時(shí)間：2023-06-01 09:46:16
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇公司人事檔案管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
供電企業(yè)的人事檔案管理工作中存在較多的問題，具體分析來看，主要是有四個(gè)方面的問題。首先，是人事檔案管理制度方面的問題，供電企業(yè)的人事檔案管理制度不夠完善。這是由于企業(yè)本身存在人事檔案管理意識(shí)淡薄的情況，企業(yè)的精力和資金投資過多地投放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上，長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致了供電企業(yè)人事檔案管理制度的不健全、供電企業(yè)的人事檔案管理不規(guī)范的問題。其次，是內(nèi)容不完整、準(zhǔn)確性不足的問題。供電企業(yè)的人事檔案尤其是員工工資、職稱、履歷等的變動(dòng)情況等材料的完整性不足，使得企業(yè)的人事檔案未能很好反映當(dāng)前情況，且有時(shí)也可能會(huì)給員工帶來不可彌補(bǔ)的損失；目前現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理推廣使用的EPR系統(tǒng)和人力資源管控系統(tǒng)在人事檔案管理方面起著越來越重要的作用，但在這其中也發(fā)現(xiàn)存在著部分職工人員的電子信息與紙質(zhì)檔案材料之間不相符的情況，這也為人事檔案管理工作帶來了問題。第三，是人事檔案保管不嚴(yán)格的問題。一些企業(yè)的人事檔案管理既缺乏專用的設(shè)備，又沒有較好的保管條件，這極易造成人事檔案的遺失，當(dāng)需要用人事檔案辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，就會(huì)造成麻煩。最后，是人事檔案管理信息化建設(shè)滯后的問題。雖然信息化隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展成為了提高企業(yè)檔案管理工作的有效途徑，但還有很多供電企業(yè)的人事檔案管理存在信息化管理工具、技術(shù)手段落后等問題，導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。
二、供電企業(yè)人事檔案動(dòng)態(tài)管理的完善措施
人事檔案管理工作是企業(yè)人事工作中的重要組成部分，企業(yè)的人事檔案管理不僅具有重大的社會(huì)價(jià)值，而且人事檔案管理也能在企業(yè)制定決策時(shí)提供有力參考并促進(jìn)人力資源的合理配置，其對(duì)企業(yè)的發(fā)展日趨起著關(guān)鍵的作用。供電企業(yè)的人事檔案管理工作的存在和發(fā)展是企業(yè)內(nèi)在、本質(zhì)的需要，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展有著重要的影響。因此，針對(duì)供電企業(yè)的人事檔案管理，應(yīng)突破傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，選擇先進(jìn)的、科學(xué)的新路徑，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。對(duì)此，可以從以下幾方面入手。
1.完善、創(chuàng)新人事檔案管理制度
在供電企業(yè)的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應(yīng)于新形勢(shì)發(fā)展的規(guī)章制度，消除傳統(tǒng)管理方式的弊端，及時(shí)建立更為先進(jìn)的、科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使企業(yè)的人事檔案管理更具規(guī)范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業(yè)需要依據(jù)人事檔案規(guī)范化管理的需要、結(jié)合人事檔案管理的工作實(shí)踐，制定并完善企業(yè)人事檔案管理各項(xiàng)檔案的管理規(guī)章制度，并要根據(jù)員工檔案的內(nèi)容、檔案標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)企業(yè)職工的人事檔案資料進(jìn)行規(guī)范的分類整理以及更新工作，并提高紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的同步性，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和完整化。
企業(yè)也可以建立起專業(yè)化的人事檔案管理機(jī)制來進(jìn)一步完善人事檔案管理制度，不斷增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的軟、硬實(shí)力。最后，還可以建立完善的人事檔案開發(fā)利用機(jī)制，即結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況、充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立起適合企業(yè)自身實(shí)際發(fā)展需要的人事檔案管理檢索系統(tǒng)和一個(gè)完善的咨詢服務(wù)體系，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的價(jià)值、檔案管理的目標(biāo)，并實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與外部的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境之間的有效地溝通和聯(lián)系、實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于供電企業(yè)的人事檔案管理，還需要增強(qiáng)企業(yè)的創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新管理模式。要著眼于形勢(shì)的發(fā)展、制度的更新，不斷更新、改進(jìn)工作的方法。在企業(yè)的人事檔案管理工作進(jìn)行過程中，檔案管理相關(guān)工作人員要積極創(chuàng)新，尋求有效的方法解決管理工作中出現(xiàn)的問題，以促進(jìn)人事檔案管理工作效率及水平的提高。
2.重視加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，在供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中也越來越廣泛地運(yùn)用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。重視加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理當(dāng)中的運(yùn)用以及其信息化的建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必要選擇。對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)，需要正確認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作的必要性，供電企業(yè)要認(rèn)識(shí)到企業(yè)人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。要加強(qiáng)供電企業(yè)人事檔案管理的信息化建設(shè)，企業(yè)要做好三個(gè)方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建立基礎(chǔ)；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運(yùn)行機(jī)制，保障工作的順利進(jìn)行；第三方面，是要加強(qiáng)企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)資料的收集管理工作，對(duì)此要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作流程的數(shù)字化、保證數(shù)據(jù)資源的及時(shí)更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個(gè)方面的工作，才能更好地實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)人事檔案信息化的管理。
3.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)
對(duì)于供電企業(yè)的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時(shí)，也要提高相關(guān)人事檔案管理工作人員的素質(zhì)、加強(qiáng)培訓(xùn)提高他們的能力，以使其可以自如運(yùn)用數(shù)字化、信息化手段來進(jìn)行人事檔案管理，更好地服務(wù)企業(yè)。
三、小結(jié)
論文摘要：在我國社會(huì)實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過程中,人才的流動(dòng)已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí),,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實(shí)施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強(qiáng)國的戰(zhàn)略高度,提出了相應(yīng)的改革意見和建議。
檔案是知識(shí)的寶庫與歷史的見證，是人們?cè)陂L(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。
一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端
（一）主觀隨意性強(qiáng)
傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。
（二）弄虛作假,以檔謀私
在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無”?，F(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。
（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”
過去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬個(gè)國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來講沒有什么用;有人甚至長(zhǎng)期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。
（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案
與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的?！比缃?，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。
（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因
人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。
二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想
（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)
在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度
從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營(yíng)企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。
個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開、披露個(gè)人檔案信息。
（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用
檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。
(四)執(zhí)行“收支兩條線”
為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?，?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。
總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；人事檔案管理；研究與探討
當(dāng)前，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)正飛速發(fā)展，事業(yè)單位也隨之發(fā)揮著日益重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國逐漸進(jìn)入信息化社會(huì)，事業(yè)單位中原有的人事檔案管理工作存在的諸多問題漸漸暴露了出來，如檔案管理人員選拔不嚴(yán)格，專業(yè)素質(zhì)和工作能力低等等，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為了提高事業(yè)單位在人力資源管理方面的工作效率，必須要加強(qiáng)人事檔案管理工作，推進(jìn)事業(yè)單位的變革。
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.硬件設(shè)備太差
由于企業(yè)檔案室過于陳舊，配備的基礎(chǔ)設(shè)施太差，或者沒有專用的檔案存放地點(diǎn)，檔案保存不妥善，長(zhǎng)此以往便出現(xiàn)了霉變、破損、紙張泛黃、字跡模糊等情況，影響了檔案資料的完整性。
2.管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低
檔案管理是一項(xiàng)對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力要求都非常嚴(yán)格的工作，而目前許多企業(yè)的檔案管理人員多是一些兼職人員，人員變動(dòng)大，流動(dòng)性強(qiáng)。這些兼職人員對(duì)于檔案管理工作缺乏專業(yè)性，并且在上崗時(shí)缺少必要的培訓(xùn)，對(duì)人事檔案管理工作并不熟悉，技術(shù)水平不夠，專業(yè)知識(shí)不精，這些情況都會(huì)直接或間接地導(dǎo)致檔案資料的缺失或者是損壞。
3.檔案內(nèi)容不夠完善和全面
人事檔案資料的管理并不完善，沒有結(jié)合企業(yè)的自身情況，不具備企事業(yè)特色；檔案內(nèi)容也不全面，無法正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷和德才情況。
4.檔案的價(jià)值沒有得到充分利用
由于檔案資料不完善，無法全面反映人才情況，降低了檔案的利用價(jià)值。企業(yè)同時(shí)也沒有重視內(nèi)部的考核，沒有重視人事檔案的記錄，造成了人員和檔案分離的情況。
5.檔案管理模式太單一，無法適應(yīng)職工層次的多樣性
與傳統(tǒng)的紙張管理方式相比，采用數(shù)字化和信息化管理不僅簡(jiǎn)便快捷，還能大大降低費(fèi)用成本。然而，當(dāng)下采用數(shù)字化管理的事業(yè)單位卻很少，大部分事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)的管理手段。此外，按照干部人事檔案管理模式進(jìn)行的檔案管理也無法適應(yīng)職工層次的多樣性。
6.人事檔案管理體制太僵化，無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機(jī)制
隨著改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公司的管理理念發(fā)生了重大變化，企業(yè)主要利用合同和協(xié)議來對(duì)員工進(jìn)行法律約束，人事檔案越來越不被重視，導(dǎo)致了社會(huì)上出現(xiàn)了許多如“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”等現(xiàn)象，現(xiàn)行的人才檔案管理機(jī)制已無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機(jī)制，必須要對(duì)體制機(jī)制進(jìn)行革新。
二、改善人事檔案管理工作的具體措施
1.完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備與技術(shù)
人事檔案的管理工作繁雜瑣碎，且有一定的難度。為了提高管理效率，相關(guān)部門要積極引進(jìn)現(xiàn)代管理理念和技術(shù)，投入經(jīng)費(fèi)配備相關(guān)設(shè)備，對(duì)檔案室的整體環(huán)境做出整改，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率和質(zhì)量。此外，完善人事檔案管理制度也是必不可少的。企業(yè)要制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，加強(qiáng)工作指導(dǎo)，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。制度建立起來，信息收集、日常保管、借閱分享、開發(fā)利用等操作才會(huì)變得規(guī)范。
2.提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，增強(qiáng)業(yè)務(wù)意識(shí)
管理部門要把提高對(duì)人事檔案管理工作的重視落到實(shí)處，可以舉行會(huì)議宣傳檔案管理的重要性，同時(shí)制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核，加強(qiáng)工作指導(dǎo)，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。檔案管理人員要認(rèn)清人力資源管理的發(fā)展形勢(shì)，端正自己的工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企事業(yè)的檔案管理工作提供有效的信息服務(wù)。
3.建設(shè)高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍
在選拔人事檔案管理的工作人員時(shí)，要摒棄隨意采用兼職人員的做法，提高人員標(biāo)準(zhǔn)，要求應(yīng)聘人員必須要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，要有一定的文學(xué)素養(yǎng)和政治覺悟，并且還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。管理層要嚴(yán)格挑選，引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才。后期，要有計(jì)劃地對(duì)人事檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行思想宣傳，開展講座培訓(xùn)，提高管理隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)能力。除此之外，人事檔案資料屬于個(gè)人隱私，必須加強(qiáng)保護(hù)，因此要對(duì)管理人員進(jìn)行法制教育，提高法律意識(shí)，完善檔案的保密制度，防止檔案資料泄露或外傳。
4.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，完善檔案內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案信息化服務(wù)
加強(qiáng)人事檔案信息化管理是提高管理工作效率的關(guān)鍵。要加強(qiáng)人事檔案信息化管理，就必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式。首先，可以建立一個(gè)人才信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)把文字、圖片、視頻等信息收集起來轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)保存起來作為信息留存；其次，可以充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率，提高管理質(zhì)量，提高檔案管理信息化水平，有效保證資料的完整度，減少損失。
三、結(jié)語
綜上所述，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作是保證事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展的重要舉措?，F(xiàn)階段，人事檔案管理工作還存在著硬件設(shè)備太差、管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低、檔案內(nèi)容不夠完善和全面、檔案的價(jià)值沒有得到充分利用、無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機(jī)制等問題，需要完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備與技術(shù)，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視，增強(qiáng)業(yè)務(wù)意識(shí)，建設(shè)高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強(qiáng)人事檔案信息化服務(wù)等，從而提高檔案管理效率。
參考文獻(xiàn)：
[1]周瑞廷.人事檔案管理在企事業(yè)單位中的重要意義經(jīng)驗(yàn)談[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(11):143.
關(guān)鍵詞：人事檔案；必要性；有效措施
引言
人事檔案是企業(yè)人事管理活動(dòng)中形成的，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文字材料。就企業(yè)而言，準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)文化社會(huì)和高等教育也隨之快速的發(fā)展，特別是信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案工作也隨之賦予更多的意義，不再是傳統(tǒng)的文件收集的作用，開始有了更廣闊的作用。人事檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中有著不可缺少的作用，是現(xiàn)實(shí)性與歷史性結(jié)合的產(chǎn)物，然而很多企業(yè)卻對(duì)檔案管理不夠重視，并沒有足夠的認(rèn)識(shí)，因而，正確認(rèn)識(shí)檔案管理規(guī)范化與公司管理建設(shè)之間的相互作用就顯得尤為重要，同時(shí)各部門檔案工作者對(duì)檔案工作的正確認(rèn)識(shí)，有利于正確發(fā)揮發(fā)揮檔案工作的作用，為檔案工作取得公平、公正的地位，更有利于公司管理建設(shè)的發(fā)展，為公司創(chuàng)造更多的效益。
一、加強(qiáng)人事檔案管理工作的必要性
人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，全面記載員工基本情況，反映著員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才綜合表現(xiàn)；是企業(yè)全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案管理工作的必要性體現(xiàn)在當(dāng)前人事檔案管理工作的意義和現(xiàn)狀上，下面從這兩點(diǎn)出發(fā)分析加強(qiáng)人事檔案管理工作的必要性。
（一）人事檔案管理工作的意義
從職工角度看：人事檔案是對(duì)一個(gè)職工的個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)的原始記錄，是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù)以及解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)，它關(guān)系到職工的切身利益。對(duì)職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)；為員工代辦申報(bào)職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。
從企業(yè)角度看：（1）有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Γ皶r(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。
（2）促進(jìn)人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，
促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。
（3）有利于人力資源需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對(duì)分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求，制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測(cè)必然是盲目的。
（二）企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀
1、對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠
長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況，這樣會(huì)導(dǎo)致人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。
2、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高
隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
3、管理水平不高，管理手段落后
在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的原則，融辦公、閱檔、倉庫為一間，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。企業(yè)改革帶來一系列變化，如流動(dòng)人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對(duì)較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識(shí)才、留才帶來了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料幾乎空白。
4、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量差
填寫表格時(shí)隨心所欲，大約是在五年之內(nèi)才整理一次，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，履歷材料中，入黨時(shí)間、年齡不一致，鑒定材料滿是優(yōu)點(diǎn)。還有就是重要材料不能及時(shí)歸檔，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息，造成反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料不全面。
二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的有效措施
[關(guān)鍵詞]人力資源管理；人事檔案管理；作用
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2014）27-0049-02
人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發(fā)和使用的效率。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)、使用提供保障。人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法，它強(qiáng)調(diào)開發(fā)員工的潛能對(duì)獲取持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心，高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最佳員工隊(duì)伍，最大限度地實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一，使組織成長(zhǎng)與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。人事檔案是員工信息的重要載體，歷史全面地記載著員工的基本情況，反映著每一個(gè)員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。人事檔案具有法律效用。認(rèn)真搞好人事檔案管理，就能為決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況。應(yīng)該說人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。
人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事檔案管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。
人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體，人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用，互相促進(jìn)，人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開發(fā)。
1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系
干部人事檔案是干部人事制度改革的重要環(huán)節(jié)，是人才信息的重要載體。在新形勢(shì)下，人事檔案如何與時(shí)俱進(jìn)，為事業(yè)單位合理配置人才資源，更好地發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、提供可靠的信息參考，最大限度地發(fā)揮干部人事檔案的作用，人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革和人事制度改革，合理正確地選用人才和配置人才已成為目前企事業(yè)單位亟須優(yōu)先考慮的問題。我國對(duì)人事檔案的定義是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系的原始?xì)v史記錄。人力資源管理就是對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會(huì)對(duì)人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，人事檔案管理根據(jù)人力資源工作的需求加強(qiáng)信息建設(shè)。
2 人事檔案管理對(duì)人力資源管理的意義
2.1 為人力資源開發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)
人事檔案是現(xiàn)代社會(huì)人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長(zhǎng)歷程，可以說，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使人才得到充分的利用。人事檔案管理部門只有系統(tǒng)、有序、及時(shí)地開發(fā)人事檔案信息資源，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的價(jià)值，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，信息化是人事檔案管理工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息資源的社會(huì)共享是人事檔案的發(fā)展方向。人事檔案管理信息化是以檔案原始資料信息為基礎(chǔ)，開發(fā)一些信息軟件，利用現(xiàn)代化工具使人事檔案管理資源信息化；即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和人事檔案管理信息資源的共享化、提高人事檔案管理的使用價(jià)值，提供必要的服務(wù)。
2.2 有助于對(duì)人力資源進(jìn)行合理配置
隨著信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化加速和國內(nèi)法制體系的健全，以知識(shí)、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)單位的迅速發(fā)展。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。
3 人事檔案管理不善對(duì)人力資源管理的阻礙作用
（1）人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長(zhǎng)的真實(shí)寫照，本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌，使考察者在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然，如見其人。然而，如今人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，體現(xiàn)不出個(gè)性特色，失去真正意義上的參考價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔，挫傷了員工的積極性，導(dǎo)致組織蒙受不必要的損失。
（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，降低了人力資源的效力
人事檔案應(yīng)該全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌，然而，如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無法體現(xiàn)個(gè)性特色，這種人事檔案對(duì)選人、用人失去了真正意義上的參考價(jià)值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還將會(huì)導(dǎo)致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力。
4 完善人事檔案管理以服務(wù)現(xiàn)代人力資源管理
4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性
人事檔案管理的活動(dòng)中，應(yīng)該及時(shí)對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢(shì)的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作變得更為法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率
人事檔案是事業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
4.3 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)
一是切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求。二是建立健全合理的人事檔案管理制度。三是加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。
一、檔案管理人員更換頻繁，不熟悉業(yè)務(wù)，人員配置不合理
由于人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政治性以及機(jī)密性，所以需要安排專門的人員對(duì)其進(jìn)行管理。但是因?yàn)橛幸徊糠謫挝辉谶M(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，管理比較松散，并且沒有安排專門的人員對(duì)其進(jìn)行管理，以及沒有定期對(duì)工作人員進(jìn)行專門知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這樣就使得工作人員沒有充分的了解檔案管理的重要性，并且對(duì)檔案材料的收集、整理等不夠了解。與此同時(shí)還有一些單位的人事檔案管理工作人員不只是檔案管理工作人員，還兼職一些別的職務(wù)。人事檔案存在弄虛作假的現(xiàn)象。人事檔案的真實(shí)是進(jìn)行檔案管理的前提和依據(jù)，但是現(xiàn)在很多單位在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，都存在弄虛作假的情況。例如：假學(xué)歷、假文憑以及假身份等。在最近幾年的時(shí)間之內(nèi)，各個(gè)地區(qū)的人事檔案出現(xiàn)了造假的行為，并且很多都已經(jīng)被曝光了，從而就使得人事檔案的造假問題引起了社會(huì)的高度重視和很大的反響。
二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的對(duì)策
1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，其一，單位的管理人員一定要高度重視單位人事檔案管理，并且將建設(shè)單位人事隊(duì)伍放在一定的高度，還要將其放在工作的日程安排中。其二，要建立比較健全和完善的人事檔案管理制度，并且還要落實(shí)好人事檔案的工作責(zé)任；還要對(duì)人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的檢查，一定要保證其達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以及對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核。其三，一定要高度重視人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，并且還要不斷地提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在開展人事檔案工作的時(shí)候，由于其具有很強(qiáng)的政策性和業(yè)務(wù)性，所以一定要根據(jù)有關(guān)的人事檔案管理規(guī)定，選擇有責(zé)任性、業(yè)務(wù)素質(zhì)好等的工作人員來進(jìn)行人事檔案管理工作，并且還要從各個(gè)方面關(guān)心他們，幫助他們及時(shí)地解決問題，這樣才能夠充分地調(diào)動(dòng)他們的積極性和主動(dòng)性。
2.開發(fā)人事檔案管理軟件，使人事檔案管理信息化、科學(xué)化。當(dāng)今社會(huì)，我國的科學(xué)技術(shù)有了突飛猛進(jìn)的進(jìn)步，并且手段也在不斷的更新，這樣就使得人事檔案管理的信息系統(tǒng)得到了廣泛的應(yīng)用。同時(shí)由于科學(xué)技術(shù)的信息化水平在不斷的提高，這樣就一定要應(yīng)用比較先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段在人事檔案管理中，只有這樣才能夠有效的提高工作的效率，并且還能夠充分的發(fā)揮人事檔案的作用。除此之外，還要建立比較完善的檔案管理數(shù)據(jù)，并且要將它們?cè)谌珖秶鷥?nèi)進(jìn)行連接網(wǎng)絡(luò)，這樣在不同的地方進(jìn)行交流，也可以進(jìn)行查詢。
3.加強(qiáng)人事檔案管理，保證人事檔案的權(quán)威性、真實(shí)性。有關(guān)單位在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，一定要嚴(yán)格按照有關(guān)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)管理的要求進(jìn)行嚴(yán)格的落實(shí)和執(zhí)行，并且還要嚴(yán)格地整理和懲治人事檔案管理工作中不正派的作風(fēng)。從現(xiàn)在的情況來看，各個(gè)等級(jí)的組織部門正在對(duì)單位的人事檔案進(jìn)行分等級(jí)和分批次的審查和核對(duì)，并且將各個(gè)等級(jí)的工作人員和管理人員的檔案都納入審核范圍中。除此之外，不管是對(duì)于造假的人員，還是參與造假的人員都要進(jìn)行嚴(yán)肅的對(duì)待，一旦發(fā)生，一定要嚴(yán)加的懲罰，對(duì)于要徹底清查的就清查，對(duì)于要免去職務(wù)的就要免去職務(wù)。綜上所述，從目前的現(xiàn)狀來看，要想做好人事檔案管理工作，不僅要不斷地改進(jìn)管理制度，作為人事檔案管理工作人員還要不斷的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)和技能，從而才能夠與時(shí)代的發(fā)展情況相適應(yīng)。與此同時(shí)還要不斷地引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，這樣才能夠從根本上提高人事檔案管理的效率，也能夠更好地利用資源，從而就能夠更好地服務(wù)于社會(huì)。
作者：胡春梅 李瑞蓮 單位：中國石油天然氣管道局第六工程公司
一、人事檔案管理新理念
人事檔案管理工作質(zhì)量偏低的根本原因在于制度落后，管理理念落后，導(dǎo)致人事檔案存儲(chǔ)數(shù)量偏低，入庫人事檔案整理工作粗糙。人事檔案管理過程中會(huì)有定期整理和清理工作，但是這并不能從根本上解決人事檔案管理過程中的存儲(chǔ)問題和檔案整理質(zhì)量。陳舊的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的要求，因此，需要注入新的管理理念，更新原有的管理模式。新的管理制度可以保持制度本身的整體性和配套設(shè)施的落實(shí)程度。實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際工作中不斷檢驗(yàn)新制度的使用價(jià)值，不斷完善改進(jìn)以求符合社會(huì)發(fā)展要求。
二、人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新策略
1、強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)
人事檔案作為人事管理機(jī)制中的特色管理內(nèi)容，是個(gè)人身份、學(xué)歷、政治面貌、思想品德的憑證，在企業(yè)單位用人方面人事檔案作用不可忽視。人事檔案事記錄人一生生活工作軌跡的具有法律效益的重要文件，其重要性不言而喻。部分人事檔案管理部門管理意識(shí)模糊造成檔案流失或嚴(yán)重?fù)p壞等現(xiàn)象屢屢發(fā)生，因此強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)迫在眉睫。面對(duì)人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)解決，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要審時(shí)度勢(shì)，明確工作內(nèi)容，尤其是檔案管理人員要不斷提高業(yè)務(wù)水平，為單位營(yíng)造好的人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新出一份力。
2、完善人事檔案管理機(jī)制
人事檔案作為國家機(jī)關(guān)和公司單位的重要文件，需要嚴(yán)密的檔案管理機(jī)制，《檔案法》明確要求檔案的分類歸檔要做到有章可循，管理體制要有法可依。人事檔案管理部門要在辨明檔案真實(shí)性上嚴(yán)格把關(guān)，更要做好檔案保密工作。完善的人事檔案管理機(jī)制創(chuàng)新可以更好的促進(jìn)各種實(shí)際問題的高效解決。
3、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化成為可能。傳統(tǒng)模式中作為主要信息載體的紙張可以改為電子U盤，由此可以輕而易舉解決空間資源占地問題。人事檔案部門的工作人員可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)所要的人事檔案信息進(jìn)行快速檢索并核對(duì)真實(shí)性，與此同時(shí)，人事檔案作為機(jī)密文件，要加強(qiáng)人事檔案資源庫的防火墻設(shè)置。面對(duì)飛速發(fā)展的社會(huì)，人事檔案管理機(jī)制也要不斷更新才能更好的服務(wù)于社會(huì)。人事檔案管理工作是屬于服務(wù)型的管理工作，為了能更好的服務(wù)于社會(huì)，適應(yīng)社會(huì)新形勢(shì)下提出的要求，檔案工作者要勇于改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，不斷學(xué)習(xí)新的管理方式，完善自身理論知識(shí)并在實(shí)際工作生活中不斷提高自身管理水平，才能真正發(fā)揮人事檔案管理的價(jià)值，適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。
作者：甘秋歌 單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人力資源管理；人事檔案管理；新要求
人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，牽一發(fā)而動(dòng)全身，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的改革使得人力資源管理要求人事檔案的管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新。人事檔案的管理工作要與人力資源的管理工作協(xié)調(diào)一致，只有相互促進(jìn)，共同優(yōu)化，才能促使工作的良好運(yùn)行，提高企業(yè)市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)更好的發(fā)展。所以，人事檔案的管理工作是企業(yè)運(yùn)行中不可忽視的重要組成部分，人事檔案的改革創(chuàng)新迫在眉睫，是一項(xiàng)非常有必要的工作。
1 我國企業(yè)人事檔案管理工作中存在的不足
1.1 人事檔案材料有一定的局限性，材料不具備較好的完整性
目前諸多企業(yè)的人事檔案內(nèi)容多數(shù)呈現(xiàn)出一個(gè)特點(diǎn)，就是信息量少，不全面，從內(nèi)容上看，基本是稱贊的內(nèi)容，沒有任何缺點(diǎn)和不良的記錄。這在一定程度上使得企業(yè)在評(píng)價(jià)一個(gè)員工時(shí)出現(xiàn)偏差，影響企業(yè)的正常決策和判斷。除此以外，有些員工的信息記錄并不完整，其中不少還存在著與事實(shí)出入較大的情況。這種現(xiàn)象在一定程度上反映出人事檔案的管理工作并不認(rèn)真，管理人員沒有按照實(shí)情進(jìn)行信息的填寫與記錄，影響了人力資源對(duì)員工的評(píng)價(jià)，從而影響企業(yè)的正常運(yùn)行，不利于企業(yè)的健康發(fā)展。人事檔案的管理工作是人力資源管理中的重心，人事檔案出現(xiàn)偏差，人力資源管理是受影響最大、最直接的，所以做好人事檔案的管理工作對(duì)企業(yè)有著重大的意義。
1.2 企業(yè)檔案管理機(jī)制不夠靈活
中國是發(fā)展中國家發(fā)展速度最快的國家，同時(shí)也是國際上重要的市場(chǎng)之一，它的發(fā)展理所當(dāng)然的帶動(dòng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于人才的要求呈現(xiàn)出高要求、多樣化的特征。因此傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)逐漸被企業(yè)摒棄。企業(yè)在進(jìn)行招聘時(shí)，看中的是員工的綜合能力和工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)員工的約束力也從以前的人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦暮贤炗喓蛥f(xié)議的方式。通過具有法律效力的書面約定，形成公司對(duì)員工的約束和管理。
員工與用人單位簽訂勞動(dòng)合同或是協(xié)議后，就要按照合同或是協(xié)議中的內(nèi)容履行自己的職責(zé)，做好自己分內(nèi)工作。在此期間，員工可以憑借自己的努力或是實(shí)力獲得晉升的機(jī)會(huì)，從而得到更高的待遇或福利。這也是用人單位凝聚員工向心力的重要手段之一，使得員工充滿對(duì)公司的認(rèn)同感并積極工作。由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的逐步擴(kuò)大，各企業(yè)為了發(fā)展開始變更招聘制度，這使得許多優(yōu)秀人才在進(jìn)行福利的對(duì)比后，開始出現(xiàn)跳槽情況。跳槽后，員工所在原公司的人事檔案就必須進(jìn)行調(diào)動(dòng)。但是在合同或是協(xié)議的約束下，原公司為了自身的利益，不會(huì)輕易放行其檔案，這樣，就使得死檔棄檔及人檔脫節(jié)的現(xiàn)象產(chǎn)生。
此外，人才流動(dòng)已經(jīng)成為了社會(huì)的一大趨勢(shì)，這使得很多企業(yè)的人事檔案無法及時(shí)調(diào)動(dòng)和管理，相關(guān)的管理工作無法有效的進(jìn)行，從而影響了企業(yè)的正常人事檔案管理工作的開展。這種情況已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)對(duì)靈活管理機(jī)制的需求。
1.3 企業(yè)人事檔案管理的管理方法相對(duì)較為落后
在信息技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)為人們的生活提供了更加便利的服務(wù)，然而，部分企業(yè)以及部門在對(duì)檔案的管理工作中，并沒有采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，而還是沿用的手工操作，而這樣的方法不僅使得管理工作的效率下降，而且還使得檔案中的人事信息并不完整，其與實(shí)際的員工個(gè)人情況會(huì)有很大的出入，從而使得人力資源管理工作無法有效的開展。另外，由于管理方法的相對(duì)落后，也使得人事檔案信息容易出現(xiàn)過于簡(jiǎn)單的狀況，導(dǎo)致企業(yè)無法對(duì)其進(jìn)行利用，也使得人力資源管理工作的開展變得更加困難。
2 對(duì)人事檔案管理工作的建議
2.1 對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度和方式進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，提高人事檔案管理水平
建立有效的人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案進(jìn)行集中管理，加大對(duì)人事檔案管理的資金投入，在管理人員上進(jìn)行有效的添加，引用先進(jìn)的設(shè)備等，不斷的對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改革，使得人事檔案管理工作能夠更加的系統(tǒng)化和科學(xué)化，從而可以使得人力資源管理工作可以更好的開展。構(gòu)建一個(gè)健全的、現(xiàn)代化的信息資源管理系統(tǒng)，依據(jù)該系統(tǒng)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行保障，不斷提高認(rèn)識(shí)檔案管理工作的效率，保障所存儲(chǔ)信息的安全性、可靠性和真實(shí)性。要建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫，時(shí)刻對(duì)數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行更新，保障人事檔案信息與實(shí)際情況相符合，從而可以進(jìn)一步的提高人力資源管理工作的效率，進(jìn)而可以推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
2.2 加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性，杜絕虛假信息
人事檔案信息資料的收集工作，必須從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，個(gè)人基本信息要與本人情況一致，且清晰明了，不能出現(xiàn)反差。此外，加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)的監(jiān)督管理，提高管理者與公民的守法意識(shí)。在檔案的相關(guān)法規(guī)上，國家相關(guān)部門要及時(shí)修改完善，與社會(huì)的步調(diào)一致，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，從事檔案管理工作的人員要遵守法規(guī)、不能。
2.3 提高人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)
檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案管理的工作人員不僅要有較高的職業(yè)道德素養(yǎng)，較強(qiáng)的責(zé)任感和使命感，還要加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)的積累。提高管理人員的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，掌握操作現(xiàn)代化工具的本領(lǐng)，不斷對(duì)管理制度的創(chuàng)新提出建議，樹立擁有現(xiàn)代科技知識(shí)的快捷、優(yōu)質(zhì)、高效綜合服務(wù)檔案管理觀念。還要根據(jù)目前工作的特點(diǎn)和特殊環(huán)境，進(jìn)行相關(guān)專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)。
2.4 深入開發(fā)和利用人事檔案信息資源
開發(fā)并高效利用人事檔案信息對(duì)人力資源工作的順利展開有積極的作用。在開發(fā)利用人事檔案信息時(shí)，工作人員要遵守職業(yè)道德，對(duì)保密性嚴(yán)格的檔案不能深入開展工作。但對(duì)有效的資源可以進(jìn)行開發(fā)利用，從而更有效的為人力資源需求服務(wù)。
結(jié)束語
檔案管理工作的有效實(shí)施能夠促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展，提高企業(yè)的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的硬實(shí)力，提高其在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，這也是人事檔案管理改革的最終目的。就當(dāng)前的情況來說，人事檔案管理的工作進(jìn)行的并不順利，需要相關(guān)的人事和單位進(jìn)行調(diào)整并加以完善。只有不斷提高，符合社會(huì)的發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代需求，才能更好的發(fā)揮人力資源在改革中的積極作用，方便人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
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［關(guān)鍵詞］人事檔案管理；和諧管理；實(shí)施
人事檔案管理從本質(zhì)上來將就是講人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。而在當(dāng)前市場(chǎng)形勢(shì)不斷變化的前提下，人事檔案管理也需要根據(jù)企業(yè)管理不斷變化的內(nèi)容和要求以及社會(huì)治理的實(shí)情發(fā)生相應(yīng)的變化，需要及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)。而和諧管理就是當(dāng)前出現(xiàn)在人事檔案管理中的一個(gè)新型理論，下面就探析下和諧管理是如何在人事檔案管理中應(yīng)用實(shí)施的。
1人事檔案管理當(dāng)前存在的問題
對(duì)于人力資源來說，人事檔案管理不光是其重要組成部分，還可以幫助企業(yè)人力資源更好的開展工作。但是在人事檔案管理工作進(jìn)行過程中，還是存在很多問題，這些問題導(dǎo)致了人事檔案管理水平一直停滯不前。其一是人事檔案管理工作人員自身地對(duì)工作的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重缺乏認(rèn)識(shí)；企業(yè)單位部分人也認(rèn)為人事檔案工作僅僅就是對(duì)檔案的抄寫、保管，不要將檔案丟了即可，沒有什么可以進(jìn)行的工作，疏忽這項(xiàng)工作的也是頗多。其二是當(dāng)前存在的人事檔案管理制度不夠完善，從而導(dǎo)致在人事檔案管理工作中記錄并不詳細(xì)，也沒有得到及時(shí)更新，使得人事檔案發(fā)揮不出自己應(yīng)有的作用。其三是當(dāng)前人事檔案管理模式落后，近些年來，隨著科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已然得到了全面發(fā)展，但是人事檔案管理并沒有及時(shí)跟上時(shí)代的腳步，無法和計(jì)算機(jī)相結(jié)合應(yīng)用，導(dǎo)致工作效率慢，工作水平低下。以上三點(diǎn)都是當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題。
2解析和諧管理理論
作為和諧管理理論來講，其基本思想主要是在每一個(gè)子系統(tǒng)中都形成一個(gè)種比較和諧的狀態(tài)，從而可以使得整體的大系統(tǒng)達(dá)到和諧整體的目的。而當(dāng)和諧管理理論在企事業(yè)單位中被應(yīng)用，又將企事業(yè)單位中的人力資源發(fā)展推進(jìn)了一大步，不光可以提高其工作水平，還提升了工作效率。和諧管理理論作為當(dāng)前企業(yè)單位中競(jìng)爭(zhēng)的主體核心，其主要的價(jià)值內(nèi)涵有兩種技術(shù)價(jià)值和精神利得意義價(jià)值。對(duì)于第一種技術(shù)價(jià)值而言，主要是將一些要素、組織甚至結(jié)構(gòu)上進(jìn)行協(xié)調(diào)，從而達(dá)到使得整體出現(xiàn)協(xié)調(diào)的特性。而如果將和諧管理理論在人事檔案管理中應(yīng)用，就是在有一定的輸入條件下，將最大化的人事檔案管理工作中的技術(shù)要求進(jìn)行輸出。而相對(duì)于和諧管理理論而言，系統(tǒng)輸出就是一個(gè)沒有發(fā)生改變的系統(tǒng)自身精神狀態(tài)，是狹義的產(chǎn)出，與此同時(shí)，將資源支出進(jìn)行一定的減少，可以把服務(wù)的最大化進(jìn)行提供。對(duì)于第二種精神利得意義而言，就是在單位對(duì)員工進(jìn)行管理的時(shí)候，不要只是在物質(zhì)上滿足員工，也不要只是對(duì)員工教授一些必要生存手段就認(rèn)為可以了，還需要幫助員工進(jìn)行自我努力，從而可以實(shí)現(xiàn)員工的自身價(jià)值，這樣員工才會(huì)產(chǎn)生自豪感，也因?yàn)榉e極參入，使得有一種單位集體的歸屬。所以說在運(yùn)用和諧管理理論進(jìn)行人事檔案管理中，要做的是可以從精神方面尋找和諧，幫助企業(yè)提升工作效率。
3和諧管理在人事檔案管理中實(shí)施要點(diǎn)
在企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理中，將和諧管理理論和管理學(xué)進(jìn)行相互綜合分析，從而使得人事管理工作得到最大的能效性，而具體的實(shí)施要點(diǎn)可以從以下三個(gè)方面出發(fā)。（1）將和諧管理理論知識(shí)運(yùn)用到人事檔案管理日常工作中，使得人事檔案管理在企業(yè)分崗中達(dá)到一定合理性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而使得人事管理組織得到一定的保障，在一個(gè)大環(huán)境中降低個(gè)人情感因素對(duì)人事檔案管理中存在的影響，保證人事檔案管理工作可以健康有序地進(jìn)行。而且經(jīng)過以上的工作，可以為相關(guān)部分領(lǐng)導(dǎo)提供有效的外界準(zhǔn)確信息，使得人事工作中一些獎(jiǎng)懲措施可以更好的實(shí)施。（2）通過和諧管理理論使得人事檔案管理信息化進(jìn)程加快。在對(duì)企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理信息化中，要將和諧管理理論得到充分應(yīng)用，可以先從人的主觀能動(dòng)性方面出發(fā)，建立一個(gè)電子檔案數(shù)據(jù)庫，使得人事檔案管理工作中人的作用影響降到最低，將其主管能動(dòng)性發(fā)揮到最大。近年來，科技在不斷發(fā)展，已匯總較為簡(jiǎn)便的檔案管理方式也在這種背景條件下誕生了，而這種較為簡(jiǎn)潔的電子式檔案也有一定的使用限制，就是對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件要求比較高，硬件設(shè)施低的計(jì)算機(jī)并無法將其進(jìn)行運(yùn)行，所以就需要進(jìn)行合理應(yīng)用，將其與現(xiàn)代科技辦公互相結(jié)合，使得在以后的人事檔案工作中可以更為簡(jiǎn)單的查閱檔案，管理模式也變得極為簡(jiǎn)便，可以更好的為企事業(yè)單位提供準(zhǔn)確信息，從而提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工的判斷和決策分析。（3）運(yùn)用和諧管理理論使人事檔案管理中日常保存工作得到更好的完善。在人事管理日常工作中，要做到的就是對(duì)不同的內(nèi)容分別進(jìn)行貫徹實(shí)施，遇到具體情況，做到具體分析，從而使得企業(yè)的管理制度和管理規(guī)范都得到了合理和準(zhǔn)確的保障。而根據(jù)過往經(jīng)驗(yàn)而得出，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行科學(xué)準(zhǔn)確的保存工作，可以達(dá)到監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)和員工的作用，使得人事檔案工作可以得到更好的開展，發(fā)揮更大極限的優(yōu)勢(shì)。
4總結(jié)
綜上所述，和諧管理理論其中心思想就是在每一個(gè)方面都有一個(gè)和諧的要求，使得和諧從個(gè)人升華到了整體。而在人事檔案管理工作中，將和諧管理理論與管理學(xué)相結(jié)合，使得其有了一個(gè)科學(xué)的有力保障，使得人事檔案管理工作可以朝著更加積極有效的方向發(fā)展，為企業(yè)人力資源管理提供更好的保障。
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[關(guān)鍵詞]人事檔案、檔案管理
中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）07-0337-01
人事檔案是各級(jí)組織考察、了解和使用人員的重要依據(jù)，是黨政組織和企事業(yè)單位了解選拔人才的重要信息源。在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面，與個(gè)人待遇、社會(huì)保障、組織關(guān)系、入團(tuán)入黨、職稱評(píng)審等緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，具有重要的憑證價(jià)值、參考價(jià)值以及法律效用。因此需要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，提高對(duì)人事檔案工作的重視程度。
一、人事檔案的重要性
人事檔案是各級(jí)組織考察、了解和使用人員的重要依據(jù)，是黨政組織和企事業(yè)單位了解選拔人才的重要信息源。在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面，與個(gè)人待遇、社會(huì)保障、組織關(guān)系、入團(tuán)入黨、職稱評(píng)審等緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，具有重要的憑證價(jià)值、參考價(jià)值以及法律效用。因此需要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的重要性，提高對(duì)人事檔案工作的重視程度。
二、人事檔案管理的新形勢(shì)和新要求
1、人力資源流動(dòng)帶來的無頭檔案日益增加
隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，員工出國、考學(xué)、創(chuàng)業(yè)等與企業(yè)解除勞動(dòng)合同的情況不斷出現(xiàn)，由于個(gè)人以及一些私營(yíng)企業(yè)對(duì)于檔案不夠重視，人檔分離、棄檔不用的情況越來越多。尤其是在人員頻繁流動(dòng)后，極易出現(xiàn)無頭檔案的情況，將影響到個(gè)人退休、身份認(rèn)定、社保待遇等方面。
2、干部管理新形勢(shì)對(duì)人事檔案管理提出的新要求
黨的十以來，中央進(jìn)一步強(qiáng)化干部管理，多次強(qiáng)調(diào)干部檔案資料的重要性。最新出臺(tái)的《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》提出“不準(zhǔn)涂改干部檔案，或者在干部身份、年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等方面弄虛作假?！薄蛾P(guān)于加強(qiáng)干部選拔任用工作監(jiān)督的意見》中也明確指出“要嚴(yán)格干部檔案審查，對(duì)人選干部身份、年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等檔案信息要仔細(xì)核查，不得放過任何疑點(diǎn)?！边@些要求對(duì)人事檔案管理、檔案質(zhì)量提出了更嚴(yán)格的要求。
3、信息系統(tǒng)對(duì)檔案資料收集帶來新挑戰(zhàn)
隨著信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，原來紙質(zhì)的檔案材料正逐步被電子媒介所取代，如檔案管理中要求1993年以后的工資表歸入個(gè)人檔案，但目前工資變動(dòng)完全通過信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，沒有紙質(zhì)的工資審批表。信息系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)檔案材料的形成方式，對(duì)檔案的管理方式也提出了新要求。
4、信息系統(tǒng)對(duì)檔案資料收集帶來新挑戰(zhàn)
隨著信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，原來紙質(zhì)的檔案材料正逐步被電子媒介所取代，如檔案管理中要求1993年以后的工資表歸入個(gè)人檔案，但目前工資變動(dòng)完全通過信息系統(tǒng)進(jìn)行操作，沒有紙質(zhì)的工資審批表。信息系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)檔案材料的形成方式，對(duì)檔案的管理方式也提出了新要求。
三、當(dāng)前人事檔案管理存在的不足
1、重視程度不夠。部分單位缺少必要的硬件設(shè)施，辦公室與檔案室合并，檔案室條件簡(jiǎn)陋，沒有做到“三室分開”，安全性和保密性差。有的單位對(duì)檔案管理人員不夠重視，缺少必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)規(guī)劃。檔案管理人員變動(dòng)頻繁，影響了工作人員的工作積極性，造成業(yè)務(wù)水平難以提升，管理思路難以延續(xù)。
2、管理方式落后。檔案資料還處于被動(dòng)接受，“你送我收、不送不要”，檔案資料收集不全，使得實(shí)際情況與檔案信息不符。為了收集而收集，沒有將紙質(zhì)檔案材料的信息與人員花名冊(cè)、干部管理信息系統(tǒng)等進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，信息更新不及時(shí)，影響了干部工作效率和質(zhì)量。
3、材料鑒別不準(zhǔn)確。對(duì)檔案材料審核把關(guān)不嚴(yán)，一些不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備或者存在問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實(shí)性。對(duì)敏感信息沒有與歷史資料進(jìn)行比對(duì)，造成前后信息填寫不一致，影響了重要信息的認(rèn)定。
4、材料鑒別不準(zhǔn)確。對(duì)檔案材料審核把關(guān)不嚴(yán)，一些不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備或者存在問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實(shí)性。對(duì)敏感信息沒有與歷史資料進(jìn)行比對(duì)，造成前后信息填寫不一致，影響了重要信息的認(rèn)定。
5、制度執(zhí)行不到位。檔案材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出及查（借）閱等手續(xù)不按規(guī)定履行，材料轉(zhuǎn)遞延遲，缺少流轉(zhuǎn)手續(xù)。零散材料擺放散亂，沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，完全依靠每年新進(jìn)員工進(jìn)行突擊式整理，使得檔案分類不準(zhǔn)確，整理質(zhì)量不高。
四、如何做好新形勢(shì)下人事檔案管理
做好人事檔案管理是為了充分利用檔案資料，為人事管理工作服好務(wù)。高質(zhì)量做好人事檔案管理，需要采取科學(xué)有效的方法，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，打牢基本功，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。
1、加大軟硬件投入。配置基本的檔案整理工具以及必要的防火、防盜、防潮設(shè)施，保證檔案存放環(huán)境。加大檔案管理人員培養(yǎng)，注重選拔政治素質(zhì)高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)、耐得住寂寞的人員從事管理工作。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，既要注重檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，也要注重干部管理制度的學(xué)習(xí)，以便于從干部選拔任用的角度思考檔案管理工作。
2、規(guī)范檔案資料管理。完善檔案管理基礎(chǔ)資料，建立人事檔案人員名冊(cè)以及相應(yīng)的檔案目錄、職務(wù)變動(dòng)登記表等電子資料，并定期開展檔案清點(diǎn)。規(guī)范檔案資料的存放，分區(qū)分類進(jìn)行人員劃分，分開存放，提高檔案使用效率。建立統(tǒng)一科學(xué)的編碼規(guī)則，提高檔案查閱效率。全面梳理人事檔案中涉及“單項(xiàng)否決條款”的人員，建立歷史遺留問題清冊(cè)，對(duì)歷史問題進(jìn)行定界處理，逐步消除歷史遺留的問題。
3、建立檔案資料收集網(wǎng)絡(luò)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的寶貴歷史材料，記錄個(gè)人不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程。檔案資料來源于公司管理的各個(gè)部門，為提高檔案資料的完整性，需要建立一個(gè)檔案資料收集網(wǎng)絡(luò)，由檔案材料主要產(chǎn)生部門組成，明確各部門需要移交的檔案資料種類及有關(guān)要求，定期對(duì)產(chǎn)生的人事檔案資料進(jìn)行登記移交。
4、推進(jìn)人事檔案管理信息化。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段，引進(jìn)檔案數(shù)字化管理軟件，通過數(shù)字檔案建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的信息化查閱。利用電子名冊(cè)、干部管理信息系統(tǒng)、ERP等工具，以紙質(zhì)檔案資料為數(shù)據(jù)源，建立紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料兩套“系統(tǒng)”，提高檔案信息的利用效率。
5、加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行。進(jìn)一步規(guī)范檔案查借閱管理制度，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員和服刑人T的檔案管理，按照“檔案隨人走”的原則，根據(jù)人員管理權(quán)限，在人員勞動(dòng)關(guān)系發(fā)生變動(dòng)后即使進(jìn)行檔案資料的轉(zhuǎn)移，防范后期法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于未確定勞動(dòng)關(guān)系的人員，人事檔案退回原單位或?qū)W校，防止隨著時(shí)間推移形成無頭檔案。切實(shí)履行人事檔案簽字確認(rèn)移交手續(xù)，加強(qiáng)檔案資料的鑒別，遵循“去偽存真”的原則，對(duì)手續(xù)不完備的，要完善手續(xù)后歸入檔案。對(duì)存在涂改痕跡或者填寫不規(guī)范的材料，要進(jìn)行整改或者出具情況說明，保證材料的權(quán)威性。
參考文獻(xiàn)
[1] 《干部人事檔案工作文件選編》-黨建讀物出版社
關(guān)鍵詞：人事 檔案管理 創(chuàng)新 重要性自改革開放以來，我國的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生很多大轉(zhuǎn)變，很多公司或企業(yè)都開始根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求來調(diào)整企業(yè)內(nèi)部人事工作。這就使得企業(yè)的人事檔案管理也發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變。為了能夠適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，就必須要改變傳統(tǒng)的落后的人事檔案管理方法，只有不斷創(chuàng)新發(fā)展，隨時(shí)結(jié)合實(shí)際的發(fā)展需求來做出人事檔案管理模式與方法的調(diào)整，才能夠保證人事檔案管理工作能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，滿足企業(yè)的人事管理需要。
1、人事檔案管理工作的特點(diǎn)
與其他檔案資料相比，人事檔案管理工作具有更多獨(dú)特性，這是因?yàn)槿耸聶n案材料不單單是記錄一些歷史信息，更是對(duì)一個(gè)人全面定義的重要文獻(xiàn)，其重要性與獨(dú)特性自然不言而喻。除此之外，人事檔案管理工作還具有社會(huì)性、復(fù)雜性、多樣性、開放性和系統(tǒng)性等多種特點(diǎn)。
1.1 社會(huì)性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下已建立了具有較強(qiáng)社 會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。如各省市人才市場(chǎng) 建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。這種機(jī)構(gòu)管理對(duì)象 包括地區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其 服務(wù)對(duì)象具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人 事檔案服務(wù)。
1.2 復(fù)雜性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象 的社會(huì)性，決定了人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。 在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案來源單一， 內(nèi)容也較簡(jiǎn)單，而人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來源要 廣泛得多，由于人員集中起來比較復(fù)雜，其檔案 管理內(nèi)容十分豐富。
1.3 多樣性。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合 資、國有企業(yè)招聘管理人才、技術(shù)人才及選拔優(yōu) 秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及 大中專畢業(yè)生就業(yè)，都十分重視對(duì)人事檔案的 利用。利用者類型及用途要求不一樣，對(duì)人事檔 案內(nèi)容、載體等提出了多樣性要求。
1.4 開放性。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，改變了 傳統(tǒng)人事檔案的管理模式和手段。目前，普遍采 用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，從而 使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流具 有開放性。
1.5 系統(tǒng)性。人事檔案管理工作不僅包括對(duì)檔案的收 集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)、利用、查詢等，而且還包括檔案信息的輸入和輸出。因此，它是人力資源管理活動(dòng)中的一個(gè)系統(tǒng)工程。
2、人事檔案管理工作的重要性
我們都知道在一個(gè)企業(yè)的人事管理工作中，對(duì)于一個(gè)人工作績(jī)效的考核與審評(píng)都是需要通過其個(gè)人檔案來進(jìn)行的。這對(duì)于企業(yè)更好的了解員工具有重要意義。除此之外，進(jìn)行有效的人事檔案管理工作，還能夠極大的促進(jìn)企事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，促使人才選拔的公平公正。
2.1 促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展
學(xué)技術(shù)的支撐，而科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步則取決于人才的綜合素質(zhì)，企事業(yè)單位的發(fā)展需要有高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。加強(qiáng)職工人事檔案管理工作，從一定程度上對(duì)企事業(yè)單位職工的地位、能力、待遇等方面進(jìn)行了肯定，從而形成了良好的人才激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而促進(jìn)了企事業(yè)單位 的可持續(xù)發(fā)展。
2.2 促進(jìn)核心競(jìng)爭(zhēng)力的培養(yǎng)
由于現(xiàn)代企事業(yè)單位在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中感到了人才的重要性，因此，合理開發(fā)人力資源成為 了提高企事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的迫切需要。對(duì)于企事業(yè)單位而言，只有進(jìn)一步強(qiáng)化職工檔案 管理工作，才能幫助企事業(yè)單位更好的選拔和任用人才，鼓勵(lì)職工樹立進(jìn)取心和責(zé)任心，最終 促進(jìn)企事業(yè)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的培養(yǎng)。
2.3 促進(jìn)人才的選拔
職工人事檔案對(duì)錄用新的人才能起到十分 重要的作用。一份真實(shí)、完整的個(gè)人職工檔案， 既是企事業(yè)單位選用人才和職位晉升提拔的重 要參考依據(jù)。同時(shí)，由于職工檔案能夠比較全 面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企事業(yè)能夠從職工人事檔案中了解本單位人才的數(shù) 量、文化程度、專業(yè)能力、政治修養(yǎng)等方面的重要數(shù)據(jù)，這也有利于人力資源管理部門對(duì)職工 人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而制定出合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃。
3、人事檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
為了能夠進(jìn)一步加強(qiáng)企事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，以不斷提升其檔案管理水平，我們可以通過一定的手段或方法來宣傳人事檔案管理的意義和作用，使所有員工都能意識(shí)到自己檔案對(duì)于自己以后的工作提升所起到的重要意義。為此，我們應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，提高檔案管理的規(guī)范性，制定新的檔案管理模式，以此來提高企事業(yè)單位的人事檔案管理水平。
3.1 規(guī)范人事檔案管理制度
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人才流動(dòng)性和多變 性問題成了人力資源管理中的突出問題，這給企事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來了一定的難度。因此，我們必須根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)的發(fā)展?fàn)?況，在《人事檔案管理工作規(guī)定》的基礎(chǔ)上制定 一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、便于操作的、適合本單位 人力資源管理的人事檔案管理制度細(xì)則，使職工人事檔案材料的主體能夠緊緊圍繞培養(yǎng)人才、選拔人才、錄用人才這個(gè)主題思想，在人事 檔案材料收集、整理、歸檔、利用等環(huán)節(jié)做到有 章可循，有法可依，從根本上杜絕斷檔、棄檔等 現(xiàn)象的發(fā)生。
3.2 創(chuàng)新檔案管理模式
當(dāng)前，人事檔案管理的各項(xiàng)制度都面臨改革，企事業(yè)單位職工人事檔案工作也同樣面臨 著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。職工隊(duì)伍不斷交替，流動(dòng)性較強(qiáng)，從而導(dǎo)致人事檔案數(shù)量有所增加，檔案內(nèi)容 能夠及時(shí)有效提供檔案信息材料。因此，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理模式是非常重要的。 在人事檔案管理工作中，要?jiǎng)?chuàng)新立卷制度，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化一些繁瑣、呆板的操作 步驟。同時(shí)，可以利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提高工作效率。如加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)等強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能力，將所有職工的人事檔案資料都輸入到電腦中進(jìn)行保存管理，不但能夠使資料更加規(guī)范，且易于查找和管理，是當(dāng)前人事檔案管理工作發(fā)展的主要方向。
3.3 提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，這就要求從事人事檔案管理工作的人員，要不斷鉆研本專業(yè)的理論知識(shí)，學(xué)習(xí)檔 案管理學(xué)知識(shí)和應(yīng)用文寫作等方面的知識(shí)，熟練掌握檔案管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)技能。以及現(xiàn)代化檔案理論知識(shí)和管理能力，同時(shí)，要加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)， 通過繼續(xù)教育培訓(xùn)等措施，幫助人事檔案管理 人員不斷提升個(gè)人素質(zhì)及綜合能力，可以更好 的適應(yīng)新形勢(shì)下人事檔案管理工作的需要。
4、結(jié)語
總之，在當(dāng)前的人事檔案管理工作中，我們必須要不斷創(chuàng)新發(fā)展，努力提高檔案管理水平，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，加大對(duì)人事檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)管理水平。只有做好人事檔案管理工作，才能促使企業(yè)內(nèi)部的人事管理工作更好的開展，從而通過有效的人力資源配置，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
參考文獻(xiàn)
一、人事檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位人力資源開發(fā)具有重大的促進(jìn)作用：
1、利于充分地發(fā)揮組織人事部門的人力資源的效力。
通過人事檔案動(dòng)態(tài)地分析職工的人生軌跡，可以預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于企事業(yè)和社會(huì)發(fā)展的都是有用人才，只是行業(yè)和層次不同，作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)其長(zhǎng)，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮其“才效”。
2、促進(jìn)人力資源的合理配置。
通過人事檔案能夠了解職工的相關(guān)信息，利于對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理和使用。根據(jù)不同類人才的能力和特點(diǎn)，在企事業(yè)內(nèi)部進(jìn)行合理配置，因事而擇人，用人以做事，將人才配置到最能發(fā)揮其作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理地流動(dòng)，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象，為組織和部門發(fā)展科學(xué)地配置人力資源。
3、有利于科學(xué)與規(guī)范地預(yù)測(cè)人力資源需求。
影響人力資源需求的因素主要來自于組織內(nèi)部，科學(xué)和規(guī)范的人事檔案管理對(duì)分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計(jì)劃發(fā)揮著重要作用；因脫離現(xiàn)實(shí)的人事檔案管理而制定的人力資源需求預(yù)測(cè)一定是不科學(xué)、不規(guī)范和片面的。最終給單位和組織部門造成很大的組織和經(jīng)濟(jì)損失?？梢姡行У娜耸聶n案管理和運(yùn)用利于科學(xué)規(guī)范地預(yù)測(cè)人力資源管理之需求。
二、做好人事檔案管理有助于人力資源開發(fā)
1、建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度。
在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)不適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，要建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度，人事檔案管理工作根據(jù)人力資源需求設(shè)立相應(yīng)類別檔案庫，在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；在檔案的收集上要及時(shí)、完整；要嚴(yán)格按照不同人才的特點(diǎn)要求建立有“特色人才型檔案”的檔案庫。對(duì)人力資源管理部門需要的檔案與其他部門應(yīng)有所區(qū)別；及時(shí)、準(zhǔn)確更新檔案， 這樣才能為人力資源部門提供合適的“人才檔案”。
2、進(jìn)一步提高人事檔案在開發(fā)人力資源中發(fā)揮重要作用的認(rèn)識(shí)。
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，在貫徹黨的干部路線、方針、政策，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)及培養(yǎng)造就人才的工程中，起著難以替代的作用。因此，要把人事檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，有關(guān)涉及干部檔案的重大問題，都應(yīng)提交到領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議研究決策。領(lǐng)導(dǎo)在研究人事安排時(shí)，要確保人事檔案人員配齊配強(qiáng)，人事檔案人員要站在領(lǐng)導(dǎo)決策的高度具有較高識(shí)別人才知眼界，認(rèn)識(shí)到人事檔案運(yùn)用對(duì)人力資源開發(fā)發(fā)揮著重要作用。
3、樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。
樹立“用”重“藏”新觀念是做好人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理人員不僅具備“知人、選人、用人、留人、育人”素質(zhì)，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際需要向人事檔案部門提出適合單位或部門發(fā)展和需求的人才方案；而人事檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，經(jīng)常深入科室和基層中，主動(dòng)了解情況，收集檔案資料，如實(shí)填寫職工履歷表，客觀、準(zhǔn)確地撰寫職工自我鑒定、自傳、個(gè)人業(yè)績(jī)材料，以展示具有自我個(gè)性特點(diǎn)檔案資料；既要儲(chǔ)備不同特色的人才，同時(shí)也要及時(shí)積極主動(dòng)地為企事業(yè)人力資源管理提供有價(jià)值的人才信息。
4、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平是改善其對(duì)人力資源開發(fā)作用的有效途徑。
過去的人事檔案以其紙質(zhì)材料多為主要特點(diǎn)。隨著企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，以傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，在查找檔案材料時(shí)有諸多不便，容易貽誤時(shí)機(jī)，而且出錯(cuò)率高。由此看來，人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是目前迫切的要求，要建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷豐富人事檔案信息的內(nèi)涵，以現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為人力資源部門選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮積極作用。
三、合理開發(fā)運(yùn)用人事檔案為人力資源管理服務(wù)
現(xiàn)代企事業(yè)單位通常將人力資源管理分為幾個(gè)不同功能，人事檔案在人力資源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)起到了十分重要的作用。
1、人力資源規(guī)劃
人力資源規(guī)劃著手于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。當(dāng)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時(shí)，組織內(nèi)部會(huì)出現(xiàn)職位更替、工作職責(zé)變化或人員需求變化。通過查閱相關(guān)檔案資料，準(zhǔn)確地掌握組織歷史及發(fā)展情況，如各階段的組織規(guī)模、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變化情況等并對(duì)此進(jìn)行分析，通過對(duì)歷史數(shù)據(jù)研究和考察，對(duì)未來部門職責(zé)、崗位職責(zé)以及任職者要求等進(jìn)行預(yù)測(cè)和謀劃提供有效的檔案資料。
2、招聘篩選
人事檔案為人力資源部門提供每位職工具有的知識(shí)、技能、能力、個(gè)性品質(zhì)乃至籍貫家庭等方面內(nèi)容，利于招聘時(shí)做到“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對(duì)口、事得其人”。例如在公司部門崗位出現(xiàn)空缺，需要在公司內(nèi)部進(jìn)行招聘時(shí)，人力資源管理部門在了解崗位需求，接到應(yīng)聘申請(qǐng)后，可以由檔案管理部門根據(jù)需求查閱相關(guān)職工檔案，剔除不符合基本條件人員，如年齡、學(xué)歷、專業(yè)等，核實(shí)符合基本條件人員的檔案資料。達(dá)到合理運(yùn)用人事檔案，節(jié)省招聘成本，減少虛假信息，高效和準(zhǔn)確地招聘篩選之目的。
3、職工培訓(xùn)與開發(fā)
人事檔案中記錄的職工學(xué)歷教育、職業(yè)資格培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等培訓(xùn)信息可以為其進(jìn)一步培訓(xùn)提供信息支持與指導(dǎo)。通過對(duì)比職工人事檔案中的歷年參加培訓(xùn)情況與不同職位內(nèi)容要求，找出二者之間的差距，進(jìn)而確定是否需要繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn)，以及在哪些方面進(jìn)行培訓(xùn)；實(shí)施培訓(xùn)后，將職工培訓(xùn)過程的表現(xiàn)、培訓(xùn)相關(guān)成績(jī)及時(shí)記錄在人事資料中，從而確保人事資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。
4、薪酬福利
自職工入職之日起其薪酬福利就與職工個(gè)人檔案信息相關(guān)聯(lián)。例如，制定新職工入職定薪或轉(zhuǎn)正定級(jí)，需要考慮職工學(xué)歷、專業(yè)、能力、素質(zhì)等各方面因素是否符合崗位要求，又如，職工社會(huì)保險(xiǎn)的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及勞動(dòng)保險(xiǎn)待遇的申請(qǐng)等事項(xiàng)要以人事檔案為前提，缺少人事檔案無法辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。
5、績(jī)效考核
人事檔案對(duì)于績(jī)效考核的意義尤為重要，考績(jī)效核是對(duì)職工工作質(zhì)量和工作效率的評(píng)價(jià)，它直接與職工個(gè)人利益掛鉤，人事檔案記錄完整與否影響績(jī)效考核公平公正與否。實(shí)施考核要有一套完善的考核材料；考核實(shí)施過程要確保各類材料填寫完整且有負(fù)責(zé)人簽署意見；考核結(jié)束后要及時(shí)整理考核材料，并將考核結(jié)果及時(shí)放入職工人事檔案。確?？?jī)效考核結(jié)果有據(jù)可查，避免不必要的爭(zhēng)議，確?？?jī)效考核工作的公平和公正。
6、職業(yè)生涯規(guī)劃
