時間：2023-06-01 09:46:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案的概念，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:數字檔案館 館藏 信息空間
進入數字時代以來，整個世界在激烈的競爭中不斷前進，信息化的程度包括信息技術水平的提高、信息產業的發展、對信息資源的占有和利用，已經被當作衡量一個國家綜合國力的一個重要尺度，也是衡量競爭能力的核心要素。因特網的快速發展和計算機功能的增強，變革信息存取方式的時機已經來到，用數字處理方法能簡便地實現用模擬技術很難實現的功能，這使得“數字化”概念更易于為人們所接受。“數字網絡”、“數字音頻”等與數字有關的名詞逐漸成為人們現代生活中的常用名詞，“數字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢，檔案館的形式也因此發生了重大變化。適應這種變化的需求，“數字檔案館（Digital Archives）”的概念應運而生。隨著技術的日臻成熟，數字化辦公的日益普及，數字檔案館從理論研究中跳了出來，逐漸成為一種社會實踐，我國部分中心城市已經創建了數字檔案館。鑒于此,筆者認為有必要對“數字檔案館”進行概念性的分析。
一、概念的對比
近幾年來，被提出來的與檔案館未來連在一起的相關術語有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。
但人們在使用這幾個術語時常常混淆不清，以下就是幾種表述：
“電子檔案館”亦可稱為“數字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無墻檔案館”，它不是一個實體機構、一個存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個有序的信息空間”、“一個信息系統”。①
數字檔案館（Digital Archives）實際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術發展而產生的一種新型檔案館。②
虛擬檔案館（Virtual Archives）,又可稱為無墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環境。③
從這些定義中不難看出，我國檔案界對數字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個名詞混同使用，因此，本文先對這幾個概念進行辨析：
1. 無墻檔案館
無墻檔案館與無墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學中對“無墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無墻圖書館”這一概念是從用戶感覺的角度來刻畫網絡化的特征，網絡的信息傳遞方式突破了時間的限制和地理的障礙，使得用戶覺得就像在使用一個沒有圍墻，沒有借閱的時間限制的圖書館一樣。在這個方面，無墻檔案館在很大程度上與之相同，這個概念主要強調了在檔案信息利用上時空界限的突破。目前，無墻檔案館這一概念使用得較少。
2. 虛擬檔案館
在很多場合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實在”或者“虛擬技術”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對虛擬檔案館的定義都以虛擬實在技術作為主要用詞。實際上，虛擬檔案館應該是與實體的傳統檔案館相區別而提出來的，“虛擬檔案館實際上是‘利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對分布于各地、各種檔案信息進行動態搜尋相聯結的存在。虛擬檔案館與實態檔案館是兩個相對的概念，虛擬檔案館是一個動態的，開放的網絡信息環境。虛擬檔案館和無墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強調的側重點稍有不同。
3. 電子檔案館
電子檔案館是個使用頻率相當高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響。“電子檔案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術性質，電子檔案館指針對有永久保存價值的電子檔案進行保管、控制和利用的一種專門機構，那么，我們可以簡單勾劃出電子檔案館的形態：電子檔案館是存儲以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統，其物理意義上的實體是計算機硬件設備，特別是存儲設備，包括可與計算機暫時脫離的磁盤、光盤等存儲設備以及與計算機相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。
4. 數字檔案館
人們總是把電子化和數字化當成同一概念來使用，并不對它們進行仔細的區分，然而，從嚴格意義上，電子化和數字化兩個概念是有區別的。在計算機科學中，電子信息包括了模擬信號和數字信號，所以，數字信號是被包含在電子信號這個概念里的，電子化的內涵大于數字化。由于數字化信息在電子化信息中所占的比重越來越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數時候，電子檔案館和數字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術的發展，數字信號完全有可能不再依賴電子技術，那么，更不能將它們混為一談了。我們說，“數字檔案館”這個概念中的“數字”強調的是電子媒介上信息存在形式。數字檔案館是指依附于數字化技術，把文字、聲音和圖象轉化為數字形式，采用數字方式進行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統。正因為這樣，數字檔案館是目前應用最為廣泛的一個詞。
二、數字檔案館含義的界定
數字檔案館是一個正在不斷發展的新概念，我們可以先對數字檔案館進行預測性的討論，勾畫出它的主要特征，應避免下定義過早導致概念的固化。
所謂數字檔案館，是指二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術等現代信息技術，對數字檔案信息資源進行管理，提供網絡檢索和利用服務，實現超大規模資源共享的數字信息系統。它是一個有序的信息空間，一個開放的信息環境。從廣義上講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎之上，實現了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統計等活動，不僅能使本地和聯機用戶查詢利用直接形成于計算機系統的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構建的數據庫信息系統）的廣義信息系統，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節點。
在圖1中反映了數字檔案館的概念構成。
圖1
與傳統檔案館相比而言，數字檔案館具有以下主要特征：
1. 數字檔案館的文化性質沒有改變
同樣，數字檔案館的的文化功能依舊保持。數字檔案館的建立使得檔案館實現由完全的實體保管模式向智能管理模式的改變。在數字檔案館的環境下，檔案館將特定區域范圍內的所有檔案歸入其管理范圍，對各種各類的檔案進行監督和控制，不僅包括政府機關行政檔案，也包括企事業單位、私營企業、社團、甚至個人的檔案，使檔案館真正成為集中統一管理具有社會價值的各類檔案的文化事業機構，實現保存社會記憶的功能。因此，數字檔案館的文化性質不可能改變，也不會改變。
2. 館藏內涵發生變化
數字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應該是“實體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內涵要求數字檔案館除了收集數字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實現數字化的轉化和處理，將各種信息以計算機可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計算機存儲設備上。數字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內涵角度來看，館藏一方面包括實際擁有的傳統館藏的數字化形式和各類數字格式的館藏，即“實體館藏”，另一方面還包括連接在數字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對的“虛擬館藏”。數字檔案館勿須存貯龐大的數據庫的備份，館藏不再是實體意義上的集中保管。數字化的館藏可連接成網，用戶通過遠程登錄利用信息，極大地改變了傳統檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復。
館藏內涵的變化，使得傳統檔案館的發展目標也有所不同，原有的旨在構建一個龐大的本地館藏目標需重新考慮；館藏的評價標準也需要重新界定，實體檔案的收集質量不再是決定性因素，大量高質量的數字化檔案將成為評價優劣的重要方面。
3. 服務方式的變化
傳統檔案館的服務方式相對單一，等客上門是最常見的方式。相較之下，數字檔案館是開放式的，用戶可以通過終端聯網的方式查找所需要的信息。正如美國檔案學家D?比爾曼在第十三屆國際檔案大會輔導報告《虛擬檔案》一文中所說的那樣：“虛擬檔案出現之時也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時。”⑤借用圖書館學的用語就是，數字檔案館的服務是一種“用戶驅動”的服務模式，簡單的說，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統的功能也不再局限于紙質文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統不僅具有靈活的數據組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯機信息處理、資源共享、遠程傳真、電子郵件等多種功能。傳統檔案館的檢索功能是靜態的，而數字檔案館的檢索則是動態的，數字檔案館的服務方式必然發生根本性的變革，從單一服務轉變為多元、多層次服務，從而增強與用戶的緊密聯系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務質量。
4. 業務工作內容的變化
盡管數字檔案館與傳統檔案館在許多任務和業務活動上都很相似，但由于其保管對象的變化，數字檔案館的業務工作幾個環節也發生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動化轉變。傳統檔案館中由人工開展的編目、標引、檢索、統計工作，在數字檔案館環境下，可借助計算機應用系統自動進行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進館。在館藏建設方面，數字檔案館要求選擇合適的數字化信息形式的同時，還要對原有館藏實現數字化，其工作內容包括了數據庫的建立、控制和網絡系統的維護。傳統檔案館在利用服務業務范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關資料，指導用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數字檔案館除了需要實現電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數字信息。另外，數字檔案館的鑒定工作有所擴充，在內容鑒定基礎上又加入了技術鑒定的工作內容，對電子文件的可讀性、可靠性、有無病毒感染及載體狀況等方面進行技術上的檢測。
5. 社會角色的變動
檔案館員社會職責的變化同社會的發展息息相關。在人類社會逐漸演變的同時，檔案館的社會角色也有所改變。20世紀下半葉檔案館步入自動化發展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會意識，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉向了信息的提供著。而如今，隨著信息網絡技術的大量應用，檔案館員將再度發生重大變化。接收檔案不再是數字檔案館的唯一功能，它將主要實行對分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關注檔案信息的完整、準確和可靠，履行對信息的監督、傳遞、控制職責的資源開發者。
注釋:
① 馮惠玲.無紙收藏――《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之二.檔案學通訊.1998，（2）.
② 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.
③ 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.
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論文摘要：本文從新公共管理、電子政務、知識管理角度，論證了公共檔案館的管理服務的基本職能，以及在這三種環境下，公共檔案館基本職能深化的具體內涵
“公共檔案館”這一概念是舶來品在世界范同內．公共檔案館的存在和發展已有上百年的歷史。1838年英國頒布了《公共檔案法》，成立了公共檔案館(Public Reeord 0ffiee)．即英國的國家級綜合檔案館．負責保管中世紀以來英國中央政府各機關和法院的檔案．這是世界上第一個依法命名的公共檔案館。…公共檔案館的概念由此產生。l8世紀末的法國檔案改革確立了國家檔案館向普通公眾開放的原則．使國家檔案館擺脫了王權的枷鎖．開始具有社會共有的性質在我國．“公共檔案館”相當于各級各類綜合檔案館。《檔案法》第二章第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館．是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同內的檔案。”國家檔案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出：“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構．是永久保管檔案的基地．是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”這兩部法律法規明確了檔案館的性質與職能。概而言之．檔案館的基本職能是檔案的管理與利用
在我國．對于我國公共檔案館建設等方面的討論和研究開始于2001年[2]同年出版的由馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學概論》中，我國理論界首次在高校教材中使用了“公共檔案館”的概念理論界對于公共檔案館職能的研究主要集中在檔案館職能的擴展和新時期檔案館角色定位等方面．主要是結合檔案工作的外部環境變化論述公共檔案館的職能定位與拓展問題。下面，筆者將從新公共管理、電子政務、知識管理的背景下分析公共檔案館的職能以及職能深化的具體內涵
l從新公共管理角度來看
自20世紀8O年代以來．隨著經濟全球化、技術革新和國際競爭的加劇．傳統的公共行政因其規模龐大、反應遲緩、效率低下、制度僵化受到了質疑，新公共管理由此興起雖然各國學者對新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面卻有共識：1．公共組織服務應以顧客或市場為導向：2．公共組織應廣泛采用授權或分權的方式進行管理：3．公共組織應廣泛采用私營部門成功的管理手段和經驗：4．公共組織應在公共管理中引入競爭機制：5．公共組織應重視提高公共服務的效率、效果和質量。在這種大背景下，就政府機構而言，公共管理、公共服務、公共責任所體現出來的公共性理念成為政府職能轉型的方向從新公共管理角度看．公共檔案館的性質和職能如下：
1．1公共檔案館的性質：負責公共物品檔案的管理并提供服務的非政府公共文化組織
所謂公共組織．從廣義來說，是指不以營利為目的。而是致力于協調社會公共利益關系、服務社會大眾、提高公共利益為宗旨的組織。所謂公共物品，是用來滿足社會共同需要的物品和服務公共物品主要有以下兩個基本特征：第一，非排他性。排他性是指個人消費被排除在某種物品的消費之外．在公共物品概念下．這種排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共檔案館館藏檔案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正當。人人皆可利用。第二，非競爭性非競爭性是指消費者的增加不引起生產成本的增加．即多一個消費者引起的社會邊際成本為零．或者說．一定量的公共物品按零邊際成本為消費者提供利益或服務公共檔案館館藏檔案的主體是各級政府、社會組織和個人在各類政務活動中形成的原始的信息記錄。政務活動具有公共性．是最重要的公共活動．因此其產生的記錄也具有公共性。即這些檔案屬于公共物品從內容上來看．檔案具有信息和知識屬性．檔案的利用對檔案內容沒有損耗。從載體上來看，檔案的利用會造成一定損耗．但這可忽略不計．況且這種損耗可以通過檔案的數字化來彌補。
公共檔案館屬于非政府組織，所謂非政府組織，即組織本身并不具有行政權力的公共組織與政府組織相比較．非政府組織的最大特點是非強制性和服務性。公共檔案館屬于公共文化事業單位．本身沒有行政權力。其職能通過國家授權才能獲得。我國檔案行政權主要是由各級檔案局行使。因此，公共檔案館的性質從新公共管理的角度可以界定為：負責作為公共物品檔案的管理并提供服務的非政府公共文化組織。
1．2公共檔案館的主要職能：為公眾最大限度提供檔案利用服務
“職能”是“工作職責”、“工作范圍”的濃縮用語。管理與服務是公共檔案館職能的兩個車輪．管理是基礎．服務是根本公共檔案館的檔案服務包括以下兩點基本內涵：
1．2．1公眾為本。新公共理論理念下，公共組織產生和存在的一個重要目的就是提供公共服務．實現公共利益。所謂以公眾為本．就是公共檔案館必須以滿足社會公眾的檔案需求為本這是公共檔案館公共性本質特征最集中的反映．也是貫穿公共檔案館工作全過程的基本要求這一基本原則有以下規定：社會成員的檔案需求是多元的這就需要公共檔案館以公眾的檔案基本需求為準繩．研究檔案利用規律．并使公眾需要的檔案進入管理范疇．確立檔案工作的管理目標來開展檔案管理工作
1．2．2服務至上。目前．我國處在全面建設社會主義市場經濟時期．市場經濟的核心在于尊重行為主體基本權利尤其是自利權利．通過提供一定的環境或條件．讓行為主體合乎規范的自利行為在實現自身利益的同時增進整個社會利益．因而公共事業管理主體必須順應管理對象的意志和愿望來實施職能行為，為他們需求的滿足提供充分的條件。公共檔案館服務的目的也就應由“最大限度地滿足利用者的檔案信息需求”拓展為“實現和維護公民、法人和其他組織的根本利益”
基于此．公共檔案館不但要擴大服務對象．而且要主動服務：主動服務的對象不僅包括政府部門、研究者．也包括普通公民：服務的內容不僅包括提供檔案原件．也包括提供問題分析報告以及建設性解決方案等：服務方式不僅包括實地查閱，也包括遠程查詢、專題服務和咨詢服務等。公共檔案館不僅提供單一的檔案信息服務．還包括提供已公開現行文件在內的政府信息公開
2從電子政務角度來看
在一定程度上．電子政務是信息技術與政務管理的結合。目前，我國的電子政務總體成熟度還比較低為推動公共服務改革．進一步擴大民主，我國制定了加大電子政務建設的戰略決策電子政務的內容非常廣泛．根據國家政府所規劃的項目來看．電子政務主要包括以下幾個方面：1．政府間的電子政務：電子公文系統、電子法規政策系統、電子財政管理系統、電子培訓系統、業績評價系統等；2．政府對企業的電子政務：電子采購與招標、電子稅務、電子證照辦理、信息咨詢服務、中小企業電子服務等；3．政府對公民的電子政務：教育培訓服務、就業服務、電子醫療服務、社會保險網絡服務、公民信息服務、公民電子稅務、電子證件服務等。
由于公共檔案館不屬于政務系統．因此其館藏檔案信息化不屬于電子政務的概念范疇但是公共檔案館是政務系統檔案的保管基地．而電子政務建設是一項系統工程．信息化應是全面的信息化．如果發生聯系的雙方之間存在數字鴻溝．信息化的建設效果將會大打折扣．因此公共檔案館也要加強信息化建設。究其實質，公共檔案館信息化主要由信息技術革命這一原動力推動
2．1公共檔案館檔案信息化建設不是其工作職能的擴展
公共檔案館信息化是其管理與提供利用服務的應有之義．其本質并沒有變化。變化的只是手段。有人把信息化作為檔案館職能的擴展或創新．這是值得商榷的。公共檔案館的職能是由其性質決定的．應有一定的穩定性。而信息技術的發展是時代性的．新的技術發現與采用可能會使信息技術貶值甚至走向歷史。
2．2公共檔案館要主動做好信息化建設．并為電子政務建設提供支持
公共檔案館信息化建設主要包括自身的信息化建設，以及為配合其他部門而做的信息化相關工作。
2．2．1公共檔案館自身信息化建設內容。主要包括：檔案館辦公自動化系統、館藏檔案數字化、電子文件歸檔和電子 檔案管理、檔案目錄數據庫、多媒體檔案數據庫和專題數據庫以及檔案網站的建設以及數字檔案安全等在信息化建設中一定要重視與檔案數字化相關的標準化工作．特別是增量電子文件的標準。
2．2．2公共檔案館配合電子政務建設應做的支持性工作。在政府間電子政務方面．公共檔案館應該做好兩方面的工作：第一．提前介入電子公文流轉系統的設計．從政務電子文件的歸檔以及長久保存的角度提出合理化建議。第二。提供館藏檔案信息．為政府決策服務
在政府對企業方面．公共檔案館主要應參與其所產生公務檔案的接收．以及向企業提供經濟政策、法律法規方面的檔案．為企業服務
在政府對公民個人方面．公共檔案館主要應參與對公民的教育．為政府對公民的教育．特別是國情、省情、市情教育方面提供原始資料。
在政府對企業、政府對公民兩個方面，公共檔案館所參與的內容都是在傳統環境下公共檔案館的工作內容。考慮到系統性．筆者故在此述及。
3從知識管理角度來看
知識管理是近十幾年來興起的一種管理范式．由于利益的驅動，首先應用于企業的知識保護、創新。知識管理是指綜合運用組織、文化、戰略、流程、技術等手段．通過建立基于組織業務內容和職能的知識挖掘和知識共享體系．以最大化對知識及有知識的人的尊重．最大化組織知識的價值．從而提高組織的應變和創新能力．保持并提高組織核心競爭力的管理變革知識管理的興起給公共檔案館提出了新的要求．公共檔案館的諸項工作內容都要深化
3．1加強檔案數據庫建設，建立檔案知識庫．深化公共檔案館管理職能
經濟全球化的發展以及我國成功加入WTO．對我國政府決策的科學性與效率提出了更高的要求．我國政府掌握著全國80％左右的信息資源．其中絕大部分由公共檔案館管理。因此．公共檔案館館藏檔案信息資源對于我國信息資源的開發與利用至關重要。
目前．我國的檔案信息化工作取得了初步成效．很多公共檔案館建立了檔案目錄數據庫．但仍存在不足：1．條塊分割，缺乏宏觀管理和協調。2．類型單一．品種不足。在我國已建成的檔案數據庫中，多以文字型數據庫為主．而其中又多數是目錄數據庫，全文型、事實型、指南型、字典型數據庫相對較少。單機、脫機使用的數據庫多。聯網使用的少，共享程度低。3．規范化、標準化程度不高。由于各檔案館只滿足于自建自用的應用要求．沒有統一的規范．也沒有執行統一的技術標準．從而造成數據庫的應用受到嚴重的限制．各種數據庫軟件的兼容性很差．轉換困難．因而交流的范圍與程度受到較大的制約數據庫的這些缺點成為檔案資源網上建設的不利因素。要解決這一問題．檔案行政管理部門應加強協調、控制、監督職能．而檔案館之間應加強檔案數據庫建設的溝通與合作
從信息資源建設和技術的角度來講．知識管理的一項重要內容是建設知識庫知識庫(KnowledgeBase)是知識工程中結構化、易操作、易利用、全面有組織的知識集群，是針對某一(或某些)領域問題求解的需要，采用某種(或若干)知識表示方式在存儲器中存儲、組織、管理和使用的互相關聯的知識片集合對于公共檔案館來說即建設檔案知識庫．而檔案數據庫是建設檔案知識庫的基礎檔案知識庫要求建設文件級檔案目錄數據庫、全文數據庫．這對于文件的關聯度、結構化要求更高。這樣，知識管理系統對相關內容的檔案才能夠進行數據挖掘．提煉出對決策有利的結論
知識管理不但對檔案的質量提出了更高的要求．對檔案知識庫內的檔案數量也有更高的要求，因為豐富的檔案信息才可以保證決策的全面性和準確性因此公共檔案館除采取網絡實時歸檔以提高檔案的數量外．還要向社會征集相關檔案．以使公共檔案館館藏檔案反映政府職能中經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務的全貌
3．2建立專家系統．提供檔案咨詢服務。深化公共檔案館服務職能
在服務職能方面．知識管理要求公共檔案館提供檔案服務的產品化、智能化。長期以來，我國公共檔案館充當的是“倉庫保管員”的角色．服務停留在“保存備查”的狀態．提供的檔案孤立性強，關聯度及與問題的相關度不大知識與信息的區別在于．知識是與人的行動相關聯的，即能夠直接指導人的行動．這就要求公共檔案館檔案服務能夠提供定型的、綜合的檔案內容．爭取做到“一站式”服務。為滿足這一要求．在檔案信息系統的基礎上，要建立基于檔案全文數據庫的專家系統。專家系統(Expert System)是一個具有智能特點的計算機程序．它的智能化主要表現為能夠在特定的領域內模仿人類專家思維來求解復雜問題因此．專家系統必須包含領域專家的大量知識．擁有類似人類專家思維的推理能力，并能用這些知識來解決實際問題公共檔案館專家系統應具有以館藏檔案為基礎．利用人類專家思維的推理能力，提供知識解決實際問題的功能。
知識管理還要求公共檔案館開展檔案咨詢服務。在我國檔案學論著和教材中有“咨詢”的概念，但僅限于“參考咨詢”的范疇“檔案館(室)的參考咨詢工作．是檔案工作人員以根據檔案解答問題的方式．向利用者提供檔案信息及有關情報的一項服務工作”從定義可以看出，這種參考咨詢工作．具有很強的被動性，且服務深度不夠。檔案咨詢是指在維護國家利益的前提下．檔案咨詢服務機構運用以檔案專業知識、經驗為主的知識、經驗，根據委托者的要求．提出有關檔案咨詢項目的數據、資料、調研報告、建議方案等。供委托者參考。它應包含以下服務：
3．2．1檔案專業基本知識咨詢服務主要向社會提供檔案專業基本知識，如有關檔案、檔案公布、檔案信息資源布局等方面問題的咨詢。
3．2．2檔案信息咨詢服務。根據委托者提供的專題，在充分研究該專題的基礎上．向委托者提供以檔案信息為主，并輔以建設性解決方案的信息服務。
3．2。3檔案管理咨詢服務主要向企、事業單位提供檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、檢索、利用等方面的咨詢。也包括檔案館(室)選址、檔案管理軟件應用等方面的咨詢
一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段
現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。
現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。
檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。
總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。
二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段
由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。
不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。
三、電子文件階段
電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。
關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。
機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：
其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。
其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發揮將取決于文獻信息管理者、企業管理及技術開發人員的有機結合和共同努力。
一、安全保障：相關法律法規暫不完善
對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時間上直接領先于我國，信息化程度建設尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領域領先于世界先進水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發展需求的法律法規來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運行。以美國為例，其制定的有關電子檔案管理的相關法律法規適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實保障公民的知情權和參與權；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統”進行概念界定，授權各管理部門行使國家信息安全管理職責，并嚴懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實保障電子檔案建設的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設進行規劃引導，以撥款推行“電子政務計劃”來保護國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關法律法規盡管已經逐漸步入法制化進程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現目前頒布的一系列法律法規（如《計算機病毒防治管理辦法》、《互聯網電子公告服務管理規定》、《金融機構信息計算機信息安全保護工作暫行規定》等）主要側重于對互聯網信息安全的保護，而對于大概念下的電子檔案建設管理未有具體的法律法規保障，對電子檔案的憑證依據作用沒有明確的法律規范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統一的立法指導之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權力機關立法的現象產生，直接導致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導立法工作的展開。
二、理念指導：未能形成獨具特色的管理理念
電子檔案建設與管理本身是一項耗資巨大、工程復雜的大工程，要做到電子檔案與紙質檔案的整合管理，以二者的優化結合的管理理念來指導管理工作，從而確保檔案信息之間的優化互補，既能確保檔案信息的原始性和真實性，又能確保其存儲壽命和無限擴大的存儲空間，實現共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質檔案兩者的精華，實現安全的檔案屬性轉化，推動檔案管理的現代化進程，推動檔案建設信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進的管理理念相比較，我國現階段所采用的電子檔案管理理念已經無法適應于快速發展的電子檔案建設管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內容的真實，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結合國外先進的管理理念，我國在管理理念的建設上亟需革新。
1.實施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設效率和管理效率的科學管理理念，要求在建設初級階段便要對電子檔案管理進行督促和全程跟蹤規劃，并鑒定檔案的價值，以歸檔標識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質檔案在運輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發生。
2.加強檔案控制在檔案建設時就要對電子檔案進行分類規范，要明確其歸檔范圍、檔案價值、形成時間及方式等具體明細，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。
三、運行漏洞：管理模式上的弊端
機構自行分散管理模式和檔案館集中管理模式是現目前國外電子檔案管理的主要管理模式，并且無論是在機構自行分散管理模式下還是在檔案館集中管理模式之下都采用了文檔一體化的管理方式，將文件工作與檔案工作整合成一個系統，以統一的規范標準、工作制度、工作程序，以統一的控制中心來對紙質文檔進行處理并對電子檔案進行管理，從而實現了檔案管理的整體優化，減少了不必要的勞動力，切實提高了檔案建設和檔案管理的高效，并促使系統發揮其最大工效。文檔一體化系統的構建將原本分散開來的電子郵件、文件管理模塊、檔案管理模塊三者有機的結合在了一起，通過計算機實現了對電子檔案建設和管理的全程自動化管理和高度智能化。其在系統內部形成了一個精練、簡便的具有實際效益的工作流程，明確了電子檔案建設各環節間的關系，使得管理更具有條例和規范，便于管理的有效實施。我國現目前在電子檔案管理模式上尚未有明確的模式定論，側重于機構內部電子檔案管理，但對于地區乃至全國范圍內的檔案整體管理尚未有進一步的深入，因此可以看出電子檔案建設和管理工作是艱難且巨大的，現代化信息檔案建設還需要不斷的深入，并將面臨各種各樣的困難和挑戰。
作者：王芬香單位：黃岡職業技術學院
一、來源原則在電子檔案時代對電子檔案管理的意義和作用
1.來源原則體現了電子文件形成的相互關系
檔案實體根據來源原則的要求進行劃分，為了保證檔案實體之間的相互關聯，證明檔案之間并不是孤立存在的個體，就需要明確該檔案產生的來源，是由何人在何種環境下產生的，遵循來源原則才能將上述的問題搞清楚，每份文件之間或多或少都存在某種聯系，要想弄清其中的關系，我們必須要以來源原則為依托，保留相關的歷史文件，不能將檔案工作看作是雜亂無章的，毫無頭緒的管理工作。當前的檔案管理人員已經普遍認識到這點問題，所以在實際的工作中，注重關聯性，將相似的、存在聯系的檔案規放在一起，這樣不僅能夠便于查找，也在無形之中體現出了檔案管理的來源原則。
2.來源原則仍是現代電子文件管理應遵循的基本原理
來源原則曾經深受美國相關工作者的重視，他們認為來源原則在所有檔案管理原則中的地位不可動搖，究其原因，是由于來源原則具有一般原則不具備的優勢。其一，文件的完整性在該原則的幫助下得以保留；其二，更加體現出文件的重要性，使得文件的證據性得以保留；其三，為相關檔案工作者在整理、編目檔案的工作中提供可行性更強的指導方針。雖然來源原則在各個國家的應用方面存在差異，但是總的核心思想是一致的，即“來源”。其承載著檔案管理的理論與實踐。在來源原則發展的過程中，并不是一帆風順的，其同樣承受過大眾的不認可，眾多批評性的指責，但是這些批評的聲音并不是針對來源原則本身的，而是涉及到如何應用這一原則的。
3.來源原則在電子文件檢索系統設計和應用上具有無可替代的指導作用
我們認識到在過去的檔案管理發展歷程中，來源原則只應用在實際的檔案管理中，并沒有涉及到電子化的管理，所以我們并不清楚來源原則是否同樣能夠應用于電子檔案管理中。在1988年的國際檔案大會中提到了這樣的一個觀點，即檔案管理的進步并不會影響到傳統檔案管理中的某些原則，這其中就包括來源原則。在后一階段的大會中還指出，來源原則經過了眾多考驗才成為檔案管理的基本原則，所以電子檔案的管理中依然適用來源原則，并且還能保證信息的完整與可靠性。其中具有兩個相對重要的原則，其一是外在的方面，其二是內在的方面，也就是要正確分析檔案的內容。
4.來源原則在電子文件時代仍是基本原則
雖然電子時代的到來為來源原則帶來一定沖擊，但是仍然不能撼動其核心地位。相關人員可以將電子信息管理作為一項新的挑戰，檔案管理的發展不僅局限在同一個地區，在歐洲、美洲等眾多國家均有發源地，無論在哪個國家，來源原則都能夠輕易地應對檔案管理工作中遇到的挑戰與難題，他們在不同的角度印證了來源原則的價值，并且將其發展下去，賦予檔案管理工作嶄新的生命力。所以在電子時代到來的這一階段，仍然可以適用來源原則，檔案管理人員積極的將文件進行保管，進而對其編目與使用。此時，同樣不能忘記來源原則的性質，它并不是一個抽象的概念，而是在特殊的工作中所產生的某一實際概念。
二、來源原則在電子檔案運行和管理中應用
1.同一“來源”等同于文件的形成者及其組織機構。但在電子文件大量出現并迅猛發展的情況下，隨著“重新組合”的概念和“海量處理”的操作日益普及和簡便，文件形成結構、文件發生和流轉權限乃至文件信息經常被重新組合，特別是那些來源不再嚴格對應于現存的機關或組織機構的大量電子文件，如何正確判定其來源變成為亟待解決的現實問題。
2.將“來源”等同于制發文件的資格權限。然而現實工作中往往存在著“授權”現象，比如跨部門之間需要授權制發機關名義的公文等，如果電子文件系統不對這種權限加以辨別，便難以劃分來源。
3.鑒定電子文件的來源和證據價值，須保存文件的所有原始信息。計算機輔助文件管理計劃以原文本為基礎，要求每份文件都配有簡介說明，并要求著錄項目覆蓋所有的相關信息。加拿大國家檔案館在這方面進行了有益的嘗試：該館將館藏電子檔案分為兩類，電子純文本信息（如電子郵件、文字處理文件、備忘錄）和非純文本信息（數據庫、圖標、記錄單等）。并根據文件的不同來源，制定了不同的整理著錄規則，主要內容包括：其一，關于文件形成者的信息，如組織機構、文件存放地點、成文日期及接收、存貯文件的日期等數據；其二，關于自動化系統結構的信息，包括數據的目標準則和使用工具等；其三，關于數據內容的信息，即數據的編目與相關聯系，現有的檢索工具、代碼一覽表等；其四、關于電子文件結構的技術著錄：文號、硬件與應用軟件、利用的狀況等。至此，我們不難發現，只有遵守來源原則，才能保持文件之間固有的歷史聯系。否則，檔案工作就會是任意的、主觀的和缺乏原則的。要確定電子文件和檔案的來源，不可僅要求完整地保護全宗與文件系列和按照原始順序進行分類歸檔。要使電子文件及其運行遵循來源原則，必須正確說明電子文件及其之間的原始聯系。同時，在分析文件形成者職能的基礎上對電子文件進行管理是遠遠不夠的，運用來源原則意味著檔案工作者要識別和保護電子文件的原始結構，了解其在整個生命周期中文件組合的變化。
摘要：文章通過介紹居民電子健康檔案的概念、意義、居民電子健康檔案、區域衛生信息化與慢性病信息管理平臺的國內外發展情況，
>> 基于居民電子健康檔案的區域衛生信息平臺的研究 電子健康檔案對慢性病管理的影響分析 居民電子健康檔案基礎下的區域衛生信息平臺應用分析 居民電子健康檔案區域計劃生育信息平臺的設計與實現 居民電子健康檔案的信息化建設與管理 城鄉居民電子健康檔案信息平臺建設現狀、問題及對策研究 社區慢性病的健康管理 慢性病的健康管理 淺談慢性病的健康管理 淺談基于居民健康檔案的區域衛生信息平臺建設 居民電子健康檔案的應用情況分析 居民電子健康檔案數據的采集工作分析 規范居民電子健康檔案 居民電子健康檔案建立的作用與應用管理探討 關于建立全國人口電子健康信息管理系統的分析 基于云計算的區域電子健康檔案服務系統研究 基于云計算的電子健康檔案平臺的構建 運動與慢性病的健康管理 淺談社區慢性病的健康管理 慢性病康復患者的健康管理方案 常見問題解答 當前所在位置：.
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【關鍵詞】 數字化 檔案 電子檔案 紙質檔案 問題 對策
“電子檔案和紙質檔案”中紙質文件和電子文件的各自特點及其互補性紙質文件是歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。紙質文件是當前信息存貯和傳播的主導介質。紙質文件以文字、圖形附著于紙質載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差。
一、電子檔案和紙質檔案概念
所謂電子檔案和紙質檔案是指文件歸檔后紙質文件與電子文件二者的共存，也稱作“雙套歸檔”。電子檔案和紙質檔案的實現，可以是對紙質文件進行數字化；也可以是對電子文件制作紙質拷貝。雙套歸檔使同一份文件的紙質版本和電子版本共同處于留存和可利用狀態。
兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數字檔案館的建設，現有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數字化，也會隨之產生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發文機關。不過，當全國所有機關間的辦公都實現了網絡化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進行時，就沒有這種區別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質文件的習慣，想必人們還會將機上文件下載轉化為紙質文件閱讀，這樣也將出現電子文件和紙質文件并存的局面。
在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數字化檔案館之時，檔案電子檔案和紙質檔案問題有其必要性和特殊的意義。檔案電子檔案和紙質檔案紙質檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但內容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。
二、電子檔案和紙質檔案有其存在的必要性和合理性
“電子檔案和紙質檔案”中紙質文件和電子文件的各自特點及其互補性紙質文件是歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。紙質文件是當前信息存貯和傳播的主導介質。紙質文件以文字、圖形附著于紙質載體，它所提供的信息可直接讀取，不可與載體分離。易于保持其原始性和真實性，保存壽命長；但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差。電子文件是指在計算機及網絡環境中生成的社會活動記錄，即以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件增刪容易，存貯量大，易于快速遠距離傳播信息，共享性強。它們具有更準確、形象、生動，以及最簡單的信息記錄方式和便于檢索、海量存儲等優勢。電子文件自計算機誕生以來，特別是近十年計算機軟硬件技術的發展已經使之超過了除紙質以外的任何現行文件。未來與紙質文件并駕齊驅，乃至超過紙質文件，將是必然的發展趨勢。但我們也應認識到電子文件具有易更改，安全性差，壽命短，原始性難以保證，長期保存困難很大等方面的不足。所以按其形成規律將二者有機銜接起來，取各自所長，避各自所短。
電子檔案和紙質檔案有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，電子檔案和紙質檔案則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那電子檔案和紙質檔案就不算重復保存制，該不該實行電子檔案和紙質檔案就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。
二、電子檔案和紙質檔案面臨的問題與對策
信息化社會的到來，使得長期以來作為信息主要承載形式的檔案的存儲介質發生了巨大的變化，主要表現在由以紙張為介質的傳統紙質檔案正逐步向以磁盤、光盤等形式為介質的電子文件過渡。但是由于當前技術力量、設備配置、法律保障等問題不能得到同步發展，因此，在從現在開始的相當長的時期內，檔案工作將處于紙質檔案與電子文件并存的階段。如何做好這一過渡時期基層檔案管理機構的檔案管理工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，是我們檔案工作者所面臨的全新課題。
兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數字檔案館的建設，現有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數字化，也會隨之產生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存兩套的情況，而只有發文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發文機關。
目前要明確而具體地劃定實行電子檔案和紙質檔案的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學界對此做深入的調研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關方面的法規和規章。目前我們可以首先制定實行電子檔案和紙質檔案的原則。筆者認為，至少應包括這方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。
電子文件與紙質檔案并存的現實性。以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案，二者之間各有自己的特點和不足，認識和掌握各自的特點和存儲的規律，對調整和制定相應的管理策略，改進檔案管理模式，促進檔案管理科學化、規范化具有一定的指導作用。從電子文件產生起，直至最終取代紙質文件是一個相當長的歷史時期。在這段時期內，電子文件和紙質檔案將，優勢互補，共同發揮“歷史的記憶”的作用。
參考文獻
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一、電子文件的分類
以“載體的異同”劃分標準。可以把電子文件分為光盤文件，硬盤文件，軟盤文件和磁帶文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件，硬盤文件，軟盤文件，磁帶文件可分為程序文件和數據文件兩大類。程序文件是管理設備，生成數據文件的文件，數據文件是供人們利用加工的數據信息的集合，而程序文件又有系統軟件和應用軟件之分，以“文件內數據的組合形態”為劃分標準，數據文件又有數據庫文件和非數據庫文件之件，數據庫文件內的數據關聯性強，非數據庫文件內的數據關聯性弱。（2）以“不同屬性”為劃分標準，數據庫文件又有FOXBASE數據庫，FOXPRO數據庫，ACOF3數據庫，OGOAL數據庫等。（3）而無論數據庫文件還是非數據庫文件，又有文本文件，超文本文件和純文本文件之分，文本文件帶有一定的格式，超文本文件是集文，像，聲于一體的多媒體文件，純文本文件是不帶格式的文本文件（4）以“數據的表現形式”為劃分標準，它有字符文伯，表格文件，圖文混排文件，數據庫文件，圖形文件，動態影像文件與聲音文件之分。
二、當前電子文檔管理面臨的挑戰
1.電子文件的原始件鑒別和保存、輸出形式的多元化。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。（1）電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。（3）電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構，格式的改變為代價。（4）電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采和不同的方式輸出。（5）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據需要以不同的字體，字號以將電子文件輸出，無法從字跡上分辯其原始性。（6）目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
2.電子檔案管理需要信息化技術的支持。對于電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，需要計算機技術和數據通信技術的協同管理，如果檔案管理人員不懂電子文件形成，存儲，傳輸，檢索，利用等技術，就無法對電子文件，電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。此外，對于檔案管理人員來講，怎樣保證電子檔案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎樣確定和保證電子檔案的開放年限，保密級別，以及怎樣解決跨館利用等問題，都是必須要面對和解決的問題。
三、檔案管理信息電子化的優點
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其長處有（1）可以充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。（3）檔案信息電子化。可一次投入，多次產出，可改變信息加式工作受經費限制局面。（4）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。（5）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝。
四、加強檔案信息電子化的措施
1.實施電子文檔標準化管理。電子檔案管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質等載體檔案截然不同，所以一開始就要充分注意到電子檔案的各項管理標準，法規，制度的建立。制定出本單位的電子檔案的管理規章和制度，制定統一的工作流程。
2.對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。電子文件的自身特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，這就需要建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是當時，由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應該承認它是原始的。
3.加強辦公自動化系統安全防護工作。首先要抓好信息存儲載體制成材料問題。嚴把電子文件制成材料質量關，提高電子文件載體的保存壽命。一般應存入光盤，最好不用磁盤存貯，二是要保證計算機網絡系統的運行安全，可設定登錄限制，使用文件權限和文件屬性等。三是做好數據庫備份工作，保證信息安全。罩要在計算機系統上安裝防毒軟件，預防病毒，防止網絡系統遭受到侵害，對電子檔案的管理也應做到不壞，不丟，不散，不亂。
4.以人為本，建設復合型文檔管理人才資源。電子檔案管理，實質是一項檔案技術工程的管理，電子文檔管理的發展趨勢，要求檔案專業人員必須成為既能從事現代文書的處理和檔案的管理，又難從事檔案，又能從事檔案，圖收，情報等綜合信息的管理，文檔案室管理人員既要掌握文書知識和又要具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握電子計算機軟硬件技術，數字通信技術等。
五、電子文檔管理的發展趨勢
1.信息內容數碼化。電子文件是將文字，圖形，圖像，影像，聲音等信息，按照一定的格式轉換為數碼或符號，進行存儲，傳輸，通過相應的軟硬件技術還原后才能知曉。
2.文檔處理一體化。在電子文件形成階段，檔案人員要參與，進行指導，使產生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統一管理和長期保存，同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產生背景，設計思想，數據形式，以及相應的電子計算機軟硬件技術等。
【關鍵詞】辦公自動化；醫院；檔案管理
隨著科技的發展和醫療衛生體系的發展，我國醫院在管理水平上取得了長足進步，辦公自動化方式在醫院檔案管理中起到了重要作用，但同時，仍存在著諸多問題。如何充分利用辦公自動化、克服當下存在的問題，成為醫院檔案管理中需要重視的問題。
一、辦公自動化的概念和特點
（一）概念。辦公自動化是指利用計算機信息技術進行辦公室工作，實習信息交流、資料儲備、數據傳輸接收等，以提高辦公靈活性、精準性和可靠性。辦公自動化能夠實現計算機同使用者之間的交流，是一種科技化交流管理方式。
（二）特點。在醫院檔案管理中，辦公自動化具有其顯著特征：1.迅速精準。醫院各部門對所記載資料進行迅速錄入，能夠改善傳統人工操作的緩慢與誤差，使檔案管理更具時效性和精準性，更加科學化、系統化，方便實時檢索查詢。2.資源共享性。辦公自動化最大程度上利用了計算機互聯網信息共享系統，使檔案管理更具廣泛性和規范性，辦公自動化能夠使各相關部門資料實現共享，加強了醫院各部門之間交流，利于提升辦公效率。3.儲存方式靈活。醫院文檔管理存儲方式由紙質變為電子文檔管理，增加里了對文本、圖像、視頻等多種直觀事物記錄，不斷節約了以往文檔管理所占用的空間，還增加了文檔儲存市場，延長文檔使用壽命，便于醫院資料長時期記錄。
二、醫院檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）文檔管理人員缺乏專業性。辦公自動化是基于計算機信息技術進行的辦公方式，要求文檔存儲方式更加多樣化，操作精準。當下我國醫院文檔管理人員還基于傳統文檔管理習慣和理念，缺乏現代化文檔管理專業知識和操作技能，缺少專業知識培訓，不具備專業的文檔管理能力，只是單純掌握計算機技術無法勝任這項工作。
（二）系統不完善。當前我國醫院檔案管理系統實用軟件較少，管理系統水平較低，不利于管理人員操作。醫院檔案管理系統對醫院的針對性不強，融合度較差，與實際操作具有一定差距。同時，電子文件同電子檔案管理的轉化和錄入不具有連接性，給電子文件錄入造成一定阻礙。
（三)缺乏統一管理。辦公自動化為人們工作帶來極大便利的同時也存在一定問題，例如文檔存儲一般只保留最終正式文件而不會保留原始文件，文檔的存儲類別和存儲方式不具備統一性，會造成數據庫檢索混亂，影響文獻資料搜索。
（四）缺乏安全性。辦公自動化最大的問題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒有特定的字跡和簽名等特殊標記，易于修改，因此不具備個人權威性和標志性，較比紙質版更容易被改動。同時自動化文檔管理易被外來病毒侵入，造成檔案泄漏，數據混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。
三、加強醫院檔案管理辦公自動化的策略與建議
（一）提高人員素質。醫院應該加強檔案管理人員培訓，為管理人員提供更多的理論知識學習機會和檔案系統操作實踐機會，制定相應考核機制，激發管理人員競爭意識和工作熱情，落實醫院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。
（二）完善檔案系統。醫院應加強辦公自動化檔案管理系統研究，設計符合醫院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統，實現電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲轉化。檔案管理系統應進行平臺搭建，實現各部門之間的資源共享，同時針對具體應用建立檔案權限管理，提高檔案管理的適用性和針對性。
（三）制定管理標準。醫院檔案管理工作應制定嚴格的檔案管理標準，保證其符合國家相關部門檔案管理規定，結合醫院實際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權限，使管理更具標準化、規范化，嚴格要求管理人員按照文檔管理標準進行操作。此外，針對醫院具體情況，調整和更新醫院檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和修補，幫證文檔數據準確性。
（四）加強網絡監管。為了維護電子檔案管理安全性，醫院需要建設完整、可靠、精準的檔案管理信息化網絡系統，通過對網絡系統進行加密、設置權限和設置防火墻等方式，加強文檔網絡安全建設和監管力度，使用數據恢復技術對被破壞的數據進行修補和維護。為防止人為違規操作進行文檔更改，對重要的文檔建議進行加密或特殊權限設置，尤為重要的文件建議采用紙質版。醫院辦公自動化安全直接影響到病患的個人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫院的權威性。
參考文獻：
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一、檔案（文檔）生命周期與連續體理論
1.文檔生命周期理論及其局限性。文檔生命周期已經被視為一種理論，其概念是以提供操作紙質文檔管理程序為框架和模型。該理論認為，文檔不是靜態的，而是有自己的生命，它的生命類似生物有機體的成長階段與“年齡”之限。它們經歷從出生（文檔創建或收集），成長為青年（記錄使用和維護），進入老年（轉移到檔案庫記錄），然后死亡（到期銷毀）的演變。文檔的生命周期包括其當前使用和最終的命運，從產生到銷毀的全過程。根據文檔的內容和價值不同，檔案會采取不同的保存期限，即壽命時間。而文檔是檔案的初始形式、生命之源，這是目前國內外專家注重文檔管理的原因之一，即在檔案的生成階段就把好關。緊接著，它歷經創建、維護、儲存、使用和處置等五種形式，形成一個完整的生命過程。同時在不同階段又表現出不同的作用和工作要求，這是一個通過分階段管理提升檔案整體質量的過程。所以，每位檔案管理者必須首先了解文檔生命周期理論，以提高自己的有效管理能力。然而，文檔生命周期描述的并非文件運動規律的全部[1]。近年來，生命周期的概念，一直受到很多負面的評論。首先，批評者指出，銷毀不一定是文檔的全部歸宿，有文檔不“死”現象，即無限期保留，因為有持續的價值存在。其次，在“三種年齡”的生命周期階段之間劃分，極容易憑借主觀判斷。其實文檔的生命周期不是單向的從幼變老，而是根據實際使用的需要、價值的轉變，會發生逆轉和反復，生命形式可能會打亂。文檔好比貨幣，可儲存，也可重復循環使用，他們會產生恢復活動期，使用與存檔可能會多次交替。生命周期模型不存在重復階段，或者人為地省略某一階段。再者，文檔生命周期概念延續和記錄之間存在人為的區分，由于單位經營宗旨和文檔保存文化等原因，專業視角之間檔案和記錄管理會發生區別。此外，生命周期概念的批評者也認為，它過于集中記錄物理實體的操作任務，特別是那些紙質文檔的保管。紙質文檔依靠邏輯結構，與紙質的物理存儲相關聯，很大程度上局限于傳統的管理模式，缺乏現代創新。
2.連續體理論與信息通信技術的引入。而文檔管理早在20世紀80年代已快速引入信息和通信技術（ICT），檔案管理進入了一個全新的實踐層面，產生了靈活辯證的生命周期模型。這種新模型的發明，被稱為連續體理論。該理論認為，檔案和文檔管理責任之間沒有嚴格的界限。文檔有創建、修改、歸檔、使用等任意處理的權限，不局限于不同環節和先后順序，也不是被動等待最終處理決定的文本。20世紀90年代通過LanMachean開發了記錄連續模型的可操作框架電子記錄管理程序。學者指出，電子環境能達到單憑理論和基于紙張的方法所無法實現的檔案管理模式，使檔案工作對象從靜態到動態，能融會貫通，得到立體化處理。在行之有效的生命周期來看，文檔和檔案管理過程分明，有章有序，明確定義了文檔在每個階段的管理責任。在連續體理論中，通過記錄連續模型，文檔和檔案總是在被創建或編輯的狀態，即文檔管理被描述為交互式過程，貫穿于整個文檔的壽命。文檔生命周期和連續體模型的發展是檔案信息化的重要驅動力，同時檔案信息技術的發展也為生命周期和連續體理論提供了先進的技術條件。兩大模型的互補配合提供了一個積極合理的保存記錄的結構，體現了電子文檔環境安全、有效、便捷的必然趨勢。它超越時間和空間，逐漸滿足企業、法律、社會、文化等需求管理。作為更為先進的檔案管理辦法，通過現代模型構建科學組織框架，對于檔案現代化與信息通信的融合發展具有重要的意義。
二、現代信息通信技術（ICT）應用現狀
1.信息技術的創建、存儲、檢索與數字化趨勢。信息技術與通信技術相融合環境下，電子文檔的處理有著極高的要求。每一份文檔可分為三個端結，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理是中端，永久保存或到期銷毀是末端。無論是圖案表格的繪制，還是文字的寫作修訂，文檔處理都脫離不了計算機。在此基礎上，利用網絡技術創建電子數據庫、編發電子郵件、遠程檢索與構建移動通信平臺、管理ICT基礎設施信息系統等，通過多措并舉，產生更有效的利用與管理。由于不同機構保存和使用的主要數據和信息系統存在差異，信息系統（IS）集成部署系統的數據管理則更有利于實現無縫傳遞和信息共享，從而打破不同檔案部門“信息不對稱”的局面，改善“信息孤島”現象。同時，該系統是由多個電子文檔組織路線，以不同的部門和個人根據具體工作需求進行查詢和使用，這種積分式工作流程有效節約了財務和人力資源方面的成本。雖然針對龐大數據，計算機系統可能會導致冗余，但它可以消除員工對大批量物理文檔的恐懼。在數字化檔案管理中，盡管試圖改善信息通信能力，但關鍵基礎設施與目標還是存在一定差距。這些差距和弱點與信息部門的推進力度有關，也與檔案工作人員對新技術的運用程度有關。尤其是研發和使用過程中未能解決數字檔案中的DRM數字版權管理，因此ICT技術的應用實則依賴于基礎設施的存在，而相對高端設施的建設尚未熟練普及。隨著互聯網的發展，現代電子政務、OA系統的運用，QQ群、微信圈及電子商務建設的開展，各部門相應建立了系統辦公網絡平臺，不僅最大限度地證明了信息和通信技術優點，而且也在不斷探索與實踐中，將現代信息技術的功能推向優化。2.有效的檔案管理方式在實踐中改進。在ICT的支持下，檔案管理已經從基本的紙張文件的存儲向眾多電子、計算機的數字化管理過渡。“云計算”的引入將全面豐富現代文檔管理模式，以其提供速度快、精準度高、查詢靈活、呈現方式多樣等優勢，在世界范圍內被迅速接受并作為關鍵信息管理與溝通工具。此外，在檔案管理中使用電子系統，可以節省文件存儲空間，利用電子方式查詢也可減少紙質文檔的物理磨損。計算機中的檔案管理，以強大的存儲、檢索、訪問、使用功能，增強了安全性和便捷度，也便于人檔溝通和信息交流。盡管如此，他們也面臨一些挑戰。如由于技術的飛速變化，檔案記錄越來越依靠計算機及網絡，增強了軟硬件故障所造成的數據失真或丟失風險。而在處理文件時人為的改寫、剪切和粘貼、發送到另一端等，操作失誤也會影響數據的真實性和系統的完整性。盡管如此，這些缺點并不會貶低信息與通信技術在檔案領域已發揮的顯著作用。在電子檔案的時代，傳統的檔案實體服務已不能滿足人們復雜的用檔需求，任何一種有意義的文檔都無法忽略信息和通信技術所帶來的有效記錄管理。三、當前信息技術環境下文檔運用與服務1.信息通信推送技術成為服務的主功能。當前信息技術的飛速發展拉近了人與人之間信息的交流，傳遞方式的嬗變，也進一步完善與提升了檔案信息服務中技術體系的應用水平。信息通信推送技術成為服務的主功能，比如“云計算”文檔存儲功能與數字化對接，OA系統、電子郵箱等文檔信息傳遞對接，網絡平臺信息咨詢、留言，電子政務與公文流轉，網站信息查詢、文件下載、轉移鏈接、用戶對話等推送與互動功能。網絡信息溝通工具具有集成化和開放性等特點。為了提供高速、快捷，不受地理、時空限制的服務，各種信息技術資源必須加以整合，才能達到系統優化的效果。但是在實際操作中，由于網站服務平臺和服務體系的更新周期較長，服務還是以被動的信息咨詢反饋為主，缺乏主動的信息推送服務。總的來說，還是存在先進信息技術研發滯后、技術應用不全面、兼容不夠等問題。因此，在未來除注重終端信息技術的研發和使用外，一些網絡平臺和智能服務平臺的新生技術也是應關注的方向。
2.電子信息轉化成為運用與服務的基本途徑。當前信息技術下文檔運用與服務，主要有兩大類方式。一類是對檔案室（館）藏傳統檔案，以方便利用為目的，運用專用設備進行信息技術加工處理；另一類是對直接以數字化形式產生的電子圖檔進行數字化管理，包括電子圖檔和文件的接收與安全保管，以及科學合理利用。檔案信息的利用包括信息檢索、信息傳遞以及信息反饋等，而檔案的編研活動實質是對檔案信息進行改編重組的過程。雖然檔案信息化中并不完全是信息理論與技術利用的內容，但是所有的標準化、網絡化、數字化及其他工作都圍繞著信息技術展開。信息技術應用成為實現檔案信息化的基本途徑[2]。在檔案資源運用過程中，人們獲取信息的需求呈現快餐式又精細化、多樣化的特點，信息服務的給取已轉變為以網絡服務、虛擬服務為主的電子高科技服務。當前信息社會中，檔案信息服務更多的是基于互聯網，利用現代信息技術向公眾提供檔案信息查詢、咨詢等服務方式。現代信息技術的發展，在影響人們信息獲取方式和社會形態的同時，也改變著人們的生活和學習面貌。因此，信息公開背景下的檔案在線服務必須以用戶為出發點，創新理念，更新現代信息技術手段，積極開展信息推送、站點鏈接、網頁聚合等多功能服務。借助ICT的推動力，實現信息與通信環境下的檔案信息公開、共享與利用，不斷提升檔案服務質量和管理水平。
作者:王輝 單位:江陰職業技術學院
參考文獻
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關鍵詞：數字檔案館/問題
隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，數字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業留下巨大而無法彌補的遺憾。
1數字檔案的憑證價值問題
檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價值就成為數字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：
1.1認識上的問題。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，它不像紙質檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。
1.2技術上的問題。數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變。”[2]
1.3管理制度上的問題。“傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。
2數字檔案信息的長期存取問題
數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。“據報道，美國航空航天局在20年前發射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經有20%的數據完全丟失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[4]數字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：
2.1存儲的介質材料。“現代介質的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，現在已經沒有一臺普通電腦可以讀出來。
2.2機讀語言格式。“計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語言描述的數據，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等等”。[7]
3數字檔案的失真問題
“檔案數字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。
4數字檔案信息的安全問題
安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。“國外有人估計，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等，所有這些，都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數字檔案館建設的諸多技術問題
數字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有了數字檔案館。但是高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術問題成為制約數字檔案館建設的難點。
5.1數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。
5.2技術難題。數字檔案館是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷發展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，技術密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建設發展的難題。此外，“數字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性”。[11]這些技術也都是不容易解決的問題。
5.3技術過時問題。在飛速發展的IT業中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，IT產品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。
6數字檔案館建設的標準化問題
數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。這個整體性的數字檔案館事實上是一種基于網絡環境下的數字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統，是一個面向對象的分布式的網狀結構模式，是由一個個相對獨立的數字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。“而實際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規范要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿足跨行業、跨部門的要求。如何統一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因而必須不斷適時修訂標準。
7數字檔案館建設的投入與產出問題
數字檔案館建設存在著投入與產出不協調的問題。如果我們把數字檔案館與數字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數字圖書館的建設費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數字圖書館的讀者人數。事實上，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。它也成為擺在數字檔案館建設面前很難解決的問題。
8數字檔案中的經濟問題
與其說數字檔案館是高新技術支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術和設備都將由資金來兌現。數字檔案館的建設與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經濟負擔，經濟問題可能是困擾數字檔案館建設的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問題。
8.1.1數字檔案館建設的費用問題。數字檔案館的建設費用是巨大的，開發一個稍具規模的數字檔案館系統，不論是購買軟件和硬件，還是開發專用軟件，還是館藏檔案的數字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經濟實力做后盾。而數字檔案館的建設說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內發展到較高的水平。因此，資金短缺是建設數字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數字檔案館存在著投入與產出的巨大反差，即使對利用者收費，數字檔案館也根本不可能收回投資成本。數字檔案館建設的巨額費用對于本來就經費緊張的檔案部門來說是有相當難度的。而對中西部欠發達地區的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經費都成問題，建設數字檔案館恐怕在相當長的時間內都是可望而不可及的。
8.1.2數字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數字檔案館的建設費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉。
8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數字檔案館是靠技術支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數據使用費和設備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。
8.1.2.2設備更新費用。現代信息處理技術發展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經濟利益的強大動因驅使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產品、新方法的不斷問世，必將導致原有設備及軟件的淘汰”[16]。數字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設備和軟件，但要更新設備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數字檔案信息長期存取是數字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數字檔案館又必須使用數字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數字檔案信息遷移轉錄。但是遷移轉錄的費用是相當可觀的和不可預知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉錄所需的費用，也是一個既不可預見又不容易解決的難題。超級秘書網
8.1.3向利用者收取數字檔案信息利用費的問題。檔案法規規定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數字檔案館建設投資大，收取一定的費用也是應該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數量、繳納程序等，也是數字檔案館建設的難題之一。
8.2利用者方面的問題。利用者的經濟承受能力，也是影響和制約.數字檔案館建設發展的問題之一。數字檔案館需上網閱覽，從目前我國上網所需資費來看，每小時的費用是發達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數字檔案館的使用，也將使數字檔案館的建設失去應有的作用和意義；
9數字檔案館法律法規方面的問題
數字檔案館建設中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。
9.1檔案法規方面的問題。面對數字檔案館產生的新情況、新特點.檔案法規中的一些內容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網上操作更加困難。數字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數字檔案館建設的初衷就是實現檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規，兼顧到方方面面，還是有相當的難度。
9.2著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在數字檔案館的環境下，由于檔案信息通過網絡進行傳遞，它極容易被獲取、被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式對權利人已無法提供有效的保護，著作權、知識產權和隱私權很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權、知識產權和隱私權進行有效保護成為數字檔案館建設面臨的一大挑戰。從技術上說，真正切實可行的保護技術，目前尚屬于極其薄弱的環節。從完善相應法律法規方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數字檔案的法律效用問題。對于數字檔案的法律效用問題，它是數字檔案館建設中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]
10數字檔案館的基礎理論問題
數字檔案館的建設必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統一尚需時日。而且有關數字檔案館的一些基礎理論問題，都是一些不易解決的難題。
10.1數字檔案館的概念問題。自從數字檔案館概念出現以來，“關于數字檔案館的認識并不統一，其定義就有數十種之多，勢必會造成對數字檔案館建設方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設的數字檔案館就不一樣，建設的難易程度、工作流程、服務功能、配套措施、系統邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統一認識或基本統一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數字檔案館的實踐產生不利影響。
10.2數字檔案館的系統邊界問題。“數字檔案館支持以網絡連接的相關檔案部門的數字化館藏，能夠提供分布于不同地區的檔案信息。然而信息網絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統的邊界問題”。[20]數字檔案館系統邊界的界定決定著數字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數字化圖書館時有種傾向，認為因特網就是一個數字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網絡信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內容，因此建設規模異常龐大”。[21]數字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數字檔案館的系統邊界給以恰當的界定，并采取相應的技術措施，那么，在不久的將來，數字檔案館將會消失在數字圖書館的海洋里，成為數字圖書館的一部分。
10.3數字檔案的概念問題。數字檔案是數字檔案館生存的基礎。但是目前對數字檔案概念的認識卻并不統一和清晰。其一，對數字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關注；其二，一些對數字檔案概念的認識，大部分都是以傳統的檔案概念為基礎的，仍舊把數字檔案當作電子文件的轉化物來認識，無非是傳統檔案概念在數字時代的翻版。這里暫不說傳統的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區分它們將變得越來越困難。在數字時代的信息網絡環境下，數字文件、數字檔案、數字圖書、數字情報、數字資料、數字文獻籌有什么不同？如何區分它們？如果不能把數字檔案從這些其他數字信息中區分出來，那么數字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數字檔案概念基礎上建立起來的數字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數字檔案概念從其他數字信息中區別出來，數字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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