
1知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的概述
1.1知識管理的含義
知識管理是對基于現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創(chuàng)新等活動的總稱[1]。它是發(fā)揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業(yè)核心競爭力目標(biāo)的有效途徑和手段。知識管理多以網(wǎng)絡(luò)化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業(yè)性的高效管理服務(wù)。
1.2知識管理與檔案管理的聯(lián)系
1.2.1管理對象重疊檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當(dāng)中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當(dāng)密切的相互聯(lián)系。1.2.2管理目的相同檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關(guān)工作和活動，為服務(wù)對象提供便利的檔案查閱和使用服務(wù)。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現(xiàn)，提高服務(wù)對象的核心能力，從而實現(xiàn)知識服務(wù)的目標(biāo)和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務(wù)對象提供知識或者檔案方面的服務(wù)，滿足服務(wù)對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務(wù)范圍[2]。1.2.3管理流程相似當(dāng)今我國的檔案管理已經(jīng)不再受傳統(tǒng)檔案管理八環(huán)節(jié)的程序限制，還融合了全程監(jiān)理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創(chuàng)新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現(xiàn)象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環(huán)節(jié)。1.2.4管理手段相近檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當(dāng)程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實現(xiàn)對其管理對象予以智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。而目前我國的檔案管理也已經(jīng)改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當(dāng)中使用計算機進行輔助，融合了現(xiàn)代化信息技術(shù)，初步實現(xiàn)了檔案管理與現(xiàn)代信息化技術(shù)的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理[3]。
1.3知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的含義
基于知識管理背景的當(dāng)今企業(yè)檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術(shù)，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現(xiàn)為服務(wù)對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務(wù)的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務(wù)方式卻從被動轉(zhuǎn)向為主動，從實體材料管理轉(zhuǎn)向為對信息加工處理。企業(yè)檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經(jīng)轉(zhuǎn)化為以企業(yè)檔案和相關(guān)信息資源為管理對象的知識管理模式。
2知識管理背景下完善企業(yè)檔案管理模式的重要作用
知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式是一種結(jié)合知識管理與現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理優(yōu)勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合，可有效修正傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理理論創(chuàng)新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎(chǔ)和途徑[4]。
2.1改善當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的弊端
我國當(dāng)今企業(yè)的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業(yè)檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導(dǎo)致大量電子類型文件集中出現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足當(dāng)今的管理需求。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動對于證明、責(zé)任、信息等方面的要求，合理使用現(xiàn)代化的先進管理技術(shù)和管理理念，科學(xué)進行資源的開發(fā)和利用，為企業(yè)的未來技術(shù)研發(fā)、增加生產(chǎn)、開拓市場、強化管理、擴大企業(yè)規(guī)模等需求和活動提供理論支持和檔案服務(wù)。我國當(dāng)今多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)從手工管理為主時期，經(jīng)歷計算機為輔時期，到現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)智能管理時期。檔案管理工作已經(jīng)開始使用智能化和網(wǎng)絡(luò)化等先進手段，但是仍然難以應(yīng)對當(dāng)前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務(wù)對象的個性化管理需求。企業(yè)檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調(diào)整工作方式和服務(wù)理念，為企業(yè)檔案管理水平的提高提供相應(yīng)的技術(shù)基礎(chǔ)[5]。
2.2改善當(dāng)前知識管理工作當(dāng)中的不足
我國多數(shù)企業(yè)的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現(xiàn)象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業(yè)也存在執(zhí)行力度不足，貫徹程度不夠的現(xiàn)象，甚至一定范圍內(nèi)出現(xiàn)停滯現(xiàn)象。企業(yè)的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領(lǐng)域存在相似甚至相同的現(xiàn)象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎(chǔ)。檔案管理是一種早已在各企事業(yè)單位普遍存在的工作內(nèi)容和形式，具有一定的認(rèn)可度和使用基礎(chǔ)，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現(xiàn)自身理論和實踐之間的結(jié)合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業(yè)檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現(xiàn)雙方共同進步的最終目標(biāo)。
2.3實現(xiàn)知識管理和企業(yè)檔案管理的共同發(fā)展
傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理更注重對于相關(guān)記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關(guān)記錄文檔資料的利用。使企業(yè)檔案管理偏離了價值的創(chuàng)造和開發(fā)目標(biāo)，在相當(dāng)范圍內(nèi)局限了自身價值的體現(xiàn)和發(fā)揮[6]。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統(tǒng)。結(jié)合知識管理的企業(yè)檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發(fā)和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業(yè)檔案管理的工作范圍，提高企業(yè)檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業(yè)當(dāng)中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關(guān)注企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的過程和結(jié)果，有效地進行記錄和保存，預(yù)防相關(guān)信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎(chǔ)和實施途徑，其對文件流通方面的效率優(yōu)勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認(rèn)識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業(yè)維護自身知識產(chǎn)權(quán)以及生產(chǎn)合作權(quán)益等方面具有重要作用[7]。因此，企業(yè)的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準(zhǔn)確結(jié)合契機，就可有效發(fā)揮兩者的自身優(yōu)勢，發(fā)揮更大的作用，推動企業(yè)的良好發(fā)展。
3知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立措施
3.1更新現(xiàn)有企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)觀念
知識管理背景下的企業(yè)檔案管理與傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉(zhuǎn)變對于企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的固有認(rèn)知和觀念是建立新型以知識管理為基礎(chǔ)的檔案管理模式的前提和關(guān)鍵，需要企業(yè)檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的高效轉(zhuǎn)化。改變企業(yè)檔案管理工作只重保存輕視利用的現(xiàn)象，轉(zhuǎn)變檔案管理工作關(guān)注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式得以實施[8]。
3.2使用信息化手段完善企業(yè)檔案管理模式
知識管理是基于現(xiàn)今社會信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現(xiàn)代通訊科技以及網(wǎng)絡(luò)傳播科技等技術(shù)手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現(xiàn)有序化、高效化管理，在其實現(xiàn)自身價值的全部過程當(dāng)中都不能脫離現(xiàn)代化信息技術(shù)或設(shè)備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設(shè)施，來保證以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理工作的順利實施，使之實現(xiàn)為服務(wù)對象提供高效服務(wù)的最終目標(biāo)。
3.3建立以知識管理為依據(jù)的企業(yè)檔案管理制度體系
以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式是一種對于傳統(tǒng)檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結(jié)構(gòu)和工作資源，實現(xiàn)對于企業(yè)檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現(xiàn)的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理模式區(qū)別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉(zhuǎn)化為信息的管理。科學(xué)完善的企業(yè)檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩(wěn)過度和連接，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的服務(wù)價值[9]。
4結(jié)語
知識經(jīng)濟是以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟，是建立在知識的生產(chǎn)、分配和使用之上的經(jīng)濟。在知識經(jīng)濟時代，知識是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略性資源。知識管理則是企業(yè)適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展而做出的戰(zhàn)略性的反應(yīng)，正如美國德爾集團創(chuàng)始人之一卡爾?弗拉保羅認(rèn)為，知識管理是運用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。從一定意義上講，知識管理就是企業(yè)管理其所擁有的知識和運用知識進行管理的過程。
企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的組織、制度和機構(gòu)、機制或組織結(jié)構(gòu)的形式，是企業(yè)檔案管理的式樣。企業(yè)檔案管理模式隨時展而不斷優(yōu)化，將先進的管理思想、管理手段不斷吸收，用來改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。
2 知識管理背景下企業(yè)檔案管理的新特征
知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能。由于企業(yè)知識管理的加強及信息技術(shù)的不斷運用，檔案管理的職能也發(fā)生了相應(yīng)轉(zhuǎn)變，其轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，檔案工作者須投身對其的產(chǎn)生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案。三是知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)。檔案信息化離不開企業(yè)信息化，須納入企業(yè)整體信息化建設(shè)中。
3 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立
3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業(yè)檔案電
子信息庫。應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現(xiàn)象，制定適合本單位的知識資源管理整體規(guī)劃，全面收集各種信息、知識，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。
完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點，而其重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，同時，也是深化知識管理的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產(chǎn)生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案，而且，要借助信息網(wǎng)絡(luò)傳送、儲存、查詢等數(shù)字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導(dǎo)知識資源的擁有者，積極提供專業(yè)領(lǐng)域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統(tǒng)的企業(yè)知識體系和企業(yè)知識庫，以完善和優(yōu)化館藏。
3.2 建立檔案資產(chǎn)管理部門，探索企業(yè)檔案知識管理的長效機制。知識管理背景下，集聚有企業(yè)各類文獻型知識與分散記錄型知識的企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)的重要組成部分。聯(lián)合企業(yè)決策部門成立企業(yè)檔案知識資產(chǎn)管理部，改革傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，構(gòu)建基于數(shù)據(jù)挖掘機制的企業(yè)檔案知識管理信息系統(tǒng)，探索實施企業(yè)檔案知識管理的具體方法與途徑，是當(dāng)前企業(yè)檔案管理改革的基本方向。企業(yè)檔案知識資產(chǎn)管理部主要為企業(yè)的高級管理決策層服務(wù)，是實施企業(yè)管理功能的一個重要組成機構(gòu)。其主要任務(wù)應(yīng)該是針對現(xiàn)實需求、聯(lián)系決策過程，對隱含在企業(yè)檔案中的關(guān)聯(lián)知識、知識因子及一些具備統(tǒng)計特征的累積數(shù)據(jù)等進行實時挖掘與發(fā)現(xiàn)，并以特定的方式提供給企業(yè)的各級管理層與決策層，以實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的最優(yōu)配置和企業(yè)管理的最優(yōu)化。
一、企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義
健全企業(yè)安全生產(chǎn)檔案是評價安全生產(chǎn)工作的依據(jù)。安全生產(chǎn)管理工作是一個動態(tài)過程，通過檔案統(tǒng)籌規(guī)范，以文字、圖片、臺賬、表格等來反映安全生產(chǎn)工作具體情況。所以評價企業(yè)安全生產(chǎn)工作，不能只是依靠現(xiàn)場呈現(xiàn)的場景來做判斷，還要結(jié)合安全生產(chǎn)檔案來綜合評價。比如，在某一事故調(diào)查中，安全生產(chǎn)檔案就是認(rèn)定事故責(zé)任的最為重要的依據(jù)之一，翻查安全生產(chǎn)檔案資料中對事故發(fā)生點的歷史記錄，能夠清晰地了解安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人有無履行安全生產(chǎn)監(jiān)管職責(zé)，為事故的定性提供有力證據(jù)。
二、構(gòu)建企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的主要內(nèi)容
1．事故應(yīng)急處理方案。主要是針對企業(yè)內(nèi)部可能發(fā)生的危險源，來進行事先設(shè)定的應(yīng)急處理方案。比如，消防器材和防汛設(shè)備的分布位置圖，以及內(nèi)部各種緊急事故的處理小組成員名單和職責(zé)規(guī)定。
2．安全生產(chǎn)工作記錄。包含企業(yè)內(nèi)部各會議對安全工企業(yè)安全生產(chǎn)檔案作的研究、討論、決議等記錄；勞動保護用品的發(fā)放情況記錄；企業(yè)開展各項安全生產(chǎn)隱患排查與生產(chǎn)狀況檢查的記錄；安全整改通知書及其跟進結(jié)果記錄；事故調(diào)查報告和解決進度報告記錄等。
3．企業(yè)自身安全工作的規(guī)章制度。是企業(yè)內(nèi)部根據(jù)實際生產(chǎn)經(jīng)營情況而制定的規(guī)范。內(nèi)容有專門負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)的主管領(lǐng)導(dǎo)及其下屬人員分工；企業(yè)負(fù)責(zé)人簽署的安全責(zé)任書；針對特殊工種設(shè)置的專門操作流程，如易燃、易爆、有毒物的處理等，以及各類防范職業(yè)病的措施等。
三、加強企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理工作的實施
1．樹立正確管理思想與認(rèn)知，提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視度。安全生產(chǎn)檔案看似與生產(chǎn)效益高低并無直接關(guān)聯(lián)，所以許多企業(yè)認(rèn)為只要抓好生產(chǎn)現(xiàn)場的人與物的管理就夠了，導(dǎo)致很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對這一工作的重視程度不夠，缺少人力、物力、財力的投入。所以，樹立正確的思想與認(rèn)知，加強宣傳力度，將檔案管理工作納入議事日程，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對安全生產(chǎn)檔案重要性的認(rèn)識，他們才能在各個方面給予充分支持。
2．提高安全生產(chǎn)人員素質(zhì)，組建企業(yè)安全檔案管理專業(yè)隊伍。管理人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和管理水平等是影響安全生產(chǎn)檔案質(zhì)量的直接因素。相關(guān)人員不僅要具備專業(yè)的檔案理論知識和管理知識，還要熟練掌握相關(guān)安全管理與技術(shù)的知識。企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極組織相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，篩選符合崗位要求的高素質(zhì)人才，組建一支專業(yè)的安全生產(chǎn)檔案管理隊伍，滿足企業(yè)長足發(fā)展的需求。鑒于安全生產(chǎn)檔案的專業(yè)性與廣泛性特點，筆者建議安排專門對接人員負(fù)責(zé)檔案的建設(shè)與保管，因為檔案的管理需要按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)與范圍逐日積累、充實，才能確保其全面系統(tǒng)、真實地反映企業(yè)的安全情況。
3．規(guī)范安全生產(chǎn)檔案管理工作，完善安全生產(chǎn)制度。檢查與評價安全生產(chǎn)責(zé)任落實情況和企業(yè)安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)工作的開展，就是建立健全安全生產(chǎn)檔案制度。這一制度的完備，能夠在很大程度上讓企業(yè)根據(jù)安全生產(chǎn)動態(tài)信息來靈活調(diào)整生產(chǎn)方向，對每一階段的安全生產(chǎn)工作的管理、預(yù)測、預(yù)防等更為便利。由此，要實現(xiàn)安全生產(chǎn)管理制度的完善，企業(yè)首先必須明晰檔案的歸檔范圍，如生產(chǎn)管理架構(gòu)及變動記錄、特種作業(yè)人員資質(zhì)證件及名單記錄、員工健康監(jiān)護資料和健康檔案記錄、安全生產(chǎn)檢查與隱患排查記錄、崗位技術(shù)操作規(guī)范及安全生產(chǎn)事故記錄等。另外，還需要明確兩項基本原則：第一，歸檔內(nèi)容要真實、無誤。即對收集的數(shù)據(jù)資料要進行確認(rèn)、核實，以防虛假報告或人為制假現(xiàn)象的出現(xiàn)。第二，檔案建設(shè)要緊跟國家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。即企業(yè)制定檔案制度辦法要與時俱進，按照國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來對檔案內(nèi)表格等資料依時修改和調(diào)整。
作者:許瀚文單位:臨江市安全生產(chǎn)監(jiān)察大隊
關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；檔案資源
市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，促使檔案管理工作調(diào)整發(fā)展模式，從政治性向經(jīng)濟性與服務(wù)性轉(zhuǎn)變，提高檔案資源的利用率。這就要求檔案管理人員采取有效措施提高管理質(zhì)量，實現(xiàn)管理的信息化與規(guī)范化，推進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的必要性
受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案資源被束之高閣，導(dǎo)致其利用率下降，在這樣的環(huán)境下，提高檔案資源的利用率與管理水平，不僅可以使企事業(yè)單位的管理水平提高，同時也可以更好的規(guī)劃人才資源利用。因此，在這樣的環(huán)境下建立并規(guī)范檔案管理體系迫在眉睫，這對于整個社會的發(fā)展都具有十分重要的意義。首先，檔案是所在部門歷史的再現(xiàn)，是對其文化、價值的重視，是完善檔案管理的必然要求。其次，檔案不僅記錄好的，也將組織的錯誤記錄在案，對后期的管理具有良好的借鑒意義。針對如此重要的工作，實現(xiàn)管理的規(guī)范化就顯得更加重要，這是為決策者提供準(zhǔn)確參考的前提，是做出正確決策的基礎(chǔ)。從其中我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理規(guī)范化是實現(xiàn)檔案資源利用高效的前提，是為組織服務(wù)的基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員必須將其作為工作的重點進行。
2.檔案管理規(guī)范化過程中的問題
盡管檔案管理已經(jīng)引起相關(guān)部門的重視，但由于歷史遺留的問題較多，社會的發(fā)展又十分迅速，對檔案管理提出了更多新的問題，檔案管理規(guī)范化的整體水平?jīng)]有達到令人滿意的程度，在執(zhí)行中仍然存在諸多問題，具體體現(xiàn)在以下幾點中：
2.1管理人員的意識不足。這是制約我國檔案管理規(guī)范化水平提高最根本的因素，從其原因來看，這并不是由于工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)所造成的，而是由于整個環(huán)境而導(dǎo)致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認(rèn)識都不夠全面，將其看作單獨的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對這項工作的真實，思想上無法給予其足夠的重視，導(dǎo)致對工作懈怠，這種意識嚴(yán)重制約我國檔案管理規(guī)范化的進程。
2.2信息化水平較差。近年來，國際化信息化進程不斷加快，改變了整個世界的工作環(huán)境，各行各業(yè)也都改變了工作方式，檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個系統(tǒng)的管理情況來看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒有跟上時展步伐，各地信息化建設(shè)水平參差不齊，尤其是西部的一些地區(qū)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，無法滿足社會發(fā)展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理對存儲環(huán)境要求較高，而且占據(jù)較大空間，而且保存年限有限，嚴(yán)重制約我國檔案事業(yè)的發(fā)展，同時也限制了檔案功能的發(fā)揮。
3.實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效措施
從上文的分析中我們可以看到，我國檔案的規(guī)范化進程情況不是十分理想，對此，必須要結(jié)合具體的實際，采取有效的對策，提升檔案資源的利用率，推進經(jīng)濟的發(fā)展，為社會的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
3.1強化管理意識，推動檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。要想做好一項工作，首要任務(wù)就是要提升管理人員的服務(wù)意識，切實推進檔案管理的規(guī)范化。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，除了要提升檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，更要注重提升時效性，這是時展的必然要求。因此，相關(guān)部門要根據(jù)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展情況制定相應(yīng)的規(guī)范體制。從當(dāng)前的管理情況來看，由于法制的缺失導(dǎo)致我國檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統(tǒng)一的管理體制勢在必行。從檔案的錄入直至保管，到最后的資源開發(fā)與利用，都必須要建立相對應(yīng)且嚴(yán)格的工作流程。明確檔案管理各個階段工作的規(guī)范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細(xì)致與認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)且全面；進入到歸檔與立卷環(huán)節(jié)，要以科學(xué)、合理、高效為標(biāo)準(zhǔn)，加強對保管的重視，提升其安全性。在管理規(guī)章中必須要做到權(quán)責(zé)分明，提高工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性與責(zé)任意識。同時，要加大宣傳力度，使人們意識到檔案管理的重要性，營造良好的社會氛圍，唯有如此方可實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)。
3.2推進現(xiàn)代化的進程，實現(xiàn)管理的規(guī)范化與信息化。信息化高速發(fā)展，為了適應(yīng)其發(fā)展，提高檔案的利用效率，必須要對傳統(tǒng)檔案管理理念進行更新，使其可以與社會發(fā)展節(jié)奏相一致，早日實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，在進行檔案管理過程中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用，發(fā)揮信息化技術(shù)的功能，提升檔案工作的利用率。同時也要根據(jù)發(fā)展需求加大軟件開發(fā)力度，使其可以更好的進行管理，提高檔案的規(guī)范化與信息化水平。通過對檔案管理規(guī)范化的建設(shè)，促使檔案管理水平的提高，減少違規(guī)情況，最終增強我國檔案管理的競爭力。
3.3提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。究其根本，都是人的責(zé)任，因此，要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化，關(guān)鍵是要提升人員的綜合素養(yǎng)，這就要求檔案管理部門根據(jù)具體的情況開展科普活動，使從業(yè)者意識到當(dāng)前形勢下開展規(guī)范化管理的必要性，增強危機意識。除此之外，還要進行技術(shù)培訓(xùn)，使從業(yè)者對現(xiàn)代化設(shè)備有一定的了解，熟練掌握，進而提升管理水平。最后就是提升從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識到工作的重要性，強化保密意識，增強資料的安全性。結(jié)束語綜上所述，我們看到要想增強檔案的利用率，加強檔案的流通，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是必然的，但由于目前我國的檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識也有待提高，管理模式也相對較為落后，要想實現(xiàn)管理的規(guī)范化仍需較長的一段時間，這就要求從建制、人員兩個方面著手，緊跟時展步伐，更好的發(fā)揮檔案管理的功能。
作者:賈書影 單位:黑龍江省保密技術(shù)服務(wù)中心
參考文獻：
電子文件管理問題是電子時代擺在全世界各國政府以及文檔管理機構(gòu)面前的重要問題。如何對具有原始性的電子文件進行長久保存是其中必須解決的核心問題。國際上取得普遍共識的大思路是將電子文件與背景信息進行封裝，同時保存內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三大要素。世界各國國家制度和政治體制的巨大差別。決定了每個國家都有各自的文件處理方式，電子文件管理各具特性。如何根據(jù)我國國情保存和管理三大要素以解決電子文件管理的核心問題已刻不容緩。在這種背景下，國家社會科學(xué)基金檔案學(xué)研究項目《電子政務(wù)環(huán)境下電子公文流程設(shè)計與分析》(以下簡稱《流程》)以電子文件中的電子公文為研究對象，致力于探索解決電子公文的原始性保證及其長久保存問題。
《流程》項目研究以電子公文流程為根本點和切入點。研究者認(rèn)為，要確保電子公文的原始記錄性必須研制實現(xiàn)真正的電子文件管理系統(tǒng)，而電子文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)的前提是依據(jù)一個相對統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的、全程管理的流程。設(shè)計和研究電子公文流程是電子時順公文管理過程、擺脫文檔分治的體制束縛、實現(xiàn)文檔管理一體化的根本性前提和關(guān)鍵性基礎(chǔ)。
當(dāng)前的電子政務(wù)多是應(yīng)用各類辦公自動化系統(tǒng)完成對電子公文及其流程的管理。但是，這些辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計和開發(fā)基本上是基于傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的手工管理流程。文檔人員描述的是傳統(tǒng)流程需求，軟件編制人員根據(jù)這些需求開發(fā)軟件，沒有人質(zhì)疑傳統(tǒng)流程在電子時代的合理性和必要性。由此研制的軟件功能上局限于收發(fā)文登記以及簡單的查詢，不能滿足檔案管理需求，造成文檔管理的各行其是和混亂局面。例如，上海某區(qū)政府機關(guān)某部門，關(guān)于公文處理同時有5套系統(tǒng)在運轉(zhuǎn)，其中3套是公文管理系統(tǒng)，2套是檔案管理系統(tǒng)。由于電子公文流程研究滯后于信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化軟件的應(yīng)用，相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)停留在技術(shù)導(dǎo)向的、經(jīng)驗型的、一體化程度低的低水平狀態(tài)。《流程》項目試圖在電子時代重新考慮并且優(yōu)化公文處理業(yè)務(wù)流程，使之適應(yīng)電子公文的特點和信息化需求。其研究的主要問題是如何實現(xiàn)全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文檔一體化的電子公文流程，保證流程中的電子公文能夠得到高效處理并且能夠及時歸檔，歸檔是單套歸檔并目，保證歸檔后的電子公文具有真實性和完整性。
二、研究內(nèi)容
《流程》項目研究是對電子公文流程進行有效的抽象，從整體和全局上設(shè)計一個適合我國國情的、滿足全程管理需求的處理模型。同時，通過對模型的分析統(tǒng)一設(shè)計思想，明確流程中的控制要求，在文檔一體化的框架下達到電子公文流程的高效率，實現(xiàn)電子公文單套歸檔，為電子公文管理及其軟件開發(fā)打下基礎(chǔ)，并最終滿足檔案管理長期保管電子公文的要求。
項目研究的設(shè)計部分在對傳統(tǒng)公文流程進行分析的基礎(chǔ)之上，基于工作流管理思想設(shè)計了電子公文流程的過程模型，它包括發(fā)文流程、收文流程、傳輸流程、檔案管理流程和用戶工作流程5個部分。其中，傳輸流程設(shè)計是核心和創(chuàng)新。由于傳遞方式的不同是電子公文流程與傳統(tǒng)公文流程的根本性差別所在，所以《流程》項目要解決的最核心問題就是設(shè)計完全網(wǎng)絡(luò)化條件下的電子公文傳輸流程。
在這個流程中，電子公文的歸檔過程發(fā)生了重大變化，歸檔環(huán)節(jié)成為整個設(shè)計部分的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。項目研究者將其設(shè)計的歸檔模式稱為“保存即歸檔”模式并闡明了“保存即歸檔”模式下電子公文流程較之傳統(tǒng)公文流程的變化和這個模式實現(xiàn)的意義。“保存即歸檔”模式是適合電子公文生命周期規(guī)律的全程管理模式。
歸檔模式的變化會催生職能上有別于傳統(tǒng)文檔案管理機構(gòu)的新型機構(gòu)，這種新型機構(gòu)將是文檔一體化的管理機構(gòu)。項目研究中的“公文中心”就是這樣一種新型機構(gòu)，研究者闡述了在電子公文流程中公文中心的功能、作用、角色并對公文中心的建設(shè)提出了可行性建議。
過程模型的設(shè)計是《流程》項目的核心內(nèi)容。但電子公文流程不是僅有過程模型就能夠描述清楚的，它還涉及參與操作的人員與組織、所操作的數(shù)據(jù)、使用哪些計算機應(yīng)用程序、這些計算機應(yīng)用程序的功能等。因而，圍繞過程模型項目研究還進行了如下4個方面的設(shè)計：一是角色設(shè)計，對參與電子公文流程操作的人員和組織以及參與方式進行設(shè)計；二是元數(shù)據(jù)設(shè)計，對電子公文流程所操作的數(shù)據(jù)進行設(shè)計；三是對系統(tǒng)實現(xiàn)所用的計算機應(yīng)用程序進行說明，其中對電子文件管理系統(tǒng)的功能需求設(shè)計也是項目研究的創(chuàng)新之一；四是功能模塊設(shè)計，具體說明電子文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)對本項目設(shè)計的電子公文流程過程模型進行管理所具有的功能。這些設(shè)計的出發(fā)點是要在電子公文全程管理過程中，適量、適當(dāng)?shù)夭东@必要背景信息，為電子公文的真實性、完整性所需的“內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)”3大要素給予支持。
完整的電子公文流程還包括組織要素和控制要素，項目研究的分析部分即對它們進行分析。組織要素的分析內(nèi)容主要包括：電子公文流程與傳統(tǒng)公文流程的異同，電子公文流程的調(diào)整與協(xié)調(diào)，文檔一體化的實現(xiàn)，政務(wù)流程再造。控制要素的分析內(nèi)容包括：文件格式使用與版式控制，權(quán)限控制，流程跟蹤與監(jiān)控，xML與電子公文交換以及安全控制。這些要素在模型中無法具體體現(xiàn)出來，但是對于流程的實現(xiàn)具有重要影響作用。
分析部分的核心觀點包括：通過比較研究的方法分析和說明了電子公文流程較之傳統(tǒng)流程發(fā)生的變化；構(gòu)建了完整的電子公文流程標(biāo)準(zhǔn)化體系；闡明了電子公文流程從根本上說是文檔一體化的流程；對電子時代我國電子公文流程變化引發(fā)的文檔管理體制變革進行了構(gòu)想；構(gòu)造了完整的電子公文流程控制體系。
項目研究最后通過具體案例分析了當(dāng)前的公文、檔案管理系統(tǒng)所實現(xiàn)的公文流程，將案例所實現(xiàn)的內(nèi)容與《流程*項目設(shè)計內(nèi)容進行印證分析和對比分析。印證分析說明項目設(shè)計在技術(shù)上是可以實現(xiàn)的，對比分析說明電子公文流程較之傳統(tǒng)公文流程根本性的變革在于傳輸流程的變化、歸檔方式的變化和全程管理的真正實現(xiàn)。
示意圖顯示了《流程》項目研究內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，它由內(nèi)而外包括5個層次：
1.電子公文的傳輸流程。傳輸流程的設(shè)計是過程模型的核心，同時也是《流程》項目研究的核心。項目研究以傳輸流程創(chuàng)新為核心向外層層展開，擴展研究領(lǐng)域去研究與核心創(chuàng)新相應(yīng)的內(nèi)容并引起其他內(nèi)容研究中的創(chuàng)新。
2.電子公文過程模型。除傳輸流程外，還包括發(fā)文流程、收文流程、傳輸流程、檔案管理流程和用戶工作流程。
3.電子公文流程中的構(gòu)成要素。包括角色設(shè)計，元數(shù)據(jù)設(shè)計，系統(tǒng)實現(xiàn)所用計算機應(yīng)用程序，為電子公文流程管理系統(tǒng)進行的功能模塊設(shè)計。
4，電子公文流程中的組織要素。分析電子公文流程與傳統(tǒng)公文流程的異同，電子公文流程的調(diào)整與協(xié)調(diào)，電子公文流程的標(biāo)準(zhǔn)化體系，文檔一體化的實現(xiàn)，圍繞
電子公文流程展開的政務(wù)流程再造。
5.電子公文流程中的控制要素。分析電子公文流程中的文件格式與版式控制，權(quán)限控制，流程跟蹤與監(jiān)控，XML與電子公文交換，安全控制。
三、研究創(chuàng)新
1.設(shè)計了電子時代的電子公文傳輸流程，這個傳輸流程是有別于傳統(tǒng)公文傳輸流程的全新的網(wǎng)絡(luò)傳輸流程。
傳輸流程的設(shè)計基于對的電子公文流程與傳統(tǒng)公文流程的特點、關(guān)系進行深入研究的基礎(chǔ)之上。機構(gòu)內(nèi)部傳輸流程基于工作流機制進行過程定義，通過內(nèi)部局域網(wǎng)實現(xiàn)自動化的、規(guī)范化的、具有適用性和柔性的、可被跟蹤與監(jiān)控的內(nèi)部傳輸流程。機構(gòu)間的傳輸流程通過政務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)公文的網(wǎng)絡(luò)傳遞。研究構(gòu)建了全國電子公文傳輸體系和文檔管理組織機構(gòu)體系，這個體系以公文中心為實現(xiàn)傳輸流程的核心機構(gòu)。
2.以“保存即歸檔”的歸檔模式，將電子文的文件管理與檔案管理兩個階段無縫地銜接起來，從而設(shè)計和實現(xiàn)了文檔―體化的電子公文流程，實現(xiàn)了對電子公文的全程管理。
項目設(shè)計的電子公文流程以“保存即歸檔”的創(chuàng)新性歸檔模式，打破了傳統(tǒng)的體制界限，真正實現(xiàn)了整個電子公文流程的文檔一體化，實現(xiàn)了文件部門與檔案機構(gòu)的無縫連接和平滑過渡。在這個電子公文全程管理的流程中，還實現(xiàn)了收、發(fā)文流程一體化，并能捕獲背景信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)與電子公文的一體化保存。這個模式的創(chuàng)新可以為我國電子公文管理盡早擺脫雙套制的歸檔模式提供實踐支持。
3.對公文中心的研究和設(shè)計是機構(gòu)創(chuàng)新，可以為政務(wù)流程再造提供建設(shè)思路。
在電子時代，要實現(xiàn)電子公文流程的全程管理，有必要進行機構(gòu)創(chuàng)新。《流程》項目設(shè)計的公文中心是電子公文的傳輸交換中心、文件保存中心、檔案管理中心、信息服務(wù)與利用中心。它有別于我國以往所有的文件管理機構(gòu)和檔案管理機構(gòu)，是跨越機關(guān)的文檔管理機構(gòu)，是新型的文檔管理專業(yè)化、服務(wù)綜合化的管理實體。它是電子公文的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現(xiàn)行政務(wù)信息與歷史政務(wù)信息于一體，集政務(wù)信息中心、文件中心與檔案中心于一體。
4.對電子文件管理系統(tǒng)的分析和研究具有國內(nèi)領(lǐng)先性。
電子文件管理系統(tǒng)是解決電子文件管理的終極方法和手段。國際上對電子文件管理系統(tǒng)的研究和實踐已經(jīng)比較深入。但在我國，目前還沒有真正的電子文件管理系統(tǒng)付諸研究和實現(xiàn)。《流程》項目研究提出了電子文件管理系統(tǒng)有別于當(dāng)前的辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)的特點，提出了電子文件管理系統(tǒng)的功能需求和基本要求，可以作為電子文件管理系統(tǒng)研制的參照。
5.構(gòu)建了完善的電子公文流程標(biāo)準(zhǔn)化體系和流程控制體系。
相較于傳統(tǒng)公文流程來說，電子公文流程對標(biāo)準(zhǔn)化的要求和對流程進行控制的要求更高，所采用的方法和技術(shù)更為復(fù)雜。《流程》項目研究在所設(shè)計的文檔一體化的電子公文流程基礎(chǔ)之上，構(gòu)造了完整的電子公文流程標(biāo)準(zhǔn)化體系和流程控制體系。標(biāo)準(zhǔn)化是電子公文流程順暢運行的前提，流程控制是電子公文流程得以安全、正確地實現(xiàn)和運行的保證。
國家一級科技查新咨詢單位上海科學(xué)技術(shù)情報研究所的查新結(jié)論指出：“該成果提出建立集電子公文傳輸交換、文檔管理、信息服務(wù)等功能于一體的公文中心，并以公文中心為核心職能機構(gòu)設(shè)計電子政務(wù)環(huán)境下電子公文的傳輸流程及‘保存即歸檔’的電子公文管理模式，未見與其相同的國內(nèi)外文獻報道，具有新穎性。”項目研究的創(chuàng)新對于當(dāng)前文件與檔案管理模式的改變、管理觀念的更新、工作行為的規(guī)范、流程的優(yōu)化改進都將起到非常重要的促進作用。
四、研究意義
《流程》項目設(shè)計的電子公文全程管理模式將傳統(tǒng)封閉的收發(fā)文機構(gòu)連為一體，將文件管理與檔案管理連為一體，有利于將我國檔案界一直探索的文檔一體化理論落到實處；有利于自動化、半自動化地收集和存儲電子公文的背景信息并將其從公文形成者處直接帶入檔案管理階段，將數(shù)據(jù)捕獲落到實處；有利于維護電子公文的真實性和完整性并為最終實現(xiàn)電子公文的完全電子化的單套歸檔奠定基礎(chǔ)。其意義體現(xiàn)在5個方面：一是以電子公文流程管理為突破口可以帶動電子政務(wù)全局的發(fā)展，對電子政務(wù)具有積極意義；二是指導(dǎo)機關(guān)有效地梳理、優(yōu)化和改造業(yè)務(wù)流程，對機關(guān)工作具有重要意義；三是在對公文進行處理的同時同步完成檔案著錄、數(shù)據(jù)捕獲等功能，把電子公文涉及的檔案管理問題在公文處理過程中一并解決，對電子文件的歸檔管理具有決定性意義；四是在文檔管理者與軟件開發(fā)者之間架一座溝通的橋梁，對軟件開發(fā)具有參考價值；五是有助于政府機構(gòu)向社會公眾提供一站式公文信息服務(wù)，對社會公眾具有積極意義。
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準(zhǔn)地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：水庫工程；檔案管理；現(xiàn)狀問題；完善策略
隨著國家經(jīng)濟與信息產(chǎn)業(yè)化的快速發(fā)展，水利單位要獲得更高的社會經(jīng)濟效益，就必須以員工工作效率提高為基礎(chǔ)，才能促進其效益不斷提高，而工程檔案管理工作能夠?qū)ζ湫畔①Y源進行整理記錄、分析研究和充分利用，更需要進一步提高該方面的工作效率，方能有效控制其成本投入，使之獲得良好經(jīng)濟效益，并提供給社會更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1 水庫工程檔案管理現(xiàn)狀分析
（一）管理者經(jīng)驗和專業(yè)性不足
復(fù)雜性、系統(tǒng)性及科學(xué)性是水庫工程檔案管理的主要特點，這也就對檔案管理提出了更高要求，其必要保證真實性、原始性和完整性，然而，由于大部分管理者實際管理經(jīng)驗不足，只能對負(fù)責(zé)人移交的檔案進行被動接受，無法判斷資料完整與否，易存在簽章手續(xù)不全、隱蔽工程驗收記錄失準(zhǔn)等問題，甚至將工程建設(shè)資料與項目質(zhì)量混淆，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)零碎殘缺的現(xiàn)象。而之所以產(chǎn)生上述問題，主要在于管理者專業(yè)性較低，多為臨時抽調(diào)者相關(guān)，由于這類人員對工程檔案及其專業(yè)知識知之甚少，缺乏對相關(guān)法律政策的了解，再加上業(yè)務(wù)能力、文化層次等客觀存在因素的影響，也就造成了水庫工程檔案管理工作效率低下的情況。
（二）檔案管理體制不完善
當(dāng)前，大部分水利工程建設(shè)單位都存在檔案管理規(guī)章制度不完善的問題，雖然部分企業(yè)建立了完善的體制，但卻未能將之落實到位。檔案行政管理部門對工程檔案管理法貫徹宣傳錯位，無法給予工程檔案管理業(yè)務(wù)有效的指導(dǎo)，也就難以對其執(zhí)行有效專項執(zhí)法檢查，再加上檔案資料流向制度缺乏科學(xué)性，一旦遇到相關(guān)人員崗位的調(diào)動變更，必然會不利于檔案管理的有序進行。
（三）法規(guī)制度的調(diào)整不及時
我國新時期的水利工程建設(shè)發(fā)展速度較快，而要適應(yīng)發(fā)生轉(zhuǎn)變的政府審批制度與管理職能，工程建設(shè)領(lǐng)域就必須進一步完善市場監(jiān)理稽查、招投標(biāo)、竣工驗收備案等制度，這其中工程檔案管理的各方面也隨之發(fā)生了變化，比如檔案內(nèi)容形式、制度規(guī)定等，然而，據(jù)了解在此過程中對其法規(guī)制度卻并未進行及時調(diào)整，嚴(yán)重制約了水利工程檔案管理工作健康持續(xù)的發(fā)展。
2 水庫工程檔案管理完善策略
（一）強化宣傳教育
要提高水庫工程檔案管理水平，關(guān)鍵在于加強其宣傳教育，確保上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工都能了解其重要性，尤其是增強檔案管理者方面的宣傳教育，提高他們思想上的重視程度，為管理工作有效執(zhí)行奠定良好基礎(chǔ)。另外，水利單位要完善檔案管理的規(guī)章制度，將其歸入工程建設(shè)管理整體過程中，以促進工程進度與檔案管理保持一致，能夠時時記錄水庫施工建設(shè)進程，從而避免資料殘缺不完整的情況，為此這就需要嚴(yán)格執(zhí)行懲罰制度，對歸檔失誤或遺失檔案的一應(yīng)責(zé)任人，做到有錯必究，違法必懲，追究其應(yīng)負(fù)責(zé)任，進而使之從根本上重視水庫工程檔案管理，真正落實該項工作，提高檔案管理的效率與水平。
（二）加強信息化管理
一是完善建設(shè)信息化管理制度。對于水庫工程檔案管理工作，水庫單位領(lǐng)導(dǎo)予以高度重視與必要的保障支持，加強相應(yīng)機構(gòu)制度的完善，設(shè)置獨立的管理部門，指定專門管理檔案的人員，充分明確其職責(zé)范圍和應(yīng)負(fù)責(zé)任，即收集整理和歸檔工程項目的資料。二是建設(shè)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施。水利單位應(yīng)合理科學(xué)地安排統(tǒng)籌檔案管理設(shè)備及經(jīng)費，建立功能設(shè)備完善的計算機機房，并配備高性能數(shù)據(jù)存儲器和服務(wù)器來維持檔案信息系統(tǒng)正常運行，下載安裝相應(yīng)的管理軟件，注意提高軟件檢索功能，以提供給檔案信息化管理建設(shè)更優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)存儲處理環(huán)境，進而達到根據(jù)項目文號、分類等靈活檢索的目的。
（三）提高管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理工作更強調(diào)管理人員的專業(yè)性，單純制度約束的形式明顯效果不佳，為此，這就必須進一步提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。故而，在選用水庫工程檔案管理者過程中，要秉承一個原則即只有經(jīng)過嚴(yán)格培訓(xùn)學(xué)習(xí)，且能夠更好掌握管理要點的人員為首選。相比起其他事業(yè)單位檔案管理者來說，水利單位對檔案管理者業(yè)務(wù)技術(shù)水平和專業(yè)知識掌握程度要求更高，所以要提高整體管理者的專業(yè)素質(zhì)，一方面是要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是兼職人員方面檔案管理知識的培訓(xùn)，以便建立起高品質(zhì)檔案管理團隊，促進檔案管理工作科學(xué)有序地開展；另一方面，則需要積極配合企業(yè)管理制度，使其增強自覺主動性和責(zé)任感，保證工作的有理可依，有章可循。
（四）完善管理體系，落實崗位責(zé)任
水利單位檔案管理要以國家規(guī)章制度為基礎(chǔ)不斷完善自身管理制度及體系，當(dāng)然，要提高檔案管理水平，不僅需要完善的制度管理體系，更需要落實領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，明確每位檔案管理者的應(yīng)盡職責(zé)，才能保證檔案部門對工程建設(shè)給予合理科學(xué)的監(jiān)督制約。雖然檔案管理具有獨立性的特征，但從工作性質(zhì)角度來看，其囊括了工程各個方面的內(nèi)容，即水庫工程檔案管理是工程管理程序之一，為此檔案部門工作人員必須掌握的一項業(yè)務(wù)技能就是處理檔案資料的流程，只有認(rèn)真履行檔案搜集整理、監(jiān)督指導(dǎo)及例行檢查工作等，方可為檔案管理工作提高奠定良好基礎(chǔ)。除此之外，檔案管理部門要加強內(nèi)部激勵體系建立，充分貫徹檔案管理工作目標(biāo)，并將其歸入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)，具體落實到分管領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任制與管理人員職責(zé)身上，年終時進行嚴(yán)格的考核總結(jié)，對于表現(xiàn)優(yōu)異者給予獎勵表揚，反之則給予嚴(yán)厲的懲罰批評，做到有責(zé)必究，促使崗位責(zé)任制真正貫穿于項目建設(shè)全過程。
3 結(jié)束語
水庫工程檔案管理工作非常重要，其不但對工程質(zhì)量提高大有裨益，更能最大化發(fā)揮其社會效益，而檔案管理工作更是貫穿于整個水庫工程建設(shè)全過程中，是加強和提高水利建設(shè)及其管理質(zhì)量的關(guān)鍵所在，能夠促進水利事業(yè)的整體發(fā)展。
參考文獻
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1 高校科研檔案的作用及意義
開展科學(xué)研究是高校的三大職能之一，作為真實記錄科研活動過程的科研檔案，對高校開展科研管理具有重要作用和意義。
首先，科研檔案是開展科學(xué)研究的基礎(chǔ)與前提。高校科研檔案是記錄科研人員研究成果與歷史史實的原始資料，是最可靠的情報源和信息源。任何科技進步均是在前人研究成果基礎(chǔ)之上進行的繼承和借鑒，高校搞科研亦是如此，通過科研檔案了解過去和同期國內(nèi)外對某課題的研究情況，從而進行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是高校科研工作的重要基礎(chǔ)。
其次，科研檔案是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保證。培養(yǎng)德才兼?zhèn)洳⑦m應(yīng)社會發(fā)展需要的專門性人才是高校的重要任務(wù)，作為教師，不僅自身要及時掌握了解所教專業(yè)的最新前沿動向，還要不斷更新教材，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術(shù)、新經(jīng)驗充實到教科書中，傳授給學(xué)生，從而提高教學(xué)質(zhì)量。
最后，科研檔案是檢驗科研工作質(zhì)量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要條件和依據(jù)。高校科研檔案記錄了高校教師、科研部門在科研實踐和管理過程中，形成的各類具有保存價值的原始文字、圖表及聲像材料。一所高校科研工作開展得如何，從科研經(jīng)費、人員投入、科研成果的產(chǎn)出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據(jù)，從而做出公正客觀的評價。同時，科研檔案也是科研人員辛勤勞動的結(jié)晶，為教師及科研人員的職稱評定、考核、獎勵起到了真憑實據(jù)的作用。
2 高校科研檔案管理中存在的問題
2.1 制度不健全，權(quán)責(zé)劃分不清，造成檔案收集不齊全。《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，科研檔案是科研管理的重要組成部分，必須在單位科研管理工作中予以體現(xiàn)。然而，現(xiàn)實中，似乎只要沾上“檔案”二字，工作就應(yīng)劃歸檔案部門。雖然，檔案部門按照相關(guān)規(guī)定制定了科研檔案管理辦法，但缺少科研管理部門的配合約束，使得科研檔案從開始便出現(xiàn)斷鏈。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當(dāng)于扮演了一個“二傳手”，不僅對檔案材料中出現(xiàn)的問題，不能做出解釋，無形中，還增加了歸檔工作的返工率，并且，長期的傳統(tǒng)粗放做法使得他們認(rèn)為，檔案材料的鑒定、整理均是檔案人員的事情，只要將材料送達即可，給檔案部門增加了很大工作量。檔案部門與科研管理部門是平級職能部門，缺少必要的溝通，“隔行”造成了檔案人員對科研項目管理及內(nèi)容的認(rèn)識不足，許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。
2.2 科研檔案分類不適應(yīng)新情況，檔案整理不規(guī)范。隨著高校科研工作的快速發(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)實需要。首先，體現(xiàn)在科研檔案的分類上。過去，在計劃經(jīng)濟體制下，科研項目種類少，來源相對單一，分類簡單，歸檔范圍不明確，除了科研管理綜合類（KY11）外，即按科研項目（KY12）進行組卷。隨著時間的推移，相繼出現(xiàn)諸多科研類材料，如橫向科研項目、科技獎勵成果、學(xué)生科研項目、學(xué)術(shù)會議、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)論文著作，等等，沒有明確可歸入的類別，便魚龍混雜歸入一類。其次，體現(xiàn)在科研材料的整理不規(guī)范。因為前期的分類不明確，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩，如獎勵證書、專利證書、各類標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)著作等是按卷整理還是按件整理？大小不一、材質(zhì)不同如何裝盒？
2.3 科研檔案查詢服務(wù)不靈活，資源利用匱乏。長期以來，科研檔案的利用一直較為謹(jǐn)慎，主要是因為牽扯到保密和個人知識產(chǎn)權(quán)問題。作為科研項目，它的價值不僅是一個發(fā)明、創(chuàng)新，還可以創(chuàng)造經(jīng)濟效益。檔案部門在管理科研檔案時不愿承擔(dān)責(zé)任，而將審批權(quán)全部推向科研管理部門。有時，科研管理部門一時沒人，而利用者又急用，使個人查詢極為不便。
正是因為科研檔案的敏感問題，檔案部門沒有建立開放科研檔案目錄，從而造成科研檔案信息資源長期被壓制在檔案館內(nèi)，而不能很好地發(fā)揮作用。
2.4 上級指導(dǎo)部門沒有針對性地對科研檔案進行專項檢查。雖然，每年，上級檔案部門組織了各項檢查，但很少有針對高校檔案內(nèi)容的專項檢查，尤其是高校科研類檔案檢查從未觸及。通過對科研檔案的檢查，可以促進科研檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，并引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對科研檔案工作的進一步重視。
3 解決對策
3.1 建立新的科研檔案管理體制，完善科研管理網(wǎng)絡(luò)，做到分工明確，責(zé)任到人。第一，為了利于科研檔案的科學(xué)化管理，應(yīng)從管理體制上進行改革，科研管理部門應(yīng)為科研檔案的主要負(fù)責(zé)部門，檔案部門為輔助管理部門，即具體操作上，由科研管理部門利用行政管理職能完成科研材料的歸檔，檔案部門則主要行使檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和保管、利用工作。
第二，科研管理部門要與檔案管理部門進行深入溝通，建立一套規(guī)范、可操作性強的科研檔案管理制度，明確分工和職責(zé)，共同做好科研檔案的各項管理工作。第三，通過全校各部門設(shè)立的科研秘書，形成科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對科研秘書的職責(zé)中，要強調(diào)做好本部門科研檔案的歸檔檢查工作，同時，檔案部門要定期對科研秘書進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。第四，建立科研檔案的收集行政制約制度。通過科研管理部門、人事部門與檔案管理部門的聯(lián)合，在涉及教職工切身利益的相關(guān)環(huán)節(jié)進行行政制度約束，進一步確保科研檔案的收集齊全。如教職工的職稱評定材料由檔案部門審核蓋章，年底科研工作量的報送材料由檔案部門進行審核驗收，凡未在檔案目錄登記之列的，均可將材料收集歸檔。同時，為了保證課題項目的每個環(huán)節(jié)材料齊全，可由科研部門按比例抽取課題科研經(jīng)費作為檔案材料歸檔保證金。
3.2 建立科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)劃歸檔范圍，規(guī)范操作流程，嚴(yán)把檔案整理標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)研究類檔案在我國沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，作為高等院校的科研檔案分類，主要是參照《高校檔案實體分類辦法》、《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》兩個規(guī)定，但其也只是對高校科研檔案的分類作了一個泛泛的基本要求。
為了適應(yīng)現(xiàn)實科研發(fā)展的需要，如想較全面地收集齊全各類科研檔案材料，必須對原來的科研檔案分類進行細(xì)劃，如“KY12”為縱向科研項目，“KY13”為橫向科研項目，“KY14”為獎勵證書，“KY15”為論文、論著，“KY16”為專利證書，“KY17”為學(xué)生科研項目等，根據(jù)需要，可再分三級目錄。歸檔范圍上，可針對學(xué)校產(chǎn)生的科研項目種類，按類別劃分歸檔范圍，使立卷人能更好地把握歸檔內(nèi)容，確保檔案材料的齊全。整理上，在參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》的基礎(chǔ)之上，可采取卷件結(jié)合的整理方式，科研課題項目以卷整理，科研管理類文件材料以件整理，獎勵證書參照實物檔案管理，按件保管；專利證書、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)論著等按件整理保管。一個科研項目以結(jié)題、鑒定時間為檔案歸入年度，后期的成果、獲獎材料按相應(yīng)年度劃入相關(guān)類目下。
做好歸檔流程的設(shè)計和規(guī)范化工作很必要，科研管理部門為科研檔案的主要歸檔單位，而各課題項目組為具體立卷人，只有設(shè)計一套具體可行的歸檔流程，既保證歸檔管理工作的規(guī)范化，又通過實現(xiàn)科研管理行政職能的約束力，確保檔案材料的收集完整。
3.3 建立科學(xué)系統(tǒng)的科研檔案信息數(shù)據(jù)庫。為適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的需要，無論是科研管理部門還是檔案管理部門，科研檔案電子信息資源對其而言都十分重要。二者可以通過信息對接處理，完善科研檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)雙贏作用。
科研管理部門利用科研管理軟件在行使工作職能的過程中，建立了大量的科研管理檔案數(shù)據(jù)庫，通過與檔案管理部門的管理系統(tǒng)對接，一方面，實現(xiàn)了科研管理中的電子文件信息的歸檔，并完成了科研項目的網(wǎng)絡(luò)歸檔工作。檔案管理部門則通過對紙質(zhì)科研檔案的掃描錄入處理，建立館藏科研檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，與前期科研管理部門的信息數(shù)據(jù)通過二合一對接，形成一個大科研檔案數(shù)據(jù)庫，從而保證了科研檔案數(shù)字化信息的完整性。大信息庫的建立，方便了科研管理部門的工作，從而實現(xiàn)互惠互利的良好效果。
3.4 確保科研檔案安全的情況下，提高科研檔案的服務(wù)利用方式。《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》11.3中指出：“已建館的學(xué)校，對館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均應(yīng)按國家規(guī)定，報校長批準(zhǔn)后，分期分批向社會開放。”該條也應(yīng)適用于科研檔案。可以組織相關(guān)人員對學(xué)校館藏科研檔案進行認(rèn)真鑒定，建立開放科研檔案目錄，以方便更多的人來使用查詢科研檔案。
1.學(xué)籍管理意識淡薄
高校的學(xué)籍管理中，“松、軟、散”的現(xiàn)象普遍存在。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生由被錄取入學(xué)到畢業(yè)期間的德、智、體、美等諸方面的情況，但大多數(shù)學(xué)生沒有認(rèn)識到學(xué)籍管理的重要性，視自己為學(xué)籍檔案管理中的一個被動對象，對學(xué)籍管理缺乏正確的理解；同時檔案管理人員意識淡薄，對學(xué)生學(xué)籍管理不夠重視，在實際的管理過程中不夠嚴(yán)格規(guī)范，常常出現(xiàn)檔案漏填，或者蓋章不簽字等不規(guī)范現(xiàn)象，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不甚了解，在一定程度上影響了教學(xué)秩序和教學(xué)效果。
2.學(xué)籍管理隊伍素質(zhì)低
籍管理是一項十分復(fù)雜繁瑣的工作，數(shù)量多、涉及專業(yè)領(lǐng)域廣，處理具體的問題需要花費很大的時間和精力，隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的高校配備了電子檔案。但是，大多數(shù)高校學(xué)籍管理人員沒有系統(tǒng)地接受過教育學(xué)和計算機等方面的教育，沒有經(jīng)過專業(yè)崗位培訓(xùn)，在具體實際工作中缺乏數(shù)據(jù)分析和計算機操作能力。使檔案管理工作的開展受到一定的影響，甚至導(dǎo)致一些重要的檔案文件和電子數(shù)據(jù)的丟失，影響學(xué)籍管理質(zhì)量的提升。
3.學(xué)籍管理規(guī)章制度不夠完善
我國高校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個統(tǒng)一的規(guī)章制度，檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通，給學(xué)籍檔案原始材料的收集、審核、保管增加難度。由于社會上弄虛作假、貪污受賄等不正之風(fēng)和腐敗現(xiàn)象的影響，常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真。
4.學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠
學(xué)校必須通過各種途徑將學(xué)籍檔案管理制度進行宣傳，學(xué)籍檔案管理是針對每個取得學(xué)籍的學(xué)生進行的各方面管理，關(guān)系到每個學(xué)生的切身利益。如果因為宣傳力度不夠，使學(xué)籍管理制度的缺乏透明度，可能導(dǎo)致學(xué)生對學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個被動對象；甚至教學(xué)管理人員對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不甚了解，疏于管理、不夠重視，給學(xué)籍檔案管理和自己辦理畢業(yè)手續(xù)帶來一些不必要的麻煩，影響了正常的教學(xué)秩序。
二、加強高校學(xué)籍管理的對策
1.強化管理意識
學(xué)籍管理工作事關(guān)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的前途，在學(xué)校教學(xué)工作中也發(fā)揮著極其重要的作用。明確自身的職責(zé)所在，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進行，不能敷衍了事、弄虛作假。同時，在工作中擺正心態(tài)，對所有的學(xué)生及其家長要一視同仁，以“全心全意為人民服務(wù)”的宗旨，進一步增強服務(wù)功能，提高學(xué)籍管理的效率，充分認(rèn)識到學(xué)籍管理的意義，增強全校檔案意識，學(xué)籍管理工作者要勇于探索、敢于創(chuàng)新，把新的管理方法和手段運用到學(xué)籍管理工作中，使高校學(xué)籍檔案優(yōu)勢得到了社會廣泛的重視和應(yīng)用。
2.提高學(xué)籍管理人員的自身素質(zhì)
高校學(xué)籍管理是高校管理工作中十分重要的一環(huán)，工作者的素質(zhì)直接影響著學(xué)籍管理工作的質(zhì)量，因此，高校學(xué)籍管理人員必須具備優(yōu)秀的素質(zhì)，所以加強對學(xué)籍管理干部隊伍的培訓(xùn)和建設(shè)勢在必行。學(xué)籍管理人員要了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法，通過采取多方面、多渠道、多形式的培訓(xùn)方式，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，結(jié)合工作實際，熟悉學(xué)籍管理工作的整個流程，提高工作效率。同時充分調(diào)動他們的積極性，培養(yǎng)學(xué)籍管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感，逐步提高高校學(xué)籍管理隊伍的整體素質(zhì)水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。
3.制定規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理
高校學(xué)籍檔案涉及專業(yè)領(lǐng)域廣，數(shù)量多，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，嚴(yán)格規(guī)范高職院校教務(wù)處學(xué)籍管理工作，各相關(guān)部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)，保持學(xué)生學(xué)籍管理的連續(xù)性和完整性，確保學(xué)生學(xué)籍檔案管理的真實性，不斷優(yōu)化和完善學(xué)籍管理體制。建立科學(xué)、公平、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)籍管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。
4.加強學(xué)籍管理制度宣傳
學(xué)籍管理不但反映學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美等諸方面表現(xiàn)，而且記載著學(xué)生學(xué)習(xí)期間的獎懲、成績、身體狀況、學(xué)籍異動、社會實踐、畢業(yè)論文、畢業(yè)鑒定等情況。要保證學(xué)籍管理制度在學(xué)生中的高透明度，并通過宣傳欄、專題講座、校園廣播、網(wǎng)上查詢等途徑將制度進行宣傳，讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度，只有讓每位師生在一定程度上了解了學(xué)籍管理規(guī)定、制度以及處理程序，管理者才能引導(dǎo)學(xué)生認(rèn)同并遵守制度，配合做好學(xué)籍管理工作，提高工作效率，滿足社會對學(xué)籍檔案持續(xù)上升的需求。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：成人教育；檔案；管理；規(guī)范化
成人教育是終身教育體系的有機組成部分，其發(fā)展為我國教育事業(yè)的發(fā)展提供了支持，為國家提供了很多具有實踐能力的高素質(zhì)人才，推動了我國素質(zhì)教育發(fā)展的進程。成人教育學(xué)生檔案是在具體的教育活動中形成的，是對整個教育發(fā)展過程的記錄。我國教育改革發(fā)展綱要指出，要加強對成人教育的發(fā)展，特別是要注重對成人教育檔案的管理。成人教育檔案管理同時也是高校成人教育管理水平和管理質(zhì)量的重要衡量因素，是我國成人教育教學(xué)研究的重要信息來源。面臨成人教育檔案工作量的不斷增加，如何能高效規(guī)范管理，促使成人教育事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，筆者通過對成人教育學(xué)生檔案管理范圍、特點的介紹及其作用的分析，指出成人教育學(xué)生檔案規(guī)范化管理的意義，并剖析存在的問題，提出解決方案。
一、成人教育學(xué)生檔案管理的范圍、特點和作用
（一）范圍
成人教育學(xué)生檔案管理的范圍主要由以下幾個部分構(gòu)成：第一是文書檔案。主要是上級教育部門的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文書材料以及學(xué)校的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表、招生簡章、招生專業(yè)目錄、辦學(xué)申報材料、合同書、員工調(diào)查表等工作材料。第二是學(xué)籍檔案。主要學(xué)生身份信息、學(xué)籍信息、異動信息、畢業(yè)信息等。第三是教學(xué)檔案。主要根據(jù)考試大綱所形成的文檔、試題等。第四是學(xué)位檔案。主要是對學(xué)生工作的文件、學(xué)位申請書等。
（二）特點
成人教育是指有別于普通全日制教學(xué)的教育形式，是一種社會性極強的教育活動。它有自己的宗旨、內(nèi)涵，有自己的本質(zhì)特點及規(guī)律。成人教育的本質(zhì)特征是由其教育的對象——“成人”決定的，成人教育學(xué)生檔案具有顯著的特點。一是數(shù)量龐大。成人教育在于擴大教育機會，提高國民素質(zhì)，實施終身教育，教育時間長，人員數(shù)量多。成人高校擴招政策的陸續(xù)出臺，辦學(xué)方式的多元化、辦學(xué)模式的市場化也是成人教育學(xué)生增長的一個重要原因。二是來源分散。成人教育學(xué)生有來自成人高考的、自學(xué)考試的，也有來自遠(yuǎn)程教育的。辦學(xué)點并存的辦學(xué)模式，使得學(xué)生來源和分布分散，導(dǎo)致學(xué)籍資料的產(chǎn)生和形成比較分散。三是異動頻繁。成人教育學(xué)生大多數(shù)容易受家庭、工作、社會等因素的影響，容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等異動情況，具有極強的不穩(wěn)定性，故學(xué)籍流動性特別大，學(xué)籍異動頻繁。
（三）作用
成人教育學(xué)生檔案能夠?qū)Ω咝３扇私逃ぷ髦心骋浑A段的工作成果進行展示，通過這些檔案文件能夠反映成人教育活動的發(fā)展?fàn)顩r，為今后成人教育管理提供更好的指導(dǎo)意見。同時，檔案文件中的歷史性材料能總結(jié)出教育經(jīng)驗，在此基礎(chǔ)上能夠更好地提高成人教育的工作質(zhì)量，促進高校成人教育的穩(wěn)定發(fā)展。另外，成人教育中的學(xué)生檔案能夠分析和總結(jié)出具有規(guī)律性的問題，能對管理者在教育上的創(chuàng)新思路、理念、方法提供指導(dǎo)，從而優(yōu)化工作教育。
二、成人教育學(xué)生檔案管理的問題
（一）管理難度大
成人教育學(xué)生涉及的范圍廣泛，辦學(xué)形式、特點呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。辦學(xué)形式主要包括業(yè)余、函授、自考以及遠(yuǎn)程教育等形式，課時安排較少，再加上學(xué)生大多來自社會，一旦學(xué)生管理出現(xiàn)臨時問題，難以召集所有學(xué)生來解決問題。因此，學(xué)生檔案管理難度系數(shù)較高。
（二）管理具有不統(tǒng)一性
因多個教學(xué)點辦學(xué)并存，成人教育的學(xué)生較為分散，有的學(xué)生檔案由高校本部直接管理，有的由教學(xué)點間接管理，這使得成人教育學(xué)生的檔案管理不能集中，這種分散的檔案管理不利于進行規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理。
（三）管理內(nèi)容復(fù)雜多樣
成人教育學(xué)生多來自在職工作人員，因工作變動或家庭因素等，多出現(xiàn)異動情況，轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點、信息更改等。這些不確定性的變動給學(xué)生檔案管理工作帶來極大的麻煩。另外，檔案管理的不連續(xù)也給教學(xué)工作帶來不便。可見，成人教育學(xué)生檔案的管理具有復(fù)雜多變的特點。
三、成人教育學(xué)生檔案管理策略
（一）提升管理人員的素質(zhì)
為了保證檔案管理工作的規(guī)范以及管理流程的順暢，成人教育學(xué)生檔案管理體系構(gòu)建首先要提升管理人員的素質(zhì)，端正管理人員的工作態(tài)度，提升管理人員的工作責(zé)任感，培養(yǎng)其良好的職業(yè)道德。同時，要加強對人員的培訓(xùn)，提升其對繁雜資料的整理能力，實現(xiàn)對檔案的準(zhǔn)確歸檔，并要加大對檔案學(xué)、計算機專業(yè)人員的引進。還要通過一定制度約束管理人員的行為，逐漸完善其工作能力。
（二）實現(xiàn)規(guī)范化的管理模式
成人教育學(xué)生檔案管理內(nèi)容制定要結(jié)合管理者和被管理者的需求，并以共同約定的形式形成。另外，要加強管理者和被管理者的面對面交流，通過定期開展學(xué)生檔案管理交流會議，實現(xiàn)對管理人員的培訓(xùn)。對管理人員的崗位角色以及其承擔(dān)的工作任務(wù)進行明確，并要為任務(wù)的實現(xiàn)配備充分的資源支持，并為其提供選擇資源的能力，同時，也要讓管理人員承擔(dān)管理責(zé)任，從而在真正意義上將管理工作進行落實。
（三）引進現(xiàn)代化的先進管理技術(shù)
科技的發(fā)展為知識的傳播和管理提供了支持，成人教育的學(xué)生檔案管理工作也逐漸引入了信息化的管理理論和技術(shù)。因此，有關(guān)人員要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行學(xué)生檔案管理。首先，要將學(xué)生的檔案資料進行計算機程序的錄入，通過建立學(xué)生電子檔案實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，減少因紙質(zhì)管理帶來的損壞、信息缺失的問題。其次，要提高硬件設(shè)施中服務(wù)器的配置，保證寬帶的覆蓋能力，增強數(shù)據(jù)處理的安全性，提升數(shù)據(jù)管理的速度。再其次，軟件方面要應(yīng)用現(xiàn)階段流行的B/S模式，實現(xiàn)對不同用戶群體的覆蓋，統(tǒng)一管理平臺，建立覆蓋全體學(xué)生的檔案資源體系，并逐漸以一種生動、豐富的方式實現(xiàn)和用戶的交流。最后，要將學(xué)生檔案進行云盤備份，保證其在出現(xiàn)特殊問題的時候及時恢復(fù)能力，提升檔案管理的安全。
綜上所述，成人教育學(xué)生檔案管理工作對提升成人教育效果具有重要的作用，隨著教育改革發(fā)展形勢下對成人教育的重視，其檔案管理水平也被教育者關(guān)注，但同時成人教育人數(shù)的增加也加劇了檔案管理的負(fù)擔(dān)。因此，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理工作者只有樹立積極的管理理念，提升個人管理技能，增強責(zé)任意識，才能實現(xiàn)我國成人教育學(xué)生檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。
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