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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇科研檔案管理的重要性，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[中圖分類號]G27 [文獻標識碼]A [文章編號]1006-5962(2012)03(a)-0128-01
高職院校科研檔案，是指在教育教學研究及自然科學技術研究活動中形成的檔案，包括具有保存價值的文字、圖表、聲音、圖像等載體材料，記載和反映了科研活動的過程與結果，一定程度上代表著本院校的學術水平。但由于大部分高職院校發展歷史短，且將大部分精力用于校園基礎設施建設和提高教學水平和辦學實力上，往往容易忽略科研檔案的管理和規范，使得科研檔案管理存在一些亟待解決的問題。
1 高職院校科研檔案管理的意義和作用
科研檔案與科研工作密不可分，相輔相成，能夠互相促進。高職院校既是培養生產一線技能人才的場所，又承擔著教學科研活動的重要任務。科研檔案是教學、科研知識資源的存儲載體，記錄了高職院校歷年來科研活動的過程與結果，具有必不可少的參考價值。與此同時，科研工作的不斷發展也為科研檔案提供著源源不斷的信息，使得科研檔案日益完善。
2 高職院校科研檔案管理存在的問題
(1)科研人員意識淡薄，對科研檔案管理的重要性認識不足。許多高職院校將大量的精力集中用于校園基礎設施建設與提高教學質量和辦學實力上，忽略了科研檔案管理工作。部分科研人員不重視科學研究過程中檔案資料的積累，而部分高職院校的科研管理部門也只重視課題的立項率、結題率，單純地追求課題立項數量和獲準經費，從而使得大量的科研檔案嚴重流失和遺漏，一定程度上造成科學研究無記載或科研檔案不完整。究其原因，還是因為科研人員重研究輕歸檔，對科研檔案工作的重要性認識不足。
(2)高職院校科研檔案管理制度不健全，職責不明確。目前，多數高職院校的科研檔案管理制度，基本上都是根據《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法規，結合本院校實際制定的。但在實際操作過程中，科研檔案管理制度大多落實不到位。不少高職院校的科研管理部門和檔案部門之間缺乏溝通，科研管理部門只重視課題立項、獲準經費及成果管理，不重視科研檔案管理。另外也存在院校專門負責檔案管理的部門又因為遠離科學研究和管理一線的問題。
(3)高職院校科研檔案缺乏完整性科研檔案的歸檔意識淡薄導致一些科研人員不重視在研究過程中文件材料的形成與完整積累，造成了科研檔案的不完整。當科學研究進行到一定階段或課題結題以后，本應及時整理過程中形成的文字、圖像、聲音等材料，進而分門別類進行歸檔，可是當課題在申報或結題完成后，研究材料便被擱置起來，時間一長，或因為其他工作就會被完全忽略，甚至淪為一堆廢紙，致使科研檔案不完整。還有一些科研人員不了解科研檔案的管理方法，歸檔不系統、不分類、不標注，有的缺開題報告，有的缺論證過程，有的缺調研報告，有的缺結題報告，造成了科研檔案的遺漏，導致科研檔案不完整。
3 如何加強高職院校的科研檔案管理
(1)強化科研檔案管理意識，提高科研檔案管理人員的主動性和積極性。科研檔案管理意識的強弱，事關科研檔案管理人員工作的主動性和積極性，是科研檔案得以完善的基礎。因此，強化高職院校科研人員的檔案管理意識尤為重要。高職院校負責檔案管理的部門要經常向學校領導匯報科研檔案管理工作，讓科研檔案管理檔案意識深入人心，使大家認識到科研檔案管理工作的重要性，形成人人重視科研檔案、人人參與科研檔案的良好氛圍。
(2)完善科研檔案管理制度，促進科研檔案工作的規范化和制度化。科研檔案管理應始終堅持做到及時、完整歸檔，避免因時間拖延導致的檔案材料流失。與此同時，高職院校也應集中統一管理，明確從事科學研究的教師及科研管理人員在科研檔案工作中的職責，建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式。
(3)強化科研檔案管理隊伍建設科研檔案管理工作的重要性，要求科研檔案管理人員要有較為廣博深厚的檔案管理知識，如需掌握檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等基礎理論知識。除此之外，科研檔案管理人員還要結合高職院校科研工作的實際情況，完全熟悉本校各級各類科研課題的基本情況，并不斷擴展知識領域，優化知識結構和能力結構，掌握國內外先進的科研檔案管理方法，增強科研檔案工作服務能力。
(4)創新檔案管理工作模式科研管理部門要與時俱進，創新科研檔案管理模式，做到檔案理論創新和機制創新。繼續推進文書立卷的改革，普及和貫徹執行《歸檔文件整理規則》這一檔案行業標準。還要加強科研檔案的信息化、數字化建設，充分利用單位局域網設科研檔案網站，努力實現科研檔案管理的現代化，大膽引進和使用現代科技成果，增加科研檔案管理工作的科技含量，提高科研檔案的利用率。
科研檔案是高職院校科研活動的真實記錄，在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高職院校科研事業的不斷深入和發展，科研檔案的作用和地位越來越突出。因此，我們要不斷地研究和分析科研檔案管理中存在的問題，不斷地探討解決問題的途徑，使科研檔案能夠更好地為高職院校的教學和科研服務。
參考文獻
[1]邸家琴；信用檔案管理工作芻議.蘭臺世界，2005.13.
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分,反映了一所高校具備的學術水平和實力,但是新建本科院校由于自身發展過程中的諸多問題,使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問題的基礎上,提出了加強新建本科院校科研檔案管理的有效對策,以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料,是高校科研活動的真實記錄,在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業的不斷深入和發展,科研檔案在高校發展和建設中的作用地位越來越突出。但對于20世紀末后建立或升格起來的普通本科院校來說,由于本科辦學歷史不長,科研能力和學術水平較低,對科研檔案管理的重要性認識不足,使得科研檔案管理水平滯后,無法保證科研檔案價值的實現。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問題,探討解決問題的途徑,對于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平,發揮科研項目檔案的利用效益,更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進高校科研工作的發展。在知識經濟背景下,信息與知識成了發展的最重要的因素。無論哪個行業,能否持續發展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識,只要擁有足夠的知識,就能夠更快地獲取知識,就會在知識經濟時代獲得成功。高校是創造知識和傳播知識的場所,是教學科研中心,而高校科研檔案又是教學、科研知識資源的存儲載體,詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果,是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學校教育、科研的最新成果,為學校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領域的最新成果。從這個意義上說,完整、系統、準確的科研檔案對科學研究是必不可少的。
2.有利于促進高校科研管理的決策。科研檔案具有依據憑證的功能,它直接反映了高校科研活動的原貌與進步,真實反映了學校的科研水平及辦學實力,是高校提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學校領導和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據,實現科研管理的科學化、規范化、現代化,促進高校科研工作的持續發展。
3.有利于促進科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管,而是歸檔后的再利用,以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準確、系統地記錄科研活動的全過程,更為重要的是也為進一步的項目研發和成果推廣提供技術資源,從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業性強、載體多樣、內容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基礎弱、管理意識不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質量及開發利用。
1.檔案意識薄弱,科研檔案管理的重要性認識不足。為提高競爭力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎設施建設,提高教學質量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發展,檔案意識薄弱,沒有認識到檔案工作在學校發展中的作用,使得學校檔案事業嚴重滯后于其它各項工作。在這種環境影響下,各級領導、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒有認識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統觀念的影響,部分科研人員認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒有認識到自己是科研檔案的主體,只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發表、獲獎,認為歸檔是檔案管理人員的事,與己無關;或者認為在科研過程中形成的材料屬于個人資源,是否歸檔無關緊要,擔心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次,科研管理部門重視的是項目的申報、評比,追求的是項目數量、經費的增加,只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可,并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規定和要求,從而使得科研人員只片面強調科學研究的重要性,對科研檔案工作的投入不足,重視不夠。
2.歸檔材料質量不高,科研檔案原始性、完整性、系統性差。高校科研檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務書、開題報告和相關協議等文件材料,研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料,總結鑒定驗收階段的工作總結、結題報告、論文、專著、結題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應用階段的轉讓協議、推廣應用方案及推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實際歸檔中,無論是縱向科研項目,還是橫向科研項目,其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤、光盤、照片、實物少;復印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統性、完整性、原始性,使得科研檔案的價值大打折扣,最終不能有效地開發和利用科研檔案。
3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責不明確。目前,新建本科院校大都根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規,結合各單位實際,制定了相應的科研檔案管理辦法,堅持由科研課題(項目)立卷的制度,再由科研管理部門對項目檔案進行檢查驗收,然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責,科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關不嚴,科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實際操作上困難重重,科研管理部門、檔案部門之間缺乏統籌協調,科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經費及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應的配套措施和有效的制約手段,對科研檔案的監管力度很小甚至無力監管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設,科研檔案歸檔管理處于失控狀態。
4.工作意識落后,科研檔案歸檔工作的業務指導不到位。長期以來,高校檔案部門都處于封閉狀態,“藏在深閨人未識”,內無動力,外無壓力,工作缺乏競爭和創新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業務指導、監督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經過正規檔案管理教育與培訓,專業性不強,業務素質偏低,對科研檔案歸檔的內容不明確,對歸檔范圍把握不準,再加上他們還要承擔其他大量的工作,投入到檔案管理的時間有限,而檔案部門業務指導又不到位,難免不影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強新建本科院校科研檔案管理的對策
為確保科研檔案的完整、準確、系統,提高科研檔案質量,針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題,我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理,充分發揮科研檔案為教學和科研工作服務的重要作用。
1.增強檔案意識,提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識,以及以這種認識為基礎形成的對檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發展的基礎。因此,科研檔案管理水平的提高,增強全校師生檔案意識尤為重要。首先,檔案部門要經常向學校領導匯報檔案工作,爭取學校領導和科研管理部門領導的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內容,增強科研人員對科研檔案的責任意識。其次,學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規及檔案基本知識,讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認識到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動承擔科研檔案歸檔的職責。再次,檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開發科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專題目錄,為科研人員利用提供方便。“潤物細無聲”,科研人員逐步認識到科研檔案在教學、科研中的重要作用,就不會產生抵觸情緒,反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度,促進科研檔案工作的規范化。《高等學校檔案工作規范》中明確規定:“科研檔案必須實行集中統一管理,確保完整、準確、系統和安全,便于開發利用。”《高等學校檔案管理辦法》也規定:“科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔,并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料,應當按照規定及時歸檔,任何個人不得據為己有。”為此,新建本科院校應堅持集中統一管理的原則,理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關系,明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責,建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理,明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式,如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個業務環節都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。此外,還應該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤,在課題驗收時,要由檔案部門對歸檔材料進行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎,從而保證科研檔案的質量。
3.加強跟蹤收集,實現科研檔案歸檔工作的全程監督。在實際工作中,由于大部分科研人員還肩負著繁重的教學任務,投入到檔案管理的時間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或對應歸檔的材料把握不準,導致歸檔材料的不完整、不準確。因此,檔案部門不能只注重移交后的檔案管理,而應根據科研檔案形成的特點,堅持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程,才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門應同科研管理部門、科研項目人員加強聯系,密切配合,及時了解和掌握科研課題的整體進程,指導和協助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全,確保科研檔案的質量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競爭力,爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學校科研能力的歷史見證和進一步提升科研能力的基礎,又是新技術、新創新的基礎,對學校有重大意義。這些科研項目,往往研究周期長,涉及范圍廣,研究人員多,檔案內容復雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現象。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔,配備專門的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統、準確。
4.提升檔案管理者綜合素質,強化為科研檔案工作服務的能力。人的素質是關系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點,要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎,系統學習檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識,還要不斷擴展知識領域,優化自身的知識結構和能力結構,掌握國內外先進的科研檔案管理方法和技術,具備科研項目管理知識,熟悉科研項目檔案的來源情況和產生工作規律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質,增強科研檔案工作服務能力。另一方面,檔案部門要轉變觀念,克服“坐等上門”等傳統封閉的工作意識,樹立服務意識,積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業務培訓,使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業務環節的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協調,指導科研人員、兼職檔案員做好平時的預立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業務水平和工作能力。
參考文獻:
[1]孫天波.加強地方高校科研檔案管理工作對策[j].重慶三峽學報學報,2008,(4).
關鍵詞：新時期 人事檔案管理 策略
一、科研機構人事檔案管理工作中存在的問題
1、對人事檔案管理的重視不夠。在許多科研機構，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，所以人事檔案不值得花費太多的時間、精力、金錢，只要不丟失能應付外調、查檔就行了，歸檔意識和利用意識比較淡薄。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，工作中經常出現管理不到位，甚至是疏于管理的問題，導致重要的資料不完整，也使得人事檔案中的信息難以規范化、科學化。
2、人事檔案管理相關制度不健全，有的科研機構缺乏系統、完備的規章制度，檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄，導致科研機構人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行；還有在設備配備上，大多采取融辦公、閱檔、倉庫為一間，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低水平上，這些嚴重影響了檔案管理制度化、規范化發展。
3、人事檔案管理的信息化、現代化水平不高。目前很多科研人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，一些人事檔案室的電腦僅限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，很多人事統計工作也只能靠手工完成，這些問題的存在與科研機構人事制度改革的需要嚴重沖突。
4、人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動服務的狀態。這種重管理輕服務的現象，使人事檔案的利用價值低，功能越來越弱化。
二、提高科研機構人事檔案管理工作的策略
1、提高認識，加強領導。進一步做好人事檔案管理工作。科研機構領導應高度重視干部人事檔案管理工作，把并將其納入到議事日程，加大重視程度；要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。
2、首先加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平，其次加強檔案工作的基礎設施建設，提供必要的物質基礎。建立專門的檔案室并做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。
3、加強人事檔案管理信息化和現代化建設。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。
關鍵詞 高中 科研檔案管理 現狀 解決對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
相較于大學的科研檔案管理工作，高中階段的科研檔案管理工作不僅起步較晚，還有著很緩慢的發展速度。以我校科研檔案管理工作為例，科研檔案的管理建設工作從2000年才開始，在工作開展過程中，由于教師缺乏對科研檔案管理及其重要性的認識，使得我校科研檔案工作的開展受到一定限制，且有著很少的檔案數據，以致我校科研檔案管理工作在系統化、規范化的發展道路上走得比較緩慢。但是，隨著社會發展形勢與需求的變化，教師們逐漸認識到開展科研工作的重要性，使得我校科研數據量逐漸增長，至此如何規范、有效地管理這些龐大，且有很高價值的科研數據成為高中院校亟待解決的一大難題。
1當前階段我校科研檔案管理工作開展現狀
作為真實記錄學校科研工作發展歷程的載體，科研檔案在科研工作開展與管理當中占據著重要地位，但是從我校該項工作的開展現狀來看，仍然存在一些問題亟待改進，具體如下：
（1）科研檔案管理機構有待健全。我校雖然有設置獨立的檔案管理機構，但主要是針對文書檔案，關于科研檔案的管理仍然屬于起步階段。所以，我校的科研檔案管理工作在職責劃分和分工上仍然存在諸多問題，比如，有些科研處負責，有些課題組負責，還有一些是檔案室負責。同時，很多時候管理人員都是兼職，缺少檔案管理方面的專業知識與技能，這些都使得我校科研檔案管理工作的質量和效率難以提升上來。
（2）缺少完善的管理制度。當前我校科研檔案管理工作的開展都是以《檔案法》和《高校檔案管理辦法》為主要參考依據，缺少可行且具體的管理實施辦法和細則支持。雖然在針對科技研究檔案的管理暫行規定中就科研與建檔工作提出了相應要求，但在實際操作上仍然存在一定難度。
（3）缺少高素質管理人員。一直以來，在應試教育這個大環境的影響下，我校都把教書育人和學校升學率的提升作為工作重點，雖然在不斷發展的過程中也逐漸認識到科研檔案管理工作的重要性，但由于各方面條件限制，我校在科研檔案專業管理人才引進與培育以及現代化管理手段、設備、技術上都存在一定欠缺，缺少有力支持。如，缺少獨立科研檔案管理科室、組卷雜亂、卷內文件不完整等，使得科研檔案的管理分類較為模糊，不利于檔案的查找、利用，嚴重制約了我校科研檔案管理工作的發展。
（4）檔案管理辦法落后。我校當前階段在科研檔案管理中仍然沿用著以往已經顯得較為陳舊和落后的管理辦法，沒有在科研檔案管理工作中充分利用現代化信息技術，紙質檔案仍占據主導地位，在檔案信息數字化以及搜集、傳遞和歸檔、保存、檢索、在線處理、遠程登錄等都帶來一定阻礙，降低了管理效率。同時，在科研檔案的整理上也缺少一定規范，排序時未按照卷內文件目錄的順序進行，以致出現資料缺失的問題。
2解決我校科研檔案管理中存在問題的對策
（1）創建專門的管理機構，配備專職專業管理人員。鑒于科研檔案管理工作貫穿于我校科研工作開展的全過程，不僅有著很長的周期，還有顯著的階段性特點。所以，從科研項目開始之初就應該建檔跟蹤，讓科研檔案建檔工作與科研管理工作、科研計劃與科研課題、科研結果同步進行。這就需要配備專門的管理機構與專業管理人員，如此才能為我校科研檔案的管理與開發、利用提供基礎保障。
（2）在科研檔案管理條件與配套設施上加大投入力度。一是要針對科研檔案管理工作的開展創建適宜的庫房；與檔案數量增長相匹配的裝具。二是要做科研檔案室的環境衛生管理工作，注重內部環境的防蟲、防水、防潮以及防火、防塵和防盜，使科研檔案的完整性、安全性得到保障。三是要順應現代化信息網絡技術的發展趨勢，積極引進和配備完善的配套設施，不斷完善管理條件，如最基本的計算機設備、掃描儀和存儲載體等。四是加大對這方面的資金投入力度，保證科研檔案管理工作能夠順利、有效的開展。
（3）明確檔案的歸檔范圍，以保證科研檔案的完整。具體來說就是由教導處指導課題小組建立課題研究檔案，并將科研檔案的建立和管理列為優秀成果評選、表彰的參考標準，然后在課題研究階段把歸檔范圍確定下來，同時由課題組織人員負責收集與整理工作，確保歸檔資料的完整有效。
（4）采用多樣化的檔案實體，如課件、音像材料和模型、數據分析以及調查表等，并做好分類整理工作。
3結語
綜上，面臨新的社會發展形勢與需求，高中院校和教師越來越認識到開展科研工作的重要性，隨之，科研檔案管理工作的重要性日益凸顯。為此，為加強和改善我校科研檔案管理工作，應對我校當前階段此項工作開展中存在的問題有清晰認識，在此基礎上采取有針對性解決措施，切實提高我校科研檔案管理效率和質量。
參考文獻
[1] 雷玉梅.淺談普通高中教學科研檔案管理存在的問題及應對策略[J].課堂內外：教師版，2012（5）：69-70.
[關鍵詞]科技檔案；管理和利用；規范化
科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據憑證功能，情報功能、促進生產力發展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設計方案、實驗開發及項目研究之間存在一定的聯系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業性強、種類多樣、成套性、現實性的特點。首先，不同專業形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發展的催化劑，是知識形態的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規范化管理的內容分析
根據科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發條件對其進行規范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發和利用建設。根據實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發現問題，總結問題，進而達到檔案管理的規范化[2]。
3.管理崗位與制度規范化
科技檔案管理除了包括常規性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規范，信息錄入不全面，沒有統一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規范化的發展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業務建設
科技檔案業務建設是根本，檔案開發利用的效果直接反映了檔案資源規范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現內容單一、管理不規范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現代化是規范化管理的前提，管理人員應接受專業的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現代管理學方面的知識，在最短的時間內，優化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優化管理形式的目的。
3.創新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現以人為本、以最大化利用為目的，利用現代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現無紙化科技檔案管理，可設置專業的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數據管理中心，通過電子檔案數據中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現檔案信息資源的共享。可根據實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現檔案資源管理上的創新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發展需要。在知識經濟的發展背景下，為了實現信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據其發展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現檔案管理創新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發揮檔案管理的功能，實現資源共享，進而推動科技檔案管理事業的可持續發展。建立規范的科技檔案管理流程，為后續管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現有的發展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發展起到推動化作用。
參考文獻
[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
【關鍵詞】醫院科研檔案 管理
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）7-339-02
醫院科研檔案是醫院在科研工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富。醫院科研檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院科研檔案記載著這個醫院科研發展史上的優秀成果，對研究本醫院的科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定科研發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院科研檔案管理, 是醫院科研檔案實行現代化管理的根本任務。 醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院科研檔案管理的基礎上，了解醫院科研檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫院科研檔案管理工作。現就醫院科研檔案管理的現狀與對策談一下筆者的觀點。
1 加強學習，增強意識
加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。科研檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好科研檔案管理的前提，要把科研檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳科研檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識科研檔案的重要性，更好地支持科研檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院科研檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，科研檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對科研檔案工作的認識，才能使科研檔案工作順利開展。
2 重視科研檔案的利用
科研檔案管理的最終目的就是便于大家利用，因此，科研檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的科研檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強科研檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高科研檔案的利用率，充分發揮其社會效益。
3 健全制度，加強培訓，提高科研檔案管理人員素質
建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是科研檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，科研檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的科研檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的科研檔案統一管理，使科研檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。科研檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實科研檔案管理人員并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高科研檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發科研檔案資源，實現科研檔案的現代化管理
科研檔案資源的開發利用是科研檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發科研檔案信息資源，提高科研檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用科研檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高科研檔案在醫院管理中的地位和作用，促進科研檔案建設。
要實現科研檔案現代化管理。一是要加強科研檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；二是要加強科研檔案現代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將科研檔案內容按行政管理、業務管理、科研教學、基本建設、儀器設備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優點，使查檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質量的飛躍。可以使科研檔案信息在現代化機器設備中迅捷、準確、方便地再現，使科研檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套科研檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高科研檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經驗，使醫院科研檔案管理更加現代化、規范化。
科研檔案管理工作做好了，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體科研狀況，適時調整科研管理策略提供準確依據，為決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定醫院科研成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好科研檔案管理工作，不斷地更新科研檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的科研檔案管理手段，以全面、真實地反映醫院整體科研發展狀況和經營成果。科研檔案管理成果同醫院經營管理的有機結合決定了醫院資源配置的取向和模式，決定著醫院的經營版圖和未來發展，對于實現醫院經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好科研檔案管理工作對于促進醫院的全面發展、不斷提升醫院在市場經濟中的競爭力具有重要意義。
參考文獻
關鍵詞 實驗室 檔案建設 規范化管理
一、引言
實驗室是開展各項工作的主要場所，一般實驗室內存有較多的檔案資料，其反映了實驗室以往研究的情況，是教師、學生、研究人員以及管理人員在開展相關工作與學習時保存下來的經驗總結。因此，實驗室檔案建設與規范化管理的質量尤為重要。本文就對實驗室檔案建設與規范化管理進行深入研究。
二、實驗室檔案建設與規范化管理的相互作用
實驗工作檔案指的是在進行實驗室內教學、科研以及社會服務等各項工作中所形成的資料文件，其中包括圖表文件、影像資料等。[1]為了便于實驗室檔案資料的查詢，提高實驗室檔案建設與管理十分必要，以便更好地開展實驗教學、實驗室管理等工作。
（一）實驗室檔案與實驗室教學的關系
以前的實驗教學工作過于隨意，實驗能力的培養是需要一段時間的，實驗教學質量關系到學生的實踐能力的提升。因此，實驗室的資料存檔與教學質量息息相關，檔案能夠檢驗教學的實際效果，督促教師更好地開展實驗教學。
（二）實驗室檔案與隊伍建設的關系
實驗隊伍關系到實驗工作的質量，對提升實驗室隊伍的素質十分重要。通過檔案建設，能夠使人員在工作中、業務水平以及科研中提供有效的依據，讓工作者對自己的工作有更深入的了解，以便為今后的工作起到督促作用。
（三）實驗室檔案與發展規劃建設的關系
實驗室檔案還有助于推動實驗室規劃發展，根據檔案內容與社會發展現狀，制定規劃發展建設目標，為學校基礎建設提供有效建議。
三、實驗室檔案管理存在的問題
（一）實驗室工作人員缺乏檔案管理方面的知識，沒有認識到檔案管理的重要性
有的工作人員缺乏相關的專業知識，沒有經過培訓就進行實驗管理工作。從而導致在工作中不能科學規范地收集與整理檔案，影響檔案管理的效果。
（二）實驗室檔案管理缺乏相關的規章制度
在實驗室的檔案管理中，沒有制定詳細的制度，導致檔案管理工作的質量得不到保障，從而無法對實驗室檔案管理工作進行理論指導。
（三）檔案管理的方法落后
當前有的高校的檔案管理方式還采用傳統的手段，主要以手動的方式展開檔案管理工作。當前是信息化時代，對于電子文件的資料逐漸增多，檔案管理的信息化成為檔案管理的主要方式。因此，做好檔案信息化的安全管理是提高實驗室檔案建設與管理的有效手段。
（四）資金投入不夠
檔案管理的信息化已經得到廣泛應用，然而有的高校或者單位在這方面的投資還不夠，其中包括備份管理文件服務器、高速掃描儀等。大力投入建設資金，能夠保證實驗室檔案管理的質量。
四、提高實驗室檔案建設與管理的策略
（一）增強實驗室工作人員的檔案意識，履行工作職責
首先，要增強實驗室檔案管理人員的責任意識，使其認識到檔案管理工作的重要性，使工作人員認真履行工作職責。[2]另外，還要注重檔案管理人員的培訓工作，有計劃、有目的、有針對性地進行管理人員的培訓，從而提升管理人員的專業知識，提高實驗室檔案管理工作水平。
（二）建立健全實驗室檔案管理的規章制度
要想提高檔案管理工作的質量，明確實驗室檔案工作任務十分重要。學校要加強檔案建設，建立相關的規章制度，在各方面提出一些建議，并將檔案管理工作制度落實到位，以此推動實驗室檔案工作的順利開展。
（三）實施檔案管理信息化建設
傳統的檔案管理方式已經無法適應時代的需求，隨著科學技術的快速發展，一些新型信息設備不斷出現，其中包括電子文件、多媒體技術等。因此，改革傳統的檔案管理方式十分必要。需要加強檔案管理的信息化建設，將以往的紙質文件轉為電子文件，增強信息采集、傳輸等功能，從而提高檔案管理的質量，適應現代化的檔案管理發展趨勢。
（四）提高實驗室檔案工作的必要環境與設施
在實驗經費中應劃撥一定數額的資金投入到實驗室檔案建設，完善實驗室的硬件條件，購置先進的檔案管理設備，比如計算機、檔案管理軟件等，為提高實驗室檔案管理質量提供物質保障。
（五）開發實驗室檔案管理信息系統
為了提高實驗室檔案的技術效用與管理效率，采用數字化的檔案管理手段，實施各類資料的數字化管理。[3]可以利用計算機等網絡技術進行檔案管理，便于檔案的儲存、管理與查詢，有效提高實驗室檔案管理水平。
（六）落實多級管理體制
實驗室檔案管理工作可以開展多級管理，首先要制定有效的運行機制，將實驗室檔案的收集與整理分布與檔案管理相關的人員，實施統一管理、分工合作的方式，有效提高實驗室檔案管理的質量。
五、結語
實驗室檔案建設與管理是實驗室工作的重要環節，檔案管理人員要認識到檔案管理工作的重要性，認真履行工作職責。[4]然而，當前實驗室檔案管理還存在一些問題，比如實驗室工作人員缺乏檔案管理的專業知識、實驗室檔案管理缺乏相關的規章制度、檔案管理的方法落后等。因此，提高實驗室檔案建設與管理十分重要，首先要增強實驗室工作人員的檔案意識與責任感；根據實驗情況制定確實可行的規章制度；加強檔案管理信息化、現代化建設；改善實驗室檔案工作的環境與設施；開發高校實驗室檔案管理信息系統；落實多級管理體制，這樣才能提升檔案管理的水平。
（作者單位為西北政法大學）
參考文獻
[1] 瞿翠玲，堵錫華，岳瑋.高校實驗室工作檔案的建設與規范化管理研究[J].廣東化工，2014（20）：175+177.
[2] 郭夢鷗，黃金蓮，馬細珍.試論高校實驗室檔案實現規范化管理的突破口[J].企業家天地下半月刊（理論版），2008 （07）：83-84.
關鍵詞：高校；檔案管理；問題；對策
中圖分類號：G648 文獻標識碼：B 文章編號：1672-1578（2013）12-0015-01
科研檔案是科學研究活動的一種真實記錄，是科學技術儲備形式，是重要信息資源。高校科研檔案是指高校在科學研究過程中所形成具有保存價值的文字、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，真實地記述了科研活動的過程和成果及有關科研人員的科技思想、方法和經驗，具有原始記錄基本屬性。
1.高校科研檔案管理歸檔范圍
1.1 科研準備階段。項目在獲準資助之前，大多數項目申請人都要必要的準備，如查閱有關文獻或做一些簡單的預備試驗，在此基礎上再提出項目申請，查新檢索資料及積累的有關資料、項目申請書 、經費使用預算表、合作協議書以及項目獲準后的計劃任務書、專項總合、專項年度合同等都同屬于這個階段形成的材料 。
1.2研究實驗階段。包括項目實施方案，試驗過程中的各種原始記錄，如各種載體（光盤、紙質檔案記錄本等）實驗報告、階段總結、年度進展及執行情況報告、現場鑒評材料等，若是申請專利項目，還必須提供專利申請文件。
1.3 總結驗收階段。包括工作總結、科研技術報告已發表或待發表的論文、專著、參加研究人員名單、科研投資情況等材料，以及課題完成后由項目下達部門組織驗收一整套的材料。
1.4 成果鑒定和申報獎勵階段。包括科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、成果應用的經濟效益和社會效益證明等一套材料，以及成果獲準后獎勵證書，這些材料在鑒定和申報成果時都明確規定，一般由科研管理人員妥善整理后統一交檔案室歸檔。
2.目前高校科研檔案管理存在的問題
2.1 科研人員歸檔意識淡薄，《檔案法》中規定，對國家規定立卷的材料，必須按照規定，定期向單位檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。每項科研項目完成后，項目負責人要對科研文件材料系統整理，經審查驗收后歸檔，但是，目前普遍存在科研檔案意識淡薄現象，沒有認識到科研檔案工作重要性，將自己科研成果視為私有財產，許多珍貴資料，如專利證書、論著等材料不愿上交，則認為自己科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔，如此一來，導致收集高校科研檔案不完整直接影響科研檔案內在質量。
2.2 缺乏行之有效科研檔案管理制度和制約手段。由于是借鑒常規性的檔案管理辦法，缺乏相應科研檔案管理制度，導致檔案歸檔工作難以順利進行，管理部門只能要求負責人把項目相關材料歸納完整、上交齊全，但交與不交根本無法控制，檔案管理人員又不能做硬性要求，歸根結底是沒有相應的制約手段和管理措施，缺乏相應制度，因此檔案管理工作困難重重。
2.3 科研檔案管理人員配備不足，工作任務重，據了解高校科研檔案管理人員中，專職管理人員不多，多是兼職檔案管理人員，大多沒受過檔案工作相關培訓，對檔案缺乏規范性管理；科研檔案管理人員兼做其他業務工作，沒有充足時間和精力從事檔案管理。近年來，由于各類科研項目增多，每年申報獲準驗收的項目數量加大，歸檔工作任務重。人員不可能懂得太多專業的相關知識，加上管理人員的信息意識不強，工作手段落后、開發能力差、檢索落后等，導致檔案一旦歸檔就束之高閣、無人問津，沒能發揮檔案為科技轉化提供有價值信息的作用，嚴重影響高校科研工作整體發展水平的提高。
3.完善高校檔案管理工作的幾點建議
3.1 首先要樹立科學發展觀理念，提高對檔案管理的認識。高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案重要性是提高檔案管理水平的關鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學發展觀，用科學技術的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設與管理。隨著科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體也發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發現有檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率。
3.2 完善高校檔案管理體制，建立健全檔案管理規章制度。根據相關檔案管理要求，高校要設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立檔案管理網絡體系，實行檔案現代化專業管理模式，并制定檔案各項規章制度，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理。檔案工作涵蓋了學校發展的各個階段，檔案業務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。同時要加強檔案的集中收集，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，要提前制定檔案收集范圍、歸檔質量要求。檔案人員要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法，加強服務工作，貫徹落實檔案工作的規定和措施，確保檔案歸檔移交順利。
1.教學科研檔案管理人員存在不穩定性，沒有足夠的專業知識
因為各種因素的限制，很多高校的教學科研檔案管理的人員并非經過嚴格招聘而來，大多數都沒能接受檔案管理的正規教育，不具備相應的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學院也沒能配備具有專業素質的教學科研檔案管理人員，基本上都是由教務、教學管理人員兼任教學科研檔案管理一職，正是因為身兼數職，才給教學科研檔案帶來了更多不利。
2.缺少資金投入，各種硬件設施不足
檔案信息化管理是檔案管理必然的趨勢，但要想實現檔案信息化管理需要大量的資金來購入各種先進的設備，例如各種安全系數較高、性能比較穩定的大容量存儲設備、網絡設備、軟件平臺等等。這些先進的設備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金來源都主要是依靠財政預算和上級的補助，但是那有限的資金卻很難滿足教學科研檔案管理信息化的要求，正是因為如此，硬件設施無法跟上地方高校檔案信息化管理的要求，使得高校檔案信息化管理受到了嚴重的制約。
3.檔案的信息輸出能力較弱
高校的教學科研檔案管理部門要將開發的教學科研檔案信息通過不同的傳播形式，積極的傳遞給廣大師生。而目前我國大部分的高校教學科研檔案管理部門的信息輸出能力還很弱，因此，高校的教學科研檔案信息輸出不能夠完全適應高校師生對教學科研檔案信息的需求。雖然部分高校將教學科研檔案的部分內容信息在校園網上進行公布，但這具有一定的局限性和特殊性，無法滿足廣大師生對教學科研檔案信息的需求。因此，我們高校的教學科研檔案管理部門以及工作人員應該自覺地改善服務模式，努力提升自身的業務水平，力爭讓所有需要教學科研檔案信息的師生都能夠“高興而來，滿意而歸”。
4.靠政策、少創新,重管理、輕服務等落后觀念頑固存在,轉變觀念仍是管理工作中的重點之一
許多高校對教學科研檔案管理工作的內涵和重要性認識不足,在管理上還受到了傳統觀念的影響，忽視教學科研檔案管理的現代化、高效化和智能化,在教學科研檔案管理上著眼局部,缺乏整體的規劃,工作的積極性和創新性發揮不夠,在管理觀念上依然習慣于傳統的管理觀念、理論和方法,“等、靠”思想十分嚴重。這些認識上的不足,導致教學科研檔案管理處于相對被動、滯后的狀態。同時,重管理、輕服務的思想根深蒂固。
二、改善高校教學科研檔案管理的對策
1.創新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統思想觀念
之所以檔案管理人員與教育領導階層會缺乏足夠的檔案現代化管理意識，是因為他們沒能明確教學科研檔案管理的最終目的。做好高校教學科研檔案管理工作，其最終目的是為了能夠實現“信息服務學校、服務社會”，讓這些檔案有效的為學校教學服務，提高高校的教學質量，培養出更加優質的人才。同時還必須要打破傳統的觀念，清晰的認識到做好高校教學科研檔案管理工作對檔案事業發展的重要性。不能夠僅僅從經濟利益角度進行衡量，而應該從多個方面進行衡量。
2.盡量拓展資金來源
各種財政預算可以作為教學科研檔案檔案信息化管理的主要資金來源，但卻不應該成為唯一來源，檔案部門應該要盡量的拓展資金的來源，積極的為教學科研檔案管理配置各種能夠適應時展的軟、硬件設施，加快教學科研檔案信息化管理的進程，促進高校教學科研檔案信息化管理的實現。檔案部門應該積極的將教學科研檔案信息化管理工作納入到地方信息化或電子政務建設規劃中，以便于能獲得更多的資金支持，為信息化管理提供保證。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當地的電信部門合作，獲得相應的網絡優惠支持等，與當地有關的IT企業合作，減少軟件平臺開發資金。
3.創新管理制度，完善教學科研檔案管理規范化
隨著我國高校教育改革的推進，創新的教育理念促進了我國高校在辦學方式、學科領域建設等方面都呈現出多元化的發展態勢，同時也促使了高校教學科研檔案的種類呈現出復雜化、多樣化趨勢，為了能夠讓高校的教學科研檔案能夠發揮其應用價值，就需要對高校的教學科研檔案管理機構及教學管理部門進行一個明確的、科學的界定與分工。因此，必須使管理制度創新走在實際工作的前面，來指導和約束管理行為。各高校要依據國家頒發的《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學科研檔案管理規章制度。將全校教學科研檔案分為學校、教務處、二級學院，并規定相應的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責明確、程序嚴謹、落實有力、運轉靈活的工作機制，使教學科研檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學科研檔案目標管理標準，積極開展檔案管理業務培訓，加強二級學院的教學科研檔案管理體系的完善，不斷總結經驗，加大規范化建設力度，實現教學科研檔案管理的科學化和規范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規范化的軌道。以此來充分發揮高校教學科研檔案在高校教學研究、教育管理、教學活動等各項工作中的作用，以此來提高我國高校的教學科研檔案的科學管理水平和質量。同時完善的教學科研檔案建設工作能夠幫助我們樹立全局的觀念，具備超前的工作意識。
4.利用信息化管理手段，實現教學科研檔案的現代化管理
隨著時代的發展，紙質教學科研檔案逐漸成為數字化，而互聯網的普及使得教學科研檔案開展網絡服務已成為可能。高校應加大教學科研檔案現代化設備的投入，積極的將計算機技術應用于教學科研檔案的管理，并建立教學科研檔案管理信息化服務網絡，通過信息網絡手段實現對教學科研檔案管理服務升級，充分利用校園網等各種網絡平臺，積極推進教學科研檔案信息資源共享。
5.加強檔案管理人才培養，提高檔案服務意識
教學科研檔案管理人員的業務素質直接關系到教學科研檔案工作的質量，因此，要加強對教學科研檔案管理人員的崗位培訓和繼續教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學科研管理工作的基礎上，不斷提高教學科研檔案業務管理水平。此外，還要認真做好教學科研檔案工作人員計算機應用的理論和技能培訓，使他們具有對數字化檔案資料進行計算機處理的能力，成為既具備教學科研檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，使檔案服務做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內容的服務，更好地滿足師生員工對教學科研檔案的利用需求。
6.建立教學科研檔案服務信息反饋機制
教學科研檔案服務信息反饋機制的家里，能夠及時，有效的掌握各種教學科研檔案需求信息，能夠有效的促進教學科研檔案的開發利用。這種機制包括了檢索工具的實用性，編研成功是否能廣泛而準確的進行教學科研檔案作用的傳播，教學科研檔案方面的規則制度是否合適，服務態度是否需要更改等等。反饋而來的信息一般都擁有很強的針對性和適用性，也比較具體，高校能夠根據這些反饋而來的信息，逐漸改變服務機制，建立一套完善的管理機制，讓教學科研檔案的價值得到進一步的發揮。
關鍵詞高等藝術院校 藝術檔案 檔案管理
根據文化部、國家檔案局令第21號《藝術檔案管理辦法》中指出，藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。
高等藝術院校由于本身所具有的獨特性、藝術性，藝術檔案是這類學校教學、科研、創作實踐、藝術指導、藝術評價的現實反映，對學校日后的藝術教育和文藝活動起著依據和借鑒的作用，是積累教學資料、活動成果、工作經驗的重要手段，因此藝術檔案的管理和利用顯得尤為重要。
1 藝術檔案工作中存在的主要問題及原因
1.1 檔案意識模糊，藝術檔案難以及時、完整歸檔
高等藝術院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，其中包括：學校組織各類文藝活動中產生的藝術檔案；師生在日常教學、科研、創作、演出、展覽等活動中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案數量大，種類多，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，便不重視收集，如學校舉行教師教學技能比賽、舉辦學生設計大賽、畢業生作品展覽等，在比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的教學部門，未能及時完整地歸檔到檔案管理部門。
1.2 藝術檔案歸檔問題復雜，缺少有力的收集手段
藝術檔案中的聲像、實物檔案的創作者往往認為這些檔案歸屬個人所有，經常會出現不愿意移交學校檔案管理部門的現象，尤其是當今社會，人們的商品意識逐漸增強，不少師生認為上交藝術作品會使自己受到經濟損失，同時還擔心自己的作品存放不當，會成為“永不見天的廢品”，而檔案管理人員認為藝術檔案收集、保存起來難度大，存在畏難情緒，從而使藝術檔案收集工作在一定程度上處于放任自流的狀態，這一系列的因素，大大影響了藝術檔案的歸檔工作。
1.3 保管條件較差，藝術檔案難以長期保存
藝術檔案中的聲像、實物檔案由于其載體的特殊性，必須具備恒溫、恒濕、防蟲等保管條件，但很多學校均未能達到該要求，檔案管理人員對藝術檔案的重要性認識模糊，造成很多美術作品、設計圖紙放在文書柜內與其它檔案混存，未能存在專門的庫房里，由于保管條件不理想，往往會影響了藝術檔案的長期保存，如防潮工作未做好，會使書畫作品受潮、起皺、發生霉變，破壞了作品本身的完整性，以致部分藝術檔案無法利用。
2 加強藝術檔案管理工作的對策
2.1 提高對藝術檔案重要性的認識
由于藝術檔案工作的進步和完善離不開檔案管理人員的業務技能和專業素質，因此要對檔案管理人員的進行相關培訓，加強對藝術檔案工作重要性和迫切性的認識，并提高檔案管理人員自身素質，讓檔案管理人員具有良好的職業道德和專業技能，同時具備一定的文化素質和藝術鑒賞能力，積極做好藝術檔案的收集歸檔管理工作，為學校檔案管理部門做好接收、積累藝術檔案工作打下良好的基礎。
另外，要提高廣大師生的檔案意識。在高等藝術院校，藝術檔案產生的源頭是組織、從事藝術活動的師生，如果他們檔案意識薄弱，就必定會造成藝術檔案的大量遺失。因此，在校內開展檔案法制教育、傳授檔案知識非常必要，可以在校內舉辦藝術檔案知識培訓班、藝術藏品展覽等，通過宣傳教育，切實端正師生的思想認識，牢固樹立起藝術檔案是高校檔案不可分割整體意識，才能從檔案產生的源頭把好關，不至于重要的檔案資料丟失，才能保障檔案的完整性。
2.2 完善藝術檔案管理制度
要改善藝術檔案管理現狀，必須建立和完善藝術檔案管理的規章制度，對藝術檔案的從收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規定，學校檔案管理部門還要嚴格執行《檔案法》、《著作權法》的有關制度，防止藝術檔案分散流失，杜絕歸為己有，以確保藝術檔案歸檔質量，使藝術檔案和其他檔案協調發展。
還要加大對藝術檔案的監督指導力度，要將藝術檔案工作納入學校的工作計劃，并把其作為年度考核的重要內容，將檔案工作擺到重要的位置，使之逐步變成自覺的行動，這樣才會使各相關部門和人員有意識地保存、上交藝術檔案材料。另外，學校可給提供作品的教師和學生出具收藏證書和補償一定的制作成本費用，檔案管理部門還可以不定期舉行優秀藝術檔案展覽，讓師生的藝術作品在歸檔后可被更多人認識，以提高師生上交檔案的積極性。
2.3 藝術檔案信息化管理
隨著信息技術的快速發展，數字化、網絡化、多媒體時代的到來，傳統的保存模式已經不能滿足藝術檔案管理的需要，藝術檔案要長期保存，讓更多人共享，必須將其數字化。藝術檔案數字化對實現檔案資源共享，實現網絡遠程查詢，構筑數字化檔案室，延長藝術檔案的壽命都有重要作用。學校檔案管理部門首先要利用多媒體技術對現有藝術檔案的原始資料進行處理，借助掃描儀、數碼相機、光盤等手段，將其轉化為電子數據，實現藝術檔案數字化處理，尤其一些較為老舊的書畫作品和聲像作品更要抓緊處理，盡早用先進的科技手段保存其原貌；同時，建立藝術檔案目錄數據庫，便于藝術檔案的檢索和查閱，實現藝術檔案信息化管理；還要將藝術檔案的電子數據保存到計算機網絡上，讓廣大師生在網絡上可以自由檢索、查閱藝術檔案，最大程度上實現藝術檔案信息資源的有效利用和共享，發揮和提升藝術檔案在高校師生中的參考借鑒的作用。
藝術檔案記錄著學校事業發展的歷史，記錄著學校以往教育教學過程中的優秀成果，要充分認識藝術檔案的重要意義，引進先進的管理手段，做好藝術檔案的歸檔、管理、共享工作，最大限度地向師生開放，融入學校的日常教學、科研、創作中，為師生提供最便利最優質的藝術參考，這才是高等藝術院校藝術檔案的發展態勢。
參考文獻
[1]陳興宇.藝術檔案管理研究[j].黑龍江科技信息,2010.7.
1.建設重視程度不高
就當前的情況分析，雖然大多數人已開始認識到廣播電視大學檔案管理是學校進行管理的重要環節，但是依然沒有得到學校各級領導的高度重視，且其均沒有從思想上意識到信息化建設對檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學校教學管理及經濟效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業人士，因此思想上對于檔案信息化建設的認知度還不夠，導致對檔案工作的細心不足，使得檔案的信息化建設無法有效開展。
2.建設資金投入力度缺乏
廣播電視大學的檔案信息化建設在起始階段需投入一定的資金用于基礎設施建設方面，以形成信息化的管理環境，然而許多大學卻過分地強調科研建設等方面，且科研方面的經費比重偏高。而在基礎設施方面均使用一些嚴重老化或瀕臨淘汰的設備，嚴重阻礙了現代信息技術與檔案管理的相互協調發展，進而使得廣播電視大學的檔案管理信息化建設不能得到實質性進展。
3.建設制度規范化不足
廣播電視大學的檔案大多來源于學校各個學院和管理部門，然而當前各部門的檔案管理缺乏規范化，沒有一套完整且適用于信息化發展的采集、整理、儲存及借閱制度。此外，學校收集檔案的過程也缺乏系統性，沒有實現較高水平的現代數字化管理，因而無法對檔案信息資源進行更深層次的開發利用，導致最終嚴重影響學校檔案管理的成效。
4.建設標準化薄弱
由于學校對檔案管理信息化建設的態度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴重缺乏必要的統籌性和協調性，造成檔案管理信息化的標準化建設水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設步伐。此外，檔案管理信息化人員素質的低下以及技術保障的缺乏，同樣是廣播電視大學管理信息化建設中需要解決的問題。
二、廣播電視大學檔案管理信息化建設的建議
1.積極轉變思想觀念
思想決定行為，廣播電視大學需正確認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設中。一方面，廣播電視大學的領導應轉變其傳統觀念，高度重視檔案管理的信息化建設，將廣播電視大學的檔案管理工作與學校的科研、教學工作一同納入學校的未來建設發展規劃中，且應該適應現代社會發展的需要;另一方面，廣播電視大學的領導應該認真聽取相關工作人員對當前的工作匯報，加大對信息化建設物力、人力的投入，并加強基礎設施建設，適應現代信息化發展需求的同時，為檔案管理者營造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應加大關于檔案管理信息化建設的宣傳力度，可號召師生共同加入建設隊伍，并向其詳細講解檔案及相關法規，從而提高師生對檔案的認知度，使其充分意識到檔案的重要性。
2.切實加大資金投入
對于檔案信息化建設，技術設備是最重要的基礎因素。首先，廣播電視大學需投入一定的資金以配備性能良好、質量可靠的硬件設施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設計開發或者采購通用型的檔案管理軟件，使辦公自動化的系統與檔案信息化建設融會貫通;最后，廣播電視大學的檔案管理者還應加強安全警惕，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用防火墻、身份認證、數據備份等安全措施進行防護，時刻做好防范黑客攻擊的殺毒防毒工作，以確保計算機網絡的正常運行，從而維護檔案安全。除此之外，學校還應在硬件保護工作和數據備份的工作方面加大力度，以便發生故障時可第一時間進行處理與恢復工作。但是在資金的使用方面需科學規劃，學校可將科研、教學等信息化建設與檔案信息化建設進行有機結合，形成一種集成綜合優勢，使有限資金發揮更大效用，進而實現學校的全方面建設與檔案信息化建設共同進步與發展。
3.規范檔案管理制度
首先，學校需科學制定統一標準，使檔案信息化建設有據可循和有序發展;其次，有效構建廣播大學檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統思想觀念，通過實施檔案管理信息化建設，將檔案信息服務不斷延伸至知識服務及實際的管理工作中。這不僅給學生和學校的教職員工提供檔案利用的服務，而且通過檔案信息化建設平臺為社會各個方面提供具有價值的檔案信息服務，使廣播電視大學的檔案信息管理可和社會的各個部門及各個方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。
4.建立規范標準體系
檔案信息化建設的前提是基礎工作的標準化與規范化，學校應全面推進標準規范化的制定與執行，加強相關的法制法規建設，從而實現檔案信息可資源共享的目標。就廣播電視大學檔案管理信息化的標準建設而言，需從內部協調與宏觀調控兩大方面著手。內部協調針對的是廣播電視大學本身，對學校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務建設，且在整個建設過程中進行有效協調檔案管理信息化與電子校務間的關系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網絡共享這一有利平臺為學校其他部門提供高效服務。宏觀調控則是在現有規范和標準的基礎上，進一步完善檔案管理信息化的標準體系建設，同時加強對各大院校的指導與監督，從而確保其檔案管理信息化建設的有利進行。與此同時，檔案信息化的建設已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進行歸檔，傳統的分類方法、檔案整理及記錄標準均無法完全適應，因此這就更加需要廣播電視大學根據新的標準制定出系統的規范化體系，并切實推動檔案管理的信息化、規范化、標準化建設。
［關鍵詞］ 科技檔案管理；對策
［作者簡介］ 龔霞，中國電子科技集團公司電子16所，安徽 合肥，230031
［中圖分類號］ G272 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1007-7723（2012）03-0023-0002
科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是指在科研過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式的文件材料；科技檔案管理則是指對科技檔案進行管理、開發、利用的一項工作。它包括兩個方面的內容：一是對檔案資源進行管理；二是對檔案所含信息進行管理。科技檔案管理無論在企事業單位還是科研院所都是一項基礎性工作，為科研生產活動提供技術條件，為組織管理提供信息依據。
由于歷史的、現實的各種原因，目前在很多科研生產單位的科技檔案管理中普遍存在很多問題，本文對這些問題進行了梳理，并提出有針對性的建議。
一、當前科技檔案管理中存在的問題
（一）單位領導重視程度不夠
由于檔案管理工作不能直接產生經濟效益，并且處于科研生產流程的最后環節，所以導致各級領導將主要精力投入產品的研發和生產上，對檔案管理的工作重視不夠。從目前相關科研單位科技檔案管理現狀來看，部分單位領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對科研生產的促進作用。
（二）科研人員檔案意識不強
部分科研人員歸檔意識薄弱，對檔案重要性認識不足，缺乏歸檔自覺性、主動性，檔案人員不主動催要往往延期歸檔；有些科研人員為了自己工作方便而不愿將開會帶回或自己收到的文件歸檔；還有些人對檔案管理者不信任，認為在科研過程中取得的成果屬于私有財產，歸檔后就會成為公有財產，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心、方便。這樣一來，一些應歸檔的核心材料都留在自己手中，造成許多珍貴材料遺失，嚴重地影響了歸檔時限性與檔案完整性。
（三）檔案管理人員素質不高
從目前來看，在各單位的檔案管理部門，非檔案專業的人員比例較大，檔案、信息處理復合型人才更是少之又少。大部分檔案人員現代技術水平偏低，這嚴重阻礙了先進技術在檔案管理中的運用。這樣一來，即使引進現代化設備，也不能充分發揮設備的作用，更談不上檔案信息化了。這就使得檔案管理人員的自身素質成為制約檔案管理現代化的重要因素。
（四）檔案管理硬件設施不全
一般而言，檔案庫房應滿足以下條件：配備相應的控制溫濕度的機器，使溫度保持14～20℃，濕度保持在50%～65%之間；具備防光保存條件，日常防蟲等手段；做到庫房、閱覽室、辦公室“三分開”。但目前很多單位的檔案硬件達不到標準，有的甚至不具備最基本的通風、防潮、防霉、防盜、防火等檔案保管要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。
（五）檔案管理信息化程度不高
許多科研單位仍以紙質檔案為主，電子檔案為輔的管理模式，能電子化的檔案僅僅局限于目錄明細等，真正日常科研生產利用率高的檔案文件還是紙質保存，不利于日常利用。此外，由于檔案管理人員大多數是非專業人員，日常檔案工作僅僅滿足于收、發、管、藏，不損、不丟、不亂的低水準的管理狀態，加之日常忙于重復性、事務性的簡單勞動，因此很難抽出時間和精力去研究、改進檔案工作，這與飛速發展的現化化辦公手段形成強烈反差。檔案管理信息化程度不高，制約著科研單位檔案管理工作的順利發展。
二、加強科技檔案管理的具體措施
（一）強化全體人員的檔案意識
各級領導要拓寬知識領域，改變現有的知識結構；研究如何增強檔案人員的活力，開展激勵機制；在工作條件和工資待遇等方面給予關心和照顧，解除其后顧之憂，以便形成最佳的人才結構。加強培訓，統一認識，轉變科研人員的思想觀念和檔案意識，使之真正意識到檔案管理與科研生產同等重要。
把檔案“四同步”管理納入日常科研管理流程中。“四同步”即各單位在下達計劃任務與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料的形成情況同步；評審鑒定成果與驗收、鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況同步；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。檔案管理人員只有進入、參與每個課題的研制環節中，才能保證檔案的完整性、準確性和系統性，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在科研、生產中的作用。
檔案管理人員應與時俱進，在新時期的檔案管理模式下轉變思路，跟上形式，轉變檔案部門“坐等待收，待攤待用”的觀念，根據科研單位的實際情況，分清課題來源、課題方向，把握好科研節點，積極主動地上門服務、跟蹤收集，并經常指導兼職人員，使之形成積極的檔案歸檔意識。這樣既可防止或減少日常文件流失，也有助于解決當前檔案管理工作中人手少、兼職多、工作量大等問題，不僅拓寬了檔案收集的內容，擴大了來源，豐富了室藏，促進了收集工作的開展，也為檔案的利用提供了更大方便。
（二）加強檔案管理的軟硬件建設
要舍得投入財力和物力，配置與現代化檔案管理相適應的軟、硬件設施。作為上級主管部門，要積極地與相關部門進行溝通，共同提出解決辦法，在政策上給下級檔案部門創造條件，使檔案管理工作更快更好的向前發展。
要加強檔案工作者的政治思想教育和職業道德教育，使廣大檔案工作者自覺地努力學習檔案業務知識；選配德才兼備的新生力量充實檔案專業隊伍，解決長期以來檔案工作人員年齡老化、知識滯后、人手不足、管理落后的問題；增加智力投資，定期開展培訓，加強檔案人員自身業務建設：一方面學習檔案專業知識；另一方面，學習現代化管理知識和先進技術設備的操作技能，提高管理水平，使檔案工作跟上新技術革命和辦公自動化步伐。
（三）加快檔案管理信息化建設進程
在信息技術迅猛發展的當今社會，檔案信息化和檔案信息化建設已成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑，檔案管理信息化已經成為檔案事業發展的必然選擇。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案信息化建設勢在必行。
在以“信息時代”和“知識經濟”為根本特征的21世紀，信息技術一日千里。科研單位的檔案信息化建設，只能以符合單位長遠發展目標、發展戰略以及檔案信息系統建設的客觀規律為準繩，結合本單位面臨的內外部環境，科學制定檔案信息化建設的發展戰略和總體方案，才能加速推進檔案信息化建設進程。隨著檔案管理水平的提升和信息技術的發展，檔案信息化建設一定會日益完善和規范。在隨時隨地進行網絡信息資源共享的基礎上，未來的檔案信息資源服務將為科研生產提供更加快捷、方便、準確的信息服務。
三、結 語
總之，抓好科研單位科技檔案工作，切實管好用好科技檔案，不僅僅是檔案管理人員的重要責任，同時也離不開單位領導和全體科研工作者的支持與配合，需要全體人員齊心協力，提高認識，加強軟硬件建設。此外，我們還要清醒認識到，在今后還會遇到更多的新情況、新問題，需要我們直面問題，努力學習、不斷探索，只有這樣才能更好地適應現代科研單位快速發展對科技檔案的需求，使檔案管理現代化不斷邁上新臺階。
［參考文獻］
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