時(shí)間：2023-06-01 09:32:39
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財(cái)務(wù)檔案管理要求，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
所謂的常態(tài)，就是正常狀態(tài)；新常態(tài)則指得是在一段不正常狀態(tài)之后，恢復(fù)到正常的狀態(tài)下。對(duì)于新常態(tài)下的行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理而言，究竟具備怎樣的意義，在面對(duì)新常態(tài)的時(shí)候，財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該提出怎樣的對(duì)策，這些都是值得我們?nèi)ニ伎嫉摹?/p>
一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理具備的意義
（一）有利于依法治檔水平的提升。在實(shí)際的工作開展中，行政事業(yè)單位難免會(huì)遇到新問題、新情況，在行政事業(yè)單位工作組成中，財(cái)務(wù)檔案管理工作是不可或缺的一項(xiàng)，同時(shí)也是各項(xiàng)活動(dòng)和工作開展的基礎(chǔ)條件。加強(qiáng)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，按照法律條例來調(diào)整并規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作，貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)法》《檔案法》等法律法規(guī)，再配上財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的完善，對(duì)于行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理有著積極作用。
（二）有利于審計(jì)工作順利開展。行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案能夠提供主管部門必要的依據(jù)來進(jìn)行財(cái)務(wù)管理以及審核工作。做好行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，做好相應(yīng)的監(jiān)督監(jiān)控體系的建立健全，就能夠滿足檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性以及完整性的要求，同時(shí)也可以讓審計(jì)人員在財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱之后，了解以往單位的財(cái)務(wù)真實(shí)信息，從而避免在審計(jì)工作之中出現(xiàn)斷章取義的情況，這樣也可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)亂用、挪用經(jīng)費(fèi)等行為，為審計(jì)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。
（三）提供科學(xué)決策依據(jù)。因?yàn)樵谛姓聵I(yè)單位的各種社會(huì)活動(dòng)之中，財(cái)務(wù)檔案詳細(xì)地記錄了收入和開支，它是對(duì)行政事業(yè)單位日常社會(huì)活動(dòng)的客觀反映。現(xiàn)階段的行政事業(yè)單位正朝著管理水平提高的現(xiàn)代化管理模式前進(jìn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，如分類歸檔資料、如實(shí)記錄資料等，就能夠提供第一手的資料，服務(wù)于今后的計(jì)劃制定、預(yù)算編制以及問題研究等，從而給決策層提供科學(xué)的判斷依據(jù)。
二、新常態(tài)下行政事業(yè)單位開展財(cái)務(wù)檔案管理的措施
（一）強(qiáng)化意識(shí)，提高重視。在新常態(tài)下，針對(duì)行政事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的不重視，首先就應(yīng)該從意識(shí)入手，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的忠實(shí)度。作為行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該明白開展財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有序地進(jìn)行有著怎樣的重要性和必要性，能夠明確財(cái)務(wù)檔案管理工作的順利開展就是行政事業(yè)單位指導(dǎo)與決策的依據(jù)。同時(shí)，注重財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)，也能夠創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的管理環(huán)境，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作能夠持續(xù)、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應(yīng)該明白檔案管理意識(shí)的嚴(yán)格性與嚴(yán)謹(jǐn)性要求，能夠在日常的財(cái)務(wù)檔案管理工作中做好檔案管理工作，同時(shí)還能夠發(fā)揮自身的監(jiān)督管理作用。
（二）信息建設(shè)，提高效率。行政事業(yè)單位做好財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也能夠提高財(cái)政資金的使用效率，從而完善對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)之中，應(yīng)該考慮到在單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處理之中，財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該做好檔案管理和財(cái)務(wù)管理兩方面的相互協(xié)調(diào)，這樣才能夠在信息化建設(shè)過程中真實(shí)地記錄并反映出財(cái)務(wù)檔案的管理信息，以便提升行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理效率。另外，行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合其他的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展，推動(dòng)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)順利地開展下去，這樣也有利于財(cái)務(wù)檔案信息化實(shí)踐能力的不斷深入。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素養(yǎng)。科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化管理已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然，新常態(tài)下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作也必定會(huì)朝著電子檔案的管理模式發(fā)展。為了滿足這一要求，行政事業(yè)單位應(yīng)該考慮到實(shí)際情況來有針對(duì)性地培訓(xùn)檔案管理工作者，提高管理人員的檔案素質(zhì)，從而培養(yǎng)一只具備綜合素質(zhì)與素養(yǎng)的管理隊(duì)伍。第一，在形式上加強(qiáng)員工的財(cái)務(wù)檔案培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)人員擁有學(xué)術(shù)交流和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，利用業(yè)務(wù)交流會(huì)議、專家講座、專業(yè)課程學(xué)習(xí)等多種方式來完成培訓(xùn)，以此來提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平。第二，注重內(nèi)容方面的財(cái)務(wù)檔案培訓(xùn)，能夠結(jié)合行政事業(yè)單位的實(shí)際要求來開展財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)、檔案管理以及信息化管理等方面的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容培訓(xùn)，以此來完善從事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，幫助財(cái)務(wù)檔案管理人員提升工作能力。
三、結(jié)語
總而言之，在新常態(tài)下，行政事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性，研究其意義所在，這樣才能夠探討新常態(tài)下行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理策略，幫助行政事業(yè)單位順利地完成檔案管理工作，為行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)條件。
摘要：針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了探討，提出了解決問題的相應(yīng)對(duì)策。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)檔案；管理；問題；對(duì)策研究
財(cái)務(wù)檔案是在財(cái)務(wù)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的財(cái)務(wù)記錄，它真實(shí)的反映了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)濟(jì)情況。財(cái)務(wù)檔案也是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)來源，是儲(chǔ)備財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫。財(cái)務(wù)檔案對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃，編制預(yù)算決算，進(jìn)行科學(xué)決策起著重要的作用。但是，作為財(cái)務(wù)管理中最后一個(gè)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)檔案管理往往存著令人忽視的問題，成為了財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。因此,如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平的提高，使財(cái)務(wù)檔案管理工作更好的為本單位服務(wù)成為財(cái)務(wù)管理工作中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。
1存在問題
財(cái)務(wù)檔案是在財(cái)務(wù)核算活動(dòng)中形成的具有一定保存價(jià)值的財(cái)務(wù)記錄，它真實(shí)的反映了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)濟(jì)情況。財(cái)務(wù)檔案也是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化存在與發(fā)展規(guī)律的重要文獻(xiàn)來源，是儲(chǔ)備財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識(shí)庫。財(cái)務(wù)檔案對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行制訂財(cái)務(wù)計(jì)劃，科學(xué)決策起著重要的作用。因此,如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平的提高，使財(cái)務(wù)檔案管理工作更好的為本單位服務(wù)成為財(cái)務(wù)管理工作中不可缺失的重要環(huán)節(jié)。本文就財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了探討，并對(duì)問題制定了相應(yīng)的對(duì)策與研究。1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，財(cái)務(wù)檔案管理無序。對(duì)于一個(gè)單位來說，財(cái)務(wù)檔案管理水平的好壞直接影響到財(cái)務(wù)工作的發(fā)展水平，具有重要意義的工作。但是，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，對(duì)檔案管理的資金投入、人力物力投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到要求的標(biāo)準(zhǔn)，在檢查的時(shí)候出來走走過場。特別是一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只重視現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理，以及自己在任時(shí)的財(cái)務(wù)檔案管理，對(duì)以往的財(cái)務(wù)檔案重視程度不夠，使得財(cái)務(wù)檔案管理秩序混亂，查閱梳理困難。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案管理的投入資金缺乏，經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊長期不維護(hù)、專業(yè)人員匱乏，對(duì)本單位的財(cái)務(wù)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著極大的制約。1.2專職人員缺乏，財(cái)務(wù)檔案意識(shí)淡薄，思想未到位。由于一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的編制問題，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有財(cái)務(wù)檔案編制人員，財(cái)務(wù)檔案工作多由兼職人員兼任。從當(dāng)前的財(cái)務(wù)檔案管理工作來看，很多財(cái)務(wù)檔案管理人員都是一些年大的人員，或者是其他工作人員兼職。工作人員由于本職工作多，沒有精力用在檔案管理工作上，加上一些年紀(jì)比較大的人對(duì)高新科技的抵觸心理，使得他們很難利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作研究，一定程度上影響了財(cái)務(wù)檔案工作的開展。1.3財(cái)務(wù)檔案收集不全，遺漏現(xiàn)象頗多。由于財(cái)務(wù)檔案的建立在財(cái)務(wù)部門，與文書財(cái)務(wù)檔案的編撰不同，交接財(cái)務(wù)檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，如只交接記賬憑證、賬本，而對(duì)表冊(cè)的交接卻經(jīng)常出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象保，不能全部收集到財(cái)務(wù)檔案室，造成財(cái)務(wù)檔案收集完整率、歸檔率低。1.4專業(yè)培訓(xùn)缺乏，財(cái)務(wù)檔案人員素質(zhì)低下。財(cái)務(wù)檔案工作，一直以來不受重視，一些人認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案工作是最為簡單的工作，但隨時(shí)代的進(jìn)步，財(cái)務(wù)檔案工作也在與時(shí)俱進(jìn)，而財(cái)務(wù)檔案工作人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少，也沒有機(jī)會(huì)外出學(xué)習(xí)考察，使得財(cái)務(wù)檔案人員的知識(shí)更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上大數(shù)據(jù)時(shí)代知識(shí)更新的速度，在工作中往往很難達(dá)到相關(guān)部門的要求，嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2對(duì)策研究
2.1強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，確保財(cái)務(wù)檔案工作順利開展。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，建立健全機(jī)制，落實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化組織管理，成立財(cái)務(wù)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確財(cái)務(wù)檔案工作負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要將財(cái)務(wù)檔案管理納入檔案目標(biāo)管理并進(jìn)行日常工作考核，將財(cái)務(wù)檔案工作所需要經(jīng)費(fèi)納入機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算，確保財(cái)務(wù)檔案工作各項(xiàng)管理措施，落實(shí)到位。2.2完善管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案工作良性循環(huán)。為保證財(cái)務(wù)檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)并形成良性循環(huán)。一要做到職能管理到位。按照《財(cái)務(wù)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保了文件材料的收集齊全。二要做到制度規(guī)范管理。在抓好財(cái)務(wù)檔案法律法規(guī)宣傳貫徹的基礎(chǔ)上，依據(jù)《財(cái)務(wù)檔案法》，制定本機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理辦法，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化。2.3完善財(cái)務(wù)檔案的借閱手續(xù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，要嚴(yán)重執(zhí)行借閱手續(xù)，需要領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)手續(xù)，方可查閱或借閱。對(duì)外機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員因公借閱，應(yīng)持有機(jī)關(guān)事業(yè)單位介紹信，經(jīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)主管同意后，方可由財(cái)務(wù)檔案管理人員接待查閱，并由財(cái)務(wù)檔案管理人員詳細(xì)登記查閱財(cái)務(wù)檔人的工作機(jī)關(guān)事業(yè)單位、查閱日期、財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)檔案名稱及查閱理由。財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)檔案除特殊情況，一般不許帶出室外。如有特殊情況，需帶出室外復(fù)制時(shí)，必須經(jīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)，并限期歸還。由于財(cái)務(wù)人員的變動(dòng)及財(cái)務(wù)檔案人員變動(dòng)，財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。2.4加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案工作人員的財(cái)務(wù)檔案知識(shí)培訓(xùn)，法律知識(shí)培訓(xùn)，使財(cái)務(wù)檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重視性，以及財(cái)務(wù)檔案丟失問題的嚴(yán)重性。積極開展財(cái)務(wù)檔案管理學(xué)術(shù)活動(dòng)，組織財(cái)務(wù)檔案整理技術(shù)練兵，提高他們的財(cái)務(wù)檔案工作的水平和能力，從而使財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、歸檔完全按照管理規(guī)范的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行操作，做到財(cái)務(wù)檔案資料應(yīng)收盡收，并按時(shí)做好財(cái)務(wù)檔案整理移交入庫。確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案工作開展順利進(jìn)行。2.5加大硬件投入力度，保障財(cái)務(wù)檔案工作順利實(shí)施。要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的投入力度，如加大財(cái)務(wù)檔案工作硬件投入力度，完善財(cái)務(wù)檔案所需的掃描儀，計(jì)算機(jī)等必備設(shè)備，提高財(cái)務(wù)檔案室的管理水平，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案庫房、查閱室分開原則。同時(shí)為保證財(cái)務(wù)檔案的安全，要配備溫濕度計(jì)、吸塵器、排風(fēng)扇、防曬窗簾、水柱、滅火器材等設(shè)施，使財(cái)務(wù)檔案庫房管理做到了防盜、防光、防高溫、防濕、防火、防水、防塵、防鼠、防蟲的要求，從根本上確保財(cái)務(wù)檔案安全存放萬無一失。2.6推進(jìn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提升財(cái)務(wù)檔案管理水平。為使財(cái)務(wù)檔案工作更加規(guī)范化，要嚴(yán)格制定財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂、完善，不斷完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，全面提升財(cái)務(wù)檔案管理水平。對(duì)財(cái)務(wù)檔案錄入工作，嚴(yán)格執(zhí)行“今日事，今日畢”的理念歸檔，保質(zhì)保量完成財(cái)務(wù)檔案歸檔工作。總之，財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)長期的、系統(tǒng)的綜合工程，不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理，不斷創(chuàng)新檔案管理，創(chuàng)新服務(wù)，與時(shí)俱進(jìn)，才能切實(shí)提高財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量和水平，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的協(xié)調(diào)持續(xù)發(fā)展，更好地為財(cái)政工作服務(wù)，促進(jìn)財(cái)政事業(yè)的健康發(fā)展。
作者:張敏杰 單位:齊齊哈爾市財(cái)政科學(xué)研究所
【關(guān)鍵詞】 優(yōu)撫醫(yī)院； 財(cái)務(wù)檔案； 管理
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前，在國家注重優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下，優(yōu)撫醫(yī)院在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及經(jīng)營過程中積極尋求社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長的最佳途徑，因而作為優(yōu)撫醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)真實(shí)記錄的財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要，財(cái)務(wù)檔案管理工作已成為優(yōu)撫醫(yī)院管理工作的重要組成部分。現(xiàn)筆者就如何搞好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理談?wù)勛约旱捏w會(huì)。
一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料，上級(jí)部門下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說：一方面，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面；另一方面，完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。
二、財(cái)務(wù)檔案的收集要及時(shí)、完整
（一）會(huì)計(jì)資料的收集
1.會(huì)計(jì)環(huán)節(jié)：要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無誤，能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，年底將每月憑證及賬表等一并送交會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。
2.出納環(huán)節(jié)：要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫存核對(duì)無誤，并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊(cè)。出納、會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后，年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類，存檔保管。
3.檔案整理環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，從會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進(jìn)性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過程一同進(jìn)行。總之，財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性，凡具有保管價(jià)值的會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料，都應(yīng)收集齊全，裝訂成冊(cè)，立卷編號(hào)，不能缺少和遺漏。財(cái)務(wù)管理類的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書等，這些資料在會(huì)計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少的資料，檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。
（二）其他財(cái)務(wù)檔案資料的收集
優(yōu)撫醫(yī)院的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等，由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，這類資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對(duì)于這類資料，平時(shí)也要進(jìn)行收集、整理，對(duì)于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門別類，收到后及時(shí)編號(hào)，重要的還要進(jìn)行復(fù)印，及時(shí)送交檔案管理部門，以防止丟失；對(duì)于會(huì)計(jì)人員交接清單和會(huì)計(jì)檔案銷毀清單也必須按會(huì)計(jì)檔案管理要求及時(shí)整理歸檔；對(duì)于各種收費(fèi)票據(jù)，使用完后也要由專職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼，整理后統(tǒng)一保管，這對(duì)于以后錯(cuò)誤查證、分清責(zé)任會(huì)起到不可估量的作用。
三、財(cái)務(wù)檔案管理要設(shè)置專職專人
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，要指定專門會(huì)計(jì)人員全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案人員要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供會(huì)計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和檔案管理相關(guān)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，還必須建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案室，由分工負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)人員管理，從日常會(huì)計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)文件進(jìn)行全面管理，都要做好明細(xì)分類，編寫存檔目錄和分類卡片，登記財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄，完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。
四、優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化
在實(shí)際工作中，優(yōu)撫醫(yī)院的個(gè)別單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重視程度還不夠，有的沒有專門的檔案室，有的雖有配備齊全的檔案室，但存放無序的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不方便查找。要使醫(yī)院檔案管理正規(guī)化，首先應(yīng)該形成主管領(lǐng)導(dǎo)―財(cái)務(wù)處長―專管人員為一體的正規(guī)化體制，重視財(cái)務(wù)檔案管理，不斷改進(jìn)管理方法，如迅速培養(yǎng)專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員。同時(shí)，在檔案存載媒體上，除外來原始憑證需紙化歸檔外，應(yīng)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資料在院內(nèi)范圍聯(lián)網(wǎng)。比如，門診收費(fèi)處收據(jù)資料全部存貯在院信息中心服務(wù)器中，從患者交費(fèi)、收據(jù)生成開始，收據(jù)資料就自動(dòng)歸檔，存入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)空間位置。對(duì)于財(cái)務(wù)文件，上級(jí)主管部門下發(fā)到院保密室或財(cái)務(wù)科時(shí)，檔案管理人員要同時(shí)進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行登記。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化、無紙化技術(shù)安全支持的情況下，既保證了財(cái)務(wù)檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，又提高了檔案管理的工作效益，更為及時(shí)查找、保管各期內(nèi)任何資料提供了極大方便，提高了檔案利用率，為優(yōu)撫醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供了保證。
[關(guān)鍵詞]企事業(yè)單位；財(cái)務(wù)檔案；財(cái)務(wù)管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.007
[中圖分類號(hào)]G271；F810.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-00-02
1 財(cái)務(wù)檔案管理的作用及主要內(nèi)容
1.1 財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容
財(cái)務(wù)檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾方面：①作為單位資金流動(dòng)的憑證，如會(huì)計(jì)憑證及記賬憑證等；②可作為單位內(nèi)財(cái)務(wù)總結(jié)報(bào)告，如按時(shí)間劃分的會(huì)計(jì)報(bào)表、季度報(bào)告及年度報(bào)告等；③包含事業(yè)單位的詳細(xì)會(huì)計(jì)賬目，如內(nèi)部的資金流向、相應(yīng)固定資產(chǎn)的記錄等；④包含企事業(yè)單位在銀行方面的存款對(duì)賬、相應(yīng)會(huì)計(jì)檔案的清單及保管項(xiàng)目等；⑤包含企事業(yè)單位的檔案電算化，如U盤及移動(dòng)硬盤等；⑥包含企事業(yè)單位內(nèi)數(shù)據(jù)庫的存檔備份；⑦包含企事業(yè)單位內(nèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫記錄狀況；⑧包含企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)設(shè)備的軟硬件設(shè)施，如管理系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫等；⑨包含經(jīng)審的會(huì)計(jì)材料及單位內(nèi)財(cái)務(wù)記錄的材料及數(shù)據(jù)等。
1.2 財(cái)務(wù)檔案管理的作用
財(cái)務(wù)檔案管理的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)施，能切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)單位對(duì)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)狀況的掌控。第二，財(cái)務(wù)檔案中包含了企事業(yè)單位和其他企業(yè)經(jīng)濟(jì)互通的賬目，加強(qiáng)企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理，能為合作雙方提供完整的報(bào)表及數(shù)據(jù)，從而有效解決企業(yè)間因資料不完善而引發(fā)的糾紛。第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，可保證企事業(yè)單位的總賬、會(huì)計(jì)報(bào)表等具備較高的科學(xué)性及準(zhǔn)確度，從而促使企事業(yè)單位在開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)，產(chǎn)生具體的資金投入分配比值，規(guī)范企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。第四，企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案是其發(fā)展歷程及經(jīng)濟(jì)情況的直接反映，政府能根據(jù)財(cái)務(wù)檔案充分了解企事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，并制定出符合單位發(fā)展的政策，使市場運(yùn)營更加規(guī)范。第五，財(cái)務(wù)檔案較為詳細(xì)地記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與業(yè)務(wù)往來，直接給企事業(yè)單位提供了良好的經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，使企業(yè)有效面對(duì)持續(xù)變化的市場。
2 企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理常見的問題
2.1 財(cái)務(wù)檔案管理人員能力偏低
一般情況下，企事業(yè)單位內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案管理大都由會(huì)計(jì)人員兼任，而此類人員普遍對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)，更多的是對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行基本的整理，未對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類整理，直接導(dǎo)致企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作難以形成有序化管理。在該情況下，員工在查閱相關(guān)檔案時(shí)，通常需要耗費(fèi)較長時(shí)間，直接降低了檔案的利用率。此外，各企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理人員的安排上也存在一定的問題，并沒有直接形成規(guī)范化崗位制，檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)及知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，導(dǎo)致管理效果不佳。
2.2 財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善
單位財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立，是內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作開展的重要保障，同時(shí)也是相關(guān)法律規(guī)章制度的要求。然而，當(dāng)前多數(shù)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善，部分單位甚至并未設(shè)置此類機(jī)構(gòu)，內(nèi)部的檔案工作交由其他人員兼職，人員職責(zé)及架構(gòu)方面不夠科學(xué)合理，表現(xiàn)出過度分散的現(xiàn)象。如，單位內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案交由會(huì)計(jì)人員專門負(fù)責(zé)，而對(duì)檔案的歸檔則交由辦公室人員負(fù)責(zé)，檔案的咨詢、查詢服務(wù)卻由資料形成人員專門負(fù)責(zé)。這種工作分配的形式較為分散，會(huì)極大地影響企事業(yè)單位內(nèi)財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量及效果。
2.3 財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性不足
在現(xiàn)實(shí)的財(cái)務(wù)檔案管理中，缺乏規(guī)范、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)企事業(yè)單位工作的順利開展造成了巨大影響。此外，多數(shù)企事業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容方面也不夠規(guī)范，其檔案室的設(shè)施設(shè)置也不完善，國家《檔案法》中所提倡的“七防”并未得到有效落實(shí)。
2.4 單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作不夠重視
當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部、基層員工都對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理工作不重視。多數(shù)人員認(rèn)為，財(cái)務(wù)信息本身屬于保密的資源，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加保管，將一些賬務(wù)信息進(jìn)行票據(jù)封存，不必專門建立檔案等。此外，一些單位內(nèi)的財(cái)務(wù)管理更多地停留在傳統(tǒng)管理層面，針對(duì)財(cái)務(wù)信息的管理，沒有切實(shí)做好分類建檔、記錄等；也有一些單位雖然建立了檔案分類，但分類非常模糊，導(dǎo)致整個(gè)工作混亂不堪。
3 解決企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理問題的規(guī)范策略
3.1 大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)能力
企事業(yè)單位必須定期或不定期地開展相應(yīng)培訓(xùn)工作，大力提升財(cái)務(wù)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合能力，并輔以監(jiān)管。在實(shí)際工作培訓(xùn)中，企事業(yè)單位必須對(duì)能力強(qiáng)的人員實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，以切實(shí)激發(fā)出核心團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力；而對(duì)能力較差的人員，企事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)其的鼓勵(lì)，激發(fā)其學(xué)習(xí)的信心。通過這種監(jiān)督管理，減少疏忽，切實(shí)提升檔案管理工作的合理性、科學(xué)性，從而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的全面提升。
3.2 完善財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置
在具備充足、穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，設(shè)置科學(xué)、合理的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)。通過該機(jī)構(gòu)大力推行目標(biāo)管理責(zé)任制度，并直接將財(cái)務(wù)檔案管理工作納入部門內(nèi)部人員的年度工作目標(biāo)計(jì)劃上，將財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量作為年度評(píng)比的必要條件，通過這種形式，有效激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的積極性。同時(shí)，還應(yīng)協(xié)調(diào)好部門內(nèi)部人員的工作，促使財(cái)務(wù)檔案管理工作更加流暢、準(zhǔn)確。這樣才能有效提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量、水平。
3.3 強(qiáng)化信息化管理力度
近年來，科技技術(shù)發(fā)展迅速，要求企事業(yè)單位也必須不斷強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理中新技術(shù)的運(yùn)用。這就可以通過完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，據(jù)此有效強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)庫構(gòu)建，并定期維護(hù)好系統(tǒng)的更新升級(jí)，保持技術(shù)的持續(xù)更新，以學(xué)科技術(shù)為主要依托，切實(shí)提升財(cái)務(wù)管理工作的效率水平。而對(duì)于移動(dòng)硬盤等技術(shù)類數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，則要求企事業(yè)單位必須強(qiáng)化相應(yīng)的技術(shù)管理。此外，強(qiáng)化對(duì)單位內(nèi)庫房建設(shè)，也是保障財(cái)務(wù)檔案管理的關(guān)鍵所在，因此企事業(yè)單位要充分考慮財(cái)務(wù)檔案存檔時(shí)所必須的基本條件，據(jù)此來建設(shè)能夠支撐多種不同類型檔案存儲(chǔ)的庫房。
3.4 提升事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視度
首先，企事業(yè)單位要定期組織單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值進(jìn)行探討，在實(shí)際探討過程中，明確檔案本身的利用及再利用方向，促使領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要促進(jìn)作用。其次，可以根據(jù)企事業(yè)單位的具體情況，構(gòu)建和完善相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，充分結(jié)合單位規(guī)模及經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，配備專職人員負(fù)責(zé)管理，并健全財(cái)務(wù)檔案管理方面的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理直接納入整個(gè)單位的整體發(fā)展中，保證權(quán)責(zé)分明，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。
4 結(jié) 語
在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，各個(gè)企事業(yè)單位要想獲得更好的發(fā)展，就必須推動(dòng)自身業(yè)務(wù)不斷進(jìn)步，充分挖掘出資源利用最大化的方法。只有這樣，才能切實(shí)有效地控制成本，提升其經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案管理工作的完善，對(duì)財(cái)務(wù)管理水平的提升而言，意義重大。
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摘 要：在以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為主的信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)將成為一種普及的經(jīng)濟(jì)形式。財(cái)務(wù)檔案管理信息化是會(huì)計(jì)信息化的一部分，在財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員的共同努力下，財(cái)務(wù)管理部門和檔案管理部門要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，把財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作打造成為現(xiàn)代化建設(shè)中的一個(gè)亮點(diǎn)，努力為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)；思考研究
1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性
檔案信息化是檔案管理部門適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。自上世紀(jì)末期提出檔案信息化以來，我國的檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了社會(huì)的普遍認(rèn)可。隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，也是搞好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ措娮咏橘|(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后，可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置，便于、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣，既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外，隨著信息科學(xué)的發(fā)展，當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多，以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且，財(cái)務(wù)檔案信息化后，還可以通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。
2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中的問題
2.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
雖然財(cái)務(wù)檔案管理信息化是目前財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機(jī)構(gòu)嘗試用不同方式建立信息化的財(cái)務(wù)檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化在檔案信息的數(shù)字化和信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息管理軟件的開發(fā)等上已取得一定進(jìn)展，財(cái)務(wù)檔案管理軟件逐漸強(qiáng)大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。
2.2 財(cái)務(wù)信息化管理流于表面
隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后，電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類別不清，更新不及時(shí)，往往導(dǎo)致稻萃臣撇還蝗ㄍ和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后，許多部門仍存在資料管理低效的問題，數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮，致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次，財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位，為謀求更大利益，面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作，篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí)，將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等，將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形，因而信息化程度還不到位，不能及時(shí)滿足對(duì)外對(duì)內(nèi)信息需求者的要求。
2.3 隊(duì)伍整體素質(zhì)不高
我國從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少，這一現(xiàn)象并不是說整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作人員缺乏，而是具有財(cái)務(wù)檔案管理信息化知識(shí)技能的專業(yè)人員的匱乏。造成這種現(xiàn)象，有以下幾個(gè)主要因素：少數(shù)人員觀念比較傳統(tǒng)落后，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理工作在思想上的認(rèn)識(shí)比較簡單，認(rèn)為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務(wù)；沒有系統(tǒng)有效的培訓(xùn)，造成財(cái)務(wù)檔案管理人員前瞻意識(shí)不強(qiáng)；雖然有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質(zhì)檔案有效地轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案的能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的人員。
2.4 電子文件的信息共享，帶來了一些不安全因素
以計(jì)算機(jī)為載體的電子文件檔案，不同于以紙質(zhì)為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和人員的限制隨意閱讀，這種電子文件的共享性是其運(yùn)作環(huán)境網(wǎng)絡(luò)化決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，也對(duì)電子文件帶來不安全和泄密因素。如不采取措施，則可使網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備讀取在網(wǎng)絡(luò)上的文件，致使一些保密文件泄密。
3 如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)
3.1 加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)的硬件、軟件平臺(tái)始終是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，需要注意的是，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)絕不僅僅是提升硬件平臺(tái)數(shù)量，或是簡單的配置信息化管理設(shè)備，真正能夠直接協(xié)助財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行財(cái)務(wù)信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作質(zhì)量，信息軟件的人機(jī)交互友好程度直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量的是信息軟件的質(zhì)量，高質(zhì)量的信息軟件無疑會(huì)給財(cái)務(wù)檔案管理的信息化提供巨大幫助。
3.2 提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，而且對(duì)于計(jì)算機(jī)信息安全以及信息分析等新的知識(shí)技能也需要熟練運(yùn)用。檔案管理信息化的建設(shè)能否成功，不僅與工作人員固有的知識(shí)技能水平有關(guān)，而且還取決于工作人員在工作過程中對(duì)于知識(shí)的更新以及技能培訓(xùn)的效果。財(cái)務(wù)檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，能夠更好地讓工作人員適應(yīng)技術(shù)發(fā)展所帶來的新要求。
3.3 搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率
建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方而也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、也可以通過電子郵件等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。總之，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理山靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。
3.4 設(shè)計(jì)可信的電子檔案安全管理系統(tǒng)
由于電子檔案對(duì)信息技術(shù)的依賴，安全、穩(wěn)定的系統(tǒng)是防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的最有效的措施。因此就要求在設(shè)計(jì)系統(tǒng)之初，電子檔案管理人員必須參與到開發(fā)設(shè)計(jì)的工作中去，根據(jù)前端控制思想和全程控制思想，設(shè)計(jì)出滿足電子檔案保存功能需求的系統(tǒng)，尤其要注重系統(tǒng)在權(quán)限限制、身份證、安全警告、全程監(jiān)控、保存遷移檔案、區(qū)分版本和自動(dòng)保存日志等安全方面的功能。
結(jié)束語：
我國財(cái)務(wù)檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使財(cái)務(wù)檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快財(cái)務(wù)檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，也是財(cái)務(wù)檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】 財(cái)務(wù)共享模式； 會(huì)計(jì)檔案管理； 路徑
財(cái)政部的一項(xiàng)研究(2006)勾勒出財(cái)務(wù)組織的未來：工作重心開始轉(zhuǎn)向以股東價(jià)值創(chuàng)造為基礎(chǔ)參與公司戰(zhàn)略，財(cái)務(wù)變革呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營提供服務(wù)、優(yōu)化財(cái)務(wù)組織降低成本等趨勢，并最終構(gòu)筑出一套高效精簡的企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)共享模式的建立正是這些變化中的重要一環(huán)。
企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享模式必然導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)體系、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，引導(dǎo)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行變革。
一、會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境：基于財(cái)務(wù)共享模式下的變化分析
一般認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享是成立專門內(nèi)部機(jī)構(gòu)（即財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，F(xiàn)inancial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業(yè)內(nèi)部提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的財(cái)務(wù)服務(wù)――基于企業(yè)集中處理規(guī)模化交易的成本效應(yīng)。吳一平（2009）進(jìn)一步認(rèn)為，除了提供基于規(guī)模成本效應(yīng)的事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)外，財(cái)務(wù)共享所提供的服務(wù)內(nèi)容還應(yīng)包括以提高價(jià)值為主的專業(yè)建議，如稅務(wù)、資金管理等。財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業(yè)集團(tuán)優(yōu)化資源配置、提高系統(tǒng)效率、提高客戶滿意度并強(qiáng)化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。
2005年，由于急劇擴(kuò)張帶來的管理壓力，國內(nèi)大企業(yè)集團(tuán)中興通信等開始推行財(cái)務(wù)共享模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念開始風(fēng)行。財(cái)務(wù)共享模式在企業(yè)財(cái)務(wù)組織中的推行，為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，特別是會(huì)計(jì)檔案管理――環(huán)境帶來重要變化。
1.從會(huì)計(jì)檔案的管理體系上看，財(cái)務(wù)共享模式的建立往往導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心從原來依賴經(jīng)營實(shí)體的屬地化財(cái)務(wù)管理體系變遷到依賴FSSC構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財(cái)務(wù)共享模式可能會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的屬地化財(cái)務(wù)管理體系、特別是屬地化會(huì)計(jì)檔案管理體系形成沖擊。
2.國內(nèi)大部分FSSC建立的財(cái)務(wù)共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設(shè)影像系統(tǒng)遠(yuǎn)程提供的影像資料（電子會(huì)計(jì)檔案）進(jìn)行操作，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時(shí)間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內(nèi)相關(guān)法規(guī)管理，也受企業(yè)建立共享模式后的成本預(yù)算約束。財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理在完整性、合規(guī)性方面受到考驗(yàn)。
3.從會(huì)計(jì)檔案形成過程上看，會(huì)計(jì)檔案形成鏈條正在加長。推行財(cái)務(wù)共享模式的大企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式從橫向的屬地化財(cái)務(wù)管理體系過渡到縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，會(huì)計(jì)檔案的形成從單純?cè)趯俚刈兂蓮膶俚匾恢毖由斓紽SSC，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責(zé)可能分別隸屬于FSSC或?qū)俚刂黧w，存在交叉現(xiàn)象，使原來基于屬地主體的管理責(zé)任開始模糊，甚至隨著財(cái)務(wù)變革和共享模式建立過程出現(xiàn)缺失。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風(fēng)險(xiǎn)問題往往到會(huì)計(jì)檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無法發(fā)現(xiàn)。
4.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體發(fā)生變化，F(xiàn)SSC作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會(huì)計(jì)檔案形成過程中，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量承擔(dān)整體責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為FSSC加強(qiáng)內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。
5.除紙質(zhì)媒介外，會(huì)計(jì)檔案的形成、保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)還出現(xiàn)了電子媒介會(huì)計(jì)檔案。生成電子會(huì)計(jì)檔案可以為會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)、利用等方面創(chuàng)造條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置、會(huì)計(jì)檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）難度、電子文檔存儲(chǔ)利用合法合規(guī)性、大量自動(dòng)或半自動(dòng)生成的過多集成、系統(tǒng)、清賬憑證等新問題。
二、環(huán)境變遷條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)與內(nèi)涵
（一）會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生的變遷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn)
1.從工作地點(diǎn)上看，由于財(cái)務(wù)共享模式建立是變橫向的屬地財(cái)務(wù)管理體系為縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，為符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的會(huì)計(jì)檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業(yè)基于共享模式下紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并行情況的內(nèi)控要求，紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程，無論其轉(zhuǎn)移發(fā)生時(shí)間是會(huì)計(jì)檔案發(fā)生當(dāng)期還是以后各期。
2.從工作范圍上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發(fā)生會(huì)計(jì)檔案收集整理、數(shù)據(jù)化（影像化，掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔等多項(xiàng)工作。會(huì)計(jì)檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理相比，又向前延伸到會(huì)計(jì)檔案成檔前的多個(gè)環(huán)節(jié)；從以前僅僅局限于某屬地，進(jìn)一步延伸到FSSC提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)的全范圍。
3.從工作內(nèi)容上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標(biāo)準(zhǔn)制訂和執(zhí)行監(jiān)督工作，還包括組織、協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)會(huì)計(jì)檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行甄別、處理、控制，包括會(huì)計(jì)檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。
4.從政策條件配合上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理觀念、歸檔手段、存儲(chǔ)方式等的改革要求與現(xiàn)行相對(duì)滯后的法律法規(guī)要求存在一定差距，仍需要一定時(shí)期的磨合；政策方面對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認(rèn)識(shí)，短期內(nèi)難以突破和創(chuàng)新。
5.會(huì)計(jì)檔案介質(zhì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從屬地化紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)走向紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)并行且日趨分離。由于財(cái)務(wù)共享模式下工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，日趨分離的會(huì)計(jì)檔案并行流轉(zhuǎn)流程實(shí)際上成為會(huì)計(jì)稽核體系和會(huì)計(jì)檔案管理工作重構(gòu)的客觀條件。
（二）財(cái)務(wù)共字模式下，會(huì)計(jì)欄案管理工作的內(nèi)涵
根據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境變遷的認(rèn)識(shí)，以及會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)變化。財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作應(yīng)該跳出傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理觀念，從會(huì)計(jì)檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位角度考慮，從風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量保證和會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)三方面重新確定會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵。
1.財(cái)務(wù)共享模式下，原來屬地財(cái)務(wù)管理體系下的會(huì)計(jì)稽核責(zé)任被取消并由FSSC取而代之，F(xiàn)SSC核算會(huì)計(jì)依賴影像系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行局部會(huì)計(jì)稽核，進(jìn)入FSSC的各種紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，其與相關(guān)影像資料是否保持一致，是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對(duì)原來不相一致的業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)重新標(biāo)準(zhǔn)化等問題成為財(cái)務(wù)共享模式下需要面對(duì)的新的內(nèi)控防范點(diǎn)，不加以防范可能會(huì)影響核算整體質(zhì)量并造成支付風(fēng)險(xiǎn)。
因此，風(fēng)險(xiǎn)控制成為財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第一項(xiàng)，主要解決隨會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)入FSSC的外部風(fēng)險(xiǎn)。
2.財(cái)務(wù)共享模式是基于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)模化處理，以求節(jié)約成本。大量存在均衡性、標(biāo)準(zhǔn)化差異的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入FSSC進(jìn)行處理，其處理結(jié)果和質(zhì)量是否能保持基本一致、并且在對(duì)外輸出時(shí)不影響核算質(zhì)量及內(nèi)控監(jiān)管成為需要考慮的重要問題。質(zhì)量保證就是希望通過標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化手段控制在FSSC內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)檔案的加工處理質(zhì)量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，最終保證財(cái)務(wù)共享整體服務(wù)質(zhì)量。
因此，質(zhì)量保證是財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第二項(xiàng)，主要解決FSSC內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性的風(fēng)險(xiǎn)。值得一提的是，財(cái)務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存情形，使保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認(rèn)可成為日后推廣以電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為補(bǔ)充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。
3.剔除和控制會(huì)計(jì)檔案外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部質(zhì)量問題后需要考慮的是集中化管理會(huì)計(jì)檔案服務(wù)質(zhì)量和感知如何提升、延伸和革新會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問題，具體包括紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)、備份、日常保管、調(diào)閱及遠(yuǎn)程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲(chǔ)模式革新和低碳化問題等。
會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作范圍，但結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理工作電子化、低碳化、遠(yuǎn)程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢，這項(xiàng)工作被賦予新的內(nèi)涵。
究其實(shí)質(zhì)，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作其實(shí)就是財(cái)務(wù)共享實(shí)施過程中各類會(huì)計(jì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，是基于會(huì)計(jì)檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會(huì)計(jì)稽核和內(nèi)控系統(tǒng)。
三、未來之路：基于共享模式的判斷
20世紀(jì)80年代，西方經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，為追求成本節(jié)約，福特汽車在歐洲設(shè)立第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。從那時(shí)起，財(cái)務(wù)共享模式成為全球絕大多數(shù)跨國公司、500強(qiáng)企業(yè)節(jié)約成本的重要工具，經(jīng)濟(jì)全球化及網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)推動(dòng)了這一趨勢不斷增強(qiáng)。
中國企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式對(duì)節(jié)約企業(yè)成本、增強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統(tǒng)管理理念以及特殊的發(fā)票管理體制等原因，中國企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式的同時(shí)也面對(duì)國家對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是會(huì)計(jì)檔案工作更加嚴(yán)格的管理，構(gòu)成了中國推行財(cái)務(wù)共享模式不可避免的成本。
既然不可避免，就要努力轉(zhuǎn)化。可能路徑有：
（一）擴(kuò)大處理規(guī)模
在財(cái)務(wù)共享的基本模式下，進(jìn)一步整合與會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，在綜合平衡寄送、存儲(chǔ)、溝通的成本基礎(chǔ)上，建設(shè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺(tái)，通過規(guī)模效應(yīng)平衡與會(huì)計(jì)檔案處理工作相關(guān)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作成本；而在規(guī)模基礎(chǔ)上的標(biāo)準(zhǔn)化形成國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，大型企業(yè)FSSC會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)處理能力甚至可以考慮對(duì)外承接更多會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化處理工作，加快回收建設(shè)FSSC所投入的成本。
（二）增加處理事項(xiàng)
在財(cái)務(wù)共享的基本流程上，綜合利用會(huì)計(jì)檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)控制、其它業(yè)務(wù)管理等部門所需要的基礎(chǔ)信息或事項(xiàng)并進(jìn)行初步加工，作為上述部門日常管理和發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)來源，減少上述部門日常基礎(chǔ)檢查工作成本及頻繁調(diào)用會(huì)計(jì)檔案導(dǎo)致的成本。比如在檔案形成后進(jìn)行檔案稽核，不僅可以檢查以前環(huán)節(jié)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量和存在的問題，還可以通過統(tǒng)計(jì)手段和標(biāo)準(zhǔn)化方式提取、記錄、整理會(huì)計(jì)檔案中體現(xiàn)的、不同業(yè)務(wù)處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并定期出具檢查結(jié)果報(bào)告提供給相關(guān)職能部門進(jìn)行共享。
在中國特定國情下推行的財(cái)務(wù)共享模式，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉(zhuǎn)化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環(huán)節(jié)進(jìn)一步融合。無論從形式還是內(nèi)涵上看，會(huì)計(jì)檔案管理工作都已發(fā)生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財(cái)務(wù)共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
【參考文獻(xiàn)】
［1］ 上海國家會(huì)計(jì)學(xué)院.成為勝任的CFO
――中國CFO能力框架研究報(bào)告[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2006.
[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)檔案；管理；問題；措施
一、前言
財(cái)務(wù)檔案管理是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)，因?yàn)樗鎸?shí)記錄并反映了企業(yè)單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)檔案管理工作具有重要的意義，可以有效地提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，但是在實(shí)際工作中很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。因此，認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案保管工作的重要性，并且加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案保管是很有必要的。
二、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容
一般而言，財(cái)務(wù)檔案是指會(huì)計(jì)憑證（如原始憑證、記賬憑證等）、會(huì)計(jì)賬簿（如明細(xì)賬、總賬、日記賬等）和財(cái)務(wù)報(bào)告（如月度財(cái)務(wù)報(bào)表、年度財(cái)務(wù)報(bào)表）等，真實(shí)地反映并記錄了企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，同時(shí)也為單位加強(qiáng)經(jīng)營管理提供了重要參考依據(jù)。
三、當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題
近年來，財(cái)務(wù)檔案管理工作取得了顯著發(fā)展，但是也頻頻出現(xiàn)問題。當(dāng)前財(cái)務(wù)管理存在的問題主要有：
1.財(cái)務(wù)檔案保管不規(guī)范
2.會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范
四、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的措施
從當(dāng)前財(cái)務(wù)管理工作存在的問題，同時(shí)聯(lián)系檔案管理工作的性質(zhì)，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)對(duì)單位財(cái)務(wù)檔案管理，從而可以真正發(fā)揮檔案管理在單位中的作用。
1.提高領(lǐng)導(dǎo)者法律法規(guī)的意識(shí)
很多領(lǐng)導(dǎo)者都認(rèn)為財(cái)務(wù)工作在單位中扮演著重要的角色，在實(shí)際工作中，就應(yīng)該從單位和員工的根本利益出發(fā)，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的標(biāo)準(zhǔn)聘用財(cái)務(wù)人員。選用高素質(zhì)和高業(yè)務(wù)能力的財(cái)會(huì)人員，就會(huì)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，在實(shí)際工作中就會(huì)真實(shí)地反映出發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，從而確保了財(cái)務(wù)檔案的準(zhǔn)確性。
要想確保財(cái)務(wù)檔案信息的真實(shí)性和可靠性，提高領(lǐng)導(dǎo)者法律法規(guī)的意識(shí)是很有必要的。要讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量的重要性，在領(lǐng)導(dǎo)者正式上崗前加強(qiáng)培訓(xùn)，而且培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包括會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)法規(guī)等，從而讓領(lǐng)導(dǎo)者樹立起相關(guān)的法律法規(guī)意識(shí)。在單位的財(cái)務(wù)管理工作中，堅(jiān)決不任人唯親，堅(jiān)決不舞弊，而且財(cái)務(wù)工作人員的變換都要報(bào)經(jīng)上級(jí)部門的批準(zhǔn)。若領(lǐng)導(dǎo)者更換時(shí)，重新按照相關(guān)的制度實(shí)行，這樣就可以從根本上確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.提高財(cái)務(wù)工作人員的法律法規(guī)意識(shí)
一個(gè)單位的財(cái)務(wù)工作人員僅僅具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力是不夠的，還需要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和法律法規(guī)意識(shí)，在實(shí)際工作中嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及相關(guān)的會(huì)計(jì)制度，從而將發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)且準(zhǔn)確地反映在財(cái)務(wù)檔案中。而且在工作中，不以領(lǐng)導(dǎo)者的愛好為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)法》及國家制定的相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)，加強(qiáng)對(duì)原始憑證的審核，始終堅(jiān)持客觀和公正的工作態(tài)度，辨別發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)、是否合法，從而確保記錄的會(huì)計(jì)信息具有真實(shí)性和可靠性。敢于對(duì)不合法的原始憑證拒絕受理，并及時(shí)向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。同時(shí)要按照法律要求在銀行設(shè)立企業(yè)專用賬戶，不設(shè)立“小金庫”，以審核過的會(huì)計(jì)憑證來登陸會(huì)計(jì)賬簿。除此以外，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告要嚴(yán)格遵守按照審核過的會(huì)計(jì)信息編制，真正地實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性。
3.財(cái)務(wù)檔案管理人員要培養(yǎng)自己的責(zé)任感
在對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理的過程中，要嚴(yán)格整理、裝訂、編制，然后將檔案移交給單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一保管，這時(shí)檔案管理人員也要嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求，認(rèn)真接收財(cái)務(wù)檔案，審查各種不同的檔案資料，將檔案放置在規(guī)定的位置保管，不僅做好檔案的保管工作，還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況提供使用和銷毀。因此，財(cái)務(wù)人員具備強(qiáng)烈的責(zé)任感、高度的服務(wù)意識(shí)和無私奉獻(xiàn)的精神是很重要的。除此以外，單位領(lǐng)導(dǎo)者還要定期對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，從而更好地完成新時(shí)期的會(huì)計(jì)檔案管理工作。
4.完善財(cái)務(wù)檔案管理制度
依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財(cái)務(wù)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)檔案管理納入到整個(gè)企業(yè)工作的整體規(guī)劃中來，制定財(cái)務(wù)檔案管理的工作目標(biāo)，建立諸如《財(cái)務(wù)檔案工作人員守則》、《財(cái)務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財(cái)務(wù)檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制定電子檔案管理辦法。？
總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理，將成為各個(gè)企業(yè)在財(cái)務(wù)工作以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營管理工作中必須考慮的問題，財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。？
結(jié)束語
財(cái)務(wù)檔案管理工作在單位管理工作中，占據(jù)著重要的地位和作用，財(cái)務(wù)檔案保管工作能否做好，會(huì)直接影響到單位的財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。因此，為了提高單位的效益，做好檔案保管工作是很有必要的。
參考文獻(xiàn)：
[1]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》.
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理；信息化；創(chuàng)新
引言
近年來，信息化發(fā)展給單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理帶來十分重要的幫助，以此同時(shí)，信息化時(shí)代的到來也給檔案管理帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在信息化高速發(fā)展的環(huán)境下，如何滿足單位、工作需求，并提供科學(xué)、有效的檔案管理尤為重要。因此，本文作者通過結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息化環(huán)境下單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新問題進(jìn)行探究。
1信息化環(huán)境給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)
隨著信息化的高速發(fā)展，信息化正逐漸滲透財(cái)務(wù)管理的各個(gè)方面。目前我國的單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)逐漸完善，但仍有一些問題存在。因此，信息化環(huán)境下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。一方面，信息化的高速發(fā)展，有效的帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子公務(wù)等基礎(chǔ)建設(shè)的推進(jìn)。另一方面，在實(shí)際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的某些地方基礎(chǔ)設(shè)施不完善、制定的法律法規(guī)不健全等問題都嚴(yán)重的阻礙了信息化的面開展[1]。
2財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理創(chuàng)新的內(nèi)容
2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案的電子化建設(shè)
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的工作內(nèi)容主要體現(xiàn)在電子化，相對(duì)應(yīng)的其他工作內(nèi)容也是圍繞著電子化為核心展開。與傳統(tǒng)方法采用的紙質(zhì)檔案相比，會(huì)計(jì)檔案的電子化建設(shè)有如下幾點(diǎn)優(yōu)勢：①電子檔案易于修改粘貼復(fù)制，同時(shí)易于傳遞、發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤；②電子化檔案有多種存儲(chǔ)方式，便于保存打印，另外，電子檔案中的數(shù)據(jù)易于計(jì)算和分享，從而提高工作效率以及工作質(zhì)量。總體來說，各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料正逐漸從紙質(zhì)檔過渡到數(shù)字化載體的過程[2]。
2.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)調(diào)用的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是管理創(chuàng)新工作中最為重要的內(nèi)容之一。具體工作內(nèi)容是通過聯(lián)網(wǎng)來加強(qiáng)以及提高檔案的存儲(chǔ)能力，方便檔案之間的調(diào)動(dòng)。通過建設(shè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案管理人員的工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理的遠(yuǎn)程檢索等功能，對(duì)公司配置資源進(jìn)行合理的配置，提高其單位的工作效率[3]。
2.3專業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)
在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理中，人才隊(duì)伍的建設(shè)具有十分重要的意義。信息化管理，硬件配置是基礎(chǔ)，但歸根結(jié)底，仍需要有人去管理、操控。因此，要建立一個(gè)信息化、科學(xué)化、高效率的辦公團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)與員工各司其職，充分發(fā)揮自己的特長和優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的全面職業(yè)化。
2.4紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案二者相輔相成
在信息化背景下，并不是意味著紙質(zhì)檔案的淘汰。二者其實(shí)在工作中可以相輔相成，使單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理能夠有更好的模式。具體來說，有的具有代表意義的檔案是以手寫的方式留下來的，工作人員需要將其進(jìn)行信息化錄入，記載于數(shù)字檔案中，但是這份紙質(zhì)檔案應(yīng)該加以合理保管，使得在進(jìn)行檔案查閱時(shí)能更加便捷。
3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理策略分析
3.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理策略部署、預(yù)期效果
通過加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理，可有效運(yùn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化的工作。單位負(fù)責(zé)人以及管理人員是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的決策者和推進(jìn)者。因此，加強(qiáng)單位負(fù)責(zé)人和管理人員的信息化意識(shí)至關(guān)重要。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)統(tǒng)籌兼?zhèn)洌浞终J(rèn)識(shí)到信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中的重要地位。并給予充分的人力、物力、財(cái)力支持，將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化作為單位發(fā)展的重要內(nèi)容之一，努力實(shí)現(xiàn)信息程度最大化。最后，管理人員也應(yīng)具備信息化建設(shè)管理能力，努力提高自身水平，單位內(nèi)部上下齊心，努力打造信息化環(huán)境下單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新模式[4]。
3.2加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案特殊性要求，辦公自動(dòng)化軟件的配置需求相對(duì)較低，而檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)較高，單位仍需要進(jìn)一步提升硬件配置。檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)達(dá)到安全、穩(wěn)定、保密三個(gè)方面[6-7]。因此，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施在信息化建設(shè)中至關(guān)重要。另外，在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)與有關(guān)設(shè)計(jì)單位簽署保密協(xié)議，著重是為了考慮安全、保密方面的問題。
3.3加強(qiáng)創(chuàng)新性方法的建設(shè)
運(yùn)用目標(biāo)管理體系的方法，單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理部門制定出相關(guān)的目標(biāo)，使每位財(cái)務(wù)人員能夠在大目標(biāo)的背景下制定自己的小目標(biāo)，單位也能開始新目標(biāo)的管理循環(huán)。這樣的管理模式是具備較高的可行性的，管理部門將目標(biāo)和要求在信息化的平臺(tái)下進(jìn)行細(xì)致的量化，此基礎(chǔ)上分配個(gè)人的份額，讓工作更加規(guī)范和健全，并以信息化的方法進(jìn)行考核，結(jié)合大數(shù)據(jù)將個(gè)人的工作生成一份考核和份額占比表，明確個(gè)人的工作狀態(tài)，單位能夠從中看出自身規(guī)劃目標(biāo)以及未來發(fā)展趨勢，這對(duì)于單位的財(cái)務(wù)工作是具有極大的促進(jìn)作用，對(duì)單位的整體發(fā)展也能做到指明方向的作用。
4小結(jié)
隨著信息化的高速發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也將逐漸成為信息化建設(shè)中的新型方向，利用信息化進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的功能正逐漸被大家認(rèn)識(shí)。通過加強(qiáng)各有關(guān)部門人員的信息化意識(shí)，落實(shí)好信息化建設(shè)流程，不僅能夠提高工作效率，同時(shí)也利于財(cái)務(wù)管理[8-10]。綜上所述，在今后的工作中，應(yīng)努力綜合各個(gè)方面的資源，統(tǒng)籌兼?zhèn)洌訌?qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)，提高工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)單位往更好的方向發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)；探索
傳統(tǒng)的一般的檔案管理是指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等行為的統(tǒng)稱，具體的包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等。對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理，其傳統(tǒng)的工作任務(wù)與一般檔案管理無明顯差異。財(cái)務(wù)檔案因其具有有較高的嚴(yán)肅性、時(shí)效性，對(duì)于機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有著重要意義。與此同時(shí)，為保證財(cái)務(wù)檔案發(fā)揮作用，需要嚴(yán)格保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性，同時(shí)對(duì)檔案管理的工作者也有較為嚴(yán)格的要求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理工作量日益增大，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式因其效率低下、工作繁瑣逐漸無法滿足各方機(jī)構(gòu)需要。而信息化工作模式因其高效性及正常工作狀態(tài)下的低失誤率，逐漸成為財(cái)務(wù)檔案管理建設(shè)的重要方向。
1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化概述
1.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)
從工作效率、質(zhì)量上說，信息化財(cái)務(wù)檔案管理具有較高的工作效率、質(zhì)量。近年來信息處理軟件的功能日益強(qiáng)大，人機(jī)交互變得日益簡單方便，計(jì)算、工作效率也進(jìn)一步提升。同時(shí)，大量工作任務(wù)交由計(jì)算機(jī)完成，而在正常工作狀態(tài)下，計(jì)算機(jī)工作錯(cuò)誤率可視為零，同時(shí)工作者由于工作任務(wù)量的大大減少，其工作強(qiáng)度大量極大降低，相應(yīng)的工作出錯(cuò)概率也極大地降低。
從信息保存上說，信息化的財(cái)務(wù)檔案管理，硬盤為主要的信息存儲(chǔ)介質(zhì)至，其保存效率較高，保存成本較低。但由于使用磁盤為儲(chǔ)存介質(zhì)，信息存儲(chǔ)的安全性從一定程度上有說所下降，高密度的信息存儲(chǔ)也使得當(dāng)信息存儲(chǔ)磁盤出現(xiàn)硬損傷時(shí)，會(huì)有大量的信息丟失。因此信息的備份、安全防護(hù)顯得格外重要。
1.2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的必要性
一方面，財(cái)務(wù)檔案管理的難度不斷提升。財(cái)務(wù)檔案管理屬于各方工作機(jī)構(gòu)必不可少的基礎(chǔ)管理。由于其基本的工作性質(zhì)是為機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)服務(wù)，當(dāng)經(jīng)濟(jì)體制不斷革新時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理的工作重點(diǎn)也會(huì)不斷變化。而受到國家整體經(jīng)濟(jì)改革走勢的影響，各方機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)體制改革不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理的難度也不斷加大。目前，迫切需要進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性以及精細(xì)程度，以更好的為財(cái)務(wù)預(yù)算服務(wù)。因此，隨著財(cái)務(wù)檔案管理工作要求的提高，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理的工作模型、提升其管理效能的重要性日益顯著。
另一方面，信息化財(cái)務(wù)檔案管理有極高的優(yōu)越性。信息的數(shù)字化使得信息的管理效率大大提升，各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、票據(jù)的傳輸、處理都變得更加靈活方便。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)的高效性，財(cái)務(wù)檔案信息調(diào)用、傳輸?shù)男蚀蠓嵘７从^傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理，財(cái)務(wù)信息再次調(diào)用時(shí)常會(huì)耗費(fèi)較高的人力物力，且檔案在多次調(diào)用中也會(huì)出現(xiàn)不可避免的損傷。財(cái)務(wù)檔案管理信息化，方便了檔案資源的整合，極大地提升了工作效率。因此，在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，財(cái)務(wù)檔案管理信息化是極為必要的。
2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀與分析
2.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
雖然財(cái)務(wù)檔案管理信息化是目前財(cái)務(wù)檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機(jī)構(gòu)嘗試用不同方式建立信息化的財(cái)務(wù)檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化在檔案信息的數(shù)字化和信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息管理軟件的開發(fā)等上已取得一定進(jìn)展，財(cái)務(wù)檔案管理軟件逐漸強(qiáng)大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。
2.2 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的問題及解析
目前財(cái)務(wù)檔案管理信息化主要存在檔案工作者信息化素質(zhì)不高，財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作模式系統(tǒng)性不強(qiáng)的問題。
由于信息化技術(shù)在近幾年來高速發(fā)展，其發(fā)展速度甚至高于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理工作者的接受能力，有部分工作者在接受信息化工作技術(shù)上存在障礙，雖然有關(guān)組織會(huì)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，但由于工作者自身意識(shí)不強(qiáng)，通常培訓(xùn)效果并不理想，無法滿足目前財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作的需求。
財(cái)務(wù)檔案管理信息化逐漸在推動(dòng)，但整體建設(shè)的系統(tǒng)性明顯不夠。主要表現(xiàn)在（1）信息化僅僅在部分環(huán)節(jié)信息化，整體的管理仍然是傳統(tǒng)管理模式。在管理上部門間并未形成相互合作，只是簡單的對(duì)部分信息化難度較低的環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化。（2）財(cái)務(wù)檔案管理信息化監(jiān)管不力。電子化財(cái)務(wù)檔案取代紙質(zhì)檔案記錄后，不可避免的存在數(shù)據(jù)混亂，維護(hù)難度大的問題。此外，由于電子信息易于修改及修改痕跡難以查詢的性質(zhì)，有部分單位為謀取利益，面對(duì)客戶信息隨意篡改，這都導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理更加混亂、更難管理。
3 如何加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)
3.1 注重信息化意識(shí)的培養(yǎng)
首先是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層的信息化意識(shí)，組織領(lǐng)導(dǎo)往往很大程度上決定組織的發(fā)展方向，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視財(cái)務(wù)檔案管理的信息化發(fā)展，工作人員才能有更多的機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，信息化系統(tǒng)才能建立。其次，提高財(cái)務(wù)工作人員的信息化意識(shí)，在財(cái)務(wù)檔案整理過程中，財(cái)務(wù)工作人員是工作的主干，只有財(cái)務(wù)工作人員自身有較為先進(jìn)的信息化意識(shí)，提高自身信息化技術(shù)能力的意識(shí)才會(huì)強(qiáng)烈，相應(yīng)的，整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程才有較為充沛的原動(dòng)力。
3.2 加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)的硬件、軟件平臺(tái)始終是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，需要注意的是，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)絕不僅僅是提升硬件平臺(tái)數(shù)量，或是簡單的配置信息化管理設(shè)備，真正能夠直接協(xié)助財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行財(cái)務(wù)信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作質(zhì)量，信息軟件的人機(jī)交互友好程度直接決定財(cái)務(wù)工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量的是信息軟件的質(zhì)量，高質(zhì)量的信息軟件無疑會(huì)給財(cái)務(wù)檔案管理的信息化提供巨大幫助。
3.3 做好信息化管理的監(jiān)管工作
雖然財(cái)務(wù)檔案管理信息話有諸多優(yōu)勢，但不可避免的也存在一些弊端，若不對(duì)其劣勢進(jìn)行改善和監(jiān)管，其發(fā)展必然會(huì)受到抑制。
財(cái)務(wù)檔案管理信息化之后帶來的信息安全問題是影響其發(fā)展主要阻礙之一，由于虛擬信息修改過于容易，信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性常常難以考證，這就需要建立較為完善的監(jiān)管系統(tǒng)。一方面對(duì)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，比如對(duì)錄入的信息進(jìn)行追蹤監(jiān)控，追蹤其信息修改記錄。另一方面，對(duì)財(cái)務(wù)工作者進(jìn)行適當(dāng)監(jiān)管，定時(shí)考核其工作質(zhì)量，建立完善的處罰制度。
4 總結(jié)
財(cái)務(wù)檔案管理信息化是經(jīng)濟(jì)改革的必然走勢，目前財(cái)務(wù)檔案管理的信息化已初步建成，但仍存在信息化程度不高、意識(shí)不強(qiáng)、系統(tǒng)尚不完善等問題。因此，應(yīng)注重工作者信息化意識(shí)的培養(yǎng)、加強(qiáng)信息軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善信息化管理的監(jiān)管系統(tǒng)，從多方面入手加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，掃清主要障礙，使得信息化的優(yōu)勢得以完全發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 問題 對(duì)策
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠， 缺乏充分的認(rèn)識(shí)， 意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
3.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會(huì)計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無法調(diào)閱。
二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 財(cái)務(wù)檔案 流程管理
公立醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是指在會(huì)計(jì)核算以及財(cái)務(wù)管理過程中形成的各種文件及其材料，是對(duì)資金運(yùn)動(dòng)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面記錄的重要資料，是檢查公立醫(yī)院財(cái)務(wù)制度遵守情況的重要憑據(jù)。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案包括：醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資、保險(xiǎn)、獎(jiǎng)金等書面形式的財(cái)務(wù)核算資料以及財(cái)務(wù)文件。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案一方面滲透在日常財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)中，反映了會(huì)計(jì)核算過程中控制的有效性；另一方面完整有序的財(cái)務(wù)檔案也為現(xiàn)今公立醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的決策和計(jì)劃提供了原始依據(jù)。
1.財(cái)務(wù)檔案管理及其現(xiàn)狀
公立醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容因醫(yī)院規(guī)模、隸屬關(guān)系等具體情況而有所不同，基本上由財(cái)會(huì)檔案、膳食檔案、基建檔案、工會(huì)檔案等組成。歸檔范圍主要分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、工資表等其他財(cái)務(wù)核算的專業(yè)資料，以及財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)、保管和銷毀清冊(cè)、電子財(cái)務(wù)檔案等。從過程看，財(cái)務(wù)檔案管理分為檔案收集階段、檔案整理立卷階段、保管階段、銷毀階段，不同內(nèi)容的財(cái)務(wù)檔案有不同的保管年限。
因財(cái)務(wù)檔案的信息量大、專業(yè)性強(qiáng)、查閱頻繁等特點(diǎn)，所以公立醫(yī)院絕大多數(shù)采用的是財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案的歸檔和保管工作。醫(yī)院的綜合檔案室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)工作，由于主觀和客觀環(huán)境的限制，這種管理方法對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保管質(zhì)量形成負(fù)面影響，給醫(yī)院的財(cái)務(wù)工作造成了障礙。
1.1客觀條件的制約
第一、相關(guān)部門及其工作人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重視程度不夠。在實(shí)際交接過程當(dāng)中工作人員極少數(shù)會(huì)主動(dòng)地核對(duì)清點(diǎn)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)量與目錄等、也很少去關(guān)心檔案的整理是否合乎檔案管理規(guī)范的要求。第二、醫(yī)院檔案庫房的保管條件不符合法律法規(guī)要求的環(huán)境條件，財(cái)務(wù)檔案的破損等速度加快，沒過保管期限即發(fā)生霉變等情況時(shí)有發(fā)生。
1.2檔案人員因素分析
檔案管理人員主觀上對(duì)保管財(cái)務(wù)檔案工作重視度不夠，主觀上不愿意學(xué)習(xí)或者借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)以改進(jìn)檔案管理方法和流程。財(cái)務(wù)檔案工作人員的工作重心更是放在了歸檔、整理等方面，對(duì)財(cái)務(wù)檔案及日常的案卷維護(hù)則相對(duì)重視不夠。再者，醫(yī)院檔案室基本上能配備專業(yè)人員，而財(cái)務(wù)檔案的管理人員則多為兼職，無法落實(shí)精細(xì)化管理。特別是在財(cái)務(wù)資料查閱頻繁的情況下，財(cái)務(wù)檔案工作存在任由科室內(nèi)部人員任意翻閱財(cái)務(wù)檔案的情況，致使財(cái)務(wù)監(jiān)督和管理環(huán)節(jié)存在諸多的漏洞。
1.3具體規(guī)章和電子檔案的不完善
公立醫(yī)院檔案管理中雖然制訂了相應(yīng)的財(cái)務(wù)類檔案管理規(guī)章，但切實(shí)可行的財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則的具體工作則相對(duì)欠缺，相應(yīng)的檔案流程管理規(guī)范則相對(duì)更為匱乏。
公立醫(yī)院的財(cái)務(wù)電子檔案基本上未納入檔案管理范圍，財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容欠缺完整性。目前公立醫(yī)院的會(huì)計(jì)憑證、數(shù)據(jù)、賬薄等以服務(wù)器等存儲(chǔ)介質(zhì)的電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)沒有相關(guān)的制度規(guī)章來指導(dǎo)和約束，相關(guān)會(huì)計(jì)專業(yè)軟件的配套光盤等資料也均散落于各自分管的財(cái)務(wù)人員手里而未有效地歸檔整理。
1.4檔案借閱量大，管理困難
因科室內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)資料次數(shù)量大、頻繁，借閱工作全部由兼職的檔案管理人員來完成顯然不可能，所以在實(shí)際工作中財(cái)務(wù)人員借閱檔案不加記錄，日后出現(xiàn)責(zé)任也難以問責(zé)。同時(shí)，部分財(cái)務(wù)人員檔案管理意識(shí)薄弱，財(cái)務(wù)檔案借閱后歸還不及時(shí)，財(cái)務(wù)檔案散落于其他經(jīng)手人員的情況發(fā)生頻繁；甚至連憑證次序錯(cuò)號(hào)入盒、隨意擺放現(xiàn)象也屢提不止，財(cái)務(wù)檔案的尋回工作困難。
1.5檔案銷毀工作不到位
財(cái)務(wù)檔案到期未按制度規(guī)定及時(shí)銷毀，導(dǎo)致已經(jīng)過了保管期限的財(cái)務(wù)檔案、資料、文件仍閑置于庫房，占用檔案室空間、耗費(fèi)醫(yī)院人力成本。
同時(shí)、到期財(cái)務(wù)檔案期滿銷毀過程中，尚未了結(jié)的會(huì)計(jì)原始憑證需要單獨(dú)抽出并且另行立卷保管直至債權(quán)債務(wù)結(jié)清為止。然而實(shí)際工作中則容易出現(xiàn)未抽出單獨(dú)立卷的情況，這種現(xiàn)象一經(jīng)發(fā)生，銷毀后則無從查起，責(zé)任重大。所以很多公立醫(yī)院在財(cái)務(wù)檔案管理過程中寧愿讓陳年老賬堆積于庫房，也不愿主動(dòng)配合醫(yī)院檔案室開展到期檔案的銷毀工作。
2.財(cái)務(wù)檔案流程規(guī)范
為確保和提高財(cái)務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的生成、整理、裝訂、入庫等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范工作尤為重要。醫(yī)院可以從整個(gè)財(cái)務(wù)流程中的一系列崗位加強(qiáng)監(jiān)督工作，從出納、會(huì)計(jì)、稽核、歸檔等各個(gè)崗位把好關(guān)，在源頭上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量的管理工作。
財(cái)務(wù)檔案管理人員在接收檔案、資料時(shí)，對(duì)各檔案提供者交來的不全或者不齊的資料一律不予接收，嚴(yán)格按照移交清單核對(duì)、清點(diǎn)交接的數(shù)量，在交接記錄上雙方簽字確認(rèn)、明確各自責(zé)任。同時(shí)醫(yī)院檔案員可以根據(jù)往年的檔案交接記錄，列出往年應(yīng)入庫的財(cái)務(wù)檔案類別及其目錄，分別對(duì)每年新增或者減少的財(cái)務(wù)檔案予以說明，這樣在交接時(shí)可以做到心中有數(shù)。在立卷過程中，憑證盒的備考表書寫規(guī)范、保管期限按檔案法的規(guī)范填寫、有修改或補(bǔ)充等情況在備考表中予以說明。
目前多數(shù)的公立醫(yī)院均采用手工登記財(cái)務(wù)檔案日常借閱事項(xiàng)。對(duì)于三級(jí)甲等這樣級(jí)別的大型公立醫(yī)院，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案庫存量大、借閱頻繁、同時(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作仍由會(huì)計(jì)人員兼職，筆者以為條件允許可以單獨(dú)建立醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)加以控制和監(jiān)督。財(cái)務(wù)檔案信息系統(tǒng)對(duì)借出、歸還、已歸還等均留有詳細(xì)記載以備核查，有效預(yù)防資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)運(yùn)用條形碼對(duì)檔案的借出與歸還進(jìn)行日常管理，防止串盒現(xiàn)象的發(fā)生。這種財(cái)務(wù)管理信息化的模式有助于簡化借閱手續(xù)，隨時(shí)反應(yīng)出財(cái)務(wù)檔案的延期歸還情況，并催告借用人及時(shí)歸還入庫。
3.提升財(cái)務(wù)檔案管理水平
3.1轉(zhuǎn)變觀念、重視檔案管理
財(cái)務(wù)檔案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有損毀或者缺失將會(huì)給醫(yī)院帶來難以預(yù)計(jì)的損失。專設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理崗位，挑選掌握財(cái)務(wù)和檔案雙方面專業(yè)知識(shí)的人才成為必需，只有這樣才能讓檔案管理工作日趨專業(yè)化，精細(xì)化。同時(shí)對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的利用手續(xù)、借閱細(xì)則等加以完善規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部明確各個(gè)崗位職責(zé)，協(xié)同保衛(wèi)部門配備防火、防盜、防蟲害等的安全設(shè)施，提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的安全防范意識(shí)和措施。
3.2建立制度約束機(jī)制
發(fā)揮制度約束機(jī)制，充分利用醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范加強(qiáng)內(nèi)部相互約束的作用。結(jié)合公立醫(yī)院的實(shí)際情況，健全有形的或無形的財(cái)務(wù)檔案管理制度，細(xì)化財(cái)務(wù)檔案的查閱、利用、復(fù)制、移交等流程。保存的財(cái)務(wù)檔案一般不得外借，如遇特殊情況則須經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才允許外借。同時(shí)，將財(cái)務(wù)軟件及其生成的電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)納入財(cái)務(wù)檔案管理的范疇，通過服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)行至少雙份備份的機(jī)制，有效防止因系統(tǒng)癱瘓或者微機(jī)損毀導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。
3.3加強(qiáng)檔案交接手續(xù)工作
加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的移交管理工作，在移交過程中檔案管理部門必須清點(diǎn)移交的案卷，保證移交財(cái)務(wù)檔案的完整性。加強(qiáng)檢查財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量工作，即檔案是否符合裝訂要求、案卷排序有無錯(cuò)位斷號(hào)現(xiàn)象、移交雙方是否都簽字確認(rèn)、交接雙方的移交清冊(cè)是否都已各自存檔等等。同時(shí)，建立定期檢查財(cái)務(wù)檔案庫房制度，定期檢查財(cái)務(wù)檔案庫房，對(duì)于與檔案無關(guān)的文件資料一律不得存放于檔案室并移交相關(guān)責(zé)任人。
3.4強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案的銷毀管理
對(duì)于已經(jīng)超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案必須定期進(jìn)行鑒定，同時(shí)作出銷毀或暫存的決定。實(shí)際銷毀時(shí)，由醫(yī)院財(cái)務(wù)部門和醫(yī)院檔案管理部門共同監(jiān)銷；對(duì)于涉及財(cái)政票據(jù)等檔案資料的，可協(xié)同財(cái)政等相關(guān)部門清點(diǎn)核對(duì)后共同監(jiān)銷，并分別于銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。制作財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)，歸檔備查，同時(shí)向單位負(fù)責(zé)人書面報(bào)告監(jiān)銷和銷毀情況。對(duì)于尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)憑證單獨(dú)抽出立卷后，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)檔案保管清冊(cè)和財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)中注明。
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 管理辦法 變革內(nèi)容
中圖分類號(hào)：F233；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）11-0079-01
為規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，財(cái)政部和國家檔案局于1984年6月1日聯(lián)合了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)預(yù)字【1984】85號(hào)）；1998年財(cái)政部下發(fā)《關(guān)于印發(fā)的通知》（財(cái)會(huì)字【1998】32號(hào)）；于1999年1月1日起施行該辦法。這對(duì)各行政事業(yè)單位及其他經(jīng)濟(jì)組織會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)地發(fā)展有依有據(jù)，起到了積極的作用。2015年12月11日，財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并從2016年1月1日起施行。
一、新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施的意義
就高校而言，舊的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已無法適應(yīng)新形式的需要，主要表現(xiàn)在：1.各高校的會(huì)計(jì)信息已大量使用會(huì)計(jì)電算化管理，沒有明確而又統(tǒng)一、規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，使電子會(huì)計(jì)檔案管理多樣化。2.各高校由于題科研經(jīng)費(fèi)的不斷增加，會(huì)計(jì)核算量也隨之大增。近些年會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐年遞增，憑證柜、檔案盒等會(huì)計(jì)檔案的管理成本也隨之不斷增加。3.國家有關(guān)部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的新形式的需要，對(duì)會(huì)計(jì)法規(guī)、法律不斷進(jìn)行充實(shí)、更新、調(diào)整；原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已不完全適應(yīng)會(huì)計(jì)法規(guī)、法律的調(diào)整變化。
所以更新舊的會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，適應(yīng)改革的需要，出臺(tái)新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法更是當(dāng)務(wù)之急。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。實(shí)現(xiàn)電子化管理；倡導(dǎo)綠色、低碳的電子介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案，旨在推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)新的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要，優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更上一層樓。
二、新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》創(chuàng)新及變革部分內(nèi)容
1.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，細(xì)化了會(huì)計(jì)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)規(guī)定，完善了會(huì)計(jì)檔案的概念和范圍，增加了電子會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)規(guī)定。第八條對(duì)電子檔案管理有了新規(guī)定，是重大變革，未來電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔，實(shí)現(xiàn)電子化管理。第十二條增加了對(duì)接收電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)定，要求單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)必須對(duì)其的準(zhǔn)確性、安全性、完整性等進(jìn)行檢測，符合要求才能接收。將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案管理的范圍，填補(bǔ)了以往會(huì)計(jì)檔案管理無電子檔案的空白，增加電子檔案這部分內(nèi)容，有利于推動(dòng)互連網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展。
2.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，允許符合條件的會(huì)計(jì)檔案不再打印，沒有一味地要求所有的會(huì)計(jì)檔案都必須打印成冊(cè)。這樣做既節(jié)約了會(huì)計(jì)憑證的整理成本和管理成本，又符合國家綠色環(huán)保低碳生活的倡導(dǎo)。
3.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，確立了會(huì)計(jì)檔案的法律地位，其中第三條增加了 “包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”的規(guī)定，有利于推動(dòng)電子會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的挖掘和發(fā)展，為政府決策和管理提供便捷有用的會(huì)計(jì)信息。
4.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間及會(huì)計(jì)檔案的保管期限。第十四條將會(huì)計(jì)檔案的保管期限調(diào)整為10年、30年兩類，第十六條對(duì)會(huì)計(jì)檔案銷毀進(jìn)行了修改“形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書”。完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序，增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。即根據(jù)實(shí)際鑒定結(jié)果銷毀或繼續(xù)保存。到了保管期限的會(huì)計(jì)憑證，經(jīng)過鑒定沒有利用價(jià)值便可銷毀；有利用價(jià)值繼續(xù)保留。十七條“會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行”。十八條增加“由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷”。銷毀程序嚴(yán)格由相關(guān)部門互相監(jiān)督，疏而不漏。
5.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)一步落實(shí)了基層單位管理會(huì)計(jì)檔案的具體職責(zé)。在第五條里增加了規(guī)定：“單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案”；第六條刪除了原來的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》里，會(huì)計(jì)憑證中的匯總憑證與其他會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿中的輔助賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告中的“包括會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注及文中說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。增加了半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，納稅申報(bào)表與會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，這是對(duì)會(huì)計(jì)檔案范圍的界定。
6.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十三條增加了需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的憑證有關(guān)的規(guī)定，更加切合實(shí)際，易于操作；二十四條對(duì)會(huì)計(jì)檔案的交接上也增加了“特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交” 充實(shí)了會(huì)計(jì)檔案交接內(nèi)容。
7.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二十七條，二十九條等對(duì)會(huì)計(jì)檔案有其他要求，明確了對(duì)違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人由“縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門”進(jìn)行處罰。明確了不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的管理也應(yīng)參照本辦法。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》適用范圍很廣。
三、新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》不完善之點(diǎn)滴
1.新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》檔案的保管期限全部延后，其將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿及會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等均延期保管15年。在高校，超期保管的會(huì)計(jì)檔案，占據(jù)儲(chǔ)存空間太大，浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)資源比較嚴(yán)重。各高校財(cái)務(wù)處的會(huì)計(jì)憑證年年遞增，學(xué)校的檔案室儲(chǔ)存空間很有限，只有部分的空間是儲(chǔ)存會(huì)計(jì)檔案的，其他檔案柜無法容放會(huì)計(jì)憑證。高校各單位按人員配置辦公室，根本沒有多余的儲(chǔ)存空間，存放檔案。只好放在財(cái)務(wù)處的辦公室或檔案室一部分；放不下的檔案另找存放地點(diǎn)。為了檔案規(guī)范化管理，年年買憑證柜、檔案盒等既增加了檔案管理的成本，因存放地點(diǎn)的分散，查找檔案也不太方便。所以筆者認(rèn)為，只要不牽扯到未結(jié)債權(quán)債務(wù)的憑證，還是按保管期為十五年，就可銷毀。一來可以節(jié)約檔案管理成本，二來也可騰出一些存儲(chǔ)空間，放置新憑證，加速周轉(zhuǎn)，便于查找，提高工作效率。
